Tabla de contenido Tema 1 .................................................................................................................................................................................. 4 1.

Uso de Internet Explorer ....................................................................................................................................... 4 Iniciar Internet ............................................................................................................................................................ 4 Accediendo un Sitio Web .......................................................................................................................................... 7 Buscando en un Motor de Búsqueda........................................................................................................................ 7

2. Otros navegadores: .................................................................................................................................................... 8 Windows Internet Explorer ........................................................................................................................................ 8 The World Browser .................................................................................................................................................... 8 Opera .......................................................................................................................................................................... 8 Safari ........................................................................................................................................................................... 8 Mozilla Firefox ............................................................................................................................................................ 8 Netscape Navigator .................................................................................................................................................... 8 Maxthon ...................................................................................................................................................................... 8 Google Chrome .......................................................................................................................................................... 8 3.

Crear una cuenta ................................................................................................................................................... 9

Tema 2 .................................................................................................................................................................................12 1.

Dispositivos de Almacenamiento ........................................................................................................................12

2.

Inicio de Word.......................................................................................................................................................13

3. Crear un nuevo documento .......................................................................................................................................15 4. Guardar un documento WORD..................................................................................................................................15 Cerrar un documento: ...............................................................................................................................................16 Abrir un documento: .................................................................................................................................................16 Tema 3 .................................................................................................................................................................................17 I Botón Office: ................................................................................................................................................................17 1.

Nuevo: ..............................................................................................................................................................17

2.

Abrir: ................................................................................................................................................................17

3.

Guardar: ...........................................................................................................................................................18

4.

Guardar como ..................................................................................................................................................18

5.

Imprimir: ...........................................................................................................................................................18

6.

Preparar: ..........................................................................................................................................................18

7.

Enviar: ..............................................................................................................................................................18

8.

Publicar: ...........................................................................................................................................................19

II Partes del escritorio:...................................................................................................................................................19 a.

Cinta de Opciones: ..........................................................................................................................................19

b.

Botones de control: .........................................................................................................................................19

c.

Botón de ayuda: ..............................................................................................................................................19

d.

Área del trabajo: ..............................................................................................................................................19

e.

Barra de desplazamiento: ...............................................................................................................................19

f.

Botones de vista:.............................................................................................................................................19

g.

Botón del zoom: ..............................................................................................................................................19

III Copiar y Pegar ............................................................................................................................................................20 PASO 1: COPIAR .......................................................................................................................................................20 PASO 2: PEGAR: .......................................................................................................................................................20

1

IV Pestaña de inicio .......................................................................................................................................................21 1.

Portapapeles: ...................................................................................................................................................21

2.

Fuente: .............................................................................................................................................................21

1.

Párrafo: ............................................................................................................................................................22

2.

Estilos: .............................................................................................................................................................22

3.

Edición: ............................................................................................................................................................23

Tema 4 .................................................................................................................................................................................24 1. Pestaña Diseño de página, configurar página: ........................................................................................................24 a. Tamaño de la hoja .................................................................................................................................................24 b. Poner o cambiar márgenes a un documento ......................................................................................................25 c. Insertar columnas paralelas .................................................................................................................................26 d. Saltos .....................................................................................................................................................................27 e. División Silábica ....................................................................................................................................................27 Tema 5 .................................................................................................................................................................................30 a. Insertar imágenes Prediseñadas: .............................................................................................................................30 b. Insertar imágenes desde archivo. .............................................................................................................................31 c. Formato de las imágenes ..........................................................................................................................................31 e. Insertar Formas ..........................................................................................................................................................32 f. Insertar Gráficos .........................................................................................................................................................33 g. Insertar Cajas de Texto ..............................................................................................................................................33 h. Voltear, agrandar o disminuir imagen ......................................................................................................................33 Tema 6 .................................................................................................................................................................................34 1. ¿Qué es Word Art? ....................................................................................................................................................34 Pasos a seguir para insertar un WordArt: ....................................................................................................................34 2. Autoformas .................................................................................................................................................................36 3. Insertar Objetos: ........................................................................................................................................................37 Tema 7 .................................................................................................................................................................................38 1. Formato de documentos............................................................................................................................................38 a. Insertar Encabezado y Pie de Página...................................................................................................................38 b. Insertar número de página ..................................................................................................................................39 c. Insertar fecha .........................................................................................................................................................40 d. Insertar letra mayúscula al principio del párrafo ................................................................................................41 e. Insertar portada .....................................................................................................................................................41 Tema 8 .................................................................................................................................................................................42 1. Tablas .........................................................................................................................................................................42 a. Insertar tablas:.......................................................................................................................................................42 b. Bordes y Sombreados de la tabla ........................................................................................................................43 c. Insertar, Eliminar, Combinar y Dividir celdas de la tabla ....................................................................................45 d. ELIMINAR: .............................................................................................................................................................46 e. COMBINAR: ...........................................................................................................................................................46 f. DIVIDIR: ..................................................................................................................................................................47 Tema 9 .................................................................................................................................................................................48 1. Conceptos básicos de Excel .....................................................................................................................................48 2. Iniciando el MS-Excel.................................................................................................................................................48 a.

Cuadro de Nombres. .......................................................................................................................................50

b.

Botón para Insertar Fórmula. ..........................................................................................................................50

2

c.

Barra de Fórmulas. ..........................................................................................................................................50

d.

Nombre de Columna........................................................................................................................................50

e.

Número de Fila.................................................................................................................................................50

f.

Hojas. ...............................................................................................................................................................50

g.

Área de trabajo: ...............................................................................................................................................50

3. Particularidades del MS-Excel...................................................................................................................................50 Números: ...................................................................................................................................................................50 Funciones: .................................................................................................................................................................50 4. Inclusión de datos en MS-Excel ................................................................................................................................51 Tipos de datos en MS-Excel .....................................................................................................................................51 Datos Alfanuméricos ................................................................................................................................................52 Datos Numéricos .......................................................................................................................................................52 5. Modificación de datos en MS-Excel ..........................................................................................................................52 Desplazamiento a través de la hoja de cálculo .......................................................................................................53 Selección de Celdas y Rangos .................................................................................................................................53 6. Formato, contenido, resultado. .................................................................................................................................53 Formato......................................................................................................................................................................53 Contenido ..................................................................................................................................................................54 Resultado...................................................................................................................................................................54 Tema 10 ...............................................................................................................................................................................55 1.

Insertar Filas o Columnas en MS-Excel ..............................................................................................................55 Insertar una Fila ........................................................................................................................................................55 Insertar una Columna................................................................................................................................................57 Eliminar Filas o Columnas en MS-Excel ..................................................................................................................58

2.

Operaciones Básicas en MS-Excel: ....................................................................................................................59 Suma: .........................................................................................................................................................................59 Resta: .........................................................................................................................................................................60

Tema 11 ...............................................................................................................................................................................61 1.

Operaciones Básicas: ..........................................................................................................................................61 Multiplicación y División en MS-Excel .....................................................................................................................61

2.

Calcular porcentajes. ...........................................................................................................................................63

Tema 12 ...............................................................................................................................................................................66 1. Gráficos: .....................................................................................................................................................................66 a. Crear un gráfico....................................................................................................................................................67 b. Otras opciones de formato ...................................................................................................................................75

3

Tema 1 En el tema veremos: 1. Uso del Internet Explorer. 2. Otros navegadores. 3. Creación de una cuenta de correo.

1. Uso de Internet Explorer Iniciar Internet Para iniciar el Internet Explorer existen varias formas, pero para efectos de este curso se utilizarán las dos más rápidas. Dar doble clic sobre el icono del programa que se ubica en el escritorio de la computadora.

Dar clic sobre el icono que se ubica en el menú de inicio rápido como se nota en la siguiente figura: 4

Al realizar cualquiera de las dos acciones descritas, el programa del Internet Explorer se abrirá, permitiendo navegar por la red de redes. Es por ello que se refiere a él como “Navegador” ó “Browser” en inglés. Cuando el navegador se abre, presenta una pantalla similar a la siguiente:

Al igual que en Word, esta pantalla se divide en varias secciones que se identifican más adelante. A través de ella digitando un concepto, se puede encontrar respuesta a la solicitud, entre los millones de computadoras que comparten su información.

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1. El Botón de Favoritos permite guardar y acceder fácilmente aquellas direcciones que más interesa al usuario tener a mano, como por ejemplo el Banco, el sitio Web de PIAM y otros. 2. Los Botones de Adelante y Atrás son los que proporcionan la posibilidad de ir en esas direcciones, en las páginas visitadas. 3. La Barra de Dirección es el lugar en el cuál se digita la dirección Web del sitio al que se quiere acceder. 4. El Botón Refrescar permite actualizar, tantas veces como sea posible, la página que actualmente se encuentra en pantalla. Es bastante útil cuando la página posee muchos gráficos. 5. El Botón Cancelar tiene la función de cancelar la apertura de un sitio Web o una página Web que, por error, se haya accedido. 6. La Barra de Menús es similar a la que conocida en Word y agrupa distintas operaciones que se pueden realizar en el Explorador. 7. La Barra de Búsqueda es el sitio en el que se digita la palabra o palabras que mejor describan el concepto de interés actual.

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Accediendo un Sitio Web Para acceder a un sitio Web como por ejemplo el que pertenece a la Vicerrectoría de Acción Social, se procede de la siguiente manera:

1. Digitar en la Barra de Dirección la dirección de Internet que le corresponde, y que para este ejemplo sería: a. www.vas.ucr.ac.cr 2. Posteriormente oprimir el botón “Enter” para que el navegador la encuentre.

Buscando en un Motor de Búsqueda Los motores de búsqueda son sitios Web como Yahoo o Google, que ayudan a realizar búsquedas en Internet, minimizando el tiempo para encontrar el objeto a buscar (documento, imagen, música). Para conocer su uso se hace lo siguiente: 1. Digitar en la Barra de Direcciones www.google.com 2. Cuando se despliega la pantalla de Google, digitar en la Barra de Búsqueda: adultos mayores 3. Aparecerá una serie de posibles sitios que se ajustan al criterio de búsqueda.

4. Nótese que tiene varias opciones de búsqueda, como la utilizada por omisión “La Web.” También se pueden buscar imágenes, grupos, noticias y otros. 5. Dar un clic a la primera opción para acceder al sitio web en el que se ubican las presentaciones y resúmenes del curso. 7

2. Otros navegadores: Windows Internet Explorer (anteriormente Microsoft Internet Explorer; abreviado MSIE), conocido comúnmente como IE, es un navegador web desarrollado por Microsoft para el sistema operativo Microsoft Windows desde 1995. The World Browser está basado en el motor de Internet Explorer, pero a diferencia de este es bastante rápido en la carga de páginas, permitiendo una navegación rápida y limpia. Opera es un navegador web y suite de Internet creado por la empresa noruega Opera Software. La aplicación es gratuita desde su versión 8.50, habiendo sido previamente shareware o adware y, antes de su versión 5.0, únicamente de pago. Safari es un navegador web de código cerrado desarrollado por Apple Inc. Está disponible para Mac OS X, iOS (el sistema usado por el iPhone, el iPod Touch y el iPad) y Microsoft Windows. Mozilla Firefox es un navegador web libre y de código abierto, descendiente de Mozilla Application Suite y actualmente desarrollado por la Corporación Mozilla, la Fundación Mozilla y un gran número de voluntarios externos. Mozilla Firefox es el segundo navegador más utilizado de Internet. Netscape Navigator es un navegador web y el primer resultado comercial de la compañía Netscape Communications, creada por Marc Andreessen, uno de los autores de Mosaic, cuando se encontraba en el NCSA (Centro Nacional de Aplicaciones para Supercomputadores) de la Universidad de Illinois en UrbanaChampaign. Netscape fue el primer navegador comercial. tencent traveler Abreviado "TT", es un navegador web desarrollado por Tencent, [32] y basado en el kernel de IE [33] y Trident. [Cita requerida] En 2008, fue el tercer navegador más usado en China Maxthon (conocido anteriormente como MyIE2) es un navegador web para Windows basado en el motor de Internet Explorer, Trident. Se trata de un navegador gratuito que proporciona características similares a navegadores como Opera o Firefox, como el uso de pestañas, bloqueo de popups, etc. Google Chrome es un navegador web desarrollado por Google y compilado con base en componentes de código abierto.

8

3. Crear una cuenta En la actualidad es muy importante tener una cuenta de correo debido a que es de esta la forma como la mayoría de la gente se mantiene en comunicación tanto con los familiares y amigos que se encuentran dentro del país como los que están fuera. Para crear una cuenta proceda de la siguiente manera: Abrir el Internet Digitar en la Barra de Dirección la dirección Web del sitio al que se quiere acceder. En este caso se digitar en la barra de direcciones: http://www.google.co.cr/

Aparecerá una pantalla como la siguiente en donde debe pulsar la opción gmail que se encuentra inmediatamente después de las barras.

Una nueva pantalla le dará la bienvenida al correo electrónico de Google y entre otros mensajes aparecen las cajitas con el nombre del usuario y la contraseña, para que se digite su nombre y su contraseña y pueda acceder al correo electrónico. Más abajo aparece el botón Crear una cuenta para registrarse en caso que el usuario no tenga dirección electrónica. 9

Hacer clic sobre el botón de Crear una cuenta para que despliegue la pantalla solicitando los datos personales y otros datos más. Debe leer cuidadosamente los datos solicitados, y escribir en los espacios indicados. Para finalizar solamente debe pulsar el botón que dice: Acepto Crear mi cuenta, y listo. Ya se puede tener acceso a la cuenta por tanto puede enviar y recibir mensajes de los amigos, compañeros, bancos, etc.

El usuario puede revisar el correo electrónico desde cualquier computadora y en cualquier lugar del planeta donde se encuentre, con solo escribir en la barra de dirección la dirección que desea acceder, el nombre de usuario y la contraseña, similar a la imagen siguiente:

Al acceder la cuenta aparecerá el detalle de los correos que se han recibido ordenados por fecha de ingreso. Como se dijo anteriormente, por defecto muestra primero el número de correos nuevos, o sea que no han sido leídos y que aparecen en negrita mientras que los ya se abrieron, se muestran en apagado. Al hacer clic sobre el correo, éste se abrirá mostrando el contenido.

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Se puede ver que trae un adjunto en Power Point, el cual se abre con solo presionar el icono al lado derecho del nombre o pinchar Descargar para que se muestre el contenido.

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Tema 2 1. 2. 3. 4.

Dispositivos de almacenamiento Inicio de Word Creación de un documento nuevo Guardar un documento en Word

1. Dispositivos de Almacenamiento Los dispositivos de almacenamiento son aquellos que permiten guardar los trabajos realizados en el computador. Existen los fijos como el disco duro y los removibles como el disquete, disco compacto, llave maya. Para guardar en el disco duro, disquete ó llave maya, únicamente es necesario darle el comando guardar desde el programa que se esté utilizando y la ubicación en la que se desea guardar. En el caso del disco compacto es preciso utilizar otro procedimiento conocido como “quemado” que se describirá en otra sesión.

Ya que es muy frecuente la utilización de llaves mayas para transportar archivos, se debe recordar que este tipo de dispositivos tienen una única forma de ser conectados al computador. La figura muestra el conector que poseen tanto el computador como la llave maya. Al conectarla al equipo no se debe forzar para evitar dañar ambos conectores. En su lugar es preferible observar la orientación de la llave maya e intentar insertarla nuevamente pero con el conector al contrario de la primera vez. Tan importante es la conexión como su desconexión. Por eso a la hora de retirarla se deben de considerar los siguientes puntos: Cerrar todas las aplicaciones que se hayan utilizado para modificar los archivos de la llave maya.

Encerrada en el círculo rojo se aprecia la imagen con la que Windows indica que la llave maya está conectada. Al poner el puntero del Mouse sobre ese icono presenta un mensaje que avisa “Quitar hardware con seguridad”. Cuando se despliega el mensaje dar un clic para que aparezca otro mensaje de actividad.

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Cuando aparece el mensaje de “Extracción almacenamiento masivo USB – Unidad (¿?)” dar mensaje.

segura de Dispositivo de un clic y esperar al nuevo

Con este último mensaje de Windows, se puede retirar con seguridad la llave maya sin temor a perder archivos y dañar la llave o el computador.

2. Inicio de Word Para iniciar MS Word: 1. Presione el botón de inicio 2. Elija MS Word

3. Si no está al hacer inicio entonces a. presione sobre Todos los programas b. Elija Microsoft Office Se define como procesador de palabras que facilita la creación de una gran variedad de documentos, desde sencillas cartas y memorandos hasta artículos de investigación, tarjetas de presentación, tesis, etc. que son más sofisticados; de ahí que incorpora elementos como escribir y editar, copiar, mover, formato, diseño.

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Primero que nada se deben reconocer las partes de la ventana de la aplicación tratando de identificarlas. Barra Título Barra de Rápido

de

Botones control

Acceso Cinta Opciones

Botón ayuda

Botones Office

de

Grupo s

de

Barra comandos

de

de

Área documento

del

Barra desplazamiento

Barra estado

de

Botones vistas

de

de

Si se observa la imagen anterior, se puede notar que existen entre otras las siguientes barras: a. De Título: Contiene el nombre del documento y del programa. Cuando no se ha puesto nombre al documento aparece como Documento 1 en el caso de Word b. De acceso rápido: Contiene los botones de Guardar, deshacer, rehacer, vista previa, gramática, documento nuevo c. De desplazamiento: Sirve para desplazarse hacia arriba y hacia abajo con solo presionar y sostenerla con al mouse se desliza. d. De estado: Representa la cantidad de páginas, el número de la página actual, la cantidad de palabras, etc.

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3. Crear un nuevo documento Se puede realizar su creación de varias formas: 6. Forma rápida a. En la barra de botones se encuentra el icono de nuevo documento que consiste en una hoja de color blanco. Al dar clic sobre ella, automáticamente se crea el nuevo documento. 7. Forma menos rápida a. En la barra de menú dar clic sobre la opción de “Archivo” b. Al desplegarse el menú, dar clic sobre “Nuevo” c. En la pantalla que se abre seleccionar “Documento en Blanco” y éste se creará.

4. Guardar un documento WORD Para conservar el documento y utilizarlo posteriormente, se debe almacenar o guardar como un archivo. A los creados en Word 2007 se le asigna automáticamente la extensión “.docx” para distinguirlo de archivos creados en otras versiones de Word. Existen varias maneras de hacerlo: Pulsa el disquete que se encuentra en la parte superior izquierda, para desplegar una pantalla similar a esta, indicando el lugar donde se va a guardar el documento. Si no se tiene una carpeta propia, cree una y deposite el documento allí. 1 Escriba un nombre significativo en donde aparece Nombre del Archivo (parte inferior) . 2 Puede cambiar el tipo de documento dependiendo de lo que va a hacer con él (plantilla, web, ) 3

Una vez definido lo anterior, se pulsa guardar

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Cerrar un documento: Puede hacerse pulsando el botón office y escogiendo la opción cerrar. Con esta operación, cierra el documento pero puede continuar trabajando en Word. También pulsando la equis roja que se encuentra al extremo superior derecho de la pantalla. Al hacerlo no solo cierra el documento sino también el programa Word. NOTA: Recuerde que antes de cerrar el documento debe guardar los cambios que realizó para actualizar los datos de lo contrario, el documento quedará como originalmente se encontraba. Abrir un documento: Para realizar alguna nueva acción con respecto a corrección, seguir trabajando el documento guardado, etc., es necesario abrirlo. Puede hacerse  Pulsando el botón office y escogiendo la opción Abrir. Al hacerlo se despliegan todos los documentos que se han utilizado recientemente, o  Abrir el explorador y buscar en la carpeta en que fue colocado.

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Tema 3 En este tema veremos: 1. 2. 3. 4.

Botón Office Partes del escritorio de Word 2007 Copiar y Pegar Pestaña de Inicio

Si se observa la imagen de la sesión anterior, se puede notar que existen entre otras las siguientes barras: e. De Título: Contiene el nombre del documento y del programa. Cuando no se ha puesto nombre al documento aparece como Documento 1 en el caso de Word f. De acceso rápido: Contiene los botones de Guardar, deshacer, rehacer, vista previa, gramática, documento nuevo g. De desplazamiento: Sirve para desplazarse hacia arriba y hacia abajo con solo presionar y sostenerla con al mouse se desliza. h. De estado: Representa la cantidad de páginas, el número de la página actual, la cantidad de palabras, etc. Para tener una idea de lo que significa cada parte en la pantalla, se van a describir todas las partes.

I Botón Office: Se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y está representado por cuadritos de colores. Si se hace clic sobre él, se abrirá un menú de comandos relacionados con el manejo y difusión del documento. Al pulsar este botón aparece el menú con los principales comandos que afectan a los archivos.

1 2 3 4

5

1. Nuevo: Crea un documento nuevo mostrando una hoja en blanco para empezar a escribir. También puede crear el documento pinchando el papelito blanco que se encuentra en la barra de acceso rápido.

2. Abrir: Despliega el directorio para que pueda elegir un documento existente. 17

3. Guardar: Guarda el documento con extensión .docx. 4. Guardar como…: Muestra los diferentes formatos con los que el usuario puede guardar un documento. a. Documento Word: Lo guarda con el formato que tiene por omisión. b. Plantilla Word: Como plantilla para ser utilizado en el futuro. c. Documento Word 97-2003: Hace que sea el documento compatible desde Word 97 hasta Word 2003. d. Buscar complementos para formatos de archivos: Como PDF o XPS. e. Otros formatos: Selecciona todos los tipos de archivo posibles. A veces se hace necesario guardar el mismo documento pero con otro nombre para sí trabajarlo o darle un formato diferente. El procedimiento para guardarlo sería la ruta larga en la que se selecciona    

Guardar como… Buscar la ruta Poner nuevo nombre Guardar

5. Imprimir: Envía el documento a la impresora. Ofrece tres opciones: a. Imprimir: Se elige el tipo de impresión, el número de copias. b. Impresión rápida: Hace las impresiones con el formato por defecto. c. Vista previa: Puede apreciarse todo el documento para revisión. 6. Preparar: Contiene comandos que permiten distribuir el documento para un grupo de trabajo. 7. Enviar: Lo envía por fax de internet o por e-mail. 18

8. Publicar: Puede ser publicado en internet o distribuido en el grupo de trabajo.

II Partes del escritorio: a. Cinta de Opciones: Contiene los nombres de las pestañas de Word. Las pestañas se conocen también como etiquetas o fichas las cuales incluyen los comandos se encuentran en casilleros denominados grupos. b.

Botones de control: Son los botones que se encuentran en el extremo superior derecho que están representados por un guion (minimiza), cuadritos (restaura) y una equis con fondo rojo(cierra).

c.

Botón de ayuda: Con este botón puede conseguir ayuda del office con respecto a algún tema específico.

d.

Área del trabajo: Es el área en blanco del documento en donde se introduce un texto y se da formato al documento o despliega el documento que se abrió.

e.

Barra de desplazamiento: Con esta barra presionada con el mouse, puede el usuario desplazarse por las diferentes páginas del documento. También puede realizar esta acción página por página con las teclas de av. Pág. Y Ret. Pág.

f.

Botones de vista: Se encuentran en la barra de estado y muestra la forma en que el usuario puede ver su documento como por ejemplo diseño de impresión, que muestra la forma en que va a aparecer el documento en la impresión, diseño web que muestra la forma en que se verá su documento en la Web, borrador y esquema.

g.

Botón del zoom: Permite al usuario agrandar o empequeñecer el tamaño de la ventana.

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III Copiar y Pegar Se puede copiar y pegar cualquier documento, figura, imagen, palabra, etc., dentro del mismo documento en diferente lugar, o en otro documento nuevo. PASO 1: COPIAR Para copiar primero se selecciona el bloque que se desea copiar (palabra, párrafo, imagen, etc.), utilizando una de las siguientes técnicas: 1. Forma rápida: a. Presionar a la misma vez la tecla “Ctrl” y la tecla “C” 2. Forma menos rápida: a. Dar un clic derecho en el Mouse para que se despliegue la ventana de opciones. b. Escoger la opción de “Copiar” dando un clic. 3. Forma lenta: a. Seleccionar “Edición” de la barra de menú. b. Al desplegarse el menú de edición ubicar y dar clic a la opción “Copiar” Al utilizar cualquiera de las tres formas anteriores, se toma como una especie de fotografía del bloque seleccionado y se coloca en un área especial y de acceso restringido que posee Windows y que se denomina “Portapapeles” PASO 2: PEGAR: Para pegar es preciso que antes haya realizado el proceso de copiar, para que en el portapapeles exista algo que pegar. Con la seguridad de haber ejecutado el paso 1, se ubica el puntero del Mouse en espacio donde se desea pegar lo copiado, utilizando una de las siguientes técnicas: 1. Forma rápida: a. Presionar a la misma vez la tecla “Ctrl” y la tecla “V” 2. Forma menos rápida: a. Dar un clic derecho en el Mouse para que se despliegue la ventana de opciones. b. Escoger la opción de “Pegar” dando un clic. 3. Forma lenta: a. Seleccionar “Edición” de la barra de menú.

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b. Al desplegarse el menú de edición ubicar y dar clic a la opción “Pegar” Al utilizar cualquiera de las tres formas anteriores, Windows toma el último objeto copiado y lo pega justo dónde se le ha indicado. De ahí que si no se ha copiado un nuevo bloque u objeto es posible pegarlo tantas veces como se realice la acción de pegar.

IV Pestaña de inicio

1. Portapapeles: Pegar: pega las imágenes o el texto que tengamos en el portapapeles. Cortar: Corta lo que seleccionemos del documento y lo almacena en el portapapeles. Copiar: Copia lo portapapeles.

que seleccionemos del documento y lo almacena en el

Copiar formato: Copia el formato del texto seleccionado y lo aplica en otro texto. 2. Fuente: En este grupo de la cinta de la pestaña de inicio podemos modificar:

Tipo de fuente. Tamaño de fuente de forma rápida. O establecida por nosotros. Negrita. Cursiva. Subrayado. Tachado. Subíndice. Superíndice. Cambiar mayúsculas a minúsculas. Quitarle el formato. Cambiarle el color. Cambiarle el color de relleno. Nota. Para aplicar alguno de estos cambios es necesario tener texto seleccionado. 21

1. Párrafo: En este grupo se pueden aplicar formatos a párrafos enteros, también seleccionando el párrafo que queremos modificar. Iniciar una lista con viñetas. Iniciar una lista numerada. Inicia una lista con diferentes niveles combinando con números y viñetas. Aumentar o reducir la sangría. Ordena alfabéticamente o en orden numérico el texto seleccionado. Muestra marcas de párrafo para saber donde comienza o termina uno. Alinea el texto a la izquierda, a la derecha, además lo centra o lo justifica Aumenta el tamaño entre cada línea del párrafo. Colorea el fondo del texto seleccionado. Podemos enmarcar el párrafo seleccionado de varias formas.

2. Estilos: Con este grupo podemos seleccionar de forma rápida el formato para una selección de texto sin tener que recurrir al tamaño, al tipo de letra, a la negrita, etc. Esta barra nos facilita la creación de índices ya que obtiene lo que va en el índice automáticamente.

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3. Edición: Con este grupo podemos realizar algunas acciones sobre el texto, no es necesario tener texto seleccionado.

Busca el texto que queremos localizar. Remplaza el texto que buscamos por otro que escojamos. Selecciona todo, o solo texto o imágenes.

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Tema 4 En esta sesión se contemplará lo siguiente: 1. Pestaña Diseño de página, configurar página: a. Tamaño de la hoja b. Cambio de márgenes c. Insertar columnas paralelas d. Saltos e. División silábica

1. Pestaña Diseño de página, configurar página: Las características en cuanto al formato de un documento Word, permite componer y diseñar con creatividad las páginas del trabajo. En esta sesión el usuario podrá cambiar los márgenes, determinar la orientación de la hoja, formar texto en columnas. Automáticamente Word tiene definido el papel 8.5 x 11 pulgadas en orientación vertical y márgenes preestablecidos. Sin embargo, esas características pueden variarse ingresando en Márgenes, Personalizar márgenes, papel, páginas en donde elige el diseño deseado.

a. Tamaño de la hoja Dentro de la pestaña de Diseño de Página, se encuentra la opción de tamaño de página en donde se puede escoger el tamaño de papel que se va a utilizar en la presentación y la impresión del documento. Tiene entre otras opciones: Carta: El más utilizado para folletos, cartas, tesis, presentaciones, tamaño es de 8.5 x 11 pulgadas.

etc., cuyo

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Oficio o legal: Utilizado más comúnmente en documentos legales como contratos, escrituras, declaraciones juradas, etc. Su tamaño es de 8.5 x 13 pulgadas. Ejecutivo: Muy similar al carta

b. Poner o cambiar márgenes a un documento Una forma de modificar un documento es cambiando sus márgenes, ya que modifica su apariencia y controla la cantidad de texto en una página. Por defecto Word tiene definidos los márgenes a 1 pulgada en el margen superior, en el inferior, derecho e izquierdo.

Para cambiar los márgenes se procede así: Hacer clic sobre la pestaña Diseño de Página Elegir la opción Márgenes escogiendo la opción de los que ya está predefinido y que se muestran en una pantallita como esta. Escoger la opción Personalizar Márgenes acorde con su necesidad en donde el usuario podrá escribir en los campos el tamaño de sus márgenes, la orientación de la página, el tipo, como se muestra en la imagen 1.

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c. Insertar columnas paralelas Dividir un documento en secciones permite leer con más soltura que si leyera líneas enteras por lo que se ha recomendado dividirlo en columnas como lo hacen en los folletines y periódicos. Ir a Diseño de Página Escoger configurar página Elegir Columnas Hacer clic en el número de columnas deseadas

Cabe destacar que cuando se elige la opción Izquierda o Derecha crea dos columnas desiguales. Como se muestra en la imagen 3, aparecen las mismas opciones columna res que al pinchar Columnas, solo que con otros elementos de configuración especial como ancho y espacio, línea entre columnas, columnas de igual ancho. La configuración de las columnas puede ser aplicado al texto seleccionado o a todo el texto con solo elegir en el cuadro de opciones aplicar a: El cuadro de vista previa, permite ver lo que está sucediendo cada vez que se elige una nueva opción. Al pulsar Aceptar, automáticamente el texto se divide en el número de columnas definido. Si escoge la opción de dos o más columnas, en el apartado de ancho y espaciado, puede elegir de qué tamaño horizontal quiere cada una de las columnas y cuál va a ser su espaciado en cada una de ellas, siempre por supuesto, con el límite que ofrece el programa.

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d. Saltos De página: Pasa el texto después del salto de página al principio de la siguiente página. Para crear un salto de página simplemente se presiona Ctrl+Intro De columna: Pasa el texto después del salto de columna al principio de la siguiente columna. Ajuste de texto: Ajusta el texto alrededor, al frente de una imagen.

e. División Silábica Para controlar el flujo de texto en las columnas se puede utilizar la división con guiones que son pequeñas rayitas horizontales al final de una línea. Este procedimiento disminuye los espacios entre palabras de un texto justificado y las orillas cortas a la derecha de un texto justificado a la izquierda. Normalmente es utilizado cuando se trabaja en columnas pero también, y queda a gusto del usuario, en documentos corrientes. Para que ocurra automático la división silábica se procede así: Presionar el botón Guiones en Configurar Página haciendo clic en automático. Para ajustar la zona de división con guiones, la distancia entre el margen y el final de la última palabra en el renglón, se procede así: Abrir el botón Guiones En opciones de Guiones hacer clic para que abra el cuadro de diálogo. Elija el ajuste a. En la misma pestaña de Diseño de Página en Fondo de Página, se tiene la opción de Marca de Agua la cual al configurarla puede poner un fondo en la página con la leyenda que se escoja según se visualiza en la siguiente imagen:

En este cuadro de diálogo se encuentra el texto BORRADOR, que 27

será el que va a aparecer en el fondo como marca de agua. Sin embargo, se puede elegir entre la lista que se despliega al presionar la flechita al final de la caja de texto o escribir en la caja de texto lo que debe mostrar, y elegir el color, el tamaño y la fuente del mismo.

Si eligiera una imagen, al hacer clic en Imagen, se activará el botón de seleccionar imagen, que le da la opción de buscar entre las que el usuario tiene en su computadora. En cualquiera de los dos casos, para finalizar se presiona el botón de aplicar y OK

b. Color de la página: Puede seleccionar el color de la página que desee con solo abrir la flechita que se encuentra al lado derecho del botón. PERO ESTA OPCION ES SOLO PARA VISUALIZAR LA PAGINA EN EL MONITOR. No imprime el color del fondo. Se puede elegir en una gran gama de presentaciones y texturas. Además puede elegir como fondo una imagen o colores degradados desde diferentes puntos de la página.

c. Bordes de Página: Sirve para enmarcar las páginas o los párrafos. Si se desea enmarcar la página debe presionar Bordes de Página se despliega la pantalla de bordes y sombreados en donde se elige el tipo de marco de la página con solo presionar la opción Bordes según puede verse en la siguiente image. 28

d. En la opción Borde de Página del cuadro de diálogo se puede conseguir también arte como las estrellitas para bordear también un determinado párrafo o todo el documento. e. El sombreado hace posible que se pinte la hoja o el párrafo con el color que se ha escogido. Al imprimir, lo hará con ese fondo escogido.

El usuario puede jugar con los colores, formas, tramas, tipos de marcos y mucho más con solo presionar o hacer clic en las diferentes opciones.

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Tema 5 En esta sesión se verá: 1. Pestaña Insertar, grupo Ilustraciones: a. Insertar imágenes prediseñadas b. Insertar imágenes desde archivo c. Formato de la imagen d. Tamaño de la imagen e. Insertar formas f. Insertar gráficos. g. Insertar cajas de texto. h. Voltear, agrandar o disminuir imagen

a. Insertar imágenes Prediseñadas: Posicionar el cursor en donde quiere insertar la imagen. Clip art es un almacén de imágenes gráficas, sonidos, películas y animaciones que se pueden agregar a un documento Word. La forma de insertar cualquier tipo de imagen es parecida para todos los programas de Office. Se denominan Objetos pues son tratados de forma independiente dentro de los textos. Pueden ser encontrados en su mayoría dentro de la cinta de opciones Insertar (Imagen, Imágenes Prediseñadas o Clip Art, Formas, Smart Art y Gráficos) a. Antes que todo, coloque el cursor donde desea que aparezca la imagen. Haga clic en la pestaña insertar b. Elija la opción Clip Art y se desplegará una pantallita a la derecha de su documento mas o menos como esta, en la que se puede escribir el tema para buscar la imagen. En este caso se escribió la palabra flores trayendo las imágenes que contiene de esa colección. c. Al seleccionar la imagen que mas guste, se enmarca y aparece una flechita al lado derecho de la misma que muestra un cuadro de diálogo donde se encuentra la opción de insertar. También aparecen otras opciones como la de borrar de la colección, editar palabras clave o con las que se puede conseguir la imagen, buscar imágenes similares, etc.

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b. Insertar imágenes desde archivo. También puede insertar imágenes desde cualquier archivo como son fotografías, pinturas, o cualquier otro tipo de imagen en medios de almacenamiento alternos como disco compacto, llave maya. El procedimiento es similar: a. b. c. d.

Ir a la pestaña Insertar Imagen desde archivo Elegir imagen Dar doble clic

c. Formato de las imágenes Al insertar una imagen sea prediseñada o desde archivo trae un formato propio que puede ser cambiado acorde según la necesidad del usuario, pues dependiendo de donde se encuentre ubicada, así será la forma en que debe comportarse. Así por ejemplo si se inserta la imagen, no puede ser movida ya que las características que tiene son diferentes a las que se le pueden otorgar. Entonces, para poder manipularla se debe dar clic derecho sobre la imagen y aparecerá este cuadro de diálogo con varias opciones entre ellas cortar, copiar, pegar la imagen, editar imagen (puede hacer correcciones), crear un hipervínculo (vincular la imagen con un texto), bordes y sombreados y formato de la imagen.

Para poder formatearla debe elegir la última opción (Formato de Imagen) para que despliegue un cuadro de diálogo como el que se muestra aquí.

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Al pinchar la pestaña de tamaño, el usuario puede escoger el tamaño, la rotación entre otros. También se puede observar que está la pestaña Diseño que al presionarla muestra una pantallita como la adjunta, en la cual el usuario puede elegir: a. Imagen con el texto arriba y abajo, (la que tiene por defecto). b. Cuadrado: Puede ser movida sin problemas. c. Estrecho: El texto aparece a su alrededor. d. Estrecho o detrás del texto. e. Al frente del texto.

e. Insertar Formas En la pestaña Insertar, puede encontrar diferentes formas que le sirven para adornar el documento. Puede elegir entre esta gama de formas que ofrece el Office como son tipos de flechas, cuadros, líneas, figuras básicas, diagramas de flujo, estrellas y banderines.

Cuando elige una figura y la traslada al documento, debe de darle formato utilizando el mismo procedimiento que usó para la imagen insertada. Solo va mostrar ocho puntos o nodos con los que el usuario puede agrandar, disminuir o voltear la imagen. Puede darle color, ponerla frente o detrás del texto, sombrearla, etc. Al realizar este procedimiento, la forma podrá lucir más o menos como el círculo de arriba que se rellenó en azul.

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f. Insertar Gráficos Otra opción es el conocido gráfico que ilustrará ampliamente cualquier documento que contenga cifras comparativas.

g. Insertar Cajas de Texto Clic en pestaña Insertar Elegir la cinta de opciones Texto Clic en Caja de Texto. Las cajas de texto son ideales para documentar una imagen como puede notarse en esta que contiene tres cajas de texto. 1. Color blanco con la palabra “Cableando” 2. Transparente con la palabra “Cableando” 3. Blanca con la leyenda “Imagen 8”

Cablean do

Cablean do

h. Voltear, agrandar o disminuir imagen Como se vio anteriormente en el apartado 4. Insertar Formas, las imágenes vienen con ocho nodos con los cuales se puede agrandar, cuando a la hora de insertarla resulta ser muy pequeña para los efectos deseados, empequeñecer si por el contrario es demasiado grande y ocupa mucho espacio en la página del documento y se desea que el texto quede junto a la imagen. O rotarla si es necesario. Para agrandarla solo deben de pinchar un nodo y tirar hacia el lado o hacia arriba. Si se desea que la imagen se conserve tal y como la insertó, es preciso tirar de las esquinas ya que de esa manera se agrandará sin perder su forma y contenido. Para voltearla solo posicionarse en el punto verde en donde se formará un ganchito que hará girar la imagen a gusto del usuario. Estas opciones las puede encontrar en el menú Insertar y posicionado con un clic sobre la imagen aparecerá la opción de formato que le brinda toda la gama de herramientas para manipular la imagen, entre las que se encuentra “rotar”.

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Tema 6 En esta sesión se verá: 1. Word Art 2. Autoformas 3. Insertar Word Art y Autoformas.

1. ¿Qué es Word Art? Este es un comando que se encuentra dentro del menú Insertar, en la barra de menú, y que nos permite agregar cuadros de texto artísticos a los que se le asignan diseños predefinidos de fuentes, tamaños y formas especiales. Al hacer clic sobre este comando presenta la opción de agregar un texto decorativo al documento actual. El usuario puede elegir dentro de la gama de opciones que se le presenta, la que mejor se ajuste a su necesidad y gusto. A continuación, la imagen 2 va a mostrar las diferentes formas que pueden ser insertadas en el documento en el cual se está trabajando.

Pasos a seguir para insertar un WordArt: 1. 2. 3. 4. 5.

Insertar Word Art en el grupo texto Elegir el arte que más le guste Escribir el texto deseado Aceptar

Al hacer clic sobre cualquiera de estas formas, el arte se trasladará tal cual aparece en este cuadro al texto actual. El trato de este objeto es el mismo que para cualquier otro. O sea que puede cambiar el color y tamaño de fuente, agregar efectos de sombra, etc.

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Para realizar los cambios, solamente se debe hacer clic derecho sobre la imagen y elegir lo que desea cambiar, como por ejemplo si se elige la opción “Modificar texto”, puede hacer todos los cambios de fuente que guste: más grande, más chico, itálico, Arial, Times New Roman, etc.

Al elegir la opción última “Formato Word Art” se selecciona colores y línea para que muestre todas las opciones de formato. Con solo hacer clic en la flechita al final de cada una cambia color de letra, colores de líneas. Los efectos de relleno que presenta son de tipo texturas, gradientes, modelo o patrones que pueden ser variados en color. Al pinchar sobre “Imagen” da la opción de poder escoger la imagen deseada para hacer relleno en el Word Art.

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2. Autoformas Ya en el tema anterior se vio un poco lo que corresponde a formas o Autoformas cuya definición podría darse de la siguiente manera: Las autoformas sirven para modificar la forma geométrica de los recuadros de imagen, los cuales, inicialmente son cuadrados o rectangulares. Para lograr el efecto proceda de la siguiente forma: 1. Clic en la pestaña Insertar. 2. Clic en Formas de la cinta Ilustraciones 3. Seleccionar una forma (por ejemplo el corazón) y trazar el dibujo en el documento presionando clic en donde está el cursor, y sosteniendo el botón izquierdo del mouse, trazar la forma como se muestra seguido:

4. Hacer clic derecho sobre la imagen trazada 5. Escoger la opción de Formato de autoforma que mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente, para escoger las opciones de formato como por ejemplo tipo de líneas, color de las líneas, efectos de relleno. 6. Elegir la primera opción “Líneas y colores” 7. Hacer clic sobre el botón “Efectos de relleno” y se siguen los pasos que se analizaron anteriormente.

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3. Insertar Objetos: Esta es una opción en la que se pueden insertar objetos como los iconos de Office o crear el suyo propio.

Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet

Tiramisú.doc

Microsoft Office Word Document

Microsoft Office PowerPoint 97-2003 Slide

Con la opción de “Mostrar como ícono” se puede agregar el objeto al documento para luego trabajar con él. Por ejemplo, si se tiene una receta de cocina y desea agregarla a su documento proceda así: 1. Clic en la pestaña insertar del menú principal 2. Clic en Objeto 3. Clic en la pestaña de “Crear desde archivo” 4. Se mostrará una pantalla como la que se muestra a continuación en donde debe indicar que despliegue el documento como un icono 5. Clic en explorar 6. Buscar el documento 7. Doble clic 8. Aceptar

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Tema 7 En el tema veremos: 1. Formato de documentos a. Insertar encabezado y pie de página b. Insertar número página c. Insertar fecha d. Insertar letra mayúscula al principio del párrafo. e. Insertar portada.

1. Formato de documentos

a. Insertar Encabezado y Pie de Página En ambos casos se refiere a un texto o gráfico en la parte superior o inferior de un documento que contienen con frecuencia, información importante como es el título de la publicación, el nombre del capítulo, el nombre del autor, la fecha y el número de página. Insertar Encabezado El encabezado es un texto que aparece en la parte superior de cada página en un documento. Existen dos formas de insertar un encabezado: 1. Hacer doble clic en el margen superior del documento donde se hará una línea de puntos que indica hasta dónde va a llegar el encabezado. 2. -Hacer clic en la pestaña “Insertar” -Clic en la opción “Encabezado” donde aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente, en donde se puede elegir el tipo de encabezado que desee o crear uno nuevo.

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Cuando se diseña un encabezado que después va a ser utilizado en nuevos documentos, éste puede ser guardado en la galería. Para conservar un Encabezado personal, proceda así: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione el texto del encabezado incluyendo la marca del último párrafo Hacer clic en el botón Encabezado Clic en “Guardar selección en galería de encabezado” Escoger la opción “Crear nuevo bloque de creación” Introduzca un nombre único para ese encabezado OK

Insertar pie de página Contrario al anterior, el Pie de Página es un texto o gráfico que aparece en la parte inferior de cada página de un documento. Igual que el Encabezado, puede hacerse de dos formas: 1. Haciendo doble clic en el margen inferior donde se hará una línea de puntos que indica hasta dónde va a llegar el texto del Pie de Página. 2. -Eligiendo “Insertar” -Haciendo clic en “pie de página” -Escoger la mejor opción o crear una nueva Para realizar cualquier cambio en el Encabezado y el Pie de Página, es decir, cambiar el formato, selecciona la opción Editar que se encuentra al final del cuadro de diálogo de ambas opciones y los ejecuta acorde con la nueva necesidad. Otra cosa que puede el usuario hacer, es cambiar el encabezado de la primera página o de las páginas pares e impares con solo escoger la opción ofrecida en el cuadro de diálogo. Si se desea que solo la primera página tenga diferente encabezado, se elige la opción:”Primera página diferente” pero manteniendo siempre activa la opción de “Mostrar el documento”. Pero si se quiere mostrar un encabezado en la página impar y otro en la página par, como el caso de las revistas que tienen sus datos principales en la página impar y la fecha de publicación en la página par, se elige la opción páginas impares.

b. Insertar número de página Si se desea numerar un documento que contiene muchas páginas, puede ser insertado un campo (sirve como espacio de datos que cambia en un documento) de número de página según las opciones que ofrece este icono.

1. Seleccionar la pestaña Insertar en el menú 39

principal 2. Hacer clic en Número de Página. 3. Elegir el lugar donde se desea incluir el número (arriba, abajo, en margen, etc.)

c. Insertar fecha Ocurre muchas veces que el usuario desea guardar el documento con la fecha y la hora en que realizó el trabajo. Incluirla es muy fácil y resulta bastante conveniente mantenerla para ver los avances diarios. Proceder así: 1. Pulse la ficha Insertar 2. Ir a Texto 3. Hacer clic en el botón Fecha y Hora 4. Elija un formato de fecha 5. OK o Aceptar Inmediatamente se verá en el lugar donde se encuentra el cursor, la fecha actual con el formato que se eligió. Si se desea incluir la hora, y el formato elegido de la fecha no lo contiene, proceder como se hizo con la fecha, pero esta vez agregar la hora. Estos dos elementos (fecha y hora), se colocan en el documento como texto, por tanto no se actualizan, de ahí que antes de que se inserte en el documento deber de seleccionar la opción “Actualizar Automáticamente” para que ingrese como un campo de texto que se actualiza cada vez que se dé F9 en el campo. Los siguientes tipos de fechas que pueden ser incluidos en el trabajo que se está realizando se encuentran en la opción Nombres de Campos del cuadro de diálogo Campo, en el botón Elementos rápidos de la pestaña Insertar: Fecha de creación, que no varía nunca, Fecha de hoy, que se actualiza cada vez que se abre el documento, Tiempo total utilizado en la modificación, Fecha de impresión, Fecha en la que se guardó, Hora actual.

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d. Insertar letra mayúscula al principio del párrafo Algunas veces se realizan trabajos en los que se desea resaltar la primera letra mayúscula de un texto, como el caso de los cuentos de niños. Para lograr este efecto, se procede así: 1. 2. 3. 4.

Elegir la pestaña Insertar Hacer clic en la opción Letra Capital Seleccionar la que mejor se ajuste al texto Indicar en las opciones cuántos renglones desea que ocupe.

e. Insertar portada Hay trabajos que necesitan una portada, como el caso de las tesis, los libros, las revistas, etc. El usuario puede elegir una de las existentes o crear su portada y guardarla para otros trabajos.

1. Elegir la pestaña Insertar 2. Hacer clic en la opción Portadas 3. Seleccionar la que mas guste o crear la suya propia 4. Elegir la opción de Salvar en la Galería de Portadas. 5. Poner nombre, para luego buscarla 6. OK

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Tema 8 En el tema veremos: 1. Tablas a. Insertar tablas b. Bordes y sombreado de tablas c. Insertar celdas, filas y columnas d. Eliminar celdas, filas y columnas e. Combinar celdas. f. Insertar celdas.

1. Tablas Una tabla es una cuadrícula de filas y columnas que forman celdas que pueden ser llenadas con texto, números, gráficos, imágenes. Agregar una tabla a un documento es una forma útil de ilustrar la información para referencia o análisis. a. Insertar tablas: Una forma sencilla de insertar una tabla en un documento, es la siguiente: 1. 2. 3. 4.

Ir a la pestaña Insertar Elegir tabla del menú Tablas Hacer clic en Insertar Tabla Mostrará un cuadro de diálogo con el número de filas y columnas que puede ser cambiado según la necesidad del usuario. 5. Aceptar

Por defecto tiene dos filas (rayas horizontales) y cinco columnas (rayas verticales), o sea que esta tabla está formada por diez celdas.

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Para marcar todas las celdas se presiona sobre la crucita que aparece en el extremo superior izquierdo. b. Bordes y Sombreados de la tabla Para personalizar la tabla se pueden utilizar las opciones de bordes y sombreados. BORDES: 4. Colocar el Mouse sobre la tabla para que aparezca una cruz de selección en la parte superior izquierda de la tabla, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

5. Al dar un clic sobre la cruz de selección, la tabla se cambiará tal y como se muestra.

6. Se activarán varias opciones para formato de la tabla, como por ejemplo la alineación y los marcos. Elegir Bordes y Sombreados, hacer clic en Bordes para que muestre una pantalla como ésta en donde puede escoger el tipo de marco, el color del marco, y a qué se le va a aplicar ese formato.

7. Cualquier ajuste que se realice en este momento, afectará toda la tabla a menos que se seleccione una de las opciones (toda la tabla, celda).

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SOMBREADO: Al igual que con los bordes, lo primero que se debe hacer es seleccionar la tabla completa o una única celda, para aplicar el sombreado. Una vez ubicados en la posición deseada se procede así: 1. Hacer clic derecho para que se despliegue un menú como el siguiente

2. Este menú muestra una amplia gama de opciones para personalizar la tabla. Pero de ellas y por el momento solo se va a elegir la que indica “Bordes y sombreados” que desplegará la siguiente pantalla.

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3. Una vez ahí, seleccionar el color que quiera darle a la tabla o a la celda. a. Relleno, para poder darle el color a una celda o a la tabla. b. Trama, establece el tipo de trama, estilo y color preferido para la celda. c. Línea horizontal dibuja una línea dentro de la selección. d. Aplicar a, permite decidir si el relleno y la trama se aplica a toda la tabla o a la celda o celdas seleccionadas. 4. Aceptar para que los cambios sean permanentes.

c. Insertar, Eliminar, Combinar y Dividir celdas de la tabla A veces es necesario realizar alguna de esas cuatro operaciones en la tabla con el fin de darle un mejor agrupamiento a los datos ya sea que haya que insertar una fila o columna para añadir información o bien, eliminarla por ser innecesaria. También puede ser que alguna celda cercana pueda albergar diversa información de varias celdas, de ahí que se hace necesario dividir la celda o combinar varias celdas en una. INSERTAR: Insertar implica agregar una nueva fila o columna en la tabla. Esto se puede hacer de dos maneras: Insertar una fila o una columna al final de la tabla: a. Posicionarse en el extremo izquierdo de la fila a partir de la cual se desea hacer la inserción, o bien en la parte superior de la columna. b. Al hacerlo, el puntero del Mouse se convierte en una flecha. c. Con la flecha en posición dar un clic para que se marque la fila o columna a partir de la cual se desea hacer la inserción, viéndose así:

d. Luego dar clic derecho para que se despliegue el menú para seleccionar insertar fila o columna y listo. Insertar una fila al final de la tabla: a. Posicionarse en la última celda de la última fila de la tabla. b. Oprimir la tecla “Tab”

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Insertar una fila o columna en cualquier parte de la tabla: a. Posicionarse en el extremo izquierdo de la fila a partir de la cual se desea hacer la inserción, o en la parte superior de la columna. b. Al hacerlo, el puntero del Mouse se convierte en una flecha. c. Con la flecha en posición dar un clic para que se marque la fila o columna a partir de la cual se desea insertar. d. Hacer clic derecho sobre la parte seleccionada (de otro color relleno) y elegir la opción de Insertar, luego la fila, la columna o la celda en el lugar deseado (izquierda, derecha, arriba, abajo), aparecerá un cuadro de diálogo como el que sigue:

e. En ese menú elegir insertar la fila o columna antes o después de la fila o columna marcadas.

d. ELIMINAR: Los pasos para eliminar una fila o una columna son similares a los de inserción, únicamente que en lugar de escoger en los menús insertar, se elige “Eliminar”. e. COMBINAR: Como se mencionó anteriormente, en oportunidades es necesario que varias celdas se conviertan en una sola que abarque varias columnas o filas, de manera que podamos estructurar mejor las ideas. La acción de unir esas filas o columnas se conoce como “Combinar” y se realiza así: Combinar celdas a. Seleccionar las celdas que desee combinar b. Dar clic derecho para que aparezca el menú que muestra la opción “Combinar”. c. Al seleccionarla, inmediatamente el bloque de celdas quedará como una sola celda.

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f. DIVIDIR: Los pasos para dividir una celda o la tabla, son similares a los seguidos para combinar, únicamente que en lugar de escoger en los menús combinar, elegir “Dividir”. Todo lo anterior también puede ser realizado desde el menú de Herramientas en donde puede ver las opciones de diseño y formato como se muestra en las figuras siguientes.

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Tema 9 En el tema veremos: 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Conceptos Básicos de Excel. Iniciando el MS-Excel. Particularidades de MS-Excel. Inclusión de datos. Modificación de datos. Formato, Contenido y Resultado.

1. Conceptos básicos de Excel Una Hoja de cálculo Excel, es el equivalente electrónico de las hojas tabulares que se utilizaban en contabilidad. Están estructuradas en columnas y filas o renglones que permiten introducir datos o fórmulas en cada una de las intersecciones que se conocen como “celdas”. La hoja Excel es tan fácil de usar que hace sencilla la rutina de trabajar con números. En Word teníamos el documento que contenía las hojas con lo que digitábamos, en Excel tenemos el “Libro” que contiene “Hojas” que son las cuadrículas en donde trabajamos. Cada hoja tendrá su nombre o aparecerá en el libro como Hoja 1, Hoja 2, etc. Si el usuario no conoce ninguna aplicación de este tipo, a primera vista le parecerá que se trata de algo muy complejo, especializado y difícil de comprender: Nada más alejado de la realidad, pues en lugar de traer a su mesa de trabajo papel, lápiz, borrador, calculadora, solo trae su computadora y empieza a trabajar.

2. Iniciando el MS-Excel Para iniciar el aprendizaje de Excel se debe realizar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Vaya a Inicio Si no aparece el icono de Excel, haga clic en Todos los Programas Clic en Microsoft Office Doble clic en el Excel. Se le abrirá una pantalla similar a esta:

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Como se puede notar, las barras tienen la misma disposición y funcionalidad que en Word. Las barras que se pueden apreciar en la hoja de cálculo son: a. b. c.

d. e. f.

Inicio: Al igual que en Word, contiene los comandos de Edición y Formato. Insertar: Inserta gráficos, tablas, hipervínculos, cuadros de texto, etc. Diseño de Página: Comandos que permiten configurar el documento Fórmulas: Contiene herramientas para insertar funciones predefinidas de Excel. Datos: Permite obtener datos externos, dar seguimiento a las conexiones de la hoja con otras hojas o fuentes de datos, ordenar y filtrar datos. Revisar: Revisión ortográfico, revisión de cambios. Vista: Mostrar u ocultar reglas, barra de fórmulas, cuadrículas, ampliar o reducir vista del documento, administrar ventanas.

De igual manera los comandos aprendidos en Word funcionan en Excel y en cualquier aplicación de Microsoft. Dejando de lado las barras, veamos algunos puntos importantes que componen la pantalla:

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a.

b. c. d. e. f. g.

Cuadro de Nombres. En este espacio aparece el nombre de la celda, espacio, formula y otros. En este caso, el nombre de la celda es “A1”, es decir, la celda que corresponde a la columna “A” y la fila “1”. Botón para Insertar Fórmula. Este botón permite abrir el asistente de fórmulas, para seleccionar la más adecuada. Barra de Fórmulas. Esta barra muestra las fórmulas utilizadas en una celda en particular. También muestra el texto que digitado en ella. Nombre de Columna. El nombre corresponde a una letra del alfabeto iniciando con la “A” Número de Fila. Identifica la fila con un número consecutivo que empieza en 1. Hojas. Representa cada una de las partes que componen un libro de Excel y en la cual se realizan las operaciones requeridas. Área de trabajo: Es la hoja o cuadrícula formada por filas y columnas.

3. Particularidades del MS-Excel Aunque los botones y menús de Excel son similares y se comportan de igual manera que los de Word, existen otros botones que brindan formato especial a los datos como estos:

Números: 1.

2.

3. 4. 5.

Estilo Moneda: Al presionar este botón se despliega los signos de monedas que se anteponen al número (¢). Estilo Porcentual: Este botón permite convertir el número digitado en su forma porcentual, es decir, le coloca el símbolo de porcentaje (%) al final del número. Estilo coma: Le da formato de decimales al número, es decir, coloca una coma y dos ceros al final de la cantidad. Aumentar decimales: Cada vez que se presiona este botón se le agrega un decimal al número. Disminuir decimales: Cada vez que se presiona este botón se le sustrae un decimal al número.

Funciones: 1.Autosuma: Cuando se presiona se efectúa automáticamente una suma 2. Llenado: Sirve para rellenar series en las celdas, además de otras funciones específicas. 3. Borrar: Limpia todos los formatos y datos dentro de la hoja

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4. Inclusión de datos en MS-Excel La hoja electrónica se encuentra dividida por líneas horizontales y verticales que forman pequeños rectángulos denominados “celdas”. Las celdas tienen un alto y un ancho predefinido que puede variarse. Un grupo de celdas seleccionadas que se representa con el nombre de la primera celda, dos puntos “:” y el nombre de la última celda, se conoce con el nombre de “rango.” En cada una de las celdas de la hoja electrónica se pueden introducir números, letras o fórmulas para realizar cálculos. Todo lo que se digite aparece tanto en la celda activa, es decir, la celda sobre la cual se está realizando la operación, como en la barra de fórmulas. Para que dicha información sea definitiva en esa celda existen tres formas de indicárselo a Excel: a. La primera y más común es oprimir la tecla “Enter” o “Intro.” Con esta acción se acepta el dato digitado y el cursor se desplaza a la siguiente celda de la misma columna. b. La segunda es dar un clic en el “Check” o signo de “Revisado” que se ubica en el extremo izquierdo de la barra de direcciones, junto al botón para insertar fórmulas. Al hacerlo se acepta el dato digitado y el cursor permanece en la misma celda sin desplazarse. c. Por último, podemos aceptar el dato digitado desplazándonos con las flechas de movimiento. En todos los casos es preciso ejecutar una acción para aceptar el dato, pues de lo contrario Excel no sabrá qué hacer con él.

Tipos de datos en MS-Excel  Crear una hoja de cálculo es muy sencillo si se introducen correctamente los datos mediante el teclado.  Primero se debe definir el esquema del documento para escribir los títulos, rótulos o etiquetas. Una vez definido el formato, pueden introducirse los datos numéricos y fórmulas para realizar las operaciones, seleccionando la celda para el fin.  Las celdas se seleccionan desplazando el cursor con las flechas de dirección que se encuentran al lado derecho del teclado alfanumérico.  Se debe recordar que si se va a realizar una operación matemática en una fila o columna, deben de estar llenas con datos numéricos.

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Datos Alfanuméricos Son cadenas de caracteres que se introducen en una celda seleccionada y se utilizan para representar títulos, letreros, cadenas de números que contienen guiones o barras, direcciones, etc. Si se introducen por ejemplo, números mezclados con letras, Excel los asume como un letrero y no como cantidades numéricas por lo que predefinida mente alinea los datos a la izquierda de la celda. Datos Numéricos Cuando se introducen números, Excel los reconoce como tales y los alinea a la derecha en la celda. O sea, son tomados como cantidades numéricas con las cuales se van a realizar operaciones matemáticas o cálculos. Todo número que se introduce es considerado como tal a menos que se le especifique lo contrario, en tal caso, se les conoce como “valores”, por lo tanto al introducir números, no se debe introducir ni signos monetarios, ni porcentajes, ni espacios porque automáticamente lo toma como una cadena de caracteres y no como un dato numérico.

5. Modificación de datos en MS-Excel Para modificar los datos digitados en una celda podemos: 1. Si aún no se han aceptado los datos, o sea, no se ha presionado enter, o desplazado con las flechas de movimiento, u oprimido el botón “Aceptar”, basta con dar un clic en la barra de fórmulas y utilizar las flechas de desplazamiento para ubicarse en el error y corregirlo. Luego simplemente se aceptan los datos digitados con cualquiera de los 3 métodos indicados.

2. Si ya se han aceptado los datos, ubicarse en la celda que contiene el dato a modificar y pulsar la tecla “F2” con lo que se activará el dato en la barra de fórmulas. Cuando esto sucede, dar clic en la barra de fórmulas y proceder a realizar la modificación y aceptarla.

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Desplazamiento a través de la hoja de cálculo Se escoge la opción de Buscar en Inicio del Menú principal. O tecleando Ctrol B. También puede utilizar el comando “Ir a” de la pestaña Inicio del menú principal o hacerlo en forma rápida tecleando Ctrol I en donde se desplegará una pantalla como la siguiente para que escriba su referencia.

Selección de Celdas y Rangos El lugar donde se encuentra el cursor es una celda seleccionada, pero puede seleccionarse un grupo o rango de celdas con el ratón o mediante el teclado: 1. Colocar el puntero del mouse en la primera celda del rango a seleccionar 2. Pulsar el botón izquierdo y mantenerlo presionado mientras se arrastra el ratón hasta la última celda de selección. 3. Soltar el botón y el rango de celdas quedará remarcado como se muestra seguidamente.

6. Formato, contenido, resultado. Formato Tal y como hablamos en Word, podemos copiar el formato que posee una celda en otra celda o en un rango de celdas. Es necesario aclarar que con las acciones que vamos a realizar, única y exclusivamente se duplicará la forma en que se presenta el resultado en una celda.

1. Seleccione la celda que tiene el formato que desea copiar dando un clic en la misma. 53

2. Una vez seleccionada, damos un clic en el icono para copiar formato que tiene la imagen de una brocha amarilla y que se ubica en la barra de botones con una imagen similar a esta: 3. Al dar el clic veremos cómo la celda seleccionada es bordeada por guiones en movimiento y junto al cursor del Mouse se muestra una pequeña brocha. 4. Posteriormente pegamos el formato así: a. Si deseamos pegar el formato copiado en una sola celda, simplemente damos un clic sobre ella y de inmediato se nos mostrará el cambio, por lo que la celda se verá con un formato igual a la otra. b. Si deseamos pegar el formato copiado en un rango de celdas, damos un clic en la primera celda del rango, mantenemos el clic oprimido y desplazamos el Mouse para que se marquen todas las celdas del rango deseado. Cuando terminamos, simplemente soltamos el clic y la modificación se realizará.

Contenido Teniendo en cuenta que el formato sería algo así como la forma en que se viste una celda, podemos decir que el contenido corresponde a las fórmulas, números o caracteres que se encuentren digitados en cada celda, es decir, el contenido viene a ser como lo que hace la celda para existir. Resultado Si el formato es como se viste la celda y el contenido lo que hace, podemos decir que el resultado es lo que muestra. En otras palabras, si tenemos una fórmula que suma =+2+2, el formato sería el color marrón y la letra cursiva que se aprecia, el contenido es la fórmula en sí y el resultado, o sea lo que se muestra, sería 4.

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Tema 10 En este segundo tema de Excel veremos los siguientes puntos: 8. Insertar y eliminar filas y columnas. 9. Operaciones Básicas: a. Suma b. Resta

1. Insertar Filas o Columnas en MS-Excel Insertar una Fila En ciertos casos es necesario insertar una fila en la hoja para colocar datos importantes que fueron brindados posteriormente. En nuestro caso, se nos ha pedido que le agreguemos vainicas al arroz, y para insertarla se procede así: 1.

Movemos el cursor hasta el número 5 que identifica la fila. Observe como el cursor cambia de forma y se convierte en una flechita negra que apunta hacia la derecha. 2. Cuando el cursor se convierta en la flechita negra, damos un clic derecho para que se despliegue el menú contextual que contiene la opción insertar y tendrá una apariencia como esta:

3. Damos un clic en la opción “Insertar” e inmediatamente se insertará una nueva fila en la posición 5, por lo que las Papas ahora estarán en la fila 6 y de ahí en adelante todos se reenumeran. 4. En la nueva fila 5 vamos a digitar “1” en la cantidad, “Vainicas” en material, “800” en costo y realizamos la multiplicación correspondiente. Fíjese cómo se actualizan automáticamente todos los totales, el descuento y lo que debe aportar cada uno, quedando nuestro cuadro así:

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5. Ahora vamos a insertar dos filas más para que nuestro cuadro se vea así:

Recordemos que en Excel, como en casi todos los programas de computadora, tenemos más de una manera de realizar la misma acción, por lo que nosotros podemos realizar la inserción de nuevas filas utilizando la siguiente secuencia de

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órdenes desde el menú “INICIO” – “Celdas” – “Insertar” – “Insertar filas de hoja” tal y como se ve en la siguiente imagen:

Insertar una Columna En oportunidades, al igual que sucede con las filas, es necesario insertar una columna. En Excel, las nuevas columnas siempre serán insertadas a la izquierda de la columna seleccionada o actual. Nosotros vamos a insertar una nueva columna luego de Material para indicar la unidad del material, para lo que procederemos así: 1. Movemos el cursor hasta la parte superior de la columna C, que corresponde al “Costo”, para seleccionarla. Fíjese cómo, al igual que en la fila, el cursor cambia a una flechita negra que apunta hacia abajo. Cuando el cursor cambie, damos un clic para seleccionar la columna. 2. Una vez seleccionada la columna, damos clic derecho para que se despliegue el menú contextual que contiene la opción “Insertar.” 3. Seleccionamos la opción “Insertar” y de inmediato aparece la nueva columna en la posición “C”. Obsérvese que la columna “Costo” que era la “C” es ahora la columna “D” y en su lugar se ha creado una nueva columna “C” en blanco. 4. A la nueva columna le vamos a poner por título “Unidad”, y en sus filas, descendentemente, colocamos “Kilo”, “Kilo”, “Kilo”, “Lata”, “Lata”, “Kilo”, “Bolsa” para que se vea así:

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Recordemos que tenemos más de una manera de realizar la misma acción, por lo que nosotros podemos insertar nuevas columnas utilizando la siguiente secuencia de órdenes desde el menú “INICIO” – “Celdas” – “Insertar” – “Insertar Columnas de hoja” tal y como lo hicimos con las filas.

Eliminar Filas o Columnas en MS-Excel Así como en ocasiones se hace necesario insertar filas y columnas, también suele suceder lo contrario y se debe eliminar alguna fila o columna debido a que los datos que se almacenaron ya no son necesarios. El procedimiento de eliminación es similar al de insertado solo que en lugar de seleccionar el comando Insertar, se utiliza el comando eliminar de la siguiente manera: i. j.

Seleccionamos la fila o columna que deseamos borrar. Damos un clic derecho para que se despliegue el menú contextual que contiene la opción “Eliminar.” k. Seleccionamos la opción Eliminar y la fila o columna se ha eliminado, además de que se reasignan los números de fila o las letras de las columnas según sea el caso. También tenemos la opción de eliminar filas o columnas utilizando la secuencia de órdenes desde el menú “INICIO” – “Celdas” – “Insertar” – “Insertar filas de hoja” tal y como se ve en la siguiente imagen:

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2. Operaciones Básicas en MS-Excel: Como se dijo anteriormente, Excel es una hoja de cálculo en la cual se puede realizar múltiples operaciones matemáticas, incluidas la suma, resta, multiplicación y división.

Suma: Se procede de la siguiente manera para realizar una suma: 1. Colocados en la celda “B5”,dar un clic para poder sumar de varias maneras: a. i. Utilizando la funcionalidad de “Autosuma” mediante el icono que luce como la figura, que se localiza en la barra de botones con la forma de una e mayúscula. ii. Al darle clic se presenta una pantalla de fórmula como esta:

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iii. Observe que en la celda “B5” aparece la fórmula de suma con los nombres de las celdas involucradas, así como en la barra de fórmulas. El marco punteado que abarca el rango de celdas que inicia en “B2” y finaliza en “B4” enmarca todos los valores que serán tomados en cuenta para la suma actual. Si es correcto el rango de la suma se da un “Enter” o presionando el botón “Aceptar” junto a la barra de fórmula. b. Agregando celda a celda i. Si no es muy larga la columna o fila resulta sencilla esta opción, que consiste en ir agregando celda por celda al total acumulado de nuestra suma. Para ello se ubica el cursor en la celda en que debe aparecer el total, (para este ejemplo la “B5”). ii. Estando en esa celda se oprime la tecla de adición “+” seguidamente se le da clic a la cela “B2” o se escribe el número de celda “B2” seguido de un “+” y así sucesivamente hasta abarcar todas las celdas a sumar. iii. Nótese que cada celda que se agrega a la suma tiene un color distinto asignado por el Excel, con la intención de facilitarnos la corrección en caso de error. iv. Por último se da “Enter” o se presiona el botón “Aceptar” junto a la barra de fórmula. Resta: Para realizar una resta proceder así: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Modifique la celda “A5” para que se lea “Subtotal” En la celda “A6” digite “Descuento” En la celda “B6” digite “200” En la celda “A7” digite “Subtotal” Dar un clic en la celda “B7” Presionar la tecla de adición “+” y clic en la celda “B5” Presionar la tecla de sustracción “-“ y clic en la celda “B6” apareciendo algo similar a lo siguiente:

8. Para obtener el resultado de la resta simplemente damos un “Enter” o aceptar dando clic en el botón “Aceptar” junto a la barra de fórmulas.

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Tema 11 En esta sesión se verá: 10. Operaciones Básicas: a. Multiplicación b. División 11. Calcular porcentajes.

1. Operaciones Básicas: Multiplicación y División en MS-Excel Ya se realizaron las operaciones de suma y resta. Ahora se verá la multiplicación y la división: 6. En las celdas de la columna “A” en forma descendente digitar “Cantidad” a tipo de título. Luego hacia abajo “1”, “2”, “4”, “2” 7. En la celda “D1” escribir “TOTAL” a. Para realizar la multiplicación a. Dar un clic en la celda “D2” b. Oprimir el signo de suma “+” y luego un clic en la celda “A2” Nótese como en la celda D2 se muestra la letra en color azul y la celda A2 está bordeado por líneas punteadas. c. Ahora colocar el signo de multiplicación

“*” o asterisco

d. Hacer un clic en la celda “C2” Ahora es ésta celda la que está bordeada y se muestra en la celda D2. e. Aceptar la operación dando “Enter” para poder ver el resultado de la operación realizada. Para este ejemplo 800 f. Continuar realizando el mismo procedimiento en las celdas D3, D4 y D5. g. También puede hacer un copiar a la celda D2 marcar las celdas D3, D4, D5 dar “Enter” y obtendrá el mismo efecto.

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8. Cuando se haya digitado todo, la hoja de cálculo tendrá una apariencia similar a esta:

b. Para realizar división: Ya se ha determinado cuánto es lo que se tiene que cancelar por el sabroso arroz con pollo que se acaba de cocinar, y esa cantidad se encuentra en la celda “D8”. Resulta que el monto debe ser compartido por los 4 compañeros colaboradores, y para saber cuánto debe aportar cada uno es así: 1. Primero que nada identificar el rubro digitando “Cada Uno” en la celda “B9”. 2. Ubicar el cursor en la celda “D9” dando un clic para seleccionarla. 3. Oprimir el signo de suma “+” y luego un clic en la celda “D8” Fíjese como en la celda D9 se muestra la celda en color azul y la celda D8 está bordeado por líneas punteadas.

“/”

4. Ahora colocar el signo de división El cursor se quedará parpadeando junto al signo que recién se digitó a la espera de la siguiente instrucción. 5. Dado que son cuatro personas con derecho a una parte de la ganancia, escribir el número “4”. 6. Para obtener el resultado, basta con aceptar la operación dando “Enter”.

Si se han realizado correctamente los pasos del tema anterior, nuestro libro tendrá una apariencia como la que sigue:

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2. Calcular porcentajes. Ya que hemos comprando todos nuestros ingredientes para el arroz con pollo en un solo lugar, y nos hemos convertido en clientes frecuentes de la pulpería en la esquina, el dueño ha decidido variar el descuento ofrecido y, en lugar de rebajar ¢200,00, aplicará un 20% de descuento a la compra. Para calcular cuánto será nuestro descuento procedemos así: 1. En la celda “A7” digitar el porcentaje de descuento o sea 20%. Para ello se escribe 0,20 (que es lo mismo que 20/100) clic sobre el icono de porcentaje

2. 3. 4.

5. 6. 7.

que está en la barra de iconos. Note que se coloca “20%”, ya que como se dijo al describir el icono, multiplica la cantidad digitada por 100 y le añade el signo porcentual. Ubicar el cursor en la celda “D7”, que es la que contiene el monto a descontar. Oprimir el signo igual “=” para indicarle a Excel que se va a realizar una operación. Dar clic sobre la celda “D6”, que contiene el total de lo comprado, para seleccionarla como parte de nuestra operación. Observar que la celda se enmarca con una línea punteada y que su ubicación aparece en la celda “D7”. Seguidamente oprimir el asterisco “*” para la multiplicación. Dar un clic a la celda “A7” que contiene el monto a descontar. Aceptar la operación dando clic en el botón “Aceptar” o presionando el “Enter” 63

8. Se pueden comprobar los componentes del cálculo posicionando el cursor en la celda “D7” y oprimiendo la tecla de función “F2” desplegando algo similar a esto:

Tal y como se ha visto en clase, Excel aplica colores a los diferentes componentes de las operaciones, con el fin de facilitar su visualización en caso de tener un error, o simplemente para comprobar que los datos utilizados son los que realmente se necesitan. Y como los datos utilizados son los correctos, se acepta la operación para que se realice el cálculo. La hoja se verá más o menos así:

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Es importante hacer notar que al cambiar el descuento de 200 a 1400, automáticamente cambia el subtotal de 6800 a 5600 y lo que le toca poner a cada, pasando de 1700 a 1400. Otro aspecto que es necesario hacer ver es que si se varía el porcentaje en la celda “A7”, automáticamente variará el monto del descuento, el total a pagar y lo que cada uno debe aportar.

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Tema 12 En esta sesión se verá: 1. GRAFICOS a. Crear un gráfico b. Darle formato al gráfico c. Personalizar el gráfico d. Modificar su posición

1. Gráficos: Ya hemos visto que conforme vamos trabajando en nuestro libro, los datos se vuelven más voluminosos, complejos y difíciles de entender. Explicar muchas cifras presentando los datos es todo un gran problema y resulta tedioso, por lo que echaremos mano de aquel refrán de nuestros ancestros que decía: “Una imagen habla por mil palabras.” En Excel contamos con una importante herramienta que nos ayuda a comprender rápidamente las relaciones entre conjuntos de datos, y que se conoce con el nombre de análisis gráfico, que es posible mediante la creación de gráficos que pueden ser incluidos dentro de la misma hoja de cálculo donde se encuentran los datos o en otra hoja del mismo libro. Excel muestra en el menú “Insertar” el grupo “Gráficos” que contiene la herramienta de gráficos como se puede ver en la siguiente figura:

El programa cuenta con diferentes tipos de gráficos, pero debe quedar claro que todos tienen en común estar asociados a un conjunto de datos. Excel tiene once tipos de gráficos disponibles, a saber: a. Columna: Corresponden a los formatos estándar para los gráficos, ya que de modo sencillo se pueden mostrar como una barra, los valores que se encuentran en la hoja de cálculo. Incluye un eje horizontal donde se colocan las categorías y un eje vertical para mostrar los datos. Se puede observar los diferentes tipos de gráficos de columnas como es el 2D que muestra los datos en forma plana, el 3D que presenta volumen pues es tridimensional, Cilíndrico, cónico y piramidal, también son tridimensionales. Los diseños planos tienen tres variantes: Columna agrupada que hacen posible comparar datos organizados en filas y columnas; Columna apilada: presenta cada valor seleccionado en forma de columnas o barras, superponiendo las barras en diferentes colores y Columna 100% apilada, 66

igual que la anterior pero con la diferencia es que las barras se relacionan con un porcentaje y no solo con los valores numéricos. b. Línea: Sirve para denotar tendencias de los datos, como ventas mensuales de una empresa, incremento y decremento de contaminación en una ciudad. Estos datos pueden presentarse con puntos marcadores interconectados por una línea. c. Circular: Reproduce los datos en partes que van del centro al borde y que representan un porcentaje del total, es decir, muestra la aportación de cada valor al total graficado. Se pueden observar varios tipos como Circular, Circular seccionado, Circular con Subgráfico circular, Circular con Subgráfico de barras, Circular 3D y Circular Seccionado 3D. d. Área: Permiten comparar visualmente la magnitud de los cambios que se van produciendo a lo largo del evento o de un período. Cada área representa la suma de los valores, permitiendo intuir la relación de cada una de las partes con el todo graficado. e. Dispersión: Son conocidos también como Gráficos XY, representan la relación existente entre los valores numéricos de varias series que normalmente se utilizan para mostrar y comprar valores de tipo científico, estadístico y de ingeniería. Tiene como desventaja que no pueden elaborarse gráficos dinámicos.

a. Crear un gráfico En Excel es muy sencillo crear un gráfico, aunque no se tengan los conocimientos suficientes sobre el tema. SOLO ES NECESARIO contar con datos en una hoja de cálculo para poder seleccionar un rango determinado y efectuar la operación. Los siguientes pasos deben seguirse para crear el gráfico de nuestro arroz con pollo y así determinar en cuál de ellos gastamos más. a. Primero debemos seleccionar los datos que vamos a graficar, que en nuestro caso corresponden a las celdas que van de la “E2” a la “E8”

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b. Luego damos un clic en el menú “Insertar” y ubicamos el grupo “Gráficos” y dentro del grupo “Circular”. Cuando se abra el submenú de los gráficos circulares, ubicamos el grupo 3D para utilizar esa modalidad en nuestro libro.

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c. En cuanto elegimos el gráfico Circular 3D, se creará el mismo con la información de nuestro arroz con pollo. Veremos algo como la imagen que sigue, y podremos apreciar y “Gajos” de diferente color que corresponden a las 7 clases de materiales que poseemos en nuestro libro de Excel. En el extremo derecho del gráfico hay un recuadro que contiene 7 cuadritos con los mismos colores de los gajos, y que están numerados del 1 al 7. Este cuadro se llama “Categorías” y personalizarlo.

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d. Ahora vamos a darle nombre a cada uno de los cuadritos de las categorías para quitarle los números del 1 al 7. Para ello, vamos a dar un clic sobre la pestaña “Herramientas de gráficos” que se ubica en la parte superior del menú. De ese grupo, seleccionaremos la opción “Seleccionar datos”

e. En cuanto demos clic a esa opción se nos abrirá un cuadro de diálogo para que indiquemos el origen de los datos del gráfico. Nosotros, vamos a dar un clic sobre la opción “Editar” que tiene como título “Etiquetas del eje horizontal (categoría)”.

f.

De inmediato se nos abrirá otro cuadro de diálogo para que brindemos el rango de celdas que contienen los nombres de las categorías. En nuestro caso ese rango serán las celdas del “B2” al “B8”. Para indicarlo debemos dar un clic en el icono que se ubica al lado derecho del cuadro de texto y que tiene una flechita roja (Para una mejor identificación lo hemos encerrado en un círculo rojo).

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g. Se nos presenta otro cuadro de diálogo para dar el rango, y de nuevo vamos a dar un clic en el icono que se ubica al lado derecho del cuadro de texto y que tiene una flechita roja (Para una mejor identificación lo hemos encerrado en un cuadro rojo).

h.

Es en este momento que podemos dar un clic sobre la celda “B2” y mantenerlo para marcar hasta la “B8”. Al terminar de marcar el rango, soltamos el clic y el cuadro se verá así:

i.

Ahora volvemos a dar un clic sobre el icono del extremo derecho para aceptar el rango, con lo cual se nos volverá a presentar el otro cuadro de diálogo que se verá así:

j.

Fíjense que junto al icono ahora aparecen los nombres de los materiales de nuestro arroz con pollo, por lo que solo nos resta dar un clic en el botón “Aceptar” para completar la selección del origen de los datos. En este momento el cuadro de diálogo se verá así:

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k. Aquí también deberemos dar un clic sobre el botón “Aceptar” para que nuestra selección quede en firme sobre el gráfico que se verá así:

l.

Vamos a colocarle un título a nuestro gráfico, para lo cual daremos un clic en el menú “Presentación” para localizar la opción “Título del Gráfico” en la cual se mostrarán varias opciones para el título, como se ve aquí:

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m. Nosotros vamos a utilizar el título “Encima del gráfico.” Lo que abrirá un cuadro de texto en el gráfico para que escribamos el título del gráfico. n. También, algunas veces es preciso colocar los valores de cada gajo en el mismo gráfico, así que vamos a dar un clic derecho sobre los gajos para que se nos despliegue el siguiente menú contextual que nos ofrece la opción “Agregar etiquetas de datos.”

o. Al dar clic sobre esa opción, aparecerán los valores de cada material de nuestro arroz con pollo dentro del respectivo gajo del pastel. p. Podemos personalizar esas etiquetas dando un nuevo clic derecho sobre el gráfico para que nos aparezca de nuevo el menú contextual, donde podremos ver la activa la opción “Formato de etiquetas de datos” que nos da la oportunidad de realizar cambios y cambiar muchas características de etiquetas.

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q. Con un clic sobre esa opción tendremos acceso a ese cuadro de cambio para las etiquetas.

r. Como se nota este nuevo cuadro nos permite insertar en el gráfico el nombre de la serie, que para nosotros es Serie 1, el nombre de la categoría que es lo mismo que colocar el nombre del material, el valor que son el costo total de cada material y el porcentaje que sería el peso o importancia que tiene cada material en el arroz con pollo. También tenemos la posibilidad de establecer la ubicación en que deberán aparecer esas etiquetas dentro del gráfico. Nosotros vamos a seleccionar la opción de porcentaje para que nuestro gráfico se vea así:

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b. Otras opciones de formato Al igual que en Word, se puede personalizar el gráfico agregándole color de fondo, cambiando su fuente y muchas otras cosas más. Por ejemplo le vamos a colocar un color de fondo al gráfico, y se logra de la siguiente manera: 1. Primero damos un clic derecho sobre el plano del gráfico, es decir en el espacio en blanco dentro del marco. Al hacerlo se nos desplegará el menú contextual que contiene la opción “Formato del área del gráfico” y que se ve así:

2. Al seleccionar esta opción se nos abrirá la siguiente ventana para escojamos la opción que cumpla con lo que deseamos hacer con el gráfico. De primera entrada nos presenta el primer grupo de opciones se llama “Relleno” y nos permite colocarle un color sólido o degradado, una imagen o textura al plano del gráfico y se trabaja igual que lo hicimos en el Word con las formas.

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El segundo grupo de opciones se llama “Color del borde” y nos permite colocarle o no el borde a nuestro gráfico. Por omisión viene con línea sólida, pero se la podemos quitar para que no se note división entre nuestra hoja y el gráfico.

El tercer grupo de opciones se llama “Estilos de borde” y nos permite modificar los bordes indicando su grosor, el tipo de borde que deseamos sabiendo que compuesto se refiere a más de una línea a la vez y guión al tipo de guiones que se desean en el borde. El remate y la combinación se refieren a la forma en que los bordes se mezclan con el área del gráfico. Las flechas son para las líneas que colocan los gráficos lineales o de área. Al activar la opción de esquinas redondeadas los bordes no tendrán esquinas puntiagudas, sino que serán sin filos. Para poder acceder a las opciones que nos ofrece cada una de los posibles cambios que podemos realizar, es necesario dar un clic sobre la flechita que se ubica en el extremo derecho de cada apartado, igual que lo hemos venido haciendo con las opciones de menú en el Word.

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El cuarto grupo de opciones se llama “Sombra” y nos permite colocarle una sobra al gráfico en general, pudiendo utilizarse una de las que vienen preestablecidas en Excel. Se puede escoger el color de la sombra, la transparencia de la misma que sería algo así como decir cuán fuerte será, el tamaño que nos permite indicar que tan grande será la sombra, que podría asemejarse al tamaño de nuestra sombra en el transcurso del día. El desenfoque corresponde a la nitidez de la sombra, el ángulo a la posición en que aparecerá la sombra, y la distancia nos permitirá determinar cuán alejada del gráfico estará la sombra. Al igual que con las otras opciones, para poder acceder a las opciones que nos ofrece cada una de los posibles cambios que podemos realizar, es necesario dar un clic sobre la flechita que se ubica en el extremo derecho de cada apartado, o bien desplazar los ajustes que presentan.

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El quinto grupo de opciones se llama “Formato 3D” y nos permite establecer si el área del gráfico tendrá o no apariencia tridimensional. Podemos hacer que el área del gráfico tenga la parte superior o inferior con diferentes apariencias, lo que nos permitirá verlo como si estuviera en una burbuja, un bloque y muchas otras más. También es posible modificar el material para que se vea aún con mayores efectos.

El último grupo de opciones se llama “Giro 3D” y nos permite establecer la forma en que el gráfico se posicionará, utilizando los ejes X y Y para realizarlo.

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Para finalizar diremos que además del área de gráfico se pueden aplicar características especiales en el gráfico mismo, y que las opciones disponibles para ellas se obtienen dando un clic derecho sobre el grafico en sí, lo que nos presentará la siguiente ventana:

Nótese que para los gráficos se ofrecen las opciones de relleno, color de borde, estilo de borde, sombra y formato 3D, que funcionan de la misma manera que funcionan para el área del gráfico. Con estas opciones podemos obtener un gráfico realmente sorprendente. Cambiar la posición del gráfico Algunas veces luego de realizar la personalización del gráfico, éste resulta ser muy pequeño como para mantenerlo en la misma hoja que los datos, así que resulta muy útil Mover el gráfico a una nueva ubicación. Esto lo conseguimos utilizando la opción “Mover Gráfico” que se encuentra en el grupo “Ubicación” dentro de la barra de herramientas de gráfico. Al dar un clic sobre esta opción se nos presentará la siguiente ventana:

La primera opción “Hoja nueva” insertará una hoja nueva con el nombre “Gráfico 1” y dentro de ella el gráfico que creamos abarcando todo el alto y el ancho de la hoja. La segunda opción “Objeto en” inserta el gráfico en la misma hoja en que tenemos los datos, que es la opción por omisión. 79