Ombú / Wbs (Web based Systems) Sistema Administrativo Contable

Empresa Argentina

Organización y Gestión SRL San Jose 83 Piso 8 (C1076AAA) Buenos Aires Argentina Tel.: (5411) 4383-4600 1 eMail: www.oyg.com.ar

Indice

1. Introducción 2. Características Generales de los Sistemas 3. Alcance Funcional del Sistema Administrativo Contable 4. Especificaciones Funcionales del Sistema 5. Funciones del Sistema Administrativo Contable 6. Gestión de Documentos (Document Management) 7. Información de Gestión 8. Capacidad de Organización 9. Tecnología

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1.

Introducción

OMBU / Wbs (Web based systems) son un conjunto de sistemas diseñados y desarrollados por ORGANIZACIÓN Y GESTION, a partir de la vasta experiencia que posee en materia de desarrollo e implementación de sistemas para la toma de decisiones. En efecto, nuestro estudio (fundado en el año 1980) fue creado con la finalidad de brindar soporte a empresas en el desarrollo e implementación de sistemas de toma de decisiones (DSS). Dichos sistemas se nutren –de entre muchas fuentes- de los sistemas administrativos implementados en cada empresa, sistemas éstos que a la hora del diseño no brindaban la posibilidad de elaboración del dato administrativo, mas allá de la finalidad contable. Es así que en el año 1985 se tomó la decisión de desarrollar sistemas administrativos que implementen un efectivo sistema de control administrativo y contable, pero que a su vez brinden la posibilidad de estructurar el dato administrativo con la finalidad de brindar apoyo a la gestión de empresas, y más específicamente a la misma toma de decisiones. Ombú / Wbs (Web based System) son sistemas desarrollados íntegramente en entorno de Web, razón por la cual pueden ser instalados y explotados como una intranet o extranet.

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2.

Características Generales del Sistema

Las características generales de los sistemas son las siguientes; •

Integración Total, lo que implica que cada movimiento ingresado actualiza todos los módulos correspondientes, evitando así duplicación de carga de datos.

•

Operación en Tiempo Real, lo que implica que todos los módulos son actualizados en línea (tiempo real), por lo que el sistema de información se mantiene permanentemente actualizado. Por ejemplo, la carga de una factura de proveedor actualiza simultáneamente cuentas a pagar, contabilidad, tesorería y cash flow.

•

Multiempresa, lo que implica que múltiples empresas del mismo grupo pueden procesar sobre una única instalación.

•

Multimoneda, lo que implica el registro de transacciones en n monedas, las que son convertidas contablemente de acuerdo a la paridad cambiaria informada. Ante esta situación, la cancelación de estas transacciones implica el cálculo automático de la diferencia de cambio.

•

Multilingue, lo que posibilita que el conjunto de pantallas que conforman la interfase del usuario para todos los módulos del sistema, admiten diferentes lenguajes.

•

Bimonetario, lo que implica la conversión de operaciones a una moneda de gestión (FASB). El sistema admite hasta tres monedas de gestión simultáneas.

•

Document Management, lo que posibilita asociar a cada transacción ingresada un documento Word, un documento Excel, un mail o una imagen escaneada. A partir de esta funcionalidad, cada operación ingresada al sistema puede contar con la respectiva documentación respaldatoria, y ser visualizada de esta forma desde cualquier función del sistema. Por ejemplo, la factura de un proveedor puede asociarse al presupuesto del trabajo (desarrollado en Word), a la autorización del presupuesto (recibida vía mail) o al mismo documento escaneado.

•

Información de Gestión, a partir de datos adicionales captados al momento del ingreso de cada transacción, lo que posibilita el recupero de información no sólo desde la óptica administrativa sino también desde la necesidad de gestión. Esta información podrá ser visualizada vía internet.

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3.

Alcance Funcional del Sistema Administrativo Contable

Los módulos que componen nuestro sistema administrativo contable son los siguientes; •

Contabilidad General

•

Cuentas Corrientes Deudoras

•

Cuentas a Pagar

•

Cobranzas

•

Pago a Proveedores

•

Pagos Varios

•

Tesorería

•

Bancos

SEGURIDAD Bienes de Uso (Opcional)

Cuentas Corrientes Deudoras

Cuentas a Pagar

Contabilidad General Cobranzas Bancos

•

Planeamiento Financiero

•

Impuestos y

•

Bienes de Uso (Opcional)

Impuestos

Tesorería

Pago a Proveedores Pagos Varios

Planeamiento Financiero

El módulo de PLANEAMIENTO FINANCIERO se encuentra totalmente integrado a los restantes componentes de la aplicación, lo que habilita la confección de un cash flow en línea, entendiendo por tal que cualquier transacción que implica movimiento financiero de ingreso o egreso de fondos, ajusta en el mismo momento en que es ingresado la planilla de flujo de fondos de la empresa. Es de destacar que el sistema administrativo contable contempla el manejo simultáneo de tres planes de cuenta; • • •

Plan de Cuentas Contable Plan de Cuentas Presupuestario Plan de Cuentas Financiero

lo que posibilita que el cash flow sea formulado a partir de partidas financieras (proveedores de materias primas, honorarios, impuestos, etc.) independientemente de la cuenta contable tratada (proveedores, auditoría externa, impuesto a las ganancias, ingresos brutos, etc.).

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4.

Especificaciones Funcionales del Sistema

Adicionalmente a las características mencionadas en el punto anterior, se especifican a continuación las principales atributos funcionales del sistema que potencian el tratamiento del dato administrativo, y lo convierten en un verdadero sistema de soporte a la decisión; • Clasificador de Imputaciones Posibilita asociar a cada imputación índices (centro de costos, líneas de producto, zona geográfica, etc) que posibilitan el recupero del movimiento en forma automática. Cada clasificador se define de acuerdo a las necesidades de la empresa. • Generador de Subsistemas Un subsistema es un Kardex (compuesto por fichas) que trabaja en unidades y valores, con cálculo de precio promedio ponderado, con control de transacciones y fechas de vencimiento. La cuenta contable (mayor) puede asociarse al subsistema, que contiene a su vez fichas (Por ej., la cuenta de Repuestos puede asociarse al subsistema de Repuestos en donde cada Repuesto tiene una ficha de movimiento en unidades y valores) No se presentan límites a la cantidad de subsistemas generados y el volúmen de fichas manejados por cada subsistema. • Definición de Claves de Búsqueda A todas aquellas operaciones que impliquen imputaciones a diversas cuentas contables se le pueden asociar índices que posibilitan recuperar los movimientos de acuerdo a las imputaciones. Por ejemplo, una carpeta de importación puede asociarse a Valor FOB, a Fletes, a Seguros, etc. El recupero de la información a partir del número de carpeta posibilita agrupar los movimientos de dicha importación. • Mayor Contable en Unidades e Importes Brinda la posibilidad de que el mayor contable brinde información de movimiento en unidades. • Manejo de N monedas de imputación Posibilita imputar en diversas monedas extranjeras, sin límite alguna en su cantidad • Conversión en Línea Las imputaciones en moneda extranjera son convertidas en línea en monedas de imputación contable. • Exposición en tres monedas Permite la exposición de los movimientos en N monedas, en hasta tres monedas diferentes. • Cash Flow en Línea Toda imputación (deudora o acreedora) que implique tratamiento financiero, actualiza en línea el cash flow, de acuerdo al plan de cuenta financiero definida al respecto. • Conciliaciones Bancarias en Línea El sistema brinda la posibilidad de integrarse a DataNet con la finalidad de captar el movimiento bancario, y realizar la respectiva conciliación. • Gestión de Cobranzas Posibilita la reprogramación de cobranzas con la finalidad de equilibrar el flujo de caja. • Gestión de pagos Posibilita la reprogramación de Pagos con la finalidad de equilibrar el flujo de caja. •

Cuenta Corriente Comercial y Financiera

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El sistema prevé el control de la Cuenta Corriente Comercial, imputada a partir de una factura, y de una Cuenta Corriente Financiera, que aglutina el movimiento de cheques. • Clasificadores de Cuenta Corriente Asocia clasificadores a las cuentas corrientes, de acuerdo a las características arriba detalladas. • Rendición de Viáticos Posibilita el armado de sistemas de rendición de viáticos, con control de rendiciones por legajo. • Parametrización de Circuitos Administrativos Permite la definición de diversos procedimientos administrativos, por cada uno de los comprobantes configurados. • Definición de Comprobantes Posibilita la definición de los comprobantes propios de cada organización. • Definición de Subdiarios Contables Posibilita la definición de los subdiarios propios de cada organización. • Establecimiento de Regímenes de Autorización (por comprobante) Cada comprobante puede asociarse a un régimen de autorización propio, variable en función del monto. • Emisión de Balance en Línea y Tiempo Real Todo movimiento implica la actualización en línea y en tiempo real del mayor contable. De esta forma, el balance se puede emitir en cualquier momento, ya que no es más que el listado del saldo de las cuentas mayores.

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5.

Funciones del Sistema Administrativo Contable

Se enumera a continuación las principales funciones del sistema administrativo contable, la que debe ser tomada solo como enunciativa (no taxativa), y a los efectos de denotar la amplitud del sistema. 5.1

CONTABILIDAD

Gestión de Contabilidad Ingreso de Comprobantes Contables, con cálculo de IVA. Visualización e Ingreso de cotizaciones en el ingreso de todo comprobante Ingreso del detalle financiero Reversión Comprobante Contable Impresor de Comprobantes Contable Tipos de Asientos Autorización de Comprobantes por firma 1 y firma 2 Ingreso del detalle de cargos diferidos Aplicación de Cuentas Financieras Tratamiento Comprobante Contable Incompleto Generación Comprobante Contable por Distribución de Cuentas Gestión de Fondos Fijo Ingreso de Rendición de Fondos Fijos Anulación de Rendición de Fondos Fijo Conciliaciones Ingreso Resumen Bancario Conciliación Automática Conciliación Manual Apertura de Conciliación Anulación de Conciliación Tratamiento DATANET Cierres Cierre de Ejercicios Contables Cierre de Subsistemas Revalúos y Ajustes por Inflación Revalúo de Cuentas Monetarias Ajuste RT6 Traslación de Monedas Consultas Contables Mayor Sumas y Saldos 5.2

CUENTAS A PAGAR

Gestión de Cuenta Corriente Proveedores Ingreso por Mesa de Entrada Ingreso de Comprobantes de Proveedores Ingreso de Factura Anticipada Anulación de Comprobantes de Proveedores Autorización de Comprobantes de Proveedores Pasaje de Legajos a Otro Sector Apertura del detalle del comprobante por fecha de prestación Distribución de la imputación contable en esquemas de distribución. Ingreso del detalle de Descuentos Especiales 8

Cálculo de IVA con Bonos Cálculo de Intereses Implícitos Gestión de Solicitud de Anticipos de Pago Ingresos de Solicitud de Anticipo de Pago Autorización de Solicitud de Anticipo de Pago Anulación de Solicitud de Anticipos Gestión de Solicitud de Pagos Varios Ingreso de Solicitud de Pagos Varios Anulación de Solicitud de Pagos Varios Autorización de Solicitud de Pagos Varios Ingreso de Solicitud de Pagos Varios por Modificación de Certificados Ingreso de Solicitud de Pagos Varios por Anulación de Certificados Aplicación de Cuenta Corriente Proveedores Aplicador de Comprobantes Cambio de Tipo de Deuda Aplicación Automática de Comprobantes de Proveedores Ajuste de Cuenta Corriente Compensación Cliente-Proveedor Consulta Cuenta Corriente Proveedores Consulta Deuda Comercial y Financiera Reporte Estado de Cuenta Corriente 5.3

CUENTAS A COBRAR

Gestión de Cuenta Corriente Clientes Ingreso de Comprobantes de Clientes Anulación de Comprobantes de Clientes Numeración de Comprobantes Ingreso de Números Anulados Impresión de Comprobante Clientes Aplicación de Cuenta Corriente Clientes Aplicador de Comprobantes Aplicación de Recibos Aplicación de Documentos Aplicación de Cheques Rechazados Cambio de Tipo de Deuda Aplicación Automática de Comprobantes de Clientes Aplicación de Cobranza en Banco Ajuste de Cuenta Corriente Gestión de Intereses por Mora Cálculo de Intereses por Mora Generación de ND por Intereses Reportes de Cuenta Corriente Clientes Reportes de Deuda Comercial y Financiera Reportes de Movimientos de Deuda 5.4

TESORERIA

Gestión de Pagos Recepción de Legajos Generación de Pagos

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Cálculo de Retenciones Administración de OP Pendientes Entrega de la OP Tratamiento Compensación Generación de Pagos a Solicitudes de Pagos Varios Generación de Pagos a Anticipo de Proveedores Generación de Pagos a Deuda Financiera de Proveedores Modificación de Orden de Pago Anulación de Orden de Pago Impresor de Orden de Pago Impresor de Certificados Control de Importe de OP Contabilización OP sin Entregar Reportes de Tesorería Pagos Reportes de Cheques Propios Reportes de Ordenes de Pago Reportes de Presupuestos de Pago Reportes de Pagos a Efectuar Reportes de Vencimientos Gestión de Cobranzas Ingreso de Recibos Anulación de Recibos Administración de Talonarios de Recibos Habilitados por Cobrador Pasaje de Recibos a Cobranza Cierre de Caja Impresión de Recibos Gestión de Cheques Propios Administración de Chequeras Habilitadas Impresor de Cheques Numeración Manual y Automática de Cheques Vencimiento de Cheques Diferidos Propios Reporte Cheques Propios Emitidos Gestión de Depósitos Bancarios Generación Boleta de Depósito Anulación Boleta de Depósito Confirmación Boleta de Depósito Transferencias Bancarias Ingreso de Cheques Rechazados Impresión de Boleta de Deposito Gestión de Valores en Cartera Transferencia de Valores entre Cajas Baja de Valores Baja de Valores Endosados Modificación de Valores Canje de Valores Gestión de Tarjetas de Crédito Presentación Cupones Rechazo Cupones Modificación de Cupones Acreditación de Cupones Arqueo de Caja Planilla de Caja Valores en Cartera

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Consulta de Valores Control de Arqueo físico Control de Cheques y Documentos Gestión de Descuento de Documentos Descuento de Documentos Rescate de Documentos Reversión de la Orden de Descuento Cashflow Cashflow Presupuestado Cashflow Real 5.5

BANCOS

Gestión de Bancos Ingreso de Minutas Bancarias, con cálculo de IVA. Tratamiento financiero Anulación de Minutas Bancarias Autorización de Minutas Bancarias Reportes Bancarios Posición Bancaria Libro Bancos Mayor Bancos 5.6

IMPUESTOS

Gestión de Liquidación de Impuestos Nacionales – Retenciones y Percepciones Cálculo de Retenciones de IVA y Ganancias Informe SICORE Listados de Retenciones y Percepciones de IVA Listado de Retenciones de Ganancias Cálculo de Autoretención de Ganancias Informe SIAP Informe C.I.T.I. Subdiario de IVA Compras e IVA Ventas Archivo DGI 3419-Ventas y Compras Gestión de Liquidación de Impuestos - Ingresos Brutos Cálculo de retenciones y percepciones por provincia Soporte Magnético de retenciones y percepciones según Provincia Listado de retenciones y percepciones por Provincia Gestión de Liquidación de Impuestos - C.I.T.I. Listado de Información CITI Cliente-Proveedor Anexo 1 Generación CITI desde Contabilidad

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6.

Gestión de Documentos (Document Management)

Todo sistema administrativo tiende al control de la información transaccional ingresada o generada a partir del sistema. Ombú / Wbs posibilita asociar a todo dato administrativo (factura de un proveedor, un proveedor mismo, un cliente, un recibo, etc.) información cualitativa o de análisis (información del conocimiento). El soporte de esta información que se asocia adicionalmente a la transaccional puede ser un documento word, una planilla excel, un mail, o una imagen digitalizada. A partir de aquí, toda consulta a la transacción presentará la información del conocimiento que se haya asociado, por lo que al momento de tomar acción se podrá contar con toda la información pertinente.

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7.

Información de Gestión

Nuestro sistema permite asociar a cada uno de los comprobantes ingresados y/o generados, clasificadores que posibilitarán su recupero a partir de los mismos. Por ejemplo, una factura de proveedor se imputará de acuerdo a las prácticas contables, pero también se requerirá el ingreso de cierta información (parametrizada previamente) que posibilitará el recupero de acuerdo a necesidades de gestión. En este caso, el comprobante podrá tener un clasificador por centro de costos, de donde su ingreso requerirá a su vez la imputación del centro de costos correspondiente. De esta forma se podrá luego recuperar la información por centro de costos, en donde aparecerán todas las imputaciones hechas al mismo. Pero en el mismo acto se ingresarán otros clasificadores (previstos previamente) que pueden o no- tener relación con el centro de costos (Por ej., Unidad de Negocio, Zona, División, Mercado, etc). De esta forma se conforma una base de datos multidimensional, que posibilita el recupero de la información desde cada dimensión. Cada clasificador creado tiene identidad permanente, es decir que tiene vigencia por lo menos durante todo el ejercicio contable. El sistema no presenta límite alguno a la cantidad de dimensiones a crear. Nuestro sistema permite asimismo crear claves de búsqueda, que son clasificadores pero de duración acotada. El concepto es similar al anterior, pero se crea en cualquier instante y tiene una vida útil acotada. Por ejemplo, podremos clasificar ciertos eventos por campaña comercial (que tiene un inicio y un fin), con la finalidad de rescatar todos los movimientos imputados a la misma. De esta forma podremos obtener el costo de una campaña dividida por conceptos de gasto (cuenta contable). Algunos movimientos clásicos que se asocian a las claves de búsqueda son; • • •

Número de Carpeta de Importación Seguimiento de Costos por Ordenes Seguimiento de Obras en Curso

en donde cada carpeta de importación, orden de costeo u obra en curso tendrá una identificación asociada, una fecha de inicia y una fecha de terminación. Registrado así, se podrá contar (por ejemplo) con información acerca de la estructura de costos de una importación, de una orden de trabajo o de una obra en curso. El sistema no presenta límite alguno a la cantidad de claves de búsqueda creados. Otra de las funcionalidades adicionales de nuestro sistema es el contar con un generador de subsistemas, que posibilita generar (de acuerdo a las necesidades) subsistemas auxiliares para el control y gestión. Estos subsistemas auxiliares son generados por el contador, sin necesidad de intervención del área de tecnología. Se trata de verdaderas fichas que posibilitan contabilizar el movimiento de una operación en unidades, valores, con definición de comprobantes a utilizar y control de transacciones, con cálculo automático de PPP (Precio Promedio Ponderado), con fechas de vencimiento, y todo ello discriminado según corresponda a una persona, entidad, item o cualquier otra definición de titular de ficha. Estos subsistemas tienen por finalidad el captar información acerca de transacciones que muchas veces se resuelve extracontablemente, tales como anticipos de viáticos, préstamos al personal, pañol de repuestos, etc.

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El sistema no presenta límite alguno a la cantidad de subsistemas creados, o la cantidad de fichas definidas dentro de cada subsistema. Esta funcionalidad se presenta como adicional a los módulos que componen el sistema, tales como cuentas a pagar, cuentas a cobrar, bancos, etc.

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8.

Capacidad de Organización

Nuestros sistemas se adaptan a las necesidades de organización de cada empresa. Para ello se prevé; • • • • •

Definición de Comprobantes de acuerdo a las necesidades y terminología propias de la empresa. Parametrización de Procedimientos de acuerdo a las necesidades impuestas por la operatoria de la empresa. Parametrización de Subdiarios Contables de acuerdo a las prácticas de cada organización. Establecimiento de Regímenes de Autorización por Comprobante de acuerdo al sector, proveedor y monto del mismo. Integración con servicio de mail, con la finalidad de enviar la notificación de necesidad de autorización al sector responsable, y que éste –a partir del mail recibido- ingrese directamente al sistema para autorizar el movimiento.

Esta flexibilidad posibilita adaptar el sistema a las características operativas propias de cada organización.

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9.

Tecnología

Desde el punto de vista tecnológico presenta las siguientes características; • • • •

Tecnología Microsoft DNA Desarrollo en N Capas Front end en Web Independencia de la base de datos

De resultas de ello, se ha simplificado enormemente su instalación y mantenimiento, al requerir que cada usuario sólo disponga en su puesto de trabaja de un browser (Microsoft Explorer). El desarrollo en N capas implica la posibilidad de trabajar con uno o más servidores de datos (primera capa), uno o más servidores de aplicaciones (segunda capa) y los clientes (tercera capa). Todo ello deriva en la gran escalabilidad de la aplicación, no presentando prácticamente límite alguno de crecimiento. La independencia de la base de datos posibilita la libre elección por parte del cliente de la base de datos a utilizar (SQLServer, Oracle, Informix, Cache, etc.).

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