ZET Software Der Client Version 4

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INDEX 1 ZET MAIN ................................................................ 6

1.1 Was ist ZET ? ..........................................................................6 1.1.1 Wie arbeitet ZET ...................................................................6 1.1.2 Wie funktioniert das nationale und internationale Netzwerk .........7 1.2 Einführung in die Benutzung von ZET .........................................7 1.3 Start von ZetMain ....................................................................9 1.3.1 Mehrere Übungsfirmen arbeiten mit einer Datenbank .................9 1.3.2 Automatischer Aufruf zum Datentransfer ................................ 10 1.4 Anmeldung (LogIn) ................................................................ 10 1.4.1 Allgemein........................................................................... 10 1.4.2 Login mit einem anderen Namen ........................................... 10 1.5 Rechte ................................................................................. 11 1.5.1 Das Recht, ein Teilprogramm zu starten : ............................... 11 1.5.2 Recht die Sprache zu wechseln : ........................................... 11 1.6 Aufruf der Teilprogrammen ..................................................... 11 1.6.1 Allgemein........................................................................... 11 1.6.2 Programm-Schaltflächen ...................................................... 12 1.7 Protokolle ............................................................................. 13 1.7.1 Allgemein........................................................................... 13 1.7.2 Trace - Protokoll ................................................................. 14 1.8 Farben ändern....................................................................... 15 1.9 Sprache ändern ..................................................................... 16 1.10 Datenbanken reorganisieren.................................................... 17 1.11 Nachricht an die Zentralstelle .................................................. 17 1.12 Zentralstellen Homepage ........................................................ 18 1.13 Neueste Programmversionen ................................................... 18

2 ZETBASE ................................................................ 19 2.1 Einführung ............................................................................ 19 2.2 Grundfunktionen.................................................................... 20 2.2.1 Bearbeiten ......................................................................... 20 2.2.2 Blättern in der Datenbank .................................................... 20 2.2.3 Datenbank reorganisieren..................................................... 21 2.2.4 Beenden ............................................................................ 21 2.3 Rechte für ZetBase ................................................................ 21 2.4 Übungsfirmendaten ansehen ................................................... 22 2.5 Daten exportieren .................................................................. 23 2.5.1 Export zu KHK - Software ..................................................... 24 2.5.2 Export zu anderen Datenbanken............................................ 24 2.5.3 Drucken ............................................................................. 25 2.6 Filter .................................................................................... 26 2.7 Suchen................................................................................. 30

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2.7.1 Suche in der Liste der gefilterten Firmen................................. 30 2.7.2 Suche einer Firma nach Feldinhalt ......................................... 31 2.8 Sortierung ............................................................................ 32 2.9 Eigene interne Daten.............................................................. 33 2.10 Ändern der Daten der eigenen Übungsfirma............................... 33 2.10.1 Änderungsverfahren ............................................................ 33 2.10.2 Änderbare Datenfelder ......................................................... 36

3 ZETBANK ............................................................... 40 3.1 Einführung ............................................................................ 40 3.2 Das Hauptfenster ................................................................... 40 3.2.1 Eigene Konten (Registerkarte) .............................................. 41 3.2.2 Liste der Bankaufträge (Registerkarte) ................................... 44 3.2.3 Kontoauszüge (Registerkarte) ............................................... 46 3.2.4 Zinssätze ........................................................................... 47 3.2.5 Wechselkurse ..................................................................... 48 3.3 Das Erfassen von Bankaufträgen .............................................. 50 3.3.1 Überweisungen (Inland) ....................................................... 53 3.3.2 Überweisungen (Ausland) ..................................................... 54 3.3.3 Lastschriften (national) ........................................................ 54 3.3.4 Eingabefeld für Empfänger oder Zahlungspflichtigen................. 55 3.3.5 Eingabefeld für die Kontonummer .......................................... 57 3.3.6 Eingabefeld für die Bankleitzahl ............................................. 58 3.3.7 Eingabefeld für das Kreditinstitut ........................................... 59 3.3.8 Eingabefeld für die Währung ................................................. 59 3.3.9 Eingabefeld für den Betrag ................................................... 60 3.3.10 Eingabefeld für den Verwendungszweck.................................. 61 3.3.11 Eingabefeld für die interne Belegnummer................................ 61 3.3.12 Funktionstasten .................................................................. 61 3.3.13 Automatisches Hochzählen der Belegnummer.......................... 62 3.3.14 Blättern innerhalb der Anlagen eines Bankauftrages ................. 62 3.4 Erfassen von Anträgen an die Ruhrtalbank................................. 63 3.4.1 Allgemeines........................................................................ 63 3.4.2 Versenden eines Antrages .................................................... 63 3.4.3 Drucken eines Antrages ....................................................... 64 3.4.4 Kontoauszüge per Datenaustausch (Antragstellung) ................. 64 3.4.5 Dauerauftrag (Antragstellung)............................................... 65 3.4.6 Festgeld (Antragstellung) ..................................................... 66 3.4.7 Kreditangebot (Antrag) ........................................................ 67 3.5 Verarbeitungsschritte / Verwaltung der Datensätze..................... 68 3.5.1 Freigeben eines Bankauftrags ............................................... 69 3.5.2 Bereitstellung zum Versand (Transfer) ................................... 70 3.5.3 Archivierung ....................................................................... 73 3.5.4 Wiederherstellen archivierter Bankaufträge ............................. 75 3.5.5 Drucken ............................................................................. 78 3.5.6 Löschen eines Bankauftrags.................................................. 81

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3.5.7 Suchen einer Anlage zum Bankauftrag ................................... 82 3.5.8 Suchen in Kontoauszügen..................................................... 83 3.5.9 Filter (Suchen von Bankaufträgen)......................................... 86 3.5.10 Sortieren............................................................................ 87 3.5.11 Information über den Datentransfer ....................................... 88 3.5.12 Protokolle........................................................................... 90 3.5.13 Nachricht an Ruhrtal-Bank AG Essen ...................................... 91 3.5.14 Eingabe einer Transaktions Nummer (TAN) ............................. 91 3.6 Rechte ................................................................................. 91 3.7 Ausbilderbereich .................................................................... 94 3.7.1 Arbeitsplatz-Kennung........................................................... 94 3.7.2 Verwaltung von Konten bei anderen Banken............................ 95 3.7.3 Bankaufträge erneut zum Versand bereitstellen ....................... 97 3.7.4 Freigabe aufheben............................................................... 99 3.7.5 Ändern der Kontonummer eines Bankauftrages ....................... 99 3.7.6 Sperren eines Bankauftrags aufheben .................................. 100

4 ZET TRANS........................................................... 101 4.1 4.2 4.3

Allgemeine Information......................................................... 101 Dateitransfer mit der Zentralstelle.......................................... 102 Datenaustausch zwischen Transfer PC und anderen PCs in einer Übungsfirma ....................................................................... 105 4.3.1 Export von Daten vom Transfer PC zu anderen PCs ................ 105 4.3.2 Import von Daten von anderen PCs zum Transfer PC .............. 106 4.3.3 Export von Daten von einem PC zum Transfer PC................... 107 4.3.4 Import von Daten an einem PC vom Transfer PC.................... 109 4.4 Information über Daten, die noch nicht transferiert wurden ....... 110 4.5 Rechte ............................................................................... 111 4.6 Sonderfälle / Troubleshooting ................................................ 111

5 ZetAdmin............................................................. 114 5.1 Einführung .......................................................................... 114 5.2 Allgemeine Einstellungen ...................................................... 114 5.3 Benutzerverwaltung ............................................................. 116 5.3.1 Liste bearbeiten ................................................................ 117 5.3.2 Rechte verwalten .............................................................. 117 5.4 Datei Menu ......................................................................... 118 5.4.1 Dateipfad auswählen ......................................................... 118 5.5 Rechte für das Teilprogramm ZetAdmin .................................. 119

6 ZetForm............................................................... 120 6.1 Einführung .......................................................................... 120 6.2 Das Hauptfenster ................................................................. 120 6.3 Erfassen von Meldungen ....................................................... 121 6.3.1 Erfassen von Meldungen für das Finanzamt ........................... 121 6.3.2 Erfassen von Meldungen für die Krankenkassen ..................... 121 6.4 4 Anzeigen/Ändern von Meldungen......................................... 122 6.4.1 Anzeigen/Ändern von Meldungen für das Finanzamt ............... 122 3 Copyright BFZ Essen e.V.

6.4.2 Anzeigen/Ändern von Meldungen für die Krankenkassen ......... 122 6.5 Bereitstellung zum Transfer................................................... 123 6.6 Drucken von Meldungen........................................................ 124 6.7 Das Erfassungsfenster (allgemein) ......................................... 125 6.7.1 Das Erfassungsfenster (allgemein) ....................................... 126 6.7.2 Das Erfassungsfenster für Lohnsteuer-Anmeldungen .............. 127 6.7.3 Das Erfassungsfenster für Umsatzsteuer-Voranmeldungen ...... 128 6.7.4 Das Erfassungsfenster für Beitragsnachweise ........................ 128 6.8 Sichern (Archivieren) von Meldungen...................................... 130 6.9 Wiederherstellung von archivierten Meldungen......................... 131 6.10 Löschen einer Meldung ......................................................... 132 6.11 Ändern einer Meldung........................................................... 133 6.12 Protokolle ........................................................................... 133 6.13 Rechte ............................................................................... 135 6.14 Der Administrationsbereich (Ausbilder/innen) .......................... 136 6.14.1 Eingeben von zusätzlichen Feldern....................................... 136 6.14.2 Erneutes Bereitstellen von Meldungen zum Transfer ............... 137

7 ZetCips ................................................................ 138

7.1 Einführung .......................................................................... 138 7.2 Das Hauptfenster ................................................................. 139 7.3 Konditionen des Paketdienstes CIPS ....................................... 139 7.3.1 Speditionsbedingungen ...................................................... 139 7.3.2 Anzeige der gültigen Konditionen in ZetCips .......................... 141 7.4 Registerkarte Auslieferung .................................................... 142 7.4.1 Aufträge .......................................................................... 142 7.4.2 Lieferscheine .................................................................... 143 7.4.3 Auslieferung ..................................................................... 143 7.4.4 Drucken ........................................................................... 145 7.5 Anlieferung (Registerkarte) ................................................... 146 7.6 Erfassungsfenster für Cips-Aufträge........................................ 147 7.6.1 Allgemeines...................................................................... 147 7.6.2 Allgemeine Auftragsdaten................................................... 148 7.6.3 Pakete ............................................................................. 151 7.6.4 Eingabe der Empfängerfirma............................................... 151 7.6.5 Beifügen von Lieferscheinen................................................ 153 7.6.6 Entfernen von Lieferscheinen .............................................. 154 7.6.7 Ändern der Kontonummer für den Bankeinzug....................... 155 7.6.8 Erfassung eines Pakets....................................................... 155 7.6.9 Löschen eines Pakets ......................................................... 157 7.7 Erfassungsfenster für CIPS-Lieferscheine................................. 158 7.7.1 Allgemeines...................................................................... 158 7.7.2 Allgemeine Lieferscheindaten .............................................. 159 7.7.3 Erfassung der Artikel-Liste.................................................. 161 7.7.4 Beifügen eines Lieferscheines zu einem Cips-Auftrag .............. 162 7.8 Berichte ............................................................................. 162

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7.8.1 Annahmebestätigung ......................................................... 162 7.8.2 Auslieferungsbestätigung ................................................... 163 7.8.3 Quittierungsdatei .............................................................. 164 7.9 Archivieren und Wiederherstellen ........................................... 165 7.9.1 Archivierung ..................................................................... 165 7.9.2 Wiederherstellung ............................................................. 166 7.10 Löschen von Aufträgen oder Lieferscheinen ............................. 167 7.10.1 Löschen bei der Auslieferung mit Cips ................................. 167 7.10.2 Löschen bei Anlieferung mit CIPS ........................................ 168 7.11 Protokolle ........................................................................... 168 7.12 Nachricht an CIPS ................................................................ 169 7.13 Rechte ............................................................................... 169 7.14 Administrationsbereich (Ausbilder/innen) ................................ 170 7.14.1 Arbeitsplatz-Kennung......................................................... 171 7.14.2 Lieferschein-Logo .............................................................. 171 7.14.3 Erneutes Bereitstellen von Aufträgen zur Auslieferung ............ 173

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Kapitel 1 ZetMain

1 ZET MAIN 1.1

Was ist ZET ?

Der Name ZET ist die Abkürzung für Zentralstelle Essen Telekommunikationssoftware und bezeichnet ein Programmsystem, das seit 1986 speziell für die im DEUTSCHEN ÜBUNGSFIRMENRING zusammengeschlossenen Übungsfirmen entwickelt wird. ZET stellt wichtige Funktionen zur Verfügung, ohne die eine Übungsfirma im nationalen und internationalen Übungsfirmennetzwerk nicht sinnvoll arbeiten kann. Zu den beiden wichtigsten Funktionen in ZET gehören der Zugriff auf die internationale Datenbank, die die Daten aller im weltweiten Üfennetzwerk EUROPEN zusammen-geschlossenen Übungsfirmen enthält sowie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit der Bank der Zentralstelle in Essen der Ruhrtal-Bank - sowie weiterer angeschlossener Banken national und international. Das Programm ZET wird auf einer CD ausgeliefert und auf einem oder allen PCs in einer Übungsfirma , einzeln oder in einem Netz, installiert. Die Aktualisierung der Software erfolgt über das Internet oder bei größeren Änderungen durch Auslieferung einer neuen CD.

1.1.1 Wie arbeitet ZET In der Regel einmal täglich, mindestens jedoch einmal pro Woche stellt die Übungsfirma eine Verbindung mit dem Rechner (Server) der Zentralstelle des DEUTSCHEN ÜBUNGSFIRMENRINGS in Essen her. Die Verbindung kann über das Internet oder auch durch direkte Anwahl des Rechners über das Telefonnetz erfolgen. Bei dieser Verbindung überträgt die Zentralstelle zur Übungsfirma alle geänderten Daten von Übungsfirmen national und international, außerdem spezielle Informationen für die Übungsfirma wie z.B. Kontoauszüge der Ruhrtal-Bank. Während derselben Verbindung überträgt die Übungsfirma zur Zentralstelle Daten des Zahlungsverkehrs, z.B. Überweisungen sowie Änderungen der Daten der eigenen Übungsfirma , z.B. eine geänderte Telefonnummer. Diese Daten werden dann an die Ruhrtal-Bank bzw. an die internationale Datenbank von EUROPEN weitergeleitet.

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ZetMain - 6

1.1.2 Wie funktioniert das nationale und internationale Netzwerk Wie beschrieben tauscht eine Übungsfirma zunächst mit Hilfe von ZET Daten - z. B. Datenbankänderungen oder Zahlungsverkehrsdaten - mit der Zentralstelle in Essen aus. Änderungen der Daten der eigenen Übungsfirma (z. B. Telefonnummer) werden im Rechner der Zentralstelle gespeichert und sofort an andere Übungsfirmen im DEUTSCHEN ÜBUNGSFIRMENRING weitergeleitet, sobald diese ihrerseits mit ZET eine Verbindung zur Zentralstelle herstellen. Außerdem leitet die Zentralstelle in Essen die geänderten Daten an das sogenannte "Clearing Center" von EUROPEN weiter. Über das Clearing Center werden die geänderten Daten dann an die Zentralstellen der Übungsfirmen anderer Länder weitergeleitet, die diese wiederum an ihre Übungsfirmen übermitteln. Die geänderte Telefonnummer einer deutschen Übungsfirma kann auf diese Weise innerhalb kurzer Zeit weltweit an die angeschlossenen Übungsfirmen verteilt werden. Auch der Zahlungsverkehr wird in ähnlicher Weise national zunächst über die Ruhrtal-Bank in Essen und international über das Clearing Center weltweit abgewickelt. Die nachfolgenden Kapitel enthalten eine genaue Beschreibung aller Funktionen von ZET. Die für die Installation von ZET erforderlichen Schritte sind ebenfalls im ZÜF-Handbuch enthalten.

1.2

Einführung in die Benutzung von ZET

ZetMain ist das Hauptprogramm für alle ZET Anwendungen und kann über den Windows START- Schaltfläche – Programme gestartet werden. In ZetMain • • • • • • • • •

Melden sich die Benutzer/-innen mit ihrem Passwort an, Erhalten die Benutzer/-innen Rechte entsprechend ihrem Passwort zugeteilt, Werden weitere Teilprogramme gestartet Können Protokolle angezeigt werden, Können die Fensterfarben geändert werden, Kann die Sprache ausgewählt werden, Können die Datenbanken reorganisiert/komprimiert werden. Können Sie Ihr E-Mail-Programm zum Versenden einer Nachricht und ggf. des neuesten Trace-Protokolls an Ihre Zentralstelle aufrufen. Können Sie die Internet-Seiten Ihrer Zentralstelle aufrufen. 7 Copyright BFZ Essen e.V.

Wenn ZetMain beendet wird, werden auch alle von hier gestarteten Teilprogramme beendet. Alle Anwendungen können mit der Maus oder mit den bekannten WINDOW Tastatur Kurzbefehlen bedient werden. Hilfe kann über die F1-Taste oder das Menü angefordert werden.

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1.3

Start von ZetMain

Der Name der ausführbaren Datei der ZET Anwendung ist "ZetMain.Exe". Das Programm kann über die WINDOWS Start- Schaltfläche aufgerufen werden. Es empfiehlt sich, zum Starten des Programms eine Verknüpfung auf dem Desktop anzulegen.

1.3.1 Mehrere Übungsfirmen arbeiten mit einer Datenbank Wenn mehrere Übungsfirmen die gleiche Datenbank auf einem Server oder auf demselben PC verwenden, können Sie dadurch unterschieden werden, dass beim Aufruf des Programms die vollständige Übungsfirmen-Kennung angegeben wird: Beispiel : "ZetMain.exe DE01ZZA" . Wird die Kennung beim Start nicht eingegeben, erscheint eine entsprechende Aufforderung :

Wenn diese Kennung in der Datenbank noch nicht registriert wurde, wird gefragt, ob er jetzt registriert werden soll. Dies geschieht zum Beispiel dann, wenn die Software bereits für eine Übungsfirma installiert wurde und eine zweite hinzugefügt wird, die dieselbe Datenbank benutzt. Wird zugestimmt, wird das Teilprogramm Transfer (ZetTrans) automatisch gestartet um die Übungsfirma zu identifizieren und den ersten Datenaustausch mit der Zentralstelle durchzuführen (gleicher Vorgang wie bei der Erstinstallation).

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1.3.2 Automatischer Aufruf zum Datentransfer Soll ZetMain nur gestartet werden, um den Datenaustausch mit der Zentralstelle durchzuführen (z.B. wenn nachts niemand d an der Datenbank arbeitet oder zu Zeiten mit günstigen Telefon-/Internet-Tarifen), muss der Text “TRANSFER”, getrennt durch ein Komma dem Aufruf hinzugefügt werden. Beispiel :

1.4

"ZetMain.exe,TRANSFER" "ZetMain.exe DE01ZZA,TRANSFER".

oder

Anmeldung (LogIn)

1.4.1 Allgemein Name und Passwort werden für die Anmeldung benötigt.

In Abhängigkeit vom Passwort wird der/die Benutzer/-in einer Benutzergruppe mit den zugehörigen Rechten zugeordnet. Mit dem eingegeben Namen sind keinerlei Rechte oder Funktionen verknüpft. Der Name wird in der unteren Zeile angezeigt und dient nur zur Information, welcher Benutzer gerade angemeldet ist.

1.4.2 Login mit einem anderen Namen Eine neue Benutzerin / eine neuer Benutzer kann sich anmelden, ohne dass ZetMain beendet werden muss. Alle aktiven Teilprogramme werden beendet und alle zuvor vergebenen Rechte zurückgesetzt.

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1.5

Rechte

Die Funktionen von ZetMain sind an bestimmte Rechte gebunden, die im Teilprogramm zur Administration (ZetAdmin) verwaltet werden.

1.5.1 Das Recht, ein Teilprogramm zu starten : Für jedes Teilprogramm kann die Berechtigung zum Starten des Programms vergeben werden. Ausnahme : Der Aufruf des Teilprogramms Administration ist der Gruppe der Ausbilder/-innen (“Admin”) vorbehalten. Standardwert : Der Aufruf aller Teilprogrammen ist erlaubt (mit Ausnahme des Administrations- Teilprogramms).

1.5.2 Recht die Sprache zu wechseln : Recht, die Benutzersprache (dauerhaft oder temporär) für diesen PC zu ändern Standardwert: Sprache wechseln erlaubt.

1.6

Aufruf der Teilprogrammen

1.6.1 Allgemein Jedes Teilprogramm des ZET- Softwarepakets ist ein eigenständiges Programm. Es kann jedoch nur von ZetMain aus gestartet werden. Beim Start eines Teilprogramms wird das ZetMain Hauptprogramm minimiert, d.h. das Fenster verschwindet, Zetmain bleibt aber geladen und ist in der Windows-Taskleiste zu finden. Durch Doppelklick auf die entsprechende Schaltfläche in der Taskleiste wird das Fenster von Zetmain wieder angezeigt. Ein weiteres Teilprogramm kann gestartet werden, ohne dass bereits gestartete Teilprogramme beendet werden. Ausnahme(s.u): Teilprogramm zum Datenaustausch) Teilprogramme können einzeln beendet werden, ohne dass ZetMain beendet werden muss. Wird jedoch ZetMain selbst beendet, werden alle Teilprogramme ebenfalls beendet – soweit das technisch möglich ist.

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1.6.2 Programm-Schaltflächen Die Schaltflächen für die Teilprogramme sind aktiviert • in Abhängigkeit von den Rechten, die einer Benutzerin / einem Benutzer bei der Anmeldung auf Grund seines Passworts zugeordnet wurden • wenn das Teilprogramm installiert ist.

Datenbank (ZetBase): Zeigt Daten aus der Übungsfirmendatenbank an und erlaubt das Ändern der eigenen Übungsfirmendaten in der Datenbank. Bank (ZetBank) : Erfassen und Verwalten von Bankaufträgen. CIPS (ZetCips): Erzeugung und Austausch von Dokumenten, um Pakete mit einem Paketdienst zu versenden ung gg. zu empfangen. Finanzamt (ZetForm): Erfassen und Verwalten von Daten für das Finanzamt Krankenkassen (ZetForm): Erfassen und Verwalten von Daten für die Krankenkassen Administration (ZetAdmin) Einstellen allgemeiner Optionen für das ZET-Software Paket Anlegen und Verwalten von Benutzergruppen (Nur für Ausbilderinnen und Ausbilder!)

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Transfer (ZetTrans): Übertragung von Daten (Datenbank, Bank, Finanzamt, Versicherung) von und zur Zentralstelle. Wichtig: Der Start dieses Teilprogramms ist nur möglich, wenn keine anderen Benutzer/-innen und keine anderen Teilprogramme auf die Datenbank zugreifen. (Ggf. können Sie nach Beenden der Arbeit in der Übungsfirma ZetMain zum Datenaustausch automatisch starten (vgl. 1.2.2.) Der Datentransfer sollte regelmäßig ausgeführt werden, um die Datenbank immer auf dem aktuellsten Stand zu halten. Wenn ZetMain feststellt, dass seit dem letzten Datentransfer zuviel Zeit vergangen ist, so kann ZetMain nur noch zur Ausführung des Teilprogramms Transfer gestartet werden ! Ende Beendet ZetMain und – wenn möglich – alle Teilprogramme.

1.7

Protokolle

1.7.1 Allgemein Wichtige Aktionen eines jeden Teil-Programms werden in Tages-Protokolldateien festgehalten. Für jedes Teilprogramm können bis zu 20 Protokolldateien täglich gespeichert werden. Ältere Protokolle werden automatisch gelöscht. Am Dateinamen kann man das Datum des Protokolls erkennen. Mit dem Menü „Protokolle“ können die einzelnen Tagesprotokoll angezeigt werden. Dazu wird das Programm "Notepad" benutzt, das Teil des WINDOWS-Betriebssystems ist.

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Im obigen Fenster ist z.B. die Protokolldatei des Teilprogramms ZetMain von 2000-11-10 ausgewählt. Eine Aktualisierung der Anzeige ist nicht möglich. Das bedeutet: Werden nach der Anzeige einer Protokolldatei weiteren Aktionen des Programms in diese Datei geschrieben, so werden diese nicht mehr angezeigt! Die Protokolldateien sollten nicht verändert werden.

1.7.2 Trace - Protokoll Wenn bei Ihnen während des Programmablaufes von ZET Fehler auftreten. kann es sein, dass Sie von Mitarbeitern/-innen der Zentralstelle dazu aufgefordert werden, den Trace einzuschalten. Ein Trace kann vom Administrations-Programm (ZetAdmin) eingeschaltet werden. Beim Tracen (erweiterte Protokollierung) werden für alle Teilprogramme und alle an der Datenbank angeschlossenen PCs ausführliche Informationen in eine besondere Protokolldatei des Unterverzeichnisses "Trace" des Protokollpfades geschrieben.

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Mit dem Menüpunkt "Extras - Trace-Protokoll an Zentralstelle" kann das aktuelle Trace-Protokoll über das auf dem PC installierten Mailprogramm direkt an die Zentralstelle geschickt Wichtig: Bitte führen Sie diesen Menüpunkt nur aus, wenn Sie von der Zentralstelle dazu aufgefordert wurden!

1.8

Farben ändern

Bis auf einige Ausnahmen wurden WINDOWS Systemfarben für alle ZET Programme verwendet. Diese Farben können über die WINDOWS Systemsteuerung („Anzeige“) verändert werden. Im Menu "Extras - Farben ändern" können die Farben verändert werden, die durch das Programm vorgegeben werden. Geänderte Farben sind auch für alle Teilprogramme gültig sobald diese neu gestartet werden. Farbänderungen müssen für jeden einzelnen PC vorgenommen werden, da sie in der Registrierdatenbank des PCs gespeichert werden.

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Mit der Schaltfläche "Farbe auswählen" können Farben für • • •

Feste Texte (Standard: blau), Rahmenüberschriften (Standard: rot) und Hintergrund für geänderte Daten der eigenen Übungsfirma in der Datenbank (Standard: gelb) festgelegt werden. Die neue Farbe wird im Beispiel angezeigt. Die Schaltfläche „Farbe verwerfen“ macht die Farb-Auswahl rückgängig. Die Schaltfläche "Standardfarbe" stellt die ursprünglichen Standardfarben wieder her. Die Schaltfläche "Farbe übernehmen" speichert die ausgewählten Farben für diesen PC und schließt das Fenster.

1.9

Sprache ändern

In der Datenbank ist die Sprache, in der das Programm laufen soll, für alle PCs, die mit dieser Datenbank arbeiten, gespeichert. Diese Standardsprache wird bei der Installation des Programms vorgegeben und kann im Teilprogramm Administration (ZetAdmin) festgelegt werden. Soll auf einem einzelnen PC das Programm nicht in dieser Sprache laufen, so kann im Menu "Extras - Sprache ändern" kann eine Sprache entweder für eine einzelne Sitzung oder dauerhaft geändert werden. Für jeden PC kann eine andere Sprache eingestellt Zur Zeit können nur die Sprachen Deutsch und Englisch gewählt werden. Andere Sprachen sind auf Wunsch möglich, sofern die Übersetzungen dazu vorliegen. Die geänderte Sprache ist in allen Teilprogrammen gültig, sobald diese neu gestartet wurden. Die Sprache nur dann geändert werden, wenn Sie sich angemeldet haben und wenn Sie das Recht zur Änderung der Sprache haben.

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Wählen Sie das Kontrollkästchen "Gewählte Sprache soll für diesen PC gespeichert werden", so wird die gewählte Sprache in der Registrierungsdatei des PCs gespeichert. Sie gilt dann auch nach einem Neustart von ZET. Andernfalls gilt die gewählte Sprache nur für die aktuelle Sitzung.

1.10 Datenbanken reorganisieren Im Menu "Extras – Datenbanken reorganisieren“ können die ZET Datenbanken reorganisiert und komprimiert werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn keine anderen Benutzer/-innen oder keine andere Anwendung auf die Datenbank zugreifen. Diese Funktion wird nur in besonderen Fällen (z.B. nach einem Systemabsturz) benötigt, da nach jedem Datentransfer mit dem Teilprogramm Transfer werden die Datenbanken automatisch reorganisiert werden.

1.11 Nachricht an die Zentralstelle Im Menu "Extras – Nachricht an Zentralstelle" wird das installierte E-Mail Programm aktiviert. Die Adresse der Zentralstelle als Empfängern ist bereits in das E-Mail Formular eingesetzt.

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1.12 Zentralstellen Homepage Mit dem Menüpunkt “?(Hilfe) - Zentralstellen-Homepage” wird Ihr InternetBrowser aktiviert und die Homepage der Zentralstelle (http://www.zuef.de) wird gestartet. In den Internet-Seiten der Zentralstelle findet man weitere Hilfen zum Programm ZET. Neue Programmversionen können heruntergeladen werden.

1.13 Neueste Programmversionen Mit dem Menüpunkt "? (Hilfe) - neueste Programmversionen" können Sie sich anzeigen lassen, ob Ihre Programm-Versionen auf dem neuesten Stands sind:

In dem Fenster werden die bei Ihnen installierten Programm-Versionen den Programm-Versionen gegenübergestellt, die beim letzten Datenaustausch mit der Zentralstelle verfügbar waren. Sind Ihre Programm-Versionen älter, so rufen Sie bitte die Internet-Seiten Ihrer Zentralstelle auf. Dort können Sie sich i.d.R. die neuesten Versionen herunterladen.

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Kapitel 2 ZetBase

2 ZETBASE 2.1 Einführung Das Teilprogramm ZetBase ist Teil des Programmsystems ZET. ZetBase wird vom Hauptprogramm ZET (ZetMain) gestartet und kann nicht unabhängig davon verwendet werden. Mit ZetBase können Daten aus der Übungsfirmendatenbank angezeigt und gedruckt werden. In Abhängigkeit von bestimmten Kriterien können Gruppen von Übungsfirmen gefiltert und nach bestimmten Datenfeldern sortiert werden. Eine Übungsfirma kann für jede Übungsfirma in der Datenbank zusätzlich eigene interne Daten speichern (z.B. eigene Kundennummer, Buchungsschlüssel, etc.) Die Daten der eigenen Übungsfirma können selbst geändert und zur Zentralstelle übertragen werden. Von dort werden die Änderungen schnell und einfach an alle Übungsfirmen weltweit verteilt, die an das EUROPEN Netz angeschlossen sind. Die Daten der Übungsfirmen werden auf verschiedene Karteikarten verteilt angezeigt. Die Karte „Allgemein“ enthält eine Zusammenstellung der wichtigsten Daten der anderen Karteikarten. Eine wichtige Informationen über die angezeigte Firma wie „Tätigkeit für eine längere Periode unterbrochen“ oder „Dienst der Zentralstelle“ wird in rot angezeigt. Die beiden unteren Zeilen des Fensters enthalten in allen Karteikarten die gleiche Information: Die untere Zeile enthält • Name und Version des Teilprogramms. • Name der Übungsfirma die das Programm benutzt. • Name des Benutzers der angemeldet ist. • Name der Benutzergruppe in Abhängigkeit vom eingegebenen Passwort bei Anmeldung. Die Zeile darüber informiert über: Die Anzahl der Datensätze, die die aktuelle Auswahl oder der aktuelle Filter enthält. • Die Gesamtzahl der Datensätze in der Datenbank. • Den gewählten Filter und die Art der Sortierung.

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Kapitel 2 ZetBase Die Navigationsleiste wird benutzt, um in der Datenbank zu blättern. Dies kann auch mit den Tastenkombinationen Strg-F8 und Strg-F9 erreicht werden.

2.2 Grundfunktionen 2.2.1 Bearbeiten Der Menüpunkt "Bearbeiten" bietet die üblichen Methoden Ausschneiden, Kopieren und Einfügen für Texte. Ausschneiden Der markierte Text wird in die Zwischenablage kopiert und danach im Datenfeld gelöscht. Der Text kann von der Zwischenablage an andere Stellen kopiert werden – sogar an Stellen in anderen Programmen. Abkürzung für den Befehl: Strg-X Kopieren Der markierte Text wird in die Zwischenablage kopiert. Der Text kann anschließend von dort an andere Stellen kopiert werden – sogar an Stellen in anderen Programmen. Abkürzung für den Befehl: Strg-C Einfügen Der Text wird aus der Zwischenablage an die Cursor Position kopiert. Abkürzung für den Befehl: Strg-V Die Zwischenablage ermöglicht den Datenaustausch zwischen Datenfeldern und auch zwischen verschiedenen Programmen.

2.2.2 Blättern in der Datenbank Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um auf die Daten einer anderen Übungsfirma zu positionieren: •

Die Navigationsleiste im unteren Teil in Verbindung mit der Maus oder die Funktionstasten können benutzt werden, um auf den -nächsten F9 -vorherigen F8 -ersten Strg-F8 -letzten Strg-F9 Datensatz zu positionieren. Die gleichen Funktionen werden im Menü „Datensätze“ angeboten.

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Kapitel 2 ZetBase

Über das Menü „Datensätze - Suche Firma (Liste gefilterte)“ kann eine Übungsfirma in der direkt ausgewählt werden. Tastenkombination Strg-F oder Schaltfläche Werkzeugleiste. Um den Umfang der Liste mit den angezeigten Übungsfirmen zu reduzieren kann ein Filter benutzt werden. Die Liste kann nach einem Sortierkriterium sortiert werden.

2.2.3 Datenbank reorganisieren Datenbanken werden bei Änderungen des Datenbestands schnell größer und müssen daher gelegentlich reorganisiert werden. Dies geschieht in der Regel immer automatisch, wenn ein Datenaustausch mit der Zentralstelle stattgefunden hat. Die Datenbank kann nur reorganisiert werden (verdichten und reparieren) wenn sie von keinem anderen Programm benutzt wird. Daher kann diese Funktion nur vom Hauptprogramm ZetMain aus gestartet werden.

2.2.4 Beenden Beendet das Teilprogramm ZetBase einschließlich aller von dort geöffneten Fenster.

2.3 Rechte für ZetBase Einige Aktivitäten sind an Benutzerrechte gebunden, die im Teilprogramm Administration (ZetAdmin) verwaltet werden. Die Benutzerrechte hängen von dem Passwort ab, das bei der Anmeldung eingegeben wurde. Das Passwort gehört einer Gruppe von Benutzern. Alle Mitglieder dieser Gruppe, z.B. eine Klasse, haben daher dieselben Rechte. Benutzer, die das Administratorpasswort verwenden, erhalten auch für das Teilprogramm ZetBase sämtliche Rechte. Recht die Daten der eigenen Übungsfirma zu ändern: Die in der Datenbank gespeicherten Daten der eigenen Übungsfirma können geändert werden. Beim nächsten Datentransfer zur Zentralstelle werden diese Änderungen automatisch mit übertragen und and alle anderen Übungsfirmen verteilt. Die Änderungen können nur auf dem Transfer-PC durchgeführt werden. Default: Änderung nicht erlaubt. Recht interne Daten zu ändern: Für jede Übungsfirma in der Datenbank können zusätzliche Daten für den internen Gebrauch in der eigenen Übungsfirma gespeichert werden. Default: Ändern der internen Daten nicht erlaubt.

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Kapitel 2 ZetBase Recht Daten auszudrucken: Angezeigte Datenbankinformationen können ausgedruckt werden. Default: Drucken erlaubt Recht Datenbankinformationen zu exportieren: Die Informationen in der Datenbank können für den Gebrauch in anderen Programmen exportiert werden (Ausgabe in eine Datei). Default: Export nicht erlaubt Recht Optionen zu ändern: Das Menü "Extras -- Optionen" erlaubt die Einstellung bestimmter Programmoptionen, z.B. ob gelöschte Übungsfirmen angezeigt werden sollen oder nicht. Default: Optionen dürfen nicht geändert werden. Recht die Datenbank zu verwalten: Einem Benutzer können Administrationsrechte ausschließlich für die Datenbank eingeräumt werden. Default: Keine Administratorrechte für die Datenbank.

2.4 Übungsfirmendaten ansehen Das Hauptfenster zeigt die Daten einer Übungsfirma an. Wegen der großen Datenmenge zu jeder Firma sind diese auf mehrere Registerkarten verteilt. Die Registerkarte „Allgemein“ enthält eine Zusammenstellung der wichtigsten Daten der anderen Karten. Im oberen Teil informiert ein für alle Registerkarten feststehender Teil über: • Name der angezeigten Übungsfirma • Standort der Übungsfirma (Ort und Land) • die Zentralstelle, der die Übungsfirma zugeordnet ist • die Kennung der Übungsfirma. Wird eine Web-Adresse oder E-Mail Adresse angezeigt, startet ein Doppelklick (oder Auswahl des Eintrags und Eingabe-Taste) den Internet Browser oder die E-Mail Software, die auf dem jeweiligen PC registriert ist.

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Kapitel 2 ZetBase Die Menüs des Hauptfensters: Die Werkzeugleiste des Datei Hauptfensters : Exportieren Die Schaltflächen Export zu KHK-Software Export zu anderen Datenbanken gehören zu: Drucken Beenden - Filter Bearbeiten - Suche Firma (Liste geAusschneiden filterte) Kopieren - Suche Firma nach FeldEinfügen inhalt - Liste letzte Suche Datensätze erster Datensatz vorhergehender Datensatz nächster Datensatz letzter Datensatz Filter Suche Firma (Liste gefilterte) Suche Firma nach Feldinhalt Liste letzte Suche Sortierung zusätzliche Daten eingeben eigenen Datensatz ändern Extras Datenbank optimieren Optionen Gelöschte Firmen nicht anzeigen Feldnamen für zusätzliche Daten (nur Ausbilder) ? (Hilfe) Hilfe zu ZetBase (Datenbank) Hilfe zu ZET (Alle Teilprogramme) Info

2.5 Daten exportieren Mit dem Menü "Datei - Exportieren" können wichtige Daten aus der Datenbank in eine externe Datei ausgegeben werden.

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Kapitel 2 ZetBase 2.5.1 Export zu KHK - Software Daten werden in einer Form ausgegeben, dass sie von der KHK-Sage Software eingelesen werden kann. Anmerkung: Für das Einlesen ist ein bestimmtes Zusatzmodul erforderlich, das von der Firma ets erstellt wurde. Nähere Informationen von ets.

2.5.2 Export zu anderen Datenbanken Daten der ausgewählten Übungsfirmen werden in zwei ASCII-Dateien geschrieben. Der Inhalt der Datenfelder wird durch Begrenzungszeichen (z.B.“) eingeschlossen und durch ein weiteres Zeichen (z.B. Semikolon) getrennt.

Vor dem Export kann festgelegt werden: - welche Übungsfirmen exportiert werden: alle, die durch ein Filter ausgewählten, solche deren Daten sich seit einem bestimmten Datum geändert haben. - welche Begrenzungs- und Trennzeichen verwendet werden sollen. - ob der erste Datensatz die Feldnamen enthalten soll. - in welches Verzeichnis exportiert werden soll. Die erste erzeugte Datei (EXP_UEF.ASC) enthält die allgemeinen Daten der Übungsfirma. Die zweite erzeugte Datei (EXP_NACE.ASC) enthält die Branchen der Übungsfirma. Um die Übungsfirmen eindeutig zu identifizieren enthalten beide Dateien die Übungsfirmenkennung (Code der Zentralstelle + Code der Übungsfirma, z.B. "DE01ZUF").

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Kapitel 2 ZetBase

2.5.3 Drucken Das Menü "Datei -- Drucken" öffnet das Dialogfenster zum Drucken von Übungsfirmendaten:

Das Ausgabemedium - Drucker oder Bildschirm - kann ausgewählt werden. Bei Ausgabe auf Drucker kann einer der installierten Drucker gewählt werden. Ohne weitere Wahl ist der Standarddrucker gewählt. Ferner kann die Schrift gewählt werden, in der die Ausgabe erfolgen soll. Die beim letzten Druck gewählte Schrift ist als Standard gewählt. Optionen für die zu druckenden Daten sind: • Alle Daten der ausgewählten Übungsfirmen werden gedruckt. • Eine Liste nur mit Name und Adresse wird gedruckt.

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2.6

Filter

in der Werkzeugleiste öffnet Das Menü "Datensätze -- Filter" oder die Schaltfläche das Filter-Fenster, um Übungsfirmen nach bestimmten Kriterien aus der Datenbank auszuwählen:

Wurde ein Filter ausgewählt, zeigt anschließend eine weitere Box darunter die möglichen Filter-Kriterien:

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Es können zwei Filter – durch ‚UND‘ oder ‚ODER‘ verbunden – gleichzeitig angewendet werden. "UND" bedeutet, es werden nur Firmen angezeigt, die gleichzeitig beide Bedingungen erfüllen, also die erste UND die zweite "ODER" bedeutet, es werden alle Firmen gesucht, die eine der Bedingungen erfüllen, also die erste ODER die zweite In diesem Beispiel wurde „Deutschland“ aus der Liste möglicher Länder ausgewählt und „Französisch“ aus der Liste der möglichen Sprachen. Beide Bedingungen wurden mit UND verknüpft. Es werden also herausgefiltert: Firmen in Deutschland die französische Korrespondenz bearbeiten können. Wird bei gesetztem Filter eine Liste der Übungsfirmen gedruckt oder wird eine Übungsfirma in der Liste der Firmen gesucht, sind nur die gefilterten Übungsfirmen einbezogen. Der Filter kann durch den Knopf „Filter zurücksetzen“ wieder entfernt werden. Der aktive Filter wird unten rechts im Hauptfenster angezeigt.

Wird die Branche einer Übungsfirma als Filter benutzt („Branchen direkt“), kann mit Stellvertreterzeichen, sogenannten „Wild cards“ (*) gearbeitet werden. Beispiel: *Fahrra* sucht alle Branchen in der NACE-Code Liste, die die Zeichenkette „Fahrra“ enthalten. Wählt man einen Begriff aus der angezeigten Liste, werden alle Übungsfirmen angezeigt, die diese Branche für sich eingetragen haben.

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Kapitel 2 ZetBase

Wurde als Filter „Branchen über Schlagworte“ ausgewählt, erscheint ein weiteres Fenster:

In diesem Fenster kann ein Schlagwort eingegeben oder ausgewählt werden. Dies Schlagwort wird aus einer Liste von Branchenbegriffen oder aus einer Liste von Artikeln gewählt. Welche dieser Listen aktiv ist, wird mit den Optionen „Branchen“ oder „Artikel“ ausgewählt. Ferner kann angegeben werden, ob man nur in einer bestimmten Handelsart sucht oder beliebige Handelsarten zulässt. Mit dem Knopf „Suche“ werden alle NACE-Klassen angezeigt, auf die dieses Schlagwort zutrifft. Aus dieser Liste kann eine Nace-Klasse ausgewählt werden, nach der dann gefiltert wird.

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Kapitel 2 ZetBase

2.7 Suchen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Daten einer bestimmten Firma zu finden. Man kann einen Filter verwenden und dann die Firma in der Liste der gefilterten Firmen suchen oder man kann den Inhalt eines bestimmten Feldes – z. B. eine Faxnummer oder eine E-Mail Adresse – angeben und erhält eine Liste aller Firmen, bei denen dieser Feldinhalt gefunden wird.

2.7.1 Suche in der Liste der gefilterten Firmen Das Menü "Datensätze – Suche Firma (Liste gefilterte)" oder ein Doppelklick auf den der Werkzeugleiste Namen der gerade angezeigten Firma oder die Schaltfläche öffnet das Suchfenster. Das Suchfenster zeigt eine Liste von Firmen entsprechend dem Sortierkriterium und dem gewählten Filter.

Man kann eine Übungsfirma in der Liste anklicken oder den Namen eintippen. Der OK-Knopf oder die Eingabe-Taste zeigt die gewählte Firma an. Es ist möglich Stellvertreterzeichen (wild cards) (*) zu benutzen, um nach einer Übungsfirmenkennung innerhalb der gefilterten Liste zu suchen. Beispiel: *aok* Alle Übungsfirmen, die diese Zeichenkette in ihrem Namen oder in ihrer Kennung enthalten, werden angezeigt. Die Liste der gefundenen Übungsfirmen bleibt bis zu einer neuen Suche aktiv. Die Eingabe eines * listet wieder alle Übungsfirmen entsprechend dem gewählten Filter auf.

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Kapitel 2 ZetBase

2.7.2 Suche einer Firma nach Feldinhalt Es ist möglich, eine Firma zu suchen, deren Namen man nicht kennt, falls z.B. die Mail-Adresse, die Telefonnummer oder ... bekannt ist. Zum entsprechenden Fenster kommt man über den Menüpunkt: Datensätze - Suche Firma nach Feldinhalt oder in der Werkzeugleiste. über die Schaltfläche Diese Suche findet nur in der gesamten Datenbank (ungefiltert) statt. Ist ein Filter gesetzt, wenn diese Funktion aufgerufen wird, wird daher nachgefragt, ob der Filter zurückgesetzt werden soll. Nur falls dies mit JA beantwortet wird, erscheint das folgende Fenster.

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Kapitel 2 ZetBase In diesem Fenster wird das Feld, in dessen Inhalt man suchen möchte und der gesuchte Inhalt eingegeben:

Im Eingabefeld Inhalt reicht es, einen Teil des gesuchten Inhalts anzugeben. Es werden Firmen gesucht, die in dem gewählten Feld diesen Eintrag enthalten. Ein Stern in Inhalt steht für eine beliebige Zeichenkette, z.B. Inhalt 'alt*er' bei der Suche in Straße findet. Firmen in der Altenessener Str., aber auch in der Altenbergstraße ... Ein Klick auf Suchen liefert die Liste der gefundenen Firmen. Möglicherweise werden mehrere Firmen gefunden, die diese Bedingung erfüllen. Man erhält dann eine Liste von Firmen, aus der man eine Firma zur Anzeige auswählen kann. In dieser Liste können Sie eine Firma auswählen. Mit dem Menü “Datensätze – Liste der letzten Suche” oder mit Strg-L kann man wieder in diese Liste zurückschalten, um die Daten einer anderen Firma anzuzeigen.

2.8 Sortierung Das Menü "Datensätze - Sortierung" oder die Schaltfläche öffnet das Sortierfenster.

in der Werkzeugleiste

Nach Bestätigung des gewählten Sortierkriteriums werden die Datensätze (alle oder die gefilterten) sortiert. Die Sortierart wird unten rechts im Fenster angezeigt. Wird eine Liste gedruckt oder die Liste für eine Firmensuche angezeigt, wird das aktuelle Sortierkriterium berücksichtigt. Default Sortierkriterium ist „Sortieren nach Übungsfirmenname“. ZetBase - 32 Copyright BFZ Essen e.V.

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2.9

Eigene interne Daten

Ergänzend zu den Daten, die im nationalen und internationalen Übungsfirmennetzwerk standardisiert sind und ausgetauscht werden, kann jede Übungsfirma zusätzliche Daten speichern: • •

Eine Bemerkung (Kommentar) zu jeder Übungsfirma Zusätzliche Textfelder für jede Übungsfirma.

Diese Daten werden lokal in der eigenen Datenbank gespeichert und niemals mit der Zentralstelle oder einer anderen Übungsfirmen ausgetauscht. Eigene interne Daten können nur auf dem Transfer-PC oder auf PCs, die in einem Netzwerk mit der Datenbank des Transfer-PCs verbunden sind, geändert werden. Die Bemerkung (Kommentar) wird auf der Registerkarte „Allgemein“ angezeigt, die vier zusätzlichen Felder auf der Karte „Arbeitszeit“. Der Text kann über das Menü „Datensätze—zusätzliche Daten eingeben“ eingegeben und geändert werden. Die Dateneingabe wird beendet, indem man erneut das Menü „Datensätze— zusätzliche Daten eingeben“ wählt oder eine andere Übungsfirma anzeigt. Hinweis: Der Zugang zu diesem Menü ist unter Umständen vom Trainer (Administrator) gesperrt. Die Titel der vier zusätzlichen Felder können durch die Ausbilderin / den Ausbilder im Menü „Extras - Optionen - Feldnamen für zusätzliche Daten“ festgelegt werden.

2.10 Ändern der Daten der eigenen Übungsfirma 2.10.1

Änderungsverfahren

Das Menü "Datensätze - eigenen Datensatz ändern" öffnet das Fenster für die Änderung der eigenen Übungsfirmendaten. Diese sehr wichtige Funktion erlaubt die schnelle und einfache Verteilung der eigenen Übungsfirmendaten im weltweiten Übungsfirmennetzwerk EUROPEN! Eigene Daten können nur auf dem Transfer-PC oder einem PC, der im Netzwerk mit der Datenbank des Transfer-PCs verbunden ist, geändert werden. Welcher PC Transfer-PC ist, wird vom Trainer während der Installation festgelegt oder wird mit dem Teilprogramm ZetAdmin geändert.

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Kapitel 2 ZetBase

Um den Inhalt eines Feldes zu ändern, wird das Feld ausgewählt und der Text geändert oder Text hinzugefügt. Bei einigen Feldern ist nur die Auswahl aus einer Liste erlaubt (z.B. bei Ländern). In Listen eigener Daten (z.B. E-Mail Adressen, gesprochenen Sprachen) sind folgende Befehle möglich: Löschen einer Zeile Einfügen einer Zeile Ändern

einer Zeile

Zeile auswählen und Entf -Taste Nächste Zeile auswählen und Einf -Taste Ein Fenster wird geöffnet, um Daten einzugeben oder aus einer Liste auszuwählen. Zeile auswählen und Doppelklick oder Eingabetaste: Ein Fenster wird geöffnet, um die Daten zu ändern oder aus einer Liste auszuwählen.

Anzeige geänderter Daten: Für alle geänderten Datenfelder wird eine andere Hintergrundfarbe benutzt. Standardfarbe ist gelb, diese Farbe kann aber im Hauptprogramm ZetMain geändert werden. Die gewählte Farbe wird unten links angezeigt. Mit der geänderten Hintergrundfarbe wird deutlich gemacht, dass die Änderungen noch gar nicht oder nur in der eigenen lokalen Datenbank gespeichert sind, aber noch nicht zur Zentralstelle übertragen wurden.

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Kapitel 2 ZetBase Speichern der Änderungen: Änderungen müssen gespeichert werden, sonst gehen sie beim Schließen des Fensters verloren. Gespeichert wird mit dem Menü „Datei - Änderungen speichern", Tastenkombination der Werkzeugleiste. Str-S oder Knopf Daten aktualisieren: Die Daten in der Datenbank der Zentralstelle werden aktualisiert mit Hilfe des Teilprogramms Transfer im Hauptprogramm: 1. Alle geänderten Daten (gelbe Felder) werden zur Zentralstelle in Essen übertragen. 2. Wenn der Transfer erfolgreich war, werden die Daten auch endgültig in der lokalen Datenbank der eigenen Übungsfirma gespeichert. Wichtig: Bis zum erfolgreichen Datentransfer sind die Daten, die im normalen Datenbankfenster angezeigt werden, nicht identisch mit den Daten im Änderungsfenster (gelbe Felder)! 3. Die Hintergrundfarbe der geänderten Felder (gelb) wird auf die Standardhintergrundfarbe (weiß) zurückgesetzt. 4. Die Zentralstelle in Essen überträgt die geänderten Daten: a) zum EUROPEN Clearing Center. Von dort werden die geänderten Daten an alle angeschlossenen Zentralstellen weltweit übertragen. b) an alle Übungsfirmen in Deutschland, die ebenfalls Daten zur Zentralstelle übertragen (Verbindungen aufbauen). Änderungen rückgängig machen: Falsche Änderungen können vor dem Transfer zurückgesetzt werden: - wenn die Änderungen noch nicht gespeichert wurden im Menü „Bearbeiten der Werkzeugleiste. Änderungen widerrufen“ oder mit der Schaltfläche - Wenn die Änderungen schon gespeichert wurden mit Menü „Bearbeiten - Zuder Werkzeugleisrücksetzen auf Datenbankeintrag“ oder mit der Schaltfläche te.

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Kapitel 2 ZetBase

2.10.2

Änderbare Datenfelder

Adresse: Name: Eindeutiger Name der Übungsfirma. Der Name wird von der Zentralstelle eingetragen und kann nicht geändert werden. Zusatz: Dieses Feld kann weiteren Text für den Namen oder zusätzliche Angaben enthalten. In vielen Listen wird der Namenszusatz nicht angezeigt oder gedruckt. Land: Das Heimatland der Übungsfirma kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste enthält nur Länder, in denen es mindestens eine Übungsfirma gibt die bei EUROPEN registriert ist. Postfach

*)

: Nummer des Postfachs der Übungsfirma.

Postleitzahl für das Postfach *): Zusätzliche PLZ für das Postfach. Land (Telefon und Fax): Internationale Kennung für das Land – ohne Vorwahlziffern! Beispiel: 49 für Deutschland, nicht 0049 Vorwahl für die Stadt (Telefon und Fax): Bitte die Vorwahl ohne die führende Null eingeben. Beispiel: 201 für Essen, nicht 0201. Anschluss und Nebenstelle (Telefon und Fax): Telefonnummer des Anschlusses. Im Falle einer Nebenstellenanlage bitte Anschluss und Nebenstelle in getrennten Feldern eingeben. Beispiel: Die Telefonnummer 3204-294 wird in 3204 für den Anschluss und 294 für die Nebenstelle aufgeteilt. Kontaktperson (Trainer): Name der für die Übungsfirma verantwortlichen Person. E-Mail Adressen: Für eine Übungsfirma können bis zu fünf Internet E-Mail Adressen eingegeben werden. Wichtig: Nur solche E-Mail Adressen sollten eingegeben werden, die auch regelmäßig auf neu eingegangene Post kontrolliert werden. Die Eingabetaste bringt die ausgewählte Zeile in den Eingabemodus und die EMail Adresse und eine zusätzliche Erklärung können eingegeben werden. Web-Site: Die Internet-Homepage einer Übungsfirma kann in der Form: http://www... eingeben werden. Bankdaten: Kontonummer, Kontoname, Land und Ort der Bank, Bankleitzahl. *)

Optional. Feld ist nicht Teil des EUROPEN Standards für Datenbanken und nur für nationalen Gebrauch ZetBase - 36 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 2 ZetBase Es sind maximal 6 Konten möglich. Bitte nur diejenigen Konten eintragen, die die anderen Übungsfirmen kennen und benutzen sollten!

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Kapitel 2 ZetBase Arbeitszeit: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit können in der Form: hh:mm eingegeben werden. Status der Übungsfirma (kann nur von der Zentralstelle geändert werden). Dauer einer Unterbrechung /Ferien (Minimum 3 Wochen, Maximum 3 Monate) Träger: Name und Anschrift der Institution, die die Übungsfirma betreibt (kann nur von der Zentralstelle geändert werden.) Telefon- und Faxnummer der Institution Art der Ausbildung *) in der Übungsfirma (z.B. Erstausbildung, Fortbildung, ...) Berufe *) in denen geschult wird. Sponsorfirmen. Handel: Typ der Firma, Steuernummer, Handelsregisternummer, Geschäftsführer können nur von der Zentralstelle geändert werden. Handel: Dieses Feld informiert andere Übungsfirmen darüber, ob die eigene Übungsfirma international handelt oder der Handel auf das eigene Land beschränkt ist. Sprachen: Die hier angegebenen Sprachen werden beim Handel mit anderen Übungsfirmen verstanden - also nicht unbedingt selbst gesprochen oder geschrieben. Die erste angegebene Sprache soll die Muttersprache sein. Die folgenden Sprachen sollten entsprechend dem Kenntnisstand sortiert sein. Mit der Eingabe-Taste wird die ausgewählte Zeile änderbar. Die Einfüge-Taste fügt eine neue Zeile ein. Eine neue Sprache kann nur aus einer Liste ausgewählt werden. Diese Liste enthält nur Sprachen der Länder, in denen mindestens eine Übungsfirma existiert. Messen: *) an denen die Übungsfirma teilgenommen hat (kann nur von der Zentralstelle geändert werden)

*)

Optional. Feld ist nicht Teil des EUROPEN Standards für Datenbanken und nur für nationalen Gebrauch ZetBase - 38 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 2 ZetBase Branchen: Branchen der Übungsfirma - entsprechend dem NACE Code (Nummerierung der Aktivitäten in der Europäischen Gemeinschaft) Zusätzliche Erläuterung zu den Brancheneinträgen in der eigenen Sprache sowie in englischer Sprache. Mit der Eingabe-Taste wird die ausgewählte Zeile änderbar. Die Einfüge -Taste fügt eine neue Zeile ein, die Entf -Taste löscht die ausgewählte Zeile. Die Branche kann aus der NACE Code-Liste ausgewählt werden. Eine Suche in der Liste mit Platzhaltern (z.B. *möbel* )ist möglich.

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Kapitel 3 ZetBank

3 ZETBANK 3.1

Einführung

ZetBank ist Teil der ZET Software und wird vom Hauptprogramm (ZetMain) aus gestartet. Es kann nicht getrennt aufgerufen werden. Funktionen : • Erfassung von Bankaufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) für die Bank der Zentralstelle, • Anzeigen, Ändern, Löschen von Bankaufträgen und Hinzufügen neuer Anlagen zu einem Bankauftrag, • Freigabe (Prüfen) von Bankaufträgen, • Freigabe von Bankaufträgen für den Transfer zur Bank der Zentralstelle, • Archivieren und Wiederherstellen von Bankaufträgen, • Drucken von Bankaufträgen, • Anzeigen und Drucken von Kontoauszügen, • Beantragen der Übermittlung von Kontoauszügen per Datenaustausch, eines Dauerauftrages, einer Festgeldanlage oder der Erstellung eines Kreditangebotes Unter bestimmten Voraussetzungen können auch Bankaufträge, die von anderen Zahlungsverkehrsprogrammen erstellt wurden, importiert und zur Zentralstelle übertragen werden. Die bei dem letzten Datentransfer zur Zentralstelle gültigen Wechselkurse und Zinssätze für Festgelder können angezeigt werden. Außerdem kann auch der Zahlungsverkehr für die Bank für Alle und Alles mit diesem Programm abgewickelt werden können. Das Verwalten der Kontonummern bei der Bank für Alle und Alles kann durch die Ausbilder/innen erfolgen. Die Maus oder Standard WINDOWS Tastaturbefehle können bei der Eingabe verwendet werden. Hilfe zu ZetBank kann über die F1-Taste oder das Menu aufgerufen werden.

3.2

Das Hauptfenster

Das Hauptfenster von ZetBank ist das Ausgangsfenster für alle Programmfunktionen des Programmes ZetBank. Es enthält die Registerkarten : Eigene Konten, Liste der Bankaufträge, Kontoauszüge, Zinssätze, Wechselkurse. ZetBank - 40 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Die Menus und die Schaltknöpfe der Werkzeugleiste hängen von der aktiven Registerkarte ab. Ist das Recht für eine bestimmte Programmfunktion nicht erteilt, so ist der entsprechende Eintrag deaktiviert. Er kann allerdings von den Ausbildern/innen über das Menu "Extras – Ausbilder/in" aktiviert werden. Die wichtigsten Menüs des Hauptfensters sind auch über die Schaltflächen der Werkzeugleiste zugänglich. Programmname und Version Die untere Zeile: des Fensters enthält Name der Übungsfirma Name des Benutzers Name der Benutzergruppe entsprechend eingegebenen Passwort.

3.2.1 Eigene Konten (Registerkarte) Auf der linken Seite der Registerkarte wird die Kontenliste Ihrer Übungsfirma angezeigt. Auf der rechten Seiten befinden sich die Schaltflächen, mit denen Sie die Fenster zum Erfassen von Bankaufträgen bzw. zur Antragstellung aufrufen können.

Kontenliste Es werden alle Konten der Übungsfirma bei der Bank der Zentralstelle angezeigt.

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Kapitel 3 ZetBank Eine Übungsfirma kann die Konten nicht verwalten. Änderungen des Kontos bei der Bank der Zentralstelle werden durch das Transfer-Teilprogramm in die lokale Datenbank auf Ihrem PC übertragen. Insbesondere kann auch die Kontenbezeichnung nicht verändert werden, es sei denn, Sie haben dieses Konto auch in Ihrem Datensatz in der ÜbungsfirmenDatenbank (Teilprogramm ZetBase) gespeichert. Dort ist es möglich die Bezeichnung des Kontos zu ändern. Die dort vergebenen Bezeichnung wird dann auch vom Bankprogramm übernommen. Wird ein Konto von der Bank gelöscht, so erhält es zunächst in Ihrer Datenbank nur einen Löschvermerk. Sobald für dieses Konto in der lokalen Datenbank keine Aufträge und keine Kontoauszüge mehr vorhanden sind, wird es gelöscht. (Ggf. können Sie die Bankaufträge und Kontoauszüge durch Archivierung aus der Datenbank entfernen.)

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Kapitel 3 ZetBank Konten bei anderen Banken: Sind außer den Konten der Bank der Zentralstelle auch Konten anderer Banken in die Kontenliste aufgenommen, so werden auch diese angezeigt.

Diese Konten werden nicht durch das Transfer-Programm in die lokale Datenbank geschrieben, sie sind vielmehr in der Übungsfirma zu verwalten (siehe auch Menüpunkt „Extras-Ausbilder/in“) Die Kontenliste kann auch ausgedruckt werden (siehe auch Menüpunkt „Drucken“). Erfassen von Bankaufträgen Nach Auswahl eines Kontokorrent-Kontos von der Liste kann ein Fenster zur Erfassung eines Bankauftrages über die entsprechende Schaltfläche aufgerufen werden : Mögliche Erfassungsfenster sind : Überweisungen (Inland) Überweisungen (Ausland) Lastschriften (Inland) Die Schaltfläche für Lastschriften ist deaktiviert, wenn die Übungsfirma von der Bank keine Erlaubnis zum Lastschrifteinzug erhalten hat. Für Festgeld- und Kredit-Konten können keine Bankaufträge erfasst werden. Erfassen von Anträgen Über die entsprechende Schaltfläche kann ein Fenster zur Eingabe der Daten für eine Beantragung bei der Bank Ihrer Zentralstelle aufgerufen werden. Mögliche Antragstellungen sind: - Übermittlung der Kontoauszüge per Datenaustausch - Dauerauftrag - Festgeldanlage - Erstellung eines Kreditangebotes ZetBank - 43 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Die Beantragung der Übermittlung von Kontoauszügen per Datenaustausch und der Erstellung eines Kreditangebotes ist unabhängig von dem in der Kontenliste ausgewählten Konto. Die Beantragung eines Dauerauftrages sowie einer Festgeldanlage ist nur möglich, wenn Sie zuvor ein Kontokorrent-Konto bei der Bank Ihrer Zentralstelle in der Liste der Bankaufträge ausgewählt haben. Zur Beantragung einer Festgeldanlage darf es sich auch nicht um ein Fremdwährungskonto handeln. Diese Antragstellung ist für andere Banken nicht möglich. Andere Registerkarten Die Anzeige in den Registerkarten

Liste der Bankaufträge Kontoauszüge bezieht sich auf das aus der Kontenliste ausgewählte Konto.

3.2.2 Liste der Bankaufträge (Registerkarte) Diese Registerkarte zeigt die Bankaufträge für das aus der Kontenliste ausgewählte Konto. Zu jedem Auftrag kann die Liste der Anlagen gezeigt werden. Für eine Detailansicht einer Anlage oder für die nachträgliche Änderung kann auch das Erfassungsfenster aktiviert werden. Es ist möglich, eine bestimmte Auswahl von Bankaufträgen entsprechend bestimmter Kriterien herauszufiltern und die Sortierart festzulegen. In der untersten Zeile wird die Sortierart und der gewählte Filter angezeigt. Die Liste enthält neben den Daten des Bankauftrages auch: - Erfassungsdatum - Datum der Freigabe - Datum und Uhrzeit der Bereitstellung zum Versand(Transfer) - Hinweis auf den erfolgten Transfer - Name des/der Erfasser/in

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Kapitel 3 ZetBank

Anzeige der ListeAnlagen Auf dieser Registerkarte werden auch die Daten einer Anlage angezeigt - durch Doppelklick auf eine Bankauftrag - durch Auswählen eines Bankauftrags und Wahl des Menupunkts Ansicht Bankaufträge in der Werkzeugleiste. - durch Anklicken des Symbols

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Kapitel 3 ZetBank

Aufruf des Erfassungsfensters (Änderung der Daten) Das Erfassungsfenster erscheint - durch Doppelklick auf eine Anlage - durch Auswahl einer Anlage und Wahl des Menupunkts Ansicht -Bankaufträge in der Werkzeugleiste. - durch Anklicken des Symbols Wenn der Bankauftrag noch nicht freigegeben wurde, können im Erfassungsfenster die Daten der Anlage geändert, die Anlage gelöscht oder eine weitere Anlagen dem Auftrag hinzugefügt werden.

3.2.3 Kontoauszüge (Registerkarte) Diese Registerkarte zeigt für das aus der Kontenliste ausgewählte Konto die Liste der Kontoauszüge an, die per Datentransfer übermittelt wurden. Diese Liste enthält das Datum, die Nummer, den Kontostand und die Währung des Kontoauszuges. Wichtig: Kontoauszüge können nur angezeigt werden, wenn zuvor die Übermittlung der Kontoauszüge per Datentransfer mit der Bank der Zentralstelle vereinbart wurde. Die gleichzeitige Zusendung der Kontoauszüge per Post und per Datentransfer ist nicht möglich Kontoauszüge anderer Banken können hier nicht angezeigt werden.

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Kapitel 3 ZetBank

Anzeigen der Kontoauszüge: Ein Kontoauszug wird auf dem Bildschirm angezeigt durch - Doppelklick auf den Kontoauszug in der Liste oder - Auswählen eines Kontoauszuges aus der Liste und Klicken der Schaltfläche "Seitenvorschau" Drucken der Kontoauszüge Zunächst ist aus der Liste der verfügbaren Drucker der Drucker und aus der Liste der für diesen gewählten Drucker verfügbaren Schriften die Schrift auszuwählen. Voreingestellt ist der Standarddrucker und die Schrift "Times New Roman". Durch die Auswahl eines Drucker wird die Standarddrucker-Eigenschaft nicht gewechselt. Durch Wahl der Schaltfläche "Standarddrucker einrichten..." können Sie jedoch einen neuen Standarddrucker einrichten sowie weitere druckerabhängige Funktionen (z.b. Anzahl Kopien) für den Standarddrucker einstellen. Ein aus der Liste ausgewählter Kontoauszug wird gedruckt durch in der Werkzeugleiste oder - Anklicken des Symbols - Wahl des Menüpunktes "Datei - Drucken" - Klicken der Schaltfläche "Drucken"

3.2.4 Zinssätze

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Kapitel 3 ZetBank Es werden die zum Zeitpunkt des letzten Datentransfers mit der Zentralstelle gültigen Zinssätze für Festgelder bei der Ruhrtal-Bank AG angezeigt.

3.2.5 Wechselkurse Die zum Zeitpunkt des letzten Transfers zur Zentralstelle gültigen Wechselkurse der Ruhrtal-Bank AG werden angezeigt.

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Kapitel 3 ZetBank

Ist das Kästchen "Anzeige in Euro" aktiviert, so werden die Wechselkurse mit Euro als Bezugsgröße angezeigt:

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Kapitel 3 ZetBank 3.3

Das Erfassen von Bankaufträgen

Zum Erfassen von Bankaufträgen dient das Erfassungsfenster. In diesem Fenster können die erfasste Bankaufträge auch angezeigt, geändert oder erweitert werden. Zum Erfassen eines neuen Bankauftrages muss zunächst aus der Kontenliste der Registerkarte „Eigene Konten“ des Hauptfensters das Konto gewählt werden. Das Erfassungsfenster erhalten Sie dann durch Klicken auf die entsprechender Schaltfläche. Verschiedene Aufträge werden angelegt für Bankaufträge für inländische Banken, Bankaufträge für ausländische Banken, Lastschriften für inländische Banken. Bankaufträge bestehen aus mindestens einer Anlage. Wurde für die erste Anlage eine Währung ausgewählt, kann diese für die weiteren Anlagen zu diesem Auftrag nicht mehr geändert werden. Für eine andere Währung muss ein neuer Bankauftrag angelegt werden. Das Erfassungsdatum und die Daten des ausgewählten Kontos (also Kontoinhaber und Konto-Nr. des Kontoinhabers) können hier nicht geändert werden, sie sind durch die Wahl der Kontonummer aus der Kontenliste festgelegt. Es ist möglich, eine eigene interne Belegnummer zu vergeben.

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Kapitel 3 ZetBank Beschreibung des Fensters

In der oberen rechten Ecke werden die Daten des Bankauftrages, der gerade bearbeitet wird. angezeigt : - Sammler-Nummer : Wird automatisch erzeugt und setzt sich zusammen aus der zweistelligen Kennung für den Arbeitsplatz und einer 3stelligen Zahl, die jeweils pro Tag hochgezählt wird. An einem Tag können maximal 999 Aufträge erfasst werden. - Nummer der Anlage : Wird automatisch hochgezählt. Wird eine Anlage später gelöscht, werden die verbleibenden Anlagen nicht neu nummeriert. - Sammlersumme : Wird automatisch erzeugt. Im unteren Teil des Fensters werden ggf. Fehler und andere Informationen angezeigt.

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Kapitel 3 ZetBank Dateneingabe Es gibt zwei Arten der Dateneingabe: Erfass-Modus: Erzeugen einer (neuen) Anlage Änderungs-Modus: Anzeige und ggf. Änderung einer bestehenden Anlage. Eine Anlage kann nur geändert werden, wenn sie noch nicht freigegeben ist. Die noch nicht gespeicherten Änderungen werden in rot angezeigt. Über das Menu „Datensätze“ oder über die Navigationsleiste kann innerhalb der Anlagen eines Sammlers geblättert werden. Vom Hauptfenster aus erreicht man den Erfass-Modus durch Wahl der entsprechenden Schaltflächen der Registerkarte „Eigene Konten“, den Änderungs-Modus durch Doppelklicken einer Anlage eines bereits vorhanden Auftrage in der Registerkarte „Liste der Bankaufträge“. Auch im Erfassungsfenster kann der Eingabemodus geändert werden: Erfass-Modus ⇒ Änderungs-Modus: Menüpunkt „Datensätze – Anzeige erfasster Anlagen“ oder Schaltfläche „Anlagen zeigen“ Änderungs-Modus ⇒ Erfass-Modus Menüpunkt „Datensätze – neue Anlage“ oder Schaltfläche „neue Anlage“ Bedeutung der Schaltflächen im Erfass-Modus: - Speichern: Die neue Anlage wird dem Auftrag hinzugefügt. - Verwerfen: Die gerade erfassten Daten werden gelöscht und in das leere Formular können die Daten für eine neue Anlage eingegeben werden. - Anlagen anzeigen: Wechsel in den Änderungsmodus, bereit erfasste Anlagen werden angezeigt und können ggf. geändert werden. - Beenden: Abschluss des Bankauftrages und der Datenerfassung. Bedeutung der Schaltflächen im Änderungsmodus: - Änderungen speichern: Die Änderungen der Anlage werden gespeichert. - Anlage löschen: Eine bereits gespeicherte Anlage wird gelöscht. Wird die letzte Anlage eines Bankauftrags gelöscht, wird der ganze Auftrag gelöscht. - Neue Anlage: Wechsel in der Erfassungsmodus. - Beenden: Abschluss des Bankauftrages und der Datenerfassung.

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Kapitel 3 ZetBank 3.3.1 Überweisungen (Inland) Mit diesem Formular werden die Überweisungen auf ein Konto einer Übungsfirma bei einer inländischen Bank erfasst.

Pflichtfelder sind : Empfänger Übungsfirma Kontonummer des Empfängers Bankleitzahl: voreingesetzt ist die Ruhrtalbank (Auf Grund der eingegebenen Bankleitzahl wird der Name der Bank bereits angezeigt.) Währung und Betrag Verwendungszweck.

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Kapitel 3 ZetBank 3.3.2 Überweisungen (Ausland) Mit diesem Formular werden die Überweisungen für ein Kontoeiner Übungsfirma bei einer ausländischen Bank erfasst.

Pflichtfelder sind Empfänger Übungsfirma Kontonummer des Empfängers Name der Bank Währung und Betrag Verwendungszweck

3.3.3 Lastschriften (national) Mit diesem Formular werden Lastschriften von einem Konto einer Übungsfirma bei einer inländischen Bank erfasst. Dies ist allerdings nur für Übungsfirmen möglich, die von der Bank die Erlaubnis für Lastschriften erhalten hat. Lastschriften von Konten bei ausländischen Banken sind nicht möglich.

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Kapitel 3 ZetBank

Pflichtfelder sind Zahlungspflichtige Übungsfirma Kontonummer des Zahlungspflichtigen Bankleitzahl: voreingesetzt ist die Ruhrtalbank (Auf Grund der eingegebenen Bankleitzahl wird der Name der Bank bereits angezeigt.) Währung und Betrag Verwendungszweck

3.3.4 Eingabefeld für Empfänger oder Zahlungspflichtigen Nur solche Übungsfirmen können in dieses Feld eingetragen werden, die Mitglied im internationalen Übungsfirmennetzwerk EUROPEN sind. Der Handel mit Übungsfirmen, die nicht Teil des Netzwerks sind, ist somit praktisch ausgeschlossen. Mögliche Eingabearten für dieses Datenfeld : 1. Eingabe des Firmennamens : Nach Eingabe des ersten Buchstabens des Namens erscheint die Liste der Übungsfirmen (siehe unten). Mit jedem weiteren eingegebenen Buchstaben wird in der Liste immer genauer positioniert. Sobald die eingegebenen Buchstaben die Übungsfirma eindeutig identifizieren, wird die Liste geschlossen und der Name der Firma in das Eingebefeld eingesetzt. Beispiel : Nach Eingabe der Buchstaben "AA" wird die Übungsfirma "Aachener Activa GmbH" in das Eingabefeld eingesetzt.

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Kapitel 3 ZetBank 2. Auswahl des Firmennamens aus der Übungsfirmenliste : Mit der „Pfeil nach unten“-Schaltfläche wird eine Liste aller Übungsfirmen angezeigt, die ein Konto bei einer deutschen oder – im Falle einer Auslandsüberweisung – bei einer ausländischen Bank haben.

Durch Positionieren auf dem Firmennamen und Mausklick oder durch Drücken der Eingabetaste wird der Namen in das Eingebefeld eingesetzt und die Liste geschlossen. 3. Suche nach einer Übungsfirma Um eine Übungsfirma zu suchen kann man einen führenden Stern ( *) und dann entweder einen Teil des Übungsfirmennamens oder die Übungsfirmenkennung oder einen Teil dieser Kennung eingeben. Die Suche wird gestartet durch Drücken der Eingabetaste oder der Klicken der „Pfeil nach unten“-Schaltfläche . Ist eine eindeutige Identifizierung möglich, wird der Name der gefundenen Übungsfirma in das Eingabefeld eingesetzt. Wenn nicht, wird eine Liste mit Übungsfirmen angezeigt, in deren Namen oder Kennung die nach dem Stern (*) eingegebenen Buchstabenfolge enthalten ist. Aus der Liste kann dann die richtige Übungsfirma ausgewählt werden.

In dieser Liste der Übungsfirmen werden alle Firmen angezeigt, unabhängig davon ob sie - bei Inlandüberweisungen ein Konto bei einer inländischen Bank bzw. ZetBank - 56 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank - bei Auslandsüberweisungen ein Konto bei einer ausländischen Bank in die Übungsfirmendatenbank eingetragen haben. Die Suche kann auch über das Menu „Bearbeiten – Suchen einer Firma“ erfolgen. Übungsfirma nicht vorhanden Aus folgenden Gründen kann eine Übungsfirma nicht in der liste der Übungsfirmen enthalten sein : Die Übungsfirma existiert nicht. Die Firma ist keine Übungsfirma sondern eine Zentralstelle. (Allerdings werden die Dienste einer Zentralstelle (z.B. die Bank) als Übungsfirma eingeordnet). Die Übungsfirma ist geschlossen. Inlandsüberweisungen oder Lastschriften: Die Übungsfirma hat kein Konto bei einer inländischen Bank in der Datenbank eingetragen Bei Auslandsüberweisungen: Die Übungsfirma hat kein Konto bei einer ausländischen Bank in der Datenbank eingetragen. In diesen Fällen kann man die Suchfunktion (Eingabeart 3) verwenden, die das Vorhandensein einer Kontonummer nicht prüft und die Kontonummer später von Hand in das Formular eintippen. Im Datenbankprogramm (ZetBase) kann man alle vorhandenen Angaben für eine Übungsfirma überprüfen.

3.3.5 Eingabefeld für die Kontonummer Mögliche Eingabearten für dieses Datenfeld : 1. Eingabe einer Kontonummer : Die Kontonummer des Empfängers bzw. Zahlungspflichtigen wird in das Eingabefeld eingetragen. Dabei wird nicht geprüft, ob die Kontonummer gültig ist oder überhaupt existiert. Da bei Inlands-Bankaufträgen die Ruhrtal-Bank AG als Kreditinstitut des Empfängers bzw. Zahlungspflichtigen voreingesetzt ist, müssen Sie ggf. anschließend die Bankleitzahl und damit auch den Namen des Kreditinstituts ändern. Die direkte Eingabe der Kontonummer ist insbesondere dann erforderlich, wenn Sie ein Konto eintragen wollen, das zwar vorhanden ist, aber vom Empfänger bzw. Zahlungspflichtigen nicht in die Übungsfirmen-Datenbank eingetragen wurde.

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Kapitel 3 ZetBank 2. Auswahl aus der Liste : Durch Wahl der „Pfeil-nach-unten“-Schaltfläche wird die Liste der Konten des Empfängers bzw. Zahlungspflichtigen angezeigt, die diese Firma in der Übungsfirmen-Datenbank eingetragen hat.

Durch Auswahl einer Kontonummer (Maus oder Eingabetaste) werden diese, die Bankleitzahl (bei inländischen Banken) und der Name der Bank in die entsprechenden Felder eingesetzt.

3.3.6 Eingabefeld für die Bankleitzahl Die Eingabe der Bankleitzahl ist nur für inländische Zahlungsaufträge erforderlich. Der Name der Bank wird abhängig von der Bankleitzahl automatisch eingesetzt. Voreingesetzt ist die Bankleitzahl der Ruhrtal-Bank. Wird die Kontonummer aus der Kontenliste ausgewählt, wird die Bankleitzahl in das entsprechende Feld eingesetzt. Mögliche Eingabearten für dieses Datenfeld : 1. Bankleitzahl wird eingetippt: Existiert die eingegebenen Bankleitzahl wird der Name der Bank automatisch in das entsprechende Feld eingesetzt. Existiert sie nicht, so erscheint eine Liste der inländischen Banken, aus der die richtige Bank ausgewählt werden kann. Besonderheit: Bankleitzahlen für österreichische Banken werden nicht geprüft.

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Kapitel 3 ZetBank 2. Auswahl einer Bank aus der Liste der Banken : Die „Pfeil-nach-unten“- Schaltfläche öffnet die Liste der inländischen Banken.

Durch Auswahl einer Bank (Maus oder Eingabetaste) werden die Bankleitzahl und der Bankname in die entsprechenden Felder eingesetzt.

3.3.7 Eingabefeld für das Kreditinstitut Die Eingabe des Kreditinstituts ist nur bei Auslandsüberweisungen erforderlich und möglich. Bei Inlandsüberweisungen und -lastschriften wird der Name der Bank abhängig von der Bankleitzahl automatisch eingetragen. Die Eingabe kann nicht durch das Eintippen des Banknamens sondern nur durch Auswahl aus der Liste der ausländischer Banken erfolgen. öffnet die Liste der ausländischen Banken, Die „Pfeil-nach-unten“-Schaltfläche sortiert nach Ländernamen:

Durch Auswahl einer Bank (Maus oder Eingabetaste) werden die Bankleitzahl und der Bankname in die entsprechenden Felder eingesetzt. Besonderheit : Wird aus der Liste „sonstige österreichische Bank“ ( also nicht Business Bank Wien) ausgewählt, so wird auf dem Formular das Feld zur Eingabe der Bankleitzahl angezeigt. Die eingegebene Bankleitzahl wird allerdings nicht geprüft.

3.3.8 Eingabefeld für die Währung Die Währung kann nur bei der Erfassung der ersten Anlage eines Auftrags ausgewählt werden. Nachdem eine Währung für einen Auftrag ausgewählt wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Voreingesetzt ist die Währung des Kontos, das auf der Registerkarte „Eigene Konten“ des Hauptfensters ausgewählt wurde. ZetBank - 59 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Die Eingabe kann nicht durch das Eintippen der Währung sondern nur durch Auswahl aus der Liste der gültigen Währungen (d.h. der Währungen des EUROPEN Übungsfirmennetzwerks) erfolgen. öffnet die Liste, die nach Währungen sortiert Die „Pfeil-nach-unten“-Schaltfläche ist:

3.3.9 Eingabefeld für den Betrag Der Höchstbetrag einer Anlage und der Höchstbetrag des gesamten Auftrags darf von der Bank festgesetzte Obergrenzen nicht überschreiten. Aufträge für Konten bei anderen Banken können verschiedene Höchstgrenzen haben. Bei der Ruhrtal-Bank muss der Betrag eines Bankauftrages bzw. einer Anlage unter 10 Mill. DM (bei Fremdwährungen auf DM umgerechnet) sein. Der Betrag muss ohne 1000er-Trennzeichen eingegeben werden und kann aus höchstens 12 Ziffern links vom Dezimalzeichen bestehen. Nach der Eingabe werden automatisch die Tausender-Trennzeichen und ggf. 2 Ziffern hinter dem Komma erzeugt.

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Kapitel 3 ZetBank

3.3.10

Eingabefeld für den Verwendungszweck

Ein Verwendungszweck muss immer eingetragen werden. Es sind maximal 52 Zeichen erlaubt. Automatisierung der Eingabe: Die F-Tasten können zur Erleichterung der Eingabe mit Standardtexten für den Verwendungszweck belegt werden (Menu "Einstellungen – Tatstaturbelegung“). Durch Drücken der entsprechenden F-Taste wird der Standardtext in das Feld eingetragen und kann ggf. ergänzt werden .

3.3.11

Eingabefeld für die interne Belegnummer

Für den internen Gebrauch in der Übungsfirma kann eine Belegnummer verwendet werden, um die einzelnen Aufträge zu identifizieren. Die Belegnummer kann aus bis zu 20 beliebigen Zeichen bestehen. Diese *Belegnummer kann auch innerhalb eines Bankauftrages vom Programm automatisch hochgezählt werden (Menu "Einstellungen – Belegnummer automatisch hochzählen" ).

3.3.12

Funktionstasten

Zur Erleichterung der Eingabe des Verwendungszwecks können eigene Texte für die Funktionstasten F2 bis F9 definiert werden. Die Einstellungen werden für jeden PC individuell gespeichert und müssen daher nicht identisch für das ganze Netzwerk sein. Das Menu "Einstellungen -- Tastaturbelegung" kann vom Hauptfenster oder vom Erfassungsfenster aus aufgerufen werden.

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Kapitel 3 ZetBank Durch Wahl der Schaltfläche "Ändern" gelangen Sie in den Eingabe-Modus: Die Eingabefelder sind dann weiß unterlegt. Nachdem Sie Eintragungen geändert, gelöscht oder hinzugefügt haben, können Sie durch Anwahl der entsprechenden Schaltflächen diese Änderung übernehmen oder verwerfen.

3.3.13

Automatisches Hochzählen der Belegnummer

Für den internen Gebrauch in der Übungsfirma kann eine Belegnummer verwendet werden, um die einzelnen Aufträge zu identifizieren. Die Belegnummer kann aus bis zu 20 beliebigen Zeichen bestehen. Das Menu "Einstellungen – Belegnummer automatisch hochzählen" kann vom Hauptfenster oder vom Erfassungsfenster aus aufgerufen werden. Die Funktion ist aktiviert, wenn neben dem Menübefehl ein Häkchen zu sehen ist:

Nachdem für die erste Anlage eine Belegnummer eingegeben wurde, wird diese für die weiteren Anlagen automatisch hochgezählt, vorausgesetzt dass die Belegnummer numerisch ist und nicht mehr als 9 Stellen hat. Wird ein Auftrag beendet, wird die letzte vergebene Belegnummer nicht gespeichert. Einen neue Anfangsnummer muss eingegeben werden - für einen neuen Auftrag - beim Wechsel vom Anzeige- in den Erfass-Modus - wenn zu einem bestehenden Auftrag eine weitere Anlage hinzugefügt werden soll.

3.3.14

Blättern innerhalb der Anlagen eines Bankauftrages

Der Anzeige-Modus erlaubt das Blättern innerhalb der Anlagen zu einem Bankauftrag mit Hilfe der Untermenus oder Funktionstasten : • Erste Anlage Strg-F8 • Vorherige Anlage F8 • Nächste Anlage F9 • Letzte Anlage Strg-F9 Das Gleiche kann mit den Navigationstasten geschehen.

des Erfassungsfensters

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Kapitel 3 ZetBank Befinden Sie sich im Erfass-Modus, so können Sie mit der Schaltfläche “Anlagen anzeigen” oder dem Menüpunkt "Datensätze - Anzeigen der erfassten Anlagen" in den Anzeige-Modus wechseln. Ein teil des Übungsfirmennamens, die Kennung oder Teile davon können in das Eingabefeld eingegeben werden. Es ist nicht erforderlich, Platzhalter (*) zu verwenden.

3.4

Erfassen von Anträgen an die Ruhrtalbank

3.4.1 Allgemeines Es zu

besteht die Möglichkeit, bei der Ruhrtalbank AG Essen die Übermittlung der Kontoauszüge per Datenaustausch, einen Dauerauftrag eine Festgeldanlage das Erstellen eines Kreditangebotes beantragen.

Das Fenster zur Antragstellung wird durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche auf der Registerkarte "Eigene Konten" des Hauptfensters erreicht. Dabei ist die Beantragung eines Dauerauftrages und eines Festgeldkontos von dem aus der Kontenliste ausgewählten Konto bei der Ruhrtalbank abhängig. Wichtig: Der Antrag wird per E-Mail zur Ruhrtalbank AG Essen gesandt und nicht über den ZET-Datenaustausch ! Voraussetzung ist also, dass an dem PC, an dem ein Antrag erfasst wird, auch E-Mails versendet werden können.

3.4.2 Versenden eines Antrages Nach Klicken der Schaltfläche "Senden" kommt zunächst die Aufforderung, zur Legitimation eine Transaktions-Nummer (TAN) einzugeben. Danach wird der Antrag in den Postausgangskorb des auf dem PC registrierten Mail-Programms gelegt. Sofern Nachrichten aus Ihrem Postausgangskorb nicht automatisch versendet werden, muss dann noch in Ihrem Mailprogramm das Versenden des Antrages aus dem Postausgangskorb veranlasst werden!

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Kapitel 3 ZetBank 3.4.3 Drucken eines Antrages Nach dem Senden wird gefragt, ob eine Kopie des Antrages gedruckt werden soll. Es besteht hier keine Möglichkeit einen Drucker auszuwählen. Es wird auf dem im Windowssystem eingestellten Standarddrucker gedruckt. Das nachträgliche Drucken einer Kopie des Antrages ist aus dem Programm ZetBank nicht möglich. Es kann jedoch ggf. eine Kopie des Antrages aus dem MailProgramm heraus gedruckt werden.

3.4.4 Kontoauszüge per Datenaustausch (Antragstellung) Es besteht die Möglichkeit, bei der Ruhrtalbank AG Essen die Übermittlung der Kontoauszüge per Datenaustausch auch per Programm zu beantragen. Die Kontoauszüge werden der Übungsfirma dann zu dem gewünschten Erstellungsterminen zum Transfer bereitgestellt und nicht mehr per Post versandt. Beim Datenaustausch mit der Zentralstelle über das ZET-Transferprogramm ZetTrans werden dann auch die von der Ruhrtalbank bereitgestellten Kontoauszüge übermittelt. Diese können dann über die Registerkarte "Kontoauszüge" des Hauptfensters angesehen und gedruckt werden. Wichtig: Der Datenaustausch zum Erhalten der Kontoauszüge wird nicht von Zentralstelle veranlasst, er muss von der Übungsfirma angestoßen werden! Das Beantragungsfenster erreicht man durch Klicken der Schaltfläche "Kontoauszüge per Datenaustausch" auf der Registerkarte "Eigene Konten" des Hauptfensters.

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Kapitel 3 ZetBank Unabhängig von dem in der Liste der Ruhrtalbank ausgewählten werden durch Klides Feldes Kontonummer alle Konten angezeigt, für die cken auf die Schaltfläche noch nicht die Übermittlung der Kontoauszüge per Datenaustausch vereinbart wurde.

Aus dieser Liste ist zunächst die Kontonummer auszuwählen. Anschließend Kann für dieses Konto die Erstellungstermine für die Kontoauszüge festgelegt werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche des Feldes Erstellungs-Intervall werden die möglichen Intervalle angezeigt:

Durch Klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen" wird die Kontonummer in die Liste aufgenommen. Nachdem dies für alle Kontonummern, für die die Übermittlung der Kontoauszüge per Datenaustausch beantragt werden soll, durchgeführt wurde, muss zum Versenden dieses Antrages per E-Mail die Schaltfläche "Senden" gewählt werden..

3.4.5 Dauerauftrag (Antragstellung) Es besteht die Möglichkeit, bei der Ruhrtalbank AG Essen eine Dauerauftrag auch per Programm zu beantragen. Allerdings ist diese Art der Beantragung eines Dauerauftrags nur für Daueraufträge an inländische Übungsfirmen möglich. Für alle anderen Fälle ist ein Dauerauftrag wie bisher mit Papier zu beantragen. Das Beantragungsfenster erhält man durch Klicken der Schaltfläche "Dauerauftrag" auf der Registerkarte "Eigene Konten" des Hauptfensters. Zuvor ist jedoch aus der Liste der Ruhrtalbank-Konten das Kontokorrent-Konto auszuwählen, für das der Dauerauftrag beantragt werden soll.

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Kapitel 3 ZetBank

Erläuterung der Eingabefelder:: Firma: Eingabe eines Teils des Firmennamens oder der Kennung. Die Eingabe wird mit dem Drücken der Eingabetaste abgeschlossen. Wenn durch die Eingabe die Firma nicht eindeutig bestimmt ist, wird eine Liste der Firmen angezeigt, für die die Eingabe zutrifft. Aus dieser Liste kann dann die Firma ausgewählt werden Kontonummer: Die Eingabe kann durch Eintippen der Kontonummer oder durch Auswahl aus der Liste der Kontonummern erfolgen. Durch Anwahl erhalten sie diese Liste. Sie enthält alle in der Datender Schaltfläche bank eingetragenen Kontonummern des Empfängers bzw. Zahlungspflichtigen bei einer inländischen Bank. Betrag: Der Betrag muss in der Währung des ausgewählten Kontos eingetragen werden. eine andere Währung ist nicht möglich. letzte Ausführung: Dieses Feld ist nur dann auszufüllen, wenn die Ausführung des Dauerauftrages begrenzt ist. Die Eingabe muss im Format JJJJMM erfolgen, also z.B. “2005-10” Zum Versenden dieses Antrages per E-Mail muss die Schaltfläche "Senden" gewählt werden.

3.4.6 Festgeld (Antragstellung) Es besteht die Möglichkeit, bei der Ruhrtalbank AG Essen die Anlage eines Festgeldes auch per Programm zu beantragen. ZetBank - 66 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Das Beantragungsfenster erhält man durch Klicken der Schaltfläche "Festgeld" auf der Registerkarte "Eigene Konten" des Hauptfensters. Zuvor ist aus der aus der Liste der Ruhrtalbank-Konten das Kontokorrent-Konto auszuwählen, das das Verrechnungskonto für das Festgeldkonto sein soll. Es ist nicht möglich, ein Fremdwährungskonto als Verrechungskonto zu nehmen.

Erläuterung der Eingabefelder: Betrag: Der Betrag muss in der Währung des ausgewählten Kontos eingetragen werden. eine andere Währung ist nicht möglich. klappt die Liste der möglichen Laufzeit: Durch Anwahl der Schaltfläche Laufzeiten auf, aus der die Laufzeit ausgewählt werden kann. Kontoauszüge: Hier ist anzugeben, ob die Kontoauszüge für das Festgeldkonto per Datenaustausch oder per Post übermittelt werden sollen. Durch Anwahl wird die Auswahlliste hierzu angezeigt. der Schaltfläche Zum Versenden dieses Antrages per E-Mail muss die Schaltfläche "Senden" gewählt werden.

3.4.7 Kreditangebot (Antrag) Es besteht die Möglichkeit, bei der Ruhrtalbank AG Essen die Erstellung eines Kreditangebotes auch per Programm zu beantragen.

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Kapitel 3 ZetBank Die Ruhrtalbank bietet folgende Kreditarten an: Konsumentenkredit: Laufzeit zwischen 5 bis 72 Monaten; Tilgung in monatlichen Raten Annuitätendarlehen: Laufzeit zwischen 5 und 25 Jahren; Tilgung in monatlichen Raten, Rest-Darlehensbetrag wird am Ende der Laufzeit fällig Festdarlehen: Laufzeit zwischen 3 und 13 Monaten; Tilgung am Ende der Laufzeit Das Beantragungsfenster erhält man durch Klicken der Schaltfläche "Kreditangebot" auf der Registerkarte "Eigene Konten" des Hauptfensters.

In dem Fenster sind die Daten des gewünschten Kredites einzugeben. Für ein Annuitätendarlehen muss auch die gewünschte anfängliche Tilgungsrate eingetragen werden. Zum Versenden dieses Antrages per E-Mail muss die Schaltfläche "Senden" gewählt werden.

3.5

Verarbeitungsschritte / Verwaltung der Datensätze

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.1 Freigeben eines Bankauftrags Nach Prüfung der erfassten Bankaufträge können diese freigegeben werden. Die Freigabe eines Auftrages ist Voraussetzung für seine Bereitstellung zum Transfer(Versand) Das Datum der Freigabe wird in der Liste der Bankaufträge angezeigt. Die Freigabe muss für jedes Konto getrennt erfolgen. Ein aus der „Liste der Bankder Werkzeugleisaufträge“ ausgewählter Bankauftrag kann mit der Schaltfläche te oder dem Menü "Bearbeiten – Freigabe" freigegeben werden. In einem Schritt können mehrere Bankaufträge ausgewählt und freigegeben werden. Mit dem Menu "Bearbeiten – Alle (angezeigten) freigeben" können alle in der Liste angezeigten Bankaufträge freigegeben werden. Wird ein Filter benutzt, werden nur die durch diesen ausgewählten Bankaufträge freigegeben. Nur Personen mit dem Recht zur Freigabe können diese durchführen. Sind Bankaufträge einmal freigegeben, können sie nicht mehr geändert werden. Ausnahme : Ausbilder können die Freigabe rückgängig machen im Menu "Extra – Ausbilder/-in – Freigabe aufheben“.

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.2 Bereitstellung zum Versand (Transfer) Allgemeines Mit dem Menüpunkt "Datei – Bankaufträge zum Versand bereitstellen" oder der der Werkzeugleiste des Hauptfensters werden die Daten zum TransSchaltfläche fer zur Zentralstelle bereitgestellt.

Daten, die bereitgestellt werden können, sind • Bankaufträge • Datenträgeraustauschdateien (DTAUS), die von Zahlungsverkehrs-Programmen (z.B. KHK) in standardisierter Form erstellt wurden. Wichtig : Zum Versand bereitgestellte Daten sind noch nicht zur Zentralstelle übertragen ! Der eigentliche Transfer muss getrennt mit Hilfe des Teilprogramms Transfer vom Hauptmenu aus gestartet werden ! In der “Liste der Bankaufträge” des Hauptfensters wird für einen Bankauftrag das Datum der Bereitstellung zum Versand angezeigt. Außerdem enthält die Liste auch einen Hinweis, ob der Datentransfer bereits durchgeführt wurde. Über den Menüpunkt Datensätze – noch nicht transferierte Bankaufträge können Sie ebenfalls ersehen, welche Bankaufträge zum Transfer bereitgestellt, aber noch nicht zur Zentralstelle übertragen wurden. Ausbilder/-innen können bereitgestellte aber noch nicht übertragene Bankaufträge löschen.

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Kapitel 3 ZetBank Es ist nicht möglich, die Bereitstellung zum Transfer rückgängig zu machen. Zum Transfer bereitgestellt Bankaufträge können entweder übertragen oder gelöscht werden. Sollten jedoch Daten während des Transfers verloren gehen, können Ausbilder/innen das Bereitstellen von Bankaufträgen zum Versand wiederholen : Menu „Extras – Ausbilder/-in- Daten erneut zum Versand bereitstellen“. 2. Bereitstellen der Bankaufträge zum Versand Alle freigegebenen Bankaufträge für alle Konten werden zum Versand bereitgestellt Die Bereitstellung ist also nicht für jedes einzelne Konto bei jeder Bank durchzuführen. Bitte wählen Sie zur Bereitstellung der von Ihnen erfassten Bankaufträge die Option "ALLE freigegebene Bankaufträge zum Versand bereitstellen". Durch Wahl des entsprechenden Kontrollkästchens können die zum Versand bereitgestellten Bankaufträge unmittelbar ausgedruckt werden. Drucker und Schriftart für diesen Drucker können eingestellt werden. Voreingestellt sind der Standarddrucker und als Schrift "Times New Roman". Die Auswahl eines anderen Druckers verändert nicht die Einstellung des Standarddruckers. Die Schaltfläche „Standarddrucker einrichten...“ erlaubt die Neuzuordnung eines Standarddruckers und die Einstellung weiterer Funktionen (z.B. Anzahl der Kopien) Die zum Versand bereitgestellten Bankaufträge können auch zum einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden (Menu „Datei – Drucken“ im Hauptfenster). Der Vorgang wird über die Schaltfläche „Zum Versand“ gestartet. Während der Bereitstellung werden Sie aufgefordert, eine Transaktionsnummer (TAN) einzugeben. Das Status-Fenster informiert über die ablaufenden Programmschritte und auch über einen möglichen Abbruch des Vorgangs. Die Status-Informationen werden auch in die Protokolldatei geschrieben.

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Kapitel 3 ZetBank

3. Übernahme einer mit Ihrer ZV-Software erstellten DTAUS-Datei Sie können auch eine mit Ihrer ZV-Software erstellte Datenträgeraustauschdatei (DTA-Datei) zum Datentransfer bereitstellen. Der Name der DTA-Datei muss DTAUS0 oder DTAUS1 lauten. Das Drucken der Bankaufträge dieser DTA-Datei ist nicht möglich. Die Bankaufträge der DTA-Datei werden auch nicht in der Datenbank des Pogramms ZET gespeichert. Bitte wählen Sie zur Bereitstellung Ihrer Zahlungsverkehrsdaten zum Versand die Option "Übernahme einer mit Ihrer ZV-Software erstellten DTA-Datei". Der Vorgang wird über die Schaltfläche „Zum Versand“ gestartet. Während der Bereitstellung werden Sie aufgefordert, eine Transaktionsnummer (TAN) einzugeben. Diese Transaktionsnummer dient als Legitimation; es ist daher nicht erforderlich, den von Ihrer ZV-Software erstellten Datenträger-Begleitzettel an Ihre Bank zu senden. Bei der Übernahme der ZV-Datei wird diese geprüft. Konnte die Datei ordnungsgemäß eingelesen werden, so erhält sie die Dateierweiterung ".OK", im Falle eines Fehlers wird die Erweiterung ".ERR" angehängt. Das Status-Fenster informiert über die ablaufenden Programmschritte und auch über einen möglichen Abbruch des Vorgangs. Die Status-Informationen werden auch in die Protokolldatei geschrieben.

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.3 Archivierung Die Archivierung ist möglich für - Bankaufträge - Kontoauszüge Es wird aus Performancegründen empfohlen, regelmäßig zu archivieren, da sonst die Datenbank zu groß wird. Bei der Archivierung werden die Bankaufträge bzw. die Kontoauszüge in der Datenbank gelöscht und in einen Archiv-Datei übertragen. Bankaufträge und Kontoauszüge können nicht zusammen archiviert werden; sie werden in unterschiedliche Archivdateien geschrieben. # Name und Pfad der Archivdateien sind frei wählbar. Vorgeschlagen wird - für Bankaufträge: ARCjjmmtt.ZBA - für Kontoauszüge: ARSjjmmttZBA mit jjmmtt als Tagesdatum. Bitte achten Sie darauf, dass eine bereits vorhandene Archivdateien nicht überschrieben wird! öffnet Der vorgeschlagenen Pfad ist Diskettenlaufwerk A. Bei Wahl des Symbols ein Fenster zur Auswahl eines existierenden Pfade bzw. zur Anlage eines neuen Pfads. Bitte sorgen Sie dafür, dass auf dem gewählten Laufwerk/Datenträger genügend Speicherplatz vorhanden ist Die Software überprüft dies nicht ! Die Wiederherstellung archivierter Bankaufträge oder Kontoauszüge ist möglich . Der Menüpunkt "Extras -- Archivierung" des Hauptfensters öffnet das Archivierungsfenster: 1. Archivierung von Bankaufträgen Die Archivierung ist nur möglich für Bankaufträge, für die bereits der Datentransfer zur Zentralstelle oder im Falle eines Einzelplatz PCs zum Transfer-PC durchgeführt wurde. Das Recht zur Archivierung haben nur solche Benutzer/innen, die auch das Recht zur Freigabe besitzen.

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Kapitel 3 ZetBank Zur Archivierung von Bankaufträgen wählen Sie bitte die Registerkarte Bankaufträ-

ge: Archivierungsoptionen: - markierte Auswahl: Nur aus der „Liste der Bankaufträge“ ausgewählte Aufträge werden archiviert. Hinweis : Die Liste enthält nur Aufträge für ein Konto und kann zusätzlich gefiltert sein. Nur diese Aufträge werden dann auch archiviert. - zum Versand bereitgestellt bis zum: Für alle Konten werden alle Bankaufträge, die bis einschließlich dem eingegebenen Datum zum Versands bereitgestellt wurden, archiviert. 2. Archivierung von Kontoauszügen Das Recht zur Archivierung eines Kontoauszuges haben nur solche Benutzer/innen, die auch das Recht zur Anzeige von Kontoauszügen haben. Zur Archivierung von Kontoauszügen wählen Sie bitte die Registerkarte Kontoauszüge:

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Kapitel 3 ZetBank

Archivierungsoptionen: - "markierte Auswahl" : Nur die in der Liste der Kontoauszüge des Hauptfensters markierten Kontoauszüge werden archiviert. Hinweis: Diese Liste enthält nur Auszüge für ein Konto. Nur diese Auszüge werden dann auch archiviert. - "bis Ausstellungsdatum" : Für alle Konten werden alle Auszüge, die bis zum eingegebenen Datum ausgestellt wurden, archiviert.

3.5.4 Wiederherstellen archivierter Bankaufträge Die Wiederherstellung ist möglich für - Bankaufträge - Kontoauszüge Die aus der Datenbank bei der Archivierung gelöschten Datensätze der Bankaufträge bzw. Kontoauszüge werden in der ursprünglichen Form wieder in die Datenbank übernommen. Der Menüpunkt "Extras -- Wiederherstellung" öffnet ein Fenster, in dem zunächst der Pfad der wiederherzustellenden Archivdatei einzugeben

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Kapitel 3 ZetBank

Im Eingabefeld muss der vollständige Pfad der Archivdatei eingegeben werden. Die öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl der Archivdatei. Schaltfläche Das Programm erkennt bei einer Archivdatei automatisch, ob sie Bankaufträge oder Kontoauszüge enthält. 1. Wiederherstellung von Bankaufträgen Das Recht zur Wiederherstellung ist an das Recht zur Freigabe von Bankaufträgen geknüpft. Die Schaltfläche "Anzeigen" listet alle Bankaufträge auf, die in der gewählten Archivdatei enthalten sind:

Sie können nun auswählen, ob Sie alle oder ausgewählte Bankaufträge wiederherstellen lassen; die Mehrfachauswahl ist möglich. ZetBank - 76 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Beim Zurücksichern bleibt die Archivdatei unverändert. Wiederhergestellte Daten werden in der Archivdatei nicht gelöscht ! Das Zurücksichern von Bankaufträgen wird in der Protokolldatei festgehalten. 2. Wiederherstellen von Kontoauszügen Das Recht zur Wiederherstellung von Kontoauszügen ist an das Recht zur Anzeige der Kontoauszüge gebunden. Die Schaltfläche "Anzeigen" listet alle Kontoauszüge auf, die in der gewählten Archivdatei enthalten sind:

Sie können nun auswählen, ob Sie alle oder ausgewählte Kontoauszüge wiederherstellen lassen; die Mehrfachauswahl ist möglich. Beim Zurücksichern bleibt die Archivdatei unverändert. Wiederhergestellte Daten werden in der Archivdatei nicht gelöscht ! Das Zurücksichern von Bankaufträgen wird in der Protokolldatei festgehalten.

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.5 Drucken Das Drucken von Bankdaten erreichen Sie über den Menüpunkt "Datei -- Drucken " oder die Schaltfläche der Werkzeugleiste des Hauptfensters:

Die zu druckenden Daten können auf den Registerkarten ausgewählt werden : - Sonstiges - Liste der Bankaufträge - Versand: Bankaufträge - Kontoauszüge Im unteren Teil des Fensters können der Drucker und die Schriftart ausgewählt werden. . Voreingestellt sind der Standarddrucker und als Schrift "Times New Roman". Die Auswahl eines anderen Druckers verändert nicht die Einstellung des Standarddruckers. Die Schaltfläche „Standarddrucker einrichten...“ erlaubt die Neuzuordnung eines Standarddruckers und die Einstellung weiterer Funktionen (z.B. Anzahl der Kopien) 1. Beschreibung der Schaltflächen: • "Seitenvorschau": Druckseiten werden auf dem Bildschirm angezeigt. Innerhalb des Anzeigefensters können Sie mit dem Menüpunkt „nächste Seite“ weiterblättern und mit dem Menüpunkt „Ende“ die Seitenvorschau beenden. • "Drucken“ Der Druck wird gestartet und das Fenster geschlossen.

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Kapitel 3 ZetBank 2. Registerkarte Sonstiges” Hier können Sie den Druck - der Liste eigener Konten, - der Zinssätze für Festgelder der Ruhrtalbank - der Wechselkurse der Ruhrtalbank veranlassen. Die Mehrfachauswahl ist möglich

3. Registerkarte Liste der Bankaufträge Sie können alle oder eine Auswahl von Bankaufträgen für ein zuvor auf der Hauptfenster-Registerkarte “Eigene Konten” ausgewähltes Konto drucken. Zusätzlich zu den Daten des Bankauftrages werden - das Freigabedatum - das Datum der Bereitstellung zum Versand - die Information, ob der Datentransfer mit der Zentralstelle schon stattgefunden hat, gedruckt. (Ausnahme : bei der Option pro Seite 3 Anlagen drucken.)

Druckbereich:

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Kapitel 3 ZetBank Alle angezeigten Bankaufträge: Alle Aufträge, die in der Liste der Bankaufträge angezeigt werden, werden gedruckt. (Die Liste kann bereits gefiltert sein). - Markierte Bankaufträge: Alle Aufträge, die in der Liste der Bankaufträge markiert wurden, werden gedruckt - Markierte Anlage: Die Anlage, die aus der Liste der Anlagen zu einem Auftrag ausgewählt wurde, wird gedruckt. Diese Option ist nur aktivierbar, wenn zuvor in der Liste der Anlagen eine Anlage markiert wurde. Druckart: - Anlagen fortlaufend drucken: Die Anlagen zu einem Auftrag werden als Tabelle gedruckt. Für jeden Auftrag wird eine neue Seite begonnen. Diese Option kann nicht zusammen mit „Markierte Anlagen“ ausgewählt werden. - Pro Seite eine Anlage drucken: Jede Anlage wird Zusammen mit den Informationen über den Bankauftrag auf eine einzelne Seite gedruckt. - Pro Seite 3 Anlagen: Drei Anlagen werden, ohne zusätzliche Informationen über den Auftrag, auf jeweils eine Seite gedruckt. Diese Option kann nicht zusammen mit „markierte Anlagen zum Bankauftrag“ gewählt werden. -

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Kapitel 3 ZetBank 4. Registerkarte Versand: Bankaufträge Hier können Sie den Druck aller zu einem bestimmten Termin zum Versand bereitgestellten Bankaufträge veranlassen. Auf der Registerkarte werden alle Aufträge aufgelistet, die zum Versand bereitgestellt wurden.

Aus der Liste können ein oder mehrere Aufträge zum Drucken ausgewählt werden. Jeder Auftrag beginnt auf einer neuen Seite und die Anlagen werden in Form einer Tabelle gedruckt. Zusätzlich zu den Daten des Bankauftrages werden - das Freigabedatum - das Datum der Bereitstellung zum Versand - die Information, ob der Datentransfer mit der Zentralstelle schon stattgefunden hat, gedruckt. (Ausnahme : bei der Option pro Seite 3 Anlagen drucken.) Diese Liste kann auch während der Bereitstellung der Daten zum Versand gedruckt werden. 5. Registerkarte Kontoauszüge Das Drucken von Kontoauszügen ist nur über das Hauptfenster möglich. Deshalb wird bei Wahl der Registerkarte im Druck-Fenster dieses beendet und die Registerkarte „Kontoauszüge“ des Hauptfensters angezeigt. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie sich dort die Kontoauszüge anzeigen bzw. drucken lassen.

3.5.6 Löschen eines Bankauftrags Das Löschen eines Bankauftrages ist abhängig vom Bearbeitungsstand:

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Kapitel 3 ZetBank 1. Der Bankauftrag wurde noch nicht freigegeben. Ein aus der Liste der Bankaufträge ausgewählter Auftrag kann mit der Schaltfläder Werkzeugleiste oder dem Menu "Bearbeiten – Bankauftrag löschen" che gelöscht werden. Dabei werden alle Anlagen des Auftrags gelöscht. In einem Schritt können mehrere Bankaufträge ausgewählt und gelöscht werden. Das Löschen einer Anlage zum Bankauftrag ist aus dem Hauptfenster nicht möglich. Dies kann nur im Erfassungsfenster geschehen. Der Aufruf des Erfassungsfensters ist mit einem Doppelklick auf die zu löschende Anlage möglich. Durch Wahl der Schaltfläche “Anlage löschen” wird die angezeigte Anlage gelöscht. Wird die letzte Anlage eines Bankauftrags gelöscht, wird der ganze Auftrag gelöscht. Ein Bankauftrag kann nur von einer Person der Gruppe, die den Bankauftrag erfasst hat gelöscht werden oder von einer Person, die das Recht zur Freigabe dieses Bankauftrags hat. 2. Der Bankauftrag ist freigegeben, aber noch nicht zum Transfer bereitgestellt. Die Freigabe muss zunächst von den Ausbilder/innen aufgehoben werden (Menüpunkt „Extras – Ausbilder/in – Freigabe aufheben). Danach kann der Bankauftrag gelöscht werden. 3. Der Bankauftrag ist zum Transfer bereitgestellt, aber wurde noch nicht transferiert. Mit dem Menüpunkt „Datensätze – Information über Datenaustausch“ können von den Ausbilder/innen noch nicht transferierte Bankaufträge gelöscht werden. 4. Der Bankauftrag wurde schon transferiert. Das Löschen ist nicht mehr möglich. Allerdings wird aus Performancegründen empfohlen, bereits transferierte Bankaufträge durch Archivierung aus der Datenbank zu löschen, da sonst die Datenbank zu groß wird (Menüpunkt “Extras – Archivierung”)

3.5.7 Suchen einer Anlage zum Bankauftrag Die Bankaufträge können nach einzelnen Überweisungen bzw. Lastschriften durchsucht werden, wenn man ein bestimmtes Kriterium, z.B. den Betrag, die eigene Belegnummer, den Verwendungszweck bzw. ein Teil davon, die Kontonummer des Empfängers bzw. Zahlungspflichtigen oder den Namen der Firma kennt. Zur Suche einer Anlage zum Bankauftrag kommt man über den die Schaltfläche der Werkzeugleiste oder den Menüpunkt "Datensätze -- Suchen..". Bei der Suche nach einer Anlage werden alle Konten durchsucht, nicht nur das in der Registerkarte „Eigene Konten“ ausgewählte.

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Kapitel 3 ZetBank Bitte wählen Sie zunächst die Art des gesuchten Begriffes. Danach geben Sie bitte den gesuchten Wert in das Eingabefeld ein; hierbei können Sie auch ein Sternchen (*) als Platzhalter verwenden. Bei Wahl der Suchoption "Firma" wird eine Liste mit allen Übungsfirmen angezeigt. Das Ausfüllen des Eingabefeldes kann entsprechend dem Ausfüllen des Empfänger Eingabefeldes bei einer Überweisung/Lastschrift vorgenommen werden. Durch Wahl der Schaltfläche "Suchen starten" wird eine Liste mit den wichtigsten Daten aller Anlagen, die das Suchkriterium erfüllen, angezeigt:

Im obigen Beispiel wurde nach Anlagen gesucht, deren interne Belegnummer die Nummer „2“ enthalten. Auswahl einer angezeigten Anlage (Doppelklick oder Eingabetaste) öffnet die Registerkarte „Liste der Bankaufträge“ und der Auftrag, der die Anlage enthält ist markiert.

3.5.8 Suchen in Kontoauszügen In den Kontoauszügen kann nach einzelnen Buchungen gesucht werden, wenn man ein bestimmtes Kriterium aus dem Kontoauszug (z.B. Erläuterung/Verwendungszweck oder einen Teil davon, Firmenname, Betrag) kennt. Zur Suche in den Kontoauszügen kommt man über den Menupunkt: "Datensätze ZetBank - 83 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank - Suchen - in den Kontoauszügen" oder, sofern die Registerkarte "Kontoauszüge" gewählt ist, mit der Schaltfläche in der Werkzeugleiste des Hauptfensters. Voraussetzung ist allerdings, dass der/die Benutzer/in das Recht zur Anzeige der Kontoauszüge hat. Andernfalls ist nach Wahl dieses Menüpunktes zuerst das Administrationspasswort einzugeben. Das Suchen in den Kontoauszügen erstreckt sich über die Kontoauszüge aller Konten, für die Kontoauszüge per Datenaustausch übertragen werden und nicht nur über das mit der Registerkarte "Eigene Konten " ausgewählte Konto. Mit folgendem Dialog geben Sie das Suchkriterium ein:

Mit der „Pfeil-nach-unten“-Schaltfläche angezeigt:

wird eine Liste der möglichen Kriterien

Nach Auswahl des Suchbegriffes geben Sie bitte in das darunter stehende Eingabefeld den entsprechenden Wert oder einen Teil des Wertes ein., Ein Sternchen (*) als Platzhalter ist nicht erforderlich. Der gewählter Suchbegriff kann noch mit einem Betrag verknüpft werden. Dieser Betrag ist exakt einzugeben, allerdings ohne Währungsangabe . Es ist nicht möglich, nur nach einem Teil des Betrages zu suchen. Dabei bedeutet die Verknüpfung - und: Es werden alle Buchungen gesucht, auf die beide Angaben zutreffen. - oder: Es werden alle Buchungen gesucht auf die eine der beiden Angaben (oder beide) zutreffen. Wollen Sie nur nach einem Betrag suchen, so müssen sie als Suchkriterium "nur Betrag" auswählen und das dazugehörige Eingabefeld leer lassen. Wollen Sie nicht nach einem Betrag suchen, so müssen Sie das Eingabefeld für den ZetBank - 84 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank Betrag leer lassen. Durch Wahl der Schaltfläche "Suchen" wird eine Liste mit denjenigen Kontoauszügen angezeigt, die Buchungen enthalten, die die Suchkriterien erfüllen.:

Durch Klicken auf den Kontoauszug wird auf der rechten Seite des Fensters die gefundene Buchung angezeigt. Enthält ein Kontoauszug mehrere Buchungen, auf die die Kriterien zutreffen, so wird durch Klicken auf die Schaltfläche "nächste Buchung" die nächste Buchung angezeigt.

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.9 Filter (Suchen von Bankaufträgen) Auf der Registerkarte "Liste der Bankaufträge" kann mit Hilfe eines Filters eine bestimmte Auswahl von Bankaufträgen erzeugt werden. Wird ein Filter gesetzt, wird er auf alle Konten angewendet. In der Liste der Bankaufträge werden jedoch nur die Aufträge für das ausgewählte Konto angezeigt. In der untersten Zeile der „Liste der Bankaufträge“ erscheint ein Hinweis, dass ein Filter aktiv ist. Außerdem bleibt die Schaltfläche in der Werkzeugleiste gedrückt. Die Art des Filters kann über die Schaltfläche „Datensätze – Filter“ bestimmt werden.

der Werkzeugleiste oder das Menu

Im Filter-Fenster werden die Auswahlkriterien bestimmt :

Auswahlkriterien : - Datum: Wird nur in das 1. Datumsfeld ein Datum eingegeben, werden alle Aufträge von diesem Datum bis heute ausgewählt. Wird nur in das 2.Datumsfeld ein Datum eingegeben, werden alle Aufträge vom Anfang bis zu diesem Datum ausgewählt. Wird das gleiche Datum in beide Felder eingegeben, werden Aufträge von genau diesem Tag ausgewählt. - Erfasst von: : Wird die Option „Bestimmter Name“ ausgewählt, so wird eine Liste mit den Namen aller Personen, die Daten erfasst haben, angezeigt. Aus dieser Liste kann eine Person ausgewählt werden.

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Kapitel 3 ZetBank Währung : Wird die Option „bestimmte Währung“ ausgewählt, so wird eine Liste mit allen gültigen Währungen im EUROPEN Übungsfirmennetzwerk angezeigt. Aus dieser Liste kann eine Währung ausgewählt werden. - Betrag: Bei Auswahl der Option "Bestimmter Betrag" können Sie einen exakten Betrag eingeben. Sie können aber auch mit den Zeichen "=" eine untere Grenze festlegen. (Im obigen Beispiel werden alle Bankaufträge (d.h. Überweisungen und Lastschriften, die zwischen 2000-08-01 und 2000-12-31 freigegeben wurden und deren Betrag mindestens 100.000,00 beträgt, ausgewählt.) -

Mit der Schaltfläche „Filter anwenden“ wendet man den Filter auf alle Bankaufträge , die in der Liste der Bankaufträge enthalten sind an. Mit der Schaltfläche „Alle anzeigen“ im Filter-Fenster wird ein Filter aufgehoben. Dies geschieht auch oder durch Wahl des gedrückten Filter-Symbols der Werkzeugleiste des Hauptfensters

3.5.10

Sortieren

Es ist möglich, für die Anzeige auf der Hauptfenster- Registerkarte "Liste der Bankaufträge" eine Sortierung der Bankaufträge und Ihrer Anlagen anzugeben. Die festgelegten Sortierkriterien werden auf alle Konten angewendet. Standardmäßig werden Bankaufträge aufsteigend nach Datum und Auftragsnummer, Anlagen nach Anlagennummer sortiert. In der untersten Zeile der „Liste der Bankaufträge“ erscheint ein Hinweis auf die in der Werkzeugleiste gedrückt. Sortierung. Außerdem bleibt die Schaltfläche Das Fenster zur Eingabe der Sortierung von Bankaufträgen und Anlagen wird im Hauptfenster durch die Schaltfläche oder das Menu "Datensätze -- Sortieren."

geöffnet.

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Kapitel 3 ZetBank Im obigen Beispiel werden die Bankaufträge nach Freigabedatum, die Anlagen nach der eigenen Belegnummer, beide absteigend sortiert. Mit der Schaltfläche "Sortieren" wird der Sortiervorgang gestartet. Die Schaltfläche "Standard" setzt die Sortierung auf die Standardsortierung zurück. Dies geschieht auch oder durch Wahl des gedrückten Sortierungs-Symbols der Werkzeugleiste des Hauptfensters

3.5.11

Information über den Datentransfer

Mit dem Menüpunkt "Datensätze -- Information über Datenaustausch" des Hauptfensters können Sie sich darüber informieren, ob und welche Bankaufträge zum Datenaustausch bereitgestellt sind. (Die Information, ob ein Bankauftrag bereits der Zentralstelle bzw. dem Transfer-PC übermittelt wurde, können Sie auch der Registerkarte "Liste der Bankaufträge" des Hauptfensters entnehmen.) Ausbilder/ -innen haben hier die Möglichkeit, bereits zum Versand bereitgestellte Bankaufträge zu löschen solange diese noch nicht zur Bank übertragen wurden. Informationen auf einem Transfer-PC :

Bankaufträge, die noch nicht zur Zentralstelle übertragen wurden, werden angezeigt :

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Kapitel 3 ZetBank Mit der Schaltfläche „Bankauftrag löschen“ können Ausbilder/innen Bankaufträge vor dem Transfer löschen. Allerdings werden dadurch die Aufträge vollständig gelöscht und nicht nur die Bereitstellung zum Versand zurückgesetzt ! Auf dem Transfer-PC könne auch Bankaufträge gelöscht werden, die von anderen PCs per Diskette importiert wurden. Es darf jedoch nicht vergessen werden, auch auf dem PC von dem die Daten übernommen wurden, die entsprechenden Aufträge zu löschen. (Menu : „Extras – Archiv“ Sind bereits alle für den Versand bereitgestellten Bankaufträge zur Zentralstelle übertragen worden, erscheint ein entsprechender Hinweis:

. Für einen Nicht-Transfer-PC (Einzelplatz) gilt das entsprechende.

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.12

Protokolle

Der Menüpunkt "Extras -- Protokolle" ermöglicht den Zugang zu den Protokollen der Teilprogramme Bank (ZetBank) and Transfer (ZetTrans). In den Protokollen werden alle wichtigen Aktionen bzw. Fehlermeldungen eines Programms festgehalten: Es werden die Protokolle von maximal 20 Tagen gespeichert. Ältere Protokolle werden automatisch gelöscht. Das Datum des Protokolls kann aus dem Dateinamen abgelesen werden. Um ein Protokoll anzuzeigen, wird der Texteditor „Notepad“ verwendet. Dieser ist Bestandteil des WINDOWS Betriebssystems ist, verwendet.

Im Beispiel wurde das Protokoll vom 2000-10-24 ausgewählt. Mit der Schaltfläche „Protokoll anzeigen“ wird der Texteditor „Notepad“ aufgerufen und das Protokoll angezeigt. Das Protokoll enthält nur Informationen bis zum Zeitpunkt des Starts der Anzeige des Protokolls. Protokolldateien dürfen im Notepad nicht verändert werden, da sonst neue Einträge überschrieben werden können !

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Kapitel 3 ZetBank 3.5.13

Nachricht an Ruhrtal-Bank AG Essen

Das Menu "Extras – Nachricht an die Bank" startet das auf dem PC registrierte EMail-Programm und das Standardformular zur Erfassung einer E-Mail wird anzeigt. Die Email Adresse der Ruhrtalbank ist bereits eingesetzt.

3.5.14

Eingabe einer Transaktions Nummer (TAN)

Zur Legitimation muss eine Transaktionsnummer (TAN) eingegeben werden, wenn - Bankaufträge zum Versand bereitgestellt - Anträge an die Ruhrtalbank gestellt werden sollen.

Bitte geben Sie eine TAN aus der von der Bank zur Verfügung gestellten TAN-Liste ein. Diese TAN wird damit ungültig und kann kein weiteres Mal verwendet werden. Wenn alle TANs der Liste verbraucht sind erhält man von der Bank eine neue Liste. Eine TAN besteht immer aus 6 Ziffern. Die Gültigkeit einer TAN kann in der Übungsfirma nicht geprüft werden. Wichtig: Die Transaktionsnummer (TAN) wird bei der Durchführung des Programmpunktes "Transfer" im Hauptprogramm nicht mehr abgefragt.

3.6

Rechte

Bestimmte Tätigkeiten sind an Benutzerrechte gebunden, die im Teilprogramm Administration(ZetAdmin) verwaltet werden. Benutzer/innen, die sich als Administrator/in der gesamten Zet-Anwendungen anmelden, haben auch für das Teilprogramm ZetBank alle Rechte. Recht zur Dateneingabe : Alle Benutzer/innen mit dem Recht, das Teilprogramm ZetBank aufzurufen, haben auch das Recht • Bankaufträge zu erfassen , • Eigene Anlagen anzusehen, zu ändern und zu löschen und ZetBank - 91 Copyright BFZ Essen e.V.

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Bankaufträge (ohne Anlagen) anderer Benutzer/innen anzusehen.

Recht zur Freigabe : Dieses Recht umfasst : • Anzeigen der Anlagen eines Bankauftrags • Ändern /Löschen der Anlagen • Freigabe (Prüfen) eines Bankauftrags • Archivieren von Bankaufträgen Das Recht zur Freigabe kann erteilt werden für : - alle Bankaufträge - Bankaufträge, die von der eigenen Benutzergruppe erfasst wurden. (Beim Wiederherstellen von Bankaufträgen entfällt diese Unterscheidung Standardwert : "Freigabe aller Bankaufträge erlaubt" Recht zum Versand : Alle freigegebenen (geprüften) Bankaufträge werden für den Transfer zur Zentralstelle bereitgestellt, auch die von anderen Benutzergruppen eingegebenen Aufträge ! Das Recht, zum Transfer bereitzustellen ist nicht an das Recht zur Freigabe gebunden! Standardwert "Bereitstellen zum Versand erlaubt" Recht zur Anzeige von Kontoauszügen : Die von der Bank der Zentralstelle per Datentransfer übermittelten Kontoauszüge können angezeigt und auch gedruckt werden (sofern das Recht zum Drucken erteilt wurde). Standardwert: "Ansehen von Kontoauszügen erlaubt” Recht zur Antragstellung: Dieses Recht umfasst das Recht zur Beantragung • der Übermittlung von Kontoauszügen per Datenaustausch, • eines Dauerauftrages, • einer Festgeldanlage, • der Erstellung eines Kreditangebotes. Standardwert: "Anträge Stellen erlaubt" Recht zum Drucken : Das Recht zum Drucken ist an andere Rechte gebunden : - Nur solche Bankaufträge aus der Auftragsliste dürfen gedruckt werden, für die auch das Recht zum Ansehen erteilt wurde. - Zum Versand bereitgestellte Bankaufträge dürfen nur gedruckt werden, wenn auch das Recht zur Bereitstellung zum Versand (Transfer) erteilt wurde. Dabei ZetBank - 92 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 3 ZetBank

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werden ggf. auch Aufträge gedruckt, für die kein Recht zum Ansehen erteilt wurde ! Kontoauszüge dürfen nur gedruckt werden, wenn auch das Recht zur Anzeige von Kontoauszügen erteilt wurde. Beantragungen können nur gedruckt werden, wenn auch das Recht zum Stellen von Anträgen erteilt wurde

Standardwert : "Drucken erlaubt" Bankadministration : Das Recht schließt sämtliche Rechte für das Teilprogramm ZetBank ein, jedoch keine Administrationsrechte für andere Teilprogramme. Standardwert : "BankAdministration nicht erlaubt"

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Kapitel 3 ZetBank 3.7

Ausbilderbereich

Ausbilder/-innen haben Zugang zu speziellen Funktionen des Programms. Für den Zugang ist ein besonderes Administrationspasswort erforderlich. • Fall 1 (Benutzer/in = Ausbilder/-in): Beim Start des Hauptprogramms ZetMain meldet sich der/die Ausbilder/-in mit dem Administrationspasswort an. Damit sind alle speziellen Funktionen während der ganzen Sitzung zugänglich. • Fall 2 (Benutzer/in = Lernende/r): Beim Start des Hauptprogramms meldet sich ein/eine Lernende/r an. Wird während der Sitzung eine den Ausbilder/-innen vorbehaltene Funktion benötigt, kann das Passwort über die Funktion „Extras – Ausbilder/-in“ eingegeben und die spezielle Funktion ausgeführt werden. Danach gelten wieder die eingeschränkten Rechte für Lernende.

3.7.1 Arbeitsplatz-Kennung Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Kennung für den Arbeitsplatz bildet die ersten zwei Stellen der Nummer eines Bankauftrages. Auf diese Weise wird der PC identifiziert, auf dem der Bankauftrag erstellt wurde. Dies ist besonders wichtig in Übungsfirmen, in denen die PCs nicht in einem Netzwerk verbunden sind. Nur die Arbeitsplatzkennung ermöglicht die eindeutige Identifikation der Herkunft eines Bankauftrags. Die Arbeitsplatzkennung muss für jeden PC einzeln vergeben werden. Sie wird in der Registrierdatenbank (registry) des PCs gespeichert. Die Vergabe erfolgt im Menu "Extras -- Ausbilder-/in -- Arbeitsplatzkennung" eingeben.

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Kapitel 3 ZetBank Für die Kennung ist jede zweistellige Ziffern- oder Buchstabenkombination ist zulässig. Standardwert ist "00". Die Arbeitsplatzkennung kann auch im Teilprogramm Administration eingegeben werden.

3.7.2 Verwaltung von Konten bei anderen Banken Diese Funktion ist den Ausbilder/ -innen vorbehalten Die Konten der Übungsfirma bei einer anderen Bank können mit dem Untermenü "Verwalten der Kontonummern anderer Banken" des Menus "Extras -- Ausbilder-/in" zur Liste der eigenen Konten hinzugefügt oder gelöscht werden. Außerdem kann das Recht für Lastschriften eingestellt werden. Für diese Konten können dann Bankaufträge erfasst und zur Bank der Zentralstelle übertragen werden, die diese dann an die andere Bank weiterleitet – vorausgesetzt, dass eine entsprechende Vereinbarung mit der anderen Bank besteht. Nach Wahl des Menüpunktes können Sie auf der rechten Seite der Registerkarte „Eigene Konten“ des Hauptfensters die Konten verwalten:

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Kapitel 3 ZetBank Hinzufügen eines neuen Kontos Bitte wählen Sie die Option "Neues Konto hinzufügen" . Tragen Sie dann die Kontonummer ein, wählen Sie aus der Liste der möglichen Banken diejenige Bank, bei der Ihre Übungsfirma dieses Konto besitzt, und aus der Liste der Währungen diejenige, in der dieses Konto geführt wird. Erlaubt die Bank Lastschriften von diesem Konto, so aktivieren Sie bitte das entsprechende Kästchen. Löschen eines Kontos Bitte markieren Sie zuerst das Konto, das Sie Löschen wollen, in der Kontenliste und wählen dann die Option "Ausgewähltes Konto - Löschen" . Das Konto erhält einen Löschvermerk. Sobald in der Datenbank keine Bankaufträge mehr vorhanden sind, die dieses Konto betreffen wird es gelöscht. (Siehe auch Archivfunktion). Recht für Lastschriften ändern Für das aus der Kontenliste gewählte Konto kann mit der Option "Ausgewähltes Konto -- Lastschriften (nicht) möglich" das Recht geändert werden. Bedeutung der Schaltflächen: "Übernehmen": Die Eingaben werden in der Datenbank gespeichert. "OK": Die Eingaben werden übernommen und die Funktion beendet. "Abbrechen": Die Funktion wird verlassen ohne die Eingaben zu speichern. Bereits übernommene Eingaben können nicht rückgängig gemacht werden.

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Kapitel 3 ZetBank 3.7.3 Bankaufträge erneut zum Versand bereitstellen Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Bereitstellung von Bankaufträgen zum Versand kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn jedoch Daten während der Übertragung zur Zentralstelle oder zum Transfer-PC zerstört wurden, so können mit dem Unterpunkt "Daten erneut zum Versand bereitstellen" des Menüpunktes “Extras - Ausbilder/-in” die Bereitstellung der mit diesem Programm erfassten Bankaufträge wiederholt werden. Wichtig : Diese Funktion darf nur verwendet werden, wenn sicher ist, dass Bankaufträge während der Übertragung zerstört wurden und nicht bei der Bank gebucht wurden. Es ist nicht möglich Doppelbuchungen bei der Bank zu widerrufen ! Nach Wahl des Untermenüpunktes erscheint folgender Dialog:

wird eine Liste mit den Terminen geöffMit der „Pfeil-nach-unten“-Schaltfläche net, zu denen Aufträge zum Versand bereitgestellt wurden.

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Kapitel 3 ZetBank Aus der Liste kann ausgewählt werden, für welche Aufträge die Bereitstellung zum Versand wiederholt werden soll. Mit der Option "Alle Bankaufträge" werden alle Bankaufträge dieses Termins erneut zum Versand bereitgestellt. Die Option "Bankaufträge vom" erlaubt nach Klicken der „Pfeil-nach-unten“die Auswahl eines einzelnen Auftrages aus allen Aufträgen, die zu Schaltfläche diesem Datum für den Versand bereitgestellt wurden.

Nach Wahl der Schaltfläche "Erneut zum Versand" werden Sie zur Eingabe einer Transaktionsnummer (TAN) aufgefordert. Es muss eine neue TAN eingegeben werden, nicht die beim ersten Transfer verwendete ! Während der Bereitstellung zum Versand wird im unteren Teil des Dialog-Fensters der Programm-Fortschritt angezeigt:

Ist die erneute Bereitstellung zum Versand fehlgeschlagen, so wird im Statusfeld ein entsprechender Hinweis angezeigt. Alle Anzeigen im Statusfeld werden auch protokolliert.

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Kapitel 3 ZetBank 3.7.4 Freigabe aufheben Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Sie können die Freigabe eines Bankauftrages rückgängig machen , um diesen ggf. zu ändern oder zu löschen oder um zu erreichen, dass dieser Bankauftrag noch nicht zum Versand bereitgestellt wird. Die Freigabe kann nur für solche Bankaufträge aufgehoben werden, die noch nicht zum Versand bereitgestellt wurden. Die Funktion kann über das Menu "Extras -- Ausbilder/-in" erreicht werden, jedoch nur wenn zuvor die Registerkarte "Liste der Bankaufträge" gewählt wurde. Bitte markieren Sie zunächst in der Liste der Bankaufträge diejenigen Bankaufträge, deren Freigabe Sie rückgängig machen wollen, und wählen dann erst den entsprechenden Menüpunkt.

3.7.5 Ändern der Kontonummer eines Bankauftrages Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Für alle Anlagen zu einem Bankauftrag kann die eigene Kontonummer geändert werden. Dies kann erforderlich sein, wenn beim Erfassen eines Bankauftrages versehentlich die eigene Kontonummer falsch ausgewählt wurde. Eine Änderung ist nur dann möglich, wenn der Bankauftrag noch nicht freigegeben wurde. Daher muss ggf. zunächst die Freigabe aufgehoben werden. Die Funktion kann über das Menu "Extras -- Ausbilder/-in" erreicht werden, jedoch nur wenn zuvor die Registerkarte "Liste der Bankaufträge" gewählt wurde. Bitte markieren Sie zunächst in der Liste der Bankaufträge denjenigen Bankauftrag, dessen Kontonummer Sie ändern wollen, und wählen dann erst den entsprechenden Menüpunkt. Eine Liste der eigenen Konten wird angezeigt, aus der die neue eigene Kontonummer ausgewählt werden kann.

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Kapitel 3 ZetBank 3.7.6 Sperren eines Bankauftrags aufheben Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Während der Bearbeitung eines Bankauftrags ist dieser gesperrt . Andere Benutzer/innen können dann nicht mehr auf ihn zugreifen. Der Bankauftrag wird allerdings in der Liste der Bankaufträge angezeigt. Wenn das ZET-Programm nicht ordnungsgemäß beendet wurde (z.B. nach einem Systemabsturz), können die Bankaufträge in der Datenbank gesperrt bleiben und sind nicht mehr zugänglich. Fall 1: Wird das Programm von demselben PC aus und von demselben Benutzernamen erneut gestartet, so wird nach einer entsprechenden Warnmeldung diese Sperrung wieder aufgehoben. Fall 2: Ausbilder-/innen können einen gesperrten Bankauftrag mit Hilfe der Funktion "Sperren des Bankauftrags aufheben" entsperren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass niemand gleichzeitig auf diesen Bankauftrag zugreift. Die Funktion kann über das Menu "Extras -- Ausbilder/-in" erreicht werden, jedoch nur wenn zuvor die Registerkarte "Liste der Bankaufträge" gewählt wurde. Bitte markieren Sie zunächst in der Liste der Bankaufträge denjenigen Bankauftrag, dessen Sperrung Sie aufheben wollen, und wählen dann erst den entsprechenden Menüpunkt.

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Kapitel 4 ZetTrans

4 ZET TRANS 4.1

Allgemeine Information

Das Programm ZetTrans ist Teil des Programmsystems ZET. ZetTrans wird vom Hauptprogramm ZetMain aus gestartet und kann nicht unabhängig davon ausgeführt werden. In einem Netzwerk kann es zur gleichen Zeit nur einmal gestartet werden. Es ist möglich, ZetTrans in ZetMain automatisch zu starten, z.B. zu einer Zeit günstiger Telefontarife (Näheres siehe Beschreibung von ZetMain). Das Programm überträgt • Dateien zwischen Übungsfirma und Zentralstelle über Internet- oder Wählverbindungen • Dateien zwischen PCs in einer Übungsfirma, die nicht über ein Netzwerk verbunden sind, mit Hilfe von Disketten. In einer Übungsfirma darf ein und nur ein PC als Transfer PC zugewiesen werden, um Daten zur Zentralstelle zu übertragen, es sei denn, mehrere vernetzte PCs greifen auf dieselben Datenbanken zu und können unabhängig voneinander den Transfer zur Zentrale aufbauen. Vom Transfer-PC können mit Hilfe des Teilprogramms ZetTrans folgende Funktionen ausgeführt werden : • Dateitransfer mit der Zentralstelle • Export von Daten zu anderen PCs in der Übungsfirma, die nicht durch ein Netzwerk verbunden sind • Import von Daten von anderen PCs in der Übungsfirma, die nicht durch ein Netzwerk verbunden sind. Von anderen PCs können mit Hilfe des Teilprogramms ZetTrans folgende Funktionen ausgeführt werden : • Export von Daten zum Transfer PC • Import von Daten vom Transfer PC Beides ist nur erforderlich für PCs die mit dem Tansfer PC nicht im selben Netzwerk verbunden sind ! Abhängig von der installierten Software können die Dateien, die ausgetauscht werden, die unterschiedlichsten Informationen enthalten (Datenbankdaten, Kontoauszüge, Bankaufträge, Steuern, Versicherungsdaten, etc.)

ZetTrans - 101 Copyright BFZ Essen e.V. 2000

Kapitel 4 ZetTrans 4.2

Dateitransfer mit der Zentralstelle

Nur von einem Transfer PC aus ist der Dateitransfer mit der Zentralstelle möglich ! Die Verbindung zur Zentralstelle kann hergestellt werden • über das WINDOWS DFÜ-Netzwerk indem man eine Verbindung zu einem Internet-Provider oder direkt zur Zentralstelle herstellt (RAS Service) • über eine permanente Internetverbindung z.B. in einem Netzwerk oder eine Internetverbindung ohne Anwahl (z.B. über einen Proxy, Router, etc.). Der Dateitransfer verläuft in 2 Abschnitten : 1. Empfang von Daten der Zentralstelle: Aktuelle Änderungen an den Daten, die die eigene Üfa betreffen, Daten, die nur für die eigene Üfa bereitliegen (z.B. Kontoauszüge) Daten zur Aktualisierung der eigenen Übungsfirmendatenbank 2. Senden von Daten an die Zentralstelle aller geänderten Daten der eigenen Übungsfirma zur Zentralstelle (z.B. geänderte Telefonnummer, neue Brancheneinträge, etc.). Anm.: Diese Änderungen werden verworfen, falls die Daten inzwischen auch in der Zentralstelle geändert wurden. Senden aller zum Versand freigegebenen Daten zur Zentralstelle (z.B. Bankaufträge, Steuern und Sozialversicherungen). Nach Start des Programms ZetTrans erscheint folgendes Fenster :

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Kapitel 4 ZetTrans Für eine Wählverbindung zur Zentralstelle müssen die erforderlichen Daten eingetragen werden: DFÜ-Verbindungsname Frei wählbarer Name für die DFÜ-Verbindung auf diesem PC DFÜ-Benutzer Mit dem Internet Provider vereinbarter Benutzername (wird zur Identifikation benötigt) DFÜ-Passwort Mit dem Internet Provider vereinbartes Passwort (wird zur Identifikation benötigt). Die PIN erhält die Übungsfirma von der Zentralstelle. Die PIN identifiziert die Übungsfirma eindeutig beim Verbindungsaufbau zur Zentralstelle. Wenn die PIN nicht bekannt ist, kontaktieren Sie die Zentralstelle. Transferoptionen:

Die Option Änderungsprotokoll erstellen kann gewählt werden, um ein Protokoll der Änderungen in der Übungsfirmendatenbank zu. Das Protokoll (Dateiname CHANGES.PRT) enthält die Namen neuer / geschlossener / reaktivierter Übungsfirmen seit dem letzten Dateitransfer, sowie die Namen der Üfen, deren Adresse sich geändert hat. Die Datei wird fortgeschrieben und macht nur Sinn, wenn Sie immer mit dieser Option arbeiten. Wird die Datei zu groß, so wird die existierende Datei umbenannt (mit Datum) und eine neue Datei CHANGES.PRT angelegt. Die Datei ist im selben Unterverzeichnis wie die Zet-Datenbanken. Die Option Trace-Funktion kann im Transferprogramm unabhängig von der Einstellung der Zet-Administration gesetzt werden. Verwenden Sie sie bitte nur, wenn Sie von uns dazu aufgefordert werden, das Tracen kostet viel Zeit. Haben Sie Zweifel, dass Ihr eigener Datensatz nicht mit den Daten, wie sie in der Zentrale gespeichert sind, übereinstimmen, so aktivieren Sie bitte die Funktion Eigene Daten holen. In der Regel wird dies nicht notwendig sein. Mit der Schaltfläche "Austausch starten" wird der Dateitransfer gestartet.

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Kapitel 4 ZetTrans Die einzelnen Übertragungsschritte während der Übertragung werden sowohl protokolliert als auch in einem Fenster angezeigt :

Wenn der Dateitransfer beendet ist, wird wieder das Hauptbild des Programms angezeigt. Haben Sie die Option Änderungsprotokoll schreiben aktiviert, können Sie sich dies direkt anzeigen, d.h., mit dem Windows-Programm Notepad öffnen lassen:

Da beim Beenden des Programmes die Datenbanken komprimiert werden und noch Informationen protokolliert werden könnten, müssen Sie das Status-Fenster durch drücken des OK -Knopf schließen und damit das Teilprogramm ZetTrans beenden.

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Kapitel 4 ZetTrans Sie können aber auch, falls Sie nicht vernetzt sind, Export – Disketten für andere Rechner erstellen lassen.

4.3

Datenaustausch zwischen Transfer PC und anderen PCs in einer Übungsfirma

Der Datenaustausch zwischen Transfer PC und anderen PCs ("Einzelplatz-PCs") ist nur dann erforderlich, wenn diese nicht durch ein Netzwerk (LAN) verbunden sind ! In diesem Fall müssen Daten, die auf dem Einzelplatz PC erfasst wurden zum Transfer PC übertragen werden, um sie von dort zur Zentralstelle zu senden. Daten, die von der Zentralstelle empfangen wurden (z.B. Datenbankdaten) können and die Einzelplatz PCs verteilt werden.

4.3.1 Export von Daten vom Transfer PC zu anderen PCs Der Export von Daten zu Einzelplatz PCs kann nur von einem Transfer PC aus gestartet werden. Die Daten werden per Diskette zu den Einzelplatz PCs übertragen.

Markieren Sie auf dem Transfer – PC den Datenexport. Die Schaltfläche Austausch Starten startet den Datenexport. ZetTrans - 105 Copyright BFZ Essen e.V. 2000

Kapitel 4 ZetTrans Die einzelnen Programmschritte werden in einem Fenster angezeigt. Das Programm ermittelt die Anzahl der benötigten Disketten und fordert Sie ggf. auf, eine neue Diskette einzulegen. Nach dem Datenexport erscheint wieder das Menu von ZetTrans, das Statusfenster kann erst geschlossen werden (OK – Knopf), wenn ZetTrans durch den Ende – Knopf beendet wurde. Bei diesem Export werden alle Daten aller Übungsfirmen übertragen, außerdem die Daten, die von der Zentralstelle an Ihre Üfa geschickt wurden, z.B. Kontoauszüge. Da beim Diskettentransfer nicht kontrolliert werden kann, welche Daten bereits an wen übertragen wurden, werden immer alle Auszüge übertragen. Dient der Transfer – PC für mehrere Übungsfirmen, so werden beim importierenden Rechner nur die Daten der Firmen übernommen, die bei diesem Rechner registriert sind.

4.3.2 Import von Daten von anderen PCs zum Transfer PC Die Übernahme von Daten von Einzelplatz PCs kann nur von einem Transfer PC aus gestartet werden. (Es werden nur Bankaufträge, Versicherungs- und Finanzamtsdaten übernommen, keine Aktualisierungen der Datenbank)

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Kapitel 4 ZetTrans Der Datenimport wird mit der Schaltfläche "Austausch Starten" gestartet. Die Programmschritte werden wieder im Status - Fenster angezeigt. Nach Ende des Dateitransfers - mit oder ohne Fehler – erscheint wieder das Fenster ZetTrans. Der OK Knopf im Status-Fenster wird erst dann aktiviert, wenn hier der Ende Knopf betätigt wurde, und beendet das Programm ZetTrans entgültig. Es kann aber sinnvoll sein, nach dem Import aller Disketten der Einzelplatz – Rechner den Transfer zur Zentralstelle zu starten.

4.3.3 Export von Daten von einem PC zum Transfer PC Die Übertragung von Daten zu einem Transfer PC kann nur von Einzelplatz-Pis aus gestartet werden. Es können nur Bankaufträge , Versicherungs- und Finanzamtsdaten zum Transfer PC übertragen werden.

Der Datenexport wird mit der Schaltfläche "Austausch Starten" gestartet. Die Programmschritte werden in einem Fenster angezeigt.

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Kapitel 4 ZetTrans

Nach Ende des Dateitransfers - mit oder ohne Fehler – erscheint wieder das Fenster von ZetTrans. Sie beenden das Programm durch den Ende – Knopf und schließen das Status – Fenster durch den OK – Knopf.

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Kapitel 4 ZetTrans 4.3.4 Import von Daten an einem PC vom Transfer PC Die Übernahme von Daten von einem Transfer PC kann nur von Einzelplatz-PCs aus gestartet werden.

Der Datenimport wird mit der Schaltfläche "Austausch Starten" gestartet. Die Programmschritte werden in einem Fenster angezeigt.: Sie werden ggf. aufgefordert, weitere Disketten einzulegen, weil die Datenbanken ständig wachsen und bereits heute nicht mehr auf 1,4 MB zu packen sind. Die Reihenfolge der Disketten ist gleichgültig, es werden alle Disketten geprüft und das Programm fährt erst dann fort, wenn alle Teile gesammelt werden konnten. Nach Ende des Dateitransfers - mit oder ohne Fehler – erscheint wieder das Fenster von ZetTrans. Sie können es durch den Ende – Knopf schließen und anschließend auch das Status-Fenster durch den OK – Knopf.

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Kapitel 4 ZetTrans

4.4

Information über Daten, die noch nicht transferiert wurden

Menu “Extras – Noch nicht übertragene Daten” informiert arüber, ob die lokale Datenbank auf dem PC Daten enthält, die noch nicht übertragen wurden. Beispiel : •

Bankaufträge

•

Daten für die Sozialversicherung

•

Daten für das Finanzamt

Sind solche Daten vorhanden, wird darüber informiert. Es ist möglich (nur für Trainer), diese Daten mit Hilfe der entsprechenden Funktionen der Teilprogramme vor dem Transfer zu löschen.

ZetTrans - 110 Copyright BFZ Essen e.V. 2000

Kapitel 4 ZetTrans 4.5

Rechte

Die Rechte für ZetTrans werden im Teilprogramm Administration (ZetAdmin) verwaltet. Jeder Transfer wird durch ein Passwort (PIN = Persönliche Identifikations Nummer) geschützt. Wird die PIN automatisch eingesetzt, muss sie nicht extra für jeden Transfer eingegeben werden. Die PIN erhält man von der Zentralstelle. Standardwert : PIN nicht voreingesetzt. Ob ein Änderungsprotokoll erstellt werden soll oder nicht, ist eine grundsätzliche Entscheidung. Deshalb kann diese Einstellung nur mit dem entsprechenden Recht geändert werden. Standardwert : User darf diese Einstellung nicht ändern, Trainer darf ändern.

4.6

Sonderfälle / Troubleshooting

Falls Ihr Provider die DFÜ – Verbindung nicht bekannt gibt, müssen Sie vor dem Aufruf von ZetTrans eine Verbindung mit dem Internet herstellen (Ihren Browser aufrufen und z.B. die Seite http://www.zuef.de aufrufen) und dann den Transfer mit der Option Datenaustausch mit Zentrale starten.

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Kapitel 4 ZetTrans

Falls Ihre Datenbanken defekt/viel zu alt sind und es nicht mehr möglich ist, sie durch ZETTrans zu reorganisieren, können Sie sich aktuelle Datenbanken von unserem Fileserver laden. Anschließend erscheint im Menu des Transferprogramms der Eintrag Import via Internet. Die Dateien, die vorher von Ihnen von unserem Server kopiert wurden, werden dann in Ihr ZET eingearbeitet.

Wenn wir in der Zentrale erkennen, dass an bestimmten Datentabellen in kurzer Zeit sehr viele Änderungen erfolgen, die den Transfer unnötig belasten würden, werden wir Sie darüber informieren, dass bestimmte Daten auf dem Fileserver für Sie bereit gestellt werden. Sie erfahren welche Datei Sie wohin laden müssen. Anschließend wird der Menupunkt Spezielle Tabellen aktiviert sein. Bitte führen Sie ihn nach dem Downloaden der Datei aus. Importdateien löschen wählen Sie bitte, wenn der „Import via Internet“ erfolgreich geschehen ist und sie die Dateien nicht noch für weitere Rechner verwenden wollen. Sie können in jedem Fall per Datenaustausch alle aktuellen Daten zu allen Rechnern übertragen.

Falls beim Transfer wiederholt Fehlermeldungen auftreten, die Sie nicht selbst beheben können, rufen Sie uns bitte an. Es kann sein, dass wir Sie dann auffordern, uns ein Trace – Protokoll zu schicken. Bitte aktivieren Sie die Trace –Funktion nur in diesem Fall ! Im Programm ZetMain finden Sie im Menu Extras einen Punkt, um die Trace-Datei zur Zentralstelle zu mailen.

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Kapitel 4 ZetTrans Falls Sie berechtigte Zweifel daran haben, dass der Eintrag zu Ihrer eigenen Üfa nicht mit dem Eintrag in der Zentrale übereinstimmt, so können Sie beim Transfer bestimmen, dass Ihre eigenen Daten unbedingt geholt werden, unabhängig davon, wann sie das letzte Mal geändert wurden. Falls in Ihrer Üfa Änderungen vorliegen, so werden diese verworfen.

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Kapitel 5 ZetAdmin

5 ZetAdmin 5.1

Einführung

ZetAdmin ist Teil der ZET Software. Es wird vom Hauptprogramm ZET (ZetMain) gestartet und kann nicht eigenständig gestartet werden. ZetAdmin verwaltet • •

die Rechte der verschiedenen Benutzergruppen die allgemeinen Einstellungen des Programms ZET.

Die Informationen können über zwei Registerkarten abgerufen werden : Allgemeine Einstellungen und Benutzerverwaltung.

5.2

Allgemeine Einstellungen

Die meisten Einstellungen gelten für alle PCs, die in einem lokalen Netzwerk (LAN) mit der gleichen Datenbank arbeiten und müssen daher nur einmal eingegeben werden. Einstellungen, die nur für den PC selbst gelten müssen für jeden PC einzeln eingegeben werden. Sprache : Standardsprache für alle Teilprogramme. Wird ZET in einem Netzwerk installiert, wird diese Sprache für alle PCs verwendet. Danach kann die Standardsprache für jeden PC einzeln im Programm Zet Main geändert und gespeichert werden. Arbeitsplatzkennung : Für PCs, die nicht in einem Netzwerk verbunden sind, wird dieser Code vom Bankprogramm verwendet, um Bankaufträge zuordnen zu können. Für jeden PC muss eine eindeutige zweistellige Nummer eingegeben werden. Pfad für Protokolle : Pfad (Verzeichnis) in dem die Protokolle für die Programmschritte gespeichert werden. Die Protokolle aller PCs, die mit derselben Datenbank arbeiten, werden in diesem Verzeichnis gespeichert. ZetAdmin - 114 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 5 ZetAdmin Dieser Pfad muss unter demselben Namen für alle PCs, die mit derselben Datenbank arbeiten, zugänglich sein ! Pfad für Exportdateien für KHK : Wird benötigt, wenn die Übungsfirma mit der neuesten Version der KHK-Software arbeitet und wenn Datenbankdaten von ZET nach KHK übertragen werden sollen. In dieses Verzeichnis werden die Daten von ZET ausgegeben. Dieser Pfad muss unter demselben Namen für alle PCs, die mit derselben Datenbank arbeiten, zugänglich sein !. Transfer-PC : Nur ein PC kann eine Verbindung zur Zentralstelle für den Datenaustausch aufbauen. Deshalb muss bei der Installation entschieden werden, welcher PC der Transfer-PC zum Verbindungsaufbau zur Zentralstelle werden soll. Für alle anderen PCs in einer Übungsfirma muss diese Funktion ausgeschaltet sein ! Die Änderung (Aktualisierung) der Daten der eigenen Übungsfirma (z.B. Adresse, Telefonnummern, NACE-Codes, etc.) kann nur auf dem Transfer-PC durchgeführt werden. Nur für den Transfer-PC : Pin: Um eine Verbindung zur Zentralstelle aufzubauen ist ein Passwort (PIN = Persönliche Identifikations- Nummer) erforderlich. Diese PIN identifiziert die Übungsfirma ! Die PIN wird von der Zentralstelle vergeben. Wählverbindung : In den meisten Fällen wird eine Telefonleitung (Modem oder ISDN) benutzt, um die Verbindung entweder zu einem Internet-Provider oder direkt zur Zentralstelle aufzubauen (DFÜ-Verbindung). In einigen Übungsfirmen existiert auch eine Standleitung zwischen dem lokalen Netzwerk (LAN) und dem Internet-Provider. In diesen Fällen ist keine Wählverbindung erforderlich. Nur bei Wählverbindungen : Name der DFÜ-Verbindung : Um eine Wählverbindung einzurichten, muss auf dem PC das WINDOWS DFÜNETZWERK installiert sein. Eine DFÜ-Verbindung zum Internet-Provider oder direkt zur Zentralstelle muss damit eingerichtet werden. Der Name für diese Verbindung (frei wählbar) muss hier eingegeben werden.

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Kapitel 5 ZetAdmin Benutzername für diese Verbindung : Der Benutzername, der mit dem Internet-Provider oder im Falle der Direktverbindung mit der Zentralstelle vereinbart wurde, muss eingegeben werden. Passwort für diese Verbindung : Das Passwort, das mit dem Internet-Provider oder im Falle der Direktverbindung mit der Zentralstelle vereinbart wurde, muss eingegeben werden Trace-Funktion: Bei Problemfällen werden damit detaillierte Protokolle erzeugt. Die Protokolle werden für alle PCs erzeugt, die mit derselben Datenbank arbeiten. Schaltflächen Speichern / Rückgängig Alle Änderungen können gespeichert werden. Beim Zurücksetzen bleiben die zuletzt gespeicherten Einstellungen gültig. Wird das Programm beendet, werden alle allgemeinen Einstellungen automatisch gespeichert.

5.3

Benutzerverwaltung

Nach der Installation der Software sind zwei Benutzergruppen bereits eingerichtet : •

Benutzergruppe Admin mit dem Passwort “admin”. Diese Gruppe verfügt über alle Rechte, die möglich sind. Für die Admin-Benutzergruppe kann nur das Passwort geändert werden. Dies sollte unbedingt unmittelbar nach der Installation geschehen !

•

Benutzergruppe User mit dem Passwort “password”. Diese Gruppe hat standardmäßig Rechte, die die Arbeit mit den üblichen Funktionen der Software zulassen, ohne Zugang zu kritischen Operationen.

Sollen Benutzer mehr Rechte bekommen, wird empfohlen neue Benutzergruppen mit einem eigenen Passwort und entsprechenden Rechten anzulegen. Rechte sind abhängig vom eingegebenen Passwort, nicht vom Benutzernamen ! Auf diese Weise können verschiedene Benutzer (z.B. Teilnehmer einer Gruppe) das gleiche Passwort bekommen und damit dieselben Rechte haben. Schaltfläche “Liste bearbeiten” ermöglicht das Ändern (hinzufügen, ändern, löschen) von Benutzergruppen (Name und Passwort). Schaltfläche “Rechte bearbeiten” erlaubt das Ändern der Rechte der ausgewählten Benutzergruppe. ZetAdmin - 116 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 5 ZetAdmin Die Rechte für alle installierten Teilprogramme können geändert werden. Die Rechte gelten für alle PCs, die in einem Netzwerk und mit derselben Datenbank arbeiten. Für Einzelplatz-PCs müssen die Einstellungen für jeden PC einzeln vorgenommen werden. Die Änderungen müssen mit OK oder Änderungen speichern gespeichert werden.

5.3.1 Liste bearbeiten Vorhandene Gruppen können geändert (Name und Passwort) oder gelöscht werden und neue Gruppen können angelegt werden. Beim Anlegen zeigt die obere Schaltfläche die Aufschrift "Rechte bearbeiten", da damit in eine entsprechende Funktion gewechselt wird. Dies könnte zunächst etwas verwirren. Neue Gruppe einfügen : Ein neuer Gruppenname und das Passwort für diese Gruppe können eingegeben werden. Das gleiche Passwort kann nicht zweimal vergeben werden, da das Passwort und nicht der Name verwendet wird, um eine Gruppe und die entsprechenden Rechte einzustellen. Es ist möglich, einer Benutzergruppe den Zugang zur Software ohne Passwort zu ermöglichen ! It is possible to allow a user group access to the software without a password ! In diesem Fall wird >none< als eingetragenes Passwort angezeigt. Jeder, der die Software ohne Eingabe eines Passworts benutzt, hat dann die Rechte dieser Gruppe. Gruppe löschen : Die ausgewählte Gruppe wird gelöscht. Eintrag ändern : Für die ausgewählte Gruppe können Name und/oder Passwort geändert werden. Die Änderungen müssen mit OK bestätigt werden. Die Rechte der ausgewählten Gruppe können mit der Schaltfläche "Rechte bearbeiten" geändert werden.

5.3.2 Rechte verwalten Nach Auswahl einer Gruppe können die Rechte mit der Schaltfläche "Rechte bearbeiten" geändert werden. Für jedes Teilprogramm können Rechte gegeben oder genommen werden durch anklicken der entsprechenden Checkbox.Die geänderten Rechte werden mit "Änderun-

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Kapitel 5 ZetAdmin gen speichern" gespeichert. In den meisten Fällen sind die Optionen ja (erlaubt) oder nein (nicht erlaubt) möglich. In einigen Fällen sind auch weitere Optionen möglich. Die einzelnen Rechte werden bei den jeweiligen Teilprogrammen ZetMain, ZetBase, ZetBank, ZetForm (Steuern und Sozialversicherung), ZetTransfer beschrieben.

5.4

Datei Menu

Einstellungen Speichern Sichern aller Änderungen Abbrechen (ohne Speichern) Abbrechen, ohne Einstellungen, die bisher nicht gespeichert wurden, zu speichern. Beenden (mit Speichern) Alle Änderungen der allgemeinen Einstellungen werden gespeichert. Wird ALT-F4 oder das Systemmenu verwendet, um ZetAdmin zu verlassen, werden die Einstellungen ebenfalls gespeichert.

5.4.1 Dateipfad auswählen Schaltfläche "Durchsuchen" In Feldern, in denen ein Pfadname eingegeben werden muss, kann ein bestehender Ordner gesucht oder ein neuer Ordner angelegt werden.

Laufwerk und Ordner können ausgewählt werden. Mit OK wird der ausgewählte Ordner zugewiesen. Im ausgewählten Verzeichnis kann mit "Neuer Ordner" ein neuer Ordner erzeugt werden.

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Kapitel 5 ZetAdmin

Ein Eingabefeld mit dem Pfadnamen erscheint und der Name des neuen Ordners kann angehängt werden. Mit "Ordner erzeugen" wird der Ordner erstellt. In einem Schritt kann jeweils nur ein neuer Ordner neu erzeugt werden. Beispiel : Zuerst c:\ZET\Folder1\ dann c:\ZET\Folder1\Folder\ dann c:\ZET\Folder1\Folder2\Folder3\

5.5

Rechte für das Teilprogramm ZetAdmin

Für das Teilprogramm ZetAdmin existieren keine besonderen Rechte. ZetAdmin kann aufgerufen werden, wenn beim LogIn das Administrator-Passwort eingegeben wurde. Danach sind alle Aktionen erlaubt.

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Kapitel 6 ZetForm

6 ZetForm 6.1 Einführung Das Programm ZetForm ist Teil der ZET Software und wird vom Hauptprogramm (Zetmain) aus gestartet. Es kann nicht getrennt aufgerufen werden. Funktionen: • Erfassung von Lohnsteuer-Anmeldungen für das Finanzamt im Deutschen Übungsfirmenring, • Erfassung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen für das Finanzamt im Deutschen Übungsfirmenring, • Erfassung von Beitragsnachweise für die Krankenkassen im Deutschen Übungsfirmenring • Anzeigen, Ändern, Löschen, Ergänzen erfasster Meldungen, • Bereitstellen der erfassten Meldungen für den Transfer zur Zentralstelle, • Sichern und Wiederherstellen von Meldungen, • Drucken der Erfassungsbelege der Meldungen oder von Blanko-Meldeformularen . Der Aufruf des Programmes erfolgt für Lohnsteuer--Anmeldungen (ZetFormFinanzamt) und Umsatzsteuer-Voranmeldungen (ZetForm-Finanzamt )über die Schaltfläche Finanzamt und für Beitragsnachweise (ZetForm-Krankenkasse) über die Schaltfläche Krankenkassen des Hauptprogrammes ZetMain. Die Maus oder Standard WINDOWS Tastaturbefehle können bei der Eingabe verwendet werden. Hilfe zu ZetForm kann über die F1-Taste oder das Menü aufgerufen werden

6.2 Das Hauptfenster Das Hauptfenster ist das Ausgangsfenster für alle Programmfunktionen desTeilprogrammesZetForm. Auf der linken Seite des Hauptfensters können Sie durch Wahl der Schaltfläche die entsprechende Funktion des Programmes ausführen: Zet - 120 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 6 ZetForm Erfassen Anzeigen/Ändern Zum Transfer bereitstellen Drucken Die untere Zeile des Fensters enthält : Programmname und Version Name der Übungsfirma Name des Benutzers Name der Benutzergruppe entsprechend dem eingegebenen Passwort.

6.3 Erfassen von Meldungen 6.3.1 Erfassen von Meldungen für das Finanzamt Durch die Wahl der Schaltfläche "Erfassen" des Hauptfensters wird auf der rechten Seite dieses Fenster die Liste der möglichen Formulare angezeigt: Bitte wählen Sie das Formular aus, für das Sie die Meldung erfassen wollen. Durch Wahl der unter der Liste stehenden Schaltfläche "Erfassen" bzw. Drücken der Eingabetaste wird das Fenster zum Erfassen im ausgewählten Meldeformular angezeigt.Sie erhalten dieses Formular auch durch Doppelklick auf das ensprechende Formular in der Liste. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

6.3.2 Erfassen von Meldungen für die Krankenkassen Durch die Wahl der Schaltfläche "Erfassen" des Hauptfensters wird auf der rechten Seite dieses Fenster die Liste der möglichen Formulare angezeigt: Bitte wählen Sie die Krankenkasse aus, für die Sie den Beitragsnachweis erfassen wollen. Durch Wahl der unter der Liste stehenden Schaltfläche "Erfassen" bzw. Drücken der Eingabetaste wird das Fenster zum Erfassen des Beitragsnachweises der von Ihnen ausgewählten Krankenkasse angezeigt.Sie erhalten dieses Formular auch durch Doppelklick auf die ensprechende Krankenkasse. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

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Kapitel 6 ZetForm 6.4 4

Anzeigen/Ändern von Meldungen

6.4.1 Anzeigen/Ändern von Meldungen für das Finanzamt Durch die Wahl der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" des Hauptfensters wird auf der rechten Seite dieses Fenster eine Liste aller erfassten Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen angezeigt. Bitte wählen Sie zunächst aus, für welche Steuerart die Meldungen angezeigt werden sollen.

Standardmäßig werden die Meldungen für alle Steuerarten angezeigt:

Die Liste enthält neben der Angabe des Zeitraumes und der Gesamtsumme der Meldung auch das Erfassungsdatum und das Datum der Bereitstellung zum Transfer. Außderdem ist ersichtlich, ob der Datentransfer zur Zentralstelle bzw. zum Transfer-PC bereits erfolgt ist. Durch Markierung einer Meldung und Wahl der unter der Liste stehenden der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" bzw. Drücken der Eingabetaste wird das Fenster zum Erfassen der Meldung angezeigt.Sie erhalten dieses Formular auch durch Doppelklick auf die ensprechende Anmeldung. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

6.4.2 Anzeigen/Ändern von Meldungen für die Krankenkassen Durch die Wahl der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" des Hauptfensters wird auf der rechten Seite dieses Fensters eine Liste der erfassten Beitragsnachweise für die Krankenkassen angezeigt.

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Kapitel 6 ZetForm Bite wählen Sie zunächst aus, für welche Krankenkassen die Beitragsnachweise angezeigt werden sollen.

Standardmäßig werden diese für alle Krankenkassen angezeigt:

Die angezeigte Liste enthält neben der Angabe des Zeitraumes und der Gesamtsumme des Beitragsnachweises auch das Erfassungsdatum und das Datum der Bereitstellung zum Transfer. Außerdem ist ersichtlich, ob der Datentransfer zur Zentralstelle bzw. zum Transfer-PC bereits erfolgt ist. Durch Markierung eines Beitragsnachweises und Wahl der unter der Liste stehenden der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" bzw. Drücken der Eingabetaste wird das Fenster zum Erfassen des Beitragsnachweises angezeigt.Sie erhalten dieses Formular auch durch Doppelklick auf den ensprechende Beitragsnachweis Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

6.5 Bereitstellung zum Transfer Durch die Wahl der Schaltfläche "Zum Transfer bereitstellen" des Hauptfensters werden auf der rechten Seite dieses Fenster eine Liste aller erfassten Meldungen, die noch nicht zum Transfer bereitgestellt wurden, angezeigt:

bzw:

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Kapitel 6 ZetForm

Bitte markieren Sie diejenigen Meldungen, die Sie zum Transfer an die Zentralstelle mit dem Programmteil ZetTrans bereitstellen wollen. Durch gleichzeitiges Drücken der Umschalttaste und der Pfeil-nach-oben- bzw. Pfeil-nach-unten-Taste können Sie mehrere Zeilen der Liste markieren (Mehrfachauswahl) Durch Wahl der unter der Liste stehenden der Schaltfläche "Zum Transfer bereitstellen" werden die Meldungen dann zum Transfer bereitgestellt. Haben Sie mit dem Finanzamt bzw. der entsprechenden Krankenkasse nicht das Lastschrift-Verfahren vereinbart, so werden Sie nach der Bereitstellung zum Transfer gefragt, ob ein Bankauftrag erstellt werden soll. Wird diese Frage bejaht, so werden Sie aufgefordert, Ihre Kontonummer auszuwählen und der Bankauftrag wird erstellt. Für diesen Bankauftrag sind allerdings im Bankprogramm (ZetBank) noch die Freigabe und die Bereitstellung zum Versand durchzuführen. Wichtig:

Mit der Bereitstellung zum Transfer werden die Daten noch nicht an die Zentralstelle geschickt! Dies geschieht erst durch den Datentransfer mit dem Teilprogramm ZetTrans Aus der Liste der erfassten Meldungen ist ersichtlich, ob der Transfer durchgeführt wurde.

Die Bereitstellung der Daten zum Versand kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Werden allerdings auf dem Transfer Daten zerstört, so können mit dem Menüpunkt die Bereitstellung der mit diesem Programm erfassten Meldungen durch die Ausbilder/-innen wiederholt werden. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

6.6 Drucken von Meldungen Durch die Wahl der Schaltfläche "Drucken" des Hauptfensters werden auf der rechten Seite dieses Fenster eine Liste aller erfassten Meldungen angezeigt. Bitte markieren Sie in der Liste diejenigen Meldungen, die Sie drucken wollen. Durch gleichzeitiges Drücken der Umschalttaste und der Pfeil-nach-oben- bzw. Pfeilnach-unten-Taste können Sie mehrere Zeilen der Liste markieren (Mehrfachauswahl)

Zet - 124 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 6 ZetForm Sie können auch ein Blanko-Formular drucken lassen. Hierzu ist zunächst die Steuerart bzw. die Krankenkasse auszuwählen. Im unteren Teil des Fensters des können Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker und aus der Liste der für diesen gewählten Drucker verfügbaren Schriften die Schrift auswählen. Voreingestellt ist der Standarddrucker und die Schrift "Times New Roman". Durch die Auswahl eines Drucker wird die StandarddruckerEigenschaft nicht gewechselt. Durch Wahl der Schaltfläche "Standarddrucker einrichten..." können Sie jedoch einen neuen Standarddrucker einrichten sowie weitere druckerabhängige Funktionen (z.b. Anzahl Kopien) einstellen.

Wichtig:

Bei einigen Druckern werden bei der vom Programm voreingestellten Schrift "Times New Roman" die deutschen Sonderzeichen (Umlaute und ß) nicht richtig dargestellt. Bitte suchen Sie sich dann aus der Liste der für den Drucker möglichen Schriften eine Schrift aus, für die der Druckertreiber Ihres Druckers hinsichtlich der deutschen Sonderzeichen korrekt arbeitet.

Bei Wahl der Schaltfläche "Seitenvorschau" erscheint ein Ausgabefenster, in dem die Druckseiten angezeigt werden. In diesem Fenster können Sie mit dem Menüpunkt "nächste Seite" innerhalb der Druckseiten weiter blättern und mit dem Menüpunkt "Ende" die Seitenvorschau beenden. Durch Wahl der Schaltfläche "Drucken" werden die Druck-Daten an den Drucker geschickt. Durch Wahl der Schaltfläche "leeres Formular" wird ein Blanko-Formular gedruckt. Bitte wählen Sie sich zuvor die Steuerart bzw. die Krankenkasse aus. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

6.7 Das Erfassungsfenster (allgemein)

Zet - 125 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 6 ZetForm 6.7.1 Das Erfassungsfenster (allgemein) Das Fenster dient der Erfassung von Meldungen und der Anzeige bzw. Änderung bereits erfasster Meldungen: Erfassung für Lohnsteuer-Aneldungen an das Finanzamt Erfassung für Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt Erfassung für Meldungen an die Krankenkassen Das Ändern und die Erweiterung bereits erfasster Meldungen ist nur dann möglich, wenn die Meldung noch nicht zum Transfer bereitgestellt wurde. Im unteren Teil des Erfassungsfensters befinden sich - in Abhängigkeit vom Status der Meldung - folgende Schaltflächen: Erfassung von Meldungen: • "OK" : Die erfasste Meldung wird gespeichert und anschließend wird die Erfassung beendet. • "Abbrechen": Die erfasste Meldung wird nicht gespeichert; die Erfassung wird beendet. • "Übernehmen" : Die erfasste Meldung wird gespeichert; das Erfassungsfenster wird zur Erfassung weiterer Meldungen neu initialisiert. Anzeige von erfassten Meldungen mit der Möglichkeit zum Ändern: • "OK" : Die angezeigte Meldung wird gespeichert und anschließend wird das Anzeigen beendet. • "Abbrechen": Das Anzeigen wird ohne speichern von Änderungen beendet • "Übernehmen" : Die angezeigte Meldung wird gespeichert ohne das Anzeigen zu beenden • "Verwerfen" Die in der angezeigten Meldung vorgenommenen Änderungen werden zurückgesetzt ohne das Anzeigen zu beenden. Anzeige von erfassten Meldungen ohne die Möglichkeit zum Ändern: • "Abbrechen": Das Anzeigen wird beendet Im Erfassungsfenster gelten auch die bekannten "Bearbeiten"-Befehle: • Ausschneiden: Der markierte Text wird im aktuellen Feld entfernt und in die Zwischenablage kopiert. Dieser Text kann anschließend - auch in einem anderen Programm - in ein Feld eingefügt werden. (Tastenkombination Strg-X) • Kopieren Der markierte Text wird in die Zwischenablage kopiert. Dieser Text kann anschließend - auch in einem anderen Programm - in ein Feld eingefügt werden. (Tastenkombination Strg-C) • Einfügen Der Text in der Zwischenablage wird im aktuellen Feld eingefügt. Dieser Text muss vorher - auch in einem anderen Programm - in die Zwischenablage kopiert (oder ausgeschnitten) worden sein. (Tastenkombination Strg-V) Die Zwischenablage bietet mit diesen Befehlen die Möglichkeit, Daten von einem Zet - 126 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 6 ZetForm Programm zum anderen zu kopieren.

6.7.2 Das Erfassungsfenster für Lohnsteuer-Anmeldungen Allgemein: Bitte füllen Sie die einzelnen Felder des angezeigten Formulars entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aus. Die Zwischensumme und der Gesamtbetrag werden vom Programm ermittelt. Die von der einzubehaltenden Lohnsteuer abzuziehenden Beträge (an Arbeitnehmer ausgezahltes Kindergeld, usw ...) werden automatisch als negative Beträge verarbeitet; es darf in diesen Feldern für negative Beträge kein Minuszeichen eingetragen werden. In allen anderen Fällen sind negative Beträge mit einem Minus-Zeichen einzugeben. Länderspezifische Felder: Im Formular zur Lohnsteuer-Anmeldung des Finanzamtes im Deutschen Übungsfirmenrringes sind nur die Felder fest vorgegeben, die in allen Bundesländern identisch sind. Die bundesländerspezifischen Felder (Beschreibung und Kennzahl) sind bei der Erfassung einzutragen. Mit dem Unterpunkt "Zusätzliche Felder eingeben" des Menüpunktes “Extras - Ausbilder/-in” besteht jedoch die Möglichkeit diese zusätzlichen Felder (Beschreibung und Kennzahl) fest vorzugeben. Diese zusätzlichen Felder sind dann beim Aufruf des Erfassungsformulares für Lohnsteuer-Anmeldungen in das Formular eingesetzt und können beim Erfassen nicht mehr verändert werden. Firmendaten: In dem Formular sind die Steuernummer, die Anschrift des Finanzamtes und Ihre Firmenanschrift bereits vorgegeben. Eine Änderung ist nicht möglich. Anmeldungszeitraum: Bitte geben Sie zunächst - entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen - ein, ob Sie die Lohnsteuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich melden. Wählen Sie anschliessend den Monat bzw. das Kalendervierteljahr aus, für das sie die Meldung abgeben wollen. Berichtigte Anmeldung: Bei der Berichtigung einer bereits eingereichten Lohnsteuer-Anmeldung sind Eintragungen auch in den Feldern vorzunehmen, in denen sich keine Änderung ergeben hat. Es ist nicht zulässig, nur Einzel- oder Differenzbeträge nachzumelden.

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Kapitel 6 ZetForm 6.7.3 Das Erfassungsfenster für Umsatzsteuer-Voranmeldungen Allgemein: Das Formular besteht aus drei Seiten. Mit den Schaltflächen oder den Menüpunkten "Nächste Seite" bzw. "Vorherige Seite" können Sie zwischen den einzelnen Seiten blättern. Auf der letzten Seite befinden sich dann die Schaltflächen zum Speichern bzw. Verwerfen der Meldung. Bitte füllen Sie die einzelnen Felder entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aus. Die Zwischensummen und der Gesamtbetrag werden vom Programm ermittelt. Die abziehbaren Vorsteuerbeträge werden automatisch als negative Beträge verarbeitet; es darf in diesen Feldern für negative Beträge kein Minuszeichen eingetragen werden. In allen anderen Fällen sind negative Beträge mit einem Minus-Zeichen einzugeben. Firmendaten: In dem Formular sind die Steuernummer, die Anschrift des Finanzamtes und Ihre Firmenanschrift bereits vorgegeben. Eine Änderung ist nicht möglich. Anmeldungszeitraum: Bitte geben Sie zunächst - entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen - ein, ob Sie die Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich voranmelden. Wählen Sie anschliessend den Monat bzw. das Kalendervierteljahr aus, für das Sie die Meldung abgeben wollen. Berichtigte Anmeldung: Bei der Berichtigung einer bereits eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldung sind Eintragungen auch in den Feldern vorzunehmen, in denen sich keine Änderung ergeben hat. Es ist nicht zulässig, nur Einzel- oder Differenzbeträge nachzumelden.

6.7.4 Das Erfassungsfenster für Beitragsnachweise Allgemein: Bitte füllen Sie die einzelnen Felder entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aus. Die Gesamtsumme sowie der einzubehaltende Betrag werden vom Programm ermittelt. Ein von der Gesamtsumme abzuziehender Erstattungsbetrag wird automatisch als negativer Betrag verarbeitet; es darf in diesem Feld für negative Beträge kein Minuszeichen eingetragen werden. In allen anderen Fällen sind negative Beträge mit einem Minus-Zeichen einzugeben.

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Kapitel 6 ZetForm Firmendaten: In dem Formular sind die Betriebsnummer und der Namen des Arbeitgebers vorgegeben. Eine Änderung ist nicht möglich. Zusätzliche Angaben: Durch Klicken auf die Pfeil-nach-unten-Schaltfläche können sie zusätzliche Eingaben zum Beitragsnachweis vornehmen:

Es ist jedoch nicht möglich, die beiden letzten Optionen (Kurzarbeiter-/ Winterausfallgeld ... bzw. Korrekturtbeitragsnachweis...) zu wählen. Bitte wählen Sie zur Übermittlung der entsprechendenDaten Papierformulare.

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Kapitel 6 ZetForm Erläuterung der Beitragsgruppen: Beitragsgruppe Erklärung 1000 Hier ist der Krankenkassenversicherungsbeitrag für Arbeitnehmer nachzuweisen, die im Falle einer Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für mindestens 6 Wochen haben. 2000 Hat der Beschäftigte bei Arbeitsunfähigkeit keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung für mindestens 6 Wochen, so gilt erhöhte Beitragssatz 3000 Dieser Beitragssatz gilt für Bezieher von Vorruhestandsgeld, beschäftigte Rentner und Invalidenrentner. 6000 Der Arbeitgeber zahlt 10 % des Arbeitsentgelts an die Krankenversicherung für dauerhaft geringfügig Beschäftigte, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert (auch familienversichert) sind. 0100 Hier ist der Beitrag zur Rentenversicherung für die gewerblich tätigen Arbeiter anzugeben (z.B. Maurer, Schlosser) 0200 In dieses Feld gehört die Summe der RV-Beiträge für Angestellte (z.B. Verkäufer, Buchhalter) 0300 Hier ist der Arbeitgeberanteil für Arbeiter an den RV-Beiträgen einzutragen 0400 Hier ist der Arbeitgeberanteil für Angestellte an den RV-Beiträgen einzutragen. 0500 f. ArbeiDer Arbeitgeber zahlt an Pauschalbeiträge von 12 % des Arbeitsentgelts ter für dauerhaft geringfügig Beschäftigte. Aus den vom Arbeitgeber zu zah0600 f. Angelenden pauschalen Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung könstellte nen sich für den Versicherten Rentenansprüche ergeben. 0010 Hier sind die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung einzutragen. 0020 Der Arbeitgeberanteil ist zu entrichten, sofern die Beschäftigung für mindestens 18 Stunden in der Woche ausgeübt wird. 0001 In dieses Feld gehört die Summe der Pflegeversicherung Beiträge U1 Arbeitgeber, die nicht mehr als 20 Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Beiträge zur Lohnfortzahlungsversicherung an die Ausgleichkasse entrichten. U2 Diese Umlage wird aus dem Entgelt für Arbeiter, dem Gehalt der männlichen und weiblichen Angestellten und den Vergütungen für Auszubildende berechnet.

6.8

Sichern (Archivieren) von Meldungen

Menü "Extras - Archivieren" des Hauptfensters ermöglicht die Archivierung von Meldungen Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" auf der linken Seite des Hauptfensters zuvor gewählt wurde. Die Archivierung ist nur möglich für Meldungen, für die bereits der Datentransfer zur Zentralstelle (bzw. zum Transfer-PC bei nicht vernetzten PCs) durchgeführt

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Kapitel 6 ZetForm wurde Die Daten der archivierten Meldung werden in eine Archiv-Datei geschrieben und aus der Datenbank gelöscht. Es empfiehlt sich, diese Archivierung regelmäßig durchzuführen, um die Datenbank nicht allzu sehr anwachsen zu lassen. Die Wiederherstellung archivierter Meldungen ist möglich . Zur Archivierung markieren Sie bitte in der Liste diejenigen Meldungen, die Sie archivieren wollen. Durch gleichzeitiges Drücken der Umschalttaste und der Pfeilnach-oben- bzw. Pfeil-nach-unten-Taste können Sie mehrere Zeilen der Liste markieren (Mehrfachauswahl). Wählen Sie anschließend den Menüpunkt "Extras - Archivieren". Es wird ein Fenster angezeigt, indem Sie Namen und Pfad der Archivdatei angeben können:

Name und Pfad der Archivdatei sind frei wählbar Vorgeschlagen wird als Name "ARCJJMMDD.ZFO", mit JJMMDD als Tagesdatum. Bitte achten Sie darauf, dass Sie eine bestehende Archiv-Datei nicht überschreiben. Bitte prüfen Sie zuvor, ob auf dem gewählten Laufwerk genügend Speicherplatz zur Verfügung steht. Die Software überprüft dies nicht !

6.9

Wiederherstellung von archivierten Meldungen

Menü "Extras - Wiederherstellen" des Hauptfensters ermöglicht die Rückübertragung archivierter Meldungen Es wird dann ein Fenster zur Auswahl der Archivdatei angezeigt:

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Kapitel 6 ZetForm

Bitte wählen Sie die entsprechende Archivdatei, deren Meldungen Sie wiederherstellen möchten aus. Durch Wahl der Schaltfläche"Öffnen" wird die Wiederherstellung durchgeführt; durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" können Sie die Ausführung noch abbrechen.

6.10 Löschen einer Meldung Das Löschen von Meldungen ist mit den Menüpunkt "Bearbeiten - Löschen" des Hauptfensters möglich. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" auf der linken Seite des Hauptfensters zuvor gewählt wurde. Zum Löschen markieren Sie bitte in der Liste diejenigen Meldungen, die Sie löschen wollen. . Durch gleichzeitiges Drücken der Umschalttaste und der Pfeil-nach-obenbzw. Pfeil-nach-unten-Taste können Sie mehrere Zeilen der Liste markieren (Mehrfachauswahl) Wählen sie anschließend den Menüpunktes "Bearbeiten - Löschen" oder drücken Sie die Taste "Entf" .Nach einer Löschbestätigung werden die entsprechenden Meldungen gelöscht. Das Löschen einer Meldung ist nur möglich, wenn diese noch nicht zum Transfer bereitgestellt wurde. Zudem haben Ausbilder und Ausbilderinnen das Recht, eine zum Transfer bereitgestellte und noch nicht transferierte Meldung zu löschen. Um eine bereits transferierte Meldung aus der Datenbank zu entfernen, wählen Sie bitte Programmpunkt Archivieren.

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Kapitel 6 ZetForm 6.11 Ändern einer Meldung Zum Ändern wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche Anzeigen/Ändern auf der linken Seite des Hauptfensters und markieren dann anschließend in der Liste diejenige Meldung, die Sie ändern wollen Durch Wahl der unter der Liste stehenden der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" bzw. Drücken der Eingabetaste wird das Fenster zum Erfassen der LohnsteuerAnmeldung angezeigt. Das Ändern einer Meldung ist nur möglich, wenn diese noch nicht zum Transfer bereitgestellt wurde. Wurde ein Meldung bereits zum Transfer bereitgestellt aber noch nicht zur Zentralstelle (bzw. zum Transfer-PC bei nicht vernetzten Übungsfirmen) transferiert, so kann diese allerdings von den Ausbilder/innen noch gelöscht werden.

6.12 Protokolle Mit dem Menüpunkt "Protokoll" können Sie sich die Tagesprotokolle des Programmes • Protokolle von ZetForm-Finanzamt • Protokolle von ZetForm-Krankenkassen anzeigen lassen. In die Protokolle werden alle wichtigen Aktionen eines Programmes eingetragen: Das Protokoll von ZetForm enthält insbesondere Informationen über die Bereitstellung zum Transfer. Es werden maximal 20 Tagesprotokolle gespeichert; ältere Protokolle werden automatisch gelöscht. Mit dem Menüpunkt "Protokoll" können Sie sich die Tagesprotokolle des Programmes ZetForm anzeigen lassen. Für die Anzeige wird der Text-Editor "Notepad" verwendet, der Bestandteil von Windows ist.

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Kapitel 6 ZetForm Nach Wahl des Menüpunktes erscheint bei ZetForm-Finanzamt folgendes Fenster:

(Finanzamt wurde hier zu "Finanza" abgekürzt, um zu gewährleisten, dass der Name des Protokoll-Unterverzeichnisses nicht mehr als 8 Zeichen enthält.) und bei ZetForm-Krankenkassen folgendes Fenster

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Kapitel 6 ZetForm (Krankenkasse wurde hier zu "Krankenk" abgekürzt, um zu gewährleisten, dass der Name des Protokoll-Unterverzeichnisses nicht mehr als 8 Zeichen enthält.) Durch Auswahl der entsprechenden Protokoll-Datei (im Beispiel:Protokoll des Programms ZetForm vom 17.03.99) und Klicken der Schaltfläche "Protokoll anzeigen" wird der Texteditor Notepad aufgerufen und die Protokoll-Datei angezeigt. Es werden dann allerdings nur die Protokoll-Einträge angezeigt, die bis zum Starten der Protokoll-Anzeige erfolgt sind. Bitte nehmen Sie an einer Protokolldatei keine Änderungen vor, da sonst ggf. neue Einträge überschrieben werden.

6.13

Rechte

Bestimmte Tätigkeiten sind an Benutzerrechte gebunden, die im Teilprogramm Administration(ZetAdmin) verwaltet werden. Benutzer/innen, die sich als Administrator/innen anmelden, haben auch für das Teilprogramm ZetForm alle Rechte. Wichtig:

Die Rechte sind sowohl für ZetForm-Finanzamt als auch für ZetForm-Krankenkassen vorzugeben!

Recht zur Dateneingabe: Alle Benutzer/-innen mit dem Recht das Teilprogramm ZetForm aufzurufen, haben auch das Recht • Meldungen zu erfassen • Meldungen anzuzeigen, zu ändern und zu löschen Recht zum Transfer: Markierte Meldungen werden zum Versand bereitgestellt. Standardrecht: "Bereitstellung zum Transfer erlaubt" Recht zum Drucken: Das Recht zum Drucken der Meldungen Standardrecht: "Drucken erlaubt" ZetForm-Administration: Das Recht schließt sämtliche Rechte für das Teilprogramm ZetForm ein, jedoch keine Rechte für die andere Teilprogramme. Standardwert: "ZetForm-Administration nicht erlaubt"

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Kapitel 6 ZetForm 6.14 Der Administrationsbereich (Ausbilder/innen) Ausbilder/-innen haben Zugang zu speziellen Funktionen des Programms. Für den Zugang ist ein besonderes Administrationspasswort erforderlich. • Fall 1 (Benutzer/in = Ausbilder/-in): Beim Start des Hauptprogramms ZetMain meldet sich der/die Ausbilder/-in mit dem Administrationspasswort an. Damit sind alle speziellen Funktionen während der ganzen Sitzung zugänglich. • Fall 2 (Benutzer/in = Lernende/r): Beim Start des Hauptprogramms meldet sich ein/eine Lernende/r an. Wird während der Sitzung eine den Ausbilder/-innen vorbehaltene Funktion benötigt, kann das Passwort über die Funktion „Extras – Ausbilder/-in“ eingegeben und die spezielle Funktion ausgeführt werden. Danach gelten wieder die eingeschränkten Rechte für Lernende

6.14.1

Eingeben von zusätzlichen Feldern

Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Im Formular zur Lohnsteuer-Anmeldung des Finanzamtes im Deutschen Übungsfirmenringes sind nur die Felder fest vorgegeben, die in allen Bundesländern identisch sind. Die länderspezifischen Felder sind bei der Erfassung einzutragen. Ausbilder/innen haben jedoch die Möglichkeit diese zusätzlichen Felder (Beschreibung und Kennzahl) fest vorzugeben. Diese zusätzlichen Felder sind dann beim Aufruf des Erfassungsformulars für Lohnsteuer-Anmeldungen in das Formular eingesetzt und können beim Erfassen nicht mehr verändert werden Bei der Wahl von "Zusätzliche Felder eingeben" des Menüpunktes “Ausbilder/in” besteht erscheint das Erfassungsfenster für Lohnsteuer-Anmeldungen. Bitte tragen Sie hier jeweils die Beschreibung und die Kennzahl der zusätzlichen Felder, die sie dem Lohnsteuer-Anmeldungsformular hinzufügen wollen ein. Ihre Eintragungen werden dann durch Wahl der Schaltfläche "OK" bzw. "Übernehmen" gespeichert

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Kapitel 6 ZetForm 6.14.2

Erneutes Bereitstellen von Meldungen zum Transfer

Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Bereitstellung von Meldungen zum Transfer kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Wenn jedoch Daten während der Übertragung zur Zentralstelle oder zum TransferPC zerstört wurden können die Meldungen mit der Funktion "Daten erneut zum Transfer bereitstellen" im Menu "Extras -- Ausbilder-/in" erneut bereitgestellt werden. In diesem Fall bleibt das Datum der ersten Bereitstellung zum Transfer unverändert. Wichtig : Diese Funktion darf nur verwendet werden, wenn sicher ist, dass Meldungen während der Übertragung zerstört wurden und nicht bei der Krankenkasse bzw. dem Finanzamt eingegangen sind. Bitte überprüfen Sie zuvor im Protokoll des Transfer-Teilprogramms, welche Aufträge korrekt verschickt wurden; übertragen wurden. Das erneuten Bereitstellen zum Transfer erfolgt mit dem Menüpunkt "Extras Ausbilder/in - Erneut zum Transfer bereitstellen" des Hauptfensters. Voraussetzung hierfür ist allerdings die Wahl der Schaltfläche "Anzeigen/Ändern" auf der linken Seite des Hauptfensters.

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Kapitel 7 ZetCips

7 ZetCips 7.1

Einführung

Das Programm ZetCips ist Teil der ZET Software und wird vom Hauptprogramm (ZetMain) aus gestartet. Es kann nicht getrennt aufgerufen werden. Funktionen: Für die Auslieferung mit CIPS dient es dazu • Aufträge für den Internationalen Paketdienst zu erfassen, • Lieferscheine als Anlagen zu den Aufträgen zu erfassen, • erfasste Aufträge und Lieferscheine anzuzeigen, zu ändern, löschen oder ergänzen, • Pakete für die Auslieferung mit CIPS bereitzustellen , • CIPS-Referenznummern anzuzeigen • Konditionen des Internationalen Paketdienstes anzuzeigen, • Aufträge und Lieferscheine zu drucken. Für die Anlieferung dient es dazu • die Lieferscheine der angelieferten Pakete anzeigen und drucken, sofern Ihre Lieferanten die Lieferscheine mit dem Programm ZetCips erfasst haben. Die Anlieferung ist nur möglich, wenn Ihre Firma bei der Zentrale des Internationalen Paketdienstes (CIPS) als Kundin registriert ist. Zu einem CIPS-Auftrag gehören alle Pakete für eine Empfängerfirma (In- oder Ausland), die zusammen ausgeliefert werden, und mindestens ein Lieferschein. Die Lieferscheine können mit dem Programm ZetCips erfasst werden. Sie werden dann über den Paketdienst an die Empfängerfirma weitergeleitet. Werden die Lieferscheine nicht mit ZetCips erfasst, so genügt bei der Auftragserfassung die Eingabe der Lieferschein-Nummer und des Lieferschein-Datums. Die Lieferscheine müssen dann von der Absenderfima direkt (also nicht über CIPS) an die Empfängerfirma weitergeleitet werden. Aufträge und Lieferscheine können in beliebiger Reihenfolge und unabhängig voneinander erfasst werden. Sowohl beim Erfassen von Aufträgen als auch beim Erfassen von Lieferscheinen können Lieferscheine einem Auftrag zugeordnet werden. Der Aufruf des Programms über die Schaltfläche

Paketdienst des Hauptprogramms Zetmain.

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Kapitel 7 ZetCips Die Maus oder Standard WINDOWS Tastaturbefehle können bei der Eingabe verwendet werden. Hilfe zu ZetCips kann über die F1-Taste oder das Menü aufgerufen werden.

7.2

Das Hauptfenster

Das Hauptfenster ist das Ausgangsfenster für alle Programmfunktionen des Teilprogramms ZetCips. Es enthält die Registerkarten • Auslieferung mit Cips • Anlieferung Die wählbaren Menüpunkte sind abhängig von der aktiven Registerkarte und den vergebenen Rechten. Links oben wird das Datum des letzten Datenaustausches mit der Zentralstelle in Essen angezeigt. Die untere Zeile des Fensters enthält Programmname und Version Name der Übungsfirma Name des/der Benutzer/in Name der Benutzergruppe entsprechend dem eingegebenen Passwort.

7.3

Konditionen des Paketdienstes CIPS

7.3.1 Speditionsbedingungen (Stand 2002-05-01)

Allgemeines CIPS befördert alle Pakete, die eine bestimmte Größe und ein bestimmtes Gewicht nicht überschreiten. Auftraggeberin ist immer die versendende Firma. Ihr werden grundsätzlich alle Kosten in Rechnung gestellt. Beim Versand ins Ausland werden Zölle und Steuern nicht durch CIPS erledigt! Auftragserteilung / CIPS-Software Der Auftrag wird vollständig mittels der Software ZetCips erfasst und mitttels der ZET-Programme per Datenaustausch auf elektronischem Wege an CIPS übermittelt. Die Annahme eines Auftrages durch CIPS wird der versendenden Firma durch einen Bericht im Programm ZetCips bestätigt. Nach Eingang des Auftrages in der Zentralstelle wird der versendenden Firma beim darauffolgenden Datenaustausch die CIPS-Referenznummer dieses Auftrages übermittelt. Diese Auslieferung wird der versendenden Firma ebenfalls in einem Bericht im Programm ZetCips bestätigt. Diese Berichte können auch in der Firma ausgedruckt werden.

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Kapitel 7 ZetCips Die Software ZetCips ist Bestandteil des Programms ZET und wird den dem Deutschen ÜbungsFirmenRing beigetretenen Übungsfirmen kostenlos zur Verfügung gestellt. Die für CIPS gültigen Tariftabellen sind Bestandteil dieses Programms; sie können damit auch ausgedruckt werden. Kosten Dem Auftraggeber werden sämtliche Kosten in Rechnung gestellt, eine Übernahme derselben oder von Teilen durch den Empfänger sowie das Nachnahmeverfahren sind nicht möglich. Es gelten die Tarife in der am Tage der Auslieferung gültigen Fassung. CIPS stellt allen Kunden, die das Programm ZetCips einsetzen, kostenlos ein Update der Tariftabellen zur Verfügung. Der ermittelte Betrag wird per Lastschrift eingezogen. Das Auftragsformular wird von CIPS zur Erstellung der Frachtpapiere verwendet. Falls CIPS einen anderen Frachttarif ermittelt als der Auftraggeber, so ist der von CIPS berechnete Betrag gültig. Lieferscheine und Empfangsbestätigung Dem Auftraggeber wird es ermöglicht, den Lieferschein an den Cips-Auftrag anzuhängen. Hierzu muss das von CIPS zur Verfügung gestellte Lieferscheinformular verwendet werden. Alternativ können dem CIPS-Auftrag die zugehörigen Lieferscheinnummern beigefügt werden. Die Empfängerfirma erhält von CIPS die Ware und, falls vorhanden, den/die Lieferscheine. Das Original der Auftragspapiere bleibt im CIPS-Rechner für mindestens 6 Monate erhalten. Abmessungen und Speditionsgewicht CIPS unterscheidet zwischen dem tatsächlichen gewogenen Gewicht und dem fiktiven Volumengewicht. Das Speditionsgewicht ist dann das höhere dieser beiden Gewichte. Dieses Speditionsgewicht ist die Berechnungsgrundlage für die Speditionsgebühren von CIPS. Das Volumengewicht (in kg) errechnet sich nach der Formel (Länge * Höhe * Breite) / 6000 wobei Länge, Breite und Höhe in cm anzugeben sind. Die Länge eines Paketes ist die längste Seite. Der Umfang (Gurtumfang) errechnet sich dann aus den beiden weiteren Seiten (Breite und Höhe) durch die Formel (Höhe + Breite) * 2 Unter der Abmessung eines Paketes versteht man dann die Länge plus den Umfang, also Länge + 2 * (Breite + Höhe) Die Maximalwerte für Größe und Gewicht sind den gültigen Tariftabellen zu entnehmen. Wertangabe und Versicherung Die Wertangabe des Versenders ist maßgeblich für den Umfang der Beförderungskontrollen und die Schadensabwicklung. Deswegen ist eine korrekte Wertangabe uner-

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Kapitel 7 ZetCips lässlich. Sofern auf dem Auftragsformular kein höherer Wert angegeben ist, gilt für jedes Versandstück (Paket) die in der gültigen Tariftabelle angegebenen Wert- und Haftungsgrenze. Der Auftraggeber kann eine höhere Wertgrenze vereinbaren und einen Haftungszuschlag nach der gültigen Tariftabelle entrichten. Reklamationen bei Verlust oder Transportbeschädigungen werden grundsätzlich nur vom Auftraggeber entgegengenommen und ihm gegebenenfalls vergütet. Die Reklamation muss innerhalb von 4 Wochen nach Auftragsvergabe bei CIPS eingereicht werden.

7.3.2 Anzeige der gültigen Konditionen in ZetCips Mit den Menüpunkt "Konditionen" des Hauptfensters können Sie sich die aktuellen Konditionen des Paketdienstes anzeigen lassen. Es erscheint ein Fenster mit den Registerkarten Grundlegendes: Hier sind sind die Werte für die Wert- und Haftungsgrenze und die Berechung der zusätzlichen Versicherungsgebühr, die Höchstgrenzen für die Abmessungen und das Gewicht eines Paketes sowie der Mehrwertsteuersatz angegeben. Speditionsgebühren: In dieser Tabelle sind die Speditionsgebühren gestaffelt nach Gewicht und Tarifzonen enthalten. Zonen Dieser Tabelle kann die Zuordnung eines Landes zu einer Tarifzone entnommen werden. Sie können diese Tabelle wahlweise nach Ländern oder nach Zonen sortieren. sonstige Gebühren Diese Tabelle enthält die Gebühr für die zusätzliche Versicherung. Außerdem sind die zusätzlichen Gebühren aufgeführt, die anfallen, wenn nach der Paketabholung festgestellt wurde, dass das Paket zu groß oder zu schwer oder die Empfängeradresse zu korrigieren war. Es werden die Bestimmungen und Gebühren angezeigt, die beim letzen Datentransfer mit der Zentralstelle gültig waren. Für einen Auftrag maßgebend sind jedoch immer die am Tag der Auslieferung gültigen Bestimmungen und Gebühren. Mit dem Menüpunkt "Drucken" des Fensters "ZetCips - Konditionen" können Sie diese Werte auch ausdrucken. Mit dem Menüpunkt "Speditionsbedingungen" können Sie sich die Speditionsbedingungen anzeigen lassen und ggf. auch drucken.

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Kapitel 7 ZetCips 7.4

Registerkarte Auslieferung

Oben auf der Registerkarte können Sie durch Wahl der entsprechenden Schaltfläche die entsprechende Funktion des Programms ausführen:

7.4.1 Aufträge Durch die Wahl der Schaltfläche "Zu den Aufträgen" wird die Liste mit allen erfassten Aufträgen angezeigt:

Die Liste enthält • die Auftragsnummer • das Erfassungsdatum • den Namen der Empfängerfirma • die Anzahl der beigefügten Lieferscheine • das Datum der Bereitstellung zur Auslieferung • das Datum der Auslieferung • die CIPS Referenznummer, die für diesen Auftrag von der Zentrale des Internationalen Paketdienstes vergebenen wurde (ggf. mit Hinweis auf eine Korrektur durch die Zentrale). Durch Wahl der unter der Liste stehenden Schaltflächen können Sie neue Aufträge erfassen oder bestehende Aufträge ändern.

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Kapitel 7 ZetCips Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

7.4.2 Lieferscheine Durch die Wahl der Schaltfläche "Zu den Lieferscheinen" wird die Liste der Lieferscheine angezeigt, sofern diese mit ZetCips erfasst wurden:

Die Liste enthält • die Lieferscheinnummer • das Erfassungsdatum • den Namen der Empfängerfirma • die Auftragsnummer des Auftrages, zu dem der Lieferschein gehört • das Erfassungsdatum dieses Auftrages. Durch Wahl der unter der Liste stehenden Schaltflächen können Sie neue Lieferscheine erfassen oder bestehende Lieferscheine ändern. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen. 7.4.3 Auslieferung Durch die Wahl der Schaltfläche "Zum Ausliefern" wird die Liste aller vollständigen Aufträge angezeigt, die noch nicht zur Auslieferung bereitgestellt wurden. Ein Auftrag ist dann vollständig, wenn ihm mindestens ein Lieferschein beigefügt ist.

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Kapitel 7 ZetCips

Bitte markieren Sie in der Liste diejenigen Aufträge, die Sie zur Auslieferung bereitstellen wollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Durch Wahl der unter der Liste stehenden der Schaltfläche "Zum Ausliefern" werden die Pakete des Auftrages dann zum Ausliefern bereitgestellt. Anschließend können diese dann durch das Transferprogramm ZetTrans (Aufruf mit der Schaltfläche Transfer im Hauptprogramm) an die Zentralstelle übermittelt bzw. zum Transfer-PC exportiert werden.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass mit der Bereitstellung zum Ausliefern die Pakete noch nicht ausgeliefert sind, sie werden dadurch lediglich an die "Rampe" gestellt! Das Ausliefern, also das Abholen der Pakete von der Rampe, geschieht erst durch den Datentransfer mit der Zentralstelle. Nach der Auslieferung, also nach erfolgtem Datentransfer, wird das Datum der Auslieferung sowohl in der Liste der erfassten Aufträge des Hauptfensters als auch auf dem Erfassungsformular angezeigt. Außerdem können Sie sich mit dem Menü "Berichte - Annahmebestätigung" die Annahmebestätigung ausdrucken bzw. anzeigen lassen. In dem auf die Auslieferung folgenden Datentransfer wird Ihnen die CIPSReferenznummer übermittelt. Diese Referenznummer wird Ihnen ebenfalls in der Liste der erfassten Aufträge des Hauptfensters und auf dem Erfassungsformular angezeigt. Außerdem können Sie sich mit dem Menü "Berichte - Auslieferungsbestätigung" die Auslieferungsbestätigung ausdrucken bzw. anzeigen lassen.

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Kapitel 7 ZetCips Die Bereitstellung zur Auslieferung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Allerdings können durch die Ausbilder/-innen zur Auslieferung bereitgestellte Aufträge gelöscht werden. Werden bei der Auslieferung Daten zerstört, so können durch die Ausbilder/-innen mit dem Menüpunkt "Extras - Ausbilder/-in - Erneut zum Ausliefern bereitstellen" die mit diesem Programm erfassten Pakete erneut zur Auslieferung bereitgestellt werden. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

7.4.4 Drucken Durch die Wahl der Schaltfläche "Zum Drucken" wird eine Liste aller erfassten Aufträge bzw. Lieferscheine angezeigt.

Bitte wählen Sie im linken Teil des Fensters zunächst aus, ob Sie einen Auftrag mit allen zugehörenden Lieferscheinen, einen Auftrag ohne Lieferscheine oder einen Lieferschein drucken wollen. Im rechten Teil des Fensters können Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker und aus der Liste der für diesen gewählten Drucker verfügbaren Schriften die Schrift auswählen. Voreingestellt ist der Standarddrucker und die Schrift "Times New Roman". Durch die Auswahl eines Drucker wird die StandarddruckerEigenschaft nicht gewechselt. Durch Wahl der Schaltfläche "Standarddrucker einrichten..." können Sie jedoch einen neuen Standarddrucker einrichten sowie weitere druckerabhängige Funktionen (z.B. Anzahl Kopien) einstellen. Wichtig:

Bei einigen Druckern werden bei der vom Programm voreingestellten Schrift "Times New Roman" die deutschen Sonderzeichen (Umlaute und ß) nicht richtig dargestellt. Bitte suchen Sie sich dann aus der Liste der für den Drucker möglichen Schriften eine Schrift aus, für die der Druckertreiber Ihres Druckers hinsichtlich der deutschen Sonderzeichen korrekt arbeitet.

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Kapitel 7 ZetCips Markieren Sie anschließend in der Liste denjenigen Auftrag bzw. Lieferschein, den Sie drucken wollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Bei Lieferscheinen wird das Wasserzeichen "KOPIE" ausgegeben, wenn der Auftrag, zu dem ein Lieferschein gehört, bereits zu Auslieferung bereitgestellt ist. Bei Wahl der Schaltfläche "Seitenvorschau" erscheint ein Ausgabefenster, in dem die Druckseiten angezeigt werden. In diesem Fenster können Sie mit dem Menüpunkt "Weiter" innerhalb der Druckseiten weiter blättern und dann mit dem Menüpunkt "Ende" die Seitenvorschau beenden. Durch Wahl der Schaltfläche "Drucken" werden die Druck-Daten an den Drucker geschickt. Ist das Recht zum Drucken nicht erteilt, so wird nach der Wahl der Schaltfläche "Drucken" das Administrations-Passwort abgefragt, damit das Drucken durch die Ausbilder/Innen ohne Änderung der Anmeldung bei ZET erfolgen kann. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" kommen Sie wieder zum Ausgangsfenster zurück. Sie können allerdings auch direkt einen anderen Programmpunkt anwählen.

7.5

Anlieferung (Registerkarte)

Auf dieser Registerkarte werden die Lieferscheine der angelieferten Pakete angezeigt. Die Liste der Lieferscheine enthält • das Datum der Anlieferung • den Firmenamen Ihres Lieferanten • die Lieferschein-Nummer • das Datum des Lieferscheins • die Versandart. Wichtig:

Lieferscheine von angelieferten Paketen können nur dann angezeigt werden, wenn Ihre Firma als Kundin bei der Zentrale des Internationalen Paketdienstes CIPS registriert ist und wenn Ihr Lieferant die Lieferscheine mit dem Programm ZetCips erfasst hat.

Anzeigen der Lieferscheine: Ein Lieferschein wird auf dem Bildschirm angezeigt durch • Doppelklick auf den Lieferschein in der Liste oder • Auswählen eines Lieferscheins aus der Liste und Klicken der Schaltfläche "Seitenvorschau"

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Kapitel 7 ZetCips Drucken der Lieferscheine: Bitte wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker und aus der Liste der für diesen gewählten Drucker verfügbaren Schriften die Schrift aus. Voreingestellt ist der Standarddrucker und die Schrift "Times New Roman" . Durch die Auswahl eines Drucker wird die Standarddrucker-Eigenschaft nicht gewechselt. Durch Wahl der Schaltfläche "Standarddrucker einrichten..." können Sie jedoch einen neuen Standarddrucker einrichten sowie weitere druckerabhängige Funktionen (z. B. Anzahl Kopien) für den Standarddrucker einstellen. Ein aus der Liste ausgewählter Lieferschein wird dann durch Klicken der Schaltfläche "Drucken" gedruckt Wichtig:

Bei einigen Druckern werden bei der vom Programm voreingestellten Schrift "Times New Roman" die deutschen Sonderzeichen (Umlaute und ß) nicht richtig dargestellt. Bitte suchen Sie sich dann aus der Liste der für den Drucker möglichen Schriften eine Schrift aus, für die der Druckertreiber Ihres Druckers hinsichtlich der deutschen Sonderzeichen korrekt arbeitet.

Ist das Recht zum Drucken nicht erteilt, so wird nach der Wahl der Schaltfläche "Drucken" das Administrations-Passwort abgefragt, damit das Drucken durch die Ausbilder/innen ohne Änderung der Anmeldung bei ZET erfolgen kann.

7.6

Erfassungsfenster für Cips-Aufträge

7.6.1 Allgemeines Das Fenster dient der Erfassung von neuen Cips-Aufträgen und der Anzeige bzw. Änderung bereits erfasster Aufträge. Das Fenster zum Erfassen eines neuen Auftrages erhält man • aus dem Hauptfenster durch Wahl der Schaltflächen "Zu den Aufträgen" und dann "Neuer Auftrag" • aus dem Fenster zur Auftragserfassung durch Wahl des Menüpunktes "Neuer Auftrag" • aus dem Fenster zur Lieferschein-Erfassung durch Wahl des Menüpunktes "Aufträge - Auftrag erfassen". Das Fenster zum Anzeigen oder Ändern eines Auftrages erhält man • aus dem Hauptfenster durch Wahl der Schaltflächen "Zu den Aufträgen", Markieren des Auftrages in der Liste und dann Wahl von "Anzeigen / Ändern" bzw. durch Doppelklick auf einen Auftrag in der Liste. • aus dem Fenster zur Lieferschein-Erfassung durch Wahl des Menüpunktes "Aufträge - Auftrag anzeigen".

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Kapitel 7 ZetCips Das Ändern und die Erweiterung bereits erfasster Aufträge ist nur dann möglich, wenn der Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde. Abhängig vom Status des Auftrages sind einige Eingabefelder, Schaltflächen und die Menüpunkte dieses Erfassungsfensters ggf. nicht aktivierbar. Im oberen Teil des Fensters finden Sie die allgemeinen Angaben zu einem Auftrag; in der zweiten Hälfte sind die Informationen über die zu einem Auftrag zugeordneten Pakete bzw. die Eingabefelder für ein neues Paket. Im unteren Teil des Erfassungsfensters befinden sich folgende Schaltflächen: • "OK": Der Auftrag bzw. die Änderung wird gespeichert und anschließend wird das Fenster geschlossen. • "Abbrechen": Der Auftrag bzw. die Änderung wird nicht gespeichert; das Fenster wird geschlossen. • "Übernehmen": Der Auftrag bzw. die Änderung wird gespeichert; das Erfassungsfenster wird nicht geschlossen • "Verwerfen" Die in dem angezeigten Auftrag vorgenommenen Änderungen werden zurückgesetzt; das Erfassungsfenster wird nicht geschlossen • "Neues Paket": Der Auftrag bzw. die Änderung wird gespeichert und die Felder zur Eingabe eines neuen Paketes werden angezeigt.

7.6.2 Allgemeine Auftragsdaten Der obere Teil des Auftrags-Fensters enthält die allgemeinen Angaben zu einem Auftrag.

Auftragsnummer: Sie wird automatisch erzeugt und setzt sich zusammen aus einer 2stelligen Kennung für den Arbeitsplatz und einer 3stelligen Nummer, die für jeden Erfassungstag hochgezählt wird. An einem Tag können maximal 999 Cips-Aufträge erfasst werden. Zur Identifizierung eines Auftrages benötigen Sie daher immer die Auftragsnummer und das Erfassungsdatum. Bei Anfragen in der Zentrale für Internationalen PaketZet - 148 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 7 ZetCips Service ist nicht diese Auftragsnummer sondern die von der Zentrale für den Auftrag vergebenen CIPS-Referenznummer maßgebend. Die Kennung für den Arbeitsplatz kann über den Menüpunkt "Extras - Ausbilder/in Arbeitsplatz-Kennung ..." festgelegt werden. Auftraggeber: Der Name und die Adresse Ihrer Firma sind fest voreingesetzt und können nicht geändert werden. Empfänger: Der Name des Empfängers kann nur bei der Neuanlage eines Auftrages direkt eingegeben werden. Die Änderung eines bereits eingetragenen Empfängers ist nur über den Menüpunkt "Bearbeiten - Empfängerfirma ändern" möglich. Wurden dem Auftrag bereits Lieferscheine beigefügt, so wird auch dort die Empfängeradresse geändert. Wird das Formular zum Erfassen eines neuen Auftrages aus dem Formular zum Erfassen des Lieferscheins aufgerufen, so ist die Empfängerfirma bereits voreingesetzt. Beigefügte Lieferscheine: Hier werden die Lieferscheine, die zu dem Auftrag gehören, angezeigt. Wird das Formular zum Erfassen eines Auftrages aus dem Formular zum Erfassen des Lieferscheins aufgerufen, so ist der zugeordnete Lieferschein bereits voreingesetzt. Sind dem Auftrag mehrere Lieferscheine beigefügt, so können Sie sich durch Klicken auf die Scroll-Balken im Eingabefeld innerhalb der Liste der beigefügten Lieferscheine bewegen. wird das Menü "Lieferscheine" angezeigt; mit Durch Klicken der Schaltfläche dem Punkt "Liste der beigefügten Lieferscheine anzeigen" können Sie alle beigefügten Lieferscheine sehen:

In der Liste werden die Lieferschein-Nummer und das Lieferschein-Datum angegeben.

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Kapitel 7 ZetCips Außerdem ist die Lieferschein-Art ersichtlich: • "CIPS": Lieferscheine wurden mit dem Programm ZetCips erfasst. Sie werden dann über den Paket-Dienst an die Empfängerfirma weitergeleitet. Ist die Empfängerfirma bei CIPS als Kundin registriert, so erhält sie dann die Lieferscheine auf elektronischem Wege. • "fremde": Die Lieferscheine wurden nicht mit ZetCips erfasst. Sie müssen dann von der Absenderfima direkt (also nicht über CIPS) an die Empfängerfirma weitergeleitet werden. Auftragsdaten: Die Auftragsdaten beziehen sich jeweils auf den gesamten Auftrag und werden automatisch aus Ihren Eingaben ermittelt. Die Betragssummen für die Versicherung, Beförderungskosten und Mehrwertsteuer werden automatisch fortgeschrieben. Wichtig: Bei Versand ins Ausland wird keine Mehrwertsteuer berechnet. Als Kontonummer, von dem die Gesamtsumme abgebucht wird, ist die erste Kontonummer, die die Firma in ihrem eigenen Datensatz in der Übungsfirma eingetragen hat, voreingesetzt. Mit dem Menüpunkt "Bearbeiten - Kontonummer für Bankeinzug ändern" können Sie eine andere Kontonummer vorgeben. Status: Im rechten Teil werden die Daten zum Bearbeitungsstatus angezeigt. Diese Daten sind fest vorgegeben. • "Erfasst von": Name, der bei der Anmeldung im Zet-Hauptprogramm ZetMain als Benutzername eingegeben wurde • "Erfasst:" Datum der ersten Erfassung des Auftrages; dieses Datum dient zusammen mit der Auftragsnummer zur eindeutigen Identifizierung eines Auftrages. • "Zur Auslieferung:" Datum der Bereitstellung zur Auslieferung • "Ausgeliefert:" Datum zu dem die Daten des Auftrages an die Zentralstelle übermittelt bzw. zum Transfer-PC exportiert wurden • "Cips Ref.-Nr:" für diesen Auftrag von der Zentrale des Internationalen Paketdienstes vergebene Referenz-Nummer (ggf. mit Hinweis auf eine Korrektur durch die Zentrale).

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Kapitel 7 ZetCips 7.6.3 Pakete In der zweiten Hälfte des Formulars zum Erfassen von CIPS-Aufträgen werden entweder • die Liste aller zu einem Auftrag gehörenden Pakete

oder • die Eingabefelder für die Daten eines Pakets

angezeigt. Durch Doppelklick auf das gewünschte Paket in der Liste der Pakete oder durch Markieren des Paktes in der Liste der Pakete und Wahl des Menüpunktes "Bearbeiten - Paket anzeigen" gelangt man in das Fenster, das die Eingabefelder für Pakete anzeigt. Zur Liste der Pakete kommt man dann durch Wahl der Schaltfläche "OK" (mit Speichern von Änderungen) bzw. "Abbrechen" (ohne Speichern von Änderungen) oder über das Menü "Bearbeiten - Liste der Pakete anzeigen" (ohne Speichern von Änderungen).

7.6.4 Eingabe der Empfängerfirma Als Empfänger können nur solche Übungsfirmen eingetragen werden, die Mitglied im internationalen Übungsfirmennetzwerk EUROPEN sind.

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Kapitel 7 ZetCips Mögliche Eingabearten für dieses Feld: • Eingabe des Firmennamens: Die Anfangsbuchstaben des Namens der Übungsfirma werden in das Feld eingegeben. Nach Eingabe des ersten Buchstabens des Namens erscheint die Liste der Übungsfirmen. Mit jedem weiteren eingegebenen Buchstaben wird in der Liste immer genauer positioniert. Sobald die eingegebenen Buchstaben die Übungsfirma eindeutig identifizieren, wird die Liste geschlossen und der Name der Firma in das Eingabefeld eingesetzt. •

Auswahl des Firmennamens aus der Übungsfirmenliste: Die Anfangsbuchstaben des Namens der Übungsfirma werden in das Feld eingegeben. Es erscheint die Liste der Übungsfirmen. Diese Liste kann dann nach dem Firmennamen durchsucht werden. Durch Positionieren auf dem Firmennamen und Mausklick oder Drücken der Eingabe-Taste wird der Firmenname in das Eingabefeld eingesetzt und die Liste geschlossen.

•

Suchen einer Firma nach Teil des Namens bzw. der Kennung: Um eine Übungsfirma zu suchen kann man einen führenden Stern ( *) und dann entweder einen Teil des Übungsfirmennamens oder der Kennung oder eines Teiles der Kennung eingeben. Die Suche wird gestartet durch das Drücken der Eingabetaste. Ist eine eindeutige Identifizierung möglich, so wird der Name der gefundenen Übungsfirma in das Eingabefeld eingesetzt. Wenn nicht, so wird eine Liste der Übungsfirmen angezeigt, in deren Namen oder Kennung die nach dem Stern (*) eingegebene Buchstabenfolge enthalten ist. Durch Positionieren auf dem Firmennamen und Betätigen der Maustaste oder der Eingabe-Taste wählen Sie die Empfängerfirma aus. Die ausgewählte Übungsfirma wird in das Eingabefeld übernommen, die Liste wieder zugeklappt.

Die direkte Eingabe des Firmennamens ist nur bei der Neu-Anlage eines Auftrags zugelassen, eine Änderung der Empfängerfirma ist jedoch möglich, wenn der Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt "Bearbeiten - Empfängerfirma ändern". Wurden dem Auftrag bereits Lieferscheine beigefügt, so wird auch dort die Empfängeradresse geändert.

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Kapitel 7 ZetCips 7.6.5 Beifügen von Lieferscheinen Es gibt zwei Arten von Lieferscheinen, die einem Auftrag beigefügt werden können: •

Die Lieferscheine wurden mit dem Programm ZetCips erfasst. Sie werden dann über den Paketdienst an die Empfängerfirma weitergeleitet. Ist die Empfängerfirma bei CIPS als Kundin registriert, so erhält sie dann die Lieferscheine auf elektronischem Wege.

•

Wurden die Lieferscheine nicht mit ZetCips erfasst, so genügt bei der Auftragserfassung die Eingabe der Lieferschein-Nummer und des LieferscheinDatums. Die Lieferscheine müssen dann von der Absenderfima direkt (also nicht über CIPS) an die Empfängerfirma weitergeleitet werden.

Damit ein Auftrag zur Auslieferung bereitgestellt werden kann, muss ihm mindestens ein Lieferschein beigefügt sein. In der Liste der Aufträge im Hauptfenster wird die Anzahl der beigefügten Lieferscheine angezeigt. Das Hinzufügen eines Lieferscheins ist nur dann möglich, wenn der Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde. Sie können den Lieferschein auch aus dem Erfassungsfenster für Lieferscheine hinzufügen. Mit ZetCips erfasste Lieferscheine hinzufügen: hinter dem Feld "Beigefügte Lieferscheine" bzw. Wählen Sie bitte die Schaltfläche das Menü "Lieferscheine" und dann den Punkt "Lieferschein hinzufügen (mit ZetCips erfasst)". Daraufhin wird eine Liste angezeigt, die alle für diese Firma mit ZetCips erfassten Lieferscheine, die noch keinem Auftrag angehängt sind, enthält:

Durch Auswahl des Lieferscheins und Klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen" wir der Lieferschein dem Auftrag beigefügt. Die Lieferscheine werden dann durch CIPS an die Empfängerfirma weitergeleitet.

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Kapitel 7 ZetCips Fremde Lieferscheine hinzufügen: Wählen Sie bitte die Schaltfläche hinter dem Feld "Beigefügte Lieferscheine" bzw. das Menü "Lieferscheine" und dann den Punkt "Fremde Lieferscheine hinzufügen (nicht mit ZetCips erfasst)". Daraufhin werden die Felder zum Erfassen der Lieferschein-Nummer und des Lieferschein-Datums angezeigt:

Nach Eingabe der entsprechenden Daten wird durch Klicken der Schaltfläche "Hinzufügen" der Lieferschein dem Auftrag zugeordnet. Die Lieferscheine müssen dann von Ihrer Firma direkt an den Empfänger weitergeleitet werden.

7.6.6 Entfernen von Lieferscheinen Die Zuordnung eines Lieferscheines zu einem Auftrag kann rückgängig gemacht werden, sofern der Auftrag noch nicht zur Auslieferung bereitgestellt wurde. Wichtig: Der Lieferschein wird dadurch nicht gelöscht! (Löschen von Lieferscheinen vgl. 7.10) Zum Entfernen eines Lieferscheines wählen Sie bitte die Schaltfläche hinter dem Feld "Beigefügte Lieferscheine" bzw. das Menü "Lieferscheine" und dann den Punkt "Lieferschein entfernen". Daraufhin wird eine Liste angezeigt, die alle dem Auftrag beigefügten Lieferscheine enthält:

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Kapitel 7 ZetCips Markieren Sie in der Liste den Lieferschein, den Sie entfernen wollen und klicken auf die Schaltfläche "Entfernen".

7.6.7 Ändern der Kontonummer für den Bankeinzug Als Konto, von dem die Speditionsgebühren für den Auftrag abgebucht werden, ist die erste Kontonummer, die Ihre Firma in ihrem eigenen Datensatz in der Übungsfirmendatenbank eingetragen hat, voreingesetzt. Das Ändern ist nur dann möglich, wenn der Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde. Mit dem Menüpunkt "Bearbeiten - Kontonummer für Bankeinzug ändern" können Sie eine anderes Konto vorgeben. Allerdings muss es sich dabei um ein Konto der Ruhrtal-Bank handeln, der Einzug von einem Konto bei der Bank für Alle und Alles ist nicht möglich. Nach Wahl dieses Menüs wird eine Liste mit den Konten Ihrer Firma bei der RuhrtalBank angezeigt:

Durch Auswahl des gewünschten Kontos und Klicken der Schaltfläche "OK" ändern Sie dann die Kontonummer für den Bankeinzug.

7.6.8 Erfassung eines Pakets Aufgrund Ihrer Eingaben für ein Paket wird in Abhängigkeit vom Gewicht und den Entfernungszonen die Speditionsgebühr ermittelt und die Werte für den Auftrag im oberen Teil des Erfassungsfensters fortgeschrieben. Die für die Berechung der Speditionsgebühren gültigen Konditionen und Tariftabellen können über den Menüpunkt "Konditionen" ansehen bzw. ausdrucken.

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Kapitel 7 ZetCips

Abmessungen Die Werte für die Abmessungen werden auf volle cm nach oben gerundet. Die Länge eines Paketes ist die längste Seite. Der Umfang (Gurtumfang) errechnet sich dann aus den beiden weiteren Seiten (Breite und Höhe) durch die Formel (Höhe + Breite) * 2 Unter der Abmessung eines Paketes versteht man dann die Länge plus den Umfang, also Länge + 2 * (Breite + Höhe)

Die Abmessung darf die in den Speditionskonditionen festgelegte maximale Abmessung nicht überschreiten. Die Überprüfung, ob Ihre Eingaben den gültigen Konditionen entsprechen, erfolgt automatisch. Verwenden Sie die von CIPS zur Verfügung gestellten Standardpakete, so aktivieren Sie bitte das entsprechende Kästchen. Die Eingabe der Abmessung entfällt dann. Gewicht Es wird unterschieden zwischen dem Volumengewicht, dem tatsächlichen Gewicht und dem Speditionsgewicht. Das Volumengewicht (in kg) errechnet sich nach der Formel (Länge * Höhe * Breite) / 6000 wobei Länge, Breite und Höhe in cm anzugeben sind.

Das Volumengewicht wird automatisch nach der Eingabe der Abmessung ermittelt. Das tatsächliche Gewicht ist von Ihnen einzugeben; es wird auf volle kg nach oben gerundet. Das Gewicht darf das in den Speditionskonditionen festgelegte maximale Gewicht nicht überschreiten. Die Überprüfung, ob Ihre Eingaben den gültigen Konditionen entsprechen, erfolgt automatisch. Das Speditionsgewicht ist dann das höhere der beiden Gewichte. Dieses Speditionsgewicht ist die Berechnungsgrundlage für die Speditionsgebühren von CIPS. Für Cips-Standardpakete entspricht das Speditionsgewicht dem tatsächlichen Gewicht. Warenwert Die Wertangabe ist maßgeblich für den Umfang der Beförderungskontrollen und die Schadensabwicklung. Daher ist eine korrekte Wertangabe unerlässlich.

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Kapitel 7 ZetCips Zusätzliche Versicherung In den Beförderungsgebühren ist eine Versicherung bis zu einem Warenwert in Höhe der Wert- und Haftungsgrenze eingeschlossen. Soll ein höherer Wert versichert werden, so ist ein zusätzlicher Versicherungsbeitrag zu entrichten. Die Aktivierung des Kästchens für die zusätzliche Versicherung ist nur möglich, wenn der eingegebene Warenwert die in den Konditionen festgelegte Höchstgrenze übersteigt, die Berechnung des zusätzlichen Versicherungsbeitrages erfolgt dann automatisch. Beispiel zur Berechung (mit den per 2002-05-02 gültigen Tarifen) Warenwert des Pakets: EUR 700,abzügl. Wertgrenze EUR 250,zusätzlich zu versichernder Warenwert EUR 450,Division durch die Schrittgröße 450 : 100 = 4,5 -> 5 (aufgerundet) zusätzlicher Versicherungskosten EUR 0,50 * 5 = EUR 2,50

Bedeutung der Schaltflächen Die Daten des Paketes werden gespeichert und die Auftragsdaten fortgeschrieben, wenn Sie eine der folgenden Schaltflächen wählen: • "OK": Nach der Speicherung wird die Liste aller zu dem Auftrag gehörenden Pakete angezeigt. • "Übernehmen": Nach der Speicherung werden die Daten des Paketes weiterhin angezeigt. • "Neues Paket": Nach der Speicherung werden die Felder zur Eingabe eines neuen Paketes angezeigt Die Daten werden nicht gespeichert, wenn Sie eine der folgenden Schaltflächen wählen: • "Abbrechen": Die Daten des Paketes werden nicht gespeichert; die Liste aller zu dem Auftrag gehörenden Pakete wird angezeigt. • "Verwerfen": Die in dem angezeigten Paket vorgenommenen Änderungen werden nicht gespeichert, die Eingabefelder für dieses Paket werden weiterhin angezeigt. •

7.6.9 Löschen eines Pakets Zum Löschen lassen Sie sich bitte zunächst die Liste der Pakete auf dem Formular zum Erfassen von Aufträgen anzeigen. Markieren Sie dort das Paket, das Sie löschen möchten. Durch Wahl des Menüpunktes "Bearbeiten - Löschen" oder durch Drücken der Taste "Entf" erfolgt nach einer Löschbestätigung die Löschung. Das Löschen ist nur dann möglich, wenn der Cips-Auftrag, zu dem das Paket gehört, noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde.

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Kapitel 7 ZetCips

7.7

Erfassungsfenster für CIPS-Lieferscheine

7.7.1 Allgemeines Das Fenster dient der Erfassung von neuen Lieferscheinen und der Anzeige bzw. Änderung bereits erfasster Lieferscheine. Lieferscheine, die mit dem Erfassungsformular von ZetCips erfasst wurden, werden über den Paketdienst an die Empfängerfirma weitergeleitet. Ist die Empfängerfirma bei CIPS als Kundin registriert, dann werden diese Lieferscheine elektronisch an den Empfänger übermittelt. Sie haben die Möglichkeit, für die Lieferscheine, die sie mit dem Programm ZetCips erfassen, ein eigenes Firmen-Logo vorzugeben (vgl. 7.13.2). Haben Sie kein Logo vorgegeben, so wird anstelle des Logos Ihr Firmenname auf dem Lieferschein angegeben. Einen ausgefertigten Lieferschein können Sie sich über die Druck-Funktion (vgl. 7.4.4) anzeigen oder ausdrucken lassen. Ist der Auftrag, zu dem der Lieferschein gehört, bereits zu Auslieferung bereitgestellt, so wird das Wasserzeichen "KOPIE" ausgegeben. Wichtig: Erfassen Sie Ihre Lieferscheine mit einer anderen Software und übermitteln diese selbst an die Empfängerfirma, dann ist es nicht erforderlich, die Lieferscheine hier nochmals zu erfassen! Das Fenster zum Erfassen eines neuen Lieferscheines erhält man • aus dem Hauptfenster durch Wahl der Schaltflächen "Zu den Lieferscheinen" und dann "Neuer Lieferschein" • aus dem Fenster zur Lieferschein-Erfassung durch Wahl der Schaltfläche "Neuer Lieferschein" • aus dem Fenster zur Auftrags-Erfassung durch Wahl des Menüpunktes "Lieferscheine - Lieferschein erfassen". Das Fenster zum Anzeigen oder Ändern eines Lieferscheines erhält man • aus dem Hauptfenster durch Wahl der Schaltflächen "Zu den Lieferscheinen", Markieren des Lieferscheines auf der Liste und Wahl von "Anzeigen / Ändern" oder Doppelklicken des Lieferscheines in der Liste. Das Ändern und die Erweiterung bereits erfasster Lieferscheine ist nur dann möglich, wenn der zugehörige Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde.

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Kapitel 7 ZetCips Abhängig vom Status des zugehörigen Auftrages sind einige Eingabefelder, Schaltflächen und die Menüpunkte dieses Erfassungsfensters ggf. nicht aktivierbar. Im oberen Teil des Fensters finden Sie die allgemeinen Angaben zu dem Lieferschein; in der zweiten Hälfte ist die Artikel-Liste. Im unteren Teil des Erfassungsfensters befinden sich folgende Schaltflächen: • "OK": Der Lieferschein bzw. die Änderung wird gespeichert und anschließend wird das Fenster geschlossen. • "Abbrechen": Der Lieferschein bzw. die Änderung wird nicht gespeichert; das Fenster wird geschlossen. • "Übernehmen": Der Lieferschein bzw. die Änderung wird gespeichert; das Erfassungsfenster wird nicht geschlossen • "Verwerfen" Die in dem angezeigten Lieferschein vorgenommenen Änderungen werden zurückgesetzt; das Erfassungsfenster wird nicht geschlossen • "Neuer Lieferschein": Der Lieferschein bzw. die Änderung wird gespeichert und die Felder zur Eingabe eines neuen Lieferscheines werden angezeigt

7.7.2 Allgemeine Lieferscheindaten Der obere Teil des Lieferschein-Fensters enthält die allgemeinen Angaben zu einem Lieferschein.

Auftraggeber: Der Name und die Adresse Ihrer Firma sind fest voreingesetzt und können nicht geändert werden. Lieferschein: Die Nummer des Lieferscheines ist von Ihnen zu vergeben. Sie muss in jedem Fall eingetragen werden und kann 20 Zeichen umfassen. Als Lieferschein-Datum ist der Tag der Erfassung voreingesetzt. Dieses Datum kann geändert werden; es darf allerdings nicht in der Zukunft liegen. Das Feld "Unser Zeichen" ist kein Pflichtfeld; Sie können hier höchstens 30 Zeichen eintragen.

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Kapitel 7 ZetCips Auftrag: Hier werden die Nummer und das Datum des Auftrages, dem der Lieferschein beigefügt ist, angezeigt. Sofern der Auftrag zur Auslieferung bereitgestellt wurde, wird zusätzlich das Bereitstellungsdatum angezeigt; ist der Auftrag ausgeliefert, so wird statt dessen das Auslieferungsdatum angezeigt. wird das Menü "Aufträge" angezeigt. Durch Klicken der Schaltfläche Wird das Formular zum Erfassen eines Lieferscheines aus dem Formular zum Erfassen des Auftrages aufgerufen, so sind die Auftragsdaten bereits voreingesetzt.

Wichtig: Die Zuordnung eines Lieferscheines zu einem Auftrag kann aus dem Erfassungsfenster für Lieferscheine nicht aufgehoben werden. Wählen Sie dafür im Erfassungsfenster für Aufträge das Menü "Lieferscheine - Lieferschein entfernen". Empfänger: Der Name des Empfängers kann nur dann eingegeben werden, wenn der Lieferschein noch keinem Auftrag zugeordnet ist. Die Eingabe des Empfängernamens kann wie in Abschnitt 7.6.4 beschrieben erfolgen. Ist ein Auftrag zugeordnet, so kann eine Änderung der Empfängerfirma nur im Erfassungsfenster für Aufträge mit dem Menüpunkt "Bearbeiten - Empfängerfirma ändern" vorgenommen werden. Die geänderte Empfängerfirma wird dann auch automatisch in allen Lieferscheinen eingesetzt. Wird das Formular zum Erfassen eines Lieferscheines aus dem Formular zum Erfassen des Auftrages aufgerufen, so ist die Empfängerfirma bereits voreingesetzt. Das Feld "z. Hd." ist kein Pflichtfeld; Sie können hier höchstens 50 Zeichen eintragen. Bestell-Daten: Die Felder "Ihr Zeichen", "Ihre Bestellung" und "Bestelldatum" für die Bestell-Daten Ihres Kunden sind keine Pflichtfelder; Sie können hier jeweils höchstens 30 Zeichen eintragen Daten Ihres/r zuständigen Mitarbeiters/in: Voreingesetzt ist hier der Name, der bei der Anmeldung im Zet-Hauptprogramm ZetMain als Benutzername eingegeben wurde sowie die Telefonnummer und die EMail-Adresse, die Ihre Firma in ihrem eigenen Datensatz in der Übungsfirmendatenbank eingetragen hat. Sie können die voreingesetzten Werte beliebig ändern. Es handelt sich bei diesen Eingabefelder nicht um Pflichtfelder.

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Kapitel 7 ZetCips 7.7.3 Erfassung der Artikel-Liste Der untere Teil des Lieferschein-Fensters enthält die Angaben zu den gelieferten Artikeln.

Die Artikel-Liste kann höchstens 20 Zeilen enthalten; die einzelnen Felder sind keine Pflichtfelder. In die Felder "Position" und "Anzahl" können nur Ziffern eingegeben werden. In die Felder "Mengeeinh." und "Gewicht" können höchstens 10 Zeichen und in die Felder "Bestellnr. / Bezeichnung / Anmerkungen" höchstens 50 Zeichen eingegeben werden. Das Feld "Gesamtgewicht" ist ebenfalls kein Pflichtfeld und darf höchstens 10 Zeichen enthalten. Allgemeine Hinweise zum Lieferschein können Sie in dem Feld "Hinweis" eingeben. Ihnen stehen dafür höchstens 255 Zeichen zur Verfügung. Wichtig: Prüfungen Ihrer Eingaben durch das Programm erfolgen nicht. D.h. insbesondere, dass die Werte im Feld "Position", sofern Sie diese eingegeben haben, nicht fortlaufend sein müssen und zu einer Position mehrere Zeilen eingegeben werden können. Ebenso wird nicht geprüft, ob das eingegebenen Gesamtgewicht korrekt errechnet wurde und ggf. mit dem Gesamtgewicht des Auftrages übereinstimmt.

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Kapitel 7 ZetCips 7.7.4 Beifügen eines Lieferscheines zu einem Cips-Auftrag Um einen Lieferschein einem Auftrag beizufügen, wählen Sie bitte die Schaltfläche hinter dem Feld zur Anzeige der Auftragsnummer oder das Menü "Aufträge" und dann den Punkt "Zum Auftrag beifügen". Daraufhin wird eine Liste angezeigt, die alle Aufträge enthält, die noch nicht zur Auslieferung bereitgestellt wurden:

Um den Lieferschein einem Auftrag beizufügen, klicken Sie bitte auf diesen Auftrag in der Liste oder markieren Sie des Auftrages und drücken anschließend die Eingabetaste. Ist in dem Lieferschein bereits eine Empfängerfirma eingetragen und stimmt diese nicht mit der Empfängerfirma des ausgewählten Auftrages überein, so wird nach einer Bestätigungsabfrage die Empfängerfirma des Lieferscheins geändert. Das Beifügen eines Lieferscheines zu einem Auftrag ist nur dann möglich, wenn der Auftrag noch nicht zum Ausliefern bereitgestellt wurde. Sie können den Lieferschein auch aus dem Erfassungsfenster für Aufträge hinzufügen.

7.8

Berichte

Über die Auslieferung der Cips-Aufträge können Sie sich mit Hilfe des Programmes ZetCips folgende Berichte erstellen und drucken lassen: • Annahmebestätigung • Auslieferungsbestätigung • Quittierungsdatei

7.8.1 Annahmebestätigung Die Auslieferung eines Auftrages erfolgt durch den Datentransfer mit der Zentralstelle (Aufruf desTransferprogrammes mit der Schaltfläche Transfer im Hauptprogramm) und nicht durch die Bereitstellung zum Ausliefern. Nach erfolgtem Datentransfer zur Zentralstelle bzw. zum Transfer-PC wird das Datum des Transfers als "Auslieferungsdatum" sowohl in der Liste der erfassten AufZet - 162 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 7 ZetCips träge des Hauptfensters als auch auf dem Erfassungsformular angezeigt. Außerdem können Sie sich mit dem Menü "Berichte - Annahmebestätigung" die Annahmebestätigung ausdrucken bzw. anzeigen lassen. Nach Wahl dieses Menüs wird dann ein Fenster angezeigt, in dem die Auslieferungstermine aufgelistet sind:

Aktivieren Sie bitte den Termin, für den Sie die Annahmebestätigung erstellen wollen. Bei Wahl der Schaltfläche "Seitenvorschau" wird dann der Bericht am Bildschirm angezeigt, bei Wahl der Schaltfläche "Drucken" werden die Druck-Daten an den Drucker geschickt In der Annahmebestätigung werden in einer Tabelle Auftragsnummer, Auftragsdatum, Empfängerfirma, Anzahl der Pakete und Speditionsbetrag der zu einem Auslieferungstermin ausgelieferten Aufträge aufgelistet. Zudem werden die gesamte Zahl der Pakete und die Summe der Speditionsbeträge dieser Auslieferung angegeben.

7.8.2 Auslieferungsbestätigung In dem auf die Auslieferung folgenden Datentransfer wird Ihnen die CIPSReferenznummer übermittelt. Diese Referenznummer wird Ihnen ebenfalls in der Liste der erfassten Aufträge des Hauptfensters und auf dem Erfassungsformular angezeigt. Außerdem können Sie sich mit dem Menü "Berichte - Auslieferungsbestätigung" die Auslieferungsbestätigung ausdrucken bzw. anzeigen lassen. Es wird dann ein Fenster angezeigt, in dem eine Liste derjenigen Auslieferungstermine angezeigt wird, für die von der Zentrale für Internationalen Paket-Service (CIPS) die Auslieferung durch die Übermittlung der Cips-Referenznummer bestätigt wurde:

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Kapitel 7 ZetCips

Aktivieren Sie bitte den Termin, für den Sie die Auslieferungsbestätigung erstellen wollen. Bei Wahl der Schaltfläche "Seitenvorschau" wird dann der Bericht am Bildschirm angezeigt; bei Wahl der Schaltfläche "Drucken" werden die Druck-Daten an den Drucker geschickt. In der Auslieferungsbestätigung werden in einer Tabelle Auftragsnummer, Auftragsdatum, Empfängerfirma, Anzahl der Pakete, Speditionsbetrag und CipsReferenznummer der zu einem Auslieferungstermin ausgelieferten Aufträge aufgelistet. Zudem wird die Summe der Speditionsbeträge dieser Auslieferung angegeben. In der Auslieferungsbestätigung wird auch ggf. die Korrektur nicht korrekter Auftragsdaten dokumentiert. Eine Korrektur ist z. B. dann erforderlich, wenn beim Erfassen eines Auftrags die gültigen CIPS-Tariftabellen noch nicht an die versendende Firma übermittelt waren. Die Auslieferungsbestätigung und die Cips-Referenznummern können nur dann angezeigt werden, wenn die Cips-Aufträge an einem PC erfasst wurden, der die Datenbank benutzt, mit der auch der Transfer-PC arbeitet (vgl. 7.8.3).

7.8.3 Quittierungsdatei Werden die CIPS-Aufträge innerhalb einer Firma mittels ZetTrans-Datenexport vom Erfassungs-PC auf Disketten zum Transfer-PC übertragen, so sind auf dem Erfassungs-PC die Informationen über die tatsächliche Auslieferung (d. h. den Datentransfer zur Zentralstelle) und die Cips-Referenznummer nicht vorhanden. Daher können dann auch weder Annahme- noch Auslieferungsbestätigungen erstellt werden. Als Ersatz für diese Berichte dient die Quittierungsdatei "Receipt.prt". Wichtig:

Die Quittierungsdatei wird nicht vom Transferprogramm sondern vom Programm ZetCips auf dem Transfer-PC oder einem PC, der die Datenbank benutzt, mit der auch der Transfer-PC arbeitet) erstellt. Sie müssen also zur Erstellung der Quittierungsdatei auf dem Transfer-PC das Teilprogramm ZetCips starten! Zet - 164

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Kapitel 7 ZetCips Die Quittierungsdatei enthält zu jedem Auslieferungstermin, für den von der Zentrale die Auslieferung durch die Übermittlung der Cips-Referenznummer bestätigt wurde, neben der Pfadangabe der Quittierungs-Datei die Cips-Referenznummer der ausgelieferten CIPS-Aufträge. Außerdem wird in dieser Datei ggf. die Korrektur nicht korrekter Auftragsdaten dokumentiert (z.B. wenn beim Erfassen eines Auftrags die gültigen Tariftabellen noch nicht in übermittelt waren). Die Quittierungsdatei wird im Unterverzeichnis ZetCips Ihres ZetProtokollverzeichnisses (i.d. Regel also in ...Zet\Protocol\ZetCips\) gespeichert. Sie kann mit dem Menü "Berichte - Quittierungsdatei" angezeigt werden. Sie können Sie aber auch mit jedem Texteditor anzeigen und ggf. drucken lassen. Die Quittierungsdatei wird vom Programm ZetCips fortgeschrieben und nicht gelöscht. Sie können sie nach der Bearbeitung löschen oder umbenennen, damit sie übersichtlich bleibt.

7.9

Archivieren und Wiederherstellen

Archivierung und Wiederherstellung von Aufträgen ist nur für die Auslieferung, also für die in Ihrer Firma erfassten Aufträge und Lieferscheine möglich. Die Archivierung von Lieferscheine aus der Anlieferung ist nicht möglich; diese Lieferscheine können nur gelöscht werden.

7.9.1 Archivierung Die Archivierung ist nur möglich für Aufträge, die bereits eine CIPS Referenznummer erhalten haben (bzw. zum Transfer-PC übertragen wurden bei nicht vernetzten PCs). Wurden die Lieferscheine, die dem Auftrag beigefügt sind, mit ZetCips erfasst, so werden diese zusammen mit dem Auftrag archiviert. Es ist nicht möglich, nur Lieferscheine oder nur Aufträge zu archivieren. Die Daten der archivierten Aufträge werden in eine Archiv-Datei geschrieben und aus der Datenbank gelöscht. Wichtig: Es empfiehlt sich, diese Archivierung regelmäßig durchzuführen, um die Datenbank nicht allzu sehr anwachsen zu lassen. Wenn es in Ihrer Firma nicht erforderlich ist, die Aufträge zu archivieren, so können diese auch durch die Ausbilder/-innen gelöscht werden. Zur Archivierung wählen Sie bitte das Menü "Extras – Archivieren" des Hauptfensters. Es erscheint dann folgendes Fenster:

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Kapitel 7 ZetCips

Die Archivierung erfolgt pro Auslieferungstermin. Aktivieren Sie bitte in der Liste diejenigen Auslieferungstermine, für die Sie alle Aufträge archivieren wollen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Name und Pfad der Archivdatei sind frei wählbar und können im unteren Teil des Fensters eingegeben werden. Vorgeschlagen wird als Name "ARCJJMMDD.ZCS", wobei JJMMDD das Tagesdatum ist. Bitte achten Sie darauf, dass Sie eine bestehende Archiv-Datei nicht überschreiben. Zudem werden die gesamte Zahl der Pakete und die Summe der Speditionsbeträge dieser Auslieferung angegeben. erscheint ein Dialog-Fenster, mit dessen Hilfe Sie einen Bei Wahl des Symbols existierenden Pfad auswählen oder einen Pfad anlegen können. Bitte sorgen Sie dafür, dass auf dem angegebenen Datenträger genügend Platz vorhanden ist; das Programm prüft dies nicht. Durch Wahl der Schaltfläche "Archivieren" wird das Archivieren gestartet, durch "Abbrechen" können Sie diesen Vorgang noch abbrechen.

7.9.2 Wiederherstellung Zur Wiederherstellung archivierter Aufträge wählen Sie bitte den Menüpunkt "Extras - Wiederherstellen" des Hauptfensters. Es wird dann ein Fenster zur Auswahl der Archivdatei angezeigt:

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Kapitel 7 ZetCips

Bitte wählen Sie die entsprechende Archivdatei, deren Aufträge Sie wiederherstellen möchten. Durch Wahl der Schaltfläche "Öffnen" wird die Wiederherstellung durchgeführt; dabei werden alle in der Archivdatei archivierten Aufträge einschließlich der mit ZetCips erfassten beigefügten Lieferscheine wieder in die Datenbank eingefügt. Durch Wahl der Schaltfläche "Abbrechen" können Sie die Ausführung noch abbrechen.

7.10 Löschen von Aufträgen oder Lieferscheinen 7.10.1

Löschen bei der Auslieferung mit Cips

Sofern ein Auftrag noch nicht zur Auslieferung bereitgestellt wurde, können Lieferscheine und Aufträge unabhängig voneinander gelöscht werden. Das bedeutet: • Löschen Sie einen Auftrag, dem bereits ein Lieferschein beigefügt wurde, so wird dieser Lieferschein nicht gelöscht. Sie müssen ihn ggf. gesondert löschen. • Löschen Sie einen Lieferschein, der einem Auftrag beigefügt wurde, so wird dieser Auftrag nicht gelöscht, auch wenn kein weiterer Lieferschein mehr beigefügt ist. Sie müssen den Auftrag ggf. gesondert löschen. Sobald ein Auftrag zur Auslieferung bereitgestellt wurde, können dieser und die diesem Auftrag beigefügten Lieferscheine grundsätzlich nicht mehr gelöscht werden. Nur Ausbilderinnen oder Ausbilder haben das Recht, einen Auftrag unabhängig vom Auslieferungsstatus zu löschen. Zet - 167 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 7 ZetCips Ggf. wird dann vor dem Löschvorgang das Administrations-Passwort abgefragt, damit das Löschen durch die Ausbilder/innen ohne Änderung der Anmeldung bei ZET erfolgen kann. Es werden dann jedoch automatisch der Auftrag und alle beigefügten Lieferscheine gelöscht. Auch bereits transferierte Aufträge können von den Ausbilder/Innen gelöscht werden. Anstelle des Löschens empfiehlt sich hier allerdings das Archivieren. Zum Löschen wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche "Zu den Aufträgen" bzw. "Zu den Lieferscheinen" auf der Registerkarte "Auslieferung mit CIPS". Markieren Sie dann bitte in der Liste denjenigen Auftrag bzw. Lieferschein, den Sie löschen wollen. Durch Wahl des Menüpunktes "Bearbeiten - Löschen" oder durch Drücken der Taste "Entf" erfolgt nach einer Löschbestätigung die Löschung. Cips-Aufträge können auch mit den Menüpunkt "Bearbeiten - Auftrag löschen" des Erfassungsfensters für Aufträge gelöscht werden. Ebenso ist das Löschen von mit ZetCips erfassten Lieferscheine über das Menü "Bearbeiten - Lieferschein löschen" des Erfassungsfensters für Lieferscheine möglich.

7.10.2

Löschen bei Anlieferung mit CIPS

Zum Löschen markieren Sie bitte auf der Registerkarte "Anlieferung" in der Liste diejenigen Lieferscheine, die Sie löschen wollen. Durch Wahl des Menüpunktes "Bearbeiten - Löschen" oder durch Drücken der Taste "Entf" erfolgt nach einer Löschbestätigung die Löschung. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Es empfiehlt sich, die Lieferscheine aus der Anlieferung, die Sie abschließend bearbeitet haben, zu löschen, um die Datenbank nicht allzu sehr anwachsen zu lassen. Eine Archivierung ist hier nicht möglich.

7.11 Protokolle In die Protokolle werden alle wichtigen Aktionen eines Programmes eingetragen: Das Protokoll von ZetCips enthält insbesondere Informationen über die Bereitstellung zum Ausliefern. Es werden maximal 20 Tagesprotokolle gespeichert; ältere Protokolle werden automatisch gelöscht. Mit dem Menüpunkt "Protokoll" können Sie sich die Tagesprotokolle des Programmes ZetCips anzeigen lassen. Für die Anzeige wird der Text-Editior "Notepad" verwendet, der Bestandteil von Windows ist. Nach Wahl des Menüpunktes erscheint folgendes Fenster:

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Kapitel 7 ZetCips

Durch Auswahl der entsprechenden Protokoll-Datei (im Beispiel: Protokoll des Programms ZetCips vom 09.04.02) und Klicken der Schaltfläche "Protokoll anzeigen" wird der Texteditor Notepad aufgerufen und die Protokoll-Datei angezeigt. Es werden dann allerdings nur die Protokoll-Einträge angezeigt, die bis zum Starten der Protokoll-Anzeige erfolgt sind. Bitte nehmen Sie an einer Protokolldatei keine Änderungen vor, da sonst ggf. neue Einträge überschrieben werden.

7.12 Nachricht an CIPS Das Menu "Extras – Nachricht an Cips" startet das auf dem PC registrierte E-MailProgramm und das Standardformular zur Erfassung einer eMail wird anzeigt. Die eMail Adresse von CIPS ist bereits eingesetzt.

7.13 Rechte Bestimmte Tätigkeiten sind an Benutzerrechte gebunden, die im Teilprogramm Administration (ZetAdmin) verwaltet werden.. Benutzer/innen, die sich mit dem Administrationspasswort im Hauptprogramm (ZetMain) anmelden, haben für das Teilprogramm ZetCips alle Rechte. Recht zur Dateneingabe: Alle Benutzer/-innen, die das Recht zum Aufruf von ZetCips besitzen, haben auch das Recht • Aufträge für den Internationalen Paketdienst zu erfassen • Lieferscheine, die den Aufträgen beigefügt werden, zu erfassen • Aufträge und Lieferscheine anzuzeigen Zet - 169 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 7 ZetCips •

Aufträge und Lieferschiene zu ändern und zu löschen, sofern diese noch nicht zur Auslieferung bereitgestellt wurden.

Recht zum Ausliefern: Aufträge werden zum Ausliefern bereitgestellt. Standardwert: "Bereitstellung zum Ausliefern erlaubt" Recht zum Drucken: Das Recht zum Drucken der Aufträge, Lieferscheine und Berichte Standardwert: "Drucken erlaubt" ZetCips-Administration: Das Recht schließt sämtliche Rechte für das Teilprogramm ZetCips ein, jedoch keine Rechte für andere Teilprogramme. Standardwert: "ZetCips-Administration nicht erlaubt"

7.14 Administrationsbereich (Ausbilder/innen) Ausbilder/-innen haben Zugang zu speziellen Funktionen des Programms. Für den Zugang ist ein besonderes Administrationspasswort erforderlich. • Fall 1 (Benutzer/in = Ausbilder/-in): Beim Start des Hauptprogramms ZetMain meldet sich der/die Ausbilder/-in mit dem Administrationspasswort an. Damit sind alle speziellen Funktionen während der ganzen Sitzung zugänglich. • Fall 2 (Benutzer/in = Lernende/r): Beim Start des Hauptprogramms meldet sich ein/eine Lernende/r an. Wird während der Sitzung eine den Ausbilder/-innen vorbehaltene Funktion benötigt, kann das Passwort über die Funktion „Extras – Ausbilder/-in“ eingegeben und die spezielle Funktion ausgeführt werden. Danach gelten wieder die eingeschränkten Rechte für Lernende.

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Kapitel 7 ZetCips 7.14.1

Arbeitsplatz-Kennung

Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Kennung für den Arbeitsplatz bildet die ersten zwei Stellen der Nummer eines Cips-Auftrages. Auf diese Weise wird der PC identifiziert, auf dem der Cips-Auftrag erstellt wurde. Dies ist besonders wichtig in Firmen, in denen die PCs nicht in einem Netzwerk verbunden sind. Nur die Arbeitsplatzkennung ermöglicht die eindeutige Identifikation der Herkunft eines Cips-Auftrags. Die Arbeitsplatzkennung muss für jeden PC einzeln vergeben werden. Sie wird in der Registrierdatenbank (registry) des PCs gespeichert. Die Vergabe erfolgt mit dem Menu "Extras - Ausbilder/in - Arbeitsplatzkennung":

Als Arbeitsplatz-Kennung können Sie eine beliebige 2-stellige Ziffern- und/oder Buchstabenfolge festlegen; die Voreinstellung ist "00". Die Arbeitsplatz-Kennung kann auch über das Administrationsprogramm (Schaltfläche Administration im Hauptprogramm) eingegeben werden.

7.14.2

Lieferschein-Logo

Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Eingabe kann nur an einem PC erfolgen, der die Datenbank benutzt, mit der auch der Transfer-PC arbeitet. Eine Firma hat die Möglichkeit, für die Lieferscheine, die sie mit dem Programm ZetCips erfasst, ein eigenes Firmen-Logo vorzugeben. Dieses Logo wird dann beim nächsten Datentransfer zur Zentralstelle übermittelt. Danach wird beim Drucken der Lieferscheine in der Zentralstelle für den Internationalen Paket-Service CIPS (bzw. auch beim Drucken und Anzeigen von Lieferscheinen aus der Anlieferung beim Kunden, sofern dieser als Cips-Kunde regisitriert ist) dieses Logo verwendet. Haben Sie kein Logo vorgegeben, so wird anstelle des Logos Ihr Firmenname auf dem Lieferschein angegeben.

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Kapitel 7 ZetCips Anforderungen an das Logo: • Das Firmen-Logo kann höchstens 40mm hoch und 160 mm breit sein. • Wenn Sie ein farbiges Logo verwenden wollen, so achten Sie bitte darauf, dass es auch in Schwarz/Weiß darstellbar ist, da die Lieferscheine in der Regel nicht farbig gedruckt werden. • Das Logo muss in einer Grafik-Datei des Typs Bitmap (*.bmp), Gif-Bilder (*.gif) oder JPEG-Bilder (*.jpg) gespeichert sein. • Die Grafik-Datei darf maximal 10 KB groß sein. Eingabe des Logos: Zur Eingabe des Firmen-Logos kommt man über den Menüpunkt " Extras - Ausbilder/in - Lieferschein-Logo". Es wird dann ein Fenster zur Eingabe des Logos angezeigt:

Ist für Ihre Firma bereits ein Lieferschein-Logo gespeichert, so wird dieses rechts oben im Fenster angezeigt. Wollen Sie ein neues Logo eingeben bzw. das vorhandene Logo ändern, so geben Sie bitte in dem dafür vorgesehenen Feld den Namen der Grafik- Datei (mit vollständiger Pfadangabe) ein, die Ihr Lieferschein-Logo enterscheint ein Dialog-Fenster, mit dessen Hilfe Sie hält. Bei Wahl des Symbols eine existierende Grafik-Datei auswählen können. Nach der Eingabe wird dieses Logo dann im Fenster rechts oben angezeigt; es ist dann allerdings noch nicht gespeichert. Diese Anzeige ist allerdings nicht maßstabsgerecht! Mit Hilfe der Schaltflächen "Seitenvorschau" und "Probedruck" können Sie die Wirkung Ihres Logos auf einem Testformular für den Lieferschein überprüfen. Bitte wählen Sie dazu aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker und aus Zet - 172 Copyright BFZ Essen e.V.

Kapitel 7 ZetCips der Liste der für diesen gewählten Drucker verfügbaren Schriften die Schrift aus. Voreingestellt ist der Standarddrucker und die Schrift "Times New Roman" . Mit der Schaltfläche "Speichern" können Sie dann das Logo in der Datenbank speichern, damit des beim nächsten Datentransfer in die Zentralstelle übertragen wird. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" können Sie dieses Fenster beenden.

7.14.3

Erneutes Bereitstellen von Aufträgen zur Auslieferung

Diese Funktion ist den Ausbilderinnen und Ausbildern vorbehalten. Die Bereitstellung von Aufträgen zur Auslieferung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Werden allerdings auf dem Transfer zur Zentralstelle bzw. zum Transfer-PC Daten zerstört, so können mit dem Unterpunkt "Erneut zum Ausliefern bereitstellen" des Menüpunktes "Extras - Ausbilder/-in" die Bereitstellung der mit diesem Programm erfassten Aufträge wiederholt werden. Führen Sie diesen Programmpunkt nur aus, wenn Sie ganz sicher sind, dass die Aufträge nicht in der Zentrale angeliefert wurden. Wurde ein Auftrag von der CIPS-Zentrale quittiert (d.h eine CIPS-Referenznummer ist bereits zugewiesen), so kann er kein zweites Mal zur Auslieferung bereitgestellt werden, da er bereits ausgeliefert ist. Zum erneuten Bereitstellen zur Auslieferung wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche "Zu den Aufträgen" auf der Registerkarte "Auslieferung mit CIPS" des Hauptfensters und markieren in der Liste den Auftrag, den Sie erneut zum Ausliefern geben wollen. die Bereitstellung erfolgt dann mit dem Menüpunkt "Extras Ausbilder/in - Erneut zum Ausliefern bereitstellen" des Hauptfensters .

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