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Modelización

Diagrama. Helium Modeler (22 Marzo 2016)

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ÍNDICE 0. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 5 0.1 CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS ............................................................................................................... 5 0.1.1 Modelización .............................................................................................................................................. 5 0.1.2 Simulación ................................................................................................................................................. 6 0.1.3 Ejecución ................................................................................................................................................... 6 0.1.4 Monitorización ............................................................................................................................................ 6 0.1.5 Optimización .............................................................................................................................................. 6 0.2 DOS FORMATOS DE AURAPORTAL HELIUM MODELER .............................................................................. 7 0.3 DOS HERRAMIENTAS PARA MODELAR ......................................................................................................... 9 0.4 LA NOTACIÓN BPMN ....................................................................................................................................... 10 1. INICIAR AURAPORTAL HELIUM MODELER ......................................................................................................... 13 2. PREPARAR EL LIENZO .......................................................................................................................................... 15 2.1 OPCIONES BÁSICAS DEL DIAGRAMA .......................................................................................................... 15 2.2 OPCIONES BÁSICAS DE EDICIÓN ................................................................................................................. 15 2.3 CONFIGURACIÓN BÁSICA DE LA VISTA ....................................................................................................... 16 2.4 CONFIGURACIÓN BÁSICA DE LAS PÁGINAS .............................................................................................. 16 2.5 CONFIGURACIÓN BÁSICA DEL ESTILO DEL TEXTO ................................................................................... 16 2.6 CONFIGURACIÓN DEL IDIOMA....................................................................................................................... 17 2.7 LAS PÁGINAS ................................................................................................................................................... 17 2.7.1 Uso de Bandas ........................................................................................................................................ 18 2.7.2 Añadir Bandas ......................................................................................................................................... 18 2.7.3 Titular las Bandas .................................................................................................................................... 20 2.7.4 Colorear las Bandas ................................................................................................................................ 21 2.7.5 Mover las Bandas .................................................................................................................................... 21 2.7.6 Eliminar Bandas ....................................................................................................................................... 22 3. CREAR EL DIAGRAMA ........................................................................................................................................... 22 3.1 LOS OBJETOS .................................................................................................................................................. 22 3.1.1 Seleccionar Objetos ................................................................................................................................. 22 3.1.2 Nombrar Objetos...................................................................................................................................... 23 3.1.3 Colorear Objetos ...................................................................................................................................... 25 3.1.4 Mover Objetos .......................................................................................................................................... 26 3.1.5 Copiar Objetos ......................................................................................................................................... 26 3.1.6 Los Objetos Compuestos ......................................................................................................................... 27 3.2 LAS CONEXIONES ........................................................................................................................................... 27 3.2.1 Conectar Objetos ..................................................................................................................................... 27 3.2.1.1 Mover una Línea de Conexión ............................................................................................................ 28 3.2.1.2 Dar Nombre a una Línea de Conexión ............................................................................................... 28 3.2.2 Enlaces .................................................................................................................................................... 30 3.2.2.1 Enlace entre las Notaciones Comprimida y Desarrollada de un Subproceso. ................................... 30 3.2.2.2 Enlace entre dos Objetos.................................................................................................................... 31 3.2.3 Trabajar con Objetos Conectados ........................................................................................................... 33 3.2.3.1 Seleccionar Grupos de Objetos ......................................................................................................... 33 3.2.3.2 Mover Grupos de Objetos .................................................................................................................. 33

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3.2.3.3 Copiar Grupos de Objetos ................................................................................................................. 33 3.2.3.4 Alinear Grupos de Objetos................................................................................................................. 33 4. SINTAXIS .................................................................................................................................................................. 34 4.1 SOBRE LAS TAREAS ....................................................................................................................................... 34 4.2 SOBRE LOS SUBPROCESOS (NOTACIÓN COMPRIMIDA) .......................................................................... 34 4.3 SOBRE LOS EVENTOS .................................................................................................................................... 35 4.4 SOBRE LAS COMPUERTAS ............................................................................................................................ 36 5. EXPORTAR A OTROS FORMATOS ....................................................................................................................... 36 6. EJEMPLO DE DIAGRAMACIÓN ............................................................................................................................. 43 6.1 PLANTEAMIENTO DEL EJEMPLO .................................................................................................................. 44 6.2 RESOLUCIÓN DEL EJEMPLO ......................................................................................................................... 45 7. CONVERTIBILIDAD ENTRE FORMATOS............................................................................................................... 46 7.1 EXPORTAR UN DIAGRAMA DESDE AURAPORTAL ..................................................................................... 47 7.2 MODIFICAR UN DIAGRAMA CON HELIUM MODELER STANDALONE........................................................ 47 7.3 CREAR UN DIAGRAMA CON HELIUM MODELER STANDALONE ............................................................... 47 7.4 IMPORTAR UN DIAGRAMA EN AURAPORTAL ............................................................................................. 47 8. GALERÍA DE OBJETOS .......................................................................................................................................... 49 8.1 TAREAS ............................................................................................................................................................. 50 8.2 SUBPROCESOS................................................................................................................................................ 51 8.3 EVENTOS .......................................................................................................................................................... 53 8.4 COMPUERTAS .................................................................................................................................................. 55 8.5 COMPUERTAS (NOTACIÓN ESPECIAL) ........................................................................................................ 57 8.6 ARTEFACTOS ................................................................................................................................................... 58 9. SIMULACIÓN DE EJECUCIÓN DE PROCESOS .................................................................................................... 60 9.1 SIMULACIÓN ESTADÍSTICA ............................................................................................................................ 61 9.1.1 Configuración de Objetos ........................................................................................................................ 68 9.1.1.1 Tarea Personal (TP) ........................................................................................................................... 68 9.1.1.2 Mensaje de Inicio (IM) ......................................................................................................................... 71 9.1.1.3 Mensaje Intermedio (EM) .................................................................................................................... 72 9.1.1.4 Tarea de Sistema (TS) ........................................................................................................................ 72 9.1.1.5 Compuerta DX .................................................................................................................................... 73 9.1.1.6 Compuerta DO .................................................................................................................................... 74 9.1.1.7 Compuertas CO .................................................................................................................................. 74 9.1.1.8 Evento de Fin ...................................................................................................................................... 75 9.1.1.9 Evento de Tiempo ............................................................................................................................... 75 9.1.1.10 Objetos que no requieren configuración ........................................................................................... 76 9.1.2 Distribuciones Estadísticas ...................................................................................................................... 76 9.1.2.1 Valor Fijo ............................................................................................................................................. 77 9.1.2.2 Distribución Erlang .............................................................................................................................. 78 9.1.2.3 Distribución Normal ............................................................................................................................. 80 9.1.2.4 Distribución Exponencial Negativa ..................................................................................................... 83

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9.1.2.5 Distribución Gamma ........................................................................................................................... 84 9.1.2.6 Distribución LogNormal ....................................................................................................................... 85 9.1.2.7 Distribución Weibull ............................................................................................................................ 86 9.1.2.8 Distribución Binomial .......................................................................................................................... 87 9.1.2.9 Distribución Poisson ........................................................................................................................... 88 9.1.2.10 Distribución Uniforme ........................................................................................................................ 89 9.1.2.11 Distribución Triangular ...................................................................................................................... 90 9.1.3 Ejecución de la Simulación Estadística ................................................................................................... 91 9.1.4 Análisis de resultados .............................................................................................................................. 92 9.2 SIMULACIÓN REAL .......................................................................................................................................... 97 9.2.1 Ejecución rápida ...................................................................................................................................... 98 9.2.2 Ejecución en producción .......................................................................................................................... 99

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0. INTRODUCCIÓN AuraPortal Helium Modeler es el nuevo modelador de procesos que se incluye en AuraPortal Helium, para que el propio usuario diseñe los procesos de su empresa. Es sin duda el más completo del mercado, y está basado en la notación BPMN v2.0.

0.1 Ciclo de Vida de los Procesos AuraPortal Helium Modeler es la herramienta que se utiliza durante la Modelización de los procesos, que es la primera etapa del Ciclo de Vida completo de los Procesos en AuraPortal. Para situar la importancia de la Modelización, veamos un esquema de las 5 etapas de las que consta el Ciclo

de Vida completo de los Procesos en AuraPortal:

Veamos brevemente cada una de ellas:

0.1.1 Modelización La Modelización es la etapa donde se diseñan las Clases de Proceso y comprende dos partes: -

Diagramación. Es la parte del Ciclo de Vida de los Procesos en AuraPortal en donde se diseña gráficamente la secuencia, trayectoria y conexiones de todos los objetos que componen la Clase de Proceso.

Se realiza con la herramienta AuraPortal Helium Modeler incluida en AuraPortal y que se explica con detalle en este documento.

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-

Asignación de Atributos. Una vez se ha diseñado el Diagrama, la segunda etapa de la Modelización consiste en la Asignación de Atributos a cada uno de los Objetos.

Para ver todos los detalles de la Asignación de Atributos diríjase a la documentación sobre la Modelización de Procesos.

0.1.2 Simulación Con AuraPortal es posible realizar ‘simulaciones’ de la ejecución de los procesos, es decir, hacer trabajar los procesos de manera virtual en escenarios imaginarios en los que pueden darse circunstancias cuya influencia en la ejecución de dichos procesos se pretende conocer y cuantificar. Estas operaciones deben dar luz sobre posibles cuellos de botella, sobrecargas, desigualdad en el reparto de los trabajos, excesivos tiempos, costes, etc. Más adelante en este documento encontrará explicaciones detalladas de esta etapa del Ciclo de Vida de los Procesos.

0.1.3 Ejecución Una vez han finalizado las etapas de Modelización y Simulación y se da por válido el diseño de la Clase de Proceso, ya puede pasarse a la Ejecución, lo que en términos de AuraPortal significa el pase al Modo Entorno Producción. En esta etapa los usuarios trabajarán normalmente en los procesos, introduciendo y consultando datos reales según el diseño establecido.

0.1.4 Monitorización Una vez los usuarios están trabajando normalmente, la Monitorización de los procesos permite controlar y supervisar que la ejecución de los mismos se realiza según lo previsto o bien que hay desviaciones que necesitan corrección.

0.1.5 Optimización La necesidad o no de Optimización del diseño de las Clases de Proceso surge de los datos obtenidos con la Monitorización y en caso de que sea necesario se exige que la herramienta BPM permita modificaciones instantáneas del diseño de los procesos y que estas modificaciones sean inmediatamente aplicadas, sin necesidad de programación alguna, tanto en los entornos reales como en los imaginarios. Esta característica no está presente en prácticamente ninguna herramienta BPM, con la excepción de AuraPortal, porque los BPM en general requieren la intervención mayor o menor de programadores o expertos técnicos para poner en ejecución las modificaciones en el diseño de los procesos, lo cual hace imposible realizar gran número de diferentes pruebas del funcionamiento de los mismos en poco tiempo y de forma sencilla ya que en cada caso habrá que reprogramar la aplicación.

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0.2 Dos formatos de AuraPortal Helium Modeler AuraPortal ofrece dos formatos de su modelador: 1.

AuraPortal Helium Modeler que se suministra integrado en la aplicación AuraPortal.

2.

AuraPortal Helium Modeler Standalone que se obtiene gratuitamente descargándolo desde la Web de AuraPortal (www.auraportal.com) para utilizarlo de forma independiente de la suite AuraPortal.

Básicamente, las diferencias entre ambos son: 1.

Sobre AuraPortal Complement.

2.

La versión integrada en AuraPortal requiere la instalación de AuraPortal Complement. Se trata de un conjunto de aplicaciones necesarias para funcionalidades de AuraPortal como la edición de Diagramas de Clase de Proceso, Mapas de Relaciones entre Familias y otras. En las opciones de AuraPortal donde es necesario instalarlo, aparece el siguiente link:

Al pulsarlo, se instala en el ordenador y está disponible para todas las funcionalidades que lo requieren. Primero aparecerá la ventana del sistema preguntando si se desea Ejecutar o Guardar el Complemento. Pulsar Ejecutar. Aparecerá la ventana para elegir el idioma y luego la de instalación, como la siguiente.

Pulsar Instalar. Cuando termine la instalación, pulsar Finalizar.

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Nota. El link Descargar Complemento no desaparece aunque ya esté instalado en el ordenador, pero no es necesario instalarlo más que una vez. A partir de entonces, las distintas aplicaciones que incluye el complemento se van actualizando de forma automática e independiente cuando se accede a la funcionalidad correspondiente (Diagrama, Mapa, etc…) si se detecta una nueva versión. 3.

Sobre su modo de acceso -

El acceso a la versión integrada en AuraPortal se encuentra en las opciones de diseño de cada Clase de Proceso dentro de la Estructura de AuraPortal.

-

El acceso a la versión Standalone se encuentra en el icono que aparecerá en el escritorio de su ordenador, que habrá sido generado automáticamente al instalar AuraPortal Helium Modeler Standalone. El instalador se obtiene gratuitamente desde la Web de AuraPortal (www.auraportal.com).

Desde la misma web www.auraportal.com también es posible utilizar AuraPortal Helium Modeler Online, que es el mismo formato Standalone pero sin necesidad de instalarlo en su ordenador. 4.

Sobre la selección del Idioma -

El idioma de AuraPortal Helium Modeler cuando se utiliza integrado en AuraPortal es el mismo que el del usuario que ha iniciado sesión en AuraPortal.

-

En AuraPortal Helium Modeler Standalone el idioma se elige en el botón Idioma ubicado en la barra de acciones situada en la parte superior de la ventana.

5.

Sobre la ejecución de la Simulación -

En la versión integrada en AuraPortal, la simulación estadística se puede configurar y ejecutar tanto desde la opción Simulación (2) ubicada en el panel EJECUCIÓN (1) del diseño de la Clase de Proceso en Estructura:

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como desde el propio Modeler.

- En la versión Standalone, la simulación estadística se ejecuta desde el botón Simulación Estadística, situado en la Botonera del Modeler, en la parte superior izquierda:

Los diagramas construidos con ambos formatos son compatibles. Por tanto, los construidos con la versión Standalone pueden ser importados en cualquier momento a una instalación de AuraPortal para pasar a la ejecución del proceso sin necesidad de programación. Nota. Más adelante en este documento se explican las posibilidades de conversión entre ambos Modeler.

0.3 Dos Herramientas para Modelar Además de AuraPortal Helium Modeler diseñado con tecnología Java y objeto de esta documentación, AuraPortal también ofrece otra herramienta de modelar alternativa, llamada AuraPortal Visio Modeler basada en el programa Visio de Microsoft. Las diferencias más significativas entre ambos son: 1.

AuraPortal Helium Modeler

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Está diseñado con tecnología Java, es 100% Web y compatible con los navegadores de Internet más utilizados, como Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, etc. No requiere programas de terceros. Todo lo que se necesita está incluido en AuraPortal sin necesidad de adquirir programas adicionales. Sobre el Control de Versiones, tantas veces como se modifique un Diagrama, al pulsar el botón Guardar, el sistema crea automáticamente una nueva Versión. Mediante la funcionalidad del Control de Versiones, estas pueden ser consultadas o restauradas en caso necesario. 2.

AuraPortal Visio Modeler

Está basado en MS Visio, tanto Standard como Professional, al que se ha añadido todo un complejo desarrollo para adaptarlo totalmente a la práctica de la diagramación de procesos de negocio mediante la notación BPMN, v2.0, y es de muy fácil manejo. Nota. Las versiones de MS Visio compatibles son 2003, 2007 y 2010. La versión 2013 ha perdido la compatibilidad porque Microsoft ha retirado el formato de fichero XML necesario. AuraPortal Visio Modeler también se suministra en dos formatos: el integrado en la aplicación AuraPortal y el Standalone para utilizarlo de forma independiente de AuraPortal. Nota. Aunque la funcionalidad que ofrece el Modeler en Visio es similar a la de Helium, AuraPortal Visio Modeler tiene su propia documentación.

0.4 La Notación BPMN AuraPortal Helium Modeler ha adoptado para la modelización de sus Clases de Procesos el Standard internacional BPMN (Business Process Modeling Notation) v2.0, con algunas adiciones de desarrollo propio (por ejemplo, los Colectores y los Puntos de Control) que cubren algunas carencias del Standard y aumentan significativamente su potencia. En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas y los Artefactos. Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades se dividen en Tareas y Subprocesos. 1.

Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales (las que deben ser realizadas por personas) y de Sistema (las que serán realizadas automáticamente por el sistema, sin intervención humana). Ejemplos de notación de Tareas:

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2.

Subprocesos. Son conjuntos de Objetos con una finalidad homogénea (un diagrama hijo dentro del diagrama padre). Se representan bajo su Notación Comprimida para simplificar los diagramas. Se pueden incluir en los distintos puntos del diagrama donde dicha operativa sea requerida. Se accede a su notación Desarrollada mediante un enlace y puede consultarse desde la versión Comprimida cuando hace falta más detalle. También sirve para mantener la integridad del modelo de principio a fin cuando los detalles de un subproceso no son conocidos. Ejemplos de notación de Subprocesos:

3.

Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los hilos en los que están situados. Ejemplos de notación:

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4.

Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y condiciones. Ejemplos de notación:

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Nota. Como se aprecia en las imágenes, cada objeto se identifica con una abreviatura. TP para las Tareas Personales, TS para las Tareas de Sistema, SP para los Subprocesos, DA para las Compuertas Divergentes Paralelas (AND), etc.

5.

Lienzo y Bandas. El lienzo, en donde se dibujan los objetos del Diagrama, puede dividirse en Bandas que son pasillos verticales u horizontales que sirven para ayudar a ubicar las Tareas y Subprocesos en relación con los departamentos o roles de los ejecutores de los mismos.

6.

Artefactos. Elementos complementarios que ayudan a mejorar la comprensión del Diagrama. Su función es ilustrativa y no ejecutiva, por tanto el Motor no los tiene en cuenta al ejecutar los Procesos.

Es importante que antes de comenzar a trabajar identifique cada objeto y comprenda su funcionalidad. El apartado Galería de Objetos BPMN contiene la lista y explicación de todos los Objetos de Flujo y los Artefactos BPMN.

1. INICIAR AURAPORTAL HELIUM MODELER Al iniciar AuraPortal Helium Modeler desde AuraPortal se abrirá la siguiente ventana.

Como se aprecia en la figura anterior, la ventana presenta varias Zonas. La zona derecha (1) contiene el Lienzo sobre el que se realizará el diagrama. La zona izquierda contiene la Botonera del Modeler (2) y la Galería de Objetos BPMN (3) que se usa para modelizar. En el Anexo del final de este documento se explica cada una de las formas gráficas de los objetos de la galería. En la cabecera de la versión Standalone hay botones adicionales: Crear Nuevo, Abrir Existente y Guardar

Como. Estos botones no son necesarios en la versión integrada en AuraPortal ya que el diagrama se crea y

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se edita desde la ventana de configuración de la Clase de Proceso y, una vez abierto, lo que se puede necesitar es Guardar Borrador o Guardar Diagrama. 3.

La Barra de Acciones Intermedia (4) que se encuentra entre las dos zonas y contiene las herramientas de alineación de objetos.

4.

La Barra de Acciones Superior (5) consiste en una serie de botones que despliegan sendos submenús conteniendo acciones a realizar sobre el diagrama completo o los objetos y conexiones por separado. Debajo de ella se puede ver una Barra de Acceso Rápido (6) que incluye iconos para las acciones más frecuentes.

Para crear un Diagrama, básicamente se debe: 1.

Preparar el Lienzo de dibujo (Estilo de Texto, Idioma, Páginas, Bandas, etc.).

2.

Dibujar el Diagrama realizando básicamente tres acciones:

3.

-

Situar cada Objeto en el lienzo,

-

Identificarlo con una descripción de la funcionalidad que realiza en el proceso y

-

Conectarlo con el (o los) objetos que correspondan para crear así los flujos de corriente.

Al finalizar la sesión se puede salir del Modeler mediante una de las siguientes opciones: -

Guardar Diagrama. Guarda el diagrama comprobando que no hay errores según la sintaxis BPMN.

-

Guardar Borrador. Guarda el diagrama sin comprobar si hay errores según la sintaxis BPMN.

-

Guardar Como. Solo en la versión Standalone. Permite guardar el diagrama con otro nombre y/o en otra trayectoria.

Para Salir sin Guardar, pulsar el icono

de la Barra de Acceso Rápido o el botón Archivo de la Barra de

Acciones Superior y luego Salir. Si no se ha realizado ningún cambio, el diagrama se cierra. Si se hizo algún cambio, se muestra la siguiente ventana con las posibles opciones.

Notas. 1. Sintaxis. AuraPortal Helium Modeler incluye comprobación de Sintaxis para asegurar la forma correcta en la que deben quedar los objetos que componen el diagrama y en su caso indica exactamente dónde se encuentran los errores y explica su naturaleza. De es-

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ta forma, cuando un diagrama ha superado la prueba de sintaxis, la ejecución del modelo será correcta. 2. Control de versiones. Si se está trabajando desde AuraPortal, al pulsar Guardar Dia-

grama, el sistema crea automáticamente una nueva Versión. Mediante la funcionalidad de Control de Versiones, estas pueden ser consultadas o restauradas en caso necesario. Si se está trabajando con el modelo Standalone (independiente de AuraPortal), al pulsar

Guardar Como puede sustituirse o, cambiándole el nombre, crear una nueva versión.

2. PREPARAR EL LIENZO El Lienzo es el espacio sobre el que se realizará el diagrama. El Lienzo puede estar dividido en Páginas y estas pueden ser organizadas en Bandas. Antes de comenzar conviene preparar el Lienzo determinando los valores generales con los que se desee trabajar, modificando los valores que AuraPortal Helium Modeler ya lleva por defecto. Desde la Barra de Acciones Superior de la ventana, en cualquier momento podrán modificar estos valores para adaptarlos a cada situación.

Todas estas funcionalidades se explican a continuación.

2.1 Opciones Básicas del Diagrama El botón Archivo de la Barra de Acciones Superior despliega un submenú con las siguientes posibilidades: -

Guardar Diagrama

-

Guardar Borrador

-

Configurar Página

-

Imprimir

-

Salir

La opción Configurar Página permite definir el Tamaño, los Márgenes y la Orientación del lienzo del diagrama. Las demás se explican por sí mismas. La versión Standalone incluye también Abrir Existente, que permite abrir un diagrama guardado previamente.

2.2 Opciones Básicas de Edición El botón Editar de la Barra de Acciones Superior ofrece las posibilidades básicas de edición de Objetos y Conexiones: Deshacer y Rehacer la última acción realizada; Cortar, Copiar, Pegar, Borrar o Editar (poner nombre al objeto o la conexión) lo seleccionado; Seleccionar Todo, que selecciona el Diagrama completo y

No seleccionar Ninguno, que deselecciona lo marcado con la opción anterior.

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2.3 Configuración Básica de la Vista El botón Ver de la Barra de Acciones Superior despliega un submenú con las siguientes posibilidades: -

Si se desea que las páginas muestren un Grid para guiar al usuario a ajustar la posición de los objetos. Desde el submenú del botón Página podrán configurarse las características de este Grid.

-

Si se desea disponer de unas Reglas Horizontal y Vertical, también como ayuda para ajustar la posición de los objetos.

-

Mediante un Zoom se puede modificar el tamaño del diagrama de la página. Si el cursor está situado en un objeto concreto, al hacer zoom, este se centra en el objeto señalado.

-

Directamente, que el tamaño predeterminado de las páginas sea Página Completa (que la Página se adapte al alto visible del Lienzo) o Ancho Página (que la Página se adapte al ancho visible del Lienzo).

2.4 Configuración Básica de las Páginas El botón Página de la Barra de Acciones Superior muestra un submenú con 3 elementos: -

Desde Fondo, determinar la estética (Color e Imagen) del fondo de las Páginas así como el Fondo del Lienzo.

-

Desde Grid, configurar las características del Grid para optimizar su uso.

-

Desde Objetos, determinar la estética de los objetos del diagrama (Planos, con Relieve o con Sombra).

2.5 Configuración Básica del Estilo del Texto AuraPortal Helium Modeler ya lleva por defecto unos valores del estilo texto a aplicar a los Objetos del diagrama, pero pueden ser personalizados a dos niveles: 1.

En primer lugar, si se desea dar al Modeler un estilo uniforme, al pulsar sobre el botón Estilo Texto de la Barra de Acciones Superior de la ventana, se abre la ventana Estilo Texto.

en la que se puede configurar la Fuente, Tamaño, Estilo, Alineación e Interlineado de forma independiente para las Tareas, Eventos, Compuertas y Líneas de Conexión.

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Estos valores se aplicarán de forma predeterminada excepto en los objetos que hayan sido expresamente personalizados utilizando el icono correspondiente situado en la Barra de Acceso Rápido. Pulsando el botón Estilo Predeterminado se devuelven los valores a los predefinidos de AuraPortal. 2.

A medida que se crean objetos, estos pueden personalizarse de forma individual, en los casos que así se decida, utilizando los iconos disponibles den la Barra de Acceso Rápido, según se explica más adelante.

2.6 Configuración del Idioma Para configurar el idioma basta con seleccionarlo pulsando el botón correspondiente de la Barra de Acciones Superior. Los cambios tendrán efecto la siguiente vez que se abra el Modeler.

2.7 Las Páginas Al comenzar a trabajar, el Lienzo ya lleva una página por defecto, y podrán irse añadiendo las que sean necesarias para completar el diagrama. El tamaño de cada página, por defecto, está pensado para que el Diagrama pueda ser impreso en A4 aunque, mediante el icono

puede configurarse la página según se

desee. Nota. En procesos extensos o complejos, puede utilizarse la primera página para dibujar el diagrama básico del proceso dividido en Subprocesos y, en páginas posteriores, mostrar el la notación desarrollada (es decir, el contenido) de cada uno de estos subprocesos. Cada página quedará identificada por una pequeña pestaña con su número en la parte inferior izquierda del Lienzo. Este número se puede cambiar pulsando dos veces con el botón primario del ratón sobre la etiqueta. Para añadir páginas al Lienzo se pulsa sobre el icono

ubicado en la parte superior de la Barra Interme-

dia. Cada pulsación añade una página. Debajo de este icono, está su correspondiente botón

para Elimi-

nar la página. Pulsando el botón alternativo sobre cualquier parte de una página se abre el siguiente submenú, que contiene las acciones que pueden realizarse sobre la página en general:

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2.7.1 Uso de Bandas Las bandas pueden utilizarse para diferenciar funciones del proceso, como pueden ser las distintas áreas o departamentos en los que se ejecutan las tareas, pero también otros aspectos funcionales que mejoren la comprensión del diagrama. No es obligatorio trabajar con Bandas. Las Bandas pueden ser Horizontales o Verticales. Cada una de las páginas del Diagrama puede albergar varias Bandas, todas horizontales o todas verticales. Nota. Si se van a utilizar Bandas se recomienda que antes de comenzar a dibujar el diagrama se preparen las Bandas que se vayan a utilizar (que en cada página pueden ser diferentes), aunque en cualquier momento podrán añadirse o eliminarse bandas.

2.7.2 Añadir Bandas Para Añadir una banda a una página basta con colocar el cursor sobre los objetos 'Banda Vertical' o 'Banda Horizontal', en la pestaña de Artefactos de la Galería de Objetos (zona de la izquierda), pulsar y arrastrar hasta la posición de la Página que se desea y soltar. Al añadir nuevas Bandas a una página, el sistema las irá colocando a la derecha de la anterior, agrupadas bajo el mismo Título, tal como se ve en la imagen posterior.

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Una vez esté una Banda sobre la página ya se puede trabajar con ella (dimensionarla, moverla, colorearla, etc.). Para trabajar con una Banda debe estar seleccionada (queda enmarcada en rojo). -

Al agregar una banda al lienzo queda en situación de Seleccionada y, por tanto, preparada para trabajar con ella.

-

Si ya se está trabajando, para seleccionar una banda, basta con pulsar sobre ella.

En la parte superior izquierda de las Bandas se puede ver un pequeño cuadrado con un signo ‘-‘ que la minimiza.

La banda minimizada muestra el mismo cuadrado con el signo ‘+’ para maximizarla.

Si hay más de una banda, el icono de minimizar incluye todas las bandas añadidas.

Cuando se añade el primer objeto a una banda, esta muestra su propio icono de Minimizar,

con lo que se pueden minimizar las bandas de forma independiente.

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Minimizar la banda puede resultar muy práctico para despejar la página cuando se están dibujando diagramas complejos. Pulsando el botón alternativo del ratón sobre cualquier parte de una Banda se abre la 'Ventana de Acciones de Banda', que permite seleccionar las acciones a realizar con la misma.

Para seleccionar el Conjunto de Bandas basta con pulsar sobre la Cabecera del Conjunto (queda enmarcado en rojo).

2.7.3 Titular las Bandas Para dar un título al Conjunto de Bandas o a la Cabecera de cada Banda, con doble pulsación del ratón, queda preparada para escribir el texto. El mismo resultado se obtiene invocando la 'Ventana de Acciones de Banda' y seleccionando Editar. Si se quiere cambiar el estilo predeterminado del texto, basta con seleccionar la banda o el conjunto de bandas y pulsar cualquiera de los iconos de Edición disponibles en la Barra de Acceso Rápido para cambiar Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente, Alineación e Interlineado del texto.

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Nota. Cuando se modifica el estilo del texto de una caja de texto de un objeto o artefacto con los iconos de la Barra de Acceso Rápido, hay que pulsar con el ratón en cualquier sitio de la página para que se actualice el cambio.

2.7.4 Colorear las Bandas Se pueden dar diferentes colores al Cuerpo y a la Cabecera de cada Banda. Pulsando el botón alternativo del ratón sobre cualquier parte de una Banda se abre la 'Ventana de Acciones de Banda', que permite seleccionar las acciones a realizar con la Banda. Al pulsar sobre la opción Fondo se abre el submenú de la imagen siguiente.

en la que: -

Para colorear la Cabecera de la Banda hay que utilizar las funciones que hacen referencia al Título.

-

Para colorear el Cuerpo, además de utilizar las funciones que hacen referencia al Cuerpo de la Banda, la Barra de Acceso Rápido de la ventana general contiene los iconos: rear el borde de la Banda) y

Color de línea (para colo-

Fondo del cuerpo (para colorear su fondo).

2.7.5 Mover las Bandas -

Para mover el conjunto de Bandas a la vez, en primer lugar deben seleccionarse pulsando sobre la Cabecera del conjunto. También puede colocarse el cursor fuera del conjunto de bandas a mover y se arrastra hasta envolverlas.

Una vez seleccionado el conjunto, basta con arrastrarlo hasta la posición deseada. Para recorridos cortos o para ajustar mejor la posición utilice las flechas del teclado. -

Para cambiar el ancho de una banda, hay que seleccionar la banda y 'tirar' de los puntos de las cuatro esquinas de la banda. Para realizar ajustes con precisión, puede aumentar el tamaño del Lienzo mediante los iconos correspondientes:

Nota. Dominar la utilización de estos iconos de acciones facilita mucho el trabajo de diagramar, por lo que es recomendable familiarizarse con estas acciones colocando en la página varios objetos y pulsando los iconos para ver su comportamiento.

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2.7.6 Eliminar Bandas Para Eliminar bandas, pulsando sobre la banda, se selecciona (queda enmarcada en rojo) y se pulsa la tecla Suprimir.

3. CREAR EL DIAGRAMA Aquí se explican las acciones y herramientas que pueden utilizarse para realizar el Diagrama.

3.1 Los Objetos Para situar un objeto en el lienzo basta con colocar el cursor sobre el objeto de la Galería de Objetos (zona izquierda), pulsar y arrastrar hasta la posición de la Página del Lienzo que se desea y soltar. Al incorporar un objeto al lienzo, el propio sistema lo identifica mediante un Código compuesto por la abreviatura del objeto y un número de orden, separados por un punto. Por ejemplo TP.1 (Tarea Personal 1) o DX.1 (Compuerta Divergente 1), tal como se aprecia en la figura de más abajo. Nota. Antes de comenzar a trabajar debe conocer la utilidad de cada objeto y comprender su funcionalidad. El apartado Galería de Objetos BPMN contiene la lista y explicación de todos los Objetos de Flujo y los Artefactos BPMN.

3.1.1 Seleccionar Objetos Una vez el objeto está en el Lienzo, para trabajar con él (moverlo, copiarlo, alinearlo, etc.) debe estar seleccionado. -

Al agregar un objeto al lienzo queda en situación de Seleccionado y, por tanto, preparado para trabajar con él.

-

Si ya se está trabajando, para seleccionar un objeto, basta con pulsar sobre el objeto.

Se reconoce que un objeto está seleccionado porque queda enmarcado en rojo, tal como se ve en la imagen.

En general, pulsando el botón alternativo del ratón con el objeto seleccionado, se accede a la Ventana de Acciones del Objeto, que ofrece las siguientes funcionalidades.

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Estas funcionalidades se van explicando a continuación al explicar las acciones en las que participan.

3.1.2 Nombrar Objetos Además del Código que identifica cada objeto, y que ha sido determinado por el propio sistema al ser incorporado al lienzo, puede escribirse un texto explicativo de su finalidad en el diagrama. En Tareas y Subprocesos el texto se introduce en su interior, mientras que en Eventos y Compuertas queda en el exterior del objeto tal como se ve en la imagen.

Para abrir el Editor de texto basta con pulsar dos veces con el botón primario del ratón sobre el objeto.

Aparece un recuadro azul que indica la entrada en modo Edición, para poder añadir, modificar o eliminar texto. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. Nota. El formato al texto del objeto también se puede aplicar, una vez fuera del modo edición, simplemente seleccionándolo con una pulsación simple del ratón, el objeto queda enmarcado en rojo. Con el mismo criterio, al pulsar dos veces sobre una compuerta o un evento, aparece el mismo recuadro azul fuera del objeto y este queda enmarcado en verde.

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Una vez escrito el texto se le puede aplicar formato: color de fuente, negrita, etc… También puede adaptarse 'tirando' de los puntos de las esquinas del cuadrado que lo envuelve.

Para mover la etiqueta, situar el ratón sobre ella hasta que aparezca la flecha de cuatro puntas de la siguiente imagen.

Entonces se puede pulsar, arrastrar y soltar para cambiarla de sitio. También puede moverse con las flechas del teclado. También pueden utilizarse o +Flechas del teclado (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha) para mover el texto. Esta opción se utilizará normalmente en los casos de cercanía o ajuste fino. También puede rotarse el texto mediante el icono de rotación.

La Barra Superior de la ventana contiene las siguientes herramientas de texto: Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente y Alineación (Horizontal y Vertical).

Nota. Mientras el objeto está enmarcado en verde, las acciones de mover, borrar, etc… se aplican a la etiqueta, no al objeto. Descripción de los Objetos. A cada objeto del diagrama puede dársele una Descripción más general. Esta descripción no aparecerá en el Diagrama sino que quedará como descripción del objeto. Para introducir esta Descripción, se pulsa el botón derecho del ratón con el objeto seleccionado, se accede a la Ventana de Acciones del Objeto y, pulsando sobre Descripción, se abre una ventana para introducir el texto que se desee. En el Diagrama quedará un icono con una D junto al objeto, para advertir que incluye Descripción.

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Nota. Cuando se guarda el diagrama en AuraPortal, las Descripciones introducidas aquí en cada objeto formarán parte de los atributos del objeto en la ventana de modelización, en el recuadro que se muestra en la siguiente imagen.

También aparece esta descripción junto al nombre del objeto en el documento que se genera al exportar el diagrama y sus objetos. Más adelante se explica la funcionalidad de Exportar.

3.1.3 Colorear Objetos Pulsando el botón alternativo del ratón se abre la 'Ventana de Acciones del objeto'. Al pulsar sobre la opción

Fondo se abre la ventana de la imagen, con las opciones de coloración.

Además, la Barra de Acceso Rápido de la ventana contiene los iconos: borde de la Banda) y

Color de línea (para colorear el

Fondo del cuerpo (para colorear su fondo). La ventana de selección de color

para las distintas características del objeto (Borde, Degradado, etc.), es como la de la siguiente imagen:

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Pulsando el botón Color predeterminado se vuelve al color de la configuración predeterminada del Modeler.

3.1.4 Mover Objetos Para cambiar de ubicación un objeto en el lienzo basta con colocar el cursor sobre el objeto, pulsar y arrastrar hasta la posición deseada y soltar. También pueden utilizarse las flechas del teclado (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha) o las flechas + o . Esta opción se utilizará normalmente en los casos de cercanía. Nota. En general, cuando se desee realizar ajustes finos, es aconsejable aumentar el tamaño de las páginas mediante las herramientas de la Barra Superior: Acercar vista, Tamaño Real (pone el zoom de la página al 100%), Alejar Vista, Ajustar Página (permite ver todo el tapiz), Ajustar Ancho (se ajusta para poder ver todo el ancho del tapiz) y Personalizar el zoom de página.

3.1.5 Copiar Objetos Para agregar un nuevo objeto al lienzo de características similares a alguno ya introducido, puede seleccionar el objeto y arrastrar manteniendo pulsada la tecla Ctrl. El sistema le otorgará al nuevo objeto un código diferente. Además, puede Cortar, Copiar y Pegar, iconos:

de la Barra de Acceso Rápido o Ctrl+C, Ctrl+V, o desde la Ventana de Acciones, por ejemplo para llevarlo a otra página del Diagrama. Para Cortar y Copiar debe estar el objeto seleccionado.

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3.1.6 Los Objetos Compuestos La notación BPMN contempla la posibilidad de que las Tareas Personales (TP) y los Subprocesos (SP) puedan llevar Eventos Incrustados. Concretamente Eventos Intermedios de Mensaje (EM), de Tiempo (ET) y Múltiple (EX). Para agregar un Objeto Compuesto a la página: 1.

En primer lugar se agrega la Actividad (Tarea Personal o Subproceso).

2.

A continuación se agrega el Evento (Evento Intermedio de Mensaje, Tiempo o Múltiple) sobre la Actividad. El Evento puede colocarse en la posición que más convenga de la periferia de la Actividad.

- Para cambiar la posición del Evento en el objeto se utilizan las Flechas del Teclado. - Para desincrustar el Evento del objeto basta con seleccionarlo y eliminar. Nota. Ya que la sintaxis BPMN obliga a que las Tareas y Subprocesos con Eventos Incrustados deban representarse en el diagrama con dos salidas: por la Actividad y por el Evento, poder elegir la posición del evento en la tarea o subproceso puede ser importante para hacer más simple y comprensible la presentación del diagrama.

3.2 Las Conexiones Después de situar varios objetos en el lienzo y darles nombre, deben ser conectados entre sí, formando de esta manera los hilos de corriente que configuran los flujos. Los objetos pueden conectarse mediante Conexiones y Enlaces.

3.2.1 Conectar Objetos Para conectar dos objetos basta con: 1.

Colocar el cursor sobre el punto de la periferia del objeto Origen del flujo (un cuadradito rojo indica que se está en un punto origen de conexión).

2.

Pulsar y arrastrar hasta el objeto Destino (un cuadradito rojo indica que se está en un punto destino de conexión)

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y soltar.

Una vez conectados, es común tener que realizar acciones con conjuntos de objetos a la vez (alinear objetos, mover varios a la vez, etc.). Se explica más adelante.

3.2.1.1 Mover una Línea de Conexión Como puede observarse en la figura anterior, estando seleccionada una línea de conexión, muestra en la línea un icono de forma fusiforme. Para cambiar el trazado de una línea de conexión debe manipularse desde estos iconos (1), desplazando el cursor por la página (2) con el ratón pulsado hasta llegar a la posición deseada (3).

Actuando sobre el icono vertical (como en la imagen superior), la conexión se desplaza a derecha e izquierda, y haciéndolo sobre el icono horizontal, se desplaza arriba y abajo. Para cambiar el punto de encaje de la conexión con el objeto, situar el ratón sobre el inicio (punto) o el fin (punta de flecha) de la misma. Cuando aparezca la mano (1), pulsar el botón primario del ratón y, manteniéndolo pulsado, mover el extremo (flecha o punto) al punto de encaje deseado (2) y soltar (3).

Nota. Con AuraPortal Helium Modeler, el recorrido de cada conexión entre objetos lo diseña el usuario como desee, de manera que nunca se interpondrá en el camino ni obstaculizará el buen entendimiento del diagrama.

3.2.1.2 Dar Nombre a una Línea de Conexión Las líneas de conexión también pueden llevar un texto que aclare la acción del flujo. Nota. Las líneas de conexión que son salidas de las compuertas de los tipos DX y DO, deben llevar obligatoriamente un nombre que indique el sentido del flujo.

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Para introducir un texto en una línea de conexión, pulsando dos veces con el botón primario del ratón sobre cualquier punto de la línea, se abre un editor para escribir el texto.

Igual que ocurre con los objetos, cuando se entra en modo de edición, la conexión se muestra en verde. Una vez se ha escrito el texto, pulsar una vez sobre el tapiz.

La etiqueta queda enmarcada y puede moverse con el icono se con

o las flechas del teclado o redimensionar-

.

El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto (pulsando el botón alternativo del ratón sobre la línea de conexión) y seleccionando Editar. La Barra de Acceso Rápido de la ventana contiene las siguientes herramientas de texto: Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente y Alineación (Horizontal y Vertical).

Para Modificar el texto se utilizan los mismos procedimientos que para crearlo. Pulsando sobre la línea aparece la caja de texto y pulsando dos veces sobre ella se habilita la edición. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. Para Modificar la ubicación del texto hay que arrastrar el cuadro que lo envuelve hasta donde se desea ubicar, tal como se ha explicado anteriormente para los objetos.

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-

El texto puede adaptarse 'tirando'

de los puntos de las esquinas del cuadrado que lo envuelve.

-

También puede rotarse el texto mediante el icono de rotación:

.

3.2.2 Enlaces Además de las conexiones dibujadas mediante los hilos de corriente explicados, los objetos pueden enlazarse en el diagrama mediante hipervínculos. Pueden darse dos casos:

3.2.2.1 Enlace entre las Notaciones Comprimida y Desarrollada de un Subproceso. Los Subprocesos son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. -

Se llama notación comprimida de un Subproceso a un objeto que indica su código y nombre pero no muestra los objetos y conexiones de su contenido.

-

Se llama notación desarrollada al conjunto de objetos y conexiones que, comenzando con un Evento de Inicio de Subproceso (IS) y terminando con uno o más Eventos de Fin (FN), forman el Diagrama que representa las acciones a ser ejecutadas en el Subproceso.

La notación desarrollada se dibuja en otra parte del Diagrama, ya sea en la misma página del Proceso principal o, más frecuentemente, en otra página. Cada objeto que representa la Notación Comprimida de un Subproceso debe tener un enlace al Evento de Inicio de la Notación Desarrollada de dicho Subproceso. Para enlazar las dos notaciones, en el ejemplo de la imagen anterior se ha procedido de la siguiente forma: 1. Desde la Galería de Objetos se ha agregado a una página el objeto SP (Subproceso en Notación Comprimida), que ha quedado en el lienzo como SP.1. 2. También desde la Galería de Objetos, en otra página se ha agregado el objeto SP Desarrollado (Subproceso en Notación Desarrollada) sobre el que se han introducido las acciones que deben ser ejecutadas en el

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Subproceso, precedidas (como es obligado) por un Evento de Inicio de Subproceso (IS) y finalizadas con un Evento de Fin (FN) (también obligado). 3. Para que la corriente del Proceso fluya, se ha creado el enlace del objeto Subproceso SP.1 al Evento de Inicio de subproceso IS.1. 4. Para crear el enlace entre las dos notaciones, situándose en el Subproceso SP.1 y pulsando el botón alternativo del ratón, se ha invocado la Ventana de Acciones del Objeto y se ha pulsado sobre Seleccionar IS.

5. Aparecen todos los códigos IS que se hayan creado. Al seleccionar el código IS que le corresponde (en este ejemplo IS.1) queda establecido el enlace.

En la parte superior izquierda de la Notación Desarrollada se ubica un cuadrito con el signo menos

.

Pulsando sobre este icono se minimiza el objeto. Esta acción resulta muy práctica para despejar el lienzo cuando se están dibujando diagramas complejos. La Notación Comprimida lleva un cuadrito con el signo ‘mas’

. Al pulsarlo, se expande el objeto mostran-

do la Notación Desarrollada, lo que facilita la revisión del Diagrama.

3.2.2.2 Enlace entre dos Objetos Los Eventos de Enlace permiten Enviar y Recibir respectivamente la corriente mediante un hipervínculo. Sustituyen en la práctica a una Línea de Conexión entre dos objetos, y se utilizan solo cuando los dos objetos a conectar se encuentran muy separados o cuando hay entre los dos objetos varias Líneas de Conexión que se cruzarían, pudiendo crear confusión en la comprensión del diagrama. En estos casos, para conectar mediante Enlace dos objetos, se colocan en el lienzo (siguiendo el procedimiento habitual) sendos Eventos de Enlace EL, uno conectado como salida del objeto origen y otro conec-

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tado como entrada al objeto destino, cada uno en el lugar o la página en la que se encuentre, tal como se ve en la siguiente imagen.

Al colocarse en el Lienzo un EL quedará siempre como Evento de Enlace Origen

con el icono mos-

trando la barrita vertical a la izquierda de la flecha, tal como se aprecia en la figura anterior, EL.2. Para que un EL se comporte como Evento de Enlace Destino (en la figura, EL.3), pulsando el botón alternativo del ratón con el objeto seleccionado, se acede a la 'Ventana de Acciones del Objeto' que ofrece dos funcionalidades: Enlace - Origen y Enlace - Destino.

Por defecto está marcado “Enlace - Origen”. Al marcar “Enlace - Destino” el icono cambiará mostrando la barrita vertical a la derecha de la flecha:

, indicando que se trata del Destino del enlace.

Por último, para realizar la conexión, desde el Evento de Enlace Origen, se pulsa el botón alternativo del ratón que invoca la Ventana de Acciones del Objeto y se pulsa sobre Seleccionar Destino. Aparecerán todos los códigos de Eventos de Enlace Destino que se hayan creado para que se seleccione el que corresponde. En este ejemplo, EL.3.

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Nota. En general, para Deshacer y Rehacer cualquier movimiento puede utilizar los iconos

de la Barra Superior de la ventana.

También para Deshacer dispone de este icono en la Ventana de Acciones del Objeto y de la secuencia de teclas [Ctrl+Z].

3.2.3 Trabajar con Objetos Conectados Es común tener que realizar acciones con un conjunto de objetos a la vez (alinear objetos, mover varios a la vez, etc.). A continuación se explican las acciones que pueden ser realizadas.

3.2.3.1 Seleccionar Grupos de Objetos Para trabajar con un Grupo de Objetos este debe estar seleccionado. Para seleccionar un grupo de objetos se dispone de dos métodos: 1.

Colocando el cursor fuera del grupo y arrastrando hasta envolver los objetos a seleccionar.

2.

Seleccionando uno de los objetos y, a continuación, con la tecla Ctrl pulsada, pulsando todos los demás objetos que se desee seleccionar como grupo.

En caso de querer deseleccionar un objeto seleccionado por estar dentro del recuadro envolvente, basta con pulsar sobre el objeto a ser excluido mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Se reconoce que un Grupo de Objetos está seleccionado porque cada uno de los objetos que lo compone queda enmarcado en rojo.

3.2.3.2 Mover Grupos de Objetos Para mover un grupo de objetos a la vez, se selecciona el grupo mediante alguno de los procedimientos descritos en el punto anterior y se arrastra como si se tratara de un solo objeto.

3.2.3.3 Copiar Grupos de Objetos Para copiar un grupo de objetos a la vez, se selecciona el grupo mediante el procedimiento descrito anterior y se actúa de la misma forma que si se tratara de un solo objeto.

3.2.3.4 Alinear Grupos de Objetos Para mejorar la estética y la comprensión del diagrama, es aconsejable que los objetos estén alineados. Para hacer la alineación debe utilizarse uno de los objetos como referencia. Se dispone de dos métodos para agrupar los objetos: 1.

Se selecciona el objeto que esté en la posición correcta y, a continuación, con la tecla Ctrl pulsada, se va pulsando sobre todos los objetos que se desee alinear. La alineación se produce tomando como referencia el primer objeto seleccionado.

2.

Se coloca el cursor fuera del grupo y se arrastra hasta envolver los objetos a alinear. El sistema coge como referencia para la alineación el objeto que se ha insertado antes en el diagrama.

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La operativa es la siguiente: se seleccionan los objetos mediante alguno de estos dos métodos y se pulsa sobre uno de los iconos de la Barra Intermedia que se encuentra entre las dos zonas, y que permite: Alinear al Centro Horizontalmente, a la Izquierda, a la Derecha, a la parte Superior y a la parte Inferior, así como, Igualar la Altura de los objetos, el Ancho y el Tamaño. También se pueden distribuir Horizontalmente y Verticalmente. Por ejemplo, para alinear horizontalmente varios objetos, se selecciona el conjunto, tal como se ha explicado anteriormente y se pulsa el icono de Alinear Horizontal (1).

En caso de querer deseleccionar un objeto seleccionado por estar dentro del recuadro envolvente, basta con pulsar sobre el objeto a ser excluido mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Nota. Dominar la utilización de estos iconos facilita mucho el trabajo de diagramar, por lo que es recomendable familiarizarse con estas acciones colocando en la página varios objetos y pulsando los iconos para ver su comportamiento.

4. SINTAXIS En este capítulo se expone la forma correcta en que deben quedar los objetos que componen el diagrama, aplicando las funciones explicadas en el capítulo anterior.

4.1 Sobre las Tareas 1.

Las Tareas Personales (código TP) son las que son ejecutadas por personas usuarias del sistema.

2.

Las Tareas de Sistema (código TS) son las que son ejecutadas directamente por el sistema, sin la intervención de personas.

3.

Las Tareas TP y TS pueden tener varias Entradas (al menos una) pero una única Salida de corriente.

4.

Las Tareas TC (Tareas de Compensación) solo tienen una entrada, siempre proveniente de una TPC (Tarea Dentro de una Transacción). No tienen Salidas.

5.

Todas las Tareas con Evento Incrustado pueden tener varias Entradas (al menos una), y deben tener una (solo una) Salida por el Evento y, además, pueden tener (o no) una Salida (solo una) directa de la tarea.

4.2 Sobre los Subprocesos (Notación Comprimida) 1.

Cada Subproceso (SP en su Notación Comprimida) debe tener un Enlace que lo ligue al Evento de Inicio IS del Subproceso en Notación Desarrollada.

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2.

Los Subprocesos SP pueden tener varias Entradas (al menos una) pero una única Salida de corriente.

3.

Los Subprocesos SC (Subprocesos de Compensación) solo tienen una entrada, y siempre proveniente de una TPC. No tienen Salidas.

4.

Todos los Subprocesos con Evento Incrustado (en su Notación Comprimida) pueden tener varias Entradas (al menos una), y deben tener una (solo una) Salida por el Evento y, además, pueden tener (o no) una Salida (solo una) directa del Subproceso.

4.3 Sobre los Eventos 1.

Todo Diagrama siempre comienza con un Evento de Inicio, ya sea por Mensaje, por Tiempo o Múltiple.

2.

Este Evento de Inicio es único, no puede haber más de uno.

3.

Cada Subproceso en su Notación Desarrollada también debe tener un único Evento de Inicio de Subproceso.

4.

Tanto el Evento de Inicio del Proceso como los de los Subprocesos desarrollados, no pueden tener Entradas (ya que representan inicios) y deben tener una (solo una) Salida.

5.

Tanto el Proceso como los Subprocesos desarrollados pueden tener más de un Evento de Fin (FN). Nota. El hecho que el Diagrama del Proceso (o Subproceso) tenga más de un Evento de Fin de Proceso o Subproceso debe interpretarse como que el mismo puede terminar en diferentes momentos, mediante corrientes alternativas en función de la evolución del proceso. Cuando se alcanza un Evento de Fin de Proceso, el Proceso es terminado y todos los Objetos en ejecución o pendientes son inmediatamente cancelados, incluyendo los otros Eventos de Fin de Proceso. Lo mismo es aplicable a los Subprocesos.

6.

El Evento de Fin (FN) (ya esté situado en una página del Proceso o en un Subproceso desarrollado, no puede tener Salidas, pero puede tener varias Entradas.

7.

Los Eventos Intermedios (EM, ET, EL y EX) pueden tener una o más Entradas pero una única Salida.

8.

El Evento de Fin de Corriente (FC) determina la detención definitiva de la corriente de ese hilo pero no detiene la corriente en los demás hilos del Proceso o Subproceso. Este Evento puede tener varias Entradas pero ninguna Salida.

9.

Cada Evento Enlace (EL) ha de tener su pareja. -

Si se trata de un Evento Enlace Origen ha de tener una Entrada y ninguna Salida. También ha de tener un Enlace con el Evento Enlace Destino.

-

Si se trata de un Evento Enlace Destino ha de tener una Salida y ninguna Entrada.

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4.4 Sobre las Compuertas 1.

Las Compuertas Divergentes (DX, DO y DA) deben tener una única Entrada y, al menos dos Salidas. Cuando se prevén varias Entradas a la misma compuerta, estas deben concentrarse previamente mediante un Colector (CL).

2.

Las Compuertas Convergentes (CX, CO, CA y CL) deben tener una única Salida y, al menos, dos Entradas.

3.

Las Salidas de las compuertas DX y DO, han de llevar Nombre.

5. EXPORTAR A OTROS FORMATOS Tanto la versión Standalone como la Integrada, incluyen una funcionalidad que permite Exportar información del Diagrama a distintos formatos, los más habituales, según las necesidades. Los que están disponibles en este momento son: PDF, DOCX, DOC, BMP, JPG, PNG y EPUB. El resultado de la exportación es uno o varios archivos, según el formato elegido, que puede incluir el diseño del Diagrama, el Nombre y la Descripción de los Objetos y los datos configurados en los mismos para su Simulación Estadística. En la siguiente imagen de ejemplo puede verse un fichero de exportación en formato .DOC utilizando la plantilla predeterminada de Helium Modeler, que consta de una página de presentación (1), una Tabla de Contenidos (2) basada en los estilos, la Descripción que se incluyó al hacer la exportación y los parámetros generales de la Simulación (3) y seguidamente el diseño del Diagrama (4), la información sobre los Objetos del mismo (5) y la página final (6).

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Se accede a esta funcionalidad pulsando el botón Exportar de la Botonera del Modeler,

en la zona izquierda de la ventana de diagramación, aparece la ventana de la siguiente imagen:

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A continuación se explican las diferentes opciones.

Seleccionar Formato (1) Los posibles formatos, según se ha comentado, son los que se muestran en la imagen anterior. Si se selecciona alguno de los que son específicos para imágenes, como BMP, JPG o PNG, se genera un archivo por cada página, con la correspondiente extensión, numerados y empezando por ‘_0’.

Si se selecciona alguno de los típicos de documentos, como PDF, DOCX, DOC o EPUB, se crea un único documento que incluye todas las páginas. Nota. La mayor o menor calidad del resultado dependerá del formato elegido y del lector o visor utilizado.

Seleccionar Plantilla (2) AuraPortal Helium Modeler incluye la plantilla de MS Word BaseTemplate.dot para la construcción del documento. No obstante, se puede utilizar cualquier otra plantilla de este tipo siempre que se conserve el nombre de los Estilos definidos en la BaseTemplate.dot. Para utilizar la plantilla predeterminada no hay que hacer nada específico. Para utilizar otra plantilla, pulsar el botón Descargar,

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y guardarla en la ubicación deseada. Nota. La plantilla BaseTemplate.dot está protegida y no se puede eliminar, modificar o sobrescribir. Abrir con MS Word la plantilla descargada. En ella se pueden ver los estilos predefinidos. Para ello, desplegar el menú Estilos, tal como se ve en la siguiente imagen, en la que aparecen enmarcados en rojo:

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Modificar los estilos que se desee y guardarla como .dot con otro nombre, por ejemplo NewBaseTemplate.dot. NOTA IMPORTANTE. Se pueden modificar los atributos de los estilos, pero NO cambiarles el nombre, ya que AuraPortal Helium Modeler SIEMPRE aplicará estos nombres de estilos al exportar la información, independientemente de cómo se hayan personalizado. Para cambiar los atributos de un estilo pulsar sobre el desplegable con su nombre, por ejemplo AP_NormalBold (1),

y luego sobre Modificar… (2).

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La ventana muestra la configuración del estilo para su posible modificación, como puede verse en la imagen superior. Para utilizar la nueva plantilla, desde AuraPortal Helium Modeler – Exportar – Seleccionar Plantilla, pulsar el botón Importar y seleccionarla desde su ubicación.

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Quedará incorporada al panel Seleccionar Plantilla. Ver la siguiente imagen.

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La nueva plantilla está lista para posibles nuevas exportaciones, bastará con marcarla con el ratón antes de pulsar el botón Exportar. Para eliminar una plantilla, pulsar el botón alternativo del ratón sobre su nombre, tal como se muestra en la imagen inferior y luego el botón Eliminar.

Opciones de la Exportación (3) Se puede exportar el Diagrama, página a página y/o los Objetos, de los que incluye Nombre y Descripción. Si se marcó la casilla de Objetos, se puede marcar también la de Simulación Estadística, con lo que se exportarán los datos de configuración para la Simulación Estadística de los objetos del diagrama. Nota. Consultar el capítulo correspondiente a la Simulación en este mismo documento para más información.

Destino (4) Para elegir la trayectoria en la que se guardará el / los archivos de la exportación pulsar el botón Explorar. Una vez elegida la ruta y el nombre del archivo, pulsar el botón Exportar.

Descripción (5) Se puede incluir una descripción que sirva para presentar o aclarar conceptos sobre el diagrama exportado. No es obligatoria.

6. EJEMPLO DE DIAGRAMACIÓN Aquí se muestra un Proceso Ejemplar llamado Aprobación de Inversión en Obra. Dado el carácter pedagógico de este ejemplo, se ha concebido un Modelo que resulte sencillo de entender y que al mismo tiempo contenga una variedad de ingredientes. Así pues, en el Modelo de este ejemplo se pueden ver Tareas Personales y de Sistema, Subprocesos, Eventos de Mensaje y de Tiempo, Compuertas, Puntos de Control, etc. El desarrollo de este ejemplo se realiza en dos partes:

1. Planteamiento del Ejemplo 2. Resolución del Ejemplo

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6.1 Planteamiento del Ejemplo En una determinada empresa constructora, cada uno de los Jefes de Obra (es decir un empleado que tiene asignado este Rol), cuando quiere obtener la aprobación para una Inversión extraordinaria (no aprobada previamente) en su Obra, debe cumplimentar un Formulario apropiado para este propósito que contenga la información sobre la inversión solicitada. Al rellenar este Formulario, de nombre Petición de Aprobación de Inversión en Obra, se debe generar un Mensaje que debe iniciar el Proceso de Aprobación de Inversión en Obra. Una vez iniciado el Proceso, debe aparecer, en la cola de tareas pendientes del Jefe de Grupo de la Obra en cuestión, una Tarea Personal de nombre Revisión para 1ª Aprobación. Cuando este la abra, examinará los datos que provienen del Mensaje de Inicio. Cuando haya tomado su decisión de aprobar o no la inversión, debe indicarlo en un Formulario preparado para recoger esta información. Luego terminará la Tarea y la corriente del Proceso llegará a una Compuerta de 1ª Aprobación? Si la inversión no ha sido Aprobada, la Compuerta debe dirigir la corriente a una Tarea de Sistema (tarea realizada automáticamente por el sistema sin intervención del usuario) llamada Informa de No Aprobación y el Proceso termina. Esta Tarea de Sistema envía al destinatario (Jefe de Obra) un mensaje interno notificándole que su solicitud de inversión no ha sido aprobada. Si por el contrario la Inversión sí ha sido aprobada por el Jefe de Grupo, la corriente debe llegar a la Compuerta Requiere 2ª Aprobación?. Esta Compuerta Divergente decide si la inversión que ya ha sido aprobada por el Jefe de Grupo requiere una segunda aprobación por el Jefe de División. Para tomar la decisión, la Compuerta debe tener en cuenta dos criterios, tal como fueron definidos en la correspondiente Regla de Negocio: Por una parte el Importe de la Inversión y por otra la Calificación de Riesgo otorgada al país donde se invierte. Si no es necesaria la segunda aprobación la corriente debe pasar por una Tarea de Sistema Creación de Documento de Aprobación cuya función es crear de forma automática el Documento de Aprobación de la Inversión (firmado electrónicamente por el aprobador). A continuación debe pasar por un Punto de Control P1.K (que se encarga de tomar nota del momento en que la corriente ha pasado por allí de cara a extraer datos para la Monitorización). A continuación la corriente debe hacer llegar al Jefe de Obra la Tarea Personal Notificación de Aprobación que, con el Documento de Aprobación de la Inversión debidamente firmado, procederá a realizar las acciones propias para la inversión, según otros procesos de la empresa. Por último la corriente debe dirigirse a un Subproceso llamado Cuenta de Inversión que se ejecuta en el departamento de contabilidad y consiste en abrir la cuenta en la que se manejan los fondos de la inversión aprobada. Si se requiere la segunda aprobación la corriente debe llegar a un Evento de Tiempo Solo lunes y jueves de 10:00 a 12:00. Este Evento debe detener el Proceso hasta que el día actual sea lunes o jueves y la

hora esté entre las 10:00 y las 12:00. Cuando esto se cumple, el Evento deja pasar la corriente. Nota. La razón por la que se inserta este Evento de Tiempo es que el Jefe de División solo revisa las peticiones de aprobación los lunes y los jueves de 10:00 a 12:00. No es deseable, por tanto, que las Tareas de revisión mencionadas aparezcan en su workflow con ante-

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rioridad a estos períodos, ya que permanecerían allí sin ser abiertas. Esto no es adecuado pues la Monitorización del Proceso podría dar a entender que el Jefe de División no está atendiendo diligentemente su workflow, lo cual no sería cierto. Además, desvirtuaría las estadísticas referentes a cargas de trabajo y asignación óptima de recursos. Cuando se cumple el tiempo especificado en el Evento de Tiempo, la corriente debe pasar a una Tarea Personal Revisión para 2ª Aprobación. En esta Tarea el Jefe de División examinará el expediente de la solicitud de inversión ya aprobada por el Jefe de Grupo y decidirá aprobarlo o no. A partir de aquí, la corriente del proceso debe seguir el curso adecuado en función de dicha decisión, tal como se ha descrito más arriba.

6.2 Resolución del Ejemplo Hay muchas formas de resolver esta problemática. A continuación se muestra una de ellas: Diagrama del Proceso Ejemplo una vez ha sido confeccionado:

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Nota. En este ejemplo se han utilizado 3 bandas verticales: Obra, Dirección y Administración, indicando los 3 departamentos que intervienen en el Proceso. El uso de Bandas está mayormente indicado en el caso de diagramas relativamente sencillos, pero a la práctica puede que convenga utilizar otros tipos de Artefactos para aclarar o explicar aquello que interese sin la obligación de ubicar el objeto en una banda determinada o simplemente para simplificar el Diagrama. Notación desarrollada del Subproceso Cuenta de Inversión

En su conjunto, el Diagrama expresa lo que pretende el Modelo de esta Clase de Proceso, es decir: -

Permitir la realización de una solicitud de aprobación para una inversión en cualquier Obra de la empresa.

-

Llevar a 1ª Aprobación dicha solicitud.

-

Comprobar si se requiere una 2ª Aprobación en función de lo establecido por las Reglas de Negocio.

-

Ajustar los tiempos parciales de ejecución del Proceso mediante paradas que eviten la generación de colas engañosas de Tareas.

-

Que el sistema envíe automáticamente a los destinatarios los Mensajes que indican si la solicitud ha sido aprobada o no.

-

Crear de forma automática el Documento de Aprobación de la Inversión, firmado electrónicamente por el aprobador.

-

Ejecutar Subprocesos con las Tareas de apertura de cuenta de inversión.

-

Establecer, mediante Puntos de Control, los Lapsos que han de ser medidos para detectar cuellos de botella y optimizar el reparto de cargas de trabajo.

7. CONVERTIBILIDAD ENTRE FORMATOS Las versiones de AuraPortal Helium Modeler Integrado en AuraPortal y Standalone son convertibles entre sí. Se puede por ejemplo crear un diagrama desde AuraPortal, exportarlo al disco local, abrirlo con AuraPortal Helium Modeler Standalone, modificarlo o ampliarlo y luego importarlo de nuevo desde AuraPortal. Desde dentro de AuraPortal bastará con Guardar el diagrama para que el sistema cree automáticamente los objetos y los deje listos para recibir sus atributos y así convertir el modelo en un proceso ejecutable. También se puede crear un diagrama completo con AuraPortal Helium Modeler Standalone y luego importarlo a AuraPortal. En este caso, debe crearse una Clase de Proceso nueva en AuraPortal e Importarse el archivo creado con AuraPortal Helium Modeler Standalone.

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En general, existen las siguientes posibilidades. 1.

Exportar un diagrama desde AuraPortal

2.

Modificar un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone

3.

Crear un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone

4.

Importar un diagrama en AuraPortal

7.1 Exportar un Diagrama desde AuraPortal Para exportar un diagrama desde AuraPortal, acceder a la ventana de configuración de la Clase de Proceso que se desea exportar y, en la Ventana de Modelización de Clases de Proceso, pulsar sobre el botón Expor-

tar. Aparece una ventana para Abrir o Guardar el archivo del diagrama, de nombre BPM_XX_X.bpmn. Pulsar Guardar para guardarlo en el disco local. Ahora, ese archivo puede abrirse desde AuraPortal Helium Modeler Standalone.

7.2 Modificar un Diagrama con Helium Modeler Standalone Para modificar un diagrama AuraPortal Helium Modeler Standalone, hay que pulsar sobre Abrir diagrama de la barra de herramientas, buscar la carpeta donde se encuentra el fichero que se exportó y seleccionarlo. Al hacerlo se cargará el diagrama exportado previamente desde AuraPortal. Ahora se puede modificar y/o completar el diagrama. Una vez realizados los cambios, para guardarlos en el archivo local, pulsar la opción Guardar Diagrama de la barra de acciones. Este archivo podrá ser importado posteriormente en AuraPortal, tal como se explica más adelante en este documento.

7.3 Crear un Diagrama con Helium Modeler Standalone Para crear y guardar un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone acceder al mismo siguiendo las instrucciones del apartado anterior. Una vez abierto el lienzo se puede crear el modelo sin necesidad de estar conectado a la instalación de AuraPortal. Posteriormente, el archivo creado, podrá ser importado en AuraPortal para configurar los objetos que constituyen el modelo.

7.4 Importar un Diagrama en AuraPortal Para importar un diagrama de una Clase de Proceso en AuraPortal, dirigirse a Estructura - Procesos - Árbol y

Clases, y pulsar el botón Importar situado en la barra de acciones de la pestaña Crear/Editar Clases. Ver imagen a continuación.

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Se abre la siguiente ventana.

Pulsar sobre el Icono de la opción Importar sólo el Diagrama y elegir la Clase de Proceso (esta Clase de Proceso ha de haber sido creada anteriormente) que debe recibir (importar) el diagrama. Aparecerá el aviso de la imagen siguiente, informando de que se sustituirá el diagrama que tenga la Clase de Proceso seleccionada.

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Marcar (1) la casilla de confirmación y luego pulsar (2) sobre Importar Diagrama. El diagrama se importará y quedará asociado a esta Clase de Proceso. Para que los objetos del Diagrama recién importado se creen en la Clase de Proceso, proceder de la siguiente manera: 1.

Abrir el Diagrama de la Clase de Proceso a la que se acaba de importar. Aparecerá el Diagrama que se importó desde AuraPortal Helium Modeler Standalone.

2.

Una vez abierto, sin necesidad de cambiar nada en el Diagrama, pulsar sobre el botón Guardar Diagra-

ma, y automáticamente se crearán todos los objetos en la estructura de la Clase de Proceso y quedarán listos para ser configurados sus atributos. Si se desea, se pueden hacer modificaciones en el Diagrama antes de guardarlo.

8. GALERÍA DE OBJETOS Muestra las formas gráficas de los objetos y artefactos que se utilizan en la Modelización siguiendo el standard BPMN en la versión mejorada de AuraPortal. El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI e integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema gráfico de Modelización de Procesos que representa la culminación de los trabajos de consolidación de las mejores ideas aportadas por otros estándares anteriores, algunos de los cuales todavía son usados actualmente, si bien han sido superados por el BPMN. Ejemplos de estándares que han sido analizados y revisados como base de partida para el desarrollo del BPMN son: UML Activity Diagram, UML EDOC Business Processes, IDEF, ebXML BPSS, Activity-Decision Flor (ADF) Diagram, RosettaNet, LOVeM y Event-Process Chains (EPCs). El éxito del BPMN, ya en sus primeros años de existencia ha sido tal, que se ha convertido rápidamente en el Standard hegemónico en el mundo de la Modelización de Procesos de Negocio hasta el punto de que las principales casas que ofrecen herramientas de gestión por procesos están dirigiendo sus esfuerzos a la readaptación de la modelización de sus productos siguiendo dicho Standard. En este aspecto, AuraPortal cuenta con la ventaja de que ha sido diseñado desde el principio basándose en BPMN, con algunas adiciones de desarrollo propio (por ejemplo, los Colectores y los Puntos de Control) que cubren algunas carencias del Standard y aumentan significativamente su potencia. Por otro lado, dado que AuraPortal realiza la programación interna de los Procesos de manera automática mientras estos se modelizan, sin que sea necesario añadir ni una sola línea de programación manual, algunas directrices sobre la correcta modelización han de seguirse para garantizar que la programación automática genere los procesos de forma que su ejecución sea perfecta. Para cubrir esta garantía, el sistema realiza comprobaciones de sintaxis sobre los diagramas que se realizan y por tanto cuando un diagrama ha superado la prueba de sintaxis (comprobación realizada automáticamente por el sistema) el modelo se convertirá en ejecutable sin problemas. En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas y los Artefactos. Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades se dividen en Tareas y Subprocesos. Por tanto, en definitiva se contemplan los siguientes objetos.

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-

Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales y de Sistema.

-

Subprocesos. Son procesos hijo que se comportan como un todo y ayudan a simplificar el diagrama.

-

Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los hilos en los que están situados.

-

Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y condiciones.

8.1 Tareas Las Tareas realizan las actividades del Proceso, bien mediante intervención humana (Tareas Personales) o por el sistema (Tareas de Sistema). Una Tarea puede tener varias conexiones de entrada pero solo una de salida, excepto las Tareas con Evento Incrustado que pueden tener dos salidas: Una, la normal de la Tarea (no siempre requerida) y la otra desde el Evento incrustado (esta última, obligatoria).

SÍMBOLO

FUNCIÓN

Simples Tarea Personal Tarea realizada por un Usuario del Sistema. Hay tres tipos de usuarios: Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuarios Invitados.

TP.33

Código: TP

Tarea de Sistema Tarea realizada por el sistema. Hay 7 Tipos, todos representados por el mismo símbolo: CREADOR, INGRESADOR, TRASPASADOR, NOTIFICAFDOR, DESVIADOR, EJECUTOR, INVOCADOR.

TS

Código: TS

Tarea de Compensación Tarea personal que compensa o cancela los efectos de la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada dentro TPC.47

de una Transacción. (Las Transacciones son siempre Subprocesos de código SPC). La Tarea de Compensación solo se activa cuando la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC) ha sido terminada con éxito y sin embargo la Transacción a la que perte-

TC.37

nece no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) las acciones ya realizadas en la Tarea TPC. Código: TC

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Con Evento Incrustado Tarea con Evento de Mensaje Incrustado Lleva incrustado un Evento de Mensaje. Si llega el Mensaje antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la TPM

corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. Código: TPM

Tarea con Evento de Tiempo Incrustado Lleva incrustado un Evento de Tiempo. Si el Tiempo previsto llega antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda aborTPT

tada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. Código: TPT

Tarea con Evento Múltiple Incrustado Lleva incrustado un Evento Múltiple (combinación de Eventos de Mensaje y de Tiempo). Si se cumple uno de los Eventos antes de TPX.61

que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento Múltiple incrustado. Código: TPX

Tarea con Evento de Compensación Incrustado Esta Tarea, que necesariamente ha de figurar dentro de una Transacción, es decir, en la notación desarrollada de un SubproceTPC.47

so SPC, lleva incrustado un Evento de Compensación que está asociado a una Tarea de Compensación (TC). Si, una vez terminada con éxito la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC), la Transacción no se puede completar, el

TC.37

sistema activa la Tarea de Compensación (TC) asociada para compensar (cancelar o retroceder) las acciones ya realizadas en la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada. Código: TPC

8.2 Subprocesos Todos los Subprocesos en Notación Comprimida han de contener un hipervínculo que enlace cada uno de ellos con el Evento de Inicio de su Notación Desarrollada correspondiente. La Notación Desarrollada, que se ha de dibujar en otra parte del Diagrama, muestra el detalle de los objetos y conexiones del Subproceso.

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SÍMBOLO

FUNCIÓN

Simples Subproceso Conjunto de Objetos (Tareas, Otros Subprocesos, Eventos y Compuertas), que constituyen una unidad operativa independiente dentro del Proceso.

SP

Código: SP

Subproceso de Compensación Subproceso que ‘compensa’ los efectos de la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC) a la que está TPC.47

asociado en una Transacción. Solo se activa cuando la Tarea con Evento Compensación incrustado (TPC) ha sido terminada con éxito y sin embargo la Transacción (es decir el Subproceso SPC) a la que pertene-

SC

ce no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) mediante este Subproceso de Compensación las acciones ya realizadas mediante la Tarea TPC. Código: SC

Con Evento Incrustado Subproceso con Evento de Mensaje Incrustado Si llega el Mensaje definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la termiSPM

nación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecánica descrita aquí. Código: SPM

Subproceso con Evento de Tiempo Incrustado Si se cumple el tiempo definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza SPT

la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de

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manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecánica descrita aquí. Código: SPT

Subproceso con Evento Múltiple Incrustado Lleva incrustado un Evento Múltiple que combina Eventos de Mensaje y de Tiempo. Su funcionamiento es el mismo desSPX

crito más arriba para los Eventos sueltos de Mensaje y de Tiempo incrustados. Código: SPX

Transacción Este Subproceso, que siempre lleva incrustado un Evento de Compensación, comprende los Objetos y Conexiones que SPC

configuran una Transacción. Si ésta no puede completarse con éxito, hay que realizar las compensaciones oportunas y activar la salida por el Evento de Compensación incrustado. Código: SPC Nota. La notación desarrollada de este Subproceso ha de construirse adecuadamente para que las compensaciones tengan lugar.

8.3 Eventos Los Eventos controlan los arranques y detenciones de las corrientes en los Procesos. -

Los Eventos de Inicio inician los Procesos o Subprocesos. (No tienen conexión de entrada y solo una de salida).

-

Los Eventos Intermedios detienen la corriente en su posición hasta que se cumplan las condiciones establecidas al definir los atributos de los mismos. (Pueden tener varias conexiones de entrada pero solo una de salida).

-

Los Eventos de Fin, terminan Procesos, Subprocesos o detienen las Corrientes de hilos particulares dentro de los Procesos y Subprocesos. Pueden tener varias conexiones de entrada pero ninguna de salida.

Un Proceso o Subproceso puede contener varios Eventos de Fin y varios Eventos Intermedios. Pero solo puede contener un Evento de Inicio.

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SÍMBOLO

FUNCIÓN

Inicio Evento de Inicio por Mensaje Inicia el Proceso al recibirse el Mensaje editado con el Formulario que se especifica en los atributos de este Evento o bien por una Tarea de Sistema de Inicio de Proceso. Código: IM (Invisible)

Evento de Inicio por Tiempo Inicia el Proceso al cumplirse el tiempo (cualquier forma de definición: Día del mes, de la semana, fecha, hora, minuto, etc.) indicado en las condiciones especificadas para este Evento. Código: IT (Invisible).

Evento de Inicio Múltiple Contiene cualquier combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Inicia el Proceso cuando se cumplen las condiciones especificadas para uno de los Eventos que contiene. Código: IX (Invisible)

Evento de Inicio de Subproceso Evento de Inicio dentro de la Notación Desarrollada de un Subproceso. Se IS.60

activa como hipervínculo de su correspondiente Notación Comprimida cuando la corriente del Proceso principal alcanza esta última. Código: IS

Intermedios Evento Intermedio de Mensaje Detiene la corriente de su hilo hasta que se reciba el Mensaje editado con

EM

el Formulario que se ha especificado para este Evento o mediante una Tarea de Sistema de activación de Mensaje, generalmente desde otro Proceso. Código: EM

Evento Intermedio de Tiempo Detiene la corriente de su hilo hasta que se cumpla el tiempo que se ha

ET

especificado para este Evento. Código: ET

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Evento Intermedio Múltiple Contiene una combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Detiene la

EX

corriente en su hilo hasta que se cumpla uno de los Eventos. Código: EX

Evento de Enlace (Link) Envía o recibe la corriente hacia o desde otro Enlace con el que mantiene

EL

un hipervínculo. Código: EL

Fin Evento de Fin de Corriente Indica el Fin de una Corriente dentro de un Proceso o de un Subproceso. FC.32

Cuando se alcanza este Evento, la corriente de este hilo queda detenida definitivamente pero las corrientes de los demás hilos siguen su curso. Código: FC

Evento de Fin de Proceso o Subproceso Si el evento está situado dentro del Proceso general fuerza la terminación FN.73

completa del mismo y la cancelación definitiva de todos los objetos, incluidas las Tareas inconclusas y los Subprocesos que contiene. Si este evento se encuentra dentro de la notación desarrollada de un Subproceso, éste queda terminado y sus objetos cancelados. Sin embargo, el Proceso general que contiene el Subproceso sigue activo hasta alcanzar su propio Fin de Proceso. Código: FN

Otros Punto de Control Toma muestras (de Tiempo y otras) en el momento en que pasa por él la corriente. Se utilizan en la Monitorización. Código: K

8.4 Compuertas Las Compuertas redirigen las corrientes del Proceso desviándolas a unos u otros hilos. Las Compuertas Divergentes (solo admiten una Entrada), redirigen la corriente de su hilo de Entrada a uno varios de sus hilos de Salida. Las Compuertas Convergentes (solo admiten una Salida), agrupan todas o algunas de las corrientes de sus hilos de Entrada en su único hilo de Salida.

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SÍMBOLO

FUNCIÓN

Divergentes Compuerta Divergente Exclusiva (XOR) Tiene una Entrada y varias Salidas. Las Salidas han de estar numeradas para establecer el orden en el que han de ser examinadas, ya que la primera que cumpla las condiciones establecidas será la que conduzca la corriente del Proceso. Las demás Salidas serán inhabilitadas. Código: DX

Compuerta Divergente Inclusiva (OR) Tiene una Entrada y varias Salidas de las cuales una o varias serán válidas. Las Salidas válidas generarán corrientes paralelas en sus respectivos hilos y los demás hilos serán deshabilitados (no contendrán corriente). Código: DO

Compuerta Divergente Paralela (AND) Tiene una Entrada y varias Salidas siendo todas ellas válidas. Cada Salida generará corriente paralela en su respectivo hilo. Código: DA

SÍMBOLO

FUNCIÓN

Convergentes Compuerta Convergente Exclusiva (XOR) Tiene varias Entradas y una Salida. Cuando se produce la primera Entrada conduce la corriente a la Salida y las demás Entradas quedan invalidadas. Código: CX

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Compuerta Convergente Inclusiva (OR) Tiene varias Entradas y una Salida. La Compuerta, que conoce cuales de los hilos de Entrada llevan corriente y cuáles no, (depende de lo ocurrido en el Proceso aguas arriba), espera a que lleguen todas las que llevan corriente para permitir la única Salida. Código: CO

Compuerta Convergente Paralela (AND) Tiene varias Entradas y una Salida. Todas las Entradas han de ser de hilos con corriente pues la Compuerta esperará a que se hayan producido todas las Entradas para permitir la única Salida. Código: CA

Colector (OR) Esta Compuerta está siempre abierta. Su misión es redirigir cualquier Entrada a su única Salida en el momento en que pasa por ella la corriente. Su uso es necesario para unificar hilos en los Objetos que solo acepta una Entrada (como sucede con las Compuertas Divergentes DX y DO). Código: CL

8.5 Compuertas (Notación Especial) Esta notación es aplicable a todas las Compuertas cuando el número de Salidas en las Divergentes o de Entradas en las Convergentes es mayor que 3. Como se aprecia en la figura pueden utilizarse hasta 7 Entradas/Salidas y, desde cada una de ellas, pueden Entrar/Salir todos los hilos de corriente que se desee. Los círculos se han incluido para significar cualquier objeto, Tarea, Subproceso, Evento o Compuerta.

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8.6 Artefactos Los Artefactos son elementos complementarios que ayudan a mejorar la comprensión del Diagrama. Su función es ilustrativa y no ejecutiva, por tanto el Motor no los tiene en cuenta al ejecutar los Procesos.

SÍMBOLO

FUNCIÓN Bandas Horizontal y Vertical Indicadas para agrupar acciones con un mismo criterio, por ejemplo las de un departamento o área de negocio, etc. Más utilizadas en diagramas sin excesiva complejidad en los que dicha agrupación supone una simplificación del mismo. Reglas de Negocio Permite insertar los iconos representativos de las Reglas de cualquier naturaleza (Textual, Asignación, Cálculo e Inferencia). No tiene influencia en la ejecución del Proceso.

Adaptador Conecta con aplicaciones externas ERP, CRM, etc. para leer, importar o exportar información desde el Proceso. Las conexiones con este Objeto se muestran mediante líneas de trazos. Título Se utiliza para identificar el Proceso. Incluye automáticamente la fecha en la que se ha agregado al Lienzo como fecha de creación del proceso. Tanto el título como la fecha pueden ser eliminados, si no interesa que aparezcan.

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Anotación Texto explicativo en semicuadro.

Texto en Post-it Texto que se muestra como si se tratase de una nota post-it. Las dimensiones del cuadro se regulan a voluntad. Puede conectarse a otros objetos si se desea. Texto Libre Permite la inserción de texto libre en el Modelo. Como en los demás textos de los Artefactos, tanto el tipo de letra como su tamaño y atributos pueden cambiarse. No puede conectarse con otros Objetos. Texto en Cuadro Texto que aparece dentro de un cuadro con fondo sólido del color deseado. La anchura del cuadro se elige y la altura se adapta automáticamente al tamaño del texto contenido. Puede conectarse a otros objetos si se desea. Diálogo Artefacto de forma elíptica que puede encuadrar contenido de tipo texto u otros. Se pueden cambiar sus atributos utilizando los iconos de la Barra de Acceso Rápido. Logo AuraPortal

Líneas y Flechas Para señalar Texto, imágenes o cualquier otra cosa que pueda interesar.

Nota. También se pueden añadir imágenes externas para integrarlas en algún punto del diagrama.

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Para ello, desde la pestaña Imágenes, pulsar en Añadir imagen.

9. SIMULACIÓN DE EJECUCIÓN DE PROCESOS La Simulación es una parte importante del Ciclo de Vida de los Procesos en AuraPortal. Con AuraPortal es posible realizar simulaciones de la ejecución de los procesos, es decir, hacer trabajar los procesos de manera virtual en escenarios imaginarios en los que pueden darse circunstancias cuya influencia en la ejecución de dichos procesos se pretende conocer y cuantificar. Estas operaciones deben dar luz sobre posibles cuellos de botella, sobrecargas, desigualdad en el reparto de los trabajos, excesivos tiempos, etc. AuraPortal ofrece dos maneras complementarias, no excluyentes:

-

Simulación Estadística

-

Simulación Real

Volviendo al esquema del Ciclo de Vida de los Procesos en AuraPortal, podemos ver cómo la Simulación

Estadística puede formar parte de la etapa Modelización y la Simulación Real de la etapa Ejecución:

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Veamos los detalles de ambos tipo de Simulación.

9.1 SIMULACIÓN ESTADÍSTICA La simulación estadística se basa en la introducción de datos de probabilidad a los sucesos considerados críticos en el proceso en estudio, por ejemplo, la duración estimada de una o varias tareas dentro del proceso, los recursos asociados a determinadas acciones, sus costes, etc. Con estos datos imaginarios se trata de predecir resultados del tipo what-if que permitan identificar los cuellos de botella, rendimientos, costes, cargas de trabajo y en general los KPI considerados esenciales. La simulación estadística implica la aplicación de probabilidades no siempre fácilmente cuantificables, lo que obliga a la introducción de cálculos probabilísticos cuya fiabilidad no siempre es rigurosa, aunque se consideran válidas cuando no hay nada mejor a mano. Asimismo, la simulación estadística permite obtener información en los entornos imaginados pero no sirve para detectar determinados fallos o ineficacias en los diseños de los propios procesos, por ejemplo, excesos en el consumo de tiempo en las ejecuciones de las tareas personales debidos a concepciones no óptimas de los formularios de trabajo, etc. Las prácticas de simulaciones estadísticas demuestran que la fiabilidad de las conclusiones solo alcanza un primer nivel de estimación, pero en general es insuficiente para determinar las decisiones relativas a la idoneidad de los diseños de los procesos. Como consecuencia, las ‘simulaciones estadísticas’ fueron ampliadas en el caso de AuraPortal por las ‘simulaciones reales’ que esta herramienta ofrece, y que por definición son mucho más fiables pues no necesitan recurrir a estimaciones probabilísticas, sino que permiten observar realmente los KPI mediante ensayos reales, tantos como se estime necesario.

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Nota. En contraste con la simulación estadística, la simulación real que ofrece AuraPortal está al alcance inmediato, no solo de los diseñadores de los procesos sino también de los directivos y los analistas de negocio pues pueden realizar simulaciones de manera fácil sobre procesos en marcha en entornos de trabajo real, evidenciando la ventaja comparativa de AuraPortal. En efecto, una vez se detecta algún error o falta de rendimiento con la simulación real, puede ser inmediatamente corregido sin necesidad de realizar ninguna programación. La simulación estadística de AuraPortal se configura y ejecuta desde la opción Simulación (2) ubicada en el panel EJECUCIÓN (1) del diseño de la Clase de Proceso en Estructura:

Al pulsar sobre Simulación (2) se abre la ventana del simulador:

En el panel izquierdo se muestran parámetros y resultados de la ejecución de la simulación y en el derecho el Diagrama de la Clase de Proceso. El panel izquierdo a su vez se divide en dos secciones: la superior, donde se manejan valores generales de la Clase de Proceso y la inferior, un Grid con los valores particulares de cada objeto. Veamos con detalle cada elemento.

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En la sección superior del panel izquierdo, mostrado en la imagen anterior, se muestran los botones de acción y los paneles de datos generales de la simulación:

BOTONES DE ACCIÓN -

Salir. Cierra la simulación y vuelve a la página principal del diseño de la Clase de Proceso en la Estructura de AuraPortal. En el Helium Modeler Standalone (que se ejecuta independiente de AuraPortal), vuelve al diseño del Diagrama.

-

Guardar y Salir. Guarda los valores configurados y cierra la simulación.

-

Guardar. Guarda los valores configurados sin cerrar la simulación.

-

Ejecutar. Inicia la simulación. Mientras dure, se mostrará la etiqueta En Ejecución!

-

Detener. Está activo mientras dura la ejecución de la simulación y sirve para detenerla. Si se pulsa, aparecerá la etiqueta Cancelada!

-

Tablas y Gráficos. Aparece disponible cuando se ha terminado o detenido la simulación. Al pulsar sobre él se accede a tablas y gráficas con los resultados.

-

Solo Grid. Oculta el panel derecho con el Diagrama.

-

Solo Diagrama. Oculta el panel izquierdo con el Grid. En la cabecera aparecerán los botones necesarios para la ejecución de la simulación.

A continuación se describen los paneles.

PROCESOS Se indican los valores relativos al número de procesos que se ejecutan en la simulación:

-

Total. Número total de procesos que se desean ejecutar en la simulación.

-

Simultáneos. Número de procesos que se ejecutarán a la vez durante la simulación.

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-

Completados. Mostrará el número de procesos que se van completando durante la simulación, hasta llegar al número indicado en Total, a menos que antes se haya alcanzado el tiempo máximo indicado en Duración Máxima del panel CALENDARIO.

-

Pendientes. Mostrará la diferencia entre Total y Completados. Inicialmente es igual al Total y se irá reduciendo hasta llegar a 0, a menos que antes se haya alcanzado el tiempo máximo indicado en Duración Máxima del panel CALENDARIO.

CALENDARIO En el panel CALENDARIO se indican los valores relativos al tiempo de ejecución de la simulación:

-

Horas por día. Indica el número de horas laborales por día, por defecto 8.

Este valor sirve de base para el cálculo de resultados de la simulación. Por ejemplo, si un proceso tarda 16 horas en ejecutarse y la jornada laboral es de 8 horas, el tiempo total de ejecución del proceso será de 2 días laborables. -

Días por mes. Indica el número de días laborables por mes, por defecto 22.

Este valor se aplica a los resultados de la simulación de forma parecida al campo anterior. Por ejemplo, si un proceso tarda 26 días en ejecutarse y los días laborables de cada mes son 22, el tiempo total de ejecución del proceso será de 1 mes laborable y 4 días. -

Duración Máxima. Indica el tiempo máximo deseado para la ejecución de la simulación. Si no se indica, se mostrará Sin Definir, que significa que la ejecución de la simulación durará todo el tiempo necesario hasta completar el número de procesos indicados en la sección PROCESOS – Total.

Para elegir una duración limitada, pulsar sobre el OJO y se abrirá una ventana como la siguiente:

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Si se indican valores superiores al contexto del campo, se recalcularán automáticamente. Por ejemplo, si se indican 70 minutos, automáticamente se convertirá a 1 hora y 10 minutos. En los campos Días y Horas, el cálculo se basará en los valores de Horas por día y Días por mes. De esta manera, si se indican 16 horas y Horas por día está limitado a 8, automáticamente se convertirá a 2 días. -

Duración Real. Mostrará el tiempo de duración de los procesos en la ejecución de la simulación.

COSTE RECURSOS PERSONALES En el panel COSTE RECURSOS PERSONALES se indica y muestra todo lo relacionado con los costes de las personas que realizan acciones durante la simulación:

-

Moneda. Moneda que se desea mostrar en los resultados. Para cambiarla pulsar sobre el OJO y aparecerá una ventana como la siguiente:

Buscar la moneda deseada a través del buscador o desplazando el scroll, pulsar sobre la deseada y los valores económicos se mostrarán con el símbolo correspondiente. -

Coste previsto. En este campo se indican los costes estimados para la simulación que se va a ejecutar.

-

Coste real. Se rellenará automáticamente con los costes reales resultado de la simulación. Como se verá más adelante, los costes se obtienen de los valores indicados en la configuración de parámetros de los objetos del diagrama donde intervienen personas, es decir, Tareas Personales (TP) ,

Mensajes de Inicio (IM) y Mensajes Intermedios (EM). -

Desviación. Calculará y mostrará la diferencia entre los dos campos anteriores. Si el coste estimado es superior al real se mostrará en color verde. Cuando el coste real sea superior, cambiará a rojo.

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-

Tiempo Total Personas. Muestra el tiempo empleado por los recursos personales en la ejecución de la simulación, es decir, de las Tareas Personales (TP), Mensajes de Inicio (IM) y Mensajes Intermedios (EM). Omite, por tanto, el tiempo empleado por las Tareas de Sistema y otros objetos como las Compuertas que no son ejecutados por personas.

-

Personas / Día. Muestra los recursos personales diarios necesarios según el resultado de la simulación. Al tratarse de personas no muestra decimales, por ejemplo, si una determinada tarea de 4 horas de duración se ejecuta una sola vez al día por una sola persona en una jornada de 8 horas, el resultado de este campo será de 1 persona por día, aunque solo haya empleado media jornada. Para analizar correctamente este resultado hay que valorarlo conjuntamente con el rendimiento del personal, dato que se proporciona en el campo siguiente.

-

Rendimiento Personas. Muestra el rendimiento de los recursos personales. Por ejemplo, si cada persona ejecuta una sola Tarea Personal que dura 4 horas en una jornada laboral de 8 horas, su rendimiento es del 50%.

Veamos los detalles del Grid situado en la sección inferior del panel izquierdo:

En este Grid se listan todos los objetos del diagrama con las siguientes columnas: -

Objeto. Código del objeto, precedido de la página del diagrama en donde se encuentra.

-

Nombre. Nombre del objeto. Si no cabe en la columna, se mostrarán puntos suspensivos y se podrá ver el nombre completo con el tooltip que aparece al situarse sobre él con el ratón.

-

Llegadas. Número de llegadas del flujo de corriente. Se rellenará durante la ejecución de la simulación.

-

Completados. Número de objetos completados durante la ejecución de la simulación. Se diferencia de las llegadas (campo anterior Llegadas) por dos valores: o

Si el proceso termina antes que el objeto, éste no se completará y por tanto no contará.

o

Tiene en cuenta la ejecución en paralelo de las Tareas Personales que estén configuradas para ello, es decir, si el objeto está configurado con dos ejecutores en paralelo, por cada objeto que se complete, su contador sumará dos.

-

Tiempo Total. Tiempo total de ejecución de cada objeto durante la simulación.

-

% Tiempo. Porcentaje del tiempo de ejecución de cada objeto relativo al total de procesos completados.

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-

Alertas. Muestra en color Naranja los objetos que han entrado en Alerta al no haber sido completados dentro del tiempo indicado en su configuración.

-

Alarmas. Muestra en color Rojo los objetos que han entrado en Alarma al no haber sido completados dentro del tiempo indicado en su configuración.

-

Personas / Día. Muestra los recursos personales diarios necesarios para la ejecución de cada objeto durante la simulación. Al tratarse de personas no muestra decimales, por ejemplo, si una determinada tarea de 4 horas de duración se ejecuta una sola vez al día por una sola persona en una jornada de 8 horas, el resultado será de 1 persona por día, aunque solo haya empleado media jornada. Para analizar correctamente este resultado hay que valorarlo conjuntamente con su rendimiento, dato que se proporciona en el campo siguiente.

-

Rendimiento Muestra el rendimiento porcentual de los objetos ejecutados por personas. Por ejemplo, si una persona ejecuta una sola Tarea Personal que dura 4 horas en una jornada laboral de 8 horas, su rendimiento es del 50%.

-

Coste (€). Se calculará automáticamente con el coste de cada objeto durante la ejecución de la simulación.

En la última columna se muestra un icono con el estado de la configuración de cada objeto: -

-

Un guion medio ‘ ‘ indica que el objeto no dispone de ninguna configuración específica para la simulación.

-

El signo de admiración en rojo -

! - indica que el objeto requiere configuración. Si no se configura,

la simulación se ejecutará con valores por defecto, por ejemplo:

-

o

TP, IM, EM, TS, FN y ET. No tendrán tiempo estimado de ejecución, ni costes.

o

Las compuertas DX distribuirán porcentualmente el número de salidas por igual.

o

Las compuertas DO permitirán el paso de corriente por una única salida.

o

Las compuertas CO permitirán el paso de la corriente en cada llegada de corriente.

El signo de admiración en azul -

! - indica que el objeto está parcialmente configurado para la eje-

cución de la simulación. También cambiará de rojo ( ! ) a azul ( ! ) si se entra por primera vez en la configuración de un objeto y se pulsa el botón Guardar y Salir sin realizar ningún cambio. Se mantendrán los valores por defecto comentados y el signo de admiración cambiará a azul. -

√- Este signo indica que todos los parámetros de la simulación han sido configurados.

En el panel derecho se muestra el Diagrama de la Clase de Proceso:

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9.1.1 Configuración de Objetos La configuración de los objetos de la Clase de Proceso para la ejecución de la simulación se realiza pulsando sobre cada uno de los objetos, tanto desde el Grid como desde el propio Diagrama. En ambos casos se abrirá la ventana de configuración, que es específica para cada tipo de objeto:

9.1.1.1 Tarea Personal (TP) Su configuración consta de dos paneles, DISTRIBUCIONES ESTADÍSTICAS y COSTE:

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DISTRIBUCIONES ESTADÍSTICAS Dado que el tiempo en realizar un mismo trabajo es variable según las personas y/o circunstancias, la simulación estadística de AuraPortal permite aplicar cálculos probabilísticos a la duración de los objetos BPM. Es el caso de los Eventos de Mensaje de Inicio (IM) e Intermedio (EM) y las Tareas Personales (TP) y de Sistema (TS). Para ello, AuraPortal pone a disposición las Distribuciones Estadísticas más utilizadas y que cubren prácticamente todas las posibilidades de simulación necesarias. Están agrupadas en cuatro secciones según la naturaleza de su distribución (VALOR FIJO, CONTINUAS, DISCRETAS y DESCONOCIDAS). En la pantalla de configuración de una Tarea Personal (TP) (imagen anterior) seleccione la distribución deseada y rellene sus opciones. Veamos a continuación, los detalles del VALOR FIJO:

VALOR FIJO Esta opción se utiliza cuando la duración es conocida de antemano con valor fijo y por tanto sin desviaciones. Por ejemplo, si se ha comprobado que la duración de una Tarea de Sistema (TS) es siempre de 15 segundos, se utilizará la opción Valor Fijo y así todas las ejecuciones de esa tarea en todos los procesos durante la simulación consumirán el mismo tiempo de 15 segundos, sin variaciones estadísticas. Los paneles de configuración son PARÁMETROS y CRONOMETRÍA: -

PARÁMETROS. En este caso el único parámetro de configuración es la Media, en donde hay que introducir el tiempo medio estimado de duración del objeto que se desea para la ejecución de la simulación. Los datos se introducen en las casillas Meses, Días, Horas, Minutos y Segundos (30 minutos en la imagen siguiente):

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Si se indican valores superiores al contexto del campo, se recalcularán automáticamente en el campo siguiente. Por ejemplo, si se indican 70 minutos, automáticamente se convertirán a 1 hora y 10 minutos. En los campos Días y Horas, el cálculo se basará en los valores de Horas por día y Días por mes. De esta manera, si se escriben 16 horas y en Horas por Día está limitado a 8, automáticamente se convertirá a 2 días. Nota. Por defecto todos los objetos tienen una duración mínima de 1 segundo durante la ejecución de la simulación. Este tiempo puede modificarse en los Mensajes de

Inicio (IM) e Intermedio (EM), Eventos de Tiempo (ET), Tareas Personales (TP) y Tareas de Sistema (TS). En los demás objetos no se puede modificar por lo que siempre contarán 1 segundo. Este es el caso de las Compuertas (CA, CX, CO, DA, DX, DO), Colectores (CL), Subproceso-Comprimido (SP) y Evento de Fin de Subproceso. -

CRONOMETRÍA. En la sección de cronometría se pueden determinar Alertas y Alarmas para controlar que los objetos se terminen antes de un determinado tiempo desde el inicio del proceso:

o

Alerta. En el campo Alerta se indica el tiempo máximo aceptado desde el inicio del proceso antes de saltar el aviso (1 Hora en la imagen). En la ejecución de la simulación se mostrará un contador de color Naranja numerando los objetos que se terminen posteriormente al tiempo indicado.

o

Alarma. En el campo Alarma se indica el tiempo máximo aceptado desde el inicio del proceso antes de saltar el aviso (1 hora y 15 minutos en la imagen). En la ejecución de la simulación se mostrará un contador de color Rojo numerando los objetos que se terminen posteriormente al tiempo indicado.

Todos los detalles de la configuración de las demás distribuciones están desarrollados en el apartado DIS-

TRIBUCIONES ESTADÍSTICAS más adelante en este documento. COSTE En el panel COSTE de las Tareas Personales (en la imagen siguiente), se pueden indicar valores para controlar el coste del personal destinado a su ejecución con dos parámetros, Ejecución y Coste/Ejecutor:

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-

Ejecución. Se puede definir si el objeto va a tener una ejecución en paralelo por parte de varios empleados a la vez o no. En los atributos para la ejecución real de la Tarea, esta configuración de la simulación corresponde con la asignación de un Grupo de Empleados Paralelo como Ejecutor. Cuando la corriente llegue al objeto, cada uno de los usuarios pertenecientes al Grupo recibirá una tarea. Nota. En el caso de que el Grupo de Empleados sea Exclusivo, la Tarea solo la ejecuta uno de los integrantes del Grupo, no todos como el caso de Grupo de Empleados Paralelo.

-

Coste/Ejecutor. El coste por ejecutor se puede indicar tanto por día laboral como por mes, según se desee. Con cualquiera de los dos que se elija el sistema calculará los costes durante la ejecución de la simulación.

9.1.1.2 Mensaje de Inicio (IM) La ventana de configuración de los parámetros para la simulación de los Mensajes de Inicio (IM) de proceso es la siguiente:

Para ver detalles de los posibles valores a configurar, dirigirse al apartado correspondiente a la configuración de la Tarea Personal (TP) descrita antes en este documento. Nótese que en la configuración del Mensaje de Inicio no se indican Alertas, ni Alarmas, ni Ejecución paralela.

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9.1.1.3 Mensaje Intermedio (EM) La ventana de configuración de los parámetros para la simulación de los Mensajes Intermedios (EM) de proceso es la siguiente:

La configuración de los Mensajes Intermedios (EM) es la misma que la de las Tareas Personales (TP) con la diferencia de que en COSTES no se puede determinar Ejecución Paralela, no procede.

9.1.1.4 Tarea de Sistema (TS) Las Tareas de Sistema no son realizadas por personas, es el Motor BPM el que se ocupa de ejecutarlas. Por ello, a efectos de la simulación, su configuración solo tiene en cuenta los valores temporales pero no los costes, ya que solo se aplican a personas:

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9.1.1.5 Compuerta DX Las Compuertas DX son aquellas que permiten una única llegada de corriente y múltiples salidas posibles pero solo una efectiva. Cuando llegue la corriente, el flujo continuará por la primera que cumpla las condiciones. A efectos de la simulación, las condiciones se basan en la distribución porcentual de sus salidas. Su configuración se basa, pues, en determinar los porcentajes en los que la corriente del proceso saldrá por cada una de ellas. La ventana de configuración es como la siguiente (ejemplo de compuerta con 4 salidas):

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Situando el cursor del ratón sobre cada uno de los cuadraditos azules que separan las salidas aparecerá una doble flecha horizontal (

). Pulsando sobre ella y arrastrando el cursor hacia la derecha o la izquierda, se

modificará el porcentaje de uso de cada salida para la simulación. Como este tipo de compuertas solo permite una salida por cada llegada de corriente, las diversas ejecuciones de la simulación irán utilizando una u otra salida según los porcentajes indicados.

9.1.1.6 Compuerta DO Las Compuertas DO son aquellas que permiten una única llegada de corriente y múltiples salidas posibles simultáneas, dependiendo de las condiciones. Cuando llegue la corriente, el flujo continuará por todas aquellas que cumplan las condiciones. A efectos de la simulación, las condiciones se basan en la distribución porcentual de conjuntos de salidas. La ventana de configuración es como la siguiente (ejemplo de compuerta con 4 salidas, Notificar, Cálculos,

Gestión y Administración):

En el ejemplo mostrado en la imagen se puede ver cómo se han creado 3 conjuntos de condiciones con los siguientes porcentajes: -

El 50% la corriente continuará por todas las salidas a la vez (Notificar, Gestión, Cálculos y Adminis-

tración). -

El 25% la corriente continuará solo por las salidas Notificar y Administración.

-

El 25% continuará solo por Notificar.

El total de todos los conjuntos tiene que sumar 100%.

9.1.1.7 Compuertas CO Las Compuertas CO son aquellas que permiten múltiples llegadas de corriente y una única salida, que solo se hará efectiva cuando llegue la corriente de todas las llegadas que cumplan las condiciones establecidas.

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A efectos de la simulación, lo único que hay que determinar es el número de llegadas esperadas. La ventana de configuración es como la siguiente (ejemplo de compuerta con 2 llegadas):

Basta con indicar el número de llegadas esperadas en la casilla Número de llegadas.

9.1.1.8 Evento de Fin Los Eventos de Fin (de Proceso y Subproceso) permiten la configuración de Alertas y Alarmas en los mismos términos ya vistos anteriormente:

9.1.1.9 Evento de Tiempo Los Eventos de Tiempo permiten la configuración del tiempo en el cual estará detenida la corriente a partir de su llegada al objeto, incluyendo distribuciones estadísticas.

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9.1.1.10 Objetos que no requieren configuración Los objetos que no requieren configuración para la simulación son los siguientes: -

Compuertas DA. La corriente continua por todas las salidas a la vez.

-

Compuertas CA. El Motor BPM espera la corriente de todas las llegadas para poder continuar.

-

Compuertas CX. El flujo continúa cada vez que llega una corriente.

-

Colector. Igual que la CX, el flujo continúa cada vez que llega una corriente.

-

Evento IS. El inicio de un Subproceso no requiere configuración pues su única acción es el paso de la corriente al interior el Subproceso.

-

Evento EL. Los eventos de Enlace no requieren configuración, pues su única función es dejar pasar la corriente al Evento EL destino.

9.1.2 Distribuciones Estadísticas Dado que el tiempo en realizar un mismo trabajo es variable según las personas y/o circunstancias, la simulación estadística de AuraPortal permite aplicar cálculos probabilísticos a la duración de los objetos BPM. Es el caso de los Eventos de Mensaje de Inicio (IM) e Intermedio (EM) y las Tareas Personales (TP) y de Sistema

(TS). Para ello, AuraPortal pone a disposición las Distribuciones Estadísticas más utilizadas y que cubren prácticamente todas las posibilidades de simulación necesarias. Están agrupadas en cuatro secciones según la naturaleza de su distribución: -

VALOR FIJO. Duraciones conocidas de antemano con valor fijo y, por tanto, no susceptibles de sufrir desviaciones. Por ejemplo, si se ha comprobado que la duración de una Tarea de Sistema (TS) es siempre de 15 segundos, se aplicará como Valor Fijo para que todas las ejecuciones de esa tarea en todos los procesos durante la ejecución de la simulación consuman el mismo tiempo de 15 segundos, sin variaciones estadísticas.

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-

CONTINUAS. Función de distribución Continua, es decir, que los resultados pueden ser cualesquiera dentro de los parámetros indicados, como por ejemplo la duración de un trabajo realizado por personas. Así como la duración de alguna Tarea de Sistema puede ser fija, en los casos que hay intervención humana (por ejemplo en las Tareas Personales (TP) y los Eventos de Inicio (IM) e Interme-

dio (EM) la duración no es siempre la misma, depende de variaciones que pueden ser reflejadas con las Distribuciones Continuas. Dentro de este grupo están las Distribuciones Erlang, Normal, Exponencial Negativa, Gamma, LogNormal y

Weibull:

-

DISCRETAS. Las funciones de distribución Discretas son aquellas cuyos valores tienen un número determinado, no puede ser cualquiera. Por ejemplo, si las salidas de materiales de almacén se concentran en una única salida de camión al día, los posibles resultados son números enteros, 1 día, 2 días, 3 días, … Y si la preparación de un paquete termina un minuto más tarde de la salida del camión, se contará un día entero más hasta la salida del siguiente camión.

Dentro de este grupo están las Distribuciones Binomial y Poisson:

-

DESCONOCIDAS. Este es el caso cuando hay distribución estadística pero su curva es desconocida. Se contemplan las Distribuciones Uniforme y Triangular:

Para configurar la Distribución Estadística de un objeto, pulse sobre el objeto en el diagrama o en el Grid del Panel izquierdo de la ventana de Simulación y se abrirá su ventana de configuración. Veamos con más detalle cada una de las Distribuciones.

9.1.2.1 Valor Fijo Esta opción se utiliza cuando la duración es conocida de antemano con valor fijo y por tanto sin desviaciones. Todos los detalles de esta opción han sido descritos en la configuración de las Tareas Personales (TP), más arriba en este documento.

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9.1.2.2 Distribución Erlang La Distribución Erlang es la que mejor suele reflejar los trabajos realizados por personas, donde los tiempos se distribuyen de manera asimétrica con respecto al valor más probable, dando preferencia a los tiempos alargados frente a los tiempos acortados, que es el caso de las ejecuciones de los objetos de los diagramas de procesos. Dicho de otra manera, si se considera que el tiempo medio más probable de realización de una tarea es de, por ejemplo, 1 hora, con una desviación de ±15 min, lo normal suele ser que haya más casos superiores a 1 hora que inferiores, es decir que la curva de resultados sea asimétrica, tal como se refleja en la gráfica que la representa:

-

PARÁMETROS. Los parámetros de configuración de la distribución Erlang son la Media, y la Pendiente (k): o

Media. Se introduce el tiempo medio estimado de duración del objeto en las casillas Meses, Días, Horas, Minutos y Segundos.

o

Pendiente (k). Con este parámetro se determina la amplitud de valores distribuidos. Cuando mayor sea el valor más concentrados estarán los resultados. En general se utilizan valores enteros entre 1 y 5, siendo el más usado k=3. Nota La ley Erlang engloba la ley Exponencial Negativa haciendo k=1 y engloba

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la ley Gamma haciendo Pendiente = k y Escala = Media/k. Sus resultados son prácticamente los mismos que los de las leyes Weibull y Lognormal. Cuando la determinación de los parámetros Media y Pendiente (k) es poco fiable, puede utilizarse la ley Normal con sus correspondientes límites para simular el efecto asimétrico que caracteriza la ley Erlang. -

EQUIVALENCIAS. En el panel de equivalencias se muestran los valores Media y Desviación Estándar que corresponden a los parámetros introducidos. Son calculados automáticamente y sirven para orientar en la elección de los parámetros adecuados de cada escenario.

-

o

Media. En Erlang siempre coincidirá con el parámetro Media introducido antes.

o

Desviación Estándar. Se trata de la desviación estimada sobre el valor medio. En el ejemplo de la imagen, se han determinado 15 minutos, es decir, un desvío de ± 15 minutos sobre la hora introducida como Media.

LÍMITES. Además de los parámetros introducidos es posible determinar límites, tanto por debajo de la Media como por encima:

Ejemplos típicos de estos límites son los siguientes: o

Límite inferior. Imaginemos que dadas las características de un trabajo se sabe que no es posible realizarlo en menos de un determinado tiempo. Este será su Límite Inferior. Si no se indica, será cero (0).

o

Límite superior. Un ejemplo de un límite superior podrían ser transacciones de compraventa, donde el trabajo a realizar puede ser todo lo rápido que sea capaz el operador, unos pocos segundos, pero en ningún caso debe superar un tiempo máximo determinado. Este será su Límite Superior. Si no se indica no habrá límite, tenderá a infinito (∞).

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9.1.2.3 Distribución Normal La Distribución Normal (ley Laplace-Gauss) es una de las distribuciones de probabilidad que más se ajusta a los hechos reales y se representa mediante una curva muy conocida, que por su forma suele llamarse campana de Gauss:

El punto azul de la imagen en la parte más alta del gráfico representa la Media, o tiempo medio estimado de duración del objeto. En el eje horizontal se muestran los diferentes registros de tiempo de duración del objeto y en el vertical el número de veces que el objeto se ejecuta durante la simulación. A medida que nos alejamos de la Media, disminuye su probabilidad. Como distribución simétrica que es, los valores por encima y debajo de la Media se distribuyen por igual, no como en la distribución Erlang, en donde prevalecen los valores superiores. Así como gran parte de los trabajos realizados por personas se ajustan más a la distribución Erlang, también los hay en los que es más adecuado una distribución simétrica como la Normal. Por ejemplo, la duración de llamadas de marketing a posibles clientes no necesariamente tienen una tendencia asimétrica. -

PARÁMETROS. Los parámetros de configuración de la distribución Normal son la Media, y la Distribución Estándar:

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o

Media. Se introduce el tiempo medio estimado de duración del objeto en las casillas Meses, Días, Horas, Minutos y Segundos.

o

Desviación estándar. Se trata de la desviación estimada sobre el valor medio. En el ejemplo de la imagen anterior, se han determinado 10 minutos, es decir, un desvío de ± 10 minutos sobre 30 minutos de media. La desviación queda representada en la gráfica con la letra griega  y marca el punto de inflexión en el que la curva empieza a aplanarse por ambos lados:

-

EQUIVALENCIAS. En la distribución Normal, las equivalencias coinciden con sus parámetros:

-

LÍMITES. Igual que en todas las distribuciones, además de los parámetros introducidos es posible determinar límites, tanto por debajo de la Media como por encima:

Cuando en la distribución Normal se establecen límites, suele denominarse distribución Normal

Truncada. La Ley Normal de Distribución o ley de Laplace-Gauss es una de las más importantes de todas las distribuciones de probabilidad porque refleja un gran número de fenómenos reales. Fue observada por primera vez por Abraham de Moivre en 1733 y desarrollada posteriormente por Gauss en 1774 y Laplace en 1812 y se representa mediante una curva muy conocida por su forma de campana que se muestra en la siguiente figura.

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Para los no iniciados en análisis estadísticos es prudente aclarar que en la curva que representa la distribución normal, la distancia desde el valor central hasta el punto de inflexión (cambio de curvatura) de la curva se denomina Desviación Típica (Standard Deviation) y se representa por la letra griega sigma (). La desviación típica es una medida de la dispersión de los valores representados. Cuanto mayor es  más aplanada es la curva y más dispersos están los valores. La probabilidad de que un valor al azar de la población estudiada se encuentre entre dos límites dados (A y B) lo da la ‘densidad de probabilidad’ que es el área comprendida entre la curva y las líneas verticales que determinan dichos límites como se muestra en la siguiente figura.

El área delimitada entre los valores A y B es la medida de la densidad de probabilidad, y se calcula mediante la fórmula:

En donde la función P(x) tiene una formulación algo compleja que no es necesario exponer aquí. En este tipo de Distribución, la probabilidad de alejamiento de la Desviación Típica () es la siguiente:

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50%

± 0,68 

95%

± 1,96 

99%

± 2,58 

99,8%

± 3,08 

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Los valores de la densidad de probabilidad de la zona de la curva comprendida entre + y - es igual para todas las distribuciones que siguen la Ley Normal y es un área que representa el 68,26% de los valores medidos. Esto quiere decir que en toda distribución estadística que siga la Ley Normal, el 68,26% de los valores del conjunto están comprendidos en el área delimitada por la curva y las líneas verticales distanciadas + y - del valor central. Si se considera el área comprendida entre +2 y -2 entonces la densidad de probabilidad llega al 95,44% y al 99,7% en el caso de +3 y -3.

9.1.2.4 Distribución Exponencial Negativa La Distribución Exponencial Negativa es una distribución asimétrica que se basa en la distribución estadística de Poisson, pero tomando como variable aleatoria el tiempo que tarda en producirse un hecho. Sus aplicaciones son parecidas a las de la ley Erlang explicada antes, haciendo la Pendiente (k) = 1.

-

PARÁMETROS. En la distribución Exponencial Negativa, el único parámetro de configuración es la Media:

Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.5 Distribución Gamma Distribución continua asimétrica, con aplicaciones similares a la distribución Erlang:

-

PARÁMETROS. En la distribución Gamma, los parámetros son la Escala y la Pendiente:

La Pendiente permite decimales. Es equivalente a la distribución Erlang haciendo Pendiente=k y Escala=Media/k. Si se desconocen los valores adecuados, ver equivalencias en el panel correspondiente. Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.6 Distribución LogNormal Distribución continua asimétrica de aplicaciones parecidas a la distribución Erlang en algunos escenarios:

-

PARÁMETROS. En la distribución Gamma, los parámetros de configuración son Posición y Dispersión:

Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.7 Distribución Weibull Distribución continua asimétrica de aplicaciones parecidas a la distribución Erlang en algunos escenarios. Equivale a la distribución Exponencial Negativa haciendo Pendiente = 1.

-

PARÁMETROS. En la distribución Weibull los parámetros son la Escala y la Pendiente:

La Pendiente permite decimales. Si se desconocen los valores adecuados, ver equivalencias en el panel correspondiente. Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.8 Distribución Binomial Distribución discreta aplicable a número de valores correctos frente a pruebas realizadas:

-

PARÁMETROS. En la distribución Binomial, los parámetros son Pruebas y Probabilidad:

La Probabilidad permite decimales entre 0 y 1. Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.9 Distribución Poisson Distribución discreta aplicable a número de valores correctos frente a pruebas realizadas:

-

PARÁMETROS. El único parámetro en la distribución Poisson es la Media:

Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.10 Distribución Uniforme Este es el caso cuando hay distribución estadística pero su curva no es desconocida:

-

PARÁMETROS. En la distribución Uniforme los parámetros son Valor Mínimo y Valor Máximo:

Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.2.11 Distribución Triangular Es un caso de distribución desconocida que sólo se utiliza cuando la única información que se posee es la referente a los límites de las mediciones y el valor más probable de la medición:

-

PARÁMETROS. En la distribución Triangular se manejan tres parámetros, la Media, el Valor Mínimo y el Valor Máximo:

Los paneles EQUIVALENCIAS, LÍMITES y CRONOMETRÍA son los mismos ya explicados anteriormente en las Distribuciones de Valor Fijo, Erlang y Normal. Consulte los apartados correspondientes más arriba en este documento para ver todos los detalles.

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9.1.3 Ejecución de la Simulación Estadística Una vez se han configurado todos los parámetros deseados para la simulación, proceder con su ejecución pulsando el botón Ejecutar

situado en la barra de acciones:

Durante la ejecución de la simulación se irán rellenando el Grid y el Diagrama con los resultados:

En cualquier momento se pueden ocultar los contadores del Diagrama pulsando sobre el botón

situado en la parte superior del Diagrama, y volver a pulsarlo para mostrarlos de nuevo.

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9.1.4 Análisis de resultados Los objetivos de la simulación estadística de AuraPortal son la detección de ‘Cuellos de botella’ y la cuantificación de tiempos, recursos y costes implicados. Dependiendo de la complejidad del proceso en estudio, el análisis de los resultados de la simulación puede requerir múltiples ejecuciones con diferentes parámetros y aunque el número de ejecuciones pueda ser elevado nunca será un problema con la simulación estadística de AuraPortal porque puede simular años de trabajo en unos pocos segundos. Los posibles ‘Cuellos de Botella’ se analizan desde varios puntos de vista: -

Número de objetos completados comparados con las llegadas de corriente. Dependiendo del escenario, puede desearse que los objetos a los que llegue la corriente tengan tiempo suficiente para ser completados antes de que el proceso termine por otra parte del Diagrama. La Simulación Estadística de AuraPortal proporciona información de la diferencia entre el número de corrientes llegadas y objetos completados.

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Cronometría de los objetos completados. Dentro de los objetos que se han completado, se ofrecen los resultados de los que han terminado en tiempo de Alarma, Alerta o dentro del tiempo esperado.

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Ocupación porcentual de los objetos. También será valioso ver el consumo de tiempo porcentual de todos los objetos dentro del proceso para ver en dónde se están empleando más tiempo y recursos.

Durante la ejecución se han ido rellenando los valores y cálculos resultantes en el Grid y Diagrama. Analizando, por ejemplo, la última imagen, llama la atención lo siguiente:

En el panel superior-izquierdo: -

COSTE RECURSOS PERSONALES – Desviación. De los 10.000 € previstos de coste, hay una desviación de 12,383.56 €.

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COSTE RECURSOS PERSONALES – Rendimiento Personas. El rendimiento de las personas está en 19.96 %, muy lejos del óptimo 100%.

En el Grid: -

1.TP.6. De las 1000 1.TP.6 completadas, 318 han superado el tiempo de Alerta y 299 el de Alarma.

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1.TP.8. Las 299 1.TP.8 completadas han superado el tiempo de Alerta.

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Rendimiento. Nótese que todos los valores están en rojo y la mayoría lejos del óptimo 100%.

En el Diagrama: Durante la ejecución de la simulación, los objetos que reciben corriente se iluminan con distintos colores según su cronometría. Veamos varios ejemplos: Verde cuando el objeto termina dentro del tiempo previsto. Dentro de cada objeto se muestra el contador de elementos completados según su cronometría, en este caso:

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Ninguno se ha completado en tiempo de Alarma. Ninguno se ha completado en tiempo de Alerta.

127 se han completado dentro del tiempo previsto. Naranja cuando el objeto se ha completado en tiempo de Alerta. En esta imagen: Ninguno se ha completado en tiempo de Alarma.

30 se han completado en tiempo de Alerta. Si algún objeto ha entrado en Alerta se mostrará de color naranja aunque haya objetos completados dentro del tiempo esperado.

410 se han completado dentro del tiempo esperado. Rojo cuando el objeto se ha completado en tiempo de Alarma. En esta imagen: Se muestra una Tarea Personal seguida de un Evento de Fin, ambos con el mismo resultado:

243 se han completado en tiempo de Alarma. Si algún objeto ha entrado en Alarma se mostrará de color rojo aunque haya objetos completados dentro del tiempo previsto o en Alerta. Ninguno se ha completado en tiempo de Alerta.

477 se han completado dentro del tiempo previsto. En los objetos que no tienen cronometría se muestra el contador de pasos de corriente. Este es el caso de las Compuertas, Eventos

de Enlace, Subprocesos comprimidos y Fin de Subprocesos. Como ya se ha comentado anteriormente, los objetos que no tienen cronometría específica contarán 1 segundo durante la ejecución de la simulación, excepto el Evento de Fin de Proceso que no cuenta nada.

Una vez finalizada la simulación se activará el botón Tablas y Gráficos en la barra de acciones:

Pulsando sobre él se abrirá una ventana con todos los detalles de los resultados, los ya mostrados en otras gráficas:

General: La pestaña General muestra los mismos datos vistos en ejecución de la simulación, con la posibilidad de exportarlos a fichero con formato PDF:

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En el campo Descripción escribir lo deseado para que pase al documento PDF. En las siguientes pestañas se muestran gráficas de análisis de los resultados obtenidos:

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Llegadas/Completados: En la pestaña Llegadas/Completados se muestran gráficas de barras que comparan el número de llegadas de corriente a los objetos con los que realmente han podido ser completados. Si hay procesos que se completan antes que algunos de los objetos a los que les ha llegado corriente, será mayor el número de llegadas que el número de completados.

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Cronometría: En esta pestaña se comparan los tres parámetros de la cronometría de los objetos, los que se han completado en tiempo de Alarma, de Alerta y A tiempo (dentro del tiempo esperado).

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Tiempo Ejecución Objetos (%): En esta pestaña se muestra una gráfica distribuyendo proporcionalmente la duración de los objetos en el total de los Procesos:

9.2 SIMULACIÓN REAL AuraPortal ofrece, además de la Simulación Estadística, Simulación Real. En contraste con la simulación estadística, la simulación real que ofrece AuraPortal está al alcance inmediato, no solo de los diseñadores de los procesos sino también de los directivos y los analistas de negocio, pues pueden realizar simulaciones de manera fácil sobre procesos en marcha en entornos de trabajo real. La potencia de la simulación real que ofrece AuraPortal se basa en dos características importantes. Por una parte, por la posibilidad de intercambiar los modos ‘Entorno Desarrollo’ y ‘Entorno Pruebas’ del diseño de los procesos cuantas veces se necesite. Por otra, por la enorme flexibilidad disponible en la modificación del diseño de los procesos, tanto a nivel de Diagrama como de atributos de los objetos, que permite hacer mejoras, ajustes y correcciones en cualquier momento de forma muy rápida. Combinando ambas posibilidades se puede enfocar la simulación real de dos maneras:

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Ejecución rápida

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Ejecución en producción

9.2.1 Ejecución rápida Este procedimiento consiste en utilizar los propios procesos reales en el Entorno de Pruebas que AuraPortal ofrece y hacerlos funcionar provisionalmente en ‘formato rápido’. La forma de implementar este tipo de simulación dependerá del escenario, pero valgan los siguientes ejemplos para entender su alcance: -

Ejemplo 1. Variación de los Ejecutores. Un workflow complejo que afecte a un número elevado de usuarios distintos, puede analizarse alterando la identidad de los ejecutores de manera que sólo una o dos personas puedan estar recibiendo y ejecutando todas las tareas que corresponderían a un número elevado de ejecutores. Ello permite comprobar los hilos de ejecución de los procesos, determinando el consumo real de tiempo de cada tarea y comprobar su idoneidad. Los resultados obtenidos son un fiel reflejo de lo que realmente ocurrirá cuando el proceso sea ejecutado en producción real y todo puede probarse de antemano sin riesgo y con la máxima exactitud, con solo la participación de una o dos personas.

La forma de modificar la identidad de los ejecutores dependerá del diseño de cada caso, pero puede ser tan sencilla como la sustitución temporal (mientras dura la simulación) de los usuarios pertenecientes a los Ro-

les (Singulares y Genéricos en el caso de los empleados y Perfiles de Cuenta en el caso de Externos e Invitados). -

Ejemplo 2. Variación del Diagrama. Si se desea verificar solo una parte de un Diagrama, a la que es difícil o lento llegar con la ejecución normal desde el inicio del proceso, bastará con añadir una

Compuerta DX cerca del IM, seguida por un Evento de Enlace ‘origen’, para que, en cuanto empiece el proceso, la corriente siempre fluya directamente hasta al punto deseado del Diagrama, en donde a su vez se colocará el correspondiente Evento de Enlace ‘destino’ seguido de un Colector o una

Compuerta CX. Con estos cambios temporales en el diagrama se facilitan mucho las pruebas de simulación real en escenarios complejos, pudiendo iniciar sucesivos procesos para llegar rápidamente a la parte del Diagrama motivo de comprobación. Nota. En caso de que para hacer estas pruebas se necesiten valores que normalmente se introducen desde los objetos del Diagrama que se va a omitir en la simulación, se pueden introducir provisionalmente con Tareas de Sistema INGRESA-

DOR o similares. Con estos escenarios se evidencia la ventaja comparativa de AuraPortal. En efecto, al efectuar la simulación, una vez se detecta algún error o falta de rendimiento en el proceso, o simplemente si se desea comprobar el comportamiento del mismo con distintos parámetros, tanto si afecta a las tareas de sistema, a las tareas personales o a otros objetos del diseño, este puede ser inmediatamente modificado (pasando al modo Entorno Desarrollo) y también inmediatamente probado de nuevo en ejecución (volviendo al modo ‘Entorno Pruebas’) sin necesidad de realizar ninguna programación, para así ver los resultados de la modificación… y esto puede ser hecho innumerables veces con suma rapidez.

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Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo ‘Entorno Pruebas’ al modo ‘Entorno Desarrollo’ tantas veces como se desee en sólo minutos u horas, en comparación con semanas o incluso meses como ocurre con otros sistemas BPM en los que se requiere programar las modificaciones. La simulación real puede proporcionar importantes ahorros de tiempo y coste de los trabajos de consultoría porque, no sólo cuando se realiza la implantación inicial, sino también cuando se realizan cambios en las clases de procesos, el poder ver con anticipación lo que ocurrirá en la realidad permite detectar y solucionar los problemas de diseño en un tiempo mucho más reducido.

9.2.2 Ejecución en producción En general, una vez ha finalizado el diseño de una Clase de Proceso, esta pasa al modo Entorno de Producción para que los usuarios puedan iniciar y ejecutar sus procesos con datos reales. En este modo los cambios en el diseño quedan bloqueados y la única manera de hacer modificaciones es a través de una nueva versión. Este es el funcionamiento normal previsto. Sin embargo, en algunos escenarios puede ser válido trabajar temporalmente con procesos con datos reales en el modo Entorno Pruebas. De esta manera se pueden hacer ajustes de diseño en cualquier momento antes de darlo definitivamente por concluido. Dicho de otra manera, no dar por cerrado el diseño hasta que se demuestre su idoneidad con la ejecución real de los usuarios. En este escenario, los cambios de diseño de los procesos funcionando tienen que hacerse con conocimiento suficiente de sus consecuencias para no afectar a los procesos que estén funcionando en ese momento. Nota. Los parámetros de configuración de la simulación de los Objetos se pueden incluir en el documento de exportación marcando la opción correspondiente. Consultar el capítulo sobre Exportación de este documento para más información.

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