REQUEST FOR QUALIFICATIONS (RFQ)   

Architectural and Interior Design for   Goldendale Community Library and Stevenson Community Library        ISSUING AGENCY:    Fort Vancouver Regional Library District      RELEASED:   August 17, 2016    CLOSES:  Statements must be received no later than   4:00 P.M. on September 9, 2016 at:      Fort Vancouver Regional Library District  Attn: RFQ – Interior Remodel ­ Goldendale Library  1007 E Mill Plain Blvd.  Vancouver, WA  98663    360­906­4910     

 

 

Request for Qualifications    Response Title​: Architectural and Interior Design for Goldendale Community Library and Stevenson  Community Library    Statement Submittal Due Date:​ September 9, 2016, 4:00 p.m. PST    Eligibility:​ This request is open to parties engaged in the lawful practice of their profession that satisfy  the minimum qualifications set forth in this Request For Qualifications (RFQ).      Contents of this Request for Qualifications:    1.0 Introduction  1.1 Project Description  1.2 Scope of Services    2.0 General Information  2.1 RFQ Manager  2.2 Selection Process  2.3 Submittal Requirements  2.4 Proprietary Information / Public Disclosure  2.5 Revisions to the Process  2.6 Costs to Submit  2.7 Americans with Disabilities Act  2.8 Diverse Business Inclusion Plan  2.9 Rejection of Responses    3.0 Schedule         

  1.0 Introduction  Fort Vancouver Regional Library District (FVRL), requests statements of qualifications from firms with  library architecture and interior design expertise interested in providing design services for two library  branches.  FVRL is a library district in southwest Washington State, providing library services in Clark,  Skamania, and Klickitat Counties, and in the city of Woodland in Cowlitz County.  FVRL serves a  population of about 475,000 with 14 library facilities and two bookmobiles.  The two library branches in  need of services are located in Goldendale and Stevenson.    Goldendale  The library in Goldendale is a historic 1914 Carnegie library with a modern addition.  The library serves  the community in and around Goldendale, and operates a bookmobile that serves communities all across  Klickitat County.      The building has a basement with a public meeting room, staff work areas, storage and a garage for the  bookmobile accessed from the rear of the building.  The library collection is on two stories, with stairs  and an elevator to move between floors. An addition in 1985 added two wings on the first and second  story with access to an outdoor terrace.  The total square footage of the building is 15,660.  It has been  over 15 years since the carpet was installed and the paint was refreshed.  Much of the furniture and some  of the shelving has been acquired at different times and from different vendors, often to replace a broken  piece or solve a specific issue.  The library has not had a comprehensive refresh for many years.    Stevenson  The library in Stevenson is a 1968 building with two levels, on a hillside overlooking the Columbia  River.  The library serves the residents of Stevenson, as well as surrounding communities in Skamania  County.  Library staff operate a bookmobile that serves more far­flung communities in Skamania  County, as well as parts of Klickitat County.      The lower floor of the building has a garage for the bookmobile, storage, a staff break room, public  restrooms and a community meeting room with an exterior entrance.  The main floor houses the library  collection, service desk, staff work room and the librarian’s office.  The Stevenson library is 7,980  square feet.    The carpet in the main public area of the library is in good shape.  Newer carpet in the children’s area  does not match well with the existing design.  Furniture and casework in the main public area have been  added or replaced at different times, using different vendors and contractors.  There is a large,  free­standing, wooden sculpture, as well as several large plants kept in the public area.  There are also  decks off the south and west sides of the building for the public.     1.1 Project Description    Both libraries have similar and unique needs to be addressed.  For each library, there will need to be at  least one public meeting to gather input from community stakeholders, and at least one meeting with  staff of the library to gather information about working in the building and community.    For each project, a comprehensive and unified vision for the whole building interior is needed,  addressing the carpet, paint, furniture (including the front service desk) casework and shelving for the  building, in both public and staff areas.  All major service areas should be considered, and 

recommendations given for creating or rearranging spaces for different age groups, including children,  tweens, teens, and adults.    In addition, at Goldendale:  ● A portion of the basement currently being used for storage and as a staff work area needs to be  renovated to make room for a publicly accessible digital media lab, as well as improved staff  work space and some storage.  The digital media lab will be a space where the public will have  access to computers and equipment to support digital media creation and manipulation.  Equipment that will be included in the media lab includes an image scanner and a microfilm  reader.    ● The exterior main entry staircase is in need of repair or replacement.  ● Interior design should enhance the library’s historic significance as a Carnegie Library,  maintaining the integrity of the original structure and developing greater harmony between the  older and newer areas of the building.      At Stevenson:  ● An area between the downstairs community room and the bookmobile garage needs to be  transformed into a meeting room suitable for 8­12 people.      The estimated total budget for both projects is $750,000, with about $250,000 for Stevenson and about  $500,000 for Goldendale.    The timeframe for renovating the two libraries is April or May of 2017.  To ensure enough time to  secure subcontracts and order recommended furnishings, fixtures and equipment, the above­described  design work should be completed by early January, 2017.    1.2 Scope of Services    ● The successful firm will meet with stakeholders and staff of the two communities, and  work with a core design team from FVRL to develop a comprehensive interior design for  each library.  ● The firm will work with FVRL to prioritize elements of the designs that can be  completed within the projected budget for the project.  ● The firm will provide a design document for each location, detailing recommended  changes and providing specifications and product numbers for all furnishings, paint,  carpet, fixtures, and other elements of the design.  ● The firm will provide, as part of the final design document, CAD files of the design  recommendations, to be used by FVRL in executing the design.  ● FVRL will act as contractor and purchasing agent for the projects, determining which  aspects of the designs can be carried out in­house and which will require subcontractors.  Purchasing of furniture, fixtures and equipment will be carried out by FVRL.    Questions regarding the Scope of Services may be submitted up to three (3) day prior to the due  date; please contact Sam Wallin, Project Manager, via email at swallin​@fvrl.org​. Questions and  answers will be posted to the FVRL website at ​www.fvrl.org/work­fvrl​ as they are received. 

  The Consultant may include any additional information that is believed to be pertinent and  helpful but not specifically requested elsewhere in this RFQ.    2.0

General Information  FVRL reserves the right to continue with the Consultants selected or has the option to conduct a  new selection process for future services beyond those services advertised above.  

  2.1 RFQ Manager  Name: Address: City, State, Zip: Phone number: Email:

Sam Wallin  1007 E Mill Plain Blvd  Vancouver, WA 98663  360­906­5013  [email protected]​ (preferred)  

  During preparation, direct all communications regarding this RFQ to Sam Wallin, Special  Projects Coordinator. All other communication will be considered unofficial and non­binding.    2.2 Selection Process    Consultants will be considered based on a 100 point scale:  ● Consultant’s approach to quality control, project management and product delivery; (10)  ● Prior relevant projects or experience; (20)  ● Previous civic or governmental work experience; (5)  ● Knowledge and expertise of individuals that will work the projects; (10)  ● Readiness, availability, and familiarity with the area; (20)  ● A proven track record of providing quality work on time; (15)  ● Meets all applicable licensing requirements; and (5)  ● Response of references. (15)        FVRL’s Evaluation Committee will perform technical evaluations, rank submittals, and make  selection recommendations based on consensus. The Evaluation Committee will evaluate  statements of qualifications, and may ask a shortlist of Consultants to participate in an interview  process.     A selection will be made within ten (10) business days of the submittal deadline. All  Consultants submitting statements of qualifications will be notified of our selection. Statements  will be reviewed and a firm will be selected by 4:00 p.m. on ​September 19​, 2016.     2.3 Submittal Requirements  Please submit one (1) hardcopy with requirements below and one (1) reproducible digital copy  in pdf format delivered on digital media.    Statements should be submitted on company letterhead with the information required in this  RFQ. Submittals shall be limited to a total of ​ten​ (10) pages, numbered, ​excluding cover  letter. ​Submittals that exceed the maximum number of pages will be rejected. Submittals  should be stapled or paper clipped, please NO binders.    

At a minimum, the submittal must contain:  ● A letter of interest signed by the firm principal with a statement of availability to complete  the work.  ● Identification of Consultants, including name, address, and telephone number.  ● Name, title, address, and telephone of contact person during period of proposal evaluation.  ● Signature of a person authorized to bind Consultant to the terms of this proposal.  ● An itemized list including the amount and pricing of all materials and services being  proposed.  ● General information about the firm’s experience and capabilities in the services to be  provided.  ● Firm’s approach to quality control, project management and product delivery.  ● Previous project experience on similar types of work, including municipal work experience.  ● Proposals and experience of the staff that would be actually assigned to the project. Work  experience should be specific as to the individual’s actual tasks performed on other projects.  ● Ability to meet the FVRL’s requirements for readiness, availability and familiarity with the  area upon execution of agreement.  ● Include three (3) references with the following information: the name of the current and  previous clients with similar contract, scope of work provided, estimated project cost, and the  name, address, and telephone number of the contact person.    2.4 Proprietary Information / Public Disclosure  Materials submitted in response to this solicitation shall become the property of Fort  Vancouver Regional Library District. Responses shall be deemed public records as defined in  RCW 24.56, “Public Records Act”.    2.5 Revisions to the Process  In the event it becomes necessary to revise any part of this request, addenda will be published  on Fort Vancouver Regional Library District’s website hyperlink at: ​www.fvrl.org/work­fvrl      2.6 Cost to Submit  Fort Vancouver Regional Library District will not be liable for any costs incurred by the  Respondent in preparation of a response to this RFQ, in conduct of a presentation, or any  activities related to responding to this RFQ.      2.7 Americans with Disabilities Act  Fort Vancouver Regional Library District complies with the Americans with Disabilities Act  (ADA).     2.8 Diverse Business Inclusion Plan  Fort Vancouver Regional Library District (FVRL) is committed to providing the maximum  practicable opportunity for participation by diverse businesses enterprises (DBE). DBE are  defined as; small­business, micro­business, mini­business, minority owned business (MBE),  and women owned business (WBE), as defined in RCW 39.26.010 and veteran­owned  businesses as defined in RCW 43.60A.010.    2.9 Rejection of Responses  Fort Vancouver Regional Library District reserves the right at its sole discretion to reject any  and all responses to this RFQ without penalty.  

    3.0

Schedule 

  To be considered, statements of qualifications submittals must be received at the following address by  4:00 p.m. PST on September 9, 2016.    Fort Vancouver Regional Library District  RFQ – Interior Design and Refresh, Goldendale and Stevenson Community Libraries  1007 E Mill Plain Blvd.  Vancouver, WA  98663       

  Attachment A      Please see the attached Fort Vancouver Regional Library District Professional Services Agreement.