Kundendienst / Wartung Anwender-Dokumentation
Stand: 2005-05-26
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Kundendienst / Wartung
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Inhaltsverzeichnis 1.
Allgemeines.....................................................................................................13
2.
Vorbereitungen und Organisation.................................................................15
3.
2.1
Grundvoraussetzungen ..................................................................................... 15
2.2
Firmen installieren ............................................................................................. 15
KuWa-relevante Stammdaten im DIS-X Grundmodul aufnehmen ..............17 3.1
Lagerdaten aufnehmen...................................................................................... 17 3.1.1 Lager zuordnen ........................................................................................ 17 3.1.2 Ohne Lager arbeiten................................................................................. 17
3.2
Positions-Stammdaten erfassen ........................................................................ 18
3.3
Rechnungs-Schemen verwenden ...................................................................... 18 3.3.1 KuWa-relevante Felder im Rechnungs-Schema ....................................... 18 3.3.2 Schema-Nummer in „Kundendienst / Wartung“ zuordnen......................... 19
3.4
Text-Positionen und -Bausteine für Kundendienst /Wartung erfassen................ 20 3.4.1 Beispieltexte ............................................................................................. 20
4.
„Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen ..................................21 4.1
Firmenstammdaten eingeben ............................................................................ 21 4.1.1 Umfang Programmanwendung festlegen.................................................. 22 4.1.2 Allgemeine Grunddaten festlegen............................................................. 23 4.1.3 Monteurplanung einstellen........................................................................ 24 4.1.4 Wartungsverträge definieren..................................................................... 25 4.1.5 Druckumfang der Rechnungen festlegen.................................................. 28 4.1.6 Standard-Formulare ................................................................................. 28 4.1.7 CRM-Kontakt............................................................................................ 28 4.1.8 Feiertage .................................................................................................. 29 4.1.9 Einstellungen der Firmenstammdaten ausdrucken ................................... 29
4.2
Grundstammdaten eingeben ............................................................................. 29 4.2.1 Bauteil-Selektions-Kennung (Bauteilgruppen) festlegen ........................... 29 Zuordnung....................................................................................... 29 Liste ausdrucken ............................................................................. 30 4.2.2 Fachbereiche festlegen ............................................................................ 30
Kundendienst / Wartung
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Zuordnung....................................................................................... 30 Liste ausdrucken ............................................................................. 31 4.2.3 Gebiets-Kennzeichen anlegen.................................................................. 31 Zuordnung....................................................................................... 32 Liste ausdrucken ............................................................................. 32 4.2.4 Sammel-Objekte bestimmen..................................................................... 32 Zuordnung....................................................................................... 33 Liste ausdrucken ............................................................................. 33 4.2.5 Bauteil-Typen anlegen.............................................................................. 34 Zuordnung....................................................................................... 34 Liste ausdrucken ............................................................................. 34 4.2.6 Kunden-Kennzeichen vergeben................................................................ 34 Zuordnung....................................................................................... 35 Liste ausdrucken ............................................................................. 35 4.3
Anlage-Schemen aufnehmen ............................................................................ 36 Verdoppelung .................................................................................. 36 Zuordnung....................................................................................... 37 Liste ausdrucken ............................................................................. 38
4.4
Messdaten-Parameter festlegen........................................................................ 39 Zuordnung....................................................................................... 40 Liste ausdrucken ............................................................................. 40
4.5
Monteur-Stammdaten eingeben......................................................................... 41 Zuordnung....................................................................................... 42 Liste ausdrucken ............................................................................. 42
4.6
Hinweis zur Aufnahme der Vertrags-Stammdaten ............................................. 42
4.7
Vertragsarten definieren .................................................................................... 43
4.8
Musterverträge einrichten .................................................................................. 43 4.8.1 Wartungsarten und deren Termine festlegen............................................ 45 4.8.2 Wartungs-Rechnungen vorgeben ............................................................. 46 Zuordnung....................................................................................... 47
4.9
Vertrags-Ursachen anlegen ............................................................................... 47 Zuordnung....................................................................................... 47
4.10 Formulare aufnehmen ....................................................................................... 48 Kundendienst / Wartung
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4.10.1
Musterformular übernehmen ................................................................ 48
4.10.2
Formular Grunddaten eingeben ........................................................... 49
4.10.3
Formular gestalten ............................................................................... 50 Probedrucke veranlassen ................................................................ 51 Zuordnung....................................................................................... 52
4.11 Ausfallgründe aufnehmen .................................................................................. 52 4.12 Textbausteine „durchgeführte Arbeiten“ aufnehmen .......................................... 53 4.13 Objekt-Stammdaten aufnehmen ........................................................................ 54 4.13.1
Rechnungs-Empfänger erfassen.......................................................... 54
4.13.2
Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern .......................................... 56
4.13.3
Objekt-Daten aufnehmen / ändern ....................................................... 57
4.13.4
Anlage-Daten aufnehmen / ändern ...................................................... 58 Preisanteile für Hauptbauteile eingeben .......................................... 60 Hauptbauteile verdoppeln................................................................ 61
4.13.5
Vertragsdaten erfassen........................................................................ 61 Mustervertrag übernehmen ............................................................. 62
4.13.6
Einzelkalkulation von Wartungspauschalen ......................................... 65
4.13.7
Wartungs-Rechnungen: Berechnung bei Hauptbauteilen mit Preisen .. 66
4.13.8
Wartungs-Rechnungen: Rechnungs-Schema fest-legen...................... 68
4.13.9
Messdaten aufnehmen......................................................................... 68 Messdaten bei Neu-Installation erfassen ......................................... 68
4.13.10
Messdaten als Rücklauf-Daten erfassen / anzeigen........................... 69
4.13.11
Historien erfassen .............................................................................. 69 Historiendaten bei Neu-Installation erfassen ................................... 69 Historiendaten anzeigen lassen....................................................... 71
4.14 Listenaufbau gestalten und speichern ............................................................... 72 4.14.1
Listengestaltung festlegen ................................................................... 72
4.14.2
Felder und Zeilen bearbeiten ............................................................... 73
4.14.3
Selektion speichern.............................................................................. 76
4.15 Umfang der Liste bestimmen ............................................................................. 76 4.15.1
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen ........................................... 81
4.16 Historie drucken................................................................................................. 82 4.16.1
Liste ausdrucken.................................................................................. 82
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4.16.2
Einzelne Historien ausdrucken............................................................. 82
4.17 Objekt-Stammdaten ändern............................................................................... 83 4.17.1
Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden84 Markieren ........................................................................................ 84 Änderungen verwerfen .................................................................... 84 Feldinhalte ersetzen ........................................................................ 84 Sortierung........................................................................................ 85 Hinweistext ausblenden................................................................... 85 Aufnahme / Änderung Bildschirm .................................................... 85 Auswahl (PDS-) Bildschirm.............................................................. 86 Drucken wie Bildschirm ................................................................... 86 Info-Funktionen ............................................................................... 86
4.17.2
Daten zum Rechnungs-Empfänger ändern .......................................... 87
4.17.3
Objektdaten ändern ............................................................................. 88
4.17.4
Anlagendaten ändern........................................................................... 89
4.17.5
Hauptbauteile ändern........................................................................... 89
4.17.6
Vertragsdaten ändern .......................................................................... 91
4.17.7
Wartungs-Stammdaten ändern ............................................................ 92
4.17.8
Rechnungs-Stammdaten ändern ......................................................... 93
4.17.9
Fahrtkosten / Provision ändern ............................................................ 93
4.17.10
Daten der Monteure ändern ............................................................... 94
4.17.11
Gebietskennzeichen ändern............................................................... 94
4.18 Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern........................................................ 96 4.18.1
Rechnungs-Empfänger für mehrere Objekte ändern............................ 96
4.18.2
Rechnungs-Empfänger für einzelne Objekte ändern............................ 97
4.19 Objekt ändern / hinzufügen................................................................................ 98 4.20 Historie übernehmen /löschen ........................................................................... 99 4.20.1
Historie übernehmen............................................................................ 99
4.20.2
Historie löschen ................................................................................. 100
4.21 Objekt, Anlagen, Verträge löschen .................................................................. 100 4.22 Kunden nach Bewegung löschen..................................................................... 101 4.23 Anlage-Stammdaten übernehmen ................................................................... 101 4.24 Objekt-Info aufrufen ......................................................................................... 102 Kundendienst / Wartung
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5.
Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen ..........................................103 5.1
Stammdaten im Menü „PDS-Mobilität“ aufnehmen .......................................... 103 5.1.1 Meldelogin für Fehlernotizen aufnehmen................................................ 103 5.1.2 Pads den Monteuren zuordnen und konfigurieren .................................. 103 5.1.3 Kopf- und Fußtexte / Notizempfänger freischalten .................................. 104 5.1.4 Kopf- und Fußtexte aufnehmen .............................................................. 104 5.1.5 Pad aufnehmen, Pad-Update prüfen ...................................................... 104
5.2
Vorgefertigte Texte aufnehmen ....................................................................... 105
5.3
Mobil KDW Stammdaten festlegen/bereitstellen .............................................. 107 5.3.1 Stammdaten für die Mobilität bereitstellen .............................................. 107 5.3.2 Fachbereiche zuordnen .......................................................................... 108 5.3.3 Positionen aus Kundendienst/Wartung generieren ................................. 110
6.
Datensicherung durchführen.......................................................................111 6.1
7.
Besonderheiten bei Datenintegration berücksichtigen ..................................... 111
Aufträge annehmen ......................................................................................112 7.1
Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn ....................................... 112
7.2
Auftragsannahme durchführen ........................................................................ 116 Sonderfunktionen bei der Störungstext-Eingabe............................ 117 Zusatzdaten erfassen .................................................................... 119 Karteikarte „Zeiten“........................................................................ 120 Karteikarten „Objekt-Info“, „Vertragsinfo“, „Historie“....................... 121 Sonderfunktionen unter „AUFTRAG OK“ ....................................... 121
7.3
Art der Monteurplanung bestimmen................................................................. 122
7.4
Aufträge annehmen mit PDS-Mobil-Lösung ..................................................... 125 7.4.1 Neuen Auftrag annehmen und mobil bereitstellen .................................. 126 7.4.2 Vorhandenen Auftrag mobil bereitstellen / planen................................... 128 7.4.3 Mobil-Einsatzplan verwenden ................................................................. 133 7.4.4 Mobil-Auftrag stornieren ......................................................................... 134
7.5
Aufträge aus einem Internet-Portal annehmen................................................. 135
7.6
Arbeitszettel ausdrucken ................................................................................. 135
7.7
City-Ruf verwenden ......................................................................................... 137 7.7.1 Allgemeine Informationen zum City-Ruf.................................................. 137
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7.7.2 City-Ruf anwählen .................................................................................. 138 7.8
8.
SMS-Mitteilungen versenden........................................................................... 139
Planungen durchführen ...............................................................................140 8.1
Monteurplanung vornehmen ............................................................................ 140 8.1.1 Verschiedene Anzeigearten einstellen.................................................... 141 8.1.2 Sonderfunktionen für Anzeige und Suche verwenden ............................ 143 8.1.3 Mobil-Einsatzplan verwenden ................................................................. 147 8.1.4 Termine einzelner / mehrerer Aufträge verschieben ............................... 148 8.1.5 Termine in der Auftragsannahme planen................................................ 150 8.1.6 Termin löschen....................................................................................... 151
8.2
Freistellungen für Monteure erfassen .............................................................. 152
8.3
Liste der Ausfallzeiten ausdrucken .................................................................. 153
8.4
Wartungsplanung durchführen......................................................................... 154 8.4.1 Wartungsplanung automatisch vornehmen............................................. 155 8.4.2 Planungshilfe für die Auftrags-Planung verwenden................................. 156 Planungshilfe als Überblick verwenden ......................................... 157 Planungshilfe als Planungs-Vorbereitung verwenden .................... 157 Funktionen der Planungshilfe nutzen............................................. 158 8.4.3 Wartungsplanung manuell durchführen .................................................. 159 8.4.4 Arbeitszettel für geplante Wartungen ausdrucken................................... 160 8.4.5 Wartungsplanung aufheben.................................................................... 160
8.5
Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken............................................................... 162 8.5.1 Einzelaufstellung ausgeben.................................................................... 162 8.5.2 Monatsübersicht erstellen....................................................................... 165
9.
8.6
Materialbedarf für Wartungen ermitteln............................................................ 166
8.7
Tourenplan erstellen ........................................................................................ 168
8.8
Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken ....................................................... 171
Mobil-Aufträge bereitstellen.........................................................................174
10. Aufträge bearbeiten ......................................................................................179 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken ................................................... 179 10.1.1
Selektionen für die Auftragsübersicht-Anzeige ändern ....................... 179
10.1.2
Weitere Selektionen eingeben ........................................................... 182
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10.1.3
Druckzeilenaufbau der Liste verändern.............................................. 183
10.2 Aufträge löschen.............................................................................................. 185 10.2.1
Aufträge einzeln anwählen................................................................. 185
10.2.2
Aufträge selektiv löschen ................................................................... 188
10.3 Tagesprotokoll erstellen................................................................................... 189 10.4 Messdaten drucken ......................................................................................... 189
11. Mobil-Aufträge bearbeiten............................................................................190 11.1 Pad starten und anmelden............................................................................... 190 11.2 Notizfunktion im Startcenter............................................................................. 190 11.3 Pad einrichten über die Funktion: Verwaltung.................................................. 191 11.3.1
Allgemeine Einstellungen................................................................... 191 Konfiguration, Profilverwaltung ...................................................... 191 Netzwerk, Kommunikation ............................................................. 191 Datenpflege, Daten optimieren ...................................................... 191 Stammdaten aktualisieren ............................................................. 191
11.3.2
Kundendienst-Einstellungen .............................................................. 192 Konfiguration, Auftragsliste konfigurieren ...................................... 192 Datenpflege, Erledigte Aufträge löschen........................................ 192 Datenpflege, Bewegungsdaten löschen......................................... 192
11.4 Datenabgleich.................................................................................................. 192 11.5 Informationen in der Skeye.Pad Kopfzeile ....................................................... 192 11.6 Auftragsliste anzeigen ..................................................................................... 193 11.6.1
Funktionsbuttons in der Kopfzeile ...................................................... 194
11.7 Auftragsart „Inkasso“ ....................................................................................... 194 11.7.1
Auftragsart „Inkasso“ ändern.............................................................. 194
11.8 Positionserfassung verwenden ........................................................................ 195 11.8.1
Positionserfassung mit Material-Vorgaben ......................................... 195
11.8.2
Manuelle Position erfassen ................................................................ 195
11.8.3
Auftragszeiten überprüfen.................................................................. 196
11.8.4
Zusatzdaten bearbeiten ..................................................................... 196
11.9 Auftrag unterbrechen ....................................................................................... 196 11.10 Durchgeführte Arbeiten erfassen ..................................................................... 196 11.11 Auftrag beenden .............................................................................................. 197 Kundendienst / Wartung
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11.12 Auftragsstatus an Zentrale melden .................................................................. 197
12. Rückläufe erfassen .......................................................................................198 12.1 Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren .............................................. 199 12.2 Auftrags-Status................................................................................................ 202 12.3 Rücklauferfassung durchführen ....................................................................... 203 12.3.1
Wartestellung im Rücklauf zuweisen.................................................. 210
12.3.2
Taste [(X) Funktionen] in der Rücklauferfassung................................ 210
12.3.3
Positionen im Rücklauf erfassen ........................................................ 216 Manuelle Positionen aufnehmen.................................................... 219
12.4 Rücklauf vom Pad übernehmen....................................................................... 221
13. Rechnungen erstellen ..................................................................................223 13.1 Kundendienstrechnungen erstellen.................................................................. 223 13.1.1
Voraussetzungen für Erstellung von Kundendienstrechnungen ......... 223
13.1.2
Leistungen / Ersatzteile erfassen ....................................................... 224
13.1.3
Kundendienstrechnungen automatisch drucken................................. 224 Voraussetzung für den automatischen Rechnungsdruck ............... 224
13.1.4
Kundendienstrechnungen manuell drucken ....................................... 225
13.1.5
Kundendienstrechnungen ändern ...................................................... 225 Vor dem Ausdruck ......................................................................... 225 Nach dem Ausdruck ...................................................................... 225
13.1.6
Rechnungen löschen ......................................................................... 226
13.2 Wartungsrechnungen erstellen ........................................................................ 226 13.2.1
Voraussetzungen für Erstellung Wartungsrechnungen....................... 227
13.2.2
Zusätzliche Leistungen / Ersatzteile erfassen .................................... 227
13.2.3
Wartungsrechnungen drucken ........................................................... 227
13.2.4
Wartungsrechnungen ändern............................................................. 229
13.3 Rechnungskontrolle durchführen ..................................................................... 230 13.4 Rechnungsdaten in die PDS-FIBU/BEBU integrieren ...................................... 230 13.4.1
Voraussetzungen für die Integration................................................... 230
13.4.2
Integrationslauf durchführen............................................................... 231
14. Auswertungen / Statistiken erstellen ..........................................................232 14.1 Monteur-Statistiken erstellen ........................................................................... 232 Kundendienst / Wartung
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14.1.1
Monteur-Statistik ausdrucken............................................................. 232
14.1.2
Monteur-Stunden Liste erstellen ........................................................ 233
14.1.3
Produktivitätsanalyse durchführen ..................................................... 233
14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen..................................................................... 235 14.2.1
Nachkalkulationen durchführen.......................................................... 235
14.2.2
Vertragsübersicht ausdrucken............................................................ 237
14.2.3
Vertragsergebnis ausgeben ............................................................... 239
14.2.4
Zu-/Abgänge Verträge Einzel- oder Summenliste erstellen ................ 240 Einzelliste (Verträge) ausdrucken .................................................. 240 Summenliste (Verträge) ausdrucken ............................................. 240
14.3 Anlagen-Auswertung ausdrucken .................................................................... 241 14.4 Umsatzliste erstellen........................................................................................ 241 14.5 Gebiets-Statistik ausgeben .............................................................................. 242 14.6 Material-Auswertungen erstellen...................................................................... 242 14.6.1
Material-Auszug ausdrucken.............................................................. 242
14.6.2
Material-Umsatzliste ausgeben .......................................................... 242
14.7 Mobil-Auswertungen erstellen.......................................................................... 244 14.7.1
Materialverbrauchsliste ausgeben...................................................... 244
14.7.2
Tagesübersicht Monteurzeiten erzeugen ........................................... 244
14.7.3
Lohnstundenliste ausgeben ............................................................... 244
14.7.4
Positionsstammdaten-Liste erstellen.................................................. 245
15. Werbe-Serienbriefe erstellen .......................................................................246 15.1 Formularaufnahme für die Serienbrief-Erstellung............................................. 246 Briefe gestalten ............................................................................. 247 Texte erfassen............................................................................... 248 15.2 Serienbrief drucken.......................................................................................... 249
16. Jahresabschluss durchführen.....................................................................251 Erledigte Aufträge löschen............................................................. 251
17. Auftragsannahme aus Internet-Portal.........................................................253 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon.................................................. 253 17.1.1
Allgemeines zu Mareon...................................................................... 253
17.1.2
Voraussetzungen für die Nutzung von Mareon .................................. 253
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17.1.3
Mareon-Stammdaten einrichten ......................................................... 254
17.1.4
Mareon-Auftraggeber zuordnen ......................................................... 256
17.1.5
Daten (EPA) aus Mareon übernehmen .............................................. 257
17.1.6
Mareon-Auftragsübersicht verwenden................................................ 258
17.1.7
Mareon-Auftrag annehmen / bearbeiten............................................. 259
17.1.8
Mareon-Rechnungsübersicht verwenden ........................................... 260
17.1.9
Rechnungen in Mareon bearbeiten .................................................... 262
17.1.10
Vorhandene Aufträge Mareon-Aufträgen zuordnen .......................... 263
17.1.11
Differenzausgleichspositionen berücksichtigen ................................ 264
17.1.12
Mareon Auftragsliste ausgeben........................................................ 264
Kundendienst / Wartung
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1 Allgemeines 2.1 Grundvoraussetzungen
1. Allgemeines Das PDS-DIS-X ist ein Programmpaket mit modularem Aufbau (Grundmodul, Modul I, Modul II usw.). Jeder Anwender hat so die Möglichkeit, seine EDV-Organisation individuell seinen Bedürfnissen anzupassen. Das Programm KUNDENDIENST / WARTUNG ist ein Baustein in diesem Gesamtkonzept der PDS-Software für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe. Das bedeutet, dass der Datenfluss konsequent durchgängig ist. Die Rechnungsdaten aus Kundendienst- und Wartungsrechnungen werden direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen. Bei Einsatz der PDS BEBU (Kosten-/Leistungsrechnung) wird direkt auf die Kostenstellen und Kostenträger gebucht. PDS KUNDENDIENST / WARTUNG unterstützt Ihren Betrieb dabei, die Service-Bereiche Ihres Unternehmens zu organisieren und bietet Möglichkeiten, die Wartungsaktivitäten auszubauen und neue Absatzchancen zu gewinnen. (Z.B. durch die Historien der Kundenanlagen als Basis für Marketing-Aktivitäten.) Durch PDS KUNDENDIENST / WARTUNG werden alle Abläufe in diesen Bereichen organisiert und die erforderlichen Daten bereitgestellt. Das Programm bietet: •
Historien als Information für den Monteur und auch als Basis für Marketingaktionen
•
Monteur- und Routenplanung um den Arbeitseinsatz und den Zeitaufwand effektiv zu organisieren
•
Mobil-Lösung um das Zusammenspiel von Betrieb und Außendienst besser zu organisieren und eine hohe Transparenz in der Einsatzplanung und –Abwicklung zu erzeugen.
Die Übermittlung der Reparaturaufträge kann, neben dem klassischen Arbeitszettel auch via SMS (Eilaufträge z.B.) oder – bei der PDS-Mobilität-Lösung – an das Pad Auf der Grundlage des Reparaturauftrages erfolgt die Rechnungsschreibung, getrennt nach Kundendienst- und Wartungsrechnungen, aus den Rücklaufdaten automatisch. Die Rücklaufdaten können in Form von Anlagen-Historien erfasst werden. Diese Daten können in diesem Programm als Basis für Marketing Aktivitäten wie z. B. Werbe- oder Serienbriefe verwendet werden. Der Programmbereich Wartungsplanung schafft Übersicht über den zeitlichen Einsatz und ermöglicht Ihnen eine effektive Planung der Wartungsarbeiten. Dabei können auch verschiedene Wartungs-Intervalle berücksichtigt werden. Mit der Wartungsplanung wird automatisch für den Monteur ein Arbeitszettel erstellt, auf dem alle Informationen über die Anlage aufgeführt sind. In Verbindung mit der Tourenplanung können Sie den Zeit- und Wegeaufwand durch Selektion nach Gebieten minimieren. Der Programmbereich Auswertungen und Statistik ermöglicht Ihnen die individuelle Erstellung von Übersichten nach nahezu allen Kriterien (z. B. Monteurstatistiken, Anlagenauswertungen, Vertrags- und Gebietsstatistiken mit Vorjahresvergleich). Voraussetzung für den Einsatz dieses Moduls ist die Installation des DISxx-X-Grundmoduls. Das Modul KUNDENDIENST / WARTUNG ist eng mit dem Grundmodul verknüpft. Dadurch können Sie z.B. auf die gespeicherten Positions-Stammdaten und die Kunden-Daten zugreifen sowie auf die Anschriften der Anschriften-Datei. Weiterhin können Sie die Rechnungsdaten aus den Kundendienst- und Wartungsrechnungen direkt in die Kundendienst / Wartung
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1 Allgemeines 2.1 Grundvoraussetzungen
Finanzbuchhaltung (PDS-FIBU) übernehmen. Wenn Sie ebenfalls die PDS-BEBU (Kosten/Leistungsrechnung) verwenden, kann direkt auf die Kostenstellen und Kostenträger gebucht werden. Das vorliegende Handbuch beschreibt die Organisation und Anwendungsmöglichkeiten des Moduls KUNDENDIENST / WARTUNG.
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2 Vorbereitungen und Organisation 2.1 Grundvoraussetzungen
2. Vorbereitungen und Organisation In diesem Kapitel werden die Stammdatenaufnahme und andere organisatorische Vorbereitungen beschrieben, die erfüllt sein müssen, bevor Sie Ihre Kundendienst/Wartungsaufträge bearbeiten können. Hinweis Eine gründliche Stammdatenaufnahme und –Pflege erleichtert Ihnen die Arbeiten in den verschiedenen Kundendienst / Wartung - Programmen und gibt Ihnen viele verschiedene Auswertungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten Ihrer Tätigkeiten an die Hand. Aber es ist nicht erforderlich, sofort sämtliche möglichen Stammdatenschlüsselungen getätigt zu haben, um mit der Arbeit mit dem Kundendienst / Wartung – Programm zu beginnen. Deshalb finden Sie zu Beginn der Hauptkapitel jeweils eine Beschreibung der „Mindest-Voraussetzungen“ für einen sofortigen Arbeitsbeginn in den einzelnen Menüs.
2.1 Grundvoraussetzungen Nachdem das DIS-X Modul „Kundendienst / Wartung“ auf Ihrer Maschine installiert wurde, können Sie mit der Einrichtung des Programms beginnen. In diesem Bereich des Kapitels werden die Grundvoraussetzungen beschrieben, die erfüllt sein müssen, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit (z. B. Erfassen von Aufträgen, Monteurplanung, Auswertungen etc.) beginnen können. Richten Sie Ihr „Kundendienst / Wartung“-Programm also zunächst auf dieser Basis ein. Sie sollten zunächst festlegen, wie viele eigenständige Firmen Sie bearbeiten möchten und diese Firmen einrichten.
2.2 Firmen installieren Alle PDS-Programme sind mehrfirmenfähig. Bevor Sie mit der firmenbezogenen Stammdatenaufnahme beginnen können, müssen zunächst alle Firmen, die bearbeitet werden sollen, installiert werden. Um mit „Kundendienst / Wartung“ arbeiten zu können, muss für diese Firmen das DIS-X-Grundmodul installiert sein. (Sie können selbstverständlich auch zu einem späteren Zeitpunkt weitere Firmen nachinstallieren.) Hinweis Sie können sich z.B. auch Übungsfirmen anlegen, in denen Sie die Programmanwendungen testen können. Achten Sie dabei aber unbedingt darauf, beim Anlegen der Übungsfirma nicht über WIE FIRMA die Daten Ihrer Ursprungsfirma zu übernehmen, da Änderungen in den übernommenen Daten auch in den Ursprungsdaten wirksam werden.
Kundendienst / Wartung
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2 Vorbereitungen und Organisation 2.2 Firmen installieren
Ausführliche Informationen zur Firmenaufnahme und weiteren folgenden Arbeitsschritten finden Sie in der Online Dokumentation „DIS-Grundmodul“ und dort in dem Kapitel „Voraussetzungen“.
Kundendienst / Wartung
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3 KuWa-relevante Stammdaten im DIS-X Grundmodul aufnehmen 3 1 Lagerdaten aufnehmen
3. KuWa-relevante Stammdaten Grundmodul aufnehmen
im
DIS-X
Das Modul „Kundendienst / Wartung“ ist eng mit dem Grundmodul verknüpft, wodurch Ihnen hier auch verschiedene Daten aus dem DIS zur Verfügung stehen (z. B. Kunden-Daten, Anschriften aus der Anschriften-Datei usw.). Aus diesem Grund ist es zwingend notwendig, vor Beginn der Arbeit mit dem „Kundendienst / Wartung“ die folgenden Stammdaten im DIS einzurichten. Voraussetzung für den optimalen Einsatz des Programms „Kundendienst / Wartung“ ist die Installation des DIS-X-Grundmoduls und die Kommunikationslösung PDS-OSIcom Office erforderlich (SMS-Mitteilungen, Nutzung der Mobilität über Skeyepad).
3.1 Lagerdaten aufnehmen Die Aufnahme von Lagern ist erforderlich, wenn über „Kundendienst / Wartung“ Lagerbestände aktualisiert werden sollen. Sie können also die für Kundendienst und/oder Wartung verbrauchten Materialien gleich in Ihrer Lagerwirtschaft berücksichtigen. Achtung! Als „Lager“ können Sie auch Ihre Kundendienst-Fahrzeuge aufnehmen und damit deren mitgeführten Ersatzteilbestand pflegen!
Die Aufnahme der Lager erfolgt im DIS in den „Allgemeinen Stammdaten“ im Bereich „Firmenstammdaten“, Karteikarte „Umfang Positionen“. Nach Eingabe der ANZAHL der LAGER können diese dort mit der jeweiligen Lageradresse hinterlegt werden. Beispiel Wenn Sie in den DIS-Stammdaten die Anzahl der Lager auf 5 begrenzt haben, ist es nicht möglich, ein Lager mit der lfd. Nr. 6 zu hinterlegen.
3.1.1 Lager zuordnen Die Zuordnung der Lager erfolgt in den „Positions-Stammdaten“, Bereich „Lager“, Feld LAGER. Je Position können Sie dort ein oder mehrere Lager anlegen.
3.1.2 Ohne Lager arbeiten Natürlich können Sie im „Kundendienst / Wartung“ auch ohne Lager arbeiten. In diesem Fall werden die in Kundendienst und Wartung verbrauchten Materialien nicht automatisch in Ihrer Lagerwirtschaft berücksichtigt.
Kundendienst / Wartung
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3 KuWa-relevante Stammdaten im DIS-X Grundmodul aufnehmen 3 2 Positions-Stammdaten erfassen
3.2 Positions-Stammdaten erfassen Die Positionen müssen in den DIS-Stammdaten im Bereich POSITIONS-STAMMDATEN aufgenommen werden. Hinterlegen Sie dort neben dem Positions-Namen auch Daten wie: •
Text
•
Kurz-Text
•
Grund- und Preisdaten
•
Lieferanten-Daten
•
Staffelpreise und Sonderkosten
•
Lager-Daten
•
Fachbereiche (in denen die Positionen verwendet werden)
damit Ihnen diese auch im „Kundendienst / Wartung“ zur Verfügung stehen. Die Zuordnung von Fachbereichen zu den einzelnen Positionen ist für die Anwendung der Positionsdaten im Bereich „Kundendienst / Wartung mobil“ von besonderer Bedeutung, da über die Fachbereichszuordnung die an das jeweilige Pad zu übertragenden Daten selektiert werden können. Bei der Erfassung der Rücklaufdaten sowie bei der Rechnungsstellung wird auf die im DIS hinterlegten Positions-Stammdaten zugegriffen. Achtung! Die Aufnahme von Positions-Stammdaten im „Kundendienst / Wartung“ ist nicht möglich!
3.3 Rechnungs-Schemen verwenden Die Aufnahme eines Rechnungs-Schemas ist Voraussetzung für die automatische Rechnungsschreibung von Kundendienst- und Wartungsrechnungen. Dies geschieht im Programmbereich „Rücklauf/Rechnungen“, „Druck Rechnungen“ Für den Ausdruck der Rechnungen muss ein Rechnungs-Schema aus dem DIS-XGrundmodul, Bereich „Faktura“ herangezogen werden.
3.3.1 KuWa-relevante Felder im Rechnungs-Schema Die nachfolgend beschriebenen Felder des Rechnungs-Schemas sind für den Bereich „Kundendienst / Wartung“ von besonderer Bedeutung. •
Feld SEPARATER BELEG-NUMMERN-KREIS: Wenn Ihre Kundendienst- und Wartungsrechnungen einen eigenen Nummernkreis erhalten sollen, hinterlegen Sie hier einen separaten Belegnummernkreis.
•
Feld BETREFF-/SCHLUSSTEXT: Betreff- und Schlusstexte, die in den Kundendienst- und Wartungsrechnungen gedruckt werden sollen, können Sie entweder manuell eingeben oder Textbausteine aus dem DIS-X-Grundmodul verwenden.
Kundendienst / Wartung
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3 KuWa-relevante Stammdaten im DIS-X Grundmodul aufnehmen 3 3 Rechnungs-Schemen verwenden Weitere Informationen zu den Textbausteinen finden Sie im Kapitel. “2.4 TextPositionen und Bausteine für „Kundendienst / Wartung“ erfassen". •
Feld ÜBERNAHME HISTORIE: Sie bestimmen, ob Sie die vorhandenen Historiendaten übernehmen. Diese Daten sind z.B. bei der Auftragsannahme und bei der Ersatzteilplanung sehr hilfreich.
•
Feld MIT LAGER-ABBUCHUNG: „Ja“-Schlüsselung: Die Material-Positionen werden bei der Rechnungsschreibung automatisch vom Lager abgebucht. Die Lager-Nr., die Sie in diesem Schema hinterlegen müssen, können Sie während der „Rücklauferfassung“ ändern.
•
Feld ERLÖS-GRUPPE: Sofern Sie auch die PDS-FIBU bzw. PDS-MAZA im Einsatz haben und die Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung integrieren wollen, müssen Sie das Rechnungs-Schema mit Erlösgruppe schlüsseln. Durch diese Schlüsselung erreichen Sie, dass die Rechnungs-Beträge direkt auf die FIBU-Konten fließen, die den Erlösgruppen zugeordnet sind. Hinweis Für Wartungsrechnungen ist die Erlösgruppe maßgebend, die Sie in den „Vertragsdaten“ hinterlegt haben.
•
Feld ÜBERNAHME IN FIBU/BEBU: Für die Übernahme der Rechnungsdaten müssen Sie das Rechnungs-Schema wie die „Firmenstammdaten“ schlüsseln.
Lesen Sie hierzu auch das Kapitel integrieren” ab Seite D - 76
3.3.2 Schema-Nummer zuordnen
in
“6. Rechnungsdaten in die PDS-FIBU/BEBU
„Kundendienst
/
Wartung“
So können Sie die Rechnungs-Schema-Nummer im Modul „Kundendienst / Wartung“zuordnen •
Grundsätzlich: Das hier hinterlegte Rechnungs-Schema ist das Standard-Schema für alle Rechnungen, sofern kein abweichendes Schema zugeordnet wurde.
•
Individuell: Sie können auf verschiedene Arten ein von den Firmenstammdaten abweichendes Rechnungs-Schema zuordnen: –
pro Rechnung-Empfänger in den „Objekt-Stammdaten“, „Daten Rechnungsempfänger“
–
pro Auftrag bei der Erfassung der Rücklauf-Daten im Programm „Rücklauferfassung“.
–
pro Wartungsvertrag in den „Objekt-Stammdaten“, „Verträge“
Kundendienst / Wartung
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3 KuWa-relevante Stammdaten im DIS-X Grundmodul aufnehmen 3 4 Text-Positionen und -Bausteine für
3.4 Text-Positionen und -Bausteine für Kundendienst /Wartung erfassen Die Aufnahme von Text-Positionen und Text-Bausteinen für den Bereich „Kundendienst / Wartung“ führen Sie im DIS-X-Grundmodul im Programm „Positions-Stammdaten“ durch. Störungsbeschreibungen sowie Wartungs- und Rechnungs-Texte können als TextPositionen gespeichert werden. Als Text-Bausteine erfassen Sie die Betreff- bzw. Schlusstexte für die Rechnungen. In der Mobil-Anwendung können Sie für das Skeyepad Meldetexte für die Monteure als Textbausteine hinterlegen.
3.4.1 Beispieltexte Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Text-Positionen oder - Bausteine, die Sie im DISX für das Modul „Kundendienst / Wartung“ hinterlegen können: Im „Rechnungs-Schema“ können Sie z.B. die folgenden Betreff- /Schlusstexte für Kundendienst- und Wartungsrechnungen hinterlegen: •
Für Heizungsarbeiten in Ihrem Hause berechnen wir:
•
Wir führten Kundendienst-/Wartungsarbeiten an Ihrer Heizungsanlage durch;
•
Hausausstellung am 6. Februar! - Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
•
Wartungs-Pauschale gemäß Vertrag
Achtung! Die Rechnungs- und Wartungstexte, die in den Muster-Verträgen bzw. den Vertragsdaten einer Anlage hinterlegt werden, müssen als Text-Positionen ohne Variablen gespeichert werden. Eine manuelle Texterfassung ist nicht möglich.(Als Störungsbeschreibungen sowie als Betreff- oder Schlusstexte können auch manuelle Texte eingegeben werden.
Störungsbeschreibungen für Arbeitszettel •
Wasserhahn tropft
•
Heizkörper werden nicht warm
•
Wasserrohrbruch
•
Thermostatventile funktionieren nicht
•
Heizung komplett ausgefallen
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
4. „Kundendienst aufnehmen
/
Wartung“-Stammdaten
Nach der Installation des Moduls „Kundendienst / Wartung“ sollten Sie im Programm „Kundendienst / Wartung“, „Allgemeine Stammdaten“ zunächst die nachfolgend beschriebenen Stammdaten aufnehmen. •
Firmenstammdaten
•
Grundstammdaten
•
Anlage-Schemen
•
Monteur-Stammdaten
•
Vertrags-Stammdaten
•
Formular-Aufnahme
•
Ausfallgründe Hinweis Sie können sich Übungsfirmen anlegen, in denen Sie die Programmanwendungen testen können. Achten Sie dabei aber unbedingt darauf, beim Anlegen der Übungsfirma nicht über WIE FIRMA die Daten Ihrer Ursprungsfirma zu übernehmen, da Änderungen in den übernommenen Daten auch in den Ursprungsdaten wirksam werden. Gehen Sie bei der Einrichtung Ihrer Testfirma vor, wie im Kapitel „Firmen installieren“ beschrieben. Von allen Einstellung und Schlüsselungen sollten Sie sich nach Beendigung der Eingabe eine Liste für Ihre Unterlagen ausdrucken. Das Login und das Datum der letzten Änderung werden auf diesen Listen ebenfalls vermerkt.
4.1 Firmenstammdaten eingeben In den Firmenstammdaten werden die Grundinformationen gespeichert, die bei der Arbeit in „Kundendienst / Wartung“ immer wieder benötigt werden und die bei verschiedenen Arbeiten automatisch bestimmte Funktionen auslösen. Hier legen Sie z. B. fest, ob Sie in die PDS FIBU und PDS - BEBU integrieren wollen. Hinweis: Bei Änderungen in den Firmenstammdaten wird das Datum und das Login der letzten Änderung gespeichert. Diese Information finden Sie im Kopf der Liste, die Sie sich ausdrucken lassen können, oder können sie sich im Feld EINGABEN OK? mit Hilfe der Taste [Info Änderung] anzeigen lassen. Nachdem Sie im Programm „Firmenstammdaten“ die Funktion „Aufnahme / Änderung“ aktiviert haben, gelangen Sie in eine Auswahl in der Sie die zu bearbeitende Stammdatengruppe auswählen können. Achten Sie bei Ihren Schlüsselungen auch auf die Zusatzinformationen zu den einzelnen Feldern. Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
4.1.1 Umfang Programmanwendung festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Umfang Programm-Anwendung. So legen Sie fest, welche Programmanwendungen Sie nutzen möchten: 1.
EINSATZ VON PDS-LOHN,- BEBU,- FIBU? „Ja“-Schlüsselung: Sie erhalten eine Liste der erfassten Stunden für die PDSLohnbuchhaltung. Die relevanten Daten werden an die PDS-BEBU übergeben. Rechnungen werden in die PDS-FIBU integriert. Achtung! Schlüsseln Sie diese Felder nur mit „Ja“, wenn Sie diese PDS-Programme für Ihre Firma installiert haben. Beachten Sie dabei auch, dass diese Schlüsselungen mit der Schlüsselung der Firmenstammdaten im Grundmodul DIS übereinstimmen müssen!
2.
SOFORTIGE OP-ANZEIGE? „Ja“-Schlüsselung: Die offenen Posten des Rechnungs-Empfängers werden in der „Auftragsannahme“ sofort angezeigt.
3.
ANZEIGE AB MAHNSTUFE Die sofortige OP-Anzeige erfolgt nur dann, wenn der Rechnungs-Empfänger offene Posten in der hier eingegebenen Mahnstufe hat.
4.
MIT REGISTER-ERFASSUNG? „Ja“-Schlüsselung: Neukunden und Objekte können über Register vereinfacht erfasst werden. Direkt nach der „Ja“-Schlüsselung können Sie die gewünschten Register aufnehmen. Dabei können Sie für Kunden und Objekte entscheiden, ob Sie ein bereits in der PDSFIBU oder -DIS gespeichertes Register verwenden, oder ein separates Register aufnehmen wollen. Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, werden Ihnen - sofern Sie bereits vorhandene Register gewählt haben - die Buchstaben/Nummern-Sortierungen angezeigt und Sie können ggf. noch Korrekturen vornehmen. Beispiel Buchstabe A = Nummer 10000, Buchstabe B = Nummer 11000, Buchstabe C = Nummer 12000. Die automatische Nummernvergabe erfolgt in diesem Beispiel für den Buchstaben A innerhalb der Nummern 10000 bis 10999.
5.
MIT MESSDATEN-ERFASSUNG? „Ja“-Schlüsselung: Messdaten sollen erfasst und gespeichert werden.
6.
MIT ANZEIGE/DRUCK 0-MESSWERTE? „Ja“-Schlüsselung: Messdaten mit Wert Null sollen angezeigt bzw. gedruckt werden.
7.
MIT SPEICHERN TELEFONBUCH? „Ja“-Schlüsselung: Die in den Objektstammdaten aufgenommenen Telefon-Nummern werden im Oberflächen-Telefonbuch gespeichert.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
4.1.2 Allgemeine Grunddaten festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Allgemeine Grunddaten“. In den allgemeinen Grunddaten nehmen Sie weitere, detaillierte Angaben zu den Programmanwendungen vor. So bestimmen Sie z. B die Zeiteinheit in der Sie erfassen wollen oder entscheiden, ob Sie Plan-Beträge oder Arbeitszeiten vorgeben wollen. So definieren Sie die allgemeinen Grunddaten 1.
ZEITEINHEIT Wählen Sie die gewünschte Zeiteinheit aus, in der Sie die Arbeitszeiten etc. erfassen wollen.
2.
VERKÜRZTE OBJEKTAUFNAHME? „Ja“-Schlüsselung: Die Neuaufnahme von Objekten wird in der Auftragserfassung verkürzt.
3.
AUTOMATISCHE VERGABE DER AUFTRAGS-NR.? LETZTE VERGEBENE AUFTRAGS-NR. „Ja“-Schlüsselung: Die Auftragsnummer wird automatisch fortlaufend vorgeschlagen. In der folgenden Abfrage wird Ihnen daraufhin die letzte vergebene Auftrags-Nr. angezeigt, die Sie ggf. noch anpassen können.
4.
DATUMS-EINGRENZUNG AUFTRAGSSUCHE? Hier können Sie die Anzahl der Monate eintragen, die bei der Auftragssuche berücksichtigt werden sollen. Alle Aufträge, die älter sind als z. B „6“ Monate, werden dann bei der Suche nicht berücksichtigt. Innerhalb der Suche können Sie über eine Taste diese Einschränkung aufheben. Tragen Sie hier „0“ ein bedeutet dies „keine Einschränkung“.
5.
MIT VORGABE VON PLAN-BETRÄGEN? „Ja“-Schlüsselung: Bei der Auftragsannahme können Plan-Beträge für den Auftrag erfasst werden, z.B. Höchstbetrag für Reparatur-Ausführung.
6.
MIT VORGABE ARBEITSZEITEN? „Ja“-Schlüsselung: Bei der Auftragsannahme kann die geschätzte Arbeitszeit vorgegeben werden.
7.
MIT AUTOMATISCHER RECHNUNGSSCHREIBUNG? „Ja“-Schlüsselung: Nach der Rücklauferfassung werden Aufträge für die Fakturierung bereit gestellt, Sie müssen nicht noch in der Faktura erfasst werden. (WartungsRechnungen werden immer automatisch gedruckt).
8.
RECHNUNGSSCHEMA In dieser Abfrage geben Sie die Nummer des hierfür zu verwendenden RechnungsSchemas ein. Hinweis Sie müssen für den Rechnungsdruck ein Rechnungs-Schema hinterlegen. Sofern Sie dies noch nicht angelegt haben, können Sie dazu jetzt die Multitasking-Funktion nutzen. Die Beschreibung zur Aufnahme von Rechnungsschemen finden Sie DIS-X-Handbuch im Bereich Faktura.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben 9.
MIT AUFTRAGSANNAHME PROTOKOLL? „Ja“-Schlüsselung: Sie haben die Möglichkeit, ein Tagesprotokoll der Auftragsannahme zu drucken. In diesem Protokoll erscheinen u.A. die Auftragsnummern, die ObjektAnschrift, die Störungsbeschreibung, der Monteur und das Plan-Datum.
10.
HINWEIS BEI MEHREREN ARBEITSZETTELN? „Ja“-Schlüsselung: Haben Sie für einen Auftrag z. B. zwei Arbeitszettel gedruckt, erscheint in der Rücklauferfassung ein Hinweis, dass für diesen Auftrag zwei Arbeitszettel gedruckt und der erste AZ in Wartestellung gestellt wurde. Sie können diesen in Wartestellung befindlichen AZ dann später durch die Daten des zweiten AZ ergänzen und müssen dem Auftrag nachfolgend manuell den Status „erledigt“ zuweisen.
11.
MIT AUTOM. MATERIALVORGABE? „Ja“-Schlüsselung: Bei der Auftragsannahme werden, sofern die entsprechenden Daten vorhanden sind, die benötigten Materialien vorgegeben
12.
MOBIL-ANSCHRIFTEN ALS NEUANLAGE? „Ja“-Schlüsselung: Auf dem Pad geänderte Anschriften werden nicht überschrieben, sondern neu angelegt.
4.1.3 Monteurplanung einstellen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Monteurplanung“. Hier entscheiden Sie zunächst, ob Sie die Monteurplanung nutzen wollen. Wenn „Ja“, legen Sie die Grunddaten für die Planung Ihrer Monteure fest. So aktivieren Sie Monteurplanung und geben die Grunddaten ein 1.
MIT MONTEURPLANUNG? „Ja“-Schlüsselung: Sie können im „Kundendienst / Wartung“ auch die Möglichkeit der Monteurplanung nutzen. (Darstellung als Terminkalender). „Nein“-Schlüsselung: Sie können keine Produktivitätsanalyse durchführen.
2.
ANZEIGE DER MONTEURPLANUNG Wählen Sie eine der angebotenen Anzeige-Arten für Ihre Monteurplanung aus.
3.
SORTIERUNG DER ANZEIGE Entscheiden Sie, wonach die Anzeige sortiert werden soll.
4.
ARBEITSTAGE PRO WOCHE Tragen Sie hier die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage ein und legen Sie den Arbeitsbeginn, die täglichen Arbeitsstunden und Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb fest. Achtung! Sie sollten die Anzahl der Arbeitstage auf 7 Tage setzen, damit Ihre Notdienste am Wochenende berücksichtigt werden können. Die Eingabe im Feld ARBEITSENDE bestimmt lediglich die Anzahl der verfügbaren Planungszeilen im Terminkalender!
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben 5.
(PLAN) UHRZEIT IN DER AUFTRAGSERFASSUNG Tragen Sie in das geöffnete Eingabefenster den Arbeitsbeginn und die täglichen Arbeitsstunden und Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb ein. Entscheiden Sie, ob Sie in der Auftragserfassung nur eine Uhrzeit oder eine Von-Bis-Uhrzeit eingeben wollen.
6.
MIT BERÜCKSICHTIGUNG FEIERTAGE? „Ja“-Schlüsselung: Die Feiertage werden berücksichtigt. Tragen Sie in das folgende Eingabefenster das betreffende Bundesland und dann die Bezeichnung und das Datum der einzelnen Feiertage ein. Diese Informationen müssen Sie jährlich aktualisieren. Sie brauchen Sie insbesondere für die automatische Auftragsplanung und in der Auftragsannahme.
7.
ANZAHL MONTEURE Entscheiden Sie hier, ob Sie die Monteurplanung für einen oder zwei Monteure durchführen wollen.
4.1.4 Wartungsverträge definieren In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme Änderung“, „Wartungsverträge“. Hier entscheiden Sie zunächst, ob Sie die „Wartungsverträge“ nutzen wollen. Wenn „Ja“, legen die Standardschlüsselungen für die Angaben in diesen Verträgen fest. So nehmen Sie die Schlüsselungen für die Wartungsverträge vor 1.
2.
EINSATZ VON WARTUNGSVERTRÄGEN? „Ja“-Schlüsselung: Sie können im „Kundendienst „Wartungsverträge“ nutzen.
/
Wartung“
die
Funktion
MIT WARTUNGSVERTRAGSARTEN? „Ja“-Schlüsselung: Es wird mit Vertragsarten gearbeitet. Die Arbeit mit Vertragsarten ermöglicht Ihnen eine differenzierte Anpassung der Verträge. Durch die Verwendung der Vertragsarten können z.B. Bestandteile der Pauschalsumme modifiziert (z.B. Summe incl. oder excl. Lohn), sowie das Hochsetzen der Wartungsintervalle verändert werden. Voraussetzung: Sie müssen hierzu verschiedene Vertragsarten hinterlegen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel „Vertragsarten definieren“ ab Seite 43.
Achtung! Die folgenden Schlüsselungen können in den einzelnen Vertragsarten unterschiedlich definiert werden. Auf die Schlüsselungen die Sie hier machen, greift das Programm dann zu, wenn in den Verträgen keine Vertragsart hinterlegt ist. Sie gelten also als Standardschlüsselungen! Lesen Sie auch das Kapitel „Musterverträge einrichten“ ab Seite 43 ! Dort finden Sie ausführliche, weitergehende Informationen zu den hier möglichen Schlüsselungen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
3.
VERTRÄGE INCL. LOHN? „Ja“-Schlüsselung: Der Lohn ist im Wartungsvertrag-Preis enthalten.In diesem Fall wird in der „Rücklauferfassung“ die Lohnposition für den Monteur auf “statistische Wartung” (= Auftragsart “w”) gesetzt. Hinweis Die benötigte Arbeitszeit wird nicht berechnet, steht aber für die Nachkalkulation zur Verfügung.
4.
VERTRÄGE INCL. ERSATZTEILE? „Ja“-Schlüsselung: Ersatzteile sind im Wartungsvertrag-Preis enthalten. Die Ersatzteile werden in der „Rücklauferfassung“ auf “statistische Wartung” (= “w”) gesetzt. Hinweis Die benötigten Ersatzteile werden nicht berechnet, stehen aber für die Nachkalkulation zur Verfügung.
Nähere Information zur Auftragsart finden Sie im Kapitel „Rückläufe erfassen“ ab Seite 198. 5.
ERSATZTEILE AB BETRAG Wenn Sie Ersatzteile nur bis zu einem bestimmten Betrag als „inclusiv“ vorgesehen haben, geben Sie hier den Gesamtbetrag ein, ab dem Sie die Ersatzteile berechnen wollen. Voraussetzung: Damit Sie hier einen Betrag eintragen können, müssen Sie im vorigen Feld „Ja“ eingetragen haben.
6.
BERECHNUNG ERSATZTEILE SOFORT? “Ja“-Schlüsselung: Die sofortige Berechnung der Ersatzteile ist nur dann wichtig, wenn die Wartung nicht sofort nach ihrer Ausführung berechnet wird. “Nein“-Schlüsselung: Die Ersatzteile werden erst auf der nächsten Wartungsrechnung in Rechnung gestellt.
7.
MIT MONTEUR-PROVISION? „Ja“-Schlüsselung: Im Wartungsvertrag kann ein fester Betrag pro durchgeführter Wartung hinterlegt werden.
8.
MIT VORGEGEBENEN ANFAHRTSKOSTEN? „Ja“-Schlüsselung: Pro Wartung werden feste Anfahrtkosten vorgegeben, die dann bei der „Rücklauferfassung“ automatisch vorgeschlagen werden.
9.
HOCHSETZEN DES WARTUNGSDATUMS? Wählen Sie hier aus den angebotenen Möglichkeiten aus, welches Datum als Wartungsdatum gesetzt werden soll.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
Beispiel Die nachfolgenden Beispieldaten sollen die Ermittlung der nächsten Wartung verdeutlichen. Zuerst werden die Beispieldaten für die Auswahl „0“, dann für „1“ und zuletzt für „2“ aufgeführt. Vertrags-War-
Intervall
Planung
Ausführung
Nächste Wartung
tungs-Datum
10.
01.04.2004
6 Monate 10.3.2004
15.4.2004
01.10.2004
01.04.2004
6 Monate
10.3.2004
15.4.2004
15.04.2004
01.04.2004
6 Monate 10.3.2004
15.4.2004
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HAUPTBAUTEILE MIT PREISDATEN? Dieses Feld ist nur noch aus Gründen der Kompatibilität zu zurückliegenden Programmständen vorhanden! Grundsätzlich wird diese Funktionalität komfortabler in der Einzelkalkulation abgedeckt. Sollten Sie diese Funktion trotzdem verwenden wollen, lesen Sie diesen Abschnitt weiter. „Ja“-Schlüsselung: Die Hauptbauteile werden mit Preisdaten versehen. Im folgenden Eingabefenster müssen Sie die Bezeichnung der Preisanteile eingeben (z.B. Wartung und Miete).Sie haben durch diese Schlüsselung die Möglichkeit, im Programm „Objektstammdaten“ in den Anlagen und dort in den Hauptbauteilen für die einzelnen Hauptbauteile zwei verschiedene Preise (z.B. Wartungs- und Mietpreis) einzutragen. Achtung! Die Ermittlung der zu berechnenden Preise legen Sie ebenfalls in den „Objektstammdaten“ fest. Im Bereich der Vertragsdaten, im Fenster für die WartungsRechnungen steht Ihnen im Feld BETRAG die Taste [Berechnung] zur Verfügung. Hierüber können Sie verschiedene Berechnungsarten auswählen. Die geplante Berechnungsart sollten Sie bei der Eingabe der Preise für die Hauptbauteile bereits berücksichtigen!
Hinweis Lesen Sie hierzu auch die Beschreibung des Feldes INTERVALL im Kapitel Musterverträge einrichten ab Seite 43, Abschnitt Wartungs-Rechnungen vorgeben. 11.
RECHNUNGSINTERVALL ALS MENGE? „Ja“-Schlüsselung: Der Wartungsrechnungsbetrag wird mit dem Rechnungsintervall multipliziert. Der Rechnungsintervall wird beim Rechnungsdruck als Menge ausgewiesen. Vorraussetzung für die Durchführung dieser Berechnung ist die „Ja“Schlüsselung der Abfrage „Hauptbauteile mit Preisdaten?“.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 1 Firmenstammdaten eingeben
Beispiel Bei einer monatlichen Wartungspauschale von € 100,- und einem halbjährlichen Berechnungsintervall beträgt der Endpreis € 600,-. Auf der Rechnung wird diese Konstellation wie folgt ausgewiesen: Menge: 6
12.
Einzelpreis: 100,-
Gesamtpreis: 600,-
MIT AUFTRAGSZEITEN-ERFASSUNG? „Ja“-Schlüsselung: Sie können auch die vorgesehenen Auftragszeiten für die Wartungen erfassen.
4.1.5 Druckumfang der Rechnungen festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Druckumfang Rechnungen“. In dieser Stammdaten-Tabelle legen Sie über verschiedene Schlüsselungsmöglichkeiten den Druckumfang der Rechnungen fest. Es handelt sich um einfache „Ja“/„Nein“-Entscheidungen ohne weitergehende Eingabemöglichkeiten. Achten Sie bei Ihren Schlüsselungen auch auf das Informationsfenster und die dort enthaltenen Angaben zu dem Feld, auf dem Sie sich befinden!
4.1.6 Standard-Formulare festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Standard-Formulare“. Hier legen Sie die Formulare (Arbeitszettel, Zusatzblatt) fest, die Sie im Bereich Kundendienst und im Bereich Wartung standardmäßig verwenden wollen. Verwenden Sie dazu ggf. die Taste [Auswahl].
4.1.7 CRM-Kontakt abstellen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „CRM-Kontakt“. Beim Anlegen von Aufträgen und Schreiben von Serienbriefen ist es möglich, automatisch einen Kontakt beim Rechnungs-Empfänger im CRM-Modul abzustellen. Hier entscheiden Sie, ob und wie diese Kontakte abgestellt werden. Durch die Entscheidung „Ja“ bei der Abfrage „CRM-Kontakt für Serienbrief erzeugen?“ wird für diesen Rechnungsempfänger auch bei der Erstellung eines Serienbriefes ein Eintrag in der Kontakthistorie des CRM-Moduls abgestellt. Hierbei werden direkt bei der SerienbriefErstellung die Angaben zu „Abteilung“, „Kontakt-Art“ und „Kontakt-Grund“ abgefragt. Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
4.1.8 Feiertage eintragen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, „Aufnahme / Änderung“, „Feiertage“. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, Ihr Bundesland und die relevanten Feiertage einzutragen. Die Eintragung müssen Sie jährlich aktualisieren. Diese Informationen brauchen Sie insbesondere für die automatische Auftragsplanung und in der Auftragsannahme.
4.1.9 Einstellungen der Firmenstammdaten ausdrucken Wenn Sie die Aufnahme /Änderung der Firmenstammdaten abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Schlüsselungen für Ihre Unterlagen ausdrucken lassen. Gehen Sie dazu über „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“, in die Funktion „Liste“ und aktivieren Sie den Ausdruck.
4.2 Grundstammdaten eingeben In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“. Sie können in den Grundstammdaten verschiedene Selektionskriterien festlegen. Diese Kriterien sollen umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für z. B. die Monteurplanung, die Auftragsverwaltung oder den Ausdruck von Gebiets-Statistiken bieten.
4.2.1 Bauteil-Selektions-Kennung (Bauteilgruppen) festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „BauteilSelektionskennung“, „Aufnahme / Änderung“. Für die Selektion von vergleichbaren Hauptbauteilen können Sie hier Selektionskennzeichen definieren. Dies ist notwendig, wenn mehrere gleiche Bauteile einer Anlage selektiert werden müssen. Beispiel Nummer 1 = Kessel, Nummer 2 = Brenner, Nummer 3 = Pumpe, Nummer 4 = WWSpeicher
Zuordnung Das Bauteil-Selektions-Kennzeichen wird dem folgenden Bereich zugeordnet: –
Anlage-Schema
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
Über die Selektions-Kennzeichen können die nachfolgend genannten Listausdrucke gesteuert werden: •
die Objekt-Stammdaten-Liste
•
die Vertrags-Auswertung
•
die Anlagen-Auswertung
•
Werbe-Serienbriefe
Beachten Sie auch das Beispiel, welches Sie mit Hilfe der Taste [Beispiel] aufrufen können! Sie haben an dieser Stelle ebenfalls die Möglichkeit, sich über die Taste [Anlagestruktur] eine Übersicht aufzurufen, in der Sie auch die Selektions-Kennzeichen aufgeführt finden.
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Bauteil-Selektions-Kennung abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „Bauteil-Selektionskennung“ die „Liste“ an und aktivieren Sie den Ausdruck.
4.2.2 Fachbereiche festlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „Fachbereiche“, „Aufnahme / Änderung“. Die Definition verschiedener Fachbereiche, kann für die Aufteilung in Profit-Center oder nach technischer Ausrichtung (Z.B. Heizung, Klima, Elektro, Sanitär) verwendet werden. Die Zuordnung des Fachbereiches erfolgt über die Fachbereichs-Nummer.
Zuordnung Der Fachbereich wird den folgenden Bereichen zugeordnet: –
Monteur-Stammdaten
–
Muster-Verträge
–
Vertragsdaten (Objekt-Stammdaten)
–
Auftrag (Auftrags-Annahme)
Über die Fachbereiche haben Sie in den nachfolgend genannten Bereichen weitere Selektionsmöglichkeiten:
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
•
Monteur- / Wartungsplanung
•
Tourenplan
•
Auftragskontrolle
•
selektives Ändern der Objekt-Stammdaten
•
Liste fälliger Rechnungen
•
Monteur-Statistiken, Vertragsauswertungen, Umsatzlisten
•
Werbe-Serienbriefe
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Fachbereiche abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „Fachbereiche“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
4.2.3 Gebiets-Kennzeichen anlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „GebietsKennzeichen“, „Aufnahme / Änderung“. Sie können mit Hilfe dieses Menüs Ihren gesamten Wirkungskreis in verschiedenen Zonen/Gebiete einteilen. Beispiel ARO = Arolsen, BE = Berndorf, CITYK = Innenstadt Korbach. So legen Sie Gebiets-Kennzeichen an 1.
Geben Sie das gewünschte Kürzel ein
2.
Tragen Sie den Namen des Gebietes ein
3.
Sie können eine Kilometer-Vorgabe eintragen
4.
Wenn Sie eine KM-Kosten berechnen wollen, können Sie hier eine feste PauschalPosition aus den DIS-Stammdaten zuordnen. Diese Position wird dann im Rücklauf automatisch vorgeschlagen.
5.
Tragen Sie das Bundesland ein und bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben Ihr Gebietskennzeichen ist angelegt. Auf dem Eingabebildschirm wird Ihnen bereits während der Eingabe eine Einsatz-Legende zu dem aktuellen Gebiet angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
Zuordnung Das Gebietskennzeichen wird den folgenden Bereichen zugeordnet: –
Monteur-Stammdaten
–
Objekt-Stammdaten (Grunddaten)
–
Monteur-Planung (Auftragsannahme)
Über das Gebietskennzeichen steuern sie eine Selektion in den folgenden Programmen: •
Objekt-Stammdatenliste
•
Monteur- / Wartungsplanung, Tourenplan
•
Auftragskontrolle
•
Vertragsauswertungen, Umsatzlisten, Gebietsstatistiken
•
Werbe-Serienbriefe
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Gebietskennzeichen abgeschlossen haben, sollten Sie Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „Gebietskennzeichen“ die gewünschte Liste und aktivieren Sie den Ausdruck.
4.2.4 Sammel-Objekte bestimmen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „Sammel-Objekte“, „Aufnahme / Änderung“. Die Gebiete, die Sie mit dem „Gebietskennzeichen“ definiert haben, können Sie nochmals unterteilen. Ein Sammelobjekt dient der Feineinteilung der Gebiete. Es ermöglicht die logische Zusammenfassung von Objekten wie z.B. alle Schulen, alle Betriebsstätten. Weiterhin können Sie auch einen Stadtteil, eine Straße oder ein Gebäude zu einem Sammelobjekt zusammenfassen. So legen Sie ein Sammel-Objekt an 1.
Tragen Sie eine Sammelnummer ein.
2.
Geben Sie das Suchwort und die Bezeichnung des Objektes ein. Sie können nun verschiedene Objekte mit unterschiedlichen Eigentümern (Rechnungsempfängern), die als gemeinsamen Nenner einen Stadtteil, eine Straße oder ein Gebäude haben, unter einer Sammel-Objekt-Nummer zusammenfassen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
Beispiel Nr.1 = Berliner Ring, Nr.2 = Hansaviertel, Nr.3 = Eigentümergemeinschaft Moorweg 47 – 57 Alle gespeicherten Objekte mit dem Standort „Berliner Ring“ erhalten die SammelObjekt-Nr. 1 usw. Über die Sammel-Objekt-Nr.1 (als Selektionskriterium) können Sie dann z.B. in der Auftragsauswertung den Ausdruck des Tourenplans für den Berliner Ring veranlassen.
Zuordnung Die Sammel-Objekte werden dem folgenden Bereich zugeordnet: –
Objekt-Stammdaten (Grunddaten)
Über die Sammel-Objekt-Nummer können Sie die nachfolgend genannten Bereiche steuern: •
Ausdruck der Objekt-Stammdaten-Liste
•
Wartungsplanung
•
Sammelrechnungsdruck
Liste ausdrucken Nachdem die die „Aufnahme / Änderung“ der Sammelobjekte abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „SammelObjekte“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
4.2.5 Bauteil-Typen anlegen In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „BauteilTypen“, „Aufnahme / Änderung“. Für eine schnellere Erfassung der einzelnen Bauteil-Typen in den Anlagedaten eines Objektes können sie in den Grundstammdaten Bauteil-Typen definieren. Über die Taste [Auswahl] im Feld WIE BAUTEIL-NR können Sie sich eine Liste der bereits vorhandenen Typen anzeigen lassen und daraus ggf. den passenden Typen auswählen. Der Bauteil-Typ wird den Hauptbauteil-Daten einer Anlage in den Objekt-Stammdaten zugeordnet. Beispiel Hauptbauteil = Kessel, Kessel = ESB Brötje.
Zuordnung Die Bauteil-Typen werden dem folgenden Bereich zugeordnet: –
Typ des Hauptbauteils (Objekt-Stammdaten -Anlage-Daten-)
Über die Bauteil-Typen können Sie in den nachfolgend genannten Bereichen selektieren: •
Auswertungen
•
Listen
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Bauteil-Typen abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „BauteilTypen“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
4.2.6 Kunden-Kennzeichen vergeben In dieses Menü gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“, „KundenKennzeichen“, „Aufnahme / Änderung“. Kunden-Kennzeichen ermöglichen Ihnen eine individuelle Untergliederung der RechnungsEmpfänger in verschiedene Kundenbereiche. In den „Objekt-Stammdaten“ ordnen Sie dann jedem Rechnungs-Empfänger ein KundenKennzeichen zu.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 2 Grundstammdaten eingeben
Zuordnung Die Kunden-Kennzeichen werden dem folgenden Bereich zugeordnet: –
Objekt-Stammdaten (Rechnungs-Empfänger)
Das Kunden-Kennzeichen kommt in folgenden Bereichen zum Einsatz: •
Anzeige des Kennz. im Kopf des Bildschirms der Auftragsannahme
•
selektiver Ausdruck bei Werbe-Serienbriefen
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Kunden-Kennzeichen abgeschlossen haben, können Sie sich Ihre Einstellungen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „Kunden-Kennzeichen“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 3 Anlage-Schemen aufnehmen
4.3 Anlage-Schemen aufnehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten, „Anlage-Schemen“, „Aufnahme / Änderung“. Die Aufnahme der Anlage-Schemen ist Voraussetzung für die Erfassung der Anlagedaten (technische Informationen, Anlagekomponenten) im Programm „Objekt-Stammdaten“. Ein Anlagen-Schema können Sie sich sinnbildlich als vorbelegte Karteikarte für die Aufnahme einer Anlage vorstellen. Mit dem Schema bauen Sie das “Gerüst” auf, anhand dessen Sie später die benötigten Informationen eintragen können. Dieses “Gerüst” wird strukturiert aufgebaut: von übergeordneten Hauptinformationen zu immer detaillierteren Angaben. Die Struktur einer Anlage können Sie sich, nachdem Sie dieses Programm aufgerufen haben, über die Taste [Anlagestruktur] zur Verdeutlichung anzeigen lassen. Für die unterschiedlichen Anlagen können Sie verschieden strukturierte Anlage-Schemen aufbauen. Dadurch, dass nur die im Schema festgelegten Felder für die Erfassung angezeigt werden, wird die Eingabe der Anlagedaten im Programm „Objekt-Stammdaten“ vereinfacht. So nehmen Sie ein neues Anlage-Schema auf Hinweis: Für die Aufnahme eines neuen Schemas können sie ein bereits gespeichertes Schema verwenden (Verdoppelung).
1.
SCHEMA NR., SUCHWORT, BEZEICHNUNG Tragen Sie in diese Felder die Nummer, das Suchwort und die Bezeichnung Ihres neuen Schemas ein. Beispiel Über die Taste [Beispiel] können Sie sich eine Beispieldarstellung einer Aufnahme eines Objektes mit Hilfe des Anlage-Schemas. Die Struktur einer Anlage können Sie sich über die Taste [Anlagestruktur] anzeigen lassen.
Verdoppelung 2.
WIE SCHEMA Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, ein bereits vorhandenes Schema als Vorlage für Ihr neues Anlage-Schema zu verwenden. Geben Sie dazu die Nummer des gewünschten Vorlage-Schemas ein und nehmen Sie dann nur noch in den relevanten Feldern die nötigen Änderungen vor.
3.
HAUPTBAUTEIL-NR., BEZEICHNUNG, SELEKTIONSKENNUNG Alle Bestandteile einer Anlage (Brenner, Kessel, etc.) werden als Hauptbauteile unter einer Hauptbauteil-Nr. erfasst. Jedes Anlage-Schema (jede Anlage) kann aus beliebig vielen Hauptbauteilen bestehen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 3 Anlage-Schemen aufnehmen
Beispiel Hauptbauteil-Nr. 1 = Kessel, Hauptbauteil-Nr. 2 = Brenner, Hauptbauteil-Nr. 3 = Pumpe.
Hinweise Die Hauptbauteil-Nr. 0 können Sie für interne Zwecke vergeben. Unter der Nummer 0 können Sie bei der späteren Datenerfassung pro Anlage den Namen des Architekten, des Bauherren oder wichtige Vermerke speichern. Die Vermerke unter der Hauptbauteil-Nr. 0 sind für den internen Gebrauch bestimmt und tauchen weder in den Auswertungen noch in den Formularen auf. Es empfiehlt sich, in dem Anlagen-Schema die maximal mögliche Anzahl an Hauptbauteilen der Anlage aufzunehmen. Es müssen nicht alle Hauptbauteil-Felder gefüllt werden, doch verfügen Sie so über genügend Eingabemöglichkeiten.
Jeder Hauptbauteil-Nr. ordnen Sie eine BEZEICHNUNG zu. Die Zuordnung eines SELEKTIONS-KENNZEICHENs ermöglicht Ihnen eine Selektion gleichartiger Hauptbauteile unterschiedlicher Schemen. Für jede Hauptbauteil-Nr. können Sie individuelle Feld-Bezeichnungen (EingabeBezeichnungen) vorgeben. 4.
Hersteller/Lieferant, Typ Diese Eingabefelder sind vom Programm fest vorgegeben. Die Inhalte für diese Felder werden bei der Erfassung der Anlage automatisch abgefragt.
5.
Eingabe-Bezeichnungen Sie können die Feldbezeichnungen frei vergeben. Die einzelnen Felder werden für verschiedene Eingabemöglichkeiten angeboten: numerische oder alphanumerische Felder, wie z.B. Datum. Beachten Sie also unbedingt die Texte in den Informationsfenstern, die Ihnen neben der Feldbeschreibung auch einen Vorschlag für die Eingabe liefern! Hinweise Tragen Sie in die noch nicht benötigten Felder ggf. “Bemerkung” ein. Dadurch werden Ihnen diese Felder bei der Anlagenaufnahme angeboten und stehen für die Erfassung zusätzlicher, freier Informationen zur Verfügung. Dies bedeutet also: Ohne eine Feldbezeichnung erfolgt keine Anzeige dieser Felder!
Zuordnung Die Anlage-Schemen werden dem folgenden Bereich zugeordnet: –
Objekt-Stammdaten (Anlage-Daten)
Die Anlage-Schemen kommen im folgenden Bereich zum Einsatz: •
Aufnahme Objekt-Stammdaten
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 3 Anlage-Schemen aufnehmen
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Anlage-Schemen abgeschlossen haben, können Sie eine Liste Ihrer Schemen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „AnlageSchemen“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 4 Messdaten-Parameter festlegen
4.4 Messdaten-Parameter festlegen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Messdaten-Parameter“, „Aufnahme / Änderung“. Der Messdaten-Parameter ist der individuelle Aufbau einer Tabelle oder Vorlage, die Sie für die Erfassung Ihrer Messdaten (im Menü „Rücklauferfassung“) verwenden. Durch den Messdaten-Parameter wird die Eingabe der Messdaten ermöglicht. Durch die so vereinfachte Messdatenerfassung, z.B. auch durch Festlegung von Nachkommastellen, werden Erfassungsfehler oder Irrtümer verringert und es wird sichergestellt, dass alle für diese Anlage relevanten Daten – sofern vorhanden – erfasst werden. Voraussetzung für die Erfassung von rücklaufenden Messdaten einer Anlage ist die Aufnahme von mindestens einem Messdaten-Parameter, der für die Erfassung verwendet werden kann. So nehmen Sie einen Messdaten-Parameter auf Sie können für die verschiedenen Anlagen unterschiedlich strukturierte Parameter aufbauen. Über das Feld WIE PARAMETER haben Sie die Möglichkeit, die Daten eines bereits vorhandenen Parameters zu verdoppeln und zu modifizieren. 1.
MESSDATEN-PARAMETER, SUCHWORT, BEZEICHNUNG Tragen Sie in diese Felder die Nummer, das Suchwort und die Bezeichnung Ihres neuen Parameters ein.
2.
WIE PARAMETER Wenn Sie einen neuen Messdaten-Parameter anlegen, steht Ihnen direkt nach der Eingabe der neuen Messdaten-Parameter-Nummer das Feld WIE PARAMETER zur Verfügung. Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, einen bereits vorhandenen Messdaten-Parameter als Vorlage zu verwenden. Geben Sie dazu die Nummer des gewünschten Vorlage-Parameters ein und nehmen Sie dann nur noch in den relevanten Feldern die nötigen Änderungen vor.
3.
Historienrelevant „Ja“-Schlüsselung: Durch eine kontinuierliche Speicherung aller Messdaten entsteht nach und nach eine Art “Lebenslauf” einer Anlage. Diese Anlagen-Historie können Sie für Ihre Wartungs- und Werbungsaktivitäten heranziehen. NEIN-Schlüsselung: Es bleiben nur die Messdaten der letzten und vorletzten Messung gespeichert.
4.
FELDBEZEICHNUNGEN Sie können die Feldbezeichnungen frei definieren. Geben Sie die Feldbezeichnung und die Anzahl der möglichen Nachkommastellen (NK)ein.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 4 Messdaten-Parameter festlegen
Beispiel
5.
Feldbezeichnung
NK
Raumtemperatur
0
Abgastemperatur
0
CO 2 %
1
WERTE VERGLEICHEN Über die Taste [Vergleichsrelevant] können Sie max. 10 Felder markieren, deren Inhalt in der „Auftragsannahme“ als chronologischer Überblick angezeigt wird. Betätigen Sie diese Taste nach der Eingabe der Feldbezeichnung. Wollen Sie die Markierung rückgängig machen, müssen Sie die Taste noch einmal betätigen.
Zuordnung Die Messdaten-Parameter werden den folgenden Bereichen zugeordnet: –
Objekt-Stammdaten (Anlage-Daten) oder:
–
Rücklauf/Rechnungen (Rücklauferfassung)
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Messdaten-Parameter abgeschlossen haben, können Sie sich eine Liste für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „Messdaten-Parameter“ die gewünschte Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 5 Monteur-Stammdaten eingeben
4.5 Monteur-Stammdaten eingeben In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten, „Monteur-Stammdaten, „Aufnahme / Änderung“. So erfassen Sie die Daten Ihrer Kundendienst-Monteure 1.
MONTEUR-NR., SUCHWORT, NAME Neben der Monteur-Nummer und dem Namen des Monteurs können Sie ein Suchwort als zusätzlichen Aufrufbegriff vergeben. Tipp: Sie könnten bei in den Feldern SUCHWORT und NAME den Nachnamen und Vornamen des Monteurs eingeben.
2.
BESCHÄFTIGT SEIT, - BIS Um die Auswertungen in der Produktivitätsanalyse exakt berechnen zu können, tragen Sie hier die entsprechenden Daten ein. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
3.
GEBIETS-KENNZEICHEN, WOHNORT Sie können dem Wohnort des Monteurs ein „Gebietskennzeichen“ aus den Grundstammdaten zuordnen. Nutzen Sie ggf. auch die angebotenen Tasten, über die Sie z. B. auch eine Gebiets-Kurzaufnahme durchführen können.
4.
TELEFON-NR., MOBIL-TELEFON Sie können hier die Telefon-Nummer und die Mobiltelefon-Nummer des Monteurs eintragen. Über die Mobiltelefon-Nummer können Sie dem Monteur SMS-Mitteilungen auf sein Handy schicken.
5.
CITYRUF-NR., CITYRUF-ART Die Cityruf-Nr. und die Cityruf-Art können Sie ebenfalls in das PDS-OFFICETelefonbuch übernehmen. „Pieper“ werden aber immer seltener verwendet.
6.
FACHBEREICH Sie können dem Monteur einen Fachbereich zuordnen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Über die Taste [Aufnahme / Änderung] gelangen Sie in die Kurzaufnahme für Fachbereiche.
7.
MOBIL FACHBEREICH Über die Zuordnung eines „Mobil Fachbereiches“ legen Sie an dieser Stelle fest, welche (Positions-)Daten an das Skeye Pad des Monteurs übertragen werden. Beispiel Ein Monteur mit dem Fachbereich „Sanitär“ erhält in der Positionsauswahl seines Pads nur die Positionen, die mit dem Fachbereich Sanitär gekennzeichnet sind. Ordnen Sie dem Monteur, abweichend von seinem regulären Fachbereich „Sanitär“ den Mobil-Fachbereich „Haustechnik“ zu, werden seinem Pad andere, ggf. eine größere Menge an Positionen übertragen aus denen er seine Auswahl treffen kann.
8.
LOHNPOSITION DIS Hinterlegen Sie hier die gewünschte DIS-Lohnposition aus den Positions-Stammdaten. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Die hinterlegte Lohn-Position wird bei der Erfassung der Rücklaufdaten herangezogen (z. B. Monteurstunden, Meisterstunden).
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 6 Hinweis zur Aufnahme der Vertrags9.
PERONAL-NR. PDS-LOHN Sofern Sie den PDS-Lohn im Einsatz haben, tragen Sie hier die Personal-Nummer ein. Voraussetzung: Um den Materialverbrauch aufzuteilen, müssen mindestens zwei Monteure eingesetzt werden. Wenn Sie sich auf dem Feld EINGABEN OK befinden, können Sie über die gleich lautende Taste [Statistische Daten] anzeigen lassen. Für jeden Monteur werden statistische Daten wie z. B. geleistete Stunden, gefahrene Kilometer, Plan-/Ist-Zeiten automatisch kumuliert. Diese Daten, sowie den Vorjahresvergleich können Sie sich über die o. g. Taste anzeigen lassen. Nach Abschluss Ihrer Eingaben, werden Ihnen zum neu aufgenommenen Monteur die Eintragungen in das PDS-Telefonbuch angezeigt. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie in den „Firmenstammdaten“ die Abfrage „Mit Übernahme Telefonbuch?“ mit „Ja“ geschlüsselt haben. Sie können in den angezeigten Telefonbuch-Daten ggf. noch Änderungen oder Ergänzungen vornehmen und die Eintragungen bestätigen.
Zuordnung Die Monteur-Stammdaten werden in den folgenden Bereichen verwendet: –
Objekt-Stammdaten (Anlage-Daten)
–
Auftrags-Annahme
–
Monteur-/Wartungs-Planung
–
Rücklauferfassung
–
Monteurstatistiken
Liste ausdrucken Nachdem Sie die Aufnahme / Änderung der Monteur-Stammdaten abgeschlossen haben, sollten Sie sich eine Liste für Ihre Unterlagen ausdrucken. Wählen Sie im Menü „MonteurStammdaten“ die Liste an und aktivieren Sie den Ausdruck. Über die Auswahl MSDOS-Datenaufbereitung können Sie sich die Daten der gewünschten Monteure für die Bearbeitung mit MSDOS-Programmen, wie z. B. Excel, aufbereiten und in ein gewünschtes Zielverzeichnis stellen lassen.
4.6 Hinweis zur Aufnahme der Vertrags-Stammdaten In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Vertrags-Stammdaten“. Hinweis: Durch Ihre Eingaben in den „Firmenstammdaten“ im Kapitel „Wartungsverträge definieren“ haben Sie die Standardschlüsselungen für die Verträge bereits festgelegt.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 7 Vertragsarten definieren Wenn Sie in den „Firmenstammdaten“ geschlüsselt haben, dass Sie Wartungs-Vertragsarten verwenden wollen, werden Sie bei der Schlüsselung der Musterverträge nach der Vertragsart gefragt. Sie sollten dann zunächst die Vertragsarten festlegen.
4.7 Vertragsarten definieren In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Vertrags-Stammdaten“, „Vertragsarten“. In diesem Programm legen Sie für jede Vertragsart fest, welche Positionen wann berechnet werden sollen, ob Provisionen oder Anfahrtskosten berechnet werden sollen etc. Voraussetzung: Um Vertragsarten anlegen zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“ unter „Wartungsverträge“ die Abfrage “Mit Wartungs-Vertragsarten” mit “„Ja“” geschlüsselt haben. So nehmen Sie Vertragsarten auf 1.
NUMMER, BEZEICHNUNG, SUCHWORT Hier müssen Sie die Nummer (ggf. mit Hilfe der Taste [Suchen freie Nummer]), die Bezeichnung und das Suchwort Ihrer Vertragsart eintragen.
2.
Nehmen Sie nun Ihre Schlüsselungen vor und beachten Sie vor den „Ja“/NEINEntscheidungen den Hinweistext in den Informationsfenstern, die bei den einzelnen Feldern erscheinen! Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Felder / Abfragen finden Sie im Kapitel „Wartungsverträge definieren“ ab Seite 25. Die Vertragsarten werden den Verträgen zugeordnet. Zum Listendruck lesen Sie bitte den Abschnitt “Liste” im vorigen Kapitel.
4.8 Musterverträge einrichten In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Vertrags-Stammdaten“, „Musterverträge“. Hier können Sie für jede Vertragsart, die Sie verwenden wollen, einen Mustervertrag einrichten. Diese Muster-Verträge erleichtern Ihnen die Erfassung der Vertragsdaten für eine Anlage im Programm „Objekt-Stammdaten“. Sie rufen dort vor der Erfassung eines Vertrages nur noch den gewünschten Mustervertrag aus den Stammdaten ab. Die Daten des Mustervertrages werden automatisch als Vertragsdaten für die Anlage übernommen. [Erledigte Aufträge] So richten Sie Ihre Musterverträge ein 1.
MUSTER-VERTRAGS-NR.,SUCHWORT, BEZEICHNUNG In diese Felder müssen Sie die Nummer, die Bezeichnung und das Suchwort Ihres Muster-Vertrages eintragen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 8 Musterverträge einrichten 2.
VERTRAGSART Hier können Sie die Vertragsart eingeben. Verwenden Sie dazu ggf. die Taste [AUSWAHL]. Voraussetzung: Sie können nur dann Vertragsarten festlegen, wenn Sie in den „Firmenstammdaten“ die Abfrage:“Mit Wartungs-Vertragsarten” mit “„Ja“” geschlüsselt haben. Weiterhin müssen Sie in den „Vertrags-Stammdaten“ im Programm „Vertragsarten“ bereits mindestens eine Vertragsart angelegt haben. Hinterlegen Sie hier keine Vertragsart, greift das Programm auf die Standardschlüsselung in den „Firmenstammdaten“ (Kapitel „Wartungsverträge definieren“) zu.
3.
FACHBEREICH Hier können Sie Ihrem Muster-Vertrag einen Fachbereich aus den Grundstammdaten zuordnen. Über den Fachbereich können Sie die Auswertung der Verträge (im Programm „Vertragsauswertung“) steuern. Über die Taste [Aufnahme / Änderung] gelangen Sie in die Kurzaufnahme für Fachbereiche.
4.
ARBEITSZETTEL ZUSATZBLATT An dieser Stelle können Sie dem Mustervertrag eine Arbeitszettel-Nummer und ggf. ein Zusatzblatt (z. B. Checkliste) zuordnen. Diese werden dem Monteur für die Ausführung der Arbeiten mitgegeben. Arbeitsblätter und Zusatzblätter erstellen und speichern Sie im Programmbereich „Formular-Aufnahme“. Die Beschreibung der Formular-Aufnahme finden Sie im Kapitel „Formulare aufnehmen“ ab Seite 48.
5.
VERTRAGSBEGINN, AKT. LAUFZEIT VON-BIS, VERTRAGSENDE In diesen Feldern hinterlegen Sie den Vertragsbeginn sowie die aktuelle Laufzeit des Vertrages (von / bis). Das Vertragsende müssen Sie bei Kündigung des Wartungsvertrages eintragen, damit der Vertrag nach dem Kündigungstermin nicht mehr für die Wartungsplanung herangezogen wird. Hinweis Die Felder WARTUNGEN und RECHNUNGEN finden Sie nach dem Feld KOSTENTRÄGER/-STELLE in den folgenden Abschnitten: “Wartungsarten und deren Termine festlegen” sowie “Wartungs-Rechnungen vorgeben” beschrieben
6.
KOSTENTRÄGER/-STELLE Wenn Sie auch die PDS-BEBU einsetzen und die Rechnungsdaten in die Betriebsbuchhaltung integrieren wollen, müssen Sie hier eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger zuordnen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 8 Musterverträge einrichten
4.8.1 Wartungsarten und deren Termine festlegen Wenn Sie auf das Feld WARTUNGEN gelangen, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die Termine für max. 12 Wartungsarten hinterlegen können. In diesem Eingabebildschirm legen Sie die gewünschten Wartungsarten und deren Termine fest. Z.B. „kleine Wartung“ = Sichtkontrolle, „große Wartung“ = TÜV, Revision etc. Oder Sie wählen folgende Variante: Beispiel 1. Wartung: Brenner-Reinigung (2xjährlich), 2.Wartung: Kesselreinigung (1xjährlich) etc. So legen Sie die unterschiedlichen Wartungen fest 1.
PLAN-DATUM Geben Sie hier für jede Wartungsart das nächste Plandatum für die Wartungsplanung ein.
2.
INTERVALL Hier geben Sie die Wartungs-Intervalle (Tag/Monat/Jahr) ein. Die automatische Voreinstellung ist “M” für monatlich. Wollen Sie Monate oder Tage als Intervall eingeben, betätigen Sie nach der Eingabe der Anzahl die Taste [MONAT] oder [TAG].
3.
POSITIONS-NAME Die Wartungsbeschreibung für den Ausdruck auf dem Arbeitszettel ist zwingend eine DIS-Position, Positionstyp: „Text“. Sie ziehen Sie aus dem DIS-X-Grundmodul über den Positionsnamen heran. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Die Aufnahme und Speicherung Störungsbeschreibungen sowie Wartungs- und Rechnungstexte als Text-Positionen und -Bausteine erfolgt im DIS-X-Grundmodul in den „Positions-Stammdaten“.
4.
KALKULATIONS-ZEIT Die Kalkulations-Zeit ist die Planzeit. Sie können hier für die Wartungsart eine Planzeit angeben. Diese Zeit wird bei der Durchführung bzw. Übernahme der Wartung in der „Auftragsannahme“ automatisch als Vorgabezeit eingetragen und für die Nachkalkulation des Vertrages herangezogen.
5.
ARBEITSZETTEL, ZUSATZBLATT In diesen Feldern ordnen Sie dem Mustervertrag feste Formulare zu, die als Arbeitszettel und ggf. Zusatzblatt ausgedruckt werden. Die Beschreibung zur Erstellung und Speicherung individueller Arbeitszettel sowie Zusatzblätter finden Sie im Kapitel „Formulare aufnehmen“ ab Seite 48. Sobald Sie Ihre Eintragungen bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in den Eingabe-Bildschirm für die Wartungs-Rechnungen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 8 Musterverträge einrichten
4.8.2 Wartungs-Rechnungen vorgeben Für die einzelnen Wartungsverträge können Sie bis zu 12 Rechnungstermine sowie Rechnungs-Beträge vorgeben. So legen Sie Rechnungsarten und – beträge fest 1.
PLAN-DATUM Wenn Sie Ihre Wartungs-Rechnungen unabhängig von der Ausführung der Wartung an einem bestimmten Datum erzeugen wollen, geben Sie hier das gewünschte Plandatum ein. Wollen Sie die Rechnungen nach durchgeführter Wartung schreiben, betätigen Sie hier die Taste [NACH WARTUNG] und wählen Sie aus den Vorschlägen die zutreffende Wartung aus. In diesem Fall wird das Feld INTERVALL automatisch mit der ausgewählten Wartungsart gefüllt.
2.
INTERVALL Hier geben Sie die Rechnungs-Intervalle (Tag/Monat/Jahr) ein. Die Voreinstellung ist “M” für monatlich. Wollen Sie Jahre oder Tage als Intervall eingeben, betätigen Sie nach der Eingabe der Anzahl die Taste [Jahr] oder [Tag].
3.
POSITIONS-NAME Die Rechnungstexte für die Wartungen werden aus dem DIS-X-Grundmodul herangezogen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Die Aufnahme und Speicherung Störungsbeschreibungen sowie Wartungs- und Rechnungstexte als Text-Positionen und -Bausteine erfolgt im DIS-X-Grundmodul in den „Positions-Stammdaten“.
4.
BETRAG Hier können Sie den Betrag für die Rechnung eingeben oder ggf. die angebotenen Tasten verwenden. Achtung! Auf diesem Feld steht Ihnen, wenn Sie mit Preisen pro Hauptbauteil arbeiten, die Taste [Berechnung] zur Verfügung. Voraussetzung dafür ist, dass Sie in den „Firmenstammdaten“ oder Vertragsdaten die Abfrage “Hauptbauteile mit Preisen” mit “„Ja“ geschlüsselt haben. Eine Beschreibung zu unterschiedlichen Berechnungsarten Einzelkalkulation finden Sie in den folgenden
Kundendienst / Wartung
wie z.B. Kapiteln
der „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 9 Vertrags-Ursachen anlegen Einzelkalkulation von Wartungspauschalen“ ab Seite 65 und „Wartungs-Rechnungen: Berechnung bei Hauptbauteilen mit Preisen“ ab Seite 66. 5.
ERLÖS-GRUPPE Sie können an dieser Stelle die gewünschte Erlösgruppe aus dem DIS-X-Grundmodul zuordnen. Lassen Sie sich dazu ggf. eine Liste der vorhandenen Erlös-Gruppen anzeigen. Die Zuordnung einer Erlösgruppe ist erforderlich, wenn Sie auch die PDS-FIBU bzw. PDS-MAZA einsetzen und die Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung integrieren wollen. Die Rechnungsbeträge fließen dann bei der Integration direkt auf die den Erlösgruppen zugeordneten FIBU-Konten. Hinweis Zur Verdeutlichung der Objekt-Struktur können Sie sich an dieser Stelle mit Hilfe der Taste [Objekt-Struktur] eine grafische Anzeige derselben aufrufen. Wenn Sie in der Anzeige das Feld WEITER durch die Enter-Taste bestätigen, werden die Anzeigedaten ausführlicher und Ihnen werden weitere DetailInformationen angezeigt. Sie beenden die Anzeige über die Taste [Ende Info].
Nachdem Sie die Eingabe der Rechnungsarten beendet haben und im Feld EINGABEN OK stehen, können Sie über die Taste [Preiserhöhung] das Datum, ab dem der automatische Lauf der Preiserhöhung berücksichtigt werden soll, im gleichnamigen Feld Ihres EingabeBildschirmes eintragen. D. h. bis zu dem eingegebenen Datum wird dieser Vertrag von der automatischen Preiserhöhung ausgeschlossen.
Zuordnung Die Muster-Verträge werden den Objekt-Stammdaten (-Vertragsdaten-) zugeordnet.
4.9 Vertrags-Ursachen anlegen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Vertrags-Stammdaten“, „Vertrags-Ursache“. Die Vertrags-Ursachen können Sie im Vertrag als Grund für Vertragsbeginn oder -ende hinterlegen. Mögliche Vertrags-Ursachen können Messeaktivitäten, Werbebriefe, Empfehlung oder bestimmte Vertriebs-Mitarbeiter/innen sein. NUMMER, BEZEICHNUNG, SUCHWORT Tragen Sie in diese Felder die Nummer der Vertrags-Ursache, Ihre Bezeichnung (z. B. Messeaktivitäten) und ein Suchwort (z. B. MESSE) ein.
Zuordnung Die Vertrags-Ursachen werden den Verträgen zugeordnet und können in den Menüs: „Statistiken“, „Vertragsauswertungen“, „Zu-/Abgänge“ ausgewertet werden.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 10 Formulare aufnehmen
4.10 Formulare aufnehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Formular-Aufnahme“. In dem Menü Formuar-Aufnahme können Sie sich Ihre Firmen-Formulare selbst gestalten. Verschiedene Funktionen stehen Ihnen für die Formulargestaltung zur Verfügung: •
Aufnahme / Änderung Formular
•
Aufnahme / Änderung Formular-Kopf
•
Aufnahme / Änderung Formular-Fuß
•
Aufnahme / Änderung Hauptbauteil-Wiederholung
•
Liste Formulare
•
Liste Felder
•
Blanko Druck
4.10.1
Musterformular übernehmen
Wenn Sie noch keine Formulare aufgenommen haben, können Sie zur Arbeitserleichterung ein von PDS mitgeliefertes Musterformular in Ihre Stammdaten übernehmen. Dieses Formular passen Sie dann nur noch Ihren Vorstellungen an. Achtung! Bei der Übernahme des Musterformulars werden alle im Programm „Formularaufnahme“ evtl. bereits zuvor gespeicherten Formulare gelöscht! Sie werden durch das Musterformular überschrieben!
So übernehmen Sie das PDS-Musterformular 1.
Wählen Sie in der aufgeführten Reihenfolge die folgenden Programme an: „ServiceProgramme (PDS), „Hilfsprogramme“, „Korrekturen / Übernahmen“, „Übernahme“, „Wartung Standard-Formular“.
2.
Bestätigen Sie das Feld AUSFÜHREN? mit „Ja“. Achtung! Bereits vorhandene Formulare werden dabei gelöscht!
3.
Das Musterformular ist jetzt mit der Formular-Nummer 1000 in Ihren Stammdaten gespeichert.
4.
Wir empfehlen Ihnen, das Musterformular gleich zu kopieren und die FormularNummer 1000 in der ursprünglichen Form bestehen zu lassen. Dadurch können Sie dieses Formular jederzeit erneut als neutrale Grundlage für neue Formulare verwenden.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 10 Formulare aufnehmen Geben Sie dazu im Feld FORMULAR eine neue Formular-Nummer ein, z. B. 1. Bei der Abfrage WIE FORMULAR geben Sie die Formular-Nummer 1000 ein. Die Daten des Muster-Formulars werden automatisch in das Formular 1 kopiert und können jetzt von Ihnen angepasst werden.
4.10.2
Formular Grunddaten eingeben
In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Formularaufnahme“, „Aufnahme / Änderung Formular“. So legen Sie die Grunddaten Ihres Formulars fest: 1.
FORMULAR, SUCHWORT, BEZEICHNUNG In diese Felder müssen Sie die Nummer, die Bezeichnung und das Suchwort Ihres Formulars eintragen. Die Zuordnung eines Formulars (z. B. für den Arbeitszettel in der „Auftragsannahme“) erfolgt über die Formular-Nummer!
2.
WIE FORMULAR Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, eine bereits vorhandenes Formular (ggf. das PDS-Musterformular) zu verdoppeln und die Kopie als Vorlage für Ihr neues Formular zu verwenden. Geben Sie dazu die Nummer des gewünschten VorlageFormulars ein und nehmen Sie dann nur noch in den relevanten Feldern die nötigen Änderungen vor.
3.
ANZAHL ZEILEN, FORMULAR-BREITE Bestimmen Sie hier die Anzahl der Zeilen pro Seite und die Formular-Breite. Hinweis Achten Sie bei Ihren Schlüsselungen auch auf das Informationsfenster und die dort enthaltenen Angaben zu dem Feld, auf dem Sie sich befinden.
4.
FORMULAR-KOPF, - AB SEITE Sofern Sie bereits Formular-Köpfe gespeichert haben, können Sie hier die Nummer des gewünschten Formular-Kopfes eintragen. Weiterhin können Sie festlegen, ab welcher Seite der Kopf auf dem Formular erscheinen soll.
5.
FORMULAR-FUß, - AB SEITE Sofern Sie bereits Formular-Füße gespeichert haben, können Sie hier die Nummer des gewünschten Formular-Fußes eintragen. Weiterhin können Sie festlegen, ab welcher Seite der Fuß auf dem Formular erscheinen soll.
6.
OHNE SEITENVORSCHUB „Ja“-Schlüsselung: Der automatische Seitenvorschub wird unterdrückt. Auf diese Weise können z.B. Listen erzeugt werden. Nachdem Sie Ihre Schlüsselungen im Feld EINGABEN OK bestätigt haben, gelangen Sie automatisch in den Eingabe-Bildschirm für die Formular-Gestaltung.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 10 Formulare aufnehmen
4.10.3
Formular gestalten
In den Formular-Editor nach der Eingabe der Grunddaten im Menü „Allgemeine Stammdaten“, „Formularaufnahme“, „Aufnahme / Änderung Formular“. Sie haben zur Gestaltung des Formulars viele verschiedene Möglichkeiten. Nachfolgend finden Sie einige grundlegende Informationen zur Formulargestaltung sowie die Beschreibung der Sonderfunktionen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den einzelnen Funktionen vertraut zu machen. Auch hier gilt: Sie minimieren Ihren Aufwand, wenn Sie sich ein Muster-Formular als Vorlage auswählen. Außerdem sollten Sie sich zunächst eine Liste aller verfügbaren Felder ausdrucken, damit Sie sich ggf. einen Überblick über die zur Auswahl stehenden Felder und deren Suchwort verschaffen können. Den Ausdruck starten Sie über das Menü „Formular-Aufnahme“, „Liste Felder“. Diese Möglichkeiten in der Formulargestaltung: 1.
Bewegen im Formular Innerhalb des Formulares können Sie sich mit Hilfe der Maus (linke Maustaste und Scrollrad), mit den Pfeiltasten und mit den Bild-auf- und Bild-abtasten bewegen.
2.
Manueller Text eingeben Sie können beliebige manuelle Texte erfassen. Den manuellen Text können Sie mit Datei-Feldern kombinieren. Nach der Eingabe der manuellen Texte können Sie diese über die angebotenen Tasten formatieren. (Z.B. [Fett] oder [Schmal])
3.
Datei-Felder einfügen An der aktuellen Cursor-Position können Sie über die Taste [Feld einfügen] ein DateiFeld einfügen. Datei-Felder setzen einen Platzhalter (###) in der definierten Länge ein. Sie können für die Datei-Felder u.A. die Drucklänge individuell (bis zur angegebenen maximalen Drucklänge) festlegen. Die Datei-Felder sind Variablen, die beim Ausdruck automatisch mit der festgelegten Information gefüllt werden. Die Auswahl der Datei-Felder erfolgt über ein besonderes Auswahlfenster, in dem Sie zunächst den Bezug/ die Datei festlegen, unter der sich das gewünschte Feld befindet und dann über die Feld-Angabe weiter spezifizieren können. Hinweis An dieser Stelle ist eine zuvor ausgedruckte Liste aller zur Auswahl stehenden Felder (mit Bezug/Datei und Bezeichnung) eine große Hilfe. Hier können Sie nachschauen, wenn Sie unsicher sind, unter welcher Gruppe Sie das gewünschte Feld suchen sollen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 10 Formulare aufnehmen
4.
Anzeige Es wird Ihnen das Formular mit allen bisherigen Eingaben angezeigt. Durch die Scrollbalken können Sie die Anzeige des Formulars verschieben. Auf diese Weise können Sie auf dem Formular bereits während des Editierens erkennen, ob Ihre Gestaltung Ihren Vorstellungen (und der Formularabmessung) entspricht.
5.
Leerschritte Leerschritte werden wie normaler Text behandelt, d.h. auch Leerschritte, die am Ende einer Zeile eingegeben werden, werden zur Zeilenbreite hinzugerechnet.
6.
Seitenumbruch Wenn die im Vorlauf definierte Zeilenanzahl überschritten wird, erscheint an dieser Stelle der Hinweis „Seitenumbruch“. Der Seitenumbruch berücksichtigt auch die ggf. bereits hinterlegten Kopf- und Fußformulare, d.h. die im Kopf/Fuß definierte Zeilenanzahl wird automatisch von den verfügbaren Zeilen des Formulars abgezogen.
7.
Menü: Bearbeiten Im in der Kopfzeile befindlichen Bearbeitungsfunktionen verfügbar:
Menü
„Bearbeiten“
sind
die
folgenden
•
Rückgängig: Macht jeweils den letzten Befehl rückgängig, allerdings keine Feld-Funktionen oder Schrift-Attribut-Funktionen.
•
Ausschneiden: Der zuvor markierte Bereich wird ausgeschnitten
•
Kopieren: Der zuvor markierte Bereich wird (ohne Felder!) kopiert.
Probedrucke veranlassen Aus dem Formulargrunddaten-Eingabemenü heraus können Sie über die angebotenen Tasten die folgenden Ausgaben veranlassen: •
[Probe-Druck] Sie können beliebig oft einen Probeausdruck erzeugen
•
[Blanko-Druck] Über diese Taste können Sie den Ausdruck eines Blanko-Formulars aktivieren.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 11 Ausfallgründe aufnehmen Das Blanko-Formular können Sie dem Monteur in dringenden Fällen als AuftragsFormular mitgeben. In dem Blanko-Formular wird an der Stelle des Platzhalters (Feld-Maske) eine Linie ausgedruckt, auf der der Monteur seine Eintragungen handschriftlich machen kann. •
[Feld-Legende] Mit Hilfe dieser Taste können Sie sich eine Liste aller Datei-Felder dieses Formulars ausdrucken lassen.
Zuordnung Die Formulare werden den folgenden Bereichen zugeordnet: –
Objekt-Stammdaten ( Vertragsdaten)
–
Auftragsannahme (für Druck Arbeitszettel)
–
Rücklauferfassung („Kulanzbrief“)
–
Werbe-Serienbrief
4.11 Ausfallgründe aufnehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Ausfallgründe“, „Aufnahme / Änderung“. Ausfallgründe sind „Leerzeiten“ in denen der Monteur für Kundendienst/Wartung nicht zur Verfügung steht, z.B. Lagerarbeiten, Fahrzeugpflege Hier können Sie verschiedene Ausfallgründe aufnehmen, die Sie in der Monteurplanung verwenden können. Die Ausfallgründe können produktiv oder unproduktiv sein. So können auch nicht auftragsbezogene Zeiten in der Monteurplanung dargestellt werden. So nehmen Sie Ihre Ausfallgründe auf 1.
NUMMER, BEZEICHNUNG, SUCHWORT In diese Felder müssen Sie die Nummer, die Bezeichnung und das Suchwort des Ausfallgrundes eintragen.
2.
KÜRZEL Tragen Sie hier das Kürzel ein, mit dem dieser Ausfallgrund in dem Terminplan der Monteure angezeigt werden soll, wenn der Platz für das Ausschreiben des Ausfallgrundes nicht ausreicht, z.B. “u” für Urlaub.
3.
PRODUKTIV? „Ja“-Schlüsselung: Die Ausfallzeit ist als produktive Zeit zu bewerten. Beispiel Wenn ein Monteur für die allgemeinen „Kundendienst / Wartung“-Arbeiten nicht zur Verfügung steht, weil er mit einem längerfristigen Projekt beschäftigt ist. Ausfallgrund: Projekt, Produktiv:“Ja“
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 12 Textbausteine durchgeführte Arbeiten“
4.12 Textbausteine „durchgeführte Arbeiten“ aufnehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Allgemeine Stammdaten“, „Durchgeführte Arbeiten“, „Aufnahme / Änderung“. Die Aufnahme von Textbausteinen zu durchgeführten Arbeiten erleichtert Ihnen die Rücklauferfassung. Diese Textbausteine werden in den Stammdaten abgestellt und stehen – wenn die Mobillösung angewendet wird - auch dem Monteur, der am Pad die erledigten Arbeiten erfasst, zur Verfügung. So nehmen Sie die Textbausteine auf 1.
BAUSTEINNUMMER Tragen Sie hier die Nummer des Bausteins ein, den Sie erfassen wollen. Verwenden Sie hierzu ggf. die Taste [freie Nummer suchen]. Tipp: Sie können die Bausteinnummern nach Bereichen anlegen um eine übersichtlichere Gestaltung der Testbausteine zu erreichen. So z.B. könnten Sie die Textbausteine in die Gruppen 100 (bis 199) für Heizung-, 200 ( bis 299) für Sanitär- und 300 ( bis 399) für Klima-Texte einteilen.
2.
SUCHWORT, BEZEICHNUNG Geben Sie ein Suchwort für den Textbaustein ein. Tipp: Sie können bei der Festlegung des Suchworts und der Bezeichnung ebenfalls strukturiert vorgehen, damit das Finden des gewünschten Textes vereinfacht und die Liste aller Textbausteine übersichtlich wird. Beachten Sie dazu das folgende Beispiel
Beispiel: BAUSTEINNUMMER: 104 SUCHWORT: 1-Heizung BEZEICHNUNG: 100-Heizung Umwälzpumpe BAUSTEIN-TEXT: Heizungsanlage entleert, defekte Umwälzpumpe ausgetauscht, Anlage wieder aufgefüllt
3.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Über die Taste [Info Änderung] erfahren Sie wann und von welchem Login der Textbaustein zuletzt geändert wurde.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
4.13 Objekt-Stammdaten aufnehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten, „Objekte / Anlagen / Verträge“. Für die Aufnahme der Objekt-/Anlage-Stammdaten können Sie auf die Kunden-Datei aus dem DIS-X-Grundmodul zugreifen. Die Grundvoraussetzung für die Erfassung der Objekt-/Anlage-/Vertragsdaten ist die vorherige Aufnahme der „Allgemeinen Stammdaten“. Um die Kunden-Daten zu nutzen, müssen Sie auch den Programmbereich „Anschriften“ für Ihre Firma bei der „FirmenAufnahme“ installiert haben. Entsprechend der Objekt-Struktur gliedert sich die Erfassung und Verwaltung der ObjektStammdaten in die Bereiche: Rechnungs-Empfänger, Objekt-Grunddaten, Anlage- und Vertragsdaten eines Objektes. Später kommen durch die Erfassung der Rücklaufdaten („Rücklauferfassung“) die Messdaten und ggf. die Daten für die Historie einer Anlage hinzu.
4.13.1
Rechnungs-Empfänger erfassen
Um die Daten eines Rechnungs-Empfängers für Ihr Objekt (Ihre Objekte) zu erfassen, wählen Sie das Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ an. Dort müssen Sie als erste Eingabe den RECHNUNGS-EMPFÄNGER festlegen. Die Erfassung der Objekt-Daten erfolgt unter den Kunden-Nummern (=RechnungsEmpfängern). Für jede Kunden-Nummer können Sie beliebig viele Objekte speichern. Hinweis: Alle hier erfassten Rechnungs-Empfänger werden in einer separaten Kunden-Datei des Moduls „Kundendienst / Wartung“ gespeichert. Der Grund hierfür ist, dass alle Kundendienst / Wartung – Rechnungs-Empfänger auch DIS-Kunden sind, aber nicht alle DIS-Kunden sind auch Kundendienst / Wartung – Rechnungs-Empfänger.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
So erfassen Sie Ihre Rechnungs-Empfänger 1.
2.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER Sie haben die folgenden Möglichkeiten, die Rechnungs-Empfänger für Ihre Objekte zu erfassen: –
Zugriff auf Kunden aus den DIS-X-Stammdaten: Geben Sie ein Suchwort oder ein “?” und bestätigen Sie den gewünschten Rechnungs-Empfänger mit der Enter-Taste.
–
Zugriff auf Kunden aus der Datei WARTUNG: Geben Sie ein Suchwort oder ein “?” ein und betätigen Sie dann die Taste [SUCHEN RE-EMPF.]
–
Aufnahme von neuen Kunden: Geben Sie eine neue Kunden-Nr. ein oder lassen Sie sich (wenn Sie diese Möglichkeit in den „Firmenstammdaten“ geschlüsselt haben) die nächste freie Nummer vorschlagen. Geben Sie dazu den Anfangsbuchstaben vor und betätigen Sie dann die Taste [Freie Nummer Suchen].
ANSCHRIFT RECHNUNGS-EMPFÄNGER Neben der Anschrift des Rechnungs-Empfängers können Sie in diesem EingabeBildschirm auch ein Suchwort und die USt-Identifikationsnummer speichern. Über die Taste [Wie Anschrift] können Sie eine bereits gespeicherte Anschrift übernehmen (verdoppeln). Nachdem Sie Ihren Rechnungs-Empfänger aufgenommen haben, gelangen Sie in die Auswahl „Objekt-Änderung“, „Objekt-Neuaufnahme“ oder „Daten zum Rechnungsempfänger“. So nehmen Sie Daten zum Rechnungs-Empfänger auf
Um die Daten eines Rechnungs-Empfängers für Ihr Objekt (Ihre Objekte) zu erfassen, müssen Sie das Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ anwählen. Dort müssen Sie als erste Eingabe den Rechnungs-Empfänger festgelegt haben. Achten Sie bei Ihren Schlüsselungen auch auf das Informationsfenster und die dort enthaltenen Informationen zu dem Feld, auf dem Sie sich befinden! Sie können sich zur Information - an nahezu jeder Stelle des Eingabe-Bildschirms - über die Taste [Objekt-Struktur] die grafische Darstellung des Aufbaus der Objekt-Stammdaten aufrufen. 1.
ANSPRECH-PARTNER 1 + 2, TELEFON-NR., FAX-NR. Tragen Sie hier zwei Ansprechpartner des Rechnungs-Empfängers mit Telefon- und Faxnummer ein. Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ des „Kundendienst / Wartung“Programms die Abfrage “Mit speichern Telefonbuch” mit „Ja“ beantwortet haben, können Sie diese Daten in das PDS-Office-Telefonbuch übernehmen. Die Daten für die Eintragung in das Telefonbuch werden Ihnen zunächst vorgeschlagen. Sie können noch Änderungen vornehmen sich für [Nicht speichern] entscheiden oder übernehmen.
2.
KUNDEN-KENNZEICHEN Ordnen Sie hier ein Kunden-Kennzeichen aus den „Grundstammdaten“ zu. Das Kundenkennzeichen wird in der Auftragsannahme angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen 3.
RECHNUNGS-ART Wählen Sie aus den vorgeschlagenen Rechnungsarten aus, ob und wie die Aufträge (Rechnungen) für die Objekte dieses Rechnungs-Empfängers zusammengefasst werden sollen.
4.
ABW. RECHNUNGS-SCHEMA Die Zuordnung eines abweichenden Rechnungs-Schemas aus der Þ FAKTURA (DISX-Grundmodul) ist nur dann erforderlich, wenn Sie für diesen Rechnungs-Empfänger ein anderes Schema, als in den „Firmenstammdaten“ hinterlegt, heranziehen wollen. Grundsätzlich gelten für das Heranziehen von Rechnungs-Schemen die folgenden Prioritäten: Bei Wartungsrechnungen sucht das Programm zunächst nach einem in den Vertragsdaten hinterlegten Rechnungs-Schema. Findet es dort keins, fragt das Programm ab, ob für den Rechnungsempfänger ein abweichendes RechnungsSchema hinterlegt ist. Trifft auch dies nicht zu, greift das Programm auf das in den „Firmenstammdaten“ hinterlegte Schema zu. Bei Kundendienst-Rechnungen sucht das Programm zuerst nach einem hier hinterlegten abweichenden Rechnungs-Schema und greift dann, sofern kein abweichendes Rechnungs-Schema hinterlegt wurde, auf das in den „Firmenstammdaten“ hinterlegte Schema zu.
5.
ANREDE RECHNUNGS-EMPF. Wählen Sie, bei Neuaufnahme eines Rechnungs-Empfängers, aus den vorgeschlagenen Möglichkeiten eine persönliche Anredeform aus. Diese Anrede wird auch in der Kunden-Datei des DIS-X Grundmoduls hinterlegt. Geben Sie nach der Schlüsselzahl ohne Leerschritt den Namen ein und setzen Sie das gewünschte Satzzeichen. Die Schlüsselzahl wird nach der Bestätigung automatisch umgewandelt. Beispiel Eingabe: 2Affalterbacher, Anzeige: Sehr geehrter Herr Affalterbacher,
6.
KUNDENGRUPPE, ZAHLUNGS-BEDINGUNG, ZAHLART Hier können Sie für die Rechnungsschreibung in der „Faktura“ des DIS-XGrundmoduls und für die „Rücklauferfassung“ diese Felder füllen. Lassen Sie sich ggf. eine Liste der zur Auswahl stehenden Kundengruppen oder Zahlungsbedingungen anzeigen und wählen Sie daraus die benötigten Daten aus. Über die Taste [Aufnahme / Änderung] können Sie sich ggf. eine neue Zahlungsbedingung oder Kundengruppe aufnehmen.
4.13.2
Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern
Um einen Rechnungs-Empfänger zu ändern wählen Sie das Programm „ObjektStammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Objekt-Stammdaten ändern“ und dort „Rechnungs-Empfänger“. Wenn sich der Rechnungs-Empfänger bereits gespeicherter Objekte ändert (z. B. anderer Eigentümer durch Verkauf), können Sie die Änderung in allen gespeicherten Objekten mit dem Programm „Objekte verschieben“ automatisch durchführen lassen. Der alte RechnungsEmpfänger wird automatisch in den Anlage- und Vertragsdaten aller Objekte durch den neuen ersetzt. Änderungen, die nur einzelne Objekte betreffen, können Sie manuell über die Funktion „Objekte verschieben“, „Ändern Objekte“ durchführen. Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
4.13.3
Objekt-Daten aufnehmen / ändern
Um die Daten eines oder mehrerer Objekte zu erfassen, wählen Sie das Programm „ObjektStammdaten, „Objekte / Anlagen / Verträge“ an. Dort müssen Sie nach der Eingabe des Rechnungs-Empfängers die Objekt-Daten aufnehmen bzw. das zu ändernde Objekt auswählen („Objekt-Neuaufnahme“, „Objekt-Änderung“). Für jeden Rechnungs-Empfänger können Sie beliebig viele Objekte mit unterschiedlichen Objekt-Standorten erfassen. Jedes Objekt kann aus einer oder mehreren Anlagen bestehen. So nehmen Sie die (Grund-) Daten des Objekts auf 1.
OBJEKT-ANSCHRIFT Erfassen Sie hier die Anschrift des Objektes. Sie muss zusätzlich zu der Anschrift des Rechnungs-Empfängers erfasst werden und kann von dessen Anschrift abweichen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Sie können sich z.B. die nächste freie Nummer vorschlagen lassen. Geben Sie dazu den Anfangsbuchstaben vor und betätigen Sie dann die Taste [Freie Nummer suchen]. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für die Grunddaten des Objektes.
2.
ANSPRECHPARTNER, TELEFON-NR. Tragen Sie hier max. zwei Ansprechpartner für das Objekt mit Telefon- und Faxnummer ein. Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ des „Kundendienst / Wartung“Programms: “Mit speichern Telefonbuch” mit “„Ja“” eingestellt haben, können Sie diese Daten in das PDS-Office-Telefonbuch übernehmen. Die Daten für die Eintragung in das Telefonbuch werden Ihnen zunächst vorgeschlagen. Sie können noch Änderungen vornehmen ([Nicht speichern]) oder übernehmen.
3.
GEBIETS-KENNZEICHEN Jedem Objekt können Sie ein Gebiets-Kennzeichen (aus den „Allgemeinen Stammdaten“) zuordnen. Verwenden Sie ggf. die angebotenen Tasten oder lassen Sie sich über das “?” eine Liste der vorhandenen Kennzeichen anzeigen.
4.
ENTFERNUNGS-KILOMETER Hier werden Ihnen die für das Gebiet hinterlegten vorgeschlagen die Sie ggf. noch korrigieren können.
Entfernungs-Kilometer
5.
ABLAGE-NUMMER In diesem internen Informationsfeld können Sie sich einen Ablage-Hinweis hinterlegen.
6.
AUFTRAG DURCH RE-EMPFÄNGER „Ja“-Schlüsselung: Nur der Rechnungs-Empfänger ist berechtigt, Ihrer Firma Aufträge zu erteilen. Im Programm „Auftragsannahme“ wird die Schlüsselung in diesem Feld zur Information eingeblendet. Sie können also sehen, ob der Anrufer berechtigt ist, einen Auftrag zu erteilen.
7.
SAMMEL-OBJEKT-NR. Hier ist eine Eingabe nur dann erforderlich, wenn mehrere Objekte eine logische Einheit bilden (z. B. Wohneinheiten eines Mehrfamilienhauses oder eines Straßenzuges). Die Eingabe ist auch dann erforderlich, wenn die Sammel-Objekt-Nr. als Selektionskriterium genutzt werden kann (z. B. für den „Tourenplan“).
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
8.
RECHNUNGS-INFO-ZEILE 1 + 2 An dieser Stelle können sie Informationen erfassen, die zusätzlich in der Rechnung (unter der Objekt-Anschrift) ausgedruckt werden. (z. B. Mieter-Nummer, WohnungsNummer o.ä.)
9.
INTERNE BEMERKUNG Die Bemerkung, die Sie hier eingeben können, wird in den Programmen „Auftragsannahme“ und „Rücklauferfassung“ zur Information rot unterlegt angezeigt. (Z. B. „Schlüssel mitnehmen“). Diese Bemerkung wird nicht gedruckt
4.13.4
Anlage-Daten aufnehmen / ändern
Um die Daten einer oder mehrerer Anlagen zu erfassen, müssen Sie das Programm „ObjektStammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ anwählen. Dort müssen Sie nach der Eingabe des Rechnungs-Empfängers und der Objekt-Daten im Anzeigefenster den Punkt „Anlagen“ auswählen. Für eine Änderung rufen Sie die gewünschte Anlage über die laufende Nummer auf. Für jedes Objekt können Sie eine oder mehrere Anlagen aufnehmen. (Z.B. Anlage1 = Heizung, Anlage2 = Schwimmbad). So nehmen Sie die Daten Ihrer Anlagen auf 1.
LFD. NUMMER Bei der Neuaufnahme einer Anlage, können Sie hier eine laufende Nummer vergeben oder automatisch vergeben lassen.
2.
ANLAGE-SCHEMA Die Erfassung der Anlage-Daten erfolgt für alle Bestandteile einer Anlage (Kessel, Brenner usw.) nach einem vorgegebenen Schema aus den „Anlage-Schemen“. Die Zuordnung eines Anlage-Schemas ist Voraussetzung für die Erfassung der AnlageDaten. Es werden für die Daten-Erfassung nur die Eingabefelder angezeigt, die im jeweiligen Schema-Aufbau vorgesehen sind. Lesen Sie dazu auch das Kapitel „Anlage-Schemen aufnehmen“ ab Seite 36.
3.
ZUSATZ-BEZEICHNUNG Sollen für ein Objekt mehrere gleichwertige Anlagen erfasst werden, können Sie an dieser Stelle eine Zusatzbezeichnung hinterlegen, die die Anlage unverwechselbar kennzeichnet. Die Zusatzbezeichnung kann auch als nähere Information verwendet werden. Sie wird u.a. im Programm „Auftragsannahme“ angezeigt. Außerdem können Sie in der AUSWAHL nach der Zusatzbezeichnung suchen.
4.
MONTEUR Sie können der Anlage hier einen Monteur zuordnen.
5.
VERTRAGSDATEN „Ja“-Eingabe: Für die Anlage liegt ein Wartungsvertrag zugrunde. Sie können dann Vertragsdaten für die Anlage erfassen. Siehe auch Kapitel „Vertragsdaten erfassen“ ab Seite 61.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen 6.
MESSDATEN-PARAMETER Die Zuordnung eines Messdaten-Parameters ist Voraussetzung für die spätere Erfassung der rücklaufenden Messdaten einer Anlage im Programm „Rücklauferfassung“. Hier ordnen Sie der Anlage direkt einen Messdaten-Parameter zu. Wenn Sie dies hier nicht tun, müssen Sie den Parameter vor der Erfassung der Messdaten in der Rücklauferfassung vorgeben. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für die Bauteile in den Anlage-Daten. So erfassen Sie die Bauteil-Daten Ihrer Anlage
1.
HAUPTBAUTEIL-NR. Nachdem Sie die Anlagen-Grunddaten erfasst haben, müssen Sie die einzelnen Hauptbauteile der Anlage erfassen. Der Begriff „Hauptbauteile“ bezeichnet die wichtigsten Bauteile einer Anlage. (Z.B. Kessel, Brenner, Pumpen) Zumeist sind diese Bauteile noch mit einer Identifikations-Nummer gekennzeichnet. Eine Aufnahme von Hauptbauteilen vereinfacht z. B. die Fehleranalyse (wenn aus der Historie ersichtlich ist, dass es sich bei einem fehlerhaften Bauteil häufig um das selbe Hauptbauteil – z. B. den Brenner – handelt). Eine Organisation der Hauptbauteile in Zehnerschritten kann sinnvoll sein, damit gleichartige Bauteile zusammen gelistet werden. Sie können zunächst Hauptbauteil-Nummern eingeben, die Sie im „Anlagen-Schema“ hinterlegt haben. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Hauptbauteile zu verdoppeln und dadurch weitere Hauptbauteile hinzuzufügen. (Lesen Sie dazu den Abschnitt “Hauptbauteile verdoppeln” in diesem Kapitel.) Dazu können Sie auch auf die DIS-X-Positions-Stammdaten zugreifen (z. B. Eingabe eines Suchworts). Der Kurztext der gespeicherten Position wird als Vorschlag in die Textzeilen übernommen. Änderungen oder Ergänzungen sind möglich. Sie können an dieser Stelle auch manuellen Text eingeben. Achtung! Die Hauptbauteil-Nummer 0 (Null) kann für die Eingabe interner Daten genutzt werden, sofern diese Nummer im Anlage-Schema aufgenommen wurde! (Siehe auch Kapitel „Anlage-Schemen aufnehmen“ ab Seite 36.)
2.
HERSTELLER/LIEFERANT Der Hersteller/Lieferant wird bei Zugriff auf die Positions-Stammdaten automatisch eingetragen. (Preisrelevanter Lieferant). Sie können diese Angaben ggf. überschreiben.
3.
TYP Der Bauteil-Typ (aus den „Grundstammdaten“) dient der Selektion bei späteren Auswertungen und Listen. Verwenden Sie ggf. die Taste [Auswahl Typen]. Beachten Sie dazu auch das Kapitel „Bauteil-Typen anlegen“ ab Seite 34.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
Preisanteile für Hauptbauteile eingeben Sofern Sie eine Vertragsart gewählt haben, in der die Abfrage “Hauptbauteile mit Preisdaten?” mit “„Ja“ geschlüsselt ist, steht Ihnen auf dem Feld EINGABEN OK die Taste [Preisdaten] zur Verfügung. Diese Taste öffnet ein Eingabefenster, in dem Sie die Preisanteile für das Hauptbauteil eintragen können. So erfassen Sie die Preisanteile für Hauptbauteile 1.
MENGE Tragen Sie hier die Anzahl der Hauptbauteile ein, für die Sie diese Preiseingabe machen. (Z.B. 10 Telefone"XY100" einer Telefonanlage). Machen Sie für den/die relevanten Preistypen die nachfolgend beschriebenen Angaben. Achtung! Berücksichtigen Sie schon jetzt, bei der Eingabe der Preise, die gewünschte Berechnungsart der Hauptbauteil-Preise! Die verschiedenen Berechnungsmöglichkeiten bestimmen Sie in den Vertragsdaten der Wartungs-Rechnungen. Die Beschreibung dazu finden Sie im Kapitel „Vertragsarten definieren“ ab Seite 43 im Abschnitt “Berechnung bei Hauptbauteilen mit Preisen schlüsseln“.
2.
POSITION An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, auf eine Position aus den DIS-Stammdaten zuzugreifen. Geben Sie hier den Positionsnamen ein oder verwenden Sie die angebotenen Tasten, um nach der gewünschten Position zu suchen.
3.
PREISTYP Sofern Sie eine Position aus den DIS-Positions-Stammdaten ausgewählt haben, müssen Sie hier aus dem Auswahlfenster den relevanten Preistyp bestimmen. Wählen Sie “Eingabe”, können Sie im folgenden Feld einen Preis manuell eintragen.
4.
PREIS Haben Sie keine Stammdaten-Position ausgewählt oder bei ausgewählter Stammdaten-Position als Preistyp “Eingabe” festgelegt, müssen Sie hier den gewünschten Preis eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für die Anlage-Daten für jedes Hauptbauteil.
5.
ANLAGE-DATEN Wie im Anlagen-Schema festgelegt, werden jetzt die Anlage-Daten für jedes Hauptbauteil abgefragt, z. B. Einbaudatum, Leistung, Betriebsart, Bemerkungen. Wenn Sie keine weiteren Hauptbauteile mehr aufnehmen wollen, können Sie über die Taste [Zu Vertrag] direkt in die Aufnahme der Vertragsdaten wechseln.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
Hauptbauteile verdoppeln Wenn Sie über die in Ihrem Anlageschema definierten Bauteile hinaus, ein weiteres, gleichartiges Hauptbauteil hinzufügen wollen, können Sie die Taste [Aufnahme/Änderung] verwenden. So verdoppeln Sie Hauptbauteile 1.
Taste [Aufnahme/Änderung] innerhalb des Fensters zur Hinterlegung der Preisdaten betätigen. Über diese Taste gelangen Sie automatisch in das Anlage-Schema.
2.
Dort können Sie über die Taste [Bauteil verdoppeln] das gewünschte Bauteil (z.B. Motor) im Schema hinzufügen. Ihnen werden die Daten des kopierten Bauteils vorgeschlagen, die Sie ggf. korrigieren oder ergänzen können. (Sie können z.B. weitere Eingabefelder anlegen.) Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, gelangen Sie wieder in das Fenster für die Aufnahme von Hauptbauteilen.
3.
Dort geben Sie die Hauptbauteil-Nummer des im Schema neu angelegten Bauteils ein. Im Bezeichnungsfeld (z.B. Motor) können Sie wieder die Taste [Bauteil verdoppeln] betätigen und aus den vorgeschlagenen Bauteilen die gewünschten Daten für die Verdoppelung auswählen.
4.
Nehmen Sie an den verdoppelten Daten die nötigen Änderungen (z.B. Einbaudatum) oder Ergänzungen vor und bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben im Feld EINGABEN OK.
4.13.5
Vertragsdaten erfassen
Um Vertragsdaten einer oder mehrerer Anlagen zu erfassen, müssen Sie das Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ anwählen. Dort können Sie entweder die Taste [Suchen Objekt] betätigen und nach der Auswahl des betreffenden Objektes im Anzeigefenster den Punkt „Verträge“ auswählen oder Sie wählen den Punkt „Verträge“ nach der Eingabe des Rechnungs-Empfängers, der Objekt- und Anlage-Daten aus. Um Vertragsdaten erfassen zu können, müssen Sie neben den o.g. Eingaben in den „Firmenstammdaten“, „Sonstige Grunddaten“ den Einsatz von Wartungsverträgen auf “„Ja“ eingestellt haben. Weiterhin müssen Sie in den „Anlage-Daten“ des Objektes im Feld VERTRAG ebenfalls “„Ja“ eingestellt haben.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
Mustervertrag übernehmen Ist ein Mustervertrag in den Stammdaten hinterlegt, können Sie dessen Daten über die Taste [Musterverträge] abrufen. Die nachfolgend beschriebenen Felder werden dann automatisch gefüllt. Sie können die übernommenen Daten ggf. noch ändern oder ergänzen. Der Mustervertrag bleibt in den Stammdaten unverändert bestehen. So geben Sie die Vertragsdaten ein 1.
VERTRAGSART Wenn Sie in den Firmenstammdaten festgelegt haben, dass Sie mit Vertragsarten arbeiten wollen, können Sie hier die passende Vertragsart eintragen. Verwenden Sie dazu ggf. die Taste [Auswahl]. Neben der o.g. Schlüsselung in den „Firmenstammdaten“ sollten Sie in den „Vertragsstammdaten“ verschiedene Vertragsarten (mind. einen Vertrag) hinterlegt haben. Ist kein Vertrag hinterlegt, greift das Programm auf die Standardschlüsselungen im Firmenstamm zurück.
2.
FACHBEREICH Hinterlegen Sie hier den für diesen Vertrag zutreffenden Fachbereich. Lassen Sie sich dazu ggf. die vorhandenen Fachbereiche anzeigen.
3.
ARBEITS-ZETTEL, ZUSATZ-BLATT Tragen Sie hier die Nummer des Arbeits-Zettels und ggf. des Zusatz-Blattes für den späteren Ausdruck ein. Die Beschreibung für das Erstellen von Arbeits-Zetteln und Zusatz-Blättern finden Sie im Kapitel „Formular Grunddaten eingeben“ und folgende ab Seite 49.
4.
VERTRAGS-NUMMER, - BEGINN, URSACHE In diesen Feldern hinterlegen Sie weitere Vertragsdaten. Wenn Sie in den „VertragsStammdaten“ Vertrags-Ursachen hinterlegt haben, können Sie hier auch die zutreffende Vertrags-Ursache hinterlegen.
5.
AKTUELLE LAUFZEIT, VERTRAGSENDE, URSACHE Die aktuelle Laufzeit bezieht sich auf die vertraglich vereinbarte Laufzeit und wird auf der Rechnung zur Information ausgedruckt. Sofern Sie dies in den „Firmenstammdaten“, „Druckumfang Rechnungen“ so bestimmt haben, wird zusätzlich das aktuelle Jahr ausgedruckt. In den folgenden Feldern tragen Sie ggf. das Datum des Vertragsendes ein. Sie können auch hier eine Ursache hinterlegen.
6.
WARTUNGS-TERMINE, RECHNUNGS-TERMINE Diese Felder öffnen automatisch Eingabefenster, in denen Sie jeweils bis zu 12 Wartungsarten und deren Termine, bzw. Rechnungsarten und ggf. -beträge vorgeben können. (Siehe Verweis!)
7.
Eine ausführliche Beschreibung der Eingabe der Wartungstermine finden Sie im Kapitel „Musterverträge einrichten“ im Abschnitt “Wartungsarten und deren Termine festlegen” ab Seite 43. Die Eingabe der Wartungs-Rechnungen finden Sie im gleichen Kapitel im Abschnitt “Wartungs-Rechnungen vorgeben”.
8.
DIS-VERTRAG NAME Sie haben hier die Möglichkeit, über die Eingabe des Namens eines bestimmten DIS-
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen Rahmen-Vertrages, beim Rücklauf bestimmte Vertragseigenschaften automatisch berücksichtigen zu lassen. Beispiel: Sie haben in einem DIS-(Rahmen-)Vertrag Sonderpreise für bestimmte Materialien oder ein bestimmtes Arbeitszeit-Volumen festgelegt. Hinterlegen Sie nun diesen Rahmenvertrag im Feld DIS-VERTRAG NAME wird in der Rücklauferfassung automatisch geprüft, ob solche Positionen vorhanden sind und sind sie vorhanden, werden die Preise aus dem DIS-Vertrag übernommen. 9.
KOSTENTRÄGER, -STELLE Tragen Sie hier die relevante Kostenstelle für die Erlöse (Aufwände) ein.
10.
REAKTIONSZEIT Tragen Sie hier die mit dem Kunden vereinbarte Reaktionszeit ein, die zwischen der Störungsmeldung und dem Beginn der Störungsbeseitigung liegen darf. Achten Sie bei der Zeiteingabe auf das Beispiel in der Infobox.
11.
WARTUNGSRECHNUNG Sie können individuelle Daten für die Wartungsrechnungen (Rechnungsschema, Zahlungsbedingungen und Infotexte).
hinterlegen
Ausführliche Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Wartungs-Rechnungen: Rechnungs-Schema fest-legen“ ab Seite 68. Informationen zur Einzelkalkulation von Wartungspauschalen finden Sie im Kapitel „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen Einzelkalkulation von Wartungspauschalen“ ab Seite 65. 12.
WARTUNGSTERMINE Hier erhalten Sie eine ausführliche Eingabemöglichkeit für verschiedene Wartungstermine (PLAN-DATUM). Sie können die Wartungsintervalle im Feld INTERVALL (voreingestellt ist M für monatlich – änderbar über Tasten auf [Tag] bzw. [Jahr]) festlegen. Im Feld POSITIONS-NAME wählen Sie aus den Artikelstammdaten eine Textposition, die den gewünschten Text für den Wartungsauftrag enthält. . Hinweis Sie haben hier die Möglichkeit [Materialvorgaben] einzutragen, die dann im Wartungsauftrag, im Wartungsformular und auf dem Arbeitszettel ausgedruckt werden können. Außerdem können Sie, wenn Sie hier Materialvorgaben gemacht haben, später im Menü „Materialbedarf für Folgemonat“ eine Liste aller vorgegebenen Bedarfe ausdrucken und diese z.B. dann an das Bestellwesen übergeben.
Weiterhin können Sie die KALKULIERTE ZEIT, den gewünschten ARBEITSZETTEL und das gewünschte ZUSATZBLATT vorgeben.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
4.13.6
Einzelkalkulation von Wartungspauschalen
Die Berechnung von Wartungspauschalen kann über „Einzelkalkulation“ erfolgen, d.h. es können Kalkulationszeilen mit Menge, Vertragspreis und eigener Erlösgruppe dauerhaft gespeichert werden. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, aus welchen Einzelkomponenten der Pauschalbetrag errechnet wurde. In der Wartungsrechnung kann wahlweise nur der Pauschalbetrag oder die vollständige Einzelkalkulation mit Summe gedruckt werden. Wenn Sie über den Menüpunkt „Rechnungs-Termine“ in das Erfassungsfenster für die 1. Rechnung gelangt sind, haben Sie in dem Feld PREISBERECHNUNG die Möglichkeit, „Einzelkalkulation“ festzulegen. Sie gelangen daraufhin in das Kalkulationsfenster „Kalkulation der Vertragspositionen“. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, aus dem EINGABEN OK-Feld des Fensters „1.Rechnung – Neuaufnahme“ über die Taste [Einzelkalk.verdoppeln] eine bereits vorhandene Einzelkalkulation für Ihre Bearbeitung zu verdoppeln. Sie gelangen nach der Auswahl der gewünschten Kalkulation in das Kalkulationsfenster und können an den verdoppelten Angaben noch Änderungen vornehmen.
So nehmen Sie ihre gewünschten Kalkulationen vor 1.
Im Feld POSITION stehen Ihnen aus den DIS-Stammdatenpositionen die Material-, Lohn-, Sonstige-, Text-, Gerät- oder Sortiment-Positionen zur Verfügung. Zusammengesetzte oder Zuschlags-Positionen sind ebenso wenig wie Manuelle Positionen zugelassen.
2.
Im Feld MENGE tragen Sie die Berechnungsmenge ein. Dieser Wert kann im Rücklauf geändert werden.
3.
Sie können jede Position einer eigenen ERLÖSGRUPPE zuordnen.
4.
Im Feld EINZELPREIS wird Ihnen, wenn vorhanden, der Faktura-Preis aus den Positions-Stammdaten zur Info angezeigt.
5.
Bei VERTRAGSPREIS können Sie den Betrag zur Berechnung der Wartungspauschale eintragen. Voreingestellt ist hier der Betrag aus dem Feld EINZELPREIS.
6.
Der GESAMTPREIS wird aus der Menge x Vertragspreis berechnet. Auf dem OK-Feld steht Ihnen nun die Taste [Info Pos.Stamm] zur Verfügung. Hierüber können Sie sich die Stammdaten-Informationen anzeigen lassen..
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
7.
Bestätigen Sie die Abfrage „DRUCK EINZELKALKULATION“ mit „Ja“, können im Rücklauf die vorgegebenen Mengen korrigiert werden. Damit ist es z.B. möglich, in der Wartungsrechnung nur die tatsächlich gewarteten Bauteile/Aggregate zu berücksichtigen. In der Faktura wird der Text der im Feld POSITIONS NAME eingetragenen Position ohne Preis gedruckt. Danach folgen die Einzelkalkulationszeilen mit Menge und Preis. Zum Schluss wird eine Zwischensumme (=Vertragspreis) gedruckt. Hinweis: Dies gilt nur für Wartungsrechnungen mit Plandatum „nach Wartung“. Beantworten Sie diese Abfrage mit „Nein“ können die Mengen im Rücklauf nicht geändert werden. In der Faktura wird nur der Text der im Feld POSITIONS NAME eingetragenen Position mit Preis gedruckt.
8.
Im Feld ERLÖSGRUPPE werden, sofern Sie mit „Ja“ im Feld DRUCK EINZELKALKULATION geschlüsselt haben, die Erlösgruppen aus der Einzelkalkulation berücksichtigt. Haben Sie bei DRUCK EINZELKALKULAION „Nein“ eingestellt, können Sie hier eine Erlösgruppe mit entsprechendem Sachkonto für die Integration in die PDS-Fibu hinterlegen.
4.13.7 Wartungs-Rechnungen: Hauptbauteilen mit Preisen
Berechnung
bei
Hinweis: Um diese Berechnungsarten anwenden zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“ bei den „Wartungsverträgen“ die Abfrage “Hauptbauteile mit Preisdaten?” auf „Ja“ eingestellt haben. Weiterhin müssen Sie für die Hauptbauteile der zu wartenden Anlage Preise (Preisanteile, z.B. Miete und Wartung) hinterlegt haben. Im Eingabefenster für die Wartungs-Rechnungen steht Ihnen im Feld BETRAG die Taste [Berechnung] zur Verfügung. Hierüber können Sie verschiedene Berechnungsarten auswählen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
Die Berechnungsarten 2 bis 4 sollen Ihnen anhand des folgenden Beispiels erklärt werden. Beispiel Sie haben eine Anlage mit 10 Hauptbauteilen und haben für alle Hauptbauteile als Preisanteil 1 eine „Wartungspauschale“ von 110,- € und als Preisanteil 2 eine Miete von 90 € festgelegt. Wählen Sie die Berechnungsart 2 (beide Preisanteile mengenabhängig) werden die Miete und die Wartungspauschale mit der Anzahl der Hauptbauteile multipliziert. Wartung: Miete: Gesamt:
1100,- € 900,- € 2000,- €
Wählen Sie die Berechnungsart 3 ( Preisanteil 1= mengenabhängig, Preisanteil 2 = pauschal) wird der Preisanteil 1 (die Wartungspauschale) mit der Anzahl der Hauptbauteile multipliziert und der Preisanteil 2 ( die Miete) als Pauschalwert 1:1 übernommen. Wartung: Miete: Gesamt:
1100,- € 90,- € 1190,- €
Die Berechnungsart 4 (Preisanteil 1 = pauschal, Preisanteil 2 = mengenabhängig) hat dann das folgende Ergebnis: Wartung:
110,- €
Miete:
900,- €
Gesamt:
1010,- €
Bei Preis- oder Mengenänderungen Ihrer Hauptbauteile werden die Daten beim Verlassen des Programms automatisch akutalisiert.
Weiterhin steht Ihnen auf dem Feld BETRAG auch die Taste [Übernahme Pos.Preis] zur Verfügung. Wenn Sie diese Taste betätigen, wird der in den Stammdaten als relevant hinterlegte Preis dieser Position im Feld BETRAG eingetragen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
4.13.8 legen
Wartungs-Rechnungen:
Rechnungs-Schema
fest-
Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben steht Ihnen auf dem Feld EINGABEN OK die Taste [Wartungs-Rechnung] zur Verfügung. Über diese Taste rufen Sie das Eingabefenster für die Zusatzdaten für Wartungs-Rechnungen. So legen Sie das Rechnungs-Schema für Wartungs-Rechnungen fest 1.
RECHNUNGS-SCHEMA Tragen Sie hier ein, nur für die Wartungs-Rechnungen geltendes Rechnungs-Schema ein.
2.
ZAHLUNGSBEDINGUNG An dieser Stelle können Sie Zahlungsbedingungen hinterlegen, die nur für WartungsRechnungen gelten.
3.
WARTUNGS-INFO I + II In diesen Feldern können Sie zusätzlichen Text eingeben, Wartungsrechnungen unter der Objektanschrift gedruckt wird.
4.13.9
der
auf
den
Messdaten aufnehmen
Um an dieser Stelle Messdaten einer Anlage zu erfassen, müssen Sie das Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ anwählen. Dort müssen Sie nach der Eingabe des Rechnungs-Empfängers, der Objekt- und Anlage-Daten im Anzeigefenster den Punkt „Messdaten“ auswählen. Die Erfassung von Messdaten wird üblicherweise in dem Programm „Rücklauferfassung“ durchgeführt. Durch die Erfassung der Rücklauf-Daten einer Anlage können Sie den Objekt-Stammdaten die Messdaten hinzufügen. Haben Sie die Messdaten im „Messdaten-Parameter“ als Historienrelevant geschlüsselt, werden diese in der „Historie“ der Anlage gespeichert. Durch die kontinuierliche Speicherung der Messdaten entsteht eine Art “Lebenslauf” einer Anlage. Um überhaupt Messdaten aufnehmen zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“, „Umfang Programmanwendungen“ die Messdatenerfassung auf „Ja“ eingestellt haben. Weiterhin müssen Sie mindestens einen Messdaten-Parameter für die Erfassung der Messdaten aufgenommen haben.
Messdaten bei Neu-Installation erfassen Wenn Sie das DIS-X-Modul „Kundendienst / Wartung“ neu installieren, sollten Sie alle bereits vorhandenen Messdaten einer Anlage für die Historie erfassen. Bereits vorhandene Messdaten erleichtern in der weiteren Betreuung der Anlage die Beurteilung ggf. auftretender Veränderungen. Die Aufnahme bereits vorhandener Messdaten führen Sie in den „Objekt-Stammdaten“ unter dem Punkt „Messdaten“ (oder unter „Historie“, Taste [Messdaten]) durch. Beachten Sie hierzu auch das Kapitel Historien erfassen ab Seite 69
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
4.13.10
Messdaten als Rücklauf-Daten erfassen / anzeigen
Alle künftigen, rücklaufenden Daten erfassen Sie anhand der Arbeitszettel in der „Rücklauferfassung“. Alle Änderungen von Messdaten können Sie auch über das Programm „Objekt-Stammdaten“ durchführen. Sie können in den „Objekt-Stammdaten“ über den Punkt „Messdaten“ neben der Anzeige der Daten auch neue Messdaten erfassen bzw. vorhandene Daten ändern. Weiterhin können Sie sich die Messdaten der Felder, die Sie im Messdaten-Parameter als vergleichsrelevant gekennzeichnet haben, auch bei der „Auftragsannahme“ anzeigen lassen. So können Sie in den Objekt-Stammdaten Messdaten erfassen und anzeigen lassen 1.
Wählen Sie in den „Objekt-Stammdaten“ den Punkt „Messdaten“. Sie gelangen in das Eingabefenster für die folgenden Angaben.
2.
AUFGENOMMEN AM Geben Sie für die Erfassung (bzw. Anzeige bereits vorhandener Messdaten) ein Datum ein. Über die Taste [Anzeige Messdaten] können Sie sich eine Auswahl bereits gespeicherter Messdaten anzeigen lassen und daraus die gewünschte Position aufrufen.
3.
MESSDATEN-PARAMETER Für die Erfassung rücklaufender Messdaten müssen Sie einen Messdaten-Parameter aktivieren. Die Datenerfassung erfolgt dann nach dem Parameter-Aufbau. Die Beschreibung zum Aufbau der Messdaten-Parameter finden Sie im Kapitel „Messdaten-Parameter festlegen“ ab Seite 39.
4.13.11
Historien erfassen
Um an dieser Stelle Rücklaufdaten für die Historie einer Anlage zu erfassen, müssen Sie das Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“ anwählen. Dort wählen Sie nach der Eingabe des Rechnungs-Empfängers, der Objekt- und Anlage-Daten im Anzeigefenster den Punkt „Historie“ aus. Die Erfassung von Rücklaufdaten für die Historie einer Anlage wird üblicherweise in dem Programm „Rücklauferfassung“ durchgeführt.
Historiendaten bei Neu-Installation erfassen Wenn Sie das DIS-X-Modul „Kundendienst / Wartung“ neu installieren, ist es hilfreich, wenn Sie alle bereits vorhandenen Messdaten und Historientexte, sowie die Materialverbrauche einer Anlage für die Historie erfassen. Mit vorhandenen Historiendaten lässt sich die Entwicklung (Veränderung) einer Anlage besser beurteilen und die Materialverbrauche können als Anhaltspunkt für den Monteur dienen, welche Ersatzteile / Materialien er zu den Serviceterminen mitführen sollte. (Können an den entsprechenden Stellen aus der Historie übernommen werden).
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
So erfassen Sie Historiendaten bei Neu-Installationen 1.
Wählen Sie für die Aufnahme bereits vorhandener Messdaten das Menü „ObjektStammdaten“, „Objekte / Anlagen / Verträge“, „Aufnahme / Änderung“ und dann die betreffende Anlage (das gewünschte Objekt) aus. Wählen Sie dann den Punkt „Historie“ an. Sie gelangen in den Eingabe-Bildschirm für die Historiendaten
2.
Falls Sie eine Historie erfassen wollen, die sich nicht auf eine bestimmte Anlage eines Rechnungs-Empfängers bezieht, können Sie die Taste [Nicht Anlagenbez.] verwenden. Beispiel Sie wollen übergeordnete Bemerkungen und Daten zu einem Rechnungs-Empfänger mit mehreren Anlagen hinterlegen. Dazu betätigen Sie die Taste [Nicht Anlagenbez.] und geben dann die übergeordneten Historiendaten ein
3.
AUSFÜHRUNGS-DATUM, AUFTRAGS-NUMMER Tragen Sie hier das Datum und die Nummer des Auftrags ein. Über die Taste [Anzeige Historie] können Sie sich bereits vorhandene Historien anzeigen lassen und ggf. ändern.
4.
MONTEUR, MONTEUR (M2) An dieser Stelle können Sie, wenn Sie dies im Firmenstamm so festgelegt haben, bis zu zwei zuständige Monteure erfassen.
5.
HISTORIEN-TEXT In dieses Feld können Sie einen Text zu der Historie eintragen.
6.
RECHNUNGS-DATUM Sofern schon eine Rechnung geschrieben und nicht durch die automatische Rechnungsschreibung ein Datum bereits eingetragen wurde, können Sie an dieser Stelle das Rechnungsdatum eintragen. Hinweis Dieses Feld wird bei der Rechnungsschreibung automatisch gefüllt.
7.
Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie über die Taste [Messdaten] das Eingabefenster für die Messdaten und über [Material-Verbrauch] eine Eingabemöglichkeit für frühere Material-Verbrauche aufrufen. Nachdem Sie den Messdaten-Parameter eingegeben oder bestätigt haben, können Sie die Daten aus den Arbeitszetteln in den angezeigten Feldern eingeben. Nachdem Sie die Taste [Material-Verbrauch] betätigt haben, können Sie in einem Eingabefenster (welches Sie sich über die angebotenen [(x) Funktionen] auch selbst gestalten können) die verbrauchten Materialien für den Auftrag erfassen. Verwenden Sie dabei auch die unterstützenden Funktionen, die Sie über die Taste [(x) Funktionen] aufrufen können. Befinden Sie sich in der Material-Erfassung auf dem Feld EINGABEN OK können Sie über die Taste [Info Pos-Stamm] eine Reihe weiterführender, ausführlicher Informationen über die aktuell angewählte Position aufrufen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 13 Objekt-Stammdaten aufnehmen
Historiendaten anzeigen lassen Sie können sich in diesem Programmbereich auch bereits vorhandene Historien- (Mess-) daten anzeigen lassen. So aktivieren Sie die Anzeige der Historiendaten 1.
Im Feld AUSFÜHRUNGSDATUM lassen Sie sich über die Taste [Anzeige Historie] ein Auswahlfenster mit den Eckdaten der vorhandenen Historien-Eintragungen anzeigen und wählen die gewünschte Eintragung aus.
2.
Sie können sich nun über die Taste [Messdaten] die ggf. vorhandenen Messdaten zu dieser Eintragung anzeigen lassen.
3.
In dieser Anzeige gibt es die Taste [Messdaten Übersicht]. Diese Taste ruft eine Übersicht der aufgenommenen Messdaten aller Eintragungen der Historie auf.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 14 Listenaufbau gestalten und speichern
4.14 Listenaufbau gestalten und speichern In dem Programm „Objekt Stammdaten“, „Objekt Stammdatenliste“ können Sie über die Taste [Aufbau Liste] die Stammdaten-Liste selbst gestalten. Sie legen den Aufbau und die Art (Überschriften, Spalten, Einrückungen etc.) für alle zu druckenden Informationen separat fest.
4.14.1
Listengestaltung festlegen
Bevor Sie die einzelnen Felder bearbeiten können, machen Sie noch einige Angaben über die grundsätzliche Gestaltung Ihrer Liste. 1.
Nachdem Sie die Taste [Aufbau Liste] betätigt haben, können Sie über die Taste [Standard-Listen Alt] eine der voreingestellten Listen auswählen und danach ggf. an den Voreinstellungen noch Änderungen vornehmen. Im Eingabefenster AUFBAU LISTE werden Datengruppen zur Bearbeitung vorgeschlagen.
2.
Ihnen
die
zu
gestaltenden
Wählen Sie die zu bearbeitende Datengruppe (z. B. Rechnungs-Empfänger) und bestimmen Sie das gewünschte Zeilenformat. So beeinflussen die Zeilenformate das Ausgabe-Erscheinungsbild:
Am Beispiel des Rechnungs-Empfängers werden die einzelnen Möglichkeiten erläutert: •
NICHT DRUCKEN Die Daten zu den Rechnungs-Empfängern werden nicht ausgedruckt.
•
ZEILEN MIT ÜBERSCHRIFT Über den Daten der Rechnungs-Empfänger wird eine, die gesamte Zeilenbreite einnehmende, Überschrift gedruckt. In dieser Überschriftenzeile stehen die Namen der Felder, die Sie für den Ausdruck ausgewählt haben. z. B. “Kunden-Anschrift”, “KD-Ans.-Nr.”. Bei den Rechnungs-Empfängern ist diese Überschrift eingerahmt und grau unterlegt, bei den übrigen Datengruppen lediglich mit einem Trennstrich versehen.
•
ZEILEN OHNE ÜBERSCHRIFT Hier steht keine Überschrift über den Daten der Rechnungs-Empfänger. Es wird sofort mit dem Ausdruck der ausgewählten Daten begonnen und die Datengruppe “Rechnungs-Empfänger” von der folgenden Datengruppe (Objekt) nur durch einen zeilenbreiten Trennstrich abgetrennt.
•
SPALTEN Durch die Auswahl des Spaltenformats erhalten Sie die Möglichkeit, die variablen FELDER, die Sie anschließend auswählen müssen, in zwei Spalten untereinander anzuordnen. Auf dem Ausdruck werden die Feldbezeichnungen, sowie die Daten zu den FELDERN in zwei Spalten bündig untereinander ausgedruckt.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 14 Listenaufbau gestalten und speichern
Beispiel Feldbezeichnung:
Inhalt
Feldbez.:
Inhalt
Feldbez.:
Inhalt
Feldbez.:
Inhalt
Bei der Auswahl des Spaltenformats wird grundsätzlich die jeweilige Datengruppe als Überschrift gedruckt (z. B.: Re.-Empf: 1000 Aberwitz & Partner GmbH...). Auch hier wird die Überschrift des Rechnungs-Empfängers zeilenbreit gerahmt und grau unterlegt. Die Überschriften der übrigen Datengruppen werden lediglich zeilenbreit mit einem Trennstrich versehen. •
3.
NUR BEZEICHNUNG Wenn Sie das Format “nur Bezeichnung” auswählen, können Sie nachfolgend keine variablen FELDER mehr festlegen. Zu den einzelnen Datengruppen werden automatisch nur die Kerninformationen gedruckt.Z. B.: “Re.-Empf.: 10000 Aberwitz & Partner GmbH, Korbach, Am Markt). Auch hier werden die Rechnungs-Empfänger wieder grau unterlegt ausgedruckt.
Variablen-FELDER festlegen Nachdem Sie das Zeilenformat ausgewählt haben (z. B. Zeile mit Überschrift), gelangen Sie automatisch in das Eingabefenster für die FELDER. Wählen Sie nun über die Taste [AUSWAHL FELD] die gewünschten Variablen-Felder aus. Sie können die Feldauswahl über die Taste [AUSWAHL BEREICH] einschränken, indem Sie hier den Bereich anwählen, aus dem die Felder vorgeschlagen werden. Sobald Sie eines der vorgeschlagenen Felder ausgewählt haben, wird das Datenfeld im Aufbau-Bildschirm an die aktuelle Cursorposition eingetragen. Die Länge des Variablen-Feldes wird durch einen farbigen Balken gekennzeichnet.
4.14.2
Felder und Zeilen bearbeiten
Sie haben in der Listgestaltung verschiedene Möglichkeiten Felder und Zeilen einzutragen bzw. zu bearbeiten. So können Sie Felder eintragen 1.
Felder auf einer Zeile hintereinander eintragen Wollen Sie nach dem zuletzt eingetragenen Feld ein weiteres einfügen, bewegen Sie den Cursor nach rechts. Die Positionierung erfolgt automatisch auf die nächstmögliche Stelle, an der Sie ein weiteres Feld einfügen können. Achtung! Die Gesamtbreite der Zeilen bestimmen Sie selbst. Abhängig vom Druckertyp (DIN A4, A3 etc.) und dem gewählten Format (Hoch-, Querformat), in dem Sie Ihre Liste drucken lassen wollen, können Sie unterschiedlich viele Zeichen pro Zeile verwenden. Informieren Sie sich also zunächst, wie viele Zeichen Ihnen für die gewünschte DruckArt pro Zeile zur Verfügung stehen und beachten Sie die Zeilenbreite, die in der Statuszeile am Bildschirm angezeigt wird. (Siehe auch den nachfolgenden Abschnitt “Informationen in der Statuszeile des Aufbau-Fensters).
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 14 Listenaufbau gestalten und speichern 2.
Feld einfügen Wollen Sie vor ein bestimmtes Feld noch ein weiteres einfügen, stellen Sie den Cursor auf das Feld vor dem Sie ein neues Feld einfügen wollen und betätigen Sie die Taste [FELD EINFÜGEN]. Wählen Sie dann das einzufügende Variablen-Feld.
3.
Feld löschen Positionieren Sie den Cursor auf das zu löschende Feld und betätigen Sie dann die Taste [FELD LÖSCHEN].
4.
Felder bündig untereinander platzieren Um Felder in zwei Spalten bündig untereinander zu platzieren, wählen Sie das Spaltenformat aus. Die einzelnen Felder werden dann automatisch untereinander platziert, d. h. der Cursor springt, wenn Sie ihn nach rechts bewegen, automatisch an den Beginn der zweiten Spalte.
5.
Felder manuell bündig platzieren Wollen Sie manuell verschiedene Felder, vielleicht in drei Spalten, neben- und untereinander anordnen, müssen Sie auf die Zeilenbreite der einzelnen Felder achten, diese passend untereinander anordnen und zusätzlich die Leertaste zum bündigen Positionieren der Felder verwenden. Dies ist nicht im Spaltenformat möglich. Wählen Sie hierfür also ein anderes Format unterlegt aus.
6.
Zeile anfügen / löschen Um bei der Feldeingabe eine weitere Zeile anzufügen, müssen Sie lediglich die EnterTaste betätigen. Wollen Sie eine Zeile löschen, positionieren Sie den Cursor auf diese Zeile und betätigen Sie die Taste [Zeile löschen].
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 14 Listenaufbau gestalten und speichern
So nutzen Sie die Informationen in der Statuszeile des Aufbau-Fensters Der Statuszeile des Eingabefensters für den Feldaufbau können Sie verschiedene Informationen entnehmen. Nachfolgend finden Sie die einzelnen Informationen anhand des Beispiel-Bildschirms beschrieben.
1.
Zeile: 2 Sie befinden sich in der zweiten Zeile Ihrer Eingaben.
2.
Spalte: 1 Der Spaltenbeginn des markierten Datenfeldes liegt bei Zeichen 1. Bei Positionierung des Cursors auf das nächste Datenfeld würde in der Statuszeile “Spalte: 61 ” stehen, weil diese Spalte beim 61. Zeichen dieser Zeile beginnt.
3.
Zeilenbreite: 60 Die bisher in dieser Zeile eingefügten Felder gehen bis zum 60. Zeichen. Wenn Sie z.B. 127 Zeichen als maximale Breite vergeben können, haben sie nun noch 67 Zeichen zur Verfügung.
4.
Gesamtbreite: 102 Die Gesamtbreite Ihrer längsten Zeile beträgt 102 Zeichen. Wenn Sie die Zeilen bündig gestalten wollen, können Sie sich an diesem Wert orientieren.
5.
Die Pfeiltasten weisen, wenn Sie vollfarbig erscheinen, darauf hin, dass die Zeile in die jeweilige Richtung noch Datenfelder enthält. In der unteren Hälfte des Aufbau-Fensters wird Ihnen durch verschiedene Zeichen die Länge und der Aufbau der eingefügten Variablen-Felder angezeigt:
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 15 Umfang der Liste bestimmen 6.
####### Anzeige für ein numerisches Feld. Je Zeichen ein Gatter.
7.
A- - - - -A Anzeige für ein alphanumerisches Feld in der tatsächlichen Länge.
8.
Einrücken Nachdem Sie die Eingabe der Variablen-Felder abgeschlossen haben, können Sie bestimmen, ob die Daten dieser Datengruppe eingerückt ausgedruckt werden sollen.
4.14.3
Selektion speichern
Nachdem Sie auch den Umfang der Liste festgelegt haben (siehe auch das folgende Kapitel: „Umfang der Liste bestimmen“), können Sie über die Tasten [Speichern Selektion] [Neue Liste] Ihre Einstellungen unter einem gewünschten Namen für bestimmte oder alle Logins speichern. Über die Taste [Standard] im Feld BEZEICHNUNG können Sie die Liste als Standardliste definieren. Sie wird Ihnen dann automatisch bei Aufruf des Programms voreingestellt.
4.15 Umfang der Liste bestimmen In dem Programm „Objekt-Stammdaten“, „Objekt-Stammdaten-Liste“ können Sie über viele verschiedene Selektionskriterien den Umfang dieser Liste bestimmen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, verschiedene Selektionen unter einem gewünschten Namen zu speichern. (Siehe auch voriges Kapitel: „Selektion speichern“) So schlüsseln Sie die einzelnen Selektionsfelder 1.
SELEKTION Sollten Sie bereits eigene Selektionen gespeichert haben, können Sie hier die gewünschte Selektion, ggf. mit Hilfe der Taste [AUSWAHL SELEKTION], eingeben.
2.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER Tragen Sie hier den oder die Rechnungs-Empfänger ein, deren Daten auf der Stammdaten-Liste erscheinen sollen. Sie haben dazu verschiedene Möglichkeiten: •
Einen Rechnungs-Empfänger- ggf. mit Hilfe der Taste [Auswahl]- eintragen
•
Über die Taste [Alle] den Druck der Daten aller Rechnungs-Empfänger die den weiteren Selektionskriterien entsprechen, veranlassen
•
oder die Taste [MEHRERE] verwenden. Diese Taste ruft ein Eingabefenster auf, in dem Sie Von/Bis-Eingaben machen können. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 15 Umfang der Liste bestimmen Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 3.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER SUCHWORT Auch hier haben Sie die Möglichkeit, ein bestimmtes, mehrere oder alle Suchworte als Selektionskriterium einzutragen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten und lesen Sie die Beschreibung zur Verwendung der Taste [MEHRERE] im Kapitel „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 15 Umfang der Liste bestimmen Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 4.
KUNDEN-KENNZEICHEN An dieser Stelle können Sie durch Eintragung eines oder mehrerer Kundenkennzeichen den Umfang der Stammdaten-Liste weiter eingrenzen. Verwenden Sie ggf. die angebotenen Tasten und lesen Sie die Beschreibung zur Verwendung der Taste [MEHRERE] im Kapitel „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 15 Umfang der Liste bestimmen Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 5.
OBJEKT,- SUCHWORT, SAMMEL-OBJEKT In diese Felder können Sie eingrenzende Eintragungen machen, die sich auf die Objekte beziehen. Gehen Sie dazu vor, wie z. B. im Feld RECHNUNGS-EMPFÄNGER beschrieben.
6.
GEBIET ,ABLAGE Sie können hier bestimmte Gebiete oder Ablage-Kennzeichen als Selektionskriterien eingeben.
7.
LETZTE HISTORIE Wenn Sie den Listen-Umfang durch die Historiendaten eingrenzen wollen, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
8.
SELEKTION ANLAGE „Ja“-Schlüsselung: Es erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie nach verschiedenen Kriterien aus den Anlagenschemen bestimmte Anlagen selektieren können. Nutzen Sie für Ihre Eingaben ggf. die angebotenen Tasten und lesen Sie die Beschreibung des Feldes RECHNUNGS-EMPFÄNGER.
9.
SELEKTION VERTRAG „Ja“-Schlüsselung: Es erscheint ein Eingabefenster, in dem Sie nach verschiedenen Kriterien bestimmte Verträge selektieren können. (z. B. Vertragsbeginn, - Laufzeit, Fachbereich). Nutzen Sie für Ihre Eingaben ggf. die angebotenen Tasten und lesen Sie für mehr Informationen das Kapitel „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4 15 Umfang der Liste bestimmen Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 10.
SORTIERT NACH Hier gelangen Sie automatisch in ein Eingabefeld, in dem Sie die Sortier-Reihenfolge für die Objekt-Stammdaten-Liste festlegen. Wählen Sie für jede Sortierung ein Kriterium aus dem Auswahl-Fenster. Das Auswahl-Fenster erscheint, sobald Sie auf einem SORTIERUNG-Feld stehen. Nachdem Sie ein Kriterium ausgewählt haben, müssen Sie bestimmen, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
11.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Bestimmen Sie abschließend, wie der Seitenvorschub erfolgen und an welcher Stelle die Selektion gedruckt werden soll. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [SPEICHERN SELEKTION] unter einem gewünschten Namen für bestimmte oder alle Logins zu speichern.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 0
4.15.1
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen
Die Möglichkeiten der Auswahl und Eingrenzung von Inhalten in Selektionsfeldern werden am Beispiel des Feldes RECHNUNGSEMPFÄNGER aufgeführt. So grenzen Sie aus einer Auswahl von „mehreren“ bestimmte Inhalte aus 1.
Betätigen Sie die Taste [Mehrere] Es öffnet sich ein Eingabefenster, bei dem Sie in mehreren Zeilen die Möglichkeit haben, einen Bereich zu bestimmen, dessen Inhalt Sie für die Selektion verwenden wollen.
2.
Bei VON RE.-EMPF geben Sie über die Taste [Von Vorne] ein und bei BIS RE.-EMPF tragen Sie “Müller” ein. Es werden Ihnen so die Daten der Rechnungs-Empfänger “Aberwitz” bis “Müller” ausgedruckt.
3.
Sie können Ihre Auswahl in den Von/Bis-Feldern noch einschränken, indem Sie im Feld AUSGRENZUNG mit “„Ja“” schlüsseln. Es öffnet sich daraufhin ein weiteres Eingabefenster für die Ausgrenzung einzelner Rechnungsempfänger. Beispiel Sie möchten die Daten der Rechnungs-Empfänger “Aberwitz” bis “Müller”, nicht aber die, der Rechnungs-Empfänger “Biller” und “Mahlstedt” ausdrucken. Geben Sie in den Feldern 1. und 2. AUSGRENZUNG, diese beiden Rechnungs-Empfänger ein. Es werden die Daten aller Rechnungs-Empfänger die alphabetisch zwischen “A” und “Müller” liegen, mit Ausnahme von “Biller” und “Mahlstedt” ausgedruckt.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.16 Historie drucken
4.16 Historie drucken In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Druck Historie“ Nachdem Sie das Programm aufgerufen haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie Selektionen für eine „Liste“ oder „Einzelanwahl“ durchführen wollen.
4.16.1
Liste ausdrucken
Über verschiedene Selektionskriterien können Sie zunächst den Umfang der Historien-Liste einschränken. In den folgenden Feldern können Sie bestimmen, welche Daten mit ausgedruckt werden sollen. Achten Sie dabei auch auf die Erklärungen in den Informationsfenstern, die zu bestimmten Feldern auf dem Bildschirm erscheinen. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, können Sie die Ausgabeart bestimmen.
4.16.2
Einzelne Historien ausdrucken
Über die Funktion „Einzel-Anwahl“ können Sie die Historie bestimmter Objekte eines Rechnungs-Empfängers für den Ausdruck anwählen. In den folgenden Feldern können Sie bestimmen, welche Daten mit ausgedruckt werden sollen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
4.17 Objekt-Stammdaten ändern In diese Programme gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Objekt-Stammdaten ändern“. Hier werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten für die selektive Änderung der ObjektStammdaten zur Verfügung gestellt. Nachdem Sie „Objekt-Stammdaten ändern“ angewählt haben, können Sie die folgenden Änderungsmöglichkeiten auswählen: •
Rechnungs-Empfänger (Änderung von Daten zum Rechnungs-Empfänger)
•
Objekte (Gebiet / Sammel-Objekt ändern)
•
Anlagen (Monteur / Messdaten-Parameter ändern)
•
Hauptbauteile (Änderungen an den Daten der Hauptbauteile vornehmen)
•
Verträge (Vertragsdaten ändern)
•
Wartungen (Wartungsdaten ändern)
•
Rechnungen (Rechnungsverwaltung ändern)
•
Fahrtkosten/Provision (Änderungen an Fahrtkosten- / Provisionseinstellungen vornehmen)
•
Monteure (Monteurdaten ändern)
•
Gebietskennzeichen (Gebietskennzeichen ändern)
In fast jeder Änderungsmöglichkeit können Sie, nachdem Sie bestimmt haben, was genau Sie ändern wollen, nachfolgend eingrenzende Selektionsschlüsselungen vornehmen.
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
4.17.1 Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-StammdatenÄnderung verwenden Sobald Sie in den Bereichen des Menüs „Objektstammdaten ändern“ die gewünschten Datensätze (Wartungen, Rechnungen, Objekte etc.) selektiert haben, erhalten Sie über die Taste [(x) Funktionen] viele verschiedene Bearbeitungs- / Informations-Möglichkeiten:
Markieren •
Markieren Es werden die änderbaren Felder der Zeile markiert, in der sich ihr Cursor gerade befindet
•
Alle markieren Alle änderbaren Felder der selektierten Datensätze werden markiert
•
Gleiche markieren Sie können alle Datensätze markieren, die die gleichen Kriterien erfüllen. Sie wählen die Kriterien aus den angebotenen Vorschlägen (z.B. „RechnungsEmpfänger“, „Gebiet“ oder „Sammel-Objekt“) aus.
•
Alle Markierungen entfernen Es werden alle bisher vorgenommenen Markierungen wieder entfernt.
Änderungen verwerfen Alle bisher vorgenommenen Änderungen werden wieder rückgängig gemacht. Hinweis: Diese Funktion bezieht sich nur auf die Änderungen die sie „aktuell“ getätigt haben. Haben Sie z.B. in den Wartungsdaten bereits zuvor einmal etwas geändert und danach das Programm beendet, sind diese Änderungen bereits „fest“ übernommen und können nur durch erneuten Aufruf und erneute manuelle Korrektur rückgängig gemacht werden.
Feldinhalte ersetzen Sobald Sie einen (mehrere) Datensatz (Datensätze) markiert haben, können Sie die Funktion „Feldinhalte ersetzen“ aufrufen. Ihnen werden nun alle änderbaren Felder in einer Auswahl vorgeschlagen. Wollen Sie z.B. für das Feld GEBIET aller markierten Datensätze eine Änderung durchführen, wählen Sie dieses Feld aus und gelangen dann in eine Eingabemaske für den neuen Inhalt. Wenn Sie hier z.B. „Frankfurt“ eingeben, wird in allen GEBIET-Feldern der zuvor markierten Datensätze der alte Inhalt überschrieben und „Frankfurt“ eingetragen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
Sortierung Über die „Sortierung“ können Sie die Anzeige der selektierten Datensätze individuell sortieren. Nachdem Sie diese Funktion ausgewählt haben, werden Ihnen verschiedene mögliche Sortierkriterien vorgeschlagen aus denen Sie das gewünschte auswählen. Nachdem Sie z.B. „Rechnungs-Empfänger“ als Sortierkriterium ausgewählt haben, können Sie entscheiden, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
Hinweistext ausblenden Nachdem Sie diese Funktion angewählt haben, wird der Hinweistext, der sich normalerweise im oberen Bildschirmbereich befindet ausgeblendet und sie haben eine größere Anzeigefläche fur die Datensätze zur Verfügung. Einen ausgeblendeten Hinweistext können Sie über die gleiche Funktion (die jetzt Hinweistext anzeigen heißt) wieder einfügen.
Aufnahme / Änderung Bildschirm Sie können mit Hilfe dieser Funktion Ihren Änderungs-Bildschirm individuell gestalten. Die für die Gestaltung zur Verfügung stehenden Felder entsprechen dem Bereich, für den Sie diesen Bildschirm gestalten wollen. (Stammdaten-Änderung, Rücklauf-Erfassung etc.) So können Sie einen Bildschirmaufbau ändern 1.
Nachdem Sie im gewünschten (Änderungs-)Modus, z.B. Rechnungs-Empfänger ändern, die Funktion [Aufnahme / Änderung Bildschirm] aktiviert haben, erscheint die Feld-Auswahl. Hier werden alle für diesen Bereich zu Verfügung stehenden Felder gelistet. Die bereits aktiven Felder werden farbig markiert dargestellt, wobei noch in Anzeige- und Eingabefelder farblich differenziert wird.
2.
Jetzt können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. In der BildschirmaufbauAnzeige sehen Sie die FELD-BEZEICHNUNG, z.B. „Rechnungs-Empfänger“, die Position des Feldes in der Anzeige-REIHENFOLGE, z.B. 1 = erstes Feld, den FELDTYP (Anzeige oder Eingabe-Feld) und die LÄNGE des Feldes. In der unteren Zeile werden die maximal möglichen und die bereits verbrauchten Zeichen angezeigt.
3.
4.
Sie können nun an den bereits vorhandenen Feldern und ihren Einstellungen Änderungen vornehmen: •
Geben Sie dazu im Feld AUSWAHL/WEITER die laufende. Nummer des gewünschten Feldes ein und nehmen Sie dann (ohne die lfd. Nr. zuvor mit Enter zu bestätigen) mit Hilfe der angebotenen Tasten, z.B. [(x)Reihenfolge], die gewünschten Änderungen vor.
•
Sie können über diese Tasten die Reihenfolge oder den Feldtyp (Anzeige / Eingabe) ändern, sowie das Feld komplett löschen.
•
Haben Sie noch genügend Zeichen zur Verfügung, können Sie bisher inaktive Felder (nicht farbig unterlegt und ohne Angabe der Reihenfolge) wieder einfügen.
Nachdem Sie Ihren Bildschirmaufbau geändert / gestaltet haben, können Sie ihn für das eigene Login oder für alle (erkennbar am * in der Bildschirmübersicht) speichern. Betätigen Sie dazu die Taste [(x) Funktionen] und dort „Bildschirm speichern“.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
Achtung! Einen neuen Bildschirmaufbau müssen Sie, nach der Anwahl der Funktion „Bildschirm speichern“, durch die Taste [Neuer Aufbau] als solchen kenntlich machen. Sie gelangen dann in die Eingabemaske für den „neuen Bildschirmaufbau“ in der Sie festlegen können, für wen und unter welcher Bezeichnung der Bildschirmaufbau gespeichert werden soll. Im Feld BEZEICHNUNG können Sie über die Taste [Standard] bestimmen, dass der aktuelle Bildschirm der Standard-Bildschirm werden soll. (Dies ist an der farbigen Unterlegung erkennbar). Beim Programmaufruf wird immer zu erst der Standard-Bildschirm angezeigt.
Auswahl (PDS-) Bildschirm Haben Sie bereits verschiedene individuell definierte Bildschirme gespeichert, können Sie diese über die Funktion „Auswahl Bildschirm“ anzeigen lassen und den gewünschten Bildschirm auswählen. Wollen Sie die von PDS mitgelieferte Bildschirmdarstellung aufrufen, betätigen Sie die Funktion „Auswahl PDS-Bildschirm“.
Drucken wie Bildschirm Nachdem Sie diese Funktion angewählt und den Drucker bestimmt haben, erhalten Sie eine Liste wie sie am Bildschirm angezeigt wird.
Info-Funktionen Über die Info-Funktionen erhalten Sie zu allen aufgeführten Punkten ausführliche Informationen. Wenn Sie z.B. „Info Rechnungs-Empfänger“ auswählen, werden Ihnen alle zu dem zuvor markierten Rechnungs-Empfänger gespeicherten Stammdaten angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
4.17.2
Daten zum Rechnungs-Empfänger ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Ändern Objekt-Stammdaten“, „Objekte“. So ändern Sie Daten zum Rechnungs-Empfänger 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Rechnungs-Empfänger Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen. Die aktuellen Selektionen, der gewählte Bearbeitungsbildschirm und die aktuelle Sortierung bleiben erhalten, solange der Änderungsbereich nicht verlassen oder gewechselt wird.
2.
Nach der Selektion der Datensätze werden Ihnen diese in einer Tabelle vorgeschlagen. Hier können Sie in folgenden Feldern ändern: –
Kunden-Kennzeichen
–
Kunden-Gruppe
–
Zahlungsbedingungen
–
Abweichendes Schema
Hinweise: Um aus den angezeigten Datensätzen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen können manuell vorgenommen werden, in dem Sie einfach das gewünschte Feld auswählen und direkt ändern.
4.
In der Regel ist jedoch eine größere Anzahl von Datensätzen zu ändern. Diese werden bei Bedarf sinnvoll sortiert (über einen Mausklick im Kopf der gewünschten Spalte) und dann markiert. Führen Sie dann die gewünschten Änderungen (z.B. mit Hilfe der bereits beschriebenen Funktion [Feldinhalt ersetzen]) aus. Hinweis: Mit Hilfe der Funktion „Änderungen verwerfen“ (unter Taste [(x)Funktionen]) kann die Aktion wieder rückgängig gemacht werden.
5.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen. In diesem Fall erscheint die Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Erst eine „Ja“-Eingabe löst die endgültige
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern Speicherung der Änderungen aus. Jetzt kann nichts mehr automatisch rückgängig gemacht werden.
4.17.3
Objektdaten ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Ändern Objekt-Stammdaten“, „Objekte“. So ändern Sie Objekt-Stammdaten 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Objekte Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nach der Selektion der Objekte werden Ihnen diese in einer Tabelle vorgeschlagen. Hier können Sie in folgenden Feldern ändern: –
Gebiet
–
Sammel-Objekt
–
Ablage
–
Auftrag durch Rechnungs-Empfänger
Hinweis: Um aus den angezeigten Objekten gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
4.17.4
Anlagendaten ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Ändern Objekt-Stammdaten“, „Anlagen“. So ändern Sie Anlagen-Stammdaten 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Anlagen Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nach der Selektion der Anlagen werden Ihnen diese in einer Tabelle vorgeschlagen. Hier können Sie in folgenden Feldern ändern: –
Monteur
–
Messdaten-Parameter
Hinweis: Um aus den angezeigten Anlagen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.5
Hauptbauteile ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Ändern Objekt-Stammdaten“, „Hauptbauteile“. Voraussetzung für die Veränderung der Preise der Hauptbauteile ist die „Ja“-Schlüsselung in der Abfrage „Hauptbauteile mit Preisen?“ in den Firmenstammdaten. So ändern Sie Hauptbauteile 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Verträge Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nach der Selektion der zu ändernden Datensätze werden Ihnen diese in einer Tabelle angezeigt. Hier können Sie in vielen Feldern ändern. Tipp: Da hier nicht alle änderbaren Felder auf dem Bildschirm angezeigt werden, können Sie sich auf einfache Weise einen Überblick über die änderbaren Felder verschaffen, indem Sie die Funktion „Feldinhalte ersetzen“ verwenden. (Beschrieben unter dem
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern Kapitel
Kundendienst / Wartung
„
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84).
Hinweis: Um aus den angezeigten Datensätzen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84. 3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.6
Vertragsdaten ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objektstammdaten“, „Verträge“ So können Sie Vertragsdaten ändern 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Verträge Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nach der Selektion der Verträge werden Ihnen diese in einer Tabelle vorgeschlagen. Hier können Sie in vielen Feldern ändern. Tipp: Da hier nicht alle änderbaren Felder auf dem Bildschirm angezeigt werden, können Sie sich auf einfache Weise einen Überblick über die änderbaren Felder verschaffen, indem Sie die Funktion „Feldinhalte ersetzen“ verwenden. (Beschrieben unter dem Kapitel „
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84).
Hinweis: Um aus den angezeigten Verträgen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84. 3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.7
Wartungs-Stammdaten ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objektstammdaten“, „Wartung“. So können Sie Wartungs-Stammdaten ändern 1.
Nach der Anwahl dieses Programms gelangen Sie in das Eingabefenster, in dem Sie über viele verschiedene Selektionskriterien die Anlagen/Fachbereiche/RechnungsEmpfänger/etc. selektieren, deren Wartungsstammdaten geändert werden soll.
2.
Nachdem Sie die Selektion der zu ändernden Wartungsdaten (für Objekte, Anlagen) abgeschlossen haben, werden Ihnen die ausgewählten Wartungen angezeigt. Sie können nun Änderungen an folgenden Daten vornehmen: –
Plandatum
–
Wartungs-Position
–
Intervall
–
Zeit Hinweis: Um aus den angezeigten Wartungen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
4.17.8
Rechnungs-Stammdaten ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objekt-Stammdaten“, „Rechnungen“. So ändern Sie Rechnungs-Stammdaten 1.
Nach der Anwahl dieses Programms gelangen Sie in das Eingabefenster, in dem Sie über viele verschiedene Selektionskriterien die Rechnungen selektieren können, in deren Stammdaten Sie Änderungen vornehmen wollen.
2.
Nachdem Sie die Selektion der zu ändernden Datensätze abgeschlossen haben, werden Ihnen diese in einer Tabelle angezeigt. Sie können nun Änderungen an folgenden Daten vornehmen: –
Plandatum
–
Rechnungs-Position
–
Betrag
–
Erlösgruppe Hinweis: Um aus den angezeigten Rechnungen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.9
Fahrtkosten / Provision ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objekt-Stammdaten“, „Fahrtkosten / Provision“. So ändern Sie Fahrtkosten oder Provisionen 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Verträge Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nach der Selektion der zu ändernden Datensätze werden Ihnen diese in einer Tabelle angezeigt. Hier können Sie in vielen Feldern ändern. Tipp: Da hier nicht alle änderbaren Felder auf dem Bildschirm angezeigt werden, können Sie sich auf einfache Weise einen Überblick über die änderbaren Felder verschaffen, indem Sie die Funktion „Feldinhalte ersetzen“ verwenden. (Beschrieben unter dem Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84).
Hinweis: Um aus den angezeigten Datensätzen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84. 3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.10
Daten der Monteure ändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objekt-Stammdaten“, „Monteure ändern“. So ändern Sie Monteur-Stammdaten 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Monteure Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nachdem Sie die Selektion der zu ändernden Datensätze abgeschlossen haben, werden Ihnen diese in einer Tabelle angezeigt. Sie können nun Änderungen an folgenden Daten vornehmen: –
Gebiet
–
Fachbereich
–
Lohnposition Hinweis: Um aus den angezeigten Monteuren gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
4.17.11
Gebietskennzeichen ändern.
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Änderung Objekt-Stammdaten“, „Gebietskennzeichen ändern“. Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.17 Objekt-Stammdaten ändern
So ändern Sie Gebietskennzeichen 1.
Nach der Anwahl des Programms selektieren Sie zunächst über die angebotenen Kriterien, welche Gebiete Ihnen für die Änderung vorgeschlagen werden sollen.
2.
Nachdem Sie die Selektion der zu ändernden Datensätze abgeschlossen haben, werden Ihnen diese in einer Tabelle angezeigt. Sie können nun Änderungen an folgenden Daten vornehmen: –
Km-Vorgabe
–
Pauschal-Position DIS
–
Bundesland
Hinweis: Um aus den angezeigten Datensätzen gezielt mehrere zu selektieren oder um sich weitere Informationen zu z.B. Objekt- , Anlagen oder Vertragsdaten anzeigen zu lassen, steht Ihnen die Taste [(X) Funktionen] zur Verfügung. Weiterhin können Sie über die Funktionen, die Sie unter dieser Taste finden, den Anzeige-Bildschirm (oder dessen Sortierung) verändern oder gezielt Feldinhalte ersetzen sowie (bestimmte) Änderungen verwerfen. Ausführliche Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel „Taste [(x) Funktionen] in der Objekt-Stammdaten-Änderung verwenden“ ab Seite 84.
3.
Die Änderungen, die Sie vorgenommen haben, werden erst dann durchgeführt, wenn Sie den Änderungs-Bildschirm verlassen.
Kundendienst / Wartung
Seite 95 von 275
4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.18 Rechnungs-Empfänger für Objekte
4.18 Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern Objekte können komfortabel einem anderen Rechnungs-Empfänger zugeordnet werden, z.B. bei einer Änderung der Besitzverhältnisse.
4.18.1
Rechnungs-Empfänger für mehrere Objekte ändern
In das Menü hierfür gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, Stammdaten“, „Objekte verschieben“, „Ändern Rechnungs-Empfänger“
„Ändern/Löschen
So können Sie alle Objekte eines Rechnungs-Empfängers einem neuen Rechnungs-Empfänger zuordnen 1.
Nachdem Sie das Menü angewählt haben, müssen Sie im folgenden Eingabefenster zunächst den “alten” Rechnungs-Empfänger eintragen und dann den “neuen”. Der alte Rechnungs-Empfänger wird automatisch in den Anlage- und Vertragsdaten aller Objekte durch den neuen ersetzt. Hinweis: Sind für den vorherigen Rechnungs-Empfänger noch Aufträge im System, werden diese in den Auftragsdateien ebenfalls auf den neuen RechnungsEmpfänger geändert.
2.
Nachdem Sie die Nummer des neuen Rechnungs-Empfängers eingegeben haben, werden Ihnen, sofern dieser Rechnungs-Empfänger bereits in Ihren Stammdaten gespeichert ist, die dazugehörigen Daten vorgeschlagen und Sie können ggf. noch Korrekturen vornehmen.
3.
Wenn Sie über Eingabe eines Buchstabens und anschließendem Betätigen der Taste [Freie Nummer suchen] beginnen, einen neuen Rechnungs-Empfänger aufzunehmen, müssen Sie alle nachfolgenden Datenfelder für den neuen Rechnungs-Empfänger füllen. Eine ausführliche Beschreibung der Aufnahme von Rechnungs-Empfängern finden Sie im Kapitel „Rechnungs-Empfänger erfassen“ ab Seite 54.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.18 Rechnungs-Empfänger für Objekte
4.18.2
Rechnungs-Empfänger für einzelne Objekte ändern
Ändert sich für einzelne Objekte der Rechnungs-Empfänger, können Sie diese Änderung ebenfalls in dem Menü „Objekt-Stammdaten“, „Ändern/Löschen Stammdaten“, „Objekte verschieben“ vornehmen. Dort wählen Sie dafür: „Ändern Objekte“. So ändern Sie für einzelne Objekte den Rechnungs-Empfänger 1.
Nachdem Sie das Menü angewählt haben, müssen Sie im folgenden Eingabefenster zunächst den “alten” Rechnungs-Empfänger / das Objekt eintragen und dann den neuen Rechnungs-Empfänger auswählen. Der alte Rechnungs-Empfänger wird automatisch in den Anlage- und Vertragsdaten des Objekts durch den Neuen ersetzt. Hinweis: Sind für den vorherigen Rechnungs-Empfänger noch Aufträge im System, werden diese in den Auftragsdateien ebenfalls auf den neuen RechnungsEmpfänger geändert.
2.
Nachdem Sie die Nummer des neuen Rechnungs-Empfängers eingegeben haben, werden Ihnen, sofern dieser Rechnungs-Empfänger bereits in Ihren Stammdaten gespeichert ist, die dazugehörigen Daten vorgeschlagen und Sie können ggf. noch Korrekturen vornehmen.
3.
Wenn Sie über Eingabe eines Buchstabens und anschließendem Betätigen der Taste [Freie Nummer suchen] beginnen, einen neuen Rechnungs-Empfänger aufzunehmen, müssen Sie alle nachfolgenden Datenfelder für den neuen Rechnungs-Empfänger füllen. Eine ausführliche Beschreibung der Aufnahme von Rechnungs-Empfängern finden Sie im Kapitel „Rechnungs-Empfänger erfassen“ ab Seite 54.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.19 Objekt ändern / hinzufügen
4.19 Objekt ändern / hinzufügen In dieses Menü gelangen Sie über die „Objekt-Stammdaten“, „Objekte/Anlagen/Verträge“ So ändern Sie ein Objekt / fügen eines hinzu 1.
Nach der Anwahl des Programms wählen Sie den Rechnungs-Empfänger des zu ändernden Objektes aus. (Den Rechnungs-Empfänger, bei dem Sie ein Objekt ergänzen wollen.)
2.
Entscheiden Sie nun, ob Sie eine Objekt-Änderung oder eine Objekt-Neuaufnahme durchführen wollen.
3.
Für eine Objekt-Änderung wählen Sie aus den vorgeschlagenen Objekten das gewünschte aus.
4.
Bei
einer
Objekt-Neuaufnahme
Kundendienst / Wartung
gehen
Sie
vor,
wie
bereits
im
Kapitel
„
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.20 Historie übernehmen /löschen Objekt-Stammdaten aufnehmen“ ab Seite 54 beschrieben. 5.
Nachdem Sie das Objekt ausgewählt haben, können Sie den Bereich auswählen, in dem Sie Ihre Änderungen vornehmen wollen.
4.20 Historie übernehmen /löschen Über die folgenden Programme können Sie Historiendaten einer Anlage für eine andere Anlage übernehmen oder gezielt Historiendaten löschen.
4.20.1
Historie übernehmen
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Historie übernehmen“. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Historiendaten einer alten Anlage für eine neue übernehmen. Wählen Sie dazu zunächst den Rechnungs-Empfänger und danach zuerst die alte und dann die neue Anlage aus. Hinweis: Haben Sie AUTOMATISCHE ÄNDERUNG auf „Ja“ geschlüsselt, müssen Sie die Eingabe der neuen Daten nur einmal machen. Die in den **NEU** -Feldern eingetragenen Angaben werden dann automatisch in den Daten aller selektierten Objekte geändert.. Entscheiden Sie nun noch, ob Sie die alte Anlage löschen wollen und ob Sie die Vertragsdaten der alten Anlage übernehmen wollen und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.21 Objekt, Anlagen, Verträge löschen
4.20.2
Historie löschen
In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Ändern / Löschen Stammdaten“, „Historie löschen“. So löschen Sie alle Historien Sie können die Historiendaten auf zwei verschiedene Arten löschen. Eine Löschung aller Historien bis zu einem bestimmten Datum können Sie über die Funktion „Löschen bis Datum“ durchführen. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie das Volumen der gespeicherten Daten verringern wollen und alle nicht mehr benötigten (sehr alten) Historiendaten in einem Arbeitsgang entfernen wollen. So löschen Sie einzelne Historien Einzelne Historien löschen Sie über die Funktion „Einzel-Anwahl“. Hier können Sie über die Felder RECHNUNGS-EMPFÄNGER, OBJEKT, ANLAGE, DATUM, MONTEUR und HISTORIENTEXT exakt bestimmen, welche Historie gelöscht werden soll.
4.21 Objekt, Anlagen, Verträge löschen In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, Stammdaten“, „Objekte/Anlagen/Verträge löschen“.
„Ändern/Löschen
Nachdem Sie das o.g. Programm angewählt haben, können Sie im folgenden Auswahlfenster entscheiden, was Sie löschen wollen: •
Löschen Rechnungs-Empfänger
•
Löschen Objekt
•
Löschen Anlage
So löschen Sie einen Rechnungs-Empfänger Um einen Rechnungs-Empfänger zu löschen, müssen Sie nur dessen Nummer eingeben und die Sicherheitsabfrage mit „Ja“ bestätigen. So löschen Sie ein Objekt Für ein Objekt geben Sie neben dem Rechnungs-Empfänger auch das gewünschte Objekt ein. Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist das Objekt gelöscht. So löschen Sie eine Anlage Um eine bestimmte Anlage zu löschen müssen Sie nach der Angabe des RechnungsEmpfängers und des Objektes zusätzlich noch die Anlage eingeben. Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage ist die Anlage gelöscht.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.22 Kunden nach Bewegung löschen
4.22 Kunden nach Bewegung löschen In dieses Programm gelangen Sie über Stammdaten“, „Löschen nach Bewegung“.
„Objekt-Stammdaten“,
„Ändern/Löschen
Sie können sich mit Hilfe dieses Menüs Kunden zum Löschen vorschlagen lassen. Als Bewegung zählt ein Historieneintrag. Geben Sie also zunächst den Zeitraum der Bewegungen ein, aus dem Ihnen die Kunden zum Löschen vorgeschlagen werden sollen. Weiterhin können Sie noch die Anzahl der Bewegungen als Auswahlkriterium eingeben. Es werden Ihnen Kunden vorgeschlagen, –
die keine Verträge haben
–
für die keine Historie hinterlegt wurde
–
für die in diesem Zeitraum bis zu x Bewegungen (Historien)hinterlegt worden sind.
Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden diese Kunden gelöscht.
4.23 Anlage-Stammdaten übernehmen In dieses Programm gelangen Sie über Objekt-Stammdaten“, Stammdaten“, „Übernahme Anlage-Stammdaten“.
„Ändern/Löschen
So übernehmen Sie Anlage-Stammdaten 1.
Bestimmen Sie zunächst die Anlage, deren Daten Sie übernehmen wollen und machen Sie dazu die benötigten Eingaben in den Feldern RECHNUNGS-EMPFÄNGER, OBJEKT und ANLAGE.
2.
Geben Sie nun ein, für welche Anlage die ausgewählten Daten übernommen werden sollen. Machen Sie dazu die benötigten Eingaben in den Feldern RECHNUNGSEMPFÄNGER, OBJEKT und ANLAGE.
3.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Die Daten der „alten“ Anlage sind für die neue Anlage übernommen.
Kundendienst / Wartung
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4 „Kundendienst / Wartung“-Stammdaten aufnehmen 4.24 Objekt-Info aufrufen
4.24 Objekt-Info aufrufen In dieses Programm gelangen Sie über „Objekt-Stammdaten“, „Objekt-Info“. Sie können sich an dieser Stelle alle verfügbaren Informationen zu einem gewünschten Objekt anzeigen lassen. Hinweis: Sie können den Umfang der anzuzeigenden Felder in der Objekt-Info loginbezogen definieren. D. h. sie legen einen veränderten Aufbau fest und entscheiden, für welche Logins dieser Aufbau gespeichert werden, also verfügbar sein soll. Diese Möglichkeit wird im Abschnitt „Bildschirmaufbau ändern“ dieses Kapitels beschrieben.
So wählen Sie Bildschirmaufbau und anzuzeigende Informationen 1.
Wählen Sie Objekt und Anlage, ggf. mit Hilfe der angebotenen Funktionen aus.
2.
Zunächst wird Ihnen der Standard-Bildschirmaufbau mit den „Standard-Informationen“ zum gewählten Objekt angezeigt. Über die Taste [Auswahl Aufbau] können Sie den gewünschten Aufbau des Anzeige-Bildschirmes auswählen.
3.
Taste [(x) Funktionen] Über diese Taste können Sie sich eine umfangreiche Liste aller möglichen weiteren Informationen zu diesem Objekt anzeigen zu lassen. Sie wählen in dieser Liste die gewünschte Information an (z.B. die Anlage) und bekommen dann alle verfügbaren Informationen zu dieser Anlage angezeigt. Das Auswahlfenster zu den weiteren Informationen ist mehrseitig und kann durch VOR oder ZURÜCK weitergeblättert werden. So ändern Sie den Bildschirmaufbau
1.
Betätigen Sie die Taste [Ändern Aufbau] wenn Sie einen individuellen oder einen speziellen Bildschirm für bestimmte Logins definieren wollen.
2.
Nun können Sie mit dem Cursor alle zur Verfügung stehenden Felder anwählen und dort über die Taste [Feld Auswahl] die gewünschten variablen Felder hinterlegen. Der Informationsbildschirm ist zweispaltig aufgebaut. Für jede Spalte können sie ein Variablen-Feld hinterlegen. Befindet sich der Cursor auf einem bereits gefüllten Feld, wird der alte Eintrag durch die neue Auswahl einfach überschrieben. Eine ausführliche Beschreibung der Feld-Auswahl und der Möglichkeiten, Felder einzufügen, zu löschen etc. finden Sie unter „Listaufbau gestalten und speichern“ im Kapitel „Felder und Zeilen bearbeiten“ ab Seite 73.
3.
Nachdem Sie Ihre Eingaben beendet haben, können Sie über die Taste [Speichern Aufbau] Ihre Einstellungen unter dem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern.
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.1 Stammdaten im Menü „PDS-Mobilität“
5. Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen Wenn Sie die PDS-Mobillösung im Einsatz haben, ist es erforderlich auch für diesen Bereich die benötigten Stammdaten aufzunehmen und die notwendigen Voreinstellungen getätigt zu haben.
5.1 Stammdaten im Menü „PDS-Mobilität“ aufnehmen Einige der Konfigurationsmöglichkeiten im Menü „PDS-Mobilität“ sollten nur durch Ihren Systemadministrator durchgeführt werden.
5.1.1 Meldelogin für Fehlernotizen aufnehmen Systemfehler oder sonstige mögliche Fehler bei der Anwendung der PDS-Mobillösung sollen an ein bestimmtes Login weitergeleitet werden. Hier bestimmen Sie, wer diese Meldungen erhält Hier nehmen Sie das Meldelogin auf 1.
Wählen Sie das „Firmenstammdaten“.
Programm
„PDS-Mobilität“,
„Allgemeine
Stammdaten“,
2.
Tragen Sie das gewünschte Login und die IP-Adresse der OsicomBox ein.
5.1.2 Pads den Monteuren zuordnen und konfigurieren In der Profilverwaltung erfolgt die Zuordnung der Pad-Benutzer (Login-Monteur) zu den verschiedenen Pad-Seriennummern. Ein Pad wird immer fest einem Monteur zugeordnet. In der Profilverwaltung werden sowohl technische Einstellungen (Allgemeines) als auch benutzerbezogene Angaben eingetragen. 1.
Wählen Sie das Programm „PDS-Mobilität“, „Profilverwaltung“ an.
2.
Tragen Sie das Login des betreffenden Monteurs und dann die Seriennummer seines Pads ein. Über die Taste [Suchen Profil] können Sie ein bereits vorhandenes Profil aus der vorgeschlagenen Liste auswählen. Hinweis: Alle Pad-Benutzer müssen auch ein Login auf dem Server haben.
3.
Jetzt stehen Ihnen für die Konfiguration der Profile die folgenden Karteikarten zur Verfügung: •
Lizenzverteilung: Entscheidung, für welche Anwendungsbereiche das Pad freigegeben ist
•
Allgemeines:
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.1 Stammdaten im Menü „PDS-Mobilität“
•
Hier finden Sie die technischen Einstellungsmöglichkeiten, z.B. zum Intervall der automatischen Datensynchonisation
•
Kundendienst/Wartung: Einstellungen für die Bedienung und Berechtigungen der Kundendienst/WartungDaten
4.
Zunächst müssen Sie in der Karteikarte „Lizenzverteilung“ Ihre Eingaben machen und über die Taste [PAD-Passwort setzen] das Pad-Passwort vergeben, mit dem sich der Monteur später anmelden kann.
5.
Nehmen Sie in den Karteikarten „Allgemeines“ und „Kundendienst/Wartung“ Ihre Einstellungen vor. die am Zeilenende befindlichen Bemerkungen beim Verständnis der jeweiligen Abfrage.
Hinweise: Damit Sie nicht sämtliche Profileinstellungen jedes Mal neu vornehmen müssen, liefert PDS einen „Standard“ mit, der auch von Ihnen bearbeitet werden kann. Um diese Standard-Einstellungen zu bearbeiten, betätigen Sie im Feld BENUTZER (LOGIN) die Taste [Standard bearbeiten]. Die hier eingestellten Schlüsselungen werden dann für die Aufnahme weiterer PadBenutzer voreingestellt. Weiterhin steht Ihnen wenn Sie sich auf der Karteikarte „Lizenzverteilung“ befinden, die Taste [Profil kopieren] zur Verfügung, mit der Sie ein bereits bestehendes Profil kopieren können.
6.
Nach Abschluss Ihrer Eingaben betätigen Sie die Taste [Profil bereitstellen].
5.1.3 Kopf- und Fußtexte / Notizempfänger freischalten Im Menü „PDS-Mobilität“, „Allgemeine Stammdaten“, „Mobil Stammdaten bereitstellen“ können Sie die Ausgabe des Notizempfängers und die Ausgabe der Kopf- und Fußtexte für den Belegdruck für bestimmte Benutzer freischalten.
5.1.4 Kopf- und Fußtexte aufnehmen Im Menü „PDS-Mobilität“, „Allgemeine Stammdaten“, „Aufnahme Kopf- und Fußzeilen mob.“ können Sie ihre Kopf- und Fußzeilen für die verschiedenen Belegarten für die ProgrammModule „Kundendienst Mobil“ und „Aufmaß Mobil“ erfassen.
5.1.5 Pad aufnehmen, Pad-Update prüfen Die Aufnahme eines neuen Pads über das Programm „PDS Mobilität“, „Aufnahme Pad“, sowie die Überprüfung der Pad-Updates mit Hilfe des Programmes „PDS Mobilität“, „PadUpdate-Prüfung“ sollte ebenso wie die Nutzung der hier angebotenen „Service-Programme“ Ihrem Systemadministrator obliegen.
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.2 Vorgefertigte Texte aufnehmen
5.2 Vorgefertigte Texte aufnehmen Sie haben die Möglichkeit, in verschiedenen Bereichen vorab Texte für die Übermittlung durch das Skeye-Pad zu erfassen. So nehmen Sie Texte für die Monteur-Meldungen auf Bei Rückmeldungen des Pads/Monteurs werden diese Texte angezeigt. 7.
Wählen Sie das Programm „Kundendienst mobil“, „Texte“, „Monteur-Meldungen“, „Aufnahme/Änderung“ an.
8.
Wählen Sie nun eine freie Meldungs-Nr., ggf. mit Hilfe der Taste [freie Nummer suchen] und legen Sie das Suchwort fest. Hinweise: Es ist hilfreich, wenn Sie die Aufnahme der Monteur-Meldungen strukturieren, indem Sie den einzelnen Meldungs-Bereichen ein einheitliches Suchwort, ggf. mit einer Ziffer zuordnen. So z.B. für „interne“ Meldungen wie „Mittagspause“, „Verkehrsstau“ oder „Feierabend“ das Suchwort „10-INTERN“ vergeben. Für auftragsbezogene Meldungen wie „Notfall-Einsatz“ oder „Wartezeit beim Kunden“ könnten Sie das Suchwort 20AUFTRAG vergeben. Sie können einen vorhandenen Meldungstext ändern, indem Sie die gewünschte Meldung über die Meldungsnummer (Anzeige aller Meldungen über Eingabe „?“) auswählen und dann Ihre Änderungen vornehmen.
9.
Tragen Sie nun im Feld BEZEICHNUNG den Meldungstext ein, wie z.B. „Auftragsbeginn“ und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
Hinweis: Über die Taste [Info Änderung] erhalten Sie Auskunft, wann und von welchem Login dieser Text zuletzt bearbeitet wurde.
Die Felder „Meldungs-Nr.“ und „Bezeichnung“ werden auf das Pad übertragen.
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.2 Vorgefertigte Texte aufnehmen
So erfassen Sie Texte für „durchgeführte Arbeiten“ Für die schnellere Erfassung von Texten bei den „durchgeführten Arbeiten“ können Sie Textbausteine bereitstellen. 1.
Wählen Sie das Programm „Kundendienst mobil“, „Texte“, „durchgeführte Arbeiten“, „Aufnahme/Änderung“ an.
2.
Wählen Sie nun eine freie Meldungs-Nr., ggf. mit Hilfe der Taste [freie Nummer suchen] und legen Sie das Suchwort und die Bezeichnung fest. Auch hier kann es sinnvoll sein, die Suchworte in Gruppen zu ordnen. Lesen Sie dazu auch den Hinweis im Abschnitt „So nehmen Sie Texte für Monteur-Meldungen auf“. So können Sie über die SUCHWORTe die Texte z.B. in 1-Heizung und 2-Sanitär gruppieren. Über die BEZEICHNUNG können Sie die Texte weiter strukturieren indem Sie dieser eine zur Gruppe passende Nummerierung zuweisen. Z.B. 200- Sanitär Wasseranschluss
3.
Geben Sie nun den Baustein-Text ein. Z.B. Wasseranschluss überprüft und montiert. Baustein-Nr., - Bezeichnung und – Text werden an das Pad übertragen. So erfassen Sie Störungsbeschreibungen
Für die schnellere Erfassung von Texten bei den „Störungsbeschreibungen“ können Sie Textbausteine bereitstellen. Gehen Sie hier vor wie bei der Erfassung der durchgeführten Arbeiten. Beispiel Ihre Erfassung könnte wie folgt aussehen: BAUSTEINNUMMER. 4711 SUCHWORT: 2-Sanitär BEZEICHNUNG: 2070 Sanitär Pumpe Störung BAUSTEIN-TEXT: Sanitär – Pumpenstörung beheben. Baustein-Nr., - Bezeichnung und – Text werden an das Pad übertragen. So erfassen Sie Textbausteine für die Notizen zum Auftrag Hier können Sie allgemein gültige Texte für die „Notiz zum Auftrag“ vorgeben. Diese Texte können auf dem Pad ergänzt oder verändert werden. Gehen Sie hier vor wie bei der Erfassung der durchgeführten Arbeiten. Beispiel Ihre Erfassung könnte wie folgt aussehen: BAUSTEINNUMMER. 4711 SUCHWORT: Wartung BEZEICHNUNG: Allgemein BAUSTEIN-TEXT: Kunde wünscht Angebot für Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.3 Mobil KDW Stammdaten
5.3 Mobil KDW Stammdaten festlegen/bereitstellen In diese Menüs gelangen Sie über „Kundendienst mobil“, „KDW-Stammdaten“. Hier können Sie festlegen, welche Stammdaten Sie für die Mobil-Geräte bereitstellen wollen, legen Sie die Fachbereichs-Zuordnung fest und definieren Sie, wie Positionen aus Kundendienst / Wartung generiert werden sollen.
5.3.1 Stammdaten für die Mobilität bereitstellen Da die Speicherkapazität der Pads begrenzt ist, können nicht alle auf dem Server zur Verfügung stehenden Stammdaten für die Pads bereit gestellt werden. So stellen Sie die Stammdaten für die Mobilität bereit 1.
Gehen Sie über „Kundendienst mobil“, „KDW-Stammdaten“ in das Menü „Stammdaten bereitstellen“.
2.
Schlüsseln Sie in den einzelnen Abfragen ob die abgefragten Daten für die MobilErfassung zur Verfügung stehen sollen oder nicht. Achtung! Im Feld POSITIONEN beachten Sie bitte, dass nur die wirklich notwendigen Positionen auf dem Pad zur Verfügung stehen, da das Suchen und Finden von Positionen bei einem großen Positionsstamm mehr Zeit beansprucht. Es können maximal 3000 Positionen pro Pad ausgegeben werden. Bei mehr als 3000 Positionen wird die Übertragung für diesen Monteur mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen.
3.
Legen Sie abschließend fest, für welchen / welche Monteur/e diese Freigaben gelten sollen. Hinweis: Über die Taste [Anzeige Positionen] können Sie sich die Anzahl der verknüpften Positionen ansehen und über die Taste [Suchkriterien] können Sie zusätzliche Positions-Suchkriterien definieren.
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.3 Mobil KDW Stammdaten
5.3.2 Fachbereiche zuordnen Über Fachbereiche wird gesteuert, wie viele / welche Positionsstammdaten auf das Pad übertragen werden. Den einzelnen Positionen können mehrere Fachbereiche zugeordnet werden. Jeder Kundendienst-Monteur erhält durch die Fachbereichszuordnung dann auf seinem Pad eine Auswahl aller für seinen Fachbereich gekennzeichneten Positionen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Fachbereichszuordnung zu automatisieren. So ordnen sie Fachbereiche zu Die Zuordnung eines Fachbereiches für einen Monteur erfolgt in den MonteurStammdaten. Lesen Sie dazu das Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.3 Mobil KDW Stammdaten Monteur-Stammdaten eingeben“ ab Seite 41. Die Zuordnung des Fachbereiches zu den einzelnen Positionen ist in den Positionsstammdaten in der Karteikarte „Fachbereich“ gespeichert. 1.
Gehen Sie über „Kundendienst „Fachbereichs-Zuordnung“.
mobil“,
„KDW-Stammdaten“
in
das
Menü
2.
Wählen Sie im linken Fenster aus den vorgeschlagenen Fachbereichen diejenigen Fachbereiche aus, bei deren Positionen Sie die Fachbereichszuordnung verändern wollen. Sie können die Auswahl über verschiedene Kriterien treffen. Über die Taste [Auswahltyp] bestimmen Sie für die Markierung der einzelnen Fachbereiche die Kriterien. x = der hiermit markierte Fachbereich muss den zu bearbeitenden Positionen zugeordnet sein. O = der hiermit markierte Fachbereich darf den zu bearbeitenden Positionen nicht zugeordnet sein. Standardmäßig ist für Ihre Kriterien-Eingabe die Funktion „UND-Verknüpfung“ eingestellt. D. h. wenn Sie den Bereich „Heizungstechnik mit einem „x“ markieren und den Bereich „Sanitärtechnik“ mit einem „o“ bedeutet dies, dass ihnen für die Bearbeitung alle Positionen vorgeschlagen werden, denen der Fachbereich Heizung zugeordnet und der Fachbereich Sanitär (noch) nicht zugeordnet ist. Diese Verknüpfungsart können Sie über die Taste [ODER-Verknüpfung] ändern. Bei gleicher Kriterien-Eingabe wie oben bekommen Sie bei der ODER-Verknüpfung alle Positonen vorgeschlagen, denen der Fachbereich „Heizung“ zugeordnet ist oder der Fachbereich Sanitär (noch) nicht zugeordnet ist. Lesen Sie hierzu auch das Beispiel, welches Sie unter der Taste [Hilfe] finden.
3.
Bestimmen Sie dann im linken Fenster den Fachbereich, der den selektierten Positionen hinzugefügt, bzw. der aus den selektierten Positionen entfernt werden soll.
4.
Nachdem Sie Ihre Auswahlen getätigt haben, beginnen Sie den Vorgang über die Taste [Start] Hinweis: Über die Taste [Info Fachbereich/Pos] können Sie sich die Anzahl der für den jeweiligen Fachbereich vorhandenen Mobil-Positionen ansehen. Diese Information kann als Entscheidungshilfe dienen, wie viele Positionen Sie pro Fachbereich über die „Fachbereich-Zuordnung ergänzen oder entfernen wollen“.
So ordnen Sie Fachbereiche aus BAS (TGP) zu In den „Firmenstammdaten“, „Sonstige Grunddaten“ können Sie die „Übernahme der Fachbereichszuordnung“ aktivieren. Wenn also den Positionsdaten Fachbereiche zugeordnet sind, werden diese in den Positionsstammdaten mit aufgeführt. In den Positionsstammdaten können Sie für die einzelnen Positionen einen BauArbeitsschlüssel hinterlegen. Von TGP (Kuhn) können die Positionsdaten mit bereits vorgegebener Fachbereichszuordnung gekauft werden. Zu dieser Leistung gehört auch eine Liste mit dem Zahlencode für die einzelnen Fachbereiche.
Kundendienst / Wartung
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5 Stammdaten für die PDS-Mobilität aufnehmen 5.3 Mobil KDW Stammdaten 1.
Wenn Sie den Positionen einen anderen (Kuhn) oder grundsätzlich einen Fachbereich zuordnen wollen, geben Sie hier die Ziffer der TGP-Verknüpfung (entnehmen Sie aus der von Kuhn mitgelieferten Liste) ein. Sie haben bei der Eingabe die Möglichkeit, Ziffern durch einen Stern zu ersetzen um so die Gruppe der verwendeten TGP-Positionen zu vergrößern.
2.
Legen Sie im folgenden Eingabefenster den zuzuordnenden Fachbereich fest und bestimmen Sie, ob die Fachbereichszuordnung vollkommen automatisch durchgeführt werden soll, oder ob Ihnen alle oder bestimmte der betreffenden Positionen während der Umstellung zur Bestätigung angezeigt werden sollen.
3.
Starten Sie die Zuordnung. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten dauern.
5.3.3 Positionen aus Kundendienst/Wartung generieren Mit Hilfe dieses Programms können Sie die Positionen, die bisher in Kundendienst/Wartung verarbeitet wurden, der Mobilität zur Verfügung stellen. Sie können den Umfang der gekennzeichneten Positionen über verschiedene Kriterien noch einschränken. Maximal können insgesamt 3000 Positionen auf das Pad übertragen werden. So generieren Sie Positionen aus Kundendienst/Wartung 1.
Bestimmen Sie den Zeitraum, aus dem die verarbeiteten Positionen für die Mobilität übernommen werden sollen über die Eingabe VON DATUM, BIS DATUM.
2.
Bestimmen Sie die Anzahl der (meistverbrauchten / meistverwendeten) Positionen die Sie für die Mobilität bereitstellen wollen.
3.
Legen Sie fest, ob die Positionen nach dem Kriterium der „verwendeten Menge“ oder ihrer „Vorkommen in den einzelnen Aufträgen“ in die „TOP-Liste“ sortiert werden sollen. Beispiel Bestimmen Sie als Klassifizierungsinstrument die „gesamt verbrauchte Menge“, könnte das Ergebnis verzerrt werden durch einzelne Aufträge in denen große Stückzahlen einer ansonsten eher selten verwendeten Position verbraucht wurden. Wählen Sie als Klassifizierungsinstrument die Häufigkeit, mit denen die Position „in den Aufträgen vorgekommen“ ist, wird die Menge der Positionen innerhalb des einzelnen Auftrages nicht mehr gesondert berücksichtig.
Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden die einzelnen Aufträge nach den vorgegebenen Kriterien gescannt und die zutreffenden Positionen für die Mobilität bereitgestellt.
Kundendienst / Wartung
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6 Datensicherung durchführen 6.1 Besonderheiten bei Datenintegration berücksichtigen
6. Datensicherung durchführen Nachdem Sie alle erforderlichen Stammdaten aufgenommen haben, sollten Sie sich beim Systemverantwortlichen vergewissern, dass das PDS-Sicherheitspaket einwandfrei arbeitet und somit ihre erfassten Daten im automatischen Sicherungsumfang enthalten sind.
6.1 Besonderheiten berücksichtigen
bei
Datenintegration
Sofern Sie DIS-X- („Kundendienst / Wartung“)-Daten in die PDS-FIBU oder PDS-BEBU integrieren, ist es erforderlich, die Daten dieser Programme zeitgleich mit den Daten des DIS-X (KUNDENDIENS/WARTUNGS)-Programms zu sichern! Bei der Datenintegration müssen alle Daten immer den gleichen Stand haben!
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.1 Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn
7. Aufträge annehmen Der Programmbereich Auftragsverwaltung dient der Abwicklung von Kundendienst- und Reparaturaufträgen, denen kein Angebot vorausgegangen ist. Sie können hier Aufträge annehmen, Arbeitszettel und Zusatzblätter drucken, die Monteurplanung durchführen, Aufträge kontrollieren und löschen sowie Tagesprotokolle und Messdatenausdrucke erstellen. Um einen Auftrag anzunehmen, wählen Sie das Programm „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ an.
Beispiel Ein Kunde ruft an, um eine Störung zu melden. Schon während des Telefonats erfassen Sie den Auftrag mit allen Kurzinformationen über den Störfall im Programm „Auftragsannahme“. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um einen Alt- oder Neukunden handelt. Wenn Sie ihre Firmenstammdaten und Monteur-Daten entsprechend eingestellt haben, können Sie die Auslastung für das avisierte Datum sichten und schnell entscheiden, von welchem Mitarbeiter der Auftrag ausgeführt werden soll. Anschließend drucken Sie einen Arbeitszettel mit der Störungsbeschreibung und ggf. auch eine Checkliste aus. Arbeiten Sie mit der PDSMobil-Lösung, können Sie den aufgenommenen eiligen Auftrag auch sofort auf das Pad (den Mobilcomputer) des zuständigen (oder in der Objekt-Nähe befindlichen) Monteurs übertragen. Sie können besonders eilige Aufträge auch per SMS an den betreffenden Monteur senden.
7.1 Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn Eine gründliche Stammdatenaufnahme und –Pflege erleichtert Ihnen die Arbeiten in den verschiedenen Kundendienst / Wartung - Programmen und gibt Ihnen viele verschiedene Auswertungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten Ihrer Tätigkeiten an die Hand. Aber es ist nicht erforderlich, sofort sämtliche möglichen Stammdatenschlüsselungen getätigt zu haben, um mit der Arbeit mit dem Kundendienst / Wartung – Programm zu beginnen. Diese Stammdaten-Einstellungen sollten Sie für die Auftragsannahme getätigt haben 1.
Im Programm „DIS-Faktura“ Richten Sie ein Schema für Reparatur-Rechnungen ein. Lesen Sie dazu auch die Kapitel „Rechnungs-Schemen verwenden“ und folgende ab Seite 18.
2.
Im Menü „Umfang Programmanwendungen“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“ und dort „Umfang Programmanwendungen“. Beantworten Sie dort die folgenden Abfragen: EINSATZ VON PDS- LOHN, -BEBU, -FIBU?; SOFORTIGE OP ANZEIGE?; ANZEIGE AB MAHNSTUFE; MIT REGISTER-ERFASSUNG?
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.1 Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn Eine Beschreibung dieser Abfragen finden Programmanwendung festlegen“ ab Seite 22. 3.
Sie
im
Kapitel
„Umfang
In den „Allgemeinen Grunddaten“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“ und dort „Allgemeine Grunddaten“. Machen Sie dort in folgenden Feldern Ihre Angaben: ZEIT-EINHEIT; AUTOM. VERGABE DER AUFTRAGS-NR.?; LETZTE VERGEBENE AUFTRAGS-NR.; MIT AUTOM. RECHNUNGS-SCHREIBUNG?; RECHNUNGS-SCHEMA. Die Beschreibung dieser Abfragen finden Sie im Kapitel „Allgemeine Grunddaten festlegen“ ab Seite 23.
4.
In der „Monteurplanung“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“, „Firmenstammdaten“ und dort „Monteurplanung“. Hier müssen Sie in den folgenden Feldern Ihre Eintragungen machen: MIT MONTEUR-PLANUNG?; ANZEIGE DER MONTEUR-PLANUNG; SORTIERUNG DER ANZEIGE; ARBEITSTAGE PRO WOCHE; (PLAN) UHRZEIT IN AUFTRAGS-ERF. Diese Abfragen werden im Kapitel „Monteurplanung einstellen“ ab Seite 24 beschrieben.
5.
In den „Fachbereichen“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“, „Grundstammdaten“ und dort „Fachbereiche“. Legen Sie dort mindestens einen Fachbereich an. Lesen Sie dazu das Kapitel „Fachbereiche festlegen“ ab Seite 30.
6.
In den „Monteur-Stammdaten“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“, und dort „Monteur-Stammdaten“. Legen Sie hier die Daten Ihrer Kundendienst-Monteure an. Die
Beschreibung
Kundendienst / Wartung
dieses
Menüs
finden
Sie
im
Kapitel
„
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7 Aufträge annehmen 7.1 Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn Monteur-Stammdaten eingeben“ ab Seite 41. 7.
In der „Formularaufnahme“ Wählen Sie „Allgemeine Stammdaten“ und dort „Formular-Aufnahme“ an. Erstellen Sie mindestens ein Auftrags-Formular. Eine ausführliche Beschreibung der Formulargestaltung finden Sie im Kapitel
Kundendienst / Wartung
Seite 114 von 275
7 Aufträge annehmen 7.1 Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn Formular gestalten“ ab Seite 50. Mit diesen Angaben haben Sie die Mindestanforderungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn in der Auftragsannahme geschaffen. Sie sollten trotzdem jede Gelegenheit nutzen, Ihre Stammdaten zu vervollkommnen, da Sie sich dadurch einige Arbeiten erleichtern und letztlich die vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen das Programm Kundendienst / Wartung bietet auch nutzen können.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
7.2 Auftragsannahme durchführen So kann der Ablauf einer Auftragsannahme aussehen 1.
Wählen Sie das Programm „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ an.
2.
Felder OBJEKT, RECHNUNGS-EMPFÄNGER Sofern es sich nicht um eine Neuaufnahme handelt, geben Sie hier das betreffende Objekt oder den Rechnungs-Empfänger ein. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten, mit deren Hilfe Sie in verschiedenen Bereichen nach dem Objekt suchen können. Bei Neukunden bzw. neuen Objekten betätigen Sie die Taste [Neuaufnahme]. Sofern nicht in den „Firmenstammdaten“ die automatische Vergabe der Auftragsnummer eingestellt ist, werden zunächst die Auftragsnummer und -daten abgefragt. Erst nach der Erfassung der Auftragsdaten werden die Objektdaten (Kurzaufnahme) sowie die Daten des Rechnungs-Empfängers abgefragt.
3.
AUFTRAGS-NUMMER Die Auftragsnummer wird automatisch vergeben, wenn Sie dies in den Firmenstammdaten so eingestellt haben. Wenn nicht, tragen Sie hier die gewünschte Auftragsnummer ein.
Achtung! Bei manueller Eingabe der Auftragsnummer müssen Sie darauf achten, diese Nummer nicht doppelt zu vergeben! Vergeben Sie eine Auftragsnummer doppelt, wird der zuerst erfasste Auftrag überschrieben! Gleiches gilt, wenn Sie die Auftragsnummern zurücksetzen (weil Sie z. B. in jedem Jahr die Aufträge erneut bei „1“ beginnen wollen).
4.
OBJEKT/ANLAGE auswählen Wenn es sich nicht um eine Neuaufnahme handelt. wählen Sie das gewünschte Objekt/die Anlage aus dem Auswahlfenster. Sie haben in diesem Auswahlfenster die Möglichkeit, die Anlage durch die Eingabe der Bezeichnung (z. B. Heizung) zu suchen. Handelt es sich um einen nicht anlagenbezogenen Reparaturauftrag (z.B. ein tropfender Wasserhahn), übergehen Sie die Auswahl mit der Taste [Keine Anlage]. Dieser Auftrag wird nun in der Historie als “nicht anlagenbezogen” geführt. Nachdem Sie eine Anlage ausgewählt haben, werden Ihnen gespeicherte Daten, die für die Auftragsannahme relevant sind auf dem Bildschirm eingeblendet
5.
STÖRUNG eingeben In diesen Feldern können Sie pro Auftrag bis zu 5 verschiedene Störungen erfassen. Für eine Störungsbeschreibung stehen Ihnen 4 Textzeilen á 40 Zeichen zur Verfügung. Diese zusätzlichen Textzeilen rufen Sie über die Taste [Weiterer Text] auf. Haben Sie Zusatz-Zeilen gefüllt, wird dies im Störungs-Feld durch ein Sternchen am Beginn des Störungstextes markiert.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
Achtung! Die zusätzlichen Textzeilen müssen Sie für den Ausdruck auf dem Auftragsformular gesondert vorsehen. Den Ausdruck der Zusatz-Zeilen legen Sie in den „Allgemeinen Stammdaten“, in der „Formularaufnahme“ fest. Die Felder, die Sie im Formular dafür vorsehen müssen, heißen “Störungsbeschreibung 1. (bis 4.) Zeile”. Legen Sie also für jedes der fünf Störungsfelder die gewünschte Anzahl der Zeilen für den Ausdruck fest.
Den Text der Störungsbeschreibung können Sie entweder manuell erfassen oder TextPositionen aus dem DIS-X-Positionsstamm verwenden. Die Text-Positionen können Sie sich mit Hilfe der angebotenen Tasten aufrufen. Eine ausführliche Beschreibung der Suchmechanismen finden Sie in der OnlineDokumentation PDS-Programmkonzeption im Kapitel “Suchtechniken".
Sonderfunktionen bei der Störungstext-Eingabe Ihnen stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, wenn Sie aus dem Feld STÖRUNG die Taste [Funktionen] betätigen. Über diese Taste können Sie neben Änderungen an den Stammdaten des Rechnungs-Empfängers und/oder des Objektes und der Eingabe von Vormerkungen auch ausführliche Informationen über das Objekt aufrufen. •
Aus der ersten Anzeige zu dem Objekt können Sie durch erneutes Betätigen der Taste [(x) Funktionen] weiter verzweigen und erhalten ein Auswahlfenster, aus dem Sie die gewünschten Informationen zur Anzeige auswählen können.
Weitere
Informationen
Kundendienst / Wartung
zu
den
Objekt-Infos
finden
Sie
im
Kapitel
„
Seite 117 von 275
7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
Objekt-Info aufrufen“ ab Seite 102 •
Taste [Übernahme Wartung] Sind für die Anlage Vertrags-Daten hinterlegt, zeigt das Programm das Plan-Datum für die nächste fällige Wartung im Feld NÄCHSTE WARTUNG an. Diese Wartung kann in den Auftrag übernommen werden, falls z. B. der WartungsTermin auf Wunsch des Kunden vorgezogen werden soll. Die Übernahme erfolgt über die Taste [Übernahme Wartung], die Ihnen zur Verfügung steht, wenn Sie sich in der ersten Zeile der Störungserfassung befinden. Bei mehreren fälligen Wartungen ist eine Auswahl aus einer Anzeige der Wartungen möglich. Nach der Übernahme einer Wartung können Sie bestimmen, ob ein separater Arbeitszettel für die durchzuführende Wartung gedruckt werden soll.
6.
VORGABE-ZEIT Hier können Sie für Monteur 1 und 2 die jeweils benötigte Vorgabezeit für die einzelne Störungsbeschreibung eintragen. Hinweis: Um an dieser Stelle Vorgabezeiten hinterlegen zu können, müssen Sie in den „Firmen-Stammdaten“, „Allgemeine Grunddaten“ die Abfrage: “Mit Vorgabezeit” auf “„Ja“” geschlüsselt haben.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
7.
FACHBEREICH Wurde in den Objekt-Stammdaten für eine Anlage ein fester Fachbereich zugeordnet, wird dieser hier vorgeschlagen. Sie können den Vorschlag bestätigen oder ändern. Lassen Sie sich dazu ggf. eine Liste der aufgenommenen Fachbereiche zur Auswahl anzeigen.
8.
PLAN-DATUM Nachdem Sie das Plandatum (ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten) vorgegeben haben, können Sie sich über die Taste [Monteur-Planung] die Monteur-Auslastung dieses Tages anzeigen lassen. Sie können so entscheiden, ob Sie den Auftrag für diesen Tag annehmen können und welcher Monteur ihn übernehmen kann. Eine ausführliche Beschreibung der Monteurplanung „Monteurplanung vornehmen“ ab Seite 140.
finden
Sie
im
Kapitel
9.
UHRZEIT VON/BIS Entsprechend Ihrer Schlüsselung in den „Firmenstammdaten“, „Monteurplanung“, im Feld (PLAN) UHRZEIT IN AUFTRAGSERF. können Sie hier nur eine Uhrzeit oder den Zeitraum vorgeben, in dem der Monteur den Auftrag durchführen soll. Diese Uhrzeit(en) können auf dem Auftragsformular und auf dem Tourenplan ausgedruckt werden.
10.
MONTEUR Ist in den Stammdaten für eine Anlage ein fester Monteur zugeordnet, wird dieser hier vorgeschlagen und kann bestätigt oder geändert werden. Nach der Eingabe des Monteurs wird dessen Tagesübersicht in der Monteurplanung automatisch geöffnet und Sie können den Termin bestätigen oder ggf. noch korrigieren. Keine Eingabe: Geben Sie an dieser Stelle noch keinen Monteur und kein Datum ein, wird Ihnen zunächst eine Übersicht der Monteure und Ihrer Termine angezeigt. Wenn Sie sich jetzt noch nicht für einen bestimmten Monteur entscheiden wollen, wird der Termin in der Monteurplanung zunächst bei OHNE ZUORDNUNG eingetragen. Sie können dann bei der späteren Planung den Termin dem gewünschten Monteur zuordnen.
11.
ZWEITER MONTEUR Sofern Sie dies in den „Firmenstammdaten“, „Monteurplanung“ im Feld ANZAHL MONTEURE so festgelegt haben, können Sie hier einen zweiten Monteur eintragen. Nachdem Sie den Termin bestätigt haben, erscheint das Eingabefenster, in dem Sie ggf. einen zweiten Monteur für diesen Auftrag benennen können.
12.
NAME ANRUFER, TELEFON-NR. Hier können Sie den ggf. aus den Objekt-Stammdaten vorgeschlagenen Namen und die Telefonnummer korrigieren. Achten Sie in diesem Zusammenhang auch auf die Anzeige im Feld AUFTRAGSBERECHTIGT!
13.
BEMERKUNG Wichtige Hinweise zur Beachtung bei der Ausführung des Auftrages können Sie hier eintragen.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
Zusatzdaten erfassen Die Eingabemöglichkeit für die Zusatzdaten wird entweder automatisch nach der Bestätigung des letzen Eingabefeldes geöffnet, oder Sie wählen gezielt die Karteikarte „Zusatzdaten“ in der Auftragsannahme an. Hier können Sie die nachfolgend beschriebenen Angaben machen: •
ABWEICHENDER RECHNUNGS-EMPFÄNGER Wenn die Rechnung für diesen Auftrag an einen anderen Rechnungs-Empfänger geschrieben werden soll, als in den Objekt-Daten hinterlegt, ordnen Sie hier die betreffende Kunden-Nummer zu. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
•
ARBEITSZETTEL, ZUSATZBLATT Hier können Sie dem Auftrag ein festes Auftrags-Formular für den Ausdruck des Arbeitszettels und ggf. Zusatzblattes zuordnen. Sie können den gewählten Arbeitszettel auch bei ZUSATZBLATT eintragen und erhalten damit automatisch ein Durchschriftexemplar. (Dies kann auch bereits in den Stammdaten festgelegt werden.)
•
INTERNE AUFTRAGS-NUMMER „Ja“-Schlüsselung: Im Rücklauf und für den Druck auf der Rechnung wird die interne Auftragsnummer abgefragt. Hinweis: Die interne Auftragsnummer kann in der Auftragserfassung auch in der Karteikarte „Auftrag“ im Feld BEMERKUNG eingetragen werden.
•
KOSTENTRÄGER Sofern Sie auch die PDS-BEBU-X im Einsatz haben und die Rechnungsdaten in die Betriebsbuchhaltung integrieren wollen, müssen Sie an dieser Stelle einen Kostenträger / eine Kostenstelle eintragen.
•
MOBIL-BELEGDRUCK Wählen Sie hier die Belegart (mit Preis, ohne Preis), die für die Unterzeichnung durch den Kunden auf dem Mobil-Drucker ausgegeben werden soll.
•
VORSCHLAG “Ja“-Schlüsselung: Die (Der Inhalt der) Felder Arbeitszettel, Zusatzblatt und Kostenträger wird für die nächsten (Mobil-) Aufträge vorgeschlagen. “Nein“-Schlüsselung: Diese Felder werden im Dialog „Zusatzdaten“ für die nächsten Aufträge nicht mehr vorgeschlagen. Der Vorschlag dieser Felder kann entfallen, wenn der Inhalt der Felder auch bei den folgenden Aufträgen immer gleich bleibt.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.2 Auftragsannahme durchführen
Karteikarte „Zeiten“ Die Möglichkeit, Auftragszeiten (Auftragsannahme, Einsatz, Arbeitsbeginn- und –ende) in der Karteikarte „Zeiten“ zu erfassen, ist aktiv, wenn in den „Firmenstammdaten“, „WartungsVerträge“ die Abfrage: MIT AUFTRAGSZEITEN-ERFASSUNG? auf „Ja“ eingestellt ist.
Karteikarten „Objekt-Info“, „Vertragsinfo“, „Historie“ Über diese Karteikarten können Sie sich weitere ausführliche Informationen zu Ihrem Auftrag anzeigen lassen. So können Sie sich z.B. bei der Erfassung eines Auftrags für eine Anlage, die bereits mit einer Historie in Kundendienst / Wartung gespeichert ist, bei Ihren Materialvorgaben an den Historiendaten orientieren.
Sonderfunktionen unter „AUFTRAG OK“ Neben der Bestätigung Ihrer Eintragungen stehen Ihnen in dem Feld AUFTRAG OK auch die folgenden Tasten zur Verfügung: •
Telefon-Wahl Sofern die Telefonnummer Ihres Ansprechpartners im Telefonbuch gespeichert ist, und Sie die automatische Telefonie (CTI) von PDS einsetzen, können Sie über Taste [Telefon-Wahl] diese Nummer automatisch anrufen lassen
•
Löschen Über diese Taste und die Bestätigung der Sicherheitsabfrage können Sie den Auftrag automatisch löschen lassen.
•
Material-Vorgaben Über die Taste [Material-Vorgaben] können Sie benötigte Materialien vorgeben. Verwenden Sie für die Auswahl der Material-Positionen ggf. die Suchmechanismen, die Ihnen über die Tasten zur Verfügung stehen.
Eine ausführliche Beschreibung der Suchmechanismen finden Sie in der OnlineDokumentation PDS-Programmkonzeption im Kapitel “Suchtechniken". Tipp: Wenn Sie einen Auftrag für eine Anlage erfassen, die bereits mit einer Historie in Kundendienst / Wartung gespeichert ist, können Sie sich bei Ihren Materialvorgaben an den Historiendaten orientieren. Gehen Sie dazu in der Auftragsannahme über die Taste [Funktionen] in die „Objekt-Info“ und dort wieder über die Taste [(x)Funktionen] in die Historie, markieren dort einen Eintrag und betätigen die Taste [Materialverbrauch].
•
Druck Arbeitszettel Für eilige Aufträge können Sie mit Hilfe der Taste [Arbeits-Zettel] den sofortigen Ausdruck des Arbeitszettels veranlassen.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.3 Art der Monteurplanung bestimmen
Lesen Sie dazu auch das folgende Kapitel „Arbeitszettel ausdrucken“ ab Seite 135. •
Funktionen Durch die Taste [Funktionen] wird ein Auswahlfenster mit verschiedenen Funktionen, in die Sie weiter verzweigen können, aufgerufen. Sie können sich verschiedenste Informationen anzeigen lassen oder z.B. wenn in den „MonteurStammdaten“ eine Nummer eines Mobil-Telefons für den ausgewählten Monteur hinterlegt ist, besteht die Möglichkeit, eine SMS zu versenden.
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Mobil Aktivitäten Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Mobil-Meldungen, die es zu diesem (aktuellen) Auftrag bereits gegeben hat.
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Mobil bereitstellen Stellt den fertig bearbeiteten Auftrag für die Übermittlung an den Mobilcomputer des betreffenden Monteurs ab. Es gibt die Möglichkeit, vor der Bereitstellung noch eine Notiz zu verfassen, die z.B. ergänzende Informationen zur Bemerkungszeile enthält.
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Mobil Einsatzplan Sie erhalten eine Übersicht über den Einsatzplan aller Monteure, aus der Sie die geplanten Einsätze einzelner Monteure zur Anzeige aufrufen, sich Infos über den Auftrag / den Monteur anzeigen lassen und – sofern die Telefonnummer gespeichert ist – den Monteur anrufen oder ihm eine SMS schicken können.
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Mobil Importinfo Sie erhalten eine Information über Anzahl und Art der vorhandenen Mobilaufträge.
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Brief Über die Taste [Brief] können Sie automatisch eine schriftliche Auftragsbestätigung für jede aufgenommene Störung erzeugen lassen. Sie wählen dazu das passende Formular aus.
7.3 Art der Monteurplanung bestimmen Es gibt verschiedene Varianten der Monteurplanung, die Sie in der Auftragsannahme bestimmen können. In das Programm „Auftragsannahme“ gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“. Grundsätzlich gehen Sie bei der Auftragsannahme bitte vor, wie im Kapitel „
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7 Aufträge annehmen 7.3 Art der Monteurplanung bestimmen
Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116 beschrieben. Sobald Sie mit Ihren Eingaben bei dem Feld PLAN-DATUM angelangt sind, stehen Ihnen verschiedene Vorgehensweisen für die weiteren Eingaben zur Verfügung.
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7 Aufträge annehmen 7.3 Art der Monteurplanung bestimmen
So machen Sie feste Vorgaben für die Monteurplanung 1.
Feld PLANDATUM Tragen Sie ein festes Datum ein, an dem Sie den Auftrag durchführen wollen.
2.
Feld UHRZEIT Bestimmen Sie auch schon hier in der Auftragsannahme die Uhrzeit, wann der Auftrag erledigt werden soll.
3.
Feld MONTEUR Legen Sie fest, welcher Monteur diesen Auftrag übernehmen soll. Ihre Angaben werden sofort in das Auftragsbuch des Monteurs übernommen und dort eingetragen. So gelangen Sie in die Monteurplanung
Sie können auf verschiedene Arten in die Monteurplanung gelangen. Entweder: 1.
Bestätigen Sie die Felder PLANDATUM UHRZEIT und MONTEUR ohne Eingabe.
2.
Aus dem Feld MONTEUR verzweigen Sie in die Monteurauswahl und planen dort den gewünschten Monteur oder Sie entscheiden sich für „keine Zuordnung“ und planen den Auftrag zu einem späteren Zeitpunkt.
Oder: Betätigen Sie auf dem Feld PLANDATUM direkt die Taste [Monteurplanung]. Wählen Sie dann den gewünschten Monteur und planen Sie oder entscheiden Sie sich für „keine Zuordnung“ und nehmen die genaue Planung des Auftrags zu einem späteren Zeitpunkt vor. So nehmen Sie die genaue Auftragsplanung zu einem späteren Zeitpunkt vor 1.
Tragen Sie im Feld PLANDATUM ein gewünschtes Datum ein
2.
Betätigen Sie im Feld UHRZEIT die Taste [ohne Zuordnung] .Der Auftrag wird in der Monteurplanung unter „ohne Zuordnung“ gesetzt und am eingetragenen Plandatum auf 7:00 notiert. Später in der „Monteurplanung“ haben Sie dann die Möglichkeit, die unter „ohne Zuordnung“ gespeicherten Aufträge entweder einzeln zu verschieben oder zunächst alle in die Zwischenablage zu verschieben und von dort zu verteilen. Gleiches gilt für die Aufträge, die für bestimmte Monteure nicht zugeordnet wurden. Diese können Sie auch wahlweise einzeln verschieben oder in die Zwischenablage verschieben, von wo aus Sie die Aufträge verteilen können.
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung
7.4 Aufträge annehmen mit PDS-Mobil-Lösung Im Folgenden sollen die Abweichungen beschrieben werden, die sich bei der Auftragsannahme ergeben, wenn Sie die PDS-Mobil-Lösung im Einsatz haben. Grundsätzlich gehen Sie bei der Auftragsannahme bitte vor, wie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116 beschrieben. Es gibt viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten der Mobil-Lösung in der Auftragsannahme, neben der einfachen Aufnahme und der späteren Bereitstellung des Auftrags für die Übergabe an das gewünschte Pad. Beispiel: Frau Sommer ruft an und fragt, wann die Reparatur an der Schwimmbad-Anlage erledigt wird. Zunächst können Sie allgemein den Auftrag suchen in dem Sie im Feld OBJEKT den Namen „Sommer“ eingeben und die Taste [Suchen Auftrag] betätigen. Unter den vorgeschlagenen Anlagen befindet sich auch die Schwimmbadanlage die Sie auswählen. Nach der Anwahl der Anlage gibt es bei Mobilaufträgen in der Karteikarte neben dem STATUS-Feld (z.B. „unterbrochen“) rot unterlegt noch einmal eine Statusmeldung. Z.B. „Auftrag 4711 ist vom Monteur unterbrochen worden“. Nun holen Sie sich aktuelle Informationen zum Status des Auftrages über die Taste [Mobil Aktivitäten]. Hier erfahren Sie z.B. dass der Auftrag unterbrochen wurde, weil der Monteur zum Lager fahren und ein Ersatzteil holen musste, er aber bereits wieder auf der Anfahrt zum Kunden ist. Sie geben Frau Sommer diese Information. Würde es sich um einen noch offenen Auftrag handeln, können Sie, sofern der Auftrag bereits Mobil bereitgestellt wurde, im [Mobil Einsatzplan] nachschauen, für wann der Auftrag geplant ist und ob sich eventuell Verspätungen ergeben und diese Information weitergeben.
7.4.1 Neuen Auftrag annehmen und mobil bereitstellen Wählen Sie die „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ an. So nehmen Sie einen neuen Auftrag an und stellen Ihn bereit 1.
Zur Erfassung eines Neukunden oder eines neuen Objekts betätigen Sie die Taste [Neuaufnahme]. Nach der Erfassung der Auftragsdaten werden die Objektdaten als Kurzaufnahme sowie die Daten des Rechnungs-Empfängers abgefragt.
2.
Erfassen Sie den Störungstext und machen Sie die erforderlichen Angaben wie bereits im Kapitel „
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116 beschrieben.
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung
3.
Sehr eiliger Auftrag Im Falle eines Notfall-Auftrages können Sie die Vorteile der Mobil-Lösung voll ausschöpfen. Sie können im [Mobil-Einsatzplan] die Meldungen Ihrer Monteure überprüfen, und so entscheiden, wer z.B. sich in der Nähe des Notfall-Standortes befindet und wer ggf. seine aktuelle Arbeit für diesen Notfall unterbrechen oder verschieben könnte. Im Menü des „Mobil-Einsatzplans“ finden Sie neben anderen Funktionen auch die Möglichkeit, den gewählten Monteur über die automatische Telefonwahl anzurufen, Taste [Monteur anrufen], z.B. Details zu klären oder den Monteur von dem gleich bereitgestellten Notfall-Auftrag sofort in Kenntnis zu setzen. Weitere Informationen über die Funktionen des „Mobil-Einsatzplans“ finden Sie im Kapitel „Mobil-Einsatzplan verwenden“ ab Seite 133. Tragen Sie dann Plandatum, - Uhrzeit und Monteur in Ihrem AuftragsannahmeFormular ein.
4.
Nachdem Sie die Auftragsdaten erfasst und geplant haben, betätigen Sie die Taste [Mobil bereitstellen]. Sie können jetzt noch einen Notiztext für den Monteur hinterlegen. Sie erhalten eine Bestätigung wenn der Auftrag bereitgestellt wurde.
7.4.2 Vorhandenen Auftrag mobil bereitstellen / planen Wählen Sie die „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ an. So suchen Sie einen Auftrag und stellen Ihn bereit oder planen ihn 1.
Sie erhalten einen Anruf und suchen den betreffenden Auftrag. Verwenden Sie dazu die angebotenen Funktionen. •
[Suchen Auftrag] Geben Sie im Feld OBJEKT den z.B. Namen des Anrufers ein und betätigen sie die Taste [Suchen Auftrag]. Wählen Sie aus den vorgeschlagenen Objekten das gewünschte Objekt und die betreffende Anlage aus.
•
[Suchen Straße/Ort] Aktivieren Sie die o. g. Funktion und geben Sie einen Teil der Kundenadresse ein. Die Straße oder den Ort und bestätigen Sie mit ENTER. Wählen Sie die gewünschte Anlage aus.
•
[Suchen Telefon-Nr.] Aktivieren Sie die o. g. Funktion und geben Sie die Kunden-Telefonnummer ein. Wählen Sie ggf. die gewünschte Anlage aus.
•
[Mobil Teilerledigt] Über diese Funktion können Sie sich alle mobil als teilerledigt zurückgemeldeten Aufträge zur Auswahl anzeigen lassen.
•
[Aufträge in Mobil] Über diese Funktion rufen Sie sämtliche für die Mobilität bereitgestellten Aufträge auf. Sie können die Anzahl der angezeigten Aufträge über die verschiedenen Kriterien der Funktion [Eingrenzung] noch einschränken. Weiterhin können Sie sich zu einem zuvor markierten Auftrag noch weitere Informationen [Info Auftrag], die Auftragszeiten [Auftrags-Zeiten] sowie die Auftrags-Historie [Mobil-Historie] anzeigen lassen.
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung 2.
Erfassen Sie ggf. einen zusätzlichen Störungstext und ergänzen Sie ggf. fehlende Angaben. Ausführliche Informationen zu den Eingabefeldern in der Auftragsannahme finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116. 3.
Nehmen Sie die Monteurplanung wie bei der regulären Auftragsannahme vor. Die Beschreibungen zur Festlegung der Art der Monteurplanung und der eigentlichen Monteurplanung finden Sie in den Kapiteln „Art der Monteurplanung bestimmen“ ab Seite 122 und „Monteurplanung vornehmen“ ab Seite 140 Hinweis: Haben Sie in der Auftragsannahme im Feld MONTEUR „ohne Zuordnung“ eingetragen oder möchten Sie den Auftrag nun einem anderen Monteur zuweisen, verwenden Sie vor der Bereitstellung die Taste [Funktionen] und gehen dort in die „Monteurplanung“. Wollen Sie lediglich den Termin für den Auftrag verschieben, wählen Sie in der Funktionsauswahl „Planung Monteur“
4.
Ergänzen Sie ggf. noch fehlende Angaben, wie den Namen und/oder Telefonnummer des Anrufers. Vielleicht wollen Sie noch eine Bemerkung, wie z.B. „Schlüssel beim Nachbarn“ ergänzen. Nachdem Sie hier Ihre Eingaben beendet und mit OK bestätigt haben, öffnet sich das Dialogfenster für die „Zusatzdaten“. Die Beschreibung der Karteikarte „Zusatzdaten“ finden Sie in einem Abschnitt des Kapitels „
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116. 5.
6.
In den Zusatzdaten wählen Sie im Feld MOBIL BELEGDRUCK den Beleg aus, der auf dem Mobildrucker später für die Abzeichnung durch den Kunden ausgegeben werden soll. Ihnen stehen dazu die folgenden Belege zur Verfügung: •
Arbeitszettel (ohne Preise) Der Arbeitszettel enthält die Tätigkeiten u. verbrauchten Materialien ohne Preisangabe zur Unterschrift.
•
Bar-Rechnung (mit Preisen) Rechnung mit aufgelisteten Tätigkeiten, Zeiten und benötigtem Material inklusive Preisen. Der Kunde erhält den unterschriebenen Ausdruck und der gespeicherte Beleg fließt bei der Integration der Pad-Daten auf den Server automatisch in das elektronische Archiv.
•
Lastschriftverfahren (mit Preisen) Auflistung der Tätigkeiten, Zeiten und Materialien zusammen mit deren Preisen. Der Kunde erteilt mit seiner Unterschrift sein Einverständnis mit den Positionen und mit der Lastschrift von seinem Konto.
Nachdem Sie die Eingabe der Zusatzdaten beendet haben und wieder bei den Auftragsdaten auf dem Feld EINGABEN OK stehen, haben Sie die Möglichkeit Materialien vorzugeben.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung
7.
Taste [Materialvorgaben] In diesem Dialogfenster können Sie Ihre Materialvorgaben für den aktuellen Auftrag eintragen. Nutzen Sie für die Eingabe der benötigten Materialien die angebotenen Funktionen wie [Auswahl] oder [Suchwort]. Machen Sie dann Ihre Angaben in den Feldern ERLÖSGRUPPE, MENGE und ART (Artangabe für die Statistik oder Berechnungen). Eine ausführliche Beschreibung der Suchmechanismen finden Sie in der OnlineDokumentation „PDS-Programmkonzeption“ und dort im Kapitel „Suchtechniken“. Über die Taste [(X)Funktionen] haben Sie in der Materialvorgabe die Möglichkeit, viele verschiedene Informationen aufzurufen sowie den Eingabe-Bildschirm umzugestalten. Eine ausführliche Beschreibung der Eingabe-Bildschirmgestaltung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren“ ab Seite 199. Tipp: Wenn Sie einen Auftrag für eine Anlage erfassen, die bereits mit einer Historie in Kundendienst / Wartung gespeichert ist, können Sie sich bei Ihren Materialvorgaben an den Historiendaten orientieren. Verwenden Sie dazu die Taste [(x) Funktionen], wählen Sie dort die „Historie“ aus und betätigen Sie dann für die gewünschte Historie die Taste [Materialverbrauch]. Sie beenden die Erfassung der Materialvorgaben mit der Taste [zu OK] und gelangen wieder auf das EINGABEN OK – Feld in der Auftragserfassung. 8.
Stellen Sie nun den Auftrag mobil bereit indem Sie die Taste [Mobil bereitstellen] betätigen. Sie können eine Notiz für den Monteur hinterlegen. Diese Notiz kann z.B. ergänzende Informationen zur kurzen Bemerkungszeile enthalten. Sie erhalten eine Bestätigung wenn der Auftrag bereitgestellt wurde.
7.4.3 Mobil-Einsatzplan verwenden Über den mobilen Einsatzplan können Sie sich die aktuellen Aktivitäten und DetailInformationen zu Ihren mobilen Monteure ansehen. Wenn Sie in der „Auftragsannahme“ die Taste [mobil Einsatzplan] betätigen, erscheint die Übersicht bezogen auf das aktuelle Tagesdatum und zeigt Ihnen die letzten Meldungen jedes Monteurs an. Über weitere Funktionen in dieser Ansicht können Sie sich weitere Details anzeigen lassen, wie z.B. Detailinfos zum Auftrag und zum Monteur, offene Aufträge, erledigte Aufträge, Meldungen usw.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.4 Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung
7.4.4 Mobil-Auftrag stornieren Wählen Sie das Programm „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ an. So stornieren Sie einen Mobil-Auftrag 1.
Rufen
Sie
den
Kundendienst / Wartung
Auftrag
auf.
Gehen
Sie
dazu
vor
wie
im
Kapitel
„
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7 Aufträge annehmen 7.5 Aufträge aus einem Internet-Portal annehmen Auftragsannahme durchführen“ ab Seite 116 beschrieben. 2.
Betätigen Sie jetzt die Taste [Mobil Auftragsstorno]. Sofern der Auftrag noch nicht vom Pad abgeholt wurde, wird der Auftrag storniert und wieder auf „offen“ gesetzt, so dass er neu verplant werden kann.
7.5 Aufträge aus einem Internet-Portal annehmen PDS-Kundendienst / Wartung unterstützt die Autragsannahme und –bearbeitung über ein Internet-Portal. Dieses Internet-Portal wird vorzugsweise von großen Wohnungsbaugesellschaften für die Vergabe und Bearbeitung von Wartungs- und Reparaturaufträgen via Internet verwendet. Eine ausführliche Beschreibung der Auftragsbearbeitung aus dem Mareon-Portal finden Sie im Kapitel „Auftragsannahme aus Internet-Portal“ ab Seite 253 .
7.6 Arbeitszettel ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Arbeitszetteldruck“. Hinweis: Um Arbeitszettel oder Zusatzblätter, Checklisten etc. auszudrucken, müssen Sie den erfassten Aufträgen in der „Auftragsannahme“ ein Formular aus den „Allgemeinen Stammdaten“ zugeordnet haben. Neben dem sofortigen Ausdruck der Arbeitszettel aus dem Programm „Auftragsannahme“ haben Sie über den „Arbeitszetteldruck“ die Möglichkeit, nach Monteur oder Datum selektiert auszudrucken. So können Sie Arbeitszettel über den „Arbeitszetteldruck“ ausgeben 1.
Wählen Sie, ob Sie die Arbeitszettel „nach Monteur“ oder „nach Datum“ geordnet oder als „Einzeldruck“ ausgeben wollen.
2.
Nehmen Sie dann in den Eingabemasken die benötigten eingrenzenden Eingaben vor. Verwenden Sie dazu ggf. die zur Verfügung stehenden Funktionen. Nähere Informationen zur Vorgehensweise bei der Eingrenzung finden Sie auch im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.6 Arbeitszettel ausdrucken
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 3.
Über das Feld SORTIERUNG haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Sortierkriterien in der Reihenfolge Ihrer Wichtigkeit zu bestimmen und festzulegen, ob innerhalb der einzelnen Kriterien auf- oder absteigend sortiert werden soll.
4.
Bestimmen Sie zuletzt noch, ob bereits ausgegebene Arbeitszettel erneut ausgegeben werden sollen. (Feld DRUCKWIEDERHOLUNG). Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, können Sie den Druck starten.
Hinweis: Das Programm „Arbeitszettel-Druck“ unterscheidet beim Ausdruck nicht zwischen Kundendienstund Wartungsaufträgen. Unter Berücksichtigung Ihrer Selektionsvorgaben werden auch die Arbeitszettel für die geplanten Wartungsaufträge gedruckt.
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7 Aufträge annehmen 7.7 City-Ruf verwenden
7.7 City-Ruf verwenden Den City-Ruf können Sie im Programm „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme verwenden. Sie wählen nach Abschluss der Eingaben über die Taste [Funktionen] die „City-Ruf“Funktion an. Voraussetzung für diese Funktion ist eine installierte Fax-Cityruf-Karte, ein FunkrufAnschluss durch die Telekom und die Ausstattung der Monteure mit City-Ruf-Empfängern. Weiterhin können Sie den City-Ruf nur dann verwenden, wenn Sie für den ausgewählten Monteur in den Stammdaten eine City-Ruf-Nummer und die City-Ruf-Art hinterlegt haben.
7.7.1 Allgemeine Informationen zum City-Ruf Der CITY-RUF ist ein bundesweiter Funkruf-Dienst der Telekom. Sie können diesen Dienst auch mit Ihrem Computer-System über Terminal/Bildschirm nutzen, sofern die Voraussetzungen (s.o.) erfüllt sind. •
Rufklassen Mit CITY-RUF können Sie nicht nur Funkruf-Signale (Nur-Ton), sondern auch Ziffern (numerischer Ruf) und kurze Texte (alphanumerischer Ruf) drahtlos weitergeben. Die Rufklassen sind abhängig von den unterschiedlichen Leistungsmöglichkeiten der Funkruf-Empfänger.
•
Rufarten Funkrufe können als Einzelruf, Sammelruf oder Gruppenruf ausgesendet werden. Die gewünschte Rufart ist bei der Anmeldung Ihres CITY-RUF-Empfängers bei der Telekom festzulegen. Änderungen sind jederzeit möglich.
•
Rufzonen Der CITY-RUF wird in so genannten Rufzonen ausgesendet. Die Rufzonen sind so groß dimensioniert, dass der Einzugsbereich einer großen Stadt abgedeckt wird. Sie können sich auch für mehrere Rufzonen entscheiden. Neben den variablen Rufzonen gibt es auch einen Zielruf. D.h. die Wahl der Zielrufnummer bestimmt die Rufzone.
•
Funkruf-Empfangsgeräte Sie können unter verschiedenen Empfangsgeräten wählen, die im Fachhandel erhältlich sind. (Nur-Ton-/Numerik-/Alphanumerik-Empfänger).
•
Eingabegerät Als Eingabegerät (für alle Rufklassen) fungiert Ihr Computer-System. Die hierfür erforderlichen Programme sind im Programm „Kundendienst / Wartung“ enthalten. Der CITY-RUF kann so Auftrags- und Projektbezogen gesendet werden. Die erforderlichen Ruf-Daten (Mitarbeiter/Monteur-Name, CITY-RUF-Nummer, CITYRUF-Art) werden in den „Monteur-Stammdaten“ hinterlegt.
•
Kosten Für die Bereitstellung oder Änderung eines Funkrufanschlusses sowie für Änderungen der besonderen Betriebsmöglichkeiten werden einmalige Gebühren erhoben. Hinzu kommen monatliche Gebühren für den Funkrufanschluss, ggf. auch für die Nutzung der besonderen Betriebsmöglichkeiten.
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.7 City-Ruf verwenden
Die Verbindungsgebühren, d.h. die Gebühren für die Belegung des CITY-RUFZugangs, richten sich nach der Belegungsdauer und dem verwendeten Eingabegerät. Eine aktuelle Gebührenübersicht erhalten Sie bei der Telekom.
7.7.2 City-Ruf anwählen So wählen Sie den City-Ruf über Ihr Terminal oder Telefon an 1.
Über Ihr Terminal: Im Programm „Kundendienst / Wartung“ über das Programm „Auftragsannahme“ nach Beendigung der Eingaben durch die Taste [Funktionen] in die Auswahl CITY-RUF.
2.
Von jedem PDS-Programm aus, über das in die Benutzeroberfläche integrierte PDSOFFICE-Programm „Telefonbuch“.
3.
Über das Telefon: Anwahl (Nur-Ton).
Kundendienst / Wartung
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7 Aufträge annehmen 7.8 SMS-Mitteilungen versenden
7.8 SMS-Mitteilungen versenden SMS-Mitteilungen können Sie im Programm „Auftragsverwaltung“, „Auftragsannahme“ versenden. Hinweis: Ihr Rechner muss mit einer OSICOM-Box ausgestattet sein. Weiterhin wird Ihnen die Auswahl „SMS senden“ nur dann angeboten, wenn für den ersten Monteur, den Sie für diesen Auftrag vorgesehen haben, eine Mobil-Telefon-Nummer in den „MonteurStammdaten“ hinterlegt ist. So versenden Sie SMS-Mitteilungen 1.
Nachdem Sie Ihre Eingaben in der „Auftragsannahme“ beendet haben, wählen Sie über die Taste [Funktionen] den Punkt „SMS senden“ an.
2.
In dem daraufhin geöffneten Fenster wird Ihnen neben der Anzeige des Empfängers und der Empfänger-Telefonnummer auch ein Sende-Text vorgeschlagen. Der vorgeschlagene Sende-Text wird aus der Auftragsannahme übernommen und enthält in der ersten Zeile den Namen des Objektes und in der folgenden Zeile die Störungsbeschreibung (oder einen Teil davon, sofern die Störungsbeschreibung in der Auftragsannahme mehrere Felder beansprucht).
3.
Ändern Sie diese Angaben ggf. noch, bevor Sie im Feld SENDEN mit „Ja“ bestätigen und die Mitteilung so an das Handy des Monteurs schicken.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
8. Planungen durchführen In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Monteurplanung“ (und weitere Programme). Im Programmbereich „Planung“ können Sie •
die Termine Ihrer Monteure planen oder korrigieren,
•
Ausfallzeiten erfassen,
•
Freistellungen eintragen,
•
den Materialbedarf für fällige Wartungen ermitteln
•
sowie Tourenpläne und Kontroll-Listen Ihrer Sammelobjekte erstellen.
Die Terminplanung der Monteure führen Sie normalerweise direkt bei der Erfassung der Aufträge im Programm „Auftragserfassung“ durch. Aufträge, die Sie bei der Auftragsannahme auf „ohne Zuordnung“ geschlüsselt haben, oder denen Sie noch keine genauen Plandaten zugewiesen haben, können Sie im Programmbereich „Planung“ nachträglich bearbeiten und fest zuweisen. Die in den Firmenstammdaten gespeicherten Daten zur Monteur-Planung (wie z. B. eingetragene Feiertage) werden bei der Monteur-Planung automatisch berücksichtigt.
Achtung Um mit der Monteurplanung arbeiten zu können müssen Sie in den Firmenstammdaten die Monteurplanung auf „Ja“ geschlüsselt haben!
8.1 Monteurplanung vornehmen In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Monteurplanung“. In diesem Programm planen oder korrigieren Sie die Termine Ihrer Monteure. Hinweis: Um Monteur-Planungen durchführen zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“ die Monteurplanung auf “„Ja“” geschlüsselt und den täglichen Arbeitsbeginn sowie die täglichen Arbeitszeiten festgelegt haben. Außerdem müssen Sie Monteur-Stammdaten und Aufträge erfasst haben
Nachdem Sie die „Monteurplanung“ gewählt haben, erscheint zunächst eine Auslastungsübersicht mit den Terminen aller Monteure für eine Woche (ab dem Tagesdatum) auf Ihrem Bildschirm.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
Hinweis: Die Anzahl der angezeigten Tage (5 oder z.B. 7 Tage) legen Sie in den „Firmenstammdaten“, in der „Monteurplanung“ bei der Abfrage “Arbeitstage pro Woche” fest.
8.1.1 Verschiedene Anzeigearten einstellen Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ geschlüsselt haben, dass Sie mit Vorgabezeiten arbeiten wollen, wird für jeden Monteur je Stunde ein farbiger Balken in den betreffenden Tag der Auslastungsübersicht eingetragen. Arbeiten Sie nicht mit Vorgabezeiten, wird jeder einzelne Auftrag mit einem Balken (= 1 Stunde) angezeigt. Die noch freien Felder machen noch planbare Termine erkennbar. So rufen Sie die Tagesübersicht für einen Monteur auf Durch die Positionierung des Markierungsbalkens oder die Eingabe der Koordinaten (z.B. 5b = Willi Dreher, 23.02.) können Sie sich eine Tagesübersicht für den markierten Monteur mit den Aufträgen, die ihm zugeordnet sind, anzeigen lassen. So können Sie sich detaillierte Informationen zu einem Auftrag anzeigen lassen Wenn Sie in der Tagesübersicht eines Monteurs einen Auftrag anwählen (über Maus oder Eingabe der Nummer) werden Ihnen detaillierte Informationen zu diesem Auftrag angezeigt. Zeiten/Einsatzgebiete eines Monteurs für eine Woche aufrufen Eine Übersicht über die Zeiten und die Einsatzgebiete eines bestimmten Monteurs erhalten Sie, wenn Sie in der Auslastungsübersicht (alle Monteure) einen Monteur anklicken oder durch Eingabe der Ziffer auswählen. So verschaffen Sie sich einen Überblick über den Mobil-Einsatzplan Über die Taste [Mobil Einsatzplan] können Sie sich die Auslastungsübersicht und die Statusmeldungen für Ihre mit einem Pad ausgerüsteten Monteure aufrufen. Ausführlichere Informationen zum Mobil-Einsatzplan finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
Mobil-Einsatzplan verwenden“ ab Seite 147.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
8.1.2 Sonderfunktionen für Anzeige und Suche verwenden Nachdem Sie die Monteurplanung aufgerufen haben, wird Ihnen die Auslastungsübersicht angezeigt. Hier steht Ihnen auch die Taste [(x) Funktionen] zur Verfügung. Mit dieser Taste rufen Sie eine Auswahl von Sonderfunktionen, wie z.B. „Einblenden Gebiet Monteur“ oder „Suche Auftrag“ auf. Nachfolgend finden Sie einige der in der Auslastungsübersicht zur Auswahl stehenden Sonderfunktionen beschrieben. So suchen Sie die Planung eines Auftrags 1.
Wählen Sie die Funktion „Suche Auftrag“
2.
Geben Sie die Auftragsnummer ein. Wenn Sie die Nummer nicht wissen, haben Sie die Möglichkeit, über die Taste [Eingrenzung] ein Eingabefenster aufzurufen, in dem Sie verschiedene Selektionskriterien für die Suche eingeben können. So können Sie z.B. nach einem bestimmten Annahme-Datum, einem Gebiet, einem Fachbereich, einem Objekt oder einem Anrufer den Auftrag suchen lassen.
3.
Bestätigen Sie den gewünschten Auftrag und wählen Sie - sofern Sie zwei Monteure für den Auftrag hinterlegt haben - den gewünschten Monteur aus. Das Programm wechselt in der Monteurplanung automatisch auf den Tag, an dem Sie diesen Auftrag für den Monteur geplant haben. Hier können Sie nun Änderungen oder Ergänzungen vornehmen, z.B. den Termin auf einen anderen Monteur oder Tag verschieben. So lassen Sie sich einen Termin vorschlagen
1.
Wählen Sie die Funktion „Terminvorschlag“
2.
Machen Sie ggf. eingrenzende Angaben für die Auftragssuche
3.
Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus. Hinweis: Aufträge, die in der Monteurplanung nicht gefunden werden, werden automatisch in die Zwischenablage kopiert.
4.
Sie können den daraufhin vorgeschlagenen Termin bestätigen oder ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten, noch verschieben. Nachdem Sie ihre Eingaben bestätigt haben, ist der Termin neu geplant.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
So rufen Sie Information über die Zwischenablage auf Über die Funktion „Info Zwischenablage“ rufen Sie ein Anzeigefenster auf, in dem Ihnen alle Aufträge angezeigt werden, die sich in der Zwischenablage befinden. In der Zwischenablage befinden sich die Aufträge, die Sie in der Monteurplanung über „Verschieben“ oder „Kopieren“ dort abgestellt und noch nicht neu verplant haben (über die Funktion „Einfügen“). Über die Taste [Sortierung] können Sie die Sortierung der in der Zwischenablage angezeigten Aufträge festlegen. So geben Sie eine Freistellung ein Über die Funktion „Freistellung Monteur“ gelangen Sie automatisch in das gleichnamige Programm aus dem übergeordneten Menü. Eine ausführliche Beschreibung dieses Programms finden Sie im Kapitel "
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
Freistellungen für Monteure erfassen“ ab Seite 152. So blenden Sie den Termintyp ein-/ aus Wenn Sie die Funktion „Einblenden Termintyp“ aktivieren, wird in den einzelnen Terminfeldern der Termintyp eingeblendet. (Z.B. “k” für Kundendienst-Auftrag, “w” für Wartungsauftrag.) Ist bereits der Termintyp eingeblendet, heißt die Funktion „Ausblenden Termintyp“. So lassen Sie sich zusätzliche Informationen anzeigen Über die verschiedenen Funktionen „Einblenden….“ können Sie sich zusätzliche Informationen auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Wollen Sie einige Anzeigen zusätzlicher Informationen rückgängig machen, wählen Sie die passende Funktion „Ausblenden….“ So legen Sie die Sortierung der Monteure fest 1.
Wählen Sie die Funktion „Sortierung Monteure“ an.
2.
Legen Sie in der daraufhin geöffneten Eingabemöglichkeit die Sortierkriterien für die Anzeige Ihrer Monteure fest. Verwenden Sie dazu die angebotenen Sortierkriterien.
3.
Bestimmen Sie, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll und bestätigen Sie Ihre Eingaben Die Anzeige der Monteure wird nach Ihren Vorgaben neu sortiert. So löschen Sie Freistellungen
1.
Wählen Sie über die Taste [(x) Funktionen] die Funktion „Freistellungen löschen“ an.
2.
Selektieren Sie anhand der angebotenen Kriterien (MONTEUR, AUSFALLGRUND, VON/BIS DATUM) die Freistellungen, die Sie löschen möchten.
3.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Alle selektierten Freistellungen sind gelöscht. So verhindern Sie die Abfrage nach dem Druck eines Arbeitszettels
Nachdem Sie die Funktion „Ohne Abfrage Arbeitszettel“ einmal angeklickt haben, wird keine Abfrage nach dem Druck eines Arbeitszettels mehr erfolgen. Über erneutes Anklicken dieser Funktion („Mit Abfrage Arbeitszettel“) reaktivieren Sie die automatische Abfrage. So können Sie sich alle Planungen für einen Auftrag anzeigen lassen Nachdem Sie die Funktion „Planung Auftrag“ aktiviert und den gewünschten Auftrag (ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten) ausgewählt haben, erhalten Sie eine Anzeige aller Planungsdaten hierzu. Alle verschieben Über die Funktion „Alle verschieben“ werden die Aufträge in der Zwischenablage und / oder die markierten Aufträge (möglich, mehr als einen Auftrag zu markieren??) zum verschieben, d.h. neu planen bereitgestellt. Sie gelangen automatisch in die Auslastungsübersicht wo Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
Ihnen die zu verschiebenden Aufträge nacheinander für die neue Terminierung vorgeschlagen werden. So fügen Sie den aktuell in der Statuszeile angezeigten Auftrag ein Über die „Einfügen“-Funktion können Sie den aktiven Auftrag in die Monteurplanung übernehmen. Möchten Sie den Auftrag zu einem andern als dem vorgegebenen Zeitpunkt und ggf. für einen anderen Monteur planen, geben Sie die gewünschten Koordinaten (Ziffer Monteur und Buchstabe Datum) ein und betätigen Sie dann direkt die Taste [Einfügen]. Sie gelangen in die Tagesübersicht des gewünschten Monteurs und können dort den Auftrag für den gewünschten Zeitpunkt planen. So aktualisieren Sie die Anzeige Wählen Sie über die Taste [(x) Funktionen] die Funktion „Aktualisieren“ an. Der Planungsbildschirm wird sofort aktualisiert.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
8.1.3 Mobil-Einsatzplan verwenden Im Mobil-Einsatzplan werden alle aktuellen Aktivitäten des Kundendienstes mit allen gemeldeten Daten (wer ist wo und tut was) angezeigt. Die Anzeige des Mobil-Einsatzplans rufen Sie über die Taste [Mobil Einsatzplan] auf. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht aller aktuellen Meldungen aller Monteure. Wollen Sie sich gezielt Informationen einholen, verwenden Sie die angebotenen Funktionen. So lassen Sie sich gezielte Informationen anzeigen •
Taste [Letzte Meldung alle] Über diese Funktion können Sie sich im Menü-Einsatzplan die jeweils letzten Meldungen aller Monteure aufrufen. So erhalten Sie einen schnellen, aktuellen Überblick über die Tätigkeiten und die Standorte Ihrer Monteure. Diese Funktion kann z. B. nützlich sein, wenn Sie einen dringenden Störfall planen wollen.
•
Taste [Info Monteur] Nachdem sie in der Auslastungsübersicht den gewünschten Monteur markiert haben, betätigen Sie die Taste [Info Monteur] und erhalten eine Übersicht der Meldungen und Aufträge des Monteurs. Innerhalb dieser Übersicht können Sie sich mit Hilfe der Tasten [Tag vor], [Tag zurück], [zu Datum] zu einem gewünschten Datum bewegen. Sie erhalten verschiedene Karteikarten in denen die offenen, unterbrochenen, teilerledigten und erledigten Aufträge sowie alle Meldungen des Monteurs aufgeführt sind. Zu den einzelnen Aufträgen des Monteurs können Sie, nachdem Sie den gewünschten Auftrag markiert haben, über die Taste [Auftrags-Info] eine Reihe detaillierter Informationen aufrufen. Zunächst wird nach der Betätigung dieser Taste eine zusammenfassende Information eingeblendet. Innerhalb dieser Anzeige können Sie über die angebotenen Funktionen zu einer Reihe weiterer Informationen verzweigen, sowie eine Notiz zu diesem Auftrag verfassen, die sie ggf. auch weiterleiten können.
•
Taste [Info Auftrag] Nachdem Sie den gewünschten Auftrag markiert haben, können Sie über die Taste [Auftrags-Info] eine Reihe detaillierter Informationen aufrufen. Zunächst wird eine zusammenfassende Information eingeblendet. Innerhalb dieser Anzeige können Sie über die angebotenen Funktionen zu einer Reihe weiterer Informationen zu diesem Auftrag verzweigen, sowie eine Notiz zu diesem Auftrag verfassen, die sie ggf. auch weiterleiten können.
•
Taste [Anzeige aktualisieren] Die Betätigung dieser Taste löst eine sofortige Aktualisierung der Anzeigen im Mobil-Einsatzplan aus. Sie können die Taste verwenden, wenn Sie vermuten, dass zwischenzeitlich bereits neue Statusmeldungen Ihrer Monteure an den Server übermittelt wurden. Bei jedem Neu-Aufruf des Mobil-Einsatzplans aktualisiert sich die Anzeige automatisch, um jedoch einen Neu-Aufruf nur für die Aktualisierung zu umgehen steht Ihnen o. g. Funktion zur Verfügung.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
•
Taste [Monteurauswahl] Nachdem Sie die [Monteurauswahl] gestartet haben, geben Sie die Nummer des gewünschten Monteurs ein und erhalten eine Übersicht der Meldungen und Aufträge des Monteurs.
Weitere Informationen zur Übersicht der Aufträge eines Monteurs finden Sie weiter oben in der Beschreibung der Taste [Info Monteur]. So kontaktieren Sie aus dem Mobil-Einsatzplan einen Monteur •
Taste [Monteur anrufen] Sofern für den markierten, anzurufenden Monteur eine Telefonnummer hinterlegt ist, und Sie über die automatisierte Telefonie von PDS verfügen, wird nach der Anwahl dieser Funktion der Monteur automatisch angerufen. Auf Ihrem Bildschirm erscheint die Meldung „Willi Dreher wird gerufen“.
•
Taste [SMS an Monteur] Diese Taste öffnet das Eingabefenster für die SMS-Mitteilung. Nach der Texteingabe wählen Sie entweder den Namen des Monteurs aus dem PDSTelefonbuch oder Sie geben die Telefonnummer direkt ein.
8.1.4 Termine einzelner / mehrerer Aufträge verschieben So verschieben Sie Termine eines Monteurs 1.
Rufen Sie in der „Monteurplanung“ die Tagesübersicht des Monteurs auf, dessen Termin Sie verschieben wollen.
2.
Markieren Sie den Termin, den Sie verschieben oder kopieren wollen (durch Eingabe der Nummer oder per Mausklick) und betätigen Sie dann die Taste [Verschieben/Löschen] oder [Kopieren]. Der markierte Termin wird in eine Zwischenablage gespeichert und in der Fußzeile der Übersichten dargestellt, bis Sie ihn zugeordnet oder weitere Aufträge zum Verschieben markiert haben.
Hinweis: Markieren Sie weitere oder mehrere Aufträge zum Verschieben oder Kopieren, werden diese ebenfalls in der Zwischenablage gespeichert. Über die Taste [(x) Funktionen] und dort über „Info Zwischenablage“ können Sie jederzeit die Anzeige aller noch zu verschiebenden Termine aufrufen. 3.
Bestimmen sie nun, an welche Stelle der Auftrag verschoben (kopiert) werden soll. Lesen Sie dazu im folgenden Kapitel „Anzeige der vorgeschlagenen Aufträge aus der Auftragssuche den Absatz: „So fügen Sie einen Termin ein“. Hinweis: Verlassen Sie die Monteurplanung während sich noch Aufträge in der Zwischenablage befinden, erscheint ein Hinweis am Bildschirm. Nach der Bestätigung dieses Hinweises werden alle in der Zwischenablage vorhandenen Aufträge auf “ohne Zuordnung” für den aktuellen Tag gesetzt.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
So suchen Sie einen ähnlichen Auftrag (Gebiet, Objekt etc.) Um für einen Auftrag, der verschoben werden soll, einen geeigneten Termin zu finden, können Sie nach bereits vorhandenen Aufträgen (z.B. für das Objekt, für den Tag, für das Gebiet) suchen lassen. Beispiel: Sie wollen den Auftrag “Brenner nachjustieren” für das Objekt “Bartels” verschieben und wollen feststellen, ob ein Monteur an diesem Tag in diesem Gebiet bereits einen Auftrag durchführt. Grenzen Sie Ihre Suche ein (z.B. “Gebiet” und “Plan-Datum”). Aus den vorgeschlagenen Aufträgen suchen Sie sich den passenden aus und wechseln durch die Auswahl des Auftrags in die Tagesübersicht. Dort können Sie, sofern noch Termine frei sind, den Auftrag einfügen.. Gehen Sie bei der Suche nach passenden Aufträgen vor, wie bereits im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
Sonderfunktionen für Anzeige und Suche verwenden“ ab Seite 143 beschrieben. So wechseln Sie in die Tagesübersicht Über die Anwahl des gewünschten Auftrags und ggf. des gewünschten Monteurs (sofern in der Auftragsannahme für einen Auftrag zwei Monteure festgelegt wurden) gelangen Sie in die Tagesübersicht. So fügen Sie einen Termin ein 1.
Fügen Sie in der Tagesübersicht über die Taste [Einfügen] den zu verschiebenden Auftrag an dem zuvor markierten Termin ein. Der Auftrag wird dem Monteur zugeordnet und aus der Zwischenablage gelöscht.
2.
Beantworten Sie die Abfrage, ob Sie einen neuen Arbeitszettel drucken wollen. Jetzt wird Ihnen in der Statuszeile sofort der folgende Auftrag aus der Zwischenablage zur Planung vorgeschlagen. Die Auslastungsübersicht der Monteure wird aktualisiert und die verschobenen Termine an Ihrer neuen Position eingetragen.
8.1.5 Termine in der Auftragsannahme planen Sie haben auch in der „Auftragsannahme“ die Möglichkeit, Termine zu planen. Hier planen Sie sofort bei der Erfassung des Auftrags. Durch die Eingabe eines Monteurs für den Auftrag wird automatisch dessen Tagesübersicht geöffnet, in der der erfasste Termin vorgeschlagen wird. Sie können den Termin nun bestätigen oder auch andere Aufträge verschieben. Desweiteren können Sie in der „Auftragsannahme“ jederzeit auch über die Taste [(x) Funktionen] die Monteurplanung aufrufen.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.1 Monteurplanung vornehmen
8.1.6 Termin löschen So löschen Sie Termine 1.
Rufen Sie im Menü „Monteurplanung“ die „Tagesübersicht“ des Monteurs auf, dessen Termin Sie löschen wollen.
Achtung! Sie können in der „Monteurplanung“ nur dann für einen Monteur einen Termin löschen, wenn für diesen Auftrag in der Auftragsannahme zwei Monteure geplant wurden. Ist dem Auftrag nur ein Monteur zugeordnet, erscheint ein Hinweis, dass der Termin nicht gelöscht werden kann. Wollen Sie den Auftrag vollständig aus der Planung herausnehmen, müssen Sie diesen Auftrag über das Programm „Löschen Aufträge“ oder in der „Auftragsannahme“ löschen.
2.
Markieren Sie den Termin, den Sie löschen wollen und betätigen Sie die Taste [Verschieben/Löschen]. Der Termin wird jetzt in die Zwischenablage gestellt.
3.
Rufen Sie dann über die Taste [(x) Funktionen] die „Info Zwischenablage“ auf. Markieren Sie dort erneut den Termin und betätigen Sie dann die Taste [Termin löschen].
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.2 Freistellungen für Monteure erfassen
8.2 Freistellungen für Monteure erfassen In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Freistellung Monteure. Außerdem können Sie dieses Programm direkt aus der „Monteurplanung“ (Auslastungsübersicht) über die Taste [(x) Funktionen] aufrufen. In diesem Programm können Sie tage- und stundenweise Freistellungen für einen oder mehrere Monteure erfassen. Bereits geplante Termine werden für den betreffenden Tag jeweils auf “ohne Zuordnung” gesetzt und können über die Terminverschiebung einem anderen Monteur zugeordnet werden. So erfassen Sie Freistellungen 1.
Wählen Sie das Programm „Freistellung Monteure“ an
2.
Feld MONTEUR Tragen Sie hier einen oder mehrere Monteure ein, für die Sie die Freistellung eingeben wollen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
3.
Feld DATUM Tragen Sie hier das Datum (den Zeitraum) der Freistellung ein. Verwenden Sie dazu ggf. die Taste [Tagesdatum] oder rufen Sie sich mit Hilfe der Taste [Kalender] eine Kalenderdarstellung auf, in der Sie das gewünschte Datum markieren können.
4.
Feld UHRZEIT An dieser Stelle geben Sie die Uhrzeit ein, von wann bis wann die Freistellung gilt.
5.
Feld GRUND Tragen Sie hier den Freistellungsgrund ein. Verwenden Sie dazu ggf. über die Taste [Auswahl] bereits eingerichtete Freistellungsgründe.
Hinweis: Die Stundenzahl der Freistellung wird aus Ihrer Eintragung bei der Von/BisUhrzeit ermittelt und fließt, abhängig von der Schlüsselung des FreistellungsGrunds (produktiv oder unproduktiv), in die Produktivitätsanalyse ein. (Die Produktivitäts-Schlüsselung wird bei der Aufnahme der Ausfallgründe vorgenommen. Siehe Kapitel „Ausfallgründe aufnehmen“ ab Seite 52.) Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden die Ausfallzeiten mit der entsprechenden Bezeichnung in die Auslastungsübersicht eingetragen und die betroffenen Termine innerhalb dieses Zeitraums auf “ohne Zuordnung” gesetzt.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.3 Liste der Ausfallzeiten ausdrucken
8.3 Liste der Ausfallzeiten ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Ausfallzeiten Monteure“. Über dieses Programm haben Sie die Möglichkeit, selektiv eine Liste der Ausfallzeiten Ihrer Monteure ausdrucken zu lassen. Über die nachfolgend beschriebenen Sortierkriterien bestimmen Sie, zu welchem Thema oder Monteur Sie sich eine Liste ausdrucken lassen wollen. Beispiel: Sie wollen alle Ausfälle aufgrund von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen in den vergangenen zwölf Monaten aufgelistet haben. Dazu grenzen Sie nur den Zeitraum ein und geben den Ausfallgrund “Bildung” ein.
So selektieren Sie eine Liste der Ausfallzeiten für den Ausdruck 1.
VON/BIS DATUM Tragen Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, über den Sie die Liste erstellen lassen wollen.
2.
MONTEUR, SUCHWORT In diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, die Liste auf bestimmte Monteure zu beschränken.
3.
AUSFALLGRUND Geben Sie hier einen oder mehrere Ausfallgründe ein, zu denen diese Liste ausgedruckt werden soll. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
4.
Feld ART DER AUSFALLZEIT Hier können Sie selektieren, welche Ausfallzeiten in der Liste enthalten sein sollen, alle, nur produktive oder nur unproduktive Ausfallzeiten.
5.
SORTIERT NACH Wählen Sie in diesem Feld das Sortierkriterium aus.
6.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Legen Sie abschließend fest, wo ein Seitenvorschub eingefügt und wo Ihre Selektion gedruckt werden soll.
Kundendienst / Wartung
Seite 153 von 275
8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
8.4 Wartungsplanung durchführen In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Wartungsplanung“. Sie können die Wartungsplanung entweder automatisch durchführen lassen oder manuell erledigen. Weiterhin können Sie in diesem Menü über die Funktion „Planung aufheben“ bereits geplante Wartungen rückgängig machen. Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich eine Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken. Die in dieser Liste ausgedruckten Wartungstermine sind als Terminvorschläge anzusehen. Die
Beschreibung
Kundendienst / Wartung
zum
Ausdruck
dieser
Liste
finden
Sie
im
Kapitel
„
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken“ ab Seite 162. Hinweis: Um Wartungs-Planungen durchführen zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“ den “Einsatz von Wartungsverträgen” auf „Ja“ geschlüsselt, Monteur-Stammdaten erfasst, sowie unter „Objekte/Anlagen/Verträge“ Wartungstermine hinterlegt haben.
Die Beschreibung zur Aktualisierungsmöglichkeit der Wartungsplanung finden Sie im Kapitel „Wartungs-Stammdaten ändern“ ab Seite 92.
8.4.1 Wartungsplanung automatisch vornehmen In die automatische Wartungsplanung gelangen Sie über „Auftragsverwaltung, „Planung“, Wartungsplanung“, „Automatische Planung“. Nachdem Sie die automatische Wartungsplanung angewählt haben, gelangen Sie in einen Selektionsbildschirm, in dem Sie über verschiedene Selektionskriterien die zu planenden Wartungen eingrenzen können. Folgende Funktionen stehen Ihnen an dieser Stelle ebenfalls zur Verfügung: •
[Auswahl Selektion] Sie können, sofern bereits Selektionen gespeichert wurden, aus verschiedenen bereits fertig gestellten Selektionen die gewünschte auswählen.
•
[Speichern Selektion] Hierüber speichern Sie Ihre Selektionen für sich oder für bestimmte / alle Logins.
•
[Weitere Selektionen] Über diese Funktion rufen Sie ein Eingabefenster für erweiterte Selektionsmöglichkeiten auf.
•
[Kapazität] Die Funktion „Kapazität“ ermöglicht einen Warnhinweis wenn Ihre Planungskapazität überschritten ist. Das Programm ermittelt die zur Verfügung stehende Kapazität über Ihre Angaben zum Planungszeitraum (Von/Bis Datum) und die Anzahl der zur Verfügung stehenden Monteure.
So grenzen Sie die automatisch zu planenden Aufträge ein 1.
Felder VON/BIS DATUM Geben Sie hier - ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten - den Zeitraum ein, für den Sie die Wartungsplanung durchführen lassen wollen.
2.
Feld MONTEUR Tragen Sie in dieses Feld einen oder mehrere Monteure ein, für die geplant werden soll. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Näheres zur Taste [Mehrere] und die Möglichkeiten zur Ausgrenzung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 3.
Felder FACHBEREICH, GEBIET, POSTLEITZAHL Durch die Eingabe eines Fachbereiches, Gebiets, einer Postleitzahl, können Sie die zu planenden Wartungen weiter eingrenzen.
4.
Feld RECHNUNGS-EMPFÄNGER An dieser Stelle können Sie - ggf. unter Zuhilfenahme der angebotenen Tasten festlegen, für welche(n) Rechnungs-Empfänger die Wartungsplanung durchgeführt werden soll.
5.
Felder OBJEKT, VERTRAGSART, ANLAGE-SCHEMA, SAMMEL-OBJEKT Sollen die Planungen nur für bestimmte Objekte/Anlageschemen/Sammel-Objekte mit bestimmten Vertragsarten durchgeführt werden, können Sie dies hier festlegen.
6.
Feld POSITIONSNAME Sie können auch über die Angabe von Positionsname(n) bestimmte Wartungen für die automatische Planung selektieren. Verwenden Sie für die Angabe der Positionsnamen ggf. die angebotenen Funktionen.
7.
Feld SORTIERUNG NACH Sie haben die Möglichkeit, über die Angabe von bis zu drei Sortierkriterien und die Festlegung ob auf- oder absteigend sortiert werden soll, die automatische Wartungsplanung in „sortierter“ Reihenfolge ablaufen zu lassen.
8.
Feld PLAN-DATUM Wenn das Vorschlagsdatum kleiner als das Tagesdatum ist, können Sie an dieser Stelle das Plan-Datum eintragen, welches dann alternativ eingetragen wird.
9.
Feld NÄCHSTER WOCHENTAG Bei „Ja“-Schlüsselung werden Planungen, die nicht auf einen Arbeitstag fallen, auf den nächsten Wochentag gesetzt. Bestätigen Sie abschließend die Frage, ob die automatische Planung gestartet werden soll mit „Ja“. Hinweis: Sofern nicht alle Planungen automatisch durchgeführt werden konnten, werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie diese Planungen jetzt manuell durchführen wollen. Bestätigen Sie dies Abfrage, gelangen sie automatisch in den Eingabebildschirm für die manuelle Wartungsplanung und bekommen dort die nicht automatisch planbaren Termine vorgeschlagen. Eine ausführliche Beschreibung der manuellen Planung finden Sie im Kapitel „Wartungsplanung manuell durchführen“ ab Seite 159.
8.4.2 Planungshilfe für die Auftrags-Planung verwenden In dieses Menü gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Planungshilfe“. Sie können die Planungshilfe als Orientierung oder zur Vorbereitung Ihrer Planungen nutzen. •
Orientierung: Sie können mit diesem Programm selektive Listen erzeugen, die Ihnen einen geordneten Überblick über die gewählten Aufträge ermöglicht. Zu den einzelnen Aufträgen können Sie sich ggf. sehr viel detailliertere Informationen besorgen.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
•
Vorbereitung: Im Menü der Planungshilfe können Sie an den selektierten Aufträgen Änderungen oder Ergänzungen vornehmen und die geänderten Aufträge später manuell oder automatisch planen lassen.
Planungshilfe als Überblick verwenden Nachdem Sie das Menü „Planungshilfe“ angewählt haben müssen Sie Ihre Selektionen vornehmen. Gewöhnlich werden das die Selektionen sein, die Sie auch für die automatische oder manuelle Planung eingetragen hätten. Eine ausführliche Beschreibung der Selektionsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Wartungsplanung automatisch vornehmen“ ab Seite 155. Nachdem Sie Ihre Selektionen bestätigt haben, erhalten Sie einen geordneten Überblick über Ihre zuvor selektierten Aufträge. Sie sehen alle relevanten Daten der einzelnen Aufträge und können sich umfangreiche weitere Informationen zu dem jeweils markierten Auftrag über die Taste [Info Objekt] aufrufen.
Planungshilfe als Planungs-Vorbereitung verwenden Nachdem Sie das Menü „Planungshilfe“ angewählt und Ihre Selektionen eingegeben haben, erhalten Sie eine Übersicht aller selektierten Aufträge. Eine ausführliche Beschreibung der Selektionsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Wartungsplanung automatisch vornehmen“ ab Seite 155. Innerhalb der Planungshilfe können Sie nun verschiedene Änderungen oder Einträge vornehmen, die Sie später dann automatisch oder manuell durchführen lassen können. Wenn Sie die Planungshilfe über die Taste [Ende] verlassen, können Sie wählen, ob Sie die bearbeiteten Aufträge automatisch oder manuell planen wollen oder ob Sie den Vorlauf (= die durchgeführten Änderungen in der Planungshilfe) verwerfen wollen.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
Funktionen der Planungshilfe nutzen Die folgenden Funktionen stehen Ihnen in der Übersicht der Planungshilfe zur Verfügung: •
Taste [Nicht planen] Über diese Funktion werden die markierten Aufträge aus der Planungshilfe gelöscht und damit für die anschließende Planung auch nicht vorgeschlagen.
Achtung! Die aus der Planungshilfe gelöschten Aufträge sind nicht dauerhaft aus der Planung gelöscht. Sie tauchen nur in der direkt darauf folgenden Planung nicht auf. Bei der nächsten Anwahl der Planungshilfe mit den gleichen Selektionen sind diese Aufträge wieder dabei.
•
Taste [Info Objekt] Über diese Funktion können Sie sich wieder eine Vielzahl an weitergehenden Informationen zu dem markierten Auftrag anzeigen lassen. Aus der Anzeige, die nach dem Betätigen der Taste [Info Objekt] aufgerufen wird, können Sie über die dort angebotene Taste [(x) Funktionen] noch weiter zu noch detailliertern Informationen verzweigen.
•
Taste [Sortierung] Zur Erleichterung der manuellen Planung können Sie über die Taste [Sortierung] z.B. die Reihenfolge der Aufträge verändern, indem Sie neue Sortierkriterien und die auf- oder absteigende Sortierung festlegen. In der manuellen Planung werden Ihnen die einzelnen Aufträge dann in der Reihenfolge zur Planung vorgeschlagen, in der Sie auch in der Übersicht erschienen.
•
Taste [Markieren] Markiert den Auftrag auf dem sich der Cursor gerade befindet.
•
Taste [Alle Markieren] Markiert alle Aufträge
•
Taste [Alle Markierungen aus] Macht die Markierungen wieder rückgängig
•
Taste [Markierte bearbeiten] Hierunter finden Sie die folgenden Möglichkeiten, an den markierten Aufträgen Veränderungen vorzunehmen: –
Ändern Monteur Sie können einen anderen Monteur für die markierten Aufträge eintragen lassen.
–
Ändern Plan-Datum Sie können ein neues Plan-Datum vorgeben.
–
Ändern Monteur und Plan-Datum Hier ändern Sie in einem Arbeitsgang den Monteur und das Plan-Datum für die markierten Aufträge.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
–
Aus Planungshilfe löschen Über diese Funktion werden die markierten Aufträge aus der Planungshilfe gelöscht und damit für die anschließende Planung auch nicht vorgeschlagen.
Achtung! Die aus der Planungshilfe gelöschten Aufträge sind nicht dauerhaft aus der Planung gelöscht. Sie tauchen nur in der direkt darauf folgenden Planung nicht auf. Bei der nächsten Anwahl der Planungshilfe mit den gleichen Selektionen sind diese Aufträge wieder dabei.
8.4.3 Wartungsplanung manuell durchführen In die manuelle Wartungsplanung gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Wartungsplanung“, „Manuelle Planung“. So planen Sie die Wartungen manuell 1.
Selektionen eingeben Nachdem Sie die manuelle Wartungsplanung angewählt haben, gelangen Sie in einen Selektionsbildschirm, in dem Sie über verschiedene Selektionskriterien die zu planenden Wartungen eingrenzen können. Die ausführliche Beschreibung der Eingabefelder für die Selektion finden Sie im Kapitel „Wartungsplanung automatisch vornehmen“ ab Seite 155.
2.
Vorgeschlagene Wartungen planen Nachdem Sie Ihre Selektionen bestätigt haben, werden die Wartungen eingelesen und in der zuvor festgelegten Sortierreihenfolge vorgeschlagen. Über die Taste [Info Objekt] können Sie sich zu jedem vorgeschlagenen Objekt weitere Informationen anzeigen lassen. Der Aufbau der Objekt-Information ist individuell gestaltbar. Die Beschreibung dazu finden Sie im Abschnitt „Bildschirmaufbau ändern“ des Kapitels „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
Objekt-Info aufrufen“ ab Seite 102. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diesen Termin zu planen: •
Termin unverändert übernehmen Sie können die vorgeschlagenen Daten im Feld PLANUNG OK bestätigen. Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ die manuelle Vergabe der Auftragsnummer geschlüsselt haben, werden Sie nach der Auftragsnummer gefragt. Nachdem Sie diese eingetragen haben, wird der Termin automatisch in die Monteurplanung eingefügt. Wenn Sie den vorgeschlagenen Termin unverändert übernehmen wollen, können Sie an dieser Stelle auch die Taste [Monteur-Planung Auto] betätigen.
•
Termin verändern Wenn Sie den Vorschlag verändern und z. B. ein anderes Datum eintragen, gelangen Sie nach der Bestätigung im Feld PLANUNG OK in die Tagesübersicht des eingetragenen Monteurs. Hier können Sie den Termin entweder bestätigen oder über die Taste [Verschieben/Löschen] den Termin noch umändern.
Eine ausführliche Beschreibung zur Verschiebung von Terminen finden Sie im Kapitel „Termine einzelner / mehrerer Aufträge verschieben“ ab Seite 148. Hinweis: Wird Ihnen ein Plandatum vorgeschlagen, das kleiner ist als das aktuelle Tagesdatum und Sie bestätigen diese Daten, gelangen Sie automatisch in die Planungsübersicht für den aktuellen Tag. Dort können Sie die Wartung einem Monteur zuordnen. In der Tagesübersicht des Monteurs positionieren Sie den Wartungs-Auftrag auf die gewünschte Zeit oder verschieben den Auftrag mit Hilfe der Taste [Verschieben/Löschen]. Abschließend betätigen Sie die Taste [Ende] bis Sie wieder in dem Vorschlagsfenster für die manuelle Wartungsplanung stehen.. 3.
Über die Taste [Nicht Planen] wird der aktuell angezeigte Auftrag übersprungen und der nächste Auftrag wird angezeigt.
8.4.4 Arbeitszettel für geplante Wartungen ausdrucken Nachdem Sie eine automatische oder manuelle Wartungs-Planung durchgeführt haben, wird programmintern automatisch ein Wartungsauftrag erstellt. Den Ausdruck der Arbeitszettel für die anstehenden Wartungsaufträge können Sie über das Programm „Arbeitszettel-Druck“, in der „Auftragsverwaltung“ ausführen lassen. Aufgrund der zugeordneten Formular-Nummer in den Vertrags- oder Stammdaten, wählt das Programm das richtige Formular für den Ausdruck aus
8.4.5 Wartungsplanung aufheben In dieses Programm gelangen Sie „Wartungsplanung“, „Planung aufheben“.
über
die
„Auftragsverwaltung“,
„Planung“,
Mit Hilfe dieses Programms können Sie selektiv Planungen wieder aufheben. Nach der Programmanwahl gelangen Sie in einen Selektionsbildschirm, in dem Sie über verschiedene Selektionskriterien die aufzuhebenden Wartungen eingrenzen können. Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.4 Wartungsplanung durchführen
Die ausführliche Beschreibung der Eingabefelder für die Selektion finden Sie im Kapitel „Wartungsplanung automatisch vornehmen“ ab Seite 155.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.5 Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken
8.5 Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „WartungsFälligkeit“. Nachdem Sie dieses Programm angewählt haben, entscheiden Sie, ob Sie eine Einzelaufstellung oder eine Monatsübersicht über die fälligen Wartungen erstellen wollen. •
Einzelaufstellung Sie ermöglicht Ihnen die genaue Terminplanung für die einzelnen Monteure bzw. Gebiete.
•
Monatsübersicht Mit Hilfe der Monatsübersicht erhalten Sie eine Übersicht über die Kapazitätsauslastung bzw. die Dichte von Wartungsterminen, anhand derer Sie ggf. die Notwendigkeit von Änderungen in der Terminplanung erkennen können.
8.5.1 Einzelaufstellung ausgeben Haben Sie sich für den Ausdruck einer Einzelaufstellung entschieden, müssen Sie im folgenden Selektionsbildschirm die gewünschten Eingaben zur Einschränkung des Listenumfangs machen. Wenn Sie bereits Einzelaufstellungen erstellt und die Selektionen abgespeichert haben, können Sie diese Selektionen vom Feld EINGABEN OK aus über die Taste [Auswahl Selektion] aufrufen. So definieren Sie den Umfang der Liste 1.
VON/BIS PLAN-DATUM Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, für den Sie die Einzelaufstellung ausdrucken lassen wollen.
2.
MONTEUR Tragen Sie in dieses Feld einen oder mehrere Monteure ein, deren fällige Wartungen gedruckt werden sollen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
3.
FACHBEREICH, GEBIET, POSTLEITZAHL Durch die Eingabe eines Fachbereiches, Gebiets, einer Postleitzahl, können Sie den Umfang der Einzelaufstellung weiter eingrenzen.
4.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER An dieser Stelle können Sie, ggf. unter Zuhilfenahme der angebotenen Tasten festlegen, für welche(n) Rechnungs-Empfänger die Einzelaufstellung erstellt werden soll.
5.
OBJEKT, ANLAGE-SCHEMA, VERTRAGSART, SAMMEL-OBJEKT Durch die Eingabe bestimmter Objekte/Anlageschemen/Vertragsarten/SammelObjekte können Sie den Umfang der Liste weiter einschränken
6.
POSITIONSNAME Sie haben die Möglichkeit, auch nach bestimmten Positionsnamen zu selektieren.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.5 Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken
Verwenden Sie für die Eingabe der gewünschten Positionsnamen ggf. die angebotenen Tasten. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie über die Taste [Weitere Selektionen] noch weitere Selektionsmöglichkeiten wie z. B. KundenKennzeichen, Typ, Lieferant oder letzte Historie nutzen. Im folgenden Fenster legen Sie dann die Sortierungen etc. fest: 7.
SORTIERT NACH Geben Sie hier im Eingabefenster die Sortierungskriterien ein und legen Sie für jedes Kriterium fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
8.
SUMMIERUNG Wählen Sie aus den Vorschlägen die gewünschte Summierungsart aus.
9.
DRUCK-DIAGRAMM Entscheiden Sie, ob und welches Diagramm gedruckt werden soll.
10.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Legen Sie abschließend noch den Seitenvorschub Selektionsdrucks fest.
und
die
Position
des
Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern. So können Sie den Druckzeilenaufbau verändern Auf dem Feld EINGABEN OK steht Ihnen ebenfalls die Taste [Aufbau Druckzeilen] zur Verfügung. Über diese Taste gelangen Sie in einen Eingabebildschirm in dem Sie den Aufbau des Ausdrucks festlegen können. Sie können für jede Druckzeile die gewünschten Variablen-Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich] Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.5 Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken
Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.5 Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken
8.5.2 Monatsübersicht erstellen Haben Sie sich für den Ausdruck einer Monatsübersicht entschieden, müssen Sie im folgenden Selektionsbildschirm die gewünschten Eingaben zur Einschränkung des Listenumfangs machen. Wenn Sie bereits Monatsübersichten erstellt und die Selektionen abgespeichert haben, können Sie diese Selektionen vom Feld EINGABEN OK aus über die Taste [Auswahl Selektion] aufrufen. So definieren Sie die Monatsübersicht 1.
Die Selektionsmöglichkeiten, die Ihnen hier zur Verfügung stehen, sind, bis auf die ersten beiden Felder, identisch mit denen der Einzelaufstellung, die Sie im Kapitel „Einzelaufstellung ausgeben“ beschrieben finden. Hier müssen Sie als Zeitraum lediglich VON/BIS MONAT/JAHR eintragen. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie über die Taste [Weitere Selektionen] noch weitere Selektionsmöglichkeiten wie z. B. KundenKennzeichen, Typ, Lieferant oder letzte Historie nutzen.
2.
Im folgenden Eingabefenster machen Sie, neben den bereits im vorigen Kapitel beschriebenen Selektionen, die folgenden Angaben:
3.
ÜBERSICHT FÜR Tragen Sie hier ein Kriterium aus dem geöffneten Auswahlfenster ein, nach dem die Liste erstellt werden soll.
4.
DRUCK %-ANTEIL Entscheiden Sie in diesem Feld, ob der prozentuale Anteil z. B. des einzelnen Monteurs an der Gesamtzeit (oder Gesamtanzahl) der fälligen Wartungen mit ausgedruckt werden soll. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.6 Materialbedarf für Wartungen ermitteln
8.6 Materialbedarf für Wartungen ermitteln In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Materialbedarf fällige Wartungen“. Mit Hilfe dieses Programms können Sie sich den Materialbedarf für die zuvor selektierten Wartungen anzeigen lassen, weitere Informationen zu den einzelnen Bedarfen aufrufen, eine Material-Liste ausdrucken und ggf. die Bedarfe automatisch an die Disposition des PDSProgrammes „Bestellwesen“ melden. So selektieren Sie die Aufträge zur Ermittlung des Materialbedarfes 1.
VON/BIS PLAN-DATUM Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, für den Sie den Wartungs-Materialbedarf ermitteln wollen.
2.
MONTEUR, FACHBEREICH Sie können über die Eingabe eines oder mehrerer Monteure und/oder Fachbereiche die Aufträge, die für die Ermittlung des Materialbedarfes herangezogen werden, weiter eingrenzen.
3.
GEBIET, POSTLEITZAHL Wollen Sie den Materialbedarf für ein bestimmtes Gebiet (eine bestimmte Tour) ermitteln, können Sie in diesen Feldern die dafür notwendigen einschränkenden Angaben machen.
4.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER An dieser Stelle können Sie, ggf. unter Zuhilfenahme der angebotenen Tasten festlegen, für welche(n) Rechnungs-Empfänger die Materialermittlung durchgeführt werden soll.
5.
OBJEKT, ANLAGE-SCHEMA Durch die Eingabe bestimmter Objekte/Anlageschemen können Sie den Umfang der Liste weiter einschränken.
6.
VERTRAGSART, SAMMEL-OBJEKT Über die Eingabe von Vertragsart(en) oder Sammelobjekt(en) können Sie die Basis für die Materialermittlung auch in dieser Hinsicht spezifizieren.
7.
POSITIONS-NAME Wollen Sie z.B. nur den Bedarf für eine (mehrere) bestimmte Positionen ermitteln, können Sie dies in diesem Feld festlegen. Verwenden Sie für die Eingabe ggf. die angebotenen Tasten sowie ggf. die Suchfunktionen. Nachdem Sie Ihre Selektionen im Feld EINGABEN OK bestätigt haben, werden Ihnen die ermittelten Bedarfe angezeigt. Sie haben nun über die Taste [Funktionen] die folgenden Möglichkeiten: •
Wartungsanzeige an (aus) Über diese Funktion werden zu der jeweils markieren Zeile in der Bildschirmanzeige, die der Bedarfsermittlung zugrunde liegenden Informationen aus bereits erfolgten Wartungen angezeigt.
•
Bedarf drucken Die angezeigte Liste wird über diese Funktion ausgedruckt.
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8 Planungen durchführen 8.6 Materialbedarf für Wartungen ermitteln
•
Gehe zu Sie können, über die Eingabe des Positionsnamen, zu bestimmten Positionen springen.
•
Info Pos-Stamm Über diese Funktion werden Ihnen zu der jeweils markierten Position ausführliche Informationen aus den Positions-Stammdaten angezeigt. Sie finden dort Informationen aus den Grunddaten, Preisdaten, Lieferantendaten und die der Position zugeordneten Fachbereiche.
•
Bedarf melden Es erscheint eine Abfrage, ob alle angezeigten Bedarfe gemeldet werden sollen. Sobald Sie diese Abfrage mit „Ja“ bestätigt haben, werden diese Bedarfe automatisch an die Disposition im PDS-Programm „Bestellwesen“gemeldet. Zusätzlich erscheint ein Notizfenster mit dem Inhalt, dass eine Bedarfsmeldung an das Bestellwesen (Disposition) abgestellt wurde. Sie ergänzen in dieser Notiz noch den Inhalt der Betreffzeile und adressieren Sie an den zuständigen Disponenten / die zuständige Abteilung.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.7 Tourenplan erstellen
8.7 Tourenplan erstellen In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Tourenplan“. So können Sie Tourenpläne nach bestimmten Kriterien erstellen Sie können Tourenpläne für die offenen Aufträge nach unterschiedlichen Selektionskriterien erstellen lassen. 1.
VON/BIS PLANDATUM Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, für den Sie den Tourenplan ausdrucken lassen wollen.
2.
MONTEUR, MONTEUR-SUCHWORT Tragen Sie in dieses Feld einen oder mehrere Monteure/Monteur-Suchworte ein, für die Sie den Tourenplan erstellen wollen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Näheres zur Taste [Mehrere] und die Möglichkeiten zur Ausgrenzung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.7 Tourenplan erstellen
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 3.
FACHBEREICH AUFTRAG Sie können Aufträge nur eines bestimmten Fachbereiches für die Planung selektieren.
4.
OBJEKT Sie können, ggf. mit Hilfe der angebotenen Funktionen, bestimmte Objekt(e) für die Planung auswählen.
5.
OBJEKT-GEBIET, OBJEKT-POSTLEITZAHL Mit Hilfe dieser Eingaben, können Sie nur Objekte eines bestimmten Gebietes für die Tourenplanung vorschlagen lassen.
6.
SAMMEL-OBJEKT Über die Auswahl eines / einiger Sammel-Objekte(s) können Sie die Auswahl weiter eingrenzen.
7.
MIT DRUCK VORMERKUNGEN „Ja“-Schlüsselung: Die Vormerkungen werden mit ausgedruckt.
8.
MIT WARTESTELLUNG „Ja“-Schlüsselung: Aufträge in Wartestellung werden mit gedruckt.
9.
MIT OFFEN MOBIL Hier entscheiden Sie, ob Aufträge mit gedruckt werden sollen, die im Programmbereich „Mobilität“ als „offen“ gespeichert sind. Üblicherweise erhält der mit einem Pad ausgerüstete Monteur seinen „Tourenplan“ über die Übermittlung der für ihn gedachten Aufträge und benötigt den hier erstellten Papierausdruck nicht mehr.
10.
SORTIERT NACH, SORTIERUNG ALS KOPF Geben Sie hier im Eingabefenster die Sortierungskriterien ein und legen Sie für jedes Kriterium fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. Bestimmen Sie dann noch, ob die Sortierung als Kopf über den Tourenplan gedruckt werden soll.
11.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Legen Sie abschließend noch den Seitenvorschub Selektionsdrucks fest.
und
die
Position
des
Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern. So können Sie den Druckzeilenaufbau verändern Auf dem Feld EINGABEN OK steht Ihnen ebenfalls die Taste [Aufbau Druckzeilen] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie in einen Eingabebildschirm in dem Sie den Aufbau des Ausdrucks festlegen können. Sie können für jede Druckzeile die gewünschten Variablen-Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich] Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „ Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.7 Tourenplan erstellen
Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72.
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Planung“, „Kontroll-Liste Sammelobjekte“. Die Kontroll-Liste für Sammelobjekte verwenden Sie z. B. zur Vorlage bei den einzelnen Mietern eines Sammelobjektes, die durch eine Unterschrift die ausgeführte Wartung bestätigen können. Die Selektionskriterien für die Kontroll-Liste Sammelobjekte sind identisch mit denen im Tourenplan. Eine ausführliche Beschreibung der Selektionsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
Tourenplan erstellen“ ab Seite 168. Auch in der Kontroll-Liste Sammelobjekte haben Sie die Möglichkeit, über die Taste [Aufbau Druckzeilen] den Aufbau dieser Liste individuell zu gestalten. Sie können für jede Druckzeile die gewünschten Variablen-Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich]. Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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8 Planungen durchführen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72. Nachdem Sie alle gewünschten Eingaben getätigt haben und auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern.
Kundendienst / Wartung
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9 Mobil-Aufträge bereitstellen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
9. Mobil-Aufträge bereitstellen In dieses Menü gelangen Sie über „Auftragsverwaltung“, „Mobil-Aufträge bereitstellen“. Aufträge die Sie über dieses Menü für die Mobilität bereitstellen wollen, müssen zunächst in der Auftragsannahme erfasst worden sein. Lesen Sie dazu die Kapitel „Aufträge annehmen“ ab Seite 112 und „Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn“ auf Seite 112. Sofern Sie die Aufträge, die Sie an die Pads übermitteln wollen nicht bereits direkt nach der Erfassung bereitgestellt haben, können Sie dies über dieses Programm durchführen. Weitere Informationen über die Bereitstellung der Mobil-Aufträge nach der Erfassung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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9 Mobil-Aufträge bereitstellen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
Aufträge annehmen mit PDS-Mobil-Lösung“ ab Seite 125. So stellen Sie Mobil-Aufträge bereit 1.
VON/BIS PLANDATUM Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, für den Sie die Aufträge bereitstellen wollen.
2.
MONTEUR, MONTEUR-SUCHWORT Tragen Sie in dieses Feld einen oder mehrere Monteure/Monteur-Suchworte ein, für die Sie die Bereitstellung durchführen wollen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Näheres zur Taste [Mehrere] und die Möglichkeiten zur Ausgrenzung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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9 Mobil-Aufträge bereitstellen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 3.
FACHBEREICH AUFTRAG In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, Aufträge eines bestimmten Fachbereiches für die Bereitstellung zu selektieren. Beispiel: Wollen Sie Aufträge für einen Ihrer Heizungs-Fachleute bereitstellen, wählen Sie hier den Fachbereich Heizung.
4.
OBJEKT Sie können, ggf. mit Hilfe der angebotenen Funktionen, bestimmte Objekt(e) für die Mobil-Bereitstellung auswählen.
5.
OBJEKT-GEBIET, OBJEKT-POSTLEITZAHL Mit Hilfe dieser Eingaben, können Sie nur Objekte eines bestimmten Gebietes für die Bereitstellung auswählen.
6.
SAMMEL-OBJEKT Über die Auswahl eines / einiger Sammel-Objekte(s) können Sie die Auswahl weiter eingrenzen. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern.
Kundendienst / Wartung
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9 Mobil-Aufträge bereitstellen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
So können Sie den Druckzeilenaufbau verändern Auf dem Feld EINGABEN OK steht Ihnen ebenfalls die Taste [Aufbau Druckzeilen] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie in einen Eingabebildschirm in dem Sie den Aufbau des Ausdrucks festlegen können. Sie können für jede Druckzeile die gewünschten Variablen-Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich] Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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9 Mobil-Aufträge bereitstellen 8.8 Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken
Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken
10. Aufträge bearbeiten Ihnen stehen verschiedene Programme für die Auftragskontrolle, das Löschen von Aufträgen oder den Ausdruck von Tagesprotokollen oder Messdaten zur Verfügung. In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie die einzelnen Programme beschrieben.
10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Auftragskontrolle“. Sie können sich hiermit eine selektive Übersicht über Ihre Aufträge auf den Bildschirm aufrufen, als Liste ausdrucken oder als Datei ausgeben. Nachdem Sie sich für eine Ausgabeart „Liste auf Bildschirm“ entschieden haben, gelangen Sie in einen Anzeigebildschirm, in dem im Bildschirm-Kopf Selektionsfelder standardmäßig bereits vorgegeben sind. Das gleiche gilt auch für Informationen, die in dem Infobereich dargestellt werden sollen. Sie haben hier verschiedene Änderungsmöglichkeiten. Lesen Sie dazu das Kapitel „Selektionen für die Auftragsübersicht-Anzeige ändern“ ab Seite 179. Die Selektionsfelder im Bildschirm-Kopf bleiben auch bei der Anzeige der selektierten Aufträge sichtbar, um hier eine schnelle Kontrolle der getätigten Selektionen zu ermöglichen. Beispiel: Sie vermissen in der Anzeige der Aufträge einen bestimmten Auftrag über den Sie sich informieren wollten. Sie kontrollieren Ihre Selektionen und stellen fest, dass Sie die Aufträge nur eines bestimmten Fachbereiches selektiert haben und der vermisste Auftrag einem andern Fachbereich angehört.
Haben Sie die Ausgabeart „Liste auf Drucker“ gewählt, gelangen Sie sofort in den vollständigen Selektionsbildschirm. Eine Beschreibung dieser Selektionsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel „Weitere Selektionen eingeben“ ab Seite 182.
10.1.1 ändern
Selektionen
für
die
Auftragsübersicht-Anzeige
Sie können sich entweder bereits von Ihnen gespeicherte Selektionen aufrufen oder die Zusammenstellung der Felder nach denen Sie die anzuzeigenden Aufträge selektieren wollen neu gestalten.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken
So wählen Sie eine bereits gespeicherte Selektion an 1.
Betätigen Sie, während Sie sich auf dem Feld OK befinden die Taste [(x) Funktionen]
2.
Wählen Sie dort „Auswahl Selektionen“ und aktivieren Sie in dem daraufhin geöffneten Anzeigefenster die gewünschte Selektion per Doppelklick So gestalten Sie die Selektionsfelder neu
1.
Betätigen Sie, während Sie sich auf dem Feld OK befinden die Taste [(x) Funktionen]
2.
Wählen Sie dort „Selektion ändern“. Ihnen werden nun die zur Verfügung stehenden Selektionsfelder angezeigt. Die bereits verwendeten Felder sind farbig unterlegt und deren Anzeige-Reihenfolge wird ebenfalls angezeigt.
3.
Verwenden Sie nun zur weiteren Gestaltung der Selektionsfelder die angebotenen Tasten [(x) Feld löschen], [(x) Reihenfolge] und [(x) Anz./Eingabe Feld] •
Wollen Sie ein Feld löschen, geben Sie die lfd. Nummer dieses Feldes ein und betätigen dann die Taste [(x) Feld löschen].
•
Wollen Sie ein Feld hinzufügen, geben Sie die lfd. Nummer des gewünschten Feldes ein und betätigen dann die Taste [(x) Anz./Eingabe Feld]. Wenn dieses Feld nicht mehr auf den Anzeige-Bildschirm passt, erhalten Sie hierzu eine Meldung. Kürzen Sie dann entweder die Anzahl der möglichen Eingabe-Zeichen bei diesem oder anderen Feldern oder löschen Sie zuvor ein anderes Feld aus der Anzeige. Es wird zwischen Anzeige- und Eingabefeldern unterschieden. Anzeigefelder werden grau unterlegt dargestellt und können nicht angesprungen werden. Eingabefelder werden blau unterlegt dargestellt. Hier können Sie Ihre Selektionen eingeben. Über ein erneutes Betätigen der Taste [(x) Anz./Eingabe Feld] können Sie bestimmen, dass es sich bei dem neuen Feld lediglich um ein Anzeige-Feld handeln soll (und umgekehrt).
•
Wenn Sie die Reihenfolge der angezeigten Selektionsfelder verändern wollen, geben Sie die lfd. Nummer des zu verschiebenden Feldes ein und betätigen die Taste [(x) Reihenfolge]. Tragen Sie dann die Ziffer für die gewünschte Position des Feldes ein. Nachdem Sie diese Eingabe bestätigt haben, wird das Feld an die gewünschte Position verschoben und die Reihenfolge der nachfolgenden Felder wird angepasst. Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben und auch der Info-Bereich Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie Ihre Selektion für bestimmte Logins speichern. Nachdem Sie Ihre Änderungs-Eingaben bestätigt haben, werden Ihnen bereits die entsprechend Ihrer Voreinstellungen selektierten Aufträge angezeigt. Verwenden Sie hier die Taste [(x) Funktionen] und wählen Sie „Speichern Selektion“. Legen Sie dann fest, für welche Logins und mit welcher KurzBeschreibung Sie Ihren Bildschirmaufbau speichern wollen.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken
So gestalten Sie den Info-Bereich neu 1.
Betätigen Sie die Taste [(x) Funktionen] und wählen Sie dort „Infobereich ändern“ aus.
2.
Jetzt wird Ihnen der Infobereich als Gestaltungs-Bildschirm dargestellt. Sie haben über die Tasten [Feld löschen], [Feld einfügen], [Auswahl Feld] und [Zeile löschen] alle benötigten Gestaltungselemente zur Verfügung.
3.
Gehen Sie bei der Gestaltung Ihres Infobereiches vor, wie bereits ausführlich im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72 beschrieben.
10.1.2
Weitere Selektionen eingeben
Wollen Sie die Anzeige der Aufträge noch weiter eingrenzen, stehen Ihnen neben den Selektionsmöglichkeiten die sich im Bildschirm-Kopf befinden, und die Sie sich ggf. selbst zusammengestellt haben, noch weitere voreingestellte Eingabefelder für Ihre Selektionen zur Verfügung. So können Sie weitere Selektionsmöglichkeiten nutzen 1.
Wählen Sie die Taste [(x) Funktionen] und dort die Funktion „Weitere Selektionen“. Daraufhin öffnet sich ein Eingabefenster in dem alle Selektionsfelder enthalten sind. Die Angaben, die Sie in den Feldern des Bildschirm-Kopfes gemacht haben, werden übernommen. Sie können hier die folgenden Selektionen tätigen:
2.
ANNAHMEDATUM, PLANDATUM Sie können die Liste der Aufträge durch die Eingabe eines Annahme- und/oder Planungszeitraumes einschränken. Verwenden Sie für die Eingabe ggf. die angebotenen Tasten.
3.
NAMENSKÜRZEL Hier können Sie über die Eingabe bestimmter Kürzel veranlassen, dass Ihnen nur die Aufträge angezeigt werden, die diese Personen erfasst haben.
4.
AUFTRAG, INTERNE AUFTRAGSNUMMER Hier können Sie über die Eingabe bestimmter Aufträge oder interner Auftragsnummern gezielt Aufträge für die Anzeige auswählen.
5.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER, OBJEKT, SAMMEL-OBJEKT, GEBIET Über diese Felder können Sie den Umfang der Liste weiter einschränken. Verwenden Sie für Ihre Eingaben ggf. die angebotenen Tasten. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Näheres zur Taste [Mehrere] und die Möglichkeiten zur Ausgrenzung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 6.
MONTEUR An dieser Stelle können Sie einen oder mehrere Monteure eintragen oder über die Taste [Ohne] nur die Aufträge anzeigen lassen, denen noch kein Monteur zugeordnet wurde.
7.
FACHBEREICH, KOSTENTRÄGER, AUFTRAGSTYPEN, AUFTRAGSSTATUS Ordnen Sie hier die gewünschten Eigenschaften zu. Teilweise werden Ihnen Auswahlfenster angezeigt, aus denen Sie die gewünschten Eigenschaften übernehmen können.
8.
SORTIERUNG NACH Geben Sie hier im Eingabefenster die Sortierungskriterien ein und legen Sie für jedes Kriterium fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
9.
MIT GESAMTSUMME Entscheiden Sie hier, ob eine Gesamtsumme unten rechts am Bildschirm ausgewiesen werden soll oder nicht. Nachdem Sie alle gewünschten Eingaben getätigt haben und auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern. Haben Sie die Druckausgabe angewählt, können Sie den Druck jetzt abschicken, sofern Sie nicht noch Änderungen an der Gestaltung des Listenaufbaus vornehmen wollen. So können Sie sich weitere Informationen anzeigen lassen
In der Bildschirmanzeige können Sie sich über die Taste [Info Auftrag] detaillierte Informationen zu einem zuvor markierten Auftrag aufrufen. Über die Taste [(x) Funktionen] rufen Sie eine Reihe weiterer Funktionen auf, über die Sie sich alle verfügbaren Informationen zu dem markierten Auftrag oder andere Aufträge anzeigen lassen können.
10.1.3
Druckzeilenaufbau der Liste verändern
In dieses Programm gelangen Sie über „Auftragskontrolle“, „Liste auf Drucker“. Nachdem Sie im List-Vorlauf Ihre Selektionsangaben getätigt haben und auf dem Feld EINGABEN OK stehen, steht Ihnen die Taste [Aufbau Druckzeilen] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie in einen Eingabebildschirm, in dem Sie den Aufbau der Anzeige festlegen können. Sie können für jede Druckzeile die gewünschten variablen Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich] Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.1 Auftragskontrolle anzeigen oder ausdrucken Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.2 Aufträge löschen
10.2 Aufträge löschen In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Löschen Aufträge“. Mit diesem Programm haben Sie die Möglichkeit Aufträge durch Einzelanwahl oder selektiv zu löschen. Achtung! Lesen Sie bitte aufmerksam den beim Programmstart erscheinenden Hinweis auf die Auswertungen, für die die Aufträge benötigt werden. D. h. Sie sollten die Aufträge erst dann löschen, wenn Sie Ihre Auswertungen bereits erstellt haben!
10.2.1
Aufträge einzeln anwählen
Nachdem Sie die Einzelanwahl aktiviert haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen vornehmen. So selektieren Sie Aufträge, die zum einzeln Löschen vorgeschlagen werden sollen 1.
VON/BIS DATUM Geben Sie hier ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten den Zeitraum ein, aus dem Sie die Aufträge für die Löschung vorgeschlagen bekommen wollen.
2.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER An dieser Stelle können Sie ggf. unter Zuhilfenahme der angebotenen Tasten festlegen, für welche(n) Rechnungs-Empfänger die Wartungsplanung durchgeführt werden soll.
3.
OBJEKT, SAMMEL-OBJEKT, GEBIET Sollen Ihnen nur die Aufträge für ein bestimmtes Objekt/Sammel-Objekt/Gebiet (oder mehrere) vorgeschlagen werden, können Sie dies hier festlegen.
4.
MONTEUR Tragen Sie in dieses Feld einen oder mehrere Monteure ein, deren Aufträge vorgeschlagen werden sollen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten.
5.
FACHBEREICH Durch die Eingabe eines Fachbereiches können Sie die Aufträge weiter eingrenzen.
6.
AUFTRAG An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Aufträge zu selektieren. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Näheres zur Taste [Mehrere] und die Möglichkeiten zur Ausgrenzung finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.2 Aufträge löschen
Auswahl Feldinhalt „mehrere“/ eingrenzen“ ab Seite 81. 7.
AUFTRAGS-STATUS Wählen Sie hier aus den angezeigten Möglichkeiten den gewünschten Auftragsstatus aus. Entscheiden Sie sich z. B. für “fakturiert” werden Ihnen nur fakturierte Aufträge für die Löschung vorgeschlagen.
8.
SORTIERT NACH Hier können Sie bis zu drei Kriterien vorgeben, nach denen die Anzeige der Aufträge sortiert wird.
9.
HISTORIE LÖSCHEN „Ja“-Schlüsselung: Auch die Historiendaten werden gelöscht.
10.
LAGER-KORREKTUR „Ja“-Schlüsselung: Die verbrauchten Materialien werden für das Lager storniert, d.h. zugebucht.
11.
FAKTURA LÖSCHEN „JA“-Schlüsselung: Die Faktura-Daten werden gelöscht. Hinweis Historien können nur dann gelöscht werden, wenn der Auftragsstatus „erledigt“ lautet. Und nur dann, wenn der Auftragsstatus „erledigt und fakturiert“ lautet, können die Lager- und Fakturadaten gelöscht werden. Nachdem Sie alle gewünschten Eingaben getätigt haben und auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion mit Hilfe der Taste [Speichern Selektion] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern. Sie erhalten eine Anzeige aller selektierten Aufträge. Sie können den Aufbau dieser Anzeige (wie nachfolgend beschrieben) ändern. So verändern Sie den Anzeigenaufbau
Auf dem Feld EINGABEN OK steht Ihnen ebenfalls die Taste [Aufbau Anzeige] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie in einen Eingabebildschirm, in dem Sie den Aufbau der Anzeige festlegen können. Sie können für jede Zeile die gewünschten variablen Felder festlegen. Verwenden Sie dazu die Tasten [Auswahl Feld] und, zur Begrenzung der angezeigten Felder, die Taste [Auswahl Bereich]. Eine ausführliche Beschreibung aller Möglichkeiten und der Vorgehensweise zum individuellen Erstellen einer Liste finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.2 Aufträge löschen
Listenaufbau gestalten und speichern“ ab Seite 72. So können Sie sich weitere Informationen anzeigen lassen Sie können Sie sich über die Taste [Info Auftrag] weitere Informationen zu einem angewählten Auftrag aufrufen. Innerhalb der Anzeige steht Ihnen die Taste [(x) Funktionen] zur Verfügung, über welche Sie alle verfügbaren Informationen zu diesem Auftrag aufrufen können.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.2 Aufträge löschen
So löschen Sie die einzelnen Aufträge 1.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die vorgeschlagenen Aufträge tatsächlich löschen wollen und lassen Sie sich ggf. weitere Informationen dazu anzeigen.
2.
Wählen Sie, den/die zu löschenden Aufträge über die Eingabe der Ziffern und Taste Enter oder durch anklicken mit der Maus aus.
3.
Betätigen Sie nun Sie die Taste [Löschen starten] und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
10.2.2
Aufträge selektiv löschen
Beim selektiven Löschen werden Ihnen die Aufträge nach Abschluss der Selektionseingaben im Vorlauf nicht mehr angezeigt, sondern werden, nach der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage, sofort alle gelöscht. Die Selektions-Schlüsselungen sind identisch mit den Schlüsselungen, die Sie für die einzelne Löschung vornehmen müssen. Die Beschreibung der Schlüsselungen finden Sie im Kapitel „Aufträge einzeln anwählen“ ab Seite 185.
Kundendienst / Wartung
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10 Aufträge bearbeiten 10.3 Tagesprotokoll erstellen
10.3 Tagesprotokoll erstellen In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Tagesprotokoll“. Über dieses Programm können Sie sich ein Protokoll aller an diesem Tag erfassten Aufträge ausdrucken lassen. Nachdem Sie das Programm „Tagesprotokoll“ aufgerufen haben können Sie verschiedene Schlüsselungen zum Umfang des Protokolls machen. So legen Sie den Umfang der Störungsbeschreibung fest 1.
DRUCK STÖRUNGSBESCHREIBUNG Tragen Sie hier die Ziffer eines im Auswahlfenster vorgeschlagenen Druckumfanges ein. Sie wählen dadurch das Störungsfeld und die Anzahl der zu druckenden Zeilen pro Feld aus.
2.
DRUCK HISTORIE „Ja“-Schlüsselung: Der Historientext wird auf dem Tagesprotokoll ebenfalls gedruckt.
3.
ALLE AUFTRÄGE DRUCKEN Entscheiden Sie hier, ob Sie alle noch nicht protokollierten Aufträge drucken lassen wollen (z.B. wenn Sie einige Tage kein Protokoll ausgedruckt haben, werden die Aufträge der vergangenen Tage ebenfalls gedruckt) oder ob Sie nur die Aufträge eines bestimmten Tages (Ihnen wird das Tagesdatum vorgeschlagen, Änderung ist aber möglich) als Protokoll ausdrucken lassen wollen. Hinweis Ein Tagesprotokoll können Sie nur einmal erstellen. Alle Aufträge die einmal protokolliert (ausgedruckt) wurden, werden aus den Protokolldaten gelöscht und können kein zweites Mal im Protokoll ausgedruckt werden. Um dies zu umgehen, sollten Sie in der Druckausgabe “Spooldruck” einstellen. Aus dem Spooler können Sie das Protokoll mehrfach ausdrucken.. Nachdem Sie Ihre Schlüsselungen im Feld EINGABEN OK bestätigt haben, gelangen Sie in das Druckfenster - in dem Sie ggf. noch Änderungen an der Druckereinstellung oder Ausgabeart vornehmen können - und können den Druck starten.
10.4 Messdaten drucken In dieses Programm gelangen Sie über die „Auftragsverwaltung“, „Druck Messdaten“. Über dieses Programm können Sie sich eine selektive Liste der erfassten Messdaten ausdrucken lassen. Sie können durch Von/Bis-Eingaben in den Feldern RECHNUNGS-EMPFÄNGER, ANLAGESCHEMA, FACHBEREICH, MONTEUR und MESSDATUM den Umfang der zu erstellenden Liste eingrenzen. Abschließend legen Sie fest, wann ein Seitenwechsel durchgeführt werden soll und bestätigen Ihre Eingaben im Feld EINGABEN OK. Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.1 Pad starten und anmelden
11. Mobil-Aufträge bearbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie: •
wie Sie die abgeholten Aufträge am Pad weiterbearbeiten
•
wie Sie den jeweiligen Auftragsstatus melden
•
wie Sie Messdaten und sonstige Informationen aufnehmen.
11.1 Pad starten und anmelden Nachdem Sie das Pad eingeschaltet haben und es gestartet ist, werden nach dem Start der PDS-Mobilität die Anmelde-Daten abgefragt. Tragen Sie mit Hilfe der eingeblendeten Tastatur Ihr Kennwort ein. Der Benutzername und Ihre Firma sind bereits durch den verantwortlichen Mitarbeiter in den Profil-Stammdaten voreingestellt worden. Im Startcenter stehen Ihnen neben den nachfolgend aufgeführten Buttons auch die im Folgenden beschriebenen Funktionen zur Verfügung. •
Blitz-Button: Löst eine Verbindungsprüfung aus. Es wird überprüft, ob aktuell eine Verbindung zum Server besteht. Wird keine Verbindung festgestellt, erscheinen die passenden Vorschläge zur Problemlösung.
•
Tastatur-Button: Über diesen Button kann die Tastatur auf dem Pad manuell eingeblendet werden
•
X – Button: Durch das Berühren dieses Buttons wird die PDS-Mobilität beendet.
11.2 Notizfunktion im Startcenter Über den Punkt „Notizen“ können Sie sowohl Notizen vom Server empfangen, als auch Notizen an die auf dem Server aufgenommenen Logins gesendet werden. Liegen neue Notizen vor, wird Ihnen dies im Startcenter angezeigt. Wenn Notizempfänger an das Pad ausgegeben wurden, besteht die Möglichkeit, über [Empfänger auswählen] eine Liste aller möglichen Empfänger anzeigen zu lassen. Empfänger, deren Login in der Übersicht mit einem X gekennzeichnet sind, sind sowohl auf der Zentrale als auch Mobil zu erreichen. Welche dieser Adressen Sie verwenden wollen, bestimmen Sie durch das Betätigen des entsprechenden Übernahme-Buttons. ([Zentrale] oder [Mobil])
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.3 Pad einrichten über die Funktion: Verwaltung
11.3 Pad einrichten über die Funktion: Verwaltung Im Menü „Verwaltung“, welches sich in die Bereiche „Allgemein“ und „Kundendienst“ untergliedert, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihr Pad Ihren Wünschen entsprechend einzurichten. Hinweis: Voraussetzung ist, dass die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten für das Pad vom Systemverantwortlichen auf dem Server freigeschaltet worden sind.
11.3.1
Allgemeine Einstellungen
Konfiguration, Profilverwaltung Hier können Sie die Darstellung der Tastatur auswählen. Weiterhin können Sie an dieser Stelle die Helligkeit des Displays und die Lautstärke verändern. Achtung! Ihre Veränderungen an sind erst dann dauerhaft gespeichert, wenn sie das Programm über den Button [Einstellungen speichern] verlassen!
Netzwerk, Kommunikation Hier werden vom Systemverantwortlichen auf Ihrem Pad die Verbindungsdaten zum Server hinterlegt.
Datenpflege, Daten optimieren Die Datenoptimierung sollen Sie von Zeit zu Zeit durchführen. Hierbei wird die Datenstruktur automatisch so verbessert, dass ein gutes Zeitverhalten in den Anwendungen gewährleistet bleibt. Hinweis: Bei einem großen Datenvolumen kann dieser Vorgang einige Minuten dauern.
Stammdaten aktualisieren Wurden vom Server neue Stammdaten bereitgestellt und vom Pad bereits per Datenabgleich abgeholt, können Sie diese über die Funktion „Aktualisieren“ übernehmen. Dazu müssen Sie den gewünschten Datensatz in der angezeigten Tabelle aller übermittelten Daten auswählen und mit der Taste [aktualisieren] bestätigen.
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.4 Datenabgleich
11.3.2
Kundendienst-Einstellungen
Konfiguration, Auftragsliste konfigurieren Hier können Sie die Anzeige der Auftragsliste nach Ihren Wünschen gestalten, d. h. Sie können die gewünschten Spalten auswählen und einstellen. Achtung! Ihre Veränderungen an der Anzeige der Auftragsliste sind erst dann dauerhaft gespeichert, wenn sie diese über den Button [Einstellungen speichern] bestätigen!
Datenpflege, Erledigte Aufträge löschen Hier können Sie bestimmen, bis zu welchem Datum die erledigten Aufträge auf Ihrem Pad gelöscht werden sollen. (Eine Verringerung des vorgehaltenen Datenvolumens verbessert i.d.R. das Zeitverhalten in der Anwenung)
Datenpflege, Bewegungsdaten löschen An dieser Stelle können Sie die gesamten Auftragsdaten und Notizen löschen.
11.4 Datenabgleich Beim Datenabgleich wird die Verbindung vom Pad zum Server aufgebaut und bereitgestellte Daten (Aufträge, Stammdaten und Notizen) auf das Pad übertragen. Liegen Daten auf dem Server für Sie bereit, wird Ihnen dies innerhalb der Anwendung durch ein Meldefenster angezeigt. Über die Funktion „Datenabgleich“ können Sie manuell Daten an den Server übertragen.
11.5 Informationen in der Skeye.Pad Kopfzeile Der Akku-Ladezustand wird Ihnen in allen Anwendungsbereichen in der Kopfzeile angezeigt. Bitte beachten Sie den Akku-Zustand, damit Sie ggf. rechtzeitig aufladen können. Hinweis: Bevor der Akku vollkommen leer ist, werden Sie mit einem Signalton und einem Hinweis gewarnt. Sie sollten möglichst bald nach dem Warnton den Akku an eine Stromversorgung anschließen. Der Akku sollte niemals vollständig leer laufen!
Weiterhin werden Ihnen in der Kopfzeile das Tagesdatum und die Uhrzeit angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.6 Auftragsliste anzeigen
11.6 Auftragsliste anzeigen Nachdem Sie im Starcenter den Arbeitsbereich „Kundendienst“gestartet haben, gelangen Sie in die Auftragsliste. In der Auftragsliste werden Ihnen alle offenen und unterbrochenen Aufträge mit den Informationen angezeigt, die in der [Konfiguration der Auftragsliste] definiert wurden. Weitere Informationen zum Auftrag wie Termin, Ansprechpartner, Auftragsart, Objekt usw. sehen Sie jeweils im oberen Bereich. können Sie sich weitere Informationen zum ausgewählten Auftrag Über den Button anzeigen lassen. (Anlagedaten, Objektdaten, Historiendaten). So nutzen Sie die Funktionen in der Auftragsliste 1.
Zusatzfunktionen: Neuen Auftrag anlegen Hierüber können Sie einen manuellen Auftrag auf dem Pad erfasst werden. Tragen Sie dazu alle relevanten Kunden- und Auftraggeberdaten in die dafür vorgesehenen Felder ein. Als Auftragsart können Sie wahlweise „Auftragszettel“, mit direkter Berechnung als „Bar (Inkasso)“ oder „Lastschrift (Inkasso)“ festlegen.
2.
Zusatzfunktionen: Auftrag zurückgeben Ein Auftrag, der noch nicht von Ihnen bearbeitet wurde, kann an die Zentrale zurückgegeben werden, um diesen für einen anderen Monteur erneut abzustellen.
3.
Zusatzfunktionen: Erledigte Aufträge anzeigen Über diese Funktion werden Ihnen alle Informationen zu den bereits erledigten Aufträgen angezeigt. Eine Änderung ist an dieser Stelle nicht mehr möglich.
4.
Auftragsreihenfolge: Auftragsreihenfolge senden Wenn die Auftragsreihenfolge am Pad geändert wurde, wird sie über diese Funktion an den Server gesendet.
5.
Auftragsreihenfolge: Auftragsliste nach Datum sortieren Diese Funktion löst die Sortierung der Aufträge nach Datum aus. Hierüber werden auch ggf. von Ihnen durchgeführte manuelle Änderungen an der Sortierung rückgängig gemacht.
6.
Auftragsreihenfolge: Auftragsliste individuell sortieren Über diese Funktion schalten Sie die Auftragsliste für die manuelle Sortierung frei. Sie können hiernach direkt in der Liste den jeweils markierten Auftrag mit Hilfe der angebotenen Pfeiltasten an die gewünschte Position verschieben.
7.
Auftrag: Anfahrt Kunde Mit Hilfe dieser Funktion wird an den Server die Meldung übermittelt, dass Sie sich auf der Anfahrt zum Kunden befinden. Zu Ihrer Information werden Ihnen die näheren Informationen zu dem Auftrag angezeigt.
8.
Auftrag: Auftrag beginnen (bearbeiten bei unterbrochenen Aufträgen) Mit der Funktion Auftrag beginnen / bearbeiten wird die Meldung an den Server übertragen, dass Sie mit dem Auftrag beginnen bzw. ihn bearbeiten. Sie befinden sich danach in der Positions-Erfassung. (Dies ist nützlich, wenn keine Anfahrt zum Kunden nötig ist, da z.B. vor Ort mehrere Wohnungseinheiten bearbeitet werden.)
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.7 Auftragsart „Inkasso“
Lesen Sie weiter im Kapitel „Positionserfassung verwenden“ ab Seite 195.
11.6.1
Funktionsbuttons in der Kopfzeile
Über den Button können Sie in der gesamten Anwendung eine Lise Ihrer offenen Aufträge in Kurzform anzeigen lassen. Über den Button können Sie sich weitere Informationen zum ausgewählten Auftrag anzeigen lassen. (Anlagedaten, Objektdaten, Historiendaten). Über den Button können Sie Meldetexte an die Zentrale senden. Dies ist sowohl auftragsbezogen wie auch Ohne Zuordnung zum Auftrag möglich. Über den Button
kann die Tastatur ein- / ausgeblendet werden.
wird ins Startcenter gewechselt. (z.B. um Notizen zu lesen während Mit dem Button ein Auftrag bearbeitet wird.
11.7 Auftragsart „Inkasso“ Bei der Erfassung eines Auftrags können Sie mit der Übermittlung des Auftrags an das Pad bereits das Kennzeichen vorgeben, dass es sich um einen Inkasso-Auftrag handelt, der entweder Bar oder per Lastschrift gezahlt werden muss. Wird ein Auftrag so voreingestellt an das Pad übermittelt, werden bei der Positions-Erfassung auf dem Pad Preise angezeigt und der Belegdruck erfolgt als Rechnungs-Belegdruck ebenfalls mit Preisen. Eine Veränderung des Inkasso-Auftrags im Rücklauf ist dann nicht mehr möglich. Die Rücklauf-Erfassung eines Inkasso-Auftrags dient in diesem Fall nur der internen Rechnungsstellung in Ihrem PDS-System. Es erfolgt also die Vergabe einer RechnungsNummer, Archivierung der Rechnung, Abstellung der Daten für die FIBU-Integration.
11.7.1
Auftragsart „Inkasso“ ändern
Wird vom Server ein Auftrag mit der Auftragsart Inkasso übertragen, können Sie den Status auf „normaler“ Auftrag ändern. (Wenn z.B. der Kunde kein Geld im Haus hat oder Inkasso nicht akzeptiert.) Diese Änderung können Sie in der Druckvorschau beim Auftragsabschluss durchführen. Der geänderte Status wird vom Pad an den Server übermittelt.
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.8 Positionserfassung verwenden
11.8 Positionserfassung verwenden In der Positionserfassung können Sie zu bereits vom Server mit ausgegebenen MaterialVorgaben die verbrauchten Mengen erfassen, die zur Abrechnung gelangen sollen. Weiterhin können Sie hier auch manuelle Positionen erfassen.
11.8.1
Positionserfassung mit Material-Vorgaben
Wenn zusammen mit dem Auftrag auch Material-Vorgaben an das Pad übermittelt wurden, werden diese Ihnen in der Positionserfassung angezeigt und mit dem Maulschlüssel-Symbol gekennzeichnet. So können Sie die vorgegebenen Positionen bearbeiten 1.
Über [Menge ändern] können Sie zu den Material-Vorgaben die verbrauchten (Soll-) Mengen erfassen.
2.
Über [Neue Position] können Sie eine neue Position auswählen.
3.
•
Sie können diese Position direkt über ihren Positionsnamen aufrufen: Geben Sie dazu den Positionsnamen ein und bestätigen Sie mit [Positionsname direkt]
•
Sie können diese Position auch über verschiedene Suchbegriffe suchen lassen. Tragen sie dazu die Suchbegriffe ein (z.B. Rohr, Kupfer) und bestätigen Sie dann mit [Suchen]
•
Bei Positionen die aus den Stammdaten aufgerufen werden, wird der Preis angezeigt und ist nicht mehr veränderbar. (Sofern dies in den Profilstammdaten so festgelegt wurde.)
Um eine Position zu löschen markieren Sie die gewünschte Position und löschen Sie mit dem „Papierkorb“-Button.
11.8.2
Manuelle Position erfassen
Sie haben die Möglichkeit bei fehlenden Material-Vorgaben oder einer zu ergänzenden Position auch eine manuelle (nicht im übermittelten Positionsstamm enthaltene) Position zu erfassen. So erfassen Sie eine manuelle Position 1.
Betätigen sie in der Positionserfassung die Taste [Neue Position] und erfassen Sie dann im Feld SUCHBEGRIFF 1 den gewünschten Text.
2.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [Positionsname direkt]. Das Programm weist Sie jetzt noch einmal darauf hin, dass diese Position nicht gefunden wurde und im Rücklauf als manuelle Position verarbeitet wird.
3.
Eine Preisangabe für die manuelle Position wird automatisch abgefragt. Dieser Preis wird an den Server übermittelt und für den Rücklauf bereit gestellt.
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.9 Auftrag unterbrechen
11.8.3
Auftragszeiten überprüfen
Bei der Erfassung der Positionen für einen Auftrag auf dem Pad haben Sie die Möglichkeit, sich die für diesen Auftrag gespeicherte Fahrzeit und Anwesenheitszeit anzeigen zu lassen. Aktivieren Sie dazu die Funktion [Zeiten anzeigen]. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Erfassung der Lohnzeit noch einmal zu gegen zu checken.
11.8.4
Zusatzdaten bearbeiten
Sie können über die gleichnamigen Funktionen Bearbeitungsmöglichkeiten für die folgenden Daten aktivieren: •
Messdaten erfassen Wenn für die Anlage ein Messdatenparameter hinterlegt wurde, können hierüber Messdaten erfasst werden.
•
Objektdaten ändern Sofern Sie im Profil eine Freischaltung für diese Funktion festgelegt haben, können Sie hierüber Änderungen an Objektdaten vornehmen. Z.B. Änderung der Telefonnummer.
•
Anlagedaten ändern Sofern Sie im Profil eine Freischaltung für diese Funktion festgelegt haben und sofern ein Anlageschema für die betreffende Anlage vorhanden ist, können Sie hierin noch Änderungen vornehmen.
11.9 Auftrag unterbrechen Über den Funktionsbutton [Zurück zur Auftragsliste] kann der Auftrag jederzeit unterbrochen werden. Der unterbrochene Auftrag wird in der Auftragsliste entsprechend gekennzeichnet
11.10
Durchgeführte Arbeiten erfassen
Nachdem Sie den Funktionsbutton [Durchgeführte Arbeiten erfassen] betätigt haben, können Sie den Störungstext übernehmen und/oder manuell eingeben. (Hierbei haben Sie Zugriff auf vorgefertigte Textbausteine). Der Störungstext erscheint auf dem zu druckenden Beleg. Wenn Sie eine Notiz zum Auftrag erfassen, z.B. „Anlage veraltet, Angebot machen“, bleibt diese Systemintern (d.h. die Notiz ist für den Kunden nicht ersichtlich). Wenn Sie diese Funktion über [Weiter] verlassen haben, gelangen Sie zurück in die Positionsübersicht. Ein erneutes Betätigen des [Weiter]-Buttons führt in die Druckvorschau.
Kundendienst / Wartung
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11 Mobil-Aufträge bearbeiten 11.11 Auftrag beenden
11.11
Auftrag beenden
Nachdem der Kunde die Druckvorschau kontrolliert hat, muss diese am Pad unterschrieben werden. (Unterschrift vom Monteur ebenfalls erforderlich). Nutzen Sie hierbei ggf. die Möglichkeit, über einen entsprechenden Aufruf das Unterschriftenfeld passend für Linksoder Rechtshänder zu platzieren! Hinweis: In der Druckvorschau haben Sie, sofern dies im Profil so freigegeben ist, die Möglichkeit, die Zahlungsart zu ändern. Wenn z.B. Inkasso vorgesehen war, der Kunde dies aber ablehnt.
Nachdem Kunde und Monteur unterschrieben haben, wird der Beleg über den Button [Drucken] gedruckt. Nach dem Druck können Sie dem Auftrag den Status „teilerledigt“ oder „erledigt“ ([Auftrag beenden]) zuweisen.
11.12
Auftragsstatus an Zentrale melden
An folgenden Stellen wird die Zentrale (Server) über den jeweiligen Auftragsstatus informiert: •
Beim Datenabgleich: –
•
•
•
Der Auftrag wird abgeholt
In der Auftragsliste: –
Anfahrt Kunde
–
Auftrag beginnen
–
Blitzbutton: Autragsunabhängige Meldung, z.B. „Mittagspause“
Aus der Positionserfassung: –
Zurück zur Auftragsliste mit und ohne Auftragstext (Unterbrechungsmeldung)
–
Blitzbutton: Auftragsbezogene Rockmeldung, z.B. „Ersatzteile holen“
Aus der Druckvorschau: –
Buttons [Auftrag teilerledigt], [Auftragsende]
–
Blitzbutton: Auftragsbezogene Rückmeldung
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 11.12 Auftragsstatus an Zentrale melden
12. Rückläufe erfassen In diesem Programm erfassen oder übernehmen Sie die Daten, die der Monteur nach seinem Kundenbesuch auf dem Arbeitszettel notiert oder über das Pad übermittelt hat (z. B. Arbeitsleistung, Messdaten, verbrauchte Materialien, Kilometer). Die Rücklauferfassung ist die Voraussetzung für •
Automatische Rechnungsschreibung
•
Anlagenhistorie
•
Monteurstatistik
•
Produktivitätsanalyse
•
Nachkalkulation Reparatur Aufträge und Wartungen
Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“, „Allgemeine Grunddaten“ das Feld MIT AUTOMATISCHER RECHNUNGS-SCHREIBUNG? auf „Ja“ geschlüsselt haben, werden die Rechnungen nach Rücklauferfassung und Auftragsabschluss automatisch erstellt. Sie können entweder in dem Programm „Rücklauf/Rechnungen, „Druck Rechnungen“ oder in der „Rücklauferfassung“ im Feld EINGABEN OK über die Taste [(X) Funktionen] gedruckt werden. Die Messdaten für eine Anlage können Sie nur dann erfassen, wenn Sie in den „Firmenstammdaten“, „Umfang der Programmanwendungen“, das Feld MIT MESSDATENERFASSUNG auf „Ja“ geschlüsselt haben sowie ggf. Messdatenparameter eingerichtet haben. Die Rücklaufdaten werden objektbezogen und fortlaufend gespeichert und bilden so den "Lebenslauf" einer Anlage, die Historie.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.1 Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren
12.1 Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren Sie können die Erfassungsreihenfolge der Daten der einzelnen Rücklaufpositionen im Programm „Rücklauf/Rechnungen“, „Rücklauf-Erfassung“ definieren. Sie können also in der Rücklauferfassung den Aufbau Ihres Erfassungsbildschirms für die Positionen individuell gestalten. Das heißt, Sie bestimmen, welche Felder in welcher Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und damit gefüllt werden sollen. Ein Bildschirmaufbau kann für unterschiedliche Logins freigeben werden. Z.B. nur für Ihr eigenes Login oder für alle Logins. Für die Gestaltung Ihrer Positionserfassung können Sie bereits von PDS vordefinierte Bildschirmaufbauten übernehmen und ggf. modifizieren oder eigene Eingabereihenfolgen definieren. Durch die Definition eines eigenen Eingabebildschirms können Sie die Reihenfolge der zu füllenden Felder genau an die Reihenfolge der Felder einer Originalvorlage anpassen. Dadurch wird die Erfassung erheblich beschleunigt. Sie können sowohl Eingabefelder als auch Anzeigefelder definieren. Standardmäßig wird ein Eingabefeld definiert, die zusätzliche Kennzeichnung für ein Anzeigefeld erfolgt über eine Funktionstaste. Die Felder werden mit einer von PDS vordefinierten Länge in den Eingabe-Bildschirm übernommen. Die Länge eines jeden Feldes können Sie aber ebenfalls verändern. Achtung! Bei der Definition der Felder müssen Sie auf die Feldlängen achten. Die max. Anzahl von 76 Zeichen, die standardmäßig zur Verfügung steht, darf nicht überschritten werden! Abhängig von der jeweiligen Feldlänge können dadurch in etwa 5–9 verschiedene Felder auf dem Eingabebildschirm angezeigt werden!
Folgende Felder können auf dem Bildschirm positioniert werden: •
Positions-Name
•
Menge
•
Art
•
Preis
•
Rabatt
•
Einheit
•
Lager
•
Erlös-Gruppe
•
Monteur
•
Kurztext
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.1 Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren
So definieren Sie sich einen Erfassungsbildschirm 1.
Funktion anwählen Erst wenn Sie in der Rücklauferfassung das Feld POSITIONEN erreicht haben, steht Ihnen die Taste [(x) Funktionen] zur Verfügung. Wählen Sie hierunter die Funktion „Bildschirm neu/Änderung“ aus. Auf dem Bildschirm werden Ihnen die Felddefinitionen des von PDS voreingestellten Bildschirm-Aufbaus angezeigt. Dabei wird Ihnen in der Spalte REIHENFOLGE angezeigt, an welcher Stelle des Bildschirms das Feld dargestellt wird. In der Bildschirmdarstellung ist also das Feld POSITIONS-NAME das erste Feld und das Feld MENGE das dritte Feld auf dem Erfassungs-Bildschirm. Weiterhin finden Sie dort den Feldtyp und die Feldlänge vermerkt. Diese Angaben können Sie ebenfalls verändern.
2.
Feld auswählen Beginnen Sie mit der Definition der Felder. Wählen Sie dazu aus der Liste der zur Verfügung stehenden Felder das Feld aus, das auf Ihrem Bildschirm als erstes erscheinen soll. Sie können sowohl Eingabefelder als auch Anzeigefelder definieren. In den Anzeigefeldern können keine Eingaben vorgenommen werden. Sie dienen lediglich der Information.
3.
•
Eingabefeld definieren: Geben Sie die Nummer des gewünschten Feldes ein und betätigen Sie die Taste . Das Feld wird farbig hinterlegt und im Hintergrund auf dem Bildschirm angezeigt. Sofern es sich um ein neu definiertes Feld handelt, wird die entsprechende AUSWAHL-NUMMER hinterlegt und das Feld wird mit dem Feldtyp „EINGABE“ gekennzeichnet. Wird ein bereits bestehendes Feld geändert, wird lediglich der Feldtyp eingetragen, die Auswahl-Nummer bleibt bestehen.
•
Anzeigefeld definieren: Geben Sie die Nummer des Feldes ein und betätigen Sie sofort die Taste [(X) Anzeige / Eingabe-Feld]. Im Hintergrund auf dem Bildschirm wird das Feld angezeigt. In der Auswahlliste wird es mit einer anderen Farbe versehen als ein Eingabefeld. Sofern es sich um ein neu definiertes Feld handelt, wird die laufende AUSWAHL-NUMMER hinterlegt.
•
Feldtyp ändern Um einen Feldtyp zu ändern wählen Sie das gewünschte Feld durch Mausklick oder Eingabe der Ziffer an und betätigen erneut die Taste [(X) Anzeige / EingabeFeld]
Feldlänge ändern Bei Bedarf können Sie nun die Länge des ausgewählten Feldes verändern. Klicken Sie dazu in der Feldauswahl auf das Feld LÄNGE und betätigen Sie die Taste [Plus] bzw. [Minus]. Die sich ergebenden Veränderungen werden im Hintergrund auf dem Bildschirm angezeigt.
4.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3. solange, bis Sie sich den kompletten Bildschirm aufgebaut haben.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.1 Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren
5.
Reihenfolge ändern Möchten Sie die Reihenfolge der ausgewählten Felder ändern, rufen Sie den Bildschirm "Auswahl Felder" auf und geben Sie die laufende Nummer des zu verschiebenden Feldes ein und Betätigen sie dann die Taste [(x) Reihenfolge]. Tragen Sie in der Spalte REIHENFOLGE die neue gewünschte Position des Feldes ein. Die Reihenfolge der übrigen Felder wird automatisch angepasst.
Achtung! Bei jedem zusätzlich ausgewählten Feld wird der "Zwischenstand" der bereits erreichten Anzahl der Zeichen in der Auswahlliste angezeigt. Die maximale Breite des Eingabe-Bildschirms beträgt 76 Zeichen. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl die Breite überschreiten, erhalten Sie eine Warnung.
6.
Felder löschen Ist die Feldauswahl zu lang, löschen Sie ggf. einzelne Felder oder verändern Sie die Feldlängen für einzelne Felder (sofern möglich). •
7.
Einzelne Felder löschen Geben Sie die laufende Nummer des Feldes ein und bestätigen Sie anschließend die Taste [(X) Feld löschen].
Bildschirmaufbau speichern Um die Definition zu beenden, betätigen Sie in dem Feld AUSWAHL/WEITER die Taste [(X) Funktionen] und wählen Sie „Bildschirm speichern“. •
AUFBAU FÜR Legen Sie fest, ob nur Sie mit Ihrem Login oder alle Logins (Taste [Alle]) auf diese Bildschirmauswahl zugreifen dürfen.
•
BEZEICHNUNG Geben Sie eine Bezeichnung für den Bildschirmaufbau ein oder ordnen Sie die Bezeichnung durch Betätigen der Taste [Standard] im Feld EINGABEN OK zu. Im zweiten Fall wird der Bildschirmaufbau als Standardbildschirm für diese Firma definiert.
•
Über die Taste [Bemerkung] können Sie einen zusätzlichen erläuternden Text für die Bildschirmauswahl hinterlegen.
Beenden Sie die Definition der Bildschirmauswahl, indem Sie das Feld EINGABEN OK? mit „Ja“ bestätigen.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.2 Auftrags-Status
12.2 Auftrags-Status Die Erfassung der Rücklauf-Daten ist abhängig vom Status des Auftrags. Rücklaufdaten können für alle offenen oder noch nicht fakturierten Aufträge (Kundendienst und Wartung) erfasst oder geändert werden. Nach der Erfassung der Rücklaufdaten kann ein Auftrag als erledigt bestätigt oder als Auftrag in Wartestellung deklariert werden. •
Offener Auftrag Als offene Aufträge gelten alle im Programm „Auftragsannahme“ erfassten Kundendienst-Aufträge sowie alle Wartungen, die im Programm „Wartungsplanung“ geplant und damit programmintern in einen Wartungs-Auftrag umgewandelt wurden.
•
Auftrag in Wartestellung Ein bei der Rücklauferfassung als "in Wartestellung" bestätigter Auftrag wird indirekt als "offener Auftrag" geführt. Es können bereits Rücklauf-Daten erfasst worden sein. Der Auftrag wurde jedoch nicht als abgeschlossen bestätigt, sondern mit dem Status "Wartestellung" gekennzeichnet. Es werden vorerst noch keine Daten für die Rechnungsschreibung bereitgestellt. Aufträge mit dem Status "Wartestellung" können jederzeit erneut im Programm „Rücklauferfassung“ aufgerufen und bereits gespeicherte Daten korrigiert bzw. ergänzt werden. Eine Attribut „Wartestellung“ zu vergeben ist dann sinnvoll, wenn ein Auftrag noch nicht komplett erledigt wurde oder wenn z. B. für verbrauchte Materialien noch der Preis fehlt.
•
Unzugeordneter Mobilauftrag Ein Notdienst-Auftrag den der Monteur auf seinem Pad erfasst hat und für den noch verschiedene Daten, z.B. die Kundennummer , fehlen, wird als „unzugeordneter Mobilauftrag gespeichert.
•
Mobil teilerledigt Hierbei handelt es sich um Aufträge, die vom Monteur auf seinem Pad als teilerledigt gemeldet worden sind. Ein Monteur hat z.B. sein Gewerk erledigt und ein weiterer Monteur muss noch weitere Arbeiten durchführen.
•
Erledigter Auftrag Ein Auftrag gilt als erledigt, wenn dieser bei der Rücklauferfassung als OK bestätigt wurde. Die Daten werden für die Rechnungsschreibung bereitgestellt. Erledigte Aufträge, für die noch keine Rechnung geschrieben wurde, können jederzeit erneut in der „Rücklauferfassung“ auf gerufen und um Rücklauf-Daten ergänzt oder korrigiert werden. (Auswahl über die Taste [Erledigte Aufträge] oder Eingabe der Auftragsnummer und Taste [Erledigte Aufträge]). Die Aufträge können nur solange aufgerufen werden, bis der Rechnungsdruck angewählt wird. Als abgeschlossene Aufträge werden Aufträge bezeichnet, für die es keine Rechnungssumme gibt, weil es sich z. B. um eine Klein-Wartung handelt, dieser Auftrag aber nicht mehr als erledigt erscheinen soll.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
Fakturierter Auftrag Ist die Rechnungsschreibung für einen Auftrag erfolgt, wird dieser als fakturierter Auftrag geführt. Für fakturierte Aufträge können Rücklauf-Daten nur noch im Programm „Objektstammdaten“ erfasst werden, die dann aber nicht mehr automatisch fakturiert werden können. Im Programm „Auftragskontrolle“ können Sie sich einen Überblick über alle fakturierten Aufträge verschaffen.
12.3 Rücklauferfassung durchführen In dieses Programm gelangen sie über „Rücklauf/Rechnungen“, „Rücklauf-Erfassung“ So erfassen Sie die manuellen Rücklaufe von den Arbeitszetteln 1.
AUFTRAGS-NUMMER Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten (oder Schaltflächen für die Mobil-Aufträge) die gewünschte Auftragsnummer ein. Um die Anzeige der Mobil-Aufträge über die Schaltflächen oder die Taste [Mobil teilerledigt] zu aktualisieren aktivieren Sie die Schaltfläche [mobil Importinfo aktualisieren]. Falls Sie die Rücklaufdaten für einen noch nicht gespeicherten Auftrag erfassen wollen, können Sie an dieser Stelle über die Taste [Auftrag erfassen] den Auftrag zuvor neu aufnehmen. Einige der angebotenen Tasten, die Sie hier verwenden können sind z.B.: •
[Suchen interne Auftrags-Nummer] Wurde in der „Auftragsannahme“ eine interne Auftragsnummer hinterlegt, können Sie hier nach dieser Nummer suchen
•
[Offene Aufträge] Nachdem Sie diese Taste betätigt haben, werden Ihnen alle offenen Aufträge angezeigt. Sie können für einen zuvor markierten Auftrag eine Reihe weiterer, ausführlicher Informationen aufrufen. Verwenden Sie dazu die angebotenen Tasten, wie z.B. [(x) Funktionen]. Wollen Sie einem markierten Auftrag Annahme-, Einsatz-, Arbeitsbeginn- und Arbeitsende-Zeiten zuordnen, betätigen Sie die Taste [Auftrags-Zeiten] und füllen die Felder des daraufhin geöffneten Erfassungsfensters. Diese Arbeitszeiten können in dem Programm „Statistiken/Briefe“, „Monteur-Statistiken“, „Auftragszeiten-Einhaltung“ ausgewertet werden. Hinweis Um an dieser Stellen Auftragszeiten erfassen zu können, müssen Sie in den „Firmenstammdaten“, „Wartungs-Verträge“ das Feld MIT AUFTRAGSZEITENERFASSUNG auf „Ja“ schlüsseln.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Erledigte Aufträge] Sie erhalten eine Auswahl aller bereits erledigten Rückläufe.
•
[Aufträge aus Mareon] Hierunter finden Sie die Aufträge aufgelistet, die aus dem Internet-Portal (Mareon) übernommen wurden. Hinweis Unter Umständen erscheint bei der Anwahl eines Auftrages aus der Liste der „offenen Aufträge“ ein Hinweis, dass der angewählte Auftrag in Mobil gespeichert ist und daher nicht ausgewählt werden kann.
Eine weitere Beschreibung der verschiedenen Auftrags-Stadien finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Auftrags-Status“ ab Seite 202. 2.
RECHNUNGS-EMPFPÄNGER, OBJEKT-ANSCHRIFT, ggf. ABWEICHENDER RECHNUNGSEMPFÄNGER, BEMERKUNG OBJEKT Diese objekt- bzw. auftragsbezogenen Daten werden nach der Eingabe der AuftragsNummer automatisch in die Felder eingetragen. Sie können hier nicht geändert werden. Hinweis In den folgenden Feldern werden Ihnen jeweils die Daten aus der Auftragsbearbeitung angezeigt. Diese Daten können Sie bestätigen oder ggf. noch ändern.
3.
HISTORIENTEXT In diesem Feld können Sie eine Textzeile für die Historie der Anlage eingeben oder die Taste zur Übernahme des Störungstextes verwenden. Über die Taste [HISTORIENTEXT] können Sie weitere Historien-Textzeilen hinterlegen.
Hinweis Dieser Text kann, abhängig von der Rechnungssschema-Schlüsselung, als Betreffzeile in der Rechnung gedruckt werden. In diesem Fall sollte überprüft werden, ob eine Übernahme des Störungstextes sinnvoll ist.
4.
•
[Übernahme Wartung] Sie erfassen einen Reparatur-Rücklauf, wobei zusammen mit der Reparatur auch die Wartung durchgeführt wurde. Um diese Durchführung einer Wartung mit zu erfassen, betätigen Sie die Taste [Übernahme Wartung] und wählen Sie die gewünschte Wartung aus. Die Wartungspauschale erscheint jetzt im Rücklauf und das Wartungsdatum wird hochgesetzt. Gleichzeitig erscheint die Anzeige ggf. vorhandener weiterer offener Aufträge für das Objekt.
•
[Ändern Anlage] Über diese Taste können Sie dem Auftrag eine andere Anlage zuordnen. Diese Taste steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn für das Objekt mehrere Anlagen hinterlegt wurden.
MONTEUR Hier wird der in der „Auftragsannahme“ bzw. bei Wartungs-Aufträgen in der „WartungsPlanung“ gespeicherte Monteur vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag ggf. ändern. Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“, „Verträge“ das Feld MIT MONTEURPROVISION auf „Ja“ geschlüsselt haben, über die Taste [Aufteilung] das Eingabefenster für die Aufteilung der Statistik/Provision öffnen. Hier wird Ihnen die in den „Monteurstammdaten“ festgelegte Aufteilung der „Provision für die Statistik“ angezeigt. Sie können an dieser Aufteilung des prozentualen Anteils für die Statistik oder Provision ggf. noch Änderungen vornehmen. •
[Zus.Pos.-Erfassung] Wenn Sie in den nachfolgenden Feldern die vorgeschlagenen Daten übernehmen wollen, gelangen Sie durch die Betätigung dieser Taste direkt in die Positionserfassung.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
5.
AUSFÜHRUNGSDATUM Hier wird das in der „Auftragsannahme“ bzw. bei Wartungs-Aufträgen in der „WartungsPlanung“ gespeicherte Datum vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag ggf. ändern. Verwenden Sie für die Änderung des Datums ggf. die angebotenen Funktionen.
6.
•
[Auftrag abschließen] Diese Taste soll Ihnen einen Schnellabschluss des Auftrages ermöglichen. Mit Hilfe dieser Taste überspringen Sie die folgenden Felder in der Rücklauferfassung und akzeptieren damit die Vorgaben aus der Auftragsannahme. Sie bestätigen lediglich noch die Zahlungsbedingungen und können einen Text für die Archivierung eingeben. Findet das Programm allerdings keine Positionen (z.B. Wartungen in denen keine Positionen berechnet werden sollen) oder Positionen mit Menge „Null“, springt das Programm zuvor automatisch in die Positionserfassung wo Sie ggf. noch Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen können.
•
[Zu Pos.-Erfassung] Wenn Sie in den nachfolgenden Feldern die vorgeschlagenen Daten übernehmen wollen, betätigen sie diese Taste und Sie gelangen direkt in die Positionserfassung.
AUFTRAGSART Für jeden Auftrag, ausgenommen Wartungsaufträge, können Sie die vorgeschlagene Auftragsart noch ändern. Wenn Sie für das aktuelle Objekt in den „Objekt-Stammdaten“ Verträge hinterlegt haben, erscheint der Hinweis „VERTRÄGE“ am rechten oberen Bildschirmrand. Über die Taste [Vertragspreise] können Sie sich über ggf. vorhandene Preise bei KundenVerträgen aus dem DIS-X informieren. Achtung! Wenn Sie hier eine der Auftragsarten 1 – 5 festlegen, wird für die erfassten Werte eine Rechnung erstellt und die Daten fließen gleichzeitig in die Statistik. Soll für die erfassten Werte keine Rechnung erstellt werden, da es sich beispielsweise um eine Garantieleistung handelt, wählen Sie hier eine der Auftragsarten FÜR STATISTIK (6 – 9). In diesem Fall werden die Werte lediglich in der Statistik berücksichtigt und es wird keine Rechung erstellt.
7.
•
[Zu Pos.-Erfassung] Wenn Sie in den nachfolgenden Feldern die vorgeschlagenen Daten übernehmen wollen, betätigen sie diese Taste und Sie gelangen direkt in die Positionserfassung.
•
[Wartungszuordnung] Über diese Taste kann ein Reparaturauftrag einer Wartung zugeordnet werden, z.B. wenn es sich um eine Nachbesserung einer vertraglichen Wartung handelt. Dies bedeutet, dass für den Reparaturauftrag keine Rechnung erstellt und die Auftragsart auf „w“ für die Statistik „Nachkalkulation Wartungsverträge“ gesetzt wird.
RECHNUNGS-SCHEMA Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ das Feld MIT AUTOMATISCHER RECHNUNGSSCHREIBUNG auf „Ja“ geschlüsselt haben, ist die Zuordnung eines Rechnungs-Schemas aus dem DIS-X-Grundmodul „Faktura“ zwingend erforderlich.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Vorgeschlagen wird die in den „Firmenstammdaten“ bzw. in den „Objekt-Stammdaten“ hinterlegte Schema-Nummer. Diese kann hier geändert werden. •
[Zu Pos.-Erfassung] Wenn Sie in den nachfolgenden Feldern die vorgeschlagenen Daten übernehmen wollen, betätigen sie diese Taste und Sie gelangen direkt in die Positionserfassung.
8.
DIS-VERTRAG NAME Liegt diesem Auftrag ein bestimmter Vertrag aus dem DIS-X –Modul zugrunde, können Sie hier den Namen dieses Vertrages eintragen / ggf. korrigieren:
9.
LAGER-NUMMER Haben Sie in den „Firmenstammdaten“ des DIS-X-Grundmoduls eine Lagerbestandsführung angelegt und die geführten Lagerstätten eingerichtet, kann die automatische Lagerabbuchung der fakturierten Materialien vom hier vorgegebenen Lager erfolgen.
Hinweis Voraussetzung für die automatische Lagerabbuchung ist die Schlüsselung des Feldes MIT LAGERABBUCHUNG auf „Ja“ in dem Rechnungsschema erforderlich, welches für die Rechnungsschreibung verwendet wird.
Die Lager-Nummer, die Sie hier eingeben, wird bei allen Positionen vorgeschlagen. Sie können sie aber bei jeder einzelnen Position ändern. Dadurch können auch EinzelPositionen von unterschiedlichen Lagern abgebucht werden. •
10.
[Zu Pos.-Erfassung] Wenn Sie in den nachfolgenden Feldern die vorgeschlagenen Daten übernehmen wollen, betätigen sie diese Taste und Sie gelangen direkt in die Positionserfassung.
KOSTENTRÄGER/KOSTENSTELLE Hier wird Ihnen der/die zugeordnete Kostenträger/Kostenstelle vorgeschlagen, der/die aus der „Auftragsannahme“ bzw. bei Wartungsverträgen aus den „Vertragsdaten“ der Anlage stammt. Über die Taste [Aufnahme/Änderung] können Sie einen neuen Kostenträger / eine neue Kostenstelle anlegen. Beachten Sie, dass es sich dabei um eine Kurzaufnahme handelt und die Daten in der PDS-BEBU ergänzt werden müssen. Hinweis Die Zuordnung eines Kostenträgers / einer Kostenstelle für die Integration der Rechnungsdaten in die Betriebsbuchhaltung ist nur dann möglich, wenn Sie in den „Firmenstammdaten“ das Feld EINSATZ VON PDS-BEBU mit „Ja“ geschlüsselt haben.
11.
POSITIONEN Haben Sie im Schema einen Textbaustein mit Variablen angelegt, werden Sie zunächst nach den dort fehlenden Daten gefragt. Für die Eingabe der Positionen öffnet sich das Eingabefenster für den Materialverbrauch. Diesen Erfassungsbildschirm können Sie individuell gestalten wenn Sie die Taste [(X) Funktionen] betätigen und dort die Funktion „Bildschirm neu / Änderung“ auswählen.
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Eine ausführliche Beschreibung der Bildschirmgestaltung finden Sie im Kapitel
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren“ ab Seite 199. Mehr über die Positions-Erfassung und die Möglichkeiten durch die Zuweisung von Auftragsarten Einfluss auf den Rechnungsdruck und die Statistik zu nehmen erfahren Sie im Kapitel „Positionen im Rücklauf erfassen“ ab Seite 216. 12.
GELEISTETE-/BERECHNETE KILOMETER Die geleisteten Kilometer werden aus den „Objekt-Stammdaten“ übernommen. Das Feld BERECHNETE KILOMETER wird gefüllt, wenn in der „Positions-Erfassung“ (im Rücklauf) in dem entsprechenden Feld die Taste [Kilometer] betätigt wird.
13.
BEMERKUNG In diesem Feld können Sie eine Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkung wird bei der Erfassung des nächsten Auftrags für dieses Objekt in dem Programm „Auftragsannahme“ zur Information angezeigt. Haben Sie bei der letzten Rücklauferfassung für dieses Objekt bereits eine Bemerkung hinterlegt, wird Ihnen diese vorgeschlagen. Sie können sie beibehalten oder ändern. Über die Taste [Vormerkungen] können Sie eine Texteingabe machen, die Ihnen in der „Auftragsannahme“, in der „Objekt-Info“ und in den „Objekt-Stammdaten“ angezeigt wird. Über die Taste [Löschen Bemerkung] können Sie eine bereits hinterlegte Bemerkung wieder löschen. EINGABEN OK Bestätigen Sie Ihre erfassten Rücklaufdaten, gilt der Auftrag als erledigt. Die Daten werden für die Rechnungsschreibung bereitgestellt. (Ausdruck der Rechnungen im Programm „Druck Rechnungen“. Hinweis Erledigte Aufträge können bis zur Rechnungsschreibung in der Rücklauferfassung erneut aufgerufen werden. Sie können die Aufträge im Feld AUFTRAGS-NUMMER über die Taste [Erledigte Aufträge] aufrufen und die Rücklaufdaten korrigieren bzw. ergänzen.
Achtung Nach dem Rechnungsdruck ist der Auftrag für „Kundendienst / Wartung“ fakturiert und kann nicht mehr aufgerufen werden. Sollten Sie nach dem Rechnungsdruck einen Fehler feststellen, können Sie nur im Programm „Faktura“ Korrekturen vornehmen. Diese Korrekturen haben allerdings keine Auswirkungen in dem Programm „Kundendienst / Wartung“, d. h. die Änderungen erscheinen nicht in der Historie oder in den statistischen Auswertungen! Aus diesem Grund sollte für evtl. Änderungen nach dem Rechnungsdruck immer überlegt werden, ob diese Änderungen in einem neuen Auftrag erfasst werden können. Es sollte nur im Ausnahmefall die Faktura für Korrekturen verwendet werden!
•
[Ändern Rechnungsempfänger] Über die Taste [Ändern Rechnungsempfänger] können Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Wartestellung] Über diese Taste können Sie dem Auftrag den Status „in Wartestellung“ zuweisen. Lesen Sie dazu auch das folgende Kapitel „Wartestellung im Rücklauf zuweisen“.
12.3.1
Wartestellung im Rücklauf zuweisen
Am Ende der Rücklauferfassung, wenn Sie sich auf dem Feld EINGABEN OK befinden, steht Ihnen u. a. die Funktion [Wartestellung] zur Verfügung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, warum ein Auftrag in der Rücklauferfassung auf „Wartestellung“ gesetzt werden sollte. Beispiel 1 Wenn vor der Rechnungsschreibung noch eine Rücksprache mit dem Monteur erforderlich ist, können Sie den Auftrag auf dem Feld EINGABEN OK auf Wartestellung setzen. Nach der Klärung der Fragen und ggf. Änderung der erfassten Daten wird der Auftrag über die Taste [Erledigt] aus der Wartestellung genommen. Beispiel 2 Es erscheint eine Meldung, dass „Noch ein Auftrag für dieses Objekt, mit anderer AZNummer“ und Sie möchten alle Aufträge auf einer Rechnung zusammenfassen. (Beim „Rechnungsempfänger“ muss das Feld SAMMELRECHNUNG PRO OBJEKT mit „Ja“ geschlüsselt sein.) Nun stellen Sie den ersten Arbeitszettel nach der Erfassung auf dem Feld EINGABEN OK auf „Wartestellung“. Wenn der zweite AZ kommt, ändern Sie zunächst den ersten AZ auf „erledigt“, erfassen dann den zweiten AZ und drucken die Rechnung. Beispiel 3 Es erscheint die Meldung, dass zwei Arbeitszettel für den Auftrag gedruckt wurden und der erste in Wartestellung gestellt wurde. (Diese Meldung erscheint, wenn Sie in den „Allgemeinen Grunddaten“ das Feld HINWEIS BEI MEHREREN ARBEITSZETTELN mit „Ja“ geschlüsselt haben.) Ergänzen Sie dann später den in Wartestellung gesetzten Arbeitszettel durch die Daten des zweiten Arbeitszettels (für den gleichen Auftrag). Ordnen Sie danach dem Auftrag manuell den Status „erledigt“ zu.
12.3.2
Taste [(X) Funktionen] in der Rücklauferfassung
Über diese Taste werden Ihnen eine ganze Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung gestellt, die im Folgenden erläutert werden. Diese Funktionen können Sie auch über die Tastenkombination aufrufen, die in dem Anzeigefenster für die jeweilige Funktion angegeben ist. Abhängig von der Position, von der aus Sie die Sonderfunktionen aufrufen, stehen Ihnen einige der nachfolgend erläuterten Funktionen nicht zur Verfügung.
Hinweis: Ein weiterer Faktor, der Einfluss auf die Verfügbarkeit der einzelnen Funktionen hat, ist der zugrunde liegende Vertrag. Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Bildschirm neu / Änderung] Sie können einen neuen Erfassungsbildschirm definieren oder einen vorhandenen Erfassungsbildschirm ändern.
Eine ausführliche Beschreibung der Definition eines Erfassungsbildschirms finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren“ ab Seite 199. •
[Position löschen] Nachdem Sie die Frage „Soll die Position gelöscht werden?“ mit „Ja“ bestätigt haben, wird die aktuelle Position gelöscht.
•
[Position einfügen] Vor der aktuellen Position können Sie eine neue Position einfügen.
•
[Positionen] Für die Eingabe der Positionen öffnet sich das Eingabefenster für den Materialverbrauch.
Lesen Sie zur Positionserfassung auch das Kapitel „Positionen im Rücklauf erfassen“ ab Seite 216. •
[Monteur] Hier können Sie das verbrauchte Material einem bestimmten Monteur zuordnen. Über eine Taste können sie den Monteur schlüsseln, der in der „Auftragserfassung“ diesem Auftrag zugeordnet wurde.
•
[Hauptbauteile] In diesem Fenster werden Ihnen alle verfügbaren Informationen zu den Hauptbauteilen der hinterlegten Anlage angezeigt. Sie können hierzu jeweils eine Bemerkung hinterlegen. Über die Taste [Neuaufnahme] können Sie weitere Bauteile hinzufügen. Bei Betätigen der Taste [Auswahl] werden die hinterlegten Bauteile zur Auswahl angezeigt.
•
[Wartungszuordnung] Ermöglicht die Zuordnung der aktuell erfassten / markierten Position zu einer Wartung. Diese Zuordnung beeinflusst nicht die Wartungsplanung sondern nur die Statistiken.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Betrefftext] Hier wird Ihnen der Betrefftext aus dem geschlüsselten Vertrag angezeigt. Diesen können Sie bei Bedarf ändern. Beachten Sie, dass der Betrefftext je nach Schlüsselung als Betrefftext in der Rechnung gedruckt werden kann. Über die Tasten [Zeile löschen] und [Zeile einfügen] können Sie den Betrefftext ändern. Den Text formatieren Sie bei Bedarf über die Taste [Formatieren Text]. Um einen neuen Textbaustein zu hinterlegen, betätigen Sie die Taste [Textbaustein] und geben einen Namen für den Textbaustein ein. Drücken Sie anschließend die Taste [Aufnahme].
•
[Zahlungsbedingungen] In diesem Fenster werden Ihnen die aktuellen Zahlungsbedingungen angezeigt. Sie können hieran bei Bedarf Änderungen vornehmen.
•
[Schlusstext] Der Schlusstext aus dem hinterlegten Rechnungsschema wird angezeigt. Bei Bedarf können Sie diesen Schlusstext ändern.
•
[Verträge DIS] Sie erhalten Informationen zu ggf. hinterlegten DIS-Verträgen oder können sich allgemein Informationen zu DIS-Verträgen aufrufen.
•
[Messdaten] Die Felder, die Sie in den „Objekt-Stammdaten“ im Messdaten-Parameter hinterlegt haben, werden für die Erfassung angezeigt. Die Messdaten werden in der Historie gespeichert. Wenn Sie Eingabefelder im Messdaten-Parameter als "vergleichsrelevant" gekennzeichnet haben, können Sie sich die erfassten Messdaten für diese Felder in der „Auftragsannahme“ anzeigen lassen.
•
[Kulanzbrief] Wenn Sie das Feld ART in der Positionserfassung auf KULANZ geschlüsselt haben, können Sie hier den sofortigen Ausdruck eines Kulanz-Briefes veranlassen. In dem Feld FORMULAR schlüsseln Sie das Formular für den Kulanz-Brief, welches Sie in der „Formular-Aufnahme“ aufgenommen haben.
•
[Vormerkungen] Sie können eine Texteingabe machen, die Ihnen in der „Auftragsannahme“ in der „Objekt-Info“ und in den „Objekt-Stammdaten“ angezeigt wird.
•
[Ausfallzeiten] In diesem Fenster können Sie für jeden Monteur Ausfallzeiten hinterlegen. Ausfallzeiten sind alle die Zeiten an denen der Monteur nicht für „Kundendienst / Wartung“ zur Verfügung steht, z.B. Schulungszeiten, Zeiten, an denen der Monteur auf einer Baustelle ist oder eine neue Anlage einbaut, Urlaub usw.). Die Zeiten, die Sie hier als Ausfallzeiten hinterlegen, werden in der „Monteurplanung“ automatisch hinterlegt.
•
[Faktura drucken] Nachdem Sie Belegdatum sowie Ihr Zeichen für die Rechnung hinterlegt haben, gelangen Sie in das Fenster „Druckausgabe". Dort können Sie den Drucker für die Druckausgabe schlüsseln und die Faktura wird sofort gedruckt.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Rechnungs-Empfänger] In diesem Fenster wird Ihnen der Rechnungs-Empfänger angezeigt. Über die Taste [Anzahl Aufträge] wird Ihnen die Anzahl der offenen, erledigten und fakturierten Aufträge sowie die in Wartestellung befindlichen Aufträge und die Aufträge für die noch kein Rücklauf erfasst wurde, angezeigt. Der RechnungsEmpfänger kann hier nicht geändert werden. Änderungen an den Daten des Rechnungs-Empfängers müssen Sie in den „Objekt-Stammdaten“ hinterlegen.
•
[Objekt-Grunddaten] In diesem Fenster werden Ihnen die „Objekt-Stammdaten“ angezeigt. Diese Daten können hier nicht geändert werden.
•
[Anlage] Hier werden Ihnen Informationen zur hinterlegten Anlage angezeigt. Die hinterlegten Bauteile der Anlage können über die Taste [Hauptbauteile] aufgerufen werden. Eine Übersicht über die hinterlegten Messdaten erhalten Sie über die Taste [Messdaten-Übersicht].
•
[Vertrag] Die Vertragsdaten werden angezeigt. Sie können hier nicht geändert werden.
•
[Wartungs-Termine] Hier werden der nächste geplante Wartungs-Termin, das Wartungs-Intervall sowie die Plan-Arbeitszeit aus den „Objekt-Stammdaten“ angezeigt.
•
[Rechnungs-Termine] Bei Wartungs-Verträgen werden in einem Fenster das nächste Rechnungsdatum, das Rechnungs-Intervall, der Vertrags-Name sowie der zu zahlende Betrag angezeigt. Diese Daten werden aus den „Objekt-Stammdaten“ übernommen.
•
[Historie] In diesem Fenster wird Ihnen die Historie der aktuellen Anlage angezeigt. Informationen über den zugrunde liegenden Auftrag einzelner Historien erhalten Sie durch Auswahl der Historie und betätigen der Taste [Info Auftrag]. Der Materialverbrauch wird über die Taste [Materialverbrauch] angezeigt. Haben Sie für den Auftrag einen Historientext von mehr als einer Zeile hinterlegt, können Sie diesen zusätzlichen Text über die Taste [Weiterer Text] aufrufen. Wenn Sie herausfinden wollen, welche Arbeiten an einem bestimmten Tag wurde, geben Sie das gewünschte Datum ein und betätigen Sie die Taste [Suche Datum].
•
[Notiz zum Auftrag] Sie können eine bereits verfasste Notiz aufrufen und ggf. ergänzen oder eine neue Notiz zum aktuell bearbeiteten Auftrag verfassen. Diese Notiz können Sie an beliebige Logins versenden.
•
[Anzahl Auft. Re-Empf.] Sie können eine Übersicht über alle Aufträge des aktuellen RechnungsEmpfängers aufrufen. Die Aufträge werden nach Status sortiert aufgelistet.
•
[Info Änderung] Sie erhalten Auskunft, welches Login, wann zuletzt Änderungen an der Rücklauferfassung vorgenommen hat.
•
[Preis Materialverbrauch] Diese Funktion ruft eine Anzeige auf, in der die Preise des Materialverbrauchs aufgeschlüsselt nach Material und Lohn angezeigt werden.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
•
[Einblenden Kurztext] Sie können den Kurztext der aktuell erfassten Position einblenden lassen.
•
[Positionsnamen ändern] Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, einen zuvor markierten Positionsnamen zu ändern.
Weitere Informationen zu den Fenstern „Info Auftrag“ und „Materialverbrauch“. Fenster „Info Auftrag": •
[Weiter mit Return] Bei Betätigen der Taste [MATERIALVERBRAUCH] wird der Materialverbrauch zu dem aktuellen Auftrag angezeigt. Über die Taste [WEITERER TEXT] können Sie die vollständige Störungsbeschreibung aufrufen.
•
[(X) Funktionen] Auch hier können Sie wieder viele verschiedene Funktionen verwenden
Fenster „Materialverbrauch": •
[Weiter] Über die Taste [Wechsel Anzeige] können Sie die Positionen im Lang- oder Kurztext anzeigen lassen.
•
[OP-Anzeige] Hier werden Ihnen die offenen Posten des Rechnungsempfängers angezeigt. Für jeden offenen Posten wird die Rechnungs-Nummer, das Datum, der Text, der Rechnungs-Betrag sowie die Mahnstufe aufgeführt.
•
[Anzahl Aufträge Rechnungs-Empfänger] In diesem Fenster werden Ihnen die Anzahlen der offenen, erledigten und fakturierten Aufträge sowie die Anzahl der Aufträge in Wartestellung und die Anzahl der Aufträge ohne Rücklauf angezeigt.
•
[Info Änderung] Hier wird angezeigt, wer wann den Rücklauf erfasst und wer ggfs. Änderungen an dem erfassten Rücklauf vorgenommen hat.
•
[Auftragszeiten] In diesem Fenster können Sie Annahme-, Einsatz-, Arbeitsbeginn- und Arbeitsende-Zeiten erfassen, wenn Sie in den „Firmenstammdaten“, „Wartungsverträge“ das Feld MIT AUFTRAGSZEITEN-ERFASSUNG auf „Ja“ geschlüsselt haben.
•
[Staffelpreise] Hier werden die Staffelpreise angezeigt, sofern eine Position erfasst wurde, für die in den „Positions-Stammdaten“ Staffelpreise hinterlegt sind.
•
[Währungsanzeige wechseln] Hier werden die Einzelpreise sowie die Netto-Beleg-Summen in abweichender Hauswährung angezeigt.
•
[Einblenden Kurztext] Die Kurztexte aller bereits in diesem Rücklauf erfassten Positionen werden angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
12.3.3
Positionen im Rücklauf erfassen
In die „Rücklauferfassung“ gelangen Sie über „Rücklauf/Rechnungen“, „Rücklauferfassung“. In der manuellen Rücklauferfassung gelangen Sie, nachdem Sie bereits einige Angaben getätigt haben, in den Bereich für die Positionserfassung. Zu den Angaben, die der Positionserfassung vorausgehen und zur individuellen Gestaltung des Erfassungsbildschirmes lesen Sie bitte die Kapitel „Rücklauferfassung durchführen“ ab Seite 203 und „
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren“ ab Seite 199. So erfassen Sie die Positionen 1.
POSITIONS-NAME Geben Sie die verbrauchte Position ein. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Funktionen, wie •
[Suchwort] In einem Fenster geben Sie in dem Feld SUCHMUSTER die zu suchende Position ein. Hier können Sie den Suchbegriff auf ein bestimmtes [Textmuster] beschränken, das [Suchmuster kürzen] oder über die Taste [Preisanzeige] den Preis auswählen, der angezeigt werden soll.
•
[Bildschirm-Aufbau] Über diese Taste können Sie, sofern Sie noch keine Positionen eingegeben haben, einen eigenen Eingabe-Bildschirm definieren.
Eine ausführliche Beschreibung des individuellen Bildschirmaufbaus finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Erfassungsreihenfolge für Positionen definieren“ ab Seite 199.
2.
•
[Manuelle Position] Über diese Taste können Sie hier eine manuelle Position aufnehmen.
•
[Zwi.-Summe / Text] Nachdem Sie diese Funktion angewählt haben, können Sie ein Feld für eine Zwischensumme oder ein Textfeld in die Positionserfassung einfügen. Haben Sie sich für ein Textfeld entschieden, können Sie den gewünschten Text eingeben. Nach der Bestätigung wird im Feld POSITIONS NAME folgendes angezeigt ***Text***
ERLÖSGRUPPE Geben Sie die Erlösgruppe ein. Über die Taste [Aufnahme/Änderung] können Sie eine neue Erlösgruppe aufnehmen.
3.
MENGE Geben Sie die verbrauchte Menge ein. Über die Taste [Kilometer] werden die Kilometer aus den „Objekt-Stammdaten“ in dem Feld MENGE hinterlegt.
4.
PREIS Der Preis, den Sie im Rechnungsschema festgelegt haben (Fakturapreis, Angebotspreis), wird aus den „Positions-Stammdaten“ übernommen und hier hinterlegt. Bei Bedarf kann der Preis geändert werden.
5.
RABATT In diesem Feld wird der Rabatt hinterlegt, den Sie bei Bedarf ändern können.
6.
EINHEIT In diesem Feld wird die Preiseinheit angezeigt, die Sie in den „Positions-Stammdaten“, „Preis-Daten“ hinterlegt haben. Die Preiseinheit gibt an, auf wie viel Mengeneinheiten der Position sich der Preis beziehen soll.
7.
LAGER Sofern Sie mit automatischer Lagerbestandsführung arbeiten, hinterlegen Sie in diesem Feld aus welchem Lager die Menge entnommen wurde. Dieser Eintrag ist wichtig für die automatische Lagerbestandsführung.
8.
ART Hier bestimmen Sie die Berechnungsart (Garantie, Wartung o.ä. ) der erfassten Positionen. Der Andruck von Kulanz- und Garantiepositionen in der Rechnung ist abhängig von den Einstellungen im Bereich „Druckumfang Rechnungen“.
Achtung! Wenn Sie hier eine der Auftragsarten 1 – 5 festlegen, wird für die erfassten Werte eine Rechnung erstellt und die Daten fließen gleichzeitig in die Statistik. Soll für die erfassten Werte keine Rechnung erstellt werden, da es sich beispielsweise um eine Garantieleistung handelt, wählen Sie hier eine der Auftragsarten FÜR STATISTIK (6 – 9). In diesem Fall werden die Werte lediglich in der Statistik berücksichtigt und es wird keine Rechung erstellt.
Wenn Sie Teile der Arbeitszeit oder Position als Kulanz oder Garantie erfassen wollen, müssen Sie die geleistete Zeit/Position gesplittet erfassen und Sie hier entsprechend Ihrer Berechnung kennzeichnen (Kulanz, Garantie). Haben Sie beispielsweise zwei Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Ventile eingebaut, von denen eines ein Garantiefall ist, müssen Sie die Ventile einzeln erfassen und im Feld ART die jeweilige Berechnungsart festlegen. Die Schlüsselungen für die Statistik werden benötigt, um Materialien, die nicht berechnet werden sollen, trotzdem für die statistischen Auswertungen zu erfassen, oder um in der Nachkalkulation über die Differenz von theoretischem und tatsächlichem Erlös einen Gewinn/Verlust zu ermitteln.
Beispiel: Aufgrund der folgenden Art-Zuweisung ist in der Nachkalkulation erkennbar, dass der tatsächliche Erlös 180,- € beträgt. Der theoretische Erlös (Monteurstunden + Material) ist 135,- €. Es lässt sich ein „Gewinn“ von 45,- € ermitteln. (Zudem fließen die Monteurstunden bei dieser Art-Zuweisung mit in die Monteurstatistik / Produktivitätsanalyse ein.)
9.
Werte
Art
In Rechnung
In Statistik
Wart.pausch 150,- €
W
Ja
Ja
Lohn Mont. 3 Std. á 35,- €
w
Nein
Ja
Zündelektrode 30,-€
W
Ja
Ja
OK Über die Taste [Positionsdaten ändern] können Sie Texte, Preise, Grunddaten oder Teilpositionen der aktuellen Position ändern. •
[(X) Funktionen] Über diese Taste können Sie eine ganze Reihe weiterer Funktionen aufrufen. Nachdem Sie Ihre Eingaben in diesem Fenster über die Taste [Ende] abgeschlossen haben, werden Ihnen im folgenden Fenster die voreingestellten Zahlungsbedingungen angezeigt. Nehmen Sie hieran ggf. noch Korrekturen vor und bestätigen Sie dann die Daten.
Manuelle Positionen aufnehmen Gelegentlich müssen Sie eine auf dem Arbeitszettel nachgetragene manuelle Position im Rücklauf erfassen. Hierfür nutzen Sie die Taste [(X) Funktionen] So erfassen Sie eine manuelle Position 1.
Taste [(X) Funktionen], „Position einfügen“ Fügen Sie im Positionserfassungsbildschirm über diese Funktion eine Spalte in der Positionstabelle ein.
2.
Taste [Manuelle Position] Nachdem Sie diese Taste betätigt haben, müssen Sie den maximal zweizeiligen Kurztext der manuellen Position eingeben. (Beachten Sie den nachfolgenden Hinweis zur Verwendung einer „Dummy-Position.)
3.
Geben Sie dann die Erlösgruppe, Menge, Art-Zuordnung, ggf. den Preis und einen Positionsnamen ein.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.3 Rücklauferfassung durchführen
Hinweis Sie können sich für die Aufnahme manueller Positionen im Rücklauf eine „DummyPosition“ anlegen. D.h. Sie legen in den „Positions-Stammdaten“ eine „leere“ Position mit z.B. dem Titel/Namen „kdw“ an und legen dort lediglich fest, dass es sich um eine Materialposition handelt. Alle anderen Felder bleiben beim Anlegen dieser Position leer. Wollen Sie dann in „Kundendienst / Wartung“ im Rücklauf eine manuelle Position aufnehmen, die mehr als zwei Kurztextzeilen enthalten soll, rufen Sie die Dummy-Position („kdw“) auf. Nun können Sie über die Taste [Positionsdaten ändern] den Positionsnamen ändern und die weiteren gewünschten Angaben machen.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.4 Rücklauf vom Pad übernehmen
12.4 Rücklauf vom Pad übernehmen Innerhalb der Rücklauferfassung sind die vom Pad zurückgemeldeten und erledigten Aufträge ersichtlich. Die Anzahl der Mobil erledigten, Mobil teilerledigten und die die Anzahl noch nicht zugeordneten Mobil-Aufträge wird in einer Informationszeile angezeigt. So übernehmen Sie die Rücklaufdaten erledigter Aufträge vom Pad 1.
Gehen Sie über das „Rücklauf/Rechnungen“ in das Programm „Rücklauf-Erfassung“.
2.
Über die Taste [Mobil erledigt] können Sie die entsprechenden Aufträge zur Anzeige und Bearbeitung aufrufen. Innerhalb der Übersicht haben Sie über die Taste [Info Auftrag] die Möglichkeit, weitere Informationen zum markierten Auftrag anzeigen zu lassen.
3.
Der markierte Auftrag wird Ihnen mit den vom Pad erfassten Daten vorgeschlagen. Wurden alle Positionen, die auf dem Pad erfasst wurden als eindeutig befunden, kann der Rücklauf bestätigt werden.
Hinweis Wurden auf dem Pad manuelle Positionen erfasst, die noch nachbearbeitet werden müssen, erscheint ein Hinweis und das Programm wechselt automatisch in die Positionserfassung und markiert dort die relevante Position. Dort können Sie über die Anwahl von [Positionen] die erfassten Positionen geprüft und ggf. ergänzt werden, sofern es sich nicht um einen InkassoAuftrag handelt.
Die auf dem Pad hinterlegte Auftragsnotiz wird Ihnen automatisch zur Information angezeigt und kann in die Vorbemerkungen übernommen werden. Grundsätzlich gehen Sie bei der weiteren Rücklauf-Bearbeitung vor wie bereits im Kapitel „Rückläufe erfassen“ ab Seite 198 beschrieben. So gehen Sie bei teilerledigten Aufträgen vor 1.
Gehen Sie über das „Rücklauf/Rechnungen“ in das Programm „Rücklauf-Erfassung“.
2.
Über die Taste [Mobil teilerledigt] können Sie die entsprechenden Aufträge zur Anzeige und Bearbeitung aufrufen. Innerhalb der Übersicht haben Sie über die Taste [Info Auftrag] die Möglichkeit, weitere Informationen zum markierten Auftrag anzeigen zu lassen.
3.
Vom Pad als teilerledigt an die Zentrale zurück gemeldete Aufträge müssen erneut für die Mobilität, z.B. für einen anderen Monteur bereitgestellt werden. Die bereits erfassten Positionen werden bei einer erneuten Bereitstellung für die Mobilität mit ausgegeben uns sind in den Informationen zum Auftrag ersichtlich.
Kundendienst / Wartung
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12 Rückläufe erfassen 12.4 Rücklauf vom Pad übernehmen
Achtung! Wenn Sie einen Rücklauf für einen teilerledigten Auftrag erfassen, kann für diesen Auftrag kein weiterer Teil aus der Mobilität übernommen werden. So gehen Sie bei unzugeordneten Mobil-Aufträgen vor 1.
Gehen Sie über das „Rücklauf/Rechnungen“ in das Programm „Rücklauf-Erfassung“.
2.
Über die Taste [unzugeordnete Mobil-Aufträge] können Sie die entsprechenden Aufträge zur Anzeige und Bearbeitung aufrufen.
3.
Nachdem Sie den gewünschten Auftrag markiert haben, werden Ihnen die auf dem Pad erfassten Daten angezeigt. Ordnen Sie den Auftrag einem Objekt/Rechnungsempfänger aus den Stammdaten zu. Die erfassten Positionen und Texte werden hierbei übernommen.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.1 Kundendienstrechnungen erstellen
13. Rechnungen erstellen In den folgenden Kapiteln werden die Voraussetzungen sowie die Vorgehensweisen für die (automatische) Erstellung von Kundendienst- und Wartungsrechnungen beschrieben.
13.1 Kundendienstrechnungen erstellen Der Druck der Kundendienstrechnungen kann aufgrund der gespeicherten Daten aus der Rücklauferfassung automatisch erfolgen. Hinweis Fertige Rechnungen können im Programm „Faktura“ korrigiert werden. Diese Korrekturen fließen nicht in das Programm „Kundendienst / Wartung“ ein, d.h. es gibt auch keine Auswertungsmöglichkeiten der Änderungen in den Statistiken etc. Das Faktura-Programm sollte deshalb nur in Ausnahmefällen für die Bearbeitung der Rechnungen verwendet werden! Die Integration der Rechnungsdaten in die PDS-FIBU / -BEBU ist ebenfalls möglich. Die Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel „Rechnungsdaten in die PDSFIBU/BEBU integrieren“ ab Seite 230.
13.1.1 Voraussetzungen Kundendienstrechnungen
für
Erstellung
von
Die folgenden Voraussetzungen müssen für die Erstellung von Kundendienstrechnungen erfüllt sein: •
•
Im DIS-X-Grundmodul: –
Aufnahme eines Rechnungs-Schemas für Kundendienstrechnungen im Programm „Faktura“.
–
Aufnahme von Material- und Lohn-Positionen (Ersatzteile und Monteurstunden) im Programm „Positionen“ im DIS-X-Grundmodul.
–
Aufnahme von Text-Bausteinen für Betreff-/Schlusstexte im Programm „Positionen / Textbausteine“ im DIS-X-Grundmodul.
Im Modul IV, „Kundendienst / Wartung“: –
Schlüsselung der „Firmenstammdaten“ auf “Automatische Rechnungsschreibung?” „Ja“ (sofern ein automatischer Rechnungsdruck erfolgen soll).
–
Hinterlegung eines Rechnungs-Schemas (siehe Punkt 1) in den Firmenstammdaten (bzw. den „Objekt-Stammdaten / Rechnungs-Empfänger“ oder bei der „Rücklauferfassung“.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.1 Kundendienstrechnungen erstellen
Hinweis Sofern Sie die Rechnungsdaten in die Finanz-/Betriebsbuchhaltung integrieren wollen, beachten Sie bitte auch die Voraussetzungen für die Integration. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Voraussetzungen für die Integration“ ab Seite 230
13.1.2
Leistungen / Ersatzteile erfassen
Alle angefallenen Leistungen und Materialien / Ersatzteile für einen Auftrag müssen im Programm „Rücklauferfassung“ eingegeben werden. Eine ausführliche Beschreibung der Erfassung von Rücklaufdaten finden Sie im Kapitel „Rückläufe erfassen“ ab Seite 198. Bei Schlüsselung der „Firmenstammdaten“ mit automatischer Rechnungsschreibung werden die erfassten Daten sofort für den Rechnungsdruck bereitgestellt und bei der automatischen Rechnungsschreibung berücksichtigt.
13.1.3
Kundendienstrechnungen automatisch drucken
In das Programm für den automatischen Rechnungsdruck gelangen Sie über „Rücklauf / Rechnungen“, „Druck Rechnungen“.
Voraussetzung für den automatischen Rechnungsdruck In den Firmenstammdaten muss die Abfrage “Mit automatischer Rechnungsschreibung?” auf “„Ja“” geschlüsselt sein. Außerdem muss die Erfassung aller Leistungen, Materialien und Ersatzteile in der „Rücklauferfassung“ abgeschlossen sein. So starten Sie den automatischen Rechnungsdruck Nachdem Sie das Programm „Rücklauf / Rechnungen“, „Druck Rechnungen“ angewählt haben, können Sie in einem Selektionsfenster über verschiedene VON/BIS-Angaben die auszudruckenden Rechnungen eingrenzen. Innerhalb des selektierten Bereiches werden beim Ausdruck gleichzeitig mögliche Wartungsrechnungen berücksichtigt, falls Sie vorher eine „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“ durchgeführt haben. Lesen Sie dazu auch das Kapitel „Wartungsrechnungen drucken“ ab Seite 227 Nach dem Druck der Rechnungen werden Ihre Statistiken aktualisiert.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.1 Kundendienstrechnungen erstellen
13.1.4
Kundendienstrechnungen manuell drucken
Sofern Sie in den „Firmenstammdaten“ des Moduls „Kundendienst / Wartung“ die Abtrage “Mit automatischer Rechnungsschreibung?” auf “Nein ” geschlüsselt haben, müssen Sie die Kundendienstrechnungen im Programm „Faktura“ im DIS-X-Grundmodul manuell bearbeiten und ausdrucken.
Hinweis In diesem Fall werden die für den Auftrag erfassten Rücklaufdaten für die Rechnungsschreibung in der „Faktura“ nicht bereitgestellt. Sie müssen diese Daten dort erneut erfassen.
13.1.5
Kundendienstrechnungen ändern
Die Vorgehensweise der Rechnungsänderung hängt davon ab, ob die zu ändernde Rechnung bereits gedruckt wurde oder noch nicht.
Vor dem Ausdruck Wenn die Erfassung der Rücklaufdaten im Programm „Rücklauferfassung“ beendet und der Kundendienst-Auftrag abgeschlossen ist, werden die Daten vom Programm für die automatische Rechnungsschreibung bereitgestellt. Bis zur Rechnungsschreibung („Druck Rechnungen“) können alle erledigten Aufträge in der Rücklauferfassung erneut aufgerufen und ggf. korrigiert oder ergänzt werden.
Nach dem Ausdruck Alle Kundendienst- und Wartungsrechnungen, die Sie im Modul IV mit dem Programm „Druck Rechnungen“ erstellt haben, sind auch nach dem Druck weiterhin in der Rechnungsdatei der „Faktura“ (im DIS-X-Grundmodul) vorhanden. Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsdaten und ein erneuter Ausdruck sind im Programm „Faktura“ noch möglich. Ebenso wie bei den direkt in der Faktura erstellten Rechnungen bleiben Ihre Daten solange gespeichert, bis sie aktiv von Ihnen gelöscht oder in die PDS-FIBU integriert werden. Beachten Sie jedoch bitte: eine Änderung der Rechnungsdaten in der „Faktura“ wird nicht für die Statistiken in Kundendienst / Wartung übernommen!
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.2 Wartungsrechnungen erstellen
13.1.6
Rechnungen löschen
Alle Kundendienst- und Wartungsrechnungen, die Sie entweder im Modul IV mit dem Programm „Druck Rechnungen“ oder im DIS-X-Grundmodul mit dem Programm „Faktura“ geschrieben haben, sind auch nach dem Ausdruck weiterhin in der Rechnungs-Datei der „Faktura“ vorhanden. Die Daten bleiben solange gespeichert, bis Sie aktiv von Ihnen gelöscht oder in die PDSFIBU integriert und damit automatisch gelöscht werden. Sofern Sie keine Integration der Rechnungsdaten in die PDS-FIBU durchführen, müssen Sie die erledigten Rechnungen manuell löschen. So löschen Sie Rechnungen wenn nicht in die PDS-FIBU integriert wird 1.
Wählen Sie im DIS-X Grundmodul das Programm „Faktura“, „Rechnungen löschen“ an.
2.
Selektieren Sie im folgenden Eingabefenster, bis zu welchem Datum Sie die nachfolgend eingegrenzten Rechnungen löschen wollen.
3.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK Die Rechnungen werden gelöscht.
13.2 Wartungsrechnungen erstellen Wartungsrechnungen können automatisch erfolgen, da die für die Rechnungsschreibung erforderlichen Daten automatisch aus dem Wartungsvertrag herangezogen werden. Für Wartungsrechnungen ist daher die Erfassung von Rücklaufdaten nur dann erforderlich, wenn zusätzliche Leistungen und/oder Materialien angefallen sind. Der Programmablauf „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“ ist dann erforderlich, wenn die Rechnungen zu einem bestimmten Termin (Plandatum) fällig sind. Werden die Wartungspauschalen nach durchgeführter Wartung fällig (Siehe auch die Schlüsselungen in den „Objekt-Stammdaten“, „Vertrags-Daten“, im Feld RECHNUNGSTERMINE, ist dieser Programmablauf nicht erforderlich. In Ausnahmefällen kann der Rechnungsdruck auch im DIS-X-Grundmodul, im Programm „Faktura“ durchgeführt werden. Um jedoch Daten für die statistische Auswertung zu erhalten, sollte über „Kundendienst / Wartung“ gedruckt werden! Grundsätzlich ist also die Ausgabe der Rechnungen in „Kundendienst / Wartung“ zu verwenden. Die Integration der Rechnungsdaten in die PDS-FIBU / -BEBU ist ebenfalls möglich. Die Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel „Rechnungsdaten in die PDSFIBU/BEBU integrieren“ ab Seite 230.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.2 Wartungsrechnungen erstellen
13.2.1 Voraussetzungen Wartungsrechnungen
für
Erstellung
Die folgenden Voraussetzungen müssen für die Erstellung von Wartungsrechnungen erfüllt sein: •
•
Im DIS-X-Grundmodul –
Aufnahme eines Rechnungs-Schemas für Wartungsrechnungen im Programm „Faktura“.
–
Aufnahme von Text- oder Material-Positionen für Rechnungstexte im Programm „Positionen“ im DIS-X-Grundmodul.
–
Aufnahme von Text-Bausteinen für Betreff-/Schlusstexte im Programm „Positionen / Textbausteine im DIS-X-Grundmodul.
Im Modul IV, „Kundendienst / Wartung“ –
Schlüsselung der „Firmenstammdaten“ auf Einsatz von Wartungs-Verträgen und Hinterlegung von Vertrags-Grunddaten.
•
Hinterlegung eines Rechnungs-Schemas in den „Firmenstammdaten“ (bzw. den „Objekt-Stammdaten / Rechnungs-Empfänger“ oder bei der „Rücklauferfassung“.
•
Aufnahme der Vertragsdaten für die Anlage in den „Objekt-Stammdaten“.
13.2.2
Zusätzliche Leistungen / Ersatzteile erfassen
Abhängig von den Einstellungen in den „Vertrags-Grunddaten“ in den „Firmenstammdaten“ oder den „Vertragsarten“ kann die Erfassung von Ersatzteilen und zusätzlichen Leistungen für eine Wartung im Programm „Rücklauferfassung“ erforderlich sein (wenn z.B. der Wartungsvertrag keine Ersatzteile beinhaltet). In diesem Fall müssen Sie die Erfassung dieser Leistungen / Materialien vor der Bereitstellung der Rechnungsdaten im Programm „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“ durchführen. Eine ausführliche Beschreibung der Erfassung von Rücklaufdaten finden Sie im Kapitel „Rückläufe erfassen“ ab Seite 198. Alle erfassten zusätzlichen Leistungen und Materialien werden bei der automatischen Rechnungsschreibung (Programm „Druck Rechnungen“) berücksichtigt.
13.2.3
Wartungsrechnungen drucken
In dieses Programm gelangen Sie über „Rücklauf / Rechnungen“, „Druck Rechnungen“. Beachten Sie bitte, dass die nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie den Druck starten! Der Ausdruck der Wartungsrechnungen erfolgt in jedem Fall automatisch, unabhängig davon, wie Sie die „Firmenstammdaten“ geschlüsselt haben. Die Abfrage “Mit automatischer Rechnungsschreibung?” ist nur für Kundendienstrechnungen relevant.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.2 Wartungsrechnungen erstellen
So drucken Sie Wartungsrechnungen 1.
Erfassen Sie ggf. zusätzliche Leistungen / Materialien. Wenn der Wartungsvertrag keine Ersatzteile beinhaltet, können Sie die Erfassung von Ersatzteilen und zusätzlichen Leistungen für eine Wartung im Programm „Rücklauferfassung“ durchführen. Erfassen Sie in diesem Fall diese Leistungen und Materialien vor der Bereitstellung der Rechnungsdaten. Die zusätzlichen Leistungen und Materialien werden dann bei der automatischen Rechnungsschreibung berücksichtigt.
2.
Drucken Sie ggf. eine Liste der fälligen Wartungsrechnungen. Über das Programm „Liste fälliger Rechnungen“ können Sie die durch das Programm „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“ für die Berechnung bereitgestellten Wartungsrechnungen ausdrucken lassen. Nachdem Sie die „Liste fälliger Rechnungen“ aufgerufen haben, können Sie auswählen, nach welchen Sortierkriterien sie ausgedruckt werden soll. Den Umfang der Liste schränken Sie durch eine VON/BIS-Eingabe des Rechnungsdatums ein.
3.
Berechnen Sie die Wartungspauschalen. Abhängig von Ihrer Schlüsselung der Rechnungs-Termine in den Vertragsdaten einer Anlage („Objekt-Stammdaten“) wird die Berechnung der Wartungspauschalen wie folgt durchgeführt:
4.
•
Rechnung auf Termin (nach Plandatum) Bei dieser Schlüsselung müssen Sie vor dem eigentlichen Ausdruck der Wartungsrechnungen in jedem Fall das Programm Þ BEREITSTELLUNG VON WARTUNGSRECHNUNGEN anwählen. Mit diesem Programm werden - aufgrund der hinterlegten Vertragsdaten - alle fälligen Wartungsrechnungen innerhalb des vorgegebenen Zeitraums ermittelt und die Daten für den Druck der Rechnungen bereitgestellt. Beachten Sie unbedingt auch den folgenden Abschnitt zur Bereitstellung von Wartungsrechnungen!
•
Rechnung nach durchgeführter Wartung Damit bei dieser Schlüsselung die Pauschale berechnet wird, müssen für den Wartungs-Auftrag Rücklaufdaten erfasst werden. Bei der „Rücklauferfassung“ werden als erste Position(en) die Wartungspauschale(n), evtl. die Anfahrtskosten und ggf. die Gebietsposition vorgeschlagen. Die Anfahrtskosten und die WartungsPauschalpositionen können im Rücklauf nicht geändert werden.
Starten Sie ggf. die „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“ Durch den Programmlauf „Bereitstellung von Wartungsrechnungen“, „Bereitstellen“ werden die Plandaten für die Rechnungstermine in den Vertragsdaten der Objektstammdaten entsprechend der gespeicherten Rechnungs-Intervalle automatisch hochgesetzt.
Hinweis Wollen Sie irrtümlich hochgesetzte Plandaten wieder zurücksetzen lassen, können Sie dazu das Programm „Bereitstellung von Wartungsrechnungen aufheben“ verwenden. Hierdurch wird dann der letzte Lauf rückgängig gemacht.
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.2 Wartungsrechnungen erstellen
5.
Aktivieren Sie nun den automatischen Rechnungsdruck. Erst nach der Bereitstellung der Rechnungsdaten oder der Rücklauferfassung ist der automatische Rechnungsdruck für Wartungen möglich. In dieses Programm gelangen Sie über „Rücklauf Rechnungen“.
/ Rechnungen“, „Druck
Nachdem Sie das Programm „Druck Rechnungen“ angewählt haben, können Sie in einem Selektionsfenster über verschiedene VON/BIS-Angaben die auszudruckenden Rechnungen eingrenzen. Innerhalb des selektierten Bereiches werden beim Ausdruck gleichzeitig mögliche Kundendienstrechnungen berücksichtigt.
13.2.4
Wartungsrechnungen ändern
Die Vorgehensweise bei der Änderung von Wartungsrechnungen ist davon abhängig, ob die Rechnung bereits gedruckt wurde. •
Vor dem Ausdruck: Hinweis Sobald die Daten vom Programm für die automatische Rechnungsschreibung bereitgestellt wurden, ist eine Änderung der Rechnungen vor dem Ausdruck in „Kundendienst / Wartung“ nicht mehr möglich. Bei Wartungsrechnungen auf Termin (Plandatum) ist dies der Fall, wenn die Rechnungsdaten für den Ausdruck bereitgestellt wurden, d.h. nach der Anwahl des Programms „Bereitstellung von Wartungsrechnungen, „Bereitstellen“.
Für besondere Ausnahmefälle steht Ihnen die folgende Änderungsmöglichkeit zur Verfügung: Wollen Sie die Daten für diese Rechnungen vor dem Ausdruck ändern, können Sie die Rechnungen im DIS-X-Grundmodul in der „Faktura“ aufrufen, dort korrigieren und anschließend ebenfalls in der Faktura ausdrucken. Sofern Sie in der „Faktura“ korrigieren, werden die Daten für die statistischen Auswertungen in „Kundendienst / Wartung“ nicht aktualisiert! •
Nach dem Ausdruck:
Alle Kundendienst- und Wartungsrechnungen, die Sie im Modul IV mit dem Programm „Druck Rechnungen“ erstellt haben, sind auch nach dem Druck weiterhin in der Rechnungsdatei der „Faktura“ (im DIS-X-Grundmodul) vorhanden. Eine nachträgliche Änderung der Rechnungsdaten und ein erneuter Ausdruck sind im Programm „Faktura“ noch möglich. Ebenso wie bei den direkt in der Faktura erstellten Rechnungen bleiben Ihre Daten solange gespeichert, bis sie aktiv von Ihnen gelöscht oder in die PDS-FIBU integriert werden. Bedenken Sie dabei bitte, dass es bei dieser Variante keinen Datenrückfluss in das Programm „Kundendienst / Wartung“ gibt. Deshalb sollte diese Änderungsmöglichkeit nur möglichst selten genutzt werden. Wie
Sie
Rechnungen
Kundendienst / Wartung
löschen
können,
wird
im
Kapitel
„
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13 Rechnungen erstellen 13.3 Rechnungskontrolle durchführen
Rechnungen löschen“ ab Seite 226 beschrieben.
13.3 Rechnungskontrolle durchführen In dieses Programm gelangen Sie über „Rücklauf / Rechnungen“, „Rechnungs-Kontrolle. In der Rechnungskontrolle können Sie den selektiven Ausdruck einer Liste veranlassen, auf der die wichtigsten Daten aller Rechnungen für Aufträge mit sofortiger oder späterer Berechnung aufgeführt sind. So erzeugen Sie die Kontroll-Liste für die Rechnungen 1.
Nachdem Sie das Programm angewählt haben, entscheiden Sie, ob die Liste für Aufträge mit sofortiger Berechnung oder für Aufträge mit späterer Berechnung gedruckt werden soll.
2.
Schränken Sie über die Eingaben VON/BIS RECHNUNGSEMPFÄNGER und VON/BIS AUSFÜHRUNGSDATUM den Umfang der Liste ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wählen Sie den gewünschten Drucker und starten Sie den Ausdruck.
13.4 Rechnungsdaten in die PDS-FIBU/BEBU integrieren Sofern Sie neben „Kundendienst / Wartung“ auch die Programme PDS-FIBU und PDSBEBU im Einsatz haben, können Sie die Rechnungsdaten als “Offene Posten” in die Finanzbuchhaltung und gleichzeitig auf die Kostenstellen / Kostenträger der Betriebsbuchhaltung integrieren. Die Datenintegration wird über zugeordnete Erlösgruppen aus dem DIS-X-Grundmodul bzw. Kostenstellen/Kostenträger aus der PDS-BEBU gesteuert. Wenn die nachfolgend genannten Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Rechnungsdaten beim Rechnungsdruck in eine separate Datei für den anschließenden Integrationslauf abgestellt.
13.4.1
Voraussetzungen für die Integration
Für die Integration der Rechnungsdaten in die PDS-FIBU/BEBU müssen Sie verschiedene Schlüsselungen und Angaben getätigt haben. So bereiten Sie die Rechnungsdaten-Integration vor 1.
FIBU/BEBU aktivieren Schlüsseln Sie die „Firmenstammdaten“ (sowohl „Kundendienst / Wartung“ als auch DIS-X-Grundmodul) in den Feldern EINSATZ PDS-FIBU-X / PDS-BEBU-X mit “„Ja“”.
2.
Datenübernahme Rechnungsschema Schlüsseln Sie das in den „Firmenstammdaten“ für die Rechnungsschreibung herangezogene Rechnungs-Schema im Feld DATENÜBERNAHME auf “„Ja“. (Das gleiche gilt für abweichende Rechnungs-Schemen, die dem Rechnungs-Empfänger bzw. in der Rücklauferfassung zugeordnet wurden.)
Kundendienst / Wartung
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13 Rechnungen erstellen 13.4 Rechnungsdaten in die PDSFIBU/BEBU integrieren
3.
Erlösgruppen zuordnen Für die Integration von Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung muss die Zuordnung einer Erlösgruppe aus dem DIS-X-Grundmodul erfolgt sein, und zwar für Wartungsrechnungen in den „Objekt-Stammdaten“, „Vertragsdaten und für Kundendienstrechnungen in der „Rücklauferfassung“.
4.
Kostenstellen/-träger zuordnen Für die Integration von Rechnungsdaten in die Betriebsbuchhaltung muss die Zuordnung von Kostenstellen/Kostenträgern der Betriebsbuchhaltung erfolgt sein, und zwar entweder vertragsbezogen in den „Objekt-Stammdaten“ oder auftragsbezogen bei der „Auftragsannahme“ bzw. in der „Rücklauferfassung“.
13.4.2
Integrationslauf durchführen
Die Integration bzw. Rechnungsdaten-Ausgabe wird im DIS-X-Grundmodul im Programm „Faktura“ durchgeführt. Beim Ausdruck der Rechnungen im Programm „Druck Rechnungen“ bzw. in der „Faktura“ werden die Daten für den Integrationslauf / Rechnungsdaten-Ausgabe in einer separaten Datei abgestellt. Achtung Vor der Integration der Rechnungsdaten sollten Sie eine „Datensicherung“ (von DIS-X und FIBU/BEBU) erstellen, da die Rechnungsdaten während des Integrationslaufs automatisch gelöscht werden! Die gleichzeitige Sicherung von DIS/FIBU/BEBU ist unbedingt erforderlich für den Fall, dass die Datensicherung für Korrekturen zurückgespielt werden muss und die Daten anschließend erneut integriert werden. Dadurch wird ein doppeltes Verbuchen in den Programmen ausgeschlossen. Die Datensicherung bietet Ihnen die Möglichkeit, den vor der Integration bestehenden Datenbestand wiederherzustellen (falls z.B. Korrekturen der Rechnungen erforderlich werden)!
Die Anwahl des Integrationslaufs erfolgt im DIS-X-Grundmodul im Programm „Faktura“. Dort gehen Sie in die „Rechnungs-Daten-Verarbeitung“ und weiter in die „Integration PDS-FIBU oder die „Übernahme Rechnungsdaten“. Nachdem Sie die Integration der Rechnungsdaten durchgeführt haben, sind alle Rechnungsdaten automatisch gelöscht. Ein separates Löschen der Rechnungen ist nicht erforderlich. Hinweis Auch Rechnungen aus der „Faktura“ oder „Projektrechnungen“, also Rechnungen die außerhalb des Programms „Kundendienst / Wartung“ erfasst wurden, werden bei der Integration berücksichtigt.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.1 Monteur-Statistiken erstellen
14. Auswertungen / Statistiken erstellen Sie haben im Programm „Kundendienst / Wartung“ eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten. Sie können z.B. die Monteur-Aktivitäten, die MonteurProduktivität, die Anlage- und Vertragsdaten statistisch auswerten. In den einzelnen Listen, die Sie sich erstellen können, haben Sie viele verschiedene Selektionsmöglichkeiten. Neben dem Ausdruck von Listen können Sie sich die statistischen Daten auch als Export-Dateien aufbereiten lassen, damit Sie diese Werte z.B. in Excel verwenden können. Grundsätzlich ist bei der List-Selektion vorzugehen wie bereits aus den übrigen Anwendungsbereichen des Programms „Kundendienst / Wartung“ bekannt. Hinweis Für eine optimale Nutzung der Selektions- und damit Auswertungsmöglichkeiten ist ein sinnvoller und gut strukturierter Aufbau Ihrer Stammdaten erforderlich. Eine weitere Voraussetzung für die Erstellung von Statistiken und Auswertungen ist natürlich ein ausreichender Bestand an erfassten Daten.
14.1 Monteur-Statistiken erstellen Sie haben im Bereich Monteur-Statistiken verschiedene Möglichkeiten, eine Auswertung zu erstellen. In die Programmauswahl gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „MonteurStatistik“.
14.1.1
Monteur-Statistik ausdrucken
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Monteur-Statistiken“, „MonteurStatistik. Die Monteur-Statistik beinhaltet die geleisteten Stunden, die nach Wartung, Sonstige, Garantie und Kulanz aufgeschlüsselt werden. Darüber hinaus ist ein Vorjahresvergleich möglich. Die Monteur-Statistik führt einen Soll-/Ist-Vergleich der kalkulierten Zeit aus den WartungsVertragsdaten mit den tatsächlich geleisteten und erfassten Zeiten durch. Abhängig von der Schlüsselung in den „Vertrags-Grunddaten“ (in den „Firmenstammdaten“) wird eine Monteur-Provisionsliste mit den monatlichen Provisionsbeträgen gedruckt. Es handelt sich dabei um die in den Wartungsverträgen hinterlegten Provisionen. Nachdem Sie die „Monteur-Statistik“ aufgerufen haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen eingeben und den Ausdruck der Liste starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.1 Monteur-Statistiken erstellen
14.1.2
Monteur-Stunden Liste erstellen
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Monteur-Statistiken“, „MonteurStunden Liste“. In dieser Liste werden Ihnen für die selektierten Monteure die, im festgelegten Zeitraum insgesamt angefallenen Stunden, aufgeteilt nach Wartung, Garantie, und Kulanz, aufgeführt. Hinweis In den „Firmenstammdaten“ muss die Abfrage „Mit PDS-Lohn?“ auf „Ja“ geschlüsselt sein.
Nachdem Sie die „Monteur-Stunden Liste“ aufgerufen haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen eingeben und den Ausdruck der Liste starten.
14.1.3
Produktivitätsanalyse durchführen
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Monteur-Statistiken“, „Produktivitätsanalyse. Mit Hilfe dieses Programms können Sie den Umfang der ausgenutzten Kapazität der Monteure oder der Fachbereiche anhand des Brutto/Netto-Auslastungsgrades ermitteln. Um die Entwicklung für einen bestimmten Zeitraum und evtl. Abweichungen feststellen zu können, bietet die Produktivitätsanalyse unterschiedliche Auswertungsarten, die Sie wahlweise mit Vorjahreswerten und deren Abweichungen ausdrucken können. Die Ermittlung der Werte innerhalb der Liste kann anhand des Ausdrucks der Legende nachvollzogen werden. Nachdem Sie die „Produktivitätsanalyse“ aufgerufen haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen vornehmen. So selektieren Sie die Daten für die Produktivitätsanalyse 1.
Nachdem Sie die „Produktivitätsanalyse“ aufgerufen haben, bestimmen Sie, ob die Analyse als Liste oder als Datei ausgegeben werden soll.
2.
MONTEUR, FACHBEREICH Geben Sie einen oder mehrere Monteure / Fachbereiche ein. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Unter der Taste [Mehrere] steht Ihnen auch die AUSGRENZUNG zur Verfügung. Wenn Sie hier mit „Ja“ schlüsseln, haben Sie die Möglichkeit, aus der zuvor festgelegten Gruppe einzelne Bereiche oder Monteure auszugrenzen (z.B. Fachbereich 1 bis 6, Ausgrenzung:4 =] Fachbereich 1,2,3,5,und 6).
3.
AUSWERTUNGSART, AUFSTELLUNG Entscheiden Sie, ob Sie einen Monatsvergleich, einen Jahresvergleich oder einen Vergleich für einen bestimmten Zeitraum durchführen möchten.
4.
VON-, BIS MONAT/JAHR Tragen Sie den Zeitraum ein, für den die Produktivitätsanalyse durchgeführt werden soll. Beachten Sie dabei Ihre Eingabe in dem Feld AUSWERTUNGSART.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.1 Monteur-Statistiken erstellen
5.
DRUCKFORM Schlüsseln Sie für die vorgeschlagenen Felder mit “„Ja“”, wenn der Druck erfolgen soll.
6.
DRUCK DIAGRAMM Sie haben die Möglichkeit, zusätzlich (oder ausschließlich) ein Balkendiagramm ausdrucken zu lassen.
7.
DRUCK LEGENDE Entscheiden Sie, ob die Legende ausgedruckt werden soll. Anhand der Legende können Sie die Ermittlung der Werte innerhalb der Liste nachvollziehen.
8.
SELEKTIONSDRUCK Bestimmen Sie, ob und wo Sie Ihre Selektion ausdrucken lassen wollen. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen Sie haben im Bereich Vertrags-Auswertungen verschiedene Möglichkeiten eine Auswertung zu erstellen. Sie gelangen in die Programmauswahl über „Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertung“.
14.2.1
Nachkalkulationen durchführen
In diese Programme gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Vertrags-Auswertung“, „Nachkalk. Wartung-Aufträge“ / „Nachkalk. Kundendienst-Aufträge“. In der „Nachkalkulation Wartung-Aufträge“ können Sie durch den Vergleich von Wartungspauschalen und kalkulierten Zeiten mit verbrauchtem Material und geleisteten Stunden eine Nachkalkulation durchführen. Über die Nachkalkulation wird der Deckungsbeitrag eines einzelnen Auftrages oder eines gesamten Vertrages ermittelt. Wenn in der „Vertragsart“ die Abfrage “Verträge incl. Ersatzteile?” auf “Nein” eingestellt wurde, erfolgt die Summierung getrennt nach Vertragspositionen und Material. Ist in der „Vertragsart“ dieses Feld auf „Ja“ eingestellt, werden die verbrauchten Materialien in die Vertragssumme eingerechnet. Zusätzlich können Sie eine Bewertung zum theoretischen Rechnungserlös durchführen. Der tatsächlich erzielte Erlös wird dem Betrag gegenübergestellt, der erzielt worden wäre, wenn alle Positionen zum hinterlegten Positions-Stammdatenpreis (optional: Faktura-, Angebots-, Bruttopreis) berechnet worden wären. Die daraus resultierende Über-/Unterdeckung gibt z.B. Aufschluss darüber, ob die Vertragspauschale erhöht werden sollte. Die Nachkalkulation kann in der gleichen Form ebenfalls für die Kundendienstaufträge genutzt werden. Die Schlüsselungsmöglichkeiten sind für beide Nachkalkulationen gleich. So selektieren Sie die Daten für die Nachkalkulation der Wartungsaufträge 1.
Nach der Anwahl von „Statistiken/Briefe“, „Vertrags-Auswertung“, „Nachkalk. WartungAufträge“, entscheiden Sie, ob die Daten als Liste oder als Datei ausgegeben werden sollen. Dann können Sie entweder eine bereits gespeicherte Selektion auswählen, Taste [Auswahl Selektion], oder Ihre Selektionen neu vornehmen:
2.
Um zunächst den Zeitraum und den Umfang der Nachkalkulation einzugrenzen, betätigen Sie die Taste [Zurück].
3.
VON, BIS DATUM Tragen Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Nachkalkulation durchführen wollen.
4.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER, OBJEKT, ANLAGESCHEMA, AUFTRAG, FACHBEREICH Hier tragen Sie einen oder mehrere Rechnungs-Empfänger / Objekte / AnlageSchemen / Aufträge / Fachbereiche ein, für die Sie die Nachkalkulation erstellen wollen. Verwenden Sie für Ihre Eingaben ggf. die angebotenen Tasten. Eine Beschreibung der Ausgrenzungsmöglichkeit mit Hilfe der Taste [Mehrere] finden Sie im Kapitel „Produktivitätsanalyse durchführen“ ab Seite 233.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
5.
VERTRAGSART An dieser Stelle können Sie über den Eintrag einer oder mehrerer Vertragsarten den Umfang der Nachkalkulationen weiter einschränken.
6.
AUSWEISUNG MATERIAL, KILOMETER, PROVISION Schlüsseln Sie hier alle Felder, die Sie in der Nachkalkulation ausgewiesen haben wollen mit„Ja“.
7.
DRUCK ERLEDIGTE AUFTRÄGE Entscheiden Sie hier, ob außer den fakturierten auch die nur erledigten Aufträge mit auf der Auswertung erscheinen sollen. Nachdem Sie im Feld EINGABEN OK Ihre Selektionen bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für den Druckaufbau. Dort müssen Sie weitere Einstellungen tätigen.
8.
Mit Druck Deckungsbeitrag? „Ja“-Schlüsselung: Der Deckungsbeitrag wird auf der Nachkalkulations-Liste mit ausgedruckt.
9.
MIT THEORETISCHER BEWERTUNG? PREIS FÜR THEORETISCHE BEWERTUNG „Ja“-Schlüsselung: Es wird eine Bewertung zum theoretischen Rechnungserlös durchgeführt. Der tatsächlich erzielte Erlös wird dem Betrag gegenübergestellt, der erzielt worden wäre, wenn alle Positionen zum hinterlegten Stammdatenpreis berechnet worden wären. Im folgenden Feld bestimmen Sie, welcher Preis für die theoretische Bewertung herangezogen werden soll.
10.
SORTIERT NACH Hier legen Sie in einem Eingabefenster die Sortier-Reihenfolge der Nachkalkulation fest. Wählen Sie die gewünschten Sortierkriterien aus dem Auswahlfenster aus und bestimmen Sie, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
11.
SUMME PRO AUFTRAG, - PRO VERTRAG, DRUCK GESAMTSUMME In diesen Feldern bestimmen Sie, ob und welche Summen ausgedruckt werden sollen.
12.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Abschließend legen Sie fest, wann der Seitenvorschub erfolgen soll und wo die Selektionen gedruckt werden sollen. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
So selektieren Sie die Daten für die Nachkalkulation der Kundendienstaufträge 1.
Nach der Anwahl von „Statistiken/Briefe“, „Vertrags-Auswertung“, „Nachkalk. Kundendienst-Aufträge“, entscheiden Sie, ob die Daten als Liste oder als Datei ausgegeben werden sollen. Dann können Sie entweder eine bereits gespeicherte Selektion auswählen, Taste [Auswahl Selektion], oder Ihre Selektionen neu vornehmen:
2.
Um zunächst den Zeitraum und den Umfang der Nachkalkulation einzugrenzen, betätigen Sie die Taste [Zurück]. Gehen Sie nun vor, wie bereits oben für die Nachkalkulation der Wartungs-Aufträge beschrieben. Nachdem Sie im Feld EINGABEN OK Ihre Selektionen bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für den Druckaufbau. Dort müssen Sie weitere Einstellungen tätigen. Die hier zu füllenden Felder sind ebenfalls identisch mit den Abfragen für die Nachkalkulation der Wartungsaufträge. Es fehlt für die Kundendienst-Nachkalkulation lediglich die Abfrage nach den SUMMEN PRO VERTRAG.
14.2.2
Vertragsübersicht ausdrucken
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertungen“, „Vertragsübersicht“. Durch eine Vielzahl von Selektionsmöglichkeiten können Sie den Listendruck der Vertragsübersicht sehr genau Ihren Vorstellungen entsprechend gestalten. Z.B. können die Vertragssummen und die kalkulierten Gesamtzeiten pro Jahr ausgewertet werden. Zusätzlich können Sie über die Taste [Druckumfang] jedes Stammdatenfeld aus den Grunddaten des Rechnungs-Empfängers, des Objektes, aus den Anlagedaten, den Vertragsdaten und den Wartungs- bzw. Rechnungsterminen für den Druck auswählen.
Hinweis Der Ausdruck erfolgt nur für Stammdaten, für die ein Vertrag hinterlegt wurde! Die Auflistung der Objekt-Stammdaten erfolgt über die Objekt-Stammdaten-Liste..
Nachdem Sie die „Vertragsübersicht“ aufgerufen haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen eingeben. In allen Feldern bis zum SELEKTIONSDATUM können Sie eine oder mehrere Angaben machen, um den Umfang der Vertragsübersicht einzuschränken. Verwenden Sie jeweils die angebotenen Tasten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
Eine Beschreibung der Ausgrenzungsmöglichkeit mit Hilfe der Taste [Mehrere] finden Sie im Kapitel „Produktivitätsanalyse durchführen“ ab Seite 233. Wenn Sie im Feld SELEKTION DATUM mit „Ja“ schlüsseln, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie für einzelne Datumsfelder einen Zeitraum eingeben können. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Nachdem Sie im Feld EINGABEN OK Ihre Selektionen bestätigt haben, gelangen Sie in das Eingabefenster für den Druckaufbau. Neben den nachfolgend beschriebenen Schlüsselungen haben Sie über die dort angebotene Taste [Druckumfang] die Möglichkeit, jedes Stammdatenfeld aus den Grunddaten des Rechnungs-Empfängers, des Objektes, aus den Anlagedaten, den Vertragsdaten und den Wartungs- bzw. Rechnungsterminen für den Druck auszuwählen. Nachdem Sie die Taste [Druckumfang] betätigt haben, können Sie an den vorgeschlagenen Feldern Änderungen und/oder Ergänzungen vornehmen, indem Sie zunächst bei EINGABEN OK “NEIN” eingeben. Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise bei Aufbau und Änderung der zu druckenden Felder finden Sie im Kapitel „Felder und Zeilen bearbeiten“ ab Seite 73. So selektieren Sie die Daten für die Vertragsübersicht 1.
SORTIERT NACH Legen Sie hier die gewünschte Sortierreihenfolge fest. Wenn Sie die vorgeschlagene Sortierreihenfolge ändern wollen, tragen Sie bei EINGABEN OK “Nein ” ein und wählen Sie die gewünschten Sortierkriterien aus dem Auswahlfenster aus. Bestimmen Sie abschließend, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
2.
SUMMIERUNG Bestimmen Sie ob und wie die Summierung erfolgen soll.
3.
ANZAHL VERTRÄGE, ANLAGEN-, WARTUNGS-/ RECHNUNGS-TERMINE Entscheiden Sie jeweils, ob die genannten Felder ebenfalls ausgewiesen werden sollen oder nicht.
4.
DRUCK WARTUNGS- / RECHNUNGSTERMINE Entscheiden Sie, ob die Wartungs- / Rechnungstermine mit ausgedruckt werden sollen.
5.
SEITENVORSCHUB, SELEKTIONSDRUCK Abschließend legen Sie fest, wann der Seitenvorschub erfolgen soll und wo die Selektionen gedruckt werden sollen. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
14.2.3
Vertragsergebnis ausgeben
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertungen“, „Vertragsergebnis. Das Vertragsergebnis gibt Aufschluss über die Erträge eines Rechnungs-Empfängers, eines Objektes, einer bestimmten Anlage, eines Fachbereiches, eines Gebietes oder bestimmter Kundenkennzeichen. Die Ermittlung der Werte in der Vertragsergebnis-Liste kann anhand der Legende nachvollzogen werden. Nachdem Sie das „Vertragsergebnis“ aufgerufen haben, müssen Sie die gewünschten Selektionen eingeben. In allen Feldern bis zum Feld MIT MATERIAL können Sie eine oder mehrere Angaben machen, um den Umfang der Vertragsübersicht einzuschränken. Verwenden Sie jeweils die angebotenen Tasten. Eine Beschreibung der Ausgrenzungsmöglichkeit mit Hilfe der Taste [Mehrere] finden Sie im Kapitel „Produktivitätsanalyse durchführen“ ab Seite 233. So selektieren Sie die Daten für die Vertragsübersicht 1.
Mit Material, Kilometer Entscheiden Sie hier, ob Material- und Kilometerdaten ebenfalls ausgedruckt werden sollen.
2.
Verrechnungssatz Lohn Wählen Sie hier den gewünschten Verrechnungssatz für Ihre Lohnkosten aus. Entscheiden Sie sich für den MITTELLOHN + GEMEINKOSTENSATZ %, müssen Sie in einem weiteren Eingabefenster den Mittellohn und den Gemeinkostensatz hinterlegen. Nachdem Sie Ihre Schlüsselungen im Feld EINGABEN OK bestätigt haben, müssen Sie im nachfolgenden Eingabebildschirm unter anderem die Sortierung, Summierung, den Seitenvorschub, den Selektionsdruck sowie den Druck der Legende festlegen. Hinweis Da durch die LEGENDE die Ermittlung der Werte in dem Vertragsergebnis verdeutlicht wird, ist es empfehlenswert, dieses Feld auf „Ja“ zu schlüsseln.
Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.2 Vertrags-Auswertungen erstellen
14.2.4 Zu-/Abgänge Verträge Einzel- oder Summenliste erstellen In diese Programme gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertungen“, „Zu/Abgänge Verträge (Einzel)“ / „Zu-/Abgänge Verträge (Summen)“. Um die Ursache neu abgeschlossener oder gekündigter Verträge nachvollziehen zu können, haben Sie in den „Objekt Stammdaten“ zusätzlich zu den Feldern VERTRAGS-BEGINN / VERTRAGS-ENDE die Möglichkeit, ein Ursachenkennzeichen mit zugehörigem Text zu hinterlegen. Sie können über diese Auswertungen z.B. analysieren, ob Messe- oder bestimmte Werbeaktivitäten zu Vertragsabschlüssen geführt haben oder ob bestimmte Vertreter den Erfolg tragen. Weiterhin können Sie erkennen, weshalb Wartungsverträge gekündigt wurden.
Einzelliste (Verträge) ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertungen“, „Zu/Abgänge Verträge (Einzel)“. Die Einzelliste ermöglicht die Eingrenzung bestimmter Selektionskriterien und die Listung der Zu- und Abgänge - zusammen oder getrennt - innerhalb eines Ausdrucks. Die Summierung kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. So kann z.B. eine Auswertung aller Zu/Abgänge einer bestimmten Anlage zur Entscheidungsfindung beitragen, ob diese weiterhin eingesetzt werden soll. Nachdem Sie „Zu-/Abgänge Verträge (Einzel)“ aufgerufen haben, müssen Sie, abhängig davon, nach welchen Kriterien Sie die Verträge auswerten wollen, die gewünschten Selektionen eingeben. Nachfolgend legen Sie den Druckumfang und die Sortierung fest. Dort können Sie auch Ihre Selektionen im Feld EINGABEN OK für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Summenliste (Verträge) ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Vertragsauswertungen“, „Zu/Abgänge Verträge (Summen)“. Die Summenliste der Zu- und Abgänge der Verträge weist die kumulierten Werte für einen selektierten Zeitraum aus. Diese Werte werden aufgeteilt nach Fachbereich, Monteur und Ursachenkennzeichen. Nachdem Sie „Zu-/Abgänge Verträge (Summen)“ aufgerufen haben, müssen Sie, abhängig davon, nach welchen Kriterien Sie die Verträge auswerten wollen, die gewünschten Selektionen eingeben. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten. Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.3 Anlagen-Auswertung ausdrucken
14.3 Anlagen-Auswertung ausdrucken In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Anlagenauswertung“. Das Programm Anlagen-Auswertung bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Liste aller Objekte auszugeben, auf die die vorgegebenen Selektionskriterien (z.B. eine bestimmte Anlage) zutreffen. Beispiel Sie möchten sich alle Objekte listen lassen, bei denen ein bestimmter Kessel (Bauteil-Typ) von einem Lieferanten X bis zu einem Baujahr X installiert ist. Nachdem Sie die „Anlagen-Auswertung“ aufgerufen haben, müssen Sie, abhängig davon, nach welchen Kriterien Sie die Anlagen auswerten wollen, die gewünschten Selektionen eingeben.
14.4 Umsatzliste erstellen In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Umsatzliste“. Die Umsatzliste für den Kundendienst ermöglicht Ihnen eine Deckungsbeitragsermittlung aller Aufträge, die im Kundendienstbereich durchgeführt wurden. Hinweis Verträge werden hierbei nicht berücksichtigt!
Nachdem Sie die „Umsatzliste“ aufgerufen haben, müssen Sie, abhängig davon, nach welchen Kriterien Sie die Anlagen auswerten wollen, die gewünschten Selektionen eingeben. In den Eingabefeldern bis GEBIET können Sie VON/BIS-Eingaben für die einzelnen Felder machen. Verwenden Sie dazu ggf. die angebotenen Tasten. Eine Beschreibung der Ausgrenzungsmöglichkeit mit Hilfe der Taste [Mehrere] finden Sie im Kapitel „Produktivitätsanalyse durchführen“ ab Seite 233. Für die folgenden Eingabefelder schlüsseln Sie in den jeweiligen Eingabefenstern die gewünschten Angaben auf “„Ja“” oder wählen aus den angebotenen Möglichkeiten die zutreffende aus. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.5 Gebiets-Statistik ausgeben
14.5 Gebiets-Statistik ausgeben In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Gebiets-Statistik“. Die Gebiets-Statistik verschafft Ihnen einen genauen Überblick über die Anzahl der geleisteten Kundendienst- und Wartungs-Einsätze in den einzelnen Gebieten. Anhand dieser Statistik können Sie z.B. Ihre Werbeaktivitäten steuern und bestimmte Gebiete gezielt bewerben. Bestimmen Sie im Eingabefenster die Gebiete, für die Sie auswerten wollen und ob auch Vorjahreswerte ausgedruckt werden sollen.
14.6 Material-Auswertungen erstellen In diese Programme gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Material-Auswertungen“, „Material-Auszug“ oder „Material-Umsatzliste“.
14.6.1
Material-Auszug ausdrucken
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Material-Auswertungen“, „Material-Auszug“. Der Material-Auszug kann für den Monteur oder den Lageristen erstellt werden. Der Monteur erhält so die Information, welche Materialien er zu den Aufträgen mitnehmen soll. Der Lagerist kann ggf. anhand dieser Liste die benötigten Materialien bereits zusammenstellen oder die Liste als Information verwenden, wie viele Materialien er bereits ausgegeben hat. Die Daten für diese Liste werden aus der Auftragsannahme gezogen. D.h. die Materialien, die Sie dort bereits für den Auftrag erfasst haben, werden hier aufgeführt. Nachdem Sie den „Materialauszug“ angewählt haben, bestimmen Sie, für welchen Monteur (welche Monteure) und welchen Zeitraum die Liste erstellt werden soll.
14.6.2
Material-Umsatzliste ausgeben
In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Material-Auswertungen“, „Material-Umsatzliste“. Die Material-Umsatzliste bietet einen Überblick über die eingesetzten Materialien eines Monteurs, Fachbereichs oder Gebietes oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Sie kann z.B. als Grundlage für Prämien oder Provisionszahlungen genutzt werden. Hinweis In der Material-Umsatzliste wird der tatsächliche Verbrauch aufgeführt, d.h. die Werte stehen Ihnen erst zur Verfügung, nachdem Sie den Rücklauf erfasst und die Rechnung geschrieben haben. Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.6 Material-Auswertungen erstellen
Nachdem Sie die „Material-Umsatzliste“ aufgerufen haben, nehmen Sie die gewünschten Schlüsselungen vor. Tragen Sie zunächst den Zeitraum, einen oder mehrere Monteure, Fachbereiche oder Gebiete ein, für die Sie die Auswertung durchführen wollen. Bestimmen Sie dann die Druckform und die weiteren Felder mit Hilfe der Angaben oder Abfragen in den Informations- bzw. Eingabefenstern. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.7 Mobil-Auswertungen erstellen
14.7 Mobil-Auswertungen erstellen Sie haben über das Programm „Kundendienst mobil“, „Mobil Auswertungen“ verschiedene Möglichkeiten, die über die PDS-Mobilität erhaltenen Daten auszuwerten.
14.7.1
Materialverbrauchsliste ausgeben
Die Material-Verbrauchsliste ist eine Zusammenstellung der auf den Pads erfassten Ersatzteile. Diese Liste kann zur Wiederauffüllung des Ersatzteilbestandes der Kundendienstfahrzeuge genutzt werden. So erzeugen Sie eine Materialverbrauchsliste 1.
Wählen Sie das Programm „Materialverbrauchsliste“ an.
2.
Nehmen Sie in den einzelnen Feldern Ihre Selektionen vor. Über diese Selektionen können Sie Art und Umfang der Liste wie gewünscht eingrenzen.
3.
Nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben, kann die Liste in den Spooler gestellt oder auf dem gewünschten Drucker ausgegeben werden.
14.7.2
„Kundendienst
mobil“,
„Mobil
Auswertungen“,
Tagesübersicht Monteurzeiten erzeugen
Die Tagesübersicht der Monteurzeiten ermöglicht Ihnen einen Überblick über alle innerhalb des eingestellten Zeitraumes geleisteten Aufträge der gewählten Monteure. Dieser Überblick enthält die Auftragszeiten, Anfahrtszeiten und Gesamtzeiten und kann wahlweise Auftragsbezogen gerafft dargestellt werden. So erzeugen Sie eine Tagesübersicht der Monteurzeiten 1.
Wählen Sie das Programm „Kundendienst „Tagesübersicht Monteurzeiten“ an.
2.
Nehmen Sie in den einzelnen Feldern Ihre Selektionen vor. Über diese Selektionen können Sie Art und Umfang der Liste wie gewünscht eingrenzen. Im Feld DRUCKAUSGABE können Sie festlegen, dass die Liste auftragsbezogen gerafft dargestellt werden soll.
3.
Nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigt haben, kann die Liste in den Spooler gestellt oder auf dem gewünschten Drucker ausgegeben werden.
14.7.3
mobil“,
„Mobil
Auswertungen“,
Lohnstundenliste ausgeben
Hier werden pro Auftrag die reinen Lohnstunden getrennt nach fakturierten und statistischen Werten aufgelistet. Um die Liste zu erzeugen, wählen Sie das Programm „Kundendienst mobil“, „Mobil Auswertungen“, „Lohnstundenliste“ an und nehmen dort Ihre Selektionen vor. Kundendienst / Wartung
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14 Auswertungen / Statistiken erstellen 14.7 Mobil-Auswertungen erstellen
14.7.4
Positionsstammdaten-Liste erstellen
Die Positionsstammdaten-Liste enthält alle Positionen, die für Pads bereitgestellt werden können. Diese Positionen müssen mit Fachbereichen gekennzeichnet sein. Um die Liste zu erzeugen, wählen Sie das Programm „Kundendienst mobil“, „Mobil Auswertungen“, „Positionsstammdaten-Liste“ an und wählen den gewünschten Fachbereich für die Liste aus.
Kundendienst / Wartung
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15 Werbe-Serienbriefe erstellen 15.1 Formularaufnahme für die SerienbriefErstellung
15. Werbe-Serienbriefe erstellen Die Serienbrief-Funktion im Programm „Kundendienst / Wartung“ können Sie z.B. für Wartungs-Ankündigungen oder Mailings innerhalb Ihrer Marketing-Aktionen nutzen. Durch die Historien über Kundenanlagen oder gespeicherte Bemerkungen der (z.B. sehr altes Bad) wird eine gute Basis für Marketing-Aktivitäten geschaffen. Wenn Sie z.B. aus den Historiendaten entnehmen konnten, dass bestimmte Anlagen oder Anlagenteile einen erheblichen Reparaturaufwand verursachen, können Sie hier gezielt diese Kunden durch einen Werbe-Serienbrief ansprechen.
15.1 Formularaufnahme für die Serienbrief-Erstellung Voraussetzung für den Ausdruck von Werbe-Serienbriefen ist die Aufnahme eines FormularAufbaus in den „Allgemeinen Stammdaten“. Eine ausführliche Beschreibung der Formular-Aufnahme finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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15 Werbe-Serienbriefe erstellen 15.1 Formularaufnahme für die SerienbriefErstellung Formular gestalten“ ab Seite 50.
Briefe gestalten Eine ausführliche Beschreibung der Formular-Aufnahme finden Sie im Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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15 Werbe-Serienbriefe erstellen 15.1 Formularaufnahme für die SerienbriefErstellung Formular gestalten“ ab Seite 50.
Texte erfassen Den Text für Ihre Serienbriefe erfassen Sie ebenfalls in der „Formular-Aufnahme“. Sie können manuellen Text mit beliebig vielen Variablen, die beim Ausdruck individuell gefüllt werden, kombinieren. Für die Serienbriefe können Sie auf alle Datei-Felder aus den „Objekt-Stammdaten“ (Objekt/Anlage-/Vertrags-Daten) und aus den Daten für den Rechnungs-Empfänger zugreifen. Für eine Wartungsankündigung können das z.B. die Datei-Felder TAGESDATUM, ANREDE, RECHNUNGS-EMPFÄNGER, MONTEUR, NÄCHSTE WARTUNG sein. Ein Zugriff auf die Datei-Felder / Variablen aus der Auftragsdatei oder den MonteurStammdaten kann für einen Serienbrief nicht erfolgen.
Kundendienst / Wartung
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15 Werbe-Serienbriefe erstellen 15.2 Serienbrief drucken
15.2 Serienbrief drucken In dieses Programm gelangen Sie über „Statistiken / Briefe“, „Werbe-Serienbrief“.. Der Ausdruck der Serienbriefe kann z.B. wie folgt nach verschiedenen Kriterien erfolgen: •
Kundenbezogen z.B. Weihnachtsgrüße
•
Objektbezogen z.B. Änderung der Geschäftszeiten
•
Anlagenbezogen z.B. Wartungsankündigungen
So selektieren Sie die Adressaten Ihres (Werbe-) Serienbriefes 1.
Wählen Sie das Menü „Statistik/Briefe“, „Werbe-Serienbriefe“ an und beginnen Sie die einzelnen Felder zu schlüsseln.
2.
RECHNUNGS-EMPFÄNGER bis PLZ-OBJEKT Tragen Sie in diesen Feldern jeweils ein oder mehrere Kriterien ein und begrenzen Sie damit den Ausdruck der Serienbriefe auf die gewünschte Zielgruppe. Verwenden Sie für die Eingabe der Kriterien ggf. die angebotenen Tasten. Eine Beschreibung der Ausgrenzungsmöglichkeit mit Hilfe der Taste [Mehrere] finden Sie im Kapitel „Produktivitätsanalyse durchführen“ ab Seite 233.
3.
LETZTE HISTORIE Hier können Sie die Anzahl der Serienbriefe für Anlagen eingrenzen, indem Sie einen Zeitraum eintragen, aus dem die letzten Historiendaten stammen sollen.
4.
SELEKTION ANLAGE „Ja“-Schlüsselung: Es erscheint das nachfolgend abgebildete Eingabefenster, über dessen Eingabemöglichkeiten Sie eine ganz bestimmte Anlage (einen bestimmten Anlage-Typ) eingrenzen können, für die dann die Werbe-Serienbriefe (Wartungsankündigungen) gedruckt werden sollen.
5.
SELEKTION VERTRAG Ja“-Schlüsselung: Es erscheint das nachfolgend abgebildete Eingabefenster über dessen Eingabemöglichkeiten Sie einen ganz bestimmten Vertrag (eine bestimmte Vertragsart) eingrenzen können, für die dann die Wartungsankündigungen (WerbeSerienbriefe) gedruckt werden sollen.
6.
DRUCKUMFANG Wählen Sie den gewünschten Druckumfang aus den vorgeschlagenen Möglichkeiten aus.
7.
FORMULAR Geben Sie hier, ggf. mit Hilfe der angebotenen Tasten, das gewünschte Formular vor. Das Formular sollten Sie bereits in den „Allgemeinen Stammdaten“ in der „FormularAufnahme“ erstellt haben Lesen Sie hierzu auch das vorige Kapitel „Formularaufnahme für die SerienbriefErstellung“ auf Seite 246.
Kundendienst / Wartung
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15 Werbe-Serienbriefe erstellen 15.2 Serienbrief drucken
8.
CRM-KONTAKT ANLEGEN? Tragen Sie hier „Ja“ ein, wird der Serienbrief in die CRM-Akte der angeschriebenen Kunden aufgenommen und als Kontakt vermerkt. Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Eingaben bestätigen sowie Ihre Selektionen für bestimmte Logins unter dem gewünschten Namen speichern, bevor Sie den Druck starten.
Kundendienst / Wartung
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16 Jahresabschluss durchführen 15.2 Serienbrief drucken
16. Jahresabschluss durchführen In dieses Programm gelangen Sie über „Abschluss“, „Jahresabschluss“. Das Programm „Jahresabschluss“ löscht alle aufgelaufenen Jahreswerte der Monteur- und Gebietsdaten und trägt diese Werte in die Felder VORJAHRESWERTE ein. Diese Werte können in der Monteur- bzw. Gebiets-Statistik für einen Vorjahresvergleich herangezogen werden. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel „Auswertungen / Statistiken erstellen“ ab Seite 232.
Hinweis Sie können den Zeitpunkt für den Jahresabschluss frei wählen. Dieses Programm ist beliebig oft durchführbar. Bedenken Sie jedoch: die Felder JAHRESWERTE sind nach dem Programmdurchlauf auf Null gesetzt. Führen Sie den Jahresabschluss zweimal hintereinander durch, sind die Vorjahreswerte ebenfalls auf Null gesetzt.
So führen Sie den Jahresabschluss durch 1.
Wählen Sie das Programm „Abschluss“, „Jahresabschluss“ an.
2.
Es erscheint die Abfrage: “Soll der Jahresabschluss wirklich durchgeführt werden?” Achtung Wir empfehlen Ihnen eine Datensicherung durchzuführen, bevor Sie den Jahresabschluss starten. Eine Beschreibung der Datensicherung finden Sie im Kapitel „Datensicherung durchführen“ ab Seite 111. Beantworten Sie diese Abfrage mit “„Ja“” werden die Werte sofort gelöscht. Der Löschvorgang kann nicht unterbrochen werden.
Erledigte Aufträge löschen Alle erledigten und fakturierten Aufträge bleiben gespeichert, bis sie von Ihnen gelöscht werden. Achtung Wenn Sie erledigte Aufträge löschen, stehen Ihnen diese Daten auch für statistische Auswertungen nicht mehr zur Verfügung! Löschen Sie also nur dann, wenn Sie sicher sind, diese Daten auch für statistische Zwecke nicht mehr zu benötigen. Erledigte und fakturierte Aufträge löschen Sie mit dem Programm „Löschen Aufträge“.
Eine ausführliche Beschreibung zum Löschen von Aufträgen finden Sie im Kapitel „ Kundendienst / Wartung
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16 Jahresabschluss durchführen 15.2 Serienbrief drucken
Aufträge löschen“ ab Seite 185.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
17. Auftragsannahme aus Internet-Portal PDS-Kundendienst / Wartung unterstützt auch die Auftragsannahme aus Internet-Portalen. Die Internet-Portale werden i.d.R von großen Wohnungsbau-Gesellschaften genutzt, die hiermit ihre Auftragsvergabe und –Bearbeitung optimieren.
17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon „Mareon“ ist ein Internetportal für Handwerker zur Abwicklung von Reparatur und Service Aufträgen. Die PDS-seitigen Funktionen für die Nutzung dieses Internet-Portals finden Sie unter dem Menüpunkt „Mareon-Portal“.
17.1.1
Allgemeines zu Mareon
Die Wohnungsbaugesellschaften können in diesem Portal ihre Aufträge für den zuständigen Handwerker abstellen. Nähere Informationen zur Nutzung dieses Portals finden Sie unter www.mareon.com. Sie haben die Möglichkeit über das PDS-Kundendienst / Wartung -Programm die in Mareon bereitgestellten Daten abzuholen und als Aufträge zu übernehmen. Anschließend werden die Aufträge wie gewohnt in PDS Kundendienst / Wartung geplant und der Rücklauf wird erfasst. Die erledigten Aufträge werden dann von PDS an Mareon weitergeleitet. Bei Mareon werden durch die Weiterleitung der Rückläufe Rechnungsentwürfe angelegt, die an die Wohnungsbaugesellschaft weitergeleitet werden müssen. Diese Rechnungen werden dann dort geprüft und zur Zahlung freigegeben. Wenn die Rechnung von der Wohnungsbaugesellschaft oder der Versicherung bezahlt wurde, besteht die Möglichkeit des Rechnungsdrucks bzw. der Integration innerhalb des PDS Systems. Sie können sich zu den bei Mareon abgestellten Rechnungen den jeweils aktuellen Bearbeitungsstatus anzeigen lassen.
17.1.2
Voraussetzungen für die Nutzung von Mareon
In den Kundendienst/Wartungsstammdaten muss die Wohnungsbaugesellschaft als Rechnungsempfänger vorhanden sein. Weiterhin sollten die Mareon-Stammdaten eingetragen werden. Wenn mit dem Auftraggeber (Wohnungsbaugesellschaft) Einheitspreisabkommen (EPA) bestehen, können diese übernommen und in den DIS Verträgen abgelegt werden. Zu jedem Auftrags- und Rechnungsstatus finden Sie eine Beschreibung und Erläuterungen im Mareon-Handbuch unter www.mareon.com .
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon Die nachfolgend aufgeführten Bedingungen sind Voraussetzung für den Datenabgleich zwischen PDS, Mareon und dem Online-Zugang: •
Die Mareon-Stammdaten in PDS müssen gefüllt sein
•
Installierter Internet Explorer am Arbeitsplatz
•
Der Server hat eine Onlineverbindung ins Internet (für den Datenabgleich)
•
Der Arbeitsplatz hat eine Online-Verbindung ins Internet (für den Online-Zugang zum Mareon-Portal).
17.1.3
Mareon-Stammdaten einrichten
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Mareon-Stammdaten“. Bevor Sie mit der Arbeit mit Mareon beginnen können, müssen Sie die Stammdaten eingerichtet haben, die Auftraggeber zuordnen (siehe auch Kapitel „Mareon-Auftraggeber zuordnen“) und ggf. die Daten für die Einheitspreisabkommen eingerichtet haben (siehe Kapitel „
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon Daten (EPA) aus Mareon übernehmen“).
Achtung •
Wenn Sie bei der Rechnungserstellung mit Preiseinheiten innerhalb der Positionen arbeiten, achten Sie bitte darauf, dass Mareon (bzw. die ERP-Systeme der Wohnungsunternehmen) dies nicht darstellen kann. Die Menge wird durch die Preiseinheit dividiert.
•
In Mareon werden die Daten der Aufträge und Rechnungen nach 60 Tagen nach Zahlung in die Archivübersicht verschoben. Dann sind diese in der Mareon Rechnungsübersicht nicht mehr vorhanden.
•
Wenn Sie mit Einheitspreisabkommen arbeiten, in denen auch manuelle (freie) Positionen zulässig sind, achten Sie bitte darauf, dass diese Positionen keinen Positionsnamen haben.
•
Bitte beachten Sie, dass Mareon nicht mehr als 99 Positionen akzeptiert. Des Weiteren können keine Zuschlagspositionen und Rabattpositionen sowie keine Positionen mit einer Menge kleiner oder gleich Null ausgewiesen werden. Außerdem muss der Preis der Positionen größer 0,10 Euro sein.
•
Bitte beachten Sie ebenfalls die Vermeidung einer doppelten Steuerausweisung. Über die Mareon-Online-Oberfläche wird eine Monatssammelabrechnung zu den einzelnen Leistungsnachweisen erstellt. Um doppelte Steuerausweise zu vermeiden, enthalten die Mareon-Leistungsnachweise einen Ausschlussvermerk: „Die Leistungsnachweise beinhalten eine Zusammenstellung der bereits ausgeführten Tätigkeiten sowie die hierauf entfallenden Zahlungsbeträge. Dieser Leistungsnachweis berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Die Rechnungsstellung im Sinne des § 14 UStG erfolgt zum Monatsende.“ Da jedoch auch die in „Kundendienst / Wartung“ gedruckten Leistungsnachweise (= Rechnungen) als Steuerausweis angesehen werden könnten, muss auf diesen ebenfalls ein solcher Vermerk eingefügt werden, z.B. im Schlusstext des Faktura-Schemas.
So richten Sie die Stammdaten für Mareon ein 1.
Wählen Sie das Menü „Mareon-Portal“, „Mareon-Stammdaten“ an.
2.
Die ersten vier Felder (URL SOAPE ENVELOPE, URL SOAPE ENCODING, URL MAREON-BESCHREIBUNG, URL MAREON-WEB OBERFLÄCHE) enthalten von PDS mitgelieferte Standardeinstellungen.
3.
BENUTZERNAME, PASSWORT Tragen Sie hier Ihren Mareon-Benutzernamen und Ihr Mareon-Passwort ein. Beides haben Sie zuvor bei Mareon selbst angelegt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
4.
TELEFONNUMMER IN AUFTRAG? Hier können Sie festlegen, ob und woher eine Telefonnummer im Auftrag hinterlegt werden soll. Z. B.: „aus Daten der Wohnungsbaugesellschaft“.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
17.1.4
Mareon-Auftraggeber zuordnen
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Auftraggeber zuordnen“. 1.
Wählen Sie das Menü „Mareon-Portal“, „Mareon Auftraggeber zuordnen“ an. Im Mareon-System werden alle Auftraggeber über Ihre UNR (Unternehmensnummer) und ggf. PN (Personalnummern) identifiziert. In diesem Programm ordnen Sie den UNRs Ihre PDS Rechnungsempfänger-Nummer zu. Hinweis Die Liste der UNRs mit denen Sie bei Mareon arbeiten kann sich durch die Freischaltung neuer Unternehmen ändern. Deshalb sollten Sie dann einen Datenabgleich durchführen lassen. Bestätigen Sie hierzu die Kontrollabfrage zum Datenabgleich mit „Ja“.
2.
Nachdem Sie die Abfrage zum Datenabgleich beantwortet haben, wird Ihnen die Liste der Unternehmensnummern von Mareon angezeigt. Sie ordnen den einzelnen Nummern im Feld RECHNUNGS-EMPFÄNGER die PDS-RechnungsempfängerNummer zu. Sie können dazu den Namen oder gleich die Nummer des RechnungsEmpfängers eintragen. Über das „?“ können Sie sich eine Liste aller PDS-RechnungsEmpfänger zur Auswahl anzeigen lassen. Nachdem Sie diese Eingaben abgeschlossen haben, können Sie mit dem Abruf von Aufträgen aus dem Mareon-Portal beginnen, sofern Sie nicht mit Einheitspreisabkommen arbeiten. Hierfür müssen Sie die EPA – Daten aus Mareon übernehmen.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
17.1.5
Daten (EPA) aus Mareon übernehmen
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Übernahme Daten (EPA) von Mareon“. Es dient der Übernahme von ausgewählten Mareon-Positionen in Ihre DISVerträge. Wenn Sie mit Einheitspreisabkommen arbeiten wollen, müssen Sie zunächst die MareonPositionsdaten übernehmen, damit für die Abrechnung die passenden Positionen zur Verfügung stehen. Die übernommenen Daten müssen Sie in den DISxx-Stammdaten, „Vertrags-Stammdaten“ ergänzen. So übernehmen Sie Einheitspreisabkommen aus Mareon 1.
Nach der Anwahl des Programms wählen Sie zunächst aus den angebotenen Vorschlägen den gewünschten Auftraggeber aus. Nachdem Sie den Auftraggeber bestätigt haben, wird die Anfrage an Mareon gestartet.
2.
Nach der Auswahl des Auftraggebers, wird umgehend eine Anfrage an das MareonPortal geschickt, ob Verträge (Einheitspreisabkommen = EPA) für Sie vorliegen.
3.
Sind Daten vorhanden, müssen Sie einen der angebotenen Mareon-Verträge für die Verwendung bei dieser Anfrage auswählen.
4.
Feld ÜBERNAHMEFORM Wählen Sie den gewünschten Parameter für Ihre Datenübernahme: •
„Automatische Speicherung „nicht vorhandener Positionen“
•
„Neue Positionen automatisch speichern, vorhandene im Dialog prüfen
•
Oder „Übernahme im Dialog“
Haben Sie Ihre Eingaben beendet, wird die Anfrage an Mareon gestartet. Sie erhalten jetzt, abhängig von Ihrer Einstellung in der Übernahmeform, entweder die einzelnen Positionen nacheinander zur Bearbeitung angezeigt („Übernahme Dialog“) oder die Positionen werden gesammelt übernommen („autom. Speichern“). So bearbeiten Sie die Positionen bei der EPA-Übernahme 1.
Sie können für die einzelnen Positionen den Positionsnamen übergehen, verändern oder auf eine gespeicherte Position verweisen. Wollen Sie einen Positionsnamen suchen, den Sie dieser Position neu zuordnen wollen, können Sie dies über die Eingabe eines Suchwortes und der Taste [Suchwort] durchführen oder sich über die Eingabe des „?“ die Liste aller Positionen zur Auswahl anzeigen lassen. Die Taste [Alt.Posname] steht hier ebenfalls zur Verfügung. Über die Taste [Übergehen] können Sie die vorgeschlagene Position übergehen. Sie wird dann beim nächsten Abruf erneut vorgeschlagen. Nachdem Sie alle Positionen bearbeitet haben, wird die EPA-Übernahme automatisch beendet und es erfolgt ein zusammenfassender Hinweis, wie viele der angebotenen Positionen eingelesen wurden.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
Beispiel: Der nach der Übernahme angezeigte Hinweis könnte folgendermaßen aussehen: Übernommene Positionen: 5 Vorhandene Positionen: 10.
17.1.6
Mareon-Auftragsübersicht verwenden
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Mareon-Auftragsübersicht“. In der Mareon-Auftragsübersicht erhalten Sie zu den einzelnen Aufträgen der gewählten Wohnungsbaugesellschaft viele Informationen, können sich Detail-Informationen aufrufen, die Aufträge abgleichen und bearbeiten. So holen Sie sich die Aufträge von Mareon 2.
Sie wählen das Programm „Mareon-Auftragsübersicht“ an und bestimmen dann zunächst den gewünschten Auftraggeber (die gewünschte Unternehmensnummer UNR / PN).
3.
Die Übernahme der Aufträge wird sofort gestartet. Haben Sie bereits einmal die Aufträge abgeholt, werden diese sofort aufgelistet und Sie erhalten eine Abfrage, ob Sie die Daten erneut aktualisieren wollen.
4.
Nach dem Abholen, bzw. der Aktualisierung der Aufträge, können Sie sich in der angezeigten Liste einzelne Aufträge markieren und erhalten dadurch eine Reihe von Informationen angezeigt. Über die Taste [Detail-Infos] erhalten Sie eine Anzeige aller verfügbaren weiteren Informationen zum markierten Auftrag.
5.
Wollen Sie sich nur Aufträge denen ein bestimmter Status zugeordnet ist anzeigen lassen, können Sie über die Taste [Auswahl Status] den anzuzeigenden Status auswählen. Sie sehen nur die selektierten Aufträge in der Übersicht
Hinweis Auch wenn ein Datenabgleich durchgeführt wird, bleiben Ihre Selektionen zum Auftrags-Status bestehen! D.H. Ihnen werden auch nach dem Abgleich z.B. nur die Aufträge angezeigt, deren Status „G“ (= gesehen) ist.
Nachdem Sie die gewünschten Aufträge aufgerufen haben, können Sie nun den Auftrag markieren, den Sie bearbeiten wollen 6.
Weiterhin steht Ihnen hier die Taste [Mareon-Zugang] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie, sofern Sie über einen offenen Internetzugang verfügen, sofort in das Internet zu Mareon.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
17.1.7
Mareon-Auftrag annehmen / bearbeiten
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Mareon-Auftragsübersicht“. 1.
Rufen Sie sich zunächst die Auftragsübersicht auf. Gehen Sie dazu vor wie bereits im vorigen Kapitel „Mareon-Auftragsübersicht verwenden“ auf Seite 258 beschrieben.
2.
Markieren Sie nun jeweils den Auftrag, den Sie bearbeiten möchten.
3.
Außer der Auftragsannahme, die ab „5.“ beschrieben wird, haben Sie noch die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten: •
Auftrag auf „gesehen“ setzen Über die Taste [Status „gesehen“ setz] kann der erteilte Auftrag auf „G“ = gesehen gesetzt werden. Der Status „G“ wird an Mareon übertragen.
•
Auftrag ablehnen Über das Betätigen der Taste [Auftrag ablehnen] wird der jeweils markierte Auftrag der Wohnungsbaugesellschaft von Ihnen abgelehnt. Die Wohnungsbaugesellschaft wird informiert, dass Sie diesen Auftrag nicht ausführen werden.
•
Auftrag abgleichen, alle abgleichen Über die Tasten [Auftrag abgleichen] und [Alle abgleichen] können Sie die Aufträge aktualisieren. Haben Sie [Alle abgleichen] gewählt, können Sie entscheiden, ob Sie die Aufträge abgleichen oder ob Sie die Verknüpfungen zu Kundendienst / Wartung prüfen wollen.
•
Alle Aufträge komplett neu holen Über diese Funktion, die unter der Taste [Alle abgleichen] zur Verfügung steht, können Sie veranlassen, dass alle Aufträge neu von Mareon geholt werden.
•
Verknüpfungen zu Kundendienst / Wartung prüfen Über diese Funktion, die unter den Tasten [Auftrag abgleichen] und [Alle abgleichen] zur Verfügung steht, haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung der Mareon- und Kundendienst/Wartung-Daten zu überprüfen und ggf. wiederherzustellen. (Die Verbindung kann z.B. während des Abholens der Daten abgerissen sein)
•
Auftrag zuordnen Nach der Erfassung eines Auftrags, der per Telefon oder Fax bereits angekündigt wurde, haben Sie die Möglichkeit, diesen Auftrag nachdem die Leistung erbracht wurde dem passenden Mareon-Auftrag zuzuordnen.
Lesen Sie zu der Möglichkeit, Aufträge nachträglich zuzuordnen bitte das Kapitel „Vorhandene Aufträge Mareon-Aufträgen zuordnen“ ab Seite 263.
Hinweis Wenn ein Mareon-Auftrag storniert wird für den bereits ein PDS-Auftrag erstellt wurde, wird beim Datenabgleich in einem Hinweisfenster ebenfalls auf den PDS-Auftrag hingewiesen, da dieser ebenfalls storniert werden muss.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
4.
Wollen Sie den gewählten Auftrag annehmen, betätigen Sie die Taste [Auftrag annehmen]. Der Auftrag wird im PDS-System angelegt.
5.
In der Regel wird die Mieternummer (verbunden mit Objekt) bereits von Mareon vorgegeben und damit hier eingetragen sein. Diese Nummer müssen Sie aber nicht übernehmen. Sie können statt dessen in den Stammdaten ein neues Objekt anlegen oder ein dort vorhandenes Objekt auswählen. Die letzte gespeicherte Eintragung an dieser Stelle wird beim nächsten Aufruf wieder vorgeschlagen.
6.
Der angelegte Auftrag kann wie gewohnt geplant und der Arbeitszettel gedruckt werden. Lesen Sie dazu auch die Kapitel unter „Planungen durchführen“ ab Seite 140
7.
Gibt es für den angenommenen Auftrag von der Wohnungsbaugesellschaft einen Vertrag (EPA) und wurden Positionen (z.B. Ersatzteile) vorgegeben, werden diese in den Materialvorgaben angezeigt. Wurde der Vertrag dann von Mareon in PDS übernommen und ist die Zuordnung des Rechnungsempfängers erfolgt, werden zu den Materialien auch die vorhandenen Preise eingetragen.
17.1.8
Mareon-Rechnungsübersicht verwenden
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon-Portal“, „Mareon-Rechnungsübersicht“. In der Mareon-Rechnungsübersicht werden alle angenommenen Aufträge angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit, die erfassten Rückläufe an Mareon weiterzuleiten, damit eine Rechnung für die Wohnungsbaugesellschaft entstehen kann. So rufen Sie die Übersicht über die Aufträge auf, die für die bereit für die Berechnung sind 1.
Sie wählen das Programm „Mareon-Rechnungsübersicht“ an und bestimmen dann zunächst den gewünschten Auftraggeber (die gewünschte Unternehmensnummer UNR).
2.
Die Möglichkeit zum Datenabgleich haben Sie auch in der Rechnungsübersicht. Verwenden Sie hierzu die Taste [Alle Abgleichen] bzw. für einen einzelnen markierten Auftrag die Taste [Auftrag abgleichen]. Über die [Strg]-Taste und Mausklick haben Sie die Möglichkeit, mehrere Aufträge zu markieren und diese so in einem Arbeitsschritt bereitzustellen und abzugleichen.
3.
Nach dem Abholen, bzw. der Aktualisierung der Aufträge, können Sie über die Taste [Alle Aufträge] oder [nur Rücklauf] bestimmen, welche der betreffenden Aufträge angezeigt werden sollen.
4.
Weiterhin steht Ihnen in der Übersicht auch die Taste [Mareon-Zugang] zur Verfügung. Hierüber gelangen Sie, sofern Sie über einen offenen Internetzugang verfügen, sofort in das Internet zu Mareon.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
So erzeugen Sie über PDS in Mareon eine Rechnung 1.
Markieren Sie in der Rechnungsübersicht den gewünschten Auftrag und betätigen Sie die Taste [Bereitstellen]. Für diesen Auftrag wird bei Mareon ein Rechnungsentwurf erstellt
2.
Wechseln Sie zu Mareon und leiten Sie dort den Rechnungsentwurf an die Wohnungsbaugesellschaft weiter. Lesen Sie dazu das Kapitel „Rechnungen in Mareon bearbeiten“ ab Seite 262. Nach dem Weiterleiten erhält die Rechnung vom ERP-System Wohnungsbaugesellschaft sowie von Mareon je eine Rechnungsnummer.
der
3.
Nun werden die Rechnungen bei der Wohnungsbaugesellschaft geprüft, Zahlungen angewiesen, Zahlungen vorbereitet etc. Den aktuellen Rechnungsstatus erhalten Sie in der „Mareon-Rechnungsübersicht“ jeweils nach einem Datenabgleich.
4.
Ist der Status U (bezahlt) oder W (durch Versicherung bezahlt) erreicht, können Sie über den Menüpunkt „Rücklauf/Rechnungen“, „Druck Rechnungen“ eine Faktura erzeugen. Gehen
Sie
Kundendienst / Wartung
hierzu
vor
wie
bereits
in
dem
Kapitel
„
Seite 261 von 275
17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon Kundendienstrechnungen manuell drucken“ ab Seite 225 beschrieben.
17.1.9
Rechnungen in Mareon bearbeiten
Falls eine weitergeleitete Rechnung sachlich oder rechnerisch nicht korrekt ist, wird diese von der Wohnungsbaugesellschaft storniert. Den aktuellen Rechnungsstatus erhalten Sie in der „Mareon-Rechnungsübersicht“ jeweils nach einem Datenabgleich. In der Rechnungsübersicht des Mareon-Portals wird die stornierte Rechnung markiert und mit dem Vermerk „storniert" gekennzeichnet.
Für diese stornierte Rechnung können Sie einen neuen Rechnungsentwurf an Mareon schicken. So stellen Sie eine stornierte Rechnung erneut bereit 1.
Wenn Sie in der PDS-Rechnungsübersicht einen Datenabgleich mit Mareon starten, erscheint bei diesem die Meldung, dass die Rechnung XYZ storniert wurde.
2.
Sie können nun ggf. in der „Rücklauferfassung“ Korrekturen / Änderungen vornehmen
3.
Stellen Sie dann die (geänderte) Rechnung aus der „Rechnungsübersicht“ erneut bereit. Gehen Sie hierzu vor wie bereits im Kapitel „Mareon-Rechnungsübersicht verwenden“ ab Seite 260 beschrieben. Nachdem Sie den neuen Rechnungsentwurf bereit gestellt haben, wird dieser in der Mareon-Rechungsübersicht direkt unterhalb der stornierten Rechnung angezeigt.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
Jetzt können Sie den erneuten Rechnungsentwurf bereitstellen und von Mareon aus an die Wohnungsbaugesellschaften weiterleiten lassen. In der PDS-Umgebung finden Sie den Rechnungsentwurf in der Rechnungsübersicht“ und können dort wie bereits beschrieben weiterverfahren.
17.1.10
„Mareon-
Vorhandene Aufträge Mareon-Aufträgen zuordnen
Nach der Erfassung eines Auftrags, der per Telefon oder Fax bereits angekündigt wurde, haben Sie die Möglichkeit, diesen Auftrag später dem passenden Mareon-Auftrag zuzuordnen. So ordnen Sie vorhandene Aufträge den Mareon-Aufträgen zu 1.
Wählen Sie im „Mareon-Portal“ die „Mareon-Auftragsübersicht“ an
2.
Sofern der gewünschte Auftrag mit dem Status E (=erteilt) bei Mareon erscheint, markieren Sie dort diesen Auftrag und betätigen Sie die Taste [Auftrag annehmen]. (Bei Status F, wird sofort [Auftrag zuordnen] betätigt. Siehe Hinweis.)
3.
Betätigen Sie nun die Taste [Auftrag zuordnen]. Es erscheint die Auftragsübersicht, aus der Sie den bereits erfassten Auftrag für die Zuordnung auswählen.
4.
Entscheiden Sie nun, ob der Störungstext / die Materialvorgaben übernommen werden sollen.
Kundendienst / Wartung
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17 Auftragsannahme aus Internet-Portal 17.1 Reparatur- und Service-Aufträge aus Mareon
Hinweise Die Daten in den Feldern ANRUFER, TELEFON, BEMERKUNG werden übernommen, sofern Sie bei der telefonischen Auftragssannahme bereits gefüllt wurden. Andernfalls werden die Daten aus Mareon hier eingetragen. Wenn in der Mareon-Auftragsübersicht der gewünschte Auftrag mit dem Status F (= bestätigt) erscheint, wird Ihnen Funktion [Auftrag annehmen] nicht mehr angeboten. Sie wählen dann sofort die Funktion [Auftrag zuordnen].
17.1.11
Differenzausgleichspositionen berücksichtigen
Gelegentlich erscheint beim Datenabgleich in der Mareon-Rechnungsübersicht der Hinweis, dass „Differenzausgleichspositionen“ für den Auftrag XY vorhanden sind. Differenzausgleichspositionen entstehen, wenn sie einen Auftrag mit EPA angenommen und bereits abgerechnet haben. Da Mareon die Zu- oder Abschläge sowie etwaige Preisdifferenzen berechnet, kann sich der Mareon-Rechnungsbetrag von Ihrem PDSRechnungsbetrag unterscheiden. Für diese Differenzbeträge werden Differenzausgleichspositionen gebildet, die in dem jeweiligen Auftrag ergänzt werden. Alle Informationen hierzu können Sie ausdrucken. Im Ausdruck sind die RechnungsNummern, Auftrags-Nummern und Differenzbeträge enthalten. Achtung! Die Berücksichtigung möglicher Differenzausgleichspositionen macht es auch erforderlich, die Rechnungen erst nach der Bezahlung auszudrucken.
17.1.12
Mareon Auftragsliste ausgeben
In dieses Programm gelangen Sie über „Mareon Portal“, „Mareon Auftragsliste“. So erstellen Sie eine Liste der Mareon Aufträge 1.
Nachdem Sie das Programm „Mareon Auftragsliste“ aktiviert haben, wählen Sie den Auftraggeber aus.
2.
Füllen Sie dann die Selektionsfelder oder wählen Sie eine bereits gespeicherte Selektion aus. (Taste [Auswahl Selektion]).
3.
Wenn Sie auf dem Feld EINGABEN OK stehen, können Sie Ihre Selektion über die Taste [Selektion speichern] unter einem gewünschten Namen für die gewünschten Logins speichern.
4.
Wählen Sie im Druckfenster ggf. die gewünschte Ausgabeart und bestätigen Sie das Druckfenster. Jetzt wird Ihre Liste in der gewünschten Form (Druck speichern o.ä.) ausgegeben.
Kundendienst / Wartung
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Index
Index [(X) Funktionen] in der Rücklauferfassung .........................................................191
Aufträge Mareon-Aufträgen zuordnen . 243 Aufträge selektiv löschen..................... 168
[(x) Funktionen] in Objekt-Stammdaten ändern................................................85
Aufträge von Mareon holen ................. 237
Allgemeine Grunddaten .........................24
Auftragsannahme aus Internet-Portal .. 233
Anlage löschen ......................................99
Auftragsannahme durchführen ............ 114
Anlage-Daten aufnehmen / ändern ........62
Arbeitszettel ausdrucken.................. 127
Anlagen-Auswertung ausdrucken ........222
Aufträge annehmen mit PDS-MobilLösung ......................................... 123
Anlagendaten ändern.............................90 Anlage-Schemen aufnehmen.................39
Aufträge aus Internet-Portal annehmen ..................................................... 127
Anlage-Stammdaten übernehmen .......100
Material-Vorgaben ........................... 119
Anzeige und Suche in der Monteurplanung .........................................................134
Mobil Aktivitäten............................... 121
Anzeigearten einstellen........................133 Anzeigen alle Planungen für einen Auftrag ......136 Arbeitszettel ausdrucken......................127 Arbeitszettel für Wartungen drucken ....150 Auftrag beenden ..................................178 Auftrag unterbrechen ...........................177 Aufträge annehmen .............................112
Störungstext-Eingabe Sonderfunktionen ......................... 115 Zeiten erfassen ................................ 119 Zusatzdaten erfassen ...................... 118 Zusätzliche Informationen anzeigen. 119 Auftragsart Inkasso ............................. 175 Auftragsart „Inkasso“ ändern............ 175 Auftragskontrolle anzeigen .................. 161 Druckzeilenaufbau verändern .......... 165
Voraussetzungen für einen sofortigen Arbeitsbeginn................................112
Info-Bereich neu gestalten ............... 164
Aufträge annehmen mit Mobil-Lösung .123
Selektionen ändern.......................... 162
Aufträge bearbeiten .............................161
Selektionsfelder neu gestalten ......... 163
Aufträge löschen..................................166
Weitere Selektionen nutzen ............. 164
Aufträge einzeln anwählen ...............166
Auftragskontrolle anzeigen / ausdrucken ........................................................ 161
Aufträge selektiv löschen..................168 Kundendienst / Wartung
Auftragsliste anzeigen ......................... 173 Seite 265 von 275
Index
Anfahrt Kunde ..................................174
Ausfallzeiten ausdrucken..................... 143
Auftrag beginnen..............................174
Auswertungen / Statistiken erstellen.... 213
Auftrag zurückgeben ........................173
Bauteil-Selektions-Kennung / Bauteilgruppen festlegen ................... 31
Auftragsliste individuell sortieren ......174 Auftragsliste nach Datum sortieren...174 Auftragsreihenfolge senden..............173 Erledigte Aufträge anzeigen .............173 Funktionsbuttons in der Kopfzeile.....174 Neuen Auftrag anlegen ....................173 Auftragsliste ausgeben ........................244 Auftragsliste Funktionsbuttons in Kopfzeile .........................................................174
Bauteil-Typen anlegen........................... 37 Bewegungsdaten löschen ................... 172 Bildschirmaufbau ändern....................... 86 City-Ruf verwenden............................. 129 CRM-Kontakt abstellen.......................... 30 Datenabgleich ..................................... 172 Datensicherung durchführen ............... 111 Datenübernahme aus Mareon ............. 236
Auftragsliste konfigurieren ...................172
Differenzausgleichspositionen ............. 244
Auftragsliste sortieren ..........................174
DIS-X - Stammdaten
Auftrags-Status
Felder im Rechnungs-Schema........... 18
Erledigter Auftrag .............................184
Lagerdaten ........................................ 17
Fakturierter Auftrag ..........................185
Positions-Stammdaten....................... 18
Mobil teilerledigt ...............................184
RG-Schema-Nummer KuWa zuordnen ....................................................... 19
Offener Auftrag.................................184 Unzugeordneter Mobilauftrag ...........184
Text-Positionen/Bausteine erfassen... 20
Wartestellung ...................................184
Druckzeilenaufbau Auftragskontroll-Liste verändern ........................................ 165
Auftragsstatus an Zentrale melden ......178
Durchgeführte Arbeiten erfassen......... 177
Auftragstermine verschieben ...............138
Einheitspreisabkommen aus Mareon... 236
Termin einfügen ...............................139
Einzel- oder Summenliste Zu-/Abgänge Vertäge erstellen.............................. 220
Termine eines Monteurs verschieben .....................................................138 Auftragsübersicht-Anzeige ändern .......162 Auftragszeiten überprüfen....................176
Einzelkalkulation von Wartungspauschalen ......................... 68 Einzelliste (Verträge) ausdrucken........ 221
Ausfallgründe aufnehmen ......................55 Kundendienst / Wartung
Seite 266 von 275
Index
Erfassungsreihenfolge für Positionen festlegen ..........................................180 Erledigte Aufträge löschen ...........172, 231 Fachbereiche festlegen..........................33 Fachbereiche zuordnen .......................108 Fachbereiche aus BAS (TGP) ..........109
Freistellungen löschen......................... 135 Gebietskennzeichen ändern.................. 95 Gebiets-Kennzeichen anlegen............... 34 Gebiets-Statistik ausgeben.................. 224 Grundstammdaten eingeben ................. 31
Fahrtkosten / Provision ändern ..............93
Bauteil-Selektions-Kennung / Bauteilgruppen ............................... 31
Feiertage eintragen................................31
Bauteil-Typen anlegen ....................... 37
Felder und Zeilen bearbeiten .................77
Fachbereiche festlegen...................... 33
Feldinhalt eingrenzen.............................82
Gebiets-Kennzeichen anlegen ........... 34
Firmen installieren .................................15
Kunden-Kennzeichen vergeben......... 37
Firmenstammdaten aufnehmen .............21
Sammel-Objekte bestimmen.............. 35
Allgemeine Grunddaten......................24
Hauptbauteile ändern ............................ 90
CRM-Kontakt abstellen ......................30
Hauptbauteile verdoppeln...................... 65
Druckumfang der Rechnungen...........30
Historie drucken .................................... 83
Feiertage eintragen ............................31
Liste ausdrucken................................ 83
Monteurplanung einstellen .................25
Historie löschen..................................... 99
Standard-Formulare festlegen............30
Historie übernehmen ............................. 98
Umfang Programmanwendung...........22
Historien erfassen ................................. 72
Wartungsverträge definieren ..............26
Historiendaten anzeigen lassen ......... 75
Formular gestalten.................................53
Historiendaten bei Neu-Installation erfassen ......................................... 73
Formular Grunddaten eingeben .............52 Formularaufnahme für die SerienbriefErstellung .........................................228 Formulare aufnehmen............................51 Formular gestalten .............................53 Formular Grunddaten eingeben..........52 Musterformular übernehmen ..............51 Freistellungen für Monteure erfassen...142 Kundendienst / Wartung
Historiendaten anzeigen........................ 75 Historiendaten bei Neu-Installation erfassen............................................. 73 Internet-Portal Mareon ............................................ 233 Jahresabschluss durchführen.............. 231 Erledigte Aufträge löschen ............... 231 Seite 267 von 275
Index
Kontroll-Liste Sammelobjekte ausdrucken .........................................................158 Kopf- und Fußtexte aufnehmen ...........104 Kunden nach Bewegung löschen.........100 Kundendienstrechnungen ändern ........204 Nach dem Ausdruck .........................204 Vor dem Ausdruck............................204 Kundendienstrechnungen erstellen......202 Kundendienstrechnungen ändern.....204 Kundendienstrechnungen automatisch drucken.........................................203 Kundendienstrechnungen manuell drucken.........................................204 Leistungen / Ersatzteile erfassen......203 Rechnungen löschen........................206 Kundendienstrechnungen manuell drucken ............................................204 Kunden-Kennzeichen vergeben.............37 Leistungen / Ersatzteile erfassen .........203
Allgemeine Informationen ................ 233 Auftrag abgleichen........................... 238 Auftrag ablehnen ............................. 238 Auftrag auf gesehen setzen ............. 238 Auftrag zuordnen ............................. 238 Aufträge für Berechnung anzeigen... 240 Aufträge komplett neu holen ............ 238 Aufträge zuordnen ........................... 243 Auftragsliste ausgeben .................... 244 Daten (EPA) aus Mareon übernehmen ..................................................... 236 Differenzausgleichspositionen ......... 244 Einheitspreisabkommen übernehmen ..................................................... 236 EPA-Übernahme - Daten bearbeiten 236 Mareon-Auftrag annehmen / bearbeiten ..................................................... 238 Mareon-Auftraggeber zuordnen ....... 235
Listenaufbau gestalten...........................76
Mareon-Auftragsübersicht verwenden ..................................................... 237
Auswahl Feldinhalt eingrenzen...........82
Mareon-Stammdaten einrichten....... 234
Felder und Zeilen bearbeiten..............77
Positionen bei EPA-Übernahme bearbeiten .................................... 236
Listengestaltung festlegen..................76 Listenumfang festlegen ......................80 Selektion speichern ............................80 Listenumfang bestimmen.......................80 Lohnstundenliste ausgeben .................227 Manuelle Position erfassen ..................176 Manuelle Positionen aufnehmen..........198 Mareon Kundendienst / Wartung
Rechnung erzeugen ........................ 241 Rechnungen bearbeiten................... 241 Rechnungsübersicht verwenden ...... 240 Reparatur- und Service-Aufträge ..... 233 Stornierte RG erneut bereitstellen.... 242 Verknüpfungen zu KuWa prüfen ...... 238 Voraussetzung für die Nutzung........ 233 Seite 268 von 275
Index
Mareon Auftragsliste ausgeben ...........244
Auftrag unterbrechen ....................... 177
Mareon-Auftrag annehmen / bearbeiten .........................................................238
Aufträge annehmen ......................... 123
Mareon-Auftraggeber zuordnen ...........235 Mareon-Auftragsübersicht verwenden Aufträge von Mareon holen ..............237
Mobil-Auftrag stornieren ............... 127 Neuen Auftrag annehmen / mobil bereitstellen .............................. 123 Aufträge bereitstellen / planen
Mareon-Rechnungsübersicht verwenden .........................................................240
Vorhanden Auftrag bereitstellen / planen....................................... 124
Mareon-Stammdaten einrichten...........234
Auftragsliste anzeigen...................... 173
Material-Auswertungen erstellen..........224
Auftragsstatus an Zentrale melden .. 178
Material-Auszug ausdrucken ............224
Auftragszeiten überprüfen................ 176
Material-Umsatzliste ausgeben ........224
Auswertungen erstellen ................... 226
Material-Auszug ausdrucken................224
Datenabgleich.................................. 172
Materialbedarf für Wartungen ermitteln 154
Durchgeführte Arbeiten erfassen ..... 177
Material-Umsatzliste ausgeben............224
Inkasso ............................................ 175
Materialverbrauchsliste ausgeben........226
Lohnstundenliste ausgeben ............. 227
Material-Vorgaben in Auftragsannahme .........................................................119
Manuelle Position erfassen .............. 176
Meldelogin für Fehlernotizen aufnehmen .........................................................102 Messdaten als Rücklauf-Daten erfassen72 Messdaten aufnehmen ..........................71 Messdaten als Rücklauf-Daten erfassen .......................................................72 Messdaten bei Neu-Installation erfassen .......................................................71
Materialverbrauchsliste ausgeben.... 226 Notizfunktion im Startcenter ............. 170 Positionserfassung mit MaterialVorgaben ..................................... 175 Positionserfassung verwenden ........ 175 Positionsstammdaten-Liste erstellen 227 Rücklauf vom Pad übernehmen....... 199
Messdaten drucken .............................169
Tagesübersicht Monteurzeiten erzeugen ..................................................... 226
Messdaten-Parameter festlegen ............42
Zusatzdaten bearbeiten ................... 176
Mobil Auftrag beenden...............................178
Mobil. Aufträge annehmen Mobil-Einsatzplan verwenden .......... 126 Mobil-Auftrag stornieren ...................... 127
Kundendienst / Wartung
Seite 269 von 275
Index
Mobil-Aufträge bearbeiten....................170 Mobil-Aufträge bereitstellen .................159 Mobil-Auswertungen erstellen..............226 Mobil-Einsatzplan verwenden ......126, 137 Monteur kontaktieren (SMS/Anruf) ...138 Monatsübersicht Wartungsfälligkeit erstellen ...........................................153 Monteur
Sonderfunktionen für Anzeige und Suche........................................... 134 Monteurplanungsart bestimmen .......... 121 Monteur-Stammdaten eingeben ............ 44 Monteur-Statistik ausdrucken .............. 213 Monteur-Statistik erstellen Monteur-Statistik ausdrucken........... 213 Monteur-Stunden Liste erstellen ...... 214
kontaktieren......................................138
Produktivitätsanalyse durchführen ... 214
Monteur-Daten ändern...........................94
Monteur-Statistiken erstellen ............... 213
Monteure sortieren...............................135
Monteur-Stunden Liste erstellen.......... 214
Monteurplanung durchführen
Mustervertrag übernehmen ................... 66
Alle verschieben...............................136
Musterverträge einrichten...................... 46
Anzeige aktualisieren .......................136
Wartungsarten u. - Termine festlegen 48
Auftrag einfügen...............................136
Wartungs-Rechnungen vorgeben ...... 49
Auftragstermine verschieben............138
Nachkalkulation durchführen
Freistellungen für Monteure erfassen .....................................................142
Nachkalkulation Kundendienstaufträge ..................................................... 218
Freistellungen löschen .....................135
Nachkalkulation Wartungsaufträge .. 216
Liste der Ausfallzeiten ausdrucken ...143
Nachkalkulationen durchführen ........... 216
Mobil-Einsatzplan verwenden...........137
Notizfunktion im Startcenter ................ 170
Monteure sortieren ...........................135
Objekt ändern / hinzufügen ................... 98
Sonderfunktionen für Anzeige und Suche ...........................................136
Objekt löschen ...................................... 99
Termin löschen.................................141
Objekt, Anlagen, Verträge löschen ........ 99 Objektdaten ändern............................... 89
Termine in der Auftragsannahme planen .....................................................140
Objekt-Daten aufnehmen / ändern ........ 60
Monteurplanung einstellen .....................25
Objekt-Info aufrufen............................. 101
Monteurplanung vornehmen ................132
Bildschirmaufbau ändern ................. 101
Anzeigearten einstellen ....................133
Bildschirmaufbau auswählen ........... 101
Kundendienst / Wartung
Seite 270 von 275
Index
Objekt-Stammdaten ändern ...................84 Anlagendaten ändern .........................90 Bildschirmaufbau ändern....................86 Fahrtkosten / Provision ändern...........93 Gebietskennzeichen ändern...............95 Hauptbauteile ändern .........................90 Monteur-Daten ändern .......................94
Rechnungs-Schema für Wartungs-RG festlegen ........................................ 71 Vertragsdaten erfassen...................... 65 Pad - Kopfzeile.................................... 173 Pad aufnehmen, Pad-Update prüfen ... 105 Pad einrichten ..................................... 171 Allgemeine Einstellungen................. 171
Objektdaten ändern............................89
Datenpflege, Bewegungsdaten löschen ..................................................... 172
Rechnungs-Empfänger-Daten ändern 88
Datenpflege, Daten optimieren ........ 171
Rechnungs-Stammdaten ändern........93
Datenpflege, Erledigte Aufträge löschen ..................................................... 172
Taste [(x) Funktionen] ........................85 Vertragsdaten ändern.........................91
Konfiguration, Auftragsliste konfigurieren ................................ 172
Wartungs-Stammdaten ändern...........92
Konfiguration, Profilverwaltung ........ 171
Objekt-Stammdaten aufnehmen ............57
Kundendienst-Einstellungen ............ 172
Anlage-Daten aufnehmen / ändern.....62
Netzwerk, Kommunikation ............... 171
Einzelkalkulation von Wartungspauschalen ......................68
Stammdaten aktualisieren ............... 172
Hauptbauteile mit Preisen in WartungsRechnungen ...................................69
Pad einrichten über Verwaltung....................................... 171
Hauptbauteile verdoppeln...................65
Pad starten und anmelden .................. 170
Historien erfassen ..............................72
Pads zuordnen / konfigurieren............. 102
Messdaten aufnehmen.......................71
Planungen für einen Auftrag anzeigen. 136
Mustervertrag übernehmen ................66
Planungshilfe für Auftrags-Planung ..... 146
Objekt-Daten aufnehmen / ändern .....60
Positionen aus Kundendienst/Wartung generieren ....................................... 109
Preisanteile für Hauptbauteile eingeben .......................................................63 Rechnungs-Empfänger erfassen ........57 Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern ............................................59 Kundendienst / Wartung
Positionen erfassen Rücklauf-Erfassungs-Bildschirm definieren ..................................... 181 Positionen im Rücklauf erfassen ......... 196 Seite 271 von 275
Index
Manuelle Positionen aufnehmen ......198 Positionserfassung mit Material-Vorgaben .........................................................175
Erledigte Auftträge vom Pad übernehmen ................................. 199 Teilerledigte Aufträge übernehmen .. 199
Positionserfassung verwenden ............175
Unzugeordnete Mobil-Aufträge ........ 201
Positionsstammdaten-Liste erstellen....227
Rücklauf vom Pad übernehmen .......... 199
Preisanteile für Hauptbauteile eingeben 64
Rückläufe erfassen.............................. 179
Produktivitätsanalyse durchführen .......214
Auftrags-Status ................................ 184
Rechnungen erstellen ..........................202
Erfassungsreihenfolge für Positionen ..................................................... 180
Kundendienstrechnungen erstellen ..202 Rechnungen in Mareon bearbeiten ......241 Rechnungen löschen ...........................206 Rechnungsdaten integrieren
in
FIBU
/
BEBU
Rücklauferfassung durchführen........... 185 [(X) Funktionen] ............................... 191 Info Auftrag / Materialverbrauch....... 195 Manuelle Rückläufe erfassen........... 185
Integration vorbereiten .....................211
Positionen im Rücklauf erfassen...... 196
Integrationslauf durchführen.............212
Rücklauf vom Pad übernehmen....... 199
Rechnungsdaten in FIBU/BEBU integrieren ........................................210
Wartestellung zuweisen ................... 190 Sammel-Objekte bestimmen ................. 35
Rechnungsdaten-Integration vorbereiten .........................................................211
Serienbrief drucken ............................. 229
Rechnungs-Druckumfang festlegen .......30
Skeye.Pad Kopfzeile ........................... 173
Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern .....................................................59, 96
SMS-Mitteilungen versenden............... 131
Rechnungs-Empfänger löschen.............99 Rechnungs-Empfänger-Daten ändern ...88
Stammdaten im DIS-X aufnehmen.......................... 17 Stammdaten aufnehmen ....................... 21
Rechnungs-Integrationslauf durchführen .........................................................212
Anlage-Schemen ............................... 39
Rechnungskontrolle durchführen .........210
Anlage-Stammdaten übernehmen ... 100
Rechnungs-Schema für Wartungs-RG festlegen ............................................71
Ausfallgründe..................................... 55
Rechnungs-Stammdaten ändern ...........93 Rücklauf vom Pad Kundendienst / Wartung
Firmenstammdaten............................ 21 Formulare .......................................... 51 Grundstammdaten ............................. 31 Seite 272 von 275
Index
Historie drucken .................................83 Historie übernehmen /löschen............98 Kunden nach Bewegung löschen .....100 Listenaufbau gestalten .......................76 Messdaten-Parameter........................42 Monteur-Stammdaten.........................44 Objekt ändern / hinzufügen ................98
Stammdaten für die Mobilität bereitstellen.................................. 107 Standard-Formulare festlegen ............... 30 Störungstext-Eingabe Sonderfunktionen............................. 115 Summenliste (Verträge) ausdrucken ... 221 Tagesprotokoll erstellen ...................... 169
Objekt, Anlagen, Verträge löschen .....99
Tagesübersicht Monteurzeiten erzeugen ........................................................ 226
Objekt-Info aufrufen..........................101
Termin löschen.................................... 141
Objekt-Stammdaten ...........................57
Termine in der Auftragsannahme planen ........................................................ 140
Objekt-Stammdaten ändern ...............84 Rechnungs-Empfänger für Objekte ändern ............................................96 Textbausteine.....................................56 Stammdaten für die Mobilität bereitstellen .........................................................107 Stammdaten für Mobil aufnehmen Pad aufnehmen / Pad-Update prüfen .....................................................105 Vorgefertigte Texte aufnehmen ........105
Termine von Aufträgen verschieben .... 138 Textbausteine "durchgeführte Arbeiten" aufnehmen......................................... 56 Tourenplan erstellen............................ 156 Umfang Programmanwendung festlegen .......................................................... 22 Umsatzliste erstellen ........................... 222 Vertragsarten definieren ........................ 46 Vertragsauswertungen erstellen
Stammdaten für Mobilität aufnehmen ..102
Einzelliste (Verträge) ausdrucken .... 221
Fachbereiche zuordnen....................108
Summenliste (Verträge) ausdrucken 221
Kopf- und Fußtexte...........................104
Vertragsergebnis ausgeben ............. 220
Kopf- und Fußtexte aufnehmen........104
Vertragsübersicht ausdrucken ......... 218
Kopf- und Fußtexte freischalten........104
Zu-/Abgänge Verträge Einzel- oder Summenliste erstellen .................. 221
Meldelogin für Fehlernotizen aufnehmen .....................................................102
Vertrags-Auswertungen erstellen ........ 216
Pads zuordnen / konfigurieren..........102
Nachkalkulationen durchführen........ 216
Positionen aus Kundendienst/Wartung generieren ....................................109
Vertragsdaten ändern............................ 91
Kundendienst / Wartung
Seite 273 von 275
Index
Vertragsdaten erfassen..........................65 Vertragsergebnis ausgeben .................220 Vertrags-Stammdaten aufnehmen .........45 Musterverträge einrichten...................46 Vertragsarten definieren.....................46 Vertrags-Ursachen anlegen................50 Vertragsübersicht ausdrucken .............218 Vertrags-Ursachen anlegen ...................50 Vorbereitungen ......................................15 Vorgefertigte Texte aufnehmen............105 Wartestellung im Rücklauf zuweisen....190 Wartungsfälligkeitsliste
Wartungsplanung automatisch vornehmen ................................... 144 Wartungsplanung manuell ............... 149 Wartungsplanung manuell................... 149 Wartungs-Rechnungen Hauptbauteile mit Preisen.................. 69 Wartungsrechnungen ändern .............. 209 Wartungsrechnungen drucken............. 208 Wartungsrechnungen erstellen............ 206 Wartungsrechnungen ändern........... 209 Wartungsrechnungen drucken ......... 208 Zusätzliche Leistungen / Ersatzteile erfassen ....................................... 207
Einzelaufstellung ausgeben..............151
Wartungs-Rechnungen vorgeben.......... 49
Monatsübersicht erstellen.................153
Wartungs-Stammdaten ändern.............. 92
Wartungs-Fälligkeitsliste ......................151
Wartungsverträge definieren ................. 26
Wartungsplanung aufheben .................150
Werbe-Serienbriefe erstellen ............... 228
Wartungsplanung automatisch
Adressaten auswählen..................... 229
Aufträge eingrenzen .........................145
Formularaufnahme .......................... 228
Wartungsplanung automatisch vornehmen .........................................................144
Serienbrief drucken.......................... 229
Wartungsplanung druchführen Materialbedarf für Wartungen ermitteln .....................................................154
Zeiten in Auftragsannahme erfassen ... 119 Zusatzdaten bearbeiten....................... 176 Anlagedaten ändern ........................ 177
Wartungsplanung durchführen.............144
Messdaten erfassen ........................ 176
Arbeitszettel für Wartungen drucken 150
Objektdaten ändern ......................... 176
Planungshilfe für Auftrags-Planung ..146
Zusatzdaten in Auftragsannahme erfassen ........................................................ 118
Wartungs-Fälligkeitsliste ausdrucken151 Wartungsplanung aufheben .............150 Kundendienst / Wartung
Zusatzinformationen in der Auftragsannahme ............................ 119 Seite 274 von 275
Index
Zusätzliche
Leistungen
Kundendienst / Wartung
/
Ersatzteile
erfassen........................................... 207
Seite 275 von 275
