INICIATIVA PARA LA CONSERVACION EN LA AMAZONIA ANDINA (ICAA) UNIDAD DE APOYO DE ICAA INSTRUCCIONES, FORMATOS Y ANEXOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONVOCATORIAS ABIERTAS

Abril 2013

Este documento ha sido producido por encargo de la Unidad de Apoyo de la Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina (ICAA), liderada por International Resources Group (IRG) y sus socios Sociedad Peruana de Derecho Ambiental (SPDA), ECOLEX, Social Impact (SI), Patrimonio Natural (PN), Conservation Strategy Fund (CSF) y World Wildlife Fund (WWF).

INICIATIVA PARA LA CONSERVACION EN LA AMAZONIA ANDINA – ICAA

INSTRUCCIONES, FORMATOS Y ANEXOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONVOCATORIAS ABIERTAS

Abril 2013

CONTRATO # AID-EPP-1-00-04-00024-00 ORDEN DE TRABAJO # AID-OAA-TO-11-00048

Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo del Pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) bajo los términos del Contrato No AID-EPP-I-00-04-00024-00– AID-OAA-TO-11-00048. Las opiniones aquí expresadas son las del autor(es) y no reflejan necesariamente la opinión de USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos.

INDICE Página 1 Introducción

1

2 Contenido de la propuesta

1

3 Preparación y presentación de propuestas

2

4 Evaluación de las propuestas

3

5 Próximos pasos luego de la evaluación de las propuestas

4

6 Convenios de Donación

5

7 Regulaciones USAID aplicables

5

8 Anexos

7

1 Carta de Presentación de la Propuesta

8

2 Carátula de la Propuesta

9

3 Plan de Gestión de Desempeño

10

4 Formato del Presupuesto

14

5 Copia de RUC, RUT o NIT de las organizaciones postulantes

20

6 Compromiso de Cumplimiento de Plan de Identidad

21

7 Modelo de Convenio de Donación de tipo Simplificado

22

8 Modelo de Convenio de Donación de tipo Obligación Fija

27

Certificado sobre las Disposiciones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser 9 Aplicables

30

10 Certificado sobre Prohibición, Suspensión y otros Asuntos de Responsabilidad

32

11 Certificado de Lugar de Trabajo Libre de Drogas

33

12 Certificado sobre Financiamiento del Terrorismo D.E. 13224

34

13 Certificado de Código de Ética de IRG

35

14 Certificado de Cumplimiento de Leyes Anti Corrupción

36

Programa de Donaciones de ICAA

1.

INTRODUCCIÓN

El propósito de este documento es proveer a los postulantes a las convocatorias abiertas del Programa de Donaciones de ICAA, los lineamientos, anexos y formatos requeridos para la elaboración y presentación de sus propuestas.

2.

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La propuesta consta de Carta de presentación (Anexo 1), Carátula (Anexo 2), Propuesta Técnica, Plan de Gestión de Desempeño (Anexo 3) y Presupuesto (Anexo 4). La Carátula debe incluir la información establecida en el Anexo 2. La Propuesta Técnica comprende: a. Resumen ejecutivo de la propuesta (1 página). b. Enfoque técnico – Incluye objetivos, resultados esperados, enfoque técnico y metodología (4 páginas). c. Plan y cronograma de trabajo (2 páginas). d. Enfoque y equidad de género en actividades propuestas (1 página). e. Gestión del proyecto y personal clave (2 páginas. Los Currículos del personal clave propuesto se incluirán en un anexo no debiendo tener una extensión mayor a dos páginas cada uno). f. Nivel de experiencia de la organización en el desarrollo de proyectos similares. Completar la siguiente tabla aumentando las filas según se requiera (1 página).

Nombre del Proyecto

Breve descripción del proyecto

Donante Persona de contacto del Donante

Correo electrónico/

Periodo de ejecución

Presupuesto en US$

teléfono del donante

El Plan de Gestión de Desempeño debe prepararse según las instrucciones y formatos en el Anexo 3 y de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión de Desempeño de la Unidad de Apoyo de ICAA. El Presupuesto comprende la Tabla de presupuesto y la descripción del presupuesto indicando los supuestos utilizados según las instrucciones y formatos en el Anexo 4.

1

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3.

PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

3.1

PREPARACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas deben prepararse teniendo en cuenta lo dispuesto en la Convocatoria, los Términos de Referencia y el presente documento. La Propuesta Técnica debe:

•

Tener un máximo de diez (10) páginas escritas en español o inglés sin contar la Carátula, el Plan de Gestión de Desempeño, el Presupuesto, los currículos del personal clave y los otros anexos.

•

Estar escrita con espaciado 1.15, márgenes de 2.5 c.m., para impresión en papel tamaño A4, y en un tipo de letra no menor a Garamond, tamaño 11. El tamaño de letra en las tablas no debe ser menor a 10.

•

Estar en formato Microsoft Word (versión 2000 o posterior) o en formato Adobe Acrobat (PDF) integrados en un solo documento.

•

Estar numerada.

La Tabla del Presupuesto debe estar en Microsoft Excel (versión 2000 o posterior), para impresión en papel tamaño A4. El Plan de Gestión de Desempeño (PGD) debe seguir las mismas indicaciones para la Propuesta Técnico, salvo en lo que se refiere al límite de página y al tamaño mínimo de letra para tablas, que en este caso no debe ser menor a 9.

3.2

PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Las instituciones postulantes deberán enviar sus propuestas completas, incluyendo los anexos solicitados al correo [email protected] a más tardar a las 5 pm (hora de Bogotá/Lima/Quito) del día indicado en la convocatoria como fecha límite para la entrega de las propuestas; indicando en el asunto de su correo lo siguiente: Envío de propuesta a la Convocatoria No.______. Se otorgará confirmación electrónica de recepción de todas las propuestas recibidas. No se recibirán propuestas fuera del horario establecido.

3.3

DOCUMENTOS Y ANEXOS OBLIGATORIOS A SER PRESENTADOS CON LAS PROPUESTAS

Las propuestas deben adjuntar los siguientes documentos debidamente firmados por el Representante Legal de la organización postulante: •

Fotocopia del RUC/ RUT/NIT de la institución (Anexo 5)

•

Compromiso de Cumplimiento del Plan de Identidad (Anexo 6).

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4.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

4.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas recibidas serán evaluadas por un Comité Técnico de Evaluación (CTE). El Comité estará conformado por dos representantes de la Unidad de Apoyo de ICAA y dos representantes de USAID. EL CTE evaluará las propuestas de acuerdo a los siguientes criterios de evaluación: Criterios

Puntaje máximo

Enfoque técnico

20

Plan y Cronograma de trabajo

20

Equidad de Género

10

Gestión Institucional y personal clave

20

Experiencia de la organización

10

Plan de Gestión de Desempeño

10

Costo efectividad de la propuesta (Presupuesto)

10

Total

100

4.2 EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Enfoque Técnico

Se debe describir el enfoque propuesto, incluyendo cualquier método, técnica o herramientas pertinentes y explicar la elección de la metodología. Se evaluará la calidad, claridad y pertinencia de la propuesta metodológica. Se buscará la articulación entre las actividades propuestas con los objetivos y resultados esperados de la Convocatoria.

Plan y cronograma de trabajo

Se debe incluir un plan de actividades, con tareas, entregables, tiempos y fechas límite previstas. Se evaluará la consistencia y secuencia de las actividades planteadas, así como la claridad en la identificación y alcance de hitos y resultados propuestos.

Equidad de Género

Se evaluará la integración de la equidad de género, como principio ético y enfoque técnico, en los objetivos, resultados, metodología y presupuesto de la propuesta. Se valorará la promoción de la participación equitativa de mujeres y hombres en todos los espacios generados por el proceso. Se examinará la experiencia técnica y compromiso con la equidad de género de quienes postulen. La propuesta deberá tener en cuenta Empoderamiento de la Mujer.

la política de género de USAID Equidad de Género y

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Gestión del proyecto y personal clave

Se evaluará la forma cómo planean organizarse internamente y gestionar el proyecto para alcanzar los objetivos planteados. Igualmente se evaluarán los currículos del personal propuesto y su idoneidad para las funciones que cumplirán en el desarrollo de la actividad.

Experiencia de la organización

Se evaluará la experiencia institucional para desarrollar proyectos similares, en forma exitosa, entendiéndose por similares que versen sobre temas similares o que tengan montos similares. Se verificarán las referencias presentadas.

Plan de Gestión de Desempeño

Los postulantes deben preparar un Plan de Gestión de Desempeño siguiendo el modelo que se encuentra en el Anexo 3. Deben indicar cómo medirán la implementación del proyecto. Se evaluará la propuesta para cumplir con los requerimientos de información del Plan de Gestión de Desempeño de la Unidad de Apoyo de ICAA (ver Sección II de los Términos de Referencia en la Convocatoria donde se indican los indicadores del PGD de la Unidad de Apoyo de ICAA a los que deben contribuir) y otros indicadores propios que consideren pertinente.

Costo efectividad de la propuesta (Presupuesto)

Se evaluará la racionalidad, razonabilidad y relación entre los objetivos, las actividades y los costos propuestos.

5. • •

• •

•

•

PRÓXIMOS PASOS LUEGO DE LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El Comité Técnico de Evaluación (CTE) al realizar la evaluación podrá efectuar comentarios y recomendaciones a las propuestas. La Unidad de Apoyo realiza la verificación de las capacidades institucionales de la(s) organización(es) que haya(n) obtenido los puntajes más altos. Esta verificación puede incluir la visita de algún miembro de la Unidad de Apoyo de ICAA a la institución postulante para realizar entrevistas y/o revisión de información documentaria. Completada la verificación de forma satisfactoria, la Unidad de Apoyo de ICAA somete a consideración de USAID las propuestas seleccionadas para su aprobación. Luego de la aprobación de USAID la Unidad de Apoyo de ICAA, a través International Resources Group (IRG), enviará cartas a las organizaciones postulantes informando los resultados del proceso. Luego se procede a la negociación con el postulante seleccionado (forma de pago, entregables, inclusión de recomendaciones del CTE, etc.), se suscribe un Memorándum de Negoción y el Convenio de Donación. La Unidad de Apoyo de ICAA entrega los formatos para la presentación de informes técnicos y financieros y otras instrucciones para la fase de implementación del proyecto. De ser necesario la UA convocará reuniones presenciales, vía Skype o webinar con la(s) organización(es) seleccionada(s) para brindar información complementaria para la ejecución de las donaciones.

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6.

CONVENIOS DE DONACIÓN

De acuerdo a las normas establecidas por USAID, para el programa de donaciones se pueden usar dos modelos de convenio de donación, según las características y monto del proyecto. La UA definirá cuál de los modelos corresponde en cada caso. •

Convenios de Donación tipo Simplificado (Anexo 7)

•

Convenios de Donación de tipo Obligación Fija (Anexo 8)

Los Convenios de Donación incluirán como Anexos los siguientes documentos y certificados debidamente suscritos por el Representante Legal de la organización:

7.

•

Certificado sobre las Disposiciones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicables (Anexo 9)

•

Certificado sobre Prohibición, Suspensión y otros Asuntos de Responsabilidad (Anexo 10)

•

Certificado de Lugar de Trabajo Libre de Drogas (Anexo 11)

•

Certificado sobre Financiamiento de Terrorismo, Decreto Ejecutivo 13224 (Anexo 12)

•

Certificado de Código de Ética de IRG (Anexo 13)

•

Certificado de Cumplimiento de Leyes Anti Corrupción (Anexo 14)

REGULACIONES DE USAID APLICABLES

Las siguientes regulaciones de USAID que aplican a los convenios de donación que se suscriban bajo el Programa de Donaciones están disponibles en la página web de ICAA: www.amazonia-andina.org •

Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones NoGubernamentales - no Norteamericanas (Standard Provisions for Non-U.S. Non-Governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdf.

•

Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones Americanas No Gubernamentales (Standard Provisions for U.S. Non-governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303maa.pdf

•

Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Convenios de Obligación Determinada (Standard Provisions for Fixed Obligation Grants to Nongovernmental Organizations and Required as Aplicable A Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303mat.pdf

•

ADS Capítulo 303 Convenios y Acuerdos Cooperativos para Organizaciones NoGubernamentales (Chapter 303 Grants and Cooperative Agreements to Non-Governmental Organizations) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303.pdf

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•

Circular OMB A-110: Requisitos Administrativos Uniformes para Donaciones y Convenios con instituciones de educación superior, hospitales y otras organizaciones sin fines de lucro, - “Uniform Administrative Requirements for Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals, and Other Non-Profit Organizations.” http://www.whitehouse.gov/omb/fedreg_a110

•

Código de Regulaciones Federales 22 parte 226 sobre identidad y marca, (CFR22 part 226 Administration of Assistance Awards to U.S. Non-Governmental Organizations; Marking Requirements) http://transition.usaid.gov/branding/final_rule.pdf

•

Procedimientos y regulaciones ambientales establecidas en el 22 CFR, parte 216. (http://transition.usaid.gov/our_work/environment/compliance/22cfr216.htm); y, específicamente aquellas incluidas en el documento denominado Decisión Ambiental Inicial (LAC-IEE-12-33); y reportarán anualmente de acuerdo a lo establecido e indicado en el Plan de Mitigación Ambiental de USAID.(http://www.usaid.gov/policy/ads/200/204sac.pdf)

Nota.- Dado que estas regulaciones son actualizadas frecuentemente, se sugiere confirmar la versión vigente en los enlaces de USAID proporcionados para cada regulación.

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ANEXOS

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ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (UTILIZAR PAPEL MEMBRETADO)

Lugar y fecha Señores Programa de Donaciones Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina Presente.Ref.: Convocatoria No. De mi mayor consideración: Es grato presentar a (consignar el nombre de la organización u organizaciones que presentan la propuesta, indicando en caso de ser un consorcio; cual es la organización líder), que participa en la convocatoria de la referencia, para la ejecución del proyecto denominado: ……………………….………………………………….. Yo,…………………………………………………, debidamente identificado con (consignar tipo y número de documento de identidad) en mi calidad de Representante Legal de (indicar nombre de la organización o si se trata de un consorcio, de la organización líder), declaro bajo juramento que toda la información presentada es correcta y exacta, y que las copias adjuntas son fiel reproducción de los documentos originales. Atentamente, ___________________________________________ Firma Nombre de la Organización: __________________ Nombre de Representante:______________________ Cargo:

___________________________________

Fecha: _____________________________________

Nota: Para el caso de los consorcios, listar las instituciones miembros del consorcio con sus respectivos Representantes Legales.

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ANEXO 2 CARÁTULA DE LA PROPUESTA

a) Nombre de la(s) organización(es) postulante(s): (Indicar los nombres de todas las organizaciones en caso de consorcios indicando cuál es la organización líder) b) Dirección: (Incluir dirección completa, provincia, departamento, país) c) Teléfonos: (Incluir códigos de país y ciudad) d) Nombre del representante legal y/o responsable/contacto de la propuesta: e) Correo electrónico: f)

Nombre del Proyecto:

g) Objetivo general del proyecto: h) Número de la Convocatoria: i)

Ubicación geográfica: (Lugar donde se desarrollará el proyecto/actividad)

j)

Importe requerido:

k) Plazo de ejecución:

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ANEXO 3 PLAN DE GESTIÓN DE DESEMPEÑO El Plan de Gestión de Desempeño (PGD) es una guía para orientar la medición, análisis y el reporte de los compromisos asumidos por las organizaciones que desarrollan actividades dentro de la Iniciativa para la Conservación en la Amazonia Andina (ICAA), durante el periodo 2013 – 2015. En este caso, este plan se basa en un Marco de Resultados presentado por las organizaciones receptoras de donaciones, el cual aporta al Marco de Resultados de la Unidad de Apoyo, y a los indicadores y metas establecidos para registrar su progreso. Este documento describe el enfoque de monitoreo y evaluación bajo el cual las organizaciones receptoras de donaciones desarrollarán su trabajo y provee todas las definiciones, procedimientos, e instrumentos necesarios para la recolección homogénea de los datos requeridos por los indicadores. También presenta las metas consideradas para cada uno de ellos. Incluye además pautas para realizar sondeos y análisis complementarios a los indicadores.

3.1 MARCO DE RESULTADOS Presenta la lógica de la estrategia planteada por las organizaciones para conseguir sus Objetivos y Resultados, explica cómo serán alcanzados. No se incluyen las actividades con las que se lograrán los Resultados, éstas se describen en el Plan Operativo. META

OBJETIVO GENERAL

Resultado 1

Resultado 2

Resultado 3

Resultado 4

Sub

Sub

Sub

Sub

Sub

Sub

Sub

Sub

Resultado

Resultado

Resultado

Resultado

Resultado

Resultado

Resultado

Resultado

1.1

1.n

2.1

2.n

3.1

3.n

4.1

4.n

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3.2. LISTADO DE INDICADORES Esta sección del PGD menciona los Indicadores que serán reportados relacionados con los Resultados y Sub Resultados del Marco de Resultados. Incluye los indicadores requeridos en los Términos de Referencia de la donación y otros planteados por el receptor de la donación, priorizando los indicadores que muestran logros concretos que trascienden a las actividades y productos realizados. Resultado 1, 2,…, n Sub Resultado 1, 2,…, n

3.3. INDICADORES Y METAS Esta sección muestra las Metas Anuales de los Indicadores que serán reportados durante el tiempo del contrato de donación. Indicador

Línea de

AF 1 2013

AF2014

AF 2015

Total acumulado

Base Meta

Ejecutado Meta

Ejecutado Meta Ejecutado Meta

Ejecutado

Resultado 1 Indicador 1 … Indicador n Resultado 2 Indicador 1 … Indicador n Resultado n Indicador 1 … Indicador n

1

Entiéndase por Año Fiscal (AF) el período comprendido desde el 1 de octubre de un año al 30 de setiembre del año siguiente. Por ejemplo el AF13 comprende el período desde el 1 de octubre de 2012 al 30 de setiembre de 2013.

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3.4. HOJAS DE REFERENCIA DE INDICADORES Muestra la descripción técnica de los Indicadores asumidos por las organizaciones receptoras de donaciones. Cada indicador debe tener su respectiva Hoja de Referencia. En el caso de indicadores requeridos por la Unidad de Apoyo, se deben respetar los detalles técnicos estándares contenidos en las Hojas de Referencia originales, y adecuarlos mínimamente para su implementación. Hoja de Referencia de los Indicadores de Desempeño Resultado X: Nombre del Resultado Indicador X: Nombre del Indicador Indicador del Informe Anual: ; Indicador del Resumen del Programa Anual: DESCRIPCIÓN Definición (es) Precisa (s): Unidad de Medida: Desagregado por: Justificación / Utilidad Administrativa: PLAN DE ADQUISICIÓN DE DATOS Frecuencia / Cronograma de Adquisición de Datos: Método de Recolección de Datos: Método de Adquisición: Fuente (s) de Datos: Costo Estimado de la Adquisición de Datos: Individuo (s) Responsable (s): Individuo Responsable de Proporcionar Datos a USAID: Lugar del Almacenamiento de Datos: CALIDAD DE DATOS Fecha de la Evaluación Inicial de la Calidad de Datos: Limitaciones Conocidas de Datos e Importancia (si las hay): Medidas Tomadas o Planeadas para afrontar las Limitaciones de Datos: Fecha de las Evaluaciones Futuras de la Calidad de Datos: Procedimientos para las Evaluaciones Futuras de la Calidad de Datos: PLAN PARA EL ANÁLISIS, REVISIÓN E INFORMES DE DATOS Análisis de Datos: Presentación de Datos: Revisión de Datos: VALORES DE INDICADORES DE DESEMPEÑO Año Fiscal Anual Acumulado Meta

Ejecutado

Meta

Observaciones

Ejecutado

OBSERVACIONES ADICIONALES Notas sobre las Líneas Base / Metas / Siguientes Pasos: ESTA HOJA FUE ACTUALIZADA EL [DIA] DE [MES] DE 2013

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3.5. FORMATOS Cada Indicador debe relacionarse con algún Formato de Recolección de Datos para registrar y consolidar la información requerida. En el caso de los indicadores de la Unidad de Apoyo, deben utilizarse los formatos estándares establecidos en los Términos de Referencia de la donación.

FORMATO DE RECOLECCION DE DATOS N° XX REGISTRO DE XXXXX Indicadores XXXXXXXX Año Fiscal 20XX - Trimestre XX Ejemplo: Estructura básica para identificar datos de Capacitaciones: Datos de Capacitaciones Fechas N°

Código

Nombre

Inicio

Fin

Socios de ICAA involucrados

Otras organizaciones involucradas

Ubicación

Duración en horas

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ANEXO 4 FORMATO DEL PRESUPUESTO DETALLE DEL PRESUPUESTO DESCRIPCIÓN

Tarifa

TRIMESTRE 1 Unidad

No. de Unidades

Importe

TRIMESTRE 2 No. de Unidades

Importe

TOTAL No. de Unidades

Importe

PRESUPUESTO TOTAL US$

A. COSTOS DIRECTOS 1. Sueldos 1.1 Coordinador – Nombre

/día

1.2 Cargo – Nombre

/día

1.3 Cargo – Nombre

/día Sub-Total Sueldos

2. Beneficios Sociales 2.1 Coordinador – Nombre

/día

2.2 Mentor – Nombre

/día

2.3 Cargo – Nombre

/día

Sub-Total Beneficios Sociales 3. Consultores 3.1. Consultor A

/día

3.2 Consultor B

/día

3.3 Consultor C

/día Sub-Total Honorarios

4. Viajes y Viáticos Viajes Internacionales 4.1 Pasajes aéreos

Ida y vuelta

4.2 Alojamiento y viáticos

/día

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4.3 Transporte terrestre

/día

4.4 Otros gastos de viaje Viajes Nacionales 4.5 Pasajes aéreos

Ida y vuelta

4.6 Alojamiento y viáticos

/día

4.7 Transporte terrestre

/día

4.8 Otros gastos de viaje Sub-Total Viajes y viáticos 5. Talleres 5.1 Taller regional

Unidad

5.2 Talleres nacionales

Unidad

Sub-Total Talleres 6. Equipos y Materiales 6.1 Equipo A

Unidad

6.2 Equipo B

Unidad

6.3 Materiales A

Unidad

6.4 Materiales B

Unidad

Sub-Total Equipos y Materiales 7. Auditoria 7.1 Auditoria

Unidad Sub-Total Auditorias

TOTAL GASTOS DIRECTOS B. COSTOS INDIRECTOS 1. Indirecto A (ej. salario contador) 2. Indirecto B (ej. Alquiler de oficina)

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TOTAL COSTOS INDIRECTOS TOTAL PRESUPUESTO EN US$ TOTAL PRESUPUESTO EN MONEDA LOCAL (T.C. XXXX)

(1) Este es un modelo ilustrativo de presupuesto que deberá adecuarse a cada postulante según requerido por su propuesta. Deberán incluirse notas explicativas para compras o contrataciones superiores a US$ 5,000 por unidad. (2) Si bien los presupuestos están siendo solicitados sean preparados en dólares norteamericanos, todas las operaciones durante la ejecución de los proyectos deberán efectuarse en moneda nacional. (3) Indicar el tipo de cambio utilizado en la preparación del presupuesto. Debe ser el vigente a la fecha de preparación del presupuesto. (4) Aumentar las columnas necesarias en la hoja Excel en función a la duración del proyecto (Trimestres adicionales).

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INSTRUCCIONES PARA LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DEFINICIONES Los postulantes deben asegurarse que los costos incluidos en sus presupuestos sean: Razonables: Reconocidos como ordinarios, necesarios y que serán ejecutados bajo las normas adecuadas de conducta. Asignables: Son necesarios para la ejecución de la actividad; y Admisibles: Que se ciñen a las limitaciones del convenio firmado. Costos Directos: Todos aquellos costos legítimos del proyecto y que pueden ser cargados en su totalidad. Costos Indirectos: Todos aquellos costos incurridos por la institución postora en su normal funcionamiento, que son compartidos con otros proyectos y que por tanto se cargan al proyecto en forma prorrateada. NOTA IMPORTANTE: EL FORMATO EXCEL ADJUNTO ESTA DISEÑADO PARA PREPARAR PRESUPUESTOS POR TRIMESTRE. DE SER NECESARIO SE PUEDE PREPARAR PRESUPUESTOS MENSUALES. CADA IMPORTE ES EL PRODUCTO DEL VALOR POR UNIDAD MULTIPLICADO POR EL NUMERO DE UNIDADES.

RUBROS DEL PRESUPUESTO A. COSTOS DIRECTOS 1. Salarios •

•

• •

En este rubro se deben incluir los salarios del personal de planta que trabajará bajo el proyecto. Es importante registrar el nombre y el cargo que desempeñará cada profesional. Se recomienda incluir un pequeño extracto de las calificaciones y experiencia de cada profesional en las notas explicativas del presupuesto. Solo se podrán cargar al proyecto los salarios actuales vigentes de cada trabajador. Durante la vigencia de la donación, los incrementos de salarios que se otorguen al personal identificado deberán ser en concordancia con las políticas de personal de la institución y las limitaciones presupuestales. La Tarifa diaria se calculará de la siguiente manera: Sueldo mensual x 12 = Sueldo anual; Tarifa diaria= Sueldo anual/260 días laborables. En el caso del personal que trabaje a tiempo parcial bajo el proyecto, deberá indicarse el número de días que cada profesional carga al proyecto por periodo presupuestario. Incluir explicación en las notas explicativas.

2. Beneficios Sociales •

Bajo este rubro se deberá incluir la tasa de beneficios sociales establecidos por ley en cada país o la adoptada por la institución regularmente para sus proyectos, la cual deberá estar sustentada en su Manual de Administración Financiera.

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• • •

Esta tasa deberá ser sustentada en las notas explicativas con el desglose respectivo de los beneficios considerados. Los beneficios sociales que reciben los trabajadores deben estar indicados en las políticas de personal de la institución. Solo se rembolsarán los beneficios sociales cuyos sustentos de pago hayan sido incluidos en las liquidaciones de gastos, no se efectuarán rembolsos sobre la base de porcentajes, es decir, recibirán el mismo tratamiento que los Costos Directos.

3. Consultores •

•

En este rubro se deben incluir los consultores que trabajarán bajo el proyecto. Es importante registrar el nombre y el cargo que desempeñará cada consultor. Se recomienda incluir un pequeño extracto de las calificaciones y experiencia profesional de cada consultor en las notas explicativas al presupuesto. Las tarifas de honorarios propuestos para los consultores deberán basarse en la historia salarial de los consultores, siguiendo las normas de USAID (biodata) y en los cálculos deben incluirse honorarios por servicios prestados durante los últimos 3 años. La tasa diaria de honorarios puede calcularse de la siguiente manera: Ingresos totales durante un año/260 días laborables.

4. Viajes y Viáticos • • • •

• • •

Estos gastos se deben dividir entre Viajes Internacionales y Viajes Nacionales. Pasajes.- Se debe considerar el costo de la ruta más directa y económica. Alojamiento.- Incluir solamente los costos del alojamiento, siempre y cuando no supere el 75% de la tasa de USAID de alojamiento para la localidad donde se encuentra el hotel. Ver tasas de viáticos en la página web www.state.gov sección Foreign per diems. Alimentación.- Incluir solo los gastos de alimentación del viajero, siempre y cuando no supere el 75% de la tasa de USAID de alimentación para la localidad donde pernocta el viajero. Ver tasas de viáticos en la página web www.state.gov sección Foreign per diems. La organización puede optar por utilizar tasas menores a las indicadas, de acuerdo a sus políticas de viajes incluidas en sus manuales. Movilidad.- Taxis al y del aeropuerto, más la movilidad local que tenga que cubrir el viajero para asistir a reuniones o eventos del proyecto. Otros gastos de viaje.- Por ejemplo, visas, vacunas, impuestos, etc. No se aceptarán gastos de índole personal, propinas ni consumo de bebidas alcohólicas.

5. Talleres • •

Utilizar una hoja de cálculo separada para estimar los costos por taller. Indicar el número estimado de participantes y el número de días/horas por taller.

6. Equipos y Materiales • • •

Las compras de equipos serán autorizadas siempre y cuando sean absolutamente necesarias para el alcance de los objetivos del proyecto y se cumpla con las regulaciones para compras de USAID que apliquen. Los montos presupuestados deben razonables, de acuerdo a las condiciones actuales del mercado, y en concordancia con las políticas de compras de la institución postulante. Los materiales presupuestados deben ser necesarios para la ejecución del proyecto.

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7. Auditorías •

•

Los postulantes que resulten elegidos y gasten en su donación bajo este Programa, o en la suma de los distintos contratos o donaciones con USAID, más de US$300,000 durante un (1) año fiscal, necesariamente deberán contratar una auditoría independiente para revisar las cuentas del proyecto. En este sentido, se requiere que las instituciones incluyan en sus presupuestos un monto que sea considerado necesario y razonable para contratar dicha auditoría.

COSTOS INDIRECTOS • • •

Los costos indirectos propuestos por las instituciones postulantes, serán analizados detalladamente y se efectuará la debida revisión antes de su aprobación. Los costos indirectos no deben ser presentados como costos directos. El Programa se reserva el derecho de hacer una revisión de la documentación financiera previo a la firma de todo convenio.

NOTAS EXPLICATIVAS DEL PRESUPUESTO En esta sección se solicita que los postulantes expliquen los supuestos utilizados en la preparación de sus presupuestos, las fuentes de información utilizadas y los documentos de soporte disponibles para revisión en la institución, y justificación para los precios unitarios y cantidades incluidas en la elaboración de los presupuestos. Por ejemplo, en el caso de honorarios, se podrá registrar el tiempo específico de dedicación al proyecto de cada una de las personas a ser consideradas bajo este rubro de gastos. Para efectos de gastos de viaje, brindar explicaciones complementarias como el número de viajes y de personas que deberán viajar a los distintos lugares que considere la propuesta. Asimismo la justificación de gastos como alquiler de botes y otros gastos no usuales. Para costos directos, registrar el número de talleres a efectuarse, qué incluyen estos costos, duración de los eventos y cantidad de participantes.

Los presupuestos deberán presentarse en una hoja Excel, con las cifras en moneda Norteamericana (US$) y en montos trimestrales. Igualmente, se debe explicar en esta sección el tipo de cambio utilizado en la preparación del presupuesto. Cabe señalar que las operaciones bajo las donaciones del Programa se efectuarán en moneda local de cada país indicando en cada reporte el tipo de cambio utilizado para las conversiones.

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ANEXO 5

COPIA FOTOSTÁTICA DE RUC, RUT O NIT DE CADA UNA DE LAS ORGANIZACIONES POSTULANTES

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ANEXO 6 COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO DE PLAN DE IDENTIDAD (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN)

Señores International Resources Group Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina - ICAA Programa de Donaciones Presente.Ref.: Convocatoria No. xxxxx De mi mayor consideración:

Por intermedio de la presente, yo………………………………., identificado con DNI………., en representación de la institución …………………………….., certifico conocer y nos comprometemos en cumplir con las disposiciones y regulaciones relacionadas con la Identidad de USAID incluidas en el 22 CFR 226 de la página web, http://transition.usaid.gov/branding/final_rule.pdf, y lo establecido en el Plan de Identidad de ICAA, ubicado en la página web: www.amazonia-andina.org aplicables a la donación que estamos postulando. Suscribo en señal de conformidad.

___________________________________________ Firma Nombre de la Organización: __________________

Nombre de Representante:______________________ Cargo:

___________________________________

Fecha: _____________________________________

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ANEXO 7 MODELO DE CONVENIO DE DONACIÓN TIPO SIMPLIFICADO Conste por el presente, el Convenio de Donación (en lo sucesivo el “Convenio”) suscrito entre: Nombre del Donatario (en lo sucesivo), el “Donatario”: Dirección: Dirección de Correo Electrónico: Teléfono: Fax: Técnico encargado del proyecto: e International Resources Group Ltd. (en lo sucesivo) “IRG” 1211 Connecticut Avenue, NW Washington, DC 20036 Teléfono: 1-202-289-0100 Fax: 1-202-289-7601 Jefe de Área Temática: Los fondos de la presente donación se encuentran disponibles a través de IRG, financiados por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (en lo sucesivo, "USAID"), mediante Contrato No. AID-EPP-I-0004-00024-00. I. MONTO Y USO DE LOS FONDOS DE LA DONACIÓN IRG concede US$_______________ al Donatario para realizar las actividades de la propuesta a las que se hace referencia en la clausula III de este documento. El Donatario acuerda utilizar estos fondos concedidos únicamente para las actividades detalladas en la propuesta y presupuesto aprobados. II. PERIODO DE LA DONACIÓN Se espera que las actividades de la propuesta que el Donatario va a realizar de conformidad con el presente Convenio, se inicien el (dd/mm/aa) ______________, o aproximadamente en esa fecha, y se completen el (dd/mm/aa) ________________ o aproximadamente en esa fecha. Estas fechas pueden ser modificadas por escrito, mediante mutuo acuerdo. III. PROPOSITO DE LA DONACIÓN La presente Donación la realiza IRG en respuesta a la propuesta aprobada del Donatario, con fecha (________), titulada _________________ (en lo sucesivo la "Propuesta").La propuesta (Adjunto 1) y presupuesto (Adjunto 2) son parte del presente Convenio y están disponibles para su inspección en las oficinas de IRG. Los objetivos del proyecto son:

(Insertar)

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IV. PLAN DE GESTION DE DESEMPEÑO El Plan de Gestión de Desempeño presentado por el Donatario y aprobado durante el proceso de selección (Adjunto 3) es parte integrante del presente Convenio. El Donatario remitirá informes de avance trimestrales. V. DISPOSICIONES ESPECIALES Además de las disposiciones estándar para las donaciones, aplican las siguientes disposiciones especiales: 1. El presupuesto por un monto equivalente a _________ [US$ dólares americanos] es aceptado como el presupuesto oficial de la donación (Adjunto 2). 2. Todos los gastos deben sustentarse mediante facturas u otros documentos formales de pago, los cuales el Donatario se compromete a documentar y archivar adecuadamente ante eventuales revisiones y/o auditorías. 3. Los cambios en la programación de actividades o las modificaciones al presupuesto que superen el 10% de los montos indicados en los rubros o partidas presupuestales, requieren el envío de una solicitud por escrito a IRG y de su aprobación previa. 4. Se debe utilizar el tipo de cambio empleado por el banco al recibir cada giro de IRG.. Todas las operaciones bajo los convenios y los reportes financieros deben realizarse en la moneda local de cada país. 5. Todos los fondos que no han sido ejecutados a la fecha de término del período de la donación, deberán ser devueltos a IRG, a menos que éstos hayan sido comprometidos por el Donatario para cubrir una transacción requerida, que cumpla con los acuerdos del convenio de donación. 6. El Donatario deberá cumplir con los requerimientos que en materia de Recuperación de IGV/IVA emita IRG o USAID. Las instrucciones y procedimientos específicos se emitirán en documento aparte. VI. CONDICIONES ESPECIALES Previo a la firma del Convenio, antes del primer desembolso, se deberá haber llegado a un acuerdo sobre las siguientes condiciones: • El período de financiamiento de la donación; • La fecha de entrega y contenido de los informes técnicos y financieros; IRG deberá recibir el informe final del proyecto treinta (30) días después de la finalización del período de la donación, fecha en la cual se efectuará el último desembolso; Todo cambio o modificación a lo acordado en el Convenio de Donación deberá ser solicitado por escrito y con la debida anticipación a IRG. El presente Convenio podrá resolverse en cualquier momento, en los siguientes casos: 1) por acuerdo escrito de las partes; 2) por resolución unilateral, de parte de IRG, en caso que USAID: (i) resuelva el Contrato ICAA; (ii) rescinda la autoridad de IRG para suscribir donaciones; o (iii) solicite que IRG resuelva el convenio de donación individual (o algún grupo de convenios). VII. DISPOSICIONES USAID El Adjunto 4 del Convenio, contiene las Disposiciones Estándar obligatorias y aplicables a la presente donación. Estas Disposiciones Estándar se encuentran bajo la autoridad de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), como organización patrocinadora del Programa ICAA. La administración de la presente donación y la interpretación y aplicabilidad de las disposiciones se encuentran bajo la dirección de IRG, como contratista autorizado de USAID. Aunque USAID espera no involucrarse sustancialmente en la administración de la presente donación, se entiende y acuerda que USAID puede, a su juicio, remplazar cualquier decisión, acto u omisión asumidos por IRG en relación a la presente donación.

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Al aceptar la presente donación, el Donatario asume la responsabilidad legal de su adecuada administración, de conformidad con las disposiciones incluidas en el Convenio. La incapacidad de cumplir con los términos y condiciones del Convenio, puede resultar en la suspensión o resolución del mismo y la devolución de los fondos de la donación asignados por IRG. VIII. PAGO IRG desembolsará los pagos al Donatario en cuotas trimestrales, en base a la entrega y/o cumplimiento de los entregables acordados: • Primer desembolso: __ %, _________ o su equivalente en moneda local, a la firma del convenio y entrega y aprobación de los siguientes entregables: - Plan de trabajo detallado - Cronograma de actividades (valorado) • Segundo desembolso: __ %, _________ o su equivalente en moneda local, con sujeción a la recepción y aprobación de los Informes Técnicos y Financieros y entrega y aprobación de los siguientes entregables: - XXXXXXX • Tercer desembolso: __ %, _________ o su equivalente en moneda local, con sujeción a la recepción y, aprobación de los informes técnicos y financieros y entrega y aprobación de los siguientes entregables: - XXXXXXX • Cuarto desembolso: __ %, _________ o su equivalente en moneda local, con sujeción a la recepción y, aprobación de los informes técnicos y financieros y entrega y aprobación de los siguientes entregables: - XXXXXXX. Todos los gastos serán reportados en los formatos establecidos en el Instructivo entregado para tal fin con atención a la Gerente del Programa de Donaciones y remitidos a la Oficina de la Unidad de Apoyo de ICAA en Lima para su procesamiento. La Unidad de Apoyo mantendrá un control de los gastos efectuados bajo el proyecto y podrá restringir/limitar la entrega de los desembolsos en función al ritmo y presentación de reportes del Donatario. El Donatario se compromete a mantener un archivo específico con el sustento original y completo de los gastos correspondientes a los informes financieros presentados bajo esta donación. IX. REGISTROS FINANCIEROS RELACIONADOS CON LA DONACIÓN El Donatario debe mantener registros y libros contables que: • Reflejen los ingresos y gastos del Convenio de Donación. ; • Concuerden con los ingresos y gastos efectuados bajo la donación. • Se solicita abrir una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de fondos bajo la Donación, salvo la auditoría previa a la forma del convenio de donación indique lo contrario; • Los intereses ganados por los fondos de la Donación (en caso los hubieren), serán devueltos a IRG e USAID. • El Donatario acuerda poner a disposición de IRG y USAID, los registros y libros contables relacionados con la donación en el momento que estos sean requeridos. • Todos los registros y documentos de la donación deben conservarse por tres (3) años posteriores a la fecha de entrega del informe financiero final.

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X. INFORMES Durante el período de vigencia del presente Convenio, el Donatario presentará a IRG los informes técnicos y financieros de avance trimestral. Los informes técnicos también incluirán un reporte sobre el avance de los indicadores de desempeño del proyecto. Durante el presente Convenio, el Donatario entregará a IRG informes financieros utilizando los formatos correspondientes. Los desembolsos de fondos de la donación se realizarán únicamente luego del cumplimiento satisfactorio de las actividades. El Donatario acuerda poner a disposición de IRG o USAID todos los registros y documentos relacionados con la donación que le sean solicitados. XI. IDENTIFICACION Y RECONOCIMIENTO DE LOS FONDOS DEL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS El Donatario acuerda cumplir y presentar su el Plan de Identidad de USAID- ICAA, según los requisitos correspondientes. XII. RESPONSABILIDAD IRG no asumirá la responsabilidad por reclamos de terceros con respecto a daños que resulten de la presente donación. Todas las actividades de la donación se encuentran bajo el control o supervisión del Donatario. En caso de no contar con las coberturas de seguros adecuadas, el Donatario se compromete a asumir toda responsabilidad en el caso de alguna ocurrencia. XIII. DECRETOS EJECUTIVOS SOBRE FINANCIAMIENTO DE ACTIVIDADES TERRORISTAS De conformidad con los decretos ejecutivos y la legislación de los Estados Unidos, se prohíben las transacciones, entrega de recursos y apoyo a individuos y organizaciones relacionados con actividades terroristas. Al firmar el presente Convenio, el Donatario reconoce esta cláusula y confirma el cumplimiento de estos decretos ejecutivos y leyes 2 XIV. CERTIFICADOS REGLAMENTARIOS Y NORMATIVOS Previo a la suscripción del convenio, el Donatario debe firmar los siguientes Certificados, los cuales forman parte integral del convenio a ser firmado: • • • • • •

Certificado sobre las Disposiciones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicables Certificado sobre Prohibición, Suspensión y Otros Asuntos de Responsabilidad. Certificado de Lugar de Trabajo Libre de Drogas. Certificado sobre Financiamiento de Terrorismo D.E. 13224. Certificado de Código de Ética de IRG Certificado de Cumplimiento de Leyes Anti-Corrupción

XV. MODIFICACIONES Y RESOLUCIÓN DEL CONVENIO

2 Estos decretos ejecutivos y otras leyes relacionados con el financiamiento del terrorismo, se pueden encontrar en: http://www.whitehouse.gov/news/releases/2001/09/20010924-1.html

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El presente Convenio puede ser modificado o enmendado mediante mutuo acuerdo por escrito en forma de Enmienda y una vez suscrito por ambas partes, pasará a formar parte del presente Convenio. Si IRG determina que el Donatario no ha cumplido con las disposiciones del presente Convenio, IRG tendrá la facultad de resolverlo, en cualquier momento. La resolución del convenio debe constar por escrito. De manera similar, si por alguna razón, el Donatario desea resolver el Convenio, debe hacerlo por escrito. Luego de dicha resolución, el Donatario debe dejar de utilizar en forma inmediata los fondos de la donación, salvo que cuente con la autorización escrita de IRG para pagar los compromisos previos en los que ha incurrido con dichos fondos. No deberá asumir nuevos compromisos sin la aprobación previa y por escrito de IRG. Los fondos de la donación y los intereses que no se hayan utilizado, deberán ser devueltos a IRG en un plazo máximo de treinta (30) días posteriores a la resolución del Convenio, junto con los informes sobre el avance a los que se hace referencia en la clausula X del presente Convenio. Si USAID considera que resolver su contrato con IRG redunda en el interés del Gobierno de los Estados Unidos, IRG podrá resolver el presente Convenio mediante la entrega al Donatario de una notificación escrita con treinta (30) días de anticipación. USAID también podrá solicitar a IRG que resuelva esta donación en forma unilateral, en circunstancias extraordinarias, entregando al Donatario una notificación escrita con treinta (30) días de anticipación. XVI. IDIOMA De conformidad con el ADS 300 - 303, es política de USAID que el idioma oficial de todos los documentos de donación sea el inglés. Se ha proporcionado una versión del documento en español, sin embargo, en el caso de surgir alguna discrepancia entre ambas versiones, la versión predominante del convenio es en inglés. XVII. DOCUMENTOS ADJUNTOS QUE FORMAN PARTE DEL CONVENIO Los siguientes documentos adjuntos forman parte del presente Convenio: Adjunto 1: Propuesta aprobada de fecha DD/MM/AA. Adjunto 2: Presupuesto incluido en la propuesta. Adjunto 3: Plan de Gestión de Desempeño Adjunto 4: Plan de Identificación de Marca Adjunto 5: Certificados obligatorios, aplicables, reglamentarios y normativos debidamente firmados. XVIII. SIGNATARIOS Mediante la suscripción del presente convenio, las partes muestran su acuerdo con todos los términos y condiciones. En representación de IRG Firma Jessica Hidalgo Directora de la UA/ICAA

Fecha

En representación del Donatario Firma Nombre del Representante Cargo Nombre de la Organización Donataria

Fecha

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ANEXO 8 MODELO ILUSTRATIVO DE CONVENIO DE DONACION DE OBLIGACION FIJA Conste por el presente documento, el Convenio de Donación (en lo sucesivo el “Convenio”) suscrito entre: Nombre del Donatario (en lo sucesivo), el “Donatario”: [Nombre de la organización] Nombre y cargo del Representante Legal: Dirección: Correo Electrónico: Teléfono: Fax: Técnico a cargo del proyecto: e International Resources Group (en lo sucesivo) “IRG”: 1211 Connecticut Avenue, NW Washington, DC 20036 Teléfono: 1-202-289-0100 Fax: 1-202-289-7601 Jefe de Área Temática: XXXX A la firma del presente Convenio de Donación, el Donatario se compromete a cumplir con los siguientes términos y condiciones: 1. Los fondos de la presente donación se encuentran disponibles a través de IRG, financiado mediante Contrato # AID-EPP-I-00-04-00024-00 con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional-USAID. 2. Nombre del Proyecto a financiar: [Registrar nombre del proyecto] (Anexo 1) 3. Periodo de duración del presente Convenio [fecha de inicio y término] 4. Objetivos del Proyecto: Listar objetivos específicos . 5. El Presupuesto, así como el cronograma de cumplimiento de hitos y pagos se incluye en el Anexo 2 del presente Convenio. Los pagos están sujetos al cumplimiento de hitos/entregables. El Presupuesto e importe aprobado por IRG para financiar el presente Convenio es por el importe de US$ XXXX. Las operaciones del proyecto se ejecutarán en moneda nacional. IRG no rembolsará al Donatario por costos incurridos en exceso al importe arriba indicado. El Donatario no podrá cargar al proyecto (i) costos pre-operativos, (iii) costos relacionados con la elaboración de la propuesta, (iii) cualquier gasto con fecha previa a la firma del presente Convenio; ni (iv) gastos no relacionados/no elegibles por el proyecto y USAID. El Donatario se compromete a mantener los registros contables adecuados y de toda transacción financiera, sustento de gastos y cumplir con las normas y procedimientos establecidos en el presente Convenio y las normas USAID aplicables.

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El Donatario se compromete a guardar toda la documentación original relacionada con el Convenio al menos por tres años luego de haber culminado las actividades y pago final. 6. La compra de equipos mayores a US$ 5,000 se podrá realizar previa autorización de IRG. Toda compra se deberá efectuar bajo las normas y procedimientos establecidos por USAID e IRG. 7. El código geográfico autorizado para la adquisición de bienes y servicios bajo el presente Convenio es el 937. 8. El Plan de Gestión de Desempeño presentado por el Donatario con su propuesta forma parte integrante del presente convenio (Anexo 3). 9. Estrategia de Identificación de Marca; a la firma del presente Convenio, el Donatario deberá presentar un Plan de Identificación de Marca que cumpla con los requisitos establecidos por USAID (Anexo 4). 10. El presente Convenio podrá ser modificado únicamente mediante enmienda escrita, formal y firmada conjuntamente, en caso se requiera alguna de las siguientes modificaciones: a) El importe total de la donación, b) En los hitos inicialmente establecidos, y c) Fecha de finalización de la Donación. 11. Visitas e Inspecciones de Monitoreo Técnico y Administrativo: IRG tendrá el derecho a efectuar visitas de monitoreo, de inspeccionar, revisar o evaluar, el trabajo realizado y los documentos e informes técnicos y financieros que formen parte o sean resultado del Convenio 12. Terminación o suspensión del Convenio: Este Convenio podrá terminarse o suspenderse a través de una notificación previa escrita emitida por IRG por las siguientes causas: a)

Por Causa Justificada: Si IRG determina que el cumplimiento del "Objetivo del Convenio" es poco probable, y/o si el Beneficiario incumple cualquiera de los Términos y Condiciones de este Convenio.

b)

Por Conveniencia: En el caso en que USAID detenga, retrase o transfiera los servicios de o el financiamiento otorgado a IRG por cualquier razón.

c)

Por Conveniencia Mutua: Las partes podrán terminar el presente Acuerdo por consentimiento mutuo firmado por escrito.

d)

Por Fuerza Mayor: Mediante la notificación escrita por cualquiera de las partes sobre la ocurrencia de algún evento de "fuerza mayor"; es decir, un evento que impida la realización de las actividades o impida su financiación, el cuál esté fuera del control y no sea imputable a ninguna de las Partes.

e)

Negligencia Grave o Malversación: En caso de negligencia grave o malversación por parte del Donatario, incluyendo cualquier incidencia de fraude, IRG podrá terminar el Convenio de inmediato.

f)

USAID: USAID se reserva la potestad de terminar unilateralmente las actividades del Convenio en el momento que lo considere conveniente.

13. Disputas: cualquier disputa bajo este Convenio será decidida por el Oficial de Contratos de IRG. No obstante cualquier otro término de este Convenio, los sub adjudicatarios y contratistas no

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tienen derecho a presentar reclamos directamente ni a USAID ni a IRG; USAID ni IRG no asumen ninguna responsabilidad por cualquier reclamo de terceros contra el Donatario. 14. Normas y regulaciones aplicables al presente Convenio de Donación, incorporadas por referencia que se encuentran detalladas en el Anexo 5 del presente Convenio. 15. Reportes: Durante el período de vigencia del presente Convenio, el Donatario presentará a IRG los informes técnicos y financieros de avance trimestral, de acuerdo a los formatos establecidos. Los informe técnicos también incluirán un reporte sobre el avance de los indicadores de desempeño del proyecto. El Donatario acuerda poner a disposición de IRG o USAID todos los registros y documentos relacionados con la donación que le sean solicitados. 16. Documentos, Anexos y Certificaciones que forman parte integral del presente Convenio de Donación: Anexo 1: Propuesta Completa Anexo 2: Presupuesto detallado y cronograma de pagos sujeto a hitos/entregables. Anexo 3: Plan de Gestión de Desempeño Anexo 4: Plan de Identificación de Marca. Anexo 5: Certificados obligatorios, aplicables, reglamentarios y normativos debidamente firmados. 17. Idioma: En caso de cualquier ambigüedad o discrepancia entre la versión de inglés y de español de este Convenio, la versión que prevalece es la de inglés.

Mediante la suscripción del presente convenio, las partes muestran su acuerdo con los términos y condiciones. En representación de IRG

Firma Nombre del Representante Cargo Nombre de la Organización Donataria

Fecha

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ANEXO 9 CERTIFICADO SOBRE LAS DISPOSICIONES ESTÁNDAR, OBLIGATORIAS Y REQUERIDAS DE SER APLICABLES Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) Señores Programa de Donaciones Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina Presente.Ref.: Convocatoria No. 001 – Actividad XXXX De mi mayor consideración: Por intermedio de la presente, yo………………………………., identificado con DNI………., en representación de la institución …………………………….., certifico haber leído y nos comprometemos en cumplir con las siguientes disposiciones estándar, obligatorias y requeridas de ser aplicable: •

•

• • •

• •

Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones NoGubernamentales - no Norteamericanas (Standard Provisions for Non-U.S. Non-Governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303mab.pdf. Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Convenios de Obligación Determinada (Standard Provisions for Fixed Obligation Grants to Nongovernmental Organizations and Required as Aplicable A Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303mat.pdf Provisiones Estándar, Obligatorias y Requeridas de ser Aplicable para Organizaciones Americanas No Gubernamentales (Standard Provisions for U.S. Non-governmental Organizations a Mandatory Reference for ADS Chapter 303) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303maa.pdf ADS Capítulo 303 Convenios y Acuerdos Cooperativos para Organizaciones NoGubernamentales (Chapter 303 Grants and Cooperative Agreements to Non-Governmental Organizations) http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303.pdf Circular OMB A-110: Requisitos Administrativos Uniformes para Donaciones y Convenios con instituciones de educación superior, hospitales y otras organizaciones sin fines de lucro, - “Uniform Administrative Requirements for Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals, and Other Non-Profit Organizations.” http://www.whitehouse.gov/omb/fedreg_a110 Código de Regulaciones Federales 22 parte 226 sobre identidad y marca, (CFR22 part 226 Administration of Assistance Awards to U.S. Non-Governmental Organizations; Marking Requirements) http://transition.usaid.gov/branding/final_rule.pdf Procedimientos y regulaciones ambientales establecidas en el 22 CFR, parte 216. (http://transition.usaid.gov/our_work/environment/compliance/22cfr216.htm); y, específicamente aquellas incluidas en el documento denominado Decisión Ambiental Inicial (LAC-IEE-12-33); y reportarán anualmente de acuerdo a lo establecido e indicado en el Plan de Mitigación Ambiental de USAID.( http://www.usaid.gov/policy/ads/200/204sac.pdf)

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Declaro bajo juramento haber revisado y estar de acuerdo con los procedimientos establecidos para la administración de la donación. Atentamente, Firma: ___________________________________________ Nombre de la Organización: __________________________ Nombre de Representante: ___________________________ Cargo: _________________________________________ Fecha: ___________________________________________

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ANEXO 10 CERTIFICADO SOBRE PROHIBICIÓN, SUSPENSIÓN Y OTROS ASUNTOS DE RESPONSABILIDAD Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) El Postor certifica, a su leal saber y entender, que éste y sus directores: (1) Acuerdan notificar al Gerente de Donaciones, en forma inmediata al momento de enterarse de que este o alguno de sus directores: (a) Actualmente se encuentra excluido o descalificado de las transacciones cubiertas por algún departamento o agencia Federal de los Estados Unidos; (b) En los tres años previos a la presente propuesta, ha sido condenado, o sometido a juicio civil por cometer fraude o algún delito criminal en relación con obtener, intentar obtener o ejecutar una transacción o contrato público (Federal, Estatal o Local) en virtud de una transacción pública; violar estatutos Federales o Estatales antimonopolio o cometer actos de desfalco, robo, imitación, soborno, falsificación o destrucción de registros, hacer falsos testimonios, cometer evasión de impuestos, recibir propiedad robada, presentar reclamos falsos u obstrucción de la justicia; cometer algún otro delito que demuestre una falta de integridad u honestidad en el negocio que afecte de manera grave y directa su responsabilidad actual; (c) Se encuentra actualmente bajo acusación o, por el contrario, se le ha imputado cargos criminales o civiles por parte de una entidad gubernamental (Federal, Estatal o Local (1)(b); y (d) En los tres años previos se le ha cancelado una o más transacciones públicas (Federales, Estatales o Locales) debido a litigio o incumplimiento. (2) El receptor acuerda que, a menos que haya recibido autorización del Oficial de Convenios, no va a suscribir en forma deliberada, subconvenios o contratos con respecto a la presente subvención con una persona o entidad que aparece en el Sistema de Lista de Partes Excluidas (http://epls.arnet.gov ). El receptor acuerda además incluir la siguiente disposición en todos los subconvenios o contratos que se suscriban en virtud de la presente donación:

PROHIBICIÓN, SUSPENSIÓN, INELEGIBILIDAD Y EXCLUSIÓN VOLUNTARIA (DICIEMBRE DE 2003) El receptor/contratista certifica que tanto este como sus directores no se encuentran actualmente excluidos o descalificados para participar en la presente transacción por algún departamento o agencia Federal. Las políticas y procedimientos aplicables a la prohibición, suspensión e inelegibilidad, en virtud de las transacciones financiadas por USAID, se indican en el 22 CFR Parte 208. En representación del Donatario: Firma: ___________________________________________ Nombre de la Organización: __________________________ Nombre de Representante: ___________________________ Cargo: _________________________________________ Fecha: _________________________________________

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ANEXO 11 CERTIFICADO DE LUGAR DE TRABAJO LIBRE DE DROGAS Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) El Receptor de este Convenio de Donación, también conocido como el Donatario, por este medio certifica lo siguiente: (1)

El Receptor acuerda que publicará una declaración de lugar de trabajo libre de drogas y entregará una copia a cada empleado que estará involucrado en el cumplimiento de alguna donación Federal. La declaración deberá: (a)

Indicar a los empleados que la elaboración, distribución, despacho, posesión o uso ilegal de una sustancia controlada se encuentra prohibido en el lugar de trabajo;

(b) Especificar las acciones que el receptor realizará contra los empleados que violen dicha prohibición; (c) Hacer saber a cada empleado que, como condición para trabajar en virtud de la presente donación, él o ella: (1) Deberá acatar los términos de la declaración; y (2) Deberá notificarle por escrito si él o ella ha sido condenado(a) por una violación a la ley antidrogas que se ha producido en el lugar de trabajo; deberá hacer esto en un período no mayor de cinco días calendarios luego de recibir la condena. (2)

El Receptor acuerda que establecerá un programa permanente de concientización para vivir sin drogas, con la finalidad de informar a los empleados acerca de: (a) Los peligros del abuso de drogas en el lugar de trabajo; (b) Su política de mantener un lugar de trabajo libre de drogas; (c) Toda consejería para drogadictos, rehabilitación y programas de asistencia para el empleado disponibles; y (d) Las penalidades que podría imponerles en caso de violaciones con respecto al abuso de drogas en el lugar de trabajo.

(3)

Sin la aprobación expresa del Oficial de Convenios presentada por escrito, la declaración de la política y el programa se deberán implementar tan pronto como sea posible, en un plazo no mayor de 30 días posteriores a la fecha de entrada en vigencia de la presente donación, o la fecha de culminación de la presente donación, lo que ocurra primero.

(4)

El Receptor acuerda notificar inmediatamente al Oficial de Convenios si un empleado ha sido condenado por una violación relacionada con drogas en el lugar de trabajo. La notificación deberá presentarse por escrito, identificando el puesto del empleado y el número de cada donación en la que trabajó el empleado. La notificación se deberá enviar al Oficial de Convenios en un lapso de diez días calendarios luego de que el receptor ha sido informado sobre la condena.

(5)

En un plazo de 30 días calendarios luego de enterarse sobre la condena de un empleado, el Receptor deberá: (a) Tomar las medidas apropiadas contra el Empleado, incluyendo el cese, de acuerdo con los requisitos de la Ley de Rehabilitación de 1973 (29 U.S.C. 794), según su enmienda; o (b) Exigir al Empleado que participe de manera satisfactoria en un programa de asistencia contra el abuso de drogas o de rehabilitación aprobado para estos fines por una agencia Federal, Estatal o Local en materia de salud, encargada de hacer cumplir la ley, o alguna otra agencia pertinente.

(6)

Las políticas y procedimientos aplicables a las violaciones a estos requisitos se indican en el 22 CFR Parte 210.

El Receptor certifica que, como condición de la subvención, él o ella no se va a involucrar en la elaboración, distribución, despacho, posesión o uso ilegal de una sustancia controlada al momento de llevar a cabo alguna actividad con la subvención. En representación del Receptor: Firma: ___________________________________________ Nombre de la Organización: __________________________ Nombre de Representante: ___________________________ Cargo: _________________________________________ Fecha: ____________________________________________

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ANEXO 12 CERTIFICADO SOBRE FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO DECRETO EJECUTIVO 13224 Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) Con la firma y entrega de la presente solicitud, el potencial receptor certifica lo que se indica más abajo ……………………….. [nombre de la organización], por medio del presente documento certifica que no ha entregado y no entregará apoyo material y recursos a alguna persona o entidad que sepa o tenga motivos para suponer que se trata de una persona o entidad que defiende, planifica, patrocina, está involucrada o ha estado involucrada en actividades relacionadas con el terrorismo, incluyendo, a título enunciativo, personas y entidades que aparecen en el Anexo del Decreto Ejecutivo 13224 y otras personas y entidades que podrían ser señaladas más adelante por Estados Unidos, en virtud de alguna de las siguientes autoridades: § 219 de la Ley de Inmigración y Nacionalidad, según su enmienda (8 U.S.C. § 1189), la Ley de Facultades Económicas en Situaciones de Emergencia Internacional (50 U.S.C. § 1701 et seq.), la Ley de Emergencia Nacional(50 U.S.C. § 1601 et seq.), o § 212(a)(3)(B) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad, según su enmienda por parte de la Ley Patriota de Estados Unidos de América de 2001, Pub. L. 107- 56 (26 de octubre de 2001)(8 U.S.C. §1182). ……………………….[Nombre de la organización] certifica además, que no entregará apoyo material o recursos a ninguna persona o entidad que sepa o tenga motivos para suponer, actúa como agente de alguna persona o entidad que defiende, planifica, patrocina, está comprometida o ha estado comprometida en actividades relacionadas con el terrorismo, o que ha sido señalada de esa manera, o que va a cesar inmediatamente dicho apoyo si una entidad es señalada de esa manera luego de la fecha del acuerdo al que se hace referencia. Para fines del presente certificado, el término “apoyo material y recursos” incluye dinero u otros valores financieros, servicios financieros, hospedaje, capacitación, casas seguras, documentación o identificación falsos, equipos de comunicación, instalaciones, armas, sustancias letales, explosivos, personal, transporte y otros activos físicos, con excepción de medicina y materiales religiosos. Para fines del presente certificado, el término “estar involucrado en actividades relacionadas con el terrorismo” tendrá el mismo significado que aparece en la sección 212(a)(3)(B)(iv) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad, según su enmienda (8 U.S.C. § 1182(a)(3)(B)(iv)). Para fines del presente certificado, el término “entidad”, se entenderá referido a una sociedad, asociación, corporación u otra organización, grupo o subgrupo. El presente certificado constituye un término y condición expresos del acuerdo y toda violación al mismo constituirá un motivo para la resolución unilateral del acuerdo por parte de USAID, antes de que se cumpla su tiempo de vigencia. El presente certificado constituye un término y condición expresos de todo acuerdo emitido como resultado de la presente solicitud, y toda violación constituirá un motivo para la resolución unilateral del acuerdo por parte de USAID, antes de que se cumpla su tiempo de vigencia. En representación del Donatario: ___________________________________________ Firma Nombre de la Organización: __________________ Nombre de Representante:______________________ Cargo: ___________________________________ Fecha: _____________________________________

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ANEXO 13 CERTIFICADO DE CODIGO DE ETICA DE IRG Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) Señores International Resources Group Iniciativa para la Conservación en la Amazonía Andina - ICAA Programa de Donaciones Presente.Ref.: Convocatoria No. xxxxx De mi mayor consideración: Por intermedio de la presente, yo………………………………., identificado con DNI………., en representación de la institución …………………………….., certifico conocer y nos comprometemos en cumplir con las disposiciones y regulaciones relacionadas con el Código de Ética de IRG (http://www.irgltd.com/Contacts/CodeofEthics-Spanish.pdf) aplicable a la donación que estamos postulando. Para tal efecto adjuntamos la hoja firmada del código de ética. Suscribo en señal de conformidad.

____________________________________________ Firma Nombre de la Organización: _____________________ Nombre de Representante: ______________________ Cargo: ____________________________________ Fecha: ______________________________________

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ANEXO 14 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE LEYES ANTI-CORRUPCIÓN Nota.- Para su conocimiento; a ser suscrito conjuntamente con el Convenio de Donación (Lugar y fecha – USAR PAPEL MEMBRETADO DE SU ORGANIZACIÓN) _____________________ (En adelante "la Organización"), que está entrando en una relación de negocios con International Resources Group (IRG), una subsidiaria de propiedad total de Corporación Engility, por la presente, afirma y se compromete a cumplir con la Política Exterior de los Estados Unidos, la Ley de Prácticas Corruptas y con todas las leyes, reglas y regulaciones aplicables de los EE.UU. y de (país en el que opera la Organización) y, en particular, está de acuerdo en que: 1. A conocimiento de la Organización ninguno de los dueños, directores, funcionarios o empleados de la empresa es un funcionario del gobierno, oficial de cualquier organización pública internacional, funcionario de un partido político o candidato a un cargo político. 2. La Organización está familiarizada con la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras de los Estados Unidos (FCPA) de 1977 y con el cumplimiento de las regulaciones Anti-Soborno y la FCPA. 3. La Organización conoce y cumplirá en todos los aspectos con las leyes, reglamentos y requisitos administrativos aplicables a la relación de la Compañía con el consultor, incluyendo, pero no limitado a la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras (FCPA) de 1977, el reglamento sobre tráfico internacional de armas (ITAR), las Regulaciones de Administración de Exportaciones (EAR) en su versión modificada, el Reglamento antiboicot y directrices expedidas conforme a la Ley de Administración de Exportaciones, y la Sección 999 del Código de Rentas Internas (Reglamento antiboicot), y las regulaciones de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC). 4. Toda la información que ha proporcionado a la empresa IRG y sus representantes en relación con la contratación de la Organización ha sido y sigue siendo actual, exacta y completa. 5. La Organización obtendrá la aprobación por escrito de IRG antes de que la Organización contrate subagentes, y que ningún sub-agente se aprobará a menos que el sub-agente se comprometa por escrito a los mismos términos y condiciones. 6. La Organización se compromete a cumplir con las leyes, incluyendo, sin limitación, las leyes contra el soborno (definidas más adelante) y no deberán causar que IRG incurra en violación de cualquier Ley o de la Ley Anti-Soborno. 7. La Organización entiende que "leyes contra el soborno" significa colectivamente (i) la FCPA y (ii) todas las demás leyes aplicables en relación con la corrupción, el soborno, la conducta ética en los negocios, el lavado de dinero, las contribuciones políticas, los regalos, hospitalidad o rembolso de gastos a los funcionarios públicos y los particulares, las relaciones de consultoría, honorarios, comisiones o grupos de presión, los libros, registros y controles financieros. 8. La Organización no tiene, directa o indirectamente a través de terceros, pagado, prometido u ofrecido pagar, o autorizado el pago de, dinero o cualquier promesa u ofrecimiento de dar, o autorizado la entrega

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de entregar algo de valor, a un funcionario público o entidad (tal como se define más abajo) a los efectos de obtener o retener indebidamente el negocio para o con, o dirigir un negocio hacia cualquier persona, incluyendo, sin limitación, la Organización, por (i) influir en cualquier acto oficial decisión u omisión de funcionario público o entidad, (ii) inducir a algún funcionario o entidad pública para hacer o dejar de hacer cualquier acto en violación de los deberes legales de tal funcionario o entidad pública, (iii) lograr cualquier ventaja indebida, o (iv) la inducción de dicho funcionario o entidad pública para afectar o influir sobre cualquier acto o decisión de otro funcionario público o entidad. 9. La Organización entiende por "funcionario público o entidad": (i) cualquier funcionario, empleado, agente, representante, departamento, organismo oficial, entidad corporativa, o subdivisión de cualquier gobierno, organización militar o internacional, o (ii) cualquier candidato para un cargo político, cualquier partido político o un funcionario de un partido político. 10. La Organización asegura que ninguna parte de cualquier cargo por pago, compensación o rembolso serán utilizados directa o indirectamente, como un pago corrupto, la gratuidad, emolumento, cohecho, soborno u otro beneficio indebido a un funcionario público o entidad o el cliente de la Organización. 11. La Organización notificará inmediatamente a IRG si, en cualquier momento, la Organización tiene conocimiento de cualquier acto pasado, presente o futuro que resulte en un conflicto real o potencial con cualquier Ley o la Ley Anti-Soborno. 12. La Organización proporcionará documentación e información a IRG, previa solicitud, lo que confirma el cumplimiento de la Organización con este acuerdo, y permitirá a IRG (o sus agentes) revisar los libros y registros de la Organización con respecto al trabajo realizado en nombre de IRG en cualquier momento. 13. Esta certificación se está proporcionando a IRG en relación con la decisión de IRG para ingresar o continuar una relación comercial con la Organización. Si la Organización viola cualquiera de los términos de este acuerdo, IRG tendrá la opción de rescindir su contrato con la Organización, no obstante cualquier otra disposición del contrato de IRG con la Organización indicando lo contrario. Por otra parte, la Organización perderá todos los pagos que se le adeudan de IRG al reconocimiento o la constatación de que la Organización no ha cumplido con los términos de esta certificación.

___________________________________________ Firma Nombre de la Organización: __________________ Nombre de Representante:______________________ Cargo: ___________________________________ Fecha: _____________________________________ Teléfono:_____________________ Fax:_________________________ Email:_______________________

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