CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVICIOS DEL META

INDICE UNIDAD 19 19

Compartir Documentos

1

19.1 Exportar Como Pagina Web 19.2 Enviar Documentos Por Fax O Correo Electrónico  Avanzado: Preparar Un Libro Para Compartir 19.3 OneDrive 20 Que Es OneDrive

2 3,4 5 6 7

19.4 OneDrive Como Servidor

7,8

19.5 OneDrive Como Aplicación De Escritorio

8

21 Básico. OneDrive Frente A Servidores Similar 22 Avanzado. OneDrive En Móvil

8 9

19.6 Excel Onile

9

19.7 Excel En El Teléfono Móvil

9

19.8 Compartir Libros En La Red Privada  Compartir Varios Documentos

9,10,11 11,12

UNIDAD 19. COMPARTIR DOCUMENTOS El uso del internet se ha vuelto una herramienta muy importante para la humanidad, ya que este nos brinda tecnologías muy útiles que nos permite compartir documentos, con diferentes personas, que estén en diferentes lugares. Pero esta tecnología se puede hacer uso si se tiene internet de lo contrario no. Esta herramientas tienen una muy buenas ventajas, ya que nos permite conocer el estado de actualización de un documento, evita duplicados de documentos, facilita el acceso a la documentación y lo mejor es que si hay alguna perdida de forma local esta se encontrara en un servido, ya que en el la información no se perderá. Pero hay que tener algo muy claro al compartir un libro con otras personas hay que seguir los siguientes pasos: 19.1

EXPORTAR COMO PAGINA WEB

si ya tenemos la página web y deseamos publicar un libro es muy fácil solo lo tenemos que pasar al formato HTML de esta forma se podrá publicar, y así lo convertiremos en página web, para realizar este procedimiento hay que seguir los siguiente pasos: A. Seleccione el menú de archivo. B. Dar clic en la opción guardar como.

c. Marcar la opción en el menú central opción equipo, seleccione examinar.

d. Luego hacer clic en la opción tipo, saldrán varias opciones pero se seleccionara el tipo de página web, la cual sea la más correcta.

e. Si ya seleccionamos la opción correcta, dar clic en la opción guardar.

De esta manera se podrá publicar el libro en la página web, para que las demás personas de la red puedan tener acceso a él.

19.2

ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRONICO

Excel 2013 facilita la exportación de documentos ya sea por correo electrónico o fax. Solo hay que seguir estos pasos:  Menú Archivo

 Selecciona compartir, y hacer clic en la opción correo electrónico.

Luego de seguir estos procedimientos nos dará opciones como:

Esta opción nos da enviar una copia actual del libro. Esta opción nos permite a través de un correo electrónico enviar un enlace para la modificación del mismo libro.

quiere decir que la información no puede ser manipulada. Es un formato de Microsoft y las personas que no tienen un sistema operativo de Windows tendrán dificultades para leer el archivo.

Es enviar un archivo si no que en el formato de PDF lo que AVANZADO: PREPARAR UN LIBRO PARA COMPARTIR Para compartir el libro se debe tener en cuenta que este no tenga información oculta o algún componente no compatible. Por eso antes de compartir el libro se debe comprobar si hay problemas, para saber si el libro tiene problemas se debe realizar los siguientes pasos:

 Ir al menú Archivo, dar clic en Información

 Dar clic en la opción comprobar si hay problemas.

Se Despliega Un Menú De Opciones:

 Inspeccionar documentos

Al hacer clic en esta opción arrojara un cuadro de dialogo en el cual se debe marcar las casillas que deseemos inspeccionar.



Comprobar acesibilidad.

Nos va arrojar en el lateral derecho de la hoja activa las advertencia de los errores del documento si los tiene.

19.3

ONEDRIVE

* Comprobar compatibilidad

Al hacer clic se abrira una ventana de informacion de caracteristicas incompatibles.

Desde que el intenet se extendio de una forma masiva comenzaron a surgir una serie de programas conocidos como Programas De La Nube, los cuales se destacan por que estos programas no estan instalados al ordenador, si no que son usuarios del internet, para tener uso de este programa solo se necesita un navegador web y tener acceso a internet. ¿QUE ES ONE DRIVE? Es el sistema de almacenamiento de internet que tiene microsoft, en el cual desde cualquier dispositivo movil se puede acceder a la nube ya sea para subir o bajar archivos. Lo eficaz de One Drive nos permite trabajar el archivo en diferentes disppositivos y en distintos lugares, lo unico para acceder a este sistemas es que se debe tener internet. Una de las ventajas mas destacadas de este sistemas nos permite compartir documentos con otros usuarios, en el cual se da la posibilidad de dar permisos para modificar el archivo o solo que puedan leer.  Lo que se puede subir a OneDrive Archivos Word (docx), Excel (xlsx), power point (pptx), block de notas, fotografías, música, videos, y archivos comprimidos Zip.

 Como usar/instalar OneDrive Hay dos formas de utilizar este sistema las cuales son: *como servicio *como aplicación de escritorio.

19.4 ONEDRIVE COMO SERVIDOR Lo podemos utilizar como un servicio gratuito si lo asociamos a nuestra cuenta de correo Microsoft, sin la necesidad de instalar nada a nuestro ordenador.

Al iniciar sección en OneDrive en tu cuenta, podrá guardar todo el contenido a la nube.

SINCRONIZACIÓN Al abrir OneDrive se sincronizara automáticamente todos los archivos. De tal forma que los archivos que subas desde un ordenador lo podrás ver desde otro dispositivo, sin hacer nada más. Dependiendo de la velocidad del internet y el tamaño de los archivos estos se podrán sincronizar en solo unos segundos o demorarse bastantes minutos.

19.5

ONEDRIVE COMO APLICACIÓN DE ESCRITORIO

OneDrive se puede instalar en el ordenador, tablets o móvil en una versión de escritorio. De esta manera OneDrive se verá como una unidad más desde el explorador de archivos. Cuando no tengas acceso a internet los archivos se guardaran en él ordenador y luego cuando tengas acceso a internet este se subirá automáticamente a la nube. Si OneDrive está instalada en nuestro escritorio podremos anclarla a la barra de tareas para tener un más fácil acceso a ella.

OneDrive no es la única herramienta existente con estas características, y algunos muy similares a este.

19. BASICO. ONEDRIVE FRENTE A SERVICIOS SIMILARES OneDrive es similar a google drive, que ofrece servicios similares a los de OneDrive, en google drive se puede hacer hojas de cálculo, presentaciones de documentos, formularios y dibujos. Dropbox es una herramienta que solo ofrecen almacenamiento. La ventaja de esta herramienta es que se puede crear una cuenta con ellos con la actual cuenta de correo, bien sea Hotmail, Gmail, Outlook. 19. AVANZADO: ONEDRIVE EN MOVILES La ventaja de OneDrive es que es multiplataforma: en el cual funciona en tablets, ordenadores y móviles.  Android Unas ves instaladas esta aplicación en la tablets o Android al ingresar app OneDrive se podrá ingresar con nuestro usuario y contraseña.

 Apple

 Windows

Apple store es una aplicación OneDrive solo para dispositivos iPhone.

Para los dispositivos tablets y móviles con el sistema Windows ya vienen instalada esta aplicación.

19.6

EXCEL ONILE

Es una de las nuevas versiones de Microsoft es una versión de office 2013, es una versión gratuita que se llama office onile. Esta aplicación nos permite tener la libertad y movilidad de crear y modificar los documentos, ya no es necesario que los usuarios descarguen los archivos para modificarlos. ¿Cómo usar Excel Onile? Con nuestra cuenta Microsoft, tendremos de forma gratuita OneDrive, en el cual se podrá trabajar en la creación de documento desde la nube, usando solo el navegador. Excel Onile se puede abrir también en office. Com.

19.7

EXCEL EN EL TELÉFONO MÓVIL

Excel ahora está disponible en la app que es una aplicación office móviles para teléfonos móviles con Windows pone, Android o Iso y Tablet iPad. Office móviles es una aplicación que e instala en el móvil, en el cual puedes acceder a versiones limitadas de Word, Excel y Power Point. OneDrive puedes abrir los documentos desde cualquier dispositivo que se encuentre conectado a internet pero no es posible guárdalos en la tarjeta SD.

19.8

COMPARTIR LIBRO EN LA RED PRIVADA

No solo los documentos se pueden compartir por las herramientas que necesiten internet, hay otras formas de compartir documentos sin necesidad de internet, como lo son las redes privadas LAN, la cual es muy utilizadas en las empresas para compartir en los equipos de trabajos.

Como Compartir Documentos En Red. 

Seleccionas la carpeta que deseas compartir.

 Luego da clic derecho y selecciona la opción propiedades. te saldrá un cuadro, en el cual tendrás que seleccionar la opción compartir, y tendrás la opciones de escoger a los usuarios y dar permisos de modificación o solo lectura.

Si quieres compartir un libro Excel de una forma simultánea se debe realizar los siguientes: Da clic en revisar, luego compartir libro.

Si damos clic en la opción compartir libro, saldrá un cuadro, en el cual saldrán una lista de usuarios para permitir modificaciones, seleccionamos y aceptar.

Cuando varias personas trabajen el mismo archivo surgirá una nueva necesidad de cambios en los cual deberán ser controlados. Si en algún caso no quiere que alguna de las personas que tiene acceso al libro lo modifique y no se pierda el historial deberá protegerlo. Damos clic en la opción

en el cual se abrirá un cuadro de dialogo en el cual se debe

marcar la casilla compartir con control de cambios.

En el cual te dará la opción de protegerlo con contraseña. Si quieres controlar los cambios como tal da clic en la opción la opción que más te convenga. te saldrá una ventana con unas opciones en la cual debes elegir

19. Combinar Varios Libros. Para la combinación de varias copias Excel nos brinda una herramienta en la cual nos permite combinas los libros basados en copias de un mismo compartido.  Requisitos para combinar libros *El archivo original debe ser un libro compartido y las copias deben basarse de este.

*las copias deberán estar en la misma carpeta, pero deberán tener diferentes nombres, para que de esta manera se pueda realizar la combinación.

 Mostrar el botón comprar y combinar libros 1. Pulsamos la barra de inicio rápido, que se encuentra ubica en archivo>opciones> barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la ventana de personalizar, nos aparecerá las opciones que elegimos de la ventana izquierda, que tiene como nombre comandos disponibles.

3. En la lista de comandos disponibles elegiremos la opción comprar y combinar libros, luego daremos clic en la opción agregar.

Luego aceptar.  Comprar y combinar. El libro en el cual queremos agregar el resto de copias deberá estar abierto. 1. Clic en el botón para combinar 2. Se abrirá una ventana para elegir los archivos que vas a combinar. 3. Dar clic en Aceptar y visualizar resultados.

LINK DEL LIBRO YOUBLISHER