Hospital Nacional de Maternidad

UNIDAD DE ADQUISICIONES Y COMPRAS INTERNAS (UACI)

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UACI

Introducción

Fecha: May-04 Página: I Rev. Original

INTRODUCCION Para el propósito de este manual el Hospital Nacional de Maternidad puede ser referido también como “El Hospital”, “HNM”. La Unidad de Adquisición y Compras Internas puede ser referida también como “UACI” El presente manual ha sido preparado de acuerdo a las políticas establecidas por la administración del HNM, acorde a las reformas vigentes establecidas por el Ministerio de Salud y Asistencia Social. ( ver * en funciones y procedimientos actualizados). Todo el personal que la labora dentro de la UACI debe de cumplir con las instrucciones establecidas en el presente manual, para el desempeño de las labores asignadas No se permite el uso de manuales que no estén aprobados por la Administración del HNM. Tiene como propósito brindar un marco conceptual a los usuarios que les permita una mejor comprensión e introducción a la unidad, compartir la Misión y Visión, objetivos y funciones generales de la UACI. El manual es un medio de familiarización con la estructura organizacional, de los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta unidad. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos que la integran y evitar duplicidad de funciones en los diferentes puntos de trabajo.

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UACI

Índice

Fecha: May-04 Página: II Rev. Original

INDICE Introducción

I

CAPITULO 1 GENERALES Índice Solicitud de Cambios en el Manual Distribución del Manual Identificación de Revisiones Responsable del Manual

II 1 2 2 2

CAPITULO II MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Antecedentes Misión Visión Base Legal Atribuciones Estructura Orgánica / Organigrama Objetivos de la UACI Objetivo General Objetivos Específicos Descripción de Funciones Jefe del Departamento de Suministros Encargada de Compras Guardalmacén Auxiliar de Almacén Kardista

3 3 3 3 4 5 6 6 6 7 7 9 11 13 15

CAPITULO III MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Adquisición y Compra Interna por Libre Gestión Adquisición y Compra Interna por Licitación y/o Concurso Publico por Invitación* Adquisición y Compra Interna por Contratación Directa por Calificado por Urgencia Almacenamiento de Medicamentos e Insumos*

17 19 23 25

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UACI

Solicitud de Cambios en el Manual

Fecha: May-04 Página: 1 Rev. Original

SOLICITUD DE CAMBIOS EN EL MANUAL Cualquier usuario asignado a la UACI puede someter una solicitud a través de su superior para cambiar o modificar información contenida en este manual La solicitud deberá contar con la aprobación de la Administración del HNM utilizando el siguiente formato:

Nombre del Solicitante: ____________________________________ Firma del Jefe de UACI: ____________________________________ Firma Del Director del HNM: _________________________________ Anotar el cambio solicitado o adjuntarlo a esta pagina: ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Si la solicitud es rechazada el Jefe de la UACI deberá notificar las razones del porque la solicitud fue desaprobada

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UACI

Distribución del Manual / Identificación de Revisiones / Responsable del Manual

Fecha: May-04 Página: 2 Rev. Original

DISTRIBUCION DEL MANUAL El Jefe de la UACI será responsable de monitorear la actualización y distribución de este manual dentro del personal que labora en la UACI, así como mantener un registro de los usuarios del mismo.

IDENTIFICACION DE REVISIONES Cuando una revisión es emitida, una línea a lo largo del margen izquierdo identificara todo el material corregido. Toda revisión se actualiza en el encabezado de cada página, con su fecha y numero de revisión correspondiente, sin afectar el resto del manual.

RESPONSABLE DEL MANUAL El Jefe de la UACI es el responsable por la revisión de las funciones, organización y procedimientos descritos en este manual. Cada usuario es directa y principalmente responsable de llevar a cabo todas las tareas asignadas.

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UACI

Distribución del Manual / Identificación de Revisiones / Responsable del Manual

Fecha: May-04 Página: 3 Rev. Original

ANTECEDENTES El departamento de suministros, es el encargado de la compra y distribución de todos los bienes y servicios, tales como, productos farmacéuticos de asistencia medica, material médico quirúrgico, arrendamientos y demás elementos necesarios para el funcionamiento del hospital.

A partir de la entrada en vigencia de la nueva Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), publicada en el diario oficial número 88, tomo 347 de fecha 15 de mayo del 2000, se hace necesario implementar nuevos cambios en el proceso de compras que permitan garantizar el abastecimiento oportuno de los bienes y servicios de acuerdo a las nuevas normas legales.

MISION Somos la instancia dentro de la organización del HNM, responsable de la programación y ejecución de los procesos de adquisición, recepción, almacenamiento, conservación, custodia y distribución de los suministros necesarios, manteniendo el equilibrio entre las necesidades y el presupuesto asignado de acuerdo al marco legal vigente.

VISION Asegurar el aprovisionamiento de los bienes y servicios en cantidad y calidad para satisfacer eficiente y oportunamente las diferentes necesidades del HNM.

BASE LEGAL  La Ley de Suministros para el Ramo de Salud Pública que data de 1982  La Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado del 1996  La Ley de la Corte de Cuentas de la República de 1995

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UACI

Distribución del Manual / Identificación de Revisiones / Responsable del Manual

Fecha: May-04 Página: 4 Rev. Original

ATRIBUCIONES Articulo 93. El hospital contará con una unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, cuya función principal será realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios que sean necesarios para el funcionamiento de la institución de acuerdo a las posibilidades financieras del hospital, leyes y disposiciones emitidas por la Dirección del Hospital y por el Nivel Central. Articulo 94. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional estará a cargo de un jefe, que será nombrado por el Director y dependerá de la División Administrativa. El director del hospital o quien haga sus veces será la autoridad competente para la adjudicación de los Contratos y para la aprobación de las bases de licitación o de concurso. Articulo 95. Funciones del Jefe de la UACI. 1. Planificar, organizar, controlar el proceso de abastecimiento de bienes y servicios requeridos por el hospital. 2. Formar parte de las comisiones evaluadoras de ofertas. 3. Coordinar con el asesor de Suministros Médicos la compra de medicamentos e insumos médicos. 4. Participar en la elaboración del presupuesto general del hospital. 5. Elaborar en coordinación con la unidad financiera institucional la programación anual de las compras, las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. Articulo 97. Almacén. El hospital contará con un almacén, cuya función principal será efectuar el proceso de recibir, almacenar y distribuir los bienes adquiridos por la institución de conformidad a las normas de Control Interno y a las disposiciones emitidas por la Dirección del Hospital y el Ministerio de Salud. Articulo 98. El almacén estará a cargo de un jefe que será nombrado por el director y dependerá de la UACI. Articulo 99. Principales funciones del Jefe del Almacén 1. Coordinar, dirigir, gestionar y supervisar el proceso de recepción, almacenamiento y distribución de los bienes adquiridos por la institución. 2. Mantener un proceso de información permanente confiable y oportuno que permita realizar un constante control de las existencias. 3. Mantener un sistema de control interno que garantice la optimización de los productos almacenados, evitando la fuga, obsolescencia, vencimiento y el deterioro de los mismos. 4. Realizar semestralmente inventario físico de los bienes del Almacén de conformidad con la ley. 5. Gestionar el descargo de bienes vencidos, deteriorados o en desuso de acuerdo a las normas establecidas.

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Estructura Orgánica / Organigrama

UACI

Fecha: May-04 Página: 5 Rev. Original

ESTRUCTURA ORGANICA 1.0 Jefe de Suministros 1.1 Encargado de compras 1.2 Guardalmacén 1.2.1 Auxiliar de almacén 1.2.2 Kardista.

ORGANIGRAMA Unidad de Adquisiciones y Compras Internas

JEFE DE UACI (1.0)

ENCARGADO DE COMPRAS (1.1)

GUARDALMACEN (1.2)

AUXILIAR DE ALMACEN (1.2.1)

KARDISTA (1.2.2)

Fecha Rev.: May-04 Autorizado: Jefe Unidad de Adquisición y Compras Internas

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UACI

Objetivos de la UACI

Fecha: May-04 Página: 6 Rev. Original

OBJETIVOS DE LA UACI

Objetivo General Realizar los procesos de adquisición y contratación de acuerdo con el marco legal vigente, haciendo uso racional de los recursos financieros asignados, logrando la efectividad, oportunidad y transparencia en los procesos.

Objetivos Específicos - Distribuir los bienes adquiridos a los usuarios en el momento oportuno y en la cantidad esperada - Aplicar mecanismos de control de inventarios y existencias que contribuyan a la toma de decisiones - Mantener los suministros en condiciones adecuadas de almacenamiento y seguridad, desde que se reciben hasta que sean distribuidos a los usuarios

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Manual de Funciones UACI

Puesto Código Unidad a que pertenece De quien depende A quien supervisa

Jefe del Departamento de Suministros

Fecha: May-04 Página: 7 Rev. Original

Jefe del departamento de suministros. 1.0 UACI Administración. Encargada de compras, Guardalmacén, Auxiliar de almacén, kardista.

Función Principal Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades en materia de adquisición a fin de abastecer al HNM de los bienes y suministros demandados de acuerdo a los procedimientos que enmarca la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Publica y otras leyes afines. Funciones Ordinarias - Integrar el comité evaluador de ofertas. - Coordinar las acciones encaminadas a la adquisición. - Dar seguimiento a los trámites de compra. - Priorizar necesidades versus disponibilidad financiera. - Programar prioridades del trabajo a realizar* - Coordinar y supervisar el trabajo de toda el área de UACI* - Investigar diversas fuentes de abastecimientos a fin de obtener ventajas competitivas en calidad y precio* - Definir las modalidades de compra de acuerdo a montos presupuestarios en la solicitud de compras* - Coordinar y darle seguimiento a los procesos de compra* - Priorizar con asistentes la elaboración de documentos de compras* - Coordinar la elaboración y legalización de los contratos con la asistencia jurídica y la Fiscalía General de la Republica* - Dar seguimiento al cumplimientos de contratos, a fin de determinar la imposición de multas o sanciones respectivas* - Preparar el anteproyecto de bases de licitación y/o concurso para ser sometido al proceso de adecuación y posterior aprobación por el titular* - Atender consultas de los ofertantes y/o contratistas y dar respuestas oportunas* - Asesor a las diferentes áreas técnicas y administrativas de los procesos de compras a realizar* - Firmar notas y otros documentos generados en la UACI*

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Manual de Funciones UACI

Jefe del Departamento de Suministros

Fecha: May-04 Página: 8 Rev. Original

Funciones Eventuales - Asistir actos de apertura de ofertas - Elaborar bases de licitación - Calificación de proveedores - Elaborar programas anuales de compras - Realizar reuniones extraordinarias con jefaturas o áreas para priorizar acciones y solucionar problemas - Elaborar informes y documentos requeridos por el nivel superior - Realizar otras actividades que dentro de su área de responsabilidad le sean asignadas - Realizar reuniones periódicas con el equipo de trabajo para coordinar las actividades propias del área - Verificar el control de inventarios y existencias en el almacén mediante informe y muestreo con el fin de conocer los suministros sin movimientos y próximos a vencer Maquinaria, equipo, herramientas y materiales: - Computadora. - Contómetro. - Sistema mecanizado de hacienda (SIAC) Relaciones Frecuencia

Cliente Interno

Motivo del contacto

Dirección

Ejecución del presupuesto

Trimestralmente.

Administración.

Proyección de necesidades

Mensual

UFI

Almacén

Mensual

Usuarios varios

Ampliación de necesidades

Según necesidad.

Almacén

Conocer saldos

Mensual.

Cliente Externo

Motivo del contacto

Proveedores varios.

Resolver problemas

(diaria, semanal, etc)

Frecuencia (diaria, semanal, etc) Según necesidad.

Requisitos Mínimos Educacionales: Título Universitario en Administración de Empresas o carrera afín Laborales: Mínimo 2 años en funciones relacionadas con procesos administrativos de adquisiciones de bienes y servicios.

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Manual de Funciones

Fecha: May-04

Encargada de Compras

UACI

Puesto Código Unidad a que pertenece De quien depende A quien supervisa

Página: 9 Rev. Original

Encargada de Compras 1.1 UACI Jefe de UACI No ejerce tareas de supervisión

Función Principal Ejercer la gestión de compra de los recursos solicitados por las diferentes unidades del hospital en base a los lineamientos legales y administrativos vigentes, responsabilizándose del desarrollo del proceso y respaldándose con documentos que se van generando en el transcurso de este. Funciones Ordinarias -

Elaborar, coordinar y responsabilizarse de los procesos de compra, carteles de licitación, cuadros comparativos de ofertas y resoluciones de adjudicación. Dar seguimiento a los procesos de compra asignados Recibir, revisar y depurar las solicitudes de compra Elaborar bases de licitación/concursos Realizar procesos de compras directas* Elaborar los avisos de publicación Asistir a actos de apertura de ofertas Elaborar la resolución de adjudicación Dar seguimiento a la ejecución y seguimiento de contrato* Incorporar notificaciones y documentos que van generándose en cada proceso en el expediente respectivo en original y copia Distribuir y vender las bases de licitación/concurso Dar seguimiento a la ejecución y desarrollo de los contratos*

Funciones Eventuales - Atender teléfono - Asistir a reuniones - Coordinar con jefe inmediato las actividades a realizar - Foliar expedientes que vayan finalizando y pasar al archivo general* - Elaborar informes de procesos pendientes de compra Maquinaria, equipo, herramientas y materiales: - Computadora - Fax - Conmutador - Contómetros

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Manual de Funciones

Fecha: May-04

Encargada de Compras

UACI

Página: 10 Rev. Original

Relaciones Cliente interno

Motivo del contacto

Jefe de unidades

Necesidades varias

Cliente externo

Motivo del contacto

Proveedores.

Solicitar cotizaciones.

Frecuencia (Diaria, semanal, etc.) Semanal

Frecuencia (Diaria, semanal, etc.) Semanal

Requisitos mínimos Educacionales Estudios universitarios en Mercadeo o Administración de Empresas a nivel de egresado o de los últimos años. Laborales Mínimo 2 años de experiencia en funciones de gestión de compras.

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Manual de Funciones

Fecha: May-04

Guardalmacén

UACI

PUESTO CODIGO UNIDAD A QUE PERTENECE DE QUIEN DEPENDE A QUIEN SUPERVISA

Página: 11 Rev. Original

Guardalmacén 1.2 UACI Jefe de UACI Auxiliar de Almacén.

Función Principal Planear, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de recepción, almacenamiento, despacho, control de inventarios; de acuerdo a las normas de control interno, políticas, disposiciones y procedimientos establecidos por el hospital. Funciones Ordinarias  Autorizar despachos de medicamentos e insumos médicos y suministros no médicos.*  Supervisar el área de mantenimiento.  Atender y resolver problemas administrativos.  Asignar vehículos para realizar distribuciones.  Supervisar el mantenimiento y control de inventarios y existencias.   supervisar la recepción y despacho de los suministros. Funciones Eventuales     

Recoger productos. Preparar informes de incumplimientos de contratistas. Preparar informes de discrepancia en los recibos. Informar de suministros sin movimiento o próximos a vencer.* Coordinar la toma de muestras para el control de calidad y dar seguimiento al recibo de los resultados.*  Tramitar la devolución y su respectiva reposición de medicamentos e insumos médicos rechazados por el control de calidad.*  Enviar informes de inventarios de entradas, salidas y saldos en existencias con documentos de soporte a la Unidad Financiera y UACI.*  Verificar la actualización del control de existencias (máximos, mínimos y promedio de consumo mensual.) Maquinaria, equipo, herramientas y materiales  Computadora.

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Fecha: May-04

Manual de Funciones

Guardalmacén

UACI

Página: 12 Rev. Original

Relaciones Frecuencia

Cliente interno

Motivo del contacto

Unidad financiera.

Informes contables

Diaria.

UACI

Coordinar y aprobar los procesos a desarrollar.

Diaria.

Laboratorio de control de calidad

Verificar los procesos.

Diaria.

Cliente externo

Motivo del contacto

Proveedores.

Recepción y facturación.

(Diaria, semanal, etc.)

Frecuencia (Diaria, semanal, etc.) Semanal.

Requisitos Mínimos Educacionales: Bachiller en Comercio y Administración. Laborales 1 año en puestos similares.

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Manual de Funciones

Fecha: May-04

Auxiliar de Almacén

UACI

PUESTO CODIGO UNIDAD A QUE PERTENECE DE QUIEN DEPENDE A QUIEN SUPERVISA

Página: 13 Rev. Original

Auxiliar de Almacén 1.2.1 UACI Guardalmacén no requiere ejercer supervisión

Función Principal Colaborar y apoyar en la ejecución de las operaciones de recepción, almacenamiento, registro y despacho de suministros. Funciones Ordinarias       

Recepción de productos. Actualización diaria de ingreso de productos contratos y ordenes de compra. Preparar pedidos. Distribución y despacho de productos. Mantener control y seguridad en el espacio físico de almacenamiento.* Mantener una programación de espacio.* Revisar, clasificar, rotular y ubicar todo tipo de suministro que ingresa al almacén.*

Funciones Eventuales    

Reportes de consumo y ordenes de compra del hospital. Correspondencia. Retirar productos de unidades externas al hospital. Realizar el inventario cada 6 meses*

Maquinaria, Equipo, Herramientas y Materiales  Calculadora  Computadora  Montacargas.

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Fecha: May-04

Manual de Funciones

Auxiliar de Almacén

UACI

Página: 14 Rev. Original

Relaciones Frecuencia

Cliente interno

Motivo del contacto

UACI

Información y consulta.

Diaria.

Administrativos.

Información.

Según necesidad.

Enfermería.

Información.

Según necesidad.

Medico.

Información.

Según necesidad.

Cliente externo

Motivo del contacto

Proveedores.

Recepción de productos.

(diaria, semanal, etc)

Frecuencia (diaria, semanal, etc) Semanal.

Requisitos Mínimos Educacionales Bachiller en comercio y administración. Laborales Conocimientos generales de ingreso y egreso de productos, almacenamiento de productos perecederos y no perecederos. 1 año.

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Manual de Funciones

Fecha: May-04

Kardista

UACI

PUESTO CODIGO UNIDAD A QUE PERTENECE DE QUIEN DEPENDE A QUIEN SUPERVISA

Página: 15 Rev. Original

Kardista 1.2.2 UACI Guardalmacén. No realiza funciones de supervisión

Función Principal Colaborar y apoyar la ejecución de las operaciones de registro y control de inventarios manual y mecanizado. Funciones Ordinarias       

Ingreso de factura y egreso de productos. Revisión de requisiciones. Elaboración de actas. Información telefónica relacionada con el kardex Mantener actualizados los niveles de existencias. Verificar la exactitud de la información procesada. Colaborar con la rotación de existencias, informando oportunamente de suministros sin movimiento y próximos a vencer.*

Funciones Eventuales    

Recepción de correspondencia. Aperturas de tarjetas al inicio del año. Hacer cierres de saldos anual y semestralmente. Colaborar en la remisión mensual a la unidad Financiera de los informes de existencias, entradas y salidas debidamente documentados.*

Maquinaria, Equipo, Herramientas y Materiales  Computadora.  Maquina de escribir.  Calculadora.

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Fecha: May-04

Manual de Funciones

Kardista

UACI

Página: 16 Rev. Original

Relaciones

Frecuencia

Cliente interno

Motivo del contacto

(diaria, semanal, etc)

Informática.

Asesoria sobre SICI

Semanal.

Unidad financiera

Actualizaciones d egresos SICI

Semanal.

Todos los servicios.

Información y revisión de requisiciones.

Diaria

Cliente externo Proveedores.

Frecuencia Motivo del contacto

(diaria, semanal, etc)

Información sobre facturas y firmas de actas de recepción.

Semanal.

Requisitos Mínimos Educacionales Bachillerato especialidad contabilidad. Laborales 1 año en puestos similares.

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Manual de Procedimientos UACI

Adquisición y Compra Interna por Libre Gestión

Fecha: May-04 Página: 17 Rev. Original

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y COMPRA INTERNA POR LIBRE GESTION Criterios a considerar:  Sujeto a verificación de los salarios mínimos urbanos  El salario mínimo actual es $144.00/ mes, por lo que la Libre Gestión será por montos inferiores a 80 salarios mínimos urbanos ($11,520.00)  EL titular o la persona que designe podrá asesorarse de la comisión evaluadora de ofertas, cuando lo considere necesario para la respectiva adjudicación.

PASO

1

RESPONSABLE

Jefe de UACI

2*

Jefe de UACI

3

UACI- Unidad Solicitante

4

Jefe de UACI

5*

Jefe de UACI

6

Jefe de UACI

7

Jefe de UACI

8

Jefe de UACI

9

Jefe de UACI

DESCRIPCIÓN

Recibe y revisa solicitud de compra debidamente autorizada, con monto aproximado y certificación de fondos, verifica asignación presupuestaria Verifica existencias de bienes en el almacén, programación de contrataciones y adquisiciones, y solicita especificaciones técnicas a jefe de unidad solicitante Depuran especificaciones técnicas y otra información de la solicitud de compra. Inicia conformación de expediente, información del proceso.

que

contiene

la

A) Si la adquisición o ejecución de la obra no excede al equivalente de 10 salarios mínimos, selecciona a ofertantes que cumplan requisitos. B) Si la adquisición o ejecución de la obra, es mayor al equivalente de 10 salarios mínimos e inferior a 80, selecciona como mínimo 3 ofertantes que cumplan requisitos. C) Si la adquisición o ejecución de la obra se trataré de ofertante único o marcas específicas selecciona ofertante que cumpla requisito. Elabora solicitud de cotización Selecciona los posibles oferentes Elabora listado de posibles oferentes Distribuye solicitud de cotización indicando fecha límite para la presentación de ofertas.

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Manual de Procedimientos UACI

10

Jefe de UACI

11

Jefe de UACI

12

Jefe de UACI

13

Director o persona asignada

14

Jefe de UACI

Adquisición y Compra Interna por Libre Gestión

Fecha: May-04 Página: 18 Rev. Original

Recibe cotizaciones Elabora cuadro de análisis de ofertas. Debe tener como mínimo tres (3) ofertas para realizar comparación de calidad y precios Revisa cuadros de análisis y lo remite al director o a la persona que este designe Recibe cuadros de análisis, revisa, analiza y adjudica oferta con su respectivo razonamiento y remite a la UACI Elabora orden de compra

15

Jefe de UACI

Tramita firma de la orden de compra con la dirección, administración y suministrante

16

Jefe de UACI

Distribuye orden de compra y pasa el documento para el seguimiento y verificación del cumplimiento en las entregas.

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Manual de Procedimientos UACI

Adquisición y Compra Interna por Licitación y/o concurso publico por invitación

Fecha: May-04 Página: 19 Rev. Original

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN Y COMPRA INTERNA POR LICITACIÓN Y/O CONCURSO PUBLICO POR INVITACIÓN*

Criterios a considerar:  Sujeto a verificación de los salarios mínimo urbanos  El salario mínimo actual es de $144.00 al mes, por lo que se procederá a efectuar una licitación publica por invitación por montos comprendidos de 80 hasta 635 salarios mínimos urbanos (de $11,520.00 hasta $91,400)  Se procederá a efectuar un concurso público por invitación pro montos comprendidos de 80 hasta 200 salarios mínimos urbanos 9de $11,520.00 hasta $28,800.00)  La licitación es para adquisiciones de obras, bienes y servicios que no sean de consultoría y los concursos para adquisición de servicios de consultoría  EL director del hospital ha nombrado una comisión evaluadora de ofertas para todas las adquisiciones, integrada por el subdirector , jefe UACI y técnico financiero, debiéndose convocar al personal técnico y solicitante del bien o servicio.

PASO

RESPONSABLE

1*

Jefe de UACI

2*

3

4

5

Unidad solicitante

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Jefe de UACI

DESCRIPCION Verifica programación anual de adquisiciones y contrataciones, y solicita especificaciones técnicas a jefe de unidad solicitante Elabora condiciones y especificaciones técnicas de la obra, bien o servicio y traslado a jefe de UACI con autorización respectiva. Recibe y revisa solicitud de compra debidamente autorizada, con monto aproximado y certificación de fondos. Verifica asignación presupuestaria con la unidad financiera institucional Inicia conformación de expediente, que contiene la información del proceso. Elabora base de licitación o concurso con jefe de unidad solicitante y personal idóneo. Depuran especificaciones técnicas y otra información de la solicitud de compra, elaboran conjuntamente las bases de licitación y/o concurso

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Manual de Procedimientos UACI

Adquisición y Compra Interna por Licitación y/o concurso publico por invitación

Fecha: May-04 Página: 20 Rev. Original

6*

Jefe de UACI

Traslada base licitación y/o concurso y expediente titular.

7*

Director

Revisa, aprueba base de licitación y/o concurso y traslada con expediente a jefe de UACI

8*

Jefe de UACI

9

Jefe de UACI

10*

Director

11*

12

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Recibe base licitación y/o concurso aprobadas, expediente y procede: A) Si la licitación y/o concurso público es por invitación consulta a base de datos institucional de ofertantes y contratistas, elabora lista corta con un mínimo de 4 ofertantes y en casos especiales, debidamente justificados, selecciona hasta un mínimo de dos; y traslada con expediente al Director y continúa con siguiente paso. B) Si es licitación y/o concurso público, continua en el paso No.12 Remite al director del hospital las bases de licitación y/o concurso con la lista corta de posibles oferentes para su aprobación Revisa, razona y aprueba lista corta y devuelve a jefe de UACI con expediente Elabora, forma y envía nota de invitación a ofertantes seleccionados y obtiene firma de recibido en copia de nota, la cual anexa expediente. Elabora y envía aviso de licitación o concurso, y publica en medios de prensa escrita. Y notifica a tesorería publicación de aviso de licitación y/o concurso Obtiene reproducción de base de licitación y/o concurso, recorta y anexa publicación de convocatoria y original de base de licitación y/o concurso a expediente, en espera de fecha para retiro de las bases.

13*

Jefe de UACI

14

Tesorería

Emite recibo a los posibles oferentes por el pago del valor del cartel

15

Jefe de UACI

Distribuye cartel de licitación y/o concurso previa presentación del recibo de pago

81

Manual de Procedimientos UACI

Adquisición y Compra Interna por Licitación y/o concurso publico por invitación

16

Jefe de UACI

17

Jefe de UACI

18*

19*

20*

21

22*

23

24

25

26*

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Comisión Evaluadora de Ofertas Comisión Evaluadora de Ofertas

Director

Jefe de UACI

Director

Jefe de UACI

Fecha: May-04 Página: 21 Rev. Original

Elabora adenda o enmiendas en caso de ser necesario y tramite la firma del director, y la distribuye a todos los que han retirado cartel. Recibe ofertas en fecha establecidas (en ningún caso podrá ser menor de 10 días hábiles) Realiza acto de apertura pública de ofertas según bases de licitación o concurso y verifica que presenten garantía de mantenimiento de oferta Elabora actas de apertura de ofertas, en la que se hace constar las ofertas recibidas, garantías de mantenimiento, así como otros aspectos relevantes. Obtiene firmas de ofertantes o representantes asistentes y les entrega copia de acta. Convoca a los miembros de la comisión de ofertas, nombrados por el Director o por quien este designe, entregándoles ofertas y expedientes para su evaluación. Evalúa, analiza y emite acta de recomendación de ofertas para su respectiva adjudicación. Envía al director expediente del proceso de compras con acta de recomendación Revisa analiza y si esta de acuerdo con la recomendación formulada por la comisión de evaluación de ofertas, procede a adjudicar y remite documentación a la UACI Recibe informe, acta y expediente, anexa documentos a expediente y elabora resolución de adjudicación y tramita firma del director Revisa expediente y resolución de adjudicación. Firma la resolución de adjudicación y remite al jefe de UACI Elabora aviso de adjudicación. Distribuye y publica simultáneamente la resolución de adjudicación (la adjudicación se produce un plazo no mayor de 90dias después de la apertura de ofertas).

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Manual de Procedimientos UACI

Adquisición y Compra Interna por Licitación y/o concurso publico por invitación

Fecha: May-04 Página: 22 Rev. Original

27

Jefe de UACI

Recibe notas de aceptación de la resolución de adjudicación

28

Jefe de UACI

Remite expediente original foliado al asesor jurídico para la elaboración de contrato

29

Jurídico

30

Jurídico

Gestiona firma de contrato ante el Director del hospital y el suministrante

31

Jurídico

Gestiona firma de contrato ante el Fiscal General de la Republica

32

Fiscalía

Elabora contratos

Revisa, analiza y firma contrato

Jurídico

Recibe contratos firmados por el Fiscal General de la Republica, remite expediente y contratos a la UACI

34

Jefe de UACI

Distribuye contratos y pasa copia a almacén, unidad financiera, unidad solicitante.

35

Jefe de UACI

Recibe garantías de cumplimiento de contrato y las incorpora al expediente

33

36*

37*

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Verifica bienes, prestación de servicios, obra o avance de la misma con persona designada y comprueba cumplimiento de condiciones y especificaciones técnicas contenidas en contrato. Elabora y revisa acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma y obtiene firma de ofertante adjudicatario en acta

Jefe de UACI

Anexa acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma al expediente y distribuye copia

39*

Jefe de UACI

Devuelve garantías correspondientes, con su respectivo finiquito, una vez concluido el contrato

40

Jefe de UACI

38*

Realiza foliado final del expediente y pasa a archivo

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Manual de Procedimientos UACI

Contratación directa por calificado por urgencia

Fecha: May-04 Página: 23 Rev. Original

PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA POR CALIFICADO POR URGENCIA Criterios a considerar:  No hay límites en los montos, procederá cuando el titular del hospital emita declaración de urgencia debidamente razonada y la someta al conocimiento del consejo de ministros.  La decisión de declaratoria de urgencia debe consignarse mediante resolución razonada emitida por el titular de la institución.  La circunstancias que lo motiva solo pueden ser las siguientes: 1. En situaciones en las que se hace necesaria la adquisición o contratación de obra, bienes o servicios cuya postergación o diferí mentó impusiere un grave riesgo al interés general. 2. Cuando habiéndose, previa una licitación, el contrato se extinguiere por causas imputables al contratista.  El director podrá o no nombrar comisión evaluadora de oferta PASO

RESPONSABLE

1

Unidad solicitante

2*

3

Jefe de UACI

Director

DESCRIPCION Detecta la emergencia, identifica necesidad de bienes, elabora solicitud de compra y la justificación respectiva. Recibe y verifica existencia de bienes en almacén, programación anual de contrataciones y adquisiciones (si procede) y consulta disponibilidad de fondos en Unidad Financiera Institucional (UFI) El Director analiza y consigna su decisión de calificar de urgente la necesidad mediante resolución razonada, y remite copia de la misma al señor ministro del ramo de salud a efecto de que la haga del conocimiento del consejo de ministros. El Director remite documentos a la UACI (solicitud de compras, justificación de la misma, declaratoria de calificación de urgencia y resolución razonada).

4

Director

5

Jefe de UACI

Inicia con formación de expediente que contiene la información del proceso.

6

Jefe de UACI

Distribuye solicitud de cotización, indicado fecha límite de presentación de oferta.

7*

Jefe de UACI

Recibe cotizaciones de ofertantes, elabora cuadro comparativo de oferta (si procede) y traslada junto con expediente a Director

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Manual de Procedimientos UACI

Contratación directa por calificado por urgencia

Fecha: May-04 Página: 24 Rev. Original

8*

Director

Revisa cotización o cuadro comparativo de ofertas, adjudica y traslada expediente a Jefe de UACI

9*

Jefe de UACI

Recibe expediente y comunica sobre adjudicación a la UFI para reserva o provisión de fondos

10

Jefe de UACI

11*

Jefe de UACI

12*

13

14*

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Jefe de UACI

Comunica a ofertante adjudicatorio, elabora Orden de Compra o contrato y tramita firma de Director y suministrante Recibe contrato y obtiene firma de persona designada en Orden de Inicio de Obra (si procede). Entrega contrato, el cual incluye condiciones y especificaciones técnicas de bienes, servicios u obra y Orden de Inicio de Obra (si procede) a ofertante adjudicatorio Recibe garantías de cumplimiento de contrato (si son requeridas) y las incorpora al expediente Verifica bienes, prestación de servicios, obra o avance de la misma con persona designada y comprueba cumplimiento de condiciones y especificaciones técnicas contenidas en contrato. Elabora y revisa acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma y obtiene firma de ofertante adjudicatorio en acta

15*

Jefe de UACI

16*

Jefe de UACI

Anexa acta de recepción de bienes, servicios, obra o avance de la misma al expediente y distribuye copia

17*

Jefe de UACI

Devuelve garantías correspondientes, con su respectivo finiquito, una vez concluido el contrato

18

Jefe de UACI

Realiza foliado al final del expediente y pasa a archivo

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Manual de Procedimientos UACI

Almacenamiento de Medicamentos e Insumos

Fecha: May-04 Página: 25 Rev. Original

PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS* PASO

RESPONSABLE

1

Guardalmacén

2

Guardalmacén

3

Guardalmacén

DESCRIPCION Supervisa el recibo, clasificación, rotulación y almacenamiento inmediato de los suministros, médicos y no médicos recibidos Revisa que suministros médicos no vengan derramados, los números de lotes sean iguales a los detallados en la factura, el precio unitario y total estén acordes a lo pactado en el contrato, la leyenda del MSPAS esté impresa en el empaque primario, el certificado de análisis y la fecha de vencimiento. Coloca los suministros médicos en estantes y comunica la ubicación a control de inventario. 

4

5

Kardixta Operador de sistema o digitador

Actualiza kardex con base en las actas de ingreso y las facturas  Archiva documentos

Actualiza el sistema mecanizado de inventario

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