Excel 2000 BÁSICO

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Excel Básico Difusión Tecnológica

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Crear y abrir libros de trabajo _____________________3

Ejercicio __________________________________________ 19

Crear un libro de trabajo ____________________________ 3

Formato de una hoja de cálculo___________________ 21

Abrir un libro de trabajo existente ____________________ 3

Aplicar formatos __________________________________ 21

Guardar y cerrar libros de trabajo ____________________ 3

Alineación de datos ________________________________ 22

Para salir de Excel: _________________________________ 4

Formato a la fuente________________________________ 23

Libros de Trabajo_________________________________5

Agregar bordes, diseños y colores ___________________ 24

Funcionamiento de un libro de trabajo ________________ 5

Formato de número________________________________ 25

Personalización de las barras de herramientas _________ 5

Copiar formatos ___________________________________ 27

Desplazamiento dentro de una hoja ___________________ 6

Autoformato ______________________________________ 27

Desplazamiento en un libro de trabajo ________________ 7

Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas ______________________________________ 28

Inserción y eliminación de hojas ______________________ 8

Impresión de documentos ________________________ 29

Cambio del nombre de las hojas ______________________ 8

Preparar una página para la impresión ______________ 29

Mover y copiar hojas ________________________________ 8

Página ___________________________________________ 29

Ejercicio __________________________________________ 10

Márgenes _________________________________________ 29

Creación de una hoja de cálculo ___________________11

Encabezado / Pie de página _________________________ 30

Selección y desplazamiento dentro de una selección____ 11

Hoja _____________________________________________ 30

Introducción de datos_______________________________ 12

Presentación preliminar____________________________ 31

Creación de series__________________________________ 13

Uso de fórmulas ________________________________ 33

Ejercicio __________________________________________ 14

Fórmula con referencias____________________________ 33

Edición de una hoja de cálculo ____________________15

Fórmula con funciones _____________________________ 33

Edición dentro de una celda _________________________ 15

Sintaxis de la fórmula _____________________________ 33

Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas ____ 16

Referencias _______________________________________ 35

Búsqueda _________________________________________ 17

Referencias relativas ______________________________ 35

Revisión ortográfica ________________________________ 18 Excel Básico Difusión Tecnológica

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Referencias absolutas ______________________________ 36

Modificar un gráfico _______________________________ 44

Referencia mixta___________________________________ 36

Mostrar datos en un mapa__________________________ 46

Introducir una fórmula para calcular un valor ________ 36

Ejercicio __________________________________________ 47

Introducir referencias ______________________________ 36

Lista de datos __________________________________ 48

Análisis de datos usando funciones __________________ 37 Uso del Asistente para funciones ____________________ 38

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo __________________________________________________ 48

Trabajo con nombres _______________________________ 38

Mantenimiento de una lista ________________________ 48

Ejercicio __________________________________________ 41

Ordenar y filtrar datos _____________________________ 50

Gráficos ________________________________________42

Ejercicio __________________________________________ 52

Glosario________________________________________ 54

Creación de un gráfico ______________________________ 42

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ANTECEDENTES

Las hojas de cálculo surgen como un complemento a las herramientas de cómputo ya existentes; los Procesadores de Textos y las Bases de Datos. El prototipo de la Hoja de Cálculo se realizó en 1979 y le llamaron Visicalc. Se hicieron demostraciones del paquete y se lanzó al mercado por la compañía Personal Software en Octubre del mismo año. Visicalc fue la primera Hoja Electrónica de Cálculo y estableció las bases para las hojas que surgieron posteriormente. ¿Qué es una Hoja de Cálculo? Es un programa que reduce el tedio de realizar cálculos repetitivos si se tienen tablas de valores con columnas que hay que calcular. Por ejemplo: saldos, balances, amortizaciones, etc. El formato columna-línea es el que identifica a una Hoja de Cálculo, este formato es el que facilita el almacenamiento de listas tales como; inventarios, listas de clientes, de empleados, etc. sobre las cuales se pueden efectuar procesos de ordenamiento tanto alfabético como numérico. La estructura de una Hoja de Cálculo permite el trabajo con tablas de valores, en las que se pueden relacionar los datos de una columna con los valores de otra por medio de fórmulas, logrando con ello, que cuando se cambie un valor se recalculen todas las fórmulas que contienen ese nuevo dato, esto se realiza de manera automática. Por su versatilidad, la Hoja de Cálculo se utiliza tanto en oficinas de negocios, como en laboratorios de investigación y tareas escolares. Lo cual ha contribuido a su aceptación como una herramienta de trabajo.

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OBJETIVO

Al finalizar el curso los participantes contarán con los conocimientos básicos de Excel, para elaborar una hoja de cálculo utilizando las funciones de edición, formato, fórmulas, gráficos e impresión, así como los conceptos generales de una base de datos. Con lo que podrán utilizar el software como una herramienta en el desempeño de sus actividades.

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CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO

4.

Un libro de trabajo es un archivo de la versión 2000 de Microsoft Excel, contiene: hojas de cálculo, de gráficos y de macros.

NOTA: Es posible abrir de forma rápida un libro de trabajo al cual se ha tenido acceso recientemente, eligiéndolo en la lista ubicada en la parte inferior del menú Archivo.

Crear un libro de trabajo

Hacer clic en el botón Aceptar.

Guardar y cerrar libros de trabajo

Para iniciar el trabajo con Microsoft Excel para Windows, dar un clic

Cuando se crea un libro de trabajo, se encuentra almacenado temporalmente en la memoria de la computadora. Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe guardar periódicamente. Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en caso de que ocurra algún problema con la energía eléctrica o de otro tipo. También es conveniente guardar un archivo antes de: ♦

Imprimir o hacer un cambio importante

♦

Transferir los datos del archivo a otra aplicación

♦

Convertir los archivos a un formato de archivo diferente

♦

Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la búsqueda o la revisión ortográfica.

Guardar un libro de trabajo nuevo Para guardar un libro de trabajo por primera vez Ir al menú Archivo

en el botón de Inicio, ir al comando Programas y seleccionar Excel.

Seleccionar el comando Guardar Como

Se abre un libro de trabajo nuevo.

Escribir un nombre para el libro de trabajo. (En esta versión el nombre puede contener hasta 255 caracteres)

Estando en Excel, si se desea crear otro libro de trabajo nuevo; elegir el comando Nuevo en el menú Archivo.

Seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se va a guardar.

Abrir un libro de trabajo existente 1.

Elegir el comando Abrir del menú Archivo.

2.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se encuentra el libro de trabajo.

3.

Elegir el nombre del libro de trabajo, que se desea abrir.

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Hacer clic en el botón Aceptar (los archivos en Excel se guardan con la extensión XLS)

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Guardar cambios automáticamente Excel puede guardar automáticamente el libro de trabajo activo o todos los libros de trabajo abiertos durante un intervalo de tiempo especificado, se ejecuta como sigue: Ir al menú de Herramientas Seleccionar el comando Guardado Automático

*

Especificar con que frecuencia se desea que se guarde el trabajo.

Cerrar un libro de trabajo Para cerrar un libro de trabajo Ir al menú Archivo Seleccionar el comando Cerrar Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos Mantener presionada la tecla de SHIFT Ir al menú Archivo Seleccionar el comando Cerrar todo

Para salir de Excel: Ir al menú Archivo Seleccionar el comando Salir NOTA: Si el libro de trabajo tiene cambios que no se han guardado, el programa preguntará si se desean guardar los cambios antes de cerrar.

* Si el comando Guardado Automático no aparece en el menú Herramientas, se debe instalar la macro automática.

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LIBROS DE TRABAJO

1. Barra de título

8. Barra de tareas

2. Barra de menú

9. Etiquetas de la hoja

Funcionamiento de un libro de trabajo

3. Barra de herramientas

10. Botones para desplazar las etiquetas

4. Barra de edición o de fórmulas

11. Columna

5. Barra de desplazamiento vertical

12. Fila

6. Barra de desplazamiento horizontal

13. Celda

7. Barra de estado

14. Celda activa

En la versión 2000 de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se almacenan los datos. Cada libro se abre con 3 hojas de cálculo * , tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Dependiendo de la memoria que tenga la máquina, se pueden abrir hasta 255 hojas en un mismo libro. Un libro de trabajo esta conformado por:

Nota: Si las “Etiquetas de Hojas” no aparecen en un libro de trabajo se deberá elegir el comando Opciones del menú Herramientas, seleccionar la ficha Ver y luego la casilla de verificación “Etiquetas de Hojas”

2

1

3

Personalización de las barras de herramientas 4

Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla para incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos cambios se guardan automáticamente para que estén disponibles cuando se abra Excel.

11 13

14

5

De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas la Estándar y la de Formato. 12 6

10

8

7

9

* Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forman parte de un libro.

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Para agregar otras barras 1. Ir al menú Herramientas

Para eliminar una barra personalizada; ir al menú Herramientas seleccionar Personalizar, en el listado que aparece seleccionar el nombre de la barra y dar un clic en el botón Eliminar. Las barras incorporadas no se pueden eliminar.

2. Seleccionar el comando Personalizar 3. Dar un clic en la barra de herramientas que se desea mostrar 4. Dar un clic en el botón Cerrar

Desplazamiento dentro de una hoja

Crear barras de herramientas personalizadas

El desplazamiento en una hoja de cálculo se puede realizar con el ratón, como lo muestra la siguiente imagen,

Dar un clic en el menú Herramientas Elegir el comando Personalizar

Hacer clic en la barra

Seleccionar el botón Nueva

para avanzar o retroceder una

En el cuadro de diálogo que se muestra escribir el nombre para la nueva barra de herramientas y dar un clic en el botón Aceptar (se muestra una barra de herramientas vacía)

Arrastrar la barra

de división hacia

1.

Seleccionar la ficha Comandos

2.

Arrastrar los botones que se desea agregar en la barra de herramientas.

la izquierda para

Hacer clic

ver más de la

para avanzar

una fila o

Dar un clic en el botón Cerrar Seleccionar

Arrastrar el cuadro de

Hacer clic en el botón que d

desplazamiento o hacer clic

l

en la barra para moverse a la d

d

h

o bien por medio del teclado, como a continuación se indica: Barra de

herramient as

Descripción del

6

Teclas

Movimiento

Teclas de dirección

Una celda hacia arriba, abajo, izquierda derecha

RE PÁG

Una ventana hacia arriba o

AV PÁG

Una ventana hacia abajo

Inicio

Al inicio de la fila

CTRL + Inicio

Al inicio de la hoja

CTRL + Fin

A la última celda que contiene

Excel Básico Difusión Tecnológica

Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth datos en la hoja

Nota: Los botones de desplazamiento sirven únicamente para mostrar diferentes etiquetas. Para activar una hoja, es necesario hacer clic sobre la etiqueta de la misma.

Si se desea ir a un lugar en específico de una hoja de cálculo: 1. Hacer clic en el menú Edición 2. Seleccionar el comando Ir a 3. Escribir la referencia de la celda

O bien con el teclado:

4. Aceptar

CTRL + AV PÁG Para desplazarse a la siguiente hoja

O bien en el cuadro “Nombre” escribir una ubicación de celda o de un rango y presionar ENTER.

CTRL + RE PÁG Para desplazarse a la hoja anterior

Selección de hojas en un libro de trabajo El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para realizar diversas tareas de forma simultánea. Por ejemplo, eliminar varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.

Escribir la celda o rango i

Seleccionar una sola hoja Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa, hacer clic en la etiqueta correspondiente. También se puede utilizar el teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente sea la activa. Mantener presionada la tecla de CTRL y presionar AVPÁG o REPÁG.

Desplazamiento en un libro de trabajo

Selección de hojas adyacentes.

En un libro de trabajo es posible desplazarse rápidamente utilizando el ratón:

Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja Mantener presionada la tecla SHIFT Posteriormente hacer clic en la etiqueta de la última hoja del rango a seleccionar.

Hacer clic para desplazar las i d l

Selección de hojas no adyacentes. Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja Hacer clic para mostrar la Excel Básico i

Difusión Tecnológica

Mantener presionada la tecla de CTRL y hacer clic en las otras hojas a seleccionar.

Hacer clic en la etiqueta para 7

Después de seleccionar un grupo, aparece la palabra “[Grupo]” en la barra de títulos de la ventana activa y las etiquetas seleccionadas aparecen blancas.

seleccionar el comando Hoja de cálculo, o bien con el teclado SHIFT + F11.

Para cancelar la selección, elegir el comando Desagrupar hojas en el “Menú contextual” * de la etiqueta de la hoja.

Eliminar hojas

Seleccionar todas las hojas

Elegir el menú Edición

Para eliminar hojas:

Seleccionar el comando Eliminar hoja

Es útil seleccionar todas las hojas cuando se van a realizar tareas, como verificar ortografía, buscar o reemplazar datos que aparecen en todo el libro de trabajo.

Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el número de hojas, después ir al comando Eliminar del “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.

Para seleccionar todas las hojas de un libro, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.

Cambio del nombre de las hojas

Para cancelar la selección, hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja.

Para organizar e identificar el contenido de las hojas, se puede cambiar el nombre de las mismas, el cual puede contener hasta 31 caracteres, incluyendo espacios. Para cambiar el nombre:

Inserción y eliminación de hojas

Hacer clic en el menú Formato

Dentro de un libro de trabajo se pueden eliminar o insertar hojas. La cantidad máxima es de 255, sin embargo se puede limitar por la memoria disponible de la computadora.

Seleccionar el comando Hoja y Cambiar nombre 1.

Nota: Es posible cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo eligiendo el comando Opciones en el menú Herramientas, seleccionar la ficha General y cambiar el valor en el cuadro “Número de Hojas en un libro nuevo” teniendo un máximo de 255.

Escribir el nombre en la etiqueta

Oprimir ENTER, o elegir Cambiar Nombre del menú contextual

Insertar hojas

Mover y copiar hojas

Para insertar una hoja:

Para reorganizar las hojas de un libro de trabajo, se pueden mover dentro del mismo o bien cambiarlas a otro, de la siguiente manera:

Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta Hacer clic en el menú Insertar Elegir el comando hoja de cálculo Se pueden insertar varias hojas de cálculo al mismo tiempo. Seleccionando el número de hojas que se desean, ir al menú Insertar y

Seleccionar la hoja y arrastrarla por la fila de etiquetas, se t t iá g l

* Menú que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular. Para activar el menú contextual, dar un clic en el botón derecho del ratón sobre el elemento.

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Al soltar el botón del ratón la hoja se ll Para mover más de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son adyacentes, se insertaran juntas

Mover una hoja a otro libro de trabajo: Seleccionar la hoja u hojas que se desean mover Hacer clic en el menú Edición Elegir el comando Mover o Copiar hojas Seleccionar el libro de trabajo destino * (debe estar abierto), así como el lugar en donde se desean colocar las hojas Indicar si se desea que se haga una copia Aceptar Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el nombre de la hoja. Para copiar una hoja en el mismo libro de trabajo; seleccionar la hoja, mantener presionada la tecla de CTRL y arrastrar la hoja por la fila de etiquetas. El triángulo negro indica donde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar el botón del ratón la hoja se copia en la nueva ubicación. Nota: Cuando se copian hojas dentro de un libro de trabajo, Excel cambia el nombre de la copia de la hoja; por ejemplo una copia de la Hoja1 se convierte en Hoja1(2)

*

Libro en el que se va a copiar o mover la información.

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A otro libro de trabajo

Ejercicio ¿Qué es un libro de trabajo?

Mencione seis elementos que componen un libro de trabajo 1.-

4.-

2.-

5.-

3.-

6.-

¿Cuántas hojas puede tener un libro de trabajo?

¿Qué opciones existen para ir a un lugar específico de la hoja de cálculo? 1.2.-

¿Cómo se selecciona un grupo de hojas no adyacentes?

¿Qué procedimiento se sigue para copiar hojas? En un mismo libro de trabajo

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CREACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO Antes de introducir datos o ejecutar la mayoría de los comandos de Excel, se deben seleccionar las celdas u objetos que se desean modificar.

Selección de una fila entera

Hacer clic en el encabezado de la fila

Selección y desplazamiento dentro de una selección Siempre que se seleccionan bloques de celdas, estos son rectangulares. Los tipos de selección que se pueden hacer en una hoja son: Selección de una sola celda

Hacer clic en ella

Selección de una columna entera

Selección de un rango de celdas

Selección de celdas o rangos no adyacentes

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Hacer clic en el encabezado de la columna

Arrastrar en diagonal desde la primera celda hasta la última

Selección de toda la hoja Hacer clic en el botón seleccionar todo. Esta opción es especialmente útil cuando se desea dar un formato global, por ejemplo cambiar el tipo de letra en todo el texto de la hoja de cálculo.

Mantener presionada la tecla de CTRL mientras se hace clic en las celdas adicionales

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porcentaje, Excel cambia automáticamente el formato de la celda a un formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los números que se introducen se alinean a la derecha de la celda. Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, se mostrarán una serie de signos de número (######). Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el número, éste aparecerá en la celda.

Para desplazarse dentro de una selección.

Para introducir un número como texto aplicar el formato de texto a las celdas antes de introducir los datos. Seleccionar el comando Celdas del menú Formato, elegir la ficha Número y luego la categoría “Texto”. También se puede introducir un número como si fuera texto escribiendo un apóstrofe (‘) antes del mismo.

Presionar la tecla ENTER o TAB para desplazarse hacia abajo o hacia la derecha, y SHIFT + ENTER o SHIFT + TAB para desplazarse en la dirección opuesta.

Para introducir un número como un valor constante, seleccionar la celda y escribir el número, pueden incluir caracteres numéricos (del 0 al 9), así como cualquiera de los caracteres especiales: + - ( ) , / $ % . E e

Introducción de datos

Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas siguientes:

En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos: ƒ

Valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numérico, como una fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción, notación científica o puede ser un texto. Los valores constantes no cambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido.

♦

Se pueden incluir puntos en números como 1.000.000.

Una sola coma en una entrada numérica será considerada como una coma decimal. Los signos (+) introducidos delante de números serán ignorados.

Fórmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambian los valores de la hoja de cálculo a los que hace referencia.

Los números negativos deberán ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre paréntesis.

Texto Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete como número, fórmula, hora, fecha, valor lógico o de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea a la izquierda de la celda.

Números Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato de número General. , Que muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el formato de número entero (789), el formato de fracción decimal (7,89).

Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener hasta 255 caracteres.

Cuando puede, Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a los datos que se están introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce un número que contiene el signo de moneda o un signo de 12

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Creación de series Con el análisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de los valores iniciales seleccionados en la hoja de cálculo. Por ejemplo, se puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear series como Período1, Beneficio; Pérdida, Período2, Beneficio, Pérdida....etc.

Las celdas seleccionadas se llenan con la continuación de l i

Para lo cual hay que colocar el puntero del ratón sobre el controlador de relleno * , arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustración.

Aumentar una serie de números o fechas Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un rango de celdas que contiene valores que se identifican como una serie de números secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que se seleccionó. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de datos y sus secuencias.

Colocar el puntero del ratón sobre

Clase de datos

Selección inicial

Series extendidas

Números

10. 15

20, 25, 30, 35,...

Meses

Ene

Feb, Mar, Abr, May,....

Fechas

12/1/99

13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....

Para aumentar las series también se puede elegir el comando Rellenar del menú Edición y luego el comando Series.

Arrastrar el ratón h t

Crear una lista personalizada de llenado automático Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas de productos o nombres, se recomienda crear una lista personalizada Hacer clic en el menú Herramientas Elegir el comando Opciones

Es el pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior de la selección. Cuando se señala con el puntero este cambia a una cruz negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la característica de llenado automático.

*

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Seleccionar la ficha Lista En el cuadro “Listas personalizadas” dar un clic en la opción “NUEVA LISTA”

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Escribir la lista en el cuadro de Entradas de listas (las entradas no pueden iniciar con un número)

Ejercicio

Elegir el botón “Agregar” para guardar la lista 1.

Para introducir datos o ejecutar la mayoría de los comandos de Excel, ¿qué se debe

Aceptar.

hacer?

Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automático, elegir Opciones del menú Herramientas luego seleccionar la ficha Lista. ♦

Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro “Lista personalizada” y escribir los cambios en el cuadro “Entradas de lista”.

¿Qué es un valor constante?

Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o Retroceso. Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista en el cuadro “Listas personalizadas” y elegir el botón “Eliminar”. ¿Cómo se llena un rango de celdas con una serie?

Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas.

¿Qué procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada que contenga: Nombre, Edad, Ocupación, Domicilio y Teléfono?

Crear la lista anterior en su máquina

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EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO Dar doble clic en una celda y se muestra el punto de i ió

La información que contiene una celda, se puede modificar o cambiar escribiendo la nueva entrada sobre la existente o editando parte de la información incluida en la celda.

Edición dentro de una celda Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los comandos menú Edición, del menú contextual, o los botones de la barra de herramientas. Los principales comandos en la Edición, son: ♦

Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles * .

Para colocar el punto de inserción en la celda

Señalar con el puntero y hacer doble clic

Para seleccionar caracteres en la celda

Arrastrar a lo largo de los caracteres que se desean seleccionar

Para seleccionar una palabra en la celda

Hacer doble clic en la palabra

Copiar y mover celdas

Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles

Existe la posibilidad de cambiar la posición del contenido de las celdas copiándolas o moviéndolas a otro lugar dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja dentro del mismo libro de trabajo o a otra aplicación.

Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del punto de inserción. Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan en el Portapapeles. También se puede presionar la tecla de SUPRIMIR o RETROCESO para borrar los caracteres seleccionados.

Existen dos formas de copiar y mover celdas: Usando los comandos de Cortar, Copiar y Pegar, o

Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayoría de las acciones y comando de edición haciendo clic en los botones “Deshacer” y “Repetir” de la barra de herramientas, inmediatamente después de realizar una acción o de elegir un comando.

♦

Arrastrando con el ratón Seleccionar las celdas, elegir el comando copiar.

Selección dentro de una celda

Seleccionar una celda

Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc.

*

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Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva posición. Al moverla se desplaza su contenido y se pega en una nueva posición.

Al seleccionar el comando Pegar, la celda de destino es la esquina del área de pegado

Copiar y desplazar celdas arrastrando Un modo rápido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de cálculo es usando el ratón Copiar celdas arrastrando

Mover celdas

1.

Seleccionar la celda o rango

Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se transfieren a otra posición.

Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección

1.

Seleccionar las celdas a mover

Mover celdas arrastrando

2.

Dar un clic en el comando Cortar

Seleccionar las celdas que se van a mover

3.

Seleccionar la celda destino

Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección

Presionar la tecla de CTRL y arrastrar el borde a una nueva posición.

Dar un clic en el comando Pegar

Arrastrar a una nueva ubicación

Además de los comandos de la barra de menú y el menú contextual, también se pueden usar los botones de la barra de herramientas y las teclas del método abreviado para mover y copiar:

Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas

Función

Botón

Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de cálculo, es posible insertar, eliminar y borrar celdas, filas o columnas.

Teclas

Cortar

CTRL + X

Copiar

CTRL + C

Se pueden insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Al insertar celdas las demás se desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celdas, las celdas circundantes se desplazan para llenar el espacio vacío. Al borrar celdas lo que se borra es el contenido, las celdas quedan en blanco.

Insertar filas o columnas Pegar

Cuando se inserta una fila o columna Excel desplaza las existentes a fin de crearles un espacio.

CTRL + V

Para insertar filas: Nota: Antes de seleccionar el comando de pegar, seleccionar sólo la celda que se convertirá en la esquina superior izquierda del área de pegado.

Seleccionar el número de filas que se desea insertar

¿Qué ocurre al copiar o mover celdas?

Elegir el comando Filas

Hacer clic en el menú Insertar

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Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth Las nuevas filas se insertan arriba de la selección.

Hacer clic en el menú Edición

Para insertar columnas:

Elegir el comando Eliminar

Seleccionar el número de columnas que se desean insertar

Seleccionar la dirección (hacia la izquierda o hacia arriba) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección.

Elegir el comando Insertar

Aceptar

Dar un clic en Columnas

Borrar

Las nuevas columnas se colocan a la izquierda de las columnas seleccionadas.

Para borrar celdas

Insertar celdas en blanco:

Seleccionar las celdas que se desean borrar

Seleccionar un rango de celdas del mismo tamaño al que se desea insertar

Presionar la tecla SUPRIMIR También se pueden borrar las celdas, eligiendo el comando Borrar del menú Edición y después seleccionando Todo, Contenido, Formatos o Notas. Al borrar el contenido, se borran todas las fórmulas o datos de una celda.

Hacer clic en el menú Insertar Elegir el comando Celdas En el cuadro de diálogo Insertar seleccionar la dirección (hacia la derecha o hacia abajo) en la cual se desea que se desplacen las celdas que circundan la selección 1.

Búsqueda Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo, elegir el comando Buscar del menú Edición. Para buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas, elegir el comando Reemplazar del menú Edición

Aceptar.

Eliminar o borrar celdas Los comandos de Eliminar y Borrar celdas son diferentes Eliminan celdas

Se suprimen de la hoja de cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocultar el espacio vacío.

Borran celdas

Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.

Indicar los d t

Al dar clic en este botón, coloca la celda activa en

Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una celda, ésta dejará de existir, una fórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla y devolverá el valor de error #¡REF!. Indicar en dónde se desea

Eliminar celdas Para eliminar Seleccionar el rango de celdas que se desean eliminar

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Marcar si el dato que se busca se encuentra dentro de fó l

Buscar variaciones en una secuencia de caracteres

Muestra la opción más adecuada para corregir la palabra incorrecta

Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo de interrogación (?) que representa cualquier carácter individual y el asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres en esa misma posición. Cuando se quieran buscar asteriscos y signos de interrogación reales, procederlos de una tilde (~).

Sugerencias de otras palabras que pueden sustituir a la incorrecta Estos dos botones se utilizan cuando la palabra señalada como “incorrecta” se desea dejar así, si dentro del texto existen más palabras iguales oprimir el botón de Ignorar todo Si la palabra es incorrecta y se desea cambiar por cualquiera de las sugerencias, oprimir el botón de Cambiar, si existen más palabras similares en el texto seleccionar el botón de Cambiar todo

Revisión ortográfica Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografía de la hoja de cálculo incluyendo los valores de celda, comentarios, gráficos integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de página. No se revisarán las hojas protegidas, las fórmulas o el texto que resulte de una fórmula.

El botón de Agregar se utiliza cuando la palabra se desea incluir al Diccionario personalizado En esta lista se selecciona el nombre del Diccionario en donde se desea agregar la palabra.

Para iniciar la revisión ortográfica, ir al menú Herramientas y seleccionar el comando Ortografía, se muestra el siguiente cuadro de diálogo

Nota: Para revisar la ortografía de todas las hojas de un libro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el menú contextual de la ficha de la hoja y después hacer clic en el botón “Revisar ortografía”.

Crear un diccionario personalizado

1

2

Si se usan con frecuencia términos especializados como; nombres, siglas y abreviaturas, se recomienda agregarlos a un diccionario personalizado para evitar que el programa se detenga en cada uno de ellos durante la revisión ortográfica.

3 4

Para crear un diccionario personalizado, elegir el comando Ortografía del menú Herramientas, escribir un nombre para el nuevo diccionario en el cuadro “Agregar palabra a” y después elegir el botón “Agregar”.

5

6

7 Indica la palabra a corregir

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Ejercicio

Si se desea encontrar cierta información de la hoja de cálculo, ¿qué comando se

¿Qué comandos son de uso común para la Edición?

puede utilizar?

¿Qué ocurre cuándo se utiliza cualquiera de los siguientes comandos? Cortar: Copiar: Borrar:

¿Qué es el Portapapeles?

¿En dónde se colocan las columnas que se insertan?

¿Qué diferencia existe entre Borrar y Eliminar celdas?

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20

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FORMATO DE UNA HOJA DE CÁLCULO El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar los datos, o bien, para hacer que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva.

Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego ajustar el ancho de cualquiera de ellas.

Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o después de incorporar los datos. Por ejemplo, introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo.

Otra opción es elegir el comando Columna del menú Formato y luego cualquiera de los comandos:

Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos contenidos en la misma, lo cual permite copiarlos, modificarlos o eliminarlos de manera independiente de los datos.

♦

♦ ♦

♦

Aplicar formatos

Ajustar a la selección: Ajusta automáticamente la columna conforme a la entrada más larga Ocultar o mostrar columnas. Ancho estándar: Establecer el ancho de columna estándar para la columna seleccionada o cambiar el ancho de columna estándar para la hoja de cálculo.

Una vez seleccionada la columna, también es posible usar los comandos del menú contextual para ajustar el ancho de la columna.

Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del menú Formato o el comando Formato de celdas del menú contextual. Los formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de herramientas Formato.

Ajuste del alto de la fila Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada más alta de la misma. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando el alto en cualquiera de las filas seleccionadas, o seleccionando el comando Fila del menú Formato y luego cualquiera de las opciones:

Cambio del ancho de la columna y del alto de la fila En una hoja de cálculo nueva, todas las columnas y filas se establecen conforme al ancho estándar, lo cual se puede cambiar de acuerdo a las características del texto, estos cambios se efectúan en todas o algunas de las filas y/o columnas de la hoja.

♦ Alto para establecer un alto en puntos, desde 0 hasta 409. ♦ Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste automáticamente a la letra más alta de la selección.

Ajuste del ancho de una columna La siguiente imagen muestra la forma de cambiar el ancho de la columna mediante el ratón. Ajustar el ancho de la columna arrastrando o

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Ancho: Establecer un ancho de columna numérico.

♦ Ocultar y mostrar.

21

Ajustar el alto de la fila arrastrando el borde

Alineación de datos La siguiente ilustración muestra algunos ejemplos de alineación de celdas:

Centrada en la celda

Centrada en la celda

Alinea ió

Centrad o en varias

Alinea ción Alinea ción

Al iniciar el trabajo con una hoja de cálculo todas las celdas tienen el formato de alineación general; los números se alinean a la derecha, el texto a la izquierda y los valores lógicos y de error al centro. La forma más fácil de alinear el contenido de las celdas es usando los botones de la barra de herramientas Formato. Aumentar sangría Disminuir sangría Alineación izquierda

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Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth Orientación: establece la proporción de giro del texto en la celda seleccionada.

Alineación centrada

1. Alineación derecha

Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño de los caracteres de forma que todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del carácter se ajusta de forma automática.

Alineación justificada

Ajusta el texto que contiene la celda, en varías líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del texto.

Combinar y centrar Para alienaciones diferentes a las ubicadas en la barra de herramientas, usar el comando Celdas del menú Formato, o bien, el comando Formato de celdas del menú contextual. Seleccionar la ficha Alineación y elegir las opciones que se desean. 1

2

Combinar celdas: combina dos o más celdas seleccionadas en una sola, tanto vertical como horizontalmente.

Formato a la fuente Con el fin de destacar la información que contiene la hoja de cálculo, se puede cambiar la fuente, el tamaño, el estilo y el color de los datos, tanto al contenido de una celda como a caracteres individuales, utilizando la barra de herramientas formato.

3

Cuadro de fuente

Cuadro tamaño de 6

Botones de estilo de

5

Botón color de 4

o, bien en el comando Celdas del menú Formato, seleccionar la ficha Fuente, marcar las características que se desean. En las celdas que contienen texto, los caracteres individuales pueden usar formatos de fuentes diferentes. En las celdas que contienen fórmulas y valores, todos los caracteres usan los mismos formatos de fuentes. Para asignar formato a caracteres individuales de una celda, hacer doble clic en la misma, o hacer clic en la barra de fórmulas y seleccionar los caracteres, las palabras completas o los grupos de palabras. A continuación usar los botones de la barra de herramientas de formato o bien en el menú Formato.

Alineación del texto: cambia la alineación horizontal y vertical del contenido de la celda. Sangría: aplica una sangría izquierda al contenido de las celdas seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un carácter.

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Agregar bordes, diseños y colores

El ocultar las líneas de división en una hoja, permite destacar los bordes, el subrayado doble y el sombreado.

Excel ofrece una amplia variedad de tipos y anchos de bordes, diseños y colores que se pueden usar para crear una hoja de cálculo más atractiva.

Para ocultar las líneas de división:

Para aplicar bordes, diseños y colores:

Hacer clic en el menú Herramientas

Seleccionar las celdas que se desean cambiar

Elegir el comando de Opciones

Hacer clic en el menú Formato

Seleccionar la ficha Ver

Elegir el comando Celdas

Desactivar la casilla de verificación “Líneas de división”

Seleccionar la ficha Borde

Aceptar

Aplicar los cambios que se desean hacer Aceptar La siguiente imagen muestra un ejemplo del tipo de bordes. Sombra

Sin bordes interiore s Borde más grueso

Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen bordes en común. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda produce aparentemente el mismo efecto que si se colocara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecerá cuando se imprima, sólo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja, los bordes se imprimirán, sólo si se han aplicado.

Ocultar e imprimir líneas de división

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Excel Básico Difusión Tecnológica

Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth Para ver una lista de todos los formatos de número integrados a Excel, hacer clic en Celdas del menú Formato. La ficha Número contiene formatos de número que no se encuentran en la barra de herramientas, como contabilidad, fecha, hora, fracción, científica y formato de texto. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos.

Para evitar que las líneas de división se impriman: Hacer clic en el menú Archivo Elegir el comando Configurar página Seleccionar la ficha Hoja Desactivar la casilla de verificación “Líneas de división”

Muestra el formato que tendrán las

Aceptar

Hacer clic en una opción del cuadro

Formato de número Para modificar la presentación de los números, fechas y horas se puede cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que se utilizan en los cálculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar utilizando los botones de la barra de herramientas.

Función

Botón

Muestra del formato

Moneda

12345 se convierte en $12345

Porcentual

.012 se convierte en 12%

Millares

12345 se convierte en 12.345,00

Aumentar decimales

12.345,00 se convierte en 12.345,000

Disminuir decimales

12.345,00 se convierte en 12.345,0

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Formato de número personalizado

Marcar las opciones para especificar un formato de número

Si un formato de número integrado no puede presentar los datos del modo que se requiere. Excel permite crear un formato de número mediante la categoría Personalizada de la ficha Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas. Puede crearse un formato de número personalizado especificando los códigos de formato que describen el modo en que se desea presentar un número, una fecha, una hora o un texto. El formato de número contiene cuatro secciones de código. Los números positivos, los números negativos, los ceros y el texto, en este orden. Si únicamente se especifican dos secciones, la primera se utilizará para los números positivos y los ceros mientras que la segunda se utilizará para los números negativos. Si se especifica una sección, todos los números utilizarán ese formato. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un código de número personalizado.

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Códigos para el formato de números

Números

Ceros

Símbolo del formato

Significado

General

Presenta el número en forma general

#

Marcador de lugar para dígitos. Si el número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda de la coma decimal Excel redondeará el número agregando lugares decimales conforme a la cantidad de números que haya a la derecha.

0 (cero)

Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas reglas especificadas anteriormente para el marcador #, salvo que si el número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros que haya en el formato, Excel mostrará los ceros adicionales.

?

Marcador de lugar para dígitos, con este marcador Excel colocará un espacio para los ceros no significativos para cualquiera de los lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas.

Coma (,)

Este símbolo determina cuántos dígitos se presentarán a la derecha e izquierda de la coma decimal.

Porcentaje (%)

Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %

Punto (.)

El programa separa los millares con puntos si el formato contiene un punto rodeado de números o ceros.

“Texto”

Presenta cualquier texto que se encuentre entre comillas.

(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;”Entradas brutas para”@ Números

Texto

Para crear nuevos formatos de número, se recomienda tomar en consideración lo siguiente,

Como marcadores de lugar de los dígitos, Excel usa el 0 y el signo de #. Si se utiliza el 0, entonces el dígito se presentará siempre, incluso si se trata de un cero. Él # suprime la presentación de los ceros no significativos. Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho del caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un paréntesis a la derecha permite que los números positivos se alinien correctamente con los números negativos encerrados dentro del paréntesis. Para establecer el color de una sección del formato, escribir en la sección el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra en la ilustración anterior. Para impedir que se presente cualquier tipo de número –positivo, negativo o cero- omitir el código de la sección correspondiente. Por ejemplo, el formato de número 0,000; -0,000;”Error” impedirá que los ceros aparezcan porque la tercera sección está en blanco. Para omitir una sección colocar un punto y coma (;) en su lugar.

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Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth Para aplicar un Autoformato:

Copiar formatos

Seleccionar una celda del área activa

Una vez que se creó un formato de la hoja de cálculo, no es necesario volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos opciones para aplicarlo.

Hacer clic en Autoformato del menú Formato 1.

Seleccionar en la lista el formato que se desea.

Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas utilizando el botón Copiar formato. Este botón permite copiar cualquier cantidad de formatos de celda distintos de una sola vez. Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes Hacer clic en el botón Copiar formato (al realizar esta operación el puntero del ratón aparece con una brocha)

Sin

Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato. Si se desea repetir la copia del formato dar doble clic en el botón, éste permanecerá activo para hacer las copias que sean necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC. 1.

Lista 1

Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos permiten almacenar todos los atributos de formato de una celda asignándoles un nombre, que puede aplicarse después a otras celdas.

Clásico 3

Seleccionar la celda que contiene los formatos. Una vez que se aplica un Autoformato, se podrá continuar aplicando otros formatos de forma individual.

Hacer clic en Estilo del menú Formato. Asignar un nombre al estilo. Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y seleccionar el nombre.

Para personalizar el Autoformato, elegir el botón "Opciones” del cuadro de diálogo Autoformato, desactivar la casilla de verificación correspondiente a los formatos que se desean conservar.

Autoformato

Eliminar un Autoformato

Excel ofrece la opción de elegir un conjunto de formatos de una hoja de cálculo predefinidos.

Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente después de aplicarlo, elegir el comando Deshacer del menú Edición. Para eliminarlo posteriormente, seleccionar una celda dentro de éste, ir al comando Autoformato del menú Formato, posteriormente la opción “Ninguno” del cuadro “Formato de tabla”.

Al seleccionar la opción de Autoformatos. Excel analiza el área activa * de la hoja de cálculo y aplica automáticamente el formato de acuerdo a la ubicación de los títulos, las fórmulas y los datos.

* Un área es un rango continuo de celdas definidas por un perímetro de celdas vacías o contornos de la hoja de cálculo. El área activa es la zona situada alrededor de la celda activa.

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Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas Para resaltar los resultados de una fórmula u otros valores importantes de la celda se aplican Formatos Condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula el promedio de ventas reales. Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condición especificada Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas, hasta que se eliminen, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Para crear un formato condicionado, ir al menú formato, seleccionar el comando

formato condicionado y en el cuadro de diálogo hacer las especificaciones.

Seleccionar el valor de comparación

Indicar la celda que contiene el Dar un clic para definir el formato

Indicar si la comparación va ha ser con

Las celdas con valor 145 tiene un

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Márgenes

IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Preparar una página para la impresión Para definir los parámetros de impresión en el documento, seleccionar el comando Configurar página del menú Archivo, en el cuadro de diálogo que se muestra presenta las siguientes opciones:

Página

1

1 2 3

2

4

5

6 Seleccionar la orientación de la hoja en que se desea imprimir el documento Indicar la escala en que se desea la impresión Indicar a cuántas páginas se desea que Excel ajuste el documento para su impresión. Elegir el tamaño del papel en que se va a imprimir Indicar la calidad de impresión (alta o borrador) Especificar el número en el cual se quiere iniciar la numeración de páginas para cada hoja.

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29

1.

Especificar los márgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de página, tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se incrementa o disminuye el ancho del mismo.

2.

Centrar el documento dentro de la hoja en dirección vertical, horizontal o ambas.

Hoja

Encabezado / Pie de página 1 1

2 2 3

3 4

4 1.

Indicar el rango que se desea imprimir

2.

Cuando el documento a imprimir tiene una extensión mayor a una página, y se desea que los títulos de las columnas y/o filas aparezcan en cada una de las páginas, escribir en los recuadros el rango.

3.

En este recuadro se determinan las características de la impresión

5 1.

Muestra el encabezado de la página así como su orientación, el predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado.

2.

Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar una.

♦ Líneas de división

3.

Personalizar encabezados y pies de página, Haciendo clic sobre este recuadro se presenta un cuadro de diálogo en donde se puede indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamaño y orientación.

♦ Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificación cuando se van a imprimir gráficos y la impresora es en blanco y negro.

4.

Elegir el texto del pie de página.

5.

Indica el texto del pie de página y su orientación.

♦ Calidad de borrador, ésta opción es útil cuando se desean hacer pruebas.

♦ Encabezados de filas y columnas. ♦ Comentarios: Para imprimir comentarios al final del documento y al inicio de otra página seleccionar la opción al Final de la hoja. Para imprimirlos en la misma ubicación en que aparecen cuando se ve la hoja de cálculo, seleccionar la opción Como en la hoja.

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Establecer el orden de la impresión de las páginas: ♦ Abajo, luego hacia la derecha, imprime desde la primera página hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua imprimiendo hacia abajo de las hojas de cálculo. La siguiente ilustración, indica la forma en que se presenta el documento en la vista preliminar

♦ Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera página hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua imprimiendo a través de la hoja de cálculo.

Arrastrar el cuadro para ajustar el ancho de la columna

♦ Para cerrar el cuadro de diálogo Preparar página. Elegir el botón Aceptar . Arrastrar los

Presentación preliminar

cuadros para

Cuando la información está lista, para imprimirse, se puede ver una presentación preliminar del documento y ajustar la configuración de las páginas para obtener la impresión deseada. Esto permite determinar el orden en que Excel crea las hojas de cálculo, controla los saltos de página y los números de páginas, reducir o ampliar el documento para que se imprima en un determinado número de páginas y ajusta el tamaño de las hojas del gráfico.

ajustar los márgenes

Margen del encabezad o

Hacer clic para aumentar o

Cuando se hace la presentación preliminar antes de imprimir el documento, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresión de copias incompletas o con defectos de formato.

disminuir el

Margen del pie de página

Para ver la página antes de imprimirla, hacer clic en el botón “Presentación preliminar” de la barra de herramientas.

tamaño de la página

Los botones que se muestran son los siguientes:

Muestra la página anterior o la siguiente

Aumenta o reduce el Excel Básico tamaño de Difusión Tecnológica presentación de la página

Imprime las páginas

Una vez seleccionados los parámetros, el documento se encuentra listo para imprimir, para lo cual Excel cuenta con las siguientes opciones:

Muestra y oculta los controladores de margen

Muestra el cuadro de diálogo para definir los parámetros de impresión

1.

Muestra una vista que permite ajustar los saltos de página

31

Botón de imprimir de la barra de herramientas: Se imprime de forma inmediata, usando las configuraciones actuales de los cuadros de diálogo correspondientes a Configurar página.

2.

Botón de imprimir en la ventana de Presentación preliminar: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir en donde se puede elegir el rango de impresión y el número de copias que se desean.

3.

Botón de imprimir dentro del cuadro de diálogo configurar página. Muestra el cuadro de diálogo Imprimir, el cual se describe a continuación.

Especificaciones de la impresora que se encuentra definida

Indicar el intervalo de páginas y hojas del libro a imprimir

Indicar el número de copias que se desean del documento

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USO DE FÓRMULAS Una fórmula es la técnica básica que se utiliza para analizar los datos que se encuentran en la hoja de cálculo. Combina en una celda valores y operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya existentes. Con una fórmula se pueden realizar operaciones, tales como suma, multiplicación, división y comparaciones, entre otras. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.

Sintaxis de la fórmula

A continuación se muestran ejemplos de diferentes tipos de fórmulas que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir.

De forma predeterminada una fórmula se calcula de izquierda a derecha comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede modificar el orden en que se ejecutan los cálculos cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicación antes que la suma.

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden en que deben ir sus elementos. En Excel las fórmulas siguen una sintaxis específica que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores de cálculo, Cada operador puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Fórmula con referencias

Por el contrario si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación multiplicar el resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3.

Referencia de celda

Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de cálculo que se va a realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores; de cálculo, aritmético, de comparación, texto y de referencia.

Operador de división Operador de suma =(B4/25)+100

Operadores aritméticos Realizan operaciones matemáticas básicas, cambian valores numéricos y producen resultados numéricos. Por ejemplo, la fórmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el resultado por 0,15 para producir un resultado de 60.

Constante numérico

Los operadores aritméticos son:

Fórmula con funciones Funciones para hoja de cálculo

Significado

Ejemplo

(+) Signo más

Suma

8+7

(-) Signo menos

Resta

17-4

(-) Negación

=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1) Rangos de celdas

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Operador

33

-1

(*) Asterisco

Multiplicación

5*6

(/) Diagonal

División

125/9

(%) Signo de porcentaje

Porcentaje

120%

(^) Acento circunflejo

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel evalúa de izquierda a derecha, =8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores de mayor prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a derecha es (/), por lo que la primera operación que se efectúa es 4/2=2. El resultado se multiplica por 3, 2*3=6. Por último al producto anterior se le suma 8, lo que nos da el resultado final, 6+8=14. Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben utilizar paréntesis. Las expresiones encerradas entre paréntesis se calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se desea calcular primero 8+4, la fórmula será la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es 18.

Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un resultado, y otros actúan sobre uno. Por ejemplo: La fórmula =5+2 contiene el operador de suma que requiere de dos o más valores, mientras que la fórmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que requiere de un sólo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor 0,03.

Los paréntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer lugar las expresiones encerradas entre los paréntesis más interiores. La fórmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera operación que se efectúa es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuación se suman ambos resultados, 18+7=25. Por último, se calcula 25*4=100.

El resultado de una fórmula depende del orden en que se realicen las operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variará si se realiza primero la suma o la multiplicación. En el primer caso el resultado será 25, en el segundo será 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las operaciones conforme al orden de prioridad que se indica en la tabla siguiente:

Operadores de comparación: Comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Los símbolos que se utilizan son: Operador

Descripción

Prioridad

-

Signo negativo

1

Operador

Significado

Ejemplo

%

Porcentaje

2

(=)

Igual

A1=B1

^

Exponencial

3

>

Mayor que

A1>B1

*y/

Multiplicación y división

4


=B1

+ y - (resta)

Suma y resta

5