UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO BOLIVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA

GUIA INSTRUCCIONAL CONTABILIDAD BASICA I

REALIZADO POR: PROFESOR: JOSE G. SUBERO B.

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NOVIEMBRE 2009 INTRODUCCION La búsqueda del conocimiento desde tiempos remotos ha sido el norte del ser humano, esa necesidad de mejorar significativamente se encuentra inmersa en cada participante del proceso educativo, la utilización de herramientas destinadas al mejor logro de este objetivo han sido creadas y con el pasar del tiempo mejoradas, siempre en la búsqueda de obtener un resultado satisfactorio en ese proceso del saber. Una de las herramientas de gran importancia y de remota utilización son las guías instruccionales, es por ello que esta sencilla guía practica de contabilidad básica I, aportará un beneficio palpable hacia la obtención del conocimiento básico de los aspectos relevantes de la carrera contable. La contabilidad, eje central de relevancia dentro de la carrera de la Contaduría Pública, posee conceptos y elementos de suma importancia para el conocimiento y posterior utilización en los procesos contables de toda empresa. Los conceptos descritos en esta guía de estudio, le brindaran al estudiante los conocimientos básicos necesarios para fortalecer su actuación del proceso educativo, ya que será una herramienta eficaz y de fácil utilización por parte del alumno y del docente dentro y fuera del aula de clase, haciendo más fácil el logro de los objetivos propuestos una vez culminado el proceso educativo. Un elemento de suma importancia, lo constituye, el que la guía instruccional aporta conocimientos sin la presencia del docente, puede ser utilizada en practicas grupales y de manera individual, por lo que se constituye en una herramienta de gran ayuda para los involucrados en el proceso de enseñanza aprendizaje. OBJETIVO El objetivo principal de esta Guía Instruccional, es brindar los conocimientos fundamentales sobre los aspectos generales del ejercicio contable; así como los postulados y principios básicos generalmente aceptados en la contabilidad y su aplicabilidad en el proceso contable de las diferentes empresas, así mismo se presentan conceptos sobre cuentas y sus tipos, aspecto de suma importancia en la elaboración de asientos de diario, pases al mayor y realización de estados financieros, el cual es el objetivo principal de la asignatura de Contabilidad Básica I. Esta herramienta educacional es elemento primordial no solo para los estudiante y docentes sino también para la comunidad universitaria, quienes continúan en esa búsqueda del conocimiento en el ámbito contable, aspecto importante para logro de metas y objetivos trazados en el proceso instruccional de Contabilidad Básica I de la Carrera de Contaduría Pública en la Universidad de Oriente Núcleo Bolívar, UEPO.

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INDICE PORTADA ......................................................................................................... INTRODUCCION .............................................................................................. OBJETIVO.......................................................................................................... TEMA I Principios de Contabilidad de Aceptación General Definición .............................................................................................. Origen, Desarrollo e Importancia de los PCGA .................................... Objetivos de los PCGA ………………………………………………. Postulados o Principios Básicos Generalmente Aceptados …………. . Identidad del negocio …………………………………………....... Negocio en Marcha, Periodo Contable ………………………… .... Unidad Monetaria, Costo Histórico ……………………… ........... Conservatismo ……………………………………………………. Objetividad, Uniformidad o Consistencia …………….. ................. Asociación de Ingresos y Gastos …………………………………. Reconocimiento del Ingreso, Importancia Relativa ……………… Revelación Suficiente …………………………………………….. Normas Internacionales de Contabilidad ……………………………. Actividades para desarrollar en el Aula, Autoevaluación de la Unidad TEMA II La Transacción Comercial y sus Efectos en la Ecuación El Proceso Contable ……………………………………………….. ... Ecuación Contable …………………………………………………... Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Egresos ………………………... La Cuenta ……………………………………………………………. Cuentas Reales ……………………………………… ......................... Cuentas Reales ..................................................................................... Cuentas de Valuación .......................................................................... Estructura de la Cuenta “T” .................................................................. Actividades para desarrollar en el Aula, Autoevaluación de la Unidad TEMA III Registros de las Operaciones en los Libros de Contabilidad Disposiciones Legales del Código de Comercio .................................. Libro Diario .......................................................................................... Libro Mayor ......................................................................................... Asientos de Contabilidad ..................................................................... Balance de Comprobación .................................................................... Actividades y autoevaluación de la Unidad ......................................... TEMA IV Nociones Básicas Sobre Estados Financieros Estados Financieros .............................................................................. Estado de Resultado .............................................................................. Balance General .................................................................................... Actividades para desarrollar en el Aula, Autoevaluación de la Unidad Referencias Bibliográficas ....................................................................

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01 02 02

05 05 06 08 08 09 10 11 12 13 14 15 16 18

20 23 24 27 28 32 34 34 36

39 41 42 44 47 50

52 53 58 64 66

TEMA I Principios de Contabilidad de Aceptación General Objetivos específicos: Identificar los postulados y principios básicos generalmente aceptados en la contabilidad. Identificar los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicados en Venezuela. INTRODUCCIÓN Es necesario antes de abordar el tema de los principios contables, definir lo que representa la contabilidad conceptualmente hablando. “es el registro de manera sistemática y resumida en términos de dinero de transacciones comerciales. Este proceso sistemático conduce a la elaboración de los estados financieros como una síntesis de todo el proceso de registro correspondiente a un periodo.”. De manera mas amplia, se puede decir que Contabilidad es la ciencia que estudia, coordina, clasifica, registra e interpreta las situaciones económicas que se presentan en las empresas, las cuales se originan por cambios en su patrimonio.

Los estados financieros brindan información de suma importancia para la directiva y para el público en general, además esta información puede ser comparada con periodos contables anteriores y con los estados financieros de otras empresas similares. Estas comparaciones tendrán sentido, si los estados financieros poseen bases comunes de elaboración, ya que de no existir estas bases, seria como comparar elementos diferentes por lo que la comparación no arrojaría información exacta, la contabilidad entonces seria llevada por los diferentes contadores con criterios particulares, por supuesto, la calidad, relevancia, y pertinencia de los estados financieros quedarían disminuidas a la mínima expresión. Para evitar lo anterior, existen una serie de reglas, normas y acuerdos que puedan ser usados de manera obligatoria por los contadores de un determinado país. Estos conceptos básicos son de obligatorio cumplimiento, y van dirigidos al registro, a la cuantificación de las operaciones y a la presentación de los estados financieros. Este grupo de conceptos, métodos y normas conforman los principios de contabilidad. Debe quedar claramente establecido que no se trata de leyes de una nación, sino de acuerdos, que una vez que la práctica y las condiciones tanto legales, económicas como contables lo conviertan de aceptación general, se hace

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de obligatorio cumplimiento y la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela velará por su estricta aplicación por parte de los Contadores DEFINICIÓN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD Los principios de contabilidad generalmente aceptados constituyen la fundamentación legal que rige al ejercicio profesional de la contaduría pública. Los contadores no solamente deben limitar su actuación a la evaluación de las operaciones en términos de dinero, sino que además deben tomar en consideración la parte legal en el cumplimiento de normas existentes que regulan el ejercicio contable. El conocimiento y aprendizaje de estos principios es estrictamente necesario, debido a que su conocimiento, comprensión y entendimiento permitirán el ejercicio de la profesión contable de una manera exitosa, donde la información destinada a usuarios y público en general será mas confiable. La razón que apunta la necesidad del conocimiento de la teoría de los principios de contabilidad es clara, obvia y lógica. Estamos hablando de los conceptos que fundamentan la profesión, los elementos que la proporcionan, su carácter profesional, que la distinguen de la “teneduría de libros”, misma que, como parte de la contabilidad, se relaciona básicamente con los procedimientos; es decir, el como hacer. La contabilidad comprende estos principios como fundamentos de la aplicación de los procedimientos. Es el por qué y el para qué. Al respecto Fernando Catacora (1992) expresa, “Son guías que dictan las pautas para el registro, tratamiento y presentación de transacciones financieras y económicas. Para sustentar la aplicabilidad de los Principios Contables, se establecen supuestos básicos que son de aceptación general y de aplicación inicial para cualquier Estado Financiero que sea presentado de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Una de las principales razones por las cuales surgen los PCGA, está referida al entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presentan una empresa para ser comparadas con otras. A fin de cumplir con esta comparabilidad, y que la misma sea valida, los Estados Financieros deben seguir ciertas reglas básicas y su preparación y elaboración. ORIGEN, DESARROLLO E IMPORTANCIA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Los principios de contabilidad generalmente aceptados tienen su origen en los cuerpos Colegiados de la profesión contable y tienen carácter de obligatoriedad para la elaboración o emisión de los estados financieros en las

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diferentes empresas. El proceso de formación de los principios atiende a la necesidad de unificar u homogeneizar la presentación de las cifras. Las razones por las cuales surgen los principios de contabilidad generalmente aceptados, se puede resumir en las siguientes:
Homogeneizar la información financiera
Unificar los criterios contables a problemas específicos
Generar información relevante para los usuarios de los estados financieros OBJETIVO DE LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS

DE

CONTABILIDAD

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, cumplen ciertos objetivos básicos con el fin de darle una organización y sistematización al ejercicio de la actividad contable. Los objetivos básicos de los principios contables son los siguientes: • Unificar criterios contables para el registro de las operaciones: Esta premisa establece que las operaciones contables similares deben ser tratadas de forma homogénea. Cuando una empresa por ejemplo, vende a crédito una mercancía, debe registrar como una parte de su activo, el monto que tiene por cobrar a sus clientes y operaciones similares de otras empresas también deben ser contabilizadas de igual forma, a fin de establecer criterios uniformes para el registro e esas operaciones. Ejemplo: Una primera empresa que se dedica a la venta de productos consumo masivo, efectuó una venta a crédito de productos a sus clientes por Bs. 5.000,00 el registro contable será el siguiente: xx/xx/xx -------------- x -----------------Db Cuentas por Cobrar 5.000,00 Ventas

Cr 5.000,00

Para contabiliza r las ventas a crédito de productos al cliente Abastos la mejorana

Otra empresa que se dedica a la venta de artículos de línea marrón, efectuó una venta de sus productos a crédito por Bs. 5.500.00, el registro en los libros seria: xx/xx/xx -------------- x -----------------Db Cuentas por Cobrar 5.500,00 Ventas Para contabiliza r las ventas a crédito de productos realizadas por el cliente

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Cr 5.500,00

Podemos observar que a pesar de que las dos empresas realizan actividades totalmente diferentes, los registros contables por las operaciones de ventas a crédito no difieren uno de otro por la naturaleza de sus actividades u otras circunstancias. Los principios contables permiten en este caso tener uniformidad en el registro de las operaciones. • Establecer tratamientos especiales para operaciones específicas En diferentes empresas se establecen operaciones que persiguen un mismo fin u objetivo, sin embargo los registros contables difieren en ambas empresas. Esta situación se ejemplifica cuando una empresa adquiere una maquinaria en alquiler para lo cual el asiento seria de la siguiente forma: Operación 1.Pago de alquiler mensual de Bs. 250.000 para el uso de una maquinaria de la planta de producción. El registro contable seria: xx/xx/xx -------------- x -----------------Gasto de Alquiler Maquinaria Banco

Db 250.000

Cr 250.000

Para contabilizar el pago e alquiler de maquinaria para la planta de producción

Operación 2.Compra de una maquinaria por Bs. 9.500.000 bajo la modalidad de arrendamiento financiero. En este caso el registro contable es el siguiente:

xx/xx/xx -------------- x -----------------Db Activo Fijo- Maquinaria 19.500,00 Arrendamientos por Pagar

Cr 19.500,00

Para contabilizar la firma de un Contrato de arrendamiento financiero por adquisición de una maquinaria

Se observa, que aun cuando el objetivo de las dos operaciones es el mismo, es decir, hacer uso de un bien para las operaciones de la empresa, el registro contable es diferente, debido a que las transacciones son diferentes.

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• Orientar a los Usuarios de los Estados Financieros El fin de este objetivo, esta determinado principalmente por los diferentes tipos de usuarios que pueden utilizar las cifras. Los usuarios de acuerdo con lo estudiado son los siguientes: Usuarios Internos: Aquellos que se encuentran ligados en forma directa a la entidad cuyos Estados Financieros se están revisando o analizando y que pueden ser: Propietarios, Junta directiva, Gerentes, Contadores, etc. Usuarios Externos: Están constituidos por todas aquellas personas o empresas que tienen algún tipo de relación con una entidad, pero que no pertenece formalmente a ella. Algunos usuarios externos son los siguientes: Potenciales Inversionistas, Proveedores, Entidades Financieras, Entidades Reguladoras, Gobierno, entre otras • Sistematizar el conocimiento Contable: Es uno e los objetivos más importantes, debido a que tiene que existir una correlación y coherencia entre todos los pronunciamientos que emiten los gremios y cuerpo profesionales de la contaduría. De esta forma se tiene un cuerpo doctrinario, organizado y homogéneo. En Venezuela la responsabilidad por la sistematización del conocimiento contable recae en primera instancia en la FCCPV por intermedio del Comité Permanente de Principios de Contabilidad. Estos objetivos representan las bases que sustentan la elaboración y presentación de los Estados Financieros. LOS POSTULADO ACEPTADOS.

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PRINCIPIOS

BÁSICOS

GENERALMENTE

• IDENTIDAD DEL NEGOCIO. Este principio establece como objetivo principal, separar al ente sujeto de la contabilidad con el ente no sujeto a contabilidad, es decir al ente económico que realiza actividades de negocios y que, como consecuencia y necesidad, debe llevar contabilidad, así como demarcar perfectamente la diferencia entre la personalidad jurídica de la empresa de los socios o dueños de la misma, en muchos casos, en la practica empresarial la persona natural (socio) tiende a creer que los bienes y derechos de la empresa son suyos directamente, siendo que son propiedad del ente jurídico. Se entiende que la actividad económica es realizada por entidades identificables, diferentes del socio, se constituyen en combinaciones de recursos

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humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas ala consecución de los fines de la entidad” • NEGOCIO EN MARCHA Este postulado establece que la entidad se considera como un negocio en operaciones ininterrumpidas; o sea; como una operación continua y que se mantendrá en el futuro previsible, sin intenciones de liquidar o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. La vida de la entidad se presume en existencia permanente salvo especificación en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representan valores o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Esto justifica el hecho de que los empresarios inviertan cantidades fuertes de dinero, con la idea de que la empresa tiene una larga vida por delante (es un negocio en marcha) y en el transcurso de la misma recuperará la inversión que efectuaron, además de que obtendrán un beneficio económico representado por las utilidades. Por ello al presentar los estados financieros de una entidad, no importa que arroje como resultado pérdida en ese periodo contable, todos los bienes o recursos de la entidad se valuarán a precios de costo, valores históricos o sus modificaciones, toda vez que el simple hecho de obtener pérdidas o no obtener utilidades no implica que la empresa haya quebrado sino, por el contrario, el pensamiento es que “la entidad es un negocio en marcha y tenemos tiempo para reponer y superar loa situación actual” • PERIODO CONTABLE: Se conoce que las diferentes entidades, empresas, instituciones, etc., realizan una serie de operaciones o transacciones para satisfacer las necesidades de la sociedad y obtener a cambio un beneficio económico representado por la ganancia, estas operaciones económicas, así como sus efectos se deben contabilizar en el periodo en que suceden, así las informaciones contables se mostraran con claridad en el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico. La división de la vida de una empresa en periodos convencionales lleva la necesidad de que las operaciones realizadas o por realizarse deberán identificarse con el periodo en que ocurren. De acuerdo a este principio, los ingresos, gastos e impuestos que se suceden en la empresa, deben registrarse en el período económico en que ocurren. Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes, cuando se detecten, a las de las correspondientes al período económico en que se detecten. Desde el punto de vista del periodo contable implica entre otras cosas:

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Que se delimite la información financiera en cuanto a su fecha o periodo es decir, que los estados financieros deben señalar la fecha o periodos que abarca. Presentar en el estado de situación financiera o balance general, cuando sea práctico y significativo, la separación de las cuentas por cobrar y por pagar en corto y largo plazo, en tanto deban ser cobradas o pagadas en uno o más periodos contables. Mostrar separadamente en el estado de resultados las extraordinarias, así como los ajustes a resultado de ejercicios anteriores.

partidas

Un adecuado corte de operaciones en relación a ingresos, costos y gastos, activos, pasivos, etc., tanto al inicio como al final del periodo. • UNIDAD MONETARIA La DPC-0 define en el párrafo 36 lo que se debe entender como Unidad de Medida “El dinero es un común denominador de la actividad económica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el medio más efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la entidad” Este postulado establece la necesidad de presentar en cifras monetarias (dinero) cada operación financiera que se efectúe la empresa. Es conocido, que algunos elementos que, componen el balance general, son de una naturaleza muy variada. El activo puede estar representado por efectivo, mercancías compuestas por kilos, metros o litros de productos, maquinarias, camiones, etc., Sin embargo, si en los estados financieros de una empresa, el activo fuese presentado en esta diversidad de unidades de medida: bolívares, kilos, metros, litros, maquinarias y camiones, sería tan complicado su análisis que lo haría inútil. Es por ello que existe la necesidad de reducir esta diversidad de unidades de medida a una que sea homogénea. Esa unidad de medida es la unidad monetaria, pues a través de ella pueden ser cuantificadas todas las transacciones que una empresa realice. • COSTO HISTORICO La DPC Nª 0 establece: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable de que ello se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se

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ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios(método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerar{a que ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios(método mixto) los resultados netos del periodo deben coincidir con los del método NGP y solo en este caso se considerar{a que no ha habido violación al principio de valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. Ejemplo: Al comprar mercancía con un precio según factura de Bs. 25.000, se tuvieron que pagar ciertos gastos de fletes y acarreos, que importaron Bs. 3.000 y se pagó a los empleados que efectuaron las maniobras de carga y descarga Bs. 500. Toda la transacción anterior se pagó en efectivo. Ya que el costo representa las cantidades de efectivo que se afecten, en nuestro ejemplo el costo de la mercancía adquirida es de 28.500 como se aprecia: Costo de la mercancía según factura Costo de fletes y acarreos Costo de maniobra de carga y descarga Costo de adquisición de la mercancía

Bs. 25.000 Bs. 3.000 Bs. 500 Bs. 28.500

• CONSERVATISMO La publicación técnica N° 3 define el postulado de prudencia de la siguiente manera: “Las incertidumbres inevitablemente circundan muchas de las transacciones y eventos económicos. En consecuencia, tales transacciones deben reconocerse mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleja” El supuesto anterior también es conocido en la literatura contable como conservatismo o conservadurismo, y exige que los estados financieros muestren el escenario que sea más conservador, interpretándose el término como la posición que refleje la menor utilidad o el menor costo y/o gasto. Esta posición se deriva por un consenso generalizado existente entre todos los contadores públicos por medio del cual, no se pueden anticipar ganancias o utilidades que realmente no se hayan realizado, o registrar costos y/o gastos que pudieran encontrarse subestimados. Es importante destacar que este postulado también tiene ciertos límites en su aplicación. Marfa Olivo expresa: Hay que reconocer que en el caso del conservatismo hay divergencias si se trata de un principio, un parámetro o una guía para soluciones de dudas. La D.P.C Nº 0 en Venezuela lo enuncia entre los principios y lo denomina prudencia.

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El principio de conservatismo lo busca es que el contador sea cuidadoso en el reporte de las operaciones y no vaya a caer en el error de sobre-estimar las utilidades. Por eso se plantea, que cuando el contador tenga varias alternativas para registrar una operación y no existan bases o procedimientos • OBJETIVIDAD Al respecto Marfa Olivo expresa: El principio de objetividad requiere que la información contable sea confiable. Una información contable confiable, está libre de errores de importancia. En general, este principio plantea que todos los registros sujetos de la contabilidad, deben estar amparados por documentos, preferiblemente generados fuera de la empresa que permitan comprobar la veracidad de los asientos, tanto en lo que atinente a las cuentas, como a las cantidades involucradas. Cuando estos documentos externos no se pueden obtener, por ejemplo la autorización de una bonificación a un cliente, el documento interno que ampara la transacción debe estar debidamente firmado por la persona con autoridad en la materia. Se dice que una operación, valuación o presentación ha sido elaborada con objetividad, si ésta es registrada por varios contadores y todos de manera independiente, producen el mismo resultado. Un contador que aplica el principio de la objetividad en sus registros, se esta garantizando una certificación de confiabilidad en casos de auditoria externa y eso crea confianza en la información que producen los estados financieros. Sin embargo la aplicación del principio de objetividad de manera absoluta no existe. Se debe reconocer que en algunas transacciones y registros priva un criterio subjetivo del contador o de otras personas. Esto es lo que conlleva a afirmar acerca de la aproximación de la utilidad o pérdida del ejercicio. Cuando un contador decide depreciar un activo fijo por un determinado método, está aplicando algunos criterios objetivos, como lo es el costo histórico del activo, pero esta usando otros subjetivos como lo son los años de depreciar y el valor de salvamento. Lo anterior conduce a que en un mismo activo, adquirido en una única fecha y con costos iguales, pueda producir en diversas empresas cargos por depreciaciones por cantidades completamente distintas, ya que cada contador puede tener una apreciación diferente de los años a depreciar o del valor residual o de salvamento. •

UNIFORMIDAD O CONSISTENCIA

En este principio, se le instruye al contador el deber de aplicar las mismas políticas, normas, métodos y procedimientos en la misma empresa, año tras año, con la finalidad que los estados financieros tengan comparabilidad. La comparabilidad debe hacerse con otras empresas de la misma naturaleza y también comparar varios años de los estados financieros de una misma empresa.

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La información financiera de una empresa correspondiente a un periodo, si no es posible su comparación con otros periodos o empresas, de alguna manera pierde sentido, ya que son cifras frías con valor absoluto que impiden sacar conclusiones y tomar decisiones importantes. Cuando se viola la consistencia y una empresa cambia de un año a otro, los métodos de depreciación, los métodos para valorar los inventarios o para determinar la provisión por futuras pérdidas, ocurre que los usuarios de los estados financieros, no saben si la diferencia o cambios en los niveles de utilidad de un año a otro, se deben a las operaciones normales del negocio o a los cambios en los métodos y prácticas y por supuesto, pierden su condición de comparabilidad. El contador y la gerencia deben analizar muy bien los métodos de depreciación de los activos fijos, de valuación de los inventarios, de amortización de los intangibles, de estimaciones para diversas provisiones; ya que lo ideal es que a través de los años, se usen los mismos métodos o prácticas. •

ASOCIACION DE INGRESOS Y GASTOS

Marfa Olivo plantea: “Este principio también es conocido como la correcta determinación de la utilidad y es de gran importancia e la contabilidad del estado de resultados o ganancias y pérdidas. El principio apuesta a que los que elaboran y usan los estados financieros estén convencidos que la utilidad neta del ejercicio es lo más cercano a lo realmente ocurrido en el periodo en cuestión. La utilidad neta del ejercicio es la consecuencia de la comparación de los ingresos devengados y los gastos causados en el periodo. En consecuencia, el principio lo que plantea es determinar correctamente los ingresos que corresponden al período y los gastos asociados en el mismo lapso y el resultado será una utilidad o pérdida adecuada a las operaciones financieras del periodo. Esta es la razón por la cual en la fecha de cierre se deben hacer los asientos de ajuste; de modo tal que se puedan ir corrigiendo el saldo de cada ingreso y gasto y por ende de activos y pasivos. Lo ideal es separar los ingresos de ejercicio, de aquellos que se deben definir para subsiguientes periodos, igualmente incluir, en las cuentas de gastos del periodo lo realmente causado y definir lo que se va a causar en periodos futuros. Partiendo que los gastos van amarados o atados a los ingresos por los cuales se causan, se puede ver que e principio es mucho más importante la determinación de los ingresos o ganancias y después es ir identificando los costos asociados a estos ingresos. El principio de apareamiento establece que para cualquier periodo para el cual los ingresos van a ser repartidos, tales ganancias deben ser registradas de acuerdo a lo que se establece como un ingreso devengado; en consecuencia, los gastos causados para generar el ingreso, debe ser registrados para el mismo periodo.

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RECONOCIMIENTO DEL INGRESO

Este postulado establece la necesidad de determinar de manera correcta los ingresos. La Asociación Americana de Contabilidad (A.A.A) define el ingreso como: “La monetaria expresión del agregado de productos o servicios transferidos por una empresa a sus clientes, durante un periodo de tiempo”. Generalmente los ingresos provienen de: 1) 2) 3) 4)

La venta de bienes y servicios Intereses, rentas y otros Venta de activos fijos, acciones y otras inversiones Otros ingresos extraordinarios.

Los ingresos deben ser medidos como el efectivo o sus equivalentes. Por último, los ingresos se han devengado cuando se dan las dos condiciones siguientes: Una operación de intercambio ha ocurrido donde están envueltos bienes y servicios y, el proceso de ganancia esta completo. La más general de las características para saber cuándo se ha generado el ingreso, es cuando un bien o servicio se ha vendido. Con respecto a la mercancía, el punto de venta, y en consecuencia la ganancia ocurre cuando se traspasa la propiedad del bien; sin embargo, hay otros casos de ingresos en que o hay la misma claridad y un análisis más profundo se hace necesario. • IMPORTANCIA RELATIVA Establece que una cifra en los estados financieros es de importancia relativa cuando una variación en la misma, pudiera afectar la decisión de un usuario de los estados financieros. Se puede afirmar que la importancia relativa, es otro postulado básico por el cual se presentan frecuentes discusiones y posiciones o criterios, principalmente debido a que no existe una regla o parámetro cuantitativo fijo que especifique a partir de cual monto una partida puede considerarse como de importancia relativa. Es probable que una subestimación de Bs. 15.000.000 en el activo total de un pequeño negocio cuyo activo total es de Bs. 50.000.000 sea de importancia relativa ya que el no incluir tal cifra daría una idea errónea del patrimonio del negocio, sin embargo Bs. 12.000.000 de subestimación para los activos de una entidad financiera con un total de activos de Bs. 35.000.000.000, normalmente no se considerará de importancia relativa , ya que ello no afecta sustancialmente el criterio que pudiera tener un usuario de las cifras de la entidad financiera. También la importancia relativa esta referida a la naturaleza de la partida, es decir, que no necesariamente la cuantía determina su grado de importancia.

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La Declaración de Principios de Contabilidad D.P.C Nº 0 establece con respecto a la importancia relativa lo siguiente, en su párrafo 43: “La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para efectuar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de alguno de los usuarios de los estados financieros”. Un ejemplo que ilustra muchas aplicaciones que en el día a día, tienen el principio de importancia relativa es: si se adquiere un alicate de presión con un costo de Bs. 10.000 este bien puede ser registrado en el renglón de “Herramientas” de la sección de activo fijo, ya que cumple con todas las características de este tipo de activo. Un martillo es un bien duradero que se tiene con la finalidad de usarlo en operaciones normales y que va a contribuir a los ingresos de varios ejercicios; por lo tanto, cumple con todas las condiciones del activo fijo. Sin embargo, por ser su costo una cantidad relativamente poco importante, el contador, basado en el principio de la importancia relativa, pudiera llevarlo en su totalidad a los gastos del ejercicio y no incluirlo como activo. Lo anterior tiene como ventaja que no tiene que depreciarse lo que disminuye los gastos administrativos y simplifica los procesos y lo más importante, no causa ninguna distorsión el no haberlo llamado “Herramientas”, como lo recomienda el principio del costo. • REVELACIÓN SUFICIENTE La revelación suficiente debe ser inherente a todo estado financiero, de tal forma que se tenga la suficiente información como para que se puedan tomar decisiones con mínimo riesgo. A continuación se muestra un ejemplo de notas a los estados financieros de una empresa en donde se cumple con el postulado de revelación suficiente. Al respecto Marfa Olivo expresa: “También llamado el principio de la “Correcta presentación de los estados financieros”. Este principio mantiene que los estados financieros deben ser diseñados y preparados para asegurar un completo registro de toda la información significativa, relacionada con los sucesos económicos y financieros, sujetos a registros para la contabilidad. Quedando claro que no solamente es importante el registro, sino la manera como es presentado en el estado financiero, ya que lo más relevante es la manera como los usuarios de estos informes perciban y reciban la información de los mismos. La información en los estados financieros debe ser suficientemente clara para que no haya duda en los lectores de los mismos, pero a la vez debe ser cuidadoso en no colocar exceso de información, que no tiene relevancia y que puede confundir a quienes toman decisiones con base en ellos. Diferenciar “Cuentas por Cobrar-Clientes” de “Cuentas por CobrarEmpleados” es importante en la presentación del balance general o separar los “Efectos por Cobrar” que son a corto plazo (circulante) de aquellos que son a

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largo plazo, es una presentación adecuada, o colocar un “Terreno” en el Circulante, si hay la intención de venderlo y esto se puede hacer con facilidad. Pero por otro lado, colocar la lista de todos los clientes o los nombres de los bienes en la cuenta “Mobiliario” o los nombres de los catorce (14) Bancos con quienes la empresa tiene operaciones, o las listas de las pólizas de seguro; todo lo anterior pudiera ser innecesario, y no agregaría nada adicional, que no sea crear confusión en los usuarios de los estados financieros. •

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o preceptos legales que establecen que la información que deben presentarse en los estados financieros sean de igual registro y control en todas las empresas que poseen similitudes de funciones a nivel nacional e internacional. El proceso de globalización de la economía a nivel mundial, ha generado en las empresas la necesidad, de lograr un grado de comparabilidad de la información financiera en el ámbito nacional e internacional. La armonía y la transparencia de la información financiera, constituye un instrumento imprescindible para lograr esa comparación de estados financieros de distintas empresas a nivel internacional, disponible para los usuarios y grupos de negocios interesados, y para una toma de decisiones más fundamentada por parte de los inversores, en un ambiente de funcionabilidad más certero y más eficiente de los mercados. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo único fin es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de cualquier empresa. Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Estas normas se crean por la necesidad de poder comparar los diferentes estados financieros de empresas de índole nacional e internacional, con el fin de que los inversionistas puedan tomar decisiones en un momento cualquiera de sus negociaciones. Preguntas frecuentes: ¿Por qué es necesario que existan normas contables únicas? La necesidad de que existan normas contables únicas, obedece a que la falta de uniformidad representa un problema para los inversionistas, analistas y usuarios en general los cuales no pueden comparar de manera clara la información financiera de empresas que operan en diferentes países, aunque sea en el mismo sector productivo.

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¿Quiénes están obligados a adaptarse a las Normas Internacionales de contabilidad? Se determinó que los grupos cotizados, incluyendo entidades financieras, compañías de seguros, y otras empresas que tienen negociaciones con entes internacionales, están en la obligatoriedad de adaptar sus registros y elaboraciones de estados financieros según las normas internacionales de contabilidad. ¿Cuándo puedo empezar a aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad? La aplicación de las NIC en los actuales momentos es de obligatoriedad para las empresas. A partir del año 2005 se estableció como fecha tope para iniciar la elaboración y presentación de estados financieros apegados a las normas Internacionales de Contabilidad, sin embargo ahora es el momento de adecuar la contabilidad empresarial porque conseguirá una mayor transparencia y Comparabilidad de la información que se utiliza en nuestros mercados, lo que a la larga será una ventaja competitiva para su negocio. ¿Afectará el proceso de adaptación a las NIC, sólo al departamento de contabilidad de la empresa? La adaptación de la contabilidad de nuestra empresa a las NIC, no solamente aplicara al proceso contable, sino que abarcara las funciones departamentales de la misma, es por ello que se hace necesario la preparación del recurso humano y tecnológico, por tanto es importante que estemos consientes del proceso de adaptación entendiendo el alcance de este cambio, lo que se traducirá es una mejor medición de los resultados de la misma y su traslado a otros mercados. ¿Qué tiempo necesitará una empresa para adaptarse a las Normas Internacionales de Contabilidad? La adaptación a las Normas Contables Internacionales es un proceso paulatino, no un acontecimiento aislado, que tardará varios años en implantarse por completo. ACTIVIDADES • Conformar grupos de discusión para discutir sobre las siguientes preguntas.. -.¿Son los principios de contabilidad un conjunto de normas y leyes sancionadas por especialistas? -.¿Que relación existe entre los P:C:G:A y los dictámenes sobre estados financieros?

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-.¿Cree usted que el análisis de los resultados de una gestión empresarial a fin de determinar si obtuvo utilidad o perdida, solo es posible al liquidarse o finalizar su existencia? Comente su respuesta. -.¿En que consiste la diferencia entre empresa en marcha y empresa en liquidación? -.Como registraría usted un activo adquirido fuera del país, el cual además de su costo según factura, tuvo que cancelar otros gastos de nacionalización, de instalación, y gastos de prueba? ¿Qué principio contable debe ser tomado en consideración?

AUTOEVALUACIÓN 1. ¿Que función ejercen los principios contables de aceptación general, en la contabilidad? 2. ¿Que establece el principio de identidad del negocio? Mencione un ejemplo. 3. ¿Qué entiende usted por empresa en marcha? De un ejemplo. 4. ¿Qué objetivos cumple el principio de conservatismo? 5. ¿Que establece el principio de asociación de ingresos y gastos? Mencione un ejemplo. 6. ¿Qué establecen las Normas Internacionales de Contabilidad? 7. ¿Por qué es importante adoptar las Normas Internacionales de Contabilidad? Mencione un ejemplo.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA A, Redondo, Curso Practico de Contabilidad General y Superior, Talleres de Corporación Marca, S.A. editado por el Centro Contable Venezolano, año 2002. Caracas -Venezuela Brito, José, Contabilidad Básica e Intermedia, ediciones del Centro Contable, año 1998. Caracas - Venezuela Catacora, Fernando, Contabilidad la Base para Decisiones Gerenciales, Editorial Mc-Graw Hill, año 1998. México. Hargadon, B y Munera, A, Principios de Contabilidad, ,Grupo editorial Norma, año 1994, Colombia. Horngre y Harrison, Contabilidad, Pearson Educación, 3era edición, año 2001. México. Olivo, Marfa y Maldonado, Estudio de la Contabilidad General, editorial Tatùn, 1996.

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TEMA II LA TRANSACCION COMERCIAL Y SUS EFECTOS EN LA ECUACIÓN CONTABLE Objetivos específicos Describir las etapas del proceso contable. Identificar documentos probatorios de las transacciones comerciales. Explicar el uso de la cuenta como herramienta fundamental de la contabilidad. Analizar los conceptos de Activo, Pasivo, Capital, Ingreso y Egreso. Identificar la ecuación patrimonial básica. Representar gráficamente la cuenta. EL PROCESO CONTABLE Podemos decir que un proceso contable, consiste en un conjunto de pasos donde la contabilidad obtiene y comprueba la información financiera. Toda empresa dentro de sus funciones, realiza ciertas actividades similares, es decir, cumplen con actividades de producción, de ventas, de cobranzas, de compras de bienes, pagos a proveedores, gastos operativos, etc., cada una de estas operaciones afectan de manera significativa desde el punto de vista financiero. Este proceso se conoce como el proceso contable, el cual consiste en una serie de pasos que dan lugar al registro contable de una operación, existen diferentes medios y técnicas emanadas de la ciencia contable para llevar a cabo esta tarea, una de estas herramientas es la cuenta. Se conoce que el objetivo principal de la contabilidad, es presentar de manera correcta las operaciones financieras que ejecuta una empresa, para ello existen diversas cuentas, (nominales y reales), cada una de ellas forman parte activa del proceso contable. A través de los registros contables podemos mostrar la historia financiera y su situación actual en términos de dinero y de resultados. A fin de organizar los registros contables se usa el sistema de comprobantes, el cual ordena los registros de tal manera que las operaciones realizadas sean fácilmente ubicadas y almacenadas en medios de registros manuales o computarizados. Toda empresa necesita tener un control de las operaciones o transacciones que afecten su posición financiera, por consiguiente los registros contables representan el dato permanente de la empresa. Como ejemplo del proceso contable, podemos resumir esta actividad, en tres pasos básicos: registrar, clasificar y resumir. 20

Registro de la operación financiera: en toda empresa se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos, la cual debe ser registrada en los libros de contabilidad. Clasificación de la información: La información por ser de gran volumen, debe ser clasificada en grupos o categorías, para tener un mejor manejo de estas, recordemos que esta información es necesaria para la toma de decisiones. Resumen de la información: La información contable que se genera es utilizada para la toma de decisiones, por tanto esta debe estar resumida, Por ejemplo, una relación completa de las venta de una empresa como Polar es sumamente larga para que una persona se dedique a analizarla. El departamento de compras de mercancías para vender necesita la información de las ventas resumidas por cada producto. Los jefes de almacén necesitan la información de ventas por departamento, y los altos ejecutivos de Polar necesitarán la información de ventas resumida por cada almacén. Se observa que estos pasos constituyen los medios que se pueden utilizar para formar el proceso contable. De manera secuencial podemos enumerar los pasos del proceso contable, el cual seria así: • • • •

Se genera el acto comercial., donde nace el documento. Se clasifica según la actividad, (compra, Venta, gasto, etc.). Se elabora el registro contable en los libros diarios y mayor. Se elabora el estado financiero

DOCUMENTOS PROBATORIOS DE LA TRANSACCION COMERCIAL El aumento y lo complejo de las transacciones mercantiles, ha evolucionado de tal forma que aquellos acuerdos verbales que existían, hayan tenido que ser sustituidos por acuerdos escritos, es allí donde el soporte o documento que genera una operación comercial se ha impuesto en el mundo de los negocios. Los documentos mercantiles nacen en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el acuerdo existente entre las dos partes que han realizado el acuerdo. Un ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual es entregado al cliente que ha hecho una compra al contado, o un complicado contrato relativo al arrendamiento de un inmueble; son de manera inequívoca un documento probatorio de dicha transacción comercial, lo que reduce las posibilidades de diferencias entre las partes en un futuro Estos documentos generados en la operación mercantil, son enviados al departamento de Contabilidad para la realización de los asientos de diario en los libros correspondientes. Cualquier empresa por muy pequeña o grande que sea, siempre utilizará el documento como soporte del asiento de diario. Una empresa de ventas por departamentos, existirá en ella un gran numero de vendedores atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo un gran número de compradores estará adquiriendo mercancías; en todos esos 21

departamentos de venta se estará recibiendo efectivo como pago de las ventas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar a la institución bancaria; a su vez se hacen pagos de obligaciones contraídas. Como se puede observar una empresa de tal magnitud no podría controlar sus operaciones sin el empleo de documentos probatorios de la transacción comercial. Se puede inferir que el documento mercantil es una constancia escrita derivada de una transacción comercial que se utiliza para: .-Certificar las anotaciones o asientos de diario en los libros de contabilidad. .-Y probar en cualquier momento, un hecho desde el punto de vista legal. CLASIFICACION Existen una gran variedad de documentos mercantiles probatorios de la transacción comercial, detallaremos los más usuales atendiendo a la clasificación siguiente: Documentos desde el punto de vista de quien lo recibe o lo emite. Se clasifican en Externos e Internos. Los externos, son aquellos documentos emitidos fuera de la empresa, y que luego son recibidos por esta para su resguardo, entre estos tenemos; facturas de compras, recibos de gastos efectuados, etc. Los internos, son aquellos documentos que son emitidos por la empresa para ser entregados a terceros o para circular dentro de ella, ejemplos de estos son, las facturas de venta, recibos de cobranzas, vales de caja, etc. Documentos desde el punto de vista de los que se registran y archivan. Documentos que se archivan y generan registros: Factura Recibo

Notas de Debito Pagaré

Notas de Crédito Cheque

Ticket

Nota de entrega

Remito

Documentos que se archivan: Orden de compra

Nota de venta

Factura o Ticket: Es un documento detallado de las mercancías compradas o vendidas dependiendo de quien las genere, contiene nombres y domicilio del cliente y del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque, las cantidades 22

y el precio del producto, en el caso de los ticket es un comprobante de venta de menor cuantía que la factura. Notas de Debito o Crédito: Son ajustes de precio, que se le realizan a la factura si la mercancía comprada o vendida, si estas llegan con algún tipo de avería o daño o si por el contrario faltan algunas de las mercancías descritas en el documento. Pagare: Es un documento de crédito generalmente emitido por una institución financiera (banco) en el cual una persona natural o jurídica se compromete formalmente a pagar una deuda en un tiempo posterior. Es reconocido como un titulo valor o instrumento financiero. Cheque: Es un instrumento financiero que se gira en nombre del banco donde el titular o dueño de la cuenta posee cierta cantidad de dinero. Constituye una orden emitida por el titular donde le dirige al banquero, una orden para que pague a otra persona cierta cantidad de dinero. Orden de Compra: Es un documento donde se detalla las necesidades de compra de una empresa la cual ya fue autorizada por la misma. Este documento es enviado al departamento de compra para que este realice las acciones pertinentes a fin de realizar la gestión de compra. ECUACION CONTABLE La ecuación contable, representa un equilibrio entre los bienes y obligaciones que posee una organización o empresa, estos bienes representan los activos y las obligaciones representan los pasivos o deudas, la diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe se convierte en el patrimonio de la empresa o lo que se le debe al dueño o propietario de la misma. La ecuación patrimonial como se le conoce en contabilidad, posee tres elementos básicos los cuales son, el activo, el pasivo y el capital, esta herramienta surgió a fin de medir los cambios que estos tres elementos experimentan en la operación normal de las empresas. La estructura de la E.C. es la siguiente: ACTIVO

=

PASIVO

+ CAPITAL

Donde el Activo representa los bienes y derechos que posee la empresa.

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El pasivo representa las deudas y obligaciones que posee la empresa con terceras personas (proveedores). El capital es la deuda que posee la empresa con el dueño de la misma o sea su patrimonio. A fin de comprender cada elemento que forma parte de esta ecuación, debemos detallar que son los activos, pasivos y el capital, a fin de poder representar en ella los cambios que experimentan estos elementos. ACTIVOS: Los Activos representan los bienes y los derechos con terceros que posee la empresa, dentro de estos podemos nombrar, mobiliario, equipos, vehículos, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, mercancías, edificios, etc. PASIVOS: Son las deudas con terceras personas y las obligaciones que posee la empresa, podemos nombrar, cuentas por pagar, efectos por pagar, impuestos por pagar, hipotecas por pagar, servicios cobrados por anticipado, etc. CAPITAL O PATRIMONIO: Representa las obligaciones que la empresa tiene con sus dueños, dicho de otra forma son los derechos que los dueños poseen sobre la empresa, esto en términos monetarios. Veamos como se afecta estos tres elementos fundamentales de la ecuación patrimonial una vez realizadas un transacción comercial. Supongamos que la empresa inicia sus operaciones con lo aportes siguientes: Bs. 5.000 en una cuenta de banco, Bs. 6.000 en mobiliario y Bs. 2.000 en una deuda con un proveedor. Representemos en la ecuación contable los datos anteriores. ACTIVOS

=

5.000 + 6.000

=

PASIVOS + CAPITAL 2.000

+

9.000

Note el equilibrio que existe en la E.C una vez plasmada la operación comercial. Suponga que la empresa compra Bs. 4.000 en mercancías las cuales debe al proveedor.

24

ACTIVOS

=

PASIVOS

5.000 + 6.000 +4000

= 2.000 + 4000

+ CAPITAL +

9.000

Note que se mantiene el equilibrio en la E.C una vez plasmadas más operaciones comerciales. Suponga que la empresa cancela parte de la deuda que posee con el proveedor Bs. 3.000 con un cheque. ACTIVOS

=

PASIVOS

5.000 + 6.000 +4000 - 3.000

= 2.000 + 4000 -3.000

+ CAPITAL +

9.000

Note que se mantiene el equilibrio en la E.C. Estudiemos ahora que son los Ingresos y los egresos que se generan en una empresa u organización en sus operaciones comerciales normales. INGRESOS: Toda empresa en sus operaciones normales, de prestación de servicios, de venta de mercancías, generan ciertas cantidades de dinero o de derechos sobre terceros, que son conocidos como Ingresos. En un concepto más resumido, son recursos que obtiene la empresa por sus operaciones normales. Cuando una empresa que se dedica a la compra venta de mercancía, vende a un cliente cierta cantidad de productos, en contraprestación recibe una cantidad de recursos (dinero) por dicha operación. EGRESOS: Se conocen como egresos las erogaciones generalmente de dinero o recursos que la empresa utiliza para la generación de los ingresos. Esto se entiende de manera que la empresa realiza gastos operacionales que van destinados al funcionamiento de la misma, hacia la generación de ingresos, actividad principal que ejerce. Dentro de las operaciones que realiza una empresa, las cuentas anteriores sufren cambios o modificaciones, algunos de estos son: Aumento de los Activos – Aumento de un pasivo: El aumento de esta cuenta puede generarse cuando se aumenta un pasivo o un aumento del patrimonio.

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Suponga que adquirimos una maquinaria en Bs. 2.000 a crédito, se observa que el aumento del activo se da por un aumento de un pasivo. La E.C. quedaría asi: Activo 2.000

= =

Pasivo 2.000

+

Capital

Si adquirimos la misma maquinaria por el aporte del socio o dueño de la empresa, aquí observamos que el aumento del activo se debe al aumento del patrimonio de la empresa. La ecuación contable quedaría así: Activo 2.000

= =

Pasivo

+

Capital 2.000

Observamos que en ambas E.C. se mantiene el equilibrio contable cumpliendo con la teoría del cargo y del abono. Disminución de un Activo – Disminución de un pasivo Una disminución de un activo puede darse por la disminución de un pasivo. Si la empresa cancela Bs. 3.000 de una deuda con recursos de la empresa, la E.C. se presenta de esta manera, suponiendo que la empresa posee Bs. 6.000 en activos: Activo 6.000 -3.000 3.000

= = = =

Pasivo 3000 0 0

+

Capital 3.000 3.000 3.000

Observamos como la diminución de un activo disminuye un pasivo, además de conservar el equilibrio de la E.C. Aumento del Patrimonio: El tercer elemento de la ecuación contable es la cuenta de Capital o Patrimonio, el aumento de esta cuenta puede generarse cuando se aumenta un activo o se disminuye un pasivo, veamos un ejemplo: Si los accionistas de una empresa deciden aportar Bs. 6.000 en efectivo, se estaría aumentando el patrimonio y a la vez aumenta el activo. Activo 6.000

= =

Pasivo

+

Capital 6.000

Si por el contrario la empresa decide cancelar una deuda por la compra de un activo de Bs. 4.000 se incrementaría el patrimonio ya que el activo formaría parte del mismo.

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EJERCICIO: Demuestre con la ayuda del docente el efecto que produce en la E.C. las siguientes transacciones comerciales, manteniendo en cada operación el equilibrio de la misma. • La empresa de compra y venta inicia sus operaciones con los aportes: Bs. 125 en mercancía, Bs. 120 en efectos por cobrar, Bs. 350 en un edificio y Bs. 15 en una deuda con un proveedor nuestro y Bs. 160 en una cuenta bancaria • Se compra un lote de mercancía por Bs. 50 dando un 25% de inicial y por el resto firmamos 5 giros de igual monto cada uno. • Se vende mercancía al contado por Bs. 85 cobrando el 70% y por el resto se firmo la factura a 30 días. • Se cancela la deuda inicial aportada por el socio con un cheque. • Cancelamos con cheque la deuda inicial que tenemos con el proveedor. • Compra material de oficina a crédito por Bs. 18 con un cheque. • Cancelamos un giro por la compra de la mercancía con cheque. • Vendemos mercancía a crédito por Bs. 96. • Cobramos el 75% de los efectos por cobrar iníciales aportados por el socio y el dinero lo depositamos en el banco. LA CUENTA En contabilidad existe una unidad básica de registro de las operaciones comerciales, esta unidad se le conoce como la cuenta, a través de ella se resume y se registra cada operación mercantil que ejecuta la empresa. Existen diversas cuentas, las cuales poseen diferentes nombres a fin de registrar bienes, derechos, deudas, obligaciones, ingresos, gastos, etc. En síntesis la cuenta es la manera escrita de asentar o registrar una operación comercial en forma resumida. Una de las cuentas más comunes, es la que registra el dinero que la empresa posee, a esta se le llama Banco o Caja. Cuando se efectúa una operación a crédito se utiliza una cuenta llamada cuentas por pagar o cuentas por cobrar, dependiendo de quien efectúa la operación. Como ejemplo de algunas cuentas veamos el cuadro donde se expresa la cuenta y la operación que la genera: CUENTA Documentos por cobrar Mobiliario

OPERACIÓN QUE LA GENERA Firma de letra de cambio Compra de sillas, escritorios, archivadores

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Banco Vehículo Equipo de oficina Ventas Cuentas por pagar Edificio Maquinaria Compras

Dinero depositado Compra de vehículo para uso de la empresa Compra de computador, sumadoras, impresora, etc. Venta de mercancía o producto terminado Deuda contraída por la empresa Adquisición de inmuebles Compra de maquinaria productiva por la empresa Adquisición de mercancía para la venta

EJERCICIO Forme un grupo con sus compañeros e identifique la cuenta según la operación que la genera. • Efectivo en una cuenta bancaria: _____________________________ • Camión para repartir mercancía: _____________________________ • Letra de cambio firmada por cliente: ___________________________ • Pago de sueldo de secretaria: _________________________________ • Compra de mercancía: ______________________________________ • Venta de mercancía: ________________________________________ • Pago por propaganda: ______________________________________ CLASIFICACION DE LA CUENTA Las cuentas se clasifican en: • Cuentas Reales • Cuentas Nominales • Cuentas de orden • Cuentas de valuación CUENTAS REALES Las cuentas reales, son las que conforman los bienes, derechos, obligaciones, deudas y patrimonio de una empresa, son en otras palabras los activos, pasivos y patrimonio de una entidad. Su dominación de cuenta real, se debe a que los saldos que presenta, demuestra lo que la empresa posee, debe o tiene en un momento dado, el cual es verificable mediante constatación del bien o mediante documento probatorio. Otros autores denominan este grupo de cuentas, como cuentas del balance general, ya que este estado financiero, esta formado casi en su totalidad por este tipo de cuentas.

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La estructura de la cuenta real se especifica de esta manera: Circulante Fijo Cargos Diferidos Otros activos

Activo

Cuentas Reales

Circulante A Largo Plazo Créditos Diferidos Otros Pasivos

Pasivo

Patrimonio

X- Capital X- Personal

ACTIVOS Los activos representan, los bienes y recursos que la empresa posee y que se espera serán de utilidad en operaciones normales de la entidad, ejemplos de ellos son, el efectivo, la maquinaria, los equipos, el mobiliario, la mercancía, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, los gastos prepagados, etc. El activo posee una clasificación, la cual posee ciertos criterios, entre ellos: • Criterio de liquidez. • Criterio de importancia. El criterio de liquidez, establece, que la clasificación dentro del rubro de activos, se da por la convertibilidad de los bienes y derechos en dinero, o sea como la contabilidad esta expresada en términos de dinero de curso legal, todos los activos que sean dinero o que se conviertan en dinero se colocan en ese orden. Como ejemplo de esta clasificación, tenemos en orden de convertibilidad, el siguiente cuadro:

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El criterio de importancia, establece, que la clasificación de los activos viene dada por el valor que el mismo posee, es decir el activo de mayor valor contable debe de colocarse de primero en la clasificación de las cuentas, generalmente estos activos representan la inversión permanente de la empresa, destinada a la producción de ganancias o utilidad, este tipos de bienes se conocen como activos fijos. Como ejemplo, tenemos:

Activo Circulante Este activo esta formado por el efectivo disponible en caja y banco y por los bienes y derechos convertibles en dinero o de consumirse en un plazo no mayor de un año. En este tipo de activos prevalece el criterio de liquidez. Activo Fijo Este activo también conocido como Propiedad, Planta y Equipos, son aquellos bienes que la empresa adquiere de manera permanente, con el fin de utilizarlos en las operaciones normales de esta. Cuando se habla de activos de naturaleza permanente, se dice que no son adquiridos para venderlos, estos activos se clasifican en Tangibles e Intangibles. Los activos fijos tangibles, constituyen aquellos bienes de naturales material, es decir se pueden ver y tocar, poseen presencia física y son utilizados en las operaciones normales de la empresa. Los activos intangibles, están constituidos por bienes que no poseen materialidad, no se pueden ver ni tocar, sin embargo existen, estos carecen de presencia física, están formados por derechos legales, contractuales o económicos. Dentro de estos tenemos la plusvalía, derechos de autor, marca de fábrica, etc. Cargos diferidos Son aquellos gastos de mayor cuantía, que la empresa realiza de manera eventual, los cuales no son recuperables en dinero, sin embargo benefician a la empresa en sus operaciones por varios ejercicios económicos. Estos gastos se van llevando a la cuenta de gastos mediante un proceso de amortización. Dentro de estos tenemos, campañas publicitarias, gastos de constitución y de organización, mejoras a la propiedad, etc.

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Otros activos Este grupo de activos se caracteriza principalmente porque no poseen lineamientos de los grupos anteriores, es decir no pueden por su característica ser agregados a las especificaciones anteriores. Entre ellos tenemos, depósitos dados en garantía, activos fijos no utilizados o en desuso, efectos por cobrar en litigio, depósitos en bancos cerrados. PASIVOS Este grupo de cuentas, se encuentra formado por las deudas y obligaciones que la empresa dentro de sus operaciones normales contrae, bien sea por compra de activos, por operaciones con instituciones financieras, por cobros de servicios por adelantado, etc. Loa pasivos se clasifican en:

Pasivo Circulante Son las deudas y obligaciones que la empresa debe honrar, en un plazo no mayor de un año o en un ciclo normal de operaciones. Entre ellos tenemos: sueldos y salarios por pagar, efectos por pagar, cuentas por pagar, anticipos recibidos de clientes, etc. Pasivos a largo plazo Son las deudas y obligaciones que la empresa debe honrar, en un plazo mayor de un año o excede un ciclo normal de operaciones. Entre estos tenemos; hipotecas por pagar, efectos por pagar a 5 años, pagare por pagar a 10 años, etc. Crédito Diferido Son aquellos montos que la compañía a cobrado a un tercero de manera anticipada para cubrir un servicio prestado por ella en un futuro, este servicio cuando se preste por parte de la empresa dejara de ser un pasivo y se convertirá en un ingreso por servicios prestados. Algunos de estos servicios pueden ser: alquileres cobrados por anticipado, intereses cobrados por anticipado, etc.

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Otros Pasivos Son deudas contraídas por la compañía, que por sus características no pueden ser agrupadas en las clasificaciones anteriores. Entre ellas podemos nombrar, efectos en litigio, depósitos recibidos en garantía, etc. PATRIMONIO Este grupo de cuentas esta conformado por las cuentas de capital social, cuentas personal, utilidades no distribuidas, reserva legal, etc. CUENTAS NOMINALES Las cuentas nominales, son aquellas que tienen dentro de sus características un carácter temporal, estas duran lo que dura un ejercicio económico, luego deben ser cerradas a través de un proceso de ajustes y cierre contable. Dentro de este rubro de cuentas encontramos las de ingresos, los costos de venta, los gastos operativos u operacionales. Este grupo de cuentas son las que demuestran el resultado operativo de la empresa en términos de ganancias y pérdidas. Dentro de este grupo de cuentas se pueden nombrar: Cuentas de ingreso Son aquellas, que demuestran la acumulación de beneficios obtenidos en operaciones durante un periodo contable. Algunas de estas operaciones lo constituyen las ventas, los ingresos por servicios, intereses ganados en el caso de instituciones financieras, etc. Estas cuentas se clasifican en ingresos principales, ingresos secundarios e ingresos extraordinarios. El primer rubro los conforman los ingresos devengados por las actividades principales de la empresa, dentro de estos tenemos; las ventas de mercancías, los ingresos por servicios en empresas de servicios, etc. El segundo rubro lo componer aquellos ingresos que se generan de manera eventual y no son por actividades propias de la empresa, es decir no guardan relación con la actividad de la empresa, dentro de estos tenemos; intereses ganados, ingresos por alquiler, comisiones bancarias ganadas, etc. El tercer rubro, lo conforman aquellos ingresos que se generan de forma esporádica y no guardan relación con las actividades principales de la empresa, entre estos tenemos; ventas de activos, cobro de cuentas en litigio, etc.

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Cuentas de egreso Son erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de generar ingresos o ganancias, están conformadas por; costo de ventas, gastos operativos, y otros egresos. Costo de ventas Son aquellas cuentas que determinan el valor de la mercancía que ha sido vendida. Existe una formula que representa la estructura de este rubro, el cual es: Costo de Ventas = Inventario inicial + compras netas – Inventario final.

´

Compras netas = Compra bruta + gasto sobre compra – dev. s/compras y reb. s/ compras

Gastos de operación Los gastos de operación o gastos operativos, son las erogaciones que la empresa, dentro de sus operaciones normales, realiza con el fin de obtener ingresos, se clasifican en dos tipos de gastos, de venta y de administración. Los gastos de ventas, están asociados a las erogaciones necesarias para realizar la venta del producto, algunas de estas cuentas son: sueldos de vendedores, comisiones de venta, fletes sobre ventas, gastos de viaje, patente de industria y comercio, etc. Los gastos de administración o administrativos, son los que se asocian a gastos normales de actividades administrativas, por ejemplo tenemos: sueldos y salarios, gastos de servicios básicos, gastos de seguro, gastos de alquileres, etc. Otros egresos Son aquellas erogaciones que realiza la empresa y son de carácter eventuales o esporádicos, que no se relacionan con las actividades principales de la empresa, por ejemplo, tenemos: gastos de intereses, pérdida en venta de activos, multas, etc. Ejercicio. Detalle en el espacio en blanco el nombre de la cuenta, el tipo de cuenta, si aumenta o disminuye y si es real o nominal, de las operaciones siguientes: • Se compra a crédito un Vehículo: ___________________________________________________________. _____________________________________________________________ • Pagamos servicios de teléfono: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

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• • • •

Vendimos a crédito un lote de mercancía: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Pagamos el sueldo de la secretaria: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Depositamos un dinero en el banco de una deuda cobrada a un cliente: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Se adquirió una computadora a crédito por lo cual se firmaron 36 giros: _____________________________________________________________ _____________________________________________________ ________

CUENTAS DE VALUACION Este tipo de cuenta, posee la posibilidad de modificar el valor que tiene un activo en un momento dado, como ejemplo tenemos: La empresa posee un edificio valorado y registrado como activo fijo por un valor de Bs.200.000, supongamos que en un periodo de un año de uso de este activo, se le estima una depreciación de Bs. 20.000, la cuenta de valuación se llamaría Depreciación acumulada de edificio por un monto de Bs. 20.000. En el ejemplo anterior, se observa que el activo tiene un valor en libros de Bs. 200.000 el cual fue su costo de adquisición y que la cuenta de depreciación acumulada de edificio tiene un valor de Bs. 20.000, por consiguiente si se desea vender el activo su valor seria de Bs. 180.000, ya que la cuenta de valuación la modifico en su monto. ESTRUCTURA DE UNA CUENTA “T” La cuenta “T” es una herramienta que utiliza el contador para demostrar el saldo de una cuenta, observe la siguiente estructura de la misma. Nombre de la cuenta Debe Haber

Los Débitos xxx

Saldo Deudor

Los Créditos xxx

Saldo Acreedor

Se puede observar las partes que la conforman: 34

Nombre de la cuenta: En este espacio se coloca el nombre de la cuenta contable que se encuentra registrada en la contabilidad de la empresa, ejemplo, banco, mercancía, vehículo, sueldos y salarios, etc. Cuentas que se debitan: aquí se registran las disminuciones o los aumentos de las cuentas, según su naturaleza. Ejemplo de ellas son las cuentas de activo y las de gastos, las cuales aparecen en el debe cuando aumentan, los pasivos, los ingresos y el capital, aparecen en el debe disminuyendo.. Cuentas que se acreditan: aquí se registran las disminuciones o los aumentos de las cuentas, según su naturaleza. Ejemplo de ellas son las cuentas de activo y las de gastos, las cuales aparecen en el haber cuando disminuyen, los pasivos, los ingresos y el capital, aparecen en el haber cuando aumentan. Saldo de una cuenta: lo conforma la diferencia entre el debe y el haber, decimos que una cuenta es de saldo deudor cuando la cantidad mayor esta por el debe y es de saldo acreedor cuando la cantidad mayor este por el haber. DEBE Y HABER El debe y el haber, tiene su origen, desde tiempos remotos cuando se registraba en los libros de los comerciantes las ventas y las compras que realizaban estos, por ejemplo, si un comerciante vendía mercancía, registraba en su libro el Señor X me debe Bs. X y si el comerciante compraba, registraba el Señor X confía que le pague Bs. X. La palabra confía significa en latín “credere”, esta palabra significa confianza, a lo largo del tiempo ha sufrido modificaciones y es lo que hoy conocemos como crédito. SALDO DE UNA CUENTA Toda cuenta posee un saldo, este es lo que resulta o se deriva de la diferencia entre el debe y el haber. Existen saldos deudores y saldos acreedores. El saldo deudor de una cuenta, se da cuando la cantidad mayor o el importe de la misma se encuentren por el lado del debe, por ejemplo: Cuenta Debe Haber 40.000 10.000 30.500

Cuenta Debe 300.000 15.000

70.000

315.000

10.000

Haber

60.000 El saldo acreedor de una cuenta, se da cuando la cantidad mayor o el importe de la misma se encuentren por el lado del haber, por ejemplo:

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Debe 40.000 30.500

Cuenta Haber 110.000

70.000

Cuenta Debe

110.000

Haber 300.000 15.000 315.000

40.000 TEORIA DEL CARGO Y DEL ABONO La teoría del cargo y del abono, establece que toda operación debe contener un deudor y un acreedor, son reglas establecidas y basadas en la Ecuación Patrimonial demostrando la relación que existe entre los recursos de una empresa y la fuente que lo genera. Esta teoría expresa que toda transacción o hecho contable afecta por lo menos dos cuentas, en consecuencia se puede decir que no existe deudor sin acreedor. ACTIVIDAD: Conforme grupos de estudio en el aula de clases y realice un análisis de que significan las transacciones comerciales en una empresa y ejemplifique, según lo discutido en clases. AUTOEVALUACION 1. ¿Qué entiende usted por Proceso Contable? Mencione un ejemplo. 2. ¿Qué es un documento probatorio y como se clasifica? 3. ¿Cree usted, que la ecuación contable, representa un equilibrio entre los bienes y obligaciones que posee una organización o empresa? Ejemplifique su respuesta. 4. ¿Cuáles son los tres elementos básicos que conforman la Ecuación Contable? 5. ¿Qué entiende usted por Activo? De un ejemplo. 6. ¿Qué entiende usted por Pasivo? De un ejemplo. 7. ¿Qué entiende usted por Patrimonio o Capital? De un ejemplo. 8. ¿Qué representan las Cuentas Reales y las Cuentas Nominales? Ejemplifique. 9. Nombre la clasificación de la cuenta de activo, detallando cada una de estas. 10. Identifique en el listado anexo, las cuentas reales y las cuentas nominales, marcando con una X la opción que considere.. Cuentas Capital Banco

Real

Nominal Cuenta Ventas Cuentas a cobrar

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Real

Nominal

Sueldos Compras Edificio Impuesto a pagar Hipoteca a pagar Mobiliario Gastos de alquileres Gastos de teléfono

Cuentas a pagar Terreno Gastos publicidad Ingreso por servicio Gastos varios Gastos de Seguros Fletes de compra Maquinaria

11. Registre en la cuenta “T” cada operación. • Se vendió mercancía al contado por Bs. 15.000, el dinero se deposito en la cuenta de banco. • Compramos un mobiliario a crédito por Bs. 25.000. • Pagamos el sueldo de la secretaria con un cheque por Bs. 5.000. • Cancelamos una deuda con un proveedor por Bs. 3.000 con un cheque. • Compramos mercancía a crédito por Bs. 4.000. • Cobramos un deuda que un cliente tenia con nosotros por Bs. 2.500. 12. ¿Qué establece la teoría del cargo y del abono? Mencione un ejemplo.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA A, Redondo, Curso Practico de Contabilidad General y Superior, Talleres de Corporación Marca, S.A. editado por el Centro Contable Venezolano, año 2002. Caracas -Venezuela Brito, José, Contabilidad Básica e Intermedia, ediciones del Centro Contable, año 1998. Caracas - Venezuela Código de Comercio. Venezuela. Horngre y Harrison, Contabilidad, Pearson Educación, 3era edición, año 2001. México. Meisg, W., Haka y Bettner, Contabilidad la Base de Decisiones Gerenciales, edición 11, Editorial Mc-Graw Hill, año 2000. México. Moreno, Joaquin, Contabilidad Superior, Editorial Instituto Mexicano de Co9ntadores Públicos, A.C., año 1993 México - DF Olivo, Marfa y Maldonado, Estudio de la Contabilidad General, editorial Tatùn, 1996.

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TEMA III REGISTRO DE CONTABILIDAD

LAS

OPERACIONES

EN

LOS

LIBROS

DE

Objetivos específicos Describir las características y usos de los libros de contabilidad en el marco legal vigente. Realizar asientos de apertura a partir de modelos de registros mercantiles. Registrar transacciones comerciales en los libros de diario y libro mayor de las empresas, tomando como base los documentos comerciales como evidencia de las transacciones. Disposiciones legales del Código de Comercio sobre la contabilidad A nivel mundial todos los países poseen leyes que regulan y exigen obligaciones a los empresarios, con el fin de controlar y registrar sus operaciones comerciales, en Venezuela existen disposiciones legales tendientes al mismo fin, entre ellas el Código de Comercio establece ciertos lineamientos de obligatoriedad de llevar registros contables, estas disposiciones se encuentran en los artículos siguientes: El Artículo 32 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventario. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”. En este articulo, se puede observar la obligatoriedad de llevar la contabilidad en el libro diario, en el libro mayor y en el libro de inventario de una empresa cualquiera. El Artículo 33 del Código de Comercio establece lo siguiente: “El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrados mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro, nota de que éste estuviere, fechado y firmado por el Juez y su secretario o por el Registrador mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina”. Se evidencia en lo establecido por el artículo anterior, la formalidad que debe existir para los libros legales de contabilidad, donde no pueden ser utilizados 39

estos sin la previa presentación de los mismos ante un ente judicial competente (Tribunal o Registrados mercantil) o a un juez sino existiere el anterior. Observamos además que para el libro mayor no se establece esta obligatoriedad. La ventaja que tiene el cumplir con esta norma, es la de convertirse en valor probatorio ante situaciones legales futuras. El Artículo 34 del Código de Comercio establece lo siguiente: El libro Diario es el principal libro de registros del cual se vale la contabilidad con el objeto de reflejar las operaciones o transacciones financieras. El Artículo 34 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Se prohíbe a los comerciantes: 1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3) Poner asientos al margen o hacer interlineaciones, raspaduras, o enmendaduras. 4) Borrar los asientos o parte de ellos. 5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o folios, mutilar algunas partes de los libros” El Artículo 37 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha en que se notara la falta” El Artículo 38 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros, sólo harán fe contra su dueño, pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan” El Artículo 44 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años” Como se puede evidenciar en lo establecido en el articulado anterior, el comerciante debe cumplir con estas disposiciones legales, de lo contrario será objeto de sanciones establecidas en las leyes venezolanas, además de que el

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cumplimiento le brinda al comerciante beneficios ante situaciones legales que se le puedan presentar. LIBRO DIARIO Se puede definir al libro diario, como el documento contable de mayor importancia dentro de una empresa, donde se registraran de manera consecutiva cada operación comercial que realice la empresa. En este libro se registran las operaciones a medida que se vayan realizando, aquí se registran la fecha, las cuentas que se afectan, los importes cargados y abonados en cada cuenta, lo que permite que en cualquier momento se pueda ubicar un evento pasado a fin de revisar o analizar dicha transacción. El libro diario representa entonces, la evidencia de los registros contables de las transacciones mercantiles que la empresa ha realizado en el transcurso de su operatividad, permitiendo su análisis en cualquier momento, aspecto necesario para la toma de decisiones. ESTRUCTURA Y USO DEL LIBRO DIARIO La estructura del libro diario, es el que cuenta con dos columnas, las cuales se muestran en el siguiente cuadro:

Fecha

DESCRIPCIÓN Número del asiento Cuenta que se carga Cuenta que se abona Descripción de la transacción

Ref

DEBE

HABER

xxxxxx xxxxxx

En la columna de la fecha, se colocará el día, el mes y el año de la operación comercial. En la columna de la descripción, se colocará el numero del asiento, la(s) cuenta que se debita, la cuenta que se acredita y la descripción resumida de la operación. En la columna del debe, se colocará el monto de la operación y en la del haber el monto de la operación. Ejemplo: El 01/01/2009, se adquiere un mobiliario a crédito por Bs. 15.000 a comercial Makro, según factura Nº 123456.

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Procedemos a realizar el registro contable en nuestro libro diario de la siguiente forma: Fecha 01/01/

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DESCRIPCIÓN -------------01---------------Mobiliario Cuentas por pagar P/registrar la compra de un mobiLiario a comercial Makro según Factura Nº 123456 ------------02-----------------

Ref

DEBE

HABER

15.000 15.000

Ejercicio: Registre en el libro diario las siguientes transacciones, según lo visto en clases. • • • • • • • • •

El 01/03/2007, La empresa de compra y venta inicia sus operaciones con los aportes: Bs.. 195 en una cuenta bancaria, Bs. 140 en cuentas por cobrar, Bs. 850 en mercancía y Bs. 35 en una factura que le debemos a un proveedor. El 02/03/2007, vendimos mercancías a crédito al Sr. Luis por Bs. 562, la cual pagará dentro de treinta días. El 03/03/2007, Se compra un lote de sillas secretariales y escritorios por Bs. 250 dando un 10% de inicial y por el resto firmamos 6 giros de igual monto cada uno. El 21/03/2007, Se cobra la totalidad de las cuentas por cobrar iníciales y se depositan en la cuenta de banco. El 01/04/2007, Se paga por concepto de sueldos y salarios Bs.. 220 con un cheque. El 09/04/2007, Cancelamos con cheque la deuda que tenemos con el proveedor. El 23/04/2007, Compra mercancía para la venta a crédito por Bs. 84, según factura nro. 0562365 a comercial Prado. El 01/05/2007, Vendemos mercancía al contado por Bs. 330 y el dinero lo depositamos en el banco. El 15/05/2007, el Sr. Luis paga el 50% de la deuda que tiene con nosotros, el dinero se deposito en la cuenta bancaria.

LIBRO MAYOR En el libro mayor, se detallan las cuentas que intervinieron y que fueron registradas en el libro diario, una de las características de este instrumento es que cada folio u hoja representa una cuenta, a diferencia del libro diario, donde cada hoja se registra infinidades de cuentas. Es por ello que el libro mayor cumple la función de clasificar las cuentas involucradas en las operaciones comerciales.

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La estructura del libro mayor, presenta tres columnas, descritas de esta manera: Fecha

DESCRIPCIÓN Causa de modificación

DEBE XXXX

HABER SALDO XXXX XXXX

En la columna de la fecha, se colocará el día, el mes y el año de la operación comercial. En la columna de la descripción, se colocará la causa que modifico la cuenta según la operación. En la columna del debe, se colocará el monto de la operación y en la del haber el monto de la operación. En la columna del saldo, se colocará el monto que la cuenta posee una vez registrada la operación. PASES AL MAYOR Consiste en trasferir cuenta por cuenta las operaciones registradas en el libro mayor. Ejemplo: El 01/01/2009, se adquiere un vehículo a crédito por Bs. 55.000 a Súper Autos Puerto Ordaz, según factura Nº 45879. Procedemos a realizar el pase al libro mayor las cuentas involucradas. Cuenta: Vehículo Fecha DESCRIPCIÓN 01/01 09 Adq. De vehículo

Cuenta: Cuentas por Pagar Fecha DESCRIPCIÓN 01/01 09 Adq. De vehículo

DEBE 55.000

DEBE

Hoja Nº 01 HABER SALDO 55.000

Hoja Nº 02 HABER SALDO 55.000 55.000

Se observa que se utilizaron dos hojas del libro mayor donde se colocaron las cuentas involucradas en la operación que fue registrada en el libro diario.

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Ejemplo: Con los registro de diario realizados en el ejercicio anterior, elabore el libro mayor según lo visto en clases. LIBRO DE INVENTARIO Este libro de obligatorio cumplimiento, según el código de comercio en su artículo 32, descrito anteriormente, es utilizado para registrar todos los bienes, derechos, obligaciones y patrimonio con que la empresa inicia sus operaciones, de igual forma debe registrar en el lo que posee y debe al final del periodo económico, en Venezuela se acostumbra a presentar en este libro los estados financieros resultantes del periodo contable. CARACTERISTICAS DEL LIBRO DE INVENTARIO Es un libro de tres columnas, que generalmente es empastado, el cual debe estar foliado. En su primer folio u hoja debe aparecer estampada la nota del Registro Legal Competente (Registra Mercantil), donde se aprecia el uso del libro (inventario), el nombre de la empresa, el nombre de la ciudad donde fue registrado el negocio y el numero de folios u hojas que este contiene. ASIENTOS DE CONTABILIDAD DEFINICIÓN El asiento contable, es la descomposición de una operación comercial en cuentas que se debitan y se acreditan, es la unidad de registro de manera resumida de una operación mercantil. Un asiento de diario, es una herramienta contable que de manera sistematizada resume a través de las cuentas una transacción comercial. ESTRUCTURA DE UN ASIENTO El asiento contable posee la siguiente estructura: Fecha -------------------- Nro------------------------ debe haber Cuentas que se debitan xxxx Cuentas que se acreditan xxxx Breve reseña En la columna de la fecha se coloca el día, el mes y el año en que se produce o genera la transacción comercial.

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En el número, se coloca el número del asiento el cual ira aumentando según las operaciones comerciales que se realicen por parte de la empresa. En los espacios de las cuentas que se debitan o se acreditan, se colocan los nombres de las cuentas que por el tipo de operación comercial se genere; para saber si una cuenta se coloca en el debe o en el haber, se deberá reconocer si esta aumenta o disminuye y que tipo de cuentas se involucra en la operación. Es importante señalar que en los asientos de diario, primero se colocan las cuentas que van por el debe y luego las que van por el haber, como se muestra en el ejemplo anterior. TIPOS DE ASIENTOS Los asientos se clasifican en: • Asientos Simples • Asientos Compuestos El asiento simple, es aquel que esta formado por dos cuentas, una que se debita y una que se acredita. Ejemplo: El 01/05/2009 se cancela el gasto de electricidad por Bs. 15.000 con el cheque Nº 789123, correspondiente al mes de abril. Fecha 01/05/

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DESCRIPCIÓN -------------01---------------Gasto de electricidad Banco P/registrar el pago de electricidad Del mes de abril con el cheque Nº 789123

Ref

DEBE

HABER

15.000 15.000

El asiento compuesto se forma de la siguiente manera: • Una cuenta que se debita y dos o mas que se acreditan. • Dos o mas cuentas que se debitan y una que se acredita. • Dos o mas cuentas que se debitan y dos o mas cuentas que se acreditan. Ejemplo de cada uno de ellos. El 01/06/2009 la empresa x adquiere un lote de mercancía valorados en Bs. 10.000, dando un 25% de inicial, firmando una factura a 30 días por un 25% y firmando tres letras de cambio a 60, 90 y 120 días por el 50% restante según factura Nº 8945.

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El asiento de diario quedaría en el primer caso, de esta manera. Fecha DESCRIPCIÓN 01/06/ 09 -------------01---------------Compra Banco Cuentas por pagar Efectos por pagar P/registrar la compra de mercancia según fact. 8945

Ref

DEBE

HABER

10.000 2.500 2.500 5.000

Se observa que existe una cuenta que se debita y dos o mas que se acreditan. Ejemplo 2: El 01/07/2009 la empresa x vende mercancía al Sr. Ramón Pérez por Bs. 20.000, recibiendo un 30% de inicial, el cliente firmó una factura a 30 días por el resto de la deuda según factura Nº 9245. El asiento de diario quedaría en el segundo caso, de esta manera. Fecha 01/07/ 09

DESCRIPCIÓN -------------01---------------Banco Cuentas por cobrar Ventas P/ registrar la venta al Sr. Ramón según fact. 9245

Ref

DEBE

HABER

6.000 14.000 20.000

Se observa que en el asiento de diario existen dos cuentas que se debitan y una que se acreditan. Ejemplo 3: El 01/08/2009 la empresa cobra una deuda de un cliente por Bs. 5.000 y además adquiere una computadora por Bs. 4.000 a crédito según factura Nº 951. El asiento se estructura de la manera siguiente. Fecha 01/08/ 09

DESCRIPCIÓN -------------01---------------Banco Equipos Cuentas por cobrar Cuentas por Pagar Para registrar el cobro de deuda Y la compra de un computador Según fact 951

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Ref

DEBE

HABER

5.000 4.000 5.000 4.000

En este ejemplo se observa que existen en el asiento de diario dos cuentas que se debitan y dos cuentas que se acreditan. BALANCE DE COMPROBACIÓN DEFINICIÓN Haciendo referencia a la ecuación contable, todas las operaciones mercantiles realizadas y registradas en la contabilidad de la empresa, deben dar como resultado un equilibrio entre los débitos y los créditos, partiendo de que cada operación comercial genera por lo menos un débito y un crédito de igual monto en ambos lados de la ecuación. El Balance de comprobación es una relación de las cuentas reales y nominales que se han aperturado en el mayor general o libro mayor de la empresa, se deduce que la suma de las dos columnas (debe y haber) deben coincidir. Este balance de sumas o de comprobación, le facilita al contador la preparación de los estados financieros respectivos, además permite verificar la exactitud de los registros realizados y también permite detectar posibles errores de registro al no obtener la igualdad entre débitos y créditos. Sin embargo debemos acotar que el cuadre de las dos columnas (debe y haber) en algunos casos no implica que exista errores en la contabilidad de la empresa, ya que se pueden haber obviado registro o haberlas registrado a cuentas erradas. El balance de Comprobación puede ser realizado de dos formas: • Balance de comprobación por sumas • Balance de comprobación por saldos Balance de Comprobación por sumas Se elabora tomando los totales de ambas columnas de todas las cuentas registradas en el mayor, donde se toma el total de los débitos y el total de los créditos de cada cuenta, para luego preparar una relación de los totales verificando que ambas columnas sean iguales. Balance de Comprobación por saldos Una vez determinado el saldo de las cuentas de mayor, se toman los mismos y se elabora una relación con estos montos, colocando estos totales en la columna que le corresponde según la naturaleza de la cuenta. Luego se suman ambas columnas y se verifica su igualdad o cuadre aritmético.

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LOCALIZACION DE ERRORES Y DIFERENCIAS Y CORRECCION DE ERRORES A veces el balance de comprobación no cuadra las dos columnas que lo conforman (debe y haber), esto puede ser ocasionado por errores que hemos cometido en el registro contable. Puede haberse cometido los errores siguientes: • • • • • •

En el registro del asiento. En los pases al mayor, donde se paso un debito como crédito o viceversa. Error en la determinación de los saldos en el mayor. Error en la elaboración del balance de comprobación. Error al totalizar las columnas del debe y del haber. Error de ubicación de una cuenta deudora en el haber o viceversa.

Para corregir estos posible errores, existen algunas técnicas par localizarlos. Primero: Debemos determinar la diferencia entre las dos columnas (debe y haber) del balance de comprobación. Segundo: Se verifican cada una de las cuentas que forman parte del balance de comprobación, a fin de detectar si existe una mala ubicación de las mismas. Se deberá entonces, buscar un saldo igual a la mitad de la diferencia encontrada, dado que al ubicar una cuenta deudora en la columna haber, la diferencia es el doble de la cuenta mal ubicada. Tercero: Detectar alguna cuenta que se haya obviado y que cuyo saldo sea igual a la diferencia. Si habiendo utilizado las técnicas anteriores y aun persiste la diferencia, se debe proceder a verificar: • La suma del Balance de Comprobación. • Comparar los saldos de cada una de las cuentas del mayor con los saldos transferidos de éstas al Balance de Comprobación. • Comprobar si se ha determinado correctamente el saldo de las cuentas en el libro mayor. • Revisar los asientos de diario y verificar lo siguiente: • Que todas las partidas asentadas en el libro diario hayan sido pasadas al libro mayor

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• Que los importes pasados al mayor sean por la misma cantidad • Que los cargos y créditos provenientes del libro diario hayan sido correctamente ubicados en las columnas debe y haber del mayor. • Que no se hayan duplicado el pase de algún cargo o crédito • Que los asientos de diario estén bien estructurados ACTIVIDADES: Realice según las operaciones contables, que a continuación se presentan, el registro en el libro diario y los pases al libro mayor. Elabore el balance de comprobación de las dos formas vistas en clases, y corrobore el cuadre aritmético. • • • • • • • •

El 15/01/2009, La empresa de compra y venta la Milagrosa, inicia sus operaciones con los aportes: Bs. 600 en una cuenta bancaria, Bs. 110 en unos giros que un cliente nos debe, Bs. 650 en mercancía destinada para la venta. El 25/01/2009, Se compra un lote de sillas secretariales Bs. 215 pagando con el cheque 00001 el 15% y por el resto se firmo cuatro letras de cambio o giros según factura 00205 El 28/01/2009, se vendió al Sr. José Subero mercancía por Bs. 235 al contado el dinero se deposito en nuestra cuenta de banco. El 12/02/2009, Se cobran la mitad de la deuda que el cliente inicial nos debe, el dinero se deposita en la cuenta de banco. El 28/02/2009, Se cancelan Bs. 120 de sueldo de nuestra secretaria con el cheque Nº 0002. El 15/03/2009, se compran Bs. 240 en mercancía destinada para la venta con un cheque Nª 0003. El 28/03/2009, pagamos Bs. 60 por concepto de teléfonos de la empresa correspondiente al mes de marzo del 2009 con el cheque Nª 0004. El 03/04/2009 vendimos mercancía por Bs. 285 a crédito recibiendo la mitad de inicial y por el resto el cliente firmo la factura Nº 265478.

AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. 6.

¿Qué establece el Artículo 32 del Código de Comercio? ¿Cuáles son los libros obligatorios que debe llevar un comerciante? ¿Qué se registra en el libro diario de una empresa? Ejemplifique. ¿En que consiste los pases al libro mayor? Defina que es un asiento contable y demuestre a través de un ejemplo. ¿Qué tipo de asiento, es el que registra dos o más débitos y un solo crédito? 7. ¿Qué tipo de asiento, es el que registra un débito y un crédito? 8. ¿Cuál es el uso que se le da al balance de comprobación? 9. ¿Cómo se elabora el balance de comprobación por sumas?

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10. Nombre por lo menos cuatro errores que se pueden cometer cuando el balance de comprobación no cuadra. 11. Con las operaciones descritas en la empresa El Estudiante elabore el libro diario, el libro mayor y el balance de comprobación por saldos. • El 15/01/2007, La empresa de compra y venta inicia sus operaciones con los aportes: Bs.F 399 en una cuenta bancaria, Bs.F 210 en unos giros que un cliente nos debe, Bs.F 350 en mercancía destinada para la venta y Bs.F 48 en una deuda que tenemos con un proveedor. • El 25/01/2007, Se compra un lote artículos para el uso de la oficina por Bs. F. 15 pagando con el cheque 00002, además el mismo día se compro 4 sillas secretariales por Bs.F 50 a crédito a noventa días según factura 0005 • El 28/01/2007, se vendió al Sr. Luís Rojas mercancía por Bs.F 35, donde el 50% fue al contado y el resto con cuatro giros de igual valor. • El 02/02/2007, Se cobran el 50% de los giros por cobrar aportados inicialmente el dinero se deposita en la cuenta de banco. • El 08/02/2007, Se cancelan Bs. F 20 de la deuda inicial con un cheque nª 2563. • El 15/02/2007, se compran Bs.F 40 en mercancía destinada para la venta con un cheque Nª 5632. • El 28/02/2007, pagamos Bs.F 60 a la secretaria por la quincena de febrero con el cheque Nª 5723. • El 03/03/2007 vendimos mercancía por Bs.F 85 de contado y cobramos 2 giros al Sr. Luís Rojas, el dinero se deposito en el banco

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA A, Redondo, Curso Practico de Contabilidad General y Superior, Talleres de Corporación Marca, S.A. editado por el Centro Contable Venezolano, año 2002. Caracas -Venezuela Brito, José, Contabilidad Básica e Intermedia, ediciones del Centro Contable, año 1998. Caracas - Venezuela Código de Comercio. Venezuela. Guajardo, Gerardo, Contabilidad Financiera, Editorial Mc-Graw Hill, año 1995. México. Hargadon, B y Munera, A, Principios de Contabilidad, ,Grupo editorial Norma, año 1994, Colombia. Horngre y Harrison, Contabilidad, Pearson Educación, 3era edición, año 2001. México. Moreno, Joaquín, Contabilidad Superior, Editorial Instituto Mexicano de Co9ntadores Públicos, A.C., año 1993 México - DF Olivo, Marfa y Maldonado, Estudio de la Contabilidad General, editorial Tatùn, 1996.

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TEMA IV NOCIONES BASICAS SOBRE ESTADOS FINANCIEROS Objetivos específicos Analizar el contenido conceptual de cada uno de los estados financieros y subdivisiones de los mismos. Reconocer la interrelación que existe entre el Balance General y el Estado de Resultados. Elaborar Estados Financieros clasificados (Balance General y Estado de Resultados) ESTADOS FINANCIEROS El párrafo 18 de la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 DPC-0 emitida por la Federación de colegio de Contadores Públicos de Venezuela, expresa en relación a los estados financieros lo siguiente: “ Los estados financieros forman parte del proceso de presentar información y constituye el medio principal para comunicarla alas partes que se encuentran fuera de la entidad. Estos estados normalmente incluyen un balance general, un estado de resultados o de ganancias y pérdidas, un estado de movimiento de las cuentas de patrimonio, un estado de flujo de efectivo y las notas a los estados financieros, así como otros estados y material explicativo que son parte integral de dichos estados. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera de una entidad económica a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones y los movimiento de su efectivo por los períodos entonces terminados.” La contabilidad tiene un propósito, el cual es brindar información detallada, útil, oportuna y de relevancia, necesaria para una efectiva toma de decisiones, los estados financieros sirven de medio informativo par tal efecto. Por otro lado, los estados financieros además de brindar información financiera para la toma de decisiones, también brindan la posibilidad de presentar revisiones periódicas a las empresas detallando el progreso de la administración de la empresa en cualquier momento de su funcionamiento. OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros básicos tienen como objetivo primordial, el de brindar información sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada y sobre los resultados operativos de la misma.

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Otro de los objetivos que cumplen los estados financieros, es dar información sobre los cambios en la situación financiera por un periodo x, datos importantes para la toma de decisiones. Los estados financieros básicos deben servir también para: • Tomar decisiones sobre las inversiones y créditos que la empresa realiza. • Evaluar el origen y la aplicación de los fondos o recursos financieros de la empresa. • Formarse una idea detallada de como marcha el negocio evaluando la eficiencia de la administración que la dirige. CARACTERISTICAS Las características de los estados financieros son la utilidad, la confiabilidad y la provisionalidad. Con respecto a la utilidad, se infiere que los estados financieros contienen información relevante, veraz, comparable y oportuna, necesaria para una efectiva toma de decisiones. La confiabilidad, establece que deben estables, es decir, consistentes, objetivos y verificables, los datos en ellos expuestos deben ser de fácil revisión y verificación. La provisionalidad, tiene que ver con las estimaciones que estos contienen que determinan información de periodos contables. Los estados financieros, a fin de que posean estas características, deben ser elaborados apegados a los principios de contabilidad generalmente aceptados. IMPORTANCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros poseen una gran importancia dentro del mundo empresarial y comercial, ya que, como quedo establecido con anterioridad, la información que estos presentan es necesaria para el buen manejo financieramente hablando de las empresas. El Estado de Resultados, uno de los estados financieros básicos tiene información acerca de los resultados y rentabilidad de las operaciones de ingresos y egresos producto de las actividades propias. El Balance General, muestra a su vez datos relacionados con la situación financiera que presenta la empresa en un determinado periodo, que posee, a quien le debe y cual es su patrimonio.

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ESTADO DE RESULTADO Este estado financiero, revela información relevante en cuanto a los ingresos, costos y gastos que la empresa ha incurrido en las operaciones normales dentro de un periodo cualquiera, el propósito del Estado de Resultado es el cálculo de la utilidad o la perdida de la empresa una vez culminado un ejercicio económico o un periodo mas corto de tiempo. El estado financiero tiene la posibilidad de ser elaborado en cualquier momento de las operaciones comerciales de la empresa, esto brinda la posibilidad de efectuar ajustes en las políticas financieras de la compañía a fin de determinar una utilidad, razón de ser de toda empresa. ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADO Basado en la presentación del estado financiero, este consta de las partes siguientes: • Encabezado o encabezamiento: se presenta información relevante en cuanto a la empresa, contiene nombre de la empresa, nombre del estado financiero y el periodo que abarca.

Ejemplo: José Subero & Asociados Estado de Resultados Desde el 01/01/09 al 31/12/09 • Contenido financiero o cuerpo: se presentan los resultados de las actividades realizadas por la empresa, comparando los ingresos, los costos y los gastos de esta, de la siguiente forma. Ingresos principales - Costos de venta (costo de la mercancía vendida) Utilidad bruta en venta Gastos operativos (venta –administrativos) Utilidad bruta en operaciones +- Otros ingresos u otros egresos Utilidad Neta del Ejercicio

xxxxxxx xxxx xxxxxxx xxxx xxxxxxx xxxx xxxxxxx

Los ingresos principales, son generados por la actividad que la empresa realiza, si esta se dedica a la venta de mercancía, la cuenta de ingreso principal seria Ventas. En este rubro del estado financiero se determina el monto de las ventas.

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Ejemplo grafico de la presentación del ingreso principal: Ventas brutas - Devoluciones sobre ventas - Rebajas en ventas - Descuentos sobre ventas Ventas netas

5.000 200 120 60

(380) 4.620

Costos de venta (costo de la mercancía vendida): representa el costo que tiene la mercancía que ha sido vendida. Este es el egreso de mayor importancia dentro de cualquier empresa. El costo de ventas, se obtiene a través de la siguiente formula: C. V = Inventario inicial + Compras Netas – Inventario Final La compra neta se obtiene: Compra Neta = Compra bruta + Gastos sobre compra – devoluciones y rebajas sobre compras El inventario inicial, esta compuesto por la mercancía que la empresa posee al comienzo de las operaciones de un periodo contable. La compra bruta, es la cantidad de mercancías que la entidad o empresa a adquirido en el transcurso del periodo contable. Muchas empresas utilizan la cuenta de “compras” para registrar dicha adquisición de las mercancías, esta cuenta se utiliza cuando la empresa adopta el método de inventario periódico. Este sistema de inventario, consiste en que la empresa, parte de un inventario al comienzo del periodo contable, las adquisiciones de mercancías se registran en la cuenta de compras, al final del ejercicio se realiza un inventario físico de mercancías para conocer cuanta de estas no se vendieron, este inventario final, no es mas que el inventario inicial mas las compras del periodo menos la venta del periodo. El otro sistema de inventario utilizado por las empresas es, el inventario perpetuo o continuo, el cual consiste en registrar la compra de mercancía en la misma cuenta de inventario por lo que se afecta esta cuenta cada vez que se realiza una operación que involucre la mercancía, este método tiene una ventaja, la cual mantiene la cuenta de inventario actualizada y disponible todo el tiempo. Los Gastos sobre Compra, son aquellas erogaciones que la empresa realiza en la necesidad de adquirir mercancías para la venta, un ejemplo, se da cuando adquirimos mercancía y cancelamos gastos de envió, seguros, fletes, entre otros. Todos estos gastos son necesarios para comprar la mercancía, por ello se le suman al costo de la misma.

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Algunos de estos gastos son, gastos de aduana, de acarreo, fletes marítimos, gastos de nacionalización de la mercancía cuando la adquirimos fuera del país, etc. Las devoluciones sobre compras, están representadas en las mercancías que hemos devuelto por presentar condiciones no estipuladas en la compra, como ejemplo, si adquirimos una mercancía en buenas condiciones y cuando las recibimos vemos que están deterioradas, por lo que procedemos a devolverlas al proveedor. Las rebajas o descuentos sobre la compra, son cantidades de dinero que nos han otorgado por la compra de la mercancía, es por ello que se le resta a la compra del producto. Podemos ver un ejemplo, cuando compramos Bs. 5.000 en mercancías y nos ofrecen un descuento de Bs. 500, cancelamos solo Bs. 4.500, sin embargo el costo de la mercancía sigue siendo Bs. 5.000. Veamos un ejemplo grafico de cómo se calcula el costo de ventas:

COSTO DE VENTA Inventario Inicial Compras Brutas Fletes en compras 600.000 Gastos de importación 800.000 Total de las compras brutas Devoluciones en compras 300.000 Descuentos en compras 950.000 Bonificaciones en compras 350.000 Compras Netas Mercancía disk. Para la venta Inventario Final Costo de la Mercancía Vendida

5.000.000 18.500.000 1.400.000 19.900.000

(1.600.000) 18.300.000 23.300.000 ( 14.000.000) 9.300.000

Los gastos operativos, son erogaciones que la empresa realiza y que están relacionados con las actividades principales que esta ejecuta. Estos gastos se dividen en, gastos de venta y gastos de administración. Veamos de manera grafica, algunos de estos gastos. GASTOS OPERATIVOS GASTOS DE VENTA Sueldo de vendedores Comisiones a vendedores Publicidad y propaganda Depreciación de Vehículo de reparto Patente de Industria y Comercio Fletes en ventas Amortización Campaña Publicitaria

3.015.000 947.500 360.000 1.150.000 255.000 175.000 1.320.000

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Gastos de Embalaje GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos- Departamento de admón. Gastos de alquiler Depreciación mobiliario Amortización marcas de fabrica Amortización mejoras a la propiedad privada Amortización patente de inversión Gastos de Artículos de escritorio Gastos de seguro Total gastos de operación

415.000 2.400.000 4.800.300 600.000 750.000 936.000 930.000 135.000 720.000

6.317.500

12.591.000 18.908.500

Es necesario acotar que la separación o clasificación del gasto operativo en gastos de ventas y de administración, es con fines administrativos de control, es necesario llevar un efectivo control de los gastos de estos dos departamentos ya que estos influyen de manera significativa en la utilidad o la perdida de la empresa, aunque en las empresas pequeñas no se separan dichos gastos. Otros ingresos y otros egresos, este grupo de cuentas, están conformadas por ingresos y egresos, que la empresa obtiene por operaciones diferentes o distintas de su actividad principal, estos montos generalmente no son de alto valor por lo que no ejercen influencia determinante en los resultados definitivos de la empresa. Presentamos un esquema de este tipo de cuentas. OTROS INGRESOS Intereses ganados Cuentas incobrables recuperadas Comisiones ganadas OTROS EGRESOS Gastos por intereses Pérdida en efectos en litigio Pérdida en robo de mercancía Pérdida en venta de Vehículo Total otros ingresos y egresos

392.500 232.500 720.000

1.345.000

468.600 142.000 780.000 737.500

(2.128.100) (783.100)

Ejemplo: Con los saldos de la cuenta de mayor de la empresa El demócrata, la cual se dedica a la compra venta de mercancías, al 31/12/2008, elabore el Estado de Resultado respectivo. Ventas Gastos de aduana Gastos de acarreo

490.000 30.000 25.000

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Fletes sobre compras Fletes en ventas Ganancia en venta de activos Perdida en siniestro Rebajas sobre compras Ingresos por asesorías Gasto de Publicidad Sueldos y salarios Inventario inicial Rebajas sobre ventas Devolución sobre ventas Inventario final Compras Comisiones sobre ventas Sueldo de vendedores Gasto de Teléfono y agua Ingresos en Ventas de excedentes

32.000 10.000 23.000 8.000 33.000 8.000 20.000 15.000 120.000 45.000 20.000 150.000 220.000 20.000 22.000 5.000 13.000

BALANCE GENERAL El Balance General o Estado de Situación Financiera, constituye un informe contable, que demuestra lo que la empresa posee en algún momento de sus operaciones comerciales. En este estado financiero, se presentan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital o Patrimonio, las cuales reflejan la situación financiera de la empresa en una fecha determinada. Las cuentas que conforman este estado financiero, son las cuentas reales, como recordaremos, estas forman la ecuación contable, es de hacer notar que en este informe financiero se demuestra el equilibrio de la E.C. demostrada en capítulos anteriores. ESTRUCTURA Como cualquier estado financiero, el Balance General posee las siguientes partes: • Encabezado o encabezamiento: se presenta información relevante en cuanto a la empresa, contiene nombre de la empresa, nombre del estado financiero y el periodo que abarca. Ejemplo: José Subero & Asociados Balance General Desde el 01/01/09 al 31/12/09

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• Contenido financiero o cuerpo: Se presenta información, de activos, pasivos y capital o patrimonio, que posee la empresa, recordemos que los activos demuestran los bienes y derechos de la empresa, los pasivos demuestran las deudas y obligaciones y el patrimonio representa el verdadera capital de los socios o propietarios. Observemos la clasificación de estas cuentas: Circulante A Largo Plazo Fijo Tangible Intangible Cargos Diferidos Otros Activos

ACTIVO

PASIVO

Circulante A largo plazo Créditos Diferidos Otros Pasivos Cuenta capital Cuenta personal

CAPITAL

Activo Representa el conjunto de bienes y derechos reales sobre los que se tiene propiedad por parte de la empresa, así como los gastos que han sido pagados por anticipado y que no han vencido su periodo o que no han sido consumidos en las operaciones de la empresa, estos de clasifican en: Circulante, este tipo de activo representa el efectivo o dinero o lo que se espera convertir en dinero en un periodo no mayor a un ejercicio fiscal. Este recurso será el que la empresa utilizará en sus operaciones normales. Al respecto El Instituto Americano de Contadores Públicos señala: “El término Activo Circulante se usa para consignar efectivo u otras partidas de activos o recursos identificados como aquellos que se espera, razonablemente se conviertan en efectivo o que se vendan en el ciclo normal de operaciones” La presentación de este tipo de activos en el balance general, obedece en primer término al dinero el cual será presentado de primero, ejemplo de estos son la cuenta de caja y la cuenta de banco, en segundo lugar se coloca los derechos exigibles al vencimiento, dentro de estos tenemos las cuentas por cobrar, en tercer lugar van las partidas realizables entre estas tenemos los inventarios y por último aparecen los gastos pagados por anticipado.

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Como ejemplo grafico de este tipo de activo tenemos: ACTIVOS: CIRCULANTES Caja chica Caja Banco Inversiones Temporales Efectos por Cobrar Efectos Descontados Cuentas por Cobrar Provisión para cuentas malas Inventario de Mercancías Artículos de Escritorio Interés pagado por Anticipado Seguro pagado por Anticipado Alquiler pagado por Anticipado Total Circulante

650.000 1.800.000 2.000.000 3.500.000 2.800.000 ( 800.000) 2.000.000 800.000 700.500 (100.000) 12.000.000 70.000 280.000 900.000 800.000 19.200.500

A largo Plazo, representan títulos valores, bienes inmuebles, cuentas de participación, acciones en empresas filiales, etc., activos que se adquieren con la finalidad de conservarlas por largo tiempo, estos activos constituyen una fuente adicional de ingresos para la empresa. Fijos Tangibles (propiedad, planta y equipos), representan bienes palpables, que poseen carácter permanente dentro de la empresa destinados a la producción de productos o servicios destinados a la venta, este tipo de activo su principal característica es que no fueron adquiridos para venderlos, sino para ser utilizados en el proceso productivo, entre estos tenemos, terrenos, edificios, maquinarias, vehículos, mobiliarios. Fijos Intangibles, representan bienes de carácter relativamente permanentes con valor jurídico o económico, que son utilizados como medios para las operaciones normales de la empresa, algunas de estas cuentas, son: Patentes, derechos de autor, marcas de fábrica, nombres comerciales, etc. Veamos el siguiente grafico ilustrativo: FIJO TANGIBLE Terreno Edificios Deprec. Acum. de edificio Maquinaria Deprec. Acum. De maquinaria Vehiculos Deprec. Acum. de edificio Total activo tangible

15.000 20.000 (2.000) 18.000 (1.000) 10.000 ( 500)

18.000 17.000 9.500 59.500

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FIJO INTANGIBLE Marca de fabrica Amortización acum. Marca de F Patente Amortización acum. Patente Total activos intangible Total activos fijos

40.000 (5.000) 55.000 ( 9.000)

35.000 46.000 81.000 140.500

Cargos Diferidos, Este grupo de activos están formadas por aquellas cuentas que representan el valor pagado por gastos o servicios ya recibidos, los cuales beneficiarán a la empresa por sucesivos periodos contables. Estos montos o saldos se irán transfiriendo a la cuenta de gastos en cada periodo económico, según el tiempo estimado por la empresa. Este tipo de cuentas, se presenta en el Balance General, de la siguiente manera: CARGOS DIFERIDOS Campaña Publicitaria Mejoras a la Propiedad Arrendada Total Cargos Diferidos

3.500.000 6.500.000 10.000.000

Otros Activos: Este rubro de activos esta conformado por aquellas cuentas de activo que no responden a las características de los grupos anteriores Algunas de estas cuentas y su presentación en el balance son: OTROS ACTIVOS Depósitos dados en garantía Activos no utilizados Efectos por Cobrar en Litigio Total otros activos

2.400.000 2.200.000 1.750.000 6.350.000

A continuación veamos el detalle de los pasivos y la cuenta de capital. Pasivos Los pasivos representan las deudas y obligaciones que posee la empresa con terceros, al respecto Joaquín F. (1993) define el pasivo, “como el conjunto de obligaciones jurídicas, por las cuales el deudor se obliga con el acreedor a pagar con bienes, dinero o servicios”. El instituto mexicano de Contadores Públicos, define al pasivo, como el conjunto o segmento cuantificable de las obligaciones presentes de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo, bienes o servicios en un futuro a otras entidades como consecuencias de actividades o transacciones pasadas.

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El pasivo se clasifica en: Circulante, esta constituido por aquellas cuentas que representan deudas y obligaciones, que deben ser canceladas en un periodo no mayor de un año. Veamos su presentación dentro del balance general. PASIVO CIRCULANTE Efectos por pagar Cuentas por pagar Impuestos por pagar Gastos acumulados por pagar Total

650.000 320.000 230.000 100.000 1.300.000

A largo Plazo, esta constituido por aquellas cuentas que representan deudas y obligaciones, que deben ser canceladas en un periodo mayor de un año. Su presentación dentro del balance general: PASIVO A LARGO PLAZO Hipotecas Efectos por pagar Cuentas por pagar Total

150.000 330.000 75.000 555.000

Créditos Diferidos, lo constituyen aquellas cuentas o partidas, que representan ingresos recibidos por la empresa, cuyos efectos son atribuidos a ejercicios futuros, es decir son ingresos que la empresa a cobrado de manera anticipada por servicios que prestará en un futuro. Dentro del Balance su presentación es de esta manera: CREDITOS DIFERIDOS Intereses cobrados por anticipado Alquileres cobrados por anticipado Asesorías cobradas por anticipado Total

650.000 450.000 120.000 1.220.000

Otros pasivos, lo constituyen aquellas cuentas de obligaciones, que por su naturaleza, no pueden ser agrupadas o incluidas en los rubros anteriores. Veamos como se presenta dentro del Balance General. OTROS PASIVOS Utilidades de empleados no reclamadas Depósitos recibidos en garantías Total

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65.000 45.000 110.000

Capital El capital o patrimonio, esta constituido por aquellas partidas contables que representan la inversión de los propietarios de la empresa. Su presentación dentro del Balance General. CAPITAL Capital Social Utilidades Retenidas Reservas de capital Total

250.000 190.000 60.000 500.000

Ejercicio Con los saldos de la cuenta de mayor de la empresa El Docente, la cual se dedica a la compra venta de mercancías, al 31/12/2008, elabore con ayuda del docente, el Balance General clasificado respectivo. Banco Terreno Cuentas por pagar Mobiliario Inventario de mercancía Cuentas por cobrar Capital social Utilidad del ejercicio Servicios cobrado por anticipado Pagare por pagar 10 años Sueldos por pagar Servicios por cobrar Publicidad prepagada Seguros prepagados Edificio Dep. Acum. De edificio Dep. Acum. De mobiliario Marca de fabrica Impuesto por pagar Patente

125.000 85.000 95.000 82.000 200.000 95.000 450.000 298.000 75.000 88.000 35.000 33.000 26.000 36.000 145.000 52.000 12.000 212.000 29.000 95.000

RESULTADO Activos Circulante Banco Cuentas por cobrar Servicios por cobrar Inventario de mercancía

125.000 95.000 33.000 200.000

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Publicidad prepagada Seguros prepagados Total a. Circulante Fijo Tangible Terreno Edificio Dep. Acum. De edificio Mobiliario Dep. Acum. De mobiliario Total a. Fijo tangible Intangible Marca de fabrica Patente Total a. Fijo intangible Total activos

26.000 36.000 515.000

85.000 145.000 -52.000 82.000 -12.000

93.000 70.000 248.000 212.000 95.000 307.000 1.070.000

Pasivos y patrimonio Pasivos Circulante Cuentas por pagar Sueldos por pagar Impuesto por pagar Total pasivo circulante A largo plazo Pagare por pagar 10 años Total p. A largo plazo Créditos diferidos Servicios cobrado por anticipado Total créditos diferidos Total pasivos Patrimonio Capital social Utilidad del ejercicio Total patrimonio

95.000 35.000 29.000 159.000 88.000 88.000 75.000 75.000 322.000 450.000 298.000 748.000 1.070.000

Total Pasivo y Patrimonio

AUTOEVALUACION 1. ¿Qué muestra el estado de Ganancias y Pérdidas? 2. ¿Cuál es la información que brindan los estados financieros básicos? 3. ¿Cuál es la estructura que posee el estado de resultado o de Ganancias y Pérdidas?

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4. ¿Qué representan para una empresa los ingresos, los costos y los gastos? 5. Establezca cual es la importancia de los estados financieros para cualquier empresa. Ejemplifique. 6. ¿Cómo puede definirse el Activo y como se clasifica? 7. ¿Cómo se define el pasivo y su clasificación? 8. ¿Qué aspectos debe ser tomados en cuenta para definir un pasivo circulante? 9. Con los saldos que brinda el libro mayor de la empresa el Chance al 31/12/2005, elabore los estados financieros básicos clasificados. Ventas Banco Terreno Cuentas por cobrar Servicios básicos Devolución s/ventas Compras Servicios por cobrar Seguros prepagados Gastos de venta Ganancia en venta de activo Gastos de importación Seguros de aduana Pagare por pagar 6 años Gastos de aduana Publicidad prepagado Maquinaria Cuentas por pagar Alquileres Donaciones Deprec. Acum. Maquinaria Sueldos y salarios por pagar Deprec. Acum. De mobiliario Gastos de mantenimiento Dev. s/ compra Sueldo de vendedores Sueldos y salarios Mobiliario Impuesto por pagar Servicios cobrados por anticipado Capital social Inventario final

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580.000 35.000 85.000 29.000 8.000 52.000 330.000 12.000 36.000 15.000 14.000 16.000 42.000 24.000 30.000 26.000 45.000 14.000 5.000 9.000 8.000 10.000 6.000 12.000 65.000 35.000 18.000 32.000 6.000 19.000 126.000 200.000

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA A, Redondo, Curso Practico de Contabilidad General y Superior, Talleres de Corporación Marca, S.A. editado por el Centro Contable Venezolano, año 2002. Caracas -Venezuela Brito, José, Contabilidad Básica e Intermedia, ediciones del Centro Contable, año 1998. Caracas - Venezuela Catacora, Fernando, Contabilidad la Base para Decisiones Gerenciales, Editorial Mc-Graw Hill, año 1998. México. Código de Comercio. Venezuela. Guajardo, Gerardo, Contabilidad Financiera, Editorial Mc-Graw Hill, año 1995. México. Hargadon, B y Munera, A, Principios de Contabilidad, ,Grupo editorial Norma, año 1994, Colombia. Horngre y Harrison, Contabilidad, Pearson Educación, 3era edición, año 2001. México. Meisg, W., Haka y Bettner, Contabilidad la Base de Decisiones Gerenciales, edición 11, Editorial Mc-Graw Hill, año 2000. México. Moreno, Joaquin, Contabilidad Superior, Editorial Instituto Mexicano de Co9ntadores Públicos, A.C., año 1993 México - DF Olivo, Marfa y Maldonado, Estudio de la Contabilidad General, editorial Tatùn, 1996.

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