PERSONEL YÖNETİMİ 1
PERSONEL YÖNETİMİ HAKKINDA ............................................................................ 6
2
PROGRAMA GİRİŞ ...................................................................................................... 8
3
SİSTEM PARAMETRELERİ ....................................................................................... 10 3.1 ŞİRKET PARAMETRELERİ ........................................................................................ 10 3.1.1 Genel Parametreler (116111) ...................................................................... 10 3.1.2 Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) ............................ 19 3.1.3 Departman Tanımı (116120) ....................................................................... 26 3.1.4 SGK tanımı .................................................................................................. 27 3.1.4.1 SGK tanımları (116130) ........................................................................... 27 3.1.4.2 SGK Kartları Yönetimi (116135) .............................................................. 29 3.1.5 İŞKUR Tanımları (116131) .......................................................................... 29 3.1.6 Görev Tanımları (116140) ........................................................................... 30 3.1.7 Bölge Tanımları (116195) ............................................................................ 30 3.1.8 Sendika Tanımları (116150) ........................................................................ 30 3.2 YASAL PARAMETRELER .......................................................................................... 31 3.2.1 Yasal Parametreler (116215) ...................................................................... 31 3.2.2 Nema Oranları (116260) .............................................................................. 36 3.3 TAHAKKUK AY VE NO DEĞİŞTİR (116300) ............................................................... 36
4
SİCİL İŞLEMLERİ ....................................................................................................... 37 4.1 4.2
5
PERSONEL SİCİL KARTLARI (111100) .................................................................... 40 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12
6
KARTLAR MENÜSÜ YARDIM TUŞLARI ....................................................................... 37 PERSONEL SİCİL KARTLARI (111100) ..................................................................... 39
AİLE FERTLERİ TANITIM KARTI (111102) ................................................................. 53 PERSONEL BORÇ VE DEVİR TANIMLAMALARI (111600) ............................................ 54 İŞTEN AYRILAN PERSONELİN SİCİL KARTLARI (111200) ........................................... 55 CARİ PERSONEL TANITIM KARTI (041440) ................................................................ 56 MUHASEBE GRUP VE KOD TANITIMI (111300)........................................................... 56 PERSONEL DURUM KARTLARI (111400) .................................................................. 57 İZİN FORMU (111500) ............................................................................................ 57 SİCİL KARTLARI TOPLU DEĞİŞİKLİK (111700) .......................................................... 59 İŞSİZLİK SİGORTASI TOPLU DEĞİŞİKLİK (111800) .................................................... 59 PERSONEL KİMLİK KARTLARI DÜZENLEME VE YAZDIRMA (111900) ........................... 60 PERSONEL BELGE TANIMLARI (111930)................................................................... 61 PERSONEL BELGE DETAY TANIMLARI (111931) ........................................................ 61
PUANTAJ VE TAHAKKUK İŞLEMLERİ .................................................................... 62 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9
PERSONEL PUANTAJ KARTLARI (112100) ............................................................... 62 PERSONEL TOPLU PUANTAJ İŞLEMLERİ (112200) .................................................... 65 PERSONEL PUANTAJ ÖN DEĞER GİRİŞİ (112300) .................................................... 66 PKDS’DEN BİLGİ AKTARIMI (112400) ..................................................................... 66 EXCEL'DEN BİLGİ AKTARIMI (112410) ...................................................................... 69 PERSONEL PUANTAJ YENİLEME (112500) ............................................................... 70 PERSONEL PUANTAJ SİLME (112600) ..................................................................... 70 TAHAKKUK KESİNLEŞTİRME (112700) ..................................................................... 71 KESİNLEŞMİŞ TAHAKKUK İPTALİ (112800) ............................................................... 71
Vr.15 (9000 Serisi)
1
Personel Yönetimi
AVANS TALEP İŞLEMLERİ .......................................................................................72
7
7.1 7.2
AVANS TALEP EVRAĞI (047800) ..............................................................................72 AVANS TALEP OPERASYONLARI (113710) ................................................................72
İZİN YÖNETİMİ ............................................................................................................74
8
8.1 İZİN FORMU (111500) .............................................................................................74 8.2 İZİN TALEP FORMU (111510) ...................................................................................75 8.3 İZİN TALEP YÖNETİMİ (112952) ...............................................................................76 8.4 PERSONEL İZİN TABLOSU (CHART) (113610) ...........................................................76 8.5 İZİN RAPORLARI .....................................................................................................77 8.5.1 Hakediş raporu (113341) .............................................................................78 8.5.2 İzin defteri basımı (113342) .........................................................................79 8.5.3 Personel devam çizelgesi (113343) .............................................................79 8.5.4 İzinli personel (113344)................................................................................79 8.5.5 Detaylı izin raporu (113345) ........................................................................79 PERSONEL DEVAM KONTROL YÖNETİM ...............................................................81
9
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 11 11.1 12
PERSONEL DEVAM KONTROL GİRİŞ (111920) ...........................................................81 VARDİYA TANITIM KARTI (111922) ...........................................................................81 TAKVİM TANITIM KARTI (111923) .............................................................................83 TAKVİMLİ VARDİYA TAKİP FORMU (111924) ..............................................................83 PERSONEL DEVAM YÖNETİMİ (111925) ....................................................................86 PERSONEL DEVAM KONTROL (CHART) (111926) ......................................................86 PERSONEL DEVAM TEXT İMPORT (111928) ..............................................................87 PERSONEL DEVAM LİSTESİ (111921) .......................................................................87 PERSONEL DEVAM KONTROL RAPORU (111927) ......................................................87 YÖNETİM .................................................................................................................88 PERSONEL KARTLARI YÖNETİMİ (111101) ...............................................................88 PERSONEL İZİN FORMU YÖNETİMİ (112951) ............................................................90 PERSONEL TAHAKKUK YÖNETİMİ (112950) .............................................................90 PERSONEL TAHAKKUK İZLEME (112960) .................................................................91 PERSONEL MAAŞ DEĞİŞİMİ İZLEME EKRANI (112961) ................................................91 PERSONEL GİRİŞ/ÇIKIŞ HAREKETLERİ VE MAAŞLARI İZLEME EKRANI (112962) ............92 PERSONEL BELGE YÖNETİMİ (112963) ....................................................................92 ANALİZLER .............................................................................................................94 PERSONEL TAHAKKUK KÜBÜ (112900) ...................................................................94 RAPORLAR .............................................................................................................96
12.1 RAPOR TANIMLAMA ................................................................................................96 12.1.1 Rapor tanımlama (113500) ..........................................................................96 12.1.2 Bordro Zarfı Tanımlama (113150) ...............................................................97 12.1.3 Tanımlanan Raporu Sil (113600) .................................................................98 12.1.4 Yeni Tip Kullanıcı Tanımlı Raporlar .............................................................98 12.1.4.1 Rapor Tanımlama (113501) .................................................................98 12.1.4.2 Rapor Döküm (113502) .......................................................................99 12.1.4.3 Serbest rapor tanımlama (113503) ......................................................99 12.1.4.4 Serbest rapor döküm (113504) ..........................................................100 12.2 BORDRO VE ZARF DÖKÜMLERİ ..............................................................................101 Vr.15 (9000 Serisi)
2
Personel Yönetimi
12.2.1 İzleme Bordrosu (113110) ......................................................................... 101 12.2.2 Ödeme Bordrosu (113120) ........................................................................ 102 12.2.3 Tahakkuk Kontrol Raporu (113130) .......................................................... 102 12.2.4 Tanımlı Bordro Zarfı Dökümü (113140) .................................................... 103 12.2.5 Serbest Zarf Dökümü (113160) ................................................................. 104 12.3 PUANTAJ RAPORLARI ........................................................................................... 104 12.3.1 Personel İcmal Raporu .............................................................................. 104 12.3.2 Toplu İcmal Raporları ................................................................................ 105 12.3.2.1 Tahakkuk icmal rapor (113221) ......................................................... 105 12.3.2.2 Kazanç Raporu (113222) .................................................................. 106 12.3.2.3 Ek Kazanç Raporu (113223) ............................................................. 106 12.3.2.4 Sosyal Yardımlar Raporu (113224) ................................................... 106 12.3.2.5 Kesintiler Raporu (113225) ................................................................ 106 12.3.2.6 Toplu İcmal Rapor (113226) .............................................................. 106 12.3.2.7 Departman Veya Görev Sıralı Toplu Rapor (113227) ....................... 107 12.3.3 İhbar Tazminatı Raporu (113230) ............................................................. 107 12.3.4 Kıdem Tazminatı Raporu (113240) ........................................................... 108 12.4 PERSONEL BAZINDA RAPORLARI........................................................................... 108 12.4.1 Personel Durum Raporu (113310) ............................................................ 109 12.4.2 Personel Fihristi (113320) ......................................................................... 109 12.4.3 Personel Adres Fihristi (113330) ............................................................... 110 12.4.4 Aile fertleri listesi dökümü (113340) .......................................................... 110 12.4.5 İşten Ayrılan Personeller Dökümü ............................................................. 110 12.4.5.1 İşten Ayrılan Personel Fihristi (113351) ............................................ 110 12.4.5.2 İşten Ayrılan Personel Adres Fihristi (113352) .................................. 110 12.4.6 İşe Giren Ve Çıkanların Tarih Aralıklı Dökümü ......................................... 111 12.4.6.1 İşe Girenlerin Tarih Aralıklı Dökümleri (113361) ............................... 111 12.4.6.2 İşte Çalışanların Tarih Aralıklı Dökümü (113362) ............................. 111 12.4.6.3 İşten Ayrılanların Tarih Aralıklı Dökümü (113363) ............................ 112 12.4.6.4 İki tarih arası dönemsel bazda personel giriş çıkış raporu (113365) . 112 12.4.7 Personel Yıllık Durum Raporu (113380) ................................................... 112 12.4.8 Personel İşsizlik Sigortası Raporu (113390) ............................................. 113 12.5 TİCARİ HAREKET BİLGİLERİ ................................................................................... 113 12.5.1 Personel Hareket Föyü (041435) .............................................................. 114 12.5.2 Personel Durum Raporu (045964) ............................................................ 117 12.5.3 Personel Hesap Ekstresi (044161) ............................................................ 118 12.5.4 Cari personel hareket föyü (041436) ......................................................... 118 12.5.5 Cari personel bakiye durum raporu (045966) ............................................ 118 12.5.6 Cari personel hesap ekstresi (044162) ..................................................... 119 12.6 KULLANICI TARAFINDAN TANIMLANAN RAPORLAR (113400) ................................... 119 12.7 KULLANICI TARAFINDAN TANIMLANAN RAPORLAR(ÜCRET KARŞILAŞTIRMALI) (113450) 119 12.8 PERSONEL İZİN TABLOSU (CHART) (113610) ......................................................... 120 12.9 PERSONEL FORM TASARIMI ................................................................................... 121 12.9.1 Personel form tanımlama (113620) ........................................................... 121 12.9.2 Personel form dökümü (113621) ............................................................... 127 13 13.1 13.2
PERSONEL İCRA TAKİBİ .................................................................................... 129 İCRA DAİRELERİ TANIMLARI (118001) .................................................................... 129 İCRA TANIMLARI GİRİŞİ (118002) ........................................................................... 129
Vr.15 (9000 Serisi)
3
Personel Yönetimi
13.3 13.4 13.5 14
PERSONEL İCRA TANIMLARI LİSTESİ (118003) ........................................................130 PERSONEL İCRA ÖDEMELERİ LİSTESİ (118004) ......................................................131 PERSONEL İCRA ÖDEME EVRAĞI OPERASYONU (118005) .......................................131 BİLDİRGELER.......................................................................................................132
14.1 E-BİLDİRGE (114960) ...........................................................................................132 14.2 E-BİLDİRGE SİGORTALI TEKRAR İŞE GİRİŞ BİLDİRİMİ (114963) .................................134 14.3 ELEKTRONİK VİZİTE KÂĞIDI (114964) ....................................................................135 14.4 E-BEYANNAME .....................................................................................................135 14.4.1 Muhtasar beyannamesi (114917) ve Damga vergisi beyannamesi (114931) 135 14.4.2 Paketleme (114932)...................................................................................135 14.4.3 Internetten XML Şema Dosyası Güncelle (114933) ..................................136 14.5 SOSYAL SİGORTALAR KURUMUNA AİT BİLDİRGELER ...............................................137 14.5.1 Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (EK 3) ..........................................................137 14.5.1.1 Eksik çalışma bilgi formu (114128) ....................................................137 14.5.2 Sigortalı Bildirimleri ....................................................................................138 14.5.2.1 Sigortalı bildirim belgesi (Ek:3) (114123) ...........................................138 14.5.2.2 Sigortalı işe giriş bildirgesi (4/1-a-b Ek:4) (114125) ...........................138 14.5.3 İşyeri Bildirimleri .........................................................................................138 14.5.3.1 İşyeri Bildirgesi (Ek:6) (114127) .........................................................138 14.5.3.2 İşyeri Bildirgesi (4/1-a Ek:6) (114129) ...............................................139 14.5.4 Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi ....................................................................140 14.5.4.1 Sigortalı için vizite kâğıdı (114970) ....................................................140 14.5.4.2 Sigortalının eşi veya çocuğu için vizite kâğıdı (114971) ....................140 14.5.4.3 Sağlık Belgesi (114972) .....................................................................141 14.6 ÖZEL GİDER İNDİRİMİ (114410) ............................................................................141 14.6.1 Özel gider indirimi (114410) .......................................................................141 14.6.2 Özel gider indirimi bordrosu (114470) .......................................................142 14.6.3 Azami Fatura Hesaplaması (114450) ........................................................142 14.6.4 Özel indirim dilekçesi (114460) ..................................................................143 14.7 MUHTASAR BEYANNAME .......................................................................................143 14.7.1 Muhtasar Beyanname (114916+114915+114914+114913+114912+114911, 114910) 143 14.7.2 Muhtasar Beyanname Entegre Kodları (114920) ......................................143 14.8 DİĞER BİLDİRGELER .............................................................................................144 14.8.1 Damga Vergisi Beyannamesi (114930) .....................................................144 14.8.2 İŞKUR İşgücü Çizelgesi (Aylık) (114175) ..................................................144 14.8.3 Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi (114950) ......................................145 14.8.4 İşten Ayrılma Bildirgesi (114700) ...............................................................145 14.8.5 İşsizlik Sigortası Şahıs İcmal Bordrosu (114730) ......................................145 14.8.6 Çalışma Belgesi (114740) .........................................................................146 14.9 PERSONELLERLE İLGİLİ OLARAK HANGİ BİLDİRGE NE ZAMAN DÜZENLENMELİ VE HANGİ KURUMA VERİLMELİDİR......................................................................................................146 14.10 ESKİ BİLDİRGELER............................................................................................147 14.10.1 Emekli İşe Giriş Bildirgesi (114150) .......................................................147 14.10.2 Sigortalı Bildirim Belgesi (114180) .........................................................147 14.10.3 İşçi Giriş Bildirgesi (114500) ..................................................................148 14.10.4 İşçi Çıkış Bildirgesi (114600) .................................................................148 14.10.5 İşçi Bildirimi ............................................................................................149
Vr.15 (9000 Serisi)
4
Personel Yönetimi
14.10.6 14.10.7 15
Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Aylık Bildirge (114110) ....................... 149 Sosyal Güvenlik Destek Primi Aylık Bildirge (114130) .......................... 149
DÖNEMSEL İŞLEMLER ....................................................................................... 150
15.1 TASARRUF TEŞVİK ÖDEMESİ (115100) ................................................................. 150 15.2 BANKA ÖDEME EMİRLERİ...................................................................................... 150 15.2.1 Yapı Kredi Bankası .................................................................................... 150 15.2.1.1 Yapı Kredi Bankası (115211) ............................................................ 150 15.2.1.2 Yapı Kredi Bankası Gönderilecekler (115212) .................................. 151 15.2.1.3 Yapı Kredi bankası Gönderilmeyenler (115213) ............................... 151 15.2.2 İş Bankası .................................................................................................. 151 15.2.2.1 İş Bankası (Eski Form) (115221) ....................................................... 151 15.2.2.2 İş Bankası (Yeni Form) (115222) ...................................................... 152 15.2.3 Halk Bankası (115230) .............................................................................. 152 15.2.4 Garanti Bankası (115240+115241) ........................................................... 153 15.2.5 Vakıfbank ve Vakıfbank Yeni (115250+115251) ....................................... 154 15.2.6 Akbank (115260) ....................................................................................... 154 15.2.7 Finans Bank (115281) ............................................................................... 155 15.2.8 Koç Bank (115282) .................................................................................... 156 15.2.9 Türk Ekonomi Bankası (115283) ............................................................... 157 15.2.10 Denizbank (115284) .............................................................................. 158 15.3 PERSONEL MAAŞ İŞLEMLERİ ................................................................................. 158 15.3.1 Personel Maaş Değişiklik İşlemleri (115310) ............................................ 158 15.3.2 Personel Maaş Değişiklik Raporu (115320) .............................................. 159 15.3.3 Personel Maaş İşlemlerini Geri Al (115330) .............................................. 159 16
PERSONEL YÖNETIMI’NE PKDS’DEN İMPORT DOSYASI FORMATI ............. 161
Vr.15 (9000 Serisi)
5
Personel Yönetimi
1
PERSONEL YÖNETİMİ HAKKINDA
PERSONEL YÖNETIMI Personel-Bordro Paketi; Sosyal Sigortalar Kurumuna bağlı olarak çalışan tüm işyerlerinde, her türlü statüdeki personel için kullanılabilir. İş kolu, iş yeri, departman, kişi ve zaman bazında parametrik bölümlendirmelerin yapılabileceği ve her türlü çıkış formunun kullanıcı tarafından tanımlandığı PERSONEL YÖNETIMI, bu özelliklerinden dolayı çeşitli sektörlerin değişik ücretlendirme prosedürlerine tam uyum sağlar. Her bilgisayar programında olduğu gibi; PERSONEL YÖNETIMI programını da kullanmaya başlamadan önce yapılması gereken bazı hazırlıklar vardır. PERSONEL YÖNETIMI’ni kullanmaya başlarken yapılması tavsiye edilen hazırlıklar şunlardır: 1) Personel sicil bilgilerinin gözden geçirilip eksiklerinin tamamlanması; 2) Personel arasında ücretlendirmeye yansıyan mesleki statü (büro ve şantiye çalışanları gibi), mekan (merkez ve şube çalışanları gibi), ya da başka farklılıklar varsa bunların belirlenmesi ve personelin buna göre gruplandırılması; 3) Çeşitli nedenlerle ücret bordrosunun personel grupları için kısım kısım çıkarılması isteniyorsa bu grupların belirlenmesi; 4) Personelin amaca uygun kodlanması (bu konuya Personel Sicil Kartı anlatılırken değinilecektir). 5) Yetkili kuruluşların içinde bulunulan yıl için belirlemiş olduğu sabit bilgilerin (sigorta tavan ve tabanı, vergi indirimleri, vergi dilimleri, vb.) elde edilmesi. Şimdi programınızı hangi sırada kullanacağınızı özetlemeye çalışalım; PERSONEL YÖNETIMI programınızı çalıştırabilmek için, öncelikle KUR9000 programından şirket açmak gerekir. Bu işlemin nasıl yapılacağı kitabınızın KUR9000-Kuruluş ve Parametreler bölümünde detaylı bir şekilde açıklanmıştır. PERSONEL YÖNETIMI programını kullanmaya, programınızın “sistem” bölümü ile başlayacaksınız. Bu bölümde firmanız bütün yönleriyle programa tanıtılacaktır. Örneğin firma parametreleri bölümünden müşavirinizin ad ve soyadını, sicil numarasını, bağlı olduğunuz gelir ve kurumlar vergi daire ve numarasını, firmanızdaki günlük çalışma saatini, sosyal yardım aylarını programa gireceksiniz. Ayrıca firmanızdaki departmanları, bağlı olduğunuz SGK şubelerini, görev tanımlarını, sendika tanımlamalarını da bu bölümden yapacaksınız. Sosyal yardımlar, ek kazançlar ve işsizlik sigortası ile ilgili parametrik tanımlamalar da sistem bölümünden yapılacak tanımlamalardan bazılarıdır. Sistem bölümü, PERSONEL YÖNETIMI ile yapacağınız işlemlerin iskeletini oluşturacaktır. Bu yüzden çok titiz bir ön çalışma sonucu bu bölüme giriş yapmanızı öneririz. Parametre girişleri yaptıktan sonra ikinci işlem sırası “personel sicil işlemleri” olmalıdır. PERSONEL YÖNETIMI’nin ‘Sicil’ menüsünde yer alan personel sicil kartından, firmanızda çalışan tüm personellerin PERSONEL YÖNETIMI’ne tanıtımları yapılacaktır. Tüm sicil kartları girildikten sonra, artık sıra puantaj işlemlerine gelmiştir. Personel puantaj kartından, her personel için tek tek puantaj bilgileri girilecektir. Ortak kazançları olan personelleri “toplu puantaj” programından tek bir seferde girmeniz de mümkündür. Puantaj girişlerinden sonra tahakkuk kesinleştirme işlemi yapılacaktır. Bu işlemden sonra artık; puantaj dökümleri, tahakkuk raporları ve dökümlerini alıp, gerekli inceleme ve kontrolleri yapabilirsiniz. Yıl sonlarında çalışanlara ne kadar fatura getireceğini bildirmek, getirilen faturaları programa girip her personelin almaya hak kazandığı vergi iade tutarını hesaplatmak ve bunlarla ilgili döküm almak için “özel gider indirimi” bölümünü kullanacaksınız.
Vr.15 (9000 Serisi)
6
Personel Yönetimi
Belirli periyotlarla SGK’ya verilmesi gerekli tüm bildirge ve beyannameler PERSONEL YÖNETIMI’nin ‘Bildirgeler’ modülünde yer alan ‘SGK Bildirgeleri’ menüsünden dökülebilir. Tasarruf teşvik fonu ile ilgili parametre girişleri ise Sistem modülü/Yasal Parametreler/TTF Parametreleri bölümünden yapılmaktadır. Evet, ana hatlarıyla PERSONEL YÖNETIMI’ni hangi sırada kullanacağınızı özetlemeye çalıştık. Şimdi; PERSONEL YÖNETIMI’ni oluşturan tüm menüleri geniş açıklamaları ve örnek ekranlarıyla birlikte incelemeye geçebiliriz.
Vr.15 (9000 Serisi)
7
Personel Yönetimi
2
PROGRAMA GİRİŞ
Series 9000 programlarının sisteminize yüklenmesi, masa üstünde her bir program için kısa yol oluşturulması ve programların çalıştırılması kitabınızın KUR9000’ne ayrılan bölümünde detaylı olarak açıklanmıştır. Programınızı çalıştırdıktan sonra karşınıza PERSONEL YÖNETIMI giriş ekranı gelecektir. Bu ekranın bir örneği aşağıda görülmektedir. Açıklamalarımıza, KUR9000’den çalışılacak firmanın açılmış olduğunu kabul ederek devam ediyoruz. Günün Tarihi: Bu alana çalışma gününün tarihi girilmelidir. Ancak, bilgisayar sisteminizde gerçek zaman saati devresi bulunuyor ise veya programı çalıştırmadan önce DATE komutu ile günün tarihini girmişseniz, içinde bulunduğunuz günün tarihi bu alana otomatik olarak gelecektir. Eğer bu alanda görüntülenen tarih doğru değil ise, doğru tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana siz girmelisiniz. Daha sonra, program içindeki tarih girişi alanlarına bu ekranda yer alan tarih otomatik olarak gelecektir. Firma Kodu: Çalışmak istediğiniz firma kodunu bu alana girmelisiniz. Yalnız, daha önce KUR9000 programından çalışılacak firmanın açılmış olması gerekmektedir. İsterseniz bu alanda F10 tuşuna basarak ya da, satır sonu butonunu tıklatarak, tüm firmaların listesini görüntüye getirebilirsiniz. Ekranınıza gelen bu pencere üzerinde, Aşağı/Yukarı ok tuşları ile çalışılacak firma kodunun üzerine gelip ENTER basarak firma seçimini yapabilirsiniz. Çalışma Yılı: Bu alana, “günün tarihi” alanından girmiş olduğunuz yıl otomatik olarak gelecektir. Eğer yukarıda kodunu girmiş olduğunuz firmanın başka bir yıla ait bilgileri ile çalışacaksanız, ilgili yılı kendiniz girmelisiniz. Bu alanda gördüğünüz yıl ile çalışmak istediğiniz yıl arasında herhangi bir fark yoksa TAB tuşuna basarak bir sonraki alana geçmelisiniz. Kullanıcı Adı: Programlara girme yetkisi olan kişiler KUR9000/Kuruluş/Kullanıcı Tanımlamaları bölümünden önceden tanımlanmış olmalıdır. Bu tanımlamanın amacı, yetkisi olmayan kişilerin programlara ulaşmasını engellemektir. İşte yukarıda sözünü ettiğimiz program ile kullanıcı olarak tanımlanmış kişiler, kendi kullanıcı kodlarını bu alana girmelidir. Kullanıcı kodlarını bir liste halinde ekrana getirip, bu listeden de seçebilirsiniz. Bunun için, bu alanda F10 tuşuna basmanız ya da satır sonu butonunu tıklatmanız gerekmektedir. Bu işlemden sonra ekranınızın üzerine, tüm kullanıcı kodlarının yer aldığı bir pencere açılacaktır. Bu pencere üzerinde Aşağı/Yukarı ok tuşlarını kullanıp, ilgili kullanıcı kodunun üzerine gelip ENTER tuşuna basarak kullanıcı seçimi yapabilirsiniz. Giriş Şifresi: Her kullanıcı kendi şifresini bu alana girmelidir. Giriş şifresi KUR9000 programınızın “kullanıcı tanımlamaları” bölümünden önceden tanımlanmış olmalıdır. Giriş şifresi de girildikten sonra aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşacaksınız. Tahakkuk Ay: Personel-bordro paketine hangi ayın işlemleri için girdiğinizi bu alanda belirteceksiniz. Örneğin şimdiye kadar 6 aylık işlemlerinizi tamamladınız ve şu anda 7. ayın işlemlerini yapacaksanız, çalışılan ay alanına da 7 girmelisiniz. Tahakkuk No: Bu alan bir ay içinde birden fazla tahakkuk yapılması gereken durumlarda kaçıncı tahakkukla ilgileneceğinizi belirttiğiniz alandır. PERSONEL YÖNETIMI’nde bir ay içinde dilediğiniz kadar tahakkuk yapmanız mümkündür. Parçalı tahakkuk olarak adlandırdığımız bu işlemler için gerekli tanımlamalar, programa girdikten sonra “sistem” menüsünden yapılacaktır. Eğer siz de aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yaptıysanız, şu anda hangi tahakkuk ile ilgili işlem yapacağınızı bu alanda belirteceksiniz. Bu alana herhangi bir şey yazılmadan enter tuşuna basılarak geçildiğinde, tahakkuk no otomatik olarak 1 olacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
8
Personel Yönetimi
1’den sonraki tahakkuklar için, ekranın alt tarafında “Yeni tahakkuk aç Çıkış” şeklinde bir mesaj belirir. Bu durumda ancak “yeni tahakkuk aç” mesajı seçilerek programa girilebilecektir. Tahakkuk no girildikten sonra PERSONEL YÖNETIMI ekranına ulaşılabilir. PERSONEL YÖNETIMI menüsündeki sıralama, en çok kullanılan işlemlere öncelik tanımaktadır. Standart bilgi girişi esas alındığında ya da programın yapısının anlaşılması açısından bakıldığında sistem parametreleri seçeneği ilk girilmesi gereken programlardır. Ancak bu programlarda bilgi girişinin dönemsel aralıklarla yapılacağı düşünülerek daha sık giriş yapılacak programlar menünün ilk sıralarına yerleştirilmiştir. PERSONEL YÖNETIMI programının ana menüsünde görülen seçenekleri şimdi kullanım sırası ile inceleyelim.
Vr.15 (9000 Serisi)
9
Personel Yönetimi
3
SİSTEM PARAMETRELERİ
Bu bölümden, firmanızın ve firmanızdaki ücretlendirme prosedürünün iskeletini oluşturan parametrelerin girişleri yapılacaktır. Bu bölümde yer alan program parametreleri karşınıza yaygın kullanışı temel alan bilgilerle yüklü olarak gelecektir. Çoğunlukla bunlarda sadece ufak tefek değişiklikler yapmak yeterli olacaktır. Fakat bu parametrelerden bazıları firmalara özeldir. Bu yüzden bu tür parametrik alanlar boş olarak karşınıza gelecektir (Örn. Şirket parametreleri menüsünde yer alan hemen hemen tüm bölümler. Departman tanımı, SGK tanımlamaları, Görev tanımlamaları gibi...). Programınızın sistem bölümü üç ana menüden oluşmuştur. -Şirket parametreleri, Yasal parametreler, Tahakkuk ay ve no değiştir Bu menülerde yer alan programlar ile az önce değindiğimiz firmanıza özel olan bilgilerin girişi yapılacaktır.
Şirket Parametreleri
3.1
Bu menü, iş kolunuzu, firmanıza mahsus özel bilgileri (departman tanımlamaları, görev tanımlamaları, sosyal yardım tanımlamaları….) çalışma şartlarınızı ve Sosyal Sigortalar Kurumunun içinde bulunulan yıl için belirlediği limit ve oranları gireceğiniz yani kısacası PERSONEL YÖNETIMI’ne firmanıza ait temel bilgilerin girileceği bölümdür. PERSONEL YÖNETIMI, bundan sonra gireceğiniz personel ve puantaj bilgilerini ücretlendirmede kullanırken bu bölümde girdiğiniz bilgileri esas alacaktır.
3.1.1
Genel Parametreler (116111)
Bu program ile kullanıcılarımız; firmalarının genel yapısını, firma sahibi ile ilgili kimlik bilgilerini, çalışma saatlerini kısacası firmalarının resmi olarak yürütmesi gereken tüm ilişkilerde kullanılacak tanımlamalarını yapacaklardır. Bu tanımlamalar birkaç ekran sayfasından oluşmaktadır. Dolayısıyla kullanıcılarımızın yapması gereken ekranın üst bölümünde
Firma çalışma parametreleri Tahakkuk hesaplama parametreleri Özel sigorta işlemleri Tahakkuk yuvarlama parametreleri Tahakkuk görsel parametreleri Ek kazanç isimleri değiştirme Sosyal yardım isimleri değiştirme Kesinti isimleri değiştirme Diğer parametreler
Başlıkları ile sıralanan her bir ekranı görüntülemeleri ve her bir alana uygun olacak girişler yapmalarıdır. Şimdi bu sayfalara hangi bilgilerin girileceğini tek tek incelemeye çalışalım. Genel parametreler Programınızın bu ekranından genellikle firmanızın beyanname dökümleri için gerekli olan, dolayısıyla ilgili beyannamelere otomatik olarak yansıyacak firma bilgilerinin girişleri yapılacaktır. Böylece her beyanname için firma bilgilerinizi ayrı ayrı tanımlamak yerine, bu program yardımıyla bir kere tanımlamanız yeterli olacaktır. Bunun için programınız öncelikle sizden, bağlı olduğunuz vergi dairesinin, gelir ve kurumlar vergi dairesinin kodunu girmenizi isteyecektir. Daha sonra da sırasıyla mükellef/işveren kodunu, SM/SMMM kodu ve adını, YMM kodu ve adını, vergi sorumlusunun kodunu, kanuni temsilci kodunu, mirasçı kodu ve taşeron kodunu F10 tuşu yardımıyla seçip belirlemenizi bekleyecektir. Tabii ki öncelikle ilgili kodların tanımlanması gerekmektedir.
Firma çalışma parametreleri
Vr.15 (9000 Serisi)
10
Personel Yönetimi
Bu sayfadan firmanızın çalışma saatlerine ve SGK matrah hesaplamalarına yönelik tanımlamalar yapılacaktır. Şimdi sizlere bu sayfada gördüğünüz her bir alana nasıl giriş yapılacağını açıklamaya çalışalım. Günlük çalışma saati: İşyerinin günlük çalışma saatinin girileceği alandır. Buraya yazılacak sürenin ondalık bir sayı ile ifade edilmesi mümkündür. Nokta ‘.’ basıldıktan sonra yazılan rakamlar ondalık hanesine yazılacaktır. Puantaj hesabında mesai günleri saate çevrilirken, bir gün için burada girilen değer kullanılacaktır. Şubat’ta eksik çalışmada (SGK gün) = (Çalışılan gün): Bu parametre yardımıyla şubat ayında SGK gün sayısının, o ayda çalışılan gün sayısına eşit olup olmadığı belirlenecektir. Parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmesi sonucunda eksik çalışılan şubat ayında SGK günü çalışılan gün sayısı olarak kabul edilecektir. Normal şartlarda şubat ayında SGK tahakkuk günü, eksiksiz çalışmada 30 gün üzerinden hesaplanmaktadır. Ancak eksik gün çalışmada (örneğin Şubat ayının 28 veya 29 çektiği yıllarda), çalışılan gün sayısı kadar tahakkuk günü dikkate alınması için bu alanın işaretlenmesi gerekmektedir. Bu günlerde de tahakkuk gününün 30 olarak kabul edilmesi için bu parametrenin işaretlenmemesi yeterli olacaktır. SGK matrahı 31 gün üzerinden: Çalışma ayı kaç çekerse çeksin SGK tarafından öngörülen çalışma gün sayısı 30’dur. Bazı firmalar ücretlendirmelerini 31 çeken aylarda 31 gün üzerinden yapmak isteyebilirler. Ancak bordro üzerinde çalışma gün sayısının 30 olarak görünmesi de gerekmektedir. Bu parametre işaretlenirse, 31 gün çeken aylarda ücretlendirmeler ve kesintiler 31 gün üzerinden yapılır ancak çalışma gün sayısı yine 30 olarak gösterilir. Ücret hesabı 30 gün üzerinden?: Personellerinize ilişkin ücret hesaplamalarının 30 gün üzerinden mi hesaplanacağına ilişkin bilgi bu alandan belirlenecektir. Bu parametreyi işaretlemeniz durumunda hesaplamalarda 30 günlük zaman dilimi baz alınacaktır. SGK gün kabulü: PER9000 programı saat bazında çalışma sistemi uygulandığında (tam gün olmalı parametresi aktif ise) 7.5 saati baz alır. Başka bir ifade ile 7,5 saatten az çalışan kişiler (örneğin 7 saat) o gün çalışmamış kabul edilir. 7.5 saatten az çalışan kişiler için de o günün tam gün olarak kayıtlara geçirilmesi isteniyorsa, bu durumda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden “tam gün olmalı” parametresini kaldırmalı, başka bir ifade ile diğer parametreyi seçmelisiniz. Vakıf aidat tavanı; firmanızın belirlemiş olduğu ve personel maaşlarından kesilecek vakıf aidat tavanı tutarının girildiği alandır. Kimi personeller için ödenecek vakıf aidat tutarı belirlenen bu tutardan fazla ya da az olabilir bu durumda ödemesi fazla olacak personeller için girilecek tutar Tavan üstü Aidatı alanına, ödemesi az olacak personellerin tutarları da oran olarak “Aidat Oranı” alanına girilmelidir. Geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın: Eğer firmanızda çalışan personellerinizin yıl içinde kullanmadıkları yıllık izinlerinin bir sonraki yıla devredilmesini dolayısıyla İzin formu (111500) ekranının “geçen yıldan devreden yıllık izin” alanına yansımasını istiyor iseniz bu alanın başında yer alan kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır. Hak edişten önce yıllık izin kullanabilsin: Bu parametreye bağlı olarak kullanıcılarımız; yeni işe girmiş olan dolayısıyla henüz yıllık izin kullanımını hak etmemiş olan personelleri için yıllık izin formu hazırlayabileceklerdir. Bu parametre işaretlenmez ise yıllık izni hak etmemiş olan personeller için İzin formu (111500) girildiğinde, programınız sizi "İzin hak ediş tarihi henüz dolmamış" şeklinde uyaracak ve kayıt yapmanızı engelleyecektir. Eğer ki kullanıcılarımız, bu durumda olan personelleri için yıllık izin girişi yapmak istiyorlar ise bu parametreyi işaretlemeleri gerekecektir. Bu durumda programınız sizi yine uyaracak fakat kayıt yapabilmenize imkân tanıyacaktır. Vizite kâğıdında/sağlık belgesinde ek kazanç ve sosyal yardımlar yazılsın: Bu parametrenin başında yer alan kutucuk işaretlenmez ise personellerin vizite kâğıdı ve sağlık belgelerine sadece SGK
Vr.15 (9000 Serisi)
11
Personel Yönetimi
matrahları yazılacaktır. Aksi halde yani bu alan işaretli olarak belirtilir ise, SGK matrahı haricinde ek kazanç ve sosyal yardım tutarları da ilgili belgelere yazılacaktır. İhbar-kıdem tazminat raporlarında tüm sosyal yardımları hesapla: Firmanızda personeller için ihbar ve kıdem tazminatı hesaplanırken tüm sosyal yardımların dikkate alınmasını istiyor iseniz bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Böylece, firmanızda geçerli olan tüm sosyal yardımlar ihbar ve kıdem tazminatlarına dahil edilecektir. Aksi halde yani bu parametre işaretlenmez ise, sadece yakacak, bayram, yıllık izin ve ikramiye gibi sosyal yardımlar dikkate alınacaktır. Aylık aynı ödeme tutarı: Bu alana girilecek tutar personellerin kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanmasında önemli olacaktır. Konuyu bir örnekle açıklamaya çalışalım. Firmanızın belirli dönemlerde, personellerine sosyal yardımlar haricinde giyim, yiyecek ya da vb. yardımlarda bulunduğunu, bu yardımlarında ihbar ve kıdem tazminatlarının hesaplanmasında dikkate alınmasını istediğini düşünelim. Bu durumda yapılması gereken ilgili yardım tutarının bu alana girilmesidir. Böylece bu tutar tüm personellerin borç ve devir tanımlamaları kartlarına yansıyacak, dolayısıyla kıdem ve ihbar tazminatlarının üzerine eklenecektir. Eğer bu tutar, her personel için farklı olacaksa bu durumda yapmanız gereken, Personel/Sicil işlemleri/Personel borç ve devir tanımlamaları programından istediğiniz personel için Aylık Aynı Ödeme Tutarını girip, ilgili programda yer alan Ödeme Dikkate Alınsın parametresini “evet” olarak seçmelisiniz. Böylece bu alana girilen tutar, personellerin kıdem ve ihbar tazminatlarının üzerine eklenmesi sağlanmış olacaktır. Bunu “ihbar tazminatı” raporundan da görebilirsiniz. Tahakkuk kur tarihi: Personel yönetiminde maaşların dövizli hesaplanabilmesi mümkün olmaktadır. Bu durumda personel sicil kartından personel için seçilen döviz cinsi ana dövize çevrilerek puantajı hesaplanacak ve puantaj kaydı da ana dövize göre oluşturulacaktır. Tahakkuk kur bilgileri de bu alandan yapılacak seçime göre değerlendirilecektir. Kur bilgileri programa giriş tarihinden alınabileceği gibi, tahakkuk ayının son gününden ya da kullanıcılarımızın tahakkuk sırasında kendilerinin girecekleri tarihe ait kur bilgilerinden alınarak hesaplanabilecektir. Zaten bu alanda da isteklerinizi karşılayacak
Programa giriş tarihinden Tahakkuk ayının son gününden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten
Seçenekleri sunulacaktır. Bu düzenlemelerle birlikte programımızın Bordro ve zarf dökümleri menüsünde sıralanan raporlardan da maaşların döviz cinsi ve döviz sembolü de izlenebilecektir. Tahakkuk hesaplama parametreleri Bu ekrandan tahakkuk hesaplamaları ile ilgili olacak parametre girişleri belirlenecektir. Şimdi bunların neler olduklarını inceleyelim. Mazeret izni rakamları ve hastalık izni rakamları kazanç ve SGK’ya dahil edilsin: Bu alanlarda sizden istenen, personellerinizin bu tip izinler alması durumunda bunların kazançlarına ve SGK ödemelerine dahil olup olmayacağını belirlemenizdir. Bunun için bu alanların başında yer alan kutucukları işaretlemeniz yeterli olacaktır. Eğer bu izinler, kazançlar dışında tutulacak ise yani kazançlarına herhangi bir etkisi olmayacak ise bu alanların seçilmişliklerini kaldırmanız gerekecektir. SGK taban ve tavan hesabını kazanç tahakkukundan hesaplansın: Bu alanın başında yer alan kutucuğu işaretler iseniz, SGK taban ve tavan hesaplarında, kazanç tahakkuk no alanına girdiğiniz tahakkuk numaraları dikkate alınacaktır. Aksi halde yani bu alanı işaretlemez iseniz imleciniz bir sonraki alan olan Taban ve Tavan Hesabı Yapılacak Tah. No alanına geçecek ve sizden, bu hesaplamalarda baz alınacak tahakkuk numarasını girmeniz istenecektir. Evet, bu alanlarla ilgili seçiminizi açıklamalarımız doğrultusunda yaparak bir sonraki alana geçebilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
12
Personel Yönetimi
Öğrenci puantajın da damga vergisi hesaplansın: Öğrenci puantajı sırasında damga vergisinin hesaplanmasını istiyor iseniz bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır. Aksi durumda böyle bir seçilmişliğe gerek yoktur. Hastada tutar hesapla: Tahakkuk hesaplamalarında hasta tutarının hesaplanıp hesaplanmayacağı bu alandan belirlenecektir. Eğer hesaplama yapılacak ise bu parametrenin başında yer alan kutucuk işaretlenmelidir. Sosyal yardımlar netten hesaplansın: Ücretlendirmeleri brütten yapılan firmalarda sadece sosyal yardımların netten hesaplanması isteniyorsa bu parametrenin başındaki kutucuk işaretli olmalıdır. Aksi durumda yardımlar netten hesaplanmayacaktır. Ekranda gördüğünüz Netten->Brüte hesaplamada özel indirim, sosyal yardım/ek kazanç indirimi, sakatlık indirimi, göçmen indirimi, bireysel/hayat sigortası indirimi ve askerlik borçlanması indirimi net ücreti etkilesin parametreleri ile amacımız, ücretlendirmelerini netten brüte doğru hesaplayan kullanıcılarımızın personellerinin net maaşlarına bu vergi indirimlerini yansıtmalarıdır. Bunun için yapılacak tek işlem bu ekranda sunulan indirim kalemlerinden hangilerinin net maaşlara yansıtılacağının işaretlenmesidir. Özel sigorta işlemleri Bu bölümden özel sigorta hesaplamaları ile ilgili olacak parametre girişleri yapılacaktır. Ekranda gördüğünüz Netten->Brüte hesaplamada DİĞER SİGORTA (İŞVEREN) İNDİRİMİ net ücreti etkilesin, DİĞER SİGORTA (ÇALIŞAN) İNDİRİMİ net ücreti etkilesin, BİREYSEL SİGORTA (İŞVEREN) İNDİRİMİ net ücreti etkilesin, BİREYSEL SİGORTA (ÇALIŞAN) İNDİRİMİ net ücreti etkilesin parametreleri ile amacımız, ücretlendirmelerini netten brüte doğru hesaplayan kullanıcılarımızın personellerinin net maaşlarına sigorta indirimlerini yansıtmalarıdır. Bunun için yapılacak tek işlem bu ekranda sunulan indirim kalemlerinden hangilerinin net maaşlara yansıtılacağının işaretlenmesidir. Ayrıca bu ekrandan işverenin yaptığı sigortalar için, bunların sosyal yardım ve kesinti olup olmayacağına dair belirlemeler de yapılabilecektir. İşverenin personelleri için kendisinin yaptırmış olduğu sigortalar, aslında birer sosyal yardımdır ve bunların SGK’sının kesilmesi gerekir. Örneğin, işveren, personellerine hayat sigortası yaptırıyorsa, aslında bir nevi sosyal yardım ödüyor demektir. Bunun için ekranda yer alan
Diğer sigorta (işveren) sosyal yardım ise kullanılacak yardım Diğer sigorta (işveren) kesinti ise kullanılacak kesinti Diğer sigorta (işveren) sosyal yardım ise vergilendirme şekli Bireysel sigorta (işveren) sosyal yardım ise kullanılacak yardım Bireysel sigorta (işveren) kesinti ise kullanılacak kesinti Bireysel sigorta (işveren) sosyal yardım ise vergilendirme şekli
Alanlarında uygun olan parametreler düzenlemelidir. Yani kesinti olacaksa hangi kesinti olacağı yardım ise hangi yardım olacağı belirlenecektir. Burada dikkat edilecek nokta, bu sosyal yardımın tipi daima net olmaktadır ve brüte dönmesi gerekmektedir. Yani, burada seçilen sosyal yardım hangisi ise, "Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112)" ndaki sosyal yardım detaylarından, ilgili sosyal yardım için "SGK -> Var" ve "Maaş tipi -> Net" olmalıdır. Tabii bu kullanıcının isteğine kalmış. Kesinti olmasının amacı, Bu ödemeler sosyal yardım olarak işleyecek, ancak personele herhangi bir ödeme yapılmayacak. Dolayısı ile bu tutarın, çalışanın maaşına etki etmemesi için kesinti olarak da kullanılması gereklidir. Son olarak da; diğer (veya bireysel sigorta) (işveren) sosyal yardım ise bu yardım vergi indiriminin hesaplandığı toplam kazanca dahil edilmesin ve brütten nete hesaplamada diğer (veya bireysel sigorta) (işveren) sosyal yardımından doğan indirim işverene yansısın parametrelerinden size uygun olanı işaretlemelisiniz.
Tahakkuk yuvarlama parametreleri
Vr.15 (9000 Serisi)
13
Personel Yönetimi
Bu bölümden de kullanıcılarımız personellerinin net ücretlerinin, SGK matrah tutarlarının ve avanslarına yönelik yuvarlama şekli ve miktarlarının nasıl olacağını belirleyeceklerdi. Aşağıda her bir parametre tek tek açıklanmıştır. Net ücret yuvarlama şekli: Bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak 4 seçenekli bir pencereye ulaşacaksınız. Yuvarlama türlerini içeren bu pencereden, çalışanın ücreti için otomatik olarak uygulanacak yuvarlama türünü seçmeniz beklenmektedir. Yuvarlama şeklinde baz alınacak yuvarlama “yuvarlama limitinde” belirtilen rakama göre olacaktır. Yuvarlama türleri aşağıda açıklanmıştır. Yuvarlama yapma: Bu seçeneği seçtiğinizde, her hangi bir yuvarlama hesabı yapılmayacaktır. Yakınına yuvarla: Bu seçenek tercih edildiğinde çalışanın ücreti yuvarlama limiti dikkate alınarak en yakın tam sayıya yuvarlanacaktır. Örneğin yuvarlama miktarı 100 olarak verildiğinde; 1355,250 değeri .........1355,250 alacaktır.
50 TL'nin 100'e yuvarlanması ile 1355,300 olarak çalışan ücretinde yer
1355,240 değeri .........1,355,240 40 TL'nin 0'a yuvarlanması ile 1355,200 olarak çalışan ücretinde yer alacaktır. Yukarı yuvarla: Bu seçenek tercih edildiğinde çalışan ücreti vereceğiniz yuvarlama miktarı dikkate alınarak yukarı yuvarlanacaktır. Örneğin yuvarlama miktarı 100 olarak verildiğinde; 1355,250 değeri .........1,355,250 alacaktır.
50 TL'nin 100'e yuvarlanması ile 1355,300 olarak çalışan ücretinde yer
Aşağı yuvarla: Bu seçenek tercih edildiğinde çalışanın ücreti bir önceki parametrede vereceğiniz yuvarlama miktarını dikkate alarak aşağıya yuvarlanacaktır. Örneğin yuvarlama miktarı 100 olarak verildiğinde; 1355,250 değeri .........1,355,250 50 TL'nin 0'a yuvarlanması ile 1355,200 olarak çalışan ücretinde yer alacaktır.
Net ücret yuvarlama limiti: Yuvarlama limiti alanı personel ücretlerindeki son uç rakamları kaç liralık tam sayılar halinde görmek istediğinizi belirttiğiniz alandır. Yalnız bu parametre yuvarlama şekli parametresinden yapılacak seçime göre çalışmaktadır. Örneğin bu alana 50 yazıldığını ve “yuvarlama şekli” alanından da “aşağıya yuvarla” seçeneğinin seçildiğini düşünelim. Net ücreti 524.817.- olan çalışanın ücreti 524.800.- olarak yuvarlanacak ve 17 rakamı çalışanın alacağına işlenecektir. Aynı şekilde personel ücretlerini yukarıya da yuvarlayabilmeniz mümkündür. Kısacası bu alana personel ücretlerinde otomatik olarak yuvarlama yapılmasını istiyorsanız, ilgili Yani bu alana personel ücretlerinde otomatik olarak yuvarlama yapılacaksa yuvarlama miktarının ne kadar olacağı girilecektir. SGK matrah yuvarlama tipi: Bu alanda kullanıcılarımız SGK matrah hesaplamalarındaki tutarlara yönelik yuvarlamanın nasıl yapılacağını belirleyeceklerdir. Bu alanda da sizlere tıpkı Net ücret yuvarlama şekli alanında olduğu gibi yuvarlama yapma, yakınına yuvarla, yukarı yuvarla ve aşağı yuvarla seçenekleri sunulacaktır. Bu alanda yapacağınız tercihler doğrultusunda SGK matrah tutarlarında ya her hangi bir yuvarlama yapılmayacak, ya da SGK matrah yuvarlama miktarı alanına girdiğiniz değer dikkate alınarak yukarı ya da aşağı yuvarlanacaktır. Yakınına yuvarla seçeneği seçildiğinde de, küsuratlı değerler verilen yuvarlama miktarı dikkate alınarak en yakın tam sayıya yuvarlanacaktır. SGK matrah yuvarlama miktarı: Yuvarlama yapılırken baz alınacak miktarın ne olduğu bu alana girilecektir. Avans yuvarlama şekli ve avans yuvarlama miktarı: Bu alanlarda da kullanıcılarımız öncelikle personellerine verecekleri avans tutarlarında baz alınacak yuvarlama şeklini belirleyecekler,
Vr.15 (9000 Serisi)
14
Personel Yönetimi
akabinde de yuvarlamaların hangi miktara göre olacağını gireceklerdir. Bu alanın çalışma mantığı da Net ücret yuvarlama şekli ve Net ücret yuvarlama limiti ile aynıdır. Detaylı bilgi için ilgili alanlara ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. İkramiye yuvarlama şekli ve ikramiye yuvarlama miktarı: Yuvarlama şekli ve miktarlarının belirleneceği bir diğer parametremizde personellere verilecek ikramiye tutarlarıdır. Dolayısıyla bu alanlarda da kullanıcılarımız öncelikle personellerine verecekleri ikramiye tutarlarında baz alınacak yuvarlama şeklini belirleyecekler, akabinde de yuvarlamaların hangi miktara göre olacağını gireceklerdir. Bu alanın çalışma mantığı da Net ücret yuvarlama şekli ve Net ücret yuvarlama limiti ile aynıdır. Detaylı bilgi için ilgili alanlara ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Tahakkukta yuvarlama işlemi: Bu parametre ile amacımız kullanıcılarımızın personel tahakkuk işlemlerinde yuvarlamaların nasıl hesaplanacağını parametreye bağlı olarak belirleyebilmelerine yardımcı olmaktır. Bu amaçla Kullanıcılarımıza Yuvarlama yapma, Yuvarlama yap ve yuvarlanmış değerler üzerinden hesapla Yuvarlama yapmadan hesapla işlem bitiminde yuvarla Seçenekleri sunulmuştur. Eğer puantaj hesaplamasına etki eden rakamların herhangi bir yuvarlama yapılmadan hesaplanması isteniyor ise yuvarlama yapma seçeneğinin, Puantaj hesaplamasına etki eden rakamlar hesaplanırken yuvarlama yapılması ve sonraki hesaplamalarında, bu yuvarlanmış değerler üzerinden devam etmesi isteniyor ise Yuvarlama yap ve yuvarlanmış değerler üzerinden hesapla seçeneğinin, Puantaj hesaplamasına etki eden rakamların herhangi bir yuvarlama yapılmadan hesaplanması, tüm hesaplamalar bittikten sonra oluşan rakamların yuvarlanması isteniyor ise Yuvarlama yapmadan hesapla işlem bitiminde yuvarla seçeneğinin, tercih edilmiş olması yeterli olacaktır. Vergiler firma toplamında yuvarlansın: Bu alanda sizden istenilen, firma genelindeki kümülâtif vergilere “yuvarlama” uygulanıp uygulanmayacağını belirlemenizdir. Eğer vergiler firma toplamında yuvarlanacak ise, bu parametrenin başında yer alan kutucuk işaretlenmelidir, aksi halde böyle bir seçime gerek yoktur. Tahakkuk görsel parametreleri Tahakkuk, kelime anlamı olarak hesaplama ile eş anlamlıdır. PER9000’de tahakkuk, ücret hesaplama olarak ifade edilebilir. PER9000’de bir çalışma ayı içerisinde birden fazla tahakkuk işlemi yapabilirsiniz. Parçalı tahakkuk olarak adlandırabileceğimiz bu hesaplamalara örnek olarak, ay sonu itibariyle normal kazançların tahakkukunu, yine ay içinde personellere normal kazanç haricinde verilen diğer ödemelerin tahakkukunu gösterebiliriz. Örneğin Mayıs ayı ücretlendirmelerini yaptıktan sonra, yine bu ay içinde verilecek ikramiye için ikinci bir tahakkuk, yani ikinci bir hesaplama yapılabilir. İşte tahakkuk parametreleri olarak geçen bu bölümümüzde, kazanç tiplerine göre yapılan hesaplamaların hangi tahakkuka kaydedileceğini ve puantaj kartından bu tahakkukların hangilerinin görüntüleneceğini tanımlayacağız. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekrandan puantaj kartında da tablo halinde göreceğiniz kazanç tiplerine ilişkin tanımlar yer almaktadır. Bunlar; kazanç, ek kazanç, sosyal yardımlar ve özel kesintiler olarak sıralanmıştır. Bu tanımların yan tarafında 2 ayrı giriş alanı mevcuttur. Birinci alana, ilgili satırdaki kazanç tiplerine ait hesaplamaların hangi tahakkukta yer alacağı girilmelidir. İkinci giriş alanına ise, ilgili satırdaki kazanç tipinin hesaplamadan sonra kaçıncı tahakkukta görülebileceği girilmelidir. Örneğin “kazanç tahk. no” satırının ilk giriş alanına 1, ikinci giriş alanına 2 rakamını girerseniz, normal kazanç hesaplamaları sadece 1. tahakkukta yapılabilir ve bu tahakkuka kaydedilir. Birinci
Vr.15 (9000 Serisi)
15
Personel Yönetimi
tahakkuku yapıp kesinleştirdikten sonra, ikinci tahakkukta normal kazançlar için tahakkuk hesaplatamazsınız. Ancak 2.tahakkukta normal kazançları ekranda görebilirsiniz. Aynı şekilde “ek kazanç tahk. no” satırının ilk giriş alanına 2 rakamını girerseniz, bir ay içinde ek kazançlar sadece 2, ikinci giriş alanına 3 girerseniz, 1. tahakkukta iken puantaj kartında ek kazanç tablosu görülemeyecektir. Ek kazanç bilgilerini ancak ikinci tahakkukta puantaj kartına girebilirsiniz. Üçüncü tahakkukta ise bu bilgileri sadece ekrandan görebilirsiniz. Şimdi aşağıdaki örnek tablomuzdaki girişlerden yararlanarak tahakkuk parametrelerini yorumlamaya çalışalım. Tahakkuk Parametreleri Kazanç tahk. No [1] [2] Ek kazanç tahk. No [1] [2] Sosyal yardımlar tahk. No [2] [3] Özel kesintiler tahk. no [2] [3] Yukarıdaki tablomuzda “kazanç tahk. no” ve “ek kazanç no.” satırlarında 1 ve 2 rakamları görülmektedir. Bunun anlamı; puantaj kartında “kazançlar” ve “ek kazançlar” tablolarına ait bilgiler sadece 1. tahakkukta hesaplatılabilecektir. Birinci tahakkuk kesinleştirilip ikinci tahakkuk açıldığında bu bilgileri yine ekranda görebilirsiniz. Çünkü tablonun ikinci bilgi giriş alanında tahakkuk numarası 2 olarak yer almaktadır. Ancak ikinci tahakkukta sadece “sosyal yardımlar” ve “özel kesintilere”e ait puantaj bilgileri hesaplatılabilecektir. İkinci tahakkuk ta kesinleştirilip 3. tahakkuk açıldığında puantaj kartında sadece son iki kazanç satırı izlenebilecektir. Aynı ay içerisinde 4 kez tahakkuk yapılacak, ancak 5. tahakkukta sadece kazançlar tablosu ekrandan görüntülenecektir. Yani 5. tahakkukta kazançlar tablosuna herhangi bir giriş yapılamayacaktır. Eğer 6. tahakkuk açılırsa, bu durumda kazançlar tablosu ekranda dahi yer almayacaktır. Ek kazanç tahak. no satırında 3 ve 4 rakamları görülmektedir. Bu demektir ki, ek kazançlar için 3. tahakkuka kadar puantaj kartından giriş yapılacak, 4. tahakkukta bu tablo sadece ekranda görüntülenecek, giriş yapılmayacak. 5. Tahakkukta ise ek kazançlar tablosu puantaj ekranında dahi görülemeyecek. Örnek tablomuzda “sosyal yardımlar tahk. no” satırında sadece 2 rakamları görülmektedir. Bunun anlamı; puantaj kartında “sosyal yardımlar” tablosu için aynı ay içerisinde sadece 2 kez tahakkuk yapılacak ve bu tablo 2. tahakkuka kadar ekrandan izlenecek demektir. 3. tahakkuk açıldığında sosyal yardımlar tablosunu puantaj kartında göremeyeceksiniz. Ancak birinci satırdaki kazançlar tablosuna 4. tahakkuka kadar giriş yapılıp, 5. tahakkuka kadar ekrandan izlemek mümkündür. Tablonuzda yer alan özel kesintilere ilişkin yorumları size bırakıyoruz. Şimdi sizlere ekranda gördüğünüz parametreleri açıklamaya çalışalım Tahakkukta net maaşı gösterilsin: Bu alanda sizden istenen tahakkuk ekranında seçili olan personelin hesaplanan net maaşının ekranın alt bölümünde gösterilip gösterilmeyeceğini belirtmenizdir. Eğer personellerin net maaşlarının gösterilmesini istiyor iseniz bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlemelisiniz. Raporlamalarda tutarları brüt göster: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlemeniz durumunda personellerinize ait hesaplanan net tutarlar raporlarda brüt tutar olarak da gösterilecektir. Kesinleştirme yapılmamış puantajda uyarı verilsin: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlerseniz programınız çalıştığınız aya yönelik personel tahakkuk kesinleştirme işlemini yapmadan bir sonraki aya geçmenizi engelleyecek ve karşınıza onay başlıklı bir mesaj ekranı getirecektir. Bu ekranda öncelikle, hangi döneme ait tahakkuk kesinleştirmesi yapılmamış personel var ise o belirtilecek sonrasında da size rapor göster ve devam seçenekleri sunulacaktır. Bu ekrandan “rapor göster” butonunu tıklayarak ilgili ay için tahakkuk kesinleştirmesi yapılmamış personellerin listesini alabilir “Devam” butonunu tıklayarak da işlemlerinize devam edebilirsiniz. Eğer bu parametre işaretlenmezse programınız sizi herhangi bir şekilde uyarmayacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
16
Personel Yönetimi
Toplu puantaj işlemlerinde program uyarıları işlem bitiminde listelesin: Bu parametre ile amacımız; kullanıcılarımızın bazı işlemler sonrasında personel bazında tek tek aldıkları uyarı mesajlarını toplu olarak listeleyebilmelerine olanak sağlamak dolayısıyla iş akışlarını daha seri olarak gerçekleştirmelerine yardımcı olmaktır. Konuyu bir örnekle açıklamaya çalışalım; personelleriniz için bulunduğunuz ay içinde puantaj işlemini yapmadığınızı düşünelim ve puantaj öncesinde de kesinleştirme programını ya da puantaj yenileme programını çalıştırdığınızı varsayalım. Bu durumda programınız sizi seçtiğiniz her personel için tek tek “X kodlu personelin tahakkuku yapılmamış” mesajı ile uyaracak ve bu uyarıyı tüm personeller için verdikten sonra işlemini tamamlayacaktır. Aynı şekilde personel tahakkuklarını kesinleştirdikten sonra tekrar tahakkuk kesinleştirmeyi çalıştırdığınızda, ya da silinmiş olan tahakkuk bilgilerini tekrar silmek istediğinizde de bu ve benzeri uyarılar seçtiğiniz her personel için tek tek verilecektir. Bu parametre sayesinde bu uyarıların personel bazında tek tek değil de toplu olarak listelenmesi sağlayabileceksiniz. Bunun için yapılacak tek işlem bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olmasıdır. Böylece söz konusu uyarılar işlem tamamlandıktan sonra size bir liste halinde sunulacaktır. Toplu puantaj giriş/yenileme/silme işlemlerinde SGK şubesi sorulsun: Bu parametre ile amacımız kullanıcılarımızın Personel toplu puantaj işlemleri (112200), Personel Puantaj yenileme (112500) ve Personel puantaj silme (112600) programlarından SGK şubesini seçebilmelerine imkan vermektir. Bu parametrenin işaretlenmesi durumunda ilgili programların parametre ekranına SGK şube alanı yansıyacak ve bu ekrandan puantaj girişini, silme ve yenileme işlemini yapacakları personelleri için SGK şubesini seçebileceklerdir, aksi durumda bu alan ile karşılaşılmayacaktır. Bu parametre sayesinde birden fazla SGK şubesi ile çalışan kullanıcılarımız puantaj girişlerini SGK bazında yapabileceklerdir. Puantajda eksik çalışma nedeni sorulmasın: Programlarımızda herhangi bir personel için kazanç tablosundan girilen çalışma günü 30 günden az ise, ilgili personelin puantajı yapılırken programınız sizi “eksik çalışma var!” şeklinde uyarıp “devam ve neden girişi” butonlarını sunacaktır. İşte bu uyarı ekranının eksik çalışan her personel için karşınıza gelmesini istiyor iseniz bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır. Serbest zarf dökümünde adres tipi: Bu parametrenin Firma genel olarak seçilmesi durumunda Serbest zarf dökümü (113160) programından personellerinizin ücret pusulalarına iş yeri adres bilgisi olarak firmanızın genel adresi yazılacaktır. Bu adreste programınızın Genel firma parametreleri (116111) ekranından tanımlanmaktadır. Kullanıcılarımız ücret pusulalarına şubelerine ait adreslerin yazılmasını istiyorlarsa bu parametreyi SGK şube detayı olarak belirtmeleri gerekecektir. Böylece SGK tanımları (116130) programından tanımladıkları şubeleri için, F2 tuşu yardımıyla girmiş oldukları şube adresleri, serbest zarf dökümüne iş yeri adresi olarak yazılacaktır. Ek kazanç isimleri değiştirme Bu bölümden de kullanıcılarımız Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının Ek kazanç detay tanımları ekranında yer alan gece vardiyası, diğer kazanç 1.-2.-3.-4.-5. tanımlamalarını kendi firmalarında ifade ediliş şekillerine göre değiştirebileceklerdir. Gördüğünüz üzere bu değişiklik özel bir durumun yüklenmediği ek kazanç tanımlamaları için geçerlidir. Çalışma mantığı kesinti isimlerini değiştirme ile aynıdır. Yani bu ekranda da ismi değiştirilecek ek kazanç satırına gelinecek ve yeni ismi alanına istenen tanım girişi yazılacaktır. Sosyal yardım isimleri değiştirme Bu bölümden de kullanıcılarımız Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının Sosyal yardım detay tanımları ekranında yer alan izin, ihbar tazminatı, giyim yardımı, doğum yardımı, evlenme yardımı, ölüm yardımı, tahsil yardımı ve diğer sosyal yardım tanımlamalarını kendi firmalarında ifade ediliş şekillerine göre değiştirebileceklerdir. Gördüğünüz üzere bu değişiklik özel bir durumun yüklenmediği sosyal yardım tanımlamaları için geçerlidir. Çalışma mantığı kesinti isimlerini değiştirme ile aynıdır. Yani bu ekranda da ismi değiştirilecek yardım satırına gelinecek ve yeni ismi alanına istenen tanım girişi yazılacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
17
Personel Yönetimi
Kesintisi isimleri değiştirme Personel programında kullanıcılarımız, izin avansı, yakacak avansı, bayram avansı, ceza, diğer kesinti 4,5,6,7,8,9 adı altında sıralanan tahakkuk kesintilerini, (bu kesintileri personel puantaj kartları ekranının özel kesintiler butonunun tıklanması ile ulaşılan ekranda, personel sicil kartlarının Özel alacak entegrasyon kodları ekranında, raporlarda vb. birçok ekranlarda görebilirsiniz) firmalarında uygulanan kesintilere göre yeniden isimlendirebilmeleri mümkündür. Böylece her firma, kesintilerine ilişkin bilgileri, puantaj kartlarında, tahakkuk işlemlerinde raporlarda dahası kesintilerin izlenebileceği tüm alanlarda kendilerinin belirledikleri isimler doğrultusunda izleyebileceklerdir. İşte programınızın bu bölümünden tahakkuk kesinti isimlerinin değiştirilme işlemi gerçekleştirilecektir. Bu bölümde karşınıza “eski ismi ve yeni ismi” başlıklarının yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu aşamada sizden istenen ismini değiştirmek istediğiniz kesinti satırlarına gelip, “yeni ismi” kolonuna istediğiniz ismi girmenizdir. Böylece ilgili kesintiler girdiğiniz yeni isimleri ile programınızda yer alacaktır. Diğer parametreler Bu bölümde yer alan parametreler ile kullanıcılarımız personelleri için Sinyority uygulaması ve izin parası uygulaması varsa hesaplanacak tutarlarda hangi sosyal yardımın kullanılacağını ve personellerinin SGK kodları belirli yapıya göre tanımlanacak ise hangi yapının baz alınacağını belirleyeceklerdir. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek ekrandaki alanlara nasıl giriş yapılacağını açıklamaya çalışalım. Sinyority için kullanılacak sosyal yardım: Sinyority uygulaması belli bir çalışma süresini dolduran personeller için, belli bir oranda ilave maaş ödemesidir. Dolayısıyla bu alanda sizden beklenen bu uygulamanın söz konusu olduğu personellerde kullanılacak sosyal yardımın hangisi olacağının seçilmesidir. Sinyority uygulaması olan personeller için Personel sicil kartları (111100) ekranının personel ücret bilgileri sayfasında yer alan “sinyority uygulamasına tabi” alanının işaretlenmiş olması bunun yanı sıra Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sinyority uygulamaları sayfasından günlerin alt ve üst sınırları ile oran tanımlamasının yapılmış olması gerekir. İzin parası için kullanılacak sosyal yardım: Bu uygulama ile de gene belli bir çalışma süresini dolduran personellere ödenecek, ilave ikramiye tutarı anlatılmaktadır. Sinyority’den farkı, "180 günde bir %XX maaş ödemesi"dir. Bu parametrenin geçerli olacağı personeller için Personel sicil kartları (111100) ekranının personel ücret bilgileri sayfasında yer alan İzin parası uygulamasına tabi alanının işaretlenmiş olması bunun yanı sıra Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan İzin parası uygulaması sayfasından izin parası hak ediş gününün, oranın ve ödemenin hak edişten kaç gün sonra yapılacağının belirtilmesi gerekir. Programda bu parametrelerin tanımlanması: Sinyority: 0-180 gün çalışmışlığı olana %5 ek maaş 181- 360 gün çalışmışlığı olana %10 ek maaş gibi. İzin parası: 180 günde bir %50 ek maaş. Gibi. Personel sicil no kod yapısı: Bu parametre ile amacımız personellerin sicil numaraları girilirken belirli kod yapısına bağlı olarak giriş yapılmasını zorunlu kılmak farklı kod girişini engellemektir. Firmanız için böyle bir zorunluluk getirmek istiyor iseniz bu alana istediğiniz kod yapısını tanımlamalısınız. Böyle bir zorunluluk olmayacak ise bu alana herhangi bir giriş yapmanıza gerek yoktur. Kod yapısı girerken Ayrım karakteri olarak ( . nokta) Harf X Nümerik 0 Karakterlerini kullanabilirsiniz. Örneğin firmanızda 111.11.11 şeklinde sadece rakamların yer aldığı 9 karakterlik bir kod yapısı varsa bu aşamada bu alana 000.00.00 şeklinde bir giriş yapmanız yeterli olacaktır. Eğer sicil
Vr.15 (9000 Serisi)
18
Personel Yönetimi
numaralarında harf kullanılıyor ise örneğin A11.11.11 şeklinde bir kod tanımı varsa bu aşamada bu alana X00.00.00 şeklinde giriş yapılmalıdır. İzin talepleri mail ile iletilmesi: Bu parametre ile izin talep evraklarını Alt+S ile kaydettikten sonra otomatik olarak bu izin talep formu evrak bilgilerinin maille ilgili talebi oluşturduğunuz personele ait personel amirlerine veya hiyerarşi yapıdaki tüm amirlere iletilmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken “İzin talepleri mail ile iletilmesi” parametresi karşısındaki size uygun olan seçeneği işaretlemenizdir. Şimdi bu seçenekleri sırası ile açıklayalım. - İletilmesin: Bu seçenek işaretlendiğinde hiç bir şekilde, İzin talep formu (111510) kaydından sonra amirlere mail atılmayacaktır. - Sadece personel amirlerine iletilsin: İzin talep formunu hazırladığınız personele ait personel kartından tanımlanan ilgili teknik ve idari amir personellere mail atılacaktır. - Hiyerarşik yapıdaki tüm amirlere iletilsin: Bu seçenek ile de izin talep formu hazırlanan personele ait tanımlı teknik ve idari amir personeller ile bu amir personellerin de sorumlu olduğu personellere mail gidecektir. Unutmamalısınız ki maillerin gitmesi için öncelikle personel kartındaki personel adres ve telefon bilgileri bölümünden ilgili e-Posta adresi tanımlanmalıdır. Avans talepleri mail ile iletilmesi: İzin talepleri mail ile iletilmesi bölümünde açıkladığımız gibi benzer şekilde avans talep evrağı (113700) hazırlanan cari personel için de bu durum geçerlidir. Bunun için yukarda yazmış olduğumuz açıklamalardan faydalanabilirsiniz. Personel dökümünde form tipi: Bildiğiniz gibi programlarımızda ALT+F tuşları kullanılarak fatura, irsaliye, personel vb. evrakların form dizaynları yapılmakta ve bu dizayna bağlı olarak da ALT+K tuşları ile evrakların dökümleri alınabilmektedir. Programlarımızda evrak dizaynı yapabilmek için 2 tip form kullanılmaktadır. Bu parametre ile amacımız; kullanıcılarımız hangi form tipini baz alarak dizayn yapacaklarsa ilgili formun ALT+F tuşlarına basıldığı anda otomatik olarak açılmasını sağlamak, ya da evrak üzerinde eski tip, yeni tip seçeneklerini sunarak seçim yapılmasına imkân vermektir. Bu doğrultuda programınız size eski tip form, yeni tip form ve sorulsun seçeneklerini sunacaktır. Yarım iş günü çalışma saati: Bu alanda yarım iş günü için belirlenen çalışma saati girilecektir. İcra tutarının atanacağı kesinti: Bu alanda icra tutarının atanacağı kesinti belirlenecektir. İcra kesinti, izin avansı, bayram avansı, ceza gibi seçenekler karşınıza çıkacaktır. İcra tutarı hangi kesintiye göre atanacak ise, uygun olanı seçmelisiniz. Hak edilen netten kesilebilecek max icra oranı: Bu bölümde hak edilen netten kesilebilecek maksimum icra oranı belirlenecektir. Hak edilen netten kesilebilecek max kamu icrası oranı: Bu bölümde hak edilen netten kesilebilecek maksimum kamu icrası oranı belirlenecektir.
3.1.2
Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112)
Bu ekrandan firmanızın çalışma günleri, çalışma saatleri varsa yardım ayları tanımlanacaktır. Eğer firmanızda sinyority ve izin parası uygulamaları söz konusu ise bu detaylarda bu bölümden belirlenecektir. Programı çalıştırdığınızda göreceğiniz gibi her bir tanım kendine uygun olan başlık altında sıralanacaktır. V15 versiyonuyla birlikte farklı SGK şubeleri ile işlem yapan kullanıcılarımız her bir SGK şubeleri için farklı çalışma şekilleri belirleyebileceklerdir. Böylece X SGK şubesine bağlı olan personeller şu tanıma göre çalışsın Y SGK şubesine bağlı olan personeller de şu tanıma göre çalışsın diyebileceklerdir. Çünkü programınız yeni hali ile birden fazla çalışma şekli tanımlamanıza imkân vermektedir. Daha sonra bu çalışma şekilleri SGK tanımları (116130) programında yer alan Vr.15 (9000 Serisi)
19
Personel Yönetimi
çalışma kodu alanında seçilecek dolayısıyla hangi SGK'nın hangi tanıma göre çalışacağı belirlenmiş olacaktır. Evet, bu kısa hatırlatmadan sonra ekranınızda gördüğünüz her bir sayfadan yapılacak tanımlamaların neler olduklarını inceleyebiliriz. Çalışma kodu ve açıklaması: Yukarıda da belirttiğimiz gibi firmanız birden fazla SGK şubesine bağlı olarak çalışıyor olabilir ve her SGK şubesine bağlı olan personellerin de çalışma şekilleri farklılık gösterebilir. İşte bu alanda sizden istenen farklı şekillerde tanımlayacağınız çalışma detaylarınızı size hatırlatacak şekilde bir kod ve isim vermenizdir. Çünkü bu çalışma kodları daha sonra SGK tanımları (116130) programının çalışma kodu alanından seçilerek işlem görecektir. Döviz cinsi: İlgili döviz cinsini bu alandan seçmelisiniz. Günlük çalışma saati: İşyerinin günlük çalışma saatinin girileceği alandır. Buraya yazılacak sürenin ondalıklı bir sayı ile ifade edilmesi mümkündür. Nokta '.' basıldıktan sonra yazılan rakamlar ondalık hanesine yazılacaktır. Puantaj hesabında mesai günleri saate çevrilirken, bir gün için burada girilen değer kullanılacaktır. İkramiye ayları: Eğer firmada yılın belli aylarında çalışanlara ikramiye veriliyorsa, ikramiye ayları bu alana girilecektir. Örneğin Ocak, Haziran ve Eylül aylarında ikramiye veriliyorsa, 1,6,9 şeklinde giriş yapılmalıdır. Yakacak yardım ayları: Firmanızda yakacak yardımı yapılıyorsa yapılan bu yardımın hangi ayda olduğu bu alana girilecektir. Örneğin Ocak ayında yakacak yardımı veriliyor ise bu alana 1 girişi yapılmalıdır. Bayram yardım ayları: Firmanızda bayramlarda yardım yapılıyorsa yapılan bu yardımın hangi aylarda olduğu bu alana girilecektir. İkramiyesi maaşının (%): Firmanızda personellerinize maaşının belirli bir yüzdesi kadar ikramiye veriliyorsa, bu alana maaş üzerinden hesaplanacak ikramiye oranını girebilirsiniz. Örneğin personellerinize maaşlarının %50'si nispetinde ikramiye veriliyorsa, bu alana 50 rakamı girilecektir. Böylece puantaj kartlarına ilgili personellerin ikramiye tutarı otomatik olarak getirilecektir. İkramiye hesaplama şekli: Firmanızda personellerinize ödediğiniz ikramiyeler maaşlarının belirli oranında oluyor ise öncelikle kullanıcılarımızın bu oranı bir önceki alanımız olan İkramiyesi maaşının (%) alanından girmeleri gerekmektedir. Daha sonra bu alandan da ikramiye hesaplamasının nasıl yapılacağını seçmeleri gerekecektir. Bu alandaki seçiminizin Personel maaşından hesapla olması durumunda ikramiye hesaplanmasında ücret tipi gözetilmeksizin personel sicil kartının “ücret” alanına girilen tutarı dikkate alınacaktır. Yani ücret tipi brütten nete yada netten brüte olarak belirtilmiş olsa da avans hesaplamasında bu tutar baz alınır. Puantajda normal kazançtan hesapla seçeneği tercih edilirse ücret tipi ne olursa olsun kullanıcılarımızın personellerine verecekleri ikramiyeler o ay içindeki çalıştıkları gün sayısına göre belirlenecektir. Örneğin 10 günlük çalışmaları söz konusu ise yani puantaj 10 gün için hesaplanmış ise bu durumda verilecek ikramiye tutarı da bu on günlük tutar üzerinden hesaplanacaktır.
İkramiye kesintiye at: Bazı firmalar ikramiye dönemlerinde önce ikramiye ödemelerini yapıp, kesintileri 2. tahakkuka bırakma yolunu seçmektedir. Firmanızda böyle bir uygulama varsa, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden “var” seçimini yapmalısınız. Öngörülen izin günü: SGK tarafından çalışma yıllarına göre öngörülen izin günleri bu alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Eğer firmanızda çalışma yıllarına göre öngörülen izin günleri farklıysa, ilgili düzeltmeleri yapabilir, buna göre izin raporları alabilirsiniz. Avans/maaş oranı: Personellere ödenecek avans tutarlarının, maaşlarının yüzde kaçı olacağı bu alana gireceğiniz oranla belirlenecek.
Vr.15 (9000 Serisi)
20
Personel Yönetimi
Avans hesaplama şekli: Firmanızda personellerinize ödediğiniz avans tutarları maaşlarının belirli oranında oluyor ise öncelikle kullanıcılarımızın bu oranı Avans/Maaş Oranı alanından belirtmeleri gerekmektedir. Daha sonra da bu alandan da avansların nasıl hesaplanacağını seçmeleri gerekecektir. Bu alandaki seçiminizin Personel maaşından hesapla olması durumunda avans tutarının hesaplanmasında ücret tipi gözetilmeksizin personel sicil kartının “ücret” alanına girilen tutarı dikkate alınacaktır. Yani ücret tipi brütten nete yada netten brüte olarak belirtilmiş olsa da avans hesaplamasında bu tutar baz alınır. Puantajda net kazançtan hesapla seçeneği tercih edilirse ücret tipini brütten nete olarak belirten kullanıcılarımızın personellerine verecekleri avansları net ücret üzerinden hesaplayabilmeleri mümkün olacaktır. Yukarıda da belirttiğimiz gibi bu parametre ücret tipi brütten nete olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır.
Ek kazanç detay tanımları Programınızın bu bölümünden ek kazanç parametrelerinin girişleri yapılacaktır. Eğer firmanızda çalışanlarınıza yönelik fazla mesai uygulaması yoksa bu programa bilgi girmenize gerek yoktur. Fazla mesailerin ücretlendirildiği iş yerlerinde ek kazanç parametrelerinin nasıl girileceği aşağıdaki açıklanmıştır. Tablo şeklindeki ek kazanç parametreleri ekranında mesai çeşitleri ve bunların detaylarına ilişkin alanlar yer almaktadır. Açıklama: Bu programdan tatil mesaisi, fazla mesai (1,2,3,4) gece mesaisi, gece vardiyası ve diğer kazançlar (4 satır halinde) olmak üzere 11 ayrı mesai çeşidi için parametre girişleri yapabilirsiniz. Sözünü ettiğimiz mesai çeşitlerine ilişkin tanımlar bu kolonda yer almaktadır. Bu kolonun ilk 7 satırına giriş yapmanız, yani mesai tanımını değiştirmeniz mümkün değildir. Son 4 satıra ayrılmış olan (diğer kazançlar 1,2,3,4) mesai tanımları üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bu satırlar, yukarıdaki ilk 7 mesai çeşidine girmeyen ve firmanızın personellerine verdiği ek kazançları tanımlamak amacıyla programda yer alır. Dolayısıyla programa ilk girdiğinizde “çarpan” kolonunda yer alan imlecinizi, sola ok tuşuna basarak “açıklama” kolonuna getirip, tanım üzerinde istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. Çarpan ve bölen: İlgili satırdaki mesai çeşidi, normal mesainin yüzde kaç fazlası olacaksa, çarpan alanına bu rakam girilmedir. Örneğin tatil mesaisi normal mesainin %50 fazlası şeklinde hesaplanıyorsa, çarpan alanına 50 rakamı girilmelidir. Bölen alanlarında default olarak 100 rakamları görülür. Yüzde üzerinden yapılan hesaplamalarda bu alanı değiştirmeye gerek yoktur. Z: Bu kolon zaman birimini gösterir ve saat anlamına gelen S harfiyle doldurulmuştur. Program bunun değiştirilmesine olanak vermez. Z.Tas.: Bu kolonda satır sonu butonunu tıkladığınızda var-yok seçeneklerinden oluşan küçük bir pencereyle karşılaşacaksınız. İlgili satırdaki mesai çeşidinden zorunlu tasarruf için kesinti yapılacaksa -var-, yapılmayacaksa -yok- seçimini yapmanız gerekir. SGK: Bu kolonda da satır sonu butonunu tıkadığınızda var-yok seçeneklerinde oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. İlgili satırdaki mesai çeşidinin SGK matrahına dahil edilip edilmeyeceği bu alandaki seçiminizle belirlenecektir. GV: İlgili satırdaki mesai çeşidi gelir vergisi matrahına dahil olacaksa, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden -Var-, gelir vergisinden muafsa -Yok- tanımlaması yapılmalıdır. GV.den muaf ve SGK.dan muaf: Bu kolonlar, çarpanları girilen fazla mesailerin -varsa- gelir vergisi ve SGK matrahından muaf olan tutarlarını girmek için kullanılır. Firmanızda uygulanan tüm mesai çeşitleri için yukarıda sıraladığımız tanımlamaları yaptıktan sonra, kazanç parametrelerini ALT+S tuşlarına beraber basarak kaydetmeniz gerekir.
Vr.15 (9000 Serisi)
21
Personel Yönetimi
Sosyal Yardım Öndeğerleri: Programınızın bu bölümünden, 8 iş grubu (statü) bazında çalışanlarınıza verdiğiniz sosyal yardım tutarlarının girişlerini yapacaksınız. Sosyal yardım tutarları aşağıdaki açıklamalarımız doğrultusunda girildikten sonra, bir sonraki aşama olarak bu yardımlara ilişkin zaman ve muafiyet bilgilerinin de girilmesi gerekmektedir. Bundan sonraki bölümümüzde zaman ve muafiyet tanımlamalarının nasıl yapılacağı detaylı bir şekilde açıklanmıştır. Aşağıda bir örneğini gördüğünüz tablonun üst bölümünde yer alan gruplar, personelin ücretlendirmedeki statü farklılıkları ile ilgilidir. Hali hazırda; GRUP 1 GRUP 2 GRUP 3 GRUP 4 GRUP 5 GRUP 6 GRUP 7 GRUP 8
Memur, İşçi, 16 yaşından küçük, Yönetim kurulu üyesi, Sanatçı Arge TUGS Bina Görevlisi
Statülerine karşı gelmektedir. Her bir personelinizin hangi gruba dahil olduğunu personel sicil kartındaki “iş grubu” alanında belirteceksiniz. Eğer firmanızda bu 6 gruptan sadece bir tanesine dahil elemanlar varsa, sadece o gruba giriş yapmanız yeterlidir. Örneğin sadece işçi çalıştıran bir işyeri iseniz, sosyal yardım tanımlamalarını 2.grup alanına yapabilirsiniz. Eğer işçi ile birlikte 16 yaş, yani çırak da çalıştırıyorsanız, o zaman 3. Gruba da ilgili girişleri yapmanız gerekir. Personelleriniz farklı statülerde iseler (sicil kartından iş grubu tanımlamaları farklı yapıldıysa), her bir statü için verilecek sosyal yardımı sadece ait olduğu grup kolonuna girmeniz gerekir. Sosyal yardım ödenekleri gruptan gruba değişiklik göstermiyorsa, bunları yine de her bir grup için tek tek girmeniz gerekir. Sosyal yardım tanımlamalarında dikkat edilmesi gereken bir nokta da, girilen rakamların ay, gün ya da saat bazında ifade edilebilen ve her ay, gün ya da saat için tekrarlayan yardımlara ait olması gerektiğidir. Diğer bir deyişle, yılda birkaç kere verilen ya da brüt ücretlere bağlı yardımların bu programdan girilmesi gerekmez. Bu programa girilecek rakamlar gruplar içinde birim çalışma süresine göre sabit olmalıdır. Örneğin işçi statüsündeki personel arasında oturma bölgelerine göre yol parası farklılıkları varsa, farklı miktarlarda yardım alıyorlarsa bunları bu programcıkta belirtmek yerine puantaj bilgilerine bırakmak yerinde olacaktır. Ya da firmada personele yılda üç kez bir aylık ücreti prim olarak ödüyorsa, her personelin aylık ücreti farklı olacağından bunları sabit bir parametre olarak belirtmek imkânsız olacaktır. Bu ekrana girilen bilgiler sizin müdahaleniz dışında otomatik olarak bordroya yansımaz. Bunlar puantaj bilgilerine yansır ve eğer onaylarsanız bordroya geçer. Bu bilgileri puantaj ekranında izlemek, değiştirmek ya da onaylamak mümkündür. Dolayısı ile kısa süreli değişiklikler için (firmanın taşınması sırasında normalde servisle taşınan personele kısa bir süre için yol parası ödenmesi gibi) sosyal yardım parametrelerinin değiştirilmesine gerek yoktur. Şimdi bu parametrelere nasıl giriş yapılması gerektiği ile ilgili açıklamalarımıza geçebiliriz. Tablonuzda, Sosyal Yardım Parametrelerinin hepsi gözükmeyecektir, bunun için kaydırma okunu tıklayarak istediğiniz yardım parametresine ulaşıp girişlerinizi yapmanız gerekmektedir. Çocuk-Okul Öncesi-İlk Okul-Orta Okul-Lise-Yüksek Okul: Bu alanlara firmanızda personellerinize yapılan çocuk yardımı tutarları girilecektir. Çocuk yardımı için iki farklı yol izlenebilir; birincisi, çocuk yardımının tahsil derecesini dikkate almadan yapılmasıdır. Yani siz personellerinize her bir çocuk için 10 TL yardım yapıyorsanız ve bu yardım çocuğun okul öncesi, ilkokul, ortaokul, lise ve yüksek okulda olmasına göre değişmiyorsa, çocuk yardımı tutarını her bir grup için (memur, işçi, 16 yaş, yön. kurul, sanatçı grupları) çocuk satırına girmelisiniz. Çocuk yardımı girişlerinde izlenecek birinci yol (statülere göre yardım tutarlarının değişmediği varsayıldı)
Vr.15 (9000 Serisi)
22
Personel Yönetimi
Açıklama Çocuk Okul öncesi İlkokul Ortaokul Lise Yüksek
Grup 1 15
Grup 2 15
Grup 3 15
Grup 4 15
Grup 5 15
Grup 6 15
Grup 7 15
Grup 8 15
Çocuk yardımında izlenebilecek ikinci yol; yardımın tahsil derecesine göre ayrı ayrı verilmesidir. Örneğin okul öncesi çocuk için 5, ilkokul çocuğu için 10, yüksek okul çocuğu için 15 gibi. Eğer çocuk yardımını bu şekilde ayırdıysanız, bu durumda ekrandaki her bir satıra (okul öncesi, ilkokul, ortaokul, lise, yüksek satırlarına) her bir grup için yardım tutarını girmeniz gerekir. Bu durumda önceki paragrafta açıklamaya çalıştığımız çocuk satırına değer girmemelisiniz. Çocuk yardımı girişlerinde izlenecek ikinci yol (statülere göre yardım tutarlarının değişeceği ve 16 yaş (GRUP 3) ile sanatçı (GRUP 5) statüsünde personel olmadığı varsayıldı) Açıklama Çocuk Okul öncesi İlkokul Ortaokul Lise Yüksek
Grup 1
Grup 2
5 8 10 12 15
3 6 8 10 12
Grup 3
Grup 4
Grup 5
Grup 6 15
Grup 7 15
Grup 8 15
2 5 6 8 10
Tahakkuk hesaplamalarında bu alanlara girilen yardım tutarları dikkate alınacağı gibi, personel sicil kartının “kimlik” penceresinden yapılan girişler de dikkate alınacaktır. Bu pencerede çocuk yardımıyla ilgili olarak çocuk adedi, okul öncesi, ilk, orta, lise, yüksek olmak üzere 6 ayrı satır vardır. Eğer çocuk yardımını tahsil derecesine göre ayırmıyorsanız, sadece “çocuk adedi” alanına personelinizin çocuk sayısını girmeniz yeterlidir. Girilen çocuk sayısı, sosyal yardım tanımlamalarından (bu programdan) çocuk satırına girilen değer ile çarpılacak ve yardım tutarı böylece hesaplanacaktır. Bu durumda diğer alanları boş bırakmalısınız. Bu yardımı çocukların tahsil derecelerine göre yapıyorsanız, o zaman “çocuk sayısı” alanını boş bırakıp, personelinizin okul öncesi, ilk, orta, lise ve yüksek okulda okuyan çocuk sayılarını tek tek girmeniz gerekir. Bu durumda her bir tahsil derecesine girdiğiniz çocuk sayısı, sosyal yardım tanımlamalarından girdiğiniz yardım tutarlarıyla ayrı ayrı çarpılacak ve toplam çocuk yardımı böyle hesaplanacaktır. Sicil kartında bu açıklamalarımızı dikkate almayıp hem çocuk sayısına hem de tahsil derecelerine göre giriş yaparsanız, yardım hesaplamaları da mükerrer olacaktır. Yol: Personele ödenen yol yardımını gösterir. Bu satırlar firmada ödenen yol yardımı sabit bir miktarsa kullanılır. Diğer sosyal yardımlar gibi firmada bulunan bütün iş grupları için girilmelidir. Yemek: Bu alan yemek yardımı tutarının girilmesi için kullanılır. Yakacak: Personele yakacak yardımı yapılıyor ise bu satıra yakacak yardımının tutarı girilmelidir. Bayram: Personele, bayramlarda herhangi bir ödeme yapılıyorsa bu miktar bu satıra girilmelidir. Aile Yardımı: Firma tarafından personele aile yardımı yapılıyorsa, bu satıra yapılan yardımın miktarı girilmelidir. Prim, İkramiye satırları sabit prim ve ikramiye ödenmesi durumunda kullanılır. İzin alanı personele sabit bir izin parası ödendiği hallerde kullanılır. Vr.15 (9000 Serisi)
23
Personel Yönetimi
Kasa Tazminatı, İhbar Tazminatı, Giyim Yardımı, Doğum Yardımı, Askerlik Yardımı, Evlenme Yardımı, Ölüm Yardımı, Tahsil Yardımı ve diğer sosyal yardım satırları bu yardımların sabit bir tutar olarak verildiği durumlarda farklı gruplardaki personele ait yardım miktarlarının girilmesinde kullanılır. Bu bölümdeki girişlerinizi bitirdiğinizde, her zamanki gibi girdiğiniz bu bilgileri ALT+S tuşları ile ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan “Sakla” butonunu tıklayarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kayıt etmediğiniz bilgileri yeniden girmek zorunda kalacağınızı unutmayınız. Sosyal Yardım Detay Parametreleri: Firmanızda verilen sosyal yardımlar ile ilgili bilgilerin girişini yaptıktan sonra, varsa bunların muafiyetlerini ve hangi zaman birimine göre değerlendirildiğini belirtmeniz gerekir. Bunun için bu bölümden yararlanacaksınız. Şimdi gelin, ilgili alanları açıklayalım. Thk. no: PERSONEL YÖNETIMI'nde bir çalışma ayı içerisinde birden fazla tahakkuk ile çalışabilmeniz mümkündür. Örneğin personellerinizin normal kazançlarını 1. tahakkuktan, ikramiye ve sosyal yardımlarını ikinci tahakkuktan hesaplatabilirsiniz. Bu durumda bu alana, ilgili satırdaki yardım parametresinin hangi tahakkuktan hesaplatılacağı girilmelidir. PERSONEL YÖNETIMI'nde bir çalışma ayı içerisinde birden fazla tahakkuk işlemi yapabilirsiniz. Parçalı tahakkuk olarak adlandırabileceğimiz bu hesaplamalara örnek olarak, ay sonu itibariyle normal kazançların tahakkukunu, yine ay içinde personellere normal kazanç haricinde verilen diğer ödemelerin tahakkukunu gösterebiliriz. Örneğin Mayıs ayı ücretlendirmelerini yaptıktan sonra, yine bu ay içinde verilecek ikramiye için ikinci bir tahakkuk, yani ikinci bir hesaplama yapılabilir. İşte tahakkuk parametreleri olarak geçen bu bölümümüzde, kazanç tiplerine göre yapılan hesaplamaların hangi tahakkuka kaydedileceğini ve puantaj kartından bu tahakkukların hangilerinin görüntüleneceğini tanımlayacağız. Tipi: Zaman anlamına gelen bu kolon, ilgili satırdaki yardım türüne ait tutarın aylık mı, yoksa günlük mü olduğunu gösterir. Bu kolonda bazı satırlar "X" ile doldurulmuştur ve buralara bilgi girişi yapılmaz. Bunun nedeni "X" ile doldurulmuş satırlardaki yardımların sadece aylık olmasıdır. Yol yardımından başlayarak yardımların aylık veya günlük olduğunu belirtmek elinizdedir. Bunun için; imleç zaman kolonu üzerindeyken satır sonu butonuna basın, ekranınızın üzerine küçük bir pencere açılacaktır. Bu pencereden, yapacağınız yardımın günlük mü yoksa aylık mı olacağıyla ilgili seçiminizi yapabilirsiniz. Z.Tas: Bu kolon, ilgili satırdaki yardım türüne ait tutarın Zorunlu Tasarruf matrahına girip girmediğini gösterir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda ekranınızın üzerine bir pencere açılacaktır. Zorunlu tasarruf matrahına giren yardımlar için bu pencereden "Var" diğerleri içinse "Yok" tercih edilmelidir. GV: Bu kolon ilgili satırdaki yardım türüne ait tutarın Gelir Vergisi matrahına girip girmediğini belirtmek için kullanılır. Gelir Vergisinden muaf yardımlar için "Yok" diğerleri içinse "Var" seçeneği kullanılmalıdır. GV. muafı: Gelir Vergisi Muafiyeti anlamına gelen bu kolon, ilgili satırdaki yardım türünün G.V matrahına dahil olması durumunda (GV kolonunda -Var- seçilmesi durumunda), bu vergiden muaf olan yardım miktarının girileceği alandır. Örneğin personellerinize ay bazında 10 TL tutarında aile yardımı yapıyorsunuz. Bu tutar GV matrahına dahil ediliyor. Ancak 2 TL'lik kısmı vergiden muaf sayılıyor. İşte gelir vergisinden muaf olan tutar bu alana girilecektir. Bu durumda gelir vergisi hesaplamalarına 10 TL tutarındaki aile yardımı değil, bu yardımın 8 liralık kısmı dahil edilecektir. SGK: Bu kolon ilgili satırdaki yardım türüne ait tutarın SGK matrahına tabi olup olmadığını gösterir. Bu kolonda satır sonu butonunu tıkladığınızda ekranınızın üzerine “var” ve “yok” seçeneklerinin
Vr.15 (9000 Serisi)
24
Personel Yönetimi
bulunduğu bir pencere açılacaktır. Yardımın SGK matrahının içinde yer alacağını göstermek için Var-, aksi halde -Yok- tanımlaması yapılmalıdır. SGK muafı: SGK muafiyeti anlamına gelen bu kolonda, verilen yardımın SGK'dan muaf kısmı varsa bu tutar girilir (Bkz. GV Muafı alanı). DV: Bu kolon ilgili satırdaki yardım türüne ait tutardan damga vergisi kesilip kesilmediğini belirtmek için kullanılır. Bu kolonda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden damga vergisinden muaf yardımlar için 'Yok' diğerleri içinse 'Var' seçimi yapılmalıdır. D.V. muafı: İlgili satırdaki yardım türünden damga vergisi kesilecekse (DV kolonu -Var- olarak tanımlandıysa), bu vergiden muaf olacak tutar (muafiyet varsa) bu alana girilmelidir (Bkz. GV Muafı alanı). Maaş tipi: İlgili satırdaki yardım parametresinin brüt mü yoksa net mi hesaplanacağı, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden belirlenecektir. Sinyority uygulamaları Sinyority uygulaması belli bir çalışma süresini dolduran personeller için, belli bir oranda ilave maaş ödemesidir. Eğer firmanızda böyle bir uygulama söz konusu ise öncelikle bu bölümden uygulamanın geçerli olacağı çalışma günlerinin alt ve üst sınırları ile ilave edilecek maaş oranının tanımlamaları yapılmadır. Aksi durumda personellere kaç günlük çalışma sonrasında ne kadar ilave maaş ödeneceği hesaplanamayacaktır. Daha sonrada sırasıyla bu uygulamanın geçerli olacağı personeller için Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel ücret bilgileri sayfasında yer alan sinyority uygulamasına tabi alanın işaretlenmiş olması, Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasında bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin seçilmiş olması gerekmektedir. Bu tanımlamalar yapıldığında personellerinize ilave maaş ödemesini kusursuz olarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu durumda yapmanız gereken, bu ekrana sinyority uygulamasının geçerli olacağı çalışma günlerinizin alt ve üst sınırları ile bu günler için ne oranda ilave maaş vereceğinizi girmenizdir. Örneğin 0-180 gün çalışmışlığı olana %5 ek maaş 181- 360 gün çalışmışlığı olana %10 ek maaş gibi tanımlamalar yapabilirsiniz. İzin parası uygulaması İzin parası uygulaması ile de, belli bir çalışma süresini dolduran personellere ödenecek ilave ikramiye tutarı anlatılmaktadır. Sinyority den farkı, personellere "180 günde bir %50 ek maaş ödemesi yapılacaktır” şeklinde tanımlanmasıdır. Oysa sinyortyde 0-180 gün çalışmışlığı olana %5, 181-360 gün çalışmışlığı olana %10 gibi ek ödeme yapılacaktır denilmekteydi. Eğer personelleriniz için izin parası ödemek istiyor iseniz bu bölümden öncelikle İzin parasının hak edileceği gün sayısını, yani kaç günlük çalışma sonrasında ilave ikramiye ödeneceğinizi, Bu ödemeyi ne oranda yapacağınızı, yani maaşının ne orandaki tutarını vereceğinizi, En son olarak da ödemeyi, hak edilen günden kaç gün sonra yapacağınızı Girmenizdir. Daha sonrada sırasıyla bu uygulamanın geçerli olacağı personeller için Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel ücret bilgileri sayfasında yer alan izin parası uygulamasına tabi alanını işaretlemeniz, Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasında bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin hangisi olacağını seçmeniz gerekmektedir. Bu gereklilikler sağlandığı sürece personellerinize vereceğiniz izin parası ödemeleriniz sağlıklı olarak gerçekleştirilecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
25
Personel Yönetimi
Bu programla ilgili tanımlamalarınızı yaptıktan sonra, bilgilerinizi ALT+S tuşları ile ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan “Sakla” butonunu tıklayarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz. Kaydetmediğiniz bilgileri tekrar girmek zorunda kalacağınızı unutmayınız.
3.1.3
Departman Tanımı (116120)
Bu bölümden firmanızdaki departmanlara kodlar vereceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda yer alan alanlar aşağıda açıklanmıştır. Departman kodu: Bu alanda firmanızdaki mevcut departmanlara birer kod vereceksiniz. Departman adı: Bu alanda yukarıda kod verdiğiniz departmanların isimlerini gireceksiniz. Muhasebe kodu: Bu alana tanıtım bilgilerini girdiğiniz departmanın hesaplarının atılacağı muhasebe kodunu gireceksiniz. Sorumluluk merkezi: Her bir departmana ait hareketleri, Finans bölümünden tanımlayacağınız sorumluluk merkezlerine bağlayabilme imkânına sahipsiniz. Eğer Finans bölümünden sorumluluk merkezi tanımlamaları yaptıysanız, bu alanda F10 tuşuna basarak sorumluluk merkezlerini görüntüye getirip, tanımlamakta olduğunuz departmanı ilgili sorumluluk merkezine bağlayabilirsiniz. Proje kodu ve adı: Proje bazlı çalışan bir firma iseniz tanımlayacağınız departmanların hangi proje ile ilgili olarak işlem yapacağını bu alandan belirleyebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken tek işlem proje kodu veya adı alanında F10 tuşuna basıp departmanınızı bağlayacağınız projenizi seçmenizdir. Proje tanımlamaları Hizmet ve masraf yönetimi/ Kartlar ve reçeteler/ Proje tanıtım kartı (041900) programından yapılmaktadır. Çalışma kodu: Her bir departmana ait olan çalışma detaylarını bu alandan belirleyebilirsiniz. Bunun için ilgili alanda F10 tuşuna basıp, departmanınızı bağlayacağınız çalışma kodunu girmelisiniz. Çalışma tanımlamaları Personel yönetimi/Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) menüsünden yapılmaktadır. Kendi tahsilâtlarından prim: Bu alan, ticari programlarımızı kullanan firmaların, yaptıkları satış üzerinden personellerine prim vermesi durumunda kullanılacaktır. Başka bir ifadeyle, personel programı ile ticari programlarımızı bir arada kullanan firmaların giriş yapacağı bir alandır. Kartını girmekte olduğunuz departman elemanlarına prim verecekseniz (sadece kendi satışları üzerinden), bu alana ilgili prim yüzdesini giriniz. Örneğin şu anda satış-pazarlama departmanını tanıtıyorsunuz. Bu departmanda çalışan personeller, yaptıkları her satış tutarı üzerinden %3 prim alma hakkına sahipler. Bu durumda uygulamada olan prim oranı ( %3) bu alana girilecektir. Ancak bu alana girilen rakam, her bir personelin kendi satışları üzerinden alacağı prim oranıdır. Satış ve pazarlama departmanı o ay içinde 100 TL tutarında satış yaptıysa, PER001 kodlu personel 100 TL üzerinden değil, sadece kendi satış tutarı üzerinden %3 prim alacaktır. Eğer personeller toplam satış üzerinden de prim alacaksa (örneğimizdeki 100 TL üzerinden), alacakları prim yüzdesi "toplam tahsilâtından prim" alanına girilmelidir. Eğer tanımlamakta olduğunuz departman için prim uygulaması yoksa bu alanı boş geçmelisiniz. Prim raporları SATIŞ/Raporlar/Satış Elemanı (Plasiyer) Raporları bölümünden izlenebilir. Toplam tahsilâttan prim: Bu alana ilgili departmanda çalışan personellerinize firmanız için yapılan tahsilâtların tümü üzerinden prim vermek istediğiniz zaman giriş yapacaksınız. Bu alana gireceğiniz yüzde ile bu departmanda çalışan tüm personellerinize tüm tahsilâtlarınız üzerinden bu yüzde kadar prim verilecektir. Yukarıda açıklamaya çalıştığımız alanları firmanız bünyesine göre uygun bir şekilde tanımladıktan sonra, bu bilgileri ALT+S tuşları ile ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan "Sakla" butonunu tıklayarak kayıt etmelisiniz. Bu bölümden girdiğiniz departman kodu ve adı bilgilerini daha sonra 'Personel Sicil Kartı' bölümünde yer alan 'Departman Kodu' alanında F10 tuşuna basarak çağırabilir Vr.15 (9000 Serisi)
26
Personel Yönetimi
ve kartını girdiğiniz personelinizin hangi departmanda çalıştığını bu karta işleyebilirsiniz. Departman tanımlamaları yapılıp sicil kartlarına girildikten sonra, bütün raporları tanımlı olan departmanlara göre almanız da mümkün olacaktır.
3.1.4
SGK tanımı
Bu menüyü oluşturan programlar ile kullanıcılarımız personellerinin bağlı oldukları SGK şubelerinin tanımlamasını yapacak bunun yanı sıra tanımladıkları tüm SGK şubelerini tek bir ekrandan inceleyebileceklerdir. Şimdi bu programların neler olduklarını yakından inceleyelim.
3.1.4.1
SGK tanımları (116130)
Bu program ile kullanıcılarımız, firmalarının bağlı bulunduğu SGK şubelerinin tanımlamalarını yapacaklardır. Programınız sınırsız sayıda SGK şubesi tanımlayabilmenize imkan vermektedir. Programı çalıştırdığınızda öncelikle yapmanız gereken tanımlayacağınız SGK şubelerinizi belirlemeniz sonrasında da ilgili SGK şubesine ait adres ve detay bilgi girişlerini yapmanızdır. Daha sonra bu bilgilerin bir çoğu SGK bildirgelerinize otomatik olarak yansıyacaktır. Tüm bu tanımlamalar, programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek ekranın üst bölümünde yer alan SGK Tanımları, SGK Adres Detayı, SGK Numarası Detayı, SGK Oranları, e-Bildirge parametreleri ve Diğer bilgiler butonlarının tıklanmasıyla ulaşılan ekranlardan yapılacaktır. Şimdi bu butonların neler olduklarını ve nasıl giriş yapılacağını detaylı olarak açıklamaya çalışalım. SGK tanımlamaları Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek ilk ekran SGK tanımlamaları ekranıdır. Bu ekranda gördüğünüz alanlar aşağıda sıra ile açıklanmıştır. İşyeri SGK No: Tanımlanacak SGK şubesine ait SGK numarası SGK numarası Detay ekranından yapacağınız girişler doğrultusunda bu alana otomatik olarak gelecektir. Dolayısıyla kullanıcılarımızın bu alana müdahale edebilmeleri hatta manüel olarak giriş yapabilmeleri mümkün değildir. SGK Sıra No: Firmanız için birden fazla SGK şubesi tanımlayabileceğinizi belirtmiştik. Dolayısıyla bu alanda sizden istenen, tanımlayacağınız her SGK şubesi için birer sıra numarası girmenizdir. Böylece SGK şubelerinizi sıra numaraları yardımıyla birbirlerinden ayırabileceksiniz. SGK İsmi: Tanımlamakta olduğunuz dolayısıyla firmanızın bağlı olduğu SGK şubesinin ismi bu alana girilecektir. Tehlike derecesi (%): SGK'nın tanımlamakta olduğunuz SGK şubesi için vermiş olduğu meslek hastalıkları tehlike derecesini, bu alanda satır sonu butonuna bastığınızda açılacak olan pencereden seçmelisiniz. Kısa vad.sig.kol/İş Kaza M. Hast.(%): Yukarıda girdiğiniz tehlike derecesine göre; kısa vadeli sigorta kolu, iş kazaları ve meslek hastalıkları tehlike yüzdesi bu alana girilmelidir. İşyeri sınıfı: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden SGK şubenizin dahil olduğu sigorta sınıfını seçmelisiniz. İşy. Bl. Çal. Md. Dos. No: İşyeri Bölge Çalışma Müdürlüğünün firmanıza vermiş olduğu dosya numarası bu alanda girilecektir. Bu alanda gireceğiniz numarayı, daha sonra İşçi giriş bildirgesi ve işçi çıkış bildirgesinde göreceksiniz. Maaş işlemleri banka kodu: Maaş işlemlerinin yapıldığı ilgili banka seçimi bu alandan yapılmalıdır.
Vr.15 (9000 Serisi)
27
Personel Yönetimi
Bağlı bulunduğu müdürlük: Bu alanda sizden istenen, firmanızın dolayısıyla tanımlamakta olduğunuz SGK şubesinin bağlı bulunduğu İşkura ait ili girmenizdir. Bunun için satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden il seçimini yapabilirsiniz. Bağlı olduğu İŞKUR adı: Bu alanda da yapmanız gereken, satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden tanımlamakta olduğunuz SGK şubesinin bağlı olduğu İşkurun adını seçmenizdir. Eğer bağlı olduğunuz İşkur listede yer almıyor ise, İŞKUR tanımları (116131) programından tanımlayabilmeniz mümkündür. Çalışma kodu: Bu alandan da ilgili çalışma kodu seçilmelidir. Böylece SGK tanımlamaları butonuna ait açıklamalarımızı tamamlamış olduk. Şimdi sıra tanımlanacak her SGK şubesine ait adres girişlerine gelmiştir bunun için SGK Adres detayı butonu tıklanmalıdır. SGK Adres detayı Bu bölümden tanımlamakta olduğunuz SGK şubesine ait adres girişleri yapılacaktır. Adres detaylarının nelerden oluştuğu aşağıda belirtilmiştir. İşyeri Kapı No: Tanımlanacak SGK şubesinin kapı numarası bu alana girilmelidir. Adres 1, Adres 2: Tanımlanacak SGK şubesine bağlı işyeri adresi 3 satır olabilecek şekilde bu alana girilir. Posta Kodu: Tanımlanacak SGK şubesinin posta kodunun girileceği alandır. Semt, İlçe, il ve ülke: Tanımlanacak SGK şubesinin bulunduğu semt, ilçe, il ve ülke bilgisinin belirtildiği alanlardır. SGK şubelerine ait adres detaylarını da tamamladıktan sonra şimdi yapmanız gereken SGK şube numarasını programa girmenizdir. Bunun için SGK Numarası Detayı ekranına ulaşılmalıdır. Bu ekranda sizden istenen, tanımlamakta olduğunuz SGK şubesinin mahiyetini, iş kolu numarasını, tehlike sınıfını, Ünite yeni (Şube) kodunu, Ünite eski kodunu, sıra numarasını, il, ilçe, kontrol no ve aracı kodunu uygun olacak şekilde doldurmanızdır. Yaptığınız girişler doğrultusunda İşyeri SGK numaranızın otomatik olarak ekranınızın üst bölümüne yansıdığını göreceksiniz. SGK Oranları Bu bölümden de SGK hesaplamalarına yönelik belirlenen normal, emekli, çırak, yabancı SGK yüzdelerinin girişleri ile analık, hastalık, malullük vb. sigorta kesintilerine ilişkin oranlar belirlenecektir. Bu alandaki oranların bir çoğu programınız tarafından varsayılan olarak girilmiş şekilde karşınıza gelecektir. 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uygulamalarına yönelik olarak da kullanıcılarımız "Genel sağlık sigortası" ve "Malullük yaşlılık ölüm muafiyeti yüzdesi" parametrelerine uygun değerler girmelidir. Programlarımızda Malullük yaşlılık ölüm muafiyeti yüzdesinin varsayılan değeri "0" olup, indirim şartlarını sağlayan işletmelerin öncelikle bu alana 5 değerini girmeleri gerekliliğini hatırlatırız. e-Bildirge parametreleri Bu bölümden e-bildirgeye otomatik giriş için gerekli olan kullanıcı adı, sistem ve iş yeri şifresi girişleri yapılmalıdır. Diğer bilgiler Bu bölümden; kültür teşvikine konu belge türü var ise ilgili alandan seçilmelidir, akabinde belgenin tarihi, sayısı girişleri yapılmalıdır. G.V.K. Geçici 80.madde kap.belgenin tarihi, belgenin numarası, açılışkapanış tarihi, muhtasar iş yeri adı-türü-kodu, mülkiyet durumu, ticaret sicil/mersis no, ticaret sicil müdürlüğü, faaliyet NACE kodu girişleri yapılmalıdır.
Vr.15 (9000 Serisi)
28
Personel Yönetimi
Son olarak da internetten şube sorgula butonunu çalıştırarak, ilgili SGK şubelerini bulmanızı kolaylaştırabilirsiniz. Bu açıklamalar sonrasında siz kullanıcılarımızın yapması gereken, ALT+S tuşlarına basarak bilgileri kaydetmenizdir. Eğer bağlı olduğunuz başka SGK şubeleri de varsa onları da aynı şekilde tanıtarak girişlerinize devam edebilirsiniz.
3.1.4.2
SGK Kartları Yönetimi (116135)
Bu program ile kullanıcılarımız; firmalarında tanımlı olan tüm SGK kartlarına ait bilgileri tek bir ekrandan inceleyebilecek hatta kart detayına girip istedikleri düzenlemeyi yapabileceklerdir. Bunun yanı sıra bu ekranın üst bölümünde yer alan Bağlantı menüsünde ki seçenekler yardımıyla, SGK şubelerine yönelik düzenlenmesi gereken belge ve detay bilgilere tek bir tıklama ile ulaşabileceklerdir. Şöyle ki,
Ekrandan seçecekleri herhangi bir SGK şubesine bağlı olan personellerin listesini ekrana getirebilecekler, E-Bildirge hazırlama ekranına ulaşabilecekler, İş yerlerine ilişkin kaza bildirim belgesine ait düzenleme yapılacak ekrana ulaşabilecekler Aylık prim ve hizmet belgesi (EK 3)'ün düzenlemesini yapabileceklerdir.
Çalışma mantığı ve ekran düzenlemeleri Personel kartları yönetimi (111101) programı ile hemen hemen aynıdır. Aralarındaki en önemli fark bu ekranda listelenen bilgilerin sadece SGK kartlarına yönelik olmasıdır. Yani bu ekrana yansıyacak tüm bilgiler programınızın Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/SGK tanımı/SGK tanımları (116130) bölümünden girilen bilgilerden derlenerek oluşmaktadır. Bundan dolayı kolon başlıklarını tek tek açıklama gereği duymuyoruz. Daha geniş bilgi için bu bölümden yararlanabilirsiniz. Bu ekranda bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, programdan çıkmadan yeni bir SKK şubesi tanımı yapabilecek, tanımlı olan SGK kartlarını anında görüntüleyebilecek hatta birden fazla SGK seçimi yaparak yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Personel kartları yönetiminin kullanımına ilişkin yaptığımız tüm açıklamalar SGK Kartları Yönetimi içinde geçerlidir. Bundan dolayı bu ekranın kullanımını detaylı olarak anlatma gereği duymuyoruz daha geniş bilgi için Personel kartları yönetimi (111101) programına ilişkin
Personel yönetim ekranı nasıl kullanılır ve neler yapılabilir?, Bunları biliyor musunuz?
Başlıkları altında anlattığımız açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz.
3.1.5
İŞKUR Tanımları (116131)
Bu program ile firmalar, bağlı oldukları İŞKUR birimlerini belirleyebilecekler ve bu birimlere ilişkin adres, telefon vb. detay bilgilerin girişlerini yapabileceklerdir. Daha sonra SGK tanımlamaları programının SGK Adres Detayı ekranından tanımlamış oldukları İŞKUR birimlerini seçebileceklerdir. Böylece SGK şubelerinin hangi İŞKUR birimlerine bağlı olduğunu belirtmiş olacaklar ve personellerine ilişkin personel durum çizelgelerini de bu İŞKUR birimine göre dökebileceklerdir. Evet, bu kısa hatırlatmadan sonra İŞKUR tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalışalım. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Bu ekranın S.No alanında İŞKUR birimlerinin sıra numarası yer alır ve kullanıcıların bu alana müdahale edebilmeleri mümkün değildir. Programınız size toplam olarak 150 adet İŞKUR birimi tanımlayabilmenize olanak tanımaktadır. Vr.15 (9000 Serisi)
29
Personel Yönetimi
İŞKUR İsmi alanında programınızın size hazır olarak sunduğu ve Türkiye genelinde kayıtlı olan 87 adet İŞKUR biriminin isimleri yer alacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken, bu alandan bağlı olduğunuz İŞKUR birimi bulup, İşkur numaranızı ekranınızdaki ilgili alana girmenizdir. Eğer bu ekranda bağlı olduğunuz İŞKUR birimi kayıtlı değil ise, ekleyebilmeniz mümkündür. Bunun için ekranınızda tanımlı olan en son işkur biriminin bir sonraki satırına gelip, tanımlayacağınız İŞKUR biriminin ismini ve numarasını girebilirsiniz. Evet, firmanızın bağlı olduğu İşkur birimini yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra bu birime ilişkin detay bilgileri “İşkur detay bilgileri” butonundan girmelisiniz. Bu butonu tıkladığınızda karşınıza bir başka ekran gelecek ve seçtiğiniz işkur biriminin adresini ve telefon numarasını bu ekrana girebileceksiniz. İŞKUR tanımları ile ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra ALT+S tuşlarına yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonuna basarak bilgilerinizi kayıt etmeyi unutmayınız.
3.1.6
Görev Tanımları (116140)
Bu bölümden “departman tanımı” programından girdiğiniz mevcut departmanlarınıza uygun olarak, firmanızda var olan görev tanımlamalarını yapacaksınız. Bu tanımlamalar ayrı ayrı kod ve isim verilerek yapılacaktır. Burada vereceğiniz kodlar ve görev isimleri, daha sonra personel sicil kartları ‘Kimlik bilgileri’ butonuyla açılan penceredeki ‘görevi’ alanında F10 penceresinde toplu olarak yer alacak ve sizin de seçiminizi ilgili personele uygun bir şekilde yapmanızda kolaylık sağlayacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza görev kodu ve görev adı başlıklı iki alan gelecektir. Buradan görev kodu alanına uygun kod girişini yaptıktan sonra, görev adını firmanızda var olan görevleri düşünerek girmelisiniz. Bir yazılım evini örnek verecek olursak; departmanlar yazılım, satış, eğitim-destek olarak gruplanıp, görevler de programcı, analist, satış temsilcisi, eğitim elemanı şeklinde tanımlanabilir. —Dikkat etmeniz gereken bir husus da firmanızdaki her görev için ayrı kod girişi ve ayrı isim girişi yapmanız gerektiğidir. Firmanızdaki departmanlarınızda yer alan görev kodu ve görev ismi tanımlamalarını tek tek yaptıktan sonra girdiğiniz her yeni tanımlamayı (görev kodu, görev adı) ALT+S tuşları ile yada ekranınızın alt bölümünde yer alan “Sakla” butonunu tıklayarak bilgisayarınızın sabit diskine kayıt etmelisiniz.
3.1.7
Bölge Tanımları (116195)
Birçok bölgede faaliyet gösteren firmaların, çalışan personellerini bölgelere göre gruplayarak takip edebilmeleri mümkündür. Bunun için öncelikle ilgili firmaların hangi bölgelerde faaliyet gösterdiklerinin programa tanıtılması gerekmektedir. Bu tanımlamalarda programınızın bu bölümünde yapılmaktadır. Daha sonrada her personelin tanıtım kartlarına gidip, hangi bölgede çalıştığının girilmesi gerekmektedir. Bölge tanımlamaları için sadece bölge kodu ve bölge adının girilip kaydedilmesi yeterli bir işlemdir. Gerekli olan tanımlamalar yapıldıktan sonra personellerin bulunduğu bölgeler de kartlara girildiği takdirde, raporlar bölümünden bölgelere göre personellerin dökümleri alınabilir.
3.1.8
Sendika Tanımları (116150)
SGK üyesi olan işyerlerinde sendika aidatının hesaplanabilmesi için gerekli parametre girişleri buradan yapılacaktır. Eğer iş yerinizde sendikalı elemanınız yoksa, bu programı kullanmanıza gerek yoktur. Sendika parametrelerinin neler olduğu aşağıda açıklanmıştır; No: Sendika parametrelerine ait satır numarası programınız tarafından otomatik olarak verilir. Kullanıcıların bu alana giriş yapması mümkün değildir. İsmi: Sendika ismi bu alana girilmelidir.
Vr.15 (9000 Serisi)
30
Personel Yönetimi
Çarpan ve Bölen: Bu kolonlar sendika aidatı ile ücretin ilişkisini belirleyen kolonlardır. Sendika aidatı normal ücretin belirli bir yüzdesi şeklinde hesaplanıyorsa, çarpan alanına ilgili kesinti rakamı girilmelidir. Örneğin %2 sendika aidatı kesiliyorsa, çarpan alanına 2 rakamı girilmelidir. Bu durumda bölen 100 olacaktır. Sendika aidatı sabit bir rakamsa, çarpan ve bölen alanlarına herhangi bir giriş yapmaya gerek yoktur. Sabit: Sendika aidatı sabit bir tutarsa, bu alana ilgili aidat tutarını girebilirsiniz. Taban ve Tavan: Sendika aidatının ücrete göre belirlendiği durumlarda, aidatın taban ve tavan tutarları bu alana girilmelidir. Örneğin sendika aidatı brüt ücretin %3’ü kesilerek hesaplanıyor. Ancak, sendikanın çalışma prosedürlerine göre aidatlar bir ay içinde 3 TL’den az, 15 TL’den fazla olamaz. Bu durumda taban ve tavana 3 lira ile 15 lira rakamları girilirse, brüt ücretinin %3’ü 2 TL olan personelden aidat olarak 3 TL kesinti yapılacaktır. Çünkü aidat tabanı 3 TL’dir. Brüt ücretinin %3’ü 17 TL tutan personelden ise 15 TL aidat olarak kesilecektir. Çünkü sendika tavanı 15 TL’dir. G/A: Yukarıda girdiğiniz bilgilerin aylık mı, günlük mü, bir günlük brüt maaş üzerinden mi yoksa SGK günü ve saatlik ücret üzerinden mi olacağı bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza açılacak pencereden belirleyeceksiniz. Örneğin %3 sendika aidatı kesilmesi durumunda, bu aidatın günlük ücret üzerinden mi, aylık ücret üzerinden mi, yada diğer ücretlendirme seçeneklerine göre mi kesileceği bu alanda belirlenecektir. Kesinti Taban Günü: Toplu iş sözleşmelerinde çalışma günü belli sayıdan az ise sendika kesintisi yapılmamaktadır. Dolayısıyla bu alanda sizden istenen sendika kesintisine tabi olacak taban gün sayısının ne kadar olduğunun belirtilmesidir. Çalışanların kayıtlı olduğu tüm sendikalar yukarıda açıklandığı şekilde girildikten sonra, bilgilerinizi ALT+S tuşlarıyla kaydetmeyi unutmayınız. Tahakkuk işlemleri sırasında sendika aidatının hesaplanabilmesi için sadece sendika tanımlamaları yapmak yetmez. Bu tanımlamalarla birlikte, personel sicil kartı/personel ücret bilgileri penceresinden “sendika durumu” alanında -sendikalıtanımlaması yapılmalı ve “sendika” alanında açılacak pencereden ilgili personelin hangi sendikaya kayıtlı olduğu girilmelidir.
3.2
Yasal Parametreler
Bu bölümden devlet tarafından belirlenen ve çalışan personele uygulanacak olan yasal kesintilerin ve yasal ödemelerin tutar ve oranları girilecektir. Yasal parametreler programlarında yer alan kesinti ve ödemelere ait tutar veya oranlar, yasal olarak düzenlenmiş son halleri ile karşınıza gelecektir. Ancak olası kanun değişikliklerini göz önüne alarak, bu programları üzerinde değişiklik yapılabilecek bir halde sizlere sunuyoruz.
3.2.1
Yasal Parametreler (116215)
SGK matrah ve oranları 16 Yaşından Büyükler İçin Asgari Ücret ve 16 Yaşından Küçükler İçin Asgari Ücret: İçinde bulunduğunuz çalışma döneminde 16 yaşından büyükler için ve 16 yaşından küçükler için geçerli olacak asgari ücret tutarının girileceği alanlardır. Programınız bu alanlara gireceğiniz tutarı ve firmanızda çalışan asgari ücretlilerin sayısını dikkate alarak, gerekli hesaplamaları yapacak ve bunları muhtasar beyannameye otomatik olarak getirecektir. Bunun için ilgili personellerin sicil kartlarını tanıtırken İş Grubu 16 yaş olarak belirtilmelidir. Fazla Mesai Saati Limiti: Bu alan, çalışanların bir ayda yapabilecekleri fazla mesai üst sınırını gösterir. 16 Yaş Günlük Matrah Taban ve Tavanı: Bu alan 16 yaşından küçük çalışanlar (çıraklar) için belirlenen günlük SGK tabanı (günlük asgari ücret) ve tavanını gösterir.
Vr.15 (9000 Serisi)
31
Personel Yönetimi
Normal Günlük Matrah Tabanı: Bu alan, 16 yaşından büyük normal sigortalılar için belirlenen günlük asgari ücreti gösterir. Normal Günlük Matrah Tavanı: Bu alan, normal sigortalılar için belirlenen günlük sigorta tavanını gösterir. Taban ve Asgari Ücret Arasındaki Fark Hazine Tarafından Ödenecek: T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Sosyal Sigortalar Kurumu Başkanlığı, Sigorta İşleri Genel Müdürlüğü Sigorta Primleri Daire Başkanlığının 16-306 ek genelgesine göre şartları sağlayan firmaların 01.01.2004 ile 30.06.2004 tarihleri arasındaki günlük kazançları, sigorta primleri hesabına esas tutulacak günlük kazanç alt sınırının altında olan sigortalıların, her iki kazanç arasındaki farka ilişkin SGK ve İşsizlik sigortası primi sigortalı ve işveren hissesinin tümü, hazinece karşılanacaktır. Bu tebliğde belirtilen açıklamayı uyarlayabilmek için bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretli olması yeterlidir. Aynı sigorta şubesine bağlı taban matrahından düşük veya eşit aynı zamanda taban matrahından yüksek ücret alan personeller varsa, bu personel grupları için ayrı ayrı aylık bildirge ve SGDP bildirgesi düzenlenir. Eğer sadece tek bir gruba ait personeller var ise bu durumda sadece o grup için bildirge düzenlenir. Diğer Sigorta Yüzdesi: Firmanızdaki personeller için SGK haricinde özel emeklilik sigortası ödeniyor ise, personellerin gelir vergisinden düşülecek sigorta oranı bu alana girilmelidir. Bu oran devlet tarafından % 10 olarak belirlenmiş olup, bu alana otomatik olarak gelecektir. Bireysel Sigorta Yüzdesi: Firmanızdaki personellerin diğer sigorta haricinde başka bir özel sigortası var ise, örneğin sağlık sigortası gibi bu alana da ilgili sigorta için gelir vergisinden düşülecek oran girilmelidir. Bu oran devlet tarafından % 5 olarak belirlenmiş olup bu alana otomatik olarak gelecektir. Yıllık Asg. Ücr. (Bireysel ve diğ. Sig için): Bu alanda, devlet tarafından belirlenmiş olan asgari ücretin yıllık toplam tutarı yer alacaktır. Dolayısıyla personellerinizden kesilen diğer sigorta ve bireysel sigorta toplamlarının bu alandaki tutarı geçmemesi gerekmektedir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda ilgili kesintilerin yapılması engellenecektir. Kıdem Tazminatı Tavanı: İlgili dönem için belirlenen kıdem tazminatı tavanı bu alana girilmelidir. Personel için hesaplanan kıdem tazminatı buradaki değerden büyükse, buradaki değer kadar ödeme yapılır. İşsizlik sigortası parametreleri Personellerden ve işverenlerden yapılan yasal kesintilerden biri olan "tasarruf teşvik kesintileri" 01.06.2000 tarihinden itibaren uygulamadan kaldırılmış olup aynı tarihten itibaren "işsizlik sigortası" kesintileri uygulanmaya başlanmıştır. Bundan dolayı yasal parametreler menüsünün bu bölümünden işsizlik sigortasına ait parametrelerin girişleri yapılacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda, işsizlik sigortası personel payı ile işveren payına ait oranlar programınız tarafından girilmiş olacaktır. Bu oranlarda herhangi bir değişiklik söz konusu ise yeni oranlar girebilmeniz mümkündür. İşsizlik Sigortası Kullanımı Aktif: Personelleriniz için işsizlik sigortası ödemesi yapıyor iseniz parametrenin önündeki kutucuğu işaretlemelisiniz. Aksi taktirde işaretlemenize gerek yoktur. İşsizlik Sigortası Personel Payı: Bu alanda yer alan rakam ilgili dönemde personel payı olarak devlet tarafından belirlenmiş olan rakamdır. Programınız bu rakamı otomatik olarak getirmektedir. Tasarruf Teşvik İşveren Payı: Bu alanda yer alan rakam ise yine ilgili dönem için devlet tarafından belirlenmiş olan işveren payı yüzdesidir. Programınız bu rakamı da otomatik olarak getirmektedir. İşsizlik Sig. Per. Payı Vergi Matrahından Düşülsün: İşsizlik sigortası devlet tarafından zorunlu kılınan ve ücretli olarak çalışanlardan kesilen bir sigortadır. Kimi firmalar bu sigorta kesintisinin vergi
Vr.15 (9000 Serisi)
32
Personel Yönetimi
matrahından düşülmesini, kimi firmalarda aksini isteyebilirler. Bu durumda sizin için işsizlik sigortasının matrahtan düşülmesi uygun ise bu parametreye karşılık gelen kutucuğu işaretlemelisiniz. Aksi taktirde işaretlemenize gerek yoktur. Yukarıda sıralamış olduğumuz hesaplamalarında kullanılacaktır.
işsizlik
sigortası
personel
ve
işveren
payları
puantaj
Vergi indirimleri Bu bölümde, yetkili kuruluşlarca yıl için belirlenen aylık vergi indirim tutar ve oranları yer almaktadır. Programınız sisteminize yüklendiğinde, içinde bulunduğunuz yıla ait oran ve tutarlar da yüklenmiş olacaktır. Vergi indirim oran ve tutarlarında kanunen yapılan değişiklikleri bu bölümden programa girebilirsiniz. Vergiden Muaf Çocuk Adedi: Personellerine çocuk başına yardım veren firmalar, bu yardımlardan kaç çocuğa kadarının vergiden muaf sayılacağını bu alana girmelidirler. Aşağıdaki alanda çocuk yardımı muafiyet limiti belirtilmediyse, buraya girilen rakamın herhangi bir fonksiyonu olmaz. Çocuk Yard. Muaf Limiti: Çocuk başına yardım ödeniyorsa, bu yardımın ne kadarının vergiden muaf olduğunun belirtildiği alandır. Örneğin firmanızda personele çocuk başına 0,2 yardım yapılıyorsa ve bunun 0,1 TL’si vergiden muafsa, bu alana 0,1 yazılacaktır. Özel İndirim (Normal): İçinde bulunduğunuz yıl için belirlenmiş olan aylık özel indirim tutarıdır. Bu tutar olması gerekenden farklıysa (özel indirim tutarında devlet herhangi bir değişiklik yaptıysa), gerçek özel indirim tutarını bu alana giriniz. Özel indirim tutarını aylık olduğu gibi günlük olarak da girebilirsiniz. Girdiğiniz tutarın aylık mı, günlük mü olduğu biraz sonra açıklayacağımız “indirim uygulaması” başlıklı alanda ayrıca tanımlanacaktır. İndirim uygulaması günlük olacak ise, bu durumda puantaj hesaplamalarında o personelin vergi matrahı kaç günlük ise o kadar gün sayısı ile çarpılır. Özel indirim tutarı puantaj hesaplamaları sırasında personellerin gelir vergisi matrahından düşülür. Personelin bu indirime tabi olup olmadığı, Sicil Kartı/Yardım penceresi/Özel İndirim alanından normal seçilerek belirlenmiş olmalıdır. Göçmen İndirimi: Yıl içinde belirlenen göçmen indirimi tutarıdır. Bu tutar olması gerekenden farklıysa, gerçek göçmen indirimi tutarını bu alana giriniz. Göçmen indirimini de aylık veya günlük olarak girebilirsiniz. Girdiğiniz tutarın aylık mı, günlük mü olduğu biraz sonra açıklayacağımız “indirim uygulaması” başlıklı alanda ayrıca tanımlanacaktır. İndirim uygulaması günlük olacaksa, bu durumda puantaj hesaplamalarında o personelin vergi matrahı kaç günlük ise o kadar gün sayısı ile çarpılır. Göçmen indirimi tutarı puantaj hesaplamaları sırasında personellerin gelir vergisi matrahından düşülür. Personelin bu indirime tabi olup olmadığı Sicil Kartı/Kimlik penceresi/Göçmen Kodu alanından var veya yok seçilerek belirlenmiş olmalıdır. 1-2-3. Sakatlık: Kanunen belirlenen 1., 2. ve 3. derece sakatlık indirimlerine ilişkin tutarların yer aldığı alanlardır. Gerektiği takdirde bu oranlar değiştirilebilir. Sakatlık indirimi tutarı puantaj hesaplamaları sırasında personellerin gelir vergisi matrahından düşülür. Personelin hangi sakatlık derecesine tabi olduğu Personel sicil kartları (111100) programının, Personel kimlik bilgileri ekranında yer alan Sakatlık derecesi alanında belirtilmiş olması gerekmektedir. Özel İndirim (Kalkınmada Öncelikli): İçinde bulunduğunuz yıl için, kalkınmaya öncelikli bölgede çalışan personellere ait belirlenmiş olan indirim tutarıdır. Bu tutar olması gerekenden farklıysa ilgili indirim tutarını bu alana girebilirsiniz. Kalkınmaya öncelikli özel indirim tutarını isteğinize bağlı olarak aylık ya da günlük şeklinde belirleyebilirsiniz. Bu tutarın aylık mı, günlük mü olduğu “indirim uygulaması” başlıklı alandan tanımlanacaktır. İndirim uygulaması günlük olacak ise, bu durumda puantaj hesaplamalarında o personelin vergi matrahı kaç günlük ise o kadar gün sayısı ile çarpılır. Özel indirim tutarı puantaj hesaplamaları sırasında personellerin gelir vergisi matrahından düşülür. Personelin bu indirime tabi olduğu, Personel Sicil Kartları/Yardım penceresi/Özel İndirim alanından “Kalkınmada öncelikli” seçeneğinin seçilmesiyle belirlenir.
Vr.15 (9000 Serisi)
33
Personel Yönetimi
İndirim Uygulaması (A/G): Özel indirim ve göçmen indirimi alanlarında yer alan değerlerin aylık mı (A), günlük mü (G) olduğu bu alana girilmelidir. İhbar tazminatı parametreleri Bu bölümden, kanunlarla belirlenmiş ihbar tazminatı limitleri girilecektir. Aşağıda ihbar tazminatı limitlerine ait bir örnek yer almaktadır. Çalışma Süre Baş. Ç.Süre Bit. İhbar Önelleri (ay) (ay) (gün) 0 6 10 6 12 15 Bu örnekte, 0-6 ay çalışmış olan elemanlar ayrılmadan en az 10 gün önce ayrılacaklarını bildirmek zorundadır. 6-12 ay çalışmış olanlarda ise bu süre 15 gündür. İşçi ihbar süresini beklemeden işten ayrıldığında, yukarıda belirtilen süreler kadar ki ücreti işverene ödemek durumundadır. Ya da işveren bu süreyi göz önüne almadan işçiyi işten çıkardığında, yine yukarıdaki süreler kadar ki ücreti işçiye ihbar tazminatı olarak ödemek durumundadır. İhbar tazminatı hesaplanırken işçinin işe giriş ve çıkış tarihleri arasında kaç ay olduğu dikkate alınır. Yasal olarak geçerli son değerler tabloda ön değer olarak yer alır. Programınız, bu bölümden girdiğiniz oranları baz alarak Raporlar/Puantaj Raporları/İhbar Tazminatı raporlarının dökümünü yapacaktır. Personel kontenjanları Devlet tarafından belirlenen kanuna göre, belirli sayıda personel çalıştıran firmalar, normal personelleri haricinde firmalarında eski hükümlü, terörle mücadele ve sakat personel çalıştırmak durumundadırlar. Dolayısıyla bu personelleri, Sicil işlemleri/Personel Sicil kartları programından tanıtılırken, personel kimlik bilgileri butonunda yer alan Kapsam alanında, sakat, terörle mücadele veya eski hükümlü olduklarının belirtilmesi gerekmektedir. Daha sonra da, firmaların her ay Sosyal Sigortalar Kurumuna vermek zorunda olduğu Personel Durum Çizelgesi ile de, ilgili kuruma bildirilmelidirler. Personel programınızın bu bölümünden de, firmanızda ki personel sayısına göre çalıştırmak zorunda olduğunuz sakat, terörle mücadele ve eski hükümlü personel sayısı programa girilecektir. Bu programdan yapacağınız girişlerde Personel durum çizelgesine yansıyacak, böylece firmanızda çalışan sakat, eski hükümlü terörle mücadele personel sayısıyla, çalıştırmanız gereken personel sayısı karşılaştırılabilecektir. Evet bu kısa açıklamadan sonra programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda yapmanız gereken girişlerin neler olduklarını açıklamaya çalışalım. Bu ekranın sol bölümünde erkek ve kadın başlıklarının alt alta sıralandığını, hemen sağ tarafta ise sakat, eski hükümlü ve terörle mücadele başlıklarının yer aldığını göreceksiniz. Bu aşamada yapmanız gereken, firmanızda çalıştırmak zorunda olduğunuz sakat, terörle mücadele ve eski hükümlü personellerinizin erkek ve kadın sayısını girmenizdir. Girişlerinizi tamamladıktan sonra ALT+S tuşlarına basarak kayıt etmeyi unutmayınız. Böylece bu girişleriniz Personel Durum Çizelgesine otomatik olarak yansıyacaktır. TTF parametreleri Bu bölümden tasarruf teşvik parametreleri tanımlanacaktır. Tasarruf Teşvik Uygulaması Aktif: Personelleriniz için tasarruf teşvik ödemesi yapıyor iseniz parametrenin önündeki kutucuğu işaretlemelisiniz. Aksi taktirde işaretlemenize gerek yoktur. Tasarruf Teşvik Personel Payı: Bu alanda yer alan rakam ilgili dönemde personel payı olarak devlet tarafından belirlenmiş olan rakamdır. Programınız bu rakamı otomatik olarak getirmektedir. Tasarruf Teşvik İşveren Payı: Bu alanda yer alan rakam ise yine ilgili dönem için devlet tarafından belirlenmiş olan işveren payı yüzdesidir. Programınız bu rakamı da otomatik olarak getirmektedir.
Vr.15 (9000 Serisi)
34
Personel Yönetimi
Tas. Teş. Personel Payı Vergi Matrahından Düşülsün: Tasarruf teşvik, devlet tarafından ücretlilere yaptırılan zorunlu bir tasarruftur. Bu durumda bazı çevreler, devletçe zorunlu kılınan bu tasarruf tutarının vergi matrahından düşülmesi gerektiğini, bazı çevreler ise tam aksini savunmaktadır. Bu alanda ise, bu iki görüşten firmanıza uygun olanını seçmeniz gerekecektir. Eğer tasarruf teşvik payının vergi matrahından düşülmesi şeklinde bir uygulamanız varsa, bu parametreye karşılık gelen kutucuğu işaretlemelisiniz. Tas. Teş. Personel Payı Vergi İade Matrahına Eklensin: Eğer tasarruf teşvik payının vergi matrahına eklenmesi şeklinde bir uygulamanız varsa, bu parametreye karşılık gelen kutucuğu işaretlemelisiniz. Yukarıda sıralamış olduğumuz tasarruf teşvik personel ve işveren payları puantaj hesaplamalarında kullanılacaktır. Gelir vergisi dilimleri Bu bölümden, yıllık vergi dilim ve oranlarının girişleri yapılacaktır. Programa ilk girdiğinizde, o yıla ait vergi dilim ve oranları otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu bilgilerde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde, aşağıdaki açıklamalarımız doğrultusunda ilgili girişleri yapmanız gerekir. Alt Sınır: Bu kolon vergi dilimlerinin başladığı sınırları gösteren kolondur. İmleç bu kolona girmez. Bu kolondaki değerler “üst sınır” kolonuna girilen rakamlara göre kendiliğinden ayarlanır. Üst Sınır: Bu kolon vergi dilimlerinin üst sınırlarını gösterir. Bilgi girişi bu kolondan başlayarak yapılır. 1. kademenin alt sınırı her zaman "0" olacağından buraya ilk dilimin üst sınırı girilir. Bu girişle birlikte 2.kademenin alt sınırı, 1. kademenin üst limitinin 1 fazlası olacaktır. Vergi Oranı: Bu kolon, ilgili satırdaki vergi dilimine uygulanacak vergi oranını gösterir. Oran değiştiği takdirde, ilgili satırdaki vergi dilimine uygulanacak oranı bu alana girebilirsiniz. Gelir Vergisi: Vergi dilimleri ve vergi oranı girildikten sonra, ilgili satırdaki vergi dilimine ait gelir vergisi tutarı programınız tarafından otomatik olarak hesaplanır. Vergi dilimine ait vergi tutarı, o dilimin alt ve üst sınırları arasındaki farkın vergi oranı ile çarpılıp, bir üst dilimdeki vergi tutarıyla toplanması sonucu elde edilir. Gelir Vergisi: (Üst sınır - Alt sınır) x Vergi oranı + Bir önceki GV Tutarı 4
Dilimin Gelir Vergisi
:
(47500- 19000) x 0.3+ 4085 =12635) Eğer bu tabloda herhangi bir değişiklik yaptıysanız, programdan çıkmadan değişikliklerinizi ALT+S tuşlarıyla kaydetmelisiniz. Kaydetmediğiniz bilgileri yeniden girmek zorunda kalacağınızı unutmayınız. Asgari Geçim indirimi Bu bölümden, 2008 ve daha sonraki yıllarda uygulanacak asgari geçim indirimine yönelik tanımlamalar yapılacaktır. Öncelikle bu ekranda yapılması gereken Asgari geçim indirimi uygulaması aktif parametresinin onaylanması sonrasında da uygulama için gerekli olan parametrelerin ekrandan girilmesidir. Personelin aile fertleri de bu uygulamadan yararlanacak ise bu durumda Personel sicil kartları (111100)/Personel Kimlik Bilgileri/Aile fertleri ekranından da, ücretlimi parametresinin değil olarak seçilip kaydedilmesi yeterli olacaktır. Netten brüte hesaplamada asgari geçim indiriminin, net ücreti etkilemesini istiyorsanız; Netten>Brüte hesaplamada ASGARİ GEÇİM İNDİRİMİ net ücreti etkilesin seçeneğini işaretlemelisiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
35
Personel Yönetimi
3.2.2
Nema Oranları (116260)
PERSONEL YÖNETIMI’e personellerin o yıl için alacakları nemaları hesaplayabilmek ve size bunu bir rapor şeklinde sunabilmesi için öncelikle her çalışma yılı ve ay için açıklanan nema oranlarını girmeniz gerekmektedir. Bu program kanunen açıklanan nema oranlarının girişine olanak tanımaktadır. Nema oranları girildikten sonra Bildirgeler/TTF Dökümleri/TTF Nema Raporu alarak her bir personele ödenecek nemaları listeleyebilirsiniz. Ancak nema raporu almadan önce her bir personelin sicil kartından, ücret bilgileri penceresine ulaşılarak önceden ödenen tasarruf teşvik tutarlarının girilmiş olması gerekir.
3.3
Tahakkuk Ay ve No Değiştir (116300)
Personel programınız ile bir ay içinde dilediğiniz kadar tahakkuk yapabilmeniz mümkündür. Eğer siz de aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapmış iseniz, bu program ile çalışmak istediğiniz tahakkuk ay ve numarasını değiştirebileceksiniz. Şöyle ki, personel programınızın giriş ekranında çalışmak istediğiniz ay için Şubat, tahakkuk numarası içinde 1 girdiğinizi düşünelim. Daha sonra ilgili ay için 2. Tahakkuku çalıştırmak istiyorsunuz. Bu durumda personel programından çıkıp, tekrar programa girerek karşınıza gelen ekranda tahakkuk numarasına 2 yazmak yerine, bu program sayesinde çalışmak istediğiniz tahakkuk numarasını değiştirebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranın; Tahakukuk ayı alanında satır sonu butonunu tıklayın, karşınıza tüm ayların yazılı olduğu bir ekran gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken çalışmak istediğiniz ayı ilgili ekrandan seçmek olacaktır. Tahakuk no alanına ise çalışmak istediğiniz tahakkuk numarasını girmelisiniz. Bu alanda açılmamış olan tahahkukla ilgili giriş yaptığınızda programınız sizi uyaracaktır. Şöyle ki 1. ve 2. Tahakuku açtığınızı düşünelim fakat 3. ve 4. tahakkuk açılmamış olsun. Bu durumda bu alana 4 yazar iseniz programınız sizi bir önceki tahakkuk açılmamış diye uyaracaktır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra Esc tuşuna basarak programınızın ana menüsüne dönebilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
36
Personel Yönetimi
4
SİCİL İŞLEMLERİ
Bu bölüme kadar olan açıklamalarımız ve yaptığımız bilgi girişleri ile firmamızın iskeletini oluşturduk ve aynı zamanda bundan sonra yapacağımız girişler ve tanımlamalar için de bir zemin hazırladık. Şimdi sıra, iskeleti giydirmeye geldi. Bunun için de öncelikle personelle ilgili birtakım bilgi giriş kartlarını doldurmamız gerekmektedir. İşte bu bölümde yer alan programlar sayesinde bilgi girişi yapacağımız bu kartların birtakım özelliklerini belirleyeceğiz. Yukarıda da değindiğimiz gibi bu bölümde yer alan programlardan personelleriniz ile ilgili gerekebilecek tüm bilgilerin girişlerini yapacağız. Şimdi bu programları sırayla açıklamaya çalışalım.
4.1
Kartlar Menüsü Yardım Tuşları
Personel sicil kartı ile ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce PERSONEL YÖNETIMI programınızın bütün bölümlerinde olduğu gibi, bu bölümde de siz kullanıcılarımıza yol göstermek amacıyla hazırlanmış kısa yol tuşlarının neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Bu tuşların bir listesini CTRL+Y tuşlarına beraber basarak görüntüleyebilirsiniz. TA B ( Sonraki Alan): TAB tuşu ile imlecin bulunduğu bilgi giriş alanından, bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. (ENTER) (TAB): Onay ENTER yada TAB tuşu ile giriş yaptığınız alanı onaylayarak bir sonraki bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ESC: Çıkış. ESC tuşu ile bulunduğunuz ekrandan çıkar ve bir önceki ekrana dönersiniz. SHIFT+TAB (Önceki Alan): SHIFT+TAB tuşlarına birlikte basarak, bulunduğunuz bilgi giriş alanından bir önce yer alan bilgi giriş alanına geçebilirsiniz. ALT+E (Yeni Kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boşaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Tekst Data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. “tekst data” ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak tekst datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. Tekst datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki Kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart Sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet, Kaydedebilirsin
Hayır Kaydetme"
şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, “evet kaydedebilirsin” butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz,
Vr.15 (9000 Serisi)
37
Personel Yönetimi
“hayır kaydetme” butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave Alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real’i Sadece tarih girecekseniz Date’i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı “Veri tabanı alan tanımlamaları” başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek yada değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra, ekranınızın kapat butonuna basarak karşınıza gelecek ekrandan tanımlamış olduğunuz alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt Hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriş programlarında kullanılabilir. ALT+G tuşları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? Gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt No: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 personel kartı daha vardır. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son Değiştiren Kullanıcı Id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı Soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel Kod1-2-3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır.
Vr.15 (9000 Serisi)
38
Personel Yönetimi
Kayıt hikayesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki “Dosya ekleri” butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza “Ekli dosyalar” başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stoğun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stoğun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen “Dosya ekleri” seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stoğunuzu ilgilendiren bir yazı (word dokümanı), excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrağı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan “Yeni dosya ekle” butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki “Seçili dosyayı değiştir”, “Seçili dosyayı aç” ve “Seçili dosyayı sil” seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart İptal): ALT +L tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet, Silebilirsin
Hayır Silme"
şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, “evet, silebilirsin” butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, “hayır, silme” butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki Kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiş olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart No): Girmiş olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı Tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm personellerinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (Kopyala): Boş personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen CKopyala butonunu tıklayarak, en son girmiş olduğunuz personele ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz.
4.2
Personel Sicil Kartları (111100)
Vr.15 (9000 Serisi)
39
Personel Yönetimi
5
PERSONEL SİCİL KARTLARI (111100)
Programınızın bu bölümünden mevcut personelinizin programa tanıtımlarını yapacak ve personelinize dair aklınıza gelebilecek her türlü bilginin kaydını gerçekleştirebileceksiniz. Çünkü programınız personelinize yönelik birçok detayı düşünmüş olup, vücut ölçüm bilgilerinden, ehliyet bilgi girişlerine, nüfus bilgilerinden kimlik bilgilerine kadar her ayrıntıyı saklayabileceğiniz yapıda tasarlanmıştır. Programda giriş yapacağınız ilk ekran “Personel tanıtım kartı ekranı olacaktır. Dolayısıyla biz açıklamalarımızı bu ekrandan başlayarak sırasıyla her ekrana geçişler yaparak devam edeceğiz. Personel tanıtım kartı Kodu: Personel sicil bilgileri dosyasının bu ilk değişkeni programın verimli ve amaca uygun kullanılması açısından önem taşır. 25 dijit uzunluğa sahip bu alana rakam ve/veya harf girilebilir. Kodu aynı olan birden fazla personel kaydı olamaz. Bu alan yeni girilen bir personele kart açarken kod girmek için ya da var olan bir personel kaydını ekrana çağırmak için kullanılabilir. Dosyada kaydı bulunan personelin kodunu girdiğinizde bununla ilgili kayıt karşınıza geleceğinden bu kodu başka bir personele daha vermek ancak var olan kaydı sildikten sonra mümkün olur. Personel kodu sayesinde bu personel sicil kartlarını önceki ve sonraki kayıt (ALT+O: önceki kart, ALT+N: sonraki kart) tuşları kullanılarak ardışık tarama yapılabilir. Bu özelliklerinden dolayı program personel kodu olmayan bir kaydı kabul etmeyecektir. Kod değişkeni sadece istenilen personele ulaşma, personeli sıralama, gruplandırma gibi işlemlerde kolaylık sağlamakla kalmaz aynı zamanda firmanızın işleyişine uygun çıktılar almanıza olanak verir. Bu yüzden personeli kodlarken firmada kullanılan ücretlendirme sistemine ait tüm evraklar göz önüne alınmalıdır. Adı: Bu alana tanıtımı yapılan personelin adı girilmelidir. Soyadı: Bu alanda da programınız sizden personelinizin soyadı bilgisini girmenizi isteyecektir. SGK Sicil No (TC. Kimlik): 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uygulamaları gereği Ekim 2008 tarihinden itibaren personelin SGK numaraları yerine T.C. Kimlik numaraları kullanılacaktır. Dolayısıyla bu alana personelin T.C. kimlik numaraları girilecektir. Kullanıcılarımız bilgi amaçlı olarak personelin eski SGK numaralarını da bu ekranın Eski SGK Sicil No alanından görebileceklerdir. Kuruluş programına eklenen Personel SGK Sicil No/T.C. Kimlik No değişim işlemleri (099635) başlıklı ekran sayesinde Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel Nüfus Bilgileri sayfasında T.C. Kimlik No'su tanımlı olan personelin kimlik numaralarının bu alana aktarabilmesi mümkündür. Başka şubeye personel transfer edilmesi (Personel SGK Değiştirme butonu) Kullanıcılarımızın şubeleri arasında personel transferlerini (giriş ve çıkışlarını) yani personelin farklı SGK şubesine geçişlerini basit bir şekilde yapabilmeleri mümkündür. Bu işlemin özellikle bir merkez ve birden fazla şube ile çalışan ve şubeleri arasında sürekli personel transferi yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Personel transferi için öncelikle
Personel tanıtım kartının çalıştırılması ve başka şubeye transfer edilecek personelin seçilerek çıkış işleminin (çıkış tarihinin) yapılması ve kayıt edilmesi gerekecektir, Daha sonrasında sıra, çıkışı yapılan personel için personel tanıtım kartında yer alan "Personel SGK değiştirme" butonunun çalıştırılmasına gelecektir. Amacımız ilgili personel için yeni personel kartı tanımlamalarının yapılmasıdır. Zaten bu ekranda da sizden, personelinizi hangi kodla yeni kart açacağınızı, çıkış tarihini, transfer edilen şubeye giriş tarihini, kıdem tarihini ve hangi SGK şubesine geçeceğini belirtmeniz istenecektir. Ekranla ilgili girişler tamamlandıktan sonra da F2 tuşuna basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu işlem sonrasında transfer edilen personel için farklı SGK şubesinde çalışmaya başladığına ait yeni personel kartı oluşmuş olacaktır.
Transferi yapılan personele ait tüm ayrıntılarda
Vr.15 (9000 Serisi)
40
Personel Yönetimi
İşe girenlerin tarih aralıklı dökümü (113361) İşten ayrılanların tarih aralıklı dökümü (113363)
raporlarından izlenebilecektir. Bunun için yapılması gereken tek işlem de raporların parametreler ekranında yer alan "Rapor tipi" alanından Transfer yolu ile çıkış/giriş yapanları listele seçeneğinin seçilmesidir. Program personel bilgilerini tüm detaylarıyla sunacaktır. Önemli Not: Personel sicil numaralarının belirli kod yapısına göre tanımlanabilmesi Personel yönetiminin Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Genel parametreler (116111) programının Diğer parametreler sayfasında Personel sicil no kod yapısı başlığı altında bir parametre yer almaktadır. Bu düzenleme ile amacımız personelin sicil numaraları girilirken belirli kod yapısına bağlı olarak giriş yapılmasını zorunlu kılmak farklı kod girişini engellemektir. Firmanız için böyle bir zorunluluk getirmek istiyor iseniz bu alana istediğiniz kod yapısını tanımlamalısınız. Böyle bir zorunluluk olmayacak ise bu alana herhangi bir giriş yapmanıza gerek yoktur. Kod yapısı girerken Ayrım karakteri olarak ( . nokta) Harf X Nümerik 0 Karakterlerini kullanabilirsiniz. Örneğin firmanızda 111.11.11 şeklinde sadece rakamların yer aldığı 9 karakterlik bir kod yapısı varsa bu aşamada bu alana 000.00.00 şeklinde bir giriş yapmanız yeterli olacaktır. Eğer sicil numaralarında harf kullanılıyor ise örneğin A11.11.11 şeklinde bir kod tanımı varsa bu aşamada bu alana X00.00.00 şeklinde giriş yapılmalıdır.
Firma no: Birden fazla firma ile işlem yapıyor iseniz bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz personelin hangi firmanızın personeli olduğunu belirtmenizdir. Dolayısıyla bu alana ilgili firmanın takip edildiği numara girilecektir. Bu alandan yapacağınız tanımlama ışığında da başka firmanın personeli ile işlem gerçekleştirilmesi mümkün olmayacaktır. Örneğin virman dekontu vb. düzenlenemeyecektir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda da program tarafından hemen uyarılacak ilgili personelin işlem yapılan firma için geçerli olmadığı ve bağlı olduğu firmanın farklı olduğu belirtilecektir. Bağlı şube no: Bu alanda da sizden istenen tanımladığını personelin seçtiğiniz firmanın hangi şubesine mensup olduğunu belirtmenizdir. Bağlı cari personel kodu: Cari personel tanıtım kartı (041440) ile amacımız, programlarımızın ticari bölümü ile işlem yapan personelinizi (satıcı, satın almacı gibi) seri bir şekilde tanımlayabilmeniz dolayısıyla alış, satış ve finans yönetimine ait evraklar ile gerçekleştirecekleri hareketleri programa girip tüm ayrıntılarını izleyebilmenizdir. Bu kartın en önemli detayı tanımlayacağınız personelin bordrolu personeliniz olması gibi bir zorunluluğunun bulunmamasıdır. Böylece firma dışında sizin adınıza işlem yapan personeli de programa tanıtıp hareket girişleri yapabilecek hatta her hareketinin kaynağını ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Ne tutarda satış yaptığı, ne kadar iş avansı aldığı inceleyebileceğiniz detaylardan sadece bir kaçıdır. İşte bu alanda da sizden istenen tanımladığınız yani firmanızda bordrolu olarak çalışan personelin cari personel kartı var ise hangi karta bağlı olduğunu seçmenizdir. Böylece ilgili personelin hareketlerini her iki karta da bağlı olarak izleyebileceksiniz. “Cari kartına git” butonunu tıklayarak da Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlanan kartının ayrıntılarını görüntüleyebileceksiniz. Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden tanıtım kartını girmekte olduğunuz elemanınızın ne iş yaptığını programınıza tanıtacaksınız. Programınız size satıcı eleman, satın almacı eleman ve diğer eleman olarak 3 seçenek sunacaktır. Departman kodu: Bu alanda, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi departmana bağlı olduğunu belirteceksiniz. Eğer daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Departman tanımı (116120) bölümünde firmanızın departmanlarını programınıza tanıttıysanız bu alanda iken F10 tuşuna bastığınızda ya da satır sonu butonunu tıkladığınızda bu departmanlar kodları ve isimleri ile Vr.15 (9000 Serisi)
41
Personel Yönetimi
beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Böylece ilgili personelin hangi departmanda çalıştığını kolaylıkla seçme şansınız olacaktır. Bunun için F10 penceresindeyken ok tuşları ile ilgili departmanın üzerine gelip kliklemeniz yeterlidir. İş grubu: Bu alan personelin yaptığı işin statüsünün belirtildiği yerdir. Dolayısıyla programınız size her sektöre uygun olacak şekilde iş grubu tanımları sunacaktır. Bu aşamada size düşen tanımlamakta olduğunuz personelinizin çalıştığı işin grubunu belirtmenizdir. Bu alana girilen bilgiler verilen sosyal yardımların bu gruplara göre farklılık içerdiği durumlarda önem kazanır. Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının “Sosyal yardım öndeğerleri” ekranını anlatırken Grup 1Memur, Grup 2-İşçi, Grup 3-16 yaşından küçük işçiler, Grup 4-Yönetim kurulu üyeleri, Grup 5-Sanatçı, Grup-6 Arge, Grup-7 TUGS, Grup-8’in Bina görevlisine denk düştüğünü belirtmiştik. Eğer bir firmada sosyal yardımlardan yararlanma konusunda farkları olan gruplar varsa, personelin yer aldığı grubun belirtileceği yer bu alandır. Giriş tarihi: Personelin işe girdiği tarihin yazıldığı alandır. Bu alana girilen bilgi sabit bir sicil bilgisi olmaktan öte personelin tasarruf teşvik fonunun, kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanmasında kullanılan önemli bir bilgidir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Çıkış tarihi: Bu alan personelin işten çıktığı tarihi gösterir. PER9000 işten çıkan personelin kaydını silmez. Eğer kullanıcı personelin tanıtım kartını silmezse bu kayıt istenildiğinde başvurulmak üzere saklanır. Ancak çıkış tarihi girilen personelin kaydı çıkış tarihinden sonraki tarihlere puantaj yapılırken ya da döküm alınırken kullanıcının karşısına çıkmaz. Bu tarih aynı zamanda kıdem ve ihbar tazminatı hesaplarında da kullanılır. Bu alanda da, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından tarih girişi için faydalanabilirsiniz. Çıkış sebebi (seçimli): Bu alanda sizden istenen işten ayrılan personelinizin çıkış sebeplerinin hangi maddeye dayalı olarak gerçekleştiğini belirtmenizdir. Programınız size çıkış sebebi olarak birçok maddeyi hazır sunacaktır. Emeklilik, Kadın sigortalının evlenmesi vb. Eğer bu sebepler içinde herhangi birisi size uygun değil ise bu alanı “hiçbiri” olarak belirtip bir alt satırda yer alan “Çıkış Sebebi” alanına, işten ayrılmış personeliniz için ayrılma sebebini kendiniz girebilirsiniz. Bu alana girilen bilgi Ek-2 de kullanılacaktır. Kıdem tarihi: Bu alan, işe giriş tarihi ile kıdem tazminatının hesaplatılacağı tarih farklı olan personel için kullanılacaktır. Dolayısıyla tanıtımını yaptığınız personel için kıdem tazminatının hangi tarihten itibaren hesaplatılacağını bu alana girmelisiniz. Örneğin X ve Y adında iki tane firma sahibi olduğunuzu düşünelim. X firmanızda çalışmakta olan PER001 kodlu personelinizin, Y firmanızda çalışmasına karar verdiniz, bu durumda PER001 kodlu personelin Y firmasına geçişinde, kıdem tazminatında herhangi bir değişikliğin olmaması için kıdem tarihi alanına X firmasında çalışmaya başladığı tarihi girmelisiniz. Böylece ilgili personeliniz şirket değiştirmiş olmasına rağmen, kıdem tazminatı sizinle çalışmaya başladığı ilk günden itibaren hesaplatılabilecektir. Döviz cinsi: Bu alanda ilgili personelin maaşını hangi para birimi ile aldığı girilecektir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkacak olan para birimlerini gösteren listeden ilgili personeliniz için para birimini seçebilirsiniz. Eğer bu alanı TAB tuşu ile geçerseniz, programınız para cinsini TL olarak seçecektir. Cari muhasebe kodu: Bu alanda ilgili personelinizin tahakkuk kesinleştirme işleminden sonraki hesaplarının hangi muhasebe kodu altında görüneceğini belirleyeceksiniz. Muhasebe kod seçimi için F10 penceresinden yararlanacağınız gibi, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden de seçebilirsiniz. Entegre grubu: Bu alana, sicil kartını girmekte olduğunuz personelinizin hangi muhasebe grubuna bağlı olduğu girilecektir. Muhasebe grup girişi için, satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek ekrandan da faydalanabilirsiniz. Muhasebe gruplarıyla ilgili daha geniş bilgi için Bkz. Sicil İşlemleri/ Muhasebe grup ve kod tanıtımı (111300).
Vr.15 (9000 Serisi)
42
Personel Yönetimi
Bölge kodu: Personelinizi bölgeler bazında ayırarak takip ediyorsanız, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi bölgede yer aldığına ilişkin kodu bu alana girebilirsiniz. Bölge tanımlamaları programınızın Şirket Tanımlamaları/Bölge tanımlamaları yapılmaktadır. Sistem kullanıcı kodu: Bu alanda sizden istenen tanımlamakta oluğunuz personelinizin programa giriş yaptığında kullanmış olduğu sistem kodunun ne olduğunu girmenizdir. Bu alandan belirteceğiniz sistem koduna göre personelinizin programda birçok alan için yetkili olduğu belirtilmiş olacak aynı zamanda hangi koda sahip personelin hangi işlemi gerçekleştirdiği görülecektir. Örneğin iş başvurularının değerlendirirken, bu değerlemeyi yapan personel herhangi bir sistem koduna bağlanmamış ise ve bağlı olduğu sistem kodu ile programa giriş yapmamış ise personeli değerlendirebilmesi mümkün olamayacaktır. Personel tanıtım kartı ekranında yapmanız gereken ilk girişler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir. Dikkat ederseniz ekranınızın sağ tarafında Fotoğraf adı altında bir bölüm görülmektedir. Şimdi sizlere bu bölümle ilgili açıklamada bulunmak istiyoruz. Bu bölüme tanıtımını yaptığınız personele ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Fotoğraf alanında mouse göstergenizin sağ tuşuna basmak olmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan personel resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, resim tarayıcısı olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle resim tarayıcısı taradığınız personelinizin resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için, göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. Evet, fotoğraf alanı ile ilgili açıklamalarımızı da yaptıktan sonra şimdi sıra, personelinize ilişkin diğer tanımlamaların yani, personel ücret bilgileri, nüfus bilgileri, prim bilgileri vb. programa nasıl tanıtılacağı ile ilgili açıklamalara geldi. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Bu butonların hepsi ekranınızın üzerinde gözükmeyebilir. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın üzerindeki kaydırma okunu istediğiniz butona gelene kadar tıklamanızdır. Şimdi bu butonları sıra ile incelemeye başlayalım. Personel adres ve telefon bilgileri Personel tanıtım kartı ekranında iken, personel adres ve telefon bilgileri butonunu tıkladığınızda karşınıza aşağıda görülen bir ekran gelecektir. Bu ekrandan ilgili personelinize ait ikametgâh adresinin girişini yapacaksınız. Şimdi bu ekranda yer alan alanları tek tek açıklayalım. Adres: Kartta iki satır olarak yer alacak adres alanına ilgili personelin ikametgâh adresi girilmelidir. Posta kodu: İlgili personelin posta kodu bu alana girilmelidir. İlçe: İlgili personelin bağlı olduğu ilçedir. İl: İlgili personelin bulunduğu ildir. Ülke: İlgili personelin bulunduğu ülkedir. Tel ülke kodu: İlgili personelin bulunduğu ülkenin milletlerarası telefon kodudur. Tel bölge kodu: İlgili personelin bulunduğu ilin bölge kodudur. Tel no 1-2: İki satır olarak ayrılmış bu alana personelin telefon no sunu girebilirsiniz. Faks no: İlgili personelin varsa faks numarası bu alana girilmelidir. Modem no: İlgili personelin varsa modem numarası bu alana girilmelidir.
Vr.15 (9000 Serisi)
43
Personel Yönetimi
E-posta adresi: İlgili personelin varsa elektronik posta adresini bu alana girip satır sonu butonu tıklayarak mail gönderebilirsiniz. Personel kimlik bilgileri Tanıtımını yaptığınız personele ait kimlik bilgileri bu bölümden girilecektir. Bunun için ekranınızın personel kimlik bilgileri butonu üzerinde mouse göstergesini tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Şimdi bu ekranda personelinize ait özel bilgilerin yer aldığı alanları tek tek inceleyelim. Çalışma tipi: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin çalışma tipini, Genel, imalatçı veya pazarlama olarak belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre personelinize ilişkin işletme gider kodları tanımlanabilecektir. Tahsili: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden ilgili personelin tahsil durumunu seçeceksiniz. Okul kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okul kodu seçilir. Okul bölüm kodu: Bu alanda açılacak pencereden ilgili personelin gittiği okulun bölüm kodu seçilir. Mesleği: Bu alana ilgili personelin mesleği girilecektir. Görevi: Bu alana ilgili personelin firmadaki görevi girilecektir. Daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Görev Tanımları bölümünden firmanızdaki mevcut görevleri tanımladıysanız bu alanda F10 tuşuna bastığınızda tanımlamış olduğunuz görevler isimleri ve kodlarıyla beraber liste halinde karşınıza gelecektir. Buradan da ilgili personelin görevi seçilebilir. Dili: Bu alana ilgili personelin lisanı girilecektir. Sakatlık derecesi: Personelin sakatlık derecesinin tanımlandığı bu alana girilecek bilgi açılan pencereden seçilir. Ayrıca bu alandan vergi indiriminden yararlanmayan personeliniz için de “vergi indirim dışı” seçeneğini seçmelisiniz. Göçmen kodu: Personelin göçmen olup olmadığı bu alanda belirtilecektir. Görev kodu: Bu alanda açılacak olan pencereden ilgili personelin görev kodu seçilir. SGK kodu: Bu alana ilgili personelin bağlı bulunduğu sigorta kurumu açılacak olan pencereden girilmelidir. Eş ismi: Kartı girilen personel evli ise eşinin ismi bu alanda yer almalıdır. Eşi ücretli: İlgili personelin eşinin çalışıp çalışmadığı bu alanda belirtilmelidir. Çocuk adedi: İlgili personelin çocuğu varsa çocuk sayısı bu alana girilmelidir. Bu alan, personeline çocuk yardımı veren firmalar için önem taşır. Okul öncesi, ilk, orta, lise, yüksek: Personeline çocuk yardımı veren firmalar, bu yardımı çocukların tahsil derecelerine göre gruplara ayırdılarsa, bu alanlara ilgili personelin her tahsil derecesindeki çocuk sayısı girilmelidir. Burada önemli bir noktayı hatırlatmakta fayda görüyoruz; çocuk yardımı ya çocuk sayısına göre, ya da çocukların tahsil derecelerine göre verilir. Yani çocuk sayısıyla ilgili girişlerinizi ya çocuk adedi alanına ya da okul öncesi, ilk, orta, lise yüksek alanlarına yapmalısınız (Bkz. Sistem
Vr.15 (9000 Serisi)
44
Personel Yönetimi
parametreleri/Şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/ Sosyal yardım tanımları (116112) programının “sosyal yardım detay tanımlamaları” ekranı). Bağlı olduğu belge türü: Bu alanda yapılması gereken tanımlanan personelin hangi belge türüne bağlı olduğunun belirtilmesidir. Programınız bu alanda size birçok seçenek sunacaktır. Örneğin çalışanınız itibari hizmet uygulamasına tabi ise bu alandan yapılacak seçim Deniz basım, azot şeker (İtibari hizmet) seçeneğidir. Kapsam: Bu alanda sizde istenen tanıtımını yaptığınız personelin durumunu belirtmenizdir. Örneğin ilgili personel eski bir hükümlü ise bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden Esk.Hük. seçeneğini seçmelisiniz. Tabi olduğu kanun: Bu alanda sizden istenen, tanımladığınız personelin iş yerinizde hangi kanuna tabi olarak çalıştığını belirtmenizdir. Yani Hazine kanununa göre mi? olağan üstü hal kanununa göre mi? çalıştığının belirlendiği alandır. Bu ekranda yapılacak en son tanımlama personelin bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerine ait bilgilerin girişleridir. Programınız sınırsız sayıda aile bireyi tanımlayabilmenize imkân verecek yapıdadır. Özellikle çocuk sayısı fazla olan çalışanlarınız için istediğiniz kadar çocuk bilgisi girebileceksiniz. Bunun için ekranda yer alan “Aile fertleri” butonu kullanılacaktır. Bu butonu tıkladığınızda ulaşacağınız ekrandan, daha önceden tanımlanan personel aile bilgilerini izleyebileceğiniz gibi aynı zamanda yeni aile bireyi tanımlayabileceksiniz. Bunun için bu tablo üzerinde ALT+E tuşlarına basılacak ve açılacak tanımlama ekranından personele bağlı bireylerin girişleri yapılacaktır. Bu ekranda programınız sizden ilgili personelin, anne, baba, eş ve çocuklarının adını, soyadını, T.C kimlik numarasını, doğum tarihlerini doğum yerlerini, cinsiyetlerini, ücretli olarak çalışıp çalışmadığını, sakatlık derecesini ve tanımlanan bireylerle iletişime girebilmek amacıyla adres bilgilerini uygun şekilde girmenizi bekleyecektir. Daha sonra bu bilgiler, aile yakınları için programınızın Bildirgeler/ Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Bildirgeler/ Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi bölümünden Personel eş-çocuğu için vizite kâğıdı ve Sağlık belgesi düzenlemek istediğinizde, seçtiğiniz aile bireyine bağlı olarak karşınıza gelecek ve bu evrakları seri bir şekilde düzenleyebilmenizi mümkün kılacaktır. Personelin bakmakla yükümlü olduğu anne, baba, eş ve çocuklarının sakatlık durumları söz konusu ise bu ekrandan yapılacak seçime bağlı olarak personel sakatlık indirimden yararlanabileceklerdir. Çünkü aile fertleri için belirlenen sakatlık derecesi personelin gelir vergisi matrahının hesaplanmasında indirim olarak uygulanacaktır. Bu bölümde belirtmek istediğimiz bir başka detayda asgari geçim indiriminden yararlanacak aile fertlerinin nasıl tanımlanacağıdır. 2008 ve daha sonraki yıllarda uygulanacak asgari geçim indirimine yönelik tanımlamalar için öncelikle yapılması gereken Yasal parametreler (116215) ekranından Asgari geçim indirimi uygulaması aktif parametresinin onaylanması sonrasında da uygulama için gerekli olan parametrelerin girilmesidir. Bu detaylar girildikten sonra bu ekrandan asgari geçim indiriminden yararlanacak aile bireyleri için ücretlimi parametresi değil olarak seçilecektir. Personel nüfus bilgileri Tanıtımını yaptığınız personelinize ait nüfus cüzdanı bilgilerinin girileceği ekrandır ve programınız sizden aşağıdaki bilgileri doldurmanızı isteyecektir. Uyruğu: İlgili personelin uyruğu bu alana girilecektir. Cinsiyeti: İlgili personelin cinsiyeti bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden seçilecektir. Bu alandaki cinsiyet seçiminin doğru yapılmaması durumunda program; SGK aylık bildirgesi dökümünü doğru olarak hesaplamayacaktır. Medeni hal: İlgili personelin medeni hali bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Dini: İlgili personelin dini bu alana girilecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
45
Personel Yönetimi
Doğum tarihi: İlgili personelin doğum tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana girilecektir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Doğum yeri: İlgili personelin doğum yeri bu alana girilecektir. Kan grubu: İlgili personelin kan grubu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçilecektir. Seri no: İlgili personelin nüfus cüzdan seri no su bu alana girilecektir. İl: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu il bu alana girilecektir. İlçe: İlgili personelin nüfusa kayıtlı olduğu ilçe bu alana girilecektir. Mahalle: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu mahalle ismi bu alana girilecektir. Köy: İlgili personelin varsa nüfusa kayıtlı olduğu köy ismi bu alana girilecektir. Cilt no: İlgili personelin nüfus cüzdan cilt no su bu alana girilecektir. Sayfa no: İlgili personelin nüfus cüzdan sayfa no su bu alana girilecektir. Kütük sıra no: İlgili personelin kütük sıra numarası bu alana girilecektir. Veriliş nedeni: İlgili personele nüfus cüzdanının veriliş nedeni bu alana girilecektir. Verildiği nüfus idaresi: İlgili personele nüfus cüzdanını veren nüfus dairesinin ismi bu alana girilecektir. Veriliş tarihi: İlgili personele nüfus cüzdanının verildiği tarih bu alana girilecektir. Cüzdan kayıt no: İlgili personelin nüfus cüzdanı kayıt numarası bu alana girilecektir. T.C. kimlik no: İlgili personelin T.C. kimlik numarası bu alana girilecektir. İlk soyadı: Tanıtımını yaptığınız personel bayan olup evli ise evlenmeden önceki ilk soyadı bilgisi bu alana girilecektir. İnternette T.C. kimlik no sorgulama butonu Nüfus ve Vatandaşlık İşleri İdaresinin T.C kimlik numarası sorgulama hizmetini ücretli hale getirmesinden dolayı, personel programımızın personel tanıtım kartı ekranından kaldırmak zorunda kaldığımız "T.C. kimlik no. sorgulama" özelliği, kullanıcılarımızdan gelen yoğun talepler doğrultusunda farklı bir yaklaşımla düzenlenerek personel kartlarımızda yeniden yerini almıştır. Kullanıcılarımız bu özellik sayesinde tanıtımını yaptıkları personelin kimlik bilgilerini ilgili sayfaya bağlanıp personel kartı nüfus bilgileri ekranına otomatik olarak aktarabileceklerdir. İnternetten T.C. Kimlik no. sorgulama butonu çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken, kimlik numarası sorgulanacak kişiye ait genel bilgilerin girilmesidir. Yani
Hangi ilin hangi ilçesinde aranacağının seçilmesi, Kimlik bilgisi sahibinin adı ve soyadının girilmesi, T.C kimlik numarasının hangi detaya göre aranacağının seçilmesidir. Bu bölümdeki seçiminizin kişi bilgisi olması durumunda programınız sizden, ekranın anne adı, baba adı, doğum tarihi ve cinsiyeti alanlarına giriş yapmanızı bekleyecektir. Seçiminizin kayıt bilgisi olması durumunda da ekranın cilt no., aile sıra no. ve birey sıra no. alanlarına giriş
Vr.15 (9000 Serisi)
46
Personel Yönetimi
yapmanız gerekecektir. Çünkü programınız seçimize bağlı olan bilgiler doğrultusunda aramasını gerçekleştirecektir. Bilgilerinizin doğrulanması amacıyla da ekranın resim doğrulama alanına da resimde sunulan sayıyı girmeniz gerekmektedir. Aksi durumda programınız işlemini gerçekleştirmeyecektir.
Tüm girişlerinizi tamamladıktan sonra ekranın alt bölümünde yer alan T.C. Kimlik no. Sorgulama butonunu çalıştırarak aradığınız kişinin TC. Kimlik bilgilerini anında görüntüleyebilir, Bilgileri karta aktar butonu ile de ekranınıza yansıyan tüm bilgilerin otomatik olarak Nüfus bilgileri sayfasındaki uygun alanlara aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Yapı dosyasını indir butonu ile de amacımız, T.C kimlik bilgilerinin doğrulanması ve Vatandaşlık İşleri İdaresi’nin sayfasındaki değişikliklerin programımızda güncel kalmasına yönelik yapı dosyasının indirilmesidir. Nüfus bilgileri ile ilgili girişlerimizi de burada bitirdik. Şimdi personelinizin ücret durumuyla ilgili olan personel ücret bilgileri ekranına hangi bilgilerin girileceğini açıklayalım. Personel ücret bilgileri Bu ekrandan tanımlamakta olduğunuz personelin ücreti, sigortası, kesintileri vb. birtakım detay bilgileri girilecektir. Şimdi bu detayların neler olduklarını tek tek inceleyelim. Ücret tipi: Bu alan, personelin hangi zaman birimi ile ücretlendirildiğini belirttiğimiz alandır. İmleç bu alanda iken satır sonu butonunu tıkladığınızda küçük bir pencere karşınıza gelir. Bu pencereden personelin ücret tipini aylık, günlük ya da saatlik olarak belirlemelisiniz. Bu alana girilen bilgi başka bir deyişle personelin bir sonraki alanda girilecek ücretinin aylık, günlük ya da saatlik olduğunu belirtecektir. Hesap tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza iki seçenekli bir pencere açılacaktır. Buradan ilgili personelinizin maaşının net üzerinden mi brüt üzerinden mi hesaplanacağına karar vereceksiniz. Buradaki seçiminiz doğrultusunda programınız diğer seçeneği otomatik olarak hesaplayacaktır. Yani bu alanda “Brütten nete” seçimini yapmanız durumunda ilgili personelin net maaşını programınız otomatik olarak hesaplayacaktır. Aynı şekilde “Netten brüte” seçimini yapmanız durumunda ise bu sefer brüt maaşı otomatik olarak hesaplayacaktır. Ücret: Bu alanda yukarıda (Hesap tipi alanında) yaptığınız tercihi göz önünde bulundurarak ilgili personel için ücret girişi yapacaksınız. Yani yukarıda girdiğiniz hesap tipi ‘Netten brüte’ ise, bu alana ilgili personel için karar verdiğiniz net ücreti, “Brütten nete” ise, ilgili personel için tespit edilmiş brüt ücreti girmek zorundasınız. Ücret girişini bu açıklamalarımızı dikkate alarak yapınız. Çalışma kodu: Farklı personel için farklı özelliklerde sosyal yardım ve ek kazanç tanımlaması yapılabilecektir. Bunun için çalışma kodu seçimini bu alandan yapabilirsiniz. Asgari ücretli: Bu alanda sizden istenen kartını girmekte olduğunuz personelin asgari ücretle çalışıp çalışmayacağını belirtmenizdir. Bu alanda yapacağınız seçime göre asgari ücretle çalışan personelinizin net ve brüt ücretlerini toplu olarak değiştirebilmeniz mümkün olacaktır. Sigorta şubesi: İlgili personelin bağlı olduğu sigorta şubesinin adı bu alana girilecektir. Fakat bunun için daha önceden bağlı bulunulan sigorta şubesinin/şubelerinin programa tanıtılmış olması gerekir. Bu tanıtım Sistem/Şirket Parametreleri/SGK Tanımları bölümünden yapılmalıdır. Tanımlanan SGK şubeleri daha sonra bu alanda bir liste halinde karşınıza gelecektir. Sigorta % grubu: Personelin hangi sigorta grubuna girdiğini gösteren alandır. İmleç bu alan da iken satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza çıkan küçük pencere seçilebilecek grupları gösterir. Bu pencereden personelin sigorta grubunu seçebilirsiniz. Personelin sigorta primleri burada seçilen grup için SGK Limit ve Oranları programında verilen yüzdeler üzerinden hesaplanacaktır. Eğer sicil kartı girişini yaptığınız personel emekli ise bu alandaki seçiminiz “emekli” olarak belirlenmelidir.
Vr.15 (9000 Serisi)
47
Personel Yönetimi
Sendika durumu: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden personelinizin sendikalı olup olmadığını belirleyeceksiniz. Sendika: Bu alana ancak ‘sendika durumu’ alanına ilgili personel için ‘sendikalı’ demiş olmanız koşulu ile geçebilirsiniz. Çünkü buradan ilgili personelin bağlı olduğu sendika no’su girilecektir. Fakat bu alana sendika no su girebilmek için daha önceden Sistem/Şirket Parametreleri/Sendika tanımları bölümünden ilgili sendikaları tanımlamış olmanız gerekmektedir. Tanımladığınız sendikalara programınız otomatik olarak birer numara verecek ve siz F10 tuşuna bastığınızda sendikalar bir liste halinde karşınıza gelecek böylece buradan ilgili personel için sendika seçimi yapabileceksiniz. Banka ödeme: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda ‘yapılsın-yapılmasın’ şıklarından oluşan iki seçenekle karşılaşacaksınız. İlgili personelinize yapılacak ödemelerin banka aracılığıyla yapılmasını istiyorsanız ‘yapılsın’ seçeneğini, istemiyorsanız ‘yapılmasın’ seçeneğini seçmelisiniz. Hesap no: İlgili personelinizin banka hesap numarası bu alana girilecektir. Vergi dairesi: İlgili personelin, bağlı olduğu vergi dairesinin ismi bu alana girilecektir. Vergi kimlik no: İlgili personelin vergi kimlik numarasıdır. Vergi karne tarihi: İlgili personelin vergi karnesinin düzenlendiği tarihtir. Tarih girişi için satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Özel not: Personel ücret bilgileri ile ilgili belirtmek istediğiniz özel bir notunuz varsa bu alana girebilirsiniz. Çalışma dönemi: Tanıtımını yaptığınız personel geçici olarak, yani belirli tarihler arasında sizinle çalışacak ise bu alan “süreksiz” aksi halde sürekli olarak belirtilmelidir. Muhtasar grup kodu: Bu alanda sizden istenen tanıtımını yaptığınız personelin hangi muhtasar grup koduna dolayısıyla vergi dairesine bağlı olduğunu seçmenizdir. Bu parametre, birden fazla şubesi olan firmalar için işlevsel olacaktır. Çünkü tanıtımı yapılan personel farklı farklı vergi dairesine bağlı olabilir. Bu durumda muhtasar beyanname dökümlerinin de farklı farklı vergi dairesine verilmesi gerekecektir. Bunun için öncelikle programınızın Muhtasar beyanname grup tanımları (111910) programından personelin bağlı olacağı muhtasar grup kodları yani vergi daireleri tanıtılmalıdır. Bu tanımlamalar sonrasında istediğiniz vergi dairesine bağlı olan personel bu alandan yaptığınız seçim doğrultusunda dikkate alınacak ve muhtasar beyannamesi dökülecektir. Özel indirim: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza normal, kalkınmada öncelikli ve yok seçeneklerinin yer aldığı bir pencere açılacaktır. Bu aşamada sizden istenen tanıtımını yaptığınız personel normal olan özel indirime tabi ise bu alandan “Normal” seçeneğini, kalkınmaya öncelikli bölgede çalışıyor ise bu bölgeler için belirlenen indirimden yararlanabilmesi için “kalkınmada öncelikli” seçeneğini, herhangi bir indirime tabi değilse de “yok” seçeneğini seçmelisiniz. Bu alandan sonra sıra personelin firmadan alacağı yardım bilgilerinin tanımlamasına gelecektir. Bunların neler oldukları ve nasıl giriş yapılacağı tüm detaylarıyla aşağıda açıklanmıştır.
Konut fonu: Bu alanda kaydı yapılan personel için konut fonu ödenip ödenmediği belirtilecektir. Eğer ilgili personel için konut fonu ödeniyorsa bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmeli aksi durumda her hangi bir işlem yapılmamalıdır. Önce ödeme konut fonu ayı: İmleç bu alana yukarıda ‘Konut Fonu’ alanının işaretlenmesi durumunda gelecektir. Bu alanda Konut fonu kesintisi olduğu durumda program onun firmada çalışmaya başladığı tarihten önce ödenen konut fonu aylarının sayısını soracaktır. Önceden ödenen konut fonu ayı alanı personel sicil kartının ilk sayfasında girilen Giriş Tarihi'ni taban alır. Bu tarihten
Vr.15 (9000 Serisi)
48
Personel Yönetimi
önce personel için ödenen konut fonu ayları varsa bunların sayısı bu alana girilmelidir. Örneğin daha önce 6 ay başka bir işyerinde çalışmış ve konut fonu ödenmiş bir işçi için bu rakam 6'dır. Program ödenecek konut fonu rakamlarını konut fonu parametrelerini ve sicil kartında girilen bilgileri esas alarak kendiliğinden hesapladığı için bu alana girilecek bilgilerin doğru olması gerekir. İşsizlik sigortası: Personelden ve işverenden yapılacak işsizlik sigortası kesintisi 01.06.2000 tarihinden itibaren uygulanmaya başlamıştır. Dolayısıyla bu alanda personelin işsizlik sigortası kesintisine tabi olup olmadığı belirlenecektir. Bu parametrenin başındaki kutucuk işaretlenmiş ise personelin işsizlik sigortası ödemesine tabii olduğu, işaretlenmemiş ise tabi olmadığı belirlenmiş olacaktır. Tanıtımını yaptığınız personel için seçiminizi bu açıklamalarımız doğrultusunda yapınız. Programda varsayılan olarak bu alan işaretli olarak karşınıza gelecektir. Vakıf kesintisi uygulansın: Firmanızda personel maaşlarından vakıf kesintisi yapılıyorsa ödenecek tutarın Genel parametreler (116111) programının Firma çalışma parametreleri bölümünde bulunan vakıf aidat tavanı” alanına girilmesi gerekmekteydi. İşte firmanızca ödenecek vakıf aidatının, kartını girmekte olduğunuz personel için uygulanıp uygulanmayacağı bu alanda belirlenecektir. Eğer personeliniz için vakıf kesintisi uygulanacak ise bu parametreyi işaretlemeli aksi durumda da herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. Yol yardımı verilsin: İlgili personele yol yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yemek yardımı verilsin: İlgili personele yemek yardımı yapılıyorsa bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Yakacak yardımı verilsin: İlgili personele yakacak yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bayram yardımı verilsin: İlgili personele bayram yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Çocuk yardımı verilsin: İlgili personele çocuk yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Aile yardımı verilsin: İlgili personele aile yardımı yapılıyorsa, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Maaşından ikramiye: Personelinize maaşı üzerinden ikramiye verilecekse, bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. İkramiye tahakkuk ettirilebilmesi için Sistem parametreleri/Şirket Parametreleri/Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programından ikramiye aylarının ve yüzdesinin de girilmiş olması gerekir. Sinyority uygulamasına tabi: Sinyority uygulaması belli bir çalışma süresini dolduran personel için, belli bir oranda ilave maaş ödemesidir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sinyority uygulamaları sayfasından çalışma günlerinin alt ve üst sınırları ile oran tanımlamalarının ve Genel parametreler (116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. İzin parası uygulamasına tabi: Bu uygulama ile de belli bir çalışma süresini dolduran personele ödenecek, ilave ikramiye tutarı anlatılmaktadır. Sinyority den farkı, "180 günde bir %XX maaş ödemesi" dir. Tanımladığınız personel için böyle bir uygulama söz konusu ise bu parametrenin başındaki kutucuğu işaretlemelisiniz. Bunun yanı sıra programınızın Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan İzin parası uygulaması sayfasından izin parası hak ediş gününün, oranın ve ödemenin hak edişten kaç gün sonra yapılacağının ve Genel parametreler
Vr.15 (9000 Serisi)
49
Personel Yönetimi
(116111) ekranının Diğer parametreler sayfasından da bu uygulama için kullanılacak yardım seçeneğinin belirtilmiş olması gerekir. Yukarıda açıkladığımız alanların bordroya yansıyabilmesi için, bu parametrelerin başındaki kutucukları işaretlemek yeterli değildir. Daha önceden Sistem parametreleri/Şirket Parametreleri/ Çalışma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında yer alan Sosyal yardım detay tanımlamalarından seçili olan parametrelerin hangi gruplara bağlı olduğu ve meblağ olarak ne miktarda olacağı girilmelidir. Bu yapılmadığı taktirde yukarıda saydığımız alanların ‘seçilmiş olması herhangi bir anlam ifade etmez. Detay bilgiler İdari amir kodu, idari amir adı, idari amir soyadı, teknik amir kodu, teknik amir adı, teknik amir soyadı ve organizasyon şemasında gizlensin alanları 9000 serisi kullanıcısı olup, aynı zamanda HR9000 “İnsan kaynakları yönetimi” programı ile işlem yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Çünkü bu alandan girilecek bilgiler doğrultusunda organizasyon şemaları otomatik olarak oluşturulabilecek ve insan kaynakları yönetiminde yer alan İdari organizasyon şeması (121100) ve Teknik organizasyon şeması (121150) programlarımızdan tüm ayrıntılarıyla izleyebileceklerdir. Bu şemaların en önemli özelliği şirketin organizasyon yapısını görsel ortamda yaratabilmenize, şema üzerinden personelin pozisyonlarını değiştirebilmenize ya da bu şemalara yeni personel ekleyebilmenize ayrıcalık tanımasıdır. Dolayısıyla programınız bu alanlarda sizden, tanımlamakta olduğunuz personelin bağlı olduğu idari amir veya teknik amirin kodunu/adını isteyecektir. Eğer personelinizin organizasyon şemasında gösterilmesini istiyor iseniz organizasyon şemasında gizlensin alanında tercihinizi “hayır” şeklinde belirtmelisiniz. Diğer kimlik kart bilgileri Bu bölümden de kullanıcılarımız tanımlamakta oldukları personelin ehliyet, pasaport askerlik cüzdanı ve iş yeri kimlik kartlarına ait bilgilerini sistemlerine gireceklerdir. Bu ekrandaki bilgiler ilgili kartlardaki bilgilerle birebir aynı olup, sürücü ehliyet belge no, belge tarihi, sınıfı, veriliş tarihi, verildiği il, ilçe, ehliyet kart numarası, eğer personel erkek ise ve askerliğini yapmış ise askerlik cüzdan no, iş yeri kimlik kartı numarası, pasaportu var ise numarası ve geçerlilik tarihi gibi bilgilerden oluşmaktadır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız ilgili kimlik kartlarının görüntülerini de bu bölüme ekleyebileceklerdir. Bunun için görüntü yazan bölümde mouse’un sağ tuşuna basıp açılacak ekrandan karşıdan yükle veya tara seçeneklerini seçmeleri ve istedikleri bölüme aktarmaları yeterli olacaktır. Yani personel resimlerinin eklenmesi ile aynı mantıkla çalışmaktadır. Personel beden bilgileri/Diğer bilgiler Bu bölümün, özellikle personeline kıyafet veren firmalar için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Çünkü personelin beden ölçülerine ilişkin her türlü bilgiyi kayıt edebilecek ve gerekli olduğu zamanlarda bu ölçülerden yararlanarak kıyafet siparişinde bulunabileceklerdir. Bu amaçla programınız sizden, tanımladığınız her personelin, kilo, boy, gömlek, pantolon, etek bedenini, ayakkabı numarasını, şapka ve önlük bedenini girmenizi isteyecektir. Ayrıca bu ekranda diğer beden 1, diğer beden 2, diğer beden 3 alanları da mevcut olup her firma için özel olan beden ölçümleri de tanımlanabilecektir. Son olarak da personelin sigara içip içmediği “Sigara kullanıyor” alanından belirlenecektir. Diğer ülkelere ait bilgiler Bu bölümde de personelin “tabi olduğu kanun” var ise, ilgili alandan seçilecektir. Personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız. F9 (İsme göre personel seçimi) ve F8 (Koda göre personel seçimi): Bu tuşlar yardımıyla personel sicil kartları programının her sayfasından personelinizi seçebileceğiniz ekrana ulaşabileceksiniz. Böylece personel değiştirmek istediğinizde her seferinde personel tanıtım kartı
Vr.15 (9000 Serisi)
50
Personel Yönetimi
ekranının ana sayfasına geçmenize gerek kalmayacaktır. Çünkü bu tuşlara bastığınızda personelinizin sıralandığı ekran karşınıza gelecek ve sizden sadece seçim yapmanız beklenecektir. ALT+E (Yeni kart): ALT+E tuşlarına birlikte basarak, bir önceki menüye dönmeden, ekrandaki sicil kartını boşaltıp, sonra yeni personele ait sicil kartını çağırabilirsiniz. Eğer ekrandaki kart üzerinde herhangi bir değişiklik yaptıysanız, ALT+E tuşlarına basmanız halinde bu değişiklikler kaybolacaktır. Dolayısı ile ALT+E tuşlarını değişiklik yaptığınız kartlar açıkken kullanmamanız gerekir. Bu tuşun asıl işlevi; kartları sadece incelemek amacı ile çağırmanız halinde, ESC tuşunu kullanarak programdan çıkıp yeniden programa girmenizi, dolayısı ile zaman kaybını engellemek içindir. ALT+Y (Text data): ALT+Y tuşlarına birlikte basarak, ekranda yer alan personelinize ilişkin, aklınıza gelebilecek her türlü detayın girilebileceği bir editör ekranına ulaşacaksınız. Tıpkı bir not defteri gibi kullanabileceğiniz bu ekrana, yaptığınız işlem ile ilgili dilediğiniz bilgileri girebilirsiniz. “text data” ekranına bilgilerinizi girdikten sonra, ALT+S tuşlarına basarak bunları kayıt etmelisiniz. Daha sonra gerek duyulduğunda, yine ALT+Y tuşlarına basarak text datanızı görüntüleyebilirsiniz. Dilerseniz, mouse göstergesini ekranınızın sağ üst köşesindeki ( Y ) kutusunun üzerine getirip bir kez tıklatarak da bu ekrana ulaşabilirsiniz. Text datanızı yazıcıya dökmek için ALT+P tuşlarını kullanmalısınız. ALT+O (Önceki kart): ALT+O tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir önce girilmiş olan kartı çağırabilirsiniz. ALT+S (Kart sakla): ALT+S tuşlarına birlikte basarak, kartlarınızı bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında; "Evet Kaydedebilirsin
Hayır Kaydetme"
Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, girişlerinizi bilgisayarınızın sabit diskine kayıt edebilmek için, “evet kaydedebilirsin” butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, kayıt işleminden vazgeçtiyseniz, “hayır kaydetme” butonunu kliklemeniz yeterli olacaktır. ALT+S tuşları ile kayıt etmediğiniz kartlarınızı tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayınız. ALT+D (İlave alanlar): ALT+D tuşları hem F10 ekranlarında hem de normal giriş programlarında kullanılabilir (kartlar, evraklar gibi). ALT+D tuşları ile ekranınızda yer alan program her ne ise, o program için ilave giriş alanları yaratabilirsiniz. Başka bir deyişle, ekranınızda şu anda personel tanıtım kartı açık bulunuyor. Eğer bu tanıtım kartında ah keşke şunu da girebileceğim bir alan olsaydı diyorsanız, bu alanı kendiniz ilave edebilirsiniz. Bunun için; öncelikle ALT ve D tuşlarına birlikte basınız. Karşınıza Veri tabanı alan tanımlamaları başlıklı bir ekran gelecektir. Şimdi, ilave edeceğiniz alanlara ait bazı özelliklerin tanımlanması gerekir. Bunun için ekranda gördüğünüz Ekle butonunu tıklamalısınız. Kaşınıza Alan Editörü başlılığı altında küçük bir pencere açılacaktır. Şimdi ilave edilecek alanlara ait tanımlamaları yapmaya başlayabiliriz. Bunun için; ekranınızın Alan Adı alanına, ilave etmek istediğiniz alan ismini girmelisiniz. Alan Tipi: Bu alana gelindiğinde, 4 seçenekten oluşan bir pencere ile karşılaşacaksınız. Bu aşamada sizden istenilen, biraz önce ilave ettiğiniz alana, ne tür bilgi girileceğini belirlemenizdir. Eğer ilave alanınıza; Düz yazı şeklinde giriş yapacaksanız String Sadece rakam girecekseniz Real’i Sadece tarih girecekseniz Date’i seçmelisiniz. Alan tipini de seçtikten sonra Tamam butonuna basarak ilave ettiğiniz alan isimlerinin yer aldığı “Veri tabanı alan tanımlamaları” başlıklı bir önceki ekrana ulaşacaksınız. Eğer bu ekranda tanımlamış olduğunuz alanlardan herhangi birini silmek ya da değişiklik yapmak istiyor iseniz, ilgili alan üzerine gelip, silmek için Sil butonuna, değişiklik yapmak içinde Değiştir butonuna basmanız yeterli olacaktır. İlave edilecek alanlarınızı açıklamalarımız doğrultusunda belirledikten sonra,
Vr.15 (9000 Serisi)
51
Personel Yönetimi
ekranınızın kapat butonuna basarak karşınıza gelecek ekrandan tanımlamış olduğunuz alanlara ilişkin değer girişlerini yapmaya başlayabilirsiniz. ALT+G (Kayıt hikâyesi): ALT+G tuşları hem F10 ekranlarında, hem de normal giriş programlarında kullanılabilir. ALT+G tuşları ile o anda kart ile ilgili bazı kayıt bilgilerini öğrenmeniz mümkündür. Örneğin o kaydı kim, ne zaman girmiş, en son kim değiştirmiş? gibi. ALT+G tuşlarına birlikte bastığınızda karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerede yer alan bilgiler şunlardır; Kayıt no: Ekranınızdaki kaydın (örneğin personel kartının) kayıt sıra numarasıdır. Örneğin bu alanda 5 görüyorsanız, ilgili personel 5. sıradadır. Başka bir ifade ile ekranınızdaki karttan önce girilmiş 4 personel kartı daha vardır. Kayıt ID: Ekranınızdaki kaydın programa girdiğiniz kaçıncı kayıt olduğunu bu alandan görebilirsiniz. Oluşturan kullanıcı id: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının kodudur. Adı soyadı: Ekranınızdaki kaydı ilk giren kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/Saat: Ekranınızdaki kaydın girildiği tarih ve saattir. Son değiştiren kullanıcı id: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının kodudur. Adı soyadı: Ekranınızdaki kayıt üzerinde en son değişikliği yapan kullanıcının adı ve soyadıdır. Tarih/saat: Ekranınızdaki kaydın en son değiştirildiği tarih ve saattir. Özel kod 1-2-3: İlgili kayıt için girilen özel kodlardır. Kayıt hikâyesi ekranı üzerinde yardımcı tablo butonunu tıklayarak ilave alanlar penceresine, yaz-boz tahtası butonunu tıklayarak aklınıza gelebilecek her türlü notun kaydedileceği bir ekrana ve tüm veriler butonunu tıklayarak da ekranınızda açık olan kart ile ilgili bütün veri giriş alanlarının kod ve uzunlukları ile birlikte yer aldığı bir pencereye ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu ekrandaki “Dosya ekleri” butonunu çalıştırdığınız taktirde karşınıza “Ekli dosyalar” başlığında bir ekran çıkacaktır. Buraya ilgili kayda ilişkin bir veya birden fazla dosya ekleyebileceksiniz. Bunun yapılış amaçlarından birini örnek vererek açıklayalım; bildiğiniz gibi stok kartınızda ilgili stokun tek bir resmini koyma imkânınız vardır ama stokun teknik resmini veya başka boyutlardaki resimlerini de görmek isteyebilirsiniz. İşte devreye programımıza yeni eklenen “Dosya ekleri” seçeneği girmektedir. Verdiğimiz örnekleri çoğaltacak olursak, bu dosyaya stokunuzu ilgilendiren bir yazı (Word dokümanı), Excel dosyası da ekleyebilirsiniz. Bunlara benzer olarak ilgili kartı/evrakı vb. ilgilendiren dosyaları eklemek için, Ekli dosyalar başlığındaki ekrandan “Yeni dosya ekle” butonunu çalıştırmanız ve karşınıza çıkan ekrandan ilgili dosyayı seçmeniz yeterli olacaktır. Yeni dosya ekleme dışında; seçili dosyayı değiştirme, açma ve silme gibi işlemleri yapma özgürlüğüne de sahipsiniz. Bunun için ekrandaki “Seçili dosyayı değiştir”, “Seçili dosyayı aç” ve “Seçili dosyayı sil” seçeneklerini çalıştırmanız yeterli olacaktır. Ayrıca föy ve yönetim ekranından da, sıralanan evrak/kart satırında iken Alt+A yaparak hızlı bir şekilde ilgili ekli dosyaya erişebileceksiniz veya yukarda anlattığımız gibi yeni bir dosya ekleyebilecek/değiştirebilecek/silebilecek/açabileceksiniz. ALT+L (Kart iptal): ALT +L tuşlarına birlikte basarak, girmiş olduğunuz sicil kartını iptal edebilirsiniz. Bu tuşlara bastığınızda, ekranınızın alt tarafında;
Vr.15 (9000 Serisi)
52
Personel Yönetimi
"Evet Silebilirsin
Hayır Silme"
Şeklinde butonlar belirecektir. Bu aşamada, kartınızı iptal edebilmek için, “evet, silebilirsin” butonunu kliklemelisiniz. Aksi halde, yani kartınızı silmekten vazgeçtiyseniz, “hayır, silme” butonunu kliklemelisiniz. ALT+N (Sonraki kart): ALT+N tuşlarına birlikte basarak, ekranda bulunan sicil kartından bir sonra girilmiş olan personel sicil kartını ekrana getirebilirsiniz. F3 (Kart no): Girmiş olduğunuz her sicil kartına programınız tarafından birer kart numarası verilmektedir. Dilerseniz F3 tuşuna basıp kart numarasını girerek, ilgili kart numaralı personelinizin tanıtım kartını ekrana getirebilirsiniz. F10 (Yardımcı tablo): Personel kodlarını tam olarak hatırlayamadığınız zamanlarda, kod girişi alanında F10 tuşuna basarsanız, tüm personelinizin kod ve isimleri ile birlikte yer aldığı bir yardım penceresine ulaşabilir, bu pencereden seçim yapabilirsiniz. ALT+C (kopyala): Boş personel tanıtım kartı üzerinde ALT+C tuşlarına basarak ya da ekranın alt tarafında görülen (C)Kopyala butonunu tıklayarak, en son girmiş olduğunuz personele ait tüm bilgileri boş olan bu ekran üzerine kopyalayabilirsiniz. Böylece personel sicil kartı ile ilgili tüm girişlerimizi ve açıklamalarımızı bitirmiş olduk. Sicil Kartı ana ekranındayken ALT+S tuşu ile girdiğiniz tüm bilgileri bilgisayarınızın sabit diskine kaydetmeniz gerekmektedir. Unutmayınız ki burada girdiğiniz bilgileri kaydetmeden çıkmanız durumunda aynı bilgileri tekrar girmek zorunda kalırsınız.
5.1
Aile Fertleri Tanıtım Kartı (111102)
Bu bölümden kullanıcılarımız personellerinin bakmakla yükümlü olduğu aile fertlerine ait bilgileri gireceklerdir. Amacımız personellerin ailelerine ilişkin tanımlamalarını Sicil kartları/personel kimlik bilgileri Aile fertleri sayfası haricinde bu bölümden seri bir şekilde tanımlayabilmelerini sağlamaktır. Giriş alanları itibari ile sicil kartı ekranındaki aile fertleri tanımlamalarından herhangi bir fark yoktur. Programınız sınırsız sayıda aile bireyi tanımlayabilmenize imkân verecek yapıdadır. Özellikle çocuk sayısı fazla olan çalışanlarınız için istediğiniz kadar çocuk bilgisi girebileceksiniz. Bu ekranda öncelikle yapılması gereken Aile fertleri tanımlanacak personelin seçilmesidir. Sonrasında da ilgili personelin, aile yakınları olarak anne, baba, eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihleri doğum yerleri, cinsiyetleri, ücretli olarak çalışıp çalışmadığı, sakatlık derecesi ve tanımlanan bireylerle iletişime girebilmek amacıyla adres bilgilerinin uygun şekilde girilmesi yeterli olacaktır. Daha sonra bu bilgiler, aile yakınları için programınızın Bildirgeler/ Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Bildirgeler/ Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi bölümünden Personel eş-çocuğu için vizite kâğıdı ve Sağlık belgesi düzenlemek istediğinizde, seçtiğiniz aile bireyine bağlı olarak karşınıza gelecek ve bu evrakları seri bir şekilde düzenleyebilmenizi mümkün kılacaktır. Personellerin bakmakla yükümlü olduğu anne, baba, eş ve çocuklarının sakatlık durumları söz konusu ise bu ekrandan yapılacak seçime bağlı olarak personeller sakatlık indirimden yararlanabileceklerdir. Çünkü aile fertleri için belirlenen sakatlık derecesi personelin gelir vergisi matrahının hesaplanmasında indirim olarak uygulanacaktır. Bu bölümde belirtmek istediğimiz bir başka detayda asgari geçim indiriminden yararlanacak aile fertlerinin nasıl tanımlanacağıdır. 2009 ve daha sonraki yıllarda uygulanacak asgari geçim indirimine yönelik tanımlamalar için öncelikle yapılması gereken Yasal parametreler (116215) ekranından Asgari geçim indirimi uygulaması aktif parametresinin onaylanması sonrasında da uygulama için gerekli olan parametrelerin girilmesidir. Bu detaylar girildikten sonra bu ekrandan asgari geçim indiriminden yararlanacak aile bireyleri için ücretlimi parametresi değil olarak seçilecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
53
Personel Yönetimi
Personel Borç ve Devir Tanımlamaları (111600)
5.2
PER9000 programınızın bu bölümünden personellerinizin varsa firmaya olan borçları, icra borçları kredi borçları ve bunların taksit miktarları, girilecektir. Şimdi programa girdiğinizde karşınıza çıkan ekrandan yapılması gereken girişleri inceleyelim. Personel kodu: Bu alanda borç tanımlaması yapacağınız personelinizin kodunu gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel SGK No: Kodunu girdiğiniz personelinizin SGK numarası bu alana otomatik olarak gelecektir. Personel adı: Bu alana kodunu girdiğiniz personelinizin ismi gelecektir. Bu kartı bilgi girişi yapmak için kullanacağınız gibi kontrol amacı ile de kullanabilirsiniz. Hesap durumunu görmek istediğiniz personeli kodundan çağırıp ne kadar borcunun, icra borcunun veya ne kadar kredi borcunun olduğunu, ne kadarını ödediğini, geriye ne kadar borcu kaldığını görebilirsiniz. Borcu: Personel firmadan borç aldıysa, ilgili borç tutarını bu alana girebilirsiniz. Borç taksiti: Bu alan, personelin firmaya olan borcunu taksitlerle ödemesi söz konusu olduğunda kullanılır. Bu alana kararlaştırılan taksit tutarı girilir. Böylece taksit tutarı personelin puantaj bilgilerine yansır. Puantaj kesinleştirmeden sonra taksit tutarı personelin ücretinden düşülür. Böylece personel o ay ki taksitini ödemiş olur. Aynı zamanda ödenen taksit tutarı personelin toplam borcundan da düşülür ve bu karttan izlenebilir. İcra: Personelin icra borcu olması halinde kullanılan bu alan bu borcun miktarını gösterir. İcra taksiti: Personelin varsa icra borcunu ödeyeceği taksit miktarını gösterir. Bu alanlara girilen bilgiler puantaja yansıyacak ve personelin ücretinden kesilmesi halinde kesinleştirmeden sonra icra borcu miktarından düşülecektir. Kredi: Personelin firmadan kredi alması halinde bu kredinin miktarını gösteren alandır. Kredi taksiti: Personelin aldığı krediyi ödeyeceği taksitleri gösterir. Bu alana girilen rakam personelin puantaj bilgilerine yansır ve ödendikçe kesinleştirmeden sonra kredi miktarı düşer. Askerlik borçlanması, taksiti ve askerlik borçlanma tutarını personel kendisi ödeyecek: Bu parametrelerin programlarımızda yer almasının amacı,
Askerlik borçlanmasına yönelik taksitlerin personel tarafından elden ödenmesi durumunda bu tutarın net maaşlarını etkilememesi ama gelir vergisinden düşülmesini sağlamaktır. Bunun için öncelikle askerlik borçlanması tutarı ile taksiti girilmeli ve “Askerlik borçlanma tutarını personel kendisi ödeyecek” parametresi işaretlenmelidir. Böylece ilgili tutar personellerin maaşlarından düşülmeyecek ama gelir vergisinden düşülecektir.
Eğer ki personellere ait askerlik borçlanması firma tarafından ödenecek ise, bu aşamada ödenecek taksit tutarı personelin hem maaşından, hem de gelir vergisinden düşülecektir. Bu işlemin geçerli olması için sadece tutarların girilmesi yeterlidir Bu aşamada Askerlik borçlanma tutarını personel kendisi ödeyecek seçeneği işaretli olmamalıdır.
Devreden kümülâtif vergi matrahı - devreden kümülâtif vergi: İş değişikliği ile firmanıza yeni girişi yapılan personellerinizin önceki senelerden devreden kümülâtif vergi matrahı ve kümülâtif vergi tutarı bu alanlara girilmelidir. Ters bakiye: Bu alan personelin çeşitli sebeplerle (aylık ücretinden çok avans çekmesi gibi) firmaya borçlanması halinde kullanılan bir bakiye alanıdır.
Vr.15 (9000 Serisi)
54
Personel Yönetimi
Yuvarlama farkı: Programınız verilen limitler içinde net ücret rakamlarını yuvarlamaktadır. İşte yuvarlama farkı bu yuvarlamadan doğan borç ve alacakların işlendiği alandır. Program bunu kendiliğinden yapacaktır. Dolayısı ile bu rakamlar her ay değişecektir. Diğer sigortalar (işveren) ve (çalışan): Personellerinizin SGK haricinde özel bir sigortası var ise, kartını girmekte olduğunuz personelin ilgili sigorta için işverenden ve kendi gelir vergisinden kesilecek prim tutarları bu alanlara girilmelidir. Bireysel emeklilik (işveren) ve (çalışan): Kartını girmekte olduğunuz personelin bireysel emeklilik sigortası var ise kartını girmekte olduğunuz personelin bireysel emeklilik için işverenden ve kendi gelir vergisinden kesilecek prim tutarları bu alanlara girilmelidir. Devreden diğer sigorta (işveren, çalışan), devreden bireysel emeklilik (işveren, çalışan): Firmanıza girişi yapılan personellerin daha önceden çalışmış olduğu firmalarda, işveren yada kendileri tarafından diğer sigorta ve Bireysel Sigorta ödemeleri var ise, ilgili sigortaların devreden tutarları bu alanlara girilmelidir. Devreden TTF tutarı, ilk kesinti tarihi: İş değişikliği nedeniyle firmanıza girişi yapılan personellerin daha önceden çalışmış olduğu firmalarda, tasarruf teşvik tutarı ödenmeye başlandığı ilk günden itibaren toplam ödenmiş tasarruf teşvik tutarı ve ödenmeye başladığı ilk tarih bu alanlara girilmelidir. Aylık ayni ödeme: Bu alana programınızın diğer parametreler bölümünden girdiğiniz Aylık Ayni Ödeme tutarı otomatik olarak gelecektir. İlgili bölümde de değindiğimiz gibi, bazı firmalar yılın belirli dönemlerinde personellerine sosyal yardımlar haricinde giyim yiyecek vb. yardımlarda bulunabilirler. Bu yardım tutarlarının da personellerin kıdem tazminatlarında dikkate alınmasını isteyebilirler. Bu durumda diğer parametreler programının Aylık Ayni Ödeme alanına bu yardım tutarını girmelidirler. İşte bu alana gelen aylık ayni ödeme tutarı, ilgili personeliniz için farklı olacak ise, yeni tutarı girip bir sonraki alan olan Ayni Ödeme Dikkate Alınsın parametresini evet olarak seçmelisiniz. Böylece personelinizin kıdem ve ihbar tazminatında bu alana girdiğiniz tutar dikkate alınacaktır. Geçen yıldan devreden izin (manüel): Programımızda bildiğiniz üzere, Genel firma parametreleri (116111) ekranının Çalışma parametreleri sayfasında yer alan “geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın” parametresi “evet” olarak seçildiğinde ve geçmiş yıla ait izinler, İzin formu (111500) programından girildiğinde, izin formu ekranının “geçen yıldan devreden yıllık izin” alanı otomatik olarak hesaplanabilmektedir. Ancak programımızı yeni kullanmaya başlayanlar için böyle bir hesaplama söz konusu olamayacağından personellerin devreden izin sayısının manüel olarak girilmesi gerekmektedir. İşte bu alanın programlarımızda yer almasının amacı kullanıcılarımızın personellerine yönelik devreden izin sayısını manüel olarak girmeleridir. Bu alana girilen izin sayısı izin formu ekranının “geçen yıldan devreden yıllık izin alanına otomatik olarak yansıyacaktır. Ekranınızın en alt bölümünde gördüğünüz kesintiler butonunu tıklayarak personellerinizin diğer giderlerine yönelik kesintilerini ve bu kesintilerin taksitlerini girebilirsiniz. Evet, açıklamalarımız doğrultusunda personellerinizin borç ve devir tanımlamalarını yaptıktan sonra bilgilerinizi ALT+S tuşlarına basarak kaydetmeyi unutmayınız.
5.3
İşten Ayrılan Personelin Sicil Kartları (111200)
PERSONEL YÖNETIMI işten ayrılan personellerinizin sicil kartlarını silmez. Personel sicil kartından “çıkış tarihi” girilerek işten ayrıldığı belirtilen personeller bu karttan alınarak, sicil kartıyla aynı özelliklere sahip “işten ayrılanlar” bölümüne aktarılır. Böylece hem personel sicil kartlarını incelerken veya raporlar alırken işten ayrılan personelleriniz gereksiz bir yer işgal etmiş olmaz, hem de bu personellere ait sicil bilgilerine gerektiği zaman ulaşma imkanı saklı kalır. İşte personel sicil kartından “çıkış tarihi” girilerek işten ayrıldığı belirtilen personellerinize ait bilgilere bu program yardımıyla ulaşabilirsiniz. Ancak işten ayrılan personelleriniz, çıkış ayından bir sonraki ayda bu karttan izlenebilir. Aynı şekilde sicil kartında da işten çıktığı aydan bir sonraki ayda kaybolacaktır. Vr.15 (9000 Serisi)
55
Personel Yönetimi
5.4
Cari personel tanıtım kartı (041440)
Bu kart ile amacımız, programlarımızın ticari bölümü ile işlem yapan personelinizi (satıcı, satın almacı gibi) seri bir şekilde tanımlayabilmeniz dolayısıyla alış, satış ve finans yönetimine ait evraklar ile gerçekleştirecekleri hareketleri programa girip tüm ayrıntılarını izleyebilmenizdir. Bu kartın en önemli detayı tanımlayacağınız personelin bordrolu personeliniz olması gibi bir zorunluluğunun bulunmamasıdır. Böylece firma dışında sizin adınıza işlem yapan personeli de programa tanıtıp hareket girişleri yapabilecek hatta her hareketinin kaynağını ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Ne tutarda satış yaptığı, ne kadar iş avansı aldığı inceleyebileceğiniz detaylardan sadece bir kaçıdır. Bunun yanı sıra bordrolu personeliniz olup da ticari bölümle işlem yapan personeliniz için de bu ekrandan kart açmanız gerekmektedir. Çünkü programlarımızın evrak ve kart ekranlarından girilen sorumlu, plasiyer, satıcı, satın almacı, ürün sorumlusu, temsilci kodu gibi detaylar bu ekrandan yapılacak tanımlamalara göre seçilecektir. Bu durumda olan personeli, bordrolu personel kartına bağlayarak personel yönetimindeki hareketleri ile de ilişkilendirebileceksiniz. Yani Personel tanıtım kartı (041430) ekranından cari personel olup olmadığını belirleyebileceksiniz. Programı çalıştırdığınızda öncelikle sizden tanımlayacağınız Personelin kodunu, adını ve soyadını girmeniz, Tipi alanından hangi görevle çalışacağını (satıcı, satın almacı, diğer eleman) belirtmeniz, Çalışmakta olduğu bankanın kodunu, şubesini ve hesap numarasını girmeniz, Daha sonrasında muhasebe kodları sayfasına ulaşıp, alacağı iş avansı, bordro avansı, maaşı, uzun ve kısa vadeli borç hesabına ilişkin çalışacak hesapların kodlarını girmeniz, Firmanız prim sistemine göre çalışıyor ise detay bilgiler ekranından tanımlamakta olduğunuz personelin alacağı primin ne şekilde hesaplanacağını belirtmeniz istenecektir. Prim girişleri, ya satılan ürün miktarı üzerinden sabit bir fiyat, ya toplam satış tutarı üzerinden belirli bir yüzde, ya da hem sabit fiyat hem de yüzde olabilir. En son girilecek ayrıntı ise basamaklı prim tablosu sayfasından tanımladığınız personelin ne kadarlık satış yaparlarsa ne oranda prim alabileceklerini sırasıyla belirtmenizdir. Girişler tamamladıktan sonra ALT+S tuşlarına basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu ekrana ait daha detaylı bilgi için Personel tanıtım kartı (041430) programına ait açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz.
5.5
Muhasebe grup ve kod tanıtımı (111300)
Bu program; personelin almaya hak kazandığı brüt ücret, ek kazanç sosyal yardımlar ve özel kesinti olan sendika aidatı, borç taksiti, icra taksiti, kredi taksiti vb. ödeme ve kesintilerin yapılması sonrasında hesaplanan net kazançlara ilişkin muhasebe hesap kodlarının programa girildiği bölümdür. Özellikle PER9000’i MIS9000 ile entegre kullanan firmalar muhasebe hesap kodlarını da bu programdan tanıtmayı unutmamalıdır. Bu programda borç ve alacak muhasebe hesap kodları gruplar altında toplanır. Muhasebe hesaplarını neye göre gruplayacağınız tamamen firmanızın ihtiyaçlarına göre saptanacak bir konudur. Örneğin firmanızda 4 ayrı iş grubuna bağlı (memur, işçi, 16 yaş, yön. kurul.) çalışanlarınız var. Bu 4 ayrı iş grubuna dahil olan personelinizin muhasebe hesap kodlarını da 4 grup altında toplayabilirsiniz. Sicil kartında her bir personelin muhasebe hesap grup kodu girilince, o personel ile ilgili hareketler ilgili muhasebe hesaplarına kaydedilecektir. Programa girdiğinizde karşınıza çıkan ekranda yapmanız gereken ilk işlem, maksimum 10 dijitten oluşan bir muhasebe grup kodu girmenizdir. Daha sonra bu gruba bir isim vermelisiniz. Grup ismi de girildikten sonra sıra bu gruba dahil personeller için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını girmeye gelmiştir. Ekranınızda yer alan “Borç haneleri Entegrasyon kodları” penceresinde, personelinizin normal kazanç, ek kazanç ve sosyal yardım kazançlarına ait tanımlar yer almaktadır. Bu kazanç tutarları brüttür. Yani henüz gerekli vergiler kesilmemiştir. Bu yüzden borç muhasebe hesap kodları penceresinde yer alır. Şimdi “alan” başlıklı kolonda görülen her bir brüt kazanç tutarının hangi muhasebe hesap koduna kaydedileceğini “muhasebe kodu” alanına girmelisiniz. Bu alanda F10 Vr.15 (9000 Serisi)
56
Personel Yönetimi
tuşuna basarak bütün muhasebe hesaplarınızın bir listesini ekrana getirebilirsiniz. Her bir kazanç türü için çalışacak muhasebe hesabının kodu girildikten sonra esc tuşuna basarak bir önceki ekrana geri dönebilirsiniz. Şimdi ekranınızdaki “Alacak haneleri Entegrasyon kodları” penceresini tıklayın. Alacak muhasebe hesap kodlarının girileceği pencereye ulaşacaksınız. Bu pencereden, personelinizin net kazanç tutarları, gelir vergisi, damga vergisi, SGK payı, zorunlu tasarruf personel payı, emekli personelleriniz için SGK payı ve ödenecek SGK işveren hissesi, zorunlu tasarruf işveren hissesi, emekliler için SGK payı, işsizlik sigortası işveren payı ve işsizlik sigortası personel payının kaydedileceği muhasebe hesap kodları girilecektir. Muhasebe hesap kodlarını girerken F10 tuşundan yararlanabilirsiniz. Bu ekrandan girilecek en son detay da personellere özel özel olan Sendika aidatı, Borç taksiti, İcra taksiti, Kredi taksiti vb. ödeme ve kesintileri için çalışacak muhasebe hesaplarına ilişkin kodlardır. Bu girişlerde Özel alacak entegrasyon kodları öndeğerleri başlıklı butonun tıklanmasıyla ulaşılan ekrandan gerçekleştirilecektir. Bir muhasebe grubu için borç ve alacak muhasebe hesap kodlarını programa girdik. Şimdi yapılan girişleri ekranınızın alt bölümünde yer alan “Sakla” butonunu tıklayarak kaydetmelisiniz. Kaydedilmeyen bilgileri tekrar girmek zorunda kalacağınızı lütfen unutmayın. Tüm girişler tamamlanıp kaydedildikten sonra personel sicil kartından yeni personel girişi yapıldığında tanımlanan entegre grubu seçildiğinde personelleri için girilen muhasebe kodları otomatik olarak uygun oldukları alana yansıyacaktır.
5.6
Personel Durum Kartları (111400)
Bu program ile personellerinizin yıllık tahakkuklarını toplu olarak inceleyebileceksiniz. Çünkü programınız ay sonlarında yapılan kesinleştirme işleminin ardından personellerin tahakkuk bilgilerini otomatik olarak bu ekrana yansıtacak ve incelemenize sunacaktır. Dolayısıyla aranan tek şart tahakkuk kesinleştirmenin yapılmış olmasıdır. Kullanıcılarımızın bu ekranda ki bilgilere müdahale edip istediklerini değiştirebilmeleri ve kayıt altına alabilmeleri pek tabiî ki mümkündür. Yalnız bu işlem sadece SRV'nin sorumluluğu altındadır. Fakat programlarımızda diğer kullanıcılarda bu işlem için yetkilendirilebilmektedir. Bunun için yapılacak tek işlem Kuruluş programının Kullanıcı hak tanımlama (501300) Genel hak tanımlamaları ekranında yer alan “Personel durum kartı kayıt yapabilir” alanının istenilen kullanıcı için (evet) olarak işaretlenmesidir. Böylece sadece SRV'nin belirlemiş olduğu kullanıcılar bu program üzerinde değişiklik yapıp bilgilerini Sakla butonu yardımıyla kayıt altına alabileceklerdir. Bu ekranda ALT+N tuşlarına basarak bir sonraki veya ALT+O tuşlarına basarak bir önceki personele ait durum kartını ekrana getirmeniz mümkündür. Personel durum kartındaki kolonları üç ayrı bölüm olarak ele alacak olursak ekranınızda sırasıyla aşağıdaki bilgiler yer alacaktır. 1. Bölüm, SGK kesintisi, tasarrufu teşvik ve konut fonu kesintilerinin aylık dağılımını göstermektedir. 2. Bölüm, gelir ve damga vergisi matrah ve miktarları ile işsizlik sigortası işveren ve personel payının aylara göre dağılımını göstermektedir. 3. Bölüm, kazanç, ek kazanç, sosyal yardım özel kesintiler ve yasal kesintiler ile net kazancın aylara göre dağılımını göstermektedir.
5.7
İzin Formu (111500)
Bu bölümden mevcut personelinizin kullanacağı izinler için form düzenleyeceksiniz. Bu bölümdeki izin formları sayesinde ilgili personelin kaç gün, ne için izin kullandığını raporlar/personel raporları/izin raporları bölümünden izleyebilirsiniz. Ayrıca bu kartta iken ilgili personel için izin sayısı alanına gidip bu sayıları azaltarak bir önceki kartı ekrana getirmek usulüyle görebilirsiniz. Bunun yanı sıra izin formlarınıza gireceğiniz bilgileri izin talepleri doğrultusunda otomatik olarak da
Vr.15 (9000 Serisi)
57
Personel Yönetimi
oluşturabilirsiniz. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekranda sizden istenen aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapmanızdır. Personel kodu: İzin formunu düzenleyeceğiniz personelinizin kodunu bu alana gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel adı: Kodunu girdiğiniz personelinizin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Personel soyadı: Kodunu girdiğiniz personelinizin soyadı bu alana otomatik olarak gelecektir. Pers. SGK sicil no (T.C.Kimlik): İlgili personelinizin SGK sicil numarasıdır. İzin sayısı: Bu alana gelecek rakam, ilgili personel için düzenlemiş olduğunuz izin sayısı formu kadar olacak ve siz o personel için izin formu düzenledikçe, bu rakam otomatik olarak artacaktır. Dolayısıyla, sizin herhangi bir şekilde bu alana istediğiniz numarayı vererek giriş yapma imkânınız yoktur. İşe giriş tarihi: İlgili personelinizin işe başladığı tarihtir. Önceki hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin en son izin hakkettiği tarih gelecektir. İzin hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin yasal olarak izin kullanması gereken tarih gelecektir. İzin tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden personelin istediği izin tipi seçilmelidir. İzin tipleri 8 madde altında toplanmıştır. Bunlar; yıllık, ücretli, hastalık, askerlik, zorunluluk hali, devamsızlık, hizmete ara verme ve diğerdir. Önemli Not: Personele hak ettikleri yıllık izin tarihinden önce izin girişi nasıl yapılır? Bu amaca yönelik programınızın Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Şirket tanımı menüsünde yer alan Genel Firma parametreleri (116111) ekranındaki "Hak edişten önce yıllık izin kullanabilsin" parametresi siz kullanıcılarımıza yardımcı olacaktır. Bu parametre "Hayır" olarak belirtilirse yeni işe girmiş dolayısıyla yıllık izni hak etmemiş olan personel için İzin formu (111500) girildiğinde, programınız sizi "İzin hak ediş tarihi henüz dolmamış" şeklinde uyaracak ve kayıt yapmanızı engelleyecektir. Eğer ki kullanıcılarımız, bu durumda olan personeli için yıllık izin girişi yapmak istiyorlar ise bu parametreyi "Evet" olarak seçmeleri gerekecektir. Bu durumda programınız sizi yine uyaracak fakat kayıt yapabilmenize imkân tanıyacaktır.
İzin günü: Bu alana ilgili personele kaç gün izin verildiği girilecektir. Yol izni: Bu alana ilgili personele normal izni dışında yol izni de verilmiş ise verilen bu yol izninin gün sayısı girilecektir. Başlangıç tarihi: Bu alana ilgili personele verilen iznin başlangıç tarihi girilecektir. Tarih girişi için, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından faydalanabilirsiniz. Bitiş tarihi: Bu alana ilgili personelin izninin biteceği gün sayısı, izin günü ve başlangıç tarihi baz alınarak programınız tarafından otomatik olarak getirilecektir. Gerçekleşen dönüş tarihi: Yaptığınız girişlere göre, bu alana ilgili personelin dönüşünün gerçekleştiği gün otomatik olarak gelecektir. Değiştirmek isterseniz, karşınıza gelecek takvim ekranından faydalanabilirsiniz. Açıklama: Bu alana, ilgili personelin izin ile ilgili açıklaması varsa giriş yapabilirsiniz. Bu alandan sonra personelinizin ilgili dönem içinde, formdan seçtiğiniz izin tipine bağlı olarak toplam kullanmış olduğu izin sayısını, izin gününü, izin tipi ayrımı gözetilmeksizin genel olarak kullandığı toplam izin sayısını, tüm bu izinlerin gün olarak toplamını, en son olarak da personelin çalışılan yıl
Vr.15 (9000 Serisi)
58
Personel Yönetimi
içinde hak ettiği izin günü sayısını, bu izinlerin ne kadarını kullandığını, geçen yıldan devreden izin gününü, geçen yıldan kalan izinlerinin bu sene içinde kaç gününün kullanılmış olduğunu, geçmiş yıllara ait izinlerde dahil olmak üzere toplamda kalan yıllık izin sayısının ne kadar olduğunu izleyebileceksiniz. Genel firma parametreleri (116111) ekranının çalışma parametreleri sayfasında yer alan “geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın” parametresini “evet” olarak seçmiş iseniz geçmiş yıldan devretmiş olan izinlerin ne kadar olduğu programınız tarafından otomatik olarak hesaplanacaktır. Ancak programımızı yeni kullanmaya başlayanlar için böyle bir hesaplama söz konusu olamayacağından personelin devreden izin sayısının manüel olarak girilmesi gerekmektedir. Bunun için de kullanıcılarımızın yapması gereken Sicil işlemleri/Personel borç ve devir tanımlamaları (111600) ekranında yer alan Geçen yıldan devreden izin (manüel) parametresine devreden izin sayılarını girmeleri gerekecektir. İlgili sayı izin formu ekranınıza otomatik olarak yansıyacaktır. İzin talepleri doğrultusunda izin formlarının otomatik oluşturulması İzin formu ekranının alt tarafında yer alan İzin talep çağır butonu ile İzin talep formu (111510) ekranından personel için girilmiş olan izin taleplerinin çağrılıp izin kartlarının oluşturulabilmesi mümkündür. Yapılacak işlem çok basit olup öncelikle personel seçilecek, akabinde bu butona basılarak ilgili personelin izin talepleri görüntülenecek ve istenen izin satırı bu ekrana aktarılarak kaydedilecektir. Böylece seçilen personel için izin kartı, talepler doğrultusunda otomatik olarak oluşturulmuş olacaktır. İzin talepleri aynı zamanda İzin talep yönetimi (112952) ekranından da onaylanıp oluşturulabilmektedir.
İzin formuna bütün girişleriniz bittikten sonra ALT+S tuşlarıyla kaydetmeyi unutmayınız.
5.8
Sicil Kartları Toplu Değişiklik (111700)
Sicil menüsünün bu programı, personel sicil kartı/yardım penceresinde yer alan bilgileri toplu olarak değiştirmeye imkân vermektedir. Örneğin sicil kartının yardım penceresindeki yol ve yemek yardımları “yok” olarak tanımlı. Firmanız personellerine bu yardımları verme kararı aldı. İşte bu durumda her personelin sicil kartına tek tek girip yol ve yemek yardımlarını “var” olarak değiştirmek yerine, bu programdan toplu değişiklik yapabilirsiniz. Programa girdiğinizde öncelikle sizden, sicil kartlarında değişiklik yapılacak personelleri belirtmeniz istenecektir. Dolayısıyla imlecinizde tablonuzun Personel Kodu alanında konumlu olacaktır. Şimdi ALT+P tuşlarına yada ekranınızın üst yarısında yer alan Personel Seç butonuna basmalısınız. Karşınıza personel kod aralığı ve kod yapısı girişlerinin yapılacağı bir pencere gelecektir. Bu pencereden, yardım bilgileri değiştirilecek personellerinize ilişkin kod aralığını veya kod yapısını girip F2 tuşuna basın. İlgili kodlar arasındaki personelleriniz toplu değişiklik ekranına yansıyacaktır. Bu ekrana ilişkin bir örnek yukarıda verilmiştir. Şimdi ALT+T tuşlarına yada ekranınızın üst bölümünde yer alan Değişiklik Detayları butonuna basın. Karşınıza Yardım ve Prim Detay Bilgileri başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu pencereden istediğiniz yardıma ilişkin değişikliklerinizi yapıp esc veya tab tuşu ile toplu değişiklik erkanına dönün. Şimdi yapılan bu değişikliklerin personel sicil kartlarına işlenmesi için, toplu değişiklik evrakını kaydetmeniz gerekir. Kayıt işleminden sonra her bir personelin sicil kartından yardım detaylarına girdiğinizde, değişikliğin sicil kartlarına işlenmiş olduğunu göreceksiniz.
5.9
İşsizlik Sigortası Toplu Değişiklik (111800)
Personellerden ve işverenlerden yapılan yasal kesintilerden biri olan "tasarruf teşvik kesintileri" 01.06.2000 tarihinden itibaren uygulamadan kaldırılıp, yerine aynı tarihten itibaren "işsizlik sigortası" kesintileri uygulanmaya başlamıştır. Dolayısıyla her personelin sicil kartına girip “ücretler butonunda” yer alan işsizlik sigortası alanının var olarak belirtilmesi gerekmektedir. Sicil menüsünün bu programı
Vr.15 (9000 Serisi)
59
Personel Yönetimi
ile işsizlik sigortası alanını her personel için tek tek değiştirmek yerine toplu olarak değiştirebilecek ve personellerinize işsizlik sigortası kesintisi uygulatabileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza işsizlik sigortası toplu değişiklik başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda yapmanız gereken, işsizlik sigortası kesintisine tabi olacak personelleriniz için kod aralığı yada kod yapısı girmenizdir. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra F2 tuşuna basın, karşınıza başka bir ekran gelecektir. Bu ekranın “işsizlik sigortası” alanında satır sonu butonunu tıklayarak açılacak olan pencereden “var” seçeneğini seçmelisiniz. Bu işlem sonrasında girdiğiniz kod aralığı yâda kod yapısındaki personelleriniz için işsizlik sigortası alanının “var” olarak değiştiğini göreceksiniz. Bunun anlamı toplu değişikliğiniz sicil kartlarına işlendi demektir.
5.10 Personel Kimlik Kartları Düzenleme ve Yazdırma (111900) Bu program ile amacımız siz kullanıcılarımızın; firmanızda çalışmakta olan personelinizin kimlik bilgilerini varsa fotoğraflarıyla birlikte döktürebilmenize olanak sağlamaktır. Böylece istediğiniz personelin sicil numarasını, adını, soyadını, bağlı olduğu departmanı ve firmanızda hangi görevle çalışmakta olduğunun bilgisini öncelikle görüntüleyip izleyebilecek sonrasında da yazıcıdan dökümünü alabileceklerdir. Tüm bu tanımlamalar personel sicil kartları ekranından yaptığınız girişler doğrultusunda düzenlenecektir. Bildiğiniz gibi programlarımızda, tanımladığınız her personel için fotoğraf ekleyebilmeniz dolayısıyla ilgili personeli fotoğrafları aracılığı ile ayırt edebilmeniz mümkün olabilmektedir. İşte bu program ile kullanıcılarımız; fotoğraf kaydı olan personelin kimlik bilgilerini fotoğraflarıyla birlikte hem görüntüleyebilecek hem de yazıcıdan dökümünü alabileceklerdir. Çünkü programınız personelinizin fotoğraflarının da yazdırılabileceği yapıda düzenlenmiştir. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekranın üst yarısında, fotoğraf kaydı olan tüm personelinizin yansıdığını göreceksiniz. Ekranınızın ikinci yarısında da personel bilgilerinizin döküm öncesinde nasıl görüntülendiğini izleyebileceksiniz. Eğer ki siz, tüm personelinizin ekranınıza yansımasını istiyor iseniz ekranınızda yer alan “sadece fotoğrafı olanlar” parametresinin başındaki seçilmişlik işaretini kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu aşamada ekranınıza fotoğraf kaydı olsun ya da olmasın tüm personelin yansıdığını göreceksiniz. Personelinizi görev kodlarına ve bağlı oldukları departmanlara göre de sınırlayabilir dolayısıyla sadece istediğiniz görev ya da departmanda çalışan personelinizin kimlik bilgisini de yazdırabilirsiniz ya da aynı anda her iki seçeneğe göre de sınırlama getirebilirsiniz. Tercih size bırakılmıştır. Bunun için yapacağınız tek işlem, ekranınızın üst yarısında personeliniz için belirtilen departman kodu veya görev kodu alanlarından istediğiniz seçeneği seçip sınırlama getirmenizdir. Programınız seçiminizi dikkate alacak ve istediğiniz özelliğe sahip personelinizi anında görüntüleyecektir. “Değiştir” butonu ile ulaşacağınız ekrandan da sayfa düzeni, font seçimi vb. düzenlemeler yapacak “Yazdır” butonu ile de “baskı ön izleme” ekranında gördüğünüz personel bilgilerinin yazıcıdan dökümünü alabileceksiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
60
Personel Yönetimi
5.11 Personel belge tanımları (111930) Personel yönetiminin sicil işlemleri menüsünde yer alan Personel belge tanımları (111930) ve Personel belge detay tanımları (111931) ile amacımız; personel belge giriş-çıkış hareketlerinin fazla olduğu firmalarda alınan ve verilen belgelerin (sürücü belgesi, diplama, pasaport vb.), sağlıklı bir şekilde takip edilmesini ve belirli süreler dahilinde kullanılabilecek belgelerin kalan sürelerinin kontrol edilmesini sağlamaktır. Bu uygulamanın özellikle yurtdışında işlem gerçekleştiren ve personel çalıştıran firmalar için pasaport, çalışma izni, vize gibi yurtdışı çıkışlarda prosedür olarak kullanılan belgelerin takibi açısından işlevsel ve faydalı olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü işlerin sağlıklı ilerlemesi açısından söz konusu belgelerin kullanım süresinin takibi ve bazı durumlarda bu sürelerin uzatılması gerekebilmektedir. Bu aşamada da ilgili belgenin pozisyonu ve kimde olduğunun anında görülebilmesi de iş akışını hızlandıracaktır. Bunun için yapılması gereken ilk işlem de; bu ekranın kodu ve adı alanına personelin kullanacağı belgelerin uygun oldukları kod ve isimlerle tanıtılıp kayıt altına alınmasıdır. Daha sonrasında ilgili kartlar Personel belge detay tanımları (111931) ekranından personel için seçilecek ve detay tanımlamaları yapılacaktır.
5.12 Personel belge detay tanımları (111931) Bu bölümden Personel belge tanımları (111930) ekranından tanımlanan belge kartlarının seçilen personel için detay girişleri yapılacaktır. Personelin hangi belge ile işlem gerçekleştirdiği, ilgili belgenin numarası, belgenin nereye verildiği, ülke kodu, veriliş tarihi ve belgenin bitiş tarihi girilecek detaylardandır. Bunun yanı sıra bu ekrandan ilgili belgenin pozisyonu da izlenebilecektir. Yani belgenin personelin kendisinde mi olduğu, firmada mı yoksa başka kurumda mı olduğu, pozisyonda değişim söz konusu ise hangi tarihte değiştirildiği ve değişime ilişkin girilen açıklamada izlenebilecektir. Pozisyon değişimleri Personel belge yönetimi (112963) ekranından gerçekleştirilecektir. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız isterlerse detayını girdikleri belgenin görüntüsünü de programa ekleyebileceklerdir.
Vr.15 (9000 Serisi)
61
Personel Yönetimi
PUANTAJ VE TAHAKKUK İŞLEMLERİ
6
Puantaj işlemleri, PERSONEL YÖNETIMI programının en sık kullanılacak menüsüdür. Buraya kadar, ücretlendirmeye esas teşkil eden parametrik bilgilerin ve personel özelliklerinin programa girişleri anlatılmıştır. Artık sıra, personelin puantajının yapılıp ücretinin tahakkuk ettirilmesine gelmiştir. Parametrik bilgilerde ya da personel sicil bilgilerinde bir değişiklik olmadığı sürece, sadece puantaj kartını kullanarak personelin normal ve ek kazanç sürelerini, diğer kazanç ve kesintilerini girmek yeterli olacaktır.
İçinde bulunduğunuz ayla ilgili tüm puantaj işlemleri tamamlanıp, gerekli bildirge ve dökümler alındıktan sonra, bilgi dosyalarının bir sonraki ay için hazırlanması gerekir. Bu “tahakkuk kesinleştirme” programından yapılacaktır. Bir sonraki aya ilişkin puantaj işlemlerine başlamadan önce, tahakkuk kesinleştirme programını çalıştırmayı unutmayınız.
Personel Puantaj Kartları (112100)
6.1
PER9000’e girerken "çalışılan ay" sorusuna verilen karşılık, kart programında yapılan puantajın hangi aya ait olduğunu belirler. Personel puantaj kartı 4 tablodan oluşur. 1.Kazanç Tablosu 2.Ek kazanç Tablosu 3.Sosyal Yardım Tablosu 4.Özel Kesinti Tablosu Programa girdiğinizde karşınıza puantajı yapılacak personeli belirlemenizi isteyen ve tablonuzun ilk butonu olan “personel puantaj kartları” ekranı gelecektir. Bu ekranın kodu alanında, satır sonu butonunu tıklayarak karşınıza gelecek listeden puntajı yapılacak personelin kodunu girebilirsiniz. Kod girişinden sonra seçmiş olduğunuz personelin bilgileri (adı soyadı, SGK sicil nosu, maaş tipi, maaşı vb.) bu ekranın ilgili alanlarına yansıyacaktır. Personel seçiminizi ekranınızın, adı soyadı ve SGK sicil nosu alanlarında satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden de yapabilmeniz mümkündür. Bunları biliyor musunuz? Personel yönetiminde maaşların dövizli hesaplanabilmesi mümkün olmaktadır. Bu durumda personel sicil kartından personel için seçilen döviz cinsi ana dövize çevrilerek puantajı hesaplanacak ve puantaj kaydı da ana dövize göre oluşturulacaktır. Tahakkuk kur bilgileri de Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının tahakkuk kur tarihi alanından yapılacak seçime göre değerlendirilecektir. Kur bilgileri programa giriş tarihinden alınabileceği gibi, tahakkuk ayının son gününden yada kullanıcılarımızın tahakkuk sırasında kendilerinin girecekleri tarihe ait kur bilgilerinden alınarak hesaplanabilecektir. Zaten bu alanda da isteklerinizi karşılayacak
Programa giriş tarihinden Tahakkuk ayının son gününden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten
Seçenekler sunulacaktır. Bu bölümden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten seçeneğinin seçilmesi durumunda program çalıştırıldığı an kur tarihinin girilmesi istenecektir. Dolayısıyla döviz hesaplamaları da bu kur tarihindeki değerlere göre hesaplanacaktır.
Puantaj yapılacak personeli belirledikten sonra sıra, personellerinizin kazançlarını, ek kazançlarını, sosyal yardımlarını ve özel kesintilerini programa girmeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Şimdi bu butonları sıra ile incelemeye başlayalım.
Kazanç Tablosu
Vr.15 (9000 Serisi)
62
Personel Yönetimi
Kazanç tablosu butonunu mouse göstergenizle tıkladığınızda karşınıza aşağıda örneğini gördüğünüz bir tablo açılacaktır. Söz konusu bu tablo personelin ay içindeki normal çalışma, hafta tatili vb. sürelerinin girildiği bölümdür. Normal satırı personelin normal çalışma süresini belirtmek için ayrılmıştır. Bu satıra saat ya da gün olarak girilen süre birim zaman ücretiyle çarpılır ve sonuç tutar kolonunda görünür. Hafta Tatil satırı hafta tatili süresini gösterir. Genel Tatil, Ücretli İzin, Mazeret İzni, sırasıyla yıllık, ücretli ve mazeret izninde geçirilen zamanları gösteren satırlardır. Hasta satırı ise personelin yukarıda belirtilen şekiller dışında işe gelmediği zamanı gösterir. Buraya işlenen süre için hiç bir ücret tahakkuk etmez. Herhangi bir personel için kazanç tablosundan girilen çalışma günü 30 günden az ise, ilgili personelin puantajı yapılırken programınız sizi “eksik çalışma var!” şeklinde uyarıp “devam ve neden girişi” butonlarını sunacaktır. Bu aşamada puantajı yapılan personelin eksik çalışmasına ilişkin herhangi bir giriş yapacaksanız neden girişi butonunu tıklayıp karşınıza gelecek ekrana eksik çalışma sebebini girebilirsiniz. Bu giriş tamamlandıktan sonra evrakı kaydederek personelinizin puantajına devam edebilirsiniz. Bu ekrandan girilen eksik çalışma nedeni ilgili personelin tahakkuku yapıldıktan sonra Eksik çalışma bilgi formu (114170) ekranına otomatik olarak yazılacaktır. Alt alta girilen zamanların toplamı gün olarak ayın gün sayısı dışına taşamaz. Program ayların gün sayılarına göre bilgi girişine olanak sağlar. Saat olarak girilen süreler toplamı da 248 saat ile sınırlıdır. Toplam satırın son kolonunda bu gün sayısına veya saat sayısına tahakkuk eden gün sayısı görülür. Bu tabloya girilen değerlerin çıkış bordrolarında ayrı ayrı (normal,hafta tatili,vb.) ya da toplamlar şeklinde alınması mümkündür. Personel puantaj kartının 4 tabloya bölünmesinin nedeni, kullanımda kolaylık sağlamaktır. Fazla mesai ve sosyal yardım ödeneklerinin olmadığı iş yerlerinde sadece kazanç tahakkuk tablosu ile -belki- kesintiler tablosunun kullanılması yeterli olacaktır. Eğer firmanızda ücretlendirmeyi etkileyen bir başka faktör yoksa, bu ekrana girilen bilgiyi kaydetmek personelin aylık ücretinin hesaplanmasına yetecektir. Aksi durumda ise personelin bilgisini kaydetmeden önce ekranınızdaki diğer butonlara (ek kazanç tablosu, sosyal yardım, özel kesinti) girerek personelin bilgilerini tamamlamak gerekir. Şimdi biz şirketinizde fazla mesai uygulamasının, sosyal yardımların ve özel kesintilerin olduğunu düşünerek açıklamalarımıza devam edebiliriz. Bunları Biliyor musunuz? Kazanç tablosuna bilgilerin tatil takvimi tanımlamalarından otomatik olarak gelmesi Programlarımızda kullanıcılarımızın, personellerinin puantajını hesaplarken kazanç tablosuna varsayılan çalışma günleri ile tatil günlerinin otomatik olarak hesaplanıp yazılmasını sağlayabilmeleri mümkündür. Bunun için öncelikle Kuruluş programının Sistem/Genel tanımlar menüsünde yer alan Yıllık tatil takvimi (092121) programından takvimin oluşturulması sonrasında da, Program akış parametreleri (091400) Genel tanımlar ekranındaki 24 numaralı Personel modülünde Tatil takvimi kullanımı aktif parametresini "Evet" olarak işaretlemeleri yeterli olacaktır.
Ek Kazanç Tablosu Personel puantaj kartının ikinci tablosu olan “ek kazanç tablosu” personelin yaptığı fazla mesailerin girildiği bölümdür. Ek Kazanç tablosu butonunu mouse göstergenizle tıkladığınızda karşınıza bir tablo açılacaktır. Bu tabloya girildiğinde imleç gün kolonunun ilk satırında olacaktır. Fazla mesai süreleri gün veya saat olarak girilebilir. Gün olarak girilen rakamların firmadaki günlük çalışma saatine göre kaç saate denk geldiği saat kolonuna anında yansır. Aynı şekilde saat olarak girilen değerlerin gün bazında karşılığı gün kolonuna yansıyacaktır. Tutar kolonu ise, girilen gün veya saat değerleriyle ek kazanç parametreleri programında belirtilen çarpan ve bölen rakamlarına bağlı olarak hesaplanır.
Vr.15 (9000 Serisi)
63
Personel Yönetimi
Burada dikkat edilecek nokta; personelin ek kazancı girilirken kullanılan satırların çarpan ve bölenleri tanımlanmış mesai satırları olmasıdır. Toplam ek kazanç saati SGK matrah ve oranları penceresinde girilen fazla mesai saat limitini aşamaz. Sosyal Yardım Ek kazanç tahakkuk tablosunu izleyen tablo “personel sosyal yardım tablosu”dur. Bu tablo personele o ay verilen ve sosyal yardım parametreleri programında tanımlanan sosyal yardımların parasal değerlerinin girilmesi için hazırlanmıştır. Bu ekran üzerindeyken imlecin hareketleri o personel için var olduğu daha önce belirtilmiş olan yardımlarla sınırlıdır. Örnek verecek olursak; personel sicil kartında çocuk, yol, yemek, yakacak, bayram ve aile yardımları almadığı belirtilen bir personelin puantaj kartında imleç, karşınıza gelen ilk ekranın prim ve ikramiye satırlarında hareket edebilecektir. Tabloların diğer satırlarında hareket edebilmek için personelin bu yardımlardan yararlanıyor olması gerekir. Bu ekran karşınıza geldiğinde, puantajı yapılan personelin yararlandığı sosyal yardım satırları sosyal yardım parametreleri programında girilen rakamlarla dolu olacaktır. Diğer bir değişle her ay sabit olarak verilen sosyal yardımlar varsa ve puantajı yapılan personel bunlardan yararlanıyorsa bunlar bu ekrana kendiliğinden yansıyacaktır. Bu durumda kullanıcı sadece bunları onaylayacaktır. Personelin aldığı ancak aylık sabit bir değeri olmayan yardımlar imleç bu alana inebileceği için her ay buradan girilebilir. Bu ekrandaki değişkenler raporlarda toplam olarak ya da ayrı ayrı gösterilebilir. Özel Kesinti Puantaj kartı programının son butonu olan “özel kesintiler” butonu, ilgili personelin ücretinden o ay içinde yapılacak kesintileri içerir. Bu ekran karşınıza geldiğinde personel sendikalıysa Sendika Aidatı ve eğer sicil kartında belirtilmiş borç, icra, kredi taksitleri varsa bunlar yüklü olacaktır. İmleç avans satırı üzerinde olacaktır ve her yere hareket edebilir. Kesintilerden 9 tanesi “diğer” adıyla bırakılmıştır. Bu alanlara firmada kullanılan başka kesinti tipleri varsa onlar girilebilir. Dökümlerde her türlü başlığın değiştirilebildiği için kullanıcının bunları kendi tanımladığı kesintiler için kullanması kolaylıkla mümkündür. Personel puantaj kartının tüm ekranlarıyla tanıştığınıza göre, artık personelin aylık ücretini hesaplatmak üzere bilgilerinizi girmeye başlayabilirsiniz. Personelin aylık puantaj bilgileri girildikten sonra ALT+S tuşlarına beraber basılarak kaydedilmelidir. Personelin puantaj bilgileri kaydedildikten sonra kullanıcının yapması gereken hiç bir şey kalmamıştır. Artık program ücretlendirme prosedürünün gerekli kıldığı tüm hesaplamaları yapıp bunları istenen formlarda dökebilir. Kullanıcı bundan sonra gerekli bildirge, beyanname, bordro, vb. tüm çıkışları elde edebilir. Bu bölümde Personel sicil kartlarında açıklanan ve PER9000’ni kullanırken yararlanabileceğiniz kısa yol tuşlarına ek olarak kullanılabilecek birkaç tane kısa yol tuşu vardır. Bu tuşlar aşağıda açıklanmıştır. F2 Tahakkuk yenileme ile görevli tuştur. Personelin puantaj bilgileri kaydedildikten sonra değiştirilmek istenirse F2 tuşu kullanılır. Bunun için değişiklik yapılacak personelin kaydı ekrana çağırılır. F2 tuşuna basılır. Ekranınızın üzerine; “Devam Yenile” şeklinde butonların yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan “devam” butonu tıklanırsa hiç bir şey yapılmadan program akışına devam edecektir. Ancak kayıt yenilenecekse “yenile” seçilmelidir. Bundan sonra ekrandaki kayıt üzerinde istenen değişiklikler yapılır ve ALT+S tuşlarına basılırsa kayıt yenilenmiş olur. Program bundan sonra puantajı değişiklik yapılmış hali ile tanıyacaktır. ALT+O (önceki) ve ALT+N (sonraki) tuşları “önceki kart” ve “sonraki kart” fonksiyonları ile ardışık kayıt tarama görevini yerine getirir. Daha önce imlecin ekranın üst kısmındaki personel kodu hanesine gidebildiğini belirtmiştik. Bu alan yardımı ile kaydını görmek istediğiniz personelin kodunu
Vr.15 (9000 Serisi)
64
Personel Yönetimi
yazarak çağırabildiğiniz gibi, ALT+O tuşu ile önceki kaydı ve ALT+N tuşu ile de sonraki kaydı ekrana getirebilirsiniz. Buradaki öncelik ve sonralık kod sıralamasını temel alır. F9 (İsme göre personel seçimi) ve F8 (Koda göre personel seçimi): Bu tuşlar yardımıyla personel puantaj kartları programının her sayfasından personel seçimi yapabilir dolayısıyla puantajlarınızı daha seri gerçekleştirebilirsiniz. F5 (personel kartına git): F5 tuşuna basarak puantajı yapılacak personellerin sicil kartı bilgilerine anında ulaşabilirsiniz. F6 (Personel borç/devri kartına git): F6 tuşunu kullanarak puantajı yapılacak personellerin borç ve devir tanımlamaları ekranını görüntüleyebiliriniz. ALT+R (Tahakkuk raporu): ALT+R tuşuna veya ekranın alt bölümünde yer alan tahakkuk raporu butonuna basarak personellerin tahakkuk bilgilerinin listelenmiş olduğu Tahakkuk kontrol raporunu (113130) anında listeleyebilirsiniz. Burada verilen bilgiler ışığında personelinizin puantaj kayıtlarını tanımlayabilirsiniz.
6.2
Personel Toplu Puantaj İşlemleri (112200)
Kod aralığı veya kod yapısını gireceğiniz personellerinizin ortak olan puantaj bilgilerini bu program yardımıyla tek bir seferde girebilirsiniz. Toplu puantaj ekranından girilebilecek bilgiler, personel puantaj kartıyla aynıdır. Yalnız bu programdan girilecek bilgiler kod aralığı veya kod yapısını girdiğiniz tüm personelleri kapsayacağından, bu alanda seçilecek olan personellerin puantaj ön değerleri aynı olmalıdır (Bkz. Puantaj/ Puantaj Öndeğeri). Yani bu programa girdiğimizde karşımıza çıkacak olan kod sınırlaması ekranında seçtiğimiz personeller için gireceğimiz öndeğer bilgileri (kazanç tahakkuk tablosu, ek kazanç tahakkuk tablosu, sosyal yardım tahakkuk tablosu, kesinti tablosu) aynı olmalıdır. Ortak kazançlara ait girişler yapıldıktan sonra, bu bilgiler anında personellerin puantaj kartlarına işlenir. Kullanıcılarımızın bu ekran üzerinde çalıştıkları aya yönelik çalışma ve hafta sonu tatil günlerini otomatik olarak hesaplatıp ekranın kazanç tablosuna getirebilmeleri mümkündür. Yapacakları tek işlem ekranda yer alan “varsayılan çalışma günleri” butonunu tıklamalarıdır. Programlarımızda cumartesi günleri çalışma günü olarak kabul edilmekte olup hesaplamalarda bu doğrultuda olmaktadır. Örneğin Nisan 2006 ayı için bu butonu tıkladığınızda programınız size çalışma günü olarak 25, hafta tatili olarak da 5 hesaplamasını yapacaktır. Bunun yanı sıra kullanıcılarımız çalıştıkları yıl içindeki dini ve resmi tatil günlerinin de puantaj ekranında ki hesaplamalara dahil edilmesini sağlayabilirler. Yalnız bu işlem için öncelikle Kuruluş programının Sistem/Genel tanımlar menüsünde yer alan Yıllık tatil takvimi (092121) ekranından çalıştıkları yıl için resmi ve dini tatil günlerine ait takvimleri oluşturmaları gerekmektedir. Daha sonrada bu takvimin puantaj ekranında kullanılabilmesi için yine Kuruluş programının Sistem/Sistem ve program parametreleri/Program akış parametreleri (091400) ekranının Genel parametreler sayfasının 24 numaralı Personel modülünde tatil takvimi kullanımı aktif parametresini evet olarak işaretlemeleri gerekmektedir. Bu işlem sonrasında toplu puantaj ekranının alt bölüme “takvim” başlıklı buton otomatik olarak atanacaktır. Aksi taktirde tanımlanan takvimin herhangi bir geçerliliği olmayacaktır. Böylece bu buton sayesinde varsayılan çalışma günleri hesaplanırken takvim ekranındaki resmi ve dini tatil gün sayıları da hesaplanacaktır. Örneğin Mayıs 2006 ayına ait hesaplama 19 Mayıs resmi tatilinden dolayı şu şekilde olacaktır. Normal çalışma günü 26, hafta sonu tatili 4 gün. Eğer daha önceden puantaj ön değeri bölümünde bu tablolara bilgi girişi yapılmış ise tablolar karşınıza bu bilgiler ile yüklü vaziyette geleceklerdir. Bilgileriniz, toplu puantajı yapılacak personellerinize uygun bilgiler ise ALT+S tuşlarına yada ekran üzerinde yer alan “tanımlanan personellerin toplu olarak puantajlarını yap” butonuna basarak, ilgili personelleriniz için puantaj işlemini yapabilirsiniz. Bu bölümde sizlere önemli gördüğümüz bir ayrıntıyı belirtmek istiyoruz. Eğer ki kullanıcılarımız personellerinin toplu puantaj işlemlerini yaparken SGK şubesini de belirtmek isterlerse bunu bir parametreye bağlı olarak gerekleştirebileceklerdir. Bunun için Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının Tahakkuk görsel parametreler sayfasında yer alan “Toplu Vr.15 (9000 Serisi)
65
Personel Yönetimi
puantaj giriş/yenileme/silme işlemlerinde SGK şubesi sorulsun” parametresini işaretlemeleri yeterli olacaktır. Bu durumda kullanıcılarımız personel seçimini yaptıkları parametre ekranında SGK şube alanını görecek ve bu ekrandan puantaj girişini yapacakları SGK şubesini seçebileceklerdir, aksi durumda bu alan ile karşılaşılmayacaktır. Bu parametre sayesinde birden fazla SGK şubesi ile çalışan kullanıcılarımız puantaj girişlerini SGK bazında yapabileceklerdir. Bunları biliyor musunuz? Personel yönetiminde maaşların dövizli hesaplanabilmesi mümkün olmaktadır. Bu durumda personel sicil kartından personel için seçilen döviz cinsi ana dövize çevrilerek puantajı hesaplanacak ve puantaj kaydı da ana dövize göre oluşturulacaktır. Tahakkuk kur bilgileri de Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının tahakkuk kur tarihi alanından yapılacak seçime göre değerlendirilecektir. Kur bilgileri programa giriş tarihinden alınabileceği gibi, tahakkuk ayının son gününden yada kullanıcılarımızın tahakkuk sırasında kendilerinin girecekleri tarihe ait kur bilgilerinden alınarak hesaplanabilecektir. Zaten bu alanda da isteklerinizi karşılayacak
Programa giriş tarihinden Tahakkuk ayının son gününden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten
Seçenekler sunulacaktır. Bu bölümden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten seçeneğinin seçilmesi durumunda program çalıştırıldığı an kur tarihinin girilmesi istenecektir. Dolayısıyla döviz hesaplamaları da bu kur tarihindeki değerlere göre hesaplanacaktır.
6.3
Personel Puantaj Ön değer Girişi (112300)
Bu programdan; bir önceki bölümde anlatmaya çalıştığımız toplu puantaj işlemi için puantaj ön değerleri girilecektir. Ön değer, toplu puantaj yapılacak tüm personel için geçerli olacak bilgiler demektir. Programa girdiğinizde toplu puantajını yapacağınız personelinizin kazanç, ek kazanç tablosunu düzenleyeceksiniz, varsa sosyal yardım miktarlarını, bu yardımları kaç gün alacaklarını ve bu personelin -varsa- kesinti miktarlarını gireceksiniz. Bu bölümde girilecek bilgilerin personel puantaj kartında yer alan bilgilerden herhangi bir farkı yoktur. Aradaki tek fark; ilgili tahakkuk döneminde, yapacağınız toplu puantaj işlemini kolaylaştırmak için puantaj ön değerlerini burada programınıza bir defaya mahsus olmak üzere toplu olarak tanıtacaksınız. Kısacası toplu puantajda puantaj için her karta tek tek girmenize gerek kalmadığı gibi bu bölümde girişini yapacağınız puantaj ön değeri sayesinde de her personel için ayrı ayrı tablolara değer girmeye gerek kalmamıştır. Ayrıca bu bölümde girdiğiniz puantaj bilgilerini saklayabilmeniz de mümkündür. Bunun için personel puantaj ön değer girişi tablosu üzerinde yer alan “ön değer bilgilerini sakla” butonunu tıklamalısınız. Eğer girdiğiniz puantaj bilgilerinin hepsini silmek istiyor iseniz, örneğin bilgilerin yanlış girildiğini düşünüyor iseniz ekranınızda yer alan “Ön değer bilgilerini temizle” butonunu tıklamanız yeteli olacaktır. Sonuç olarak Puantaj kartını oluşturan 4 tabloyu ve isimlerini hatırlatıp, konu ile ilgili açıklamalarımızı noktalıyoruz. 1.Kazanç Tablosu 2.Ek kazanç Tablosu 3.Sosyal Yardım Tablosu 4.Özel Kesinti Tablosu Bu tablolar ‘Puantaj Ön değeri’ bölümünü oluşturan tablolardır. Bu tablolar ile ilgili ayrıntılı bilgi için Bkz. Personel Puantaj Kartları Bölümü.
6.4
PKDS’den Bilgi Aktarımı (112400)
Personelin devam durumlarını PDKS ile takip eden firmalar, PDKS’den aldıkları çalışma gün ve saatlerine ilişkin dosyayı bu program ile personel programına import edip, personelin puantaj bilgilerini otomatik olarak hazırlayabilirler. Programa girildiğinde karşınıza bir ekran gelir. Bu ekranın ilk satırında yer alan “dosya adı” alanına, PDKS’den alınan ve personellerin çalışma gün ve saatlerini
Vr.15 (9000 Serisi)
66
Personel Yönetimi
içeren dosyanın yol adı (path’i) ve adı girilmelidir. Örneğin PDKS dosyasının adı PDKS.DAT ise ve bu dosya sisteminizin F:\2016 dizininde bulunuyorsa, yapılacak giriş şöyle olmalıdır; F:\2016\PDKS.DAT Örneğimizdeki gibi dosya yolu ve adı girilip enter tuşuna basıldıktan sonra, ekranınızın üzerine aşağıdaki gibi bir mesaj belirir; 2016 yılının Şubat ayının 1. tahakkuku yapılacaktır!!! Emin misiniz? Hayır Evet İçinde bulunduğunuz yıl, ay ve personel programına girerken verdiğiniz tahakkuk numarasına göre değişecek bu mesajla sizden istenilen, PDKS’den bilgi aktarım işlemini onaylamanızdır. Eğer aktarım işleminden vazgeçtiyseniz -hayır- mesajıyla işlemi iptal edebilirsiniz. Aktarıma başlamak içinse -evetmesajını seçmeniz gerekir. Evet mesajı seçildikten sonra, personelin çalışma gün ve saatleri açmış olduğunuz tahakkuka kaydedilmeye başlayacaktır. Personel programına import edilen bu bilgileri başta puantaj kartları olmak üzere bütün puantaj ve tahakkuk raporlarından izleyebilirsiniz. PDKS’den hangi bilgileri hangi sırayla okuyabileceğine ilişkin dosya formatı aşağıda verilmiştir.
PER9000’e PDKS’den İmport Dosyası Formatı
1 Personel Kodu, 2 Normal Gün, 3 Saat, 4 Tutar, 5 H. Tatil Gün, 6 Saat, 7 Tutar, 8 G. Tatil Gün, 9 Saat, 10 Tutar, 11 Üc. Izin Gün, 12 Saat, 13 Tutar, 14 Mz. İzni Gün, 15 Saat, 16 Tutar, 17 Hasta Gün, 18 Saat, 19 Tutar, 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Tatil Mesai Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 1. Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 2. Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 3. Gün, Saat, Tutar,
Vr.15 (9000 Serisi)
(* Normal Kazanç Bilgileri *)
(* Ek Kazanç Bilgileri *)
67
Personel Yönetimi
32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
Fazla Mesai 4. Gün, Saat, Tutar, Gece Mesai Gün, Saat, Tutar, Gece Vardiya Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 1. Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 2. Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 3. Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 4. Gün, Saat, Tutar
53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86
Yılık
Gün, (* Detaylı izin Bilgileri *) Saat, Tutar Ücretli Gün, Saat, Tutar Hastalık Gün, Saat, Tutar Askerlik Gün, Saat, Tutar Zorunluluk hali Gün, Saat, Tutar Devamsızlık Gün, Saat, Tutar Hizmete ara verme Gün, Saat, Tutar Diğer Gün, Saat, Tutar Ücretsiz Gün, Saat, Tutar Şua Gün, Saat, Tutar Evlilik Gün, Saat, Tutar Doğum Gün,
Vr.15 (9000 Serisi)
68
Personel Yönetimi
87 Saat, 88 Tutar 89 Babalık Gün, 90 Saat, 91 Tutar 92 Süt Gün, 93 Saat, 94 Tutar 95 Ölüm Gün, 96 Saat, 97 Tutar 98 İş arama Gün, 99 Saat, 100 Tutar 101 Eksik gün nedeni (Seçimli) 102 Eksik gün nedeni Not: Bilgi alanları virgülle ayrılmıştır ve alan uzunlukları önemsizdir. Yazılan rakamlarda virgül kullanılmamalıdır. Her personelin bilgisi text dosyada 1 satırda toplanır ve satır sonu CR+LF işaretleriyle ayrılır.
6.5
Excel'den bilgi aktarımı (112410)
Bu programla işlem yapılabilmesi için öncelikle Excel dosyasının aşağıdaki tabloda görmüş olduğunuz yapıda hazırlanmış olması gerekmektedir. Daha sonrasında da aktarılacak bilgilerin belirlenmesine geçilecektir. 1 2 3 4 5 6 7
A B Persone Personelin Adı lin Kodu
C Çalışılan Gün
D Fazla Mesai Saati
E Yemek Parası
F Verilen Avans
P001 P002 P003
VELİ KARA ALİ GÜL AHMET DEMİR
20 15 30
5
50 75 100
200
pt_pkod
TANIMSIZ
pt_kazanc1_tkgun pt_ekkazanc1_tksaa pt_sosyrdm8 t
pt_ozksn t5
Puantaj işleminde bilgilerin hangi alana aktarılacağını belirtmek için Excel'de bir satırı (örnek Excel dosyasında 7.satır) “field” (alan) isimleri olarak tanımlıyoruz. Bu alan isimleri PERSONEL_TAHAKKUKLARI tablosundaki alan isimleri olmalıdır. Bu özellik sayesinde, aktarılacak olan bilgiler kullanıcılarımız tarafından belirlenebilecektir. Ayrıca, mevcut olarak kullandığınız bir Excel tablonuz varsa, bunun üzerine gerekli eklemeleri yaparak, mevcut tablonuzu kullanmaya devam edebilirsiniz. Eğer Excel tablonuzda aktarılmaması gereken veya aktarılmasını istemediğiniz herhangi bir kolon var ise ("Personel adı" kolonu gibi) “field” (alan) ismine "TANIMSIZ" yazmanız yeterli olacaktır. Alan isimlerini tanımladıktan sonra bu alanlara ait bilgiler girilir. Excel'den bilgi aktarımı(112410) menüsü çalıştırılır ve programın soracağı "Dosya yolu", "Alan isimlerinin bulunduğu satır no" ,"Bilgilerin başladığı satır no" soruları uygun şekilde cevaplanır ve aktarım tamamlanır. Örnek dosyamız için Alan isimlerinin bulunduğu satır no: 7, Bilgilerin başladığı satır no: 3 olarak belirtilmelidir.
Vr.15 (9000 Serisi)
69
Personel Yönetimi
6.6
Personel Puantaj Yenileme (112500)
Bu program, gün ve saat haricindeki tüm tutarsal bilgileri yeniden hesaplayarak yeni tahakkuk oluşturmaktadır. Örneğin zam dönemlerinde kişilerin çalışma gün ve saatleri önceden girilip, ücretler belli olduğu zaman sadece sicil kartlarından ücret bilgileri değiştirilerek tahakkuk yenileme yapıldığında, bütün hesaplamalar yeni ücretlere göre yeniden yapılabilir. Programınız yenileme işlemini personel kartına bağlı olan değişiklikler haricinde sosyal yardım detaylarında da yapabilecek şekildedir. Bu doğrultuda programı çalıştırdığınızda karşınıza öncelikle tahakkukları yenilecek personeli belirleyeceğiniz bir ekran gelecek, akabinde de onay başlıklı ekran ile karşılaşılacaktır. Burada da size aşağıda belirttiğimiz seçenekler verilecek sizden de tahakkuk yenilemesinin hangi detayları kapsayacağını seçmeniz beklenecektir. Vazgeç yardımlar
Standart yenileme (Ücret + Genel bilgiler)
Standart
+
Sosyal
Bu ekrandan yapacağınız seçimler doğrultusunda sadece personel kartına bağlı olan değişiklikleri yani ücret, devreden değerler, departman vs. yenileyebileceğiniz gibi, bu yenileme işlemine ilave olarak sosyal yardım detaylarındaki tutarları da yenileyebilme imkânına sahip olacaksınız. Bu bölümde sizlere önemli gördüğümüz bir ayrıntıyı belirtmek istiyoruz. Eğer ki kullanıcılarımız personelinin toplu puantaj yenileme işlemlerini yaparken SGK şubesini de belirtmek isterlerse bunu bir parametreye bağlı olarak gerçekleştirebileceklerdir. Bunun için Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının Tahakkuk görsel parametreler sayfasında yer alan “Toplu puantaj giriş/yenileme/silme işlemlerinde SGK şubesi sorulsun” parametresini işaretlemeleri yeterli olacaktır. Bu durumda kullanıcılarımız personel seçimini yaptıkları parametre ekranında SGK şube alanını görecek ve bu ekrandan puantaj yenileme işlemini yapacakları SGK şubesini seçebileceklerdir, aksi durumda bu alan ile karşılaşılmayacaktır. Bu parametre sayesinde birden fazla SGK şubesi ile çalışan kullanıcılarımız puantaj yenileme girişlerini SGK bazında yapabileceklerdir.
6.7
Personel Puantaj Silme (112600)
Puantaj bilgilerinde fark edilen yanlışları iptal edebilmek için geliştirilen bu program, kod aralığı veya kod yapısını gireceğiniz personellerin puantajlarını tamamen silmektedir. Programa girdiğinizde karşınıza puantaj silme işlemi için kod sınırları ekranı gelecektir. Bu ekrandan puantaj iptalini gerçekleştirmek istediğiniz personellerinize dair kod sınırlaması veya kod yapısı gireceksiniz. Puantajları silinecek personellere ilişkin kod aralığı ve kod yapısını girdikten sonra işleme devam etmek için F2 veya TAB tuşuna basmalısınız. Böylece sınırlamaya dahil ettiğiniz personel kartlarınız kod sırası ile ekranınıza gelecek ve puantaj silme işlemi hızla gerçekleşecektir. İşlem bittiğinde 'puantajlar silindi' yazısı karşınıza gelecek ve program sizi tekrar menü ekranına taşıyacaktır. Eğer tahakkuk kesinleştirme işlemi yaptıysanız, bu program ile puantaj bilgilerinin silinebilmesi için önce “tahakkuk kesinleştirme iptali” programını çalıştırıp tahakkukları iptal etmeli daha sonra bu programı çalıştırarak puantajların iptali gerçekleştirmelisiniz. Bu bölümde sizlere önemli gördüğümüz bir ayrıntıyı belirtmek istiyoruz. Eğer ki kullanıcılarımız personellerinin toplu puantaj silme işlemlerini yaparken SGK şubesini de belirtmek isterlerse bunu bir parametreye bağlı olarak gerekleştirebileceklerdir. Bunun için Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının Tahakkuk görsel parametreler sayfasında yer alan “Toplu puantaj giriş/yenileme/silme işlemlerinde SGK şubesi sorulsun” parametresini işaretlemeleri yeterli olacaktır. Bu durumda kullanıcılarımız personel seçimini yaptıkları parametre ekranında SGK şube alanını görecek ve bu ekrandan puantaj silme işlemini yapacakları SGK şubesini seçebileceklerdir, aksi durumda bu alan ile karşılaşılmayacaktır. Bu parametre sayesinde birden fazla SGK şubesi ile çalışan kullanıcılarımız puantaj silme işlemini SGK bazında yapabileceklerdir.
Vr.15 (9000 Serisi)
70
Personel Yönetimi
Tahakkuk Kesinleştirme (112700)
6.8
Mevcut personelleriniz için tüm parametrik ve sicil bilgileri girilip puantaj işlemi yapıldıktan sonra bilgi dosyalarının bir sonraki döneme hazırlanması gerekir. Tahakkuk kesinleştirme programı da ilgili dönem için girilen bilgileri toplar ve personel sicil dosyalarını güncelleştirir. Bilgi dosyalarını boşaltmak suretiyle yeni dönem için hazırlar. Örneğin personelin o ay ödediği verginin matrahını, o aya kadar olan kümülatif vergi matrahına ekler ve bu değeri personelin sicil kartına işler. SGK matrahını güncelleştirir. Personelin o ay ödediği taksitlerini borçlarından düşer. Yuvarlama farkı, ters bakiye gibi alanları bu ay ki işlemlerden sonraki son haline getirir. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekrandan tahakkuk kesinleştirme işlemine tabi tutacağınız personelleriniz için kod yapısı veya kod sınırları gireceksiniz. Daha sonra F2 devam tuşuna basarak tahakkuk kesinleştirme işleminizi başlatabilirsiniz. Tahakkuk kesinleştirme işlemi bittiğinde programınız ‘Puantajlar kesinleştirildi’ yazısı ile size işlemin bittiğini haber verecektir. Kesinleştirme yapıldıktan sonra aynı ay için yeni bir tahakkuk daha yapılacak ise (parçalı tahakkuk) programa girerken tahakkuk no bir artırılarak verilmelidir. Bu durumda “yeni tahakkuk aç - çıkış” sorgusu gelecektir. Bunu “yeni tahakkuk aç” şeklinde cevapladıktan sonra, o ay için yeni puantaj girişlerine başlayabilirsiniz. Bunları biliyor musunuz? Personel yönetiminde maaşların dövizli hesaplanabilmesi mümkün olmaktadır. Bu durumda personel sicil kartından personel için seçilen döviz cinsi ana dövize çevrilerek puantajı hesaplanacak ve puantaj kaydı da ana dövize göre oluşturulacaktır. Tahakkuk kur bilgileri de Personel yönetiminin Genel parametreler (116111) ekranının tahakkuk kur tarihi alanından yapılacak seçime göre değerlendirilecektir. Kur bilgileri programa giriş tarihinden alınabileceği gibi, tahakkuk ayının son gününden yada kullanıcılarımızın tahakkuk sırasında kendilerinin girecekleri tarihe ait kur bilgilerinden alınarak hesaplanabilecektir. Zaten bu alanda da isteklerinizi karşılayacak
Programa giriş tarihinden Tahakkuk ayının son gününden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten
Seçenekler sunulacaktır. Bu bölümden Tahakkuk sırasında gireceğim tarihten seçeneğinin seçilmesi durumunda program çalıştırıldığı an kur tarihinin girilmesi istenecektir. Dolayısıyla döviz hesaplamaları da bu kur tarihindeki değerlere göre hesaplanacaktır.
6.9
Kesinleşmiş Tahakkuk İptali (112800)
Bu bölüm sayesinde seçili personeliniz için ilgili dönemde yaptığınız son işlem olan tahakkuk kesinleştirme işlemini iptal edebilme imkanınız vardır. Programa girdiğinizde karşınıza tahakkuk iptaline tabi tutulacak personel için kod yapısı ve ilk kod-son kod sınırlarını gireceğiniz pencere gelecektir. Bu pencereden tahakkuk kesinleştirme iptali yapılacak personel seçilen yapı şekline uygun olarak tanımlanır. Daha sonra F2 devam tuşuna basılır. F2 tuşuna basıldığı anda iptal işlemine tabi tutulacak personel sırayla ve seri bir şekilde ekranda görünecektir. Programınız iptal işlemi sona erdiğinde, 'Puantaj kesinleştirilmeleri iptal edildi !' şeklinde mesaj verecektir ve sizi menü ekranına taşıyacaktır. Aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapıldı ise (parçalı tahakkuk), kesinleştirme iptali işlemi için tahakkuk numaralarında sondan başa doğru bir sıra izlenmelidir. Örneğin Şubat 2016 dönemi için 3 ayrı tahakkuk kesinleştirdiniz. Ancak bir süre sonra 2. tahakkukta bir hata tespit edildi ve bu tahakkukun iptali gerekiyor. Bu durumda önce en son tahakkuku (yani 3. tahakkuku), daha sonra ikinci tahakkuku iptal etmeniz gerekir.
Vr.15 (9000 Serisi)
71
Personel Yönetimi
7
AVANS TALEP İŞLEMLERİ
Bu bölümden personellerinizin talep ettikleri avanslar programa girilecek ve her bir talep için evrak kaydı oluşturulacaktır.
Avans talep evrağı (047800)
7.1
Bu evrak ile amacımız; personellerinizin talep edecekleri avans tutarlarını sisteme girip, firmanızda ki yetkili kişilerin bu taleplerle ilgili yapacakları işlemlere hazır duruma getirmektir. Bu bölümden girilen evraklar otomatik olarak Avans talep operasyonları (113710) ekranına atanacak ve bu ekrandan işleme alınmasıyla ilgili olarak -onaylandı, reddedildi, yada bir süreliğine beklemeye alındı- şeklinde durumları belirlenecektir. Onaylanan avans taleplerinin ödemeleri hem bankadan hem de kasadan yapılabilecektir. Dolayısıyla onaylanan avans talepleri, Kasa ödeme fişi (051200) ve Giden havale (042410) evraklarına Ctrl-R (Cari personel avans talebi çağır) tuşu yardımıyla çağrılıp avans tutarı personelin hesabına işlenecektir. Bu tutar puantaja da otomatik olarak yansıyacaktır. Avans talepleri girişinde dikkat edilecek en önemli detay, personellerin cari personel olarak programa tanıtılmış olmalarıdır. Aksi durumda personel seçimi mümkün olmayacaktır. Bu tanımlamalarda programınızın Sicil işlemleri menüsünün Cari personel tanıtım kartı (041440) programından yapılmaktadır. Avans evrakı çalıştırıldığında öncelikle sizden istenen
Avans talebinin hangi cari personel için düzenleneceğini cari personel kodu, adı yada soyadı alanlarından seçmenizdir. Personel seçimiyle birlikte imleç ekranınızın ikinci yarısına geçecek bu aşamada da yapmanız gereken
Avans taleplerinin hangi ay için girileceğini, (Avansların personellerin puantajlarına yansıtılabilmesi için avansın hangi ay için talep edildiği önemlidir.)
Talep edilen avans tutarının ne kadar olduğunu ve
Avansa ilişkin belirtmek istediğiniz açıklama girişini yapmanızdır
Evrakla ilgili tüm girişler tamamlandıktan sonra kayıt edilerek talebin durumunun belirlenmesi aşamasına geçilmelidir. Çünkü evrak ilk girildiğinde beklemede olarak işlem görecektir. Bu durumda Avans talep operasyonları (113710) programı çalıştırılacak ve avans talebinin durumu belirlenecektir.
7.2
Avans talep operasyonları (113710)
Bu program ile amacımız; avans talep evrakından girilmiş olan personel avanslarının detaylı olarak incelenmesi, akabinde de yetkili kişiler tarafından avansların durumlarının belirlenmesidir. Dolayısıyla bu ekrandan inceleyeceğiniz bilgilerin tümü, avans talep evrağı (047800) programından girilmiş olan detaylardır. Diğer föy, operasyon ve yönetim ekranlarımızda olduğu gibi bu ekranda da birçok işlemi tek bir tuş yardımıyla gerçekleştirebileceksiniz. Şöyle ki, avans talebi onaylanıp ödemesi yapılan personelin ödeme evrakına ulaşabilecek, bunun yanı sıra cari personelin kartını görüntüleyip inceleyebileceksiniz. Tüm bu detaylar için programınızın Analizler menüsünde yer alan seçenekler size yol gösterici olacaktır. Bu programa özel olan taleplerin durumlarının belirlenmesi ise Operasyonlar menüsündeki seçeneklerle gerçekleştirilecektir. Yani talebin silinmesi, onaylanması, reddedilmesi ya da bir süre beklemeye alınması gibi işlemler tek bir tuşla yapılacaktır. Program çalıştırıldığında sizden sadece Hangi aylar içinde düzenlenen ve Hangi durumda olan avans taleplerini listeleneceğinizi seçmeniz beklenecektir. Programınız seçiminiz doğrultusunda istediğiniz detaydaki personel avanslarını size sunacaktır. Bu aşamada sizde düşen hangi avans satırı üzerinde durum değişikliği yapacak iseniz ilgili satır üzerinde konumlanmanız ve Operasyon menüsündeki seçenekler yardımıyla ilgili avans için uygun Vr.15 (9000 Serisi)
72
Personel Yönetimi
gördüğünüz işlemi yapmanızdır. Bu ekranda avans taleplerini onaylayabilir, reddedebilir, silebilir ya da beklemeye alabilirsiniz. Hangi işlem olursa olsun avans taleplerinde durum değişikliği yapıldığı an onay ekranı ile karşılaşılacak ve bu aşamada avans taleplerine ilişkin yapılan durum değişikliğin personele mail ile bildirip bildirmeyeceğinin seçilmesi beklenecektir. Avans taleplerinin yeni durumları da anında avans talep evrakının durumu alanına yazılacaktır. Bu ekranda da bilgilerinizi istediğiniz kolon başlığına göre sıralayabilecek, avans talep evrakını anında görüntüleyebilecek, birden fazla avans satırı seçerek yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Bu ekrandan onayı verilen avans taleplerinin ödemeleri hem kasa fişi hem de banka havale evrakı ile gerçekleştirilebilecektir. Dolayısıyla Kasa ödeme fişi (051200) ve Giden havale (042410) evrakları çalıştırılacak, Ctrl+R (Cari personel avans talebi çağır) tuşu yardımıyla istenen avans talebi ilgili evraka aktarılacak, kayıt edilerek de personelin hesabına işlenecektir. Bu tutar puantaja da otomatik olarak yansıyacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
73
Personel Yönetimi
8
İZİN YÖNETİMİ
Bu menü personellerinizin izin detaylarının işleneceği ve her bir ayrıntısının inceleneceği programlara ayrılmıştır. Şimdi bunların neler olduklarını tek tek inceleyelim.
8.1
İzin formu (111500)
Bu bölümden mevcut personelinizin kullanacağı izinler için form düzenleyeceksiniz. Bu bölümdeki izin formları sayesinde ilgili personelin kaç gün, ne için izin kullandığını raporlar/personel raporları/izin raporları bölümünden izleyebilirsiniz. Ayrıca bu kartta iken ilgili personel için izin sayısı alanına gidip bu sayıları azaltarak bir önceki kartı ekrana getirmek usulüyle görebilirsiniz. Bunun yanı sıra izin formlarınıza gireceğiniz bilgileri izin talepleri doğrultusunda otomatik olarak da oluşturabilirsiniz. Programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan ekranda sizden istenen aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapmanızdır. İzin sayısı: Bu alana gelecek rakam, ilgili personel için düzenlemiş olduğunuz izin sayısı formu kadar olacak ve siz o personel için izin formu düzenledikçe, bu rakam otomatik olarak artacaktır. Dolayısıyla, sizin herhangi bir şekilde bu alana istediğiniz numarayı vererek giriş yapma imkânınız yoktur. Personel kodu: İzin formunu düzenleyeceğiniz personelinizin kodunu bu alana gireceksiniz. Personel kodları için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek listeden yararlanabilirsiniz. Personel adı: Kodunu girdiğiniz personelinizin adı bu alana otomatik olarak gelecektir. Pers. SGK no: İlgili personelinizin SGK numarasıdır. İşe giriş tarihi: İlgili personelinizin işe başladığı tarihtir. Önceki hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin en son izin hakkettiği tarih gelecektir. İzin hak ediş tarihi: Bu alana ilgili personelin yasal olarak izin kullanması gereken tarih gelecektir. İzin tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden personelin istediği izin tipi seçilmelidir. İzin tipleri 8 madde altında toplanmıştır. Bunlar; yıllık, ücretli, hastalık, askerlik, zorunluluk hali, devamsızlık, hizmete ara verme ve diğerdir. Önemli Not: Personellere hak ettikleri yıllık izin tarihinden önce izin girişi nasıl yapılır? Bu amaca yönelik programınızın Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Şirket tanımı menüsünde yer alan Genel Firma parametreleri (116111) ekranındaki "Hak edişten önce yıllık izin kullanabilsin" parametresi siz kullanıcılarımıza yardımcı olacaktır. Bu parametre "Hayır" olarak belirtilirse yeni işe girmiş dolayısıyla yıllık izni hak etmemiş olan personeller için İzin formu (111500) girildiğinde, programınız sizi "İzin hak ediş tarihi henüz dolmamış" şeklinde uyaracak ve kayıt yapmanızı engelleyecektir. Eğer ki kullanıcılarımız, bu durumda olan personelleri için yıllık izin girişi yapmak istiyorlar ise bu parametreyi "Evet" olarak seçmeleri gerekecektir. Bu durumda programınız sizi yine uyaracak fakat kayıt yapabilmenize imkân tanıyacaktır.
İzin günü: Bu alana ilgili personele kaç gün izin verildiği girilecektir. Yol izni: Bu alana ilgili personele normal izni dışında yol izni de verilmiş ise verilen bu yol izninin gün sayısı girilecektir. Başlangıç tarihi: Bu alana ilgili personele verilen iznin başlangıç tarihi girilecektir. Tarih girişi için, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından faydalanabilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
74
Personel Yönetimi
Bitiş tarihi: Bu alana ilgili personelin izninin biteceği gün sayısı, izin günü ve başlangıç tarihi baz alınarak programınız tarafından otomatik olarak getirilecektir. Bu alandan sonra personellerinizin ilgili dönem içinde, formdan seçtiğiniz izin tipine bağlı olarak toplam kullanmış olduğu izin sayısını, izin gününü, izin tipi ayrımı gözetilmeksizin genel olarak kullandığı toplam izin sayısını, tüm bu izinlerin gün olarak toplamını, en son olarak da personellerin çalışılan yıl içinde hak ettiği izin günü sayısını, bu izinlerin ne kadarını kullandığını, geçen yıldan devreden izin gününü, geçen yıldan kalan izinlerinin bu sene içinde kaç gününün kullanılmış olduğunu, geçmiş yıllara ait izinlerde dahil olmak üzere toplamda kalan yıllık izin sayısının ne kadar olduğunu izleyebileceksiniz. Genel firma parametreleri (116111) ekranının çalışma parametreleri sayfasında yer alan “geçmiş yıldan kullanılmayan izinler hesaplansın” parametresini “evet” olarak seçmiş iseniz geçmiş yıldan devretmiş olan izinlerin ne kadar olduğu programınız tarafından otomatik olarak hesaplanacaktır. Ancak programımızı yeni kullanmaya başlayanlar için böyle bir hesaplama söz konusu olamayacağından personellerin devreden izin sayısının manüel olarak girilmesi gerekmektedir. Bunun için de kullanıcılarımızın yapması gereken Sicil işlemleri/Personel borç ve devir tanımlamaları (111600) ekranında yer alan Geçen yıldan devreden izin (manüel) parametresine devreden izin sayılarını girmeleri gerekecektir. İlgili sayı izin formu ekranınıza otomatik olarak yansıyacaktır. İzin talepleri doğrultusunda izin formlarının otomatik oluşturulması İzin formu ekranının alt tarafında yer alan İzin talep çağır butonu ile İzin talep formu (111510) ekranından personeller için girilmiş olan izin taleplerinin çağrılıp izin kartlarının oluşturulabilmesi mümkündür. Yapılacak işlem çok basit olup öncelikle personel seçilecek, akabinde bu butona basılarak ilgili personelin izin talepleri görüntülenecek ve istenen izin satırı bu ekrana aktarılarak kaydedilecektir. Böylece seçilen personel için izin kartı, talepler doğrultusunda otomatik olarak oluşturulmuş olacaktır. İzin talepleri aynı zamanda İzin talep yönetimi (112952) ekranından da onaylanıp oluşturulabilmektedir.
İzin formuna bütün girişleriniz bittikten sonra ALT+S tuşlarıyla kaydetmeyi unutmayınız.
8.2
İzin talep formu (111510)
Bu evrak ile amacımız; personellerinizin tüm bir yıl içinde kullanabileceği yıllık izin, hastalık izni, ücretli izin vb. şekildeki izin taleplerini sistemli olarak programa girmeniz ve bağlı olduğu yetkililer tarafından onaylanmak üzere hazırlamanızdır. Bu bölümden girilen izinler otomatik olarak İzin talep yönetimi (112952) ekranına taşınacak onaylandı veya reddedildi şeklinde durumları belirlenecektir. Bunun yanı sıra izin taleplerinin silinmesi yada iptal edilmesi gibi işlemlerde gerçekleştirilebilecektir. Tüm bu işleyiş sonrasında personellerinizin taleplerine yönelik izin formları da oluşmuş olacaktır. Kullanıcılarımızın bu evraktan girdikleri izin taleplerini İzin talep yönetimi (112952) ekranı haricinde izin formu (111500) ekranından da onaylayabilmeleri pek tabiî ki mümkündür. Yapılacak tek işlem, İzin formu (111500) ekranında izin talep çağır butonunun tıklanması ve açılacak ekrandan onaylanacak izinlerin ekrana aktarılıp kayıt altına alınmasıdır. Şimdi izin talep formunun nasıl doldurulacağını açıklamaya çalışalım. Programa girildiğinde öncelikle yapılması gereken hangi personel için izin talebinin düzenleyeceğinin seçilmesidir. Bu seçimi kodu yada adı alanlarından yapabilirsiniz. Personel seçimiyle birlikte imleç ekranın ikinci yarısına geçecek ve bu aşamada da sizden
İzin talep tarihini, izin tipini (Yıllık izin, ücretli izin, askerlik, hastalık vb.), izin gün sayısını, yol izni sayısını ve izin başlangıç tarihini girmeniz beklenecektir. Bu giriş sonrasında izin bitiş tarihi otomatik olarak hesaplanacak ve talebin onaylanması beklenecektir. Çünkü talepler ilk girildiklerinde bekleme aşamasında olacaklardır. Onaylama işlemi yukarıda da belirttiğimiz gibi İzin talep yönetimi (112952) ve İzin formu (111500) ekranlarından yapılacaktır
Bu girişler sonrasında ekranın alt bölümünde, seçilen personelin kullandığı izin sayısı, izin günü, çalışılan yıl için hak ettiği yıllık izin, kalan yıllık izin günü, geçen yıllardan
Vr.15 (9000 Serisi)
75
Personel Yönetimi
devreden yıllık izin günü, geçen yılki izinlerden bu yıl içinde kullanılan ve kalan yıllık izin günü, toplam kalan yıllık izin günü izlenecektir. Evrakla ilgili tüm girişler tamamlandıktan sonra kayıt edilmeli ve İzin talep yönetimi (112952) programı çalıştırılarak taleplerin durumu belirlenmelidir. Alt+F (Form hazırla) yardım tuşu Bu tuşlar yardımıyla kullanıcılarımız personelin hem kişisel hem de izin taleplerine yönelik bilgilerini kullanarak evrak formlarını tasarlayıp dökümlerini alabileceklerdir. Programınız tasarım ekranının Dinamik alanında sizlere talep tarihi, izin tipi, izin günü, yol izni başlangıç tarihi, bitiş tarihi, talep durumu ve onaylayan seçeneklerini sunacak, Statik alanda ise; adı, soyadı, iş grubu, maaş tipi, ücret tipi, ücret vb. birçok alan bilgisini sunacaktır. Bu aşamada kullanıcılarımıza düşen form tasarımlarında hangi bilgilere yer vereceklerini seçmeleri ve dökümlerini yaptıkları dizayna göre almalarıdır.
8.3
İzin talep yönetimi (112952)
Bu yönetim ekranı ile amacımız İzin talep formu (111510)’ndan girilmiş olan personel izin taleplerinin detaylı olarak listelenip, hangi personelin hangi tarihte hangi sebepten dolayı izin talebinde bulunduğunun incelenmesi akabinde de yetkili kişiler tarafından izin durumlarının belirlenmesidir. Dolayısıyla bu ekrandan inceleyeceğiniz bilgilerin tümü İzin talep formu (111510) programından girilmiş olan detaylardır. Diğer yönetim ekranlarımızda olduğu gibi bu ekranda da birçok işlemi tek bir tuş yardımıyla gerçekleştirebileceksiniz. Şöyle ki, istediğiniz personelin beklemede olan izin talebini onaylayıp izin formunu oluşturabilecek, uygun bulmadığınız talepleri reddedebilecek, silebilecek yada önceden onaylanmış olan izin taleplerinin onay durumunu iptal edebileceksiniz, bunun yanı sıra istediğiniz izin satırının formunu anında görüntüleyebileceksiniz. Tüm bu detaylar için programınızın yönetim ve operasyonlar menüsünde yer alan seçenekler size yol gösterici olacaktır. Programı çalıştırdığınız an karşınıza, izin talebinde bulunan tüm personellerinizin listesi gelecektir. Bu aşamada size düşen hangi izin talebi üzerinde durum değişikliği yapacak iseniz ilgili satır üzerinde konumlanmanız ve Operasyon menüsünde ki seçenekler yardımıyla ilgili iznin durumunu onaylandı, reddedildi, iptal edildi, silindi şeklinde belirlemenizdir. Bu belirlemeyle birlikte izin durumlarındaki değişikliğin mail ile personele bildirilip bildirilmeyeceğine ilişkin seçimin yapılacağı onay ekran ile karşılaşılacaktır. Bu ekrandan yapılacak seçim doğrultusunda da personele izin durumu mail ile ya gönderilecek yada gönderilmeyecektir. İzin durumlarında ki değişikliklerde anında izin talep evrakının durumu alanına yazılacaktır. Föy ve yönetim ekranlarımızda olduğu gibi bu ekranda da bilgilerinizi kolon başlığına göre sıralayabilecek, birden fazla izin talep satırını seçerek yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Önemli Not: İzin talep formu (111510) ekranında onaylı bir kaydın değiştirilmesi veya silinmesi mümkün değildir. Eğer iptal edilmesi gerekiyor ise öncelikle bu ekrandan beklemede konumuna alınması sonrasında da reddedilmesi veya silinmesi gereklidir.
8.4
Personel izin tablosu (Chart) (113610)
Bu program ile kullanıcılarımız; İzin formu (111500) ekranından tanımladıkları her personelin izinli olduğu tarih aralığını grafik bazında görüntüleyebilmekte, dolayısıyla hangi personel hangi tarih aralığında izne ayrılmış sorularına tek bir ekran üzerinden cevap bulabilmektedirler. Bu ekranın en önemli özelliği kullanıcılarımızın aynı ekran üzerinden birçok işlemi gerçekleştirebilmelerine imkân tanımasıdır. Nasıl mı?
Vr.15 (9000 Serisi)
76
Personel Yönetimi
Personellere ilişkin ileri tarihe izin tanımlaması yapılabilecek, dolayısıyla planlı olan tüm izinler bu ekrandan izlenebilecektir. Böylece aynı tarih aralığında izne ayrılacak olan personellerin izinleri yeniden gözden geçirilebilecek hatta aynı görevde çalışan personellere farklı tarihlerde izin tanımlanabilmesi mümkün olacaktır.
Programımızda bir personel için birden fazla izin tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla her tanımlanan izin de, tarih aralığına bağlı olarak ilgili personele karşılık gelen takvim üzerinde yer alacaktır. İzinler ekranda yatay şeritler halinde belirtilmektedir. Kullanıcılarımız mouse göstergelerini bu şeritler üzerine getirerek personellerinin izin detaylarını, ekranın alt bölümünden izleyebilirler. İzin tipi, izin gün sayısı vb. Bunun yanı sıra mouse göstergelerinin sağ tuşuna basarak da, personel kartı ve izin kartı ekranına ulaşabilir hatta izin kartı bilgilerinde değişiklik yapabilirler.
Mouse'un sürükle bırak özelliğini kullanarak tanımlı olan izinlerin farklı bir tarih aralığına taşınmasını, yine mouse yardımıyla izin tarihlerine yeni günlerin eklenmesini ya da çıkarılmasını sağlayabileceklerdir. İzin eklemek ya da çıkarmak için yapmanız gereken, tarihlerin gösterildiği şeritlerin başlangıç ya da bitiş noktaralarında mouse'un sağ tuşunu basılı tutup şeridinizi istediğiniz izin tarihine gelene kadar ileri ya da geriye doğru çekmenizdir. Böylece herhangi bir işleme gerek kalmadan izin tarihlerini değiştirmiş olacak ve "Değişiklikleri kaydet" butonu yardımıyla da personellerin izin formuna anında işleyebileceksiniz.
Ekranda tüm izinler tanımlanan izin tipine bağlı olarak farklı renkle belirtilmektedir. Dolayısıyla hangi personel yıllık izne ayrılmış, hangisi ücretli izin kullanıyor, ya da hastalık sebebi ile izinli gibi durumlar, görüntülenen renklere göre de ayırt edilebilecektir. Kırmızı şerit yıllık izin, sarı şerit ücretli izin gibi.
Ekranın üst bölümünde yer alan "Başlangıç tarihi" alanına tarih girişi yaparak, sadece istediğiniz tarih itibari ile izne başlayan personellerinizin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz 30 Haziran'da kimler izne ayrılıyor diyebilirsiniz mesela.
Yine ekranın üst yarısında yer alan butonlar ile izin tablonuzun dökümünü alabilir, ekran görüntünüzü büyütüp küçültebilirsiniz. Ekrandaki görüntünün küçülmesi durumunda tarihlerin sıralandığı bölümde daralma olacağından bazı tarihler görüntülenmeyebilecektir.
İzin/ekle çıkar butonu ile kullanıcılarımız İzin formu (111500) ekranına ulaşacak ve personelleri için yeni izin tanımlaması yapabilecek ya da tanımlı olan izinleri silebileceklerdir. Daha sonra ekrandaki yenile butonunu tıklayarak da yenilenen bilgilerin görüntülenmesini sağlayabileceklerdir.
Programı çalıştırdığınızda sadece sizden, izin planlarını inceleyeceğiniz ya da değişiklik yapacağınız personelleri seçmeniz istenecektir. Personel seçimini ekranınızın Departman, bölge ve görev kodu alanlarından belirleyebilirsiniz. Tercihiniz doğrultusunda izin tanımı belli olan personelleriniz ekranınızın ikinci bölümüne yansıyacaktır. Ekranın alt bölümünde de, mouse göstergeniz hangi izin şeridi üzerinde ise, izni kullanan personelin adı, izin tipi, izin gün sayısı ve yol izni bilgisi size sunulacaktır. Bu aşamada size düşen, personelleriniz için “İzin ekle/çıkar” butonunu kullanarak yeni izin tanımı yapmanız ya da izin planlarında gerekli olan değişikliği gerçekleştirmenizdir. Ekranda yapılan değişiklikler "Değişiklikleri kaydet" butonu tıklanarak kaydedilmelidir.
8.5
İzin Raporları
Bu bölümde yer alan raporlar ile mevcut personellerinizin; içinde bulunduğunuz döneme kadar olan izin kullanma oranlarını, hak ediş durumlarını, işe devam etme durumlarını ve o dönemde izinli olanları döküm olarak alabilme imkânına sahipsiniz. Şimdi bu bölümdeki alt menüleri sırayla açıklayalım.
Vr.15 (9000 Serisi)
77
Personel Yönetimi
8.5.1
Hakediş raporu (113341)
Bu bölümden seçeceğiniz personellerinizin işe giriş tarihi itibari ile yasal olarak izin hakediş tarihlerini, raporu aldığınız tarihe kadar kullandığı ücretsiz izinleri ve kalan izinlerini gösteren dökümler alacaksınız. Programa ilk girdiğinizde karşınıza gelecek parametre ekranında sizden istenen, raporu hangi yıl için almak istediğinizi ilgili yıl alanından öncelikle belirlemenizdir. Bu ekranda yer alan Hak edişten önce izin kullanabilsin ve Hak ediş kontrol tarihi alanları ile de amacımız hak ediş kontrol tarihi alanına girilen tarihe kadar izin hakkını henüz elde etmemiş fakat programımızın Genel parametreler (116111) ekranında yer alan Hak edişten önce izin kullanabilsin parametresine bağlı olarak, hak edişten önce izin kullandırılmış personelin kontrol edilmesi, izin hak edişleri raporun alındığı günden sonra ise raporun bu yıldan kalan gün sayısı kolonunu dikkate almaması, aksi durumda ilgili alana kalan izin sayısının yazılmasını sağlamaktır. Bu parametre ekranıyla ilgili tercihlerin belirlenmesinden sonra hemen hemen tüm raporlarda olduğu gibi dökümde yer alacak personellerin belirleneceği parametre ekranı ile karşılaşacaksınız. Bu ekrandan kendinize uygun olan sıralama şeklini seçip buna bağlı olarak da tarama kod aralığı veya kod yapısı alanlarından personellerinizi seçmelisiniz. En son yapılacak işlemse raporun hangi firmalar için alınacağının belirlenmesidir. Parametrelerle ilgili girişlerinizi tamamlandıktan sonra raporunuz istediğiniz detayları size verecektir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle verisi yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin)” parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabii bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Şimdi bu raporda yer alan alanları açıklamaya çalışalım. Personel kodu: Yaptığınız sınırlama dahilinde kalan personellerinizin kodları bu kolonda alt alta yer alacaktır. Adı soyadı: Personellerinizin isimleri bu kolonda yer alacaktır. Sicil no: Personellerinizin sicil numaralarını yer aldığı kolondur. Önceki hak ediş tarihi: İlgili satırdaki personelin giriş tarihi baz alınarak en son hakkettiği tarih bu alana gelecektir. Ücretsiz izinler: İlgili satırdaki personelin ücretsiz kullandığı izinler gün sayısı toplamı olarak bu alana gelecektir. Hak ediş tarihi: İlgili satırdaki personelin en son hak ettiği izinin tarihi göz önünde bulundurularak bir sonraki izinin tekabül ettiği tarih bu alana gelecektir. Kullanılan gün: İlgili satırdaki personelin ilgili yılda, içinde bulunulan güne kadar kullandığı toplam izin günü bu alanda yer alacaktır. Kalan gün: İlgili satırdaki personelin ilgili yılda hak ettiği izninden kullandığı miktarın dışında kalan izin hakkı gün olarak bu alanda yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
78
Personel Yönetimi
8.5.2
İzin defteri basımı (113342)
Bu rapor ile amacımız, firmanızda çalışan personellerin Sicil/İzin formu bölümünden girdiğiniz bilgileri doğrultusunda izin hak ediş tarihlerine göre izinli olan personelleri listeleyebilmenizdir. Bazı durumlarda firmalar, izin hak ediş tarihlerinden önce kendi imtiyazlarını kullanarak personellerine izin vermiş olabilirler. Dolayısıyla bu durumda olan personellerinde rapordan izlenmesi istenebilir. İşte bu rapor, personellerinizin hak ediş tarihlerini kontrol ederek istediğiniz detaydaki bilgiyi parametreler ekranından yapacağınız seçime göre listeleyecektir. Programa girdiğinizde öncelikle sizden istenen, raporu hangi yıl için alacağınızı seçmeniz, sonrasında izin hak ediş kontrolünün yapılıp yapılmayacağını evet/hayır şeklinde belirtmenizdir. Bu parametre “evet” olarak seçilirse sadece izini hak eden personellerin izinleri listelenecek aksi durumda izin kullanan tüm personeller izin hak etmemiş olsalar bile dökümde yer alacaktır. Bu belirlemeyle birlikte izin defteri basımı için personellerinizi ve firmalarınızı belirleyeceğiniz ekran gelecektir. Bu ekranda yaptığınız sınırlamadan sonra döküm yeri tercihinize göre defteriniz dökülecektir. Bu dökümde personellerinizin kodları, isimleri, sicil numaraları, yılı, önceki hak ediş tarihi, izin sebebi (hastalık, askerlik, zorunluluk, devamsızlık, ara verme, diğer) ve bu nedenlerden dolayı kaç gün izin kullandıkları, bir sonraki yasal iznini kullanacağı tarih, işyeri kıdemi, izinli olduğu gün sayısı, yol izni, iznin başlangıç tarihi ve izinden dönüş tarihi bilgileri yer alacaktır.
8.5.3
Personel devam çizelgesi (113343)
Bu bölüm ilgili döneme kadar izin kullanmış olan personelin, izinlerini hangi sebeplerden dolayı kaçar gün kullandıklarını ayrı ayrı gösteren bir çizelgedir. Programa girdiğinizde diğer izin raporlarında olduğu gibi öncelikle yıl seçiminin yapılacağı ekran ile karşılaşacaksınız. Daha sonra devam çizelgesini hangi personeller ve veri tabanınızda kayıtlı olan hangi firmalar için alacağınızı belirleyeceğiniz ekran karşınıza gelecektir. Buradan döküme dahil edilecek personeller ve firmalar seçildikten sonra döküm yeri tercihinize göre karşınıza direk olarak 'Personel devam çizelgesi' dökümü gelecektir. Bu döküm içinde bulunduğunuz döneme kadar izin kullanmış ve şu anda hala izinli olan personellerinizin kodlarını, isimlerini, sicil numaralarını, izin yılını, ilgili satırdaki personelin; mevcut izin tiplerinden (yıllık izin, yol izni, ücretli izin, hastalık izni, askerlik izni, zorunluluk, devamsızlık, ara verme, diğer) hangisinden kaç gün kullanıldığını gün toplamı olarak vermekte ve söz konusu iznin başlangıç ve bitiş tarihlerini göstermektedir.
8.5.4
İzinli personel (113344)
Bubölümden kullanıcılarımız istedikleri tarihler arasında izinli olan personelinin kaç gün, hangi tarihler arasında ve ne için izin aldıklarının bilgisini listeleyeceklerdir. Dolayısıyla program çalıştırıldığında öncelikle tarih aralığının girilip F2 tuşuna basılması gerekmektedir. Daha sonra da raporun hangi personel ve veri tabanınızda kayıtlı olan hangi firmalar için alınacağı seçilip işlem tamamlanmalıdır. Parametre girişleriniz doğrultusunda raporunuz istediğiniz detayları size listeleyecektir. Dökümde seçtiğiniz personellerinizin kodları, isimleri, sicil numaraları, yılı, izin süreleri, izin tipleri, izinlerinin başlangıç ve bitiş tarihleri ayrı ayrı başlıklar halinde yer alacaktır.
8.5.5
Detaylı izin raporu (113345)
Personel izinlerine yönelik her ayrıntının izleneceği bu rapor ile birçok bilgiye tek bir ekrandan ulaşılabilecektir. Raporun en önemli özelliklerinden biri, personelin kullandığı izin tiplerinin sayısı ve günlerini baz alarak ayrı ayrı başlıklarda sunmasıdır. Şöyle ki raporda personelin kullandığı yıllık izin, daha önceki yıllardan devreden izin günü, hastalık izni, askerlik izni, zorunluluk durumunda kullandığı izin, ücretsiz kullandığı izin, devamsızlık sonucu kullanılan izin vb. birçok bilgiye ulaşılabilecektir. Raporun son kolonlarında her bir izin tipine yönelik toplamda kullanılan izin sayısı ve gününe yer
Vr.15 (9000 Serisi)
79
Personel Yönetimi
verilecektir. Tüm bu başlıklar İzin formu (111500) ekranından girilen bilgilerden derlenerek hazırlanacaktır. Programa ilk girdiğinizde karşınıza gelecek parametre ekranında sizden istenen; raporu hangi yıl için almak istediğinizi ilgili yıl alanından öncelikle belirlemenizdir. Bu ekranda yer alan Hak edişten önce izin kullanabilsin ve Hak ediş kontrol tarihi alanları ile de amacımız; hak ediş kontrol tarihi alanına girilen tarihe kadar izin hakkını henüz elde etmemiş fakat programımızın Genel parametreler (116111) ekranında yer alan Hak edişten önce izin kullanabilsin parametresine bağlı olarak, hak edişten önce izin kullandırılmış personelin kontrol edilmesi, izin hak edişleri raporun alındığı günden sonra ise raporun bu yıldan kalan gün sayısı kolonunu dikkate almaması, aksi durumda ilgili alana kalan izin sayısının yazılmasını sağlamaktır. Bu ekranla ilgili parametre tercihleri belirlendikten sonra raporun hangi personeller için alınacağı seçilecek ve rapor listelenecektir. Bu raporda yukarıda da belirttiğimiz gibi izin türlerine ait birçok başlığa yer verilecektir. Personel kodu, adı, sicil nosu, işe giriş tarihi, kıdem tarihi, önceki hak ediş tarihi, izin hak ediş tarihi, bu yıl hak ettiği yıllık izin günü, devreden yıllık izin günü raporda yer alacak başlıklardan sadece bir kaçını oluşturmaktadır.
Vr.15 (9000 Serisi)
80
Personel Yönetimi
9
PERSONEL DEVAM KONTROL YÖNETİM
Bu bölümden personellerin devamına ilişkin tanımlamalar yapılıp raporlardan izlenecektir.
9.1
Personel devam kontrol giriş (111920)
Bu program ile amacımız; işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) baz alınarak çalışanlarının işe giriş ve çıkışlarının takibini yapabilmek ve bu çalışma saatlerine bağlı olarak çalışma performanslarını yani kazançlarını değerlendirebilmektir. Dolayısıyla bu ekrandan şirket çalışanlarının giriş-çıkış zamanları kayıt altına alınacak ve bu kayıtlardan yola çıkarak personelin vardiya hesaplamaları yapılıp raporlardan izlenebilecektir. Çünkü bu ekran aracılığı ile hangi personelin hangi saatte işe başladığı ya da işten çıktığı gibi sorulara doğru yanıtlar bulunabilecek, personelin devamlılık takibi kontrollü bir şekilde gerçekleşecektir. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken hangi zaman aralığında, hangi personel için işe giriş-çıkış tanımlaması yapılacağının seçilmesidir. Bu seçimlerde ekranda yer alan kodu, adı, soyadı alanları ile başlangıç zamanı ve bitiş zamanı alanlarından gerçekleştirilecektir. Eğer toplu giriş yapılacak ise bu aşamada da ekranda yer alan Başlangıç/bitiş zamanlı toplu kayıt butonu tıklanmalıdır ve açılacak ekrandan da işlem tipi (başlangıç/bitiş zamanlı mı, sadece başlangıç zamanlı mı veya sadece bitiş zamanlı mı) seçilmelidir. Akabinde yaptığınız seçime göre başlangıç ve bitiş zamanını girmelisiniz. Bunun yanı sıra proje bazında ya da sorumluluk merkezi bazında çalışan firma iseniz personelinizin bağlı olduğu proje kodunu ve sorumluluk merkezi kodunu da girebilirsiniz. Son olarak da giriş ve çıkış nedenini de seçebilirsiniz. Her ne şekilde personel seçimi yapılırsa yapılsın imleç ekranınızın ikinci yarısında konumlanacak ve girdiğiniz zaman dilimlerine bağlı olarak personelin giriş-çıkış zamanı otomatik olarak yazılacaktır. Bu aşamada size düşen personel girişçıkış zamanında değişim söz konusu ise değişikliği yapmanız ve ALT+S tuşlarına basarak kayıt etmenizdir. Bu bilgilerden derlenerek hazırlanan devam listesi ve devam kontrol raporuna da Raporlar menüsü altından ulaşılacaktır. Bu ekranda yeni kayıt girişi yapabilmeniz de mümkündür. Bunun içinde ekranda yer alan yeni kayıt eklemek için tıklayın bölümüne gelmeniz ve size sunulan kodu, adı, soyadı gibi alanlardan personel seçimi yaparak giriş işleminize devam etmenizdir. Ekranınızın alt bölümünde yer alan butonları kullanarak istediğiniz personel satırını silebilir, bir sonraki ve bir önceki personel satırına geçebilir, yeni girişi yapabilir, ilk veya en son giriş yaptığınız personel satırında konumlanabilirsiniz.
9.2
Vardiya tanıtım kartı (111922)
Personel devam kontrol yönetimi menüsündeki programlar ile amacımız; işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) baz alınarak çalışanlarının işe giriş ve çıkışlarının takibini yapabilmek ve bu çalışma saatlerine bağlı olarak çalışma performanslarını dolayısıyla kazançlarını değerlendirebilmektir. Programlarımız çalışanların vardiya fazlasını ve çalışanlara gösterilecek vardiya toleransını dikkate alacak şekilde yapılandırılmış. Bu amaçla ilgili menüye hem bilgi girişi, hem de bilgilerin izlenmesi açısından birçok ekran, rapor ve grafik ekranı eklenmiştir. Bu menüden öncelikle işletmeler çalışma saatlerini (vardiyalarını) programa tanıtmalıdırlar. Bu tanımlamalarda birbiri ile ilişkili olan Takvim tanıtım kartı (111923), Takvimli vardiya takip formu (111924) ve Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranlarından yapılacaktır. Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranından işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) programa girilecektir. Bu ekrandaki en önemli detay personel devam kontrol detayları sayfasıdır ki bu sayfada çalışanların vardiya dışı fazla mesailerinin hangi kazanca yazılacağı ve çalışana gösterilecek vardiya toleransının ne kadar olacağı belirtilecektir. Çünkü maaşlar hesaplanırken bu bölümden girilen detaylar baz alınacak ve mesailer belirlenen sürelere göre hesaplanıp belirlenen kazanca yansıtılacaktır. Örneğin işletmenizde mesai saatlerinin 09:00 ile 18:00 arasında olduğunu
Vr.15 (9000 Serisi)
81
Personel Yönetimi
düşünelim ve personelinizin de çalışma saatini 19:30’da bitirdiğini varsayalım. İşte bu 1,5 saatlik çalışma fazlalığı ilgili ekranın Vardiya fazlası ek kazanç alanından seçilen ek kazanca aktarılacaktır. Vardiya toleransı olarak da çalışanlara 15 dk. süre verildiğini düşünelim. Bu durumda ilgili personel işe 9:00’da değil de 9:15’de başlasa dahi hesaplamalarda 9:00 işe başlama saati baz alınacaktır. Daha sonrasında bu ekrandan tanımlanan vardiyalar Takvim tanıtım kartı ve Takvimli vardiya takip formu (111924) ekranları ile ilişkilendirilip tanımlanan vardiyaların hangi günler için geçerli olacağı girilecektir. Dolayısıyla program seçilen günler için mesai hesaplamasını yapacaktır. Vardiya takvimlerinin tanımlanmasından sonra belirlenmesi gereken en önemli detay personelin hangi takvime göre çalışacağının programa girilmesidir. Bu belirleme de Personel yönetiminin Sistem parametreleri menüsünde yer alan Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) ekranındaki Takvim kodu alanından yapılacaktır. Dolayısıyla personelin tüm hesaplamaları bu alandan seçilen takvim kodunun baz aldığı vardiya tanımına göre yapılacaktır. Yani Personel puantaj kartları (112100) ekranından personel seçildiğin de otomatik olarak o dönemki çalışma bilgileri puantaj ekranına yansıtılacaktır. Bu da seçilen takvim koduna göre gerçekleşecektir. Aynı puantaj hesaplamaları Personel devam kontrol toplu puantaj işlemleri (112205) ekranından da toplu şekilde gerçekleştirilecektir. Evet vardiya sistemine göre çalışanların mesai takibinin nasıl yapılacağına değindikten sonra bu ekrandaki giriş alanlarını açıklayabiliriz. Vardiya Kodu ve Vardiya İsmi: Bu alanlara işletmenizdeki vardiyalara ilişkin belirleyici olabilecek kod ve isim girişi yapmalısınız. Kod için VRD-01 isim için de Normal Çalışma Saatleri gibi bir tanımla yapabilirsiniz. Vardiya Adedi: Bu alanda da sizden istenen tanımlayacağınız vardiya kartının kaç adet vardiyadan oluştuğunu girmenizdir. Eğer işletmeniz 06:00-14:00 14:00-22:00 22:00-06:00 gibi saatler arasında 3 vardiya çalıştığını düşünürsek bu alana girilecek değer 3 olacaktır. Yani tanımladığınız vardiya kartındaki çalışma saatlerinin kaç adet olduğu girilecektir. Programınız 4 adet vardiya saati girişi yapacağınız şekilde düzenlenmiştir. Bu alana 2 girilirse, ekranınızın üst bölümündeki “vardiya saatleri” butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek ekran, sadece iki adet vardiya saati gireceğiniz şekilde düzenlenecektir. Yani iki satırdan oluşacaktır. Vardiya Rengi: Tanımlamakta olduğunuz vardiyanın “Takvimli vardiya takip formu” ekranında hangi renk ile belirtilmesini istiyor seniz ilgili rengi bu alandan seçmelisiniz. Böylece vardiyalarınızı takvim ekranından renklerine göre de ayırt edebilmeniz mümkün olacaktır. Çünkü takvim kartlarını birden fazla vardiya kartı için kullanabilmeniz mümkündür. Evet, vardiya kartınıza ilişkin tanıtıcı bilgileri girdikten sonra sıra, bu vardiya kartının çalışma saatlerini belirlemeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan “Vardiya saatleri” butonunu tıklamalısınız. Karşınıza vardiya tanıtımı ekranından girdiğiniz “vardiya adeti” doğrultusunda saat girişi yapacağınız bir ekran gelecektir. Şimdi de bu ekranda gördüğünüz alanların dolayısıyla bu alanlara yapılacak girişlerin neler olduklarını açıklamaya çalışalım. Vardiya No: Programınızda vardiya numaraları belirlenirken, tanıtım kartının vardiya adeti alanında yaptığınız girişler baz alınır. Yani yukarıda açıkladığımız vardiya adeti alanı 2 olarak belirtilmişse, bu ekrandaki vardiya numarası da iki adet olarak karşınıza gelecektir. Dolayısıyla kullanıcıların bu alana müdahale edebilmeleri mümkün değildir.
Vr.15 (9000 Serisi)
82
Personel Yönetimi
Vardiya Başlama Saati: Bu alana tanımlamakta olduğunuz vardiyanın başlama saati girilmelidir. Saat girişleri 00:00:00 formatında yapılmalıdır. Vardiya Bitiş Saati: Bu alana da tanımlamakta olduğunuz vardiyanın bitiş saati girilmelidir. Mola Başlama ve Bitiş Saati 1,2,3,4: Bu alanlara da gün içinde verilecek molalara ilişkin, başlama ve bitiş saatlerini girmelisiniz. Programınız maksimum 4 mola girişi yapacağınız şekilde düzenlenmiştir. Ekranda yer alan Personel devam kontrol detayları sayfasından da yukarıda belirttiğimiz gibi personelin vardiya fazlasının hangi kazanca dahil olacağı ve vardiya toleransının dk olarak ne kadar süre olduğunun bilgisi girilecektir. Tanıtımını yaptığınız vardiya kartındaki vardiyaların çalışma saatlerini de girdikten sonra ALT+S tuşlarına basarak kayıt etmelisiniz. Kayıt edilmeyen her bilginin tekrar girilmesi gerekeceğini sizlere önemle hatırlatmak istiyoruz. Daha sonra bu vardiyalar, tanımlanacak takvim kartları ile programınızın “takvimli vardiya takip formu” bölümünden ilişkilendirilip çalışma tarihleri belirlenecektir.
9.3
Takvim tanıtım kartı (111923)
Bu bölümden Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranından yapılan vardiya tanımlamalarının hangi takvim kartı için geçerli olacağının bilgisi girilecektir. Yani hangi vardiyanın hangi takvim kartına bağlı olarak çalışacağının belirlenmesi için takvim kartı açılacaktır. Çalışanlarınızın hepsi aynı vardiyaları kullanıyor ise her biri için çalışma takviminin belirlenmesinde tek bir takvim kartının tanımlanması yeterli olacaktır. Eğer vardiya saatleri personele göre farklılık gösteriyor ise, bu durumda ayrışan personel için takvim tanımlamaları ayrı ayrı olmalıdır. Daha sonra bu takvim kartları, programınızın Takvimli vardiya takip formu bölümünden vardiya kartları ile ilişkilendirilecek ve çalışanların mesai hesaplamaları bu takvim kartı baz alınarak hesaplanacaktır. Tabi bunun için yapılması gereken bir diğer işlem Personel yönetiminin Sistem parametreleri menüsünde yer alan Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında ki Takvim kodu alanından tanımlanan takvim kartının seçilmesidir. Çünkü personelin tüm hesaplamaları bu alandan seçilen takvim kodunun baz aldığı vardiya tanımına göre yapılacaktır. Programa girdiğinizde yapmanız gereken tek işlem tanımlayacağınız takvim kartlarını hangi kod ve isimle takip etmek istiyor iseniz ilgili girişleri takvim kodu ve adı alanına girerek kayıt etmenizdir.
9.4
Takvimli vardiya takip formu (111924)
Personellinizin vardiyalarına ilişkin çalışma takvimi bu bölümden oluşturulacaktır. Çünkü tanımlanan vardiya kartlarının takvim ekranı ile ilişkilendirilmesi bu bölümden gerçekleştirilecektir. Böylece vardiyalarınızın 12 aylık süreç içindeki çalışma dönemlerini belirleyebilecek, hangi vardiyanın hangi günlerde çalıştığının takibini yapabileceksiniz. Ayrıca bu bölümden işletmenizin geçmiş yıllara ilişkin çalışma takvimlerini inceleyebilecek hatta gelecek yıllara ilişkin çalışma takvimini oluşturabileceksiniz. Bunun için öncelikle işletmenizdeki vardiyaların ve bu vardiyalar için baz alınacak takvim kartlarının programa tanıtılması gerekmektedir. Programa girdiğinizde öncelikle sizden, vardiya takip formu için hangi takvim kartının baz alınacağını seçmeniz istenecektir. Bunun için “Çalışılacak takvim kodu” alanında F10 tuşuna basıp açılacak pencereden takvim seçiminizi yapın ve F2 tuşuna basın. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine “takvim kayıtlarının güncellendiğini” belirten bir mesaj gelecek ve güncelleme işlemi tamamlandıktan sonra takvim ekranına ulaşılacaktır. Çalışma takvimi içinde bulunduğunuz yıl ve ayı baz alarak başlayacaktır. Örneğin takviminizi 2013 yılının haziran ayında oluşturuyor iseniz, takviminiz haziran ayından itibaren başlayacak ve takip eden aylarla devam edecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
83
Personel Yönetimi
Şimdi takvim ekranınızın genel görüntüsü ile birlikte vardiyalarınızın hangi günlerde çalıştırılacağını belirlemeye çalışalım. Ekranınızın üst bölümünde; Vardiya: Tanımsız ve Hafta sonu günleri ifadelerinin yer aldığını göreceksiniz. Programa ilk girdiğinizde tanımladığınız vardiyaların hangi günlerde çalıştırılacağına, ilişkin herhangi bir tanımlama yapılmadığından imleciniz hangi gün üzerinde olursa olsun, “vardiya tanımsız” ifadesi yer alacaktır. Vardiyalar takvim ekranına girildikten sonra bu alanda, ilgili vardiyanın kodu ve adı yer alacaktır. Programınızda vardiya takvimi, cumartesi ve pazar günleri hafta tatili olarak kabul edilmiş ve bu doğrultuda hazırlanmıştır. Eğer işletmenizde Cumartesi ve Pazar günleri normal çalışma günü olarak kabul ediliyor ise ilgili günlerin başında yer alan işaretini kaldırmanız yeterli olacaktır. Böylece hafta sonu günleri hafta içi olarak kabul görecektir.
Vardiyaların çalışma günleri nasıl belirlenir? 1. 2. 3. 4.
Öncelikle imleç vardiyanın tanımlanacağı gün üzerine getirilmelidir. Daha sonra Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp açılacak pencereden vardiya seç seçeneği tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranın üzerine açılacak penceresinden ilgili günde çalıştırılacak vardiya seçilmelidir. Böylece seçilen vardiya takvim ekranına aktarılmış olacak ve ilgili gün vardiyanın “vardiya tanıtım kartı” ekranından belirlenen renge boyanacaktır. Ekranınızın üst bölümünde yer alan vardiya bölümüne de seçilen vardiyanın adı otomatik olarak yazılacaktır.
Çalışma günü kopyalanır. 1. 2.
Vr.15 (9000 Serisi)
belirlenen
vardiyalar
diğer
günlere/aylara
nasıl
Öncelikle imleç, hangi günün vardiyası kopyalanacak ise ilgili gün üzerine getirilmelidir. Daha sonra Mouse göstergesinin sağ tuşuna basılıp açılacak pencereden amacınıza uygun olacak kopyalama seçeneği seçilmelidir. Şimdi bu seçeneklerin neler olduklarını ve hangi işlemi gerçekleştirdiklerini tek tek inceleyelim.
Seçilen Güne Kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri istenilen güne aktarılabilecektir. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, 18 Temmuza kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra 18 Temmuz günü Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili güne ait tüm bilgiler 15 Haziran gününe ait bilgilere sahip olacaktır.
Seçilen Haftaya Kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde istenilen haftaya aktarılabilecektir. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının 3. haftasına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayının 3. haftası Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili haftaya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır.
Seçilen Haftaya Kopyala (Hafta sonu Hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde hafta sonu haricinde istenilen haftaya kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının 3. haftasına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayının 3. haftası Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem
84
Personel Yönetimi
sonrasında ilgili haftaya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır.
Seçilen Aya Kopyala: Bu seçeneğin tercih edilmesi durumunda istediğiniz vardiya bilgilerini takviminizde istenilen aya aktarabileceksiniz. Örneğin 18 Temmuz gününe ait vardiya bilgilerinin Eylül ayına kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 18 Temmuz tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra eylül ayı Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili güne ait bilgiler eylül ayına kopyalanacaktır.
Seçilen Aya Kopyala (Hafta sonu Hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde hafta sonu haricinde istenilen aya kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayına hafta sonu hariç kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilmeli ve bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra temmuz ayı Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ilgili aya ait tüm günler 15 Hazirandaki vardiya bilgilerine sahip olacaktır.
Tüm Aylara Kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizdeki tüm aylara hafta sonu dahil olmak üzere otomatik olarak kopyalanacaktır.
Tüm Aylara Kopyala (Hafta Sonu Hariç): Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizdeki tüm aylara hafta sonu hariç otomatik olarak kopyalanacaktır.
Seçilen Ayın Belli Bir Gününe Kopyala: Bu seçenek ile kopyalanacak vardiya bilgileri takviminizde seçtiğiniz ayın belli günlerine kopyalanacaktır. Örneğin 15 Haziran gününe ait vardiyanın, Temmuz ayının Sadece Pazartesi günlerine kopyalanması isteniyor ise öncelikle imleç 15 Haziran tarihine getirilip bu seçenek seçilmelidir. Daha sonra Temmuz ayı Mouse göstergesiyle tıklanmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine “Atama Yapılacak Günler” başlıklı bir başka ekran gelecek ve pazartesiden pazara kadar olan tüm günler alt alta sıralanacaktır. Bu aşamada yapılması gereken vardiya bilgilerinin hangi günlere kopyalanacağının Mouse göstergesiyle seçilip enter tuşuna basılmasıdır.
Tüm Ayların Belli Gününe Kopyala: Bu seçeneğin bir önceki seçenekten tek farkı seçilen vardiya bilgilerinin tek bir ayın belli günlerine kopyalanması yerine takviminizdeki tüm ayların belli günlerine kopyalanmasıdır.
Vardiya İptal: Bu seçenek ile de takvim ekranından tanımlanan vardiyaların iptali söz konusu olacaktır. Mouse’unuzu vardiya iptal seçeneği üzerine getirdiğinizde karşınıza 9 vardiya tanımından oluşan bir pencere açılacaktır. Bu aşamada sizden istenen hangi seçeneğe göre tanımlanan vardiyaların iptal edileceğini seçmenizdir. Örneğin tercihiniz “seçili ay” ise, Mouse’unuz hangi ay üzerinde ise ilgili ay için tanımlanan tüm vardiyalar iptal edilecektir. Aynı şekilde bu pencereden “tüm aylar” seçeneğinin tercih edilmesi durumunda takviminizde yer alan tüm aylara ilişkin vardiya tanımları iptal edilecektir. Evet, vardiya tanımlarının nasıl yapılacağı ve iptal edilmesi gereken vardiyaların nasıl belirleneceğine ilişkin açıklamalarımızın yeterli olduğunu düşünerek takvim ekranında yer alan birkaç detaya değinmek istiyoruz. Vr.15 (9000 Serisi)
85
Personel Yönetimi
Cumartesi ve Görmektedir?
Pazar
Günleri
Takvim
Ekranında
Nasıl
İşlem
Gördüğünüz üzere ekranınızın üst sağ bölümünde “hafta sonu günleri” başlığı altında Cumartesi ve Pazar seçeneklerinden oluşan bir bölüm yer almaktadır. Programa ilk girdiğinizde bu seçeneklerin her ikisi de seçili durumdadır. Yani her iki günde hafta sonu olarak kabul edilmektedir. Eğer bu günler işletmenizde normal çalışma günü olarak işlem görüyor ise bu günlerin başında yer alan check işaretini kaldırmanız yeterlidir. Böylece ilgili günler takvim ekranınız da “Hafta içi” olarak kabul edilecektir. Bunu takvim ekranınızın her aya ait vardiya bilgilerinin verildiği bölümden de görebilirsiniz.
Aylık Vardiya Bilgileri Bölümü Takvim ekranında her aya ilişkin aylık çalışma bilgilerini veren bölümler yer almaktadır. Burada ilgili ay için hafta içi çalışma, hafta sonu çalışma, toplam çalışma ve Tatil Günü sayısı, gün, saat ve dakika cinsinden belirtilmektedir. İşletmenizde Cumartesi ve Pazar günleri hafta sonu olarak kabul ediliyor ise bu günler ekranınızda hafta sonu alanına dahil edilecek aksi durumda Hafta içi olarak kabul edilecektir.
Personel devam yönetimi (111925)
9.5
Bu yönetim ekranı ile amacımız; işletmelerin vardiya tanımlamalarına bağlı olarak personelinin ne kadar süre çalıştığını, bu süre için hak ettiği ücretini, ek kazancının süresini, ek kazanç ücretini ve birçok detayı tek bir ekrandan izleyebilmelerine olanak sağlamaktır. Programa yansıyacak bilgiler personel giriş çıkış saatlerine dolayısıyla vardiya tanımlamalarına bağlı olarak hesaplanan değerler olacaktır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken personel devam detaylarının
Hangi zaman aralığında listeleneceğinin seçilmesi, Hangi zaman birimine bağlı olarak yani dakika cinsinden mi yoksa saat olarak mı listeleneceğinin belirlenmesi ve Hangi personele ait detaylara yer verileceğinin seçilmesidir.
Zaman parametrelerine ilişkin detaylar ekranın üst yarısında yer alan Başlangıç zamanı, Bitiş zamanı, Zaman birimi alanlarından, personel seçimi de Filtreler butonunun tıklanması ile ulaşılan ekrandan belirlenecektir. Yönetim ekranına ayrı ayrı başlıklar halinde de seçilen personelin kodu, adı, soyadı, aldığı ücreti, ücretinin tipi, birim ücreti, yönetim ekranı hangi tarihler arasında alınmış ise ilgili tarihler, vardiya süresi, vardiya mola süresi, vardiya toleransı, normal çalışma ücretinin ne kadar olduğu, eksik çalışma süresi, ek kazancın ismi, birimi ve ek kazancın ücreti yansıyacaktır.
9.6
Personel devam kontrol (Chart) (111926)
Bu program ile kullanıcılarımız; Personel devam kontrol giriş (111920) ekranından personeli için tanımladıkları giriş-çıkış saatleri ile vardiya detaylarını grafik bazında görüntüleyecektir. Dolayısıyla hangi personel, hangi tarih aralığında, hangi saatler arasında çalışmış gibi sorulara grafik bazında cevap bulabileceklerdir. Bu ekranın en önemli özelliği grafik üzerinde mouse’un sağ tuşuna basıldığında seçili olan personelin sicil kartına ve vardiya kartına anında ulaşılmasıdır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken personel devam kontrol detaylarının hangi zaman aralığında ve hangi personel için görüntüleneceğinin seçilmesidir. Zaman seçimi ekranın üst yarısında yer alan Başlangıç zamanı ve bitiş zamanı alanlarından, personel seçimi de filtreler butonunun tıklanmasıyla ulaşılan ekrandan yapılacaktır. Tercihiniz doğrultusunda seçilen personelinizin devam bilgileri ekranınızın ikinci bölümüne yansıyacaktır. Ekranın alt bölümünde de, mouse göstergeniz hangi çalışma aralığında ise, ilgili olan personelin adı, giriş zamanı, çıkış zamanı, takvim kodu, vardiya kodu, vardiya numarası, giriş-çıkış neden kodu ve açıklaması sunulacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
86
Personel Yönetimi
9.7
Personel devam text import (111928)
Bu bölümden personelin devamlılığına ait bilgiler ile vardiya bilgileri bizim belirlediğimiz formatta hazırlanmış dosyalardan programa aktarılacaktır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken bilgilerin aktarılacağı dosyanın ekranın Dosya başlıklı alanından seçilmesi ve ekranın alt bölümünde yer alan “işlemi başlat” butonuna basılmasıdır. Bu işlemle birlikte dosyada yer alan bilgiler aktarılacak ve toplam satır sayısının, girilen satır sayısının ve hatalı giriş söz konusu ise hatalı aktarımın ne kadar olduğu sizlere anında bildirilecektir. İşlem tamamlandıktan sonra dosyadaki bilgiler Personel devam kontrol giriş (111920) ekranından izlenebilecektir. Dosya oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta bilgiler arasında (;) ayracının kullanılmasıdır. Aksi durumda bilgiler yanlış aktarılacaktır. Ekranınızda dosya yapısının nasıl oluşturulacağına ait detaylar ayrıntılı olarak gösterilmektedir. Aşağıda da dosya içeriğine ilişkin bir örnek yer almaktadır Personel Kodu;Giriş Zamanı;Çıkış zamanı;Takvim Kodu;Vardiya Kodu;Vardiya kodu;Srm.Mrkz.Kodu Per001;01.12.2013 09:00:00;01.12.2013 18:30:00;TKV;VRD;1;PRJ01;SRM01
9.8
No;Proje
Personel devam listesi (111921)
Bu bölümden seçilen personelin hareket tipine bağlı olarak devamlılık durumu ayrıntılı olarak izlenebilecektir. Program çalıştırıldığında yapılması gereken
Devam durumu izlenecek personelin sıralama şekli alanındaki seçime göre belirlenmesi, Personel devam durumunun hangi tarih ve zamanlar arasında listeleneceğinin seçilmesi, Personel devam durumun sadece işe giriş zamanları için mi? İşten çıkış zamanları için mi ya da her ikisi için de mi listeleneceğinin “hareket tipi” alanından seçilmesidir.
Parametre girişleri doğrultusunda rapor ayrıntılı olarak listelenecek ve kullanıcılarımıza personelin kodunu, adını, soyadını, tarihi, işe giriş zamanını, işten çıkış zamanını, hangi vardiya takvimine bağlı olarak çalıştığını belirten takvim kodunu, vardiya kodunu, vardiya numarasını, neden kodunu, hangi proje koduna ve hangi sorumluluk merkezine bağlı olarak çalıştığı bilgilerini ayrı ayrı başlıklar halinde sunacaktır.
9.9
Personel devam kontrol raporu (111927)
Bu rapor ile seçilen personelin girilen zaman dilimleri arasında işe giriş ve işten çıkış saatleri ayrıntılı olarak izlenecektir. Dolayısıyla hangi personelin, hangi saatte işe başladığı, hangi saatte işten çıktığı gibi sorulara anında cevap bulunabilecektir. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken; sıralama şekline bağlı olarak tarama kod aralığı veya tarama kod yapısı alanlarından detayları izlenecek personelin seçilmesidir. Hemen sonrasında da seçilen personelin hangi zaman dilimleri arasındaki devam durumunun izleneceğinin başlangıç zamanı ve bitiş zamanı alanlarından belirlenmesidir. Bu seçimler sonrasında rapor ayrıntılı olarak listelenecektir. Rapora da Personel devam kontrol giriş (111920) ekranından girilen bilgiler ile personel için tanımlanan vardiya kartlarındaki bilgiler ayrı ayrı başlıklar halinde yansıyacaktır. Personelin kodu, adı, soyadı, giriş zamanı, çıkış zamanı, hangi vardiya takvimine bağlı olarak çalıştığını belirten takvim kodu, vardiya kodu, vardiya numarası, hangi proje koduna ve hangi sorumluluk merkezine bağlı olarak çalıştığı, giriş-çıkış neden kodu rapordan izlenecek bilgilerdir.
Vr.15 (9000 Serisi)
87
Personel Yönetimi
10 YÖNETİM Bu bölümden personellerinize ilişkin yönetim menülerini inceleyeceğiz.
10.1 Personel Kartları Yönetimi (111101) Personel kartları yönetimi ile tanımladığınız personel kartlarını detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden inceleyebilecek hatta bu kartlara ulaşıp üzerinde değişiklik yapılabilecek çok amaçlı bir programdır. Bu programı, personel sicil kartlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Çünkü programı çalıştırdığınızda karşınıza gelecek olan tüm bilgiler personel sicil kartından yansıyacaktır. Bu ekrandan, personellerinizin kart bilgileri haricinde, bağlantılı olduğu hareket föylerini, dönemsel durumlarını, hareketlerin cinslere dağılımını ve sorumluluk merkezli bakiyeler tablosuna anında ulaşabileceksiniz. Bunun yanı sıra programdan çıkmadan yeni personel tanımlaması yapabilecek hatta personellerinizin hareket akışlarına ilişkin evraklar ile çeşitli detaylarda hazırlanmış rapor ve analiz dökümlerini de alabileceksiniz. Çünkü personel yönetimi birçok işlemi aynı ekrandan yapabileceğiniz şekilde düzenlenmiştir. Bundan dolayı siz kullanıcılarımız için çok işlevsel olacağı kanısındayız. Personel kartları yönetim ekranlarının sağladığı bir diğer kolaylık, kullanıcılarımızın tablodaki kayıtlara istekleri doğrultusunda sınırlamalar getirebilmeleridir. Bu doğrultuda programınız size sınırsız sayıda kriter sunacaktır. Öncelikle belirtmek isteriz ki, mouse'unuzun sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ve tablonuzun her alanında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak ulaşacağınız programlar, ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Şimdi sizlere personel kartları yönetim ekranlarının genel görüntüsü ile birlikte nasıl kullanılacağını maddeler halinde açıklamaya çalışalım.
Personel yönetim ekranı nasıl kullanılır ve neler yapılabilir? Personel bilgilerini tablonuzdaki başlıklardan herhangi birini baz alarak listeleyebileceksiniz. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz giriş tarihine ait personelleri listeleyebileceğiniz gibi, istediğiniz SGK şubesine ait personelleri de listeleyebileceksiniz Bunun için yapılacak tek işlem, istediğiniz kolon başlığında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Herhangi bir personel kaydı üzerinde mouse'sunuz sağ tuşuna basarak personele ilişkin tüm detaylara tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Programlarımızda bu detaylar için kısa yol tuşları da tanımlanmıştır, dolayısıyla bu tuşlar aracılığı ile de istenilen detaylar ekrana getirilebilir. Hareket föyü (Alt+F10), Hesap dönemsel bakiyeler tablosu (Alt+1) ve Sorumluluk merkezli bakiyeler tablosu ulaşılabilecek bilgilerden sadece bir kaçıdır. Yönetim ekranında yer alan kolon başlıkları için, size özel filtrelemeler verebileceksiniz. Örneğin sadece PER001 kodu ile başlayan personelleri listeleyebileceğiniz gibi, personellerinize yönelik kendinize özel filtelermeler de verebileceksiniz. Bunun için, filtreleme yapılacak kolonda satır sonu butonu tıklanmalı ve özel seçeneği seçilmelidir. Sonrasında da karşınıza gelecek ekrandan amacınıza uygun (eşittir, küçüktür, büyüktür vb.) filtreleme seçeneği seçilerek işlem tamamlanmalıdır. Yönetim ekranlarında shift veya ctrl tuşları ile birlikte, mouse'unuzun sol tuşuna basarak, aynı anda birden fazla personel satırını seçebilecek, istediğiniz işlemin sadece bu satırlara özel olmasını sağlayabileceksiniz. Her kayıt üzerinde enter tuşuna basarak ilgili satırdaki personelin tanıtım kartına ulaşabilirsiniz. Kolon genişliklerini mouse'unuzu kullanarak istediğiniz büyüklüğe getirebilir, hatta tablonuzda listelenmesini istemediğiniz kolon başlığını kaldırabilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem mouse'unuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarıaşağıya doğru hareket ettirmenizdir. Yeni kolon eklemek içinde kolon başlıklarında mouse'unuzun sağ tuşuna basarak açılacak pencereden “Alan seçicisi” parametresini seçmeniz ve size sunulacak başlıkları mouse'unuz yardımıyla aktarmanızdır. Yönetim ekranlarının sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Bu seçenekler
Vr.15 (9000 Serisi)
88
Personel Yönetimi
yardımıyla kolon başlıkları altında sıralanan bilgileri alfabetik olarak sondan başa- baştan sona ya da büyükten küçüğe, küçükten büyüğe doğru sıralayabilirsiniz. Bu sıralama işlemini kolon başlıklarını mouse'unuzla tıklayarak da yapabilirsiniz. Tablonuzu istediğiniz kolon başlığı altında gruplayabilir ve grup toplamı alabilirsiniz, miktar, tutar bakiye vb kolonlar için dip toplam alabilirsiniz, kolonlarınızda yer alan bilgileri isteğinize bağlı olarak sağa, sola dayalı ya da ortalı olarak hizalayabilirsiniz, seçili olan kolon başlığı ya da tüm kolonlarınız için uygun kolon genişliği verebilirsiniz. Evet personel yönetim ekranının tablo bölümünde neler yapılacağını sizlere aktarmaya çalıştık. Bu ekranda gördüğünüz her bir kolon yukarıda da belirttiğimiz gibi personel tanıtım kartından girilen bilgilerden oluşmaktadır. Bundan dolayı kolon başlıklarını detaylı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz ve siz kullanıcılarımız için birçok işlemi seri bir şekilde yapmanızı sağlayacak “Görünüm, aktarım, yazıcı, yönetim ve analiz” menüleri hemen hemen tüm yönetim ve föy ekranlarımızda mevcuttur. Bu menülerin kullanım şekli standart olup aynı amaca hizmet etmektedirler. Bundan dolayı bu menülerle neler yapılacağını burada detaylandırmak yerine birkaç cümle ile değinmenin yeterli olacağını düşündük.
Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile yenilenen kayıtların ekranınızda görüntülenmesini sağlayacak, ekranınızda yer alan kayıtları istediğiniz kolon başlığına göre gruplayarak listelenmesini sağlayacak, hatta bu guruplar altındaki bilgilerin ekranınızda sürekli görüntülenip görüntülenmeyeceğini ve alt toplamlarının yer alıp almayacağını belirleyebileceksiniz. Kolon başlıklarını programınız tarafından default olarak belirtilen en uygun genişliğe getirebilecek, ekranda değişiklik söz konusu ise varsayılan ekrana geri dönüşü sağlayabileceksiniz. Aktarım Menüsünün size sunacağı seçenekler ile kayıtlarınızı istediğiniz ortama aktarabileceksiniz. (Excel, text, Xml, Html) Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile dökümünüzü inceleyebilecek ve çıktısını alabileceksiniz. Yönetim menüsünde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz kısa yol tuşlarından bazıları ile, tabloda yer alan herhangi bir karta ait çeşitli detaylarda hazırlanmış bilgiye ulaşabileceksiniz. Analizler menüsünde yer alan seçenekler ile personel kartlarına ilişkin birçok detaya programdan çıkmadan ulaşabileceksiniz. Hareket föyünü, hesap dönemsel bakiyeler tablosunu, hesap hareketlerinin cinslere dağılımını ve sorumluluk merkezli bakiyeler tablosunu anında görüntüleyebileceksiniz .
Evet, yönetim ekranlarının nasıl kullanılacağını açıklamaya çalıştık şimdi sizlere önemli gördüğümüz birkaç detayı Bunları biliyor musunuz? Başlığı altında değinmek istiyoruz. Bunları Biliyor musunuz? Personel kartları yönetim ekranından çıkmadan yeni personel ve benzer personel tanımlaması yapılabilir mi? Bu program çok amaçlı kullanım özelliğinden dolayı, siz kullanıcılarımızın personel kartlarını detaylı olarak inceleyebilmeniz dışında, bu ekrandan çıkmadan yeni personel ve benzer personel girişleri yapabilmenizi hatta bir sonraki koda sahip olacak personel kartları oluşturabilmenizi mümkün kılmaktadır. Bunun için yapılacak tek işlem, imleciniz tablo bölümünde iken ekranınızın üst bölümünde yer alan yeni kayıt, benzer kayıt ya da sonraki kodu oluştur tuşlarına basmanız ya da yönetim menüsünden size uygun olan seçeneği seçmenizdir. Bu işlem sonrasında karşınıza, seçtiğiniz özellikleri içeren personel tanıtım kartı otomatik olarak gelecektir. Bu ekrandan yaptığınız girişler de anında Personel Kartları Yönetim ekranına yansıyacaktır.
Personel kartları yönetim ekranından birden fazla personel kartı seçilerek işlem yapılabilir mi?
Vr.15 (9000 Serisi)
89
Personel Yönetimi
Programınız size birden fazla personel kartını seçip, aynı anda yazdırabilmenizi hatta bu kartlara ilişkin detayları aynı anda listeleyebilmenizi mümkün kılmaktadır. Bunun için öncelikle yapılması gereken, CTRL tuşunu basılı tutarak, mousenuzla tablonuzda yazdırma ya da detay bilgilerini görmek istediğiniz personel kartlarını seçmenizdir. Böylece programınızın seçtiğiniz personel satırının basına (.) işaretini koyacaktır. Şimdi ekranınızın yönetim ve analiz menüsünden ya da kısa yol tuşlarından istediğiniz hareket seçeneğini ya da yazdır seçeneğini seçerek işlemlerinize devam etmenizdir. Böylece personel kartlarınıza ilişkin detaylar sırasıyla karşınıza gelecektir. Personel kartları yönetim ekranında listelenen Kolon başlıkları değiştirilebilir mi? Series 9000 esnek kullanım özelliğinin yanı sıra işlevselliği ile kullanıcılarımızın yönetim ekranlarındaki kolon başlıklarını kendi istekleri doğrultusunda seçebilmelerini mümkün kılmaktadır. Çünkü programlarımızda, personel kartlarına yönelik birçok başlık seçeneğinin kayıtlı olduğu dosyalar yer almaktadır. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın Görünüm menüsünden Alternatif Sorgulama Cümlesi Seç seçeneğini seçmeniz ya da ALT+X tuşlarına basıp, açılacak pencereden size uygun olan başlığı belirtmenizdir.
10.2 Personel İzin Formu Yönetimi (112951) Bu program ile amacımız, izin formu düzenlenmiş olan tüm personellerinizin izinlerini detayları ile birlikte aynı ekran üzerinden incelemektir. Ayrıca bu programı izin formlarına ilişkin bilgilerin başlıklar halinde listelendiği bir tablo olarak da düşünebilirsiniz. Personellerinizin hangi yılda, hangi tarihler arasında, kaç günlük izne ayrıldığı bilgileri yer alacaktır. Personel kartları yönetiminin kullanımına ilişkin yaptığımız tüm detaylar Personel izin formu yönetimi için de geçerlidir. Bundan dolayı bu ekranın kullanımına ilişkin bilgiler detaylandırılmayacaktır. Daha geniş bilgi için personel kartları yönetimi programına ilişkin
Personel yönetim ekranı nasıl kullanılır ve neler yapılabilir?, Bunları biliyor musunuz?
Başlıkları altında anlattığımız açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz.
10.3 Personel Tahakkuk Yönetimi (112950) Bu program ile amacımız; kullanıcılarımızın personellerine yönelik puantaj bilgilerini tek bir ekran üzerinden inceleyebilmelerine dolayısıyla hangi personellerin puantajları yapılmış, hangilerinin tahakkukları kesinleştirilmiş gibi birçok detayı inceleyebilmelerine olanak sağlamaktır. Programınızın en önemli özelliklerinden birisi de, istenilen personeller için puantaj ve tahakkuk kesinleştirme işlemlerinin, hatta puantaj bilgilerinin silinip tahakkukların iptal edilebilmesi işlemlerinin de yapılabiliyor olmasıdır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle puantajını listelemek istediğiniz personellerin kod aralığı veya kod yapısını girmeniz istenir. Yapmış olduğunuz seçime göre, ekranda personel puantaj kartındaki bilgilerin kolon başlıkları halinde listelendiğini göreceksiniz. Şimdi yapmanız gereken personellerinizi belirleyip hangi işlemi uygulayacağınıza karar vermenizdir. Bu ekranda da kullanıcılarımız, Diğer yönetim ekranlarımızda olduğu gibi Yönetim menüsünde yer alan seçenekler yardımıyla personellerine yönelik birçok bilgiye ulaşabileceklerdir. Örneğin imlecin bulunduğu satırda yer alan personelin personel kartını, borç ve devir kartını görüntüleyebilecek, detaya gir seçeneğini çalıştırarak ilgili personelin puantaj kartına ulaşılabileceklerdir. Bu ekrana özel olan Operasyon menüsündeki seçenekler yardımıyla, puantajı ve tahakkuk kesinleştirmesi yapılmamış olan personellerin tek bir işlemde puantajını yapıp tahakkuklarını kesinleştirebileceklerdir. Aynı şekilde puantajlarını ve tahakkuk kesinleştirmelerini iptal edebileceklerdir. Puantajı ve tahakkuk kesinleştirmesi yapılmış personeller için ekranınızın puantaj
Vr.15 (9000 Serisi)
90
Personel Yönetimi
ve kesinleştirme kolonlarında var ibaresi yer alacaktır. Aksi durumda bu kolonlar yok olarak ifade edilecektir. Rapor menüsündeki seçenekler ile de ilgili personel satırındayken birçok rapor alınabilecektir. Bunlar; seçili personel için tahakkuk kontrol raporu, seçili personel için izleme bordrosu, seçili personel için ödeme bordrosu, seçili personel için tanımlı bordro zarfı dökümü, seçili personel için serbest zarf dökümü, seçili personel için yeni tip form dökümünden ibarettir.
10.4 Personel Tahakkuk İzleme (112960) Bu bölümden seçilen personelin seçilen aylar için tahakkuk ve puantaj bilgileri ayrıntılı olarak listelenecek ve bu bilgiler ışığında personelin kazanç detayları ekrana yansıtılacaktır. Öncelikle ilgili aylar için puantajın ve tahakkuk kesinleştirmenin var olup olmadığı belirtilecek hemen akabinde de aylar bazında çalışma gün ve saati belirtilip, brüt ve net kazancı ile SGK matrahı tutarı bilgisi verilecektir. Böylece kullanıcılarımız; personel ödemelerinin ne tutarda olduğunu aylık olarak karşılaştırabileceklerdir. Program çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken; tahakkuk bilgileri listelenecek personelin sıralama şekli alanından yapılacak tercihe göre tarama kod aralığı ya da kod yapısı alanlarından belirlenmesi hemen sonrasında da tahakkukların hangi dönemler için ve hangi tahakkuk numarası için listeleneceğinin seçilmesidir. Bu detaylar belirlendikten sonra sırasıyla seçilen personelin bilgileri listelenecektir. Yukarıda da belirttiğimiz gibi ilgili ekrana personel kodu, adı, tahakkuk ayı, puantajın olup olmadığı, personelin seçilen aylar için toplam çalıştığı SGK gün sayısı, saati, seçilen aylar için kazancının ne kadar olduğu, SGK matrahının tutarı ve net ücretinin bilgisi ile AGİ (asgari geçim indirimi) tutarı ayrı ayrı başlıklar halinde listelenecektir.
Bu ekranın üst bölümünde yer alan Yönetim menüsündeki seçeneklerle kullanıcılarımız istedikleri personelin personel kartını aynı zamanda borç ve devir kartını tek bir tıklama ile görüntüleyebileceklerdir.
Rapor menüsündeki seçenekler ile de ekrandaki bilgilerini rapor formatında görüntüleyebilecek ayrıca kendileri rapor tasarlayıp bunun dökümünü de alabileceklerdir.
10.5 Personel maaş değişimi izleme ekranı (112961) Bu program ile amacımız; personelin maaş değişimlerini parametreler ekranından yapılacak dönem seçimleri bazında ayrıntılı olarak incelemektir. Dolayısıyla hangi personel ne zaman ne maaş almış bu maaş hangi dönemde değişmiş ve değişim oranı ne olmuş gibi detaylar görülebilecektir. Program çalıştırıldığında yapılması gereken,
Maaş değişimlerinin hangi yıllar arasındaki dönemler için izleneceğinin ilk yıl son yıl alanlarından seçilmesi, Maaş değişiminin izleneceği personellerin personel kodu, adı yada kod yapısı alanlarından belirlenmesidir.
Parametre girişleri tamamlandıktan sonra ekrana seçilen personelin maaş bilgileri aylar bazında listelenecektir. Öncelikle bir personele ait detaylar verilecek daha sonrada diğer personellere ait bilgiler sırasıyla listelenecektir. Ekranda personelin kodu, adı, çalışılan mali yıl, tahakkuk ayı, numarası, puantaj maaş tipi, puantaj maaşı, net ve brüt karşılığı, maaşın döviz cinsi, ana döviz cinsinden puantaj maaşı tutarı yine ana döviz cinsinden maaşın net ve brüt karşılığı, değişim tutarı ve değişim yüzdesi ayrı ayrı başlıklar halinde yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
91
Personel Yönetimi
10.6 Personel giriş/çıkış hareketleri ve maaşları izleme ekranı (112962) V15 serisi programlarımızın Personel yönetimine eklemiş olduğumuz Personel giriş/çıkış hareketleri ve maaşları izleme ekranı(112962) ile temel amacımız; proje bazlı çalışan firmalarda personelin belirli dönemlerde çalışıp daha sonra çalışmaya ara vermesi (projenin durması, bitmesi, yeni projelerin başlamasına kadar geçen süreler) durumunda çalışmış olduğu dönemlerin (işe giriş çıkışlarının ve daha sonrasında tekrar işe alımlarının) öncelikle görüntülenmesi sonrasında da bu dönemlerde aldığı maaş tutarının ne kadar olduğunun izlenebilmesidir. Yani çalıştığı aylar zarfında aldığı maaş bilgisinin gösterilmesidir. Program çalıştırıldığında yapılması gereken;
Personel giriş/çıkış hareketlerinin ve maaş durumunun hangi dönemler için listeleneceğinin ilk yıl son yıl alanlarından seçilmesi, Ekranda listelenecek personelin personel ilk kodu, son kodu yada kod yapısı alanlarından belirlenmesidir. Bu ekranda yer alan grup tipi parametresi ile de amacımız; belirli dönemlerde işte çalışıp ayrılmış, daha sonrasında tekrar işe girişi yapılmış olan personelin bu alanda sunulacak seçenekler yardımıyla ayırt edilmesini sağlamaktır. Örneğin personel ilk işe girdiğinde Per001 kodu ile programa tanıtılsın ve işten çıkışı yapılsın. Daha sonrasında aynı personelin tekrar işe girdiğini ve Per002 kodu ile programa tanıtıldığını düşünelim. Bu gibi durumlar söz konusu olduğunda ilgili personelin belirlenmesinde T.C kimlik numarası, sicil numarasını gibi kişiyi tanımlayan ve değişkenlik göstermeyen durumlar baz alınabilecek ve aynı kişi olduğunun belirlenmesinde yardımcı olacaktır.
Parametre tercihleri doğrultusunda seçilen personelin çalıştığı aylar ve bu aylarda aldığı maaş bilgisi ekrana sırasıyla yansıyacaktır. Personelin kodu, adı, giriş tarihi, çıkış tarihi, çalışılan mali yıl, tahakkuk ayı, tahakkuk numarası, puataj maaş tipi, puantaj maaşı, maaşın net karşılığı, brüt karşılığı, döviz cinsi, ana döviz cinsinden puantaj maaşı tutarı yine ana döviz cinsinden maaşın net ve brüt karşılığı ayrı ayrı başlıklar halinde yer alacaktır.
10.7 Personel belge yönetimi (112963) Personel yönetiminin sicil işlemleri menüsünde yer alan Personel belge tanımları (111930) ve Personel belge detay tanımları (111931) ile amacımız; personel belge giriş-çıkış hareketlerinin fazla olduğu firmalarda alınan ve verilen belgelerin sağlıklı bir şekilde takip edilmesini ve belirli süreler dahilinde kullanılabilecek belgelerin kalan sürelerinin kontrol edilmesini sağlamaktır. Bu uygulamanın özellikle yurtdışında işlem gerçekleştiren ve personel çalıştıran firmalar için -pasaport, çalışma izni, vize gibi yurtdışı çıkışlarda prosedür olarak kullanılan belgelerin takibi açısındanişlevsel ve faydalı olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü işlerin sağlıklı ilerlemesi açısından söz konusu belgelerin kullanım süresinin takibi ve bazı durumlarda bu sürelerin uzatılması gerekebilmektedir. Personel belge yönetimi (112963) ekranından da, seçilen personelin istenen belgeleri ekrana yansıtılabilecek ve belgeye ait girilen detaylar hakkında bilgi sahibi olunabilecektir. Bunun yanı sıra belgenin durumu (kendisinde, firmada, başka kurumda) operasyon menüsünde sunulan seçenek yardımıyla değiştirilebilecektir. Ayrıca bu ekranda belgelerin ne zaman verildiği, kullanım süresi, belgenin durumu gibi bilgilerde kullanıcılarımıza sunulacaktır. Program çalıştırıldığında yapılması gereken; belge durumu izlenecek personelin ve hangi belge yada belgelere ait detaylarının inceleneceğinin seçilmesidir. Bu seçimde ekranın üst yarısında sunulan personel kodu, adı veya personel kod yapısı ile belge kodu, adı veya belge kod yapısı alanlarından belirlenecektir. Seçim sonrasında istenen detaylar ekranın ikinci yarısına; personel kodu- adı, belge kodu- adı, belge no, belge veriliş yeri, ülke kodu, veriliş tarihi, bitiş tarihi, kalan gün, belge pozisyonu, sorumlu personel, pozisyon değişim tarihi ve pozisyon açıklaması şeklinde ayrı ayrı başlıklar halinde sıralanacaktır. Bu ekranda belge pozisyonunun değiştirilmesi için yapılması gereken tek işlem, ilgili satırların mouse göstergesiyle tek tek seçilmesi ve ekranın üst yarısında Operasyon
Vr.15 (9000 Serisi)
92
Personel Yönetimi
başlıklı menüde sunulan “seçili satırların belge pozisyonlarını değiştir” çalıştırılmasıdır.
Vr.15 (9000 Serisi)
93
seçeneğinin
Personel Yönetimi
11 ANALİZLER Bu bölümde personel tahakkuk kübünü inceleyeceğiz.
11.1 Personel Tahakkuk Kübü (112900) Bu program ile kullanıcılarımız; personellerinin kazançlarına yönelik her bilgiyi, istedikleri detaylarda analiz edebilme imkânına sahip olabileceklerdir. Analizinizde sadece tahakkuku kesinleşmiş personel bilgilerinin yer almasını sağlayabileceğiniz gibi, tahakkuku kesinleşmemiş personel bilgilerinin de dikkate alınmasını sağlayabilirsiniz. Çünkü analiz küplerimiz kullanıcılarımıza, hem işleyiş açısından hem de kullanılabilecek veri açısından birçok detay sunmakta ve kendilerine özel kriterlerle inceleyebilme özgürlüğü vermektedir. Şöyle ki
Personellerinin ay bazında tahakkuklarının ne kadar olduğunu, Personel kazançlarının bulundukları bölgelere ve departmanlara göre nasıl bir dağılım gösterdiğini , Personellerin bağlı olduğu SGK şubesinin ne olduğunu ve Bağlı oldukları iş grubuna göre tahakkuklarının ne kadar olduğu
gibi bir çok detayı tek bir ekrandan analiz edebilme şansına sahip olabileceklerdir. Bu seçenekleri istekleriniz doğrultusunda çoğaltabilmeniz pek tabii ki mümkündür. Programınız bu konuda sizlere, analiz kapsamına alabileceğiniz birçok analiz boyutu sunacaktır. Programınızın en önemli detayı mouse'un sürükle bırak özelliği sayesinde analiz kapsamına alınacak tüm başlıkların hem yatay hem de dikey olarak ekrana yerleştirilebilmesidir. Programı çalıştırdığınızda otomatik olarak karşınıza, tahakkukları kesinleştirilmiş personellerinizin bilgileri gelecektir. Eğer ki kullanıcılarımız tahakkukları kesinleştirilmemiş personel bilgilerini de, bu ekrandan izlemek isterlerse ekranın üst bölümünde yer alan kesinleştirilmemiş tahakkukları da getir parametresini işaretlemiş olmaları yeterlidir. Ekranınızda personellerinizin tahakkuk detayları yani kazanç, ek kazanç, özel indirim, SGK muafı, göçmen indirimi, sakatlık indirimi gibi tutarların yer aldığını göreceksiniz. Şimdi yapmanız gereken, personel tahakkuk hesaplarını hangi detayları baz alarak analiz edeceğinizi belirlemeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın Analiz boyutları bölümünde sıralanan kolon başlıklarından, analiz kapsamına alacağınız başlıkları mouse'unuz yardımıyla ekranınızın kolonlar bölümüne ister yatay, isterseniz de dikey olarak yerleştirmenizdir. Programınız seçimlerinizi dikkate alacak ve istediğiniz bilgileri ekranınıza getirecektir. Örneğin analiz boyutlarından ay ve personel başlığını ekranınıza dikey olarak, tahakkuk başlığını da yatay olarak yerleştirebilirsiniz. Böylece ekranınızın üst yarısına tahakkukların, hemen altında da bu tahakkukların hangi personellere ait olduğu bilgisi ile kazanç, ek kazanç, sosyal yardım gibi tahakkuk detaylarının gruplar halinde yansıdığını göreceksiniz. Sizler daha fazla bilgi ile daha fazla sonuca ulaşabilirsiniz. Bu tamamen hangi bilgiyi hangi sırada görmek istediğinize bağlı olarak belirlenecektir. Analiz ekranlarının genel özellikleri Ekranınıza yatay ve dikey olarak yerleştirdiğiniz analiz boyutlarının yerlerini otomatik olarak değiştirebilirsiniz. Yani yatay olarak sıralanan kolon başlıklarının dikey, dikey olarak sıralanan kolon başlıklarının da yatay olarak sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan Görünüm başlıklı menüden "çapraz değişimi" seçmeniz yeterli olacaktır. Ekranda sıraladığınız analiz boyutları için kriter verebilirsiniz. Yani ay, personel ve tahakkuk gibi başlıkların hangi detaylarda listeleneceğini belirleyebilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilgili başlıkların yanında yer alan ok tuşunu tıklamanız ve açılacak ekrandan istediğiniz seçenekleri “evet”, istemediğiniz seçenekleri de hayır (X) olarak işaretlemeniz
Vr.15 (9000 Serisi)
94
Personel Yönetimi
yeterli olacaktır. Örneğin tahakkukların Ocak ayından Mayıs ayına kadar olan tutarlarının listelenmesini bu kriterler sayesinde belirleyebilirsiniz. Analizinizi grafik bazında görüntüleyebilirsiniz. Bunun için yapılacak tek işlem, hangi analiz boyutuna ait grafiği görüntülemek istiyor iseniz, ilgili başlığın başında yer alan grafik işaretini mouse'umuzla seçmeniz yeterlidir. Grafiğiniz anında karşınıza gelecektir. Daha sonra da grafiğinize ilişkin düzenlemeler yapabilir, hangi şekilde görüntüleneceğini belirleyebilirsiniz. Tercih size bırakılmıştır. Ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler yardımıyla, analiz kapsamına aldığınız başlıklara ve verilere ilişkin istediğiniz düzenlemeleri yapabilirsiniz. Örneğin analiz başlık renklerinizin istediğiniz fonda görüntülenmesini, verilerinizin gözünüze hoş gelecek renklerle listelenmesini, küplerinize ait tüm bilgilerin tablo formatına çevrilmesini, kapalı olan başlık bilgilerinizin tüm detaylarıyla görüntülenmesini, hücrelerinize ait genişliklerin istediğiniz boyuta getirilmesini, tüm detayların aynı anda kapatılmasını ve açılmasını, yatay ve dikey olarak yerleştirilmiş başlıkların çapraz değişimle otomatik olarak yer değiştirmesini, tablonuza ait sorgu cümlesinin görüntülenmesini, seçilen hücreye ait detay bilgilerin küp görüntüsünün altında bir tabloda listelenmesini, küpte yer alan kolon ve satır toplamlarının isteğinize göre sonda, başta, sabit ya da yok olmasını, küpünüzün Düz, 3 boyutlu ve karışık olarak görüntülenmesini, küplerinizde listelenen hücrelerin çerçeveli olarak görünmesini, tutar-miktar vb. alanların ondalık hane sayısının belirlenmesini sağlayabilirsiniz. Bunun yanı sıra bu menüde yer alan Görünüm Planı Yöneticisi seçeneğiyle analiz boyutlarında yer alan satır ve kolonlarla ilgili filtreleme vb. işlemleri yapabilir buna benzer olarak Değer yönetici seçeneğiyle de küplerde varsayılan olarak gelen kolonlarla ilgili düzenlemeleri yapabilirsiniz. En önemlisi de ekranınızdaki görüntüyü saklayabilirsiniz. Dosya menüsündeki seçenekler ile analizini istediğiniz isimle kaydedebilir sonrasında açabilirsiniz Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile analizinizin excel programına aktarılmasını ve internet ortamından görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Yazıcı Menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen analiz bilgilerinizin döküm öncesinde sayfa ve baskı ayarlarını yapabilir, ön izleme seçeneği ile dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebilirsiniz. Ayrıca bu menüde yer alan çıktı kalitesi seçeneği sayesinde dökümünüzü Siyah-beyaz, düz ve göründüğü gibi alabilirsiniz. Yönetim menüsünde yer alan tarih değiştir Alt+C seçeneği ile analizinizin tarih aralığını yeniden belirleyebilirsiniz. Programlarımızın giriş ekranının üst bölümünde yer alan Veri küpü programı ile kayıtlı olan analizlerinizi ekrana çağırabilir ve gerekli düzenlemeleri yaparak analizinizi geliştirebilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
95
Personel Yönetimi
12 RAPORLAR PERSONEL YÖNETIMI’nin raporlar menüsünde yer alan programlar ile; personellerinizin icmal durumlarını, kazançlarını, ek kazançlarını, sosyal yardımlarını ve özel kesintilerini ayrı ayrı listeler halinde inceleyebileceksiniz. Ayrıca bu bölümden, işe yeni başlayan personelleriniz ile işten ayrılmış personellerinize yönelik bilgileri dökebileceksiniz. Kıdem ve ihbar tazminatlarına ilişkin dökümlerde bu bölümden alınabilecektir. Bu bölümde yer alan programları açıklamaya başlamadan önce, rapor kriterleriyle ilgili olarak bir takım açıklamalarda bulunmak istiyoruz; Önemli Not! Rapor programlarıyla ilgili olarak yapacağımız hatırlatma şöyle; PERSONEL YÖNETIMI’ NİN bütün rapor programlarında, rapora dahil edilecek personelleri farklı kriterlere göre belirleme imkânınız vardır. Örneğin personellere ilişkin kod aralığı veya kod yapısı girerek, sadece bu kod sınırları arasındaki personellerinizi rapora dahil edebilirsiniz. Personel kodlarını hatırlayamıyorsanız, rapora dahil edeceğiniz personelleri isim aralığı (ilk ad-son ad) ve ad yapısı vererek de sınırlayabilirsiniz. Bu da sizin için yeterli değilse, raporlarınızı departman kodlarına göre almanız da mümkündür. Yani ilk departman kodu-son departman kodu veya departman yapısı kriterleri ile de rapor alabilirsiniz. Bunun dışında görev kodlarına göre, personel sicil numaralarına göre raporlar almanız da mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem rapor parametreleri ekranında yer alan “sıralama şekli” parametresinden seçim yapmanızdır. Koda göre, departmana göre vb şekilde.
Raporlar menüsünü oluşturan programlarımızı anlatmaya, bu menüde yer alan rapor tanımlama programı ile başlamayı uygun gördük. Şöyle ki, PERSONEL YÖNETIMI’nde alacağınız kimi raporların içeriğini oluşturmak tamamen siz kullanıcılarımıza bırakılmıştır. Örneğin bordro ve zarf dökümleri menüsünde yer alan izleme bordrosu ve ödeme bordrosu raporları bu rapor programlarındandır. Yani raporunuzda hangi bilgilerin, hangi sırayla yer alacağını sizler “rapor tanımlamaları” programı ile belirleyeceksiniz. Bunun için de önceliği eski ve yeni tip rapor tanımlamalarının nasıl yapılacağına vererek menüde yer alan diğer raporları sırasıyla anlatmaya çalışacağız.
12.1 Rapor Tanımlama Bu bölümde sizlere eski ve yeni tip olmak üzere personellerinize yönelik raporların nasıl tanımlanacağından söz edeceğiz. Açıklamalarımıza öncelikle eski tip rapor tanımlamalarına değinerek başlayacağız.
12.1.1 Rapor tanımlama (113500) Personel programınızda yer alan bazı raporların içeriğini oluşturmak tamamen siz kullanıcılarımıza bırakılmıştır. Bordro ve zarf dökümleri menüsünde yer alan izleme bordrosu ve ödeme bordrosu raporları bu rapor programlarındandır. Yani raporunuzda hangi bilgilerin, hangi sırayla yer alacağını sizler belirleyeceksiniz. Bunun için de rapor tanımlamaları adıyla bir program geliştirilmiştir. Bu bölümden rapor tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalışacağız. Eğer sisteminizde hiç bir rapor tanımlaması yapılmadıysa, yukarıda sözünü ettiğimiz raporları almanız da mümkün olmaz. Açıklamalarımıza geçmeden önce bir noktayı hatırlatmakta fayda görüyoruz; yapacağınız her rapor tanımlamasına bir isim verilecektir. Dolayısıyla farklı bilgilerle donanmış dilediğiniz kadar rapor tanımlayabilme imkanınız vardır. Tanımladığınız raporları ise, bu tanımlamaların geçerli olduğu tüm programlarda kullanabilirsiniz. Örneğin “ödeme” adını verdiğiniz bir rapor tanımlamasında 15 ayrı bilgi bulunuyor. Bu kolonların yer aldığı raporu ödeme bordrosu dökümlerinden alacağınız gibi, aynı
Vr.15 (9000 Serisi)
96
Personel Yönetimi
ismi seçerek izleme bordrosu raporundan da alabilirsiniz. Başka bir ifadeyle, yaptığınız rapor tanımlamaları, her yerde bir pencere içinde karşınıza gelecek ve farklı menülerden aynı raporu alabilme imkanınız olacaktır. Rapor tanımlamaları bölümüne girdiğinizde, karşınıza tanımlayacağınız raporun adını soran bir ekran gelecektir. Bu ekrandan daha önceden tanımladığınız bir raporu çağırmak istiyorsanız F10 penceresinden yararlanıp söz konusu raporu çağırabilirsiz. Eğer yeni bir rapor tanımlıyorsanız, bu alana gireceğiniz yeni isimle beraber ekranınızda "yeni tablo tanımlanıyor" şeklinde bir mesaj belirecek ve tanımlamanın yapılacağı ekran boş olarak karşınıza gelecektir. Karşınıza gelen ekran bir personele ait sabit ve hesaplanan tüm bilgilerin bulunduğu 19 sayfalık bir değişkenler listesinin ilk sayfasıdır. Yapılacak işlem, raporda bulunması istenen alanların karşısına 1’den başlayarak numara vermektir. Bu numaralar hangi değişkenleri raporumuzun kolonları olarak görmek istediğimizi belirtmekle kalmaz, aynı zamanda bu değişkenleri hangi sırayla istediğimizi belirler. Seçilen değişkenlerin sırası ya da bulundukları sayfa konusunda hiç bir kısıtlama yoktur. Raporda bulunacak değişkenler numaralar verilerek işaretlenecektir. Örneğin yanına 8 yazılan değişken 8. kolonda, 10 yazılan değişkende 10. kolonda yer alacaktır. Burada siz kullanıcılarımıza 12 ve 13 olarak numaralandırılmış tablolar hakkında önemli gördüğümüz bir detayı aktarmak istiyoruz. Bu tabloların her birinde personel ücretlerinin belirlenmesinde etkili olan Kazanç, ek kazanç ve sosyal yardımlara ait tüm parametrelerin net ücretlerini listeleyebileceğiniz kolonlar yer almaktadır. Bu kolonların en önemli özelliği, personeliniz için hesap tipi olarak ne seçerseniz seçin raporlarınızda bu kazançları net ücret üzerinden görebilecek olmanızdır. Bu tablolarla temel amacımız kullanıcılarımızın hesap tipi seçimlerine bağlı olarak kazançlarının brüt ve net ücret tutarlarını karşılaştırabilmelerine olanak sağlamaktır. Şöyle ki; Hesap tipi brütten nete olarak belirlenen personel için rapor tanımladığınızda, örneğin 4. tablodan seçtiğiniz kazanç toplamları (Normal kazanç, Ek kazanç ve Sosyal yardım) ya da 6-7-8. tablolardan seçtiğiniz kazanç kalemlerinde brüt ücretler dikkate alınmaktadır. Dolayısıyla kullanıcılarımız bu kazançların net tutarlarını görebilmek için bu tablolardan ilgili kazanç kalemlerini seçmeleri gerekecektir. Hesap tipi netten brüte olarak belirlenen personel içinse 4. tablodan seçilen kazanç toplamları ya da 6-7-8. tablodan seçilen kazanç kalemlerinde net ücretler dikkate alınmaktadır. Eğer ki kullanıcılarımız Sistem parametreleri/Yasal parametreler/Diğer parametreler ekranında yer alan Tutarları Brüt göster parametresini evet olarak seçmişlerse bu durumda ilgili kazançlar yine brüt ücret üzerinden değerlendirilmektedir. Bu gibi parametre seçimleri söz konusu olduğunda kullanıcılarımızın, ilgili kazançların net ücretlerini görebilmeleri, dolayısıyla brüt ücretle karşılaştırmasını tek bir rapor ekranında yapabilmeleri için ilgili tablolardan uygun kazanç kalemlerini seçmeleri yeterli olacaktır. Tanımlanan rapor için istenen değişkenler seçildikten sonra ya da eski raporunuzda yaptığınız yeni düzenlemelerden sonra, mutlaka söz konusu raporu ALT+S tuşları ile kaydetmelisiniz. Artık adıyla çağırabileceğiniz ve kullanıcı raporları bölümünden dökümünü alabileceğiniz bir rapor taslağı tanımlamış bulunuyorsunuz. Personel programınız sayesinde buna benzer istediğiniz sayıda rapor taslağı düzenleme şansınız vardır.
12.1.2 Bordro Zarfı Tanımlama (113150) Bu bölüm sayesinde firmalar kullanmak istedikleri formlarda bordro zarfı tanımlayabilirler. Zarf formunu tanımlamaya başlamadan önce bazı hazırlıklar yapmak yerinde olacaktır. Firmada kullanılan bordro zarflarından biri üzerine, bu zarfa yazılacak bilgilerin satır ve sütun numaraları tespit edilmelidir. Bunu yaparken zarfın basılacağı yazıcıdan alınmış bir döküm kullanılması kolaylık sağlar. Elbette ki ilk Vr.15 (9000 Serisi)
97
Personel Yönetimi
aşamada bu tespitler büyük ölçüde tahmini olacaktır. Tespit edilen satır ve sütun numaralarını zarf üzerine not almak bilgi girişini kolaylaştırır. Artık programı çağırıp formu tanımlamaya başlayabiliriz. Karşınıza gelecek ekranın; Maksimum satır sayısı alanına hazırlayacağınız bordro zarfına maksimum kaç satır bilgi yazılacağı girilmelidir. Satır sayısını girerken zarfın boyutlarını da dikkate alınız. Maksimum kolon sayısı alanı ise bordro zarfının bir satırına yazılacak maksimum karakter sayısı girilmelidir. Karakter tipi, zarfın hangi tip karakter ile basılacağı bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden belirlenecektir. Bordro ayı/yılı pozisyonu alanı, bordro ayının yılının ve pozisyonunun zarfın neresine basılacağını sorar. Bu alana verilecek bilgi üç rakamdan oluşur. Satır, sütun ve genişlik. Program bordro ayını verilen satıra, sütuna ve verilen genişlikte basacaktır. Satır, sütun ve genişlik değerleri bir birlerinden virgüllerle ayrılarak yan yana girilirler. Eğer 3,1,8 rakamları verilirse program söz konusu bilgilileri bordro zarfının üçüncü satırının birinci kolonundan başlayarak sekiz karakter uzunlukta basacaktır. Bu bilgilerin zarfa yazılması istenmiyorsa bu alan boş bırakılmalıdır. Firma adı/pozisyonu da firma adının zarfta nereye basılacağını soran alandır. Eğer firma adının basılması istenmiyorsa bu alan boş bırakılır. Bu ekrandaki alanlar doldurulunca program kendiliğinden bir sonraki ekrana geçecektir. Bu ekran, zarf formuna koyabileceğiniz tüm bilgi alanlarını içerir ve 10 ekran sayfasından oluşmuştur. Bütün yapacağınız, zarfa çıkmasını istediğiniz alanların yanına zarfta basılacakları yerin satır, sütun ve genişlik numaralarını vermek. Zarfa basılacak bilgilerin tümünün yerleri belirtildikten sonra bu bilgiler ALT+S tuşları ile kaydedilmelidir. Şimdi sıra tanımlı zarf dökümü programından bir çıkış almaya gelmiştir. Kullanılan zarf formunu yazıcıya yerleştirip bir personelin zarfını dökünce zarf tanımlamadaki başarımız ortaya çıkacaktır. Bundan sonra zarf formu tanımlamaya dönüp yerine oturmayan değerlerin yerlerinde değişiklikler yapılması gerekir. Bu değişiklikler yine ALT+S tuşlarına beraber basılarak kaydedilir. Bundan sonra alınacak zarf dökümünün istenen sonuca daha yakın olacağından eminiz. Bu düzeltme işlemi kullanıcı sonuçtan tatmin oluncaya kadar sürdürülür.
12.1.3 Tanımlanan Raporu Sil (113600) Deneme amacıyla tanımladığınız veya tamamen yenilenmesi gereken raporların F10 ekranlarında görünerek kalabalık bir liste oluşturmasını engellemek için bu raporları silebilirsiniz. Bunun için programa girdiğinizde karşınıza gelecek “döküm adı” alanına silmek istediğiniz rapora verdiğiniz ismi girmeli veya F10 listesinden seçmelisiniz. Döküm adı girilip enter tuşuna basıldığında ekranın alt tarafında; “silme bu raporu sil” şeklinde bir mesaj belirecektir. Bu raporu sil mesajının üzerine gelip enter tuşuna bastığınızda raporunuz silinecektir.
12.1.4 Yeni Tip Kullanıcı Tanımlı Raporlar Bu bölümde yer alan programlar ile kullanıcılarımız; öncelikle görsel ve içerik olarak yenilenmiş olan rapor tanımlama ekranından raporlarını tanımlayacak sonrasında da bu raporun dökümünü alacaklardır. Şimdi bu tanımlamaların nasıl yapıldığını incelemeye çalışalım.
12.1.4.1 Rapor Tanımlama (113501) Rapor döküm yönelik olarak, başlığı altında tamamen yeni
ekranlarımız görsel ve içerik olarak tamamen yenilenmiş olduğundan bu amaca programınızın Raporlar & Grafikler menüsüne Yeni tip kullanıcı tanımlı raporlar bir menü eklenmiştir. Bu menüde yer alan Rapor tanımlama (113500) programı rapor formatına uygun şekilde tasarlanmıştır. Dolayısıyla rapor tanımlamadaki bu
Vr.15 (9000 Serisi)
98
Personel Yönetimi
değişimin siz kullanıcılarımıza daha fazla hareket özgürlüğü sağlayacağına inanıyoruz. Çünkü mouse'un sürükle bırak özelliğini kullanarak rapor başlıklarını daha kolay belirleyecek ve rapor başlıklarındaki sıralamalarınızı daha kolay değiştirebileceksiniz. Kullanıcılarımız istedikleri sayıda ve istedikleri bilgiler doğrultusunda rapor tanımlaması yapabilirler. Çünkü programınız personellere yönelik her detayı size sunacaktır. Size düşen sadece, oluşturacağınız raporda hangi başlıkların yer alacağını seçmeniz ve raporu hangi isimle kayıt edileceğini belirtmenizdir. Rapor nasıl tanımlanır? Öncelikle rapor tanımla programı çalıştırılır ve raporda yer almasını istediğiniz başlıkların seçileceği "Özelleştirme" ekranı ile bu başlıkların taşınacağı tanımlama ekranına ulaşılır.
Daha sonra "Özelleştirme" başlıklı ekrandan istenilen rapor kolonları mouse yardımıyla tek tek seçilerek rapor tanımlama ekranına taşınır.
Tüm kolon başlıkları bu şekilde seçilip raporun içeriği belirlendikten sonra, ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz "Kolon genişliklerini ayarla" butonunu tıklayarak kolonlarınızın genişliğini programınızın belirleyeceği default ölçülere getirebilirsiniz. Tabii ki kullanıcılarımız kolon genişliklerini mouse göstergelerini kullanarak da yapabilirler. Tanımlanan raporda istemediğiniz herhangi bir başlık var ise bu başlık üzerinde mouse'unuzun sağ tuşunu basılı tutarak ekranınızda aşağı yukarı hareket ettirip (X) işaretini gördüğünüzde bırakmanız yeterli olacaktır.
Oluşturduğunuz raporla ilgili her şeyin tamam olduğunu düşünüyorsanız ekranınızın Dosya başlıklı menüsünden "Kaydet" seçeneğini seçerek istediğiniz isim altında kaydedebilirsiniz. Eğer sisteminizde var olan bir raporu ekrana çağırmak istiyorsanız yine bu menüde yer alan "Aç" komutunu seçerek raporunuzu ekrana çağırabilir ve gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra Kaydet butonuyla aynı isim altında kayıt yapabilirsiniz. Eğer rapor farklı bir isimle kaydedilecek ise bu durumda "Farklı kaydet" seçeneği kullanılarak ilgili raporun farklı bir isim altında saklanması sağlanabilir.
Tüm bu işlemler sonrasında raporunuz döküme hazırdır. Bu döküm ise Rapor döküm (113502) programından gerçekleştirilecektir.
12.1.4.2 Rapor Döküm (113502) Bu bölümden de bir önceki bölümde tanımlamış olduğunuz raporların dökümü alınacaktır. Program çalıştırıldığında öncelikle sizden,
Tanımlı olan hangi raporu dökeceğinizi seçmeniz istenecektir. Daha sonra karşınıza “Çoklu tahakkuk seçimi” başlıklı parametre ekranı çıkacaktır ve bu ekrandan yapacağınız seçimler doğrultusunda isteğiniz ayların tahakkuk bilgilerinin toplamlarını isterseniz ayrı ayrı isterseniz de toplu olarak dökebileceksiniz. Akabinde programınız bu defa da raporu hangi başlık altında listeleyeceğinizi girmenizi isteyecektir. Başlık girişi yapılıp rapor döküm yeri de belirlendikten sonra istediğiniz detaylar doğrultusunda tanımladığınız rapor listelenecektir.
12.1.4.3 Serbest rapor tanımlama (113503) Bu bölümden kullanıcılarımız; içeriğini tamamen kendilerinin belirleyeceği *.RTF formatında şablon rapor dosyaları hazırlayıp, istedikleri dosyanın istedikleri personeller için dökümünü alabileceklerdir. Örneğin personellerinize topluca duyurulmasını istediğiniz herhangi bir kutlama yazısını, başarı mektubunu yada davet mektubunu bu bölümden hazırlayıp daha sonrasında kendilerine iletilmesini sağlayabilirsiniz. Aynı şekilde bilgi amaçlı olarak personellerinizin borç bakiyelerinin bildirimine yönelik dosyalar hazırlayıp kendilerine ulaştırabilirsiniz. Bunun için öncelikle yapılması gereken, bu Vr.15 (9000 Serisi)
99
Personel Yönetimi
bölümden rapor dosyasının içeriğinin belirlenmesi, daha sonra da Serbest rapor döküm (113504) programından, hangi dosyadaki bilginin hangi personeller için listeleneceğinin seçilmesidir. Programlarımızda farklı içeriklerde birden fazla rapor dosyası oluşturabilirsiniz. Programınızın en önemli özelliği personellere yönelik veri alanlarının da kullanılabiliyor olmasıdır. Maaş tipi, yol yardımı vb. Şimdi rapor dosyası oluşturulurken nasıl bir yol izleneceğini hep beraber inceleyelim. Rapor dosyası nasıl oluşturulmalıdır? Öncelikle Serbest rapor tanımlama (113503) programı çalıştırılmalı ve rapor içeriğinin yazılacağı word programı formatındaki ekrana ulaşılmalıdır. Oluşturulacak rapor dosyasının içeriği bu ekrana yazılmalıdır. Eğer hazırladığınız metinde personellerinize ait veriler kullanılacak ise yani personel kodu, adı, borç taksiti gibi detaylara yer verilecek ise, ilgili veriler ekranınızın üst bölümünde yer alan “veri alanı ekle” alanında sıralanmış bölümlerden seçilmeli ve yazıya aktarılmalıdır. Veri alanları belirlenirken dikkat edilecek en önemli nokta, yazınızın içeriğine göre hangi veri alanının nerede yer alacağının tanımlanmasıdır. Sıralamada yapılacak bir yanlışlık, yazınızın içeriğinin değişmesine sebep olabileceğinden bu tanımlamalara dikkat edilmelidir. Aynı metin içinde aynı veri alanlarını birden fazla kullanabilirsiniz. Bu tamamen yazınızın içeriğine göre belirlenecektir. Personel adı değişkenini, yazının girişinde kullanabileceğiniz gibi, yazının sonunda da kullanmak isteyebilirsiniz. Bu durumda personel adı, kullanım sırası da göz önünde bulundurularak 2 kere tanımlanmalıdır. Veri alanlarının rapor içindeki kullanımını personellerinize ait aylık borç taksitini belirten bir yazı ile açıklamaya çalışalım. Sayın Bu çalışma ayına ait borç taksitiniz Yeni Türk Lirasıdır. Bilginize sunarız. Görüldüğü üzere Sayın'dan hemen sonra yaptığımız tanımlayama göre personellerimizin adı soyadı yazılacak. Bu tanımlamayı veri alanı ekle Bölüm-1 alanında seçtik ve yazımıza aktardık. Yazımızın içeriğine göre taksitiniz kelimesinden hemen sonra da personellerimizin çalışma ayı içindeki borç taksitinin yazılmasını istedik. Bunun içinde yine veri alanı ekle Bölüm-2'den isteğimize uygun olan alan seçimini yaptık ve yazımıza aktardık. Daha sonra yazımızı tamamlayıp uzantısı *.RTF olacak şekilde kaydettik. Şimdi yapmamız gereken Serbest rapor döküm (113504) programından, hazırladığımız dosyayı seçip hangi personelin borç taksit bilgisini listeleyeceğimizi yada, e-posta ile göndereceğimizi seçmemizdir. Ekranınızın üst bölümündeki menülerden yazınızın biçimini belirleyebilir, kayıtlı olan rapor dosyalarını çağırabilir, saklayabilir ve programdan çıkabilirsiniz.
12.1.4.4 Serbest rapor döküm (113504) Bu program ile bir önceki bölümden hazırlanmış olan serbest rapor dosyalarının dökümü alınacaktır. Programı çalıştırdığınızda öncelikle yapmanız gereken, hangi dosyaya ait dökümün alınacağını seçmenizdir. Bu seçimle birlikte karşınıza, personellerin belirleneceği bir ekran gelecektir. Bu aşamada sizden beklenen dosyadaki bilgilerin hangi personeller için ve veri tabanınıza kayıtlı hangi firmalar için listeleneceğini seçmenizdir. Bu seçim sonrasında karşınıza Yazıcı
E-Posta
Ekran
Seçeneklerinin yer aldığı onay ekranı gelecektir. Bu ekrandaki tercihiniz doğrultusunda dosyadaki bilgilerinizi personellere e-posta olarak gönderebilir, yazıcıya dökümünü alabilir yada ekranınıza listelenmesini sağlayabilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
100
Personel Yönetimi
12.2 Bordro ve Zarf Dökümleri Raporlar menüsünün bu bölümünde yer alan raporlar ile personellerinizin kazanç ve kesintilerine ilişkin raporlar ile bordro zarfı dökümlerini alabileceksiniz. Yalnız bu raporları alabilmeniz için raporlar menüsünün, “rapor tanımlama” programından, dökümlerinizin içeriğini belirlemeniz gerekmektedir (Bkz. Raporlar/Rapor Tanımlamaları). Şimdi Bordro ve zarf dökümleri menüsünde yer alan raporları sırayla incelemeye başlayalım.
12.2.1 İzleme Bordrosu (113110) Bu bölümden personellerinizin tahakkuk ettirilen kazanç ve kesintilere ilişkin bilgileri listeleyeceksiniz. Bu raporu alabilmek için daha önceden rapor tanımlamalarının yapılmış olması gerekmektedir. Rapor tanımlamaları için Bkz. Tasarrufu Teşvik Fonu dökümleri/Rapor tanımlama (113500) İzleme bordrosu raporuna girdiğinizde karşınıza raporunuz için hangi dökümün baz alınacağını, yani döküm adını girmeniz istenir. Eğer rapor tanımlama bölümünden birden fazla döküm adı vererek tanımlama yaptıysanız, bu alanda F10 tuşuna basarak yada satır sonu butonunu tıklayarak açılacak pencereden döküm adlarını bir liste halinde ekrana getirebilir ve buradan seçebilirsiniz. Döküm adı girildikten sonra imleç bir alt satırda, yani “döküm başlığı” alanında konumlanacaktır. Eğer alacağınız tahakkuk raporuna bir başlık vermek isterseniz, bu alana döküm başlığını girebilirsiniz. Bu ekrandan belirtilecek en son detay, raporunuzda sayfa sonu ve rapor sonu toplamlarının dökülüp dökülmeyeceğine ilişkin tanımlamanızdır. Raporunuz varsayılan olarak toplam dökümlerin alınacağı şekildedir. Eğer bu toplamlardan herhangi birisinin ya da ikisinin birden raporunuzda yer almasını istemiyorsanız ekranda yer alan Dos mode da sayfa sonu toplamları dökülmesin ve Dos mode da rapor sonu toplamları dökülmesin parametrelerinin başındaki kutucukları işaretlemeniz yeterlidir. Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Parametrelerinizi belirledikten sonra F2 tuşuna basınız. Karşınıza bir başka ekran görüntüsü gelecektir. Raporlar bölümüne ilişkin açıklamalarımızın başında da değindiğimiz gibi (Bkz. Raporlar) raporlarınızı değişik kriterlere göre alabilmeniz mümkündür. Bu kriterlerden ilki, personellerinize ilişkin ilk kod-son kod ve kod yapısı girişleridir. Yani raporunuza dahil edeceğiniz ilk personelinizin ve son personelinizin kodlarını veya personel kod yapısını girebilirsiniz. İşte karşınıza gelen bu ekranda öncelikle kod sınırları ve kod yapısının girileceği alanlar yer alır. Biz burada değişmeyen parametrelerin neler olduğunu açıklayacağız; Hesap rakamlarını: Bu alanda satır sonu butonuna bastığınızda açılacak olan iki seçenekli pencereden dökümünüzde yer alacak rakamların hangi tahakkuktan alınmasını istediğiniz sorulacaktır. Bir ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmış ve raporunuzda da bu tahakkukların toplam değerlerini görmek istiyorsanız, karşınıza gelen pencereden “ay içi toplam tahakkuktan al” seçeneğini tercih etmelisiniz. Sadece tek bir tahakkuka ait değerleri görmek istiyorsanız “tek tahakkuktan al” seçeneği seçilmelidir. Bu durumda programa girerken hangi tahakkuk no'yu girdiyseniz, o tahakkuka ait değerler listelenir. Seçiminizi yapınız. SGK şube: Bu alana Sistem/Şirket Parametreleri/SGK tanımları alanında tanımladığınız SGK şubeleri, satır sonu butonunu tıkladığınızda bir pencere içerisinde karşınıza gelecektir. Burada
Vr.15 (9000 Serisi)
101
Personel Yönetimi
raporunuzu hangi SGK şubesine bağlı personelleriniz için döktürmek istiyorsanız ilgili şubeyi seçmelisiniz. Bu alandaki seçiminiz sonrasında sadece ilgili şubeye bağlı olan personellerinizin dökümü yapılacaktır. Şube seçiminden sonra Bölge Md. dosya no ve SGK İşyeri sicil no alanlarına ilgili bilgiler otomatik olarak gelecek ve bir sonraki ekrana yani döküm yeri tercih ekranına hızla geçeceksiniz. Döküm yeri tercihinizi de yaptıktan sonra dökümünüz listelenecektir. Bu dökümde yer alan kolon başlıkları, yukarıda da değindiğimiz gibi sizin; Raporlar/Rapor Tanımlamaları bölümünden seçtiğiniz kolonlardır. Dolayısıyla ilgili bölümde rapor için alan seçimi yaparken istediğiniz alanları raporunuza dahil edip, gerek görmediklerinizi ise seçmeme şansınız vardır. İlgili bölümde dilediğiniz kadar rapor tanımlaması yapıp bu alana gelerek tanımladığınız bu raporların dökümlerini alabilirsiniz.
12.2.2 Ödeme Bordrosu (113120) Ödeme bordrosu raporu, diğer döküm programlarına benzemekle birlikte, bazı özellikler taşır. Bu liste, firmada ücret ödenirken kullanılan ve personel tarafından imzalanan bir liste olarak düşünülmüştür. Bu yüzden bu listeyi izleme bordrosu raporundan ayıran en önemli özellik; tanımlanan liste formunun sonuna bir imza kolonu ve satırlar arasında da çizgilerin olmasıdır. Bu program da diğer döküm programları gibi kullanıcı tarafından tanımlanmış raporları döker. Raporda, giriş ekranı yardımıyla dökümü istenen raporun adı, başlığı, raporda sayfa sonu ve rapor sonu toplamların dökülüp dökülmeyeceği, hangi personel grubu için istendiği, hangi SGK şubesine bağlı bilgilerin döküleceği ve veri tabanındaki kayıtlı hangi firmalar için listeleneceği sorulur. İlgili parametreler girildikten sonra, döküm yeri tercihi belirlenir ve ücret bordrosu listelenir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.2.3 Tahakkuk Kontrol Raporu (113130) Bu program personelinize ait tahakkuk bilgilerini tek bir ekranda gösteren bir tablodur. Giriş ve içerik itibari ile izleme bordrosu raporu ile aynıdır. Burada da sıralama şekline bağlı olarak bilgileri izlenecek personellerin kod aralığı ya da kod yapısı belirtilir. Hesap rakamlarının hangi tahakkuk bilgilerinden alınacağı ve SGK şubesi seçilir. Daha sonra raporun veri tabanında kayıtlı olan hangi firmalar için listeleneceği seçilerek parametrelerle ilgili girişler tamamlanır. Parametre seçimleri doğrultusunda rapor döküm yeri tercihine göre listelenir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabii bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Şimdi raporunuzdaki ekrandaki bazı alanlara göz atalım.
Vr.15 (9000 Serisi)
102
Personel Yönetimi
Kazanç satırı; personelin normal kazançları (normal çalışma, hafta tatili, g. tatili, vb.) toplamını, Ek kazanç; ek kazançları toplamını, Sosyal yardım da; o ayki sosyal yardımları toplamını gösterir. Toplam kazanç satırı bundan önceki üç satırın toplamını verir. "GV+HS+DV Muafı" şeklinde ifade edilen gelir vergisi, hastalık sigortası ve damga vergisi muafiyeti, özel indirim dışındaki vergi muafiyetlerinin toplamını gösterir. Bu alandaki toplam ile özel indirimin toplamı, toplam indirim satırında görünür. Hesaplanan SGK primi, gelir vergisi ve damga vergisi satırlarını özel kesinti satırı izler. Özel kesinti, personelin o ayki avans, borç taksiti vb. gibi kesintilerinin toplamını gösterir. İşsizlik sigortası personel payı alanında gördüğünüz tutar, ilgili personelin o aya ait işsizlik sigortası indirim tutarıdır. Net satırında görülen rakam; toplam kazançtan toplam kesintinin çıkartılması ve ters bakiye ile yuvarlama farkının hesaba etki etmesiyle bulunur. Devreden gelir vergisi matrahı, önceki ayların vergi matrahları toplamını gösterir. Toplam gelir vergisi matrahı, devreden ile bu ayki gelir vergisi matrahının toplamıdır. Toplam gelir vergisi matrahı bir sonraki tahakkukta devreden gelir vergisi matrahı olacaktır. Tahakkuk ekranı görüntüye geldiğinde, Page Up tuşu ile tablonun başına, Page Down tuşu ile tablonun sonuna ulaşabilirsiniz. Tablonuzda parametreler ekranından seçmiş olduğunuz kod aralığı ya da kod yapısındaki personellerinize ait bilgiler yer alacaktır. Bir personele ait bilgiler ekranınızda sıralandıktan sonra, diğer personele ait bilgilerde aynı ekran üzerinde sıralanacaktır. Raporunuzla ilgili incelemelerinizi tamamladıktan sonra, mouse göstergenizle ekranınızın kapat butonunu tıklayarak programdan çıkabilirsiniz.
12.2.4 Tanımlı Bordro Zarfı Dökümü (113140) Bordro zarfı dökümü, 'Bordro zarfı tanımlama' bölümünde kullanıcı tarafından form bilgilerinin tanımlandığı zarfın dökümüdür. Bu bölüme giriş yapabilmek için mutlaka 'Bordro zarfı tanımlama' bölümünden en az bir tane zarf formu tanımlanmalıdır Bkz. Raporlar/Bordro Zarfı Tanımlama. Bu bölüme girdiğinizde öncelikle sizden istenen,
Sıralama şekli alanında ki seçiminize bağlı olarak tarama kod aralığı yada kod yapısı alanlarından personellerinizi belirlemeniz, Hesap rakamlarının hangi tahakkuktan (Ay içi toplam tahakkuktan al veya Tek tahakkuktan al) alınacağını seçmeniz, Hangi SGK şubesine ait bilgileri listeleyeceğinizi belirtmeniz En son olarak da veri tabanında kayıtlı olan hangi firmalar için rapor alacağınızı seçmenizdir.
Bu alanlarla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra karşınıza bir başka ekran daha gelecek ve bu ekranda da sizden, dökümünüzün basım tarihini ve dosya adını girmeniz istenecektir. Bu girişler sonrasında zarf tanımlaması bilgilerine göre zarfınız dökülecektir. Eğer bu dökümü yani personellerinizin bordrolarına ilişkin bilgilerini her personelin mail adresine gönderilmesini istiyor iseniz, ekranınızın alt bölümünde yer alan “Personellere mail gönder” butonunu tıklamanız yeterlidir.
Vr.15 (9000 Serisi)
103
Personel Yönetimi
12.2.5 Serbest Zarf Dökümü (113160) Bu program bordro zarfı tanımlamaya gerek kalmadan, personel ücret ve kesintilerini A4 formunda listelemeye olanak tanımaktadır. Programa girdiğinizde öncelikle sizden istenen, sıralama şekli alanında ki seçiminize bağlı olarak tarama kod aralığı yada kod yapısından personellerinizi belirlemenizdir. Daha sonra size hesap rakamlarının hangi tahakkuktan (Ay içi toplam tahakkuktan al veya Tek tahakkuktan al) alınmasını istediğiniz sorulacaktır. Bu ekranda yapılacak en son işlemse dökümün hangi SGK şubesi ve veri tabanındaki hangi firmalar için listeleneceğinin belirtilmesidir. Bu alanlara uygun girişinizi yaptıktan sonra karşınıza Rapor ekranı göster ve personellere mail gönder seçeneklerinin yer aldığı bir onay ekranı gelecektir. Bu durumda isteğinize bağlı olarak bordrolarınız ya ekrana dökülecektir yada personellere mail olarak gönderilecektir. Bu dökümün başlığında “Ücret hesap pusulası” yazar ve dökümün sonunda da ücretin alındığına dair personellerin imza atacakları bölüm yer almaktadır. Önemli Not Personel yönetiminin Sistem parametreleri/Yasal parametreler menüsünde yer alan Diğer parametreler (116280) ekranındaki “Serbest zarf dökümünde adres tipi” başlıklı parametrenin Firma genel olarak seçilmesi durumunda Serbest zarf dökümü (113160) programından personellerinizin ücret pusulalarına iş yeri adres bilgisi olarak firmanızın genel adresi yazılacaktır. Bu adreste programınızın Genel firma parametreleri 1 (116111) ekranından tanımlanmaktadır. Kullanıcılarımız ücret pusulalarına şubelerine ait adreslerin yazılmasını istiyorlarsa bu parametreyi SGK şube detayı olarak belirtmeleri gerekecektir. Böylece SGK tanımları (116130) programından tanımladıkları şubeleri için, F2 tuşu yardımıyla girmiş oldukları şube adresleri, serbest zarf dökümüne iş yeri adresi olarak yazılacaktır.
12.3 Puantaj Raporları Bu rapor bölümünde yer alan programlar ile mevcut personelleriniz için icmal raporları, departman bazında birtakım özel raporlar, ihbar tazminatı ve kıdem tazminatı raporları alacaksınız. Şimdi bu raporları sıra ile açıklayalım.
12.3.1 Personel İcmal Raporu Bu bölüme girildiğinde 3 seçenekli bir alt menü ile karşılaşacaksınız. Bu üç icmal raporuna ilişkin kısa açıklamalar aşağıda verilmiştir; Genel icmal raporu (113231): Personelinizin firma bazında kazanç ve kesintilerinin toplanıp, çıkan değerin icmal ekranına toplu bir şekilde yansıtılmış halidir. Raporu çalıştırdığınızda öncelikle sizden,
Sıralama şeklinize bağlı olarak personelinizi seçmeniz, Hesap rakamlarının hangi tahakkuka göre hesaplanacağını belirtmeniz, SGK şubenizi seçmeniz, En son olarak da icmal raporunu hangi firmalarınız için listeleyeceğinizi belirtmeniz istenecektir.
Bu belirlemeler ışığında döküm yeri tercihinize göre icmal raporunuz dökülecektir. Özel icmal raporu (113232): Parametreler ekranından belirlemiş olduğunuz personelin, firma bazında kazanç ve kesintilerinin toplanıp, çıkan değerin her personel için ayrı ayrı icmal ekranına yansıtılmış halidir. Yani bu rapor ile her personelin kazanç ve kesintileri ayrı ekran sayfası halinde listelenir.
Vr.15 (9000 Serisi)
104
Personel Yönetimi
Firmalar bazında genel icmal raporu (113233): F10 tuşu ile seçip ALT+S tuşları ile kaydedeceğiniz firmalara ait kazanç ve kesintilerinin toplanıp, çıkan değerin icmal ekranına yine toplu bir şekilde yansıtılmış halidir. Şimdi icmal raporlarının genel parametrelerini açıklamaya çalışalım. Bu bölümdeki programların giriş ekranı da tahakkuk kontrol raporu giriş ekranı ile aynıdır. Yani burada da rapor alabilmek için öncelikle sıralama şekli parametresi belirlenecek. Daha sonrada bu sıralamaya bağlı olarak tarama İlk kod-son kod veya kod yapısı alanlarından personel seçimi yapılacak ve hesap rakamlarının hangi tahakkuktan alınacağı ve firmalar belirlenecektir. Bu girişlerden sonra, karşınıza döküm yeri seçeneği ekranı gelecektir. Buradaki seçiminizi de yaptıktan sonra raporunuz listelenecektir. Bu raporda yer alacak bilgileri programınız girişte belirtilen kod aralıklarına veya kod yapısına dahil olan personelinizin kayıtlarından alır. Yani; burada görülen değerler ilgili personellerinizin firma bazında kazanç ve kesintilerinin toplanıp, çıkan değerin icmal ekranına yine toplu bir şekilde yansıtılmış halidir. Programınız raporunuza puantajı yapılmamış personeli dahil etmez. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış” (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabii bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.3.2 Toplu İcmal Raporları Toplu icmal raporları, puantaj kartlarında yer alan her bir karta ait değerleri ayrı ayrı programlarda fakat kod aralığı veya kod yapısı girilmiş bütün personeller için toplam değerleriyle birlikte listeleyen programlardan oluşmuştur. Bildiğiniz gibi bir personel için ücret tahakkuku yapılabilmesi, kazançlar, ek kazançlar, sosyal yardımlar ve kesintiler olmak üzere 4 ayrı tabloya puantaj bilgisi girilmesiyle olmaktaydı. İşte bu bölümde yer alan programlar, yukarıda sıraladığımız 4 ayrı tabloya ait değerleri, girilen kod sınırları arasındaki personeller için ayrı ayrı programlarda ve toplam değerleriyle birlikte vermektedir. Sadece menünün ilk programı olan departman bazında icmal özet raporu, kazanç, ek kazanç, sosyal yardım ve kesintileri tek bir tabloda göstermektedir. Şimdi bu menüdeki programlara kısaca göz atalım.
12.3.2.1 Tahakkuk icmal rapor (113221) Bu rapor ile parametreler bölümünde yapacağınız personel sınırlaması dahilinde personelinizin kazanç, ek kazanç, sosyal yardım ve kesintilerinin bir arada yer alacağı özet rapor dökümleri alacaksınız. Programa girdiğinizde hemen hemen bütün döküm programlarında karşınıza gelen parametre giriş ekranı ile karşılaşacaksınız. Yine her zaman olduğu gibi bu ekrandan da dökümünüzde yer alacak personelinize ait kod, isim, departman, sicil gibi kriterlere göre sınırlamalar yapabilirsiniz. Rapora dahil edilecek personel belirlendikten sonra raporunuzun hangi tahakkuk rakamlarını baz alacağını, mevcut SGK şubeleriniz arasında özet raporunu almak istediğiniz şubeyi, raporu hangi firmalar için listeleyeceğinizi en son olarak da raporu hangi dönem için listeleyeceğini belirtmelisiniz. Bu girişler yapılıp döküm yeri seçildikten sonra raporunuz hazırlanacaktır. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle verisi yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre
Vr.15 (9000 Serisi)
105
Personel Yönetimi
girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin)” parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabii bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Bu döküm; tahakkuk tablosu ekranı ile aynıdır. Aradaki fark ise tahakkuk tablosunda her personel için ayrı ayrı döküm yapıldığı halde bu bölümde birden fazla personelin gruplar halinde dökümü yapılır. Bunun dışında bu iki program arasında herhangi bir fark yoktur. Ayrıntılı bilgi için Bkz. Raporlar/Tahakkuk dökümleri/Tahakkuk Tablosu.
12.3.2.2 Kazanç Raporu (113222) Bu bölümde, parametreler ekranından gireceğiniz sınırlar arasında kalan ve tahakkuk işlemi kesinleştirilmiş personelinizin normal kazançlarına ilişkin bir tablo hazırlanmaktadır. Bu tabloyu alabilmek için yapılması gereken bilgileri listelenecek personelin seçilmesi, raporun hangi tahakkuk rakamları, hangi sgk şubesi ve hangi firmalar için listeleneceğinin belirlenmesi, en son olarak da hangi döneme ait bilgilerin baz alınacağının seçilmesidir. Bu gereklilikler sağlandıktan sonra istenen detaylar ekrana yansıyacaktır.
12.3.2.3 Ek Kazanç Raporu (113223) Bu bölümde, parametreler ekranından gireceğiniz sınırlar arasında kalan ve tahakkuk işlemi kesinleştirilmiş personelinizin ek kazançlarına ilişkin bir tablo hazırlanmaktadır. Bu tabloyu alabilmek için girilecek parametreler bilgileri listelenecek personelin seçilmesi, raporun hangi tahakkuk rakamları, hangi sgk şubesi ve hangi firmalar için listeleneceğinin belirlenmesi, en son olarak da hangi dönme ait bilgilerin baz alınacağının seçilmesidir. Bu gereklilikler sağlandıktan sonra istenen bilgiler ekrana sıralanacaktır.
12.3.2.4 Sosyal Yardımlar Raporu (113224) Bu bölümde, parametreler ekranından gireceğiniz sınırlar arasında kalan ve tahakkuk işlemi kesinleştirilmiş personelinizin sosyal yardımlarına ilişkin bir tablo yer almaktadır. Rapor çalıştırıldığında yapılması gereken bilgileri listelenecek personelin seçilmesi, raporun hangi tahakkuk rakamları, hangi sgk şubesi ve hangi firmalar için listeleneceğinin belirlenmesi, en son olarak da hangi döneme ait bilgilerin baz alınacağının seçilmesidir. Bu gereklilikler sağlandıktan sonra istenen detaylar ekrana yansıyacaktır.
12.3.2.5 Kesintiler Raporu (113225) Bu rapor da, parametreler ekranından gireceğiniz sınırlar arasında kalan ve tahakkuk işlemi kesinleştirilmiş personelinizin kesintilerine ilişkin değerleri listelemektedir. Rapor çalıştırıldığında yapılması gereken bilgileri listelenecek personelin seçilmesi, raporun hangi tahakkuk rakamları, hangi sgk şubesi ve hangi firmalar için listeleneceğinin belirlenmesi, en son olarak da hangi döneme ait bilgilerin baz alınacağının seçilmesidir. Bu gereklilikler sağlandıktan sonra istenen detaylar ekrana yansıyacaktır.
12.3.2.6 Toplu İcmal Rapor (113226) Bu rapor, bir önceki bölümlerde açıklamaya çalıştığımız kazanç raporu, ek kazanç raporu, sosyal yardımlar raporu ve tahakkuk icmal raporlarının aynı ekran üzerinde birleştirilip tek bir rapor olarak sunulmasıdır. Böylece istediğiniz personelin kazanç bilgilerini, toplam kesintilerini, toplam personel sayısını, bu personelin ne kadarının kadın ne kadarının erkek, ne kadarının işten ayrılmış olduğunu tek bir ekrandan inceleyebilmeniz mümkün olacaktır. Programın çalışma mantığı ve girilen Vr.15 (9000 Serisi)
106
Personel Yönetimi
parametreler diğer rapor programlarımız ile aynıdır. Yani bu raporda da bilgileri listelenecek personel seçilecek, raporun hangi tahakkuk rakamları, hangi sgk şubesi ve hangi firmalar için listeleneceği seçilecek, en son olarak da ve hangi döneme ait bilgilerinin baz alınacağı seçilecektir. Parametre girişleri doğrultusunda istenen detaylar ekrana yansıyacaktır.
12.3.2.7 Departman Veya Görev Sıralı Toplu Rapor (113227) Bu rapor ile amaç personel kazanç bilgilerini personelin bağlı olduğu departmanlar ve görevler bazında listelemektir. Dolayısıyla raporunuz, parametreler ekranından belirleyeceğiniz departman ve görev kodları ile sıralama şekli alanında yapacağınız tercihi baz alarak tahakkuk işlemi kesinleştirilmiş personellerinizin kazanç, ek kazanç, sosyal yardım ve kesintilerine ilişkin bilgilerini istediğiniz dönem için toplu olarak listeleyecektir. Programı çalıştırdığınızda karşınıza parametre girişleri yapacağınız bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle sizden istenen raporunuzu
Hangi kod aralığı ya da kod yapısındaki departmanlar ile Hangi görevle çalışan personeller için alacağınızı belirtmenizdir. Daha sonra yapmanız gereken raporunuzun döküm şeklini belirlemenizdir. Bunun için rapor şekli alanından size uygun olan seçimi yapmalısınız Bu alandan departman sıralı seçenek tercih edilirse raporunuz seçtiğiniz departmanları baz alacak ve raporunuzun başlıklarında departmanların kodu adı ve bu departmana bağlı çalışan personel sayısıyla kazanç bilgileri yer alacaktır. Görev sıralı seçenek tercih edilirse bu durumda rapor başlıklarında departman kodu ve adı yerine personellerin görev kodları ve adı belirtilip bu görevde çalışan personellerin sayısı ve kazanç bilgileri yer alacaktır. Raporunuza personel sınırlaması getirmek istiyor iseniz bu durumda ekranınızdaki ilk kod, son kod ya da kod yapısı alanlarından raporda görmek istediğiniz personeli seçmelisiniz. Raporunuzda departman ya da görev tanımı yapılmamış personellerin yer almasını istiyor iseniz ekranınızın Departmanı/Görevi tanımsız olanlar parametresini “dökülsün” aksi durumda “dökülmesin” olarak seçmeniz yeterli olur. Bu ekrandan belirlenecek diğer parametreler ise hesap rakamlarının hangi tahakkuktan hesaplanacağının, hangi SGK şubesinin baz alınacağının ve veri tabanında kayıtlı olan hangi firmalar için listeleneceğinin belirlenmesidir.
Parametre girişlerinizi tamamlandıktan yapılması gereken raporun hangi dönem ve hangi tahakkuk için listeleneceğinin belirlenmesidir. Bu belirlemeyle birlikte rapor istediğiniz bilgileri dökecektir. Ekranda gördüğünüz diğer parametreler bir önceki departman raporlarında detaylı olarak anlatıldığından bu bölümde yer verilmemiştir. Daha geniş bilgi için bu raporların anlatıldığı bölümlere bakmanızı öneririz.
12.3.3 İhbar Tazminatı Raporu (113230) Bu bölümden, Sistem/Yasal Parametreler programının ihbar tazminatı ekranından girmiş olduğunuz değerler baz alınarak, mevcut personellerinizin hak ettikleri ihbar tazminatı tutarları rapor halinde dökülecektir. İhbar tazminatı raporunu alabilmek için girilmesi gereken parametreler diğer raporlar ile aynıdır. Yani raporu çalıştırdığınızda öncelikle sizden,
Sıralama şeklinize bağlı olarak personellerinizi seçmeniz, Hesap rakamlarının hangi tahakkuka göre hesaplanacağını belirtmeniz, SGK şubenizi seçmeniz, En son olarak da ihbar tazminatı raporunu hangi firmalarınız için listeleyeceğinizi belirtmeniz istenecektir.
Bu belirlemeler ışığında döküm yeri tercihinize göre raporunuz dökülecektir. Önemli Not
Vr.15 (9000 Serisi)
107
Personel Yönetimi
Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.3.4 Kıdem Tazminatı Raporu (113240) Bu rapor, Personel/Sistem parametreleri/Yasal parametreler/Yasal Parametreler (116215) programının SGK matrah ve oranları ekranında yer alan kıdem tazminat tavanı ve personelinizin çalışma süreleri dikkate alınarak kıdem tazminat tutarlarını listelemektedir. Programa girdiğinizde öncelikle sizden, kıdem tazminat raporunu hangi personel için listeleyeceğinizi, hesap rakamlarının hangi tahakkuktan alınacağını, bağlı olunan SGK şubesini ve veri tabanınızdaki hangi firmalar için listeleyeceğinizi belirtmeniz istenecektir. Bu parametreler hemen hemen tüm raporlarımızda mevcuttur. Daha sonra karşınıza başka bir ekran gelecek ve sizden,
Raporunuzda baz alınacak kıdem bitiş tarihi belirtilmelidir. İşletmenizde personellere ikramiye veriliyor ise bu ikramiyelerin raporda 1 yıllık toplamdan mı yoksa maaş üzerinden mi hesaplanarak listeleneceğini belirtmeniz istenecektir. Bu parametre maaş üzerinden seçildiğinde kişinin almış olduğu son maaşı bir sonraki parametre olan yıllık ikr. sayısı alanında belirtilen rakam ile çarpılarak hesaplanacaktır. Bu parametre 1 yıllık toplamdan al olarak seçildiğinde ise, kişinin son 1 yıllık puantajında girilmiş olan ikramiyelerine göre hesaplama yapılacaktır. Aynı şekilde işletmenizde personellere yol ve yemek yardımı veriliyor ise bu yardımların raporda 1 Yıllık toplamdan mı yoksa sosyal yardım tanımlarından alınarak mı hesaplanacağı belirtilecektir. Bu parametre Sosyal yardım tanımlarından al olarak seçilirse kıdem tazminatları hesaplanırken yol ve yemek yardımları Sosyal yardım tanımları (116160) ekranından girilen değerler baz alınarak hesaplanacaktır. Bu parametre 1 yıllık toplamdan al olarak belirtilirse personelin son bir yıllık puantajında girilmiş olan yol ve yemek yardımlarının değerleri baz alınarak hesaplama yapılacaktır. Personelin tazminat hesaplamalarında tanıtım kartlarından girilen işe giriş tarihlerinin mi yoksa kıdem tarihlerinin mi baz alınacağı belirtilmelidir. En son olarak da; bir yıldan az çalışan personelin raporda yer alıp almayacağı, ücretsiz izinlerin değerlendirilip değerlendirilmeyeceği ve raporun içeriğinin (Çalışanlar + Bu ay çıkanlar, Çalışanlar + Bu ay çıkanlar + Geçen ay çıkanlar, Bu ay içinde çıkanlar, Bu ay çıkanlar + Geçen ay çıkanlar, Sadece çalışanlar, Bu yıl çıkanlar, Herkes) nasıl olacağını belirlemeniz istenecektir.
Bu girişler doğrultusunda raporunuz döküm yeri tercihinize göre listelenecektir. Raporda personelin kodu, ismi, kıdem başlangıç ve bitiş tarihi, çalışılan toplam gün sayısı, çalışılan yıl, ay ve gün sayısı, kıdem tazminat tavanı, brüt ücreti, diğer ödemeleri, giydirilmiş yılık ve günlük ücret, kıdem günü, kıdem tazminat matrahı, damga vergisi ve ilgili satırdaki personelin ne kadar kıdem tazminatı almaya hak kazandığına ilişkin başlıklar yer almaktadır.
12.4 Personel Bazında Raporları Personel raporları menüsünde yer alan raporlar ile seçeceğiniz personelleriniz için durum raporları, adres fihristleri, izin raporları dökeceksiniz, ayrıca işten ayrılan personelleriniz için de fihristler dökeceksiniz. Şimdi bu dökümleri ayrı ayrı inceleyelim.
Vr.15 (9000 Serisi)
108
Personel Yönetimi
12.4.1 Personel Durum Raporu (113310) Bu bölümden alacağınız raporun Sicil İşlemleri/Personel Durum kartları bölümünde dökümü yapılan personel durum kartından içerik ve döküm itibari ile herhangi bir farkı yoktur. Aradaki en belirgin fark bu rapor için parametreler ekranından yıl seçiminin yapılabilmesi ve personel durum kartında ki alanlar üzerinde kullanıcıların değişiklik yapabilmesidir. Ayrıca bu raporda, personel durum kartındaki alanlara ek olarak personellerin yıl içinde yapmış oldukları normal çalışma sürelerini, haftalık tatillerini, fazla mesailerini ve üc. İzinlerini gün ve saat olarak ayrı ayrı başlıklar halinde listeleyebilmenizde mümkün olabilecektir. Bunun dışında, iki program arasında herhangi bir fark olmadığı için bu bölümü tekrar açıklamıyoruz. (Ayrıntılı bilgi için Bkz. Personel sicil işlemleri /Durum Kartları bölümü) Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.4.2 Personel Fihristi (113320) Personel fihristi bölümünden adından da anlaşılacağı gibi personellerin fihrist dökümleri alınacaktır. Bu bölümde seçtiğiniz personelleriniz için dökülecek bilgiler programınız tarafından personel sicil kartından alınmaktadır. Programa girdiğinizde karşınıza rapor parametrelerinin girileceği bir ekran gelecektir. Bu ekrandan belirlenecek ilk parametre, sıralama şekli parametresi olacaktır. Raporunuzu personellerinizin kodlarından başka, isimlerine, sicil numaralarına, departman kodlarına, görev tanımlarına vb. birçok tanıma göre sıralama imkânına sahipsiniz. Dolayısıyla bu alandan öncelikle sıralama şeklinizi belirlemeli sonrasında da bu sıralama şeklini baz alarak rapora dahil edeceğiniz personeller için tarama kod aralığı veya kod yapısı girişlerinizi yapmalısınız. Örneğin sıralama şeklini departman kodu olarak belirlediyseniz, raporunuzda yer alacak personellerinizin sadece seçtiğiniz departman kod aralığı yada kod yapısına bağlı olanlar şeklinde sınırlayabilirsiniz. Ya da sıralama şeklini görevi olarak seçtiyseniz, raporunuzu sadece sizin gireceğiniz görev kod aralığı yada kod yapısına sahip olan personelleriniz için alabilirsiniz. İşte tarama ilk kod/son kod veya tarama kod yapısı alanlarına, sıralama şekline bağlı olarak raporunuzda yer alacak personellerin ilk ve son kriterlerini girip, veri tabanınızda kayıtlı olan hangi firmalarınız için rapor alacağınızı belirledikten sonra döküm yeri tercihinize göre bilgileriniz listelenecektir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Bu dökümde yer alan alanlar az önce de söylediğimiz gibi bilgilerini personel sicil kartından almaktadır. Bu kartta döküme dahil olan personelin kodu, adı, döviz cinsi, sicil no su, muhasebe kodu, ödemesinin bankadan yapılıp yapılmayacağı, banka hesap no su, vergi dairesi, vergi karne no su, ücret tipi, brüt ücreti ve net ücreti bilgileri yer almaktadır. Vr.15 (9000 Serisi)
109
Personel Yönetimi
12.4.3 Personel Adres Fihristi (113330) Bu bölümde de yine personelleriniz ile ilgili sicil kartından alınan birtakım bilgilerin dökümü yapılacaktır. Bu döküm personelin ağırlıklı olarak adres bilgilerinden oluşmaktadır. Programa girdiğinizde personel fihristi bölümünde olduğu gibi kod yapısı ve firma seçiminin yapıldığı ekran ile karşılaşacaksınız. Bu alanlardan seçiminizi yaptıktan sonra karşınıza döküm yeri tercih ekranı gelecektir. Buradaki tercihinizi doğrultusunda personel adres fihristinizin dökümü yapılacaktır. Bu dökümde 'Personel Fihristi' bölümündeki bazı alanların (döviz cinsi, banka ödemesi, banka hesap no, vergi karne no, ücret tipi) yerine, adres 1-2, posta kodu, ilçe, il, ülke, vergi daire no ve telefon alanları yer almaktadır. Bunun dışında bu dökümün 'Personel Fihristi' bölümünden herhangi bir farkı yoktur.
12.4.4 Aile fertleri listesi dökümü (113340) Bu bölümden kullanıcılarımız; Aile Fertleri Tanıtım Kartı (111102) veya Personel sicil kartları (111100) ekranından personellerinin aile fertlerine ilişkin tanımlamış oldukları bilgilerin dökümünü alacaklardır. Rapor aile fertleri tanımlanmış ve tanımlanmamış olan personellerin ayrı ayrı listeleneceği şekilde yapılandırılmıştır. Rapor çalıştırıldığında öncelikle yapılması gereken, dökümün hangi personeller ve veri tabanındaki hangi firmalar için listeleyeceğinin seçilmesidir. Bu seçim sonrasında sıra, dökümün aile kaydı olan personeller için mi yoksa aile kaydı tanımlanmamış personeller için mi alınacağının belirlenmesine gelecektir. Bu belirlemeyle birlikte rapor istenen bilgileri ayrıntılı olarak listeleyecektir.
12.4.5 İşten Ayrılan Personeller Dökümü Bu bölümde yer alan raporlar ile işten ayrılmış olan personellerinize dair fihrist dökümleri alacaksınız. Şimdi bu alt menüleri sırayla inceleyelim.
12.4.5.1 İşten Ayrılan Personel Fihristi (113351) Bu bölümden işten ayrılmış olan personellerinizin çalışma dönemi ile ilgili bilgilerini içeren fihrist dökümü alacaksınız. Döküm parametreleri diğer personel dökümleriyle aynıdır. Yani raporu çalıştırdığınızda sizden sıralama şeklinize bağlı olarak personellerinizi seçmeniz, hemen sonrasında da dökümünüzü veri tabanınızdaki hangi firmalar için alacağınızı belirtmenizdir. Dökümün içeriğinde ise işten ayrılmış personellerinizin kodları, isimleri, maaş döviz cinsleri, sicil numaraları, muhasebe kodları, çalışma döneminde kendisine bankadan ödeme yapılıp yapılmadığı, banka hesap numarası, bağlı olduğu vergi dairesi, vergi karne numarası, ücret tipi ve aldığı ücret bilgileri yer alacaktır. Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.4.5.2 İşten Ayrılan Personel Adres Fihristi (113352) Bu bölümden işten ayrılan personellerinizin sicil tanıtım kartından girdiğiniz adreslerinin dökümünü alacaksınız. Bu dökümde personellerinizin kodları, isimleri, SGK Sicil numaraları, Muhasebe kodları, adresleri, posta kodları, bağlı oldukları ilçe, il, ülke, bağlı oldukları vergi dairesi ve noları, telefon numaraları ve son olarak da çalışma esnasında en son aldıkları maaş tutarları ile ilgili bilgiler yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
110
Personel Yönetimi
12.4.6 İşe Giren Ve Çıkanların Tarih Aralıklı Dökümü Bu bölümde yer alan programlardan, gireceğiniz tarihler arasında işe giren, işte çalışan ve işten ayrılan personellerinizin dökümleri alınacaktır. Şimdi bu dökümleri sırayla inceleyelim.
12.4.6.1 İşe Girenlerin Tarih Aralıklı Dökümleri (113361) Bu program, istediğiniz tarihler arasında rapor tipi alanından yapacağınız seçim doğrultusunda işe yeni giren ya da SGK değişikliği yapılmış dolayısıyla başka şubeye transfer edilmiş personellerinizin dökümünü vermektedir. SGK şube değişikliği Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel SGK değiştirme butonu tıklanarak gerçekleştirilmektedir. Programa girdiğinizde döküm parametrelerinin girileceği bir ekran ile karşılaşacaksınız. Bu ekranda öncelikle yapılması gereken işlem, biraz sonra gireceğiniz tarih sınırları arasında hangi iş grubuna bağlı personellerin listeleneceğini seçmenizdir. Örneğin gireceğiniz tarihler arasında sadece memur olarak işe girenleri, sadece işçi olarak işe girenleri veya sadece yönetim kurulu grubuna bağlı olarak işe girenleri listelemek isteyebilirsiniz. Bunun için, “personel iş grubu” alanında satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden seçiminizi yapınız. Eğer iş grubu ayrımı yapılmaksızın işe giren bütün personellerin dökümünü almak istiyorsanız, bu durumda “Hepsi” seçeneğini tercih etmelisiniz. Personel iş grubu seçildikten sonra, hangi tarihler arasında işe giren personellerin listeleneceğini belirlemeye gelmiştir. İlk tarih ve son tarih alanlarına ilgili tarihleri girdikten sonra (tarih girişleri için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz) yapmanız gereken rapor tipi alanından işe yeni giren personellerinizi mi yoksa başka şubeye transfer edilen dolayısıyla SGK’sı değişmiş olan personellerinizi mi listeleyeceğinizi seçmenizdir. Bu seçimle birlikte karşınıza, rapora dahil edilecek personeller için kod aralığı veya kod yapısının girileceği bir pencere gelecektir. Eğer işe giren bütün personelleri değil de, belirli kodlar veya kod yapısı arasında kalan personelleri raporunuzda görmek istiyorsanız, ekrandaki alanlara ilgili girişleri yapınız. Rapora dahil edilecek personellere ilişkin gerekli kriterler de verilip, veri tabanınızda kayıtlı hangi firmalara ait döküm alacağınızı seçtikten sonra ilgili tarihler arasında işe giren personelleriniz döküm yeri tercihinize göre listelenecektir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle verisi yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış” (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabii bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Bu dökümde; belirlediğiniz tarihler arasında işe yeni başlamış personellerinizin kodu, adı, döviz cinsi, sicil no, muhasebe kodu, işe giriş tarihi, çıkış tarihi, bankadan ödeme yapılıp yapılmadığı, banka hesap numarası, bağlı olduğu vergi dairesi, vergi karnesi numarası, ücret tipi ve aldığı ücret ile ilgili bilgiler yer alır.
12.4.6.2 İşte Çalışanların Tarih Aralıklı Dökümü (113362) Bu bölümün 'İşe giren personel fihristi' dökümü ile giriş şekli ve döküm itibari ile pek bir farkı yoktur. Aradaki tek fark; bu dökümde yapacağınız sınırlamaya dahil olacak personelleriniz; yeni işe giren personeller değil, belli bir süredir çalışıyor olan personellerinizdir. Dökümde ise çalışan her bir personelin işe giriş tarihleri, bunlar arasında ayrılan varsa çıkış tarihleri, diğer bilgiler (işe giren personel fihristi dökümündeki bilgilere) ek olarak yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
111
Personel Yönetimi
12.4.6.3 İşten Ayrılanların Tarih Aralıklı Dökümü (113363) Bu bölümde yapılacak olan dökümün yukarıda anlattığımız iki dökümden giriş şekli itibari ile pek bir farkı yoktur. Aradaki tek fark döküm içeriğindedir. Burada dökümü yapılan personelleriniz rapor tipi alanında yaptığınız seçime göre ya işten ayrılmış olan personellerinizdir ya da SGK değişikliği yapılmış dolayısıyla başka şubenize transferi yapılmış olan personellerinizdir. SGK şube değişikliği Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel SGK değiştirme butonu tıklanarak gerçekleştirilmektedir.
12.4.6.4 İki tarih arası dönemsel bazda personel giriş çıkış raporu (113365) Bu rapor ile amacımız; belirlenecek tarihler arasında işe giren ve çıkan personelin aylık dönemler halinde listelenmesidir. Dolayısıyla rapor Ocak–2013 giren, Ocak–2013 çıkan, Şubat–2013 giren, Şubat–2013 çıkan başlıkları halinde listelenecektir. Döküm için yapılması gereken
Hangi tarihler arasındaki dönemlere ait personel giriş çıkışlarının listeleneceğinin seçilmesi,
Rapor tipinin belirlenmesi, yani raporda yer alan personelin görev bazında mı, departman bazında mı, firma bazında mı ya da bölge bazında mı listeleneceğinin belirlenmesi,
İşe giren çıkanların kümülâtif toplamlar halinde listelenip listelenmeyeceğinin seçilmesi, eğer kümülâtif toplam hesaplaması seçilmez ise raporun son kolonlarında işe giren ve çıkanların toplamda ne kadar olduğu belirtilecektir,
En son detay olarak da hangi SGK şubesine bağlı çalışanların raporda yer alacağının seçilmesidir.
Parametre girişleri doğrultusunda rapor istenen bilgileri sunacaktır.
12.4.7 Personel Yıllık Durum Raporu (113380) Bu rapor ile istediğiniz kod aralığı ya da kod yapısındaki personellerinizin yıllık tahakkuklarını toplu olarak listeleyebileceksiniz. Programa girdiğinizde sizden rapora dahil etmek istediğiniz personellerin kod aralığı yada kod yapısını girmeniz hemen sonrasında da raporunuzu veri tabanınıza kayıtlı olan hangi firmalar için alacağınızı seçmeniz istenir. İlgili girişleri yaptıktan sonra döküm yeri tercihinize göre raporunuz listelenecektir. Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Raporunuzda parametreler ekranından belirlediğiniz personellerinizin kodu, adı, SGK gün sayısı, SGK matrahı, SGK primi, SGK işveren payı, almış olduğu vizite kâğıdı sayısı, gelir vergisi, damga vergisi, normal kazancı, ek kazancı, sosyal yardım tutarı, özel kesinti tutarı, yasal kesintiler tutarı, net ve brüt ücret toplamı ayrı başlıklar halinde yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
112
Personel Yönetimi
12.4.8 Personel İşsizlik Sigortası Raporu (113390) Personellerden ve işverenlerden yapılan yasal kesintilerden biri olan "tasarruf teşvik kesintileri" 01.06.2000 tarihinde uygulamadan kaldırılmış olup aynı tarihten itibaren "işsizlik sigortası" kesintileri uygulanmaya başlanmıştır. İşte bu rapor, 2000 yılından sonra personelleriniz için kesilmeye başlayan işsizlik sigortasına ilişkin bilgileri aylık olarak dökebilmenizi sağlayacaktır. Dolayısıyla personelleriniz için yapılan işsizlik sigortası ödemelerinizi ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Programa ilk girdiğinizde hemen hemen tüm raporlarda olduğu gibi sıralama şekli tarama ilk kod-son kod ve kod yapısı ve firmalar alanları ile karşılaşacaksınız. Burada kendinize uygun olan personelleri ve firmalarınızın seçimini yaptıktan sonra raporunuzu hangi yıllar için alacağınızı belirleyeceğiniz parametre ekranı ile karşılaşacaksınız. Yıl seçiminizle birlikte raporunuz döküm yeri tercihiniz doğrultusunda listelenecektir. Bu raporda bir personelin seçtiğiniz yıllara ilişkin işsizlik sigortası ödemeleri listelendikten sonra, sırasıyla diğer personellerin işsizlik sigortası dökülecektir. Örneğin 2012–2013 yılında olduğumuzu düşünürsek, X personelin önce 2012 yılında kesilen ödenekleri, sonra 2013'deki ödenekleri listelenecek sonra diğer personelin işsizlik sigortası ödemelerine geçilecektir. Evet, raporumuzla ilgili bu hatırlatmayı da yaptıktan sonra rapor başlıklarının neler olduklarını açıklamalarına başlayabiliriz Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Yıl: Raporunuzun bu kolonunda işsizlik sigortasının ödenmiş olduğu yıllar yer alacaktır. İşsizlik sigortası 2000 yılından itibaren kesilmeye başlandığına göre bu kolonda 2000 yılı ve sonrasına ait yıllar sıralanacaktır. Ay: Bu kolonda da, işsizlik sigortasının her yıla ilişkin ödenmiş olduğu aylar alt alta sıralanacaktır. Personel kodu: Parametreler ekranından yaptığınız sınırlama dahilinde kalan, personellerinizin kodları bu kolonda yer alacaktır. Adı soyadı: Personellerinizin isimleri bu kolonda yer alacaktır. Sicil no: Personellerinizin sicil numaralarının yer aldığı kolondur İşsizlik sig. per. payı: İşsizlik sigortası ödemeleri için personellerden kesilen tutar bu kolonda yer alır. İşsizlik sig. işv. payı: İşsizlik sigortası ödemeleri için işverenden kesilen tutar bu kolonda yer alır. İşsizlik sig. Toplamı: İşsizlik Sig. Per. Payı + İşsizlik Sig. İşv. Payının toplamıdır.
12.5 Ticari Hareket Bilgileri Bu menüde yer alan programlar ile personellerinizin ticari programlarımızdan herhangi birinde gerçekleştirmiş olduğu borç ve alacak hareketlerini ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Şimdi bu bölümde yer alan programları sırasıyla inceleyelim.
Vr.15 (9000 Serisi)
113
Personel Yönetimi
12.5.1 Personel Hareket Föyü (041435) Bu program yardımıyla, bordrolu olarak firmanızda çalışan yani Personel tanıtım kartı (041430) ekranından tanımı yapılmış olan personelinizin gerçekleştirmiş olduğu tüm hareketleri inceleyebileceksiniz. Finans Yönetiminin Evraklar/Ödeme/Kasa ödeme fişi ile yapılan ödemeleri, Finans Yönetiminin Evraklar/Tahsilât/Kasa Tahsilât Fişi ile personelden yapılmış olan tahsilâtları, aynı şekilde Finans Yönetiminden girilen Gelen havale ve Giden Havale evrakları ile gerçekleştirilen para hareketlerini bu ekrandan inceleyebileceğiniz detaylarımıza örnek gösterebiliriz. Bordrolu personeliniz olmayıp sizin adınıza işlem yapan personelinizin hareketleri ise bir sonraki programımız olan Cari personel hareket föyü (041436) ekranından inceleyebilecektir. Dolayısıyla bu ekrandan sadece bordrolu olan personelinizin parasal hareketlerinin inceleneceği ayrıntıya dikkat ederek inceleme yapmalarını öneririz. Geçmiş serilere ait programlarımızda da alışık olduğunuz gibi föy ekranlarımız, kullanıcılarımıza sınırsız hareket özgürlüğü sunmaktadır. Özellikle mouse’un sürükle bırak özelliğinin kullanılabiliyor olması ekran düzenlemelerinde siz kullanıcılarımıza büyük kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca föy başlıklarında mouse’un sağ tuşuna basarak birçok detaya tek bir tıklama ile ulaşabileceksiniz. Bunlara ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak değinilecektir. Föye yansıyacak hareketler tamamen kullanıcının isteğine bağlı olarak düzenlenebilecektir. Şöyle ki;
Hareket bilgilerinizi sorumluluk merkezlerine göre sınırlayabileceğiniz gibi sadece seçeceğiniz evrak tipine bağlı olarak gerçekleşen hareketleri listeleyebileceksiniz Aynı şekilde personelinize ait hareketleri evrak cinslerini baz alarak da farklı detayda listeleyebileceksiniz. Föyde yer alan kolon başlıklarından istedikleriniz için filtreleme yapabileceksiniz. Örneğin borç miktarı 100 lira veya daha fazla olan hareketlerin listelenmesini filtrelemeler yardımıyla yapabileceksiniz.
Bu seçenekleri isteklere bağlı olarak çoğaltabilmemiz mümkündür. Bunun için yapılacak tek işlem, föy ekranındaki kolon başlıklarında satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden size uyan seçenek ya da seçenekleri seçmenizdir. Evet, önemli gördüğümüz bu hatırlatmadan sonra personel hareket föyünün nasıl kullanılacağını açıklamaya çalışalım. Personel föyüne girildiğinde yapılacak ilk işlem, föyü çağrılacak personelin kodunu girmektir. İlgili personelin kodunu kodu alanına giriniz. Personel kodlarını satır sonu butonunu tıklayarak veya F10 tuşuna basarak ulaşacağınız listeden de seçebilirsiniz. Kodu girilen personelin adı otomatik olarak ekranınıza gelecektir. Kod girişi yapıldıktan sonra, İmleç bir alt satıra geldiğinde, satır sonu butonunu tıklayarak tanımlı olan sorumluluk merkezlerini ekrana getirmelisiniz. Bu aşamada yapmanız gereken, ilgili personelin hangi sorumluluk merkezinden geçekleşen hareketlerini görmek istediğinizi belirlemektir. Aynı zamanda programınız birden fazla sorumluluk merkezi seçebilmenize imkân tanımaktadır. Personelinizin sadece sizin istediğiniz tarihler arasındaki hareketlerini görüntülemek isterseniz, ekranınızın üst bölümünde yer alan ilk tarih ve son tarih alanlarına size uyan tarih girişleri yapabilirsiniz. Evet, bu girişlerden sonra ilgili personelinizin hareket özetleri tablonuzun ikinci bölümüne yansıyacaktır. Föy ekranınızın üst bölümüne de seçilen personelin devir, borç, alacak ve bakiye tutarlarının ne kadar olduğu ana, alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre otomatik olarak gelecektir. Ayrıca personel kodu alanının hemen yanında yer alan sağa ve sola işaretli okları tıklayarak da, seçtiğiniz personelden bir önceki veya bir sonraki personelinizi ekranınıza getirebilirsiniz. Biz şimdi, ekranınızın ikinci yarısında sıralanan kolon başlıklarının neler olduklarını ve bu başlıkların bize sağlayacağı kolaylıklardan bahsetmek istiyoruz. Tarih: İlgili personelin gerçekleştirmiş olduğu hareketlerin tarihleridir. Eğer bu hareketlere tarih sınırlaması getirmek istiyorsanız yani sadece sizin belirleyeceğiniz tarihteki hareketlerin görüntülenmesini istiyorsanız, bu alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden tarih seçimi yapabilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
114
Personel Yönetimi
Seri ve Sıra No: Personel hareketlerinin girildiği evrak seri numarasıdır. Dolayısıyla personele ilişkin hareketleri bu numaralara göre de sınırlayabilirsiniz. Bunun için de yapılacak işlem, istediğiniz alanda satır sonu butonunu tıklayıp, açılacak pencereden uygun evrak numarasını seçmenizdir. Evrak Tipi: Personel hareketlerinin girildiği evrak tipidir. Örneğin borç dekontu, giden havale, gelen havale gibi. Personel hareketleri evrak tiplerine göre de sınırlandırılabilir. Bunun için de bu alanda satır sonu butonu tıklanmalı ve uygun hareket tipi seçilmelidir. Hareket Cinsi: İlgili satırdaki hareketin cinsidir. Hareket cinsi evrak tipiyle bağıntılıdır. Örneğin borç dekontu ile ilgili personel borçlandırılmış ise bu alanda Dekont ifadesi yer alacaktır. Personelinize ait hareketleri cinslerine göre de sınırlayabilirsiniz. Normal/İade: Bu alanda, ilgili satırdaki hareketin normal bir giriş-çıkış hareketi mi, yoksa iade amacıyla gerçekleşen bir giriş-çıkış hareketi mi olduğu yer alacaktır. Vade Tarihi, Vade Günü: ilgili satırdaki hareketin evraktan girilen vade tarihi ile vade günü bu kolonlarda yer alacaktır. Ana Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki hareket personeli borçlandırmışsa bu alanda ana döviz cinsine göre borç, alacaklandırmışsa alacak ibaresi yer alacaktır. Personelinize ait hareketleri bu kolonlara göre de sınırlayabilirsiniz. Alternatif Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki hareket personeli borçlandırmışsa bu alanda alternatif döviz cinsine göre borç, alacaklandırmışsa alacak ibaresi yer alacaktır. Personelinize ait hareketleri bu kolonlara göre de sınırlayabilirsiniz. Orijinal Döviz Borç/Alacak: İlgili satırdaki hareket personeli borçlandırmışsa bu alanda orijinal döviz cinsine göre borç, alacaklandırmışsa alacak ibaresi yer alacaktır. Personelinize ait hareketleri bu kolonlara göre de sınırlayabilirsiniz. Sorumluluk Merkezi Kodu-Adı: İlgili hareketin gerçekleştiği sorumluluk merkezinin kodunu ve adını bu alanlarda görebilirsiniz. Evet, tablonuzda yer alan başlıklar hakkında kısaca bilgi verdikten sonra, şimdi ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarının her birini tıkladığınızda, kolon başlıkları üzerinde Mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığınızda ve ekranınızın üst bölümünde yer alan “Görünüm, Aktarım, Yazıcı ve Yönetim” başlıklı menüleri seçtiğinizde karşınıza gelen seçeneklerin neler olduklarına “Bunları biliyor musunuz?” başlığı altında söz etmek istiyoruz. 1.
Bunları Biliyor musunuz? Yukarıdaki açıklamalarımızda da belirttiğimiz gibi personelinize ilişkin hareketleri tablonuzda yer alan başlıklara göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Örneğin sadece sizin seçeceğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen personel hareketlerini listeleyebilir ya da evrak cinslerine göre hareketleri sınırlayabilirsiniz Bunun için yapılacak tek işlem ilgili başlık alanında satır sonu butonunu tıklayıp karşınıza gelecek pencereden istediğiniz seçeneği seçmenizdir. Bunun yanı sıra bu pencerede yer alan “özel” seçeneği ile de föy ekranında ki kolonlar için filtreleme yapabileceksiniz. Örneğin belli miktardan fazla olan ya da az olan borç hareketlerinin listelenmesini sağlayabileceksiniz.
2.
Tablonuzdan listelenen kolon başlıklarını kaldırabilir ya da yeni kolon başlığı ekleyebilirsiniz. Örneğin listenizde “Evrak Cinsi” başlığının yer almasını istemiyorsunuz. Bu durumda yapılması gereken, mouse’unuzu ilgili başlığa getirip sol tuşuna sürekli basarak sağa-sola, yukarı-aşağıya doğru hareket ettirmektir. Bu işleme ilgili başlık üzerinde çarpı işareti görülünceye kadar devam edilmeli ve sonrasında da mouse bırakılmalıdır. Seçilen başlığın tablonuzdan kaldırıldığını göreceksiniz. Yeni kolon başlığı ekleyebilmek için de kolon başlıkları üzerinde mouse’un sağ tuşuna basıp “Alan seçicisi” seçeneği seçilmelidir. Bu işlem sonrasında karşınıza bu tabloya özel, ekleyebileceğiniz başlıkların yer aldığı bir ekran
Vr.15 (9000 Serisi)
115
Personel Yönetimi
gelecektir. Bu ekrandan istediğiniz başlığı mouse’unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak istediğiniz bölüme ekleyebilirsiniz. Kolon başlıklarını ekleyip kaldırabileceğiniz bir başka yöntemse, ekranınızın kolon başlıklarının sıralandığı bölümün en başında yer alan “Görünen kolonları seçmek için buraya tıklayın” başlıklı butonu kullanmanızdır. Bu butonu tıkladığınızda personel hareket föyüne özel tüm başlıkların karşınıza geldiğini göreceksiniz. Bu bölümden tablonuzda listelenmesini istediğiniz başlıklar için başında yer alan seçilmişlik kutucuğunu işaretlemeniz, görüntülenmesini istemediğiniz başlıklar için de seçilmişliği kaldırmanız yeterli olacaktır. Bu uygulamanın daha basit olacağı düşüncesindeyiz. 3.
Yönetim menüsünde yer alan birçok seçenek, kartlar menüsü yardım tuşları bölümümüzde detaylı olarak anlatılmıştır. Bundan dolayı burada kısaca değinilecektir. Bu menüde yer alan seçenekler ve ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz kısa yol tuşlarından bazıları ile tabloda yer alan herhangi bir evraka ulaşıp üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Bunun için, ilgili evrak satırına gelip tuşlarına basmanız veya bu menüde yer alan “Detaya İn” seçeneğini seçmeniz yeterlidir. Tipi borç dekontu olan bir hareket satırında ALT+D tuşuna basarsanız, ilgili dekont ekranı karşınıza gelir. Gerekli değişiklikleri yapıp bu evrakı kayıt ettiğinizde, yaptığınız değişiklikler anında föydeki tabloya da yansır. Ayrıca bu menüden, imleciniz hangi kayıt üzerinde ise o kayıda özel olacak bilgilerin girileceği editör ekranına ulaşılacaktır. Seçili kayıtların ne zaman ve hangi kullanıcılar tarafından oluşturulduğuna ilişkin bilgileri de anında ekranınıza getirebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşlarını tıklayarak da ulaşabilirsiniz.
4.
Yazıcı menüsünde yer alan seçenekler ile ekranınızda listelenen personel hareketlerinin yazıcıdan dökümlerini alabileceksiniz. Ayrıca döküm öncesinde, sayfa ve baskı ayarları yapabilecek, ön izleme seçeneği ile de dökümünüzün kâğıt üzerinde nasıl görüntüleneceğini inceleyebileceksiniz.
5.
Aktarım Menüsünde yer alan seçenekler ile seçili olan personel hareketlerinizi istediğiniz ortama (Excel, text, Xml, Html) aktarabilecek ve bu kayıtların aktarım özelliklerini (Aktarım sırasında hangi kayıtların aktarılacağı, tarih, saat, miktar vb kayıtların aktarımlarında excel tipinde olup olmayacakları, tekst ortamına aktarımlarda kolonlar arasında ayraçların nasıl olacağı vb.) belirleyebileceksiniz.
6.
Görünüm başlıklı menüde yer alan seçenekler ile personel hareketlerinizi seçeceğiniz kolon başlığına göre gruplayabileceksiniz. Bunun için öncelikle bu menüden “kolon başlıklarına göre grupla” seçeneğini seçmelisiniz. Bu seçimle birlikte, kolon başlıklarının üst bölümüne “Bir sütuna göre gruplandırmak için, sütunun üst bilgilerini sürükleyin” ifadesinin yer aldığı gruplama kutusu otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken personel hareketlerini hangi kolona göre gruplayacaksanız muusenuzla ilgili başlığı sürükleyip bu alana taşımazdır. Gruplama işlemini birden fazla kolon başlığı için yapabilmenizde mümkündür. Bu işlem sonrasında föy ekranınızın “gruplama kutusunda” gruplandırmanın hangi kolonlar için yapıldığı yazılır ve ekranınızın ikinci yarısına da ilgili kolon başlığı altında hareket detayları sıralanır. Bu menüyü oluşturan diğer seçenekler ile grup toplamı alabilecek ve bu toplamların ekranınızda sürekli görünüp görünmeyeceğini sağlayabileceksiniz. Ayrıca miktar, fiyat vb. başlıklarınız için dip toplam alabileceksiniz. Bunun yanı sıra sadece sizin seçeceğiniz hareket satırlarına yönelik toplamlarda alabileceksiniz. Eğer ekranınızın görünümüne ilişkin herhangi bir değişiklik yapmışsanız bu değişiklikleri “görünümü sakla” seçeneğini seçerek kaydedebileceksiniz. Bu menüde yer alan seçeneklere ekranınızın üst yarısında yer alan kısa yol tuşları ile de ulaşabilirsiniz.
7.
Personel hareket föyünün sağlamış olduğu bir diğer kolaylık; kolon başlıkları üzerinde mouse göstergesinin sağ tuşuna bastığımızda karşımıza gelen seçeneklerdir. Şimdi bu seçenekler ile neler yapılacağına değinelim
Vr.15 (9000 Serisi)
116
Personel Yönetimi
Artan Sıralama: Bu seçenek ile kolon başlıkları, alfabetik olarak baştan sona doğru veya küçükten büyüğe doğru sıralanır. Sıralama işlemi için kolon başlığını mouse’unuzla tıklamanız da yeterlidir. Azalan Sıralama: Bu seçenekle de kolonlar alfabetik olarak sondan başa doğru veya büyükten küçüğe doğru sıralanır. Bu Alana Göre Gruplandır: Personelinize ilişkin hareket bilgilerini, ekranınızda bulunan herhangi bir kolona göre gruplayarak listeleyebileceğinizi “Görünüm” menüsü ile ilgili açıklamalarımızda belirtmiştik. Bu seçenek ile de, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolona göre gruplandırma otomatik olarak yapılacaktır. Dolayısıyla gruplandırmaya yönelik detaylar için “Görünüm” menüsü ile ilgili açıklamalarımızdan yararlanabilirsiniz. Gruplama Kutusu: Bu seçenek ile gruplandırma yapılacak kolon başlıklarının aktarılacağı “gruplama kutusu” aktif hale gelir. Dolayısıyla kolon başlıklarından gruplama yapılacak kolon ya da kolonlar bu bölüme taşınacaktır. Dip Toplam: Bu seçenek ile toplamı alınabilecek tüm kolonlar için yani miktar, bakiye, tutar vb. kolonlar için “dip toplam” alınabilecektir. Grup Toplamları: Bu seçenek ile de kolon başlıklarınızı gruplandırmış iseniz grupların toplamı alınır Bu Kolonu Kaldır: Bu seçenek, imleciniz hangi kolon üzerinde ise ilgili kolonun ekrandan kaldırılmasını sağlar. Bu seçeneği gereksiz bulduğunuz ya da boş gelen kolonlarınız için kullanabilirsiniz. Alan Seçicisi: Föy ekranlarından kolon başlıklarını kaldırabileceğiniz gibi yeni kolon başlıkları ekleyebilmenizde mümkündür. Bunun için öncelikle alan seçici seçeneği çalıştırılmalı ve karşınıza gelecek “Özelleştirme” başlıklı ekrandan da size uygun olan kolon başlıklarını mouse’unuzun sürükle bırak özelliğini kullanarak föy ekranına taşımalısınız. Hizalama: Bu seçenek ile kolonlarda da sıralanan bilgilerinizi sağa, sola dayalı ya da ortalı olarak hizalayabileceksiniz. En Uygun: Bu seçenek seçildiğinde imleciniz hangi kolon üzerinde ise programınız otomatik olarak ilgili kolon için en uygun genişliği belirleyecektir. Yani ilgili kolonu default genişliğe getirecektir. En Uygun (Tüm Kolonlar): Bu seçenek ile de tüm kolon başlıkları için programınız uygun kolon genişliğini verecektir. Evet, personel hareket föyü ile yapılacak işlemleri yukarıda açıklamaya çalıştık. Föy ekranından çıkmak için ESC tuşuna basmanız veya close(x) butonunu tıklamanız yeterlidir.
12.5.2 Personel Durum Raporu (045964) Bu rapor, personelinizin belirli bir dönem itibari ile borç-alacak ve bakiyelerini ana alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre listelemektedir. Programa girdiğinizde öncelikle rapor parametrelerinin girileceği bir ekran ile karşılaşacaksınız. Rapor parametreleri genel amaçlı banka ve kasa bakiye durum raporu parametreleri ile aynıdır. Bu yüzden tekrar açıklamıyoruz. Rapor parametreleri girilip, döküm yeri seçildikten sonra raporunuz listelenecektir. Bu raporda personelinizin kodları, isimleri, tanıtım kartından girilen muhasebe kodları, ana döviz cinsine göre toplam borç ve alacak tutarları ile bakiyeleri, alternatif döviz cinsine göre borç alacak toplamları ve bakiyeleri, alternatif döviz cinsinin raporu aldığınız güne ait kuru, o kura göre ana döviz cinsinden borç alacak bakiye toplamları, bakiyeler arasındaki kur farkı, orijinal döviz cinslerine göre borç alacak toplamları ve bakiyeleri, orjinal döviz cinsinin raporu aldığınız güne ait kuru, o kura göre borç alacak bakiyeleri toplamları ve kur farkı ayrı ayrı başlıklar halinde listelenecektir. Bu raporda yer alan tutarlar, döküm detayı parametresine göre ya personelin son durum (rapor aldığınız andaki) borç-alacak ve bakiyeleri ya da girilen tarih itibari ile Vr.15 (9000 Serisi)
117
Personel Yönetimi
olan borç-alacak ve bakiyeleridir. Eğer sorumluluk merkezi detaylı rapor aldıysanız, ilgili personelin hangi sorumluluk merkezlerinden borçlandığını veya alacaklandığını ayrıca görebilirsiniz. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.5.3 Personel Hesap Ekstresi (044161) Ticari bilgiler raporlarından sonuncusu personel ekstresidir. Bu rapor, istediğiniz kod aralığı yada kod yapısındaki personellerinizin istediğiniz tarih aralığında ve istediğiniz döviz cinsine göre gerçekleşen tüm borç-alacak hareketlerini, sorumluluk merkezin bazında ve evrak detayları ile birlikte listelemektedir. Bu raporun personel durum raporundan en önemli farkı, personellerinizin hareketlerini istediğiniz tarih aralığında listeleyebilmesidir. Programa girdiğinizde sizden, personellerinize ait kod aralığı yada kod yapısını, istediğiniz tarih aralığını, raporu almak istediğiniz döviz cinsini, sorumluluk merkezi kod aralığını yada kod yapısını girmeniz istenecektir. Parametreler ekranıyla ilgili girişlerinizi tamamlayıp, döküm yerini de belirledikten sonra raporunuz istediğiniz tarih aralığında ve istediğiniz personellere yönelik listelenecektir. Parametreler ekranıyla ilgili ayrıntılı bilgi için Bkz. Personel Durum Raporu. Raporunuzda personellerinizin borç ve alacak toplamları istediğiniz sorumluluk merkezleri bazında ve evrak detaylarıyla birlikte listelenecektir. Bu raporda her personele ait bilgiler ayrı ayrı listelenmektedir.
12.5.4 Cari personel hareket föyü (041436) Bu program ile de kullanıcılarımız, Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlamış oldukları personellerinin gerçekleştirmiş olduğu tüm hareketleri detaylı olarak inceleyebileceklerdir. Bu ekrana da tıpkı Personel hareket föyü (041435) ekranında olduğu gibi Finans Yönetiminin Kasa ödeme fişi ile cari personellere yapılan ödemelerin detayları, Kasa Tahsilât Fişi ile cari personellerden yapılmış olan tahsilâtların detayları, aynı şekilde gelen ve giden havale evrakları ile gerçekleştirilen para hareketlerinin detayları, alınan avanslar vb. detaylar yansıyacaktır. Programın çalışma mantığı ve ekrandan izlenecek bilgiler Personel hareket föyü (041435) programı ile aynı olup aralarında ki temel fark bu programda sadece ve sadece cari personel olarak tanımı yapılmış personellerin hareketlerine yer verilmesidir. Dolayısıyla bu ekranı detaylı olarak anlatma gereği duymuyor daha geniş bilgi için Personel hareket föyü (041435) programına ait açıklamalarımızdan yararlanmanızı öneriyoruz.
12.5.5 Cari personel bakiye durum raporu (045966) Bu rapor ile kullanıcılarımız, Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından cari personel olarak tanımlamış oldukları personellerinin belirli dönem itibari ile borç-alacak ve bakiyelerini ana alternatif ve orijinal döviz cinslerine göre listeleyeceklerdir. Programın çalışma mantığı, girilecek olan parametreler ve ekrandan izlenecek bilgiler Personel durum raporu (045964) ile aynı olup aralarında ki temel farklılık bu raporun sadece ve sadece cari personel olarak tanımı yapılmış personellerin bakiyelerini listelemesidir. Dolayısıyla bu raporu detaylı olarak anlatma gereği duymuyor geniş bilgi için Personel durum raporuna (045964) ait açıklamalarımızdan yararlanmanızı öneriyoruz.
Vr.15 (9000 Serisi)
118
Personel Yönetimi
12.5.6 Cari personel hesap ekstresi (044162) Bu ekstreyle, kod aralığını gireceğiniz cari personellerinizin, istediğiniz tarihler arasında ve istediğiniz sorumluluk merkezlerinden gerçekleşen hareketlerinin detaylı olarak dökümü alınacaktır. Cari personel ekstresinde personellerinizin hareketleri zengin filtrelerle süzülür ve personellere göre derlenerek listelenir. Cari personel hesap ekstresi parametreleri giriş alanları itibari ile diğer cari hesap ekstreleri ile aynıdır. Yani bu ekranda da sizden, finans yönetiminden girilen tahsilât ve ödeme bordrolarının ekstrede tek satır halinde yer alıp almayacağını, sadece dönem içi toplamları ve bakiyesinin mi raporda yer alacağını, nakil bilgisinin raporda listelenip listelenmeyeceğini, her hesabın ayrı sayfalarda mı listeleneceğini, farklı döviz cinsi ile alınmış yada verilmiş olan değerli kâğıtların (çek, senet vb.) carilerin orijinal döviz cinsilerine göre nasıl değerlendirildiğinin sonuçlarının raporda yer alıp almayacağını belirlemeniz istenecektir. Parametre girişleriniz doğrultusunda raporunuz istediğiniz bilgileri size sunacaktır. Raporunuzda personellerinizin borç ve alacak toplamları parametreler ekranından seçtiğiniz sorumluluk merkezleri bazında ve evrak detaylarıyla birlikte listelenecektir. Bu raporun en önemli özelliği sadece ve sadece Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlanmış olan personel hareketlerini baz almasıdır.
12.6 Kullanıcı Tarafından Tanımlanan Raporlar (113400) Personel programınızın “rapor tanımlama” bölümünden, kullanıcılara özel raporlar hazırlamak mümkündür. Kullanıcı raporları ise, rapor tanımlama bölümünden tanımlanan raporların dökümünü vermektedir. Programa girdiğinizde önce döküm adını seçmeniz ve raporunuzu hangi başlık altında listeleyeceğinizi belirtmeniz istenir. Bu ekrandan girilecek en son detay ise, raporunuzda sayfa sonu ve rapor sonu toplamlarının dökülüp dökülmeyeceğine ilişkin tanımlamanızdır. Raporunuz varsayılan olarak toplam dökümlerin alınacağı şekildedir. Eğer bu toplamlardan herhangi birisinin ya da ikisinin birden raporunuzda yer almasını istemiyorsanız ekranda yer alan Dos mode da sayfa sonu toplamları dökülmesin ve Dos mode da rapor sonu toplamları dökülmesin parametrelerinin başındaki kutucukları işaretlemeniz yeterlidir. Daha sonra F2 tuşuna basıp karşınıza gelecek bir başka ekrandan rapora dahil edilecek personeller için kriterlerinizi belirtmeniz hemen sonrasında da raporu hangi firmalarınız için alacağınızı seçmeniz gerekecektir. Bu seçimle birlikte döküm yeri tercihinize göre raporunuz listelenecektir. Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.7 Kullanıcı Tarafından Tanımlanan Raporlar(Ücret karşılaştırmalı) (113450) Bu rapor ile kullanıcılarımız, personellerine vermiş oldukları ücret bilgilerini programdan belirleyecekleri kriterlere göre farklı farklı detaylarda listeleyebileceklerdir. Böylece hangi personellerin asgari ücret ve üstünde bir tutarla çalıştığını, ayrıca kendilerinin belirleyeceği ücret tutarı baz alınarak bu tutardan daha düşük çalışanları ya da bu tutara eşit ve üstünde çalışanları, bunun yanı sıra yine kendilerinin belirleyecekleri ücretler arasında çalışan personellerinin listesini alabileceklerdir. Bir anlamda personellerine ödedikleri ücretlerin karşılaştırmasını yapacaklardır. Bu doğrultuda raporunuz size birçok seçenek sunacaktır. Öncelikle belirtmek isteriz ki bu döküm için kullanıcılarımızın rapor tanımlama programından raporlarının içeriğini oluşturmaları ve personel tahakkuk işlemlerini yapmaları gerekmektedir. Çünkü programı çalıştırdığınızda sizden istenecek ilk detay, raporunuz için hangi dökümün baz alınacağını belirtmenizdir. Döküm adı girildikten sonra raporunuza istediğiniz başlığı verebilirsiniz. Daha sonra da sizden; raporunuzda sayfa sonu ve rapor
Vr.15 (9000 Serisi)
119
Personel Yönetimi
sonu toplamlarının dökülüp dökülmeyeceğini belirtmeniz istenecektir. Raporunuz varsayılan olarak toplam dökümlerin alınacağı şekildedir. Eğer bu toplamlardan herhangi birisinin ya da ikisinin birden raporunuzda yer almasını istemiyorsanız ekranda yer alan Dos mode da sayfa sonu toplamları dökülmesin ve Dos mode da rapor sonu toplamları dökülmesin parametrelerinin başındaki kutucukları işaretlemeniz yeterlidir. Rapor için belirlenecek en son parametre ise, hangi ücret tutarında çalışan personellerinizi listeleyeceğinizi belirtmenizdir. Bunun için seçenekler alanından size uygun olan seçimi yapmalısınız.
Asgari ücretin altında çalışanları listeleyebilirsiniz, Asgari ücretli ve üstünde çalışanları listeleyebilirsiniz, Belirleyeceğiniz ücretin altında çalışanları listeleyebilirsiniz. (Bu seçenek tercih edilirse programınız sizden Ücret-1 alanına bir tutar girmenizi isteyecektir. Bu aşamada bu alana girilecek tutarın altında ücret alanlar raporunuzda dikkate alınacaktır. Belirleyeceğiniz ücret ve üstünde çalışanları listeleyebilirsiniz. (Bu seçeneği tercih eden kullanıcılarımızın da Ücret-1 alanına tutar girmeleri beklenecektir. Bu aşamada bu alana girilen tutar ve bu tutarın üstünde ücret alan personelleriniz raporunuzda dikkate alınacaktır. Belirleyeceğiniz 2 ücret arasında çalışanları listeleyebilirsiniz (Bu seçeneğin tercih edilmesi durumunda da programınız sizden Ücret-1 ve Ücret-2 alanlarına tutar girişi yapmanızı isteyecektir. Bu doğrultuda bu alanlara girdiğiniz tutarlar arasında ücret alan personelleriniz raporunuzda dikkate alınacaktır.
Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra sıra personellerinizi belirleyeceğiniz diğer parametre ekranına gelecektir. Bu ekranda da sizden
Sıralama şeklinize bağlı olarak personellerinizi seçmeniz, Hesap rakamlarının hangi tahakkuka göre hesaplanacağını belirtmeniz, SGK şubenizi seçmeniz, En son olarak da raporunuzu hangi firmalarınız için listeleyeceğinizi belirtmeniz istenecektir.
Bu belirlemeler ışığında döküm yeri tercihinize göre icmal raporunuz dökülecektir. Önemli Not : Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
12.8 Personel izin tablosu (Chart) (113610) Bu program ile kullanıcılarımız; İzin formu (111500) ekranından tanımladıkları her personelin izinli olduğu tarih aralığını grafik bazında görüntüleyebilmekte, dolayısıyla hangi personel hangi tarih aralığında izne ayrılmış sorularına tek bir ekran üzerinden cevap bulabilmektedirler. Bu ekranın en önemli özelliği kullanıcılarımızın aynı ekran üzerinden birçok işlemi gerçekleştirebilmelerine imkân tanımasıdır. Nasıl mı? Personellere ilişkin ileri tarihe izin tanımlaması yapılabilecek, dolayısıyla planlı olan tüm izinler bu ekrandan izlenebilecektir. Böylece aynı tarih aralığında izne ayrılacak olan personellerin izinleri yeniden gözden geçirilebilecek hatta aynı görevde çalışan personellere farklı tarihlerde izin tanımlanabilmesi mümkün olacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
120
Personel Yönetimi
Programımızda bir personel için birden fazla izin tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla her tanımlanan izin de, tarih aralığına bağlı olarak ilgili personele karşılık gelen takvim üzerinde yer alacaktır. İzinler ekranda yatay şeritler halinde belirtilmektedir. Kullanıcılarımız mouse göstergelerini bu şeritler üzerine getirerek personellerinin izin detaylarını, ekranın alt bölümünden izleyebilirler. İzin tipi, izin gün sayısı vb. Bunun yanı sıra mouse göstergelerinin sağ tuşuna basarak da, personel kartı ve izin kartı ekranına ulaşabilir hatta izin kartı bilgilerinde değişiklik yapabilirler.
Mouse'un sürükle bırak özelliğini kullanarak tanımlı olan izinlerin farklı bir tarih aralığına taşınmasını, yine mouse yardımıyla izin tarihlerine yeni günlerin eklenmesini ya da çıkarılmasını sağlayabileceklerdir. İzin eklemek ya da çıkarmak için yapmanız gereken, tarihlerin gösterildiği şeritlerin başlangıç ya da bitiş noktalarında mouse'un sağ tuşunu basılı tutup şeridinizi istediğiniz izin tarihine gelene kadar ileri ya da geriye doğru çekmenizdir. Böylece herhangi bir işleme gerek kalmadan izin tarihlerini değiştirmiş olacak ve "Değişiklikleri kaydet" butonu yardımıyla da personellerin izin formuna anında işleyebileceksiniz.
Ekranda tüm izinler tanımlanan izin tipine bağlı olarak farklı renkle belirtilmektedir. Dolayısıyla hangi personel yıllık izne ayrılmış, hangisi ücretli izin kullanıyor, ya da hastalık sebebi ile izinli gibi durumlar, görüntülenen renklere göre de ayırt edilebilecektir. Kırmızı şerit yıllık izin, sarı şerit ücretli izin gibi.
Ekranın üst bölümünde yer alan "Başlangıç tarihi" alanına tarih girişi yaparak, sadece istediğiniz tarih itibari ile izne başlayan personellerinizin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz 30 Haziran'da kimler izne ayrılıyor diyebilirsiniz mesela.
Yine ekranın üst yarısında yer alan butonlar ile izin tablonuzun dökümünü alabilir, ekran görüntünüzü büyütüp küçültebilirsiniz. Ekrandaki görüntünün küçülmesi durumunda tarihlerin sıralandığı bölümde daralma olacağından bazı tarihler görüntülenmeyebilecektir.
İzin/ekle çıkar butonu ile kullanıcılarımız İzin formu (111500) ekranına ulaşacak ve personelleri için yeni izin tanımlaması yapabilecek ya da tanımlı olan izinleri silebileceklerdir. Daha sonra ekrandaki yenile butonunu tıklayarak da yenilenen bilgilerin görüntülenmesini sağlayabileceklerdir.
Programı çalıştırdığınızda sadece sizden, izin planlarını inceleyeceğiniz ya da değişiklik yapacağınız personelleri seçmeniz istenecektir. Personel seçimini ekranınızın Departman, bölge ve görev kodu alanlarından belirleyebilirsiniz. Tercihiniz doğrultusunda izin tanımı belli olan personelleriniz ekranınızın ikinci bölümüne yansıyacaktır. Ekranın alt bölümünde de, mouse göstergeniz hangi izin şeridi üzerinde ise, izni kullanan personelin adı, izin tipi, izin gün sayısı ve yol izni bilgisi size sunulacaktır. Bu aşamada size düşen, personelleriniz için “İzin ekle/çıkar” butonunu kullanarak yeni izin tanımı yapmanız ya da izin planlarında gerekli olan değişikliği gerçekleştirmenizdir. Ekranda yapılan değişiklikler "Değişiklikleri kaydet" butonu tıklanarak kaydedilmelidir.
12.9 Personel form tasarımı Bu bölümdeki programlar ile personel ve firmalarınıza yönelik istediğiniz bilgileri kullanarak içeriğini dizayn edebileceksiniz ve dizayn ettiğiniz bu formların dökümünü alabileceksiniz. Şimdi sırasıyla bunları anlatalım.
12.9.1 Personel form tanımlama (113620) Bu program yardımıyla personellerinize ve firmalarınıza yönelik istediğiniz bilgileri kullanarak içeriğini tamamen sizin dizayn edebileceğiniz formlar hazırlayıp bunların dökümünü bir sonraki programımız olan Personel form dökümü (113621)'den alabilirsiniz. Programı çalıştırdığınızda karşınıza evrak
Vr.15 (9000 Serisi)
121
Personel Yönetimi
form dosyası için otomatik olarak atanan PERSFORM isimli dosyanın geldiğini göreceksiniz. Bu dosya ismi girilip enter tuşuna basıldıktan sonra form dizaynını yapacağınız ekrana geçilecektir. Bu ekranı iki bölüm olarak inceleyebiliriz. Ekranın sol tarafındaki bölüm kayıt ve silme işlemlerinin yapılacağı, statik ve dinamik alanlar ile ilgili fontların değiştirilebileceği, eklenen alanların koordinatlarının izlenebileceği, kısaca evrak formunun şekilsel ve içerik özelliklerinin tanımlanacağı parametrelerden oluşmuştur. Ekranın sağ yarısı ise form dizaynının başka bir ifade ile personelleriniz için yer alacak statik ve dinamik alanların, mesajların seçileceği, bunların form üzerinde istenilen konumlara taşınacağı bölümdür. Şimdi ekranın sol yarısından başlayarak evrak form tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalışalım.
1. Form tasarım ekranın sol bölümünde yapılacak düzenlemeler Butonlar (Form Kayıt, Form Sil, Statik ve Dinamik Alan Fontları Değiştirme) Ekranının sol üst tarafında üç adet buton görülmektedir. Bunlardan ilki, tanımladığınız personel evrak formunu kaydetmenizi sağlar. Birinci buton tıklandığınızda, formunuza verdiğiniz ismi içeren küçük bir pencere karşınızda belirir. Tanımladığınız formu bu isim ile kaydetmek için F2 tuşuna basmanız yeterlidir. İkinci buton, hücresel bölgede yapılan tanımlamaları silmenizi sağlar. Silme işlemi herhangi bir uyarı mesajı verilmeden direkt olarak yapılacağından kullanıcılarımızın bu tuşu emin olduklarında kullanmalarını tavsiye ederiz. Tanımlamalarınızı yanlışlıkla sildiyseniz, formu kaydetmeden çıkarak (close (x) butonunu tıklayarak) yaptığınız tanımlamaların gerçekten silinmesini önleyebilirsiniz. Zira silme işleminden sonra kayıt yapılırsa, formla ilgili bilgilerinize tekrar elde edebilmeniz mümkün olmayacaktır. Üçüncü ikon ise, statik ve dinamik alanların font tipini ve büyüklüğünü değiştirmenize imkân verir. Bu ikonu tıkladığınızda karşınıza gelecek pencereden Windows ve Dos modunda dökümleriniz için statik ve dinamik alanlara yönelik istediğiniz font tipini seçebilmeniz ve font büyüklüğünü ayarlayabilmeniz mümkündür. Şimdi sizlere ekranının sol yarısında, yukarıda açıklamaya çalıştığımız butonların hemen altında yer alan
Özellikler Alt toplam seç Alt toplam değiştir
Başlıklarından oluşan seçenekler ile neler yapılabileceğini detaylandıralım. Form hazırlama ekranına geçildiğinde aktif olan sayfa özelliklerdir. Bu bölümden evrak formunuz ile ilgili olarak hem şekilsel hem de içeriksel özellikler tanımlanacaktır. Şimdi yukarıdan aşağıda doğru bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Özellikler seçeneğini tıkladığınızda form tasarım ekranında aşağıda tek tek açıkladığımız seçenekler yer alacaktır. Koordinat göstergesi Evrak formunuzda yer alacak statik ve dinamik alanların konumlarını ekranın sağ yarısında ve ilgili alanı mouse ile sürükleyerek belirleyebilirsiniz. Mouse ile istediğiniz konuma getirdiğiniz alanın koordinatları bu tabloya otomatik olarak yansıyacaktır. Seçili alanın formun kaçıncı kolonundan ve kaçıncı satırından başladığı, alanın genişliği ve varsa decimal uzunluğu bu tabloda yer alan bilgilerdir. Tablonun sol üst tarafında biraz önce sıraladığımız bu bilgilerin hangi alana ait olduğu, başka bir ifade ile statik veya dinamik (mesaj alanı da olabilir) alanın ismi yer alacaktır. Seçili alanların konumlarını mouse ile sürükleyerek belirleyebileceğiniz gibi, bunların konumlarını direkt olarak bu tabloya da girebilirsiniz. Başka bir ifade ile seçilen alanın form üzerinde kaçıncı kolondan ve kaçıncı satırdan başlayacağını, genişliğinin ve varsa decimal uzunluğunun ne olacağı bu tablodan direkt olarak girilebilir. Yapılan girişlerin ekranın sağ yarısındaki ilgili alana uygulanabilmesi için, “uygula” butonunu tıklamanız gerekir.
Vr.15 (9000 Serisi)
122
Personel Yönetimi
Sayfa çizgileri Form ekranın sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleşmesi ile hücresel bir görünümdedir. Bu hücreler form üzerindeki alanlarının konumlarını belirlemede size yardımcı olmak amacıyla konulmuştur. Ekran üzerinde ki bu çizgileri kaldırmak için, ilgili çizgi tanımının sol tarafında yer alan kutucuğu bir kez klikleyerek, işaretinin kaldırılması gerekir. Yatay ve dikey çizgileri tekrar form üzerinde görebilmek için ilgili kutucuğu bir kez daha tıklayarak işaretini yeniden koymalısınız. Döküm sayısı Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak evrakların döküm sayısı bu alanda belirtilecektir. Örneğin hazırladığınız bu formdan iki kopya basılacak ise bu alana 2 rakamını girmelisiniz. Genel veriler Tanımlamakta olduğunuz form ile basılacak detayların bir takım içeriksel ve şekilsel özellikleri bu bölümden belirtilecektir. Formunuz için geçerli olmasını istediğiniz bir özellik varsa, bunu o satırın sol tarafındaki kutucuğa işaretini koyarak seçebilirsiniz. Seçilen bir özellik iptal edilmek istendiğinde, tekrar ilgili kutucuğu tıklayarak işaretinin kaldırılmasını sağlamalısınız. Şimdi bu özelliklerin neler olduğunu açıklamaya çalışalım. Bu alanlarla ilgili açıklamalarımıza geçmeden önce sizlere bir hatırlatmada bulunmak istiyoruz. Bu bölümde yer alan bazı alanlar stok tanımlamalarına yönelik olduğundan açıklamalarına yer verilmemiştir. Dolayısıyla bu detayları göz önüne alarak yardım dosyalarımızı okumanızı istiyoruz. Toplu evrak dökümünde mesaj: Ctrl+U tuşları ile toplu evrak dökümü yapılırken her bir evrak için mesaj giriş ekranına ulaşmak istiyorsanız, bu alanın başındaki kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır. Alt toplamlar sabit yerde: Evrak alt toplamlarının form üzerinde sabit bir yerde mi (belirlenecek statik alanın içinde sabit olarak mı), yoksa dinamik alanlardan (hareket satırlarından) hemen sonra mı yer alacağı bu alanda belirtilecektir. Uygulamada kullanıcılarımızın genel tercihi alt toplamların sabit yerde olmasından yanadır. Bu kutucuk kliklenmezse, başka bir ifade ile alt toplamlar sabit yerde seçimi yapılmazsa, evrak alt toplamları hareket satırlarının hemen sonunda yer alır. Örneğin 10 hareket satırından oluşan bir personel maaş formu bastırılırken alt toplamlar 11. satırdan itibaren yazdırılır. Bu durumda basılacak alt toplamların neler olacağı, “alt toplam seç” butonu tıklanarak belirlenecektir. Word'e gönder: Bu kutucuğu kliklerseniz, hazırlamış olduğunuz evrak formunu Word programına gönderebilirsiniz. Dos modunda dökülsün: İlgili evrakı DOS modunda dökmek için ekranınızın bu parametresini işaretlemeniz yeterli olacaktır. Tutarı İngilizce yaz: Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) İngilizce olarak yazdırılacaktır. Tutarı Türkçe yaz (orj. döviz): Bu kutucuğu kliklerseniz, yazı ile yazdırılacak olan evrak tutarı (statik alanlardan biri olan yazı ile toplam alanı) Türkçe olarak yazdırılacaktır. “Yalnız” ibaresi yazılsın: İrsaliye, fatura sipariş fişi vb. evrakların yazı ile tutar alanlarının başına “Yalnız” ibaresinin basılmasını istiyor iseniz, bu parametreyi mouse göstergenizle işaretlemelisiniz. Aksi durumda, dökümünüzde “yalnız” ifadesi basılmayacaktır. Döviz sembolü yazılsın, döviz ismi yazılsın: Bu alanlarda sizden istenen, yabancı yazı ile yazılan “yazı ile toplam” alanlarının sonunda kur sembolünün mü yoksa kur isminin mi yazılacağını belirtmenizdir.
Vr.15 (9000 Serisi)
123
Personel Yönetimi
Kuruş kısmı yazılsın, kuruş ismi yazılsın: Bu alanlarda da yapmanız gereken evrak dökümlerinizde kuruş hanelerinin yer alıp almayacağını ve bu hanelerin İngilizce olarak basılıp basılmayacağını belirtmenizdir. Tamlama eki yazılsın (“dır”): Bu alanda da sizden istenen yazı ile toplam alanlarının sonuna “dır” tamlamasının eklenip eklenmeyeceğini belirtmenizdir. Lira, lira”dır” gibi. Miktar, fiyat, tutarda desimal 0 ise yazma: Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmesi durumunda irsaliye fatura, sipariş fişi vb. evraklar dökerken miktar, fiyat ve tutarlarda ki desimal haneleri 0 ise yani 10.213,00 gibi bir rakam ise desimal hanesi dökümde yer almayacak. Aksi durumda yani bu parametre işaretlenmezse desimal hanesi 0 olsa bile dökülecektir. Sayfa ayarları Tanımlamakta olduğunuz evrak formu ile ilgili sayfa ayarlarını bu bölümden yapacaksınız. Sayfa ayarlarının maksimum değerleri 240 ve 60'dır. Bunun anlamı, formunuz üzerinde 240. kolona kadar tanımlama yapabilir ve bunların yazıcı dökümünü alabilirsiniz demektir. Aynı şekilde bir forma 60 satır bilgi yazdırılabilir. Tabii ki bu değerler kullandığınız kâğıt ebatları ve yazıcınız ile doğru orantılıdır. Geniş bir yazıcı ve kâğıt kullanıyorsanız, programımızın maksimum değeri olan 240 kolona dek tanımlama yapabilirsiniz. Ancak dar bir yazıcıdan döküm alacaksanız, yazıcının basabileceği kolondan fazla bir tanımlama yapmanın anlamı yoktur. Form tanımlamaya başlarken, kullanacağınız kâğıt ebatlarına göre kolon sayısını değiştirmeniz, kolon (sayfa) dışına taşan bir tanımlama yapmanızı engelleyecektir. Satır sayısı da aynı mantık ile düşünülmelidir. Örneğin ekranına girdiğinizde maksimum kolon sayısı 240 görülüyor. Ancak siz 80 kolonluk bir tanımlama yapacaksınız ve kâğıt ebatlarınız ancak 80 kolonu alabiliyor. İşte tanımlamalarınıza başlamadan önce kolon sayısını 80 olarak değiştirirseniz, sayfa dışına taşan bir tanımlama yapmanız da engellenmiş olacaktır. Zira hücresel alanın genişliği girdiğiniz kolon sayısına göre daraltılıp, genişletilecektir. Kolon veya satır sayılarını değiştirdikten sonra “uygula” butonunu tıklamanız gerekir. Şablon dosya adı Series 9000 ürünlerimizde personellerinize yönelik tanımladığınız formlarınızı herhangi bir editör programından tasarımı yapılan formlar üzerine bastırmanız mümkündür. Bunun için öncelikle tanımladığınız form tasarımı ile hazırladığınız şablon dosyanın ilişkilendirilmesi gerekecektir. Bu ilişkilendirmede şablon dosya adı alanından yapılacaktır. Başka bir ifade ile şu an yapmakta olduğunuz form tanımının, hangi şablon dosya üzerine basılacağını belirtmeniz gerekecektir. İşte ekranının bu alanına, oluşturduğunuz şablon dosyanın adı girilecektir. Şablon dosyalar ile ilgili unutulmaması gereken önemli bir ayrıntı, oluşturduğunuz şablon dosyanın uzantısının .SBL olması ve bu dosyanın şirket dizini altında SYSTEM dizinine kaydedilmesidir. Örnek; C:\SERI9000\MIKRO\2013_1\SYSTEM\ORNEK.SBL. Yukarıda Series 9000 programlarımızın C sürücüsünde ve SERI9000 dizini altında yüklü olduğu görülmektedir. Çalıştığımız firma kodu MIKRO, çalışma yılımız ise 2013_1 yani 2013'ün 1. dönemidir. Şablon dosyamızı da çalıştığımız şirket ve çalışma yılının altında bulunan SYSTEM dizinine uzantısı. SBL olarak kaydettik. ORNEK. SBL dosyamızı ve ALT+F penceresinden yaptığımız tanımlamaları kullanarak döküm alabilmek için de şablon dosya adı alanına dosyamızın adı olan ORNEK girişini yaptık. Mesaj dosya adı Bu form hazırlama programımızın Series 9000 ürünlerimizin bütün evrak programlarında kullanılabilmektedir. Başka bir ifade ile programlarımızda yer alan bütün evrak cinsleri için, o evraka özel formlar tanımlanabilmektedir. Form tanımlamaları yaparken, o evrak ile ilgili istenilen bütün detaylar da form üzerine çağırılabilmekte, başka bir ifade ile tanımlanmakta olan form aracılığı ile bastırılabilmektedir. Ancak kullanıcılarımızı tanımlı alanlar ile sınırlamamak için, her bir evrak formuna yazdırılabilecek serbest alanlar oluşturulmuştur. Bunları mesaj olarak adlandırıyoruz.
Vr.15 (9000 Serisi)
124
Personel Yönetimi
Mesajları hem statik alanlara ayrılan bölümde hem de dinamik alanlara ayrılan bölümde dilediğiniz amaca göre kullanabilirsiniz. Örneğin yazı ile yekûn yazdırılırken, yekûnun başına bir mesaj atayıp, bu mesaj ile yekûndan önce “yalnız” kelimesinin gelmesini sağlayabilirsiniz (Yalnız üçyüz TL'dir gibi). Her bir evrak formu için tanımlanabilecek mesaj sayısı 40'tır. Öncelikle mesajların konumları ekrandan belirlenir. İçeriği ise, başka bir ifade ile konumları belirlenen her bir mesaj alanına hangi bilginin geleceği ise, evraklar yazıcıya gönderilirken otomatik olarak gelen “mesajlar” başlıklı pencereden girilir. Bu pencere yazıcıya her evrak gönderiminde otomatik olarak görüntülenmektedir. Eğer şu anda form tanımlamasını yaptığınız evrakta çıkacak mesajlar çoğunlukla aynı ise, bu mesajları her seferinde tekrar tekrar girmenize gerek yoktur. Bunun yerine, ilk evrakınızı yazıcıya yollarken çıkacak mesajları girip, daha sonra mesajlarınızı ALT+S tuşları ile kayıt edebilirsiniz. Kayıt işlemi yapılırken mesaj dosyasına bir isim verilmesi istenecektir. Dilerseniz mesaj ismi olarak programınızın otomatik olarak getireceği ismi kullanabilirsiniz. Dilerseniz mesaj dosyası ismini kendiniz girebilirsiniz. Mesaj dosyası kaydedildikten sonra, form düzenleme ekranının bu alanına kaydettiğiniz mesaj dosyasının adını giriniz. Böylece her evrak yazıcıya gönderildiğinde, bu alana girilen mesaj dosyasındaki mesajlar otomatik olarak görüntülenir ve onayladığınız takdirde basılır. Dilerseniz birden fazla mesaj dosyası da hazırlayabilirsiniz. Bu takdirde, evrakınızı yazıcıya gönderirken F9 tuşu ile ilgili mesaj dosyasını programa yüklemeniz gerekir. Evrak resmi Bu bölüme personellerinize ilişkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken evrak resmi alanında mouse göstergenizin sağ tuşuna basmak olmalıdır. Bu işlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan evraklarınıza ilişkin resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, scaneri olan kullanıcılarımız için işlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle sacanerdan taradığınız evrak resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır. Alt Toplam Seç Evrak form dökümlerinde evrak alt toplamları “alt toplamlar sabit yerde” tanımlaması yapılmadığı sürece son hareket satırından (dinamik alandan) hemen sonra listelenir (Bkz. Genel Veriler/Alt Toplamlar Sabit Yerde). Eğer alt toplamlar sabit yerde tanımlaması yapıldıysa, hangi alt toplamların listeleneceği ve konumları kullanıcılar tarafından belirlenmelidir. Örneğin evrak ara toplamı, iskonto yüzde ve/veya tutarları, evrak yekûnu gibi alt toplam bilgileri kullanıcılar tarafından seçilir ve konumları belirlenir. Bu buton “alt toplamlar sabit yerde” tanımlamasının yapılmadığı durumlarda, dinamik alanlardan hemen sonra listelenecek alt toplam bilgilerinin nelerden oluşacağını tanımlamak amacıyla kullanılacaktır. Alt toplam seç butonu tıklandığında, bütün alt toplam bilgileri otomatik olarak seçili durumdadır. Örnek ekranımızda bu toplamların bir kısmı listelenmektedir. Dolayısı ile eğer yazıcıya dökülecek evrakta bu alt toplamların tümü (tabii ki sadece değer olanları) varsa, dinamik alandan sonra hepsi basılacak demektir. Örneğin fatura evrakının dökümünü alacaksınız ve bu evraka 4 iskonto, 3 masraf uygulanmış. Bu durumda dinamik alan bilgileri listelendikten hemen sonra, 1. iskonto yüzdesi ve tutarı, 2. iskonto yüzdesi ve tutarı, 3.ve 4. iskonto yüzde tutarları ve aynı şekilde 1'den 4'e kadar masraf yüzde ve tutarları basılacak demektir. Ancak siz faturayı bastırırken iskonto yüzdelerini değil, sadece tutarlarını bastırmak istiyorsunuz. İşte alt toplam seç butonuna bu noktada ihtiyacınız olacaktır. Bu butonu tıklayarak, evrak formunun alt toplamlarında çıkmasını istemediğiniz bilgilere ait kutucukları kliklemek suretiyle (kutucuklar kliklendiğinde işareti kalkacaktır) bunları formunuzdan çıkaracaksınız. Alt toplamlar yukarıdaki açıklamalarımız doğrultusunda belirlendikten sonra “kayıt” butonu tıklanarak kaydedilmelidir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam seç bölümünü ekrana getirip, “yükle” butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam seçimlerinin
Vr.15 (9000 Serisi)
125
Personel Yönetimi
yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı .alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip,”aç” butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz. Alt toplam değiştir Form tasarım ekranının sol tarafında yer alan son buton, alt toplamlarının tanımları üzerinde değişiklik yapmanıza imkân verecektir. Alt toplam tanımları firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Örneğin programlarımızda ara toplam olarak geçen ifadeyi siz “mal bedeli” olarak kullanıyor olabilirsiniz. Veya 2.İskonto Yüzdesi tanımı sizin için “özel cari iskontosu” anlamına geliyor olabilir. İşte form tanımlamaları yaparken sıklılıkla kullandığınız terimleri görmek ve böylece tanımlamalarınızı daha seri bir şekilde yapmak istiyorsanız, bu bölümden alt toplam tanımlarını değiştirebilirsiniz. Alt toplam tanımlarını değiştirebilmek için imleci ilgili satıra getirip yeni tanımı girmeniz yeterlidir. Değiştireceğiniz tanımlar bittikten sonra, bu tanımları kaydetmelisiniz. Bunun için ekranın üst tarafında yer alan kayıt butonunu tıklamalısınız. Yaptığınız değişiklikler evrak form adı ve .alt uzantısı ile kaydedilecektir. Yaptığınız bu seçimleri bir başka evrak formunda da kullanmak isterseniz, yeni form üzerinde alt toplam değiştir bölümünü ekrana getirip, “yükle” butonunu kliklemelisiniz. Bu butonu kliklediğinizde bir pencere açılacak ve tanımlamakta olduğunuz forma hangi alt toplam değişikliklerinin yükleneceğini belirlemeniz istenecektir. Bu durumda uzantısı .alt olan alt toplam dosyalarından ilgili olanını seçip, .”aç” butonuna basarak tanımlamakta olduğunuz yeni forma yükleyebilirsiniz.
2. Form tasarım ekranın sağ bölümünde yapılacak düzenlemeler Form hazırla ekranının sol yarısında yer alan butonları ve seçim yapılabilecek alanları açıklamaya çalıştık. Şimdi ekranın sağ yarısı ile ilgili açıklamalarımıza geçiyoruz. Bu ekranın sağ yarısı, yatay ve dikey çizgilerin birleşimi ile hücresel bir görünümdedir ve istenirse bu çizgiler kaldırılabilir (Bkz. Sayfa Çizgileri). Ekranın sağ yarısı üç bölüme ayrılmıştır ve bu bölümler koyu gri çizgi ile birbirinden ayırt edilebilir. Dinamik alan tanımlamaları sadece ikinci (ekranın ortasında) bölümde yapılabilir. Statik alanlar ve mesaj alanları her üç bölümde de kullanılabilir. Form tanımlamalarınıza statik alanlardan yani hücresel bölgenin birinci ve üçüncü bölümlerini tanımlayarak başlayabilirsiniz. Statik alanlar, form üzerinde yer alacak sabit bilgilerdir. Başka bir ifade ile bu alanların konumları belirlenir ve evrakta yer alan hareket satırları ne kadar az veya çok olursa olsun statik alanların konumları değişmez. Tanımlandıkları yerlere ilgili bilgiler gelir. Örneğin firma unvanı, vergi dairesi no ve adı, gibi. Dinamik alan tanımlamaları statik alanların tam tersidir. Bu alanlara hareket bilgileri gelir ve bu hareket bilgileri değişkendir. Örneğin personellerinize yapılan ödemelere yönelik formu tanımlıyorsunuz. Bir formda 3, 5, 10 ve 50 personel hareketinden oluşabilir ve bu hareket satırı her seferinde değişkenlik gösterir. Forma Statik, Dinamik, DB Statik, DB Dinamik Mesaj ve Resim Alanı Ekleme Şimdi evrak formunuza bir statik alan ekleyelim. Bunun için yapılması gereken ilk işlem, hücresel bölgenin üst tarafında yer alan Statik Alan Ekle butonunun tıklanmasıdır. Bu buton tıklandığında, 10 karakter genişliğinde bir kutucuk ekranın üst sol tarafına eklenecektir. Şimdi yapmanız gereken işlem, bu alanı form üzerinde yer almasını istediğiniz bölgeye yerleştirmektir. Forma eklenen alanları istenilen yere taşımak için dört yol izleyebilirsiniz; 1-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra mouseun sol tuşunu basılı kalmak kaydıyla alanı istenilen yere sürükleyebilirsiniz.
2-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ok tuşları yardımı ile (aşağı-yukarı-sol ve sağ ok tuşları) alanı istediğiniz yere getirebilirsiniz.
3-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ALT+F ekranının sol tarafındaki (Bkz. Koordinat Göstergesi) kolon, satır, genişlik ve desimal
Vr.15 (9000 Serisi)
126
Personel Yönetimi
uzunluğun belirlendiği tablodan bu alanın formun kaçıncı satır ve kaçıncı kolonundan başlayacağını girebilirsiniz. Satır ve kolon girişleri yapıldıktan sonra “uygula” butonuna basılarak alan ilgili konumuna yerleştirilebilir. Bunlara ek olarak statik alan ekle butonunu kullanmadan da istediğiniz hücreye statik alan ekleyebilirsiniz. Bunun için imleci statik alanın ekleneceği hücreye götürüp, çift tıklamanız gerekir. Seçtiğiniz statik alan form üzerinde olması gereken yere taşındıktan sonra sıra bu alanın genişliğini tanımlamaya gelecektir. Alanın genişliğini iki şekilde ayarlayabilirsiniz; 1-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra alanın dört tarafında belirecek noktalardan birinin üzerinde tıklayarak bunu sağa doğu çekebilirsiniz. Alan mouseu sürüklediğiniz bölgeye kadar uzayacaktır.
2-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra bir eliniz Shift tuşunda olmak kaydıyla sağa ok tuşuna basarak alanı uzatabilirsiniz.
3-
Mouse ile ilgili alanı tıklayarak seçip (alan seçildiğinde rengi değişecektir), daha sonra ALT+F ekranının sol tarafındaki (Bkz. Koordinat Göstergesi) kolon, satır, genişlik ve desimal uzunluğun belirlendiği tablodan bu alanın genişliğini direkt olarak girebilirsiniz. Genişlik girildikten sonra “uygula” butonuna basılmalıdır.
Seçtiğiniz statik alanın konumu ve genişliği belirlendikten sonra sıra bu alana hangi bilginin basılacağını belirlemeye gelmiştir. Bunun için mouseun sağ tuşu ile ilgili alanı klikleyiniz. Ekranınızda statik alan tanımlarının yer aldığı bir pencere belirecektir. Şimdi konumu ve genişliğini belirlediğiniz alana hangi bilgi gelecek ise, mouseu aşağı ve yukarı hareket ettirerek bu bilgiyi bulup, imleç üzerinde iken mouseun sağ tuşunu bırakınız. Daha önce statik yazan kutucuğunuzda seçtiğiniz alanın ismi gelecektir. Böylece evrak formumuz için ilk statik alanı tanımlamış olduk. ALT+F ekranında bütün statik, dinamik, db statik, db dinamik ve mesaj alanları aynı mantık ile tanımlanır. Yalnız dinamik alan tanımlanırken “Dinamik Alan Ekle” butonuna basılır ve dinamik alan ekranın orta bölümünde konumlanır. Aynı şekilde olması gereken konumu, genişliği ve içereceği bilgi seçilir. Mesaj alanları ise “Mesaj Ekle” butonuna basılarak forma eklenir ve bu alanlar ilk anda birinci statik alan bölümünde yer alır. Eklenen mesaj alanı yukarıda anlatmaya çalıştığımız şekilde olması gereken yere taşınır. Mesaj alanlarına gelecek bilgiler yine mouseun sağ tuşu tıklanarak (Mesaj 1'den Mesaj 40'a kadar) seçilir. Tanımlanmakta olan evrak bastırılırken ekrana gelen mesajlar penceresinden, her bir mesaj tanımına gelecek mesajlar girilir (Bkz. Mesaj Dosyası).
12.9.2 Personel form dökümü (113621) Bu program ile bir önceki bölümden personellerinize yönelik tanımlamış olduğunuz PERSFORM dosyasının içeriği dökülecektir. Program çalıştırıldığında öncelikle karşınıza “Çoklu tahakkuk seçimi” başlıklı parametre ekranı çıkacaktır ve bu ekrandan yapacağınız seçimler doğrultusunda isteğiniz ayların tahakkuk bilgilerinin toplamlarını isterseniz ayrı ayrı isterseniz de toplu olarak dökebileceksiniz. Daha sonra,
Form dosyasındaki bilgilerin hangi personeller için döküleceğini seçmenizdir. Personellerinizi sıralama şeklinize bağlı olarak tarama ilk kod, son kod veya kod yapısı alanlarından seçebilirsiniz. Personeller belirlendikten sonra personellere yönelik hesap rakamlarının hangi tahakkuktan (Ay içi toplam tahakkuktan al veya Tek tahakkuktan al) alınacağının, Hangi SGK şubesine ait bilgilerin listeleyeceğinin, En son olarak da veri tabanında kayıtlı olan hangi firmalar için döküm alacağının seçilmesi beklenecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
127
Personel Yönetimi
Bu belirlemeler sonrasında karşınıza mesajlar ekranı gelecek ve sizden dökümünüzde hangi mesajın yazılmasını istediğinizi belirtmeniz beklenecektir. Bu ekranla ilgili mesaj girişleri de yapıldıktan sonra formdaki bilgileriniz listelenecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
128
Personel Yönetimi
13 PERSONEL İCRA TAKİBİ Personel yönetimi programınızın bu bölümünde, personel icra takibi ile ilgili girişler yapılacaktır. Şimdi bu bölüme girdiğinizde, karşınıza gelecek programları sırasıyla inceleyelim.
13.1 İcra daireleri tanımları (118001) İcra daireleri tanımları kartı ile icra uygulamalarında kullanılacak her icra dairesine ait tanımları yapabileceksiniz. İcra dairesi kodu: Tanımını yapmakta olduğunuz icra dairesinin kodunu bu alana yazabilirsiniz. İcra dairesi adı: Tanımını yapmakta olduğunuz icra dairesinin adını bu alana yazabilirsiniz. İcra dairesi eski adı: Eğer var ise, tanımını yapmakta olduğunuz icra dairesinin eski adını bu alana yazabilirsiniz. Vergi Dairesi: Bu alanda icra dairesine ait vergi dairesinin girişini yapabilirsiniz. Emanet Kasa Hesabı: Bu alana not amaçlı olarak emanet kasa hesabı için bilgi girişi yapabilirsiniz. Buraya yazılacak bilgi; İcra tanımları girişi (118002)’nde, “İcra Müdürlüğü adı” seçildikten sonra İcra banka hesap numarası alanına atanacaktır. Harç Hesabı: Bu alana not amaçlı olarak harç hesabı için bilgi girişi yapabilirsiniz. Diğer Hesap: Bu alana not amaçlı olarak diğer hesap için bilgi girişi yapabilirsiniz.
13.2 İcra tanımları girişi (118002) İcra tanımları girişi ekranından, seçilecek personele ait nafaka, kamu, diğer, icra tutar ve diğer bilgileri girebilirsiniz. Şimdi bu alanlar hakkında açıklamalar yapabiliriz. Personel kodu: İcra bilgileri girişini yapacağınız personeli bu alanda seçmelisiniz. Personel adı: İcra bilgileri girişini yapacağınız personeli bu alanda seçmelisiniz. Personel kodu seçimine bağlı olarak bu bilgiler otomatik olarak gelecektir. Personel soyadı: İcra bilgileri girişini yapacağınız personeli bu alanda seçmelisiniz. Personel kodu seçimine bağlı olarak bu bilgiler otomatik olarak gelecektir. Personel SGK sicil no (TC Kimlik): İcra bilgileri girişini yapacağınız personeli bu alanda seçebilirsiniz. Personel kodu seçimine bağlı olarak bu bilgiler otomatik olarak gelecektir. Tebliğ tarihi: Tanımı yapılan icra dosyasına ait tebliğ tarihi bu alanda girilmelidir. İcra Müdürlüğü adı: Bu alanda icra müdürlüğü seçilmektedir. İcra banka hesap numarası: İcra müdürlüğü seçimine bağlı olarak bu alana veri, otomatik olarak atanacaktır. Ödemenin yapılacağı cari: Bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak cari hesapları listeleyebilir ve uygun olan cari hesabı seçebilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
129
Personel Yönetimi
Dosya no: Tanımını yapmakta olduğunuz icra dosya numarasını bu alana yazabilirsiniz. İcra tipi: Bu alanda “nafaka, kamu, icra ve diğer” tiplerinden uygun olanı seçmelisiniz. İcra kesinti başlama yılı: Tanımı yapılan icra dosyasına ait kesintinin başlama yılı bu alana yazılmalıdır. İcra kesinti başlama ayı: Tanımı yapılan icra dosyasına ait kesintinin başlama ayı bu alana yazılmalıdır. Öncelik sırası: İcra kesinti başlama yılına bağlı olarak, tanımı yapılan icra dosyasının öncelik sırası bu alana yazılmalıdır. Borç tutarı: Personele ait icra yazısında bildirilen borç tutarı bu alana yazılmalıdır. Peşin ödenen tutar: Tanımı yapılmakta olan icra dosyasına ait peşin ödenmiş tutar varsa bu alana yazılmalıdır. Net ücretten kesinti oranı (%): Net ücretten yapılacak kesinti oranı bu alana yazılmalıdır. Net ek kazançtan kesinti oranı (%): Net ek kazançtan yapılacak kesinti oranı bu alana yazılmalıdır. Net sosyal yardımdan kesinti oranı (%): Net sosyal yardımdan yapılacak kesinti oranı bu alana yazılmalıdır. Kıdem ve ihbar tazminatından kesinti oranı (%): Kıdem ve ihbar tazminatından yapılacak kesinti oranı bu alana yazılmalıdır. Hak edilen netten kesilecek tutar (manuel): Bu alana manuel olarak, hak edilen netten kesilecek tutar girilmektedir. AGİ Kesintiye dahil mi: Bu alandaki “Evet/Hayır” seçimi ile asgari geçim indiriminin (AGİ) kesintiye dahil olmasına yönelik seçim yapılabilmektedir. İcra kesinti durumu: Bu alanda yapılacak seçim ile icra dosyasının durumu manuel olarak “Sürüyor” ya da “Kapandı” durumuna getirilebilir.
13.3 Personel icra tanımları listesi (118003) Bu liste ekranı ile veri tabanında tanıtılmış olan icra tanımları ekrana alınarak listelenmektedir. Ekranın üst kısmında yer alan personel kodu alanında personel seçili iken, sadece ilgili personele ait icra tanımları listelenecektir. Yine üst alanda yer alan “Sürüyor-Kapandı-Hepsi” seçim alanları ile sadece seçilecek durumdaki icraların listelenmesi sağlanabilir. Üstteki personel alanında seçim yapılmaz ve “durumu” alanında hepsi seçimi yapılır ise ekranda, veri tabanında tanımlı olan tüm icralar listelenecektir. Konumlu olan satırda iken mouse ile çift tıklanarak ilgili icra giriş ekranı görüntülenir. Ayrıca görünüm, aktarım, yazıcı, rapor, yönetim, bağlantı sekmeleri de diğer yönetim ekranlarında açıklanan özellikler ile çalışmaktadır. İcra tanımları girişi ile yapılmış tanımlamalar, kolon başlıkları halinde ekranda listelenecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
130
Personel Yönetimi
13.4 Personel icra ödemeleri listesi (118004) Bu liste ekranı ile seçilecek ayda puantaj yapılmış ise, personel icra ödeme bilgileri yer alacaktır. Üst alandaki ”Durumu” alanında, Sürüyor - Kapandı - Hepsi seçimi yapılabilmektedir. Tahakkuk yılı alanı ile tahakkuk yılı seçimi yapılabilmektedir. Tahakkuk ayları alanında çoklu seçim yapılarak istenilen aylara ait icra tanımlarının listelenebilmesi sağlanmaktadır. Personel kodu alanında yapılan seçim ile sadece ilgili personele ait icra bilgilerinin listelenmesi sağlanmaktadır. Eğer personel seçimi yapılmaz ise; durumu, tahakkuk yılı ve aylar alanlarındaki seçimlere uygun tüm personele ait icra bilgileri listelenecektir. Bu ekranımızda da seçilecek satır tıklanarak, satırdaki icraya ait icra giriş ekranına kolayca ulaşılabilir. İcra tanımları girişi ile yapılmış tanımlamalar, kolon başlıkları halinde ekranda listelenecektir
13.5 Personel icra ödeme evrağı operasyonu (118005) Bu liste ekranımız ile durumu, tahakkuk yılı, tahakkuk ayları ve personel kodu alanlarında yapılan seçimlere bağlı olarak icra tanımları listelenecektir. Bu ekranımızın kolon bilgileri ve kullanım özellikleri diğer icra listesi ekranları ile aynıdır. Bu ekranın en büyük özelliği, Operasyon sekmesinde yer alan “Seçili satırların ödeme evrağını oluştur” seçeneği ile ilgili icraya ait ödeme evrağının oluşturulabilmesidir. Satırda icra satırı seçili iken; “seçili satırların ödeme evrağını oluştur” seçeneği çalıştırıldığında, evrak numarası giriş formu açılacaktır. Bu alanda banka kodu seçimi yapılarak; evrak tarihi, evrak seri, evrak sıra, belge no, belge tarihi ve sorumluluk merkezi alanları doldurulduktan sonra ilgili evrağa bu bilgiler taşınacak ve evrak da otomatik olarak oluşacaktır. Örneğin giden havale evrağı, genel amaçlı virman dekontu gibi.
Vr.15 (9000 Serisi)
131
Personel Yönetimi
14 BİLDİRGELER PERSONEL YÖNETIMI programınızın bu bölümü, Sosyal Sigortalar Kurumuna verilen resmi evrak dökümlerini içermektedir. PERSONEL YÖNETIMI’nin verdiği tüm bildirge ve beyannameler biçim ve içerik olarak kanuni şartnamelere uygundur, dolayısı ile resmi olarak da geçerlidir. Şimdi bu bölüme girdiğinizde, karşınıza gelecek programları sırasıyla inceleyelim.
14.1 e-Bildirge (114960) SGK tarafından yapılan düzenleme ile iş yerlerinde en az 8 sigortalı olmak üzere daha fazla sigortalı çalıştıran özel ve resmi işveren kurumları, 2004 yılının Mayıs ayı itibari ile aylık prim ve hizmet belgelerini Internet üzerinden hazırlayıp, SGK'ya göndermek durumundadırlar. Bu amaca yönelik olarak Personel yönetimine Bildirgeler/e-Bildirge 114960 başlığı altında program eklenmiş olup, SGK'ya düzenli olarak verilen,
AYLIK SİGORTA PRİM BİLDİRGESİ SOSYAL GÜVENLİK DESTEK PRİM BİLDİRGE DENİZ,BASIM,AZOT,ŞEKER YERALTI SÜREKLİ YERALTI GRUPLU YERÜSTÜ GRUPLU ÇIRAK/STAJYER ÖĞRENCİ ANLAŞMAYA TABİ OLMAYAN YABANCI Y.Ö.K KISMİ İSTİH.ÖĞRENCİ AYLIK SİGORTA PRİM İŞSİZLİK HARİÇ LIBYA ANLAŞMALI ÜLKE YABANCI UYRUK
2098 SAYILI KANUN İŞSİZLİK HARİÇ
2098 GÖREVLİ MALÜL.AYLIĞI ALANLAR GÖREV-MALÜLLÜK AYLIĞI ALANLAR İŞ KAZASI, MES. HAST.,ANALIK VE HAS. SİG. TABİ
tüm bildirgeler istenilen dosya yapısında otomatik olarak hazırlanabilecek ve ilgili kuruma gönderilecektir. Bunun için öncelikle kullanıcılarımızın "e-Bildirge Hizmetleri Başvuru Formu" ile "e-Bildirge Sözleşmesini" doldurarak bağlı oldukları Sigorta/Sigorta İl Müdürlüğüne başvurup kullanıcı kodu ve kullanıcı şifrelerini almaları gerekmektedir. Bu konuyla ilgili daha fazla bilgi için adresinden SGK'nın belirtmiş olduğu açıklamalardan yararlanabilirsiniz. Tüm bu gereklilikler sağlandıktan sonra programımızdan istediğiniz bildirgeyi XML formatında hazırlayabileceksiniz. E-Bildirge programını çalıştırdığınızda karşınıza öncelikle, e-bildirgenin hangi SGK şubesi için hazırlanacağının belirleneceği ekran gelecektir. Bu ekrandan kullanıcılarımız; bağlı oldukları SGK şubesini seçip e-bildirge ekranına ulaşılacaktır. Eğer kullanıcılarımız programlarımızın;
Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/SGK Tanımları bölümünden, bağlı oldukları SGK kurumu için gerekli olan tanımlamaları ve yine Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/ Şirket tanımı/ Genel firma parametreleri (116111) ekranından firmalarına ilişkin tanımlamaları yapmışlar ise e-bildirge ekranın üst yarısına SGK tarafından istenilen tüm bilgiler otomatik olarak gelecektir. Bu alanların neler oldukları aşağıda belirtilmiştir. SGK No ve Kontrol No: Bağlı olduğunuz SGK’nın numarası ve bu SGK'ya ait kontrol numarası bu alanlara girilmelidir. İş yeri sicil numarası 21, Kontrol numarası 2 hane olmak durumundadır. Aksi durumda programınız girişlerinizi kabul etmeyecektir. Bu bilgiler programınızın Sistem
Vr.15 (9000 Serisi)
132
Personel Yönetimi
parametreleri/Şirket parametreleri/SGK Tanımları bölümünden yaptığınız girişler doğrultusunda otomatik olarak yansıyacaktır. Aksi durumda manuel giriş yapılacaktır. Aracı No: Bu alana düzenlenecek bildirge için aracı bir kurumla çalışıyorlar ise ilgili aracı kurumun numarası girmelidir. Bu alana manuel giriş yapılacaktır ve aracı kodu olarak kullanıcılarımız 0 ile 999 arasında bir numara gireceklerdir. Aksi durumda programınız girdiğiniz aracı numarasını kabul etmeyecektir. Unvan, Adres, Vergi No: Bu alanlar firmanızın unvanı, adres bilgisi ve vergi numarası bilgilerine ayrılmıştır. Bu bilgilerde programınızın Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/ Şirket Tanımı/Genel firma parametreleri (116111) bölümünden yaptığınız girişler doğrultusunda ekranınıza otomatik olarak gelecektir. Aksi durumda manuel giriş yapılacaktır. Bordro yılı ve ayı: Bu alanlarda da hazırlanacak bildirgenin hangi yıl ve hangi ay için düzenlendiği bilgisi yer alır. Ekranınızın üst yarısına SGK şubenize ve firmanıza ait bilgileri doğru ve eksiksiz olarak girdikten sonra ekranın ikinci bölümünden istediğiniz bildirgeyi XML formatında hazırlamaya başlayabilirsiniz. Öncelikle belirtmek isteriz ki, bildirgenizi düzenlediğiniz aya ilişkin personel puantajlarını yapmış iseniz ekranınıza bilgileriniz otomatik olarak gelecektir. Prime esas kazancı, ücretli izin tarihi, eksik çalışma nedeni ve işten çıkarılma nedeni gibi bilgiler otomatik olarak ekrana yansıyacak bilgilerdir. Ekranınızın II bölümünde ki; Sıra numarası programınız tarafından otomatik olarak verilir. Girişi yapılan personel sayısına göre otomatik artar. Belge türü, SGK'ya verilecek bildirgelerin belirlendiği alandır. Kullanıcılarımız AYLIK SİGORTA PRİM BİLDİRGESİ düzenliyor ise, bu alandan ilgili seçeneği seçmelidir. Kanun No alanından da seçilen belge türünün (bildirgenin) hangi kanuna tabi olduğu belirlenmelidir. Sigortalı olağanüstü hal kanununa tabi olabilir, Sigortalı Sendika indirimi kanununa tabi olabilir yâda sakatlık indirimi kanununa tabi olabilir. İşte ilgili seçim bu alandan belirlenecektir. Sigortalı Kodu, alanından bildirgenin hangi sigortalı için düzenlendiği seçilmelidir. Bu seçim için F10 yardım ekranından yararlanabilirsiniz. Sigortalı kodu girişinden sonra sigortalının adı soyadı, T.C Kimlik nosu otomatik olarak ekrana gelecektir. Bu bilgiler, Personel sicil kartları (111100) programından girdiğiniz bilgileri baz almaktadır. Bundan sonraki alanlara gelecek bilgiler ilgili ay için puantaj yapılmış ise otomatik olarak yansıyacaktır aksi durumda kullanıcılarımızın manuel olarak giriş yapmaları gerekecektir. Prime esas kazanç tutarı ve gün: Bildirgede yer alacak sigortalının prime esas kazanç tutarı ile çalıştığı gün sayısı bu alanlara girilmelidir. Puantajı yapılan sigortalı için bu bilgiler otomatik gelecektir. Giriş tarihi/çıkış tarihi: Sigortalının işe giriş tarihi ve işten çıkmış ise çıkış tarihinin belirtildiği alanlardır. Bu bilgiler de Personel sicil kartları (111100) bölümünden otomatik olarak yansır. Ü.İ.G ve Ücretli İzin PEK: Bu alanlara, bildirgenin düzenlendiği ay içinde sigortalının ücretli olarak kullandığı izin günü sayısı ile bu izne karşılık gelen kazanç tutarı girilmelidir. Bu bilgilerde puantajı yapılan sigortalı için otomatik olarak yansır. Eksik gün nedeni: Bu alanda, bildirgenin düzenlendiği ay içinde eksik çalışan personellerin neden eksik çalıştıklarına ilişkin açıklama belirtilir. Bu bilgide programlarımızda puantaj hesaplaması
Vr.15 (9000 Serisi)
133
Personel Yönetimi
sonrasında otomatik olarak yansır. Aksi durumda kullanıcılarımız bu alandan eksik çalışma nedenini seçmelidir. Eksik çalışma olarak programınız size aşağıdaki seçenekleri sunacaktır.
İstirahat Ücretsiz İzin Disiplin Cezası Gözaltına Alınma Tutukluluk Kısmi İstihdam Puantaj Kayıtları Grev Lokavt GHE Olaylar Doğal Afet Birden Fazla Diğer
İşten çıkış nedeni: Bu ekrandan belirlenecek en son detay, bildirgenin düzenlendiği ay içinde işten çıkan personelin çıkış sebebinin belirtilmesidir. Personel sicil kartları (111100) programından ilgili personel için çıkış sebebi belirtilmiş ise ilgili bilgi bu alana otomatik yansır. Aksi durumda kullanıcılarımız bu alandan ilgili seçimi yapmalıdır. Ekranınızın alt bölümünde yer alan butonlardan; Sigortalı çağır butonunu tıklayarak karşınıza gelecek ekrandan seçeceğiniz belge türü ve kanun noya bağlı olan tüm personellerinizi toplu olarak e-bildirge ekranına yansıtabilir dolayısıyla her personel için bilgileri tek tek girmemiş olursunuz. Kontrol butonunu tıklayarak ekranda yer alan bilgilerde herhangi bir hatalı giriş söz konusu ise bu hatanın hangi satırlarda olduğunu anında listeleyebilirsiniz. Örneğin T.C Kimlik numarası girilmemiş olan personelleriniz bu buton tıklandığında anında size rapor olarak sunulacaktır. Dök butonu ile de e-bildirge ekranına girdiğiniz tüm bilgiler rapor formatında size sunulacaktır. Böylece tüm bilgiler kontrol ve dök butonları ile kontrol edildikten sonra XML formatında saklanacak ve hatalı kayıt edilmeyecektir. E-Bildirgeye yönelik tüm girişler tamamlandıktan sonra ekranın alt bölümünde yer alan XML oluştur butonu tıklanarak SGK’nın istemiş olduğu formata uygun olan dosya otomatik olarak oluşturulacaktır. Bu aşamada kullanıcılarımızın yapması gereken www.SGK.gov.tr sayfasından üye şifresi girişi yaparak bizim programın oluşturduğu XML dosyasını nereden alacağını seçerek XML dosyasını sisteme onaylatmaktır.
14.2 E-Bildirge sigortalı tekrar işe giriş bildirimi (114963) Bu program ile amacımız işe tekrar giriş yapan sigortalılara ait bildirimlerin elektronik ortamlarda oluşturularak hazırlanmasıdır. Daha önceden E-beyannamelerin hazırlanmasına yönelik kullanıcı kodu ve şifresi tanımlı olan kullanıcılarımız bu ekranda da mevcut kullanıcı kodu ve şifrelerini kullanarak sigortalı tekrar işe giriş bildiriminin hazırlanmasını gerçekleştirebileceklerdir. Kullanıcı kodu ve şifre tanımlamaları personel yönetiminin SGK tanımları (116130) ekranının E-bildirge parametreleri sayfasından girilmektedir.
Vr.15 (9000 Serisi)
134
Personel Yönetimi
14.3 Elektronik vizite kâğıdı (114964) Elektronik vizite kâğıdı düzenlemesi ile amacımız; Sigortalılara ait vizite kâğıtlarının artık elektronik ortamlardan hazırlanacak olmasıdır. Çünkü vizite kâğıtlarının hazırlanma işlemleri e-Sağlık Geri Ödeme Sistemine taşınmıştır. Daha önceden E-beyannamelerin hazırlanmasına yönelik kullanıcı kodu ve şifresi tanımlı olan kullanıcılarımız bu ekranda da mevcut kullanıcı kodu ve şifrelerini kullanarak sigortalı vizite kâğıdı hazırlanma işlemini gerçekleştirebileceklerdir. Kullanıcı kodu ve şifre tanımlamaları personel yönetiminin SGK tanımları (116130) ekranının E-bildirge parametreleri sayfasından girilmektedir.
14.4 e-Beyanname Bu menüde yer alan programlar ile kullanıcılarımız muhtasar ve damga vergisi beyannamelerini xml formatında saklayıp, paket haline getirebileceklerdir. Şimdi bu işlemlerin nasıl yapılacağını anlatmaya çalışalım.
14.4.1 Muhtasar beyannamesi (114917) ve Damga vergisi beyannamesi (114931) V11 serisi programlarımızda; kullanıcılarımızın hazırlamakla yükümlü oldukları beyannameler, internet ortamından gönderilebilecek yapıya getirilmiştir. Bu doğrultuda beyanname bilgileri XML formatında dosyalarda saklanacak ve internetten ilgili kurumlara gönderilebilecektir. Bu amaçla bu menüde yer alan Muhtasar beyannamesi (114917) Damga vergisi beyannamesi (114931) XML formatında saklanabilecektir. Kullanıcılarımızın yapacakları tek işlem, beyanname bilgileri doldurulduktan sonra, ekranda gördükleri XML dosya oluştur butonunu tıklayıp bilgilerini saklamalarıdır. Mikro Yazılımevi olarak, e-beyanname ile ilgili, elimizde mevcut olan kaynaklarla mümkün olduğunu düşündüğümüz tüm testleri yapmış bulunmaktayız. Buna rağmen Maliye Bakanlığı'nın veri yapısını resmen açıklamamış olması sebebiyle, oluşturulacak dosyaların e-beyanname dosya yapısına %100 uyumu garanti edilememektedir. Mikro, oluşan dosya içeriğinin, mevcut verilerle uyumlu olduğunu beyan etse de, Maliye sistemiyle uyumluluğunu garanti etmez. Kullanıcılarımızın beyannamelerini hazırlarken bu detayları göz önünde bulundurmalarını önemle rica ederiz.
14.4.2 Paketleme (114932) E-beyannamelerin paketlenmesi için yapılması gereken işlemler, Programlarımızda; kullanıcılarımızın hazırlamakla yükümlü oldukları beyannameler, İnternet ortamından gönderilebilecek yapıya getirilmiştir. Bu doğrultuda tüm beyannameler XML formatında dosyalara saklanacak, daha sonrada bu dosyalar programlarımızda yer alan paketleme programı ile paket haline getirilip internetten ilgili kurumlara gönderilebilecektir. I Adım, Öncelikle, Genel muhasebe yönetiminin Yıllık bildirim ve beyannameler/E-beyanname menüsünde bulunan,
Katma değer beyannamesi (086227), 2 no'lu Katma değer beyannamesi (086231) Damga vergisi beyannamesi (086531)
Bunun yanı sıra Personel yönetiminin E-Beyanname menüsünde yer alan Vr.15 (9000 Serisi)
135
Personel Yönetimi
Muhtasar beyannamesi (114917)
Programlarından hazırlanacak olan beyanname çalıştırılmalı ve bilgiler eksiksiz doldurmalıdırlar. Daha sonrada bu beyannamelerin alt bölümünde yer alan XML dosya oluştur butonu tıklanarak her bir beyanname XML formatında saklanmalıdır. Önemle belirtmek isteriz ki, XML formatında saklanmamış hiçbir beyannamenin paket dosya haline getirilmesi mümkün değildir. Kullanıcılarımız bu detayı göz önünde bulundurarak işlem yapmalıdırlar. II Adım, Paketleme (086229) programı çalıştırılmalıdır. Karşınıza gelen ekranda XML formatında saklamış olduğunuz tüm beyannamelerin yer aldığını göreceksiniz. Bu aşamada yapmanız gereken, paket haline getirmek istediğiniz beyanname dosyalarının başındaki kutucukları tek tek işaretlemenizdir. Böylece programa hangi beyannameleri paket haline getireceğinizi tanıtmış olacaksınız. Paket haline getireceğiniz beyannamelerinde anında kırmızı renkte belirginleştiğini göreceksiniz. Beyanname seçimini yaptıktan sonra sıra, paket dosyanızı hangi isimle kaydedeceğinizi belirlemeye gelmiştir. Bunun için ekranınızın Paket adı bölümüne sizin için uygun olan herhangi bir isim girişi yapıp ekranın alt bölümünde yer alan paketle programını çalıştırmanız yeterli olacaktır. Programınız Otomatik olarak ilgili paket dosyasını, çalıştığınız firmanın bulunduğu bölümdeki 2013/EXPORT dizini altına oluşturacaktır. İlgili dosyayı farklı dizine kopyalamak istiyor iseniz ekranınızın dosya adı alanında satır sonu butonunu tıklayıp dizininizi seçmeniz ve dosyanıza isim vermeniz yeterlidir. Bu ekrandan daha önce paket haline getirmiş olduğunuz dosyaların içeriğini inceleyebilmeniz mümkündür. Yalnız bunun için ilgili paket dosyalarının *.JAR uzantılı olarak kayıt edilmiş olması gerekmektedir. İlgili kurum için paket dosyaların *.JAR uzantılı olarak kaydedilmesi bir zorunluluk olmayıp, sadece kullanıcılarımızın bizim programlarımızda ilgili dosyaların içeriğini izleyebilmeleri için geçerlidir. Yani “paket izleme” bölümünden sadece uzantısı *.JAR olan dosyalar izlenecektir. III. Adım, Paket haline getirilen dosyalar, ilgili kurumun internet adresine girilerek, bulundukları dizinden seçilmeli ve gönderilmelidir.
14.4.3 Internetten XML Şema Dosyası Güncelle (114933) Maliye Bakanlığı'nın talep ettiği yapının henüz resmen açıklanmamış olması sebebiyle, zaman zaman hazırladığımız dosyanın şemasında güncelleme yapmamız gerekmektedir. Bu güncelleme sebebiyle tüm arşivin yenilenmesi yerine xml dosyasında bilgi olmamasına karşın, XML içinde bulunması gereken alanlarda yapılan düzenlemelerin internet ortamında XML şema dosyalarının indirilmesi lazımdır. Bunun için bilgi olmayan alanın da xml dosya içerisine dahil edilmesini sağlamak amacıyla, programlarımıza eklenen E-beyanname menüsünde bulunan, “İnternetten XML şema dosyası güncelle" programından ilgili beyanname seçilip, güncelleme yapılarak işleminiz gerçekleştirilir. Böylece doğrudan İnternetten XML şema dosyası güncelle programını çalıştırdığınızda karşınıza çıkan
Katma değer beyannamesi
2 no'lu Katma değer beyannamesi
Damga vergisi beyannamesi
Muhtasar beyannamesi
Seçeneklerinden istediğinizi işaretleyerek güncellemenizi yapabileceksiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
136
Personel Yönetimi
14.5 Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Bildirgeler SGK Bildirgeleri menüsünden, firmanızın Sosyal Sigortalar Kurumuna vermesi gereken SGK aylım bildirgelerinin, çalışan personellerin işe giriş ve çıkışları ile işçi bildirimine ilişkin bildirgelerin, özel gider indirimine ait bildirgelerin, çalışma bilgi formu ve personel durum çizelgesi gibi bildirgelerin dökümleri alınacaktır. Programınız size, bu bölümde yer alan bildirgeleri printere dökmeden önce ekrana döküp kontrol etme imkânı sunmuştur. Dökümünü yapmak istediğiniz bildirgelerin önbilgilerini girdikten sonra, döküm yeri tercih ekranında ekrana döküm seçeneği ile karşılaşacaksınız. Bu seçeneği seçip ilgili bildirgeyi ekranınıza getirerek, bildirgenin printerdan çıkacak halini ekranda inceleyip olası hata ve yanlışları görebilir ve geriye dönüp düzeltebilirsiniz. Bu sayede printerdan bir defada kusursuz döküm alma şansınız artmıştır. Şimdi bu bildirgeleri sırası ile açıklayalım.
14.5.1 Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (EK 3) Firmalarca Sosyal Güvenlik Kurumuna verilmesi gereken aylık bildirgelerin düzenlenmesi ve dökümlerinin alınması bu bölümden yapılacaktır. Bu bildirgeler içerik ve şekil olarak kanunen istenen özellikleri sağlar ve dolayısı ile geçerli bir belgedir. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza 1- Baskısız Döküm (WYSIWYG) (114120) 2- Baskılı Forma Dikey Döküm (WYSIWYG) (114135) 3- Baskılı Forma A4 Yatay Döküm (WYSIWYG) (114136) 4- Baskılı Forma Standart Döküm (DOS Mode) (114137) 5- Baskılı Forma APHB_DOS.YAZ Dosyası İle Döküm (DOS Mode) (114138) Seçeneklerinin yer aldığı bir menü gelecektir. Bu seçeneklerin ilk 5’ni çalıştırdığınız karşınıza “Aylık prim ve hizmet belgesi (Ek3)” başlığı altında bir ekran gelecek ve imleciniz ekranınızın “beyannamenin türü” alanında bulunacaktır. Bu alanda yapmanız gereken hangi bildirgenin dökümünü alacağınızı seçmenizdir. Daha sonra da sizden bildirgenizi tüm kanunlara göre mi yoksa seçeceğiniz kanunlara göre mi alacağınız seçmeniz ve bildirgenizin mahiyetini asıl, ek yada iptal olarak belirtmeniz istenecektir.. Bu belirlemeyle birlikte imleciniz SGK şube alanında konumlanacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken satır sonu butonunu tıklayıp, tanımlamış olduğunuz SGK şubesini karşınıza gelecek ekrandan seçmektir. Bu seçim sonrasında ekranınızın Bölge Md. dosya no ve SGK İşyeri sicil no alanlarına ilgili bilgileriniz otomatik olarak gelecektir. Şimdi F2 tuşuna basarak, Sosyal Güvenlik Kurumuna ait 4 aylık bildirgenizin dökümünü alabilirsiniz.
14.5.1.1 Eksik çalışma bilgi formu (114128) Firmanız bir ay içinde eksik çalışmış olan personeli için, çalışmış oldukları gün kadar SGK ödemesi yapıyor olabilir. Örneğin 30 günlük çalışma süresinin sadece 20 gününü tam olarak çalışmış personeline çalışmış oldukları gün kadar yani 20 günlük SGK ödemesi yapıyor ise, bu personelin SGK’ya bildirilmesi gerekmektedir. İşte bu programdan 30 günlük çalışma süresini doldurmamış yani eksik olarak çalışmış personelinize ait döküm alabileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza, “eksik çalışma bilgi formu” başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen, işverenin adı ve soyadını, eksik çalışma bilgi formunu alacağınız ay/yıl girişini, bu formda hangi sigorta grubuna dahil olan personelin döküleceğini (emekli, normal ya da her ikisi şeklinde) ve SGK şubesini girmenizdir. Bu girişleri tamamladıktan sonra F2 tuşuna ya da ekranınızdaki “devam” butonuna basarak ekranınızın üzerine ilgili ay içinde eksik olarak çalışmış olan personeliniz (sigorta grubunda yaptığınız seçime göre) listelenecektir. Bu dökümde ilgili personellerin adı soyadı, günlük kazançları ile eksik çalışmış olduğu gün sayısı, puantaj kartlarından girdiğiniz bilgiler doğrultusunda otomatik olarak gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken personelin eksik olarak çalışma nedenlerini ekranınızın eksik bildirme nedeni alanına girmenizdir. Zaten ilgili form ekranınıza geldiği zaman imleciniz eksik bildirim nedeni alanında konumlu olacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
137
Personel Yönetimi
14.5.2 Sigortalı Bildirimleri Bu menüde yer alan programlar ile personelinize özel olan (işe giriş bildirgesi, sigortalı bildirim belgesi) bildirgelerin dökümleri alınacaktır. Şimdi bunların neler oldukları daha yakından inceleyelim.
14.5.2.1 Sigortalı bildirim belgesi (Ek:3) (114123) SGK'ya bağlı olarak çalışan personelin iş değiştirmesi durumunda yeni çalışmaya başladıkları işyerleri ile ilgili olarak SGK'ya sigortalı bildirim belgesini vermek durumundadırlar. Aynı şekilde SGK'lı olarak ilk defa çalışmaya başlayan personel de bu bildirim belgesini hazırlamakla ve SGK'ya vermekle yükümlüdür. Bu program ile SGK'ya verilecek sigortalı bildirim belgesi için gerekli olan bilgilerin girişleri yapılacak ve dökümleri alınacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza gelen ekranın; Personel Kodu: Sigortalı bildirim belgesi hazırlanacak personelin kodunu girmelisiniz. Personel kodu seçiminizi, bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden yapabilirsiniz. Personel SGK Sicil No (TC Kimlik), Personel Adı-Soyadı, İşe Giriş Tarihi: Personel seçiminizden sonra, personel adı-soyadı, personel sicil numarası, işe giriş tarihi otomatik olarak ilgili alanlara gelecektir. İşe giriş tarihi alanına gelen bilgi personeliniz için uygun değil ise, bu alandaki bilgiyi düzeltebilirsiniz. Bildirge Düzenleme Tarihi: Bu alana ilgili personel için sigortalı bildirim bildirgesini düzenlediğiniz tarihi girmelisiniz. Bu ekranda ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra F2 tuşuna ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonuna basmalısınız. Karşınıza orijinal görüntüsü ile hazırlanan bildirge döküm formu ekranı gelecektir. Bu ekrandan; bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.5.2.2 Sigortalı işe giriş bildirgesi (4/1-a-b Ek:4) (114125) Bu bölümü, personelleriniz için hazırlamış olduğunuz sigortalı işe giriş bildirgelerinin özeti olarak düşünebilirsiniz. Daha önceden sigortalı olarak farklı bir iş yerinde çalışmış olup, sizde işe yeni başlayan personeller ile, sigortalı olarak ilk defa çalışmaya başlayacak personelleriniz için, bir önceki bölümümüzde sigortalı işe giriş bildirgesi düzenlenmesi gerektiğine değinmiştik. İşte bu bölümden de bildirgesini hazırladığınız tüm personellerinizin toplu olarak dökümünü alabileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza tarih sınırları başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen sigortalı işe giriş bildirgesi dökümünü hangi tarih aralığında almak istediğinizi girmenizdir. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra F2 tuşuna basarak bildirgenize ait dökümü ekrana getirebilirsiniz. Bu dökümde, ilk defa sigortalı olarak işe başlayan personelleriniz ile daha önceden sigortalı olarak farklı bir iş yerinde çalışmış olup sonrasında sizde işe başlayan personellerinizin bildirgeleri ayrı başlıklar altında fakat aynı ekran üzerinde yer alacaktır. Böylece ilgili tarihler arasında hangi personelleriniz için işe giriş bildirgesi hazırladığınızı inceleyebileceksiniz. Bu bildirgeyi ekranınız üst bölümünde yer alan yazıcı butonunu mouse göstergesiyle klikleyerek yazdırabilirsiniz.
14.5.3 İşyeri Bildirimleri Bu bölümde yer alan programlar ile kullanıcılarımız; iş yerlerinin bildirimlerine yönelik düzenlemeler yapacaklardır.
14.5.3.1 İşyeri Bildirgesi (Ek:6) (114127) Bu program ile iş yerinize ait bilgilerin girişlerini yapabilecek ve dökümlerini alabileceksiniz. Bu bildirgeyi işyerinizin kimliği olarak düşünebilirsiniz. Program giriş alanları itibari ile 4 ekran sayfasından oluşmaktadır. Birinci ekran, yani programa girdiğinizde karşınıza gelecek ilk ekran; iş Vr.15 (9000 Serisi)
138
Personel Yönetimi
yerine ait bilgilerin girileceği alanlardan ve yapılan işin mahiyetine ait bilgilerden, ikinci ekran yine şirkete ait girilecek bilgilerden oluşup şirketin ortak sayısı ve muhasebecilerine yönelik bilgi girişlerinden, 3. ve 4. ekran ise işveren ve işveren vekiline ait kimlik bilgilerinin girişlerinden oluşmaktadır. Şimdi bu ekranları giriş alanları itibari ile daha detaylı olarak açıklamaya çalışalım. İşyeri Genel Bilgileri -1 ve İşyeri Genel Bilgileri -2 Bu ekranlarda kullanıcılarımız işyerine ait bilgilerin girişlerini yapacaklardır. İş yerinin bulunduğu bölgenin adresi, telefon ve faks bilgisi, sigortalı çalıştırmaya başladığı tarih ve çalışan sigortalı sayısı, faaliyet niteliği, özel şirket mi yoksa resmi şirket mi olduğu, özel ise hangi gruba dahil olduğu, resmi ise hangi resmi kurma tabi olduğu ve yapılan işin niteliği belirtilecektir. Yani işyerinizde yapılmakta olan işin içeriği İthalat, ihracat, bilgisayar satışı, tekstil vb. şekilde girilecektir. Bu bölüme gireceğiniz işin mahiyeti ile ilgili bilgiler, şirket kuruluşu esnasında resmi gazeteye vermiş olduğunuz bilgilerle birebir uyumlu olmak durumundadır. Eğer firmanız ihale ile herhangi bir taşeron firmaya iş yaptırıyor ise bu taşeron firmanın unvanı ve adresini, ortak sayısını, yönetici ve muhasebeci sayısını da ikinci ekran sayfasından girmeniz gerekecektir. İşveren ve İşveren Vekili Bilgileri Bu ekranlarda yapmanız gereken, işverene ve işveren vekiline yönelik tanıtıcı bilgileri girmenizdir. İşverenin ve işveren vekilinin adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, baba adı, nüfusa kayıtlı olduğu yer, nüfus cüzdanı seri ve sıra numarası, işyerinin bağlı olduğu vergi dairesinin adı ve numarası, sahip olunan aracın plaka numarası, şirketinizin kuruluşu ile ilgili olarak resmi gazeteye verdiğiniz ilanın tarihi, gazetenin numarası ile gazete sayfa numarasını, Ticaret Sicil Gazete Tarih/No/Sayfa No alanına, firmanız herhangi bir derneğe kayıtlı ise ilgili derneğin kayıt nosu Ticaret Sicil Vakıf Dernek No alanına girmelisiniz, ayrıca işverenin sahip olduğu aracın plaka numarası da bu ekrandan girilecek bilgiler arasındadır. Ekranlarla ilgili girişlerinizi yaptıktan sonra F2 tuşuna basarak, bildirgenize ait dökümü ekranınızda görebilirsiniz. Bu ekrandan; bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.5.3.2 İşyeri Bildirgesi (4/1-a Ek:6) (114129) Bu program ile (4/1-a kapsamındaki sigortalılar için) iş yerinize ait bilgilerin girişlerini yapabilecek ve dökümlerini alabileceksiniz. Bu bildirgeyi işyerinizin kimliği olarak düşünebilirsiniz. Program giriş alanları itibari ile 4 ekran sayfasından oluşmaktadır. Birinci ekran, yani programa girdiğinizde karşınıza gelecek ilk ekran; iş yerine ait bilgilerin girileceği alanlardan ve yapılan işin mahiyetine ait bilgilerden, ikinci ekran yine şirkete ait girilecek bilgilerden oluşup şirketin ortak sayısı ve muhasebecilerine yönelik bilgi girişlerinden, 3. ve 4. ekran ise işveren ve işveren vekiline ait kimlik bilgilerinin girişlerinden oluşmaktadır. Şimdi bu ekranları giriş alanları itibari ile daha detaylı olarak açıklamaya çalışalım. İşyeri Genel Bilgileri -1 ve İşyeri Genel Bilgileri -2 Bu ekranlarda kullanıcılarımız işyerine ait bilgilerin girişlerini yapacaklardır. İş yerinin bulunduğu bölgenin adresi, telefon ve faks bilgisi, sigortalı çalıştırmaya başladığı tarih ve çalışan sigortalı sayısı, faaliyet niteliği, özel şirket mi yoksa resmi şirket mi olduğu, özel ise hangi gruba dahil olduğu, resmi ise hangi resmi kurma tabi olduğu ve yapılan işin niteliği belirtilecektir. Yani işyerinizde yapılmakta olan işin içeriği İthalat, ihracat, bilgisayar satışı, tekstil vb. şekilde girilecektir. Bu bölüme gireceğiniz işin mahiyeti ile ilgili bilgiler, şirket kuruluşu esnasında resmi gazeteye vermiş olduğunuz bilgilerle birebir uyumlu olmak durumundadır. Eğer firmanız ihale ile herhangi bir taşeron firmaya iş yaptırıyor ise bu taşeron firmanın unvanı ve adresini, ortak sayısını, yönetici ve muhasebeci sayısını da ikinci ekran sayfasından girmeniz gerekecektir. İşveren ve İşveren Vekili Bilgileri Bu ekranlarda yapmanız gereken, işverene ve işveren vekiline yönelik tanıtıcı bilgileri girmenizdir. İşverenin ve işveren vekilinin adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, baba adı, nüfusa kayıtlı olduğu yer, nüfus cüzdanı seri ve sıra numarası, işyerinin bağlı olduğu vergi dairesinin adı ve numarası, Vr.15 (9000 Serisi)
139
Personel Yönetimi
sahip olunan aracın plaka numarası, şirketinizin kuruluşu ile ilgili olarak resmi gazeteye verdiğiniz ilanın tarihi, gazetenin numarası ile gazete sayfa numarasını, Ticaret Sicil Gazete Tarih/No/Sayfa No alanına, firmanız herhangi bir derneğe kayıtlı ise ilgili derneğin kayıt nosu Ticaret Sicil Vakıf Dernek No alanına girmelisiniz, ayrıca işverenin sahip olduğu aracın plaka numarası da bu ekrandan girilecek bilgiler arasındadır. Ekranlarla ilgili girişlerinizi yaptıktan sonra F2 tuşuna basarak, bildirgenize ait dökümü ekranınızda görebilirsiniz. Bu ekrandan; bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.5.4 Vizite kâğıdı ve sağlık belgesi Bildirgeler menüsünün yer alan vizite kâğıdı, sigortalı personelleriniz ve yakınları için (eş ve çocuk) vizite kâğıdı dökmenize olanak tanımaktadır. Şimdi bu bölümde yer alan programların neler olduğunu sırayla inceleyelim.
14.5.4.1 Sigortalı için vizite kâğıdı (114970) Bu bölümden mevcut sigortalı personelleriniz için düzenlemeniz gereken vizite kâğıdı dökebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir. Yapılması gereken ilk giriş, vizite kâğıdı basılacak personelin kodunu girmektedir. Personel kodu girilince o personelin sicil numarası ve adı ilgili alanlara otomatik olarak gelecektir. Personel ad ve soyadından sonra, vizite kâğıdını hangi sebeplerden dolayı düzenlediğinizi belirtmeniz gereken alanlar yer alır. Eğer vizite kâğıdı isteminin nedeni iş kazası ise, aşağıdaki alanlara ilgili bilgilerin girilmesi gerekir. Aksi taktirde bu alanlar boş geçilmelidir. Vizite kâğıdının ilk ekranına uygun girişler yaptıktan sonra F2 tuşuna yada ekranınızın alt bölümünde yer alan Devam butonuna basarak bir sonraki ekrana geçebilirsiniz. Bu ekranda söz konusu personelinizin hakkettiği ücretler ilgili dönemlere dağılmış bir vaziyette karşınıza gelecektir. Bu ekrandaki bilgilerde herhangi bir yanlışlık varsa imleci ilgili satırın üzerine getirip düzeltme yapabilirsiniz. Kontrolleriniz bittikten sonra ekranınızın alt bölümünde yer alan Standart döküm ve Baskılı döküm butonlarından herhangi birine basarak vizite kâğıdını ister orijinal görüntüde hazırlanan baskılı forma isterseniz de standart döküm halinde ekranınıza alabilirsiniz. Daha sonra bu ekranlardan vizite kâğıdınız için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve vizite kâğıdınızın dökümünü ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.5.4.2 Sigortalının eşi veya çocuğu için vizite kâğıdı (114971) Vizite kâğıdı menüsünün ikinci programı, personellerin eş veya çocukları için vizite kâğıdı düzenlemeye olanak tanımaktadır. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda öncelikle sizden istenen, vizite kâğıdının düzenleneceği personeli belirtmenizdir. Bunun için ekranınızın kodu alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden personel seçiminizi yapın. Bu işlem sonrasında kodunu girdiğiniz personelin sicil numarası, adı ve soyadı ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Bu aşamada sizden istenen ilgili belgenin personelin eşi için mi yoksa çocukları için mi düzenleneceğini belirtmenizdir. Bunun için ekranınızın “Sigortalıya yakınlığı” alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden seçiminizi yapın (eş, çocuklar). Bu seçimle birlikte eş yada çocukların adı ve soyadı, personel sicil kartının “Aile bilgileri” butonundan girdiğiniz bilgiler doğrultusunda ekranınıza yansıyacaktır. Daha sonra sizden istenen ilgili belgenin tarihini belirterek F2 tuşuna yada ekranınızdaki devam butonuna basmanızdır. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza gelecek ekrana, personelinizin ödenen primlerin gün sayısı ve ücret bilgileri otomatik olarak yansıyacaktır. Bu aşamada Standart form yada Baskılı form butonlarından herhangi birine basarak vizite kâğıdınızın dökümünü orijinal görüntüsünde yada standart döküm olarak ekranınıza alabilirsiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
140
Personel Yönetimi
14.5.4.3 Sağlık Belgesi (114972) Bu bölümden personellerinizin aile bireylerine ilişkin sağlık belgelerinin dökümü alınacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza “Sağlık belgesi” başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen sağlık belgesini düzenleyeceğiniz personeli belirtmenizdir. Bunun için ekranınızın kodu alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden personel seçiminizi yapın. Bu işlem sonrasında kodunu girdiğiniz personelin sicil numarası, adı soyadı ve adresi ilgili alanlara otomatik olarak yansıyacaktır. Bu aşamada sizden istenen ilgili belgenin personelin hangi aile bireyi için düzenleneceğini belirtmenizdir. Bunun için ekranınızın Kimin için düzenleneceği alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden seçiminizi yapın (eş, ana, baba, çocuklar). Bu seçimle birlikte ilgili kişinin adı, soyadı, TC. Kimlik numarası, doğum yeri ve tarihi personel sicil kartının “Aile bilgileri” butonundan girdiğiniz bilgiler doğrultusunda ekranınıza yansıyacaktır. Daha sonra sizden istenen ilgili belgenin geçerlilik tarihini belirterek F2 tuşuna yada ekranınızdaki devam butonuna basmanızdır. Bu tuşlara bastığınızda karşınıza gelecek ekrana, personelinizin ödenen primlerin gün sayısı ve ücret bilgileri otomatik olarak yansıyacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken ekranınızın alt bölümünde yer alan Standart döküm ve Baskılı döküm butonlarından herhangi birine basarak sağlık belgesini ister orijinal görüntüde hazırlanan baskılı forma isterseniz de standart döküm halinde ekranınıza alabilirsiniz. Daha sonra bu ekranlardan sağlık belgesi için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve vizite kâğıdınızın dökümünü ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.6 Özel Gider İndirimi (114410) Bu program ile kod aralığı ya da kod yapısını belirleyeceğiniz personellerin tahakkuk kesinleştirmeden sonra, gireceğiniz toplam fatura tutarına göre vergi iadeleri hesaplanacaktır. Dolayısıyla program çalıştırıldığında öncelikle personellerin ve özel gider indiriminin hangi firmalar için alınacağının belirlenmesi gerekecektir. Daha sonra karşınıza bir ekran gelecek ve bu ekranın ilk iki kolonunda seçtiğiniz personellerin kodu ve adı yer alacaktır. Bundan sonraki iki kolonda ise, ilgili personellerin vergi matrahı ile geçen yıl ödenmiş olan vergi toplamı bulunacaktır. Bundan sonraki kolonlarda ise fatura toplamı ve vergi iade toplamı başlıklarının yer aldığını göreceksiniz. Bu durumda sizden istenen her personelliniz için fatura toplamını ilgili alana girmenizdir. Bu giriş sonrasında vergi iade tutarı otomatik olarak hesaplanacak ve ilgili alana gelecektir. Eğer bu ekrana personellerinizin eski bilgilerinin gelmesini istiyor iseniz her satırda Ctrl+E tuşuna basmanız gerekecektir. Eğer bu değerleri sıfırlamak isterseniz bu durumda her satır üzerinde Ctrl+S tuşuna basmalısınız. Tablonuzda yer alan bilgileri saklamak için de ALT+S tuşlarına ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan Sakla butonuna basmanız yeterli olacaktır. Bu tabloyu rapor halinde görebilmek için de Ctrl+P tuşunu kullanabilirsiniz.
14.6.1 Özel gider indirimi (114410) Bu bölümden sınırlama bazını ve sınırlama şeklini seçeceğiniz personelleriniz şubat ve mayıs ayları arasındaki üç aylık dönem için, özel gider indirim hesaplarını ve kesinleştirmeden sonra ödenecek gelir vergisi iadelerini ve damga vergilerini dökeceksiniz. Programa ilk girdiğinizde karşınıza gelecek olan ekran hemen hemen tüm raporlarda söz ettiğimiz kod sınırları ekranıdır. Yani; burada da karşınıza çıkacak olan ekran sizden her zaman olduğu gibi ilk kod-son kod ve kod yapısı ile ilgili sınırları girmenizi isteyecektir. Döküm bazını ve sınırlama şeklini seçtikten sonra her zaman olduğu gibi F2 devam tuşu ile bir sonraki ekrana yani, döküm yeri seçim ekranına geçebilirsiniz. Bu ekrandan ilgili döküm yeri tercihinizi yaptığınızda özel gider indirimi bordrosu listelenecektir. Dökümünüzde şu alanlar yer almaktadır. Sıra No: Bu alana programınız tarafından sıra numarası verilecektir. Kod: Bu alanda özel gider indirimine tabi personellerinizin kodu yer alacaktır.
Vr.15 (9000 Serisi)
141
Personel Yönetimi
Adı Soyadı: Bu alanda özel gider indirimine tabi personellerinizin adı ve soyadı yer alacaktır. (1)Vergi Matrahı: İlgili satırdaki personel için hesaplanan vergi matrahı bu alana gelecektir. (5)Gelir Vergisi: İlgili satırdaki personelin gelir vergisi payı bu alana gelecektir. (6)Toplam Harcama: İlgili satırdaki personelin ilgili dönem içerisinde yaptığı toplam harcama tutarı bu alanda yer alacaktır. (7)Matrah OGI Kısmı: Bu alana ilgili personelin vergi matrahının indirime tabi olan kısmı gelecektir. (8)OGI’ye Esas Tutar: İlgili satırdaki personelin ilgili dönemde yapması gereken harcama tutarı bu alana gelecektir. (9)OGI’ den Kalan Kısım: Bu alana kalan tutar gelecektir. (10)Özel İndirim Tutarı: Bu alana ilgili personelin özel indirime tabi olan vergi tutarı gelecektir. (12)(7)deki Matrah Gelir Vergisi: Bu alana kalan tutarın gelir vergisi miktarı gelecektir. (13) İade Gelir Vergisi: İade edilen gelir vergisi miktarı bu alana gelecektir.
14.6.2 Özel gider indirimi bordrosu (114470) Bu bölümden kod aralığını yada kod yapısını belirleyeceğiniz personellerinizin döküm yeri tercihinize göre haziran ve eylül ayları arasındaki üç aylık dönemi kapsayan özel gider indirim hesaplarını ve kesinleştirmeden sonra ödenecek gelir vergisi iadelerini ve damga vergilerini dökeceksiniz. Bu programın bir önceki program olan Özel Gider İndirimi Bordrosu (SUB-MAY)’dan içerik ve işleyiş olarak herhangi bir farkı bulunmamaktadır. Aralarındaki tek fark bu dökümün Haziran ve Eylül ayları arasındaki özel gider indirimlerini listelemesidir. Bu yüzden bu programı ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz bilgi için Bkz. Özel Gider İndirimi Bordrosu (SUB-MAY)
14.6.3 Azami Fatura Hesaplaması (114450) Bu bölümde seçeceğiniz personellerinizin vergi matrahlarına göre vermesi gereken fatura toplamı hesaplanacak ve bulunan bu değer üzerinden personelden fatura istenecektir. Programa ilk girdiğinizde karşınıza gelecek ekrandan sıralama şeklinize bağlı olarak tarama ilk kod-son kod ve kod yapısı alanlarından personellerinizi seçmelisiniz. Azami faturası hesaplanacak personeller belirlendikten sonra sizden beklenen hesaplamayı hangi firmalar için yapacağınızı seçmenizdir. Daha sonra bilgileriniz döküm yeri tercihinize göre listelenecektir. Şimdi bu ekranda yer alan alanları sırayla inceleyelim. Sıra no: Bu alana programınız tarafından otomatik olarak sıra numarası verilecektir. Kod: Bu alana seçili personellerinizin kodları gelecektir. Adı soyadı: Bu alana seçili personellerinizin isimleri ve soyadları gelecektir. Geçen yıl ki matrah: İlgili satırdaki personelin geçen yıl ki vergi matrahı bu alana gelecektir. Geçen yıl ki vergi: İlgili satırdaki personelden geçen yıl kesilmiş olan vergi miktarıdır. Azami fatura: İlgili satırdaki personelin vermesi gereken azami fatura tutarıdır. Alınan fatura toplamı: İlgili satırdaki personelin verdiği faturaların toplamıdır.
Vr.15 (9000 Serisi)
142
Personel Yönetimi
Vergi iadesi: İlgili satırdaki personelin alacağı vergi iadesidir.
14.6.4 Özel indirim dilekçesi (114460) Özel indirimden yararlanmak isteyen personeller için hazırlanmış ve SGK’ya verilmesi gereken bir belgedir. Programa girdiğinizde özel indirim dilekçesi için parametre girişlerinin yapılacağı bir ekran ile karşılaşacaksınız. Bu ekranda özel indirimden yararlanmak isteyen sigortalıya ilişkin personelin kodunu, adını, SGK numarasını, başka bir iş yerinden ücret alıp almadığını alıyorsa ilgili iş yerinin unvanı ve adresi gibi bilgileri girip dilekçenin düzenlenme tarihini de belirledikten sonra F2 tuşuna ya da ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonuna basın. Dilekçeniz hazırlanacak ve ekranınıza yansıyacaktır.
14.7 Muhtasar Beyanname Bu bölümde yer alan programlar ile Muhtasar Beyannamenizi düzenleyebilecek ve orijinal görüntüde dökümünü alabileceksiniz. Ayrıca bu beyannamenin ödemelerine ilişkin çalışacak hesapların entegrasyon kodlarını girebilecek ve bu hesapları muhtasar beyannamenize aktarabileceksiniz. Şimdi bu programların neler olduklarını sırasıyla açıklamaya çalışalım.
14.7.1 Muhtasar Beyanname (114916+114915+114914+114913+114912+114911, 114910) Bu program ile bordro takibine ilişkin tüm kanuni evrakları, resmi formları ve içeriklerini tanzim edeceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza öncelikle vergi dairesi seçimi yapacağınız bir ekran gelecek ve bu seçim sonrasında ödemeler başlıklı bir başka ekran ile karşılaşılacaktır. Bu ekran üzerinde, Ödemeler, Bilgi Alanları, Tahakkuka Esas İcmal Raporu, S.M. veya S.M.M. ve Tablo III isimli butonlar yer alacaktır. Bu ekranda öncelikle yapmanız gereken, ekranınızın alt bölümünde yer alan “entegre kodlarını getir” butonunu tıklayıp muhtasar beyannamesine yansıyacak ödeme türlerini tutarları ile birlikte bu ekrana getirmenizdir. Ödeme türleri ve entegre kodları bir sonraki bölümde açıklayacağımız Muhtasar Beyanname Entegre Kodları programından tanımlanmaktadır. Daha sonra sizden istenen ekranınızın üst bölümünde yer alan butonların her birini tıklayarak karşınıza gelecek tablolara uygun girişler yapmanızdır. Bu tablolarda ödemelerinizle ilgili bilgiler, Özel Gider İndiriminden Doğan Mahsup Edilecek Gelir, Tevkifata İlişkin Damga Vergisi, Muhtasar Beyannameye ait Damga Vergisi, Özel Gider İndiriminden Doğan Damga Vergisi, Fon Payı Matrahı ve Eğitime Katkı Payı alanları ile serbest muhasebecinizin adı soyadı ve oda sicil numarası yer alır. Bu tablolarla ilgili işlemlerinizi tamamladıktan sonra F2 tuşuna yada “beyanname göster” butonuna basarak muhtasar beyannamenizi orijinal görüntüsü ile ekranınıza getirebilirsiniz. Şimdi beyannameniz için sayfa ayarlarını ve yazıcı ayarlarını ekranınızın üst bölümde yer alan butonlar aracılığıyla yapıp print butonu ile de döktürebilirsiniz.
14.7.2 Muhtasar Beyanname Entegre Kodları (114920) Muhtasar beyanname menüsünün bu programı ile de, işletme ve bilanço defteri tutan mükelleflerin, defterlerine kayıtlı olan (21) SM dolayısıyla ödemelerine, (22) Diğer SM Kazancı Ödemelerine, (41) Kiralama Karşılığı Ödemelerine karşılık çalışacak hesapların, entegrasyon kodları girilecektir. Programınız size, muhtasar beyannameye yansımasını istediğiniz toplam 9 tane ödeme türü tanımlamanıza olanak tanımaktadır. Daha sonra bu hesaplar, bir önceki bölümde açıkladığımız Muhtasar Beyanname Optik Form programının ödemeler ekranına aktarılacaktır. Bu kodların muhtasar beyannameye yansıması için, ilgili beyannamenin en alt bölümünde yer alan “entegre kodlarını getir” butonunun tıklanması yeterli olacaktır. Bu işlem sonrasında bu bölümden tanımlanan muhtasar beyannameye ilişkin tüm ödeme türleri tutarları ile birlikte ilgili ekrana aktarılmış olacaktır. Evet, bu açıklamalarımızdan yola çıkarak muhtasar beyannameniz için çalışacak ödeme türlerini ve entegre kodlarını girip ALT+S tuşları ile kayıt etmelisiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
143
Personel Yönetimi
14.8 Diğer bildirgeler Bu bölümden de diğer bildirgelerin dökümleri alınacaktır.
14.8.1 Damga Vergisi Beyannamesi (114930) Bildirgeler menüsünün bu programı ile Vergi Dairelerine ödenen vergilere karşılık düzenlenecek Damga Vergisi Beyannamesine ilişkin girişler yapılacak ve dökümleri alınacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza öncelikle SGK Şubenizi seçeceğiniz ekran gelecektir. Bu ekrandan SGK şubesini belirledikten sonra, beyannamenize ilişkin parametre girişleri yapacağınız bir başka ekran ile karşılaşacaksınız. Bu girişler, ekranınızın üst bölümünde yer alan Parametreler ve Bilgi Alanları butonları tıklanarak yapılacaktır Bu butonlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen parametreler butonuna ait ekrandır. Bu ekrandan beyannamenizle ilgili genel bilgilerin girişleri yapılacaktır. Beyannamenin verileceği ay, yıl, bütçe yılı, beyannamenin verilme sebebi vb. gireceğiniz bilgilerden bir kaçıdır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan diğer butonu tıklayarak beyannamenin düzenleme tarihini ve ne kadar vergi ödeneceğine ilişkin bilgileri girebilirsiniz. Bu girişlerden sonra ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonuna basarak Damga Vergisi beyannamenizi, orijinal görüntüsünde alabilirsiniz. Şimdi, dökümünüz için gerekli sayfa ayarlarını bildirgenizin üst bölümünde yer alan butonlar aracılığı ile yapıp, print butonunu ile de dökümünü alabilirsiniz.
14.8.2 İŞKUR İşgücü Çizelgesi (Aylık) (114175) İŞKUR İşgücü çizelgesi işletmelerin her ay düzenli olarak, bünyelerinde çalışan personellerin durumlarına ilişkin Türkiye İş Kurumuna vermek zorunda olduğu bir belgedir. Bu belge ile her ay işe yeni başlayan, işten ayrılan, sakat yada eski hükümlü olarak çalışan personellerin durumları ilgili kuruma bildirilmiş olacaktır. Bu çizelgeye, personellerinize ilişkin bilgiler personel sicil kartından yaptığınız girişler doğrultusunda gelecektir. İş yerinizde eski hükümlü yada sakat personel çalıştırmanıza ilişkin bilgiler ise, programınızın Sistem parametreleri/Yasal parametreler menüsünde yer alan Personel kontenjan durumu (116290) bölümünde yaptığınız girişler doğrultusunda gelecektir. Böylece iş yerinizde çalışan kadın ve erkek personel sayısı ile çalıştırmak zorunda olduğunuz sakat yada eski hükümlü personel sayısını belgenize aktaracak ve ilgili kuruma bildirebileceksiniz. Programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda sizden istenen, kayıtlı olduğunuz İŞKUR şubesini, faaliyet alanınızı, web ve mail adresinizi, kurs düzenlemek isteyip istemediğinizi, iş kurun düzenlemiş olduğu eğitim faaliyetlerine katılıp katılmayacağınızı, iş gücünüzde herhangi bir değişimin olup olmayacağını ve işyerine çırak gereksiniminizin olup olmadığını evet/hayır şeklinde belirtmenizdir. Ekranınızın alt bölümünde yer alan “kontenjan durum raporu” butonunu tıklayarak da işkur beyannamesini hazırlamadan önce firmanızda çalıştırmak zorunda olduğunuz sakat, eski hükümlü terörle mücadele kapsamındaki personel sayısı ile bu özelliklere sahip çalıştırdığınız personellerin sayılarını karşılaştırabilme imkânına sahip olabileceksiniz. Her şeyin tamam olduğuna inanıyor iseniz “Beyanname Göster” butonuna basarak İş kur İşgücü Çizelgesini orijinal görüntüsünde dökebilirsiniz. Bu ekrandan, bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz. Eğer firmanızda çalıştırmanız gereken sakat eski hükümlü ve terörle mücadele kapsamındaki personel sayısı ile çalıştırdığınız personel sayısı arasında fark var ise işkur Beyanname göster butonunu tıkladığınız da programınız sizi Dikkat! Çalışan sayısı ile kontenjan rakamları arasında uyumsuzluk var Mesajı ile bilgilendirilecektir. Daha sonrasında da devam ve rapor seçeneklerinin yer aldığı bir onay ekranını karşınıza getirecektir. Bu aşamada devam seçeneğini tıklayarak İş kur beyannamesini orijinal görüntüleri ile ekrana getirilebilir, rapor seçeneğini tıklayarak da hangi kapsamda çalışan personellerin sayılarında fark olduğunu anında izleyebilirler. Vr.15 (9000 Serisi)
144
Personel Yönetimi
14.8.3 Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi (114950) 1774 Sayılı Kimlik Bildirme kanununun 1. maddesine göre "Özel veya resmi her türlü konaklama, dinlenme, bakım ve tedavi tesisleri ve işyerleri ile konutlarda geçici veya sürekli olarak kalanlar, oturanlar, çalışanlar ve ayrılanların kimliklerinin tespiti ve bildirilmesi bu kanun hükümlerine göre yapılır. Programınızın bu bölümünden de bu tip çalışanlara ait kimlik bildirme belgesi düzenlenecek ve bu belge orijinal görüntüde hazırlanmış forma dökülebilecektir. Programa girdiğinizde öncelikle karşınıza, bildirgeyi kim için hazırladığınızı belirleyeceğiniz bir ekran gelecektir. Bu ekranda yapılması gereken belgenin düzenleneceği personeli kodu alanından seçmenizdir. Bu seçimle birlikte ilgili personelin sicil numarası, adı, soyadı vb. bilgileri “personel sicil kartları“ programından yaptığınız girişler doğrultusunda belgenize otomatik yansıyacaktır. Daha sonra sizden istenen ilgili personelin çalışmakta olduğu iş yerinde barınıp barınmadığını belirtmenizdir. Personele yönelik girişler tamamlandıktan sonra sıra, bu belgeyi hazırlayan kişiye ait bilgilerin girilmesine gelmiştir. Bu bilgileri uyruğu, doğum yeri, yılı, adresi, telefon numarası, düzenleyenin pozisyonu (iş yeri ise sahibi mi yoksa kiracı mı, konut ise aile reisi mi yoksa yönetici mi vb.), ve baba adının girilmesi şeklinde özetleyebiliriz. Girişlerinizi tamamladıktan sonra ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonunu tıklayarak da belgenizi hazırlayabilirsiniz.
14.8.4 İşten Ayrılma Bildirgesi (114700) Bildirgeler menüsünün bu programı, işten ayrılan personellerin işsizlik sigortasından yararlanabilmesi için Sosyal Sigortalar Kurumuna vermek zorunda olduğu bir belgedir. Bu belge düzenlenmediği sürece personellerin işsizlik sigortasından yararlanabilmesi mümkün değildir. Dolayısıyla işten ayrılan her personel, çalışmış olduğu işyerinden alacağı bilgiler doğrultusunda aylık olarak prime esas brüt kazancını ve aylık olarak prim gün sayısını SGK Kurumuna bildirecek ve bu doğrultuda işsizlik sigortasından yararlanabilecektir. İşten ayrılma bildirgesine girilecek bilgiler için, bu ekranın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Bu butonlardan ilki, programa girdiğinizde karşınıza gelen “işten ayrılma bildirgesi” butonuna ait ekrandır. Bu ekranda sizden istenen bildirgenin hangi personel için düzenleneceğini belirtmenizdir. Bunun için ekranınızın personel kodu alanında satır sonu butonunu tıklayıp açılacak pencereden ilgili personelinizi seçin. Kodunu girdiğiniz personelin tüm bilgileri (SGK numarası, adı, iş yerindeki görevi, kapsamı, ödemiş olduğu primlerin gün sayısı vb) ekranınızdaki ilgili alanlara yansıyacaktır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra diğer butonu yani Prime ilişkin Kayıtlar butonunu tıklayın. Bu ekrana da seçmiş olduğunuz personelin prim bilgileri (aylık prime esas olan brüt ücreti, aylık prim gün sayısı) otomatik olarak gelecektir. Eğer seçtiğiniz personelin aylık prim gün sayısında herhangi bir eksiklik söz konusu ise bu eksikliğin neden kaynaklandığı ekranınızdaki ilgili alana yazılmalıdır. Bu ekranla ilgili girişlerinizi açıklamalarımız doğrultusunda tamamladıktan sonra F2 tuşuna yada ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonuna basarak girdiğiniz tüm bilgileri, orijinal görüntüsünde hazırlanmış olan işten ayrılma bildirgesi formuna dökebilirsiniz. Bu dökümün üst bölümünde yer alan butonlar ile de bildirgeniz için sayfa ayarlarınızı yapıp yazıcıdan dökümü alabilirsiniz.
14.8.5 İşsizlik Sigortası Şahıs İcmal Bordrosu (114730) 4447 Sayılı Kanuna göre işten ayrılan personellerin Bölge İş ve İşçi Bulma Kurumu Müdürlüğü'ne vermesi gereken Şahıs İcmal Bordrosu, programınızın bu bölümünden hazırlanacaktır. İlgili programa girdiğinizde karşınıza bildirgeniz için parametre girişleri yapacağınız bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle yapmanız gereken, işsizlik sigortası şahıs bildirim belgesini düzenleyeceğiniz, dolayısıyla işten ayrılan personelinizin kodunu yada adını girmenizdir. Daha sonra sırasıyla, bu belgenin düzenlenme nedeni, ilgili personel için prim gün sayısı, işçi ve işveren tarafından ödenen primlerin tutarlarını ekranınızda ilgili alanlara girmenizdir. Parametre girişlerini tamamladıktan sonra F2 tuşuna yada ekranınızın alt bölümünde yer alan “Beyanname Göster” butonuna basarak
Vr.15 (9000 Serisi)
145
Personel Yönetimi
bildirgenizi orijinal görüntüsü ile ekranınıza getirebilirsiniz. Şimdi yapmanız gereken bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını yapıp dökümünü almaktır.
14.8.6 Çalışma Belgesi (114740) Bu belge ile amacımız, kullanıcılarımızın 4857 sayılı iş Kanunu'nun 28. maddesi gereği işten ayrılan işçilerine işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren belgeyi düzenleyip verebilmeleridir. Program çalıştırıldığında yapılacak tek işlem, belgenin hangi personel için düzenleneceğinin seçilmesi ve “beyanname göster” butonuna basılmasıdır. İlgili belge programınızdaki bilgiler doğrultusunda otomatik olarak hazırlanacaktır.
14.9 Personellerle ilgili olarak hangi bildirge ne zaman düzenlenmeli ve hangi kuruma verilmelidir. Bildirgeler menüsü ile ilgili açıklamalarımızı tamamladıktan sonra, bu menünün sonunda kullanıcılarımız için faydalı olacağı düşüncesi ile hangi bildirgenin ne zaman ve kim tarafından düzenlenmesi gerektiğini ve nereye bildirileceğini tablo halinde sunmak istiyoruz. Sigortalı ve Emekliler Hangi İşlem İçin Hangi Belgelerle Nereye Başvurmalıdır?
İşlem Adı
Verilecek Belgeler
Başvurulacak Birim
Sigortalı Bir İşte Çalışmaya - Sosyal Güvenlik Bildirim Belgesi. Başlayan Sigortalının Kendisini Kuruma Bildirmesi.
Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
Birden Fazla Sigorta Sicil -Talep Dilekçesi . Numarası Olanların Sicil - Nüfus Cüzdanı Fotokopisi. Numaralarının Teke İndirilmesi
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
- Talebine İlişkin Dilekçe - Askerlik Cüzdanının Bir Fotokopisi.
Askerlik Borçlanması
İsteğe Etme.
Bağlı
Sigortaya
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
Devam - Talebine İlişkin Dilekçe. - Nüfus Cüzdanı Fotokopisi.
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
Farklı Sigorta Müdürlükleri Ve - Talebine İlişkin Dilekçe. Sosyal Güvenlik Kurumlarında - Nüfus Cüzdanı Fotokopisi Geçen Hizmetlerin Birleştirilmesi.
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
- Talebine İlişkin Dilekçe. Olacağını - Nüfus Cüzdanı Fotokopisi.
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/Sigorta İl Müdürlüğü.
Ne Zaman Emekli Öğrenmek İçin.
Malüllük Aylığı Bağlanması.
Vr.15 (9000 Serisi)
- Tahsis Talep Dilekçesi. -- Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği. -- Beyan Ve Taahhüt Belgesi -- Sigortalı Hesap Fişi -- İki Adet Fotoğraf
146
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
Personel Yönetimi
Yaşlılık Aylığı Bağlanması
- Tahsis Talep Dilekçesi. -- Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği. -- Beyan Ve Taahhüt Belgesi -- Sigortalı Hesap Fişi - İki Adet Fotoğraf
Son Defa Çalıştığı İşyerinin Bağlı Bulunduğu Sigorta/ Sigorta İl Müdürlüğü.
14.10 Eski Bildirgeler Bu bölümde eski beyannamelere yönelik açıklamalarımız yer almaktadır.
14.10.1 Emekli İşe Giriş Bildirgesi (114150) SGK bildirgeleri menüsünde yer alan “Emekli İşe Giriş Bildirgesi” ile, daha önceden emekliliğini doldurmuş olup tekrar çalışmaya başlayan personeller için işe giriş bildirgesi dökümü alınacaktır. Bu dökümü almadan önce dikkat etmeniz gereken iki nokta vardır; Bunlardan ilki emekli olup da firmanıza iş başvurusunda bulunan personeller için, durumlarına özel bir personel kodu girmeniz gerekir. Örneğin personel kodlarınız PER001, PER002.. şeklinde verilmiş ise, emekli personeller için EPER001 şeklinde bir kod vermeniz bu personelleri takip ederken size kolaylık sağlayacaktır. Çünkü F10 tuşu ile ulaşacağınız personel listelerinde bütün personeller bir arada olacaktır. Emekli personeller işe alınırken dikkat edilecek ikinci husus Personel Sicil Kartı/Ücret bölümünde yer alan “sigortalı % grubu” alanının “emekli” olarak seçilmiş olmasıdır. Yukarıdaki açıklamalarımızdan sonra emekli işe giriş bildirgesinin nasıl alınacağını açıklamaya başlayabiliriz. Programa girdiğinizde karşınıza bu bildirgeyi alabilmenizi sağlayacak parametreler ekranı gelecek ve imleciniz personel kodu alanında bulunacaktır. Burada yapmanız gereken satır sonu butonunu tıklayıp veya F10 tuşuna basarak karşınıza gelecek listeden emekli personeli seçmenizdir. Emekli personel seçildikten sonra ekranda gördüğünüz Personel SGK No, Personel Adı, Personel adresi, SGK bölgesi ve işe giriş tarihi alanlarına ilgili bilgiler otomatik olarak gelecektir. Bu aşamada F2 tuşuna basarak dökümünüzü ekranınıza getirebilirsiniz. Bu bildirgeyi ekranınız üst bölümünde yer alan yazıcı butonunu mouse göstergesiyle klikleyerek yazdırabilirsiniz.
14.10.2 Sigortalı Bildirim Belgesi (114180) SGK’ ya bağlı olarak çalışan personellerin iş değiştirmeleri durumunda yeni çalışmaya başladıkları işyerleri ile ilgili olarak SGK’ya sigortalı bildirim belgesini vermek durumundadırlar. Aynı şekilde SGK’lı olarak ilk defa çalışmaya başlayan personellerde bu bildirim belgesini hazırlamak ve SGK’ya vermekle yükümlüdür. Bu program ile SGK’ya verilecek sigortalı bildirim belgesi için gerekli olan bilgilerin girişleri yapılacak ve dökümleri alınacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki gibi bir giriş ekranı gelecektir. Bu ekranın; Personel Kodu alanına; Sigortalı Bildirim Belgesi hazırlanacak personelin kodunu girmelisiniz. Kodunu girdiğiniz personelin, Personel SGK Nosu, Personel Adı, Baba Adı, Doğum Tarihi, Adresi ve İşe Başladığı Tarih, personel tanıtım kartından girdiğiniz bilgiler doğrultusunda otomatik olarak gelecektir. İşe Giriş Tipi alanında; satır sonu butonunu tıklayın, karşınıza İlk ve Tekrar seçeneklerinden oluşan bir pencere açılacaktır. İlgili personel için sigorta bildirim belgesi ilk defa düzenleniyor ise bu alandaki seçiminiz İlk, aksi halde yani iş değişikliği nedeniyle SGK bildirim belgesi düzenleniyorsa “Tekrar” seçeneğini seçmelisiniz. Ekranınızdaki İş Yeri Unvanı, Adresi, SGK İş Yeri Sicil Nosu, İşyerinin Bağlı Olduğu Sigorta Müdürlüğü, Sigorta Müdürlüğünün Bulunduğu İl Sistem/Şirket Parametreleri/Firma Parametreleri programından girdiğiniz bilgiler doğrultusunda otomatik olarak gelecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
147
Personel Yönetimi
Ekranınızdaki son alan düzenleme tarihidir. Bu alana çalışmakta olduğunuz günün tarihi otomatik olarak gelecektir. Tarihte herhangi bir değişiklik yapmanız söz konusu ise bu alana gün/ay/yıl formatında yeni bir tarih girişi yapabilirsiniz. Bu ekranla ilgili girişlerinizi tamamladıktan sonra F2 tuşuna basarak yada ekranınızda yer alan Beyanname Göster butonunu tıklayarak, bildirgenize orijinal görüntüsü ile ekranınızda görebilirsiniz. Bu ekrandan, bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.10.3 İşçi Giriş Bildirgesi (114500) Bildirgeler menüsünün bu programı, içinde bulunduğunuz tahakkuk ayı içerisinde işe aldığınız personelleriniz için işe giriş bildirgesi düzenlemeye olanak tanımaktadır. Programa girdiğinizde karşınıza işe giriş bildirgesi başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen tek giriş, işe giriş bildirgesini göndereceğiniz SGK şubesini SGK şube alanından seçmenizdir. Şube seçiminizle birlikte bu şubeye ait bölge müdürlüğü dosya numarası ve SGK işyeri sicil numarası ilgili alanlara otomatik olarak gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken F2 tuşuna basıp bir sonraki onay ekranına geçmek olacaktır. Bu ekranda aşağıda gördüğünüz Aylık
Ay içi 1.Dönem (1-15)
Ay içi 2 Dönem (16-31)
butonları yer alır. İşe giriş bildirgesini aylık olarak düzenlemek istiyor iseniz bu ekrandan Aylık butonunu, içinde bulunduğunu tahakkuk ayının ilk on beş gününe ait işe giriş bildirgesi düzenleyecek iseniz “Ay içi 1.Dönem (1-15)” butonunu, ilgili tahakkuk ayının son on beş günlük süresi için işe giriş bildirgesi düzenleyecekseniz de “Ay içi 2 Dönem (16-31)” butonunu mouse göstergesiyle kliklemelisiniz. Bu onay ekranıyla ilgili tercihinizi yaptıktan sonra işe giriş bildirgeniz istediğiniz dönem için ekranınıza gelecektir. Bu ekrandan, bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü, ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz. Bu formla ilgili ayrıntılı bilgi için Bkz. PERSONEL YÖNETIMI/Bildirgeler/ İşçi Bildirim Listesi Bölümü.
14.10.4 İşçi Çıkış Bildirgesi (114600) Bildirgeler menüsünün bu programı, içinde bulunduğunuz tahakkuk ayı içerisinde işten çıkan personelleriniz için işçi çıkış bildirgesi düzenlemeye olanak tanımaktadır. Programa girdiğinizde karşınıza işçi çıkış bildirgesi başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda sizden istenen tek giriş, işçi çıkış bildirgesini göndereceğiniz SGK şubesini SGK şube alanından seçmenizdir. Şube seçiminizle birlikte bu şubeye ait bölge müdürlüğü dosya numarası ve SGK işyeri sicil numarası ilgili alanlara otomatik olarak gelecektir. Bu aşamada yapmanız gereken F2 tuşuna basıp bir sonraki onay ekranına geçmek olacaktır. Bu ekranda aşağıda gördüğünüz Aylık
Ay içinde 1.Dönem(1-15)
Ay içi 2 Dönem(16-31)
butonları yer alır. İşçi çıkış bildirgesini aylık olarak düzenlemek istiyor iseniz bu ekrandan Aylık butonunu, içinde bulunduğunu tahakkuk ayının ilk on beş gününe ait işçi çıkış bildirgesi düzenleyecek iseniz “Ay içi 1.Dönem (1-15)” butonunu, ilgili tahakkuk ayının son on beş günlük süresi için işçi çıkış bildirgesi düzenleyecekseniz de “Ay içi 2 Dönem (16-31)” butonunu mouse göstergesiyle kliklemelisiniz. Bu onay ekranıyla ilgili tercihinizi yaptıktan sonra işçi çıkış bildirgeniz istediğiniz dönem için ekranınıza gelecektir. Bu ekrandan, bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz. Bu formla ilgili ayrıntılı bilgi için Bkz. PERSONEL YÖNETIMI/Bildirgeler/ İşçi Çıkış Bildirim Listesi Bölümü.
Vr.15 (9000 Serisi)
148
Personel Yönetimi
14.10.5 İşçi Bildirimi Bu bölümde yer alan programları, SGK veya Çalışma Müdürlüğünün personellerinize ilişkin bilgileri istemesi durumunda kullanacaksınız. Bu bölüme girdiğinizde karşınıza -İşçi bildirimi (114710) -İşçi bildirimi dosyası (114720) Seçeneklerinden oluşan bir alt menü gelecektir. Bu programlar ile işçi bildirim dökümünü alacak ve bu bilgileri bir dosyaya kayıt ederek ilgili kurumlara gönderebileceksiniz. Her iki programa girdiğinizde de karşınıza gelecek olan ilk ekran aynıdır. Bu ekrandan mevcut işçileriniz için alacağınız dökümün hangi tarih ve hangi SGK şubesine bağlı olanları kapsayacağını belirteceksiniz. Programınız tarih olarak içinde bulunduğunuz günün tarihini default olarak getirecektir. Bu tarihi değiştirebilmeniz mümkündür. Bir alt sırada yer alan SGK şube alanında satır sonu butonunu tıkladığınızda tanımlı olan SGK şubeleriniz bir pencere içerisinde karşınıza gelecektir. Buradan yapacağınız seçim doğrultusunda Bölge Md. Dosya No ve SGK İşyeri Sicil No Bilgileri ilgili alanlara otomatik olarak gelecektir. Bu aşamada F2 tuşuna basarak bildirgenizi listeleyebilirsiniz.
14.10.6 Sosyal Sigortalar Kurumuna Ait Aylık Bildirge (114110) Firmalarca her ay Sosyal Sigortalar Kurumuna verilen aylık bildirgenin düzenlendiği bu program, bildirge ve beyannameler menüsünün ilk programıdır. Bu programdan alınan aylık bildirge içerik ve şekil olarak kanunen istenen özellikleri sağlar ve dolayısı ile geçerli bir belgedir. Bu program seçildiğinde karşınıza "aylık sigorta primleri bildirgesi" başlığı altında bir ekran gelecek ve imleciniz, ekranınızın "bildirgenin mahiyeti" alanında bulunacaktır. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek üç seçenek aracılığıyla, alacağınız bildirgenin mahiyetini asıl, ek yada iptal olarak belirleyebileceksiniz. Bu belirlemeyle birlikte imleciniz SGK şube alanında konumlanacaktır. Bu aşamada yapmanız gereken satır sonu butonunu tıklayıp, tanımlamış olduğunuz SGK şubesini karşınıza gelecek ekrandan seçmektir. Bu seçim sonrasında ekranınızın Bölge Md. dosya no ve SGK İşyeri sicil no alanlarına ilgili bilgileriniz otomatik olarak gelecek ve F2 tuşu ile bir sonraki ekrana yani bildirge döküm formu ekranına ulaşacaksınız. Bu ekrandan, bildirgeniz için sayfa ayarlarını, yazıcı ayarlarını ve bildirgenizin dökümünü ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar aracılığıyla yapabilirsiniz.
14.10.7 Sosyal Güvenlik Destek Primi Aylık Bildirge (114130) Bu program SGK aylık bildirgesi gibi bir giriş ekranından sonra emekli personellere ilişkin düzenlenen Sosyal Güvenlik Destekleme Primi Aylık Bildirgesini verir. Aynı SGK aylık bildirgesi gibi kullanılır.
Vr.15 (9000 Serisi)
149
Personel Yönetimi
15 DÖNEMSEL İŞLEMLER PERSONEL YÖNETIMI programınızın bu bölümünden, tasarruf teşvik ödemeleri, çeşitli bankaların ödeme emirleri ve mevcut personelleriniz için yapacağınız maaş düzenleme işlemlerini gerçekleştirilecektir. Şimdi bu bölümde yer alan programları sırasıyla inceleyelim.
15.1 Tasarruf Teşvik Ödemesi (115100) Bu menüden ilgili ay için hesaplanan tasarruf teşvik meblağlarının bankaya yatırılma işlemi kesinleştirilecek ve personellerin hesaplarına işlenmesi sağlanacaktır. Programa girdiğinizde karşınıza aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda; tasarruf teşvik ayı, yılı, tasarruf teşvik primlerinin yatırılacağı banka şubesi ve yatırılacağı tarih alanları yer almaktadır. Bu alanlara firmanıza uygun girişler yapılmalıdır. Giriş işlemi bittiğinde bu bilgilerin mutlaka ALT+S tuşları ile kayıt edilmesi gerekir. Çünkü ödeme işleminin mevcut personellerin hesaplarına işlenmesi ancak kayıt işlemi ile gerçekleşmektedir.
15.2 Banka Ödeme Emirleri Maaş ödemelerini bankalar aracılığıyla yapan firmalar, çalıştıkları bankalara maaş ödemesiyle ilgili emirleri bu bölümden yapacaklardır. Şimdi bu menüde yer alan her bir bankayla ilgili maaş ödemelerinin nasıl yapıldığını inceleyelim.
15.2.1 Yapı Kredi Bankası Maaş ödemelerini Yapı Kredi Bankası ile gerçekleştiren firmalar, bu bölümde yer alan programları kullanacaklardır.
15.2.1.1 Yapı Kredi Bankası (115211) Maaş ödemelerini Yapı Kredi Bankası ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza Yapı Kredi Bankası Export Dosya Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Ödenme tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Firmanın banka nosu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın bankalardaki kodu bu alana otomatik olarak gelecektir. Firmanın banka nosu Kuruluş programının Firma tanıtım kartı (501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden girilen koddur. Dosya adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl. YKB şeklinde olur. Şu an 16.02.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0213 olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Ödeme türü: Yapı Kredi Bankası parametrelerinde yer alan bu parametre ile satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak pencereden bankaya gönderilecek ödeme türü seçilecektir.
Vr.15 (9000 Serisi)
150
Personel Yönetimi
Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de “hesap rakamlarının” hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden “ay içi toplam tahakkuktan al” seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda “tek tahakkuktan al” seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler bankaya ödeme emri olarak gönderilir. Bu ekrandan belirlenecek en son detay ise maaş ödeme emrinin veri tabanında kayıtlı hangi firmalar için geçerli olacağını seçmenizdir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Yapı Kredi Bankasına ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.1.2 Yapı Kredi Bankası Gönderilecekler (115212) Personel maaş ödeme işlemleri için Yapı Kredi Bankası ile çalışan firmalar personel programının bu bölümünden bankaya gönderilecek personel ödeme emirlerinin listesini alabileceklerdir. Bu liste personel sicil kartı/ücretler butonunda yer alan "bank. Ödeme" alanında yapılan tanımlamaya göre hazırlanmaktadır.
15.2.1.3 Yapı Kredi bankası Gönderilmeyenler (115213) Personel maaş ödeme işlemleri için Yapı Kredi Bankası ile çalışan firmalar personel programının bu bölümünden bankaya gönderilmeyen personel ödeme emirlerinin listesini alabileceklerdir. Bu liste personel sicil kartı/ücretler butonunda yer alan "bank. Ödeme" alanında yapılan tanımlamaya göre hazırlanmaktadır.
15.2.2 İş Bankası Personel maaş ödemelerini İş Bankası ile yapan firmalar bu bölümde yer alan programlarımızı kullanacaklardır.
15.2.2.1 İş Bankası (Eski Form) (115221) Maaş ödemelerini İş Bankası Eski Form ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza İş Bankası Export Dosya Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Firmanın Banka No'su: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın banka kodu bu alana otomatik olarak gelecektir. Firmaların maaş ödemeleri ile ilgili banka tanımlamaları Kuruluş programının Firma tanıtım kartı (501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden girilmektedir. Dosya Adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl
Vr.15 (9000 Serisi)
151
Personel Yönetimi
şeklinde olur. Şu an 01.01.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0113 olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de “hesap rakamlarının” hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden “ay içi toplam tahakkuktan al” seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda “tek tahakkuktan al” seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler İş Bankasına ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya İş Bankasına ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.2.2 İş Bankası (Yeni Form) (115222) Maaş ödemelerini İş Bankası Yeni Form ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden yapacaklardır. Program, içerik ve işleyiş olarak İş Bankası Eski Form programı ile aynıdır. Bundan dolayı bu programı ayrıntılı olarak anlatma gereği duymuyoruz. Bilgi için Bkz. İş Bankası Eski Form programı.
15.2.3 Halk Bankası (115230) Maaş ödemelerini Halk bankası ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza Halk bankası Export Dosya Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Ödenme Tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Firmanın banka nosu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın bankalardaki banka nosu bu alana girilmelidir. Dosya Adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Firma Şube Kodu ve Firma Banka Kodu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın şube ve banka kodları bu alanlara otomatik olarak gelecektir. Firmaların maaş ödemeleri ile ilgili banka tanımlamaları Kuruluş programının Firma tanıtım kartı (501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden girilmektedir. Yani bu alandan seçilen bankanın şube kodu ve banka kodu bu alanlara yazılacaktır. Açıklama: Bu alana maaş ödemeleri ile ilgili herhangi bir açıklama yazılabilir. Aralık ayı maaş ödemesi gibi bir detay girilebilir.
Vr.15 (9000 Serisi)
152
Personel Yönetimi
Ödeme Tipi: Bankaya gönderilecek ödeme ile ilgili dosyanın, maaş ödemesi mi yoksa avans ödemesi mi? oluğunu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden belirlenecektir. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler İş Bankasına ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Halk bankası'na ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.4 Garanti Bankası (115240+115241) Maaş ödemelerini Garanti Bankası ile yapan firmalar bu ödemelerle ilgili emirleri bu bölümde yer alan programlar ile vereceklerdir. Bu menüde Garanti Bankası (Eski Form) ve Garanti Bankası (Yeni Form) olarak iki program yer almaktadır. Dolayısıyla Garanti Bankası ile ilgili ödemeler bu programlardan herhangi biri ile yapılacaktır. Her iki programa girdiğinizde karşınıza ilk önce bir uyarı ekranı gelecektir. Bu ekran ile size, firma ve personel hesap numaralarının nasıl olması gerektiğine ilişkin bilgiler verilecektir. Bu ekrana ilişkin örnek aşağıda verilmiştir. Evet bu uyarıyı dikkate alarak karşınıza gelmiş olan Garanti Export Dosyası Tanımlaması ekranında ki alanlara girişlerinizi yapabilirsiniz. Şimdi bu alanların neler olduklarını açıklamaya çalışalım. Ödenme Tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Firmanın kodu ve firmanın hesap nosu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın şube ve banka hesap numaraları bu alanlara otomatik olarak gelecektir. Firmaların maaş ödemeleri ile ilgili banka tanımlamaları Kuruluş programının Firma tanıtım kartı (501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden seçilmektedir. Yani bu alandan seçilen bankanın şube kodu ve hesap nosu bu alanlara yazılacaktır. Dosya adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı Garanti Bankası (Eski Form) programına göre, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl şeklinde olur. Şu an 15.01.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0113 olacaktır. Garanti Bankası (Eski Form) programında ise 0113.TXT olarak isimlenecektir. Parametre girişlerinizi açıklamalarımız doğrultusunda yapıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor Vr.15 (9000 Serisi)
153
Personel Yönetimi
olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler İş Bankasına ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyalara kaydedilecektir. Bu dosya Garanti Bankasına ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.5 Vakıfbank ve Vakıfbank Yeni (115250+115251) Maaş ödemelerini Vakıfbank ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu programlar ile vereceklerdir. İlgili programlara girdiğinizde karşınıza Vakıfbank Export Dosyası Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Firmanın Banka Kodu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın bankalardaki kodu bu alana Sistem/Şirket Tanımı/Firma Parametreleri-2 bölümünden alınarak otomatik olarak getirilir. Dosya Adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl şeklinde olur. Şu an 15.01.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0113 olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi sıralama şekli parametresindeki seçiminize bağlı olarak kod aralığı veya kod yapısı, girişi yaparak sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler İş Bankasına ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Vakıfbank'a ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.6 Akbank (115260) Maaş ödemelerini Akbank ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza Akbank Export Dosyası Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir.
Vr.15 (9000 Serisi)
154
Personel Yönetimi
Ödenme Tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Firmanın Hesap Nosu: Firmanızın banka hesap nosu Sistem/Şirket Tanımı/Firma Parametreleri-2 bölümünden alınarak bu alana otomatik olarak getirilir. Ödeme Türü: Bankaya gönderilecek ödeme ile ilgili dosyanın, maaş ödemesi mi yoksa avans ödemesi mi? oluğunu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçmelisiniz. Dosya Adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl şeklinde olur. Şu an 15.01.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0113 olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi sıralama şekli parametresindeki seçiminize bağlı olarak kod aralığı veya kod yapısı, girişi yaparak sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de “hesap rakamlarının” hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden “ay içi toplam tahakkuktan al” seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda “tek tahakkuktan al” seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler İş Bankasına ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Akbank’a ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.7 Finans Bank (115281) Maaş ödemelerini Finans Bankası ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza Finans Bankası Export Dosyası Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Ödenme tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Firmanın hesap nosu: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın bankalardaki hesap nosu bu alana otomatik olarak gelecektir. Firmanın hesap Nosu Sistem/Şirket Tanımı/Firma Parametreleri-2 bölümünden girilen koddur. Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın hesap numarası bu alana otomatik olarak gelecektir. Firmaların maaş ödemeleri ile ilgili banka tanımlamaları Kuruluş programının Firma tanıtım kartı Vr.15 (9000 Serisi)
155
Personel Yönetimi
(501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden seçilmektedir. Yani bu alandan seçilen bankanın hesap nosu bu alana yazılacaktır. Dosya adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl.FIN şeklinde olur. Şu an 01.01.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0113.FIN olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler bankaya ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Finans Banka ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.8 Koç Bank (115282) Maaş ödemelerini Koç Bankası ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza Koç bank Export Dosyası Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Dosya Tipi: Bankaya gönderilecek ödeme ile ilgili dosyanın, maaş ödemesi mi yoksa avans ödemesi mi? oluğunu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden seçmelisiniz. Dosya Adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu dosyanın adı, eğer ilgili banka farklı bir isim verilmesini istememiş ise MaaşAyYıl.KOC şeklinde olur. Şu an 01.05.2013 tarihinde iseniz, maaş bilgilerinin kaydedileceği dosya Maaş0513.KOC olacaktır. Dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Maaş Ödenme Tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi sıralama şekli parametresindeki seçiminize bağlı olarak kod aralığı veya kod yapısı, girişi yaparak sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de “hesap rakamlarının” hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda Vr.15 (9000 Serisi)
156
Personel Yönetimi
karşınıza gelecek pencereden “ay içi toplam tahakkuktan al” seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda “tek tahakkuktan al” seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler bankaya ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya ilgili bankaya ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.9 Türk Ekonomi Bankası (115283) Maaş ödemelerini Türkiye Ekonomi Bankası ile yapan firmalar maaş ödemeleriyle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza TEB Export Dosya Tanımlama başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda gördüğünüz alanlarla ilgili açıklamalar aşağıda verilmiştir. Firma şubesi ve firma müşteri no: Maaş ödemeleriyle ilgili olarak firmanızın şube ve banka müşteri numaraları bu alanlara otomatik olarak gelecektir. Firmaların maaş ödemeleri ile ilgili banka tanımlamaları Kuruluş programının Firma tanıtım kartı (501110) ekranının Firma tanıtım kartı 2 sayfasında yer alan Maaş işlemleri banka kodu bölümünden seçilmektedir. Yani bu alandan seçilen bankanın şube kodu ve hesap nosu bu alanlara yazılacaktır. Hesap numarası: Firmanızın bankadaki hesap numarasını bu alan girmelisiniz. Ödeme tarihi: Bu alana otomatik olarak içinde bulunduğunuz günün tarihi gelecektir. Personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarih, yani maaş ödemesinin yapılacağı bu tarih ekrandaki tarihten farklı ise, ilgili tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana kendiniz girmelisiniz. Tarih girişleri için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Ödeme saati: Bu alana maaş ödemesinin yapılacağı saati girebilirsiniz. Dosya tipi: Bankaya gönderilecek ödeme ile ilgili dosyanın, maaş ödemesi mi yoksa avans ödemesi mi? oluğunu bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden belirleyebilirsiniz. Export dosyası adı: Personellere ilişkin maaş bilgileri programınız tarafından isimlendirilen bir dosyaya yazılacaktır. Bu alanda gördüğünüz dosya adını değiştirmeniz mümkündür. Parametre girişleri yapıldıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi kod aralığı veya kod yapısı, isim (ad) aralığı veya isim yapısı, sicil no, departman veya görev kodlarına göre sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler TEB'e ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya
Vr.15 (9000 Serisi)
157
Personel Yönetimi
TEB'e ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.2.10 Denizbank (115284) Personellerine ilişkin ödemelerini Denizbank ile yapan firmalar bu ödemelerle ilgili emirleri bu bölümden vereceklerdir. Programa girdiğinizde karşınıza “Denizbank Export Dosyası” başlığı altında bir ekran gelecektir. Bu ekranda öncelikle sizden istenen, personel maaşlarının firma hesabından personel hesabına aktarılacağı tarihi, yani maaş ödemesinin yapılacağı tarihi “Ödeme tarihi” alanına girmenizdir. Daha sonra yapmanız gereken, ödemenizin türünü “maaş mı, avans mı yada Özel Gid.İnd mi olduğunu belirtmenizdir. Bu belirleme ile birlikte imlecinizin “Dosya adı” alanında konumlandığını ve maaş bilgilerinin kayıt edileceği dosyanın bulunduğu dizin ile dosya adının otomatik olarak bu alana geldiğini göreceksiniz. C:\Mikro\SQL9000\Maas0505.TXT gibi. Bu dosya adını kullanıcılarımızın değiştirmeleri mümkündür. Bu ekrandan girilebilecek en son parametre ise, dosyanıza ilişkin belirtmek istediğiniz herhangi bir açıklama var ise “Açıklama” alanına girmenizdir. Programınız bu alana çalıştığınız aya ilişkin Mayıs Maaş ödemesi, Mayıs Avans ödemesi gibi açıklamaları direk yazacaktır. Parametre girişleri tamamlandıktan sonra F2 tuşuna basmalısınız. Bu tuşa basılınca, maaş ödeme emrinin hangi personeller için geçerli olacağının belirleneceği bir ekranla karşılaşırsınız. Firmanızda maaş ödemeleri iş gruplarına göre farklı tarihlerde yapılıyor olabilir. Örneğin memur maaşları her ayın 15. Günü, işçi maaşlarıysa her ayın 1. Günü ödenebilir. İşte bu ayrıntılar dikkate alınarak, ödeme emirleri için personel sınırlamasının yapılacağı bir ekran karşınıza gelmiştir. Bu ekrandan maaş ödeme emri verilecek personellerinizi sıralama şekli parametresindeki seçiminize bağlı olarak kod aralığı veya kod yapısı, girişi yaparak sınırlayabilmeniz mümkündür. Bu ekrandan bir de "hesap rakamlarının" hangi tahakkuktan alınacağını belirlemeniz gerekir. Eğer aynı ay içinde birden fazla tahakkuk yapılmışsa ve bu tahakkukların toplam rakamları için ödeme emri verilecekse, bu alanda karşınıza gelecek pencereden "ay içi toplam tahakkuktan al" seçilmelidir. Ödemeler için tek bir tahakkukun değerleri baz alınacaksa, bu durumda "tek tahakkuktan al" seçeneği tercih edilmelidir. Tek tahakkuktan al seçilirse, programa girerken verdiğiniz tahakkuk numarası neyse, o tahakkuka ait değerler Denizbank’a ödeme emri olarak gönderilir. Parametre girişlerinizi tamamladıktan sonra tab veya F2 tuşuna basmanız gerekir. Böylece girdiğiniz bilgiler doğrultusunda personellerinize ait maaş bilgileri ilgili dosyaya kaydedilecektir. Bu dosya Denizbank’a ulaştırıldığında, verdiğiniz ödeme emirleri doğrultusunda personellerinizin hesaplarına maaşları yatırılacaktır.
15.3 Personel Maaş İşlemleri Dönemsel menüsünün bu bölümünden, personellerinizin maaşlarını değiştirebilecek, yapılan maaş değişikliklerinin raporunu alabilecek ve gerekirse yaptığınız maaş değişikliği işlemini geri alabileceksiniz. Şimdi maaş işlemleri menüsüne girdiğinizde karşınıza gelecek programları sırayla incelemeye başlayalım.
15.3.1 Personel Maaş Değişiklik İşlemleri (115310) Bu bölümü personellerinizin maaşlarında yeni düzenlemeler (zam) yapmak istediğiniz zamanlarda kullanacaksınız. Programa girdiğinizde öncelikle maaşları değiştirilecek personellerinizin belirleneceği bir ekran ile karşılaşacaksınız. Personelleri kod aralığı veya kod yapısı girerek belirleyebileceğiniz gibi, isim, sicil no, departman ve görev kodlarına veya kod yapılarına göre de belirleyebilirsiniz. Daha sonrada sizden maaş değişikliklerinin veri tabanınızda kayıtlı olan hangi firmalar için yapılacağını seçmeniz beklenecektir. Personeller ve firmalar belirlendikten sonra F2 tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basıldığında, karşınıza 3 tane giriş alanının yer aldığı bir ekran gelecektir. Bu ekranın “personel son giriş tarihi” alanına; maaş
Vr.15 (9000 Serisi)
158
Personel Yönetimi
değişikliğinin en son hangi tarihte işe başlayan personeller için geçerli olacağı girilecektir. Yüzde alanına, biraz önce belirlediğiniz personellerin maaşlarında yüzde kaç değişiklik yapacaksanız, ilgili rakamı girmeniz gerekir. Örneğin personellerinizin maaşlarını %50 oranında artıracaksanız, “yüzde” başlıklı alana 50 rakamını girmelisiniz. Maaş değişiklik işlemlerinde eksiye (-) doğru bir değişiklik yapmak mümkün değildir. Yüzde girişi yapıldıktan sonra sıra yuvarlama miktarını girmeye gelmiştir. Değişiklik işleminden sonra küsuratlı oluşan değerlerin kaça yuvarlanmasını istiyorsanız, “yuvarlama” başlıklı alana ilgili miktarı girip F2 tuşuna basın. Yüzde ve yuvarlama girişleri yapıldıktan sonra, personellerinizin değişiklikten önceki ve değişiklikten sonraki maaşlarını gösteren bir ekran gelecektir. Bu ekranda, değişiklikten sonraki maaşlar üzerinde düzeltme yapabilme imkânınız da vardır. Şu anda imleç “Hesp.Maaş” alanındadır ve aşağı/yukarı ok tuşlarıyla ilgili personelin bulunduğu satıra gelip, bu personelin hesaplanan maaşında gerekli değişikliği yapabilirsiniz. Değişiklik yapılsın/yapılmasın, bu ekrandan çıkmadan önce ALT+S tuşlarıyla yada ekranınızın alt bölümünde yer alan “sakla” butonunu tıklayarak hesaplanan maaşları kaydetmeniz gerekir. Kayıt işleminden sonra, yeni maaşlar ilgili personellerin sicil kartlarına işlenecektir.
15.3.2 Personel Maaş Değişiklik Raporu (115320) Bu program, maaş değişiklik işlemleri bölümünden yaptığınız değişiklikleri size rapor halinde sunacaktır. Programa girdiğinizde, öncelikle hangi tarihte yapılan maaş değişikliklerinin raporunu almak istiyorsanız, ilgili tarihi girmeniz gerekir. Tarih girişleri için satır sonu butonunu tıkladığınızda karşınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz. Tarih girişi yapıldıktan sonra, raporunuzda yer alacak personellerinizi ve raporu hangi firmalarınız için alacağınızı belirlemeniz istenecektir. Personeller de belirlenip döküm yeri seçildikten sonra raporunuz listelenecektir. Önemli Not Programlarımızda kullanıcılarımızın raporlarını daha hızlı bir şekilde listeleyip zamandan tasarruf edebilmeleri mümkündür. Bu durumun özellikle datası yoğun olan firmalar için sevindirici olacağı düşüncesindeyiz. Çünkü programlarımızın alt yapısında yapılan geliştirmelerle raporlarımızın performansı son derece artırılmış durumdadır. Bu amaçla tüm raporlarımızın parametreler ekranına yani parametre girişleri yapıldıktan sonra raporların ekrana, yazıcıya, dosyaya, Excel'e alınmasını sağladığımız parametreler ekranının alt bölümüne “en yüksek hızda çalış (Rapor alınırken bilgiler ekranda görünmesin) parametresi yerini almıştır. Bu parametrenin başında yer alan kutucuğun işaretlenmiş olması raporlarınızı hızlı şekilde listeleyebilmenizi sağlayacaktır. Tabi bu hız raporun niteliğine, içeriğine ve kodlamasına bağlı olarak şekillenecektir. Bu şekilde rapor alındığında ekranda herhangi bir bilgi izlenmeyecek sadece alttaki durum çubuğunda raporun yüzdesi görüntülenecektir.
Bu raporda maaşları değişen personellerinizin kodları, isimleri, eski maaşları, maaş tipleri (net/brüt şeklinde), değişikliğin yapıldığı tarih ve personellerinizin hesaplanan yeni maaşlarına ilişkin bilgiler yer alır.
15.3.3 Personel Maaş İşlemlerini Geri Al (115330) Bu bölüm; maaş değişiklik işlemi esnasında birden fazla personel için yaptığınız toplu yanlışlıklar sonrasında (personelin maaş yüzdesini yanlış girme, yanlış personellerin maaşlarında değişiklik işlemi yapma vs.) size bu işlemlerden kısa bir sürede geri dönüş imkânı sağlar. Bu bölümde karşınıza gelecek ilk ekran personel kod yapısı sınırlaması ve firma seçimi ile ilgili olan ekrandır. Bu ekrandan, maaş işlemleri geri alınacak olan personelleriz ile ilgili kod sınırlarını girip, firmalarınızı seçmeniz gerekir. Buradaki sıralama şeklini ve yapısını değişiklik işlemini iptal etmek istediğiniz personelleriniz için uygun bir şekilde tanımlamanız gerekir. Bu ekrandaki alanları boş geçmeniz durumunda maaş oranları değiştirilen tüm personellerinizin değişiklik işlemleri geri alınacaktır. Ardından TAB tuşu ile geçeceğiniz bir sonraki ekranda karşınıza default olarak içinde bulunduğunuz günün tarihini gösteren bir pencere açılacaktır. Bu penceredeki tarihi, maaş değişiklik işlemini gerçekleştirdiğiniz tarih ile değiştirmeniz gerekir. Tarih girişi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak takvim Vr.15 (9000 Serisi)
159
Personel Yönetimi
ekranından da faydalanabilirsiniz. Tarih düzeltme işlemini yaptıktan sonra TAB tuşuna bastığınız andan itibaren personellerinizin maaş değişiklik işlemleri geri alınmaya, yani yeni maaşlar iptal edilmeye başlayacaktır. İlgili personeller için iptal işlemleri bittiğinde bir önceki ekrana geri döneceksiniz.
Vr.15 (9000 Serisi)
160
Personel Yönetimi
16 PERSONEL YÖNETIMI’NE PKDS’DEN İMPORT DOSYASI FORMATI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51
Personel Kodu ( * Normal Kazanç Bilgileri*) Normal Gün, Saat, Tutar, H.Tatil Gün, Saat, Tutar, G.Tatil Gün, Saat, Tutar, Üc.İzin Gün, Saat, Tutar, Mz.İzni Gün, Saat, Tutar, Hasta Gün, Saat, Tutar, (* Ek Kazanç Bilgileri*) Tatil Mesai Gün Saat, Tutar, Fazla Mesai 1. Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 2. Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 3. Gün, Saat, Tutar, Fazla Mesai 4. Gün, Saat, Tutar, Gece Mesai Gün, Saat, Tutar, Gece Vardiya Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 1.Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 2.Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 3.Gün, Saat, Tutar, Diğer Kazanç 4.Gün, Saat,
Vr.15 (9000 Serisi)
161
Personel Yönetimi
52
Tutar,
NOT: Bilgi alanları virgülle ayrılmıştır ve alan uzunlukları önemsizdir. Yazılan rakamlarda virgül kullanılmamalıdır. Her personelin bilgisi tekst dosyada 1 satırda toplanır ve satır sonu CR+LF işaretleriyle ayrılır.
Vr.15 (9000 Serisi)
162
Personel Yönetimi
