Become a Mind Mapping Jedi!

Presented By: Dawn Ofner Legal Education Society of Alberta Alberta, Canada

Paul Unger Affinity Consulting Group Columbus, Ohio

Presented at: ACLEA 52nd Mid-Year Meeting January 30 - February 2, 2016 Savannah, Georgia

Dawn Ofner Legal Education Society of Alberta Alberta, Canada   Dawn Ofner is the Director of Education at the Legal Education Society of Alberta. Prior to joining the  Legal Education Society of Alberta Dawn was a trainer and consultant with an international consulting  and  professional  services  company  specializing  in  electronic  justice  process  re‐engineering  and  information  management.  With  over  20  years  of  experience  working  with  the  courts  Dawn  has  been  heavily involved in educating lawyers and judiciary on the use of technology in litigation processes, and  technology in the courts and law offices.      

Paul Unger Affinity Consulting Group Columbus, Ohio   Biography:    Paul  J.  Unger  is  a  national  speaker,  writer  and  thought‐leader  in  the  legal  technology  industry.  He is an attorney and founding principal of Affinity Consulting Group, a nationwide consulting  company providing legal technology consulting, continuing legal education, and training.    He  served  as  Chair  of  the  ABA  Legal  Technology  Resource  Center  (2012‐13,  2013‐14)(  www.lawtechnology.org/),  is  former  Chair  of  ABA  TECHSHOW  (2011)(www.techshow.com),  and  is  a  member of the American Bar Association, Columbus Bar Association, and Ohio State Bar Association.    He  specializes  in  document  and  case  management,  paperless  office  strategies,  trial  presentation  and  litigation  technology,  and  legal‐specific  software  training  for  law  firms  and  legal  departments  throughout the Midwest. Mr. Unger has provided trial presentation consultation for over 400 cases.  In  his spare time, he likes to run and restore historic homes. 

   

Step Away From The Pen; Using Mind Mapping Software to Facilitate Planning Meetings  

                Prepared by:  Dawn Ofner  Legal Education Society of  Alberta  Edmonton AB Canada  Presented at:  ACLEA 51st Mid‐Year  Meeting  Jan 31 – Feb 3, 2016  Savannah GE   

  1 

 

 

Using Mind Mapping Software to Facilitate Planning Meetings ‘A picture is worth a thousand words’ Tess Flanders

Abstract Brainstorming is a special kind of  information gathering that does not follow  the rules of a usual meeting. You can  challenge conventional thinking to  encourage people to share all their ideas. I  believe that one of the ways you can  challenge them is to incorporate mind  mapping software during your  brainstorming and ultimately generate the  tangible outcomes to support the planning  process. 

Table of Contents

 

Conclusion ......................................................... 5 

Abstract.............................................................. 2  Table of Contents ............................................... 2  Introduction ....................................................... 2  What is Mind Mapping? .................................... 3  Benefits .............................................................. 3  Organizing Your Map ......................................... 4  Outcomes ........................................................... 4  Software............................................................. 5 

 

Introduction I am the type of person who makes notes when I am listening to people talk, I think it comes from my  days as a court clerk. The notes help me remember what was being said. I have dozens of note books  and though I often can’t recall what was said I can visualize what side of the notebook the notes are  written on. I go back to my note books and flip through looking for the important piece of missing  information (a process which would be much more efficient if I the notes were electronic so I could  search them). The concept of mind mapping is creating a diagram/map of your notes – it is supposed to  help you recall things and appeal to the visual side of your brain. Mind mapping software is the process  of converting that map to an electronic format.  Five (or more) years ago I sat through a session on mind mapping software and could not sort out how  or why this piece of technology would help me perform my job more efficiently. It wasn’t until 3 years  later when I sat through a second session on mind mapping software (at a family law program) where I  finally realized how mind mapping software could help me in my position of program planner. 

2   

 

After listening to a family law practitioner talk about how she uses mind mapping software to conduct  four way meetings I realized this tool would be so helpful to conduct planning meetings. The focus of  this paper will be how to incorporate mind mapping software into a program planning meeting. 

What is Mind Mapping? According to Wikipedia (isn’t that where all research starts?) a mind map is a diagram used to visually  organize information. Usually created around a single concept drawn in the centre of a blank page, to  which ideas or images are added. One of the benefits of using the mind mapping concepts is that it helps  you visually identify connections you might have otherwise missed. Mind mapping software was  developed to take this concept and perform it using technology. The benefits of using technology to  perform mind mapping allows you to have a soft copy of the map that you can add to at any time, easily  search and share with people.  When I facilitate planning meetings, I use a variety of techniques including brainstorming and mind  mapping. Using mind mapping software during a brainstorm session allows you to capture ideas as they  develop, drag and drop ideas to organize them, add structure, and draw relationships.   Before I go into a meeting I build the outline of a map, add important documents eg. budget, agenda,  include any ideas that have been already submitted – not in any grouping  The software allows you to build the map, organize the thoughts and save them. 

Benefits When I facilitate planning meetings I like them to be very interactive, I find it helps keep people  engaged. I bring stacks of post it notes, multiple flip charts and a rainbow of coloured markers to a room  with plenty of white boards. In the end I have a variety of flip charts with marginal writing/printing,  pictures of diagrams on a whiteboard with random words that have not been fully fleshed out, a pile of  post it notes that fell off the flip charts, and permanent marker on the whiteboard!  Here are what I see to be some of the benefits of using this mind mapping software to plan programs:    1. Fast and fulsome ‐ I can type faster than I can write. I can much more quickly get the ideas onto  the screen. Often times writing is illegible or contains abbreviations. Whoever is writing on the  flip charts comes up with descriptions of topics that are meaningful to them and sometimes that  does not translate. Using a computer to record the ideas allows you to be able to type the full  idea so that you don’t lose any context. There is also a spell checker – which is an added bonus if  you spell like I do….  2. Minutes of the Meeting ‐ You don’t need to transcribe the flip charts after the fact. I recall the  days of sitting in my office with pieces of flip chart taped to every wall attempting to transcribe  the  writing  from  the  days  before.  The  longer  it  takes  you  to  transcribe  the  paper  the  less  momentum you have in the planning process. You can use your mind map to immediately create  the minutes, an agenda, a project map and tasks. 

3     

3. Visual Cue ‐ You don’t need to take pictures of the white boards/flip charts and circulated them  to  help  jog  people’s  memory.  You  can  send  out  the  minutes  of  your  meeting  as  soon  as  the  meeting concludes. The visual cue is the actual mind map.  4. Efficiency of efforts ‐ You don’t need to duplicate efforts. In traditional brainstorming you record  all  ideas  (no  idea  is  a  bad  idea).  You  then  take  the  ideas  that  were  generated  and  categorize  them.  This  requires  you  to  either  re‐write  them  on  a  new  piece  of  paper  or  move  the  post  it  note to a new spot. During the process sometimes the context is lost even further. Post it notes  that were strategically placed in a specific category fall off.   5. Accurate recording ‐ When people generate topics they typically give you background as to why  that topic is important and how it fits into the theme of the overall program. Condensing that to  a headline or title often times loses the meaning behind why a topic was recommended.  6. Organization  –  you  don’t  need  to  worry  about  what  coloured  marker  you  are  using  for  each  topic.  Your  visual  reference  is  captured  immediate  by  which  topic  you  link  your  idea  too.  You  can also change your mind frequently and often by simply moving the idea to another branch.  7. Participation  –  I  really  like  involving  the  planning  committee  in  the  process  by  making  it  interactive. If you have the option to use smart board you can invite the committee to stand up  and categorize the ideas into themes.  8. Context  –  the  older  I  am  the  faster  I  forget  things.  I  find  the  longer  it  takes  me  to  get  to  something  the  more  likely  I  am  to  forget  what  was  said.  Worse  yet  if  I  have  my  assistant  transcribe the flip charts she has no context for the content.   9. Reference – you can embed all types of relevant documents into the mind map so that it acts as  a  single  repository  for  the  planning  committee  eg.  budget,  timelines,  expense  guidelines,  formatting guides, agenda  10. Preparation  ‐  prior  to  a  meeting  I  create  a  map  including  the  ‘standard’  stuff  eg.  number  of  conference days, faculty, ideas, timelines etc 

Organizing Your Map I have a bit of a template that I use to start the visual process.  I have the seminar title as the central  idea.  I have blank categories which relate to the structure of my program.  For example for our large  institute I know we will have 6 half day programs so I have six half day categories set out. I use floating  topics for uncategorized ideas. Those floating ideas can then be moved to the appropriate category by  the planning team during the meeting.  The beauty behind using this technology is it allows you to easily  move topics around until you find the right fit. I attach documents that I will review with the planning  committee such as budgets, expense reimbursement, timelines and agendas.  Using this technology allows you to add as much information about a topic as you want to ensure the  context is there. The notes are available at a simple click but otherwise remain minimized on the map. 

Outcomes Immediately following the meeting you can use the software to:  o

4     

Add, assign and prioritize the tasks for the planning committee. 

o

Generate minutes. Use the mind map as the minutes by creating a clickable mindmap in  PDF format.  The document will contain all of the valuable resources you attached and  have all the detail anyone needs. 

o

Distribute documents. Link your budget excel file, speaker reimbursement forms etc. 

Software Mindjet Mindmanager is the software that I tried – because that is what I saw demoed. There are a  variety of options out there and some appear to be more creative (with clouds and colours and light  bulbs) and others are more businesslike in appearance. MindJet has a 30 day free trial so you can test it  out. Mindjet is advertised to be more than just mind mapping software, offering a suite of applications  and tools designed to help you stay on top of projects and collaborate on tasks. Microsoft calls it a  complete project management and collaboration suite.  I use MindJet on my surface so that it is portable allowing me to facilitate meetings anywhere. I love that  I can touch the screen and move topics around. That is the beauty of using this software with a smart  board in a meeting setting. 

Conclusion Step away from the pen. Embrace technology. Using mind mapping software in your planning meeting  opens up many opportunities which did not exist previously. In my experience it enhances the planning  experience and streamlines the process.  

5