ELMI SystemyAutomatyki

Przewodnik Po Systemie 

Komputerowym MEDOK

Firmy ELMI Systemy Automatyki

Opis systemu MEDOK

Spis treści Wprowadzenie do systemu MEDOK - Czym jest system MEDOK

3

- Warstwy systemu MEDOK

4

- Korzyści

5

Warstwa systemowa – organizacyjna - MEDOK a CS – budowa systemu − − − − − −

7 8

Przyjęcie materiałów …8 Mycie i dezynfekcja …9 Weryfikacja pakowanie i etykietowanie …10 Sterylizacja …11 Magazyn i wydawanie …12 Na Bloku …13

Warstwa techniczna – sprzętowa

15

- Wymagania sprzętowe

15

- WdraŜanie systemu MEDOK

17

Warstwa oprogramowania – moduły - Wykaz modułów systemu MEDOK − − − − − − − − −

19 19

ADMINISTRATOR …20 ARCHIWIZATOR …22 DOKUMENTATOR …23 IDENTYFIKATOR …23 KONSERWATOR …24 KOORDYNATOR …24 MONITOR …27 REJESTRATOR …27 TARYFIKATOR …27

- Parę słów na zakończenie

28

str. 2/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

Czym jest system MEDOK i czemu słuŜy System MEDOK słuŜy do nadzorowania przebiegu cyklu sterylizacji, oraz zarządzania całym obiegiem materiałów sterylnych na terenie Szpitala. Komputerowe zarządzanie procesem sterylizacji i obiegiem materiałów sterylnych, pomaga placówce medycznej wykazać wysoką jakość świadczonych usług, dając tym samym pacjentowi gwarancję, Ŝe podczas zabiegu uŜyto sterylnych materiałów medycznych. Dodatkowym aspektem wprowadzenia systemu jest automatyzacja czynności oraz usprawnienie i ułatwienie pracy związanej ze sterylizacją. System MEDOK ma budowę modułową i konfigurowalną, kaŜdy moduł odpowiada za inne czynności i moŜe pracować samodzielnie. Taka budowa pozwala na zakup kaŜdego modułu osobno, co umoŜliwia dopasowanie do indywidualnych wymogów i budŜetów klienta. System moŜna rozbudowywać w dowolnej chwili, dokupując kolejne moduły lub ich wyŜsze wersje i tym samym rozszerzając moŜliwości świadczone przez system MEDOK. Praca z systemem MEDOK jest automatyczna. Odbywa się przy uŜyciu czytników kodów kreskowych umiejscowionych przy poszczególnych stanowiskach pracy tj. np.: Przyjęcie, Mycie i Dezynfekcja, Sortowanie, Pakowanie, Sterylizacja, Magazyn, Wydanie. W ten sposób personel obsługujący system nie musi znać obsługi komputera. Czynności i materiały przeznaczone do sterylizacji i tak są szczegółowo ewidencjonowane i archiwizowane w pamięci komputera. Najlepszym porównaniem towarzyszącym nam w codziennym Ŝyciu, a przybliŜającym sposób funkcjonowania MEDOK’a, jest organizacja pracy w supermarkecie. Pani kasjerka na co dzień posługuje się jedynie czytnikiem kodów. Dzięki niemu kupowane przez nas produkty, dopisują się automatycznie do rachunku, gdzie w efekcie szybko, sprawnie i bez pomyłek podliczona zostaje suma końcowa zrobionych przez nas zakupów, a my moŜemy iść spokojnie odebrać dziecko ze szkoły. Tak to wygląda od strony klienta. Nie zdajemy sobie jednak niekiedy sprawy, Ŝe ta sama pani kasjerka, sczytująca dany kod produktu, dostarcza jednocześnie informację do magazynu, gdzie kierownik automatycznie jest poinformowany o tym, jakie produkty zeszły juŜ ze stanu i co naleŜy zamówić. Z kolei pracownik zajmujący się sprawami finansowymi, widzi na bieŜąco obrót z danego dnia, tygodnia, roku i moŜe sprawnie przeprowadzać analizy, a tym samym spokojnie planować zaopatrzenie, a dyrekcja przyszłe decyzje firmy. Całą pracę

str. 3/28

Opis systemu MEDOK

obrotu danymi o towarze sklep zawdzięcza odpowiednio oprogramowanym komputerom, które obsługiwane są za pomocą prostych w obsłudze, wspomnianych na początku - czytników kodów kreskowych. MEDOK jest systemem bardzo złoŜonym i skomplikowanym – ale proszę się nie obawiać! System skomplikowany jest jedynie od strony technicznej i właśnie dzięki temu jego obsługa od strony konsumenta jest bardzo prosta i przyjemna. To tak jak z automatyczna skrzynią biegów. Jej konstrukcja jest duŜo bardziej skomplikowana, niŜ zwykłej skrzyni biegów, ale dzięki temu obsługa samochodów z automatyczną skrzynia biegów, jest duŜo prostsza, nie wymaga uŜycia sprzęgła i ciągłej zmiany biegów. MEDOK jest nowoczesnym i elastycznym systemem, który został skonstruowany tak, aby miał moŜliwość współpracować z urządzeniami róŜnych firm.

Warstwy systemu MEDOK W podsumowaniu tej części naleŜy stwierdzić, Ŝe System MEDOK to nie tylko program komputerowy, to cały system zarządzający pracą i organizacją Centralnej Sterylizatorni podobnie jak system w przytoczonym przed chwilą przykładzie. Z powyŜszego względu w systemie MEDOK wyróŜnić moŜna trzy warstwy funkcjonalne:


warstwa systemowa - organizacyjna – definiuje i jest odpowiedzialna za nadzór i sposób organizacji pracy i obiegu materiałów sterylnych,




warstwa techniczna - sprzętowa – składają się na nią urządzenia, wyposaŜenie stanowisk, systemy operacyjne i baz danych oraz wszelkie inne składniki wymagane do poprawnej pracy systemu, łącznie z techniką wdraŜania systemu,




warstwa oprogramowania - modułów – są to programy podzielone na moduły zainstalowane na połączonych ze sobą komputerach.

W dalszej części po przedstawieniu korzyści ze stosowania systemu, opisujemy kolejno wszystkie trzy warstwy systemu MEDOK.

str. 4/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

Korzyści Wprowadzenie systemu MEDOK na terenie CS wiąŜe się z wieloma korzyściami które spróbujemy tu Państwu przedstawić. System MEDOK komputeryzuje cykl sterylizacji oraz cały obieg materiałów medycznych na terenie Szpitala stawiając w centrum uwagi pacjenta. Sumę uzyskiwanych korzyści najlepiej przedstawić z podziałem na grupy ich uzyskiwania: 1. Jakość i bezpieczeństwo. Komputerowe zarządzanie cyklem sterylizacji, procesem sterylizacji i obiegiem materiałów sterylnych pomaga placówce medycznej wykazać wysoką jakość świadczonych usług. Uzyskuje się to za pomocą całego systemu przetwarzania danych w jakie jest wyposaŜony system MEDOK. System MEDOK jest zgodny i automatycznie wpisuje się w powszechnie stosowane systemy jakości w tym w system ISO-9001. System automatycznie nadzoruje poprawność pracy CS, nadzoruje poprawność tworzenia zestawów, uniemoŜliwia pominięcie Ŝadnego wymaganego etapu w obiegu materiału sterylnego na terenie całego Szpitala. Cały obieg materiałów sterylnych dzięki systemowi MEDOK moŜe być poddany walidacji. Szpital moŜe wykazać prawidłowość sterylizacji w przypadkach spornych nawet po wielu latach pobierając dane z archiwum zgromadzonego na dysku CD. Komentarz: W kaŜdym przypadku system komputerowy (MEDOK) spełniając wymagania wielu norm w tym CFR21 - 11, posiadając zabezpieczoną bazę danych i uniemoŜliwiając realizację sterylizacji z pominięciem systemu w przeciwieństwie do ewidencji „zeszytowej” jest wiarygodny i niepodwaŜalny. 2. Organizacja. System komputerowy wymusza realizację i zarządzanie sterylizacją oraz obiegiem materiału sterylnego zawsze tak samo – wg przyjętego i oprogramowanego systemu organizacyjnego, który jest zoptymalizowany. UniemoŜliwia realizację sterylizacji z pominięciem systemu. UmoŜliwia zarządzanie składnikami i zestawami narzędzi. W kaŜdej chwili wiemy na jakim etapie sterylizacji znajduje się zestaw i kto jest odpowiedzialny za przyjęcie, mycie, weryfikację i pakowanie, sterylizację itd.

str. 5/28

Opis systemu MEDOK

W kartotece kaŜdego pacjenta znajduje się zapis w formie nalepki z kodem paskowym określającym kiedy, jak i przez kogo był sterylizowany zestaw którym był dokonywany zabieg. Pozwala dokładnie określać koszty sterylizacji. Zarządza i nadzoruje wiele czynności okresowych, np.: przeglądy serwisowe, wymianę narzędzi, a poprzez dostosowany do wymagań Szpitala system raportów umoŜliwia dokonywanie analiz zuŜycia narzędzi, efektywności pracy i wiele innych. 3. Oszczędności i korzyści finansowe. NaleŜy obiektywnie stwierdzić, Ŝe oszczędności finansowe z tytułu zastosowania systemu przychodzą po jakimś okresie uŜywania systemu. Tak jest zawsze w przypadku wprowadzania nowych rozwiązań – pierwotnie wymagane są nakłady na zakup urządzeń, szkolenie personelu itd. i dopiero jak nowe rozwiązanie zintegruje się z systemami Szpitala wówczas okazuje się, Ŝe przynosi ono konkretne oszczędności finansowe. Pierwsza grupa oszczędności wynika ze zwiększenia efektywności pracy i efektywności uŜycia narzędzi (zestawów). W tym drugim przypadku na podstawie danych zapisanych w bazie danych moŜna tworzyć zestawienia i poddać analizie częstość uŜycia poszczególnych narzędzi i zestawów, stopień wykorzystania poszczególnych urządzeń (np.: sterylizatorów), wprowadzić planowanie obiegu zestawów itd. Kolejna grupa oszczędności ma swoje źródło w tym, Ŝe do obiegu materiałów sterylizowanych mogą wchodzić tylko narzędzia i zestawy zarejestrowane w bazie danych Szpitala co uniemoŜliwia sterylizację materiałów nie zarejestrowanych. Szpital moŜe świadczyć usługę sterylizacji dla zewnętrznych placówek medycznych uzyskując w ten sposób dodatkowe wpływy. System MEDOK nadzoruje przyjmowanie, przebieg sterylizacji i wydawanie materiału sterylnego, oraz automatycznie generuje dane o kosztach, które są przesyłane do działu księgowości Szpitala. Szpital uzyskuje moŜliwość określenia kosztów w układzie Koszt ZuŜytego Materiału Sterylnego – Zabieg – Pacjent.

str. 6/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

WARSTWA SYSTEMOWA - organizacyjna Warstwa systemowa odpowiada i opisuje działanie Centralnej Sterylizatorni. Określa jakie stanowiska wystepują na terenie CS, jaki jest tok postępowania przy przyjmowaniu materiału do sterylizacji i wydawaniu, jak przebiega obieg, jakie procedury są stosowane w CS, ale i na bloku operacyjnym itd. To od zdefiniowania, wspołnie z kierownikiem CS, wymagań dla tej warstwy rozpoczyna się wprowadzanie i budowę systemu MEDOK na teren CS, dopiero później określa się składniki pozostałych warstw: technicznej – sprzętowej i oprogramownia. Opisanie wszystkich spraw związanych z warstwą systemowo – organizacyjną, wszystkich procedur, organizacji, wyposaŜenia i budowy stanowisk w powiązaniu z normami i w odniesieniu do stosowanych systemów jakości uwzgledniając w tym wszystkim róŜnorodność organizacyjną CS wymagałoby nie kikunastu, a kikuset stron. Pragnąc przybliŜyć Państwu zadania tej warstwy na kolejnych stronach przedstawimy schematycznie procedury organizacji najczęściej występujących stanowisk w CS. W Ŝadnym przypadku nie jest to gotowy system, a jedynie tak jak piszemy zarys procedur. W rzeczywistości po wprowadzeniu systemu MEDOK kaŜde stanowisko ma wydrukowany zestaw procedur postępowania podczas normalnej pracy, równieŜ w przypadkach awaryjnych bądź nieprzewidzianych, a pracownicy przechodzą odpowiednie szkolenie. System MEDOK oferuje odpowiednie zestawy procedur które na etapie analizy i dostosowywania systemu (patrz: WdraŜanie Systemu MEDOK) są wspólnie z kierownikiem CS analizowane, dostosowywane i następnie wprowadzane.

str. 7/28

Opis systemu MEDOK

MEDOK, a CS – budowa systemu. KaŜda Centralna Sterylizatornia, ma swój sposób na organizację pracy. Wynika to z tradycji i przyzwyczajeń danej placówki medycznej. Mimo, iŜ Centralne Sterylizatornie róŜnią się od siebie, kaŜda z nich posiada podobne stanowiska pracy. PoniŜej, został zaprezentowany ogólny, przykładowy schemat obiegu zestawów na terenie Centralnej Sterylizatorni, na której pracuje system MEDOK Stanowisko - przyjęcie materiałów. Przyjęcie materiału po faktycznym zuŜyciu odbywa się na stronie brudnej w CS. - zlecenie moŜe przyjść za pomocą np. e-maila, w trakcie gdy materiał jest przywoŜony.

@

Osoba przywoŜąca materiał przynosi pendrive’a ze zleceniem (rodzaje zestawów, liczba zestawów)

- materiał sterylny moŜe być przywieziony osobiście

Po podłączeniu pendriva, automatycznie wyświetla nam się informacja o zestawach. Po weryfikacji jakościowej i ilościowej kliknięciem, zapisuje się w systemie przyjęty materiał. e riv nd e P

Zlecenie moŜe teŜ przyjść ‘ustnie’. Personel mówi co przywiózł, a przyjmujący sprawdza i odznacza materiał sterylny w systemie.

By czynność ta przebiegała sprawnie, a wyszukiwanie było sprawniejsze, narzędzia są pogrupowane w odpowiednie oddziały, zestawy do danych zabiegów itp.. Blok Zestaw do... Narzędzie A Narzędzie B Zestaw do...

6

W razie popełnienia błędu, istnieje moŜliwość jednokrotnego anulowania wpisanego zamówienia. Ponowne anulowanie, moŜe się odbyć jedynie przez osobę upowaŜnioną.

- materiał sterylny moŜe być przywieziony za pomocą windy

Wtedy powinien być załączony do niego pendrive ze zleceniem, lub wydrukowana lista, stanowiąca jednocześnie zlecenie.

str. 8/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

Stanowisko – mycie i dezynfekcja Materiał do mycia i dezynfekcji maszynowej jest rozkładany zestawami na siatkach (uwaga: pod pojęciem zestawu narzędzi rozumiemy zestaw złoŜony zarówno z jednego jak i kilku elementów). Narzędzia wchodzące w skład jednego zestawu mogą być rozłoŜone na jednej lub kilku siatkach. UWAGA! Kilka zestawów nie moŜe zostać rozłoŜonych na jednej siatce Zestaw ‘A’

Siatka 1

Siatka 2

KOD

KOD

KaŜda siatka na terenie CS, oraz kaŜda siatka przynaleŜna do danego Oddziału Szpitala, ma nadany identyfikowalny, stały kod. Z chwilą rozłoŜenia narzędzi, obsługa ma obowiązek sczytania tego kodu i zaznaczenia w systemie, który zestaw został na niej rozłoŜony.

Blok KOD

Zestaw do...

KOD 1 KOD 2

Narzędzie A Narzędzie B Zestaw do...

System daje moŜliwość jednokrotnego cofnięcia danej czynności. Kolejne anulowania, wymagają autoryzacji kierownika CS, lub osoby upowaŜnionej. Przed włoŜeniem siatek/wózków do myjni, naleŜy przy pomocy czytników kodu kreskowego sczytać wszystkie siatki. Pozycje pokazują się na touch screenie, gdzie po sczytaniu wszystkich siatek naleŜy je zatwierdzić. (Przed zatwierdzeniem moŜna wycofywać siatki sczytane przypadkowo). Następnie siatkom zostaje automatycznie nadany status ‘w myciu’. Jeśli zajdzie pomyłka, siatkę moŜna wycofać za pomocą znajdującego się na myjni touch screena. MYJNIA

Po zakończeniu mycia/dezynfekcji jeśli proces mycia był poprawny wyjmowane siatki są ponownie sczytywane po stronie czystej. Zawarte na nich narzędzia mają nadany status „czyste”.

str. 9/28

Touch screen

Opis systemu MEDOK

Stanowisko – weryfikacja, pakowanie i etykietowanie zestawów narzędzi Po dezynfekcji występują trzy przypadki, w których dezynfekowane narzędzia nie wychodzą na stronę czystą: 1. Kiedy program mycia/dezynfekcji został przerwany lub nastąpił błąd w cyklu. 2. Kiedy wskaźniki przeprowadzanych testów mają wynik nieprawidłowy. 3. Gdy personel po dokonaniu oceny jakościowej i ilościowej narzędzi stwierdzi nieprawidłowości. - jeśli źle -jeśli dobrze

- Pod względem jakościowym

- Pod względem ilościowym

system skierowuje narzędzia O dalszym postępowaniu do STANOWISKA decyduje kierownik CS ‘Rejestracja wsadu do mycia i dezynfekcji maszynowej’ i nadaje mu status: ‘do ponownej dezynfekcji’

Myjnia Dezynfekcja

przechodzimy do kolejnego etapu procesu

2. Szczytujemy kody kreskowe siatek (po sczytaniu, siatka automatycznie otrzymuje status: ‘wolna’ i moŜe wrócić na stronę brudną, do ponownego wykorzystania).

KOD

- Na monitorze pojawia sie informacja o zestawie, który umieszczony jest na siatce i o ilości siatek, na których zestaw został rozłoŜony.

abcdef abcdef

-Jeśli zestaw został rozłoŜony na jednej siatce, to system automatycznie sugeruje nam przejście do pakowania zestawu, w przeciwnym razie, system oczekuje na sczytanie pozostałych siatek i pozwala na przejście do etapu ‘pakowania i etykietowania’, po sczytaniu kompletu siatek.

3. Skompletowane zestawy pakujemy, po spakowaniu, w systemie naleŜy potwierdzić, Ŝe narzędzia zostały poprawnie zapakowane w odpowiednie zestawy. Po zatwierdzeniu automatycznie przyporządkowywane są jednorazowe kody kreskowe uwzględniające m.in..: nazwę zestawu, oddział właściwy, datę sterylizacji, datę waŜności, osobę przygotowującą pakiet. Naklejkę z kodem nalepia się na pakiet, a następnie znowu szczytuje czytnikiem, który jednocześnie nadaje pakietowi status ”oczekuje na sterylizację”.

str. 10/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

Stanowisko - sterylizacja Z chwilą ładowania pakietów ,sczytuje się kolejno ich kody kreskowe. Pakiety pojawiają się na touch screenie, gdzie personel dobiera odpowiedni dla nich program. Jak w poprzednich przypadkach, tu równieŜ istnieje moŜliwość wycofania danego pakietu ze sterylizatora (np. w razie zauwaŜenia uszkodzenia) - pakietom nadawany jest status ‘do przepakowania’.

Touch screen

S STRONA CZYSTA

STRONA STERYLNA

Podczas sterylizacji moŜe zaistnieć kilka przypadków:

1.Cykl zakończony - przebieg prawidłowy; pakiet nierozerwany. Wówczas obsługa rozładowując sterylizator po stronie sterylnej sczytuje pakiety, które mają nadawany status „po sterylizacji”, a jeśli będzie dokonana walidacja sterylizatorów to status będzie „poddane sterylizacji”,

2.Cykl zakończony - przebieg prawidłowy; pakiet rozerwany Wówczas obsługa rozładowując sterylizator po stronie sterylnej sczytuje pakiet i dodatkowo kod, dzięki któremu pakiet ma nadawany status „do przepakowania”,

3.Cykl zakończony - przebieg nieprawidłowy. Wówczas obsługa rozładowując sterylizator po stronie czystej sczytuje pakiety, które mają nadawany status „do przepakowania”.

4. Awaria pracy sterylizatora, zatrzymanie pracy, awaryjne wyjście z cyklu. Wówczas obsługa rozładowując sterylizator po stronie czystej sczytuje pakiety, które mają nadawany status „do przepakowania”.

str. 11/28

Opis systemu MEDOK

Stanowisko - magazyn Po wyjęciu ze sterylizatora i po sczytaniu czytnikiem kodu, jeśli wszystkie zdarzenia przebiegły poprawnie, materiał sterylny automatycznie otrzymuje status ‘na magazynie’. Wraz z upływem daty waŜności pakietów, automatycznie jest im nadawany status “do przepakowania”

14:55 01.12.2006

Wydawanie materiału Przy wydawaniu materiału, po sczytaniu czytnikiem, nadawany jest status “wydany”, do klienta wysyłany jest automatycznie komunikat informujący o wydaniu zestawu.

(do klienta)

@

(wydany)

WYDAWANIE MATERIAŁÓW

Tu kończy się praca CS...

str. 12/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

OBIEG poza CS

BLOK

CS

(wydanie materiału sterylnego na blok)

Na bloku: W trosce o bezpieczeństwo pacjenta, z opakowania zestawu, przeklejamy naklejkę na kartę klienta.

KARTA PACJENTA

Dzięki temu, wiadomo którym zestawem był operowany pacjent.

Na tym etapie kończy się obieg materiału sterylnego.

str. 13/28

Opis systemu MEDOK

Na zakończenie tej części opisu naleŜy dodać, Ŝe warstawa systemowo – organizacyjna to nie tylko organizacja stanowisk i związane z tym procedury, ale równieŜ opracowanie i wprowadzenie systemy znakowania materiałów i narzędzi. Trwałe oznakowanie pojemników. Wprowadzenie jednolitego i jednoznacznego nazewnictwa i systemu kodów. Opracowanie procedur i systemu formularzy na wypadek awarii i wiele innych czynności organizacyjnych. Wszystko to z chwilą wdraŜania systemu MEDOK jest przez naszą firmę oferowane i wykonywane.

str. 14/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

WARSTWA TECHNICZNA - sprzętowa W poprzedniej części przybliŜyliśmy Państwu zasadę budowy i stosowania systemu. W tej części przekazujemy więcej szczegółów związanych z techniczno sprzętową i informatyczną stroną systemu MEDOK.

Wymagania sprzętowe – czyli co składa się na system MEDOK Wraz z oprogramowaniem MEDOK zapewniamy Państwu wszystkie urządzenia potrzebne do pracy sytemu: 1. Serwer – główny komputer, z zainstalowaną aplikacją MEDOK, przy uŜyciu którego moŜliwe jest zarządzanie całym systemem, jak i wszystkimi podlegającymi mu urządzeniami. Serwer jest odpowiedzialny za archiwizowanie wszelkich danych i zdarzeń zachodzących w systemie. 2. WyposaŜenie i organizację poszczególnych stanowisk. 3. Komputery dodatkowe – jeśli wymaga tego system. Dotyczy to bardziej rozbudowanych systemów jakie są instalowane w większych CS. 4. Czytniki kodów kreskowych – przy kaŜdym stanowisku pracy, tj.: punkt przyjęć, mycie i dezynfekcja, pakowanie, sterylizacja, przyjęcie na magazyn, przekazanie na blok, blok operacyjny. 5. Drukarki w tym drukarki kodów kreskowych. 6. Indykatory statusu zestawów i monitory informatyczne przy stanowiskach i urządzeniach tego wymagających. Są to małe monitory z ekranami dotykowymi na których obsługa ma wyświetlane aktualnie potrzebne informacje. 7. Trwałe oznakowanie pojemników, siatek i innych kodami paskowymi oraz inne urządzenia jakie są wymagane przez przyjęty do realizacji system.

str. 15/28

Opis systemu MEDOK

System informatyczny i praca w sieci Wraz z komputerami dostarczamy narzędzia programistyczne i wykonujemy następujące prace informatyczne: 1. Dostarczamy i konfigurujemy system operacyjny. 2. Dostarczamy licencjonowaną bazę danych, która po skonfigurowaniu przez naszych informatyków - programistów spełnia wymagania CFR21-11. 3. Wspólnie z Państwa informatykami włączamy system MEDOK w Państwa system sieciowy. 4. Jeśli system ma współpracować z innymi systemami informatycznymi stosowanymi w Państwa placówce (np.: na bloku, księgowym lub innym) konfigurujemy

protokół

HL7

i

wdraŜamy

go

wspólnie

z

Państwa

informatykami.

Organizacja stanowisk Nasi pracownicy biorą czynny udział w organizacji w tym w montowaniu urządzeń i ich rozruchu dla poszczególnych stanowisk.

Okablowanie Dla poprawnej pracy systemu niezbędne jest połączenie poszczególnych urządzeń i komputerów celem umoŜliwienia im wymiany danych. Wiemy dobrze, Ŝe nie zawsze dobrze jest widziane prowadzenie nadmiernej ilości oprzewodowania. Nasza firma stosuje rozwiązania hybrydowe tzn. tam gdzie juŜ istnieje sieć komputerowa wykorzystujemy ją do przesyłania potrzebnych nam sygnałów i kładzenie przewodów nie jest potrzebne. Tam gdzie nie ma sieci, a potrzebne jest przesłanie sygnałów kładziemy przewody lub stosujemy przesyłanie bez przewodowe. W kaŜdym przypadku realizujemy to tak, aby uwzględnić to czego Państwo oczekują i co jest technicznie moŜliwe.

str. 16/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

WdraŜanie systemu MEDOK System MEDOK jest produktem który po wprowadzeniu na teren CS przejmuje odpowiedzialność i nadzór nad jej pracą. Z tego powodu bardzo istotny jest pierwszy etap prac – analiza wymagań. 1. Analiza wymagań ma za zadanie optymalne dostosowanie systemu do Państwa potrzeb. Nasz inŜynier produktu wraz z programistą odwiedza Państwa Placówkę Medyczną gdzie zaznajamia się z organizacją pracy Państwa CS. Wspólnie z kierownikiem CS omawia pracę systemu, organizację stanowisk i zbiera informację o Państwa szczególnych wymaganiach. System MEDOK jest swobodnie konfigurowalny, więc będzie mógł uwzględnić Państwa system organizacji. Mając wieloletnie doświadczenie we współpracy z CS w całym kraju podczas tego spotkania jesteśmy w stanie zaproponować ewentualne zmiany i korekty w Państwa systemie organizacyjnym. O ostatecznym kształcie decydują Państwa specjaliści. Z takiego pobytu (pobytów) spisywane są protokoły ustaleń. 2.

Dostosowanie systemu. W oparciu o poczynione ustalenia nasi programiści dostosowują system do Państwa wymagań. Prace te są wykonywane w naszej firmie, w tym samym czasie następuje dostosowanie systemu raportów zgodnie ze stosowanym przez Państwa systemem jakości. W tym samym czasie nasi pracownicy wspólnie z kierownikiem CS uzupełniają definicje zestawów i narzędzi. System posiada predefiniowane zestawy narzędzi, jednak wiele placówek posiada indywidualne bądź odrębnie zdefiniowane zestawy i one wymagają wprowadzenia do systemu.

3. Zatwierdzenie koncepcji systemu. Podczas kolejnego spotkania prezentowane jest działanie systemu i jeśli wszystko jest zgodne z Państwa oczekiwaniami następuje zatwierdzenie systemu do realizacji. W przeciwnym przypadku nasi programiści

dokonują

korekt

i

ponownie

przedstawiają

system

do

zatwierdzenia. 4. Prace instalacyjno – montaŜowe. W zaleŜności od wielkości systemu są wykonywane w jeden lub kilka dni. Podczas tych prac są instalowane

str. 17/28

Opis systemu MEDOK

stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem. W kaŜdym przypadku prace te są wykonywane przy zachowaniu ciągłej pracy CS. 5. Rozruch systemu i szkolenie pracowników. Rozruch systemu odbywa się w ten sposób, Ŝe nasi specjaliści kolejno stanowisko po stanowisku wprowadzają do pracy

w

systemie

organizacyjnym

CS

obsługując

i

szkoląc

Państwa

Pracowników. 6. Udokumentowanie pracy systemu. Po wykonaniu rozruchu przekazywane są Państwu

odpowiednie

dokumenty,

protokoły

i

licencje

dokumentujące

zainstalowany system niezbędne w przypadku stosowania przez Państwa Placówkę systemu zapewnienia jakości. 7. Przekazanie systemu do uŜytkowania. Po stwierdzeniu przez Państwa słuŜby poprawności pracy wdraŜanego systemu następuje protokolarne przekazanie systemu do eksploatacji. 8. Nadzór i wspomaganie. Przy tak rozbudowanym systemie jakim jest MEDOK jest naturalną rzeczą potrzeba dostępu do fachowej pomocy. Dlatego nasza firma prowadzi system wspomoŜenia technicznego online zarówno po przez Internet jak równieŜ telefonicznie.

str. 18/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

WARSTWA OPROGRAMOWANIA - moduły Jest to ostania z trzech warstw systemu MEDOK. Jest szereg programów wzajemnie ze sobą powiązanych umoŜliwiających pracę całego systemu. Oprogramowanie to podzielone zostało przez naszych programistów na moduły, które zostaną pokrótce opisane.

MODUŁY SYSTEMU MEDOK Podział systemu na moduły, firma nasza, wprowadziła z co najmniej dwóch powodów: pierwszy wynika z przyczyn techniczno – informatycznych, a drugi ma na celu łatwiejsze przyswojenie i opisanie poszczególnych funkcji systemu. W trakcie pracy z systemem MEDOK podział ten nie jest widoczny, gdyŜ program automatycznie przełącza się do aktualnie wymaganych modułów. KaŜdy z modułów moŜe pracować jako oddzielna aplikacja, dając moŜliwość korzystania tylko z niektórych funkcji całego systemu MEDOK. RównieŜ, kaŜdy z modułów jest konfigurowalny i moŜe wyć oferowany w róŜnym zakresie funkcji w zaleŜności od potrzeb Centralnej Sterylizatorni.

Wykaz modułów systemu MEDOK


ADMINISTRATOR




ARCHIWIZATOR




DOKUMENTATOR




IDENTYFIKATOR




KONSERWATOR




KOORDYNATOR




MONITOR




REJESTRATOR




TARYFIKATOR

Moduły współpracują ze sobą świadcząc nawzajem róŜne usługi, ale mogą działać równieŜ samodzielnie i są konfigurowalne na potrzeby uŜytkownika. KaŜdy moduł posiada własny, dostosowywany indywidualnie dla kaŜdej placówki medycznej zestaw raportów. str. 19/28

Opis systemu MEDOK

ADMINISTRATOR ADMINISTRATOR jest modułem, który świadczy najwięcej usług na potrzeby pozostałych modułów. Spośród kilkunastu realizowanych przez ten moduł funkcji, cztery są najwaŜniejsze i zostaną tutaj pokrótce opisane: 1. Funkcje informatyczne – związane są z administrowaniem całego systemu, dostępami do bazy danych i jej konserwacją, obsługą sieci informatycznej itp. Dostęp do tych funkcji uzyskuje się po podaniu specjalnego hasła. Funkcja ta jest obsługiwana przez specjalistów informatyków. 2. Funkcje organizacyjne systemu – związane są z wprowadzaniem danych o strukturze organizacyjnej Szpitala, umoŜliwiają wpisywanie klientów i organizację ich w samodzielnie definiowane grupy, a takŜe konfigurowaniu stanowisk pracy, w tym nadawanie i określanie zakresu uprawnień dla poszczególnych stanowisk w systemie CS. Na trzeciej stronie okładki niniejszej instrukcji znajduje się przykładowy formularz przedstawiający jeden z formularzy zarządzający strukturami klientów Centralnej Sterylizatorni. 3. Funkcje sprawozdawcze z pracy systemu. 4. Zbiór funkcji menadŜerskich – w ich zakresie leŜy zarządzanie tworzeniem definicji zestawów, rejestrowanie narzędzi, opakowań, pojemników itd. Drugim, trzecim i czwartym zestawem funkcji zarządza kierownik CS lub osoba przez niego upowaŜniona. Dostęp do tych funkcji uzyskuje się na podstawie uprawnień nadawanych w module IDENTYFIKATOR. Z punktu widzenia kierownika CS najistotniejszym wydaje się być czwarty zestaw, którego funkcje pokrótce postaramy się te opisać. Zaczniemy od terminologii. W naszym systemie przyjęliśmy następującą terminologię:


Narzędzie -

narzędzie chirurgiczne wykorzystywane przy zabiegach chirurgicznych.




Składnik -

narzędzie lub inny materiał wchodzący w skład zestawu.




Zestaw -

zbiór narzędzi chirurgicznych, wykorzystywanych przy danym zabiegu chirurgicznym, podlegających sterylizacji. Zestawy mogą się składać z jednego, lub kilku składników.




Pojedyncze narzędzie pojedyncza sztuka narzędzia, zwane często w mowie potocznej ‘luzakami’.




Opakowania

- pakuje się w nie zestawy/pojedyncze narzędzia, wychodzące z myjni i dezynfekcji. Są róŜne rodzaje

str. 20/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

opakowań. Dany rodzaj opakowania, determinuje waŜność zestawu/ pojedynczego narzędzia.


Pojemniki –

wszelkiego rodzaju kosze, wózki itd. przenoszenia materiałów sterylizacyjnych.

słuŜące

do




Siatki -

pojemniki, na których są przenoszone i rozkładane zestawy/pojedyncze narzędzia, przygotowywane do mycia i dezynfekcji.

Dlaczego podaliśmy te definicje? OtóŜ system MEDOK (moduł ADMINISTRATORA) pozwala Państwu swobodnie wprowadzać i definiować kaŜde narzędzie, składnik, zestaw i td. Dokładniej wygląda to tak, Ŝe z chwilą zakupu systemu dostarczamy równieŜ, predefiniowane w formie banku danych, narzędzia, zestawy, opakowania itd., a Państwo do swojego systemu pobierają te, które są w Państwa placówce uŜywane. Np.: narzędzia w banku danych są podzielone na grupy: ortopedyczne, ogólne, ginekologiczne, stomatologiczne itd. Wchodząc do jednego z menadŜerów (np. zestawów, narzędzi, opakowań itd.) moŜecie Państwo je modyfikować, dopisywać nowe, kasować, zmieniać nazwę, tworzyć nowe grupy itd., a wszystkie wprowadzane zmiany są rejestrowane w systemie: kiedy, kto i co zmieniał/modyfikował. KaŜdy zestaw, ale teŜ kaŜde narzędzie, pojemnik itd. moŜe być przypisany do konkretnego klienta, oddziału, bloku

str. 21/28

Opis systemu MEDOK

operacyjnego, gabinetu itd. zgodnie z wcześniej wprowadzoną strukturą Szpitala. W zaleŜności od tego co definiujemy (narzędzie, zestaw, pojemnik itd.) ilość moŜliwych informacji jest róŜna. Kierownik CS decyduje, z których będzie chciał korzystać. Przykładowo zestaw moŜe być opisany przez następujący zestaw informacji:


nazwa zestawu,




symbol zestawu,




kod zestawu,




właściciel zestawu,




opis zestawu,




fotografia zestawu,




lista i ilość składników w zestawie, w tym składniki alternatywne,




status zestawu (uŜywany/nieuŜywany/wycofany),




opakowanie domyślne i podstawowe,




sposób ułoŜenia składników zestawu,




plus dodatkowo trzy dowolnie definiowane parametry przez kierownika CS.

Podobnie, uwzględniając podaną specyfikę, definiuje się narzędzia, pojemniki itd. System umoŜliwia tworzenie statystyk i wydruk raportów.

ARCHIWIZATOR ARCHIWIZATOR, to czynności związane z archiwizowaniem danych ze wszystkich modułów systemu, w tym pozwala odczytywać i wyszukiwać dane zarchiwizowane na dyskach CD. Tak jak kaŜdy z modułów wyposaŜony jest w szereg, dostosowanych do Państwa potrzeb, raportów. Dostosowywanie raportów, w tym i wszystkich innych przypadkach, wykonywane jest przez naszych programistów – patrz WdraŜanie Systemu MEDOK. Dane zgromadzone w archiwum pozwalają uzyskać historię wszystkich informacji: jakie się działy w systemie, a w szczególności kto, kiedy i jaki przyjął materiał do sterylizacji, co się dalej działo, przez kogo był pakowany, jaki był skład zestawu, który sterylizator był uŜyty do sterylizacji i jaki był stan sterylizatora (wyniki przeglądów, testów), kiedy i przez kogo zestaw był wydany i na jaki oddział, przy zabiegu którego

str. 22/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

pacjenta był uŜyty, jaki był koszt i wiele innych danych, a wszystkie te dane są zabezpieczone w bazie danych spełniającej wymagania CFR21-11.

DOKUMENTATOR Moduł DOKUMENTATORa, jak sama nazwa wskazuje, ma za zadanie dokumentowanie pracy systemu. Dokumentowanie odbywa się na bieŜąco i moŜe być podglądane na wszystkich włączonych w system komputerach. Wymagane jest jednak nadanie odpowiednich uprawnień. Sposób prezentacji zaleŜy od rodzaju danych, które chcemy aktualnie przeglądać lub śledzić. Dokumentowaniu podlegają wszystkie czynności wykonywane na terenie CS i w obrębie Szpitala (jeśli korzysta się z protokołu HL7), praca takich urządzeń jak sterylizatory i myjnie automatyczne, a takŜe ich obsługa serwisowa.

Wszystkie dokumentowane czynności i praca urządzeń odbywają się w układzie czas/ czynności bądź zdarzenia/kto dokonał czynności/rodzaj czynności/opis czynności i ewentualnie uwagi. Całość odbywa się automatycznie, a obsługa nie ma moŜliwości wpływu na zapis tych danych do archiwum. Moduł Dokumentatora wymusza równieŜ wykonywanie szeregu czynności okresowych, nie dopuszczając do pracy urządzeń, które takiej czynności nie przeszło, np.: codzienne wykonywanie testów Bowie&Dick’a.

IDENTYFIKATOR IDENTYFIKATOR to grupa funkcji pozwalających zarządzać personelem CS. Moduł ten pozwala teŜ na wpisywanie i przydzielanie do struktur organizacyjnych osoby z poza terenu CS. Wpisanym osobom kierownik nadaje i odbiera uprawnienia do wykonywania czynności. KaŜda z zarejestrowanych w systemie osób otrzymuje swój indywidualny kod kreskowy, którym identyfikuje się podczas poszczególnych czynności.

str. 23/28

Opis systemu MEDOK

Wspomniany kod kreskowy, w połączeniu z uzyskanymi uprawnieniami, pozwala równieŜ na dostęp do danych w systemie MEDOK. Jeśli zachodzi taka potrzeba to kod kreskowy moŜe być zdublowany hasłami dostępu lub kartami zbliŜeniowymi.

KONSERWATOR KONSERWATOR jest modułem wspomagającym i dokumentującym prace serwisowe i naprawcze dokonywane na terenie CS, dotyczące zarówno urządzeń jak teŜ samego systemu MEDOK. Wspomaganie odbywa się poprzez wbudowany system testów, natomiast dokumentowanie dotyczy zakresu prac, przez kogo było wykonane, którego urządzenia lub modułu prace dotyczyły, kiedy były wykonane itd. Moduł ten posiada równieŜ zapisane terminy przeglądów, kalibracji, walidacji itd. wymagane przez systemy jakości.

KOORDYNATOR KOORDYNATOR jest największym modułem systemu MEDOK. Koordynator nadzoruje i zarządza obiegiem materiałów sterylnych. Składa się z kilkunastu (funkcji) zakładek, które pozwalają na zarządzanie i dokumentowanie obiegu materiałów sterylnych w obrębie całego szpitala. Po zdefiniowaniu narzędzi i zestawów za pomocą modułu ADMINISTRATOR, o którym pisaliśmy wcześniej, narzędzia mogą zostać wprowadzone do obiegu. Od tej pory czyli, od momentu ich przyjęcia, poprzez przejście przez wszystkie stanowiska pracy na terenie CS, aŜ do momentu wydania ich na blok operacyjny zestawy są szczegółowo nadzorowane. Dzięki KOORDYNATOROWI wiemy dokładnie gdzie znajduje się dany zestaw, bądź pojedyncze narzędzie i co się z nim w danej chwili dzieje. Czy jest właśnie myty, sterylizowany, a moŜe przechodzi weryfikację i zaraz zostanie spakowany? Droga obiegu materiałów sterylnych odbywa się w całości automatycznie. Zawdzięczamy to kodom kreskowym i skanerom. Aplikacja komputerowa wykorzystywana jest jedynie w przypadkach alarmowych, jak równieŜ, do podglądu dostarczanej przez skanery informacji. Kody kreskowe są nadawane kaŜdym zestawom i towarzyszą im podczas całego obiegu na terenie szpitala. Nadany kod nadrukowywany jest na specjalne nalepki. Posiadają one pasek testu chemicznego, informujący o przeprowadzeniu, bądź nie, procesu sterylizacji, są podwójnie klejone co pozwala przekleić je z pakietu na kartę

str. 24/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

pacjenta, bez uszkodzenia naklejki. Dzięki takiemu rozwiązaniu, w razie nieprawidłowości od ręki wiemy, którymi narzędziami był zoperowany pacjent i jesteśmy w stanie wykazać, Ŝe nie doszło do Ŝadnych nieprawidłowości przy procesie sterylizacji. Dodatkowo na nalepce istnieje moŜliwość umieszczenia róŜnych istotnych informacji np.: daty waŜności zestawu, daty pakowania, nazwy zestawu, właściciela zestawu itp. Informacje, które pragniemy umieścić na nalepce są w pełni konfigurowalne, tzn. umieszczana treść zaleŜy jedynie od klienta i jest przystosowywana do jego potrzeb.

KOORDYNATOR jest przystosowany do sytuacji awaryjnych zarówno zewnętrznych (awaria sieci) jak i wewnętrznych. W momencie awarii, istnieje moŜliwość wydrukowania odpowiednich formularzy, które umoŜliwiają ręczne wpisywanie danych, tak by wszystko przebiegało zgodnie z przyjętymi procedurami jakości. Dzięki takiemu rozwiązaniu, po usunięciu awarii i wprowadzeniu danych wg ściśle określonych procedur praca przebiega w sposób ciągły, nie powodując Ŝadnych zakłóceń i nieprawidłowości.

Układanie składników na siatce – zakładka pomagająca szczególnie nowym pracownikom w odpowiednim pakowaniu zestawów.

str. 25/28

Opis systemu MEDOK

Wykaz zestawów na stronie czystej.

Zestawy przyjęte do sterylizacji str. 26/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki

ELMI SystemyAutomatyki

MONITOR MONITOR jest niezaleŜnym modułem instalowanym na zdalnych komputerach pozwalającym zainteresowanym osobom na bieŜący podgląd pracy CS. Przykładowo: moduł monitora zainstalowany na bloku operacyjnym pozwala śledzić na jakim etapie sterylizacji znajduje się interesujący ich zestaw.

REJESTRATOR Moduł REJESTRATOR jest stosowany wówczas, gdy placówka medyczna chce posiadać niezaleŜną rejestrację pracy urządzeń sterylizacyjnych. Taki wymóg istnieje, gdy praca sterylizatorów lub CS poddawana jest walidacji. Szczegółowy opis niezaleŜnej rejestracji zawiera nasza publikacja „Sterylizacja” z 2004 roku, dostępna bezpłatnie w naszej firmie. Jeśli jesteście Państwo nią zainteresowani to prosimy o kontakt telefoniczny lub e-mailowy: [email protected].

TARYFIKATOR W przeszłości nie trzeba było nazbyt analizować ponoszonych przez placówkę medyczną kosztów, jednak w obliczu narastającej konkurencji na rynku placówek ochrony zdrowia, wszyscy zdali sobie sprawę, Ŝe czasy się zmieniły, a ekonomia jest bezkompromisowa. Do tej pory koszty były traktowane w sposób uśredniony, a czasem wręcz przypadkowy. Nie odzwierciedlały więc rzeczywistych wydatków na sterylizację ponoszonych przez placówki ochrony zdrowia. Współczesne zmiany w finansowaniu słuŜby zdrowia, z jakimi mamy obecnie do czynienia, wymuszają nowe podejście do ponoszonych kosztów. Taryfikator to nowoczesne rozwiązanie pomagające w obliczaniu wydatków ponoszonych przez Centralne Sterylizatornie. Co potrafi TARYFIKATOR? Taryfikator to jeden z modułów MEDOKA dający moŜliwość określenia kosztów związanych ze sterylizacją. Pomaga określić koszty związane z pracą Centralnej Sterylizatorni:


w przypadku świadczenia usług „na zewnątrz”,




jak równieŜ określić własne wydatki na sterylizację.,




podać koszt materiałów sterylnych uŜytych przy zabiegu

I jeszcze przekazać je automatycznie do działu księgowości Szpitala i powiązać z kartoteką pacjenta.

str. 27/28

Opis systemu MEDOK

Parę słów na zakończenie… Mamy nadzieje, Ŝe niniejszy przewodnik po systemie MEDOK dał Państwu rzeczową i przystępną informację o naszym produkcie. Staraliśmy się wykazać korzyści, jakie mogą Państwo mieć, decydując się na wdroŜenie naszego systemu. PoniewaŜ MEDOK jest systemem bardzo złoŜonym, o czym była mowa, informacje które tu przedstawiliśmy nie są wyczerpujące. Dlatego jeŜeli nie znaleźli Państwo w niniejszej publikacji odpowiedzi na nurtujące Was pytania, zachęcamy do skontaktowania się z nami. DołoŜymy wszelkich starań, by wyjaśnić wszelkie Państwa wątpliwości.

str. 28/28

MEDOK www.elmi.pl

[email protected]

ELMI Systemy Automatyki