SGP v2
Registro de Proveedores v2
MANUAL DE USUARIO - PROVEEDORES
Confidencialidad Este documento contiene información confidencial y propietaria de YPFB Chaco S.A.
Manual de Usuario - proveedores
INDICE Indice ..................................................................................................................... 2 Introduccion ........................................................................................................... 4 Requisitos operacionales........................................................................................ 4 Conocimientos: ..................................................................................................................................................... 4 SOFTWARE necesario: ........................................................................................................................................... 4
Sistema de Gestion de Proveedores ....................................................................... 5 Ingresar a la Aplicación .............................................................................................................................................. 5 Registro Inicial ........................................................................................................................................................... 6 Guardar y Continuar más Tarde .......................................................................................................................... 11 Registro Complementario ........................................................................................................................................ 14 Otros Contactos - Requerido .............................................................................................................................. 18 Contacto para Licitaciones .................................................................................................................................. 18 Datos Bancarios – Requerido .............................................................................................................................. 19 Detalle de Materiales – Requerido ..................................................................................................................... 20 Detalle de Servicios – Requerido ........................................................................................................................ 21 Cartera de Clientes – Opcional ........................................................................................................................... 24 Sub-Contratistas y Proveedores - Opcional ........................................................................................................ 25 Representaciones de Empresas Externas – Opcional ......................................................................................... 26 Equipamiento disponible .................................................................................................................................... 27 Personal Propio por Área .................................................................................................................................... 28 Información Financiera – Requerida ................................................................................................................... 29 Cuentas por Cobrar - Pagar ............................................................................................................................ 30 Activos – pasivos ............................................................................................................................................ 31 Estado de deuda financiera ............................................................................................................................ 32 Documento de Respaldo – Requerido ........................................................................................................... 33 Código: Registro de Proveedores v2
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Manual de Usuario - proveedores Información Legal ............................................................................................................................................... 34 Accionistas - requerido................................................................................................................................... 34 Documentos de Respaldo – Requerido .......................................................................................................... 35 Información SSA .................................................................................................................................................. 36 Cuestionario de SSA – Requerido ................................................................................................................... 36 Documentos Respaldo – Requerido ............................................................................................................... 37 Finalizar Proceso ................................................................................................................................................. 38 ¿Olvido su Contraseña? ........................................................................................................................................... 39 Contáctenos ............................................................................................................................................................. 40 Ayuda ....................................................................................................................................................................... 40
Para Proveedores Registrados .............................................................................. 41 Mis Datos ................................................................................................................................................................. 41 Solicitud de Baja ...................................................................................................................................................... 42 Solicitud de Activacion ............................................................................................................................................. 43 Descargar certificado ............................................................................................................................................... 44 Contactenos ............................................................................................................................................................. 45 Cambiar contraseña ................................................................................................................................................. 46 Ayuda ....................................................................................................................................................................... 47 Salir del sistema ....................................................................................................................................................... 47 Actualizar Información............................................................................................................................................. 48
Preguntas Frecuentes........................................................................................... 50 ¿Cómo puedo ver las secciones que me faltan por completar? .............................................................................. 50 Olvide mi contraseña, ¿como ingreso al sistema? .................................................................................................. 51 ¿Puedo completar el registro de proveedores en otro momento? ......................................................................... 52
Contactos ............................................................................................................. 53
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INTRODUCCION El Sistema de Gestión de Proveedores, es una herramienta que los usuarios pueden utilizar accediendo a través de internet, mediante un navegador, permitiendo la comunicación activa entre el usuario y la información. La nueva versión del sistema nace como respuesta a los nuevos requerimientos de administración de información de proveedores de manera eficiente, a diferencia de la anterior, ahora el registro de proveedores, requiere una doble aprobación y para completar este proceso él sistema requiere que el usuario ingrese información y documentación obligatoria que se muestra dependiendo de la aprobación inicial.
Registro Inicial
Registro de Datos Iniciales
Registro Complementario
Aprobación de Datos Iniciales
Registro de Datos Complementarios
Aprobación de Datos Complementarios
Diagrama 1: Etapas genéricas del proceso de Registro de Proveedores.
REQUISITOS OPERACIONALES CONOCIMIENTOS:
Internet Explorer Microsoft Excel
SOFTWARE NECESARIO:
Internet Explorer 8 o superior Microsoft Excel 2007 o superior
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SISTEMA DE GESTION DE PROVEEDORES INGRESAR A LA APLICACIÓN Para ingresar al Sistema de Gestión de Proveedores, deberá realizar los siguientes pasos: 1. 2.
En el Internet Explorer, digitar la dirección www.ypfbchaco.com.bo En la esquina inferior derecha, hacer clic en el enlace Registro de Proveedores.
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REGISTRO INICIAL 1. 2.
En la aplicación, seleccionar el enlace Registrarse como Proveedor Elija la opción, No soy un robot
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De la siguiente ventana: 1. Elija las opciones de acuerdo a lo solicitado, en este caso Sushi Nota, en algunos casos no requiere elegir imágenes. 2. Luego presione el botón Verificar
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Nota: Para continuar con el siguiente paso, debe seleccionar las opciones correctas. Código: Registro de Proveedores v2
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Seleccionar la opción Acepto, de la Nota Aclaratoria Presionar el botón Siguiente
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Manual de Usuario - proveedores En la siguiente pantalla deberá realizar lo siguiente: 1. 2. 3. 4.
Ingresar los Datos Generales, de la empresa Cargar los Documentos Legales – Administrativos Seleccionar los Materiales o Servicios que presta, de no encontrarlos especificar en los cuadros Otro, separados por coma (,). Para finalizar el proceso, presionar el botón Terminar Nota: Los campos especificados con asterisco (*) son datos obligatorios.
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Manual de Usuario - proveedores Para cargar los documentos deberá seguir los siguientes pasos. 1. 2. 3.
Seleccionar el enlace Adicionar Ingresar los datos requeridos detallados con asterisco (*) Presionar el botón Guardar
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Manual de Usuario - proveedores Para seleccionar los materiales o servicios que provee, deberá seguir los siguientes pasos. 1. 2. 3.
Seleccionar el rubro del material o servicio que provee Marcar o seleccionar el o los materiales y/o servicios Si no encuentra el material o servicio que provee, puede ingresarlo separados por coma (,) en el campo Otro
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Manual de Usuario - proveedores Al presionar el botón Terminar, el sistema le informará que el registro inicial fue completado con éxito, adicionalmente, se envía en un correo electrónico a los usuarios encargados de la Aprobación de Proveedores.
GUARDAR Y CONTINUAR MÁS TARDE Este botón permite guardar los datos ingresada, para continuar en otro momento mediante un código de seguridad. Para continuar el registro inicial deberá seguir los siguientes pasos: 1.
Una vez completado, al menos, la información de Datos Generales, Presionar el botón Guardar y Continuar más Tarde. El sistema le enviará un email indicando la información ingresada además de un código de seguridad que deberá ingresar para continuar su registro anterior.
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Desde el sistema realizar lo siguiente: 1. En la aplicación, seleccionar el enlace Registrarse como Proveedor 2. Elija la opción, No soy un robot
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De la siguiente ventana: 1. Elija las opciones de acuerdo a lo solicitado, en este caso Sushi Nota, en algunos casos no requiere elegir imágenes. 2. Luego presione el botón Verificar
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Nota: Para continuar con el siguiente paso, debe seleccionar las opciones correctas.
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Seleccionar la opción Acepto, de la Nota Aclaratoria Presionar el botón Siguiente
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En la siguiente pantalla: 1. Ingresar el número de Identificación Tributaria. 2. Ingresar el código de seguridad, que el sistema envía por email al presionar el botón Guardar y Continuar más Tarde. 3. En las secciones restantes (Documentos Legales – Administrativas, Materiales y Servicios) debe cargar la información requerida. 4. Para finalizar debe presionar el botón Terminar.
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REGISTRO COMPLEMENTARIO Una vez verificado y aprobado el Registro Inicial, el sistema le enviará un correo con el usuario y contraseña para ingresar a la aplicación y continuar con proceso de registro de proveedores.
El registro complementario puede contar con secciones como Datos Complementarios, Capacidad Operativa, Financiera, Legal y SSA; las cuales debe completar para su posterior habilitación. Para continuar con el proceso de registro de proveedores, realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3.
En la aplicación, seleccionar el enlace Ingresar a la Aplicación Ingrese su usuario y contraseña, que se enviaron por correo Elija la opción, No soy un robot
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Manual de Usuario - proveedores 4.
De la siguiente ventana: 1. Elija las opciones de acuerdo a lo solicitado, en este caso Sushi Nota, en algunos casos no requiere elegir imágenes. 2. Luego presione el botón Verificar
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Nota: Para continuar con el siguiente paso, debe seleccionar las opciones correctas.
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Manual de Usuario - proveedores La primera vez que ingrese el sistema le pedirá que cambie la contraseña, por seguridad. 1. 2. 3.
Haga clic en el cuadro Acepto, para activar los controles que permiten el cambio de contraseña Ingrese su Nueva Contraseña, la misma que debe cumplir con las políticas de seguridad, descritas en la parte inferior y con rojo; ingrese la misma contraseña en Confirmar Contraseña Presione el botón Actualizar
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Manual de Usuario - proveedores Cuando actualiza su contraseña, el sistema le enviará la nueva clave al correo de contacto definido en el registro inicial.
Luego de actualizar su contraseña, se mostrará un resumen de todos los pasos requeridos por el sistema, las cuales deberá completar para poder finalizar el proceso de registro de proveedores, puede acceder a cada uno de estos pasos haciendo clic en los enlaces respectivos.
Al completar una sección, aparece el signo de bien a la izquierda y el color cambia a azul
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OTROS CONTACTOS - REQUERIDO Permite el ingreso de contactos adicionales de la empresa, los campos requeridos son aquellos que tienen un asterisco a la derecha del nombre, para ir al siguiente paso, deberá llenar los campos requeridos y presionar el botón siguiente.
CONTACTO PARA LICITACIONES Permite el ingreso de contactos adicionales de la empresa, para los procesos de licitación.
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Manual de Usuario - proveedores Para ingresar un registro nuevo deberá seguir los siguientes pasos: 1. Presionar el botón Nuevo 2. Ingresar los datos requeridos en el formulario 3. Presionar el botón Guardar
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DATOS BANCARIOS – REQUERIDO Permite el ingreso de la información del Banco del proveedor, si el proveedor es internacional lo campos a mostrar son diferentes, los campos requeridos son aquellos que tienen un asterisco a la derecha del nombre, para ir al siguiente paso, deberá llenar los campos requeridos y presionar el botón siguiente.
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Manual de Usuario - proveedores Nota: Solo para proveedores extranjeros, los campos de esta página son los siguientes:
DETALLE DE MATERIALES – REQUERIDO Este formulario permite ingresar el detalle de cada uno de los tipos de materiales que se hayan definido en el formulario de Registro Inicial.
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Manual de Usuario - proveedores Para ingresar un registro nuevo deberá seguir los siguientes pasos: 1. Presionar el botón Nuevo 2. Ingresar los datos requeridos en el formulario 3. Presionar el botón Guardar
DETALLE DE SERVICIOS – REQUERIDO Este formulario permite ingresar el detalle y la experiencia de cada uno de los servicios que se hayan definido en el formulario de Registro Inicial.
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Manual de Usuario - proveedores Para ingresar el detalle del servicio, deberá seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Nuevo Seleccionar el servicio e ingresar los datos requeridos en el formulario Presionar el botón Guardar
4.
Luego de presionar el botón Guardar, se muestra la sección para cargar la experiencia del servicio ingresado.
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Para agregar la experiencia del servicio agregado 1. Debe ingresar los datos requeridos 2. Luego debe presionar el botón Guardar
La experiencia creada, se muestra en una lista y los controles para agregar nuevos registros se mantienen visibles.
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CARTERA DE CLIENTES – OPCIONAL Este permite el ingreso de la información relacionada a la cartera de clientes del proveedor de los últimos cinco años, este formulario es opcional, no es necesario que ingrese datos.
En caso que quiera agregar información, se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Presione el botón Nuevo 2. Ingrese los datos requeridos remarcados con asterisco 3. Presione el botón Guardar
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SUB-CONTRATISTAS Y PROVEEDORES - OPCIONAL Este permite el ingreso de la información relacionada a sub-contratistas y proveedores de los últimos cinco años, este formulario es opcional, no es necesario que ingrese datos.
En caso que quiera agregar información, se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presione el botón Nuevo Ingrese los datos requeridos remarcados con asterisco Presione el botón Guardar
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REPRESENTACIONES DE EMPRESAS EXTERNAS – OPCIONAL Este permite el ingreso de la información relacionada a las representaciones de empresas externas, este formulario es opcional, no es necesario que ingrese datos. En caso que quiera agregar información, se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presione el botón Nuevo Ingrese los datos requeridos remarcados con asterisco Presione el botón Guardar
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EQUIPAMIENTO DISPONIBLE Este permite el ingreso de la información relacionada al equipamiento disponible, este formulario es opcional, no es necesario que ingrese datos.
En caso que quiera agregar información, se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presione el botón Nuevo Ingrese los datos requeridos remarcados con asterisco Presione el botón Guardar
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PERSONAL PROPIO POR ÁREA Este permite el ingreso de la información relacionada al personal con el que cuenta por área, este formulario es opcional, no es necesario que ingrese datos.
En caso que quiera agregar información, se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presione el botón Nuevo Ingrese los datos requeridos remarcados con asterisco Presione el botón Guardar
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INFORMACIÓN FINANCIERA – REQUERIDA Este le permite el ingreso de la información financiera del proveedor, mediante una plantilla que debe ser previamente descargada, ingresar la información, subirla al sistema y continuar con el siguiente paso. Para ingresar información en este formulario deberá realizar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Definir la Gestión a la que pertenece la información financiera Definir la Fecha de Cierre de gestión de la empresa Elija la Moneda en la cual está reflejada la información financiera Definir la fecha de Constitución de Empresa Elija la opción en la cual esta Expresado los datos financieros entre miles y millones Descargar la plantilla para llenar con la información financiera Subir la plantilla utilizando el botón Subir Archivo
Una vez Cargada la plantilla el sistema le informara que la operación fue realizada con éxito.
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CUENTAS POR COBRAR - PAGAR En caso de que se habilite este formulario, deberá ingresar la información detallada relacionada a Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Para el ingreso de información, deberá seguir los pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Nuevo Ingresar la información requerida Presionar el botón Guardar
Nota: Tome en cuenta que para Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, deberá realizar los pasos mencionados, uno a la vez.
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ACTIVOS – PASIVOS En caso de que se habilite este formulario, deberá ingresar la información detallada relacionada a los Activos y Pasivos. Para el ingreso de información, deberá seguir los pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Nuevo Ingresar la información requerida Presionar el botón Guardar
Nota: Tome en cuenta que para Activos > 25% y Pasivos > 25%, deberá realizar los pasos mencionados, uno a la vez.
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ESTADO DE DEUDA FINANCIERA En caso de que se habilite este formulario, deberá ingresar la información detallada relacionada a la Deuda Financiera. Para el ingreso de información, deberá seguir los pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Nuevo Ingresar la información requerida Presionar el botón Guardar
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DOCUMENTO DE RESPALDO – REQUERIDO Este formulario permite el ingreso de la documentación relacionada a la sección financiera. Para subir un documento, deberá realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Adicionar Ingresar los datos requeridos Presionar el botón Guardar
Nota: Deberá realizar esta operación por cada uno de los documentos que se muestren en esta sección; la lista de documentos puede variar dependiendo de la categoría del proveedor.
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INFORMACIÓN LEGAL ACCIONISTAS - REQUERIDO Este permite el ingreso de los accionistas con los que cuenta la empresa del proveedor. Para registrar un accionista, deberá seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Nuevo Ingresar los datos requeridos Presionar el botón Guardar
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DOCUMENTOS DE RESPALDO – REQUERIDO Este formulario permite el ingreso de la documentación relacionada a la sección legal. Para subir un documento, deberá realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Adicionar Ingresar los datos requeridos Presionar el botón Guardar
Nota: Deberá realizar esta operación por cada uno de los documentos que se muestren en esta sección; la lista de documentos puede variar dependiendo de la categoría del proveedor.
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INFORMACIÓN SSA CUESTIONARIO DE SSA – REQUERIDO Deberá seleccionar una respuesta para cada una de las preguntas y luego presionar el botón Siguiente.
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DOCUMENTOS RESPALDO – REQUERIDO Este formulario permite el ingreso de la documentación relacionada a la sección SSA. Para subir un documento, deberá realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Presionar el botón Adicionar Ingresar los datos requeridos Presionar el botón Guardar
Nota: Deberá realizar esta operación por cada uno de los documentos que se muestren en esta sección; la lista de documentos puede variar dependiendo de la categoría del proveedor.
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FINALIZAR PROCESO Una vez completada toda la información requerida, debe presionar el botón Enviar, para finalizar el Proceso de Registro de Proveedores.
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Cuando la información es rechazada, el sistema le enviara un correo electrónico al proveedor para corregir la información ingresada y enviarla nuevamente para su aprobación. Cuando la información es aprobada, el sistema le enviara un correo electrónico confirmando su habilitación como proveedor de YPFB Chaco.
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¿OLVIDO SU CONTRASEÑA? En caso que el proveedor haya olvidado su contraseña de acceso al sistema, este formulario le permite solicitar una nueva contraseña. Para recuperar la contraseña deberá seguir los siguientes pasos: 1. 2.
Ingresar el email de contacto, la misma que se definió en el registro inicial. Elija la opción No soy un robot, y presione el botón Enviar.
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El sistema le hará llegar un correo con la nueva contraseña, la misma que deberá cambiar cuando ingrese al sistema.
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CONTÁCTENOS Este formulario permite enviar comentarios, consultas y/o sugerencias sobre el sistema. Para enviar los comentarios, deberá realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ingresar la Razón Social de la empresa Ingresar el Nombre de la persona de contacto de la empresa Ingresar el email de la persona de contacto Ingresar el teléfono de la persona de contacto Ingresar los comentarios, consultas y/o sugerencias Elija la opción No soy un robot y presionar el botón Enviar
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AYUDA Este formulario permite visualizar la ayuda con respecto al sistema de gestión de proveedores, el contenido de esta página es configurada por el administrador del sistema.
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PARA PROVEEDORES REGISTRADOS MIS DATOS Este formulario permite ver la información del proveedor luego de completar el registro de proveedores. Cuando el proceso de registro de proveedores, fue completado y enviado para su revisión, no puede realizar cambios en la información y todas las secciones están en una sola página.
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SOLICITUD DE BAJA Este formulario permite enviar una solicitud de baja como proveedor de YPFB Chaco. 1. 2. 3.
Debe adjuntar un documento de respaldo de la solicitud. Agregar un comentario para la solicitud. Presione el botón Enviar.
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SOLICITUD DE ACTIVACION Este formulario permite enviar una solicitud de activación como proveedor, siempre y cuando el estado actual sea Baja. Para enviar su solicitud debe realizar, los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Adjuntar el documento de respaldo para su activación, en el campo Documento de respaldo Agregar un Comentario Presione el botón Enviar
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DESCARGAR CERTIFICADO Este formulario permite descargar el documento que lo acredita como proveedor de YPFB CHACO. Para descargar el certificado, debe seguir los siguientes pasos: 1. 2.
Haga clic en el enlace aquí En la parte inferior de la pantalla se mostrar un recuadro para Guardar o Abrir el certificado.
Nota: El certificado, solo se encuentra disponible cuando el proveedor completó el registro de datos complementarios y fue debidamente habilitado por Gestion de Proveedores.
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CONTACTENOS Ester formulario permite enviar sus comentarios, consultas y sugerencias sobre el sistema. Para enviar sus comentarios y/o sugerencias, debe seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3.
Agregar los Comentarios o sugerencias Elegir la opción No soy un robot Presione el botón Enviar
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Manual de Usuario - proveedores
CAMBIAR CONTRASEÑA Ester formulario permite cambiar su contraseña de acceso al sistema, para definir una nueva contraseña deberá seguir los siguientes pasos: 1. 2.
3.
Elija la opción Acepto Ingrese su Nueva Contraseña, y luego ingrese nuevamente en el campo Confirmar Contraseña, la contraseña ingresada deberá cumplir con las políticas de seguridad descritas en la parte inferior de la pantalla con rojo Presionar el botón Enviar
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AYUDA Este formulario le muestra la ayuda con respecto al uso del sistema, esta ayuda es configurada por el administrador del sistema.
SALIR DEL SISTEMA Para salir del sistema, puede realizarlo desde dos lugares: 1. 2.
En el menú principal del sistema, elija la opción Salir En cabecera del sistema, elija la opción Cerrar
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ACTUALIZAR INFORMACIÓN Cuando el proveedor completó el registro de proveedores y fue habilitado, puede actualizar su información realizando los siguientes pasos: 1. 2.
En el sistema elegir el enlace Mis Datos Hacer clic en el botón Editar
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Del siguiente cuadro de confirmación, elegir OK o Aceptar
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Cuando el sistema termina de preparar la información para actualizar, le mostrará el resumen de datos por completar o actualizar.
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PREGUNTAS FRECUENTES ¿CÓMO PUEDO VER LAS SECCIONES QUE ME FALTAN POR COMPLETAR? En la parte superior de cada página, del proceso de registro de proveedores, se encuentra un enlace que le permite acceder directamente al resumen de pasos a completar.
Acceso directo al resumen de pasos a completar
El enlace, le muestra una lista con las secciones pendientes a completar, a las cuales puede acceder haciendo un clic en el link relacionado a la sección.
Al completar una sección, aparece el signo de bien a la izquierda y el color cambia a azul
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OLVIDE MI CONTRASEÑA, ¿COMO INGRESO AL SISTEMA? En caso que haya extraviado u olvidado su contraseña de acceso al sistema, usted puede solicitar una nueva siguiendo los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4.
Ingrese a la aplicación Haga clic en la página ¿Olvido su contraseña? En el campo Email, ingrese el email de contacto que fue definido en el Registro Inicial En el cuadro de más abajo, ingrese el código de seguridad y presione el botón Enviar
Si la información introducida es correcta, el sistema le enviara un correo electrónico con la nueva contraseña que debe utilizar para acceder al sistema, por seguridad el sistema le pedirá que cambie su contraseña.
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Manual de Usuario - proveedores
¿PUEDO COMPLETAR EL REGISTRO DE PROVEEDORES EN OTRO MOMENTO? Si, el sistema tiene la funcionalidad que le permite completar el registro de proveedores en cualquier momento, en todos los formularios de este proceso existe un botón en la parte inferior que le permite guardar y salir, para que en otro momento pueda ingresar nuevamente al sistema y continuar con el proceso.
Guardar y Salir
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CONTACTOS La siguiente es una lista de los posibles contactos y situaciones en los cuales se los puede contactar: Persona Yaneth Laura
Datos de contacto Departamento:
Teléfono: E-mail:
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Temas Gerencia de Contratos, Adquisiciones, Materiales y Logística (COAL) - Gestión de Proveedores 366-3917
[email protected]
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