Manual de Compras
enero 10
2014
Un manual de Compras para que se realicen las operaciones internas de adquisición de bienes obras y servicios que se requieren para las operaciones de la Secretaría de Finanzas. Con este trabajo se espera contribuir a la sistematización de procedimientos de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. El documento base fue elaborado por la Subgerencia de RMySG con la revisión de la Jefatura y los analistas de compras
Compras Menores y Compras Mayores
Contenido I. OBJETIVO.................................................................................................................................................... 2 II. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL ................................................................................................... 2 a) Subgerencia de Recursos Humanos........................................................................................ 3 b) Subgerencia de Presupuesto: .................................................................................................... 3 c) Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales ......................................... 3 a) Compras por órdenes de compra y catalogo electrónico ............................................... 5 b) Compras por contrato .................................................................................................................. 5 VII. BENEFICIARIOS ................................................................................................................................... 6 VIII. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA ................................................................................................. 7 a) Procedimientos de compra por órdenes de compra: ...................................................... 7 b) Procedimientos de compra por contrato: ............................................................................ 7 A. ACTIVIDADES DE LOS RESPONSABLES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE COMPRA ......................................................................................................................................... 7 B. PASOS DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA ..................................................................... 12 a)
Procedimientos de compra por órdenes de compra: ........................................... 12
b)
Procedimientos de compra por contrato: ................................................................ 20
Página 1 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
SECRETARIA DE FINANZAS GERENCIA ADMINISTRATIVA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTOS DE COMPRA I. OBJETIVO Contar con un documento base para que sirva para la implementación de un manual de procedimientos de las compras responsabilidad de la Gerencia Administrativa de la SEFIN.
II. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Según nuestra constitución, el Estado de Honduras está dividido en tres poderes independientes y complementarios, el Poder Legislativo, Poder Judicial y Poder Ejecutivo. Al Poder Ejecutivo se la ha encargado la función de administrar los recursos del Estado. Es así que para la buena gestión administrativa el Estado de Honduras mediante Decreto PCM-008-97, se han organizado las distintas instituciones a las que se les ha delegado la función administrativa, desde la Presidencia de la Republica, los Secretarias y Subsecretarías, Direcciones hasta los organismos de apoyo como las Gerencias Administrativas, Unidades de Planeamiento y Evaluación de Gestión y Unidades de Modernización. En particular, a la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN) le compete la formulación, coordinación, ejecución y evaluación de las políticas relacionadas con las finanzas públicas y el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República, asegurando su compatibilidad con las estrategias definidas por el Presidente de la República. Para lograr esta encomienda, se han establecido dentro de esta Secretaría de Estado los organismos técnicos propios de la gestión financiera del Estado, como las Subsecretaria de Finanzas y Presupuesto y la Subsecretaria de Crédito e Inversión Pública; asimismo se integran las unidades de apoyo como la Gerencia Administrativa. La Gerencia Administrativa de cada Secretaría de Estado es la responsable de la administración presupuestaria, la administración de los recursos humanos y la administración de materiales y servicios generales, incluyendo las funciones de compras y suministros y de administración y custodia de los bienes a su cargo.
Página 2 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
Con el propósito de cumplir este mandato de la Ley (Decreto PCM-008-97), la Gerencia Administrativa de la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN), se divide en tres subgerencias que se encargan de las siguientes responsabilidades: a) Subgerencia de Recursos Humanos: La administración de recursos humanos comprende el manejo de los asuntos relativos al personal, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia, incluyendo la preparación y actualización de manuales de funciones y de clasificación de puestos y salarios, el desarrollo de programas de capacitación del personal y la tramitación de las diferentes acciones que sobre esta materia correspondan. b) Subgerencia de Presupuesto: La administración presupuestaria comprende, fundamentalmente, la preparación del anteproyecto de presupuesto anual de la Secretaría de Estado y de sus dependencias, el registro y control de la ejecución del gasto de acuerdo con la legislación sobre la materia, la liquidación del presupuesto al término del ejercicio fiscal, la contabilidad financiera de las operaciones de la Secretaría de Estado, la asesoría y apoyo a sus diferentes dependencias en relación con la ejecución y control del presupuesto, la preparación de informes financieros y sobre la ejecución presupuestaria que fueren requeridos y el manejo actualizado de los registros y archivos del control presupuestario y de la contabilidad, para su verificación por los órganos contralores del Estado. c) Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales : La administración de recursos materiales y servicios generales comprende las acciones relativas a la adquisición de bienes y servicios y a la contratación de obras públicas y su mantenimiento, de conformidad con la legislación sobre la materia; la administración y custodia de los bienes muebles e inmuebles adscritos a la Secretaría de Estado y la función de proveeduría, incluyendo el ma generales como transporte, vigilancia, aseo y otros similares. III. ORGANIGRAMA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA
Gerencia Administrativa
Subgerencia de Recursos Humanos
Subgerencia de Recursos materiales y Servicios Generales
Subgerencia de Presupuesto
Página 3 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
IV. ORGANIGRAMA ESPECIFICO SUBGERENCIA DE RMYSG Analista de compra por O/C y catalogo electronico Compras
Jefatura de Compras Analista de compras por contrato
SEBGERENCIA Recursos Materiales y Servicios Generales
Proveduria
Encargado de Proveduria
Archivo
Encargado de Archivo
Tecnico de Archivos
Adinistracion de Bienes
Jefatura de Unidad Local Administradora de Bienes
Oficial de Inventario/Bienes
Servicios Generales
Jefatura de Servicios Generales
Tecnicos en mantenimiento
Jefatura Operativa Supervisores
Seguridad Interna
Guardias
Jefatura administrativa
Transporte
Jefatura de Pool de Motoristas
Motoristas
Taller Mecanico
Jefatura de Taller
tecnico en mecanica automotriz
Una unidad de apoyo es un centro con funciones de apoyo logístico o de asesoramiento para que los flujos de trabajo de los órganos operativos se desarrollen eficientemente. Según la Real Academia Española la palabra apoyo significa protección, auxilio o favor. Según la Ley (PCM-008-97), son órganos de apoyo de las Secretarías de Estado, la Gerencia Administrativa y la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión; también tienen este carácter las funciones de modernización, servicios legales, comunicación institucional y cooperación externa y movilización de recursos, las que se organizarán en unidades específicas, salvo los casos en los que se requiera fusionarlas de conformidad con las disposiciones técnicas correspondientes.
Página 4 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
V. ESTRUCTURA GERARQUICA
Gerencia Administrativa (James Aldana)
Direcciones Operativas
Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales (Misael Bueso) Jefatura de Compras (Alex Sanchez)
Enlaces Adminstrativos
Analista de compras por O/C y Catalogo Electronico (Francis Moya, Darwin Martinez, Geovanny Huete)
Analista de compras por contrato (Bianka Zelaya)
VI. CLASIFICACION DE LAS COMPRAS La Gerencia Administrativa ha establecido que la asignación de trabajo en el Área de Compras debe basarse en una clasificación que debe estar en función del documento que formaliza la compra, es decir una Orden de Compra o un Contrato. Es así que se clasifican y definen las compras en dos grupos: a) Compras por órdenes de compra y catalogo electrónico: Son las compras de bienes de uso, bienes de consumo, servicios, consultorías y obras que se formalicen mediante órdenes de compra, siguiendo la modalidad de compra directa por cotizaciones según los montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto (DGP) vigentes. b) Compras por contrato: Son las compras de bienes de uso, bienes de consumo, servicios, consultorías y obras que se formalicen mediante contratos, siguiendo las modalidades según los montos establecidos en las DGP vigentes.
Página 5 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
VII. BENEFICIARIOS La Gerencia Administrativa, como un órgano de apoyo de las unidades operativas de la SEFIN, distingue dos tipos de beneficiarios: a) Direcciones y/o Unidades que operan su presupuesto de manera independiente b) Direcciones y/o Unidades que operan su presupuesto de manera dependiente Direcciones y/o Unidades que operan su presupuesto de manera independiente y elaboran sus propias órdenes de compra, sin embargo los contratos de bienes, obras o servicios son gestionados a través de la Gerencia Administrativa: a) b) c) d) e) f)
Gerencia Central Tesorería General de la República Dirección General de Presupuesto Dirección General de Bienes Nacionales Contaduría General de la República Dirección General de Crédito Público
Direcciones y/o Unidades que operan su presupuesto de manera dependiente y no elaboran sus propias órdenes de compra y contratos, lo hacen a través de la Gerencia Administrativa: a) Gerencia Administrativa: a. Asesoría Legal b. Secretaría General c. Sub Gerencia de Recursos Humanos d. Unidad de Transparencia e. Unidad de Género f. Auditoría Interna g. Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión h. PPICPU i. Despacho Ministerial y Sub Secretarías j. Comunicación Institucional b) Dirección General de Instituciones Descentralizadas c) Dirección General de Inversiones Públicas d) Unidad Administradora de Proyectos e) Unidad de Modernización f) UDEM-SAMI g) Dirección General de Franquicias Aduaneras h) ONCAE
Página 6 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
VIII. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Un procedimiento es el modo de hacer algo con un orden. Los procedimientos de compra los clasificamos y sub clasificamos en:
a) Procedimientos de compra por órdenes de compra: 1. 2. 3.
Compras por requerimientos (Por regla general) Compras por cotizaciones por invitación directa (Por excepción) Contratación Directa por exclusividad (Por excepción)
b) Procedimientos de compra por contrato: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Licitación Pública (Según límites establecidos en las DGP) Licitación Privada (Según límites establecidos en las DGP) Licitación Pública Internacional (Según disponibilidad Local de proveedores) Concurso Público (Según límites establecidos en las DGP)
Concurso Privado (Según límites establecidos en las DGP) Concurso Público Internacional (Según disponibilidad local de proveedores) Contratación Directa i. Compras por cotizaciones ii. Contratación Directa por exclusividad
A. ACTIVIDADES DE LOS RESPONSABLES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE COMPRA a) Actividades del Gerente Administrativo 1. 2. 3. 4.
Aprueba el PACC Aprueba el presupuesto de compras Asigna los requerimientos de compra a la Subgerencia de RMySG Recibe Órdenes de compra revisadas y firmadas por la Subgerencia de RMySG 5. Firma del Pre-compromiso y Compromiso. 6. Pago de las Órdenes de Compra, una vez recibido el producto, bien o servicio. 7. Asigna directamente al jefe de compras solicitudes urgentes por excepción. 8. Aprueba pliegos de licitación y concurso 9. Aprueba las demás etapas del proceso de licitación y concurso 10. Recibe facturas de proveedores y las asigna a la Subgerencia de RMySG en el caso de contratos. 11. Asigna otras actividades de compras a sus subordinados Página 7 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
b) Actividades De La Subgerencia De RMYSG 1. Coordina y consolida la elaboración del PACC 2. Coordina la elaboración del Presupuesto de compras 3. Recibe del Gerente los requerimientos de compra de las distintas dependencias. 4. Revisa, aprueba y firma requerimientos de compra 5. Asigna los requerimientos de compra a la Jefatura de Compras (verifica calidad del requerimiento, presupuesto y si se puede adquirir por catálogo electrónico). 6. Monitorea el proceso de compra a través de la Tabla de Ejecución de Actividades Semanal. 7. Recibe Órdenes de compra revisadas por la Jefatura de Compras junto con documentación soporte. 8. Revisa y firma las Órdenes de Compra. 9. Asigna directamente al jefe de compras solicitudes urgentes por excepción. 10. Revisa pliegos de licitación y concurso. 11. Revisa y monitorea las demás etapas del proceso de licitación y concurso. 12. Custodia las garantías de mantenimiento de oferta, cumplimiento de contrato y de calidad producto de los procesos de compra que generan contratos. 13. Monitorea la publicación de los procesos de compra. 14. Revisa la publicación de licitaciones y concursos. 15. Reporta estado de las compras a la Gerencia 16. Monitorea los pagos a proveedores en el caso de contratos.
c) Actividades De La Jefatura De Compras 1. Elabora el PACC de la Gerencia 2. Contribuye en la elaboración del presupuesto de compras de la Gerencia 3. Recibe de la Subgerencia de RMySG, los requerimientos de compra firmados 4. Confirma la información del requerimiento de compra (calidad del requerimiento, presupuesto y si se puede adquirir por catálogo electrónico) 5. Asigna numeración de requerimientos. 6. Elabora los requerimientos de compra de las Unidades dependientes de la Gerencia Central. 7. Publica requerimientos de compra 8. Asigna los requerimientos de compra al Analista de Compras por O/C. Página 8 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
9. Monitorea el proceso de compra y reporta periódicamente a la Subgerencia de RMySG. 10. Recibe y revisa Órdenes de compra elaboradas por el Analista de Compras junto con documentación soporte. 11. Asigna numeración de Órdenes de Compra 12. Elabora Órdenes de Compra en casos de emergencia. 13. Revisa contratos. 14. Asigna directamente al Analista de Compras por O/C. solicitudes urgentes por excepción. 15. Asigna tareas Analista de Compras por Contratos. 16. Atiende directamente solicitudes urgentes por excepción. 17. Lidera el proceso de apertura de ofertas de Compra Menor, Licitaciones y Concursos. 18. Por excepción asigna el complemento de cotizaciones faltantes. 19. Elabora y revisa Pre-compromisos y Compromisos de O/C. 20. Recibe, prepara y revisa documentación de pago de O/C y Contratos. 21. Coordina la remisión de compromisos a pre intervención y control de calidad. 22. Coordina las entregas de producto junto con Jefatura de Bienes Nacionales y Encargado de Proveeduría. 23. Coordina y da seguimiento a garantías de producto. 24. Monitorea y reporta a la Subgerencia de RMySG, la publicación de los procesos de compra. 25. Monitorea y reporta a la Subgerencia de RMySG el control de existencias de insumos en Proveeduría Interna. 26. Reporta estado de las compras a la Subgerencia de RMySG. 27. Monitorea y reporta a la Subgerencia de RMySG, los pagos a proveedores de Contratos. 28. Da seguimiento a la ejecución de contratos.
d) Actividades Del Analista De Compras Por O/C 1. Contribuye en la elaboración del PACC 2. Contribuye en la elaboración de presupuestos 3. Recibe de la Jefatura de Compras, los requerimientos de compra revisados y firmados por la Subgerencia de RMySG y la Jefatura de Compras 4. Publica requerimientos de compra 5. Analiza ofertas 6. Elabora tabla de evaluación de ofertas y adjudicación 7. Elabora Orden de Compra 8. Elabora Pre compromiso y Compromiso 9. Remite para revisión de la Jefatura de Compras la documentación soporte del pre compromiso y Orden de Compra Página 9 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
10. Recibe de la Jefatura de Compras la Orden de Compra Firmada 11. Adjudica al proveedor mejor evaluado. 12. Reporta periódicamente a la Jefatura de Compras a través de la Tabla de Ejecución de Actividades Semanal. 13. Atiende directamente solicitudes urgentes por excepción 14. Reporta a la Jefatura de Compras, la publicación de los procesos de compra. 15. Recibe y prepara documentación de pago 16. Remite devengado (F01) a pre intervención y control de calidad 17. Participa en la entrega de producto verificando su cumplimiento con lo ofrecido y requerido del Beneficiario. 18. Publica en HONDUCOMPRAS las Órdenes de Compra. 19. Remite al Analista de Compra por Contratos copia de los requerimientos para su respectiva publicación en la Página Web de SEFIN.
e) Actividades Del Analista De Compras Por Contratos 1. 2. 3. 4.
Contribuye en la elaboración del PACC Ejecuta las licitaciones planificadas en el PACC en tiempo y forma Mantiene un control de las compras que generan contratos Solicita la disponibilidad presupuestaria de las compras que generan contratos 5. Gestiona la reserva de las compras que generan contratos 6. Se asegura de documentar la formalización de las solicitudes de las compras que generan contratos con las contrapartes técnicas 7. Se asegura de documentar las especificaciones técnicas de las solicitudes de las compras que generan contratos con las contrapartes técnicas 8. Prepara oportunamente los documentos de cotizaciones, Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos 9. Gestiona la aprobación de los documentos de cotizaciones, Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos, por parte de la Subgerencia de RMy SG 10. Gestiona el dictamen de los documentos de Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos, por parte de Auditoria y Asesoría Legal y Direccion y/o Unidad beneficiaria 11. Gestiona el proceso de compra por cotizaciones 12. Gestiona la publicación del aviso de licitación y concurso en periódicos y la Gaceta. 13. Publica en HONDUCOMPRAS y pagina Web las cotizaciones, Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos. 14. Atiende las solicitudes de aclaración y enmiendas a las bases Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos, en coordinación con las Unidades técnicas Página 10 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
15. Gestiona oportunamente la integración de la comisión evaluadora de los procesos de cotizaciones, Licitaciones y concursos de las compras que generan contratos 16. Lidera el acto de recepción y apertura de ofertas de Licitaciones y Concursos. 17. Lidera el proceso de evaluación y adjudicación de ofertas 18. Elabora las solicitudes de aclaración y/o subsanación que se acuerde en la comisión evaluadora. 19. Elabora las actas de subsanación, evaluación técnica y económica así como de recomendación de adjudicación. 20. Elabora la Resolución de Adjudicación junto con documentación respaldo (actas y presupuesto disponible para la contratación). 21. Gestiona el dictamen de Auditoria y Asesoría Legal de la Resolución de Adjudicación. 22. Gestiona la asignación del número de Resolución de Adjudicación ante Secretaria General. 23. Gestiona la firma de la Resolución de Adjudicación ante Secretaria General y el Despacho del Ministro. 24. Elabora notificación de Adjudicación. 25. Gestiona la firma de la notificación de Adjudicación. 26. Atiende las dudas o reclamos del proceso ante oferentes y los requerimientos de la Unidad de Transparencia. 27. Gestiona el dictamen del contrato, por parte de Auditoria y Asesoría Legal. 28. Gestiona la firma del contrato entre las partes. 29. Elabora acuerdo 30. Gestiona número de acuerdo ante Secretaria General y su subsecuente transcripción. 31. Mantiene un archivo detallado y clasificado del proceso de cotización, licitación y concurso. 32. Publica en HONDUCOMPRAS las actualizaciones de las distintas etapas de los procesos de compra que generan contratos. 33. Mantiene un control de las garantías de mantenimiento de oferta, cumplimiento de contrato y de calidad producto de los procesos de compra que generan contratos. 34. Se asegura de que las partes den estricto cumplimiento de los términos contractuales. 35. Coordina junto con Bienes nacionales y el área técnica la correcta recepción de los bienes y servicios. 36. Recibe facturas y verifica el cumplimiento con las unidades técnicas. 37. Gestiona las aprobaciones y recepciones a satisfacción con las unidades técnicas. 38. Recibe, analiza y remite a pre intervención la documentación necesaria para generar el pago conforme al contrato. 39. Coordina con pre intervención para que se proporcione la información de SIAFI para respaldar el reporte de pagos. Página 11 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
40. Prepara semanalmente un reporte del estado de los procesos para ser presentado a la Gerencia. 41. Participa en el proceso de conformación de Control Interno de la Gerencia Administrativa exigido por ONADICI. 42. Publica en la Página Web de SEFIN los requerimientos de Órdenes de Compra y Contratos, los procesos de compra menor, Licitaciones y Concursos y las Órdenes de Compra Menor.
B. PASOS DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA a) Procedimientos de compra por órdenes de compra: 1. Compras por requerimientos (Por regla general)
i. Contar con el PACC final aprobado
ii. Contar con el presupuesto aprobado o habilitado. iii. El beneficiario prepara el requerimiento de compra conforme al formato aprobado por la Gerencia Administrativa, y deberá remitirse al Gerente con memorando interno que indique el monto estimado de la compra, una descripción de los bienes o servicios solicitados y deberá adjuntar el reporte de disponibilidad del SIAFI.. En el formato de requerimiento deben especificarse correctamente los bienes o servicios solicitados. En el caso de equipos de infotecnología, deben adjuntar un dictamen de la UDEM (para los beneficiarios que operan de manera independiente el Presupuesto). Para el caso de los beneficiarios que no operan de manera independiente el presupuesto, este dictamen será solicitado por el área de compras. Los beneficiarios son responsables de preparar correctamente las Especificaciones Técnicas y la descripción de los bienes o servicios solicitados de forma que se minimice el riesgo de no obtener ofertas, y de obtenerlas se reciban ofertas de los bienes con la calidad esperada. También es responsabilidad del beneficiario asegurarse que los bienes solicitados en el requerimiento no estén en el catálogo electrónico, ya que de ser este el caso deberán solicitarlo expresamente en el memorando (F q t “C t g E t ó ”). Para compras por Catalogo Electrónico el requerimiento también debe acompañarse de una notificación escrita por la ONCAE de la disponibilidad de Productos y si la Empresa está activa en el Catálogo.
Página 12 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
iv. El Subgerente de RMySG recibe el requerimiento de compra de la Gerencia y lo revisa contrastándolo con el PACC y verificando la disponibilidad presupuestaria. Si lo solicitado no está en el PACC o no cuenta con presupuesto, dicho requerimiento se devolverá al beneficiario con un reparo. Si el requerimiento está correcto, el Subgerente de RMySG remite el requerimiento de compra a la Jefatura de Compras para su revisión y posterior publicación. Esta jefatura revisa la calidad del contenido del requerimiento (especificaciones y descripciones claras y suficientes que permitan una compra exitosa) de lo contrario se devolverá con un reparo, y deberá ser presentado correctamente el día asignado para su publicación en un tiempo suficiente para ser incluido o en su defecto la siguiente semana. v. Si el Jefe de Compras aprueba el requerimiento, procede con la publicación o la asignación del requerimiento a un Analista de compras O/C, cuidando en todo momento la distribución equitativa del trabajo. Los requerimientos deben publicarse a más tardar el mismo día que son aprobados (cada lunes de cada semana o el martes en caso que se otorgue algún feriado) tanto en la vitrina como en HONDUCOMPRAS y la página web de la Secretaria de Finanzas. Así mismo el Jefe de Compras y los Analistas de Compras O/C deberán conformar en share point, una base de datos de proveedores con información de contacto para que puedan remitir ese mismo día, vía correo electrónico a los proveedores potenciales el requerimiento en formato pdf y deberán confirmar vía telefónica la recepción del mismo. El Subgerente de RMySG asignará a un miembro del su equipo para que, basado en las publicaciones, se registre en share point la lista de requerimientos que fueron publicados, el monto estimado de la compra, la fecha de publicación y la fecha de vencimiento del requerimiento. vi. El período de preparación de ofertas inicia el día lunes de cada semana y caduca a las 10:00 a.m. del día viernes de la misma semana. Las ofertas deben presentarse en sobre cerrado identificando en la cotización, el número de requerimiento que oferta y nombre del Beneficiario. vii. La oferta consiste en una cotización, presentada en sobre sellado y rotulado, que debe contener por lo menos: Nombre o razón social, RTN, Dirección y teléfonos actualizados, nombre del responsable, firma y sello, cantidades ofrecidas, descripción y especificación de lo ofrecido (de ser posible con impresos del Página 13 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
fabricante o distribuidor con fotografía y especificaciones técnicas), el precio unitario ofrecido, el monto total ofrecido, nombre del Beneficiario y tiempo de duración de la oferta o cotización. El precio unitario ofrecido no debe incluir el impuesto sobre ventas. El impuesto sobre ventas debe calcularse y presentarse sobre el precio total cuando se trate de bienes gravados, sin embargo no podrán rechazarse ofertas que no cumplen con este requisito. Si se presenta alguna oferta sin el desglose del impuesto sobre ventas, la comisión evaluadora de las ofertas considerará que el impuesto está incluido en el precio unitario. (utilizando el siguiente calculo: costo unitario/ISV = precio unitario sin impuesto). Asimismo, las cotizaciones deben acompañarse de fotocopia de la Constancia de Registro SIAFI. En el caso de Compras por Catálogo Electrónico cuyo valor adquirido sea mayor al límite establecido para compra por cotización que establece las Disposiciones Generales del Presupuesto vigente, deben presentar además el Registro de Proveedores y Contratistas de ONCAE actualizado Para efecto de pago las empresas proveedoras deberán presentar la solvencia de la DEI, una factura y el comprobante de entrega. viii. La fecha y hora límites para recibir ofertas es el día viernes de cada semana a más tardar a las 10:00 a.m. Las ofertas se consideran recibidas en el momento que son depositadas en el buzón bajo la vitrina de publicaciones. Para una mayor transparencia, el retiro de las ofertas del buzón debe realizarse con la participación de por lo menos tres miembros de la comisión permanente de evaluación de ofertas. Seguidamente Esta Comisión debe elaborar y firmar un acta de recepción de ofertas (formulario pre impreso) donde se registre con detalle el contenido del buzón, o cualquier otro acontecimiento que se de en el proceso de retiro. Asimismo se registrarán en la misma acta las cotizaciones que se colecten ese mismo día, provenientes de los Beneficiarios. De no reunir el número de cotizaciones que establece la ley para la compra específica, el requerimiento o ítems se declara fracasado, luego se notificará al Beneficiario para que realice un nuevo requerimiento de compra en la siguiente semana en la modalidad de compras por invitación directa, para lo cual deberá someterse al procedimiento descrito más abajo. ix. La evaluación debe realizarse por la comisión evaluadora permanente o por lo menos tres de sus miembros. Se evaluará: Página 14 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
cumplimiento de las formalidades de la cotización, el cumplimiento de las características técnicas y precio ofertado. Se adjudicará la oferta que cumpla sustancialmente con los requerimientos técnicos (es decir, cumpla con la calidad solicitada) y que ostente el precio más bajo. En los casos que aplique deberá contarse con un dictamen técnico de la unidad interna calificada que establezca el cumplimiento de los requerimientos técnicos de las cotizaciones presentadas. x. El Analista de Compras por OC elabora la Orden de compra que deberá acompañarse de: a) Formato Estándar de la Orden de compra b) Hoja de valuación de Ofertas c) De (2) a (3) Cotizaciones de manera física según el monto que especifica la ley de Contratación del Estado para compras menores. d) Copia del memorándum donde se solicita la compra de bienes o servicios por parte de la Dirección Solicitante. d) Copia del Requerimiento de compra e) Dictamen Técnico emitido por la UDEM en los casos que se compre equipo de infotecnologia u otros equipos que ameriten Dictamen técnico. f) Hoja de adjudicación de ofertas g) Formato impreso de Pre compromiso (F01), en los casos que las ordenes de compran se elaboren por el Departamento de Compra de la Gerencia Administrativa. Cuando dichos procesos de compras se han operados por las cinco direcciones de la SEFIN que realizan compras de manera independiente como ser: CGR, TGR, DGBN, DGP, DGCP, El formato Impreso de Pre compromiso (F01), deberá ser adjuntado una vez que haya sido recibido y posteriormente operado en el SIAFI por el departamento de Contabilidad de la Gerencia Administrativa. Los números de Ordenes de compra serán centralizados en la Gerencia Administrativa y deberán ser solicitados o adquiridos mediante share point. xi. Los requerimientos deben ser adjudicados a más tardar el jueves de la próxima semana posterior a la apertura y tienen que ser publicados ese mismo día en la página web de SEFIN y HONDUCOMPRAS, con excepción de los bienes tangibles e intangibles que requieran dictámenes técnicos, en cuyo caso podrán adjudicarse en fecha posterior. Una comunicación escrita o verbal vía telefónica será necesaria para adjudicar al proveedor con la oferta más conveniente, junto con una orden de compra.
Página 15 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xii. La Jefatura de Compras será responsable de que en la vitrina y en la página web de SEFIN permanezca un aviso actualizado con las instrucciones precisas de como ofertar mediante esta modalidad. El aviso debe explicar por lo menos el contenido del requerimiento que se publica en la vitrina, los pasos a seguir para ofertar, forma de la oferta, lugar y fecha que se presenta, forma en que se evalúan las ofertas y tiempo aproximado de adjudicación, razones por las que no se adjudicaría en la fecha estimada, entre otras que se consideren convenientes. 2. Compras por cotizaciones por invitación directa (Por excepción, Emergencias) i. Contar con el PACC ii. Contar con el presupuesto aprobado o habilitado. iii. Esta modalidad se distingue porque será utilizada en compras por emergencia o en la excepción descrita en la modalidad de Requerimiento en la que no se reunieron el número de cotizaciones que establece la ley. iv. El beneficiario prepara un memorando interno de solicitud de compra, dirigido al Gerente Administrativo el cual debe indicar la razón excepcional por la que se requiere esta modalidad, el monto estimado de la compra, acompañado del reporte de disponibilidad del SIAFI y una descripción de los bienes o servicios solicitados. También deben especificarse correctamente los bienes o servicios solicitados. En el caso de equipos de infotecnología, deben adjuntar un dictamen de la UDEM. Los beneficiarios son responsables de preparar correctamente las Especificaciones Técnicas y la descripción de los bienes o servicios solicitados de forma que se minimice el riesgo de no obtener ofertas y de obtenerlas, se oferten los bienes con la calidad esperada. Es responsabilidad del beneficiario asegurarse que los bienes solicitados en el memorando interno no estén en el catálogo electrónico, ya que de ser este el caso deberán solicitarlo expresamente en el (F q t “C t g E t ó ”). v. El Subgerente de RMySG recibe la solicitud de compra de la Gerencia y lo revisa contrastándolo con el PACC y verificando la disponibilidad presupuestaria. Si lo solicitado no está en el PACC o no cuenta con presupuesto, dicha solicitud se devolverá al beneficiario con un reparo. Página 16 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
Si la solicitud está correcta, el Subgerente de RMySG remite dicha solicitud de compra a la Jefatura de Compras para su revisión y posterior publicación en la Página Web de SEFIN y HONDUCOMPRAS. Esta jefatura revisa la calidad del contenido del requerimiento (especificaciones y descripciones claras y suficientes que permitan una compra exitosa) de lo contrario se devolverá con un reparo. vi. Si el Jefe de Compras aprueba la solicitud, procede con la publicación o la asignación de esta a un Analistas de compras por O/C, cuidando en todo momento la distribución equitativa del trabajo. Las solicitudes deben publicarse a más tardar el mismo día que son aprobadas, en HONDUCOMPRAS y la página web de la Secretaría de Finanzas. Así mismo el Jefe de Compras y los Analistas de Compras por O/C deberán conformar en share point, una base de datos de proveedores con información de contacto para que puedan remitir ese mismo día, vía correo electrónico a los proveedores potenciales una invitación a cotizar junto con las especificaciones técnicas, y deberán confirmar vía telefónica la recepción de esta documentación. Por tratarse de casos excepcionales y de emergencia y sin perjuicio de las obligaciones de publicación en HONDUCOMPRAS y la Pagina WEB, el Jefe de Compras, previa autorización del Subgerente de RM&SG, podrá también y en vez de invitar mediante nota o correo electrónico a los proveedores, enviar personal a su cargo a visitarlos para recolectar el mismo día las cotizaciones que requiere la ley. Es decir el funcionario deberá completar las cotizaciones por solicitud de compra ese mismo día y no en días alternos. El Jefe de compras registrará independientemente estos casos en share point con numeraciones que los distingan de forma que se puedan identificar cuantas solicitudes son tramitadas mediante este procedimiento o mediante invitación escrita. El Jefe de compras también debe registrar en share point la lista de solicitudes que fueron publicadas, lista de invitados, el monto estimado de la compra, la fecha de publicación y la fecha límite de presentación de ofertas, oferta evaluada como la más conveniente. De esta lista se tomará el correlativo de las O/C. xiii. El período de preparación de ofertas debe ser no mayor a los (03) tres días hábiles y se establecerá la fecha de presentación en cada caso. Las ofertas deben presentarse en sobre cerrado identificando en su parte interna el número de invitación a presentar ofertas y nombre del Beneficiario. Página 17 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xiv. La oferta consiste en una cotización, presentada en sobre sellado y rotulado, que debe contener por lo menos: Nombre o razón social, RTN, Dirección y teléfonos actualizados, nombre del responsable, firma y sello, cantidades ofrecidas, descripción y especificación de lo ofrecido (de ser posible con impresos del fabricante o distribuidor con fotografía y especificaciones técnicas), el precio unitario ofrecido, el monto total ofrecido, nombre del Beneficiario y tiempo de duración de la oferta o cotización. El precio unitario ofrecido no debe incluir el impuesto sobre ventas. El impuesto sobre ventas debe calcularse y presentarse sobre el precio total cuando se trate de bienes gravados, sin embargo no podrán rechazarse ofertas que no cumplen con este requisito. Si se presenta alguna oferta sin el desglose del impuesto sobre ventas, la comisión evaluadora de las ofertas considerará que el impuesto está incluido en el precio unitario. (utilizando el siguiente calculo: costo unitario/ISV = precio unitario sin impuesto). Asimismo, las cotizaciones deben acompañarse de fotocopia de la solvencia de la DEI y fotocopia de la Constancia de Registro SIAFI. En el caso de Compras por Catálogo Electrónico cuyo valor adquirido sea mayor al límite establecido para compra por cotización que establece las Disposiciones Generales del Presupuesto vigente, deben presentar además el Registro de Proveedores y Contratistas de ONCAE actualizado. xv. La fecha y hora límites para recibir ofertas se establecerá en cada invitación a presentar ofertas. Las ofertas se consideran recibidas en el momento que son aceptadas y firmadas por algún beneficiario de la SEFIN u Analista de Compras por O/C. En todo momento deben mantenerse los sobres sellados y deberán ser entregados inmediatamente a la Jefatura de Compras, quien hará recepción formal de los mismos. xvi. La evaluación debe realizarse por la comisión evaluadora permanente o por lo menos tres de sus miembros. Se evaluará: cumplimiento de las formalidades de la cotización, el cumplimiento de las características técnicas y precio ofertado. Se adjudicará la oferta que cumpla sustancialmente con los requerimientos técnicos (es decir que cumpla con la calidad solicitada) y que ostente el precio más bajo. En los casos que aplique deberá contarse con un dictamen técnico de la unidad interna calificada que establezca el cumplimiento de los requerimientos técnicos de las cotizaciones presentadas. Página 18 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xvii. El Analista de Compras por OC elabora la Orden de compra que deberá acompañarse de: a) Formato Estándar de la Orden de compra b) Hoja de valuación de Ofertas c) De (2) a (3) Cotizaciones de manera física según el monto que especifica la ley de Contratación del Estado para compras menores. d) Copia del memorándum donde se solicita la compra de bienes o servicios por parte de la Dirección Solicitante. e) Dictamen Técnico emitido por la UDEM en los casos que se compre equipo de infotecnologia u otros equipos que ameriten Dictamen técnico. g) Formato impreso de Pre compromiso (F01), en los casos que las ordenes de compran se elaboren por el Departamento de Compra de la Gerencia Administrativa. Cuando dichos procesos de compras se han operados por las cinco direcciones de la SEFIN que realizan compras de manera independiente como ser: CGR, TGR, DGBN, DGP, DGCP, El formato Impreso de Pre compromiso (F01), deberá ser adjuntado una vez que haya sido recibido y posteriormente operado en el SIAFI por el departamento de Contabilidad de la Gerencia Administrativa. Los números de Ordenes de compra serán centralizados en la Gerencia Administrativa y deberán ser solicitados o adquiridos mediante share point. xviii. Los procesos deben ser adjudicados a más tardar el miércoles de la misma semana de la apertura y tienen que ser publicados ese mismo día en la página web de SEFIN y HONDUCOMPRAS, con excepción de los bienes tangibles e intangibles que requieran dictámenes técnicos, en cuyo caso podrán adjudicarse en fecha posterior. Una comunicación escrita o verbal vía telefónica será necesaria para adjudicar al proveedor con la oferta más conveniente, junto con una orden de compra. xix. La Jefatura de Compras será responsable de que en la vitrina y en la página web de SEFIN permanezca un aviso actualizado con las instrucciones precisas de como ofertar mediante esta modalidad. El aviso debe explicar por lo menos el contenido del requerimiento que se pega en la vitrina, los pasos a seguir para ofertar, forma de la oferta y lugar y fecha que se presenta, forma en que se evalúan las ofertas y tiempo aproximado de adjudicación, razones por las que no se adjudicaría en la fecha estimada. Página 19 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
2. Contratación Directa por exclusividad (Por excepción)
i. Contar con el PACC.
ii. Contar con el presupuesto aprobado o habilitado. iii. El beneficiario prepara un memorando interno de solicitud de compra, dirigido al Gerente Administrativo el cual debe indicar el monto estimado de la compra, acompañado del reporte de disponibilidad del SIAFI, una descripción de los bienes o servicios solicitados, especificaciones técnicas, una nota del fabricante o distribuidor exclusivo y la constancia de industria y comercio que indica que el proveedor es el único autorizado en el país a distribuir esa marca. En el caso de equipos de infotecnología, deben adjuntar un dictamen de la UDEM. Es responsabilidad del beneficiario asegurarse que los bienes solicitados en el memorando interno no estén en el catálogo electrónico, ya que de ser este el caso deberán solicitarlo expresamente en el memorando (Favor adquirir mediante “C tá g E t ó ”). iv. El Subgerente de RMySG recibe la solicitud de compra de la Gerencia y lo revisa contrastándolo con el PACC, verificando la disponibilidad presupuestaria y si cuenta con los documentos de distribuidor único. Si lo solicitado no está en el PACC o no cuenta con presupuesto o no cuenta con la documentación de proveedor único, dicha solicitud se devolverá al beneficiario con un reparo. Si la solicitud está correcta, el Subgerente de RMySG remite dicha solicitud de compra a la Jefatura de Compras para su revisión y posterior publicación en la web de SEFIN y HONDUCOMPRAS. Seguidamente enviará invitación al proveedor a presentar una oferta. Si la oferta es razonable se elabora la orden de compra o Contrato según corresponda. Para determinar si la oferta es razonable se consultará previamente al área técnica relacionada con la compra o al beneficiario. b) Procedimientos de compra por contrato: 1. Licitación Pública
i. Contar con PACC aprobado
ii. Contar con presupuesto a nivel de anteproyecto o aprobado, según sea el caso. iii. La Gerencia puede dar inicio el proceso de Licitación en dos casos: Página 20 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
1. De oficio porque son servicios generales para toda la Secretaría coordinados y administrados por la Gerencia Administrativa, como servicio de limpieza 2. Por solicitud de las Direcciones, Unidades, Despacho Ministerial, Sub Secretarías entre otros. SOLICITUD: iv. En el segundo caso se recibe en Gerencia Administrativa la solicitud de los beneficiarios, la cual debe detallar los siguientes datos: Nombre del bien y/o servicio a adquirir Objeto del gasto que corresponde Estructura presupuestaria que se afectará Disponibilidad presupuestaria con que cuenta para contratar Período o fecha que requiere el bien o servicio solicitado Especificaciones técnicas VERIFICACIÓN DE REQUISITOS PARA EL INICIO: v. El Gerente Administrativo remite la solicitud al Subgerente de RMySG la solicitud, quien a su vez la remite al Jefe de Compras para que verifique la disponibilidad presupuestaria, si se encuentra en el PACC y las especificaciones técnicas. Si no se cuenta con presupuesto o detallado en el PACC, se regresa el proceso con reparo, de contar con presupuesto el Jefe de Compras asigna el proceso de licitación al Analista de Compras por Contrato. vi. El Analista de Compras por Contrato obtiene el número de la Licitación del Control que coordina el Sub Gerente de RMySG y elabora los pliegos de condiciones, verificando también si lo solicitado se encuentra en el PACC, así como si la estimación presupuestaria concuerda con el PACC y si se cuenta con presupuesto. vii. El Analista de Compras por Contrato también debe verificar si se cuenta con: El objeto del contrato, necesidad o fin público, planos, diseños y/o especificaciones técnicas. APROBACIÓN DE LA LICITACIÓN: viii. El Analista de Compras por Contrato gestiona la revisión y Visto Bueno a los pliegos de condiciones, por parte de la Dirección o Unidad solicitante, Dirección Legal y Unidad de Auditoría Interna, o cualquier otra instancia que estime conveniente el Secretario de Estado. Las revisiones y vistos buenos se reciben a través de memorando u oficios que detallan el dictamen y opinión respecto al proceso. ix. El Analista de Compras por Contrato gestiona a través del Gerente Administrativo la aprobación y firma del Aviso de Licitación Pública ante el Secretario de Estado. (Previamente el Gerente Administrativo verifica y aprueba los pliegos de condiciones de los bienes, obras y/o servicios que son administrados por la misma Gerencia). Página 21 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
PUBLICACIÓN DEL PROCESO DE LICITACIÓN: x. La Gerencia Administrativa recibe el Aviso de Licitación aprobado y firmado por el Secretario de Estado. El Analista de Compras por Contrato gestiona a través del Gerente Administrativo la Publicación del Aviso de Licitación aprobado por el Secretario de Estado por medio de la Dirección de Comunicación Institucional de la SEFIN, quienes realizan la publicación en dos diarios de circulación nacional y en el Diario Oficial la Gaceta (Si el Aviso de Licitación no se recibe firmado y aprobado, el Analista de Compras por Contrato realiza las correcciones sugeridas o se ejecuta la disposición de la máxima autoridad, como por ejemplo, detener el proceso hasta nueva orden). Simultáneamente a la publicación en los periódicos el Analista de Compras por Contrato realiza la publicación de la Licitación (Aviso de Licitación y Pliego de Condiciones) en el Sistema Honducompras y en el sitio Web de la SEFIN. xi. El Analista de Compras por Contrato realiza la entrega del Pliego de Condiciones a los posibles oferentes, de acuerdo a lo estipulado en el mismo; las solicitudes acompañadas del comprobante de pago del precio del Pliego de Condiciones es salvaguardado en el archivo del proceso licitatorio.
ACLARACIONES Y ENMIENDAS AL PLIEGO DE CONDICIONES: xii. A partir de la publicación se tienen cuarenta (40) días calendario para la recepción de las ofertas, tiempo en el cual los potenciales oferentes pueden enviar solicitudes de Aclaraciones a SEFIN. El Analista de Compras por Contrato gestiona la redacción y proporción de las respuestas a dichas consultas mediante la emisión de aclaratorias. El Analista de Compras por Contrato se encargará de solicitar las respuestas de las consultas con las Direcciones o Unidades solicitantes o Unidades Técnicas en tiempo y forma. Si producto de las inquietudes de los potenciales oferentes o por cualquier otra razón justificada se requiere hacer cambios a los pliegos de condiciones, estas se realizarán mediante Enmiendas. En todo momento el Analista de Compras por Contrato deberá cuidar el cumplimiento de los pliegos de condiciones en relación a las aclaratorias y enmiendas. Para tal efecto el Analista de Compras por Contrato administrará la cuenta de correo electrónico
[email protected] desde la cual se pueden entregar las enmiendas y aclaraciones a todos los potenciales oferentes que han obtenido el Pliego de Condiciones de manera oficial. xiii. El Analista de Compras por Contrato gestiona la integración de la Comisión Evaluadora, con participación de la Dirección Legal, El área técnica beneficiaria, y la Gerencia Administrativa. Adicionalmente podrá participar como observador un miembro de la Unidad de Página 22 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
Auditoría o cualquier otra unidad que sea conveniente según el objeto de la licitación. La gestión anterior se realiza a través de solicitudes presentadas en memorando a cada Dirección o Unidad antes mencionada. La Gerencia Administrativa recibe la notificación de la persona designada a conformar la Comisión Evaluadora, por lo que posteriormente el Analista de Compras por Contrato les remite el pliego de condiciones, así como las enmiendas al pliego o aclaraciones si existieran, por lo menos una semana previa al Acto de Recepción y Apertura de Ofertas. RECEPCIÓN Y APERTURA DE OFERTAS: xiv. En la víspera del día señalado en el Pliego de Condiciones para la recepción y apertura de ofertas, el Analista de Compras por Contrato gestiona con el Jefe de la Unidad de Bienes, que el Salón esté equipado para el acto, contando con el reloj marcador, computadora portátil, impresora y reproductor multimedia, además verifica que se cuanta con los materiales necesarios, tal como papel oficio, tijeras, engrapadora, etc. xv. Se reciben las ofertas en el lugar y hora señalada en el Pliego de Condiciones, los oferentes se anotan en el Listado de Presentación de Ofertas, según el orden de llegada, mientras sus ofertas son señalizadas con la hora exacta de recepción en el reloj fechador. Una vez que se cumple el tiempo límite para la presentación de ofertas conforme a lo establecido en los pliegos de condiciones. El Jefe de Compras o el Analista de Compras por Contrato da inicio al Acto de Apertura de Ofertas, en presencia de los oferentes que asisten, la Comisión Evaluadora, así como cualquier asistente a dicho Acto. xvi. El Analista de Compras por Contrato elabora el Acta de Recepción y Apertura de Ofertas, la cual se da lectura al finalizar el acto y es firmada por los representantes de la Secretaría de Finanzas y los oferentes. En caso que no se presente ninguna Oferta, el Analista de Compras por Contrato elabora el Acta de Recepción Declarando el Proceso Desierto (en este caso pasa al inciso 11) Posteriormente el Analista de Compras por Contrato la publica en Honducompras. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: xvii. El Analista de Compras por Contrato coordina con la comisión evaluadora las reuniones para dar inicio a al acto de Evaluación de las ofertas, iniciado por el Análisis Legal. Previo a la evaluación el Analista de Compras por Contrato prepara la lista de chequeo que servirá para verificar la presentación de requisitos solicitados en el Pliego de Condiciones. Página 23 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xviii. La Comisión Evaluadora realiza la verificación de los requisitos y documentos legales solicitados en el Pliego de Condiciones. El Analista de Compras por Contrato elabora el Acta Análisis Legal, la cual es revisada y firmada por la Comisión Evaluadora. xix. Si en el Acta de Análisis Legal, la Comisión Evaluadora requiere que los oferentes subsanen o aclaren algún requisito o documento solicitado, el Analista de Compras por Contrato gestionará a través del Gerente Administrativo las solicitudes a los oferentes, requiriendo la documentación en un tiempo límite de cinco días hábiles, según lo establecido en la LCE y su Reglamento. xx. Cumplido el tiempo límite para subsanar, el Analista de Compras por Contrato coordina que la Comisión Evaluadora se reúna y lleve a cabo la verificación de la documentación que los oferentes remitieron, el Analista de Compras por Contrato, elabora el Acta de Subsanación, la Comisión Evaluadora revisa el documento y lo firma. xxi. Con las ofertas que pasan el Análisis Legal y Subsanación según sea el caso, la Comisión Evaluadora lleva a cabo la Evaluación Técnica de las Ofertas, así como la Evaluación Económica, el Analista de Compras por Contrato elabora el acta de Evaluación Técnica, Económica y Recomendación de Adjudicación o Declaración de Proceso Fracasado, según sea el caso. Cuando el Pliego de Condiciones así lo requiere, la Comisión Evaluadora solicita dictamen a la Unidad Técnica correspondiente, por lo que el Analista de Compras por Contrato, a través del Gerente Administrativo lo solicita mediante Memorando a la Unidad Técnica correspondiente. EMISIÓN DE LA RESOLUCIÓN: xxii. El Analista de Compras por Contrato elabora la Resolución de Adjudicación o Resolución de Declaratoria de Proceso Fracasado o Resolución de Declaración de Proceso Desierto. La Resolución es revisada por el Jefe de Compras, Sub Gerente de RMySG así como por el Gerente Administrativo. El Analista de Compras por Contrato gestiona a través del Gerente Administrativo la revisión y/o dictamen de Dirección Legal y de la Unidad de Auditoría de la Resolución. xxiii. Una vez que se reciben los dictámenes u opiniones, el Analista de Compras por Contrato solicita a través del Gerente Administrativo número de Resolución a Secretaría General, adjuntando la documentación del proceso, dictámenes y Disponibilidad Presupuestaria si el proceso es adjudicado; En caso de que el proceso de licitación resulte fracasado o desierto, se anexa solamente la documentación del proceso. Una vez que se recibe el número asignado vía correo electrónico, el Analista de Compras por Contrato, a través del Gerente Administrativo remite la resolución para firma y transcripción a Secretaría General. Página 24 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xxiv. El Gerente Administrativo recibe la transcripción de la Resolución, quien la delega al Sub Gerente de Recursos Materiales, designándola luego al Analista de Compras por Contrato. El Analista de Compras por Contrato notifica a las empresas participantes. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO: xxv. El Analista de Compras por Contrato elabora el contrato de acuerdo a lo establecido en los Pliegos de Condiciones, oferta y LCE. Seguidamente es revisado por el Jefe de Compras y el Sub Gerente de RMySG. El Analista de Compras por Contrato gestiona a través del Gerente Administrativo la revisión y/o dictamen del contrato o contratos de Dirección Legal, Unidad o Dirección solicitante y de la Unidad de Auditoría. xxvi. Formalización del Contrato (dentro de los 30 días calendarios desde la notificación): una vez que se reciben los dictámenes u opiniones, el Analista de Compras por Contrato solicita a través del Gerente Administrativo la formalización del contrato por las partes involucradas. xxvii. Presentación de Garantías: simultáneamente a la formalización del contrato, el Proveedor y Contratista presenta la Garantía de cumplimiento del Contrato equivalente al 15% del valor del contrato como mínimo, de acuerdo a lo establecido en la LCE. En caso que el Pliego de Condiciones y Contrato así lo disponga el Contrato, el Proveedor debe presentar garantía de anticipo. xxviii. Gestión del Acuerdo que valida el Contrato: tan pronto los involucrados formalizan el contrato, el Analista de Compras por Contrato gestiona a través del Gerente Administrativo número de Acuerdo correspondiente al contrato, a Secretaría General, adjuntando la documentación del proceso, dictámenes, Resolución de Adjudicación y Disponibilidad Presupuestaria. Simultáneamente el Analista de Compras por Contrato realiza la solicitud a través de correo electrónico al Secretario General, con copia a su asistente, Jefe de Compras, Sub Gerente de RMySG y Gerente Administrativo. Una vez que se recibe el número asignado vía correo electrónico, el Analista de Compras por Contrato, a través del Gerente Administrativo remite el o los Acuerdos para firma y transcripción a Secretaría General. Una vez firmados Secretaría General remite su transcripción al Gerente Administrativo, quien delega al Analista de Compras por Contrato para su salvaguardarlo en el archivo del Proceso de la Licitación. EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
Página 25 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xxix. El Analista de Compras por Contrato verifica que el Proveedor o Contratista cumpla con la entrega de los Bienes o Servicios de acuerdo a lo establecido en el Contrato, para lo anterior debe contar con comunicación con la Dirección o Unidad Beneficiaria del Servicio, cuando así se requiera se gestionarán dictámenes o actas de entrega con los mismos. xxx. El Proceso de Pago: el Analista de Compras por Contrato, gestionará el proceso de pago de acuerdo a lo establecido en el Contrato, generalmente se llevan a cabo los siguientes pasos: El Analista de Compras por Contrato realiza la solicitud de la Reserva para el Contrato, presentando a Pre-intervención la siguiente documentación: Contrato, Acuerdo, Garantía de Cumplimiento del Contrato y en caso de afectar presupuesto de otra Dirección solicitud escrita por la misma. El proveedor remite la factura a nombre de la Secretaría de Finanzas, el recibo a nombre de Tesorería General de la República, Solvencia emitida por la Dirección Ejecutiva de Ingresos y cualquier otro documento que se estipule en el Contrato. El Analista de Compras por Contrato gestiona la constancia, acta de recepción o dictamen del pago con el beneficiario, según sea el caso establecido en el Contrato. El Analista de Compras por Contrato remite la solicitud de pago al Jefe de Compras quien revisa la documentación para pago y brinda el visto bueno. xxxi. Registro de Contrato en Honducompras.
2. Licitación Privada i. Contar con PACC aprobado ii. Contar con presupuesto a nivel de anteproyecto
iii. Establecer el objeto del contrato, necesidad o fin público, planos, diseños y especificaciones técnicas, programación, estimación presupuestaria y verificación en el PACC. iv. Elaboración de Pliegos de Condiciones (incluye el Visto Bueno de la Unidad de Auditoría Interna y Dirección Legal). v. Identificación e invitación de mínimo tres oferentes inscritos en el Registro de Proveedores y Contratistas del Estado. vi. Publicación en Honducompras de las invitaciones y el Pliego de Condiciones vii. Recepción de solicitudes de Aclaraciones, Respuestas aclaratorias y/o Enmiendas al Pliego de Condiciones. Página 26 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
viii. Conformación de la Comisión Evaluadora ix. Recepción de Ofertas y Apertura de Ofertas y elaboración de Acta o Declaratoria de Proceso Desierto (en este caso pasa al inciso 11) x. Elaboración de Acta de Apertura de Ofertas y Publicación en Honducompras xi. Análisis Legal (Elaborar Acta Análisis Legal). xii. Evaluación de Ofertas (Técnico y Económico). xiii. Elaboración de Acta de Recomendación para Adjudicación o informe en caso de que el Proceso sea Fracasado y su Publicación en Honducompras. xiv. Elaboración de Notificación de Adjudicación, o Declaratoria de Proceso Fracasado o Desierto (Publicación en Honducompras. xv. Formalización del Contrato (dentro de los 30 días calendarios desde la notificación). xvi. Garantía de Cumplimiento del 15% y garantía de anticipo por el 10% si lo hubiere. xvii. Entrega de bienes o servicios. xviii. Proceso de Pago. xix. Registro de Contrato en Honducompras. 3. Concurso Público
i. Contar con PACC aprobado
ii. Contar con presupuesto a nivel de anteproyecto
iii. Establecer el objeto de contrato de consultoría, términos de referencia, programación, estimación presupuestaria y verificación en el PACC. iv. Elaboración de los Términos de Referencia (incluye el Visto Bueno de la Unidad de Auditoría Interna y Dirección Legal, y la Dirección solicitante). Página 27 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
v. Precalificación, cuando se trata de Contratos de consultoría para el diseño o supervisión de obras públicas, cuando la naturaleza, magnitud o complejidad de los servicios requeridos así lo determinen. La precalificación podrá efectuarse una vez al año cuando se trate de contratos para diseño o supervisión de obras públicas que formen parte de un mismo programa de inversiones con características similares y que deban adjudicarse durante el año fiscal, de manera que los interesados podrán ser precalificados para participar en uno o más concursos según la capacidad que acrediten. Si la precalificación fuera para un proyecto específico se preparará una lista corta de no menos de tres y no más de seis firmas consultoras. vi. Si por la naturaleza de los servicios no se requiriese precalificación, se recurrirá al Registro de Proveedores y Contratistas de la Oficina Normativa. vii. Aprobación del Aviso de Concurso Público. viii. Publicación de Aviso de Concurso Público (se publica en los diarios El Tiempo, la Tribuna, Diario Oficial la Gaceta, Página oficial de SEFIN y Honducompras) ix. Conformación de la Comisión Evaluadora x. Recepción de solicitudes de Aclaraciones y Respuestas aclaratorias y/o Enmiendas a los Términos de Referencia xi. Recepción de Ofertas y Apertura de Ofertas Técnicas y elaboración de Acta o Declaratoria de Proceso Desierto (en este caso pasa al inciso 11. xii. Elaboración de Acta de Apertura de Ofertas y Publicación en Honducompras (Las ofertas técnicas se abrirán en el lugar, día y hora previstos en las bases, dejando constancia en acta que podrá ser firmada por los interesados. Los sobres o paquetes que contengan las ofertas económicas permanecerán sin abrirse, en debida custodia, hasta que concluya la evaluación de las ofertas técnicas) xiii. Análisis Legal (Elaborar Acta Análisis Legal). En caso que no se haya realizado la Precalificación y se haya recurrido al Registro de Proveedores y Contratistas de la Oficina Normativa. xiv. Evaluación Técnica (Elaborar Acta de Análisis Técnico) Página 28 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xv. Evaluación Económica: se abrirá la oferta económica del calificado en primer lugar y se le invitará a negociar el precio, dentro del plazo que se fije en las bases; si no se llegare a acuerdo se abrirá la oferta económica del calificado en segundo lugar y se repetirá el procedimiento; si fuere necesario se continuará con el siguiente proponente, hasta obtener un resultado satisfactorio. xvi. Por excepción las propuestas técnicas se evaluarán con consideración de costos, atendiendo a la naturaleza de los servicios requeridos, incluyendo, entre otros, la prestación de servicios en las que intervengan equipos especializados como los contratos para fotogrametría, computación electrónica y otros similares. En estos casos, las ofertas se presentarán en sobres o paquetes separados y sellados. A la evaluación técnica, se agregará la evaluación de los aspectos económicos, observándose el sistema de ponderación establecido en las bases, sin que éstos últimas puedan exceder del veinte por ciento (20%). Una vez finalizada la evaluación de la oferta técnica, la Administración notificará a los concursantes, dentro de un plazo de 10 días hábiles, la fecha y hora para abrir las ofertas económicas. Estas ofertas sólo se abrirán en presencia de los representantes de los concursantes. Antes de la apertura de las ofertas económicas se dará a conocer el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas y posteriormente los costos propuestos por los concursantes, procediéndose luego a ponderar la calificación total de cada uno de los concursantes xvii. Elaboración de Acta de Recomendación para Adjudicación o informe en caso de que el Proceso sea Fracasado y su Publicación en Honducompras. xviii. Elaboración de Notificación de Adjudicación, o Declaratoria de Proceso Fracasado o Desierto (Publicación en Honducompras. xix. Formalización del Contrato (dentro de los 30 días calendarios desde la notificación). xx. Garantía de Cumplimiento del 15% y garantía de anticipo por el 10% si lo hubiere. xxi. Ejecución de la Consultoría. xxii. Proceso de Pago. xxiii. Registro de Contrato en Honducompras. Página 29 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
4. Concurso Privado
i. Contar con PACC aprobado
ii. Contar con presupuesto a nivel de anteproyecto
iii. Establecer el objeto de contrato de consultoría, términos de referencia, programación, estimación presupuestaria y verificación en el PACC. iv. Elaboración de los Términos de Referencia (incluye el Visto Bueno de la Unidad de Auditoría Interna y Dirección Legal, y la Dirección solicitante). v. Precalificación, cuando se trata de Contratos de consultoría para el diseño o supervisión de obras públicas, cuando la naturaleza, magnitud o complejidad de los servicios requeridos así lo determinen. La precalificación podrá efectuarse una vez al año cuando se trate de contratos para diseño o supervisión de obras públicas que formen parte de un mismo programa de inversiones con características similares y que deban adjudicarse durante el año fiscal, de manera que los interesados podrán ser precalificados para participar en uno o más concursos según la capacidad que acrediten. Si la precalificación fuera para un proyecto específico se preparará una lista corta de no menos de tres y no más de seis firmas consultoras. vi. Si por la naturaleza de los servicios no se requiriese precalificación, se recurrirá al Registro de Proveedores y Contratistas de la Oficina Normativa. vii. Aprobación del Aviso de Concurso Público. viii. Publicación de Aviso de Concurso Público (se publica en los diarios El Tiempo, la Tribuna, Diario Oficial la Gaceta, Página oficial de SEFIN y Honducompras) ix. x. Conformación de la Comisión Evaluadora xi. Recepción de solicitudes de Aclaraciones y Respuestas aclaratorias y/o Enmiendas a los Términos de Referencia xii. Recepción de Ofertas y Apertura de Ofertas Técnicas y elaboración de Acta o Declaratoria de Proceso Desierto (en este caso pasa al inciso 11. Página 30 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xiii. Elaboración de Acta de Apertura de Ofertas y Publicación en Honducompras (Las ofertas técnicas se abrirán en el lugar, día y hora previstos en las bases, dejando constancia en acta que podrá ser firmada por los interesados. Los sobres o paquetes que contengan las ofertas económicas permanecerán sin abrirse, en debida custodia, hasta que concluya la evaluación de las ofertas técnicas) xiv. xv. Análisis Legal (Elaborar Acta Análisis Legal). En caso que no se haya realizado la Precalificación y se haya recurrido al Registro de Proveedores y Contratistas de la Oficina Normativa. xvi. Evaluación Técnica (Elaborar Acta de Análisis Técnico) xvii. Evaluación Económica: se abrirá la oferta económica del calificado en primer lugar y se le invitará a negociar el precio, dentro del plazo que se fije en las bases; si no se llegare a acuerdo se abrirá la oferta económica del calificado en segundo lugar y se repetirá el procedimiento; si fuere necesario se continuará con el siguiente proponente, hasta obtener un resultado satisfactorio. xviii. Por excepción las propuestas técnicas se evaluarán con consideración de costos, atendiendo a la naturaleza de los servicios requeridos, incluyendo, entre otros, la prestación de servicios en las que intervengan equipos especializados como los contratos para fotogrametría, computación electrónica y otros similares. En estos casos, las ofertas se presentarán en sobres o paquetes separados y sellados. A la evaluación técnica, se agregará la evaluación de los aspectos económicos, observándose el sistema de ponderación establecido en las bases, sin que éstos últimas puedan exceder del veinte por ciento (20%). Una vez finalizada la evaluación de la oferta técnica, la Administración notificará a los concursantes, dentro de un plazo de 10 días hábiles, la fecha y hora para abrir las ofertas económicas. Estas ofertas sólo se abrirán en presencia de los representantes de los concursantes. Antes de la apertura de las ofertas económicas se dará a conocer el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas y posteriormente los costos propuestos por los concursantes, procediéndose luego a ponderar la calificación total de cada uno de los concursantes xix. Elaboración de Acta de Recomendación para Adjudicación o informe en caso de que el Proceso sea Fracasado y su Publicación en Honducompras. Página 31 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
xx. Elaboración de Notificación de Adjudicación, o Declaratoria de Proceso Fracasado o Desierto (Publicación en Honducompras. xxi. Formalización del Contrato (dentro de los 30 días calendarios desde la notificación). xxii. Garantía de Cumplimiento del 15% y garantía de anticipo por el 10% si lo hubiere. xxiii. Ejecución de la Consultoría. xxiv. Proceso de Pago. xxv. Registro de Contrato en Honducompras. 5. Contratación Directa i. Compras por cotizaciones por invitación directa ii. Contratación Directa por exclusividad
Página 32 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
ANEXOS
Página 33 de 33 Archivo:/Microsoft/Word/Borrador Procedimiento de compra/MisaelBueso.v01
