Mt. Hood Community College BT118 Records Management  ’07­‘08  Instructor: M. Heckman ·

· ·

All student files should be saved on your Jump Drive.  You'll have these files to take with you to work  outside of class, or for review after the class.  At school, this drive is generally drive E:\, but may have a  different letter assignment on other computers.  Set your default drive; click on > Office Button >Access  Options > Change Default. All assignments should be labeled (your name, page and step number), placed in order and stapled  before submission. Generally, you will submit your assignments printed out on paper, and at the end you may be  asked to provide the electronic files – so save each “step” along the way.  Watch the tips below for  information on when and what to print.  Most required printouts have samples available in the STC (Software  Training Center, AC2610) – you can compare your printouts with the “key” before submitting them. 

2

Project 

: Querying a Database 

Purpose:  You'll explore queries in more depth and complexity, including queries with calculations and crosstabs,  sorting and joining tables, creating a report from a query will expand your query expertise. 

c 

Section 

Grading: Complete and accurate work on this section – will earn you a “C” grade (70­80% of the available  points) on your Access assignment Project 2. 

From the Text:  READ and do all work on pages AC74 thru AC127  NOTES (I'd recommend you mark these before you begin):  q  Pg. AC76 Pay particular attention to the Query Design Guidelines – this is the general set of steps for  most any query creation.  q  Pg. AC82 Step #4 PRINT the query results for Recruiter #24, to turn in.  q  Pg. AC89 Step #3 BEFORE moving on, set the query for cities that start with “Be”, and PRINT the  resulting view.  q  Pg. AC95 Step #1 BEFORE moving on, PRINT the resulting view of the query Recruiter Number 21 AND  Amount Paid >20000.  q  Pg. AC96 Step #2 BEFORE moving on, PRINT the resulting view of the query Recruiter Number 21 OR  Amount Paid >20000.  q  Pg. AC97 Pay particular attention to the Sorting terminology and “how to determine whether special  order is required”.  q  Pg. 101 Step #3 BEFORE moving on, PRINT the unique records of the city query (ascending).

Ó 2005 M.Heckman.  All Rights Reserved 

1 

BT118 Access 

Mt. Hood Community College

q  Pg. AC102 Step #2 BEFORE moving on, PRINT the resulting multiple­sort view (Recruiter Number,  ascending, and Amount Paid, ascending).  q  Pg. AC103 Step #3  BEFORE moving on, PRINT the resulting Top 5 records of the multiple­sort view  (Recruiter Number, ascending, and Amount Paid, ascending). 

q  Pg. AC104­105 Pay particular attention to the Join Table information and “determining whether more  than one table is required”.  q  Pg. AC105 Step #1 BEFORE starting, open the Client table in design view – and, if necessary, change  the recruiter number field name to “Recruiter Number” {remember the field names, and type, must  match in the joining field – to create the join line}.  q  Pg. AC107 Step #7 PRINT the Query Results of the joined tables, to turn in.  q  Pg. AC111 Step #1 PRINT THIS NEW REPORT, ‘Recruiter­Client Report’,  to turn in.  q  Pg. AC112 Step #2 BEFORE moving on, PRINT this Query, ‘Recruiter­Client Query w/Amt Paid >20000’,  to turn in.  q  Pg. AC113 Pay particular attention to the Calculations information and “determining whether calculations  are required”.  q  Pg. AC117 Step #2 BEFORE moving on, PRINT this new Query, with a calculated amount and new  caption, to turn in.  q  Pg. AC119 Step #4 BEFORE moving on, PRINT this new Query, showing the single average of Amount  Paid from all of the records, to turn in.  q  Pg. AC121 Step #1 BEFORE moving on, PRINT this new Query, showing the single average of Amount  Paid from records where Recruiter number = 21, to turn in.  q  Pg. AC122 Step #2 BEFORE moving on, PRINT this new Query, showing the average, of Amount Paid,  for each recruiter, to turn in. NOTE: If your results show the Average of ALL, click on the down arrow  next to the Recruiter Number tab, and deselect “all” and “blank” to show averages for only Recruiter  numbers 21, 24 and 27.  q  Pg. AC122 Pay particular attention to the Crosstab Queries  information, to be sure you understand the  concepts of the goal, before getting started.  q  Pg. AC125 Step #7 BEFORE moving on, PRINT this Crosstab Query, showing the total amounts and  recruiter breakdown for each city, to turn in. 

From the Text:  Learn It Online: Flashcards & Practice Test on pages AC128  (requires Internet access)  q  Pg. AC128 Learn It Online Flash Cards Read and follow instructions at  the top of the LIT (Learn It Online) section.  Read and follow the instructions  as described.  Out of 20 cards, you must get 15 correct (75%).  If you  don’t, you should click Replay and repeat the exercise.  PRINT(File > Print)  before you close your screen – or you will need to repeat the exercise.  Label and  turn in this printout. Ó 2005 M.Heckman.  All Rights Reserved 

2 

BT118 Access 

Mt. Hood Community College

q  Pg. AC128 Learn It Online Practice Test Read and follow instructions.  Take the test – there are 20  questions.  At the bottom of your test, enter your Name and select Grade to check your test.  If you  miss more than 4, “Take another test” until you have correctly answered 16 or more of the questions.  Print (File > Print) before you close your screen (or you’ll need to take the test AGAIN) – you’ll turn in  this printout. 

From the Text: 

Apply Your Knowledge on pages AC128  q  Pg. AC128 Apply Your Knowledge: The Bike Delivers database, from Project 1.  Follow the instructions in the book to modify the database, and create queries and reports as requested.  q  Pg. AC128 Step #1  PRINT the Customer table simple query, to turn in.  q  Pg. AC128 Step #2  After creating and saving the Courier Parameter Query, RUN it for Courier Number  102, PRINT the resulting query, to turn in.  q  Pg. AC128 Step #3 Remember that all courier’s should be listed, even if they have no customers (hint:  right clicking on the join line, will open the join properties dialog.)  PRINT the resulting ‘Courier­Customer  Query’, to turn in.  q  Pg. AC128 Step #4 PRINT the Courier­Customer Query Report, to turn in.  Complete and accurate work to this point – will earn you a “C” grade (70­80% of the available points) on your  Access assignment Project 1.  SUMMARY OF PAGES TO TURN IN:  1.  Recruiter number 24 Query, page AC82  2.  Client Table query for cities “Be*”, page AC89  3.  Client Table query Recruiter Number 21 AND Amount Paid >20000, page AC95  4.  Client Table query Recruiter Number 21 OR Amount Paid >20000, page AC96  5.  Query City Ascending No duplicates, page AC101  6.  Multi­sort (Recruit #, Amount Pd), page AC102  7.  Multi­sort (Top 5), page AC103  8.  Query results from joined tables, page AC107  9.  Recruiter­Client Report, page AC111  10. Recruiter­Client Query w/Amt Paid >20000, page AC112  11. Recruiter­Client Query w/calculation & new captions, page AC117  12. Average of Amount Paid, page AC118  13. Average of Amount Paid, where Recruiter number =21, page 121  14. Average of Amount Paid by Recruiter number, page 122  15. Crosstab Query, page 125  16. Flashcard printout, showing a score of 75% or more, page AC128  17. Practice Test printout, showing a score of 15 or more correct, page AC128  18. Customer Simple Query, page 128  19. Courier parameter Query for courier #102, page AC128  20. Courier­Customer Query, page AC128  21. Courier­Customer Report, page AC128

Ó 2005 M.Heckman.  All Rights Reserved 

3 

BT118 Access 

2

Project 

Mt. Hood Community College

: Querying a Database ­­ continued 

b 

Section 

Grading: Complete and accurate work on this section – will earn you a “B” grade (80­90% of the available  points) on your Access assignment Project 2. 

From the Text:  Do Make It Right, pages AC130­131 Keep It Green Database  NOTES (I'd recommend you mark these before you begin, and save your database often):  q  Pg. AC130 Read the query requirements carefully.  You should PRINT the query results in each case (2  printouts: Sort query and join table query) once you have resolved the problems.  In the database  properties, add YOUR NAME as the Author, your course number as the Subject, and in the comment  section add the page number AC130.  Save on your flash drive and close the database. 

From the Text:  Do In the Lab #1, pages AC131­132 Querying the JMS TechWizards Database  NOTES (I'd recommend you mark these before you begin, and save your database often):  q  Pg. AC131 Step #1 Open the JMS TechWizards database that you created in Chapter 1, and saved on  your flash drive.  PRINT the Lab 2­1 Step 1 Query,  to turn in.  q  Pg. AC131 Step #2 PRINT the Lab 2­1 Step 2, to turn in.  q  Pg. AC131 Step #3 PRINT the Lab 2­1 Step 3, to turn in.  q  Pg. AC131 Step #4 Remember, to set the Unique Query property, you should select the empty cell to  the right of the cell, see page 100.  PRINT the Lab 2­1 Step 4, to turn in.  q  Pg. AC131 Step #5 PRINT the Client­City Query, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #6 PRINT the Lab 2­1 Step 6, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #7 Remember that all technicians should be listed, even if they have no clients (hint:  right clicking on the join line, will open the join properties dialog.)  PRINT the resulting ‘Technician­Client  Query’, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #8 Review AC114­115 for a refresher on adding a calculation.  PRINT the Lab 2­1 Step  8, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #9 Remember use the Totals button (S) to add the average.  PRINT the Lab 2­1 Step  9, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #10 This will take a little figuring – remember, what you are trying to do is to display  the count of Clients (numbers or names) where the Technician Number is 23.  PRINT the Lab 2­1 Step  10, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #11 This step will take the use of Grouping, for a quick refresher see page AC121.  PRINT the Lab 2­1 Step 11, to turn in. Ó 2005 M.Heckman.  All Rights Reserved 

4 

BT118 Access 

Mt. Hood Community College

q  Pg. AC132 Step #12 This crosstab query can use the Query Wizard for Crosstabs; for a quick refresher  see page AC122­125.  PRINT the City­Technician Crosstab, to turn in.  q  Pg. AC132 Step #13 Be sure to save this database, on your flash drive, for future use. 

From the Text:  Do In the Lab #3, pages AC134 Querying the Ada Beauty Supply Database  NOTES (I'd recommend you mark these before you begin, and save your database often):  q  Pg. AC134 Instructions: Use the database created in Project 1 as the Ada Beauty Supply database.  q  q  q  q  q 

q  q  q  q  q  q 

Pg. AC134 Part #1a PRINT the Customer with name starting with “C” Query, to turn in.  Pg. AC134 Part #1b PRINT the Customer in “Devon” Query, to turn in.  Pg. AC134 Part #1c PRINT the Customer with balance=0 Query, to turn in.  Pg. AC134 Part #1d PRINT the Customer with amount due =200 AND amount paid 200 AND amount pd