FECHA: 05 DE JUNIO DE 2013

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Página 1 de 46 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Código documento:01001 Código formato: 01002002 Versión: 8.0

FECHA: 05 DE JUNIO DE 2013 Aprobó elaboración o modificación

Firma:

Firma:

Nombre: Ligia Inés Botero Mejía

Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo

Cargo: Contralora Auxiliar.

Cargo: Directora Técnica de Planeación.

1. OBJETIVO Identificar las actividades que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de tal forma que permitan medir la gestión de la Contraloría de Bogotá. 2. ALCANCE El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los cuales contienen la orientación estratégica para la siguiente vigencia y termina con la elaboración anual del Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión - SIG. 3. BASE LEGAL Ver Normograma. 4. DEFINICIONES Actividad: se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico.  Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles1. Eficacia (Logro): grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados1 1

16

Revisión técnica

(NTC GP 1000:2009)

Eficiencia (Gestión de recursos): relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados1. Estrategia: manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme a sus valores. La estrategia define qué, cuando, cómo, dónde y para qué de los recursos, orientados a los resultados de la organización. Formato Plan de Acción: es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación. Gestión: es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional. Gestores de Proceso: grupo de funcionarios multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso. Hoja de Vida del Indicador: instrumento que permite documentar el proceso de formulación del indicador con el propósito de coadyuvar en su interpretación.

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Permite consignar metas y registrar los resultados y avances logrados durante la vida útil del indicador2. Indicador: se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados3. Informe de Gestión: informe que refleja los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo determinado en términos de logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico. Objetivos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida. Plan Estratégico: documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro. Plan de Acción: es la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico Institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Responsable de Proceso: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión. Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos No

RESPONSABLE

objetivos establecidos. La conveniencia se refiere al grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales y adecuación a la determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos. Sistema de Gestión de la Calidad: herramienta de Gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades Sistema Integrado de Gestión4: es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. El sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: * Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). * Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). * Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). * Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). * Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). * Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). * Subsistema de Control Interno (SCI). 5. ANEXOS Anexo 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación de los gestores de procesos Anexo 2. Metodología para la Formulación del Plan de Acción. Anexo 3. Formato Plan de Acción. Anexo 4. Formato Hoja de Vida del Indicador. Anexo 5. Informe de Gestión. Anexo 6. Estructura Informe Evaluación Plan de Acción. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

6.1. Formulación de Actividades e Indicadores

1

Contralor de Bogotá D.C.

Comunica los lineamientos de la Observación: Alta Dirección, los cuales contienen Lineamientos de la Alta la orientación estratégica para la Dirección Esta actividad se debe cumplir antes siguiente vigencia. de culminar la vigencia. 2

Guía Metodológica para la formulación de indicadores – DNP

3

BELTRAN JARAMILLO, Jesús Mauricio. Indicadores de Gestión. 3R Editores Ltda. Bogotá, Colombia. 1998

4

NTD-SIG 001:2011

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No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

Conforma el equipo de gestores de proceso. (Ver Anexo 1).

2

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina.

Formula las actividades e indicadores por proceso, que permitan medir el desarrollo y cumplimiento de las estrategias y objetivos determinados en el Plan Estratégico Institucional. Ver Anexo 2.

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Observación:

Formato Plan de Acción.

Toda dependencia que integre el proceso debe hacer parte del Plan de Acción, formulando máximo tres (3) actividades en el mismo. Punto de control:

Diligencia el Formato Plan de Acción Formato Hoja de Vida (Responsables de Proceso) – Anexo 3 y el Formato Hoja de Vida Se debe asegurar que aquellos del Indicador indicadores que en la vigencia anterior del Indicador – Anexo 4. arrojaron resultado ó calificación mínima, sean incorporados en el plan de acción de la siguiente vigencia Remite vía SIGESPRO u Outlook a la ó en su defecto justificar su no Dirección de Planeación el Formato incorporación. Plan de Acción y en medio físico el Formato Hoja de Vida del Indicador, debidamente firmado. Punto de Control:

3

4

5

Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación

Director Técnico de Planeación

Las actividades definidas en el Plan de Acción deben ser coherentes con los objetivos y estrategias definidas en el Plan Estratégico Institucional.

Efectúa revisión técnica de las actividades e indicadores de cada proceso y comunica al Director de Planeación las observaciones al respecto.

Verifica la aplicación de la metodología determinada en el Anexo 2 de este procedimiento.

Remite vía SIGESPRO u Outlook las observaciones a los responsables de proceso, en el evento de ser necesario.

Contralor Auxiliar, Director, Efectúa correcciones a la formulación Subdirector, Jefe de Oficina. de actividades e indicadores del proceso y remite nuevamente a la (Responsables de Proceso) Dirección de Planeación. Punto de control:

6

Director Técnico de Planeación

Consolida el Plan de Acción de la entidad y coordina su presentación en el Comité Directivo.

7

Contralor Auxiliar, - Representante del SIG

Convoca a Comité Directivo para socializar el Plan de Acción consolidado.

8

Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina. (Comité Directivo)

9

18

Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación.

Aprueba el Plan de Acción o solicita los ajustes a que haya lugar. En caso de existir ajustes regresa actividad número 5.

Verifica que el Plan de Acción se encuentre articulado con los lineamientos suministrados por la Alta Dirección.

Acta Comité Directivo Plan de Acción

Aplica procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión. Incorpora la información de actividades e indicadores en la herramienta sistematizada diseñada para tal fin.

Observación: Las hojas de vida de los indicadores deben ser incluidas en la herramienta sistematizada diseñada para tal fin.

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No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

6.2. Modificación de Actividades e Indicadores

10

11

Presenta al responsable de proceso solicitud de modificación al Plan de Contralor Auxiliar, Acción de su dependencia, teniendo Directores, Jefes de Oficina. en cuenta el formato establecido en el procedimiento para el control de (Jefes de Dependencia). documentos internos del sistema integrado de gestión. Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefes de Oficina. (Responsables de Proceso)

12

Formato Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del SIG

Aprueba ó desaprueba la solicitud de modificación y comunica la decisión al solicitante.

Envía solicitud debidamente firmada Contralor Auxiliar, Director, a la Dirección de Planeación, incluido Subdirector, Jefe de Oficina. el formato de Plan de Acción y el formato Hoja de Vida del Indicador, (Responsables de Proceso) en el evento de ser aprobada.

Formato Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del SIG. Formato Plan de Acción. Formato Hoja de Vida del Indicador

13

Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación

14

Director Técnico de Planeación

15

16

Efectúa revisión técnica de las actividades e indicadores de cada proceso y comunica al Director de Planeación las observaciones al respecto aplica Procedimiento para el Control de Documentos Internos del SIG. Remite las observaciones a los responsables de proceso, mediante comunicación escrita, en el evento de ser necesario.

Punto de Control: Las actividades definidas en el Plan de Acción deben ser coherentes con las estrategias y objetivos definidos en el Plan Estratégico Institucional Comunicación Oficial Interna

Contralor Auxiliar, Director, Efectúa correcciones a la formulación Subdirector, Jefe de Oficina. de actividades e indicadores del proceso y remite nuevamente a la (Responsables de Proceso) Dirección de Planeación.

Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación

Aplica el Procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema Integrado de Gestión. Registra las modificaciones aprobadas en la herramienta sistematizada para tal fin

Observación: La actualización de los datos debe realizarse en el Formato Plan de Acción y en el Formato Hoja de Vida del Indicador.

6.3. Reporte de Resultados y Elaboración del Informe de Gestión Recopila la información de variables de los indicadores.

17

Profesional Universitario, Especializado o Técnico de cada Dependencia

las

Actualiza los Formatos del Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador. Efectúa análisis a los resultados de los indicadores y elabora propuesta de informe de gestión.

Observación: La fecha de reporte y entrega del informe de gestión será la establecida por la Alta Dirección en la Circular de reporte de información.

Entrega formatos y propuesta de informe al jefe de la dependencia.

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No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Aprueba la información incorporada en el Formato del Plan de Acción y en el Formato de Hoja de Vida del Indicador.

18

Analiza y aprueba Informe de Gestión Contralor Auxiliar, de la dependencia teniendo en Directores, Jefes de Oficina. cuenta los parámetros establecidos en el Anexo 5 “Informe de Gestión”. (Jefes de Dependencia). Remite al Responsable de Proceso el Formato Plan de Acción, Formato Hoja de Vida del Indicador e Informe de Gestión de la dependencia.

19

20

21

22

20

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefes de Oficina.

Consolida información reportada en los formatos Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador por proceso.

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de Control:

Formato Plan de Acción.

Verifica que la información reportada en los formatos sea coherente con el informe de gestión

Formato Hoja de Vida del Indicador Informe de Gestión de la dependencia.

Observación: Para el caso del Proceso de Vigilancia y Control, la información será remitida a la Dirección de Planeación. Observación: Para el caso del Proceso de Vigilancia y Control, la consolidación la realiza la Dirección de Planeación.

Formato Plan de Acción.

El formato actualizado de la hoja de Vida del Indicador se debe archivar en la dependencia del responsable del proceso.

Formato Hoja de Vida Consolida el Informe de Gestión del Indicador del proceso; teniendo en cuenta los Las acciones de mejora propuestas (Responsables de Proceso) parámetros establecidos en el Anexo Informe de Gestión del por las dependencias deben ser 5 “Informe de Gestión”. Proceso analizadas y aprobadas por el responsable de proceso, máximo tres (3) acciones por proceso, dado que una vez aprobadas deben ser llevadas al Anexo 1 del Procedimiento de Plan de Mejoramiento. Observación: Remite vía SIGESPRO u Outlook Contralor Auxiliar, Director, a la Dirección de Planeación el Subdirector, Jefe de Oficina. consolidado por proceso del Plan de Acción y el Informe de Gestión del (Responsables de Proceso) proceso.

Director, Profesional Especializado o Universitario Dirección de Planeación

Analiza la información remitida por los Responsables de Proceso. Si encuentra inconsistencias comunica al responsable del proceso y solicita corrección de los datos. Informe de Evaluación Plan de Acción Genera el informe de Evaluación al Plan de Acción, con destino a la Auditoría Fiscal, con corte semestral (junio).

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina. Presenta Informe de Gestión del proceso en Comité Directivo. (Responsables de Proceso)

Los informes de gestión de cada proceso se deben archivar en la dependencia del responsable del proceso. El informe de gestión del Proceso de Vigilancia y Control se archiva en la Dirección de Planeación. Punto de Control: Al revisar el Informe de Gestión verifica la consistencia de los datos con los reportes realizados en el formato Plan de Acción. Observación: Ver Anexo 4. Observación: El informe de gestión por proceso, se acompañará de una presentación en PowerPoint utilizando la plantilla oficial.

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No

RESPONSABLE

23

Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina. (Comité Directivo).

24

25

ACTIVIDAD

REGISTRO

Aprueba o desaprueba acciones correctivas con base en los informes presentados.

Acta Comité Directivo

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Incorpora las acciones correctivas ó preventivas determinadas para el proceso según el caso, de conformidad con el Procedimiento Planes de Mejoramiento: Acciones (Responsables de Proceso) Correctivas, Preventivas y de Mejora. Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefes de Oficina.

Profesional Universitario o Especializado Dirección de Planeación.

Observación:

Incorpora en la Intranet los informes de gestión de los procesos.

Este informe será el que se entrega a Informe de Gestión del las instancias pertinentes tales como: SIG. Auditoría General de la República, Auditoría Fiscal y Oficina de Control Interno, entre otros.

Elabora anualmente el Informe de Gestión del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

ANEXO 1 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONFORMACIÓN DE LOS GESTORES DE PROCESO El Responsable del Proceso integra los gestores conformados con personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso 5. Integrar el equipo con funcionarios familiarizados con el proceso permite generar mayor compromiso de cambio y sentido de pertenencia con los resultados del análisis. Para que un equipo funcione adecuadamente deben existir aptitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

Se trata de establecer de que manera los resultados contribuyen al cumplimiento de: *

Las actividades programadas,

*

Los objetivos institucionales,

*

Las estrategias

*

El objetivo del proceso, descrito en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

*

La política institucional y de calidad

*

La Misión y la Visión institucional.

*

Se gestionó el proceso de manera efectiva, eficaz y eficiente.

Funciones de los gestores de procesos: *

Efectuar análisis de datos relacionados con la dependencia o el proceso, que sirvan para la toma de decisiones.

*

Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

*

El conflicto de objetividad que resulta del hecho de ser de parte del proceso;

*

Elaborar las actas de las reuniones que se llevan a cabo.

*

Evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo,

*

*

Validez y confiabilidad cuestionable de los datos,

Brindar apoyo para las modificaciones de los procedimientos y documentos del Sistema Integrado de Gestión.

*

Datos contradictorios, (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos6)

*

Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el desempeño de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados.

Velar por la implementación y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas. Establecer compromisos y responsabilidades frente a las diferentes actividades que se deriven de las reuniones dirigidas al mejoramiento continuo. 5

6

Proceso: Conjunto de actividades o etapas que reciben uno a más insumos de una o varias dependencias con el fin de generar un valor agregado para conseguir un resultado que satisfaga los requerimientos de los Clientes. Todo proceso tiene sus entradas, valor agregado y salidas. Triangulación de datos: Recoger los mismos datos de diferente fuente.

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ANEXO Nº 2

Garantizar de manera permanente el cumplimiento de las diferentes actividades que se le haya asignado.

METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCION

Herramientas de Análisis de Datos7 Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

El presente documento contiene la metodología, diseñada por la Dirección de Planeación de la Contraloría de Bogotá, para la formulación del Plan de Acción. Se hará especial énfasis en la formulación de Actividades e Indicadores, así como en la determinación del Índice de Desempeño por dependencias.

Pero … ¿Cuáles son los pasos para formular el Plan de Acción del Proceso? formular el Plan de Acción debes realizar los siguientes pasos:

Para

1 2 3



Identificar: 1. Proceso 2. Objetivo Corporativo 3. Estrategia 4.Dependencia Responsable de ejecutar la actividad

Definir y Formular la Actividad.

Definir la Meta y su unidad de medida.

4 5 6



Establecer el nivel de importancia y calcular el factor de ponderación para cada una de las actividades formuladas (nivel de importancia).

Definir y formular el Indicador.

Establecer los calificación.

rangos

de

1. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES A continuación se presenta la metodología a seguir para la formulación de Actividades e Indicadores y la determinación del Índice de Desempeño de la dependencia y del proceso:

1.1. Definición: Actividad: Es un conjunto de acciones concretas, que ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado 7

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Guía para el diseño de un sistema de Evaluación y Control de Gestión. DAFP:

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específico que materializa tanto los objetivos de las dependencias y de los procesos, como el aporte e incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y de los Objetivos Corporativos. 1.2. Formulación: La formulación de las actividades, al igual que los indicadores, parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos: *

El Normativo: Es aquel que define funciones, competencias, procesos y procedimientos, para lo cual se requiere entre otros, tener de referencia el marco normativo de la caracterización de cada uno de los procesos.

*

El Plan Estratégico: El cual proporciona las intenciones globales de la organización.

*

Los Métodos de medición: A través de los cuales se establece el seguimiento y control sobre el avance y el logro de las metas propuestas.

Las actividades se deben formular a través de acciones participativas en cada una de las dependencias e incluso revisar actividades de otras dependencias que no integran el proceso, pero que son necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados, caso en el cual deben ser comunicadas al responsable de dicho proceso para que sean concertadas. De igual forma, las dependencias que tengan a cargo proyectos de inversión deben trasladar las actividades e indicadores al plan de acción con el fin de analizar de manera integral el total de actividades ejecutadas en la entidad. Al formular las actividades se debe identificar y determinar para cada una de ellas, el Objetivo Corporativo y Estrategia con la cual se tiene concordancia, según el Plan Estratégico vigente, así como la dependencia responsable. La definición de la actividad debe ser estratégica, es decir, que aporten al cumplimiento del objetivo de la dependencia y/o proceso y evitar que dichas actividades hagan parte de acciones operativas del día a día. La descripción o estructura de la actividad, al igual que para un objetivo, debe tener en cuenta los siguientes aspectos: * Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo que indique claramente la acción a ejecutar, en consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, orientar, fomentar, participar, promover, gestionar, etc., no deben

utilizarse, por cuanto no permiten medir el avance de la acción. * Establecer una meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable, que indique claramente el resultado esperado, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles, teniendo en cuenta: *

Debe ser posible de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles.

*

Su logro debe depender de la Entidad y/o de la Dependencia (establecer los supuestos).

*

Debe establecerse para ser cumplida en un plazo determinado.

*

Debe ser conocida y acordada con los ejecutores de la actividad (establecer los responsables por el cumplimiento).

Para establecer la meta se deben considerar diferentes parámetros: *

Superar el resultado de la vigencia inmediatamente anterior (línea base) o el promedio del desempeño histórico.

*

Desempeño de entidades similares (benchmarking).

*

Estándares aplicados a normas técnicas ó legales.

¿Qué es la línea base? Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas. En los casos que el indicador se construye por primera vez, podría suceder que no exista un valor base. Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido. Estándares de comparación: * Pasado: Hace referencia a los datos históricos, resultados anteriores del mismo objetivo o la propia Línea Base. * Presente: Tiene que ver con la experiencia del analista o evaluador del indicador, pues es muy importante tener en cuenta la experticia y conocimientos de causa que el evaluador posee y utiliza en el análisis de los resultados, principalmente frente a los fenómenos que no tienen registro alguno.

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* Futuro: Este parámetro tiene relación con las metas propuestas, las cuales son los referentes para determinar el grado de cumplimiento al objetivo propuesto. * Benchmarking: Este parámetro es entendido como un proceso que permite evaluar el resultado obtenido frente a la comparación de resultados obtenidos en otras organizaciones del sector, que han evidenciado mejores prácticas en el desempeño de las actividades, es decir, se debe comparar con el mejor. *

Acotarse en el tiempo, debe contener la fecha límite en la cual se prevé ejecutar, evacuar o desarrollar la actividad propuesta.

*

Identificar el beneficiario, el sujeto o destinatario al cual va dirigida la acción, el cual puede estar referenciado de forma implícita o explícita, particularmente para el caso de la Contraloría de Bogotá, D.C., las actividades de las dependencias que no logren identificar de manera explícita el beneficiario, este será en fin último la misma entidad, en el entendido que las dependencias son aportantes al cumplimiento de la misión institucional.

Los anteriores datos se deben incorporar en los formatos: Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador, los cuales hacen parte del procedimiento. Ejemplos:

2.1. Definición: INDICADOR: Es un instrumento de medición de la acción o la gestión, el cual permite observar la situación y tendencias de cambio generados en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas e impactos esperados. El indicador por sí mismo es una medida cuantitativa que expresa una cantidad o frecuencia o la observación cualitativa que expresa características o fenómenos intangibles, sin embargo, todos los resultados cualitativos deben ser transformados y valorados para poder establecer una unidad de medida, que permitan identificar resultados en el tiempo, cuyo propósito es determinar el logro o el avance de los objetivos y metas; así mismo, como instrumento de seguimiento y control genera alertas sobre la existencia de un problema y permite tomar medidas correctivas para solucionarlo. La estructura del indicador es una expresión numérica o perceptiva, que establece una relación entre dos o más variables claves, cuyo resultado comparado con la experiencia del evaluador, con períodos anteriores, resultados en organizaciones del sector (benchmarking) o una meta o compromiso, permite evaluar y analizar dicho resultado. Características de los indicadores.

*

Decidir en un 95%, los hallazgos fiscales con auto de apertura del proceso, mientras las posibilidades legales lo permitan, durante la vigencia de 2013.

*

Desarrollar durante la vigencia 2013, dos (2) programas de pedagogía social, formativa e ilustrativa en articulación con el control fiscal, dirigido a los contralores estudiantiles.

*

Hacer la relatoría al 70% de los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el año 2013.

*

Adelantar dos campañas internas durante el año 2013 que fortalezcan el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la entidad.

*

Actualizar durante el primer semestre de 2013 el 100% de los procedimientos del Proceso de vigilancia y Control de la Gestión Fiscal, enfocados a construir una moderna auditoría fiscal.

*

Realizar jornadas de fortalecimiento sobre clima organizacional en temas de comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo, al 70% de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., durante la vigencia 2013.

24

2. FORMULACION DE INDICADORES

Las características más relevantes que deben tener los indicadores para apoyar la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales son: * Oportunidad: Deben permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y oportuna y medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles. * Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y procesar. * Medible: Poderse expresar numérica o cualitativamente. * Claros: Ser comprensibles tanto para quienes los desarrollen como para quienes los estudien o los tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación, que sólo lo entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.

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* Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones. Cada indicador debe tener un objetivo que justifique su diseño y adopción.

*

* Explícitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.

Proporción: Relación entre dos variables o magnitudes que se expresan de la forma a/b, donde el numerador está contenido en el denominador, es decir, igual unidad de medida,

* Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, cambiar efectiva y persistentemente a lo largo de un periodo. * Excluyentes: Cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión. * Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales, cuando se refieren a la organización como un todo y específicos cuando se refieren a una de las dependencias o de los procesos de esta, es decir identificar la clase, el tipo o naturaleza del indicador. * Representativos: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir. *

Verificable: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Puede ser verificado por cualquier persona obteniendo el mismo resultado.

Valor de beneficios de control fiscal por cada $1,00 ejecutado del presupuesto de la entidad durante la vigencia fiscal 2013.

Ejemplos: *

Total de hallazgos devueltos frente al total de hallazgos remitidos a responsabilidad fiscal.

*

Total de funcionarios capacitados sobre total funcionarios de la entidad.

Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a 100. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. Ejemplo *

Número de productos no conformes/Total de productos x 100.

Razón: Relación entre dos datos, variables o magnitudes, con diferente unidad de medida, la cual se expresa en la forma a/b, es decir, que los valores del numerador y del denominador son independientes, ninguno está contenido en el otro

Promedio: Es un valor representativo de un conjunto de valores, Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda; la media aritmética, es la sumatoria de los valores de todos los eventos numéricos dividida entre el número eventos; la mediana de un conjunto de datos ordenados del menor al mayor, es el valor que ocupa la posición central, cuando la cantidad de esos datos es par, la mediana es la medida aritmética entre los dos datos centrales; la moda es el valor que se representa el mayor número de veces.

Ejemplos:

Ejemplo:

*

Número total de hallazgos sobre Número total de sujetos de control.

*

*

Total hallazgos con incidencia Fiscal frente al total hallazgos con incidencia Penal.

*

Total presupuesto distrital asignado sobre el total de la población de Bogotá.

2.3. Formas de presentar los resultados de los indicadores.

Tasas: Relación entre dos magnitudes que se expresa en número de eventos frente a una cantidad referente (potencia de 10), y en un periodo de tiempo determinado. Ejemplos: *

Número de funcionarios con accidente de trabajo por cada 100 funcionarios de la entidad durante el periodo 2013.

Medir la oportunidad en la solución a un requerimiento por parte de la subdirección de recursos materiales.

De acuerdo con los registros que tiene la dependencia, el tiempo de respuesta para cada una de las solicitudes se resume en el siguiente cuadro: No. de Solicitud

Tiempo de respuesta en días

1 2 3 4 5 6 7

1 3 6 9 4 6 6

Se procede a ordenar los datos: 1, 3, 4, 6, 6, 6, 9 (7 eventos).

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-25 • 2013 • JUNIO • 13

25

*

Media Aritmética: de (1+3+4+6+6+6+9)/7 = 35/7 = 5; Promedio aritmético=5.

* Mediana: = Valor del centro: 6 * Moda: El valor que más eventos se repite es: 6 *

Números Índice: Es un valor estadístico que permite establecer las variaciones relativas entre dos o más periodos, de los cuales uno de ellos es denominado base, este cálculo proporciona un método simple para establecer cambios que presenta una variable a través del tiempo.

Fórmula para calcular el índice de variación: ((Valor año 1 / Valor año 0) -1) *100

Sus objetivos son determinar y evaluar el cumplimiento de planes, programas, proyectos y actividades de la entidad. En resumen, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de qué se hizo o que se ha cumplido de las metas u objetivos propuestos inicialmente. Denominaciones de indicadores de eficacia. Dentro de esta categoría, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores: *

Cobertura.

Ejemplos:

*

Cumplimiento.

*

*

Producto.

*

Meta.

*

Logro.

*

Proyecto.

Índice de inflación o variación de precios de la canasta familiar (supuesto solo un producto.)

Precio del bien X, para el año 0 es de $800/unidad y para el año 1 es de $816/unidad: Año base: 0 * *

Índice de variación de los precios ((816/800)1)*100 = 2%

Ejemplos: *

Nivel de cumplimiento de la meta (Decidir el 30% de los hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución).

*

Porcentaje de Sujetos auditados.

*

Nivel de Auditorias ejecutadas.

*

Número de funcionarios capacitados.

*

Adquisición de equipos de Cómputo.

Índice de variación de acciones correctivas. AÑO 2011 2012

No. de acciones correctivas 80 60

Año base, 2011 ((60/80)-1) x 100 = -25% Las acciones correctivas disminuyeron en un 25% con respecto al año inmediatamente anterior. 2.4.Tipo de indicadores. Son aquellos que permiten evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, para lo cual, se espera que toda actividad u objetivo cuente con diferentes aspectos de evaluación, tales como Eficacia, Eficiencia y Efectividad y son utilizados en todos los niveles jerárquicos de la organización.

2.4.2 Eficiencia: Es la valoración del recurso (financiero, tiempo, talento humano, tecnológico, etc.), utilizado en la ejecución de las diferentes actividades o en el desempeño dado para el logro de los resultados, de igual forma, la norma NTC GP 1000:2009, define eficiencia como “Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”.

Es el logro obtenido o nivel de cumplimiento alcanzado de resultados esperados, asimismo, la norma NTC GP 1000:2009 define eficacia como “Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”.

Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control de los recursos y evalúan su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades, es decir, se examinan los costos en que se incurre para alcanzar los objetivos y resultados, en el entendido que el indicador se asocia a la utilización de recursos, resulta comprensible que a menor uso de recursos para el logro del objetivo es mayor eficiencia, lo que implica una proporción inversa.

Los indicadores de eficacia se enfocan en el control de los resultados, evalúan la relación entre la salida y el valor esperado (meta).

En resumen, la eficiencia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de: cómo se hizo? y cuánto se gastó?, etc.

2.4.1. Eficacia:

26

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-26 • 2013 • JUNIO • 13

Denominaciones de indicadores de eficiencia.

*

Efecto.

Dentro de esta tipología, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

*

Impacto.

*

Desempeño.

*

Productividad.

*

Oportunidad.

Ejemplos:

*

Tiempo.

*

*

Calidad.

*

Costos.

Desempeño en la decisión del 30% de los hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

*

Economía.

*

Desempeño en el proceso de capacitación de funcionarios.

*

Efectividad en la adquisición de equipos de Computo

*

Impacto en la austeridad del gasto de la entidad por la ejecución del PAD.

Ejemplos: *

Oportunidad (tiempo) en la decisión de hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

*

Traslado oportuno de los hallazgos a las instancias competentes.

*

Tiempo utilizado en la ejecución de auditorías regulares.

*

Desempeño en el traslado de los hallazgos a las instancias competentes.

*

Número de Advertencias fiscales comunicadas a la administración, del total de proyectos de advertencia.

*

Efectividad en la ejecución de auditorías regulares.

*

Tiempo promedio de respuesta a un requerimiento.

*

Costo de una visita fiscal frente al costo promedio de PAD.

Actividad: Decidir en un 90%, las indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.

*

Costo para la ciudad de recuperar un peso ($1,00) por detrimento al patrimonio Distrital.

*

Precio de adquisición de sistemas de cómputo frente a precios de mercado.

*

Beneficios esperados frente al costo de implementación sistemas tecnológicos y de comunicaciones.

*

Ahorro en procesos de formación a funcionarios por alianzas estrategias.

Ejemplo para el cálculo con los tres tipos indicadores:

Supuestos: *

De acuerdo con los registros, las dependencias encargadas del trámite de las indagaciones preliminares reportaron que durante la vigencia 2012 se culminaron 28 indagaciones preliminares de las 36 iniciadas en el periodo.

Eficacia: Nivel de cumplimiento de la meta. Nombre del Indicador: Nivel de cumplimiento en el trámite de la Indagación Preliminar

2.4.3. Efectividad: Es la capacidad de cumplir con la meta establecida con la menor cantidad de recursos posibles, asimismo, la norma NTCGP 1000:2009, ha definido el término de Efectividad como “la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles”. Denominaciones de indicadores de efectividad.

Indicador. de . Eficacia =

Ejecutado * 100 P r ogramado

Ejecutado = (28/36) * 100 Ejecutado = 77.8% Eficacia = (77.8/90)*100

Dentro de esta tipología se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:

Eficacia = 86.4%

*

Nivel de cumplimiento de la meta. La meta de decisión era del 90% de 36, es decir 32 indagaciones, como cul-

Efectividad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-27 • 2013 • JUNIO • 13

27

minó 28, el grado de eficacia alcanzado fue del 86.4%. Eficiencia: Oportunidad (tiempo). En la decisión de las indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución. Nombre del Indicador: Oportunidad en el trámite de la Indagación Preliminar

Indicador. de . Eficiencia =

Tiempo... programado * 100 Tiempo...utilizado

Supuesto: En términos generales según la ley, se tienen 180 días para terminar la indagación preliminar. La Alta Dirección estableció como meta, adelantarlas en un tiempo promedio de 150 días. Las dependencias responsables de adelantar las indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012, promedio el tiempo utilizado fue de 160 días. Eficiencia = (150 / 160) * 100 Eficiencia = 93.75% El grado de eficiencia no alcanzó la meta establecida, al utilizar en promedio 10 días adicionales para el trámite de las indagaciones preliminares, en este sentido se alcanzó el 93.75% de eficiencia. Efectividad: Impacto. Nombre del Indicador: Efectividad de las Indagaciones Preliminares Efectividad = (Indagaciones preliminares terminadas con recomendación de apertura de proceso de responsabilidad Fiscal / Total de Indagaciones Preliminares Terminadas) * 100 Las dependencias responsables de adelantar las indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012, de las 28 indagaciones preliminares terminadas, en

SATISFACTORIO Cuando el resultado obtenido se encuentra ubicado en el límite superior establecido, se recomienda que esta calificación sea asignada si, y sólo si se presenta el cumplimiento de la meta o ésta ha sido superada.

28

20 de ellas se recomendó la apertura del proceso de responsabilidad fiscal y el resto condujeron al archivo. Efectividad = (20/28) * 100 Efectividad = 71.4% El nivel de efectividad alcanzado por la dependencia en la ejecución de la actividad propuesta, es del 71.4%. El resultado de cada indicador se compara con los rangos establecidos para determinar si se ubica en mínimo, aceptable o satisfactorio. 2.5 Análisis de resultados de los indicadores. El resultado obtenido en el indicador, por sí solo, no permite inferir algún concepto posible, por lo que se hace necesario establecer parámetros de comparación, con referentes establecidos, que se denominan “Estándares de comparación ó Línea Base”, los cuales permiten evaluar y analizar el nivel de cumplimiento o avance de los objetivos propuestos. Se debe tener en cuenta que los resultados pueden estar afectados por elementos externos no controlables, de tal manera que se deben mencionar en el análisis y mantener un registro histórico y documentado de adversidades que han afectado directa o indirectamente el proceso o la ejecución de la actividad a medir, los cuales serán un insumo importante a la hora de elaborar planes de acción correctivos, preventivos o de mejora, y evitar afectaciones futuras, a causas de eventos externos ya sucedidos. 2.6 Rangos de Calificación. Cada uno de los indicadores debe tener un criterio propio y justificado de evaluación de los resultados, el cual debe establecer intervalos o límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es Satisfactorio, Aceptable o Mínimo.

ACEPTABLE Esta calificación será asignada cuando el resultado obtenido se encuentre ubicado en el límite intermedio establecido, asimismo, se requiere de una justificación documentada, frente al incumplimiento del logro.

MINIMO Cuando el resultado obtenido se encuentra ubicado en el límite inferior establecido, de igual forma, se requiere un registro documental, frente al incumplimiento del logro para la construcción de un plan correctivo o de mejoramiento en futuras acciones.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-28 • 2013 • JUNIO • 13

Criterios para la determinación de los rangos: 1. La determinación del rango Satisfactorio debe ser mayor o igual al valor de la meta. 2. La determinación del rango Aceptable tendrá un intervalo de máximo 20 puntos porcentuales por debajo de la meta. 3. La determinación del rango Mínimo no debe ser mayor a 20 punto porcentuales por debajo la meta. Ejemplo: Meta: 80% MINIMO 60% y = 80%

alimentar y reflejar los resultados acumulados hasta el periodo correspondiente. 3. ÍNDICE DE DESEMPEÑO: Se denomina índice de desempeño al resultado o la medición de la gestión de las dependencias y los procesos, el cual se calcula a partir del resultado de sus propios indicadores, constituyéndose en un indicador compuesto. El índice de desempeño de una dependencia se calcula de la siguiente manera: 1. Se listan los resultados de los indicadores de las diferentes actividades ejecutadas por la dependencia. 2. Se pondera de manera justificada cada actividad. La sumatoria del total de las actividades debe ser igual al 100%.

Meta: 100% MINIMO 80% y = 100%

2.7 Monitoreo y seguimiento: Con el objeto de evaluar el comportamiento y avance en el cumplimiento de la meta establecida en la actividad u objetivo, se establece una periodicidad trimestral para realizar el seguimiento, es decir, la matriz se debe

3. Finalmente se calcula el índice de desempeño (Factor de ponderación por el cumplimiento del indicador con relación a la meta) se suman las proporciones y el resultado obtenido es el denominado índice de desempeño de la dependencia, el cual debe ser analizado e interpretado teniendo en cuenta, tanto el aporte en el cumplimiento de las actividades como a la importancia dada.

Ejemplo: ACTIVIDAD

CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR CON RELACION A LA META

FACTOR DE PONDERACION

A B C D

80% 100% 80% 60%

29% 36% 21% 14% 100%

TOTAL

INDICE DE DESEMPEÑO (0.8 * 0.29)= 0.229 (1.0 * 0.36)=0.357 (0.8 * 0.21)=0.171 (0.6 * 0.14)=0.086 0.84*100=84%

Total Índice de desempeño de la dependencia: 84%. El índice de desempeño de un proceso se calcula mediante el promedio aritmético de los índices de desempeño de las dependencias que hacen parte de su propio proceso. Ejemplo: DEPENDENCIA

INDICE DE DESEMPEÑO DEPENDENCIA

INDICE DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

A B C

80% 80% 50%

70%

Total Índice de desempeño del proceso: 70%.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-29 • 2013 • JUNIO • 13

29

ANEXO 3 FORMATO PLAN DE ACCIÓN

FECHA DE SEGUIMIENTO (1):_________________________ FORMULACION

SEGUIMIENTO

ACTIVIDAD

No. de Actividad (2)

PLAN ESTRATEGICO OBJETIVO (3)

ESTRATEGIA (4)

PROCESO (5)

DEPENDENCIA RESPONSABLE (6)

ACTIVIDAD (7)

INDICADORES

META (8)

UNIDAD DE MEDIDA (9)

FECHA LIMITE DE EJECUCIÓN (10)

FACTOR DE PONDERACIÓN DE LA ACTIVIDAD (11)

CÓDIGO INDICADOR (12)

NOMBRE DEL INDICADOR (13)

TIPO DE INDICADOR (Eficacia, Efectividad, Eficiencia) (14)

RESULTADO Y ANÁLISIS DEL INDICADOR RANGOS DE CALIFICACIÓN (16)

FORMULA DEL INDICADOR (15)

MÍNIMO

ACEPTABLE

SATISFACTORIO

NUMERADOR (17) DENOMINADOR (18)

RESULTADO DEL INDICADOR (19)

CUMPLIMIENTO DEL RANGO DE INDICADOR CON CALIFICACIÓN DEL RELACION A LA RESULTADO META (21) (20)

INDICE DE DESEMPEÑO (22)

FIRMA RESPONSABLE DE PROCESO (23):

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO PLAN DE ACCIÓN FORMULACION (1) Fecha de Seguimiento: Corresponde a la fecha de corte en la cual se realiza el seguimiento. (2) No. de Actividad: Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas. (3) Objetivo: Registre el No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(7) Actividad: Describa la actividad a desarrollar al interior de la dependencia. (8) Meta: Relacione la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera lograr. Debe tener en cuenta los parámetros establecidos en la presente metodología. (9) Unidad de Medida: Magnitud referencia para la medición; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual), entre otros.

(4) Estrategia: Registre el No. de la estrategia de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(10) Fecha límite de ejecución: Corresponde a la fecha límite de ejecución de la actividad.

(5) Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Integrado De Gestión.

(11) Factor de Ponderación de la Actividad: Se pondera de manera justificada cada actividad. La sumatoria del total de las actividades debe ser igual al 100%.

(6) Dependencia Responsable: Registre la dependencia responsable encargada de ejecutar la actividad.

(12) Código indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo: Código dell proceso

Ejemplo: 0101

donde

(13) Nombre del Indicador: Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Debe ser el nombre definido en la hoja de vida del indicador.

30

010

No. Consecutivo del indicador

+

1

(14) Tipo de Indicador: Se identifica el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad. (15) Fórmula del indicador: Determina la estructura o la forma en que se comparan las variables definidas para el indicador.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-30 • 2013 • JUNIO • 13

(16) Rangos de calificación: Se registra en cada una de las actividades los intervalos definidos por el responsable del indicador en términos de la meta, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio. Ver Criterios para la determinación de los rangos del Anexo 2 “Metodología para la Formulación del Plan de Acción”.

correspondiente con relación a la meta planteada (19/16). (21) Rango de calificación del resultado: se compara el Cumplimiento del Indicador con relación a la meta y los rangos determinados en la formulación de la actividad, el cálculo es automático.

SEGUIMIENTO

(22) Índice de Desempeño: Es el índice de desempeño de la actividad. Se multiplican las columnas 20 y 11.

(17) Numerador: Registre el valor obtenido del numerador que ha sido descrito para el indicador

(23) Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan las actividades e indicadores:

(18) Denominador: Registre el valor del denominador que ha sido descrito para el indicador (19) Resultado del Indicador: Da como resultado el nivel de avance o cumplimiento de ejecución de la actividad correspondiente

*

Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

*

La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación

(20) Cumplimiento del indicador con relación a la meta: nivel de avance o cumplimiento de la actividad

ANEXO 4 FORMATO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DEPENDENCIA:

Lista desplegable

OBJETIVO DEL PROCESO:

Lista desplegable

OBJETIVO CORPORATIVO:

Lista desplegable

OBJETIVO AMBIENTAL :

No Aplica

PROCESO:

Lista desplegable

ESTRATEGIA:

Lista desplegable

PROYECTO DE INVERSIÓN No Aplica ASOCIADO:

ACTIVIDAD ASOCIADA: CARGO DEL RESPONSABLE QUE RECOPILA LA INFORMACIÓN:

CARGO DEL RESPONSABLE QUE ANALIZA LA INFORMACIÓN:

CARGO DEL RESPONSABLE QUE TOMA DECISIONES:

II. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR CODIGO DEL INDICADOR

NOMBRE: OBJETIVO DEL INDICADOR:

TIPO DEL INDICADOR

EFICACIA





EFICIENCIA

FÓRMULA DE CÁLCULO

EFECTIVIDAD





VALOR

MES



SEMESTRAL

MARZO



CUMPLIMIENTO EN EL PERÍODO

TENDENCIA

N:

D:

RANGOS DE GESTIÓN MÍNIMO

ACEPTABLE

D: TENDENCIA HISTORICA

META ANUAL SATISFACTORIO

2008

2009

2010

2011

2012

2013

META 0

LOGRO 0

ANUAL

III REGISTRO DE RESULTADOS

JUNIO

SEPTIEMBRE

DICIEMBRE

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

b m

#¡VALOR! #¡VALOR! 1

NUMERADOR DENOMINADOR 1 0

FUENTE DE DATOS DE LAS VARIABLES

N:

PERIODICIDAD DE SEGUIMIENTO DEL INDICADOR

TRIMESTRAL

DEFINICION DE LAS VARIABLES

UNIDAD DE MEDIDA

RESULTADO ACUMULADO

CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR CON RELACION A LA META

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

Serie1 Lineal (Serie1)

CUMPLIMIENTO ACUMULADO

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-31 • 2013 • JUNIO • 13

31

Y= mx+b

REGISTRO DE RESULTADOS PERIODICOS O PARCIALES

MONITOREO- AVANCE ACUMULADO 1

1,2

1

1

1

Serie3

0,8

1

Serie1

0,6 0,4

1

Lineal (Serie3)

0,2 0

1

META

0

LOGRO

0 M

AR

ZO

O NI JU

PT SE

M IE

E BR

E CI DI

M

E BR

0 0 0 META

GRAFICA 1, TENDENCIA RESULTADOS

LOGRO

GRAFICA 2, MONITOREO

OBSERVACIONES

FIRMA DE RESPONSABLE

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

FIRMA DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN

*

Responsable que recopila la información: Corresponde al cargo o rol del responsable de registrar la información, para la construcción del indicador.

*

Responsable que analiza la información: Corresponde al cargo o rol del responsable de analizar y evaluar el comportamiento del indicador a través de los periodos evaluados, este debe ser el líder del proceso.

*

Responsable que toma decisiones: Corresponde al cargo o rol del responsable de tomar determinaciones y suministrar oportunidades de mejora.

* Versión: Identifica la versión vigente del indicador, indicando desde cero (0) * Fecha: Hace referencia a la fecha de elaboración del documento. Digite DD/MM/AAAA IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO * Dependencia: Registre el nombre de la dependencia a la cual pertenece la responsabilidad de ejecutar la actividad. * Proceso: Identifique y registre el nombre del proceso al cual pertenece el indicador *

Objetivo del proceso: Señale el fin del proceso con el cual hace concordancia el indicador.

*

Objetivo Corporativo: Identifique y registre el objetivo estratégico descrito en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.

* Estrategia: Identifique y registre la estrategia descrita en el Plan estratégico de la entidad, con el cual se relaciona el indicador. *

32

Objetivo Ambiental: Señala el objetivo ambiental descrito en el PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental), con el cual se relaciona el indicador. En caso de no aplicar seleccionar de la lista desplegable la frase “No Aplica”

*

Proyecto de Inversión Asociado: Corresponde al proyecto de Inversión con el cual se relacione el Indicador. En caso de no aplicar seleccionar de la lista desplegable la frase “No Aplica”

*

Actividad Asociada: Corresponde a la Actividad del Plan de Acción con la cual se asocia el indicador.

IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR * Nombre: Nombre que identifica el indicador. *

Código del indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo.

*

Objetivo del Indicador: señala la razón de ser del indicador y lo que se quiere medir al efectuar el seguimiento.

*

Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados; Eficiencia, relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados; Efectividad, medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

*

Fórmula de Cálculo: Determina la forma en que se comparan las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-32 • 2013 • JUNIO • 13

*

Unidad de Medida: Magnitud referencia para la medición. Ejemplo: porcentaje, número de asesorías, etc.

*

Definición de Variables: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del comportamiento de las variables se puede explorar, descubrir, explicar, planificar, gestionar y transformar la realidad hacia una situación deseable.

ción del indicador con relación a la meta planteada. * Tendencia: Proporciona información gráfica relacionada con el comportamiento del indicador de los periodos de medición. * Observaciones: Se debe relacionar el consecutivo de acciones preventivas, correctivas o de mejora formuladas, que están asociadas al análisis del comportamiento del indicador teniendo en cuenta la Tendencia y que es asignado por el Responsable de Toma de Decisiones. *

Grafica 1. Tendencia Resultados: Proporciona información visual sobre el comportamiento del indicador.

* Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el 100%.

*

Grafica 2. Monitoreo: Proporciona información visual del logro del objetivo frente a la meta establecida.

* Nota: Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

*

Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan las actividades e indicadores:

*

Nota. Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

* Numerador: Se indica el nombre de la variable a comparar.

*

Fuente de Datos: origen de los datos, documentos o sistemas de información, que sirven de base para obtener la información relacionada con un indicador en un tiempo determinado. Periodicidad de Seguimiento del Indicador: Espacio de tiempo con el cual se deben registrar los datos de medición del indicador (mensual, trimestral, semestral, anual) Si las metas son anuales, la evaluación y seguimiento es trimestral.

*

Rangos de Gestión: Establece intervalos ó límites de calificación que se toman como referencia para determinar si el resultado obtenido en un periodo específico es mínimo, aceptable o satisfactorio.

*

Meta Anual: Valor que se espera obtener al final de la vigencia, o del tiempo límite disponible para el cumplimiento de la acción.

*

Tendencia Histórica: Registro de datos finales correspondientes a los últimos cinco (5) años anteriores y lo corrido del año vigente.

*

Registro de Resultados: Es el registro de los resultados obtenidos en el periodo de evaluación para cada una de las variables definidas.

*

Cumplimiento en el periodo: Proporciona el resultado del indicador medido en el periodo de evaluación.

*

Cumplimiento del indicador con relación a la meta: nivel de avance o cumplimiento de ejecu-

La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación. ANEXO 5 Informe de Gestión El informe de gestión esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección. El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C. El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Com-

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-33 • 2013 • JUNIO • 13

33

parar los resultados con líneas base (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares). INSUMO

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

ACTIVIDAD

Objetivo del proceso descrito en el manual del Sistema Integrado de Gestión.

PLAN ESTRATÉGICO

planes (PAD, BIENESTAR,

Comparar: Ejecutado/programado *100 EFICACIA

Seguimiento al Plan de acción.

Resultados de CAPACITACION, COMPRAS)

Meta/ejecutado *100 EFICIENCIA

PAE, PIGA,

Seguimientos de los planes de mejoramiento.

Impacto de los resultados EFECTIVIDAD

Informe de Gestión en el Periodo transcurrido de la vigencia de acuerdo con la periodicidad de reporte establecida.

¿De qué manera se ha cumplido con el Objetivo del Proceso?

Otras actividades relevantes que han contribuido al cumplimiento del Plan estratégico y que no han sido contempladas en el Plan de acción.

ANÁLISIS DE DATOS

Estructura del Informe de Gestión

que no han sido contemplados en el Plan de Acción.

Los informes de gestión deben contener como mínimo: Portada. Presentación. 1. Resultados de la gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia ó proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

34

SALIDA

*

Análisis Plan de Acción (Todos los procesos). Se debe analizar el resultado de cada uno de los indicadores definidos en el Plan de Acción y determinar el índice de desempeño de la dependencia y/o proceso (ver numeral 2.5 del Anexo No. 2).

*

Satisfacción del cliente. Proceso de Participación Ciudadana.

*

Conformidad con los requisitos del producto. Procesos misionales.

*

Resultados de seguimiento a planes y programas (PAD, PAE, Plan de Capacitación, PIGA, entre otros).

*

Otros resultados. Relacionar aquellos resultados relevantes que han contribuido al cumplimiento del Plan Estratégico y

2. Seguimiento Plan de Mejoramiento: Breve análisis sobre estado y avance de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento: acciones correctivas, preventivas y de mejora por dependencia y/o proceso (abiertas, cerradas y/o sin iniciar, entre otras). 3. Acciones de mejora. Parte dinámica del mejoramiento continuo es señalar las correcciones8 o acciones correctivas9 en un momento dado para orientar y mantener los recursos y esfuerzos en el logro de los objetivos y metas previstas., en consecuencia, las acciones de mejora propuestas por las dependencias deben ser analizadas y aprobadas por el responsable de proceso, máximo tres (3) acciones por proceso, dado que una vez aprobadas deben ser llevadas al Anexo 1 del Procedimiento de Plan de Mejoramiento. No obstante la anterior estructura, el Directivo responsable del informe verificará que se hayan incluido los aspectos de la gestión realizada y la totalidad de resultados obtenidos en el periodo, así como la congruencia de los datos reportados con los remitidos a otras instancias. 8

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción

9

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada otra situación indeseable.

correctiva.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-34 • 2013 • JUNIO • 13

ANEXO 6

Introducción.

ESTRUCTURA INFORME EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN El informe de evaluación al Plan de Acción refleja los resultados de las actividades formuladas al inicio del período y el seguimiento de cada período efectuado por cada una de las dependencias que tienen a cargo la ejecución de actividades con el fin de saber como ha sido el cumplimiento de las estrategias y objetivos formulados en el plan estratégico. Para la elaboración de este informe se debe tener en cuenta a quien va dirigido y cual es su finalidad, su estructura debe tener como mínimo lo siguiente:

1. Programación Plan de Acción vigencia actual * Formulación de Actividades e Indicadores. * Modificaciones al Plan de Acción. * Distribución de actividades por objetivo. * Distribución por proceso y tipo de indicador 2. Resultados a la fecha de corte * Resultados por Proceso. * Resultados por Objetivo. * Resultados por tipo de indicador.

Portada. 3. Conclusiones CONTROL DE CAMBIOS Versión 1.0

No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha Resolución Reglamentaria 044 Cambia de versión de Noviembre 30 de 2005.

Naturaleza del cambio

Se incorpora el procedimiento de Revisión por la Dirección, modificando el objetivo, alcance, base legal, definiciones, registros, anexos, descripción del procedimiento; en sus partes pertinentes. Se suprimen definiciones como: Catálogo único, Fecha, Fuente Gestión Fiscal, logro, meta, proceso, responsable, tablero de control de gestión, unidad de medida, variable, valor y verbo de acción.

2.0

Se retoman definiciones del procedimiento de Revisión por la Dirección tales como: Alta Dirección, política, política de calidad, registro, responsable de proceso, revisión y Sistema de Gestión de la Resolución Reglamentaria 017 Calidad. de Agosto 2 de 2006. Se reorganizan y reformulan las actividades del procedimiento para la formulación de actividades e indicadores, modificación de actividades e indicadores, reporte de resultados y elaboración del informe de gestión y Revisión por la Dirección. Se eliminan los formatos: Catálogo único de variables (1001002), Hoja de vida del indicador (1001003), formato solicitud modificación de actividades e indicadores (1001004). Se complementa el anexo 1 metodología para la formulación de actividades e indicadores. Se incluye el anexo 2 Informe de Gestión. Se modifican todas las páginas del procedimiento. Se cambia el nombre del Procedimiento Para la Formulación del Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. por Procedimiento para la Formulación y Seguimiento del Plan de Acción. Se cambia la palabra Objetivos Estratégicos por Objetivos Corporativos y Plan de Actividades por Plan de Acción en todo el procedimiento. Se ajusta y actualiza la Base Legal incluyendo: Acuerdo 361 de enero 6 de 2009, Ley 152 de 1994.

3.0

Se incluyeron las definiciones de: estrategia y objetivo. Resolución Reglamentaria 022 Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en la respectiva columna. de Noviembre 23 de 2007. Se cambia el formato formulación de actividades, indicadores y seguimiento por formato de Actividades. En el numeral 7.1. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES, se incluye la actividad 6. En el numeral 7.3. REPORTE DE RESULTADOS Y ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN se complementa la actividad 9 y se incluye la actividad 12. En la Estructura del Informe de Gestión, se deja como enunciado las acciones de mejora y se complementa la definición.

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Versión

No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha

Naturaleza del cambio Se modifica el nombre del procedimiento. Se incluye en la base legal las normas reguladoras de calidad. En las definiciones se modifican las correspondientes a: Efectividad, Eficacia y Eficiencia retomando las establecidas en las normas de calidad NTC ISO y NTCGP.

4.0

Resolución Reglamentaria 028 En la revisión por la dirección numeral 7.4 se actualiza la actividad 2 de acuerdo con las entradas del numeral 5.6.2 de la norma NTCGP 1000:2009. de Noviembre 3 de 2009. Se modifica el formato de actividades (formato código 1001001) y su respectivo instructivo de diligenciamiento. Se actualiza el anexo 1 “Metodología para la formulación de actividades e indicadores” con lo establecido en la Guía de la función pública sobre diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de gestión.

5.0

Se adiciona un punto de control para los indicadores que presentan una calificación mínima en la vigencia anterior. R. R. 016 de mayo 31 de 2010 Se adiciona en el anexo 1 las funciones que deben desarrollar los integrantes de los equipos de análisis. Se adiciona el anexo 4, denominado Estructura del informe de evaluación del Plan de Acción. Se modifica la versión del documento a Versión 7.0. Se incluyen las definiciones de Hoja de Vida del indicador y Sistema Integrado de Gestión. Se reemplaza el término SGC por SIG.

6.0

R.R. 017 de junio 29 de 2011

Se incluye el formato Hoja de Vida del Indicador, código 1001002 y el instructivo de hoja de vida del indicador. Se modifica el término “Equipo de Análisis” por “Gestores de Proceso”. Se modifica el anexo 2 “Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores” En el Procedimiento “MODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES” se incluye la actividad de revisión de las modificaciones y solicitud de ajustes. Se incluyen puntos de control en las actividades de revisión técnica del formato de actividades. El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013.

7.0

R.R. 026 de diciembre 20 de 2012

Se modificó el Alcance de acuerdo con la modificación de las actividades del procedimiento y se complementaron las definiciones. En la descripción del procedimiento se revisaron y ajustaron las actividades, observaciones y puntos de control del citado procedimiento.

8.0

R.R. 021 de junio 11 de 2013

Página 1 de 17 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI

Código documento:01003 Código formato: 01002002 Versión: 8.0

FECHA: 05 DE JUNIO DE 2013 Aprobó elaboración o modificación

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Revisión técnica

Firma:

Firma:

Nombre: Ligia Inés Botero Mejía

Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo

Cargo: Contralora Auxiliar.

Cargo: Directora Técnica de Planeación.

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1. OBJETIVO Definir las actividades para elaborar el Plan Estratégico Institucional – PEI.

Plan Estratégico. Documento que consolida las intenciones globales y la orientación de una organización. Contiene los siguientes elementos: * Misión.

2. ALCANCE

* Visión.

El procedimiento inicia con la socialización de la propuesta programática del Contralor al nivel directivo, la cual contiene las intenciones globales y la orientación de la Entidad para el período que fue elegido por el Concejo de Bogotá y termina con los ajustes al Plan Estratégico Institucional en el evento de modificación del PEI.

*

Valores y Principios Institucionales

*

Políticas Institucionales: Institucional, del SIG, de Calidad, de Administración del Riesgo, Ambiental, entre otras.

*

Objetivos Corporativos.

3. BASE LEGAL

* Estrategias.

4. DEFINICIONES

Política Ambiental. Es la orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de actividades, productos y servicios de la Entidad.

Amenazas. Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

Política de Calidad. Corresponde a las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Debilidades. Actividades o atributos internos de una organización que inhiben, limitan o dificultan el éxito de una empresa.

Política Institucional. Son las intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.

DOFA. Diagnóstico institucional que contiene las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Política Administración del Riesgo. Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

Ver Nomograma.

Estrategia. Conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado objetivo estratégica. Fortalezas. Actividades o atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la institución. Mandato Ético. Se denomina así al código de ética o decálogo de valores. Es la declaración explícita de valores y principios, construida de manera participativa. Misión Institucional. Es la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos. Objetivo de Calidad. Propósito ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, puede señalarse también como estrategia.

Valor Institucional. Hace relación al comportamiento que debe caracterizar a los funcionarios de la Contraloría en el ámbito laboral y personal. Este conjunto de valores se definen de manera colectiva y forman parte de la cultura organizacional. Visión. La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento. 3. ANEXOS Anexo No.1 Modelo Formulación diagnóstico DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Anexo No.2 Modelo Valores y Principios Institucionales (Mandato Ético).

Objetivo Corporativo. Son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

Anexo No.3 Modelo Objetivos Corporativos y Estrategias.

Oportunidades. Son situaciones, eventos o hechos favorables, actuales o futuros que ofrece el entorno a la Contraloría, cuyo aprovechamiento adecuado mejoraría sus procesos, su desarrollo operativo y posición de competencia.

Anexo No.6 Modelo Taller definición de Políticas Institucionales.

Anexo No.4 Modelo Taller Misión Institucional. Anexo No.5 Modelo Taller Visión Institucional.

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

6.1 Formulación del Plan Estratégico

1

Contralor de Bogotá

Socializa al nivel directivo la propuesta programática del Contralor, la cual contiene las intenciones globales Acta de Comité y la orientación de la Entidad para el período que fue Directivo elegido por el Concejo de Bogotá. Socializa con los funcionarios de la dependencia la propuesta programática del Contralor y elabora diagnóstico de la dependencia (DOFA), teniendo en cuenta:

2

Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina.

• Objetivo del proceso. • Informe de gestión. • Informes de Control Interno. • Auditoria Interna de Calidad. • Resultados de la Revisión por la Dirección.

Diagnóstico DOFA de la Dependencia

Observación: Ver anexo 1. diagnóstico DOFA.

Formulación

Remite vía SIGESPRO u Outlook el diagnóstico de la dependencia al responsable de proceso.

3

Contralor Auxiliar, Director, Consolida el diagnóstico (DOFA) por proceso y Subdirector, Jefe de remite en medio magnético vía SIGESPRO u Outlook oficina(Responsables a la Dirección de Planeación. de Procesos)

Diagnóstico DOFA por proceso. Observación:

4

Director Técnico de Planeación

Consolida el Diagnóstico Institucional, propuesta de principios y valores, objetivos y estrategias institucionales. Socializa la propuesta con el nivel directivo. Prepara material para el taller de Formulación del Plan Estratégico a desarrollarse en Comité Directivo.

5

Contralor de Bogotá D.C.

Convoca a Comité Directivo con el fin de elaborar el Plan Estratégico Institucional.

6

Director Técnico de Planeación

Presenta la propuesta de principios y valores, objetivos y estrategias institucionales ante el Comité Directivo.

DOFA Institucional. Propuesta de principios y valores, objetivos y estrategias

7

(Comité Directivo)

38

Aprueba en Comité Directivo el Plan Estratégico Institucional - PEI, con la siguiente estructura: • Misión. • Visión. • Valores y principios Institucionales. • Políticas Institucionales. • Objetivos Corporativos. • Estrategias.

Ver anexos 4, 5 y 6. Punto de Control: Para la elaboración de la propuesta se tendrá en cuenta, entre otros: propuesta programática del Contralor, diagnóstico institucional, Ideario Ético del Distrito, informe de gestión de la entidad.

Observación: Los funcionarios de la Dirección de Planeación serán los facilitadores de este proceso.

Realiza talleres de revisión de Misión, Visión, valores y principios, políticas, objetivos y estrategias institucionales. Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina.

Ver anexos 1, 2 y 3.

Punto de Control: Acta Comité Directivo

El PEI, debe incorporar las intenciones globales y la orientación de la Entidad para el cuatrienio. Observación: En el PEI debe quedar claramente identificado(s) el(los) Objetivo(s) de Calidad.

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No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

8

Director Técnico de Planeación y Funcionarios de la Dirección de Planeación

9

Director Técnico de Planeación

10

Realiza diseño y edición del PEI e implementa Jefe Oficina Asesora estrategias de difusión del Plan a los funcionarios de de Comunicaciones la Entidad.

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

REGISTROS

Consolida el Plan Estratégico Institucional y se activa Plan Estratégico Procedimiento para Control de Documentos Internos Institucional del SIG. Envía la Oficina Asesora de Comunicaciones a través de SIGESPRO u Outlook, el Plan Estratégico Institucional aprobado para su difusión.

6.2 Modificación del Plan Estratégico

11

Contralor Auxiliar

Diligencia solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Presenta la solicitud al Comité Directivo para su aprobación.

12

Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina. (Comité Directivo)

13

Director Técnico de Planeación y Funcionarios de la Dirección

Observación: Las modificaciones podrán surgir de la Revisión por la Dirección o del establecimiento de una nueva política institucional.

Punto de Control: Verifica que las Aprueba o desaprueba la solicitud de modificación Acta de Comité modificaciones solicitadas estén y remite a la Dirección de Planeación e caso de ser Directivo acorde con las políticas y directrices aprobada. institucionales. Realiza los ajustes al Plan Estratégico Institucional, según aprobación y continúa con la actividad No. 8 del procedimiento.

ANEXO No. 1 Modelo FORMULACIÓN DIAGNÓSTICO DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) DIAGNÓSTICO DOFA DIAGNOSTICO INTERNO (1)

DIAGNÓSTICO EXTERNO (2)

DEBILIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

(1) DIAGNÓSTICO INTERNO: Se refiere a aquellos aspectos internos de la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos del entorno. Las fortalezas y debilidades tienen que ver con todos los sistemas internos de la organización, tales como: productos, recursos humanos, tecnología, insumos, administración, etc. Algunas variables consideradas como internas, entre otras, son: - La capacidad de la dependencia y/o proceso en el diseño, ejecución y obtención de resultados, en términos de su misión, condición jurídica, capacidad de innovación y recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

- Procesos administrativos (planeación, organización, coordinación, dirección, control interno, flujos de información, comunicación, etc.). - Estructura organizacional (responsabilidad, distribución de funciones, cargas de trabajo, etc.). (2) DIAGNÓSTICO EXTERNO: Tiene como objetivo fundamental identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Estos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza).

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39

Algunas variables externas, entre otras, se tienen:

*

- Políticas macroeconómicas o sectoriales dadas o potenciales.

*

- Disponibilidad oportuna de recursos: Hay que tener en cuenta que los recursos de financiación de la Contraloría provienen del presupuesto distrital, y que estos recursos son escasos.

Ser medibles: es decir susceptibles de cuantificar en el tiempo a través de metas e indicadores. Ser entendibles por todos los funcionarios de la entidad.

Estrategias: conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un determinado objetivo corporativo.

- Reglamentación o normas externas que afectan a la dependencia y/o Proceso.

No.

- Analizar las fortalezas y debilidades de las entidades auditadas, otras instituciones o instancias externas que afecten el funcionamiento de la dependencia y/o Proceso.

1

ANEXO No. 2 Modelo VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES1 (Mandato Ético) Los colaboradores de la Contraloría de Bogotá, establecemos el conjunto de valores y principios alrededor de los cuales se constituirá la vida de nuestra organización y servirán de guía o marco de referencia de nuestro accionar personal e institucional (Ejemplos: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Productividad, Competitividad). No. 1 2

Descripción

3 4 5 6

ANEXO No. 3 Modelo

OBJETIVOS CORPORATIVOS

ESTRATEGIAS 1.1. 1.2. 2.1. 2.2.

2

ANEXO No. 4 Modelo Taller MISION INSTITUCIONAL La misión es la razón de ser de la entidad y contiene la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos. De esta manera se tendrá mayor conciencia y claridad del aporte que la Contraloría de Bogotá D.C. hace al distrito, al Estado y a la sociedad en general, asimilando los siguientes aspectos: * ¿Qué hace la organización hoy?. * ¿Qué tendría que hacer de acuerdo con el marco constitucional y legal?. * ¿En qué posición dentro de la estructura del Estado se encuentra?. * ¿Cuál es su población objetivo?. * ¿Cuáles son los productos que ofrece?.

OBJETIVOS CORPORATIVOS Y ESTRATEGIAS

Con base en la misión establecida, debemos resumirla, de tal manera que sea manejada y expresada por cualquier funcionario.

Con base en el Propuesta Programática del Contralor, el marco constitucional y legal, las necesidades de la Ciudadanía y las Partes Interesadas y el Diagnóstico DOFA, plantee objetivos corporativos y estrategias.

MISIÓN PROPUESTA

Objetivos corporativos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida. Para la formulación de los objetivos estratégicos tener en cuenta las siguientes características: * *

40

Apuntar al cumplimiento de la misión de la entidad. Ser alcanzables, realistas y realizables.

1

Tener en cuenta los principios y valores éticos para el ejercicio de la función pública en Distrito Capital, establecidos mediante el Acuerdo 244 de 2006 y sus respectivas actualizaciones de conformidad con lo determinado en el Artículo 14 del Decreto 489 de 2009 “Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Gestión Ética del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

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ANEXO No. 5 Modelo Taller VISION INSTITUCIONAL La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento, se sugiere seguir los siguientes parámetros: * Debe ser formulada por los líderes de la Entidad. * Debe tener dimensión de tiempo. * Ser integradora. * Amplia y detallada. * Positiva y alentadora. * Realista y posible. * Consistente. * Debe ser difundida interna y externamente. Para su redacción se debe pensar en: * ¿Hacia dónde se quiere ir en el futuro?. * ¿Para qué se quiere ir allí?.

VISIÓN PROPUESTA

Política del SIG Directrices relacionadas con la operación interna, la prestación del bienes y servicios, atención al usuario, mitigación de los impactos ambientales, coherencia con los principios de de la seguridad de la información y la gestión documental, cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados con el SIG, compromisos de mejorar continuamente y la sostenibilidad del SIG. POLÍTICA DEL SIG

Política de Calidad Corresponde a las intenciones globales y orientación de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección. Debe ser coherente con la política institucional y proporcionar un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad. POLÍTICA DE CALIDAD

Política de Administración del Riesgo Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad. ANEXO No. 6 Modelo Taller DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Política Institucional Es el conjunto de directrices generales de acción, encaminadas a orientar la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. POLÍTICA INSTITUCIONAL

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Política Ambiental Es la orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de actividades, productos y servicios de la Entidad. POLÍTICA AMBIENTAL

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CONTROL DE CAMBIOS Versión

No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha

Naturaleza del cambio Se cambio todo el procedimiento que fue adoptado mediante la Resolución No. 019 del 14 de marzo de 2003:

1.0

R.R. 019 de marzo 14 de 2003

El alcance del procedimiento se hizo coherente con lo mencionado en su descripción. Se incluye lo pertinente al manejo de las posibles solicitudes de modificación del Plan Estratégico formuladas dentro del término de su ejecución, se reformula actividades y se aclara la responsabilidad de la socialización y difusión de la política de calidad y del manejo del documento Plan Estratégico como documento controlado. Se modificó el procedimiento suprimiendo la ejecución de actividades a cargos que no tienen la responsabilidad de hacerlo, asignándolas a los que era pertinente. Se suprimieron actividades que no generaban valor agregado y se configuran como tareas que están inmersas en otras actividades.

2.0

R.R. 029 de mayo 9 de 2003

Se ajustó el procedimiento y sus registros en coherencia con la política institucional y el Plan Estratégico. Se modificó la denominación del cargo Coordinador del Grupo de Indagaciones Preliminares a Coordinador del Grupo de Actuaciones Especiales. Se unificaron actividades con el mismo objetivo, las cuales se configuraban como tareas y podían incluirse en una sola. Se mejoró la redacción de las actividades para ser más claras y precisas que no permitan interpretaciones.

3.0

4.0

R.R. 052 de Diciembre 31 de 2004

R. R. 017 de 2006

El procedimiento se modifica de conformidad con los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. Incorporar los conceptos de política institucional, de calidad, de administración del riesgo y de objetivos estratégicos. Adecuar la normatividad de acuerdo con el MECI. En la base legal del procedimiento se cambia Acuerdo 24 de 2001, por Acuerdo 361 de 2009. Se modifica la denominación de objetivo estratégico por objetivo corporativo.

5.0

R. R. 022 de 2007

Se reorganizan los anexos de acuerdo al orden de las actividades. Se unifican las actividades 2, 3 y 5 correspondientes a la formulación del plan. Se elimina la actividad 12. Se modifica el anexo relacionado con el diagnóstico DOFA, con el fin de hacerlo más sencillo.

6.0

Resolución Reglamentaria 028 de Noviembre 3 de 2009.

Se incorpora dentro de la normatividad el Acuerdo 244 de 2006 y Decreto 489 de 2009, relacionados con los principios y valores éticos para el ejercicio de la función pública. Se incorporan actividades relacionadas con la actualización del Diagnostico (DOFA) Institucional Anual, el cual servirá de insumo para la elaboración de los diferentes planes y programas. Se modifica el nombre del procedimiento incluyendo la actualización del Diagnóstico Estratégico Anual.

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Versión

No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha

Naturaleza del cambio El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013.

7.0

R.R. 017 de junio 29 de 2011

Se modificó el nombre del Procedimiento por “Procedimiento para Elaborar el Plan Estratégico Institucional - PEI”, de acuerdo con lo establecido en artículo 129 de la Ley 1474 de julio 12 de 2011 y se ajustó el procedimiento a la nueva estructura definida en el Procedimiento para el Control de Documentos Internos del SIG. Se modificó el objetivo, alcance, actividades, observaciones, puntos de control del procedimiento. Así mismo, en la descripción del procedimiento se suprimió el numeral “7.3 Actualización del Diagnóstico Estratégico Anual”.

8.0

R.R.021 de junio 11 de 2013

Página 1 de 10 Código documento:01009

PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Código formato: 01002002 Versión: 2.0

FECHA: 05 DE JUNIO 5 DE 2013 Aprobó elaboración o modificación

Revisión técnica

Firma:

Firma:

Nombre: Ligia Inés Botero Mejía

Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo

Cargo: Contralora Auxiliar.

Cargo: Directora Técnica de Planeación.

1. OBJETIVO Establecer las actividades para realizar a intervalos planificados la Revisión por la Dirección, con el objeto de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad del Sistema de Integrado de Gestión. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el establecimiento y difusión de los lineamientos para efectuar la Revisión por la Dirección y termina con la incorporación de las acciones correctivas y preventivas aprobadas en el Comité Directivo.

3. BASE LEGAL Ver Normograma. 4. DEFINICIONES Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo. Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (NTC GP 1000:2009). Eficacia (Logro): grado en que se realizan las ac-

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tividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (ISO 9000: 2005 - NTC GP 1000:2009).

Nota: los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

Eficiencia (Gestión de Recursos): relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000: 2005 - NTC GP 1000:2009).

*

Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

*

Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Ejemplo: revisión por la dirección, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Sistema Integrado de Gestión: Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

5. ANEXOS No aplica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Observación: La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema integrado de gestión, contemplando la política y los objetivos. Punto de Control:

1

Contralor ó Contralor Auxiliar

Establece y difunde lineamientos para efectuar la Revisión por la Dirección, en los cuales se determinan insumos y fecha para realizar la revisión.

Comunicación Oficial Interna

Verifica que se establezca la información de entrada para la revisión por la dirección y todos los requisitos establecidos en los numerales 5.6.2 de la NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, 4.6 de la ISO 14001:2004 y 4.3 literal f de la NTDSIG 001:2011. Verifica que se cumpla con lo establecido en los numerales 4.6, de la ISO 14001:2004, 5.6 de la NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008, Revisión por La Dirección, relacionada con la periodicidad e intervalos planificados para revisar el sistema integrado de gestión de la entidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.

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No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Elabora informe sobre: a. Resultados de las auditorias tanto internas como externas. b. Estado de las acciones correctivas, preventivas (Riesgos) y de mejora. c. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. 2

Jefe Oficina de Control Interno.

d. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados.

Informe

e. Resultados de las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos ambientales Remite vía SIGESPRO u Outlook el Informe a la Dirección de Apoyo al Despacho y presenta en Comité Directivo.

3

Director Técnico Desarrollo Local y Participación Ciudadana.

Elabora informe sobre Resultados de la Medición de la Satisfacción de los Clientes, incluidas las quejas, sugerencias y reclamos.

(Responsable Proceso de Participación Ciudadana)

Remite vía SIGESPRO u Outlook el Informe a la Dirección de Apoyo al Despacho y presenta en Comité Directivo.

Director de Talento Humano 4

5

6

(Responsable Proceso de Gestión del Talento Humano) Director de Tecnologías de l Información y las Comunicaciones (Responsable Proceso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones)

Contralor Auxiliar, Director, Subdirector y Jefe Oficina. (Responsables de Proceso)

Informe Medición de la Satisfacción de los Clientes

Elabora informe sobre el desempeño de la seguridad y salud ocupacional Informe y presenta en Comité Directivo.

Elabora informe sobre el desempeño de la seguridad de la información y Informe presenta en Comité Directivo.

Elabora el informe sobre el desempeño de los procesos y la conformidad del producto, de conformidad con las fechas establecidas por la Alta Dirección. Remite vía SIGESPRO u Outlook el Informe del Procesos a la Dirección de Apoyo al Despacho y presenta en Comité Directivo.

Observación: Informe de Gestión por Proceso El informe sobre la conformidad del producto aplica para los procesos misionales.

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No

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RESPONSABLE

Director Administrativo y Financiero

ACTIVIDAD Elabora informe sobre: • Desempeño ambiental. • Grado de cumplimiento de los objetivos, metas y programas. • Cambios en las circunstancias y evolución de los requisitos legales y otros requisitos ambientales. • Resultados de los indicadores ambientales. • Cumplimiento del Plan de Acción del PIGA.

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Informe

Remite vía SIGESPRO u Outlook el Informe a la Dirección de Apoyo al Despacho y presenta en Comité Directivo.

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Director Técnico de Planeación.

Director Técnico de Apoyo al Despacho

Elabora informe sobre los cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión y las recomendaciones para la mejora del mismo. Remite vía SIGESPRO u Outlook el Informe a la Dirección de Apoyo al Despacho y presenta en Comité Directivo. Convoca a Comité Directivo para efectuar la revisión por la Dirección.

Comunicación oficial interna Observación:

Revisa los informes presentados y determina:

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Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina. (Comité Directivo)

Analiza si es necesario el replanteamiento del Plan Estratégico, Planes, Política, Objetivos entre otros.

• Acciones relacionadas con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y sus procesos.

Los resultados de la Revisión por la Dirección deben hacer parte del acta de Comité Directivo y reflejar el estado del Sistema Integrado de Gestión, su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

• Acciones de mejora del producto en relación con los requisitos del cliente

Punto de Control

• Necesidades de recursos.

Verificar el cumplimiento de los numerales 5.6.3 de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001.2008, 4.6 de la ISO 14001:2004 y 4.3 literal g de la NTDSIG 001:2011, relacionado con los resultados de la revisión por la dirección que deben incluir todas las decisiones y acciones señaladas. Observación: Los informes presentados son el soporte del acta del Comité Directivo respectivo.

• Posibles cambios en la política, objetivos, metas y otros elementos de la gestión coherentes con el compromiso de mejora continúa.

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Director de Apoyo al Despacho

Elabora acta de Comité Directivo de Revisión por la Dirección y remite copia de la misma a los Responsables de Proceso y a la Dirección de Planeación.

Acta de Comité Directivo

Punto de Control: Verifica que los resultados de la Revisión por la Dirección hagan parte del acta de Comité y refleje el estado del Sistema, en términos de conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-46 • 2013 • JUNIO • 13

No

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RESPONSABLE Contralor Auxiliar, Director, Subdirector y Jefe Oficina. (Responsables de Proceso)

ACTIVIDAD Incorpora, en el plan de mejoramiento por proceso, las acciones correctivas y preventivas aprobadas en el Comité Directivo para el proceso según el caso.

REGISTRO

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Observación: Se activa Procedimiento para Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0

R.R.026 de diciembre 20 de El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de 2012 Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013.

2.0

R.R.021 de junio 11 de 2013

Se ajustó el alcance, actividades, observaciones y puntos de control del citado procedimiento.

Resolución Reglamentaria Número 022 (Junio 11 de 2013)

“Por la cual se asignan responsabilidades y funciones para la formulación, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión de la Contraloría de Bogotá D.C.” EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C. En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en los Artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política y los Artículos 6, 7 y 21 del Acuerdo No. 519 del 26 de diciembre de 2012, y CONSIDERANDO: Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo No. 519 del 26 de diciembre de 2012, “Por el cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal, se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”. Que el citado Acuerdo en sus Artículos 6, 7 y 8, establece la autonomía administrativa, contractual y presupuestal que ejerce la Contraloría de Bogotá D.C., por lo cual le corresponde al Contralor de Bogotá, D.C., determinar los métodos y procedimientos para la

adecuada administración de los recursos disponibles en la Entidad. Que la Contraloría de Bogotá D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 011 de 2005, “Por la cual se asignan Responsabilidades y Funciones para la ejecución de los Proyectos de Inversión de la Contraloría de Bogotá D. C.”, la cual se encuentra desactualizada en todo su contenido, por lo que se hace necesario su derogación Que la Contraloría de Bogotá D.C., en el marco de las disposiciones establecidas en el artículo 129 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control a la gestión pública”, tiene formulado el Plan Estratégico 2012-2015 “Por un control fiscal efectivo y transparente”. Que para cumplir con los postulados formulados en el Plan Estratégico 2012-2015, se debe contar como instrumento de planeación con la formulación, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión y mantener el control, evaluación, seguimiento físico y financiero permanente sobre las actividades relacionadas con los mismos, en el marco del Decreto 449 de 1999 que determina el seguimiento y control de los proyectos de inversión inscritos y registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión. Que de conformidad con el Manual de Seguimiento al Plan – SEGPLAN – debe existir una coordinación adecuada con el fin de realizar con éxito el seguimiento y evaluación correspondiente.

REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-47 • 2013 • JUNIO • 13

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