Centro de Suporte Logístico

Infraestrutura de salas de aula e auditórios da Escola Fazendária do Estado de São Paulo - FAZESP

Manual

Novo Sistema de Agenda Versão do sistema 2.5.21

Atualizado em 3 de janeiro de 2017 Versão 1.1

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Sistema de Agenda da FAZESP Apresentação O novo sistema de agenda da escola permite o agendamento, alterações e cancelamentos de eventos e cursos sem que seja necessário a aprovação do NGR—Núcleo de Gestão de Recursos. O sistema dispõe de perfis de usuário onde os administradores podem definir funções necessárias a cada usuário registrado. Como o sistema está hospedado na internet, podemos acessá-lo de qualquer lugar e dispositivo, melhorando a interação entre sistema-usuário.

Tela de login Para realizar o agendamento, cancelamento ou alteração de um evento, o usuário deve realizar o login, conforme figura 1. 

Apenas os usuários registrados e com autorização poderão realizar o agendamento direto de um recurso, sem que haja liberação do mesmo.

Figura 1

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Após o login Após realizar o login uma agenda mensal será apresentada (figura 2). Nesta tela o usuário poderá ver todos os agendamentos realizados dentro do mês, podendo navegar pelos dias, semanas ou meses. Nesta tela também é possível filtrar os recursos a serem apresentados. 

Este sistema dispõe de diversos modos de visualização, sendo que cada usuário pode definir o seu como preferencial. Apresentaremos cada um destes modos.

Figura 2

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Menu principal O menu do sistema (figura 3) conta com os seguintes itens: 1. Painel de controle: Este menu leva a um resumo dos seus agendamentos e outras informações; 2. Minha conta: Menu para alterar os dados de usuário e customizar a visualização do sistema; 3. Agenda: modos de visualização da agenda; 4. Relatórios: visualização e exportação de relatórios.

Figura 3

Menu - Painel de controle O painel de controle apresenta algumas informações: 1. Anúncios: mensagens que o administrador pode passar através do sistema; 2. Reservas Futuras: resumo das reservas feitas pelo usuário logado; 3. Disponibilidade de recursos: -

Disponível: listagem dos recursos que estão disponíveis e até quando estão disponíveis;

-

Indisponível: listagem de recursos que estão indisponíveis no período consultado;

-

Indisponível o dia todo: listagem de recursos que estão indisponíveis nos dois períodos.

Figura 4

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Menu - Minha conta 1. Perfil: alteração de informações pessoais do perfil; 2. Alterar Senha: alteração de senha de acesso; 3. Preferências de Notificação: permite a configuração de notificações por e-mail; 4. Abrir Convites: visualização dos convites realizados por outros usuários durante a reserva.

Submenu - perfil Configurações da conta: 1. Usuário: usuário de login para acessar o sistema; 2. Página inicial padrão: visualização padrão do sistema após realizar o login; 3. Nome e sobrenome: identificação do usuário; 4. E-mail: e-mail válido para notificações; 5. Fuso horário do sistema; 6. Telefone e organização: informações para contato. Clique em Atualizar para salvar as alterações.

Figura 5

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Submenu - Alterar Senha Para alterar a senha de login, digite a senha atual no primeiro campo e a nova senha nos dois próximos campos. A senha deve conter no mínimo 6 caracteres. Clique em Alterar modificações.

Senha

para

salvar

as

Figura 6

Submenu - Preferências de Notificação Altere a forma de como você deseja receber as notificações por e-mail, o sistema enviará automaticamente estas informações. Clique em Atualizar para salvar as modificações.

Figura 7

Submenu - Abrir Convites Quando um usuário convidar para o evento agendado, você poderá ver os convites nesta tela. O funcionamento é o mesmo do Outlook.

Figura 8

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Menu - Agenda 1. Agenda e reservas: visualização dos recursos agendados e livres; 2. Meu Calendário: visualização do agendamentos do usuário logado; 3. Calendário de Recursos: visualização dos agendamentos de todos os usuários.

Submenu - Agenda ou reservas Ao clicar em um dos dois links, você poderá visualizar os recursos e seus agendamentos no sistema coluna e linhas, podendo ainda escolher entre 4 tipos de visualizações e com recursos de filtros. Na figura 9 temos um exemplo da visualização.

Figura 9

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O modo de visualização de agenda ou recursos dispõe de 4 modos de apresentação mais a opção de salvar o modo como padrão.

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1. Salvar modo de visualização como favorito. É necessário habilitar os cookies no navegador. 2. Datas e recursos em linha e períodos em colunas, figura 10; 3. Datas e períodos em linha e recursos em colunas. É necessário utilizar os filtros para uma melhor visualização, figura 11; 4. Datas e períodos em colunas e recursos em linha, figura 12; 5. Datas em colunas e recursos em linhas, figura 13. Exibe apenas a quantidade de reservas por dia.

Figura 10

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Figura 11

Figura 12

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Figura 13

Submenu - Meu Calendário Nesta opção de visualização, o sistema mostrará por mês apenas as reservas feitas pelo usuário logado. Conforme figura 14

Figura 14 FAZESP - Escola Fazendária do Estado de São Paulo

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Submenu - Calendário de Recursos Nesta opção de visualização, o sistema mostrará por mês todas as reservas realizadas por todos os usuários, conforme figura 15.

Figura 15

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Nas opções de visualizações anteriores, é possível navegar por dia, semana ou mês, basta clicar nos links Hoje ou Semana.

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É possível também filtrar por recursos, bastando clicar no menu drop box “Alterar Calendário” ou link “Grupos de Recursos”.

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Criando uma reserva Para criar uma reserva através do menu agenda ou reserva, basta navegar com o mouse para o recurso, data e período desejado. Se o recurso estiver livre, o campo escolhido ficará na cor verde, conforme figura 16.

Figura 16

Ao clicar na área em verde, um formulário com os dados da reserva será aberto, conforme figura 17.

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Figura 17

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Ao abrir o formulário de reserva, os itens a serem preenchidos e verificados são: 1. Usuário que está realizando a reserva. 2. Recursos que estão sendo reservados. Ao clicar em “Mais recursos”, uma lista com todos os recursos será aberta, sendo possível selecionar mais de um recurso a ser agendado de uma única vez. 3. Data e período inicial e final da reserva. 4. A opção repetir poderá ser utilizada, sendo possível agendar diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente até uma data específica e/ou pulando dias, semanas, meses ou anos. 5. Título e descrição da reserva. 6. Acessórios disponíveis para utilização durante o evento. 7. Atributos adicionais disponibilizados para preenchimento: -

Opção de receber um lembrete da reserva;

-

Transmissão por - Selecione se haverá transmissão por videoconferência e/ou streaming;

-

Tipo do evento: 

FAZESP - Uso para reservas de capacitação;



Reunião, Evento e Manutenção - Uso do NGR para solicitações diversas. Para reuniões e eventos continua sendo necessário o preenchimento do formulário disponível no ETC.

-

Núcleo Disciplinar: Para uso do núcleo e identificação na agenda;

-

Software: Se houver a necessidade de algum tipo de software específico;

-

Data e Hora de início e fim - Preenchimento da data e hora efetiva do início e fim do evento, necessários para capacitação e distribuição das listas de presença;

-

Código do curso - Preencher com o código do curso de acordo com a ficha de projeto;

-

Nome do instrutor: Se for capacitação informar o instrutor;

-

# de participantes: Informar o número de participantes presentes;

-

Área e responsável - Uso exclusivo do NGR para reuniões e eventos;

-

Coffee break - Opções de coffee break.

8. Se for necessário notificar alguma pessoa ou área dentro da FAZESP insira neste campo. A pessoa ou área receberá um e-mail com as informações da reserva. É obrigatório o preenchimento com o grupo FAZESP - CTEC quando houver videoconferência ou streaming. 9. Se for necessário convocar uma pessoa ou área dentro da FAZESP, utilize esta opção de notificação. A pessoa ou grupo receberá um convite para participar do evento. 10.Após o preenchimento dos campos, basta clicar em Criar.

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Ao completar a reserva, uma mensagem de confirmação aparecerá, conforme figura 18.

Figura 18 – Confirmação da reserva

Ao navegar pela agenda, o usuário poderá verificar que sua reserva já foi confirmada e o bloqueio da sala realizado, conforme figura 19.

Figura 19

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Alterar, duplicar ou excluir uma reserva -

Para alterar uma reserva através do menu agenda ou reserva, basta navegar com o mouse para agendamento desejado e clicar nele. Após a abertura do formulário, basta realizar a alteração necessária. Após

a alteração, clique

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em Atualizar para salvar as modificações.

-

Nesta nova versão, há a possibilidade de duplicar uma reserva já realizada, ou seja, não há necessidade de criar uma nova reserva em branco e inserir os mesmos dados, basta clicar numa das reservas já feitas e clicar em 12 Duplicar esta reserva. Logo em seguida escolha uma data, horário e sala e clique em criar.

-

Para excluir uma reserva, basta clicar em

13

Excluir e confirmar a exclusão.

Se

a reserva for recorrente, uma tela perguntará se você deseja apagar apenas esta reserva selecionada ou se deseja apagar todas as reservas futuras.

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Figura 20

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O usuário está inserido dentro de um grupo, e apenas os usuários inseridos neste grupo poderão altera-la ou exclui-la.

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Log de alterações do software

2.5.21       

Added ability to duplicate a reservation Added ability to move reservations by dragging to new slot Added ability to blackout around existing reservations Added delete confirmation to reservation window Fix API bugs Fix bug not showing custom user attributes on manage user page Fix for account deleted email

2.5.20        

Added multi-date selection to bookings page Added ability to send announcements as emails Added ability to send email to all users when reservation is cancelled Added ability to filter on multiple resources on bookings page Added ability to allow cross origin requests for API Added ability to import ICS files Fixed click and drag on condensed week view Fixed problem showing hidden resources on dashboard

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