SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

SISlfMl\~(l0N-'l Pl\JlA(l Df£~RROllO IN~AAJ

IlIIA

fA/l\lIl"

HOJA DE IDENTIFICACION Y AUTORIZACION NOMBRE DEL DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS SOBRE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES Y FUNCIONES QUE CONFORMAN EL QUEHACER OPERATIVO DE LA DIRECCION GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL, PARA CUMPLIR CON LAS ESTRATEGIAS DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL EN MATERIA DE ASISTENCIA SOCIAL, COMUNICACION SOCIAL, DE RELACIONES PUBLICAS Y ASUNTOS INTERNACIONALES DEL SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA Y LAS DEMAs DISPOSICIONES APLICABLES

c.1

CMvdL\Nrc..k..

C. MA. CECILIA LANDERRECHE GOMEZ MORIN TITULAR DEL ORGANISMO Articulo 11 Fracci6n XIX del Estatuto Orgimico vigente.

DICTAMINADO FAVORABLEMENTE POR EL COMITE DE MEJORA REGULATORIA INTERNA (COMERI), EL 24 DE AGOSTO DE 2011

SISTfM" 1'.!MJONlII. PAR' n Drs.~ROUO INll:f)ilA!.m

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCI6N GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

IJ\ f,\l\UllA

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

ÍNDICE HOJA

INTRODUCCIÓN

4

I.- OBJETIVO DEL MANUAL

5

II.- MARCO JURÍDICO

6

III.- PROCEDIMIENTOS:

1.- REALIZAR REUNIONES NACIONALES DE DIRECTORES GENERALES DE LOS SISTEMAS ESTATALES DIF 2.- ELABORAR DISCURSOS Y PRESENTACIONES AL TITULAR DEL ORGANISMO 3.- GESTIÓN DE SOLICITUDES DE APOYO A MUNICIPIOS Y LEGISLADORES

8

18 26

4.- APOYAR EN LA COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL SECRETARIADO TÉCNICO DEL SISTEMA NACIONAL DE GUARDERÍAS Y ESTANCIAS INFANTILES EN LA PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DE LAS SESIONES ORDINARIAS Y/O EXTRAORDINARIAS DEL SNGEI

37

5.- ELABORACIÓN DE CARPETAS Y TARJETAS INFORMATIVAS SOBRE LOS PROGRAMAS DEL SNDIF Y ASISTENCIA SOCIAL

45

6.- ATENCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

53

7.- ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ENTREVISTA

70

8.- SÍNTESIS Y MONITOREO DE MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN

83

9.- SERVICIO DE IMAGEN INSTITUCIONAL

100

Página 2 de 157

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

10.- REALIZAR CAMPAÑAS PUBLICITARIAS

109

11.- PUBLICAR INSERCIONES PAGADAS

120

12.- DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EXTERNA

132

13.- SEGUIMIENTO A LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

142

Página 3 de 157

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

INTRODUCCIÓN El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia cuenta con una nueva estructura de organización, que le permite afrontar sus responsabilidades y retos actuales como entidad coordinadora de los esfuerzos nacionales en materia de Asistencia Social. Con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, y como resultado de los trabajos realizados, se integró el presente Manual de Procedimientos de la Dirección General de Enlace Interinstitucional, unidad administrativa dependiente del Titular del Organismo, con el objeto de que el personal de todos los niveles jerárquicos de esta Dirección General identifique su responsabilidad. Contiene las políticas, descripción, formatos e instructivos; así como cada una de las actividades, presentadas en forma secuencial, que lleva a cabo la Dirección General de Enlace Interinstitucional para el estricto cumplimiento de sus funciones.

Página 4 de 157

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

I.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los Procedimientos sobre las principales actividades y funciones que conforman el quehacer operativo de la Dirección General de Enlace Interinstitucional, para cumplir con las estrategias de coordinación interinstitucional en materia de asistencia social, comunicación social, de relaciones públicas y asuntos internacionales del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia y las demás disposiciones aplicables.

Página 5 de 157

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

II.- MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. (D.O.F. 5 de febrero de 1917. Última reforma 17 de agosto de 2011). Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 29 de diciembre de 1976. Última reforma 17 de junio de 2009). Ley de Planeación. (D.O.F. 5 de enero de 1983. Última reforma 13 de junio de 2003). Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011). Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14 de mayo de1986. Última reforma 28 de noviembre de 2008). Ley sobre la Celebración de Tratados. (D.O.F. 2 de enero de 1992). Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Sector Público. (D.O.F. 4 de enero de 2000. Última reforma 15 de junio de 2011). Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (D.O.F. 11 de junio de 2002. Última reforma 5 de julio de 2010). Ley General de Bienes Nacionales. (D.O.F. 20 de mayo de 2004. Última reforma 31 de agosto de 2007). Ley para la Protección de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes. (D.O.F. 29 de mayo de 2000. Última reforma 19 de agosto de 2010). Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación. (D.O.F. 11 de junio de 2003. Última reforma 27 de noviembre de 2007). Ley de los Derechos de las Personas Adultas Mayores. (D.O.F. 25 de junio de 2002. Última reforma 24 de junio de 2009). Ley General para la Inclusión de las Personas con Discapacidad. (D.O.F. 30 de mayo de 2011). Articulo 2°.- El derecho a la protección de la salud, tiene las siguientes finalidades:

Ley General de las Personas con Discapacidad. (D.O.F. 10 de junio de 2005. Última reforma 1 de agosto de 2008).

Ley para Prevenir y Sancionar la Trata de Personas. (D.O.F. 27 de noviembre de 2007. Última reforma 1 de junio de 2011). Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). Programa Sectorial de Salud 2007-2012 (D.O.F. 17 de enero de 2008).

Página 6 de 157

PEI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rev. AGOSTO 2011

Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010).

Página 7 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

AGOSTO 2011

1.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR REUNIONES NACIONALES DE DIRECTORES GENERALES DE LOS SISTEMAS ESTATALES DIF

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó:

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 8 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer la secuencia de actividades para la planeación y logística de las Reuniones Nacionales de los Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF.

2.0 Alcance Aplica a la Dirección General de Enlace Interinstitucional, a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica y a la Subdirección de Información Estratégica.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección General de Enlace Interinstitucional Coordinar las reuniones de trabajo con el Titular del Organismo para la validación y Vo. Bo. de la Convocatoria y Programa de Trabajo de la Reunión Nacional de Directores de los SEDIF. Coordinar y Supervisar la Planeación, Logística y Desarrollo de la Reunión Nacional de Directores de los SEDIF. Coordinar la evaluación del desempeño de la Reunión Nacional y tomar las decisiones estratégicas que aporten elementos de mejora para la misma. Coordinar como mínimo tres reuniones preparatorias (inicial, avances y previa), con las áreas involucradas en la organización de la reunión. Evaluar lugares potenciales para la realización de la Reunión Nacional de Directores Generales de los SEDIF a través de un scouting a partir del cual se decidirán los diversos espacios en los que se llevará a cabo la reunión 3.2 Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica. Coordinar la realización de las Reuniones Nacionales de Directores de los SEDIF. Dar seguimiento en las etapas apropiadas a la planeación y desarrollo de la Reunión Nacional. Supervisar el desarrollo de la Reunión Nacional y tomar las acciones inmediatas necesarias para asegurar el éxito de la misma. Participar en la evaluación del desempeño de la Reunión Nacional y tomar las decisiones estratégicas que aporten elementos de mejora para la misma. 3.3 Subdirección de Información Estratégica. Preparar los contenidos que serán presentados en la reunión nacional de directores. Ser el vínculo con los Directores Generales de los SEDIF. Dar seguimiento al Check List de planeación con dos meses de anticipación a la Reunión Nacional. Apoyar en el desarrollo de las Reuniones Nacionales de Directores de los SEDIF. Actualizar el Directorio de los Directores Generales de los SEDIF incluyendo las fotos de los mismos.

Página 9 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

1.1

Recibe de la Dirección General de Enlace Interinstitucional, la instrucción de coordinar la realización de la Reunión Nacional de Directores Generales de los SEDIF. 1 día hábil Elabora en conjunto con el Subdirector de Información Estratégica, un Check List con los requerimientos logísticos para la Reunión Nacional, así como la asignación de los responsables y coordinadores para cada actividad requerida. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA.

2.1

Da seguimiento para cumplir con el Check List con los requerimientos logísticos. Dos meses de anticipación al evento. 2 días hábiles Notifica a los SEDIF, vía correo electrónico, dos meses antes del evento, la ciudad sede y el mes para la realización de la Reunión Nacional. 1 día hábil

2.2

Elabora convocatoria y Proyecto de Programa para la Reunión Nacional, toma como referencias la solicitud de los Directores Generales de los SEDIF, previamente consensuadas. 1 día hábil

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

3.1

Revisa Convocatoria y Proyecto del Programa en su caso realiza ajustes y presenta a la Dirección General de Enlace Interinstitucional para su Vo. Bo. 1 día hábil

DIRECTOR GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

4.1

Realiza reunión con el Titular del Organismo y la Alta Dirección presenta la Convocatoria y Proyecto de Programa para obtener su Vo. Bo. y se hagan las sugerencias y adecuaciones necesarias y turna a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica, una vez acordados Convocatoria y Programa, para realizar las modificaciones pertinentes en caso de haber o en su defecto para conocer los temas autorizados para dicha reunión. 2 días hábiles a partir de la reunión del Titular del Organismo con la Alta Dirección.

Página 10 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

RESPONSABLE SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

5.1

Proporciona por la Coordinación Administrativa los datos de la Reunión Nacional:  Lugar Sede.  Datos del Hotel sede.  Fecha específica.  Itinerario de Vuelos.  Información adicional. La información para la Reunión Nacional es enviada a los SEDIF con un mes de anticipación a la celebración. 1 día hábil a partir de recibir la información de la Coordinación Administrativa.

5.2

Elabora carta-invitación personalizándola a cada invitado y elabora una tarjeta para la entrega de las cartas-invitación a la Dirección General para la gestión de la firma del Titular del Organismo; una vez que se cuenta con las firmas del Titular escanea las cartas-invitación para su envío vía correo electrónico con 20 días de anticipación. 1 día hábil Solicita acuse de recibo y prepara los sobres y etiquetas con las cartasinvitación originales para su envío por mensajería, y en su caso la versión preliminar del programa. 1 día hábil

5.3

5.4

Realiza llamadas telefónicas para confirmar la recepción de los documentos enviados y la asistencia de los participantes, registra. Y confirma la participación de los ponentes. En caso de tratarse de ponentes del SNDIF le indican algunas líneas de referencia para el desarrollo de su presentación y confirmar los temas a exponer así como el tiempo para esta actividad. 20 días

Coordina actividades con la Dirección de Concertación y Transferencia para revisar la información que va a presentar cada ponente y elabora el proyecto de contenidos. Para esto compila la información en un dispositivo electrónico de todos los SEDIF que van a participar, la concentra, revisa el funcionamiento del archivo electrónico, imágenes, corrección de ortografía, errores de dedo y en su caso se comunica con el SEDIF responsable para hacer los ajustes requeridos. 5 días hábiles.

Página 11 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

AGOSTO 2011

RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

6.1

Elabora Guión de Conducción para el maestro de ceremonias, de acuerdo al programa e indicaciones dadas desde la Presidencia o del Titular del Organismo. Presenta el guión para Vo. Bo. al Director General de Enlace Interinstitucional y una vez validado lo presenta al Director de Concertación y Transferencia para su conocimiento. 3 días hábiles.

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

7.1

Elabora, como parte del seguimiento a la Planeación de la Reunión, el esquema de acuerdos de la Reunión Nacional de Directores, Relatoría, Encuesta de Satisfacción, entre el Director de Vinculación y Gestión Estratégica y la Dirección General de Enlace Interinstitucional para sus posibles ajustes y Coordina con el Jefe de Departamento de Contenidos e Información en la Asistencia Social la elaboración de los Discursos para el Titular del Organismo a través del Procedimiento PEI-02. 1 día hábil

DIRECTOR GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

8.1

Realiza reunión de Staff, una semana antes a la realización de la Reunión Nacional para la revisión del estatus de la planeación, se afinan detalles y se delimitan responsabilidades. 1 día hábil

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

9.1

Realiza el evento, atiende posibles cambios durante el mismo y coordina la elaboración de la relatoría y acuerdos de la Reunión Nacional. 3 días hábiles.

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

10.1

Elabora memorias de la Reunión Nacional en presentación de power point. La memoria para el SNDIF deberá incluir:  Índice.  Versiones Estenográficas. (en su caso)  Discursos (Inauguración, bienvenida y clausura)  Ponencias.  Encuestas de Evaluación del Evento.  Relatoría de la Reunión.  Acuerdos.  Asuntos Varios.  Fotografía Oficial.

Página 12 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO

ACT. No.

La memoria para los SEDIF deberá incluir:  Índice.  Ponencias.  Acuerdos.  Asuntos Varios.  Directorios actualizados de los SEDIF y del SNDIF.  Fotografía Oficial. 5 días hábiles

10.2

Sistematiza los resultados del Sondeo de Satisfacción aplicado a los asistentes a la reunión. Incluye gráficas comparativas con eventos anteriores y remite al Director de Vinculación y Gestión Estratégica, quien a su vez lo turna a la Dirección General de Enlace Interinstitucional. 1 día hábil FIN

Página 13 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

DIRECTOR GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

DOCUMENTOS

Inicio 1.1

1.1

Check List de Planeación

RECIBE INSTRUCCIONES DE COORDINAR LA REUNIÓN NACIONAL DE DIRECTORES, PLANEA 2 DÍAS HÁBILES 2.1

2.1

DÁ SEGUIMIENTO Y NOTIFICA SEDE Y FECHA DE LA REUNIÓN 3 DÍAS HÁBILES

2.2

2.2 ELABORA CONVOCATORIA Y PROYECTO DE PROGRAMA 1 DÍA HÁBIL

3.1

Aviso de Convocatoria

Proyecto de Programa

REVISA CONVOCATORIA Y PROGRAMA 1 DÍA HÁBIL

4.1 VALIDA CONVOCATORIA Y PROGRAMA 2 DÍAS HÁBILES

5.1 ENVÍA INFORMACIÓN A SEDIF 1 DÍA HÁBIL 5.2 ELABORA CARTA INVITACIÓN A DIRECTORES GRALES Y PRESIDENTAS SEDIF 2 DÍAS HÁBILES

A

Página 14 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

DIRECTOR GENERAL DE ENALCE INTERINSTITUCIONAL

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

A 5.3

5.3

CONFIRMA RECEPCIÓN Y PARTICIPACIÓN 20 DÍAS

Confirmación de Asistencia

5.4 ELABORA PROYECTO DE CONTENIDOS 5 DÍAS HÁBILES

6.1 ELABORA GUIÓN DE CONDUCCIÓN Y DISCURSOS PARA EL TITULAR 6 DÍAS HÁBILES

7.1 REALIZA SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN, ELABORA ESQUEMA 1 DÍA HÁBIL 6.1

B

Acuerdos de la Reunión Nacional de Directores

Página 15 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

DIRECTOR GENERAL DE ENALCE INTERINSTITUCIONAL

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

B 8.1 REALIZA REUNION DE STAFF PARA VERIFICACIÓN PRELIMINAR 1 DÍA HÁBIL

9.1 REALIZA EVENTO Y ATIENDE CAMBIOS 2 A 3 DÍAS HÁBILES

10.1 ELABORA MEMORIA DE LA REUNIÓN 5 DÍAS HÁBILES

10.2 SISTEMATIZA LOS RESULTADOS DEL SONDEO DE SATISFACCIÓN 1 DÍA HÁBIL

Fin

Página 16 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 SEDIF: Sistemas Estatales para el Desarrollo Integral de la Familia

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 17 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-01 Dirección General de Enlace Interinstitucional 1.- Procedimiento para realizar reuniones nacionales de Directores Generales de los Sistemas Estatales DIF

Rev.

2.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DISCURSOS Y PRESENTACIONES AL TITULAR DEL ORGANISMO

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Fecha

Elaboró :

Revisó :

Autorizó:

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 18 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer la secuencia de actividades para la preparación de discursos y presentaciones que serán utilizados por el/la Titular del Organismo.

2.0 Alcance Aplica a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica y al Departamento de Contenidos e Información en la Asistencia Social.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1. Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica. Gestionar las solicitudes de información, ante las Dependencias y áreas correspondientes, para elaborar los contenidos de los documentos. Revisar los discursos y/o presentaciones elaborados por el Jefe de Departamento de Contenidos e Información en la Asistencia Social, para su aprobación o realización de ajustes, en caso de ser necesario. 3.2 Departamento de Contenidos e Información en la Asistencia Social. Elaborar los discursos y presentaciones para el/la Titular del SNDIF y entregarlos de manera oportuna, al menos 24 horas previas al evento.

Página 19 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Recibe de la Secretaría Particular solicitud para elaborar discursos o presentaciones y agenda del/la Titular del Organismo. Previo a la elaboración del documento correspondiente, confirma la realización de cada evento por correo electrónico y vía telefónica e identifica los cambios que se van presentando en la agenda: como inclusión de nuevos eventos, cancelación o modificación de fechas y turna para su atención 1 día hábil

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTENIDOS E INFORMACIÓN EN LA ASISTENCIA SOCIAL.

1.2

Establece contacto con la dependencia o área del SNDIF, responsables del evento al que asistirá o en que participará el/la Titular del Organismo, con la finalidad de obtener:  

El programa del evento. El objetivo del evento y de la participación de la/el Titular en el mismo.  Información general del evento como tema, participantes en el presídium, población objetivo. 1 día hábil 1.3

Verifica la temática del evento, revisa la oferta Institucional del SNDIF y solicita información al respecto, o bien, al área del Organismo encargada de la operación y/o coordinación de dicho programa y confirma cifras e información relevante como:  Logros del SNDIF (cualitativos y cuantitativos)  Avances del año.  Apoyos que ha otorgado el SNDIF a alguna institución o algún Estado de la República. 1 día hábil.

1.4

Realiza investigación documental y vía Internet sobre la temática a desarrollar:  

Aportaciones de la academia, o avances en materia de normatividad a nivel nacional e internacional. Aportaciones de la sociedad civil, etc.

2 días hábiles

Página 20 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO En caso de que se obtengan datos duros (estadísticas), se envía a la Jefatura de Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional para su incorporación dentro del banco de datos. 1 día hábil

1.5

Elabora el discurso y/o presentación de acuerdo al público al que va dirigido y el tema a tratar, entrega para su revisión. NOTA: Hasta esta actividad deben considerarse los tiempos de espera en la gestión de cada una de las actividades, por lo que los días hábiles contabilizados para cada una no deben sumarse porque todos los procesos pueden agotarse en 1 o 2

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA.

2.1

Analiza discurso y/o presentación, para su aprobación o realización de ajustes, en caso de ser necesario. 2 horas

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTENIDOS E INFORMACIÓN EN LA ASISTENCIA SOCIAL.

3.1

Envía el discurso y/o presentación para su visto bueno, vía correo electrónico a la Dirección General de Enlace Interinstitucional y Secretaría Particular, asegurándose que los participantes reciban una copia de la información. Cuando se considere necesario y a solicitud de la Dirección General se enviará a la Dirección de Comunicación Social, a efecto de que emita opiniones y recomendaciones sobre la pertinencia del mensaje y la información que se está emitiendo y estar en posibilidades de turnarlo a la oficina de la Titular del Organismo. 10 min.

3.2

Atiende comentarios en caso de haberlos o correcciones por parte de alguna de las áreas revisoras. 1 a 2 días hábiles.

3.3

Envía la información vía correo electrónico a la Titular del Organismo, Dirección General de Enlace Interinstitucional, Secretaría Particular y los participantes del evento y entrega copia física del documento a la Secretaría Particular. 1 día

Página 21 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

RESPONSABLE

AGOSTO 2011

DESARROLLO

ACT. No.

3.4

Rev.

Archiva la información en carpeta electrónica por evento. Dichas carpetas deberán contar con la siguiente información:  Material de apoyo: programa del evento o información sobre éste, documentos que se hayan utilizado para la elaboración del discurso y/o presentación e información enviada por el Banco de Datos y/o área del SNDIF sobre la materia.  Las distintas versiones que se generaron del documento.  La versión estenográfica elaborada por la Dirección de Comunicación Social. 1 día FIN

Página 22 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTENIDOS E INFORMACIÓN EN LA ASISTENCIA SOCIAL

DOCUMENTOS

Inicio 1.1 RECIBE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE DISCURSO O PRESENTACIÓN 1 DÍA HÁBIL

1.4

1.2 ESTABLECE CONTACTO CON LA DEPENDENCIA O ÁREA DEL SNDIF RESPONSABLE DEL EVENTO PARA EL CUAL SE PREPARARÁ EL DISCURSO Y/O PRESENTACIÓN 1 DÍA HÁBIL

INVESTIGACIÓN

1.5

1.3 VERIFICA LA TEMÁTICA, Y OBJETIVO DEL EVENTO, SOLICITA INFORMACIÓN, CONFIRMA.1 DÍA HÁBIL

DISCURSO O PRESENTACIÓN

1.4 REALIZA INVESTIGACIÓN SOBRE LA TEMÁTICA DEL EVENTO. 1 DÍA HÁBIL

1.5 SE ELABORA DISCURSO Y/O PRESENTACIÓN 1 DÍA HÁBIL

A

Página 23 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTENIDOS E INFORMACIÓN EN LA ASISTENCIA SOCIAL

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

A 2.1 ANALIZA DISCURSO O PRESENTACIÓN DOS HORAS

3.1 ENVÍA INFORMACIÓN PARA VO. BO. 10 MIN

3.2 ATIENDE COMENTARIOS 1 A 2 DÍAS HÁBILES

3.3 ENVÍA PRESENTACIÓN Ó DISCURSO PARA USO DEL LAS ÁREAS SOLICITANTES 30 MIN

3.4 ARCHIVA INFORMACIÓN 30 MIN

Fin

Página 24 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-02 Dirección General de Enlace Interinstitucional 2.- Procedimiento para: elaborar discursos y presentaciones al Titular del Organismo

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1. SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 ÁGENDA: Libro de notas que contiene los eventos públicos a los que asistirá el/la Titular del Organismo y dentro de los cuales hará una presentación o dará un discurso. 7.3 VERSIÓN ESTENOGRÁFICA: Transcripción del audio de la presentación o discurso en la que participa el/la Titular del Organismo.

8.0 Anexos 8.1 No Aplica Página 25 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

AGOSTO 2011

3.- PROCEDIMIENTO PARA: GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE APOYO A ENTIDADES FEDERATIVAS, MUNICIPIOS Y LEGISLADORES

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Fecha

Elaboró :

Dictaminó:

Autorizó:

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 26 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer la secuencia de actividades para la atención y seguimiento de solicitudes de peticionarios en materia de asistencia social dirigidas al Sistema Nacional DIF.

2.0 Alcance Aplica a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica, Subdirección de Información Estratégica y Departamento de Vinculación.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica. Firmar para la devolución de solicitudes improcedentes. Analizar el reporte mensual de atención y seguimiento de solicitudes previo a la entrega a la Dirección General. Coparticipar en las reuniones que se realizan con peticionarios que solicitan y se les concede audiencia. Revisar, rubricar y turnar la documentación de devolución de solicitudes improcedentes, a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica para su autorización correspondiente. Analizar el reporte mensual de solicitudes atendidas y en su caso emitir los comentarios correspondientes. Coparticipar con la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica en las reuniones que se realizan con peticionarios. 3.2 Subdirección de Información Estratégica. Recibir para su atención y seguimiento las solicitudes en materia de asistencia social, dirigidas al Sistema Nacional DIF y que llegan al área de parte de: Dirección de Atención Ciudadana, Secretaría Particular del Despacho de la Titular y aquellas que se presentan derivadas de reuniones con autoridades municipales, legisladores locales y/o federales, así como autoridades político partidistas. Proporcionar los insumos necesarios para el despacho de la Titular a fin de facilitar las relaciones interinstitucionales. Atender las audiencias que a solicitud de la Dirección General y/o Despacho de la Titular sean turnadas al área. 3.3. Departamento de Vinculación Verifica las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores. Elaborar reportes mensuales de la atención de solicitudes por zonas geográficas, temas y estatus (negativa, en proceso, positivas) así como entregarlo a la Dirección de Área para su posterior envío a la Dirección General.

Página 27 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Recibe de la Dirección de Atención Ciudadana aviso de la existencia de solicitudes de atención a peticionarios para recogerlas. Recoge, firma de recibido y verifica que las solicitudes reúnan los siguientes requisitos:    

Fecha y hora. Sello de la Dirección de Atención Ciudadana y, Número de peticiones recibidas con el listado impreso. El número de folio de la solicitud coincida con el registrado en el listado impreso. (Actividad permanente y sujeta a la demanda). 5 min por petición.

1.2

Ingresa al SAC con usuario, clave y verifica que la solicitud se encuentra en la bandeja de entrada. 1 hora sujeto a la cantidad de solicitudes ¿Está Capturada la Solicitud?

1.3

No. Envía correo electrónico a la Dirección de Atención Ciudadana para que capture en el SAC y espera respuesta de confirmación vía telefónica o correo electrónico. Regresa a la actividad 1.2. 10 min.

1.4

Sí. Respalda la solicitud del peticionario y verificar si es del ámbito de competencia del SNDIF con base en:

 

Las Reglas de Operación de los programas del SNDIF. Estatuto Orgánico del SNDIF.

NOTA: En caso de tratarse de un bien o servicio del cual no existan reglas de operación, se toman como referencia los antecedentes de comunicación y coordinación con las áreas del SNDIF competentes. 2 días hábiles ¿La solicitud es viable?

Página 28 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

1.5

No. Ingresa al SAC, en caso de que después del análisis se determine la no viabilidad del bien o servicio, se:   

En el “Módulo de Seguimiento” selecciona el área “Contacto Ciudadano”. y en el rubro "ámbito”, selecciona “devoluciones” o “devoluciones presidencia” según sea el caso, En el rubro “servicio solicitado” se selecciona la “causa del cierre” y se registra la razón por la cual se cierra dicha solicitud.

 Asimismo elabora oficio de respuesta negativa dirigido al peticionario, en donde se le exponen las causas de la negativa. 1 día hábil SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

2.1

Revisa, rubrica y turna a la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica para la autorización del oficio. ½ hora

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

3.1

Autoriza oficio de negativa del servicio y lo devuelve al Jefe de Departamento para su trámite ante la Dirección de Atención Ciudadana y la gestión correspondiente. 1 día hábil. FIN

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

4.1

¿Se cuenta con la información completa en la solicitud? No. Contacta al peticionario vía telefónica y solicita la información faltante para reasignar su petición y a adjuntarla y poder dar continuidad con el servicio. 3 días hábiles

4.2

Sí. Consulta el catálogo de bienes y servicios y sub servicios de las áreas que están ligadas al SAC ingresando en el “módulo de seguimiento” selecciona el icono “reasignar a otra área” e identifica el área a la que deberá reasignar la solicitud, para esto deberá registrar los campos “ámbito”, “servicio solicitado” y describir el motivo, argumento o razón por la cual se reasigna a esa área.

Página 29 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

RESPONSABLE

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Para los casos en los que el bien o servicio no esté en el catálogo, se envía correo electrónico al área competente, en el cual expone los antecedentes del caso y sugiere solicite a la Dirección de Atención Ciudadana la incorporación del bien o servicio en el catálogo. 1 día hábil.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

4.3

Elabora relación de solicitudes en el SAC ingresando al módulo “generación de reportes”, selecciona “área asignada” y “totalizar por ámbito”, exporta a excel y revisa que los números de folio a entregar coincidan con los recibidos originalmente de la Dirección de Atención Ciudadana. Imprime reporte, de los folios reales a entregar solicita sello y firmado de recibido del área competente y archiva en la carpeta correspondiente por fecha. Entrega físicamente las solicitudes al área de competencia bajo las siguientes consideraciones:  Solicitudes originales.  La entrega de documentos debe ser física (impresa) 2 días hábiles

4.4

Da seguimiento a las solicitudes en dos vías, a petición del solicitante y por monitoreo semanal de solicitudes. A PETICIÓN DEL SOLICITANTE: Recibe petición de dar seguimiento a la solicitud por parte del peticionario y pregunta:    

Número de folio de la solicitud. Número de folio de la dependencia que origino la solicitud. Nombre del beneficiario. Nombre del peticionario.

Página 30 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Una vez que se cuenta con alguno de los datos ingresa al SAC módulo de “consulta de solicitudes”, se ingresa el dato con el que se cuenta y se despliega el estatus de la solicitud, en este módulo se verifica todo el historial de la solicitud como “fecha de captura”, “fecha de vencimiento”, “origen”, “estatus”, “sub estatus”, “área asignada”, “remitente”, “servicio solicitado”, “sub servicio”, dando clic en el folio se verifican los comentarios, así como la bitácora del estatus. 20 min. MONITOREO SEMANAL DE SOLICITUDES: Realiza seguimiento semanal ingresa al SAC módulo “consultas” y verifica la bandeja de entrada para identificar: Aquellas que marcan el icono, son las que tuvieron movimiento o actualización en el periodo.  Aquellas que tiene el icono (reasignación) fue regresada por el área a la que se le reasigno.

Se analizan los cambios y se toma la acción de acuerdo a la necesidad y el ámbito de competencia. 2 horas ¿Información Completa Para dar Reporte?

4.5

No. Establece comunicación con el responsable del área a la que se reasigno la solicitud, para pedir más información o en su defecto turnar la llamada para que la atiendan directamente en dicha área. TERMINA PROCEDIMIENTOS si la información consultada en el SAC no es suficiente para dar respuesta al seguimiento del peticionario o se tienen dudas. 20 min.

4.6

Sí. Explica el estatus de la solicitud al peticionario y le solicita se mantenga pendiente de la llamada que le hará el área que tiene su caso para el cierre del mismo. 20 min.

Página 31 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

4.7

Elabora el reporte mensual power point durante los primeros 15 días del mes con la información contenida en SAC y/o bases de datos internas. El reporte deberá contener: 

Estatus de las solicitudes clasificado en (proceso, positivas y negativas)



Solicitudes por estado (número y porcentaje por cada estado y un gran total de todos los estados)



Número de solicitudes por procedencia (SMDIF, Cámara de Diputados, Ayuntamientos, Congresos Locales, Autoridades Auxiliares Municipales, Regidurías, Instituciones Públicas, Partidos Políticos, Autoridades Rurales, Organizaciones de la Sociedad Civil, Otros)

 Solicitudes por rubro de atención (bien o servicio solicitado) 15 días hábiles DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

5.1

Analiza el reporte mensual de solicitudes atendidas y en su caso emite sus comentarios correspondientes. En caso de no haber comentarios o en su caso haberlos solventado la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica da su Vo. Bo. para envío a la Dirección General de Enlace Interinstitucional. Subdirección. Sólo para conocimiento. 1 día hábil

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

6.1

Envía el reporte vía electrónico a la Dirección General de Enlace Interinstitucional y esperan indicaciones para ser enviado a otra área. Inmediato una vez teniendo el Vo. Bo. del director. 20 Min. FIN

Página 32 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo D I R E C T O R D E V IN C U L A C IÓ N Y G E S TI Ó N E S TR A T É GI C A

S UB DIRE CT O R DE IN FO R M A C IÓ N ES T R A T É GI C A

J E F E D E D E P A R T A M E N T O D E V IN C U L A C IÓ N

D O C U M EN T O S

I n ic io 1 .1

1 .1 R E C IB E S O L IC IT U D E S D E AT E NCIÓ N A P E T IC I O N A R IO S

1 .2

SO L I C IT U D  D E   P E T ICI O N ARI O  Y   LI S TA D O  D E   SO L I C IT U D E S

1 .2

R E A LI Z A V ER IF I C A C IÓ N D E L A S O LI C I T U D

SO L I C IT U D  D E   P E T ICI O N ARI O  Y   DO C UM E NT O S  A N EX O S 

1 .3 E NV ÍA CO RRE O E L E CT RÓ NICO

No

¿ E S TÁ CAP T U RADA LA S OL I C I TU D ?

1 0 M IN

1.4

1 .4

Sí A N A L I ZA Á M B I TO D E C OM P E T E N C I A Í

3 .1

SO L I C IT U D  D E   P E T ICI O N ARI O  Y   DO C UM E NT O S  A N EX O S 

Á

2. 1 1 .5

A U T O R IZ A O F IC IO D E DE V O L UCIÓ N

R E V I S A Y R U B R IC A O F IC I O D E D E V OL U C IÓ N

1 DÍ A HÁ BI L

½ HO RA

T R A M I T A D E V O LU C IÓ N D E S O LI C I T U D

No

¿LA S O L IC IT U D E S V IABL E ?

1 DÍA H ÁBIL

Sí

F in

A

Página 33 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

DOCUMENTOS

A 1.6

4.1

No

¿SE CUENTA CON LA INFORMACIÓN COMPLETA EN LA SOLICITUD?

SOLICITA INFORMACIÓN A PETICIONARIO 3 DÍAS HÁBILES

OFICIO DE DEVOLUCIÓN POR SOLICITUD IMPROCEDENTE.

Sí

4.2 DETERMINA ÁREA DE COMPETENCIA 1 DÍA HÁBIL

4.3 GENERA REPORTE DETALLADO Y REASIGNA SOLICITUD 2 DÍAS ÁBILES 4.4 DA SEGUIMIENTO A SOLICITUDES DE PETICIONARIOS 2 HORAS

4.5

No

SOLICITA INFORMACIÓN AL AREA RESPONSABLE O CANALIZA 20 MIN

¿INFORMACIÓN COMPLETA PARA DAR REPORTE?

Sí

Fin

B

Página 34 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

B 4.6 DA INFORMACIÓN A PETICIONARIO 20 MIN.

5.1

ANALIZAN REPORTE MENSUAL 1 DÍA HÁBIL

4.7 ELABORA REPORTE MENSUAL 5 DÍAS HÁBILES

6.1 ENVÍA A DIRECCIÓN GENERAL 20 MIN.

Fin

Página 35 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-03 Dirección General de Enlace Interinstitucional 3.- Procedimiento para gestionar las solicitudes de apoyo a Entidades Federativas, Municipios y Legisladores

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1. SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2. SAC: Medio Informático “Sistema de Atención Ciudadana”. 7.3 PETICIONARIO: Entidades Federativas y Municipales así como legisladores de los cuales el SNDIF recibe una solicitud para ser atendida una necesidad manifiesta.

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 36 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

Rev. AGOSTO 2011

4.- PROCEDIMIENTO PARA APOYAR EN LA COORDINACIÓN EJECUTIVA DEL SECRETARIADO TÉCNICO DEL SISTEMA NACIONAL DE GUARDERÍAS Y ESTANCIAS INFANTILES EN LA PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DE LAS SESIONES ORDINARIAS Y/O EXTRAORDINARIAS DEL SNGEI

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó:

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 37 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer la secuencia de actividades para la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica y el Departamento Desarrollo y Difusión desde la elaboración de contenidos,

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica Proponer al Secretario Técnico del SNGEI, las fechas para la realización de las sesiones de trabajo. Proponer, revisar y en su caso dar el Vo. Bo. en las diferentes etapas del proceso de elaboración y organización de las sesiones ordinarias y extraordinarias del SNGEI. Entablar comunicación con las Direcciones Generales y de Área, para satisfacer las necesidades de coordinación con el Secretariado Técnico. Entablar comunicación con los integrantes e invitados del SNGEI a efecto de proporcionar los puntos a tratar en las distintas sesiones. Coordinar el seguimiento a los acuerdos establecidos en las Sesiones del SNGEI. 3.2 Departamento de Desarrollo y Difusión Mantener comunicación con los integrantes e invitados del SNGEI a efecto de proporcionar los puntos a tratar en las distintas sesiones. Mantener contacto con las áreas internas al SNDIF y con las Dependencias que fungen como coordinadoras de los proyectos inherentes al SNGEI Dar seguimiento a los acuerdos establecidos en las Sesiones del SNGEI

Página 38 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Propone al Secretario Técnico del SNGEI, el calendario de sesiones del mismo, para presentarlo en la última sesión del año a los integrantes del SNGEI (Secretaría de Salud, Secretaría de Educación Pública, Secretaría del Trabajo y Previsión Social, Secretaría de Desarrollo Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Sistema Nacional DIF y en su caso los Sistemas Estatales y Municipales DIF y Sociedad Civil.) 1 día hábil (sujeto a agenda del ST)

1.2

Gestiona con la oficina del Secretario Técnico la confirmación la fecha para llevar a cabo la sesión ordinaria y/o extraordinaria del SNGEI. Informa al Jefe de Departamento de Desarrollo y Difusión la fecha. 5 días hábiles

2.1

Solicita la confirmación de la sala para llevar a cabo la sesión correspondiente en la Oficina del Presidente del SNGEI, así como la logística y preparación para contar con el servicio en la sesión. 1 día hábil

2.2

Elabora Orden del día para la sesión correspondiente y la somete a consideración del DVGE para Vo. Bo. y turna para la revisión y en su caso la validación del Secretario Técnico. 1 día hábil

2.3

Solicita a través de oficio o correo electrónico a los coordinadores de proyecto, información y avances con base en la orden del día y/o los acuerdos establecidos en las sesiones anteriores. 3 días hábiles.

2.4

Elaboración de la carpeta del SNGEI para la sesión, que deberá contener lo siguiente:  Orden del día.  Lista de asistencia y declaración de quórum.  Formalización del acta anterior.  Seguimiento de acuerdos.  Temas propuestos.  Asuntos generales.

Página 39 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

RESPONSABLE

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Imprimen 4 tantos que serán distribuidos a:  Presidente del SNGEI.  Secretario Técnico del SNGEI.  Suplente del Secretario Técnico.  Generadores de la información. Los demás integrantes del SNGEI la podrán consultar en el micro sitio una vez que la carpeta es escaneada. 3 meses (días naturales)

-

2.5

PRESENTACIÓN: Elabora la presentación de acuerdo al orden de los apartados de la carpeta de la sesión, Y grafican cada uno de los temas. GUIÓN: Elabora el Guión del Presidente y Secretario Técnico del SNGEI, se incluye la presentación. CONVOCATORIA: Elabora la Convocatoria para los integrantes e invitados de la sesión del SNGEI, somete a revisión del DVGE y a Vo. Bo. y firma del Secretario Técnico. Anexa a la convocatoria:  Orden del día.  Día, hora y ubicación para la reunión.  Proporciona usuario y password para ingresar al micro sitio del SNGEI. 5 días hábiles

2.6

Envía con 5 días de anticipación al evento en sesiones ordinarias y 2 días para sesiones extraordinarias. Envía convocatoria original a la Coordinación Administrativa. Previo a la sesión planea y prepara logística:  Personificadores para cada asistente a la sesión y,  Papelería. 1 hora en la planeación 1 mes para la recepción de papelería (tiempo de espera) 1 día hábil en la preparación.

Página 40 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

RESPONSABLE Jefe de Departamento Desarrollo y Difusión

Director de Vinculación Gestión Estratégica.

ACT. No. de

y

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO

2.7

Asiste al Secretario Técnico durante la sesión. 1 día hábil

2.8

Elabora acta de sesión del SNGEI y envía para Vo. Bo. vía mail para firma en la próxima sesión. 15 días hábiles Da seguimiento a los acuerdos registrados en la sesión.

3.1

Propone, Revisa y da Vo. Bo. en las etapas del proceso de organización de las sesiones ordinarias y extraordinarias del SNGEI y en su caso somete a consideración y/o Vo. Bo. del Secretario Técnico. 5 días hábiles. FIN

Página 41 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

Rev. AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN

DOCUMENTOS

Inicio 1.1 PROPONE CALENDARIO DE SESIONES DEL SNGEI 1 DÍA HÁBIL

1.2 GESTIONA LA CONFIRMACIÓN DE FECHA PARA LLEVAR A CABO LA SESIÓN ORDINARIA / EXTRAORDINARIA 5 DÍAS HÁBILES

1.1 2.1

3.1 PROPONE, REVISA Y DA VO. BO DE LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS Y ORGANIZACIÓN DE LAS SESIONES 1 A 5 DIAS HÁBILES

SOLICITA CONFIRMACIÓN DE SALA PARA LLEVAR A CABO LA SESIÓN 1 DÍA HÁBIL

CALENDARIO DE SESIONES DEL SNGEI

2..2

2.2

ORDEN DEL DÍA I ELABORA ORDEN DEL DÍA 1 DIA HÁBIL

B 2.3

3.1

SOLICITANDO INFORMACIÓN PARA LA SESIÓN1 A 3 DÍAS HÁBILES

ELABORACIÓN DE CONTENIDOS Y ORGANIZACIÓN DE LAS SESIONES

A

Página 42 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y DIFUSIÓN

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

A

2.4 2.4 ELABORA LA CARPETA PARA LA SESIÓN DEL SNGEI 3 MESES

CARPETA PARA LA SESIÓN DEL SNGEI I

2.5 2.5 ELABORA LA PRESENTACIÓN, GUIÓN Y CONVOCATORIA 1 A 3 DÍAS HÁBILES

PRESENTACIÓN, GUIÓN Y CONVOCATORIA

2.6

B

PREPARA LOGÍSTICA 1 DÍA HÁBIL

2.5 2.7

ACTA APOYA DURANTE LA SESIÓN 1 DÍA HÁBIL

2.8 ELABORA ACTA Y APOYA EN EL SEGUIMIENTO A ACUERDOS 15 DÍAS HÁBILES

Fin

Página 43 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-04 Dirección General de Enlace Interinstitucional 4.- Procedimiento para apoyar en la Coordinación Ejecutiva del Secretariado Técnico del Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles en la planeación y realización de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del SNGEI

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1. SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 SNGEI: Sistema Nacional de Guarderías y Estancias Infantiles.

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 44 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

AGOSTO 2011

5.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LAS CARPETAS Y TARJETAS INFORMATIVAS SOBRE LOS PROGRAMAS DEL SNDIF Y ASISTENCIA SOCIAL

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Fecha

Elaboró :

Dictaminó:

Autorizó:

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 45 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer la secuencia de actividades para la recopilación y clasificación de la información que se genera de los programas del SNDIF, así como del ámbito de la asistencia social, a efecto de contar con información oportuna, confiable y actualizada para la emisión de carpetas y tarjetas informativas al Titular del Organismo.

2.0 Alcance El presente procedimiento aplica para la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica y Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica. Recibir por parte de la oficina del Titular del Organismo y/o de la Dirección General de Enlace Interinstitucional las solicitudes de información para la elaboración de tarjetas o carpetas informativas y canalizarlas al Jefe del Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional para ser atendidas. Solicitar información a las áreas correspondientes, a fin de contar con los elementos necesarios para la integración de tarjetas y carpetas informativas. Revisar y autorizar las tarjetas y carpetas informativas que se generan para el Titular del Organismo o para la Dirección General de Enlace Interinstitucional. 3.4 Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional. Recopilar la información de los programas del SNDIF, así como información externa que tenga alguna relación con los programas del Sistema o con vulnerabilidad y asistencia social, proveniente de organismos oficiales, tales como INEGI, CONAPO, UNICEF, ONU, etc. Elaborar tarjetas o carpetas informativas para las giras y conferencias del Titular del Organismo, con información de los programas del SNDIF y, de ser el caso, incluir análisis sociodemográfico, análisis de vulnerabilidad y temas de coyuntura de la temática o entidad federativa correspondiente. Revisar y analizar documentos relacionados con demografía o estadística, y de temas afines al SNDIF y aportar comentarios al respecto. Construir tarjetas o carpetas informativas a partir de inferencias hechas con la información recabada, junto con análisis de dicha información. Monitorear medios informativos, para conocer informes, estudios, investigaciones y publicaciones relacionadas con los temas de vulnerabilidad, asistencia social y los programas del SNDIF. Realizar respaldos del banco de datos cada mes.

Página 46 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Recibe de la oficina del Titular del Organismo y/o la Dirección General de Enlace Interinstitucional la solicitud para investigar un tema en particular relacionado con los programas del SNDIF, y turna a la Jefatura de Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional para su atención, realiza reunión de trabajo con la misma para definir la naturaleza de la información y los productos que se elaborarán. 1 hora.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN INTRA E INTERINSTITUCIONAL

2.1

Recopila información para atender la solicitud en turno, de acuerdo a la siguiente clasificación: GIRAS EN ENTIDAD FEDERATIVA (General)  Busca la información del tema en el banco de datos y verifica la fecha de corte.  En caso de que se requiera información actualizada, solicita vía correo electrónico al área correspondiente, para incluir información de todos los programas del SNDIF en la entidad.  Da forma y estructura de acuerdo a los criterios internos y requerimientos del solicitante.  Agrega información sociodemográfica de la entidad federativa o municipio en el que se realizará la gira.  Realiza análisis básico de la información, incluyendo temas demográficos y de vulnerabilidad.  En caso de considerarlo pertinente, se agregan noticias o notas periodísticas sobre la entidad o municipio. GIRAS ENTIDAD FEDERATIVA: (Con un tema o programa específico).  Busca la información del tema en el banco de datos y verifica la fecha de corte.  En caso de que se requiera información actualizada, solicita vía correo electrónico al área correspondiente, para incluir información de todos los programas del SNDIF en la entidad.  Solicita al área correspondiente, información detallada sobre el tema o programa específico del SNDIF.  Da forma y estructura de acuerdo a los criterios internos y requerimientos del solicitante.  Agrega información sociodemográfica de la entidad federativa o municipio.  Realiza análisis básico de de información, incluyendo temas demográficos y de vulnerabilidad.  En caso de considerarlo pertinente, se agregan noticias o notas periodísticas sobre la entidad o municipio y sobre el tema específico.  Agrega información externa específica del tema.

Página 47 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

RESPONSABLE

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO TEMA ESPECÍFICO DEL SNDIF  Busca la información del tema en el banco de datos y verifica la fecha de corte y se considera si es necesario una actualización o no.  En caso de que se requiera información actualizada, se solicita vía correo electrónico al área correspondiente, para incluir información del tema o programa específico del SNDIF.  Da forma y estructura de acuerdo a los criterios internos y requerimientos del solicitante.  Sólo si es pertinente se agrega información adicional. TEMA ESPECÍFICO EXTERNO  Realiza investigación propia en las fuentes que se consideren pertinentes.  Da forma y estructura de acuerdo a los criterios internos y requerimientos del solicitante. Nota: En caso de existir la necesidad de contactar directamente a las áreas, se deberá coordinar con el Director de Vinculación y Gestión Estratégica para la solicitud de la información. 1 a 5 días naturales

2.2

Elabora la carpeta o tarjeta informativa. 1 a 30 días naturales

2.3

Actualiza Banco de datos: efectuada la investigación y elaborado la tarjeta o carpeta informativa y se cuenta con información nueva o actualizada se almacena en el disco duro de la Jefatura de Departamento de Gestión de Información Intra e Interinstitucional. 10 a 15 min por cada documento

3.1

Analiza la tarjeta o carpeta en los siguientes rubros:    

Redacción. Ortografía. Formato. Contenidos.

Y en caso de ser correctos da su Vo. Bo. 1 hora

Página 48 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

3.2

Envía en formato electrónico a DGEI, en caso de tener su Vo. Bo. se imprime para su entrega al Titular del Organismo. En caso de tener comentarios, se solventan e imprime para su entrega a T. O. 1 día hábil dependiendo de la naturaleza de las modificaciones.

3.3

Entrega la información al Titular del Organismo una vez que se obtiene el Vo. Bo. de la Dirección General de Enlace Interinstitucional. ½ Hora. FIN

Página 49 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN INTRA E INTERINSTITUCIONAL

DOCUMENTOS

Inicio 1.1 2.1 RECIBE SOLICITUD DE INFORMACIÓN 1 HORA

ACTA INFORMACIÓN PARA GIRAS EN ENTIDAD FEDERATIVA (General)

2.1 RECOPILA INFORMACIÓN PARA GIRAS EN ENTIDAD FEDERATIVA (General) 1 A 5 DÍAS

RECOPILA INFORMACIÓN PARA GIRAS EN ENTIDAD FEDERATIVA (Tema o programa específico) 1 A 5 DÍAS

RECOPILA INFORMACIÓN PARA TEMA ESPECÍFICO DEL SNDIF 1 A 5 DÍAS

RECOPILA INFORMACIÓN PARA TEMA ESPECÍFICO (EXTERNO) 1 A 5 DÍAS

2.1

INFORMACIÓN PARA GIRAS EN ENTIDAD FEDERATIVA (Tema o programa específico)

A 2.1 INFORMACIÓN PARA TEMA ESPECÍFICO DEL SNDIF

2.1

INFORMACIÓN PARA TEMA ESPECÍFICO (EXTERNO)

Página 50 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

DIRECTOR DE VINCULACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN INTRA E INTERINSTITUCIONAL

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

A 2.2

2.2 ELABORA CARPETA O TARJETA 1 a 30 DÍAS

CARPETA TARJETA

O

2.3

ACTUALIZA BANCO DE DATOS 10 A 15 MIN

3.1 ANALIZA TARJETA O CARPETA 1 HORA

3.2 ENVÍA FORMATO O CARPETA ELECTRÓNICA A LA DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL PARA VO. BO. 2 HORAS 3.3 ENTREGA INFORMACIÓN AL TITULAR ½ HORA

Fin

Página 51 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-05 Dirección General de Enlace Interinstitucional 5.- Procedimiento para elaborar las carpetas y tarjetas Informativas sobre los Programas del SNDIF y Asistencia Social

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1. SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 SEDIF: Sistemas Estatales para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.3 SMDIF: Sistemas Municipales para el Desarrollo Integral de la Familia.

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 52 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

6.- PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER A MEDIOS DE COMUNICACIÓN

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 53 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer el manejo confiable de la información, mediante una correcta atención a medios de comunicación en la cobertura de eventos del SNDIF y unidades relacionadas con la asistencia social con la que se colabore y con esto contribuir al cumplimiento en tiempo y forma al Programa Anual de la Dirección de Comunicación Social.

2.0 Alcance Aplica a la Dirección de Comunicación Social, Subdirección de Comunicación Externa, Departamento de Enlaces con Medios, así como a las Direcciones Generales del Organismo, Presidencia de la República y demás personal adscrito a la Dirección General de Enlace Interinstitucional relacionado con eventos del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (SNDIF).

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Establecer y evaluar los sistemas y procedimientos para la operación y funcionamiento del Programa Anual de Comunicación Social. Coordinar con las diferentes direcciones del Sistema Nacional DIF, las solicitudes de cobertura y difusión informativa de eventos organizados, así como redactar el boletín de prensa de los eventos a cubrir. Establecer contacto con las áreas para determinar el tipo de tratamiento y cobertura de los eventos según necesidades. Evaluar la cobertura de actividades institucionales en medios de comunicación. Aprobar los diferentes documentos informativos elaborados para los medios y los funcionarios del SNDIF. Coordinar las relaciones del Organismo con los medios de comunicación con el objetivo de retroalimentar la promoción de los programas sustantivos del Sistema Nacional DIF e información que las áreas sustantivas deseen difundir. 3.2. Subdirección de Comunicación Externa Coordinar comunicación permanente con jefes de Información, productores y reporteros de los medios de comunicación nacionales, locales e internacionales con el fin de abrir espacios para la difusión de información institucional. Verificar que los requerimientos de los representantes de los medios de comunicación sean cubiertos para facilitar la cobertura informativa y difusión de los eventos y actividades de la titular del Organismo, de los funcionarios del mismo, así como para la difusión de acciones interinstitucionales. Apoyar en la coordinación con las áreas de Comunicación Social de otras dependencias del gobierno federal, estatal y municipal, instancias públicas, privadas y sociales, en caso de ser necesario para la organización de eventos en conjunto.

Página 54 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

Apoyar en la vinculación directa con las áreas de comunicación del Sistema Nacional DIF y Estatales y medios de comunicación de los estados. Elaborar rutas críticas de los eventos a realizar. Revisar las versiones estenográficas (transcripción de audios) de discursos, entrevistas y conferencias de prensa y de notas importantes difundidas en la radio o televisión. Aprobar comunicados de prensa y materiales informativos de apoyo para reporteros par autorización del Director de Comunicación Social. Verificar que la información a difundir se suba en tiempo y forma a la página de internet y se envíe a los correos de los medios informativos. 3.3. Departamento de Enlaces con Medios Atender a los representantes de medios de comunicación de forma personal, telefónica o por internet, (reporteros, productores, coordinadores de invitados). Conformar y actualizar la base de datos de periodistas, noticiarios y programas de radio y televisión, agencias informativas, medios locales. Atender a representantes de medios durante eventos a fin de proporcionarles facilidades para el mejor desempeño de su trabajo. Elaborar convocatoria y convocar a medios de comunicación para la cobertura de eventos. Atender peticiones de información por parte de los medios, ya sean entrevistas o información de eventos. Mantener informados a los sistemas estatales DIF acerca de la temática de los eventos organizados por el DIF Nacional. Elaborar versiones estenográficas. Elaborar comunicados de prensa. Elaborar documentos de apoyo para actividades del Titular del Organismo. Elaborar documentos de apoyo para reporteros. Efectuar enlaces telefónicos para la realización de entrevistas y grabar los audios. Gestionar entrevistas, acompañar a los medios y grabarlas. Elaborar fichas informativas de programas institucionales para mantenerse actualizado de la información de los mismos y en caso necesario proporcionar información de apoyo a la Titular para entrevistas. Actualizar la información de “sala de prensa” de la página web de la Titular del Organismo. Realizar cobertura de giras de la Titular del Organismo, establecer y mantener trato con representantes de medios estatales. Elaborar bitácoras de las actividades cubiertas del organismo y de los productos realizados Apoyar en la realización de ruedas de prensa.

Página 55 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1.1

Recibe solicitudes de cobertura de eventos, para cubrir la difusión de información con la presencia de los medios de comunicación en los eventos que se organizan. 1 día hábil

1.2

Establece contacto vía telefónica con las áreas involucradas a efecto de definir el tipo de evento y turna al Subdirector de Comunicación Externa para coordinar el trabajo. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

2.1

Instruye al Jefe de Departamento de Enlaces con Medios para que elabore la convocatoria de los medios de comunicación una vez que se conocen las necesidades. 10 min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

3.1

Realiza la CONVOCATORIA de los reporteros, envía vía correo electrónico el aviso a los reporteros, realiza llamadas telefónicas para confirmar asistencia de medios. 1/2 hora

3.2

Realiza un pre-registro de los reporteros que confirman haber recibido la convocatoria del evento, que permite conocer la cantidad exacta de reporteros convocados y a los cuales se deberá cuidar el acceso y permanencia en el evento. 45 min. Envía la información al Subdirector de Comunicación Externa. ¿El evento requiere participación Presidencial? Sí. Continúa en la actividad 4.1 No. Conecta en la actividad 4.2

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

del

Estado

Mayor

4.1

Envía listado de medios al Estado Mayor Presidencial para darle a conocer los asistentes y asegurar el acceso de los reporteros al mismo. 10 min.

4.2

Elabora ruta crítica e informa vía correo electrónico a las áreas responsables de instalar los equipos y accesorios acordados. En eventos programados. 2 horas.

Página 56 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

RESPONSABLE

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Es evento del SNDIF? No. Continúa en la actividad 4.3 Sí. Conecta en la actividad 5.3

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

4.3

Espera instrucciones de la oficina de Presidencia de la República para saber si requiere la cobertura del evento. 1 a 3 días hábiles

5.1

Redacta anteproyecto de boletín, con la información inicial. Espera contestación de Presidencia para su redacción final. 1 día hábil.

5.2

Recibe indicaciones para redactar el boletín de prensa y el tipo de información que se utilizará para la versión final. 1 día hábil ¿Requiere cobertura de evento? No. Conecta con la actividad 8.1 Sí. Continúa en la actividad 5.3

5.3

Asiste a las instalaciones con un día de anticipación para revisar materiales necesarios para los periodistas, accesos, salidas, bocinas, sillas, lugar asignado, mesa para registro de prensa a la entrada, información de quienes están en el presídium y las necesidades que los periodistas tengan de acuerdo a la complejidad del evento. 1 día hábil

5.4

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

6.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

7.1

7.2

¿La sede cumple con las necesidades? NO. Establece contacto vía correo electrónico y/o telefónica con las áreas responsables y solicita las adecuaciones necesarias para que se corrijan las deficiencias. 1 día hábil (Mismo día hábil) Realiza una última revisión de las condiciones 2 horas antes del evento para asegurarse de que no se hayan realizado modificaciones de último momento. Coordina y asigna áreas al personal para atender durante el evento. 10 min. Realiza registro de medios, en hoja de registro y de acuerdo con las necesidades del evento, conduce a los mismos al área asignada para que cubran el evento. 45 min Realiza registro de audio, graba audios de los discursos, principalmente de los funcionarios del DIF Nacional, para ser transcritos y archivarlos posteriormente y/o publicarlos en la página de internet del DIF. De 8 min a 1 hora.

Página 57 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

7.3

Inspecciona si se requiere la sala de prensa o algún equipo de cómputo con internet para que pueda enviar información al terminar el evento; envía los audios grabados a los medios informativos de forma inmediata desde la sede del evento y despide a los medios, sobre todo cuando sólo se tiene acceso a la inauguración y el evento continúa cerrado a la prensa. 10 min.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

8.1

Coordina con Medios la transcripción de los audios tomados en el evento y la elaboración del comunicado de prensa. 30 Min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

9.1

Realiza transcripción de audios (versiones estenográficas) envía por correo electrónico a Subdirector de Comunicación Externa De 5 a 8 min por cada minuto de audio.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

10.1

Revisa versiones y corrige posibles errores en la transcripción, una vez que está completa la, envía vía correo electrónico al Director de Comunicación Social para autorización. 5 minutos.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

11.1

Autoriza envío de versiones estenográficas y comunicado de prensa a los medios de comunicación. 1 hora

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

12.1

Recibe transcripción autorizada para su envío a medios y coordina con Medios la difusión y publicación en página de internet. 30 Min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

13.1

Envía por correo electrónico a los representantes de los medios de comunicación, transcripción de audios y comunicado de prensa y se confirma la recepción de la información y publica la misma información en la página de internet www.dif.gob.mx. 30 min.

13.2

Registra en bitácora en las pestañas de “estados visitados, transcripciones, eventos comunicados, discursos “información del evento y resguarda en electrónico para consulta. 15 min.

Página 58 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

13.3

Elabora Boletín de prensa con información de lo que fue el evento. 30 min.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

14.1

Solicita fotografías del evento, para la selección de las mejores opciones y envía a Director de Comunicación Social para su autorización. 10 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

15.1

Autoriza las fotografías para su utilización y define la principal para el boletín de prensa y envía a Subdirector de Comunicación Externa para la elaboración de la versión final del boletín. (½ hora.)

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

16.1

Recibe fotografías autorizadas y envía e instruye al personal para su utilización dentro del boletín. 10 min

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

17.1

Recibe las fotografías y coloca en el boletín para vestir la noticia, una vez que cuenta con el formato completo del boletín, envía a Subdirector de Comunicación Externa. 15 min

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

18.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

19.1

Recibe y revisa boletín, para asegurarse de que cuente con el contenido adecuado para proceder con su difusión hacia los medios. ½ hora ¿El boletín es correcto? No. Continúa en la actividad 19.1 Si. Conecta en la actividad 20.1 Realiza las modificaciones o adecuaciones indicadas por el Subdirector, una vez terminado envía nuevamente para su aprobación. 15 min

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

20.1

Concentra la información y revisa contenido, una vez conforme con el formato del boletín envía por correo electrónico a Director de Comunicación Social para su aprobación. 10 min

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

21.1

Aprueba y libera el Boletín para su difusión y una vez que cuenta con el visto bueno de la Presidencia, tanto de la información como de su autorización para difusión, libera el boletín para su entrega a los medios de comunicación. 1 día hábil

Página 59 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

22.1

Difunde el boletín a los medios y esta misma información se sube a la página de internet del DIF Nacional, previa autorización de las instancias. 10 min

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

23.1

Efectúa juntas de evaluación en la atención y cobertura del evento. 1 hora

FIN

Página 60 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

INSTRUYE AL PERSONAL PARA LA CONVOCATORIA 10 MINUTOS

REALIZA CONVOCATORIA A MEDIOS DE COMUNICACIÓN ½ HORA

3.2 LISTADO DE REPORTEROS

3.2

1.1

REGISTRA MEDIOS CONFIRMADOS 45 MIN

RECIBE SOLICITUD PARA COBERTURA DE EVENTO 1 DÍA HÁBIL

¿EL EVENTO REQUIRE PARTICIPACIÓN DEL ESTADO MAYOR

1.2 ESTABLECE CONTACTO CON LAS ÁREAS PARA CONOCER EL TIPO DE EVENTO Y TURNA PARA ATENCIÓN 1 DÍA HÁBIL

DOCUMENTOS

3.1

2.1

CONVOCATORIA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

Si 4.1

No ENVÍA LISTADO AL ESTADO MAYOR PRESIDENCIAL 10 MIN 4.2 REALIZA RUTA CRÍTICA Y ENVÍA A ÁREAS RESPONSABLES 2 HORAS

4.2 RUTA CRÍTICA

¿EL EVENTO ES DEL SNDIF?

B Si

5.1

4.3 REDACTA ANTEPROYECTO DE BOLETÍN 2 A 3 HORAS

No ESPERA INSTRUCCIONES PARA COBERTURA DE EVENTO 1 A 3 DÍAS HÁBILES

A

Página 61 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación. DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

Rev. AGOSTO 2011 DOCUMENTOS

A

5.2

RECIBE INDICACIONES PARA REDACTAR BOLETÍN 1 DÍA HÁBIL

¿REQUIERE COBERTURA DE EVENTO?

Si

No

C

5.3 ASISTE A INSTALACIONES Y REVISA QUE CUENTE CON LO SOLICITADO 1 DÍA HÁBIL

¿LA SEDE CUMPLE CON LAS NECESIDADES?

B

Si

No 5.4 ESTABLECE CONTACTO CON ÁREAS RESPONSABLES Y SOLICITA ADECUACIONES 1 DÍA HÁBIL

6.1 REALIZA ÚLTIMA REVISIÓN ANTES DEL EVENTO 10 MIN.

D

Página 62 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

D

DOCUMENTOS

7.1

7.1 REALIZA REGISTRO DE REPORTEROS 45 MIN

Listado reporteros

de

7.2 REALIZA REGISTRO DE AUDIO 8 MIN A 1 HORA

7.3

C

DESPIDE A LOS MEDIOS 10 MIN

BITACORAS DISCURSOS

9.1 8.1

11.1

COORDINA TRANSCRIPCIÓN DE AUDIOS 30 MIN

REALIZA TRANSCRIPCIÓN DE AUDIOS. 5 A 8 MIN

10.1 AUTORIZA ENVÍO DE VERSIONES ESTENOGRÁFICAS 1 HORA

REVISA VERSIONES Y CORRIGE POSIBLES ERRORES. 5 MIN, MAS DE LA DURACIÓN DEL AUDIO

12.1

13.1 RECIBE AUTORIZACIÓN Y ENTREGA VERSIÓN PARA DIFUSIÓN 30 MIN

ENVÍA VERSIONES A LOS MEDIOS Y PUBLICA EN PÁGINA DE INTERNET 30 MIN 13.2 13.2 REGISTRA EN BITÁCORA 15 MIN

BITACORAS ESTADOS VISITADOS

E

Página 63 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

DOCUMENTOS

E 15.1

14.1

BOLETÍN PRENSA

13.3

AUTORIZA FOTOGRAFÍAS Y DEFINE LA PRINCIPAL ½ HORA

16.1

DE

ELABORA BOLETÍN DE PRENSA 30 MIN

SOLICITA FOTOGRAFÍAS DEL EVENTO 30 MIN

17.1 RECIBE FOTOGRAFÍAS E INSTRUYE SU UTILIZACIÓN ½ HORA

RECIBE FOTOGRAFÍAS E INSERTA EN EL BOLETÍN 15 MIN

18. RECIBE BOLETÍN Y REVISA CONTENIDO ½ HORA

¿EL BOLETÍN ES CORRECTO?

Si

1 19.1 REALIZA MODIFICACIONES. 15 MIN

No 20.1 CONCENTRA INFORMACIÓN Y ENVÍA A DCS 20 MIN

21.1 APRUEBA Y LIBERA EL BOLETÍN 1 DÍA HÁBIL

22.1 ENVÍA BOLETÍN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y CONFIRMA RECEPCIÓN 5 MIN

23.1 EFECTÚA JUNTA DE EVALUACIÓN 1 HORA

FIN

Página 64 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2. DCS: Director (DIRECCIÓN) de Comunicación Social.

8.0 Anexos 8.1 PEI-06-F1 Ruta Crítica 8.2 PEI-06-F2 Bitácora – ESTADOS VISITADOS 8.3 PEI-06-F3 Bitácora - TRANSCRIPCIONES 8.4 PEI-06-F6 Bitácora - DISCURSOS

Página 65 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

AGOSTO 2011

8.1 Ruta critica

Ruta crítica: (1) (2)

(3) (6)

ACTIVIDAD (4)

RESPONSABLE (S)

Jueves

Viernes

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

(5)

PEI-06-F1  

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nombre del evento Fecha del evento Sede del evento Detalle de cada una de las actividades que requiere el evento así como los requerimientos Nombre de la persona responsable de la actividad y requerimientos del evento Días del calendario que se deben marcar para indicar la fecha en que cada actividad y requerimiento del evento deben cumplirse.

Página 66 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

AGOSTO 2011

8.2 Bitácora Estados visitados

FECHA

ENERO(1) MUNICIPIO

ESTADO VISITADO

FUNCIONARIO ACOMPAÑANTE

NOMBRE DEL EVENTO

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Periodo mensual que comprende el registro. Fecha del evento. Nombre del estado visitado. Nombre del municipio. Nombre específico del evento que se atendió. Nombre del funcionario acompañante al evento.

Página 67 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

8.3 Bitácora comunicado

COMUNICADOS ENERO FECHA

NO. BOLETIN

EVENTO

FUNCIONARIO

LUGAR

CUBRIÓ

ELABORO WEB FOTO OBSERVACIONES

PEI-06-F5

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Periodo mensual que comprende el registro de la bitácora. Fecha del evento. Número consecutivo de control para la emisión de boletines de prensa. Nombre del evento. Nombre del funcionario que participó en el evento. Sede del evento. Nombre de la persona que cubrió el evento. Nombre de la persona que elaboró el boletín Registro de la publicación del boletín en página web del DIF. Registro de si se contó con fotografías del evento. Registro de observaciones de la difusión del boletín.

Página 68 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-06 Dirección General de Enlace Interinstitucional 6.- Procedimiento para: Atender a Medios de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

8.4 Bitácora discursos.

DISCURSOS ENERO FECHA

NO. DE DISCURSO

EVENTO

LUGAR

CUBRIÓ ELABORO REVISO WEB FOTO

PEI-06-F6

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Periodo mensual que comprende el registro de la bitácora. Fecha del evento. Número consecutivo de control para el discurso del funcionario. Nombre del evento. Sede del evento. Nombre de la persona que cubrió el evento. Nombre de la persona que elaboró el discurso. Nombre de la persona que revisó el discurso. Registro de la publicación del discurso o evento en página web del DIF. Registro de si se contó con fotografías del evento.

Página 69 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

7- PROCEDIMIENTO PARA ATENDER SOLICITUDES DE ENTREVISTA.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Fecha

Elaboró :

Dictaminó :

Autorizó:

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 70 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer los criterios para definir los enlaces y coordinación necesaria para la gestión y cobertura de entrevistas a funcionarios del SNDIF con medios de comunicación, que permitan una difusión clara y precisa de los programas y actividades del Sistema Nacional DIF.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Comunicación Social, la Subdirección de Comunicación Externa, Departamento de Enlaces con medios, Departamento de Administración de la Información y demás personal adscrito a la Dirección General de Enlace Interinstitucional.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Coordinar la gestión de entrevistas con la Dirección General de Enlace Interinstitucional. Vigilar la aplicación de los acuerdos alcanzados por el consejo editorial del Organismo y el apoyo a la identidad gráfica y editorial para garantizar el cumplimiento a las disposiciones emitidas por la Presidencia de la República. Coordinar las relaciones del Organismo con los medios de comunicación con el objetivo de retroalimentar la promoción de los programas del Sistema Nacional DIF e información que las áreas sustantivas deseen difundir. Analizar la solicitud de entrevista y proponer el tiempo y la fecha para su realización. Coordinar los servicios de diseño, edición y producción de materiales impresos solicitados por las diferentes áreas, para cubrir los eventos realizados por el titular del Sistema Nacional DIF, en coordinación con la dirección de Comunicación Social 3.2 Subdirección de Comunicación Externa Analizar las solicitudes de entrevista registradas por Jefe de Departamento de Enlace con Medios con la finalidad de establecer su viabilidad y factibilidad. Apoyar en la gestión del tiempo y la fecha para la realización de entrevista. Coordinar al personal correspondiente para asistir a la entrevista, grabarla y realizar la transcripción del audio (versión estenográfica). Analizar u aprobar materiales de apoyo: ficha informativa, perfil del medio, conductor y/o reportero, preguntas duras y líneas de comunicación. Analizar y aprobar la información preparada como apoyo para las entrevistas de funcionarios. Proponer espacios para gestionar entrevistas a fin de promover temas de interés para el Organismo 3.3. Departamento de Enlace con Medios Elaborar documentos informativos para entregar al reportero. Elaborar materiales de apoyo para la titular y funcionarios del DIF Nacional

Página 71 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Recibe solicitudes de entrevista vía telefónica, de los medios de comunicación, la registra para su archivo y entrega al Subdirector de Comunicación Externa. 5 min.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

2.1

Evalúa solicitud de entrevista integra perfil de reportero tomando en cuenta el tema, el enfoque que busca el solicitante, la línea editorial del medio y el perfil del reportero. ½ hora

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

3.1

Revisa y envía perfil junto con la solicitud al Director General de Enlace Interinstitucional para que autorice en comunicación con el Titular del Organismo o defina en su caso al vocero(a) autorizado(a) para la realización de la entrevista. 1 día hábil. ¿La entrevista fue autorizada? No. Va a 3.2 Si. Va a 3.3

3.2

Informa al solicitante la no aprobación de la entrevista. no fue aceptada FIN del Procedimiento 1 día hábil.

3.3

Informa agenda de entrevista al reportero Coordina con el medio el lugar, hora y día de entrevista y acompaña al Titular del Organismo o vocero(a) autorizado (a) en las entrevistas que concede. ½ hora

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

4.1

Asigna, y coordina equipo de trabajo para la cobertura de la entrevista, instruye a registrar el audio. 5 min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

5.1

Elabora material de apoyo para el funcionario y colabora en cobertura de evento, ficha informativa del tema, líneas de comunicación y preguntas. 30 min a 1 hora

5.2

Elabora versión estenográfica y espera instrucciones. De 5 a 8 min por cada minuto de audio.

Página 72 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

6.1

Solicita autorización para publicación de la versión estenográfica de la entrevista en la página Web del DIF. 1/2 hora ¿Se autoriza publicación en la página Web? No. FIN Si. 7.1

6.2

Instruye a Subdirector de Comunicación Externa la publicación de la entrevista en la página Web de la institución. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

7.1

Instruye al Jefe de Departamento de Enlace con Medios para que proceda a su realización de la publicación de entrevista en la página web del DIF. En algunos casos se encarga de publicar la información en la página web directamente. 5 min

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

8.1

Realiza la publicación de la versión estenográfica de la entrevista al funcionario, en la página Web del DIF 5 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

10.1

Determina oportunidad de difundir temas del Organismo, programas o temas que haya que destacar. 1 hora Evalúa medios de comunicación convenientes de acuerdo al tema que se va a tratar. 2 horas

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

10.2

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

11.1

Apoya en la evaluación de los medios informativos considerando el tema a tratar y la población a que se dirige la información a difundir. 2 horas

11.2

Coordina con medios la gestión de entrevistas para que establezcan el primer contacto con los representantes de medios y lograr concertar una cita. 1/2 hora

11.3

Establece contacto con productores o jefes de información de los medios seleccionados para la gestión de entrevistas ya sea por teléfono o si se requiere, personalmente, expone el tema a tratar y funcionario a quien se entrevistará y espera respuesta del representante del medio de comunicación. De 2 horas a 1 día hábil.

Página 73 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO ¿El medio otorga el espacio para la entrevista? No. Regresa a la actividad 11.3 Si. Continúa en la actividad 12.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

12.1

Requisita formatos de las solicitudes de entrevista con toda la información una vez contando con la información del medio que aceptó la entrevista 1 hora

12.2

Elabora materiales informativos que se enviarán a los medios para apoyar la gestión de entrevistas como son puede ser, información del tema a tratar y tipo de preguntas que se espera recibir de los reporteros de medios. 1/2 hora

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

13.1

Revisa el material informativo que se envía a los medios de comunicación a los que se solicitó el espacio para la promoción de algún tema o actividad y se asegura que cuente con la información necesaria para reforzar el interés del representante del medio de comunicación en la entrevista. 15 min ¿El material informativo está completo? NO. Continúa en la actividad 14.1 Sí. Continúa en la actividad 15.1.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

14.1

Realiza las adecuaciones pertinentes al material para el medio informativo y somete a consideración nuevamente del Subdirector y regresa a 13.1. 15 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

15.1

Aprueba el material informativo que se envía a los medios para que éstos conozcan más del tema y tengan mayor interés para realizar la entrevista. 1 hora

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

16.1

Coordina que la entrevista se dé en tiempo y forma, comunicando a los responsables tanto del área interesada como del medio de comunicación, claramente la fecha y hora establecida y se asegura de que asistan puntualmente. 1 día hábil ¿La entrevista es en instalaciones del medio de comunicación? No. Continúa en la actividad 17.1 Si. Conecta en la actividad 18.1

JEFE DE ENLACE CON MEDIOS

17.1

Realiza enlaces telefónicos con las cabinas de radio y los funcionarios del organismo para que se dé la misma, cuando se logra una entrevista para realizarse por teléfono. 2 horas

Página 74 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

RESPONSABLE DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

ACT. No. 18.1

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

19.1

JEFE DE ENLACE CON MEDIOS

20.1

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

21.1

21.2

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

22.1

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

22.2

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

23.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

24.1

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Acompaña a la titular y/o funcionarios del Organismo cuando las entrevistas son en cabina o estudio del medio de comunicación que otorgó el espacio para la entrevista con el fin de brindarle el apoyo necesario durante la misma. 2 a 5 horas. Acompaña a los funcionarios del Organismo cuando las entrevistas son en cabina o estudios de los medios informativos para asistirlos y realiza la grabación digital de audio que posteriormente entrega al Jefe de Departamento de Enlace con Medios para su transcripción. 1 día hábil Recibe el audio de la entrevista realizada a funcionarios del SNDIF y realiza la transcripción de los audios de la misma, una vez concluida envía por correo electrónico al Subdirector de Comunicación Externa para su revisión. Archiva los audios 8 min por cada minuto de audio. Instruye monitorear el medio en donde saldrá la información para tener el registro e incluirla en la síntesis, de acuerdo al procedimiento descrito para tal fin. 5 min. Revisa transcripción de entrevistas y se asegura que se apegue al audio enviado. 5 minutos más de lo que dura el audio. Solicita autorización para publicación de entrevista de la versión estenográfica en la página Web del DIF. 1 hora ¿Se autoriza publicación en la página Web? No. Fin Si. Continúa en la actividad 22.2 Instruye a Subdirector de Comunicación Externa la publicación de la entrevista en la página Web de la institución. 1 día hábil Instruye al Jefe de Departamento de Enlaces con Medios para que proceda a la publicación de entrevista en la página web del DIF. 5 min Realiza la publicación de la versión estenográfica de la entrevista al funcionario, en la página Web del DIF verificando su accesibilidad. 15 min. FIN

Página 75 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACES CON MEDIOS

DOCUMENTOS

Inicio

3.1

2.1 AUTORIZA PERFIL REVISA SOLICITUD Y ENVÍA PARA AUTORIZACIÓN. 1 DÍA HÁBIL

EVALÚA SOLICITUD E INTEGRA PERFIL DE REPORTERO. ½ HORA

¿LA ENTREVISTA FUE AUTORIZADA?

1.1 RECIBE Y REGISTRA SOLICITUDES DE ENTREVISTA. 5 MIN

1.1 CÉDULA DE ENTREVISTA

Si 5.1 4.1

No

3.2

ASIGNA Y COORDINA EQUIPO DE TRABAJO PARA COBERTURA DE ENTREVISTA 5 MIN

INFORMA AL SOLICITANTE LA NO APROBACIÓN 1 DÍA HÁBIL 3.3 INFORMA AGENDA DE ENTREVISTA AL REPORTERO ½ HORA

FIN

ELABORA MATERIAL DE APOYO Y COLABORA EN COBERTURA DE EVENTO 30 MIN A 1 HORA

5.2 ELABORA VERSIÓN ESTENOGRÁFICA Y ESPERA INSTRUCCIONES 5 A 8 MIN

6.1 SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA PUBLICACIÓN DE ENTREVISTA ½ HORA

¿SE AUTORIZA PUBLICACIÓN EN WEB?

Si 7.1

No

8.1 AVISA A JEFE DE DEPARTAMENTO PARA PUBLICACIÓN DE ENTREVISTA 5 MIN

FIN

PUBLICA ENTREVISTA EN WEB 5 MIN

6.2 INSTRUYE A SUBDIRECTOR PARA PUBLICACIÓN 1 DÍA HÁBIL

FIN

Página 76 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

DOCUMENTOS

Inicio 11.1 10.1 DETERMINA OPORTUNIDAD DE DIFUNDIR TEMAS DEL ORGANISMO 1 HORA

11.2

10.2 EVALÚA MEDIOS DE COMUNICACIÓN CONVENIENTES 2 HORAS

APOYA EN LA EVALUACIÓN DE MEDIOS INFORMATIVOS 2 HORAS

12.1

12.1 FORMALIZA FORMATO DE CÉDULA DE ENTREVISTA 1 HORA

COORDINA PRIMER CONTACTO CON MEDIOS ½ HORA

CÉDULA DE ENTREVISTA

11.3 GESTIONA ENTREVISTAS 1 DÍA HÁBIL

12.2

No ¿EL MEDIO OTORGA EL ESPACIO PARA LA ENTREVISTA?

Si

ELABORA MATERIALES INFORMATIVOS PARA REPRESENTANTES DE MEDIOS ½ HORA

13.1 REVISA MATERIAL INFORMATIVO 15 MIN

15.1 APRUEBA MATERIAL INFORMATIVO Y ENVÍO A LOS MEDIOS 1 HORA

¿EL MATERIAL INFORMATIVO ESTA COMPLETO?

Si

No

14.1 REALIZA ADECUACIONES 15 MIN

16.1 COORDINA QUE LA ENTREVISTA SE REALICE EN TIEMPO Y FORMA 1 DÍA HÁBIL

A

Página 77 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON MEDIOS

DOCUMENTOS

A 17.1

12.1 REALIZA ENLACE TELEFÓNICO 2 HORAS

18.1 ACOMPAÑA A LA CABINA AL TITULAR DEL ORGANISMO O FUNCIONARIO 2 HORAS

¿LA ENTREVISTA ES EN INSTALACIONE S DEL MEDIO DE

Si

CÉDULA DE ENTREVISTA

No

19.1 APOYA EN ACOMPAÑAMIENTO DE FUNCIONARIOS A ENTREVISTA Y GRABA LA MISMA 1 DÍA HÁBIL

21.1

22.1

20.1 REALIZA TRANSCRIPCIÓN DE AUDIO 8 MIN X C/MIN DE AUDIO

INSTRUYE MONITOREO DE NOTICIAS 5 MIN

SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA PUBLICACIÓN DE ENTREVISTA 1 HORA

21.2

¿SE AUTORIZA PUBLICACIÓN EN WEB?

Si

No

REVISA TRANSCRIPCIONES DE AUDIOS 5 MIN MÁS DE LA DURACIÓN DEL AUDIO 24.1

FIN 22.2 INSTRUYE A SUBDIRECTOR PARA PUBLICACIÓN 1 DÍA HÁBIL

23.1 INSTRUYE A JEFE DE DEPARTAMENTO PUBLICACIÓN DE ENTREVISTA 5 MIN

PUBLICA ENTREVISTA EN PÁGINA WEB 15 MIN

FIN

Página 78 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

Página 79 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

7.0 Glosario 7.1 Gestionar: Hacer diligencias para la consecución de algo o tramitación de un asunto, en este caso particular de espacios en medios informativos para posicionar alguna tema de interés. 7.2 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.3 Medio de comunicación: Cualquier empresa que publica o difunde información a través de periódicos, revistas, radiodifusoras, televisoras o vía Internet. 7.4 Aparición periodística: Información publicada relativa al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, en sus tres niveles de gobierno, derivada de declaraciones de funcionarios, reportajes o notas informativas sobre sus programas asistenciales. 7.5 Impacto en medios: Nota publicada cuyo mensaje tiene un efecto sobre la opinión pública. 7.6 Cobertura: Atención al servicio de grabación, atención al medio informativo, entrega de material informativo y elaboración de documentos, transcripción de audios (versiones estenográficas); generados en alguna actividad o entrevista programada o eventual del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.7 Documentos de apoyo: Ficha informativa sobre el tema que se abordará durante un acto público o entrevista con funcionarios del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Perfil del medio informativo, conductor o reportero, líneas de comunicación y preguntas duras. 7.8 Entrevista solicitada: la que solicita el noticiario, programa o reportero de algún medio para hablar sobre temas que le interesan al medio informativo. 7.9 Entrevista gestionada: La que solicita la Dirección de Comunicación Social al medio informativo para hablar sobre algún tema de interés para el organismo

8.0 Anexos 8.1 PEI -07-F1 Cédula de Entrevista

Página 80 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

AGOSTO 2011

PEI -07-F1 Cédula de Entrevista

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Cédula de Entrevista No. 000

Fecha de solicitud: Periódico ( )

Revista ( )

Cobertura:

Radio ( )

Nacional

TV

()

()

Agencia Nacional ( )

Regional

()

Local

Agencia Internacional ( )

()

Internacional

()

Nombre del Funcionario: Nombre y cargo del Entrevistador: Nombre del medio: Programa y horario de transmisión: Frecuencia: Sección y periodicidad: Tema de la entrevista: Fecha solicitada Hora Duración: Realización de la entrevista: Difusión:

En vivo

Oficinas DIF

()

Grabada

()

()

Estudio o cabina

()

¿Enviarán cuestionario?

Telefónica: ( ) Si

()

No

()

Fecha de publicación:

Nombre del solicitante: Domicilio del medio: Teléfonos Nombre de quien recibe: Observaciones:

¿Se realizó la entrevista?

Si

(

)

No

(

)

Fecha:

Hora:

Entrevistador (es)

Av. Emiliano Zapata No.340, Col. Santa Cruz Atoyac, México D.F. C.P. 03310

www.dif.gob.mx

PEI-07-F1

Página 81 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-07 Dirección General de Enlace Interinstitucional 7.- Procedimiento Para Atender Solicitudes de Entrevista.

Rev. AGOSTO 2011

Instructivo de llenado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Número consecutivo de la cédula de entrevista para control. Fecha de realización de la solicitud de entrevista. Marcar con un “X” el medio de comunicación que solicita o en donde se difundirá la entrevista. Marcar con un “X” el tipo de cobertura que tendrá la entrevista. Nombre del funcionario que será entrevistado. Datos del medio de comunicación donde se difundirá la entrevista. Detallar información relevante de la entrevista: tema, fecha que se solicitó, hora tentativa de realización, duración de la misma. 8. Marcar con una “X” el lugar en donde se realizará la entrevista. 9. Marcar con una “X” el tipo de difusión que se dará a la entrevista. 10. Marcar con una “X” si se enviará cuestionario para la entrevista. 11. Colocar la fecha de publicación de la misma, de acuerdo al medio de comunicación. 12. Nombre de la persona que solicita la entrevista, ya sea de entrevista solicitada o entrevista gestionada. 13. Datos de contacto del medio de comunicación. 14. Nombre de la persona que recibe los datos de la solicitud de entrevista. 15. Observaciones que se considere relevantes relacionadas con la solicitud de entrevista. 16. Datos de seguimiento de la solicitud de entrevista. 17. Nombre del o de los entrevistadores.

Página 82 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

Rev. AGOSTO 2011

8. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR SINTESIS Y MONITOREO DE MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN.

CONTROL DE EMISIÓN

Nombre

Fecha

Elaboró :

Dictaminó :

Autorizó:

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 83 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Cubrir el espectro noticioso de los medios de comunicación impresos y electrónicos, a fin de localizar y notificar con oportunidad a los funcionarios sobre la información relevante en torno al Sistema Nacional DIF, del Titular y funcionarios del Organismo, temas de asistencia social, información general, columnas y caricaturas.

2.0 Alcance Aplica a la Dirección de Comunicación Social, Subdirección de Comunicación Externa, Departamento de Administración de la Información, así como la Dirección de Vinculación y Gestión Estratégica y el demás personal adscrito a la Dirección General de Enlace Interinstitucional y Titular del Organismo.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1. Dirección de Comunicación Social Participar en la planeación previa y establecer el contenido de la carpeta informativa. Analizar el contenido de la carpeta informativa diaria para tener conocimiento de las noticias más relevantes relacionada con las actividades del Titular y funcionarios del Organismo y programas de la institución. Establecer estrategias de comunicación para atender eventualidades políticas y sociales derivadas de noticias. Establecer acciones y asesorar en crisis derivadas de información publicada en medios acerca del SNDIF o funcionarios. 3.2. Subdirección de Comunicación Externa Coordinar la elaboración, entrega y envío de diversos productos informativos. Apoyar en la elaboración de estrategias de comunicación para atender eventualidades políticas y sociales derivadas de noticias. Analizar los cuadros para clasificar las notas informativas, columnas y caricaturas. Supervisar el monitoreo vespertino en medios electrónicos que se envía a los funcionarios del DIF Nacional. Analizar los balances de notas mensuales, semestrales y anuales de información para medir los impactos registrados. Supervisar carpetas especiales con sus respectivos cuadros de impactos registrados en la prensa de los eventos del SNDIF o de temas de interés para el Organismo.

Página 84 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

3.3 Departamento de Administración de la Información. Elaborar diariamente la carpeta informativa, base del resumen informativo y análisis de programas y acciones del SNDIF en los medios de comunicación. Dar seguimiento a la publicación de notas del DIF en los medios nacionales y locales. Comunicar a la Subdirección de Comunicación Externa, mediante la síntesis informativa, respecto a lo publicado sobre el Titular, el organismo, los SEDIF y SMDIF. Mantener informados a los funcionarios cada vez que se difunda una nota relevante en los medios de comunicación. Realizar el monitoreo de radio y televisión. Mantener a resguardo los originales de la información publicada del Titular del Organismo y Sistema Nacional DIF en general. Verificar que se conserven los documentos originados a diario. Realizar el envío del resumen informativo, a través de correo electrónico, a los funcionarios del SNDIF y a los directores de Comunicación Social de los SEDIF. Generar, mantener actualizado, identificar y resguardar un respaldo magnético de los documentos.

Página 85 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Recibe medios impresos revistas y periódicos. ½ hora

1.2

Revisar la prensa escrita y seleccionar la información relacionada con el Titular del Organismo. ½ hora

1.3

Evalúa y selecciona la información de acuerdo a la difusión de acontecimientos en los que se mencionan al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (SNDIF) o programa institucional. 1 hora.

1.4

Coordina el recorte y pega notas informativas de periódicos. 1 hora.

1.5

Clasifica las notas en Sistema DIF en las secciones siguientes: titular del Organismo, programas de asistencia social, funcionarios del DIF, programas institucionales, salud, información general, partidos políticos, columnas políticas y caricaturas. 1 hora

1.6

Determina el género periodístico al que pertenece la información; el cual puede ser entrevista, reportaje, nota informativa, crónica, artículo o columna. 2 horas de la 1.2 a la 1.6

1.7

Realiza el monitoreo durante el día de noticias en medios electrónicos, solicita por correo electrónico las versiones estenográficas de las noticias relacionadas con el SNDIF. 7 horas

1.8

Informa al Director de Comunicación Social del SNDIF de primera instancia enviando vía correo electrónico. 10 min

1.9

Elabora avance informativo, seleccionando las notas y columnas más importantes, con la aprobación del Director de Comunicación Social. 15 min.

2.1

Analiza el contenido del avance informativo, para estar enterado de la información que hasta el momento se maneja en los medios de comunicación impresos y electrónicos, y saber el grado de importancia de las mismas para enviárselas al Director General de Enlace Interinstitucional, Titular del Organismo y/o funcionarios relacionados. 10 min

Página 86 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

ACT. No. 3.1

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Elabora carpeta informativa. 2 horas

3.2

Entrega carpeta informativa en original al Director de Comunicación social. 10 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

4.1

Revisa y conoce las principales noticias hasta el momento para prevenir eventualidades y estar en condiciones de poder emitir opiniones a los funcionarios con respecto a las noticias cuando sea solicitado. 20 min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5.1

Monitorea medios electrónicos de comunicación y portales de internet, para identificar las noticias más relevantes acerca de eventos del SNDIF, Titular del Organismo. 7 horas (Actividad continua durante el día).

5.2

Elabora corte informativo con las noticias más relevantes hasta el momento (11:00, 14:00, 17:00 horas), realiza un extracto de la noticia nota publicada en medio de comunicación, lo envía a Subdirector de Comunicación Externa vía correo electrónico así como a los funcionarios relacionados para mantenerlos informados de las noticias más relevantes en los medios de comunicación para la toma de decisiones. 30 min.

3.1

Elabora carpeta informativa. 2 horas

3.2

Entrega carpeta informativa en original al Director de Comunicación social. 10 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

4.1

Revisa y conoce las principales noticias hasta el momento para prevenir eventualidades y estar en condiciones de poder emitir opiniones a los funcionarios con respecto a las noticias cuando sea solicitado. 20 min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5.1

Monitorea medios electrónicos de comunicación y portales de internet, para identificar las noticias más relevantes acerca de eventos del SNDIF, Titular del Organismo. 7 horas (Actividad continua durante el día).

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Página 87 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

RESPONSABLE

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No. 5.2

DESARROLLO Elabora corte informativo con las noticias más relevantes hasta el momento (11:00, 14:00, 17:00 horas), realiza un extracto de la noticia nota publicada en medio de comunicación, lo envía a Subdirector de Comunicación Externa vía correo electrónico así como a los funcionarios relacionados para mantenerlos informados de las noticias más relevantes en los medios de comunicación para la toma de decisiones. 30 min.

6.1

Recibe y revisa el corte informativo y analiza el contenido para estar enterado de las noticias más relevantes hasta el momento y conocer el manejo de la información que los medios de comunicación están manejando. 15 min.

6.2

Coordina actividades, realiza el monitoreo vespertino de medios electrónicos. Éstas se clasifican en Principales, Presidencia de la república, DIF Nacional, Infancia y Adolescencia, Políticas. 1 día.

6.3

Revisa el contenido de dicho concentrado y envía por correo electrónico para su conocimiento al Director General de Enlace Interinstitucional del SNDIF y Director de Comunicación Social. 20 min.

7.1

Clasifica la información de la carpeta informativa en nota informativa, reportaje, columna política con carácter positivo, negativo o neutral. 1 hora

7.2

Redacta resumen para dar a conocer los acontecimientos en forma breve, relacionados con las noticias más relevantes. 1 y 1/2 hora

7.3

Envía resumen informativo vía correo electrónico a los funcionarios de mayor jerarquía, entre ellos: Titular del Organismo. Directores Generales SNDIF. Oficial Mayor SNDIF. Directores de área SNDIF. Subdirectores de área SNDIF (previa solicitud o acuerdo con el Titular de la Dirección de Comunicación Social). Directores de Comunicación Social de los Sistemas Estatales DIF. Archiva resumen informativo y lo resguarda electrónicamente para posibles consultas en el futuro por parte de los funcionarios o áreas del SNDIF. 15 min.

Página 88 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

RESPONSABLE

ACT. No. 7.4

DESARROLLO Realiza escaneo de las noticias relacionadas con el DIF Nacional, política de asistencia y política social y lo envía por correo electrónico a los interesados, así como al jefe inmediato y director de área para cumplir con el objetivo de informar oportunamente. 15 min.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

8.1

Director de Comunicación Social y Subdirector de Comunicación Externa, reciben el resumen y se preparan con acciones para posteriores contingencias derivadas de noticias. 15 min.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

9.1

Cuadros de Notas y opinión Analiza la tendencia de la información de cada nota y extracta las partes de la nota que corresponda a temas específico relacionada con el SNDIF, y funcionarios del mismo, su tendencia informativa negativa o positiva, ubicación, medio y autor y elabora cuadros de opinión, Cuadros de notas y opinión. Envía por correo electrónico a subdirector para su revisión. 2 horas.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

10.1

Recibe y revisa la información contenida en los cuadros de notas y de opinión e instruye su envío a Titular del Organismo y Dirección de Comunicación Social. 10 min

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

11.1

Reenvía al Titular de DIF y Dirección de Comunicación Social para mantenerlos informados. 5 min.

11.2

Clasifica información de la carpeta informativa, reportaje, columna política con carácter positivo, negativo e informativo. Registra diariamente la información en la base de datos mensual, información relacionada a las noticias que se difunden en los medios. Entre la información que se registra se tiene: 1 a 2 horas diarias durante cada mes.

11.3

Cuantifica la información publicada mensualmente, misma que puede ser entrevista, reportaje, nota informativa, crónica, artículo, columna. 1 hora.

Página 89 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

RESPONSABLE

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No. 11.4

DESARROLLO Realiza comparación de la información, tomando como referencia la publicada en el mes anterior. 1 hora

11.5

Analiza y realiza seguimiento de la información publicada en torno a temas relacionados con el DIF. 2 horas

11.6

Elabora balance mensual de notas 1 a 5 días para las actividades de la 11.2 a 11.6.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

12.1

Recibe y revisa contenido de los Balances mensual, semestral y anual del Titular del Organismo, los cuales miden los impactos registrados de la información difundida. 1 hora

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

13.1

Aprueba contenido de Balance Mensual, para conocer la información básica del impacto que el SNDIF o funcionarios relacionados han tenido en los medios de comunicación y la forma en cómo las noticias se han tratado y difundido por dichos medios, para estar en condiciones de poder emitir opiniones. 1 hora.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

14.1

Realiza balance de impactos en medios y carpeta especial por evento, uno o dos días después de llevarse a cabo. 1 día hábil

14.2

Entrega por correo electrónico al Subdirector de Comunicación Externa para su revisión y posterior entrega al Director de Comunicación Social quien las hace llegar a las direcciones organizadoras del evento. 10 min x carpeta.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

15.1

Recibe y revisa el impacto en los medios de un evento en específico, para conocer la forma en cómo los medios han difundido la información del mismo y tomar decisiones para cobertura de eventos posteriores. 2 1/2 horas

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

16.1

Autoriza el Balance Específico y el contenido del mismo para conocer el impacto del evento en los medios y la forma en cómo los medios han publicado las noticias. 1 hora. FIN

Página 90 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTOS

Inicio 1.1 1.2 LEE Y REVISA ESCRITA

RECIBE MEDIOS IMPRESOS Y MONITOREO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS 1/2 HORA

PRENSA

1.4

1.3

COORDINA RECORTE DE NOTAS INFORMATIVAS E INTEGRACIÓN EN FORMATO CARTA

EVALÚA Y SELECCIONA LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LA DIFUSIÓN 1.6

1.5

DETERMINA PERIODÍSTICO

GÉNERO

CLASIFICA PERIODÍSTICAS

NOTAS

2 horas 1.7 REALIZA MONITOREO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS 7 HORAS 21

1.8 INFORMA DE ÁREA 10 MIN

RECIBE AVANCE INFORMATIVO Y REVISA CONTENIDO 10 MIN

AL

1.9

DIRECTOR

Avance informativo

1.9 ELABORA AVANCE INFORMATIVO 15 MIN.

FIN 41

32

RECIBE Y REVISA CARPETA INFORMATIVA 20 MIN.

A

3.1 ELABORA CARPETA INFORMATIVA 2 HORAS

ENTREGA EJEMPLARES A FUNCIONARIOS 10 MIN

B

3.1 CARPETA INFORMATIVA

C FIN

5.2 ELABORA CORTE INFORMATIVO Y LO ENVÍA 30 MIN

5.1 MONITOREA MEDIOS ELECTRÓNICOS Y PORTALES DE INTERNET 7 HORAS

5.2 CORTE INFORMATIVO

6.1 RECIBE Y ANALIZA 5 MIN

D

Página 91 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

D 6.2 COORDINA MONITOREO VESPERTINO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS 1 DÍA HÁBIL

6.2 Concentrado de notas

6.3 REVISA CONCENTRADO DE NOTAS Y ENVÍA A USUARIOS 20 MIN

7.1 CLASIFICA INFORMACIÓN DE LA CARPETA INFORMATIVA 1 HORA 8.1 RECIBE Y REVISA RESUMEN INFORMATIVO 15 MIN

7.2 REDACTA RESUMEN INFORMATIVO ½ HORA

7.4

7.3

REALIZA ESCANEO DE NOTICIAS IMPORTANTES Y ENVÍA A INTERESADOS 15 MIN

ENVÍA RESUMEN INFORMATIVO Y ARCHIVA 15 MIN

7.2 Resumen Informativo

9.1 ELABORA CUADROS DE NOTAS Y OPINIÓN 2 HORAS

10.1 RECIBE Y REVISA CUADROS DE NOTAS Y OPINIÓN 2 HORAS

11.1 RECIBE, REVISA Y ENVÍA BALANCE MENSUAL A DIRECTOR 5 MIN

11.3 CUANTIFICA INFORMACIÓN

11.4 REALIZA COMPARATIVO DE INFORMACIÓN

11.2 CLASIFICA INFORMACIÓN DE CARPETA INFORMATIVA Y REGISTRA EN BASE DE DATOS 11.5 ANALIZA Y REALIZA SEGUIMIENTO DE INFORMACIÓN PUBLICADA

12.1

13.1

11.6

RECIBE Y APRUEBA CONTENIDO DE BALANCE MENSUAL 1 HORA

RECIBE, REVISA Y ENVÍA BALANCE MENSUAL A DIRECTOR 1 HORA

ELABORA BALANCE MENSUAL Y ENVÍA A SUBDIRECTOR Y A FUNCIONARIOS DEL SNDIF

11.6 BALANCE MENSUAL

1 a 5 días hábiles

C

Página 92 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

C 14 1 ELABORA BALANCE ESPECÍFICO DE IMPACTO EN MEDIOS 1 DÍA HÁBIL

14.1

15.1

RECIBE Y REVISA CARPETA INFORMATIVA 1 HORA

RECIBE BALANCE Y REVISA IMPACTO EN MEDIOS 2 HORAS Y 1/2

14.1 BALANCE ESPECÍFICO

14.2 ENTREGA BALANCE A SUBDIRECTOR 10 MIN

FIN

Página 93 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

Página 94 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

7.0 Glosario 7.1 DIF: Institución enfocada a la asistencia social. 7.2 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.3 Síntesis: Resumen informativo de acciones y programas del DIF a nivel nacional, estatal y municipal, emitidos en medios de comunicación impresos y electrónicos. 7.4 Análisis: Estudio cuantitativo de las repercusiones del SNDIF, derivadas de información dada a conocer en medios de comunicación. 7.5 Seguimiento: Estudio continuo de un tema y/o programa del DIF, en sus tres niveles de gobierno. 7.6 Fuente: Instancia o persona que otorga información para ser publicada. 7.7 Monitoreo electrónico: Seguimiento de información en radio y televisión. 7.8 Aparición periodística: Nombramiento y/o declaración en los medios de comunicación sobre programas y/o acciones del DIF, en sus tres niveles de gobierno. 7.9 Género periodístico: Clasificación que se utiliza para identificar la información trátese de nota informativa, reportaje, entrevista, columna, editorial y caricatura. 7.10 Sumario: Sinopsis de una nota periodística.

8.0 Anexos 8.1 8.2

PEI-08-01 Resumen Informativo. PEI-08-02 Balance Específico de Impacto en Medios.

Página 95 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

8.1

AGOSTO 2011

PEI-08-01 Resumen Informativo.

Resumen Informativo DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL (1)

20 MARGARITA ZAVALA (2) (3) (4) INFORMACIÓN SOBRE EL DIF (2) (3) (4) GUARDERÍAS (2) (3) (4) ASISTENCIA Y POLÍTICA SOCIAL (2) (3) (4) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA (2) (3) (4) INFORMACIÓN GENERAL (2) (3) (4)

PARTIDOS POLÍTICOS (2) (3) (4) COLUMNAS POLÍTICAS (2) (3) (4)

(Se agrega un rubro de acuerdo a la información que se desee destacar)

Página 96 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación

Rev. AGOSTO 2011

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1.- Insertar día, mes y año de la realización del resumen. 2.- Especificar el título de las notas informativas. 3.- Indicar la fuente o el nombre del medio de comunicación (sitio en donde se encuentra la información: página y sección). 4.- Redactar el resumen informativo.

Página 97 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

AGOSTO 2011

8.2 PEI-08-02 Balance Específico de Impacto en Medios.

MEDIOS INFORMATIVOS DEL DISTRITO FEDERAL

MEDIOS INFORMATIVOS ESTATALES

1. Prensa

1.- Portales

Notas: (2) Columnas: (3)

Notas: (2)

2- Televisión Notas: (2) 3.- Radio Notas: (2) 4.- Portales Notas: (2)

Total de impactos: (4)

Total de Impactos: (4) TOTAL GENERAL DE IMPACTOS: (5) PEI-08-02 (6)

Hoja 2

  Fecha

(7)

Medio

(8)

ESTADO

(9)

Autor

(10)

Tendencia

(11)

Nota /Foto

Argumento

(12)

(13)

PEI-08-02

Página 98 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-08 Dirección General de Enlace Interinstitucional 8.- Procedimiento para Elaborar Síntesis y Monitoreo de Medios Masivos de Comunicación.

Rev. AGOSTO 2011

INSTRUCTIVO DE LLENADO

1.- Nombre específico del evento. 2.- Cantidad de notas publicadas en el medio. 3.- Número de columnas que ocupó el evento en prensa escrita. 4.- Número total de impactos en medios 5.- Sumatoria general del total de impactos en DF y medios estatales 6.- Titulo o encabezado del soporte del balance para cada uno de los cuales se utiliza el formato (prensa del distrito federal, columnas, portales del distrito federal, prensa de los estados, portales estatales, columnas/portales estatales) 7.- Fecha en que se publicó la nota. 8.- Nombre del medio que publica la nota. 9.- Entidad federativa en la que se publicó la nota. 10. Autor de la nota informativa 11.- Tipo de tendencia de la nota publicada (Positiva, negativa o neutral -informativa-) 12.- Si se publicó fotografía de la nota. 13. Argumento o texto de la nota informativa publicada.

Página 99 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional 9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

Rev. AGOSTO 2011

9.- PROCEDIMIENTO PARA: ESTABLECER SERVICIO DE IMAGEN INSTITUCIONAL

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 100 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional 9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer los criterios internos que permitan la elaboración de materiales impresos o digitales, para las áreas del SNDIF solicitantes, apegados a los lineamientos establecidos para la conservación y cumplimiento de la imagen institucional.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Comunicación Social, la Subdirección de Comunicación Interna, Departamento de Imagen y Diseño, Dirección General de Enlace Interinstitucional, Titular del Organismo, y la Unidades Administrativas que tiene que cumplir con los lineamientos establecidos para la imagen institucional.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Aprobar el diseño de las propuestas relacionadas con el cumplimiento de la imagen institucional elaboradas para las áreas. 3.2 Subdirección de Comunicación Interna Concentrar las solicitudes de impresos con el fin de programar su atención de acuerdo a los tiempos de entrega de cada uno de ellos. Recopilar de las áreas solicitantes los contenidos de los trabajos a desarrollar a fin de proporcionarlos a la Jefatura de Imagen y Diseño para la elaboración de propuestas. Vigilar que las propuestas elaboradas para las áreas relacionadas se apeguen al el cumplimiento de la imagen institucional. Enviar las propuestas al Director de Comunicación Social para su aprobación y envío a las áreas solicitantes. Asegurar la entrega de lo solicitado por las áreas en los tiempos pactados. 3.3 Departamento de Imagen y Diseño Realizar los oficios de petición de las publicaciones programadas por las áreas del Sistema Nacional DIF, a fin de planear las solicitudes de requisición de materiales. Elaborar un cronograma de los trabajos que se tienen que presentar en el transcurso del año a fin de llevar un control interno de los diseños que se tienen que presentar. Realizar el diseño editorial de las publicaciones solicitadas. Elaborar las propuestas necesarias para las áreas apegándose a los criterios establecidos en los manuales de identidad e imagen institucional aplicables.

Página 101 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1.1

Recibe solicitud de las áreas y turna al Subdirector de Comunicación Interna para su atención. 20 min

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

2.1

Concentra solicitudes y analiza las necesidades de las áreas. Para eventos: Papel membrete: Presentaciones de Power Point: Tarjetas de presentación: Establece contacto con el solicitante y posteriormente establece reunión con jefe de diseño para comentar el tipo de propuesta a realizar. 1 a 3 días hábiles.

2.2

Establece acuerdo con el Departamento de Imagen y Diseño para comentar el tipo de propuesta a realizar y llegan a un punto de acuerdo en relación a lo que se quiere plasmar. 1 día hábil.

3.1

Revisa existencia de material e imágenes para la propuesta que se requiere. 4 a 5 horas ¿Se tienen imágenes? No. Va a 3.2 Si. Va a 5.1

3.2

Solicita con la autorización de Subdirector de Comunicación Interna, la producción de fotografías. 4 días hábiles

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

4.1

Recibe las fotos producidas y preseleccionadas y realiza la selección de las que considera mejores para el tipo de trabajo requerido. 1 día hábil.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

5.1

Recibe y revisa las fotografías encuadre y niveles (color). 1 día hábil

5.2

Monta en el material solicitado (digital) a una medida estándar. Envía las propuestas por correo electrónico a Subdirector de Comunicación Interna para su revisión o revisan en conjunto. Un día hábil

5.3

Elabora bocetos y propuesta para el área solicitante apegándose a lo dispuesto en el Manual de identidad Institucional y manuales necesarios de acuerdo a las características, una vez revisado el material montado revisa en conjunto con el Subdirector de Comunicación Interna. 1 día hábil

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

y en caso necesario realiza retoque,

Página 102 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

ACT. No.

AGOSTO 2011

DESARROLLO ¿Requiere ajustes? No. Va a 6.1 Si. Va a 5.4

5.4

Realizar ajustes correspondientes Comunicación Interna. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

6.1

Envía a Director de Comunicación Social para su revisión y autorización de la propuesta elaborada para las áreas solicitantes. 1 día hábil

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

7.1

Recibe la propuesta y revisa formato y contenido y en caso de considerar adecuado, autoriza el material. ½ hora. ¿Requiere ajustes? No. Va a 7.2 Si. Va a 5.4

7.2

Envía la propuesta a los solicitantes para que se elija la que se considere se apegue más a lo que solicitaron. ½ hora

7.3

Establece reunión con el área solicitante para la revisión y elección de propuesta 2 días hábiles.

8.1

Realiza seguimiento con el área solicitante para conocer la selección final y recibe medidas finales a las cuales deberá adaptar la propuesta para impresión o difusión. 1 a 2 días hábiles. ¿Requiere modificaciones? No. Conecta en la actividad 9.1 Si. Continúa en la activiad 8.2

8.2

Recibe por parte del área solicitante, oficio o correo electrónico especificando los cambios o ajustes que se requieren y los transmite a Jefe de Departamento de Imagen y Diseño y conecta en la actividad 5.4 1día hábil

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

9.1

Configura y respalda la propuesta rubricada por el Director de Comunicación Social o Subdirector de Comunicación Interna, y una impresión a tamaño carta de los materiales que se están entregando. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

10.1

Entrega al área solicitante, al proveedor, recabando el Acuse de recibo del material para impresión. 2 días hábiles

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

y

reenvía

a

Subdirector

de

Página 103 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional 9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

RESPONSABLE SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No. 10.2

DESARROLLO Recibe del proveedor una muestra de impresión antes de producción para asegurarse de que las impresiones cumplirán con las características de imagen y técnicas requeridas. De 1 a 5 días hábiles dependiendo de la fecha para la que se solicitó. ¿La prueba de impresión cumple con lo requerido? No. Va a 10.3 Si. Va a 10.4

10.3

Solicita las adecuaciones necesarias al proveedor para asegurar la calidad de la producción o impresión final. Regresa a 10.2 1 día hábil

10.4

Aprueba la muestra de impresión para producción firmando y colocando fecha en el material. 1 día hábil

10.5

En el caso de eventos y a petición del área solicitante recibe por parte del proveedor, en el lugar del evento los materiales impresos solicitados y revisa que sean los formatos y características pactadas. Supervisa que se realice el montaje correctamente. 1 a 3 días hábiles.

10.6

Recibe producción y entrega al área solicitante mediante oficio, recaba firma de recibido y entrega para archivo. 1 día hábil

FIN

Página 104 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

DOCUMENTOS

2.1

Inicio

3.1

CONCENTRA LA SOLICITUDES Y ANALIZA NECESIDADES DE LAS ÁREAS 1 A 3 DÍAS HÁBILES

1.1 RECIBE NECESIDADES DE LAS ÁREAS, REVISA Y TURNA PARA ATENCIÓN 20 MIN

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

REVISA EXISTENCIA DE MATERIAL E IMÁGENES PARA LA PROPUESTA 4 A 5 HORAS

2.2 ESTABLECE ACUERDO PARA LA PROPUESTA Y ENVÍA. 1 DÍA HÁBIL

¿SE TIENEN IMÁGENES?

No Si

3.2 SOLICITA PRODUCCIÓN A FOTÓGRAFA 1 DIA HÁBIL 4.1

5.1 RECIBE FOTOGRAFÍAS Y REALIZA SELECCIÓN 1 DÍA HÁBIL

RECIBE FOTOGRAFÍAS Y REALIZA AJUSTES NECESARIOS 1 DÍA HÁBIL 5.2 MONTA EL MATERIAL EN MEDIDA ESTÁNDAR O FINAL Y REVISA EN CONJUNTO CON SUBDIRECTOR 1 DÍA HÁBIL 5.3

5.3 ELABORA BOCETOS O PROPUESTAS FINALES PARA LAS ÁREAS 1 DÍA HÁBIL

¿REQUIERE AJUSTES?

Propuesta

Si A

No B

Página 105 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

B

7.1

¿REQUIERE AJUSTES?

DOCUMENTOS

A

6.1

RECIBE PROPUESTAS Y REVISA ½ HORA

7.2

AGOSTO 2011

5.4

ENVÍA PROPUESTAS REVISADAS AL DIRECTOR DEL ÁREA PARA SU APROBACIÓN 1 DÍA HÁBIL

1 INCORPORA AJUSTES NECESARIOS 1 DÍA HÁBIL

2

Si 1

NO

8.1

ENVÍA PROPUESTAS A ÁREAS SOLICITANTES 1/2 hora

REALIZA SEGUIMIENTO CON ÁREAS SOLICITANTES 2 DÍAS HÁBILES

7.3 REVISA PROPUESTA EN CONJUNTO CON EL ÁREA SOLICITANTE 2 DÍAS HÁBILES

¿REQUIERE MODIFICACIONES?

SÍ 8.2 RECIBE OFICIO ESPECIFICANDO CAMBIOS 1 DIA HÁBIL

No

9.1 REALIZA RESPALDO EN DISCO CON NOTA INFORMATIVA PARA ENTREGA A DÍA HÁBIL

9.1 NOTA INFORMATIVA

2

10.1 ENTREGA AL ÁREA SOLICITANTE O A PROVEEDOR PARA PRODUCCIÓN 2 DÍAS HÁBILES

C

Página 106 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional 9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

Rev. AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

C 10.2 RECIBE Y REVISA PRUEBA DE IMPRESIÓN 1 A 5 DÍAS HÁBILES

¿LA PRUEBA DE IMPRESIÓN CUMPLE CON LO REQUERIDO?

10.3

SÌ

NO

SOLICITA LAS ADECUACIONES AL PROVEEDOR 1 DÍA HÁBIL

10.4 APRUEBA LA PRUEBA DE IMPRESIÓN 1 DÍA HÁBIL

10.5 EN EVENTOS RECIBE LOS MATERIALES SOLICITADOS EN EL LUGAR DEL EVENTO 1 A 3 DÍAS HÁBILES 10.6 ASIGNA AL JEFE DE DEPARTAMENTO PARA QUE CUBRA NECESIDADES DE IMAGEN EN EVENTOS 1 DÍA HÁBIL

FIN

Página 107 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-09 Dirección General de Enlace Interinstitucional 9.- Procedimiento para: Establecer Servicio de Imagen Institucional.

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1 Boceto: Diseño de prueba de un documento impreso. 7.2 SNDIF: Siglas del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.3 Brief interno: Punto de acuerdo del equipo de trabajo surgido a partir de la información básica suministrada acerca del material a realizar, el público al que se quiere enviar el mensaje y la institución o área, además de aportar una orientación sobre los objetivos que debe lograr y las razones por las que la institución necesita realizar dicho material. 8.0 Anexos 8.1 No aplica

Página 108 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

AGOSTO 2011

10.- PROCEDIMIENTO REALIZAR CAMPAÑAS PUBLICITARIAS

Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 109 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer los criterios que permitan el desarrollo de campañas publicitarias para dar a conocer información específica en materia de Asistencia Social, a través de diversos medios de difusión y con esto dar cumplimiento en tiempo y forma al Programa Anual de la Dirección de Comunicación Social.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Comunicación Social, la Subdirección de Comunicación Interna, y el Departamento de Imagen y Diseño.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de Comunicación Social. Dar seguimiento al trámite de autorizaciones intra e interinstitucionales del Programa de Comunicación Social. Remitir para su aprobación la Estrategia de Comunicación Social a la Secretaría de Salud Aprobar creatividad para campañas de difusión. Proponer la creatividad de campaña al área correspondiente. Solicitar la autorización y/o Vo. Bo. de creatividad de campaña al titular de la Dirección de Enlace Interinstitucional. Supervisar que la creatividad de las campañas sean autorizadas por la Secretaría de Salud. Dar seguimiento al trámite de autorizaciones de campañas ante la Secretaría de Salud. Requerir claves de campaña a la Secretaría de Salud una vez aprobada la creatividad. 3.2 Subdirección de Comunicación Interna Diseñar y programar las campañas de publicidad para los programas prioritarios que la institución desea destacar. Coordinar la realización de las campañas plasmadas en el Programa Anual de Comunicación Social. Programar la solicitud para la realización de estudios pre y post campaña. Elaborar la estrategia de comunicación de cada una de las campañas institucionales Coordinar la realización de la estrategia de comunicación de cada campaña. Coparticipar en la realización de campañas en medios impresos (revistas, periódicos); radio, televisión y medios complementarios (metro, metrobús, vallas móviles, camiones, etc.). Coordinar la producción y post-producción del material audiovisual a difundir. Coordinar el trámite para el envío de materiales a la Secretaría de Salud en el caso de utilizar tiempos oficiales. Enviar materiales a las estaciones de radio y televisión cuando se trate de contratar tiempos comerciales, para la difusión de la campaña. Enviar materiales a los periódicos y revistas y demás medios impresos en tiempo y forma para su difusión. 3.3 Departamento de Imagen y Diseño Elaborar los bocetos y diseños para las campañas publicitarias y someterlas a consideración del Subdirector de Comunicación Interna. Diseñar y ajustar las medidas mecánicas de los materiales a imprimir para las campañas. Apoyar a la Subdirección de Comunicación Interna en la revisión de materiales de producción de la casa productora. Página 110 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR COMUNICACIÓN INTERNA

DE

ACT. No. 1.1

DESARROLLO Realiza en coordinación con el Subdirector de Comunicación Interna y áreas solicitantes la planeación anual de las campañas que necesitan ser atendidas y una vez que se cuenta con la propuesta de las mismas, se envía al Director General de Enlace Interinstitucional para su autorización. 15 días.

1.2

Envía el Programa Anual de Comunicación a la Secretaría de Gobernación para su aprobación Una vez que cuenta con la autorización de DGEI. 30 minutos.

1.3

Recibe el oficio de autorización de campañas y lo hace llegar a Subdirector de Comunicación Interna para su seguimiento. Mismo día hábil

2.1

Revisa las necesidades de las áreas y el tiempo o fecha para lo cual requieren la campaña, dimensiones, especificaciones técnicas de los entregables, tipo de campaña, y requerimientos del tipo de material y diseños necesarios. 30 días hábiles Ejemplo: Campañas Spot de televisión o radio Adaptaciones de revistas Dovelas y paneles para metro y parabuses Medios alternativos. ¿El requerimiento para la campaña es claro?

2.2

NO. Si requiere aclarar información establece comunicación vía telefónica y/o correo electrónico con el área solicitante, realiza las aclaraciones necesarias y recibe por escrito la aclaración y especificaciones técnicas 15 días hábiles

2.3

Realiza reunión con el área interesada para conocer qué es lo que el área quiere transmitir y realiza los cuestionamientos necesarios para estructurar la idea y poderle sugerir cual es el mejor medio o forma para llevar a cabo su campaña, “programa anual de comunicación social para el ejercicio fiscal”. Procede a realizar el Brief creativo de la campaña. 15 días hábiles

Página 111 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

RESPONSABLE DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR COMUNICACIÓN INTERNA

DE

ACT. No. 3.1

AGOSTO 2011

DESARROLLO Autoriza objetivos y brief creativo de la campaña, y los somete a Vo. Bo. del Titular del SNDIF. 30 días

3.2

Recibe autorización de la Titular del SNDIF y comunica a Subdirector de Comunicación Interna para la atención de la campaña. 30 minutos.

4.1

Establece contacto con los proveedores y realiza la negociación de la transmisión o difusión en el medio. Durante las negociaciones el Subdirector de Comunicación Interna se asegura de lograr las mejores tarifas posibles por parte de los proveedores para las campañas. 15 días hábiles.

4.2

Realiza el plan de medios, donde analiza de acuerdo a las necesidades de cada campaña, en dónde se va a realizar la transmisión: radio, televisión, metro, autobuses, parabuses, revistas, etc. Este registro se conoce también como “Estrategia de medios anual y es una presentación que contiene: Antecedentes. Datos Generales. Replanteamiento estratégico de medios. Plan de medios. Nueva estrategia de medios. Consideraciones finales. 15 días Una vez que se tiene el plan de medios, recibe propuesta autorizada por el DGCS y solicita a la coordinación administrativa el ejercicio del presupuesto correspondiente. ¿Requiere realización de test previo? No. Conecta en la actividad 4.4 Si. Continúa en la actividad 4.3

4.3

Realiza un pretest, para medir que lo que se quiere comunicar realmente funcione (que la idea que se quiere transmitir realmente se cumpla) de acuerdo a necesidades del área o a conveniencia). Selecciona el grupo de opinión y por

Página 112 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

RESPONSABLE

ACT. No.

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO medio de proveedor externo que se selecciona por adjudicación, invitación o licitación, aplica los cuestionarios de opinión. 60 días antes de la difusión de la campaña. Una vez que el proveedor tiene los resultados recibe el informe y analiza. Envía resultados a la SEGOB para su registro y emisión de recomendaciones. 15 días hábiles.

4.4

Inicia la atención de campañas con la realización de bocetos, guiones para televisión, radio y medios impresos complementarios; de acuerdo a la campaña decide si establece comunicación con proveedor externo para la parte creativa (preproducción) ya sea casa productora o agencia de publicidad. Se realiza el diseño. 15 días hábiles

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

5.1

Realiza bocetos para material impreso de apoyo de la campaña. 1 a 2 días hábiles de acuerdo a la complejidad del mismo.

SUBDIRECTOR COMUNICACIÓN INTERNA

6.1

Recibe la propuesta de la casa productora o agencia de publicidad, y revisa que cumpla con los requerimientos técnicos y de creatividad solicitados. Si requiere modificaciones comunica a casa productora para su adecuación. Si cumple, pasa a autorización de Director General de Enlace Interinstitucional. 1 a 4 días hábiles

6.2

Una vez autorizado Elabora formatos de campaña y anexa boceto, envía a Gobernación, a través de Secretaría de Salud para su aprobación. 3 a 7 días hábiles.

6.3

Recibe oficio de autorización de Secretaría de Gobernación y establece contacto con casa productora para realizar los materiales o productos entregables para las áreas. 25 días hábiles

6.4

Recibe, el máster (los entregables) y envía a Gobernación y Secretaría de Salud, para que sean autorizados antes de su transmisión o difusión en el medio elegido. Las campañas que estén dentro del programa anual de Comunicación social se envía en el formato “Presentación de Campañas”. 25 días hábiles.

DE

Página 113 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

Rev. AGOSTO 2011

RESPONSABLE

ACT. No. 6.5

DESARROLLO Recibe aprobación de la SS y DGNC, Recibe aprobación de RTC. Coordina producción y post-producción y gira instrucciones pertinentes al área de diseño. 3 a 5 días hábiles.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

7.1

Realiza originales mecánicos de material aprobado para medios impresos y complementarios. 1 a 3 días, dependiendo de las dimensiones y cantidades de materiales.

SUBDIRECTOR COMUNICACIÓN INTERNA

8.1

Recibe copiado de material audiovisual e impreso, así como originales mecánicos con Vo. Bo. Envía originales mecánicos, impresos contratados y materiales audiovisuales a medios de comunicación, según el pautaje otorgado por RTC. 1 a 3 días hábiles.

8.2

Una vez difundida la campaña, recibe los resultados, tiene que comunicar a Secretaría de Salud para conocimiento de Gobernación. 15 días después de obtenidos los resultados

DE

Internamente analizan los resultados recibidos y evalúan el impacto de la campaña. Elabora oficio para informar a Director y Director general. Entrega reporte de campaña con testigos impresos y fotográficos de medios complementarios para archivo. 3 a 5 días hábiles. FIN

Página 114 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

DOCUMENTOS

2.1

1.1

REVISA NECESIDADES DE LAS ÁREAS, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA CAMPAÑA Y TIEMPOS DE ENTREGA. 30 DÍAS HÁBILES

REALIZA PLANEACIÓN ANUAL DE CAMPAÑAS 15 DÍAS

1.1 PROGRAMA ANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1.2 ENVÍA PROGRAMA ANUAL DE COMUNICACIÓN A SEGOB PARA AUTORIZACIÓN 30 minutos

¿EL REQUERIMIEN TO PARA LA CAMPAÑA ES CLARO?

SI

1.3 RECIBE AUTORIZACIÓN DE CAMPAÑAS Y ENTREGA PARA SU SEGUIMIENTO. 1 DÍA HÁBIL

NO 2.2 ESTABLECE COMUNICACIÓN CON LAS ÁREAS Y REALIZA ACLARACIONES NECESARIAS 15 DÍAS HÁBILES

REALIZA REUNIÓN CON ÁREA INTERESADA Y REALIZA BRIEF CREATIVO 15 DÍAS HÁBILES

3.1 AUTORIZA OBJETIVOS Y BRIEF CREATIVO Y SOMETE A VO. BO.DE DGEI Y DEL TITULAR DEL SNDIF 30 DÍAS HÁBILES 3.2 RECIBE AUTORIZACIÓN DE LA TITULAR DEL SNDIF Y COMUNICA PARA LA ATENCIÓN DE LA CAMPAÑA 30 minutos

2.3

4.1

CONTACTA PROVEEDORES Y REALIZA NEGOCIACIONES 15 DÍAS HÁBILES 4.2

4.2 ELABORA PLAN DE MEDIOS Y SOMETE A LA CONSIDERACIÓN DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA 15 DÍAS HÁBILES

PLAN MEDIOS

DE

A

Página 115 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

A

¿REQUIERE REALIZACIÓN DE TEST PREVIO?

Si

4.3 REALIZA PRETEST POR MEDIO DE PROVEEDOR EXTERNO AUTORIZADO, RECIBE RESULTADOS Y ANALIZA 60 DÍAS

No

4.4

INICIA LA ATENCIÓN DE CAMPAÑAS. 15 DÍAS HÁBILES

5.1 REALIZA BOCETOS PARA MATERIAL IMPRESO DE APOYO DE LA CAMPAÑA. 1 A 2 DÍAS HÁBILES

6.1 RECIBE PROPUESTA DE CASA PRODUCTORA Y EN SU CASO SOLICITA ADECUACIÓN O PASA PARA LA AUTORIZACIÓN DEL DGEI 1 A 4 DÍAS HÁBILES 6.2

6.2 ELABORA FORMATOS DE CAMPAÑA, ANEXA BOCETOS Y ENVÍA A SS Y GOBERNACIÓN PARA AUTORIZACIÓN 3 A 7 DÍAS HÁBILES

FORMATOS DE CAMPAÑA

6.3 RECIBE AUTORIZACIÓN DE SS Y ESTABLECE CONTACTO CON CASA PRODUCTORA 25 DÍAS HÁBLES

B

Página 116 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

AGOSTO 2011 DOCUMENTOS

B

6.4 RECIBE MÁSTER Y ENTREGABLES Y ENVÍA EN MEDIO DIGITAL A SS PARA AUTORIZACIÓN 25 DÍAS HÁBILES

6.5 RECIBE APROBACIÓN Y COORDINA PRODUCCIÓN Y POST PRODUCCIÓN. 3 A 5 DÍAS HÁBILES

¿LA CAMPAÑA ES ADICIONAL AL PROGRAMA ANUAL?

Si

7.1

7.1

REALIZA ORIGINALES MECÁNICOS 1 A 3 DÍAS

MÁSTER

No

8.1

RECIBE MATERIAL Y ENVÍA ORIGINALES MECÁNICOS A MEDIOS DE COMUNICACIÓN 1 A 3 DIAS HÁBILES

8.2 OFICIOS A MEDIOS DE COMUNICACIÓ

8.2 RECIBE RESULTADOS DE CAMPAÑA Y ENVÍA SS, EVALÚA EL IMPACTO E INFORMA A DIRECTOR DE ÁREA. 3 A 5 DÍAS HÁBILES

8.3 REPORTE CAMPAÑA

DE

FIN

Página 117 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

Página 118 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-10 Dirección General de Enlace Interinstitucional 10.- Procedimiento para Realizar Campañas Publicitarias

Rev. AGOSTO 2011

7.0 Glosario 7.1 Boceto: Diseño de prueba de un documento impreso. 7.2 Brief creativo: Permite proporcionar la información básica sobre el programa o servicio, el público al que se quiere enviar el mensaje y la institución o área funcional, además de aportar una orientación sobre los objetivos que debe lograr y las razones por las que la institución necesita hacer una campaña. 7.3 Campaña de difusión: Mensaje de un tema de interés institucional, que se difunde a través de diversos medios de comunicación electrónicos e impresos, con la finalidad de tener un mayor impacto en nuestro público objetivo. 7.4 Estrategia de comunicación: Documento en el que se plasma los objetivos generales y particulares de la institución y de la campaña de comunicación, así como el público al que va dirigida la campaña (target), nivel socioeconómico y medios de comunicación propuestos. 7.5 Plan de medios: Planeación de los medios de comunicación más idóneos entre el público objetivo para lograr mayor penetración del mensaje, que incluye datos del medio, plaza, costos, fechas, descuentos, raitting y tiraje, entre otros. 7.6 Programa Anual de Comunicación Social: Conjunto de campañas derivadas de la Estrategia Anual de Comunicación Social, encaminadas a cumplir el objetivo que persigue la institución, programadas en tiempos y de acuerdo a los recursos disponibles. 7.7 RTC: Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía, de la Secretaría de Gobernación. 7.8. SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 119 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

11.- PROCEDIMIENTO PARA PUBLICAR INSERCIONES PAGADAS

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 120 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Difundir, a través de los medios impresos, mensajes específicos de interés primordial para el Sistema Nacional DIF, respecto de las políticas públicas de Asistencia Social.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Comunicación Social, la Subdirección de Comunicación Interna y el Departamento de Imagen y Diseño, respecto a las necesidades de las áreas de la Institución, en relación a la impresión y elaboración de publicaciones institucionales

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Coordinar las acciones para la elaboración del diseño original de la publicación. Autorizar la inserción para ser publicada. Solicitar suficiencia presupuestal para el pago de inserciones. 3.2 Subdirección de Comunicación Interna Coordinar la elaboración del plan anual de inserciones conforme al tema y fechas que las áreas del Sistema Nacional DIF requieran. Supervisar la ejecución del estudio de mercado para definir la oferta que se ajuste a las necesidades de difusión de acuerdo al público objetivo. Acordar los contenidos de la publicación con el responsable del área sustantiva que genera la información soporte. Coordinar la elaboración de la justificación de medios a contratar. Vigilar la elaboración de la orden de inserción. Coordinar la entrega de materiales a los diferentes medios contratados Supervisar que las publicaciones que conformaron las inserciones cuenten con los testigos necesarios de la publicación para el trámite correspondiente. 3.3 Departamento de Imagen y Diseño Elaborar propuestas de inserción gráfica y someterlo a consideración del Subdirector de Comunicación Interna. Realizar los ajustes correspondientes a las propuestas de diseño para las inserciones de acuerdo al formato a publicar y observaciones recibidas. Ajusta la propuesta autorizada a las diferentes medidas contratada

Página 121 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1.1

Recibe solicitud del área funcional para insertar información en un medio de comunicación escrito y turna a Subdirección de Comunicación Interna; dicha solicitud contiene un tema en específico y las fechas, necesidad de inserción de prensa pagada solicitud debidamente requisitada por un responsable del área sustantiva del SNDIF, que genera la información soporte. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

2.1

Recaba cotizaciones correspondientes de los proveedores autorizados, de acuerdo con el perfil de la población al que va dirigida la inserción solicitada, una vez que cuenta con las cotizaciones, elige la más conveniente de acuerdo a la inserción solicitada. 1 a 3 días hábiles

2.2

Elabora una pauta con la colaboración de personal de Apoyo Administrativo, para dar a conocer el medio en que se realizará la publicación de la inserción, costos etc. Entrega a Director de Comunicación Social, 1 día hábil.

3.1

Entrega la pauta al área solicitante para su visto bueno. 1/2 día

3.2

Recibe visto bueno del área solicitante y comunica a Subdirector de Comunicación Interna para darle continuidad a la atención de la solicitud. 1 día hábil

4.1

Turna instrucciones al departamento de imagen y diseño para elaborar propuestas de inserción de acuerdo a las necesidades y características marcadas por el área solicitante. Mantiene contacto con el Jefe de Departamento para conocer el avance de la propuesta. 1 día hábil.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

Página 122 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

RESPONSABLE JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No. 5.1

DESARROLLO Realiza bocetos para la inserción y turna para Vo. Bo. del Director de Comunicación Social a través del Subdirector de Comunicación Interna. 1 día hábil.

6.1

Recibe bocetos y revisa que cumpla con las características solicitadas por las áreas y con apego a la imagen institucional. 1 día hábil ¿Los bocetos son correctos? Sí, avanza a 6.2 No, inicia actividad en 5.1

6.2

Justifica inserción en formato “Documento Justificativo. Con apoyo de personal de Soporte Administrativo y Redacta orden de inserción. Una vez que cuenta con la Orden de Inserción, somete a autorización de Director de Comunicación Social. 1 a 2 días hábiles

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

7.1

Autoriza orden de inserción con firma autógrafa y entrega a Subdirector de Comunicación Interna para su envío a los medios de comunicación donde se realizará la inserción y realiza la notificación de la inserción a la SEGOB a través de la Oficina de Comunicación Social de la Secretaría de Salud. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

8.1

Envía inserción a medios de comunicación específicos para publicarse en la fecha solicitada por el área. 1 día hábil

8.2

Establecen comunicación con medios contratados y Realiza el seguimiento de la publicación de la inserción y solicita al medio de comunicación contratado que en cuanto se publique presente un testigo que compruebe que se han respetado las especificaciones pactadas. 1 a 60 días de acuerdo a la periodicidad de publicación del medio. FIN

Página 123 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Inicio

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

DOCUMENTOS

2.1 RECABA COTIZACIONES DE PROVEEDORES Y ELIGE LA MÁS CONVENIENTE 1 A 3 DÍAS HÁBILES

1.1 RECIBE SOLICITUD DE INSERCIÓN EN MEDIO DE COMUNICACIÓN 1 DÍA HÁBIL

2.2

3.1

INFORMA A DIRECTOR DE ÁREA LOS COSTOS DE INSERCIÓN 1 DÍA HÁBIL

INFORMA COSTOS A SOLICITANTE Y ESPERA VISTO BUENO ½ DÍA

5.1

4.1 3.2

GIRA INSTRUCCIONES AL DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO 1 DÍA HÁBIL

RECIBE VISTO BUENO Y COMUNICA PARA CONTINUIDAD EN LA ATENCIÓN 1 DÍA HÁBIL

REALIZA BOCETOS PARA LA INSERCIÓN Y TURNA PROPUESTA PARA REVISIÓN 1 DÍA HÁBIL

6.1 RECIBE BOCETOS Y REVISA 1 DÍA HÁBIL

Si

¿LOS BOCETOS SON CORRECTOS? No

7.1

6.2 REVISA Y AUTORIZA ORDEN DE INSERCIÓN 1 DÍA HÁBIL

6.2 ELABORA FORMATO JUSTIFICATIVO Y ORDEN DE INSERCIÓN 1 A 2 DÍAS HÁBILES 8.1 ENVÍA INSERCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN 1 DÍA HÁBIL

JUSTIFICATIVO DE RADIO JUSTIFICATIVO DE DIARIOS JUSTIFICATIVO DE REVISTAS ORDEN INSERCIÓN

DE

8.2 REALIZA SEGUIMIENTO HASTA COMPROBAR LA PUBLICACIÓN 1 A 60 DÍAS

FIN

Página 124 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

Página 125 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

Rev. AGOSTO 2011

7.0 Glosario 7.1. Cobertura geográfica: Localidades específicas o regiones en donde circula un medio impreso, un canal de televisión o estación de radio y/o los medios complementarios. 7.2. DGNC: La Dirección General de Normatividad de Comunicación de la Secretaría de Gobernación. 7.3. DGMN: La Dirección General de Medios de Normatividad de Comunicación de la Secretaría de Gobernación. 7.4. Inserción: Publicación de un texto o anuncio en periódico o revista. 7.5 Orden de inserción: Documento en el que se especifica el medio, tiempo de exposición del anuncio, tamaño y costos.

8.0 Anexos Cambios de esta versión 8.1 PEI-11-F1 Justificativo de radio y diarios 8.2 PEI-11-F2 Justificativo de revistas 8.3 PEI-11-F3 Orden de Inserción

Página 126 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

8.1 PEI-11-F1 Justificativo de radio y diarios

DOCUMENTO JUSTIFICATIVO DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL FECHA DE SOLICITUD (1)

ÁREA USUARIA O REQUIRENTE (2)

PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE INSERCIÓN (3)

DESCRIPCIÓN DEL BIEN O SERVICIO (4) OBJETIVO DE LA INSERCIÓN

(5) PLAZOS Y CONDICIONES

DE ENTREGA DE LOS BIENES O DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

(6) JUSTIFICACIÓN (7)

CONCLUSIONES

Página 1 de 2

PEI-11-F1

Página 127 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

Rev. AGOSTO 2011

MONTO

(8)

CRITERIOS DE: (9)

PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN PROPUESTA

(10) Autoriza

(11) NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR

Página 2 de 2

DEL AREA USUARIA O REQUIRENTE

TELEFONO Y EXTENSION

PEI-11-F1

Página 128 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional 11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

Rev. AGOSTO 2011

Instructivo de Llenado 1. Señalar día, mes y año de elaboración del “Documento justificativo” para publicar inserciones pagadas. 2. Indicar el nombre del área funcional que realiza el procedimiento para publicación de inserciones pagadas. 3. Indicar el nombre del área funcional que solicita la publicación de inserciones pagadas y número de oficio con el que se solicita la publicación de la misma. 4. Escribir la descripción de la publicación de inserción pagada, explicando el tema a publicar, así como sugerencias del área funcional solicitante. 5. Describir del objetivo de la inserción. 6. Describir medios de comunicación y fechas propuestas para la publicación de la inserción. 7. Anotar descripción de público objetivo, nombre del medio de comunicación con folio de la DGMI, número de circulación pagada, perfil del lector y cobertura. 8. Detallar conclusiones para la publicación de inserciones pagadas. 9. Escribir detalle de costos para publicación de inserciones por medio de comunicación sugerido (unitario y total). 10. Nombrar el tipo de adquisición propuesta. 11. Insertar nombre y firma del titular del área funcional requirente. 12. Anotar número telefónico y extensión del titular del área funcional requirente.

Página 129 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

8.2 PEI-11-F2 Justificativo de revistas

JUSTIFICATIVO DE REVISTAS

CRITERIOS DE IMPARCIALIDAD ECONOMÍA: EFICIENCIA: EFICACIA: HONRADEZ:

PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN PROPUESTA

AUTORIZA

NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA USUARIA O REQUIRIENTE

TELÉFONO Y EXTENSIÓN

PEI-11-F2

Página 130 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-11 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

11.- Procedimiento para Publicar Inserciones Pagadas

AGOSTO 2011

8.3 PEI-11-F3 Orden de Inserción

ORDEN DE INSERCIÓN DETALLADA PRENSA 0 Cliente: Campaña: Versión: Clave de Campaña Tipo de Medio: Nombre del Medio: Representante: Periódo de exposición: Presupuesto autorizado: Responsable solicitud:

Fecha: ODI No.:

RAZÓN SOCIAL DEL MEDIO REVISTA

TAMAÑO COLOR ESTADO FORMATO

V 20

MARZO V 27

/ V 3

TARIFA TOTAL DESCUENT PUBLICAD DE O A X INSERC

TARIFA UNITARIA CON

TOTAL

SUBTOTAL IVA TOTAL

Elaboró

Vo. Bo.

Autorizó

Facturar a nombre Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia RFC:

SND 770113 4L0

Domicilio:

Emiliano Zapata No. 340 Col. Santa Cruz Atoyac Del. Benito Juárez

Nota:

Las facturas se recibiran un día después de la termninadas las publicaciones de 10 a 15 hrs.

C.P. 03310 México D.F. En la SubDirección de Comunicación Interna para su revisión. No se aceptaran facturas a revisión que no anexen Orden de inserción y testigos de las publicaciones.

PEI-11-F3

Página 131 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

AGOSTO 2011

12.- PROCEDIMIENTO PARA DIFUNDIR INFORMACIÓN EXTERNA

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 132 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional 12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer las líneas de acción para generar e instrumentar estrategias de comunicación que permitan difundir información de las áreas hacia la población objetivo, y lograr el impacto y respuesta deseados.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Comunicación Social, la Subdirección de Comunicación Interna, la Subdirección de Comunicación Externa y el Departamento de Imagen y Diseño, así como las demás áreas del Sistema Nacional DIF.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Comunicación Social Recibir de las áreas sustantivas del SNDIF las necesidades de información de alguna actividad que desee difundir, respecto a los objetivos institucionales. Acordar la forma de trabajo y calendario de reuniones con las áreas solicitantes a efecto de ampliar información para elaboración de propuestas. Coordinar con los subdirectores reuniones de trabajo con las áreas solicitantes, estableciendo los acuerdos correspondientes. Realizar la evaluación de los resultados y del impacto de la difusión de información y en general de la atención brindada al área solicitante. 3.2 Subdirección de Comunicación Interna Conocer las necesidades de las áreas para la difusión de la información. Asistir a las reuniones de trabajo acordadas con los responsables de las áreas solicitantes y realizar las aclaraciones necesarias para realizar la mejor propuesta de material de difusión. Instruir al Departamento de Imagen y Diseño la elaboración de materiales gráficos para difusión de información. Revisar las propuestas elaboradas por el Departamento de Imagen y Diseño y asegurarse de que cumplan con la imagen y el mensaje que el área solicitante desea transmitir a la población objetivo. Someter a la consideración del Director de área las propuestas elaboradas para la difusión de la información. Definir los canales de distribución de los materiales de difusión en conjunto con el Director de Comunicación Social, representantes de las áreas solicitantes y Subdirector de Comunicación Externa.

Página 133 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional 12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

Rev. AGOSTO 2011

3.3 Subdirección de Comunicación Externa Conocer las necesidades de las áreas para la difusión de la información. Asistir a las reuniones de trabajo acordadas con los responsables de las áreas solicitantes y realizar las aclaraciones necesarias para realizar la mejor propuesta de canales de distribución o medios de difusión. Identificar instituciones u organismos relacionados con la información a difundir y establecer contacto con sus representantes para establecer a cuerdos para difusión de la información. Informar al Director de Comunicación Social de los resultados de los acuerdos con las instituciones y organismos contactados. 3.4 Departamento de Imagen y Diseño Realizar los bocetos y pruebas gráficas necesarias para las propuestas de materiales para difusión de información. Incorporar los cambios o ajustes necesarios a las propuestas elaboradas para las áreas. Asegurar el cumplimiento de la imagen institucional de todos los materiales elaborados para las áreas solicitantes. Realizar los respaldos necesarios para la entrega y control de materiales elaborados.

Página 134 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1.1

Recibe petición del área sustantiva mediante oficio para difundir información que genera o de alguna actividad en la que se requiera la participación de población abierta y analiza. 2 días hábiles

1.2

Establece contacto con el responsable del área solicitante para identificar las características de la información y qué es lo que se requiere para cada caso en específico. 2 días hábiles

1.3

Informa a los subdirectores de área para preparar comentarios o propuestas iniciales para generar lluvia de ideas en sesiones de trabajo con cada área solicitante. 1 día hábil

1.4

Establece calendario de reuniones de trabajo con los subdirectores para establecer la ruta a seguir para la atención de las necesidades de difusión e información del área solicitante. 1 día hábil

2.1

Establecer sesiones de trabajo, con los responsables de las áreas solicitantes para establecer e identificar cuestiones respecto del público objetivo, así como del mensaje a difundir.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Se obtienen los contenidos para la elaboración de propuestas de material de apoyo para difusión 3 a 5 días hábiles

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

2.2

Una vez conociendo el público objetivo y el mensaje, así como los contenidos, realizan la identificación de los medios de difusión más adecuados para el caso en específico y los proponen al área solicitante para que dé su visto bueno y con esto iniciar las negociaciones para obtener los espacios en dichos medios o canales de difusión. 3 días hábiles

3.1

Realiza la asignación del trabajo solicitado al subdirector correspondiente para que a su vez definan el grupo de trabajo en sus áreas para la atención de las necesidades del área solicitante dentro de su ámbito de competencia. 1 hora.

Página 135 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

RESPONSABLE

AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

4.1

Analiza las características de la información que se va a difundir y define en conjunto con su equipo de trabajo, el tipo de medios a utilizar para apoyar la difusión de la información del área solicitante: Trípticos, Dípticos, Folders, Carteles, Postales 2 días hábiles

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

5.1

Realiza los bocetos necesarios para definir las propuestas de material gráfico que apoye la difusión de la información. Una vez que cuenta con ello, lo revisa en conjunto con el Subdirector de Comunicación Interna y definen la o las propuestas finales. 1 a 3 días hábiles de acuerdo a la complejidad.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

6.1

Envía por correo electrónico y/o medio impreso las propuestas de material de difusión al Director de Comunicación Social para su visto bueno. 1 día hábil.

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

7.1

Revisa las propuestas y en caso necesario realiza los comentarios pertinentes para realizarles ajustes, cambios o mejoras. Una vez que se tienen la o las propuestas finales, envía o revisa en conjunto con el área solicitante paras definir el material que se elaborará para su distribución. 3 días hábiles.

7.2

Recibe el visto bueno de las áreas y comunica al Subdirector de Comunicación Interna para que desarrolle, en su caso, los materiales de difusión. 1 día hábil

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

8.1

Instruye al Jefe de Departamento de Diseño e Imagen la elaboración de materiales para difusión de información. 1 día hábil

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

9.1

Elabora las versiones finales de los materiales gráficos para difusión cuidando de aplicar los criterios de identidad gráfica establecidos por Presidencia de la República, documentados en el procedimiento de “Servicio de Imagen Institucional” y somete a la consideración del Subdirector de Comunicación Interna. 1 a 3 días hábiles.

Página 136 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

RESPONSABLE

AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

10.1

Revisa el contenido y diseño gráfico de los materiales para difusión, cuidando de verificar que la imagen institucional se respete y que el mensaje que el área quiere transmitir sea el acordado en las reuniones de trabajo. 1 a 2 días hábiles.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

11.1

Realiza las adecuaciones necesarias para hacer cumplir el material con lo solicitado por las áreas sustantivas y envía al Subdirector de Comunicación Interna para su revisión. 1 a 2 días hábiles de acuerdo a la complejidad.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA, SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

12.1

Una vez que se encuentran listos, se seleccionan los medios idóneos para su distribución, tales como correo electrónico o la inclusión en la página de internet institucional, entre otros, de acuerdo a las necesidades y características de la información a difundir. 2 a 5 días hábiles

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

13.1

Una vez elegida la propuesta y teniendo las medidas finales se configura el material diseñado y se respalda en un disco con una nota informativa firmada por Director de Comunicación Social o Subdirector de Comunicación Interna, y una impresión a escala de los materiales que se están entregando. 1 día hábil.

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

14.1

¿Requiere inserción en medios? No. Continúa en la actividad 14.2 Si. Conecta en la actividad 15.1

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

14.2

Establece contacto con representantes de instituciones, organismos relacionados con el tipo de información o actividad que se desea difundir y acuerda reuniones para exponer la información y lograr la cooperación para la difusión de la información. 7 a 90 días hábiles de acuerdo a la anticipación con que se solicite la difusión de información.

Página 137 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

RESPONSABLE

AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

Subdirector Externa

de

Comunicación

14.3

Asiste a las reuniones de trabajo y acuerda la forma de difusión de información, periodo de tiempo, y lo que resulte necesario en cada caso particular. Informa al Director de Comunicación Social acerca de los organismos o instituciones de las cuales se ha logrado la participación para la difusión de la información de acuerdo a la población objetivo a la que se quiere llegar. 1 a 30 días

Subdirector Interna

de

Comunicación

15.1

Establece contacto con los medios de difusión y realiza negociaciones con los proveedores previamente seleccionados de acuerdo con la normatividad vigente para obtener las mejores tarifas para la inserción, una vez logrado esto comunica a las áreas solicitantes para que realicen el ejercicio del presupuesto de acuerdo a las partidas correspondientes y con la participación de personal de apoyo realiza los formatos justificativos para realizar la inserción de acuerdo al procedimiento PEI11. 1 a 3 días.

15.2

Verifica que el medio realice y publique la inserción de acuerdo a lo pactado mediante presentación de testigos e informa al área solicitante. 1 a 60 días hábiles

16.1

Efectúa reunión de trabajo con los subdirectores de área y evalúan el impacto y resultado de la difusión de información de acuerdo a las características de cada caso para considerar dichos resultados en futuras atenciones a las áreas. 1 día hábil. FIN

Director de Comunicación Social

Página 138 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN INTERNA

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN EXTERNA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE IMAGEN Y DISEÑO

DOCUMENTOS

INICIO 1.1 RECIBE PETICIÓN DEL ÁREA SUSTANTIVA 2 DÍAS HÁBILES

1.2 ESTABLECE CONTACTO CON RESPONSABLE DEL ÁREA SOLICITANTE E IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DE INFORMACIÓN A DIFUNDIR 2 DÍAS HÁBILES 1.3 INFORMA A SUBDIRECTORES PARA PREPARAR PROPUESTAS INICIALES 1 DÍA HÁBIL 1.4

2.1

ESTABLECE CALENDARIO DE REUNIONES E INFORMA A SUBDIRECTORES PARA PREPARAR SU ASISTENCIA 1 DÍA HÁBIL

ASISTEN A SESIONES DE TRABAJO Y ACLARAN PUNTOS IMPORTANTES 3 A 5 DÍAS HÁBILES

2.2

3.1

IDENTIFICAN MEDIOS DE DIFUSIÓN MÁS ADECUADOS AL CASO Y OBTIENEN VISTO BUENO DEL ÁREA SOLICITANTE 3 DÍAS HÁBILES

REALIZA ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES 1 HORA

5.1

4.1 DEFINE EL TIPO DE MEDIOS A UTILIZAR 2 DÍAS HÁBILES

REALIZA BOCETOS NECESARIOS PARA PROPUESTA 1 A 3 DÍAS HÁBILES

5.1 PROPUESTA

7.1 REVISA PROPUESTA DE MATERIAL Y PONE A CONSIDERACIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE 3 DÍAS HÁBILES

6.1 SOMETE PROPUESTA A CONSIDERACIÓN DEL DCS 1 DÍA HÁBIL

A

Página 139 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

 

DIRECTOR DE COMUNICACIÓN  SOCIAL 

SUBDIRECTOR DE COMUNICACIÓN  INTERNA 

AGOSTO 2011

SUBDIRECTOR DE  COMUNICACIÓN EXTERNA 

JEFE DE DEPARTAMENTO DE  IMAGEN Y DISEÑO 

DOCUMENTOS 

A  9.1 

8.1  7.2 

9.1  RECIBE VISTO BUENO DEL  RESPONSABLE DEL ÁREA  SOLICITANTE 

DESARROLLA VERSIONES FINALES  DE MATERIALES DE DIFUSIÓN 

INSTRUYE ELABORACIÓN DE  MATERIALES 

MATERIALES DE  DIFUSIÓN 

10.1  REVISA MATERIALES DE  DIFUSIÓN 

1

¿LOS MATERIALES  SON CORRECTOS?  11.1  REALIZA LAS ADECUACIONES  NECESARIAS 

No

Si 

1

13.1 

12.1  SELECCIONA MEDIOS IDÓNEOS  PARA SU DIFUSIÓN Y/O  DISTRIBUCIÓN 

REALIZA RESPALDO Y ENTREGA  PARA PRODUCCIÓN O DIFUSIÓN 

¿REQUIERE  INSERCIÓN EN  MEDIOS? 

SI 

NO

 

14.1 

15.1  GESTIONA INSERCIÓN Y  NOTIFICA AL ÁREA  SOLICITANTE 

 

ESTABLECE CONTACTO CON  REPRESENTANTES DE  INSTITUCIONES U ORGANISMOS  RELACIONADOS 

15.2  VERIFICA PUBLICACIÓN DE  INSERCIÓN EN EL MEDIO  SELECCIONADO 

16.1  EVALÚA RESULTADOS DE LA  DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN 

14.2  INFORMA A DIRECTOR DE ÁREA   1 A 30 DÍAS 

FIN 

Página 140 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-12 Dirección General de Enlace Interinstitucional 12.- Procedimiento para Difundir Información Externa

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1 DCS: Director de Comunicación Social. 7.2 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.3 TESTIGOS: Evidencia que comprueba el cumplimiento de un medio de comunicación en la publicación de información

8.0 Anexos 8.1 No Aplica

Página 141 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

13.- PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Nombre

Fecha

LIC. KATHIA SILVA ARROYO. DIRECTORA GENERAL DE ENLACE INTERINSTITUCIONAL

Dictaminó :

Autorizó:

COMERI

LIC. MA. CECILIA LANDERRECHE GÓMEZ MORÍN. TITULAR DEL ORGANISMO

24 AGOSTO 2011

Página 142 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

1.0 Propósito Establecer los criterios de colaboración en apego al marco normativo aplicable, para promover la cooperación internacional para el desarrollo y fortalecer los programas del Sistema Nacional DIF y alcanzar los objetivos estratégicos dentro del ámbito de la cooperación internacional.

2.0 Alcance Aplica para la Dirección de Asuntos Internacionales y Subdirección de Cooperación con Organismos Internacionales y el Departamento de Organización de las Naciones Unidas.

3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Dirección de Asuntos Internacionales Representar al Titular del SNDIF, ante SRE y organismos internacionales toda vez que así sea designado. Revisar y someter a autorización del Titular del SNDIF la agenda tentativa de participación en eventos internacionales. Informar a la Coordinación Administrativa los funcionarios y eventos confirmados para que gestione las reservaciones correspondientes. Solicitar a la SRE la acreditación de los funcionarios que asistirán a eventos internacionales. Recibir las peticiones de las áreas y DT y revisar las necesidades específicas en materia de cooperación. Concertar con las áreas sustantivas, entidades y organismos (cancillería) para estructurar el proyecto de cooperación y turnar el trabajo a las áreas internas. Realizar el seguimiento de los proyectos de cooperación. Evaluar y analizar el proceso y/o la respuesta. Revisar y evaluar el marco lógico aplicable para determinar si los proyectos de colaboración son administrativa y jurídicamente viables y que permitan suscribir acuerdos bajo un mismo criterio. Coordinar reuniones de seguimiento con homólogos, responsables de los proyectos y dependencias afines para sumar esfuerzos y hacer más eficaz y eficiente la colaboración interinstitucional. 3.2 Subdirección de Cooperación con Organismos Internacionales. Establecer y mantener el contacto con los organismos internacionales para conocer y actualizar la información de proyectos de cooperación (proyectos de desarrollo y asistencia social). Vincular a las áreas sustantivas del SNDIF con los organismos internacionales que por su naturaleza puedan aportar experiencias exitosas en tareas afines. Supervisar los compromisos internacionales y que los acuerdos y convenios de cooperación internacional en materia de asistencia social se lleven a cabo.

Página 143 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

Coordinar con la SRE a fin de que el SNDIF obtenga los conocimientos, información y experiencia de otros países y organismos internacionales para fortalecer los programas de cooperación. Supervisar la elaboración y actualización de la agenda tentativa para participación del Titular del Organismo en eventos internacionales. Revisar la agenda tentativa en conjunto con el Director de Asuntos Internacionales previo a los acuerdos que se celebren en lo sucesivo con el Titular del Organismo. Ordenar, organizar y asignar tareas y proyectos al personal de Asuntos Internacionales en apego a sus responsabilidades y funciones. 3.3 Departamento de Organización de las Naciones Unidas Monitorear y evaluar las actividades de organismos no gubernamentales para conocer lanzamientos de las convocatorias a eventos, cursos, seminarios y publicación de programas. Recabar y compilar información en materia de cooperación internacional. Mantener comunicación con su superior jerárquico para darle a conocer necesidades cooperación así como con el organismo o institución y con SRE. Mantener comunicación con cancillería y con organismos internacionales.

los

de

Página 144 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

4.0 Descripción del procedimiento RESPONSABLE DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES

ACT. No.

DESARROLLO

1.1

Conoce necesidades de cooperación que pueden ser por diferentes fuentes: Petición del DT o de áreas sustantivas de necesidades de cooperación ya sea de necesidades de organismos extranjeros (vía oficio que recibe secretaria y asigna folio y turna a DAI vía correo electrónico se imprime y se da turno) también se recibe vía telefónica. Por el monitoreo y consulta en internet que se realiza por parte del personal que colabora en el área para conocer necesidades de países Por la información actualizada de programas que actualmente realiza el SNDIF estableciendo comunicación con las áreas relacionadas Derivado de reuniones interinstitucionales para conocer necesidades de cooperación. Por la participación del titular o funcionarios designados en eventos internacionales donde por parte de sus homólogos pueden recabar necesidades de cooperación. 1/2 día hábil.

1.2

Transmite la información de peticiones o necesidades de cooperación a Subdirección de Cooperación con Organismos Internacionales para su respuesta oportuna. 1/2 día hábil.

SUBDIRECTOR DE COOPERACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

2.1

Analiza la información y tomando como base el tipo de solicitud coordina y asigna para su atención y seguimiento a Jefe de Departamento de Organización de las Naciones Unidas. 1/2 día hábil.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

3.1

Revisa los expedientes históricos con la participación de personal de Apoyo Administrativo para conocer si hay antecedentes del tipo de evento que va a llevar a cabo; revisa el estatus en el expediente para conocer la conclusión, si sirve de base se analiza y da curso al nuevo proyecto. 1/2 día hábil. ¿Existe antecedente? No. Va a 3.2 Si. Va a 6.2

Página 145 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

RESPONSABLE

ACT. No.

DESARROLLO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

3.2

Informa a Subdirector de Cooperación con Organismos Internacionales y elabora oficio de petición de información (en caso de organismos externos) o memorándum (para áreas internas), estos documentos son registrados en los libros de control interno. 1/2 día hábil.

SUBDIRECTOR COOPERACIÓN ORGANISMOS INTERNACIONALES

DE CON

4.1

En coordinación con Director de Asuntos Internacionales, envía al área involucrada la petición de información estableciéndole un plazo que permita dar respuesta con oportunidad. 1/2 día hábil.

DIRECTOR DE INTERNACIONALES

ASUNTOS

5.1

Recibe la información de las áreas o instituciones (a través de la secretaria) y turna a los departamentos correspondientes para su seguimiento. 9 días hábiles.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

6.1

Analiza la información, revisa que contenga que fue solicitado y elabora con la participación de personal de Apoyo Administrativo la propuesta de trabajo para la cooperación internacional para el desarrollo, la cual envía a Subdirector de Cooperación con Organismos Internacionales para su revisión. En caso de peticiones de organismos internacionales al no ser posible realizar una reunión, las áreas involucradas elaboran la propuesta y el DAI recibe y revisa, realiza las adecuaciones en conjunto con el personal a su cargo y envía vía correo electrónico, con las fechas propuestas de inicio de programa. 2 días hábil. ¿Requiere reunión de trabajo? No. Regresa a la actividad 5.1 Si. Continúa en la actividad 7.1

SUBDIRECTOR COOPERACIÓN ORGANISMOS INTERNACIONALES

DE CON

7.1

Organiza una reunión con las partes interesadas, ya sea el organismo, institución o cancillería y la dirección interna involucrada. Participan, Director de Asuntos Internacionales y/o Subdirector de Cooperación con Organismos Internacionales, y la dirección del área interna involucrada, elaboran minuta, oficio o tarjeta informativa. 3 días hábiles. ¿Requiere visita? NO. Conecta en la actividad 8.1 Si. Continúa en la actividad 7.2

Página 146 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

RESPONSABLE

DIRECTOR DE INTERNACIONALES

ASUNTOS

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

7.2

Avisa por medio de tarjeta informativa DAI al DT quien comunica al área de concertación y a comunicación social, organiza logística para la visita del funcionario o representante del organismo. 1 día hábil.

7.3

Informa por medio de memorándum a coordinación administrativa la visita, para fin de que se gestionen las reservaciones correspondientes. 1 día hábil.

7.4

Reciben en oficio la confirmación de reservaciones y llegada (itinerario) y avisa a las áreas involucradas para la atención de la visita. 3 días hábiles.

7.5

Revisa requerimientos del visitante para conocer el tipo de información que se le va a proporcionar, y mantiene contacto con el área de SRE relacionada con la visita. 1 día hábil.

7.6

Revisa el tipo de visitante para dar aviso por memorándum dentro el protocolo a seguir qué persona va a recibir al visitante. 1/2 día hábil.

7.7

Analiza el motivo de la visita para ver si califica para algún programa de becas o aportaciones (apoyos para la cooperación internacional) que sirve para obtener recursos para las visitas y realiza las gestiones necesarias ante y a través de cancillería. 1 día hábil.

8.1

Elabora tarjeta informativa y envía con el borrador del convenio anexo para revisión por parte del Titular del Organismo. 1 día hábil. ¿Existe interés de suscribir y/o adoptar un programa de colaboración y/o convenio? No Continúa en la actividad 8.2 Si. Conecta en la actividad 8.3 Elabora oficio de respuesta o conclusión y envía a la contraparte involucrada según el tipo de colaboración; concluye el procedimiento guardando la información en expediente para histórico. 1/2 día hábil. FIN

8.2

Página 147 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

RESPONSABLE DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES

Rev. AGOSTO 2011

ACT. No.

DESARROLLO

8.3

Participa en las reuniones de trabajo para la elaboración de una propuesta de trabajo en conjunto con las áreas y dependencias involucradas, en las cuales se detallará: objetivo, estrategias de trabajo, grupo a beneficiar –población objetivo-, cobertura, eficacia y eficienciaimpacto a la sociedad-, instrumentos de medición, indicadores de medición, etc. Da seguimiento con las áreas interesadas hasta la firma de convenio en la cual DAI puede o no participar. 10 días hábiles. ¿Hay firma de convenio? No. Regresa a la actividad 8.2 Si. Continúa en la actividad 8.4 Recibe de la SRE y/o de otras instituciones por medio de la Secretaria junto con el volante de turno, oficio de solicitud de información sobre las acciones realizadas en el SNDIF a favor de los compromisos internacionales. Analiza la solicitud de información y registra las observaciones e instrucciones en el volante de turno, y lo rubrica. 1 día hábil. Realiza la asignación de solicitud de información para su atención a jefe de Departamento de Organización de las Naciones Unidas o atiende por sí misma. 1 día hábil.

8.4

SUBDIRECTOR DE COOPERACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

9.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

10.1

DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES

11.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

12.1

12.2

Elabora Memorándum el cual es registrado en Libro de Control Interno de Memorándum, para solicitar la información al área correspondiente, si es un organismo externo se elabora oficio y se registra en el libro de control interno de Oficios; lo remite a la Dirección de área para su firma. 1/2 día hábil. Recibe memorándum de solicitud de información, revisa contenido, firma y entrega para darle trámite a la misma. 1/2 día hábil. Escanea y envía por correo electrónico, o por correo convencional y por los canales oficiales, impreso correspondiente una vez firmado y dependiendo de la prioridad y el lugar. 1/2 día hábil. Recibe vía correo electrónico o correo convencional físicamente, por parte del área responsable, la información solicitada y revisa que sea acorde con la requerida. 10 días hábiles. ¿La información requerida está completa? No. Va a 12.3 Si. Va a 12.4

Página 148 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

RESPONSABLE

ACT. No. 12.3

12.4

DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES

13.1

Rev. AGOSTO 2011

DESARROLLO Establece contacto con el área responsable y solicita vía telefónica y/o correo electrónico las aclaraciones correspondientes o ampliación de información. 1/2 día hábil. Una vez que tiene la información completa va 12.4 Elabora Oficio de respuesta y asigna número en el Libro de Control Interno de Oficios, anexa la información solicitada a las áreas y entrega a Director de área para revisión y firma. 1 día hábil.

Recibe oficio de respuesta e información anexa y revisa que la respuesta sea acorde a lo solicitado. 1/2 día hábil. ¿La respuesta cumple con lo solicitado? No. Va a 13.2 Si. Va a 13.3

13.2

Regresa el oficio de respuesta para las adecuaciones necesarias. Va a 13.4 1 día hábil.

13.3

Firma el oficio de respuesta y envía al solicitante junto con la información proporcionada por las áreas. Entrega copia para archivo. 1/2 día hábil. FIN

Página 149 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

AGOSTO 2011

5.0 Diagrama de Flujo  

DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES 

SUBDIRECTOR  DE  COOPERACIÓN  ORGANISMOS  INTERNACIONALES 

CON 

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN  DE LAS NACIONES UNIDAS 

DOCUMENTOS

3.1 

2.1  Inicio  Inicio 

REVISA EXPEDIENTES HISTÓRICOS  PARA SABER SI HAY  ANTECEDENTES. 

ANALIZA, COORDINA Y ASIGNA  LA  INFORMACIÓN PARA SU ATENCIÓN.  1.1  CONOCE NECESIDADES DE  COOPERACIÓN INTERNACIONAL POR  DIFERENTES FUENTES. 

¿EXISTE  ANTECEDENTE? 

1.2  TRANSMITE A INFORMACIÓN DE  PETICIONES O NECESIDADES DE  COOPERACIÓN.  

Si 

No 

4.1 

3.2 

ENVÍA LA PETICIÓN DE  INFORMACIÓN AL ÁREA O  INSTITUCIÓN RESPONSABLE. 

INFORMA A  SUBDIRECTOR Y  ELABORA OFICIO O  MEMORÁNDUM DE  PETICIÓN DE  INFORMACIÓN.

5.1  1/2 DÍA HÁBIL

RECIBE LA INFORMACIÓN DE  LAS ÁREAS Y TURNA PARA SU  SEGUIMIENTO. 10 DÍAS  HÁBILES.

6.1  ¿REQUIERE  REUNIÓN DE  TRABAJO?

ANALIZA INFORMACIÓN Y  ELABORA LA PROPUESTA DE  TRABAJO PARA COOPERACIÓN  INTERNACIONAL PARA EL  DESARROLLO. 

3.2  OFICIO  MEMORÁNDUM  LIBRO DE  CONTROL  INTERNO DE  MEMORÁNDUM LIBRO DE  CONTROL  INTERNO DE 

6.1  PROPUESTA DE  TRABAJO 

SI 

7.1 

ORGANIZA REUNIÓN CON LAS  PARTES INTERESADAS.  No  ¿REQUIERE  VISITA? 

Si 

7.2 

AVISA A LAS ÁREAS  INTERNAS  RESPONSABLES PARA  COORDINAR LA LOGÍSTICA DE  LA VISITA. 1/2 DÍA HÁBIL. 

TARJETA  INFORMATIVA

A 

Página 150 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

 

DIRECTOR DE ASUNTOS INTERNACIONALES 

SUBDIRECTOR  DE  COOPERACIÓN  ORGANISMOS  INTERNACIONALES 

CON 

AGOSTO 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN  DE LAS NACIONES UNIDAS 

DOCUMENTOS

A

7.3 

7.4 

1 

RECIBEN CONFIRMACIÓN DE  RESERVACIONES E ITINERARIO Y AVISA  AL ÁREA VISITADA. 

9.1  ELABORA TARJETA  INFORMATIVA Y ENVÍA CON EL  BORRADOR PARA REVISIÓN POR  DT. 

7.5 

7.6  ¿EXISTE INTERÉS EN  SUSCRIBIR Y/O  ADOPTAR UN  PROGRAMA DE  COLABORACIÓN? 

No 

REVISA REQUERIMIENTOS DEL  VISITANTE, Y MANTIENE CONTACTO  CON SRE. 

REVISA EL TIPO DE VISITANTE PARA  ESTABLECER PROTOCOLO DE  RECEPCIÓN.  1/2 Í

Á

7.7 

9.2  ELABORA OFICIO DE  RESPUESTA O CONCLUSIÓN  Y ENVÍA A LA CONTRAPARTE  INTERESADA.  

7.3  MEMORÁNDUM

INFORMA A COORDINACIÓN  ADMINISTRATIVA PARA GESTIÓN DE  RESERVACIONES. 1/2 DÍA HÁBIL. 

ANALIZA EL MOTIVO DE LA VISITA  PARA CALIFICACIÓN DE  PROGRAMAS DE BECAS. 

Si 

8.1  REALIZA SEGUIMIENTO PARA  VISITAS DE ORGANISMOS  INTERNACIONALES.  

1 9.3  PARTICIPA EN REUNIONES DE  TRABAJO PARA ELABORACIÓN  DE PROPUESTA DE TRABAJO.  

FIN  Í

No 

Á

¿HAY FIRMA  DE CONVENIO? 

Si 

B 

Página 151 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional Rev.

13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

 

SUBDIRECTOR  DE  COOPERACIÓN  CON  ORGANISMOS  INTERNACIONALES 

DIRECTOR DE ASUNTOS  INTERNACIONALES 

AGOSTO 2011

DOCUMENTOS

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN  DE LAS NACIONES UNIDAS 

B  9.4 

9.4  RECIBE OFICIO DE SOLICITUD  DE INFORMACIÓN.   /

Í

VOLANTE DE  TURNO  10.1 

Á

VERIFICA CARGAS DE  TRABAJO Y ASIGNA  SOLICITUD PARA ATENCIÓN.  

12.1 

11.1  MEMORÁNDUM

11.1  1/2 DÍA HÁBIL

Recibe solicitud e información,  revisa, firma y entrega para  trámite. 1/2 día hábil. 

ELABORA SOLICITUD DE  INFORMACIÓN AL ÁREA  RESPONSABLE Y REMITE A  DIRECTOR PARA FIRMA.  

OFICIO LIBRO DE  CONTROL  INTERNO DE  MEMORÁNDUM LIBRO DE CONTROL  INTERNO DE OFICIO

13.1 ENVÍA SOLICITUD AL ÁREA  RESPONSABLE.   14.1  13.2

RECIBE OFICIO DE RESPUESTA Y  REVISA. 

¿LA RESPUESTA  CUMPLE CON LO  SOLICITADO? 

Si 

RECIBE POR PARTE DEL ÁREA  LA INFORMACIÓN SOLICITADA  Y LA REVISA. 10 DÍAS HÁBILES. 

No  ¿LA  INFORMACIÓN  REQUERIDA ESTÁ  COMPLETA? 

14.2 

No 

Si REGRESA EL OFICIO PARA  ADECUACIONES.   14.3  FIRMA OFICIO Y ENVÍA  RESPUESTA AL SOLICITANTE.  

13.4 2

ELABORA OFICIO DE  RESPUESTA Y ENTREGA A  DIRECTOR DE ÁREA PARA  FIRMA.  

OFICIO DE  RESPUESTA  2

13.3  ESTABLECE CONTACTO CON  LAS ÁREAS Y REALIZA  ACLARACIONES. 1/2 DÍA HÁBIL. 

FIN 

Página 152 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

6.0 Documentos de referencia

Documentos 6.1 Ley General de Salud. (D.O.F. 7 de febrero de1984. Última reforma 05 de agosto de 2011) 6.2 Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2 de septiembre de 2004. Última reforma 1 de junio de 2011). 6.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. (D.O.F. 8 de febrero de 2006, y sus reformas del 17 de Agosto de 2007, del 23 de Enero de 2008 y del 27 de Mayo de 2008). 6.4 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos generales para la orientación, planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal 2011. (DOF, 30 de diciembre de 2010). 6.5 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del programa para la Protección y el Desarrollo Integral de la Infancia 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.6 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Familias y Población Vulnerable 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.7 Acuerdo por el que el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia da a conocer las Reglas de Operación del Programa de Atención a Personas con Discapacidad 2011. (D.O.F. 31-12-2010). 6.8 Manual de Identidad Institucional del Gobierno Federal 2006-2012. 6.9 Manual de Identidad Estratégica Vivir Mejor, Mayo 2008. 6.10 Manual de Identidad Institucional DIF Nacional, 2010

7.0 Glosario 7.1 SNDIF: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 7.2 SER: Secretaria de Relaciones Exteriores. 7.3 DT: Despacho de la Titular.

8.1 Anexos 8.1 PEI-14-F1 Agenda Internacional Tentativa. 8.2 PEI-14-F2 Libro de Control Interno de Oficios. 8.3 PEI-14-F3 Libro de Control Interno de Memorándums. 8.4 PEI-14-F4 Volante de Turno.

Página 153 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

8.1 PEI-14-F1 Agenda Internacional Tentativa.

Instructivo de llenado

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Registrar el periodo anual que comprende la agenda Registrar la fecha de realización del evento o compromiso internacional Registrar el nombre de evento específico propuesto para participación Descripción del foro a llevarse a cabo Registro de la sede del evento. Registro de información general del evento Registro de aceptación o no aceptación de asistencia y participación Registro de fecha de la última actualización de la agenda.

Página 154 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

8.2 PEI-14-F2 Libro de Control Interno de Oficios.

Instructivo de llenado

1. 2. 3. 4. 5.

Número de folio asignado al oficio elaborado. Nombre de la persona a la que se dirige el oficio. Descripción del asunto del cual se trata el oficio emitido. Fecha de emisión del oficio. Nombre de la persona que elabora físicamente el oficio.

Página 155 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

8.3 PEI-14-F3 Libro de Control Interno de Memorándums.

Instructivo de llenado

1. 2. 3. 4. 5.

Número de folio asignado al memorándum elaborado. Nombre de la persona a la que se dirige el memorándum. Descripción del asunto del cual se trata el memorándum emitido. Fecha de emisión del memorándum. Nombre de la persona que elabora físicamente el memorándum.

Página 156 de 157

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PEI-13 Dirección General de Enlace Interinstitucional 13.- Procedimiento para dar Seguimiento a la Cooperación Internacional

Rev. AGOSTO 2011

8.4 PEI-14-F4 Volante de Turno

Instructivo de llenado

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Fecha de recepción del documento (oficio, memorándum) Nombre a quien se dirige el documento N° de Folio asignado al documento para su control y atención. Rúbrica del Director de Asuntos Internacionales Extracto de lo más importante del texto contenido en el documento. Registro de observaciones e instrucciones del Director de Asuntos Jurídicos para la atención del documento recibido. 7. Tipo de prioridad de atención del documento. 8. Registro de fecha límite para la respuesta, en caso de estar estipulada en el documento.

Página 157 de 157