Best practices for implementing Electronic Records Management  (EDRMS) using AS ISO15489 

1

History  y CAAC began at a meeting held on 9 June 1973. Over one hundred people from 

town and bush talked about the need to safeguard and promote the interests  of Aboriginal people. Name modelled on the Congress Party of Mahatma  Gandhi y Congress' first service was the 'Tent Program', providing shelter to  Aboriginal people in town. Later on it included issues like housing,  education, and land. But health remained a great concern for  Aboriginal people. In 1975, Congress started a Medical Service in a  house in Hartley Street.  At Congress we:  * provide culturally appropriate comprehensive primary health care  * train Aboriginal Health Workers  * assist Aboriginal communities to take control of their health, and  * advocate on matters affecting our health.  y We know that there are no simple solutions to these problems.    Copyright © CAAC 2011 |

2

Copyright © CAAC 2011 |

3

In the beginning… y The first attempt at RM failed y There was no concept of records management when 

I came to CAAC, just truck loads of paper files in the  shed, offices, cup‐boards, under desks and  abandoned storerooms.  y Funding was sought from OATSIH. I was employed  to build a RM system from the ground up in  compliance with the AS ISO 15489, the Australia  Standard for records management.   y CAAC has the benchmark in all areas of management 

except our records .  Copyright © CAAC 2011 |

4

Audit In 2011

As of the March 2007 there were

157computers with 182  account users CAAC Information audit • 364,279 documents on 4  servers • Storage growth is over  20% p.a. • 250 00 + 1 million  archived emails &  growing at 200 000 p.a. •

317 active computer accounts. · 55 servers and 2 exchange servers · Storage is increasing at more than 30% per annum. · 453,562 files and 63441 folders on shared drives · More than 5million emails. • 4 IT staff ·

• 3 IT staff

Data Storage at Congress 600

400 Used Space

300

Total Space

200 100

T ot al

C o m m u ni ca re

F in an ce

E m ai l

F ile s

0 U se r

G igabytes

500

Storage Used/Allocations

5

AS ISO 15489 implementation methodology

Conduct preliminary investigation Analyse business activity Identify requirements for records Assess existing systems Identify strategies to satisfy requirements Design records system Implement records system Conduct post‐implementation review

Copyright © CAAC 2011 |

6

Generic outline plan EDRMS program design EDRMS technology solution design EDRMS technology implementation Support development Training development Data migration System testing User acceptance testing Local preparation Training Pilot Go live Communication Copyright © CAAC 2011 |

7

Conduct preliminary investigation: Standards, Laws & Regulations y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y y

Initial assessment of organisation’s legal and business environments

AS ISO 15489.1‐2002, Records Management ‐ Part 1: General and  AS ISO 15489.2‐2002, Records Management ‐ Part 2: Guidelines.  HB 189‐2004: Knowledge Management Terminology and Readings ‐ An Australian Guide AS/NZS 4450.3:1997: Information and documentation ‐ Bibliographic data element directory ‐ Information retrieval applications AS/NZS ISO 23081.2:2007: Information and documentation ‐ Records management processes ‐ Metadata for records ‐ Conceptual and implementation issues. AS 5037‐2005 Knowledge management ISO TC 46/SC11 Archives/Records Management  ISO/TC171/SC2N450 ‐ ISO/DTR 22957 Document management ‐ Analysis, selection, and  implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS) Regulations National Archives Australia (2006). Functional requirements for Electronic Records Management  Software  Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS)  Common law Associations Act 2004 (NT) (38. Minutes; Part 5 Accounts & Audit ; Part 12 Handling of documents) NT Poisons And Dangerous Drugs Act (2007) Part IX Records, 50 Retention of Records Health and Community Services Complaints Act 1998 (NT) Community Welfare Act 1983 (NT)‐ Sect 87  Employment and Training Act (NT) Workplace Health and Safety Act 2011 (NT) Archives Act 1983 Evidence Act 1995 (Commonwealth) Limitations Act 1969. Tax Ruling TR 2004/D23, Income tax: record keeping‐electronic records. Electronic Transactions Act 1999 (Commonwealth) Income Tax Assessment Act 1936 Crimes (Document Destruction) Act 2006  Copyright Privacy Act 1988 (Commonwealth) 8

RIMRWG: Pre‐Pilot ground work  y CAAC Records & Information Management Policy (October  y y y

y

y y

2008). CAAC TRIM Business Rules (October 2008).  We went for a 'vanilla/out of the box' implementation. TRIM consultant Anastasia Govan loaded the TRIM software,  set up 10 folders... etc  Train RMO (Administrator) & did Train  The Trainer Training (RIMRWG). I trained the rest of our staff. The 6 month Pilot Project included Directorate (11staff) &  Corporate Services (17 staff). After the successful pilot, software  rolled out on a branch‐by‐branch basis.  We ran 2 systems until all TRIM components were fully tested. The EDRMS is the largest IT project undertaken at CAAC. 9

Needs Analysis & Software Selection y Interviewed all senior staff with questionnaire. y R1. “Implementing a Records Management System at CAAC” y R2. “Records & Information Management Plan” y Needs analysis ‐ Core Requirements of CAAC’s EDRMS y Software research & investigation y Software Selection – TRIP to Sydney ‐ Software evaluation y (Knowledge One – K1)  y Dataworks (Avand)  y Alchemy (Captaris) and  y TRIM (Tower Software). 

y Recommendation: y It is recommended that Congress implement the TRIM for the following reasons: y It displayed the most comprehensive and most intuitive capabilities exceeding all of the 

other applications and CAAC’s core requirements.  y The installation of TRIM will go a long way to ensure that CAAC achieve the benchmark  in Records Management.  y Copyright © CAAC 2011 |

10

#1. Challenge: archives projects y Identify vital records

y Onsite archive & Offsite 

archive y Develop vital records  processes and procedures y Identify archives y Develop archival  processes and procedures y Fix 20 000 medical files  culled randomly – 3 months to fix

Copyright © CAAC 2011 |

11

#2. No Records Act for private organisations y State Records Act  y NT Information Act y Federal Legislation y ARRM ‐ Australia has over 2000 different pieces of 

legislation on recordkeeping. y In the US organizations that must manage documents and records  in a specific manner to ensure compliance with regulations and  standards have:,  y FDA 21 CFR Part 11 and EU GMP Annex 11 related to electronic  records and signatures in the pharmaceutical and life sciences  industries.  y HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) in  the medical/healthcare sector y Sarbanes‐Oxley in accounting and financial services. Copyright © CAAC 2011 |

12

# 3. Empowerment & High staff turn over • CAAC policy – empowerment

• 52% of the workforce is filled by  Aboriginal people   • In 2009 for every working day we lost a staff  member. • Managers 22% • AHWs & Doctors 27% • Nurses 86% • Allied health 104% • 40% of corporate knowledge is in the heads of  staff [Gartner].   • TRIM training never stops. Copyright © CAAC 2011 |

13

#4. RM  shoestring.

y We are a not‐for profit Primary Health Care Provider  to Aboriginal 

y y

y y

Australians in the middle of the outback tying to meet compliance on a  shoestring RM staff = 1 (Team of One). Project will take 5 years to complete. Implementing on a shoestring budget. $23,342 inclusive of GST y 97% of our funding comes from the Federal Government. y 3% from the NT Government We have 84 licenses & 315 staff.  Another 215 licenses = $250 000. Our doctors & nurses are not allocated TRIM licenses as they use  Communicare 99% of the time. As a TRIM business rule, no personally  identifiable medical information, treatment, consultation, medication etc  is filled in TRIM. Our Driver & Cleaners will have their own site in  SharePoint that does not file in TRIM. Copyright © CAAC 2011 |

14

What are CAACs Functions 1. Childcare ‐ 2. Clinical Governance 3. Community Relations  4. Compensation 5. Equipment & Stores ‐ 6. Establishment  7. Government Relations– 8. Financial Management  9. Fleet Management  10.Health Care:  11. Industrial Relations  12.Information Management  13.Legal Services  14.Occupational Health & Safety  15.Personnel 16.Property Management  17.Publication  18.Staff Development  19.Strategic Management  20.Teaching & learning 21.Technology & Telecommunications

15

#5. 4 Unique CAAC functions Health Care

Clinical  Governance

Child care

Teaching &  Learning

Copyright © CAAC 2011 |

16

#6. Retention & Disposal Schedule y A Rec. Retention Manual (2009) y REC. 21 – Keep Permanently y y y y y y

Unique records include: ‐ Childcare – 24+ years [Standards for NT Child Care Centres  2007] ‐ Student files – 30 years [ARRM 2006] ‐ Stolen Generation files – Permanent Retention [Rec. 21] ‐ Pharmacy prescriptions – 2 years (NT Poisons & Dangerous  Drugs Act 2007). ‐ Bus Passenger lists – 5 years [CAAC]  ‐ Paper Patient files (Non‐attending) – 2yrs(clinic) + 3 yrs  (onsite) + Permanent (offsite) 17

#7. Scanning legal advice y Our legal advisor did not find any NT legislation apart from the 

y y y

y

Information Act (2003) (applies only to NT public sector organisations),  no guidance on the length of time a document must be retained after it is  scanned. In Commonwealth proceedings,  a copy of an original is sufficient if it can  be proved the copy is accurate, properly copied, etc The NT Evidence Act specifically refers to public documents – e.g. a birth  certificate.  The NT Evidence (Business Records) Interim Arrangements Act (NT) ‐ section 14, provides that a copy of a document may be used and a record  of information made by the use of a computer may also be used. With regard to documents that are scanned and destroyed, CAAC needs  to have an approved scanning procedure. This is essential to persuade the  court that in the absence of the original, the scanned version should be  entered into evidence. Copyright © CAAC 2011 |

18

# 8. Geographic Challenges y Linking 7 locations around town y Billy Goat Hill (site of cultural & religious importance to local people)  y Australian Air  Services owns the  space at the top of the McDonnell Range y AAS took 6 months to approve link on the Range y The Melanka development goes ahead across the road they will 

need dark fibre (very expensive) ‐ the high rise will obstruct line of sight to the range. 

Copyright © CAAC 2011 |

19

Top of the Range

Copyright © CAAC 2011 |

20

# 9. Technological Challenges y Line of sight y Dark fibre ‐ Remote Health Branch y Links for 7 locations across town. 100MB Wireless link 

y y y y y

needed for WestPoint to  go around Billy Goat Hill.  6 months  delay. TRIM not compatible with  Sun (finance) software I had 2 major failures with the wireless link during TRIM  training for Directorate Branch. Technophobia Our Board will not approve our medical records being hosted  in the cloud or in a 3rd world country. We have the largest IT network outside the NT Government

y Maintained by 4 staff. Copyright © CAAC 2011 |

21

#.10 Consultants are 1500 km away  y CAAC engaged the services of Whitehorse Strategic Group to 

y y y y

y

implement best practice records management utilising TRIM’s full  Electronic Document Management System (EDMS) capabilities  (version 6.2.2). The consultation took the form of 2 parts i.e. 2 trips were  undertaken to Alice Springs.  Two weeks (14.5 days) were set aside to complete all the tasks & the  Records Management unit staff to be trained.  Consultancy costs for pilot implementation. $23,342 inclusive of  GST Owing to there being no TRIM administration online help desk  support in the NT that we could call upon, we took HP’s advice and  had to source this critical support for our records from interstate. Kapish Services (Melbourne) are on call & dial into our TRIM  system & fix issues immediately 80% of the time. Copyright © CAAC 2011 |

22

#11 Remote Health Records y CAAC 20% admin fee for auspicing clinics that are out bush y We have 5 auspiced clinics: y Amoonguna Health Service Aboriginal Corporation – 17km south 

y y y y

east y Santa Teresa Health Service Aboriginal Corporation – 80 km  south y Mutitjulu Health Service Aboriginal Corporation – 470 km south  west y Areyonga Health Service Aboriginal Corporation – 205 km west y Hermansburg Health Service Aboriginal Corporation – 130 km  west Each community Board & retains ownership of clinic records CAAC cannot touch auspiced clinic records Auspiced clinics cannot access our Intranet Solution ‐ SharePoint 2010 Intranet / extranet. Copyright © CAAC 2011 |

23

#12.Cultural change in Private Health Change management lessons learned:

y Do not ignore the corporate culture  y Change is a slow process that requires effort over time y Organisations do not generally go from no RM program  y y y y y

to world‐class information management in one go. Users  will trying to “wait out” change Changed behaviours must become habits How does 1 staff support 315 when the shared drives are  shut down. EMPOWERMENT ‐ Staff skills range from none to PHD. Technophobia ‐ Influential technophobics Copyright © CAAC 2011 |

24

# 13. Moving to e‐Health 1. y CAAC is moving to full electronic health records ‐

All paper files are  being  archive (Rec.21) y E‐Health will support a more accessible and equitable  health system by: y Patients can locate care providers and their  services y Care providers can locate other providers for  timely referrals. y Rural, remote and disadvantaged communities  will have better access to health care services e.g.  Telehealth y • Supporting health care managers with access to  quality data sources for workforce planning. Copyright © CAAC 2011 |

25

# 13. Moving to e‐Health 2. y E‐Health will improve system efficiency by: y Automating appointments booking, ordering 

treatments, and sharing information across the health  sector y Reducing duplicated treatment activities e.g.  diagnostic tests y Chronic conditions will be addressed timeously. y Reducing travel time to & from rural and remote  communities y 95% of the 43,000 people in the NT signed up for PCEHR  thus far are Aboriginal/ Torres Strait Islanders. y Important instrument that will assist in “Closing the  Gap.” 26 Copyright © CAAC 2011 |

#14. Uptake ‐ TRIM & SharePoint in the Cloud.

y TRIM uptake has been poor. This is aided by the fact that I cannot  y y y y y y

shut down the shared Drive. TRIM use is currently not mandatory. RM uptake at CAAC will be greatly improved with SharePoint  integrated with TRIM. TRIM 7’ has 2 additional modules with integrate with SharePoint  2010 i.e. the integration module & the archiving module. SharePoint would provide the collaboration platform & TRIM will  provide the compliance. The cloud is a cheaper option for CAAC. Thereafter staff will no longer receive TRIM training. The P:/ drive (shared) would sit inside SharePoint. The intranet [policies, procedures, HR forms, job adds, telephone  lists etc] &  P:/ drive would be accessible to all & store content  required by staff without a TRIM license (drivers / cleaners) [&  doctors & nurses who only use Communicare.]  Copyright © CAAC 2011 |

27

WHAT THE ORGANISATION WILL LOOK LIKE AFTER TRIM EDMS ISLANDS OF INFORMATION REPOSITORIES WITHOUT STRUCTURE OR SECURITY

P DRIVES C DRIVES

2008

Filing Boards

PAPER

E-MAIL BOXES OFFICE

REASONABLE RECORDS MANAGEMENT

2010 -Transition

STRUCTURED SHARED DRIVES CD/PRINT LOOSE PAPER

REGISTRY FILES

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

EDMS

2012 TRIM‐ SharePoint   in the cloud

SECURED LEGACY PAPER KNOWLEDGE MANAGEMENT 28

HARD DISK

CLEAR DESK

Questions???

29