MANUAL DE USO

cantalupe

http://mailzilla.agenciacantalupe.com

TABLA DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN

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2.

PANEL INICIAL

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2.1.

INGRESO

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2.2.

BARRA SUPERIOR DEL PANEL INICIAL

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2.3.

SECCIONES DEL PANEL INICIAL

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MENÚ

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3.1.

LISTAS

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3.2.

CAMPAÑAS

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3.3.

GRUPOS

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3.4.

PLANTILLAS

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TERMINOLOGÍA

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3.

4.

Manual de usuario

1. INTRODUCCIÓN Mailzilla es una aplicación de email marketing que cuenta con todas las funciones para mejorar y avanzar en tu desarrollo de negocios, con la que podrás administrar tus campañas de correo electrónico, listas, crear / modificar las plantillas que desees, realizar el seguimiento de tus campañas y además cuenta con herramientas web a tu disposición en caso de que tengas tu propio sitio web. Tu usuario es privado y tus listas, campañas y plantillas personales no se comparten en absoluto.

A continuación te mostramos un resumen de las principales características de la aplicación de correo, que te enseñaremos a utilizar en este manual: • Listas - Se puede crear / importar cualquier tipo de lista - contactos personales, los asociados de ventas externas, clientes y cualquier otra que tengas o necesites. Es convenientes que tus listas contemplen un correcto proceso de opt-in / opt-out. • Plantillas - Podés crear, diseñar, modificar, almacenar y reutilizar cualquier plantilla que desees. Además, es posible encontrar una plantilla en internet, guardarla en tu sistema y subirla a la zona “Mis plantillas”. • Campañas - Se pueden crear campañas ilimitadas con tus listas, enviándolas de forma manual o bien, es posible configurar respuestas automáticas a tus suscriptores. • Tracking o seguimiento - Uno de los aspectos más importantes de cualquier sistema en línea es un método de seguimiento que permita conocer las interacciones de los clientes. Mailzilla proporciona registros de seguimiento detallados, mediante los cuales se puede identificar a aquellos clientes que hayan mostrado interés haciendo click en el newsletter recibido. • Herramientas – Múltiples formularios están disponibles para que los utilices simplemente copiándolos y pegándolos en tu página web, en caso de que cuentes con una. Cuantos más formularios utilices, mejores son los métodos de seguimiento que podrás crear. 4

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• Terminología - Si no estás familiarizado con el email marketing, por favor lee la terminología que se encuentra al final del manual (Pag. 26) para que puedas tener una mejor comprensión. IMPORTANTE: para crear tu primera campaña, primero debés crear y configurar tu cuenta, listas y plantillas. El orden requerido antes de crear tu primera campaña es el siguiente:

1. Configurar los requerimientos de tu cuenta. 2. Crear al menos una lista. 3. Crear o importar al menos un template. 4. Crear la primera campaña.

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2. PANEL INICIAL 2.

INGRESO

2.1.1 Ingresar a tu cuenta con tu dirección de email y contraseña. 2.1.2 Una vez que ingresamos, se mostrará el panel de inicio.

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BARRA SUPERIOR DEL PANEL INICIAL

2.2.1. La barra en la parte superior se utiliza para links rápidos y a la configuración de la cuenta. 2.2.2. El ícono “Cantalupe Mailzilla” es un simple link al home. 2.2.3. El ícono de reducción, oculta el menú de la izquierda para brindar más espacio de trabajo. 2.2.4. El ícono “Límites y usos de su cuenta” brinda un resumen rápido de tus listas, campañas, suscriptores y límite de envíos.

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ÍCONO DE LÍMITES Y USOS DE SU CUENTA

ÍCONO DE REDUCCIÓN

ÍCONO CANTALUPE MAIZILLA

BARRA SUPERIOR DEL PANEL INICIAL

2.2.5. Tu nombre en el sector superior derecho de la barra contiene dos links:

“Mi cuenta” y “Salir”:

• Salir: Es importante que, en caso de utilizar una computadora a la que puedan acceder otras personas, cierres tu cuenta ya que Mailzilla incluye información sensible de tus clientes como emails, contraseñas y demás información confidencial. • Mi cuenta: Cuenta con dos pestañas, cada una de ellas contiene información muy importante que se utiliza para los templates y las campañas creadas. Sin esta información completada correctamente es posible que al enviar campañas se muestre mal: • Pestaña “Perfil” • Pestaña “Empresa”

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• Pestaña “Perfil”: Incluye nombre, apellido, correo electrónico, contraseña, el huso horario, Idioma y un botón de “Examinar” para subir una imagen. Es necesario que el correo electrónico y la contraseña asignada ingresadas, coincidan con los datos de acceso a la cuenta.

• Pestaña “Empresa”: Incluye el nombre de la empresa. La información de la empresa son aquellos elementos que se completarán automáticamente en tus plantillas si utilizás “Tabs”. Los elementos requeridos obligatoriamente de la empresa están identificados con un *. Como se explicará en este manual, la información en las plantillas puede ser modificada.

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2.3. SECCIONES DEL PANEL INICIAL 2.3.1. Bajo la “Barra superior” el panel inicial contiene 7 secciones: a. Visión general: • • • • • • •

Campañas Listas Segmentos Unique suscribers (Suscriptores únicos) Total suscribers (Suscriptores totales) Plantillas API Keys

Cada una de estas cajas es un link que permite ver, buscar, modificar y crear cada zona.

El resto de las secciones te permiten una vista rápida de toda la actividad actual con respecto a lo que hiciste recientemente. b. c. d. e. f. g.

Actividades recientes Crecimiento de suscriptores Crecimiento de listas Campañas Entregas vs rebotes Crecimiento de suscripciones

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3. MENÚ El menú de la izquierda contiene el aspecto más importante de la aplicación ya que muestra las áreas más importantes de tus campañas de email marketing: listas de contactos (Listas), los productos o servicios que desea informar a una lista de contactos (Campañas), y la imagen de una campaña enviada (Modelos). Mediante Mailzilla podrás crear, modificar, añadir y eliminar cualquiera de sus listas, campañas o plantillas. A medida que trabajes en estas áreas, aumentará tu conocimiento de la plataforma. Hay tesoros ocultos, tales como el seguimiento o trackeo de tus emails; y cómo Mailzilla puede ayudarte a desarrollar tu negocio si se utiliza de forma metódica.

A continuación se ofrece un resumen de los principales enlaces del menú:

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3. LISTAS 3.1.1 Para ingresar hacé click en “Listas”

“Listas Al hacer clic en la lista podrás ver las listas actuales o crear una nueva lista. Si hay un gran número de listas podrás realizar una búsqueda de la lista específica que necesites.

3.1.2. Para crear una nueva lista hacé click en “Crear nuevo”.

3.1.3. Para cualquier nueva lista que estés creando, primero debés ingresar toda la información solicitada antes de poder añadir o subir contactos (listas). En esta etapa, sólo debés encargarte de crear el nombre de la lista y los criterios, no de agregar o importar contactos.

3.1.4. En la siguiente ventana el sistema solicitará que ingreses todos los datos necesarios para crear una lista, tales como Datos generales, Por defecto, Notificaciones y Detalles de la empresa, necesarios para cualquier campaña. • Datos generales: En esta sección podrás ingresar los siguientes datos: - Nombre de la lista - Nombre a mostrar: nombre de visualización de la lista, en caso de que quieras que sea diferente al nombre de la lista (Este nombre sólo lo verá el usuario). - Descripción: breve descripción de la lista. - Opt-in: es la autorización de un individuo necesaria para recibir comunicaciones por email de una empresa en particular.

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- Doble opt-in: Es una doble confirmación de la participación de una persona en tus campañas de email marketing. - Opt-out: Es la opción que debe estar incluida en el email para que el suscriptor pueda desuscribirse. Se lo conoce como el link de desuscripción. - Welcome email (Email de bienvenida): Si querés que el sistema envíe un email de bienvenida a los nuevos suscriptores, seleccionar la opción “Sí”, caso contrario elegir “No”. • • •

Opciones avanzadas (Dejar estas opciones sin configurar): Sub not found redirect definir Sub exists redirect definir Sub require approval definir

• Notificaciones: Esta sección se utiliza para configurar las notificaciones recibidas de cada uno de los suscriptores o desuscriptores. Tené en cuenta que podés acceder a tu panel de control para verlos. • Detalles de la empresa: Mailzilla por defecto toma estos datos de “Configuración de cuenta”. En caso de que quieras modificar estos datos para la lista que estás creando, podés hacerlo en esta sección.

Una vez completados todos los campos obligatorios, hacé click en “Guardar”.

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3.1.5. Una vez que hayas creado tu lista, aparecerá en la ventana “Listas” con el nombre de la lista, el nombre a mostrar en caso de que le hayas asignado uno, y habrá 4 íconos a la derecha de la lista. Estos 4 íconos son “Resumen”, “Copiar”, “Actualizar” y “Borrar”. Los íconos “Copiar” y “Borrar” se utilizan para copiar o borrar la lista, respectivamente. El ícono “Actualizar” se utiliza para editar cualquier campo que hayas ingresado al crear la lista.

El ícono “Resumen”, el primero, es el de mayor interés ya que cuenta con algunas características interesantes. Al hacer click en este ícono, podrás ver el resumen de la lista. Esta área tiene poderosas características:

Suscriptores: Podés manejar tus suscriptores (Crear / actualizar / remover) y también podrás ajustar tu lista dependiendo de tus suscriptores. Por ejemplo podés agregar nuevos campos personalizados o remover los existentes. Hacé click en ver para ingresar al menú.

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El segundo ícono en el sector superior derecho, “Acción en masa” es una de las más poderosas características. Esta permite que seas capaz de hacer coincidir los suscriptores que querés añadir con los ya existentes de la lista y realizar una acción en masa sobre ellos. Estas acciones podrán ser: Suscribir, Desuscribir y Eliminar. NOTA: Por favor tené en cuenta que esta no es la opción se utiliza para importar unos pocos suscriptores. Para importar la lista completa ver página 17.

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Segmentos: Podés segmentar tu lista con varios criterios basados en tus campos de lista personalizados y en un elevado número de operadores. La segmentación te ayudará a etiquetar a un tipo específico de usuarios cuando envíes tus campañas.

Los siguientes 3 íconos (Nuevos campos, Páginas y Formularios) son para tus áreas de sitio web y suscriptores. Tendrás la habilidad de crear, personalizar y agregar formularios en tu sitio web para que las visitas se suscriban o desuscriban. No necesitás mucho conocimiento para aplicarlo. Nuevos campos: A continuación se muestra la página de “Nuevos Campos”. Se pueden crear y personalizar el registro / campos de suscripción para tu sitio web, que los suscriptores podrán completar y se añadirán a tu lista. Podés crear múltiples listas, no sólo del tipo de contacto, sino también para diferentes productos o servicios. Por ejemplo si tenés clientes interesados en equipos de música y televisores, podés hacer que se suscriban o den de baja a uno sólo o a ambos.

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Páginas: A continuación se muestra la página de “Páginas”. Al hacer click se muestra la primera página de las 10 páginas preconfeccionadas que podrás usar en tu sitio web. Las páginas preconfeccionadas son: -

Formulario de suscripción Suscripción pendiente Suscripción confirmada Actualizar perfil Formulario de remoción Confirmación de cancelación Confirmar suscripción en el email Confirmar desuscripción en el email Email de bienvenida Aprobación de suscripción confirmada

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Formularios: Se utiliza para ver y generar los formularios relacionados a las listas de contacto que podrán ser integrados en los sitios web.

Imp/Exp: Se utiliza para importar, exportar y copiar tus listas / suscriptores. Al hacer clic en el ícono te lleva a las opciones para importar, exportar o copiar una lista:

1) Importar: Los CSV y los archivos de texto son los más aplicables, mientras que el ícono de base de datos es utilizado por usuarios más avanzados que sí tienen su propia base de datos MySQL. Al hacer clic en el cuadro CSV se abre una ventana para seleccionar la lista que tenés en formato de archivo CSV. Hay dos cuadros CSV y TXT: Live import y queue import. El primero se usa para importaciones en tiempo real para lo cual necesitaremos dejar la ventana del navegador abierta hasta que termine la importación según figure el porcentaje del proceso en pantalla. “Queue import” en cambio realiza el proceso en segundo plano de una forma más lenta pero nos permitirá seguir trabajando con la aplicación o no estar pendientes del proceso. NOTA: Los documentos de Excel se pueden guardar en formato CSV.

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2) Exportar: Al hacer clic en el cuadro CSV se abre una ventana en la que podrás elegir la lista que desees exportar. Basta con elegir una lista, hacer clic en exportar y guardarlo tu equipo.

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3.2. CAMPAÑAS NOTA: Asegurate de configurar tu cuenta y crear o importar al menos una lista y un template antes de crear tu primera campaña. 3.2.1. Para ingresar, en el menú de la izquierda hacé click en Campañas Campañas. Desde ahí podrás crear o modificar campañas (que no se hayan enviado), o administrar grupos.

3.2.2. Hacé click en el botón “Crear nuevo” para comenzar a crear una nueva campaña. En la siguiente pantalla podrás ver que hay dos campos obligatorios: Deberás ingresar el nombre de la campaña, y luego en la lista desplegable podrás elegir a qué lista querés enviarle la campaña que estás creando. NOTA: Hay 4 etapas en la creación de una campaña: Detalles, Configurar, Modelo y Confirmación.

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3.2.3. Tu nueva campaña puede ser vista en la lista de “Campañas”. Hacé click sobre el “Nombre de campaña” o en el ícono del lápiz para editar o modificar la campaña. 3.2.4. Hacé click en el ícono del lápiz para ir a la página de configuración de tu campaña. 3.2.5. La opción “configuración” incluye para el seguimiento y la recepción de estadísticas. Hacé click en cada título para más información sobre cada configuración.

Una vez completos los datos de “Configurar campaña” hacé click en “Guardar y continuar” para ir al área de plantillas. Aquí podrás crear o elegir una plantilla.

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3.2.6. Mailzilla utiliza el CKeditor, que es un WYSIWIG, un constructor visual de plantillas. Sin entrar en detalles, moviendo el cursor sobre cada botón obtendrás información de lo que hace cada uno. También, si estás familiarizado con el código HTML, podés hacer click en el botón “fuente” para ver o modificar el código. 3.2.7. En este caso, elegiremos el botón de “Cambiar / Seleccionar plantilla” que se encuentra en el sector superior derecho. Tus “Mis plantillas de email” aparecerán en tu página de plantillas.

3.2.8. Si tenés más de una, podrás elegir la plantilla que quieras para esta campaña.

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3.2.9. El template que elijas aparecerá en la ventana CKeditor. Acá podrás modificar la plantilla. NOTA: El editor usado dentro de Mailzilla es CKeditor y podés leer documentación y tutoriales en el siguiente link: http://docs.cksource.com/.

3.3. GRUPOS 3.3.1. Los grupos de las campañas son una forma de categorizar tus campañas. Por ejemplo, si tenés 50 campañas referidas al día de la Madre, podés crear un grupo de “Día de la Madre”, y simplemente categorizar cada una de tus campañas dentro de este grupo para una búsqueda más fácil. Podés crear innumerables tipos de Grupos y utilizarlos para filtrar tus campañas. 3.3.2. Para crear un grupo hacé click en “Campañas” menú “Grupos”.

“Grupos” y podrás acceder al

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3.3.3. En la siguiente pantalla hacer click en “Crear nuevo” para crear un grupo .

3.3.4. En la siguiente pantalla ingresá el nombre del grupo y luego hacé click en “Guardar”.

3.3.5. Una vez creado, hacé click en “Campañas” “Grupos” nuevamente para ir al menú “Grupos”. Allí podrás ver todos los grupos que creaste.

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3.3.6. A partir de este momento, cuando crees una nueva campaña o edites / actualices una existente, podrás asignar dicha campaña a uno de los grupos creados. Simplemente elegí desde la lista desplegable de “Grupos” el grupo al que querés que pertenezca la campaña.

3.3.7. Ahora si hacés click en “Campañas” para ver la lista de “Tus campañas”, podrás filtrarlas por “Grupo”. En la lista desplegable “Grupo” podrás elegir el grupo por el que quieras filtrar, y sólo verás aquellas campañas que pertenezcan a dicho grupo.

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3.4. PLANTILLAS 3.4.1. La primera vez que ingreses a la plataforma, no tendrás ninguna plantilla en el menú “Mis plantillas”. Podés hacer una de las siguientes tres opciones: Crear tu propia plantilla, cargar tu propia plantilla creada con otra aplicación, o descargar o importarla desde “Galeria”. a. Mis plantillas: Para acceder a este menú tenés que hacer click en “Modelos” “Mis Plantillas. La primera vez, esta área está vacía, ya que requiere que crees o subas una plantilla. Esto requiere algo de conocimiento de html que exceden el alcance de este manual. “Galería”. Este b. Galería: Para acceder a este menú tenés que hacer click en “Modelos” link te llevará a plantillas ya creadas por vos para importar y usar. Estas plantillas, una vez importadas, pueden ser modificadas y personalizadas para su uso. Para importar una plantilla a “Mis plantillas”, hacé click en el menú “Modelos” “Galería” y elegí una para importar haciendo click en el botón “Cargar plantilla” que se encuentra debajo de la plantilla que elegiste. La plantilla elegida se mostrará ahora en “Mis plantillas”. Podés elegir algunas de las plantillas o todas.

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4. TERMINOLOGÍA A continuación se encuentran las terminologías básicas del email marketing que pueden ser útiles para entender algunas de las palabras utilizadas en este manual: • WYSIWYG (What You See Is What You Get – Lo que ves es lo que tenés): Este término es utilizado para describir una interfaz de un editor web, que te permite diseñar tus plantillas de newsletter usando botones similares a los que podés encontrar en Microsoft Word. Ejemplos de estos botones incluyen: Negrita, itálica, etc. • Autorespuesta: Una autorespuesta envía un email a un suscriptor automáticamente. Una autorespuesta particular es la más común, se utiliza normalmente cuando un nuevo suscriptor se registra. Una respuesta automática secuencial es una opción un poco más avanzada y permite programar una serie de emails predefinidos para ser enviados a un determinado suscriptor. • Listas de email: Una lista de direcciones de email de contacto. • Listas de suscriptores: son aquellas listas que han sido creadas, ya sea en una tienda física o sitio web, y cuyas direcciones de correo electrónico fueron adquiridas mediante procesos de opt-in. • Listas de no suscriptores: Son aquellas listas que no fueron adquiridas por procesos de opt-in, registro o suscripción brindando su dirección de email. Estas listas son adquiridas normalmente desde listas públicas. Es fundamental que estas listas sean verificadas y que los newsletter enviados tengan un claro link de desuscripción. • Listas compradas: Son aquellas listas que han sido compradas a una compañía que vende bases de datos. Pueden considerarse como listas de no suscriptores. El envío a una lista comprada también tiene un mayor grado de riesgo de que las direcciones de email incluidas y las direcciones IP de envío caigan en listas negras. • Listas segmentadas: Enviá mensajes a subconjuntos de tu base de suscriptores para ayudar a establecer una relación más fuerte a través de newsletters

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relevantes para el suscriptor. Podés segmentar tu base para enviar promociones y ofertas basadas en datos demográficos, historial de compras, ubicación geográfica y demás. • Archivos adjuntos: Muchos proveedores de servicio de email marketing no te permiten enviar archivos adjuntos por una simple razón: incrementan la probabilidad de que un determinado mensaje sea considerado spam (como resultado, las tasas de entrega pueden verse afectadas. Los archivos adjuntos también se pueden marcar como archivos de virus informáticos. Es mejor utilizar enlaces en línea en tu correo electrónico. Cuando el usuario haga clic en el enlace, se le dará la opción de descargar el archivo. No es tan ágil como un archivo adjunto en un email, pero es mucho más probable que permita que el mismo llegue a su público completo. • Puntaje de Spam: Es importante averiguar si tus suscriptores recibieron tu correo electrónico. Si no lo hicieron, ¿por qué no? Algunos proveedores de email marketing ofrecen herramientas de puntaje de spam que te ayudan a determinar la probabilidad de que tu email termine en spam antes de enviarlo. • Verificación de la lista: Es un proceso que verifica que existan direcciones de correo electrónico. Si un servidor no responde o devuelve una dirección de correo electrónico que no existe, se denomina rebote. Cuanto mayor sea la tasa de rebote, mayor será la probabilidad de que su dirección de correo electrónico esté en una lista negra. • Lista negra: Es una lista de spamers conocidos o sospechosos. . Existen varias maneras en las que uno puede ser incluido en una lista negra: DNS (sitio web, dirección de correo electrónico), dirección IP (número asignado a sus dispositivos) son los más evidentes. Por ejemplo, si enviás emails con una alta tasa de rebote tu dirección IP podría quedar en una lista negra. • Palabras disparadoras de Spam: Hay una serie de otros “factores” como palabras que se consideran peligrosas a la hora de enviar una campaña ya que pueden ser desencadenantes para que tu correo sea considerado spam: palabras como libre, para la venta, descuentos, etc. El uso de una o dos de estas frases ya categoriza tu email como spam.

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Otros factores incluyen enviar tarifas, mensajes marcados como spam por receptores, alto número de imágenes, etc. • Dirección IP: Este es un número exclusivo que tienen todos los dispositivos de tecnología de la información (impresoras, routers, módems, etc.) que los identifica y les permite comunicarse entre sí en una red informática. Es un número **** **** (IP) que puede ser puesto en una lista negra si tiene altas tasas de rebote u otros factores. • DNS (Domain NAme System – Sistema de nombres de dominio): permite que la dirección IP se traduzca en palabras. Es mucho más fácil para nosotros recordar una palabra que una serie de números. Lo mismo ocurre con las direcciones de correo electrónico. Es el nombre del sitio web www. ****. Com o el servidor de nombres de correo electrónico @ ****. Com (Nombre DNS).

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www.agenciacantalupe.com

Soporte Personalizado: http://www.agenciacantalupe.com/soporte/

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