FISCAL YEAR 2014‐2015 BUDGET vs ACTUAL VARIANCE ANALYSIS QUARTER ENDING DECEMBER 31, 2014

Account Name

Dec 2014  Financial  Report  Page #

001.0000.311.010000

Ad Valorem Taxes

13

        4,278,471       4,278,471

001.0000.360.010000

Planning Dept Revenue

13

             70,000

           70,000              25,733

36.8%

Planning Dept. has seen an increase in business  activity during the first quarter of FY 14‐15.

None required at this time.   Continue to monitor.

001.0000.369.090100

Misc Revenue

13

             75,000

           75,000

9.6%

Collection of revenue highly variable.  Prior year  collections to m/e Dec 13 at $6,350,  Final 13‐14  total = $33,837

None required at this time.   Continue to monitor.

100.0%

Per actuarial valuation, entire 2014‐2015 police  pension contribution was made in October  2014, in order to reduce required contribution  due to timing.

None required.

58.0%

Insurance payments are made on a quarterly  basis and are due at the beginning of each  quarter.  As of December 31st, 2014 the City has  made two quarterly insurance payments.

None required.

Variance within normal  parameters

Account Number

 Original  Budget 

 Revised  Budget 

 Actual to  December 31,  2014 

% of  Budget

       3,316,285

Variance Explanation

Recommended Action

77.5%

Ad valorem tax revenues typically received in  November to April due to timing of tax bills and  discounts for early payment.

Variance within normal  parameters

GENERAL FUND REVENUES

               7,210

GENERAL FUND EXPENDITURES 122002

123005

Contrib to Police Pension

Workers Compensation

18

18

           844,479

           108,000

         844,479

          844,479

         108,000              62,622

331001

Professional Services

18

           103,270

         103,270              13,579

13.1%

It includes $57,071 for outside legal services  budgeted by Human Resources for support to  union negotiations ; of which only $4,546 have  been incurred as of December 31, 1014.

334007

Other Contractual Services

18

             93,550

           93,550              38,503

41.2%

Annual renewals for police department  software/logistics systems paid in first quarter.   Payments for this purpose are $32K.

Variance within normal  parameters

46.5%

Insurance payments are made on a quarterly  basis and are due at the beginning of each  quarter.  As of December 31st, 2014 the City has  made two quarterly insurance payments.

None required.

45.6%

Based on a projection of the years' workload,  the sign shop buys the material by truckload at  the beginning of the year to save on both  material and shipping cost.   Material orders  during the first quarter amount to $29K.

Continue to monitor.

346001

352007

General Insurance

Sign Material

19

19

N:\Monthly Financial Reports\FY 14‐15\Quarterly Variance Analysis\1st Qtr FY 14‐15 Variance Analysis

           366,800

             70,250

         366,800

          170,463

           70,250              32,062

Page 1 of 5

FISCAL YEAR 2014‐2015 BUDGET vs ACTUAL VARIANCE ANALYSIS QUARTER ENDING DECEMBER 31, 2014

Account Number

Account Name

Dec 2014  Financial  Report  Page #

 Original  Budget 

 Revised  Budget           179,079

 Actual to  December 31,  2014                          ‐

% of  Budget

352063

Landscape Recreation

20

           179,079

0.0%

359900

Interfund Services

20

          (237,500)         (237,500)          (114,514)

48.2%

359900

Park Maint Income

20

          (429,517)         (429,517)                         ‐

0.0%

991035

Debt Svc Trf Series 2012B

21

           693,965

         693,965

          686,733

99.0%

Variance Explanation Allocation of Grounds Maintenance division  charges to other funds/divisions was not  complete at the time of this report.  Will catch  up during next quarter. Interfund services charges vary according to  actual services rendered and are not expended  on a prorata basis. Allocation of Grounds Maintenance division  charges to other funds/divisions was not  complete at the time of this report.  Will catch  up during next quarter. Principal and interest payment due annually on  October 1st

Recommended Action

Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters

ELECTRIC FUND REVENUES No variances meeting criteria for analysis

ELECTRIC FUND EXPENDITURES 112002

Maintenance Salaries

29

           390,524

         390,524              56,241

14.4%

331002

NERC Compliance

29

           375,000

         375,000              26,746

7.1%

331005

Line Location Svcs (interfund)

29

             87,746

           87,746

0.0%

                        ‐

345001

General Insurance

29

        1,022,278       1,022,278

          377,642

36.9%

345001

General Insurance ‐ Boiler

29

           205,711

         205,711

          267,141

129.9%

346058

Grounds Maint/Distr

30

             71,411

           71,411

                        ‐

0.0%

N:\Monthly Financial Reports\FY 14‐15\Quarterly Variance Analysis\1st Qtr FY 14‐15 Variance Analysis

Continue to monitor and include  Under budget due to  turnover/retirement of  in year end budget amendment  employees.  if needed. Expenditures variable based on timing of  Variance within normal  required projects.  Not expended on a straight  parameters pro‐rata basis. Allocation of Water and Sewer fund charges to  Variance within normal  the Electric fund was not complete at the time  parameters of this report.  Will catch up during next  quarter. Insurance payments are made on a quarterly  basis and are due at the beginning of each  quarter.  As of December 31st, 2014 the City has  made two quarterly insurance payments.

None required.

Continue to monitor and include  Entire boiler insurance premium paid in first  in year end budget amendment  quarter, renewal cost was higher than expected. if needed. Allocation of Grounds Maintenance divisions  Variance within normal  charges to other funds/division was not  parameters complete at the time of this report.  Will catch  up during next quarter.

Page 2 of 5

FISCAL YEAR 2014‐2015 BUDGET vs ACTUAL VARIANCE ANALYSIS QUARTER ENDING DECEMBER 31, 2014

Account Number

Account Name

Dec 2014  Financial  Report  Page #

346200

Software Maintenance

30

           221,650

         221,650

          105,699

47.7%

349023

Bad Debts

30

           250,000

         250,000

                 (129)

‐0.1%

352018

Oil

30

           290,000

         290,000

                     85

0.0%

352063

Stanton II

352064

991053

OUC

Debt Service Transfer Series 2003A

31

31

 Original  Budget 

 Revised  Budget 

 Actual to  December 31,  2014 

% of  Budget

        9,811,000       9,811,000

      35,107,000

   35,107,000

       1,214,176

       4,708,101

Variance Explanation

Recommended Action

Annual expense of $81K for billing software paid  in first quarter. Most of the expenditures for bad debt are  posted as a September write‐off based on  analysis of outstanding accounts during audit/FY  close process Fuel oil for Power Plant is used only when the  plant is in service

Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters

12.4%

Expenditure to date is for 2 months only.  The  October payment is for September billing and is  accrued to prior fiscal year.  This is the case for  all purchased power line items (OUC, St Lucie,  Stanton I/II and FPL.

None required at this time.   Continue to monitor.

13.4%

Expenditure to date is for 2 months only.  The  October payment is for September billing and is  accrued to prior fiscal year.  This is the case for  all purchased power line items (OUC, St Lucie,  Stanton I/II and FPL.

None required at this time.   Continue to monitor.

For cash flow purposes, the budgeted expense  includes both principal and interest payments  on debt.  Per government accounting standards  for enterprise funds, however, only interest  payments are actually booked as an expense.   Principal payments are treated as a reduction in  the corresponding liability account.

Variance within normal  parameters

31

        5,523,125       5,523,125

          420,104

7.6%

WATER & SEWER FUND REVENUES No variances meeting criteria for analysis

WATER & SEWER FUND EXPENDITURES 331001

Professional Services

40

           166,414

         166,414

               5,143

3.1%

331020

Licenses & Testing

40

           188,000

         188,000              13,552

7.2%

N:\Monthly Financial Reports\FY 14‐15\Quarterly Variance Analysis\1st Qtr FY 14‐15 Variance Analysis

Expenses are variable based on on project and  utility analysis requirements.  Not expended on  a straight pro‐rata basis. This operating expenditure is tied to the license  renewal schedule and frequency of testing  which normally increases during summer  months.

Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters, continue  monitoring.

Page 3 of 5

FISCAL YEAR 2014‐2015 BUDGET vs ACTUAL VARIANCE ANALYSIS QUARTER ENDING DECEMBER 31, 2014

Account Number

Account Name

345001

General Insurance

Dec 2014  Financial  Report  Page #

40

 Original  Budget 

           216,631

 Revised  Budget 

 Actual to  December 31,  2014 

         216,631              86,255

Variance Explanation

Recommended Action

39.8%

Insurance payments are made on a quarterly  basis and are due at the beginning of each  quarter.  As of December 31st, 2014 the City has  made two quarterly insurance payments.

None required.

None required at this time.   Continue to monitor. Variance within normal  parameters

% of  Budget

346030

Well Maintenance

40

             80,000

           80,000

               1,791

2.2%

Expenditures variable based on timing of  required projects.  Not expended on a straight  pro‐rata basis.  Expect additional expenses prior  to year end.

346059

Odor Control System Maintenance

41

           100,000

         100,000

                        ‐

0.0%

Annual expense.  Scheduled for later in FY 14‐15

352001

Gas & Oil

41

           119,172

         119,172              14,496

12.2%

359900

Interfund Services

41

            (87,746)           (87,746)                         ‐

0.0%

991058

Debt Svc Transfer WW310201 Orig

41

           651,124

         651,124              55,449

8.5%

991060

Debt Svc Transfer WW310201 Am#2

41

           107,876

         107,876

               8,145

7.6%

991062

Debt Svc Transfer Series 2013

41

        1,133,812       1,133,812              34,153

3.0%

Cost of gasoline was below budgeted levels  during the first quarter of FY 2015. Allocation of Water and Sewer fund charges to  the Electric fund was not complete at the time  of this report.  Will catch up during next  quarter.

Continue to monitor. Variance within normal  parameters

For cash flow purposes, the budgeted expense  includes both principal and interest payments  on debt.  Per government accounting standards  for enterprise funds, however, only interest  payments are actually booked as an expense.   Principal payments are treated as a reduction in  the corresponding liability account.

Variance within normal  parameters

See explanation for Account Number 991058  (directly above) See explanation for Account Number 991058  (directly above)

Variance within normal  parameters Variance within normal  parameters

Insurance payments are made on a quarterly  basis and are due at the beginning of each  quarter.  As of December 31st, 2014 the City has  made two quarterly insurance payments.

None required.

AIRPORT FUND REVENUES No variances meeting criteria for analysis

AIRPORT FUND EXPENDITURES

345001

General Insurance

49

N:\Monthly Financial Reports\FY 14‐15\Quarterly Variance Analysis\1st Qtr FY 14‐15 Variance Analysis

             83,337

           83,337              35,610

42.7%

Page 4 of 5

FISCAL YEAR 2014‐2015 BUDGET vs ACTUAL VARIANCE ANALYSIS QUARTER ENDING DECEMBER 31, 2014

Account Number

Account Name

Dec 2014  Financial  Report  Page #

 Original  Budget 

 Revised  Budget 

 Actual to  December 31,  2014 

% of  Budget

67

           234,000

         234,000

                        ‐

0.0%

Variance Explanation

Recommended Action

This budget line item is a one time capital  purchase.  Vehicle will be ordered for  delivery/payment later this year.

None required. 

MARINA FUND REVENUES No variances meeting criteria for analysis

MARINA FUND EXPENDITURES No variances meeting criteria for analysis

SOLID WASTE FUND REVENUES No variances meeting criteria for analysis

SOLID WASTE FUND EXPENDITURES 613001

Front Loader Mack Garage Truck

N:\Monthly Financial Reports\FY 14‐15\Quarterly Variance Analysis\1st Qtr FY 14‐15 Variance Analysis

Page 5 of 5