CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
P-TH-13
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
1 DE 7
COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA
APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
P-TH-13
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
2 DE 7
1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es describir las actividades para la realización de los cobros por concepto de cuotas partes pensionales a las entidades concurrentes nacionales, departamentales y municipales que tienen a cargo el reconocimiento y pago directo de la pensión. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos y finaliza con Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes. Aplica al proceso de talento humano de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES
CUOTA PARTE: La cuota parte pensional, es el mecanismo de soporte financiero de la pensión que permite el recobro que tienen que efectuar las Cajas, Fondos de Previsión Social o la entidad reconocedora de una prestación pensional, con cargo a las entidades en las cuales el trabajador cotizó o prestó sus servicios, de conformidad con lo señalado en los Decretos 2921 de 1948, 1848 de 1969, en las Leyes 33 de 1985 y 71 de 1988, La ley 1066 de 2006, circular conjunta del Ministerio de Hacienda y Ministerio de protección social 069 del 4 noviembre del 2008 FONDOS TERRITORIAL DE PENSIONES DEL DEPARTAMENTO DEL META: Sera una cuenta especial de Inversión formados por el patrimonio generado por los aportes obligatorios de los funcionarios de una entidad. Estas entidades están encargadas de administrar los aportes destinados a cubrir los pagos de pensiones. Las pensiones han sido, tradicionalmente, un pago a un empleado jubilado o inválido o al cónyuge y descendiente de un empleado fallecido (hijo menor de edad o discapacitado). PENSIÓN: Es un derecho adquirido que brinda el estado a una persona, unos ingresos fijos de por vida; El término se suele utilizar para describir las mesadas que una persona recibe tras cumplir un tiempo establecido por ley o por casos especiales igualmente establecidos en la legislación colombiana.
4. RESPONSABLE Asesor Oficina de pasivos prestacionales Profesional Universitario
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
P-TH-13
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
3 DE 7
5. DESARROLLO No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
2
3
Profesional Universitario
Revisar cada una de las carpetas de los pensionados activos, para establecer cuales tienen cuotas partes por cobrar.
Establecer las cuotas partes por cobrar
Profesional Universitario
Generar e Imprimir listado general que contiene el nombre de los pensionados, el porcentaje de la cuota parte y las entidades concurrentes.
Generar e Imprimir listado de pensionados
Listado de pensionados
Realizar la liquidación por cada una de las entidades mediante archivo de excel, de acuerdo al porcentaje de la cuota parte por cobrar, de manera individual por cada pensionado e Imprimir.
Liquidar la cuota parte por cobrar
Archivo de Excel de liquidación
Profesional Universitario
Profesional Universitario / asesor Oficina de Pasivos Prestacionales
Elaborar Cuenta de Cobro y hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales para enviar a las respectivas entidades, mediante el formato F-TH-32 Cuenta de cobro.
5
Profesional Universitario
Buscar en el archivo físico y en la página de la Registraduria Nacional cada una de las supervivencias actualizadas de los pensionados que se relacionan en la cuenta de cobro.
6
Profesional Universitario
Anexar la certificación del banco donde indique el número de cuenta.
4
Elaborar Cuenta de Cobro
Cuenta de Cobro F-TH-32
Buscar supervivencias actualizadas
Supervivencias actualizadas
Anexar certificado de Cuenta Bancaria
Solicitud de numero de cuenta
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
No.
7
8
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Profesional Universitario
Solicitar certificado de la Tesorería Departamental que manifieste que los jubilados relacionados en la cuenta de cobro o a los sustitutos se les paga en la actualidad; o en su defecto, solicitar los valores cancelados desde la fecha de jubilación hasta las fecha del fallecimiento del jubilado.
Profesional Universitario
Elaborar oficio y enviar a la entidad con los siguientes soportes: La liquidación y cuenta de cobro, Certificado de Cuenta Bancaria, el RUT y la certificación de Tesorería. En caso de fallecimiento de alguno de los pensionados remitir el registro de defunción, la resolución de pensión de sobreviviente y copia del documento de identificación de la persona quien lo sustituye. La cuenta de cobro se envía teniendo en cuenta el formato F-TH-31 “Oficio de cobro persuasivo”
9
Auxiliar Administrativo
10
Profesional Universitario / Profesional especializado de la Secretaria Jurídica
Ingresar a la base de datos el valor cancelado. Si la entidad realiza el respectivo pago. En caso de que la entidad concurrente objete la cuenta de cobro, recibir el oficio y dar respuesta, previa revisión del profesional especializado de la Secretaria Jurídica.
P-TH-13
4 DE 7
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Solicitar certificado de la Tesorería Departamental
Solicitud de certificado
Enviar oficio con soportes para el cobro de cuota parte
Supervivencia. Cuenta de cobro Oficio de cobro persuasivo F-TH-31
Registrar en base valor cancelado
Base de Datos
Recibir oficio y dar respuesta
Oficio
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
P-TH-13
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
5 DE 7
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
11
Profesional Universitario / Profesional especializado de la Secretaria Jurídica
Elaborar y proyectar para firma del Director de Pasivos Prestacionales, la resolución constituyendo el deudor a la entidad concurrente (Titulo ejecutivo)
Elaborar y proyectar resolución
Resolución
Una vez ejecutoriada y si persiste el no pago, enviar este título valor a la unidad de ingresos para el cobro coactivo
Enviar título valor
Titulo valor
Elaborar y proyectar oficio para enviar copia de valor cancelado a Contabilidad
Oficio Remisorio
Archivar informe
Informe
12
13
14
15
Profesional Universitario
Profesional Universitario
Profesional Universitario Profesional Universitario
Elaborar y proyectar oficio remisorio, para hacer firmar del Asesor Oficina de Pasivos Prestacionales, y posteriormente remitir a la Gerencia de Contaduría con copia del valor cancelado por concepto de cuota parte, para que se realice el respectivo tramite. Archivar informe documentación soporte.
y
Actualizar archivos de años anteriores de las entidades concurrentes para organización del área de cobro de cuotas partes
Actualizar archivos
FIN
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
P-TH-13
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
6 DE 7
6. REGISTROS Registro
Responsable
Como conservarlo
Donde conservarlo
Tiempo de conservación
Resolución de otorgamiento de pensión.
Auxiliar Administrativo Dirección de pasivos prestacionales
Medio Físico en expediente pensional
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Medio Físico en expediente pensional Medio Físico en expediente pensional
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Medio Físico en expediente pensional
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Medio Físico en expediente pensional
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Según Tablas de Retención Documental
Informe y documentación soporte Oficio de cobro persuasivo F-TH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32
Auxiliar Administrativo Oficina de pasivos prestacionales Oficina de pasivos prestacionales oficina de pasivos prestacionales
Certificado de Liquidación
Disposición Final
7. HISTORIAL VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de Proceso
03
15/04/2010
04
3/08/2011
Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No. 0001 del 15 de febrero de 2010. En el procedimiento número 5.2 “Cobro de cuotas partes pensionales” se agregaron los 3 formatos codificados: Oficio de cobro persuasivo”. FTH-31 Cuenta de Cobro F-TH-32 Certificado de Liquidación F-TH33.
CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO DE COBRO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES
VERSIÓN: 06 PÁGINA:
05
15/11/2012
06
06/08/2013
P-TH-13
7 DE 7
Se realiza revisión y ajuste del procedimiento 5.1 y se agrega la actividad No 5, con respecto al procedimiento 5.2 se incluye la actividad No 12. Se realiza revisión y ajuste en la parte de los responsables de acuerdo al decreto 0460 de 2012 Estructura Organizacional.
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
