REGISTRO DE PROVEEDORES
Manual del Proveedor
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Contenido 1
OBJETIVO .......................................................................................................................... 3
2
VERSIÓN ........................................................................................................................... 3
3
FUNCIONES ....................................................................................................................... 4 3.1
Pantalla de inicio ............................................................................................................................... 4
3.2
Requisitos de Proveedores ............................................................................................................... 5
3.3
Suscripción ........................................................................................................................................ 6
3.4
Solicitud de nueva contraseña .......................................................................................................... 8
3.5
Pantalla Principal .............................................................................................................................. 9
3.6
Cambio de contraseña .................................................................................................................... 10
3.7
Panel de opciones ........................................................................................................................... 11
3.8
Datos Generales .............................................................................................................................. 11
3.9
Contactos generales........................................................................................................................ 12
3.10
Contacto de licitación ..................................................................................................................... 13
3.11
Servicios .......................................................................................................................................... 14
3.12
Materiales ....................................................................................................................................... 15
3.13
Representación ............................................................................................................................... 16
3.14
Documentos .................................................................................................................................... 19
3.15
Pagos ............................................................................................................................................... 20
3.16
Declaración Jurada .......................................................................................................................... 21
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1 OBJETIVO
1.
General o Mostrar la información descriptiva de los módulos del sistema de proveedores.
2.
Especifico o Describir los formularios y correos para el registro de nuevos proveedores. o Describir la pantalla principal del sistema. o Describir los formularios y correos para la restauración y modificación de la contraseña. o Describir los formularios para la gestión de la información general, contactos, servicios/materiales, representaciones, documentos, pagos y declaraciones juradas.
2 VERSIÓN
La versión de la aplicación es: Proveedores V2.0.
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3 FUNCIONES 3.1 Pantalla de inicio Para el inicio de sesión debe ingresar el nombre de usuario y contraseña proporcionados, mediante el correo electrónico de confirmación de la Solicitud de Suscripción. Además deberá ingresar el texto que aparece en el campo del Captcha. A continuación se presenta el Formulario de Inicio de Sesión; en este también puede realizar las siguientes tareas:
Visualizar los requisitos de proveedores Solicitar la suscripción como proveedor Solicitar nueva contraseña (en caso de olvido)
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3.2 Requisitos de Proveedores Los requisitos de proveedores están establecidos por categoría, es decir por tipo de empresa. En este formulario puede visualizar los requisitos por categorías de Proveedores (0-1-2-3) en la parte superior del Formulario y en la parte inferior tiene la opción para volver al Formulario de Inicio de Sesión.
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3.3 Suscripción En el Formulario de Suscripción (nuevos proveedores) debe completar todos los datos/campos establecidos como obligatorios (*), excepto el campo fax. En el campo “Documento” debe introducir el archivo digitalizado (escaneado) en formato pdf del documento de Identificación Tributaria Número de Identificación Tributaria, NIT, RUC, CUIT, TAX ID, VAT NUMBER, C.I., etc.), establecido en su país de origen.
Al registrar la información, se mostrará el siguiente formulario confirmando que la solicitud ha sido registrada satisfactoriamente.
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Posteriormente, se remitirá al correo electrónico indicado en el Formulario de Suscripción el siguiente correo de confirmación del registro de la solicitud de suscripción.
Al aprobarse el Formulario de Suscripción, se les remitirá un correo electrónico con la información del Usuario y Contraseña (password).
En caso, que existan observaciones al Formulario de Suscripción, se les remitirá un correo electrónico de en el cual se indica el motivo de la no aprobación de la Solicitud de Suscripción.
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3.4 Solicitud de nueva contraseña En caso olvido la contraseña, se tiene habilitada la opción para solicitar una nueva contraseña de la siguiente manera: Introducir el Usuario y uno de los correos electrónicos que fueron registrados con anterioridad en sus datos generales.
Al correo electrónico introducido, se enviará el usuario y su nueva contraseña.
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3.5 Pantalla Principal
Al iniciar sesión con el usuario y contraseña correspondiente, ingresará a la Pantalla Principal:
A la izquierda se encuentra el menú principal Ala derecha se visualiza el panel DATOS GENERALES con la información proporcionada.
En el menú principal de la izquierda, se puede visualizar: Información del nombre de usuario, nombre de la empresa y documento de identificación. Acceso para ver el detalle de su información (datos generales, contactos, servicios/materiales, representaciones, documentos, declaración jurada, pagos)
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Acceso para cambiar su contraseña.
3.6 Cambio de contraseña Para realizar el cambio de la contraseña debe seguir los siguientes pasos: Introducir la contraseña actual, la nueva contraseña y confirmar la nueva contraseña. Se aclara que la nueva contraseña debe contener al menos 8 caracteres y combinar letras con números.
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3.7 Panel de opciones En el panel de opciones se visualiza las fichas (pestañas) de Datos Generales, Contactos, Servicios/Materiales, Representación de Servicios/Materiales, Documentos, Pagos y Declaraciones Juradas.
3.8 Datos Generales En este formulario se observa el nombre de usuario y debe completar la información de ciudad, correo electrónico, página web, teléfonos, dirección, código postal, representante legal, matrícula de comercio y la vigencia de la misma.
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3.9 Contactos generales En este formulario se puede agregar los contactos generales (personal del proveedor) y definir a uno de ellos como el contacto principal.
Formato de Información del contacto:
Considere que sólo uno de los contactos, puede ser definido/marcado como principal. También, se tiene la opción de eliminar los contactos; para este caso le pedirá la confirmación de la operación con el siguiente formulario.
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3.10 Contacto de licitación Para ingresarla información de la persona que será el contacto de licitación, es decir a quien se le remitirá las invitaciones para presentar propuestas. Una vez, ingresado este dato, se bloqueará la opción de modificación.
Para modificar este campo/dato (bloqueado), debe comunicarse con el área de Proveedores de YPFB ANDINA S.A.
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3.11 Servicios En este formulario le permitirá agregar o eliminar códigos de servicios del rubro que provee/presta.
AGREGAR CÓDIGOS DE SERVICIOS Se desplegará los servicios categorizados y podrá seleccionar uno específico. Considere que una categoría de servicio, puede tener más de un código y la selección es por código de servicio.
ELIMINAR CÓDIGOS DE SERVICIO Al momento de realizar esta operación, mostrará el un Formulario para que confirme la operación. Tome en cuenta que si el servicio está siendo utilizado en la información de Representaciones, no podrá ser eliminado. Por tanto, será necesario que elimine dicho servicio de la representación y luego eliminarlo de la información de servicios.
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3.12 Materiales En este formulario le permitirá agregar o quitar códigos de materiales del rubro que provee.
Para agregar los códigos de materiales se les mostrará los materiales categorizados, deberá seleccionar uno específico (no la categoría de material). Ejemplo:
Para eliminar uno de los materiales, se le solicitará que confirme la operación.
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Tome en cuenta que si el material está siendo utilizado en alguna en la información de Representaciones, no podrá ser eliminado. Por tanto, será necesario que elimine dicho material de la representación y luego eliminarlo de la información de servicios.
3.13 Representación En este formulario podrá registrar la información/documentación de la representación de materiales o servicios que identificados en la pestaña de Servicios/Materiales.
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A continuación la información que se puede introducir en Representaciones:
Para agregar un material o servicio en el Formulario de Representación primero deberá seleccionar el nombre de la representación y a continuación el servicio o material.
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Luego, podrá revisar el estado de la validación de la información (documento) que será realizada por el Área de Proveedores.
Al eliminar un material o servicio le mostrará el siguiente mensaje de confirmación de la operación.
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3.14 Documentos Se mostrará la lista de documentos pendientes por agregar y en la parte inferior la lista de los documentos cargados/ingresados.
En caso de la eliminación de uno de los documentos cargados, éste aparecerá en la lista de los documentos pendientes.
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3.15 Pagos En este formulario le permitirá ver los registros de sus pagos como proveedor ingresando los filtros que aparecen en el siguiente formulario, considerando que el rango de fechas no puede ser mayor a 2 meses.
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3.16 Declaración Jurada En este formulario se ingresa la información de los propietarios, socios, accionistas y representantes legales que serán sujetos a la validación de la relación de parentesco con los empleados de YPFB Andina S.A. (Presidente Ejecutivo, Gerente General, Gerentes de Áreas y/o Jefes de Unidad), considerado como tal, hasta el segundo grado de consanguinidad y/o primer grado de afinidad. En los filtros que aparecen en la parte inferior de los títulos del encabezado de las tablas podrá introducir un texto y al presionar Enter se mostrarán los datos filtrados con ese texto.
FORMULARIO DE DATOS: En caso de tener una Declaración Jurada vigente, ésta pasará al estado pasivo y se requiere una nueva validación.
También, se puede eliminar la información de los empleados ingresada; para esta tarea se solicita la confirmación de la operación.
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Se puede visualizar el historial de las Declaraciones Juradas realizadas e identificar su estado. Considere que todo proveedor, únicamente puede tener una Declaración Jurada vigente. En los filtros que aparecen en la parte inferior de los títulos del encabezado de las tablas, podrá introducir un texto y presionando Enter se mostrarán los datos filtrados con ese texto o con el estado seleccionado.
Las Declaraciones Juradas ingresada, pueden ser anuladas; para ello debe ingresar una nueva Declaración Jurada y se le mostrará el siguiente formulario de confirmación de la operación.
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La aplicación tiene la opción de imprimir la Declaración Jurada. Posteriormente, se debe subir este documento en formato pdf con firma y sello del proveedor, debe ser ingresada en formato pdf en el siguiente Formulario:
La información del documento, deberá ser la misma que la proporcionada en el Sistema.
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