Methoden Pretest Kalkulation von Fallkosten im SAP/R3 System

Erfahrungen eines Krankenhauses Dipl.-Kfm. Ralph Kippels Kreiskrankenhaus Gummersbach GmbH Version: 0.1

Themenübersicht •

Vorstellung des Krankenhauses und der Trägerstruktur

•

Vorgehen im Pretest - DRG Kalkulation -

•

Stand der EDV in Medizin und Verwaltung

•

Abschlussbewertung

Kreiskrankenhaus Gummersbach GmbH Gesellschafterversammlung Verwaltungsrat Geschäftsführung

Kreiskrankenhaus Gummersbach Akademisches Lehrkrankenhaus Versorgungstufe 4 611 Planbetten

Klinik Marienheide Fachklinik für Psychiatrie 140 Planbetten

Innere Medizin 115 Betten Dialyse 12 Plätze

Neurologie 72 Betten Stroke-Unit 4 Plätze

Allg.Psychiatrie 49 Betten Teilstationäre AT 30 Plätze

Gerontopsychiatrie 40 Betten

Kinderklinik 50 Betten 5 Betten Frühgebor.intensiv

Strahlenheilkunde 12 Betten

Suchtkrankenbehandlung 51 Betten

Auffangkonzeption 20 Betten

Allgemein-Chirurgie 75 Betten Visceralchir.

Unfall-Chirurgie 75 Betten Handchirur.

Augenheilkunde 4 Belegbetten

Gyn./Geburtshlfe 65 Betten

H N O 36 Betten Plast.Chirur. spezielle HNO-Chir.

Kinder/Jugend/Psych. Tagesklinik 10 Plätze

Psychiatrie 82 Betten Tagesklinik 15 Plätze

Anästhesie Intensivmedizin (16 Betten Intensiv)

Radiologie MR u. CT DSA Gam makamera

Pathologie

Medizinische Strahlenphysik

Sozialdienst Ergotherapie Phys.Therapie Klin.Psychologie

Gemäß § 2 Abs. 1 dieser Vereinbarung dient der Methoden-Pretest den folgenden Zielen: Überprüfung und Anpassung der Kalkulationsmethodik, Klärung von Fragen zur Datenvalidierung, Identifizierung von Schnittstellenproblemen bei der Datenzusammenstellung und-übertragung (krankenhausinterne und krankenhausexterne Schnittstellenprobleme), Gewinn von Erkenntnissen zur Organisation und Durchführung der späteren Kalkulation (Betreuung der Krankenhäuser, Schulungen, Testauswertungen, benötigte Infrastruktur), Nutzung als ersten Anhaltspunkt für spätere Kalkulationen der Relativgewichte.

Interne Zielsetzungen: Realisierung mit „Bordwerkzeug“ möglich ? Vorhandene Kostenstellenrechnung als Steuerungsintrument erhalten Klärung von Fragen zur Datenvalidierung / Plausibilitäten 100 % Ansatz möglich Erstmals Umsetzung der Kostenträgerrechnung für 1 Jahr Aufwand

Projektarbeit Krankenhaus

Beginn April 2001

GF, EDV, Controlling Medizincontrolling Finanzbuchhaltung

Berater

- Solidaris -

EDV-Firmen

- T-Systems / SAP - ITB

Wirtschaftsprüfer BDO

Der Patient als Kostenträger Material

Externe Leistungen

MM

FI

Kostenstelle

Kostenstelle

Patient IS-H

Interne IS-H Leistungen

CO

CO

Gemeinkosten

CO

Grundlagen der Auftragsrechnung •

Der Patient im IS-H wird im Controlling durch den Auftrag repräsentiert. Der Fallauftrag wird im CO automatisch angelegt, wenn die Aufnahme eines stationären bzw. teilstationären Falles gesichert wird.

Leistungen (Labor, Radiologie, OP, PPR etc. werden im Rahmen der Leistungsverrechnung auf den Auftrag gebucht.

Die Aufträge können durch Merkmale (z.B. Diagnose, Alter des Patienten etc.) klassifiziert werden. Zudem werden Erlöse auf den Auftrag gebucht.

Arbeitsschritt -1•

Abbildung der modularen Kostenstruktur - Anlegen von alternativen Kostenartengruppen (DRG_ALLE) - Anlegen von alternativen Kostenstellengruppen (DRG_KKHGM) - Abbildung in einem Kostenbericht Der Ausweis der Verteilungen auf Ebene der Kostenstellen kann durch die Verwendung geeigneter Berichte erfolgen. Als SAP-Standardbericht ist der Bericht, Kostenstellen: Aufriss nach „Vorgang“ sinnvoll, der sich im Ast „Plan-Ist-Vergleiche u. Zusätzliche Merkmale“ befindet, zur Definition eigener Berichte sind die Merkmale „Vorgang“ und „Be-/Entlastungskennzeichen“ hervorzuheben, die eine Unterscheidung in Primärer Buchung und Belastung/Entlastung aus Verteilung ermöglichen (Verteilung Ist: Vorgang RKW).

Einrichten einer alternative Kostenstellenhierachie Kreiskrankenhaus Gummersbach Gesamtbereich

DRG Bereich

Nicht DRG Bereiche

DRG 01 Normalstationen

DRG 12 Psychiatrische Stationen

DRG 02 Intensivstation

DRG 13 Ausgliederungen

DRG 03 Dialyseabteilung DRG 04 Medizinische Institutionen DRG 05 Anästhesie DRG 06 Eingriffsraum Kreissaal DRG 07 Bildgebende Diagnostik DRG 08 Labor DRG 09 Diagn./Therap. Bereiche DRG 10 Einzelkosten DRG 11 Basiskostenstellen

Einrichten einer alternativen Kostenstellenherarchie DRG 01 Normalstationen Innere Medizin

Allgemein Chirurgie

Unfallchirurgie

Pädiatrie

Allgemeine Kostenstelle

Allgemeine Kostenstelle

Allgemeine Kostenstelle

Allgemeine Kostenstelle

Station 6.1

Station 8.1

Station 9.1

Station 3.1

Station 6.2

Station 8.2

Station 9.2

Station 3.2

Station 6.3

Station 8.3

Station 9.3

Station 6.4 Station 7.3

Einrichten einer alternativen Kostenstellenherarchie DRG 11 Basiskostenstelle Verteilung nach QM

Verteilung nach Pflegetagen

Verteilung nach Med.Bedarf

Reinigung

Zentrale Pflegedienste

Apotheke

Klima/Heizung

COM-Center

Notdepot

BHKW

Nacht/Notaufnahme

Aussenanlagen

Hol/ Bringedienste

Gebäude

Speisenversorgung

Werkstätten

Verwaltung Betriebsrat Geschäftsfühung EDV Controlling

Verteilung nach OP-Minuten

Zentralsterilisation

Bildung von Kostenartengruppen DRG_ALLE

: Alle Kostenartengruppen DRG_KH : Zusammenstellung DRG-Bereich DRG_Pers : Personalkosten DRG DRG_ÄRZTE : Gruppe 1 Ärztlicher Dienst

Bildung von Kostenartengruppen DRG_ALLE

: Alle Kostenartengruppen DRG_KH : Zusammenstellung DRG-Bereich DRG_Pers : Personalkosten DRG DRG_ÄRZTE : Gruppe 1 Ärztlicher Dienst 60000 61000 62000 63000

Gehälter Ärztlicher Dienst Ges.Sozialversicherung Ärzte Altersversorgung Ärzte sonst.Aufwendungen Ärzte

Aufbau alternativer Kostenartengruppen DRG_ALLE Alle Kostenartengruppen

DRG_KH Kostenarten DRG-Bereich

DRG_PERS Personalkosten

DRG KAG09 Ausgliederungskostenarten

DRG_SACH Sachkosten

DRG Gruppe 1 Ärztl.Dienst

DRG Gruppe 4 Arzneimittel

DRG Gruppe 2 Pflegedienst

DRG Gruppe 5 Implantate

DRG Gruppe 3 Funktionsdienst

DRG Gruppe 6 sonst.Med.Bedarf

DRG Gruppe 9 Ausgliederungskostenarten

Ausbildungsdienst Sachkosten Ausbildung Instandhaltung Wohnheim

DRG Gruppe 7 Sachk.Med.Infrastruktur DRG Gruppe 8 Pers./Sachk.nicht med.

Persiodenfremde Aufwendungen

Arbeitsschritt – 2 • •

•

Ausgliederung der nicht DRG-relevanten Kosten per Verteilung Verteilung der den Sammelkostenstellen zugeordneten Kosten (ins. Personalkosten) Verteilung der Kosten von indirekten Kostenstellen auf direkte Kostenstellen

- Anlegen von Verteilungszyklen (z.B. DRGAER, DRGAUS...)

Arbeitsschritt - 2 – Kostenausgliederung / Kostenzuordnung

Allgemeine Kostenstelle : Ärztlicher Dienst Chirurgie

Chirurg. OP

Stationen

Ambulanz

Allgemein Chirurgie Art der Leistung

Anamnese,Aufnahmeuntersuchung Aufklärung Arztbrief Visiten/Untersuchungen Aktenführung,Anordnungen Blutentnahmen,Spritzen,Infusionen Besprechung mit Angehörigen Verbandwechsel Chefarztvisite Oberarztvisite Intensivvisite Röntgenbesprechungen Röntgen/Indikationsbespr. Administration Notarztdienst Konsile Ambulanzen KV Notfälle Institutambulanz Operationen im Zentral-OP Eingriffe im Normaldienst Rüstzeiten Ablaufbedingte Wartezeiten Gesamt Minuten

Bezug

Fallzahl Fallzahl Fallzahl Pflegetage Pflegetage Fallzahl Fallzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl

Anzahl

2.500,0 2.500,0 2.500,0 20.871 20.871 2.500,0 2.500,0 1750,0 104 146 500 52 208 250 600 700

Anzahl Anzahl Anzahl

Anzahl Anzahl 5%

Teilnehmer

Minuten/ Bezugszahl

Minuten gesamt

4,0 2,0 5,0 3,0 1,0 3,0 8,0 8,0 1,0 1,0 1,0

15,0 Min 15,0 Min 15,0 Min 4,0 Min 2,0 Min 3,0 Min 10,0 Min 3,0 Min 180,0 Min 180,0 Min 30,0 Min 60,0 Min 60,0 Min 120,0 Min 20,0 Min 20,0 Min

37.500,0 Min 37.500,0 Min 37.500,0 Min 83.484,0 Min 41.742,0 Min 30.000,0 Min 50.000,0 Min 26.250,0 Min 56.160,0 Min 26.280,0 Min 45.000,0 Min 24.960,0 Min 99.840,0 Min 30.000,0 Min 12.000,0 Min 14.000,0 Min

1.998 49 150

0 1,0 1

20,0 Min 20,0 Min 20,0 Min

0,0 Min 980,0 Min 3.000,0 Min

2.250 2.250

2,0 1,0

60,0 Min 20,0 Min

270.000,0 Min 45.000,0 Min 15.750,0 Min 1.155.576 Min

Kostenverteilung vor Auftragsrechnung Anlegen eines Verteilung-Zyklus: Sender: Kostenstelle: Kostenartengruppe : Bezugsbasis:

Allgemeine Kostenstelle UC DRG_Ärzte z.B. 30% oder Betrag

Empfänger: Kostenstelle: Anteil : Kostenstelle :

OP UC 70% UC Ambulanz 30%

Verteilung / Umlage im SAP-System Die Verteilung wurde zur primärkostengerechten Verrechnung von Kostenstellen konzipiert. Dies bedeutet, dass die Verteilung nur primäre Kosten verrechnet. Dabei werden folgende Informationen an die Empfänger weitergeleitet: -die

Originalkostenart (d.h. die primäre Kostenart bleibt erhalten) -Die

Sender- und Empfängerinformation (sendende und empfangende Kostenstelle) wird im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert. Der buchhalterische Herkunftsnachweis wird nicht mehr im Kostenrechnungsbeleg fortgeschrieben, da in diesem Fall in erster Linie die Informationen aus der Kostenrechnung weitergeleitet werden

sollen.

Arbeitsschritt - 3 •

Mengenmässige Leistungsverrechnung der Medizinischen Institutionen (Labor, Radiologie, OP etc.) auf die Aufträge (=Fälle) Zur Implementierung der Leistungsverrechnungen sind folgende Schritte durchzuführen:

1. Anlage von CO–Leistungsarten samt Verrechnungskostenarten pro Senderkostenstelle. 2. Planung der Leistungsarten auf den Senderkostenstellen (ausreichend ist z.B die Planung einer beliebigen Kapazität oder einer beliebigen Äquivalenzziffer) 3. Zuordnung der IS-H Leistung zu der CO-Leistungsart. Dieser sollte –soweit möglich- auf die für die Senderkostenstellen relevanten Leistungen eingeschränkt werden (Performance !) Im Anschluss können die Leistungen übergeleitet werden.

Arbeitsschritt - 4 •

Leistungsverrechnung der Fachabteilungen auf die Aufträge (=Fälle) Zur Verrechnung der Kosten der Fachabteilung auf die Aufträge ist es zunächst erforderlich, pro Fachabteilung zwei CO-Leistungen samt Verrechnungskostenart anzulegen (je eine für die PPR-Minuten und eine weitere für den Tagessatz). Diese sind auf den jeweiligen Kostenstellen der Fachrichtung zu planen (d.h. auf den Kostenstellen, die in der Tabelle „NOEK“ den Erbringenden OE's der jeweiligen Fachrichtung zugeordnet sind). Anschließend muss eine Zuordnung der bestehenden IS-H-Leistungen „PPR“ und „TAG“ zu den CO-Leistungen - getrennt pro Fachrichtung - in der Tabelle „NLAZ“ erfolgen. Im Anschluss können auch diese Leistungen übergeleitet werden.

Arbeitsschritt - 5 •

Definition der Verteilungszyklen Auf den Aufträgen befinden sich nach Durchführung der Leistungsverrechnung Mengen von Leistungen (GoÄ-Punkte,

Tage, PPR-Minuten etc.), die durch die jeweilige Verrechnungskostenart repräsentiert werden. Anschließend können Verteilungszyklen definiert werden, die auf diese Daten zugreifen und die die auf den DRG-Kostenstellen befindlichen DRG-relevanten Kosten auf die Aufträge überführen. Bei der Definition der Zyklen ist darauf zu achten, dass als Bezugsbasis der Istverbrauch der betreffenden Verrechnungskostenart angegeben wird (nicht: Leistungsart, da Leistungsarten nur senderseitig anfallen

Leistung ISH z.B. Pflegetag Leistungsart CO = Pflegetag IM (IM_TAG) Verrechnungskostenart CO = Kostenart sekundär 992000 Überleitung auf Aufträge = Pflegetag / IM_TAG Verteilzyklus anlegen = ÄKIM ( Istverbrauch ) Verteilung durchführen = Verteilung n.Verrechnungskostenart

Anmerkungen •

Anlage von Auftragsgruppen Zur Reduzierung der Rechnerbelastung sollten Auftragsgruppen, angelegt werden, die alle Aufträge der jeweiligen Fachabteilung des Jahres 2000 beinhalten. Dies kann über den Pfad Rechnungswesen > Controlling > Aufträge > Stammdaten > Sammelbearbeitung > Maschinell erfolgen. Nach Wahl der geeigneten Selektionskriterien kann eine Auftragsgruppe (z.B. DRG2000IM, DRG2000UC etc.) gebildet werden.

•

Verrechnung Implantate Um manuelle Buchungen zu vermeiden, werden die Kosten der Implantate (z.B. Kosten Knieimplantate) auf die Aufträge verteilt die die Erlöskostenart Fallpauschale mitführen. Auch hier werden Auftragsgruppen gebildet (z.B. Knie2000UC, Herz2000IM, FP3.01, etc.) (Merke: Bezugsbasis sind die Istkosten)

Ergebnisse Fallpauschale / 17.091 17.092 Gonarthrose,KG-Proth. Erlöse Gruppe 1: Personalk. Ärztlicher Dienst Gruppe 2: Personalkosten Pflegedienst Gruppe 3: Personalkosten FuMed Dienst Personalkosten Methoden-Pretest Gruppe 4: Arzneimittel Gruppe 5: Implantate Gruppe 6: Sonstiger Med.Bedarf Gruppe 7: Pers./Sachkosten med.Infrastr. Gruppe 8: Pers/Sachkosten nicht med.Ber Sachkosten Methoden-Pretest Kosten Saldo

Gesamt 1.552.393 Ist 159.216 218.420 172.355 549.991 26.450 312.682 76.230 11.864 190.493 617.718 1.167.709 384.684

pro Fall 23.170 2.376 3.260 2.572 8.209 395 4.667 1.138 177 2.843 9.220 17.428 5.742

Ergebnisse Fallpauschale / 17.091 17.092 Gonarthrose,KG-Proth. Erlöse Gruppe 1: Personalk. Ärztlicher Dienst Gruppe 2: Personalkosten Pflegedienst Gruppe 3: Personalkosten FuMed Dienst Personalkosten Methoden-Pretest Gruppe 4: Arzneimittel 662800 Implantate Kniegelenke 662400 Schrauben/Platten 662500 Implantate (Fixateure) Gruppe 5: Implantate Gruppe 6: Sonstiger Med.Bedarf Gruppe 7: Pers./Sachkosten med.Infrastr. Gruppe 8: Pers/Sachkosten nicht med.Ber Sachkosten Methoden-Pretest Kosten Saldo

Gesamt 1.552.393 Ist 159.216 218.420 172.355 549.991 26.450 294.174 13.497 5.010 312.682 76.230 11.864 190.493 617.718 1.167.709 384.684

pro Fall 23.170 2.376 3.260 2.572 8.209 395 4.391 201 75 4.667 1.138 177 2.843 9.220 17.428 5.742

Fallpauschale 17091 / 17092 Gonarthrose Kostenstellgruppen DRG 01 Normalstation DRG 02 Intensiv

5: 6: 8: Nichtm. 1: Ärzte 2: Pflege 3: FuMeDi 4: Arznei Implantate SoMeBe 7: KAG 7 Infr. 65.545 215.816 1.012

2.604

42.926

14.992

71

312.681

18.541

3.672

181.655

647

415

250

272

DRG 04 Med.Institut.

54.394

49.298

3.928

40.720

4.525

6.056

DRG 05 Anästhesie

32.129

30.509

2.911

8.518

2.341

717

54

77

0

28

19

2

6.502

148

6.085

692

631

42.971

36

1

1.921

364

1.159

312.682

76.230

11.864

190.493

DRG 07 Bildgeb.Diagn. DRG 08 Labor DRG 09 Diag.Therap.B.

6.082

DRG 10 Einzelkosten

3.788

DRG 11 Basiskosten Gesamt DRG

159.216 218.420

172.355

26.450

IT im Kreiskrankenhaus Gummersbach ITB.Med SAP








R/3

Patientenverwaltung Patientenabrechnung Krankenaktenverw. Finanzbuchhaltung Materialwirtschaft Apotheke Personalverwaltung

Baxter

IntegrationsServer

Patientendisposition Med. Verschlüsselung OP-Dokumentation Med. Dokumentenmanagement
Stationsarbeitsplatz
Radiologie
Laborintegration
Perinatologie / Qualitätssicherung
Hygienedokumentation
Psychiatrie







Hardware Compaq ProLiant ML570

System Microsoft Windows NT Server 4.00 Processor

4 X Pentium III Xeon /700Mhz

Total Hauptspeicher 2,6 GByte 486 Gigabyte Festplattenkapazität

Eingabe der Daten am Ort des Geschehens • • • • •

Stationsärzte codieren Aufnahmediagnosen und § 301-Daten Im OP werden Prozeduren vom Operateur codiert Entlassdiagnosen werden von den Stationsärzten angegeben Leistungsdaten werden in den Funktionsbereichen erfasst ...

Datenfluss Kodierung am Ort des Geschehens

Zusammenführung in der Basisdokumentation Vergütungsfindung in BaDo BaDo-Freigabe (für DTA)

KH-Abteilung (DTA)

Kassen

Server SAP Server ITB Terminalserver PC / Drucker Netzwerk

1 1 1 250

480.000 150.000 5.000

96.000 150.000 1.250.000 750.000

30.000 250.000 75.000

200.000 150.000 150.000 200.000 20.000

40.000 30.000 30.000 40.000 4.000

Kosten der Kostenträgerrechnung

Softwarelizenz SAP ISH SAP FI SAP CO ITB Baxter Summe Investitionen

595.000

Softwarepflege SAP ISH SAP FI SAP CO Baxter ITB

12 12 12 12 12

10.000 5.000 5.000 2.500 6.000

Summe Wartung

??

?

120.000 60.000 60.000 30.000 72.000 342.000

Personalkosten:

Systembetreuer Controller FiBu Med.Dokumentation

4,00 1,00 0,50 2,50

Summe Personal Summe gesamt pro Jahr: Summe gesamt pro Patient :

80.000 120.000 60.000 95.000

320.000 120.000 30.000 237.500 707.500

1.644.500 74,75 DM

Bewertung seitens des Krankenhauses Bewertung der Teilnahme: 1. Teilnahme am Pretest war positiv 2. Erstmals Umsetzung der Kostenträgerrechnung 3. Ermittlungen von Schwachstellen in Kosten – und Leistungsdokumentation war möglich und erfolgreich 4. Fallkostenkalkulation strategische Aufgabe der Zukunft

Bewertung seitens des Krankenhauses Bewertung des Kalkulationshandbuches: 1. Handbuch ist trotz einiger Mängel nachvollziehbar. 2. Beispiele in den jeweiligen Kapiteln könnten Anschaulichkeit verbessern 3. Validierung der Daten ( 100% Ansatz ist möglich) 4. Vereinfachtes Umlageverfahren für sachgerechte DRG-Abbildung unzureichend 5. Direkte Kosten -/ Leistungserfassung vor indirekter 6. Klärung der „Überliegerfälle“ / Tagesfälle fehlt

Bewertung seitens des Krankenhauses Bewertung der EDV 1. Kostenträgerrechnung mit SAP R3 ohne Zusatzkosten möglich 2. Hohe Rechnerkapazität erforderlich ( 60Gbyte ) 3. Keine „Knopfdrucklösung“ zu erwarten 4. Leistungserfassung im Vorfeld unabdingbar 5. Probleme in SAP: Keine Periodendurchschnittkosten PPR Minuten in Bewertung fehlerhaft Expertenunterstützung zwingend 6. Combo – PC als Alternative möglich

ComboPC: Costing Modelling Budgeting for Patient Costing Fallbezogenes Kalkulationssystem das Kosten/Erlösmodellierung einschließt. PC-Programm mit hoher Leistungsfähigkeit Einsatz in Australien sehr verbreitet ( 70 % der KH) Gutes Reporting / Grafische Unterstützung Auch für Plausibilitätskontrollen und Kostenvergleiche Allerdings: Qualität und Verfügbarkeit hängt ebenfalls von Leistungserfassungssystemen in Krankenhäuser ab !

Study Gum01 Prod41 Name Pats Days ALOS LKostenProFOCost/Pat ICost/Pat E01A Major Chest Procedure + Ccc 5 189 37,80 18.206 5.086 13.120 E01B Major Chest Procedure - Ccc 22 427 19,41 11.565 3.118 8.447 E02A Other Respiratry Sys Or Pr+Ccc 3 98 32,67 12.669 2.932 9.736 E02B Other Respiratry Sys Or Pr+Scc 3 52 17,33 6.907 1.611 5.295 E02C Other Respiraty Sys Or Pr-Cscc 9 94 10,44 5.690 1.465 4.225 E60B Cystic Fibrosis -Cscc 1 10 10,00 12.688 2.860 9.827 E61A Pulmonary Embolism + Cscc 19 418 22,00 10.521 2.176 8.345 E61B Pulmonary Embolism - Cscc 23 215 9,35 5.188 943 4.245 E62A Respiratry Infectn/Inflamm+Ccc 29 462 15,93 10.069 1.625 8.444 E62B Respiratry Infectn/Inflam+Smcc 147 1.712 11,65 5.549 1.229 4.320 E62C Respiratory Infectn/Inflamm-Cc 217 1.896 8,74 5.248 1.488 3.760 E64Z Pulmonry Oedema & Resp Failure 41 331 8,07 3.967 816 3.151 E65A Chrnic Obstrct Airway Dis+Cscc 35 407 11,63 4.515 1.103 3.412 E65B Chrnic Obstrct Airway Dis-Cscc 65 489 7,52 3.681 1.000 2.681