EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

CONTROL

EMPRESA

DIRECCION

ORGANIZACION

LA PLANEACION

“Una organización que busca la calidad sin una misión, visión y objetivos claros, es como un barco en el que todo funciona bien, pero que no sabe a donde vá.”  Alfredo Acle.

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Ramón R. Abarca Fernández

Planeación Es el proceso de previsión y preparación de la organización para el futuro, mediante la formulación de objetivos, estrategias y en general los diferentes tipos de planes, con el fin de trazar un curso de acción, tomar decisiones en condiciones de certidumbre y alcanzar los fines propuestos

Proceso de planeación Realizar un diagnostico interno externo de la organización

Formulación de planes derivados de apoyo a los planes básicos

Establecer objetivos

Considerar premisas (condiciones de operación de los planes)

Conversión de los planes en mediante la realización de presupuestos

Jerarquía de los planes Misión Objetivos

Estrategias Políticas Procedimientos y reglas Presupuesto

EJEMPLOS DE MISIONES Disney: “Creamos felicidad al brindar el más fino entretenimiento para personas de todas las edades, en cualquier lugar”. Sony: “Experimentar la alegría del progreso y aplicar la tecnología en beneficio de las personas”. Google: “Organizar la información mundial para que resulte universalmente accesible y útil”. Wal-Mart: “Le ahorramos dinero para que viva mejor”. Samsung: “Liderar la revolución de la convergencia digital”. Ecopetrol: Encontramos y convertimos fuentes de energía en valor para nuestros clientes y accionistas, asegurando la integridad de las personas, la seguridad de los procesos y el cuidado del medio ambiente, contribuyendo al bienestar de las áreas donde operamos, con personal comprometido que busca la excelencia, su desarrollo integral y la construcción de relaciones de largo plazo con nuestros grupos de interés.

Volamos y servimos con pasión para ganar tu lealtad.

Ser la aerolínea líder de América Latina preferida en el mundo. - El mejor lugar para trabajar. - La mejor opción para los clientes. - Valor excepcional para los accionistas

Características de una Misión 

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Simplicidad. Las declaraciones deben ser simples, en lenguaje claro y preciso. Se debe evitar las complicaciones y la oscuridad en los conceptos. Una misión que puede ser expresada fácilmente es más probable ser recordada y tener la resonancia esperada en los que la conocen. Honesta y Realista. Es evidentemente perjudicial publicar una misión que se encuentra en desacuerdo con las actividades de la empresa u organización. Una empresa puede incluir en su misión su preocupación por el ambiente, pero si sus operaciones diarias reflejan lo contrario, los resultados pueden ser muy perjudiciales. Los empleados de inmediato captarán el cinismo del predicamento, dudando de la sinceridad de la gerencia. Es conocido que la hipocresía atrae mayor atención que el silencio. Comunicar expectativas y ética. Cualquier de declaración de misión debe definir las metas del negocio y adicionalmente la metodologías seleccionada para conseguirlas. Una buena declaración de misión debe incluir los principios generales a los cuales se espera que los trabajadores adhieran y practiquen. Debe incluir adicionalmente a lo que se obliga la empresa para con su personal, sus clientes y la comunidad donde se encuentra operando. Actualización Periódica. La declaración de misión no puede quedarse igual por siempre. Al igual que todo, pierde vitalidad y actualidad con el tiempo. Debe reexaminarse anualmente, como mínimo, en estos acelerados tiempos de cambio. La declaración de misión debe experimentar revisión y refinamiento continuo para asegurar que siguen siendo útiles y corresponde a la realidad actual de la empresa.

Definición de Planeación

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Proceso que incluye la definición de objetivos de la organización. Determina la estrategia para alcanzar dichos objetivos Desarrolla una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

Planeación 

Propósitos:  Establece

un

esfuerzo

coordinado  Reduce la incertidumbre  Reduce las actividades redundantes.  Establece objetivos.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN Misión

Visión Objetivos

Estrategias Políticas y reglas Procedimientos Programas Presupuestos

MISIÓN 

Somos una Universidad pública con talento humano cualificado y reconocimiento social que, mediante actividades de docencia, investigación y extensión, forma profesionales idóneos, críticos e íntegros, basados en currículos flexibles en un ambiente de pluralismo ideológico y de excelencia académica, capaces de articular el conocimiento científico, tecnológico y cultural con el desarrollo socioeconómico sostenible, para el mejoramiento de la calidad de vida de la población sucreña y la región Caribe  VISION

Al 2021 la Universidad de Sucre será reconocida nacional e internacionalmente como miembro de la sociedad del conocimiento, por la calidad de sus procesos académicos de docencia, investigación, extensión y proyección social y los articulará con el desarrollo socioeconómico de Colombia

Objetivos 

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Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organización Es un estado futuro deseado de una organización o de uno de sus elementos Son las metas que se persiguen, que prescriben un ámbito definido y sugieren la dirección a los esfuerzos de planeación de una organización A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso específico para su realización

OBJETIVO UNIVERSIDAD DE SUCRE 

Objetivos Buscar una proyección social y posicionamiento nacional e internacional que asume con liderazgo del desarrollo regional, mediante la incorporación de la ciencia y la tecnología.

Otros objetivos Hewlett – Packard (HP) 

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Lealtad de los clientes: Ofrecer productos, servicios y soluciones de la más alta calidad y entregar más valor a nuestros clientes ganando su respeto y lealtad. Ganancia: Lograr una ganancia suficiente para financiar el crecimiento de nuestra empresa, crear valor para nuestros accionistas y proveer los recursos que necesitamos para alcanzar los otros objetivos corporativos. Liderazgo del mercado: Crecer mediante el ofrecimiento continuo de productos, servicios y soluciones útiles y significativos a los mercados que ya atendemos y expandirnos en nuevas áreas que profundizan nuestras tecnologías, capacidades e intereses de los clientes.

POLÍTICA DE CALIDAD 

La Universidad de Sucre desarrolla sus funciones fundamentales hacia el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad mediante el compromiso de sus docentes, servidores públicos, contratistas y proveedores para proporcionar servicios deformación, investigación, extensión y proyección social, que respondan a las necesidades, requerimientos y expectativas de la comunidad, contando con la infraestructura física y tecnológica, recursos financieros, funcionarios competentes, con la participación ciudadana, y ejerciendo un autocontrol integral.

Estrategias Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, ayuda a alcanzar, la razón de ser de la empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción.

Mc Donalls: Franquicia Fabricato. Exportación Sony: innovación Sab Miller – Bavaria: Adquisición Caterpillar: Global

Políticas Nestlé 

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Entrar en Nestlé: La política de Nestlé consiste en contratar colaboradores dotados de una personalidad y de actitudes profesionales que les permitan desarrollar una relación de largo plazo con la empresa. El empleo en Nestle: Nestlé fomenta una política de contratación de largo plazo. Cuando una actividad no pueda ser mantenida dentro del grupo, se tomarán medidas razonables para evitar despidos colectivos, identificando en la medida de lo posible, a una empresa externa dispuesta a retomar la actividad de Nestlé en acción.

REGLAS Reglas de seguridad de una empresa industrial mexicana: 

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No fumar en las áreas de trabajo. Está estrictamente prohibido fumar en la planta y patios exteriores, excepto en sanitarios y comedor. No limpiarse la ropa con el aire comprimido. Si desea limpiarse la ropa de partículas, hágalo con la mano y nunca con aire comprimido o utilice un cepillo de cerda suaves y al momento de cepillarse hágalo dirigiendo el movimiento en dirección a sus pies o hacia abajo y nunca hacia su cara.

Programas 

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FORMACIÒN: PROGRAMAS DE PERMANENCIA EN LA EDUCACIÒN SUPERIOR. BIENESTAR UNIVERSITARIO: PROGRAMAS DE FORMARSER, FORMARTE, MASVIDA, REGRESAR.

AREA: BIENESTAR SUBAREA: EGRESADOS --- PROGRAMA: REGRESA

PRESUPUESTO 1 INGRESOS 11 INGRESOS CORRIENTES 1101 VENTA DE SERVICIOS EDUCATIVOS 110101 Matrículas Pregrado 110102 Inscripciones Pregrados 110104 Matrículas Posgrados y Educación Continuada 110105 Inscripciones Posgrados y Educación Continuada 110106 Otros servicios educativos

24.002.645.461 22.704.173.602 4.512.000.000 3.600.000.000 142.000.000 675.000.000 15.000.000 80.000.000

1102 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 110201 Venta de bienes producidos 110202 Asesorías y Consultorías 110203 Servicios de Laboratorios 110204 Ventas Servicios Centro Diagnostico Medico 110205 Clínicas, laboratorios y diagnóstico

550.000.000 40.000.000 20.000.000 20.000.000 350.000.000 120.000.000

1103 OTROS INGRESOS PROPIOS 110301 Devolución IVA 110302 Otros Ingresos y servicios

390.000.000 350.000.000 40.000.000

12 TRANSFERENCIAS 1201 PARA FUNCIONAMIENTO 120101 Del Nivel Central Nacional 120102 Otras transferencias del Nivel Central Nacional 120103 Del Nivel Central Departamental 120104 Otras transferencias del Nivel Central Departamental 1202 ESTAMPILLAS 120201 Estampilla Universidad de Sucre Tercer Milenio

17.252.173.602 14.212.169.602 11.984.069.602 793.100.000 1.435.000.000 3.040.000.000 3.040.000.000

CTA

GASTOS

24.002.645.461

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 20.942.645.461 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS 100 A LA NOMINA 15.274.718.055 Personal administrativo de planta

3.574.881.026

Personal docente de planta Personal Docente Ocasional y de Contratos

7.357.874.359

Personal de Contratos

1.195.420.209

200 GASTOS GENERALES Materiales y Suministros

3.146.542.461

3.045.409.680 222.400.000

Servicios Públicos, Vigilancia y Aseo

1.309.000.000

Otros Gastos Generales

1.514.009.680

300 TRANSFERENCIAS Previsión Social Transferencias Corrientes Aportes Parafiscales

2.622.507.726 1.808.024.726 360.003.000 454.480.000

LA ORGANIZACION

Definición: 22

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

La estructura de una organización puede definirse como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinación de las mismas. O Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la Empresa, así como su responsabilidad y autoridad”. Para estructurar una empresa hay que:  Conocer la división del trabajo que predomina.  Analizar como se coordinan las diferentes tareas.  Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes.

PROPOSITOS DE LA ORGANIZACIÓN 

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La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa, por lo que principal objetivo es ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional. Establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa. Definir jerarquías, las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa. Definir qué labor debe desempeñar cada unos de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL 24

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FORMAL: Se basa en la división racional del trabajo. Es la organización planeada: la que esta en el papel.

INFORMAL: Surge de manera espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal.

ORGANIGRAMA GENERAL Organización Formal

ORGANIZACIÓN Presidente

Los títulos muestran el trabajo desempeña do

Finanzas

Recursos Humanos

Marketing

Las líneas representan la relación superiorsubordinado Producción

Supervisor

Obrero 1

Los niveles de administración están indicados por el número de AREAS horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.

Obrero 2

Los cuadros representan trabajos distintos

La organización en los tres niveles de la empresa 27

NIVELES INSTITUCIONAL

INTERMEDIO

OPERACIONAL

ORGANIZACION Diseño Organizacional

CONTENIDO Superestructura de la empresaFormato organizacional y procesos de comportamiento

Diseño Departamental

Agrupación de unidades en subsistemas, como departamentos o divisiones

Diseño de Cargos y Tareas

Estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA Pretenden destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas. También destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas

Organigra mas Verticales

DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

DIRECTOR COMERCIAL

DIRECTOR DE FINANZAS

JEFE DE MONTAJE

JEFE DE ACABADOS

JEFE DE INVERSIONES

JEFE DE CONTABILIDAD

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

EMPLEADOS

CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA Tienen los mismos elementos que los organigramas verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y, a su derecha, las unidades subordinadas. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando

Organigramas horizontales

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

DIRECTOR DE FINANZAS

DIRECTOR COMERCIAL

JEFE DE MONTAJE

EMPLEADOS

JEFE DE ACABADOS

EMPLEADOS

JEFE DE INVERSIONES

EMPLEADOS

JEFE CONTABLE

EMPLEADOS

JEFE DE VENTAS

CLASES DE ORGANIGRAMAS. SEGÚN SU FORMA Organigramas radiales

Son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección JEFE DE APROVISIONAMIENTO

DIRECTOR GENERAL

JEFE DE JEFE DE INVERSIONES CONTABILIDAD

La organización en red 31

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Diferencias entre tipos de organizaciones: Organización Vertical

Organización Horizontal

Relaciones Relaciones Interfuncionales Interequipos Relaciones Relaciones Muy formalizadas Poco formalizadas Relaciones Relaciones de pocos Jerárquicas Niveles jerárquicos Regulación por Auto-Regulación Vía jerárquica Interna interequipos Evolución depende de Visión compartida por la Jerarquía Todos los colaboradores

Organización en Red Relaciones Interpersonales Relaciones Informales Relaciones No Jerárquicas Auto-Regulación Interna interpersonas Carácter Abierto y Evolutivo

DEPARTAMENTALIZACION DEPARTAMENTACIÓN POR FUNCIONES

En las empresas se definen funciones que se diferencian por el tipo de actividad que se efectúa, por ejemplo, producción, finanzas, comercialización o recursos humanos

DIRECCIÓN GENERAL

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

DEPARTAMENTO DE MARKETING

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTACIÓN POR TERRITORIOS

La agrupación se lleva a cabo a partir de las áreas territoriales, ya que en muchas ocasiones presentan características específicas.

DIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN

DIRECTOR DE ZONA NORTE

DIRECTOR DE ZONA SUR

DIRECTOR DE ZONA ESTE

DIRECTOR DE ZONA OESTE

DEPARTAMENTACIÓN POR TIPO DE PRODUCTO

En algunas ocasiones, los productos presentan bastantes diferencias, tanto en la producción como en la comercialización, por lo que es aconsejable crear departamentos específicos para grupos de productos

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

MUEBLES DE COCINA

MUEBLES DE SALA

MOBILIARIO DE OFICINA

DEPARTAMENTACIÓN POR PROCESOS PRODUCTIVOS

La elaboración de un producto presupone muchas veces, que debe pasar por diversas fases, las cuales puede resultar aconsejable agrupar en departamentos

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN DIRECTOR DE COMPRAS

DIRECTOR DE CARPINTERIA

DIRECTOR DE PINTURA

DIRECTOR DE VENTAS

ORGANIZACIÓN LINEAL O STAFF

Uno de los inconvenientes de la organización en línea es que cada directivo tiene, bajo su responsabilidad, una variedad de actividades de las cuales puede no ser experto. Para solucionar este inconveniente se crean los departamentos Staff, que apoyan técnicamente a la dirección.

DIRECCION GENERAL ASESORAMIENTO

DIRECCION DE PRODUCCION CONTROL DE CALIDAD

DIRECCION COMERCIAL

EMPLEADOS

DIRECTOR DE APROVISIONAMIENTO

DIRECTOR DE MONTAJE

EMPLEADO

EMPLEADO

LA DIRECCIÒN

CONTEXTUALIZACIÒN

COMUNICAR LIDERAR

MOTIVAR

DIRIGIR 

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La Dirección constituye una de las más complejas funciones administrativas, pues incluye orientación, asistencia a la ejecución, comunicación y liderazgo, en fin, todos los procesos que utilizan los administradores para influir en los subordinados de modo que se comporten de acuerdo con las expectativas de la empresa. La función dirección tiene por fin motivar y conducir el factor humano guiándolo al logro de los fines sociales.

LA MOTIVACIÓN

Teoría Bifactorial ERC (Alderfer)

Teoría de las Necesidades Mc Clleland

Teoría de la Equidad

Teoría de las Expectativas

Teoría Herzberg

T. Necesidades de Maslow

Teoría del Contenido

Teoría del Refuerzo

Teorías de Proceso

Fijación de Metas

Teoría del Diseño de Puestos

Sentido del Trabajo

Teorías Modernas

TEORIAS DE LA MOTIVACIO N

Autorrealización Empoderamiento

Relación entre Teorías Maslow (necesidades)

Herzberg

Autorrealización

Motivacionales:

(factores)

trabajo, crecimiento, responsabilidad, ascenso.

Alderfer (erc) Crecimiento

McClelland (impulsos) Logro

Estima/Status Pertenencia/Amor

Logro y reconocimiento

Relación

Poder

Calidad de relaciones laborales/personales Seguridad

Fisiológicas

Seguridad en el empleo Políticas de empresa: condiciones de trabajo, remuneraciones

Afiliación Existencia

LIDERAZGO

¿Que hicieron para ser llamados líderes ? ¿Que hicieron ECONÓMICAMEN TE para ser llamados Líderes?

¿Que hicieron EDUCACIONAL MENTE para ser llamados Líderes?

¿Que hicieron ESPIRITUALMENTE MENTE para ser llamados Líderes?

¿Que hicieron para ser llamados líderes ? ¿Que hicieron SOCIALMENTE para ser llamados Líderes?

LIDERAZGO POLÍTICO AMERICANO

LOGRARON

Desarrollar procesos de influencia reciproca con sus seguidores con el propósito de alcanzar los objetivos y las metas compartidas de manera eficiente.

LOS LÍDERES NACEN O SE HACEN

Concepto Es la influencia interpersonal ejercida en determinada situación, para la consecución de uno o más objetivos específicos mediante el proceso de la comunicación humana. 

“EL ARTE DE INFLUIR SOBRE LA GENTE PARA QUE TRABAJE CON ENTUSIASMO EN LA CONSECUCION DE OBJETIVOS EN PRO DEL BIEN COMUN”

CLASES DE INFLUENCIA

Coacción • Forzar a hacer algo, imposición, mando

Presión

Persuasión

Sugestión

Emulación

• Coerción, Amenaza, forzar a la aceptación

• Predominar mediante consejo o inducción, cambiar la mentalidad.

• Proponer algo sin forzar a aceptarlo

• Imitar con vigor para igualar o sobrepasar, espontáneo.

Fuente: Administración, Proceso Administrativo, Idalberto Chiavenato.

PROCESO DE LIDERAZGO El líder identifica las necesidades de los empleados

Se establecen metas adecuadas

El líder relaciona recompensas con metas

El líder ofrece ayuda en la trayectoria del empleado hacia las metas

Los empleados están satisfechos y motivados y aceptan al líder

Existe desempeño eficiente

Empleados y organización alcanzan mejor sus metas

TEORIAS SOBRE EL LIDERAZGO Teoría de los Rasgos de Personalidad • Condiciones Físicas • Condiciones Intelectuales • Condiciones Psicológicas

Teoría de los Estilos de Liderazgo • Autocrático • Democrático • Carismático

Teoría Situacional • Las Circunstancias determinan al Líder

LOS LÍDERES NACEN O SE HACEN

Teoría de los rasgos de personalidad Características o Rasgos Físicos: Personas saludables Características Psicológicas: Personas con capacidad de autocontrol y dominio, poder de persuasión, autonomía. Características Intelectuales: Personas con capacidad de oratoria, creativas, innovadoras, con facilidad de aprendizaje, etc.).

Teoría de los Estilos de Liderazgo Autocrático El líder establece las directrices en la participación del grupo. El líder tomas las medidas necesarias y determina las técnicas para la ejecución de las tareas; éstas se realizan una por una, a medida que se hacen necesarias, y de modo imprevisible para el grupo. El líder determina tanto la tarea que cada uno debe ejecutar, como el compañero de trabajo. El líder es dominante y “personal” en los elogios y en las críticas al trabajo de cada miembro.

Democrático Las directrices se debaten y deciden en el grupo, estimulando y ayudado por el líder. El grupo esboza las medidas y las técnicas para alcanzar el objetivo, y solicita consejo técnico al líder cuando es necesario; éste sugiere alternativas para que el grupo escoja. En los debates surgen nuevas perspectivas. La división de las tareas queda a cargo del grupo y cada miembro tiene libertad de escoger a sus compañeros de trabajo El líder trata de ser un miembro normal del grupo. El líder es “objetivo” y se limita a los “hechos” en sus críticas y elogios.

Liberal (Laissez-faire) Existe compleja libertad en las decisiones grupales o individuales; la participación del líder es mínima. La participación del líder en el debate es limitada, presenta materiales variados al grupo y aclara que puede suministrar información, si la necesitan.

Tanto la división de las tareas como la elección de los compañeros están totalmente a cargo del grupo. Absoluta falta de participación del líder. El líder no intenta evaluar ni regular el curso de los acontecimientos; sólo cuando se le pregunta comenta sobre las actividades de los miembros.

Líder Autocrático

Subordinados

Énfasis en el líder

Líder Democrático

Subordinados

Énfasis en el líder y en los subordinados

Líder Liberal

Subordinados

Énfasis en los subordinados

TEORIA SITUACIONAL 

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El liderazgo de las personas, las organizaciones y las naciones está en función de las relaciones entre las situaciones particulares del entorno. Una personas es LIDER según las circunstancias y no por los rasgos de la personalidad. Ej: El que en un momento determinado sabe Primeros Auxilios y salva una vida.

ENFOQUES MODERNOS DEL LIDERAZGO

ESTRATEGICO

TRANSFORMACIO NAL

ENFOQUES

BASADO EN VALORES

DE SERVICIO

ENFOQUE MODERNOS DEL LIDERAZGO

Transformacional

Estratégico

De Servicio

Basado en Valores

Logros de los lideres, más que en sus características personales. Ej: Gandhi Padre Linero Nelson Mandela

Aquel que asume la conducción a partir del diseño e implementación de la misión, visión y las estrategias. Eje: Steve Jobs

Trascender el interés personal a favor de las necesidades de los demás. Promueve el desarrollo integral de sus seguidores. Ej: Madre Teresa de Calcuta

Transmisión y énfasis en la practica de los valores humanos y organizacionales Ej: Jesús, Juan Pablo II.

LIDERAZGO E INTELIGENCIA EMOCIONAL

Conciencia de uno mismo

Equilibrio Anímico Características de la Inteligencia Emocional

Actitud Motivadora Autocontrol de impulsos Sociabilidad

L I D E R A Z G O

UNA DIFERENCIA NECESARIA Administr ador

Autoridad asociada al poder

Líder

Autoridad Moral

Gestiona la rutina

Gestiona los cambios

Realista

Visionario

Operan con los recursos

Trabaja con las personas

PARA COMPARTIR: 







UN GRUPO DE PRODUCTORES SE ABRE CAMINO EN LA SELVA CON SUS MACHETES. SON LOS PRODUCTORES, LOS QUE RESUELVEN LOS PROBLEMAS, LOS QUE CORTAN LA MALEZA Y LIMPIAN EL CAMINO. LOS ADMINISTRADORES VAN DETRÁS, AFILANDO LOS MACHETES, ESCRIBIENDO MANUALES DE POLITICA Y PROCEDIMIENTOS, LLEVANDO A CABO PROGRAMAS PARA EL DESARROLLO MUSCULAR, INTRODUCIENDO TECNOLOGIAS PERFECCIONADAS Y ESTABLECIENDO HOJAS DE TRABAJO Y PROGRAMAS REMUNERATIVOS PARA LOS MACHETEROS. EL LIDER ES EL QUE TREPA AL ARBOL MAS ALTO, SUPERVISA TODA LA SITUACION, Y GRITA: !!“SELVA EQUIVOCADA”!!. PERO,¿CÓMO SUELEN RESPONDER LOS ATAREADOS PRODUCTORES Y ADMINISTRADORES? “!!CALLATE, ESTAMOS AVANZANDO!!!”.

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COMO INDIVIDUOS, GRUPOS Y EMPRESAS ESTAMOS A MENUDO TAN ATAREADOS CORTANDO MALEZA QUE NI SIQUIERA NOS DAMOS CUENTA DE QUE TRABAJAMOS EN LA SELVA EQUIVOCADA. EL ENTORNO CAMBIANTE REQUIERE DE UN LIDERAZGO EFECTIVO. TENEMOS MAYOR NECESIDAD DE UNA VISION, UNA META, Y UNA BRUJULA. 

LIDERAZGO PRIMERO Y ADMINISTRACION DESPUES

COMUNICACIÓN

CONCEPTO Es el medio a través del cual se relacionan las personas en los diferentes ámbitos de la vida

Es el medio de interacción de las personas entre sí y entre los directivos y sus colaboradores, y viceversa.

En toda comunicación existen aspectos de contenido y de relación Toda comunicación es personal

Todo acto humano es comunicación

Principales Axiomas

La comunicación en las relaciones o es simétrica o es complementaria

Toda comunicación verbal o digital implica también comunicación no verbal o analógica.

La comunicación humana y los sistemas representacionales Sistema de representación al visual

• Cuando la comunicación con los demás y su entorno se da principalmente a través de la vista.

Sistema representación auditivo

• Cuando la comunicación se por medio del oído . Ej: me suena que…,cuénteme….etc.

Sistema representación kinestèsico

• Son quienes captan la mayor parte de información mediante el tacto, el gusto y el olfato. Tocar, saborear, oler.

Sistema representación emotivo

• Son las personas que dan prioridad a la forma de captar y transmitir la información con marcado énfasis emocional. Ej: Predican, el día esta triste, es un libro muy alegre,

Sistema representación racional

• Son las personas que perciben la realidad o los mensajes con un alto contenido racional. Ej: Pienso que…. Usted debería analizar.

Comunicación Asertiva

CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACIÓN ASERTIVA

• Es directa • Se centra en la escucha atenta • Se refiere a la situación y no ataca a la persona • Es especifica y concreta • Evita generalizaciones • Es respetuosa

BARRERAS DE LA COMUNICACIÒN Filtrado o alteración de la información

Sobrecarga de información

Percepción selectiva

Uso del Lenguaje

Estados emocionales

Referentes culturales

El teléfono roto en la oficina De: Director General A: Gerente 

El próximo viernes, aproximadamente a las 17 horas, el cometa Halley pasará por esta región. Se trata de un evento que ocurre una vez cada 78 años. Siendo así, por favor, reúna a los funcionarios en el patio de la fabrica, donde les explicaré este fenómeno .

NOTA: Todos deben usar casco de seguridad. Si llegara a llover, no podremos ver el raro espectáculo a ojo desnudo. Por eso, todos deberán dirigirse al comedor, donde se exhibirá un video documental sobre el cometa Halley.

De: Gerente A: Supervisor Por orden del Director General, el viernes a las 17 horas, el cometa Halley va a aparecer sobre la fabrica. Si llegara a llover, por favor, reúna a los funcionarios, todos con casco de seguridad, para proteger los ojos desnudos, y diríjalos al comedor, donde el raro fenómeno científico tendrá lugar, lo que sucede cada 78 anos. De: Supervisor A: Jefe de Producción Por invitación de nuestro Director General, presenciaremos al científico Halley, de 78 anos, que va a aparecer desnudo en el comedor de la fabrica, usando casco; también se va a presentar un video sobre el problema de la lluvia en la seguridad. El director llevara la demostración al patio de la

Continuación De: Jefe de Producción A: Capataz 

El viernes, a las 17 horas, el Director, por primera vez en 78 anos, va a aparecer desnudo en el comedor de la fabrica, para filmar a Halley, el famoso científico y su equipo. Todos deben presentarse con casco, pues se va a presentar un show sobre la seguridad en la lluvia. El Director llevara la banda para el patio de la fabrica

De: Capataz

A: Funcionario Todos desnudos, sin excepción, deben presentarse al personal de seguridad en el patio de la fabrica el próximo viernes, a las 17 horas, pues el jefe y el Sr. Halley, famoso guitarrista y su banda, estarán ahí para mostrar el raro film “Bailando en la lluvia”. Si empezara a llover, nos vamos al comedor, usando casco. El show será ahí y ocurre una vez cada 78 anos.

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COMUNICADO El viernes a las 17 horas el Director va a festejar sus 78 anos y va a dar una festichola. En el comedor se va a presentar Bill Halley y sus Cometas.

Todos deben estar desnudos y de casco, porque la banda es muy loca y la música se va a escuchar hasta el patio aunque llueva a cantaros.

DIMENSIONES 

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Comunicación corporativa Comunicación externa Comunicación interna Responsabilidad Social (RSC)

Empresarial

ESTRATEGIAS – Comunicación Corporativa Estrategia de marca única o monolítica Supone poner el mismo nombre a todos los productos que la empresa comercializa, y este nombre puede coincidir o no con el de la empresa. Esta estrategia también recibe el nombre de “marca paraguas”. 

Estrategia de marcas múltiples Es el caso opuesto al anterior. La empresa no existe para el usuario y es el producto el que manda. 

Estrategia – Comunicación Externa

Marketing one to one 

Consiste en una personalización total de la oferta y mensaje de la empresa. Se trata de conocer las necesidades del cliente y establecer una relación directa y especial con cada uno de ellos, one to one, uno a uno.

Marketing viral o buzz 

Es una estrategia que se basa en que son los propios clientes los que dan a conocer el producto a otras personas.

Estrategia Above the line (ATL) 

Estrategia que implica el empleo de medios tradicionales o convencionales para publicitar la oferta y los mensajes de la empresa. Se trata de una estrategia que utiliza medios masivos para llegar al mayor número de público objetivo. Entre los medios masivos se encuentran: la televisión, radio, prensa y la publicidad exterior.

Estrategia Below the line (BTL) 

El empleo de una estrategia below the line se centra en utilizar medios no convencionales, que se caracterizan por ser menos masivos y más directos. Algunos de ellos son: las relaciones públicas, internet, marketing directo, promociones…

Estrategia Comunicación Interna 

Estrategia de contacto personal

Es un canal que no puede controlarse, pero a la vez es altamente influenciable. Consiste en establecer y transmitir directa y personalmente la comunicación a través de cualquier persona de la organización. Es importante que los niveles jerárquicos estén capacitados para que el mensaje no se distorsione y para mejorar las relaciones interpersonales. 

Estrategia de canales de comunicación controlados

La comunicación interna es responsabilidad del o los departamentos que manejen las comunicaciones internas, de modo exclusivo. Con carácter general es más recomendable esta estrategia cuando el departamento/s encargados de la comunicación interna estén plenamente capacitados. 

Estrategia de canales de comunicación masivos

La comunicación interna es responsabilidad del departamento que maneja la imagen institucional de la empresa. De manera exclusiva el mensaje y las relaciones internas son manejados desde un departamento capacitado para ello.

Estrategia Comunicación RSC Estrategia de RSC Aquella estrategia donde la empresa desarrolla políticas y programas sociales en alguno de los ámbitos más reconocidos. (Ambiental, Salud, Educación, entre otros). 

Estrategia de no RSC La empresa no desarrolla acciones de responsabilidad social corporativa. 

EL CONTROL

CONTROL ADMINISTRATIVO E INDICADORES DE GESTIÒN ORGANIZACIÒ N

PLANEACIÒ N

1. Concepto de Control adtivo

Marketing – Finanzas – Producción y Operaciones – Talento Humano

CONTROL

2. Enfoques sobre control administrativo

9. La cultura de autocontrol en las organizaciones 8. El tablero de mando como sistema de control adtivo

3. Elementos básicos del control adtivo 4. El control y los sistemas integrales de evaluación de gestión

DIRECCIÒN

7. Herramientas de control adtivo 5. Clasificación de Indicadores

6. Componentes de los indicadores

Concepto:  77

El proceso administrativo es el proceso de PLANEAR (definir la misión, los objetivos y las estrategias para el logro de los respectivos objetivos a partir de las competencias y las exigencias del entorno), ORGANIZAR (definir la estructura organizacional y los procedimientos, asignar recursos, etc.), DIRIGIR (Ejecutar lo planeado para lograr los resultados previstos por la compañía) y CONTROLAR (Evaluar y retroalimentar las actividades de la organización o compañía en función de lo planeado).

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El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemàtico de regular o medir las actividades que desarrolla la organizaciòn para que èstas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes.

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De acuerdo con Konntz, en tèrminos clàsicos, el CONTROL es el proceso que consiste en supervisar las actividades que se desarrollan en una organizaciòn para garantizar que se realicen segùn lo planeado y corregir cualquier desviaciòn significativa. 

IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Enfoques sobre Control Administrativo 78

Preventivo (ANTES)

CONCURRENTE (DURANTE)

Se realiza antes de que los procesos se implementen.

Se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una determinada actividad.

RETROALIMENTACIÒN (POSTERIOR)

Se realiza procesos efectuados.

sobre ya

ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Medición de resultados

Comparación de medición de resultados con estándares

Establecimiento de estándares o indicadores de desempeño

Claridad sobre los objetivos de la organización

Evaluación de resultados y toma de acciones

Elementos del Control Adtivo Retroalimentación

Retroalimentación y reinicio del proceso de control

Hitt, Black y Porter

El Control y los Sistemas Integrales de Evaluación de Gestión 

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Los indicadores de gestión en general son medios que hacen posible la evaluación de la organización en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Por ello, estos indicadores contribuyen a garantizar que los objetivos de las organizaciones se definan de forma clara y precisa para así poder evaluar su logro, pero también para conocer con relativa certeza las variables que afectan a los procesos organizacionales como consecuencia de los cambios internos y externos. UN BUEN SISTEMA DE INDICADORES DEBE PERMITIR CONOCER CON CLARIDAD EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL EN EL CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. Los indicadores deben permitir medir el uso que la organización está haciendo de sus recursos y capacidades.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN INDICADOR 

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Precisión: son entendidos de forma clara por las personas de la organización Relevancia: Reflejan información prioritaria y critica. Apropiados: realmente reflejan información relevante. Prácticos: son fáciles de medir y en el momento que se requiere. LOS INDICADORES SON PARTICULARES DE CADA ORGANIZACIÒN, POR CUANTO LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS SON DIFERENTES DE UNA ORGANIZACIÒN A OTRA.

CLASIFICACIÒN DE LOS INDICADORES DE GESTIÒN CORPORATIVA

Indicadores que permiten evaluar el desempeño total o global de la empresa. Entre los cuales podemos mencionar: La rentabilidad organizacional, el índice de crecimiento organizacional, la participación en el mercado la satisfacción de los clientes.

DE GESTIÒN POR UNIDAD ESTRATEGICA DE NEGOCIO

Evalúan el desempeño de las unidades estratégicas de negocios de las organizaciones. Rentabilidad, satisfacción de los clientes.

diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la DE GESTIÒN UNIDADES Son organización. Ej: Indicadores financieros, de marketing, de producción y operaciones, de FUNCIONALES gestión humana, de investigación y desarrollo.

DE EFICIENCIA

DE EFICACIA

DE EFECTIVIDAD

DE COMPETITIVIDAD

Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado período de tiempo por parte de la organización.

Evalúan el grado de cumplimiento o el logro de los objetivos organizacionales .

Evalúan el impacto en los indicadores de cada actividad.

Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el mercado.

COMPONENTES DE LOS INDICADORES

COMPONENT ES

Nombre

Índice LIQUIDEZ

Objetivo

Determinar la LIQUIDEZ

Fórmula

Activo Corriente/Pasivo Corriente

Unidad de Medición

Pesos

Frecuencia de Medición

EJEMPLO

Una vez por año

Período de tiempo en que se mide

Diciembre de cada año

Responsable de la medición

Director Financiero

Forma de REGISTRO

Registros contables

Fuente de la Información

Balance General.

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE CONTROL Sistema de Información Gerencial

Evaluación del desempeño PRODUCCIÒN Y CALIDAD

FINANCIERAS

Presupuestos

Análisis Financiero

Estados Financieros

Herramientas de control de calidad MARKETING

Ventas

Clientes

Participación en el mercado

Control de Producción

Ejemplos de Herramientas de Control Administrativo

• Presupuesto de Ingresos, de gastos, de efectivo, etc. FINANCIER • Balance General, Estado de Perdidas y Ganancias AS • EVA (Valor Económico Agregado

PRODUCCI ÒN Y CALIDAD

• Círculos de calidad • Benchmarking • Six Sigma (Mejora de la calidad a bajos costos) • Normas Internacionales ISO • Gobierno Corporativo (Sistema de gobierno que busca garantizar la protección de los intereses de los propietarios).

• Cadena

COMERCIAL ES

de

Servicio

y

Beneficio: Herrramienta para el

control de calidad de servicio desde los empleados hasta los clientes, para la obtenciòn de beneficios por parte de la empresa

El Cuadro de Mando Integral como Sistema de Control Administrativo – Balanced Scorecard 

Es una herramienta que permite traducir la Visión de la Organización, expresada a través de su estrategia, en un conjunto coherente de indicadores. (Kaplan y Norton )

El Cuadro de Mando Integral es una herramienta útil para dirigir empresas de forma proactiva en el corto y en el largo plazo.

PERSPECTIVAS Financiera

Clientes

Tablero de Control

Procesos Internos

Aprendizaje Crecimiento

A QUE PREGUNTAS DA RESPUESTA.• ¿Qué indicadores Perspectiva tienen que ir bien para que los esfuerzos de la Financiera empresa se transformen realmente en valor ? • ¿Qué

Perspectiva Del Cliente

indicadores tienen que ir bien para reflejar el posicionamiento de la empresa en el mercado o en los segmentos de mercado donde se quiere competir?

•Recoge

indicadores

de

procesos

Perspectivainternos que son críticos para el Proceso posicionamiento en el mercado y para Interno llevar la estrategia a un buen desarrollo.

Perspectiva • de aprendizaje y crecimiento

Responde la pregunta de que tanto se ha invertido en la mejora y el desarrollo de los recursos humanos

Causa y Efecto 89

Financiera

Clientes Procesos Internos Aprendizaje Crecimiento

“Mejores resultados para nuestra organización en financiero”

lo

“Esto provocará un efecto positivo en nuestros clientes “Nos permitirá mejorarlos” “Potenciación del talento humano”

90

GRACIAS…