2.
INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA POR PROCESO Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Publicado: Diciembre de 2012 Datos a corte: Noviembre de 2012
0
Rectoría
Iván Enrique Ramos Calderón, Rector
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Profesora Ángela María Franco
Equipo Coordinador de Implantación
Ingeniera Claudia Milena Muñoz Patiño
Representante de la Dirección
Ingeniero Juan Esteban Goyes Contratista Marco Antonio Salcedo Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC
Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniero Omar Losada Rivera Ingeniero (c) Andrés Arango
Documento elaborado por: Ing. Vanessa Montero
El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Espacio 3016 Telefono: 322100 Ext. 2506 - 2835 Cali, Colombia
Publicación diciembre de 2012
1
TABLA DE CONTENIDO 1.
INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ......... 3
2.
RESULTADOS GENERALES ....................................................................................... 3
3.
EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2009-2012 .......................................... 5
4.
RESULTADOS POR PROCESO ................................................................................... 6 4.1. Planeación Institucional ......................................................................................... 6 4.2. Comunicación Institucional .................................................................................... 7 4.3. Gestión del Control ................................................................................................. 8 4.4. Formación ............................................................................................................... 8 4.5. Extensión y Proyección Social................................................................................. 9 4.6. Investigación y Generación de Conocimiento ........................................................ 9 4.7. Desarrollo Humano y Bienestar............................................................................ 10 4.8. Gestión de Bienes y Servicios ............................................................................... 11 4.9. Gestión Financiera ................................................................................................ 12 4.10. Gestión del Talento Humano ................................................................................ 12 4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos ....................................................................... 13 4.12. Gestión de la Calidad ............................................................................................ 14 4.13. Gestión del Mejoramiento ................................................................................... 15
5.
RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS ....................................... 16
6.
RESULTADOS SEDES REGIONALES ......................................................................... 16
7.
CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................. 19
2
1. INFORME ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA En este informe se presentan las estadísticas de las acciones correctivas, preventivas y de mejora de los procesos, Facultades, Institutos Académicos y Sedes Regionales que han sido reportadas al Sistema de Gestión Integral de la Universidad del Valle –GICUV-. La información aquí presentada corresponde a las estadísticas del periodo comprendido entre enero y noviembre de 2012, reportadas por las siguientes fuentes:
Auditorías Internas de Calidad Indicadores Informe de Gestión de Procesos Sugerencias de los Funcionarios Peticiones Quejas o Reclamos Seguimiento Plan de Acción Dificultades en el Desarrollo de los Procesos
2. RESULTADOS GENERALES A continuación se presentan los resultados generales de las acciones reportadas al Área de Calidad y Mejoramiento para todos los procesos.
9,1%
TIPO DE ACCIÓN
13,4%
Acciones Correctivas
NÚMERO PORCENTAJE
Acciones de Mejora
272 47 32
77,5% 13,4% 9,1%
TOTAL ACCIONES
351
100,0%
Acciones Preventivas
77,5% Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora
Grafica 01. Clasificación Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
El grafico 02 presenta la cantidad de acciones reportadas por proceso.
3
ACCIONES POR PROCESO
33,9%
25,6%
5,7%
5. Formación
5,1%
4,0%
4,0%
3,1%
1,4%
1,4%
8. Desarrollo 7. Investigación 2. 1. Planeación 13. Gestión del 11. Gestión del 4. Gestión de la 10. Gestión Humano y y Generación Comunicación Institucional Mejoramiento Talento Calidad Financiera Bienestar de Institucional Humano Conocimiento
0,9%
0,0%
0,0%
0,0%
12. Gestión de 3. Gestión del 6. Extensión y 9. Gestión de Recursos Control Proyección Bienes y Tecnologicos Social Servicios
Grafica 02. Número de Acciones por Proceso Reportadas en el 2012.
Los procesos Extensión y Proyección Social, Gestión de Bienes y Servicios y Gestión del Control no presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012.
4
A continuación se presenta el estado de las acciones que se encuentran abiertas a corte noviembre de 2012.
Abiertas Retrasadas: 50 Acciones Cerradas: 165
Acciones Abiertas: 186
47%
53%
Abiertas con Tiempo: 136
Grafica 03. Estado de Acciones Abiertas.
3. EVOLUCIÓN GENERAL DE LOS RESULTADOS 2009-2012 A continuación se muestra la comparación anual del número de acciones del 2009 al 2012. 800 700 600 500 400 300 200 100 0
Año
729
172 2009
351
269 2010
2011
2009 2010 2011 2012
Total Acciones por Año 172 269 729 351
2012
Total Acciones por Año
Grafica 04. Total acciones por año, periodo 2009-2012.
La grafica 04 muestra la tendencia según la clasificación de las acciones desde el año 2009 al año 2012.
5
Número de Acciones
425 400 375 350 325 300 275 250 225 200 175 150 125 100 75 50 25 0
2009
2010
2011
2012
Acciones Correctivas
91
143
382
272
Acciones Preventivas
30
38
74
47
Acciones de Mejora
51
88
273
32
Grafica 05. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora por año.
Se observa una tendencia decreciente de las acciones del año 2011 al 2012, frente a esta tendencia se ha identificado lo siguiente:
La herramienta diseñada en el 2010 para el reporte de las acciones era acumulativa, es decir los datos al 2011 incluían los del año 2010, en el 2011 esta herramienta fue actualizada y para el 2012 se muestran solo los datos correspondientes a este año. Durante el año 2012 el proyecto de mantenimiento del Sistema inició a mediados de año, afectando significativamente el seguimiento llevado a cabo en años anteriores. En el número de acciones preventivas mostrado, no se encuentran incluidas las acciones preventivas identificadas en el Mapa de Riesgo Institucional, esta consideración fue identificada este año, y se espera incluir esta información en el siguiente informe.
Teniendo en cuenta los factores expuestos se puede observar que la tendencia decreciente no implica que haya una reducción en el planteamiento y reporte de acciones.
4. RESULTADOS POR PROCESO A continuación se muestran los resultados para los reportes de cada proceso, estos resultados incluyen las acciones reportadas que tienen como fuente auditoría interna. 4.1. Planeación Institucional El proceso Planeación Institucional reporta en total 14 acciones, de las cuales 11 corresponden al subproceso de Planeación Institucional (6 abiertas, 5 cerradas) y 3
6
corresponden al subproceso Planeación de la Estructura Organizacional (3 abiertas, 0 cerradas): 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
11
3
0
Acción Correctiva
0
Acción Preventiva
Planeación Institucional
0
0
Acción de Mejora
Planeación de la Estructura Organizacional
Grafica 06. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora por Proceso Planeación Institucional.
ESTADO ACCIONES
Acciones Cerradas: 5
Acciones Abiertas: 9
36%
64%
Abiertas Retrasadas: 0
Abiertas con Tiempo: 9
Grafica 07. Estado Acciones Abiertas Proceso Planeación Institucional.
4.2. Comunicación Institucional El proceso Comunicación Institucional reporta en total 18 acciones, las 18 correspondientes al subproceso Comunicación Institucional (5 abiertas, 13 cerradas):
7
16 14 12 10 8 6 4 2 0
15 3
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Comunicación Institucional
Grafica 08. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Comunicación Institucional.
ESTADO ACCIONES
Abiertas Retrasadas: 0
Acciones Cerradas: 13
Acciones Abiertas: 5
72%
28%
Abiertas con Tiempo: 5
Grafica 09. Estado Acciones Abiertas Proceso Planeación Institucional.
4.3. Gestión del Control No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012.
4.4. Formación El proceso Formación reporta en total 119 acciones, de las cuales 8 corresponden al subproceso Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes (8 abiertas, 0 cerradas), 109 corresponden al subproceso Gestión del Material Bibliográfico (86 abiertas, 23 cerradas) y 2 corresponden al subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje (2 abiertas, 0 cerradas). Los Subprocesos Gestión de Programas Académicos, Apoyo y Estímulos a Estudiantes y Desarrollo de Actividades Académicas no reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012).
8
120 100 80 60
109
40 20
8
2
0
0
0
0
0 Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes Gestión del Material Bibliográfico Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje
Grafica 10. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Formación.
ESTADO ACCIONES Abiertas Retrasadas: 30 Acciones Cerradas: 26
Acciones Abiertas: 93
22%
78%
Abiertas con Tiempo: 63
Grafica 11. Estado Acciones Abiertas Proceso Formación.
4.5. Extensión y Proyección Social No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012. Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012. El proceso reporta que se planteó y llevo a cabo una acción correspondiente al Programa Institucional de emprendimiento que se encuentra consignada en las cartas Seguimiento Hallazgos resultados de la auditoría de certificación y la carta Respuesta a comunicación PQRS que pueden ser consultadas con el responsable del subproceso. 4.6. Investigación y Generación de Conocimiento El proceso reporta en total 30 acciones, de las cuales 3 corresponden al subproceso Gestión de Proyectos de Investigación (0 abiertas, 3 cerradas), 10 corresponden al subproceso Transferencia de Resultados de Investigación (4 abiertas, 6 cerradas), 10
9
corresponden al subproceso de Internacionalización (4 abiertas, 6 cerradas) y 7 corresponden a Todos los Subprocesos (0 abiertas, 7 cerradas). Los Subprocesos Gestión de Formas Organizativas de Investigación y Programas de Apoyo a la Investigación, no reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012). 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
10
10
7 3
3
0
0
Acción Correctiva
0
0
0
0
Acción Preventiva
0 Acción de Mejora
Gestión de Proyectos de Investigación
Transferencia de Resultados de Investigación
Internacionalización
Todos los Subprocesos
Grafica 12. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Investigación y Generación de Conocimiento.
ESTADO ACCIONES
Acciones Cerradas: 22
Acciones Abiertas: 8
73%
27%
Abiertas Retrasadas: 0
Abiertas con Tiempo: 8
Grafica 13. Estado Acciones Abiertas Proceso Investigación y Generación de Conocimiento.
4.7. Desarrollo Humano y Bienestar El proceso reporta en total 90 acciones, de las cuales 15 corresponden al subproceso Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte (9 abiertas, 6 cerradas), 7 corresponden al subproceso Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal (4 abiertas, 3 cerradas), 10 corresponden al subproceso Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria (8 abiertas, 2 cerradas) y 58 corresponden a Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral (11 abiertas, 47 cerradas).
10
El Subproceso Gestión de la Salud Ocupacional, no reporta acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012), se aclara que debido a la naturaleza del Subproceso este reporte será realizado en enero de 2013. 28 26 24 22 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
26 22 15 10 4
5
3
Acción Correctiva
5
0
Acción Preventiva
0
Acción de Mejora
Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral
Grafica 14. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Desarrollo Humano y Bienestar.
ESTADO ACCIONES Abiertas Retrasadas: 3
Acciones Cerradas: 58
Acciones Abiertas: 32
64%
36%
Abiertas con Tiempo: 29
Grafica 15. Estado Acciones Abiertas Proceso Desarrollo Humano y Bienestar.
4.8. Gestión de Bienes y Servicios No presentan reporte de acciones para el periodo enero - noviembre de 2012 para ninguno de los subprocesos (Contratación y Compras Nacionales, Compras Internacionales, Donaciones, Gestión de Proyectos de Construcción, Servicios Generales, Gestión Documental, Vigilancia). Datos registrados a corte noviembre 30 de 2012.
11
4.9. Gestión Financiera El proceso Gestión Financiera reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al subproceso Gestión Financiera (1 abierta, 4 cerradas). 6 5 4 3 2 1 0
5 0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Gestión Financiera
Grafica 16. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión Financiera.
ESTADO ACCIONES Abiertas Retrasadas: 0
Acciones Cerradas: 4
Acciones Abiertas: 1
80%
20%
Abiertas con Tiempo: 1
Grafica 17. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión Financiera.
4.10. Gestión del Talento Humano El proceso Gestión del Talento Humano reporta en total 11 acciones, de las cuales 4 corresponden al Subproceso Ingreso de Personal (3 abiertas retrasadas, 1 cerrada), 2 al Subproceso Gestión del Desarrollo Humano de Personal (1 abierta, 1 cerrada), 5 al Subproceso Permanencia de Personal (1 abierta, 4 cerradas). Los subprocesos Desarrollo del Talento Humano Docente y Retiro de Personal no reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012).
12
5 4 3 2
4
1
4 2
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0 Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Desarrollo del Talento Humano Docente
Ingreso de Personal
Gestión del Desarrollo Humano de Personal
Permanencia de Personal
Grafica 18. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano.
ESTADO ACCIONES
Abiertas Retrasadas: 3 Acciones Cerradas: 6
Acciones Abiertas: 5
55%
45% Abiertas con Tiempo: 2
Grafica 19. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Talento Humano.
4.11. Gestión de Recursos Tecnológicos El Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos reporta en total 3 acciones, de las cuales 3 corresponden al Subproceso Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL (1 abierta, 4 cerradas). Los Subprocesos Gestión del Diseño de Servicios OITEL, Administración del Software, y Gestión de la Transición de los Servicios de la OITEL no reportan acciones para el periodo enero – noviembre 2012 (datos con corte 30 de noviembre de 2012).
13
4 3 2 3 1 0
0
Acción Preventiva
Acción de Mejora
0 Acción Correctiva
Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL
Grafica 20. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos.
ESTADO ACCIONES
Acciones Cerradas: 1
Acciones Abiertas: 3
25%
75%
Abiertas Retrasadas: 0
Abiertas con Tiempo: 3
Grafica 21. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión de Recursos Tecnológicos.
4.12. Gestión de la Calidad El proceso Gestión de la Calidad reporta en total 5 acciones, las 5 correspondientes al subproceso Gestión de la Calidad (5 abiertas, 0 cerradas). 6 5 4 3
5
2 1
0
0
Acción Correctiva
Acción Preventiva
0 Acción de Mejora
Gestión de la Calidad
Grafica 22. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Talento Humano.
14
ESTADO ACCIONES
Acciones Cerradas: 0
Abiertas Retrasadas: 0
0% Acciones Abiertas: 5
100%
Abiertas con Tiempo: 5
Grafica 23. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Talento Humano.
4.13. Gestión del Mejoramiento El proceso Gestión del Mejoramiento reporta en total 14 acciones, las 14 correspondientes al subproceso Gestión del Mejoramiento (4 abiertas, 10 cerradas). 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
14 11
Acción Correctiva
0
0
Acción Preventiva
Acción de Mejora
Cerradas
Gestión del Mejoramiento
Grafica 24. Acciones Correctivas, Preventivas, de Mejora Proceso Gestión del Mejoramiento.
15
ESTADO ACCIONES Abiertas Retrasadas: 0
Acciones Cerradas: 11
Acciones Abiertas: 3
79%
21%
Abiertas con Tiempo: 3
Grafica 25. Estado Acciones Abiertas Proceso Gestión del Mejoramiento.
5. RESULTADOS FACULTADES E INSTITUTOS ACADÉMICOS Las acciones de Facultades e Institutos Académicos pueden ser consultadas en la Unidad correspondiente, las fechas y el análisis de causas se encuentran consignados en las actas de los cuerpos colegiados de la misma. 6. RESULTADOS SEDES REGIONALES Los datos de las Sedes regionales fueron reportados en informes consolidados, las estadísticas presentadas corresponden a las distintas fuentes de acciones reportadas. Las causas de estas acciones, así como la eficacia de las mismas, se encuentran consignadas en los registros correspondientes a cada Sede Regional.
16
CLASIFICACIÓN ACCIONES POR SEDE 200
180
Número de Acciones
160 140 120 100 80 60 40 20 0
NORTE DEL CAICEDONIA CAUCA
TULUA
PACIFICO
CARTAGO
PALMIRA
Acciones Correctivas
153
73
46
56
24
23
Acciones de Mejora
11
1
14
1
9
2
Acciones Preventivas
8
7
1
2
6
3
172
81
61
59
39
Total de Acciones
30
YUMBO
28
BUGA
ZARZAL
0
0
Grafica 26. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora por Sede.
La Sede Regional Tuluá presenta en su informe adicionalmente 11 correcciones. En el caso de la Sede Caicedonia los datos de clasificación de las acciones no se encontraban disponibles en el informe. No se recibió el reporte de acciones de la Sede Buga ni de la Sede Zarzal.
17
Acciones Abiertas: 45 25%
Acciones Cerradas: 22
Acciones Cerradas: 138 75%
Acciones Abiertas: 17
44%
56%
Abiertas Retrasadas: 9 Abiertas con Tiempo: 8
Grafica 28. Estado Acciones Sede Regional Grafica 27. Estado Acciones Sede Regional Pacifico. Tuluá.
Abiertas Retrasadas: 0
Acciones Cerradas: 28
Acciones Abiertas: 33
46%
54%
Abiertas Retrasadas: 14 Abiertas con Tiempo: 19
Acciones Cerradas: 44
Acciones Abiertas: 15
75%
25%
Abiertas con Tiempo: 15
Grafica 29. Estado Acciones Sede Regional Grafica 30. Estado Acciones Sede Regional Cartago. Palmira.
Acciones Cerradas: 22
Acciones Abiertas: 17
75%
25%
Acciones Cerradas: 12 40%
Abiertas Retrasadas: 9 Abiertas con Tiempo: 8
Acciones Abiertas: 45 60%
Grafica 31. Estado Acciones Sede Regional Grafica 32. Estado Acciones Sede Regional Norte del Cauca. Caicedonia.
18
Acciones Cerradas: 21
Acciones Abiertas: 7
75%
25%
Abiertas Retrasadas: 4
Abiertas con Tiempo: 3
Grafica 33. Estado Acciones Sede Regional Yumbo.
7. CONCLUSIONES GENERALES Es importante continuar el trabajo que se está realizando desde el Área de Calidad en el fomento del reporte de acciones generadas por las distintas fuentes, así como también reforzar la cultura del reporte oportuno de los datos de establecimiento de acciones. Se puede observar en general una mejoría en el seguimiento de las acciones, ya que en el 2011 se reporta un 17% de acciones abiertas, de las cuales el 83% se encontraban retrasadas y en el 2012 se reporta un 53% de acciones abiertas, de las cuales solo el 14% se encuentran retrasadas. Es importante contar con los datos correspondientes al reporte de acciones preventivas incluidas en el Mapa de Riesgos Institucional, esto permitirá ver información más precisa de la evolución de este reporte. La unificación de los informes reportados por las Sedes permitirá un análisis más preciso de los datos suministrados.
19
