CAPÍTULO IV “DISEÑO DE UNA GUÍA DE MONTAJE DE EVENTOS QUE PERMITA ESTANDARIZAR LA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA RED DE CASAS DE LA CULTURA DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA”
A. Generalidades En este capítulo se presenta la propuesta del Diseño de una Guía de Montaje de Eventos que permitirá Estandarizar la Imagen Institucional de la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, con el fin de contribuir a dicha red en la planificación y desarrollo de sus eventos.
El Diseño presenta: objetivos, justificación, importancia, beneficios, alcances y estrategias, con los que se pretende facilitar el montaje y desarrollo de los eventos realizados por las casas de la cultura del departamento de Santa Ana, por consiguiente una proyección favorable de la imagen institucional de las mismas.
A pesar que la Red de Casas de la Cultura tiene definida claramente la importancia y los beneficios que ofrece ésta disciplina, no cuenta con la planificación y las estrategias que orienten de manera científica el desarrollo de la misma, y que a su vez le permita lograr el mejoramiento continuo de sus actividades. La guía de montaje de eventos se encuentra definida en cuatro fases: Diagnóstico de la Situación Actual de la Red de Casas de la Cultura, Planeación de Eventos, Desarrollo, Evaluación y Control de eventos.
B. Objetivos de la propuesta
1. Objetivo General “Diseñar una guía que sirva a la Red de Casas de la Cultura como una herramienta clave para el logro de sus objetivos en el área de montaje de eventos culturales”
2. Objetivos Específicos •
Mostrar los diferentes componentes que ayudarán a la aplicación del diseño de la guía de montaje de eventos para que sea utilizada por los empleados de la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana.
•
Dotar a la guía de una serie de modelos o esquemas que faciliten a las Casas de la Cultura el montaje y desarrollo de cada uno de los eventos contenidos en la misma.
•
Facilitar el uso de la guía a los empleados de la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, a través de un diseño práctico y de fácil comprensión para ellos.
C. Justificación de la Propuesta Debido a que en la actualidad son más las empresas que desarrollan eventos de carácter público, se hace necesario que los mismos se desarrollen de manera planificada y coordinada; eso ha sido lo que dió origen al diseño de una guía de montaje de eventos para que pueda ser empleada por la Red de Casas de la Cultura al momento de planificar, desarrollar y evaluar cada evento.
Otro elemento capitalizable de la guía, es que permitirá monitorear el desempeño de cada una de las actividades involucradas en el desarrollo de los eventos; así como también, detectar los recursos a utilizar, establecer las estrategias a seguir para la realización de cada evento y de cómo estos son desarrollados; así también se traduce en beneficios a la hora de la consecución de los objetivos.
D. Importancia de la propuesta La Red de las Casas de la Cultura en cualquier lugar que se encuentren juegan un papel importante en la promoción y rescate de la Cultura Salvadoreña a través de la realización de diferentes eventos; los cuales en la actualidad se llevan a cabo de
manera sencilla y no planificada, es por ello que se considera que la guía vendrá a constituirse en una herramienta clave para el desarrollo de estas actividades.
La importancia de la propuesta de la guía de montaje de eventos, se le da la estandarización de la misma, reflejada en la imagen de las unidades de análisis. Es decir, que lo que se proporciona será ese conjunto de aspectos a seguir en el momento de planificar, organizar y ejecutar los eventos; así como, los recursos que serán necesarios para la realización de los mismos.
E. Beneficios de la propuesta El Diseño de una guía de montaje de eventos, puede traducirse en los siguientes beneficios:
El Diseño contribuirá a la estandarización de la imagen institucional de la Red de las Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, debido a que mejorará la organización y desarrollo de los eventos que éstas realicen; mediante una planificación lógica en la cual se definirán los recursos a utilizar y todas las actividades a ser desarrolladas, antes, durante y después del evento; así mismo permitirá realizar evaluaciones que reflejen las fallas detectadas durante la realización de los eventos y de esta forma tomar las medidas correctivas pertinentes.
F. Alcance de la Propuesta La implementación de la Guía permitirá a los directores y promotores de la Red de las Casas de la Cultura disponer de un documento que les proporcione todos aquellos elementos que harán que un evento se revista de una formalidad y proyección de una imagen favorable.
La efectividad de dicha Guía se logrará al implementar adecuadamente las actividades que ésta propone, facilitando de esta manera el desarrollo de los eventos y así poder actuar en función de las situaciones que se presenten.
G. Esquema de la Propuesta 1. Propuesta de esquema del Diseño de una guía de montaje de eventos que estandarice la imagen institucional de la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana.
Guía de Montaje de Eventos
Componente I Diagnóstico de la situación actual de la Red de Casas de la Cultura del Departamento de Santa Ana.
• • •
FODA
• • • • •
Componente II
Componente III
Componente IV
Planeación
Desarrollo
Evaluación
Planeación de eventos Objetivos Estrategias Comunicacionales Metas Actividades a desarrollar
Formación de equipo de trabajo Establecimiento de recursos a utilizar Establecimiento de presupuesto a utilizar.
• • •
Metodología a seguir Establecimiento esquemas o modelos Consideraciones protocolarias
• • • • • • • •
Festival del maíz Día Nacional de la Pupusa Día de la Cruz Jorn, de las Ftas. Patronales Jornada Cult. de Sem. Sta. Jornada de Fin de Año Recorrido de la Antorcha Fest. Deptal. de Danza
Plan de implementación de la Guía
de
• • •
Evaluación del evento Establecimiento de aspectos a evaluar y controlar Corrección
•
Observación
•
Personas invitadas
•
Reunión con empleados
2. Etapa I: Diagnóstico 1.1 Diagnóstico de la Red de Casas de la Cultura Para la realización del diseño de una guía de montaje de eventos, fue necesario elaborar un análisis situacional de todos los factores internos y externos que afectan a las Casas de la Cultura.
Fue gracias a la herramienta administrativa conocida como FODA, que se pudo conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de las Casas de la Cultura. 1.2 Análisis FODA del Área de Montaje de Eventos FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
F
O
D
A
•
Experiencia
•
Antigüedad
•
Diversidad de
• •
eventos •
Apoyo de
•
No contar con
•
Cambio en las
CONCULTURA
recursos propios
normativas del
Apoyo de Centros
(equipo de audio,
MINED con
escolares y MINED
mobiliario, etc.)
respecto al apoyo
Infraestructura
a esta institución
•
•
Reconocimiento
•
Ubicación
de las Casas de la
arrendada e
•
Ambiente de
Cultura le es fácil
inadecuada
parte de los
trabajo agradable
obtener
Fuerza laboral
patrocinadores
Es una de las
patrocinios.
escasa ejecutando
Participación de la
funciones múltiples
presupuesto por
La poca
parte de
Apoyo de la PNC
capacitación que
CONCULTURA.
de cada municipio
se les brinda a los
Apoyo de las
empleados
sociedad ( pérdida
Falta de
de atracción de lo
Apoyo de cuerpos
planificación en el
nuestro por lo
de socorro
área de Relaciones
foráneo)
Apoyo del sector
Públicas y
religioso
publicitaria.
•
pocas instituciones
•
comunidad
dedicadas a la realización de
•
eventos culturales. •
Beneficios que
•
Alcaldías
ofrece la realización de
•
eventos culturales a la sociedad.
Por la naturaleza
•
•
•
•
•
Desconocimiento de la planificación de actividades que
•
•
•
Falta de interés por
Recorte de
Los intereses de la
involucra un evento •
No
contar
con
fondos propios •
No
poseer
personal especializado en el área de montaje de eventos
H. Montaje de un evento Un evento público lleva implícito actividades que deben organizarse de manera adecuada para estandarizar su imagen institucional.
El presente documento tiene como objetivo el poder estandarizar los diferentes eventos que realiza la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, ello con el propósito de controlar y evaluar cada uno de los aspectos de logística que están inmersos en cada evento.
A continuación se presentan los puntos más importantes en el proceso del montaje de eventos que contiene la guía.
1.1 Descripción del evento En este punto se detalla la reseña histórica que cada evento tiene por naturaleza, la localidad en la que se desarrolla, y cada una de las actividades que como tradición se han llevado a cabo a través de los años.
1.2 Importancia del evento Se refiere a la trascendencia sociocultural que cada evento tiene en la localidad en donde se realiza, así como también la forma en como contribuye a la formación de valores culturales de la sociedad.
1.3 Objetivo del evento: Mediante el establecimiento del objetivo del evento se puede focalizar la importancia del desarrollo del mismo, y lograr de esta forma una mayor efectividad en su ejecución.
1.4 Fecha de celebración. Aquí se presentan las fechas especificas en las que se celebran cada uno de los eventos contemplados, para guíar es necesario mencionar que en algunos casos estas son fechas aproximadas, ya que pueden variar debido a la consideración y realidades de cada Casa de la Cultura.
1.5 Estrategias Comunicacionales. Son las formas con las que se busca crear un mejor ambiente de coordinación entre todas las personas involucradas en la planeación del evento, incluyendo entre estos a los medios de comunicación,
patrocinadores, autoridades religiosas, civiles y
militares, u otras que tengan relación directa o indirecta con el proceso de planeación del evento.
1.6 Actividades. En este punto se describe de manera sistemática cada una de las actividades que comprende cada evento, además se relaciona con el contenido de la columna de fuerza laboral, que es donde se establecen las responsabilidades por cada una de las actividades.
1.7 Metas El establecimiento de metas busca medir porcentualmente, la efectividad de las estrategias que se verán reflejadas en los resultados del proceso de evaluación.
1.8 Recursos En este punto se describen cada uno de los elementos requeridos por cada evento, incluyendo:
•
Materiales
•
Fuerza laboral
1.9 Invitados Se detallan las personalidades que asisten a cada evento, dependiendo de su naturaleza, incluyendo en el mismo los invitados que conformarán la mesa de honor, así como también, otros invitados especiales que pueden variar según el evento o el municipio en el que se desarrolle.
1.10
Evaluación
La evaluación de los eventos se realizará mediante libros de registro, entrevistas de evaluación a invitados, (la que contendrá preguntas sencillas sobre el desarrollos del mismo), y reuniones con el personal de las Casas de la Cultura para evaluar el proceso de desarrollo de la actividad, con eso se estará garantizando una mejora continua en el quehacer de estas entidades.
Evento 1: “Festival del maíz.
Descripción: Este evento se realiza con el objeto de conmemorar el descubrimiento del cultivo del maíz por nuestros antepasados, específicamente los Mayas, quienes
legaron
este
grano
como
base
de
la
gastronomía tradicional de la región. Dicho evento se lleva a cabo en el departamento de Santa Ana siendo tres
Casas
de
la
Cultura
las
que
lo
realizan:
Texistepeque, el Congo y Santiago de la Frontera, y se realiza desde hace más de diez años.
El evento en cada una de las comunidades donde se celebra este día, inicia con un recorrido por las principales calles y avenidas de la localidad, acompañan ese recorrido las diferentes autoridades locales; así también, la empresa patrocinadora del evento, la reina saliente de este festival y las candidatas al nuevo reinado, acompañan, además, los chichimecos y enmascarados.
La actividad culmina su recorrido en el parque central de la comunidad, donde se realiza quema de pólvora, luego se procede a la presentación de las autoridades locales (Alcalde, gobernador, director departamental de educación, comandante general de la Segunda Brigada, representantes de la PNC, reina saliente, representante del Ministerio de Salud e invitados especiales), además se realizan presentaciones artísticas, concursos de comilones de elotes o de cualquier otro producto derivado del maíz.
Después de haber presentado de manera formal a las candidatas se corona a la reina (previo escrutinio realizado por el Comité Organizador). Para finalizar el evento y hacer honor al “grano” se procede a degustar atole, tamalitos y tortitas de elote.
Importancia del evento: Promover los diferentes platos típicos salvadoreños a base de maíz, y a su vez preservar la tradición en beneficio de las generaciones futuras, y para los turistas, proyectan la riqueza cultural salvadoreña.
Objetivo: Institucionalizar a nivel nacional la celebración del “Festival del maíz” como una forma de de preservar nuestras raíces a través de la degustación de diferentes platillos preparados con el grano.
Fechas de celebración: Municipio
Día
Texistepeque
11 de Agosto
El Congo
13 de Agosto
Santiago de la Frontera
14 de Agosto
Estrategias Comunicacionales •
Planificación de logística
Actividades •
para dar a conocer los pasos a seguir en la realización del evento •
Elaboración de Cartas de patrocinios (ver anexo Nº 1).
•
los medios de
Visitas de promoción a instituciones educativas
convocaron, asistan a dicha reunión.
•
y coordinación de
Elaboración de Invitaciones (ver anexo Nº 6).
•
•
•
Gestión de patrocinios
Elaboración de solicitud de permisos a la Alcaldía Municipal (Ver anexo Nº 5).
para solventar gastos de recursos a utilizar en el
•
evento. •
Convocatoria de medios de comunicación con
Alcanzar el 80% del público objetivo, para
actividades a realizar en el evento.
Lograr que el 80% de
comunicación que se •
Coordinación de grupos de trabajo para dirección
Evento 1: “Festival del Maíz” Metas
•
mayor audiencia para que todo el país conozca todo sobre el evento. •
que conozca el evento a desarrollar. •
Reunión con los medios de Comunicación para unificar esfuerzos antes y después del evento. Reunión con grupos de trabajo establecidos para la realización del evento. Planificación y asignación de tareas
Lograr el 100% de los patrocinios proyectados para el evento.
•
Apegarse en un 100% a la planificación de las actividades asignadas a cada
Recursos
Materiales: • Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos inalámbricos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas • Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - Mesa rectangular (para personalidades invitadas) - Sillas según número de participantes e invitados - Manteles - Arreglo floral de mesa - Gafetes de mesa - Canopis • Cocinas con plancha • Materia prima para la elaboración de alimentos • Platos • Servilletas • Cubiertos • Bolsas • Vasos • Utensilios de cocina • Agua potable
Invitados •
Autoridades locales a nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Director Departamental de Educación
-
Reina Saliente
-
Comandante General de la 2º Brigada
-
Representante de la PNC
-
Representante del Ministerio de Salud
•
Centros escolares
•
Grupos de pensionados
•
Reporteros y locutores
•
para cada una de las personas involucradas en el evento (ver anexo Nº 11 y columna recursos: fuerza laboral)
Convocatoria a invitados especiales.
•
Ambientación del local (ver esquema 1)
•
Prueba de equipo de audio
•
Revisión de todos los materiales a utilizar
empleado. •
Obtener el 100% de asistencia de las personalidades invitadas y público en general.
• • • •
5 vehículos Una corona y cetro Dulces Materiales para decoración de carrozas (globos, flores y banners) • 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) Fuerza laboral • Un maestro de Ceremonia • 6 cocineras • Un coordinador • Comité de apoyo (aprox. 17 personas) • 2 edecanes • 5 motoristas • Un técnico de sonido • Un electricista • Dos responsables de logística • Dos entrevistadores
•
Representantes de las empresas patrocinadoras
•
Comunidad en General
Evaluación: •
Utilizar libros de registros que permitan el control de asistencia de las personalidades invitadas ( Ver anexo Nº 12)
•
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (Ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar. ( Ver anexo Nº 7)
Esquema de protocolo del evento “Festival del maíz”
4
3
1
2
5
6
7
Significado de la simbología utilizada “Festival del maíz”
Bandera Nacional
Área
de
presentaciones
artísticas
1
Bandera Departamental
Prensa
Podium
Gafete
Sonido
Arreglo floral
Alcalde Municipal
Colocación
de
patrocinadores.
2
Gobernador
3
Reina Saliente
4
Comandante de la 2º brigada
5
Director departamental de la Casa de la Cultura
6
Director departamental del Ministerio de Educación
7
Representante del Ministerio de Salud
Sillas para el público en general
publicidad
para
Consideraciones generales de protocolo para eventos públicos.* •
La mesa de honor debe tener un máximo de siete personas
•
La Bandera Nacional, deberá estar colocada a la derecha del lugar en el que realiza el evento y la del municipio o departamento deberá estar a la izquierda.
•
Se debe colocar gafetes únicamente si todos los invitados de la mesa de honor tengan una profesión.
•
La colocación del podium debe ser a la derecha (al estar frente al público); es decir a la derecha de la mesa de honor, y solo podrá ser colocado en otro lugar por falta de espacio.
•
La prensa deberá tener destinado un lugar específico.
•
Al llevar a cabo un evento, las dos primeras filas de la derecha, son para invitados especiales
•
Al momento de disertar, la figura más importante será la última de brindar las palabras al público.
•
La personalidad más importante siempre irá al centro de la mesa principal, alternando de derecha a izquierda a los demás invitados, según importancia dentro de cada municipio.
•
Cuando el Presidente de la República asista a un evento de las Casas de la Cultura, el protocolo oficial lo asumirá Casa Presidencial (ver anexo 15).
* Este apartado es un agregado que el equipo realiza para que las casas de la Cultura enriquezcan su marco referencial.
Evento 2: “Día Nacional de la pupusa”
Descripción: Esta celebración se realiza desde el año 2004 por Decreto Legislativo del Gobierno de la República, en donde se establece este platillo como símbolo de la principal comida nacional de El Salvador.
El evento conmemora uno de los platos típicos salvadoreños, como lo es la pupusa, dicha palabra deriva del idioma Nahuat que significa “cosa revuelta” y que era elaborada por nuestros antepasados como una manera de diversificar sus formas básicas de elaboración de alimentos.
Todas las Casas de la Cultura del país tienen que conmemorar este día, las entidades responsables de la celebración la realizan ya sea en las instalaciones de la Alcaldía Municipal, Casa Comunal, o en el parque central de cada uno de sus municipios, además se coordina con otras instituciones para dar mayor realce al evento, entre ellas se encuentra la empresa privada, que es fundamental como patrocinadora oficial del evento.
En algunos municipios las actividades inician a las ocho de la mañana y finalizan a las ocho de la noche en donde se llevan a cabo charlas sobre el origen de este platillo, presentaciones artísticas, concursos de comelones de pupusas, finalizando con la degustación de las mismas.
Importancia del evento: Contribuir al reconocimiento de las pupusas como uno de los principales platillos típicos de los salvadoreños.
Objetivo: Rescatar y promover la idiosincrasia de nuestro país en lo gastronómico, que nos identifica del resto de Latinoamérica. Fecha de celebración: Segundo domingo del mes de noviembre
Estrategias Comunicacionales •
Planificación de logística
Actividades •
para dar a conocer los pasos a seguir en la
•
realización del evento.
•
Coordinación de grupos
•
de trabajo para dirección
•
y coordinación de actividades a realizar en el evento.
•
•
Gestión de patrocinios
•
para solventar gastos de
•
recursos a utilizar en el evento. •
Convocatoria de medios de comunicación con mayor audiencia para que todo el país conozca todo sobre el evento.
•
Elaboración de Cartas de patrocinios. (ver anexo Nº 1) Visitas de promoción a instituciones educativas. Elaboración de invitaciones. (ver anexo Nº 6) Elaboración de solicitud para pedir permisos a la Alcaldía Municipal (Ver anexo Nº 5). Invitación a medios de Comunicación para reunión. (ver anexo Nº 4) Reunión con grupos de trabajo. Planificación y asignación de tareas para cada una de las personas involucradas en el evento (ver anexo Nº 11 y columna recursos: fuerza laboral) Ambientación del local según el evento a realizarse.(ver esquema 2)
Evento 2: “Día Nacional de la Pupusa” Metas •
Lograr que el 80% de los medios de comunicación a los que se convocó asistan a dicha reunión.
•
Alcanzar el 80% del público objetivo, para que conozca el evento a desarrollar.
•
Lograr el 100% de los patrocinios proyectados para el evento.
•
Apegarse en un 100% a la planificación de las actividades
Recursos
Materiales: • Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos inalámbricos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas • Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - 3 Mesas rectangular (para personalidades invitadas y concursantes) - Sillas según número de participantes e invitados - Manteles - Arreglo floral de mesa - Gafetes de mesa - Canopis • Cocinas con plancha • Materia prima para la elaboración de alimentos • Platos • Servilletas • Bolsas • Vasos • Utensilios de cocina • Agua potable
Invitados •
Autoridades locales a nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Reina del municipio
-
Director Departamental de Educación
-
Comandante General de la 2º Brigada
-
Representante de la PNC
-
Representante del Ministerio de Salud
•
Centros escolares
•
Reporteros y locutores
•
Representantes de las
asignadas a cada •
Convocatoria a invitados
•
especiales. •
.
•
•
•
Prueba de equipo de audio 30 minutos antes de empezar el evento. Revisión de todos los materiales a utilizar por el grupo de logística. Invitación de un conferencista especializado en la materia. (ver anexo Nº 6) Invitación a grupos de danza de centros escolares del municipio.(ver anexo Nº 3) Inscripción de concursantes.
• •
empleado. •
• Obtener el 100% de asistencia de las personalidades invitadas y público en general.
2 vehículos 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) Premios para los tres primeros lugares
Fuerza laboral • Un maestro de Ceremonia • Un Conferencista • 6 cocineras • Un coordinador • Comité de apoyo (aprox. 17 personas) • 2 edecanes • 2 motoristas • Un técnico de sonido • Un electricista • Dos responsables de logística • Dos entrevistadores • Grupos de danza • Jurado calificador • Un moderador de tiempo • Una persona encargada de inscribir a los concursantes.
Evaluación: •
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar ( ver anexo Nº 7)
empresas patrocinadoras •
15 concursantes como mínimo.
•
Comunidad en General
Esquema de protocolo del evento: “Día Nacional de la Pupusa”
4
3
1
2
5
6
7
Significado de la simbología utilizada “Día Nacional de la Pupusa”
Bandera Nacional
Colocación
de
publicidad para patrocinadores
Bandera Departamental
Prensa
Podium
Gafetes
Sonido
Arreglo floral
1
Alcalde Municipal
Jurado
2
Gobernador
Cocinas
3
Reina Saliente
4
Representante de la PNC
Mesa para degustación del público
5
Comandante de la 2º Brigada
Mesa para concursantes
6
Director deptal. de la Casa de la Cult.
Lugar para premiación
7
Representante del Ministerio de Salud
Sillas para concursantes
Consideraciones generales de protocolo para eventos públicos.* •
La mesa de honor debe tener un máximo de siete personas
•
La Bandera Nacional, deberá estar colocada a la derecha del lugar en el que realiza el evento y la del municipio o departamento deberá estar a la izquierda.
•
Se debe colocar gafetes únicamente si todos los invitados de la mesa de honor tengan una profesión.
•
La colocación del podium debe ser a la derecha (al estar frente al público); es decir a la derecha de la mesa de honor, y solo podrá ser colocado en otro lugar por falta de espacio.
•
La prensa deberá tener destinado un lugar específico.
•
Al llevar a cabo un evento, las dos primeras filas de la derecha, son para invitados especiales
•
Al momento de disertar, la figura más importante será la última de brindar las palabras al público.
•
La personalidad más importante siempre irá al centro de la mesa principal, alternando de derecha a izquierda a los demás invitados, según importancia dentro de cada municipio.
•
Cuando el Presidente de la República asista a un evento de las Casas de la Cultura, el protocolo oficial lo asumirá Casa Presidencial (ver anexo 15).
* Este apartado es un agregado que el equipo realiza para que las casas de la Cultura enriquezcan su marco referencial.
Evento 3: “Día de la Cruz”
Descripción: Este evento es una manifestación cultural de los pueblos ancestrales mesoamericanos, es decir; es una forma de celebración popular de la víspera del invierno. Antiguamente consistía en elaborar una cruz de “palo de Jiote” y decorarlo con vegetación y frutos en ofrenda a la “Madre Tierra”, lo cual se revertiría en buenas cosechas y un buen invierno.
Esta actividad se realiza a nivel nacional en todas las Casas de la Cultura. Es de hacer notar que en algunos municipios, la celebración se realiza en un lugar que tenga por nombre o haga relación con la palabra cruz (barrios, cantones, parques, calles, etc.); el acto consiste en adornar la cruz con frutas y gallardetes de papel de china (de uno a otro extremo de la cruz).
Luego se hace una reseña histórica del por qué de la celebración. Posteriormente se oficia una solemne misa, seguido de presentaciones artísticas, se finaliza con la adoración de la cruz por cada uno de los invitados para posteriormente tomar una fruta (podrían existir variantes que pueden ser incorporadas a juicio del lugar).
Importancia del evento: Fortalecimiento de los actos religiosos católicos a nivel nacional y el fomento de valores religiosos y culturales.
Objetivo: Conservar y promover las costumbres que hacen ver el respeto al medio ambiente (tierra) que es vital para la vida.
Fecha de celebración: 3 de mayo
Estrategias Comunicacionales •
Planificación de logística
Actividades •
para dar a conocer los pasos a seguir en la
•
realización del evento •
Coordinación de grupos de trabajo para dirección y coordinación de
•
actividades a realizar en el evento. •
Convocatoria del
•
sacerdote de cada municipio para coordinación de
•
actividades a desarrollarse en el
•
evento.
•
Convocatoria de medios
•
de comunicación con mayor audiencia.
Evento 3: “Día de la Cruz” Metas
Visitas de promoción a instituciones educativas. Invitación de autoridades religiosas. (ver anexo Nº 2 y columna de invitados) Elaboración de Invitaciones (ver columna de invitados) (ver anexo Nº 6) Elaboración de solicitud de permisos a la Alcaldía Municipal (ver anexo Nº 5). Reunión con los medios de Comunicación para unificar esfuerzos antes y después del evento. Reunión con grupos de trabajo. Planificación y asignación de tareas para cada una de las personas involucradas en el evento (ver columna recursos: fuerza
•
Conseguir que el 100% de los asistentes comprendan el significado de esta celebración
•
Lograr que el 100% de los medios de comunicación a los que se convocó asistan a dicha reunión.
•
Alcanzar el 80% del público objetivo
•
Apegarse en un 100% a la planificación de las actividades
Recursos
Materiales: • Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos inalámbricos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas • Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - 2 Mesas rectangulares (Mesa del altar y credencia) - Ambón - Sillas según numero de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales - Canopis • Agua potable • Una cruz • Frutas • Plástico • Papel lustre • 1 vehículo • 2 Cámaras (una fotográfica y una de video)
Invitados •
Autoridades locales a nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Director Departamental de Educación
-
Comandante General de la 2º Brigada
-
Representante de la PNC
-
Representantes del sector religioso (sacerdotes, hermanas religiosas, obispo, representantes de
•
Convocatoria a invitados especiales.
•
Realización de una
• •
reseña histórica alusiva • a la celebración. • •
•
laboral) (ver anexo Nº 11) Ambientación del local.(ver esquema 3) Prueba de equipo de audio Revisión de todos los materiales a utilizar Elaboración de la Cruz y gallardetes Invitación a grupos de danza de centros escolares del municipio (ver anexo Nº 3) Invitación del Coro de la Parroquia principal de cada municipio (ver anexo Nº 2)
asignadas a cada empleado. •
Obtener el 100% de asistencia de las personalidades invitadas y público en general.
Fuerza laboral • Un Maestro de Ceremonia • Un Sacerdote • Un coordinador • Comité de apoyo (aprox. 17 personas) • 1 motoristas • Un técnico de sonido • Un electricista • Dos responsables de logística • Dos entrevistadores • Grupos de danza • Coro de la parroquia
Evaluación: •
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
grupos parroquiales) •
Centros escolares
•
Reporteros y locutores
•
Comunidad en General
Esquema de protocolo del evento: “Día de la Cruz
1 7
2
3
7
7
4 7
5
6
7
Significado de la simbología utilizada “Día de la Cruz” Sacerdote
Área
de
presentaciones
artísticas
Credencia
Prensa
Ambón
Mesa para el altar
Sonido
Arreglo floral
1
Alcalde Municipal
Cruz
2
Gobernador
3
Director deptal. de educ.
4
Representante de la PNC
5
Director deptal. de la Casa de la Cultura
6
Director departamental del Ministerio de Educación
7
Representantes del sector religioso
Sillas para el público en general
Evento 4: “Jornada de las fiestas patronales”
Descripción: Esta actividad se fundamenta en el montaje de una jornada en cada municipio, según el mes de sus festividades patronales.
Inicialmente se realiza un recorrido de carrozas de las Casas de la Cultura, por las principales calles de los municipios, en dicho recorrido participan las candidatas al nuevo reinado, reina saliente y diferentes autoridades locales; al finalizar se lleva a cabo un acto de inauguración del evento en el local de dicha institución.
Entre las actividades que se realizan en esta jornada se encuentran: exposiciones de pintura, en donde se pone en exposición diferentes pinturas elaboradas por alumnos de las Casas de la Cultura. Así mismo, se realizan presentaciones artísticas en las que participan
alumnos de centros escolares, quienes dan gala de sus
talentos, promoviendo de esta manera el arte y la cultura.
Una de las actividades principales de estas festividades es la elección y coronación de la reina, acto que inicia con la presentación de candidatas al jurado, que deliberará sobre las cualidades de las mismas, finalmente se selecciona a la candidata con mayor puntuación quien representará a esta institución durante un año.
Tradicionalmente, en los alrededores del parque principal de cada municipio se ubican las ferias artesanales y de dulce típico, en donde los habitantes pueden disfrutar de la diversidad de productos elaborados artesanalmente por manos salvadoreñas.
Cabe mencionar que la Casa de la Cultura realiza un boletín de actividades en el que se incluyen reseñas históricas de las fiestas patronales de cada municipio y sus personajes célebres.
Importancia del evento: El rescate de las diferentes tradiciones religiosas y culturales de cada municipio, y el fortalecimiento de los valores en las diferentes comunidades de este departamento.
Objetivo: Promover la participación de la comunidad en la preservación de los valores y tradiciones de su municipio.
Fechas de celebración: Municipio
Mes
San Antonio Pajonal
Enero
Candelaria de la Frontera
Febrero
Metapán
Junio
Coatepeque
Junio
Santa Ana
Julio
Santiago de la Frontera
Julio
Chalchuapa
Agosto
El Congo
Agosto
El Porvenir
Noviembre
Texistepeque
Diciembre
Estrategias Comunicacionales •
•
•
•
•
•
Planificación de logística para dar a conocer los pasos a seguir en la realización del evento
Actividades • • •
Realización de documento que describa las diferentes actividades a llevarse a cabo en dicha jornada. Coordinación de grupos de trabajo para dirección y coordinación de actividades a realizar en el evento.
•
• • •
Coordinar esfuerzos con APACULSA, para el desarrollo de actividades culturales. • Convocatoria de las principales autoridades locales. Convocatoria a invitados especiales.
• •
Elaboración de Cartas de patrocinios. (ver anexo Nº 1) Elaboración de Invitaciones (ver anexo Nº 6) Invitación a la banda regimental del municipio Elaboración de solicitud de permisos a la Alcaldía Municipal (ver anexo Nº 5). Reunión con los medios de Comunicación. Reunión con grupos de trabajo. Planificación y asignación de tareas para cada una de las personas involucradas en el evento (ver anexo Nº 11 y columna recursos: fuerza laboral) Ambientación del local (ver esquema 4 y 5) Prueba de equipo de audio Revisión de todos los materiales a utilizar
Evento 4: “Jornada de las Fiestas patronales” Metas Recursos •
Conseguir que el 80%
•
de la población asista a esta celebración •
Lograr que el 100% de
los
medios
de
comunicación a los que
se
asistan
convocó a
•
dicha
reunión. •
Acoplarse
en
un
100% a lo planificado •
Lograr en un 100% la participación
• •
de •
APACULSA en cada
el
• • • •
evento se desarrolle
•
evento cultural. •
Lograr
el
que
Materiales: Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos inalámbricos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - Una Mesa rectangular - Sillas según número de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales - Canopis Agua potable Vehículos (según requerimiento de cada municipio) 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) Una Banda Una Corona Un Arreglo florar Materiales para decorar las carrozas Trípodes para Marcos de pinturas
Invitados •
Autoridades
locales
a
nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Reina del municipio
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Director Departamental
de
Educación. -
Comandante General de la 2º Brigada
-
Representante de la PNC
-
Representantes
del
sector religioso •
Reporteros y locutores
•
Representantes APACULSA
de
•
•
• Convocatoria de medios de comunicación con mayor audiencia. (ver anexo Nº 4) Brindar mayor seguridad por medio de agentes de seguridad y cuerpos de socorros
•
• • • •
Invitación a grupos de danza (ver anexo Nº 3) Invitación a grupos culturales (APACULSA) (ver anexo Nº 6) Elaboración de boletines o revistas Preparación de carrozas Selección de candidatas a reina de la Casa de la Cultura. Invitación a cuerpos de socorro y PNC
en un ambiente 100% seguro
• • • • • • • • • • • • • • •
Fuerza laboral Un maestro de Ceremonia Un coordinador Comité de apoyo (aprox. 17 personas) motoristas Un técnico de sonido Un electricista Dos responsables de logística Un entrevistador Grupos de danza Grupos culturales Promotor encargado de elaboración de revista y boletines Jurado calificador para elección de reina de la Casa de la Cultura. Dos edecanes Banda regimental del municipio 6 miembros de cuerpos de socorro y agentes de seguridad
Evaluación: •
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
•
Comunidad en General
Esquema de protocolo del evento: “Jornada de fiestas patronales” Exposición de pintura
4
3
1
2
5
6
7
Significado de la simbología utilizada “Exposición de pintura”
Bandera Nacional
Trípode para colocación de pinturas
Bandera Departamental
Arreglo Floral
Prensa
Gafete
Colocación de publicidad para patrocinadores Podium
Sonido
1
Alcalde Municipal
2
Gobernador
3
Director deptal. de educ.
4
Representante de la PNC
5
Director deptal. de la Casa de la Cultura
6
Director departamental del Ministerio de Educación
7
Representantes del sector religioso
Esquema de protocolo del evento: “Fiestas Patronales” Coronación de la Reina.
7
5
1
3
2
4
6
Significado de la simbología utiliza en el evento “Coronación de la reina”
Bandera Nacional
Arreglo Floral
Bandera Departamental
Colocación de publicidad para patrocinadores
Prensa
Podium
Sillas para invitados
Gafete
Sonido
1
Escenario o tarima
Alcalde Municipal
Área de coronación de reina
2
Gobernador
3
Reina Saliente
4
Comandante General de la 2º Brigada
5
6 7
Área de present. Artísticas
Recorrido de la reina
Representantes del sector religioso
Director departamental del Ministerio de Educación
Director deptal. de la Casa de la Cultura
Consideraciones generales de protocolo para eventos públicos.* •
La mesa de honor debe tener un máximo de siete personas
•
La Bandera Nacional, deberá estar colocada a la derecha del lugar en el que realiza el evento y la del municipio o departamento deberá estar a la izquierda.
•
Se debe colocar gafetes únicamente si todos los invitados de la mesa de honor tengan una profesión.
•
La colocación del podium debe ser a la derecha (al estar frente al público); es decir a la derecha de la mesa de honor, y solo podrá ser colocado en otro lugar por falta de espacio.
•
La prensa deberá tener destinado un lugar específico.
•
Al llevar a cabo un evento, las dos primeras filas de la derecha, son para invitados especiales
•
Al momento de disertar, la figura más importante será la última de brindar las palabras al público.
•
La personalidad más importante siempre irá al centro de la mesa principal, alternando de derecha a izquierda a los demás invitados, según importancia dentro de cada municipio.
•
Cuando el Presidente de la República asista a un evento de las Casas de la Cultura, el protocolo oficial lo asumirá Casa Presidencial (ver anexo 15).
* Este apartado es un agregado que el equipo realiza para que las casas de la Cultura enriquezcan su marco referencial.
Evento 5:”Jornada Cultural de Semana Santa”
Descripción: Cada una de las Casas de la Cultura realiza diferentes actividades enmarcadas en la celebración de la Semana Santa, dentro de estas actividades se encuentran: Concursos de alfombras que en los lugares donde se realizan, adquieren un gran protagonismo, ello porque se muestra en los diferentes diseños un derroche de creatividad, arte y religiosidad.
Entre los municipios con mayor participación se encuentran el de Santa Ana y Chalchuapa.
Existen además, celebraciones que se dan en el marco de la denominada Semana Mayor, entre las que destacan: el lavado de la ropa del Señor (recorrido que realiza la comunidad de Chalchuapa hacia el balneario el Trapiche), además de presentaciones teatrales representando la vida y pasión de Jesucristo, entre la que se destaca el lavatorio de los pies.
En el municipio de Texistepeque se lleva a cabo el danzario de los talcigüines, en el que personas se disfrazan de demonios para castigar con leves latigazos a los feligreses por los pecados cometidos. Esta tradición representa las tentaciones a las que fue sometido Jesucristo por el demonio, y que logra vencer a través de su fe. También se realiza la dramatización de los centuriones, que consiste en señalar o culpar a la multitud por no haber defendido a Jesús en el momento de su arresto y crucifixión.
Todas las tradiciones mencionadas anteriormente son practicadas año tras año para la Semana Santa, no existen fechas específicas para determinar desde cuando se realizan; pero es importante mencionar que cada Casa de la Cultura
participante tiene documentos del significado de cada uno de estos eventos, para tener un apoyo y fomentar con veracidad cada uno de ellos.
Importancia del evento: Conservar las tradiciones socio-religiosas, cristianas y católicas en los municipios y a su vez proyectarlas a comunidades extranjeras.
Objetivo: Dar a conocer las diferentes tradiciones religiosas que cada municipio posee, fortaleciendo así los valores religiosos en futuras generaciones
Fechas de celebración: (según calendario lunar)
Actividad
Municipio
Lavado de la ropa del Señor y lavatorio
Chalchuapa
de los pies Presentaciones Teatrales
Santa Ana
Dramatización de los Centuriones y
Texistepeque
danzario de los Talcigüines
Estrategias Comunicacionales •
Planificación
Actividades de
•
logística para dar a conocer los pasos a seguir
en
•
la
realización
del
•
evento •
Evento 5: “Jornada Cultural de Semana Santa” Metas Recursos
Invitación de autoridades religiosas (ver anexo Nº 2 ) Invitación a parroquiales anexo Nº 2)
grupos (ver
•
a esta celebración •
•
para dirección y coordinación de
Alcaldía
y
la
•
Convocatoria de las
convocó
asistan
Elaboración de solicitud de permisos a la Alcaldía Municipal (ver anexo Nº 5).
a
•
dicha
reunión. •
Acoplarse
en
Reunión con medios Comunicación.
los de
•
un
Lograr en un 100% la participación
•
sector
religioso.
se
de
de
con
de
100% a lo planificado •
en el evento.
medios
comunicación a los
actividades a realizar
esfuerzos
los
que
grupos de trabajo
Coordinación
Lograr que el 100% de
Elaboración de Invitaciones generales.(ver anexo Nº 6) Elaboración alfombra
•
de la población asista
Coordinación de •
•
Conseguir que el 80%
Reunión con grupos de trabajo (Alcaldía y sector religioso)
la •
Elaboración de vestuario para dramatizaciones.
Alcaldía y el sector religioso
•
de
• •
en
cada
• •
Invitados
Materiales: Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos inalámbricos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - Una Mesa rectangular - Sillas según número de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales - Canopis Agua potable 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) Materiales para la elaboración de alfombras Flores Materiales para la elaboración de vestuario escénico.
municipio. •
Lograr
el
que
el
• •
Fuerza laboral Un coordinador Comité de apoyo (aprox.
17
•
Autoridades
locales
a
nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Obispo
-
Comandante General de la 2º Brigada
-
Representante de la PNC
-
Representantes
del
sector religioso -
Representante grupos parroquiales
•
Reporteros y locutores
•
Comunidad en General
evento se desarrolle
principales • autoridades locales. •
Convocatoria
a
•
invitados especiales. •
Convocatoria
de
medios
de
comunicación mayor
con
audiencia.
Ambientación del local (ver esquema 6) Planificación y asignación de tareas para cada una de las personas involucradas en el evento (ver anexo Nº 11 y columna recursos: fuerza laboral)
•
Prueba de equipo de audio
•
Revisión de todos los materiales a utilizar
•
Invitación a cuerpos de socorro y PNC
en un ambiente 100% seguro
• • • • • • •
personas) Un técnico de sonido Un electricista Dos responsables de logística Grupos parroquiales Jurado calificador para el concurso de alfombras Banda regimental del municipio 6 miembros de cuerpos de socorro y agentes de seguridad
(ver anexo Nº 4) •
Brindar
mayor
seguridad por medio de
agentes
de
seguridad y cuerpos de socorros
Evaluación: •
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
Esquema del evento: “Jornada Cultural de Semana Santa”
4
3
1
2
5
6
7
Significado de la simbología utiliza en el evento “Jornada Cultural de Semana Santa”
Cruz
Prensa
Podium
Gafetes
Sonido
Arreglo floral
1
Obispo
Sillas para el público en general
2
Gobernador
3
Alcalde municipal
4
Comandante de la 2º brigada
5
Director deptal. de la Casa de la Cultura
6
Representante de grupos parroquiales
7
Representantes del sector religioso
Evento 6: “Jornadas de fin de año”
Descripción: Esta actividad es celebrada por las Casas de
la
Cultura
a
petición
del
sector
religioso,
específicamente el católico, ya que por la época (fin de año) se celebra el nacimiento del niño Jesús; el cual es manifestado por la tradición en El Salvador de los famosos “nacimientos”.
Las Casas de la Cultura, para asegurarse de que esa tradición no se pierda, ni se diluya por lo moderno, desarrollaron la idea de realizar concursos de nacimientos, en los que participan familias de las comunidades con el montaje de estos en sus hogares, representando en sus figuras, las tradiciones propias de nuestro país (mercados, Siguanaba, Cipitío, etc.); posteriormente se lleva a cabo el acto de premiación en el local de las Casas de la Cultura de cada municipio.
También se realizan pastorelas y conciertos de villancicos que conmemoran el nacimiento del niño Jesús, en coordinación con los coros y grupos juveniles de las diferentes parroquias, además de la participación de las comunidades, propiciando un ambiente navideño de paz y armonía entre las personas en dicha época.
Cabe mencionar que las jornadas de fin de año es uno de los eventos que se realiza desde la fundación de esta red, pues forman parte del apoyo que brinda el Ministerio de Educación al sector religioso y a la comunidad en general para preservar las tradiciones socio-religiosas de nuestro país.
Importancia del evento: Conmemorar el nacimiento de Jesucristo, mediante diferentes actividades alusivas a la época.
Objetivo: Apoyar al sector religioso de cada municipio en la realización de las actividades culturales y religiosas a fin de preservar las tradiciones propias de esta época.
Fecha de celebración: Mes de diciembre
Estrategias Comunicacionales •
Planificación
Actividades de
•
de
conocer los pasos a
anexo Nº 1)
en
la
realización
•
del •
Coordinación de
a
para dirección y
anexo Nº 2) •
proyectados para el evento.
Elaboración
de
Invitaciones generales
en el evento.
(ver anexo Nº 6)
Gestión
de
•
para
recursos a utilizar en
con
medios •
Elaboración
con
de el
con
grupos parroquiales
medios
de
comunicación a los
de
que
se
•
Ambientación
asistan
convocó
•
•
trabajo
religioso)
dicha
Acoplarse
en
un
del
Reunión con grupos de
a
(sector
• •
reunión.
para
100% a lo planificado
local (ver esquema 7) de
los
los
dramatizaciones.
sector religioso. Coordinación
Lograr que el 100% de
de
vestuario
Coordinación
•
•
Comunicación.
el evento.
actividades
Reunión
Lograr el 100% de los patrocinios
actividades a realizar
esfuerzos
•
grupos
parroquiales(ver
solventar gastos de
•
Invitación
•
a esta celebración
de
grupos de trabajo
patrocinios
•
Invitación
Conseguir que el 80% de la población asista
(ver anexo Nº 2)
coordinación de
•
•
patrocinios.(ver
autoridades religiosas
evento •
Elaboración de Cartas
logística para dar a
seguir
Evento 6: “Jornadas de fin de año” Metas
•
Lograr en un 100% la participación
del
• • • • • •
Recursos
Materiales: Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos (6) - CD`s - Extensiones eléctricas - Espigas Ambientación - Un árbol navideño - Guías de Luces - Un podium - Decoración navideña - Sillas según número de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales Agua potable 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) Refrigerios Vasos desechables Platos desechables Cubiertos Servilletas Materiales para la elaboración de vestuario escénico. Fuerza laboral
Invitados •
Autoridades
locales
a
nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Reina del municipio
-
Representantes
del
sector religioso -
Grupos parroquiales
•
Reporteros y locutores
•
Comunidad en General
•
• •
Convocatoria de las
•
Planificación
y
principales
asignación de tareas
autoridades locales.
para cada una de las
Convocatoria
personas
a
invitados especiales.
involucradas
Convocatoria de
evento (ver anexo Nº
medios de
11
y
columna
comunicación con
recursos:
fuerza
mayor audiencia (ver
laboral)
anexo Nº 4)
•
en
sector
religioso
en
cada municipio.
el
• • • • • • • • • •
Un maestro de ceremonia Un coordinador Comité de apoyo (aprox. 17 personas) Un técnico de sonido Un electricista Dos responsables de logística Grupos parroquiales Dos encargados de elaboración de refrigerios Dos edecanes Un entrevistador
Prueba de equipo de audio
•
Revisión de todos los materiales a utilizar.
Evaluación: •
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
Esquema del evento: “Jornada de fin de año” Premiación de nacimientos, presentación de pastorelas y conciertos de villancicos
Significado de la simbología utilizada “Jornada de fin de año” Premiación de nacimientos, presentación de pastorelas y concierto de villancicos
Árbol navideño
Podium
Sonido
Invitados especiales
Grupos de pastorelas
Grupos de coros parroquiales
Área de presentaciones artísticas
Tarima o escenario
Prensa
Sillas para el público en general
Lugar para premiación del concurso de nacimientos
Área para colocación de publicidad para patrocinios
Evento 7: “Recorrido de la antorcha”
Descripción: Esta actividad esta encaminada a la celebración de nuestra independencia, la cual consiste en llevar una antorcha como símbolo de libertad por todo el territorio Centroamericano, llevada a cabo el 14 de septiembre de cada año.
En dicho evento se involucran los comités de las siguientes Casas de la Cultura: Santa Ana, El Congo, Coatepeque, El Porvenir, Santiago de la Frontera, El Pajonal y Candelaria de la Frontera.
El evento inicia con la entrega del fuego en Candelaria de la Frontera (punto fronterizo y limítrofe con Jutiapa, Guatemala); entregado por el Teniente del destacamento militar de Jutiapa; una vez que los atletas salvadoreños reciben la antorcha se inicia el recorrido por los diferentes municipios del país a través de la carretera Panamericana hasta llegar al parque Libertad del municipio de Santa Ana.
Posteriormente se realiza un breve acto de ceremonia con los representantes de CONCULTURA u otra autoridad, finalizando con la clausura del evento en el que se entonan las sagradas notas del Himno Nacional, acompañado del discurso del señor gobernador de Santa Ana.
Es importante hacer mención que alrededor de 100 personas son las que cargan la Antorcha en todo su recorrido, entre los que se encuentran alumnos de 5 centros escolares por municipio y demás personas particulares; así como también jóvenes, adultos y niños.
Importancia del evento: Mediante la realización de este acto se fomentan los valores cívicos centroamericanos, a la vez de promover el deporte en los jóvenes y de mantener lazos de amistad con los países vecinos.
Objetivo: La preservación de los valores cívicos en la comunidad educativa y población en general.
Fecha de celebración: 14 de Septiembre.
Estrategias Comunicacionales •
•
•
•
•
•
Planificación de logística para coordinación de actividades correlativas que permitan el desarrollo del evento. Coordinación de grupos de trabajo para la asignación de actividades específicas (comités de cada Casa de la Cultura). (ver anexo) Gestión de patrocinios para solventar gastos de recursos a utilizar en el evento. Coordinación de entrega de antorcha con Teniente del destacamento militar de Jutiapa (Guatemala) Convocatoria de medios de comunicación con mayor audiencia. (ver anexo Nº 4) Brindar mayor seguridad por medio de agentes de seguridad y cuerpos de socorros
Evento 7: “Recorrido de la antorcha” Metas
Actividades •
•
• •
• •
•
•
Elaboración de Cartas de patrocinios. (ver anexo Nº 1) Elaboración de Invitaciones generales.(ver anexo Nº 6) Reunión con los medios de Comunicación. Elaboración de solicitud de permisos a las Alcaldías Municipales (Ver anexo Nº 5). Ambientación del local (ver esquema 8) Elaboración de un mapa que indique el recorrido de la antorcha. Reunión con grupos de trabajo (comité de apoyo y personal involucrado) Planificación y asignación de tareas para cada una de las personas involucradas en el evento (ver anexo Nº 11 y columna
•
Conseguir que el 80%
• • • • •
Materiales: Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos (6) - CD`s - Extensiones eléctricas - Espigas Ambientación - Un podium - Una Mesa rectangular - Sillas según número de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales - Una antorcha - banderas Agua potable 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) - 3 películas fotográficas Refrigerios Vasos desechables Servilletas Una patrulla de la PNC Una ambulancia
•
Fuerza laboral Un maestro de ceremonia
•
de la población asista a esta celebración. •
Lograr el 100% de los patrocinios proyectados para el evento.
•
•
Lograr que el 100% de
los
medios
de
comunicación a los que
se
asistan
convocó a
dicha
• •
reunión. •
Acoplarse
en
un
100% a lo planificado •
Lograr en un 100% la participación
Recursos
del
Invitados •
Autoridades
locales
a
nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Deportista
-
Representantes
del
sector educativo. -
Director departamental
de
educación. -
Invitados
de
Guatemala -
Representantes de la PNC
-
Representantes
de
Cuerpos de Socorro. •
Reporteros y locutores
•
•
Convocatoria a centros escolares. (ver anexo Nº 13)
• •
Convocatoria a invitados especiales.(ver columna de invitados) •
•
Convocatoria de las principales autoridades locales.(ver columna de invitados)
•
Convocatoria a invitados especiales.(ver columna de invitados)
recursos: fuerza laboral) Prueba de equipo de audio Revisión de todos los materiales a utilizar. (ver columna de recursos) Convocatoria a cuerpos de socorro y PNC
sector educativo en
• •
cada municipio. • • • • • • •
Un coordinador Comité de apoyo (aprox. 17 personas) Un técnico de sonido Un electricista Dos responsables de logística Cuatro encargados de elaboración y distribución de refrigerios Personas que llevan las antorchas 6 Agentes de Seguridad 4 socorristas
Evaluación: •
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
•
Comunidad en General
Esquema de protocolo del evento: “Recorrido de la Antorcha”
7
4
1
2
3
5
6
Significado de la simbología utilizada “Recorrido de la antorcha”
1
2
Bandera Nacional
Sillas para el público en general
Bandera Departamental
Prensa
Podium
Gafetes
Sonido
Arreglo floral
Gobernador
Deportista en presentación de la antorcha
Alcalde Municipal
Lugar para la colocación de la antorcha
3
Representantes sector Educ.
Área
destinada
patrocinadores
4
5
Representante de Guatemala
Director departamental del Ministerio de Educación.
6
Deportista
7
Representante de la P.N.C.
para
Consideraciones generales de protocolo para eventos públicos.* •
La mesa de honor debe tener un máximo de siete personas
•
La Bandera Nacional, deberá estar colocada a la derecha del lugar en el que realiza el evento y la del municipio o departamento deberá estar a la izquierda.
•
Se debe colocar gafetes únicamente si todos los invitados de la mesa de honor tengan una profesión.
•
La colocación del podium debe ser a la derecha (al estar frente al público); es decir a la derecha de la mesa de honor, y solo podrá ser colocado en otro lugar por falta de espacio.
•
La prensa deberá tener destinado un lugar específico.
•
Al llevar a cabo un evento, las dos primeras filas de la derecha, son para invitados especiales
•
Al momento de disertar, la figura más importante será la última de brindar las palabras al público.
•
La personalidad más importante siempre irá al centro de la mesa principal, alternando de derecha a izquierda a los demás invitados, según importancia dentro de cada municipio.
•
Cuando el Presidente de la República asista a un evento de las Casas de la Cultura, el protocolo oficial lo asumirá Casa Presidencial (ver anexo 15).
•
Este apartado es un agregado que el equipo realiza para que las casas de la Cultura enriquezcan su marco referencial.
RECORRIDO DE LA ANTORCHA.
Evento 8: “Festival Departamental de Danza”
Descripción: Este evento data desde el año 2003 por iniciativa del instructor de danza de la Red de Casas de la Cultura de este departamento. El cual consiste en la participación de los diferentes grupos de danza (aproximadamente 11 grupos) de cada una de las Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, que
como
requisito
debe
de
estar
conformado por 14 miembros como máximo.
El fin primordial de este evento es promover nuestras costumbres a través de los diferentes tipos de danza folklórica de El Salvador, así como también la exhibición de trajes típicos y música que caracteriza las distintas regiones a nivel nacional.
En este festival se muestra la destreza, sincronización y proyección en la ejecución de la danza por cada uno los grupos participantes; cabe mencionar que no se realizan premiaciones, pues no se busca crear competitividad entre los grupos, sino una convivencia armoniosa y una muestra de su talento.
Importancia del evento: Dar a conocer el folklore a través de la danza a nivel nacional e internacional y fomentar la participación de los jóvenes en estas actividades culturales en el departamento.
Objetivo: Conservar las tradiciones de danza folklórica del país para que futuras generaciones conozcan y participen en la preservación de dicha tradición.
Fecha de celebración: 12 de octubre
Estrategias Comunicacionales •
Actividades
Planificación de logística para
coordinación
•
de
Elaboración
de
Cartas
de
patrocinios. actividades que
correlativas
permitan
el
•
•
Conseguir que el 80%
•
de la población asista
(ver a esta celebración.
anexo Nº 1) Elaboración
de
•
Invitaciones
desarrollo del evento. •
Evento 8: “Festival departamental de danza” Metas Recursos
Lograr el 100% de los patrocinios
generales(ver anexo Coordinación de grupos de
trabajo
para
la
asignación
de
actividades
específicas
proyectados para el
Nº 6) •
Elaboración
de
Invitaciones
a
evento. •
•
Coordinar
en
un
grupos de danza de (comités de cada Casa
•
con
•
de
Ambientación
para solventar gastos de
local.(ver
recursos a utilizar en el
9) •
evento con los grupos
los
Comunicación. Gestión de patrocinios
evento. •
Reunión medios
de la Cultura). •
100% el desarrollo del
Casas de la Cultura
del
de danza. •
de
esquema
los
danza
grupos
de
asistan
al
Reunión con grupos evento
de trabajo (comité de
Convocatoria de grupos
apoyo
de danza de las Casas
involucrado) •
Lograr que el 100%
y
personal
Planificación
•
Lograr que el 100% de
y
los
medios
de
• • • • • • • • • •
Materiales: Sonido - Consola - Bocinas - CD player - Amplificador - Cables - Audífonos - Pedestales - Micrófonos (2) - CD`s - Extensiones eléctricas - Espigas Ambientación - Una bandera nacional - Una bandera del departamento - Un podium - Una Mesa rectangular - Sillas según número de participantes e invitados - Mantel - Arreglos florales Agua potable 2 Cámaras (una fotográfica y una de video) - 3 películas fotográficas Refrigerios Vasos desechables Platos desechables Cubiertos Servilletas Un banner Diplomas de participación Premios (para los tres primeros
Invitados •
Autoridades
locales
a
nivel de cada municipio: -
Sr. Gobernador
-
Sr. Alcalde Municipal
-
Representantes
del
sector educativo. -
Director departamental
de
educación. -
Representantes cada Cultura
Casa
de
en
de la los
municipios de Santa Ana. •
Reporteros y locutores
•
Centros escolares
•
Comunidad en General
de la Cultura •
asignación de tareas
comunicación a los
para cada una de las
Convocatoria a invitados
que
se
convocó
personas especiales (ver columna
involucradas en el evento (ver anexo Nº
de invitados) •
11
Convocatoria a centros
y
columna
recursos: escolares (ver anexo Nº
Convocatoria principales
de
las
dicha
• • •
•
Acoplarse
un
• • • •
en
fuerza 100% a lo planificado
Prueba de equipo de audio
•
a
reunión.
laboral y anexo) •
13) •
asistan
•
Lograr en un 100% la participación
Revisión
de
del
todos sector educativo en
autoridades los
materiales
lugares, ver anexo)
• •
Fuerza laboral Un maestro de ceremonia Un coordinador Comité de apoyo (aprox. 17 personas) Un técnico de sonido Un electricista Dos responsables de logística Grupos de danza de cada municipio Dos encargados de elaboración y distribución de refrigerios Un entrevistador
a cada municipio.
locales (ver columna de utilizar. (ver columna invitados) de recursos) •
Convocatoria de medios de
comunicación
mayor
audiencia.
con (ver
anexo Nº 4).
Evaluación: •
Realización de entrevistas de evaluación de eventos (ver anexo Nº 10)
•
Reuniones de evaluación por parte de cada Casa de la Cultura y su comité de apoyo.
•
Guía que muestre los aspectos a Evaluar (ver anexo Nº 7)
Esquema de protocolo del evento: “Festival departamental de danza”
5
4
4
1
2
3
3
Significado de la simbología utilizada “Festival de danza”
Bandera Nacional
Área
de
presentaciones
artísticas
1
Bandera Departamental
Prensa
Podium
Gafetes
Sonido
Arreglo floral
Gobernador
Área destinada destinada para patrocinadores.
2
Alcalde Municipal
3
Representantes del sector Educación
4
Representante de la Casa de la Cultura
5
Director departamental del Ministerio de Educación
Sillas para el público en general
Consideraciones generales de protocolo para eventos públicos.* •
La mesa de honor debe tener un máximo de siete personas
•
La Bandera Nacional, deberá estar colocada a la derecha del lugar en el que realiza el evento y la del municipio o departamento deberá estar a la izquierda.
•
Se debe colocar gafetes únicamente si todos los invitados de la mesa de honor tengan una profesión.
•
La colocación del podium debe ser a la derecha (al estar frente al público); es decir a la derecha de la mesa de honor, y solo podrá ser colocado en otro lugar por falta de espacio.
•
La prensa deberá tener destinado un lugar específico.
•
Al llevar a cabo un evento, las dos primeras filas de la derecha, son para invitados especiales
•
Al momento de disertar, la figura más importante será la última de brindar las palabras al público.
•
La personalidad más importante siempre irá al centro de la mesa principal, alternando de derecha a izquierda a los demás invitados, según importancia dentro de cada municipio.
•
Cuando el Presidente de la República asista a un evento de las Casas de la Cultura, el protocolo oficial lo asumirá Casa Presidencial (ver anexo 15).
•
Este apartado es un agregado que el equipo realiza para que las casas de la Cultura enriquezcan su marco referencial.
I. Plan de Implementación 1. Objetivo. Establecer los puntos básicos que permitan implementar el diseño de una guía de montaje de eventos, propuesta a la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, con el propósito de fortalecer su imagen institucional.
2. Importancia Su importancia radica en desarrollar las acciones correspondientes para poder dar a conocer de manera efectiva, el proceso de implementación del diseño de una guía de montaje de eventos, para la Red de Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana, así como determinar los responsables de evaluar y controlar la ejecución del mismo, la inversión económica que incurrirá cada Casa de la Cultura al implementarlo y el desarrollo de las actividades específicas como se presenta en el cronograma, para que al momento de llevarlo a la práctica se logre de manera exitosa el cumplimiento de los objetivos propuestos.
3. Acciones a Desarrollar Es necesario realizar las acciones pertinentes para poder implementar la propuesta elaborada para los promotores y directores de las instituciones en estudio, entre las cuales se puede mencionar: •
Acordar una cita previa con los promotores y directores de cada una de las Casas de la Cultura con el objetivo de presentar la propuesta.
•
Adaptación de la guía según actividades planificadas y necesidades que se presenten.
•
El documento será evaluado y avalado por directores y promotores de la Red de Casas de la Cultura.
•
Una vez aprobada la guía de montaje de eventos se concertará una reunión con los empleados para dar a conocer dicho documento y aclarar dudas.
•
Ejecución de la guía de montaje de eventos apegado al cronograma propuesto
•
Evaluación periódica para controlar la efectividad de los resultados de la implementación de la guía de montaje de eventos
4. Responsables El encargado de dar a conocer y poner en práctica el contenido de la guía de montaje de eventos será el director de cada una de las Casas de la Cultura del departamento de Santa Ana; el cual tendrá la responsabilidad de dar a conocer a los empleados y personas involucradas la guía, para luego ponerlo en práctica y desarrollar actividades que permitan la evaluación de la misma, para prevenir posibles errores y corregirlos a tiempo si se presentan.
5. PRESUPUESTO
DESCRIPCIÓN 1. Reproducción de ejemplares de guía de montaje de eventos 2. Reunión con los Directores y promotores encargados de realizar eventos en las municipalidades en estudio, para dar a conocer la guía de montaje de eventos - Creación de diapositivas - Alquiler de retropoyector - Refrigerio 3. Compra de recursos materiales indispensables para el desarrollo de los eventos - Podium - Mesa rectangular - DVD - Equipo de audio - Dos astas para bandera - Dos banderas (Nacional y departamental) 4. Evaluación - Elaboración de formatos para evaluación - Impresión de guión de entre vista - Reuniones mensuales IMPREVISTOS AL 10% TOTAL
VALOR MONETARIO $15.00
$45.00 $20.00 $30.00
$150.00 $50.00 $80.00 $300.00 $30.00 $100.00
$6.00 $5.00 $50.00 $88.10 $881.00
5. CROMOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GUÍA DE MONTAJE DE EVENTOS
No
Actividad
2
Presentación de la guía de montaje de eventos al director departamental de la Red de Casas de la Cultura Presentación de la guía de montaje de eventos a los directores y promotores de la Red de Casas de la Cultura
3
Compra de materiales a utilizar
4
Ejecución de la guía
5
Evaluación de la guía
1
1
2
3
4
5
Meses 6 7
8
9
10
11
12
