Bedienung des Content-Management-Systems des Kinderspitals Merkblatt KD00001581

Bedienung des Content-Management-Systems des Kinderspitals | genehmigt von: -| erstellt von: Dimitri Talassi Version 1.2 vom 2. März 2015

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Inhaltsverzeichnis 1. 1.1 1.2 1.3 1.4

Browser, Login und Berechtigungen Empfehlung des Browsers Zugang zum Content Management System: Sharepoint Login Berechtigungen und Websitelevels

3 3 3 3 4

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Richtlinien & Layout Änderung des Inhalts Titel, Texte und Überschriften Downloads Darstellung Team und Kontaktdaten Bilder

5 5 5 7 7 8

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Bearbeitungsmodus, Einchecken, Veröffentlichen und Verwerfen In den Bearbeitungsmodus wechseln („Auschecken“) 8 Speichern 8 Einchecken 9 Veröffentlichen 9 Direkt Veröffentlichen Fehler! Textmarke nicht definiert. Änderungen verwerfen 9

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Bearbeiten, formatieren und verlinken Texte einfügen und formatieren Downloads einfügen (Direkt und D3) Links einfügen Email Adresse verlinken Tabellen einfügen Sonstiges

9 9 10 11 12 12 14

5. 5.1 5.2

Sonstiges Menüband einblenden D3-Befehle & D3 Filter

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1. Browser, Login und Berechtigungen 1.1 Empfehlung des Browsers PCs mit Betriebsystem Windows XP: Die auf den PCs mit Windows XP vorinstallierte Version des Webbrowsers «Internet Explorer» genügt den technischen Ansprüchen von Sharepoint für die Webbearbeitung nicht und kann daher zu Fehlern führen. Aus diesem Grunde wird empfohlen vorzugsweise den «Mozilla Firefox» zu verwenden. Für die Installation des Browsers wenden Sie sich vorgängig an den IT-Support ([email protected]) mit den folgenden Angaben:  Name  Computer-Nr.  Anfrage Mozilla Firefox zu installieren mit Zweck Webbearbeitung PCs mit Betriebssystem Windows 8.1.: Die Version des Webbrowsers «Internet Explorer» funktioniert ohne Einschränkungen. 1.2 Zugang zum Content Management System: Sharepoint Die Webbearbeitung findet über das Content Management System (CMS)-Tool Sharepoint statt. Das Kinderspital (KISPI), das Rehabilitationszentrum (RZA) und das Forschungszentrum (FZK) haben mit dem Relaunch eine eigene Website bekommen. Unten sind die Links zu den jeweiligen SharepointSeiten ersichtlich; auf diesen Seiten kann man die Webinhalte bearbeiten. Es wird empfohlen diese Links als Favoriten im Browser zu speichern:  KISPI: http://shptappvm/de/  RZA: http://shptappvm/rza/de/  FZK: http://shptappvm/fzk/de/ 1.3 Login Der Loginprozess ist sowohl für KISPI, FZK und RZA identisch. Falls nach dem Aufruf der jeweiligen Seite folgendes Dialogfenster erscheint (hier am Beispiel mit dem „Mozilla Firefox“), ist ein Login erforderlich. Die Logindaten stimmen mit dem Windowslogin überein.

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1.4 Berechtigungen und Websitelevels Die Seitenstruktur ist auf drei Hierarchiestufen aufgeteilt. Die Oberste wird als „Level 1“ bezeichnet und umfasst die Startseite (http://kispi.uzh.ch/de/Seiten/default.aspx), die Hilfsnavigation, sowie die Titel der Zielgruppen. Diese Hierarchiestufe ist für die Subautoren nicht freigegeben. Änderungen auf dieser Ebene erfolgen über die Medienverantwortliche Manuela Eggenberger ([email protected]). Die Level 2 und 3 sind für alle Subautoren freigegeben. Die Berechtigungen zur Bearbeitung des Inhalts gelten global. Das heisst: Es kann jede Seite bearbeitet werden. Es gilt jedoch das Gebot: „Es dürfen nur die eigenen Seiten bearbeitet werden, nicht abgesprochene Änderungen auf fremden Seiten sind tabu. Die Administratoren des CMS können jederzeit einsehen, wer welche Seiten bearbeitet hat. Bei absichtlichen Verstössen wird der Login entzogen. Sollte eine Seite aus versehen bearbeitet worden sein, wenden Sie sich möglichst schnell an die Medienverantwortliche und an die Subautorin der betroffenen Seite, damit der Fehler wieder behoben werden kann. Eine Übersicht der Zuständigkeiten der Subautoren ist demnächst im Infopoint ersichtlich. Bei allfälligen Problemen mit den Berechtigungen ist Manuela Eggenberger ([email protected])zu konsultieren. Die untenstehenden Bilder zeigen die verschiedenen Levels auf Websitel-Levels Variante «Fachbereiche»: Website Levels «übrige Seiten»:

Berechtigungen der Subautoren Die Subautoren können jegliche Form von Text-Änderungen selbst vornehmen. Weiter ist das Einfügen von neuen Downloads (Verlinkung aus dem D3-Dokumentenmanagementsyste oder direkt verlinkt) wie als auch das Verlinken auf andere Seiten können direkt durch die Subautoren möglich. Das Einspeisen der Dokumente selbst ins D3-Dokumentenmanagementsystem erfolgt grundsätzlich durch Manuela Eggenberger (vgl. Kapitel 2.3 Downloads). Für Änderungen betreffend Fotos auf der Website oder die Erstellung von neuen Seiten/Unterseiten muss ebenfalls Manuela Eggenberger konsultiert werden.

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2. Richtlinien & Layout 2.1 Änderung des Inhalts Wie bereits eingangs erwähnt worden ist, dürfen nur Änderungen auf der eigenen Seite durchgeführt werden. Eine Liste der Zuständigkeiten ist im Intranet ersichtlich, unter: LINK 2.2 Titel, Texte und Überschriften Texte und Überschriften können von den Subautoren selbst geändert werden. Sprachlich ist der „Wir-Stil“ möglichst zu vermeiden. Beispiele:  Nicht: «Wir stellen Ihnen zur Verfügung».; Sondern: «Sie erhalten hier…».  Nicht: «Wir sind das grösste Fachzentrum der Schweiz» ;Sondern: «Die Abteilung xxx ist der das grösste Fachzentrum der Schweiz». Für die einheitliche Darstellung auf der ganzen Webseite sind die folgenden Formatvorlagen zu verwenden: – Seitentitel (via „Seite bearbeiten“  „Titel“)

– Für Untertitel auf den Seiten wird die „Überschrift 4“ verwendet:

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– Für den Fliesstext wird die Vorlage „Absatz“ verwendet:

– Sidebar: Für Überschriften in der Sidebar wird die „Überschrift 3“ verwendet. Zusätzlich wird die „Überschrift 3“ fett dargestellt. Für Fliesstexte oder Links ist analog den regulären Seiteninhalten die Formatvorlage „Absatz zu verwenden.

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2.3 Downloads Für das Internetangebot sollten normalerweise nur PDF-Dateien hochgeladen werden. Grundsätzlich werden aus der technischen Perspektive des Webauftritts zwei Arten von Downloads unterschieden: – Vom Team „Kommunikation & visuelle Gestaltung“ produzierte Prospekte und Broschüren werden von Susanne Staubli ([email protected]) ins D3-Archiv eingepflegt und. Alle anderen Dokumente, die einen langfristigen Zweck erfüllen (z.B. Laborformulare, bzw. versionierte Dokumente) von Manuela Eggenberger ([email protected]). Der Vorteil des D3-Systems liegt in der zentralen Verwaltung der Dokumente. Die Dokumente auf der Website entsprechen einem Link in das D3-System. Somit werden bei Austausch des Dokuments im D3-Archiv (z.B. aufgrund einer neueren Version) alle vorhandenen Links auf der Website zu diesem Dokument automatisch aktualisiert. Ein weiterer Vorteil ist die Suche anhand von Titeln und Attributen, die beim Einpflegen in das D3-System definiert wurden. Damit können z.B. anhand eines D3-Filters alle Dokumente die das Wort „Broschüre“ enthalten oder alle Dokumente vom Fachbereich „XY“ angezeigt werden ohne dass jedes einzeln hochgeladen werden muss. Praktisch ist diese Anzeigemöglichkeit zum Beispiel auch für Auftragsformulare, die auf verschiedenen Seiten aufgeführt werden. Für die Aktualisierung auf einer Seite genügt ein einmaliger Austausch im D3-Dokumentenmanagementsytem. – Alle weiteren Dokumente (z.B. Publikationslisten, CVs oder sogenannte Factsheets) und vor allem sogenannte „Eintagsfliegen“, also Dokumente die nur für einen bestimmten Zweck und befristet aufgeschaltet werden (z.B. Einladung zum „5. Charity Golf Turnier zugunsten der Forschung am Kinderspital“) werden direkt in den Webauftritt verlinkt (vgl. Kapitel 4.2). Hierbei kann der Anzeigetitel nach Belieben geändert werden, jedoch sollte in jedem Fall auf die Dateiendung (*.pdf/doc/etc.) verzichtet werden. 2.4 Darstellung Team und Kontaktdaten Für die einheitliche Darstellung von Teams wird eine Tabelle verwendet. Für Teams mit Fotos wird pro Zeile eine 3 x 2, für Teams ohne fotos 3 x 1 Tabelle eingefügt. Die Tabellenbreite muss auf 502 Pixel (px) eingestellt werden. Der Name inkl. Titel wird fett geschrieben, der restliche Teil regulär mit der Formatvorlage „Absatz“. Falls eine Telefon-Nr., resp. Telefax-Nr. vorhanden sein sollte, wird diese mit dem Zusatz „Telefon“ nach Funktion dargestellt. Die Emailadresse wird ohne Zusatz „Email“ dargestellt und steht nach der Telefon-Nr. Zuunterst werden falls gewünscht die Schwerpunkte aufgeführt.

Um die Linien der Tabelle zu entfernen, wird unter dem Reiter Entwurf  Formatvorlagen die Formatvorlage „Tabellenformat 1 – Durchsichtig“ ausgewählt.

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2.5 Bilder Aufgrund des Corporate Designs dürfen die Subautoren keine eigenen Bilder einfügen (ausser in PDFs). Sollte es Änderungswünsche bezüglich Bilder geben, muss in jedem Fall Manuela Eggenberger ([email protected]) kontaktiert werden. Bilder auf der Website werden ausschliesslich von der Fotoabteilung zur Verfügung gestellt. 2.6 Darstellungsprinzip FZK

3. Bearbeitungsmodus, Einchecken, Veröffentlichen und Verwerfen 3.1 In den Bearbeitungsmodus wechseln („Auschecken“) Nachdem man die Seite ausgewählt hat, die man bearbeiten möchte, muss zunächst in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, klickt man oben rechts auf das Zahnrad, welches jedoch nur auf den Seiten erscheint, bei welchen man berechtigt ist. Dabei öffnet sich eine Liste woraus man den Menüpunkt „Seite bearbeiten“ auswählt. Dabei befindet man sich jedoch nur auf der jeweiligen Seite im Bearbeitungsmodus.

Im Bearbeitungsmodus können Texte und sonstige Inhalte angepasst werden. Während eine Seite ausgecheckt ist, kann keine zweite Person Änderungen an dieser Seite ausführen. Bevor eine Seite im Bearbeitungsmodus wieder verlassen wird, sollte die Seite eingecheckt, resp. veröffentlicht werden, damit die Seite nicht blockiert bleibt (vgl. Kapitel 3.3 und Kapitel 3.4). 3.2 Speichern Durch Klick auf Speichern oben rechts werden die Änderungen gespeichert. Die Seite bleibt jedoch «ausgecheckt» und ist somit für andere Subautoren gesperrt. Die Änderungen werden erst abgespeichert, es entsteht jedoch noch keine neue Version der Seite. Die neue Version wird erst mit dem Einchecken der Seite erstellt.

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3.3 Einchecken Damit andere Benutzer eine Seite wieder bearbeiten können, muss diese wieder freigegeben werden. Dies geschieht über die Funktion „Einchecken“, welche unter dem Reiter „Seite“ zu finden ist. Es ist zu beachten, dass die Funktion Einchecken lediglich die Änderungen abspeichert und die Seite für andere Subautoren wieder freigibt, d.h. die Änderungen im Internet noch nicht ersichtlich sind. 3.4 Veröffentlichen Für die Veröffentlichungen der Änderungen im Internet muss nach dem einchecken auf „Diese Seite veröffentlichen“ geklickt werden. Es dauert dann rund 15-30 Minuten, bis die Änderung auf dem externen Webserver aktiv ist. 3.5 Änderungen verwerfen Falls die gemachten Änderungen verworfen werden sollen und in den Ursprungszustand zurückversetzt werden, kann dies durch die Funktion „Auschecken verwerfen“ geschehen. Diese Funktion ist unter dem Reiter „Seite“ zu finden, durch öffnen des Untermenüs bei der Funktion Einchecken (Klick auf kleinen Pfeil). „Auschecken verwerfen“ stellt auf die letzte eingecheckte Version zurück. 3.6 Interne Lesefunktion Jede im Kispi-Netz eingeloggte Person, hat automatisch ein Leserecht auf das Sharepoint. Dies bedeutet die Sharepointlinks können – sobald eine Seite wieder eingecheckt ist – intern rumgeschickt werden und können z.B. vor Veröffentlichung der Seite im Internet dem Vorgesetzten zur Kontrolle vorgelegt werden.

4. Bearbeiten, formatieren und verlinken 4.1 Texte einfügen und formatieren Um den Inhalten die gewünschte Formatierung zu geben, wird zunächst der Text markiert der formatiert werden soll. Anschliessend klickt man auf den Reiter „Text formatieren“. Je nach Art des Textes wird aus der Kategorie „Formatvorlagen“ die benötigte Vorlage angeklickt (vgl. dazu „Kapitel 2.2 Texte und Überschriften“ für Formatierungsrichtlinien).

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Kopierte Texte (z.B. aus Word Dokumenten oder anderen Internetseiten) sollten unformatiert eingefügt (über Rechtsklick -> „Als unformatierten Text einfügen“) und anschliessend direkt im CMS formatiert; ansonsten wird die ursprüngliche Formatierung mitgenommen, was wiederum die Formatierung im CMS erschwert. 4.2 Downloads einfügen (Direkt und D3) Welche Dateien direkt ins Sharepoint geladen werden und welche Dateien über das D3-Tool wird im Kapitel „2.3 Downloads“ erläutert. Unabhängig von der Art des Downloads wird zuerst mit der linken Maustaste der Ort auf der Webseite angeklickt, wo die Datei(en) erscheinen soll(en). Direkt Um eine Datei direkt auf die Website zu stellen wird der Reiter „Einfügen“ ausgewählt. In der Kategorie „Links“ befindet sich das Symbol „Datei Hochladen“ welches angeklickt wird.

Im folgenden Dialogfenster klickt man auf den Button „Durchsuchen“. Im neuen Dialogfenster kann die gewünschte Datei auf dem Computer gesucht wurden. Mit einem Doppelklick oder mit einer Markierung und einem Klick auf „Öffnen“ wird die Wahl der Datei bestätigt. Anschliessend kehrt man zum vorangehenden Dialogfenster zurück. Als Zielbibliothek wird „Dokumente“ ausgewählt.

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Durch Klick auf „OK“ wird die Datei auf das Sharepoint hochgeladen und die Datei am vorangehend ausgewählten Ort angezeigt. Anschliessend auf den Download klicken und auf die erscheinende Registerkarte «Link» klicken. Nun die Checkbox «in neuer Registerkarte öffnen» anklicken. Den Anzeigetitel (Titel, wie er auf der Webseite angezeigt wird) der Datei kann man direkt bearbeiten und sollte sinnvoll gewählt werden. In jedem Fall sollte auf die Datei-Endung verzichtet werden (z.B.: „.pdf“). Den Dateinamen selbst (=Name des Dokuments auf dem Computer) muss vor dem Hochladen auf den Webserver gewählt werden.

D3-Downloads D3-Downloads werden von Manuela Eggenberger, resp. Susanne Staubli eingepflegt und online gestellt: Vom Team „Kommunikation & visuelle Gestaltung“ produzierte Prospekte werden von Susanne Staubl ([email protected]) ins D3-Archiv eingepflegt. Alle anderen Dokumente (z.B. Laborformulare) von Manuela Eggenberger ([email protected]).

4.3 Links einfügen Für das Einfügen eines Links wird zunächst der Text markiert, der mit einer anderen Webseite verlinkt werden soll. Anschliessend wird auf den Reiter „Einfügen“ geklickt und unter der Kategorie „Links“ auf „Verknüpfung“. Es öffnet sich ein Untermenü mit den folgenden zwei Optionen:

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1. Von Sharepoint Handelt es sich um einen Kispi-internen Link auf der gleichen Webseite wird die erste Option („Von Sharepoint“) gewählt. Im anschliessenden Dialogfenster kann im Baum die Seite ausgewählt werden, auf welche verlinkt werden soll. Mit „Einfügen“ wird die Wahl bestätigt. 2. Von Adresse Handelt es sich um einen externen Link aus dem Internet oder um einen Kispi-internen Link zwischen zwei Webseiten (z.B. vom RZA auf das FZK) wird die zweite Option („Von Adresse“) ausgewählt:  Bei externen Webseiten wird unter „Adresse“ der Link (inkl. http://) der externen Webseite angegeben, z.B.: „http://www.usz.ch“. Anschliessend auf den Link klicken und auf die erscheinende Registerkarte «Link» klicken. Nun die Checkbox «in neuer Registerkarte öffnen» anklicken.  Bei sharepointinternen zwischen zwei Webseiten (z.B. Link von der Kispi-Website auf die Website des Forschungszentrums für das Kind) wird anstelle des externen Links die Seite angegeben auf die verlinkt werden soll, welche aus dem Internet kopiert werden kann. Auf das „http://www.kispi.uzh.ch“ wird jedoch verzichtet, es wird nur der Teil danach benötigt, z.B.: möchte man einen Link von der Kispiseite auf die Hauptseite des RZA erstellen, wird dies unter Adresse eingefügt. Auf den Teil nach „Seiten“ kann auch verzichtet werden, der benötigte Teil ist fett und schwarz dargestellt: http://kispi.uzh.ch/rza/de/Seiten/default.aspx  Das Feld „angezeigter Text“ kann leer gelassen werden, falls der Text zuvor markiert wurde. Ist das Feld „Adresse“ wie gewünscht ausgefüllt, kann mit „OK“ bestätigt werden. 4.4 Email Adresse verlinken Das Verlinken einer Email Adresse funktioniert ähnlich wie das Einfügen eines externen Links. Man klickt ebenfalls auf EinfügenVerknüpfung  Von Adresse. Anstelle eines externen Links wird unter Adresse mit dem Präfix „mailto:“ die Emailadresse eingegeben, z.B. „mailto:[email protected]“. 4.5 Tabellen einfügen Tabellen können durch Klick auf das Symbol „Tabelle“ unter dem Reiter „Einfügen“ erstellt werden. Je nach benötigter Anzahl Zeilen und Spalten kann die Grösse der Tabelle mit dem Mauszeiger ausgewählt werden.

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Falls nachträglich noch weitere Zellen, Zeilen oder Spalten eingefügt oder gelöscht werden müssen, ist dies problemlos machbar. Durch Klick an den Ort in der Tabelle wo die Tabelle verändert werden soll, öffnet sich ein neuer Reiter „Tabellenlayout“. Je nach Art der Modifikation stehen verschiedene Befehle zur Verfügung, z.B. „Zellen verbinden“ oder „Darunter einfügen“.

Die Tabellenbreite darf „502 px“ nicht übersteigen (falls eine Angabe mit % drinsteht, kann diese mit 502 px überschrieben werden). Allgemein können unter „Breite und Höhe“ die Tabelleneigenschaften verändert werden.

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Beim ebenfalls neu erschienen Reiter „Entwurf“ können Änderungen kosmetischer Natur durchgeführt werden (Formatvorlage). 4.6 Sonstiges Einfügen von neuen Seiten Werden komplett neue Seiten benötigt, können diese in Absprache mit Manuela Eggenberger eingerichtet werden. Redirects Redirects sind Seitenumleitungen. Klickt man z.B. unter www.kispi.uzh.ch auf „Forschende“ wird man direkt auf die Seite des FZK’s umgeleitet. Falls benötigt, kann ein Redirect von Manuela Eggenberger eingerichtet werden. Formulare Formulare können auf Anfrage von Manuela Eggenberger erstellt werden. Fortgeschrittene Benutzer können die Erstellung und Anpassung von Formularen mit Hilfe eines Formular-Generators mit wenig Aufwand selbst erlernen.

5. Sonstiges 5.1 Menüband einblenden Das Menüband kann über das Zahnrad oben rechts aktiviert bzw. deaktiviert werden. 5.2 D3-Befehle & D3 Filter Dieser Abschnitt ist für den „normalen Subautor“ nicht relevant und dient lediglich der Information. Für das Anbieten eines Downloads über das D3-Archiv sind drei Schritte erforderlich: 3. Um eine Datei mit dem D3-Filter als Download anbieten zu können, muss die Datei zunächst ins D3Archiv geladen werden lassen. Vom Team „Kommunikation & visuelle Gestaltung“ produzierte Prospekte werden von Susanne Staubli ([email protected]) eingepflegt. Alle anderen Dokumente (z.B. Laborformulare) von Manuela Eggenberger ([email protected]). 4. Ist das Dokument im D3-Archiv erfasst, kann es über den D3-Webpart „angesaugt“ werden. Um den D3-Webpart einzufügen, klickt man auf den Reiter „Einfügen“ und anschliessend in der Kategorie „Webparts“ auf „Webpart“. Im folgend erscheinenden Dialogfenster wählt man unter Kategorien „Kinderspital (KiSpi)“ mit der linken Maustaste an. Unter „Webparts“ wählt man ebenfalls mit der linken Maustaste „Document Filter“ an. Die Wahl wird durch eine blaue Farbe hervorgehoben. Ist die Auswahl korrekt, klickt man auf der unteren rechten Seite dieses Dialogfensters auf hinzufügen, um die Wahl zu bestätigen.

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5. Wenn der Webpart „Document Filter“ richtig eingefügt wurde, kann durch Klick auf „Filter erstellen“ ein Suchbereich definiert werden.

Durch Definition der Suchkriterien können die Dokumente auf der Webseite angezeigt werden. Vgl. dazu Kapitel 5.2. D3-Befehle für die Möglichkeiten der D3-Suche. Jedes Suchkriterium muss durch Klick auf das Pluszeichen bestätigt werden. Zusätzlich sollte für jeden Filter ein Filtername vergeben werden und in der Beschreibung den Sharepoint-Link der Seite vergeben werden:

Für die Verwendung des D3-Filters gibt es viele Möglichkeiten zur Suche von Dokumenten im D3-Archiv. Alle möglichen Befehls-Varianten sind unten aufgelistet: – Platzhalter für eine unbekannte Anzahl von Zeichen bei einer Suchanfrage: * – Platzhalter für genau ein unbekanntes Zeichen bei einer Suchanfrage: ? – Schlüsselzeichen für Alternativsuche (Oder-Suche): | – Schlüsselzeichen für Ausschlusssuche (Nicht-Suche): ! – Schlüsselzeichen für die Suche nach leeren Attributen: $ – Schlüsselzeichen für Grösser-Als Suche in alphanumerischen Feldern: > Eine Suche mit >Mann findet alle Begriffe, alphabetisch nach Mann, z.B. Maus – Schlüsselzeichen für Kleiner-Als Suche in alphanumerischen Feldern: < Eine Suche mit