EMC® Documentum® Webtop Versión 6 SP1
Guía del usuario P/N 300-006-013 Rev A01
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Tabla de contenido
Capítulo 1
Capítulo 2
Repositorios
.......................................................................................... Iniciar sesión en un repositorio .................................................................... Iniciar sesión como usuario limitado ........................................................ Iniciar sesión en otro repositorio .............................................................. Cerrar sesión en todos los repositorios ..................................................... Definir los repositorios favoritos .............................................................. Explorar repositorios .................................................................................. Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ................................... Explorar categorías ................................................................................. Usar cuadros de diálogo de selección ........................................................... Definir las preferencias ............................................................................... Abrir una ventana de repositorio adicional ................................................... Arrastrar y colocar ...................................................................................... Clic con el botón derecho ............................................................................ Ver mensajes .............................................................................................. Ver el estado de las operaciones en segundo plano ........................................
13 13 15 15 15 16 16 17 18 19 20 22 22 23 23 23
Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum .......................................................................................
23
Ver la información del producto ..................................................................
24
Archivos y carpetas
25
.............................................................................. Crear archivos ............................................................................................ Crear carpetas ............................................................................................ Crear archivadores ..................................................................................... Definir propiedades .................................................................................... Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ............................... Retirar y editar archivos .............................................................................. Información general sobre retirada y edición ............................................ Retirar archivos ...................................................................................... Registrar archivos ................................................................................... Información de registro ....................................................................... Versiones ........................................................................................... Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ............. Cancelar la retirada de archivos ............................................................... Ver archivos retirados actual y recientemente ........................................... Ver un archivo sin retirarlo .......................................................................... Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo .........................................
25 26 27 27 28 29 29 30 31 32 34 35 36 36 37 37
Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados ....................................................................................
39
Importar archivos en el repositorio ..............................................................
39
Exportar archivos del repositorio .................................................................
41
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3
Tabla de contenido
.............................................................. Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio .......................... Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio .......................... Ver el Portapapeles ..................................................................................... Enlaces ...................................................................................................... Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio............................... Enlazar un elemento a otro repositorio ..................................................... Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ................... Enlazar un elemento de repositorio a su equipo ........................................ Eliminar elementos del repositorio
Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador..................................................................................... Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio ........................................................................................ Abrir enlaces enviados por correo electrónico ...........................................
Capítulo 3
Capítulo 4
4
42 42 43 44 44 44 45 46 46 47 47 48
Suscripciones .............................................................................................
48
Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo .......................
49
Exportar la información mostrada en una lista ..............................................
49
Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio ...................
50
Buscar
................................................................................................... 51
Ejecutar búsquedas simples ......................................................................... Definir más los términos de búsqueda .....................................................
51 52
Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... Introducir valores para una búsqueda avanzada .......................................
57 57
Ver los resultados de la búsqueda ................................................................ Explorar los clústeres de búsqueda .......................................................... Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real ............................... Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos .........................
62 62 63 65
Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda................................................................................................
66
Cómo mejorar su experiencia de la búsqueda ............................................... Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda ............................................................................................... Indexación de un repositorio ................................................................... Elementos que se pueden buscar .............................................................
66
Búsquedas guardadas ................................................................................. Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .................................... Ejecutar búsquedas guardadas ................................................................ Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda ................................................................................. Editar una búsqueda guardada................................................................ Copiar una búsqueda guardada...............................................................
69 70 70
Plantillas de búsqueda ................................................................................ Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ........................... Crear una plantilla de búsqueda .............................................................. Editar una plantilla de búsqueda ............................................................. Modificar la definición de una plantilla de búsqueda ................................ Copiar una plantilla de búsqueda ............................................................
72 72 73 73 74 75
Definir preferencias de búsqueda ................................................................
75
66 68 68
71 71 71
Bandeja de entrada
............................................................................... 77 Bandeja de entrada información general....................................................... 77
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Tabla de contenido
Capítulo 5
Abrir tareas o notificaciones ........................................................................
78
Realizar tareas ............................................................................................
78
Completar tareas ........................................................................................
79
Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ...................................................
80
Rechazar tareas ..........................................................................................
81
Delegar tareas ............................................................................................
81
Repetir tareas .............................................................................................
82
Cambiar la disponibilidad para las tareas .....................................................
82
Tareas de la cola de trabajos ........................................................................ Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola .................................. Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .................... Seleccionar tareas de la cola .....................................................................
83 83 84 85
Flujos de trabajo y flujos rápidos
87
.......................................................... Iniciar flujos de trabajo ................................................................................ Enviar flujos rápidos ................................................................................... Ver flujos de trabajo .................................................................................... Pausar flujos de trabajo ............................................................................... Reanudar flujos de trabajo pausados ............................................................ Detener un flujo de trabajo ..........................................................................
87 89 90 91 91 91
Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo .................................................................
92
Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo................................................
92
Cambiar el supervisor del flujo de trabajo ....................................................
93
Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel ...........................................................................
93
......................... 94 Crear plantillas de flujo de trabajo ............................................................... 94 Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo
Capítulo 6
Colas de trabajos
.................................................................................. Descripción general de la cola de trabajos..................................................... Roles de colas de trabajos ........................................................................ Configurar nuevas colas de trabajos ............................................................. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo ...................................... Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ..................... Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ........................... Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos .....................................................................................
95 95 96 98 98 99 100 101
Introducción a las políticas de colas de trabajos .......................................... Introducción a las prioridades y aumento de antigüedad de las tareas ................................................................................................... Establecer una lógica de prioridad dinámica y aumento de antigüedad para las tareas ................................................................. Crear o modificar políticas de colas........................................................
102
Definir categorías de colas .........................................................................
106
Definir colas de trabajos ............................................................................
107
103 103 104
...................................... 109 Gestionar procesadores de colas de trabajos ............................................... 110 Definir políticas de anulación de colas de trabajos
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5
Tabla de contenido
Capítulo 7
Capítulo 8
6
Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo ................................................................................................ Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos ........................
110 110
Supervisar colas de trabajos ...................................................................... Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado ........................................................................................ Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario ................................................................................................ Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ...................... Suspender una tarea de cola de trabajos ................................................. Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos .............................. Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola ......................
114
Crear calendarios comerciales ...................................................................
119
Ciclos de vida
123
...................................................................................... Ver ciclos de vida...................................................................................... Asignar un ciclo de vida a un archivo ........................................................ Quitar ciclos de vida de archivos ............................................................... Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida............................... Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ................................. Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ................................ Reanudar archivos suspendidos ................................................................ Colaborar con otros usuarios
111 113
116 116 117 117 118 118
123 124 125 125 125 125 126
............................................................. 127
Información general sobre Documentum Collaborative Services (DCS)....................................................................................................... Discusiones .......................................................................................... Notas ................................................................................................... Carpetas y archivadores contextuales ..................................................... Calendarios .......................................................................................... Tablas de datos ..................................................................................... Editor de texto enriquecido ................................................................... Salas .................................................................................................... Administradores de usuarios ................................................................
127 128 128 128 128 129 129 129 129
Usar el editor de texto enriquecido ............................................................
130
Trabajar con discusiones ........................................................................... Ver discusiones..................................................................................... Agregar y editar comentarios ................................................................ Eliminar comentarios ........................................................................... Discusiones en los resultados de búsqueda.............................................
131 132 132 133 134
Trabajar con notas .....................................................................................
134
Trabajar con carpetas contextuales y archivadores.......................................
136
Trabajar con calendarios ............................................................................ Crear calendarios y eventos ................................................................... Especificar propiedades de eventos repetidos ......................................... Ver y editar calendarios y eventos .......................................................... Eliminar calendarios y eventos .............................................................. Calendarios en los resultados de búsqueda ............................................ Exportar e importar con calendarios ......................................................
137 138 141 143 143 143 144
Trabajar con tablas de datos....................................................................... Crear tablas de datos y entradas ............................................................
144 145
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Tabla de contenido
Capítulo 9
Capítulo 10
Capítulo 11
Ver tablas de datos y entradas ............................................................... Importar y exportar con tablas de datos .................................................
149 150
Trabajar con salas ..................................................................................... Visitar salas .......................................................................................... Enlazar a salas ...................................................................................... Acerca de los objetos controlados por salas............................................. Quitar el control de los objetos de una sala ......................................... Crear salas ........................................................................................... Editar las propiedades de una sala ......................................................... Pertenencia a salas ................................................................................ Copiar salas ......................................................................................... Mover o enlazar a una sala .................................................................... Eliminar salas .......................................................................................
150 150 151 151 152 152 154 155 157 157 157
Gestionar pertenencias a salas ...................................................................
158
Administrar usuarios sin la función de administrador................................. Crear nuevos usuarios .......................................................................... Modificar usuarios................................................................................ Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros).............................. Carpetas restringidas ...........................................................................
161 162 163 164 165
Formularios
167
......................................................................................... Introducir datos en formularios ................................................................. Formato de texto en un formulario ............................................................ Crear nuevos formularios .......................................................................... Bloquear una instancia de formulario......................................................... Compatibilidad con AJAX .........................................................................
167 168 170 170 171
Registros
............................................................................................. 173 Declarar un elemento como un registro formal ........................................... 173 Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales ................................................................................. Introducir valores para registros formales normales ............................ Introducir valores para registros formales Chapter 2 ........................... Introducir valores para registros formales Chapter 4 ...........................
174 175 175 176
Enlazar un registro ...................................................................................
179
Crear una relación del registro...................................................................
180
Ver una relación de registros .....................................................................
181
Quitar una relación del registro .................................................................
181
Realizar solicitudes de biblioteca ...............................................................
181
Documentos virtuales
185
......................................................................... Información general sobre los documentos virtuales ................................... Crear documentos virtuales....................................................................... Ver la estructura de un documento virtual.................................................. Ver el contenido de documentos virtuales .................................................. Agregar descendientes a documentos virtuales........................................... Reordenar los descendientes en un documento virtual ................................ Quitar descendientes de documentos virtuales ........................................... Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre .........................................................................
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185 186 186 187 188 190 191 192
7
Tabla de contenido
Capítulo 12
Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales ..........................
193
Crear un archivo de documentos virtuales .................................................
193
Convertir documentos virtuales en documentos simples .............................
194
Definir las preferencias de documentos virtuales ........................................
195
Anotaciones en PDF
............................................................................ 199 Información general de anotaciones en PDF ............................................... 199 Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF ...............................................................................................
200
Agregar comentarios a documentos PDF ....................................................
200
Ver los comentarios de documentos PDF ....................................................
201
Capítulo 13
Relaciones
Capítulo 14
Copias y transformaciones
Capítulo 15
Capítulo 16
Capítulo 17
........................................................................................... 203
................................................................. Información general sobre copias y transformaciones.................................. Ver una lista de las distintas copias de un archivo ....................................... Importar copias ........................................................................................ Transformar documentos al formato PDF o HTML ..................................... Crear copias mediante transformaciones .................................................... Crear un archivo relacionado mediante transformación .............................. Ver las propiedades de la transformación guardada .................................... Quitar transformaciones guardadas ...........................................................
205
Programación
...................................................................................... Información general sobre programaciones ................................................ Crear una programación ........................................................................... Edición de una programación existente ...................................................... Editar reglas de programación ................................................................... Reglas de programación ............................................................................ Quitar una programación de un elemento .................................................. Eliminar una programación ....................................................................... La programación de Webtop Express .........................................................
213
Conjuntos de permisos
....................................................................... Información general sobre los conjuntos de permisos .................................. Permisos básicos ....................................................................................... Permisos extendidos ................................................................................. Crear o editar un conjunto de permisos ...................................................... Editar permisos ........................................................................................
221
Usuarios, grupos y roles
229
..................................................................... Usuarios .................................................................................................. Localizar a un usuario ........................................................................... Crear o editar un usuario ...................................................................... Propiedades de usuario......................................................................... Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada ................................................................................
8
205 206 207 207 208 209 210 211
213 214 214 215 215 218 218 219
221 222 222 223 224
229 229 230 230 233
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Tabla de contenido
Apéndice A
Archivo de entrada para crear nuevos usuarios .................................. Activar o desactivar usuarios ................................................................. Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... Ver los grupos a los que pertenece un usuario ........................................ Reasignar elementos de un usuario a otro .............................................. Eliminar un usuario .............................................................................. Ver registros de administración de usuarios ...........................................
233 235 235 236 236 237 237
Grupos .................................................................................................... Crear o editar un grupo ........................................................................ Propiedades de grupo ........................................................................... Agregar o quitar miembros de un grupo ................................................ Reasignar elementos de un grupo a otro................................................. Ver los grupos a los que pertenece un grupo ........................................... Eliminar un grupo ................................................................................
237 238 239 241 241 242 242
Roles ....................................................................................................... Crear o editar un rol ............................................................................. Propiedades de rol ................................................................................ Agregar o quitar miembros de un rol ..................................................... Reasignar elementos de un rol a otro ..................................................... Ver los grupos a los que pertenece un rol................................................ Eliminar un rol .....................................................................................
242 243 243 244 245 245 245
Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac ...................................................................
247
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9
Tabla de contenido
Lista de figuras
Figura 1.
Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ...................................
20
Figura 2.
Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda ................
64
Figura 3.
Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala ....................................................................................
10
156
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Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 1.
Preferencias generales .....................................................................................
21
Tabla 2.
Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades .......................................
28
Tabla 3.
Información de registro ...................................................................................
32
Tabla 4.
Ficha Formatos ...............................................................................................
38
Tabla 5.
Propiedades al importar ..................................................................................
40
Tabla 6.
Definir más los términos de búsqueda .............................................................
53
Tabla 7.
Selección de una relación de propiedad a valor .................................................
60
Tabla 8.
Número de capas en supervisión de la búsqueda ..............................................
64
Tabla 9.
Roles de usuario para colas de trabajos ............................................................
97
Tabla 10.
Estados del ciclo de vida comunes .................................................................
124
Tabla 11.
Eventos de calendario ...................................................................................
139
Tabla 12.
Tipos de campos de la tabla de datos .............................................................
147
Tabla 13.
Formato de texto en un formulario ................................................................
168
Tabla 14.
Propiedades comunes para registros formales normales ..................................
175
Tabla 15.
Propiedades comunes para registros formales Chapter 2 .................................
176
Tabla 16.
Propiedades comunes para registros formales Chapter 4 .................................
177
Tabla 17.
Solicitudes de biblioteca ................................................................................
182
Tabla 18.
Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual ......................................................................................................
189
Tabla 19.
Preferencias de documento virtual .................................................................
195
Tabla 20.
Reglas de programación ................................................................................
216
Tabla 21.
Funciones del usuario limitado ......................................................................
219
Tabla 22.
Permisos básicos ...........................................................................................
222
Tabla 23.
Permisos extendidos .....................................................................................
223
Tabla 24.
Propiedades de usuario.................................................................................
231
Tabla 25.
............................................. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... Propiedades de grupo ................................................................................... Propiedades de rol ........................................................................................ Accesos directos del teclado ..........................................................................
234
Tabla 26. Tabla 27. Tabla 28. Tabla 29.
Valores predeterminados para nuevos usuarios
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238 239 243 247
11
Tabla de contenido
12
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Capítulo 1 Repositorios
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Iniciar sesión en un repositorio, página 13
•
Explorar repositorios, página 16
•
Usar cuadros de diálogo de selección, página 19
•
Definir las preferencias, página 20
•
Abrir una ventana de repositorio adicional, página 22
•
Arrastrar y colocar, página 22
•
Clic con el botón derecho, página 23
•
Ver mensajes, página 23
•
Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 23
•
Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum, página 23
•
Ver la información del producto, página 24
Iniciar sesión en un repositorio Para iniciar sesión en un repositorio, debe disponer de la siguiente información: •
URL de &product_name;
•
Nombre del repositorio
•
El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
•
Ubicación de la red de &product_name; (si procede)
•
El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)
•
Idioma (si procede)
Para iniciar sesión en un repositorio: 1.
En su navegador Web, escriba la URL de &product_name;.
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13
Repositorios
Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, &product_name; inicia la sesión automáticamente. Omita el resto de este procedimiento. 2.
Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio al que desea conectarse. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3.
En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.
4.
En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a &product_name;. Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.
5.
Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute &product_name; desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales la próxima vez? Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediante las preferencias.
6.
Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio.
7.
Para seleccionar el idioma que utilizará &product_name;, haga clic en Más opciones y elija el idioma deseado.
8.
Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y marque Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
9.
Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes: Nota: Si su organización utiliza Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), no podrá cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión de &product_name;. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. a.
Haga clic en Más opciones.
b.
Haga clic en Cambiar contraseña.
c.
Escriba la contraseña actual y la nueva.
d. Haga clic en Aplicar. 10. Haga clic en Inicio de sesión.
14
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Repositorios
Iniciar sesión como usuario limitado Si la aplicación incluye el rol usuario limitado y se le asigna dicha rol, cuando inicie sesión se le concederá un acceso limitado a la funcionalidad de repositorio. Si se le asigna el rol de usuario limitado, iniciará sesión mediante el procedimiento habitual de inicio de sesión: Iniciar sesión en un repositorio, página 13
Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio: 1.
Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3.
2.
Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento: a.
Seleccione Agregar repositorio.
b.
Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso 3.
c.
Si el repositorio no se mostraba en la página Agregar un repositorio, haga clic en más repositorios.
d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. e.
Haga clic en Aceptar.
f.
En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar.
3.
Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.
4.
Haga clic en Inicio de sesión.
Cerrar sesión en todos los repositorios Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.
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15
Repositorios
Definir los repositorios favoritos Para definir los repositorios favoritos: 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Repositorios.
3.
En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desee agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar.
4.
Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar.
5.
Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.
6.
Haga clic en Aceptar.
Explorar repositorios Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicial contiene los archivos y carpetas personales del usuario. &product_name; muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones. Pruebe cada una para ver cómo difieren las acciones: •
Haga clic en un nodo del panel de exploración.
•
Haga doble clic en un nodo del panel de exploración.
•
Haga clic en el signo más situado junto al nodo del panel de exploración.
•
Haga clic en una ubicación del panel de contenido.
•
Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido.
Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no sean adyacentes, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botón derecho y elija Seleccionar todo.
16
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Repositorios
Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él. Para cancelar la selección de un elemento en un grupo de elementos seleccionados, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento en cuestión. Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, haga cualquiera de las acciones siguientes: •
Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en
.
Para regresar a la lista original, haga clic en
.
•
Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.
•
Para mostrar y ocultar miniaturas, haga clic en
•
Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.
.
Sugerencia: Para ordenarlos por propietario de bloqueo, haga clic en
.
Seleccionar las columnas que aparecen en las listas Para seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en el panel de contenido 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Columnas.
3.
Desplácese a la vista adecuada y haga clic en Editar.
4.
Para agregar una columna, siga este procedimiento: a.
En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b.
En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad.
c.
Haga clic en la flecha para agregar.
d. Repita del Paso a al Paso c por cada propiedad que desee agregar. 5.
Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
6.
Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
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17
Repositorios
7.
Haga clic en Aceptar dos veces.
Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente 1.
Acceda a la lista.
2.
En el encabezado de columna seleccione
3.
Para agregar una columna, siga este procedimiento:
.
a.
En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b.
En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que se mostrará en una columna.
c.
Haga clic en la flecha para agregar.
d. Repita del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar. 4.
Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
5.
Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
6.
Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.
Para quitar una columna de una lista 1.
Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.
2.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna y seleccione Quitar columna.
Explorar categorías Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si &product_name; se integra con Documentum CI Server y si el repositorio se ha habilitado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza. Para desplazarse por las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos estándar de &product_name; para explorar la estructura de la jerarquía. Si su organización utiliza categorías:
18
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Repositorios
•
Es posible que pueda enviar archivos para clasificación.
•
Cuando crea un nuevo documento a partir de una plantilla, ésta puede especificar que el nuevo documento se enlace a una o varias categorías.
Para enviar un archivo para clasificación: 1.
Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Elija Herramientas > Enviar para clasificación.
3.
En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: •
Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.
•
Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
Usar cuadros de diálogo de selección Para localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, realice una de estas acciones: •
Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.
•
Para volver a una ubicación anterior, haga clic en dicha ubicación en la ruta de exploración situada encima de la lista.
•
Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, si está disponible.
•
Para mostrar sólo los elementos que empiezan por una determinada cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto que está encima de la lista y presione Entrar.
•
Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista.
Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 20, también debe hacer clic en la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.
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19
Repositorios
Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista
Definir las preferencias Las preferencias determinan la configuración al iniciar sesión en &product_name;. La mayor parte de sus preferencias se almacenan en el repositorio. Si inicia sesión desde un equipo diferente, &product_name; todavía utilizará dicha configuración. Algunas preferencias, como las de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en su equipo local. Esas preferencias sólo se utilizan en ese equipo local. El administrador del sistema determina dónde se almacena cada tipo de preferencia. Este tema describe las preferencias generales que se aplican a &product_name; en conjunto. Para definir preferencias específicas de una función particular de &product_name;, consulte el capítulo o tema que trata sobre dicha función.
Para definir las preferencias generales:
20
1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha General y complete los campos siguientes en Tabla 1, página 21.
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Repositorios
Tabla 1. Preferencias generales
Campo
Descripción
La sección empezará en
La página de &product_name; que se abre al iniciar sesión.
Ubicación de retirada
La ubicación del directorio de retirada. Este directorio es la ubicación en el equipo donde &product_name; copia los archivos cuando se retiran del repositorio.
Credenciales guardadas
Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan para iniciar sesión automáticamente en determinados repositorios.
Diseño
El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los elementos mostrados.
Arrastrar y soltar
Activar la casilla de verificación le permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto.
Autocompletar
Si la opción autocompletar está habilitada, cuando empiece a escribir texto en un campo, esta opción le muestra sugerencias para rellenar el campo. Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella. Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas con anterioridad. Al escribir la información sobre una página de propiedades, la función autocompletar también sugiere el texto del diccionario de datos de &product_name;, así como de su registro de entradas anteriores. El diccionario de datos de &product_name; proporciona texto común que todos los usuarios pueden utilizar.
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21
Repositorios
Campo
Descripción Para borrar la caché de las palabras y frases introducidas anteriormente, haga clic en Restablecer.
3.
Objetos ocultos
&product_name; muestra elementos ocultos. Un elemento oculto sólo está visible para un usuario con permiso Leer o Escribir sobre el elemento.
Opciones de accesibilidad
El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Abrir una ventana de repositorio adicional Para abrir una nueva ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > Nueva ventana.
Arrastrar y colocar Para utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción correspondiente en las preferencias generales, tal como se describe en Definir las preferencias, página 20.
Para realizar una acción con la operación de arrastrar y colocar:
22
1.
Desplácese al elemento que desea arrastrar y colocar.
2.
Si el objetivo de colocar no está en el mismo panel, siga uno de estos procedimientos: •
En el panel contrario, en &product_name;, desplácese al destino.
•
Abra una nueva ventana de &product_name; seleccionando Herramientas > Nueva ventana y desplácese al destino.
3.
Haga clic en el elemento para arrastrarlo y siga manteniendo presionado el botón del ratón.
4.
Sin soltar el botón del ratón, arrastre el elemento al objetivo de colocar.
5.
Suelte el botón del ratón.
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Repositorios
Clic con el botón derecho Puede realizar una acción en un elemento si hace clic con el botón derecho en el elemento y selecciona la acción en el menú de acceso directo.
Ver mensajes Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando el botón Herramientas > Ver mensajes.
Ver el estado de las operaciones en segundo plano Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado del trabajo. Una operación en segundo plano es la que puede realizar &product_name; mientras el usuario ejecuta otra. Por ejemplo, si registra un archivo y se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo globalmente, la operación global se realizará en segundo plano.
Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum My Documentum es una aplicación cliente de &product_name; que le permite trabajar en modo sin conexión cuando no está conectado a &product_name;. My Documentum debe instalarse en el equipo local para poder utilizarse. Si no está seguro de que esté instalado, pregunte al administrador del sistema. My Documentum mantiene a su disposición en el equipo los archivos del repositorio seleccionados, de modo que puede seguir trabajando con los archivos aunque esté desconectado de &product_name;. Al volver a conectarse a &product_name;, My Documentum sincroniza los documentos de su equipo con los del repositorio. Puede hacer que el proceso de sincronización tenga lugar a una hora predefinida o cuando
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23
Repositorios
se produzca un evento predefinido, o puede llevarlo a cabo manualmente cuando lo considere oportuno. Si tiene instalada en su equipo la aplicación My Documentum, puede acceder a ella a través de la carpeta My Documentum, a la que puede acceder a través del Explorador de Windows o de una aplicación de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas de la carpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas que se utiliza en el repositorio. Es posible buscar, editar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelve a conectarse a &product_name; y realiza la sincronización, los cambios se cargan en el repositorio. Para obtener más información acerca de My Documentum, consulte el sistema de ayuda de My Documentum o la Guía del usuario de My Documentum de EMC Documentum.
Ver la información del producto Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de &product_name;. La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK), en el que se basa &product_name;. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web.
24
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Capítulo 2 Archivos y carpetas
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Crear archivos, página 25
•
Crear carpetas, página 26
•
Crear archivadores, página 27
•
Definir propiedades, página 27
•
Retirar y editar archivos, página 29
•
Ver un archivo sin retirarlo, página 37
•
Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 37
•
Importar archivos en el repositorio, página 39
•
Exportar archivos del repositorio, página 41
•
Eliminar elementos del repositorio, página 42
•
Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 42
•
Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 43
•
Ver el Portapapeles, página 44
•
Enlaces, página 44
•
Suscripciones, página 48
•
Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 49
•
Exportar la información mostrada en una lista, página 49
•
Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio, página 50
Crear archivos Para crear un nuevo archivo 1.
Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.
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25
Archivos y carpetas
3.
Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19. Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado.
4.
En la ficha Crear, siga este procedimiento: a.
Escriba el nombre del nuevo archivo.
b.
Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida.
c.
Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.
5.
En la ficha Información, defina las propiedades según proceda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 28.
6.
Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
7.
Haga clic en Terminar.
Crear carpetas Para crear una nueva carpeta:
26
1.
Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.
3.
En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
4.
En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 28.
5.
En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 224.
6.
Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
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Archivos y carpetas
7.
Haga clic en Terminar.
Crear archivadores Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos.
Para crear un nuevo archivador: 1.
Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.
2.
Seleccione el nodo Archivadores.
3.
Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.
4.
En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
5.
En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 28.
6.
En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 224.
7.
Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
8.
Haga clic en Terminar.
Definir propiedades Para definir las propiedades de un elemento: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: Para seleccionar varios al mismo tiempo, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Aparecerá el cuadro de diálogo de propiedades. Este cuadro de diálogo contiene varias fichas, cada una de las cuales cubre la configuración que controla un área funcional determinada. Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 28.
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27
Archivos y carpetas
El producto podría tener fichas adicionales que no se tratan en esta sección. Si precisa más información sobre otras fichas, consulte el tema de esta guía que trata las funciones de las fichas. Por ejemplo, efectúe una búsqueda por el nombre de la ficha en el índice o en la tabla de contenido de este documento. Si desea definir las propiedades de varios elementos, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra los valores de propiedad comunes a todos los elementos seleccionados. Cualquier cambio que realice se aplicará a todos los elementos que haya seleccionado. 3.
Defina las propiedades según corresponda.
4.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
aparece al lado de un elemento, puede hacer clic en el icono Sugerencia: Si el icono para mostrar las propiedades del elemento.
Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades Es posible que el producto tenga fichas adicionales que no se describen en Tabla 2, página 28. Para obtener información sobre otras fichas, utilice el Índice o la Tabla de contenido para buscar la función indicada en la ficha. Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades
Ficha
Descripción
Ficha Información
Para editar las propiedades de esta ficha, siga uno de estos procedimientos: • Escriba un nuevo valor en un cuadro de texto de propiedad. • Haga clic en Editar o Seleccionar junto a una propiedad y seleccione el valor. • Haga clic en el calendario junto a una propiedad y seleccione el valor. • Active la casilla de verificación situada junto una propiedad. • Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades.
28
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Archivos y carpetas
Ficha
Descripción
Ficha Permisos
Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 224.
Ficha Historial
Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones.
Retirar y editar archivos Esta sección consta de los siguientes temas: •
Información general sobre retirada y edición, página 29
•
Retirar archivos, página 30
•
Registrar archivos, página 31
•
Cancelar la retirada de archivos, página 36
•
Ver archivos retirados actual y recientemente, página 36
Información general sobre retirada y edición Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, &product_name; lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas. Cuando retire un archivo, &product_name; copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo. Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, &product_name; lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo. De forma predeterminada, el directorio de retirada es el siguiente, en función del sistema operativo: •
Windows //Documentum/Retirada
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
29
Archivos y carpetas
•
Macintosh Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada
Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, &product_name; lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo. Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada. junto a los archivos que haya bloqueado y &product_name; muestra archivos bloqueados por otros usuarios.
junto a los
Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna. Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, &product_name; anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado.
Retirar archivos Para retirar un archivo: 1.
Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.
•
Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar. Sugerencia: También puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.
3.
Si se le solicita que facilite información adicional, introduzca la información y haga clic en el botón adecuado. Si va a retirar varios archivos, introduzca la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.
30
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Archivos y carpetas
Sugerencia: para aplicar las entradas a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar. Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.
Registrar archivos Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF. Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión.
Para registrar un archivo: 1.
Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Archivo > Registrar.
3.
Si &product_name; no puede localizar el archivo en el equipo y le solicitara la ubicación, busque el archivo en su equipo.
4.
Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página 32.
5.
Siga uno de estos procedimientos: •
Si va a registrar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.
•
Si va a registrar varios archivos, introduzca la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar información a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
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Archivos y carpetas
Información de registro Consulte Tabla 3, página 32 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan. Tabla 3. Información de registro
Campo
Descripción
Guardar como
Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si precisa más información, consulte Versiones, página 34.
Etiqueta de versión
Permite etiquetar la versión actualizada.
Descripción
Le permite escribir una descripción opcional del archivo.
Formato
Define el tipo de archivo.
Lifecycle ID
Asigna un ciclo de vida al archivo.
Cargar opciones
Determina la rapidez con que el nuevo contenido esté disponible para otros usuarios y si puede utilizar &product_name; mientras se produce el registro. Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le ofrecerá esta opción. Seleccione uno de los siguientes procedimientos: • Enviar para un acceso global inmediato: Actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización.
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Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Archivos y carpetas
Campo
Descripción Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en &product_name;. • Enviar primero para acceso local: Actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero &product_name; tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando &product_name; mientras se produce la actualización. Nota: si va a registrar varios archivos y utiliza el botón Siguiente, esta opción aparece sólo para el primer archivo. La selección que hace se aplica automáticamente a todos los archivos restantes.
Mostrar opciones
Mantener bloqueo
Guarda el archivo actualizado en el repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre.
Convertir en la versión actual
Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si precisa más información, consulte Versiones, página 34.
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Archivos y carpetas
Campo
Descripción Mantener una copia local tras el registro
Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio.
Suscribirse a este archivo
El archivo se enlaza a sus suscripciones.
Registrar desde archivo
Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija.
Versiones Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0. Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para poder disponer de estas opciones.) •
Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.
•
Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior.
Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). Si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.
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Archivos y carpetas
El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas.
Para mostrar todas las versiones de un archivo: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo.
2.
Seleccione Mostrar > Versiones.
Para mostrar todas las versiones de todos los archivos en una lista, seleccione Mostrar todos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado encima de la lista. Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio. Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estas opciones: •
Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Si selecciona esta opción, &product_name; asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actual del archivo.
•
Puede registrar la versión más antigua del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario retira la versión 5.0 de un documento, la edita y, a continuación, la vuelve a registrar como una versión mayor, su número será el 6.0. La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, &product_name; creará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión 5.0.1.
Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente Para reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente: 1.
Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página 30.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Seleccione el archivo retirado en el repositorio y seleccione Archivo > Registrar.
•
Arrastre el archivo de sustitución desde el equipo local y colóquelo en el archivo retirado en el repositorio. Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para actualizar el contenido localmente antes de realizar la actualización globalmente. La actualización se produce de forma global inmediatamente.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
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Archivos y carpetas
3.
Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información de registro, página 32.
4.
Haga clic en Aceptar.
Cancelar la retirada de archivos Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual.
Para cancelar la retirada de un archivo: 1.
Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Archivo > Cancelar retirada.
3.
Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos: •
Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.
•
Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
Ver archivos retirados actual y recientemente Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic en Mis archivos. Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como los que se han registrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican mediante el icono de llave. Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.
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Archivos y carpetas
Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio. Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis archivos también mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos.
Ver un archivo sin retirarlo Al ver un archivo, &product_name; lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio. Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente: C:\Documentum\Viewed
Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, &product_name; agregará un número al nombre. Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.
Para ver un archivo sin retirarlo: 1.
Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.
2.
Seleccione Archivo > Mostrar.
Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, debe tener instalado el enlace virtual.
Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo Todos los elementos del repositorio tienen un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define de qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto se asocia a un formato de archivo para su edición y a otro formato de archivo para su visualización.
Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo: 1.
Haga clic en Preferencias.
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37
Archivos y carpetas
2.
Seleccione la ficha Formatos. La ficha Formatos muestra los tipos en los que han cambiado las aplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.
3.
4.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar.
•
Para asociar una aplicación a un tipo que aparece en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar.
Complete los campos en Tabla 4, página 38: Tabla 4. Ficha Formatos
5.
38
Campo
Descripción
Elegir tipo de objeto
Seleccione el tipo para el que desea definir el formato.
Formato primario
Seleccione el formato de archivo que se asociará al tipo.
Formato de visualización
Seleccione el formato de archivo que desea asociar a una vista de sólo lectura de un archivo de este tipo.
¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?
Si la aplicación se puede abrir con un explorador Web, puede convertirla en la aplicación de visualización predeterminada. Para hacerlo, seleccione Sí.
Aplicación de visualización
Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para ver elementos de este tipo.
Aplicación de edición
Haga clic en Seleccionar aplicación y elija la aplicación utilizada para editar elementos de este tipo.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
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Archivos y carpetas
Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados: 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Formatos.
3.
Seleccione el tipo de objeto.
4.
Haga clic en Restaurar valores predeterminados.
Importar archivos en el repositorio Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entre la hora de la importación y la creación de las copias. Dependiendo de la configuración de su organización, quizás haya un límite en el número de elementos que se pueden importar de una vez.
Para importar al repositorio: 1.
Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.
2.
Seleccione Archivo > Importar.
3.
Seleccione los archivos y carpetas que desea importar mediante uno o los dos procedimientos siguientes: •
Para importar un archivo individual, haga clic en Agregar archivos, seleccione el archivo y haga clic en Aceptar. Para agregar más archivos, repita la secuencia.
•
Para importar una carpeta y sus subcarpetas y archivos, haga clic en Agregar carpetas, desplácese hasta la carpeta, selecciónela y haga clic en Aceptar. Para agregar más carpetas, repita la secuencia.
4.
Haga clic en Siguiente.
5.
Si se le solicita establecer las propiedades para el archivo importado, realice los cambios según corresponda. Nota: Si está importando varios archivos y elige aplicar la información individualmente a cada archivo, esta opción sólo aparecerá para el primer archivo. La selección que hace se aplica automáticamente a todos los archivos restantes. Tabla 5, página 40 describe las propiedades que puede encontrar.
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Archivos y carpetas
Tabla 5. Propiedades al importar
Campo
Descripción
Tipo
No cambiar esta propiedad
Formato
No cambiar esta propiedad
Lifecycle ID
Asigna un ciclo de vida al archivo.
Cargar opciones
Si aparece el campo , puede determinar la rapidez con que el nuevo contenido está disponible para otros usuarios y puede utilizar &product_name; mientras se produce la importación. (Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le ofrecerá esta opción.) Para seleccionar Cargar opciones , seleccione una de las siguientes opciones: • Enviar para un acceso global inmediatoActualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en &product_name;. • Enviar primero para acceso localActualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero &product_name; tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando &product_name; mientras se produce la actualización.
6.
Siga uno de estos procedimientos: •
Si va a importar un solo archivo, haga clic en Aceptar.
•
Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
40
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Archivos y carpetas
Para importar con la operación de arrastrar y colocar: Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para importar localmente antes de realizar la importación globalmente. La importación se produce de forma global inmediatamente. 1.
Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.
2.
Arrastre el archivo desde el equipo local y colóquelo en la zona situada encima de la lista de archivos de &product_name;.
3.
Si se le solicita que defina las propiedades, hágalo según corresponda y siga uno de estos procedimientos: •
Si va a importar un solo archivo, haga clic en Aceptar.
•
Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
Exportar archivos del repositorio Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa al repositorio.
Para exportar del repositorio: 1.
Desplácese hasta el archivo o la carpeta y seleccione el elemento deseado. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Archivo > Exportar.
3.
Si se le solicita que especifique las opciones de exportación, por ejemplo, si desea incluir archivos relacionados, siga uno de estos procedimientos: •
Si va a exportar un solo archivo, especifique las opciones según corresponda y haga clic en Aceptar.
•
Si va a exportar varios archivos, especifique las opciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar las opciones a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
4.
Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.
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Archivos y carpetas
Para exportar con la operación de arrastrar y colocar: 1.
Desplácese al elemento que desea exportar.
2.
Arrastre el elemento desde el repositorio y colóquelo en la ubicación adecuada en el equipo local.
Eliminar elementos del repositorio Para eliminar un elemento del repositorio: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Archivo > Eliminar.
3.
Si se le solicita que indique si desea eliminar elementos relacionados, realice las selecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos: •
Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.
•
Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Sugerencia: para aplicar selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, haga clic en Terminar.
Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada, &product_name; mueve sólo la versión seleccionada del elemento. No obstante, el administrador podría haber configurado &product_name; para que mueva todas las versiones. Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar. Sugerencia: También puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar. No puede mover un elemento que está bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.
Para mover un elemento a una ubicación nueva: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: Puede seleccionar varios elementos.
42
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Archivos y carpetas
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se moverán a la misma ubicación.
3.
Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos y siga uno de estos procedimientos: •
Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Mover aquí.
•
Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Mover aquí.
Los elementos se mueven a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.
Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copia un elemento, sólo la versión seleccionada se copia.
Para copiar un elemento a una ubicación nueva: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: Puede seleccionar varios elementos.
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se copiarán a la misma ubicación.
3.
Si copia a otro repositorio, abra ese repositorio en el panel de exploración. Si precisa más información, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 15.
4.
Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a copiar los elementos y siga uno de estos procedimientos:
5.
•
Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí.
•
Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar aquí.
Si se muestra el Portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar.
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Archivos y carpetas
Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con el mismo nombre, &product_name; agregará Copia al nombre del elemento copiado.
Ver el Portapapeles Los archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositorio se guardan en el Portapapeles. En el Portapapeles se pueden guardar varios archivos a la vez. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. Si un elemento esperado no apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre. Para quitar un elemento de su Portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar.
Enlaces Esta sección consta de los siguientes temas: •
Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 44
•
Enlazar un elemento a otro repositorio, página 45
•
Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 46
•
Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 46
•
Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 47
•
Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 47
•
Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 48
Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio Cuando enlaza un elemento a otra ubicación en el repositorio, se tiene acceso al elemento desde la nueva ubicación de la misma manera en que se tienen acceso desde la ubicación original. No puede enlazar un elemento que está bloqueado. Si el elemento está bloqueado, el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.
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Archivos y carpetas
Para enlazar un elemento a otra ubicación en el repositorio: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo. Sugerencia: Puede seleccionar varios elementos.
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles. Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementos en el Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación.
3.
Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a enlazar los elementos y siga uno de estos procedimientos: •
Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar > Enlazar aquí.
•
Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con el botón derecho y seleccione Enlazar aquí.
Los elementos se enlazan a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el Portapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.
Enlazar un elemento a otro repositorio Puede enlazar un elemento desde un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elemento seleccionado. Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al realizar una operación, &product_name; efectúa la operación en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, &product_name; también retira el original en el repositorio de origen. Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta o de archivo. Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual. Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación, seleccione Archivo > Ir a destino.
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Archivos y carpetas
Para enlazar un elemento a otro repositorio: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.
3.
En la misma ventana de &product_name;, abra el repositorio al que desee enlazar.
4.
Desplácese hasta la ubicación en el nuevo repositorio.
5.
Seleccione Editar > Enlazar aquí.
Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales. Tenga en cuenta que: •
Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca la sincronización automática.
•
Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio.
•
Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo se crea un archivo nuevo en el repositorio. No crea un acceso directo.
•
Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se les haya aplicado ciclos de vida.
Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento Para ver todas las ubicaciones a las que un elemento está enlazado: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Seleccione Mostrar > Ubicaciones.
•
Seleccione Mostrar > Pertenencias.
Enlazar un elemento de repositorio a su equipo Para enlazar un elemento de repositorio a su equipo:
46
1.
Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
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Archivos y carpetas
Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos. El icono de acceso directo tiene esta apariencia: 3.
Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastre el icono y colóquelo en una carpeta de su equipo.
Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador Para agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos del explorador: 1.
Desplácese hasta el documento o carpeta en el repositorio y selecciónelo.
2.
Seleccione Archivo > Agregar a Favoritos.
3.
Haga clic en Aceptar.
Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador: 1.
En su explorador, seleccione el documento o carpeta desde el menú de marcadores o de favoritos.
2.
Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.
Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio Para enviar un enlace en un correo electrónico: 1.
Busque el elemento del repositorio y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará el enlace al elemento del repositorio.
3.
Escriba la dirección de correo electrónico y cualquier mensaje que resulte adecuado y envíe el correo electrónico.
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Archivos y carpetas
Abrir enlaces enviados por correo electrónico Para abrir enlaces enviados por correo electrónico: 1.
Haga clic en el enlace.
2.
Si se le solicita que siga uno de estos procedimientos, realice la acción adecuada: •
Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.
•
Si se le pregunta si desea ver o editar el elemento, haga clic en Mostrar o Editar, según corresponda. Al hacer clic en Editar, el archivo se retira. Cuando se hace clic en Mostrar, el documento no se retira.
•
Si se le solicita que indique la aplicación con la que desea editar o mostrar el elemento, selecciónela según corresponda.
Suscripciones Los elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio.
Para suscribirse a un elemento de repositorio: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Seleccione Herramientas > Suscribir.
•
Arrastre el elemento y colóquelo en el nodo Suscripciones en el panel de exploración.
Para suscribir a otro usuario a un elemento de repositorio: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Seleccione Herramientas > Suscribir a otros.
3.
En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
Para cancelar la suscripción a un elemento:
48
1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción.
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Archivos y carpetas
Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo: 1.
Seleccione el archivo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para recibir una notificación en el momento en que se lee un archivo (incluso si se visualiza, exporta, retira y revisa), seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura.
•
Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios.
Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada y su bandeja de entrada del correo electrónico de &product_name;. Sugerencia: Puede desactivar la notificación después seleccionando el archivo y eligiendo Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación de cambios.
Exportar la información mostrada en una lista Al exportar los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, la información se guarda en un archivo .csv, que se abre en su aplicación predeterminada para los archivos .csv. Antes realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad del explorador permite descargas de archivo.
Para exportar información mostrada en una lista: 1.
Desplácese por la lista.
2.
Seleccione Herramientas > Exportar a CSV.
3.
Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv.
6.
Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo.
7.
Siga uno de estos procedimientos:
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
49
Archivos y carpetas
•
Si está utilizando un explorador distinto a Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar.
•
Si está utilizando IE, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar.
Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo .csv en Microsoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos > Importar datos de Excel para importar el archivo .csv.
Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio Si la configuración de su organización incluye EMC Documentum Client for Outlook (DCO), puede ver los mensajes de correo electrónico que los usuarios de DCO hayan importado en el repositorio.
Para ver un mensaje de correo electrónico:
50
1.
Desplácese al mensaje y selecciónelo.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para ver el mensaje en Microsoft Outlook, seleccione Archivo > Ver como mensaje de correo de Outlook.
•
Para ver el mensaje en un navegador Web o editor de HTML, seleccione Archivo > Ver como HTML.
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Capítulo 3 Buscar
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Ejecutar búsquedas simples, página 51
•
Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57
•
Ver los resultados de la búsqueda, página 62
•
Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda, página 66
•
Cómo mejorar su experiencia de la búsqueda, página 66
•
Búsquedas guardadas, página 69
•
Plantillas de búsqueda, página 72
•
Definir preferencias de búsqueda, página 75
Ejecutar búsquedas simples Al escribir un término en el cuadro de búsqueda simple, el término se hace corresponder con documentos u otros objetos que incluyen ese término de la búsqueda dentro del propio documento o dentro de las propiedades del objeto. Esta clase de búsqueda se llama búsqueda de “texto completo”. Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsqueda predeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definir preferencias de búsqueda, página 75, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda. Es posible buscar en varios repositorios al mismo tiempo pero también es posible buscar orígenes externos como bases de datos externas, orígenes Web o su equipo de escritorio. Al mostrar los resultados de la búsqueda, &product_name; muestra los archivos con más palabras coincidentes en primer lugar. Si el repositorio se ha indexado para categorías léxicas, &product_name; también mostrará los archivos que incluyan variaciones de las palabras que haya escrito. Por ejemplo, si escribe explorar &product_name; también buscará archivos que contengan las palabras explorador, explorado y exploración.
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51
Buscar
Para ejecutar una búsqueda simple: 1.
En el cuadro de texto situado encima del panel de exploración, escriba las palabras que desea buscar. Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 52.
2.
Haga clic en Buscar o en el icono de lupa, en función de lo que esté disponible en su aplicación. Si su búsqueda incluye varios términos, los resultados que se muestran en primer lugar contendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, &product_name; mostrará los resultados que contienen sólo algunos de los términos de búsqueda. Sugerencia: Para detener la búsqueda, haga clic en
3.
.
Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 62.
Definir más los términos de búsqueda Puede utilizar la sintaxis de Tabla 6, página 53 para definir más los términos de búsqueda de una búsqueda simple o del campo Contiene de una búsqueda avanzada.
52
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Buscar
Tabla 6. Definir más los términos de búsqueda
Sintaxis
Descripción
Palabra o frase entre comillas: " "
Para buscar una palabra o frase exacta, escriba la palabra o frase entre comillas. Nota: • Para una búsqueda simple (incluido el campo Contiene en una búsqueda avanzada), si no utiliza las comillas, &product_name; muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras que ha escrito, además de las palabras exactas. Por ejemplo, si escribe explorar &product_name; también buscará explorador, explorado y exploración. Esta opción se deshabilita al buscar más de una palabra o si el repositorio no está indexado para las variaciones léxicas. • Las comillas no se pueden utilizar para hacer coincidir las mayúsculas y minúsculas exactas de un término.
Operadores Y y O
Para obtener resultados que contengan dos términos (un término es una palabra o una frase entre comillas), escriba Y entre las palabras o las frases entre comillas. Para obtener resultados que contengan por lo menos un término, escriba O entre las palabras o las frases entre comillas. Puede encadenar varios términos juntos con los operadores Y y O. el operador Y tiene precedencia sobre el operador O. Por ejemplo, si escribe: conocimiento y gestión o detección
sus resultados deben contener conocimiento o deben contener gestión y detección.
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53
Buscar
Sintaxis
Descripción
El operador NO
Para obtener resultados que no contengan un término, escriba NO antes de dicho término. El operador NO se puede utilizar: • solo, al principio de la consulta, • entre dos términos, • después de los operadores Y u O, separado por un espacio. Sólo se toma en cuenta el término que sigue al operador. Puede ser una palabra o una frase entre comillas. Son posibles las siguientes sintaxis: NO adaptador
Esta consulta devolverá los resultados que no contienen la palabra adaptador. Utilice esta sintaxis cuidadosamente ya que puede generar un gran número de resultados. Documentum NO adaptador Documentum Y NO adaptador
Ambas consultas devolverán resultados que contienen la palabra Documentum pero no contienen adaptador. Documentum O NO adaptador
Esta consulta devolverá resultados que contienen la palabra Documentum (pero que contienen posiblemente la palabra adaptador) y resultados que no contienen la palabra adaptador. Utilice esta sintaxis cuidadosamente ya que puede generar un gran número de resultados. Nota: • El operador NO no se admite para consultas en orígenes externos cuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto con el operador O. • El operador NO no se puede utilizar con paréntesis. Sin embargo, se puede
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Buscar
Sintaxis
Descripción utilizar dentro de los paréntesis. Ejemplo de una sintaxis no válida: A NO ( B O C )
Ejemplo de una sintaxis válida: (A NO B) O (A NO C)
• YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, se considerará como un término de búsqueda. Términos entre paréntesis: ( )
Para agrupar los términos que &product_name; debe procesar conjuntamente, escriba los términos entre paréntesis e incluya siempre un espacio antes y después de cada signo de paréntesis. El uso de paréntesis anula el orden de las operaciones. Por ejemplo, si escribe: conocimiento y gestión o detección
los resultados deben contener tanto conocimiento como gestión o deben contener detección. Pero si escribe: conocimiento y ( gestión o detección )
los resultados deben contener conocimiento y también deben contener gestión o detección.
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Buscar
Sintaxis
Descripción
Comodín de varios caracteres
Si el repositorio está indexado, puede utilizar un comodín para indicar caracteres adicionales en cualquier parte de una palabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres. Para una búsqueda simple (incluido el campo Contiene en una búsqueda avanzada), el comodín para varios caracteres es el asterisco: * Para una búsqueda simple en un repositorio no indexado, para una búsqueda avanzada en propiedades o para una búsqueda en orígenes externos, el comodín para varios caracteres no está disponible; debe utilizar los operadores de truncamiento en su lugar. Por ejemplo, puede utilizar el operador Empieza por para sustituir un comodín de final. Nota: si utiliza comodines, &product_name; no mostrará resultados que incluyan las variaciones de las palabras que ha escrito. Por ejemplo, si escribe d*mento
los resultados deben contener: documento, departamento, etc., pero no documentado o documentación. Comodín de un solo carácter
Si el repositorio está indexado, puede utilizar un comodín para indicar un solo carácter desconocido en cualquier parte de una palabra. Para una búsqueda simple (incluido el campo Contiene en una búsqueda avanzada), el comodín para un solo carácter es el signo de cierre de interrogación: ? Para una búsqueda simple en un repositorio no indexado, para una búsqueda avanzada en propiedades o para una búsqueda en orígenes externos,
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Buscar
el comodín para un solo carácter no está disponible. Nota: •
Los operadores Y, O y NO son palabras reservadas. Para buscar un término que incluya un operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware y software", &product_name; devuelve documentos con esa cadena de tres palabras. Si escribe hardware y software sin las comillas, &product_name; devuelve todos los documentos que contienen ambas palabras.
•
Los operadores Y, O y NO no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si le resulta más cómodo, puede escribir: Y e y.
Ejecutar búsquedas avanzadas Para buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Una búsqueda avanzada le permite definir de forma más precisa su consulta de las propiedades del documento. Por ejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyo autor sea Juan Morena y que se hayan modificado entre el 1 de noviembre de 2006 y el 31 de diciembre de 2006.
Para ejecutar una búsqueda avanzada: 1.
En la página principal de &product_name;, haga clic en la flecha situada junto al botón Buscar o en el icono de lupa, en función de la opción que esté disponible y, a continuación, haga clic en Avanzada.
2.
Introduzca los valores para la búsqueda. Consulte Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 57.
3.
Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en
4.
.
Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 62.
Introducir valores para una búsqueda avanzada En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así, consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57. Sugerencia: En la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar con los campos vacíos, haga clic en Borrar.
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Buscar
Para introducir los valores para una búsqueda avanzada: 1.
En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 52.
2.
En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones para buscar. Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento: a.
Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clic en Editar.
b.
En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicación y selecciónela. La ubicación de Repositorios disponibles puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si &product_name; está configurado para buscar orígenes externos. Si selecciona repositorios u orígenes para los que sus credenciales no están guardadas, es posible que aparezca una ventana de inicio de sesión.
c.
Haga clic en la flecha para agregarlo a la lista Incluidos en la búsqueda.
d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias. e.
Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.
f.
Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado.
g.
Haga clic en Aceptar.
3.
En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar.
4.
En la lista Propiedades, introduzca uno o varios valores de propiedad para la búsqueda mediante este procedimiento: a.
Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad.
b.
En una línea dada: i.
Seleccione una propiedad en la primera lista desplegable.
ii. Seleccione una relación de propiedad a valor en la segunda lista desplegable. Tabla 7, página 60, describe las relaciones posibles. iii. En los campos restantes, introduzca el valor o valores, o seleccione un valor en la lista. Tenga en cuenta que si escribe varias palabras, se buscan como una frase. Por ejemplo, si escribe gestión del conocimiento
&product_name; sólo buscará valores que contienen la frase gestión del conocimiento pero no los valores que contienen las palabras gestión y conocimiento de forma independiente como “gestión de procesos y
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Buscar
del conocimiento”. Si quiere que sus resultados incluyan ambos términos como una frase o separadamente, debe crear dos subconsultas y utilizar el operador Y. c.
Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 6.
d. Para agregar más propiedades, haga clic en Agregar otra propiedad. e.
Seleccione uno de los siguientes operadores: •
Y La selección de este operador especifica que los resultados de la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior.
•
O La selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior.
Cuando la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen el orden de definición. Cada vez que se agrega Y u O, los operadores anteriores se agrupan entre sí. Por ejemplo, si define la consulta siguiente: Nombre contiene Gestión del conocimiento Y Autor contiene Lewis O Autor contiene Twain
entonces, los resultados deben contener los documentos cuyo nombre es gestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o todos los documentos cuyo autor es Twain. Para buscar todos los documentos cuyo nombre es gestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis o Twain, debe definir la consulta siguiente: Autor contiene Lewis O Autor contiene Twain Y Nombre contiene Gestión del conocimiento
Nota: Cuando seleccione orígenes externos, no utilice el operador O entre distintos atributos. La siguiente consulta es válida: Autor contiene Lewis O Autor contiene Twain
pero la siguiente no lo es: Autor contiene Lewis O Nombre contiene Gestión del conocimiento
f.
Vuelva al Paso b.
5.
Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar correspondiente a dicha propiedad.
6.
En la lista Fecha, seleccione el tipo de fecha para buscar. Especifique un intervalo de fechas: un intervalo fijo de fechas que utilice la fecha actual o bien escriba las fechas Desde y/o Hasta. Los meses se pueden escribir en cifras o con el nombre. Los años se pueden escribir con dos o cuatro cifras.
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Buscar
Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo de fechas. Por su parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluye en el intervalo de fechas. 7.
En la lista Tamaño, seleccione un intervalo de tamaño.
8.
Complete los campos restantes. En la lista siguiente se describen las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad: •
Buscar objetos ocultos: Esta opción incluye los elementos ocultos en la búsqueda. La búsqueda muestra únicamente aquellos elementos ocultos para los que tiene permiso.
•
Buscar todas las versiones: Busca las versiones anteriores así como la versión actual de un archivo.
Los operadores definen la relación entre una propiedad y su valor correspondiente. La tabla siguiente describe los operadores disponibles en la página Búsqueda avanzada. Tabla 7. Selección de una relación de propiedad a valor
Operador
Descripción
Operadores relacionales:
Puede utilizar estos operadores con valores o cadenas numéricos.
Menor que < Menor o igual que Mayor o igual que >=
60
Igual a =
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene sólo el valor exacto que ha escrito.
Distinto de
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad nunca coincide con el valor exacto que ha escrito.
Operadores de truncamiento:
Los operadores de truncamiento se pueden utilizar en lugar del comodín para varios caracteres.
Empieza por
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad empieza por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de final.
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Buscar
Operador
Descripción
Termina por
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad termina por el valor que ha escrito. Es lo mismo que si se utilizase un comodín de inicio.
Contiene
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad contiene el valor que ha escrito en cualquier lugar. Es lo mismo que si utilizase comodines de inicio y fin.
No contiene
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no contiene el valor que ha escrito en ningún lugar.
Otros operadores: En
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad coincide con uno de los valores que ha escrito. Los valores potenciales es escriben como una lista delimitada por comas.
No en
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no coincide con ninguno de los valores que ha escrito.
Es nulo
Muestra los resultados en los que el valor de propiedad no se ha definido. Si sabe que una propiedad no contiene ningún valor, puede utilizar este operador para restringir la búsqueda.
No es nulo
Muestra los resultados en los que se ha definido el valor de propiedad, pero sin ningún valor específico. Puede utilizar este operador para buscar sólo los documentos cuyas propiedades estén definidas. Por ejemplo, si selecciona palabras clave no es nulo, sus resultados deben contener sólo los documentos con palabras clave.
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61
Buscar
Ver los resultados de la búsqueda En los resultados de la búsqueda, puede hacer lo siguiente: •
Para activar o desactivar la función de resaltar, haga clic en
•
Si su organización incluye la función de clúster, los resultados aparecen en el panel de exploración así como en el panel de contenido. Los resultados del panel de exploración se organizan por propiedad.
o
.
Para ver los resultados que incluyen una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Si precisa más información, consulte Explorar los clústeres de búsqueda, página 62. •
. Muestra Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en las estadísticas de búsqueda según la ubicación de búsqueda. Si su organización incluye la función de supervisión de búsqueda, también se muestran las estadísticas en tiempo real, tal como se describe en Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 63.
•
y defina los valores Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 57, y haga clic en Buscar.
•
Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en
•
Para guardar la búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez para recibir resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 70.
•
Si su organización incluye la función de supervisión de búsqueda, también se muestran las estadísticas en tiempo real, tal como se describe en Crear una plantilla de búsqueda, página 73.
•
Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos, página 65.
.
Explorar los clústeres de búsqueda Si está disponible la agrupación, al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo se muestran en el panel de contenido, sino que también se agrupan en clústeres de resultados relacionados en el panel de exploración. El agrupamiento sólo está disponible si &product_name; incluye la opción Extended Search y está configurado para el agrupamiento. Para contraer o expandir la lista Clústeres, haga clic en el signo más/menos situado en la parte superior de la lista.
62
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Buscar
Para expandir un clúster o clúster secundario, haga clic en el signo más situado junto al clúster. Para mostrar los resultados de un clúster secundario en el panel de contenido, haga clic en el clúster secundario. Para actualizar la lista Clústeres con nuevos resultados, haga clic en aparece si hay disponibles nuevos resultados.
. El icono sólo
&product_name; calcula los subclústeres utilizando la estrategia definida en las y, a continuación, preferencias de usuario. Para establecer las preferencias, haga clic en siga los pasos apropiados de Definir preferencias de búsqueda, página 75.
Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estado en tiempo real aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en Figura 2, página 64. La supervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsqueda que devuelven los resultados más rápidamente. La supervisión de la búsqueda está disponible si está instalada la opción Extended Search. Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en iniciado la búsqueda.
tan pronto como se haya
Para volver a reproducir la animación después de que la búsqueda se ha completado, haga clic en icono Actualizar, . Cuando vuelva a reproducir la animación, verá una repetición de cómo se ha producido la búsqueda. Al volver a reproducir la animación no se vuelve a ejecutar la consulta.
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63
Buscar
Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda
En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un trozo de pastel. El número de capas de un sector corresponde al número de resultados de ese origen. Tabla 8, página 64 describe la configuración predeterminada. Las configuraciones modificadas pueden variar con lo que se describe aquí. Tabla 8. Número de capas en supervisión de la búsqueda
Número de capas
Número de resultados
Una capa
0
Dos capas
1 a 50
Tres capas
51 o más
El color de un sector indica el estado del origen: azul cuando se está realizado la búsqueda, verde cuando se ha completado y naranja si la búsqueda ha sido fallida. Haga clic en una sección del origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla. Haga clic en Mostrar consulta nativa para ver la pregunta original que indica cómo se tradujo la consulta para el origen. La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, de modo que la primera vista de la animación sólo muestra los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda
64
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Buscar
en más de dieciséis orígenes, puede consultar los siguientes dieciséis si hace clic en Siguiente, situado debajo de la animación. Si una búsqueda falla para un origen dado, se muestra un mensaje de error detallado en la columna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccione Herramientas > Ver mensajes. Nota: Si inicia la supervisión mientras visualiza resultados de búsquedas guardadas o los resultados de la última búsqueda, la consulta no se vuelve a ejecutar y la animación no se reproduce de nuevo por completo. El estado del origen primero es en espera con cero resultados y, a continuación, se actualiza inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno de ellos.
Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en un repositorio.
Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio: 1.
Seleccione el resultado o los resultados.
2.
Seleccione Archivo > Save to repository (guardar en el repositorio).
3.
En la ventana Folder selection (selección de carpeta), seleccione la carpeta de destino en la lista de repositorios disponibles.
4.
Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar para completar el procedimiento.
5.
En la ventana Object Definition (definición de objeto), modifique las propiedades del objeto en función de sus necesidades.
6.
Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto para los resultados siguientes o en Terminar para completar el procedimiento.
7.
Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario.
Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada, pero también se muestran en Mis archivos.
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65
Buscar
Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de &product_name;.
Para ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda: 1.
En la parte superior de la página de &product_name;, haga clic en la flecha situada junto al botón Buscar o en el icono de lupa, en función de la opción que aparezca en su aplicación.
2.
Haga clic en Last Results (Últimos resultados).
Cómo mejorar su experiencia de la búsqueda Su experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensión de la sintaxis de búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno de la búsqueda. La sintaxis de búsqueda es la forma en que se escribe la consulta, que implica el uso de operadores y de caracteres especiales tales como paréntesis, comillas o comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta al principio de este capítulo en Ejecutar búsquedas simples, página 51 y Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias en que se ejecuta la consulta; es decir: la configuración del repositorio, la configuración de orígenes externos, la configuración de la aplicación WDK. Todos estos parámetros no están visibles ni accesibles para los usuarios; sin embargo, deben tenerse en cuenta a la hora ejecutar las consultas de cara a la obtención de resultados pertinentes. En esta sección se describen los siguientes aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda: •
Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 66
•
Indexación de un repositorio, página 68
•
Elementos que se pueden buscar, página 68
Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refiere a la configuración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puede
66
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Buscar
configurar esta función en muchas formas. La lista siguiente detalla configuraciones posibles que pueden afectar a su experiencia de búsqueda: •
Indexación No tiene ningún interés ni suele ser necesario para el usuario saber si un repositorio está indexado o no. Sin embargo, a veces, las capacidades de indexación pueden utilizarse para definir las consultas de forma más precisa. Por ejemplo, los comodines sólo se pueden utilizar si el repositorio está indexado, si no, se omitirán. Si quiere realizar consultas complejas, consulte con el administrador del sistema para obtener más detalles sobre la configuración de indexación del repositorio. En la sección Indexación de un repositorio, página 68 se proporciona más información acerca de la indexación.
•
Clasificación de importancia El administrador del sistema puede especificar una clasificación especial para determinados orígenes, agregar importancia para un valor de atributo específico o mejorar la puntuación para un formato específico.
•
Programación El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la lista de tipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede ser diferente de un repositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplica la programación del repositorio actual.
•
Personalización de la página Búsqueda avanzada La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarle en la ejecución de consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas en esta guía pueden no estar disponibles y pueden aparecer otras para definir y/o condicionar sus consultas.
•
Número máximo de resultados El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada, el número máximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1.000 y 350 resultados por origen. Sin embargo, su administrador del sistema puede modificar estos parámetros. Cuando realice una consulta en un origen externo, el número máximo de resultados también depende de la configuración de dicho origen. Los resultados se seleccionan de acuerdo con su importancia. De este modo, siempre consigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultados se omiten.
•
Distinción de mayúsculas y minúsculas Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen mayúsculas de minúsculas de forma predeterminada, aunque se utilicen comillas. Si el repositorio no está indexado, las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, para los repositorios no indexados, el administrador del sistema puede activar y desactivar la diferenciación entre mayúsculas y minúsculas.
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Buscar
•
Normalización gramatical (lematización) Si no se utilizan comillas, &product_name; muestra los archivos que incluyen variaciones de las palabras escritas por el usuario además de las palabras exactas. Estas variaciones se basan en la raíz de la palabra. Este comportamiento depende de la configuración del motor de texto completo y se llama normalización gramatical.
•
Orígenes externos Al consultar un origen externo, los resultados que se muestran en &product_name; dependen en parte de la configuración de dicho origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobre las fechas, entonces no se puede realizar un filtro por fechas.
•
Varios repositorios En lo que se refiere a los orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cada repositorio. Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta en los distintos repositorios.
Indexación de un repositorio Indexar un repositorio es tarea del administrador y es posible que el usuario piense que no necesita saber qué se está indexando y si el repositorio que está utilizando está indexado o no. Sin embargo, la indexación puede tener una repercusión en la experiencia de búsqueda. Cuando se indexa un repositorio, una estructura de datos, el índice, se crea para almacenar información. La información puede estar sólo en las propiedades de los archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. La búsqueda de un repositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que no requiere explorar todos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía, cuando se hace referencia a un repositorio indexado, se trata de un repositorio para el que el contenido y las propiedades se han indexado y no sólo las propiedades. Si el repositorio está indexado, se ejecutan consultas de texto completo cuando se usa el cuadro de búsqueda simple o el campo Contiene de la ventana de búsqueda avanzada. Cuando el repositorio no está indexado, la consulta se convierte en una consulta sobre las propiedades más relevantes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente y le permite recuperar los resultados más relevantes.
Elementos que se pueden buscar Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes o el contenido binario no se pueden buscar porque no son indexables.
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Buscar
Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscar son los caracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracteres personalizados incluyen las letras y meses en chino, japonés y coreano. Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracteres tales como | y #, no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar se eliminan del texto indexado y se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor de indexación considera los caracteres siguientes como un espacio en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=< Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazan por un espacio en blanco. Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico
[email protected] está indexada, aparece como “Minombre empresa com” en el índice. El texto se trata como tres palabras. Los documentos devueltos por una búsqueda de
[email protected] se tratan como si contuvieran las palabras “Minombre empresa com”. Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, una consulta sobre Richard + Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard = Dodd porque los signos + y = se sustituyen por un espacio en blanco. Si un término de búsqueda incluye un acento o marca diacrítica, la búsqueda devuelve todas las palabras que coinciden con o sin el acento o la marca diacrítica. Nota: •
A diferencia de una búsqueda en explorador Web, no puede utilizar los signos + y – como operadores; debe utilizar Y y O en su lugar.
•
El asterisco * y el signo de interrogación ? pueden utilizarse como comodines.
Búsquedas guardadas Esta sección consta de los siguientes temas: •
Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 70
•
Ejecutar búsquedas guardadas, página 70
•
Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda, página 71
•
Editar una búsqueda guardada, página 71
•
Copiar una búsqueda guardada, página 71
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Buscar
Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante Puede guardar una búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez para recuperar resultados actualizados.
Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante: 1.
En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en
.
2.
Escriba un nombre para la búsqueda guardada.
3.
Para mostrar estos resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas sin tener que ejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados.
4.
Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccione Hacer público.
5.
Haga clic en Aceptar. La búsqueda guardada se almacena en el nodo Búsquedas del repositorio. Aunque la búsqueda guardada se almacena en un solo repositorio, se puede utilizar para buscar en varios repositorios.
Ejecutar búsquedas guardadas Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultados actualizados.
Para ejecutar una búsqueda guardada: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso.
3.
Seleccione la búsqueda guardada y seleccione Archivo > Mostrar. &product_name; ejecutará la búsqueda. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en
4.
70
.
Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 62.
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Buscar
Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda Para ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En caso contrario, omita este paso.
3.
Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique que la búsqueda encontró uno o más elementos.
Editar una búsqueda guardada Para editar una búsqueda guardada: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Si su organización ha configurado la opción Webtop Extended Search, haga clic en Búsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso.
3.
Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar.
4.
Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 57 y, a continuación, haga clic en Buscar.
5.
Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar su búsqueda si ha modificado los resultados que se muestran.
6.
Haga clic en Aceptar.
7.
Haga clic en Sobrescribir.
Copiar una búsqueda guardada Para copiar una búsqueda guardada: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Si su organización ha configurado la opción Webtop Extended Search, haga clic en Búsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso.
3.
Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar.
4.
Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 57 y, a continuación, haga clic en Buscar.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
71
Buscar
5.
En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda.
6.
Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba un nombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre.
7.
Edite la información adicional según sea necesario.
8.
Haga clic en Aceptar.
9.
Haga clic en Guardar como nueva.
Plantillas de búsqueda Las plantillas de búsqueda están disponibles sólo si su organización utiliza la opción Extended Search y ha configurado las plantillas de búsqueda. Esta sección consta de los siguientes temas: •
Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 72
•
Crear una plantilla de búsqueda, página 73
•
Editar una plantilla de búsqueda, página 73
•
Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 74
•
Copiar una plantilla de búsqueda, página 75
Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda Puede ejecutar una búsqueda a partir de una plantilla de búsqueda creada por usted o por otro usuario.
Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Seleccione la plantilla de búsqueda y seleccione Archivo > Mostrar.
3.
Si se le solicitan los valores de búsqueda, indique los valores según corresponda.
4.
Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en
5.
72
.
Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 62.
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Buscar
Crear una plantilla de búsqueda Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que se pueden cambiar ciertos valores de búsqueda cada vez que se ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar facturas con fecha de este mes, del cliente que seleccione. Puede ejecutar la plantilla de búsqueda para recuperar facturas de muchos clientes diferentes. Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador O.
Para crear una plantilla de búsqueda: 1.
Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57) y seleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debe seleccionar al menos una combinación de propiedad y valor. Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca un valor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelante en este procedimiento. .
2.
En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en
3.
Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.
4.
Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros.
5.
Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos.
6.
Haga clic en Guardar.
Editar una plantilla de búsqueda Para editar una plantilla de búsqueda: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.
3.
Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros.
4.
Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada. Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos.
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73
Buscar
5.
Haga clic en Guardar.
Modificar la definición de una plantilla de búsqueda Para modificar la definición de una plantilla de búsqueda: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Haga clic con el botón derecho en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición.
3.
Modifique los valores de búsqueda. Consulte Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 57.
4.
Haga clic en Buscar. Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en
.
5.
En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en
6.
Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.
7.
Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsqueda esté disponible para otros.
8.
Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha para trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.
.
Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadro Valores fijos. 9.
Haga clic en Guardar.
10. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas. 11. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar. 12. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda. 13. Edite la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas. 14. Haga clic en Guardar. Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, al guardar una plantilla después de modificarla, no se sobrescribe la versión anterior: se crea una nueva plantilla.
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Buscar
Copiar una plantilla de búsqueda Para copiar una plantilla de búsqueda: 1.
En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.
2.
Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.
3.
En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.
4.
Edite la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como una columna en el nodo Búsquedas.
5.
Haga clic en Guardar.
Definir preferencias de búsqueda Para definir las preferencias de búsqueda: 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Buscar.
3.
En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos:
4.
•
Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista de repositorios predeterminada, seleccione Mis repositorios favoritos.
•
Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual.
•
Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones, seleccione Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese y seleccione una ubicación específica y, a continuación, haga clic en la flecha apropiada para agregar la ubicación. Agregue tantas ubicaciones como necesite. La ubicación puede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si &product_name; está configurado para buscar orígenes externos.
En el área Navegación por clústeres, si está disponible, elija si desea agrupar los resultados de la búsqueda según unas propiedades específicas. Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para agrupar haciendo clic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados. El agrupamiento sólo está disponible si &product_name; incluye la opción Extended Search y está configurado para el agrupamiento.
5.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
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Buscar
Para seleccionar las columnas que se muestran en las páginas de resultados, establezca sus preferencias de columna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 17. Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de los clústeres de búsqueda, haga clic en Restaurar valores predeterminados.
76
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Capítulo 4 Bandeja de entrada
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Bandeja de entrada información general, página 77
•
Abrir tareas o notificaciones, página 78
•
Realizar tareas, página 78
•
Completar tareas, página 79
•
Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 80
•
Rechazar tareas, página 81
•
Delegar tareas, página 81
•
Repetir tareas, página 82
•
Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 82
•
Tareas de la cola de trabajos, página 83
Bandeja de entrada información general La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento. Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo. En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.
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Bandeja de entrada
Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describe en Tareas de la cola de trabajos, página 83. Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.
Abrir tareas o notificaciones Para abrir una tarea o notificación: 1.
Haga clic en Bandeja de entrada.
2.
Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.
3.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.
•
Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: — Realizar tareas, página 78 — Completar tareas, página 79 — Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 80 — Rechazar tareas, página 81 — Delegar tareas, página 81 — Repetir tareas, página 82 — Seleccionar tareas de la cola, página 85
Realizar tareas Para realizar una tarea: 1.
En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.
2.
En la ficha Información, siga este procedimiento: a.
La ficha Información puede mostrar un formulario personalizado para una tarea específica en su organización. De ser así, introduzca los datos adecuados. Pida los detalles al administrador. Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el siguiente usuario en la tarea, haga clic en el vínculo y siga las instrucciones en la pantalla.
78
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Bandeja de entrada
b.
Para realizar operaciones en archivos anexos, emplee los procedimientos estándar para ello.
c.
Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar la tarea. 3.
En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera: a.
Haga clic en Agregar o Editar.
b.
En el campo Comentario, escriba un comentario.
c.
Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas: •
Para los destinatarios posteriores Envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.
•
Sólo para los destinatarios siguientes Envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.
d. Haga clic en Aceptar. e.
Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar.
4.
Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea.
5.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar tareas, página 79.
•
Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar. La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar tareas, página 79.
Completar tareas Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma.
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79
Bandeja de entrada
Para completar una tarea: 1.
Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada.
2.
Haga clic en Terminar.
3.
Si se le solicita una contraseña, escríbala.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento: a.
Elija Haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes.
b.
En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
c.
Haga clic en Aceptar.
6.
Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvío siguientes.
7.
Haga clic en Aceptar.
Aceptar tareas asignadas a varios usuarios Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.
Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios: 1.
Haga clic en Bandeja de entrada.
2.
Seleccione la tarea que desee aceptar.
3.
Haga clic en Aceptar.
4.
Siga uno de estos procedimientos: •
80
Para cerrar la tarea, elija Cerrar.
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Bandeja de entrada
•
Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: — Realizar tareas, página 78 — Completar tareas, página 79 — Rechazar tareas, página 81 — Delegar tareas, página 81 — Repetir tareas, página 82
Rechazar tareas Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo.
Para rechazar una tarea: 1.
En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.
2.
Haga clic en Rechazar.
3.
Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.
4.
Haga clic en Siguiente.
5.
Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazo siguientes.
6.
Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesión de la tarea.
7.
Haga clic en Aceptar.
Delegar tareas Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tarea que originariamente se le ha asignado a usted.
Para delegar una tarea: 1.
En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.
2.
Haga clic en Delegar.
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81
Bandeja de entrada
3.
4.
Si se le solicita que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga este procedimiento: a.
En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.
b.
En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
Haga clic en Aceptar.
Repetir tareas Si el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita una tarea que usted acaba de completar.
Para repetir una tarea: 1.
En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.
2.
Haga clic en Repetir.
3.
En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.
4.
En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
5.
Haga clic en Aceptar.
Cambiar la disponibilidad para las tareas En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas.
Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas: 1.
Haga clic en Bandeja de entrada.
2.
En la parte superior de la bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientes opciones:
3.
82
•
Estoy disponible
•
No estoy disponible en estos momentos
Siga uno de estos procedimientos:
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Bandeja de entrada
•
Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible.
•
Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para que reciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19. Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación.
Tareas de la cola de trabajos Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los usuarios con la función "procesadores de colas avanzados" pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada.
Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.
Para suspender una tarea en la cola de trabajos: Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea. 1.
Seleccione la tarea que desee suspender.
2.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.
3.
Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.
4.
Haga clic en Aceptar. El estado de la tarea aparecerá como Pausado.
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83
Bandeja de entrada
Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos: 1.
Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.
2.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar suspensión. El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.
Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos: 1.
Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.
2.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta que la vuelva a asignar a otro usuario.
3.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.
4.
Seleccione un usuario para asignar a la tarea.
5.
Haga clic en Aceptar.
Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual. Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada.
Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos: 1.
En la Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea siguiente. La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada.
84
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Bandeja de entrada
Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: 1.
En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.
Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos: 1.
Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.
2.
En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente.
3.
Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.
Seleccionar tareas de la cola Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignada que no requiera ninguna habilidad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no pueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que haya extraído otro procesador de colas.
Para obtener una tarea sin asignar: 1.
Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola de trabajos para abrirla.
2.
Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos.
3.
Seleccione una o más tareas.
4.
Elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea.
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85
Bandeja de entrada
El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente. Sugerencia: Esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato.
86
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Capítulo 5 Flujos de trabajo y flujos rápidos
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Iniciar flujos de trabajo, página 87
•
Enviar flujos rápidos, página 89
•
Ver flujos de trabajo, página 90
•
Pausar flujos de trabajo, página 91
•
Reanudar flujos de trabajo pausados, página 91
•
Detener un flujo de trabajo, página 91
•
Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo, página 92
•
Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 92
•
Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 93
•
Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 93
•
Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 94
•
Crear plantillas de flujo de trabajo, página 94
Iniciar flujos de trabajo Un flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como la ejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida. Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo
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87
Flujos de trabajo y flujos rápidos
simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado del ciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario.
Para iniciar flujos de trabajo: 1.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo en primer lugar, haga clic en Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio.
•
Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos, desplácese hasta los archivos, selecciónelos y haga clic en Herramientas > Flujo de trabajo > Iniciar anexos.
2.
Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
3.
Haga clic en Aceptar.
4.
En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba un nombre para el flujo de trabajo.
5.
Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento: a.
En la ficha Información, haga clic en Agregar.
b.
Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio.
c.
Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.
d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados. e. 6.
Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, siga este procedimiento: a.
88
Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.
En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de lo que aparezca.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Flujos de trabajo y flujos rápidos
b.
Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar. Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.
c.
Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.
Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario se eliminará automáticamente. 7.
8.
Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento: a.
Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.
b.
En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
En la ficha Comentarios, siga este procedimiento: a.
Haga clic en Agregar.
b.
Escriba sus comentarios.
c.
Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios: •
Para los destinatarios posteriores Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.
•
Sólo para los destinatarios siguientes Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujo de trabajo.
9.
Haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Terminar.
Enviar flujos rápidos Un flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden.
Para enviar un flujo rápido: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido.
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89
Flujos de trabajo y flujos rápidos
3.
Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.
5.
En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.
6.
Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casilla de verificación Devolver a usuario.
7.
Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.
8.
Haga clic en Aceptar.
Ver flujos de trabajo Puede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Mis flujos de trabajo. En este tema se describen ambos métodos.
Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles.
2.
Para ver más información acerca de un flujo de trabajo, selecciónelo y, a continuación, elija una de estas opciones: •
Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Asignar.
•
Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en la parte superior de la página.
•
Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría.
Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo. Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen los grupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que posee un grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página 90.
90
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Flujos de trabajo y flujos rápidos
2.
Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar.
Pausar flujos de trabajo Al pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó.
Para pausar un flujo de trabajo: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Sugerencia: Como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.
2.
Seleccione uno o más flujos de trabajo.
3.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujo de trabajo.
4.
Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar.
Reanudar flujos de trabajo pausados Al reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos.
Para reanudar un flujo de trabajo pausado: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Sugerencia: Como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.
2.
Seleccione uno o más flujos de trabajo.
3.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujo de trabajo.
4.
Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.
Detener un flujo de trabajo Puede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenido no puede reiniciarse.
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91
Flujos de trabajo y flujos rápidos
Para detener un flujo de trabajo: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Sugerencia: Como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.
2.
Seleccione uno o más flujos de trabajo.
3.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Detener flujo de trabajo.
4.
Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará.
5.
Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.
Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo Para enviar por correo electrónico al supervisor del flujo de trabajo o a un ejecutante del flujo de trabajo: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo. Sugerencia: Como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.
2.
Seleccione el flujo de trabajo.
3.
Seleccione uno de los siguientes procedimientos: •
Herramientas > Flujo de trabajo > Supervisor de correo electrónico
•
Herramientas > Flujo de trabajo > Ejecutantes de correo electrónico
Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correo electrónico rellenadas. 4.
Escriba el mensaje y envíelo.
Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo Si es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos.
Para reintentar una tarea automática fallida: 1.
92
Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.
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Flujos de trabajo y flujos rápidos
2.
Haga clic en Volver a ejecutar.
3.
Haga clic en Aceptar.
Para completar una tarea automática fallida: 1.
Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.
2.
Haga clic en Completar.
3.
Haga clic en Aceptar.
Cambiar el supervisor del flujo de trabajo Cada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausar o detener un flujo de trabajo activo.
Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.
2.
Seleccione el flujo de trabajo.
3.
Seleccione Cambiar supervisor.
4.
Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.
5.
Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.
6.
Haga clic en Aceptar.
Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de &product_name; que tenga su organización.
Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.
2.
Haga clic en Guardar informe.
3.
Escriba un nombre para obtener la información que está guardando.
4.
Seleccione una ubicación en la que guardar.
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93
Flujos de trabajo y flujos rápidos
5.
Haga clic en Aceptar.
Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin.
Para ver informes históricos: 1.
Seleccione uno de los siguientes procedimientos: •
Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico> Proceso
•
Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Usuario
2.
En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe.
3.
Haga clic en Ejecutar.
4.
Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe.
5.
Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario.
6.
Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar.
Crear plantillas de flujo de trabajo Para crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Workflow Template (plantilla de flujo de trabajo) para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo.
94
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Capítulo 6 Colas de trabajos
Las colas de trabajos guardan las tareas que pueden realizar los usuarios disponibles de un determinado grupo. En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Descripción general de la cola de trabajos, página 95
•
Configurar nuevas colas de trabajos, página 98
•
Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 98
•
Introducción a las políticas de colas de trabajos, página 102
•
Definir categorías de colas, página 106
•
Definir colas de trabajos, página 107
•
Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 109
•
Gestionar procesadores de colas de trabajos, página 110
•
Supervisar colas de trabajos, página 114
Descripción general de la cola de trabajos Una cola de trabajos aumenta la eficacia de un flujo de trabajo en situaciones en las que el volumen de tareas es elevado y la necesidad de procesarlas con rapidez es importante. Las colas de trabajos son idóneas, por ejemplo, para modelos empresariales como un centro de procesamiento de préstamos que cuente con aplicaciones para diversos tipos de préstamos con requisitos de procesamiento diferentes. Puede crear colas para distintos propósitos y organizarlas en categorías, lo que le permitirá gestionar y equilibrar la carga de trabajo en su organización. Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. La lista de procesadores se define en la plantilla de proceso mediante Business Process Manager. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en dicha cola reciben las tareas en
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
95
Colas de trabajos
sus bandejas de entrada por orden de prioridad, o bien el gestor de la cola asigna manualmente el elemento a un determinado usuario. Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada. Para obtener más información sobre el uso de las bandejas de entrada, consulte Capítulo 4, Bandeja de entrada.
Roles de colas de trabajos En el contexto de las colas de trabajos, los usuarios se conocen como procesadores. Los procesadores pueden tener dos roles: queue_processor (procesadores de colas) y queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados). Ambos roles reciben tareas en sus bandejas de entrada que les ha asignado el supervisor de la cola o el propio sistema basándose en su perfil de habilidades. Los usuarios con el rol queue_advance_processor no seleccionan las tareas con las que trabajan. Disponen de una opción para que el sistema les envíe automáticamente una nueva tarea cuando su cola esté vacía, o bien pueden solicitar la siguiente tarea de forma manual mediante una opción de menú. La aplicación asignará al procesador la siguiente tarea de mayor prioridad de entre las colas de trabajos a las que pertenece. El rol queue_advance_processor es un rol adicional que permite a ese usuario seleccionar tareas concretas en las colas de trabajos a las que pertenece, en lugar de tener que esperar a que el sistema o el gestor de la cola se las asigne. Para obtener información sobre cómo obtener una tarea, consulte Seleccionar tareas de la cola, página 85 y Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola, página 118. Hay dos roles con privilegios y acceso a las funciones de gestión de una cola de trabajo: queue_admin y queue_manager. Los gestores de la cola supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que se deban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles de habilidades a procesadores de colas de trabajos individuales. El administrador de la cola es el encargado de crearla, de asignar procesadores para que trabajen con las tareas y de definir los perfiles de habilidades que permiten a la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y puede agregar, editar o asignar perfiles de habilidades a los procesadores de colas de trabajos individuales. Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual. Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles descritos en la Tabla 9, página 97.
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Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Colas de trabajos
Tabla 9. Roles de usuario para colas de trabajos
Rol
Lo que permite hacer
Queue_admin
Crea colas de trabajos y políticas de colas. Los miembros del rol queue_admin (administradores de colas) no tienen el rol de administrador de forma predeterminada. Los administradores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos.
Queue_manager
Supervisa las colas de trabajos y asigna roles a las colas y usuarios para que trabajen con los elementos que contienen. Los usuarios con este rol pueden volver a asignar tareas y suspenderlas. Los gestores de colas que tengan privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos.
Queue_processor
Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Los procesadores de colas pueden solicitar trabajos, suspender y quitar la suspensión de trabajos, completar trabajos y reasignar su trabajo a otros.
Queue_advance_processor
Trabaja con elementos que le ha asignado el sistema de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos. Además, selecciona las tareas con las que va a trabajar de una o más bandejas de entrada de la cola de trabajos.
Process_report_admin
Ejecuta informes de flujo de trabajo históricos desde el menú Flujo de trabajo.
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97
Colas de trabajos
Configurar nuevas colas de trabajos Para configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden que se indica a continuación: •
Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos.
•
Configure la coincidencia de asignación de trabajo. Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 98 proporciona información detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo.
•
Cree las políticas de colas que necesitará para la cola. Introducción a las políticas de colas de trabajos, página 102 proporciona más información específica sobre políticas de colas.
•
Cree las categorías de colas. Definir categorías de colas, página 106 explica cómo crear categorías de colas.
•
Cree la cola de trabajos. Definir colas de trabajos, página 107 proporciona más características específicas sobre cómo definir las colas de trabajo.
•
Cree políticas de anulación. Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 109 explica el paso opcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos.
•
Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Business Process Manager. Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad. Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario de Business Process Manager.
Configurar la coincidencia de asignación de trabajo Cuando se crea una cola de trabajos, la primera tarea consiste en configurar los filtros de coincidencia de asignación de trabajo definiendo las habilidades o atributos necesarios para procesar tareas en la cola de trabajos. El filtro de coincidencia de asignación de trabajo
98
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Colas de trabajos
enumera las capacidades, los atributos o la experiencia que se requieren para ejecutar tareas en una cola. El perfil de procesador, por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o los atributos que se precisan para trabajar en una tarea concreta. Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga. Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento para una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que se han definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Business Process Manager. (Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas). El sistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea. Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos a loan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos.
Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesador como su posible ejecutante. Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades.
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Colas de trabajos
Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado. La plantilla de proceso en Business Process Manager también debe tener estas habilidades definidas para la tarea. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.
Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de habilidad de la cola de trabajos.
•
Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elija Mostrar > Propiedades > Información.
3.
Escribe un nombre para el filtro.
4.
Escriba una descripción para el filtro.
5.
Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipo de datos. Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble. El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en el cuadro de lista Operador de comparación.
6.
Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.
7.
Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación y una etiqueta de visualización según el tipo de datos que haya seleccionado. Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización.
100
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Colas de trabajos
8.
Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.
9.
Seleccione Processors can have more than one skill for this filter (Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro) para permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada con este filtro. Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarios como préstamos para vehículos.
10. Haga clic en Aceptar.
Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus procesadores. Todos los procesadores deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola. Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.
Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos y seleccione una cola de trabajos.
2.
Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elija Mostrar > Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos.
3.
Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.
4.
Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.
5.
Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página.
6.
Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola.
7.
Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente. Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos.
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101
Colas de trabajos
8.
Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.
Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos: 1.
Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que se cambiarán.
4.
Haga clic en Quitar.
5.
Haga clic en Aceptar.
Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en la página de perfil de propiedades del procesador de cada procesador.
Introducción a las políticas de colas de trabajos Una política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura en la política. La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión, umbrales y otras funciones de gestión. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabaja con la tarea. También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos. Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumento de antigüedad. Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad.
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Colas de trabajos
Introducción a las prioridades y aumento de antigüedad de las tareas Para la mayoría de los procesadores de colas, los elementos de trabajo aparecen en la Bandeja de entrada en función de su prioridad; los elementos de mayor prioridad se colocan de modo que se lleven a cabo antes que que los elementos de trabajo de menor prioridad. La configuración de prioridad y de aumento de antigüedad constituye son elementos esenciales en el procesamiento de tareas de la cola de trabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elemento de trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógica para poder asignar una prioridad inicial al elemento. Cuando la tarea lleva un tiempo en la cola, un trabajo de aumento de antigüedad aumenta la prioridad de la tarea basándose en otra lógica, que desplaza la tarea hacia arriba en la Bandeja de entrada hasta que se lleva a cabo la tarea. El aumento de prioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuya las tareas o reasigne los recursos entre las colas de trabajos. El nivel de prioridad con el que se muestra una tarea en primer lugar y la velocidad a la que aumenta su prioridad pueden establecerse en la política de cola de trabajos o en la plantilla de actividad de la tarea. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareas de una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará por un factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la cola y el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia. Con una política de cola de trabajos, el administrador o gestor de la cola puede especificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje con los que se incrementa basándose en los distintos valores configurados en la política. De cara a escenarios más complejos de inicialización y aumento de antigüedad, puede usar Documentum Application Builder para crear un módulo de prioridad que incluya la lógica necesaria para calcular y actualizar de forma dinámica la prioridad basándose en datos de proceso u otros atributos pertenecientes al proceso. Un módulo de prioridad puede asociarse a una política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad Process Builder.
Establecer una lógica de prioridad dinámica y aumento de antigüedad para las tareas Puede haber situaciones en las que la prioridad inicial y los incrementos de dicha prioridad deben calcularse de forma dinámica. En tales casos, debe crearse un módulo
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Colas de trabajos
de prioridad que el sistema utilice en lugar de la política de colas de trabajo para establecer la lógica de prioridad y de aumento de antigüedad. Al crear la política de cola de trabajos, es posible seleccionar un módulo de prioridad. En la Guía del usuario de Documentum Process Builder se proporciona información sobre la forma de crear un módulo de prioridad. Los datos de proceso pueden utilizarse para establecer la prioridad inicial y aumentar la prioridad en función de los valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, si una aplicación de préstamos perteneciente a un cliente preferido entra una cola de trabajos, puede colocarse inmediatamente en un valor de prioridad mayor que una aplicación de préstamos de otros clientes. Además, si se solicita un préstamo por una cantidad mayor o si la solicitud proviene de un corredor de préstamos preferido, es posible aumentar la prioridad a una mayor velocidad, asegurándose de que el supervisor de la cola esté avisado si la tarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógica puede resultar especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea a medida que se acerca a una fecha límite o alguna otra restricción de tiempo; la prioridad aumenta con mayor rapidez a medida que se aproxima la fecha límite, lo que hace que la tarea ascienda en la cola a una mayor velocidad.
Crear o modificar políticas de colas Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de colas.
Para crear o modificar una política de cola de trabajos: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar una política existente.
3.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos.
•
Para editar una política existente, selecciónela y haga clic en Mostrar > Propiedades > Información. Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre.
104
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Colas de trabajos
4.
Escriba un nombre para la política.
5.
Defina la siguiente configuración: •
Umbral El número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíen notificaciones al gestor de la cola advirtiéndole de que su número es elevado. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmThresholdNotification. El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe las notificaciones.
•
Prioridad máxima Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmPriorityNotification.
•
Prioridad inicial El nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la cola de trabajo utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging.
•
Aumentar prioridad El valor por el que el sistema incrementa el nivel de prioridad de las tareas que aún permanecen en la cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de caducidad.
•
Calcular prioridades de forma dinámica Para utilizar un módulo de prioridad para definir la prioridad inicial y aumentar su prioridad cuando se ejecuta la tarea de aumento de antigüedad, active la casilla de verificación y seleccione un módulo de prioridad en el cuadro de lista. En Establecer una lógica de prioridad dinámica y aumento de antigüedad para las tareas, página 103 se proporciona más información sobre los módulos de prioridad.
•
Control de calidad porcentual El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la cola de Business Process Manager se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad.
6.
Haga clic en Aceptar.
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105
Colas de trabajos
Para eliminar una política de colas de trabajos: 1.
Seleccione la política de colas que desea eliminar.
2.
Seleccione Archivo > Eliminar. Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementos de trabajo, el sistema no la eliminará.
3.
Haga clic en Aceptar.
Definir categorías de colas Las categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas de trabajos relacionadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden crear y editar categorías.
Para crear una categoría de colas: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Para anidar la nueva categoría en otra existente, desplácese hasta dicha categoría.
3.
Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos.
4.
Escriba el nombre de la nueva categoría.
5.
Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.
6.
Haga clic en Aceptar.
Para eliminar una categoría de colas: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.
3.
Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistema no la eliminará.
4.
106
Haga clic en Aceptar.
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Colas de trabajos
Definir colas de trabajos Las colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antes de crear una cola de trabajo, debería crear primero una categoría de cola y una política de cola. Definir categorías de colas, página 106 y Introducción a las políticas de colas de trabajos, página 102 proporcionan información más específica sobre estos temas. Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOS pueden crear colas de trabajos.
Para crear una cola de trabajos: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos.
3.
Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos. El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos.
4.
Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos en minúsculas. No utilice comillas en el nombre de la cola de trabajo.
5.
Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario.
6.
De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otro usuario y haga clic en Aceptar.
7.
Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola. La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página, salvo para el nombre del gestor de políticas.
8.
Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar. El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.
9.
En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola. El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicar a la cola de trabajos.
10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página. 11. Haga clic en Aceptar.
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Colas de trabajos
12. Asigne procesadores a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados. 13. Seleccione los procesadores que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregar para mover los procesadores al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con roles queue_processor y queue_advance_processor aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos. 14. Haga clic en Aceptar. El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidencias entre las asignaciones de trabajo y procesadores individuales. 15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno. 16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar. El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los procesadores asignados tengan sus habilidades seleccionadas. De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.
Para mover una cola de trabajos a otra categoría: 1.
Seleccione la cola de trabajo.
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.
3.
Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos.
4.
Seleccione Editar > Mover.
Para eliminar una cola de trabajos: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar.
3.
Seleccione la cola de trabajo.
4.
Seleccione Archivo > Eliminar. El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer. Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistema no la eliminará.
5.
Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos.
Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada.
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Colas de trabajos
Definir políticas de anulación de colas de trabajos Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos de aumento de antigüedad. Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a una actividad, define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas de anulación de colas.
Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticas de anulación.
2.
Siga uno de estos procedimientos:
3.
•
Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política de anulación de la cola de trabajos.
•
Para editar una política de anulación existente, selecciónela y haga clic en Mostrar > Propiedades > Información.
Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación. Una vez que se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura.
4.
Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política.
5.
Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación.
6.
Haga clic en Aceptar.
7.
Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar.
8.
Haga clic en Aceptar.
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109
Colas de trabajos
Gestionar procesadores de colas de trabajos Los procesadores de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde Monitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro.
Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más procesadores a una cola. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios y grupos a colas.
Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos: 1.
Haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa.
3.
Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.
4.
Seleccione Archivo > Agregar miembro.
5.
Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estar asignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista.
6.
Haga clic en Aceptar.
7.
Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación de trabajo.
8.
Haga clic en Aceptar.
Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.
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Colas de trabajos
Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa.
3.
Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.
4.
Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.
5.
Seleccione Archivo > Quitar miembro.
6.
Haga clic en Continuar.
7.
Haga clic en Aceptar.
Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja de entrada hasta que se completa.
Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, los atributos o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades para hacer coincidir un procesador con una tarea según las habilidades o los atributos que se requieren para realizarla. El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionados con procesadores de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesador mediante un perfil. Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no se definen para los grupos. Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador. Consulte Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos, página 101 para obtener más información sobre la actualización de habilidades para los usuarios cuando se agregan filtros a una cola.
Para agregar habilidades a un perfil de procesador: 1.
Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos:
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111
Colas de trabajos
•
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.
•
O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columna Usuarios activos.
•
O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil del usuario, seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho o elija Mostrar > Propiedades > Información.
La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo. 2.
Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas: Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador. O bien, seleccione Mostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombre del procesador.
3.
Seleccione el usuario y elija Mostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. Aparecerá la página Perfil del procesador.
4.
Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.
5.
Seleccione un filtro en el cuadro de lista. &product_name; muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro.
6.
Seleccione los valores apropiados para el procesador.
7.
Haga clic en Aceptar.
Para cambiar habilidades de un procesador: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.
2.
Seleccione el usuario y seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea cambiar.
4.
Haga clic en Editar. También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador.
5.
112
Haga clic en Aceptar.
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Colas de trabajos
Para eliminar habilidades de un procesador: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador. La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.
2.
Seleccione el usuario y seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionado con las habilidades que desea eliminar.
4.
Haga clic en Eliminar.
5.
Haga clic en Aceptar.
Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto de habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.
Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos que le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario.
Para actualizar un perfil de procesador: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa.
3.
Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.
4.
Seleccione un usuario o grupo.
5.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho. La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.
6.
Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo.
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113
Colas de trabajos
La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de lista de los filtros asociados a las colas de trabajos asignadas. 7.
Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.
8.
Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.
9.
Haga clic en Aceptar.
Supervisar colas de trabajos Aunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde sus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panel de mandos para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la fila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita. Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee. Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionando Mis colas de trabajos. La opción Mostrar descendientes permite ver todas las colas de trabajos anidadas en las categorías. Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de lista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponibles para su selección.
Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:
114
1.
Desplácese hasta Monitor de colas de trabajos.
2.
Haga clic en Mis categorías.
3.
Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página.
4.
Haga clic en Aceptar.
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Colas de trabajos
Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar: Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los procesadores o grupos asociados a sus colas de trabajos. Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento. 1.
Abra Monitor de colas de trabajos. Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionar una cola de trabajos.
2.
Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.
3.
Seleccione el usuario o grupo.
4.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo. El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene.
Para controlar y actualizar colas de trabajos activas: 1.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
En el panel de árbol, haga clic en el nodo Monitor de colas de trabajos.
•
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas de trabajos.
Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola. Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde número es el número de usuarios).
3.
Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado: •
Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 116
•
Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 116
•
Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 117
•
Suspender una tarea de cola de trabajos, página 117
•
Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 118
•
Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 110
•
Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 110
•
Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página 111
•
Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 113
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115
Colas de trabajos
Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuario determinado.
Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.
3.
Seleccione una o más tareas.
4.
Seleccione uno de los siguientes procedimientos: •
Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar.
•
Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.
Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager. 5.
Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.
6.
Haga clic en Aceptar.
Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario.
Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:
116
1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.
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Colas de trabajos
3.
Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.
4.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.
Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesarias para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región occidental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región occidental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente. Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra cola de trabajos. Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 116.
Para mover una tarea de una cola a otra: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.
3.
Seleccione una o más tareas.
4.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola.
5.
Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas.
6.
Haga clic en Aceptar.
Suspender una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. La aplicación la reanudará de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.
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Colas de trabajos
Para suspender una tarea de una cola de trabajos: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.
3.
Seleccione una o más tareas.
4.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.
5.
Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tarea automáticamente.
Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar la suspensión de una tarea de cola de trabajos suspendida.
Para quitar la suspensión de una tarea: 1.
Haga clic en Monitor de colas de trabajos.
2.
Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.
3.
Seleccione una o más tareas suspendidas.
4.
Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar suspensión. Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.
Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola Los procesadores a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como Bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades. Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en Task Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el
118
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Colas de trabajos
sistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta true en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos. Consulte Seleccionar tareas de la cola, página 85 para obtener más información sobre cómo extraen los procesadores las tareas de las colas.
Crear calendarios comerciales Los procesadores de distintas regiones o unidades de negocio de la organización pueden adherirse a las distintas programaciones y horas laborables. Para permitir que los temporizadores de flujo de trabajo utilicen horas laborables y no laborables reales, puede crear calendarios comerciales personalizados que reflejen estos programas de trabajo distintos. Los usuarios que dispongan los conjuntos de permisos necesarios podrán crear calendarios basados en las programaciones de trabajo regionales, días festivos específicos del país u otras restricciones horarias únicas. A continuación, un diseñador de procesos puede utilizar la aplicación Process Builder para seleccionar un calendario concreto para un proceso completo o para una actividad concreta. De esta forma, los temporizadores de un proceso se calculan en función de las horas laborables reales. Para crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlo como base para crear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en el nuevo calendario. También puede crear distintos grupos de eventos dentro de un calendario para facilitar su administración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para los años 2008 y 2009. El calendario puede tener dos grupos distintos en la ficha Events (eventos): el grupo de eventos 2008 y el grupo de eventos 2009. Cada grupo de eventos puede editarse por separado y puede tener sus propias horas de inicio y fin, días laborables y días no laborables. Nota: Si edita un calendario que se está utilizando en un flujo de trabajo en curso o en pausa, las fechas de caducidad del temporizador se actualizarán en función del calendario modificado.
Para crear un calendario nuevo: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. Se muestra la página Calendarios con una lista de los calendarios existentes en el repositorio.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Business Calendar (calendario comercial).
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119
Colas de trabajos
3.
Para crear un calendario nuevo a partir de uno existente, seleccione el nombre del calendario en la lista Base calendar (Calendario base). El valor predeterminado es Ninguno. Si el calendario se utiliza en un proceso, el sistema muestra el nombre del proceso en la lista Proceso.
4.
Escriba un nombre y una descripción para el calendario.
5.
Haga clic en Siguiente para que se muestre la página Events (eventos), donde podrá crear grupos de eventos basados en distintos períodos de tiempo.
6.
Escriba un nombre para el grupo.
7.
Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento.
8.
Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días pertenecientes a la categoría de días laborables. Seleccione Use same time for all checked days (utilizar la misma hora para todos los días marcados) para definir una hora para uno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados.
9.
Para identificar un día como un Non-working day (día no laborable), selecciónelo en el control de calendario desplegable y haga clic en Agregar. La fecha aparecerá en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha, selecciónela en la lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla.
10. Haga clic en Siguiente para que se muestre la ficha Details (detalles) y la lista de eventos asociados al calendario. En la ficha Details (detalles), puede agregar, editar y eliminar eventos. 11. Haga clic en Siguiente para que se muestre la ficha Permisos. Utilice esta ficha para gestionar los permisos para el calendario comercial. Crear o editar un conjunto de permisos, página 223 proporciona información detallada sobre los conjuntos de permisos. 12. Haga clic en Terminar. El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar.
Para eliminar un calendario: 1.
Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario. Se muestra la página Calendarios con una lista de los calendarios existentes en el repositorio.
2.
120
Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione Eliminar.
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Colas de trabajos
Nota: El sistema no eliminará ningún calendario al que se haga referencia en cualquier definición de proceso.
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121
Colas de trabajos
122
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Capítulo 7 Ciclos de vida
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Ver ciclos de vida, página 123
•
Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 124
•
Quitar ciclos de vida de archivos, página 125
•
Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 125
•
Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 125
•
Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 125
•
Reanudar archivos suspendidos, página 126
Ver ciclos de vida Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, a la aprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso. Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida a través de las propiedades. También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo. Puede avanzar manualmente un archivo a través de su ciclo de vida seleccionando el archivo y utilizando la opción de menú Promover o &product_name; puede avanzar un archivo a través de su ciclo de vida basado automáticamente en condiciones
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123
Ciclos de vida
especificadas en la definición del ciclo de vida. También puede devolver un archivo a un estado del ciclo de vida anterior. Consulte Tabla 10, página 124 para obtener las descripciones de los estados de ciclo de vida. Tabla 10. Estados del ciclo de vida comunes
Estado
Descripción
Trabajo en curso
El archivo está en modo borrador o revisión.
En prueba
El archivo esta completo y preparado para realizar pruebas. De forma predeterminada, no puede editar ningún archivo que esté en este estado.
Asignar un ciclo de vida a un archivo Para asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.
3.
En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente: a.
Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
b.
Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo.
c.
Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivo según se mueve a través de su ciclo de vida.
d. Haga clic en Aceptar. Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados a partir de la plantilla.
124
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Ciclos de vida
Quitar ciclos de vida de archivos Para quitar un ciclo de vida de un archivo: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Elija Herramientas > Ciclo de vida > Quitar.
Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.
3.
Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados.
Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.
3.
Haga clic en Volver al estado anterior.
Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.
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125
Ciclos de vida
Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2.
Elija Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.
3.
Haga clic en Suspender.
Reanudar archivos suspendidos Para reanudar un archivo suspendido: 1.
Desplácese al archivo y selecciónelo. Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
126
2.
Elija Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar.
3.
Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado.
4.
Haga clic en Reanudar.
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Capítulo 8 Colaborar con otros usuarios
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Información general sobre Documentum Collaborative Services (DCS), página 127
•
Usar el editor de texto enriquecido, página 130
•
Trabajar con discusiones, página 131
•
Trabajar con notas, página 134
•
Trabajar con carpetas contextuales y archivadores, página 136
•
Trabajar con calendarios, página 137
•
Trabajar con tablas de datos, página 144
•
Trabajar con salas, página 150
•
Gestionar pertenencias a salas, página 158
•
Administrar usuarios sin la función de administrador, página 161
Información general sobre Documentum Collaborative Services (DCS) Documentum Collaborative Services (DCS) apoya y mejora el modo en que los grupos trabajan juntos en relación con el contenido (como documentos y archivos de medios enriquecidos) y procesos (ciclos de vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataforma Documentum permite acceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, DCS refuerza y mejora la calidad del trabajo en equipo que se exige en estos intercambios de información. Con DCS, el repositorio de la empresa se convierte en un lugar para trabajar, no solamente donde se coloca el trabajo. Nota: Los miembros de un repositorio utilizan DCS en el contexto de las aplicaciones WDK, como &product_name;. DCS es compatible con las mismas plataformas y entornos que las aplicaciones.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
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Colaborar con otros usuarios
Discusiones Las discusiones son hilos de comentarios en formato electrónico que permiten una colaboración informal o espontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, el equipo de producción de un sitio Web puede organizar hilos de discusión para compartir observaciones sobre un contenido concreto antes de su publicación. Los equipos de desarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatir los problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminar y responder a los comentarios en las discusiones. La mayoría de los objetos de &product_name; pueden tener discusiones asociadas.
Notas Las notas son documentos simples que ocupan poco espacio y pueden tener discusiones incorporadas y poseer contenido en texto enriquecido. La utilización de notas permite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación para llevar a cabo colaboraciones basadas en texto.
Carpetas y archivadores contextuales Las carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores de repositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones y discusiones del repositorio.
Calendarios Los calendarios DCS permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como los calendarios admiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambio de datos de calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos.
128
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Colaborar con otros usuarios
Tablas de datos Las tablas de datos de DCS son una manera cómoda de crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listas de problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como una serie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos.
Editor de texto enriquecido El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, incluirle imágenes e hipervínculos y comprobar la ortografía. El editor de texto enriquecido está disponible al crear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y al escribir descripciones opcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidos carpetas, calendarios, tablas de datos y salas.
Salas Con DCS, el repositorio puede incluir espacios de trabajo virtuales, denominados salas, donde el grupo puede interactuar. Las salas tienen miembros (un conjunto definido de usuarios de repositorios) y la pertenencia está asociada a los procesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen a una sala (creados, copiados o desplazados hacia ella) disponen de conjuntos de permisos controlados por la sala, y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a ellos. Tales objetos son gobernados por la sala. Puede estructurar las salas según las funciones de organización asociadas a programas, proyectos o procesos empresariales.
Administradores de usuarios Los proyectos de colaboración comprometen a veces a los usuarios de repositorio que trabajan con usuarios externos como clientes, interventores o proveedores. Los usuarios externos no tienen normalmente las cuentas de usuario administradas centralmente en el repositorio, como hacen los usuarios de LDAP, por ejemplo. Tales grupos mixtos realizan a menudo el trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse de pertenecer a la misma sala de DCS. Para tratar estos casos, DCS permite a los administradores del sistema delegar algunas tareas de gestión del usuario a los usuarios no administradores asignándoles el rol de administrador de usuarios. Los administradores de usuarios
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Colaborar con otros usuarios
pueden crear nuevos usuarios, ocultar ciertos usuarios de listas de usuarios del repositorio y restringir el acceso de los usuarios a áreas de contenido específico. Las funciones del administrador de usuarios afectan a todos los contextos que DCS admite, incluidas las aplicaciones WDK.
Usar el editor de texto enriquecido El editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza para crear y editar texto enriquecido en descripciones de comentarios, notas y carpetas. Incluye controles de formato de texto estándar (como fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), así como herramientas para comprobar la ortografía, crear hipervínculos en línea y agregar gráficos al texto. Para agregar contenido al editor de texto enriquecido, escriba, pegue o arrastre y coloque una selección de texto enriquecido de otra aplicación de cliente, de otro editor de texto enriquecido o dentro del mismo editor (esta selección puede incluir imágenes). Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega en éste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente. En general, el editor muestra cualquier contenido HTML reconocido por el explorador Web. Por ejemplo, una selección de un explorador Web que contenga una tabla HTML aparecerá como tal al pegarla en el editor de texto enriquecido. En este caso, puede editar el texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí. da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer, El icono eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, también existen opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos. . Se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen, el Para agregar gráficos, haga clic en cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp, .gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición. Para crear hipervínculos, haga clic en . Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Defina el título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlace en una nueva ventana. En Microsoft Windows, con el corrector ortográfico de Microsoft Word instalado, haga para revisar la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento). clic en Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta, ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandos de corrección ortográfica son los siguientes:
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Colaborar con otros usuarios
•
Cambiar Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A.
•
Cambiar todo Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.
•
Omitir No cambia la palabra seleccionada.
•
Omitir todo Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.
•
Agregar al diccionario Agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizado para comprobar la ortografía.
Trabajar con discusiones Una discusión se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serie consecutiva de comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezcla de ambas. Las discusiones están normalmente relacionadas con los objetos padre (documentos o archivos de medios enriquecidos). Si &product_name; dispone de una página para el objeto padre (una carpeta o nota), la discusión normalmente se incrusta en dicha página. En caso contrario, la discusión tiene su propia página independiente. A diferencia de otros elementos de repositorio, no se puede retirar una discusión ni crear versiones de ella y tampoco pueden existir varias copias de una discusión. Una discusión relacionada con un objeto padre no se puede seleccionar ni editar y sus propiedades no están accesibles. Cuando se registra una nueva versión de un objeto padre, ésta comparte la misma discusión que la versión inmediatamente anterior (ramificada, menor o mayor). Las primeras versiones tienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con su propia discusión). Las versiones de un objeto pueden proporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios. Se accede a una discusión del mismo modo que al padre principal de la misma, que es la versión ACTUAL o bien la más reciente. Normalmente, puede editar y borrar sólo los comentarios que usted crea.
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131
Colaborar con otros usuarios
Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos los comentarios (y las respuestas a los comentarios, etc.) así como su fecha de creación original, autor y conjunto de permisos.
Ver discusiones En la columna opcional Estado de la discusión de las listas (identificada por el icono ), los objetos que tienen comentarios de discusión aparecen indicados por uno de los iconos de discusión siguientes: •
significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.
•
significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.
Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión. Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leer o ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas. Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. O bien, también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección.
Agregar y editar comentarios Los usuarios que dispongan al menos del permiso Escribir en un objeto pueden ir a la ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificación Mostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión.
Para agregar comentarios a una discusión: 1.
Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes: •
132
Haga clic en el icono de discusión (
o
).
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•
Seleccione un único objeto y elija Mostrar > Discusión.
2.
Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no aparece el botón de agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior al de RELACIONAR.)
3.
Con el editor de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario.
4.
Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario.
Para responder a un comentario concreto: 1.
Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en
.
2.
En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario. Sus observaciones aparecen debajo del comentario al que se responde.
para responder al comentario, puede que el permiso que tenga Si no hay un icono para el objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menos el permiso RELACIONAR.
Para editar un comentario: 1.
Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en
.
2.
En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario.
3.
Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente los comentarios que usted agregue.
Eliminar comentarios Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondiente y el permiso RELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribe un comentario. Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de sus permisos al respecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todos los comentarios en su discusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismos comentarios. Aunque no puede borrar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padres borrará también la discusión misma.
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Discusiones en los resultados de búsqueda El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de los comentarios. Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos.
Trabajar con notas Una nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizar otras aplicaciones. Las notas ( ) aparecen en &product_name; sólo donde se muestran documentos. Pueden tener discusiones incrustadas si se marca la opción Mostrar discusión en las propiedades de la nota. Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 57) y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject (dm_sysobject) o Note (dmc_notepage).
Para crear una nota: 1.
Desplácese a la ubicación de la nueva nota.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Nota. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota.
3.
En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: •
Nombre (obligatorio) El nombre de la nueva nota ha de ser distinto a todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.
•
Nota Con el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota (opcional). Este campo se puede editar después de haber creado la nota.
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•
Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).
Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota. 4.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar.
Si tiene el permiso ESCRIBIR sobre una nota, puede editar tanto el nombre como el cuerpo.
Para editar el cuerpo de una nota: 1.
Seleccione Archivo > Editar.
2.
En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.
3.
Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Para editar el nombre de una nota: 1.
Siga uno de estos procedimientos: •
Haga clic con el botón derecho en la nota y seleccione Propiedades en el menú de acceso directo.
•
Seleccione la nota y seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
Se abre la ficha Propiedades: Información. 2.
Edite el nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario.
3.
Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar. Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota es diferente al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes: •
Enlaces Se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada y desactivada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada de forma predeterminada).
•
Nota Se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si la nota tiene sólo una ubicación).
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Trabajar con carpetas contextuales y archivadores Las carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio con descripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención del usuario. Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo, para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo de información relacionada con el trabajo. De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori. La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace un campo de propiedad.
Para crear una carpeta contextual nueva: 1.
Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.
3.
En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: •
Nombre (obligatorio) El nombre de la nueva carpeta.
•
Tipo El tipo de carpeta.
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•
Descripción En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá debajo de la ruta de exploración en la página de la carpeta (opcional).
•
Para suscribirse a la carpeta, marque la opción Suscribirse a esta carpeta (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).
Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta. 4.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar.
Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la opción Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de propiedades de la carpeta.
Trabajar con calendarios Los calendarios permiten organizar, supervisar y programar eventos. Los permisos de los calendarios y sus eventos son similares a los permisos de las carpetas y sus hijos. Aunque sea posible suscribirse a los calendarios, éstos no disponen de versiones ni de copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos. Se puede agregar un calendario al Portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo del mismo modo que una carpeta. La copia de un calendario incluye las copias de todos los descendientes del original (anexos, eventos, sus anexos correspondientes). Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en los calendarios. Los eventos, sin embargo, se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta (o subtipo de carpeta). En &product_name;, los calendarios de DCS sólo muestran todos los eventos del calendario abierto en la vista de lista detallada. Los usuarios pueden cambiar las preferencias de esta vista de lista de la forma habitual. La descripción de calendario es una propiedad que se especifica cuando se crea el calendario. Si se edita el calendario y se modifica o elimina contenido del campo de descripción, se mostrará después la descripción modificada. Las columnas de la vista de lista del calendario son las siguientes: •
Evento El nombre del evento.
•
Icono de anexo Se muestra si hay disponibles anexos en el evento. Aunque en DCS no se pueden agregar anexos a un evento, se pueden agregar a través de otras aplicaciones. Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestra una lista de los anexos.
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•
Icono de tipo de excepción: indica excepciones independientes o eventos repetidos con excepciones.
•
Inicio La fecha y hora de inicio del evento.
•
Terminar La fecha y hora de finalización del evento.
•
Ubicación La ubicación del evento.
Crear calendarios y eventos Para crear un calendario: 1.
Desplácese a la ubicación del calendario.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario.
3.
En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: •
Nombre (obligatorio) El nombre del nuevo calendario ha de ser distinto a todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.
•
Descripción Con el editor de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página del calendario (opcional).
•
Para suscribirse al calendario, marque la opción Subscribe to this calendar (suscribirse a este calendario); si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción.
Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario. 4.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar.
Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la opción Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de propiedades del calendario.
Para crear un evento de calendario: 1.
Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Evento. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario.
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3.
En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtener descripciones de los campos, consulte Tabla 11, página 139. Tabla 11. Eventos de calendario
Campo
Descripción
Nombre (obligatorio)
El nombre del nuevo evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, este texto aparecerá en el campo Asunto del encabezado del correo electrónico sobre el evento.
Fecha de inicio (obligatorio)
Seleccione una fecha para el inicio del evento.
Hora de inicio (obligatorio si no está seleccionada Todo el día
Indique la hora en la que desea que se inicie el evento.
Todo el día
Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durante todo el día.
Fecha de finalización (obligatorio)
Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento.
Fecha de finalización (obligatorio si no está seleccionada Todo el día)
Indique la hora en la que desea que finalice el evento.
Organizador (obligatorio)
Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, este usuario aparecerá en el campo CC del encabezado del correo electrónico sobre el evento.
Lista de asistentes
Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, ésta es la lista de destinatarios que aparecerá en el campo Para del encabezado del correo electrónico sobre el evento.
Ubicación
Especifique la ubicación del evento.
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Campo
Descripción
Notas
Mediante el editor de texto enriquecido, especifique la información sobre el evento (opcional). Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine, éste es el texto que aparecerá después del texto predeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico que se enviará a los destinatarios. El texto predeterminado de ese correo electrónico es el siguiente: You are invited to the following meeting (está invitado a la siguiente reunión): Tema: nombre de la reunión Fecha: patrón de repetición o fecha de inicio, hora, duración Ubicación: ubicación Para ver el evento, mediante el explorador diríjase a: drl de evento O bien abra este evento en el calendario del escritorio: anexo en línea de ICS
Enviar correo cuando termine
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Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correo electrónico a los asistentes acerca del evento.
4.
Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificar propiedades de eventos repetidos más adelante en este capítulo.
5.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento. Si está marcada la opción Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, DCE envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista de asistentes. Si hace clic en Cancelar, se cierra el cuadro de diálogo sin crear ningún evento ni enviar ningún correo electrónico.
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Especificar propiedades de eventos repetidos Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades del evento de calendario. Elija entre las siguientes opciones para un patrón de frecuencia de un evento repetido: •
Ninguno (predeterminado) El evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste.
•
Diariamente el evento se repite todos los días o Días alternos (si está marcada la opción).
•
Semanalmente El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran a continuación. — Semanas alternas (opcional) El evento se repite semanas alternas los Días seleccionados. — Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente) Seleccione uno o más días de la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha de inicio.
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•
Mensual El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran a continuación. — Misma fecha El evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 del mes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo: — Día 17 — Día 30 o último día del mes — Mismo día de semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el 28 o una fecha posterior) El evento se repite con un patrón similar a los ejemplos que se muestran a continuación. — El primer y tercer miércoles — El segundo y cuarto viernes — Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se inicia el evento es uno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo: — Último martes del mes — Último viernes del mes
•
Anual El evento se repite una vez por año en la misma fecha.
Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva la configuración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido: •
Nº de veces Especifique el número de veces que tiene lugar el evento.
•
Fecha de finalización Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº de veces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha es el último día del mes.
•
Siempre El evento no tiene un número finito de veces ni fecha de finalización.
Si está seleccionada la opción Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del evento repetido, el correo electrónico de notificación que se envía a los
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participantes del evento incluye una descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación se muestran algunos ejemplos de estas descripciones: •
Diariamente, 5 veces
•
Días alternos, 5 veces
•
Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007
•
Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre
•
Anualmente, 5 veces
Ver y editar calendarios y eventos Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean. Del mismo modo que puede editar varios objetos al mismo tiempo, también puede editar varios eventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Información y Permiso. En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas: •
Al editar un evento repetido, se edita siempre toda la serie.
•
Al editar una excepción en un evento repetido, sólo se modifica la excepción.
DCS no puede crear excepciones en eventos repetidos pero puede mostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar con DCS. Si visualiza o edita un evento de calendario y selecciona la opción Enviar correo cuando termine, DCS enviará un correo electrónico a los participantes del evento al hacer clic en Terminar, donde les notificará de los cambios que haya realizado.
Eliminar calendarios y eventos Al eliminar un calendario, elija si desea eliminar sólo el calendario seleccionado, o bien éste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta). Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar de &product_name;. Si elimina un evento repetido, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones. Si elimina una excepción, sólo se eliminará la excepción seleccionada.
Calendarios en los resultados de búsqueda Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo
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Búsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar. También puede buscar todas las propiedades de un calendario.
Exportar e importar con calendarios DCS puede exportar eventos como archivos .ics, en formato iCal. El comando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abre uno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario. Al importar un evento, DCS controla sus propiedades de una de las siguientes maneras: •
Usar Si DCS admite una propiedad, se utiliza de la manera indicada a continuación. — sin cambio: DCS mantiene el valor original si se admite. Ejemplo: la duración. — cambiar formato: DCS puede cambiar el formato de un valor por un equivalente. Ejemplo: una hora de inicio se puede expresar en más de una zona horaria. — convertir: DCS puede convertir un valor demasiado complejo o no compatible. Ejemplo: se quitan segundos de los tiempos y duraciones.
•
Mover Si DCS no admite una propiedad, pero sí una similar, el valor de la primera se mueve a la última. Ejemplo: un comentario se mueve y combina con una descripción.
•
Caché Si DCS no admite una propiedad, pero su presencia es benigna, DCS la conserva en caso de que se exporte el evento. Ejemplo: libre/ocupado.
•
Descartar Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de DCS, se descarta. Ejemplo: los anexos.
La importación de un evento previamente exportado actualizará el evento original si se modificó el evento exportado antes de volver a importarse.
Trabajar con tablas de datos Los usuarios de repositorios pueden crear tablas de datos en cualquier ubicación en la que tengan el permiso ESCRIBIR.
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Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas, retirarlas ni exportarlas. Para ver una entrada de tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Mostrar o Archivo > Editar o bien haga clic en su nombre. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo de propiedades de la entrada en el que se mostrarán todos sus campos. En la vista de resumen de una tabla de datos, las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos, o columnas, de tipos de datos determinados como nombre, dirección y número de teléfono, según el esquema de la tabla. Puede copiar, mover y pegar las tablas de datos. Cuando copia una tabla de datos con entradas, las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío. Las entradas de la tabla de datos pueden copiarse y pegarse entre tablas y dentro de la misma tabla. Todos los campos de las tablas se indican para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen la tabla y la entrada en la lista de tipos de objeto que puede buscar.
Crear tablas de datos y entradas Para crear una tabla de datos: 1.
Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. O copie una tabla de datos del portapapeles, importe una tabla de datos o haga lo siguiente para crear una desde el principio.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos.
3.
En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: •
Nombre (obligatorio) El nombre de la nueva tabla de datos.
•
Descripción (opcional): mediante el editor de texto enriquecido, cree una descripción opcional que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tabla de datos.
Para suscribirse a la tabla de datos, active la opción Suscribirse a esta tabla de datos; si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción. 4.
Haga clic en Siguiente o haga clic en la ficha Campos para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entrada de tabla de datos está compuesta de
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los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos; uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Inicialmente, DCS proporciona tres campos de texto sin formato para una nueva tabla. Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda. Para cada campo, elija la configuración como sigue: •
Nombre de entrada Con el botón de opción seleccionado, este campo actúa como el nombre de una entrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada. El nombre de la entrada aparece en la parte superior del cuadro de diálogo de propiedades de entrada. Es posible designar los tipos de campo siguientes como campo de nombre de entrada: campo de texto sin formato, número, autonumeración, fecha o miembro. No puede modificar (editar) ni eliminar el campo Nombre de entrada una vez que se ha creado la tabla.
•
Nombre (obligatorio) Especifica la etiqueta del nombre para el campo. Por ejemplo, Nombre, Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo ha sido designado como el nombre de la entrada.
•
Tipo de datos de campo El tipo de los datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como se describe en Tabla 12, página 147. No puede modificar (editar) el tipo de datos de un campo una vez que se ha creado la tabla.
Para agregar un campo, haga clic en agregar; para eliminar un campo, haga clic en quitar. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos. 5.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la tabla de datos. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la tabla de datos, haga clic en Cancelar.
Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la opción Mostrar discusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la tabla de datos.
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Tabla 12. Tipos de campos de la tabla de datos
Tipo de campo
Descripción
texto sin formato
Para campos que muestran el texto sin el formato especial. Se edita un campo de texto sin formato mediante un cuadro de texto estándar.
texto con formato
Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita y cursiva, así como los gráficos e hiperenlaces. Se edita un campo de texto con formato utilizando el RTE.
fecha
Para campos que muestran las fechas del calendario. Se edita un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas proporcionado para elegir una fecha. Al crear una tabla y definir un campo de fecha, puede (opcionalmente) seleccionar una casilla de verificación que especifique el campo como una fecha de vencimiento.
número
Para campos que muestran los dígitos fijos y los caracteres relacionados, como símbolos de moneda, comas y separadores decimales. Se edita un campo de número mediante un cuadro de texto.
autonumeración
Valores numéricos que DCS crea automáticamente, según la secuencia en la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener un campo de autonumeración.
sí/no
Para campos que muestran valores vacíos, sí o no.
semáforo
Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, que indican el estado global de las entradas.
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Tipo de campo
Descripción
lista de opciones
Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos. Especifique los valores opcionales en el cuadro de texto (por ejemplo: opción 1, opción 2, opción 3 sin las comas, y cada una en su propia línea). Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opción debe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. La lista de opciones se puede modificar, reordenar o eliminar sin afectar a las entradas de tabla existentes. El orden de líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la lista desplegable cuando los usuarios crean o editan una entrada. Para permitir que los usuarios de las tablas de datos elijan más de un valor para este campo, seleccione la casilla de verificación marcada con Permitir opciones múltiples. Al editar un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, se selecciona el valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. Al editar un campo que permite varias opciones, se utiliza el selector de opciones para seleccionar de un conjunto de valores predefinidos.
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miembro
Para campos que muestran los nombres de los usuarios. Se edita un campo de miembros utilizando el selector de miembros para seleccionar del conjunto de miembros disponible. Los miembros pueden ser usuarios o grupos. Elija si se pueden seleccionar varios usuarios para este campo o sólo de una lista de usuarios especificados.
discusión
Para anexar una discusión a la entrada. Las discusiones no aparecen en la vista de entrada, pero se pueden ver si selecciona Mostrar > Discusión de una entrada. Una
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Tipo de campo
Descripción tabla de datos sólo puede tener un campo de discusión.
Para crear una entrada de la tabla de datos: 1.
Desplácese hasta la tabla de datos (o créela) en la que desea crear una entrada.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Entrada. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada.
3.
En la ficha Crear, introduzca los datos para cada uno de los tipos de campo. Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada.
4.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la entrada, haga clic en Cancelar.
Ver tablas de datos y entradas Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: •
Seleccione Archivo > Editar.
•
Seleccione Mostrar > Propiedades.
•
Haga clic con el botón derecho en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades.
Al editar una tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles: •
Información: ficha Información estándar
•
Campos permite la edición de campos de tabla de datos
•
Permisos: ficha Permisos estándar
Cuando edite una tabla de datos puede agregar y eliminar campos, pero no puede cambiar el tipo de datos de los campos existentes. Puede modificar las opciones de algunos tipos de campos, pero no puede cambiar ni eliminar el campo de nombre de la entrada. Puede cambiar las opciones de las listas de opciones y los miembros de los campos de miembro. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento o un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólo permita una única opción. Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes: •
Selecciónela y elija Archivo > Editar.
•
Haga doble clic en su nombre.
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Al editar una entrada de tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles: •
Información: ficha Información estándar
•
Permisos: ficha Permisos estándar
•
Historial: ficha Historial estándar de una entrada de tabla de datos
Importar y exportar con tablas de datos Los usuarios con permisos para agregar las entradas a una tabla pueden importar las entradas de un archivo abriendo la tabla y eligiendo el comando Archivo > Importar. El comando Importar abre el cuadro de diálogo Importar. Al importar las entradas, DCS deja solos sus valores aun cuando están en conflicto. Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comando Exportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar.
Trabajar con salas Una sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos está restringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esa sala. Los objetos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus conjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos objetos. Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una sala en &product_name;, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala. Nota: La creación y administración de salas están disponibles sólo en aplicaciones basadas en WDK, como &product_name;.
Visitar salas Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de &product_name;.
Para abrir la página de inicio de una sala de la que es miembro: 1.
150
En una lista de elementos, haga clic en el icono (
) de la sala.
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La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). 2.
Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.
La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientes particularidades: •
El título está formado por las palabras página principal seguidas del nombre de la sala.
•
Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)
•
Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala.
•
El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de una carpeta de texto enriquecido.
•
La discusión incorporada se denomina Anuncios.
Enlazar a salas Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio que permita enlaces.
Acerca de los objetos controlados por salas Si una sala controla un objeto, la sala gobierna su conjunto de permisos y sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios que pueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala. Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpeta controlada), se aplican al objeto los permisos predeterminados de la sala. Si se cambia el conjunto de permisos de la sala, todos los conjuntos de permisos de los objetos controlados cambiarán en consonancia. En la columna opcional Sala de una lista (se indica mediante el icono ), los objetos que pertenecen a las salas se distinguen por uno de los siguientes iconos, que representan sus indicadores de control:
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• •
significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual. significa que un objeto pertenece a una sala distinta.
Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Haga para ordenar una lista de objetos en función de si clic en el icono de encabezado pertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (no aparecerá ningún icono en la columna Sala). Si muestra todas las versiones en una carpeta, cada versión de un objeto visible dispone de sus propios indicadores de control, ya que es posible que versiones distintas pertenezcan a salas distintas. Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualización de las columnas.
Quitar el control de los objetos de una sala Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. Además, una opción de sala puede limitar la eliminación de control a los propietarios. Cuando un objeto no está controlado, adquiere el conjunto de permisos predeterminado para el repositorio, a menos que no esté controlado desde una carpeta controlada y el conjunto de permisos predeterminado sea CARPETA, en cuyo caso adquiere el conjunto de permisos predeterminado para el usuario. La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes: •
Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos.
•
Usar el comando Archivo > Quitar de la sala.
•
Copiar un objeto controlado a una carpeta no controlada.
•
Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala.
Si copia entradas entre diferentes tablas de datos controladas, DCS cambia automáticamente el control sobre las copias para que coincidan con el conjunto de permisos de la sala de control.
Crear salas Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Para crear una sala, debe:
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•
Tener el rol Crear sala en el repositorio.
•
Tener permiso para crear objetos en la ubicación seleccionada.
Al crear una sala, se convertirá en su propietario.
Para crear una sala: 1.
Desplácese a la ubicación de la nueva sala.
2.
Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: •
Haga clic en Nueva sala.
•
Seleccione Archivo > Nuevo > Sala.
Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala. 3.
En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores: •
Nombre (obligatorio) El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de otros objetos del mismo archivador.
•
Mensaje de bienvenida Con el editor de texto enriquecido, cree un mensaje opcional que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala.
•
Para suscribirse a la sala, active la opción Suscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).
Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala. 4.
5.
Elija los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o una vez creada la sala. •
La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles normales de &product_name; para elegir usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente en propietario.
•
En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante.
Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o una vez creada la sala. •
Derechos para quitar el control Decida quién puede quitar la relación de control que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella, ya sean sólo los propietarios de la sala o cualquiera de sus miembros (colaboradores y propietarios).
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•
Encabezado de la sala Decida si desea que la sala tenga un gráfico de identificación que aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla de verificación Utilizar titular personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar. Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic en Aceptar para que el cambio tenga efecto.
•
Descriptores de acceso para objetos recién agregados Defina los permisos para agregar a un objeto cuando éste lo controla la sala. Los permisos que se concederán a cada grupo local se muestran en un gráfico. Cada fila de dicho gráfico incluye el nombre y la configuración actual de un grupo, con un botón Editar con el que se abre un cuadro de diálogo de edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores y Propietarios. La opción predeterminada de Colaboradores es RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. La opción predeterminada de Propietarios es ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Después de crear una sala, si se crean grupos de nivel de sala adicionales, también se incluirán en el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos. El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo con el botón Editar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos de acceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controles usuales para definir permisos.
6.
Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala. O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la sala, haga clic en Cancelar.
Editar las propiedades de una sala Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de propiedades de la sala. Los miembros de sala que disponen del permiso ESCRIBIR en la sala pueden editar un subconjunto de propiedades heredado del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo los propietarios de la sala pueden cambiar el nombre de la sala.
Para editar las propiedades de una sala: 1.
Desplácese a la ubicación que contenga la sala.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
154
Seleccione la sala y elija Mostrar > Propiedades > Información.
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•
Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades en la página principal de la sala.
Se abre la ficha Propiedades: Información. 3.
Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala. Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (no será necesario hacer clic primero en Aceptar).
Pertenencia a salas Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorio que están incluidos en la lista de miembros de la sala. Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala. •
El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre los objetos de la sala. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.
•
El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concede el permiso ELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de forma predeterminada.
Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienen significado alguno fuera del contexto de una sala. Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro. Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala.
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Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala
Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo los propietarios y los administradores de usuarios de una sala pueden gestionar la pertenencia a ésta.
Para abrir la lista de miembros de la sala: 1.
Siga uno de estos procedimientos: •
En la página principal de la sala, haga clic en el enlace Miembros.
•
Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia).
Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes: •
Nombre El nombre del grupo o miembro.
•
Rol Distingue propietarios de colaboradores.
•
Estado Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio.
•
Descripción Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos.
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•
Grupo Visible cuando está marcada la casilla de verificación Mostrar grupos. Si un miembro no se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga la pertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará el primero por orden alfabético.)
Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo. Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crear nuevos usuarios.
Copiar salas Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta. Al copiar una sala, la nueva sala incluirá copias de todo lo accesible desde el original. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. No obstante, el nombre del propietario es el grupo Propietarios de la copia, no el del original. Los roles y grupos locales de la copia son duplicados de los del original, salvo el miembro que crea la copia, cuyo rol es el de propietario.
Mover o enlazar a una sala Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta. Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorio que permita los enlaces.
Eliminar salas Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, si bien los usuarios que no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso para ELIMINAR. Elija una de estas opciones: •
Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada).
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•
Eliminar la sala, incluida la lista de miembros y grupos locales, así como todos los enlaces a la misma En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas las versiones.
Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre: •
Eliminar la sala, la lista de miembros y los grupos locales (opción predeterminada). Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica también que la sala deja de tener control alguno.
•
Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos En este caso, debe decidir entre: — Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada). Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos. — Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados
Si está eliminando varios objetos, el cuadro de diálogo para la eliminación dispone de varias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite.
Gestionar pertenencias a salas Los propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan la pertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios para una sala. Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta. Enviar una invitación es una manera de personalizar la introducción de miembros a una sala y proporcionarles una manera cómoda de llegar allí (haciendo clic en un vínculo incluido automáticamente).
Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala: 1.
158
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar.
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2.
En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar volverá a la ficha Pertenencia).
3.
En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario) que desea para los nuevos miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelva a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros.)
Para invitar a miembros a una sala: 1.
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar.
2.
En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o cc para seleccionar los miembros de la sala que desea invitar.
3.
En el cuerpo de la invitación, especifique el mensaje que desea enviar. El mensaje incluye inicialmente un enlace a la ubicación de las salas.
4.
Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados, o haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el correo electrónico.
Para quitar miembros de una sala: 1.
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.
2.
En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee quitar de la lista de miembros de la sala.
3.
Con los miembros seleccionados, haga clic en
4.
Haga clic en Aceptar para eliminar los miembros de la lista de miembros de la sala.
.
Se abre la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma. Tenga en cuenta que los miembros de la sala siguen siendo miembros del repositorio aunque se eliminen de una sala.
Para cambiar los roles de los miembros locales 1.
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol.
2.
En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un nuevo rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar volverá a la ficha Pertenencia).
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3.
En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario) que desea para los miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelva a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros).
Para crear un grupo local nuevo: 1.
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala.
2.
Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombres de los demás grupos locales de la sala.
3.
Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.
4.
Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.
Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetos controlados.
Para editar las propiedades de un grupo local: 1.
Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala.
2.
Haga clic en Información.
3.
Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar para implementar los cambios.
de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la ficha
Para agregar miembros de sala a un grupo local: 1.
En la ficha Propiedades: Pertenencia, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.
2.
En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala.
3.
En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que desee agregar al grupo.
4.
Con los miembros seleccionados, haga clic en
5.
Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembros del grupo.
.
Para quitar un grupo local de una sala: 1.
160
En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.
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2.
En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembros de la sala.
3.
Con los grupos seleccionados, haga clic en
4.
Haga clic en Aceptar para eliminar los grupos de la lista de miembros de la sala. Volverá a la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma.
.
Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, el grupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros de sala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados de una sala. Cuando se quita un grupo local de una sala, se vacía su lista de miembros y el grupo deja de aparecer en listas y selectores de miembros. También deja de aparecer en la lista utilizada para definir descriptores de acceso de la ficha Propiedades de la sala: Opciones de Descriptores de acceso para objetos recién agregados. Sigue mostrándose en cualquier conjunto de permisos que ya esté activado, pero su nombre muestra que se ha "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y por tanto no aparecen en el cuadro de diálogo de eliminación.
Administrar usuarios sin la función de administrador Los administradores de usuarios pueden realizar una gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema. Concretamente, los administradores de usuarios pueden: •
Buscar usuarios y grupos Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo del árbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración de usuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles.
•
Crear nuevos usuarios En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, los administradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevos usuarios.
•
Modificar usuarios Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en la lista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector de usuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido.
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El administrador del sistema gestiona el rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) como cualquier otro. El acceso al rol se realiza a través de Administración> Administración de usuarios > Roles. Los administradores pueden agregar o eliminar miembros y grupos, así como asignar el rol a otros grupos.
Crear nuevos usuarios Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio en el área Administración o en la sala de la que sea propietario.
Para crear un nuevo usuario: 1.
Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de una de las siguientes maneras: •
Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.
•
Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia; para ello, haga clic en el enlace Miembros en la página principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botón Nuevo usuario.
En el cuadro de diálogo Nuevo usuario aparecen todos los controles habituales, que se desactivan para los administradores de usuarios, salvo que se indique en este procedimiento.
162
2.
Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.
3.
La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa.
4.
Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifra y almacena en el repositorio.
5.
Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña.
6.
Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional).
7.
Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico. Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados.
8.
En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario.
9.
Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial.
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10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marque la casilla de verificación No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurre normalmente. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte Ocultar usuarios de la lista más adelante en este capítulo. 11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el repositorio. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte Carpetas restringidas más adelante en este capítulo. Nota: para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, ábrala, seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedores de la lista, haga clic en Borrar. 12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario: •
Elegir carpeta existente Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp.
•
Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario Ésta es la selección predeterminada.
13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración. 14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y los administradores de usuarios no podrán cambiarla. 15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario.
Modificar usuarios El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios.) El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles del repositorio para que DCS detecte qué usuarios podrán los administradores de usuarios modificar. Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades de usuario de la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controles que pueden editar los administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo
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Colaborar con otros usuarios
usuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones: •
La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una tarea en el servidor.
•
Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobar contraseña.
•
La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector de carpetas.
Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros) El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales de la lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugares donde aparece su nombre son: •
listas de usuarios del área Administración
•
La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios.
•
Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario
•
Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada al conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campo de miembro en una tabla de datos de DCS o una asignación de ejecutante en un flujo rápido.
•
Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow Manager
Los usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como [unlisted (no está en la lista)] después del nombre, salvo en las listas de las salas. DCS crea un grupo para los usuarios ocultos en la raíz de la lista de usuarios del repositorio denominado dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios en el área Administración y se espera que los administradores se abstengan de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripción del grupo indica que está administrado por DCS y la lista de hijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, DCS lo utilizará en lugar de crear uno nuevo y si no puede encontrar un grupo con el nombre correcto, creará uno. Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo.
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Colaborar con otros usuarios
Nota: La ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto no se verá afectado. La ocultación se aplica cuando el administrador de usuarios guarda el cuadro de diálogo.
Carpetas restringidas Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta. La restricción de carpetas no se aplica nunca a: •
Salas a las que pertenece el usuario
•
archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System, /Templates y /Resources
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Capítulo 9 Formularios
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Introducir datos en formularios, página 167
•
Formato de texto en un formulario, página 168
•
Crear nuevos formularios, página 170
•
Bloquear una instancia de formulario, página 170
•
Compatibilidad con AJAX, página 171
Introducir datos en formularios Los formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La apertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0).
Para introducir datos en un formulario: 1.
Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3.
2.
Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar.
3.
Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones adicionales, consulte Formato de texto en un formulario, página 168.
4.
Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer.
5.
Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o en Enviar.
6.
Si se le pide que confirme, haga clic en Sí.
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Formularios
Formato de texto en un formulario Para dar formato al texto en un formulario, utilice los botones descritos en la Tabla 13, página 168. Es posible que algunos de los botones no aparezcan. Tabla 13. Formato de texto en un formulario
Botón
Descripción Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y lo elimina de la ubicación actual. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para mover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X. Copia el texto seleccionado en el Portapapeles. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para copiar texto, presione Ctrl+C Pega el texto del Portapapeles en la ubicación seleccionada. La configuración de seguridad de determinados navegadores podría desactivar este botón. Para pegar texto, presione Ctrl+V. Cambia a negrita el texto seleccionado. Cambia a cursiva el texto seleccionado. Subraya el texto seleccionado. Alinea el bloque de texto actual con el margen izquierdo. Centra el bloque de texto actual.
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Formularios
Botón
Descripción Alinea el bloque de texto actual con el margen derecho. Alinea el bloque de texto actual con los márgenes izquierdo y derecho. Aplica sangría al bloque de texto actual. Quita la sangría del bloque de texto actual. Asigna al texto seleccionado un formato de subíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de superíndice. Asigna al texto seleccionado un formato de lista numerada. Asigna al texto seleccionado un formato de lista con viñetas. Cambia el color del texto seleccionado. Cambia el color de fondo del texto seleccionado. Deshace la acción anterior. • La opción de deshacer no se aplica a las acciones realizadas a través del menú del botón derecho. • La opción de deshacer no se aplica a los cambios realizados en tablas. • Es posible que algunos navegadores no permitan deshacer la modificación del color de fondo. Restaura la acción que se había deshecho. Inserta una imagen. Convierte el texto seleccionado en un hipervínculo.
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Formularios
Botón
Descripción Inserta una tabla del Portapapeles. La tabla puede estar en formato HTML, RTF o Microsoft Word. Revisa la ortografía. Muestra el origen HTML del texto.
Crear nuevos formularios Al crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp.
Para crear un formulario: 1.
Desplácese al lugar donde se creará el formulario.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Formulario.
3.
En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.
4.
En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear el formulario.
5.
Haga clic en Siguiente.
6.
Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 167.
Bloquear una instancia de formulario &product_name; bloquea automáticamente una instancia de formulario cuando se edita. Cuando la instancia de formulario está bloqueada, los demás usuarios verán un icono de candado en la instancia de formulario; pueden ver el formulario en modo de sólo lectura hasta que lo envíe o cancele la instancia de formulario. Por ejemplo, usuario1 se desplaza a la ubicación de la instancia de formulario A en &product_name; y hace clic con el botón derecho en la instancia de formulario y selecciona Editar. De este modo, usuario2 verá un icono de candado en la instancia de
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Formularios
formulario A; usuario2 sólo puede abrir la instancia de formulario en modo de sólo lectura. Puede desbloquear una instancia de formulario bloqueada de una de las formas siguientes: •
Oculte, cancele, cierre, envíe, reenvíe o rechace la instancia de formulario
•
Cierre el flujo de trabajo
Al guardar una instancia de formulario, el contenido del formulario se guardará; el bloqueo de la instancia de formulario no se liberará.
Compatibilidad con AJAX Forms Builder amplía la compatibilidad con AJAX (JavaScript y XML asincrónicos) para aumentar la capacidad de uso y la velocidad de las instancias de formulario. Al agregar o actualizar el contenido del formulario, &product_name; no actualizará todo el formulario. &product_name; sólo actualizará o volverá a cargar los controles del formulario dependientes. El formulario entero sólo se actualizará al guardarlo o enviarlo. Por ejemplo, imagine una instancia de un formulario de solicitud de vacaciones con los siguientes controles: identificador de empleado, nombre y una tabla con el período de vacaciones; en este formulario, el control de nombre depende del control de identificador de empleado. Si escribe o actualiza un identificador de empleado, &product_name; sólo actualizará el control de nombre dependiente con el nombre de empleado correspondiente. Si agrega contenido a la tabla, o elimina contenido de ella, la aplicación de visualización cliente sólo actualizará el contenido de la tabla y no el formulario completo. La funcionalidad AJAX está disponible en las situaciones siguientes, aunque no se limita a ellas: •
Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada, se actualizan los valores de los controles dependientes.
•
Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada que se utiliza en una fórmula de cálculo, los valores de los controles dependientes se calculan de nuevo automáticamente y los valores actualizados se muestran en los controles correspondientes.
•
Cuando el usuario quita un anexo de un formulario, los valores de controles dependientes se actualizan.
•
Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una tabla que utiliza un adaptador de origen de datos, se actualiza el contenido de la tabla.
•
Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una columna de tabla, se actualizan los valores de los controles dependientes de la tabla.
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Formularios
•
172
Cualquier mensaje de error, como por ejemplo cuando el usuario introduce un valor no válido para el cálculo, se muestra sin actualizar todo el formulario.
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Capítulo 10 Registros
Un registro consta de información registrada que es la evidencia de las operaciones de la organización. Un registro es formal o informal. Los registros formales se crean explícitamente al rellenar metadatos de formulario y asignarlos a un plan de archivos formal. Los registros informales se crean cuando un archivo se arrastra y coloca en una carpeta gestionada de retención. En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Declarar un elemento como un registro formal, página 173
•
Enlazar un registro, página 179
•
Crear una relación del registro, página 180
•
Ver una relación de registros, página 181
•
Quitar una relación del registro, página 181
•
Realizar solicitudes de biblioteca, página 181
Declarar un elemento como un registro formal Para declarar un elemento como un registro formal: 1.
Desplácese hasta el documento que se va a declarar como un registro formal y selecciónelo.
2.
Haga clic en Registros > Declarar como registro formal. La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la que se muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentos seleccionados.
3.
Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarar documentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tiene varios documentos seleccionados.
4.
Haga clic en Seleccionar para el plan de archivos obligatorio y active la casilla de verificación de un plan de archivos, archivador o carpeta válidos. El icono para un
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173
Registros
plan, archivador o carpeta válidos está resaltado. Las opciones válidas podrían estar también "enterradas" en un contenedor no válido. Por ejemplo, una carpeta válida podría estar "enterrada" en un archivador no válido. 5.
Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado. La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedades adicionales. Las propiedades adicionales son:
6.
•
Tipo, obligatorio
•
Plantilla de formulario, obligatorio
•
Desenlazar documentos de origen, opcional
•
Ocultar opciones, opcional
Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario. El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear, los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 o simplemente los registros formales normales. El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionado para Tipo.
7.
Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vez declarado como registro formal.
8.
Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla de formulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita, para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulte Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales, página 174. La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el número de documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registros individuales.
9.
Haga clic en Terminar cuando termine de rellenar el formulario aplicable. Al hacer clic en Cancelar, se anula todo el proceso.
Introducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales En esta sección se describen los siguientes temas:
174
•
Introducir valores para registros formales normales, página 175
•
Introducir valores para registros formales Chapter 2, página 175
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Registros
•
Introducir valores para registros formales Chapter 4, página 176
Introducir valores para registros formales normales Consulte Tabla 14, página 175 para obtener una explicación de las propiedades comunes para registros formales normales. Tabla 14. Propiedades comunes para registros formales normales
Propiedad
Descripción
Nombre
Nombre del documento que se va a declarar.
Asunto
Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento.
Autores
El autor del documento que va a declarar un registro formal.
Palabras clave
El valor que escriba para este campo se puede utilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociados a un registro concreto se pueden utilizar para palabras clave.
Introducir valores para registros formales Chapter 2 Se pueden elegir dos formularios para declarar registros Chapter 2: uno para declarar documentos que no sean correo electrónico como registros formales y otro para declarar correo electrónico como registros formales: •
Registro DoD 5015 Ch2
•
Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 No utilice el Registro de correo electrónico DoD 5105 Ch2 para declarar registros de correo electrónico de &product_name;. Este formulario está diseñado para declarar registros de correo electrónico mediante RM Outlook Activator.
Consulte Tabla 15, página 176 para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad.
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Registros
Tabla 15. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2
Propiedad
Descripción
Asunto
Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento.
Tipo de medios
Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).
Formato de aplicación
Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro.
Organización de origen
Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar.
Fecha de recepción
Fecha en que recibió el documento.
Destinatarios principales
Nombre principal de la persona que ha creado el documento.
Otros destinatarios
Nombre de las personas responsables a la que se pueden plantear preguntas si es necesario.
Ubicaciones
Ubicación donde se conserva el registro.
Nombre de proyecto
Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo.
Marcador suplementario
Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso a un subconjunto de los miembros en el grupo mayor.
Introducir valores para registros formales Chapter 4 Los registros formales Chapter 4 se crean como registros clasificados o no clasificados, con la única diferencia de su nivel de seguridad y un nivel de seguridad mayor que cero
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Registros
los convierte en clasificados. Un nivel o clasificación de seguridad cero se representa mediante una clasificación de Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría un registro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hasta Sin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría un nivel para clasificar un registro no clasificado. El formulario permite: •
Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamente según el origen del que derivan
•
Cambiar la configuración de clasificación para subir o bajar de categoría el registro
•
Programar trabajos de descenso de categoría
•
Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados
•
Identificar los revisores si es necesario
Consulte Tabla 16, página 177 para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad. Tabla 16. Propiedades comunes para registros formales Chapter 4
Propiedad
Descripción
Tipo de medios
Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).
Formato
Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro.
Organización de origen
Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar.
Derivado de
Origen que se utilizará como plantilla para completar el formulario.
Agencia clasificadora
Nombre de la agencia clasificatoria al crear un registro clasificado.
Clasificado por
Medio por el que se especifica un usuario válido para este valor.
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Registros
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Propiedad
Descripción
Desclasificar por
Desencadenador necesario para iniciar la desclasificación de los registros clasificados. Los registros clasificados se deben desclasificar en algún punto en el tiempo. Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor que se debe seleccionar para los registros no clasificados cuando la Clasificación actual especifica Sin marcadores.
Ubicaciones
Ubicación donde se conserva el registro.
Nombre de proyecto
Valor que proporciona el nivel de seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo.
Marcador suplementario
Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso a un subconjunto de los miembros en el grupo mayor.
Bajar de categoría por
Desencadenador que se utilizará para iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores (Fecha, Evento y Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja en blanco un cuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual.
Bajar de categoría por fecha
Fecha de descenso de categoría si el desencadenador incluye una fecha.
Bajar de categoría por evento
Evento por el que se realizará el descenso de categoría si el desencadenador incluye un evento.
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Registros
Propiedad
Descripción
Nivel de descenso de categoría de destino
Nivel de seguridad al que se realizará el descenso de categoría. El registro formal se desclasifica (se convierte en un registro no clasificado sin seguridad) si selecciona Sin marcadores, que equivale a una clasificación de "0" (cero). Cualquier nivel mayor que cero mantiene el registro clasificado.
Instrucciones para bajar de categoría
Instrucciones para bajar de categoría.
Revisado por
Fecha y hora en que se completó la revisión, si se ha efectuado.
Razones para clasificación
Razón para crear un registro clasificado si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo.
Categoría de exención
Categoría de exención si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Se impide (detiene) la desclasificación de un registro clasificado en función del valor seleccionado para este campo.
Categoría de exención (ampliada)
Categoría de exención para el valor cuando el valor especificado para Derivado de sea distinto de Guías de clasificación.
Enlazar un registro Enlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de una carpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todas las ubicaciones. Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpeta gestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una política
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Registros
seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debe permitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir a un valor mayor de "1". Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo: 1.
Desplácese hasta el registro y selecciónelo.
2.
Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.
3.
Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la que desee enlazar el registro.
4.
Seleccione Editar > Enlazar aquí.
Crear una relación del registro Cree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro o con otro documento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse de que cualquier información adicional que no esté disponible en un registro se explique en un registro relacionado. Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registro seleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijo puede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que sea el padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo y relacionándolos con otros registros como crea conveniente. Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para crear una relación de registros:
180
1.
Desplácese hasta un registro y selecciónelo.
2.
Seleccione Registros > Crear relación de registros.
3.
En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documento incluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
Seleccione el tipo de relación.
5.
Haga clic en Aceptar.
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Registros
Ver una relación de registros Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para ver una relación de registro: 1.
Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo.
2.
Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros.
Quitar una relación del registro Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para quitar una relación de registros: 1.
Desplácese hasta un registro y selecciónelo.
2.
Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros.
3.
Seleccione el elemento apropiado.
4.
Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros.
5.
Haga clic en Aceptar.
Realizar solicitudes de biblioteca Si su organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, podrá realizar solicitudes para reservar uno o varios objetos físicos para préstamo. El administrador de biblioteca decide lo que obtiene cada uno, independientemente de la solicitud que llegara en primer lugar. Para obtener más información sobre las solicitudes de biblioteca y Physical Records Manager, consulte la documentación de Retention Policy Services Administrator y Records Manager Administrator de EMC Documentum.
Para realizar una solicitud de biblioteca: 1.
Desplácese a un objeto físico para reservarlo. El contenido de un contenedor como una caja o carpeta se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca una vez creada dicha solicitud. La creación de una solicitud de biblioteca, por ejemplo, incluye la carpeta y el documento en el
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181
Registros
manifiesto si dichos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sólo identifica el contenedor si no tiene contenido. 2.
Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitud de biblioteca. Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetos físicos a la vez.
3.
Complete los campos según resulte adecuado. Tabla 17, página 182 describe las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad: Tabla 17. Solicitudes de biblioteca
4.
Propiedad
Descripción
Fecha solicitada
La recepción o envío de los elementos solicitados está previsto en el plazo de 30 días a partir del día de la solicitud. Puede cambiar el valor predeterminado según sea necesario. El administrador de biblioteca puede cumplir o no la fecha solicitada. Aunque puede realizar una solicitud de biblioteca, el administrador de biblioteca decidirá si puede disponer de uno o varios de los objeto solicitados.
Preferencia de notificación
Seleccione los medios preferidos de comunicación. El sistema no lo utiliza aunque se ha diseñado para la comunicación directa del administrador de biblioteca.
Opciones de envío
Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviar todos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solo préstamo.
Haga clic en Terminar.
Para ver las solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay seleccionado ningún elemento en el panel de contenido y haga clic en Ver > Mis solicitudes. Nota: las solicitudes de biblioteca se eliminan del sistema mediante un trabajo. Para obtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca, consulte la Guía
182
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Registros
del usuario de Records Manager Administrator o la Guía del usuario de Retention Policy Services Administrator.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
183
Registros
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Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Capítulo 11 Documentos virtuales
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Información general sobre los documentos virtuales, página 185
•
Crear documentos virtuales, página 186
•
Ver la estructura de un documento virtual, página 186
•
Ver el contenido de documentos virtuales, página 187
•
Agregar descendientes a documentos virtuales, página 188
•
Reordenar los descendientes en un documento virtual, página 190
•
Quitar descendientes de documentos virtuales, página 191
•
Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre, página 192
•
Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 193
•
Crear un archivo de documentos virtuales, página 193
•
Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 194
•
Definir las preferencias de documentos virtuales, página 195
Información general sobre los documentos virtuales Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado en el documento padre. Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.
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185
Documentos virtuales
Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirar el documento padre y sus descendientes. Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o su contenido. Al ver su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar a los descendientes del documento virtual. Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes. Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes. Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:
Crear documentos virtuales Para crear un documento virtual, convierta un documento simple en un documento virtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes.
Para crear un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo.
2.
Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual.
3.
Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales, página 188.
Ver la estructura de un documento virtual Al visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio.
Para ver la estructura de un documento virtual:
186
1.
Desplácese al documento virtual.
2.
Seleccione el documento virtual.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Documentos virtuales
3.
Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual.
4.
Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos: •
Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto al documento virtual. Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para ver sus descendientes.
• 5.
Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización > Expandir selección.
Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos. Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrar documento virtual.
Ver el contenido de documentos virtuales Al ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición. Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructura del documento virtual.
Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.
2.
Seleccione Archivo > Mostrar. &product_name; realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidas las opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica en Definir las preferencias de documentos virtuales, página 195.
3.
Siga uno de estos procedimientos: •
Si &product_name; muestra el contenido del documento, omita el resto de este procedimiento.
•
Si &product_name; solicita seleccionar entre el contenido y la estructura, elija Abrir el contenido del documento y haga clic en Aceptar.
•
Si &product_name; muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre del documento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccione de nuevo Archivo > Mostrar.
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187
Documentos virtuales
Agregar descendientes a documentos virtuales Para agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.
Para agregar un descendiente a un documento virtual: 1.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para seleccionar ahora al descendiente, desplácese hasta él y agréguelo al portapapeles.
•
Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como el descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento.
2.
Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página 186.
3.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para utilizar a un descendiente de su portapapeles, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.
•
Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
•
Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas > Documento virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento.
Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. 4.
Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivo mediante el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omita este paso.
5.
Registre el documento padre de la siguiente manera: a.
Seleccione el documento padre.
b.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
c.
Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre.
188
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Documentos virtuales
Para agregar un descendiente con la operación de arrastrar y colocar: 1.
Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración.
2.
En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese al archivo que se agregará. Nota: Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.
3.
Arrastre el archivo desde Paso 2 y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; al colocar el archivo, sitúe el puntero del ratón en una posición alta, baja o media sobre un descendiente existente, tal como se describe en Tabla 18, página 189. Aparecerá un menú de acceso directo.
4.
En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí. El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documento virtual. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará.
5.
Registre el documento padre de la siguiente manera: a.
Seleccione el documento padre.
b.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
c.
Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar. Tabla 18. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual
Puntero del ratón
Resultado
Coloque el puntero del ratón en una posición alta sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación.
El archivo agregado se convierte en el descendiente que va antes del archivo de destino en el orden de descendientes.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
189
Documentos virtuales
Puntero del ratón
Resultado
Coloque el puntero del ratón en una posición media sobre el archivo de destino, tal y como se muestra a continuación.
El archivo agregado se convierte en un descendiente del archivo de destino. Si el archivo de destino es un documento simple, &product_name; lo convierte en un documento virtual.
Coloque el puntero del ratón en una posición baja sobre el destino, tal y como se muestra a continuación.
El archivo agregado se convierte en el descendiente que va después del archivo de destino en el orden de descendientes.
Reordenar los descendientes en un documento virtual Para mover a un descendiente dentro de una ubicación de un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 186.
2.
Seleccione el documento padre.
3.
Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos.
4.
Seleccione el descendiente.
5.
Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.
6.
Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar.
7.
Haga clic en Aceptar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará.
8.
Seleccione el documento padre.
9.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
10. Haga clic en Aceptar.
190
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Documentos virtuales
11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.
Para mover a un descendiente a cualquier ubicación de un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 186.
2.
En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese al descendiente. Nota: Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.
3.
Arrastre el descendiente y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; al colocar el descendiente, sitúe el puntero en una posición alta, media o baja sobre otro descendiente, tal como se describe en Tabla 18, página 189. Aparecerá un menú de acceso directo.
4.
En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará.
5.
Registre el documento padre de la siguiente manera: a.
Seleccione el documento padre.
b.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
c.
Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.
Quitar descendientes de documentos virtuales Al quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual.
Para quitar un descendiente de un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 186.
2.
Seleccione los descendientes que va a quitar.
3.
Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará.
4.
Registre el documento padre de la siguiente manera: a.
Seleccione el documento padre.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
191
Documentos virtuales
b.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
c.
Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.
Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando se abre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla de enlace que especifique que se usa otra versión. Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En las preferencias generales, se puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales, página 195.
Para especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice: 1.
Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página 186.
2.
Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión. Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, &product_name; lo retirará.
3.
En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
Registre el documento padre de la siguiente manera: a.
Seleccione el documento padre.
b.
Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.
c.
Haga clic en Aceptar.
d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.
192
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Documentos virtuales
Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales Para establecer una etiqueta de versión para un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.
2.
Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión.
3.
Introduzca una etiqueta de versión.
4.
Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes.
5.
Haga clic en Aceptar.
Crear un archivo de documentos virtuales El archivado de un documento virtual se conoce como instantánea.
Para ver una lista de instantáneas creadas para un documento virtual: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.
2.
Seleccione Mostrar > Instantáneas.
Para crear una instantánea: 1.
Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.
2.
Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea.
3.
En la ficha Crear, siga este procedimiento: a.
Escriba un nombre para la instantánea.
b.
Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.
c.
Seleccione el tipo de instantánea.
d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opción Inmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión. 4.
En la ficha Información, defina la información según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 28.
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193
Documentos virtuales
5.
Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones.
6.
Haga clic en Terminar.
Para inmovilizar o liberar una instantánea: 1.
Desplácese hasta la instantánea y selecciónela.
2.
Seleccione uno de los siguientes procedimientos: •
Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea. Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquier cambio realizado por un usuario en el documento o en un descendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento o descendiente.
•
Herramientas > Documento virtual > Liberar instantánea. Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y los descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para poder editar el descendiente.
Convertir documentos virtuales en documentos simples Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tiene descendientes.
Para convertir un documento virtual en un documento simple:
194
1.
Desplácese al documento virtual.
2.
Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitar descendientes de documentos virtuales, página 191.
3.
Seleccione el documento virtual.
4.
Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple.
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Documentos virtuales
Definir las preferencias de documentos virtuales Para definir las preferencias de documentos virtuales: 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Documentos virtuales y complete los campos de Tabla 19, página 195. Tabla 19. Preferencias de documento virtual
Propiedad
Descripción
Opciones de apertura
Permite seleccionar lo que sucederá cuando abra un documento virtual al hacer clic en su nombre. Esta preferencia no se aplica si el documento virtual ya se encuentra abierto en Virtual Document Manager (VDM): • Ver estructura: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivel de archivos anidados. • Ver contenido: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copia de sólo lectura del contenido. • Preguntar siempre: Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija si desea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura. Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente la estructura del documento virtual, con independencia de esta preferencia.
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195
Documentos virtuales
Propiedad
Descripción
Enlaces
Seleccione si desea que VDM muestre los enlaces rotos. Un enlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificada por la regla de enlace de ese componente.
Copiar
Permite seleccionar qué acción se debe realizar cuando se copie un documento virtual en el Portapapeles. Puede seleccionar una de las opciones siguientes: • Sólo raíz: Copia el contenido y las propiedades únicamente del archivo padre. • Raíz y descendientes: Copia el archivo padre y todos los descendientes anidados en él, incluidos los descendientes de los descendientes, y así sucesivamente. • Raíz y enlace a descendientes existentes: Copia el archivo padre y se crean referencias a los descendientes. • Preguntarme siempre: Solicita al usuario que seleccione lo que desea copiar.
Retirar
Permite seleccionar lo que ocurrirá al intentar retirar un elemento bloqueado por otro usuario: • Descargar como sólo lectura: Descarga una copia del elemento como sólo lectura. • Preguntarme siempre: Solicita al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura.
196
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Documentos virtuales
3.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
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197
Documentos virtuales
198
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Capítulo 12 Anotaciones en PDF
Este capítulo consta de las siguientes secciones: •
Información general de anotaciones en PDF, página 199
•
Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 200
•
Agregar comentarios a documentos PDF, página 200
•
Ver los comentarios de documentos PDF, página 201
Información general de anotaciones en PDF Si su organización ha instalado EMC Documentum PDF Annotation Service, podrá almacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver e introducir directamente comentarios en los PDF desde &product_name;. Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión. Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0. Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar &product_name; de modo que abra los Servicios de anotación en PDF al ver un PDF.
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199
Anotaciones en PDF
Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al ver un PDF: 1.
Haga clic en Preferencias.
2.
Seleccione la ficha Formatos.
3.
En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document).
4.
En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf).
5.
En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario.
6.
Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en Paso 4. En su lugar, seleccione el formato adecuado.
Agregar comentarios a documentos PDF Para agregar comentarios a un documento PDF: 1.
Desplácese a un documento PDF.
2.
Seleccione el documento y elija Archivo > Mostrar. Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.
3.
Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat.
4.
Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and Receive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe. Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF de Acrobat.
200
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Anotaciones en PDF
Ver los comentarios de documentos PDF Para ver los comentarios de un documento PDF: 1.
Desplácese a un documento PDF.
2.
Seleccione el documento y elija Archivo > Mostrar. Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios. Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.
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201
Anotaciones en PDF
202
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Capítulo 13 Relaciones
Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones &product_name; puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si varios revisores han escrito notas en un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original, el usuario puede acceder a las anotaciones viendo las relaciones del documento.
Para ver las relaciones de un elemento: 1.
Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
2.
Elija Mostrar > Relaciones.
Para crear una relación entre dos elementos: 1.
Desplácese hasta el elemento que será el padre y selecciónelo.
2.
Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación.
3.
En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
Haga clic en Siguiente.
5.
En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.
6.
Haga clic en Terminar.
Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar: 1.
Desplácese a uno de los elementos.
2.
Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otro elemento.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
203
Relaciones
3.
Arrastre y coloque el elemento hijo en el elemento padre.
4.
En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.
5.
Haga clic en Terminar.
Para quitar una relación entre dos elementos:
204
1.
Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo.
2.
Elija Mostrar > Relaciones.
3.
Seleccione la relación que va a quitar.
4.
Haga clic en Archivo > Quitar relación.
5.
Haga clic en Aceptar.
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Capítulo 14 Copias y transformaciones
En este capítulo se describe lo siguiente: •
Información general sobre copias y transformaciones, página 205
•
Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 206
•
Importar copias, página 207
•
Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 207
•
Crear copias mediante transformaciones, página 208
•
Crear un archivo relacionado mediante transformación, página 209
•
Ver las propiedades de la transformación guardada, página 210
•
Quitar transformaciones guardadas, página 211
Información general sobre copias y transformaciones Una copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo que está asociado a un archivo original. Por ejemplo, una copia puede ser una reproducción de una imagen con un formato diferente o con una resolución distinta. Si un archivo tiene varias copias, &product_name; designará una de ellas como la principal, que aparecerá en las listas de archivos. Puede mostrar todas las copias de un archivo si selecciona las opciones de menú Mostrar > Copias. Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas, o generar copias dentro de &product_name;. Una transformación consiste en la conversión de un archivo de un aspecto o formato a otro. Las transformaciones le permitieron transformar automáticamente la apariencia y el formato de un archivo existente para crear una nueva copia asociada al archivo original. Las transformaciones permiten almacenar un archivo en diferentes formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos de transformaciones se incluyen el
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
205
Copias y transformaciones
cambio de tamaño, el giro, el recorte y la corrección de colores. Es posible que también pueda transformar un archivo a un formato distinto. Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfil de transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformación correspondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivo y de los productos de EMC Documentum instalados y configurados para el repositorio. Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementos transformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación. Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no formarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versión del archivo, las copias siguen igual que con la versión anterior. No obstante, &product_name; puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 208 si precisa más información sobre la actualización automática de copias al crear versiones. Nota: Algunas copias y la funcionalidad de transformación sólo están disponibles en repositorios que están configurados con productos Content Transformation Services de EMC Documentum, como Document Transformation Services, Advanced Document Transformation Services y Regulatory Publishing Transformation Services. Sin la presencia de estos productos, es posible que algunas funciones de copia y de transformación descritas en esta guía no estén disponibles. Nota: &product_name; no permite varias copias del mismo formato. Por tanto, para cualquier nueva copia creada, &product_name; reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.
Ver una lista de las distintas copias de un archivo Para ver una lista de las distintas copias de un archivo 1.
Desplácese hasta un archivo y selecciónelo.
2.
Seleccione Ver > Copias. &product_name; muestra todas las copias del archivo.
206
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Copias y transformaciones
Importar copias Para importar un archivo desde fuera del repositorio para usarlo como una copia nueva para un archivo del repositorio existente. 1.
Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo.
2.
Seleccione Archivo > Importar copia.
3.
En el campo Archivo para importar, especifique el archivo que desea importar Puede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.
4.
En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si el formato correcto no aparece automáticamente.
5.
Haga clic en Aceptar. El archivo se importa como una copia de la copia principal.
Transformar documentos al formato PDF o HTML &product_name; utiliza productos Content Transformation Services de EMC Documentum para ofrecer la funcionalidad de transformación de documentos en formatos PDF y HTML. Cuando se selecciona un documento para transformarlo al formato PDF o HTML, la solicitud se envía a una cola en la que espera a que la procese el producto Content Transformation Services. Se utilizarán los parámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completa el procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en la lista de copias del original. Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 208 y Crear un archivo relacionado mediante transformación, página 209 si precisa más información.
Para transformar un documento al formato PDF o HTML 1.
Desplácese hasta un documento que desee transformar a PDF o HTML y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 206).
2.
Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar > Copia HTML.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
207
Copias y transformaciones
La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamiento y aparece en la lista de copias para el archivo padre cuando está finalizada.
Crear copias mediante transformaciones &product_name; utiliza productos Content Transformation Services de EMC Documentum para transformar un archivo utilizando un conjunto de propiedades a fin de crear una nueva copia. Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que las nuevas copias pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un error en una transformación, recibirá una notificación en la bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y algunos formatos de archivo no pueden transformarse. La disponibilidad de formato depende de los productos Content Transformation Services instalados y a cualquier configuración especial de su sistema.
Para crear una copia nueva mediante transformación 1.
Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una nueva copia y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 206).
2.
Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.
3.
Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento: a.
Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.
b.
Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.
c.
En la sección Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente.
d. En la pantalla Definición de copia, complete los campos como sea necesario. En este momento, puede decidir guardar la transformación para que se realice cada vez que se cree una versión del archivo.
208
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Copias y transformaciones
e.
Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos los archivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionado sólo un archivo para transformar, haga clic en Terminar.
La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola del servidor adecuado para su procesamiento. Cuando termina la transformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.
Crear un archivo relacionado mediante transformación &product_name; utiliza productos Content Transformation Services de EMC Documentum para transformar un archivo utilizando un conjunto de propiedades a fin de crear un nuevo archivo relacionado. Las transformaciones para crear nuevos archivos relacionados se producen en un elemento cada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que los nuevos archivos pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un error en una transformación, recibirá una notificación en la bandeja de entrada. Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente están disponibles para todos los formatos de archivo y algunos formatos de archivo no pueden transformarse. La disponibilidad de formato depende de los productos Content Transformation Services instalados y a cualquier configuración especial de su sistema.
Para crear un nuevo archivo relacionado mediante transformación 1.
Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo archivo relacionado y selecciónelo. Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 206).
2.
Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos. Aparecerá el asistente de transformación.
3.
Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.
4.
Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la información necesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.
5.
En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
209
Copias y transformaciones
6.
En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar las propiedades de los nuevos archivos, como nombre, título, conjunto de permisos, ciclo de vida y ubicación. La única propiedad necesaria es el nombre. En esta pantalla también puede elegir si desea realizar esta transformación cada vez que se creen versiones de los nuevos archivos. Siga este procedimiento: a.
Introduzca un nombre para el nuevo archivo. El nombre de archivo se introduce de forma predeterminada.
b.
Si lo prefiere, introduzca un título para el archivo.
c.
Si lo prefiere, seleccione un tipo de objeto alternativo para el archivo.
d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el archivo. e.
Para aplicar un ciclo de vida a los archivos, haga clic en Editar.
f.
Seleccione una ubicación para el nuevo archivo. Tiene dos opciones: •
Igual que el archivo padre Coloca el nuevo archivo en la misma ubicación de archivador o carpeta que el original.
•
Nueva ubicación Para ello, es necesario seleccionar una nueva ubicación en una ventana de edición.
g. 7.
Para realizar esta transformación cada vez que se cree una versión del archivo original, haga clic en Guardar transformación.
Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos los archivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionado sólo un archivo para transformar, haga clic en Terminar. La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola del servidor adecuado para su procesamiento. Cuando termina la transformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.
Ver las propiedades de la transformación guardada Una sección Propiedades de transformación aparece en el cuadro de diálogo Propiedades de un archivo que tiene transformaciones guardadas. El almacenamiento de las transformaciones se realiza cada vez que se crea una versión del archivo. Esta opción
210
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Copias y transformaciones
se define al crear una copia nueva o un nuevo archivo relacionado a través de la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el archivo de origen. Al crear una versión del archivo de origen, la transformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento. El panel Propiedades de transformación del cuadro de diálogo Propiedades muestra todas las transformaciones guardadas de un archivo que se aplicarán a un archivo cuando se cree una versión de él. Seleccionando una transformación guardada de la lista se abre la página de propiedades de la transformación con todos los parámetros de la transformación guardada.
Para ver las propiedades de la transformación 1.
Desplácese hasta el elemento con propiedades de transformación y selecciónelo.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Transformación. Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformación seleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento, indicando el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato de salida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado.
3.
Seleccione el nombre de una transformación guardada en la lista para abrir las propiedades de dicha transformación.
Quitar transformaciones guardadas El almacenamiento de las transformaciones se realiza cada vez que se crea una versión del archivo. Esta opción se define al crear una copia nueva o un nuevo objeto relacionado a través de la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el archivo de origen. Al crear una versión del archivo de origen, la transformación se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que la transformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiado para su procesamiento. El panel Propiedades de transformación del cuadro de diálogo Propiedades muestra todas las transformaciones guardadas de un archivo que se aplicarán a un archivo cuando se cree una versión de él. Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versión de un archivo, quite la solicitud de transformación de las propiedades de la transformación. Al hacer clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre, se abre un cuadro de diálogo de propiedades en el que se muestran los parámetros de la transformación. Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
211
Copias y transformaciones
distintas transformaciones guardadas para un archivo que utilizan el mismo perfil de transformación.
Para quitar una transformación guardada 1.
Desplácese hasta el elemento para el que desea quitar las transformaciones guardadas.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Transformación. Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformación seleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento, indicando el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato de salida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado.
3.
Seleccione el nombre de una transformación guardada en la lista para abrir las propiedades de dicha transformación. El cuadro de diálogo de parámetros de la transformación se abre y muestra los parámetros seleccionados para la transformación guardada.
4.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Parámetros.
5.
En la línea de la transformación guardada que desee quitar, seleccione Quitar. La transformación se quitará de la lista de transformaciones guardadas del archivo y no se volverá a ejecutar cuando se cree una versión del archivo.
212
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Capítulo 15 Programación
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Información general sobre programaciones, página 213
•
Crear una programación, página 214
•
Edición de una programación existente, página 214
•
Editar reglas de programación, página 215
•
Reglas de programación, página 215
•
Quitar una programación de un elemento, página 218
•
Eliminar una programación, página 218
•
La programación de Webtop Express, página 219
Información general sobre programaciones Una programación determina las selecciones o acciones disponibles en situaciones concretas. La creación de una programación ofrece una forma de reducir las opciones de pantalla para las opciones que sean relevantes para la tarea del usuario en la situación concreta. Una programación se asigna a un elemento determinado o a un conjunto de elementos. Por ejemplo, se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios. O se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpeta concreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El alcance asignado a cada programación debe ser único. Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las selecciones o las acciones disponibles en un área funcional específica. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto de autocompletar disponible. Para obtener una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 215:
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
213
Programación
Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se han creado en la carpeta, sino también a los archivos que se importan a la carpeta. Por ejemplo, después de importar un archivo a una carpeta que permita sólo la aplicación de Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a dicho archivo. Las reglas de programación no descienden a las subcarpetas. El orden de prioridad predeterminado para aplicar programaciones es el siguiente: una programación para una ubicación tiene mayor prioridad; a continuación, una programación para un usuario; después, una programación para un rol; y, por último, una programación para un tipo de objeto. Es posible que varíen las instalaciones personalizadas. Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración / Programación. Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad.
Crear una programación Para crear una nueva programación: 1.
Desplácese hasta Administración / Programación.
2.
Seleccione Archivo > Nuevo > Programación.
3.
Introduzca un nombre para la programación.
4.
Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizar una programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situado junto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y haga clic en Aceptar.
5.
Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y haga clic en Aceptar.
6.
Seleccione si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o sólo al actual.
7.
Haga clic en Siguiente.
8.
Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 215.
Edición de una programación existente Para editar una programación: 1.
214
Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Programación
2.
Seleccione Archivo > Editar.
3.
Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 215.
Editar reglas de programación En este procedimiento se supone que ha abierto una programación, creando una nueva o editando una existente.
Para editar las reglas de programación: 1.
En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página 215.
2.
En el cuadro de lista Disponible, siga uno de estos procedimientos: •
Para la regla Acciones: Seleccione la acción que desee excluir y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluded (excluidas). Para mostrar acciones adicionales, utilice los campos sobre la lista.
•
Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, seleccione una propiedad, escriba los valores que deben estar disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar.
•
Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio disponibles cuando un usuario inicia sesión y, en el campo Section to start in (sección en la que empezar), seleccione el nodo que deberá abrirse en primer lugar cuando el usuario inicie sesión en un repositorio.
•
Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que desee dar acceso y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Selected (seleccionadas). Para mostrar valores adicionales, utilice los campos sobre la lista.
Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en la parte inferior de la página. 3.
Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso 1.
4.
Haga clic en Terminar.
Reglas de programación Consulte Tabla 20, página 216 para obtener una explicación de las funciones que se pueden asignar a una programación.
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215
Programación
Tabla 20. Reglas de programación
Regla de programación
Descripción
Permisos
Los conjuntos de permisos que se pueden asignar a un elemento.
Formatos
Los formatos de archivo que se pueden asignar a archivos nuevos, importados o registrados. Puede que también haya disponibles formatos adicionales basados en la extensión del archivo.
Tipos
Los tipos de objetos de repositorio que se pueden asignar a archivos nuevos o importados. Cada elemento de un repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define las características del elemento. Por ejemplo, hay un tipo de objeto para documentos, otro para carpetas y un tercero para mensajes de correo electrónico. La organización puede crear, además, tipos de objeto personalizados.
216
Grupos
Los filtros disponibles para restringir la lista de usuarios o grupos de una lista de selección para un conjunto de permisos o flujo rápido.
Flujos de trabajo
Las plantillas disponibles para iniciar un nuevo flujo de trabajo.
Ciclos de vida
Los ciclos de vida disponibles para asignar al archivo. Tenga en cuenta que cuando un usuario asigna un ciclo vital a un archivo, la lista de ciclos vitales disponibles quizás se limite más por el tipo de objeto de archivo.
Plantillas
Las plantillas disponibles para crear nuevos archivos. Tenga en cuenta que cuando un usuario selecciona una plantilla para crear un nuevo archivo, la lista de plantillas quizás se limite más por el tipo y formato del archivo que el usuario va a crear.
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Programación
Regla de programación
Descripción
Acciones
Los elementos de menú, botones de herramientas, enlaces de acciones y botones de acciones disponibles.
Atributo
Los valores predeterminados de una propiedad cuando se crea o enlaza un archivo. Esta configuración sigue estas reglas: • Si una propiedad tiene un único valor que ya está definido, el valor existente no se sustituye. • Si la propiedad tiene varios valores, se agrega el valor especificado. • Si el diccionario de datos no permite el valor, éste no se define.Si el conjunto de valores de atributo automático deja de estar sincronizado con el diccionario de datos, el usuario verá el conjunto de valores del diccionario de datos. • Si esta configuración se aplica a una carpeta, se aplica a todos los archivos importados a ésta. Cuando se modifica una programación, los cambios sólo se aplican a los elementos recién creados. • Si esta configuración se aplica a un usuario, rol o grupo, se aplica a todos los archivos creados por ese usuario o usuarios de ese rol o grupo. • Los siguientes atributos no pueden tener valores preestablecidos: object_name, a_content_type y los atributos de sólo lectura. Si un atributo es de sólo lectura debido al ciclo de vida y el estado actuales de un elemento, no se establecerá el valor de atributo automático. • Los atributos predefinidos se limitan a estos tipos: string, integer y double. • Para la importación, si todos los valores de atributo obligatorios están establecidos mediante la programación de atributo automático, la importación
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217
Programación
Regla de programación
Descripción es silenciosa después de que el usuario seleccione los archivos para importar.
Exploración
Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólo se aplica cuando la programación está asignada a un usuario, grupo o rol. Al seleccionar esta regla, se eligen los nodos de repositorio disponibles y también se designa el nodo que será el primero en abrirse cuando un usuario inicie sesión.
Quitar una programación de un elemento Para quitar una programación de un elemento: 1.
Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación.
2.
Seleccione Archivo > Editar.
3.
Haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento al que se aplica la programación.
4.
En el cuadro de diálogo de selección, quite el elemento seleccionándolo y haciendo clic en la flecha Quitar.
Eliminar una programación Al eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan.
Para eliminar una programación:
218
1.
Desplácese hasta Administración / Programación.
2.
Seleccione la programación.
3.
Seleccione Archivo > Eliminar.
4.
Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda.
5.
En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Programación
La programación de Webtop Express Webtop incluye la programación Webtop Express, que controla el acceso al repositorio de los usuarios a los que se les concede el rol express_user. La programación Webtop Express está destinada a los usuarios que sólo necesitan un acceso limitado a los repositorios. Tabla 21, página 219 describe el acceso que concede la programación Webtop Express. Los administradores que pertenecen al rol del dmc_wdk_presets_coordinator pueden editar la programación Webtop Express. Para editar la programación Webtop Express, utilice el procedimiento habitual de edición de programaciones. Tabla 21. Funciones del usuario limitado
Programación
Valores
Formatos
Ninguno | Texto | PDF | todos los formatos de MS Office
Tipos
dm_document | dm_folder
Plantillas
Muestra las plantillas correspondientes a los formatos
Acciones
Documento: transferencia de contenido, suscripciones, correo electrónico, flujo rápido, Propiedades, acciones del portapapeles, crear, eliminar Excluidas: relaciones, exportar a CSV, favoritos, notificaciones, acciones de ciclo de vida y documentos virtuales, herramientas (la mayoría), nueva plantilla de flujo de trabajo, sala, formulario, archivador
Ubicaciones
Archivador inicial | Archivadores | Suscripciones | Archivos recientes | Bandeja de entrada (sin incluir Búsquedas, Categorías, Administración)
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219
Programación
220
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Capítulo 16 Conjuntos de permisos
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Información general sobre los conjuntos de permisos, página 221
•
Permisos básicos, página 222
•
Permisos extendidos, página 222
•
Crear o editar un conjunto de permisos, página 223
•
Editar permisos, página 224
Información general sobre los conjuntos de permisos Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puede acceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y grupos que tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo. El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisos básicos y permisos extendidos. Para ver las descripciones consulte Permisos básicos, página 222 y Permisos extendidos, página 222. Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, &product_name; asigna automáticamente el conjunto de permisos especificado como predeterminado en las propiedades de usuario. Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración / Seguridad.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
221
Conjuntos de permisos
Permisos básicos Al agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupo uno de los niveles de permiso descritos en Tabla 22, página 222. Tabla 22. Permisos básicos
Nivel de permiso
Permisos
Ninguno
No se permite acceder al elemento.
Examinar
El usuario puede ver las propiedades pero no el contenido del elemento.
Leer
El usuario puede ver el contenido y las propiedades del elemento.
Relacionar
El usuario puede agregar anotaciones al elemento.
Versión
El usuario puede modificar el contenido del elemento, además de registrar una nueva versión de éste (con un nuevo número de versión). Sin embargo, no puede sobrescribir versiones existentes del elemento ni modificar sus propiedades.
Escribir
El usuario puede editar las propiedades del elemento y registrarlo manteniendo la misma versión.
Eliminar
El usuario puede eliminar artículos.
Permisos extendidos Es posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla 23, página 223.
222
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Conjuntos de permisos
Tabla 23. Permisos extendidos
Permiso extendido
Descripción
Ejecutar procedimiento
El usuario puede cambiar al propietario de un elemento y puede ejecutar procedimientos externos sobre determinados tipos de elemento.
Cambiar ubicación
El usuario puede mover el elemento.
Cambiar estado
El usuario puede cambiar el estado del ciclo de vida del elemento.
Cambiar permiso
El usuario puede modificar los permisos del elemento.
Cambiar propiedad
El usuario puede cambiar el propietario del elemento.
Eliminar extendido
El usuario puede eliminar el elemento.
Crear o editar un conjunto de permisos Para crear o editar un conjunto de permisos: 1.
Desplácese hasta Administración / Seguridad.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo conjunto de permisos.
•
Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. A continuación, seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos.
4.
Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
5.
En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones: •
Normal El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjunto de permisos normal.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
223
Conjuntos de permisos
•
Público El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto de permisos del sistema.
6.
Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos. De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el usuario dm_owner y el grupo dm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio.
7.
Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 224.
Editar permisos Para editar los permisos: 1.
Si ya ha accedido a la ficha Permisos, diríjase al Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elija Mostrar > Propiedades > Permisos. Sugerencia: Puede editar a la vez permisos de varios elementos si selecciona varios elementos y elige Mostrar > Propiedades > Permisos. La ficha Permisos muestra sólo los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados.
224
2.
Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
3.
Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre): a.
Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.
b.
Para editar los permisos para usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Editar.
c.
En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso para el usuario o el grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 222.
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Conjuntos de permisos
d. En la lista Permisos extendidos, seleccione cualquier permiso extendido para asignarlo al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 222. e.
Siga uno de estos procedimientos: •
Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado un solo usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel a todos los restantes.
•
4.
Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente al siguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso c. Si Siguiente no está disponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar.
f.
Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e.
g.
Para eliminar usuarios o grupos del conjunto de permisos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Quitar.
Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre): a.
Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.
b.
Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar. Si aparece algún conflicto de validación, siga uno de estos procedimientos:
c.
•
Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.
•
Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarios o grupos.
En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 222.
d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 222. e.
Siga uno de estos procedimientos: •
Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado un solo usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará las mismas restricciones a todos los restantes.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
225
Conjuntos de permisos
•
5.
Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará restricciones diferentes al siguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso c. Si Siguiente no está disponible, ha establecido las restricciones para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar.
f.
Para hacer más cambios a restricciones, repita estos pasos secundarios.
g.
Para eliminar las restricciones asignadas a usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos, y haga clic en Quitar.
Para editar grupos requeridos o conjuntos de grupos requeridos en los repositorios que tienen la opción Trusted Content Services los Servicios activada, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados: a.
En el área Grupos requeridos o Conjuntos de grupos requeridos, siga uno de estos procedimientos: •
Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar.
•
Para editar los usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Editar.
•
Para eliminar usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Quitar. Diríjase al Paso e.
b.
En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 222.
c.
En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea denegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 222.
d. Siga uno de estos procedimientos: •
Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar: — Ha seleccionado un solo usuario o grupo. — Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel a todos los restantes.
•
e. 6.
Para hacer más cambios en los grupos requeridos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos pasos secundarios.
Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos: •
226
Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente al siguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso b. Si Siguiente no está disponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar, haga clic en Terminar.
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Conjuntos de permisos
•
Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
227
Conjuntos de permisos
228
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Capítulo 17 Usuarios, grupos y roles
En este capítulo se incluyen los siguientes temas: •
Usuarios, página 229
•
Grupos, página 237
•
Roles, página 242
Usuarios En esta sección se describen los siguientes temas: •
Localizar a un usuario, página 229
•
Crear o editar un usuario, página 230
•
Propiedades de usuario, página 230
•
Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 233
•
Activar o desactivar usuarios, página 235
•
Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 235
•
Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 236
•
Reasignar elementos de un usuario a otro, página 236
•
Eliminar un usuario, página 237
•
Ver registros de administración de usuarios, página 237
Localizar a un usuario Para localizar a un usuario: 1.
Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
229
Usuarios, grupos y roles
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Haga clic en Mostrar todos los usuarios.
•
En uno o más campos de búsqueda, escriba información sobre el usuario y, a continuación, haga clic en Buscar.
Aparecerá una lista de usuarios. Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic en Más opciones. 3.
Localice al usuario en la lista mediante la exploración estándar de &product_name;. Para obtener más instrucciones, consulte Explorar repositorios, página 16.
Crear o editar un usuario Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios. •
Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor.
•
Si crea usuarios que los gestionará un servidor LDAP, las propiedades user_login_name y user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, no nulos, y la propiedad user_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo.
Para crear o editar a un usuario: 1.
Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.
•
Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 229.
3.
Escriba los valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 230.
4.
Haga clic en Aceptar.
Propiedades de usuario Consulte Tabla 24, página 231 para obtener descripciones de las propiedades de usuario que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo.
230
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
Tabla 24. Propiedades de usuario
Campo
Descripción
Estado
Determina si el usuario puede conectarse al repositorio. Los usuarios activos pueden conectarse al repositorio. Un usuario inactivo no puede.
Nombre
Determina el nombre del usuario cuando aparece en el archivador inicial del usuario y en los elementos que el usuario crea o modifica.
Nombre de inicio de sesión del usuario
Determina el nombre con el que el usuario inicia sesión en el repositorio.
Origen de usuario
Origen de autenticación. Seleccione Ninguno si el usuario se autentica en un dominio de Windows o el usuario tiene una cuenta en el host de Content Server y es autenticado por el sistema operativo.
Dirección de correo electrónico
Dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo de trabajo y eventos registrados.
Nombre de SO de usuario
El nombre de inicio de sesión para autenticar al usuario en un sistema operativo o en un servidor LDAP.
Dominio de Windows
Establece el dominio de Windows del usuario, que se utilizará si el repositorio está en un host de Windows o en un host de Unix con un mapa de dominio para la autenticación de dominios de Windows.
Repositorio inicial
El repositorio donde el usuario recibe notificaciones y tareas.
Restringir acceso de carpeta a
Restringe el acceso del repositorio del usuario a las ubicaciones del repositorio determinadas.
Carpeta predeterminada
Ubicación predeterminada para almacenar los elementos que crea el usuario.
Grupo predeterminado
Grupo asignado a los elementos que crea el usuario.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
231
Usuarios, grupos y roles
Campo
Descripción
Conjunto de permisos predeterminado
Conjunto de permisos asignado a los elementos que crea el usuario.
Nombre de base de datos
Nombre del usuario en un RDBMS. Se utiliza si el usuario es propietario del repositorio o registra las tablas RDBMS.
Privilegios
Este campo autoriza al usuario a realizar ciertas actividades. Al establecer esta opción, si otorga privilegios de superusuario a un usuario después de instalar o actualizar un repositorio, o bien tras ejecutar manualmente la secuencia de comandos toolset.ebs, agregue dicho usuario manualmente al grupo denominado admingroup. Si revoca los privilegios de superusuario de un usuario, quítelo del grupo admingroup.
232
Conjunto de alias
Conjunto de alias predeterminado del usuario.
Flujo de trabajo desactivado
Indica que el usuario no está disponible para recibir las tareas de flujo de trabajo.
Propagar cambio a los miembros
Si está creando un usuario global, esto propaga sus cambios a los miembros de la federación de repositorios. Un usuario global es un usuario que se encuentra en todos los miembros de una federación de repositorios y cuyos valores de propiedades son los mismos en todos los repositorios. Los usuarios globales se gestionan a través del repositorio controlador. Los usuarios globales también pueden tener propiedades locales, que pueden modificarse en un repositorio local.
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Usuarios, grupos y roles
Campo
Descripción Para obtener más información sobre usuarios globales, consulte la Guía del usuario de Documentum Administrator.
Desactivar comprobación de fallo de autenticación
Permite al usuario más intentos de inicio de sesión que el límite establecido en el objeto Configuración del repositorio.
Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada Para importar un usuario a partir de la información contenida en un archivo de entrada: 1.
Averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antes de crear los usuarios.
2.
Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para crear nuevos usuarios, página 233.
3.
En &product_name;, siga este procedimiento: a.
Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.
b.
Haga clic en Archivo > Importar usuario.
c.
En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione la ubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios.
d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuarios que va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 230. e.
Haga clic en Terminar.
Archivo de entrada para crear nuevos usuarios Importe usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
233
Usuarios, grupos y roles
Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor. Si el servidor utiliza un servidor de directorios LDAP para la autenticación de usuarios, los usuarios no necesitarán cuentas de sistema operativo. Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antes de que importe los usuarios. Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseña manualmente. Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 25, página 234 cuando se importa el archivo. Tabla 25. Valores predeterminados para nuevos usuarios
Argumento
Predeterminado
user_login_name
nombre de usuario
privilegios
0 (ninguno)
carpeta
/nombre de usuario
grupo
docu
client_capability
1
Cada combinación de attribute_name:attribute_value debe estar en una nueva línea. Por ejemplo: object_type:dm_user user_name:Silvia Morena user_group: accounting acl_domain:morena acl_name:LCA predeterminada de usuario global object_type:dm_user user_name:Juan Santos
Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán. Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son: user_name user_os_name user_os_domain user_login_name user_login_domain user_password user_address user_db_name user_group_name user_privileges (set to integer value) default_folder user_db_name description acl_domain acl_name user_source (set to integer value) home_docbase user_state (set to integer value) client_capability (set to integer value) globally_managed (set to T or F)
234
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
alias_set_id (set to an object ID) workflow_disabled (set to T or F) user_xprivileges (set to integer value) failed_auth_attempt (set to integer value)
Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo. Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). Ya no se emplean true, false, 1 o 0. Cualquier conjunto de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las ACL deben representar conjuntos de permisos del sistema y no conjuntos de permisos privados. Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.
Activar o desactivar usuarios Para activar o desactivar usuarios: 1.
Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 229.
2.
Seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
Para activar un usuario, haga clic en Activo.
4.
Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo.
5.
Haga clic en Aceptar.
Cambiar el repositorio inicial de un usuario El repositorio inicial es donde el usuario recibe las tareas y notificaciones de la bandeja de entrada.
Para cambiar el repositorio inicial de un usuario: 1.
Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 229.
2.
Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
235
Usuarios, grupos y roles
3.
Seleccione el nuevo repositorio inicial.
4.
Seleccione cuándo ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.
5.
Haga clic en Aceptar.
Ver los grupos a los que pertenece un usuario Para ver los grupos a los que pertenece un usuario: 1.
Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página 229.
2.
Seleccione Mostrar > Ubicaciones.
Reasignar elementos de un usuario a otro Este procedimiento es útil si va a eliminar un usuario del repositorio y desea reasignar los archivos y objetos del usuario a otro usuario.
Para reasignar elementos de un usuario a otro: 1.
Busque y seleccione el usuario. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 229.
2.
Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario.
3.
Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
Complete los campos restantes: •
Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente.
•
Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado.
5.
236
Haga clic en Aceptar.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
Eliminar un usuario EMC Documentum recomienda convertir los usuarios en inactivos en lugar de eliminarlos del repositorio. Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar una de las siguientes acciones: •
Reasignar los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario a otro, página 236.
•
Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuario hereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecen al usuario eliminado.
No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse a sí mismo.
Ver registros de administración de usuarios Para ver los registros del usuario: 1.
Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.
2.
Seleccione uno de los siguientes procedimientos: •
Mostrar > Registros de reasignación
•
Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial
Grupos Un grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo es el usuario que lo creó. Para buscar grupos, desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos. Para abrir un grupo, haga doble clic en él. Esta sección consta de los siguientes temas: •
Crear o editar un grupo, página 238
•
Propiedades de grupo, página 239
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
237
Usuarios, grupos y roles
•
Agregar o quitar miembros de un grupo, página 241
•
Reasignar elementos de un grupo a otro, página 241
•
Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 242
•
Eliminar un grupo, página 242
Crear o editar un grupo Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 26, página 238. Tabla 26. Privilegios para crear o modificar grupos
Privilegio
Descripción
Crear grupo
Puede crear un grupo con usted mismo como propietario. Puede modificar los grupos a los que pertenece.
Administrador del sistema
Puede modificar cualquier grupo.
Superusuario
Puede crear un grupo y asignar un usuario diferente como propietario.
Para crear o editar un grupo: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Grupos.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo.
•
Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información. Para ver instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página 237.
238
3.
Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicación de las propiedades de grupo, consulte Propiedades de grupo, página 239.
4.
Haga clic en Aceptar.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
Propiedades de grupo Consulte Tabla 27, página 239 para obtener descripciones de los campos que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo. Tabla 27. Propiedades de grupo
Campo
Descripción
Nombre
Nombre del grupo. El nombre debe estar formado por caracteres que sean compatibles con la página de códigos del SO del servidor de Content Server.
Sala nativa de grupos
Disponible en repositorios con los servicios de colaboración habilitados. Si selecciona una sala, el grupo se considerará como privado en la sala.
Clase
Distingue entre grupos y roles. Seleccione Grupo. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo.
Dirección de correo electrónico
Dirección de correo electrónico del grupo. Ésta es normalmente la dirección de correo electrónico del propietario del grupo. Si no se introduce ningún valor en este campo, se utilizará de forma predeterminada el nombre del grupo como su dirección de correo electrónico.
Propietario
Propietario del grupo. El usuario que selecciona tiene el privilegio Crear grupo. Si es un superusuario, podrá seleccionar el propietario. De lo contrario, podrá definir este campo como un grupo del que es miembro.
Administrador
Administrador del grupo. El administrador puede modificar el grupo. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del grupo podrán modificar el grupo.
Conjunto de alias
Conjunto de alias para el grupo.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
239
Usuarios, grupos y roles
Campo
Descripción
Grupo global
Si está conectado al repositorio controlador de una federación, esto convierte el grupo en un grupo global.
Grupo privado
Convierte al grupo en un grupo privado. En caso contrario, el grupo es público. De forma predeterminada, los grupos creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados.
Grupo dinámico
Convierte al grupo en un grupo dinámico. Un grupo dinámico es un grupo formado por miembros potenciales, cualquiera de los cuales puede convertirse en miembro real en tiempo de ejecución. La opción predeterminada de pertenencia a un grupo dinámico es Tratar usuarios como no miembros. Esto significa que en tiempo de ejecución, los miembros potenciales no se convierten automáticamente en miembros reales. Sin embargo, en tiempo de ejecución, la aplicación desde la que un usuario accede al repositorio puede solicitar que el usuario se convierta en miembro real. Puede utilizar los grupos dinámicos para modificar la seguridad basada en roles. Por ejemplo, supongamos que define un grupo dinámico denominado AdmIngen. El comportamiento predeterminado de pertenencia es dar por supuesto que los usuarios no son miembros del grupo. El grupo tiene privilegios para cambiar la pertenencia y los permisos. Si un usuario del grupo accede al repositorio desde una aplicación segura, dicha aplicación puede emitir una llamada de sesión para agregarlo al grupo. Si el usuario accede al repositorio desde fuera del servidor de seguridad o desde una aplicación no aprobada, no se emite ninguna llamada
240
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
Campo
Descripción de sesión y Content Server no trata al usuario como un miembro del grupo. El usuario no puede ejercer los permisos para cambiar la pertenencia o los permisos del grupo.
Agregar o quitar miembros de un grupo Para agregar o quitar miembros: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y haga doble clic en el grupo.
2.
Para agregar a miembros:
3.
a.
Seleccione Archivo > Agregar miembros.
b.
Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
c.
Haga clic en Aceptar.
Para quitar un miembro: a.
Seleccione el miembro.
b.
Haga clic en Archivo > Quitar miembros.
Reasignar elementos de un grupo a otro Para reasignar elementos de un grupo a otro: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo.
2.
Seleccione Herramientas > Reasignar.
3.
Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
Complete los campos restantes: •
Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
241
Usuarios, grupos y roles
•
Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado.
5.
Haga clic en Aceptar.
Ver los grupos a los que pertenece un grupo Para ver los grupos a los que pertenece un grupo: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione el grupo.
2.
Seleccione Mostrar > Ubicaciones.
Eliminar un grupo EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros del grupo y manténgalo en el repositorio.
Roles Un rol es un grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unas determinadas obligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente. Para buscar roles, desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles. Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles. Para abrir un rol, haga doble clic en él. Esta sección consta de los siguientes temas:
242
•
Crear o editar un rol, página 243
•
Propiedades de rol, página 243
•
Agregar o quitar miembros de un rol, página 244
•
Reasignar elementos de un rol a otro, página 245
•
Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 245
•
Eliminar un rol, página 245
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Usuarios, grupos y roles
Crear o editar un rol Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles.
Para crear o editar un rol: 1.
Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Roles.
2.
Siga uno de estos procedimientos: •
Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol.
•
Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
3.
Escriba los valores para definir el rol. Para obtener una explicación de las propiedades, consulte Propiedades de rol, página 243.
4.
Haga clic en Aceptar.
Propiedades de rol Consulte Tabla 28, página 243 para obtener descripciones de los campos que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo. Tabla 28. Propiedades de rol
Campo
Descripción
Clase
Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicaciones distinguir entre los grupos y los roles. El servidor no aplica el valor de esta propiedad ni la define con otro valor que no sea el de grupo.
Dirección de correo electrónico
Dirección de correo electrónico del propietario del rol. Si no se introduce ningún valor, se utilizará de forma predeterminada el nombre del rol como su dirección de correo electrónico.
Propietario
El propietario puede modificar el rol.
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
243
Usuarios, grupos y roles
Campo
Descripción
Administrador
Usuario o grupo, además de un superusuario o el propietario del rol, que puede modificar el rol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y el propietario del rol podrán modificar el rol.
Grupo privado
Crea el rol como un rol privado. En caso contrario, el rol es un rol público. De forma predeterminada, los roles creados por usuarios con privilegios de administrador del sistema o superusuario son públicos, mientras que los creados por usuarios con un nivel de privilegios inferior son privados.
Crear rol como dominio
Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles.
Grupo dinámico
Crea el rol como un grupo dinámico. Para obtener más información sobre los grupos dinámicos, consulte Propiedades de grupo, página 239.
Agregar o quitar miembros de un rol Para agregar o quitar miembros: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y haga doble clic en el rol.
2.
Para agregar a miembros:
3.
244
a.
Seleccione Archivo > Agregar miembros.
b.
Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
c.
Haga clic en Aceptar.
Para quitar un miembro: a.
Seleccione el miembro.
b.
Haga clic en Archivo > Quitar miembros.
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Usuarios, grupos y roles
Reasignar elementos de un rol a otro Para reasignar elementos de un rol a otro: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol.
2.
Haga clic en Herramientas > Reasignar.
3.
Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 19.
4.
Complete los campos restantes: •
Ejecutar el trabajo Cambiar nombre Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente.
•
Objetos retirados Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior había bloqueado.
5.
Haga clic en Aceptar.
Ver los grupos a los que pertenece un rol Para ver los grupos a los que pertenece un rol: 1.
Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione el rol.
2.
Seleccione Mostrar > Ubicaciones.
Eliminar un rol EMC Documentum no recomienda eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol y manténgalo en el repositorio.
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245
Usuarios, grupos y roles
246
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
Puede utilizar métodos abreviados de teclado para seleccionar menús y botones mediante el teclado en lugar del ratón. En la Tabla 29, página 247 se describen los métodos abreviados de teclado predeterminados. Es posible que varíen las instalaciones personalizadas.
Tabla 29. Accesos directos del teclado
Acción
Acceso directo de Microsoft Windows
Acceso directo de Mac OS
Crear un nuevo documento
Mayús+N
Mayús+N
Retirar
O
O
Modificar
E
E
Registrar
I
I
Ver
V
V
Abrir en modo de sólo lectura
Intro
Intro
Ver propiedades
P
P
Importar
Mayús+I
Mayús+I
Exportar
Mayús+E
Mayús+E
Guardar como
Como
Como
Buscar
Mayús+S
Mayús+S
Suscribir
U
U
Agregar al Portapapeles
Mayús+C
Mayús+A
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
247
Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
Acción
Acceso directo de Microsoft Windows
Acceso directo de Mac OS
Copiar aquí
Mayús+V
Mayús+C
Mover aquí
Mayús+M
Mayús+M
Enlazar aquí
Mayús+L
Mayús+L
Supr
Supr
Supr
Iniciar un flujo rápido
Q
Q
Aplicar un ciclo de vida a un documento
L
L
Enviar un documento a su próximo estado del ciclo de vida
R
R
Devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida
D
D
Declarar un registro
Mayús+R
Mayús+R
Crear una discusión
Mayús+U
Mayús+U
Convertir un documento sencillo en un documento virtual
Mayús+T
Mayús+V
Correo electrónico
M
M
Seleccionar todos los elementos en la página
Ctrl+A
Comando+A
Seleccionar el siguiente elemento
Flecha derecha
Flecha derecha
Seleccionar el elemento anterior
Flecha izquierda
Flecha izquierda
Seleccionar el elemento de arriba
Flecha arriba
Flecha arriba
Seleccionar el elemento de abajo
Flecha abajo
Flecha abajo
Ir al campo o al botón siguiente
Ficha
Ficha
Ir al campo o al botón anterior
Mayús+Tab
Mayús+Tab
248
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
Acción
Acceso directo de Microsoft Windows
Acceso directo de Mac OS
Ayuda
Mayús+H
Mayús+H
Cerrar sesión
Mayús+O
Mayús+O
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
249
Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
250
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Índice
A accesos directos a elementos de otros repositorios, 45 archivos utilizados recientemente, 36 enlaces, 44 suscripciones, 48 Administración de colas de trabajos, 100, 106 a 108, 114 a 118 Administradores de usuarios carpetas restringidas, 165 crear nuevos usuarios, 162 en DCS, 161 modificar usuarios, 163 ocultar usuarios de la lista, 164 Advanced Document Transformation Services, 205 agentes de conexión seleccionar, 15 agregados ver, 193 Consulte también instantáneas alertas en la Bandeja de entrada, 78 Consulte también notificaciones archivador inicial, 16 archivadores crear, 27 historiales, 29 propiedades, 27 archivo csv exportar a, 49 archivo Excel exportar a, 50 archivos anexar, 79, 88 anular la selección, 17 arrastrar y colocar, 22 cancelar retirada, 36 ciclos de vida, 26, 32, 40, 124 copiar, 43
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
copiar localmente, 41 copias, 205 a 206 crear, 25 desbloquear, 36 documentos virtuales, 185 editar, 30 eliminar, 42 enlaces virtuales, 37 enlazar a otros repositorios, 45 enlazar a varias ubicaciones, 44 enviar a flujos de trabajo, 87 enviar para revisión, 87 estados de ciclo de vida, 124 exportar, 41 a 42 historiales, 29 importar, 39, 41 programaciones, 213 promover, 125 propiedades, 27 quitar, 88 reemplazar, 35 registrar o retirar, 30 a 31 seleccionar, 16 tareas comunes, 25 transformar, 205 ver, 37 ver ubicaciones, 46 versiones, 34 volver al estado anterior, 125 archivos anexados quitar, 88 archivos anexos en tareas, 78 ver, 79 archivos bloqueados al retirar un documento virtual, 196 definir preferencias, 196 información general, 29 mantener bloqueo al registrar, 33 ordenar por, 17, 36
251
Índice
ver, 37 arrastrar y colocar para agregar descendientes, 189 para crear relaciones, 203 para exportar, 42 para importar, 41 para mover descendientes, 191 para realizar acciones, 22 para registrar desde el archivo, 35 para suscribirse a elementos, 48 arrastrar y soltar permitir, 21 Asignación de políticas de colas de trabajos (página), 109 asincrónicas transformaciones, 205 atributos automáticos, 218 atributos automáticos programación, 218 atributos de habilidad, 100 Aumentar prioridad, 105 autocompletar aceptar sugerencia, 22 borrar la caché, 22 opciones, 22
B Bandeja de entrada abrir elementos, 78 colas de trabajos, 84 a 85 columnas mostradas, 17 disponible para tareas, 82 gestionar tareas, 83 información general, 77 mostrar al inicio, 21 no disponible para tareas, 82 obtener tarea siguiente, 84 tareas comunes, 77 ver, 78 barra de estado mensajes en, 23 bloquear, instancia de formulario, 170 bloqueo de instancia de formulario, 170 Buscar objetos ocultos (opción) en búsquedas, 60 Buscar todas las versiones (opción) en búsquedas, 60 búsquedas
252
búsquedas avanzadas, 57 búsquedas guardadas, 69 a 71 búsquedas simples, 51 a 52 configuración, 66 copiar, 71 editar, 57, 71 elementos que pueden buscarse, 68 estado, 62 a 63 experiencia, 66 exportar resultados, 49 información general, 51 operadores, 52, 60 plantillas de búsqueda, 72 a 75 preferencias, 75 repositorio indexado, 68 resaltar resultados, 62 resultados, 62 a 63, 66, 71 resultados agrupados, 62, 75 resultados externos, 65 supervisar, 62 a 63 últimos resultados, 66, 71 búsquedas avanzadas ejecutar, 57 búsquedas simples ejecutar, 51 a 52
C calendarios crear, 138 crear eventos, 138 eventos repetidos, 141 exportar e importar, 144 Calendarios, 119 a 120 carpetas anular la selección, 17 arrastrar y colocar, 22 contextuales, 136 copiar, 43 crear, 26 eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 44 historiales, 29 mostrar al inicio, 21 programaciones, 213 propiedades, 27 seleccionar, 16 ver ubicaciones, 46 carpetas contextuales crear, 136
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Índice
información general, 136 categorías buscar, 57 categorías de colas de trabajos, 106, 114 copiar, 43 eliminar, 42 enlazar a varias ubicaciones, 44 enviar elementos a, 18 explorar, 18 categorías de colas, consulte categorías de colas de trabajos categorías de colas de trabajos crear, 106 definir, 106 eliminar, 106 ciclos de vida aplicar, 26, 124 asignar, 26, 32, 40, 124 estados, 124 filtrar para, 17 información general, 123 promover, 125 quitar, 125 reanudar, 126 suspender, 125 tareas comunes, 123 volver al estado anterior, 125 clústeres resultados de la búsqueda, 62, 75 coincidencia de asignación de trabajo agregar filtros a una cola, 101 configurar, 98 configurar habilidades en la plantilla de proceso, 99 definir filtros, 100 perfiles de procesador, 113 colas, consulte colas de trabajos colas de trabajos actualizar, 115 agregar grupos, 110 agregar usuarios, 110 asignar tareas, 116 categorías, 106 configurar notificaciones, 105 crear, 98, 102, 107 definir, 107 definir prioridades, 105 eliminar, 108 gestionar la bandeja de entrada, 83
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
grupos, 110, 113 información general, 95 modificar, 115 mover categorías, 108 mover tareas a nuevas colas, 117 obtener tarea siguiente, 84 políticas, 102 políticas de colas, 102 quitar asignación de tareas, 116 quitar la suspensión de las tareas, 118 quitar un grupo, 110 quitar un usuario, 110 realizar tareas, 83 reanudar tareas suspendidas, 118 reasignar tareas, 116 a 117 seleccionar tareas, 85 supervisar, 114 suspender tareas, 117 usuarios, 110, 113 ver, 114 color aplicar a fondo, 169 aplicar a texto, 169 color de fondo, 169 columnas en listas, 17 a 18 mostrar, 17 comentarios agregar en discusiones, 132 buscar, 134 editar en discusiones, 133 eliminar en discusiones, 133 responder en discusiones, 133 Compatibilidad con AJAX, 171 comprobar ortografía, 170 conjuntos de alias, 109 en ciclos de vida, 124 conjuntos de grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 226 conjuntos de permisos crear, 223 localizar, 221 permisos básicos, 222 permisos extendidos, 222 tareas comunes, 221 Consulte también permisos consultas buscar consultas, 63 contenido en documentos virtuales, 187
253
Índice
tareas comunes, 25 Consulte también archivos contraseñas cambiar, 14 control de calidad, 105 Control de calidad porcentual, 105 copias, 205 asociadas a una versión, 205 crear, 208 importar, 207 información general, 205 principales, 205 ver, 206 copias principales, 205 correo electrónico enviar enlaces, 47 credenciales eliminar, 21 guardar, 14, 21 ver, 21 credenciales guardadas definir, 14, 21 eliminar, 21 ver, 21 cuadros de diálogo de selección utilizar, 19
D descendientes agregar, 188 a 189 en documentos virtuales, 185 localizar, 186 quitar, 191 reordenar, 190 a 191 ver, 186 detalles flujos de trabajo, 90 directorio de visualización ubicación predeterminada, 37 directorios retirada, 29 discusiones agregar comentarios, 132 buscar comentarios, 134 editar comentarios, 133 eliminar comentarios, 133 información general, 131 responder a comentarios, 133
254
disponible para tareas, 82 dm_owner en el conjunto de permisos, 224 dm_QmThresholdNotification (trabajo), 105 dm_world en el conjunto de permisos, 224 Document Transformation Services, 205 documentos quitar ciclos de vida, 125 tareas comunes, 25 Consulte también archivos transformar en HTML, 207 transformar en PDF, 207 documentos hijo en documentos virtuales, 185 Consulte también descendientes documentos padre de documentos virtuales, 185 Consulte también documentos virtuales documentos simples convertir en, 194 documentos virtuales agregar descendientes, 188 a 189 contenido, 187 convertir en documentos simples, 194 crear, 186 estructura, 186 etiquetas de versión, 193 fijar en una versión, 192 información general, 185 instantáneas, 193 a 194 mostrar enlaces rotos, 196 mover descendientes, 190 a 191 preferencias, 195 quitar descendientes, 191 reordenar descendientes, 190 a 191 tareas comunes, 185 ver contenido, 187 ver estructura, 186 Documentum Collaborative Services (DCS) información general, 127 tareas comunes, 127 dominios iniciar sesión, 14
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Índice
E Editor de texto enriquecido en DCS, 130 elementos relacionados crear mediante transformaciones, 209 eliminar, 42 transformaciones, 205 Eliminar (permiso), 222 Empieza por, campo en listas, 17 En prueba, 124 enlaces a otros repositorios, 45 crear, 46, 169 eliminar, 42 en mensajes de correo electrónico, 47 a 48 suscripciones, 48 tareas comunes, 44 varias ubicaciones, 44 ver ubicaciones de, 46 enlaces virtuales ver, 37 enlaces Web en mensajes de correo electrónico, 48 enviar, 47 Escribir (permiso), 222 estado operaciones en segundo plano, 23 Estoy disponible seleccionar, 82 estructura de documentos virtuales, 186, 188 a 191 documentos virtuales, 190 a 191 etiquetas de versión agregar, 193 eventos de auditoría en flujos de trabajo, 90 Examinar (permiso), 222
F favoritos agregar un documento o una carpeta del repositorio, 47 archivos utilizados recientemente, 36 repositorios, 16 suscripciones, 48 federaciones
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
usuarios, 233 filtros en colas de trabajo, 98 en colas de trabajos, 85, 100 a 101 en el cuadro de diálogo de selección, 19 en listas, 17 filtros de coincidencia activar varias habilidades, 101 asignar a una cola, 101 filtros de coincidencia de asignación de trabajo agregar a una cola, 101 quitar de una cola, 102 flujos de trabajo anexar archivos, 88 completar tareas, 79 completar tareas fallidas, 93 crear plantillas de flujo de trabajo, 94 detalles, 90 detener, 91 eventos de auditoría, 90 información general, 87 informes, 93 a 94 Informes de flujo de trabajo, 90 iniciar, 87 Mis flujos de trabajo, 90 participantes del correo electrónico, 92 pausar, 91 reanudar, 91 rechazar tareas, 81 reintentar tareas fallidas, 92 supervisor, 93 tareas fallidas, 92 terminar tareas, 79 ver, 90 flujos rápidos enviar, 89 formatos preferencias, 37, 39 formatos de archivo asociar con tipos de objeto, 37 preferencias, 37 Consulte también formatos restaurar asociaciones predeterminadas, 39 formatos de archivo LDIF, 233 formularios crear, 170
255
Índice
dar formato al texto, 168 introducir datos, 167 tareas comunes, 167 funciones información general, 242 localizar, 243
G General, ficha en preferencias, 20 grupo privado, 240 público, 240 grupos agregar a una cola de trabajos, 110 agregar usuarios, 241 crear, 238 dinámicos, 241, 244 editar, 238 eliminar, 242 en colas de trabajos, 110, 113 información general, 237 localizar, 237 programaciones, 213 quitar usuarios, 241 reasignar elementos, 241 usuarios, 236 grupos dinámicos información general, 241, 244 grupos requeridos en los conjuntos de permisos, 226
H Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, 113 hacer clic con el botón derecho para realizar acciones, 23 historiales de elementos del repositorio, 29 HTML copias, 205 transformar en, 207 ver enlaces, 37
I idiomas elegir al iniciar sesión, 14 filtrar para, 17
256
información de habilidad de la cola de trabajos, 100 información del repositorio exportar, 49 informes flujos de trabajo, 93 a 94 informes de flujo de trabajo, 97 Informes de flujo de trabajo utilizar, 93 informes históricos flujos de trabajo, 94 instantáneas crear, 193 etiquetas de versión, 193 inmovilizar, 193 a 194 liberar, 194 ver, 193
L LDAP cambiar contraseña, 14 crear usuarios, 230 a 231, 234 Leer (permiso), 222 lista de miembros de una sala abrir, 156 listas campo Empieza por, 17 columnas, 17 a 18 explorar, 16, 19 filtrar, 17, 19 hacer clic en nombres de archivo, 37 nombres de archivo, 37 ordenar, 17 ver, 16 a 17 listas de habilidades de la cola de trabajos, consulte coincidencia de asignación de trabajo listas numeradas, 169 listas ordenadas, 169
M marcadores agregar un documento o una carpeta del repositorio, 47 suscripciones, 48 mensajes ver, 23 menús
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Índice
abrir haciendo clic con el botón derecho, 23 metadatos exportar, 49 métodos abreviados teclas de acceso rápido de teclado, 247 miniaturas ver, 17 Mis archivos columnas, 17 mostrar al inicio, 21 ver, 36 Mis colas de trabajos, 114 Mis flujos de trabajo ver, 90 modo de accesibilidad seleccionar, 14, 22 modo sin conexión acceder, 23 Monitor de colas de trabajo, 96, 114 Monitor de colas de trabajos, 110 a 111, 113 a 115 seleccionar vistas, 114 Mostrar más, 28 My Documentum acceder, 23 carpeta, 23
N Ninguno (permiso), 222 niveles de acceso información general, 221 a 222 niveles de prioridad, 105 no disponible para tareas, 82 No estoy disponible en estos momentos seleccionar, 82 notas buscar, 134 crear, 134 editar, 135 eliminar, 135 notificaciones definir, 49 en colas de trabajos, 105 información general, 77
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
O objetos controlados información general, 151 objetos ocultos en búsquedas, 60 mostrar, 22 Obtener tarea permitir, 118 usar, 85 Obtener tarea siguiente, 84 Obtener tarea siguiente automáticamente, 85 opción Agregar repositorio iniciar sesión en nuevos repositorios, 15 opciones preferencias, 20 Consulte también preferencias operaciones en segundo plano ver estado, 23 operadores de comparación, 100 origen HTML, 170
P PDF, documentos agregar comentarios, 200 anotar, 199 configurar los servicios de anotaciones, 200 ver comentarios, 201 perfil de habilidades, consulte coincidencia de asignación de trabajo perfil de procesador, 98, 112 perfiles de documentos, consulte políticas de anulación de colas de trabajos perfiles de procesador, consulte perfiles de procesador de asignación de trabajo perfiles de procesador de asignación de trabajo agregar habilidades, 111 cambiar habilidades, 112 eliminar habilidades, 113 permisos crear conjuntos de permisos, 223 definir, 224 editar, 223 a 224 gestionar, 221 información general, 221 localizar, 221
257
Índice
permisos básicos, 222 permisos extendidos, 222 tareas comunes, 221 Consulte también conjuntos de permisos ver, 223 a 224 permisos básicos información general, 222 permisos extendidos información general, 222 pertenencia a salas agregar miembros, 158 cambiar roles locales, 159 editar propiedades de grupo local, 160 gestionar, 158 pertenencia a una sala acerca de, 155 agregar miembros a un grupo local, 160 crear un grupo local, 160 invitar a miembros, 159 quitar grupos locales de una sala, 160 quitar miembros, 159 plantilla de proceso, 99 plantillas ciclos de vida, 26, 32, 40, 124 plantillas de búsqueda, 72 a 75 quitar ciclos de vida, 125 plantillas de búsqueda copiar, 75 crear, 73 editar, 73 ejecutar, 72 modificar, 74 políticas, consulte políticas de anulación de colas de trabajos, consulte políticas de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 109 políticas de anulación, consulte políticas de políticas de anulación de colas de trabajos políticas de anulación de colas de trabajos, 109 políticas de colas, 100, 104, 109 Consulte también colas de trabajos políticas de colas de trabajos anular, 109 configurar controles de calidad, 105
258
crear, 104 definir prioridades, 105 definir prioridades de forma dinámica, 105 definir umbrales, 105 eliminar, 106 información general, 102 modificar, 104 portapapeles agregar al, 44 quitar del, 44 ver, 44 preferencias acceder, 20 búsquedas, 75 columnas mostradas, 17 definir, 20 documentos virtuales, 195 general, 20 Prioridad inicial, 105 Prioridad máxima, 105 prioridades dinámicas, 105 privilegios superusuario, 232 usuarios, 232 privilegios para crear grupos, 97 procesadores de colas gestionar, 110 procesadores de colas avanzados, 85 procesadores de colas de trabajos, consulte procesadores de colas permitir extracción selectiva, 118 Process_report_admin, 97 programación atributos automáticos, 218 crear, 214 editar, 214 a 215 eliminar, 218 quitar, 218 tipos, 216 Webtop Express, 219 programaciones información general, 213 tareas comunes, 213 ver, 213 propiedades definir, 27 ver, 27 ver para transformaciones, 210
Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6 SP1
Índice
Propiedades de la cola de trabajos (página), 101, 107, 111 Protocolo ligero de acceso a directorios cambiar contraseña, 14 Consulte también LDAP
Q Queue_admin, 97 Queue_advance_processor, 97 Queue_manager, 97 Queue_processor, 97
R registrar generar versiones, 34 información general, 29 Registrar desde archivo, 34 tareas comunes, 29 registro generar copias, 205 registrar, 31 registros declarar registros formales, 173 enlazar, 179 quitar una relación, 181 registrar relaciones, 180 a 181 tareas comunes, 173 usuario, 237 reglas de enlace especificar, 192 mostrar enlaces rotos, 196 Regulatory Publishing Transformation Services, 205 Relacionar (permiso), 222 relaciones crear, 203 eliminar, 204 quitar, 204 tareas comunes, 203 Consulte también relaciones ver, 203 repositorios agregar, 15 cambiar, 15 cerrar sesión, 15 credenciales guardadas, 14, 21 explorar, 16, 19 favoritos, 16
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grupos, 237 información general, 13 iniciar sesión, 13, 15 iniciar sesión en modo de accesibilidad, 14 modo de accesibilidad, 14, 22 nombres, 15 varios, 14 a 16, 37 resaltados en los resultados de búsqueda, 62 Restablecer, 22, 167 Restaurar valores predeterminados en la ficha Formatos, 39 restricciones en los conjuntos de permisos, 225 restricciones de acceso en los conjuntos de permisos, 225 resultados búsquedas, 62 a 63, 66, 71 orígenes externos, 65 retirada cancelar, 36 directorio, 29 información general, 29 retirar archivos, 30 ubicación, 29 ver archivos retirados, 36 ver archivos retirados recientemente, 36 revisiones tareas comunes, 77 usar flujos de trabajo, 87 utilizar flujos rápidos, 89 rol usuario limitado, 15, 219 rol Colaborador en DCS, 155 rol Propietario en DCS, 155 roles agregar usuarios, 244 crear, 243 editar, 243 eliminar, 245 en colas de trabajos, 96 localizar, 242 Process_report_admin, 97 programaciones, 213 propiedades, 243 Queue_admin, 97
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Índice
Queue_advance_processor, 97 Queue_manager, 97 Queue_processor, 97 quitar usuarios, 244 reasignar, 245 roles, 96 RTE en DCS, 130 Consulte también Editor de texto enriquecido ruta de exploración información general, 16, 19 Consulte también ruta de exploración
S salas copiar, 157 crear, 152 editar propiedades de, 154 eliminar, 157 grupos locales, 155 información general, 150 mover, 157 objetos controlados, 151 pertenencia, 155 roles locales, 155 Sala nativa de grupos, 239 visitar, 150 seguridad tareas comunes, 221 Consulte también permisos sesiones cerrar sesión, 15 iniciar sesión, 13, 15 modo de accesibilidad, 14, 22 sitios historiales, 29 propiedades, 27 software (versiones) ver, 24 sólo lectura de archivos, 37 subíndice, 169 subscripciones columnas mostradas, 17 mostrar al inicio, 21 superíndice, 169 superusuario
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privilegios, 232 supervisores cambiar, 93 suscripciones cancelar, 48 cancelar la suscripción, 48 crear, 48 suscribir, 48 suscribir a otros usuarios, 48 ver, 48
T tablas, 170 tablas de datos crear, 145 crear entradas, 149 editar, 149 importar y exportar, 150 información general, 144 tareas abrir, 78 aceptar, 80 anexar archivos, 79 automáticas, 92 colas de trabajos, 83, 114 completar, 79 delegar, 81 fallidas, 92 información general, 77, 87 realizar, 78 reasignar, 81 rechazar, 81 repetir, 82 seleccionar, 84 suspender, 83 tareas automáticas completar, 93 en flujos de trabajo, 87 fallidas, 92 tareas de colas de trabajos asignar, 116 quitar asignación, 116 quitar la suspensión, 118 reanudar, 118 suspender, 117 tareas de la cola de trabajos reasignar, 116 tareas de las colas de trabajos mover, 117
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taxonomías explorar, 18 Consulte también categorías teclado métodos abreviados, 247 teclas de acceso rápido, 247 teclas de acceso rápido información general, 247 texto crear enlaces a partir de, 169 dar formato, 168 tipos de objeto asociar con formatos de archivo, 37, 39 definidos, 37 tipos de objetos en programaciones, 216 trabajo dm_QmPriorityAging, 105 Trabajo en curso, 124 trabajos en accesos directos, 46 trabajo dm_QmPriorityAging, 105 traducciones filtrar para, 17 transformaciones, 205 crear nuevas copias, 208 crear nuevos archivos, 209 en HTML, 207 en PDF, 207 información general, 205 perfiles, 205 propiedades, 210 quitar, 211 resultados, 205, 209 ver propiedades, 210
U ubicaciones iniciar sesión, 14 ver, 46 Últimos resultados (opción) en búsquedas, 66 umbrales, 105 URL crear enlaces, 169 usuario limitado rol, 15, 219 usuarios activos, 231, 235
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agregar a los conjuntos de permisos, 223 a 224 agregar a un grupo, 241 agregar a un rol, 244 agregar a una cola de trabajos, 110 asignar tareas, 116 cambiar estado, 235 crear, 230, 233 editar, 230 eliminar, 237 en colas de trabajos, 110, 113 globales, 233 grupos, 236 importar, 233 inactivos, 231, 235 información general, 229 localizar, 229 privilegios, 232 programaciones, 213 propiedades, 230 reasignar elementos, 236 reasignar tareas, 116 registros, 237 supervisar a los usuarios de la cola, 115 usuarios activos, 112 usuarios bloqueados crear, 231 usuarios globales propagar, 233
V valor para utilizar en la comparación, 100 VDM información general, 186 Consulte también documentos virtuales ventana nueva abrir, 22 ventanas abrir nueva, 22 Versión (permiso), 222 versión actual convertir, 33, 35 información general, 35 versión de software ver, 24 versiones crear copias, 205
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eliminar, 42 guardar nuevas, 31 quitar una transformación, 211 ver, 34 versión actual, 33, 35 Virtual Document Manager información general, 186 Consulte también documentos virtuales
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W WDK versión de visualización, 24 Web Development Kit versión de visualización, 24 Webtop Express programación, 219 Workflow Manager abrir, 94
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