ACTA DE ENTREGA   

     

Contrato # 2 del 20/03/2013 CL2013001  Fecha: 31 de diciembre de 2013      Contratante:  ASOHOFRUCOL  Representante: Giovanni Velasquez  Cargo: Supervisor del contrato    Coordinador Administrativo  e‐mail: [email protected]

Contratista: ATI ADVANCED TECHNOLOGY INFORMATION LTDA Representante: Isabel López Macías Cargo:  Representante Legal    Gerente de Proyectos  e‐mail: ilopez@ati‐ltda.com  

 

      Por medio de este documento se realiza el acta de entrega del contrato # 2 con fecha del 20/03/2013  CL2013001 acorde a la clausula tercera del documento en mención:    ETAPA 

CONCEPTO 

ETAPA 1      ETAPA 2        ELEMENTOS DE ARCHIVO      

A‐ Inventario y rotulación  B‐ Base de datos (archivo plano)  C‐ Listados de consulta  D‐ Organización  E‐ Foliación  F‐ Base de datos actualizada (archivo plano)  G‐ Listados de consulta  H‐ Cajas de Archivo Ref. 213 o X‐200  I‐ Unidades documentales conformadas por:      Ganchos Legajadores Plásticos Marca Rank Gancho de 2 piezas      Cartulinas Legajadoras en yute 90 gramos, color natural Juego de        2 cartulinas      Cartulinas bond bristol de 150 gramos Juego de 2 cartulinas      Adhesivos para rotulación impresos 

     

 

UNIDA DE MEDIDA 

CANTIDAD 

Metros lineales de archivo  Archivo  Documento en PDF  Metros lineales de archivo  Metros lineales de archivo  Archivo  Documento en PDF  Caja  Carpetas y Ganchos 

55  1  1  55  55  1  1  712  4.000 

 

 

  A continuación se describen cada uno de los ítems mencionados:      1. DETALLE ENTREGABLES    A. Inventario y rotulación    Se realizó el inventario preliminar y la rotulación de la totalidad de unidades documentales remitidas a ATI  el  día  13/04/2013  dando  como  resultado  1994  unidades  documentales  empacadas  en  339  cajas,  la  finalización  del  del  proceso  fue  el  día  14/06/2013  y  se  notificó  mediante  comunicación  escrita  el  21/06/2013.    PG. 1

   

Actividad 

Fecha

Observaciones

Unidad 

Estado

A1 

Labor de empaque y transporte 

Autorizaciones para el empaque y  transporte de material 

Documento en PDF

Cumplido

A2 

Inventario y rotulación 

18/04/2013 22/04/2013    21/06/2013  

Entrega reporte de almacenamiento R‐ 2013009 

85 ML  Documento en PDF 

Cumplido

  Se  debe  tener  presente  que  los  metros  lineales  en  la  etapa  de  organización  aumenta  debido  a  que  en  la  etapa de inventario el material se encuentra sin intervenir (es decir no se ha dividido en máximo 250 folios).        B. Base de datos ‐ inventario y rotulación    Se remitió por e‐mail el archivo en Excel compilado con el inventario de la entrega realizada en diciembre de  2012 y abril de 2013, a su vez se dejo acceso a través de la dirección www.ati‐ltda.com link NetFile.      

Actividad 

Fecha

Observaciones

Unidad 

Estado

B1 

Archivo Excel 

02/07/2013

Documento Excel

Cumplido

B2 

Actualización aplicativo para  consultas 

03/07/2013

Envío por e‐mail archivo en Excel para  consulta  Actualización de la información en  NetFile 

Virtual 

Cumplido

    C. Listado ‐ inventario y rotulación    Se remitió por correo el reporte de almacenamiento incluyendo listados de consulta.      

Actividad 

Fecha

Observaciones

Unidad 

Estado

C1 

Listado inventario y rotulación 

21/06/2013

Entrega reporte de almacenamiento R‐ 2013004  

Documento PDF

Cumplido

    D ‐ E. Organización y foliación    Se realizó el procesamiento, organización y foliación de 55 metros lineales dando un total de 1.919 unidades  documentales empacadas en 220 cajas referencia 213.     

Actividad 

Fecha

Observaciones

Unidad 

D 

Organización 

30/12/2013

E 

Foliación 

30/12/2013

Organización de 55 ML de archivo de las  55 ML  series  de Proyectos principalmente   Foliación de 55 ML de archivo de las  55 ML  series  de Proyectos principalmente 

Estado Cumplido Cumplido

          PG. 2

        Unidades documentales  

Cajas  

        F. Base de datos actualizada ‐ Organización    Se adjunta CD con Base de datos actualizada una vez finalizado el procesamiento, organización y foliación  de 55 metros lineales dando un total de 1.919 unidades documentales empacadas en 220 cajas.     

Actividad 

Fecha 

Observaciones

Unidad 

Estado

F1 

Base de datos 

30/12/2013  31/12/2013 

E‐mail 

Cumplido

F2 

Base de datos 

31/12/2013 

Documento Excel

Cumplido

F3 

Base de datos 

31/12/2013 

Documento Excel

Cumplido

F4 

Base de datos 

31/12/2013 

Documento Excel

Cumplido

F5 

Base de datos 

31/12/2013 

Documento Excel

Cumplido

F6 

Base de datos 

31/12/2013 

Se remiten 2 bases de datos para verificación a Laura  Jimenez y Adriana Solano:    Asohofrucol: 29 registros   FNFH: 1890 registros  Resultado de la verificación es la solicitud de corrección de  3 registros que figuraban en Asohofrucol y corresponden al  FNFH, aprobando la base de datos en su totalidad.  Base de datos Asohofrucol unidades documentales (21  registros correspondientes a 21 unidades documentales  empacadas en 3 cajas – 1 ML)  Base de datos Asohofrucol unidades documentales  compilada (1015 correspondientes a la entrega 1 y 2)  Base de datos FNFH unidades  documentales (1898 registros correspondientes a 1898 Unidades documentales  empacados en 217 Cajas – 54 ML)  Base de datos FNFH unidades  documentales compilada  (4127 registros correspondientes a la entrega 1 y 2)  Base de datos Asohofrucol testigos compilado (67 registros) 

Documento Excel

Cumplido

F7 

Base de datos 

31/12/2013 

Base de datos FNFH testigos (372 registros)

Documento Excel

Cumplido

F8 

Base de datos 

31/12/2013 

Base de datos FNFH testigos compilado (618 registros)

Documento Excel

Cumplido

 

PG. 3

  G. Listados de consulta ‐ Organización    Se adjunta CD con los Listados actualizados una vez finalizado el procesamiento, organización y foliación de  55 metros lineales dando un total de 1.919 unidades documentales empacadas en 220 cajas.     

Actividad 

Fecha 

Observaciones

Unidad 

Estado

G1 

Listado  

31/12/2013

Documento PDF

Cumplido

G2 

Listado  

31/12/2013

Documento PDF

Cumplido

G3 

Listado  

31/12/2013

Documento PDF

Cumplido

G4 

Listado  

31/12/2013

Documento PDF

Cumplido

G5  G6  G7 

Listado   Listado   Listado  

31/12/2013 31/12/2013 31/12/2013

Listado orden alfabético unidades documentales Asohofrucol  (1 Página)  Listado orden numérico unidades documentales Asohofrucol   (1 Página)  Listado orden alfabético unidades documentales FNFH (28  Páginas)  Listado orden numérico unidades documentales FNFH (28  Páginas)  Testigos FNFH Formatos  (372 Páginas) Testigos FNFH Listado orden numérico (6 Páginas) Testigos FNFH Listado orden alfabético (6 Páginas)

Documento PDF Documento PDF Documento PDF

Cumplido Cumplido Cumplido

    H. Elementos de archivo ‐ Cajas    El material intervenido se empacó en 712 cajas de archivo inactivo referencia 213.     

Actividad 

Fecha 

Observaciones

Unidad 

Estado

H1 

Elementos de  trabajo  Elementos de  trabajo 

24/10/2013 

Empaque del material intervenido en 492 cajas referencia  213.  Empaque del material intervenido en 220 cajas referencia  213. 

Cajas 

Cumplido

Cajas  

Cumplido

H2 

31/12/2013 

    I. Elementos de archivo – Fólder, Ganchos y Adhesivos    Se modificaron las especificaciones y cantidades de los elementos de trabajo contratados así:    ELEMENTOS DE ARCHIVO 

 

I‐ Unidades documentales conformadas por:  Carpetas – Ganchos ‐ Adhesivos  * Folder de tapa separada, cartón del valle 1.0 mm plastificado en  las caras exteriores con refuerzo en papel kraft, perforaciones  redondas, tamaño 37x23, laminado interior bristol 150.     * Ganchos Legajadores Plásticos Marca Rank Gancho de 2 piezas  *  Adhesivos para rotulación impresos. 

3.640 

 

  El  material  intervenido  se  organizó  en  unidades  documentales  cada  una  con  Fólder,  gancho  legajador  y  adhesivo  de  rotulación  acorde  a  las  especificaciones  conformando  4.125  unidades  documentales  de  las  cuales  ATI  entregó  los  elementos  para  conformar  3.640  y  Asohofrucol  entregó  los  elementos  para  conformar  las  487  adicionales.  Del  material  entregado  sobraron  1.113  fólder  y  ganchos  de  los  cuales  36  folder y 259 ganchos se separaron por defectos de calidad (errores de plegado y laminado de los folder y  rotura de ganchos).    PG. 4

  Entregas realizadas por Asohofrucol  Fecha de entrega 18/11/2013 11/12/2013 Total

Fólder 600 1000 1.600

Ganchos  600  1000  1.600 

    Elementos sobrantes  Concepto  Fólder    Ganchos Legajadores x 20  

Estado Bueno Defecto de calidad Bueno Defecto de calidad

Cantidad unitaria 1077 36 854 259

Cantidad Total    1113    1113 

     

Actividad 

Fecha 

Observaciones

Unidad 

Estado

I1 

Elementos de  trabajo  Elementos de  trabajo  Elementos de  trabajo  Elementos de  trabajo 

19/06/2013

Modificación de las especificaciones de materiales y cambio  de cantidades  Armado de 2.208 unidades documentales con fólder, gancho  legajador y adhesivo.   Armado de 1.919 unidades documentales con fólder, gancho  legajador y adhesivo.   Entrega de elementos de trabajo por parte de Asohofrucol.

E‐mail 

Cumplido

Fólder – Gancho ‐ Adhesivos  Fólder – Gancho ‐ Adhesivos  Documento PDF

Cumplido

I2  I3  I4 

24/10/2013 31/12/2013 18/11/2013  11/12/2013

Cumplido Cumplido

    2. OBSERVACIONES     ATI realiza la entrega a satisfacción de  la totalidad de los entregables descritos en el contrato # 2  con  fecha  del  20/03/2013  CL2013001  dando  como  cumplido  el  contrato  en  mención.  Aun  así  conservará  en  sus  instalaciones  las  cajas  bajo  el  servicio  de  almacenamiento  de  archivos,  sin  que  esto implique que se extiende la vigencia o responsabilidad alguna sobre el contrato objeto de esta  acta de entrega.      Se separaron los informes de actividades de contratistas de las unidades documentales del proyecto  1313 de ECA`S y se unificaron con las carpetas de los contratos. De esta labor se conformaron 111  unidades documentales y quedaron pendientes por ubicar y unificar. Ver Anexo 1.      En la labor de organización se separaron 25 unidades documentales ubicadas en 4 cajas referencia  213 que corresponde a Eliminación según lo informado por Asohofrucol. Ver Anexo 2.    3. ANEXOS     



Un (1) Cd con 23 archivos con el siguiente contenido:  

    

1‐ Listado de informes de actividades  2‐ Unidades eliminación  A1‐ Autorizaciones  PG. 5

                   

A2‐ Inventario RA2013009  B1‐ Archivo inventariado  C1‐ Inventario RA2013009  F1‐ Aprobación Bd  F2‐ Asohofrucol ‐ Unidades documentales  F3‐ Asohofrucol ‐ Unidades documentales compilado  F4‐ FNFH ‐ Unidades documentales  F5‐ FNFH ‐ Unidades documentales compilado  F6‐ Asohofrucol ‐ Testigos compilado  F7‐ FNFH ‐ Testigos  F8‐ FNFH – Testigos compilado  G1‐ Listado Alfabético Ud Asohofrucol  G2‐ Listado Numérico Ud Asohofrucol  G3‐ Listado Alfabético Ud FNFH  G4‐ Listado Numérico Ud FNFH  G5‐ Testigos FNFH Formatos  G6‐ Testigos FNFH Numérico  G7‐ Testigos FNFH Alfabético  H1‐ Especificaciones de elementos  H4‐ Entrega elementos de trabajo   

Se firma este documento manifestando el recibido a satisfacción de todos los ítems nombrados, el día 31 de  diciembre de 2013, dando como cumplida la totalidad del objeto del contrato citado en el encabezado. El  presente documento se firma en dos copias de un mismo tenor.             Giovanni Velasquez  Supervisor del contrato  ASOHOFRUCOL  Identificación No.  82.225.616 

Isabel López Macías  Representante legal  ATI ADVANCED TECHNOLOGY INFORMATION LTDA Identificación No.  52.2634.432 

 

PG. 6