Wer schreibt, der bleibt! Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten in der betrieblichen Altersversorgung AssCompact Forum bAV, Kassel, 23. Juni 2015 Sascha Holstein, bAV-Betriebswirt (FH) Leiter Vertriebsunterstützung bAV

Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten in der bAV        

Erfahrungen aus der Praxis Rechtsquellen/Verwaltungsanweisungen Allgemeine Aufzeichnungspflichten Besondere Aufzeichnungspflichten Mitteilungspflichten Weitere Dokumentationen Mögliche Rechtsfolgen Praxistipps

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Dokumentieren – Warum? Und für wen?  Hohe Ansprüche des Gesetzgebers an den Arbeitgeber  aus dem Schutzgedanken des Arbeitsrechtes heraus  als Gegenleistung für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Förderung  Dokumentation schützt den Arbeitgeber!  Dokumentation schützt auch den Arbeitnehmer!

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Rechtsquellen/Verwaltungsanweisungen     

§ 4 u.5 LStDV § 52 Abs. 6 EStG BMF-Schreiben vom 24.07.13 RZ 359 ff § 2 NachwG BAG-Urteil vom 21.01.2014 („Informationspflicht“)

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Beratungsalltag im Unternehmen (I)  Vielen Unternehmern/Personalverantwortlichen ist nicht klar, was die „bAV“ wirklich ist, nämlich  ein „Versprechen“ des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer  ein arbeitsrechtlicher Akt, der geregelt werden sollte

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Beratungsalltag im Unternehmen (II)  Folge: Es ist oft nicht geregelt  wie der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung im Betrieb umgesetzt wird  welche Art von Zusage gemeint ist  welcher Durchführungsweg gewollt ist  welcher Anbieter/Tarif gewünscht ist  welche Leistungen gewährt werden sollen  wie z.B. entgeltfreie Zeiten geregelt sind  wie die bAV steuerlich behandelt wird … und  wie das alles dokumentiert wird!

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Allgemeine Aufzeichnungspflichten § 4 LStDV

 Abs. 1: je AN ist ein Lohnkonto führen  Abs. 2: steuerfreie Bezüge gem. § 3 Nr. 63 EStG  Abs. 8: pauschalbesteuerte Bezüge gem. § 40b EStG

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Besondere Aufzeichnungspflichten § 5 Abs.1 Nr.1 LStDV

 Für Bezüge ab dem 01.01.07  Zusagen nach § 3 Nr. 63 EStG  Zeitpunkt der Erteilung der Zusage  Bei DKÜ den Zeitpunkt der Übertragung  Bei „Altzusagen“ alle Änderungen seit dem 01.01.05

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Besondere Aufzeichnungspflichten § 5 Abs. 1 Nr. 2 LStDV

• •

Für Bezüge ab dem 01.01.07 Zusagen nach § 40b EStG a.F. – Inhalt der am 31.12.14 bestehenden Zusage – Ggf. Verzichtserklärung des AN auf die Förderung nach § 3 Nr. 63 EStG – Bei Übernahme oder Übertragung einer Altzusage eine Erklärung des alten AG, dass die Zusage vor dem 01.01.05 erteilt und bis zur Übernahme nicht als Neuzusage i.S.d. § 3 Nr. 63 EStG behandelt wurde

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Ein Fall aus der Praxis  Ein Arbeitnehmer wechselt von Arbeitgeber A zu Arbeitgeber B ...  mit einer Alt-Zusage nach § 40b EStG  ohne Verzichtserklärung  Mögliche Folgen  rückwirkende Aberkennung der Pauschalversteuerung der Beiträge  Aberkennung der Steuerfreiheit der Kapitalauszahlung bzw. der Ertragsanteilbesteuerung der Rentenleistung

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Nachweisgesetz  Nachweispflichten gem. § 2 NachwG  Der Arbeitnehmer besitzt einen Anspruch auf die schriftliche Abfassung seiner Versorgungszusage.  Bei Verletzung dieser Pflicht kann es bei Eintritt des konkret zu beziffernden Schadens zu einem Schadensanspruch auf Grund der Verletzung vertraglicher Nebenpflichten gem. § 280 BGB oder §823 Abs. 2 BGB kommen.

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Mitteilungspflichten § 5 Abs. 2 LStDV

 AG muss dem Versorgungsträger mitteilen  je AN geleisteten Beiträge  deren steuerliche Behandlung 

Ausnahme:  Versorgungseinrichtung kennt die steuerliche Behandlung oder kann dies aus den vorliegenden Daten feststellen und teilt dies dem AG mit

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Ein weiterer Fall aus der Praxis  Ein Arbeitnehmer möchte den Beitrag zu seiner bAV erhöhen  „versicherungstechnisch“ ganz einfach (teilweise formlos)  Aber: EUW-Vereinbarung muss auch geändert werden

 Mögliche Folgen bei unveränderter EUW-Vereinbarung:  Anspruch des ArbN, dass der AG die Erhöhung als Lohn nachzahlen muss

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Rechtsbeziehungen, z.B. DV

Arbeitgeber Beitrag

Zusage

EUWVereinbarung

Leistung

Arbeitnehmer

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Entgeltumwandlung  Der Arbeitgeber hat keine Verpflichtung über den gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung aufzuklären.  (BAG vom 21.01.2014; AZR 807/11) • Der Arbeitgeber ist weder nach §1a BetrAVG noch aufgrund seiner Führsorgepflicht verpflichtet den Arbeitnehmer von sich aus auf seine Ansprüche auf Entgeltumwandlung nach § 1a BetrAVG hinzuweisen. • Dokumentation, dass der Arbeitgeber auf das Recht der Entgeltumwandlung hingewiesen hat, ist dennoch sinnvoll.

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Bedeutung für die Praxis (I)  BAG-Urteil v. 21.01.2014 - 3 AZR 807/11 :  Aber: „Verschaffungspflicht“ des Arbeitgebers nach § 1a Abs. 1 BetrAVG („Der AN kann verlangen, …“)  Und: Bei Misch- oder AG-Finanzierung gibt es (natürlich!) eine Informationspflicht!

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Bedeutung für die Praxis (III)  BAG-Urteil v. 21.01.2014 - 3 AZR 807/11 : „Erst dann können den Arbeitgeber Informationspflichten, z.B über die von ihm beeinflussbaren Faktoren der Entgeltumwandlung (z.B. über den im Unternehmen bislang gewählten Durchführungsweg, seine Bereitschaft, die Entgeltumwandlung über eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds durchzuführen, über die Identität des konkreten Versorgungsträgers, über die Zusageart und die Versorgungs- oder Versicherungsbedingungen des externen Versorgungsträgers), treffen.“ (Randziffer 13)  Mindeststandards für die Information der Mitarbeiter  Diese müssen dokumentiert werden! 17

Entgeltumwandlung Argumentation in der Vorinstanz • Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer bei der Wahrnehmung seiner Interessen behilflich ist, hat er zweckentsprechend zu verfahren und sie vor drohenden Nachteilen zu bewahren. • Interessenabwägung im Einzelfall: Die erkennbaren Informationsbedürfnisse des Arbeitnehmers einerseits und die Beratungsmöglichkeiten des Arbeitgebers andererseits sind zu beachten. • D.h. bei einer „Abberatung“ mit Hilfe eines Makler ist die Informationspflicht voraussichtlich sehr weit zu fassen und es sollte auch entsprechend dokumentiert werden • Informationspflicht bleibt, wenn der Tarifvertrag dies vorschreibt.

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Weitere Dokumentationen     

Entgeltumwandlungsvereinbarung Änderungen der Entgeltumwandlung Aussetzung der Entgeltumwandlung Widerinkraftsetzung der Entgeltumwandlung Abfindungen (nicht nur Versicherung kündigen, auch Zusage revidieren)

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Mögliche Folgen  Verstoß gegen § 5 Abs. 1 LStDV  Verlust der Steuer- und damit auch der SV-Vorteile bei den Beiträgen  AN und AG haften gemeinschaftlich für die Abführung der Lohnsteuer  AG haftet alleinig für die Abführung der SV-Beiträge  Evtl. Regress des AN gegen den AG

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Mögliche Folgen  Verstoß gegen § 5 Abs. 2 LStDV  VU erstellt ggf. falsche Rentenbezugsmitteilungen und kennzeichnet die Beitragszahlung falsch (§3 Nr. 63 EStG)  Evtl. Regress des AN gegen den AG

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Mögliche Folgen  Keine sonstige Dokumentation  Arbeitsrechtlich ist die Zusage angreifbar, da die Änderung nur auf Versicherungsvertrags-ebene ausgeführt und dokumentiert ist  Evtl. Regress des AN gegen den AG

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Praxistipps  Bei Änderungen der Versicherung auch immer die Zusage ändern  Bei AG-Wechsel immer gleich die Bestätigung vom alten AG einholen (bei Altzusagen)  Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten als Aufhänger für AG-Gespräche nutzen

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Fazit  „Wer schreibt, der bleibt!“  Mehr ist manchmal eben doch mehr!

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