Protokoll 1. Strategischer Dialog „LED-Leuchtmittel beschaffen“ am 08.09.2015 Veranstalter: Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) im BME Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V., Frankfurt am Main Ansprechpartnerin: Susanne Kurz, Projektmanagerin KOINNO/Referentin BME-Sektionen/Fachgruppen mailto:[email protected], Tel: 069/30838-127 Inhalt: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Einleitung Vorstellung KOINNO und Impulsvortrag Vorstellung Teilnehmer und Diskussion Potentielle Handlungsfelder, Problemstellungen, Hürden und Chancen Weitere Schritte und Ausblick Kontaktdaten Teilnehmer/innen

1. Einleitung Die Beleuchtungssysteme in vielen öffentlichen Gebäuden und in der Straßenbeleuchtung sind veraltet und müssen früher oder später erneuert werden. Zugleich hat sich der Leuchtmittelmarkt in den letzten Jahren stark entwickelt. Themen wie Energieeinsparung und Klimaschutz beeinflussen maßgeblich die technische Entwicklung. Die Reduzierung von Energiekosten spielt bei der Auswahl der Produkte eine maßgebliche Rolle. Die klassischen Glühlampen, Globenlampen und Leuchtstoffröhren wird es in absehbarer Zeit nicht mehr geben. LED-Technologie und Energiesparlampen bestimmen die Zukunft. LEDs können aber heutige Beleuchtungssysteme nicht einfach ersetzen. Die Auswahl geeigneter moderner Leuchtmittel gestaltet sich auch unter Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen schwierig. Zudem haben die Nachfrager aufgrund technischer Anforderungen spezifische Produktbedarfe und Fragestellungen.

2. Vorstellung KOINNO und Impulsvortrag Frau Kurz stellte die Zielsetzungen des KOINNO vor. Der BME e.V. leitet im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) seit März 2013 das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (Website www.koinno-bmwi.de). Ziel des Kompetenzzentrums ist es, die Innovationsorientierung der öffentlichen Beschaffung in Deutschland dauerhaft zu stärken und den Anteil der Beschaffung von Innovationen am Gesamtvolumen des öffentlichen Einkaufs zu erhöhen. KOINNO setzt im Beschaffungsprozess bereits in der Phase der Bedarfsentstehung an und will damit erreichen, dass der Einkauf frühzeitig in die Beschaffungsplanung der Bedarfsstellen mit einbezogen wird. In dieser Phase des Beschaffungsprozesses ist der Gestaltungsspielraum für alle Beteiligten am größten und sollte strategisch genutzt werden.

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Innenbeleuchtung: Im Weiteren berichtete Frau Kurz von dem technischen Entwicklungsgespräch im 600 Jahre alten Rathaus in Bremen. Bei dem Tausch der herkömmlichen Leuchtmittel in LEDs müssen bei 300 Kronleuchtern, welche zusammen mit den Arbeitsräumen insgesamt 10.000 Lichtpunkte bilden, zusätzlich die Denkmalschutzbestimmungen berücksichtigt werden. Als Herausforderungen wurden in Bremen genannt: kurze Innovationszyklen, Produktstandards definieren, Verfügbarkeit am Markt sicherstellen, Kühlung/Brandschutz bei der Auswahl beachten, Kostenfaktor Sonderleuchten/ Abnahmemengen, Kostenfaktor Personal/Wartung. Außenbeleuchtung: Die Straßenbeleuchtung ist zentrale Aufgabe der Kommunen. Mehr als die Hälfte der Anlagen ist älter als 40 Jahre. Die Technologien und Energieeffizienzwerte haben sich enorm weiterentwickelt. Es gibt am Markt eine Vielzahl technischer Varianten, die Technologien sind komplex. Das Vergaberecht mit dem Wirtschaftlichkeitsgebot bildet die Klammer im öffentlichen Sektor. Für die Kommunen stellen die höheren Anschaffungskosten für LEDs bei der oftmals schlechten Haushaltslage eine große Herausforderung dar. Werden bei Modernisierungsprojekten allerdings nicht nur die Einstandspreise, sondern auch die Lebenszykluskosten berücksichtigt, kann die Rechnung zu Gunsten von LED-Leuchtmitteln aufgehen.

3. Vorstellung Teilnehmer und Diskussion Die Teilnehmer/innen stellten sich und ihren Verantwortungsbereich vor. Dabei erläuterten sie jeweils, welche Rolle die Beschaffung von LED hierbei spielt. Ein Energiekonzern berichtete, dass LEDs bei der Neubeschaffung 85 Prozent ausmachen. Problematisch wurden die höheren Anschaffungskosten bewertet. Wirtschaftlichkeit steht an erster Stelle. Als weitere Probleme wurden die Lichtausbeute, aber auch der Tausch, die Optik/Ästhetik genannt.

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Die Leuchtdauer in Stunden spielt bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung eine entscheidende Rolle. Eine Kommune berichtete, dass Leuchtmittel im Zentraleinkauf beschafft werden, aber hier nur die Ersatzbeschaffung von Standardprodukten zur Innenbeleuchtung für Schulen, KiTas, Verwaltungsgebäude. Das Hochbauamt ist für die Beschaffung von Kabeln und Leuchten zuständig. Die Kommune will LED als Standard definieren, aber die Anschaffungskosten werden als zu hoch eingestuft. 550 Bedarfsstellen müssen überzeugt werden. Fördergelder würden benötigt. Die technische Abteilung eines weiteren Energieversorgers ist zuständig für Planung, Bau und Betrieb der Beleuchtungsanlagen in 130 Kommunen mit 40.000-45.000 Lichtpunkten. Davon sind 4.000-5.000 LEDs. Spezifikationskataloge werden bzw. sind erstellt. Die Techniker geben zu bedenken, dass LED aus vielen Einzelteilen, Modulen und sensiblen Bauteilen besteht. Das geht beim Austausch ins Geld. Bspw. kann ein Blitzschlag einen Totalausfall verursachen. Wie geht der Lieferant mit der Garantie um? Welche Herstellererklärungen werden auch im Hinblick auf die lange Lebensdauer von an die 30 Jahre abgegeben? Was passiert versicherungstechnisch bei höherer Gewalt? Gemeinsam mit Haustechnikern und Lieferanten wurden technische Leistungsbeschreibungen entwickelt. Ziel sei es, Standardlösungen und Preise zu definieren sowie Rahmenverträge mit kurzen Laufzeiten zu schließen. Es soll damit sichergestellt werden, dass bei Produkten mit kurzen Innovationszyklen einerseits vom Preisverfall am Markt profitiert wird, andererseits neue Produkte gekauft werden können, ohne über lange Laufzeiten an veraltete Produkte gebunden zu sein. Hierfür wurde eine umfangreiche Bewertungsmatrix unter Einberechnung u.a. der Jahresblenddauer, Kosten für Treiber und LED-Module erstellt. Die Lebensdauer wurde mit 15 Jahren angesetzt. Die Abteilung Gebäudewirtschaft einer weiteren Kommune ist zuständig für die Beschaffung von Elektromaterial und Leuchtmitteln. Hier besteht das Problem, dass am Markt keine geeigneten Ersatzleuchtmittel für die Büros verfügbar sind. Es gibt x-fach verschiedene Fassungen und Varianten mit unterschiedlichster Lichtausbeute. Bei den neuen LED-Leuchtmitteln müssen die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt werden, welche für Büroräume eine Nennbeleuchtungsstärke von 500 Lux vorschreibt. Der Fachhandel hinke hinter den Bedarfen hinterher. Daher müssen passende LED-Leuchtmittel im Internet gekauft werden, sind aber oftmals nicht zertifiziert. Durch fehlende Normung/VDE-Zeichen stellt sich hier dann die Frage der Haftung/Versicherung. Glaskolben ohne Vorschaltgerät bzw. Filament-Produkte (Filament = Leuchtfaden) werden im Fachhandel noch nicht angeboten. Ein TN berichtete von einem Großhändler, der die besagten Produkte im Katalog habe. Die großen Leuchtmittelhersteller hätten bisher noch den Anschluss verpasst. Das Problem der Lichtausbeute bei neuen Produkten stellt sich auch bei der Straßenbeleuchtung, Stichwort Verkehrssicherungspflicht. Hier empfehlen die Teilnehmer, nicht die billigsten Produkte zu nehmen. Weiterhin wird gefordert, dass die Hersteller ihre Produkte unabhängig prüfen lassen sollten. Einzelne Kliniken eines Klinikverbundes haben eigene Budgets bis 5.000 Euro Beschaffungsvolumen. Über diesem Budget sind Kompetenzzentren zuständig. Hier stellen sich folgende Fragen: Was wird ausgeschrieben? Wie wird ausgeschrieben? Wird eine Bemusterung durchgeführt? Protokoll  1. Strategischer Dialog LED‐Leuchtmittel beschaffen  am 8. Sept. 2015, Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.  (BME), Frankfurt/Main, Susanne Kurz, 03.11.15, Seite 3 

Werden Hausmessen besucht? Wie hoch muss die Lichtausbeute sein? Die Abteilungen wie Wäschereien, Landesmuseen, einzelne Beschaffer und technische Leiter recherchieren jeweils in Eigenregie. Hier bestehen Bündelungspotentiale. Ein Kommunalverband berichtete von der Problematik bezüglich Konformitätserklärungen. Beispiel: Wird der Starter ausgebaut und die LED einer anderen Marke eingesetzt, dann gibt der Hersteller hierfür keine Konformitätserklärung ab. Die versicherungstechnische Problematik verunsichert die Beschaffer ebenso wie die Frage, welchen Sicherheiten mit einem TÜV/VDE-Zeichen verbunden sind. Es wurde angemerkt, dass es bei den VDE-Prüfzeichen Unterschiede gibt. (siehe auch Seite des VDE unter http://www.vde.com/de/Institut/Leistungen/Zertifizierung/Seiten/VDE-Pruefzeichen.aspx). Die Beschaffer im Kommunalverband werden mit x-fachen Sonderwünschen der Bedarfsstellen konfrontiert, so dass sich aus aktueller Sicht Rahmenverträge für LED-Leuchtmittel nicht lohnen würden. Eine Beschaffungsstrategie müsste aufgestellt werden. Eine Kommune hat im Bereich der infrastrukturellen Aufgaben den Schwerpunkt nachhaltige Beschaffung eingerichtet. Diese Stabstelle gibt es seit einem Jahr. Eine Nachhaltigkeitsstrategie müsse noch aufgestellt werden. In der Abteilung werden insbesondere Jahresausschreibungen für Berufsund Fachschulen durchgeführt. 4. Potentielle Handlungsfelder, Problemstellungen, Hürden und Chancen

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a) Technische Aspekte:  Herstellergarantie, Konformitätserklärung  Umrüstsätze HQL/LED, an Hersteller gebunden bei Ersatzbeschaffung  Forderung der Produktvergleichbarkeit (Watt/Lumen), Standardangabe Lumen, Kompatibilität, Ersatzteile oder komplette Einheiten, Forderung Verfügbarkeit Ersatzteile  Forderung einheitliches Farbspektrum  mehr Retrofit-Produkte für die Innenbeleuchtung b) Standardisierung der Produkte:  Produktneutralität, bspw. Lichtfarbe, Nutzlebensdauer, Programmierung  DIN-Normen, Rückmeldung an Hersteller  Techniker geben Impulse an Hersteller  Wichtige Fragen:  Hersteller nach Innovationsgrad seiner Produkte befragen. Was plant der Hersteller?  Was kann bei LED gebündelt werden?  Was ist Ersatzbeschaffung? Was ist Neu-Beschaffung? Was muss ich dabei in Richtung Lichtausbeute berücksichtigen?  Ist es machbar, produktneutral auszuschreiben?  Wer gibt die Technik vor? Wer die Strategie? Vorteile der Beratung/Entscheidung im interdisziplinären Kreis? Welche Rolle spielen hierbei die Bürgermeister?  In der Diskussion trennen zwischen Leuchten und Leuchtmitteln c) Vergaberecht, Beschaffungsstrategie:  Interdisziplinäre Beschaffungsteams/Vergabeteams bilden  Allgemeine jährliche Strategietreffen  Einkauf zentralisieren, wo sinnvoll  Juristische Abteilung einbinden  Informelle Besprechungen  Nachhaltigkeit (ökonomisch, ökologisch, sozial) mit einbeziehen  Langfristiges Wirtschaftsgut versus „Wegwerf-Leuchte“?  Kosten für Personal, Service, Wartung  Strategie zur Nachhaltigkeit? Oder zählt nur Wirtschaftlichkeit? 5. Weitere Schritte und Ausblick Im 1. strategischen Dialog diskutierten zunächst die Bedarfsträger/Nachfrager unter sich. Im nächsten Schritt werden in einem 2. Dialog die Anbieter/Hersteller mit einbezogen, um einerseits die Bedarfe an neuen Produkttechnologien für die Anbieterseite transparent zu machen und andererseits die Nachfrageseite über laufende Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu informieren sowie die Fragen aus dem 1. Dialog zur Diskussion zu stellen. Es geht dabei um den direkten Austausch zwischen Nachfragern nach Innovationen und potentiellen Anbietern mit Fokus auf die konkrete Bedarfs- und Marktlage.

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6. Kontaktdaten Teilnehmer/innen ………… Vielen Dank für die interessante Diskussion! Ich freue mich jederzeit auf Ihr Feedback, Ihre konstruktive Kritik und Anregungen! Kontaktieren Sie mich unter 069/30838-127 oder [email protected]

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