Novedades en Office 2010 •

A continuación comentamos algunas de las novedades más destacables que se han incorporado a la versión 2010 de Office. Muchas de ellas se refieren a muchas de las aplicaciones del paquete ofimático (en particular en Word 2010).

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Uno de estos cambios es la nueva apariencia que ha adoptado el botón de Office: ha sido sustituido por la pestaña Archivo. De todas formas el objetivo perseguido por los diseñadores es otro al que obedecía dicho botón.

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Mientras que en versiones anteriores las fichas y cintas de opciones nos informaban de los mandatos que funcionen en un documento en general, ahora con la ficha Archivo se pretende mostrarnos qué comandos permiten realizar diferentes operaciones sobre el documento.

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Novedades en Office 2010 •

Para darnos cuenta de esta diferencia, abriremos un documento en blanco con Word y hacemos clic sobre la ficha Archivo :

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Novedades en Office 2010 •

Ahora hacemos clic sobre la ficha Inicio (o tecla Esc) y escribimos cualquier cadena. Si volvemos a seleccionar la ficha Archivo observaremos que el aspecto es distinto:

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Esta tecnología se conoce como la ventana Backstage (entre bastidores).

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Ahora podremos desde esta ventana cerrar el documento, protegerlo, ver sus versiones, imprimirlo, y otras muchas operaciones. -4-

Novedades en Office 2010 •

Es fácil percatarse de las ventajas de este diseño frente al anterior (versión 2007).

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No sólo las opciones disponen de más espacio, sino que el número de cuadros de diálogo se reduce de forma drástica, sin tener que navegar por delicados menús flotantes (observe en la siguiente imagen el aspecto que presenta las operaciones para imprimir un documento):

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Novedades en Office 2010 •

La operación de Cortar y Pegar también se ha mejorado ya que en versiones anteriores copiar un texto de una página web (por ejemplo) provocaba un problema de maquetación. En Office 2010 se muestran 3 opciones de pegado que permiten disponer de una vista previa antes de pegar:

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Novedades en Office 2010 •

La captura de pantalla se ha incorporado a las cintas de opciones permitiendo realizar esta operación cómodamente. Así no tendremos que acudir a la tecla Impr Pant y luego a un programa de edición de imágenes como Paint para capturar zonas de la pantalla:

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Novedades en Office 2010 •

Otro cambio ha sido la aparición de las Office Web Applications (surgidas para competir con GoogleDocs). De manera que permite a todos los usuarios interesados usar directamente desde nuestro navegador y de forma gratuita, versiones sencillas de Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

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Para ello dispondremos de una cuenta en Windows Live.

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Entre las funciones más interesantes de Office Web Applications destaca la posibilidad de cargar documentos, editarlos directamente desde nuestro navegador, colaborar con otros usuarios en tiempo real o acceder a ellos desde cualquier lugar desde el que tengamos una conexión a Internet.

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Novedades en Office 2010 •

También ha mejorado bastante la inserción de vídeos en PowerPoint, ya que admite formatos muy variados y pueden incluso recortarse como las imágenes de manera que veremos sólo la parte del vídeo que nos interese.

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En este sentido, encontraremos filtros y efectos especiales en las imágenes. De esta manera no será necesario contar con programas de retoque fotográfico. Uno de los efectos más destacables es el que permite cambiar el fondo de una fotografía.

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Novedades en Office 2010 •

Mediante Windows Live SkyDrive tendremos la posibilidad de almacenar y compartir nuestros documentos, fotos y demás archivos de Microsoft Office. En SkyDrive cabe la posibilidad de proteger los archivos con contraseña para que puedas controlar quién tiene acceso a ellos.

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Es necesario tener una cuanta en Windows Live:

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Novedades en Office 2010 •

Otra novedad interesante es la de insertar vídeos de Youtube (entre otros) desde PowerPoint:

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El código que se ha insertado en la ventana se importa desde el navegador con el botón Insertar que aparece en la página debajo del vídeo:

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Novedades en Office 2010 •

Por último, digamos que se ha potenciado la traducción del texto a otros idiomas con nuevas herramientas incorporadas (la imagen corresponde a un texto en Word). Por defecto el documento se traduce mediante un traductor online por Internet:

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Microsoft Word •

Lo primero que llama la atención en cualquiera de las aplicaciones del paquete Office (Word, Excel, Access o PowerPoint, entre otras) es su aspecto.

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En la versión 2010 la interfaz tradicional de menús y barras de herramientas ha sido sustituida por fichas y cintas de opciones.

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La razón quizás se encuentra en que en las versiones más populares (Office XP y 2003) el sistema de menús se había complicado mucho, y la cantidad de barras de herramientas era casi inabarcable. Los diseñadores de Office han querido resolver este problema de hacinamiento mediante las cintas de opciones (las fichas no son más que indicadores de lo que nos podemos encontrar en la cinta correspondiente).

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Las cintas se organizan en grupos de botones relacionados. Las cintas son contextuales, es decir, cambian en función del tipo de componente con el que estemos trabajando (esto lo veremos más claro en Excel). -13-

Microsoft Word •

Los elementos principales de la ventana de aplicación de Word 2010 se muestran en la imagen:

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NOTA: con el panel de navegación podremos acceder a cualquier punto del documento utilizando un índice con hipertexto de forma automática.

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Microsoft Word •

Cuando abrimos Word se nos mostrará un documento en blanco (si no utilizamos una plantilla) donde, a partir del punto de inserción, podremos comenzar a escribir. Cuando lleguemos al final de la línea, ésta se romperá automáticamente, ajustándola según un estilo prefijado (justificación a la izquierda, si no se ha cambiado expresamente). El aspecto será parecido al que se muestra en la siguiente imagen:

clic (Escriba este texto como ejercicio. Salve el archivo como Ejercicio1-a.docx)

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Evidentemente, aunque el texto se puede leer, no disponemos de un procesador de textos como Word para dar por bueno este trabajo. -15-

Microsoft Word •

¿Como hacemos para que su aspecto sea (por ejemplo) algo parecido a éste?:

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La respuesta está en dar formato al texto. Esta es una forma habitual de trabajar en Word: primero escribimos el texto con el estilo por defecto (estilo Normal), para después cambiar el formato.

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Pronto aprenderemos, sin embargo, una forma más sistemática (y aconsejable) de operar: aplicar estilos predefinidos o creados por nosotros a los distintos párrafos. -16-

Dando formato •

En Word 2010 (a partir de ahora Word a secas), hay una manera muy cómoda de cambiar el formato de un texto (tipo de letra, justificación, etc.) Si volvemos al texto anterior y marcamos, por ejemplo, la primera línea con el ratón (hacer clic y arrastrar sin soltar) y obtenemos el menú de contexto (botón derecho del ratón), podremos elegir el formato que deseemos:

(cambiar, como ejercicio, el formato de la primera línea) -17-

Vistas •

Hay 5 vistas diferentes para visualizar los textos: diseño de Impresión, lectura de Pantalla completa, diseño Web, Esquema y Borrador:

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Estas vistas se cambian en los botones correspondientes según indica la flecha. El círculo rojo muestra cómo ver los estilos. En general, cuando un grupo en la cinta tiene una flecha en su esquina inferior derecha, al hacer clic sobre ella obtendremos el cuadro de diálogo asociado al grupo (probar como ejercicio)

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Vistas •

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En la vista Borrador los cambios se muestran rápidamente ya que no se verán las imágenes, encabezados, pies de páginas, etc. La utilizaremos para hacer cambios rápidos (por ejemplo: eliminar saltos de sección o de página). Con la vista Diseño Web el documento tiene un aspecto de página web. La vista Esquema permite ver los distintos niveles del documento (texto normal, Título1, Título2, etc.):

La vista impresión muestra el documento como se imprimiría (con todos los elementos y el tipo de hoja, orientación, márgenes, etc.) -19-

Vistas •

La vista pantalla completa muestra una o varias páginas del texto ajustándola a la ventana de la aplicación (es la vista impresión mejorada. Aunque está pensada para ver el documento, también se puede escribir desde esta vista y realizar algunas operaciones):

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Con las flechas indicadas, podremos movernos cómodamente por el documento.

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Bajar de la web de la asignatura el fichero Trabajo curso 2009-10.docx (grupo prácticas) y probar con las distintas vistas. -20-

Personalizar Word • ¿Por qué mis documentos se guardan en el directorio Mis documentos y no en otro? (La extensión por defecto es .docx). • ¿Cómo puedo cambiar el número de botones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido? • ¿Con qué frecuencia se salvan mis documentos? • Estas y muchas otras cuestiones similares responden a la inquietud del usuario de Word por personalizarlo.

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Personalizar Word • Para poderlo hacer habremos de pulsar la ficha Archivo (esquina superior izquierda) y escoger Opciones y a continuación Guardar :

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Entrada de blog •

Microsoft, en su afán por adoptar las tecnologías más recientes a Office, permite crear entradas de blog con Word y publicarlas:

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Como ejercicio, cree una entrada para su blog con el documento (al querer publicar, tendrá que registrar su proveedor de blog para que Word lo reconozca. Para Google blogger el proveedor es proveedor de blog. También habremos de dar la cuenta de correo y el password de nuestra cuenta de Google).

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Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido •

Si obtenemos el menú de contexto sobre la zona libre en la barra de menús, podemos también personalizar la barra de herramientas de acceso rápido:

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Como ejercicio, añadir el botón para Párrafo de manera que podamos hacer cambios en el formato de un párrafo desde cualquier ventana.

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Cualquier elemento de la barra de herramientas puede añadirse a la de acceso rápido, sin más que obtener su menú de contexto haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él. -24-

Ayuda •

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Word, al igual que el resto de herramientas de Office 2010, está concebido de manera que “todo esté a la vista y del modo más intuitivo posible”. Esto hace que el concepto de “ayuda”, como se venía aplicando en anteriores versiones, se haya ampliado y mejorado mucho en Word 2010. En este sentido, desde la ficha Archivo -> Ayuda, se puede acceder a una página web que facilita mucha información sobre el paquete ofimático (incluso cursos online):

También con la tecla de función F1 o soporte encontrará ayuda online. -25-

Fichas •

Inicio: contiene los elementos básicos para comenzar a trabajar:

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Insertar: como su nombre indica permite añadir todo tipo de elementos. Desde una portada, hasta ecuaciones, tablas, encabezados, gráficos, etc.:

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Diseño de página: contiene los elementos para configurar las páginas del documento:

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Referencias: notas al pie de página, tablas de contenidos, índices, etc.:

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Fichas •

Correspondencia: facilita la combinación de correspondencia (enviar la misma carta a todos los que aparezcan en una lista)

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Revisar: lo utilizaremos para la revisión ortográfica, comparar versiones, proteger documentos, etc.:

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Vista: permite cambiar entre las distintas vistas, visionar el documento en varias páginas, realizar un zoom sobre el mismo, etc.:

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Regla •

La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús.

(para ver/ocultar la regla haga clic sobre un botón que hay en la parte superior de la barra de deslizamiento vertical)

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Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Una tabulación es una separación entre columnas de textos.

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Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla. Hay tres: dos a la izquierda y uno a la derecha. Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la sangría francesa. El triángulo de la derecha marca la sangría de la derecha.

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Regla •

Hay varios tipos de sangrías: • Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se separa. • Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen izquierdo. • Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen derecho. • Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la primera. Se suele emplear en párrafos numerados.

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Regla •

Para modificar la sangría izquierda de un párrafo deberemos hacer clic sobre el botón cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla:

(el cuadrado arrastra en su movimiento a los dos triángulos). •

La sangría en primera línea: el triángulo que debemos desplazar es el superior. La primera línea (del párrafo) empezará en el punto que se marque con el triángulo superior, el resto de las líneas empezarán donde esté situado el triángulo inferior izquierdo.

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Regla •

La sangría francesa (muy usual en las viñetas, o párrafos con algún símbolo delante): para dar a un párrafo una sangría francesa se modifica el triángulo inferior izquierdo de la regla.

(El triángulo inferior arrastra en su movimiento al cuadrado)

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La primera línea del párrafo empezará donde marca el triángulo superior izquierdo, el resto de las líneas donde marca el triángulo inferior izquierdo.

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Como ejercicio hacer pruebas con la regla, y el texto que hemos utilizado en ejemplos anteriores.

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Formatos de párrafo • Un párrafo es cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. • Word los presenta además delimitados por una marca (marcas de párrafo). Para verlas, escoja del grupo párrafo de la ficha Inicio, y haga clic en el que representa un símbolo como el señalado con la flecha:

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Párrafos •

Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el grupo Párrafo de la ficha Inicio (haga clic sobre un icono con una flecha muy pequeña señalando la esquina inferior derecha que hay al lado del grupo Párrafo).

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Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor dentro del párrafo que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos. Desde esta ventana de diálogo de párrafo se modifican todas las opciones que se verán a continuación :

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Formatos de párrafo •

Observe que conforme va cambiando el formato, la ventana que muestra los cambios nos da una vista previa.

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El espaciado entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con respecto al que le sigue y al que le precede.

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Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús anterior y posterior:

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También podremos cambiar las sangrías normales, las especiales y el interlineado.

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Formatos de párrafo •

La ficha del cuadro de diálogo Líneas y saltos de página tiene que ver (principalmente) con las líneas viudas y huérfanas y conservar con el siguiente.

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Con la primera opción, se trata de evitar que aparezca una sola línea de un párrafo (que tenga más de una) al principio o al final de una página.

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Conservar con el siguiente significa que el párrafo va siempre en la misma página que el siguiente (evita que el título de un apartado aparezca solo al final de la página).

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Tabulaciones •

Cuando se necesita hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, deberemos usar los llamados altos de tabulación:

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La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él un alto de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla, y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que el cursor se detenga en los lugares marcados.

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Tabulaciones •

Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar en el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para ello hacemos doble clic sobre una marca de tabulación. Modificamos el alto de tabulación en Posición, y el tipo en Alineación. Podremos indicar qué relleno debe tener, y después haremos clic en Fijar :

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Para eliminar los altos de tabulación se hará con la ventana de diálogo anterior escogiendo el alto y pulsando el botón eliminar.

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Como ejercicio inserte en un documento Word los datos de la transparencia anterior. -37-

Estilos

• En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos. Por ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro suelen estar en negritas, con el mismo tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc. • Word permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: son los llamados estilos. • Dentro de un estilo se pueden incluir sangrías, interlineados, tipos de letra, tabulaciones, bordes, etc. • Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos), bastará con redefinir el estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado cambien.

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Estilos • En la ficha Inicio encontramos el grupo Estilos. Si nos colocamos en un párrafo y hacemos clic sobre uno de los estilos, observaremos cómo cambia el formato del párrafo. Son los llamados Estilos rápidos. •

También podemos encontrar Grupos de estilos con el botón Cambiar estilos:

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Conforme nos movemos por los distintos grupos, tendremos una vista previa de cómo quedaría el documento.

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Estilos

• Conforme nos movemos por los distintos grupos, tendremos una vista previa de cómo quedaría el documento. • Observemos cómo el visor de estilos cambia también su contenido. • En dicho visor, si hacemos clic sobre Opciones …

• Se nos mostrará una ventana de diálogo que permite personalizar los estilos que se aparecen (probar con las distintas posibilidades). -40-

Creación de estilos nuevos •

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Si escogemos la opción En uso, para el texto original sin modificaciones, veremos que el único estilo es el Normal. Partiremos de que sólo hemos aplicado el estilo Normal y, a partir de él, iremos añadiendo nuevos estilos. Para crear un estilo nuevo haremos clic en el primer botón de la izquierda, en la parte inferior del visor de estilos:

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Creación de estilos nuevos •

Se nos mostrará la ventana de diálogo:

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Donde observamos que ya se le asigna un nombre al nuevo estilo, Estilo1, el cual cambiaremos a nuestra conveniencia. Le llamaremos Texto corrido.

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Creación de estilos nuevos •

Vemos que el tipo de estilo es Párrafo (el más usual, aunque también tendremos otros tipos de estilos como carácter que se aplica a letras).

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El estilo en el que está basado es el Normal. Eso significa que parte de dicho estilo y añade nuevas características. Cualquier cambio en un estilo afectará a todos los estilos que están basados en él.

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El estilo del párrafo siguiente, también es importante, ya que automáticamente Word adoptará dicho estilo cuando pulsemos ENTER al final del párrafo actual.

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Creación de estilos nuevos •

A continuación nos encontramos con el tipo de letra, tamaño, y diferentes formatos. Aquí realizaremos los cambios que creamos oportunos.

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La ficha Líneas y saltos de página nos permite, como ya comentamos, evitar las líneas huérfanas y viudas y que el título de un apartado aparezca en una página distinta que el comienzo del mismo.

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El nuevo estilo se añade al grupo Estilos de la ficha Inicio:

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Creación de estilos nuevos •

Para crear un estilo nuevo, también podemos modificar un párrafo que tendrá aplicado un estilo ya creado, con los formatos que se quieran añadir o quitar.

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Automáticamente Word creará otro estilo basado en el actual pero con las correspondientes modificaciones realizadas por el usuario:

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El estilo Normal • Los estilos predefinidos no se pueden eliminar (el estilo Normal es uno de ellos). • Para que todos los estilos predefinidos resulten proporcionados se basan todos en el estilo Normal. • Así el estilo de notas al pie de página es igual que el estilo Normal pero con un tipo de letra más pequeño. De este modo si se cambia el tipo de letra del estilo Normal de Times a Arial (o viceversa) el estilo para las notas al pie cambia automáticamente a Arial. • Por este motivo, el primer paso a la hora de hacer un trabajo sería determinar qué formato va a tener el estilo Normal.

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El estilo Normal •

Si queremos que el cambio se aplique a todos los documentos que abramos (con la plantilla para documentos en blanco), seleccionaremos en la ventana de diálogo del estilo Normal el botón de opción: Documentos nuevos basados en esta plantilla (en otro caso el cambio sólo se guardará para el documento actual):

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El estilo Normal •

También cabría pensar qué modificaciones se podrían añadir a este estilo sin que los restantes se deformen: por ejemplo, si se añade una sangría de primera línea al modelo Normal, todos los restantes estilos también quedarán redefinidos con la misma sangría.

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Este modo de proceder puede provocar problemas. Así por ejemplo, dado que los encabezados nunca tienen sangría de primera línea, si la añadimos al estilo Normal, daría lugar a que sí la tuviesen.

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La solución es definir un estilo nuevo (el estilo Texto corrido podría valer), que sea igual que el Normal pero con sangría. Éste será el estilo en que se basarán otros párrafos del documento.

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Estilos para títulos de apartados

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Word tiene predefinidos varios estilos para títulos: Título1, Título2 y Título3, etc.

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Emplearemos estos estilos en los títulos de un trabajo en lugar de crear otros propios, ya que Word los utiliza para crear los índices de los trabajos de modo automático.

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El estilo Título 1 se utiliza para los títulos principales, Título 2 para los secundarios, y así sucesivamente.

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Como ejercicio, con el texto que venimos utilizando, aplique a todo el estilo Texto corrido y cree apartados y subapartados. Utilice Título1, Título2 y Título3 (añada en Opciones de la ventana de estilos, los estilos recomendados)

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Estilos para títulos de apartados •

Para conseguir la numeración haga en el grupo Párrafo de la ficha Inicio, Lista multinivel y escoja la de la imagen:

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Encabezados y pie de página •

El encabezado y el pie son dos partes de la página por encima y por debajo de la caja de escritura, en las que normalmente va escrito el título del libro, el nombre del autor, la numeración de las páginas o cualquier texto que se quiera que aparezca en la parte superior o inferior de todas las páginas.

• Normalmente en los libros no hay encabezado ni pie en la primera página de cada capítulo (ni en la portada), los capítulos empiezan por página impar, y en las páginas impares se pone en el encabezado el capítulo, y en las pares el título del libro (en el pie irá centrado el nº de página). • Para rellenar el contenido de encabezado hay que irse a la ficha Insertar, y en el grupo Encabezado y pie de página hacer clic en el botón correspondiente. Word mostrará una serie de encabezados predefinidos, entre los que podremos escoger (o elegimos Editar encabezado).

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Encabezados y pie de página •

A continuación tendremos activa la ficha Herramientas para encabezados y pies de página, con la que podremos realizar un gran número de operaciones :

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Observar el alto de tabulación en el medio que tiene por defecto el estilo de encabezado de página.

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Podremos pasar al pie de la pagina haciendo clic en el botón Ir al pie de página (desde el pie podremos, igualmente, ir al encabezado).

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Encabezados y pie de página •

El encabezado también tiene un alto de tabulación en la parte derecha para poder escribir, por ejemplo, un texto por un lado y la numeración por otro.

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El resto de botones de la barra de herramientas permiten introducir la numeración de las páginas, la fecha y la hora (También podemos insertar el número total de páginas).

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Introducir la numeración automática en el pie de página es el procedimiento más usual para numerar las hojas (al igual que con el encabezado, Word nos dará a elegir entre distintas plantillas).

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Variaciones de los encabezados y pies de página •

Como ya se ha indicado, es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las páginas pares y las impares.

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Además suele ser normal que la primera página de un capítulo no tenga encabezado.

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Con el procedimiento explicado hasta ahora, únicamente se puede poner un encabezado o pie igual para todas las páginas.

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En la ficha para encabezados y pies de páginas encontramos botones de activación para que la primera página sea diferente, o las páginas impares y pares tengan distintos encabezados:

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Secciones •

Con las secciones es posible que no todo el documento tenga márgenes iguales en todas las páginas, la misma orientación, el mismo tamaño de página, los mismos encabezados, etc.

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Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran documentos distintos.

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De esta manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo documento una carta y su sobre; o pasar de escribir en una sola columna a columna periodística; tener en el mismo documento distintos capítulos de un libro con encabezados y pies diferentes, etc. las secciones es posible que no todo el documento tenga márgenes iguales en todas las páginas, la misma orientación, el mismo tamaño de página, los mismos encabezados, etc.

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Secciones •

Si vamos a tener varios capítulos dentro de un mismo documento hay que dar el formato de página que se quiere que tenga cada uno de ellos.

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Si se quiere que cada capítulo tenga encabezados distintos en las páginas pares e impares y poder dejar el de la primera página sin encabezado ni pie, habrá que seguir los pasos ya explicados :

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Secciones •

Word, por defecto, vincula los encabezados y pies de las distintas secciones. El botón Vincular al anterior deberá estar desactivado (siempre que nos interese).

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Si la sección acaba en página impar, Word añadirá una página en blanco antes de comenzar la siguiente sección (observe de todas formas la numeración de las páginas, se saltará una. Cuidado porque en el modo impresión dichas páginas en blanco no se van a ver).

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Para añadir secciones, vaya a la ficha diseño de página -> Saltos -> saltos de sección -> Página impar, ya que todos los capítulos comienzan siempre en página impar.

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Secciones • Desde la ficha de Encabezados y pies de página habremos hecho ya primera página diferente. • Si desde la ficha la Insertar hacemos clic sobre el botón de mostrar todo (es como una P invertida), y escogemos la vista borrador, observaremos que hay un salto de sección de página impar. • Word separará el documento en dos secciones idénticas, cada una con sus propios encabezados y pies (si los tienen). • Si se quiere insertar una tabla de contenido (como se verá en su momento), habrá que crear una sección para ella de la misma forma.

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Notas al pie y finales

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Las notas al pie son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliográficas, definiciones, etc., sin que estorben la lectura del texto principal.

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Se suelen señalar con un número que acompaña a la palabra anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo número que la marca que acompaña a la palabra anotada.

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Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y seleccionar dentro del grupo Notas al pie de la ficha Referencias, el botón Insertar Nota al pie.

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Tablas de contenido •

Una Tabla de contenido es lo que se conoce como índice de un libro: lista de los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.

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Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automático, y actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello hay que utilizar los estilos de título para los distintos apartados (como ya se ha explicado).

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Para hacer una tabla de contenidos hay que seguir los siguientes pasos.

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Crear una sección nueva (normalmente entre la primera y segunda), y situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla de contenido.

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Tablas de contenido •

Seleccionar Tabla de contenido en la ficha Referencias, y escoger una de las plantillas (en el ejemplo se ha optado por la segunda):

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Si se han hecho modificaciones posteriores en el documento, es necesario actualizar la tabla de contenido.

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Para hacerlo obtenemos el menú de contexto colocándonos con el ratón encima de la misma:

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Tablas de contenido •

En Ejercicio1 – a.docx incluya tres secciones (la tercera será para el texto). La tabla de contenidos de la segunda sección tendrá el aspecto:

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Índices alfabéticos •

Se trata de añadir al final del documento una sección que contenga un encabezado Índice alfabético, y se añadan automáticamente (al igual que ocurría con la tabla de contenidos) palabras que consideremos clave (y que no formen parte de los títulos de los distintos apartados).

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Junto a dichas palabras aparecerán los números de las páginas donde se hace referencia a las mismas.

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De esta manera el que consulte este índice puede saber fácilmente dónde encontrar la palabra o el concepto que busca.

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Para añadir un índice basta con que marquemos primero las palabras que van a ir al mismo. Para ello, una vez seleccionadas con el ratón, haremos clic en el botón marcar entrada del grupo Índice de la ficha referencias.

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Índices alfabéticos •

Se nos mostrará una ventana de diálogo con la palabra seleccionada:

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Lo normal es hacer clic sobre el botón marcar todas (luego tendremos que repasar el documento e ir quitando las marcas donde no las queramos).

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Una marca se muestra con el botón mostrar todo del grupo párrafo de la ficha inicio (en el ejemplo sería: {XE “Ratzel"}). -64-

Índices alfabéticos •

Ejercicio: Seleccione y añada al índice alfabético varias palabras de Ejercicio1 – a.docx.

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En la sección correspondiente haga referencias->insertar índice (del grupo índices)

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Escoja el estilo clásico.

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Obtendrá algo parecido a:

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Plantillas •

Una plantilla determina la estructura de un documento. En la plantilla normal están la de los documentos utilizados por defecto (página en blanco).

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Cambiar de plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura (una carta, un curriculum, etc.)

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Para utilizar una plantilla predefinida haremos clic en el Archivo->Nuevo, y escogeremos la plantilla entre las que se nos muestran:

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Plantillas •

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Al abrir una plantilla, se abre un documento nuevo al que se le aplica la misma (también tenemos asistentes que nos ayudan a crear dicho documento). Para crear una plantilla (por ejemplo una plantilla para un curriculum), escogeremos mis plantillas en plantillas disponibles y, en la ventana de diálogo que se nos presente seleccionamos crear nuevo-> plantilla:

Como ejercicio cree una plantilla para un curriculum (datos personales, académicos, profesionales, etc.)

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Correspondencia •

Para terminar este recorrido algo exhaustivo por Word, describiremos una de las aplicaciones más socorridas como sistema de automatización de oficinas: La combinación de correspondencia.

•

Se trata de diseñar un documento (por ejemplo de carta comercial) donde se tendrán una serie de campos que se rellenarán automáticamente a partir de una base de datos Access, tabla de Excel o, incluso, archivo de texto (que contendrá, entre otros datos, los nombres y direcciones de los destinatarios).

•

Hay varias formas de hacer esto.

•

Crearemos la carta dejando correspondientes a los campos.

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los

huecos

Correspondencia •

Dicha carta podría ser:

•

Donde y son dos huecos que luego rellenaremos.

•

Las líneas grises contendrán el texto que aparecerá en todas las cartas que enviemos.

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Escriba algo así: Le comunico que la entrega de premios será el día 25 del presente mes a las 9:00 en el salón de actos de la compañía.

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Correspondencia •

De la web de la asignatura nos bajamos la tabla Destinatarios.xlsx. Es importante saber que los campos que contiene son “nombre”, “direccion”, “ciudad” y “codigo_postal”.

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Escogeremos en la ficha correspondencia la opción Seleccionar destinatarios del grupo iniciar combinación de correspondencia:

•

Buscaremos la tabla donde la hayamos descargado de la web, y ése será el origen de los datos.

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Correspondencia •

Nos resta añadir en el hueco los campos correspondientes como se muestra en la imagen:

•

Los campos se añaden con CTRL+F9 y escribiéndolo (tal y como aparece en la imagen) dentro de la zona gris entre llaves.

•

Ya sólo nos queda hacer clic en el botón Finalizar y combinar de la ficha correspondencia (escogeremos editar documentos individuales).

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Gráficos, etc.

imágenes,

ecuaciones,

•

Es posible insertar en un documento de Word gráficos, tablas procedentes de Excel, imágenes, ecuaciones, etc.

•

El procedimiento estándar para insertar cualquier objeto es a través de la ficha Insertar (grupo Ilustraciones).

•

En la misma ficha dentro del grupo Texto podemos insertar cualquier objeto que abren programas que se tengan en el ordenador y que sean compatibles con el sistema de intercambio de datos de programas de Microsoft (OLE) (hojas Excel, fotos, transparencias, etc).

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Gráficos, etc.

imágenes,

ecuaciones,

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Si algún programa no aparece en la lista habrá que utilizar el procedimiento de copiar y pegar el objeto.

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Una vez insertado el objeto, Word ejecutará el programa al que pertenece para que sea posible editarlo. Cuando se haya acabado bastará con salir del programa para que el objeto quede incrustado en el documento de Word.

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Como ejercicio insertar la hoja Excel Destinatarios.xlsx (la utilizada en la combinación de correspondencia. Créela desde archivo…).

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Macros •

Una macro es, en realidad, un pequeño programa en Visual Basic (un lenguaje de programación que “entienden” las herramientas de Office).

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Pero esto es un punto de vista muy técnico. Cuando se habla de macros en Office, nos estamos refiriendo a una secuencia de teclas a las que hemos asociado una secuencia de operaciones.

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Como sabemos, ya existen macros en Word (por ejemplo CTRL+N cambia la palabra o los caracteres seleccionados a negritas).

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Con las macros pueden “grabar” otras operaciones. Un ejemplo podría ser: Cambiar el tipo de letra de la palabra sobre la que está el cursor a Courier new 11.

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Macros •

Para proceder a grabar esta macro (que denominaremos courier y que activaremos con CTRL+A), lo primero es abrir la ficha Programador y hacer clic en Grabar macro del grupo Código.

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Nos colocamos en una palabra, hacemos el cambio de formato y cerramos la macro (grabar también CTRL+Q, para volver al anterior formato).

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Tablas •

Muchas veces requerimos introducir datos (en general textos) en diferentes casillas como muestra la siguiente imagen:

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Es lo que se conoce como tabla en Word (el concepto es bastante más amplio en Excel y Access).

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Para crear una tabla bastará con que escojamos el botón correspondiente en el grupo Tablas de la ficha Insertar. Deberemos escoger con el ratón la dimensión de la tabla (filas X columnas).

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Como ejercicio crear un archivos Word con la tabla de la imagen anterior.

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