SOZIALPLATTFORM OBERÖSTERREICH

INSTITUT FÜR AUSBILDUNGS- & BESCHÄFTIGUNGSBERATUNG

Benutzerhandbuch zur TeilnehmerInnen-Datenbank Version 4.1 Fassung vom 16.03.2014

Erstellt vom Institut für Ausbildungs- & Beschäftigungsberatung IAB Technische Hilfe des AMS OÖ, gefördert aus Mitteln des ESF und der AMF Christian Pesendorfer (IAB) Alois Gaisberger (Fa. SYSco) Dietmar Angerer (Fa. GTN-Solutions, vormals Exabis) Linz, März 2014 Sozialplattform OÖ • 4020 Linz • Schillerstraße 9 • T 0732/667594 • F 0732/667594-4 • [email protected] • www.sozialplattform.at IAB • 4021 Linz • Europaplatz 9 • T 0732/6963-20348 • F 0732/6963-20290 • [email protected] • www.iab.at

Inhaltsverzeichnis Seite 1.

Einleitung ....................................................................................................................... 1

2.

Was ist neu? .................................................................................................................. 2

3.

Start der TN-Datenbank ................................................................................................. 5

4.

3.1.

Anmeldung/Registrierung ........................................................................................ 5

3.2.

Automatische Löschung älterer Betreuungsdaten ................................................... 5

3.3.

Automatische Löschen von Personen ..................................................................... 6

3.4.

Anzeige und Auswahl der Projekte.......................................................................... 7

3.5.

Anzeige der Datenbankinformation (Version, UserIn, …) ........................................ 7

3.6.

Symbolleisten ein-/ausblenden................................................................................ 8

Datenerfassung .............................................................................................................. 9 4.1.

Allgemeines zur Datenerfassung............................................................................. 9

4.1.1. Grundprinzipien bei der Datenerfassung...............................................................9 4.1.2. Form der Daten (Datentypen) .............................................................................10 4.1.3. Erläuterungstexte und INFO-Felder ....................................................................12 4.1.4. „Steckbrief“ – Kurzinformation zu den erfassten Personen .................................12 4.1.5. Welche Daten müssen jedenfalls erfasst werden?..............................................13

4.2.

4.1.5.1. Obligatorische Kerndaten .......................................................................13 4.1.5.2. Berichtsdaten..........................................................................................13 4.1.5.3. Optionale Datenfelder .............................................................................14 Anlegen eines neuen Datensatzes .........................................................................14

4.3.

Bearbeitung von bestehenden Datensätzen ...........................................................15

4.4.

Bearbeitung/Änderung verwerfen ...........................................................................17

4.5.

Manuelles Löschen sensibler Betreuungsdaten .....................................................17

4.6.

Löschen ganzer Personendatensätze ....................................................................18

4.7.

Projektwechsel für TeilnehmerInnen ......................................................................19

4.8.

Duplizieren von Personendatensätzen ...................................................................20

4.9.

Import / Export PMA ...............................................................................................21

4.10. Keine Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung..........................................22 5.

Aufbau und Bewegung in der Datenbank ......................................................................23 5.1.

Die Datenbereiche..................................................................................................23

5.2.

Verwaltung der Datenbank .....................................................................................24

5.2.1. Wartung der Auswahlmenüs ...............................................................................25 5.2.1.1. Projektspezifische Standardwerte festlegen............................................27 5.2.2. Automatische und manuelle Löschfunktionen. ....................................................27

5.2.2.1. Förderprojektdaten .................................................................................28 5.2.2.2. Förderprojektdaten auswählen/suchen ...................................................28 5.2.2.3. Neuanlage Förderprojekt / F-Projekt bearbeiten .....................................28 5.2.2.4. Auto-Löschzeitraum Standardvorgaben ..................................................29 5.2.2.5. Automatische Löschung der gesamten TeilnehmerInnendatensätze ......29 5.2.2.6. Manuelle Löschung der TN-Datensätze ..................................................29 5.2.3. BenutzerInnenverwaltung ...................................................................................30 5.2.4. Benutzerrechte für Projekte ................................................................................30 5.2.5. Benutzerpasswort ändern ...................................................................................31 5.2.6. Datenbank wechseln ..........................................................................................31 5.2.7. Update von früheren DB-Versionen auf die aktuelle Version...............................32 5.2.8. Lokalisierung der Bundesländer..........................................................................32 5.2.9. Interne Auftragsnummern (Neu ab Version 3.5.6)...............................................32 5.2.10. SozialbetreuerInnen verwalten (NEU ab Version 3.5.6), FachbetreuerInnen verwalten (NEU ab Version 3.6) .........................................................................32 5.2.11. Seitenränder anpassen: .....................................................................................33 5.3.

Personalbetreuung .................................................................................................33

5.3.1. Stamm/-Kerndaten (Personen-, Beschäftigungs-/Teilnahmedaten).....................34 5.3.1.1. Personendaten .......................................................................................35 5.3.1.2. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten............................................................36 5.3.1.3. Allgemeine Notiz.....................................................................................40 5.3.2. BewerberInnendaten (der TeilnahmebewerberInnen) .........................................40 5.3.3. Betreuungsdaten ................................................................................................41 5.3.3.1. Anamnesedaten......................................................................................42 5.3.3.1.1. Ausbildungs- u. Berufslaufbahn.................................................42 5.3.3.1.2. Familie u. soziales Umfeld.........................................................44 5.3.3.1.3. Betreuungspflichtige Kinder/Personen ......................................44 5.3.3.1.4. Mobilität.....................................................................................44 5.3.3.1.5. Gesundheit................................................................................44 5.3.3.1.6. Vermittlungshemmnisse ............................................................45 5.3.3.2. Ausbildungs-/Berufschuldaten ................................................................45 5.3.3.3. Schulungen (während der Teilnahme) ....................................................47 5.3.3.4. Gespräche/Vereinbarungen ....................................................................47 5.3.3.5. Betreuung/Maßnahmen ..........................................................................48 5.3.3.6. Daten-Fördergeber .................................................................................49 5.3.3.6.1. AMS-Kontaktdaten ....................................................................50 5.3.3.6.2. Fördergeber-Kontakte ...............................................................50 5.3.4. Praktika / Überlassungen....................................................................................50 5.3.5. Outplacement (Jobbewerbungen).......................................................................51 5.3.6. Ergebnis/Abschluss ............................................................................................52

5.4.

5.3.6.1. Zielerreichung bewerten .........................................................................53 5.3.6.2. Pensionsstatus .......................................................................................53 5.3.6.3. Abschlussbericht (Individualbericht) erstellen..........................................54 Projektangaben ......................................................................................................55

5.4.1. Projekt wechseln.................................................................................................55 5.4.2. Projektdaten bearbeiten......................................................................................56 5.5.

Berichte / Listen / Statistiken ..................................................................................57

5.5.1. Berichte ..............................................................................................................57 5.5.1.1. Seitenränder anpassen...........................................................................57 5.5.1.2. Aufnahmebogen zu den BewerberInnen .................................................58 5.5.1.3. Zwischenbericht zu den TeilnehmerInnen...............................................59 5.5.1.4. Abschlussbericht (Einzelbericht) zu den TeilnehmerInnen ......................60 5.5.2. Listen..................................................................................................................60 5.5.2.1. Gesprächsterminliste ..............................................................................61 5.5.2.2. Betreuungsplanliste ................................................................................61 5.5.2.3. TeilnehmerInnenliste...............................................................................62 5.5.2.4. BewerberInnenliste .................................................................................64 5.5.2.5. Arbeitsnachweis......................................................................................65 5.5.2.6. Info Verwaltung.......................................................................................66 5.5.2.7. Firmenstatistikliste ..................................................................................66 5.5.2.8. Outplacment-/Jobbewerbungsliste ..........................................................67 5.5.2.9. TN-Liste (zur Jahresberichtsstatistik) ......................................................68 5.5.2.10. Erinnerungsliste Arbeitsbewilligung.....................................................68 5.5.2.11. Erinnerungsliste Beschäftigungsförderung ..........................................69 5.5.3. Statistiken ...........................................................................................................69 5.5.3.1. Filterkriterien für die Statistik festlegen....................................................69 5.5.3.2. Berichtsteile der Statistik.........................................................................70 5.5.3.2.1. Teilnahmestatistik .....................................................................71 5.5.3.2.2. Abgangsstatistik ........................................................................72 5.5.3.2.3. Vermittlungshemmnisse ............................................................72 5.5.3.2.4. Details zur Statistik (anonym)....................................................73 5.5.3.2.5. TN-Listen (Liste d. TeilnehmerInnen namensbezogen) .............74 5.5.4. Druckcenter: Erstellung von individuellen Berichten mit Wordvorlagen ...............75

5.6.

5.5.4.1. Wordvorlagen verwenden, Überblick ......................................................75 5.5.4.2. Liste der Datenfeder/Textmarken............................................................76 Firmendaten anlegen/verwalten .............................................................................76

5.7.

Berechnungen und Datenprüfungen.......................................................................77

5.7.1. Urlaubsrechner ...................................................................................................77 5.7.2. Prüfung der Sozialversicherungsnummer auf Plausibilität...................................78 5.7.3. Prüfung auf leere Felder .....................................................................................78 6.

Ausstieg und Abmeldung von der Datenbank................................................................79

7.

Systemvoraussetzungen, Installation und betriebliche Anpassung der Datenbank........80 7.1.

Systemvoraussetzungen ........................................................................................80

7.2.

Installation..............................................................................................................81

7.2.1. Installation als MS ACCESS Datenbank .............................................................81 7.2.2. Installation der pdb2013 Datenbankversion ........................................................82 7.2.3. Installation als SQL-Datenbank...........................................................................83

7.3.

7.2.3.1. Update von Version 3.6.x auf Version 4.0 bzw 4.1..................................86 7.2.3.2. Update von Version 3.6.x auf Version 4.0 bzw 4.1 für MS SQL Server ...86 Wichtige Vorbereitungsarbeiten vor dem allgemeinen Gebrauch ...........................88

7.3.1. BenutzerInnen anlegen.......................................................................................88 7.3.2. Lokalisierung des Bundeslandes ........................................................................90 7.3.3. Festlegen der zentralen Projektdaten (Einstiegsparameter)................................90 7.3.4. Anzeige der Einstiegsparameter (zentrale Projektdaten) festlegen .....................91 7.3.5. Auswahlmenüs an die Betriebs-/Projektsituation anpassen ................................92 7.4.

Schnittstelle für selbst programmierte Accessteile..................................................93

7.5.

Problembereiche ....................................................................................................95

7.5.1. Performanceprobleme ........................................................................................95 7.5.2. Probleme beim Export der Einzelberichte (Aufnahmebogen, Abschlussbericht) in MS Word ........................................................................................................95 8.

Schlagwortregister.........................................................................................................97

9.

Copyright, fehlerhafte Angaben, Haftungsausschluss .................................................101

10. ANHANG – Liste der Schulungsbezeichnungen..........................................................102

Einleitung

1.

Einleitung

Nach intensiver Adaptionsarbeiten liegt aktuell eine neue Datenbankversion für die Erfassung von TransitmitarbeiterInnen, KursteilnehmerInnen und AusbildungsteilnehmerInnen in den vom AMS OÖ und dem Land OÖ geförderten Beschäftigungs- und Ausbildungsbetrieben vor. Konzipiert wurde die Datenbank auf Basis der Anforderungen und Standards bei der Betreuung von TeilnehmerInnen in den oberösterreichischen Beschäftigungs- und Ausbildungseinrichtungen unter Berücksichtigung der vom AMS OÖ und Land OÖ genannten Anforderungen an das Berichtswesen. Die Datenbank stellt somit ein Instrument zur Standardisierung der bisher in den einzelnen Beschäftigungs- u. Ausbildungsbetrieben praktizierten Dokumentation von geförderten Personen dar. Dank der breiten Beteiligung der oberösterreichischen Beschäftigungs- und Ausbildungsbetriebe bei der Datenbankerstellung konnten das in den Betrieben bestehende Wissen und die bewährten Praktiken in dieser Datenbank zusammengeführt werden. Damit steht dieses praktische Wissen jetzt allen Beschäftigungsbetrieben in gleicher Form zur Verfügung. Entwickelt wurde die Datenbank im Auftrag der Sozialplattform OÖ in Kooperation mit dem AMS OÖ und Land OÖ unter aktiver Mitarbeit der SozialarbeiterInnen in den oberösterreichischen Beschäftigungsbetrieben (SÖB, GBP u. Ausbildungsbetriebe). Die Eigentumsrechte an der Datenbank werden von der Sozialplattform OÖ wahrgenommen. Die inhaltliche Konzeption der Datenbank und die Projektkoordination erfolgten durch das Institut für Ausbildungs- & Beschäftigungsberatung IAB Linz. Technisch umgesetzt (Programmierung) wurde die Datenbankänderungen von der Fa. GTN-Solutions (vormals Exabis). Dieses Handbuch bezieht sich auf die TN-Datenbankversion 4.1. Es beinhaltet detaillierte Informationen über wichtige Punkte, die bei Einsatz und Nutzung der TeilnehmerInnendatenbank zu beachten sind. Beschrieben sind neben der Handhabung der Datenbank bei der Datenerfassung, Datenbearbeitung und Auswertung auch der inhaltliche Aufbau der Datenbank sowie die Systemvoraussetzungen für den Betrieb und das Vorgehen bei der Installation. Einen schnellen Überblick über die berücksichtigten Informationen in der Datenbank bieten das Inhaltsverzeichnis und das Schlagwortverzeichnis am Ende des Handbuches. Trotz größter Sorgfalt bei der Erstellung des Handbuches können Irrtümer bei den einzelnen Darstellungen oder Beschreibungen nicht ausgeschlossen werden. Sollten Ihnen derartige Unstimmigkeiten auffallen oder Sie sonstige Anregungen zur Gestaltung des Handbuches haben, dann ersuche wir Sie dies der Sozialplattform OÖ; Schillerstraße 9, 4020 Linz, Tel. 0732/667594, [email protected], mitzuteilen. Vielen Dank!

Seite 1

Was ist neu?

2.

Was ist neu?

In der aktuellen Update-Version der TeilnehmerInnendatenbank (V4.1) vom März 2014 wurden folgende Änderungen realisiert. Für nähere Details lesen Sie bitte die betreffenden Informationen in den jeweiligen Abschnitten: •

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• • • •

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Datenbankversion für Access ab Version 2010: Wegen Inkompatibilität des Kalendermoduls wird ab Access 2010 der Kalender nicht mehr durch Doppelklick auf das Datumsfeld geöffnet, sondern durch Klicken auf das Kalendersymbol neben dem Datumsfeld. Für Access Versionen 2010 sowie 2013 stehen eigene Versionen der PMADatenbank zum Download bereit. Die neuen Versionen sind pdb2010 und pdb2013 benannt. Um mit diesen Versionen zu arbeiten, kopieren sie die Dateien in ihr Verzeichnis mit den Datenbank Dateien und passen ihre pdb_start.mdb auf die entsprechende Version an. Es kann gleichzeitig mit pdb.mdb, pdb2010.mdb und pdb2013.mdb gearbeitet werden. Dabei ist die Backend Datenbank (pdbDaten3.mdb) im Access 2003 Format, das Frontend zur Dateneingabe kann 2003, 2010 oder 2013 sein. Automatische Löschung der gesamten TeilnehmerInnendaten: Das AMS hat bezüglich der Löschung (elektronisch) aufgezeichneter TeilnehmerInnendaten für die Projektbetreiber eine neue Datenschutzregelung erlassen. Darin werden die Projektträger u.a. verpflichtet, die gesamten TN-Datensätze zum Stichtag von aktuell 2 Jahre (das kann sich später ev. noch ändern) nach Ende der Projektförderung (des Förderprojektes) zu löschen. Dazu gibt es jetzt die Möglichkeit, Förderprojektdaten anzulegen, zu warten und den anzuwendenden Löschzeitraum zu bestimmen. Darüber hinaus können Standardeinstellungen für das automatische Löschen vorgenommen werden. Die Daten einer Person werden nach Ablauf des Löschzeitraumes automatisch (mit Vorankündigung) komplett gelöscht. Weiters wurde die Möglichkeit geschaffen, Personen anhand bestimmter Filterkriterien manuell zu löschen; siehe Abschnitt 5.2.2 Neues Datenfeld "Nr. Feststellungsbescheid": Bei den Stammdaten (Stammdaten/Beschäftigungs-/TN-Daten) wurde im Bereich „Behinderung“ ein neues Datenfeld zur Erfassung der Nummer des Feststellungsbescheids bereitgestellt. Diverse Anpassungen bei Menübeschriftungen und INFO-Feldern Neuer Verbleibstatus "Selbständigkeit" Möglichkeit, mehrere Unterbrechungszeiträume einzugeben, siehe Abschnitt 5.3.1.2 Die Leistungsbezugsart „SH/BMS“ ist ersetzt durch „BMST“ (Bedarfsorientierte Mindestsicherung Teilbezug) und „BMSV“ (Bedarfsorientierte Mindestsicherung Vollbezug). Bestehende Einträge SH/BMS werden automatisch der Kategorie BMSV zugeordnet Für alle Betreuungsaktivitäten kann individuell festgelegt werden, ob sie im Abschlussbericht angezeigt werden. Dafür ist im Formular "BETREUUNG/MAßNAHMEN – PLANUNG/UMSETZUNG" das neue Feld "im individuellem Abschlussbericht anzeigen" vorgesehen (siehe Abschnitt 5.3.3.5).

Seite 2

Was ist neu? •

•

Neue Felder Im Formular „Statistiken“ in der Auswertungstabelle „Details“: AMS-BetreuerIn, Austrittsgrund, Anzahl der vorangegangenen Projektteilnahmen, Geplanter Austritt 1, 2 u. 3, Nr. des Feststellungsbescheids, Kinder Name u. Geb.Dat. u. SV-Nr. Neue Textmarkenfelder für individuelle Berichte, siehe Abschnitt 5.5.4.2

In der vorletzten Update-Version der TeilnehmerInnendatenbank (V3.6) vom September 2011 sind folgende Neuerungen zu verzeichnen: • Access Version 2007 und 2010: die aktuelle Version der Datenbank ist auch auf Access 2007 und Access 2010 lauffähig • Datenbereich „unmittelbare Vorbeschäftigung“: Erfassung von mehreren Vorbeschäftigungen mit genauerer Dokumentationsmöglichkeit, siehe Abschnitt 5.3.1.2 • Datenbereich „Leistungsbezugsart“: Erfassung von mehreren Leistungsbezugsarten mit zeitlicher Zuordnung vor und während der Teilnahme, siehe Abschnitt 5.3.3.1.1 auf Seite 43 • Datenbereich Aufenthaltstitel und Arbeitsbewilligung: Auswahl des Aufenthaltstitels und verschiedener Formen der Arbeitsbewilligung mit Erinnerungsfunktion bei abgelaufenem Aufenthaltstitel oder abgelaufener Arbeitsbewilligung, siehe Abschnitte 5.3.1.2 auf Seite 40 und 5.5.2.10 • Datenbereich „Beschäftigungsförderung“: Erfassung von mehreren Förderungsarten mit genauerer Dokumentationsmöglichkeit und Erinnerungsliste, siehe Abschnitt 5.3.1.2 auf Seite 40 und 5.5.2.10 • Datenfeld Beendigungsform: Abbruch oder Absolviert, siehe Abschnitt 5.3.1.2 auf Seite 38 • Dokumentation des Maßnahmenerfolges im Formular „Betreuung/Maßnahmen“, siehe Abschnitt 5.3.3.5 • Datenbereich „Pensionsstatus zum Austritt“: Möglichkeit zur Erfassung des Pensionsstatus, siehe Abschnitt 5.3.6.2 • Datenbereich „Beschäftigungsausmaß“ im Bereich „Praktika/Überlassung“: zu jedem Praktikum/Überlassung kann das Beschäftigungsausmaß erfasst werden, siehe Abschnitt 5.3.4 • Firmendatenbereich neu organisiert: Übersichtliche Auswahl und Eingabe von Firmen, siehe Abschnitt 5.6 • Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer: erweiterte Eingabemöglichkeit des Geburtsdatums und Sicherung der korrekten Eingabe der Sozialversicherungsnummer, siehe Abschnitt 5.3.1.1 • Beendigungsart: Einschränkung der Auswahl der Beendigungsart in Abhängigkeit des Teilnahmestatus, siehe Abschnitt 5.3.1.2 sowie neue Beendigungskategorie „Fortsetzung in einem anderen Projekt“ auf Seite 36 • Verbleibstatus: Zusätzliche Verbleibskategorie „Fortsetzung in anderem Projekt“ • PMA-Projektwechsel: Möglichkeit, eine Person einem anderen Projekt zuzuordnen oder in ein anderes Projekt zu kopieren, siehe Abschnitt 4.7 • PMA neutral setzen (ausblenden), siehe Abschnitt 5.3.1.1 • Wartungsmöglichkeit für Hauptbenutzer für Auswahlmenüs Staatsbürgerschaft, Geburtsland, FachbetreuerInnen und SozialbetreuerInnen, siehe Abschnitt 5.2.10 Seite 3

Was ist neu? • • •

Export und Import von PMA-Datensätzen, siehe Abschnitt 4.9 Zusätzliche Felder für individuelle Berichte (Word Vorlagen/Textmarken), siehe Abschnitt 5.5.4.2 Diverse Änderungen (Statistiken Fehlerbehebung, Felderweiterungen, TabulatorReihenfolge, Beschriftungen, Erweiterung der Symbolleisten).

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Start der Datenbank

3.

Start der TN-Datenbank

Sie starten/öffnen die Datenbank mit einem Doppelklick auf die Datei pdb_start.mdb (oder eine damit verknüpfte Datei) und gelangen zum Registrierungs-/Anmeldefenster. TIPP: Sollten Sie die angegebene Startdatei nicht finden oder andere Fragen haben, wenden Sie sich an ihre/n zuständige/n Systemadministrator/in.

3.1.

Anmeldung/Registrierung

In diesem Anmeldungsformular werden Sie bei jedem Öffnen der Datenbank aufgefordert, sich mittels Ihrer BenutzerInnenbezeichnung (Name) sowie des dazugehörigen Passworts (Kennwort) zu legitimieren. Tragen Sie die entsprechenden Angaben ein, falls Sie schon registriert sind. Falls Sie noch nicht registriert sind, d.h. keinen Benutzernamen und kein Kennwort für den Datenbankzugriff besitzen, wenden Sie sich an Ihre/n zuständige/n Administrator/in. WICHTIG: Achten Sie darauf, dass bei der Anmeldung die Groß-/Kleinschreibung des Benutzernamens und des Kennworts berücksichtigt wird. Anschließend erfolgt eine von der Fa. Microsoft eingeführte Sicherheitswarnung, die Sie bei Anzeige der richtigen Datei mit „Offnen“ bestätigen müssen. Welches Fenster nach der Anmeldung angezeigt wird, hängt vom Ergebnis der Prüfung ab, die von der Datenbank bei jedem Start durchgeführt wird. Werden dabei sensible Betreuungsdaten für Personen gefunden, deren Austritt bereits länger als zwei Jahre zurückliegt, dann gelangen Sie nach einem Hinweisfenster zum automatischen Löschformular, in dem Sie die Personen auswählen können, deren sensible Betreuungsdaten gelöscht werden sollen. Zeigt die Prüfung keine derartigen Daten, gelangen Sie, falls diese Funktion aktiviert ist, automatisch zum Projektauswahlfenster, wo Sie das entsprechende Projekt auswählen. Ansonst gelangen Sie zur Anzeige des „Steckbriefes“ für jene Person, deren Daten beim Schließen der Datenbank zuletzt bearbeitet wurden.

3.2. Automatische Löschung älterer Betreuungsdaten Die in der Datenbank erfassten Daten zu den betreuten Personen werden bei jedem Start der Datenbank automatisch auf ihre Erfassungsdauer hin überprüft. Werden sensible Betreuungsdaten zu Personen gefunden, deren Austrittsdatum länger als zwei Jahre (730 Tage) zurückliegt, dann startet die Datenbank nach dem Hinweis „Es sind Daten zum Löschen vorhanden!“ automatisch das Löschfenster. In diesem Formular werden in einer Seite 5

Start der Datenbank Liste alle Personen mit Namen, Geburtsdatum, SV-Nr. und Straße aufgeführt, deren sensible Betreuungsdaten zur Löschung vorgesehen sind. Sie können einzelne Personen markieren und mit dem Button „aktuellen löschen“ jeweils einzeln löschen, oder mit einem Klick auf den Button „alle lösche“ die sensiblen Betreuungsdaten aller aufgelisteter Personen löschen. Wenn Sie das Formular ohne Betätigung eines der beiden Löschbuttons verlassen, bleiben die sensiblen Betreuungsdaten der aufgeführten Personen noch weitere zehn Tage erhalten, bis diese dann endgültige gelöscht werden. Nach einer zeitlichen Verzögerung von zehn Tagen kann die Löschung nicht mehr verhindert werden. TIPP: Wenn Sie die Information benötigen, für welche Personen die sensiblen Betreuungsdaten gelöscht werden, dann machen Sie einen „Schnappschuss“ vom aktuellen Bildschirmfenster (Tastenkombination: [Alt] + [Druck]) und lassen sich diesen ausdrucken. WICHTIG: Sie können die Löschung der älteren sensiblen Betreuungsdaten nicht verhindern. Es besteht aber die Möglichkeit, durch den Klick auf das Symbol „Formular verlassen“ das Löschen um zehn Tage zu „verschieben“! Ist auch diese zehntätige Nachfrist abgelaufen, also nach längsten 740 Tagen, werden die Daten für die jeweiligen Personen automatisch gelöscht, sobald Sie das Löschfenster verlassen. Ziel dieser Vorkehrung ist es, die Löschung von sensiblen Betreuungsdaten in einem überschaubaren Zeitrahmen – nach längsten 740 Tagen - sicher zu stellen, damit die einmal erfassten Daten nicht endlos gespeichert bleiben. Nach dem Abschluss des Löschvorgangs gelangen Sie automatisch zum Projektauswahlfenster „Projekt wechseln …“, falls diese Funktion aktiviert ist. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, gelangen Sie automatisch zu den in einem „Steckbrief“ dargestellten Daten jener Person, die beim Schließen der Datenbank angezeigt wurde.

3.3.

Automatische Löschen von Personen

Personen werden automatisch nach Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht, wenn folgende Punkte zutreffen: − Die Teilnahme bzw. die Bewerbung ist beendet und ein entsprechendes Datum liegt vor. − Das Trägerprojekt (der Teilnahme/Bewerbung) ist mindestens einem Förderprojekt zugeordnet − Das Austrittsdatum des/der Teilnehmers/in bzw. das Bewerbungsende bei BewerberInnen liegt im Laufzeitraum eines zugeordneten Förderprojekts − Das Förderprojekt hat den im Löschzeitraum definierten Zeitpunkt (Ende des Förderpojekts + Dauer des angegeben Löschzeitraums) erreicht

Seite 6

Start der Datenbank

3.4. Anzeige und Auswahl der Projekte Bei jedem Neueinstieg in die Datenbank bekommen Sie – falls diese Funktion aktiviert ist das Projektauswahlfenster angezeigt, in dem Sie das gewünschte Projekt sowie den entsprechenden Projekttyp und Standortbezirk angeben müssen. Diese drei Angaben stellen die zentralen Einstiegsparameter dar. Standardmäßig wird das zuletzt gewählte Projekt samt den beiden anderen Einstiegsparametern (Projekttyp und Standortbezirk) angezeigt. Die automatische Anzeige des Projektauswahlfensters beim Einstieg in die Datenbank können Sie, falls Sie Hauptbenutzerrechte besitzen, unterbinden, in dem Sie das Häkchen „Projektwechsel beim Start anzeigen“ deaktivieren. Wenn die Anzeige deaktiviert ist, dann wird standardmäßig das zuletzt gewählte Projekt mit den zuletzt getroffenen Konkretisierungen (Einstiegsparametern) gewählt. Dasselbe Fenster bekommen Sie angezeigt, wenn Sie während der Arbeit in der Datenbank das Projekt wechseln wollen. Die Anzeige des Projekttyps und des Standortbezirks in diesem Fenster können Sie, falls Sie mit Hauptbenutzerrechten ausgestattet sind, ebenfalls unterdrücken. Deaktivieren Sie hierbei das entsprechende Häkchen „Projekttyp und Standortbezirk anzeigen“. Bevor Sie diese Anzeige deaktivieren, sollten Sie sicherstellen, dass der „Projekttyp“ und der „Standortbezirk“ dem Projekt fix zugeordnet sind. Wie die fixe Zuordnung funktioniert, erfahren Sie im Kapitel 7.3.3 auf Seite 90. Wenn der Projekttyp und der Standortbezirk dem entsprechenden Projekt fix zugeordnet sind, genügt alleine die Auswahl des Projektes. INFO: Der voreingestellte Projekttyp und der Standortbezirk werden dann automatisch mit angezeigt. Diese Anzeige ist nur dann gegeben, wenn dies ihr/e Systemadministrator/in auch eingestellt hat. Ansonst wird nur das Feld „Projekt“ zur Auswahl angezeigt. WICHTIG: Überprüfen Sie nach Möglichkeit diese Angaben immer auf ihre Richtigkeit. Falsche Angaben in diesem Bereich führen zu fehlerhaften Datensätzen, die i.d.R. mit einer aufwendigen Suche von Daten und fehlerhaften Auswertungen verbunden sind. Es werden im „Personen-Auswahlfenster“ nur jene Personen angezeigt, die für das eingestellte Projekt, den gewählten Projekttyp und Standortbezirk angelegt wurden. Zudem werden bei der Neuanlage eines Datensatzes diese Daten automatisch mit übernommen und gespeichert. Vom Projektauswahlfenster gelangen Sie anschließend in das Personen-Auswahlfenster, in dem Sie jene Person auswählen können, deren Daten Sie bearbeiten möchten.

3.5. Anzeige der Datenbankinformation (Version, UserIn, …) Im Menü mit dem Fragezeichen (?) können unter dem Punkt „Info“ folgende Information zur Datenbank abgefragt werden: • •

Versionsnummer der Datenbank Eingestelltes Projekt Seite 7

Start der Datenbank • • • •

Projekttyp Standortbezirk Name des/der angemeldeten Users/in Mit dem angemeldeten BenutzerInnennamen verbundene BenutzerInnenrechte

3.6. Symbolleisten ein-/ausblenden Die Datenbank hat neben der Menüleiste auch vier variabel darstellbare Symbolleisten, die den Aufruf der verschiedenen Formulare durch einen Klick auf das jeweilige Symbol gestatten. Die Symbolleisten sind wie folgt bezeichnet: • • • •

TN_Betreuungsdaten (Anamnese, Gespräche, Betreuung/Maßnahmen, Outplacement, Firmen, Ergebnisse/Abschluss) TN_Bewerber_Lehrausbildung (Bewerbungsdaten, Ausbildung/Berufschule) TN_Kerndaten (Stammdaten, Beschäftig.-/TN-Ausmaß, Tätigkeitsbereiche, Praktika/Überlassungen, Schulungen, Daten Fördergeber) TN-/Bewerber_suchen (TeilnehmerInnen / BewerberInnen Auswahl)

Die Anzeige oder das Ausblenden der jeweiligen Symbolleisten ist über das Kontextmenü möglich. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Symbolleisten oder eine freie Stelle in der Menüleiste und aktivieren Sie die Häkchen der gewünschten Symbolleisten im erscheinenden Kontextmenü (siehe Abbildung).

Die Symbolleisten können weiters an jeder beliebigen Stelle im Fenster (oben direkt unter der Menüleiste, unmittelbar am linken, rechten oder unteren Fensterrand oder „frei schwebend“) positioniert bzw. angeordnet werden. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf den mit Punkten gekennzeichneten Anfang der zu positionierenden Symbolleiste (das Cursorsymbol nimmt die Form eines Kreuzpfeils an) und ziehen Sie diese bei gedrückter Taste an die gewünschte Stelle im Fenster. Geben Sie anschließend an der gewünschten Stelle im Fenster die gedrückte Taste frei. Siehe hierzu die nebenstehende Abbildung.

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Datenerfassung

4. 4.1.

Datenerfassung Allgemeines zur Datenerfassung

Die Dateneingabe ist sehr einfach gestaltet. In den meisten Fällen sind die Formulare selbsterklärend. Manche Aspekte der Datenerfassung haben sehr spezifische Voraussetzungen (Datenformat usw.) oder berühren ganz allgemeine Grundsätze, daher jetzt einige allgemeine Angaben zur Datenerfassung.

4.1.1. Grundprinzipien bei der Datenerfassung Bei der elektronischen Erfassung der Daten ist generell besondere Sorgfalt gefordert und auf die Unterscheidung zwischen Kerndaten (Stammdaten) und sensiblen Betreuungsdaten zu achten. Für die sensiblen Betreuungsdaten gilt generell eine Zustimmungserfordernis (schriftlich) durch die Personen, zu denen sensible Betreuungsdaten erfasst werden sollen. Entsprechende Formularvorlagen liegen in mehreren Sprachen vor (Deutsch, Türkisch, Bosnisch-Kroatisch-Serbisch, Englisch) und können von der Projekthomepage (www.exabis.at/pma) herunter geladen werden. WICHTIG: Liegt die Zustimmung von der Person nicht vor oder wurde diese verweigert bzw. widerrufen, dann dürfen keine sensiblen Betreuungsdaten elektronisch erfasst werden. Die Kerndaten zu allen PMA u. KTN sind jedenfalls vollständig zu erfassen. Diese Daten unterliegen nicht der Zustimmungserfordernis. Als Kerndaten (Stammdaten als Personen-/Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) gelten folgende Informationen: Name, Geburtsdatum, SV-Nr., Anschrift, Geschlecht, Familienstand, Kinder (Name, Geb.Dat.) Staatsbürgerschaft, Geburtsstaat, Geburtsort, Titel, Religionsbekenntnis, Bankverbindung, höchste abgeschlossene Schulbildung u. Berufsausbildung, Eintritts- u. Austrittsdatum (inkl. geplantes Austritts- u. ev. Unterbrechungsdatum), TeilnehmerInnenstatus (PMA, KTN, AZUBI, Sonstige), Ausbildungsform, Tätigkeitsbereich, Projektstandort, Berufsbezeichnung („Beschäftigt/Ausbildung als“), Geschäftsfeld, Beschäftigungs-/TN-Ausmaß, Vorbeschäftigung, Behindertenpass, Grad der Erwerbsminderung, Name der Sozial- u. FachbetreuerInnen im Betrieb, Beendigungsart und Beendigungsform des PMA/KTN-Verhältnisses, Verbleibsstatus, Form u. Befristung der Arbeitsbewilligung, Name des Projekts (-betriebs), Projektstandortbezirk, Projekttyp (SÖB, GBP, AT, Ausbildungsprojekt Jugend), Beendigungsdatum des letzten längeren Dienstverhältnisses vor Eintritt in das Projekt und der Qualifikationsstatus in diesem Dienstverhältnis, Schulungen während der Maßnahmenteilnahme mit Bezeichnung, Zeitraum und Stundenzahl, AMS-Daten wie Name der AMS-BetreuerInnen und zuständige RGS, Pensionsstatus, Beschäftigungsförderung, Aufenthaltstitel und Bewilligung.

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Datenerfassung Weiters sollen bei der (elektronischen) Datenerfassung folgende Grundprinzipien beachtet werden: •

WOZU? (Relevanz der Daten): Es sollen nur Daten erfasst werden, von denen klar ist, dass diese zur Erreichung des Auftragszieles benötigt werden. Jedenfalls sollte immer klar sein, dass und wozu die Daten auch wirklich benötigt werden!

•

WIE? (Form der Datenerhebung): Die Datenerhebung soll bei der Person (Klienten/in) nicht wie ein Verhör ablaufen!

•

Tatsachen (belegbare Wahrnehmungen) sollen Vermutungen / Annahmen u. Bewertungen vorgezogen werden!

•

Bewertungen/Annahmen sind als solche eindeutig kenntlich zu machen und zu begründen!

•

Die Vertraulichkeit im Umgang mit den erworbenen Daten muss gewährleist werden (z.B. Datenzugriffsicherheit)!

•

Es dürfen keine diskriminierenden Formulierungen (Rasse, Religion, politische Einstellung, Weltanschauung, sexuelle Orientierung, kulturell bedingte Kleidungsgewohnheiten u. Verhaltensweisen, ...) verwendet werden!

•

Es ist auf die Objektivität der verwendeten Aussagen/Formulierungen zu achten (Nachvollziehbarkeit der Aussagen)!

4.1.2. Form der Daten (Datentypen) Die Felder in der PMA/KTN-Datenbank erlauben oft nur sehr spezifische Formen der Dateneingabe, die abhängig sind vom Typ der zu erfassenden Daten. Dabei kann zwischen folgenden Datentypen unterschieden werden: •

Standardisierte Daten ohne Ergänzungsoption: Hier können nur die in der Auswahlliste (Pulldown-Menü) zur Verfügung stehenden Daten ausgewählt werden. Diese Felder erkennen Sie an dem Kästchen mit nach unten weisender Pfeilspitze, die sich am rechten Rand des jeweiligen Feldes befindet. Siehe die Abbildung zum Standort. Unter Umständen können die Einträge im Auswahlmenü über Verwaltung / Auswahlmenüs angepasst werden. Vergleichen Sie hierzu näher die Angaben in den Kapiteln 7.3.5 „Auswahlmenüs an die Betriebs-/Projektsituation anpassen“ und 5.2.1 „Wartung der Auswahlmenüs“.

•

Standardisierte Daten mit Ergänzungsoption: Hier steht ebenfalls eine Auswahlliste (Pulldown-Menü) für die Dateneingabe zur Verfügung, die Liste lässt sich aber (NUR von der Benutzergruppe „Hauptbenutzer“) ergänzen, indem man direkt in das Feld hineinschreibt. Diese Felder erkennen Sie durch die fett geschriebenen Feldbezeichnungen.

Seite 10

Datenerfassung •

Datumsfelder: Bei den Datumsfeldern gibt es zwei Varianten: 1) Das klassische Datumsfeld mit konkretem Datumswert, wobei hier bei der Eingabe kein fixes Format vorgegeben ist. Das heißt, Sie können bei der Eingabe das Datumsformat frei wählen, z.B. 4. Dez. 61, und die Angaben werden dann standardmäßig in das Format TT.MM.JJJJ (04.12.1961) umgewandelt. Optional können Sie mit einem Doppelklick auf das Datumsfeld einen Kalender starten und dort das entsprechende Datum auswählen. Ab Access Version 2010 wird der Kalender nicht mehr durch Doppelklick auf das Datumsfeld geöffnet, sondern durch einen Klick auf das neben dem Datumsfeld befindliche kleine Kalendersymbol. 2) Das vereinfachte Datumsfeld mit ungefährem Datumswert. In diese Datumsfelder können Sie auch ungenaue bzw. unvollständige Datumswerte (z.B. Apr. 01) eingeben und diese werden systemintern in einen exakten Datumswert (z.B. 15.04.2001) umgewandelt. Wird hierbei nur das Jahr angegeben, z.B. 2001, dann wird intern der exakte Datumswert auf die Mitte des angegebenen Jahres umgewandelt (z.B. 30.06.01). Wir das Jahr und der Monat angegeben (z.B. Apr. 01), dann wird intern das Datum für die Mitte des angegebenen Monats im angegebenen Jahr ermittelt (z.B. 15.04.2001). Aktuell gibt es drei diesbezügliche Felder, nämlich das Feld zur Angabe des Beendigungsdatums des letzten längeren Dienstsverhältnisses und die Felder von und bis bei der Erfassung der Vorbeschäftigung.

•

Textfelder: Hier können freie Texteinträge vorgenommen werden. Durch einen Doppelklick auf die Textfelder können Sie durchwegs einen großflächigen Texteditor öffnen, der bei der Eingabe größerer Textmengen komfortabler ist. In den einzelnen Textfeldern ist die Textmenge oft unterschiedlich begrenzt.

•

Kontrollkästchen: Hier können Sie nur die jeweils passenden Kontrollkästchen (Häkchen) aktivieren. Vergleiche Sie hierzu die Abbildungen nebenan: Kontrollkästchenbeispiel: GesprächspartnerIn

•

Auswertungsfelder: In diese Felder können keine Daten eingegeben werden, hier werden nur Auswertungsergebnisse wie z.B. die Meldedauer (als Differenz zwischen Eintrittsdatum u. AMS-Meldedatum) oder die ArbeitslosenSeite 11

Datenerfassung bzw. Lehrstellensuchdauer angezeigt. Vergleichen Sie hierzu die Abbildung.

•

Ansichtsfelder und Übersichtslisten: Dies sind Felder bzw. Listen, deren Dateninhalte an einer anderen Stelle einzugeben sind und die die dort erfassten Inhalte nur anzeigen. Vergleiche Sie hierzu die Abbildung, die die Übersichtsliste zu den Gesprächen darstellt.

4.1.3. Erläuterungstexte und INFO-Felder Welcher Inhalt in den jeweiligen Datenfeldern einzutragen ist, lässt sich weitgehend eindeutig an den Feldbezeichnungen erkennen. Dort, wo eventuell Missverständnisse entstehen könnten, wurden die jeweiligen Felder mit automatischen Erläuterungstexten versehen. Diese Hinweistexte sind gelb unterlegt und werden automatisch eingeblendet, wenn sich der Mauszeiger drei Sekunden auf dem jeweiligen Feld befindet, ohne bewegt zu werden. Wenn unklar ist, ob zu den einzelnen Datenfeldern ein automatischer Hinweistext existiert, dann probieren Sie die oben beschriebene Methode. Weiters gibt es INFO-Fenster. Diese existieren ausschließlich zu den Vermittlungshemmnissen und enthalten detaillierte Beschreibungen zur Konkretisierung der Vermittlungshemmnisse und deren Bewertung. Diese INFO-Fenster können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf die entsprechend gekennzeichneten, mit einem Fragezeichen auf Papierblatt dargestellten Buttons klicken.

4.1.4. „Steckbrief“ – Kurzinformation zu den erfassten Personen Zu jeder erfassten Person in der Datenbank kann eine Kurzinformation, die als Steckbrief bezeichnet ist, angezeigt werden. Dieser Steckbrief enthält die wesentlichsten Informationen zur aktuell aktivierten Person und wird standardmäßig als permanent offnes Formular im Hintergrund angezeigt. Im Formularkopf des Steckbriefes finden sich die Angaben zum Projekt, dem die erfasste Person zugeordnet ist. Im Personendatenteil wird der aktuelle Teilnahmestatus (TeilnehmerIn, BewerberIn) und der Erfassungsstatus (als TeilnehmerIn / BewerberIn erfasst) angezeigt sowie einige Kerndaten zur Person wie Name, Adresse, Geburtsdaten, Austritt in der Probezeit, der Aktivstatus (aktiv / inaktiv), ob der Datensatz neutral gesetzt wurde, ob „keine Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung vorliegt“ und die Namen der Fach- u. SozialbetreuerInnen angeführt. Im Fußteil des Steckbriefs finden Sie noch die Aktivierungsmöglichkeit, diesen beim Systemstart automatisch anzeigen zu lassen. Wenn Sie das Häkchen deaktivieren, dann wird der Steckbrief nach dem Schließen bei einem neuerlichen Systemstart nicht mehr angezeigt. Sie können den Steckbrief allerdings wieder über die Befehlsmenüleiste „Projekt / Steckbrief anzeigen“ aufrufen.

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Datenerfassung Durch einen Klick auf die entsprechenden Buttons am Steckbrief können Sie einen Wechsel des Projekts durchführen oder eine/n andere/n TeilnehmerIn bzw. BewerberIn auswählen.

4.1.5. Welche Daten müssen jedenfalls erfasst werden? Von der Fülle an Datenfeldern brauchen in i.d.R. nie alle ausgefüllt werden. Es gibt allerdings eine Reihe von Daten, die jedenfalls erfasst werden müssen (obligatorische Kerndaten). Weiters gibt es Daten, die für die Erstellung von Berichten und Auswertungen (Berichtsdaten) benötigt werden und daher erfasst werden sollten, sofern eine entsprechende Zustimmung zur Datenerfassung vorliegt. Alle weiteren Datenfelder sind optional, d.h. es liegt an Ihnen, ob Sie hier Einträge vornehmen oder die Felder frei lassen. 4.1.5.1.

Obligatorische Kerndaten

Diese finden sich vorwiegend unter den Stammdaten (alle Personendaten, alle Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) und teilweise in den Anamnesedaten im Bereich des Formulars „Berufstätigkeit/AL“ („Wie lange liegt das letzte längere DV zurück?“) sowie den Ergebnisdaten/Abschluss („Verbleibsstatus“ u. „Anmerkung zum Verbleib“). Die entsprechenden Datenfelder sind in der Datenbank mit braunem Hintergrund besonders gekennzeichnet.1 Aus praktischen Gründen ist es ratsam, Sie die Personen- und die Beschäftigungs-/ Teilnahmedaten möglichst vollständig gleich zu Beginn des Teilnahmeverhältnisses zu erfassen. Die restlichen Daten werden Sie im Verlauf der Teilnahme eingegeben. 4.1.5.2.

Berichtsdaten

Diese Datenfelder werden für Auswertungen (Statistiken, Listen, Berichte) herangezogen. Voraussetzung für die Erfassung eines Großteils dieser Daten ist, dass eine gültige Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung von der jeweiligen Person vorliegt. Die entsprechenden Berichtsdatenfelder finden sich in folgenden Bereichen: • • • • • •

1

Anamnese: Vermittlungshemmnisse (bei Austritt, bei Eintritt) Betreuung/Maßnahmen: Ziel, Maßnahme, Zeitrahmen, Erfolg u. Status der Maßnahme Schulungen: Schulungsart, Zeitraum, Gesamtstunden – WICHTIG: Diese Daten bleiben als Kerndaten erhalten. Daten-Fördergeber: AMS-Kontaktdaten (BetreuerInnenname, RGS) – WICHTIG: Diese Daten bleiben als Kerndaten erhalten. Erstinformation / Erstkontakt – WICHTIG: Diese Daten bleiben als Kerndaten erhalten. Ausbildung: Ausbildungsform, Gültigkeitsdatum, Abschluss – WICHTIG: Diese Daten bleiben als Kerndaten erhalten.

Unter die obligatorischen Kerndaten (Stammdaten als Personen- u. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) fallen folgende Datenfelder: Name, Geburtsdatum, SV-Nr., Anschrift, Geschlecht, Familienstand, Staatsbürgerschaft, Betreuungspfl. Kinder/Pers. (Name u. Geb.Dat.), Bankverbindung, höchste abgeschlossene Schulbildung u. Berufsausbildung, Eintritts- u. Austrittsdatum (inkl. geplantes Eintritts-u. Austrittsdatum u. Unterbrechungsdatum), Teilnahmestatus, Ausbildungsform, Tätigkeitsbereich, Standort, Berufsbezeichnung („Beschäftigt/Ausbildung als“), Geschäftsfeld, Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß, Behindertenpass, Grad der Behinderung, Name der Sozial- u. FachbetreuerInnen, Beendigungsart der Teilnahme, Verbleibsstatus, Form u. Befristung der Arbeitsbewilligung, Beschäftigungs-/Ausbildungsprojekt(-betrieb), Standortbezirk, Projekttyp, Beendigungsdatum des letzten längeren Dienstverhältnisses u. des damit verbundenen Qualifikationsstatus, Schulungen während der Maßnahmenteilnahme, AMS-Daten wie Name der AMS-BetreuerInnen und die für die TeilnehmerIn/BewerberIn zuständige RGS (AMS-Bezirk).

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Datenerfassung Die Vermittlungshemmnisse (Anamnese) und die Angabe zu den Zielen und den absolvierten bzw. geplanten Maßnahmen während der Beschäftigung gehören zu den sensiblen Betreuungsdaten. Daher dürfen diese Daten nur dann erfasst werden, wenn eine entsprechende Zustimmungserklärung (schriftlich) der Person vorliegt. Die Angaben zu den absolvierten Schulungen während der Beschäftigungszeit zählen nicht zu den sensiblen Betreuungsdaten, sollten also zu Dokumentationszwecken erfasst werden. Die Datenfelder mit den obligatorischen Erweiterungsdaten, die für die Berichterstellung wichtig sind, sind in der Datenbank mit grünem Hintergrund gekennzeichnet. 4.1.5.3.

Optionale Datenfelder

Alle Felder, die nicht braun oder grün unterlegt sind, stellen optionale Datenfelder dar. Diese können, müssen aber nicht erfasst werden.

4.2.

Anlegen eines neuen Datensatzes

Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen wollen, dann klicken Sie im Menü „Personalbetreuung“ auf „Neuanlage“ und wählen „TeilnehmerIn anlegen“ oder „BewerberIn anlegen“. Sie gelangen dann automatisch in ein eigenes Formular „TeilnehmerInnnen Neuanlage“ oder „BewerberInnen Neuanlage“, wo Sie alle Felder (mit Ausnahme der Personalnummer und des Titels) ausfüllen müssen, um den Datensatz anlegen zu können. Standardmäßig vorausgefüllt sind hier sechs Felder, sofern sie keine weiteren Standardwerte für das jeweilige Projekt festgelegt haben: Unter „Datenerhebung“ und „Eintritt“ erscheint das aktuelle Tagesdatum. Wenn diese Datumswerte nicht stimmen, überschreiben Sie diese Werte mit dem jeweils gültigen Datum. Die Sozialversicherungsnummer wird auf ihre formale Gültigkeit geprüft, bei Bedarf wird ein Hinweis ausgegeben, dass die SVNr. nicht korrekt ist (siehe dazu auch Abschnitt 5.3.1.1 Personendaten). WICHTIG: Achten Sie vor allem auf die Gültigkeit des Eintrittsdatums („Eintritt“) “, da ein nachträgliches Ändern dieses Datumswertes auch manuelle Anpassungen “in allen anderen Feldern bedingen, die mit dem Eintrittsdatum zusammenhängen. Betroffen davon wäre insbesondere die Angabe zum Beschäftigungs-/Teilnahme-Ausmaß. Unter „Probezeit Ende““ zeigt sich das Datum entsprechend dem für das Projekt angegebenen Standardwert zur Probezeitdauer. Fehlt diese Einstellung (im Formular „Projekt bearbeiSeite 14

Datenerfassung ten“), dann wird standardmäßig von einer Probezeit “von einem Monat ausgegangen. Auch diesen Wert können Sie bei Bedarf überschreiben. Weiters findet sich noch das Projekt samt Standortbezirk und Projekttyp angegeben, entsprechend den getroffenen Einstellungen im Projektauswahlfenster bzw. im Wartungsfenster („Verwaltung / Auswahlmenüs“). Unter normalen Umständen passen diese Angaben, bei Bedarf können aber auch diese Werte entsprechend den in den Auswahlmenüs zur Verfügung stehenden Werten angepasst werden. Wenn Sie alle Datenfelder ausgefüllt haben, drücken Sie den Button „anlegen“. Der Personendatensatz wird, wenn Sie alle Datenfelder richtig ausgefüllt haben, angelegt und Sie kommen in das Stammdatenformular „Personendaten“. Hier können Sie die weiteren Angaben vervollständigen. Näheres hierzu erfahren Sie im Kapitel 5.3.1.1 „Personendaten“. Wenn eines der Datenfelder nicht oder nicht richtig ausgefüllt ist, erhalten Sie einen Hinweis, der in Abhängigkeit von den Eingabefehlern beispielsweise wie nebenan abgebildet lauten kann. Wenn Sie das „Neuanlageformular“ verlassen wollen, ohne alle erforderlichen Daten angegeben zu haben, dann werden Sie darauf hingewiesen, dass Ihre eventuell bisher erfassten Daten verloren gehen und gefragt, ob Sie die Erfassung wirklich abbrechen wollen. Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie den Datensatz zur Gänze nicht anlegen wollen. Klicken Sie auf „Nein“, wenn Sie Teile der bisherigen Angaben erhalten oder korrigieren wollen.

4.3.

Bearbeitung von bestehenden Datensätzen

Wenn Sie bestehende Daten von PMA/KTN bearbeiten möchten, müssen Sie vorher die entsprechende Person auswählen. Die Auswahl erfolgt im Personen-Auswahlfenster, das Sie über den Button „TN-/BW-Auswahl“ am Steckbrief oder über das Menü „Personalbetreuung“, „TN/BW auswählen/suchen“ erreichen. Die Anzeige der zur Auswahl stehenden Personenkönnen Sie im „Personen-Auswahl-Fenster“ selbst steuern. Dazu haben Sie folgende Kombinationsmöglichkeiten von BewerberInnen/TeilnehmerInnen u. aktiven/inaktiven Personen: • Aktive und Inaktive: “Die Namen aller bisher erfassten Personen (BewerberInnen“ und/ oder TeilnehmerInnen) werden angezeigt • Nur Aktive: “Die Namen der aktuell als aktiv geführten Personen (TeilSeite 15

Datenerfassung nehmerInnen/ BewerberInnen) werden angezeigt. • Nur Inaktive: Die Namen der abgemeldeten BewerberInnen bzw. ausgetretenen TeilnehmerInnen werden angezeigt (nur Abgemeldete/Ausgetretene). • BewerberInnen u. TeilnehmerInnen: Die BewerberInnen wie auch die Personen, die als TeilnehmerInnen aufgenommen wurden, werden angezeigt. • TeilnehmerInnen: Nur jene Personen, die auch am Projekt teilgenommen haben, also entweder als TeilnehmerInnen aufgenommen wurden oder vom Bewerbungsstatus in den Teilnahmestatus gewechselt sind, werden angezeigt. • BewerberInnen: Es werden nur die Namen der Personen angezeigt, die aktuelle als BewerberInnen registriert sind oder • Auswahl: Durch den Eintrag von Text in das Feld „Auswahl“ können Sie die Anzeige von Personen weiter einschränken. Der Filter funktioniert im Volltextsuchmodus“. • Sortierung: “Hier können Sie noch angeben, nach welchen Kriterien die Sortierung in der Liste erfolgen soll, wobei der Nach- bzw. Vorname und das Geburtsdatum aufsteigend sortiert werden und das „Ein- bzw. Austrittsdatum“ absteigend (die „jüngsten“ Ein-/Austritte werden oben angezeigt). • Individualdarstellung: Darüber hinaus besteht in der Tabelle noch die Möglichkeit zur individuellen Anpassung der Darstellung. So können Sie einzelne Spalten ausblenden, verschieben, verbreitern oder verkleinern und als Sortierkriterium festlegen, indem sie die entsprechende Spalte markieren und über das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste) Ihre Auswahl treffen. Nach der Auswahl eines Namens können Sie sich die jeweiligen Daten zur Person durch die Wahl der jeweiligen Formulare im Menü „Personalbetreuung“ oder über die Symbolleisten im Detail anzeigen lassen. Sie haben hierbei folgende Auswahlmöglichkeit: • •

• • • • • • • • •

Stammdaten (Personen- u. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) Anamnese (Ausbildungs- u. Berufslaufbahn inkl. absolvierte AMS-Maßnahmen, Familie u. soziales Umfeld, Mobilität, Gesundheit, Vermittlungshemmnisse, Betreuung durch andere, Kinder) Bewerbungsdaten (Daten während der Bewerbung um Aufnahme in das Projekt) Ausbildung/Berufschule (Daten zur laufenden Berufsausbildung und Berufschule) Schulungen (absolvierte Schulungen während der Teilnahme) Gespräche (geführte Gespräche u. Vereinbarungen) Betreuung/Maßnahmen (Ziele, konkrete Maßnahmen, Umsetzungszeitraum u. -grad, usw.) Daten Fördergeber (FG-Kontakte, FG-Zielvereinbarungen, AMS-BetreuerIn, usw.) Praktika / Überlassungen Outplacement Ergebnis / Abschluss („Bewertung der persönl. u. fachl. Entwicklung sowie der beruflichen Orientierung“, „Verbleibsstatus“, „Arbeitsmarktpolitische Empfehlungen“, und „Ausmaß der Zielerreichung“)

WICHTIG: Wenn eine Person (PMA/KTN/AZUBI) die elektronische Erfassung der Betreuungsdaten verweigert, dann muss die Person manuell unter dem Titel „Keine Zustimmung Seite 16

Datenerfassung zur Datenerfassung“ (Stammdaten/Personendaten) gekennzeichnet werden. Eine Erfassung/Bearbeitung der Betreuungsdaten ist bei derart gekennzeichneten Personen nicht mehr möglich, da die entsprechenden Felder gesperrt sind. Eventuell bereits bestehende Daten in diesen Feldern werden gelöscht.

4.4.

Bearbeitung/Änderung verwerfen Wenn ein Datensatz ausgewählt ist, dann wird der aktuell aktivierte Datensatz in jedem Formular am linken Rand mit einem Dreieck gekennzeichnet.

Sobald eines oder mehrere Datenfeld des gewählten Datensatzes bearbeitet werden, verändert sich das Dreieck auf der linken Seite des entsprechenden Formulars in einen Stift mit Punkten. Solange das Bearbeitungssymbol gezeigt und das Formular nicht geschlossen wird, können die durchgeführten Änderungen in den Datenfeldern durch das Drücken der Escape-Taste auf der Tastatur rückgängig gemacht werden. Drücken Sie dabei die Escape-Taste so oft, wie Sie bereits vorgenommene Änderungen im Formular rückgängig machen wollen.

4.5.

Manuelles Löschen sensibler Betreuungsdaten

Sollte ein/e PMA/KTN nach erfolgter Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung diese später widerrufen, dann müssen die bereits zur Person erfassten sensiblen Betreuungsdaten gelöscht und der Personendatensatz mit dem Hinweis „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“ gekennzeichnet werden. Beim Löschen der sensiblen Betreuungsdaten beleiben die „Kerndaten“ aber bestehen. Gehen Sie zum Löschen der sensiblen Betreuungsdaten zu den Stammdaten und klicken Sie im Formular Personendaten auf das Häkchenfeld „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“. Sie erhalten dann eine Hinweismeldung, dass mit dieser Kennzeichnung alle sensiblen Betreuungsdaten gelöscht werden. Diese Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja, falls Sie die sensiblen Betreuungsdaten dieser Person wirklich löschen möchten. Wenn Sie die Daten aber behalten wollen, klicken Sie auf Nein. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen, werden die sensiblen Betreuungsdaten gelöscht und die entsprechenden Felder gesperrt, damit in diese keine weiteren Betreuungsdaten eingegeben werden können. Anschließend wird automatisch eine „Löschbestätigung“ (mit Angaben zum Löschdatum, für welche Person und von welchem/r BeSeite 17

Datenerfassung nutzer/in die sensiblen Betreuungsdaten gelöscht wurden) erstellt, die Sie ausdrucken können. WICHTIG: Ein Löschen der sensiblen Betreuungsdaten muss immer dann erfolgen, wenn Betreuungsdaten elektronisch erfasst wurden und die Person z.B. im Nachhinein ihre Zustimmung zur Datenerfassung widerruft. Bei Widerruf der Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung sind die sensiblen Betreuungsdaten jedenfalls innerhalb von zwei Wochen (14 Tagen) zu löschen. Die Kennzeichnung eine Datensatzes mit „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“ und somit das Löschen der sensiblen Betreuungsdaten ist für die Benutzergruppe „Sekretariat“ nicht möglich. INFO: Das manuelle Löschen sensibler Betreuungsdaten “wird im System automatisch aufgezeichnet. Festgehalten werden hierbei der BenutzerInnenname, das Löschdatum sowie die Angaben zu jener Person (Name, Geb.Dat., SV-Nr., TN-Status, Ein-/Austrittsdatum) deren Betreuungsdaten gelöscht wurden. Diese Informationen finden sich in der Tabelle mit der Bezeichnung „tHistorie“ und können nur von der BenutzerInnengruppe „Hauptbenutzer“ eingesehen werden.

4.6.

Löschen ganzer Personendatensätze

Ab der Version V3.x können in der Datenbank auch ganze Personendatensätze vollständig gelöscht werden. Das vollständige Löschen eines Personendatensatzes wird vom System mit Datum und Benutzernamen registriert und eine Begründung eingefordert. Diese Daten werden systemintern gespeichert und sind bei Bedarf von der BenutzerInnengruppe „Hauptbenutzer“ aus der Tabelle „tHistorie“ abrufbar. Wenn Sie einen vollständigen Personendatensatz löschen wollen, müssen Sie den gewünschten Datensatz über das Fenster „TN-/BW auswählen/suchen“ aktivieren. Anschließend klicken Sie im Menü „Personalbetreuung“ den Eintrag „TeilnehmerIn/BewerberIn Löschen“ an. Sie kommen dann ins Löschfenster, in dem Sie das Löschen des Datensatzes im entsprechenden Feld begründen müssen. Klicken Sie anschließend auf den Button „Löschen“ und bestätigen Sie die Sicherheitsmeldung, wenn Sie den gewählten Datensatz wirklich löschen möchten. WICHTIG: Nutzen Sie diese Löschfunktion mit Vorsicht, da eine nachträgliche Wiederherstellung gelöschter Datensätze nicht mehr möglich ist! Das Löschen ganzer Personendatensätze ist für die Benutzergruppe „Sekretariat“ nicht möglich. INFO: Das Löschen ganzer Personendatensätze wird im System automatisch aufgezeichnet. Festgehalten werden hierbei der BenutzerInnenname, das Löschdatum, der angeführte Grund des Löschens sowie die Angaben zu jener Person (Name, Geb.Dat., SV-Nr. TN-Status, Ein-/Austrittsdatum) deren Datensatz gelöscht wurde. Diese Informationen finden Seite 18

Datenerfassung sich in der Tabelle mit der Bezeichnung „tHistorie“ und können nur von der BenutzerInnengruppe der „Hauptbenutzer“ eingesehen werden.

4.7.

Projektwechsel für TeilnehmerInnen

Mit dieser Funktion kann ein/e bereits in der Datenbank erfasste TeilnehmerIn in ein anderes Projekt verschoben bzw. kopiert werden. Wichtig ist hier: Es kann nur in eine Projekt/Standortkombination gewechselt werden, in der bereits TeilnehmerInnen erfasst sind. Diese Funktion des kontrollierten Projektwechsels soll – im Gegensatz zur Funktion „TeilnehmerIn duplizieren“ gewährleisten, dass nur bereits bestehende und somit gültige Projektkombination beim Wechsel Verwendung finden.

Beim kontrollierten Projektwechsel einer Person können folgende Optionen gewählt werden: •

Neue Ein- u. Austrittsdaten für das Zielprojekt, ja oder nein ja: es wird ein neuer Personendatensatz angelegt, der Benutzer kommt in das TeilnehmerInnen Neuanlageformular, wesentliche Daten werden kopiert (analog zum vollständigem Duplizieren von Personen, siehe Abschnitt 4.8, wobei das Beschäftigungsausmaß nicht kopiert wird), die betreffenden Datenfelder sind vorausgefüllt. Die Teilnahme im aktuellen Projekt wird abgeschlossen, deshalb müssen folgende Daten erfasst sein: Austrittsdatum, Beendigungsform, Beendigungsart, Beendigungsgründe, Verbleibstatus, Verbleib Anmerkung. Sind diese Datenfelder leer, öffnet sich automatisch ein Formular in dem die Daten ergänzt werden können. nein: die TeilnehmerIn mit allen Daten wird in das neue Projekt verschoben, im aktuellem Projekt verbleiben keine Daten

•

Dokumentation der bisherigen Projektteilnahme ja: die bisherige Projektteilnahme wird als

Vorbeschäftigung

(StammdaSeite 19

Datenerfassung ten/Beschäftigungs u. TN-Daten/Vorbeschäftigung in Projekten, siehe Abschnitt 5.3.1.2) dokumentiert. Projektdaten, Ein u. Austrittsdaten, Beschäftigungsausmaß und Beendigungsgrund werden automatisch aus dem bestehenden Projekt ermittelt und im neuen Projekt dokumentiert nein: keine Dokumentation der bisherigen Projektteilnahme als Vorbeschäftigung

•

Bisherige Projektteilnahme auf neutral setzen ja: der bestehende Personendatensatz wird neutral gesetzt. Siehe dazu auch Abschnitt 5.3.1.1 nein: der bisherige Personendatensatz bleibt sichtbar

Nach dem Projektwechsel kann der Benutzer wählen, ob automatisch in die Ansicht des neuen Projektes gewechselt wird oder nicht.

4.8.

Duplizieren von Personendatensätzen

Ab der Version V3.x können in der Datenbank Personendatensätze auch dupliziert werden. Das Duplizieren eines Personendatensatzes ist vor allem dann angesagt, wenn die jeweilige Person wiederholt in das gleiche Projekt eintritt oder im Projekt den Teilnahmestatus – z.B. von KursteilnehmerIn (KTN) auf ProjektmitarbeiterIn (PMA) wechselt. Durch das Duplizieren des Datensatzes müssen die Daten nicht manuell erneut eingegeben werden, was den Aufwand der Datenerfassung reduziert. Wenn Sie einen Personendatensatz duplizieren wollen, müssen Sie den gewünschten Datensatz über das Fenster „TN-/BW auswählen/suchen“ aktivieren. Anschließend klicken Sie im Menü „Personalbetreuung“ den Eintrag „TeilnehmerIn/BewerberIn Duplizieren“ an. Sie kommen dann ins Duplizierfenster, in dem Sie auswählen können, welche Datenbereiche beim Duplizieren berücksichtigt werden sollen. Aktivieren Sie die gewünschten Datenbereiche und klicken Sie anschließend auf den Button „Duplizieren“. INFO: Wenn Sie den Personendatensatz vollständig duplizieren wollen, dann wählen Sie über den Button „Alles“ alle Datenbereiche aus. Wenn Sie nur die Stammdaten duplizieren wollen, dann deaktivieren Sie über den Button „Keine“ alle angeführten Detaildatenbereiche. Sie erhalten dann nur die Stammdaten dupliziert. Nach der Betätigung des Buttons „Duplizieren“ wird das Formular BewerberIn/TeilnehmerIn Neuanlage geöffnet. Geben Sie hier noch eventeull fehlende Daten ein und klicken dann auf „Anlegen“. Jetzt erscheint das Stammdatenformular mit dem duplizierten Datensatz angezeigt. Seit Version 3.5 wird zur Kennzeichnung nicht mehr beim Nachnamen das Wort „(Duplikat)“ in Klammer angefügt. Ein Duplikat ist im Stammdatenformular erkenntlich Seite 20

Datenerfassung durch den Text (Dupl) bei der Beschriftung Nachname. Im Auswahlfenster für die TeilnehmerInnen/BewerberInnen ist ein Duplikat durch ein Hackerl im Feld Dupl erkennbar.

WICHTIG: Aktualisieren Sie sofort nach der Duplizierung die entsprechenden Datenbereiche mit den richtigen Angaben. Besonderes Augenmerk ist hierbei auf folgende Datenfelder zu legen: Unterbrechungszeiten, Verbleibsstatus.

4.9.

Import / Export PMA

Im Bereich „Personalbetreuung -> Import / Export PMA …„ können die gesamten Daten einer Person in eine Text-Datei exportiert werden und in eine andere Instanz der PMA-Datenbank importiert werden. Somit können die Daten von TeilnehmerInnen von einem anderen Projektträger oder in einer neuen Datenbank in einem gemeinsamen Projekt übernommen werden und müssen nicht neu angelegt werden. In die Exportdatei werden alle erfassten Daten – außer dem Beschäftigungsausmaß bei Praktika/Überlassungen - eines PMA geschrieben. Beim Import eines PMA-Datensatzes werden folgende Datenfelder nur übernommen, wenn vom System vorgegebene Werte gewählt wurden: Titel, Religion, Sozialbetreuerin, Zuweisende Stelle, Arbeitsbewilligung, Staatsbürgerschaft, Standort, Geschäftsfeld, Geburtsort, Geburtsland; Schulungen: Schulung und Einheit; Tätigkeitsbereiche Werte, die von Hauptbenutzern über „Wartung/Auswahlmenüs“ eingegeben wurden, werden nicht übernommen, weil es in der Zieldatenbank keine entsprechenden Einträge gibt. Für den Import stehen die 2 Importoptionen „Alle Daten importieren“ und „Daten importieren und relevante Beschäftigungsdaten neu eingeben“ zur Verfügung. Alle Daten importieren: Es werden alle Daten Importiert, nur das Projekt, der Projekttyp und der Standortbezirk werden automatisch auf die Standardwerte des aktuell gewählten Projektes geändert. D.h. die TeilnehmerIn wird dem aktuellen Projekt zugeordnet. Daten importieren und relevante Beschäftigungsdaten neu eingeben: wie oben und folgende Daten werden nicht übernommen: Eintrittsdatum, Probezeit Ende, Austritt geplant, Beschäftigungsausmaß, Standort, Geschäftsfeld, TN-Status, Ausbildungsform, Tätigkeitsbereich und "Beschäftigt/ Ausbildung als". Seite 21

Datenerfassung

4.10. Keine Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung Erteilt ein/e PMA/KTN keine Zustimmung zur elektronischen Erfassung der Betreuungsdaten dürfen die Betreuungsdaten nicht erfasst werden und der entsprechende Datensatz (Person) ist extra zu kennzeichnen. WICHTIG: Die Kerndaten (Stammdaten und Ergebnisdaten – die Datenfelder sind braun unterlegt) sind von der Zustimmungspflicht ausgenommen und müssen jedenfalls in der Datenbank erfasst werden. Zu den Kerndaten vgl. die Angaben im Kapitel 4.1.5.1 „Obligatorische Kerndaten“ auf Seite 13. Die Kennzeichnung der Datensätze mit dem Hinweis „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“ ist für die BenutzerInnengruppe „Sekretariat“ nicht möglich! Bei der Kennzeichnung aktivieren Sie unter „Stammdaten“ / „Personendaten“ das Kontrollkästchen (Häkchen) mit dem Titel „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“. Mit dieser Aktivierung sind alle Datenfelder der sensiblen Betreuungsdaten für die Dateneingabe gesperrt, also jene Datenfelder, die nicht zu den obligatorischen Kerndaten zählen. Sollten in diesen Feldern bereits Daten gespeichert sein, werden diese nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage automatisch gelöscht. Vgl. hierzu näher die Angaben im Kapitel 4.5 „Manuelles Löschen sensibler Betreuungsdaten“ ab Seite 17.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

5.

Aufbau und Bewegung in der Datenbank

Der Aufbau der Datenbank orientiert sich an den zu erfassenden Personen. Wenn eine Person erfasst bzw. ausgewählt wird, beziehen sich alle weiteren Angaben nur auf diese eine Person. Um zu Daten einer anderen Person (im selben Projekt/Betrieb) zu gelangen, müssen Sie in das „Personen-Auswahlfenster“ gehen und dort den entsprechenden Namen einer Person wählen. Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige der bisher erfassten Personen einzuschränken. Dabei kann zwischen zwei Anzeigedimensionen unterschieden werden: • •

Aktivstatus der erfassten Personen („Aktive“ vs. „Inaktive“) Erfassungsstatus der Personen (TeilnehmerInnen vs. BewerberInnen)

Hinsichtlich des Aktivstatus der Personen besteht die Möglichkeit, die Anzeige der erfassten Personen auf die aktuell aktiven TeilnehmerInnen und BewerberInnen („Nur Aktive“) oder auf die bereits ausgetretenen oder abgemeldeten Personen („Nur Inaktive“) einzugrenzen. Der Erfassungsstatus grenzt die erfassten Personen nach dem Umstand ab, ob diese bereits am Projekt teilgenommen haben oder sich noch im Bewerbungsstatus befinden. Den Aktivstatus der erfassten Personen (Aktive/Inaktive) können Sie auch noch kombinieren mit deren Erfassungsstatus (TeilnehmerInnen/BewerberInnen). Darüber hinaus können Sie die Auswahl der angezeigten Personen anhand der Familiennamen weiter einschränken, indem Sie im Feld „Namensuche (Volltext)“ entsprechende Zeichen eingeben, wobei der Filter im Volltextmodus funktioniert, d.h. Sie brauchen hier auch nur Teile des gesuchten Textes eingeben. Im Auswahlmenü „Sortierung“ können Sie weiters bestimmen, anhand welcher Kriterien die Liste der Personen sortiert werden soll. Die Details zu den Personen erhalten Sie angezeigt, wenn Sie die entsprechende Person markieren und dann auf den Button „Person auswählen“ anklicken oder einen Doppelklick auf den Namen (oder den Ort, die SV-Nr. das Geb.Dat.) ausführen. Das Personenauswahlfenster können Sie auch ohne Auswahl einer Person über den Button „Abbrechen“ verlassen. WICHTIG: Sie können nach dem Schließen des Personenauswahlfensters jetzt mehrere Formularfenster mit Details gleichzeitig bzw. überlappend öffnen. Wenn Sie das Projektdatenfenster oder die Benutzerveraltung öffnen, dann können bis zum Schließen dieser Fenster keine weiteren Formulare (Fenster) geöffnet werden. Das aktive Feld, in dem sich der Cursor für die Dateneingabe befindet, ist immer gelb eingefärbt.

5.1.

Die Datenbereiche

Die Datenbank ist in folgende Hauptdatenbereiche unterteilt, die sich wie folgt gliedern: 1. Verwaltung (der Datenbank) 1.1. Wartung der Auswahlmenüs 1.2. Automatisches und manuelles Löschen von TN-Daten 1.3. Benutzerverwaltung 1.4. Benutzerberechtigungen für Projekte 1.5. Benutzerpasswort ändern Seite 23

Aufbau und Bewegung in der Datenbank 1.6. Wechsel der Datenbank 1.7. Versionsupdates 1.8. Lokalisierung des Bundeslands (Bundesland einstellen) 1.9. Interne Auftragsnummern 1.10. Sozial- u. FachbetreuerInnen Namensänderung 1.11. Seitenränder anpassen 1.12. Firmendaten 2. Personalbetreuung 2.1. Stammdaten (Personen- u. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) 2.2. Bewerbungsdaten (der TeilnahmebewerberInnen) 2.3. Anamnesedaten 2.4. Ausbildungs-/Berufschuldaten 2.5. Schulungsdaten 2.6. Gespräche 2.7. Betreuung /Maßnahmen 2.8. Daten Fördergeber 2.9. Praktika/Überlassungen 2.10. Outplacement (Jobbewerbungen) 2.11. Ergebnis/Abschluss 3. Projekt 3.1. Projekt wechseln 3.2. Projektdaten (Standards) bearbeiten 4. Auswertungen/Listen/Statistiken 4.1. Statistiken (Teilnahme-, Abgangsstatistik, Vermittlungshemmnisse) 4.2. Gesprächstermine (Liste mit geplanten Gesprächen) 4.3. TeilnehmerInnen- / BewerberInnenlisten 4.4. Firmenstatistik 4.5. Outplacement / Bewerbungen 4.6. Einzelberichte (Aufnahmebogen / Zwischenbericht / Abschlussbericht) 4.7. Firmendaten

Im Folgenden sind die Datenbereiche näher erläutert:

5.2.

Verwaltung der Datenbank

Der Bereich „Datenbankverwaltung“ beinhaltet folgende Bereiche: 1) Die „Wartung“ der standardisierten Vorgaben für (viele) Datenfelder mit Auswahlmenüs sowie das Festlegen projektspezifischer „Einstiegsparameter“ (Projekt, Projekttyp, Standortbezirk). Die Wartung ist nur für HauptbenutzerInnen und SystemadministratorInnen zugänglich! 2)

Automatische und manuelle Löschfunktionen. Die Wartung ist (bis auf die Funktion „Anstehende Löschdaten anzeigen“) nur für HauptbenutzerInnen und SystemadministratorInnen zugänglich! Seite 24

Aufbau und Bewegung in der Datenbank 3) Die BenutzerInnenverwaltung für die Vergabe von Benutzernamen, Kennwörtern, Benutzerrechten. Die BenutzerInnenverwaltung ist nur für HauptbenutzerInnen und SystemadministratorInnen zugänglich! 4) Die Verwaltung der Benutzerberechtigung einzelner Projekte ist nur für HauptbenutzerInnen und SystemadministratorInnen zugänglich! 5) Ändern des Benutzerpasswortes 6) Das Menü zum „Wechsel der Datenbank“ der ermöglicht es, die Datendatei der Datenbank zu wechseln oder neu einzubinden (SQL, Accesss, …), ist nur für HauptbenutzerInnen und SystemadministratorInnen zugänglich! 7) Update von früheren DB-Versionen auf die aktuelle Version: 8) Lokalisierung der Bundesländer: 9) Interne Auftragsnummern: 10) Sozial- u. FachbetreuerInnen Namensänderung: Finden, Ändern und Abgleichen von verwendeten Namen für SozialbetreuerInnen und FachbetreuerInnen 11) Seitenränder anpassen: die Seitenränder in Berichten ändern, siehe Abschnitt 5.5.1.1

5.2.1. Wartung der Auswahlmenüs Es gibt eine Reihe von Datenfeldern, bei denen Sie aus Pulldown-Menüs einen standardisierten Eintrag auswählen können. Einen Teil dieser Einträge können Sie gestalten, wenn Sie die entsprechenden Benutzerrechte (Gruppe „Hauptbenutzer“) besitzen. Besitzen Sie die entsprechenden Rechte („Hauptbenutzer“), dann gehen Sie hierfür in der Menüleiste auf Verwaltung und dann auf Auswahlmenüs und wählen Sie den entsprechenden Bereich aus, für den Sie das Auswahlmenü anpassen wollen. In der Abbildung nebenan ist beispielhaft der Bereich „Staatsbürgerschaft“ ausgewählt. Sie können in der ersten Spalte neue Einträge der Staatsbürgerschaft

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank hinzufügen, bestehende Einträge mit Schreibfehlern korrigieren oder nicht benötigte Einträge löschen. In der zweiten Spalte finden Sie (eventuell) die Einträge (hier zur Arbeitsbewilligungsform), die mit den jeweiligen Hauptbezeichnungen (hier der Staatsbürgerschaft) standardmäßig verknüpft werden sollen. Wenn in dieser Spalte ein Wert angegeben ist, dann wird bei Auswahl der entsprechenden Hauptbezeichnung (hier Staatsbürgerschaft) dieser automatisch im entsprechenden Feld (hier Arbeitsbewilligung) angezeigt. In der letzten Spalte können Sie unter dem Titel „Ausblenden“ jene Einträge durch Anklicken kennzeichnen, die bei Betätigung des Pulldown-Menüs nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie keine Rechte zur Änderungen der Wartungsmenüs besitzen (BenutzerInnengruppen „Personal“ u. „Sekretariat“) und Einträge geändert/ergänzt gehören, dann wenden Sie sich an Ihren/Ihre SystembetreuerIn (EDV-AdministratorIn). WICHTIG: Beim Ändern und beim Löschen von Einträgen in den Menüs ist höchste Vorsicht geboten, v.a. dann, wenn bereits Daten mit zu ändernden/löschenden Menüeinträgen erfasst wurden. Werden bereits verwendete Menüeinträge geändert oder gelöscht, erfolgt auch eine Änderung bzw. Löschung der jeweiligen Einträge zu den bereits erfassten Personen. Änderungen im Wartungsmenü sollen daher nur von erfahrenen Personen vorgenommen werden! Sie bekommen einen Warnhinweis, wenn Sie bestehende Einträge löschen wollen, die bereits in Verwendung sind! In einigen Fällen können bestehende Einträge nicht geändert oder gelöscht werden, da diese Einträge bei der Erstellung von Einzelberichten ausgewertet werden. Menüeinträge, die Sie nicht ändern können, sind in folgenden Formularen zu finden: •

•

• • • •

Betreuung/Maßnahmen (Folgende Einträge lassen sich nicht ändern: Telefonische Bewerbung; Schriftliche Bewerbung; Vorstellungsgespräch; Med.-therap. Maßnahme; Soziale Maßnahmen, Qualifizierung/Schulung) Ziele (Folgende Einträge lassen sich nicht ändern: Beschäftigungshindernisse feststellen; Belastungsgrenzen (physisch und psychisch) klären; Fachkompetenz/-qualifikation erhöhen/verbessern; Persönliche Kompetenz verbessern; Einstieg in den Regelarbeitsmarkt fördern (z.B. Outplacement); Geregelten Ausstieg aus dem Arbeitsmarkt fördern (Pension, ...); Gesundheitliche Situation klären/verbessern; Soziale Stabilisierung fördern (z.B. Wohnung, Finanzsituation, Familie, ...); Arbeitsmotivation u. Selbstwertgefühl fördern; Lehrabschlussprüfung ablegen) Projekt (Übungsprojekt) Arbeitsbewilligung (Keine Erforderlich, Beschäftigungsbewilligung, Arbeitserlaubnis, Befreiungsschein) Einheiten (gesamt, pro Wo., pro Mon.) Stammdaten (Beendigungsform, Pensionstyp, Pensionsstatus)

TIPP: Bevor die Datenbank erstmals der allgemeinen Nutzung zugänglich gemacht wird, sollten die Auswahlmenüs zu den Projekten, den Geschäftsfeldern und Standorten sowie den Tätigkeitsbereichen entsprechend der Gegebenheiten in ihrer Einrichtung vom zustänSeite 26

Aufbau und Bewegung in der Datenbank digen Administrator / der zuständigen Administratorin angepasst werden. Wählen Sie als AdministratorIn dazu die genannten Wartungsmenüs an und löschen Sie gegebenenfalls die nicht benötigten und noch nicht verwendeten Einträge oder überschreiben Sie die „Mustereinträge“ mit den für Ihr Projekt passenden Bezeichnungen oder deaktivieren Sie bestehende und nicht mehr benötigte Einträge durch Setzen des Häkchens in der Spalte „ausblenden“. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel 7.3.5 „Auswahlmenüs an die Betriebs/Projektsituation anpassen“ auf Seite 92. WICHTIG: Diese Änderungen sollen nur vom/von der zuständigen Administrator/in oder in Abstimmung mit ihm/ihr mit großer Vorsicht durchgeführt werden. NEU ab Version 3.5.6: Bruttolohn als Vorauswahl: Alternativ zur freien Eingabe der Wochenstunden und des Lohnes beim Beschäftig.-/TN-Ausmaß können fixe Vorgaben in Auswahlmenüs für Wochenstunden und dazugehörenden Lohn definiert werden. Die Vorgaben für das Auswahlmenü können vom Hauptbenutzer in den Auswahlmenüs, Registerkarte Lohn, definiert werden. Wenn hier Vorgaben definiert werden, ist keine freie Eingabe der Wochenstunden und des Lohns im Formular „Beschäftig.-/TN-Ausmaß mehr möglich. Stattdessen werden Auswahlmenüs mit den definierten Werten angeboten.

5.2.1.1.

Projektspezifische Standardwerte festlegen

Für jedes Projekt können projektspezifische Standardwerte (wie Projekttyp, Standortbezirk, betriebliche Normalarbeitszeit, betriebsübliche Probezeit, Benutzerrechte) festgelegt werden. Diese werden dann bei jeder Neuanlage eines Datensatzes automatisch in den Details verwendet. Die Standardwerte für Projekttyp und Standortbezirk werden ebenfalls im Wartungsfenster der Auswahlmenüs (Formular: Verwaltung\AuswahlmenüsWartung\Projekt) fixiert, um bei Auswahl eines Projektes automatisch den „passenden“ Projekttyp und den „richtigen“ Standortbezirk angezeigt zu bekommen. Das Feld „Benutzerrechte“ dient der Aktivierung/Deaktivierung der Rechteverwaltung für einzelne Projekte (siehe dazu Seite 30, Benutzerrechte für Projekte) Die weiteren Standardwerte für das Projekt (wie die betriebliche Normalarbeitszeit, projektübliche Probezeit, AMS-Bezirk, Geschäftfeld, TN-Status, Standort) können über das Menü „Projekt/Projekt bearbeiten“ geändert werden! Vergleichen Sie hierzu näher die Angaben unter Kapitel 7.3.3 „Festlegen der zentralen Projektdaten (Einstiegsparameter)“ auf Seite 90.

5.2.2. Automatische und manuelle Löschfunktionen. Das automatische Löschen von ganzen Personendatensätzen funktioniert über die Verwaltung von Förderprojekten mit Löschzeiträumen. Das heißt, alle erfassten TeilnehmerInnen, eines Trägerprojektes, die erfassten Förderprojekten zugeordnet sind, werden automatisch gelöscht, sobald der im Förderprojekt definierte Löschzeitraum erreicht ist. So werden z.B. alle ausgetretenen Teilnehmer eines vom AMS geförderten Projekts automatisch gelöscht, wenn das Ende des Förderprojekts zwei Jahre zurück liegt. Das manuelle Löschen erlaubt das Löschen mehrerer Personendatensätze zusammengestellt anhand bestimmter Filterkriterien. Seite 27

Aufbau und Bewegung in der Datenbank

5.2.2.1.

Förderprojektdaten

In diesem Bereich können die Förderprojekte (neu ab Version 4.0) verwaltet werden. Bei den Förderprojekten handelt es sich um die Förderprojektangaben (Förderprojektbezeichnung, Förderprojektlaufzeitraum, Förderprojekt-Nr., primärer Förderprojektvertragspartner, usw.) der Fördergeber für die jeweiligen Trägerprojekte (auch bezeichnet als „Projekte“, bzw. „T-Projekte“) in bestimmten Zeiträumen. 5.2.2.2. Förderprojektdaten auswählen/suchen Hier finden sich alle vorhandenen Förderprojekte in einer Übersicht dargestellt. Durch Klick auf den Button „Förderprojekt auswählen“ bzw. durch Doppelklick auf den Projekttitel wird das Bearbeitungsformular des einzelnen (markierten) Förderprojekts geöffnet. Über den Button „Neues Förderprojekt“ kann hier ein neues Förderprojekt angelegt werden. Es besteht eine Filterungsmöglichkeit nach aktiven/inaktiven Förderprojekten, wobei ein F-Projekt dann als aktiv gilt, wenn die Laufzeit des Förderprojekts das aktuelle Datum beinhaltet. 5.2.2.3. Neuanlage Förderprojekt / F-Projekt bearbeiten Dem Förderprojekt sind folgende Felder zugeordnet: Förderprojektangaben: F-Projektbezeichnung, F-Projektnummer, F-Projekttyp (wartbar über Verwaltung/Auswahlmenüs), F-Projektvertragspartner (wartbar über Verwaltung/Auswahlmenüs), Laufzeit von – bis; Daten zum Löschzeitraum: Auto-Löschung der TN auf dieses Förderprojekt anwenden (ist standardmäßig aktiviert; das automatische Löschen findet nur statt, wenn dieses Feld aktiviert ist), Löschzeitraum in Jahren (das automatische Löschen von TN-Daten erfolgt, wenn der Austritt in einem Förderzeitraum eines Förderprojekts erfolgt, dessen Beendigungsdatum aktuell länger zurückliegt als im Löschzeitraum angegeben ist (Endedatum Teilnahme/Bewerbung < Laufzeit bis + Löschzeitraum). Die Standardwerte zum Löschzeitraum können unter Verwaltung/ Auto-Löschzeitraum Standardvorgaben verändert werden. Anzahl bisher gelöschter TN-Datensätze dieses F-Projekts: Das ist die Anzahl der TeilnehmerInnen/BewerberInnen, die im Rahmen der automatischen Löschung gelöscht wurden. Das betrifft die Löschung von TeilnehmerInnen/BewerberInnen die dem jeweiligen F-Projekt zugeordnet sind und bei denen die Löschkriterien erfüllt sind. Die Löschung erfolgte nach Vorschlag des Systems explizit durch den/die Benutzer/in oder nach Ablauf der 10-Tagesfrist automatisch. TeilnehmerInnen/BewerberInnen, die mit der Funktion „manuelles Löschen“ gelöscht werden, werden hier nicht mitgezählt. Änderungsdaten: Die Felder „Änderungsdatum“ und „geändert von wem“ werden automatisch ausgefüllt. Im Feld „Anmerkung“ bitte Änderungen beim Förderprojekt kommentieren. Zugeordnete Trägerprojekte: Hier erfolgt die Zuordnung der Trägerprojekte zum Förderprojekt. Ein Trägerprojekt besteht immer aus der Kombination folgender Projektparameter „Projektname“, „Projekttyp“ und „Standortbezirk“. Es werden nur Trägerprojektkombinationen zur Auswahl angeboten, zu denen bereits TeilnehmerInnen/BewerberInnen zugeordnet sind. Einem Förderprojekt können mehrere Trägerprojekte zugeordnet werden bzw. ein Trägerprojekt kann mehreren Förderprojekten zugeordnet sein, wobei sich in diesem Fall die Laufzeiten der F-Projekte nicht überschneiden dürfen. Ein Trägerprojekt kann zu einem bestimmten Zeitpunkt nur einem F-Projekt zugeordnet sein. Seite 28

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Beteiligte Kostenträger: Neben dem Hauptfördergeber (Fördervertragspartner) können hier noch zusätzliche Fördergeber ausgewählt werden. Die Auswahlmenüs für Haupt- und Zusatzfördergeber enthält dieselben Einträge. 5.2.2.4. Auto-Löschzeitraum Standardvorgaben Im Menü Verwaltung / Auto-Löschzeitraum Standardvorgaben können die Standardwerte für die automatische Löschung definiert und angegeben werden, ob diese Standardwerte (inkl. Löschzeitraums) allgemein bei der Neuanlage von Förderprojekten angewendet werden sollen. Bei jeder Neuanlage eines F-Projekts werden automatisch diese Werte angezeigt (und können dort verändert werden). Diese Standardwerte beziehen sich nur auf neue F-Projekte. Bestehende F-Projekte sind bei Änderung dieser Standardwerte nicht betroffen. Die vom System vorgegebenen Standardwerte sind „Auto-Löschen aktiviert“ und ein „Löschzeitraum von 2 Jahren“.

5.2.2.5. Automatische Löschung der gesamten TeilnehmerInnendatensätze Bei jedem Start der Datenbank wird überprüft, ob TN-Datensätze (inkl. BewerberInnen) zu löschen sind. Ein TN-Datensatz (inkl. BewerberInnen) wird gelöscht, wenn folgende Bedingungen zutreffen: − − − −

Ein Austrittsdatum bei TeilnehmerInnen bzw. ein Bewerbungsendedatum bei BewerberInnen ist vorhanden (in Folge kurz: Austrittsdatum). Das Trägerprojekt (der Teilnahme/Bewerbung) ist mindestens einem Förderprojekt zugeordnet Das Austrittsdatum des/der Teilnehmers/in bzw. das Bewerbungsende bei BewerberInnen liegt im Laufzeitraum eines zugeordneten Förderprojekts Das Förderprojekt hat den im Löschzeitraum definierten Zeitpunkt (Ende des Förderpojekts + Dauer des angegeben Löschzeitraums) erreicht

Wenn TN zum Löschen vorhanden sind, wird das Formular "Löschen TeilnehmerInnen" geöffnet. Hier wird die Liste der Personen angezeigt, die die Löschkriterien erfüllen. Sie haben nun die Möglichkeit, einzelne oder alle TN Datensätze zu löschen. Bei jenen TN, die hier nicht gelöscht werden, werden das aktuelle Datum und die Freigabe zum automatischen Löschen vermerkt. Diese Datensätze werden nach einer Frist von zehn Tagen automatisch ohne weitere Warnung gelöscht. Innerhalb dieser zehn Tage kann auf die TN-Daten noch zugegriffen werden. Nach dem Löschen wird der Löschbericht geöffnet. Auf diesen Löschbericht können sie einen Tag lang zugreifen, danach wird er automatisch bereinigt, d.h. die Berichtsaufzeichnung gelöscht.

5.2.2.6. Manuelle Löschung der TN-Datensätze Alternativ zur automatischen Löschung der TeilnehmerInnendatensätze können im Bereich „Verwaltung / Manuelle Löschung der TN-Datensätze“ TN-Datensätze manuell gelöscht werden. Damit wird die Möglichkeit gegeben, ältere Datensätze, für die keine Förderprojektdaten Seite 29

Aufbau und Bewegung in der Datenbank bestehen, manuell zu löschen, ohne dass rückwirkend Projektförderdaten angelegt werden müssen. Für die manuelle Löschung stehen folgende Felder zur Filterung zur Verfügung: Trägerprojektbezeichnung, Standortbezirk, Projekttyp, Projektstandort, Förderprojektbezeichnung, Förderprojekt-Nr. Weiters kann anhand folgender Optionen ein (Lösch)Zeitraum angegeben werden, der jene TeilnehmerInnendatensätze auswählt, die in diesem Zeitraum • ausgetreten sind oder • im Trägerprojekt teilgenommen haben und aktuell bereits ausgetreten sind oder • eingetreten und aktuell bereits ausgetreten sind. Nachdem sie die gewünschten Filterkriterien ausgewählt haben, klicken sie auf "Auswahl anzeigen/aktualisieren" und die den Filterkriterien entsprechenden Personen werden in der Liste angezeigt. Durch Klicken auf "alle ausgewählten TN löschen" werden alle TeilnehmerInnendatensätze gelöscht, die in der Liste aufgeführt sind. Vor der endgültigen Löschung ist noch zu Bestätigen, dass wirklich alle angezeigten Datensätze gelöscht werden sollen. Nach dem Löschen der Daten kann ein Bericht über die gelöschten TeilnehmerInnendatensätze erstellt werden. Durch Klicken auf "Löschbericht erstellen" erhalten sie die Liste aller von diesem Benutzer gelöschten Datensätze, wobei die zuletzt gelöschten oben in der Liste angezeigt werden. Dieses Löschprotokoll wird automatisch nach einem Tag geleert.

5.2.3. BenutzerInnenverwaltung Die Benutzerveraltung gestattet das Anlegen von neuen BenutzerInnen mit Namen und Kennwörtern sowie den entsprechenden Rechten. Zum Anlegen von BenutzerInnen siehe ausführlicher im Kapitel 7.3.1 „BenutzerInnen anlegen“ auf Seite 88.

5.2.4. Benutzerrechte für Projekte Bei den Benutzerrechten für Projekte können Sie für jedes Projekt bestimmen, welche Benutzer darauf Zugriff haben sollen. Wählen Sie dazu ein Projekt aus, markieren die berechtigten BenutzerInnen und sichern Sie die Vergabe der Rechte durch klicken auf den Button „speichern“.

TIPP: zum Markieren mehrerer Benutzer die Steuerungstaste „Strg“ gedrückt halten und mit der Maus auf die Benutzernamen klicken. Seite 30

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Um die Benutzerverwaltung für ein Projekt zu aktivieren, muss zusätzlich bei den Projektdaten die Rechteverwaltung freigegeben werden. Gehen Sie dazu in das Menü Verwaltung/Auswahlmenüs und wählen dann die Registerkarte Projekte. Setzen sie beim gewünschten Projekt im Feld Benutzerrechte ein Hakerl. Alternativ dazu kann für das gerade aktive Projekt die Rechteverwaltung unter Projekt/Projekt bearbeiten das Feld Benutzerberechtigung anwenden aktiviert werden. ACHTUNG: Die Rechteverwaltung für Projekte betrifft sowohl die Dateneingabe als auch die Auswertungen. Wenn bei einem Projekt die Benutzerverwaltung aktiviert ist, können nur mehr jene Personen Daten zu diesem Projekt eingeben, denen explizit die Berechtigung erteilt wurde. Auch Auswertungen/Statistiken können nur mehr von berechtigten Benutzern vorgenommen werden. Wird als Auswahlkriterium alle Projekte angegeben, betrifft das nur mehr alle Projekte, auf die der aktuelle Benutzer die Berechtigung besitzt. Die Rechteverwaltung für Projekte wurde in der Version 3.5 neu bereitgestellt. Beim Update von älteren Versionen ist bei den bestehenden Projekten die Benutzerverwaltung automatisch deaktiviert. Die Rechteverwaltung beginnt erst zu greifen, wenn diese beim jeweiligen Projekt manuell eingeschaltet wird.

5.2.5. Benutzerpasswort ändern Das individuelle Benutzerpasswort kann von jedem/r Benutzer/in geändert werden. Im Menü Benutzerpasswort ändern können Sie ihr eigenes Passwort ändern. Geben Sie dazu ihr bisheriges Kennwort, das neue Passwort und dann noch mal das neue Passwort ein.

5.2.6. Datenbank wechseln Dieses Menü können Sie nur aktivieren, wenn Sie die entsprechenden Rechte als HauptbenutzerIn besitzen. Wenn Sie Rechte als HauptbenutzerIn besitzen und die Bezugsdaten der Datenbank wechseln oder die Bezugsdaten (Datenbasis) neu einbinden wollen, dann wählen Sie aus der Menüleiste „Verwaltung“ den Eintrag „Datenbankwechsel“. Sie gelangen zum nebenan abgebildeten Formular. Hier haben Sie die Möglichkeit, Daten entweder im Format von MS Access („MDB“) oder auf der Basis von „SQL“ (Structured Query Language) einzubinden. Voraussetzung hierfür ist, dass die einzubindenden Daten die gleiche Struktur aufweisen, die in der Datenbank vorgegeben ist. Für die Einbindung von Daten im MS Access-Format geben Sie im Feld „MDB-Datenbank“ den Namen der Datei samt Dateipfad an und klicken anschließend auf „Verbinden“. Alternativ können Sie auch mit einem Klick auf den Button mit der Lupe die Datei suchen. Wenn Sie Daten auf der Basis von SQL einbinden wollen, dann aktivieren Sie die Lasche „SQL“ und geben den SQLServer sowie die Datenbank im jeweiligen Feld an. Nähere Angaben zur Einbindung von SQL-Datenbanken finden Sie im Kapitel „Installation als SQL-Datenbank“ auf Seite 83f. Seite 31

Aufbau und Bewegung in der Datenbank WICHTIG: Das Verbinden von Bezugsdaten mit der Datenbank sollte nur von mit EDV vertrauten und erfahrenen Personen (z.B. SystemadministratorInnen in ihrer Einrichtung) durchgeführt werden.

5.2.7. Update von früheren DB-Versionen auf die aktuelle Version Durch Aufruf dieser Funktion werden die notwendigen Änderungen in der Datenstruktur in Anpassung an die Erfordernisse der aktuellen Updateversion durchgeführt; siehe Abschnitt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. und 7.2.3.2.

5.2.8. Lokalisierung der Bundesländer Über dieser Funktion wird standardmäßig Oberösterreich als Bundesland verwendet. Alternativ kann auf Kärnten gewechselt werden; siehe Abschnitt.

5.2.9. Interne Auftragsnummern (Neu ab Version 3.5.6) Im Menü Verwaltung kann das Formular „Interne Auftragsnummern“ geöffnet werden. Hier kann zu jedem Projekt an einem Standortbezirk und Standort mit einem bestimmten Geschäftsfeld eine Nummer vergeben werden. Dieses Feld dient der verbesserten internen Dokumentation. Die Ausgabe erfolgt nur als Textmarke über Auswertungen->Word Vorlagen.

5.2.10. SozialbetreuerInnen verwalten (NEU ab Version 3.5.6), FachbetreuerInnen verwalten (NEU ab Version 3.6) Die Namen der SozialbetreuerInnen und FachbetreuerInnen wurde vor dieser DB-Version als Text zum jeweiligen PMA eingegeben. (Durch Tippfehler und verschiedene Eingabeformate sind dadurch möglicherweise verschiedene Namensausprägungen der/desselben Betreuerin/Betreuers in der Datenbank). Alternativ zu dieser Vorgehensweise ist es nun möglich, die Betreuer zentral in einer Tabelle zu verwalten. Im Eingabeformular ist dann keine freie Eingabe mehr möglich, sondern die Namen können aus einem Auswahlmenü entnommen werden. Die Namen für das Auswahlmenü können vom Hauptbenutzer im Menü Verwaltung, in den Auswahlmenüs, Registerkarte SozialbetreuerInnen bzw. FachbetreuerInnen, definiert werden. Sobald ein Name vom Hauptbenutzer definiert wird, ist keine freie Eingabe mehr möglich. Im neuen Formular unter Verwaltung -> Sozial- u. FachbetreuerInnen Namensänderung finden Sie Funktionen, mit der die bestehenden Daten bereinigt bzw. vereinheitlicht und in eine zentrale Verwaltung überführt werden können. Im Feld „verwendeter Name“ sehen Sie alle bisherigen verwendeten Namen, Sie können diese Namen ändern und vereinheitlichen, indem Sie im Feld „neuer Name“ neue Werte vergeben. Mit der Funktion „Namen übernehmen“ können Hauptbenutzer die Namen der bisher erfassten SozialbetreuerInnen bzw. FachbetreuerInnen von der bisherigen Form (individuelle Eingabemöglichkeit) in die neue zentrale Verwaltung übernehmen. Wenn noch keine Namen in der neuen Tabelle für das Auswahlmenü vorhanden sind, werden alle vorhandenen BeSeite 32

Aufbau und Bewegung in der Datenbank zeichnungen der BetreuerInnen in die neue Tabelle übernommen. Falls schon Namen vorhanden sind, werden mit der Funktion „Namen übernehmen“ keine doppelten Einträge kreiert. TIPP: Wenn Sie vom bisherigen System auf die neue zentrale Verwaltung umstellen, bereinigen Sie zuerst mit der Umbenennungs-Funktion die Daten und übernehmen dann einmalig diese Daten mit der Funktion „Namen übernehmen“. Die weitere Wartung findet über das Auswahlmenü Verwaltung->Auswahlmenüs->SozialbetreuerInnen statt.

5.2.11. Seitenränder anpassen: Hier können die Seitenränder in Berichten geändert werden; siehe Abschnitt 5.5.1.1

5.3.

Personalbetreuung

Die „Personalbetreuung“ umfasst alle Detaildatenbereiche, die zu den jeweiligen Personen angelegt werden und spannt sich von den Personendaten bis zu den Betreuungsdaten. Die einzelnen Formulare finden sich unter dem gleichnamigen Titel in der Menüleiste oder lassen sich über die Symbolleiste erreichen. Bevor Sie Daten im Detail erfassen können, müssen Sie einen Datensatz anlegen (siehe hierzu näher das Kapitel 4.2 „Anlegen eines neuen Datensatzes“ auf Seite 14f) oder aus den bereits erfassten Daten auswählen (vgl. hierzu näher das Kapitel 4.3 „Bearbeitung von bestehenden Datensätzen“ auf Seite 15f). Eine bereits erfasste Person können Sie auswählen, indem Sie in der Menüleiste unter „Personalbetreuung“ auf „TN/BW auswählen/suchen“ klicken. Sie gelangen dann in das „Personalauswahlfenster“. Hier können Sie festlegen, welche erfassten Personen Sie sich in der Auswahlliste anzeigen lassen. Sie können anhand der folgenden zwei Hauptkriterien die Anzeige der erfassten Personendaten steuern: • „Aktivstatus“ („Aktive“ = Aktuelle TeilnehmerInnen / BewerberInnen und/oder „Inaktive“ = Ausgetretene TeilnehmerInnen / abgemeldete BewerberInnen) • „Erfassungsstatus“ (TeilnehmerInnen und/oder BewerberInnen) Die Anzeige lässt sich auch anhand des Nachnamens filtern, indem Sie im Feld „Auswahl“ entsprechende Zeichen eingeben. Der Namensfilter stellt einen Volltextfilter dar, d.h. angezeigt werden jene Personen, deren Nachnamen die eingegebene Zeichenkette an beliebiger Stelle aufweist. Weiters können Sie auch noch festlegen, anhand welcher Angaben (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Eintritt, Austritt) die Sortierung der dargestellten Datensätze erfolgen soll. Die Sortierung erfolgt für die Bereiche „Nachname“, „Vorname“ Seite 33

Aufbau und Bewegung in der Datenbank und „Geburtsdatum“ standardmäßig aufsteigend (vom kleinsten zum größten Wert, d.h. Namen beginnend mit A bzw. die ältesten Personen werden ganz oben aufgelistet), für die Bereiche „Eintritt“ und Austritt“ absteigend (vom größten zum kleinsten Wert, d.h. die „jüngsten“ Ein/Austritte werden ganz oben angezeigt). Die Sortierung lässt sich auch individuell gestalten, indem Sie die gewünschte Spalte im Formular markieren und mit einem Mausklick der rechten Taste aus dem dabei öffnenden Kontextmenü die Sortierrichtung (absteigend/aufsteigend) angeben. Darüber hinaus können Sie über das Kontextmenü die Spaltenanzeige auch an ihre individuellen Wünsche anpassen, indem Sie markierte Spalten fixieren, verschieben, aus/einblenden oder die Spaltenbreite ändern. Die letzten sechs Spalten (Kontrollkästchen) enthalten weitere Informationen zu den Personen: Dupl = Duplkat, BW = BewerberIn, inakt = TeilnehmerIn inaktiv, vw = Datenerfassung nicht zugestimmt, AaB = Aufnahme als BewerberIn, neutral = Neutralisierte Datensätze, die in den Auswertungen grundsätzlich nicht berücksichtigt werden. Aus den so in der Liste aufscheinenden Personen müssen Sie eine Person auswählen (markieren und auf den Button „Person auswählen“ klicken oder in die entsprechende Namenszelle doppelklicken). Sie bekommen anschließend den so genannten „Steckbrief“ mit den wesentlichsten Details in Kurzform zur gewählten Person angezeigt, sofern Sie diesen aktiviert haben (Steckbrief automatisch anzeigen). Anschließend können Sie die weiteren Datenbereiche im Detail (Stammdaten, Anamnesedaten, usw.) aufrufen und Bearbeitungen vornehmen. Nähere Details zum „Steckbrief“ finden Sie im Kapitel 4.1.4 „„Steckbrief“ – Kurzinformation zu den erfassten Personen“ auf Seite 12. Wenn Sie eine neue Person (TeilnehmerIn oder BewerberIn) anlegen, d.h. zur Liste hinzufügen wollen, dann klicken Sie in der Menüleiste unter „Personalbetreuung / Neuanlage“ auf „TeilnehmerIn anlegen“ oder „BewerberIn anlegen“ und füllen das entsprechende Neuanlageformular aus. Zum Anlegen eines neuen Datensatzes finden Sie nähere Informationen im Kapitel 4.2 auf Seite 14.

5.3.1. Stamm/-Kerndaten (Personen-, Beschäftigungs-/Teilnahmedaten) Dieser Bereich umfasst die „Personen-„ und „Beschäftigungs-/Teilnahmedaten“ sowie die „Projektangaben“, die den überwiegenden Teil der so genannten Kerndaten bilden und jedenfalls zu erfassen sind, selbst wenn keine Zustimmung zur elektronischen Datenerfassung vorliegt. Die entsprechenden Pflichtfelder sind hellbraun unterlegt. Die Zustimmungserfordernis für die elektronische Datenerfassung in der Datenbank bezieht sich nur auf die über die Kerndaten hinausgehenden sensiblen „Betreuungsdaten“. Im Kopfteil des Formulars wird der Name der Person des aktivierten Datensatzes angezeigt sowie der der aktuelle Erfassungsstatus (BewerberIn od. TeilnehmerIn), ob die Person bereits auf „INAKTIV“ gestellt ist, also aktuell bereits ausgetreten bzw. abgemeldet ist, ob der Austritt in der Probezeit erfolgte und in welcher Form die Person aufgenommen (TeilnehmerIn oder BewerberIn) wurde. Im Fußteil des Formulars wird angezeigt, von welchem/r Benutzer/in (User/in) der Datensatz wann (Datum, Uhrzeit) erstellt wurde und von welchem/r Benutzer/in der jeweilige Datenbereich zuletzt wann (Datum, Uhrzeit) geändert wurde. Seite 34

Aufbau und Bewegung in der Datenbank 5.3.1.1. Personendaten Die Personendaten stellen das erste Formular der Stammdaten dar. Nahezu alle Datenfelder dieses Formulars stellen so genannte Pflichtdatenfelder dar. D.h., diese Daten sind immer zu erfassen.

Dieser Datenbereich beinhaltet alle Daten, welche die zu erfassende Person kennzeichnen, wie den Namen, die Anschrift, das Geschlecht, den Familienstand, die Staatszugehörigkeit, die (höchste) abgeschlossene Schul- und Berufsausbildung, usw. Seit der Version 3.6 können beim Geburtsdatum mögliche „Monate“ größer 12 eingegeben werden. Weiters wurde die Kontrolle der formalen Richtigkeit der Sozialversicherungsnummer erweitert. Bei einer Änderung des Geburtsdatums/der SVNr. wird die SVNr. auf ihre formelle Richtigkeit geprüft. Die SVNr. sollte in der langen Form (4 stellige Nummer plus Geburtsdatum) eingegeben werden. Ist die formelle Gültigkeit nicht gegeben, wird die SVNr. rot markiert und mit einer Warnung versehen. Diese Markierung ist nur im Stammdatenformular sichtbar, in den Berichten/Listen wird die SVNr. wie bisher dargestellt. Eine Prüfung der SVNr. kann auch gestartet werden, indem man auf den Butten

klickt.

Das Auswahlmenü Staatsbürgerschaft und Geburtsstaat kann im Stammdatenformular nur von Hauptbenutzern ergänzt werden. WICHTIG: Zusätzlich erfolgt in diesem Formular auch die Kennzeichnung, wenn eine Person der elektronischen Erfassung der Daten nicht zugestimmt hat. Betätigen Sie hierzu das Häkchen im Feld „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Personalnummer: In diesem Formular kann auch eine Personalnummer angegeben werden. Die Personalnummer kann frei vergeben werden und auch Buchstaben beinhalten. Eine Angabe der Personalnummer ist nicht obligatorisch. Datensatz neutral stellen: Neutrale Personendatensätze werden standardmäßig nicht in den Formularen und Statistiken angezeigt. Bei den Filterkriterien der Statistik können neutrale Personendatensätze von Hauptbenutzern manuell in den Bericht inkludiert werden. Der Status „neutral“ kann in den Stammdaten/Personendaten von Hauptbenutzern geändert werden. 5.3.1.2. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten Die Beschäftigungs-/Teilnahmedaten zählen ebenfalls zu den Kerndaten, die jedenfalls zu erfassen sind. Die Inhalte beziehen sich auf die Angaben zum Teilnahmeverhältnis wie das Ein- (erster Tag der Teilnahme) u. Austrittsdatum (letzter Tag der Teilnahme), den TeilnehmerInnenstatus (PMA = Transitarbeitskraft, KTN = KursteilnehmerIn, AZUBI = Auszubildende/r), das geplante Ende der Teilnahme, das Ende der Probezeit (letzter Tag der Probezeit), eventuelle Unterbrechungs- zeiten, das Beschäftigungs- bzw. Teilnahmeausmaß mit dem jeweiligen Geltungszeitraum samt Angabe zu den Arbeits-/Teilnahmetagen pro Woche und dem Monatsbruttolohn, die Tätigkeitsbereiche, Standort, Geschäftsfeld, die Beendigungsart des Teilnahmeverhältnisses, die Namen der zuständigen Sozial- u. FachbetreuerInnen, usw. Das Auswahlmenü für die Beendigungsart ist abhängig vom Teilnahmestatus der TeilnehmerIn. So ist zb. beim Teilnahmestatus „PMA“ keine Beendigungsart „Kursabbruch“ möglich oder bei „KTN“ keine Kündigung. Ab der Version 3.6 steht im Feld „Beendigungsart“ eine neue Beendigungskategorie mit der Bezeichnung „Fortsetzung in einem anderen Projekt“ zur Verfügung. Diese Kategorie ist dann zu wählen, wenn die Person z.B. von der Vorbereitungsmaßnahme in den Beschäftigungsteil wechselt oder von einem Beschäftigungsprojekt in ein anderes bei derselben Trägerorganisation und die somit faktisch keine Beendigung stattgefunden hat. WICHTIG: in diesem Fall ist auch im Feld „Verbleibsstatus“ diese neue Kategorie „Fortsetzung in einem anderen Projekt“ zu wählen.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

WICHTIG: Geben Sie immer auch das geplante Austrittsdatum und das Beschäftigungs-/ Teilnahmeausmaß in den entsprechenden Feldern an. Anhand des geplanten Austrittsdatums wird im Abschlussbericht ermittelt, ob es zu einem vorzeitigen Austritt gekommen ist. Anhand der Angaben zum Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß (inkl. des Geltungszeitraums) werden die Vollzeitplätze (Teilzeit wird in Vollzeitäquivalente umgerechnet) im Projekt im Statistikteil (TeilnehmerInnenstatistik) angezeigt. Für folgende Felder gelten besondere Anforderungen bei der Eingabe: Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß: Da eine Person während des Teilnahmezeitraums in unterschiedlichem Ausmaß teilnehmen kann, ist das Teilnahmeausmaß mit den konkreten Geltungszeiträumen im Detail anzugeben. Dabei ist darauf zu achten, dass keine Lücken oder überschneidenden Zeiträume angegeben sind. Zur Eingabe der Daten klicken Sie im Formular auf den Button mit den drei Punkten oder in der Symbolleiste auf den Eintrag „Beschäftig.-/TN-Ausmaß“. Eingetragen werden kann beim Geltungszeitraum immer nur das „Von-Datum“, das „Bis-Datum“ wird vom System aus dem Vortageswert des letzten „VonDatums“ automatisch generiert. Als erstes „Von-Datum“ wird vom System automatisch das Eintrittsdatum angegeben. Als letztes „Bis-Datum“ setzt das System automatisch das Austrittsdatum ein. Unterbrechungszeiten müssen hier manuell erfasst werden. Eine Unterbrechung entspricht einem Beschäftigungs/ TN-Ausmaß von 0 St/Woche und kann entweder im Bereich Unterbrechung oder im Formular Beschäft./ TN-Ausmaß mit 0 Stunden erfasst werden.. Sollte sich im Laufe der Datenerhebung eine Änderung beim Eintrittsdatum ergeben, dann muss diese Änderungen manuell ergänzt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zeiträume lückenlos und ohne Überschneidungen erfasst sind. Zusätzlich können, müssen aber nicht, die Anzahl der Beschäftigungstage pro Woche sowie der Monatsbruttolohn eingegeben werden. Sollten zum Beschäftigungsausmaß „Std./Woche“ und dem Bruttoverdienst im Verwaltungsmenü „Auswahlmenüs“ einheitliche Werte vorgegeben sein, dann können in den Felder der Spalten „Std/Woche“ und „Bruttoverdienst“ keine Daten eingegeben (die Spalten sind dann mit grauer Schrift dargestellt), sondern nur die in der Spalte „Std/Woche Vorgabe“ angebotenen Werte ausgewählt werden. Sollten hier von Ihnen benötigte Werte fehlen, dann wenden Sie sich an ihre/n EDV-Administrator/in. Tätigkeitsbereiche: Da eine Person während des Dienstverhältnisses/der Kursteilnahme in mehreren Projektbereichen tätig sein kann, ist hier auch die Angabe von mehreren Tätigkeitsbereichen pro Person möglich. Für die Eingabe der Tätigkeitsbereiche klicken Sie auf den entsprechenden Button mit den drei Punkten und wählen aus der Liste die gewünschten Einträge aus. Angezeigt wird im Hauptformular der letzte Eintrag.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Vorbeschäftigung in Projekten: Bis zur Version 3.6 konnte die Vorbeschäftigung in einem einzelnen Datenfeld erfasst werden. Ab der Version 3.6 kann zu jeder Vorbeschäftigung ein eigener Datensatz mit verschiedenen projektrelevanten Daten und einer Bemerkung als eigene Felder erfasst werden. Wenn keine genauen Zeiten der Vorbeschäftigung vorhanden sind, kann in den Feldern von und bis ein ungefähres Datum (Jahr, z.B. 2011, oder Monat und Jahr, z.B. 05.2011) erfasst werden. Daten aus Versionen vor 3.6 werden übernommen, indem der dokumentierte Inhalt in das Feld „Bemerkung“ in einem neuen Datensatz übernommen wird. Wenn eine TeilnehmerIn mit der Funktion „Personalbetreuung / TN Projekt wechseln“ in ein neues Projekt überführt wird, so kann die Teilnahme am bisherigen Projekt automatisch als Vorbeschäftigung dokumentiert werden. Beendigungsform: neu seit Version 3.6 dokumentiert dieses Feld („Abbruch“ oder regulär „absolviert“ ) den Abbruch einer Teilnahme. Das Feld steht im Statistikteil als Filter zur Verfügung und wird in der Abgangsstatistik im Statistikteil ausgewertet. Die Bewertung der Beendigungsform („Abbruch“ vs. regulär „absolviert“) erfolgt anhand folgender Kriterien: Reguläre Beendigung ("absolviert"): Als regulär (="absolviert") ist eine Teilnahmebeendigung immer dann zu werten, wenn mit dem Austritt das Ziel der Teilnahme erreicht oder die für die Teilnahme vorgesehene Förderdauer abgelaufen ist (Zeitablauf). Das Ziel der Teilnahme ist in den meisten Fällen die Integration in den (ersten) Arbeitsmarkt (Arbeitsaufnahme) oder ergänzend der anschließende Besuch einer Schulung (Aus- u. Weiterbildung). Bei bestimmten Projekten (Chance P) stellt weiters der Wechsel in die Pension ein Ziel dar. Ist das jeweilige Förderungsziel erreicht, dann gilt der Austritt als regulär "absolviert", auch wenn die maximale Teilnahmedauer (Förderdauer) nicht ausgeschöpft wurde. Abbruch: Als Abbruch ist eine Beendigung dann zu werten, wenn die Teilnahme vorzeitig beendet und das Förderziel nicht erreicht wurde. Als vorzeitig ist die Beendigung dann anzusehen, wenn diese vor dem Ende der inhaltlich vorgesehenen Förderdauer erfolgt. Ein Austritt zum Ende einer formal vorerst auf die Probezeit (z.B. Probemonat) befristeten Teilnahmedauer ist nicht als Ausschöpfung der inhaltlich vorgesehenen Förderdauer anzusehen und daher i.d.R. auch nicht als "regulärer" Absolvierung einzustufen, außer das mit der Teilnahme verbundene Ziel der Förderung wurde in diesem Zeitraum erreicht. Bei der Bewertung ("Abbruch" vs. "reguläre Absolvierung") ist es generell unerheblich, von wem die Initiative zum Austritt ausgeht. Grad der Behinderung: Auch wenn für eine Person kein Behindertenpass vorliegt, können Sie den „Grad der Behinderung“ in Prozent angeben.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Teilnahmedauer (TN-Dauer): Das Feld „TN-Dauer“ zeigt die Dauer der Teilnahme an. Angegeben ist hierbei die Zahl des Teilnahmemonats, in dem sich die Person befindet, z.B. „im 4. Monat“, wobei etwaige Unterbrechungszeiten berücksichtigt, d.h. abgezogen sind. Unterbrechungszeiten: Diese können erst nach Aktivierung der Felder mit dem Unterbrechungsbeginn (erster Tag der Unterbrechung) und Unterbrechungsende (letzter Tag der Unterbrechung) angegeben werden. Bei Aktivierung der Felder erhalten Sie den Hinweis, dass Unterbrechungszeiten beim Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß mit dem Wert Null (0) anzugeben sind. Austritt(sdatum): Im Feld „Austritt“ nur das tatsächliche Austrittsdatum (letzter Tag des Dienst-/KTN/Ausbildungs-Verhältnisses) eintragen. Ist das eingetragene Austrittsdatum kleiner als das aktuelle Datum (Systemzeit am Computer) wird die Person als „ausgetreten“ gewertet und automatisch auf den Status „inaktiv“ gesetzt. Ist das Austrittsdatum großer als das aktuelle Datum, liegt es also noch in der Zukunft, dann wird die Person noch so lange als aktiv geführt, bis das Austrittsdatum kleiner als das aktuelle Datum ist. Ende Probezeit: Dieses Feld gibt den letzten Tag der Probezeit an. Vom System wird „automatisch“ jenes Datum vergeben, das dem für das Projekt angegebenen Standardwert für die Probezeit (z.B. 1. Monat, 6 Wochen, …) entspricht. Den Standardwert für die Probezeit im Projekt können Sie unter „Projekt / Projekt bearbeiten“ (Menüleiste) festlegen. Ist kein Standardwert festgelegt, dann geht das System bei der Probezeit standardmäßig von einem Monat aus und vergibt automatisch den entsprechenden Datumswert. Die vom System vergebenen Werte können individuell geändert werden. Liegt das Austrittsdatum der Person vor dem letzten Tag der Probezeit, dann gilt die Person als in Probezeit ausgetreten und wird als solche im Steckbrief, im Kopfteil des Stammdatenformulars und in den entsprechenden Berichten (z.B. Abschlussbericht), Listen (TN-Liste) und Statistiken ausgewiesen. BewerberInnen-Status: Personen, die als BewerberInnen erfasst wurden, können als TeilnehmerIn übernommen werden, indem Sie den BewerberInnenstatus von „Offen“ auf „Aufnahme“ ändern. Klicken Sie hierzu im „Stammdatenformular/Beschäftigungs-/TN-Daten“ auf den Erweiterungsbutton (mit den drei Punkten) und ändern Sie im Formular „Bewerbungsdaten“ das Bewerbungsergebnis von „Offen“ auf „Aufnahme“. Sie erhalten einen Sicherheitshinweis, dass mit der Übernahme der Daten in den TeilnehmerIn-Status die Bewerbungsdaten „eingefroren“ werden und anschließend nicht mehr geändert werden können. Bestätigen Sie mit „Ja“, wenn die Person als TeilnehmerIn übernommen werden soll. Achten Sie darauf, dass das geplante Eintrittsdatum dem tatsächlichen entspricht, da dieses automatisch als Eintrittsdatum übernommen wird. Sollte das Eintrittsdatum nicht passen, dann können Sie den Vorgang mit „Nein“ abbrechen und das geplante Eintrittsdatum im „Bewerbungsformular“ auf das tatsächliche ändern, um den/die Bewerber/in neuerlich als TeilnehmerIn zu übernehmen, oder fortsetzen und das tatsächlich Eintrittsdatum im Stammdatenformular nachträglich ändern. Wenn Sie im Nachhinein ändern, müssen die Änderung aber auch im Formular „Beschäftig.-/TN-Ausmaß“ und all den anderen zeitrelevanten Formularen nachträgliche manuell angepasst werden.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

Aufenthaltstitel und Arbeitsbewilligung: Im Formular Aufenthaltstitel / Arbeitsbewilligung können für Staatsbürger aus Nicht-EU 15-Staaten der Aufenthaltstitel und die Arbeitsbewilligung mit dem jeweiligen Gültigkeitsdatum verwaltet werden. Bei der Arbeitsbewilligung gibt es zusätzlich die Möglichkeit, für eine TeilnehmerIn die Erinnerungsfunktion zu aktivieren. Diese TeilnehmerIn erscheint dann in der Liste „Auswertungen/Erinnerungsliste Arbeitsbewilligung“, falls die Arbeitsbewilligung abgelaufen ist. Beschäftigungsförderung: Hier können die Beschäftigungsförderungen angegeben werden, die während der Teilnahme in Anspruch genommen worden. Es können mehrere Förderungen mit genauem Förderdatum notiert werden. Durch Ankreuzen des Feldes „Erinnerungsliste“ kann man die TeilnehmerIn für den Bericht „Auswertungen/Erinnerungsliste Beschäftigungsförderung“ aktivieren. In diesem Bericht werden alle TeilnehmerInnen angeführt, deren Beschäftigungsförderung abgelaufen ist. 5.3.1.3. Allgemeine Notiz Es steht ihnen unter den Stammdaten auch ein großes Textfeld für allgemeine Notizen zur erfassten Person zur Verfügung. Mit einem Doppelklick auf das Textfeld können Sie den großen Texteditor öffnen.

5.3.2. BewerberInnendaten (der TeilnahmebewerberInnen) Personen, die sich um Aufnahme in das Projekt bewerben, deren definitive Übernahme noch ungeklärt ist, können mit diesem Status (BewerberIn) in der Datenbank ebenfalls erfasst werden. Diese Personen verbleiben in diesem offenen Bewerbungsstatus, bis der weitere Verlauf (Aufnahme, Ablehnung, Rückzug d. Bewerbung, …) geklärt ist. Erfasst werden von den BewerberInnen das Bewerbungsdatum, der geplante Einstiegs- und Austrittszeitpunkt, der vorgesehene Teilnahmestatus und das geplante Beschäftigungs- bzw. Teilnahmeausmaß, die beabsichtigte Ausbildungsform sowie die Bezeichnung der geplanten Ausbildung. Weiters kann hier auch noch festgehalten werden, vom wem die Erstinformation über das bzw. der Erstkontakt zum Projekt erfolgte. Die Information zum Erstkontakt kann auch nach der Übernahme als TeilnehmerIn bearbeitet werden. D.h., die Daten zum Erstkontakt werden mit der Übernahme als TeilnehmerIn nicht eingefroren. Das Datum zum Bewerbungsende wird automatisch generiert, wenn kein manueller Eintrag erfolgt. Herangezogen wird hierbei jenes Datum, das den Seite 40

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Vortag des geplanten Einstiegs markiert, sofern keine Übernahme als TeilnehmerInnen erfolgt ist. Wenn eine Übernahme ins Projekt erfolgt ist, dann wird als Datum des Bewerbungsendes der Vortag des tatsächlichen Eintritts als TeilnehmerIn in das Projekt ausgewiesen. INFO: Generell können die Daten zum Erstkontakt auch für alle TeilnehmerInnen, also auch jene, die von vorne herein als TeilnehmerInnen erfasst wurden, im Formular „BewerberInnen“ angegeben werden. In den Textfeldern können Sie auch noch das Ziel der Bewerbung, Anmerkungen zur bisherigen Schul- u. Berufslaufbahn, dem sozialen Umfeld und bestehenden Hemmnissen festhalten. Diese Informationen werden unter dem Titel „Aufnahmebogen“ (Bewerbungsbogen) in einem individuellen Bericht ausgegeben. Textfelder ohne Inhalt (leer) werden im Aufnahmebogen nicht aufgelistet. Erfasst werden die BewerberInnen im Befehlsmenü unter „Personalbetreuung / Neuanlage / BewerberIn anlegen“. Vgl. hierzu näher das Kapitel 4.2 „Anlegen eines neuen Datensatzes“, auf Seite 14f. Solange sich die Person in der aktiven BewerberInnenphase befindet, bleibt der Eintrag im Feld „Bewerbungsergebnis“ auf „Offen“ stehen. Wenn die Person als TeilnehmerIn übernommen wird, dann muss das „Bewerbungsergebnis“ auf „Aufnahme“ gestellt werden. Hierbei erhalten Sie eine Sicherheitsmeldung, die Sie nochmals zur Gültigkeit der getroffenen Entscheidung fragt und darauf hinweist, dass nach der Übernahme als TeilnehmerIn der Status nicht mehr auf „BewerberIn“ zurück gesetzt werden kann und die BewerberInnendaten bei der Übernahme als TeilnehmerIn eingefroren werden. Durch das „Einfrieren“ sind die Bewerbungsdaten nicht mehr veränderbar, können also anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie die Übernahme als TeilnehmerIn nicht wollen, dann müssen Sie die Sicherheitsmeldung mit „Nein“ beantworten und anschließend den Status des Bewerbungsergebnisses manuell wieder auf „Offen“ zurücksetzen. Das Zurücksetzen des Datensatzes auf den ursprünglichen Stand (vor der Änderung) können Sie auch durch das Drücken der Escape-Taste („Esc“) veranlassen.

5.3.3. Betreuungsdaten Die „Betreuungsdaten“ umfassen folgende Datenbereiche: • • • • • • • • •

Anamnese Ausbildungs-/Berufschuldaten Schulungen im Projekt Gespräche Betreuung/Maßnahmen Daten Fördergeber Praktika / Überlassungen Outplacement / Jobbewerbungen Ergebnis/Abschluss

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank 5.3.3.1.

Anamnesedaten

Die Anamnesedaten beinhalten eine ganze Reihe Daten, die v.a. die für das Teilnahmeverhältnis relevante Vorgeschichte der zu erfassenden Personen dokumentieren sollen. Die Gliederung dieses Datenbereichs stellt sich wie folgt dar: • • • • • •

Ausbildungsu. Berufslaufbahn mit „Schule/Ausbildung“, „Erwerbstätigkeit/Arbeitslosigkeit AL“, „Dienstverhältnisse“ und „AMS-Maßnahmen“ „Familie u. soziales Umfeld“ mit Angaben zu den „Kindern“ und zu betreuenden Personen Mobilität Familie „Gesundheit“ mit „Betreuung durch Andere“ Vermittlungshemmnisse

5.3.3.1.1.

Ausbildungs- u. Berufslaufbahn

Die Ausbildungs- u. Berufslaufbahn umfasst Angaben zu den absolvierten „Schulen u. Ausbildungen“, der bisherigen Erwerbstätigkeit („Berufstätigkeit/AL“ inkl. den letzten Arbeitslosenzeiten) und den bisher absolvierten „AMS-Maßnahmen“. Die genannten Datenformulare erreichen Sie über einen Klick auf die entsprechenden Buttons im Kopfteil des Formulars oder die entsprechenden Indexzungen. Beruf / Tätigkeit: Im oberen Teil des Formulars „Berufstätigkeit / AL“ wird nach dem erlernten, zuletzt ausgeübten und dem gewünschten Beruf oder der beruflichen Tätigkeit gefragt. Tragen Sie in die Textfelder die jeweiligen Angaben ein. Letztes längeres Dienstverhältnis (DV): Im mittleren Formularteil „Berufstätigkeit / AL“ wird danach gefragt, wie lang das letzte längere Dienstverhältnis zurück liegt. Im ersten Datenfeld „Status des letzten DV“ wählen Sie hierzu den Eintrag „DV beendet am“ und geben dann im nebenstehenden Feld das Datum an, an dem das letzte längere Dienstverhältnis (> 62 Tage) geendet hat. Das Feld für den Eintrag des Datums wird erst dann aktiv, wenn Sie den Eintrag „DV beendet am“ anklicken. Bei der Eingabe des Datums ist kein exakter Datumswert oder ein bestimmtes Eingabeformat erforderlich. Sie können auch ein „unvollständiges“ Datum angeben. Ihre Angabe wird systemintern in ein exaktes Datumsformat umgewandelt. Dabei gelten folgende Regeln: Wenn Sie nur eine Jahreszahl eingeben (z.B. 2003), dann wird diese Angabe Seite 42

Aufbau und Bewegung in der Datenbank in den exakten Datumswert für die Mitte dieses Jahres umgerechnet (z.B. 30.06.2003). Wenn Sie ein Monat mit Jahreszahl angegeben (z.B. Apr. 2003), dann wird die Angabe in einen exakten Datumswert für die Mitte des angegebenen Monats umgerechnet (z.B. 15.04.2003). Den vom System jeweils im Konkreten ermittelten Datumswert können Sie aus dem unter dem Eingabefeld liegenden, grau abgeblendeten Feld ersehen. Liegt bei der erfassten Person noch kein längeres Dienstverhältnis vor, z.B. bei Jugendlichen (SchulabgängerInnen), ist der Eintrag „Kein DV“ zu aktivieren. Wenn das Beendigungsdatum des letzten längeren Dienstverhältnisses gänzlich unbekannt ist, dann ist die Option „Datum unbekannt“ zu aktivieren. HINWEIS: Vermeiden Sie nach Möglichkeit den Eintrag „Datum unbekannt“. Sofern Sie allgemeine Angaben haben, vergeben Sie ein „ungenaues“ Datum anstatt dem Eintrag „Datum unbekannt“. Der Eintrag „Datum unbekannt“ stellt den Standardwert dar. Weiters ist im nächsten Datenfeld auch der Qualifikationsstatus anzugeben, der beim letzten längeren Dienstverhältnis zum Tragen kam. WICHTIG: Diese Angaben zum letzten längeren Dienstverhältnis vor Eintritt gehören zu den Kerndaten und sind jedenfalls zu erfassen. Diese Angaben werden im Rahmen der Statistiken (Teilnahmestatistik) ausgewertet. Arbeitslosigkeit: Im unteren Teil des Formulars „Beruf / Tätigkeit“ finden sich die Angaben zur letzten Arbeitslosigkeit. Hierbei ist unterschieden in das Meldedatum beim AMS und den Beginn der Arbeits- bzw. Lehrstellensuche. Diese Felder erfordern die Angabe eines exakten Datumswertes. Der Button mit dem Pfeil erlaubt es, das unter „AMS-Meldedatum“ erfasste Datum automatisch auch in das Feld „Beginn der Arbeit-/Lehrstellensuche“ zu übernehmen, ohne dieses neuerlich eingeben zu müssen. Die Auswertungsfelder zeigen die Dauer des Zeitraums seit der zuletzt erfolgten Arbeitslosigkeitsmeldung beim AMS bzw. der Arbeitsbzw. Lehrstellensuche in Monaten. Leistungsbezugsart: In diesem Feld wird die Leistungsbezugsart vor und auch während der Teilnahme angeführt. Klicken sie dazu auf den Knopf mit den Punkten und öffnen dadurch das Formular „Leistungsbezug“. Hier können Sie mehrere Leistungsbezugsarten wählen und zuordnen, ob der Bezug vor oder nach der Teilnahme war. Vor der Version 3.6 wurde die Leistungsbezugsart als einzelnes Feld geführt. Daten aus bestehenden Versionen werden übernommen, indem die erfasste Leistungsbezugsart als neuer Datensatz mit dem Zeitraum „vor der Teilnahme“ übernommen. Berufslaufbahn allgemein: In diesem Formular können Angaben zur bisherigen Berufslaufbahn, absolvierten Zusatzaus-/Weiterbildungen, benötigten/fehlenden Qualifikationen, Elternkarenz- bzw. Präsenz-/Zivildienstzeiten in den jeweils dafür vorgesehen Textfeldern erfasst werden. Schul-/Ausbildungskarriere: In diesem Formular können die besuchten Schulen und Ausbildungen erfasst werden mit der jeweiligen „Bezeichnung“, dem „Zeitraum“, in dem diese absolviert wurden, ob die Schulen/Ausbildungen abgeschlossen wurden („Abschluss“) und ob diesbezüglich „Zeugnisse“ vorliegen.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Dienstverhältnisse: In diesem Formular können die bísherigen Dienstgeber mit Anschrift, der ausgeübten Tätigkeit, dem Beginn u. Ende des Dienstverhältnisses und der (arbeitsrechtlich relevanten) Beendigungsart sowie etwaigen Anmerkungen erfasst werden. AMS-Maßnahmen: In diesem Formular können die bisher absolvierten AMS-Maßnahmen mit deren Bezeichnung, dem Maßnahmentyp (Typ), der Dauer (von, bis) und eventuellen Anmerkungen erfasst werden.

5.3.3.1.2. Familie u. soziales Umfeld Dieses Formular beinhaltet die Datenfelder zur näheren Charakterisierung der familiären und sozialen Situation. Das Feld „Familienstand“ zeigt den unter den Stammdaten erfassten Wert nur an und kann hier nicht bearbeitet werde. Ändern Sie bei Bedarf den Wert unter „Stammdaten / Personendaten“. Weiters sind hier Angaben zum/r Partner/Partnerin, den Eltern, der Situation bzgl. Betreuungspflichten (Kindern, Angehörigen usw.) möglich sowie den Umstand, ob die Person AlleinerzieherIn bzw. AlleinverdienerIn ist. Darüber hinaus sind hier auch noch Angaben zur Einkommens- u. Finanzsituation (Schulden, Zahlungsverpflichtungen wie Unterhaltspflichten usw.), Delinquenz (Haft, Vorstrafen, usw.), zum Sozialen Umfeld und zur Wohnsituation berücksichtigt.

5.3.3.1.3. Betreuungspflichtige Kinder/Personen Die Angaben zu den Personen, für die eine Betreuungs- bzw. Sorgepflicht vorliegt, z.B. betreuungspflichtige Kinder, Eltern oder sonstige im Hauhalt lebende Angehörige, sollen im Formular „Betreuungspflichtige Kinder/Personen“ erfolgen. Das Formular erreichen Sie mit einem Klick auf den Button „Kinder“. Diese Daten zählen zu den Kerndaten.

5.3.3.1.4. Mobilität Hier werden in den Feldern „Führerscheingruppe“ und „Befristung(en)“ die Werte nur angezeigt, welche im Bereich der „Stammdaten“ eingegeben sind. Diese Werte können in diesem Formular nicht verändert werden. Zum Ändern dieser Daten wechseln Sie in das Formular „Stammdaten / Personendaten“. Die Informationen der restlichen Felder (Fahrpraxis, ob ein Auto und sonstige Fahrzeuge zur Verfügung stehen, die Anbindung an den öffentlichen Verkehr usw.) können hier erfasst werden.

5.3.3.1.5. Gesundheit Dieses Formular beinhaltet die Felder zu den einzelnen Gesundheitsbereichen (Allgemein, physisch, psychisch, Alkohol/Drogen, Leistungseinschränkungen, usw.). Weiters werden auch noch die Angaben zum Vorliegen eines „Behindertenpasses“, dem Grad und der Art der Behinderung angezeigt, die im Bereich „Stammdaten“/ „Beschäftigungs-/Teilnahmedaten“ festgelegt sind. Die letztgenannten Daten können hier nicht bearbeitet werden.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

5.3.3.1.6. Vermittlungshemmnisse In diesem Formular werden die Vermittlungshemmnisse zu jeder erfassten Person festgehalten. Es sind 15 Vermittlungshemmnisse standardmäßig vordefiniert. Ein weiteres Vermittlungshemmnis kann im entsprechenden Feld („Sonstige und zwar:“) frei benannt werden. Das Vorhandensein von Vermittlungshemmnissen ist für zwei Zeitpunkte zu bewerten, zum Zeitpunkt des Eintritts (innerhalb des Probemonats) und zum Zeitpunkt des Austritts aus dem Beschäftigungsbetrieb/ Kursbetrieb. Daraus wird das Ausmaß der eventuellen Veränderung der Vermittlungshemmnisse ermittelt und in der letzten Spalte angezeigt. Für die Bewertung der Intensität der Vermittlungshemmnisse gibt es standardmäßig vier Ausprägungen: „nicht/kaum“, „gering“, „mittel“, „stark“, die mit den Ziffern 0 bis 3 kodiert sind. Nähere Angaben zu den Bedeutungen dieser Ausprägungen finden Sie in den Infoboxen zu jedem Vermittlungshemmnis, indem Sie den entsprechenden Button (mit dem Fragezeichen) anklicken. Der Wert der Veränderung ergibt sich aus der Differenz zwischen Eintritt und Austritt (Eintrittswert minus Austrittswert). Wenn ein Vermittlungshemmnis weder zum Eintritt noch zum Austritt gegeben ist, lassen Sie den jeweiligen Standardwert „nicht/kaum“ unverändert. Im Feld „Veränderung“ scheint dann der Wert „nv“ für „nicht vorhanden“ auf. Im Anmerkungsfeld haben Sie noch die Möglichkeit, allgemeine Anmerkungen zu den Vermittlungshemmnissen festzuhalten.

5.3.3.2.

Ausbildungs-/Berufschuldaten

Im diesem Formular werden die Daten zur Ausbildung während der Projektteilnahme festgehalten, wobei eine Teilung in zwei Bereiche gegeben ist. Unter „Ausbildungsform“ sind im Feld links oben die Form der Ausbildung und das entsprechende Gültigkeitsdatum einzutragen. Im Feld „Form“ stehen aktuell fünf Einträge zur Kennzeichnung der AusbilSeite 45

Aufbau und Bewegung in der Datenbank dungsform zur Verfügung: − − − − −

LAP norm. = Lehrausbildung normal LAP verl. = Lehrausbildung verlängert TQL = Teilqualifizierung Sonstige = Sonstige Ausbildungsformen Keine = Keine Ausbildungsform während der Teilnahme

WICHTIG: Bei Transitarbeitskräften, ist generell der Wert „Keine“ zu vergeben! TIPP: Die Ausbildungsform kann über das Menü „Projekt / Projekt bearbeiten“ im Formular „Projektdaten“ auch mit einem Standardwert festgelegt werden. Damit wird bei jeder Neuanlage eines/r Teilnehmers/in standardmäßig der gewählte Wert (z.B. „Keine“) im Feld „Ausbildungsform“ eingetragen. Sollte der/die TeilnehmerIn die Ausbildungsform wechseln, dann ist die neue Ausbildungsform in der darunter liegenden Zeile festzuhalten, sodass die aktuell gültige Ausbildungsform immer den letzten Eintrag in der Liste darstellt. Bei Abschluss der Ausbildung, dies in der Rubrik „Abschluss“ durch Aktivierung des Häkchens kennzeichnen. Wenn die Ausbildung z.B. wegen Kursabbruch nicht abgeschlossen wird, dann diese Kategorie (Häkchen) nicht aktivieren. Jede Veränderung im Rahmen der Ausbildung ist zum einen im Formularbereich „Veränderung“ durch Aktivierung der entsprechenden Häkchen und unter Angabe des jeweiligen Genehmigungsdatums (z.B. in Abstimmung mit dem Fördergeber) festzuhalten. Die Gründe für die Veränderungen tragen Sie im entsprechenden Textfeld „Veränderungsbegründung“ ein. Auf Basis dieser Angaben werden dann die Zwischenberichte erstellt. Ergänzend zur Änderungskennzeichnung in diesem Formular müssen die Änderungsdetails in den entsprechenden anderen Formularen nachgetragen werden. Bei Verlängerung oder Unterbrechung der Ausbildung tragen Sie das neue geplante Austrittsdatum („Beschäftigungs-/TN-Daten“ / „Geplanter Austritt“) bzw. den Unterbrechungszeitraum („Beschäftigungs-/TN-Daten“ / „Unterbrechung Anfang“ bzw. „Unterbrechung Ende“) in den Stammdaten nach. Jede Änderung der Ausbildung ist an den Fördergeber (Land OÖ) in Form eines Zwischenberichts zu berichten. INFO: Angaben zur Veränderung können auch im Zwischenberichtsauswahlfenster („Auswertungen / Zwischenbericht“) gemacht werden. Dort gemachte Angaben werden automatisch in das Ausbildungsformular durchgeschrieben. Unter „Berufschule“ können die berufschulrelevanten Daten wie die Schulbezeichnung, die Besuchsform und die geplanten bzw. abgeschlossenen Klassen erfasst werden. WICHTIG: Die Angaben zu den Ausbildungs-/Berufschuldaten zählen nicht zu den sensiblen Betreuungsdaten, können/sollen also auch dann erfasst werden, wenn die Person die Kennzeichnung „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“ trägt.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

5.3.3.3. Schulungen (während der Teilnahme) Die während der Teilnahme absolvierten Schulungen tragen Sie in dieses Formular ein. Im Feld „Schulungen“ können Sie aus der Liste der vordefinierten Schulungen auswählen oder, wenn Sie als Hauptbenutzer angemeldet sind, ergänzend Schulungen in das Feld schreiben. Wenn Sie eine neue Schulung direkt ins Feld schreiben, werden Sie anschließend gefragt, ob der Eintrag in die Liste aufgenommen werden soll. Bestätigen Sie die Frage mit OK. Wenn Sie nicht als Hauptbenutzer angemeldet sind und neue Einträge in der Liste der Schulungen benötigen, dann wenden Sie sich an Ihre/n Administrator/in. Zusätzliche Schulungen können von Personen mit Hauptbenutzerrechten auch im Wartungsmenü („Verwaltung/ Auswahlmenüs/Schulungen“) angegeben werden. TIPP: Es gibt eine von den Beschäftigungsbetrieben in OÖ erstellte Liste mit standardisierten Schulungsbezeichnungen, die im Anhang (S. 102) angefügt ist. Aus dieser Liste können Sie die passenden Einträge kopieren und über das Menü „Verwaltung / Auswahlmenüs / Schulungen“ zur Liste der Auswahlmenüs mittels der Befehle „Kopieren“ und „Einfügen“ hinzufügen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Einträge mittels „Kopieren/Einfügen“ einfügen wollen, dann müssen Sie zuvor im Wartungsmenü die entsprechende/exakte Anzahl an Zeilen (Datensätzen) manuell mit Platzhalter befüllt (z.B. einer Zahl) einfügen und anschließend die Platzhalter beim Einfügen überschreiben. Geben Sie weiters den Zeitraum, in dem die Schulungen stattfinden, und die Stunden sowie die entsprechende Einheit an. Im Feld „Individualbericht“ können Sie durch das Aktivieren des Kontrollkästchens jene Schulungen kennzeichnen, die im Einzelbericht ausgegeben werden sollen. WICHTIG: Die Angaben zu den Schulungen im Projekt zählen nicht zu den sensiblen Betreuungsdaten, können/sollen also auch dann erfasst werden, wenn die Person die Kennzeichnung „Keine Zustimmung zur Datenerfassung“ trägt.

5.3.3.4. Gespräche/Vereinbarungen In diesem Formular können Sie alle Gespräche/ Vereinbarungen mit dem/r Teilnehmer/in festhalten. Das Formular ist zweigeteilt. im oberen Bereich geben Sie die Details zu den Gesprächen ein. Im unteren Teil bekommen Sie die erfassten Gespräche in einer Liste angezeigt. Geben Sie bei den Details das Gesprächsdatum und die Gesprächsform ein und aktivieren Sie die Seite 47

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Kontrollkästchen jener Personen, die am Gespräch teilgenommen haben („GesprächspartnerIn“). Weiters können Sie noch die Namen der Gesprächspartner und das Gesprächsthema (Schlagworte) sowie eine (kurze) Charakterisierung des Gesprächsinhalts („Inhalt/Vereinbarungen“) angeben, wobei der Name der TeilnehmerInnen, der Sozial- bzw. der FachbetreuerInnen mit der Betätigung der Häkchen automatisch übernommen werden. Die Namen können anschließend noch bearbeitet/ergänzt werden. Im Feld „Folgetermin“ .tragen Sie das Datum des nächsten vereinbarten Gesprächstermins (Datum u. Uhrzeit) samt Thema ein. Die Folgetermine können Sie sich in einer Liste („Auswertungen/Gesprächstermine“) ausgeben lassen. Vgl. hierzu näher die Angaben im Kapitel 5.5.2.1 „Gesprächsterminliste“ ab Seite 61. Drücken Sie abschließend den Button „Übernehmen“ und das Gespräch erscheint unten in der Liste als Zeileneintrag. Fügen Sie über den Button „Neu“ einen neuen Gesprächsdatensatz hinzu. Werden die Daten eines bereits erfassten Gespräches nachträglich geändert, erhalten Sie beim Verlassen des Formulars oder bei Betätigung der Buttons eine Sicherheitsmeldung. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ja“, wenn Sie den bestehenden Datensatz ändern wollen. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen wollen, drücken Sie den Button „Nein“ und anschließend die Escape-Taste. Erst dann werden die vorgenommenen Änderungen rückgängig gemacht. Wenn Sie die Details eines in der Liste aufscheinenden Gespräches angezeigt erhalten wollen, dann klicken Sie auf die links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet). Oberhalb werden dann die entsprechenden Details zum angeklickten Gespräch dargestellt, die Sie bei Bedarf noch bearbeiten können. In der Liste selbst können die Daten nicht geändert werden. Ab der Version 3.5.6 steht die Schaltfläche „Bericht alle Gespräche“ zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann ein Bericht erstellt werden, der alle Gespräche des aktuellen PMA beinhaltet. 5.3.3.5.

Betreuung/Maßnahmen

Dieses Formular ist dazu da, die einzelnen Betreuungsmaßnahmen, die für die jeweiligen TeilnehmerInnen geplant sind bzw. durchgeführt werden, festzuhalten. Seit Version 3.6 kann auch der Erfolg der Maßnahme dokumentiert werden. In Zusammenhang damit sind auch die entsprechenden Ziele anzugeben, denen die einzelnen Maßnahmen dienen. Gehen Sie hierzu wie folgt Zum Auswählen/Löschen eines/r Zieles/Maßnahme hier klicken vor: Geben Sie in einem ersten Schritt im Feld „Ziel“ und „Maßnahme“ das entsprechende Ziel und die jeweilige Maßnahme an. Wenn Sie keine Hauptbenutzerrechte besitzen, können Sie hierbei nur aus den entsprechenden Listenfeldern Seite 48

Aufbau und Bewegung in der Datenbank (Pulldown-Menüs) auswählen. Sollte keines der zur Verfügung stehenden Ziele Ihrem Bedarf entsprechen oder keine vorgegebene Maßnahme passen, wenden Sie sich an Ihren Administrator / Ihre Administratorin. Geben Sie bei Bedarf ergänzend auch noch die Angaben in die restlichen Felder ein (Erläuterungen zur Maßnahme, Zeitrahmen, Status der Maßnahme, Begründung des Status, bei Maßnahmenumsetzung beteiligte Einrichtungen). Anschließend betätigen Sie den Button „Übernehmen“, damit im unteren Teil des Formulars die Angaben als Zeile in einer Liste aufscheinen. Wollen Sie zum selben Ziel weitere Maßnahmen eingeben, klicken Sie auf Button „weiter Maßnahme“ um sie die neuerliche Auswahl des Zieles zu ersparen. Wenn Sie einen bestehenden Datensatz verändern und anschließend das Formular verlassen oder einen neuen Datensatz hinzufügen wollen, dann erhalten Sie eine Sicherheitsmeldung, in der Sie gefragt werden, ob Sie die bestehenden Daten wirklich ändern/überschreiben wollen. Bestätigen Sie die Meldung mit „Ja“, wenn Sie bestehende Daten überschreiben wollen. Wenn Sie die bestehenden Daten behalten wollen, drücken Sie „Nein“ und anschließend die EscapeTaste, damit ihre Änderungen rückgängig gemacht werden. Sie können mehrere Maßnahmen angeben, indem Sie auf den Button „Neu“ klicken. Es erscheinen dann neue „unausgefüllte“ Datenfelder, die Sie beschreiben können. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie abschließend auf den Button „Übernehmen“ und Ihre Angaben werden in die Liste der bereits erfassten Maßnahmen übernommen. Durch Klicken des Buttons „Bericht“ wird ein Bericht aller Maßnahmen der aktuellen PMA erstellt. INFO: Löschen können Sie eine einzelne Maßnahme, indem Sie diese in der Liste auswählen, anschließend im Detaildatenbereich auf die links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet) klicken und anschließend die Taste „Entfernen“ („Entf“) betätigen. Wenn Sie die Details für die in der Liste angeführten Maßnahmen bearbeiten wollen, klicken Sie auf die links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet), und die Details werden oben in den Feldern angezeigt, wo diese von Ihnen bearbeitet werden können. Die Maßnahmendaten werden auch bei den Auswertungen im Abschlussbericht angezeigt. Ab Version 4.XX können die Maßnahmen, welche in diesem Bericht angezeigt werden sollen, durch die Auswahlbox "Im individuellem Abschlussbericht anzeigen" bestimmt werden. In den Vorversionen wurden nur die Aktivitäten im Abschlussbericht automatisch ausgegeben, die im Feld „Maßnahme“ den Wert „Soziale Maßnahme“ oder „Med.-therap. Maßnahme“ trugen. 5.3.3.6. Daten-Fördergeber Dieses Formular ist in zwei Datenbereiche unterteilt: • AMS-Kontaktdaten • Fördergeber-Kontakte Seite 49

Aufbau und Bewegung in der Datenbank 5.3.3.6.1. AMS-Kontaktdaten Hier geben Sie die für die jeweilige Person zuständige AMS-BetreuerIn ein. Das kann der/die individuelle AMS-Berater/in sein oder der/die für das Projekt zuständige AMS-Betreuer/in. Erfassen Sie auch die entsprechende Telefonnummer. Die AMS-Regionalstelle, die für die erfasste Person zuständig ist, ist bereits voreingetragen und zeigt jene Regionalstelle, die bei der Neuanlage des Datensatzes angegeben bzw. unter Stammdaten / Projektdaten ausgewählt wurde. Wenn Sie die Regionalstelle nachträglich ändern wollen, müssen Sie dies im Formular „Stammdaten / Personendaten“ im Feld „AMS-Bezirk“ tun. Der Name der AMS-BetreuerIn und die Angabe der betreuenden RGS gehören zu den (obligatorischen) Kerndaten und müssen jedenfalls erfasst sein; die Anzeige erfolgt im Abschlussbericht. Im Bereich „AMS-Vereinbarungen“ sollen die vereinbarungsrelevanten Gespräche samt den dabei getroffenen Festlegungen und Vereinbarungen dokumentiert sein. Geben Sie hierfür in die Felder „Datum“, „Name“ und „Inhalt“ das Gesprächsdatum, den Namen der Gesprächsperson sowie eine kurze Beschreibung des Gesprächsinhaltes bzw. der Vereinbarung ein. Unter „AMS-Zielvorgaben“ tragen Sie die mit dem AMS vereinbarten Zielvorgaben und Erwartungen bzgl. der betreuten Person ein. 5.3.3.6.2. Fördergeber-Kontakte Dieses Formular erlaubt die Erfassung aller für die Person relevanten Fördergeber mit Namen, Telefonnummer, Emai-Adresse und etwaigen Anmerkungen aufzulisten.

5.3.4. Praktika / Überlassungen In diesem Fenster werden die Angaben zu den absolvierten Praktika bzw. Überlassungen im Rahmen von Gemeinnützigen Arbeitskräfteüberlassungen (AKÜ) erfasst. Im Feld Form geben Sie hierbei die Überlassungsform (Praktika vs. Überlassung) an und in den Feldern „von“ und „bis“ den Beginn (erster Tag) und das Ende (letzter Tag) des Überlassungsverhältnisses. Darunter geben Sie die Firma an, in der das Praktikum absolviert wurde bzw. an die der/die Teilnehmer/in überlassen wurde. Klicken Sie hierzu auf das nebenstehende Symbol mit dem Adressbuch. Es öffnet sich das Formular „Firmenauswahl“. Wählen sie hier die Firma durch Doppelklicken auf das Feld mit dem Firmennamen. Sie können im Formular „Firmenauswahl“ auch eine neue Firma anlegen (Button „neue Firma“) und diese sofort als Praktikumsfirma wählen. Die Angaben zur Kontaktperson, Telefonnummer und Email-Adresse können Sie individuell überschreiben, ohne die Grundangaben im Formular „Firma“ zu beeinflussen. Ergänzend Sie die restlichen Datenfelder mit den entsprechenden Angaben. Zum Abschluss der Eingabe betätigen Sie den Button „Übernehmen“. Damit werSeite 50

Aufbau und Bewegung in der Datenbank den die Angaben in die unten aufgeführte Liste übernommen. Mit einem Klick auf den Button „Neu“ bekommen Sie einen neuen (leeren) Datensatz für die Erfassung weiterer Praktika bzw. Überlassungen angezeigt. INFO: Löschen können Sie einen einzelnen Praktikumseintrag, indem Sie diesen in der Liste auswählen, anschließend im Detaildatenbereich auf die links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet) klicken und anschließend die Taste „Entfernen“ („Entf“) betätigen. Seit der Version 3.6 ist es möglich, jenes Beschäftigungsausmaß anzugeben, das während der Überlassung bzw. dem Praktikum zum Tragen kommt, sofern dieses vom Beschäftigungsausmaß im Projekt abweicht. Es können mehrere Stundenausmaße pro Überlassung eingegeben werden, wobei jeweils folgende Felder zur Auswahl stehen: von (Datum), bis (Datum), Std./Woche (Beschäftigungsausmaß), Tage/Woche, Bruttoverdienst, Anmerkung (Text). Das von Datum des ersten Eintrages wird automatisch mit dem Beginn des Praktikums/Überlassung gesetzt, weitere Einträge mit frei wählbaren Beginndaten sind möglich. Das bis Datum errechnet sich automatisch aus dem Praktikums/Überlassungsende bzw. dem Beginn eines folgenden Beschäftigungsausmaßes. Wird das Praktikums/Überlassungsende erst im Nachhinein definiert, wird dann auch das Ende des letzten Beschäftigungsausmaßes automatisch ergänzt.

5.3.5. Outplacement (Jobbewerbungen) In diesem Formular können die von den TeilnehmerInnen im Rahmen des Outplacements durchgeführten Jobbewerbungen festgehalten werden. Dieses Formular teilt sich in drei Bereiche. Im oberen Bereich finden sich die allgemeinen Angaben zur den Bewerbungsaktivitäten (Anmerkung, Bewerbung schriftlich und telefonisch, Vorstellungsgespräch, Arbeitserprobung) inkl. den Anmerkungen zur beruflichen Orientierung sowie die Auswertungsstatistik zu den insgesamt erfassten Bewerbungen (Bewerbungen/ Betriebskontakte) und den „Noch offenen Bewerbungen“. INFO: Diese allgemeinen Informationen werden – mit Ausnahme der Textanmerkungen zu den allgemeinen Bewerbungsaktivitäten und deren Anzahl – auch im Abschlussbericht ausgegeben. Sofern eines der drei folgenden Kontrollkästchen („Bewerbung schriftlich“, „Bewerbung telefonisch“, Vorstellungsgespräch“) aktiviert (mit Häkchen versehen) ist, erscheint im Abschlussbericht auf der letzten Seite unter dem Titel „Absolvierte Maßnahmen/Aktivitäten“ der Eintrag „Bewerbungen“. Wenn das Kontrollkästchen „Arbeitserprobung“ aktiviert (mit Häkchen versehen) ist, dann erscheint im Abschlussbericht an der zuvor angegebenen Stelle der Eintrag „Praktikum/Arbeitserprobung extern“.

Seite 51

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Im mittleren Teil des Formulars werden die Details zu den Bewerbungen festgehalten. Das Datum des Erstkontakts und der Arbeitsplatz, auf den sich die Bewerbung bezieht, müssen hier angegeben werden, damit der Datensatz angelegt werden kann. Die Angaben zur Firma tätigen sie durch Klicken auf das nebenstehende Symbol mit dem Adressbuch. Es öffnet sich das Formular „Firmenauswahl“. Wählen sie hier die Firma durch Doppelklicken auf das Feld mit dem Firmennamen. Sie können im Formular „Firmenauswahl“ auch eine neue Firma anlegen (Button „neue Firma“) und diese sofort als Praktikumsfirma wählen.Die aus dem Firmenformular übernommenen Angaben zur Kontaktperson, Telefonnummer und EmailAdresse können hier nachträglich angepasst werden, ohne dass die Änderungen im Formular Firmen davon berührt werden. Das Feld „Bewerbungsergebnis“ zeigt den Ergebnisstatus der Bewerbung und hat standardmäßig den Wert „Offen“. Entsprechend der jeweiligen Situation kann jede Bewerbung anhand der bereitstehenden Listeneinträge angepasst werden. Wenn die Jobbewerbung im Rahmen eines Praktikums/Arbeitserprobung erfolgt, kann diese mit einem Häkchen im gleich lautenden Feld gekennzeichnet werden. Erfolgt eine derartige Kennzeichnung, dann werden Sie vom System gefragt, ob die Angaben zur Firma auch in die Praktikumsdaten übernommen werden sollen. Nach der Bestätigung der Frage mit „Ja“ wird automatisch in das Praktikumsfenster gewechselt, wo Sie die Angaben zum Praktikum vervollständigen können. Im dritten (unteren) Teil des Formulars werden die bereits erfassten Bewerbungsaktivitäten im Einzelnen aufgelistet, wobei hier die Reihung nach dem Datum des Erstkontakts („jüngstes“ Datum ganz oben) erfolgt. Durch das Anklicken der links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet) werden oben die Details angezeigt. INFO: Löschen können Sie einen einzelnen Bewerbungseintrag, indem Sie diesen in der Liste auswählen, anschließend im Detaildatenbereich auf die links außen befindliche Datensatzmarkierungsleiste (mit einem nach rechts weisenden Pfeilkopf gekennzeichnet) klicken und anschließend die Taste „Entfernen“ („Entf“) betätigen.

5.3.6. Ergebnis/Abschluss Dieses Formular dient zur abschließenden Bewertung der des Teilnahmeverhältnisses. Es enthält die Angaben zum „Verbleibsstatus“ des/der Teilnehmers/in sowie zur „beruflichen Orientierung“ (Präferenzen), der „fachlichberuflichen“ und der „persönlich-sozialen Entwicklung“ während der Teilnahme, den „Besonderheiten“ und den „arbeitsmarktpolitischen EmSeite 52

Aufbau und Bewegung in der Datenbank pfehlungen“ aufgrund der Teilnahme. Die beiden Felder „Verbleibsstatus“ und „Erläuterung zum Verbleib“ zählen zu den obligatorischen Kerndaten, d.h. diese Angaben müssen jedenfalls gemacht werden. Die anderen Felder zur Entwicklung, den beruflichen Präferenzen, den Besonderheiten und den Empfehlungen sind Textfelder, deren Inhalte in den personenbezogenen Abschlussbereicht (Einzelbericht) übertragen und ausgegeben werden. Textfelder ohne Inhalt werden im Abschlussbericht nicht angezeigt. Der Pensionsstatus erfasst die Möglichkeit einer Pensionierung nach Projektende. HINWEIS: Wenn Sie in diese Felder eine größere Textmenge eingeben wollen, dann können Sie mit einem Doppelklick auf das entsprechende Textfeld in einen einfachen Texteditor wechseln, in dem die Eingabe größerer Textmengen übersichtlicher ist. Grundsätzlich kann unbeschränkt Text eingegeben werden. Da es beim Export des Berichts in das Programm „MS Word“ jedoch bei großen Textmengen zu Problemen kommen kann, sollten nicht mehr als 3500 Zeichen (inkl. Leerzeichen) pro Textfeld, das ergibt ca. eine dreiviertel A4 Seite, erfasst werden. 5.3.6.1. Zielerreichung bewerten Im Formular „Bewertung Zielerreichung“ können Sie angeben, inwieweit die fixierten Ziele für die Person erreicht wurden. Zu diesem Formular gelangen Sie über den Button „Bewertung“ in den Ergebnis/AbschlussDaten. Die Ziele werden aus den Angaben im Formular „Betreuung/Maßnahmen“ entnommen, wobei mehrfach erfasste Ziele hier jeweils nur ein einziges Mal angezeigt werden. Zur Angabe des Ausmaßes der Zielerreichung klicken Sie auf das entsprechende Dropdown-Feld und wählen aus den vorgegebenen Kategorien die passende aus. Mit dem Button „Übernahme der Ziele“ werden die Ziele aktualisiert und das Aktualisierungsdatum festgehalten. Bei der Bewertung haben Sie die Auswahl zwischen vier Kategorien: „ganz/weitgehend“, „teilweise“, „nicht“ und „nicht mehr relevant“. Die letzte Kategorie („nicht mehr relevant“) wählen Sie dann, wenn sich die Zielsetzung im Laufe der Betreuung als irrelevant herausgestellt hat. In den anderen Fällen geben Sie das Ausmaß der Zielerreichung an.

5.3.6.2. Pensionsstatus Das Formular „Pensionsstatus zum Austritt“ ermöglicht seit Version 3.6 den Übergang von Teilnehmerinnen nach der Teilnahme in die Pension. Es können die Datenfelder Pensionsstatus, Datum, Pensionstyp und Anmerkung dokumentiert werden. Die Auswertung erfolgt in der Abgangsstatistik. Bitte beachten Sie, wenn sie beim Pensionsstatus einen anderen Wert als „keine Pension“ angeben, ist das Feld „Pensionstyp“ verpflichtend auszufüllen.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank 5.3.6.3.

Abschlussbericht (Individualbericht) erstellen

Den individuellen Abschlussbericht zu einer Person erhalten Sie, indem Sie im Befehlmenü unter „Auswertung“ den Eintrag „Abschlussbericht“ auswählen. Sie kommen dann in das Berichtsanforderungsfenster „Abschlussbericht“, in dem Sie die Kerndaten zum Bericht angezeigt bekommen. WICHTIG: Die Benutzergruppe „Sekretariat“ kann aufgrund eingeschränkter BenutzerInnenrechte KEINEN Abschlussbericht erstellen. Fehlende Kernangaben zum Bericht sind durch leere Felder, die rot umrandet sind, gekennzeichnet. Füllen Sie die leeren Felder aus und legen Sie fest, wie der Seitenumbruch („fortlaufend“ od. „fixiert“) des Abschlussberichts erfolgen soll. Klicken Sie anschließend auf den Button „Anzeigen“, um den Bericht anzufordern. Bei fehlenden Daten bekommen Sie eine Hinweismeldung angezeigt. Sie können diese ignorieren und den Abschlussbericht auch mit unvollständigen Angaben anfordern. Die Felder mit fehlenden Angaben bleiben im Bericht dann leer. HINWEIS: Bei großen Textmengen (mehr als 3000 Zeichen) werden bei ausgewählter Option „fortlaufend“ die Daten nach 3000 Zeichen abgeschnitten, bei „fixierter“ Seitenumbruch werden die vollständigen Daten ausgegeben. Beim Export des Berichts in das Programm „MS Word“ kann es jedoch mit „fixiertem“ Seitenumbruch zu fehlenden Daten kommen, ist das der Fall empfiehlt sich der Bericht mit fortlaufendem Seitenumbruch. Mehr als 3500 Zeichen sollten Sie in die Textfelder für den Bericht nicht eingeben, wenn Sie den Abschlussbericht anschließend in das Programm „MS Word“ exportieren wollen. Hier sehen Sie die erste Seite des Abschlussberichts. Auf der ersten Seite sind die persönlichen Kerndaten (Personen- u. Beschäftigungs/Ausbildungsdaten) angegeben. Auf den folgenden Seiten finden sich die Angaben zum Teilnahmeverlauf bzw. der Entwicklung während der Teilnahme sowie die Aufzählung der absolvierten Aktivitäten und Schulungen während der Teilnahme angegeben. Um zur nächsten Seite des Berichts zu gelangen, klicken Sie auf den Seitenzahlanzeiger links unten. Die Berichtslänge beträgt standardmäßig zwei Seiten, kann aber in Abhängigkeit der eingegeben Textmenge auch mehrere Seiten umfassen. Überprüfen Sie vor dem Ausdruck oder Export den Inhalt des Berichts. Zum Drucken klicken Sie auf das entsprechende Druckersymbol oder gehen Sie in das Menü „Projekt“ und dann auf „Drucken“. Für den Export des Abschlussberichts in ein Worddokument klicken Sie auf im Menü „Auswertung“ auf „Office-Verknüpfungen / Veröffentlichen mit MS Word“. TIPP: Sollten Daten bzw. Angaben zu ändern sein, dann kommen Sie durch einen Klick auf das Symbol „Fenster schließen“ (Button mit Kreuz recht oben im Berichtsfenster) wieder zum vorangegangenen Berichtsanforderungsfenster „Abschlussbericht“ zurück. Nehmen Sie in Seite 54

Aufbau und Bewegung in der Datenbank den entsprechenden Feldern die Änderungen vor und lassen Sie sich den Abschlussbericht erneut anzeigen. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Angaben im Bericht ihren Vorstellungen entsprechen.

5.4.

Projektangaben

Jede/r Teilnehmer/in muss einem konkreten Projekt zugeordnet sein. In der Regel werden Sie bei jedem Programmstart im Fenster „Projekt wechseln“ vom System nach dem konkreten Projekt gefragt, für das die TeilnehmerInnen angezeigt werden sollen, und eine Auswahlmöglichkeit angeboten. Sollte diese Startoption deaktiviert sein, werden automatisch die Daten des zuletzt geöffneten Projektes geladen. Die spezifischen Daten des Projektes (Projektname, Standortbezirk, Projekttyp), dem die TeilnehmerInnen im Detail zugeordnet sind, finden sich dann unter dem Titel „Projektangaben“ im „Stammdatenformular“ unter den „Personendaten“ (rechts oben). Diese Angaben werden bei jeder Neuanlage eines Datensatzes – falls definiert - „automatisch“ als Projektstandardwerte vergeben, wobei hier standardmäßig jene Einträge übernommen werden, die im Formular Projektwechsel eingestellt sind. Sollte es notwendig sein, diese projektspezifischen Daten für einzelne TeilnehmerInnen im Nachhinein zu korrigieren, dann können diese am oben angegebenen Ort (Stammdaten/Personendaten/Projektangaben) geändert werden. Darüber hinaus können zu jedem Projekt spezifische Daten als Projektstandardwerte festgelegt und verwaltet werden. Standardangaben zu den Projekten finden sich an zwei Orten: Zum einen im Wartungsfenster („Verwaltung / Auswahlmenüs“) – siehe hierzu näher im Kapitel 5.2.1„Wartung der Auswahlmenüs“ auf Seite 25f –, zum anderen im Befehlsmenü „Projekt“ unter „Projekt bearbeiten“ – siehe hierzu näher das nachfolgende Kapitel 5.4.2 „Projektdaten bearbeiten“ auf Seite 56ff.

5.4.1. Projekt wechseln In der Datenbank werden immer nur die TeilnehmerInnendaten für ein spezifisches Projekt angezeigt. Um welches Projekt es sich hierbei handelt, können Sie selbst bestimmen, indem Sie sich bei Programmstart das Fenster „Projekt wechseln“ anzeigen lassen oder später unter „Projekt“ den Menüeintrag „Projekt wechseln“ anklicken und hier das gesuchte Projekt samt Projekttyp u. Standortbezirk auswählen. Das Fenster „Projekt wechseln“ können Sie auch über den Button „Projektwechsel“ am „Steckbrief“ aufrufen. Welches Projekt aktuell ausgewählt ist, ersehen Sie aus der obersten Zeile (Bezeichnungszeile) im Programmfenster und/oder aus dem „Steckbrief“. In diesem Fenster können Sie – sofern Sie wenigstens Personalbetreuerrechte besitzen – auch angeben, ob dieses Fenster bei jedem Programmstart automatisch zur Projektauswahl angezeigt wird und weiters die Anzeige der Auswahlmöglichkeiten festlegen. Aktivieren Sie hierfür die Häkchen bei den Einträgen „ProjektTyp und Standortbezirk anzeigen“ bzw. „Projektwechsel beim Starten anzeigen“. Sowohl der Projekttyp als auch der Standortbezirk lassen sich standardmäßig Seite 55

Aufbau und Bewegung in der Datenbank mit den jeweiligen Projekten verknüpfen, damit bei Auswahl eines Projektes automatisch der damit verbundene Projekttyp und Standortbezirk angezeigt wird.

5.4.2. Projektdaten bearbeiten In dieser Datenbank können zu den einzelnen Projekten jeweils spezifische Projektdaten als Standards angegeben werden. Die Angabe dieser projektspezifischen Daten kann an zwei Orten erfolgen. Das eine Formular zur Erfassung von Projektstandards trägt die Bezeichnung „Wartung“ und erreichen Sie über das Menü „Verwaltung / Auswahlmenüs“, vgl. Sie hierzu näher die Angaben im Kapitel 5.2.1 „Wartung der Auswahlmenüs“ auf Seite 25f und im Kapitel 7.3.5 „Auswahlmenüs an die Betriebs-/Projektsituation anpassen“ auf Seite 92f. Das zweite Formular „Projektdaten“ erreichen Sie über das Menü „Projekt / Projekt bearbeiten“. Hier können Sie neben einem Erläuterungstext zum Projekt Standardwerte für das Projekt festlegen. Die hier angegeben Standardwerte werden bei jeder Neuanlage eines Datensatzes als „Autowerte“ in der jeweiligen Datenmaske vorgeschlagen. Durch die Möglichkeit zur Spezifizierung von Standardwerten ersparen Sie sich viel Zeit und minimieren die Fehlerhäufigkeit bei der Anlage eines neuen Datensatzes. Folgende Felder stehend für die Definition von projektspezifischen Standardwerten zur Verfügung: Normalarbeitszeit Geben Sie hier (unbedingt!) die für das Projekt gültige Normalarbeitszeit an. Diese Angaben werden für die Auswertung des Beschäftigungs- bzw. Teilnahmeausmaßes (Voll- vs. Teilzeit) und die Ermittlung der Vollzeitprojektarbeits- bzw. Vollzeitteilnahmeplätze herangezogen. Sollte hier kein Standardwert (leeres Feld) vergeben sein, dann wird für diese Auswertungen der Generalstandardwert von 38,5 Stunden vergeben. Projektplätze Geben Sie hier die für den Förderzeitraum im Projekt zur Verfügung stehenden Plätze (Vollzeitausmaß) an. Dieses Feld kann aktuell auch frei bleiben, da es gegenwärtig noch nicht ausgewertet wird. Standortbezirk Geben Sie hier den Standortbezirk des Projektes an. Wenn das jeweilige Projekt in mehreren Bezirken betrieben wird, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. AMS-Bezirk Geben Sie hier jene Regionalstelle des AMS (RGS) an, die für den/die Teilnehmer/in im Projekt (u. die Finanzierung) zuständig ist. Wenn das jeweilige Projekt von mehreren Regionalstellen finanziert und mit TeilnehmerInnen beschickt wird, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. Geschäftsfeld Geben Sie hier das Geschäftsfeld an, in dem die Mehrzahl der TeilnehmerInnen tätig sind. Wenn im jeweiligen Projekt mehr Geschäftsfelder bestehen und die TeilnehmerInnen in unterschiedlichen Geschäftsfeldern Einsatz finden, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank TN-Status Geben Sie hier den an, in welcher Statusform (PMA=Transitarbeitskraft, KTN=KursteilnehmerIn, AZUBI=Auszubildende/r, Sonstige=Sonstige Teilnahmeformen) die Personen (vorwiegend) am Projekt teilnehmen. Wenn das jeweilige Projekt von TeilnehmerInnen mit verschiedenem Teilnahmestatus frequentiert wird, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. Standort Geben Sie hier den Standort des Projektes an, wenn das Projekt nur an einem Standort betrieben wird. Wenn das jeweilige Projekt an mehreren Standorten betrieben wird, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. Ausbildungsform Geben Sie hier die im Projekt vorherrschende Ausbildungsform (LAP norm.=Lehre normale Dauer, LAP verl.=Lehrausbildung verlängerte Dauer, TQL=Teilqualifizierung, Sonstige=Sonstige Ausbildung, Keine=Keine Ausbildung vorgesehen) an, wenn im Projekt eine bestimmte Ausbildungsform vorherrscht. Wenn im jeweiligen Projekt mehrere Ausbildungsformen angeboten werden, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. Dort, wo keine Ausbildung(sform) gegeben ist, den Standardwert „Keine“ eintragen! Übliche Probezeit Geben Sie hier die für das Projekt übliche (vorwiegend geltende) Dauer der Probezeit an. Wenn im Projekt unterschiedliche bzw. individuell stark schwankende Probezeiten bestehen, dann legen Sie hier keinen Standardwert fest und lassen dieses Feld frei. Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird dann standardmäßig der Wert von einem Monat vorgeschlagen. Benutzerberechtigung anwenden Wenn dieses Optionsfeld aktiviert ist, werden die zu diesem Projekt erfassten Daten nur jenen BenutzerInnen zugänglich gemacht, denen dafür explizit eine Berechtigung eingeräumt ist. Die Vergabe der Rechte an die einzelnen BenutzerInnen selbst erfolgt im Menü „Verwaltung/Benutzerrechte für Projekte“. Die Vergaben von Rechten kann nur von „HauptbenutzerInnen“ (AdministratorInnen) vorgenommen werden.

5.5.

Berichte / Listen / Statistiken

Die Datenbank bietet die umfangreiche Möglichkeit, standardisierte Berichte, Listen und Statistiken zu erstellen.

5.5.1. Berichte Es gibt drei standardisierte personenbezogene Berichte, die über das Menü „Auswertungen“ erstellt werden können: • • •

„Aufnahmebogen“ zu den BewerberInnen „Zwischenbericht“ zu den TeilnehmerInnen „Abschlussbericht“(Einzelbericht) zu den TeilnehmerInnen

5.5.1.1. Seitenränder anpassen

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Für die Berichte „Aufnahmebogen“, „Zwischenbericht“ und „Abschlussbericht“ können die Seitenränder verändert werden. Wählen Sie dazu die Funktion „Seitenränder anpassen“ aus dem Menü „Verwaltung“. Die Änderungen werden im Bericht hinterlegt und sind für alle Benutzer und auch nach einem Neustart gültig. 5.5.1.2. Aufnahmebogen zu den BewerberInnen Den Aufnahmebogen erhalten Sie, indem Sie im Menü „Auswertungen“ auf den Eintrag „Aufnahmebogen“ klicken. Sie kommen anschließend ins Berichtsdatenfenster „Aufnahmebogen“, in dem Sie jene Felder rot eingerahmt angezeigt erhalten, in denen noch Angaben fehlen, die aber für die Berichtserstellung benötigt werden. Ergänzen Sie hier die fehlenden Angaben und legen Sie fest, wie der Seitenumbruch („fortlaufend“ od. „fixiert“) des Aufnahmebogens erfolgen soll. HINWEIS: Bei großen Textmengen (mehr als 300 Zeichen) empfiehlt sich ein „fixierter“ Seitenumbruch, da es ansonst zu fehlerhaften Seitenumbrüchen beim Export des Berichts in das Programm „MS Word“ kommen kann. Mehr als 3000 Zeichen sollten Sie in die Textfelder für den Bericht jedoch nicht eingeben, wenn Sie den Aufnahmebogen anschließend in das Programm „MS Word“ exportieren wollen. Wenn Sie alle leeren Datenfelder ergänzt und die Form des Seitenumbruchs festgelegt haben, klicken Sie auf den Button „Anzeigen“. Sie erhalten anschließend einen zweiseitigen Bericht mit dem Titel „Aufnahmebogen“. Auf der ersten Seite finden sich die Personen- u. Beschäftigungs- bzw. Ausbildungsdaten zur TeilnahmebewerberIn sowie die Information, woher die Erstinformation zum Projekt stammt bzw. über wen der Erstkontakt zum Projekt hergestellt wurde. Auf der zweiten Seite - bzw. je nach Textmenge auch noch auf weiteren Seiten - finden sich die Ausführungen zur bisherigen schulischen (Schule) und beruflichen (Beruf) Entwicklung, dem familiären bzw. sozialen Umfeld (Familie/Soziales Umfeld), den bestehenden Beeinträchtigungen/Hemmnissen, den Zielen und sonstigen (Sonstiges) Angaben zur Bewerbung. Der Aufnahmebogen kann über das Menü „Auswertungen / Office Verknüpfungen / Veröffentlichen mit Microsoft Office Word“ in eine für Textverarbeitungsprogramme (z.B. MS Word) verarbeitbare Datei (.rtf) exportiert werden. WICHTIG: Ein Aufnahmebogen ist vor der Aufnahmeentscheidung für alle BewerberInnen um einen Lehrausbildungsplatz zu erstellen und dem Land OÖ zu übermitteln. Unter Berücksichtigung der Angaben im Aufnahmebogen wird vom Fördergeber in Abstimmung mit dem ProjektSeite 58

Aufbau und Bewegung in der Datenbank träger die Entscheidung über die Aufnahmeberechtigung des/der BewerberIn getroffen. Personen, für die Sie einen Aufnahmebogen erstellen wollen, müssen jedenfalls als BewerberIn in der Datenbank erfasst werden. Die Daten für den Aufnahmebogen können Sie nur so lange bearbeiten/ergänzen, als der „BewerberInnenstatus“ den Wert „offen“ zeigt. Für BewerberInnen, die bereits als TeilnehmerInnen übernommen wurden, können die Bewerbungsdaten nicht mehr verändert werden. 5.5.1.3. Zwischenbericht zu den TeilnehmerInnen Der Zwischenbericht ist über das Menü „Auswertungen / Zwischenbericht“ erhältlich. Ein Zwischenbericht zu TeilnehmerInnen an Lehrausbildungsprojekten, die vom Land OÖ gefördert werden, ist immer dann notwendig, wenn es zu einer der drei im Folgenden angeführten Änderungen im Ausbildungsverhältnis kommt: − − −

Änderung d. Ausbildungsform Verlängerung des Ausbildungsverhältnisses Teilnahmeunterbrechung.

Den Bericht erhalten Sie, indem Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „Zwischenbericht“ anklicken. Es öffnet sich das Zwischenberichtsauswahlfenster (siehe Abb. nebenan), in dem Sie im Formularteil „Veränderung“ jene Bereiche aktivieren (Häkchen setzten in der Spalte „Berichten“ bei „Ausbildungsform“ u./o. „Verlängerung“ u./o. „Unterbrechung“), bei denen es zu Veränderungen gekommen ist und die Sie berichten wollen. In der Spalte rechts neben „Berichten“ („zuletzt am“) sehen Sie das Datum, an dem die jeweilige Veränderung bereits berichtet wurde. Wenn es zu einer Veränderung der Ausbildungsform gekommen ist und diese noch nicht im Formular „Ausbildung/Berufschule“ angegeben ist, dann können Sie über den Aktivierungsbutton (mit den 3 Punkten) neben dem Feld Ausbildungsform in das entsprechende Formular „Ausbildung/Berufschule“ wechseln und dort die Aktualisierung vornehmen. Tragen Sie in die nächste freie Zeile die neue Ausbildungsform und das Datum ein, ab wann diese Ausbildung gültig ist. Wenn es zu einer Unterbrechung kommt und diese noch nicht im entsprechenden Stammdatenformular („Beschäftigungs-/TN-Daten“) festgehalten ist, dann können Sie Unterbrechungszeiten direkt im Zwischenberichtsformular (oben) unter „Unterbrechung“ („Von“=erster Tag der Unterbrechung, „Bis“=letzter Tag der Unterbrechung) eingeben. Diese Angaben werden automatisch in die Stammdaten „durchgeschrieben“. Wenn es zu einer Teilnahmeverlängerung kommt und diese noch nicht im entsprechenden Stammdatenformular („Beschäftigungs-/TN-Daten“) festgehalten ist, dann können Sie das neue geplante Austrittsdatum („Geplant 1“ bzw. „Geplant 2“) direkt im Zwischenberichtsformular (oben rechts) unter „Austritt“ angeben. Aufgrund der Beschränkung der Felder auf drei geplante Austrittsangaben, können prinzipiell nur zwei Verlängerungen festgehalten werden. Sollte es zu mehr als zwei Verlängerungen kommen, dann müssen Sie den am längsten Seite 59

Aufbau und Bewegung in der Datenbank zurückliegenden Wert überschreiben, wobei immer der zuletzt eingetragene Wert den aktuell gültigen darstellt und der Wert davon den zuletzt gültigen. Diese Angaben werden automatisch in die Stammdaten „durchgeschrieben“. Geben Sie im Bereich „Veränderungsbegründung“ noch die Gründe an, die zu den Veränderungen geführt haben. Überprüfen Sie die restlichen Angaben auf ihre Richtigkeit und nehmen Sie gegebenenfalls entsprechende Änderungen vor. Drücken Sie anschließend den Button „Anzeigen“ und Sie erhalten den einseitigen Zwischenbericht mit den Angaben zu den jeweiligen Veränderungen. (Siehe Abbildung nebenan)

5.5.1.4. Abschlussbericht (Einzelbericht) zu den TeilnehmerInnen Wie der personenbezogene Abschlussbericht (Einzelbericht) zu einer erfassten Person erstellt wird, ist im vorangegangen Abschnitt 5.3.6.3 „Abschlussbericht (Individualbericht) erstellen“ ab Seite 54ff dargestellt und wird hier nicht mehr behandelt. WICHTIG: Die Benutzergruppe „Sekretariat“ kann aufgrund eingeschränkter BenutzerInnenrechte KEINEN Abschlussbericht erstellen.

5.5.2. Listen In der Datenbank finden Sie im Menü „Auswertungen“ eine ganze Reihe von standardisierten Auswertungen in Listenform. Aktuell gibt es standardmäßig folgende Listen zur Auswahl: − − − − − − − − −

Gesprächsterminliste Betreuungsplanliste TeilnehmerInnenliste BewerberInnenliste Firmenstatistikliste Outplacementliste (Jobbewerbungen) TN-Liste (zur Jahresberichtsstatistik) Erinnerungsliste Beschäftigungsförderung Erinnerungsliste Arbeitsbewilligung Seite 60

Aufbau und Bewegung in der Datenbank ACHTUNG: In die Auswertungen werden nur die Daten der Projekte einbezogen, zu denen der aktuelle Benutzer auch Rechte besitzt (siehe dazu auch Seite 30, Benutzerrechte für Projekte). 5.5.2.1. Gesprächsterminliste Sie können sich eine Liste der geplanten (Folge-)Gesprächstermine anzeigen lassen. Klicken Sie hierzu im Menü „Auswertungen“ auf den Eintrag „Gesprächstermine“. Sie erhalten das Auswahlfenster für die geplanten Gespräche. Geben Sie hier die Filterkriterien an indem Sie den zu berücksichtigenden Zeitraum festlegen und die restlichen Angaben machen. Wenn Sie eine Liste mit den Gesprächen für alle SozialbetreuerInnen haben wollen, dann lassen Sie das Feld „SozialbetreuerIn“ frei, ansonst wählen Sie den gewünschten Namen eines/r Sozialbetreuers/in aus dem Pulldown-Menü aus. Geben Sie anschließend auch noch das Kriterium (Folgetermin, Nachname) an, nach dem sortiert werden soll. Wenn alle Filterangeben gemacht sind, klicken Sie auf „Anzeigen“, um eine Liste zu erhalten. Sollten für das gewählte Projekt und den gewählten Zeitraum usw. keine Gespräche erfasst sein, dann erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung. Wenn Gespräche erfasst sind, bekommen Sie eine Liste mit den vereinbarten Gesprächsterminen differenziert nach den jeweiligen SozialbetreuerInnen angezeigt. (Siehe Abb. nebenan) Zu jedem Gesprächstermin ist der Name des/der Teilnehmers/in, Datum und Uhrzeit sowie das Thema der Folgegespräche aufgelistet. Im Kopfteil der Gesprächsliste sind die gewählten Filterkriterien angegeben. Über das Menü „Auswertungen / Office Verknüpfungen“ können Sie sich die Liste der geplanten Folgegespräche als Word- bzw. Exceldatei ausgeben lassen.

5.5.2.2. Betreuungsplanliste

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Die Liste der Betreuuungspläne (Ziele und Maßnahmen) erhalten Sie, wenn Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „Betreuungspläne“ anklicken. Sie kommen anschließend zum Listenauswahlfenster. Hier können Sie wählen, ob sie die Liste für die/den aktuelle PMA oder für mehrere PMAs erstellen wollen.(siehe Abb. nebenan). Sie können verschiedenste Filterkriterien (Projektspezifische Parameter, Zeitraum, BetreuerIn, Ziele, Maßnahmen usw.) festlegen um das Ergebnis einzuschränken. Wenn Sie für den Auswertungszeitraum (von/bis) keine Datumsangaben machen, dann wird dieses Filterkriterium ignoriert und alle bisher erfassten Ziele/Maßnahmen werden ohne zeitliche Eingrenzung angezeigt. Die Betreuungsplanliste können Sie als Tabelle oder als Bericht ausgeben lassen, indem Sie den entsprechenden Button drücken.

5.5.2.3. TeilnehmerInnenliste Die Liste der TeilnehmerInnen erhalten Sie, wenn Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „TeilnehmerInnen Liste“ anklicken. Sie kommen anschließend zum Listenauswahlfenster (siehe Abb. nebenan). Hier legen Sie im oberen Bereich („Filter/Auswahlkriterien“) zwei zentrale Kriterien fest. Einerseits geben Sie den Auswertungszeitraum (von/bis) an, auf den sich die Auswertung beziehen soll. Und andererseits spezifizieren Sie den Ein/Austrittsstatus jener Personen, die in der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Bei „Ein/Austrittsstatus“ haben Sie folgende Möglichkeiten: Mit dem Kriterium „-- Alle –„ erhalten Sie in der Liste alle Personen, die im Statistikzeitraum mit mindestens einem Tag teilgenommen haben. Mit der Auswahl von „Nur Eintritte“ bekommen Sie alle Personen, die im Statistikzeitraum eingetreten sind. Mit dem Kriterium „Nur Austritte“ werden alle Personen, ausgegeben, die im Auswertungszeitraum ausgetreten sind. Und mit Auswahl des letzten Kriteriums „Keine TN im Statistikzeitraum“ werden in der Liste jene berücksichtigt, deren Teilnahmezeit außerhalb des Auswertungszeitraums liegt.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Im unteren Bereich („Feldauswahl“) geben Sie die Felder bzw. Feldinhalte an, die in der Liste angezeigt werden sollen. Wenn Sie für den Auswertungszeitraum (von/bis) keine Datumsangaben machen, dann wird dieses Filterkriterium ignoriert und alle bisher erfassten TeilnehmerInnen werden ohne zeitliche Eingrenzung angezeigt. Die TeilnehmerInnenliste können Sie als Tabelle oder als Bericht ausgeben lassen, indem Sie den entsprechenden Button drücken. Die Ausgabe in Tabellenform entspricht in der Darstellung weitgehend einer Exceltabelle. Inhaltlich werden in der Tabellenliste etwas mehr Datenfelder angezeigt als in der Berichtsliste. Deaktivierte Felder werden in der Tabellenliste überhaupt nicht dargestellt. Die Berichtsliste entspricht in der Darstellung einer Wordliste und weist einige Datenbereich weniger aus als die Tabellenliste. Deaktivierte Felder werden in der Berichtsliste mit leeren Datenfeldern dargestellt. Im Folgenden sind die Unterschiede bei den berücksichtigen Datenbereichen zwischen Tabellenliste und in Berichtsliste dargestellt, wobei die mit (o) gekennzeichneten Felder obligatorisch, also nicht deaktivierbar sind, und die mit (f) gekennzeichneten fakultativ, also frei wählbar sind; leere Felder sind in der jeweiligen Liste nicht angezeigt: Datenfelder Name (Vor-/Nachname) Straße PLZ Wohnort Geburtsdatum SV-Nr. Geschlecht Eintritt Austritt geplant Austritt tatsächlich Vorzeitiger Austritt Verweildauer (in Tagen) Ausbildungsform Beschäftigung/Ausbildung als Tätigkeitsbereich (zuletzt angegebener) Beschäftigungs-/TN-Ausmaß (Std./Wo.) Beendigungsart Beendigungsgründe Verbleibsstatus Anmerkung zum Ergebnis Standortbezirk Standort RGS (AMS-Bezirk), in dem der/die TN betreut wird Projektbezeichnung Projekttyp TN-Status Geschäftsfeld BewerberIn

Berichtsliste (o)

(o) (o) (o) (o) (f) (o) (f) (f) (f) (o) (f) (f) (f) (f) (f) (f)

Tabellenliste (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (f) (o) (f) (f) (f) (o) (f) (f) (f) (f) (f) (f) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o)

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Die Tabellen- wie auch die Berichtsliste kann über „Auswertungen / Office Verknüpfungen“ wahlweise als Exceltabelle oder als Wordliste ausgegeben und abgespeichert werden.

5.5.2.4. BewerberInnenliste Die Liste der BewerberInnen erhalten Sie, indem Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „BewerberInnen Liste“ anklicken. Sie kommen anschließend zum Listenauswahlfenster (siehe Abb. nebenan). Hier legen Sie im oberen Bereich („Filter-/Auswahlkriterien“) die Filterkriterien wie den Auswertungszeitraum (Zeitraum von/bis, in dem die Personen als BewerberInnen mit dem Bewerbungsdatum vorgemerkt waren), Standort, TNStatus usw. fest, im unteren Bereich („Feldauswahl“) die Felder bzw. Feldinhalte, die in der Liste angezeigt werden sollen. Wenn Sie für den Auswertungszeitraum (von/bis) keine Datumsangaben machen, dann wird dieses Filterkriterium ignoriert, das heißt, alle BewerberInnen werden ohne zeitliche Eingrenzung aufgelistet. WICHTIG: Aufgelistet bekommen Sie in der Liste der BewerberInnen generell alle Personen, die entweder aktuell noch den Bewerbungsstatus aufweisen, also noch nicht als TeilnehmerInnen übernommen wurden (Bewerbungsergebnis=“Offen“), oder als BewerberInnen inaktiv gesetzt wurden, weil es zu keiner Aufnahme in das Projekt gekommen ist (Bewerbungsergebnis=“Ablehnung v. Projekt“ oder „Bewerbung zurückgezogen“ oder „nicht angetreten o. A.“ oder „Sonstiges“). Die BewerberInnenliste können Sie als Tabelle oder als Bericht ausgeben lassen, indem Sie den entsprechenden Button drücken. Die Ausgabe in Tabellenform entspricht in der Darstellung weitgehend einer Exceltabelle. Inhaltlich werden in der Tabellenliste etwas mehr Datenfelder angezeigt als in der Berichtsliste. Deaktivierte Felder werden in der Tabellenliste überhaupt nicht dargestellt. Die Berichtsliste entspricht in der Darstellung einer Wordliste und weist einige Datenbereich weniger aus als die Tabellenliste. Deaktivierte Felder werden in der Berichtsliste mit leeren Datenfeldern dargestellt. Im Folgenden sind die Unterschiede bei den berücksichtigen Datenbereichen zwischen Tabellenliste und in Berichtsliste dargestellt, wobei die mit (o) gekennzeichneten Felder obligatorisch, also nicht deaktivierbar, und die mit (f) gekennzeichneten fakultativ, also frei wählbar sind; leere Felder sind in der jeweiligen Liste nicht angezeigt:

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

Datenfelder Name (Vor-/Nachname) Straße PLZ Wohnort Geburtsdatum SV-Nr. Geschlecht Austritt geplant Ausbildungsform Beschäftigung/Ausbildung als Verbleibsstatus Anmerkung zum Ergebnis Standortbezirk Standort RGS (AMS-Bezirk), in dem der/die TN betreut wird Projektbezeichnung Projekttyp TN-Status Geschäftsfeld BewerberIn Bewerbungsdatum Bewerbungsergebnis Bewerbungsziele

Berichtsliste (o)

(o) (o) (o) (f) (f) (o) (f) (f)

(f) (f) (f)

Tabellenliste (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (f) (f) (o) (f) (f) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (f) (f) (f)

Die Tabellen- wie auch die Berichtsliste kann über „Auswertungen / Office Verknüpfungen“ wahlweise als Exceltabelle oder als Wordliste ausgegeben und abgespeichert werden.

5.5.2.5. Arbeitsnachweis Vorlage einer Anwesenheitsliste für eine ausgewählte Kalenderwoche zum Ausdrucken und Exportieren. Die Liste kann im Menü Auswertungen unter dem Titel Arbeitsnachweis aufgerufen werden. Als Auswahlkriterien (Filter) für die Liste können die Kalenderwoche, Geschäftsfeld, Standortbezirk und Projekttyp verwendet werden. Bei Eingabe der Kalenderwoche wird automatisch das Datum des ersten und letzten Wochentages errechnet. Bei direkter Eingabe des ersten Wochentages beachten Sie bitte, dass es sich um einen Montag handeln muss. Das Datum des letzten Tages der Woche wird automatisch ausgefüllt.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Datenbasis: PMA und Bewerber (mit Status „offen“ oder „Aufnahme“) mit Eintritt vor und Austritt nach der betreffenden Kalenderwoche und Bewerber, die den angeführten Filterkriterien entsprechen.

5.5.2.6. Info Verwaltung Als Auswahlkriterien (Filter) für die Liste können der Zeitraum, Geschäftsfeld und der Standortbezirk verwendet werden. Im Bericht werden folgende Daten angezeigt: Personalnummer, Name, Fachbereicht, Eintritt, Verlängerung, Austritt, Austrittsgrund, Resturlaub, sonstiges und die/der SozialpädagogIn. Im Kopf des Berichtes kann sind 4 Bezirke zum Ankreuzen angeführt. Diese 4 Bezirke sind fix im Bericht definiert und können nicht verändert werden.

Datenbasis: PMA (ohne Bewerber) des aktuellem Beschäftigungsprojektes die den Filterkriterien entsprechen mit Austritt im gewählten Zeitraum oder Austritt=leer und (Austritt geplant 1 ist im Zeitraum oder Austritt geplant 2 ist im Zeitraum oder Austritt geplant 3 im Zeitraum)

5.5.2.7. Firmenstatistikliste Die Liste der bisher erfassten Firmen erhalten Sie, indem Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „Firmenstatistik“ auswählen und hier die Auswahl- bzw. Filterkriterien festlegen. Im Feld „Firmennamen“ können Sie die Auswahl auf bestimmte Firmen eingrenzen, wobei Sie hier nur einen Teil des Firmennamens eingeben müssen. Sie erhalten alle Firmen angezeigt, die diesen Wortteil beinhalten. Das Gleiche gilt für die Felder „PLZ“ (Postleitzahl des Firmenortes) und „Ort“ (Ortsnamen). Im Feld „Branche“ können Sie die zur Verfügung stehenden Branchen zur weiteren Eingrenzung nutzen. In den Datumsfeldern „von“ und „bis“ können Sie den Zeitraum festlegen, innerhalb dem der letzte Erstkontakt für Bewerbungen oder die Teilnahme an Praktika/Arbeitserprobungen stattgefunden haben. Es werden dann nur jene Betriebe angezeigt, bei denen in diesem Zeitraum ein Bewerbungskontakt (Feld „Erstkontakt im Formular „Outplacement“) oder ein Praktikum / eine Arbeitsüberlassung („von/bis“) stattgefunden haben. Felder ohne Angabe wirken sich nicht als Filterkriterium aus, bleiben also unberücksichtigt. Generell ist zu beachtenen, dass die Kombination von Filterkriterien jeweils einschränkend auf das Suchergebnis wirkt. Seite 66

Aufbau und Bewegung in der Datenbank Im Feld „Sortiert nach“ und im Feld „Sortiert“ können Sie noch das Sortierkriterium (Firmenname, PLZ, Ort, Anzahl Praktika, Anzahl Bewerbungen, Anzahl Überlassungen) und die Sortierrichtung (auf-/absteigend) festlegen. Wenn Sie anschließend auf den Button „Tabelle“ bzw. „Bericht“ klicken, erhalten Sie die Firmenstatistikliste entweder als Tabelle oder in Berichtsform, wobei hier obligatorisch (o) jeweils folgende Felder angezeigt werden: Datenfelder Firmenname Straße PLZ Ort Kontaktperson Name Kontaktperson Tel.Nr. Unternehmensbranche Letztes Beginndatum Praktikum/Überlassung Letztes Endedatum Praktikum/Überlassung Anzahl der Bewerbungen Anzahl der Praktika Anzahl der Überlassungen Anmerkungen zur Firma

Berichtsliste (o)

(o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o)

Tabellenliste (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o) (o)

Diese Listen können Sie über das Menü „Auswertungen / Office Verknüpfungen“ entweder als Worddokument oder als Exceldokument exportieren.

5.5.2.8. Outplacment-/Jobbewerbungsliste Die Liste der Jobbewerbungen erhalten Sie, indem Sie im Menü „Auswertungen“ auf den Eintrag „Outplacement/Bewerbungen“ klicken und im öffnenden Formular „Outplacement/Bewerbungen“ die Auswahl- bzw. Filterkriterien festlegen. In den Feldern „von“ und „bis“ legen Sie den Auswertungszeitraum fest, wobei sich die Angaben auf das Datum des Erstkontaktes bei der Jobbewerbung beziehen. Weiters können Sie im Feld „Betriebe“ die Auswertung auch auf einzelne Betriebe einschränken. Die restlichen Filterkriterien beziehen sich auf projektspezifische Parameter sowie auf die Differenzierung nach „BewerberInnen“ und „TeilnehmerInnen“ bzw. „aktive“ und „inaktive“ TeilnehmerInnen bzw. BewerberInnen. Die Kombination der einzelnen Filterkriterien wirkt sich jeweils einschränkend auf das Ergebnis der berücksichtigten Datensätze aus. Frei gelassene Felder (Betrieb, von, bis) werden nicht als Filterkriterium berücksichtigt.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank Die Liste der Betriebe fordern Sie über die Button „Übersicht“ und „nach Firma“ an. Unter dem Titel „Übersicht“ (siehe Abb. nebenan) erhalten Sie entsprechend den jeweils getroffenen Auswahlkriterien eine einfache Berichtsliste mit folgenden Datenfeldern: • Name der TeilnehmerInnen (TeilnehmerIn) • Datum des Bewerbungserstkontaktes (Erstkont.) • Bezeichnung der Tätigkeit bzw. des Arbeitsplatzes (Arbeitsplatz) • Jobbewerbungsergebnis (Ergebnis) • Anmerkungen zur Bewerbung (Bemerkung).

In der Berichtsliste, die Sie über den Button „nach Firma“ erhalten, finden sich die Jobbewerbungen gegliedert nach den einzelnen Firmen dargestellt (siehe Abb. nebenan), wobei hier zusätzlich zu den oben beschriebenen Datenfeldern auch der Name der Firmenkontaktperson aufgelistet ist. Diese Listen können Sie über das Menü „Auswertungen / Office Verknüpfungen“ entweder als Worddokument oder als Exceldokument exportieren.

5.5.2.9. TN-Liste (zur Jahresberichtsstatistik) Die Liste mit Details zu den TeilnehmerInnen, die als Ergänzung zur Jahresberichtsstatistik geplant ist, findet sich in der Datenbank unter dem Menüeintrag „Auswertungen / Statistiken / TN-Liste“ und ist detailliert im Rahmen der unten folgenden Ausführungen zum Teil „Statistiken“ ab Seite 74ff beschrieben. 5.5.2.10.

Erinnerungsliste Arbeitsbewilligung

Die Liste beschreibt den Aufenthaltstitel und die Arbeitsbewilligung sowie das Ausstellungsdatum bzw. die Gültigkeit sowie wichtige Kerndaten der TeilnehmerInnen. Beim Erstellen der Liste können diverse Filterkriterien ausgewählt werden. Neben diversen projektbezogenen Attributen kann hier gefiltert werden nach dem Datum des Ablaufes der Arbeitsbewilligung und ob nur jene TeilSeite 68

Aufbau und Bewegung in der Datenbank nehmerInnen aufscheinen, bei denen das Hackerl „Erinnerungsliste“ im Formular Stammdaten/Arbeitsbewilligung gesetzt ist, oder ob alle TeilnehmerInnen aufscheinen sollen. 5.5.2.11.

Erinnerungsliste Beschäftigungsförderung

Die Liste enthält die Art und das Gültigkeitsdatum der Beschäftigungsförderung sowie wichtige Kerndaten der TeilnehmerInnen. Beim Erstellen der Liste können diverse Filterkriterien ausgewählt werden. Neben diversen projektbezogenen Attributen kann hier gefiltert werden nach dem Datum des Ablaufes der Beschäftigungsförderung und ob nur jene TeilnehmerInnen aufscheinen, bei denen das Hackerl „Erinnerungsliste“ im Formular Stammdaten/Beschäftigungsförderung gesetzt ist, oder ob alle TeilnehmerInnen aufscheinen.

5.5.3. Statistiken Die Statistiken umfassen drei Teile (TeilnehmerInnenstatistik, Abgangsstatistik, Vermittlungshemmnisse) und zeigen die Ergebnisse zu den TeilnehmerInnen (OHNE BewerberInnen) in aggregierter, also anonymisierter Form. Ergänzend dazu findet sich hier auch die Möglichkeit zur Ausgabe der anonymisierten „Details“ der Statistik (Statistikdetails) sowie die personenbezogene Liste der TeilnehmerInnen („TN-Liste“). WICHTIG: Die Benutzergruppe „Sekretariat“ kann aufgrund der eingeschränkten BenutzerInnenrechte KEINE personenbezogene Liste der TeilnehmerInnen zu den Statistiken sowie keine Statistikdetails erstellen bzw. einsehen! 5.5.3.1. Filterkriterien für die Statistik festlegen Um vordefinierte Statistiken zu erstellen, klicken Sie im Menü „Auswertungen“ auf den Eintrag „Statistiken“. Sie gelangen in das Statistikauswahlformular (siehe Abbildung). Hier können Sie den Zeitraum, auf den sich die Statistiken beziehen sollen (Statistikzeitraum), sowie den Ein-/Austrittsstatus (alle Personen, nur Eintritte, nur Austritte, nur Personen außerhalb des Statistikzeitraums) der zu berücksichtigenden Personen angeben und noch Kriterien für die Filterung festlegen. Den Statistikzeitraum grenzen Sie mit der Angabe des Beginndatums („von“) und des Endedatums („bis“) ein, wobei die Datumsangaben den ersten und den letzten berücksichtigten Tag Seite 69

Aufbau und Bewegung in der Datenbank des Zeitraums markieren. Den Ein-/Austrittsstatus der in die Statistik einzubeziehenden Personen legen sie im gleichnamigen Feld fest. Sie haben hier die Auswahl zwischen folgenden Kriterien: − „ALLE“ führt zur Auswahl aller bisher berücksichtigten Personen. D.h. beim Teil „Eintrittsstatistik werden alle Personen berücksichtigt, die im Statistikzeitraum mindestens einen Tag der Teilnahme aufweisen. Im Teil „Abgangsstatistik“ und „Vermittlungshemmnisse“ werden alle Personen berücksichtigt, die im Statistikzeitraum ausgetreten sind. − „Nur Eintritte“ berücksichtigt für alle Statistikteile nur die im Statistikzeitraum eingetretenen Personen − „Nur Austritte“ berücksichtigt für alle Statistikteile nur die im Statistikzeitraum ausgetretenen Personen − Die Auswahl „Keine TN im Statistikzeitraum“ führt dazu, dass für alle Statistikteile all jene Personen ausgewertet werden, die im Statistikzeitraum nicht teilgenommen haben. Nähere Informationen erhalten Sie, wenn Sie den Button mit dem Fragezeichen anklicken. Anschließend legen Sie den Standortbezirk, den Standort des Betriebes, den AMS-Bezirk aus dem die TeilnehmerInnen stammen, die Ausbildungsform, das Projekt, den Projekttyp, den Teilnahmestatus (PMA, KTN, AZUBI) und das Geschäftsfeld fest. Standardmäßig werden die beim Programmeinstieg vorgenommenen Projekteinstellungen angezeigt. Das Datum des Statistikzeitraums wird von der zuletzt vorgenommenen Auswertung übernommen (Einträge, die beim letzten Schließen des Formulars bestanden haben). Sie können diese Einstellungen aber jederzeit ändern. Für Kriterien, die bei der Eingrenzung keine Rolle spielen, stellen Sie den Eintrag „--- ALLE ---“ ein. Die unterschiedlichen Filterkriterien wirken in Kombination einschränkend. So führen die in der Abbildung dargestellten Kriterien dazu, dass nur jene Datensätze (Personen) in der Statistik ausgewertet werden, die für das Projekt „Musterprojekt BWW“ mit der Projekttypenkennzeichnung „GBP“ (Gemeinnütziges Beschäftigungsprojekt) im Standortbezirk „Rohrbach“ angelegt wurden. Je mehr Kriterien Sie festlegen, desto kleiner wird die Auswahl. Generell werden bei der Statistik nur die TeilnehmerInnen (OHNE BewerberInnen) berücksichtigt. Ein weiteres Auswahlkriterium stellt die Berücksichtigung der Austritte während der Probezeit dar. Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden in den Auswertungen (in allen Tabellen) auch jene Personen einbezogen, die während der Probezeit ausgetreten sind. Seit Version 3.6 kann auch nach der Beendigungsform, nach neutralisierten Datensätzen (nur für Hauptbenutzer) und Zeitraum des Leistungsbezuges (vor oder während der Teilnahme) gefiltert werden.

5.5.3.2. Berichtsteile der Statistik Nachdem Sie die statistischen Auswahlkriterien festgelegt haben, können Sie mittels Klick auf den jeweiligen Button zwischen drei verschiedenen Statistikberichten wählen. Diese drei Berichtsteile zeigen in Abhängigkeit von den BenutzerInnengruppen (BenutzerInnenrechten) unterschiedliche Tabellen, Seite 70

Aufbau und Bewegung in der Datenbank die weiter unten näher beschrieben sind. In jedem Berichtsteil werden im Berichtskopf der ausgewählte Auswertungszeitraum, die festgelegten Auswahlkriterien, das Erstellungsdatum („Gedruckt am: ...“), der/die Ersteller/in („Gedruckt von: ...“) und die Information, ob die Austritte in der Probezeit („Austritte in PZ“) miteinbezogen sind, angezeigt. Siehe obige Abbildung. Sie können jeden dieser Berichtsteile in ein mit MS Word weiter verarbeitbares Format (rtf) exportieren, indem Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „Office Verknüpfung / Veröffentlichen mit MS Word“ auswählen. Über den Button „Details“ können Sie sich die Details, anhand derer die gesamten Berichtsteile der Statistik erstellt wurden, in anonymisierter Form (also ohne Namen, SV-Nr. u. Geburtsdatum) anzeigen lassen (OHNE BewerberInnen). Diese Details können Sie als Tabelle in das Programm MS Excel exportieren. Aktivieren Sie dazu im Menü „Auswertungen / Office-Verknüpfungen“ den Eintrag „Analysieren mit Microsoft Office Excel“. Über den Button „TN-Liste“ erhalten Sie eine detaillierte Liste der TeilnehmerInnen (OHNE BewerberInnen) mit den personenbezogenen Angaben wie Name, Geburtsdatum, usw., die als Ergänzung für die Jahresbericht (anonymisierten Statistiktabellen) gedacht ist. Siehe hierzu näher die Angaben im Kapitel 5.5.2.9 „TN-Liste (zur Jahresberichtsstatistik)“ ab Seite 74. Diese Details können Sie ebenfalls als Tabelle in das Programm MS Excel exportieren. Aktivieren Sie dazu im Menü „Auswertungen / Office-Verknüpfungen“ den Eintrag „Analysieren mit Microsoft Office Excel“.

5.5.3.2.1. Teilnahmestatistik Die Teilnahmestatistik enthält die Angaben zu all jenen Personen, die im Statistikzeitraum am jeweiligen Projekt teilgenommen haben. Insgesamt umfasst dieser statistische Berichtsteil sechs Seiten mit elf Tabellen sowie die Kennzahl zu den TeilnehmerInnen. Die Tabellen und Kennzahlen gliedern sich wie folgt: • • • • • • • • • • • •

Gesamtzahl der TeilnehmerInnen nach Eintrittsstatus und Geschlecht Erstinformation / Kontaktvermittlung der TeilnehmerInnen nach Geschlecht Alter aller TeilnehmerInnen zum Eintrittszeitpunkt nach Geschlecht Form der (Lehr-)Ausbildung im Projekt nach Geschlecht Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß aller TeilnehmerInnen nach Geschlecht Schulausbildung aller TeilnehmerInnen nach Geschlecht Berufsausbildung aller TeilnehmerInnen bei Projekteintritt nach Geschlecht Leistungsbezugsart der TeilnehmerInnen vor Projekteintritt nach Geschlecht Dauer der Arbeitslosigkeit (seit letztem längeren DV) für alle TeilnehmerInnen nach Geschlecht Dauer der Arbeitslosigkeit (seit Beginn der Arbeit-/Lehrstellensuche) für alle TeilnehmerInnen nach Geschlecht Qualifikationsstatus des letzten längeren Dienstverhältnisses für alle TeilnehmerInnen nach Geschlecht Beschäftigungs-/Teilnahmekennzahlen: Vollzeitbeschäftigungspersonenmonate (Anzahl der Beschäftigungs-/Teilnahmemonate im Vollzeitausmaß für alle erfassten Personen) u. Jahresvollzeitbeschäftigungsplätze (Anzahl der Projektplätze, die pro Jahr im Vollzeitausmaß besetzt waren). Seite 71

Aufbau und Bewegung in der Datenbank

Dargestellt ist die Verteilung jeweils nach Geschlecht sowie gesamt in Form von Absolutzahlen (Anz.) und Prozent. In jeder Überschrift ist näher angegeben, ob die prozentuelle Verteilung spalten- oder zeilenweise abgebildet ist. Liegen zu einzelnen Personen (Datensätzen) keine entsprechenden Angaben vor, so wird deren Anzahl unter dem Titel „Ohne Angabe“ angezeigt. Grundsätzlich sollen zu allen Tabellen dieses Berichtes Angaben vorliegen.

5.5.3.2.2. Abgangsstatistik Die Abgangsstatistik enthält die Daten aller Personen, die im Statistikzeitraum aus dem jeweiligen Projekt ausgetreten sind. Insgesamt umfasst dieser statistische Berichtsteil drei Seiten mit sechs Tabellen. Die Tabellen gliedern sich wie folgt: • • • • • • • •

Gesamtzahl der ausgetretenen TeilnehmerInnen im Auswertungszeitraum Verweildauer der ausgetretenen TeilnehmerInnen nach Geschlecht (unter Berücksichtigung der Unterbrechungszeiten) Beendigungsart der Teilnahme nach Geschlecht Berufsausbildung im Projekt der ausgetretenen Personen mit Abschluss nach Geschlecht Berufsausbildung im Projekt der ausgetretenen Personen ohne Abschluss nach Geschlecht Verbleib nach Austritt differenziert nach Geschlecht Pensionsstatus zum Austrittszeitpunkt nach Geschlecht Pensionstyp zum Austrittszeitpunkt nach Geschlecht

Dargestellt ist die Verteilung jeweils nach Geschlecht sowie gesamt in Form von Absolutzahlen (Anz.) und Prozent. In jeder Überschrift ist näher angegeben, ob die prozentuelle Verteilung spalten- oder zeilenweise abgebildet ist. Liegen zu einzelnen Personen (Datensätzen) keine entsprechenden Angaben vor, so wird deren Anzahl unter dem Titel „Ohne Angabe“ angezeigt. Grundsätzlich sollen zu allen Tabellen dieses Berichtes Angaben vorliegen.

5.5.3.2.3. Vermittlungshemmnisse Die Statistik zu den Vermittlungshemmnissen enthält alle Personen, die im Statistikzeitraum aus dem jeweiligen Projekt ausgetreten sind. Insgesamt umfasst dieser statistische Berichtsteil drei Seiten mit drei Tabellen. Die Tabellen gliedern sich wie folgt: • • •

Bestehende Vermittlungshemmnisse zum Zeitpunkt des Eintritts Bestehende Vermittlungshemmnisse zum Zeitpunkt des Austritts Veränderung der Vermittlungshemmnisse während der Beschäftigung

Als „bestehende“ Vermittlungshemmnisse werden all jene gewertet, welche mit dem Ausmaß gering, mittel oder stark bewertet sind. Dargestellt ist die Verteilung jeweils nach Geschlecht sowie gesamt in Form von Absolutzahlen (Anz.) und Prozent. Da zu den Vermittlungshemmnissen Mehrfachnennungen möglich sind, beziehen sich die Prozentangaben jeweils auf die Gesamtzahl der erfassten Personen mit gültigen Angaben (d.h. ohne jene Personen, die die elektronische Erfassung verweigert haben). Grundsätzlich sollen zu allen Personen Informa-

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank tionen über bestehende Vermittlungshemmnisse vorliegen. Eine Ausnahme bilden jene Fälle, in denen die elektronische Datenerfassung verweigert wurde. Bei der dritten Tabelle mit dem Titel „Veränderung der Vermittlungshemmnisse“ ist die durchschnittliche Veränderung (aller Vermittlungshemmnisse je erfasster Person) im Vergleich der Situationen zum Zeitpunkt des Eintritts und des Austritts abgebildet. Für die Zuordnung zu den einzelnen Veränderungskategorien gilt dabei folgende Einteilung: Tabelle 1: Kategorisierung der Veränderung bei den Vermittlungshemmnissen Kategorie stark verbessert: mittel verbessert: gering verbessert: unverändert: gering verschlechtert: mittel verschlechtert: stark verschlechtert:

Veränderungsausmaß* 2,01 – 3,0 1,01 – 2,0 0,01 – 1,0 0 -0,01 – -1,0 -1,01 – -2,0 -2,01 – -3,0

Das Ausmaß der Veränderung wird anhand folgender Ausprägungswerte je Vermittlungshemmnis ermittelt: Tabelle 2: Ausprägungswerte bei den Vermittlungshemmnissen Ausprägung nicht/kaum gering mittel stark

Wert 0 1 2 3

5.5.3.2.4. Details zur Statistik (anonym) Wenn Sie auf den Button „Details“ im Statistikauswahlfenster klicken, bekommen Sie die anonymisierten Details zu allen TeilnehmerInnen (KEINE BewerberInnen) angezeigt, die aufgrund der Einstellungen bei den Auswahlkriterien in der Auswertung berücksichtigt werden. Jede Zeile entspricht einer Person. In den Spalten finden sich die einzelnen Variablen (Datenfelder), die in allen Statistikteilen ausgewertet werden. Aufgrund der Anonymisierung von Auswertungen mit sensiblen Betreuungsdaten (Vermittlungshemmnisse) fehlen in der Statistikdetailliste die Spalten „Name“, „Geburtsdatum“ und „SV-Nr.“. Eine namensbezogene Liste der TeilnehmerInnen (ohne Vermittlungshemmnisse) erhalten Sie, wenn Sie auf den Button „TN-Liste“ klicken. Diese Details können Sie als Excel-Tabelle exportieren, indem Sie das Menü „Auswertungen /Office Verknüpfungen / Mit Microsoft Excel analysieren “ wählen. Alternativ können Sie auch die Access-Detailtabelle markieren und kopieren und den Inhalt dann in ein ExcelArbeitsblatt einfügen. Seite 73

Aufbau und Bewegung in der Datenbank

WICHTIG: Die Benutzergruppe „Sekretariat“ kann aufgrund eingeschränkter BenutzerInnenrechte KEINE Details zu den Statistiken erstellen/ausgeben.

5.5.3.2.5. TN-Listen (Liste d. TeilnehmerInnen namensbezogen) Wenn Sie auf den Button „TN-Liste“ im Statistikauswahlfenster klicken, bekommen Sie eine namensbezogene Liste mit Teilnahmedetails zu allen Personen angezeigt. Berücksichtigt werden hierbei alle TeilnehmerInnen (KEINE BewerberInnen), die anhand der Einstellungen bei den Auswahlkriterien im Statistikauswahlfenster definiert sind. Diese TeilnehmerInnenliste stellt eine Ergänzung zum Jahresbericht mit den aggregierten (anonymen) Statistiktabellen dar. Jede Zeile entspricht einer Person. Es werden alle TeilnehmerInnen (KEINE BewerberInnen) aufgelistet, die im angegeben Statistikzeitraum am Projekt teilgenommen haben. In den Spalten finden sich die berücksichtigen Variablen (Datenfelder) mit folgenden Inhalten: − Name (Nach-/Vorname) − Geschlecht − Geburtsdatum − Alter (in Jahren) − Berufs-/Tätigkeits-/Ausbildungsbezeichnung − Eintrittdatum − Austrittsdatum − Geplantes Austrittsdatum − Teilnahmeunterbrechung Beginn (Datum) − Teilnameunterbrechung Ende (Datum) − Teilnahmebeendigungsart − Verbleibsstatus − Beschäftigungstage (Summe) − Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß (Std. Durchschnitt) − Normalarbeitszeit − Vollzeitbeschäftigungstage (Summe der Beschäftigungstage umgerechnet auf Vollzeitbeschäftigung) − Vollzeitbeschäftigungsmonate (Summe der Beschäftigungsmonate [Tage/30,4] umgerechnet auf Vollzeitbeschäftigung)

Diese Liste können Sie als Excel-Tabelle exportieren, indem Sie das Menü „Auswertungen /Office Verknüpfungen / Mit Microsoft Excel analysieren “ wählen. Alternativ können Sie auch

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank die Access-Detailliste markieren und kopieren und den Inhalt anschließend in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen. WICHTIG: Die Benutzergruppe „Sekretariat“ kann aufgrund eingeschränkter BenutzerInnenrechte KEINE namensbezogenen TeilnehmerInnenlisten zu den Statistiken erstellen.

5.5.4. Druckcenter: Erstellung von individuellen Berichten mit Wordvorlagen Mithilfe von Wordvorlagen können Sie Berichte individuell gestaltet für Ihre Organisation erstellen. Mögliche Berichte sind: 1) 2) 3) 4)

Aufnahmeblatt/Personaleinstellblatt Dienstzettel/Dienstvertrag Teilnahmebestätigung Dienstzeugnis (in drei Varianten: „Zufrieden stellend“, „Gut“, „Sehr gut“)

Sie können von der Projektwebsite www.exabis.info/pma oben beschriebene Wordvorlagen herunterladen und in Ihr Word-Vorlagenverzeichnis speichern. Editieren Sie dann den Text und gestallten das Layout nach Ihrem Belieben. Über die Funktion „Auswertungen/WORD Vorlagen„ der PMA-Datenbank können Sie dann die Vorlagen mit Daten befüllen und drucken oder abspeichern. Die Vorlagen müssen nur einmal angepasst werden, und können dann immer wieder und von verschiedenen Computern aus verwendet werden. Eine kompakte und detaillierte Beschreibung der Verwendung des Druckcenters finden Sie im Schulungsvideo „Berichtsvorlage_erstellen.wmv“ (ca. 8min, 2,6MB) auf der Projektwebsite. Das Video kann z.b. mit dem Windows Mediaplayer gesehen werden.

5.5.4.1. Wordvorlagen verwenden, Überblick -

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Laden Sie die Wordvorlagen von der Projektwebsite herunter. Speichern Sie die Wordvorlagen im Vorlagenordner von Word, z.B. c:\Documente und Einstellungen/Benutzername/Anwendungsdaten/Microsoft/Vorlagen. (Wenn Sie keine Zugriffsrechte auf diesen Vorlagenordner haben, kann in den WordOptionen der Speicherort für Benutzervorlagen verändert werden und außerdem der Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen für gemeinsame Vorlagen definiert werden.) Öffnen Sie eine Berichtsvorlage im Word. Die Daten aus der Datenbank werden in Word-Textmarken eingefügt. Aktivieren Sie die Ansicht von Textmarken unter Extras/Optionen Registerkarte Ansicht, Feld Textmarken. Die vorgesehen Textmarken werden nun [in Klammern] dargestellt. Die Textmarken sind Platzhalter für die Daten – ähnlich wie beim Serienbrief – die später gefüllt werden. Fügen Sie nun Ihre Texte zwischen den Textmarken in die Vorlage ein, z.B. Sehr geehrte/r [Anrede] [Vorname] [Nachname] usw.

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Wenn Sie ein Datenfeld öfter benötigen, können Sie unter Einfügen/Textmarke neue Textmarken hinzufügen, wobei Textmarken für dasselbe Datenfeld mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden müssen z.b. [Nachname] [Nachname1] [Nachname2]. Mögliche Datenfelder/Textmarken entnehmen Sie bitte der Liste der Textmarken unten (siehe 5.5.4.2 Liste der Datenfeder/Textmarken Seite 76). Im Menü Auswertungen/WORD Vorlagen können Sie nun die Erstellung des Berichtes starten, indem Sie die gewünschte Vorlage auswählen.

5.5.4.2. Liste der Datenfeder/Textmarken Folgende Datenfelder/Textmarken stehen in jeder Berichtsvorlage zur Verfügung und können beliebig oft in einer Vorlage verwendet werden (fortlaufend nummeriert z.B. [Nachname] [Nachname1] [Nachname2]). Diese Feldliste kann auch in der Datenbank unter „Auswertungen->Word Vorlagen Textmarken“ ausgegeben werden. Anrede, Titel, Vorname, Nachname, SVNr, Geburtsdatum, Strasse, PLZ, Ort, Staatsbürgerschaft, Geburtsort, Geburtsland, Familienstand, Präsenzdienst, Arbeitsbewilligung, Arbeitsbewilligung_von, Arbeitsbewilligung_bis, Arbeitsbewilligung_am, Behindertenpass, GradBehinderung, Meldedatum, AlleinerzieherIn, AlleinverdienerIn, Schulbildung, LenkerberechtigungTyp, Bank, BLZ, KontoNr, Projektname, Geschäftsfeld, Standort, RGS, Eintritt, Austritt, Austrittgeplant, StundenproWoche, TageproWoche, Bruttoverdienst, Berufsbezeichnung, Benutzername, Erstellungsdatum, Duplikat, Projekttyp, Standortbezirk, MAStatus, FachbetreuerIn, SozialbetreuerIn, SVNR_geprüft, Tätigkeitsbereiche, Geschlecht, Erstbefristung, Erstverlängerung, Telefon, InterneAuftragsnummer, Religionsbekenntnis, email, Kinder, Feststellungsbesch, Aufenthaltstitel, Aufenthaltstitel_von, Aufenthaltstitel_bis, AMS_Betreuer, Beendigungsgründe, PersId, Ziel, Maßnahme, Zeitrahmen, Status, Urlaubstage, Mitversichert, Personalnummer, Kleidungsgröße, Anzahl Kinder, AustrittGeplant1, AustrittGeplant2, AustrittGeplant3, FeststellungsbescheidNr, Anzahl_Vorbeschäftigungen,

5.6.

Firmendaten anlegen/verwalten

Wenn Sie neue Daten zu (externen) Firmen (Praktikums-/Überlassungsplätze oder im Rahmen von Bewerbungen) erfassen wollen, dann wählen Sie den Eintrag „Neuanlage Firma“ im Befehlsmenü „Firmendaten“ aus. Wenn Sie bestehende Firmendaten bearbeiten wollen, dann wählen Sie den Eintrag „Firma suchen/auswählen“ im Befehlsmenü „Firmendaten“ aus. Im oberen Bereich des Formulars können sie die Anzeige der Firmenliste filtern. Bei der Auswahl der Postleitzahl ist eine Mehrfachauswahl möglich, halten sie dazu die Steuerungstaste („Strg“) gedrückt und wählen mit der Maus die PLZ-Einträge aus. Die Auswahl des Ortes kann über ein Pulldownmenü der in der Datenbank vorkommenden Orte, oder über eine Freitextsuche durchgeführt werden. Bei der Freitextsuche werden jene Orte gefiltert, bei denen der Suchtext im Ortsnamen enthalten ist. Seite 76

Aufbau und Bewegung in der Datenbank

Das Filterfeld Kontaktbezug spricht an, in welcher Form PMA bei einer Firma tätig waren (Outplacement, Praktikum oder Überlassung). Bei Auswahl mehrerer Filterkriterien werden jene Firmen angezeigt, welche allen gewählten Kriterien entsprechen. Ein gewähltes Filterfeld kann zurückgesetzt werden, indem bei Auswahlfeldern „-- ALLE --„ gewählt wird, oder bei freier Texteingabe der Text gelöscht wird. Der Filter wird sofort nach Änderung eines Filterkriteriums, oder durch drücken des Buttons mit dem Filtersymbol, aktualisiert. Durch Doppelklick in das Feld Firmenname wird die entsprechende Firma in einem neuen Formular in der Einzelansicht geöffnet. Die Daten der Firma können hier verändert werden, bzw. gelöscht (durch Klicken auf den Button mit dem roten x-Symbol) werden. Ist die Firma bei einem PMA als Praktikumsfirma angelegt, wird beim Löschen darauf hingewiesen.

5.7.

Berechnungen und Datenprüfungen

In der Datenbank ist die Möglichkeit zur Ermittlung des (voraussichtlichen) Urlaubsanspruches, die Prüfung der erfassten Sozialversicherungsnummer auf Plausibilität und eine Prüfung leerer Datenfelder im Bereich der für Berichte verwendeten Felder gegeben.

5.7.1. Urlaubsrechner Mit dem Urlaubsrechner kann der Urlaubsanspruch der/s aktuellen PMA berechnet werden. Der Urlaubsrechner befindet sich im Stammdatenformular, Registerkarte Beschäftigungs/TN-Daten im Kasten Unterbrechung. Es wird der Urlaubsanspruch vom Projekteintritt bis zum Austritt (bzw. wenn kein Austrittsdatum vorhanden bis zum letzten geplanten Austritt) berechnet. bzw. kann das bis-Datum in der erweiterten Berechnungsansicht frei gewählt werden. Das Ergebnis wird immer aufgerundet. Die Formel lautet schematisch: AUFRUNDEN((Austritt geplant – Eintritt + 1) / 365 * Urlaubstage/Jahr), unter Berücksichtigung von Schaltjahren

Die Urlaubstage/Jahr sind jedem Projekt zugeordnet und können unter „Projekt/Projekt bearbeiten“ eingegeben werden.

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Aufbau und Bewegung in der Datenbank

5.7.2. Prüfung der Sozialversicherungsnummer auf Plausibilität Aus Gründen der Einheitlichkeit soll die Sozialversicherungsnummer als 10-stellige Nummer (SVNr. + Geburtsdatum) eingegeben werden. Die Eingabe der 4-stelligen SVNr. wird jedoch auch zugelassen. Die Sozialversicherungsnummer wird auf ihre formale Gültigkeit geprüft. Im Stammdatenformular, Registerkarte Personendaten bzw. im TN-Neuanlagefenster muss die Sozialversicherungsnummer des/r PMA eingegeben werden. Vor Verlassen des Feldes wird die eingegebene Sozialversicherungsnummer automatisch auf ihre Plausibilität geprüft. Wenn die Sozialversicherungsnummer nicht den Prüfkriterien entspricht, wird der Benutzer aufgefordert, die Eingabe zu prüfen, das Feld kann nicht verlassen werden. Beim zweiten Versuch, das Feld zu Verlassen, wird die Eingabe nochmals geprüft. Wenn die Sozialversicherungsnummer (wieder) nicht den Prüfkriterien entspricht, wird der Benutzer darauf hingewiesen, das Feld kann jedoch verlassen werden. Im Stammdatenformular wird das Sozialversicherungnummernfeld rot gekennzeichnet, falls die Nummer nicht den formalen Kriterien entspricht. Diese Kennzeichnung ist nur im Stammdatenformular sichtbar, in den Berichten wird die ungültige Sozialversicherungsnummer nicht gekennzeichnet. Im Formular Anamnese/Kinder wird die Sozialversicherungsnummer der Kinder oder anderer Personen, für die eine Betreuungspflicht besteht, abgefragt. Diese Sozialversicherungsnummer kann durch Doppelklicken auf das Feld „Sozialversicherungsnummer“ geprüft werden.

5.7.3.

Prüfung auf leere Felder

Im Menü Auswertungen/Leerprüfung kann die Prüfung zur Ermittlung von Datensätzen mit leeren Datenfeldern in statistikrelevanten Kerndatenfeldern gestartet werden. Das Prüfergebnis wird als Bericht erstellt, in dem für die jeweiligen PMA die Datenfelder ohne Inhalt aufgelistet werden. Es besteht die Möglichkeit zur Auswahl der zu durchsuchenden Felder. Ebenso ist eine Filterung nach Teilnahmedatum, Projekt und Standort möglich. Durch Klicken des Buttons „alles Auswählen“ werden alle möglichen Felder zur Leerprüfung markiert, im Gegensatz dazu werden durch die Funktion „Auswahl aufheben“ alle Felder abgewählt. Durch Klicken des Buttons „Bericht“ wird die Leerprüfung gestartet.

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Ausstieg und Abmeldung von der Datenbank

6. Ausstieg und Abmeldung von der Datenbank Um aus der Datenbank auszusteigen, gehen Sie im Befehlsmenü „Projekt“ auf den Eintrag „Beenden“ oder schließen Access, indem Sie in der rechten oberen Ecke auf den Button mit dem Kreuz klicken. Die Daten werden automatisch gespeichert und die Datenbank und das Programm MS Access werden geschlossen. Beim Verlassen der einzelnen Datenbankformulare und der Datenbank selbst werden die Änderungen der Daten automatisch gespeichert. Eine manuelle Speicherung der eingegeben Daten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Mit dem Schließen erfolgt automatisch die Abmeldung von der Datenbank.

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen

7. Systemvoraussetzungen, Installation und betriebliche Anpassung der Datenbank Sie haben die PMA/KTN-Datenbank entweder per email (gezipptes File), auf einer CD oder via Download erhalten. Bevor Sie die Datenbank nutzen können, müssen Sie die Dateien der Datenbank auf Ihrem EDV-System installieren und einige Anpassungen an die betrieblichen Voraussetzungen in Ihrer Einrichtung/ihrem Projekt vornehmen. WICHTIG: Die Installation und die Anpassungen sollten nur von einer Person/Stelle vorgenommen werden, die in der Handhabung von EDV-Angelegenheiten versiert ist (üblicherweise einem/r EDV-Administrator/in). Im Folgenden sind die Systemvoraussetzungen, die wichtigsten Punkte der Installation und die notwendigen Vorbereitungsarbeiten im Detail beschrieben.

7.1.

Systemvoraussetzungen

Die Datenbank ist unter den MS Access Versionen XP, 2003, 2007, 2010 und 2013 lauffähig. Für die MS Access Version 2010 und 2013 ist jeweils eine eigene Version der Datenbank vorhanden. Erfolgreich getestet wurde diese Datenbankversion in folgender Systemumgebung: • Betriebssystem MS Windows XP Professional mit Access 2003 • Betriebssystem MS Windows XP Professional mit Access 2007 • Betriebssystem MS Windows XP Professional und Windows7 mit Access 2010 • Betriebssystem MS Windows XP Professional und Windows7 mit Access 2013

Ab Version 4.0 ist für Access ab 2010 bzw. 2013 eine eigene Version der Datenbank erhältlich, in der das Kalendermodul Problem der Vorversion gelöst ist. In diesen Version wird der Kalender bei den Datumsfeldern nicht mehr durch Doppelklick in das Datumsfeld, sondern durch Klicken auf das Kalendersymbol neben dem Feld geöffnet. Es kann gleichzeitig mit pdb.mdb, pdb2010.mdb und pdb2013.mdb gearbeitet werden. Dabei ist die Backend Datenbank (pdb-Daten3.mdb) im Access 2003 Format, das Frontend zur Dateneingabe kann 2003, 2010 oder 2013 sein. Die Datenbank kann auf einem SQL Server betrieben werden. Ein diesbezüglicher Test wurde auf den SQL-Server Versionen 2000, 2005 und 2008 durchgeführt. Weiters wurde die Datenbank im Rahmen einer Terminalserver-Version in mehreren Testläufen betrieben. Auch hier funktionierte die Datenbank problemlos. Wichtig ist beim Betrieb im Rahmen einer Terminalserver-Version nur, dass am Server für jede/n User/in ein eigenes virtuelles Programmverzeichnis angelegt wird, aus dem die Datenbank zu starten ist. Grund hierfür ist, dass in der Datenbank die jeweils zuletzt getroffenen Einstiegseinstellungen (Beschäftigungsbetrieb, Projekttyp, Standortbezirk) zurückspeichert werden. Das heißt, dass bei mehreren BenutzerInnen immer jene Einstiegseinstellungen dominieren, die von der zuletzt eingestiegenen Person vorgenommen werden. Die Einstiegseinstellungen der zuvor eingeSeite 80

Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen stiegenen BenutzerInnen werden dabei quasi ersetzt, was zur Speicherung falscher Angaben während der laufenden Bearbeitung führen kann. Damit die Datenbank problemlos funktioniert ist es auch erforderlich, dass immer ein Standarddrucker eingerichtet ist. Ohne Angabe eines Druckers können Berichte (Aufnahmebogen, Abschlussbericht, Statistiken, TeilnehmerInnenlisten, Löschbestätigungen) weder erstellt noch ausgegeben werden. Beim Betrieb der Datenbank sollte auf folgende Hardware-Anforderungen geachtet werden: • Mindestanforderung: Pentium 2 mit 233 Mhz • Empfehlung: Pentium 4 Prozessor mit 2 Ghz und mehr.

7.2. Installation Die TN-Datenbank kann als MS-ACCESS Datenbank betrieben werden oder als SQL-Datenbank. Bei erstmaliger Installation öffnen Sie die Installationsdatei „pmaInstallx-x-x.zip“ mit einem Doppelklick und folgen Sie den Anweisungen. Im Folgenden sind für beide Varianten jene Punkte beschrieben, die bei der Installation zu beachten sind.

7.2.1. Installation als MS ACCESS Datenbank Die Datenbank wird standardmäßig in das Verzeichnis C:\pdb installiert. Behalten Sie nach Möglichkeit dieses Verzeichnis bei, da ansonst Fehler auftreten können. Die Datendatei „pdbDaten3.mdb“ kann an einem anderen Ort gespeichert werden, wobei der geänderte Ort aber in der Datei „pdb-start.mdb“ im Feld „Ziel“ angegeben werden muss. Die Datenbankdateien Die Personaldatenbank („pdb“) besteht aus folgenden fünf Dateien: pdb.mdb

Programmteil der Datenbank

pdb2010.mdb

Programmteil der Datenbank für Access Version 2010

pdb2013.mdb

Programmteil der Datenbank für Access Versin 2013

pdb-Daten3.mdb

Datenteil der Datenbank

Gesichert.mdw

Arbeitsgruppen-Datei, die für den Betrieb der Datenbank unbedingt notwendig ist. Diese Datei muss sowohl auf dem Server als auch auf den Workstations installiert sein, da diese alle sicherheitsrelevanten Einstellungen, Gruppen, Benutzer und Kennwörter enthält.

pdb_start.mdb

in zum diesem setzt sich Eine Verknüpfung mit der pdb.mdb, die die StartenFeld notwendige „gesichert.mdw“ als folgendermaßen zusammen: „Standort von MS-Access“; „Standort der zu öffnenden Seite 81

Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen Datei“; /wrkgrp „Standort der Arbeitsgruppendatei“ Zum Beispiel kann der Eintrag in diesem Feld wie folgt lauten: "C:\Programme\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE" "C:\pdb\pdb.mdb" /wrkgrp "C:\pdb\gesichert.mdw" Für die Access Version 2013 könnte der Eintrag lauten: "C:\Programme\Microsoft Office\Office15\MSACCESS.EXE" "C:\pdb\pdb2013.mdb" /wrkgrp "C:\pdb\gesichert.mdw" Für die Access Version 2010 könnte der Eintrag lauten: "C:\Programme\Microsoft Office\Office13\MSACCESS.EXE" "C:\pdb\pdb2010.mdb" /wrkgrp "C:\pdb\gesichert.mdw"

Im Feld „Ausführen in“ muss der Ordner angegeben sein, in dem sich die Personaldatenbank befindet, also: C:\pdb. pdb_daten_start.mdb Diese Datei funktioniert genau so wie die Datei „pdb_start.mdb“, nur bezieht sich die Datei auf den Datenteil. Diese Datei lässt sich nur mit einem bestimmten Kennwort öffnen. WICHTIG: Sämtliche Daten werden in der Datei „pdb-Daten3.mdb“ (früher „pdb-Daten.mdb“) gespeichert – diese Datei muss daher auch entsprechend gesichert werden, um einem Datenverlust durch Viren, Hardwareschäden, etc. vorzubeugen. Installationspfad Sämtliche Dateien müssen in einem (ev. neu zu erstellenden) Ordner mit dem Pfad C:\pdb gespeichert werden. Programmstart Mit einem Doppelklick auf die Datei pdb_start.mdb im Ordner C:\pdb wird die Personaldatenbank gestartet. Sie gelangen zum Anmeldungsformular, wo Sie sich mit den Startwerten (Benutzernamen „Installation“, Kennwort „pdb“) anmelden. Diese Daten zur Einstiegskennung gelten nur bei erstmaliger Installation bzw. nur solange, bis die Zugangsdaten (Benutzernamen, Kennwörter) vom Datenbankbetreiber geändert werden.

7.2.2. Installation der pdb2013 Datenbankversion In Access2013 können die Menüeinstellungen optimiert werden: - unter Datei ->Datenschutzoptionen -> Menüband anpassen nur das Menü add-ins auswählen - Im Kontextmenü durch Rechtsklick auf die Symbolleiste die Option "Menüband reduzieren" abwählen.

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen

7.2.3. Installation als SQL-Datenbank Im Folgenden sind ergänzend die Schritte bei der Einrichtung der TN-Datenbank für den Betrieb als SQL-Datenbank dargestellt. ACHTUNG: Die Installation auf dem SQL Server sollte nur von EDV-SystemadministratorInnen durchgeführt werden. Fordern Sie bei Bedarf das Kennwort für die Benutzergruppe „sysadmin“ bei der Fa. GTN (Email: [email protected] ) an. Neue Datenbank auf dem SQL-Server anlegen

Zuerst wird auf dem SQL Server eine neue Datenbank generiert. Empfohlene Aufteilung: 200MB Daten / 100MB Log

User anlegen

Ein neuer User „tak“ (Kennwort: „tak“) muss angelegt werden. Dieser benötigt db_ownerRechte auf die Datenbank.

ODBC Datenverknüpfung erstellen

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen

Nun muss auf der Station eine ODBC Verknüpfung auf diese Datenbank mit diesem User erstellt werden. Dies ist für den Upsize notwendig!

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen Im Menu Extras – Datenbank-Dienstprogramme mit dem Upsize-Assistenten die Tabellen der „pdb-Daten3.mdb“ auf den SQL Server upsizen. (Die Grafiken bitte von links nach rechts lesen).

Datenbank „pdb.mdb“ öffnen und Connect auf den SQL Server durchführen Nun wird in der Datenbank (pdb.mdb) mit dem Formular „Daten-Verbindung“ (Menü „Verwaltung/Datenbankwechsel“) der Connect auf den SQL Server durchgeführt. Im Feld „DSN“ kann Seite 85

Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen eine angelegte DSN-Datenquelle, im Feld Datenbankverbindung direkt angegeben werden.

„Connect

String“

kann

die

SQL-

ACHTUNG: Diese Tätigkeit muss vom Benutzer „sysadmin“ durchgeführt werden! Fordern Sie (bei Bedarf) von der Fa. GTN (Email: [email protected]) das Passwort an.

7.2.3.1. Update von Version 3.6.x auf Version 4.0 bzw 4.1 Wählen sie dazu im Menü Verwaltung den Punkt „Datenupdates“. Durch einmaliges Klicken auf den Button „Update auf 4.0“ werden die notwendigen Datenupdates durchgeführt. Dieser Vorgang betrifft nur Systeme mit Access-Datenbanken, MS SQL Server Systeme benötigen kein Update.

7.2.3.2. Update von Version 3.6.x auf Version 4.0 bzw 4.1 für MS SQL Server Gehen Sie beim Updaten im MS SQL Serverbetrieb wie folgt vor: 1) Sichern Sie Ihre bestehende Datenbank. 2) Für das Update werden neue Tabellen und Datenfelder benötigt. Die Änderungen in der Datenstruktur können Sie einfach mithilfe von SQL-Befehlen durchführen, die sie im Script sql_server_version4.txt finden. Bitte unbedingt vor Ausführung des Scripts eine Datensicherung durchführen! 3) Ersetzen Sie die Datei pdb.mdb mit der neunen Version pdb.mdb. Die neue Version pmaUpdate411.zip kann von berechtigten BenutzerInnen aus dem Downloadbereich der Firma GTN heruntergeladen werden. 4) Starten Sie die Datenbank wie gewohnt (pdb_start.mdb)

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen 5) Rufen Sie die Funktion "Datenbankwechsel" aus dem Menü Verwaltung auf und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer (Daten-)Datenbank (z.B. pdb-Daten3.mdb) her. (Diese Funktion muss bei jedem Update eines Clients ausgeführt werden)

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Aufbau u. Bewegung in der Datenbank

7.3.

Wichtige Vorbereitungsarbeiten vor dem allgemeinen Gebrauch

Bevor die Datenbank für den allgemeinen Gebrauch zugänglich gemacht wird, müssen vorbereitend noch einige Anpassungen an die Situation des Projektträgers bzw. des Betriebes vorgenommen werden. Die Vorbereitungsarbeiten sollen nur von erfahrenen Personen (EDV-SystemadministratorInnen) vorgenommen werden! Die Anpassungen (Vorbereitungsarbeiten) beziehen sich auf folgende Punkte: • • • •

BenutzerInnen (UserInnen) mit Name, Kennwort und den BenutzerInnenrechten anlegen Zentrale Betriebs-/Projektdaten (Einstiegsparameter) festlegen Anzeige der Einstiegsparameter für BenutzerInnen (PersonalbetreuerIn, Sekretariat) festlegen Auswahlmenüs an die Betriebs-/Projektsituation anpassen

WICHTIG: Beim erstmaligen Einstieg in die Datenbank melden Sie sich mit dem Benutzername (Name) „Installation“ und dem Kennwort „pdb“ an. Legen Sie dann neue Benutzernamen mit Kennwort an und vergeben Sie mindestens einem Benutzer / einer Benutzerin Rechte als Hauptbenutzer. Löschen Sie daraufhin den Benutzernamen „Installation“, um die weitere Datenzugriffssicherheit zu gewährleisten. Wenn die Datenbank mit der MS Accessversion Office XP betrieben wird, müssen Sie sich nach der Installation unbedingt einmal mit der BenutzerInnenbezeichnung „sysadmin“ anmelden, um im Weiteren den problemlosen Betrieb der Datenbank zu gewährleisten. Hintergrund dafür ist die Notwendigkeit, dass Access die Datenbankdatenstruktur (von der Version 2003 zur Version XP) konvertieren und abspeichern muss. Dies ist nur für die Benutzergruppe der SystemadministratorInnen (sysadmin) möglich. Fordern Sie in diesem Fall das Passwort für die Benutzergruppe „sysadmin“ bei der Firma GTN an (Email: [email protected] ).

7.3.1. BenutzerInnen anlegen Öffnen Sie die Datenbank erstmals mit dem Benutzernamen (Name) „Installation“ und dem Kennwort „pdb“. Im weiteren Verlauf verwenden Sie einen der vergebenen Benutzernamen samt Kennwort, mit dem das Recht zur Vergabe von BenutzerInnenrechten (Hauptbenutzer) verbunden ist. Nach dem Öffnen der Datenbank wählen Sie im Menü „Verwaltung“ den Eintrag „Benutzer“. Sie gelangen in das folgende BenutzerInnenverwaltungsfenster, wo Sie die entsprechenden BenutzerInnen mit Namen und Kennwort sowie den BenutzerInnenrechten (BenutzerInnengruppen) anlegen können. Die Bezeichnung der BenutzerInnen und die Passwörter können Sie weitgehend frei wählen. Zu den Einschränkungen siehe weiter unten. Seite 88

Aufbau u. Bewegung in der Datenbank Zum Anlegen eines/r neuen Benutzers/in klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“ und geben dann im Feld den BenutzerInnennamen ein, üblicherweise den Familiennamen ev. mit Vornamen. WICHTIG: Bei der Vergabe von BenutzerInnennamen dürfen maximal 18 Zeichen (inkl. Leerzeichen) verwendet werden, wobei die BenutzerInnenbezeichnung nicht dem Wortlaut der BenutzerInnengruppenbezeichnung entsprechen darf. Wie die BenutzerInnengruppen exakt benannt sind, ersehen Sie aus der nachfolgenden Beschreibung anhand der Angaben in der Klammer (Hauptbenutzer, usw). Die Verwendung von Umlauten und Sonderzeichen (,.!“§ usw.) ist nicht zulässig. Mit OK wird der/die neue Benutzer/in in die Liste „Angelegte User“ hinzugefügt. Anschließend markieren Sie den BenutzerInnennamen und vergeben ein Kennwort, indem Sie dieses in die zwei Felder über dem Button „Kennwort erstellen/ändern“ eintragen und anschließend den Button drücken. WICHTIG: Bei der Vergabe von Kennwörtern dürfen maximal 20 Zeichen verwendet werden, wobei Umlaute und Sonderzeichen (,.!“§ usw.) nicht zulässig sind. Das Kennwort ist erst dann vergeben, wenn eine Bestätigungsmeldung ausgegeben wird (siehe Abbildung). Das Kennwort kann vom Benutzer später geändert werden. (siehe dazu Benutzerpasswort ändern)

Zuletzt ordnen Sie dem/der Benutzer/in (diese/r muss markiert sein) die entsprechende Benutzergruppe mit den jeweiligen Rechten zu. Verlassen Sie anschließend das Formular, der/die (neue) Benutzer/in ist angelegt/aktualisiert. Es gibt vier BenutzerInnengruppen mit unterschiedlichen Rechten, wobei nur drei BenutzerInnengruppen (B, C, D) im Rahmen der BenutzerInnenverwaltung zu vergeben sind: A) SystemadministratorIn (sysadmin): Alle Rechte, inkl. die Vergabe von Rechten und dem Eingriff in die Datenbankstruktur. Diese BenutzerInnengruppe kann nur von den DatenbankentwicklerInnen vergeben werden. Die Nutzung dieser BenutzerInnengruppe ist nur bei der Installation auf einem SQL-Server erforderlich bzw. beim erstmaligen Öffnen der Datenbank nach der Installation, wenn MS Access in der Version „Office XP“ in Verwendung ist. B) HauptbenutzerInnen (Hauptbenutzer): Diese BenutzerInnengruppe darf BenutzerInnenrechte vergeben oder ändern, alle Wartungsmenüs bearbeiten und alle Datenbereiche (inkl. Löschprotokolle=Tabelle „tHistorie“) einsehen sowie ändern, neue Datensätze anlegen, alle Statistiken und Berichte erstellen und ausdrucken. C) Personal (Personal): Das sind i.d.R. die SozialarbeiterInnen. Diese Gruppe darf alle Datenbereiche einsehen und bearbeiten sowie alle standardisierten Berichte ausdrucken. Die Gruppe hat aber keinen Zugriff auf die BenutzerInnenverwaltung und kann die Wartungsmenüs („Verwaltung / Auswahlmenüs“) und die Projektstandardwerte („Projekt / Projekt bearbeiten“) nicht bearbeiten. Seite 89

Aufbau u. Bewegung in der Datenbank D) Sekretariat (sekretariat): Personen mit stark eingeschränkten BenutzerInnenrechten wie z.B. für BenutzerInnen im Sekretariat: Nur die Kerndaten (Personen- u. Beschäftigungs-/Teilnahmedaten inkl. Bewerbungskern- u. Ausbildungsdaten) sowie die Firmendaten können eingesehen u. bearbeitet werden. Aggregierte Statistiken (OHNE die namensbezogenen TN-Listen zu den Jahresberichten und die Statistikdetails) sowie Listen und Zwischenberichte können erstellt und ausgedruckt werden. Es besteht kein Zugang zu den Betreuungsdaten. Es kann kein individueller Aufnahmebogen und Abschlussbericht erstellt oder ausdruckt werden. Das Wartungsmenü („Verwaltung/Auswahlmenüs“) und die Projektstandardwerte („Projekt / Projekt bearbeiten“) können von dieser Benutzergruppe nicht bearbeitet werden. Es können keine ganzen Datensätze oder Teile davon (Sensible Betreuungsdaten) gelöscht werden.

7.3.2. Lokalisierung des Bundeslandes Seit der Version 3.5.4 kann die Datenbank auch im Bundesland Kärnten verwendet werden. Bundeslandabhängige Daten (Standortbezirke, AMS-Kontaktbezirke, Fördergeber) können über die das Formular Verwaltung/Lokalisierung Bundesland) eingespielt werden. Standardmäßig werden die Daten für Oberösterreich verwendet, für Projekte aus ÖO muss keine Lokalisierung vorgenommen werden.

7.3.3. Festlegen der zentralen Projektdaten (Einstiegsparameter) Grundsätzlich müssen bei jedem Einstieg in die Datenbank im Formular „Projekt-TN Datenbank“ unter dem Titel „Auswahl eines Projektes“ manuell drei zentrale Betriebs/Projektinformationen (Projekt, Projekttyp, Standortbezirk) angegeben werden. Erst dann scheinen im weiteren Verlauf die erfassten TeilnehmerInnendaten für das jeweilige Projekt auf.

TIPP: Diese Prozedur lässt sich vereinfachen! Sie können den einzelnen Projekten den entsprechenden Projekttyp und Standortbezirk fix zuordnen, damit bei jeder weiteren Auswahl eines Projektes immer die „richtigen“ Angaben zum Projekttyp und Standortbezirk – quasi automatisch – angezeigt werden. Darüber hinaus können Sie auch festlegen, ob die Auswahlmenüs zum Projekttyp und Standortbezirk für andere BenutzerInnengruppen (Sekretariat) angezeigt werden (vgl. hierzu Abschnitt 7.3.4, Seite 91).

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Aufbau u. Bewegung in der Datenbank Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Klicken Sie im Menü „Verwaltung“ auf den Eintrag „Auswahlmenüs“. Sie gelangen in das links dargestellte Wartungsformular. Aktivieren Sie die Indexzunge Projekte. Suchen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Projekt und nehmen Sie die jeweiligen Einstellungen in der Spalte Projekttyp und Standortbezirk vor, indem Sie aus dem PulldownMenü den passenden Standardeintrag auswählen. Verlassen Sie das Formular über die entsprechende Schaltfläche. Damit sind die Standardeinstellungen abgeschlossen. Immer, wenn Sie in Zukunft das entsprechende Projekt auswählen, werden automatisch die festgelegten Informationen zum Projekttyp und Standortbezirk mit übergeben. Wenn Sie den Projekttyp oder den Standortbezirk nicht fix dem Projekt zuordnen wollen, dann lassen Sie das jeweilige Feld frei. Haben Sie aber Ihrem Projekt den Projekttyp und den Standortbezirk fix zugeordnet, dann brauchen die Auswahlmenüs für den Projekttyp und den Standortbezirk nicht mehr angezeigt werden. Als Hauptbenutzer können Sie bestimmten, ob diese Auswahlmenüs für die anderen BenutzerInnengruppen weiterhin angezeigt werden. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt 7.3.4 „Anzeige der Einstiegsparameter (zentrale Projektdaten) festlegen“ auf Seite 91. WICHTIG: Unmittelbar nach der ersten Zuordnung müssen Sie im Formular „Projekt wechseln“ das Projekt neu auswählen, erst dann werden die (neu) fixierten Parameter (Projekttyp u. Standortbezirk) erstmals mit übergeben. Dies gilt für jede neuerliche Änderung im Bereich der Einstiegsparameter.

7.3.4. Anzeige der Einstiegsparameter (zentrale Projektdaten) festlegen Als Administrator / Administratorin (sysadmin bzw. Hauptbenutzer) oder SozialbetreuerIn (personal) können Sie festlegen, welche der zentralen Projektdaten (Einstiegsparameter) für die Auswahl der anderen UserInnen (Sekretariat) zur Verfügung stehen. Um eine Festlegung der weiteren Anzeige zu fixieren, melden Sie sich als als HauptbenutzerIn oder SozialbetreuerIn (personal) an. Es erscheinen dann im unteren Teil des Projektauswahlformulars Seite 91

Aufbau u. Bewegung in der Datenbank („Projekt–TN Datenbank“) zwei Kontrollkästchen, wovon Sie hier bestimmen können, ob der Projekttyp und der Standortbezirk im Formular angezeigt werden oder nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und die Auswahlmenüs zum Projekttyp und Standortbezirk werden angezeigt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, und es wird im Einstiegsformular nur noch das Auswahlmenü für das Projekt angezeigt. Mit der Aktivierung des zweiten Kontrollkästchens legen Sie fest, ob das Projektauswahlfenster beim Start der Datenbank angezeigt wird. WICHTIG: Wenn die Anzeige des Auswahlmenüs für den Projekttyp und den Standortbezirk deaktiviert werden, dann muss zuvor im Wartungsmenü den Projekten der jeweilige Projekttyp und der Standortbezirk fix zugeordnet werden. Siehe hierzu näher die Angaben im Abschnitt 7.3.3 „Festlegen der zentralen Projektdaten (Einstiegsparameter)“ auf Seite 90.

7.3.5. Auswahlmenüs an die Betriebs-/Projektsituation anpassen In dieser Datenbank gibt es eine Reihe von Auswahlmenüs (Projekte, Geschäftsfeld, Standort, Schulungen, Tätigkeitsbereiche, …), die Sie vor dem allgemeinen Einsatz der Datenbank an Ihre spezifische Betriebssituation anpassen müssen. WICHTIG: Für die Bearbeitung dieser Daten benötigen Sie Benutzerrechte als HauptbenutzerIn. Um die Anpassungen vorzunehmen klicken Sie im Menü „Verwaltung“ auf „Auswahlmenüs“ und legen anschließend unter den entsprechenden Rubriken die „Geschäftsfelder“ und die „Standorte“ Ihres Projektes bzw. Ihrer Projekte fest. Listen Sie z.B. im Bereich „Geschäftsfeld“ die in Ihrem Projekt bzw. in Ihren Projekten vorhandenen Geschäftsfelder auf, indem Sie diese Zeile für Zeile anführen. Bestehende Einträge, die Sie nicht (mehr) benötigen, können Sie herauslöschen, in dem Sie die entsprechende Zeile markieren und anschließend durch Betätigung der Löschtaste („Entf“) entfernen. Sollte der Eintrag schon in einem Datensatz verwendet sein, erhalten Sie beim Löschversuch eine entsprechende Warnmeldung über die Gefahr eines möglichen Datenverlustes. Brechen Sie in diesem Fall das Löschen ab und anstatt des Löschens deaktivieren Sie den nicht mehr benötigten Eintrag, in dem Sie das jeweilige Häkchen in der Spalte „Ausblenden“ setzen. Die so gekennzeichneten Einträge werden dann in den Auswahlmenüs der Datenbank nicht mehr angezeigt, bestehende Daten bleiben aber erhalten.

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Aufbau u. Bewegung in der Datenbank Fahren Sie in gleicher Weise mit den restlichen Bereichen (Standort, Schulungen, Betreuung/Maßnahmen, Ziele, …) fort, bis Sie alle Einträge für die Auswahlmenüs fixiert haben. Vier Bereiche müssen Sie vor der allgemeinen Inbetriebnahme der Datenbank jedenfalls definieren, wobei es sich hier um folgende handelt: − − − −

Projekt Standort Geschäftsfeld Normalarbeitszeit / Normalteilnahmezeit (im Feld Projekte)

Es wird aber empfohlen, in allen Bereichen die Auswahlmenüeinträge zu definieren, bevor Sie die Datenbank für den allgemeinen Gebrauch freigeben. Für den Bereich „Schulungen“ steht im Anhang eine Liste von standardisierten Schulungsbezeichnungen zur Verfügung. Die Liste wurde in Abstimmung zwischen den oberösterreichischen Projektträgern (Beschäftigungsbetrieben) erstellt. Wenn Sie diese Schulungsbezeichnungen verwenden wollen, dann wählen Sie die für Ihre Projekte zutreffenden Schulungseinträge aus der Liste im Anhang aus und kopieren Sie diese Einträge in das Bereichsmenü „Schulungen“. Bevor Sie die gewünschten Einträge mittels der Befehle „Kopieren“ und „Einfügen“ in die Bereichsmenüliste einfügen können, müssen Sie zuvor die entsprechende Anzahl an Zeilen mit Platzhalterzeichen (z.B. Zahlen) einfügen. Anschließend können Sie die Platzhalter mit dem kopierten Inhalt aus der Liste im Anhang überschreiben. Nachdem Sie die Vorarbeiten durchgeführt haben, kann die Datenbank für den allgemeinen Gebrauch freigegeben werden.

7.4.

Schnittstelle für selbst programmierte Accessteile

Ab Version 3.5 ist das Datenbankfenster für alle Benutzer gesperrt, somit können keine Abfragen oder Berichte erstellt bzw. verändert werden. Die Datenbank pdb_schnittstelle.mdb, die von der Projektwebsite www.exabis.info/pma heruntergeladen werden kann, bietet die Möglichkeit selbst programmierte Access-Teile einzubinden, wobei Änderungen bei einem möglichem Update der PMA-Datenbank nicht verloren gehen. Die Datenbank pdb_schnittstelle.mdb ist eine Access-Datenbank mit der Möglichkeit, zu den Daten der PMA-Datenbank zu verbinden. Zur Installation der Schnittstellendatenbank gehen Sie wie folgt vor: -

-

Laden Sie die Schnittstellendatenbank von der Projektwebsite herunter und extrahieren Sie die zip-Datei in das gewünschte Verzeichnis. Passen Sie den Pfad in der Startdatei pdb_schnittstelle_start an, indem Sie im Windows Explorer das Kontextmenü öffnen (rechte Maustaste) und Eigenschaften wählen. Im Feld „Ziel“ können Sie den passenden Pfad angeben (analog zu pdb_start.mdb). Starten Sie die Schnittstellendatenbank über die Verknüpfung pdb_schnittstelle_start und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

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Aufbau u. Bewegung in der Datenbank -

-

-

Sie werden aufgefordert, das Datenbankkennwort einzugeben. Wenn Sie kein Kennwort haben, können Sie auf der Projektwebsite im Bereich Support ein Kennwort anfordern. Nach dem ersten Start der Datenbank müssen Sie eine Verbindung zu Ihrer PMADatenbank herstellen. Klicken Sie im Menü auf „Datenbank verbinden“ und wählen dann ihre PMA-Datenbank aus (z.B. pdb-Daten3.mdb). Nun können Sie nach belieben Abfragen, Berichte usw. erstellen und verwenden.

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Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen

7.5.

Problembereiche

Im Folgenden sind die aktuell bekannten Problembereiche der TN-Datenbank und deren Lösungsmöglichkeiten beschrieben.

7.5.1. Performanceprobleme Unter bestimmten Systemvoraussetzungen (Kombination aus Betriebssystemversion, Accessversion, Serverkonfiguration, usw.) kann es in den Datenbankversionen V3.1 - V3.2 zu Performanceproblemen bei der Darstellung einzelner Formulare kommen. Betroffen davon sind insbesondere das Stammdatenformular und die Einzelberichte (Aufnahmebogen, Zwischenbericht, Abschlussbericht). Das Performanceproblem macht sich unangenehm durch eine relativ lange Dauer beim Öffnen der genannten Objekte bemerkbar. Die Ursachen für das Auftreten dieses Darstellungsproblems sind bis dato im Detail noch nicht ermittelt. Zur Behebung des Problems wurde einen neue Version erstellt, in der das Performanceproblem (v.a. beim Öffnen des Stammdatenformulars) nicht mehr auftreten sollte (ab Version 3.3). Die jeweils aktuelle Datenbankversion steht auf der Projekthomepage (www.exabis.info/pma) zum Download bereit. Fordern Sie bei Bedarf im Rahmen des EDVDatenbanksupports die technische Unterstützung der Firma GTN an (Emailadresse [email protected]) an.

7.5.2. Probleme beim Export der Einzelberichte (Aufnahmebogen, Abschlussbericht) in MS Word Beim Export von in MS Accesss erstellten Einzelberichten in das Textverarbeitungsprogramm MS Word können bis zur Version 3.4 Probleme mit den Seitenumbrüchen auftreten, wenn in den jeweiligen Textfeldern größere Textmengen (mehr als ca. 300 Zeichen inkl. Leerzeichen) eingegeben sind. Die Ursachen für die Fehler beim Datenexport (Textkonverter der Fa. Microsoft) sind im Detail bis dato nicht bekannt. Gehen Sie zu Problemlösung wie folgt vor: Es wird generell empfohlen, ein Update auf die Version 3.5 durchzuführen. Ab dieser Version sollten diese Probleme nicht mehr auftreten. Bei Verwendung von Version 3.4: Wenn Sie Berichte mit größeren Textmengen in das Textverarbeitungsprogramm „MS Word„ exportieren wollen, dann wählen Sie bitte bei den Anzeigeoptionen im Feld „Seitenumbruch“ die Option „fixiert“. Damit wird nach jedem Textfeld automatisch ein Seitenumbruch erzwungen, wodurch beim Export der Berichte in das Textverarbeitungsprogramm „MS Word“ die jeweiligen Seiten in „MS Word“ korrekt dargestellt werden. Um korrekte Seitenumbrüche beim Export der Berichte zu gewährleisten, sollten jedoch nicht mehr als 3500 Zeichen (inkl. Leerzeichen) in den jeweiligen Berichtsdatenfeldern eingegeben sein. Beim Ausdruck der Berichte direkt aus der Datenbank („MS Access“) oder bei Übergabe der Berichte an einen PDF-Konverter (via PDF-Drucker) erfolgt die Darstellung der Seitenumbrüche in allen Berichtsvarianten („fortlaufender“ u. „fixierter“ Seitenumbruch) korrekt. Nutzen Seite 95

Systemvoraussetzungen, Installation u. betriebliche Anpassungen Sie für den Export der Standardberichte (Seitenumbruch „fortlaufend“) also auch die Möglichkeit eines PDF-Konverters, indem Sie ein entsprechendes Programm zuvor auf ihrem Betriebssystem (als virtuellen Drucker) installieren. Entsprechende Programme sind im Internet frei via download erhältlich.

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Schlagwortregister

8.

Schlagwortregister

A AaB – Aufnahe als BewerberIn 33 Abbruch 37 Abgangsstatistik 71 Abmeldung 78 Abschluss zum Ende der Teilnahme 51 Abschlussbericht 12, 36, 46, 49, 52, 53 Abschlussbericht – Bewerbungsaktivitäten anzeigen 50 Abschlussbericht – unvollständige Angaben 54 Absolutzahlen - Statistikangaben 71 absolviert - regulär 37 Access 30, 72, 74, 80 Access schließen 78 Administration 23, 91 Adressbuch - Firma 49 Aktive Personen 32 Aktive TeilnehmerInnen/BewerberInnen 14 AKÜ (Gemeinnützige Arbeitskräfteüberlassung) 49 Alkohol 43 AlleinerzieherIn 43 AlleinverdienerIn 43 Alter - Statistik 70 AMS Meldedatum 42 AMS-Berater/in 49 AMS-BetreuerIn 49 AMS-Bezirk festlegen 55 AMS-Daten 12, 48 AMS-Maßnahmen 41, 43 AMS-Meldedatum 10 AMS-Regionalstelle 49 Anamnese 12, 15, 41 Änderung(en) rückgängig machen 16 Änderungen der Ausbildungsform berichten 58 Angehörige 43 Anmeldung 4 Anmeldungsformular 4, 81 Ansichtsfelder 11 Arbeits-/Teilnahmetage pro Woche 35 Arbeitserprobung 50 Arbeitslosigkeit 41 Arbeitslosigkeit – AMS Meldedatum 42 Arbeitslosigkeit – Dauer 11 Arbeitslosigkeit – Ende letztes längeres Dienstverhältnis 42 Arbeitslosigkeit seit Arbeitsuchbeginn - Statistik 70 Arbeitslosigkeit seit letztem Dienstverhältnis - Statistik 70 Aufnahmeblatt 74 Aufnahmebogen 57 Aufnahmebogen exportieren 57 Ausbildungsdaten 44 Ausbildungsform 12, 44 Ausbildungsform - Änderung 45, 58 Ausbildungsform - Keine 45 Ausbildungsform - Statistik 70 Ausbildungsform festlegen 56 Ausbildungsverhältnis - Änderungen 58 Ausbildungszusatz/Weiterbildung 42 Austritt geplant 39 Austritt/Beendigung 35 Austritte - Statistik 71 Austrittsdatum 12, 35, 36, 38

Austrittsdatum geplantes 36 Auswahlliste 9 Auswahlmenüs 23, 24, 87 Auswahlmenüs – Projektdaten bearbeiten 55 Auswahlmenüs bearbeiten/anpassen 25, 91 Auswahlmenüs warten 9 Auswertung 12 Auswertungsfelder 10

B Beenden der Datenbank 78 Beendigungsform 37 Begünstigteneinstellungsschein (Behindertenpass) 12 Behinderung 37, 43 BenutzerIn 33 BenutzerInnen anlegen 87 BenutzerInnenbezeichnung 4, 87, 88 BenutzerInnengruppen 69, 87, 88 BenutzerInnenname - Anzeige 7 BenutzerInnenrechte 87 BenutzerInnenrechte - Anzeige 7 BenutzerInnenverwaltung 24, 29, 87 Berechnung Urlaubsanspruch 76 Bericht Dienstzettel, Teinahmebestätigung, Dienstzeugnis und Aufnahmeblatt 74 Berichte 13, 56 Berichte drucken 80 Berichtsfelder 12 Berichtsliste 62, 63, 66 Berichtsvorlagen 74 Beruf erlernt / gewünscht / zuletzt ausgeübt 41 Berufliche Orientierung 50, 51 Berufsausbildung 12, 34 Berufsausbildung mit/ohne Abschluss im Projekt - Statistik 71 Berufschule 44, 45 Berufslaufbahn 12, 41 Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß 12, 35, 36 Beschäftigungs-/Teilnahmeausmaß - Statistik 70 Beschäftigungs-/Teilnahmedaten 8, 12, 33, 35, 43 Beschäftigungs-/Teilnahmekennzahlen 70 Beschäftigungsausmaß 36, 39, 55 Betreuungsdaten 8, 12, 33, 40, 47, 52 Betreuungsdaten automatisch löschen 4 Betreuungspflichten 43 Betreuungspflichtige Kinder/Personen 43 Betreuungspläne 61 Betriebskontakte 50 BewerberInnen 38, 39 BewerberInnen - anzeigen 22 BewerberInnen aktive/inaktive 14 BewerberInnen als TeilnehmerInnen übernehmen 38, 40 BewerberInnen anlegen 13 BewerberInnenliste 63 Bewerbungsaktivitäten/Jobsuche 50 Bewerbungsdaten einfrieren 40 Bewerbungsdatum 39 Bewerbungsliste - Jobbewerbung 67 Bewertung 9, 11, 52 Bewertung - Vermittlungshemmnisse 44

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Schlagwortregister

C Cursor 22

D Dateipfad 30 Daten – Erweiterungsdaten obligatorische 12 Daten – Kerndaten obligatorische 12 Daten – Optionale Datenfelder 13 Daten Fördergeber 48 Daten mit/ohne Ergänzungsoption 9 Datenbank wechseln 24, 30 Datenbankversion 6 Datenbankverwaltung 23 Datenbankzugriff 4 Datenerfassung 8, 33 Datenerfassung – Elektronische 12, 16 Datenerfassung – Grundprinzipien 9 Datenerfassung – Keine Zustimmung 16, 21 Datenfelder 12, 13 Datenfelder – Optionale 13 Datenfelder sperren 21 Datensatz – bestehenden bearbeiten 14 Datensatz – neuen anlegen 13 Datensatz auswählen 16 Datensatzänderung – Registrierung 33 Datentyp 9 Datenverlust 81 Datumsfelder 10 Datumswerte unvollständig 10 Delinquenz 43 Details der Gespräche 46, 47 Details der Statistiken 70, 72 Details der Statistiken exportieren 72 Dienstgeber 43 Dienstverhältnis – letztes längeres 41, 42 Dienstverhältnis / Erwerbskarriere 43 Dienstvertrag 74 Dienstzettel 74 Dienstzeugnis 74 Diskriminierung 9 Drogen 43 Druckcenter 74 Duplizieren - Personendatensätze 19

Escape-Taste 16 Exabis Fa. 1, 81, 87 Excel 70, 72, 73 Export Abschlussbericht 53 Export Berichte – Probleme beim Seitenumbruch 94 Exportieren 72, 73

F FachbetreuerIn 12, 35 Fachlich-berufliche Entwicklung 51 Fahrpraxis 43 Fahrzeuge 43 Familie 43 Familienstand 12, 34, 43 Filter – Personensuche 15 Finanzsituation 43 Firmendaten 49, 75 Firmenliste 65 Folgegespräch 47, 60 Fördergeber Daten 12, 48 Fördergeber Kontakte 49 Formularfenster – mehrere öffnen 22 Führerschein 43

G Gemeinnützige Arbeitskräfteüberlassung (AKÜ) 49 Geschäftsfeld 12, 35 Geschäftsfeld festlegen 55 Geschlecht 12, 34, 70, 71 Gespräche 11 Gespräche Details anzeigen 47 Gespräche festhalten 46 Gesprächsdatum 46 Gesprächspartner 10, 47 Gesprächsterminliste 60 Gesundheit 43

H Haft 43 Hardwareanforderungen 80 HauptbenutzerInnen - BenutzerInnenrechte 88 Hinweistexte/INFO-Felder 11

E Eingabeformat Datum 10 Einstieg geplant 39 Einstiegskennung Startdaten 81 Einstiegsparameter 6, 23, 87, 89, 90 Einstiegsparameter – Anzeige festlegen 90 Einstiegsparameter festlegen 26 Eintrittsdatum 35 Eintrittsdatum - Gültigkeit 13 Eintrittsdatum nachträglich ändern 13 Eintrittsstatus – Statistik 70 Einzelbericht 46, 52, 59 Empfehlungen - Arbeitsmarktpolitische 52 Entwicklung während der Teilnahme 52 Ergebnisdaten 12, 51 Erläuterungstexte 11 Erstellungsdatum 70 Erstinformation/Erstkontakt - Statistik 70 Erstkontakt - Jobbewerbung 51 Erstkontakt/Erstinformation 12, 39 Erwerbstätigkeit 41, 42, 43

I Inaktive Personen 32, 33, 38 Individualbericht 53, 59 Individuelle Berichte 74 INFO-Felder/Fenster 11 Installation 80, 81

J Jahresvollzeitteilnahmeplätze 70 Jobbewerbung 50 Jobbewerbung Ergebnis 51 Jobbewerbung löschen 51 Jobbewerbungsliste 66 Jobsuche 51

K Karenz 42 Kennwort 4, 81, 87 Kennwort erstellen/ändern 88

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Schlagwortregister Kerndaten 8, 12, 33, 35, 42, 49, 52, 53, 89 Kerndaten – obligatorische 12 Kinder 43 Kontaktdaten Fördergeber 49 Kontrollkästchen 10

L Leerprüfung 77 Lehre normal/verlängert 45 Leistungsbezug – Art des letzten Leistungsbezugs 42 Leistungsbezugsart - Statistik 70 Leistungseinschränkungen 43 Letztes Dienstverhältnis 12, 41 Liste der BewerberInnen 63 Liste der Firmen 65 Liste der Jobbewerbungen/Outplacement 66 Liste der TeilnehmerInnen 61 Liste geplante Gesprächstermine 60 Listen 56, 59 Lohn brutto/Mon. 35 Löschbestätigung 16 Löschen – Auswahlmenüeinträge 25 Löschen – Auswahlmenüeinträge nicht möglich 25 Löschen – Ganze Personendatensätze 17 Löschen automatisch 4 Löschen automatisches verzögern 5 Löschen sensibler Betreuungsdaten 16 Löschfenster 5 Löschformular – automatisches Löschen 4 Löschprotokoll 88 Löschregistrierung 17

M Maßnahme geplante/absolvierte 13 Maßnahme im Auswahlmenü hinzufügen/bearbeiten 47, 48 Maßnahmen 12, 43, 47, 48 Maßnahmen, Auswertung 61 Meldedatum - AMS 42 MitarbeiterInnenstatus 12 Mobilität 43 Mustereinträge 26

N Nachvollziehbarkeit 9 Neuanlage eines Datensatzes 6, 13, 33, 49 Normalarbeitszeit 55 Notizen allgemeine 39

O Objektivität 9 ODBC Datenverknüpfung 82 Outplacement 50 Outplacementliste 66

P Passwort 4 Passwort ändern 30 Performanceprobleme beheben 94 Personal - BenutzerInnenrechte 88 Personalbetreuung 32 Personaleinstellblatt 74 Personalnummer 13, 35 Personen anzeigen 14

Personenauswahl 6, 14, 22, 32, 33 Personendaten 8, 12, 22, 33, 34, 43, 71, 72 Personendetails 22 Persönlich-soziale Entwicklung 51 Pflichtfelder 33 Praktikum 49, 51 Praktikum/Überlassung löschen 48, 50 Präsenz-./Zivildienst 42 Probezeit 13, 38, 56 Probezeit Dauer 14 Probezeitaustritte – Filterkriterium für Statistik 69 Probezeitdauer festlegen 56 Probleme beim DB-Betrieb - bekannte 94 Programmstart 81 Projekt 12 Projekt anzeigen/auswählen 6 Projektangaben 54 Projektauswahlfenster 14 Projektdaten 33, 49, 87 Projektdaten bearbeiten 55 Projektdaten festlegen 89, 90 Projektparameter 23 Projektparameter zuordnen 89 Projektplätze 36, 55 Projektstandardwert festlegen 26 Projektstandardwerte festlegen 55 Projekttyp 6, 12, 14, 23, 26, 79, 89 Projekttyp anzeigen 54 Projektwechsel 54 Projektwechsel - Anzeige festlegen 91 Prozent - Statistikangaben 71 Prüfung Leere Datenfelder 77 Prüfung Sozialversicherungsnummer. 77

Q Qualifikation – fehlende/benötigte 42 Qualifikationsstatus – letztes längeres Dienstverhältnis 12, 42 Qualifikationsstatus – Statistik 70

R Regionalstelle (RGS) 49 Registrierung 4 RGS 12, 49 rückgängig machen - Änderungen 16

S Schnittstelle für eigene Accessteile 92 Schul-/Ausbildungskarriere 42 SchulabgängerInnen 42 Schulausbildung - Statistik 70 Schulkarriere 34 Schulungen 12, 13, 46, 92 Schulungen - Bezeichnung 101 Seitenränder anpassen 57 Sekretariat – BenutzerInnenrechte 89 selbst Programmierte Access-Teile 92 Sensible Betreuungsdaten 4, 5, 8, 13, 21 Sensible Betreuungsdaten automatisch löschen 4 Sonderzeichen 88 Sorgepflicht 43 Sortierung 15, 22, 33 SozialbetreuerIn 12, 35 Soziales Umfeld/Situation 43 Sozialplattform OÖ 1, 100 Sozialversicherungsnummer prüfen 77

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Schlagwortregister Speichern 6, 81 SQL Server 79, 82, 83 Stammdaten 8, 12, 15, 23, 33, 34, 43, 49 Standardeinstellungen 90 Standardwerte für Projekte festlegen 55 Standortbezirk 6, 12, 14, 23, 26, 79, 89 Standortbezirk anzeigen 54 Standortbezirk festlegen 55 Statistik 56, 68 Statistik drucken 80 Statistik exportieren 70 Statistikdetails 70, 72 Statistikzeitraum 68, 70 Steckbrief 11, 33 Support - technischer 81, 94 Symbolleiste anzeigen/ausblenden 7 Symbolleiste positionieren 7 sysadmin - BenutzerInnenrechte 88 Systemvoraussetzung 79 Systemzeit 38

T Tabellenliste 62, 63, 66 Tastenkombination [Alt]+[Druck] 5 Tätigkeitsbereich 12, 35, 36 Teilnahmeausmaß 36 Teilnahmebestätigung 74 Teilnahmedaten 12 Teilnahmedauer 38 Teilnahmestatistik 70 Teilnahmestatus 35 Teilnahmestatus (PMA/KTN/AZUBI) festlegen 56 TeilnehmerInnen anlegen 13 TeilnehmerInnen anzeigen 22 TeilnehmerInnen/BewerberInnen – aktive/inaktive 14, 22 TeilnehmerInnenliste 61 TeilnehmerInnenlisten drucken 80 Teilqualifizierung 45 Terminalserver 79 Texteditor 52 Textfelder 10 TN-Liste zur Statistik 67, 70, 73

U Überlassung – Arbeitskräfte 49 Übersichtslisten 11

Unterbrechung der Teilnahme 58 Unterbrechungszeit 11, 35, 38 Urlabsrechner 76

V Variablen 72, 73 Verbleib 12, 52, 71 Verbleibsstatus 12, 51 Vereinbarungen – AMS 49 Vereinbarungen – Gespräche 47 Verkehr – Öffentlicher 43 Verlängerung der Teilnahme 58 Vermittlungshemmnisse 11, 12, 13, 44, 71, 72 Versionsnummer 6 Vertraulichkeit 9 Verwaltung 9, 23, 24, 26, 91 Verweildauer - Statistik 71 Verwerfen der Bearbeitung 16 Vollzeitbeschäftigungspersonenmonate 70 Vollzeitplätze 36 Vorbeschäftigung in Projekten 37 Vorstellungsgespräche 50 Vorstrafen 43 vw – Datenerfassung wird verweigert 33

W Wartung 23, 24, 26, 91 Wartung – Auswahlmenüs 24, 90 Wartungsformular 90 Wechsel der Datenbank 24 Wohnsituation 43 WORD Vorlagen 74 WORD Vorlagen Datenfelder 75

Z Zeugnisse 42 Ziele 48, 52 Ziele, Auswertung 61 Zielerreichung 52 Zielvorgaben - AMS 49 Zustimmungserfordernis 8, 12, 33 Zustimmungserklärung 13 Zustimmungserklärung – Formulare 8 Zwischenbericht 45, 58

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Copyright, fehlerhafte Angaben, Haftungsausschluss

9. Copyright, fehlerhafte Angaben, Haftungsausschluss

Das Recht zur Vergabe von Nutzungslizenzen für die Datenbank liegt ausschließlich bei der der Sozialplattform OÖ, Schillerstraße 9, 4020 Linz, Tel.: 0732/667594, [email protected]. Eine Nutzung der Datenbank darf nur im Rahmen einer Lizenzvereinbarung mit der Sozialplattform OÖ erfolgen. Das Recht zur Weitergabe der Datenbank und des Handbuches sowie zur Vervielfältigung des Handbuches liegt ausschließlich bei der Sozialplattform OÖ. Trotz gründlicher Recherche kann es sein, dass in diesem Handbuch fehlerhafte Angaben enthalten sind. Sollten Sie derartige Angaben finden, informieren Sie bitte die Sozialplattform OÖ, Weingartshofstraße 38, 4020 Linz, Tel. 0732/667594, [email protected] Die Sozialplattform OÖ und die Autoren übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit der gemachten Angaben in diesem Handbuch. Insbesondere übernehmen die Sozialplattform OÖ und die Autoren keinerlei Haftung für Schäden, die sich aus etwaig fehlerhaften Angaben im Handbuch ergeben.

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ANHANG – Bezeichnung der Schulungsinhalte

10. ANHANG – Liste der Schulungsbezeichnungen Im Folgenden ist die Liste der von den Beschäftigungsprojekten in OÖ (Stand: Sommer 2005) gemeinsam definierten Bezeichnungen jener Schulungen aufgelistet, die in den einzelnen Beschäftigungsprojekten durchgeführt werden. Die jeweils benötigten Bezeichnungen können über das Wartungsmenü („Verwaltung/Auswahlmenüs/Schulungen“) individuell von jedem Träger in die Datenbank übernommen werden. Vgl. hierzu näher das Kapitel 5.3.3.3 „Schulungen (während der Teilnahme)“ auf Seite 47.

Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

Bezeichnung - Schulungen Abbrucharbeiten Ablauforganisation Arbeitsabläufe Arbeitsanweisung Arbeitsgeräte u. Materialien Arbeitsplatzeinschulung Aufstellen v. Gerüsten Ausgrabungen, Aushub Autoaufbereitung Bauendreinigung Baustelleneinrichtung u. Ladegutsicherung Beklebungen Büro Entsorgung Erste Hilfe u. Brandschutz Fenster&Glasreinigung Fenster- u. Glasreinigung Fliesen legen Garten Gesundheitsschutz Grundreinigung Handwerkzeug u. Handwerkstechnik Holzbe- u. -verarbeitung Internetcafé Küche Lettershop LKW Malerei Maschineneinschulung u. -technik Mauern Metallverarbeitung Neu- und Gebrauchträder Oberflächentechnik Pflasterungen Reinigung Sanitärreinigung Schalungs- u. Betonierarbeiten Service Sichere Aufbewahrung Sicherheit u. Gesundheit Sicherheitsvorschriften Spezialkenntnisse Seite 102

ANHANG – Bezeichnung der Schulungsinhalte 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57

Technik u. Reparaturannahme Textil und Zubehör Transport Trockenbau Unterhaltsreinigung Verkauf Verputzarbeiten Warenfluss Wartung Wartung v. Betriebsmitteln u. Gerätschaften Wäsche- u. Bügelservice Wäscherei Werbung Werkstätteneinschulung Zimmerservice

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