Überblick über die wichtigsten Funktionen 



Verwaltung der Daten  der Kinder  der MitarbeiterInnen  der Gruppen  der Dienstpläne  des Kindergartens





Datenimport

Zuordnung der Kinder zu den Gruppen



Buchhaltung / Beitragswesen

Auswertungen mit Export in MS-EXCEL



Briefe zum Versenden mit MS-OUTLOOK oder zum Bearbeiten und Drucken mit MS-WORD

Die Funktionen im Detail

Verwaltung der Kinderdaten

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Auf einer Seite zusammengefasst sind die Stammdaten des Kindes und die für den Kindergartenbesuch relevanten Informationen ersichtlich. Auf den Laschen im unteren Teil dieser Seite werden zusätzliche Informationen über das Kind angezeigt. Hier finden Sie  die Elterndaten (Adresse, Beruf, Telefon, E-Mail, ...)  die Daten von Bezugspersonen, inkl. der Berechtigung, ob sie das Kind abholen dürfen  Informationen über Krankheiten, Allergien, Unverträglichkeiten  die Besuchs- und Verpflegungsregelung  die Grundlagen der Beitragsabrechnung: Förderungen, Zusatzbeiträge, Ermäßigungen  Notizen, Briefe und E-Mails  eine Darstellung des Beitragskontos  eine Darstellung aller Mahnungen  die Tagesdokumentation  den Aktivitätsmonitor z.B.: als Montessori-Monitor zur Dokumentation der Arbeiten mit Montessorimaterialien

Mit dem Aktivitätsmonitor (*Zusatzmodul; in den Grundversionen nicht inkludiert!) kann dokumentiert werden, wie oft / wie intensiv sich ein Kind mit verschiedenen Materialien beschäftigt. So ist z.B.: die Beobachtung der Arbeiten mit Montessorimaterial ein Anwendungsgebiet des Aktivitätsmonitor (als „Montessori-Monitor“)

Die Materialien (linke Seite) können selbst festgelegt und so auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt werden. Die Dokumentation (rechte Seite) zeigt, wann, und gegebenenfalls mit welchen anderen Kindern, sich das Kind mit diesem Material beschäftigt hat. Mit der Tagesdokumentation (*Zusatzmodul; in den Grundversionen nicht inkludiert!) kann der Tagesablauf eines Kindes (in 15-Minuten-Schritten) dokumentiert werden.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die einzelnen Aktionen, die dokumentiert werden sollen, können selbst festgelegt und mit Farben hinterlegt werden und so auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt werden.

„Kind hinzufügen“ – Assistent Um die Arbeit mit Okids so einfach wie möglich zu machen, werden die AnwenderInnen bei der Neuanlage durch einen Assistenten unterstützt. So können bei der Neuanlage bestehende Daten berücksichtigt und sofort entsprechend verknüpft werden. z.B.: Erkennen von bereits angelegten Geschwisterdaten und Übernahme der Daten der Eltern und der Adresse, Verknüpfung der Geschwister als Bezugspersonen.

Schritt 1: Person suchen um doppelte Erfassung zu vermeiden

Schritt 2: Geschwisterkinder suchen um die Elterndaten und die Adresse zu übernehmen

Schritt 3: Überprüfen / Erfassen der Elterndaten

Schritt 4: Erfassen der Kinddaten

Schritt 5: Überprüfen / Erfassen der Adresse

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Abschließen der Eingabe

Verwaltung der MitarbeiterInnendaten Ebenso wie die Kinderdaten werden auch für die MitarbeiterInnen die Stammdaten, die Daten der Bezugspersonen, Notizen, Briefe und emails sowie Informationen über Krankheiten und Allergien angezeigt. Darüber hinaus werden bei den MitarbeiterInnen in zusätzlichen Laschen Informationen über Ausbildung und frühere Arbeitgeber, der individuelle Dienstplan sowie die Zeiterfassung und die Zeitabrechnung verwaltet.

Die Seite mit den persönlichen Daten zeigt eine Übersicht über die Daten der MitarbeiterIn. Darunter auch den persönlichen Dienstplan, der sich aus dem Dienstplan jener Gruppe(n) ableitet, in der (denen) die MitarbeiterIn tätig ist. Diese „Kinderdienstzeiten“ können hier um zusätzliche nicht gruppengebundene Zeiten ergänzt werden.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Bei der Eröffnung eines neuen Monats werden der persönlichen Dienstplan, die bereits eingetragenen Urlaube, die in den Daten des Kindergartens definierten Schließtage und die vorgegebene Zeiten für Teamsitzungen zu einem Dienstplan mit SOLL-Dienstzeit zusammengeführt.

Dieser SOLL-Dienstplan wird für die Zeiterfassung bzw. die Zeitabrechnung um die tatsächlichen Arbeitszeiten ergänzt, wobei die für die Zeiterfassung und Arbeitszeitabrechnung wichtigen Unterscheidungen in Zeitausgleich, Überstunden, Arztbesuch, Pflegefreistellung differenziert erfasst werden.

Die Zusammenfassung gibt einen Überblick über die monatlichen Zeitabrechnungen und die Urlaube.

Verwaltung der Gruppendaten

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die an dieser Stelle angezeigten Daten der Gruppen umfassen neben den Gruppenstammdaten auch die Information, welche MitarbeiterInnen mit wieviel Betreuungsstunden der Gruppe zugeordnet sind. Zur besseren Darstellung im Dienstplan können den MitarbeiterInnen Farben zugeordnet werden. In den Laschen im unteren Teil der Seite werden weitere wichtige Informationen angezeigt:  Alle Kinder, die zu einem frei wählbaren Zeitpunkt diese Gruppe besuchen  Dienstpläne, die für diese Gruppe gelten (ein Dienstplan wird für einen definierten Zeitraum erstellt)  die Anwesenheitsliste zur Protokollierung der täglichen Anwesenheiten der Kinder

Anwesenheitsliste

In dem übersichtlichen Monatskalender wird eingetragen, welche Kinder aus welchem Grund nicht im Kindergarten sind. Die Anwesenheitsarten können selbst festgelegt und so auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt werden. Selbstverständlich sind in der Monatsansicht bereits die für den Kindergarten festgelegten Schließtage berücksichtigt. Auf der Gruppenseite werden auch die Dienstplanvorlagen verwaltet:

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Dienstplanvorlagen werden für eine bestimmte Anzahl von Personen erstellt. Diese Personen werden bei der Übernahme der Vorlage in eine Gruppe durch die der Gruppe zugeordneten MitarbeiterInnen ersetzt werden.

Zuordnung der Kinder zu Gruppen

Auf dieser Seite wird die Einteilung der angemeldeten Kinder zu den Gruppen durchgeführt. Die Kinder, die zugeteilt werden sollen, werden auf Basis verschiedener Kriterien gefiltert und dann zum ausgewählten Stichtag der ausgewählten Gruppe zugeordnet.

Daten des Kindergartens Auf der Seite „speziellen Daten“ befinden sich die Unternehmensdaten des Kindergartens. Hier sind auch die Öffnungszeiten, die Schließtage, die Regelung für die Teamsitzungen sowie die Räume, deren Größe und Nutzung eingetragen.

Die Termine der Teamsitzungen können von Okids generiert werden, wenn die entsprechenden Parameter erfasst worden sind.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die Feiertage werden aus den in den allgemeinen Daten vorhandenen Feiertagen ausgewählt. Sie können unterschiedlich für Kinder und/oder MitarbeiterIn als Schließtag definiert werden.

In der Rubrik „Standardkosten“ werden die für die einzelnen Besuchsarten (Ganztags, Halbtags, etc.) und Verpflegungsformen anfallenden Kosten definiert. Diese werden jeweils aus verschiedenen Kostenkomponenten (Förderungen, Elternbeitrag, zusätzliche Pauschalen) zusammengesetzt.

Zum Abdecken immer wieder anfallender Kleinbeträge für Ausflüge und Aktivitäten kann pro Kind ein Depotkonto geführt werden, das bei Bedarf dotiert wird, und über das diese Kleinbeträge verrechnet werden.

Zusatzaktivitäten

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die Planung, Abwicklung und Verrechnung von Zusatzaktivitäten, an denen nicht alle Kinder teilnehmen, erfolgt zentral bei den „speziellen Daten“. Die Verrechnung der anfallenden Beiträge erfolgt über das Depotkonto (z.B. bei Kleinbeträgen), oder der Beitrag wird gesondert vorgeschrieben.

Buchhaltung Die Buchhaltung ist als Subsystem des Rechnungswesens des Kindergartenträgers konzipiert. Sie umfasst die Beitragsberechnung und Beitragsvorschreibung sowie die Erfassung, Zuordnung und Verbuchung von Einzahlungen. Buchhaltung – Beitragsvorschreibung

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die Beitragsberechnung und Beitragsvorschreibung besteht aus folgenden Komponenten:  Beitragsberechnung aus Betreuungsbeitrag, Essensbeitrag, Zusatzbeiträgen Monatlich werden die Beiträge getrennt nach Elternbeitrag und Förderbeitrag berechnet, vorgeschrieben und auf die einzelnen Kinderkonten verbucht.  Abrechnung von Sonderbeiträgen (Theater, Ausflug, Eislaufen, ....) Einmal jährlich bzw. bei Bedarf kann ein Depotbeitrag eingehoben werden. Dieser wird auf einem gesonderten Konto verbucht, über dieses Konto werden die Sonderbeiträge verrechnet.  Berechnung der Gemeindeförderung (zB: Grundbeitrag und Betreuungsbeitrag in Wien)  Beitragsvorschreibung und automatisierte Erstellung / Abwicklung von Einzugsaufträgen (im SEPA-Format via Telebanking)  Darstellung der Konten je Kind und gesamt für den Kindergarten

Die für die Beitragsberechnung relevanten Informationen werden tagesaktuell für das abzurechnende Monat aus den Kinderdaten übernommen. Besuchsform und Förderung werden beim Kind in den Laschen „Vertrag“ und „Beitrag“ gewartet. Diese Eingaben sind immer zeitgebunden (mit Beginn- und Ende-Datum). Die Kosten für die einzelnen Besuchsarten werden bei den Daten des Kindergartens festgelegt.

Die Lasche „Vertrag“ zeigt die Historie der Besuchsregelungen.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die Lasche „Beitrag“ zeigt die alle Informationen zu Förderungen, Zusatzkosten und Ermäßigungen.

Buchhaltung – Zahlungserfassung

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Ebenfalls Teil der Buchhaltung ist die Verarbeitung (Verbuchung) der Beitragseinzahlungen. Die Zahlungen werden gruppiert nach dem Bankkontoauszug erfasst, die einzelne Zahlung wird dem jeweiligen Kind zugeordnet und abschließend werden die Zahlungen verbucht. Eine automatische Übernahme und Zuordnung der Zahlungseingänge über Datenträger ist in Vorbereitung.

Buchhaltung – Mahnwesen (*Zusatzmodul; in den Grundversionen nicht inkludiert!)

Mit dem werden zu einem frei wählbaren Stichtag alle offenen Beiträge ermittelt und zur Mahnung vorgeschlagen. Dabei wird gemäß der Mahnungshistorie die passende Mahnstufe ermittelt und es werden auch Mahnspesen vorgeschrieben.

Mahnstufen und Mahnspesen werden für jeden Mandanten festgelegt.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Beim Kind ist die Historie der Mahnungen sichtbar.

Auswertungen

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Die gewünschten Auswertungen werden vorab definiert und sind in Okids als Standard-Auswertungen abrufbar. Diese Funktion wird laufend erweitert und den Bedürfnissen der AnwenderInnen angepasst. Das Ergebnis der Auswertung kann zur weiteren Bearbeitung direkt in MS-Excel exportiert werden, bzw. kann ein Dokument an die ausgewählten Personen gesendet werden.

allgemeine Daten und Benutzerberechtigung Auf der Seite „allgemeinen Daten“ werden verschiedene allgemein gültige Parameter angezeigt, die teilweise durch die AnwenderIn verändert werden können (Postleitzahlen, Banken, Ländercodes, akademische Titel, Sprachen, Religionen, Feiertage ....).

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Der Zugriff auf die in Okids gespeicherten Daten ist über eine eigene Benutzerverwaltung geregelt. Die einzelnen Benutzer sind Benutzergruppen zugeordnet über die verwaltet wird, welche Daten der Benutzer bearbeiten, bzw. sehen kann. Diese Einschränkungen können vom Administrator getroffen werden.

Dokumente

Briefe oder E-Mails, die an die Eltern der Kinder oder die MitarbeiterInnen versendet werden, können von den AnwenderInnen eigenhändig erstellt und auch sofort in Okids verwendet werden. Auf der Seite Dokumente werden diese Brief- und E-Mail-Vorlagen verwaltet. Die Briefe selbst werden in MS-Word mit Platzhaltern für die gespeicherten Werte erstellt. Der Versand von E-Mails erfolgt direkt über MS-Outlook.

Datenimport (*Zusatzmodul; in den Grundversionen nicht inkludiert!)

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Über eine entsprechende Schnittstelle können Daten importiert werden. Die Importformate werden vorab definiert und stehen dann den AnwenderInnen als vordefinierte Importformate zur Verfügung. Der Import selbst verläuft in einem dreistufigen Prozess:  neuer Import: Die Daten werden aus dem vorhandenen Datenfile eingelesen.  Daten analysieren: Die eingelesen Daten werden auf ihre Plausibilität geprüft und mit den in Okids vorhandenen Daten abgeglichen.  Daten übertragen: Die analysierten Daten werden in die Datenbank aufgenommen. Solange die Daten noch nicht übertragen sind, können Importe gelöscht werden.

Leistungsverrechnung mit der Gemeinde Wien Die Leistungsverrechnung mit der Gemeinde Wien erfolgt über das Formblatt, das von der Gemeinde als EXCELDateien vorgegeben sind. In Okids ist dieses Formblatt abgebildet und kann tagesaktuell erstellt werden. Die Ausgabe erfolgt im Rahmen der Auswertungen über EXCEL in genau dem von der Gemeinde geforderten Format. Darüberhinaus kann der Leistungsnachweis auch direkt aus Okids mit Outlook an die MA10 gesendet werden.

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

eine in die einzelnen Gruppen gegliederte Liste aller Kinder, die den Kindergarten besuchen, unterteilt in Altersgruppen (unter 3 Jahre und über 3 Jahre) und Besuchsform (ganztags, halbtags, Teilzeit) mit Kennzeichen bei „nicht-wiener“ Kindern

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

„Leistungsnachweis“:

technische Grundlagen und Voraussetzungen, Sicherheit und Zugriffsberechtigung Nutzung von Okids über den Okids-Server Auf einem eigenen Server im Internet haben Sie von überall Zugriff auf die aktuelle Version von Okids. Auf diesem Server, auf den Sie nur mit einem speziellen Benutzernamen und einem Passwort Zugriff haben, steht Ihnen Okids rund um die Uhr zur Verfügung. Auch sind dort all Programme installiert, die Sie für einen optimalen Einsatz von Okids benötigen (MS-Office, Adobe-Reader, internet-Explorer) und Sie haben genügend Speicherplatz um Dokumente ablegen zu können. Für die Sicherheit der Daten ist ebenfalls gesorgt, denn die Daten werden immer parallel auf zwei getrennten Festplatten gespeichert. Drucken können Sie mit dieser Variante wie gewohnt auf Ihrem lokalen Drucker.

Installation auf einem PC im Kindergarten Okids ist netzwerkfähig, als Datenbank wird eine „firebird“ Datenbank verwendet. Zum Drucken, Exportieren und Versenden von E-Mails ist die Installation von MS Office erforderlich. Die Zugriffssicherheit ist einerseits durch die Datenbank selbst gewährleistet, andererseits durch Passworteingabe und die oben beschrieben Benutzerverwaltung geregelt. Für die Einzelplatzversion genügt ein handelsüblicher PC oder Laptop, als Betriebssystem empfehlen wir Windows 7, aber auch unter Windows Vista oder Windows XP ist Okids lauffähig. Die Bildschirmauflösung muss zumindest 1280x800 betragen, sonst ist eine vollständige Darstellung nicht möglich.

Preis Okids ist so gestaltet, dass ganze Funktionsbereiche weggelassen, oder dazugenommen werden können. Sie können z.B. Okids auch ohne Buchhaltung oder ohne Importschnittstelle kaufen. Die angegebenen Preise sind einmalige Lizenzkosten, die beim Kauf verrechnet werden. In den folgenden Jahren fallen jährliche Wartungskosten in der Höhe von ca. 10 – 15 % des Lizenzpreises an. Einzelplatzversion – Basispaket Das Basispaket umfasst die Lizenz für eine Installation auf einem Einzelplatzrechner mit einem Mandanten (Kindergarten) für einen Benutzer, ohne die Programmteile Buchhaltung und SEPA-Telebanking.

€ 900,- (exkl. MWSt.)

Einzelplatzversion – Standardpaket – ein Benutzer Diese Version umfasst die Lizenz für eine Installation auf einem Einzelplatzrechner mit einem Mandanten (Kindergarten) für einen Benutzer, inklusive der Programmteile Buchhaltung und SEPA-Telebanking.

€ 1.350,- (exkl. MWSt.)

Einzelplatzversion – Standardpaket – mehrere Benutzer Diese Version umfasst die Lizenz für eine Installation auf einem Einzelplatzrechner mit einem Mandanten (Kindergarten) für bis zu fünf Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen, inklusive der Programmteile Buchhaltung und SEPA-Telebanking.

€ 1.800,- (exkl. MWSt.)

1030 Wien, Dianagasse 2 / 10

Mag. Stephan Odehnal email: [email protected]

Tel: 0676 / 306 37 16 homepage: www.okids.at

Stand: Jänner 2015

Zusatzmodule derzeit sind folgende Zusatzmodule – unabhängig von der installierten Version – verfügbar:  Mahnwesen  Aktivitätsmonitor  Tagesdokumentation  Importschnittstelle