ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE CONCON DEPARTAMENTO DE EDUCACION MUNICIPAL

DEPARTAMENTO DE EDUCACION MUNICIPAL DE CONCON AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS 2014 INFORME DE CONTROL INTERNO

INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES Señor Alcalde Ilustre Municipalidad de Concón Presente En cumplimiento a lo contratado por el Departamento de Educación de la Municipalidad de Concón, se efectuó una revisión de la Situación Patrimonial y Estado de Resultados de dicho sector, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014. ANTECEDENTES GENERALES La Municipalidad de Concón es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna, tal como se señala en el artículo 1° inciso segundo de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades. OBJETIVO GENERAL DE AUDITORÍA 1. Conocer el estado de situación financiero y económico del área de educación de la I. Municipalidad de Concón y de sus establecimientos educacionales por el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2014. La información financiera se encuentra presentada de acuerdo con los criterios establecidos o declarados expresamente; 2.

Determinar si: 2.1.

La información financiera se encuentra presentada de acuerdo con los criterios establecidos o declarados expresamente;

2.2.

La Entidad auditada ha cumplido con los requisitos financieros específicos;

2.3.

El control interno relacionado con la presentación de informes financieros, ha sido diseñado e implantado para lograr los objetivos preestablecidos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Emitir una opinión independiente respecto si los Estados Financieros de la Entidad sujeta a revisión presentan razonablemente en todos sus aspectos significativos, y de acuerdo con las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, la situación patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, la evolución del patrimonio neto, la ejecución presupuestaria de recursos, la ejecución presupuestaria de gastos, y los cambios en la cuenta de ahorro-inversión-financiamiento.

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METODOLOGÍA La evaluación del sistema de control interno y la revisión de los Estados Financieros de la Municipalidad de Concón se practicó de acuerdo con principios, normas y procedimientos de control aprobados por la Contraloría General de la República, aplicando pruebas de validación y la utilización de otros medios técnicos que se estimaron necesarios en las circunstancias. Alcance de la auditoría y muestra En el periodo auditado la Municipalidad de Concón ejecutó un total de gastos de M$ 2.700.157, según se desprende de la información que presenta el balance de comprobación y saldos al 31 de diciembre de 2014, monto comparado y confirmado con los Estados Financieros de la Entidad sujeta a revisión. De acuerdo a los requerimientos de la Municipalidad, indicados en los Términos de Referencia de la licitación, el alcance de la auditoría se centró en base a la información contable y presupuestaria de la Entidad, a fin de confrontar dicha información con aquella expresada en los Estados Financieros. En forma aleatoria, se verificaron los registros contables específicos en temas tales como, apertura del año presupuestario, contabilización de ingresos, conciliaciones bancarias, adquisición de bienes, gastos menores, depreciaciones, actualizaciones, inventarios y ajustes contables. Lo anterior con el fin de comprobar la pertinencia y coherencia de los registros efectuados. Equipo de Trabajo  Cristian Escalona Bahamóndez, Ingeniero en Gestión Pública, Contador.  Francisco A. Prado Delgado, Abogado.  Lorenzo A. Prado Farias, Contador Auditor. Antecedentes operativos y/o normativos        

Oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005 “Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación Versión Original” Oficio C.G.R. N° 6.000, de 2007 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación” Oficio C.G.R. N° 36.310, de 2007 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación” Oficio C.G.R. N° 57, de 2008 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación” Oficio C.G.R. N° 23.583, de 2008 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación y Procedimientos Contables para el Sector Publico” Oficio C.G.R. N° 15.202, de 2009 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Municipal” Oficio C.G.R. N° 4.364, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 9.772, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Municipal” 3

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Oficio C.G.R. N° 16.500, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación y Procedimientos Contables para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 21.168, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación” Oficio C.G.R. N° 41.279, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema De Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 54.977, de 2010 “Incorpora Capítulo Quinto “Estados Financieros” en la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación” Oficio C.G.R. N° 71.669, de 2010 “Modifica Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación y Procedimientos Contables para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 72.702, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema De Contabilidad General de la Nación”. Oficio C.G.R. N° 79.712, de 2010 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Municipal” Oficio C.G.R. N° 9.762, de 2011 “Modifica Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 36.511, de 2011 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 45.250, de 2011 “Modifica Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 67.824, de 2011 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 67.825, de 2011 “Modifica Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Municipal” Oficio C.G.R. N° 75.952, de 2011 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 79.694, de 2011 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 80.514, de 2012 “Modifica Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 9.672, de 2014 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 42.332, de 2014 “Complementa Normativa del Sistema De Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 54.392, de 2014 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público - Tesoro Público” Oficio C.G.R. N° 79.001, de 2014 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación para el Sector Público” Oficio C.G.R. N° 97.524, de 2014 “Complementa Normativa del Sistema de Contabilidad de la Nación para el Sector Municipal” Oficio C.G.R. N° 101.916, de 2014 “Complementa el Catálogo del Plan de Cuentas del Sector Municipal” Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS)

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RESULTADOS DETALLADOS DEL INFORME DE CONTROL INTERNO Hemos efectuado una revisión a los Estados Financieros del Departamento de Educación de la Municipalidad de Concón, que comprende el estado de situación financiera al 31 de diciembre de 2014 y los correspondientes estados integrales de resultado, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha. En ese contexto, hemos preparado el presente Informe de Control Interno relacionado con la presentación de Informes Financieros. El siguiente es el resultado de los hallazgos, que serán expuesto en el presente Informe de Control Interno: 1. Cuenta: Disponibilidad en Moneda Nacional: Situación actual:

Los saldos contables del Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre de 2014, no coinciden con los saldos de las cuentas corrientes del Banco Estado al 31 de diciembre de 2014, como se aprecia en el siguiente cuadro:

CUENTA Fondos Educación Fondos JUNJI Fondos SEP TOTAL

SALDOS CONTABLES SALDOS CONCILIADOS M$ M$ 202.914 197.705 -4.323 357 266.580 267.109 465.171 465.171

Riesgo o implicancia: Falta de consistencia entre los registros contables y los Estados Financieros de la Entidad, lo que puede incidir en la exactitud y veracidad de la información que se presenta y que puedan incidir en observaciones por parte de la Contraloría General de la República. Conclusiones o recomendaciones: Resulta recomendable que se realicen los ajustes contables correspondientes, con el objetivo de ajustar el saldo de las disponibilidades reales de la Entidad, utilizando como base el presente informe de control interno. 2. Cuenta: Anticipos de fondos: Situación actual: La cuenta Anticipo de Terceros presenta un saldo de M$1.014, correspondiente a un monto de arrastre anticipado el año 2013, el cual no fue rendido durante año 2014, ni se realizaron los ajustes para saldar la cuenta en análisis.

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Riesgo o implicancia: La no rendición de estos fondos entregados en calidad de anticipos para adquisición de bienes, prestaciones de servicios, cometidos funcionarios y otros adelantos análogos, pueden acarrear responsabilidad administrativa por la no rendición de ellos, por una parte, y por otra por no exigir su rendición, de conformidad a las normas contables establecidas en el oficio CGR N° 60.820. Conclusiones o recomendaciones: Realizar un análisis de los montos anticipados y solicitar la rendición de cuentas correspondientes y/o solicitar la devolución de los fondos anticipados y realizar los ajustes contables correspondientes para saldar la cuenta 114-08. 3. Cuenta: Activo Fijo: Situación actual: La cuenta de Activo Fijo registra en el Balance General al 31 de diciembre de 2014 la suma de M$ 375.646, sin embargo, se pudo determinar que existen bienes inmuebles sin contabilizar que corresponden a los Establecimientos Educacionales, cuyo avaluó fiscal alcanzan a los M$ 2.767.514, de acuerdo al siguiente detalle: Avaluo Fiscal Terreno

Avaluo Fiscal Construc

Total Avaluo

Rol SII

Establecimiento

Destino

3276-2 3441-17 5501-21 3290-32

Escuela Oro Negro Esc. Basica Irma Salas Esc. Basica Puente Colmo Liceo Politecnico

Educacion y Cultura Educacion y Cultura Educacion y Cultura Educacion y Cultura

492.237.289 30.816.387 415.376.017

367.083.553 132.467.940 494.151.983 835.380.444

859.320.842 132.467.940 524.968.370 1.250.756.461

Totales

938.429.693

1.829.083.920

2.767.513.613

Riesgo o implicancia: La información incompleta entrega datos parciales del activo fijo de la Entidad, lo que distorsiona la información del Balance General y de los Estados Financieros, incumpliendo la normativa contable contenida en el oficio CGR 60.820. Conclusiones o recomendaciones: Regularizar en la contabilidad de la Entidad la totalidad de los activos fijos, incluyendo los bienes inmuebles señalados, previa valorización vía tasación comercial, para luego realizar los ajustes pertinentes de las actualizaciones, depreciaciones o amortizaciones que correspondan de conformidad a la normativa contable vigente.

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4. Cuenta: Otros Activos: Situación actual: En el Balance General al 31 de diciembre de 2014, la cuenta Amortización Acumulada de Sistemas de Información, presenta un saldo de M$ 20.134, el cual ha sobrepasado en valor residual de los bienes, toda vez que por su naturaleza si la vida útil de los bienes ya se aplicó en su totalidad, el valor de estos debe ser $ 1.

CÓDIGO 151-02 152-02

CUENTA DENOMINACIÓN Sistemas de Información Amortización Acumulada Sistemas Información Total

Saldo al 31/12/2014 14.101 -20.134 M$ -6.033

Cabe hacer presente que los bienes intangibles, se contabilizan conforme a las normas que rigen los bienes de uso y se amortizan en cuotas anuales, iguales y sucesivas, durante el plazo no superior a 5 años. El registro de la amortización de los bienes intangibles debe efectuarse mediante el método indirecto, habilitando el uso de las cuentas de amortización acumulada de intangibles del activo y amortización de bienes intangibles en gastos patrimoniales. Sobre el punto anterior, según la información contable proporcionada por la Entidad, no fue posible acreditar que la aplicación de la depreciación de los bienes intangibles en cuanto al gasto patrimonial, haya sido imputada a la cuenta 563-41 “Amortización de Bienes Intangibles”, como lo establece la Circular N° 60.820 de 2005, de la Contraloría General de la República, toda vez que dicha cuenta no figura en los registros contables del libro diario, así como tampoco en los mayores.

Riesgo o implicancia: Inconsistencias en la determinación del valor nominal real de los bienes intangibles descontada la amortización de ellos, lo que afecta la consistencia del Activo Fijo e influye en la determinación del indicador de rendimiento de la Entidad.

Conclusiones o recomendaciones: Se sugiere revisar la situación descrita y realizar los ajustes contables correspondientes, aplicando los procedimientos definidos por la Contraloría General de la República en su Oficio N° 36.640, de 2007 y particularmente aquellos que definen el tratamiento que se debe considerar en la actualización y depreciación o amortización de bienes.

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5. Estado de Situacion Presupuestaria Situación actual: El Gasto en Personal presenta un mayor gasto devengado y pagado al 31 de diciembre de 2014, en relación al presupuesto vigente o actualizado; es decir existió una sobre ejecución presupuestaria de esa cuenta por M$ 24.047, sin que haya existido disponibilidad presupuestaria, como se advierte a continuación: PRESUPUESTO M$ GASTOS M$ 21 GASTOS EN PERSONAL

EJECUCIÓN M$

INICIAL ACTUALIZADO DEVENGADO PAGADO 1.481.824

2.103.046

2.127.093 2.126.849

POR PAGAR 244

Riesgo o implicancia: Comprometer recursos de la Entidad sin contar con disponibilidad presupuestaria autorizada conforme a las normas de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, particularmente el artículo 65°, letra a). Conclusiones o recomendaciones: Instruir al personal del área contable de la Entidad para que lleve un adecuado control del presupuesto vigente, con el objetivo de no comprometer recursos sin que exista disponibilidad presupuestaria, especialmente durante el mes de diciembre de cada año. 6. Ingresos de la Explotación: Situación actual: Se producen diferencias en las Transferencias Corrientes y las Licencias Médicas al momento de traspasar los datos desde las cuentas de activos (cuentas 1) a las cuentas de ingresos patrimoniales (cuentas 4) pero que no afectan al total de ingresos del año 2014. DENOMINACION TRANSF CORRIENTES - OTRAS ENTIDADES PUBLICAS RECUPERACION Y REEMBOLSOS POR LICENCIAS MEDICAS ACTUALIZACION DE BIENES TOTAL

CTAS 4 2.370.670 83.211 13.537 2.467.418

CTA 1 2.371.195 82.686 13.537 2.467.418

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Para verificar lo anterior, se recurrió al Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre de 2014, los que presentaron en las cuentas de activos los siguientes movimientos: CODIGO 115-05-03-003 115-05-03-004 115-05-03-004

TRANSFERENCIAS CORRIENTES SUBSECRETARIA EDUCACION JUNTA NACIONAL DE JARDINES INFANTILES DE LA MUNICIP. A SERV.INCORP. A SU GESTION TOTAL

TOTAL M$ 1.828.570 228.338 314.287 2.371.195

Riesgo o implicancia: Falta de consistencia entre los registros contables y los Estados Financieros de la Entidad, lo que puede incidir en la exactitud y veracidad de la información que se presenta. Conclusiones o recomendaciones: Resulta recomendable se efectúe un análisis al sistema computacional utilizado, con el objetivo de determinar los motivos de los eventuales errores que ocurrirían en el sistema al momento de traspasar los datos desde las cuentas 1 de Activos a las cuentas 4 de Ingresos Patrimoniales, que determinan diferencias entre el Estado de Resultado y el Estado de Flujo.

7. Registro de los Ingresos y Gastos por Establecimiento: Situación actual: De acuerdo a los antecedentes aportados por la Entidad, se detectó que no existen registros contables o extracontables con la información de los ingresos y gastos por establecimientos educacionales o por RBD, lo que dificulta el análisis de la información del año 2014. Riesgo o implicancia: Falta de información por centro de costos que permita realizar un adecuado análisis de los ingresos y gastos de cada establecimiento educacional, como lo solicita el Ministerio de Educación, o para tomar decisiones al interior de la Entidad.

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Conclusiones o recomendaciones: Implementar registros contables o extracontables por centro de costos por cada establecimiento educacional, con el propósito de contar con un detallado análisis de cada uno de ellos, máxime cuando además de administran fondos provenientes de la Junta Nacional de Jardines Infantiles (JUNJI).

8. Registro de Subvenciones del Ministerio de Educación: Situación actual: En lo que respecta a la materia, se determinó que la Entidad según los registros contables tenidos a la vista, no contabiliza las subvenciones que percibe en las cuentas de ingreso que corresponde a la naturaleza de los recursos según su tipo, registrando dichos ingresos directamente en la cuenta N° 115-05-03-003-001-000 “Subvención Escolaridad”, situación que no se ajusta a las normas contables establecidas por la Contraloría General de la República en el Oficio CGR N° 60.820, de 2005. Sobre este punto se debe precisar que los ingresos por subvenciones de escolaridad que percibe la Entidad, se dividen en: a) Subvención Normal, b) Mantenimiento, c) Sistema Nacional de Evaluación del Desempeño, d) Asignación Excelencia Pedagógica, e) Asignación Variable individual, f) Pro retención y g) Bonificación Reconocimiento Profesional, las cuales de acuerdo al plan de cuentas gubernamental poseen su respectiva cuenta de ingreso, debiendo contabilizarse la percepción de recursos en cada una de ellas según corresponda.

Riesgo o implicancia: El procedimiento utilizado por la Municipalidad, para el registro de los ingresos provenientes del Ministerio de Educación, impide ejercer un control integral de los fondos de acuerdo a su naturaleza, lo que afecta la consistencia y coherencia contable que se debe aplicar en estos casos, y no se ajustaría a las normas contables contenidas en el oficio CGR N° 60.820 de 2005. Conclusiones o recomendaciones: Instruir al personal del área contable, acerca de la necesidad de registrar los ingresos percibidos en las cuentas contables correspondientes, lo que tiene como propósito mantener un control integral de dichos ingresos de acuerdo a su naturaleza.

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9. Cobro de Comisiones Bancarias: Situación actual: Verificadas las conciliaciones bancarias efectuadas por la Entidad, se advirtió que, en mes de enero de 2014, en la cuenta N° 23009000127, correspondiente a “Fondos Educación” se registró un cobro de “Comisión Banco Estado” por $ 76.274.-, cuyo monto no se registra en las cartolas del banco tenidas a la vista, no siendo posible pronunciarse sobre la pertinencia de este cobro. Por otra parte, se comprobó que con fecha 08 de enero de 2014, el Banco efectuó un cargo por $ 1.109 bajo el concepto de “Comisión por pago de Remuneraciones”, el cual no figura en la conciliación respectiva. A fin de verificar dichos montos se efectuó un análisis de la cuenta disponibilidades desde el punto de vista contable, comprobándose que los movimientos financieros antes detallados no fueron contabilizados por la Administración, situación que afecta directamente a cuenta Disponibilidad en Moneda Nacional y las conciliaciones realizadas al efecto.

Riesgo o implicancia: Incumplimiento de la normativa contable contenida en oficio CGR N° 60.820 de 2005, de la Contraloría General de la República al no registrar todos los hechos económicos de la Entidad.

Conclusiones o recomendaciones: Instruir al personal del área contable sobre la obligatoriedad de contabilizar, en el momento que se generan, todos los movimientos financieros de la Entidad, a fin de mantener actualizada permanentemente la cuenta de disponibilidades, sin perjuicio de realizar los ajustes contables pertinentes y evaluar la procedencia de los cobros realizados por el Banco Estado.

10. Gastos Menores: Situación actual: Se desprende del análisis realizado que la Entidad pone a disposición de los establecimientos educacionales, dineros para ser utilizados en gastos menores, los cuales según el libro mayor representaron un gasto total anual de $ 5.435.741, monto que incluye aquellos gastos menores utilizados por las Salas Cunas y Jardines Infantiles. Verificados los asientos contables confeccionados para tales efectos, se determinó que las entregas de los dineros se contabilizan directamente a la cuenta de gasto correspondiente, situación que no cumple con la normativa contable, ya que dichos fondos por su 11

naturaleza representan una deuda de un tercero con la Entidad, lo que debe ser contabilizado en la cuenta de activo 11403 “Anticipos fondos a Rendir”.

Riesgo o implicancia: Incumplimiento de la normativa contable contenida en oficio CGR N° 60.820 de 2005, de la Contraloría General de la República, en el sentido de no reflejar los deudores por rendiciones de cuentas que posee la Entidad. Conclusiones o recomendaciones: Se recomienda a la Entidad imparta instrucciones al personal del área de contabilidad, respecto al cumplimiento de las normas que regulan la entrega de fondos para ser utilizados en gastos menores y que se encuentran definidas en el Oficio N° 60.820, de 2005, en el sentido de que estas representan una deuda de un tercero con la Institución, por lo que corresponde que dichos fondos sean contabilizados en la cuenta de activo 11403 “Anticipos fondos a Rendir”, hasta que estos sean rendidos, oportunidad que serán registrados en la cuenta de gastos correspondiente, emitiendo al efecto la restitución del fondo fijo, si procede. Al final del periodo, la cuenta 11403, debe quedar saldada, por lo que el responsable del gasto menor deberá rendir las boletas de gasto que posea y depositar la diferencia en la cuenta corriente institucional.

FRANCISCO A. PRADO DELGADO Representante Legal ALBERDI CONSULTORES LIMITADA

QUILLOTA, 30 de diciembre de 2015

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