Zintegrowana platforma drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów - metodą na optymalizację kosztów

Urszula Cedrowska Dyrektor Pionu Technologii

Agenda • Kategorie głównych kosztów związanych z dokumentem • MoŜliwości optymalizacji kosztów wydruku jako pochodnej organizacji pracy i stosowanych technologii • Przykład obniŜenia kosztów wydruku na podstawie wdroŜenia w procesie obsługi klientów • Oszczędności i korzyści związane z wykorzystaniem zintegrowanych narzędzi do drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów.

Kategorie kosztów związanych z drukowaniem • koszt sprzętu i jego serwisowania • koszty materiałów eksploatacyjnych • zasoby działu IT dedykowane do rozwiązywania problemów dotyczących drukowania • koszty dystrybucji i udostępniania dokumentów • koszty monitorowania i zarządzania procedurami drukowania • koszty powierzchni zajmowanej przez infrastrukturę, koszty energii, magazynowania

Jak znacząco obniŜyć koszty?

Redukcja ilości drukowanych dokumentów poprzez: • Zmiany w organizacji pracy • Zachęcanie do zmiany nawyków – wersja elektroniczna dokumentu zamiast papierowej, mechanizmy workflow • Automatyczne rejestrowanie wykonywanych wydruków

Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: Etap 1 - Outsourcing wydruków masowych: • zmniejszenie kosztów utrzymywania infrastruktury o wysokiej mocy przerobowej koniecznej do obsługi ‘pików’ • personalizacja wydruku obniża koszty dołączania niepotrzebnych informacji ‘dla wszystkich’ z bazy • dystrybucja dokumentów z miejsca drukowania zmniejsza koszty obsługi logistycznej, koszty powierzchni

Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: ETAP 2: Dobry kontrakt na kompleksową i stałą dostawę materiałów eksploatacyjnych i/lub serwis drukarek: • Wprowadzenie ‘kontraktu drukarkowego’ • Centralizacja zakupów z decentralizacją dostawy dla firm wielo-oddziałowych

• Umowy na zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne z gwarancją ceny, terminu, dostawy na biurko zawierane raz na kilka miesięcy

Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: Etap 3: Wprowadzenie systemu zarządzania wydrukami biurowymi • Dobór odpowiednich urządzeń • Zmniejszenie ilości drukowanych stron • Outsourcing opieki nad sprzętem drukującym

Więcej w prezentacji HP w sesji popołudniowej

Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: Etap 4: Zintegrowana platforma drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów Przykład zastosowania w procesach obsługi klientów

Źródła dokumentów i atrybutów Systemy Masowego Wydruku •Personalizowany wydruk •Outsourcing infrastruktury drukującej •Monitoring procesu drukowania •System OK

Systemy Wydruku Biurowego •Optymalizacja struktury urządzeń biurowych •Wspomaganie zarządzania procesem wydruku,

Inne Systemy •Systemy transakcyjne •Systemy skanowania •Systemy monitoringu, •Faks

Konektory - Integracja z systemami zewnętrznymi

Masowy Import Dokumentów i Atrybutów

Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK

Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne

Główne funkcje aplikacji •Dostęp przez przeglądarkę, •Logowanie do repozytorium (LDAP), •Wyszukiwanie dokumentów •Przeglądanie dokumentów, •Tworzenie raportów (moduł Raporty), •Logowanie działań, •Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), •Modelowanie procesów (moduł Modeler)

Systemy generujące dokumenty i atrybuty Masowy Wydruk

Wydruk Biurowy

•Personalizowany wydruk •Outsourcing infrastruktury drukującej •Monitoring procesu drukowania •System OK

Inne Systemy

•Optymalizacja struktury urządzeń biurowych •Wspomaganie zarządzania procesem wydruku,

•Systemy transakcyjne •Systemy skanowania •Systemy monitoringu, •Faks

Konektory - Integracja z systemami zewnętrznymi

Masowy Import Dokumentów i Atrybutów

Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK

Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne

Główne funkcje aplikacji •Dostęp przez przeglądarkę, •Logowanie do repozytorium (LDAP), •Wyszukiwanie dokumentów •Przeglądanie dokumentów, •Tworzenie raportów (moduł Raporty), •Logowanie działań, •Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), •Modelowanie procesów (moduł Modeler)

Źródła dokumentów i atrybutów Systemy Wydruku Biurowego •Optymalizacja struktury urządzeń biurowych •Wspomaganie zarządzania procesem wydruku

Konektory – automatyczne nadanie atrybutu zgodnego z ID uŜytkownika lub drukarki Ręczne nadawanie atrybutów dokumentu

Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK

Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne

Główne funkcje aplikacji •Dostęp przez przeglądarkę, •Logowanie do repozytorium (LDAP), •Wyszukiwanie dokumentów •Przeglądanie dokumentów, •Tworzenie raportów (moduł Raporty), •Logowanie działań, •Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), •Modelowanie procesów (moduł Modeler)

Uzyskane korzyści po wdrożeniu w opinii klientów • Rezygnacja z drukowania kopii, rozpowszechnianie i udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej w wybranym obszarze biznesowym lub w sposób kompleksowy • Drukowanie formularzy tylko w potrzebnych na danym stanowisku ilościach • Częstsze używanie formularzy elektronicznych • Uporządkowanie dokumentów w dowolny sposób ułatwiający pracę jednoczesną wielu osobom

Uzyskane korzyści po wdrożeniu w opinii klientów • Zachowanie pełnej informacji o dokumencie (jego droga, wersje, osoby dokonujące modyfikacji itp..) • Dostęp do biblioteki dokumentów w sieci WAN w sposób chroniony – zastąpienie korespondencji papierowej korespondencją elektroniczną • Zarządzanie firmowym archiwum papierowym • Łatwość przejścia w kolejnym kroku do elektronicznego obiegu dokumentów • Możliwość modelowania procesów biznesowych i automatycznej implementacji procesu w aplikacji dla użytkownika

Dziękuję [email protected]