Beratungsbrief Nr. 35

Wir beraten Sie gerne!

Sehr geehrte Damen und Herren, wir begrüßen Sie recht herzlich zu unserem Beratungsbrief. Sie erhalten diese E-Mail als Kunde oder Interessent der Egon Heimann GmbH. Die Egon Heimann GmbH beschäftigt sich hauptsächlich Bürorationalisierung, die sich auf die folgenden Felder erstreckt: vergrößern

A

Classei-Sofort-Ordnungs-System Ablagesysteme, Schriftgutverwaltung, Aktenorganisation

B

ZPM Zeit-, Aufgaben- & Terminplanung

C

Carma-Organizer Software für Adressenverwaltung, Dokumenten-Management, Literaturverwaltung und ZPM

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Classei-Bereich: Schriftgut- und Schreibtisch-Organisation Weitere Informationen hier

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Wir müssen uns bei Ihnen entschuldigen, dass wir eine so lange Pause bei den Beratungsbriefen eingelegt haben. Wir könnten einiges als Entschuldigungsgründe anführen, eins aber sicher nicht, dass uns nichts mehr eingefallen ist, über das wir schreiben könnten. Gerade auf unserem Gebiet der Organisation und Ordnung, insbesondere im Büro und in der Verwaltung, geht der Stoff nie aus. Wir haben die Zeit auch genutzt, um einige Neuheiten in die Pipeline zu geben. Wenn technisch eine neue Sache fertig ist, dauert es doch immer noch eine nicht unwesentliche Zeit, sie auf den Markt zu bringen. Wichtig ist bei zu planenden Neuerungen, dass Sie, der Kunde, uns sagen, wo Ihre Probleme sind und was Sie sich an Verbesserungen wünschen. Machen Sie deshalb lebhaft Gebrauch davon, wenn Sie etwas zu kritisieren haben, was Ihnen nicht gefällt, was Sie gerne anders hätten usw. Dabei dürfen Sie uns auch sagen, was Ihnen gefällt. Das spornt uns an, es noch besser zu machen. Bei unseren Beratungsbriefen besteht ein grundsätzliches Problem, das wir schon früher angesprochen hatten. Laufend kommen neue Kunden hinzu. Sie wollen sofort wissen, wie sie z.B. das ClasseiOrdnungssystem für ihre Zwecke am besten und schnellsten einsetzen können. Nun ist ja gerade das Classei-System so simpel

(nicht in der geistigen Bedeutung von einfältig!), dass alle, die Orgatec 2006 weltgrößte Büromesse Erfahrung damit haben, meinen, dass müsste doch sofort jedes Kind wissen. Aber gerade durch die Einfachheit ergeben sich mehr Classei ist dabei Einsatzmöglichkeiten.

Wir haben einen Classei-Infostand auf dem Office Forum 2006 vom 27.–28.Oktober 2006 innerhalb der Orgatec in Köln Nähere Info siehe: www.office-forum-2006.de Das Office Forum ist das jährliche Treffen von Office Professionals aus ganz Deutschland. Hier werden die aktuellen Trendthemen präsentiert und diskutiert. Kompetente Referenten treffen auf erfahrene Profis und verleihen der gesamten Office-Branche neue Impulse.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass kompliziertes Denken eine Hürde ist. Auf den Messen haben wir häufig erlebt, dass wir gerade mit Experten, Organisationsberatern und Fachleuten, auch in größeren Unternehmen, unendlich lange Gespräche führen mussten, um ihre Gedanken-festungen in Bezug auf Schriftgutverwaltung und Schriftgut-organisation zu knacken. Einmal fragte mich ein Organisationsleiter im größten Konzern Deutschlands, ein Herr von …, ein Adeliger mit Monokel, nach einem solchen intensiven Gespräch „was haben Sie denn eigentlich gegen den Ordner“ (gemeint war der übliche Briefordner, besser bezeichnet als Hebelordner). Da platzte mir der Kragen und ich tat etwas, was ein Verkäufer bei Todesstrafe nicht tun darf. Ich sagte ihm: „Mir ist es egal, ob ich Ihnen etwas verkaufen kann oder nicht. Ich sehe, Sie sind bis zur Halskrause voller Vorurteile. Gesunde logische Argumente schlagen bei Ihnen nicht an. Mein letzter Versuch ist, Sie zu bitten, hier meine Artikelserie in der Fachzeitschrift „Das rationelle Büro“ zu lesen, wobei ich ihm die Hefte übergab. Plötzlich steht er auf und rief aus: Ich schreibe ja auch für diese Fachzeitschrift. Damit war das Eis gebrochen. Er wurde nicht nur Kunde, wir waren danach jahrelang freundschaftlich verbunden. Heute wollen wir etwas Grundsätzliches sagen zum Thema:

Schriftgut- und Schreibtisch-Organisation Aktenstapel verhindern zügiges Arbeiten Aktenstapel auf dem Schreibtisch verhindern zügiges konzentriertes Arbeiten und erschweren die Übersicht. Überall in den Büros sieht man auf den Schreibtischen mehr oder weniger hohe Papierstapel. Das steht in deutlichem Gegensatz zu den sonst so modern eingerichteten Büros mit den fortschrittlichsten Büromaschinen und Computern. Hat man bisher gehofft, damit die Papiernöte zu überwinden, kann man diese Hoffnung nur noch bei unverbesserlichen Optimisten antreffen. Niemand liebt die Papierstapel. Jeder hat sie. Kaum einer kann sie verhindern. Wie kommt es dazu?

Der Arbeits- und Papierstau Ein Papierstapel ist nichts anderes als ein Papierstau. Wie entsteht ein Stau? Ein Stau dürfte dann entstehen, wenn ein Engpass besteht, der Zufluss größer ist als der Abfluss. Welche Abhilfe gibt es? Folgende Alternativen gibt es: 1. Der Zufluss wird gestoppt oder reduziert 2. Der Zufluss wird ganz oder teilweise umgeleitet. 3. Der Engpass wird vergrößert oder beseitigt. 4. Der Abfluss wird verstärkt. Zur Einleitung solcher Maßnahmen sind hilfreich die Übersicht über Art und Größe des Zuflusses, des Engpasses und der Möglichkeiten der Umleitung. Über Arbeits- und Papierstaus an den Arbeitsplätzen in den Büros, die überall zu beobachten sind, wollen wir uns daher Übersicht verschaffen. Wir wollen sie analysieren und überlegen, wie die genannten 4 Alternativen angewendet werden können.

Der Arbeitsstau Der Umsatz steigt, der Konkurrenzdruck wird größer, die Aufgaben wachsen, die Wünsche werden größer, die interessanten Informationen nehmen zu, die technischen Möglichkeiten steigern sich, das notwendige Wissen nimmt überhand, die Verantwortung wächst. Das ist der Zufluss, der auf den '24Stunden-Engpass des Menschen' stößt. Durch hektische Aktivität, lange Arbeitszeiten, schlaflose Nächte, Kaffee, Zigaretten, Pillen (neuerdings sogar Drogen) wird versucht, den Engpass zu erweitern. Das gelingt aber nur zum Teil oder nur für eine bestimmte Zeit. Hier spielt auch Psychologisches hinein. Hektik unterbindet schöpferische Gedanken. Das wirkt sich so aus, dass man sich unbewusst in Routinearbeiten und unproduktives Tun ergeht. Unbedeutende Kleinigkeiten werden dann erledigt, Aktenberge gewälzt, in Akten geblättert. Gerade das letzte scheint uns oft ein willkommenes Alibi zu sein. Wie anders ist es zu erklären, dass Sammelakten in Form von Briefordnern, Schnell- und Hängeheftern, umfangreichen Loseblattablagen, so beliebt sind. Das mag manchem Leser völlig übertrieben erscheinen. Viele aber, die die geschilderten Zeit- und Schreibtischprobleme haben, werden manches Bekannte wiederfinden. Bezogen auf den einzelnen Arbeitsplatz müssen wir uns daher zuerst Übersicht über Art und Größe des Zuflusses verschaffen. Das geschieht am besten schriftlich auf Planblättern. Sortiert nach Dringlichkeit und Wichtigkeit werden sie auf Plantafeln aufgesteckt. Ist der Zufluss auf Dauer zu groß, muss er reduziert (z.B. Leseprogramm wird verkleinert) oder umgeleitet werden (z.B. andere Arbeitsverteilung). Der Engpass weitet sich meist schon von selbst, wenn nach dem nach Prioritäten festgelegten Aufgabenplan abgearbeitet wird. Dann geschieht wirklich Wichtiges, Produktives und die Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches. Unwesentliches bleibt dann auf der Strecke und erledigt sich oft von selbst. Sie kennen sicherlich den Spruch: Es ist nichts so eilig, dass es sich nicht durch längeres Liegen von selbst erledigt. Der Abfluss kann verstärkt werden durch mehr Delegieren von Aufgaben. Bei den vielen Pleiten heutzutage werden oft Managementfehler verant-wortlich gemacht. Das Grundübel scheint tatsächlich darin liegen, dass die Strategie nicht stimmt. Die Verwirrung darüber, was Wichtig und Unwichtig ist, ist oft selbst bei intelligenten dynamischen Menschen groß.

Dringliche Aufgabe für jede Führungskraft Es gibt nach unserer Auffassung kaum eine dringlichere Aufgabe für eine Führungskraft als Bestandsaufnahme über die täglich einflutende Informationsmassen zu machen. Dann zu bestimmen, was für die eigenen Bereiche wichtig und unentbehrlich ist. Schließlich müssen die leistungsfähigsten Methoden gefunden werden, über die konzentrierten, aber immer noch überwältigenden Datenmengen Herr zu werden. Wir wollen hier auf moderne Verfahren eingehen, die sich auf das analoge DokumentenManagement, also das Paper-Management beziehen. Denn trotz der digitalen Dokumenten-Management-Systeme ist das Papier in der Schriftgutverwaltung immer noch ein nicht zu übersehender Faktor bei der Bewältigung der Datenmengen.

Grundsätzliches zur Schriftgut-Organisation

Es gibt vielfache Gründe, das Schriftgut nicht in Sammelakten, sondern in Einzelakten zu erfassen. Ja, die Einzelakten sollten sogar in mehrere Mappen aufgeteilt werden, wenn sie zu dick und zu unhandlich werden.

Loseblatt-Ablagen Bei Loseblatt-Ablagen ist das ein 'Muss', wenn Sie Freude daran haben wollen. Sobald die losen Stapel in der Mappe zu dick werden, sind sie schwer zu bändigen. Das Ergebnis ist eine 'zerfledderte' Akte, an der zu arbeiten keine Freude ist. Sie trägt mit recht den Namen 'Loseblatt-Ablage'. Schriftgut richtig verpacken Unser Bestreben ist, lose Blätter zu vermeiden, sie vielmehr sachgerecht und doch kostengünstig zu 'verpacken'. Dazu gehört eine geeignete Verpackung. Sie muss sich insbesondere für Dünnakten eignen. Denn in einer ungehefteten Ablage sollten voluminöse Loseblatt-Schriftgutbehälter weitgehend vermieden werden. In diesem Fall ist die Bezeichnung 'ungeheftete Ablage' treffender, denn gut verpackte Schriftstücke sind keine losen oder 'fliegenden' Blätter. Warum das Risiko der Loseblatt-Ablage? Sie werden sich fragen, warum sollte ich denn überhaupt die Loseblatt- oder ungeheftete Ablage der gehefteten vorziehen. Die geheftete Ablage gestattet mir dünne und dicke Akten zu führen ohne dass die besagten Nachteile auftreten. Heften kostet viel Zeit! Der wichtigste Grund ist zweifellos der, dass Sie nur einen Bruchteil der Ablagezeit benötigen wie bei der gehefteten Ablage. In einem Fall haben wir ermittelt, dass das Abheften (Zwischenheften) eines Schriftstücks in einen Briefordner oft z.B. 12-mal so lange dauert wie das Ablegen in eine Einzelmappe. Wir haben ja nichts dagegen, wenn Leute am Abheften Spaß haben und die Zeit dafür aufwenden wollen. Meist überlässt der Chef diese Arbeit aber seinen Mitarbeitern. Darum merkt er nicht, wie viel Personalkosten er dafür bezahlen muss. Übrigens haben wir immer wieder bei unserer Organisationsberatung feststellen können, dass das Personal nicht besonders von den Abheftarbeiten erbaut ist. Sie 'drückten' sich gerne davor. Ein Einkaufsleiter einer großen Pharmazeutikfirma sagte uns einmal: "Seit Einführung der dünnen Vorgangmappen, die vom Sachbearbeiter geführt werden, haben wir unser großes Problem der Ablage völlig vom Tisch. Früher wurden die erledigten Vorgänge in einen Ablagekorb gelegt. Sie wurden dann in einem Turnus von 'Azubis' in Briefordnern abgeheftet. Oft kam es nun vor, dass ein Azubi genau an Tag fehlte, an dem er an der Reihe war, abzulegen. So schwollen die Ablagekästen an und viel Zeit vom gesamten Büropersonal ging drauf, einzelne Vorgänge zu suchen." Was uns hier besonders interessiert ist, dass wir auf diese Weise zwar den Schreibtisch des Sachbearbeiters oder der Führungskraft schnell frei bekommen. Da die in den Ablagekorb abgelegten Schriftstücke aber häufig zu einem noch in Arbeit befindlichen Vorgang gehören, werden sie immer wieder gebraucht. Viel Sucharbeit ist die Folge. Selbst wenn die Bearbeitung eines Vorgangs abgeschlossen ist, ist er noch so 'frisch', dass oft genug darauf zurückgegriffen werden muss.

Sofort-Ordnung am Schreibtisch sehr wichtig Es geht daher kein Weg daran vorbei, sofort für Ordnung am Schreibtisch zu sorgen. Unter 'sofort' verstehen wir, möglichst vor Beginn der Bearbeitung. Gerade das aber werden die meisten Führungskräfte, die etwas auf sich halten, strikt ablehnen. Nun, dann werden sie Papierstöße auf dem Tisch, unrationelles Arbeiten, viel Sucharbeit, Hektik, planloses Hin und Her und nervliche Belastungen in Kauf nehmen müssen.

Delegieren Natürlich gibt es für Führungskräfte auch den Weg des Delegierens. Die eingehende Post könnte schon von Ihrer Sekretärin in Orga-Mappen 'aufbereitet' werden. Oder Sie könnten z.B. folgendermaßen vorgehen: Sie erhalten einen Brief, den Sie beantworten, indem Sie dazu auf Kassette diktieren. Sie geben dann den Brief mit Kassette, vielleicht schon eingesteckt in eine Orga-Mappe, Ihrer Sekretärin. Sie schreibt den Brief und dazu einen Quick-Tab, den sie auf die Orga-Mappe aufsetzt. Die Briefkopie mit den dazugehörigen Unterlagen legt sie in die Mappe und stellt sie bei sich oder bei Ihnen ab. Wenn Sie den Vorgang zurückhaben wollen, bekommen Sie einen komplett eingerichteten Vorgang, vielleicht sogar mit einem aufgesetzten Terminreiter, wenn ein fester Termin zu beobachten ist. Noch besser, Sie überlassen diese Arbeit Ihrem Sekretariat.

Schneller Zugriff Wenn Sie jetzt diese Orga-Mappen mit Beschriftungs-Tab in einer Orga-Box abstellen, haben Sie schnellsten Zugriff zu der einzelnen Akte. Da es sich um Dünnmappen handelt, Sie erinnern sich, in o.a. Beispiel hatten wir für nur einen Brief und eine Antwortkopie eine Orga-Mappe angelegt - gibt es nicht mehr viel zu blättern und auch nicht abzuheften. Vielleicht wächst der Vorgang aber, aus zwei Blättern werden 10, 20, 30, 50 ja 100 oder 200! Bis 50 Blatt brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, auch 100 Blatt gehen ohne weiteres noch in die normale Standardmappe mit einer 130 g/qmQualität.

Was ist mit dicken Akten? Spätestens aber ab 100 Blatt - und das ist schon ein ganz respektabler Vorgang - sollten Sie eine zweite Orga-Mappe anlegen. Die jüngsten Schriftstücke kommen da hinein. Auf der alten Mappe können Sie das Datum des letzten abgelegten Belegs vermerken. Beide Mappen stellen Sie zunächst zusammen in Ihrer Box ab. Sollten noch weitere Mappen hinzukommen, können Sie diese Mappen, die zu einem Vorgang oder Sachbegriff gehören, in einem Dehnsammler zusammenfassen. Der Dehnsammler fasst bis zu 60 mm Papier. Das ist soviel wie Sie maximal in einem Schlitzordner mit 80 mm Rückenbreite abheften können. Bei unserer Mappenablage hat sich aber automatisch eine flexible Unterteilung ergeben. Sie können jetzt im Gegensatz zum Hebelordner direkt auf eine Mappe zugreifen, wobei Ihnen der Reiter optische Wegführung gibt und das Hin- und Herwälzen des Papierstapels entfällt.

Bewegte Massen klein halten Da bei einem Vorgang meist nur das jüngste Schriftgut als Referenz benötigt wird, genügt Ihnen die letzte Mappe, die nur wenige Schriftstücke enthält. Es ist also nur wenig Papier zu bewegen. Hier wird ein Prinzip in der Schriftgut-

Organisation angewendet, ohne das die Technik nicht auskommt, nämlich, bewegte Massen klein halten. Nach diesem Prinzip ist Ihr Automobilmotor gebaut. Sie würden sonst mit Ihrem Auto nicht schneller als eine Postkutsche sein.

Universal-Ablage Ein weiterer Vorteil ist mit dieser Art der Ablage verbunden. Sie brauchen sich jetzt keine Gedanken zu machen, was für Sie die zweckmäßigste Registratur ist; ob Sie einen Hebelordner, eine Hängemappe, Hängehefter, Pendelmappe oder gar eine Dünnakten-Ablage (Einstellmappen) und dann noch von einem bestimmten Hersteller benötigen. Das ClasseiOrdnungssystem ist universell einsetzbar. Es eignet sich für alle Ablagen in Formaten bis DIN A4 oder sogar DIN A3. Wir glauben aufgezeigt zu haben, dass sich besagte Orga-Mappen sowohl für Sammel-, dicke Vorgang- wie auch für Dünnakten gleichermaßen eignen. Der entscheidende Trick liegt in der Verwendung von extrem dünnen Mappen. Seltsam, dass der oberflächliche Beobachter darin gerade einen wesentlichen Nachteil sieht. Aber es ist hier wie bei einem Hausbau. Bei großen Fertigelementen können Sie nur groß gerasterte Grundrisse verwirklichen, während sie mit kleinen Bausteinen universell planen können.

Geheftete Ablage Das ungeheftete Ablegen der Schriftstücke in eine Orga-Mappe schließt nicht aus, dass der Inhalt geheftet wird. Entsprechendes Zubehör, wie von uns entwickelte selbstklebende Heftvorrichtungen, macht das möglich. Sie sind besonders dünn und damit wenig auftragend (Raumersparnis!). Diese Arbeitsweise hat den Vorteil, dass Sie zunächst die Zeitersparnis der ungehefteten Ablage haben. Wenn Sie später abheften wollen, geht das Heften en bloc wesentlich schneller vonstatten als das Abheften einzelner Blätter. Ob und wann Sie heften, liegt allein bei Ihnen. Später, wenn Sie Erfahrung gesammelt haben, werden Sie immer weniger heften. Sobald eine Mappe unhandlich wird, werden Sie lieber eine weitere Mappe hernehmen als zu heften und in einer dicken Akte das ältere und kaum gebrauchte Schriftgut immer mitzuschleppen. Geeignete Ordnungsmittel Fehlende geeignete Ordnungsmittel für die Schreibtisch-Organisation haben Loseblatt-Papierstapel zur Folge. Hierfür wird eine Methode benötigt, die das sofortige geordnete Erfassen kleinster und größerer Vorgänge ohne bemerkenswerte Mehrarbeit gestattet. Das Classei-Schnellordnungs-System stellt eine solche Methode dar. Stehfähige dünne Orga-Mappen kaum teurer als ein großer Briefumschlag - nehmen alle Vorgänge von 1 Blatt bis max. 200 Blatt auf. Ein selbstklebender Reiter, Quick-Tab genannt, kennzeichnet den einzelnen Vorgang. Die Orga-Mappen werden in Orga-Boxen abgestellt. Sie finden Platz in der Schreibtischschublade, in einem Regal oder können wie eine Kartei auf jeder freien Fläche hingestellt werden. So ist eine schnelle zugriffsichere Ordnung am Arbeitsplatz gewährleistet. Weglegen = Ablegen Für jede weitere Bearbeitung steht Ihnen der einzelne Vorgang in einer geschlossenen Mappe griffbereit zur Verfügung. Neue Schriftstücke legen Sie einfach obenauf in die Orga-Mappe. Die rechte bzw. untere Seitenklappe der

Orga-Mappe dient als Anschlag. Die linke/obere Klappe bleibt unter den Schriftstücken liegen. Sie kann zur Abteilung des Schriftguts oder Sicherung beim Transport herangezogen werden. Das Ablegen geht so schnell wie das Weglegen in einen Ablagekorb. Nur jetzt entfällt das Suchen in Aktenstapeln im Ablagekorb. Sortieren und Abheften in Hebelordnern oder Hängemappen ist überflüssig. Loseblatt-Handhabung am Schreibtisch gehört der Vergangenheit an. Wenn Sie nur Schriftstücke abzulegen haben und den Vorgang nicht benötigen, können Sie auch direkt in die in der Box abgestellten Classei-Mappe ablegen. Hierzu genügt es, die Mappe etwas aus der Orga-Box herauszuziehen und das Schriftstück hineinfallen zu lassen. Eleganteste Methode Die Vorgangweise Sofort-Ablage in direkt beschrifteten Namensmappen ist die organisatorisch eleganteste Methode. Alle Schriftstücke zu einem Vorgang sind beisammen und bleiben beisammen, auch nach Weiterleitung in die Zentral-Registratur oder Altablage. Zusammensuchen der Schriftstücke bei späteren Rückgriffen entfällt. Zu stark anwachsende Mappen werden wie bei allen Registraturen durch neue Mappen ergänzt. Schließungs- und Eröffnungsdatum können Sie auf den Quick-Taben vermerken. Vielfältige Ordnungsmöglichkeiten Grundsätzlich können Sie im Classei-System die gleichen Ordnungs-techniken anwenden wie bei Ihren bisherigen Registraturen. So können Sie auch wie beim Briefordner in vorbereiteten Registermappen A - Z ablegen. Das ist aber nur dann empfehlenswert wenn Sie nur einzelne Schriftstücke haben, die voraussichtlich keinen mehrseitigen Vorgang bilden. Beispiel: Anfragen von Interessenten, die nicht zu Kunden werden. Aber wenn Sie mit dem ClasseiSystem arbeiten, werden Sie bald feststellen, dass es viel zweckmäßiger ist, für jeden zu bearbeitenden Vorgang sofort eine Orga-Mappe anzulegen. Das ist fast so einfach wie das Aufstecken einer Büroklammer: Tab beschriften, umfalzen, ankleben. Namensbeschriftete Orga-Mappen werden vorgereiht, d.h. B-Namen werden vor A-Namen, C-Namen vor B-Namen usw. abgestellt, damit die ersten Buchstaben direkt sichtbar sind. Zwischenablagen, die nur zur Ordnung am Schreibtisch dienen, können Sie in stationären Dauermappen ablegen. Das können Orga-Dehnmappen oder bei stärkeren Vorgängen Dehnsammler sein. Solche Mappen oder Sammler werden zweckmäßig durchnumeriert. So empfiehlt es sich z.B. 10 Dehnsammler mit aufgesetztem Fensterreiter im Schreibtisch bereitzuhalten. Die Reiter sind von 1 - 10 nummeriert. Kleinste Vorgänge, für die nicht sofort eine Orga-Mappe angelegt werden kann, werden hier in einen möglichst wenig gefüllten Dehnsammler abgelegt und die Mappen-Nr. auf einem Planblatt notiert. Sobald die Aufgabe zur Bearbeitung ansteht, wird der Vorgang anhand des Planblattes aus dem Dehnsammler entnommen. Sie können die Dehnsammler auch beschriften, z.B. Diktieren, Lesen, Besprechen, Telefonieren usw. Wichtig ist aber auch hier, dass Sie für abgelegte Vorgänge Planblätter anlegen, auf denen die Ablagemappe notiert ist, z.B. D für Diktieren, L für Lesen usw. oder die Nr. der Dehnmappe. An dieser Stelle möchten wir für heute Schluss machen. Es täte noch so viel zu schreiben geben, aber das müssen wir für später aufheben.

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07.09.2006