Mut/ Seite 1 14.Jan.2003

Karl's

EDV-Fortsetzungskurs Vertiefung Grundkenntnisse

Windows /98/2000/ XP Word 2000 und Excel 2000

Themen: Dateiorganisation mit dem Windows - Explorer Dateistrukturen (Ordner, Unterordner, Arbeitsblätter)

Weitere Themen für Word 2000 Tabellen, Format- und Dokumentenvorlagen, Serienbriefe

Weitere Themen für Excel 2000 Druck und Präsentation, Funktionen, Diagramme und Verwaltung von Excel-Tabellen

Mut/ Seite 2 14.Jan.2003

1. Betriebssystem Windows XP 1.1 Serviceprogramm Windows Explorer: (Speicherinhalte ansehen) Durch aufrufen des Programmes „Windows Explorer“ kann man sich alle abgespeicherten Dateien ansehen! Im Windows Explorer werden folgende Speicher angezeigt: 1.

Laufwerke (Speicher-Orte): (A: )3,5 Diskette

> veraltet !!!

(C: )Festplatte (D: )2te Festplatte (E: )CD/DVD-Rom (F: )USB-Stick 2.

: evtl. mit Unterordnern z.B. z.B.

2.1

1.Kategorie Unterordner z.B. „Schriftverkehr“ z.B. „Tabellen“

2.2

2. Kategorie Unterordner

2.3

3.

„Eigene Dateien VHS“ „VHS-Kurs A12“

evtl. weitere Unterordner

Dateien: speziell für den Unterordner im Beispiel: VHS-Kurs-A12 Datei-Symbol im Programm Word: im Beispiel:

Brief Wolf Autohaus Krach-Bumm

Datei-Symbol im Programm Excel: im Beispiel:

Umsätze Bekleidung

Mut/ Seite 3 14.Jan.2003

1.2 Speicherorganisation + Datensicherung Für die übersichtliche Ablage der “Dateien“ ist es wichtig, eine straffe Ordnung einzuhalten!

1. Datei (Datensatz, Dokument) speichern: Beim VHS-Kurs in Meckelfeld sind Dateien wie folgt auf der Festplatte (D:) abzuspeichern: 1.1 z.B. im Programm „Word“ „Datei“ anklicken, „Speichern unter.....“ anklicken, dann öffnet sich

das Fenster:

Speichern unter

In „Speichern in:“ ist (als Laufwerk) D: einzustellen!, dann das Kästchen Neuen Ordner erstellen anklicken, und in das jetzt geöffnete Fenster Neuer Ordner als Name 1. Eigene Dateien VHS“ einsetzen!, dann „OK“ anklicken. Neuer Ordner als Name 2. VHS-Kurs-A12 einsetzen! , dann „OK“ anklicken.

Mut/ Seite 4 14.Jan.2003

1.2

Im Fenster die neue Eintragung markieren und „Öffnen“ anklicken! Jetzt muß im Fenster Speichern unter bei „Speichern in“ : VHS-Kurs-A12 stehen!!!

1.3

Als neuen Dateinamen: VHS-Musterbrief eintragen (z.B. Im Programm Word) und „Speichern“ anklicken. Jetzt ist die Datei richtig abgespeichert!

2. Für Datei öffnen gilt (ähnlich wie „Speichern unter...“) : 2.1

„Datei“ anklicken, dann „Öffnen....“ anklicken, es öffnet sich das Fenster: Öffnen

2.2

Die Datei VHS-Musterbrief markieren und „Öffnen“ anklicken.

2.3

Das Dokument wird auf den Bildschirm geladen!! und kann bearbeitet werden.

Achtung: Sollte der Ordner VHS-Kurs-A12 nicht unter „Suchen in:“ stehen, muß erst 2.4 ausgeführt werden!!! 2.4

Mit „Datei“ anklicken, „Öffnen....“anklicken, öffnet sich das Fenster Öffnen . Dann in „Suchen in:“ (Laufwerk) D: einstellen und im Fenster „Öffnen“ anklicken! Anschließend den Ordner 1. Eigene Dateien VHS markieren und „Öffnen“ anklicken! 2. VHS-Kurs-A12 markieren und „Öffnen“ anklicken! Erst dann mit Schritt 2.2 fortfahren!!!

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2. Textverarbeitung mit Word 2000 2.1 Texte durch Tabellen anordnen Im Brief-Beispiel wird dargestellt: - Einfügen von Tabellen zur Textanordnung Erste „Tabelle“, „Tabelle einfügen“, „Spalten“=3, „Zeilen“=1,“OK“!. Tabelle markieren, dann „Format“, „Rahmen und Schattierungen“, „Rahmen“=“ohne“, „OK“! (dadurch wird der Tabellenrahmen nicht mit ausgedruckt!). (zwischen zwei Tabellen müssen mindestens zwei Zeilen stehen!) Zweite Tabelle einfügen; wie oben jedoch „Spalten“=2, „Zeilen“=1. Nun ist der Briefkopf zum Ausfüllen der Absender und Empfänger-Adressen vorbereitet. Ausfüllen gemäß dem Beispiel „Brief-Wolf“.

2.11 Doppelt unterstrichen: -

Text „Betrifft“ doppelt unterstreichen: Nach dem markieren; Tasten Strg Shift D drücken! Zum beenden; Tasten Strg Leerzeichen drücken.

2,12 Rahmen und Schattierung einfügen Achtung: Zuerst Text schreiben, dann 2mal „Enter“ und dann erst: Zeile markieren, „Format“, „Rahmen und Schattierungen“, Rahmen „Kontur“, „OK“, für die Füllfarbe „Format“, „Rahmen und Schattierungen“, Schattierung Ausfüllen Farbe wählen „OK“. (im Beispiel: grau 15%)

2.13 Seitenwechsel einfügen: -

Brieftext schreiben: festgelegten Seitenwechsel; „Einfügen“, „Manueller Umbruch“, Seitenumbruch aktivieren, „OK“!

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2.14 Sonderzeichen einfügen: z.B. das Symbol „“  „Einfügen“, „Symbol...“, Symbole Schriftart: „Wingdings“ Symbol (9-tes Kästchen) aussuchen und „Einfügen“, „Schließen“. z.B. EURO –Symbol, „AltGr“ Taste, dann „E“ Taste ergibt das € Zeichen.

2.15 Grafik einfügen: Cursor an die gewünschte Stelle setzen. „Einfügen“, „Grafik“, „ClipArt...“, (aussuchen!) und „Einfügen“! Mit Maus an die gewünschte Stelle ziehen und evtl. vergrößern bzw. verkleinern. [Anfasser beachten!]

2.16 Grafik bearbeiten: Über „Ansicht“, „Symbolleiste“, „Grafik“ Symbolleiste ein-blenden! Mit eingeblendeter Symbolleiste Grafik können dann noch vielfältige Bearbeitungsfunktionen genutzt werden (im nebenstehenden Beispiel wurde „Textfluß“ Hund im Rechteck aktiviert). (dadurch wird der Text um die Grafik angeordnet, und läßt sich auch beliebig verschieben!).

2.2 Kopf- und Fußzeilen... Wenn die erste Seite anders aussehen soll, zuerst zweite Seite erzeugen durch „Einfügen“, „Manueller Wechsel...“, Seitenwechsel „OK“. Auf der 2.Seite dann „Kopf- bzw. Fußzeile“ einfügen, durch „Datei“, „Seite einrichten...“, Seitenlayout Kopf- Fußzeilen „Erste Seite anders“ markieren, „OK“. Jetzt „Ansicht“, „Kopf- und Fußzeilen...“ anklicken, dann öffnet sich die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile

Im Beispiel: rechtsbündig Seite schreiben, „Leerzeichen“ Seite einfügen, „Enter“, Datum einfügen, „Enter“, Kürzel schreiben, „Schließen“.

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2.3 Serienbriefe 2.31 Öffnen des Seriendruckmanagers -

Lade ein vorhandenes Textdokument z.B. „Autohaus Krach-Bumm“ als Brieftext-Vorlage auf den Bildschirm! Rufe „Extras“ „Seriendruck “auf!

2.32 Hauptdokument erstellen -

(das ist die Brieftext-Vorlage, in den die Platzhalter nach dem Erstellen der Datenquelle eingefügt werden!) unter „ 1 “ Hauptdokument Erstellen , „Serienbriefe“ , „Aktives Fenster“ oder „Neues Hauptdokument“ auswählen!

2.33 Datenquelle erstellen (das ist eine Adressliste) - unter „ 2 “ Datenquelle Daten importieren , „Datenquelle erstellen“ oder (vorhandene) Bearbeiten z.B. Serien-Adressen. (oder ähnlich) anklicken. - unter „ Datenquelle erstellen“ ist eine Liste mit den Platzhaltern individuell zusammenzustellen! (z.B.Name, Vorname, Straße, Postleitzahl, Ort, Anrede, gebDat) nachdem diese Datenquelle fertiggestellt ist, „OK“.

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Dann „Speichern unter“ z.B. Ordner „VHS-Kurs-M10“ unter „Serien-Adressen“.

-

daraus entsteht eine Datenmaske (praktisch eine Adressliste)

-

hier sind die Adressen der (1 bis x) Empfänger der Serienbriefe einzutragen, wodurch die Adresskartei für diesen Serienbrief festgelegt wird! Nach Eingabe des jeweiligen Datenfeldes weiter mit „Neuer Datensatz“ zum ersten Eingabefeld der nächsten Datenmaske. Sind alle Empfänger eingegeben „OK“. Damit gelangen Sie zum Hauptdokument zurück.

-

2.34 Wechsel zwischen den Dokumenten -

Zum Hauptdokument wechseln dem Seriendruck-Manager

Zur Datenmaske wechseln zu Datenquelle bearbeiten

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2.35 Platzhalter in das Hauptdokument einfügen -

Im Hauptdokument setze den Cursor an die Stelle, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll!



Angebote aus unserer Produktpalette Sehr geehrte . wir sind sehr erfreut, Ihnen unsere supergünstigen Dessousangebote unterbreiten zu können. Wie sie sehr schnell erkennen werden, sind wir der Konkurrenz meilenweit voraus,

Jetzt hier die einzelnen Feldnamen an die entsprechende Position einfügen! Klicken auf „Seriendruckfeld einfügen“. - Feldnamen durch anklicken der entsprechenden Platzhalter (z.B. „Name“, usw.) an die gewünschte Stelle einfügen.

-

Eingegebene Datenquelle zur Kontrolle

wichtiger Hinweis: Das Hauptdokument und die Datenquelle werden von Word automatisch miteinander verknüpft.

2.36 Der Serienausdruck: -

Die Seriendruck-Vorschau Mit der Seriendruck-Vorschau können Sie sich am Bildschirm Ihre fertigen Serienbriefe ansehen. Somit haben Sie die Möglichkeit Fehlplazierungen zu erkennen und in der Folge Korrekturen vorzunehmen. Falls alles richtig ist, „Seriendruck-Manager“ und „Ausführen“. Wählen Sie, ob der Seriendruck zunächst in einem Dokument abgespeichert, oder direkt an den Drucker ausgegeben werden soll. Legen Sie fest, ob alle, oder nur bestimmte Datensätze (Seiten) in den Druckvorgang einbezogen werden. Datenquelle starten Sie den Seriendruck durch die Schaltfläche „verbinden“. bearbeiten

Datenquellen

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2.4 Dokumentenvorlagen -

Dokumentenvorlagen sind Schablonen- bzw. Musterdateien, mit denen beim Erstellen neuer Dateien diese Einstellungen aus der Dokumentenvorlage automatisch übernommen werden. Dokumentenvorlagen verwenden und selbstdefinierte Vorlagen erstellen.

-

Dokumentenvorlage Erstellen durch : „Datei“ „Neu“; Allgemein „Leeres Dokument“ markieren und im Kästchen Neu erstellen „Vorlage“ aktivieren, dann „OK“. -

Einstellungen vornehmen (z.B. Kopf- und Fußzeilen) und alle gewünschten Einstellungen, die durch die Vorlage zur Verfügung gestellt werden sollen.

-

Speichern mit „Datei“ „Speichern“, oder mit dem Symbol  , in „Dateinamen“ einen Namen einsetzen und „Speichern“. Standardmäßig werden selbstdefinierte Vorlagen im Word Ordner Vorlagen gespeichert!

oder -

Laden eines bereits vorhandenen Dokumentes das z.B. als Dokumentenvorlage existiert. Änderungen an dieser Vorlage vornehmen! Dann Abspeichern: „Datei“ „Speichern unter“, „Dateinamen“ einsetzen, Optionen Speichern Datei speichern als: im Kästchen umschalten auf „Dokumentenvorlage (*.dot)“. „OK“, „Speichern“. Dadurch wird diese Datei als Ihre neue Dokumentenvorlage im Word Register „Datei“, „Neu“, Allgemein gespeichert!

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2.41 Beispiel Telefax-Brief: -

Erstellen einer selbsdefinierten Dokumentenvorlage als „Telefax-Brief“.

Um diese Mustervorlage als Dokumentenvorlage zu speichern ist folgendes zu beachten!: • „Datei“, „Speichern unter...“, Dateinamen (im Beispiel: Klaus Mustermann) einsetzen, dann Dateityp umschalten von Word-Dokument auf Dokumentenvorlage , dann „Speichern“. Damit ist diese Datei als Dokumentenvorlage gespeichert! Nach dem „Öffnen“ dieser selbstdefinierten Dokumentenvorlage kann diese wie ein „Neues Dokument“ weiterbearbeitet werden!

2.42 Fußzeile einfügen im Telefax-Brief Auf die letzte Zeile des Blattes eine „fest fixierte Information“ schreiben!

„Einfügen“ „Fußnote“, „OK“, dann Empfänger Fax-Nr.: und dahinter die jeweilige

Nr. eintragen!

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3.Tabellenkalkulation mit Excel 2000 3.1 Das Erste Arbeitsblatt „Umsätze 1.Quartal“ ausfüllen! (In der Excel-Datei „Umsätze Bekleidung“)

-

Vereinfachtes Ausfüllen von Tabellen-Feldern:

•

Datum aufsteigend (im Beispiel Monate) mit „Drag & Drop“: z.B. Januar eintragen, dann Feld anklicken, „Curser-Kreuz“ in rechte untere Ecke setzen, darauf achten, daß sich dieses in ein kleineres schwarzes Kreuz verwandelt! Dieses mit der linken Maustaste festhalten und in die rechts liegenden Felder ziehen!

•

Formeln übertragen: z.B. Summenformel in das Feld (E10) einfügen und (siehe oben)! in die darunter liegenden Felder übertragen!

•

Allgemein: Es können noch viele weitere automatisierte Übertragungsoperationen mit dieser Methode ausgeführt werden! z.B.: aufsteigene Ziffernfolgen, Textwiederholungen, Berechnungsformeln (werden automatisch den Folgezeilen [-Spalten] angepaßt) Datum (Jahre, Monate, Wochentage und manches mehr)

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3.2 Das Zweite Arbeitsblatt „Umsätze 2.Quartal“ausfüllen! (In der Excel-Datei „Umsätze Bekleidung“)

3.21 Einsetzen derTabellenwerte

3.22 Einfügen von Diagrammen: -

Tabellenbereich, der als Diagramm dargestellt werden soll, „markieren“, „Einfügen“, „Diagramm...“, Diagrammtyp auswählen, „Einfügen“ bzw. „Fertig stellen“.

3.23 Einfügen von Sprechblasen: -

„Einfügen“, „Grafik“, „AutoFormen“, entsprechende Darstellungsform aus „Legenden“ wählen und „Doppelklick“, dann erklärenden Text einsetzen und mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Sowohl der Rahmen, der Text als auch der Rahmeninhalt kann mittels der Symbolleiste „Zeichnen“ farbig angelegt werden!

3.24 Tabellensortierung Mit der Spalte „A“ erfolgt eine Tabellensortierung: duch die Kennzeichnung mit „d“ für Damenbekleidung und duch die Kennzeichnung mit „m“ für Herrenbekleidung werden die Artikel gekennzeichnet. Dann wird nach der Markierung des zu sortierenden Tabellenbereiches „aufsteigend“ sortiert! - Datenbereich markieren, dann „Daten“, „Sortieren....“, Sortieren nach : Spalte A aufsteigend, Anschließend nach Spalte B aufsteigend, Liste enthält „Überschriften“ kennzeichnen, „OK“.

Mut/ Seite 14 14.Jan.2003

3.3 Rechenoperationen EXCEL kennt die folgenden einfachen Rechenoperationen (Rechenzeichen): Rechenanweisung Gleichheitszeichen Addition Subtraktion Multiplikation Division Potenzierung Komma Klammern „(Punktrechnung geht vor Strichrechnung)“

Zeichen = + + * x / ./. ^ , , ()

auf dem Buchstabenfeld

Beispiel

Ergebnis

=2+3 =9-2 =13*1,15 =15/3 =34

5 7 14,95 5 81

=(10-3)*4

28

auf der Zifferntastatur

Üblicherweise schreibt man die Zahlen (Konstanten) nicht direkt in die Formel. Man bezieht sich auf Zahlenwerte (Felder), die an anderer Stelle der Tabelle stehen. für Zelle C5 Rechen-Formel

z.B.: d.h.:

Feld (C/5) Ergebnis 194,35

= = =

Feld(A/5) Konstante1 13

* * *

Feld(B/5) Konstante2 14,95

3.31 Summenbildung „Einfügen“; „Funktion...“; („Zuletzt verwendet“, „Summe“, „OK“!) z.B.: „Zahl 1“ [C/5 ; C/8] (Semikolon!) es werden (nur!) die Werte C/5 und C/8 summiert! - oder „Zahl 1“ [C/5 : C/8] (Doppelpunkt!) es werden alle Werte von C/5 bis C/8 summiert! einfacher: dann zu summierenden Spalten- (Zeilen-) abschnitt markieren,„OK“! (Achtung: Es ist darauf zu achten, daß der gesamte zu summierende Bereich markiert ist!). -

3.32 Währung „EURO“ formatieren Zellbereich markieren, dann das IKON mit dem EURO - Symbol anklicken!

„EURO“

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3.4 Tabellenverknüpfung (Im Beispiel von 3 Arbeitsblättern) -

In das Dritte Arbeitsblatt „Jahresbilanz“ sollen Werte aus dem Ersten Arbeitsblatt „Umsatz 1.Quartal“ und dem Zweiten Artbeitsblatt „Umsatz 2.Quartal“ automatisch durch Excel übertragen werden.

3.41 Das Dritte Arbeitsblatt „Jahresbilanz“ausfüllen! (In der Excel-Datei „Umsätze Bekleidung“)

3.42 Verknüpfung mit dem Arbeitsblatt „Umsatz 1.Quartal“ : - für Summe 1. Quartal „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz

Zelle C4= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle C5= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle C6= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle C7= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle C8= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle C9= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal

Zelle E6“, „Enter“ Zelle E9“, „Enter“ Zelle E8“, „Enter“ Zelle E10“, „Enter“ Zelle E5“, „Enter“ Zelle E7“, „Enter“

3.43 Verknüpfung mit dem Arbeitsblatt „Umsatz 2.Quartal“ : - für Summe 2. Quartal „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz „Arbeitsblatt Jahresbilanz

Zelle D4= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle D5= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle D6= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle D7= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle D8= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal Zelle D9= Arbeitsblatt Umsatz 1.Quartal

Zelle F5“, „Enter“ Zelle F6“, „Enter“ Zelle F7“, „Enter“ Zelle F8“, „Enter“ Zelle F9“, „Enter“ Zelle F10“, „Enter“

(Die unterschiedlichen Reihenfolgen der Zellbezeichnungen ergeben sich aus den unterschiedlichen Tabellensortierungen des Ersten, Zweiten und Dritten Arbeitsblattes!)

Mut/ Seite 16 14.Jan.2003

4. „Dateien schützen“! 4.1 Durch „Passwortschutz“ In den Programmen „Excel 2000“ dto. „Word 2000 “ Danach kann auf die geschützte Datei nur mit gültigem Passwort zugegriffen werden!!!

4.1.1 Datei „Speichern unter...“ Zum „Datei“, „Speichern unter...“, im geöffneten Fenster (Speichern unter) unter „Speichern in:“ {entsprechenden Ziel „Ordner“ „Öffnen“!!!}, {dann den „Datei-Namen“ wählen und einsetzen} , dann „Extras“ anklicken, dann im geöffneten Fenster „Allgemeine Optionen „ anklicken, es öffnet sich ein weiteres Fenster „Speicheroptionen“, im jetzt geöffneten Fenster (Speicheroptionen) unter „Lese./Schreibkennwort:“ das von Ihnen gewählte (Kennwort schreiben!) dieses wird nur als ***** angezeigt!!! Dann „OK“. „Kennwort bestätigen“ (Kennwort schreiben wiederholen!) dann „OK“. Jetzt „Speichern“!!!

Achtung: danach kann die passwortgeschützte Datei nur mit dem „richtigen“ Passwort wieder „geöffnet“ werden!!!

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4.1.2 Datei „Öffnen“ Zum „Datei“, „Öffnen...“, im geöffneten Fenster (Öffnen) unter „Suchen in:“ {entsprechenden „Ordner“ aussuchen und „Öffnen“} dann die passwortgeschützte „Datei“ anklicken „Öffnen“, es öffnet sich ein Fenster {Kennwort}, darin Ihr Kennwort eingeben und „OK“.

4.1.3 „Passwortschutz aufheben! „Datei“, „Speichern unter...“, darin [„Extras“, „Allgemeine Optionen...“, das Kennwort durch Leerzeichen ersetzen!!!] dann Speichern.

4.2 Durch „Schreibschutz“ 4.2.1 Datei „Speichern unter...“ „Datei“, „Speichern unter...“, darin [„Extras“, „Allgemeine Optionen...“, Kästchen „Schreibschutz_empfohlen“.., Häckchen aktivieren], dann „Speichern“.

4.2.2 „Speicherschutz aufheben“ Eine mit Schreibschutz geöffnete Datei kann nicht verändert werden! Geöffnete Datei „Schließen“, dann Datei erneut ohne Schreibschutz „Öffnen“.

Mut/ Seite 18 14.Jan.2003

5. Besondere Programmeinstellungen Hiermit können spezielle Einstellungen für die Programme Word und Excel nach den persönlichen Wünschen eingestellt und festgelegt werden!

5.1. bei Word 2000 5.1.1 Schaltfläche „AutoKorrektur...“ automatisches Ersetzen von „Großbuchstaben....“ ausschalten. „Extras“, „AutoKorrektur...“, anklicken., Registrierreiter Autokorrektur Häckchen Ausschalten

Häckchen Ausschalten

Mut/ Seite 19 14.Jan.2003

5.1.2 Schaltfläche „Optionen...“ „Extras“, „Optionen...“, anklicken, Registrierreiter Ansicht. -

Falls Grafikobjekte auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen muß Zeichnungen aktiviert sein!

Liste der zuletzt geöffneten Text-Dateien verlängern: In Datei werden z.B. die letzten 4 „Dateien“ angezeigt. 1. Extras Optionen Registrierreiter: Allgemein 2. „Liste der zuletzt geöffneten Dateien“ von 4 auf z.B. 8 hochsetzen!

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Letzte Seite zuerst drucken: Registierreiter: Drucken „Umgekehrte Druckreihenfolge“ Häkchen davorklicken! Falls Grafiken gedruckt werden sollen, muß Zeichnungsobjekte aktiviert sein!

Registrierreiter: Speichern Automatisches „Speichern“ ist eingeschaltet (nach je 10 Minuten!)

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Registrierreiter: Rechtschreibung und Grammatik Einstellungen für die gewünschten RechtschreibPrüfungen sind hier vorzunehmen! in Wellenlinien rotunterstrichene Wörter können ausgeschaltet werden! „Deaktivieren Sie“ Rechtschreibung während der Eingabe prüfen ! (Siehe Punkt 5.1.4)

Registrierreiter Überarbeiten

Achtung: Falls Texte rot dargestellt werden, ohne das etwas eingestellt wurde, können hier Einstellungen falsch sein!

Mut/ Seite 22 14.Jan.2003

Positionsrahmen zur Anzeige der Textbegrenzung 1. Extras Optionen Registrierreiter: Ansicht 2. „Textbegrenzungen“ Ein- / Aus-schalten

Standard-Speicherort ändern: z.B. Datei „Speichern unter...“ Standardeinstellung meist „Eigene Dateien“ ändern z.B. in Ordner „Privat“

„

„ „

Im Registrierreiter Dateiablage unter Dateiart: „Dokumente“ markieren und Bearbeiten...“ anklicken, jetzt öffnet sich ein weiteres Fenster „Ablage bearbeiten“. Hier z.B. „C:\....“ durch z.B. C:\Eigene Dateien“ oder C:\Privat“ ersetzen! OK Schließen .

„Öffnen“ der Dokumente erfolgt gemäß dieser Einstellung unter dem Ordner C:\Eigene Dateien d.h. diese Einstellung ist als „Standardgrundeinstellung“ hier festgelegt! Kann aber auch hier geändert werden!

Mut/ Seite 23 14.Jan.2003

5.1.3 Schaltfläche „Anpassen...“ • •

„Extras“, „Anpassen“, Registrierreiter Symbolleisten Hier lassen sich die „Symbolleisten“ ein- / aus-schalten.

jeweils Häckchen vor der anzuzeigenden „Symbolleiste“ aktivieren, dann „Schließen“

Registrierreiter Befehle • Hiermit lassen sich einzelne Symbole in den offenen Symbolleisten durch ziehen mit der Maus einfügen, oder herausnehmen!

Mut/ Seite 24 14.Jan.2003

5.1.4 Schaltfläche „Rechtschreibung und Grammatik...“ -

„Extras“, Registrierreiter: Rechtschreibung und Grammatik

-

in Wellenlinien rotunterstrichene Wörter können ausgeschaltet werden! „Deaktivieren Sie“ Rechtschreibung während der Eingabe prüfen !

Im Programm Word oder Excel: „Extras“, „Rechtschreibung...“ anklicken. - Bei der Rechtschreib- und Grammatik-Prüfung müssen Sie entscheiden ob die angebotene Änderung das fehlerhafte ersetzen soll?! („Ignorieren“, „Ändern“)

Mut/ Seite 25 14.Jan.2003

5.2. Inhaltsverzeichnis „automatisch“ erstellen (für Berichte, Dokumentationen, usw.) Voraussetzung ist die Verwendung von Überschriften, die mittels der „Einfügemarke“ im Berichtstext an entsprechender Stelle eingefügt sind. Überschriften für: Kapitel z.B. „Überschrift 1“ Unterkapitel z.B. „Überschrift 2“ Unter-Unterkapitel z.B. „Überschrift 3“ anklicken und entsprechenden Titel einsetzen.

5.2.1 Überschriften mittels „Formatvorlagen“ verwenden bzw. ändern 1.

„Einfügemarke“ in die entsprechende Überschriftszeile setzen. Dann Format „Formatvorlage...“ Bearbeiten... , Format „Zeichen“

Hier einstellen: (für jede Überschriftenzeile getrennt!!!) Zum Beispiel: Schriftart: Schriftschnitt: Schriftgrad: Unterstreichung:

Überschrift 1 „ARIAL“ Überschrift 2 „ARIAL“ Überschrift 3

„ARIAL“

„Fett“ „Fett“ „Fett“

„16“ „14“ „12“

„Einfach“ „Einfach“ „Ohne“

usw. als Beispiel für die Überschrift 1: z.B. weiteren Überschriften.

„Einleitung“ usw. desgleichen für alle

Mut/ Seite 26 14.Jan.2003

5.4.2 Inhaltsverzeichnis „Ausdruck formatieren“ Über „Format“, „Formatvorlage“, Bearbeiten

Formatvorlage bearbeiten

im Fenster Formatvorlagen: „Verzeichnis 1“ „Verzeichnis 2“ „Verzeichnis 3“ usw.

(Überschrift1 [Zeile]wird als Verzeichnis1 [Zeile] im Inhaltsverzeichnis wiedergegeben!) Schrifteinstellungen usw. ändern über: Format Zeichen... (ähnlich wie im Punkt 5.2.1) Einstellungen mit „OK“ und „Zuweisen“ bestätigen!

5.2.3 Inhaltsverzeichnis „automatisch“ einfügen Öffne den Berichts-Text das mit dem Inhaltsverzeichnis versehen werden soll. 1. „Einfügemarke“ an die Position setzen, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll! 2. Einfügen Index und Verzeichnisse... Registerreiter „Inhaltsverzeichnisse“, dann „OK“.

5.2.4 Inhaltsverzeichnis aktualisieren 1. 2.

Klicken auf freie Stelle im Inhaltsverzeichnis (nicht direkt auf einen Texteintrag). Der Texteintrag erscheint dann grau hinterlegt, dann F9 Drücken, dann im folgenden Fenster Gesamtes Verzeichnis aktualisieren mit Häkchen versehen, dann „OK“.

5.2.5 Zum Kapitelanfang (Seitenweise) bewegen So kann die „Einfügemarke“ ganz schnell an den Kapitelanfang bewegt werden. 1. Strg Taste gedrückt halten und Pos1 antippen. 2. Seitenweise vor bzw. zurück blättern mit Strg und Bild bzw. Bild

5.3 Standard-Schriftart einstellen 5.3.1 Programm WORD 2000 „Format“, „Zeichen“; „Schrift“, Schriftart ARIAL , Schriftgrad 11 , Standard Soll das Standardfomat geändert werden?.... Ja , OK

5.3.2 Programm EXCEL 2000 „Extras“, „Optionen“, Reiter Allgemein ; Schriftart ARIAL , Schriftgrad 11 , OK Programm EXCEL neu Starten!

Mut/ Seite 27 14.Jan.2003

Inhaltsverzeichnis 1. Betriebssystem Windows XP............................................................ 2 1.1 Serviceprogramm Windows Explorer: (Speicherinhalte ansehen) .............................2 1.2 Speicherorganisation + Datensicherung....................................................................... 3 1. Datei (Datensatz, Dokument) speichern:......................................................................... 3 2. Für Datei öffnen gilt (ähnlich wie „Speichern unter...“): .................................................... 4

2. Textverarbeitung mit Word 2000....................................................... 5 2.1 Texte durch Tabellen anordnen..................................................................................... 5 2.11 Doppelt unterstrichen:.............................................................................................. 5 2,12 Rahmen und Schattierung einfügen......................................................................... 5 2.13 Seitenwechsel einfügen:.......................................................................................... 5 2.14 Sonderzeichen einfügen:......................................................................................... 6 2.15 Grafik einfügen:....................................................................................................... 6 2.16 Grafik bearbeiten:.................................................................................................... 6 2.2 Kopf- und Fußzeilen........................................................................................................ 6 2.3 Serienbriefe..................................................................................................................... 7 2.31 Öffnen des Seriendruckmanagers........................................................................... 7 2.32 Hauptdokument erstellen ...................................................................................... 7 2.33 Datenquelle erstellen (das ist eine Adressliste)...................................................... 7 2.34 Wechsel zwischen den Dokumenten....................................................................... 8 2.35 Platzhalter in das Hauptdokument einfügen............................................................. 9 2.36 Der Serienausdruck:................................................................................................ 9 2.4 Dokumentenvorlagen.................................................................................................... 10 2.41 Beispiel Telefax-Brief:................................................................................................ 11 2.42 Fußzeile einfügen im Telefax-Brief............................................................................ 11

3.Tabellenkalkulation mit Excel 2000.................................................. 12 3.1 Das Erste Arbeitsblatt „Umsätze 1.Quartal“ ausfüllen!............................................. 12 3.2 Das Zweite Arbeitsblatt „Umsätze 2.Quartal“ausfüllen!............................................ 13 3.21 Einsetzen derTabellenwerte................................................................................... 13 3.22 Einfügen von Diagrammen:.................................................................................... 13 3.23 Einfügen von Sprechblasen:.................................................................................. 13 3.24 Tabellensortierung................................................................................................. 13 3.3 Rechenoperationen....................................................................................................... 14 3.31 Summenbildung..................................................................................................... 14 3.32 Währung „EURO“ formatieren............................................................................... 14 3.4 Tabellenverknüpfung (Im Beispiel von 3 Arbeitsblättern) ......................................... 15 3.41 Das Dritte Arbeitsblatt „Jahresbilanz“ausfüllen!...................................................... 15 3.42 Verknüpfung mit dem Arbeitsblatt „Umsatz 1.Quartal“ :......................................... 15 3.43 Verknüpfung mit dem Arbeitsblatt „Umsatz 2.Quartal“ :......................................... 15

4. „Dateien schützen“!......................................................................... 16

Mut/ Seite 28 14.Jan.2003

4.1 Durch „Passwortschutz“ ............................................................................................. 16 In den Programmen „Excel 2000“ dto. „Word 2000 “....................................................... 16 4.1.1 Datei „Speichern unter...“......................................................................................... 16 4.1.2 Datei „Öffnen“.......................................................................................................... 17 4.1.3 „Passwortschutz aufheben!..................................................................................... 17 4.2 Durch „Schreibschutz“................................................................................................ 17 4.2.1 Datei „Speichern unter...“......................................................................................... 17 4.2.2 „Speicherschutz aufheben“....................................................................................... 17

5. Besondere Programmeinstellungen............................................... 18 5.1. bei Word 2000............................................................................................................... 18 5.1.1 Schaltfläche „AutoKorrektur...“.................................................................................. 18 5.1.2 Schaltfläche „Optionen...“......................................................................................... 19 5.1.3 Schaltfläche „Anpassen...“........................................................................................ 23 5.1.4 Schaltfläche „Rechtschreibung und Grammatik...“................................................... 24 5.2. Inhaltsverzeichnis „automatisch“ erstellen............................................................... 25 5.2.1 Überschriften mittels „Formatvorlagen“ verwenden bzw. ändern.............................. 25 5.4.2 Inhaltsverzeichnis „Ausdruck formatieren“............................................................... 26 5.2.3 Inhaltsverzeichnis „automatisch“ einfügen................................................................ 26 5.2.4 Inhaltsverzeichnis aktualisieren................................................................................ 26 5.2.5 Zum Kapitelanfang (Seitenweise) bewegen............................................................. 26 5.3 Standard-Schriftart einstellen...................................................................................... 26 5.3.1 Programm WORD 2000........................................................................................... 26 5.3.2 Programm EXCEL 2000........................................................................................... 26