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MANUAL DE USUARIO

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DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MANUAL DE CONTABILIDAD

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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CONTENIDO 1.

GENERALIDADES ..................................................................................2 1.1.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2.

OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3.

ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

1.4.

PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................3 2.1.

Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2.

Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN ................................................... 5 3.1.

Entrada al almacén ..................................................................................... 9

3.2.

Salida de almacén ..................................................................................... 10

4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS .................................................... 12 4.1.

Verificar información ............................................................................... 12

4.2.

Rendición Anticipos .................................................................................. 14

5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES ................................................ 15 5.2.

CONTABILIZAR LA RENDICIÓN .................................................................. 19

6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN ....................................................... 20 6.1.

Consignación Ingresos .............................................................................. 20

DEPRESIACIONES ....................................................................................24 ANALISIS .................................................................................................. 32 MODULO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................... 35 Cargue de archivos ...................................................................................... 37

1. GENERALIDADES Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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1.1.

INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas en el departamento de Contabilidad, donde encontramos: a.

Entradas y salidas de almacén, contabilización de anticipos, Consignaciones, depreciaciones, análisis y ajustes de cuenta.

b.

Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c.

Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2.

OBJETIVO DEL MANUAL

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Contabilidad para manejo de entradas y salidas de almacén, contabilizar anticipos, consignaciones, depreciaciones, análisis y ajustes de cuenta.

1.3.

ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para el manejo del módulo de Contabilidad del sistema de información buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4.

PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Contabilidad son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el cual está registrado en este manual de Usuario.

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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2.1.

Tabla de Comandos

Objeto o Tecla

Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7

Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo

2.2.     

Descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana arriba Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.

Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús. Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol

  

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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Al llegar la documentación semanalmente de entradas y salidas de almacén se realiza el siguiente procedimiento en el IRS. Se ingresa a la aplicación para bajar el movimiento del almacén en formato Excel para cruzarlo, se selecciona del menú la opción ICEBERG-IV

Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia) Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia) Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia)

Se ingresa el el código

año y mes, contable

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correspondiente para este reporte, luego se pulsa en el botón OK

Este reporte se descarga en formato Excel En la primera columna se encuentra registrada la columna transacción, en esta columna se tiene en cuenta los siguientes datos:

Transacción

Descripción

2

 ENTRADAS

3

 ANULACIÓN DE ENTRADAS

8

 SALIDAD

9

 ANULACIÓN DE SALIDAS

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Se filtra la columna Transacción

También se verifican la información de las siguientes columnas ID_movimiento, clasificador, referencia, sección detalle, documentos se filtran por ENTA- Entrada Y SALA - Salida, clasificador, Centro de costo, Naturaleza: se filtra por DEBITO Y CREDITO, Valor Contable: Se da formato en pesos y se cambian los separadores de miles de comas a puntos. Se agrega una columna al final de la tabla, se ubican los valores, Valor contable negativos y se renombra con la palabra “crédito”

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Se guarda el archivo con el nombre: Cruce “número de código contable”, Nombre del mes y Año Ej.: Cruce 17109501- código contable- agosto 2013 Se filtra por referencias, se verifica el clasificador al grupo que pertenece y a la cuenta contable que lo lleva.

3.1.

Entrada al almacén

Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN FINANCIERACONTABILIDADREPORTESCOMPROBANTES CONTABLES- Comprobante Contable

Comprobante Inicial: Se digita el ENTA- Entrada Número Inicial: Se digita el del comprobante Número Final: El mismo del anterior F.inic. DD/MM/AAAA: Se digita una fecha inicial F.Final DD/MM/AAAA: Se digita la fecha final Se pulsa en el botón de ejecutar o semáforo

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Se genera el reporte

3.2.

Salida de almacén

Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES CONTABLESComprobante Contable

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Se digita en comprobante inicial la sigla SALA- Salidas Comprobante Inicial: Se digitan las siglas según el tipo de comprobante Número Inicial: Se ingresa código correspondiente Número Final: Se ingresa código de la celda anterior

Verificar número de inventario, centro de costo y a que parte se envió en la documentación.

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4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS Se utiliza la cuenta número 133015 la UGC da anticipos para actividades

4.1.

Verificar información

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDADREPORTES- AUXILIAR CONTABLES- Auxiliar Cronológico por Tercero y Cuenta (REVISAR EL INGRESO POR MENU DE ICEBERG)

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Identificación: Se ingresa número de identificación del cliente Cuenta Inicial: Se ingresa la cuenta correspondiente ej: 133015- Anticipos Cuenta Final: Se ingresa el mismo numero anterior F.Inic DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la fecha inicial F. Final DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la final inicial Incluye cierre? s/n: Se deja en N Luego se pulsa en ejecutar o el semáforo

En el informe se verifica la fecha y el comprobante en el reporte

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4.2.

Rendición Anticipos

Verificar el CMC Ej.: Número: 787, centro de costo: 4069901 verificar con el documento físico los valores Luego se revisa ADMINISTRACIÓN manuales

el

movimiento contable, se ingresa FINANCIERACONTABILIDAD-

por ICEBERGComprobantes

Documento: Se ingresa las iniciales del documento RANT – Rendición Anticipos Número: Se carga automáticamente cuando se guarda Estado: Se deja en confirmado luego este cambia de estado Fecha: Se ingresa la actual Fecha de grabación: Carga automáticamente Descripción: Se ingresa una breve descripción del documento

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Por último se guarda con F10, se genera el CMC en el campo Número se verifica el CMC, el número de identificación y el valor en la documentación.

5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES Verificar retención en la fuente y rete ICA ley 1450, se debe pasar una solicitud para no aplicar la retención. Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDADComprobantes Manuales

Documento: Se ingresan las iniciales del documento - CMC Fecha: se ingresa fecha, ingresando el último día del mes Descripción: Se ingresa para que se utilizó el anticipo se digitan número de cheque y comprobante Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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Luego se guarda con F10

Al guardar se genera un número de CMC – Comprobante Manual de Contabilidad

Luego se pulsa el botón Aplicar y Balancear por Fondo Fondo: Se ingresa el número 1 Fondo UGC Cuenta: Se utilizan 3 según la siguiente tabla Código 236525 236540 235615

Descripción SERVICIOS COMPRAS HONORARIOS

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Org Centro: Se ingresa número 1 Centro Costo: Se ingresa el código del centro de costo Org. Prepto: Se ingresa inicial CMC - Comprobante Manual de Contabilidad

Identificación: Se ingresa el número de identificación Nombre Razón Social: Se genera automáticamente con el número de identificación # De Referencia: Se ingresa el número de referencia Debito: Se digita el código del debito Org: Se digita el número 1 Luego se pulsa Enter Vr Base Cálculo: Se ingresa el valor en números Rete ICA: Se ingresa de valor de Rete ICA Rubro: Se ingresa valor Cuenta puente 138045 cuenta por cobrar, se ingresan los mismos datos solo se quita la base, se digita el valoren le débito, se anota el número para saber dónde se contabilizó. Se pulsa el botón aplicar y balancear por Fondos pasa de estado Grabado a Confirmado, luego se pulsa en el botón Imprimir, se deben imprimir 3 copias Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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5.2.

CONTABILIZAR LA RENDICIÓN

Documento: RANT Fecha: Mes del anticipo Descripción: Se genera una descripción del documento nro. del cheque número del CMC Se guarda con F10, al guardar se genera un número de RANT Luego se revisan los soportes Fondo: Se ingresa el valor 1 Cuenta: Se ingresa la sigla correspondiente Fuente Fun: 151 Centro de costo: Se ingresa el número Dco Prespto: RANT Identificación: Se ingresa el número de identificación Doc. Referencia: RANT # Referencia: Se genera Modo Origen: Contabilidad Valor en el débito se genera un detalle Org: Se ingresa el número 1 Identificación: se ingresa el número de identificación. Debito: Se ingresa el valor Luego se pulsa el botón aplicar y Balance, en la ventana que se presenta se confirma con el botón YES, Luego se imprimen 3 copias

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6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN 6.1.

Consignación Ingresos

Se ingresa por ICEBERGIngresos Recibidos

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS-

Organización: Se ingresa el Número 1 Número: Se genera al guardar con F10 Caja: Se utiliza el número 12 Nombre de la Caja: Ingresa automáticamente con el número de caja Fecha: Se ingresa la fecha actual Fecha de Pago: Se ingresa la fecha actual Cliente: Se deja vacío Identificación: Se ingresa el número de identificación Razón Social, Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido cargan automáticamente con la identificación Periodo: Se deja vacío Descripción: Se ingresan los datos del cruce el número de CMC, número de consignación y Fecha del documento. Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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Se guarda con F10, Luego se pulsa en al botón Conceptos

Concepto: Se ingresa el número 45- Otros Reintegros Nombre concepto: Se genera con el valor de concepto Organización: Se digita el número 1 Centro de Costo: Se ingresa código de centro de costo Nombre: Se genera con el valor la información del centro de costo

Fondo: Se ingresa el número 1 Fuente función: Se ingresa el código correspondiente Tipo fuente: Se deja en Fuente Moneda: Se deja PES - Pesos Valor: Se digita el valor en pesos Se pulsa Enter y se guarda con F10 Luego se pulsa en el botón pagos Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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En la pantalla Pagos se ingresa la siguiente información Modalidad: Se ingresa el número 3-Bancos Nombre: Se carga automáticamente con la información de modalidad Se ingresa el valor Se pulsa en el botón Confirmar, pasa del estado Grabado a estado Vigente, después se pulsa en el botón contabilidad

En esta pantalla muestra el comportamiento contable RCJ, se tiene en cuenta el número

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Se genera comprobante de diario se imprime y se pega consignación en la hoja impresa y se envía al archivo físico.

Multas: Procedimiento se cambia el concepto por el número 40 en pagos se coloca concepto 3, se confirma pasa a vigente y arroja el RCJ. Parqueadero: concepto 4 Venta de productos Finca Cultivo de tomate Cría y venta de caprino y ovino

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DEPRESIACIONES Después de terminar los procesos en el almacén de entradas y salidas se calcula la depreciación Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Parámetro Activos –Calcula Inflación

Organización: Se ingresa el número 1 Año Cierre: Se ingresa la actual Mes Cierre: se ingresa el número del mes Se pulsa en el botón Correr Ajustes se procesa automáticamente, se genera pantalla con el proceso terminado, luego se pulsa el botón afectación contable, si muestra errores revisar, si no muestra pantalla con el proceso terminado

Se realiza cuando se ingresan totalmente las entradas y salidas al final del mes o cierre de mes Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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Se ingresa a ICEBERGcomprobantes manuales

ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA-

CONTABILIDAD-

Documento: DEPR Número: Coloco Mes (7) Julio Fecha: Día del fin de mes Arroja en el segundo bloque el movimiento de las cuentas, comprobante DEPR Luego se hace la depreciación mes a mes Ajuste manual para organizar las dependencias según su centro de costo, hoja de trabajo para buscar diferencias.

INGRESO DE CONSIGNACIÓN Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN INGRESOS- Recibos de Ingresos

FINANCIERA-

TESORERIA-

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Organización: se ingresa número 1 Numero: se genera automático al guardar Caja: se ingresa la número 12 –Caja Contabilidad Fecha. Se ingresa fecha actual Fecha Pago: Se ingresa fecha actual Cliente: Se deja vacío Identificación: Se ingresa número de identificación Estado: Queda en grabación Consecutivo: se genera Automáticamente al guardar

En el campo número se genera u número ese número se tiene en cuenta será utilizado más adelante Luego se pulsa en el botón Conceptos

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Concepto: se ingresa el número 45- Otros reintegros Organización: se ingresa el número 1 C. Costo: Se ingresa el número del centro de costo Nombre: Carga automáticamente Fondo: Se ingresa le valor 1 Fuente Función: Se Utiliza el número 22 Tipo Fuente: Se deja en Fuente Moneda: Se deja en PES- Pesos Valor: Se ingresa la cantidad en números y pesos Ind.Diferido: se deja vacío Meses: Se deja vacío Descripción: Carga automáticamente

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Se guarda con F10 y se cierra la pantalla.

Se regresa a la pantalla Recibo de Caja en el campo conceptos se ve reflejado el valor

Luego se pulsa en el botón Pagos en esta pantalla se ingresa: Modalidad: Se digita la opción 3 - Consignación cuenta Bancaria Nombre: Carga automáticamente con la información de modalidad Moneda: Se deja en PES- pesos Valor: se registra el valor en pesos Requiere Documento: Se deja en opción NO Consignación: Se selecciona el banco la lista desplegable

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Entidad, Oficina, Cuenta, Nombre del Banco: cargan automáticamente con el valor seleccionado en consignación.

Luego aparece reflejado el pago en la pantalla Recibo de pago

Luego se pulsa el botón Confirmar en la pantalla de confirmación se pulsa en YES

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El estado cambia de Grabado a Vigente

Para saber el RCJ se pulsa en el botón contabilidad

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Se tiene en cuenta el Número del RCJ

Para imprimir el reporte se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERACONTABILIDADREPORTES- COMPROBANTES CONTABLES- Comprobante Contable

Se digita el número del comprobante RCJ

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ANALISIS Para este proceso de utiliza el IRS Se ingresa por IRS- iceberg –Co(bc) – Balances de comprobación

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Luego CO - Balance de comprobación por Cuenta/Unidad/Fondo/Tercero

Se genera e l siguiente reporte

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Luego se ingresa a Iceberg para comprobar

Identificación: Se digita el número de identificación Cuenta inicial: Se ingresa el número de la cuenta Cuenta Final: Se ingresa el mismo de cuanta inicial F.inic. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha inicial F.Final. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha Final

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MODULO DE ACTIVOS FIJOS Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Cambio Lote

Se pulsa F7 y se ingresa el número de identificación el campo Placa Inventario y se pulsa F8, se cargan los datos de los demás campos automáticamente.

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Cambio de lote y traslado de activos

Centro de Costo: Código del sitio a donde se traslada Org. SE ingresa el número 1 Identificación. Identificación del jefe de la dependencia Fondo: Fuente Función: Fecha Traslado Actual: Se digita la fecha inicial y la fecha final se pulsa en al botón Consultar, se muestra el historial, se verifica que tosa la información este correcta se pulsa en el botón Afectar.

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Cargue de archivos Se realiza de cargue de archivos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CARGUE DE ARCHIVOS- Cargue de Archivos

Banco: Se digita UNI Tipo de archivo: Se busca en la lista la número 08- Comprobantes manuales Tabla: Se selecciona detalle_ contabilidad Se pulsa en el botón buscar se selecciona el archivo en formato csv. Luego se pulsa en procesamiento de registros, en la columna 30 se genera el número CMC

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