MANUAL INSTITUCIONAL DE CLASES
Código: 1.5.14 Página: 1 de 6
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SECRETARIA DE SERVICIO CIVIL 2
Nombre de la Clase
Nombre de la Clase homóloga del Servicio Civil
GENERAL Grupo Ocupacional al que pertenece la Clase
14 Categoría
Naturaleza de la clase Coordina y ejecuta labores asistenciales variadas de apoyo a la gestión de funcionarios de Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva del IFAM, tales como: administración de documentos, correspondencia, ejecución de trámites y controles administrativos derivados de los procesos de trabajo de la dependencia donde labora.
Cargos incluidos en esta Clase
Asistente Administrativo Junta Directiva
Asistente Administrativo Auditoría Interna
Asistente Administrativo Presidencia Ejecutiva
Asistente Administrativo Asesoría Jurídica
Asistente Administrativo Dirección Ejecutiva
Actividades generales de la Clase 1. Asistir en la ejecución de actividades de apoyo relacionadas con la redacción, preparación y elaboración de documentos e informes relacionados con la gestión de la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva. 2. Asistir a sus superiores en el control y seguimiento de los asuntos propios de su actividad, con el propósito de facilitarle el éxito en su desempeño y contribuir al logro de los objetivos institucionales así como de los requerimientos de los usuarios internos y externos de la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva. 3. Realizar la gestión y control de suministros, materiales y equipo que pertenezcan o sean requeridos por la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva. 4. Asistir en la ejecución actividades de gestión administrativo de acuerdo con los requerimientos de la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva. y según le sea asignado. 5. Administrar la agenda de reuniones, citas y compromisos laborales del superior y otros funcionarios de la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva., así como organizar, preparar y atender reuniones o
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GENERAL Grupo Ocupacional al que pertenece la Clase
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actividades específicas, coordinar y realizar la convocatoria, tomar notas en las reuniones y transcribir la información, entre otras. 6. Redactar y dar trámite a oficios, memorandos, notas, cartas, informes y otros, cuando sea requerido o digitar, transcribir o incluir datos en informes, notas, formularios o los sistemas informáticos que se utilizan en la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva.. 7. Recibir, clasificar, registrar, controlar, archivar, preparar y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa a la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva, así como despachar y dar seguimiento a la correspondencia interna y externa. 8. Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo de la Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva y mantener los archivos de acuerdo a las directrices referentes a la gestión de la documentación e información. 9. Atender las llamadas telefónicas, atender público, proveedores y otras personas que visiten la d Junta Directiva, Auditoría Interna, Presidencia Ejecutiva, Asesoría Jurídica y Dirección Ejecutiva del IFAM, tomar nota de los mensajes recibidos y comunicarlos a sus destinatarios, llevar el control del uso de la sala de reuniones o capacitaciones y del equipo audiovisual. 10. Atender y operar facsímil para el envío y recibo de la documentación a nivel interno y externo, así como operar y administrar la máquina fotocopiadora, presentar el informe de fotocopias y coordinar el mantenimiento de equipo. 11. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. 12. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos del Sistema de Control Interno relacionados con su ámbito de responsabilidad. 13. Aplicar las normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 14. Permanecer actualizado en su área de especialidad. 15. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas.
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Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Trabaja siguiendo lo dispuesto en la normativa, procedimientos, protocolos, leyes, reglamentos, circulares y otras disposiciones aplicables a su área de actividad, así como las indicaciones que le suministran sus superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel de la dependencia donde labora. La labor es evaluada por su superior inmediato, por medio de la valoración del trabajo realizado, el compromiso con este, el análisis de informes que presenta, así como la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios o entrega de los productos que se deriven del desempeño de las labores asignadas.
2. Supervisión ejercida No tienen personal a cargo. No obstante, en forma ocasional le puede corresponder coordinar las labores de un equipo de trabajo o funcionarios de nivel técnico u operativo, por lo que es responsable de asignar, revisar y dar seguimiento a las actividades asignadas.
3. Responsabilidad por funciones Es responsable porque los trabajos, servicios y actividades que realice propias de su función, cumplan con las normas de calidad, eficiencia y oportunidad exigidas por los usuarios, según los procedimientos establecidos para las actividades que atiende y para lo cual es necesario que aplique los conocimientos especializados y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de la dependencia en la cual se encuentra ubicado el puesto. Maneja información de tipo confidencial, por lo tanto es responsable de mantener discreción por este tipo de información. Su trabajo está en función directa al de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor (a) público.
4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales, de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio.
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5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución, le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información y proactividad para atender y resolver situaciones variadas que le soliciten. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de moderado estrés.
7. Consecuencia del error Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases de revisión de las labores que desempeña.
Competencias base asociadas a la clase Competencias
Niveles por competencias1 Inicial
Básico
Optimo
Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva
1
Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.
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Competencias
Niveles por competencias1 Inicial
Básico
Optimo
Experto
6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional
Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar.
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:
Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Requisitos de la clase Formación Académica Bachiller en Educación Media o título equivalente y título de Técnico en Secretariado o afín.
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Experiencia Dos años de experiencia en labores relacionadas con el puesto. Poseer una combinación equivalente de estudios y experiencia de conformidad con la normativa vigente.
Requisitos legales u otros No aplica.
