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. ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

DE COLOMBIA

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INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN Proceso: SERVICIOS DE APOYO

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TABLA DE CONTENIDO

Pá:Jg. 1. 2.

3. 4.

5 6. 7.

OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO ORGANIZACiÓN DE ARCHIVOS REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMATIVIDAD

ELABORADO POR: AS08 GEIDY BIVIANA ARROYO REYES CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO FECHA: 12/12/2014 FIRMA:

L:J

REVISADO POR: S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA

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APROBADO POR: CN REYNALDO ANTONIO ESPINOSA HEIDMANN CARGO: AYUDANTE GENERAL CARMA FECHA: 12/12/2014 FIRMA: -,J

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INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACiÓN

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1.

Proceso: SERVICIOS DE APOYO

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OBJETIVO

Dar a conocer, a los funcionarios que integran la Armada Nacional, el fundamento teóricopráctico acuerdo a las políticas impartidas por el Archivo General de la Nación como ente rector del manejo archivístico sobre la organización de los archivos de gestión con el fin de propender por el patrimonio documental como fuente de nuestra historia.

2. ALCANCE Está orientado a facilitar la organización de los Archivos de Gestión orientados a la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por un funcionario de la institución en cumplimento de sus funciones legalmente asignadas.

3. GLOSARIO ~

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

~

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

~

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

~

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

~

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

~

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

~

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

~

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

~

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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~

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son 'Ios instrumentos de descripción y de consulta.

~

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

~

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

~

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

~

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

~

Foliar: Acción de numerar hojas.

~

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación ..

~

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

~

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la descripción de los documentos de una institución.

~

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

~

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

~

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y conte'nido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones asignadas mediante acto administrativo. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

la ordenación y

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~

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

~

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

~

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

~

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

~

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

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DE DOCUMENTOS

La organización de documentos se puede definir como el conjunto de operaciones técnicas orientadas a la correcta clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos por un funcionario de la institución en cumplimiento de sus funciones legalmente asignadas. En el proceso de organización de archivo podemos identificar tres grandes procedimientos estos son: Clasificación, Ordenación y Descripción .

ORGANIZACiÓN

1. CLASIFICACION

DE ARCHIVOS

DOCUMENTAL

•• •• ~

subprocesos

o

Clasificación Ordenación Descripción

Podemos decir que la Clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. A su vez permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de la institución y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones, como a continuación se relaciona. ••

ESTRUCTURA

FONDO DOCUMENTAL

-.

ENTIDAD

SECCIONES

~

DEPENDENCIAS

DOCUMENTALES

••

GRUPOS DE TRABAJO

DOCUMENTALES

~

ESTRUCTURA

FONDO DOCUMENTAL

•••

ARMADA NACIONAL

SECCIONES

~

JEFATURA DE DESARROLLO

AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

DOCUMENTALES

SUBSECCIONES

ORGANICA

MAYOR JERARQUIA

EJEMPLO: AGRUPACIONES

DOCUMENTALES

ORGANICA

HUMANO

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

DIRECCION DE PERSONAL

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

DIVISION DE PERSONAL

SUBSECCIONES

DOCUMENTALES

~

CONTROL INFANTERIA DE MARINA

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La Clasificación Documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental (Fondo, Sección y Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional

de la entidad. los documentqs teniendo en cuenta la estructura orgánica y las

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Para una buena Ordenación las siguientes pautas: Depuración

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TEMATICOS ALFAl'U!MEmCO

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NUMERICO

Simple u Ordinal

Este sistema de ordenación - quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.

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Cronológico

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

SISTEMA DE ORDENACION ./

ALFABETICO

Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos . ./

Toponímico

( o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugareso Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas . ./

Temático

Se ordenan las series y Subseries documentales por el asunto o tema de su contenido SISTEMA DE ORDENACION ./

MIXTOS

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de Servicios, cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista. También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos . ./

Ordinal Cronológico

Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico. Nota:

El. sistema d~ ordenación que se adoptepebepro

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Proceso: SERVICIOS DE APOYO

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FOLlACION

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DE EXPEDIENTES

Entiéndase como una acción o actividad que se realiza dentro del proceso de organización, tiene dos finalidades, la primera controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo, etc.) y la segunda controlar la cantidad, entendida ~sta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad: documental o unidad archivistica. La documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada, el numero 1 (uno) corresponde al primer folio del documentos que dio inicio al trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Para dicho procedimiento • • • • • • •

se recomienda tener en cuenta:

Utilizar lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Numerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir números. Si existe información por las dos caras, se debe foliar así: 1RN (R= Recto V=Vuelto) Cuando existe información por una sola cara, se debe foliar así: 1 (solo el número) La foliación debe hacerse solo en la cara rect~ del documento, en el ángulo superior derecho y fuera de cualquier información del documento. Si existen otras foliaciones, éstas deberán borrarse o en su defecto anularse mediante una línea oblicua. Cuando la orientación del documento es horizontal, deberá foliarse en el ángulo superior derecho con respecto a la dirección de la información que contiene.

EJEMPLO:

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de Gestión como a los de Apoyo. Tomando

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DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO

Uno de los mecanismos más empleados para ejecutar procedimientos administrativos, es el Expediente. Se puede decir que el expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. En este orden de ideas la organización de un documento electrónico, debe permitir el uso de carpetas que puedan organizarse en categorías de series y subseries tal como se organizan en los documentos tipo papel. Los documentos electrónicos, como los documentos tipo papel se clasifican de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD), las cuales deben estar elaboradas y previamente aprobadas, teniendo en cuenta la estructura organizacional, manuales de procedimientos y manuales de funciones propios de la entidad. Esta organización constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en la entidad. Esta recomendación, también es aplicable en el entorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digital. Nota: Un. expediente el~ctrónico es un cas() particular de un Trámite Electrón,ico, úcaracte" .... . " eas néces~ría$:t>ar'.... . '. n'lfstivá.legil'víg.ent .

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