PZ-QS011

Klinikkopf

Vorbereitung auf On-site Audits und Inspektionen

Inhaltsverzeichnis Seite 1 2 3

Ziel Hintergrund Prozesse

3.1

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Vorbereitung von Audits/Inspektionen .......................................................................... 2

3.1.1 Terminabsprache .......................................................................................................2 3.1.2 Vorab-Übergabe von Dokumenten an Auditoren/Inspektoren.....................................3 3.1.3 Information über Überprüfungen.................................................................................3 3.1.4 Festlegungen zu Ablauf, Zeitplan und internen Verantwortlichkeiten..........................3 Vorab-Überprüfung der Einhaltung aller studienbezogenen und regulativen Vorgaben .............4 3.1.5 Vorbereitung der Mitarbeiter.......................................................................................5 3.1.6 Ablauf und Begleitung von Audits/Inspektionen..........................................................5 3.1.7 Berichte zu Audits/Inspektionen .................................................................................6 3.1.8 Nachbereitung von Audits/Inspektionen .....................................................................6 3.1.9 Nachverfolgung und Abschluss von Audits/Inspektionen............................................7 3.1.10 Querweise zu bestehenden SOPs.............................................................................. 7

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Quelle: TMF – Technologie- und Methodenplattform für die vernetzte medizinische Forschung e.V.

05.03.2014 PZ-QS01, Vorbereitung auf On-site Audits und Inspektionen

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1 Ziel Ziel der SOP-Vorlage ist die Etablierung eines Qualitätsstandard des Prüfzentrums [Name] für die Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Audits und Inspektionen im Prüfzentrum. 2

Hintergrund

Definitionen: Audit: Qualitätskontrolle durch unabhängige Personen (Auditoren), die vom Sponsor verpflichtet werden. Inspektion: Qualitätskontrolle, die von Vertretern (Inspektoren) der zuständigen Behörden (Landesbehörde oder Bundesoberbehörde) durchgeführt wird. Audits und Inspektionen können auf eine spezifische Studie bezogenen sein („studienspezifisch“), oder aber die gesamte Organisationsstruktur überprüfen („systembezogen“, „Systemaudit“). Der Sponsor ist gemäß ICH-GCP (5.1.1) für die Einrichtung und Aufrechterhaltung von Systemen zur Qualitätssicherung und -kontrolle verantwortlich. Zu den wichtigsten qualitätssichernden Maßnahmen durch den Sponsor gehört die Durchführung von Audits – u.a. auch in den an einer klinischen Prüfung teilnehmenden Prüfzentren. Gemäß AMG und MPG unterliegen Betriebe und Einrichtungen, die Arzneimittel bzw. Medizinprodukte klinisch prüfen, der Überwachung durch die zuständige (=lokale) Behörde. Im Rahmen der Überwachung führen diese Behörden Inspektionen laufender oder bereits abgeschlossener klinischer Prüfungen durch. Inspektionen zur Überprüfung der Unterlagen zur Antragstellung, zu nachträglichen Änderungen oder zu Zulassungsunterlagen werden bei klinischen Prüfungen nach AMG durch die zuständige Bundesoberbehörde (BOB) durchgeführt (§ 15 (1) GCP-V). 3 Prozesse Falls nicht abweichend beschrieben, gelten die nachfolgend beschriebenen Prozesse sowohl für ein Audit als auch für eine Inspektion. Beides wird nachfolgend zusammenfassend als „Überprüfung“ bezeichnet. Bei den nachfolgend beschriebenen Prozessen wird das Prüfzentrum i.d.R. vom Monitor der klinischen Prüfung unterstützt. Wichtig ist auch hier eine klare und schriftlich fixierte Abgrenzung der Verantwortlichkeiten. 3.1

Vorbereitung von Audits/Inspektionen

3.1.1 Terminabsprache Die Überprüfungen werden im Allgemeinen einige Wochen bis Monate im Vorfeld telefonisch und/oder schriftlich angekündigt. Hinweis: Die schriftliche Ankündigung enthält meistens den Namen des Auditors/Inspektors, dessen Adresse/Telefonnummer/E-Mail-Adresse zur späteren Kontaktaufnahme, evtl. das Datum und den Zeitrahmen der Überprüfung und die geplanten Themen

Nach dieser Ankündigung klärt der Prüfer bzw. die Leitung des Prüfzentrums mit dem Auditor/Inspektor folgende Punkte: • • • •

Datum/Zeitrahmen der Überprüfung Überprüfung spezieller klinischer Prüfungen Ablaufplanung/Agenda ggf. notwendige Unterlagen, die im Vorfeld zur Verfügung gestellt werden müssen (Inspektoren) bzw. die gewünscht werden (Auditoren)

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Leitung Prüfzentrum, Prüfer bzw. Stellvertreter

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• • • • •

Überprüfung spezieller Bereiche im Prüfzentrum gewünschte interne und externe Gesprächspartner sonstige Wünsche/Vorstellungen zum Ablauf Anforderungen an IT/ Räumlichkeiten Geheimhaltungsvereinbarung bei Audits

Wenn nicht bereits im Vorfeld vertraglich geregelt, muss der Auditor vor Einsichtnahme in die Studiendokumente eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen. Falls diese erst am Tag des Audits unterzeichnet werden soll, ist das Dokument bereits im Vorfeld vorzubereiten. 3.1.2 Vorab-Übergabe von Dokumenten an Auditoren/Inspektoren Im Vorfeld einer Überprüfung können verschiedene Dokumente seitens der überprüfenden Stelle angefordert werden. Diese werden ggf. überarbeitet, zusammengestellt und vor Versand auf Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität überprüft. Es ist zu protokollieren, welche Unterlagen dem Auditor/Inspektor zu welchem Zeitpunkt übergeben wurden

Leitung Prüfzentrum, Prüfer bzw. Stellvertreter

Studienassistenz

Hinweis: Einem Auditor dürfen keine studienspezifischen Unterlagen klinischer Prüfungen anderer Sponsoren zur Ansicht oder in Kopie zur Verfügung gestellt werden, es sei denn, der Sponsor dieser klinischen Prüfung gibt auf Rückfrage hierzu sein schriftliches Einverständnis. 3.1.3 Information über Überprüfungen Im Falle von Inspektionen zu speziellen klinischen Prüfungen sind die entsprechenden Sponsoren zeitnah über den zuständigen Monitor/Projektmanager zu informieren. So kann u.a. eine Unterstützung bei der Inspektionsvorbereitung gewährleistet werden.

Prüfer bzw. Stellvertreter

Audittermine sind immer mit den zuständigen klinischen Monitoren abzustimmen, da diese i.d.R. zu den Audits anwesend sind und diese auch vorbereiten.

Prüfer bzw. Stellvertreter Studienassistenz

Des Weiteren ist über jede Überprüfung in Prüfzentrum [hier die Personen nennen, die in jedem Fall informiert werden müssen, z.B. Klinikdirektor] zu informieren.

Prüfer bzw. Stellvertreter Studienassistenz

3.1.4 Festlegungen zu Ablauf, Zeitplan und internen Verantwortlichkeiten Nach Erhalt detaillierter Informationen zum Ablauf der Überprüfung werden nachfolgend genannte Punkte geklärt, in einer Checkliste (siehe Anlage A1) dokumentiert und Verantwortliche benannt.

Studienassistenz Prüfer bzw. Stellvertreter

Zeitrahmen für: • Eröffnungsgespräch (Vorstellung des Prüfzentrums und Darstellung des Audit-/Inspektions-Ziels) • Führung durch die Räumlichkeiten • Interviews zu einzelnen Themen • Dokumentenstudium • ggf. Pausen/Mittagessen/ Abendessen • Abschlussgespräch Verantwortlichkeiten: • Festlegung der teilnehmenden Mitarbeiter 05.03.2014 PZ-QS01, Vorbereitung auf On-site Audits und Inspektionen

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• •

Benennung von verantwortlichen Personen für Durchsicht und Aktualisierung von Unterlagen vor der Überprüfung (s.u.) Bei Systemaudits: Benennung von Mitarbeitern, die evtl. Präsentationen vorbereiten und die die zur Überprüfung ggf. notwendigen Dokumente zusammenstellen

Weitere Festlegungen hinsichtlich Aufgaben am Tag der Überprüfung: • Information über Änderungen im Ablauf an alle Beteiligten • anfallende Kopierarbeiten, Beschaffung von Dokumenten • falls ein Protokoll erstellt werden soll: Protokollführung während der Überprüfung Zusätzlich Festlegungen bezüglich Organisation von: • Arbeits-/Besprechungsraum für die Auditoren/Inspektoren über die gesamte Zeitdauer der Überprüfung, • inkl. Technik • ggf. Catering Vorab-Überprüfung der Einhaltung aller studienbezogenen und regulativen Vorgaben Handelt es sich bei der bevorstehenden Überprüfung um eine Inspektion, ist anzuraten die Checkliste der Überwachungsbehörden zur Durchführung von Routine-Inspektionen (https://www.zlg.de/arzneimittel/qualitaetssystem/qualitaetssicherungshandbuch.html; Dokument 071146, Abfrage: 31.01.2011) zur Vorbereitung heranzuziehen. Diese Checkliste kann auch zur Vorbereitung auf anstehende Audits herangezogen werden. Nachfolgend sind die wichtigsten Bereiche genannt, die im Verlauf einer Überprüfung i.d.R. kontrolliert werden. Ablage von Studiendokumenten / ISF • • •

inkl. Ringversuchszertifikate Labor Personal-, Delegierungsliste (Abgleich mit positiv bewerteten und angezeigten Prüfern) Personalqualifikation

Einwilligungserklärungen Patienten (vollständig, durch Patienten vor Therapiebeginn unterschrieben und datiert) Prüfpräparate (in Abhängigkeit vom Zulassungsstatus der Prüfpräparate und der Studienfragestellung sind Anpassungen bei den unten aufgeführten Punkten möglich) • • • • •

Lagerung (abschließbar, zugangskontrolliert, temperaturkontrolliert) ausreichend Lagerkapazität Drug accountability gesamt/ pro Patient Rückverfolgbarkeit einer Charge bis hin zum Patienten ggf. Notfallumschläge (Entblindung) vollzählig und unversehrt

Aufbewahrung /Archivierung von Unterlagen •

•

•

elektronische / papierbasierte Patientenakten o Zugang zu Akten muss geregelt sein o im Falle elektronischer Quelldaten muss sichergestellt sein, dass evtl. Ausdrucke für die Studiendokumentation mit den e-Akten übereinstimmen o Zugangsbedingungen inkl. Audit-Trail für e-Akten müssen darstellbar/nachweisbar sein Archivbedingungen o abschließbar, o zugangskontrolliert, o Schutz vor Sonneneinstrahlung, Wasser, Feuer ausreichend Lagerkapazität

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Zur Überprüfung (und ggf. Überarbeitung) der oben genannten Aspekte wird ein Zeitplan erstellt, in dem auch die Zuständigkeiten festgelegt werden. Alle beschlossenen Maßnahmen sind in Anlage A1 zu dokumentieren.

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3.1.5 Vorbereitung der Mitarbeiter Im Vorfeld einer Überprüfung werden alle Personen, die an der klinischen Prüfung mitwirken, über den Stand der Vorbereitungen informiert und u.a. auch auf eventuelle Interviews mit dem Inspektor/ Auditor hingewiesen.

Leitung Prüfzentrum, Prüfer bzw. Stellvertreter

3.1.6 Ablauf und Begleitung von Audits/Inspektionen Am Tag der Überprüfung nehmen alle Beteiligten gemäß Anlage A1 ihre Aufgaben/Verantwortlichkeiten wahr. Für eine Inspektion gilt: Den mit der Überwachung beauftragten Personen der Behörde(n) ist freier Zugang und Einsichtnahme in die Unterlagen einer klinischen Prüfung und die Anfertigung von Bildaufzeichnungen zur Dokumentation zu gewähren. Soweit es sich nicht um personenbezogene Daten von Patienten handelt, haben sie zudem das Recht, Abschriften oder Ablichtungen bzw. Ausdrucke oder Kopien von Datenträgern, auf denen Unterlagen gespeichert sind, anzufertigen oder zu verlangen. Außerdem sind diesen Personen alle erforderlichen Auskünfte über die klinische Prüfung zu erteilen (§ 64 (4) AMG). Diese gesetzlichen Ansprüche auf Zugang, Einsichtnahme und Vervielfältigung gelten nicht für Auditoren eines Sponsors. Bei Audits muss immer individuell entschieden werden, welche Ansprüche zugelassen werden können und dürfen. Folgendes ist im Verlauf der Überprüfung zu beachten: • Begleitung der Auditoren/Inspektoren: Es muss sichergestellt werden, dass Auditoren/Inspektoren zu keinem Zeitpunkt Zugang zu Dokumenten haben, für die sie keine Zugriffsberechtigung haben. Außerdem muss gewährleistet werden, dass Auditoren und Inspektoren jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung steht. • pünktliches Erscheinen zu Interviews und Besprechungen • Sicherstellung der Protokollierung der gesamten Überprüfung und der Interviews mittels durchgängiger Begleitung, sofern die personellen Ressourcen dies zulassen • Verzögerungen/Änderungen in der Agenda sind umgehend an alle Beteiligten weiterzugeben • Es kann für eine moderate Verpflegung der Auditoren/ Inspektoren gesorgt werden. Allerdings darf, um keinen Korruptionsverdacht entstehen zu lassen, keine Einladung der Auditoren/Inspektoren zu einem aufwändigen Mittag- oder Abendessen erfolgen; eine Begleitung ist zulässig • sollten Kopien von Unterlagen an Inspektoren oder - in Ausnahmefällen - auch an Auditoren übergeben werden, sind diese als Kopie zu kennzeichnen und die Übergabe zu protokollieren. Im Fall eines Audits darf die Herausgabe nur in Rücksprache mit [der Leitung des Prüfzentrums bzw. dem Sponsor] erfolgen. Bei Inspektionen sind diese über die Herausgabe zu informieren. Hinweis: Es dürfen keine personenbezogenen Daten von Patienten herausgegeben werden. •

Nicht in die Überprüfung eingebundene Mitarbeiter sind über den Termin zu informieren. Generell gilt für diese: o keine CRFs, Patientenakten oder andere patientenbezogene Unterlagen frei zugänglich aufbewahren, wenn nicht damit gearbeitet wird, o alle Dokumentenschränke verschließen, Schlüssel abziehen, o beim Verlassen des Arbeitsplatzes Computer sperren, o Räume, in denen Prüfpräparate, Studienmaterialien bzw. –dokumente gelagert werden, sind abzuschließen (kein Zugang durch nicht-autorisiertes Personal)

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Am Abschlussgespräch sollten nach Möglichkeit alle am Audit/der Inspektion beteiligten Mitarbeiter teilnehmen Sofern ein Protokoll vorgesehen ist, sollte dieses im Anschluss der Überprüfung schnellstmöglich erstellt werden (falls möglich, am Ende jeden Tages).

für Protokoll verantwortlicher Mitarbeiter

3.1.7 Berichte zu Audits/Inspektionen Generell gilt: Audit- bzw. Inspektionsberichte: • sind vertrauliche Dokumente • werden nur festgelegten Personengruppen ausgehändigt o Auditberichte werden i.d.R. nur dem Sponsor übermittelt o Inspektionsberichte erhält auch das Prüfzentrum zur Kontrolle und Kommentierung • wenn ausgehändigt, werden diese zentral unter Verschluss aufbewahrt [je nach interner Festlegung: bei Leitung oder QM-Beauftragten] • dürfen nicht unkontrolliert kopiert werden • Kopien der Berichte sollten nicht in der Studiendokumentation (TMF/ISF) abgelegt werden. • sollten nicht an andere Auditoren weiter gegeben werden. (Hinweis: Hinsichtlich der Berichte haben Behörden-Inspektoren Recht auf Einsicht und Vervielfältigung. Auditoren können eine Übersicht über bereits erfolgte Inspektionen und Audits erhalten.) Im Fall von studienbezogenen Inspektionen hat der Sponsor grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in den Inspektionsbericht. I.d.R. wird ihm von Seiten der Behörde ein Exemplar zugesendet. 3.1.8 Nachbereitung von Audits/Inspektionen Anhand des Protokolls der Überprüfung und der zusammenfassenden Bewertung im Abschlussgespräch können ggf. bereits im Vorfeld des Berichtes Präventions- und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, z. B. Sofortmaßnahmen bei kritischen Mängeln. Im Falle von Inspektionen und im Ausnahmefall bei Audits: • Entgegennahme des (vorläufigen) Berichtes • Weiterleitung des Berichtes an alle Beteiligten • Besprechung des Berichtes mit allen Beteiligten •

• • • • • •

Erstellung eines Planes zu Präventions- und Korrekturmaßnahmen. (Hinweis: insbesondere nach Audits ist immer abzuwägen, welche vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt werden können bzw. müssen) Dokumentation der ggf. beschlossenen Maßnahmen z. B. auf Formblatt Anlage A2: Welche Korrekturen sind in welcher Form erfolgt bzw. werden bis wann vorgenommen? Wer ist dafür verantwortlich? Informationen an alle betroffenen Mitarbeiter über beschlossene Maßnahmen Erstellung einer Stellungnahme zum Bericht Versand der Stellungnahme ggf. inklusive des Maßnahmenplanes an Inspektor bzw. Auditor Ablage des vorläufigen Original-Berichtes (Bericht + Stellungnahme + ggf. Maßnahmenplan) in einem zugriffsgeschützten Ordner Weiterleitung der endgültigen Berichte und Zertifikate nach Absprache

Kopien der Auditzertifikate (nicht der Auditberichte!) studienbezogener Überprüfungen sind im studienspezifischen ISF abzulegen

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Leitung Prüfzentrum, Prüfer bzw. Stellvertreter

Leitung PZ

Leitung PZ

Studienassistenz

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3.1.9 Nachverfolgung und Abschluss von Audits/Inspektionen Eine Überprüfung ist immer erst abgeschlossen, wenn alle beschlossenen Maßnahmen abgearbeitet wurden.

Für die Koordination der Abarbeitung des Maßnahmenplans ist ein Verantwortlicher zu benennen, der die termingerechte Abarbeitung des Maßnahmenplanes koordiniert und die Leitung informiert, wenn Maßnahmen umgesetzt bzw. abgeschlossen sind.

Leitung PZ

Falls notwendig: Information über umgesetzte Maßnahmen an den Sponsor bzw. die Behörden Archivierung der gesamten Dokumentation des Audits/der Inspektion inkl. Nachverfolgung

Studienassistenz

3.1.10 Querweise zu bestehenden SOPs SOP-ID PZ-QS01 PZ-QS01

Titel

Anlage 1: Checkliste Vor- und Nachbereitung Audits und Inspektionen Anlage 2: Maßnahmenplan zur Nachbereitung von Audits und Inspektionen

Datum

Unterschrift Leitung

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