Organisations-Handbuch

Carma Organizer Organisations-Handbuch

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Organisations-Handbuch

Copyright 2007 bei Egon Heimann GmbH für Carma Organizer Version 6, 01.08.2007 Diese Schrift ist urheberrechtlich geschützt. Kein Teil, auch nicht auszugsweise, darf in irgendeiner Form ohne unsere ausdrückliche schriftliche Genehmigung reproduziert, vervielfältigt, in elektronischen Medien gespeichert oder verbreitet werden. Die im Text verwendeten Bezeichnungen Carma, Classei, Classata sind eingetragene Warenzeichen der Egon Heimann GmbH Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Outlook sind Warenzeichen oder Marken der Microsoft Corporation, USA und anderen Ländern.

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Carma – Inhaltsverzeichnis

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Carma – Inhaltsverzeichnis

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Carma – Inhaltsverzeichnis

0. Inhaltsverzeichnis 0.

INHALTSVERZEICHNIS

0-1

1.

WILLKOMMEN BEI CARMA

1-1

Carma -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1-1 Willkommen 1-1 Was ist Carma? 1-1 Und was ist das Besondere? 1-1 Classei und Carma 1-2 Carma als Lösungsanbieter ----------------------------------------------------------------------------------------- 1-2 Die Lösung 1-2 Die Carma Organizer 1-3 Records Organizer 1-3 Adressen Organizer 1-3 Software Organizer 1-4 Hardware Organizer 1-4 ZPM Organizer 1-4 Carma Organizer Editionen 1-4

2.

ALLGEMEINE EINFÜHRUNG

2-1

Lizenzbestimmungen ------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-1 Systemanforderungen ------------------------------------------------------------------------------------------------ 2-1 Installation --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-1 Grundsätzliches 2-1 Installieren 2-1 Reparieren 2-2 Deinstallieren 2-2 Erste Schritte------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2-2 Vor Beginn unbedingt beachten 2-2 Steuerzentrale ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-4 Benutzerführung ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-4 Menü-Button 2-5 Home-Button 2-6 Zurück-Button 2-6 Neu-Button 2-6 Anpassen 2-7 Allgemeine Symbole -------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-7 Grundeinstellungen---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-7 Verwaltung der eigenen Daten ----------------------------------------------------------------------------------- 2-12 Listenverwaltung ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-14 Im Records Organizer 2-14 Im Adressen Organizer 2-15 Im ZPM Organizer 2-16 ______________________________________________________________________________________ 0-1

Carma – Inhaltsverzeichnis Aktenplan -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-17 Terminverwaltung---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-19 Druckausgabe -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2-19 Orga-Tabs 2-19 Rückenschilder 2-20 Briefe und Faxe 2-20 Plankarten 2-20

3.

RECORDS ORGANIZER [F3]

3-1

Erfassen und Bearbeiten--------------------------------------------------------------------------------------------- 3-1 Hauptbereich 3-1 Register Dokumente 3-4 Register Internet 3-5 Register Notizen 3-6 Register Entnahme 3-6 Register Stichworte 3-7 Register Scan 3-7 Register Aufgaben 3-8 Suchen und Filtern ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3-9 Schnellzugriff 3-9 Über den Aktenplan 3-10 Suchmaske 3-11

4.

ADRESSEN ORGANIZER (KONTAKTE) [F4]

4-1

Erfassen und Bearbeiten--------------------------------------------------------------------------------------------- 4-1 Hauptbereich Kontakte 4-1 Register Details 4-5 Register Notizen 4-6 Register Aufgaben 4-6 Register Records 4-7 Register Briefe 4-8 Register E-Mails 4-8 Register Projekte 4-9 Suchen und Filtern ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 4-9 Schnellzugriff 4-9 Suchmaske 4-10

5.

ADRESSEN ORGANIZER (FIRMEN) [F5]

5-1

Erfassen und Bearbeiten--------------------------------------------------------------------------------------------- 5-1 Hauptbereich Firmen 5-1 Register Details 5-4 Register Bank 5-5 Register Firmierung 5-5 Register Notizen 5-6 Register Aufgaben 5-6 Register Records 5-7 ______________________________________________________________________________________ 0-2

Carma – Inhaltsverzeichnis Register Briefe Register E-Mails

5-8 5-8

Suchen und Filtern ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 5-9 Schnellzugriff 5-9 Suchmaske 5-9

6.

ZPM ORGANIZER

6-1

Plankarte [F7] ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6-1 Erfassen und Bearbeiten 6-1 Suchen und Filtern 6-3 Schnellzugriff Suchmaske

6-3 6-3

Kalender [F6]------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6-4 Projekte ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6-5

7.

HARDWARE ORGANIZER [F9]

7-1

Erfassen und Bearbeiten--------------------------------------------------------------------------------------------- 7-1 Suchen und Filtern ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 7-3 Schnellzugriff 7-3 Suchmaske 7-4

8.

SOFTWARE ORGANIZER [F9]

8-1

Erfassen und Bearbeiten--------------------------------------------------------------------------------------------- 8-1 Suchen und Filtern ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 8-3 Schnellzugriff 8-3 Suchmaske 8-4

9.

CARMATAB [F8]

9-1

Bogenansicht ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-1 Nummernfolgen -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-2 Standardeindrücke ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-3 Records Organizer ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-4 Outlook ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-5 Tab-Layout -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9-6

10.

INDEXVERZEICHNIS

10-1

______________________________________________________________________________________ 0-3

Carma – Inhaltsverzeichnis

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Carma – Willkommen bei Carma

1. Willkommen bei Carma Carma Willkommen Wir heißen Sie in Carma herzlich willkommen. In der heutigen Informationsflut ertrinken wir, aber der Durst nach greifbarem Wissen war noch nie so groß. Hier neue Ansätze aufzuzeigen und praktische Lösungen zu bieten, haben wir uns zur Aufgabe gemacht. Knowledge-Management bei alles unter einem Dach, ist unsere Maxime. Dazu gehört nicht nur der Computer, Intra- und Internet. Auch die Umwelt des Computers muss vernünftig gestaltet und organisiert werden. Deshalb finden Sie in diesem Handbuch nicht nur Anleitungen und Erklärungen zur Arbeitsweise mit dem Programm Carma Organizer. Es werden auch eine Menge organisatorische Vorschläge gemacht, die sich auf die Umwelt und die Arbeitsweise im Büro beziehen. Lassen Sie sich überraschen.

Was ist Carma? Carma ist ein Records-Management-Programm, das die Verwaltung aller Records in Ihrem Büro übernimmt. Records sind jede Art von Informationen, die sich auf Datenträgern befinden. Als Datenträger kommen infrage: Papier in Form von Schriftstücken, Dokumenten, Zeitschriften, Bücher, Verzeichnisse, usw., elektronische und magnetische Aufzeichnungen auf Festplatten, Disketten, Compact-Disks, Magnetbänder, Audiokassetten, Videokassetten u.a. Der Name CARMA ist ein Warenzeichen der Egon Heimann GmbH und ist eine Abkürzung für Computer Aided Records MAnagement.

Und was ist das Besondere? Die Carma Organizer umfassen verschiedene Organizer (Module), die Daten und Informationen strukturell aufbereiten, speichern und für die weitere Bearbeitung klickbereit auf einem einheitlichen Desktop zur Verfügung stellen. Viele reden von Dokument-Management-Systemen und von Workflow. (Fast) alle Programme dieser Art kümmern sich nur um die elektronische Speicherung und Verarbeitung der Daten. Vom Papier redet keiner mehr. Und doch nimmt es an Menge immer noch zu, wenn man den Statistikern glauben kann. Das ist auch verständlich, denn das Papier ist immer noch der menschenfreundlichste Datenträger. Wo man sich auch befindet, ob im Büro, zu Hause, im Urlaub am Strand oder im Bett, ein kleines Stückchen Papier und ein Bleistift genügen, um Daten aufzuzeichnen. Eine einfache Überlegung zeigt, dass Papier auch in absehbarer Zukunft nicht verschwinden kann: Solange es noch Schreiber, Kopierer, EDV-Drucker, Zeitschriften, Bücher und die Druckindustrie gibt, wird es Papier, auch am Schreibtisch im Büro, geben. Für den Praktiker ist es daher wichtig, dass das Papier als Datenträger nicht außen vor bleibt. Carma bezieht daher das Papier als Datenträger genau so gut ein, wie Disketten, CDs, Festplatten, Videos, Magnetbänder, sowie alle elektronischen Dateien, Dokumente, Bilder, ob über die Tastatur eingegeben, eingelesen, eingescannt, als Fax oder E-Mail eingegangen oder aus dem Internet downgeloaded. Carma interessiert sich nicht dafür, in welcher Form, elektronisch oder papieren, die Informationen vorliegen. Sie werden so oder so verarbeitet und in eine Ordnung überführt, die auch bei der Überfülle an Informationen noch Übersicht gewährleistet. Gewusst wo und schnell gefunden, ist die Maxime. Wo sich ______________________________________________________________________________________ 1-1

Carma – Willkommen bei Carma die Informationen befinden, ist nicht wichtig. Der Anwender entscheidet, wo und wie er seine Informationen aufbewahrt. Bei Carma muss daher nicht alles eingescannt werden, was da Papier heißt. Einscannen ist ein zusätzlicher aufwendiger Vorgang. Man hofft, dass nachfolgende Kosteneinsparungen diesen Aufwand mehr als kompensieren. Aber warum beschränkt man das Einscannen nicht auf die Dokumente, die wirklich weiterverarbeitet werden. Nur auf 5-10% aller Dokumente dürfte das zutreffen. Das organisatorisch zu verwirklichen, dürfte kein großes Problem sein. Eine Zentrale oder auch nur ein entsprechend eingerichteter Arbeitsplatz kann Papierdokumente schnell einscannen und anderen anfordernden Stellen elektronisch zuleiten. Die Carma Organizer sind auf diesem Konzept aufgebaut. Das Programm verarbeitet und verwaltet alles, ob Schriftstücke, Notizen, Zeitschriften, Bücher, Briefordner, Hängemappen, Orga-Mappen, Dokumente, oder Datenträger jeder Art, ob elektronisch oder papieren. Carma fasst alles ‚unter einem Dach‘ zusammen und gewährleistet schnellen Zugriff. Carma bietet eine Schnittstelle zum bewährten Classei-Schnellordnungssystem, das eine fortschrittliche Lösung zur Papieraufbewahrung darstellt. Bisher hat man alle Wirtschaftlichkeitsberechnungen für die Einführung des Dokumentenmanagements mit der Briefordner- und Hängemappen-Registratur verglichen. Wenig bekannt ist aber, dass fortschrittliche Ordnungssysteme oft 50% und mehr an Einsparungen von Raum, Zeit und Kosten bringen. Nach der Einführung von Carma braucht der Anwender keine Hast mehr zu haben, alles auf Elektronik umzustellen. Mit den Organizern in Carma und dem möglichen Einsatz des Classei-Systems bleibt jeder Anwender in vorderster Front des technologischen Fortschritts.

Classei und Carma Classei und Carma, die beiden Unzertrennlichen haben sich vorgenommen, Ihnen so manches Kopfzerbrechen abzunehmen. Classei kümmert sich um das Papier und hat dafür eine ebenso einfache wie wirksame Methode. Carma fasst alle Informationen ‚unter einem Dach‘ zusammen. Weltweite Internet-Offenheit gepaart mit vielen praxisnahen offenen Anwendungen löst Ihre Probleme auf erstaunlich einfache Weise. So haben Sie die für Sie relevanten Informationen just in time. Beachten Sie bitte, dass für die Anwendung des Classei-Systems außer den Ihnen bereits mitgegebenen Informationen auch Schriften wie Organisationstechnik und ZPMOrganisations Handbuch erhältlich sind.

Carma als Lösungsanbieter Die Lösung Wir sollten ganz nüchtern an die Dinge herangehen, alle derzeitigen vernünftigen Möglichkeiten ausschöpfen, ohne uns dabei von der technologischen Entwicklung abzukoppeln. Mit unserem neuen Programm Carma Organizer und mit unserem seit Jahren im In- und Ausland bewährten Schnellordnungssystem Classei wollen wir nicht nur den großen, sondern auch den mittleren und kleinen Unternehmen, Freiberuflern, Wissenschaftlern und ebenso den privaten Anwendern ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie jetzt schnell zu praktischen Resultaten kommen.

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Carma – Willkommen bei Carma Ordnung schaffen ist die kleine Mühe, sich vor Chaos zu bewahren. Der Computer ist uns ein gutes Beispiel. Wenn man nicht ganz präzise seine Eingaben macht, nur ein kleines Zeichen falsch eintippt, verweigert er oder stürzt total ab. Ohne unsere Kenntnis, was dem Computer schmeckt, können wir ihn nicht bedienen und keine Arbeit von ihm bekommen. Trotz KI (künstlicher Intelligenz) kann der Computer ohne den Menschen nichts tun und oft braucht man wirklich ein gutes Gedächtnis, um sich an die langen Pfade, Dateinamen und Aktionsabläufe zu erinnern. Für uns war daher die Frage, wie können wir ohne große Gedächtnisleistungen Carma bedienen. Als Refa-Ingenieure betrachten wir diese Dinge arbeitswissenschaftlich, manchmal mit der Stoppuhr. Programmierer sehen in erster Linie die programmtechnischen Möglichkeiten. Sie verlangen, dass sich die Organisation an das Programm anpasst. Wir meinen, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und alles hat nur den Zweck, ihm die Arbeit zu erleichtern.

Die Carma Organizer Organizer sind eigenständige Programm-Module in Carma, die jedoch miteinander datensatzweise verknüpft werden können. Beim Start des Programms werden sie alle mit gestartet und stehen so auf Mausklick sofort zur Verfügung. In Carma stehen in der Office, Business und Enterprise Editionen folgende fünf Organizer zur Verfügung: Records Organizer Adressen Organizer Software Organizer Hardware Organizer ZPM Organizer sowie ein Druckprogramm CarmaTab zum Bedrucken der Tabs.

Records Organizer Der Records Organizer verwaltet Vorgänge und zugehörige Dokumente, Internetadressen, Notizen, Stichworte, Scans (eingescannte Dokumente) und Aufgaben, sowie deren Entnahme. All das wird unter einem Dach, einem Record, zusammengefasst und ist auf Registerkarten über Registertabs zugänglich. Der Records Organizer verwaltet sowohl elektronische Mappen, wie auch physische Ablagemappen, Orga-Mappen, Briefordner oder Hängemappen mit Inhalt. Es gilt der Grundsatz, gleichgültig in welcher Form Daten, Dateien, Informationen, Dokumente, Schriftstücke aufbewahrt werden, elektronisch und/oder physisch, der Records Organizer verwaltet alles unter einem Hauptbegriff. Verknüpfungen zu anderen Organizern sind gegeben. So lassen sich z.B. für einen Record eine zugehörige Firma mit Kontaktperson sowie beliebig viele Aufgaben eingeben.

Adressen Organizer Adressen und umfangreiche Informationen dazu, so die wichtigsten Daten für ein Unternehmen, wie Termine, Kundenpflege, Briefe, Faxe, E-Mails, Notizen, Stichworte usw. werden im Adressen Organizer verwaltet. Zu einer Hauptadresse, Firmenadresse o.dgl. lassen sich beliebig viele Kontaktpersonen eingeben mit Telefon, Fax, Briefe, Privatadresse u.a. Viele Aktionen sind automatisiert: z.B. Briefanreden einfügen, E-Mail schreiben und Serienbriefe erstellen.

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Carma – Willkommen bei Carma

Software Organizer Der eigene Bestand an installierter und nicht installierter Software nimmt immer mehr zu. Hinzu kommen die verschiedenen Versionen, Updates, Upgrades und Service-Packs. Da verliert man schnell den Überblick. Auch die Sache mit den Lizenzen ist nicht ganz unproblematisch. Der Software Organizer innerhalb des Carma Organizer Gesamtprogramms soll hier eine wirksame Hilfe sein.

Hardware Organizer Was die Hardware betrifft, besteht auch oft völlige Unklarheit, wo was wann und zu welchem Preis gekauft wurde. In einem gut organisierten Betrieb sollten doch Unterlagen und Informationen darüber geordnet vorliegen. Gut wenn man sie im Hardware Organizer beieinander hat.

ZPM Organizer Der in Carma enthaltene ZPM Organizer ist eine elektronische Nachbildung des physischen Schreibtisch-Sets. Beide ergänzen sich in vorteilhafter Weise. ZPM steht für Zeit- und Projekt-Management. Im ZPM Organizer ist die persönliche Aufgaben- und Aktivitätenplanung denkbar einfach und effektiv. Ein ZPM-Schreibtisch-Set ist in vielen Fällen vorteilhaft in Kooperation mit dem ZPM Organizer in Carma.

Carma Organizer Editionen Die Carma Organizer gibt es als Office, Business und Enterprise Edition. Das BewertungsProgramm ist identisch mit der Office Edition, allerdings begrenzt auf 10 Starts. Die Office Edition ist als Einzelplatzanwendung gedacht, während die Business und Enterprise Editionen Mehrplatzversionen sind. Die Business Edition ist für maximal 5 User ausgelegt und die Enterprise Edition für bis zu 25 Benutzer.

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Carma – Allgemeine Einführung

2. Allgemeine Einführung Lizenzbestimmungen Wichtiger Hinweis: Bevor Sie das Produkt benutzen dürfen, müssen Sie den Bestimmungen des Lizenzvertrages zustimmen. Dieses Produkt ist grundsätzlich als Einzelanwendung lizenziert, d.h. es darf weder als Gesamtanwendung noch dürfen die einzelnen Module getrennt auf mehreren Computern installiert werden. Erweiterte Lizenzen sind aus dem Aufkleber der Packung ersichtlich. Wenn Sie dem Lizenzvertrag nicht zustimmen, haben Sie die Möglichkeit, das unbenutzte Produkt gegen Erstattung des Kaufpreises zurückzugeben.

Systemanforderungen •

Intel Pentium IV Prozessor 1 GHZ oder höher

•

512 MB Hauptspeicher

•

120 MB Festplattenspeicher

•

Monitorauflösung 1024 x 768 ppi

•

Microsoft Windows 2000 Service Pack 2, Windows XP Service Pack 2, Windows 2003 Service Pack 2 oder Windows Vista Service Pack 1

•

Microsoft Office ab Version 97, um erweiterte Funktionen zu nutzen

Installation Grundsätzliches Die Carma Organizer sind unter Microsoft Windows 2000 Service Pack 2, Windows XP Service Pack 2, Windows 2003 Service Pack 2 oder Windows Vista Service Pack 1 lauffähig. Als Datenbanksystem wird Microsoft SQLExpress benutzt. Wichtiger Hinweis > Für die Installation der Carma Organizer benötigen Sie je nach Edition bis zu 120 MB freien Festplattenspeicher. Für die einzugebenden Datensätze ist je nach Anzahl weiterer Speicherraum erforderlich.

Installieren Achten Sie bitte darauf, dass alle Programme auf Ihrem Rechner geschlossen sind. Dies gilt auch für die Office-Startleiste. 1. Legen Sie die Carma Organizer CD ins Laufwerk. Es erscheint nach wenigen Sekunden normalerweise automatisch ein Startfenster. Wenn nicht, können Sie die Installationsroutine über die Datei Setup.exe auf der Installations-CD aufrufen. 2. Im nächsten Schritt wird Ihr System auf die Installationsvoraussetzungen überprüft. 3. War die Überprüfung erfolgreich, können Sie mit einem Klick auf den Button Installieren den Installations-Vorgang fortsetzen. Während der Installation wird der Fortschritt angezeigt. ______________________________________________________________________________________ 2-1

Carma – Allgemeine Einführung Nach der Installation starten Sie die Carma Organizer über Start / Programme / Carma / Carma Organizer. Während des ersten Starts werden alle Systemeinstellungen angepasst und die Datenbanken erstellt. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

Reparieren 1. Legen Sie die Carma Organizer CD ins Laufwerk. Es erscheint der Setup-Assistent. 2. Wählen Sie den Punkt Carma Organizer reparieren aus. 3. Klicken Sie auf den Schalter Fertig stellen. Während der Installation wird der Fortschritt angezeigt. 4. Im Registrierungsfenster klicken Sie auf Weiter.

Deinstallieren 1. Legen Sie die Carma Organizer CD ins Laufwerk. Es erscheint der Setup-Assistent. 2. Wählen Sie den Punkt Carma Organizer entfernen aus. 3. Klicken Sie auf den Schalter Fertig stellen. Während der Deinstallation wird der Fortschritt angezeigt. Hinweis > Bei der Deinstallation wird lediglich das Programm entfernt, die Daten aber bleiben erhalten.

Erste Schritte Vor Beginn unbedingt beachten Bevor Sie mit der Eingabe von Datensätzen beginnen, sollten Sie unbedingt vorher bestimmte Regeln für Ihre Vorgehensweise festlegen. Wichtig ist, wie Sie abzugrenzende Datensätze kennzeichnen wollen, damit Sie sie leicht aus dem gesamten Datenbestand ausfiltern können. So haben Sie z.B. Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Privat-Adressen usw. Grundsätzlich kann in allen Feldern der Datenbank gesucht werden.

Adressen Organizer Zunächst müssen Sie wissen, dass der Adressen Organizer in den Bereichen Firma und Kontakte aufgeteilt ist. Wenn Sie die Adressen von Ansprechpartnern einer Firma verwalten wollen, dann ist es ratsam, zuerst die Firma anzulegen und dann die Ansprechpartner als Kontakte einzugeben. Diese können dann nämlich der zuvor angelegten Firma zugeordnet werden. Zum grundsätzlichen Kennzeichnen der Adressen gibt es im Adressen Organizer folgende Felder (sowohl bei den Firmen wie auch bei den Kontakten): unter Zuordnung •

Kombifeld Kategorie

•

Kombifeld Gruppe

Zusätzlich bei den Firmen: •

Kombifeld Branche

Einige Bezeichnungen sind in diesen Feldern schon vorgegeben, doch Sie können diese beliebig ändern und ergänzen. ______________________________________________________________________________________ 2-2

Carma – Allgemeine Einführung

Records Organizer Beim Records Organizer finden Sie auch unter Zuordnung das Feld Gruppe, das zum gleichen Zweck, wie oben beschrieben, herangezogen werden kann. Zusätzlich gibt es weitere wichtige Felder zur Selektion, wie Unter Aufbewahrung: •

Feld Leitkarte: Hier können Sie Ihren Records Bestand wie in einem Karteikartensystem unterteilen und somit auch filtern. Die Leitkartenkennung kann auf einem Orga-Tab mit ausgedruckt werden.

•

Feld Aktenplan: Diese kann zu einer differenzierten Auswahl verwendet werden. Dazu ist erforderlich, dass Sie sich Ihren Aktenplan erstellen. Der mitgelieferte Aktenplan ist nur eine Vorlage, die Sie sich entsprechend zuschneidern können. Wenn Sie den Aktenplan nicht vor Benutzung der Carma Organizer einrichten können, besteht die Möglichkeit, das auch nachzuholen.

•

Feld TabFarbe, die sich normalerweise nach den Ziffern des Aktenplans richtet. Es kann ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal sein, nicht nur zum Filtern, sondern auch zum Suchen in einem Orga-Mappen-Bestand.

•

Kombifeld Art, das auch geändert und ergänzt werden kann, zur GruppenSelektierungen.

Im Register Stichworte: •

Feld Stichwort: Sie können wichtige Selektions-Merkmale abgeben.

ZPM Organizer In den ZPM-Plankarten ist das •

Feld Projekt eine wichtige Größe, desgleichen das

•

Feld Termin Art, die Ihre Termine im selektionsfähig macht. So können Sie z.B. die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter mit der Termin Art ‚Urlaub’ als Urlaubs-Liste ausgeben lassen.

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Carma – Allgemeine Einführung

Steuerzentrale

Abb. 2 - 1 Beim Öffnen der Carma Organizer erscheint als Eingangsbildschirm die Steuerzentrale. Sie ist aufgeteilt in verschiedene Bereiche. Über den Bereich Kernfunktionen wählen Sie die einzelnen Organizer und Aufgaben aus. Die in eckigen Klammern angegebenen Funktionstasten ermöglichen einen schnellen Zugriff, und zwar unabhängig davon, wo Sie sich im Programm befinden. Im Heute Bereich werden Ihnen alle Aufgaben und Termine des Tages angezeigt, die Sie in den einzelnen Organizer hinterlegt haben. Klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf, um einen Eintrag zu bearbeiten oder zu löschen bzw. um zu dieser Aufgabe zu wechseln. Das Zugriffsregister mit den Tabs Schnellsuche, Favoriten, ToDo-Liste, Heute Wiedervorlage und ZPM dient dem schnellen Erreichen von Record-, Kontakt- und PlantafelEinträgen. Über den Carma Infoservice stellen wir Ihnen aktuelle Informationen bereit. Klicken Sie einfach auf den Link.

Benutzerführung Die Benutzerführung wurde der neuen Microsoft Office 2007 Vorgehensweise entsprechend angepasst. Neu gestaltete Menüs und Symbolleisten sowie neue Features können eingesetzt werden, um Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen.

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Carma – Allgemeine Einführung

Menü-Button

Abb. 2 - 2 Durch Klicken des Menü-Buttons öffnet sich das Carma-Menü mit den Menüpunkten Neu, Suchen, Gehe zu, Extras, Sicherungen und Hilfe. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, das Programm zu beenden. Menüpunkt Neu Hier können Sie verschiedene Eingabeformulare öffnen, um neue Datensätze einzugeben. Menüpunkt Suchen Dieser Punkt erlaubt es Ihnen, verschiedene Suchmasken aufzurufen, um Daten zu suchen. Menüpunkt Gehe zu Verschiedene Organizer können hier angesteuert werden, um Datensätze zu bearbeiten. Menüpunkt Extras Hier können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Diese betreffen NetzwerkKonfiguration, RFID-Möglichkeiten, E-Mail-Kommunikation, Sicherungs-Einstellungen und Benutzer-Daten (siehe auch Ausführungen zu den Grundeinstellungen). Menüpunkt Sicherungen Wenn Sie die Datenbanken sichern wollen, verwenden Sie dieses Untermenü. Die Sicherung kann dann bei Bedarf auch rückgesichert werden, dabei werden alle Daten in Carma überschrieben. Die nötigen Einstellungen hierzu werden unter dem Menüpunkt Extras getroffen. Menüpunkt Hilfe Über diesen Punkt können Sie die Hilfe aufrufen (noch in Vorbereitung), das Produkt registrieren bzw. Information über das Produkt erhalten.

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Carma – Allgemeine Einführung

Home-Button

Abb. 2 - 3 Dieser Schalter führt Sie immer wieder zurück zur Carma Organizer Steuerzentrale, ganz egal, wo Sie sich gerade befinden.

Zurück-Button

Abb. 2 - 4 Möchten Sie zum zuletzt geöffneten Fenster zurück kehren, dann nutzen Sie diesen Button.

Neu-Button

Abb. 2 - 5 Über diesen Schaltern kommen Sie direkt zu den Organizern:

Abb. 2 - 6

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Carma – Allgemeine Einführung

Anpassen

Abb. 2 - 7 Diese Schaltfläche hat noch keine Bedeutung. Er ist für weitere Funktionen vorgesehen, die in zukünftigen Versionen eingefügt werden.

Allgemeine Symbole Es gibt eine Reihe von allgemeinen und speziellen Schalter. Im Folgenden werden nur die allgemeinen kurz vorgestellt. Ausführungen zu speziellen Symbolen finden Sie in den jeweiligen Kapiteln. neuen Datensatz anlegen Datensatz suchen Datensätze filtern Datensatz löschen Datensatz speichern Datensatz drucken

Grundeinstellungen Bevor Sie mit der eigentlichen Dateneingabe beginnen, sollten Sie noch einige Grundeinstellungen vornehmen. Dazu klicken Sie auf den Menü-Button und dann auf Extras und Einstellungen. Es erscheint ein Fenster mit verschiedenen Tabs.

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Carma – Allgemeine Einführung Tab Netzwerk

Abb. 2 - 8 Hier wird, abhängig vom Produktschlüssel, der Netzwerktyp angezeigt. Falls mehrere Server vorhanden sind, können Sie den gewünschten Server auswählen. Weiterhin kann die Auszeit eingestellt werden.

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Carma – Allgemeine Einführung Tab RFID

Abb. 2 - 9 Möchten Sie RFID (Radio Frequency IDentification) benutzen, um Records zu identifizieren, aktivieren Sie zunächst das Kästchen RFID verwenden. Danach stellen Sie die LesegerätEinstellungen ein.

______________________________________________________________________________________ 2-9

Carma – Allgemeine Einführung Tab E-Mail

Abb. 2 - 10 Wenn Sie Microsoft Outlook zum Versenden von E-Mails nutzen wollen, ist das Kästchen bereits aktiviert. Ansonsten deaktivieren Sie es und tragen die nötigen Informationen ein, damit Sie direkt aus Carma E-Mails verschicken können.

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Carma – Allgemeine Einführung Tab Sicherung

Abb. 2 - 11 Empfehlenswert ist es, in regelmäßigen Abständen die Datenbanken zu sichern. Hier können Sie einstellen, welche Daten gesichert bzw. welche Daten wieder geladen werden sollen. Achtung: Beim Laden werden vorhandene Daten in den jeweiligen Datenbanken vollständig ersetzt. Datenbanken sichern und laden können Sie unter dem Menüpunkt Sicherungen, wenn Sie auf dem Menü-Button klicken.

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Carma – Allgemeine Einführung Tab Benutzer

Abb. 2 - 12 Hier erhalten Sie eine Übersicht über vorhandene Benutzer. Sie können einen neuen hinzufügen, wenn Sie den Schalter Benutzer hinzufügen betätigen.

Verwaltung der eigenen Daten Für die Korrespondenz ist es wichtig, vorher die eigenen Daten einzugeben. Dazu öffnen Sie den Adressen Organizer, indem Sie in der Steuerzentrale auf Kontakt bearbeiten oder auf Firma bearbeiten klicken. In der linken Spalte öffnen Sie die Rubrik Eigene Daten verwalten. Es erscheint folgendes Fenster:

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Carma – Allgemeine Einführung

Abb. 2 - 13 Bereich Firma Firma Geben Sie hier Ihren Firmennamen ein. Zusatz Dieses Feld dient zur Eingabe einer zusätzlichen Bezeichnung der Firma.

Bereich Hausadresse Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer Ihrer Hausadresse ein. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort. Mit dem Schalter

können diese Angaben in die Briefadresse übernommen werden.

Bereich Briefadresse Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer Ihrer Briefadresse ein. Postfach Alternativ zu einer Straße können Sie auch ein Postfach als Briefadresse angeben. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort.

Bereich Kommunikation Telefon Hier wird Ihre Telefonnummer mit Vorwahl eingegeben. ______________________________________________________________________________________ 2-13

Carma – Allgemeine Einführung Telefax Notieren Sie sich hier Ihre Fax-Nummer. eMail Hier geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Internet Wenn Sie eine Web-Adresse haben, können Sie diese hier eintragen.

Bereich Stammdaten Hier werden weitere Daten zur Firma hinterlegt, wobei die Felder keiner weiteren Erklärung bedürfen.

Bereich Bankverbindungen Benötigen Sie Informationen zur Bankverbindung der Firma, können Sie hier Angaben zu zwei Konten hinterlegen. Dabei stehen Ihnen die Felder BLZ, KontoNr, Bank und BIC zur Verfügung, wobei nach Eingabe der Bankleitzahl die Angaben zur Bank und BIC automatisch durch Klicken auf den Schalter eingespielt werden.

Bereich Firmenlogo Um hier Ihr Firmenlogo einzufügen, doppelklicken Sie in das Feld. Es öffnet sich dann ein Fenster, indem Sie dann Ihr Logo auswählen können.

Listenverwaltung Um „richtig loslegen zu können“, müssen noch die Listen im Records und Adressen Organizer eingerichtet werden.

Im Records Organizer Um die Listen im Records Organizer zu verwalten, öffnen Sie in der Steuerzentrale den Records Organizer, indem Sie auf Record bearbeiten klicken. In der linken Spalte öffnen Sie die Rubrik Listen verwalten und klicken auf Listen verwalten. Es erscheint folgendes Fenster:

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Carma – Allgemeine Einführung

Abb. 2 - 14 Hier können die Listen für Bearbeiter, Gruppe und Art bearbeitet werden. Diese dienen als Basis für Auswahlboxen. Außerdem bekommen Sie einen Überblick über die im Records Organizer gemerkten Tabs zum Drucken. Zum Eingeben eines neuen Begriffs in einer Liste, geben Sie diesen in der oberste Zeile ein (die mit dem Stern gekennzeichnet ist). Löschen können Sie einen Eintrag durch Anklicken des Pfeils am linken Rand der Zeile und Betätigung der Lösch-Taste (Entf). Weiterhin ist es möglich, Listen als xml-Dateien zu importieren und zu exportieren bzw. auszudrucken.

Im Adressen Organizer Um die Listen im Adressen Organizer zu verwalten, öffnen Sie in der Steuerzentrale den Adressen Organizer, indem Sie auf Kontakt bearbeiten oder auf Firma bearbeiten klicken. In der linken Spalte öffnen Sie die Rubrik Listen verwalten. Es erscheint folgendes Fenster:

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Carma – Allgemeine Einführung

Abb. 2 - 15 Hier können die Listen für Branche, Gruppe, Kategorie, Anrede und Titel bearbeitet werden. Diese dienen als Basis für Auswahlboxen. Zum Eingeben eines neuen Begriffs in einer Liste, geben Sie diesen in der oberste Zeile ein (die mit dem Stern gekennzeichnet ist). Löschen können Sie einen Eintrag durch Anklicken des Pfeils am linken Rand der Zeile und Betätigung der Lösch-Taste (Entf). Weiterhin ist es möglich, Listen als xml-Dateien zu importieren und zu exportieren bzw. auszudrucken.

Im ZPM Organizer Um die Listen im ZPM Organizer zu verwalten, öffnen Sie in der Steuerzentrale den ZPM Organizer, indem Sie auf Kalender, Plankarte oder Projekte klicken. In der linken Spalte öffnen Sie die Rubrik Listen verwalten und klicken auf Listen verwalten. Es erscheint folgendes Fenster:

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Carma – Allgemeine Einführung

Abb. 2 - 16 Hier können die Listen für Termin Art und Plan Art bearbeitet werden. Diese dienen als Basis für Auswahlboxen. Zum Eingeben eines neuen Begriffs in einer Liste, geben Sie diesen in der oberste Zeile ein (die mit dem Stern gekennzeichnet ist). Löschen können Sie einen Eintrag durch Anklicken des Pfeils am linken Rand der Zeile und Betätigung der Lösch-Taste (Entf). Weiterhin ist es möglich, Listen als xml-Dateien zu importieren und zu exportieren bzw. auszudrucken.

Aktenplan Wir empfehlen zur besseren Organisation Ihrer Daten die Nutzung eines Aktenplans. Eine gut geplante Arbeit ist halb getane Arbeit. Da es etwas Übung benötigt, einen effektiven Aktenplan zu erstellen, haben wir einen vorgegeben, den Sie abändern und ergänzen können. Dazu öffnen Sie den Records Organizer, indem Sie in der Steuerzentrale auf Record bearbeiten klicken. In der linken Spalte öffnen Sie die Rubrik Listen verwalten und klicken auf Aktenplan verwalten. Es erscheint folgendes Fenster:

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Carma – Allgemeine Einführung

Abb. 2 - 17 Um den Aktenplan zu bearbeiten, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Aktenplan bearbeiten. Es öffnet sich ein weiteres Fenster:

Abb. 2 - 18 Wichtig: Bevor Sie den Aktenplan verändern, sollten Sie ihn exportieren. Dazu klicken Sie auf den Schalter Exportieren und geben dann den Speicherort an. Setzen Sie den Cursor in das Feld derjenigen Haupt- bzw. Untergruppe, die Sie ändern wollen. Es erscheinen rechts alle zugehörigen Unter- bzw. Sachgruppen. Sie können die Bezeichnungen ändern bzw. neue Unter- und Sachgruppen hinzufügen. Anschließend klicken Sie auf OK. Achten Sie dabei immer darauf, dass Sie den Cursor ins richtige Feld platziert haben, d.h. wenn Sie eine Untergruppe ändern oder neu anlegen wollen, dann muss der Cursor in der zugehörigen Hauptgruppe stehen. Wenn Sie eine Sachgruppe ändern oder neu anlegen wollen, dann muss der Cursor in der zugehörigen Untergruppe stehen. ______________________________________________________________________________________ 2-18

Carma – Allgemeine Einführung Möchten Sie den Aktenplan ganz neu erstellen, betätigen Sie den Schalter Neu. Überprüfen Sie Ihre Angaben nach einer Änderung, indem Sie dieses Fenster schließen und in der Baumstruktur die jeweiligen Gruppen öffnen. Sollte sich herausstellen, dass die Eintragungen nicht richtig übernommen wurden, öffnen Sie wieder das Fenster zum Abändern des Aktenplans und importieren Ihren vorher abgespeicherten Aktenplan. Wiederholen Sie dann Ihre Eingaben. Zum Schluss können Sie den einzelnen Gruppen Classei-Farben zuordnen. Schreiben Sie den Begriff in das Feld unterhalb der entsprechenden Farbe und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnung speichern. Bei der Erstellung eines eigenen Aktenplans können wir Ihnen behilflich sein.

Terminverwaltung Einen besonderen Stellenwert in den Carma Organizern besitzt die Terminverwaltung. Wenn Sie gewohnt sind, Ihre Termine in Microsoft-Outlook zu verwalten, so können Sie dies auch weiterhin tun, da Sie die Termine, die Sie in Carma eingeben, an Outlook übergeben können. Ein Klick genügt. Termine können im Records Organizer und im Adressen Organizer bei der Erstellung einer Aufgabe eingegeben und an Microsoft-Outlook übergeben werden. Die Verwaltung der Termine in den Carma Organizern geschieht im ZPM Organizer unter dem Menüpunkt Kalender.

Druckausgabe Orga-Tabs Zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen, Disketten oder Compact Disks etc. benötigen Sie eine „Verpackung“. Selbstverständlich können Sie einen Briefordner oder eine Hängemappe einrichten oder vorhandene benutzen. Sie werden aber bald herausfinden, wie zweckmäßig die hier vorgeschlagene Methode ist, sich eine papier- oder kartonstarke Orga-Mappe anzulegen. Dazu können Sie in Carma Organizer einen oder mehrere Orga-Tabs auf einfache Weise bedrucken. Im Allgemeinen werden Sie dazu den Oberbegriff eines Datensatzes verwenden und ihn auf einen Quick-Tab drucken. Ein Quick-Tab ist ein selbstklebender Orga-Tab aus starkem Karton, der sich im Allgemeinen nur in Druckern mit geradem Durchlauf bedrucken lässt. Er ist der „schnellere“ Orga-Tab, da er sich im Handumdrehen wie eine Büroklammer aufsetzen lässt. Dagegen lässt sich der Tab-Strip-Bogen (Streifenbogen) in fast allen Druckern (Laser, Tintenstrahler, Nadeldrucker) bedrucken. Er ist ein dünner mikro-perforierter Kartonbogen, dessen Strips (Beschriftungsschildchen) abgelöst in einen selbstklebenden Schutz-Tab eingeklebt werden. Dieser Schutz-Tab aus transparenter Folie umhüllt den Strip. Der so erstellte Orga-Tab wird Strip-Tab genannt, im Gegensatz zum Tab-Strip, das ist der Streifen, der aus dem Stripbogen stammt. Auf dem Stripbogen finden Sie im Übrigen eine ausführliche Darstellung des Vorgangs. Big-Tabs sind große, selbstklebende Beschriftungsreiter aus stabilem Haftkarton. Diese Tabs sind 15 mm hoch und 70 mm breit. Dadurch stehen 81% mehr Beschriftungsfläche zur Verfügung gegenüber dem normalen Quick-Tab. Durch das handliche DIN A4 Format sind sie mit den meisten Druckern zu beschriften. Sie werden auf die gleiche Weise bedruckt wie die übrigen Quick-Tabs und Strip-Tabs. Zum bequemen Drucken finden Sie in der Carma Organizer Steuerzentrale die Kernfunktion CarmaTab. Dort können Sie zunächst wählen, ob Sie Quick-Tabs oder BigTabs bedrucken wollen. Die Möglichkeit zum Beducken von Strip-Tabs finden Sie, wenn Sie CarmaTab geöffnet haben (über die Taste F8 z.B.).

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Carma – Allgemeine Einführung

Rückenschilder Nicht nur die Orga-Tabs, sondern auch die Rückenschilder von Classei lassen sich in den Carma Organizern bequem und einfach bedrucken. Dazu wählen Sie in der Steuerzentrale unter der Kernfunktion CarmaTab den Menüpunkt Rückenschilder bedrucken aus. Rückenschilder dienen zur Kennzeichnung der Orga-Boxen. Sie sind selbstklebend und werden direkt auf die Seiten-(Rücken-)fläche der Boxen aufgeklebt. Es gibt sie in zwei Größen: •

die „Kleinen“ mit einer Breite von 82 mm und einer Höhe von 95 mm

•

die „Großen“ mit einer Breite von 85 mm und einer Höhe von 150 mm

wobei beide mit dem Programm beschriftet werden können. Sie haben sogar die Möglichkeit, die Position des Rückenschildes auf dem Bogen anzugeben.

Briefe und Faxe Briefe und Faxe können im Adressen Organizer sowohl unter Firmen wie auch unter Kontakte geschrieben und für spätere Recherchen gespeichert werden. Sie können in Carma Organizer direkt verarbeitet, gedruckt und versandt werden, oder auch zur Weiterverarbeitung an Microsoft Word übergeben werden. Zahlreiche Einstellungen ermöglichen ein komfortables und zügiges Schreiben und ein einfaches und schnelles Wiederfinden. Fertige Briefe können auch als pdf-Dateien gespeichert wie auch als E-Mail verschickt werden.

Plankarten Im ZPM Organizer können Plankarten geschrieben und gedruckt werden. Plankarten dienen der Aufzeichnung von Aufgaben, Aktivitäten und Ideen. Diese können dann elektronisch bzw. auch ausgedruckt und mit dem physischen ZPM-System von Classei verwaltet werden.

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Carma – Records Organizer

3. Records Organizer [F3] Erfassen und Bearbeiten

Abb. 3 - 1 Die abgebildete Form ist die Eingabemaske des Records Organizers. Sie teilt sich in einen Hauptbereich und einen Registerbereich (Detailbereich).

Hauptbereich Der Hauptbereich des Records Organizers ist unterteilt in fünf Bereiche: Stammdaten, Zuordnung, Aufbewahrung, Bearbeitungsvermerke und Identifikation. Im Hauptbereich werden alle wichtigen Informationen zum Folder selber zusammengefasst. Ein Record entspricht einer Akte oder Orga-Mappe. Die Eintragung im Feld Begriff ist der Obergriff oder der Reiter des Orga-Mappe. Der Record findet in den Bereiche Zuordnung, Aufbewahrung, Bearbeitungsvermerke und Identifikation seine Fortsetzung. neuer Datensatz bzw. neuen Record anlegen, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Bereich Stammdaten Begriff Tragen Sie einen kurzen markanten Begriff (Titel, Name, Bezeichnung, Sachbegriff) ein. Er dient dazu, wenn Sie jetzt oder später eine Akte (Orga-Mappe) anlegen, der Akte einen kurzen Namen zu geben. Er kann direkt auf einen Orga-Tab gedruckt werden. Bezeichnung Hier können Sie den Begriff erweitern, um den Vorgang eingehender zu bezeichnen. ______________________________________________________________________________________ 3-1

Carma – Records Organizer Betrifft Betreff des Vorgangs Referenz In diesem Feld können Sie Hinweise auf andere Records Organizer oder Quellen geben. Die zwei Felder Abteilung und Aktenzeichen sprechen für sich selbst.

Bereich Zuordnung Projekt Hier können Sie dem Record einem Projekt zuordnen. Dieses muss vorher im ZPM Organizer definiert worden sein. Gruppe Wenn Sie Ihre Records in Gruppen zusammenfassen wollen (innerhalb oder außer dem des Aktenplans), dann wählen Sie aus der Liste des Kombifelds eine Gruppe. Falls Sie eine neue Gruppe in die Liste aufnehmen wollen, können Sie das unter Listen verwalten erreichen. Firma Hier können Sie dem Record eine Adresse zuordnen, die Sie vorher im Adressen Organizer angelegt haben. Kontakt Existiert zu einer Firma auch eine bestimmte Kontaktperson, die Sie dem Record zuordnen wollen, können Sie diese Person hier auswählen.

Bereich Aufbewahrung Standort Die Ortangabe kommt nur in Frage, wenn Sie eine physische Akte führen. Legen Sie dazu ein Schema fest, in der Sie z.B. Ihre Regale nummerieren oder kennzeichnen. Beispiel: 1R3 = 1.Regal, 3.Fach oder 3r4 = 3.Schreibtisch, rechts, 4.Box Nebenstandort (Nebenstrd.) Hier können Sie den Standort näher präzisieren. Leitkarte Die Leitkarte können Sie wie in einem Karteikasten den physischen Records voranstellen und sie damit gruppieren. Diese Angabe kann dann zusammen mit dem Begriff des Records auf Quick-Tabs gedruckt werden (siehe CarmaTab: Records Organizer). Box-ID Werden Ihre Mappen in einer Box (oder in einem anderen Behälter) aufgehoben, können Sie dieser Box eine eindeutige Nummer vergeben und hier speichern. Art Wenn Sie rechts auf den Pfeil klicken, klappt eine Liste herunter, aus der Sie auswählen können, um welche Art von Akte es sich handelt. Die Liste kann unter Listen verwalten abgeändert werden. Aktenplan Wenn Sie einen Aktenplan führen, können Sie hier die zugehörige Nummer auswählen. Wir empfehlen, vor dem Anlegen von Records einen Aktenplan zu erstellen, oder den vorhandenen zu übernehmen bzw. abzuändern (unter Aktenplan verwalten). Um eine Nummer aus dem bestehenden Aktenplan zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor: - Öffnen Sie in der linken Spalte die Rubrik Aktenplan. - Markieren Sie den gesuchten Begriff im Aktenplan (gegebenenfalls müssen Sie eine Unterkategorie aufklappen). - Klicken Sie in der linken Spalte oben auf die Schaltfläche (Wert übernehmen). Bei der Übernahme wird nicht nur die Aktenplan-Nr. übernommen, sondern auch die Bezeichnung für die Leitkarte und die zugehörige TabFarbe. ______________________________________________________________________________________ 3-2

Carma – Records Organizer TabFarbe Haben Sie eine Aktenplan-Nr. aus dem Aktenplan übernommen, wird automatisch auch die TabFarbe übernommen (vorausgesetzt, Sie haben der Nummer eine Farbe zugeordnet). Ansonsten können Sie auch eine Farbe auswählen, indem Sie einen Doppelklick auf das Feld machen. Es öffnet sich dann ein Fenster mit den Farben, die in Classei verwendet werden. Zum Übernehmen der Farbe klicken Sie einfach auf die Farbe.

Bereich Bearbeitungsvermerke Wiedervorlage Hier können Sie einen Termin zur Wiedervorlage eingeben. Wollen Sie diesen Termin auch an Microsoft Outlook übergeben, klicken Sie einfach auf den Schalter mit dem OutlookSymbol

.

Favorit Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Record in der Steuerzentrale unter der Rubrik Favoriten. ToDo-Liste Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Record in der Steuerzentrale unter der Rubrik ToDo-Liste. Bearbeiter Wählen Sie hier den Bearbeiter des Records aus der Liste. erstellt am Gibt das Erstellungsdatum des Records an. Diese Angabe können Sie nicht ändern. letzte Änderung Gibt das Datum der letzten Änderung an. Diese Angabe können Sie nicht ändern.

Bereich Identifikation Diesen Bereich können Sie ausblenden bzw. einblenden, wenn Sie auf den Schalter rechts mit den zwei nach oben bzw. nach unten gerichteten Pfeilen klicken. RFID Dieses Feld ist vorgesehen für die Nutzung von RFID (Radio Frequency IDentification). Dazu muss unter Einstellungen diese Nutzung aktiviert worden sein. Weiterhin muss mindestens einen Sender und einen Empfänger vorhanden sein. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage. Barcode Zur Identifikation von physischen Mappen können Barcodes verwendet werden und hier erfasst werden. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage.

Import aus Excel Wenn Sie Records aus einer Excel-Tabelle importieren wollen, müssen diese Daten in einem ganz bestimmten Format vorliegen. Auf der Installations-CD ist im Ordner Import unter dem Namen RecordImport_Muster.xls ein Muster vorhanden. Record kopieren Record einfügen Um einen Datensatz zu kopieren, klicken Sie zunächst auf Record kopieren, dann auf neuer Datensatz und zum Schluss auf Record einfügen. Records filtern ______________________________________________________________________________________ 3-3

Carma – Records Organizer Wenn Sie diesen Schalter betätigen, öffnet sich eine Listenansicht und Sie können dann weiter verfahren, wie weiter unten unter Suchen und Filtern: Schnellzugriff erläutert. Records suchen Dieser Schalter öffnet die Suchmaske und Sie können dann weiter verfahren, wie weiter unten unter Suchen und Filtern: Suchmaske beschrieben. alle Records anzeigen, dabei werden alle Filterkriterien gelöscht Barcode lesen, dazu muss ein Barcodeleser angeschlossen sein

Register Dokumente

Abb. 3 - 2 Sie können hier keine Daten eingeben, ohne vorher einen Record angelegt zu haben. In diesem Record können Sie dann beliebig viele Dokumente speichern. neues Dokument zuordnen, dabei kann die Eingabe der Dokumente auf verschiedene Weise erfolgen: •

Texte geben Sie direkt in das Memofeld Bemerkung ein. In die Felder Bezeichnung, Referenz Nr und Betreff geben Sie Ihre Kriterien ein. Mit dem Feld Digital kennzeichnen Sie, dass dieser Text nur digital vorhanden ist. Das Feld Datei bleibt dabei leer.

•

Elektronische Dokumente, wie z.B. Microsoft Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen können hier auf einfachste Weise verwaltet und zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über das Feld Datei. Klicken Sie auf den Schalter rechts mit den drei Pünktchen und suchen das entsprechende Dokument. Beim Zuordnen werden zusätzliche Dokumenten-Informationen automatisch eingetragen.

•

Dokumente in Papierform, üblicherweise Schriftstücke genannt, können ebenso auf der Registerkarte Dokumente abgelegt werden. Hierbei können ebenso die kennzeichnenden Felder ausgefüllt werden. Unter Umständen können auch im unteren Feld diesbezügliche Bemerkungen gemacht werden. Das Schriftstück selbst kann in einer Orga-Mappe abgelegt werden, deren Reiter mit dem Begriff des Records bedruckt wurde.

______________________________________________________________________________________ 3-4

Carma – Records Organizer

Dokument anzeigen, dabei wird eine Schnellansicht geöffnet Dokumente verwalten (dieses Symbol ist standardmäßig aktiviert) Briefe und E-Mails werden im Adressen Organizer erstellt und unter der betreffenden Adresse gespeichert. Dabei kann eine Zuordnung zwischen dem Records Organizer und der Adresse hergestellt werden. Hier können Sie sich jetzt die Briefe bzw. E-Mails anzeigen und nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren. Briefe anzeigen E-Mails anzeigen

Register Internet

Abb. 3 - 3 Hier können Sie Internet-Adressen eingeben, die Sie dann direkt aufrufen können. Geben Sie die Adresse in die erste Zeile ein (siehe Pfeil) und klicken dann auf die Weltkugel links. Das zweite Feld Betreff dient dazu anzugeben, auf welchen Bereich sich die InternetAdresse bezieht.

______________________________________________________________________________________ 3-5

Carma – Records Organizer

Register Notizen

Abb. 3 - 4 Im Memofeld können weitere Angaben zum betreffenden Record gemacht werden. neue Notiz anlegen Notiz an Word senden, wo sie dann durch Anklicken des Schließen-Symbols abgespeichert werden kann

Register Entnahme

Abb. 3 - 5 Wenn Sie einen Record ausgeben, sollte das vermerkt werden. Dazu dient die Registerkarte Entnahme. Geben Sie die Daten in die erste Zeile ein (siehe Pfeil).

______________________________________________________________________________________ 3-6

Carma – Records Organizer Neben dem Namen des Empfängers, dem Ausgabedatum und dem Rückgabedatum können Sie eine Rückgabefrist in Tagen, eine Verlängerung und ein Datum zur Anmahnung eintragen.

Register Stichworte

Abb. 3 - 6 Auf dem Register Stichworte können beliebig viele Stichwörter eingegeben werden. Geben Sie die Daten in die erste Zeile ein (siehe Pfeil). Nach den eingegebenen Stichworten kann über die Suche gefiltert und sortiert werden.

Register Scan

Abb. 3 - 7 Hier können Sie physische Dokumente problemlos einscannen und verwalten. ______________________________________________________________________________________ 3-7

Carma – Records Organizer

scannen Nach dem Einscannen haben Sie folgende Möglichkeiten: OCR, Optical Character Recognition, d.h. optische Zeichenerkennung, dabei wird das Ergebnis der Zeichenerkennung im Register Notizen abgelegt Text an Word senden, wo er dann durch Anklicken des Schließen-Symbols abgespeichert werden kann drucken exportieren, dabei wird das eingescannte Objekt als tiff-Datei abgespeichert Soweit die eingescannten Schriftstücke nicht weggeworfen, sondern aufbewahrt werden sollen oder müssen, wandern sie in die vorliegende Orga-Mappe. Einscannen nur nach Bedarf! Mit dem Records Organizer ist es bei entsprechender Organisation möglich, Schriftstücke zunächst in Orga-Mappen, die einen schnellen Zugriff erlauben, aufzubewahren. Wenn einzelne Dokumente anderweitig benötigt werden, können sie in wenigen Sekunden gescannt und an die betreffende Stelle weitergeleitet werden. Damit werden die nicht unerheblichen Kosten für das Einscannen erheblich reduziert, da nur ein Bruchteil der gesamten Dokumente später noch gebraucht wird. Zudem zeigt die Praxis, dass die papierenen Schriftstücke oft trotz Einscannens noch zur Sicherheit oder aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden. Der Carma-Records Organizer bietet damit eine willkommene Möglichkeit, je nach Ausgangssituation das Schwergewicht auf die eine oder andere Aufbewahrungsform zu legen und im Laufe der Entwicklung im Dokumenten- und Workflow-Management voll kontrolliert zu verschieben.

Register Aufgaben

Abb. 3 - 8 Zu jedem Record können beliebig viele Aufgaben definiert werden. Geben Sie die Daten in die erste Zeile ein (siehe Pfeil). ______________________________________________________________________________________ 3-8

Carma – Records Organizer Es stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Aufgabe Geben Sie die Aufgabe so konkret wie möglich an, aber auch nicht zu umfangreich. angelegt am Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das Sie allerdings auch ändern können. Dazu steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, aus dem Sie bequem das Datum auswählen können. Termin Soll die Aufgabe zu einem Termin fertig gestellt sein, kann er hier vermerkt werden. Auch hier können Sie das Datum aus dem Kalender einfügen. Stufe Hier können Sie die Priorität der Aufgabe angeben. Als Standardwert wird „normal“ vorgegeben. Fortschritt Wird ein Teil oder die gesamte Aufgabe erledigt, kann das hier hinterlegt werden. Durch ein Klick auf das Outlook-Symbol links übertragen.

, wird die Aufgabe nach Microsoft Outlook

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, bestimmte Records zu filtern. Dazu öffnen Sie den Records Organizer [F3] und klicken auf der linken Seite auf Schnellzugriff (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich Schnellzugriff besteht aus drei Teilen. Im oberen Teil befindet sich ein Suchbaum mit den Namen der wichtigsten Suchbegriffe:

Abb. 3 - 9 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Records nach diesem Begriff gefiltert. Im mittleren Teil des Bereichs Schnellzugriff finden Sie eine Liste von Favoriten:

______________________________________________________________________________________ 3-9

Carma – Records Organizer

Abb. 3 - 10 Ein Klick auf einem Favorit filtert die Records nach diesem Begriff. Im unteren Teil des Bereichs Schnellzugriff finden Sie eine Liste von zuletzt benutzten Records:

Abb. 3 - 11 Ein Klick filtert die Records nach diesem Begriff.

Über den Aktenplan Records können auch über den Aktenplan gesucht und gefiltert werden. Dazu öffnen Sie den Records Organizer und klicken auf der linken Seite auf Aktenplan. Der Aktenplan wird als Baumdiagramm angezeigt:

Abb. 3 - 12 Existiert links vor einer Kategorie ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass Unterkategorien zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von Unterkategorien. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein MinusZeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Ein Klick auf eine Kategorie bzw. Unterkategorie filtert alle Records nach dieser Bezeichnung.

______________________________________________________________________________________ 3-10

Carma – Records Organizer Unter Umständen müssen Sie den Filter ausschalten, damit Records angezeigt werden. Das ist dann der Fall, wenn oben das Filtersymbol rot markiert ist: . Klicken Sie auf diesen Schalter, um alle Filterbedingungen zu löschen.

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Records beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in in der Symbolleiste, der Steuerzentrale auf Record suchen oder auf das Fernglassymbol falls Sie einen Record erfassen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 3 - 13 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Drag and Drop aus- und abwählen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Spalte in die Listenansicht oder entfernen Sie aus der Listenansicht eine Spalte, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste nach links in die Rubrik Suchspalten ziehen.

•

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein: ______________________________________________________________________________________ 3-11

Carma – Records Organizer

Abb. 3 - 14 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste:

Abb. 3 - 15 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um einen gefundenen Record aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anfang der Zeile befindet.

, die sich am

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 3-12

Carma – Adressen Organizer

4. Adressen Organizer (Kontakte) [F4] Erfassen und Bearbeiten

Abb. 4 - 1 Die abgebildete Form ist die Eingabemaske des Adressen Organizers für Kontakte. Sie teilt sich in einen Hauptbereich und einen Registerbereich (Detailbereich).

Hauptbereich Kontakte Der Hauptbereich des Adressen Organizers für Kontakte ist unterteilt in fünf Bereiche: Stammdaten, Zuordnung, Privat Adresse / Kommunikation, und Geschäft Adresse / Kommunikation. neu bzw. neuen Kontakt anlegen, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Bereich Stammdaten Name Geben Sie hier den Nachnamen der Person ein. Titel Hier können Sie den Titel aus dem Listenfeld auswählen. Um einen neuen Titel in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun. Vorname Hier tragen Sie den Vornamen ein.

______________________________________________________________________________________ 4-1

Carma – Adressen Organizer Geb. Für bestimmte Zwecke ist es sinnvoll, den Geburtstag der Person einzutragen. Sie brauchen das Datum im Kalender nur anzuklicken. Briefanrede Die Briefanrede kann auf Grund der vorherigen Angaben individuell ausgewählt werden. Anrede Wählen Sie hier die Anrede aus der Liste aus. Um eine neue Anrede in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun.

Bereich Zuordnung Kategorie Sie können hier der Person eine Kategorie zuweisen. Um eine neue Kategorie in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun. Funktion In bestimmten Fällen ist es nützlich zu wissen, welche Funktion die Person in einer Firma oder Verein inne hat. Gruppe Zusätzlich zu einer Kategorie kann die Person auch einer Gruppe zugeordnet werden. Dieses Feld dient dazu, dass die betreffenden Personen eindeutiger identifiziert und dadurch leichter gefunden werden können. Abteilung Tragen Sie hier den Namen der Abteilung ein, in der die Person beschäftigt ist. Firma klicken, Hier können Sie die Kontaktperson einer Firma zuordnen. Wenn Sie auf den Pfeil öffnet sich eine Liste aller eingegebenen Firmen, aus der Sie dann die gewünschte Firma wählen können. Ist die Firma nicht vorhanden, können Sie eine neue anlegen, indem Sie die betätigen. Möchten Sie die Zuordnung wieder aufheben, klicken Sie auf Schaltfläche Neu Löschen .

Bereich Privat Adresse / Kommunikation Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer der Privatadresse ein. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort. Wenn Sie die Postleitzahl eingegeben haben und mit der Tab-Taste weitergehen, erscheint im Feld Ort eine Auswahlliste, aus der Sie bequem den zugehörigen Ort auswählen können. Telefon Hier wird die Telefonnummer mit Vorwahl eingegeben. Mobil Falls die Handy-Nummer bekannt ist, tragen Sie diese hier ein. Fax Notieren Sie sich hier die Fax-Nummer. Internet Wenn Sie eine Web-Adresse eingetragen haben, können Sie diese gleich besuchen, indem klicken. Sie auf den Schalter mit der Weltkugel E-Mail Versenden Sie E-Mails direkt aus Carma! Sie brauchen nur die E-Mail-Adresse eingeben und den E-Mail-Schalter betätigen . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail verfassen und versenden können. ______________________________________________________________________________________ 4-2

Carma – Adressen Organizer

Bereich Geschäft Adresse / Kommunikation Falls diese Person einer Firma zugeordnet ist (siehe oben unter Firma), können die Daten aus den Eingaben zu dieser Firma bequem übernommen werden. Dazu klicken Sie auf den Schalter zum Übernehmen

. Ansonsten können Sie sie manuell eingeben.

Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer der geschäftlichen Adresse ein. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort. Wenn Sie die Postleitzahl eingegeben haben und mit der Tab-Taste weitergehen, erscheint im Feld Ort eine Auswahlliste, aus der Sie bequem den zugehörigen Ort auswählen können. Telefon Hier wird die Telefonnummer mit Vorwahl eingegeben. Mobil Falls die Handy-Nummer bekannt ist, tragen Sie diese hier ein. Fax Notieren Sie sich hier die Fax-Nummer. Internet Wenn Sie eine Web-Adresse eingetragen haben, können Sie diese gleich besuchen, indem klicken. Sie auf den Schalter mit der Weltkugel E-Mail Versenden Sie E-Mails direkt aus Carma! Sie brauchen nur die E-Mail-Adresse eingeben und den E-Mail-Schalter betätigen . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail verfassen und versenden können.

neuen Record anlegen, wobei der Name als Begriff eingetragen wird DYMO, das ist ein Gerät zum Bedrucken von Etiketten Diese Schaltfläche wird erst dann aktiv, wenn ein DYMO-Gerät am Computer angeschlossen wird. Brief Wenn Sie einen Brief schreiben, öffnet sich zunächst ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Brief vervollständigen können. Sie haben dann die Wahl, den Brief gleich auszudrucken, an Word zur Weiterverarbeitung zu übergeben oder als E-Mail zu senden. Schnellsuche Kontakte filtern Zum Filtern öffnet sich eine Listenansicht, in der Sie Ihre Kontakte beliebig filtern können:

______________________________________________________________________________________ 4-3

Carma – Adressen Organizer

Abb. 4 - 2 Die Vorgehensweise wird weiter unten unter Suchen und Filtern beschrieben. Außerdem ist es in dieser Ansicht möglich, Serienbriefe zu erstellen. Dazu müssen Sie vorher ein Word-Dokument als Serienbrief vorbereitet haben, das Sie dann hier über die Schaltfläche öffnen können. Vergessen Sie nicht, zuerst die Firmen auszuwählen, die einen Brief erhalten sollen. Dazu klicken Sie die Checkbox an, die sich am Anfang der jeweiligen Zeile befindet. Sie können auch alle auf einmal auswählen, indem Sie in der Symbolleiste den Schalter alle sichtbaren markieren anklicken. Möchten Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig machen, betätigen Sie in der Symbolleiste den Schalter Markierung zurücksetzen . Kontakt suchen Zum Suchen öffnet sich eine Liste zur bequemen Suche (siehe Suchen und Filtern weiter unten). alle anzeigen, dabei werden alle Filterkriterien gelöscht Import aus Excel Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Tabelle importieren wollen, müssen diese Daten in einem ganz bestimmten Format vorliegen. Auf der Installations-CD ist im Ordner Import unter dem Namen KontakteImport_Muster.xls ein Muster vorhanden.

______________________________________________________________________________________ 4-4

Carma – Adressen Organizer

Register Details

Abb. 4 - 3 Dieses Register ist aufgeteilt in zwei Bereiche: den Bereich Bearbeitungsvermerke und einen Platzhalter für ein Bild. Bereich Bearbeitungsvermerke Wiedervorlage Wenn Sie einen Wiedervorlagetermin für einen Kontakt festlegen möchten, wählen Sie hier ein Datum aus dem Kalender aus. Dieser Termin erscheint dann natürlich auch im Kalender des ZPM Organizers. Favorit Markieren Sie die entsprechende Check-Box, wenn diese Person zu Ihren Favoriten gehört. ToDo-Liste Soll der Kontakt in der ToDo-Liste aufgeführt werden, aktivieren Sie die entsprechende Check-Box. Weiterhin erhalten Sie hier Informationen über die Zeitpunkte, wann der Kontakt angelegt wurde bzw. wann Informationen zu diesem geändert wurden.

Bereich Bild Manchmal ist es wünschenswert, dass ein Bild dieser Person vorhanden ist. Zum Einfügen eines Bildes betätigen Sie den linken Schalter unterhalb des Platzhalters. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie bequem das entsprechende Foto suchen und auswählen können. Beachten Sie dabei, dass nur Bilddateien mit den Endungen bmp, jpg und gif angezeigt werden. Um das Bild wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Lösch-Schalter .

______________________________________________________________________________________ 4-5

Carma – Adressen Organizer

Register Notizen

Abb. 4 - 4 Allgemeine Notizen zu der Person können Sie hier eintragen. neue Notiz anlegen Notiz an Word senden, wo sie dann durch Anklicken des Schließen-Symbols abgespeichert werden kann

Register Aufgaben

Abb. 4 - 5 Zu jedem Kontakt können beliebig viele Aufgaben definiert werden. Geben Sie die Daten in die erste Zeile ein (siehe Pfeil). Es stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Aufgabe Geben Sie die Aufgabe so konkret wie möglich an, aber auch nicht zu umfangreich. angelegt am Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das Sie allerdings auch ändern können. Dazu steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, aus dem Sie bequem das Datum auswählen können. Termin Soll die Aufgabe zu einem Termin fertig gestellt sein, kann er hier vermerkt werden. Auch hier können Sie das Datum aus dem Kalender einfügen. ______________________________________________________________________________________ 4-6

Carma – Adressen Organizer Stufe Hier können Sie die Priorität der Aufgabe angeben. Als Standardwert wird „normal“ vorgegeben. Fortschritt Wird ein Teil oder die gesamte Aufgabe erledigt, kann das hier hinterlegt werden. Durch ein Klick auf das Outlook-Symbol links übertragen.

, wird die Aufgabe nach Microsoft Outlook

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

Register Records

Abb. 4 - 6 In diesem Bereich werden alle Records aufgelistet, die dieser Person zugeordnet. Um einen Record zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der jeweiligen Zeile befindet. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

______________________________________________________________________________________ 4-7

Carma – Adressen Organizer

Register Briefe

Abb. 4 - 7 Hier erscheint eine Liste aller an diese Person gerichteten Briefe. Um einen Brief aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der Zeile befindet. Ein Doppelklick auf die Datenzeile öffnet die Vorschau. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

Register E-Mails

Abb. 4 - 8 Hier erscheint eine Liste aller an diese Person gerichteten E-Mails. Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der Zeile befindet. Ein Doppelklick auf die Datenzeile öffnet die Vorschau. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

______________________________________________________________________________________ 4-8

Carma – Adressen Organizer

Register Projekte

Abb. 4 - 9 In diesem Bereich werden alle Projekte aufgelistet, die dieser Person zugeordnet sind.

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, bestimmte Kontakte zu filtern. Dazu öffnen Sie den Adressen Organizer (Kontakte) [F4] und klicken auf der linken Seite auf Kontakte (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich sieht folgendermaßen aus:

Abb. 4 - 10 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Kontakte nach diesem Begriff gefiltert. ______________________________________________________________________________________ 4-9

Carma – Adressen Organizer

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Kontakte beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in in der Symbolleiste, der Steuerzentrale auf Kontakt suchen oder auf das Fernglassymbol falls Sie einen Kontakt erfassen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 4 - 11 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Drag and Drop aus- und abwählen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Spalte in die Listenansicht oder entfernen Sie aus der Listenansicht eine Spalte, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste nach links in die Rubrik Kontakt suchen ziehen.

•

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein:

______________________________________________________________________________________ 4-10

Carma – Adressen Organizer

Abb. 4 - 12 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste:

Abb. 4 - 13 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um einen gefundenen Kontakt aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anfang der Zeile befindet.

, die sich am

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 4-11

Carma – Adressen Organizer

______________________________________________________________________________________ 4-12

Carma – Adressen Organizer

5. Adressen Organizer (Firmen) [F5] Erfassen und Bearbeiten

Abb. 5 - 1 Die abgebildete Form ist die Eingabemaske des Adressen Organizers für Firmen. Sie teilt sich in einen Hauptbereich und einen Registerbereich (Detailbereich).

Hauptbereich Firmen Der Hauptbereich des Adressen Organizers für Firmen ist unterteilt in fünf Bereiche: Firma, Hausadresse, Briefadresse, Kommunikation und Zuordnung. Neuer Eintrag, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Bereich Firma Firma1 Dieses Feld kann z.B. für den Vornamen einer Firma oder für eine Bezeichnung, die dem eigentlichen Firmennamen vorausgeht, benutzt werden. Firma2 Geben Sie hier den Firmennamen ohne Vorname ein. Zusatz Dieses Feld dient zur Eingabe einer zusätzlichen Bezeichnung der Firma.

Bereich Hausadresse ______________________________________________________________________________________ 5-1

Carma – Adressen Organizer Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer der Hausadresse ein. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort. Wenn Sie die Postleitzahl eingegeben haben und mit der Tab-Taste weitergehen, erscheint im Feld Ort eine Auswahlliste, aus der Sie bequem den zugehörigen Ort auswählen können. Region Hier können Sie der Firma eine Region, z.B. das zugehörige Bundesland, zuordnen. Diese kann dann zur Filterung benutzt werden. Mit dem Schalter

können diese Angaben in die Briefadresse übernommen werden.

Bereich Briefadresse Straße Geben Sie hier Straße und Hausnummer der Briefadresse ein. Postfach Alternativ zu einer Straße können Sie auch ein Postfach als Briefadresse angeben. L PLZ Ort Diese Felder speichern das Länderkennzeichen, die Postleitzahl und den zugehörigen Ort. Wenn Sie die Postleitzahl eingegeben haben und mit der Tab-Taste weitergehen, erscheint im Feld Ort eine Auswahlliste, aus der Sie bequem den zugehörigen Ort auswählen können.

Bereich Kommunikation Telefon Hier wird die Telefonnummer mit Vorwahl eingegeben. Telefax Notieren Sie sich hier die Fax-Nummer. Telefon Sie können eine zweite Telefonnummer hinterlegen. Dies kann auch die Nummer eines mobilen Gerätes sein. Telefax Hier können Sie eine zweite Telefaxnummer hinterlegen. Internet Wenn Sie eine Web-Adresse eingetragen haben, können Sie diese gleich besuchen, indem Sie auf den Schalter mit der Weltkugel klicken. E-Mail Versenden Sie E-Mails direkt aus Carma! Sie brauchen nur die E-Mail-Adresse eingeben und den E-Mail-Schalter betätigen . Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre E-Mail verfassen und versenden können.

Bereich Zuordnung Kategorie Sie können hier der Person eine Kategorie zuweisen. Um eine neue Kategorie in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun. Gruppe Zusätzlich zu einer Kategorie kann die Person auch einer Gruppe zugeordnet werden. Dieses Feld dient dazu, dass die betreffenden Personen eindeutiger identifiziert und dadurch leichter gefunden werden können.

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Carma – Adressen Organizer Branche Tragen Sie hier bei Bedarf den Namen der Branche ein, in der die Firma tätig ist.

neuen Record anlegen, wobei Firma1 als Begriff eingetragen wird Schnellsuche

Filter Zum Filtern öffnet sich eine Listenansicht, in der Sie Ihre Firmen beliebig filtern können:

Abb. 5 - 2 Die Vorgehensweise wird weiter unten unter Suchen und Filtern beschrieben. Außerdem ist es in dieser Ansicht möglich, Serienbriefe zu erstellen. Dazu müssen Sie vorher ein Word-Dokument als Serienbrief vorbereitet haben, das Sie dann hier über die Schaltfläche öffnen können. Vergessen Sie nicht, zuerst die Firmen auszuwählen, die einen Brief erhalten sollen. Dazu klicken Sie die Checkbox an, die sich am Anfang der jeweiligen Zeile befindet. Sie können auch alle auf einmal auswählen, indem Sie in der Symbolleiste den Schalter alle sichtbaren markieren anklicken. Möchten Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig machen, betätigen Sie in der Symbolleiste den Schalter Markierung zurücksetzen . Suchen Zum Suchen öffnet sich eine Liste zur bequemen Suche (siehe Suchen und Filtern weiter unten). alle anzeigen, dabei werden alle Filterkriterien gelöscht ______________________________________________________________________________________ 5-3

Carma – Adressen Organizer

Import aus Excel Wenn Sie Firmen aus einer Excel-Tabelle importieren wollen, müssen diese Daten in einem ganz bestimmten Format vorliegen.

Register Details

Abb. 5 - 3 Dieses Register ist aufgeteilt in zwei Bereiche: den Bereich Bearbeitungsvermerke und eine Liste von Kontaktpersonen, die dieser Firma zugeordnet sind.

Bereich Bearbeitungsvermerke Wiedervorlage Wenn Sie einen Wiedervorlagetermin für eine Firma festlegen möchten, wählen Sie hier ein Datum aus dem Kalender aus. Dieser Termin erscheint dann natürlich auch im Kalender des ZPM Organizers. Favorit Markieren Sie die entsprechende Check-Box, wenn diese Firma zu Ihren Favoriten gehört. ToDo-Liste Soll die Firma in der ToDo-Liste aufgeführt werden, aktivieren Sie die entsprechende CheckBox. Weiterhin erhalten Sie hier Informationen über die Zeitpunkte, wann die Firma angelegt wurde bzw. wann Informationen zu diesem geändert wurden.

Bereich Kontaktpersonen Es wird hier ein Liste angezeigt von allen Personen, die dieser Firma zugeordnet sind. Angezeigt werden Name, Vorname, Telefon, Telefax, Mobil und Funktion, welche aus den Angaben zu dieser Person übernommen werden. Wenn Sie Daten ändern wollen, klicken Sie auf den Schalter , der sich am Anfang der jeweiligen Zeile befindet. Primärer Kontakt Wählen Sie hier Ihre primäre Kontaktperson aus der Liste aus. Sie haben die Möglichkeit, hier einen neuen Kontakt anzulegen oder die Angaben zu einer vorhandenen Person sich anzuschauen.

______________________________________________________________________________________ 5-4

Carma – Adressen Organizer

Register Bank

Abb. 5 - 4 Benötigen Sie Informationen zur Bankverbindung der Firma, können Sie hier Angaben zu zwei Konten hinterlegen. Dabei stehen Ihnen die Felder BLZ, KontoNr, Bank und BIC zur Verfügung, wobei nach Eingabe der Bankleitzahl die Angaben zur Bank und BIC automatisch durch Klicken auf den Schalter eingespielt werden.

Register Firmierung

Abb. 5 - 5 Hier werden weitere Daten zur Firma hinterlegt, wobei die Felder keiner weiteren Erklärung bedürfen.

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Carma – Adressen Organizer

Register Notizen

Abb. 5 - 6 Allgemeine Notizen zur Firma können Sie hier eintragen. neue Notiz anlegen Notiz an Word senden, wo sie dann durch Anklicken des Schließen-Symbols abgespeichert werden kann

Register Aufgaben

Abb. 5 - 7 Zu jeder Firma können beliebig viele Aufgaben definiert werden. Geben Sie die Daten in die erste Zeile ein (siehe Pfeil). Es stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Aufgabe Geben Sie die Aufgabe so konkret wie möglich an, aber auch nicht zu umfangreich. angelegt am Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das Sie allerdings auch ändern können. Dazu steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, aus dem Sie bequem das Datum auswählen können. ______________________________________________________________________________________ 5-6

Carma – Adressen Organizer Termin Soll die Aufgabe zu einem Termin fertig gestellt sein, kann er hier vermerkt werden. Auch hier können Sie das Datum aus dem Kalender einfügen. Stufe Hier können Sie die Priorität der Aufgabe angeben. Als Standardwert wird „normal“ vorgegeben. Fortschritt Wird ein Teil oder die gesamte Aufgabe erledigt, kann das hier hinterlegt werden. Durch ein Klick auf das Outlook-Symbol links übertragen.

, wird die Aufgabe nach Microsoft Outlook

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

Register Records

Abb. 5 - 8 In diesem Bereich werden alle Records aufgelistet, die dieser Firma zugeordnet sind. Um einen Record zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der jeweiligen Zeile befindet. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

______________________________________________________________________________________ 5-7

Carma – Adressen Organizer

Register Briefe

Abb. 5 - 9 Hier erscheint eine Liste aller an diese Firma gerichteten Briefe. Um einen Brief aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der Zeile befindet. Ein Doppelklick auf die Datenzeile öffnet die Vorschau. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern.

Register E-Mails

Abb. 5 - 10 Hier erscheint eine Liste aller an diese Firma gerichteten E-Mails. Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche , die sich am Anfang der Zeile befindet. Ein Doppelklick auf die Datenzeile öffnet die Vorschau. Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen. Außerdem können Sie in jedem Feld Suchkriterien eingeben, um nach Daten zu filtern. ______________________________________________________________________________________ 5-8

Carma – Adressen Organizer

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, bestimmte Firmen zu filtern. Dazu öffnen Sie den Adressen Organizer (Firmen) [F5] und klicken auf der linken Seite auf Firmen (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich sieht folgendermaßen aus:

Abb. 5 - 11 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Kontakte nach diesem Begriff gefiltert.

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Firmen beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in der Steuerzentrale auf Firma suchen oder auf das Fernglassymbol in der Symbolleiste, falls Sie eine Firma erfassen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

______________________________________________________________________________________ 5-9

Carma – Adressen Organizer

Abb. 5 - 12 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Drag and Drop aus- und abwählen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Spalte in die Listenansicht oder entfernen Sie aus der Listenansicht eine Spalte, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste nach links in die Rubrik Firma suchen ziehen.

•

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein:

Abb. 5 - 13 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste:

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Carma – Adressen Organizer

Abb. 5 - 14 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um eine gefundene Firma aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anfang der Zeile befindet.

, die sich am

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 5-11

Carma – Adressen Organizer

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Carma – ZPM Organizer

6. ZPM Organizer Plankarte [F7] In der physischen Form des ZPM-Systems, dem ZPM-Schreibtisch-Set, werden in einem Planständer schuppenförmige Plantafeln aufbewahrt, auf die Plankarten aufgesteckt werden. Sie nehmen die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten auf. Der ZPM Organizer bildet dieses System elektronisch nach.

Erfassen und Bearbeiten Um eine Plankarte zu erstellen bzw. zu bearbeiten, klicken Sie auf Plankarte [F7] im ZPM Organizer in der Steuerzentrale. Sie sehen folgendes Formular:

Abb. 6 - 1 neue Plankarte, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Stichwort Kennzeichnen Sie in diesem Feld Ihre Aufgabe durch einen Begriff. Aufgabe Hier beschreiben Sie kurz Ihre Aufgabe. Die Beschreibung kann im Feld Notiz weitergeführt oder ergänzt werden. Termin Art Wenn Sie auf den Pfeil klicken, klappt es herunter und zeigt Ihnen die auszuwählenden Terminarten. Um einen neue in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun. Plan Art Hier können Sie die jeweilige Planart aus einer Liste auswählen. Vorgegeben sind ______________________________________________________________________________________ 6-1

Carma – ZPM Organizer Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan und Einzuplanen. Um eine andere Art in der Liste zu vermerken, müssen Sie dies über die Listenverwaltung tun. angelegt am Es wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen, das Sie allerdings auch ändern können. Dazu steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, aus dem Sie bequem das Datum auswählen können. Termin Soll die Aufgabe zu einem Termin fertig gestellt sein, kann er hier vermerkt werden. Auch hier können Sie das Datum aus dem Kalender einfügen. Termin Tage In dieses Feld können Sie eine Zahl eingeben, z.B. „14“ (Tage). Erledigt In den Feldern erledigt am und von kann das Erledigungsdatum und der Bearbeiter, der zuletzt die Aufgabe abgeschlossen hat, vermerkt werden. Delegieren Die Felder delegiert am und an werden benutzt, wenn die Aufgabe weiterdelegiert werden kann oder muss.

Bereich Zuordnung Gruppe Wenn Sie Ihre Plankarten in Gruppen zusammenfassen wollen, dann wählen Sie aus der Liste des Kombifelds eine Gruppe. Falls Sie eine neue Gruppe in die Liste aufnehmen wollen, können Sie das unter Listen verwalten erreichen. Firma Hier können Sie der Plankarte eine Adresse zuordnen, die Sie vorher im Adressen Organizer angelegt haben. Kontakt Existiert zu einer Firma auch eine bestimmte Kontaktperson, die Sie dem Record zuordnen wollen, können Sie diese Person hier auswählen. Record Dieses Feld schafft die Verbindung zum Record Organizer. Projekt Hier können Sie der Plankarte einem Projekt zuordnen. Das Projekt muss vorher unter Projekte definiert worden sein.

Notiz Im Memofeld können weitere Angaben zur betreffenden Plankarte gemacht werden.

Detailansicht Diese Schaltfläche dient zum Wechseln von der Listenansicht zur Detailansicht, in der Sie Ihre Daten eingeben können. Befinden Sie sich in der Detailansicht hat die Betätigung dieses Schalters keine Auswirkungen. Listenansicht Mit diesem Schalter wechseln Sie von der Detailansicht zur Listenansicht, in der Sie Ihre Plankarten beliebig suchen und filtern können (siehe Suchen und Filtern weiter unten).

______________________________________________________________________________________ 6-2

Carma – ZPM Organizer

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, Plankarten zu filtern. Dazu öffnen Sie die Plankarten [F7] und klicken auf der linken Seite auf Plankarte (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich sieht folgendermaßen aus:

Abb. 6 - 2 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Plankarten nach diesem Begriff gefiltert und in der Suchmaske angezeigt, in der Sie die Suche verfeinern können.

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Plankarten beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in in der Symbolleiste. Es der Steuerzentrale auf Plankarte oder auf das Fernglassymbol öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 6 - 3 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Checkbox aus- und abwählen.

______________________________________________________________________________________ 6-3

Carma – ZPM Organizer •

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein:

Abb. 6 - 4 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste:

Abb. 6 - 5 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um gefundene Software aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche der Zeile befindet.

, die sich am Anfang

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

Kalender [F6] Um eine Übersicht über alle anstehenden Termine zu erhalten, öffnen Sie den Kalender [F6] im ZPM Organizer. Es zeigt sich z.B. folgendes Bild:

______________________________________________________________________________________ 6-4

Carma – ZPM Organizer

Abb. 6 - 6 Zunächst erscheint die Monatsansicht der Termine. Diese können Sie in der linken Spalte unter der Rubrik Ansicht auf Tages- bzw. Wochenansicht umstellen. In allen Ansichten haben Sie die Möglichkeit, neue Termine zu setzen oder bestehende zu ändern. Dazu doppelklicken Sie auf den jeweiligen Tag, um einen Termin zu erstellen bzw. klicken auf einen Termin, um ihn zu modifizieren. Beachten Sie, dass alle Termine und Wiedervorlagen, die im Records bzw. Adressen Organizer angelegt wurden, hier erscheinen.

Projekte Projekte können auf einfacher und übersichtlicher Weise im ZPM Organizer verwaltet. Dazu klicken Sie auf Projekte [F8] im ZPM Organizer in der Steuerzentrale. Sie sehen folgende Maske:

______________________________________________________________________________________ 6-5

Carma – ZPM Organizer

Abb. 6 - 7 Hier können Sie neue Projekte anlegen, bestehende modifizieren oder löschen. Diese Maske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Filtern geben Sie den Begriff in das entsprechende Feld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Zum Löschen des Filters verwenden Sie den Schalter rechts im Feld. Wenn Sie alle Filterkriterien in der Zeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 6-6

Carma – Hardware Organizer

7. Hardware Organizer [F9] Erfassen und Bearbeiten Das folgende Formular ist die Eingabemaske für die Erfassung von Hardware:

Abb. 7 - 1 Dieses Formular ist unterteilt in fünf Bereiche: Stammdaten, Inventar, Kaufdaten, Buchhaltung, Kategorie, Service, Zuordnung, Zusatzangaben und Bearbeitungsvermerke. Neu, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Bereich Stammdaten Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung des Gerätes ein. Modell Hier können Sie die Bezeichnung erweitern, um die Hardware eingehender zu bezeichnen. Modell-Nr. Falls es eine Modell-Nr. für das Gerät gibt, tragen Sie diese hier ein. Hersteller Falls der Hersteller wichtig ist, notieren Sie ihn hier. Eine Verknüpfung zu einer Adresse können Sie im Bereich Zuordnung herstellen. Serien-Nr. Dieses Feld dient zur Eingabe einer Seriennummer.

Bereich Inventar ______________________________________________________________________________________ 7-1

Carma – Hardware Organizer Inventar-Nr, Hier können Sie eine Inventar-Nummer eintragen. Standort Geben Sie ein, wo sich das Gerät physisch befindet. Legen Sie dazu ein Schema fest, in der Sie z.B. Ihre Regale nummerieren oder kennzeichnen. Beispiel: 1R3 = 1. Regal, 3. Fach oder 3r4 = 3. Schreibtisch, rechts, 4. Schublade Bild Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie ein Bild, das zu der Hardware passt, suchen und einfügen.

Bereich Kaufdaten Kaufdatum Benötigen Sie das Kaufdatum, tragen Sie es hier ein. Bezugsquelle Geben Sie hier die Bezugsquelle ein. Garantie Geben Sie ein, wie viele Monate Garantieanspruch insgesamt vorhanden sind.

Bereich Buchhaltung Nutzungsdauer Falls das Gerät abgeschrieben werden kann, können Sie hier die Nutzungsdauer in Jahren hinterlegen. Kostenstelle Hier können Sie die zugehörige Kostenstelle eingeben. Konto-Nr. Hier können Sie die zugehörige Konto-Nr. eingeben.

Bereich Kategorie Hauptkategorie Geben Sie hier eventuell eine Hauptkategorie ein. Nebenkategorie Geben Sie hier eventuell eine Nebenkategorie ein.

Bereich Service Service Tragen Sie hier Informationen ein, wenn Sie Hilfe brauchen. Hotline Falls eine Hotline Nummer oder Adresse bekannt ist, notieren Sie sie hier.

Bereich Zuordnung Record Dieses Feld schafft die Verbindung zum Record Organizer. Firma Hier können Sie den Datensatz mit einer Adresse verknüpfen, die Sie vorher im Adressen Organizer (Firmen) angelegt haben.

______________________________________________________________________________________ 7-2

Carma – Hardware Organizer Bereich Zusatzangaben Zusätzliche Angaben zur Hardware werden hier gespeichert.

Bereich Bearbeitungsvermerke Favorit Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Datensatz in der Steuerzentrale unter der Rubrik Favoriten. ToDo Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Datensatz in der Steuerzentrale unter der Rubrik ToDo-Liste. Erstellt am Gibt das Erstellungsdatum des Datensatzes an. Diese Angabe können Sie nicht ändern. Geändert am Gibt das Datum der letzten Änderung an. Diese Angabe können Sie nicht ändern.

Record anlegen, wobei die Bezeichnung als Begriff eingetragen wird Detailansicht Diese Schaltfläche dient zum Wechseln von der Listenansicht zur Detailansicht, in der Sie Ihre Daten eingeben können. Befinden Sie sich in der Detailansicht hat die Betätigung dieses Schalters keine Auswirkungen. Suchen Mit diesem Schalter wechseln Sie von der Detailansicht zur Listenansicht, in der Sie Ihre Daten beliebig suchen und filtern können (siehe Suchen und Filtern weiter unten).

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, bestimmte Hardware zu filtern. Dazu öffnen Sie Hard- und Software [F9]und klicken auf der linken Seite auf Hardware (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich besteht aus drei Teilen. Im oberen Teil befindet sich ein Suchbaum mit den Namen der wichtigsten Kategorien:

______________________________________________________________________________________ 7-3

Carma – Hardware Organizer

Abb. 7 - 2 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Hardware-Einträge nach diesem Begriff gefiltert. Im mittleren Teil des Bereichs finden Sie eine Liste von Favoriten:

Abb. 7 - 3 Ein Klick auf einem Favorit öffnet die zugehörige Hardware. Im unteren Teil des Bereichs finden Sie eine Liste von zuletzt benutzten Datensätzen:

Abb. 7 - 4 Ein Klick öffnet den zugehörigen Datensatz

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Hardware beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in in der Steuerzentrale unter Hard- und Software auf Suchen oder auf das Fernglassymbol ______________________________________________________________________________________ 7-4

Carma – Hardware Organizer der Symbolleiste, falls Sie Hardware erfassen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 7 - 5 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Drag and Drop aus- und abwählen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Spalte in die Listenansicht oder entfernen Sie aus der Listenansicht eine Spalte, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste nach links in die entsprechende Rubrik ziehen.

•

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein:

Abb. 7 - 6 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste: ______________________________________________________________________________________ 7-5

Carma – Hardware Organizer

Abb. 7 - 7 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um gefundene Hardware aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche der Zeile befindet.

, die sich am Anfang

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 7-6

Carma – Software Organizer

8. Software Organizer [F9] Erfassen und Bearbeiten Das folgende Formular ist die Eingabemaske für die Erfassung von Software:

Abb. 8 - 1 Dieses Formular ist unterteilt in fünf Bereiche: Stammdaten, Lizenzen, Kaufdaten, Kategorie, Service, Zuordnung, Zusatzangaben und Bearbeitungsvermerke. Neu, dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Bereich Stammdaten Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Software ein. Zusatz Hier können Sie die Bezeichnung erweitern, um die Software eingehender zu bezeichnen. Hersteller Falls der Hersteller wichtig ist, notieren Sie ihn hier. Eine Verknüpfung zu einer Adresse können Sie im Bereich Zuordnung herstellen. Serien-Nr. Dieses Feld dient zur Eingabe einer Seriennummer. Schlüssel. Falls es einen Schlüssel oder Produkt-Key für die Software gibt, tragen Sie diesen hier ein. Aktivierungs-Key Falls es einen Aktivierungs-Key für die Software gibt, tragen Sie diesen hier ein. ______________________________________________________________________________________ 8-1

Carma – Software Organizer

Bereich Lizenzen Anzahl Lizenzen Hier können Sie die Anzahl der vorhandenen Lizenzen für die Software eintragen. Lizenzen installiert Geben Sie ein, wie viele Lizenzen tatsächlich installiert sind. installiert auf Geben Sie ein, auf welchen Geräten die Software installiert ist. Dazu geben Sie z.B. den Computernamen oder den Benutzernamen an.

Bereich Kaufdaten Kaufdatum Benötigen Sie das Kaufdatum, tragen Sie es hier ein. Bezugsquelle Geben Sie hier die Bezugsquelle ein. Garantie Geben Sie ein, wie viele Monate Garantieanspruch insgesamt vorhanden sind.

Bereich Buchhaltung Nutzungsdauer Falls das Gerät abgeschrieben werden kann, können Sie hier die Nutzungsdauer in Jahren hinterlegen. Kostenstelle Hier können Sie die zugehörige Kostenstelle eingeben. Konto-Nr. Hier können Sie die zugehörige Konto-Nr. eingeben.

Bereich Kategorie Wählen Sie eine Kategorie aus der Liste in der linken Spalte unter der Rubrik Kategorien aus und doppelklicken auf diese. Haupt- bzw. Nebenkategorie werden automatisch übertragen. Ansonsten können Sie auch jeweils eine eigene Kategorie angeben.

Bereich Service Service Tragen Sie hier Informationen ein, wenn Sie Hilfe brauchen. Hotline Falls eine Hotline Nummer oder Adresse bekannt ist, notieren Sie sie hier.

Bereich Zuordnung Record Dieses Feld schafft die Verbindung zum Record Organizer. Firma Hier können Sie den Datensatz mit einer Adresse verknüpfen, die Sie vorher im Adressen Organizer (Firmen) angelegt haben.

______________________________________________________________________________________ 8-2

Carma – Software Organizer Bereich Zusatzangaben Zusätzliche Angaben zur Software werden hier gespeichert.

Bereich Bearbeitungsvermerke Favorit Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Datensatz in der Steuerzentrale unter der Rubrik Favoriten. ToDo Ist dieses Feld aktiviert, erscheint dieser Datensatz in der Steuerzentrale unter der Rubrik ToDo-Liste. Erstellt am Gibt das Erstellungsdatum des Datensatzes an. Diese Angabe können Sie nicht ändern. Geändert am Gibt das Datum der letzten Änderung an. Diese Angabe können Sie nicht ändern.

Record anlegen, wobei die Bezeichnung als Begriff eingetragen wird Detailansicht Diese Schaltfläche dient zum Wechseln von der Listenansicht zur Detailansicht, in der Sie Ihre Daten eingeben können. Befinden Sie sich in der Detailansicht hat die Betätigung dieses Schalters keine Auswirkungen. Suchen Mit diesem Schalter wechseln Sie von der Detailansicht zur Listenansicht, in der Sie Ihre Daten beliebig suchen und filtern können (siehe Suchen und Filtern weiter unten).

Suchen und Filtern Schnellzugriff Der Schnellzugriff stellt die schnellste Möglichkeit dar, bestimmte Software zu filtern. Dazu öffnen Sie Hard- und Software [F9]und klicken auf der linken Seite auf Software (falls dieser Bereich noch nicht sichtbar ist). Der Bereich besteht aus drei Teilen. Im oberen Teil befindet sich ein Suchbaum mit den Namen der wichtigsten Kategorien:

______________________________________________________________________________________ 8-3

Carma – Software Organizer

Abb. 8 - 2 Existiert links vor einem Begriff ein Plus- bzw. Minus-Zeichen, bedeutet das, dass weitere Daten zu diesem Begriff vorhanden sind. Ein Klick auf das Plus-Zeichen öffnet eine Liste von vorhandenen Einträgen. Das Plus-Zeichen verwandelt sich dabei in ein Minus-Zeichen. So können diese Listen geöffnet und umgekehrt auch wieder geschlossen werden. Wird ein Eintrag angeklickt, werden alle Software-Einträge nach diesem Begriff gefiltert. Im mittleren Teil des Bereichs finden Sie eine Liste von Favoriten:

Abb. 8 - 3 Ein Klick auf einem Favorit öffnet die zugehörige Software. Im unteren Teil des Bereichs finden Sie eine Liste von zuletzt benutzten Datensätzen:

Abb. 8 - 4 Ein Klick öffnet den zugehörigen Datensatz

Suchmaske Über die Suchmaske können Sie Software beliebig suchen und filtern. Dazu klicken Sie in in der Steuerzentrale unter Hard- und Software auf Suchen oder auf das Fernglassymbol ______________________________________________________________________________________ 8-4

Carma – Software Organizer der Symbolleiste, falls Sie Software erfassen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Abb. 8 - 5 Diese Suchmaske können Sie vollkommen nach Ihren Wünschen gestalten. •

Die Suchspalten können Sie per Drag and Drop aus- und abwählen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Spalte in die Listenansicht oder entfernen Sie aus der Listenansicht eine Spalte, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste nach links in die entsprechende Rubrik ziehen.

•

Um die Reihenfolge der Spalten in der Listenansicht zu ändern, ziehen Sie den Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.

•

In der Listenansicht können Sie die Breite der einzelnen Spalten verändern. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spaltenüberschriften. Sobald der Teiler erscheint, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte vergrößern bzw. verkleinern.

•

Möchten Sie die Daten nach einem Feld gruppieren, ziehen Sie den Spaltenkopf nach oben in den Bereich mit der Inschrift „Eine Spaltenüberschrift hierher ziehen, um nach der Spalte zu gruppieren“. Wenn Sie weitere Überschriften in diesen Bereich ziehen, können Sie einen Suchbaum erstellen.

Zum Suchen geben Sie den Suchbegriff in das entsprechende Suchfeld in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschrift ein:

Abb. 8 - 6 Den Begriff können Sie aus einer Liste aller in diesem Feld eingegebenen Ausdrucke auswählen, indem Sie auf den blauen Pfeil klicken. Weiter haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Filterkriterien zu verwenden. Sie finden diese, wenn Sie den linken Schalter betätigen. Es öffnet sich folgende Liste: ______________________________________________________________________________________ 8-5

Carma – Software Organizer

Abb. 8 - 7 Zum Löschen des Suchbegriffs mit dem zugehörigen Filterkriterium verwenden Sie den Schalter rechts im Suchfeld. Sie können auch nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen, indem Sie die Begriffe in das entsprechende Suchfeld eingeben. Beachten Sie dabei, dass diese durch eine UNDVerknüpfung verbunden sind, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, die alle eingegebenen Suchbegriffe in den entsprechenden Feldern enthalten. Um gefundene Software aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche der Zeile befindet.

, die sich am Anfang

Wenn Sie alle Suchbegriffe in der Suchzeile verwerfen wollen, klicken Sie auf den Schalter ganz links in der ersten Zeile unterhalb der Spaltenüberschriften.

______________________________________________________________________________________ 8-6

Carma – CarmaTab

9. CarmaTab [F8] Bogenansicht Das folgende Formular ist die Eingabemaske bei CarmaTab:

Abb. 9 - 1 Es öffnet sich standardmäßig der Bogen für die Quick-Tabs 58 mm. Andere Bögen können unten über Reiter ausgewählt werden. Folgende Tab-Bogen sind vorhanden: - Quick-Tab 58 mm - Quick-Tab 29 mm - Strip-Tab 58 mm - Strip-Tab 29 mm - Big-Tab - Rückenschilder 6-teilig - Rückenschilder 4-teilig - Quick-Tab 58 mm A4-Format - Quick-Tab 29 mm A4-Format Sie haben die Möglichkeit, entweder Ihre Begriffe oder Nummern direkt ins Formular zu schreiben oder Begriffe bzw. Nummern auszuwählen oder zu erstellen und ins Formular zu übernehmen.

______________________________________________________________________________________ 9-1

Carma – CarmaTab

Nummernfolgen Sie können Nummernfolgen selbst erstellen, um sie auf Quick-Tabs oder Strip-Tabs zu drucken. Klicken Sie auf der linken Seite auf Nummernfolgen, damit Sie folgende Eingabemaske sehen:

Abb. 9 - 2 Hier können Anfangs- und Endwert, vor- und nachgestellte Zeichen, Anzahl der Stellen und Schrittweite angegeben werden. Ein Muster wird Ihnen dabei unterhalb angezeigt. Wahlweise können Sie noch den zugehörigen Barcode auf der Rückseite der Quick-Tabs mit ausdrucken lassen und/oder neue Records anlegen lassen. Zum Ausfüllen des Bogens klicken Sie oberhalb der linken Spalte auf den Schalter . Danach können Sie das Vorschaufenster öffnen oder gleich mit dem Drucken beginnen. Achtung Diese Routine kann nicht bei Big-Tabs und Rückenschilder angewandt werden. Außerdem werden Barcodes nur auf Quick-Tabs ausgegeben.

______________________________________________________________________________________ 9-2

Carma – CarmaTab

Standardeindrücke Einige Standardeindrücke sind in den Carma Organizern schon vorgegeben und können sofort gedruckt werden. Klicken Sie auf der linken Seite auf Standardeindrücke, damit Sie folgende Eingabemaske sehen:

Abb. 9 - 3 Hier können Sie Buchstaben A bis Z, Wochentage und Monatsnamen, entweder abgekürzt oder ausgeschrieben, auswählen. Nur bei den Monatsnamen kann noch ein Postfix, d.h. etwas, was nach dem Monatsnamen zusätzlich erscheinen soll (z.B. das Jahr), mit ausgegeben werden. Außerdem kann bestimmt werden, wie oft die Serie vorkommen soll. Zum Ausfüllen des Bogens klicken Sie oberhalb der linken Spalte auf den Schalter . Danach können Sie das Vorschaufenster öffnen oder gleich mit dem Drucken beginnen. Achtung Diese Routine kann nicht bei Big-Tabs und Rückenschilder angewandt werden.

______________________________________________________________________________________ 9-3

Carma – CarmaTab

Records Organizer Begriffe aus dem Records Organizer können bequem und sicher auf Orga-Tabs gedruckt werden. Dazu klicken Sie auf der linken Seite auf Records Organizer: Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Begriffe auszuwählen und für den Druck zusammen zu stellen.

Abb. 9 - 4 Zunächst bestimmen Sie, ob etwas auf der Rückseite der Tabs gedruckt werden soll. Dies macht natürlich nur bei Quick-Tabs Sinn. Sie können wählen zwischen der Leitkarte, d.h. dem Begriff, den Sie beim jeweiligen Record im Feld Leitkarte eingegeben haben, dem Barcode 39 oder 128 oder leer. Danach wählen Sie Ihre Begriffe aus. Dazu müssen Sie zuerst entweder auf alle RecordBegriffe, aktueller Filter, gemerkte Tabs oder nach TabFarbe klicken. Beim letzteren müssen Sie noch eine Farbe bestimmen. Die einzelnen Begriffe, die dann unter Auswahl erscheinen, können Sie durch zweimal anklicken (einmal zur Aktivierung und einmal zum Auswählen) kennzeichnen (damit das Häkchen gesetzt wird) oder Sie klicken auf die Schaltfläche alle auswählen. Zum Ausfüllen des Bogens klicken Sie oberhalb der linken Spalte auf den Schalter . Danach können Sie das Vorschaufenster öffnen oder gleich mit dem Drucken beginnen Achtung Diese Routine kann nicht bei Big-Tabs und Rückenschilder angewandt werden. ______________________________________________________________________________________ 9-4

Carma – CarmaTab

Outlook Namen von Kontakten aus Microsoft Outlook können in verschiedene Muster selektiert und auf Orga-Tabs gedruckt werden. Dazu klicken Sie auf der linken Seite auf Outlook.

Abb. 9 - 5 Bestimmen Sie ein Muster, geben eventuell ein Selektionsmerkmal ein und wählen Ihre Kontakte aus, indem Sie die Checkbox neben der Kontaktangabe zweimal anklicken (einmal zur Aktivierung und einmal zum Auswählen). Betätigen Sie dann oben die Schaltfläche zum Ausfüllen der Tabs . Achtung Diese Routine kann nicht bei Big-Tabs und Rückenschilder angewandt werden.

______________________________________________________________________________________ 9-5

Carma – CarmaTab

Tab-Layout Bevor Sie Ihre Begriffe bzw. Nummern auf Orga-Tabs drucken, sollten Sie einen Probedruck auf normalem Papier durchführen. Wenn Sie dann diesen Probedruck auf dem Originalbogen legen, können Sie sehr schnell feststellen, welche Korrekturen noch nötig sind. Diese können dann unter Tab-Layout gemacht werden.

Abb. 9 - 6 Zunächst bestimmen Sie das Layout für die 1. und für die 2. Zeile. Die Schriftart, die Schriftgröße und die Ausrichtung können eingestellt werden. Auch der Zeilenabstand zwischen den beiden Zeilen kann geändert werden (Es kann dabei auch eine negative Zahl angegeben werden). Zum Auswählen der Einstellungen zur Druckerjustierung klicken Sie einmal auf den Doppelpfeil. Hier passen Sie die Ränder an (Es können dabei auch negative Zahlen angegeben werden).

______________________________________________________________________________________ 9-6

Carma – Indexverzeichnis

10. Indexverzeichnis

______________________________________________________________________________________ 10-1

Carma – Indexverzeichnis

______________________________________________________________________________________ 10-2

Carma – Indexverzeichnis

D A Adressen Organizer (Firmen) Erfassen und Bearbeiten Hauptbereich Register Aufgaben Register Bank Register Briefe Register Details Register E-Mails Register Firmierung Register Notizen Register Records Suchen und Filtern Schnellzugriff Suchmaske Adressen Organizer (Kontakte) Erfassen und Bearbeiten Hauptbereich Register Aufgaben Register Briefe Register Details Register E-Mails Register Notizen Register Projekte Register Records Suchen und Filtern Schnellzugriff Suchmaske Aktenplan Allgemeine Symbole

5-1 5-1 5-6 5-5 5-8 5-4 5-8 5-5 5-6 5-7 5-9 5-9 5-9 4-1 4-1 4-6 4-8 4-5 4-8 4-6 4-9 4-7 4-9 4-10 2-17 2-7

Druckausgabe Briefe und Faxe Orga-Tabs Plankarten Rückenschilder

E Erste Schritte

Grundeinstellungen

2-7

H Hardware Organizer Erfassen und Bearbeiten Suchen und Filtern Schnellzugriff Suchmaske Suchen und Filtern

7-1 7-3 7-4 7-3

I Installation Deinstallieren Grundsätzliches Installieren Reparieren

2-2 2-1 2-1 2-2

L 2-7 2-6 2-5 2-6 2-6

Listenverwaltung Im Adressen Organizer Im Records Organizer Im ZPM Organizer Lizenzbestimmungen

2-15 2-14 2-16 2-1

R

C Carma Classei und Carma Was ist Carma? Was ist das Besondere? Willkommen Carma als Lösungsanbieter Adressen Organizer Carma Organizer Editionen Die Carma Organizer Die Lösung Hardware Organizer Records Organizer Software Organizer ZPM Organizer CarmaTab Bogenansicht Nummernfolgen Outlook Records Organizer Standardeindrücke Tab-Layout

2-2

G

B Benutzerführung Anpassen Home-Button Menü-Button Neu-Button Zurück-Button

2-20 2-19 2-20 2-20

1-2 1-1 1-1 1-1 1-3 1-4 1-3 1-2 1-4 1-3 1-4 1-4 9-1 9-2 9-5 9-4 9-3 9-6

Records Organizer Erfassen und Bearbeiten Hauptbereich Register Aufgaben Register Dokumente Register Entnahme Register Internet Register Notizen Register Scan Register Stichworte Suchen und Filtern Schnellzugriff Suchmaske Über den Aktenplan

3-1 3-1 3-8 3-4 3-6 3-5 3-6 3-7 3-7 3-9 3-11 3-10

S Software Organizer Erfassen und Bearbeiten Suchen und Filtern Schnellzugriff

8-1 8-3 8-3

______________________________________________________________________________________ 10-3

Carma – Indexverzeichnis Suchmaske Steuerzentrale Systemanforderungen

8-4 2-4 2-1

T Terminverwaltung

2-19

V Verwaltung der eigenen Daten

Z ZPM Organizer Kalender Plankarte Erfassen und Bearbeiten Suchen und Filtern Schnellzugriff Suchmaske Projekte

6-4 6-1 6-3 6-3 6-5

2-12

______________________________________________________________________________________ 10-4

Carma – Indexverzeichnis

______________________________________________________________________________________ E