MEMORIA DE LABORES ABRIL 2016 INFOM HUEHUETENANGO: El Instituto de Fomento Municipal -INFOM- en Huehuetenango, tiene sus oficinas en Colonia El Bosque zona 5 y está al servicio de las 33 municipalidades del departamento, atendiendo sus demandas oportunamente con eficiencia ya que se cuenta con personal técnico y profesional capacitado comprometido con el que hacer municipal. Funciones y Atribuciones:

1. Asesoría financiera, presupuestaria, administrativa, técnica y tecnológica por medio de los técnicos regionales. 2. Talleres de capacitación para autoridades, funcionarios y empleados municipales a través de los técnicos regionales de la Unidad de Fortalecimiento Municipal. 3. Planificación, realización de estudios, mantenimiento, y limpieza de pozos a través del área técnico-social en coordinación con la Unidad de Estudios Técnicos. 4. Trámite de Pre inversión, asesoría y ejecución de proyectos de agua potable rural, saneamiento básico (letrinización), perforación y mantenimiento de pozos de agua potable, a través de la unidad técnico-social de la oficina regional, en coordinación con las unidades de oficina centrales. 5. Trámite de Proyectos de drenajes y/o Plantas de Tratamiento, por medio de la unidad técnico-social de la oficina regional. 6. Planificar, dirigir y controlar las acciones a nivel regional, de acuerdo a las políticas e instrumentos normativos emitidos por las autoridades de la Institución. 7. Coordinar las actividades administrativas y financieras con los programas de desarrollo municipal y unidades ejecutoras de proyectos, en lo concerniente a la delegación de funciones al personal, revisión de requerimientos de materiales, control de bodega, promoción de servicios, supervisión y ejecución de proyectos. 8. Coordinar la promoción de los servicios de asistencia técnico –administrativa y financiera de la institución ante los funcionarios municipales. 9. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios prestados en todas las áreas de trabajo. 10. Promover las relaciones de coordinación y cooperación con otras instituciones públicas u organismos financieros con los cuales el instituto tenga vinculación en el desarrollo de proyectos y capacitación, entre otros. 11. Establecer registros de control y de información de los municipios de la región. Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610

@INFOMHuehue Infom Huehuetenango

12. Representar a la institución ante otros sectores de desarrollo y brindar apoyo a otras regionales en el ámbito de su competencia. 13. Diseñar y proponer la implementación de estrategias regionales para la atención del sector Agua y Saneamiento, en coordinación con las municipalidades. 14. Aprobar dictámenes y resoluciones técnicas que demanden los gobiernos locales. 15. Realizar los demás deberes y obligaciones inherentes al puesto y que le sean designados por su inmediato superior. 16. Relación externa con autoridades y funcionarios municipales y de otras instituciones públicas y privadas para resolver asuntos relacionados con fortalecimiento municipal y desarrollo local. 17. Supervisar directamente el trabajo que ejecuta el personal profesional, técnico y administrativo.

1. GERENCIA REGIONAL No.

Actividad

Abril

1

Programaciones semanales de actividades de la Oficina Regional

4

2

Reuniones CODEDE y Unidad Técnica Departamental.

4

3

Visita a Alcaldes Municipales.

4

4

Reunión con personal oficina regional coordinación de actividades. Promoción de servicios de INFOM a municipalidades y/o entidades de Gobierno.

3

Reuniones con otras instituciones Públicas y Privadas Recibir y revisar informes de trabajo del personal 029 para trasladar al departamento de Recursos Humanos para su trámite respectivo. Visita de monitoreo a los proyectos de agua y letrinas de la oficina regional.

3

9

Revisión de Informes de Avances Físicos de Proyectos

2

10

Revisión de Informes semanales de Proyectos de Pozos Profundos

2

11

Reuniones en Oficinas Centrales INFOM UNEPAR

1

12

Participación en inauguración de los proyectos de agua y letrinas.

0

13

Reuniones con la Unidad de AO y M,

0

14

Reuniones de Gerentes regionales

0

5 6 7 8

TOTAL Cuadro de actividades (1) Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

3

2 2

30

Abril 4

4

4

4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

3

3

3 2

2

2

2

Reuniones en Oficinas Centrales INFOM…

Revisión de Informes semanales de…

Revisión de Informes de Avances Físicos de…

Visita de monitoreo a los proyectos de agua…

Recibir y revisar informes de trabajo…

Reuniones con otras instituciones Públicas…

Promoción de servicios de INFOM a…

Reunión con personal oficina regional…

Visita a Alcaldes Municipales.

Reuniones CODEDE y Unidad Técnica…

Programaciones semanales de…

1

2. FUNCIONAMIENTO REGIONAL: 2.1 No.

CONTABILIDAD: Actividad

Abril

1

Emisiones de Cheques de Fondo Rotativo INFOM-UNEPAR

26

2

Liquidaciones de Fondo Rotativo de INFOM-UNEPAR

13

3

Ingreso de liquidaciones de INFOM-UNEPAR al Sistema SICOIN WEB Conciliaciones Bancarias del Fondo Rotativo de INFOM-UNEPAR (Fondos INFOM y Nacional)

13

5

Conciliaciones Bancarias de Fondos por Anticipo de INFOM-UNEPAR

1

6

Emisiones de Cheques por anticipos de INFOM-UNEPAR.

0

4

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

2

7

Solicitudes de Fondos por Anticipo de INFOM-UNEPAR

0

8

Solicitudes de Compra para pago de Arrendamiento de Inmueble

0

9

Recepción y envío de pago por proyectos de agua potable de PAYSA. TOTAL

0 55

Abril 26 30 25 20 15 10 5 0

13

No.

1 Conciliaciones Bancarias de Fondos por Anticipo de INFOM-UNEPAR

Conciliaciones Bancarias del Fondo Rotativo de INFOM-UNEPAR (Fondos INFOM y Nacional)

Ingreso de liquidaciones de INFOM-UNEPAR al Sistema SICOIN WEB

Liquidaciones de Fondo Rotativo de INFOMUNEPAR

2 Emisiones de Cheques de Fondo Rotativo INFOM-UNEPAR

2.2

13

SECRETARIA: Actividad

Abril

1

Atención a llamadas telefónicas, envíos y recep. de fax.

400

2

Atención a personas en general Recepción de correspondencia varias ingresadas al libro correspondencia

100

3 4 5 6

de

Clasificar, distribuir y archivar la documentación Elaboración de oficios, providencias, conocimientos, nombramientos de comisión, memorándums, circulares. Entrega de correspondencia a Municipalidades, Entidades del Estado, ONG´S, Personal. Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610

@INFOMHuehue Infom Huehuetenango

79 79 50 20

7

Elaboración de constancias de visita

10

8

Elaboración de Finiquitos del personal 031 Consolidar las programaciones semanales y enviarlas por correo a Coordinación de Regionales

6

10

Suscripción de actas

3

11

Elaboración de Términos de Referencia Personal 029 Reuniones de trabajo con personal de Oficina y elaboración de las memorias de reunión.

2

13

Realizar pedidos de útiles de oficina

0

14

Elaboración de solicitudes de compra

0

9

12

4

2

TOTAL

755

Abril

2.3 No.

Consolidar las programaciones…

3

2

2 Reuniones de trabajo con personal de…

4

Elaboración de Términos de…

6

Suscripción de actas

10

Elaboración de Finiquitos del personal…

20 Entrega de correspondencia a…

50

Elaboración de oficios, providencias,…

79

Clasificar, distribuir y archivar la…

79 Recepción de correspondencia…

Atención a personas en general

Atención a llamadas telefónicas, envíos y…

100

Elaboración de constancias de visita

400 400 350 300 250 200 150 100 50 0

BODEGA: Actividad Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610

@INFOMHuehue Infom Huehuetenango

Abril

1 2 3

Control de ingresos y egresos a almacén de Fondos Propios INFOM, PDRL, SESAN, Fondo Nacional y otros programas. Elaboración de actas de recepción de materiales y de materiales sobrantes en los proyectos. Entrega de Materiales para proyectos y/o emergencias de Agua y Saneamiento Ambiental.

8 3 1

4

Elaboración de Pedidos y Remesa para bodega (egreso de materiales).

1

5

Actualización de tarjetas Kardex e informes Informes mensuales de bodega regional, bodega en tránsito de materiales para proyectos de agua potable y letrinización. Informe mensual de bodega en tránsito de proveeduría con fondos propios de INFOM Informe mensual a Contraloría General de Cuentas sobre uso de formularios 1H Serie B. Elaboración de ingreso de materiales para proyectos y de proveeduría con Fondos propios de INFOM. constancias de Ingreso,( Formularios Forma 1-H SERIE "c") TOTAL

1

6 7 8 9

1 1 1 0 17

Abril 8 8 7 6 5 4 3 2 1 0

3

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

1

Informe mensual a Contraloría General de Cuentas sobre uso de…

1

Informe mensual de bodega en tránsito de proveeduría con…

1

Informes mensuales de bodega regional, bodega en tránsito de…

1

Actualización de tarjetas Kardex e informes

1

Elaboración de Pedidos y Remesa para bodega (egreso de materiales).

Entrega de Materiales para proyectos y/o emergencias de Agua…

Elaboración de actas de recepción de materiales y de materiales…

Control de ingresos y egresos a almacén de Fondos Propios…

1

2.4

ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

No.

Actividad

Abril

1

Entrega, recepción, estado y trámite de reparación de Vehículos.

20

2

Atender Asuntos Administrativos de Oficina Elaboración de programación, consolidado e informes de actividades semanalmente.

18

4

Sustituir al Gerente Regional en su ausencia

3

5

Conciliaciones bancarias

3

6

Reuniones Internas con Gerencia y Personal

2

7

Informe mensual de Estado de Vehículos

1

8

Elaboración de informes mensuales de actividades. Apoyar en coordinaciones de actividades y visitas a Municipalidades en fortalecimiento municipal.

1

10

Representar al Gerente en Reuniones Interinstitucionales

0

11

Cubrir Vacaciones de Contador Regional

0

12

Cubrir Vacaciones de Gerente Regional

0

3

9

TOTAL

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

4

1

53

Abril 18

2.5

1

1

1

Elaboración de informes mensuales de actividades. Apoyar en coordinaciones de actividades y visitas a…

2

Informe mensual de Estado de Vehículos

3

Reuniones Internas con Gerencia y Personal

3

Conciliaciones bancarias

4

Entrega, recepción, estado y trámite de reparación de… Atender Asuntos Administrativos de Oficina Elaboración de programación, consolidado e…

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

Sustituir al Gerente Regional en su ausencia

20

TÉCNICO EN GESTIÓN DE DESARROLLO (029):

No.

Actividad

Abril

1

Atender Asuntos Administrativos de Oficina Elaboración de programación, consolidado e informes de actividades semanalmente.

20

3

Reuniones Internas con gerencia y Personal

2

4

Apoyar en coordinaciones de actividades

2

5

Elaboración de informes mensuales de actividades. Representar al Gerente en Reuniones Interinstitucionales Visitas personalizadas para promocionar los servicios que presta la Institución

1

2

6 7

TOTAL

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

4

0 0 29

Abril 20

2.6

2

1 Elaboración de informes mensuales de actividades.

Apoyar en coordinaciones de actividades

2

Elaboración de programación, consolidado e informes de actividades semanalmente.

Atender Asuntos Administrativos de Oficina

4

Reuniones Internas con gerencia y Personal

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

INFORMÁTICA:

No.

Actividad

Abril

1

Elaboración y conformación de informes varios y programaciones de la oficina regional

20

2

Apoyo a otras áreas de la regional en distintos temas.

5

3

Reuniones internas con Gerencia y personal regional. Atención a personas e instituciones para coordinación de actividades y/o información variada. Apoyo en el control de inventarios de la oficina regional en tarjetas auxiliares.

4

6

Mantenimiento preventivo y correctivo pc's regional

3

7

Participación en actividades y/o reuniones en INFOM central. Coordinación de actividades de apoyo al área de Fortalecimiento Municipal.

3

9

Talleres de capacitación recibidos.

2

10

Otras actividades de gabinete

2

4 5

8

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

4 3

3

11

Apoyo y asesoría en temas de cómputo a personal de oficina regional.

1

12

Representar al Instituto en reuniones interinstitucionales.

1

TOTAL

51

Abril

Apoyo en el control de inventarios de la…

Mantenimiento preventivo y…

Participación en actividades y/o…

3

2

2

1

1 Representar al Instituto en reuniones…

3

Apoyo y asesoría en temas de cómputo a…

3

Otras actividades de gabinete

3

Talleres de capacitación recibidos.

4

Coordinación de actividades de apoyo…

4

Atención a personas e instituciones para…

Apoyo a otras áreas de la regional en distintos…

Elaboración y conformación de…

5

Reuniones internas con Gerencia y personal…

20 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

3. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL: No. 1 2 3 4 5

Actividad Asesorías sobre Transferencias y Ampliaciones durante el ejercicio 2016 a razón de un promedio de 14 por municipalidad. Apoyo y Asesorías varias sobre diferentes temas de la Administración Municipal. Asesoría y Logística a municipalidades con relación a la gestión de préstamos institucionales. Municipalidades capacitadas con relación a leyes nuevas y reformas. (será contrademanda a todas las municipalidades del departamento). Municipalidades asesoradas en la creación y actualización de manuales y reglamentos administrativo-financieros de acuerdo a las demandas que se presenten. Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610

@INFOMHuehue Infom Huehuetenango

Abril 26 9 5 4 3

6 7 8 9 10 11

Visitas personalizadas para promocionar los servicios que presta la Institución y, además apoyar a resolver problemas que existan en la administración de las municipalidades que se visiten. Talleres de capacitación a municipalidades diferentes temas durante el año. Asesoría a municipalidades en la Formulación de Presupuestos y su base legal. (Intervenciones). Municipalidades Asesoradas y capacitadas en la ejecución y liquidación del presupuesto municipal. (Intervenciones). Municipalidades asesoradas en temas de finanzas municipales de acuerdo a las demandas que se presenten a esta oficina regional. Asesorías sobre ejecuciones presupuestarias cuatrimestrales a las 32 municipalidades.

2 2 0 0 0 0

TOTAL

51

Abril 26

Visitas personalizadas para promocionar los servicios que presta la…

2

2 Talleres de capacitación a municipalidades diferentes temas…

3

Municipalidades asesoradas en la creación y…

4

Municipalidades capacitadas con relación a leyes…

5

Asesoría y Logística a municipalidades con relación a la gestión…

Apoyo y Asesorías varias sobre diferentes temas de la…

9

Asesorías sobre Transferencias y Ampliaciones durante…

30 25 20 15 10 5 0

4. GESTIÓN SOCIAL: No.

Actividad Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610

@INFOMHuehue Infom Huehuetenango

Abril

1

Reuniones de Coordinación Gerencia Regional y Equipo Técnico Visitas de monitoreo del sistema de agua potable por bombeo del Programa de AO y M - JICA Asesorar y apoyar a los comités en temas de educación sanitaria y ambiental. Evaluación de monitoreo de sistemas de agua potable por bombeo del Programa de AO y M - JICA Visita Técnico Social a diferentes comunidades por proyectos solicitados de las comunidades de diferentes municipios. (aforo, organización comunitaria, etc.). Orientadores comunitarios capacitados en temas de Agua y Saneamiento.

4

7

Comités capacitados en temas de Agua y Saneamiento.

0

8

Bodegueros capacitados en temas de Agua y Saneamiento.

0

9

Fontaneros capacitados en temas de Agua y Saneamiento. Visita a municipios en donde se gestiona y coordina el financiamiento para proyectos de agua y saneamiento ambiental. Revisión y formulación de Expedientes de proyectos de agua potable y saneamiento ambiental. Visita a municipalidades para seguimiento de proyectos por bombeo del programa de AO y M - JICA

0

Capacitaciones y orientaciones de trabajo recibidas.

0

2 3 4 5 6

10 11 12 13

TOTAL

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

3 2 2 2 0

0 0 0 13

Abril 4 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

3 2

2

Evaluación de monitoreo de sistemas de agua potable por bombeo del Programa de AO y M - JICA Visita Técnico Social a diferentes comunidades por proyectos solicitados de las comunidades de…

Asesorar y apoyar a los comités en temas de educación sanitaria y ambiental.

Visitas de monitoreo del sistema de agua potable por bombeo del Programa de AO y M JICA

Reuniones de Coordinación Gerencia Regional y Equipo Técnico

2

5. AREA TÉCNICA (INGENIERÍA): No.

Actividad

Abril

1

Visitas técnicas de pre factibilidad de proyectos

3

2

Visitas de seguimiento a proyectos por bombeo JICA

3

3

Visita para monitoreo de pozos mecánicos

3

4

Informe de evaluación de pozos JICA

3

5

Elaboración de informes específicos de visitas técnicas

3

6

Informe de Avance Físico de Proyectos de la Regional

1

7

Informe mensual de pozos profundos

1

8

Capacitaciones y orientaciones de trabajo recibidas Asistencia técnica en sistemas de agua potable respecto a la operación y mantenimiento.

1

Evaluación técnica de proyectos por desastres naturales Reuniones de trabajo mensual con personal de la Unidad de Administración, Operación y Mantenimiento para intercambio de

0

9 10 11

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

0

0

experiencias y mejores prácticas de sistemas de agua por bombeo. 12

Recepción de proyectos finalizados

0

13

Actualización de información ante el SNIP por proyecto

0

14

Visitas técnicas de supervisión a proyectos en ejecución

0

15

Elaboración de informes técnicos pormenorizados de obra terminada Análisis e interpretación e investigación de problemas relacionados acueductos por gravedad y bombeo. Visita técnica para la puesta en marcha y la operación y mantenimiento de sistemas de drenaje sanitario y/o plantas de tratamiento de aguas residuales. Proyectos de Alcantarillado Sanitario y Planta de Tratamiento de Aguas Residuales en ejecución Recepción y entrega de equipo y materiales a proyectos de la Regional.

0

16 17 18 19

0 0 0 0

TOTAL

3

3

3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

Informe de Avance Físico de Proyectos de la Regional

Elaboración de informes específicos de visitas técnicas

Informe de evaluación de pozos JICA

Visita para monitoreo de pozos mecánicos

Visitas de seguimiento a proyectos por bombeo JICA

Visitas técnicas de pre factibilidad de proyectos

1

1

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

1

Capacitaciones y orientaciones de trabajo recibidas

3

Abril

Informe mensual de pozos profundos

3

3

18

6. EGRESOS COMPARATIVO POR MES Mes

Servicios No Personales

Materiales y Suministros

Total Por Mes

Marzo Abril

Q. 2,647.00 Q. 24,808.00

Q. 2,267.65 Q. 1,835.00

Q. 4,914.65 Q. 26,643.00

TOTAL ACUMULADO MENSUAL

Q 31,557.65

Egresos Comparativos por Mes Q 24,808.00 Q 25,000.00 Q 20,000.00 Q 15,000.00

Marzo Abril

Q 10,000.00 Q 2,647.00

Q 2,267.65

Q 5,000.00

Q 1,835.00

QServicios No Personales

Materiales y Suministros

7. INGRESOS COMPARATIVO POR MES Mes

Servicios NO Personales

Materiales y Suministros

Total Por Mes

Q 0.00

Q 0.00

Q 0.00

TOTAL NOTA: Esta oficina regional no percibe ingresos. Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

Q 0.00

8. LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES No. 1 2 3 4 5 6

Actividad

Situación

Visita Social De Diagnostico De Campo, A Aldea Rio Azul, Santa Cruz Barillas, Huehuetenango Visita A Caserío El Porvenir Aldea Ixconlaj, Colotenango, Huehuetenango Evaluar el expediente del proyecto de agua p. de Aldea San Francisco Momonlac, Barillas, y realizar las solicitudes de compra Municipalidad de Chiantla solicita copia de publicaciones de los Reglamentos, planes, ordenanzas, arbitrios y otros. 4 visitas técnicas sociales de evaluación de sistemas a comunidades de la Regional de Huehuetenango. Inauguración de Proyecto de Agua

Programada Para El 04-0506/05/2016 Programada Para 10/05/2016 Se realizará cuando se reincorpore a sus labores el ingeniero regional. Se trasladó a INFOM Guatemala solicitando copia. Pendientes de visita a requerimiento de la Coordinación de Regionales. Proyecto finalizado, liquidación pendiente.

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

10. IMÁGENES Asesoría en Reglamentos Municipales

Promoción de Servicios

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango

Visitas de Seguimiento y Monitoreo de Proyectos

Oscar Armando Palacios Mérida Gerente Regional INFOM Huehuetenango

Colonia El Bosque zona 5, Huehuetenango Tel. 77691610 @INFOMHuehue Infom Huehuetenango