Manual de Entrevistas para Candidatos

Manual de Entrevistas para Candidatos

Introducción El comité de Recursos Humanos de American Chamber/Mexico, desarrolló este pequeño manual, con el objetivo de ayudar a los candidatos que han sido invitados a una entrevista, para que estén mejor preparados, puedan realizar entrevistas eficientes y efectivas, y les permita comunicar sus habilidades en forma clara y concisa.

Objetivo El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar información que les permita a las partes determinar el “fit” potencial entre el candidato y la organización. Para poder lograr este objetivo, es fundamental que el candidato se prepare antes de asistir a una entrevista. Deberá hacer una reflexión exhaustiva y documentarse, para entender mejor a la organización y sus necesidades específicas.

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Tipos de entrevistas y estilos de preguntas El candidato debe de estar consciente de que existen diversos tipos de entrevistas y diferentes estilos de preguntas; y debe prepararse según sea el caso. Los tipos de entrevistas más frecuentes son las de carácter informativo, y las de selección.

Tipos de entrevistas Informativas: Entrevistas sin un perfil específico • Presentación: El candidato busca presentarse a la organización • Explorativas: Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su información actualizada y disponible Selección: Entrevistas que buscan un perfil específico • Individual: Una persona realiza la entrevista • Secuencial: Varias personas realizan las entrevistas, es importante tratar a todos como si fueran quienes tomarán la decisión final • Panel: Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona puede haber sido asignada a buscar ciertas características específicas. Es importante, al contestar las preguntas, voltear a ver a todas las personas presentes, para involucrarlas

Estilos de preguntas Tradicionales: Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuéntame sobre tu desempeño profesional, ¿cuáles son tus fuerzas o debilidades?, ¿cómo te ves en cinco años?, ¿por qué saliste de tu anterior trabajo? Comportamiento: Preguntas que ayuden a describir, en detalle, ciertas habilidades, en base a comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo específico donde lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuéntame sobre alguna ocasión en que tomaste la decisión equivocada.

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Agresivas: El entrevistador habla rápido y en forma agresiva, puede preguntar algo como: ¿por qué te deberíamos contratar?, ¿con qué tipo de personas batallas en el trabajo?, ¿qué es lo que menos te interesa de este trabajo?, ¿cómo manejas el rechazo? Casos: Preguntas de un caso teórico, para ver cómo razonaría y reaccionaría el candidato, como: una cadena de tiendas actualmente recibe inventario de producto en forma descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores; el Presidente de la organización está pensando si la cadena de tiendas se beneficiaría de un almacén centralizado, ¿cuáles serían los factores críticos a considerar para poder tomar la decisión?

Qué hacer antes de una entrevista - Preparación Sin duda, lo mejor que puede hacer un candidato antes de tener una entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocerse a sí mismo, segundo, realizar una investigación que le permita conocer a la industria, empresa, y puesto en cuestión y, finalmente, hacer un análisis que le ayude a identificar las áreas donde puede aportar valor a la organización.

Conocerse a fondo a sí mismo • Actualiza tu CV, evita errores de ortografía, de fechas, de redacción, y describe: a. Responsabilidades, logros y beneficios creados b. Intereses, habilidades y objetivos • Preparar lista de referencias profesionales • Estar preparado para contestar: a. Fortalezas personales y áreas de oportunidad b. Actitud ante la adversidad c. Valores y principios • Tener una idea clara de hacia dónde quieres llegar, motivos para un cambio. • Poder explicar, brevemente, la trayectoria de tu vida profesional. • En caso de que tengas una discapacidad, es importante describirla en tu CV, y anotar las posibles necesidades, materiales o mecánicas, para tu mejor desempeño. Manual de Entrevistas para Candidatos

Conocer, en términos generales: El entorno y la industria donde participa la empresa • Tendencias macro, y mercados que son atendidos • Principales competidores (sus estrategias macro) • Dinámica competitiva • Principales retos y áreas de oportunidad

A la empresa y su organización • Preguntar si la empresa tiene el criterio y/o iniciativa para contratar personal con discapacidad y si es así, si cuenta con instalaciones de acceso universal • Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece • Información pública: Internet, periódico, página web • Estrategia aparente, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento • Información de cultura empresarial, misión, visión, valores

El puesto y las necesidades específicas • Perfil deseado, a quién le reporta el puesto • Objetivos y retos a resolver, qué falla, identificar necesidades específicas • Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo • Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar que ésta no interfiera con los requerimientos y funciones específicas del puesto. Hay tres preguntas que cada ejecutivo debe de estar preparado para responder: ¿por qué te interesa esta industria?, ¿esta empresa?, ¿este puesto? Tener claro el valor que aportas y tu rol potencial dentro de la organización • Analiza en qué forma empatan tus habilidades con las necesidades de la organización • Ve dispuesto para responder las preguntas típicas en forma concisa y enfocada • Prepara una serie de preguntas inteligentes, por si se presenta la oportunidad, al final de la entrevista. Es tan importante tener la información, como saber de qué manera usarla. El candidato debe mostrar interés y conocimiento cuando éste le sea solicitado, sin abusar, ni mostrar demasiado. Permitir que la persona de la empresa lleve la entrevista y haga su labor de investigación. En otras palabras, ir bien preparado y estar listo para dar respuestas inteligentes y con conocimientos

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fundamentados. Las personas que contratan, buscan responder dos preguntas: ¿podría el candidato realizar exitosamente las funciones del puesto en cuestión? y ¿está el candidato interesado en el puesto? Las respuestas que se den durante la entrevista, tanto en contenido, como en forma, deben ser claramente contestadas en forma afirmativa.

Primera Imagen Sin duda, la primera imagen que se genera de una persona, es la que perdura. Es aquí donde se debe tener particular cuidado, los primeros dos minutos son los más importantes, y es imperativo cuidar: La puntualidad: Nunca llegues tarde, ni más de 10 minutos antes El buen vestir: En cualquier contacto que tengas con la empresa (entrevista, exámenes médicos o psicométricos, entrega de información adicional, tour a planta, etc.) procura ir bien vestido, (no ropa sucia o rota, ni playeras, tenis, jeans, etc.) La cordialidad y el profesionalismo: Se debe respetar y atender profesionalmente a toda persona con la que se tiene contacto, inclusive la recepcionista, o la persona de Seguridad

Pasos importantes a tomar en cuenta en tu primera entrevista Difícilmente uno se puede recuperar de una mala primera imagen. Ni la arrogancia, ni la humildad excesiva, son cualidades en una entrevista. Es mejor errar en ir vestido elegante y conservadoramente, (como ejemplo en hombres: camisa blanca de manga larga, corbata color vino con patrón sencillo; traje oscuro, negro, azulmarino o gris; zapatos bien boleados y cinto de cuero, ambos del mismo color, calcetines que combinen. Esta bien ir vestido casual, si el puesto en cuestión es operativo, de planta, o de campo. Mujeres: zapatos cerrados, bien boleados, no minifaldas, no escotes, ni tirantes, ni blusas cortas o transparentes; no exagerar el maquillaje ni los accesorios, no usar colores llamativos). Normalmente en una entrevista, el entrevistador habla el 20% del tiempo y el entrevistado habla el 80%. La entrevista inicia con preguntas generales y/o la revisión del CV, para romper el hielo. Posteriormente, el entrevistador continuará con preguntas más específicas, para poder identificar las habilidades e intereses particulares del ejecutivo.

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• Sé siempre cortés, pero no exageres • Lleva copias extra de tu curriculum actualizado • Contesta exactamente lo que se te pide • No quieras “sobrevenderte” • No quieras ser más listo y llevar tú la entrevista • Nunca exageres, ni mientas en tus aptitudes • Es importante antes de la entrevista, informar a la organización, si el candidato tiene alguna discapacidad, para que ésta no sea “sorpresa” y, por lo tanto, las pláticas se lleven a cabo de manera normal, sin generar, adicionalmente, cargas emocionales para ambos, que puedan distorsionar el proceso

Cierre de entrevista y seguimiento • Es aquí cuando debes hacer las preguntas sobre las dudas que tengas, o agregar algún comentario • Comunicar el interés o no, de continuar con el proceso • Pregunta si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el proceso y cuándo es oportuno hacerlo • Enviar una carta o e-mail de agradecimiento

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Qué hacer y qué no hacer Resumen de los puntos ya comentados y algunas otras recomendaciones a considerar • • • •

Preguntar si es apropiado llevar copias extras de tu CV Dejar ver que estás preparado e hiciste tu labor de investigación Agradecer que te hayan invitado al proceso En caso de haber trabajado antes, tener disponible tu paquete de compensación completo y desglosado, para cuando te lo soliciten • Preguntar por el nivel de responsabilidad y las expectativas que se tienen en el corto plazo • Los chistes pueden caer bien o mal, usarlos con criterio y reserva • Dejar que el entrevistador “lleve” la entrevista • Ser conciso en las respuestas, no “echar rollo” o ser repetitivo • Ser íntegro y honesto, no mentir, no exagerar responsabilidades, ni cualidades • Hacer preguntas interesantes • Comunicar tu intención: estás o no estás interesado • No ser arrogante, o prepotente, o “muy listo” • No preguntar por el nivel de compensación, sino hasta que la empresa esté interesada seriamente en tí • No discutir con el entrevistador, o demostrarle que él no sabe • No ser demasiado humilde • No ponerse nervioso, es sólo una entrevista

IMPORTANTE toda la información que proporciones debe / puede ser validada por terceros

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Manual de Entrevistas para los Ejeutivos de las Empresas

Manual de Entrevistas para Ejecutivos de las Empresas Introducción El comité de Recursos Humanos de American Chamber/Mexico, desarrolló este pequeño manual, como parte de una iniciativa para enfrentar un problema común de las áreas de Recursos Humanos de las empresas. Éste tiene el objetivo de ayudar a los ejecutivos funcionales a realizar entrevistas más eficientes y efectivas.

Objetivo El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar información que les permita a las partes determinar el “fit” potencial de un candidato para desempeñar funciones específicas en una organización. Para poder lograr este objetivo, es fundamental que el ejecutivo de la empresa se prepare antes de la entrevista. El entrevistador debe desarrollar el perfil deseado, que incluya una definición clara de funciones y responsabilidades; al igual que las habilidades requeridas y/o deseadas, en base a las necesidades específicas de la empresa. Es importante considerar la visión estratégica del negocio, su posicionamiento en el ciclo de vida, y alguna otra particularidad o cambio importante como: la implementación de un nuevo sistema ERP, un cambio de Director General, una sucesión familiar, una adquisición, o fusión de negocio. Así mismo, se debe definir a las áreas de Recursos Humanos o Proveedores Externos, cuáles son las principales prioridades y las habiliadades deseadas. Conviene comentar que hay que tener un balance entre lo perfecto y lo práctico, muchas veces nos aferramos a encontrar al candidato idóneo, cuando lo que requerimos es a alguien que cumpla con el 90% de los atributos deseados.

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Tipos de entrevistas y estilos de preguntas Los tipos de entrevistas más frecuentes son las de carácter informativo, y las de selección. Dependiendo del tipo de entrevista deseada, el ejecutivo en la empresa debe preparar el estilo de preguntas y coordinarse con las personas que tomarán la decisión final.

Tipos de entrevistas Informativas: Entrevistas sin un perfil específico Presentación: El ejecutivo busca presentarse a la organización Explorativas: Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su información actualizada y disponible Selección: Entrevistas que buscan un perfil específico Individual: Una persona realiza la entrevista. Se sugiere preparar una guía de entrevistas, con una serie de preguntas claves y los temas principales a cuestionar Secuencial: Varias personas realizan las entrevistas. Es importante coordinarse para no repetir preguntas y/o estilos. Sin embargo, si un atributo o habilidad es crítica, debe ser validado por todos los entrevistadores. Conviene mezclar diferentes estilos para que la empresa refleje las posibles interacciones futuras Panel: Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona en el panel debe haber sido asignada a buscar ciertas características específicas. Es importante coordinarse previamente y administrar el tiempo. Este tipo de entrevista es más intimidante, por lo que se sugiere no usarla en las primeras interacciones con el candidato

Estilos de preguntas Tradicionales: Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuéntame sobre tu desempeño profesional, ¿cuáles son tus fuerzas o debilidades?,¿cómo te ves en cinco años?

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Comportamiento Pasado: Preguntas que ayuden a describir en detalle ciertas habilidades, en base a comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo específico donde lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuéntame sobre alguna ocasión en que tomaste la decisión equivocada. ¿Cuáles han sido tus principales logros? Agresivas: El entrevistador habla rápido y en forma agresiva, puede preguntar algo como: ¿por qué te deberíamos contratar?, ¿con qué tipo de gente tienes problemas en el trabajo?, ¿qué es lo que menos te interesa de este puesto?,¿ cómo manejas el rechazo?, ¿por qué te liquidaron?. Si en esta industria el porcentaje de margen siempre ha sido del 25%, ¿por qué piensas que debería de ser el 18%? Casos: Preguntas de un caso teórico, para ver cómo razonaría y reaccionaría el candidato, como: Una cadena de tiendas, actualmente recibe inventario de producto en forma descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores, el Presidente de la oganización está pensando si ésta se beneficiaría de un almacén centralizado. ¿Cuáles serían los factores críticos a considerar para poder tomar la decisión?

Qué hacer antes de una entrevista - Preparación Sin duda, lo mejor que puede hacer un ejecutivo de una empresa antes de tener una entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocer detalladamente los atributos más importantes que busca en el candidato a entrevistar; segundo, realizar una evaluación de la cultura de su organización. ¿Qué tipo de ejecutivos han sido los más exitosos, cuáles son las características que los distinguen?. ¿La organización fomenta el trabajo en equipo o se fomenta la competencia?, ¿existe un perfil idealizado? El ejecutivo debe tener claro el posicionamiento de la empresa en el mercado y lo atractivo de la Industria. Una entrevista sirve para evaluar a un candidato, pero también para “vender” a la empresa. Los mejores candidatos desean que se les ofrezca un reto, un potencial a desarrollarse, por lo que buscan trabajar en una industria creciente, en la empresa líder de su giro, y en un puesto clave para la organización; por lo tanto, es muy importante que el ejecutivo siempre esté preparado para proporcionar al candidato información, en términos generales, que enfatice estos puntos.

Información sobre el entorno y la industria donde participa la empresa • Tendencias macro y mercados que son atendidos • Principales competidores (sus estrategias macro) • Dinámica competitiva • Principales retos y áreas de oportunidad

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Información sobre la empresa y su organización • Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece • Información pública : Internet, periódico, pagina web • Estrategia, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento • Información de cultura empresarial, misión, visión, valores Políticas de Responsabilidad Social: inclusión de personal con discapacidad, e instalaciones con acceso universal

Información detallada del puesto y las necesidades específicas • Funciones y responsabilidades específicas • Perfil deseado, a quién le reporta el puesto • Determinar la apertura para considerar candidatos con alguna discapacidad, para dar igualdad de oportunidad • Objetivos y retos a resolver, qué falla, identificar necesidades específicas • Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo Es tan importante tener la información, como saber de qué manera usarla. El ejecutivo debe explorar el interés y conocimiento del candidato, además debe ser claro y explicar si el puesto demanda requisitos extraordinarios. El entrevistador debe mantener el control de la entrevista, especialmente el manejo del tiempo. Idealmente el 80% del tiempo debe dejar hablar al candidato. El ejecutivo que entrevista, debe buscar responder dos preguntas: ¿está el candidato interesado en el puesto?, ¿podría el candidato realizar exitosamente las funciones del puesto en cuestión?

Primera Imagen Sin duda la primera imagen que se genera de una persona es importante. • La puntualidad: 5 minutos de variación es aceptable • El buen vestir: Es cortesía informarle al candidato la política de la empresa (ropa formal o casual) • La cordialidad y el profesionalismo: Validar el trato del candidato con todas las personas con quien se establezca comunicación Sin embargo, en ocasiones, la primera imagen no refleja las capacidades del candidato. Es importante no crear prejuicios y evaluar en forma exhaustiva a los candidatos. Hay que darle la oportunidad al candidato de superar una primera mala impresión.

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Pasos importantes a tomar en cuenta durante la entrevista Como lo comentamos, y queremos enfatizar, en una entrevista el ejecutivo no debe hablar más de 20% del tiempo. Después de algún comentario informal (para romper el hielo) sobre el clima o alguna noticia relevante del día, se sugiere que la entrevista inicie con una breve charla informal donde se describa: la industria, la empresa (5 minutos máximo) y el puesto (con detalle de funciones y responsabilidades). Esto permite al ejecutivo asegurarse que el candidato esté interesado en el puesto en cuestión y así mismo, le da los lineamientos para que el candidato prepare sus respuestas de acuerdo a las necesidades requeridas. Si el candidato tiene alguna discapacidad, el ejecutivo deberá crear un ambiente de confianza, para disipar cualquier carga emocional adicional. Se inicia la entrevista del candidato con preguntas generales y/o la revisión del CV. Posteriormente, el entrevistador continuará con preguntas más enfocadas, para poder identificar las habilidades e intereses específicos del candidato. • Se validan las funciones y responsabilidades, al igual que los logros obtenidos • Se validan habilidades de comunicación • Fortalezas, áreas de oportunidad, cómo se describe a sí mismo • Cómo lo describen sus compañeros, estilo de trabajo preferido • Identificar posibles conflictos potenciales • Habilidades específicas • Muy importante: identificar su actitud y motivación • Validar principios, valores e integridad • Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar cómo la ha afrontado y qué otras habilidades le ha permitido desarrollar, así como las posibles necesidades, materiales o mecánicas, requeridas para el desempeño de sus funciones Cuando varios candidatos cumplen con el perfil deseado, normalmente los ejecutivos se basan en los atributos, actitudes y valores, para seleccionar al finalista. Es importante NO discriminar por alguna discapacidad, sexo, edad, físico, afiliación política o religiosa; el ejecutivo deberá enfocarse, exclusivamente, en las capacidades y/o habilidades requeridas.

Cierre de entrevista y seguimiento • Es aquí cuando se debe dar la oportunidad al candidato de realizar preguntas sobre las dudas que pueda tener, o agregar algún comentario • Comunicar el interés o no, de continuar con el proceso • Informar si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el proceso y cuándo es oportuno hacerlo • Informar con quién se debe dirigir el candidato para comunicaciones futuras

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Recomendaciones de conducta ética y observaciones finales • Preparar una guía de entrevistas con los puntos críticos a tratar • Evaluar la capacidad de desempeñar las funciones específicas, sin discriminar por raza, religión, edad, estado civil, sexo, salud, discapacidad • Incluir en el perfil, la disponibilidad de contratar a candidatos con capacidades diferentes, enfatizando sus habilidades • Respetar y mantener en forma confidencial, la información que haya sido proporcionada por el candidato • Si un candidato no cumple con el perfil, es importante describir específicamente los motivos, para poderlo discutir con terceras personas en un futuro • Evitar chistes ofensivos y/o bromas de mal gusto • Comentarios como “No hubo química”, o “No me late”, no ayudan mucho a los departamentos de RH para identificar a mejores candidatos • Realizar un resumen / evaluación justo al terminar la entrevista • Validar si el candidato “hizo su tarea” y si se preparó adecuadamente • Es normal que un candidato este nervioso o ansioso, hay que romper el hielo, crear “rapport” y fomentar la comunicación • Es común que el candidato requiera orientación en lo que se refiere a la cultura específica de la organización. Ej. Hay organizaciones donde se habla de “usted” o “Sr.”, mientras que en otras, se utiliza el nombre personal, aún con el Director General • No debe haber errores de fecha, o incongruencias en el CV • Finalmente, es importante visualizar al candidato desempeñando sus funciones: ¿se integrará bien?, ¿qué habilidades requiere reforzar?, ¿cuál es su potencial a largo plazo? • Se recomienda que, en el momento adecuado, y previa autorización del candidato, el ejecutivo realice llamadas para validar referencias con los jefes anteriores, la pregunta más indicada sería: “¿si tuvieras la oportunidad, lo volverías a contratar?” • El silencio es una herramienta muy útil para “hacer hablar” al candidato • Para poder evaluar en los mismos términos a varios candidatos, se debe mantener el mismo estilo y tipo de preguntas.

IMPORTANTE Es altamente recomendable el uso de una tabla de evaluación comparativa ponderada.

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