RAVEPro Strategisches C-Teile-Management

Wer wir sind. • Über 40 Jahre Erfahrung am Markt für PSA / Technik • Entwicklung von Werksnormen… für Kunden und Produktion der (Leder-) Handschuhe in Fernost. • Zugriff auf mehr als 1 Mio Produkte… Augen-, Gehör- und Kopfschutz; Atemschutz; Sichtschutz; Schutzhandschuhe; Berufskleidung, Schutzkleidung, Imagekleidung; Sicherheitsschuhe; Absturzsicherung; Betriebshygiene; Erste Hilfe u.v.m. • Diverse Komplementärservices… Handschuhreinigung; Erstellung von PSA-Plänen; Otoplastiken; Korrektionsschutzbrillen uv.m. • Logistikpakete… Angebot von Logistikmodellen – Regalbefüllung, Konsignationsläger in Eigenoder Fremdverantwortung, Kostenstellenbelieferung – • Kompetentes und engagiertes Team… 9 Mitarbeiter am Standort Tönisvorst; Zweigstelle in Lilienthal; Kooperationspartner für E-Procurement, Logistik und Internationalität

Handel - Was wir Ihnen bieten: Arbeitsschutz Augen-, Gesichts- und Kopfschutz Atemschutz Augenschutz Gehörschutz Hand- und Hautschutz Berufskleidung, Schutzkleidung, Imagekleidung; inkl. Logo-Service Sicherheitsschuhe, Berufsschuhe Absturzsicherungen; Erste Hilfe; Umgebungsschutz; Betriebshygiene

Handel - Was wir Ihnen bieten: Technik Schläuche und Schlauchleitungen Armaturen und Schlauchzubehör Dichtstoffe –und Klebetechnik

DIN- und Normteile Hand- und Elektrowerkzeuge Chemotechnische Produkte Industrie- und Werkstattbedarf

Beratung – Was wir Ihnen bieten.

Lieferantennetzwerk

40 Jahre Expertise am Markt

Import-Know-How

Vertragsabwicklung

Logistic Services

Procurement Services

IST – Situation : Dezentrale Beschaffung und Management Beispiel: Kunde unstrukturiert

Einkauf

Rechnungswesen

Lieferant A

Hersteller Schuhe

Vertragswesen

Lieferant B

Hersteller Bekleidung

Lieferant C

Vollsortimenter

Arbeitssicherheit

Magazin

Lieferant D

Anbieter Textilleasing

Externe SiFa

Die Prozesskosten.

Managed Services / Third Party Management Auswahl und Management von Bezugsquellen werden als klar definierte Geschäftsprozesse von RAVE übernommen, optimiert und ausgeführt. Einkauf

Fachbereich

Zielsetzung für Kunde: Lieferanten

Nicht strategische / strategische Partner Vollsortimenter Lieferant A

Hersteller

Lieferant B

Lieferant C

Dienstleister Lieferant D

• • • •

Lieferantenkonsolidierung Qualitätsverbesserung (Continious Improvement) Kosten- und Aufwandsreduzierung Schaffung von Transparenz

1-Kreditor-Modell RAVE Direct Sourcing

• Großes Lieferantennetzwerk • Eigener Import • Aktive Neugewinnung • Sourcing Beratung • Sonderbeschaffung

Lieferantenbündelung

• Transition • Übernahme aktiver Verträge • Transition on demand • Übernahme neuer Verträge

eTools

• E-Procurement • EDI • Elektronischer Belegaustausch • Monitoring sämtlicher Vorgänge • Integration ERP

Managed Services • Einsparungsprogramme

• Lieferantenmanagement

• Prozessberatung

• Management Reportings

• Qualitätssicherung

• Zentrale Abwicklung

• Governance / Compliance

• Benchmark Management

•

(!!!)

Lieferantenkonsolidierung

Lieferantenkonsolidierung Die Entscheidung liegt beim Kunden Markenbezogene Anfrage

Problembezogene Anfrage

Bedarfsanalyse und BenchmarkProzess

Finale Entscheidung und Genehmigungsprozess von Kunde

Produktbezogene Anfrage

E-Procurement (optional)

Reporting über entgangene Einsparungen / verhinderte Kosten

Lieferantenkonsolidierung – Lieferantenmanagement-Prozess Lieferantenscreening

• • • • • •

Lieferantenbewerung

Lieferantenklassifizierung

Lieferantenentwicklung

Nach Buy-In auf allen Ebenen bei Kunde: Start des Lieferantenscreenings Individuelle Analysegespräche auf Fachbereichsseite Individuelle Gespräche mit jedem Lieferanten und Überprüfung des Mehrwertes für Kunde Bewertung gemäß gemeinsam vereinbarter Kriterien mit regelmäßiger Überprüfung Lieferant wird klassifiziert Lieferanten können gemeinsam entwickelt werden

Lieferantenmanagement - Prozess Mehrstufige Lieferantenbewertung

Transition

Auswahlkriterien • •

Transition On demand

•

•

Neue Lieferanten

Bonität Preisniveau Lieferantenselbstauskunft T&C

Bewertung & Klassifizierung - Skillmatch - Kooperationsbereitschaft - Reaktions- Zertifikate zeiten - Hitrate - Referenzen - Performance - Bewertungen

Kriterien erfüllt

Ja/Nein

Regelmäßige Qualitätsprüfung

(keine) Empfehlung als Lieferant

Keine Berücksichtigung

Lieferant über Status informieren

Pro

Entscheidung Kunde

Contra

Pro

Lieferantenkonsolidierung mit RAVE – Vorteile für Kunde • RAVE kennt die PSA-Branche durch 40 Jahre Marktpräsenz und bereits durchgeführte Konsolidierungen • RAVE arbeitet mit allen namhaften Markenartiklern und Großimporteuren sowie Produzenten in Übersee zusammen. • Erfahrung aus bereits durchgeführten Transitions (ohne Lieferantenverluste) • Optimiertes Vertragsmanagement schafft freie Kapazitäten für weitere Aufgaben • Weiterentwicklung des Lieferantenpools

Lieferantenkonsolidierung – Vorteile für Lieferanten • • • • • •

RAVE ist ein kompetenter und zuverlässiger Partner Gutschriftsverfahren – Rechnungsstellung entfällt Strukturierter Marktzugang zu neuen Kunden Reduzierung von Kundenabhängigkeiten Optimiertes Vertragsmanagement – einheitliche Verträge Lieferantenentwicklung

Qualitätsverbesserung / Sortimentsoptimierung

Qualitäts- und Quantitätsverbesserung im PSASortiment • Auswahl wird von einem erfahrenen Marktanbieter übernommen • Erfahrenes, marktbezogenes Team erarbeitet gemeinsam • Produkt- und qualitätsbezogene Kriterien • Arbeitsplatzbezogene Kriterien • Sortimentsbezogene Kriterien • Prozess-Workshops und Best Practice Erfahrungen • Schnittstellen zu anderen RAVE-Kunden können genutzt werden Matching auf konkreten Bedarf Detail-Screening • • Standard herstellen

Auswahlprozess • • • •

Erstanfrage Grundlagen klären Erste Grundlagen erfassen

• • • • • •

Prüfung auf Einsatzfähigkeit Qualität Akzeptanz Zertifizierungen Kunden-Kriterien

Enge Abstimmung mit Fachabtlg. Verfeinerung der Informationen

•

•

Gespräche mit Beteiligten Betriebsrat; SiFa; Meister) Prüfung aller Kriterien

Projekt-/Kunden-bezogenes Screening

Strukturiertes Kunden-Feedback Projekt-/Kunden-unbezogenes Screening

EINKAUF

SiFa/ RAVE

Auswahlprozess - Produktneueinführung Anfrage eingeben

Qualität prüfen

Test durchführen

Test

Rücksprache Freigabe? Nein

Einsatz?

Nein Preis prüfen

Nein

Anfrage schließen

Ja

Ja Freigabe?

Sublieferanten

RAVE

Ja Anfrage weiterleiten / bearbeiten

Antwort/ Muster

ProduktPrüfung

Antwort

Antwort

Test koordinieren

Antwort

Antwort

Info

Vertrag vorbereiten

Mengen Lieferung vorbereiten

Bestell- und Abrechnungsmanagement

Kunde

Bestellung, Abrechnung und Budgetkontrolle Erhält Warnung bei Erreichung vordefinierter Budgetgrenzen ERP Auslösung Bestellvorgang

Entscheidung für ein Produkt EDI-Übergabe (XML)

Freigabe der Lieferungen

EDIBestellung

EDIDaten

EDIDaten

ERP Matching: Rechnung vs freigegebene Qualitäten

RAVE

ERP

Klärt Details

SendeBestätigung

Verarbeitung Bestellung

ERP Erstellung Rechnung/ Gutschrift

EDIRechnung

Nicht strateg. Liefer.

Erstellt Vertrag

Ja

Bestätigt?

Lieferungen

Erhält Gutschrift

Zahlung

Kosten- und Aufwandsreduzierung

Volumen

Einsparungsmöglichkeiten mit RAVEPro Ohne RAVE

Mit RAVE

Austausch von teuren Ressourcen Einsparung

Nachverhandlung von teuren Ressourcen

Vergleiche von Alternativen

Optimierte Beschaffungs- und Managementprozesse Leistungsmenge

Umsatz

Laufzeit der Zusammenarbeit

Leistungsmenge

Umsatz

Einsparmöglichkeit je Phase RAVE - Gesamtlaufzeit Phase 1 1.Quartal

Transition mit Benchmark Regelbetrieb Prozesse

Phase 3 …

Kostenreduktion durch niedrigere Produktpreise

Maßnahme

Nachverhandlung

>

Phase 2 Folgejahr

Quick Wins

Kostenreduzierung durch Nachlaufeffekte

Kostenreduktion durch niedrigere Produktpreise

Austausch teurer Produkte Optimierte Beschaffung Neuer Produkte Gezielte Nachverhandlung

•

• Kostenreduzierung durch niedrigere Produktpreise Kostenreduzierung durch Sortimentsstrattung/Logistikoptimierung • Reduzierung von Opportunitätskosten

Austausch teurer Produkte

Automatisierung

Redesign

Reduzierung Reduzierungvon vonProzesskosten Prozesskosten Reduzierung von Prozesskosten

Kosten- und Aufwandsreduzierung • • • • •

Konsolidierter Lieferantenkreis erbringt optimierte Prozesse Freiraum für strategische Prozesse Single Point of Contact Transparenz in der Beschaffung Regelmäßige Preisüberprüfung durch Benchmark Ohne RAVE

30 %

Mit RAVE Strategische Aufgaben

70 %

Administration

70 %

30% 30 %

Einkauf als wertschöpfender Partner des Unternehmensmanagements

Schaffung von Transparenz

RAVE Reporting – Schaffung von Transparenz •

•

Transition Reporting, wöchentlich, xls. • Aktueller Status zu jedem einzelnen Lieferanten • Benchmarks • Eskalationen

Management Reportings, monatlich, xls. • • •

Kennzahlenübersicht und Analysen Vertragsdetails Lost Savings und Cost Avoidance

Implementierungsplan

Implementierungsplan Projektphase Phasenthema

Aufgaben: Implementierungsstufen

Interne Ressourcen

PLAN

BUILD

RUN

Change Management

Migrationsvorbereitung

Transition

Ausschreibung RAVE

Datenerhebung

Externe Kommunikation

Controlled Operation

Neubeschaffung

Definition und Verabschiedung Leistungsportfolio

Datenfinalisierung

Klärung rechtlicher und Einkaufstechnischer Gegebenheiten

Interne Kommunikation

Transition Reporting

Lieferungen und Leistungen

Bestimmung KundenInternes Projektteam

Prozessdefinition

Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement

Erstellung Projektplan

Individualstrategie

Neubeschaffung

Vertragsverhandlung RAVE-Vertrag Dienstleistungsrahmenvertrag

Optional: E-Tools und User Schulungen

Austausch

1 Ansprechpartner aus dem EK (+ Vertretung) Evtl. Rechtsabtlg.

Sehr erfolgskritisch

Übernahmegespräche inkl. Vertragsverhandlungen

1 Ansprechpartner aus dem EK (+ Vertretung) (Für die Prozessdef.: 1 Ansprechpartner aus der SiFA 1 Ansprechpartner aus der Belegschaft (Betr.-rat?) erfolgskritisch

Vertragsmanagement

Management Reporting Transformation

1 Ansprechpartner aus dem EK (+ Vertretung)

Relevante Erfolgsfaktoren • Umfangreiche Marktkenntnisse seitens RAVE • Lokal/international • Erfahrung bei Verhandlung und Übernahme von Verträgen • Intensive Vorbereitung und pragmatische, interne Kommunikation stellt die Erfolgsbasis auf allen Ebenen dar • Aktive Unterstützung des Projekts auf allen Unternehmensebenen • Vollständige Informationslage für alle involvierten Abteilungen, um Wiederstände zu vermeiden • Geklärte Erwartungshaltung und Dokumentation • Definierte Begrifflichkeiten • Vollständige Datenbasis • Ausreichender zeitlicher Rahmen • Realistische Kostensenkungserwartung • Engagierter und durchsetzungsstarker Koordinator seitens Kunde

Übernahme des Bestandsgeschäftes – Transitionsprozess

Info an Dienstleister /Lieferanten

Übergabe Lieferanten/DL-Liste

Erhalt der Lieferanten/DL-Liste

Vereinbarung einer Individualstrategie

Durchführung Individualstragiegespräche

Externe DL/LF

RAVE

KundenProjektteam

Transition

Bestätigung der Lieferung/ ggfs Alternativprodukte

Ja

Übernahmegespräche: Kontaktaufnahme Infopackage Vertragsverhandlung

Einigung erzielt?

Nein Info über DL RAVE/RAVE Pro

Eskalation

Nutzenargumentation

Nutzen für den Einkauf Operatives Einkaufsgebiet

Nutzen

Beschaffungsprozess

• • •

Unterbindung von Maverick-Buying Frühe Einbindung in den Beschaffungsprozess Liefersicherheit

Preise

• • •

Erzielung von Einsparungen Langfristig wirkende Senkung der Produktpreise Nachverhandlung der Preise (Marktniveau basierend) Identifizierung und Beseitigung versteckter Kosten Volumenrabatte durch Skaleneffekte

• • Lieferantenmanagement

• • • • •

Transparenz des Lieferantenportfolios Lieferantenmanagement für kleine und nichtstrategische Lieferanten Unterstützung der Lieferantenentwicklung Lieferantenkonsolidierung Fokus auf strategische Lieferanten möglich

Vertragsmanagement

• •

Vertragsabschluss- und management Sicherung Compliance von kleinen und nicht strategischen Lieferanten

Controlling

•

Erhöhte Transparenz, Einkaufskennzahlen als Basis für strategisches EK-Controlling Verbesserte Informationslage, Auswertungen&Reporting

•

Nutzen für den Fachbereich / SiFa

Aufgabengebiet

Nutzen

Verwaltung/Management

• • • • •

Single Point of Contact für alle Fragestellungen Administrative Entlastung Übersichtliches Produktportfolio Einsatzsicherheit Konzentration auf andere Aufgaben

Beschaffung

•

Vereinfachung des Anfrage- und Beschaffungsprozesses Liefersicherheit Gesicherte Verfügbarkeit Verbessertes Markt-Know-How Kostenreduzierung durch Benchmark und Vergleich Transparenz Qualitätssicherung

• • • • • •

Nutzen für interne Bereiche

Bereiche

Nutzen

Rechnungsabteilung / Controlling

• • • • • • •

Rechtsabteilung

• • • • •

Standardisierter Abrechnungsprozess für ein hohes Bestellaufkommen Schnellere Monatsabschlüsse werden möglich (fast close) Konsolidierte (Sammel-)Rechnungen (optional) Reduzierter administrativer Aufwand Fehlerquote in Rechnungen < 1 % Weniger Kreditoren (-pflege) Hoher Grad an Automatisierung Erfüllung der Compliance-Anforderungen Reduzierung rechtlicher Risiken Sicherstellung formaljuristischer Vereinbarungen in der Lieferkette Standardisierung der Vertragsbedingungen Reduzierung von Abhängigkeiten der Lieferanten

Kontaktdaten Ansprechpartner Projekt Jan Müller / Geschäftsführung RAVE Benrader Str. 50 47918 Tönisvorst Tel.: 0 21 51 – 7 88 88 14 Mobil: 0178 – 8085505 Mail [email protected] Ansprechpartner Datenpflege / Integration Elke Köster Benrader Str. 50 47918 Tönisvorst Tel.: 0 21 51 – 7 88 88 12 Mobil: 0178 – 8085505 Mail [email protected]