Modul ICT DALAM PENGURUSAN PENDIDIKAN Pengenalan Asas Sistem Pangkalan Data Berasaskan Ms Excel Dan Integrasi Fail.

Oleh Augustine Towonsing [email protected], www.cikguaugustine.net Sekolah Menengah Kebangsaan Gurun, Kedah Darul Aman.

Modul Ini Dibentangkan Di Dalam Kursus Peningkatan Profesionalisme Untuk Guru-guru Bahasa Tamil Sekolah Menengah Daerah Kuala Muda/Yan

Tempat Makmal Komputer Sekolah Menengah Kebangsaan Gurun

Masa 11.00 – 12.30 Tengah hari.

Tarikh Selasa, 2 Mei 2006 Kategori : Pendidikan ICT Keperluan : WinXP dan MsWord 2003 Tahap Pengguna : Beginner/Intermediate

ICT Dalam Pengurusan Pendidikan. © 2006. Augustine Towonsing. Hak cipta terpelihara.

Tiada mana-mana bahagian modul ini boleh dicetak semula atau ditiru kecuali dengan kebenaran penulis.

Cetakan Pertama April, 2006.

Suntingan Pertama Mei, 2006

ISI KANDUNGAN Perkara

Pengenalan ICT Dalam Pengurusan Pendidikan Kelebihan Kekangan/Masalah Pelaksanaan Sistem Pangkalan Data (Database) Pengenalan Pangkalan Data (Database) Vs Fail Kabinet Mengapa Perlu Pangkalan Data Membina Pangkalan Data Berasaskan Ms Excel 2003 Kenapa Memilih Ms Excel Sebagai Pangkalan Data? Pangkalan Data Vs Data Dalam Dokumen/Fail Membina Pangkalan Data Yang Baik Menamakan Table Menyimpan Pangkalan Data Menyunting Pangkalan Data Menambah Column Header Memasukkan Data Dalam Pangkalan Data Manipulasi Data Dan Integrasi Fail Berasaskan Ms Word 2003 Kenapa Mail Merge? Menyediakan Dokumen Mail Merge Integrasi Fail Dengan Pangkalan Data Membuka Pangkalan Data Memilih Sumber Data Daripada Jadual/Table Manipulasi Data Dengan Kaedah Pengabungan (Merging) Menggabungkan Data Ke Dalam Dokumen Memapar Data Yang Telah Digabung Melihat Satu Persatu Data Dalam Pangkalan Data Mencari Satu Rekod Khusus Di Dalam Pangkalan Data Hantar Data Yang Digabung Ke Dokumen Baru Atau Pencetak Memaparkan Rekod Terpilih Mengikut Syarat (filter) Apa Yang Berlaku Apabila Anda Memaparkan Semula Dokumen Rumusan Rujukan Lampiran

Muka Surat

1 2 2 2 4 5 5 3 6 6 6 7 8 8 9 10 10 10 13 14 15 18 19 19 19 20 20 21 22 23

ICT DALAM PENGURUSAN PENDIDIKAN Pengenalan Asas Sistem Pangkalan Data Berasaskan MS Excel Dan Integrasi Fail. Oleh Augustine Towonsing Sekolah Menengah Kebangsaan Gurun, Kedah Darul Aman.

Pengenalan. Persoalan tentang kehebatan teknologi masa kini lebih canggih berbanding dengan teknologi zaman lampau bukan satu ukuran penting dalam konteks budaya kerja. Malahan, penciptaan komputer pada abad ke-19 oleh Charles Barbage dengan model Difference Engine dan Analytical Engin (Zoraini, 1993) merupakan titik permulaan teknologi komputer walaupun telah wujud alat lain seperti sempoa yang digunakan secara meluas di negara China. Dalam bidang pengurusan, teknologi komputer mula digunakan dalam pengurusan ketenteraan seperti ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Calculator) yang mampu mencampurkan 5,000 nombor sesaat telah digunakan oleh Tentera Amerika dalam Perang Dunia Pertama (Muhd. Khuzairi, 2006; Zoraini, 1993) Pada masa kini, penggunaan ICT (Information And Communications Technology) di dalam pengurusan organisasi semakin popular ditambah pula dengan pengenalan sistem baru yang dikenali sebagai E–Perdagangan, E – Pembelajaran dan sebagainya meletakkan ICT sebagai satu alat pengurusan organisasi yang berkesan. Malahan cadangan penggunaan ICT dalam pengurusan pendidikan yang tidak melibatkan dengan pengajaran dalam usaha menangani beban tugas guru oleh Kementerian Pelajaran ( NUTP, Mac 2006) merupakan bukti bahawa ICT sangat penting di dalam pengurusan pendidikan. Sebagai kesimpulan, ICT juga mempunyai peranan penting sebagai medium di dalam pengurusan pendidikan. Keberkesanan pengurusan masa berasaskan ICT bukan sekadar dapat mempercepatkan proses kerja tetapi juga mampu membina satu standard kualiti yang terkawal.

ICT Dalam Pengurusan Pendidikan. Secara umum, boleh dikatakan bahawa pengurusan merupakan satu set standard yang diguna pakai untuk mengurus sesuatu organisasi atau sesuatu masalah atau untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu dan ICT dalam pengurusan pendidikan bermakna penglibatan teknologi moden sebagai alat pemangkin keberkesanan dalam pengurusan. Dalam pengurusan pendidikan berasaskan ICT terdapat beberapa keperluan penting: •

Teknologi Penentuan teknologi termasuk perkakasan dan perisian.

1/23

• •

Sumber manusia. Sumber manusia di sini bersangkut paut dengan bidang kepakaran mencipta dan menyelenggara. Backup dan Implementasi. Penggunaan ICT dalam pengurusan secara menyeluruh dan implementasi secara berkesan.

Kelebihan: Dalam konteks pengurusan pendidikan, ICT dapat: 1. Mempercepatkan sesuatu laporan terutama berasaskan pangkalan data. 2. Data dalam bentuk digital mudah dimanipulasi. 3. Bahan boleh disimpan dan digunakan semula. 4. Penjimatan ruang.

Kekangan/Masalah Pelaksanaan: 1. Memerlukan kepakaran. 2. Penyediaan memerlukan waktu yang banyak. 3. Pelaksanaan dipengaruhi oleh faktor luaran – Input fizikal.

Sistem Pangkalan Data ( Database ) Pengenalan. Pangkalan data sebenarnya boleh disamakan dengan kabinet yang diisi dengan maklumat individu dan dalam konteks pengurusan pendidikan kabinet berkenaan mungkin mempunyai fail maklumat pelajar. Jika kita mempunyai pelajar seramai 40 orang di dalam kelas, maka di dalam kabinet kita perlu ada 40 fail pelajar yang sentiasa kemas kini. Pendek kata, pangkalan data merupakan tempat di mana kita menyimpan maklumat atau tempat di mana kita menyimpan maklumat yang tersusun untuk tujuan tertentu (Deitel & Deitel T.R. Nieto, 1999; John Connell, 1998) Secara mudah database boleh difahami sebagai; † Rekod tersusun dalam bentuk digital. † Lokasi penyimpanan maklumat yang tersusun untuk tujuan tertentu.

2/23

Pangkalan Data ( Database) Vs Fail Kabinet. Rekod yang terdapat di dalam pangkalan data tidak kelihatan kerana tersimpan dalam bentuk digital tidak memerlukan ruang fizikal berbanding rekod yang tersimpan di dalam fail kabinet yang memerlukan ruang fizikal.

Rajah 1: Gambaran pangkalan data yang tersimpan dalam bentuk digital. Sumber: Eric Winemiller, Jason T.Roff, Bill Heyman and Ryan Groom, 1998 Rekod yang tersimpan di dalam pangkalan data dalam bentuk digital terletak di bawah manipulasi data yang memerlukan GUI (Graphic User Interface) untuk memudahkan pengguna melaksanakan manipulasi data dan pangkalan data yang lebih kompleks melibatkan pembangunan GUI melalui kejuruteraan perisian. Walau bagaimanapun, rekod yang tersimpan di dalam fail kabinet pula memerlukan seseorang pengguna menyediakan ruang fizikal yang besar dan memerlukan pengguna mengambil masa yang lama untuk mendapatkan rekod yang diperlukan. Fail kabinet yang baik digambarkan seperti di dalam Rajah 2.

3/23

Rajah 2: Gambaran fail kabinet. Sumber: John Connel,1998.

Mengapa perlu pangkalan data? Dalam pengurusan pendidikan, kita sering kali perlu membuat analisis ujian, peperiksaan dan sebagainya. Penggunaan sistem pangkalan data membolehkan kita membaca, mengisi, mengemaskini dan juga kita mempunyai fleksibility apabila ingin memaparkan data untuk membuat laporan, analisis dan sebagainya (Mike Gunderloy, 1999; Charles Siegel, 1999; Eric Winemiller, Jason Roff, Bill Heyman and Ryan Groom.1999) Memahami sistem pangkalan data mempunyai persamaan dengan kabinet manual yang ada di pejabat di mana setiap laci memiliki set rekod tertentu. Dalam konteks ini, kita boleh bayangkan pangkalan data sebagai kabinet fail elektronik yang menyimpan maklumat. Sebagai contoh, kita mempunyai 35 orang pelajar di dalam kelas maka pangkalan data kita mungkin mempunyai maklumat termasuk maklumat berikut: • • • •

Maklumat peribadi Maklumat pencapaian akademik Maklumat penglibatan dalam kegiatan kokurikulum Laporan – laporan sulit. 4/23

Membina Pangkalan Data Berasaskan Ms Excel 2003. Harus diingat bahawa pangkalan data yang baik hanya dibuat sekali dan digunakan sepanjang masa sehingga pangkalan data diubah suai atau data semasa dikemas kini atau dipadam.

Tabular @ Cell merupakan pertindihan di antara Lajur dan Baris dan pertindihan ini dikenali sebagai cell atau tabular di dalam MS Acces.

Rajah 3: Data Sheet – Tabular @ Cell

Kenapa Memilih Ms Excel Sebagai Pangkalan Data? Memang terdapat pelbagai jenis pangkalan data termasuklah Dbase IV, Lotus 1-2-3, Ms Acces, Fox Pro, ODBC dan lain-lain tetapi Ms Excel mempunyai kelebihan tersendiri iaitu; • • • •

Fungsi asas sistem pangkalan data yang baik. Pangkalan data yang boleh berdiri sendiri. Pangkalan data boleh diintegrasikan dengan dokumen di dalam famili Ms Office. Ms Excel mempunyai potensi ditingkatkan sebagai sebuah perisian di bawah Visual Basic Application (VBA).

Kadangkala anda mungkin menggunakan Ms Excel sebagai fail/dokumen yang mengandungi data berbentuk digit tetapi bukan pangkalan data. Mari kita lihat apa sebenarnya perbezaan di antara Pangkalan Data dengan fail/dokumen walaupun anda menggunakan Ms Excel.

5/23

Pangkalan Data Vs Data Dalam Dokumen/fail. Ciri-ciri Pangkalan Data yang baik: „ Dibina sekali sahaja. „ Mudah diselenggara/dinaiktaraf. „ Mudah dimanipulasi untuk pelbagai tujuan. Kelemahan data dalam bentuk dokumen/fail: „ Tidak mampu berintegrasi. „ Manipulasi yang terhad. „ Sukar dinaiktaraf.

Membina Pangkalan Data Yang Baik. Pangkalan Data yang baik hanya mempunyai 2 item iaitu Column header dan data. Pangkalan data tidak boleh dicampur-adukkan dengan maklumat lain seperti keterangan dan catatan Katakan anda ingin membina pangkalan data berdasarkan maklumat-maklumat berikut: Jadual 1: Contoh Column Header Bil Column Header 1. Index 2. Nama Penuh 3. Jantina 4. Bangsa 5. Tingkatan 6. No. Kad Pengenalan 7. Alamat

Alignment

Center

Langkah: 1. Buka Perisian Ms Excel. 2. Masukkan Column Header seperti dalam Rajah 3.

Rajah 3: Column Header.

Menamakan Table. Sebelum pangkalan data disimpan pastikan nama jadual @ Table dinamakan semula untuk memudahkan kerja penyelenggaran pada masa hadapan. 6/23

Langkah: 1. Bawa cursor di bahagian nama Table semasa. 2. Klik sebelah kanan tetikus di atas nama semasa Sheet1 untuk memaparkan Popup menu dan pilih pilihan Rename. – Perhatikan Rajah 4. 3. Namakan Table dengan apa-apa nama yang sesuai seperti ‘DB_master’ dan lain-lain.

Rajah 4: Menamakan Table.

Menyimpan Pangkalan Data. Pangkalan data yang telah siap perlu disimpan di dalam satu folder yang ditetapkan untuk memudahkan untuk tujuan penggunaan pada masa hadapan. Untuk aktiviti ini, pangkalan data disimpan di Desktop Langkah: 1. Klik pada icon disket atau kombinasi kekunci Ctrl + S 2. Klik imej Desktop pada sebelah kiri. 3. Bina folder Baru pada ikon Create New Folder, namakan folder anda. 4. Namakan fail mengikut kesesuaian dan klik Save.

7/23

1. Klik Desktop untuk akses Desktop.

Rajah 5: Membina folder baru dan menyimpan fail.

Menyunting Pangkalan Data. Suntingan fizikal pangkalan data sama ada memasukkan atau memadam Column Header merupakan prosedur yang biasa berlaku di dalam penyelenggaran Sistem Pangkalan Data.

Menambah Column Header. Jika anda ingin menyelitkan Column Header baru, anda hanya perlu buka semula pangkalan data dan selitkan Column Header yang baru. Langkah: 1. Letakkan cursor di bahagian atas iaitu header utama yang dilabel ‘A’ dan seterusnya dan klik butang sebelah kiri untuk memilih kolum semasa. 2. Popup Menu akan dipaparkan dan pilih pilihan Insert. 3. Pada bahagian cell kosong untuk Column Header masukkan Header seperti Rajah 6.

8/23

Rajah 6: Menyelitkan kolum dan memasukan Column Header baru.

Memasukkan Data Dalam Pangkalan Data. Selepas pangkalan data selesai dibina, anda boleh mula untuk memasukkan data. Pangkalan Data yang baik adalah pangkalan data yang dibina sekali sahaja tetapi data boleh digunakan sehingga pelajar keluar sekolah atau sehingga data tidak diperlukan lagi. Langkah: 1. Buka fail anda. 2. Masukkan data seperti yang disediakan di dalam jadual di bawah ke dalam pangkalan data anda. Jadual 2: Contoh data. Bil 1. 2. 3. 4.

Nama Penuh Ahmad Bin Ali Mohanraj A/L Raju Ooi Sin Yee Aminah Abu Bakar

Jantina L L P P

Bangsa M I C M

Tingkatan 1A 1A 1A 1A

No. K/P 920112025357 920923022344 921020025357 920829025678

Alamat Taman Sri Utama, Kg. Panjang, Taman Gurun Jaya Taman Suria

9/23

Manipulasi Data Dan Integrasi Fail berasaskan Ms Word. Manipulasi data merupakan satu proses bagaimana data di dalam pangkalan data digunakan untuk tujuan tertentu. Pangkalan data yang baik boleh dimanipulasi untuk pelbagai tujuan khasnya di dalam pengurusan pendidikan. Contoh yang paling sesuai ialah pembinaan pangkalan data bagi pelajar di dalam sesebuah kelas untuk kegunaan guru kelas. Header Column yang dicadangkan untuk menghasilkan sistem pangkalan data adalah berasaskan kepada maklumat yang terdapat di dalam buku daftar kelas. Integrasi fail bermakna satu usaha menggunakan data dari pangkalan data untuk digunakan di dalam dokumen lain. Tambahan pula, pakej perisian Ms Office merupakan perisian yang mudah berintegrasi sesama perisian di dalam famili ini. Memang terdapat banyak kaedah integrasi fail yang boleh digunakan sama melalui kaedah link, link And Embedding atau kaedah Mail merge. Untuk modul ini, kaedah Mail Merge digunakan.

Kenapa Mail Merge? Fungsi Mail Merge merupakan satu kaedah menggabungkan fail berasaskan pangkalan data. Antara kebaikan menggunakan fungsi ini di dalam pengurusan pendidikan ialah; • • • • •

Mudah dan tepat. Menjimatkan masa. Meningkatkan kualiti pengurusan dari segi masa dan mutu kerja. Meningkatkan keberkesanan pengurusan. Beban pengisian borang-borang tidak perlu dapat dielak/dikurangkan.

Menyediakan Dokumen Mail Merge. Anda boleh menyediakan dokumen berformat mengikut keperluan dan dokumen yang hendak diintegrasikan dengan pangkalan adalah tidak terhad. Sebagai contoh, anda mungkin menyediakan format dokumen seperti berikut; • • •

Surat Amaran Ponteng Sekolah. Surat Kebenaran Mengikuti Aktiviti Persatuan. Sijil Berhenti Sekolah dan lain-lain.

Langkah: 1. Anda perlu sediakan dokumen yang diformat mengikut keperluan seperti Lampiran A. 2. Simpan dokumen anda pada folder di mana pangkalan data disimpan. 3. Link dokumen anda dengan pangkalan data.

Integrasi Fail Dengan Pangkalan Data. Selepas anda selesai menyediakan dokumen yang dikehendaki, anda perlu link dokumen anda dengan pangkalan data untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan. 10/23

Langkah: 1. Buka dokumen yang hendak diintegrasikan. 2. Klik menu Option > Letters And Mailings > Mail Merge... seperti di dalam Rajah 7 ( Visual paparan GUI ini mungkin berbeza dengan versi Ms Word sebelum versi yang digunakan di dalam modul ini).

Rajah 7 : Laluan Mail Merge Command.

11/23

3. Pilih pilihan Letters di bawah Select Document Type. 4. Klik Starting Document di bawah Step 1 of 6 seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 8.

1. Pilih pilihan Letters.

Keterangan jenis pilihan semasa.

2. Klik di sini untuk meneruskan.

Rajah 8: Mail Merge Step 1 5. Pilih pilihan User the current document. 6. Klik pula Next seperti ditunjukkan dalam Rajah 7.

Rajah 9: Mail Merge Step 2 12/23

7. Pilih pilihan Use an existing list. 8. Klik Next seperti dalam Rajah 10 dan Rajah 11 akan dipaparkan.

Rajah 10: Mail Merge Step 3.

Membuka Pangkalan Data. Selepas anda klik Next dalam langkah 3, anda akan diminta memilih sumber data. Oleh kerana data disimpan di dalam fail Ms Excel maka anda perlu mencari fail berkenaan mengikut langkah berikut:Langkah: 1. Klik icon Desktop 2. Klik 2 kali folder Excel Modul atau nama folder yang anda tetapkan. 3. Pastikan anda ubah filter File of Type kepada Excel Files (*.xls) 4. Pilih fail pangkalan data 5. Klik butang Open seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 11.

13/23

Rajah 11: Open Data Source.

Memilih Sumber Data Daripada Jadual. Dalam proses seterus, anda dikehendaki untuk memilih sumber data. Perhatikan bahawa di dalam Rajah 10 terdapat senarai Table yang mungkin mengandungi data. Mungkin anda masih ingat lagi bahawa anda telah menamakan semula pangkalan data anda untuk tujuan memudahkan anda mengenal pasti maklumat yang terkandung di dalam pangkalan data tersebut. Perhatikan 2 perkara: • Nama sumber pangkalan data. • Pilihan First Column of data contains column headers.

Rajah 12: Sumber Data. 14/23

Langkah: 1. Pilih nama sumber data, dalam modul ini Db_master adalah sumber data. 2. Klik Ok dan paparan Rajah 11 akan dipaparkan. 3. Selepas anda memaparkan GUI Rajah 13, klik Ok. Nota: Oleh kerana di dalam pangkalan data row pertama mengandungi Column Header maka anda perlu tandakan kekotak First Column of data contains column headers.

Rajah 13: Sumber Data.

Manipulasi Data dengan kaedah penggabungan (Merging). Tidak semua data yang terdapat di dalam pangkalan data perlu digabungkan di dalam sesuatu dokumen sebaliknya hanya maklumat tertentu sahaja yang diambil. Untuk proses penggabungan anda perlu menggunakan butang arahan yang telah ditetapkan tetapi tidak semua butang arahan berkenaan diperlukan. Butang Arahan yang anda perlu diketahui.

Insert Merge Fields

Highlight Merge Fields

Cari Rekod

Mail Merge Receipients View Merge Data

Rajah 14: Mail Merge Toolbars.

Data Navigator

Merge data ke dokumen baru atau pencetak

15/23

Jadual 3: Kegunaan butang di dalam Toolbars. Bil Nama butang Arahan Kegunaan 1. Mail Merge Receipients Buka data dari sistem pangkalan data. 2. Insert Merge Fields Memasukkan data pada lokasi tertentu di dalam dokumen 3. View Merge Data Memaparkan data di dalam dokumen 4. Highlight Merge Fields Menandakan lokasi di mana data digabung dengan dokumen 5. Data Navigator Berfungsi sebagai butang mencari data. 6. Cari Rekod Kaedah mencari rekod di dalam pangkalan data. 7. Merge data ke dokumen Hantar data yang digabung ke dokumen baru atau pencetak baru atau pencetak dengan pilihan. Untuk memaparkan butang alatan ini jika tidak dipaparkan, anda boleh memilih salah satu kaedah berikut:Langkah: 1. Pilih Menu Tool > Letters And Mailings >Show Mail Merge Toolbar seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 13 atau 2. Pada Menu View pilih Toolbar > Mail Merge seperti Rajah 14.

Rajah 15: Memaparkan butang alatan Mail Merge Kaedah 1.

16/23

Rajah 16: Memaparkan butang alatan Mail Merge Kaedah 2.

17/23

Menggabungkan data ke dalam Dokumen. Untuk menggabungkan data, anda perlu memilih pilihan Insert Merge Fields. Langkah: 1. Letakkan cursor tetikus pada lokasi yang dikehendaki. 2. Klik butang Insert Merge Fields. 3. Tetingkap seperti di dalam Rajah 17 akan dipaparkan. 4. Pilih data yang diingini dan klik Insert. 5. Ulang proses ini sehingga semua data yang diingini selesai digabungkan.

Rajah 17: Insert Merge Field.

Rajah 18: View dokumen yang selesai digabungkan. 18/23

Memaparkan Data Yang Telah Digabung. Selepas anda selesai memasukkan semua pangkalan data dan dokumen anda masih kelihatan seperti dalam Rajah 19, anda boleh memaparkan data berkenaan dengan mengikut prosedur berikut:Langkah: 1. Klik butang View Merge Data,

atau sila rujuk Rajah 14.

Rajah 19: Merge Data: Sebelum dan Selepas Butang View Merge Data diklik.

Melihat Satu Persatu Data Dalam Pangkalan Data. Anda boleh memaparkan data yang terdapat di dalam pangkalan data dengan menggunakan butang Navigator yang memaparkan pilihan Next dan Previous atau First dan Last.

Mencari Satu Rekod Khusus Di Dalam Pangkalan Data. Jika anda mempunyai lebih 300 rekod di dalam pangkalan data maka utiliti pencarian rekod adalah sangat perlu. Untuk mencari rekod tertentu, sila ikut prosedur berikut:Langkah: 1. Klik butang Find Entry atau Sila rujuk Rajah 14. 2. Paparan visual seperti dalam Rajah 20 akan dipaparkan. 3. Masukkan data yang dikehendaki. 4. Tetapkan lokasi di mana data berkenaan berada. 5. Klik Find Next.

Rajah 20: Utiliti pencarian rekod.

19/23

Hantar Data Yang Digabung Ke Dokumen Baru Atau Pencetak. Data yang selesai digabung boleh dihantar ke dalam dokumen baru atau pencetak dengan mengikut kehendak pengguna. Untuk melaksanakan prosedur ini, sila ikut langkah berikut: Langkah: 1. Pilih butang sama ada Merge To New Document atau Merge To Printer sila rujuk Rajah 14. 2. Visual seperti di dalam Rajah 21 akan dipaparkan. Tetapkan rekod yang hendak dihantar mengikut keperluan.

Rajah 21: Visual Merge to New Document dan Merge to Printer.

Memaparkan Rekod Terpilih Mengikut Syarat (Filter) Penggunaan fungsi filter adalah sangat penting apabila pangkalan data mempunyai rekod melebih 10. Dengan penggunaan filter maka data yang lulus syarat sahaja akan dipaparkan. Sebagai contoh, anda ingin memaparkan nama pelajar yang menerima surat amaran kali kedua sahaja. Maka dengan fungsi filter, anda boleh melaksanakan proses ini untuk tujuan memudahkan proses pengurusan. Langkah: 1. Pilih butang Mail Merge Recipients,, atau sila rujuk Rajah 14. 2. Apabila visual seperti dalam Rajah 22 dipaparkan, tetapkan filter yang ditetapkan seperti paparan pelajar yang menerima surat amaran kedua.

20/23

Rajah 22: Fungsi filter.

Nota: Harus diingat bahawa fungsi filter ini harus dikeluarkan semula untuk memaparkan semula semua rekod yang terdapat di dalam pangkalan data.

Apa yang berlaku apabila anda membuka semula dokumen? Setiap kali anda membuka dokumen yang telah digabungkan dengan pangkalan data, perisian Ms Word tidak secara automatik membuka pangkalan data yang telah digabung dengan dokumen. Jadi, anda perlu klik butang YES untuk meneruskan membuka dokumen berkenaan seperti Rajah 23 yang ditunjukkan di bawah.

Rajah 23: Membuka dokumen dengan tetingkap Select Query.

21/23

Rumusan. Usaha memperkenalkan sistem pangkalan data di peringkat sekolah dalam usaha memantapkan keberkesanan pengurusan pendidikan adalah sangat penting. Pangkalan data yang baik bukan sahaja dapat digunakan untuk pelbagai tujuan dan dapat dimanipulasikan dengan mudah. Malahan, apabila kita mula membuat pemantauan terhadap sesuatu objek atau perkara apa yang sangat penting ialah satu sistem pangkalan data (Harold Davis, 1998). Kepentingan sistem pangkalan data bukan sahaja penting sebagai bahan rujukan tetapi juga boleh digunakan untuk membuat keputusan. Walau bagaimanapun, usaha ke arah satu sistem pangkalan data berpusat bukan sesuatu yang mudah kerana penghasilan satu sistem pangkalan data yang baik memerlukan komitmen yang tinggi terutama sekali pihak pentadbiran peringkat sekolah. Di kalangan para guru, penggunaan sistem pangkalan data bukan sahaja dapat memudahkan tugas tetapi mengurangkan beban pengisian borang-borang tertentu yang melibatkan pengurusan pendidikan.

22/23

Rujukan Charles Siegel. 1999. Teach Yourself Microsoft Access 2000. Foster City, CA, IDG Books Worldwide, Inc. Deitel & Deitel T. R. Nieto. 1999. Visual Basic 6 How To Program. New Jersey, Prentice Hall. Eric Winemiller, Jason Roff, Bill Heyman and Ryan Groom.1999. Visual Basic 6 Database How-To. Indiana, SAMS. Harold Davis. 1998. Visual Basic 6 Secrets. New York, IDG Books Worldwide, Inc. John Connell. 1998. Beginning Visual Basic 6 Database Programming. United Kingdom, Wrox Press Ltd. Mike Gunderloy. 1999. Visual Basic Developer’s Guide to ADO. California, Sybex. Muhd. Khuzairi Ismail. 2006. “Kenali Istilah Komunikasi.” Estidotmy Utusan Malaysia; Edisi 50, PP362/12/2006. NUTP. Mac 2006. “Perjuangan NUTP Berjaya Kajian Menangani Beban Tugas Guru”. Guru Malaysia. NUTP Malaysia, PP2588/11/2005 Zoraini Wati Abas. 1992. Komputer Dalam Pendidikan. Kuala Lumpur, Fajar Bakti Sdn. Bhd.

23/23

LAMPIRAN A LAMPIRAN 7B

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN GURUN,

Hendaklah diisi dalam 3 salinan Asal : Bapa/Penjaga Salinan 1 : Fail Sekolah Salinan 2 : Guru Kelas

08300 GURUN, KEDAH DARUL AMAN. Telefon Fax

: :

4686240 4682141

" KEDAH MAJU 2010"

Rujukan Kami Tarikh

: :

SMKG.40/002/4/Ting. 19 Jun 2006

/Jld.

(

)

«Nama_Penjaga» «Alamat» Tuan/Puan, Pemberitahu Ketidakhadiran Ke Sekolah:

Amaran Kali «Jenis_Amaran»

Saya dengan ini diarahkan untuk memaklumkan bahawa *anak/jagaan tuan/Puan «Nama_Penuh» dari tingkatan «Tingkatan» telah tidak hadir ke sekolah «Mula_TH» hingga «Akhir_TH» dari

(

«Jumlah_TH»

hari)

2. Sila maklumi pihak sekolah dengan menggunakan lampiran di bawah yang disertakan atau berhubung terus dengan Pengetua dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat ini. 3. Mengikut peraturan sekolah, *anak/jagaan tuan/puan boleh dikenakan tindakan buang sekolah jika tidak hadir tanpa apa-apa sebab atau kenyataan yang munasabah daripada ibu/bapa atau penjaga. Sekian dimaklumkan, Terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “PENDIDIKAN CEMERLANG KEDAH GEMILANG” Saya yang menurut perintah, (Pengetua) ................................................................................................. Potong di sini ............................................................................................. SURAT JAWAPAN LAMPIRAN 7B1 Tarikh : «Alamat»

Pengetua,

Pemberitahuan Ketidakhadiran Ke Sekolah: Terima kasih di atas surat tuan SMKG.40/002/4/Ting.

/Jld.

(

) bertarikh ................................................................................

2. Saya akan berjumpa *tuan/puan pada ......................................................... pukul ................................................ *pagi/petang untuk Berbincang berkaitan dengan kes *anak/jagaan saya. Sekian, terima kasih. Yang benar, (Tandatangan Waris) Nama Penuh: «Nama_Penjaga»

*Potong yang mana tidak berkaitan.